004 Presupuesto De Ventas

PRESUPUESTO DE VENTAS

PRESUPUESTO DE VENTAS Lo primero y más importante es el pronóstico de ventas esperadas en un período, la cual se puede predeterminar dentro de los parámetros establecidos por la empresa. Es importante analizar una serie de factores influyentes en la determinación de las ventas: •

Tendencias de los años anteriores.

•

Comparación con la competencia.

•

Acciones tomadas que aumentaron o disminuyeron las ventas.

•

Condiciones de mercados que abastecen la empresa.

•

Tendencias influyentes de decisión interna y externa.

PRESUPUESTO DE VENTAS Las empresas deben crear un patrón de diagnóstico como procedimiento para medir las condiciones internas y externas, como: •

Vendedores. Atención personalizada y de contacto directo.

•

Gerente de Ventas. Conocimiento de mercado, así como fortalezas, debilidades y tendencias de crecimiento.

•

Gerente de Producción. Obtiene información de posibles mejoras de productos de calidad, posible reducción de costos, desarrollo de productos y asuntos técnicos que influyen en la venta.

•

El Economista. Especialista en las condiciones de mercado interno y externo, sobre las tendencias nacionales, regionales y mundiales, como resultado de la globalización.

FORMULA PRESUPUESTO DE VENTAS La fórmula para elaborar un presupuesto de ventas en unidades o valores de acuerdo a los factores antes mencionados:

Factores de la economía nacional. Datos bancarios, PIB, valor de la moneda, inflación, devaluación, tasas de interés, etc.

ADMINISTRACIÓN

A= ajustes B= cambio C= crecimiento

ECONÓMIA

FACTORES

PV = [(V ± F) E ] A

Decisiones administrativas, políticas de promoción y publicidad, eliminación o creación de artículos

EXTERNOS Actitud de la competencia. Modas o estilos. Economía y política de país. Cambios en la población. Tecnología

FACTORES

FACTORES

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INTERNOS Motivación de ventas Política de precios Canales de distribución Desarrollo de productos Políticas de crédito. Administración laboral

EJEMPLO PRESUPUESTO DE VENTAS La fórmula para elaborar un presupuesto de ventas en unidades o valores de acuerdo a los factores antes mencionados:

Ventas 8,000,000 unidades

Factores a=baja de ventas -900,000u. b= aumento de ventas 800,000u. c=aumento por expansión 700,000u.

RESOLUCIÓN

INFORMACIÓN

PV = [(V ± F) E ] A PV = [(V ± F) E ] A

PV = [(8,000,000±600,000)*95%]*110% PV = [(8,600,000)*95%]*110% PV = [8,170,000]*110%

Economía Disminución del 5%. Decisiones administrativas 10% incremento nuevas políticas

PV = 8,987,000

EJERCICIO PRESUPUESTO DE VENTAS La fórmula para elaborar un presupuesto de ventas en unidades o valores de acuerdo a los factores antes mencionados:

INFORMACIÓN

PV = [(V ± F) E ] A Ventas 15,000 unidades Factores a=baja de ventas -350u. b= aumento de ventas 650u. c=aumento por expansión 2,250u. Economía Disminución del 9%. Decisiones administrativas 0% incremento nuevas políticas

EJERCICIO PRESUPUESTO DE VENTAS La fórmula para elaborar un presupuesto de ventas en unidades o valores de acuerdo a los factores antes mencionados:

INFORMACIÓN

PV = [(V ± F) E ] A Mes

Ventas 15,000 unidades Factores a=baja de ventas -350u. b= aumento de ventas 650u. c=aumento por expansión 2,250u. Economía Disminución del 9%. Decisiones administrativas 0% incremento nuevas políticas

%

Enero

9

Febrero

8

Marzo

7

Abril

11

Mayo

12

Junio

13

Julio

4

Agosto

3

Septiembre

10

Octubre

6

Noviembre

5

Diciembre

12

TOTAL

100

Proyección venta mensual

RESOLUCIÓN

INFORMACIÓN

EJERCICIO PRESUPUESTO DE VENTAS Ventas 15,000 unidades

Mes

%

Proyección venta mensual

Factores a=baja de ventas -350u. b= aumento de ventas 650u. c=aumento por expansión 2,250u.

Enero

9%

$

1,437.35

Febrero

8%

$

1,277.64

Marzo

7%

$

1,117.94

Economía Disminución del 9%.

Abril

11%

$

1,756.76

Mayo

12%

$

1,916.46

Decisiones administrativas 0% incremento nuevas políticas

Junio

13%

$

2,076.17

Julio

4%

$

638.82

PV = [(V ± F) E ] A

Agosto

3%

$

479.12

PV = [(15,000±2,550)*91%]*0%

Septiembre

10%

$

1,597.05

Octubre

6%

$

958.23

Noviembre

5%

$

798.53

Diciembre

12%

$

1,916.46

100%

$

15,970.50

PV = [(17,550)*91%]*0% PV = [15,970.50]*0% PV = 15,970.50

TOTAL

Qué es el presupuesto de ventas? Es el documento que representa las estimaciones en términos cuantitativos de los ingresos futuros, mediante el pronóstico de ventas.

Qué es el presupuesto de gastos de ventas? Es el detalle de los gastos necesarios para asegurar la distribución de los productos comercializados en forma ordenada, incluye sueldos, comisiones, seguros, almacenamiento, distribución, embalaje, transporte, servicios, mantenimiento, garantías, etc.

Objetivo presupuesto de ventas Permite la coordinación y unificación del proceso de planificación verificando objetivos, políticas de precios, descuentos, estrategias de comercialización, participación de mercado y competencia.

Beneficios del presupuesto de ventas 

Planeación eficaz del flujo de efectivo.



Planificación de las compras.



Conocimiento de clientes y del producto.



Planificación de producción y capacidad.



Identificación de tendencias de ventas.



Determinación del retorno de la inversión.



Establecimiento de las utilidades.



Posibilidad de reducir costos.

PLANIFICACIÓN INTEGRAL DEL PRESUPUESTO DE VENTAS Toma en consideración las decisiones básicas de la administración con respecto a la comercialización. Basándose en las decisiones administrativas, constituyen un enfoque organizado. Una planificación de ventas comprende dos planes diferentes, íntimamente relacionados, como lo son: 1.

Plan Estratégico de Ventas.

2.

Plan Táctico de Ventas.

A dicho plan se le llama “Plan Integral”, donde se incorpora objetivos, metas, estrategias y premisas, para convertir las decisiones a esfuerzos concretos de ingresos.

PLAN TÁCTICO El plan de ventas táctico es anual con etapas mensuales, trimestrales o semestrales, dividido por áreas o divisiones (sucursales, zonas, tipos de clientes) con revisión periódica para cambios o ajustes, por lo que se requiere detalle de unidades y volumen de ingresos.

PLAN ESTRATÉGICO El plan de ventas estratégico es a largo plazo, sobre la base de estudios de mercados potenciales, cambios de la población, territorios, proyecciones de la economía y el sector, cambios tecnológicos y se fundamentan en el planteamiento estratégico de la empresa.

PRONÓSTICO DE VENTAS Elaboración cuantificada de futuras condiciones que rodean una situación basada en uno o más supuestos explícitos, se hacen por zonas o territorios, productos y/o clientes, expresadas en unidades físicas y monetarias.

Los pronósticos se fijan según su participación en el mercado. La administración decide si es factible o no alcanzarla a partir de sus capacidades productivas y situación de la empresa. Un pronóstico de ventas se vuelve un plan de ventas cuando se incorpora la gestión de planeación a través de estrategias planificadas, compromisos de recursos y acciones para lograr objetivos de ventas.

DETERMINACIÓN DEL PRONÓSTICO DE VENTAS

Pronóstico del sector • Compara el mercado • Determina la demanda potencial • Establece la oferta del sector. • Investiga la competencia. • Determina sus tendencias.

Pronóstico de la Empresa • Compara ventas esperadas • Determina la participación del mercado. • Reconoce sus capacidades comerciales, productivas y financieras.

ASPECTOS RELEVANTES A LA HORA DE ELABORAR EL PRONÓSTICO DE VENTAS

ASPECTOS: • • • • • • • •

Capacidad de personal de ventas Disponibilidad financiera Definición de canales de distribución. Clasificación de zonas o territorios. Capacidad de manufactura y/o importación. Abastecimiento de suministros y materias primas. Rediseño de productos. Desarrollo de nuevos productos.

PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE VENTA

Análisis de la situación

Determinación de objetivos

Plan táctico

Plan estratégico

Presupuesto

Método de control

PLAN ESTRATÉGICO, TACTICO Y OPERATIVO ESTRATÉGICO

TACTICO

OPERATIVO

Visión

Plan de acción

Obtención de recursos

Escenario estratégico

Objetivos mayores

Objetivos menores

Futuro deseado

Gestión mediano plazo

Gestión de la realidad

PLAN ESTRATÉGICO DEL MEJOR EQUIPO DEL MUNDO ESTRATÉGICO

Visión

Ser el mejor del mundo

TACTICO Plan de acción

Escenario Jugar todas las Objetivos estratégico competiciones mayores

Futuro deseado

Ganar todas Gestión las mediano competiciones plazo

OPERATIVO

Formación de equipo competitivo

Obtención de recursos

Entreno constante

Llegar a la final de cada competición

Objetivos menores

Ganar el balón de oro

Intercambio de jugadores

Gestión de Ganar partido a partido la realidad

PLAN DE UN PRODUCTO “X” ESTRATÉGICO

Visión

El mejor producto

Escenario Eliminar la estratégico competencia

Futuro deseado

Monopolio comercial

TACTICO

Plan de acción

Investigación y desarrollo

OPERATIVO

Obtención Lanzamiento de productos de recursos

Objetivos mayores

Posicionamiento Objetivos estratégico de puntos de menores venta

Gestión mediano plazo

Erradicar la competencia Gestión de Ingreso a nuevos mercados de productos análogos la realidad

Incremento de un 10% en participación de mercado

EJERCICIO PRÁCTICO Promedio alumnos por Sección Impacto de la economía Política universitaria Matrícula Mensualidad Multa pago extraordinario Diferido Seminario

Determinar lo siguiente:

100 4% 2% $ $ $ $ $

80.00 61.00 4.00 20.00 15.00

Deserción 1° mes 2° mes 3° mes 4° mes

Mensual 3 5 4 1

Acumulado 3 8 12 13

Otros ingresos 1° mes 2° mes 3° mes 4° mes 5° mes

Pago extraord. 7 8 9 6 5

Diferidos 5 3 2 4 1

Seminario 0 97 0 0 0



Alumnos cursantes del ciclo por mes.



Ingresos extraordinarios.



Presupuesto mensual.



Políticas influyentes.

de y

ingreso factores

MÉTODOS PARA CÁLCULAR LA DEMANDA • Mínimos cuadrados • Análisis de tendencias • Análisis de corrección

• Experiencia • Conocimientos • Criterios personales

• Estudia la industria • Participación de la empresa en el mercado

Método estadístico

Método no estadístico

Método de propósito específico

MÍNIMOS CUADRADOS Conjunto de pasos utilizados para aproximar un conjunto de puntos a un modelo, el cual puede ser lineal, cuadrado o exponencial, etc. Se basa en el principio de reducir la varianza al mínimo.

Procedimiento 1.

Tomar los datos históricos y sumarlos.

AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

VENTAS 500 530 570 610 620 680 3510

Procedimiento 2. Multiplicar las ventas por el tiempo y sumarlos.

AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

VENTAS ventas*tiempo 500 500 1060 530 1710 570 2440 610 3100 620 4080 680 12890 3510

Procedimiento 3. Multiplicar el tiempo al cuadrado y sumarlos.

AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

tiempo al cuadrado 1 4 9 16 25 36 91

Procedimiento 4. Promedio de ventas AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

VENTAS 500 530 570 610 620 680 3510

ventas*tiempo 500 1060 1710 2440 3100 4080 12890

Ventas / número de años 3510 / 6 = 585

Procedimiento 5. Determinar el período de tiempo AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

Sumatoria del tiempo / número de años 21 / 6 = 3.5

Procedimiento 6. Determinación de la constante “a” AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

VENTAS 500 530 570 610 620 680 3510

ventas*tiempo 500 1060 1710 2440 3100 4080 12890

Ventas / número de años 3510 / 6 = 585 Sumatoria del tiempo / número de años 21 / 6 = 3.5 a = 585 – 3.5b

Procedimiento 7. Determinación de la constante “b”

b = total ventas*tiempo – total tiempo * (a) total tiempo cuadrado

AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

VENTAS 500 530 570 610 620 680 3510

ventas*tiempo 500 1060 1710 2440 3100 4080 12890

b=12890 – 21 (585-3.5b) 91 91b=12890 – 12285 + 73.5b 91b-73.5b=12890 – 12285 17.5b = 605

b=605/17.5 = 34.57143

Procedimiento 8. Despejamos la constante “a”

AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 21

VENTAS 500 530 570 610 620 680 3510

a = 585 – 3.5b ventas*tiempo 500 1060 1710 2440 3100 4080 12890

a = 585 – 3.5(34.57143) a = 585 – 121 a = 464

Procedimiento 9. Reemplazando la fórmula de mínimos cuadrados. AÑO 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020

TIEMPO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Y=a+bt

464+34.57143*7 464+34.57143*7 464+34.57143*7 464+34.57143*7 464+34.57143*7

VENTAS 500 530 570 610 620 680 706 741 775 810 844

Los compañeros de adelante

Los que tienen sueño y quedaron confundidos

Los que se enojan con el profe porque no entienden

Los que sí entendieron

Cómo los ve el profe ahorita

Cómo estoy cuando se enojan

Alcance del presupuesto de ventas El plan de ventas tiene que ser realista y el pronóstico lo más exacto posible, pues requiere datos confiables para el presupuestos de ventas, que a su vez servirá para elaborar el presupuesto de producción, compras, gastos de venta y gastos administrativos.