69709176-srpski-excel-2007-deo-1

#142 mart 2008 #137 / oktobar 2007

Mi­cro­soft O­ffi­ce Excel 2007 Unakrsne tabele na novoj radnoj površini

Dra­gan Grbić

PC SPECIJALNI DODATAK

P

ro­gra­mi za ta­be­lar­ne pro­ra­ču­ne (spread­ sheet pro­gra­mi) predstavljaju pra­vo na­ sle­đe PC te­hno­lo­gi­je, je­dno od naj­po­pu­lar­ni­jih u po­slov­nim pri­me­na­ma. Oni su ori­jen­ti­sa­ni pre svega na ko­ri­sni­ke ko­ji ni­su pro­gra­me­ri, ni­su po­ zna­va­oci stro­gih na­če­la ko­ja va­že pri­li­kom gra­dnje ba­za po­da­ta­ka i, mo­žda naj­va­žni­je od sve­ga, ko­ji ne­ma­ju pre­vi­še vre­me­na i­zme­đu jav­lja­nja ne­ke po­ tre­be i kon­kre­tnog re­še­nja. Evo­lu­ci­ja spreadsheet pro­gra­ma to­kom vi­še od dva­de­set pet go­di­na pos­ to­ja­nja je do­ve­la do to­ga da ras­po­la­že­mo svo­jev­ rsnim spo­jem slo­bo­de u or­ga­ni­za­ci­ji po­da­ta­ka i struk­tur­nih pra­vi­la ko­ja se la­ko pri­me­nju­ju. Kao kraj­nji re­zul­tat, an­ga­žo­va­nje una­krsnih ta­be­la je pos­ta­lo naj­ce­lis­ho­dni­je re­še­nje za mno­ge pri­me­ne, pa čak i one ko­je ne bi­smo mo­gli na­zva­ti am­bu­lan­ tnim – da­nas su to mo­ćni pro­gra­mi u ko­ji­ma mo­ že­te or­ga­ni­zo­va­ti či­ta­ve sis­te­me u­prav­lja­nih re­še­ nja u svom po­slo­va­nju.

Microsoft Office Excel 2007 je ak­tu­el­na ver­ zi­ja naj­po­pu­lar­ni­jeg spreadsheet pro­gra­ma da­na­ šnji­ce. Is­to­ri­ja tog pro­gra­ma se­že dva­de­se­tak go­ di­na una­zad, do vre­me­na ka­da su ovim po­dru­ čjem vla­da­li ne­ki dru­gi pro­gra­mi, a Windows je tek nas­ta­jao kao al­ter­na­tiv­na plat­for­ma sa još uvek ne­ja­snom bu­du­ćno­šću. Ras­tu­ća po­pu­lar­ nost Windows plat­for­me i sis­te­ma Microsoft Of­ fice (u ko­me je Excel je­dan od do­mi­nan­tnih pro­ gra­ma) bi­la je uza­jam­na, ba­rem ka­da je reč o po­ slov­nim sis­te­mi­ma. To­kom po­sle­dnje de­ce­ni­je pro­šlog ve­ka, ka­da je pos­ta­lo ja­sno da Windows na­dvla­da­va ana­hro­ne plat­for­me i al­ter­na­tiv­ne ope­ra­tiv­ne sis­te­me, Microsoft Office je već pos­ tao no­vi eta­lon za efi­ka­san rad, a Excel (uz tekst pro­ce­sor Word) vo­de­ći pro­gram pa­ke­ta. Iako je na­jus­pe­šni­ja so­ftver­ska kom­pa­ni­ja i sa i­zra­zi­to do­mi­nan­tnim ude­lom na trži­štu ope­ ra­tiv­nih sis­te­ma i pro­gra­ma za po­slov­nu upo­tre­ bu, Microsoft ne spa­va na lo­vo­ri­ka­ma. Ak­tu­el­ni sis­tem Microsoft Office 2007 pred­stav­lja je­dan od naj­ve­ćih kvan­tnih sko­ko­va u is­to­ri­ji pri­me­ nje­ne ra­ču­nar­ske te­hno­lo­gi­je: una­pre­đe­nja pro­ gra­ma su ta­kva da se mo­že go­vo­ri­ti čak i o ne­ kim no­vim kon­cep­ti­ma. Excel 2007 je je­dan od no­si­la­ca te pro­me­ne: broj­na po­ja­ča­nja i una­pre­



PC

mart 2008

đe­nja ga či­ne da­le­ko sna­žni­jim ne­go pre, pri če­ mu ne­ma di­le­me da je i pret­ho­dna ver­zi­ja bi­la vo­de­ća u kla­si; za­to bi se čak mo­glo re­ći i da su ak­tu­el­ne pro­me­ne dra­ma­ti­čne. Na pri­mer, uki­ nu­ta su broj­na te­hnič­ka o­gra­ni­če­nja zbog ko­jih smo ra­ni­je mo­ra­li da se sna­la­zi­mo, dok ona da­ nas pre­va­zi­la­ze prak­ti­čno sve sva­ko­dnev­ne po­ tre­be. Tek pri­me­ra ra­di, sta­ro o­gra­ni­če­nje od mak­si­mal­no tri ko­lo­ne za sor­ti­ra­nje u je­dnom pro­la­zu sa­da i­zno­si 64 ko­lo­ne; to je sva­ka­ko vi­ še ne­go što će­te vam ika­da re­al­no za­tre­ba­ti. Uz ma­lo pa­žnje i ste­če­nog is­kus­tva, spo­zna­ će­te da prvo­bi­tni kon­cept je­dnos­tav­nos­ti ni­je na­ru­šen; vi i da­lje mo­že­te ko­ris­ti­ti Excel u tri­vi­ jal­noj rav­ni, ne me­nja­ju­ći na­vi­ke. Da bis­te pos­ ti­gli vi­še, do­bro je da pri­hva­ti­te ne­ke pre­po­ru­ke ko­je će vam ka­sni­je olak­ša­ti dos­ti­za­nje kva­li­te­ tnih re­zul­ta­ta. U­pra­vo se na toj te­zi za­sni­va pri­ ru­čnik ko­ji je pred va­ma, kao i onaj ko­ji će u­sle­ di­ti iza nje­ga u sle­de­ćem bro­ju: sa­da go­vo­ri­mo o prin­ci­pi­ma, struk­tu­ri i or­ga­ni­za­ci­ji po­da­ta­ka na ra­dnim lis­to­vi­ma u Excel‑u, o ti­po­vi­ma po­ da­ta­ka, po­ve­zi­va­nju i ce­lis­ho­dnom o­bli­ko­va­nju; sve to će vam omo­gu­ći­ti da brzo do­đe­te na vi­ši ni­vo, za­is­ta pos­ti­žu­ći re­zul­ta­te ko­je ra­ni­je mo­ žda nis­te ume­li. Na­lik pa­ru pri­ru­čni­ka o pro­gra­mu Micro­ soft Office Word 2007, i ovi pri­ru­čni­ci ima­ju dvos­tru­ku na­me­nu: osim što slu­že kao pre­gled prin­ci­pa i te­hni­ka ra­da u Excel‑u 2007, o­bra­ća­ ju se is­ku­snim ko­ri­sni­ci­ma ko­ji mo­žda o­kle­va­ ju da pre­đu na ak­tu­el­nu ver­zi­ju. Ako ste u pri­ li­ci da pre­đe­te na Excel 2007 sa sta­ri­je ver­zi­je a do sa­da je nis­te is­ko­ris­ti­li, to je čis­ta šte­ta, jer broj­ne fun­kci­onal­ne no­vo­ta­ri­je či­ne ovaj pro­ gram ve­ro­va­tno na­jus­pe­šni­jim spreadsheet pro­ gra­mom u is­to­ri­ji PC plat­for­me. Ako baš ho­će­ te, upu­ću­je­mo vam ma­lu pro­vo­ka­ci­ju: po­ku­ša­će­ mo da vas uve­ri­mo da se ne bis­te po­ka­ja­li ako bis­te pre­šli na no­vi Excel! Pre ne­go što se la­ti­mo po­sla, sle­di ne­ko­li­ko na­po­me­na. Tekst u ovom pri­ru­čni­ku se u pot­ pu­nos­ti o­sla­nja na sa­držaj pri­ru­čni­ka „Mi­cro­ soft O­ffi­ce 2007, (r)evo­lu­ci­ja ko­ri­snič­kog so­ftve­ ra“, o­bjav­lje­nog u PC #134, ju­na 2007 – tekst će­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

te pro­na­ći i na DVD‑ju ko­ji pra­ti ovaj broj ča­ so­pi­sa. Čak i ako ste du­go­go­di­šnji ko­ri­snik ra­ ču­na­ra, ali ne­ma­te is­kus­tva u pro­gra­mi­ma sis­te­ ma Microsoft Office 2007, pre­po­ru­ču­je­mo vam da naj­pre pro­či­ta­te to šti­vo: zbog ve­oma o­gra­ni­ če­nog pros­to­ra, ov­de ne mo­že­mo da po­nav­lja­ mo mno­ge ta­mo o­bja­šnje­ne de­ta­lje. Po­tre­bno je da u­svo­ji­te no­ve o­snov­ne ter­mi­ne, da sav­la­ da­te o­snov­ne prin­ci­pe upo­tre­be Office me­ni­ja i glav­ne tra­ke, a sva­ka­ko pre­po­ru­ču­je­mo da pri­ hva­ti­te de­set klju­čnih no­vos­ti na in­ter­fej­su o ko­ ji­ma je ta­mo reč. Ne za­bo­ra­vi­te da se in­for­mi­še­ te o va­žnom pi­ta­nju no­vih for­ma­ta da­to­te­ka, što mo­že do­ves­ti do i­zve­snih pro­ble­ma u kom­pa­ti­ bil­nos­ti i sa­ra­dnji sa ko­le­ga­ma ko­ji i da­lje ko­ris­ te sta­ri­je ver­zi­je pro­gra­ma. Ovaj pri­ru­čnik, kao i oni ko­ji sle­de iza nje­ ga, pra­ti­će in­ter­fejs pro­gra­ma Excel 2007 na en­ gles­kom je­zi­ku. Ne­ma­mo na­me­ru da ula­zi­mo u ras­pra­ve da li je bo­lje ko­ris­ti­ti in­ter­fejs na en­gles­ kom ili na srpskom je­zi­ku; lo­ka­li­zo­va­ni Office 2007 sva­ka­ko ta­ko­đe spa­da u do­men na­šeg de­lo­ va­nja, pa će­mo se tom o­bli­ku ra­dne pov­rši­ne sva­ ka­ko pri­me­re­no po­sve­ti­ti dru­gom pri­li­kom.

Dok bu­de­te lis­ta­li odelj­ke ovog pri­ru­čni­ ka, znaj­te da ne­će­te mno­go pos­ti­ći pros­tim či­ta­ njem; po­tre­bno je da is­pro­ba­te ko­ra­ke ko­je opi­su­ je­mo. Od vas oče­ku­je­mo pra­vu ini­ci­ja­ti­vu ši­reg gle­da­nja: dok bu­de­te pro­ba­li sve o če­mu či­ta­te, ne­moj­te se us­tru­ča­va­ti da o­dvo­ji­te mi­nut vi­še u po­ku­ša­ju da is­pro­ba­te dej­stvo ne­ke ko­man­de, pa i onih op­ci­ja o ko­ji­ma ov­de ne­ma re­či, o­sla­nja­ju­ ći se na sis­tem po­mo­ći ili na in­tu­ici­ju. Ta­kav na­ čin je ne­za­men­ljiv u pro­ce­su sti­ca­nja is­kus­tva. I ko­na­čno, bla­gov­re­me­na reč i­zvi­nje­nja: Ex­ cel 2007 je je­dan od naj­kom­plek­sni­jih ko­ri­snič­ kih pro­gra­ma u is­to­ri­ji PC plat­for­me. Ra­zu­đe­ nost sko­ro sva­ke alat­ke ko­jom taj pro­gram ras­po­ la­že či­ni skla­pa­nje ovog pri­ru­čni­ka izu­ze­tno te­ škim, za­to što je ne­mo­gu­će sve smes­ti­ti u ova­ko ma­li pros­tor. Iz tog ra­zlo­ga, ovom pri­li­kom smo sa­že­li sa­držaj na nu­žni i­zbor naj­va­žni­jih te­ma ko­ je či­ne o­snov­nu upo­tre­bu pro­gra­ma; u sle­de­ćem i­zda­nju će­mo go­vo­ri­ti o naj­va­žni­jim na­pre­dnim te­hni­ka­ma ana­li­ze sa­drža­ja na ra­dnim lis­to­vi­ma. A ako bu­de­te po­že­le­li knji­gu od 800 stra­ni­ca ko­ja go­vo­ri sa­mo o Excel‑u do kraj­njih de­ta­lja, re­ci­te nam to – mo­že­mo je pri­pre­mi­ti za vas.

Ra­dna pov­rši­na i prvi ko­raci

K

a­da po­kre­ne­te Excel, pred va­ma će se na­ ći pra­zan pros­tor u o­bli­ku mre­že po­lja. Ako ste pot­pu­ni po­če­tnik, to bi mo­glo da vas zbu­ ni, ali sve je je­dnos­tav­ni­je ne­go što bis­te mo­žda po­ mi­sli­li u prvi mah. Na­ime, po­gle­dom u taj pra­zni pros­tor u­pra­vo ste se sre­li sa prvim i mo­žda naj­va­ žni­jim na­če­lom spreadsheet pro­gra­ma: pot­pu­no ste slo­bo­dni da or­ga­ni­zu­je­te in­for­ma­ci­je i o­bra­đu­je­te ih na na­čin ko­ji od­go­va­ra sva­koj va­šoj za­mi­sli.

Ra­dna pov­rši­na pro­grama

Pros­tor za rad u Excel‑u je or­ga­ni­zo­van u vi­du ra­dne sves­ke (workbook) ko­ja je or­ga­ni­zo­ va­na kao skup ra­dnih lis­to­va (worksheets). Ra­ dni lis­to­vi su je­dno­zna­čno ime­no­va­ni. Ka­da se o­tvo­ri no­va ra­dna sves­ka, ona po­dra­zu­me­va­no ima tri ra­dna lis­ta, što mo­že­te pro­me­ni­ti: do­zvo­

lje­no je da do­da­je­te i bri­še­te ra­dne lis­to­ve, me­ nja­te im ime­na i po­lo­žaj u o­dno­su na dru­ge lis­ to­ve, ti­me pri­la­go­đa­va­ju­ći ra­dnu sves­ku po­tre­ ba­ma po­sla. Mak­si­mal­ni broj ra­dnih lis­to­va je o­gra­ni­čen je­di­no me­mo­ri­jom ra­ču­na­ra. Ra­dni list u Excel‑u je pov­rši­na i­zde­lje­na na 1.048.576 re­do­va (le­vo za­glav­lje sa bro­je­vi­ ma) i 16.384 ko­lo­ne (gor­nje za­glav­lje o­zna­če­ no slo­vi­ma). Ove di­men­zi­je su dras­ti­čno uve­ ća­ne u o­dno­su na pret­ho­dne ver­zi­je Excel‑a (65536×256); iako u sva­ko­dnev­nom ra­du zna­ čaj­no pre­va­zi­la­ze re­dov­nu upo­tre­bu, pos­to­je ne­ ke ce­lis­ho­dne na­me­ne (ret­ke, ali re­al­ne u prak­ si) ko­je to­li­ki pros­tor po­ne­kad či­ne po­tre­bnim. O­snov­ni ele­ment ra­dnog lis­ta se zo­ve će­li­ ja. Sva­ka će­li­ja ima svo­ju a­dre­su, tj. ko­or­di­na­te pre­ma ko­lo­ni, re­du i pri­pa­dnos­ti ra­dnom lis­tu, mart 2008

PC



PC SPECIJALNI DODATAK

što je či­ni je­dno­zna­čnom u ce­loj ra­dnoj sves­ci. Naj­če­šće, je­dna će­li­ja je obe­le­že­na po­de­blja­nim o­kvi­rom i pas­tel­no obo­je­nim za­glav­lji­ma: to je o­zna­ka ak­tiv­ne će­li­je, one u ko­ju bi bio za­po­čet upis ako biste u tom tre­nut­ku po­če­li da ku­ca­te na tas­ta­tu­ri. Će­li­ja je o­snov­na je­di­ni­ca uno­sa, a u nju se mo­že une­ti ra­zli­čit sa­držaj. To mo­že bi­ ti obi­čan tekst ili broj ko­ji se is­pi­su­je sa de­ci­ma­ lama ili bez njih, nov­ča­ni i­znos sa o­zna­kom va­ lu­te, da­tum u o­dre­đe­nom o­bli­ku is­pi­sa, itd. Po­ se­bni o­blik sa­drža­ja je for­mu­la – to je i­zraz ili fun­kci­ja ko­jom se i­zra­ču­na­va ne­ki re­zul­tat; ti o­bli­ci ni­su o­gra­ni­če­ni na pros­tu ari­tme­ti­ku ili rad sa­mo sa bro­je­vi­ma, ne­go pos­to­ji izu­ze­tno ši­rok spek­tar mo­gu­ćnos­ti. Će­li­ji ili nje­nom sa­ drža­ju mo­že­te me­nja­ti ra­zna svoj­stva alat­ka­ma za o­bli­ko­va­nje, ali mo­že­te u­prav­lja­ti i nje­nim po­ na­ša­njem (vi­dlji­vost, pra­vi­lo va­lja­nos­ti, pra­vo pro­me­ne, itd). Mno­go­broj­nim kom­bi­na­ci­ja­ma svih ovih ele­me­na­ta, bi­lo da ih spro­vo­di­te sa­mi ili to za vaš ra­čun i­zvo­di ne­ka alat­ka u pro­gra­ mu, vi pro­sle­đu­je­te svo­je za­mi­sli u ne­ki o­blik o­bra­de po­da­ta­ka.



PC

mart 2008

Excel 2007 je je­dan od pro­gra­ma sa no­ vom ra­dnom pov­rši­nom ko­ja je za­sno­va­na na glav­noj tra­ci (ribbon), a sa­drži se­dam ili osam o­snov­nih kar­ti­ca. To ni­je je­di­na no­vost na ra­ dnoj pov­rši­ni: ima ih vi­še, a mno­ge se po­na­ša­ju sup­til­no, pa mo­žda ne mo­že­te u prvi mah da ih uoči­te. Naj­pre, o­bra­ti­te pa­žnju na tan­ku dvo­del­ nu tra­ku ko­ja se na­la­zi i­zme­đu glav­ne tra­ke ko­ man­di i po­dru­čja ra­dnog lis­ta. To po­dru­čje ni­je no­vo: na le­voj stra­ni, vi­di­te ma­nje po­lje ko­je se na­zi­va po­lje za ime­na; ono slu­ži za pri­kaz a­dre­ se ak­tiv­ne će­li­je ili ime­no­va­nih op­se­ga (vi­še o to­ me ka­sni­je). Ve­će po­lje na de­snoj stra­ni se na­zi­ va po­lje za unos; mo­že­te ga ko­ris­ti­ti za upis sa­ drža­ja u ak­tiv­nu će­li­ju, ma­da je da­nas mno­go če­ šći slu­čaj da se sa­držaj upi­su­je di­rek­tno u će­li­ju. Osim to­ga, po­lje za unos uvek pri­ka­zu­je upi­sa­ni sa­držaj ak­tiv­ne će­li­je (broj, tekst, for­mu­lu, itd); ra­zli­ka je u to­me što u će­li­ji po­dra­zu­me­va­no vi­ di­te o­bli­ko­va­ni re­zul­tat. No­vost je u to­me što mo­že­te pov­la­či­ti ra­zdel­nik ta dva po­lja ule­vo ili ude­sno, po­de­ša­va­ju­ći ta­ko ras­po­lo­ži­vi pros­tor u ci­lju bo­lje vi­dlji­vos­ti is­pi­sa­nih sa­drža­ja. Ta­ko­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

đe, da bi se lak­še ru­ko­va­lo ve­ćim upi­si­ma u će­ li­ju, mo­že­te po­ve­ća­ti vi­si­nu zo­ne po­lja za unos. To će­te uči­ni­ti ako kli­kne­te na dvos­tru­ku stre­ li­cu sa­svim na de­snoj stra­ni po­lja ili pre­či­com Ctrl+Shift+U; is­tim ra­dnja­ma će­te vra­ti­ti po­lje u prvo­bi­tnu vi­si­nu od je­dnog re­da. Ta­ko­đe, mo­ že­te da pro­i­zvolj­no po­vu­če­te do­nju, dvos­tru­ku ivi­cu zo­ne na­do­le za že­lje­ni broj re­do­va, pa čak i pre­ko sko­ro ce­le pov­rši­ne ra­dnog lis­ta. Osim kla­si­čnih kli­za­ča u o­knu ra­dnog lis­ ta, Excel ima i po­se­bno po­dru­čje za na­vi­ga­ci­ ju: to su je­zič­ci ra­dnih lis­to­va ko­ji se na­la­ze ne­ po­sre­dno is­pod pov­rši­ne ra­dnog lis­ta. Kli­kom na bi­lo ko­ji od je­zi­ča­ka, ak­ti­vi­ra­će­te ra­dni list o­zna­čen nji­me. No­vost u Excel‑u 2007 je i po­ se­bni je­zi­čak ko­ji je, za­pra­vo, ko­man­da za uba­ ci­va­nje no­vog ra­dnog lis­ta; pos­to­je i dru­gi na­či­ ni za ume­ta­nje ra­dnog lis­ta, a ovaj je naj­lak­ši do sa­da. Ako ima­te mno­go ra­dnih lis­to­va, pa že­li­te da po­ve­ća­te vi­dlji­vo po­dru­čje je­zi­ča­ka na­u­štrb vo­do­rav­nog kli­za­ča, po­vu­ci­te mi­šem ude­sno de­ be­lu li­ni­ju ko­ja se na­la­zi i­zme­đu je­zi­ča­ka i kli­za­ ča. Du­gmad za po­mo­ćnu na­vi­ga­ci­ju me­đu je­zič­ ci­ma, ko­ja se na­la­ze na le­voj stra­ni, ta­ko­đe su od ko­ris­ti ako ima­te mno­go ra­dnih lis­to­va, pa se svi je­zič­ci ne vi­de o­dje­dnom. Mo­že po­mo­ći i de­sni klik na tu du­gmad: po­ja­vi­će se kon­tek­stni me­ni ko­ji sa­drži ime­na ra­dnih lis­to­va. Ako ra­ dna sves­ka ras­po­la­že sa vi­še od še­sna­est lis­to­va, kli­kni­te na stav­ku More Sheets, pa će­te do­bi­ti ce­ lo­ku­pan spi­sak u di­ja­lo­gu Activate; ta­da iza­be­ri­ te že­lje­ni list i kli­kni­te na du­gme OK. Iako to mo­žda ni­je u prvi mah oči­gle­dno, ulo­ga sta­tu­sne li­ni­je u Excel‑u 2007 je bi­tno una­ pre­đe­na. Po­dra­zu­me­va­no su ak­tiv­ne sa­mo ne­ke zo­ne: na le­voj stra­ni vi­di­te obe­le­žje sta­tu­sa uno­ sa (in­di­ka­tor Ready se po­ne­kad me­nja, uoči­će­ te to) i du­gme za po­kre­ta­nje ma­kroa; na de­snoj stra­ni se na­la­ze op­ci­je za pri­kaz ra­dnog lis­ta i kon­tro­le za zu­mi­ra­nje. Ali, da bis­te vi­de­li ko­jim sve op­ci­ja­ma ras­po­la­že­te, o­tvo­ri­te kon­tek­stni me­ni de­snim kli­kom nad sta­tu­snom li­ni­jom. Na tom mes­tu sa­da mo­že­te u­klju­či­ti vi­dlji­vost ra­znih in­di­ka­to­ra, priv­re­me­nih vre­dnos­ti i re­ži­ ma ra­da pro­gra­ma. U prak­si će naj­za­nim­lji­vi­ji

bi­ti pri­ka­zi ne­kih tre­nu­tnih a­gre­ga­tnih vre­dnos­ ti obe­le­že­nog op­se­ga, o če­mu će­mo vi­še go­vo­ri­ ti u odelj­ku o ope­ra­ci­ja­ma i fun­kci­ja­ma. Is­tov­re­me­ni rad sa vi­še do­ku­me­na­ta u Ex­ cel‑u je uobi­ča­je­no ras­po­lo­živ, baš kao i u ve­ći­ni dru­gih Windows pro­gra­ma. Sve ra­dne sves­ke će bi­ti o­tvo­re­ne u po­se­bnim pro­zo­ri­ma do­ku­men­ ta unu­tar glav­nog pro­zo­ra pro­gra­ma. I­zme­đu vi­ še o­tvo­re­nih pro­zo­ra se mo­že­te kre­ta­ti pre­či­ca­ ma Ctrl+Tab i Ctrl+F6 ili i­zbo­rom je­dnog od na­ slov­lje­nih do­ku­me­na­ta u lis­ti View > Window > Switch Windows u glav­noj tra­ci. Za upo­re­dno sla­ga­nje vi­še o­tvo­re­nih ra­ dnih sve­za­ka u ra­dnom pros­to­ru mo­že­te upo­ tre­bi­ti ko­man­du View > Window > Arrange All, gde će­te u di­ja­lo­gu iza­bra­ti je­dnu od va­ri­jan­ti sla­ga­nja. Po­se­bno zna­če­nje u Excel‑u ima ko­ man­da View > Window > Hide ko­ja skri­va tre­ nu­tnu ra­dnu sves­ku, pri če­mu ona i da­lje os­ta­ je o­tvo­re­na; ko­man­dom View > Window > Un­ hide do­bi­će­te di­ja­log sa spis­kom sa­kri­ve­nih ra­ dnih sve­za­ka; tu će­te iza­bra­ti že­lje­nu i po­tvrdi­ti nje­nu po­nov­nu vi­dlji­vost. Ova te­hni­ka sa­kri­va­ nja ra­dnih sve­za­ka je ko­ri­sna ka­da o­tvo­ri­te vi­še da­to­te­ka, a ne­ke od njih ima­ju po­se­bnu na­me­ nu ko­ja za­hte­va ne­što ve­ći ste­pen za­šti­te, re­ci­ mo od ne­ho­ti­čnih i­zme­na. Uko­li­ko že­li­te da is­tov­re­me­no vi­di­te po­ dru­čja is­tog ra­dnog lis­ta ko­ja su me­đu­so­bno mo­žda vrlo uda­lje­na, je­dan na­čin je da o­tvo­ri­te no­vi pro­zor is­te ra­dne sves­ke (View > Window > New Window), pa da ih ras­po­re­di­te; uoči­te da u tom slu­ča­ju dve in­stan­ce ima­ju po­se­bna obe­ le­žja po­red ime­na u na­slov­noj li­ni­ji sva­kog pro­ zo­ra pro­gra­ma. Ovaj na­čin ure­đe­nja dva po­gle­ da je u­glav­nom na­je­fi­ka­sni­ji ako že­li­te da ras­po­ la­že­te sa dva ra­zli­či­ta pri­ka­za sa­drža­ja (o to­me ka­sni­je). Me­đu­tim, čes­to je efi­ka­sni­je da pri­me­ ni­te ko­man­du View > Window > Split, ko­ja će pos­ta­vi­ti dve gra­ni­čne li­ni­je na sre­di­nu ra­dnog lis­ta, ta­ko da se vi­de če­ti­ri se­gmen­ta. Hva­ta­ju­ći pre­sek ovih li­ni­ja ili ne­ku od njih mi­šem, mo­ že­te pre­mes­ti­ti po­de­lu na že­lje­no mes­to. Dru­gi na­čin da po­de­li­te pro­zor je da u­hva­ti­te o­zna­či­ vač za po­de­lu – krat­ku de­be­lu li­ni­ju i­znad ver­ mart 2008

PC



PC SPECIJALNI DODATAK

ti­kal­nog kli­za­ča ili onu de­sno od ho­ri­zon­tal­nog kli­za­ča pro­zo­ra – i da ga po­vu­če­te na­do­le (ule­ vo), de­le­ći ra­dni list na dva ili če­ti­ri se­gmen­ta. Kli­kni­te za­tim na, re­ci­mo, le­vi gor­nji se­gment i po­me­raj­te se po nje­mu stre­li­ca­ma na tas­ta­tu­ri: pri ver­ti­kal­nom kre­ta­nju mi­ro­va­će re­do­vi u do­ njim se­gmen­ti­ma, a pri ho­ri­zon­tal­nom mi­ru­ju ko­lo­ne u de­snim se­gmen­ti­ma. Ku­da god da po­ me­ra­te sa­držaj ra­dnog lis­ta, vi­dlji­vi de­lo­vi će uz se­be uvek ima­ti svo­ja za­glav­lja re­do­va i ko­lo­na. Se­gmen­te će­te u­klo­ni­ti is­klju­če­njem ko­man­de View > Window > Split ili pov­la­če­njem li­ni­ja po­ de­le na bi­lo ko­ju ivi­cu o­kna ra­dnog lis­ta. Ako ra­di­te sa ve­li­kom ta­be­lom či­ji sa­držaj ne mo­že­te da vi­di­te u ce­los­ti na e­kra­nu, mo­žda

bis­te hte­li da ima­te stal­ni po­gled na za­glav­lja dok se kre­će­te po njoj. Umes­to da ra­zde­li­te ra­ dni list na se­gmen­te, ta­da će bi­ti efi­ka­sni­je da „zam­rzne­te“ deo ra­dnog lis­ta, ta­ko da pri kre­ta­ nju to po­dru­čje os­ta­ne ne­po­kre­tno i uvek vi­dlji­ vo. Da bis­te to pos­ti­gli, pos­ta­vi­te se u će­li­ju ko­ ja će bi­ti prva po­kre­tna: re­do­vi i­znad nje i ko­lo­ ne le­vo od nje će se zam­rznu­ti; sa­da o­tvo­ri­te pa­ le­tu View > Window > Freeze Panes i kli­kni­te na prvu op­ci­ju Freeze Panes. Ovo je op­šti slu­čaj: mo­že­te bi­ra­ti i zam­rza­va­nje sa­mo prvog re­da (Freeze Top Row) ili sa­mo prve ko­lo­ne (Freeze First Column), što mo­že­te uči­ni­ti bez ob­zi­ra na to ko­ja će­li­ja je tre­nu­tno ak­tiv­na. U za­vi­snos­ti



PC

mart 2008

od oda­bra­ne op­ci­je, pri­me­ti­će­te po­jav­lji­va­nje je­ dne ili dve po­ja­ča­ne li­ni­je ko­je obe­le­ža­va­ju zam­ rznu­tu zo­nu. Iako je zam­rznu­ti deo ra­dnog lis­ta izo­lo­van od uobi­ča­je­nih ko­man­di za na­vi­ga­ci­ju (o to­me ma­lo ka­sni­je), vi uvek mo­že­te pre­ći i u zam­rznu­ti deo lis­ta, pa ta­mo upi­si­va­ti ili is­prav­ lja­ti sa­drža­je: kli­kni­te mi­šem na že­lje­nu će­li­ju ili stre­li­ca­ma pros­to pre­đi­te gra­ni­cu. Zam­rznu­ti deo će­te o­slo­bo­di­ti ko­man­dom Unfreeze Panes u is­toj pa­le­ti ko­man­di.

A­dre­sa će­li­je i ime ra­dnog lista

Je­dno od o­snov­nih pra­vi­la u Excel‑u na­la­ že da sa­držaj u će­li­ja­ma pro­zi­va­te (re­fe­ren­ci­ra­ te) ta­ko što ko­ris­ti­te a­dre­su će­li­je. Ovo na­če­lo mo­ra­te sav­la­da­ti, jer je deo „spread­ sheet a­zbu­ke“: šta god da ra­di­te, ba­ ra­ta­će­te a­dre­sa­ma će­li­ja i op­se­ga. Za­

pra­vo, sa­svim je oči­gle­dno: u ko­or­di­na­tnoj mre­ ži ra­dnog lis­ta a­dre­sa sva­ke će­li­je je de­fi­ni­sa­na pre­se­kom ko­lo­ne i re­da, a za­pi­su­je se kao A1, C3, Z1000, itd. S ob­zi­rom na to da su di­men­zi­ je ra­dnog lis­ta o­grom­ne, no­men­kla­tu­ra ko­or­di­ na­ta ko­lo­na je i­zve­de­na kom­bi­na­ci­ja­ma je­dnog, sva ili tri slo­va: A‑Z, AA‑AZ, BA‑BZ, ... ZA‑ZZ, AAA‑AZZ, BAA‑..., XFD. Pri­li­kom upi­sa a­dre­ se će­li­je u for­mu­lu ili ne­ki di­ja­log, sve­je­dno je da li ku­ca­te ve­li­ka ili ma­la slo­va ko­lo­ne: Excel će ih uvek pre­ves­ti u ve­li­ka. Po­sle­dnja će­li­ja ra­ dnog lis­ta ima a­dre­su XFD1048576, pri če­mu je ve­ro­va­tno­ća da ba­ra­ta­te tim po­dru­čjem sa­svim ma­la. Iako ima­te svu slo­bo­du da svo­je sa­drža­je

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

smes­ti­te na ra­dni list gde god že­li­te, op­šta pre­po­ ru­ka gla­si da bi bi­lo naj­pa­me­tni­je da kre­ne­te iz gor­njeg le­vog u­gla, po­čev od će­li­je A1, ši­re­ći sa­ držaj ude­sno i na­do­le pre­ma za­mi­sli i po­tre­bi. U nor­mal­nom ra­du, sva­ka ak­ci­ja ko­ri­sni­ ka se o­dno­si na ak­tiv­nu će­li­ju: unos sa­drža­ja, pro­me­na o­bli­ka, ko­pi­ra­nje sa­drža­ja, itd. A­dre­su ak­tiv­ne će­li­je u to­ku ra­da uvek mo­že­te vi­de­ti u po­lju za ime, a od­go­va­ra­ju­ća za­glav­lja re­da i ko­ lo­ne su na­gla­še­na pas­tel­nom bo­jom. Pri­li­kom prvog o­tva­ra­nja no­vog ra­dnog lis­ta, uvek je ak­ tiv­na će­li­ja A1. Po­sle­dnja ak­tiv­na će­li­ja os­ta­je upam­će­na pri­li­kom pro­me­ne ra­dnog lis­ta, pa i pri­li­kom ču­va­nja i za­tva­ra­nja ra­dne sves­ke. Sva­ki ra­dni list u ra­dnoj sves­ci ima je­dno­ zna­čno ime ko­je se vi­di na je­zič­ku u dnu pro­ zo­ra. Na po­čet­ku, ra­dni lis­to­vi se zo­vu Sheet1, Sheet2 i Sheet3. I­zbo­rom ko­man­de Rename u kon­tek­stnom me­ni­ju je­zič­ka ili du­plim kli­kom mi­ša na je­zi­čak, ak­ti­vi­ra­će­te re­žim za pro­me­nu ime­na ra­dnog lis­ta; to je u ve­ći­ni slu­ča­je­va i do­ bro da uči­ni­te i mi vam sa­ve­tu­je­mo da se drži­te ta­kve prak­se. Ime mo­že se sas­to­ji od al­fa­nu­me­ rič­kih i ne­kih spe­ci­jal­nih zna­ko­va, a do­zvo­lje­ni su i ra­zma­ci; mak­si­mal­na du­ži­na ime­na ra­dnog lis­ta je 31 znak. Sva­ki ra­dni list ima is­tu še­mu a­dre­sa će­li­ja i za­to pos­to­ji na­čin da se a­dre­sa će­li­je uči­ni je­dno­zna­čnom u ce­loj ra­dnoj sves­ci; to je po­tre­bno da bis­te mo­gli da ko­ris­ti­te će­li­je iz vi­ še ra­dnih lis­to­va u je­dnoj ope­ra­ci­ ji; ali, o to­me ma­lo ka­sni­je.

mo­že po­tvrdi­ti na vi­še na­či­na: pri­tis­kom na En­ ter, ka­da se ak­ti­vi­ra će­li­ja is­pod one ko­ja je pri­ mi­la unos; pri­tis­kom na Tab, ka­da se ak­ti­vi­ra će­ li­ja ude­sno; kli­kom mi­ša na bi­lo ko­ju dru­gu će­ li­ju, ko­ja se o­dmah ak­ti­vi­ra; i ko­na­čno, kli­kom mi­ša na kon­trol­no du­gme za po­tvrdu, ka­da is­ ta će­li­ja os­ta­je ak­tiv­na. Od uno­sa mo­že­te tre­nu­ tno odus­ta­ti pri­tis­kom na tas­ter Esc ili kli­kom na kon­trol­no du­gme za ot­ka­zi­va­nje. Ra­ni­je upi­sa­ni sa­držaj mo­že­te me­nja­ti na tri na­či­na: pri­tis­kom na F2 ula­zi­te u re­žim ure­ đi­va­nja i ta­da mo­že­te da pos­ta­vi­te po­ka­zi­vač za unos na ta­čno mes­to i­zme­ne, po­me­ra­ju­ći ga stre­li­ca­ma ili pros­tim kli­kom mi­ša. Dru­gi na­čin i­zme­ne je da kli­kom mi­ša uđe­te na li­ni­ju za un­ os, a za­tim na is­ti na­čin me­njaj­te sa­držaj. Ko­na­ čno, mo­že­te sa­mo pre­ku­ca­ti sa­držaj no­vim, ali u ra­du tre­ba da pri­pa­zi­te da ta­ko ne pre­bri­še­te ne­ke ko­ri­sne sa­drža­je. Uvek mo­že­te me­nja­ti o­blik, ve­li­či­nu i bo­ju fon­ta, bo­ju i tek­stu­ru po­dlo­ge će­li­je, pos­tav­lja­ti ra­zne li­ni­je, po­rav­na­va­ti sa­držaj na ra­zne na­či­ne, me­nja­ti ugao is­pi­sa itd. O­bra­ti­te pa­žnju: ov­de po­ mi­nje­mo vi­zu­el­no o­bli­ko­va­nje i­zgle­da, a ne fun­ kci­onal­no o­bli­ko­va­nje sa­drža­ja će­li­je, jer ono za­ vi­si od ti­pa po­dat­ka i ima fun­kci­onal­nu va­žnost; to će­mo o­bja­sni­ti ka­sni­je, ka­da bu­de­mo opi­sa­li

Ure­đe­nje će­lija

Sa­držaj na ra­dnom lis­tu će­ te naj­če­šće uno­si­ti di­rek­tno, pret­ ho­dno bi­ra­ju­ći će­li­ju u ko­ju že­li­te da une­se­te ne­što. Dru­gi na­čin je uz po­moć li­ni­je za unos: ka­da ak­ ti­vi­ra­te že­lje­nu će­li­ju, kli­kni­te mi­ šem na li­ni­ju za ure­đi­va­nje i po­ čni­te sa uno­som. Une­ti sa­držaj se mart 2008

PC



PC SPECIJALNI DODATAK

ti­po­ve po­da­ta­ka. Di­ja­log Format Cells, u ko­me se na­la­ze sve op­ci­je o­bli­ko­va­nja is­pi­sa i sa­drža­ja, mo­ že­te po­zva­ti na vi­še na­či­na: naj­bo­lje je da upam­ti­ te pre­či­cu Ctrl+1, ili ga po­zo­vi­te iz kon­tek­stnog me­ni­ja nad će­li­jom. Mes­to za po­ziv di­ja­lo­ga na glav­noj tra­ci je ma­lo za­vu­če­no, ali ga po­mi­nje­mo da bi­smo skre­nu­li pa­žnju na os­ta­le ko­man­de na is­tom mes­tu: to je pa­le­ta ko­man­di Home >Cells > Format > Format Cells. Pre o­zbilj­ni­jeg opi­sa zna­če­nja i fun­kci­onal­ nos­ti op­se­ga će­li­ja, sa­mo krat­ka na­po­me­na: reč je o vi­še će­li­ja ko­je mo­že­te obe­le­ži­ti vu­ku­ći mi­ šem ili drže­ći Shift dok po­me­ra­te stre­li­ce na tas­ta­tu­ri; ne­su­se­dne će­li­je će­te o­zna­či­ti uzas­to­ pnim kli­ko­vi­ma mi­šem dok bu­de­te drža­li pri­ti­ snut tas­ter Ctrl. Ako kli­kne­te na za­glav­lje ko­lo­ ne ili re­da, i to će pos­ta­ti obe­le­že­ni op­seg. Ako kli­kne­te na du­gme ko­ji se na­la­zi u le­vom gor­ njem u­glu ra­dnog lis­ta, na pre­se­ku za­glav­lja re­ do­va i ko­lo­na obe­le­ži­će­te ceo ra­dni list kao je­ dan ak­tiv­ni op­seg. Da bis­te uki­nu­li obe­le­žje op­ se­ga, kli­kni­te mi­šem bi­lo gde ili pri­ti­sni­te ne­ku stre­li­cu na tas­ta­tu­ri. Za­sad je do­volj­no da zna­te da sva­ko svoj­stvo o­bli­ko­va­nja mo­že­te pri­me­ni­ti o­dje­dnom nad op­se­gom je­dna­ko kao nad po­je­ di­na­čnom će­li­jom.



PC

mart 2008

Kon­tro­le is­pi­sa u ne­kom fon­tu u o­dre­đe­noj ve­li­či­ni, o­bli­ku i bo­ji vam ne­će za­da­ti pro­blem, po­što su sko­ro is­te kao i u dru­gim Office pro­gra­ mi­ma, po­čev od gru­pe ko­man­di Home > Font u glav­noj tra­ci. Skre­će­mo vam pa­žnju na upo­tre­bu sti­lo­va za is­pis u će­li­ji: is­pi­taj­te sa­držaj i dej­stvo pa­le­te Home > Styles > Cell Styles. Osim što se tu na­la­ze ne­ki vrlo pri­kla­dni pre­dlo­šci za la­ko ure­ đe­nje i­zgle­da će­li­ja, sti­lo­vi ta­ko­đe po­dle­žu gru­ pi­sa­nju u tzv. še­me sti­lo­va, pa u je­dnom po­te­zu mo­že­te pot­pu­no pre­ure­di­ti op­šti ugo­đaj i­zgle­da ra­dnog lis­ta, ču­va­ju­ći pri­tom ko­he­ren­tan o­blik i pri­kla­dna na­gla­ša­va­nja. Ovim pi­ta­njem se ne­će­ mo po­se­bno ba­vi­ti: to mo­že­te sa­mi is­pi­ta­ti ako is­pro­ba­te op­ci­je u gru­pi ko­man­di Page Layout > Themes. Upu­ću­je­mo vas sa­mo na po­se­ban de­ talj: mo­že­te sa­mi de­fi­ni­sa­ti po­dra­zu­me­va­ni font u ra­dnim sves­ka­ma. O­tvo­ri­te di­ja­log Office > Excel Options > Popular, pa u gru­pi When cre­ ating new workbooks iza­be­ri­te že­lje­ni font i ve­li­ či­nu; kad ste već tu, mo­že­te iza­bra­ti i no­vi po­dra­ zu­me­va­ni broj ra­dnih lis­to­va u no­vim ra­dnim sves­ka­ma. Da bi ove pro­me­ne bi­le ak­ti­vi­ra­ne, mo­ra­će­te po­no­vo da po­kre­ne­te Excel. Po­za­di­na će­li­je se mo­že ure­di­ti pro­me­nom bo­je i ša­re. Na kar­ti­ci Fill di­ja­lo­ga Format Cells

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

mo­že­te oda­bra­ti bo­ju sa ili bez pre­li­va, a op­ci­ ono i o­blik i bo­ju tek­stu­re; u pa­le­ti Fill Color u gru­pi Home > Font, mo­gli bis­te bi­ra­ti sa­mo bo­ ju po­pu­ne. Po­mo­ćne li­ni­je na ra­dnom lis­tu (gridlines) slu­že sa­mo za lak­šu ori­jen­ta­ci­ju na ra­dnom lis­ tu. Po­dra­zu­me­va­no se ne štam­pa­ju, a mo­že­te ih i is­klju­či­ti ako že­li­te; to će­te uči­ni­ti ako is­klju­ či­te po­lje za po­tvrdu View > Show/Hide > Gridlines. Ne­za­vi­sno od po­mo­ćnih li­ni­ja, ako po­že­li­te da o­bli­ ku­je­te le­po ure­đe­nu ta­be­ lu sa ivi­čnim i po­mo­ćnim li­ni­ja­ma, to mo­že­te uči­ni­ti na vi­še na­či­na. Naj­lak­še je da to i­zve­de­te pri­me­nom pa­le­te Home > Font > Borders na­kon što ste obe­ le­ži­li op­seg ko­ji že­li­te da ure­di­te. Pos­to­je ra­zni tri­ko­vi za kom­bi­no­va­nje li­ni­ja: naj­je­dnos­tav­ni­ je je da naj­pre ure­di­te je­dna­ko ce­lu ta­be­lu, a za­ tim po­se­bna po­dru­čja. Ma­lo ve­ću kon­tro­lu će­te pos­ti­ći ako iza­be­re­te di­ja­log Format Cells > Bor­ ders ili ako pri­me­ni­te ne­ke od ko­man­di u pa­le­ti Home > Font > Draw Borders; na ras­po­la­ga­nju su čak i „gu­mi­ca za bri­sa­nje“, di­ja­go­nal­ne li­ni­je ko­je pre­se­ca­ju će­li­ju, op­ci­je za i­zme­nu de­blji­ne, o­bli­ka i bo­je ivi­čne li­ni­je, pa mo­že­te i­zves­ti šta god vam pa­dne na pa­met. U odelj­ku o ti­po­vi­ma po­da­ta­ka će­te vi­de­ ti da sva­ki tip ima po­dra­zu­me­va­no po­rav­na­ nje unu­tar će­li­je, što čak mo­že do­bro da po­slu­ ži kao kon­tro­la is­prav­nos­ti uno­sa. Ako po­že­li­ te, mo­že­te i sa­mi me­nja­ti po­rav­na­nje; to će­te uobi­ča­je­no ra­di­ti ko­man­da­ma u gru­pi Home > Alignment, Naj­pre­ci­zni­je kon­tro­le će­te i­zves­ti ako u do­njem u­glu gru­pe upo­tre­bi­te po­kre­tač di­ja­lo­ga Format Cells > Alignment. Uoči­te da se po­se­bno uti­če na ho­ri­zon­tal­no i ver­ti­kal­no po­rav­na­nje; ka­sni­je će­te vi­de­ti ka­kve su po­sle­ di­ce pro­me­ne uobi­ča­je­nog ver­ti­kal­nog po­rav­na­ nja na dnu će­li­je. Ta­ko­đe, is­pis mo­že­te i­zves­ti pod ne­kim u­glom ili ga uv­la­či­ti do ne­ke me­re, či­me će­te i­zvo­di­ti ra­zne efek­te (npr. u za­glav­lji­ ma ta­be­la).

Ako je une­ti tekst pre­ši­rok za će­li­ju, pre­ći će de­snu ivi­cu će­li­je. Ako u de­snoj su­se­dnoj će­ li­ji pos­to­ji ne­ki sa­držaj, tekst u ak­tiv­noj će bi­ti po­dvu­čen pod nju. Da bis­te to i­zbe­gli, mo­že­te u­klju­či­ti op­ci­ju Wrap text, na­kon ko­je će tekst po­što­va­ti de­snu ivi­cu će­li­je, a pru­ža­ti se u vi­še re­do­va. Sli­čan efe­kat će pro­i­zves­ti op­ci­ja Shrink to fit: da tekst ne bi pre­la­zio de­snu ivi­cu, font će

bi­ti uma­njen ta­ko da mo­že da sta­ne u je­dan red unu­tar gra­ni­ca će­li­je; pri­pa­zi­te da font ne bu­de pre­vi­še sma­njen. Ra­zde­lje­no du­gme Home > Alignment > Merge & Center sa­drži ne­ko­li­ko op­ci­ja za sas­tav­ lja­nje vi­še će­li­ja u je­dnu ve­ću; reč je o op­ci­ji ko­ ja je pri­kla­dna za cen­tri­ra­nje na­slo­va ili dru­gih po­se­bnih sa­drža­ja. Ka­da upi­še­te ne­ki sa­držaj, oda­be­ri­te sve će­li­je pre­ko ko­jih on tre­ba da se pru­ži. I­zbo­rom o­snov­ne ko­man­de Merge and Center, sve će­li­je će bi­ti spo­je­ne u je­dnu po­se­ bnu će­li­ju, a tekst će bi­ti cen­tri­ran u njoj. Is­pod stre­li­ce se na­la­zi i ko­man­da Merge Across (sas­ tav­lja­nje bez cen­tri­ra­nja), Merge Cells (pro­i­zvolj­ no sas­tav­lja­nje vi­še će­li­ja u dve di­men­zi­je), kao i ko­man­da za ras­tav­lja­nje spo­je­ne će­li­je na prvo­ bi­tni ni­vo. Pri­pa­zi­te na par de­ta­lja ka­da sas­tav­ lja­te će­li­je: naj­pre, po­ve­za­na će­li­ja se uvek a­dre­ si­ra pre­ma a­dre­si gor­nje le­ve će­li­je; ako vi­še će­li­ ja ko­je sas­tav­lja­te imaju ne­ki sa­držaj, bi­će sa­ču­ van sa­mo onaj iz gor­nje le­ve će­li­je po­la­znog op­ se­ga, dok će os­ta­li sa­drža­ji bi­ti i­zgu­blje­ni; naj­ zad, ako ras­tav­lja­te spo­je­nu će­li­ju, za­te­če­ni sa­ držaj će bi­ti sme­šten u gor­nju le­vu će­li­ju. Na kar­ti­ci Alignment di­ja­lo­ga za o­bli­ko­va­ nje će­li­je na­la­ze se i ne­ke po­se­bne ko­man­de za po­rav­na­nje. Skre­će­mo vam pa­žnju sa­mo na je­ dnu vrlo na­men­sku op­ci­ju ho­ri­zon­tal­nog po­ mart 2008

PC



PC SPECIJALNI DODATAK

rav­na­nja ko­ja slu­ži za po­se­bnu in­ter­pre­ta­ci­ju sa­ drža­ja: ako u će­li­ju une­se­te sa­mo je­dan znak, pa u lis­ti Horizontal oda­be­re­te op­ci­ju Fill, će­li­ja će se ce­la po­pu­ni­ti tim zna­kom, bez ob­zi­ra na ve­li­ či­nu fon­ta ili dru­ge di­ men­zi­je. Ovim se mo­ že­te po­slu­ži­ti da bis­te i­zve­li ne­ke spe­ci­jal­ne efek­te u ure­đe­nju i­zgle­ da sa­drža­ja. U gru­pi Home > Clipboard mo­že­te uoči­ ti du­gme na ko­me je na­crta­na čet­ki­ca: to je Format Painter, „čet­ ki­ca za o­bli­ko­va­nje“. Svrha ove alat­ke je da pre­ne­se sve oso­bi­ne i­zgle­da iz ne­ke će­li­je u je­dnu ili vi­še dru­gih. O­zna­či­te po­la­znu će­li­ ju, kli­kni­te na čet­ki­cu, a o­dmah za­tim pre­vu­ ci­te po cilj­nim će­li­ja­ ma. U tre­nut­ku ka­da ot­pus­ti­te tas­ter mi­ša, svi a­tri­bu­ti i­zgle­da po­la­ zne će­li­je će bi­ti pri­me­nje­ni nad cilj­nim op­se­ gom. Du­pli klik na čet­ki­cu će za­drža­ti ope­ra­ci­ju u­klju­če­nom do pri­tis­ka na tas­ter Esc: ovo je zgo­ dno za pre­no­še­nje o­bli­ka u su­se­dne će­li­je pros­ tim kre­ta­njem stre­li­ca­ma na tas­ta­tu­ri ili u ne­su­ se­dne kli­ko­vi­ma mi­ša. Iz ra­znih te­hnič­kih ra­zlo­ga, ko­man­de za ko­pi­ra­nje i le­plje­nje se po­na­ša­ju ne­što dru­ga­ či­je na ra­dnom lis­tu u Excel‑u ne­go u os­ta­lim Windows pro­gra­mi­ma; sa­ve­tu­je­mo vam da sva­ ka­ko is­pi­ta­te te po­se­bnos­ti ta­ko što će­te ih prak­ ti­čno is­pro­ba­ti. Ka­da za­da­te ko­man­du za ko­pi­ra­ nje (Ctrl+C), će­li­ja će bi­ti o­kru­že­na ti­tra­ju­ćim o­kvi­rom. Ako bu­de­te za­da­li ko­man­du Paste (Ctrl+V) na dru­gom mes­tu, po­la­zna će­li­ja će i da­lje ti­tra­ti, pa mo­že­te nas­ta­vi­ti sa pre­no­še­njem is­ko­pi­ra­nog sa­drža­ja. Tek ako pri­ti­sne­te tas­ter Esc ili ako is­ko­pi­ra­ni sa­držaj pre­ne­se­te pros­tim pri­tis­kom na En­ter u cilj­noj će­li­ji, ti­tra­nje o­kvi­

10

PC

mart 2008

ra po­la­znog op­se­ga će pres­ta­ti; po­sle to­ga, kla­si­ čna ko­man­da Ctrl+V vi­še ne­će re­ago­va­ti. Ova spe­ci­fi­čnost pos­to­ji za­to što se pre­no­se i sa­držaj i oso­bi­ne će­li­ja: ako že­li­te da se po­slu­ži­te kla­si­

čnim ili Office clipboard‑om u tra­di­ci­onal­nom ma­ni­ru Windows ko­pi­ra­nja, ta­da pre ne­go što za­da­te ko­man­du za ko­pi­ra­nje pri­ti­sni­te taster F2 da bis­te u­šli u re­žim ure­đe­nja polja, po­tom obe­le­ži­te sa­držaj, pa tek on­da za­daj­te ko­man­du za ko­pi­ra­nje. Zu­mi­ra­nje ne pred­stav­lja ope­ra­ci­ju o­bli­ ko­va­nja, ali uti­če na vi­dlji­vost sa­drža­ja ra­dnog lis­ta, baš kao i op­ci­je o­bli­ko­va­nja. Ovu ope­ra­ci­ ju mo­že­te i­zves­ti ko­man­da­ma u gru­pi View > Zoom ili u kli­za­čem u sta­tu­snoj li­ni­ji; kli­kom na du­gme Zoom u glav­noj tra­ci ili na broj le­vo od kli­za­ča za zu­mi­ra­nje u sta­tu­snoj li­ni­ji, o­tvo­ri­će­ te di­ja­log za i­zbor ili upis že­lje­ne ve­li­či­ne; mo­ gu­ći op­seg zu­mi­ra­nja je od 10% do 400%. Ka­da je­dnom pro­me­ni­te pro­ce­nat zu­mi­ra­nja, os­ta­će upam­ćen kao oso­bi­na ra­dnog lis­ta do sle­de­će pro­me­ne. Po­se­bno skre­će­mo pa­žnju na za­nim­ lji­vu op­ci­ju zu­mi­ra­nja na za­da­ti op­seg: obe­le­ži­ te ne­ke će­li­je po ši­ri­ni ili po vi­si­ni, pa iza­be­ri­te

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

op­ci­ju Zoom to Selection i ve­li­či­na ra­dnog lis­ta će se pri­la­go­di­ti iza­bra­nom op­se­gu. U gru­pi ko­man­di View > Workbook Views se na­la­ze ra­zne za­nim­lji­ve op­ci­je pri­ka­za ra­ dnog lis­ta. O ne­ki­ma od njih će­mo go­vo­ri­ti u odelj­ku o štam­pa­nju; sa­da vam skre­će­mo pa­ žnju na pros­tu, ali po­ne­kad vrlo ko­ri­snu op­ci­ ju Full Screen, ko­ja će mak­si­mal­no po­ve­ća­ti ko­ ri­snu pov­rši­nu ra­dnog lis­ta na ra­čun glav­ne tra­ ke, li­ni­je za unos i sta­tu­sne li­ni­je. Po­put zu­mi­ra­ nja, ovu op­ci­ju će­te ko­ris­ti­ti ka­da že­li­te da na e­kra­nu o­dje­dnom vi­di­te što ve­ći se­gment po­da­ ta­ka. Pri­kaz na pu­nom e­kra­nu će­te opo­zva­ti pri­ tis­kom na tas­ter Esc.

Ure­đe­nje ra­dnih lis­to­va i ra­dne sveske

U­prav­lja­nje „ge­ome­tri­jom“ ra­dnog lis­ta je ve­oma ko­ri­sna dis­ci­pli­na, jer će­te ta­ko ve­oma brzo do­ves­ti i­zgled sa­drža­ja u pre­gle­dni­je sta­ nje. Ta­ko­đe, ne mo­že­te uvek ta­čno pre­dvi­de­ti sve sa­drža­je ko­ji će vam bi­ti po­tre­bni da bis­te kom­ple­ti­ra­li ne­ki po­sao na ra­dnom lis­tu, pa mo­ že­te bi­ti si­gur­ni da će­te čes­to pri­be­ga­va­ti ope­ra­ ci­ja­ma ko­je opi­su­je­mo u ovom odelj­ku. Ši­ri­nu ko­lo­ne će­te čes­to me­nja­ti da bi for­mi­ra­na ta­ be­la i­zgle­da­la lep­ še ili iz prak­ti­čnih ra­zlo­ga, ako se ne­ ki sa­drža­ji pre­kla­pa­ ju ili ne vi­de ko­rek­ tno. Pos­ta­vi­te po­ ka­zi­vač mi­ša na de­ snu gra­ni­cu ko­lo­ne u za­glav­lju, la­ga­no ga mi­ču­ći po toj zo­ ni dok ne pro­me­ni o­blik na­lik zna­ku plus sa dve stre­li­ce. Ka­da u tom ča­su pri­ti­sne­te le­vi tas­ter mi­ša, po­ ja­vi­će se e­kran­ska na­po­me­na u ko­joj se vi­di ši­ ri­na ko­lo­ne u ti­po­gra­fskim tač­ka­ma i u pik­se­li­ ma; po­dra­zu­me­va­na ši­ri­na je 8,43 mer­nih ta­ča­

ka ili 64 pik­se­la, a op­seg mo­gu­će ši­ri­ne je od 0 do 254 ta­ča­ka. Vu­ku­ći gra­ni­čnu li­ni­ju mi­šem le­ vo ili de­sno, di­rek­tno će­te me­nja­ti ši­ri­nu ko­lo­ ne. Is­ti po­sao mo­že­te oba­vi­ti i po­la­ze­ći od di­ja­ lo­ga Home > Cells > Format > Column Width ili is­to­ime­nom ko­man­dom iz kon­tek­stnog me­ni­ja u za­glav­lju ko­lo­ne. Ako dva­put kli­kne­te na gra­ ni­čnu li­ni­ju, ko­lo­na će za­uze­ti ši­ri­nu ko­ja ta­čno od­go­va­ra naj­ši­rem upi­sa­nom sa­drža­ju u njoj; to je op­ci­ja auto­mat­skog u­kla­pa­nja, ko­ju ta­ko­ đe mo­že­te po­zva­ti ko­man­dom Home > Cells > Format > AutoFit Column Width. Uoči­te u is­ toj pa­le­ti i ko­man­du Default Width, či­jim di­ja­lo­ gom će­te o­dje­dnom pro­me­ni­ti ši­ri­nu svih onih ko­lo­na na ra­dnom lis­tu ko­ji­ma nis­te sa­mi me­ nja­li ši­ri­nu. Ko­lo­nu ili vi­še njih mo­že­te i sa­kri­ti: to će­ te uči­ni­ti da bis­te priv­re­me­no ili traj­no spre­či­ li vi­dlji­vost ne­kog sa­drža­ja (na pri­mer, me­đu­re­ zul­ta­ti ko­je ne že­li­te da od­štam­pa­te). O­zna­či­te že­lje­nu ko­lo­nu, pa pri­me­ni­te ko­man­du Home > Cells > Format > Hide & Unhide > Hide Col­ umns; bi­će pak je­dnos­tav­ni­je da pri­me­ni­te ko­ man­du Hide u kon­tek­stnom me­ni­ju ko­lo­ne. Te­ oret­ski, sa­kri­va­nje ko­lo­ne je is­to što i pos­tav­lja­

nje nje­ne ši­ri­ne na vre­dnost 0, pa mo­že­te upo­ tre­bi­ti i di­ja­log za pro­me­nu ši­ri­ne. Sa tas­ta­tu­re, to mo­že­te i­zves­ti pre­či­com Ctrl+0, a mi­šem ta­ ko što će­te de­snu gra­ni­čnu li­ni­ju ko­lo­ne po­vu­ći mart 2008

PC

11

PC SPECIJALNI DODATAK

sa­svim ule­vo. Bu­de­te li vu­kli i da­lje ule­vo, su­zi­će­te ili sa­kri­ ti i vi­še ko­lo­na. Da bis­te sa­kri­ ve­nu ko­lo­nu opet uči­ni­li vi­dlji­ vom, naj­pre obe­le­ži­te dve nje­ ne su­se­dne ko­lo­ne ili ba­rem dve će­li­je u su­se­dnim ko­lo­na­ ma, a za­tim i­zve­di­te ne­ku od ope­ra­ci­ja su­pro­tnih sa­kri­va­ nju: re­ci­mo, pri­me­ni­te ko­man­ du Unhide u kon­tek­stnom me­ni­ju za­glav­lja ko­ lo­ne ili pre­či­cu Ctrl+Shift+0. Sve što je re­če­no za pro­me­nu ši­ri­ne ko­lo­ne va­ži i za vi­si­nu re­da. Po­dra­zu­me­va­no, vi­si­na re­ da se auto­mat­ski po­de­ša­va pre­ma će­li­ji sa naj­ve­ ćom ve­li­či­nom fon­ta. Op­seg vre­dnos­ti vi­si­ne re­ da je od 0 do 409 ta­ča­ka. Pro­me­nu vi­si­ne mo­že­ te i­zves­ti mi­šem i po­mo­ću di­ja­lo­ga Row Height (Home > Cells > Format > Row Height ili is­to­ ime­na ko­man­da u kon­tek­stnom me­ni­ju za­glav­ lja re­da). Ana­lo­gne su i ope­ra­ci­je za sa­kri­va­nje i ot­kri­va­nje re­da. Tas­ter­ska pre­či­ca za sa­kri­va­nje re­da je Ctrl+9, a za ot­kri­va­nje Ctrl+Shift+9. U ra­dni list mo­že­te pro­i­zvolj­no uba­ci­ti ili iz nje­ga i­zbri­sa­ti ce­lu ko­lo­nu ili red ili vi­še njih. Va­žno je da zna­te da ovim ne­će­te pro­me­ni­ti uku­pnu di­men­zi­ju ra­dnog lis­ta: sve se uvek de­ ša­va u is­tom pros­to­ru ko­lo­na i re­do­va, či­ji broj se ni­ka­da ne me­nja. No­va ko­lo­na će bi­ ti uba­če­na le­vo u o­dno­su na ak­tiv­nu će­li­ju. Ko­lo­nu uba­cu­je­te ne­kim od ovih pos­tu­ pa­ka: ko­man­dom Home > Cells > Insert > In­ sert Sheet Columns; ko­man­dom Insert u kon­tek­ stnom me­ni­ju za­glav­lja ko­lo­ne; sa tas­ta­tu­re, pre­ či­com Ctrl+Shift+Plus. Ako ste ne­po­sre­dno pre po­zi­va ko­man­de obe­le­ži­li ne­ko­li­ko ko­lo­na, on­ da će­te ko­man­dom uba­ci­ti ta­čno is­ti broj ko­lo­ na na nji­ho­vo mes­to, a os­ta­le se po­me­ra­ju ude­ sno. Uko­li­ko vam je ta­be­la ve­oma ši­ro­ka i pri­ li­kom uba­ci­va­nja ko­lo­na do­đe do si­tu­aci­je da bi se pro­bio li­mit od ras­po­lo­ži­vog bro­ja ko­lo­na (mo­že da bu­de bi­tno u re­ži­mu kom­pa­ti­bil­nos­ ti; vi­še o to­me u odelj­ku o ra­du sa da­to­te­ka­ma),

12

PC

mart 2008

pro­gram će od­bi­ti da vam do­ pus­ti uba­ci­va­nje: ni­je mo­gu­će da os­ta­ne­te bez po­da­ta­ka za­ to što ste uba­ci­li pre­vi­še ko­lo­ na ili re­do­va. Ko­lo­nu i red bri­še­te na je­dan od sle­de­ćih na­či­na: u di­ja­lo­gu ko­ji će­te o­tvo­ri­ti ko­ man­dom Home > Cells > De­ lete > Delete Sheet Columns (Rows) ili pre­či­com Ctrl+Mi­nus bi­raj­te stav­ku Entire Row ili Entire Column; di­rek­tno bri­sa­nje po­zi­va­te u kon­tek­stnom me­ni­ju re­da ili ko­lo­ne, stav­ka Delete. Vi­še ko­lo­na ili re­do­va će­te o­dje­ dnom i­zbri­sa­ti ta­ko što će­te ih obe­le­ži­ti pre po­ zi­va ko­man­de. Bu­de­te li i­zbri­sa­li je­dnu ko­lo­nu, bri­šu­ći i njen sa­držaj, sve ko­lo­ne de­sno od nje će se po­me­ri­ti za je­dno mes­to ule­vo, a na kraj­ njoj de­snoj stra­ni ra­dnog lis­ta će se po­ja­vi­ti no­ va, pra­zna ko­lo­na; od­go­va­ra­ju­će va­ži i pri bri­sa­ nju re­do­va. Pos­to­ji ne­ko­li­ko na­či­na obe­le­ža­va­nja vi­ še lis­to­va, a sva­ki se obav­lja u pros­to­ru je­zi­ča­ ka ra­dnih lis­to­va. Re­ci­mo, o­tvo­ri­te kon­tek­stni me­ni nad ne­kim je­zič­kom ra­dnog lis­ta i oda­be­ ri­te stav­ku Select All Sheets; ta­ko bi­ra­te ce­lu ra­ dnu sves­ku. Dru­gi na­čin: po­mo­ću kli­za­ča do­đi­ te do je­zič­ka ne­kog uda­lje­nog ra­dnog lis­ta; drže­ ći Shift, kli­kni­te mi­šem na taj je­zi­čak i o­zna­či­ će­te sve ra­dne lis­to­ve u ras­po­nu i­zme­đu ak­tiv­ nog i oda­bra­nog. Ko­na­čno, drže­ći Ctrl, kli­kni­te na po­je­di­na­čne je­zič­ke ne­su­se­dnih ra­dnih lis­to­ va ko­je že­li­te da oda­be­re­te. Ova­ko oda­bra­ne lis­to­ve mo­že­te da ko­pi­ra­ te, pre­me­šta­te i bri­še­te, ali i da o­dje­dnom i­zvo­di­ te o­dre­đe­ne ope­ra­ci­je nad ce­lim op­se­gom. Ako une­se­te ne­ki po­da­tak na ak­tiv­ni ra­dni list, on će bi­ti unet u is­tu će­li­ju na svim os­ta­lim obe­le­ že­nim lis­to­vi­ma; pa­zi­te da ova­ko ne pre­pi­še­te ne­ki va­žan sa­držaj ko­ji tre­nu­tno ne vi­di­te! Ako pro­me­ni­te ši­ri­nu ko­lo­ne u je­dnom lis­tu, is­ta i­zme­na će se de­si­ti i u svim os­ta­lim lis­to­vi­ma; ope­ra­ci­je pre­tra­ži­va­nja i za­me­ne se pros­ti­ru na

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

sve oda­bra­ne lis­to­ve, itd. Ko­ris­ti­te ovu op­ci­ju pro­gra­ma kad god tre­ba da i­zve­de­te ne­ke obu­ hva­tni­je pro­me­ne u sa­drža­ju ra­dne sves­ke. U to­ku ra­da mo­že­te pro­i­zvolj­no do­da­va­ti i bri­sa­ti ra­dne lis­to­ve i me­nja­ti im re­do­sled u ra­ dnoj sves­ci. To mo­že­te či­ni­ti sa po­je­di­na­čnim lis­to­vi­ma, ali i sa vi­še njih is­tov­re­me­no, pret­ho­ dno ih obe­le­ža­va­ju­ći na ma­lo­čas opi­sa­ni na­čin. Već smo po­me­nu­li da no­vi ra­dni list mo­že­ te uba­ci­ti kli­kom na kraj­nji de­sni je­zi­čak; to mo­ že­te i­zves­ti i ko­man­dom Home > Cells > Insert > Insert Sheet; sa tas­ta­tu­re, to će­te i­zves­ti pre­či­com Shift+F11. No­vi list se po­jav­lju­je le­vo od ak­tiv­ nog ra­dnog lis­ta, a ini­ci­ jal­no ime mu je SheetX, gde je X sle­de­ći slo­bo­ dan broj na ras­po­la­ga­ nju. Ako pre uba­ci­va­nja o­zna­či­te vi­še ra­dnih lis­ to­va, u ra­dnu sves­ku će­ te uba­ci­ti is­ti broj no­vih ra­dnih lis­to­va. Ra­dni list ili vi­še obe­le­že­nih mo­ že­te i­zbri­sa­ti ko­man­dom Home > Cells > De­ lete > Delete Sheet ili ko­man­dom Delete u kon­ tek­stnom me­ni­ju na je­zič­ku ra­dnog lis­ta. Va­žno je da bu­de­te ve­oma pa­žlji­vi, jer ova ope­ra­ci­ja je des­truk­tiv­na! Opo­ziv bri­sa­nja (Undo) ni­je mo­ guć. Kao po­sle­dnja kon­tro­la u slu­ča­ju da na ra­ dnom lis­tu ima ne­kog sa­drža­ja, naj­pre mo­ra­te od­go­vo­ri­ti na kon­trol­no pi­ta­nje, po­tvrđu­ju­ći ko­ na­čnu na­me­ru bri­sa­nja. O­bra­ti­te pa­žnju i na to da ne mo­že­te i­zbri­sa­ti sve lis­to­ve: ra­dna sves­ka mo­ra da sa­drži ba­rem je­dan ra­dni list. Spe­ci­fi­čan na­čin da u­klo­ni­te ra­dni list iz ra­dne sves­ke, a da ga pri­tom za­pra­vo ne i­zgu­bi­ te, jes­te da ga ce­log pre­mes­ti­te u dru­gu o­tvo­re­ nu ili no­vu ra­dnu sves­ku. Ovo će­te ura­di­ti u di­ ja­lo­gu ko­ji će­te po­kre­nu­ti ko­man­dom Home > Cells > Format > Move or Copy Sheet ili ko­man­ dom Move or Copy iz kon­tek­stnog me­ni­ja je­zič­ ka ra­dnog lis­ta. Po­što ovaj di­ja­log slu­ži i za pre­ me­šta­nje ra­dnog lis­ta u o­kvi­ru is­te ra­dne sves­ ke, u di­ja­lo­gu mo­ra­te iza­bra­ti stav­ku To book:

(new book) ili na­ziv dru­ge o­tvo­re­ne ra­dne sves­ ke. Ako u­klju­či­te po­lje Create a copy, ra­dni list ne­će bi­ti pre­me­šten, ne­go is­ko­pi­ran. Uko­li­ko že­li­te da pre­mes­ti­te list u o­kvi­ru is­ te ra­dne sves­ke, to mo­že­te uči­ni­ti u is­tom di­ja­ lo­gu. Ali, lak­še je i in­tu­itiv­ni­je da to uči­ni­te mi­ šem: u­hva­ti­te je­zi­čak ra­dnog lis­ta i sa­mo ga pre­ vu­ci­te na že­lje­no mes­to; to­kom vu­če­nja, vi­de­će­ te po­mo­ćnu stre­li­cu ko­ja uka­zu­je na mo­gu­će no­vo mes­to ako u da­tom ča­su ot­pus­ti­te tas­ter mi­ša. Ako za vre­me ope­ra­ci­je bu­de­te drža­li tas­ ter Ctrl na tas­ta­tu­ri, ne­će­ te pre­mes­ti­ti list, ne­go ga is­ko­pi­ra­ti, a no­vo ime is­ ko­pi­ra­nog lis­ta će bi­ti, pri­ mera radi, Sheet1 (2). Ako že­li­te da olak­ša­ te sna­la­že­nje u ra­dnoj sves­ ci sa mno­go lis­to­va, mo­že­ te me­nja­ti bo­je je­zi­ča­ka i ta­ko for­mi­ra­ti vi­zu­el­no ja­ sne gru­pe lis­to­va. O­tvo­ri­ te kon­tek­stni me­ni na je­ zič­ku, oda­be­ri­te ko­man­du Tab Color i iza­be­ri­te bo­ju; je­zi­čak ak­tiv­nog ra­dnog lis­ta će uvek bi­ti do­mi­nan­tno beo, sa pre­li­vom ka oda­bra­noj bo­ ji, a os­ta­li će bi­ti pot­pu­no obo­je­ni. Bo­ja tek­sta na je­zič­ku će se auto­mat­ski pri­la­go­di­ti pro­me­ni, pa će ime lis­ta uvek bi­ti ure­dno vi­dlji­vo.

Na­vi­ga­ci­ja u ra­dnoj svesci

Pri­li­kom kre­ta­nja po ra­dnoj sves­ci i ra­ dnom lis­tu va­ži ve­ći­na stan­dar­dnih kom­bi­na­ci­ ja i lo­gi­čnih pre­či­ca ko­je va­že i u dru­gim pro­ gra­mi­ma. Me­đu­tim, pos­to­je i ne­ke ka­rak­te­ris­ti­ čne kre­tnje ko­je bi bi­lo do­bro da sav­la­da­te, jer one či­ne pre­du­slov za efi­ka­snost u sva­ko­dnev­ nom ra­du. Naj­ma­nji ko­rak jes­te pre­la­zak na su­se­dnu će­li­ju stre­li­ca­ma na tas­ta­tu­ri u bi­lo kom sme­ru, kao i tas­te­ri­ma Tab i En­ter po­sle uno­sa na­de­sno i na­do­le, ili Shift+Tab i Shift+En­ter na­le­vo ili na­go­re. U­zgred, ako ko­ris­ti­te te tas­te­re bez pret­ ho­dnog ku­ca­nja, sa­držaj u će­li­ja­ma pre­ko ko­jih pre­la­zi­te ne­će bi­ti u­gro­žen. mart 2008

PC

13

PC SPECIJALNI DODATAK

Stre­li­ce na tas­ta­tu­ri u kom­bi­na­ci­ji sa tas­te­ rom Ctrl po­me­ra­ju ak­tiv­nu će­li­ju naj­pre na po­če­ tak o­blas­ti po­pu­nje­ne ne­kim sa­drža­jem u prav­ cu stre­li­ce, za­tim na su­pro­tni kraj te o­blas­ti i ta­ ko re­dom. Ka­da vi­še ne­ma o­blas­ti po­da­ta­ka, ak­ tiv­na pos­ta­je će­li­ja na sa­mom kra­ju ra­dnog lis­ta. Pri­me­ra ra­di: ako je ak­tiv­ni ra­dni list pra­zan, a že­li­te da is­pro­ba­te di­men­ zi­je ra­dnog lis­ta, pri­ti­sni­ te pro­i­zvolj­nim re­dom kom­bi­na­ci­je Ctrl+Do­le i Ctrl+De­sno i na­ći će­te se u će­li­ji XFD1048576 (ili IV65536, ako ra­di­te u sta­ rom for­ma­tu da­to­te­ke). Sli­čne kom­bi­na­ci­je va­že i za Ctrl+Go­re i Ctrl+De­ sno; da bis­te za­is­ta is­pi­ta­ li sve efek­te ta­kvog kre­ta­nja po ra­dnom lis­tu, is­ pro­baj­te ove pre­či­ce nad ne­kim sa­drža­jem, uzas­ to­pnim bi­ra­njem is­te pre­či­ce dok ne do­đe­te do ne­ke od ivi­ca ra­dnog lis­ta. Is­ti efe­kat ova­kvog kre­ta­nja se mo­že­te pos­ti­ći pri­tis­kom i pu­šta­ njem tas­te­ra End, a za­tim pri­tis­kom na ne­ku od stre­li­ca na tas­ta­tu­ri; ka­da pri­ti­sne­te End, po­ja­vi­ će se in­di­ka­tor u sta­tu­snoj tra­ci pro­gra­ma. Pri­tis­kom na tas­ter Ho­me ak­ti­vi­ra­će­te će­ li­ju na po­čet­ku re­da, sa­svim le­vo. Pre­či­com Ctrl+Ho­me ide­te di­rek­tno u gor­nji le­vi ugao ak­ tiv­nog de­la ra­dnog lis­ta, po­dra­zu­me­va­no u A1; ako je deo ra­dnog lis­ta zam­rznut, ak­ti­vi­ra se gor­ nja le­va će­li­ja slo­bo­dnog de­la lis­ta. Pri­tis­kom na pre­či­cu Ctrl+End se ak­ti­vi­ra do­nji de­sni ugao upotrebljenog de­la ra­dnog lis­ta; ra­zli­kuj­te ovo od kraj­njeg do­njeg de­snog u­gla ra­dnog lis­ta. Tas­te­ri Pa­ge­Up i Pa­ge­Down po­me­ra­ju sa­ držaj ra­dnog lis­ta e­kran na­go­re, o­dno­sno e­kran na­do­le. Pre­či­ce Alt+Pa­ge­Up i Alt+Pa­ge­Down po­me­ra­ju sa­držaj ra­dnog lis­ta e­kran ude­sno i e­kran ule­vo. Ako je na tas­ta­tu­ri u­klju­čen pre­ki­ dač Scroll Lock, do­la­zi do i­zve­sne pro­me­ne po­ na­ša­nja ko­man­di za kre­ta­nje po ra­dnom lis­tu. Sva­kim pri­tis­kom na ne­ku kur­sor­sku stre­li­cu po­me­ra se ceo ra­dni list, a ak­tiv­na će­li­ja se ne me­nja; ta­da pri­ti­sak na Ho­me ak­ti­vi­ra gor­nju

14

PC

mart 2008

le­vu vi­dlji­vu će­li­ju, a End to či­ni sa do­njom de­ snom vi­dlji­vom će­li­jom. Naj­zad, na sle­de­ći su­ se­dni ra­dni list će­te pre­ći pre­či­com Ctrl+Pa­ge­ Down, a na pret­ho­dni sa Ctrl+Pa­ge­Up. Upo­tre­ba mi­ša na kli­za­či­ma pro­zo­ra je stan­dar­dna: kli­kom na stre­li­cu po­me­ra­te vi­dlji­ vi deo sa­drža­ja za je­dan red ili ko­lo­nu, a kli­kom na po­dru­čje kli­za­ča po­me­ra­te či­ tav sa­držaj e­kra­na; ova­kvim kre­ ta­njem ne me­nja­te ak­tiv­nu će­li­ju. Hva­ta­njem i vu­če­njem kli­za­ča pre­ la­zi­te ve­će po­dru­čje o­dje­dnom. Uobi­ča­je­no kli­za­nje će bi­ti ras­po­ lo­ži­vo sa­mo u o­kvi­ru is­ko­ri­šće­nog de­la ra­dnog lis­ta, što ima smi­sla s ob­zi­rom na to da će­te ve­ro­va­tno ko­ris­ti­ti sa­mo de­lić ras­po­lo­ži­vih di­men­zi­ja; da bis­te kli­za­čem pre­ šli u vrlo uda­lje­ni deo ra­dnog lis­ta, pri­li­kom vu­ če­nja mi­šem drži­te pri­ti­snut tas­ter Shift. Ako že­li­te da se pos­ta­vi­te na ne­ku kon­kre­ tnu će­li­ju, to će­te la­ko uči­ni­ti kli­kom mi­ša na nju, ako je vi­dlji­va. Ako ni­je vi­dlji­va, upo­tre­ bom kli­za­ča je mo­že­te uči­ni­ti vi­dlji­vom, pa on­ da kli­knu­ti na nju. Me­đu­tim, ako već zna­te a­dre­ su te će­li­je, pri­ti­sni­te tas­ter F5 ili pre­či­cu Ctrl+G (ta­ko­đe: ko­man­da Home > Editing > Find & Se­ lect > Go To) i une­si­te a­dre­su će­li­je ko­ju ho­će­te da ak­ti­vi­ra­te. Sli­čno mo­že­te uči­ni­ti i kli­kom na po­lje za ime, gde će­te je­dnos­tav­no pre­ko a­dre­se ak­tiv­ne će­li­je une­ti a­dre­su že­lje­ne će­li­je: o­dmah će­te pre­ći na nju. Upam­ti­te i do­da­tni di­ja­log Go To Special; ka­ko vre­me­nom bu­de­te upo­zna­va­li ele­men­te ra­dnog lis­ta, ta­ko će­te bo­lje ra­zu­me­va­ ti efek­te ova­kve na­vi­ga­ci­je.

Da­to­te­ke Excel‑a

Ra­dnu sves­ku mo­že­te uči­ta­ti u pro­gram na vi­še na­či­na, ka­ko je uobi­ča­je­no i u dru­gim Windows pro­gra­mi­ma: iz sa­mog Excel‑a, to će­ te uči­ni­ti ko­man­dom Office > Open, pre­či­com Ctrl+O ili bi­ra­njem ne­ke ne­dav­no ko­ri­šće­ne da­ to­te­ke u lis­ti Office > Recent Documents. Van pro­gra­ma, ta­ko­đe je uobi­ča­je­no: do­vo­ljan je du­ pli klik na iko­nu u Windows Explorer‑u. Op­šte

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

o­dre­dni­ce di­ja­lo­ga za o­tva­ra­nje smo opi­sa­li u uvo­dnom de­lu; re­ci­mo sa­da ne­što o for­ma­ti­ma ko­je Excel ko­ris­ti, o po­se­bnim oso­bi­na­ma op­ci­ ja­ma ču­va­nja i o­tva­ra­nja ra­dnih sve­za­ka, kao i o ne­kim dru­gim po­je­di­nos­ti­ma ko­je bi sva­ka­ko tre­ba­lo da po­zna­je­te.

No­vi i sta­ri for­mati

Go­vo­re­ći o da­to­te­ka­ma u Excel‑u 2007, su­oča­va­mo se sa ka­rak­te­ris­ti­čnim pro­ble­mom za ko­ji je go­to­vo si­gur­no da će­te ga is­ku­si­ti: po­ sle vi­še od 10 go­di­na, to­kom ko­jih je Excel‑ov po­zna­ti for­mat XLS zbog svo­je učes­ta­los­ti pos­ tao de facto stan­dard za da­to­te­ke ra­dnih sve­za­ ka, Microsoft je pro­me­nio po­dra­zu­me­va­ni for­ mat da­to­te­ke. Da bi se spre­či­le dvo­smi­sle­nos­ti, pro­me­njen je i na­ziv ti­pa da­to­te­ke (XLSX i sli­ čni, svi sa če­ti­ri slo­va). Me­đu­tim, ni­je do­volj­no da ima­te pros­to sa­zna­nje o ti­po­vi­ma, a da pri­ tom ne sa­zna­te i o ra­znim o­gra­ni­če­nji­ma. Još je­dnom vas upo­zo­ra­va­mo na ode­ljak „Rad sa da­to­te­ka­ma“ u uvo­dnom pri­ru­čni­ku o sis­te­mu Microsoft Office 2007, gde su naj­va­žni­ja na­če­la tih ra­zli­ka već o­bja­šnje­na. Naj­ve­ći pro­blem u ra­zli­ci dva for­ma­ta je fun­kci­onal­ne pri­ro­de: pos­to­je ko­man­de u Ex­ cel‑u 2007 ko­je bi pri­li­kom ču­va­nja u for­ma­ tu Excel‑a 2003 bi­le pre­to­če­ne u ne­fun­kci­onal­ ne ili čak i­zgu­blje­ne sa­drža­je. Mo­gu­ća po­sle­di­ ca mo­že da bu­de pros­te, „li­kov­ne“ pri­ro­de, ali po­ne­kad je reč o o­zbilj­nim fun­kci­onal­nim po­ re­me­ća­ji­ma ko­ji bi mo­gli da iza­zo­vu gu­bi­tak ne­kih ana­li­za, pa čak i sa­drža­ ja po­da­ta­ka. For­ma­ti ra­ dnih lis­to­va su ve­oma ra­ zli­či­ti, mno­gi ana­li­tič­ki ala­ti ra­de ra­zli­či­to, pos­to­ ji ra­zli­ka u in­ter­pre­ta­ci­ji ak­tiv­nih gra­fič­kih ele­me­ na­ta, pa čak pos­to­je i ne­ kom­pa­ti­bil­ne fun­kci­je i sis­te­mi in­ter­nog re­fe­ren­ ci­ra­nja. Re­čju, mo­ra­te ve­ oma da pa­zi­te!

Da bi ta­kve po­ja­ve bi­le spre­če­ne, pos­to­ ji alat­ka Compatibility Checker, ko­ja će pri sva­ kom ču­va­nju sa­drža­ja u sta­ri­jem for­ma­tu re­ago­ va­ti sa po­tan­kim in­for­ma­ci­ja­ma o ri­zi­ci­ma. Ni­ po­što ne­moj­te la­kon­ski pre­la­zi­ti pre­ko tih upo­ zo­re­nja, pri­hva­ta­ju­ći ču­va­nje po sva­ku ce­nu, ne­ go is­pi­taj­te šta vam pro­gram na­gla­ša­va. Mo­žda naj­bo­lja pre­po­ru­ka ko­ju mo­že­mo da vam da­mo u slu­ča­ju da zna­te da će dru­gi ko­ri­sni­ci o­tva­ra­ ti va­še ra­dne sves­ke u Excel‑u 2003 ili sta­ri­jem: čim po­čne­te da ra­di­te, sa­ču­vaj­te ra­dnu sves­ ku u sta­rom for­ma­tu (Office > Save As > Excel 97‑2003 Workbook). O­dmah kad to uči­ni­te, oba­ ve­zno za­tvo­ri­te, a za­tim opet o­tvo­ri­te tu XLS da­ to­te­ku. U tom tre­nut­ku, Excel će pre­ći u re­žim kom­pa­ti­bil­nos­ti, spre­ča­va­ju­ći vas da upo­tre­bi­te ko­man­de ko­je bi bi­le ri­zi­čne po kom­pa­ti­bil­nost; u da­ljem ra­du, mo­gle bi da nas­tu­pe sa­mo ne­ke ko­zme­tič­ke ne­do­sle­dnos­ti, a to je već da­le­ko ma­ nje va­žno pi­ta­nje. Kao kraj­nju me­ru, pre­po­ru­ču­je­mo vam da una­pred is­pro­ba­te ra­zme­nu da­to­te­ka sa ko­le­ga­ ma, is­pi­tu­ju­ći po­ten­ci­jal­ne ne­do­sle­dnos­ti i ra­zli­ ke ko­je bi mo­gle bi­ti spe­ci­fi­čne u va­šoj prak­si. Uko­li­ko u va­šoj fir­mi i da­lje ima ra­zli­či­tih Of­ fice plat­for­mi, pre­dla­že­mo vam da se o­pre­de­li­te za kraj­nju me­ru, bar do vre­me­na dok svi ne pre­ đu na no­vi Office: u di­ja­lo­gu Office > Excel Op­ tions > Save, pri vrhu će­te za­te­ći pa­da­ju­ću lis­ tu Save files in this format; oda­be­ri­te op­ci­ju Ex­ cel 97‑2003 Workbook (*.xls), či­me će­te uči­ni­ti da ko­man­da Save uvek po­ dra­zu­me­va­no ču­va ra­dne sves­ke u sta­rom for­ma­tu Excel da­to­te­ke. Na­kon ovog o­štrog upo­zo­re­nja, vra­ti­mo se slu­ča­ju ide­al­ne upo­tre­be no­vih for­ma­ta. O­snov­ni i naj­če­šći for­mat da­to­te­ke ko­jim Excel 2007 ba­ra­ta je ra­dna sves­ka sa re­zer­vi­ sa­nim ti­pom XLSX. Ovaj for­mat se o­dno­si na ra­ dne sves­ke u zi­po­va­nom mart 2008

PC

15

PC SPECIJALNI DODATAK

XML for­ma­tu (što je pri­li­čno efi­ka­sno sa sta­ no­vi­šta ve­li­či­ne da­to­te­ke). Uko­li­ko ra­dna sves­ ka sa­drži ma­kroe i ra­zne VBA o­bjek­te (o če­mu ne go­vo­ri­mo ovom pri­go­dom), ona će ima­ti for­ mat XLSM; osim „pre­zi­me­na“, i­zme­đu ova dva ti­pa pos­to­je i fun­kci­onal­ne ra­zli­ke, ta­kve da la­ ži­ra­nje ni­je mo­gu­će; reč je o be­zbe­dno­snim me­ ra­ma ko­ji­ma Microsoft spre­ča­va zlo­na­mer­ne pri­ me­ne. Osim ovih, pos­to­ji i tzv. bi­nar­ni for­mat XLSB, či­ja ce­lis­ho­dna upo­tre­ba je pre­dmet ne­ ke dru­ge pri­če. U ovom for­ma­tu mo­že­te ču­va­ti ra­dne sves­ke sa ili bez VBA ele­me­na­ta, ali vam sa­ve­tu­je­mo da se za­sad drži­te po­dra­zu­me­va­nih o­bli­ka XLSX i XLSM. U ra­dnoj oko­li­ni Excel‑a pos­to­ji još ne­ko­li­ko re­zer­vi­sa­nih for­ma­ta, ta­ko­ đe sa na­men­skim ti­po­vi­ma: pre­dlo­šci (.XLTX, .XLTM) pro­gram­ski do­da­ci (.XLAM) i ne­ki dru­ gi. Uobi­ča­je­no, ne­će­te di­rek­tno ba­ra­ta­ti tim for­ ma­ti­ma; oni su i­zlo­že­ni kao sa­drža­ji u­gra­đe­ni u pro­gram ili vaš pro­fil, a njih će­te ko­ris­ti­ti kroz ra­zne na­men­ske ope­ra­ci­je na ra­dnoj pov­rši­ni.

O­bli­ci za­šti­te ra­dne sveske

Uz re­al­nu pret­pos­tav­ku da će­te ve­ći­nu vre­ me­na pro­ve­de­nog u Excel‑u ba­ra­ta­ti ne­kim od uobi­ča­je­nih for­ma­ta da­to­te­ka, ne­će­te ima­ti ni­ ka­kvih pro­ble­ma da ra­zu­me­te po­na­ša­nje pro­ gra­ma. Os­ta­je još je­dna pre­po­ru­ka, za­sno­va­na na (na­ža­lost) ne baš la­ko uo­člji­vim op­ci­ja­ma: uko­li­ko ra­di­te sa ra­dnom sves­kom ko­ ja sa­drži po­dat­ke od po­se­bne va­žnos­ ti za vaš po­sao, ne bi bi­lo lo­še da an­ga­ žu­je­te ras­po­lo­ži­ve op­ci­je za­šti­te, ba­rem kao me­ru pre­ven­ti­ve od sop­stve­nih ne­ ho­ti­čnih gre­ša­ka. To će­te naj­lak­še ura­di­ ti ako pri­li­kom ču­va­nja u di­ja­lo­gu Save As oda­be­re­te stav­ku Tools > General Options. Uko­li­ko ste još ra­ni­je sa­ču­va­ li ra­dnu sves­ku i že­li­te da pro­me­ni­te te op­ci­je, po­no­vo pris­tu­pi­te di­ja­lo­gu Save As (ne bi­raj­te pros­tu ko­man­du Save) i i­zme­ni­te op­ci­je ne me­nja­ju­ći na­ziv da­ to­te­ke ra­dne sves­ke. Je­dna od pros­tih za­šti­tnih me­ra od ne­ho­ti­čnih i­zme­na jes­te mo­gu­ćnost ču­

16

PC

mart 2008

va­nja pret­po­sle­dnje ver­zi­je da­to­te­ke, kao što je to slu­čaj u ne­kim dru­gim pro­gra­mi­ma. Bu­de­te li u­klju­či­li po­lje za po­tvrdu Always create back­ up, pri sva­kom sle­de­ćem ču­va­nju ak­tu­el­nog sta­ nja ra­dne sves­ke bi­će sa­ču­va­no i nje­no pret­ho­ dno sta­nje. Ime i tip da­to­te­ke Moj Po­sao.XLSX će bi­ti i­zme­njen u Ba­ckup of Moj Po­sao.XLK; ako se uka­že po­tre­ba da pris­tu­pi­te tom sa­drža­ ju, tu da­to­te­ku mo­že­te o­tvo­ri­ti du­plim kli­kom na iko­nu; Excel će vas upo­zo­ri­ti da „ne­što mo­ žda ni­je u re­du sa ti­pom da­to­te­ke“, ali po­tvrdi­ te o­tva­ra­nje i o­dmah sa­ču­vaj­te tu ver­zi­ju pod ne­kim dru­gim ime­nom u po­dra­zu­me­va­nom ti­ pu ra­dne sves­ke. Excel vam do­zvo­lja­va da ra­dnoj sves­ci pri­ dru­ži­te dve lo­zin­ke: je­dnu za mo­gu­ćnost o­tva­ ra­nja (Password to open) i je­dnu za mo­gu­ćnost i­zme­na sa­drža­ja (Password to modify); te dve lo­ zin­ke su me­đu­so­bno ne­za­vi­sne. Pri­li­kom uno­ sa lo­zin­ke mo­ra­će­te da po­tvrdi­te upis. Bu­de­te li že­le­li da uki­ne­te ne­ku lo­zin­ku, o­tvo­ri­te je sa pra­ vom i­zme­ne, pa une­si­te „pra­znu lo­zin­ku“ kao no­vu. Ako pos­to­ji lo­zin­ka za pra­vo i­zme­ne, ali je ne zna­te, ra­dnoj sves­ci mo­že­te pris­tu­pi­ti u re­ ži­mu sa­mo za či­ta­nje (Read‑only), što će­te vi­de­ ti kao na­po­me­nu uz na­ziv ra­dne sves­ke u na­slov­ noj li­ni­ji. Po­što to baš i ni­je ne­ki po­se­bno efi­ka­ san vid za­šti­te, mo­žda je bo­lje da pri­me­ni­te sa­ mo po­lje za po­tvrdu Read‑only recommended;

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

reč je o pros­toj pre­po­ru­ci pri­li­kom o­tva­ra­nja da da­to­te­ka os­ta­ne u re­ži­mu sa­mo za či­ta­nje, što je sa­svim pri­me­re­no da an­ga­žu­je­te nad va­žnim ta­ be­la­ma ko­je ste sva­ka­ko o­tvo­ri­li sa­mo da bis­te ih kon­sul­to­va­li to­kom ra­da. Ta­ko će­te si­gur­no spre­či­ti ne­ho­ti­čne i­zme­ne sa­drža­ja.

Pre­dlo­šci ra­dne sveske

Pre­dlo­žak u Excel‑u (template) je vrlo la­ko ra­zu­me­ti: umes­to da po­či­nje­te sa pra­znom ra­ dnom sves­kom, o­tva­ra­njem pre­dlo­ška za­po­či­ nje­te rad u una­pred pri­prem­lje­noj for­mi ra­dne sves­ke ko­ju mo­že­te o­tvo­ri­ti kao po­la­zni o­bra­ zac za svoj rad. Ele­men­ti ko­ji či­ne pre­dlo­žak mo­gu bi­ti mno­go­broj­ni: una­pred o­dre­đe­ni broj ra­dnih lis­to­va i po­se­bno o­dre­đe­na ime­na, ra­ni­ je une­ti sa­drža­ji ko­ji či­ne ne­ka­kav o­bra­zac, ra­ ni­je de­fi­ni­sa­ni i­zgled će­li­ja, ne­ki ele­men­ti auto­ ma­ti­za­ci­je, itd. Pri­pre­ma pre­dlo­ža­ka či­ni do­bro ula­ga­nje u efi­ka­snost i ta­čnost: sva­kim sle­de­ćim po­kre­ta­ njem po­sla po­mo­ću pre­dlo­ška u­šte­de­će­te ne­ko vre­me, a o­blik za­te­če­nog sa­drža­ja će su­ge­ri­sa­

ti op­ti­mal­ne ko­ra­ke u ra­dnom pos­tup­ku. Excel već do­la­zi sa ne­kim za­nim­lji­vim pre­dlo­šci­ma: o­tvo­ri­te o­kno Office > New i na­ći će­te se u pa­le­ ti za i­zbor već ras­po­lo­ži­vih pre­dlo­ža­ka (pre­či­ca Ctrl+N, ko­ja je naj­brža, uobi­ča­je­no vam is­po­ru­ ču­je pra­znu no­vu ra­dnu sves­ku). Uoči­te gru­pe u le­vom o­knu pa­le­te: gor­nja gru­pa sa­drži pre­ dlo­ške na va­šem sis­te­mu, a dru­ga, mno­go ve­ća, upu­ću­je na lo­ka­ci­ju Office Online, gde mo­že­te po­tra­ži­ti ne­ki pre­dlo­žak u ve­li­koj i stal­no ras­tu­ ćoj ko­lek­ci­ji pre­dlo­ža­ka ko­ji su vam stal­no na ras­po­la­ga­nju. Upo­tre­ba pa­le­te je pros­ta: ako kre­ će­te iz lo­ka­la, oda­bra­ni pre­dlo­žak će­te o­tvo­ri­ti kli­kom na du­gme Create; online pre­dlo­žak će­te pre­uze­ti kli­kom na du­gme Download, us­put do­ zvo­lja­va­ju­ći Microsoft‑u da po­tvrdi le­gal­nost va­ še plat­for­me. O­tvo­re­ni pre­dlo­žak bi tre­ba­lo da o­dmah sa­ču­va­te kao da­to­te­ku u ne­kom od po­ dra­zu­me­va­nih for­ma­ta ra­dne sves­ke; ta­da nas­ ta­vi­te sa uobi­ča­je­nim ra­dom. Da bis­te sa­mi pri­pre­mi­li pre­dlo­žak, na­pra­ vi­te go­to­vu ra­dnu sves­ku sa svim po­la­znim sa­ drža­ji­ma, pa je sa­ču­vaj­te kao pre­dlo­žak; u op­ mart 2008

PC

17

PC SPECIJALNI DODATAK

štem slu­ča­ju, to je ko­ri­sno da ura­di­te i sa pre­ dlo­šci­ma sa lo­ka­ci­je Office Online, ka­ko ne bis­ te mo­ra­li da ih pre­uzi­ma­te po­no­vo. Ko­lek­ci­ju pre­dlo­ža­ka će­te pro­ši­ri­ti ako u me­ni­ju Office > Save As naj­pre iza­be­re­te stav­ku Other Formats, a za­tim u di­ja­lo­gu, u pa­da­ju­ćoj lis­ti Save as type iza­be­re­te op­ci­ju Excel Template (*.xltx) ili Excel Macro‑Enabled Template (*.xltm). Dru­ga op­ci­ja va­ži ako pos­to­je ma­kroi u pre­dlo­šku, što je re­đi slu­čaj; pro­gram će vas upo­zo­ri­ti ako nis­te oda­ bra­li va­lja­nu op­ci­ju. Office pro­gra­mi se u ovom ča­su po­na­ša­ju ka­rak­te­ris­ti­čno: po­dra­zu­me­va­na lo­ka­ci­ja za ču­ va­nje će bi­ti pre­u­sme­re­na na onu ko­ja je sis­tem­ ski pre­dvi­đe­na za pre­dlo­ške. Va­žno je da pri­hva­ ti­te to, jer je to je­di­ni na­čin za ka­sni­je uobi­ča­je­ no bi­ra­nje. Na­ime, is­prav­no sprem­ljen pre­dlo­ žak će­te ka­sni­je pro­na­ći u pa­le­ti za i­zbor, u gru­ pi My Templates. Ako pos­to­ji vi­še ko­ri­snič­kih pro­fi­la ko­ji se pri­jav­lju­ju na is­ti ra­ču­nar, ta­da sva­ki ko­ri­snik ima sop­stve­nu ko­lek­ci­ju pre­dlo­ ža­ka za Office pro­gra­me. Na­či­ni ra­zme­ne i de­ lje­ne upo­tre­be pre­dlo­ža­ka u ra­dnom o­kru­že­nju pre­va­zi­la­ze o­kvir ovog pri­ru­čni­ka; pre­dla­že­mo vam da se o to­me kon­sul­tu­je­te sa svo­jim a­dmi­ nis­tra­to­rom in­for­ma­ci­onog sis­te­ma.

Dru­gi for­ma­ti po­da­taka

Je­dna od va­žnih oso­bi­na Excel‑a je u to­ me što omo­gu­ću­je ek­splo­ata­ci­ju po­da­ta­ka iz ra­ znih i­zvo­ra. Sa­svim je ve­ro­va­tno da će­te u svo­ joj prak­si bi­ti u po­tre­bi da ana­li­zi­ra­te po­dat­ke na­či­nje­ne u ne­kom dru­gom pro­gra­mu ili da pri­ pre­mi­te ne­ke o­bra­đe­ne sa­drža­je za da­lji rad u dru­gom pro­gra­mu. Excel ras­po­la­že ra­zmer­no kva­li­te­tnim op­ci­ja­ma za tu na­me­nu i sa­ve­tu­je­ mo da ih ovom pri­li­kom upo­zna­te. Ako u di­ja­lo­gu Save As bu­de po­tre­bno da ču­va­te ra­dnu sves­ku u ne­kom dru­gom for­ma­tu, u me­ni­ju Save as type će­te naj­pre pro­na­ći uobi­ ča­je­ne op­ci­je. Re­ci­mo, već smo na­gla­si­li ka­ko va­lja da mi­sli­te na pov­re­me­nu po­tre­bu ču­va­nja u sta­ri­jem for­ma­tu Excel‑a 97‑2003, što je je­dna od oči­gle­dnih op­ci­ja u me­ni­ju. Ako vam tre­ba vi­še od to­ga, bi­raj­te stav­ku me­ni­ja Other For­

18

PC

mart 2008

mats, pa se kon­cen­tri­ši­te na pa­da­ju­ću lis­tu Save as type, ko­ju smo ma­lo­čas već po­me­nu­li opi­su­ ju­ći ču­va­nje pre­dlo­ža­ka. U ovom ča­su, pri­kla­ dno je da vas upo­zo­ri­mo da je Microsoft ne­dav­ no, u prvom ser­vi­snom pa­ke­tu is­prav­ki za Of­ fice 2007, skra­tio i­zbor mo­gu­ćih for­ma­ta za ču­ va­nje, i­zba­cu­ju­ći sa spis­ka ne­ke zas­ta­re­le for­ma­ te ko­ji ne obe­zbe­đu­ju pri­me­re­ne op­ci­je za­šti­ te sa­drža­ja. U je­dnom od pret­ho­dnih i­zda­nja „O­ffi­ce baj­to­va“ ili na stra­ni­ca­ma „O­ffi­ce Prak­ti­ ku­ma“, pro­na­ći će­te pre­po­ru­ku ka­ko da vra­ti­te te for­ma­te u op­ti­caj, bu­de li ne­op­ho­dno. Excel je odav­no pos­tao „sves­tan In­ter­ne­ ta“, pa pos­to­ji mo­gu­ćnost ču­va­nja u ne­kom od Web for­ma­ta (HTML, MHT), što uz op­ci­ju ču­ va­nja u o­bli­ku uni­ver­zal­ne PDF da­to­te­ke či­ni mo­gu­ću op­ci­ju i­zvo­za sa­drža­ja i ka­sni­jeg pa­siv­ nog pre­gle­da za one ko­ji ne­ma­ju Excel na svom ra­ču­na­ru. Uko­li­ko po­dat­ke pri­pre­ma­te za pre­ nos u ne­ki dru­gi struk­tu­rira­ni sis­tem, kon­sul­ tuj­te se sa ko­le­ga­ma ko­ji bi for­mat bio op­ti­ma­ lan; za pre­nos u ba­ze po­da­ta­ka to bi mo­gli bi­ ti for­ma­ti XML, TXT, DIF, SLK, ma­da je vrlo ve­ro­va­tno da će­te pri­me­ni­ti uvek efi­ka­sni uni­ ver­zal­ni o­blik CSV. U sva­kom slu­ča­ju, po­ve­di­ te ra­ču­na da pri i­zbo­ru ti­pa pos­to­je ra­zne op­ci­ je (naj­bi­tni­ji je ko­dni ras­po­red, tj. oču­va­nje či­ tlji­vos­ti na­ših slo­va), pa ne bi bi­lo lo­še da pre us­ pos­tav­lja­nja ne­kog stan­dar­da ra­zme­ne na­pra­vi­ te o­zbilj­ne pro­be ka­ko bis­te se uve­ri­li da će sve pro­ći va­lja­no. Excel je u sta­nju da pri­hva­ti vi­še for­ma­ta za­pi­sa po­da­ta­ka. For­ma­ti ko­ji se sma­tra­ju pri­ ro­dnim su svi o­bli­ci sta­rih i no­vih Excel da­to­te­ ka (.XL*), kao i fa­mi­li­ja for­ma­ta XML i HTML. Za mno­ge for­ma­te ba­za po­da­ta­ka pos­to­je fil­te­ ri po­mo­ću ko­jih se, di­rek­tno ili kroz pri­kla­dne di­ja­lo­ge, sa­držaj uvo­di u ra­dnu sves­ku. Čest slu­ čaj uči­ta­va­nja stra­nog for­ma­ta će­te ima­ti ako je ula­zni sa­držaj za­pi­san kao o­bli­ko­va­ni tekst, po­ rav­nat ta­ko da se la­ko pre­po­zna­ju ko­lo­ne bu­du­ će ta­be­le, ili o­zna­čen ne­kim zna­kom za ra­zgra­ ni­ča­va­nje (za­rez, tač­ka‑za­rez, ta­bu­la­tor i sl.). U ve­ći­ni slu­ča­je­va, Excel će o­dmah i ta­čno pre­po­ zna­ti ove pos­tav­ke, a na va­ma je da po­tvrdi­te

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

i­zbor ili, u re­đim si­tu­aci­ja­ma, da i­zme­ni­te pa­ra­ me­tre uvo­za. Na sli­ci mo­že­te vi­de­ti ka­ko i­zgle­da di­ja­log za uvoz tek­stu­al­ne da­to­te­ke. Ov­de je na de­lu ča­ ro­bnjak za uvoz tek­sta, ko­ji će ve­ro­va­tno us­pe­ šno pre­po­zna­ti struk­tu­ru. Ipak, uvek pro­ve­ri­te da li su ko­lo­ne do­bro pos­tav­lje­ne, po­go­to­vo ako u ta­be­li ima bro­je­va: mi­šem mo­že­te po­mi­ca­ti li­

za sva­ko­dnev­ni rad, pri­pre­mi­te že­lje­ni o­blik ra­ dne sves­ke. Po­tom je sa­ču­vaj­te kao pre­dlo­žak pod ime­nom BO­OK.XLTX i pos­ta­vi­te je u fas­ci­ klu XLStart ko­ja se na­la­zi neg­de u struk­tu­ri va­ še in­sta­la­ci­je Office pro­gra­ma (po­če­tak na­vi­ga­ci­ je u Windows‑u XP je \Documents and Settings\ \Application Data\; u Vis­ti, to je \ Users\\AppData\Roaming\; u nas­tav­

ni­ju ra­zgra­ni­če­nja po le­nji­ru. Kli­kom mi­ša pos­ ta­vi­će­te no­vu li­ni­ju; du­plim kli­kom na vrh li­ni­je ona će bi­ti u­klo­nje­na. O­bra­ti­te pa­žnju na tre­ći ko­rak ča­ro­bnja­ka, gde tre­ba da pri­pa­zi­te na for­ ma­te po­da­ta­ka (o nji­ma go­vo­ri­mo u sle­de­ćem odelj­ku), a po­se­bno na de­ci­mal­ne o­zna­ke bro­je­ va i da­tu­me. Ako pos­to­je ra­zli­ke (tač­ka umes­to za­re­za, ne­ti­pi­čan za­pis da­tu­ma), kli­kni­te na Ad­ vanced i pro­me­ni­te po­da­tak. Ako že­li­te da se Excel uvek o­tvo­ri sa ra­ dnom sves­kom ko­ja je na­men­ski pri­prem­lje­na

ku pu­ta­nje, to je \Microsoft\Excel\XLSTART). Sa­da će se pri o­tva­ra­nju Excel‑a uvek o­tvo­ri­ti no­va ra­dna sves­ka či­ji po­la­zni sa­držaj je uzet iz ovog pre­dlo­ška. Sli­čno mo­že­te pos­tu­pi­ti i pri uvo­đe­nju no­vog ra­dnog lis­ta u ra­dnu sves­ku: pri­pre­mi­te no­vi ra­dni list ko­ji je je­di­ni u ra­dnoj sves­ci, a za­tim ga sa­ču­vaj­te kao pre­dlo­žak po ime­nu SHE­ET.XLTX u fas­ci­kli XLStart. Od tog ča­sa sva­kom ko­man­dom za do­da­va­nje ra­dnog lis­ta do­bi­će­te no­vi list sa sa­drža­jem pre­uze­tim iz ovog pre­dlo­ška.

mart 2008

PC

19

PC SPECIJALNI DODATAK

Vrste, ti­po­vi i for­ma­ti po­da­taka

R

a­zu­me­va­nje a­tri­bu­ta po­da­ta­ka je je­dan od klju­če­va va­lja­nog ra­da u Excel‑u. Pro­ gram će vam po­mo­ći u to­me: za po­če­tak, do­volj­ no je da zna­te za ne­ko­li­ko pros­tih pra­vi­la uno­sa i da pre­po­zna­te da li ste ne­ki sa­držaj une­li is­prav­no. Na sa­mom po­čet­ku te pri­če, haj­de naj­pre da sav­la­ da­mo pre­ci­zne poj­mo­ve ko­ji­ma će­mo se slu­ži­ti u opi­si­va­nju po­da­ta­ka.

Ka­da upi­su­je­te ne­što u bi­lo ko­ju će­li­ju na ra­ dnom lis­tu, pos­to­je dve na­jop­šti­je vrste sa­drža­ja: to su kon­stan­te i for­mu­le. Kon­stan­ta je bi­lo ka­ kav pros­to upi­sa­ni po­da­tak; naj­va­žni­ja oso­bi­na kon­stan­te u će­li­ji jes­te da njen sa­držaj os­ta­je ne­ pro­men­ljiv dok ga ne pro­me­ni­te sa­mi. Kon­stan­ tne vre­dnos­ti se ra­zli­ku­ju po ti­po­vi­ma ko­ji je Ex­ cel u sta­nju da pre­po­zna (tekst, broj, da­tum...), o če­mu će­mo go­vo­ri­ti ma­lo ka­sni­je. For­mu­la je sa­ držaj i­zra­žen kao i­zraz ili fun­kci­ja i po­dle­že stro­ gim pra­vi­li­ma pi­sa­nja; ta­kav sa­držaj se uvek in­ ter­pre­ti­ra kao re­zul­tat i­zra­ču­na­va­nja. For­mu­la se pre­po­zna­je ta­ko što uvek po­či­nje zna­kom je­ dna­kos­ti (=). Ar­gu­ment for­mu­le mo­že bi­ti kon­ stan­ta, re­fe­ren­ca (a­dre­sa) ili dru­ga for­mu­la. Glav­ na oso­bi­na for­mu­le je da do­bi­je­ni re­zul­tat u će­li­ji auto­mat­ski me­nja vre­dnost ako se pro­me­ni vre­ dnost ne­ke po­la­zne će­li­je. Sa­da go­vo­ri­mo o i­zra­ zi­ma; o fun­kci­ja­ma, kao po­se­bno va­žnoj te­mi u Excel‑u, go­vo­ri­mo u po­se­bnom odelj­ku. Ka­da uno­si­te sa­držaj u će­li­ju, Excel uvek po­ku­ša­va da pre­po­zna šta pi­še­te; na o­sno­vu tog pre­po­zna­va­nja za­sno­va­na je in­te­rak­tiv­nost ra­dnog lis­ta. Ako prvo une­se­te znak je­dna­kos­ ti, Excel oče­ku­je for­mu­lu; u tre­nut­ku po­tvrde uno­sa pro­gram pro­ve­ra­va is­prav­nost i ako se po­tvrdi da su pra­vi­la za­do­vo­lje­na, pri­ka­zu­je go­ tov re­zul­tat (ili po­ru­ku o gre­šci, ako se ona de­ si). Ako sa­držaj ne po­či­nje zna­kom je­dna­kos­ti, on­da je to uvek kon­stan­ta: ta­da pro­gram po­ku­ ša­va da pre­po­zna tip po­dat­ka na o­sno­vu o­bli­ka une­tog sa­drža­ja (npr. ne­ki da­tum ili broj). Ako tip po­dat­ka ne bu­de po­se­bno pre­po­znat, Excel će ga tu­ma­či­ti kao tekst.

20

PC

mart 2008

Ti­po­vi po­da­taka

Sva­ka kon­stan­ta ili re­zul­tat for­mu­le u ne­ koj će­li­ji sa­drži a­tri­but ti­pa po­dat­ka. To je vre­ dno­sna ka­te­go­ri­ja ko­ju je va­žno da pre­po­zna­je­ te, jer od njih za­vi­se mo­gu­ćnost i is­hod ne­kih ope­ra­ci­ja (re­ci­mo, be­smi­sle­no je sa­bi­ra­ti tekst i broj). Ka­da bu­de­mo go­vo­ri­li o fun­kci­ja­ma, vi­de­ će­te da je po­što­va­nje ti­po­va kri­ti­čno va­žno da bi se Excel uop­šte pra­vil­no ko­ris­tio. Pa­žlji­vo pro­ uči­te ka­ko se ti­po­vi de­fi­ni­šu i pre­po­zna­ju. Tekst je bi­lo ka­kav skup zna­ko­va (slo­va, ci­ fre i spe­ci­jal­ni zna­ko­vi) i pred­stav­lja na­jop­šti­ji tip po­dat­ka. Excel će po­ku­ša­ti da pre­po­zna kon­ tekst i tip sa­drža­ja će­li­je u to­ku uno­sa: uko­li­ko ne bu­de pre­po­znat ni­je­dan po­se­bni tip pri uno­ su ili i­zra­ču­na­va­nju, sa­držaj će se sma­tra­ti obi­ čnim tek­stom. Uko­li­ko in­sis­ti­ra­te da se sa­držaj vi­di kao tekst, što ima smi­sla u o­dre­đe­nim pri­ li­ka­ma, kao prvi znak une­si­te apos­trof (’); re­ci­ mo, iako se je­din­stve­ni ma­ti­čni broj gra­đa­na (JMBG) sas­to­ji is­klju­či­vo od ci­fa­ra, ko­ri­sno je da taj po­da­tak za­pi­še­te kao tekst; u pro­tiv­nom, mo­glo bi se de­si­ti da vo­de­ća nu­la ne bu­de is­pi­sa­ na ili da pro­gram „o­dlu­či“ da pro­me­ni o­blik za­ pi­sa bro­ja u kon­tek­stu­al­nu be­smi­sli­cu. Vo­de­ći apos­trof se ne­će vi­de­ti u će­li­ji, osim u to­ku ure­ đi­va­nja; ka­da ta­ko une­se­te broj, po­ja­vi­će se pa­ me­tna o­zna­ka ko­ja će uoči­ti ne­kon­zis­ten­tnost, ali to mo­že­te i­gno­ri­sa­ti. Dru­gi na­čin da se sa­ držaj sma­tra is­klju­či­vo tek­stom je za­tva­ra­nje u zna­ke na­vo­dni­ka (konkretno, "123“ ni­je broj, ne­go tekst). Tekst se po­dra­zu­me­va­no po­rav­na­ va ule­vo i to je do­bro da upam­ti­te: ako ste že­le­ li da upi­še­te ne­ki broj ili da­tum, a sa­držaj je os­ tao po­rav­nat ule­vo (pri če­mu vi nis­te for­si­ra­li po­rav­na­nje ule­vo), zna­će­te da ste ne­što po­gre­ši­ li pri­li­kom uno­sa. Broj je po­se­ban tip po­dat­ka u će­li­ji: sas­to­ji se od ci­fa­ra 0‑9 i spe­ci­jal­nih zna­ko­va ko­ji o­dre­ đu­ju po­se­ban o­blik bro­ja (pred­znak bro­ja, in­ter­ pun­kci­ja bro­ja, o­zna­ka za pro­ce­nat, o­zna­ka va­ lu­te itd.). Osim pros­tog uno­sa, broj mo­že­te upi­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

sa­ti i sa se­pa­ra­to­rom kla­sa (npr. 123.456,78), kao ra­zlo­mak (npr. 7 3/8), u ek­spo­nen­ci­jal­nom o­bli­ku (re­ci­mo, 1,23E‑03) itd. Mak­si­mal­ni op­ seg bro­je­va u ko­me Excel mo­že da ope­ri­še je od ‑1E+308 do +1E+308, a u oko­li­ni nu­le od ‑2,22E‑308 do +2,22E‑308. Broj se uvek pam­ti i ula­zi u ra­čun­ske ope­ra­ci­je sa naj­vi­še pe­tna­est zna­čaj­nih ci­fa­ra, dok se ci­fre ni­že vre­dnos­ti pre­ tva­ra­ju u nu­le. Sve va­ri­jan­te bro­je­va se po­dra­zu­ me­va­no po­rav­na­va­ju ude­sno u će­li­ji.

Da­tum i vre­me su ka­rak­te­ris­ti­čni o­bli­ci bro­je­va: ra­zlog za to je na­čin za in­ter­no ču­va­ nje i o­bra­du, a ne pre­zen­ta­ci­ja na ra­dnom lis­ tu. Na­ime, Excel sva­ki da­tum in­ter­no vi­di kao re­dni broj po­čev od 1. ja­nu­ara 1900. go­di­ne; za­ hva­lju­ju­ći to­me, po­dat­ke o da­tu­mi­ma je mo­gu­ će ko­ris­ti­ti u ra­čun­skim ope­ra­ci­ja­ma. Vre­me u to­ku da­na se u Excel‑u in­ter­no in­ter­pre­ti­ra kao ra­zlo­mak X/86400, gde je X broj se­kun­di pro­te­ klih od po­no­ći. Vre­me se pred­stav­lja u de­ci­mal­ nom o­bli­ku bro­ja, i to ta­ko da se lo­gi­čno nas­tav­ lja na o­blik za­pi­sa da­tu­ma (re­ci­mo, in­ter­ni za­ pis 1. mar­ta 2008. u 18:00 gla­si 39508,75). Ex­ cel ba­ra­ta da­tu­mi­ma u op­se­gu od 1.1.1900. do 31.12.9999. Ka­da upi­su­je­te da­tum u po­dra­zu­ me­va­nom o­bli­ku, pri­pa­zi­te da ne une­se­te tač­ku iza go­di­ne, jer će u pro­tiv­nom da­tum bi­ti pre­po­ znat sa­mo kao tekst. To je uve­de­no kao stan­dar­ dno pra­vi­lo; ka­sni­je će­mo vam o­bja­sni­ti ka­ko to da i­zme­ni­te ako in­sis­ti­ra­te is­pi­su da­tu­ma po na­šem pra­vo­pi­su. Tre­nu­tni da­tum će­te naj­brže une­ti pre­či­com Ctrl+; (tač­ka‑za­rez), a tre­nu­tno vre­me pre­či­com Ctrl+: (dvo­tač­ka). Lo­gič­ka vre­dnost se jav­lja kao re­zul­tat pos­ tav­lje­nog lo­gič­kog i­zra­za ili fun­kci­je. Mo­gu­će je une­ti lo­gič­ku vre­dnost i kao kon­stan­tu, kao je­ dnu od re­zer­vi­sa­nih re­či TRUE ili FAL­SE. Po­ru­ ka o gre­šci je tip po­dat­ka ko­ji vi kao ko­ri­snik ne­

će­te uno­si­ti, ne­go je mo­gu­će da ga do­bi­je­te kao re­zul­tat ne­ke ne­re­gu­lar­nos­ti u i­zra­ču­na­va­nju for­mu­le; o po­ru­ka­ma o gre­šci po­se­bno će­mo pri­ča­ti u de­lu o fun­kci­ja­ma. Lo­gič­ke vre­dnos­ti i po­ru­ke o gre­šci se uobi­ča­je­no is­pi­su­ju cen­tri­ra­ no u o­dno­su na ši­ri­nu će­li­je.

O­blik pri­ka­za sa­držaja

Sva­kom sa­drža­ju će­li­je, a po­go­to­vo ako je to ne­tek­stu­al­ni za­pis, mo­že­te do­de­li­ti po­se­ban o­blik (for­mat) pri­ka­za. Kad to ka­že­mo, po­dra­zu­ me­va­mo pri­kaz po­dat­ka na ra­dnom lis­tu bez ob­zi­ ra na nje­go­vu vre­dnost: re­ci­mo, broj vi­dlji­vih de­ ci­ma­la bro­ja, o­zna­ka va­ lu­te, o­blik za­pi­sa da­tu­ma, itd. Kre­ni­mo od ne­ ko­li­ko pri­me­ra po­na­ša­nja Excel‑a u pre­po­zna­va­ nju for­ma­ta. U ne­ko­li­ko će­li­ja une­si­te ta­čno sle­ de­će sa­drža­je: 12.345,678 123456,123456 15 Din. 15,00 Din.

Excel je o­dmah pri­hva­tio prva dva bro­ja u de­ci­mal­nom for­ma­tu, prvi put sa se­pa­ra­to­rom kla­sa, dru­gi put bez njih. Dru­ga dva bro­ja su pri­hva­će­na u for­ma­tu va­lu­te, je­dnom bez de­ci­ ma­la, dru­gi put sa nji­ma. Pri­me­ti­će­te da u po­ dra­zu­me­va­nom ure­đe­nju ra­dnog lis­ta, na kra­ ju ne vi­di­te sve de­ci­ma­le prva dva bro­ja, ali ni­ šta za­to: Excel po­ne­kad za­o­kru­gli broj na ma­ nje de­ci­ma­la, ure­dno pam­te­ći sve upi­sa­ne de­ci­ ma­le; sve one će rav­no­prav­no učes­tvo­va­ti u ra­ čun­skim ope­ra­ci­ja­ma, vi­de­le se one ili ne. Pro­ ve­ri­te sve vre­dnos­ti u li­ni­ji za unos: vi­de­će­te sa­ mo o­snov­ni za­pis bro­ja, o­blik ko­ji je do­vo­ljan u i­zra­ču­na­va­nji­ma. Ipak, Excel je o­dmah pri­hva­ tio une­te for­ma­te u će­li­ju, pam­te­ći sve de­ci­ma­le čak i ako ih ne pri­ka­zu­je u će­li­ji. To je još je­dno pra­vi­lo u Excel‑u: pro­gram po­dra­zu­me­va­no ču­ va u po­za­di­ni pre­ci­znost do ras­po­lo­ži­vih 15 zna­ mart 2008

PC

21

PC SPECIJALNI DODATAK

čaj­nih ci­fa­ra i to ne tre­ba me­ša­ti sa vi­dlji­vim is­ pi­som (pos­to­ji i dru­ga op­ci­ja pre­ci­znos­ti; o njoj sa­da ne go­vo­ri­mo). Sa­da pro­me­ni­te upi­sa­ne vre­dnos­ti: pre­pi­ ši­te sa­držaj sve če­ti­ri će­li­je bro­jem 1. Na po­čet­ ku, Excel je pre­po­znao i pri­hva­tio une­te for­ma­ te pri prvom uno­su bro­je­va. Po­sle to­ga, broj 1 je „pros­to“ unet, ali je ipak pri­me­njen o­blik ko­ji je već pos­to­jao u će­li­ji. To va­ži kao pra­vi­lo u Ex­ cel‑u: prvi o­blik pri­ka­za ra­zli­čit od obi­čnog za­pi­sa os­ta­će za­be­le­žen kao svoj­ stvo će­li­je i sle­de­ći une­ ti po­da­tak će se je­dna­ko o­bli­ko­va­ti. U ta­kvim slu­ ča­je­vi­ma je­di­ni na­čin da pro­me­ni­te o­blik pri­ka­za u će­li­ji je for­si­ra­na pro­ me­na o­bli­ka, jer oso­bi­na os­ta­je za­drža­na čak i kad sa­svim i­zbri­še­te za­pis u će­li­ji. Ovo pra­vi­lo pam­će­nja mo­že­te do­bro da is­ko­ris­ti­te da bis­te pri prvom for­mi­ra­nju ne­kog ure­dnog sa­drža­ja o­dmah pos­tav­lja­li op­ti­mal­ne o­bli­ke bro­je­va. Da bi se for­ma­ ti­ma za­pi­sa u će­li­ ji lak­še ba­ra­ta­lo, u Excel‑u pos­to­je stan­ dar­dni pre­dlo­šci is­pi­ sa. To su tzv. mas­ke. Osim što se mo­že­te sna­la­zi­ti sa broj­nim mas­ka­ma ko­je već pos­to­je, mo­gu­će je i da for­mi­ra­te sop­stve­ ne o­bli­ke. Pro­me­na mas­ke bro­ja u će­li­ji i­zvo­di se na kar­ti­ci Number u već po­zna­ tom di­ja­lo­gu Format Cells; re­al­ne po­tre­be u prak­si su ta­kve da će­te ovom di­ja­lo­gu čes­to pris­tu­pa­ti, pa sa­ve­tu­je­mo da upam­ti­te pros­tu pre­či­cu Ctrl+1 kao naj­brži na­čin da ure­di­te ak­ tiv­nu će­li­ju ili obe­le­že­ni op­seg. Prvi i­zbor u lis­ti ka­te­go­ri­ja je General: to je o­blik bez po­se­bnih svoj­sta­va, onaj ko­ji je una­

22

PC

mart 2008

pred de­fi­ni­san na pra­znom ra­dnom lis­tu. Dru­ ga va­ri­jan­ta je Number i ona već omo­gu­ću­je vi­ še op­ci­ja: de­fi­ni­sa­nje bro­ja vi­dlji­vih de­ci­ma­la, pri če­mu će po­sle­dnja ci­fra bi­ti za­o­kru­glje­na; upo­tre­ba se­pa­ra­to­ra kla­sa (znak za ra­zdva­ja­nje hi­lja­da), ra­di lak­šeg či­ta­nja ve­li­kih bro­je­va; na­ čin pri­ka­za ne­ga­tiv­nih bro­je­va (na primer ne­ ke knji­go­vo­đe vo­le da vi­de ne­ga­tiv­ne bro­je­ve kao crve­ne). Dok pos­tav­lja­te op­ci­je, me­nja­će se i­zgled uzor­ka bro­ja u će­li­ ji, ta­ko da o­dmah vi­di­te bu­du­ći re­zul­tat. Ka­te­go­ri­ja Currency je na­me­nje­na pri­ka­zu nov­ ča­nih i­zno­sa. Osim lo­kal­ nih za­pi­sa sim­bo­la (kod nas je to Din.) i spe­ci­jal­nih o­zna­ka za do­lar, ev­ ro i sli­čne va­lu­te, pri­lo­žen je i du­gi spi­sak o­zna­ ka va­lu­ta po ISO stan­dar­du (tri ve­li­ka slo­va), ko­je se ko­ris­te u me­đu­držav­nom pla­tnom pro­ me­tu. Na­ža­lost, naš di­nar je ov­de i dalje o­zna­ čen pret­pro­šlom skra­će­ni­com YUN; u me­đuv­ re­me­nu je zas­ta­re­ la i o­zna­ka CSD, a ak­tu­el­no obe­le­ žje RSD još ni­je na vi­di­ku. Ra­ču­ no­vod­stve­ni for­ ma­ti (Account­ ing) su sli­čni va­lu­ ta­ma, osim što je po­rav­na­nje ma­lo dru­ga­či­je, a pred­ znak ne­ga­tiv­nog bro­ja za na­šu va­ lu­tu se pri­ka­zu­je uz le­vu ivi­cu će­li­ je; po ame­rič­kom stan­dar­du pak ne­ ga­tiv­ni boj se u knji­go­vod­stvu pri­ka­zu­je kao obi­ čan broj u za­gra­da­ma. For­ma­ti Date i Time sa­drže o­bli­ke ko­ji va­ že u no­men­kla­tu­ra­ma ra­znih je­zi­ka. Upo­znaj­ te pre­dlo­že­ne for­ma­te za na­še po­dne­blje: je­di­ no ako una­pred bu­de­te po­što­va­li ne­ku od da­tih

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

for­mi pri­li­kom za­pi­si­va­nja, da­tum će o­dmah bi­ ti va­lja­no pre­po­znat. Na pri­mer, ako une­se­te 31.3.8, 31.03.08, 31.mart.2008, 31/3/08 ili 31. mart 2008, Excel će zna­ti da mu sa­op­šta­va­te is­ti da­tum. Ne ku­caj­te tač­ku na kra­ju go­di­ne, jer je to po pra­vi­li­ma Excel‑a po­gre­šno. Ve­oma je va­ žno da pro­gram ra­zu­me da uno­si­te baš da­tum i za­to uve­žbaj­te pri­me­nu stan­dar­dnih mas­ki. For­ma­ti Percentage i Scientific se ko­ris­te za po­se­bne na­me­ne; nji­ho­va upo­tre­ba vam je ve­ro­ va­tno ili ja­sna ili ne­va­žna. O­bra­ti­te pa­žnju ka­ ko Excel tre­ti­ra pre­pi­si­va­nje bro­ja is­pi­sa­nog u pro­cen­tu­al­nom o­bli­ku: znak za pro­ce­nat će os­ta­ ti za­držan pri ku­ca­nju, ta­ko da o­dmah ra­zu­me­ te ko­ju vre­dnost re­al­no za­pi­su­je­te. Bu­de­te li kli­ knu­li na du­gme Home > Number > Percent Style nad će­li­jom u ko­joj je za­pi­san ne­ki obi­čan broj ili to uči­ni­te i­zbo­rom u di­ja­lo­gu Format Cells, on će bi­ti vre­dno­sno oču­van; da­kle, broj 15 bi bio pre­ina­čen u 1500%. Ako že­li­te da broj pred­ sta­vi­te kao ra­zlo­mak, une­si­te ga u o­bli­ku a b/c (uoči­te ra­zmak i­zme­đu ce­lo­broj­nog de­la i fra­ gmen­ta). Gru­pa o­bli­ka Fraction sa­drži i va­ri­jan­ te ko­je da­ju op­ci­je pri­ka­za u za­o­kru­glje­nim ra­ zlom­ci­ma (n/2, n/4... n/100) ili kao a­prok­si­ma­ ci­ju u ko­joj ime­ni­lac ima je­dnu, dve ili tri ci­fre. U ne­kim slu­ča­je­vi­ma, broj sa mno­go de­ci­ma­la mo­žda ne­će bi­ti ta­čno pri­ka­zan, ali nje­go­va po­ la­zna vre­dnost će in­ter­no uvek os­ta­ti oču­va­na. For­mat Text je još je­dan na­čin da spre­či­ te pro­gram da pre­po­zna po­se­ban sa­držaj ili for­ mat uno­sa. Ako je će­li­ji do­de­ljen ovaj for­mat, sva­ki une­ti broj ili for­mu­la će se sma­tra­ti obi­ čnim tek­stom, ovog pu­ta bez po­tre­be da ga za­ po­či­nje­te apos­tro­fom. Ka­te­go­ri­ja Special je pra­ zna na srpskom, ali fun­kci­oni­še na ne­kim dru­ gim je­zi­ci­ma; Re­ci­mo, pro­baj­te English (United States) da bis­te vi­de­li pri­me­re: to su ra­zni stan­ dar­dni bro­je­vi u o­bras­ci­ma, po­put po­štan­skog ili te­le­fon­skog bro­ja. For­mat Custom je na­me­njen i­zbo­ru ili uno­ su spe­ci­jal­nih mas­ki ko­je mo­že­te is­ko­ris­ti­ti u po­se­bnim pri­li­ka­ma. Ne­ke od mas­ki ko­je ov­de vi­di­te su, za­pra­vo, one iz dru­gih gru­pa, a ov­de su na­ve­de­ne jer mo­že bi­ti zgo­dno da vam po­

slu­že kao po­la­zi­šte za ne­ku po­se­bnu mas­ku. Na­ ime, uvek mo­že­te for­mi­ra­ti sop­stve­nu mas­ku is­pi­sa. Re­ci­mo da že­li­te da kla­se bro­ja bu­du ra­ zdvo­je­ne ra­zma­kom, a ne tač­kom, i da se vi­de stro­go tri de­ci­ma­le; ta­kva mas­ka ne pos­to­ji me­ đu pre­dlo­že­nim. Re­še­nje na­ve­de­nog pri­me­ra je da u po­lje Type une­se­te mas­ku # ### ##0,000. Znak # zna­či da se vo­de­će nu­le bro­ja me­nja­ ju pra­znim mes­tom, a nu­le u mas­ki pri­ka­zu­ju uvek vi­dlji­ve ci­fre. Ako, na pri­mer, ba­ra­ta­te bro­ je­vi­ma ko­je že­li­te da vi­di­te sa ta­čno če­ti­ri ci­fre (0001, 0002...), o­zna­či­te cilj­ni op­seg i de­fi­ni­ši­te mu mas­ku 0000. A ako in­sis­ti­ra­te na tač­ki na kra­ju go­di­ne u da­tu­mu, ipak mo­ra­te une­ti da­ tum u stan­dar­dnom for­ma­tu, a ka­sni­je sa­mi de­ fi­ni­ši­te mas­ku da­tu­ma ko­ja po­dra­zu­me­va i tač­ ku na kra­ju (pro­baj­te, re­ci­mo, mas­ke d.m.yyyy. ili dddd, d. mmmm yyyy.). Sva­ku mas­ku ko­ju sa­mi de­fi­ni­še­te Excel će upam­ti­ti u da­to­te­ci ra­ dne sves­ke i ona će ubu­du­će bi­ti na ras­po­la­ga­ nju u njoj. Alat­ka Format Painter („čet­ki­ca“), ko­ju smo ra­ni­je opi­sa­li, mo­že da po­slu­ži i za pre­ nos pos­tav­lje­nog o­bli­ka pri­ka­za sa­drža­ja. Dru­ gi na­čin ko­pi­ra­nja o­bli­ka bro­je­va je spe­ci­jal­ni pre­nos: po­la­znu će­li­ju o­zna­či­te za ko­pi­ra­nje (Ctrl+C), a za­tim o­zna­či­te sve će­li­je u cilj­nom op­se­gu i u me­ni­ju is­pod du­gme­ta Home > Clip­ board > Paste iza­be­ri­te stav­ku Paste Special; u di­ja­lo­gu ko­ji će se o­tvo­ri­ti, u gru­pi Paste oda­be­ ri­te op­ci­ju Formats, pa po­tvrdi­te i­zbor. U­zgred, kad već po­mi­nje­mo ovaj di­ja­log: upam­ti­te ga, jer će vam bi­ti od zna­čaj­ne ko­ris­ti u mno­gim po­ se­bnim si­tu­aci­ja­ma.

I­zra­zi u Excel‑u

Na­lik kla­si­čnom poj­mu iz al­ge­bre, i­zraz je o­blik for­mu­le ko­ja se sas­to­ji od kon­stan­ti, re­fe­ ren­ci i ope­ra­to­ra. Excel pre­po­zna­je tri vrste i­zra­ za, a oni se ra­zvrsta­va­ju pre­ma ti­pu re­zul­ta­ta: to su ari­tme­tič­ki, tek­stu­al­ni i lo­gič­ki i­zraz. Ope­ra­ to­ri ari­tme­tič­kih i­zra­za su uobi­ča­je­ni zna­ci za če­ ti­ri o­snov­ne ope­ra­ci­je (+, ‑, *, /), znak za pro­ce­ nat i znak ^ (na­zi­va se ka­ret) ko­jim se o­zna­ča­va ste­pe­no­va­nje. U i­zra­zi­ma se ko­ris­te uobi­ča­je­na mart 2008

PC

23

PC SPECIJALNI DODATAK

pra­va prven­stva me­đu ope­ ra­ci­ja­ma, a ko­ri­šće­njem za­ gra­da ovaj re­do­sled prven­ stva se me­nja; ra­zli­ke u o­dno­su na ari­tme­tič­ka pra­ vi­la ne pos­to­je ili su ve­oma ma­le, pa ne­će­te ima­ti ni­ka­ kvih pro­ble­ma. Ako je reč o tek­stu, re­zer­vi­san je sa­mo je­dan po­se­bni ope­ra­tor: & (na­zi­va se ampersend) o­zna­ ča­va sas­tav­lja­nje tek­sta (tzv. kon­ka­te­na­ci­ju). Pros­ti lo­gič­ki i­zra­zi se ba­ve o­dno­som ve­li­či­na, pa je za njih re­zer­vi­sa­no šest oči­gle­dnih ope­ra­to­ra: =, >, <, >=, <= i <>. Mo­gu­ći re­zul­ta­ti ne­kog lo­gič­kog i­zra­za su kon­stan­te TRUE i FAL­SE. Sa­držaj i­zra­za mo­že bi­ti ili kon­stan­ta ili a­dre­sa će­li­je ko­ja sa­drži ne­ku vre­dnost, bi­lo da su u njoj kon­stan­ta ili re­zul­tat dru­ge for­mu­le. Po­gle­daj­te pri­me­re na sli­ci: re­zul­ta­ti ne­kih for­ mu­la su do­bi­je­ni od kon­stan­ti u ko­lo­ni A, a ne­ ke for­mu­le su na­pi­sa­ne kao kom­bi­na­ci­ja kon­ stan­ti i re­fe­ren­ci. U to­ku uno­sa i­zra­za Excel će vam po­mo­ći lo­gič­kom kon­tro­lom pi­sa­nja. Re­ci­mo, ka­da upi­

24

PC

mart 2008

su­je­te ni­zo­ve o­tvo­re­nih za­gra­da, me­nja­će se nji­ ho­ve bo­je; ka­ko une­se­te ne­ku de­snu za­gra­du, po­de­blja­će se njen par na le­voj stra­ni, a bi­će upa­re­na i bo­ja, ka­ko bis­te ima­li vi­zu­el­nu kon­tro­ lu pa­ro­va od­go­va­ra­ju­ćih za­gra­da. Ako po­ku­ša­te da zav­rši­te unos i­zra­za ko­ji ni­je is­pra­van, Excel će pri­ja­vi­ti gre­šku, po­ku­ša­va­ju­ći da je is­pra­vi i pre­dla­žu­ći is­prav­ku. U ne­kim tri­vi­jal­nim slu­ča­ je­vi­ma, re­ci­mo kad sa­mo ni­je za­tvo­re­na oči­gle­ dna po­sle­dnja za­gra­da, Excel će to uči­ni­ti za vaš ra­čun bez po­se­bne na­zna­ke.

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Re­fe­ren­ce i op­sezi

E

xcel ras­po­la­že sa­drža­ji­ma u ra­dnoj sves­ci is­klju­či­vo ta­ko što pro­zi­va a­dre­se će­li­ja i op­se­ga, dok ra­čun­ska ma­ši­na u po­za­di­ni pris­tu­pa kon­kre­tnim vre­dnos­ti­ma i is­pi­su­je re­zul­ta­te u cilj­ nim će­li­ja­ma. Da bis­te mo­gli efi­ka­sno da obav­lja­ te sve po­slo­ve na ra­dnom lis­tu, izu­ze­tno je va­žno da na­uči­te da kon­tro­li­še­te o­bli­ke re­fe­ren­ci i po­na­ ša­nje pro­gra­ma pri ma­ni­pu­la­ci­ji for­mu­la­ma, jer je si­gur­no da će­te čes­to ko­pi­ra­ti mno­go for­mu­la u ne­ kim lis­ta­ma, umes­to da ih sa­mi uno­si­te u sto­ti­ne

re­do­va i­znad, a naj­bli­ža je­dan red i­znad“. Ka­da je for­mu­la is­ko­pi­ra­na, ona je pre­ne­la u­pra­vo ta­ kav opis re­fe­ren­ce i za­to je do­bi­je­na no­va for­mu­ la, sa dru­gim op­se­gom u za­pi­su. Ova­kav o­blik pre­no­še­nja for­mu­le je naj­če­šći i si­gur­no će­te ga čes­to ko­ris­ti­ti; me­đu­tim, tu pos­to­je i ne­ke ma­le zam­ke i va­žno je da ih pre­po­zna­te. Sa­da ni­je te­ško for­mi­ra­ti sve zbi­ro­ve: is­ko­ pi­ra­će­mo je­dnu for­mu­lu u sve će­li­je re­da „UKU­ PNO“. Sad is­ko­pi­raj­te zbir u F6, pa u će­li­ju G5

sli­čnih će­li­ja. Prvi za­da­tak je da na­uči­te da ba­ra­ta­ te ra­zli­či­tim ti­po­vi­ma re­fe­ren­ci.

(da­kle, po­me­ri­te ak­tiv­nu će­li­ju i de­sno i go­re): u prvoj će­li­ji će­te do­bi­ti ure­dno pre­ne­tu re­la­tiv­ nu re­fe­ren­cu (sa vre­dno­šću 0, jer ne­ma vre­dnos­ ti u re­fe­ren­ci), a u dru­goj gre­šku #REF!, jer ne pos­to­ji će­li­ja ko­ja je pet re­do­va i­znad G5. Ovo je ti­pi­čna i re­la­tiv­no čes­ta gre­ška u ra­du sa re­la­ tiv­nim re­fe­ren­ca­ma; ako na­iđe­te na nju, to je ve­ro­va­tno po­sle­di­ ca i­zbo­ra cilj­ne će­ li­je ko­ja je pos­tav­ lje­na neg­de uko­so u o­dno­su na po­la­ znu. Ne­ka ovo bu­ de pri­mer za po­ uku: ne­moj­te ko­pi­ ra­ti for­mu­le uko­so, da ne bis­te i­zgu­bi­li kon­tro­lu nad po­na­ša­njem re­la­tiv­nih re­fe­ren­ci; gre­ške bi bi­le sko­ro pot­pu­no i­zve­sne. Vra­ti­mo se na po­če­tak ek­spe­ri­men­ta: i­zbri­ ši­te sve for­mu­le u pri­me­ru. Ako uz je­dnu ili obe ko­or­di­na­te sva­ke će­li­je une­se­te znak $, ta ko­or­ di­na­ta će se sma­tra­ti fik­si­ra­nom. U će­li­ju B7 sa­ mi upi­ši­te for­mu­lu =SUM($B$2:$B$6). Sa­da pro­gram ne či­ta za­pis re­la­tiv­no kao ma­lo­pre, to je ap­so­lu­tna re­fe­ren­ca ko­ja se či­ta do­slov­no:

Po­gle­daj­te ta­be­lu na sli­ci: pos­to­je ne­ki po­ da­ci nad ko­ji­ma će­mo us­pos­ta­vi­ti zbi­ro­ve. Is­pod ko­lo­ne za prodavnicu 1 for­mi­ra­mo zbir. Sa­držaj će­li­je zbi­ra je za­pi­san for­mu­lom =SUM(B2:B6). Za­sad sa­mo krat­ka u­zgre­dna na­po­me­na: ovo je fun­kci­ja za sa­bi­ra­ nje, a do­bi­li smo je tri­vi­jal­nim kli­kom na du­gme Home > Editing > Auto­ Sum dok je bi­la ak­ tiv­na pra­zna će­li­ja B7 u ko­ju smo hte­li da une­se­mo zbir. Sad o­zna­či­te će­li­ju B7 za ko­pi­ ra­nje (Ctrl+C), pre­đi­te u C7 i pri­ti­sni­te En­ter. Po­gle­daj­te re­zul­tu­ju­ću for­mu­lu: ona sa­da gla­si =SUM(C2:C6). Excel je, da­kle, pre­neo re­la­tiv­ni o­dnos po­lo­ža­ja će­li­je u o­dno­su na op­seg u ko­ me se na­la­ze sa­bir­ci; do­bi­li smo lo­gi­čan re­zul­tat na va­lja­nom mes­tu. To zna­či da je po­la­zni op­ seg bio re­la­tiv­na re­fe­ren­ca for­mu­le: pro­gram je pro­či­tao po­la­zni op­seg kao „sa­držaj ko­ji se na­la­zi u ovoj is­toj ko­lo­ni, naj­da­lja će­li­ja je pet

mart 2008

PC

25

PC SPECIJALNI DODATAK

„op­seg će­li­ja od B2 do B6“. Ako is­ko­pi­ra­te for­ mu­lu bi­lo gde, do­bi­će­te nje­nu iden­ti­čnu ko­pi­ju, pa ta­ko ne­će­te do­bi­ti dru­gi zbir. Ako prvi zbir une­se­te kao =SUM($B$2: B6), je­dna će­li­ja će bi­ti fik­si­ra­na, a dru­ga re­la­tiv­ na. Ako se for­mu­la is­ko­pi­ra u C7, for­mu­la pos­ ta­je =SUM($B$2:C6), jer je dru­ga će­li­ja u a­dre­si op­se­ga in­ter­pre­ti­ra­na re­la­tiv­no; po­ne­kad i ova­ kav ra­čun ima smi­sla, jer do­bi­ja­te ras­tu­će zbi­ro­ ve. Ovaj hi­bri­dni o­blik se na­zi­va me­šo­vi­ta re­fe­ ren­ca. Osim ovog kon­kre­tnog o­bli­ka, pos­to­je i ne­ke slo­že­ni­je (ma­da se ko­ris­te vrlo ret­ko), jer ne mo­ra­te fik­si­ra­ti obe ko­or­di­na­te je­dne će­li­je: mo­že­te fik­si­ra­ti sa­mo ko­lo­nu, a do­pus­ti­ti da se re­do­vi me­nja­ju (ili o­brnu­to) i ta­ko mo­že­te pra­ vi­ti ra­zne kom­bi­na­ci­je, po­put =SUM($C2:C$6). Is­pro­baj­te ta­kvu kom­bi­na­ci­ju i is­pi­taj­te šta se de­ ša­va pri ko­pi­ra­nju for­mu­le. U to­ku ure­đi­va­nja for­mu­le mo­že­te la­ko pro­me­ni­ti tip re­fe­ren­ce ta­ko što će­te u re­ži­mu ure­đe­nja (se­ti­te se: F2) pos­ta­vi­ti po­ka­zi­vač uno­ sa na a­dre­su će­li­je i pri­tis­ka­ti tas­ter F4 uzas­to­ pno, sve dok ne do­bi­je­te o­blik ko­ji že­li­te. Kom­bi­ no­va­nje re­fe­ren­ci mo­že do­ne­ti mno­ge pre­dnos­ ti, ali skri­va i mno­ge zam­ke. Na pri­mer, vo­di­te ra­ču­na da se zbog fik­si­ra­nja ne­ke a­dre­se ne po­ ja­vi pre­kla­pa­nje po­da­ta­ka, re­ci­mo da ne­ki pod­ zbir dva pu­ta učes­tvu­je u uku­pnom zbi­ru.

Ti­po­vi op­sega

Već smo opi­sa­li prve pri­me­re ko­ri­šće­nja op­se­ga će­li­ja, na­čin za­pi­si­va­nja i nji­ho­vo zna­če­ nje. Va­žno je još da sav­la­da­te ne­ke po­se­bne na­ či­ne kon­tro­le op­se­ga; bi­će vam ko­ri­sno u re­dov­ nom ra­du. Kon­ti­nu­al­ni ili ne­pre­ki­dni op­seg pred­ stav­lja obe­le­že­ni pra­vo­uga­oni skup će­li­ja. Mo­že se pru­ža­ti po je­dnoj ili dve di­men­zi­je ra­dnog lis­ ta (za­pra­vo, čak i do tri di­men­zi­je u ra­dnoj sves­ ci). Po­se­bni slu­ča­je­vi kon­ti­nu­al­nog op­se­ga su je­ dna ili vi­še ce­lih su­se­dnih ko­lo­na ili re­do­va, a mo­gu­će je i ceo ra­dni list de­fi­ni­sa­ti kao kon­ti­ nu­al­ni op­seg. Obe­le­že­ni op­seg je vi­dljiv na ra­ dnom lis­tu kao po­dru­čje u za­tam­nje­noj bo­ji po­ za­di­ne i sa is­ta­knu­tim za­glav­lji­ma za­hva­će­nih

26

PC

mart 2008

re­do­va i ko­lo­na. Je­dna ak­tiv­na će­li­ja se mo­že sma­tra­ti spe­ci­jal­nim slu­ča­jem op­se­ga ko­ji ne tre­ ba po­se­bno obe­le­ža­va­ti. Ne­pre­ki­dni op­seg mo­že­te obe­le­ži­ti na vi­še na­či­na. Sa tas­ta­tu­re: pos­ta­vi­te se na je­dnu od će­li­ja ko­ja će bi­ti ugao op­se­ga, pa drže­ći tas­ter Shift stre­li­ca­ma na tas­ta­tu­ri ra­ši­ri­te op­seg do će­ li­je u su­pro­tnom u­glu. Mi­šem je po­ne­kad lak­ še: kli­kni­te na je­dnu od uga­onih će­li­ja, a za­tim je­dnos­tav­no pre­vu­ci­te i­zbor do nas­pram­nog u­gla drže­ći le­vi tas­ter mi­ša pri­ti­snut. Dru­gi na­ čin mi­šem: o­zna­či­te je­dnu od uga­onih će­li­ja, a za­tim drže­ći Shift kli­kni­te na nas­pram­nu će­li­ju i op­seg će bi­ti obe­le­žen. Op­seg pres­ta­je da bu­ de o­zna­čen pri­tis­kom na ne­ki od kur­sor­skih tas­ te­ra ili kli­kom mi­ša na bi­lo ko­ju će­li­ju ra­dnog lis­ta. Ako ras­po­la­že­te ne­kom ho­mo­ge­nom ta­be­ lom po­da­ta­ka bez pra­znih će­li­ja, bi­lo bi do­bro da upam­ti­te uobi­ča­je­ni na­čin nje­nog obe­le­ža­va­ nja, bez ob­zi­ra na nje­nu ve­li­či­nu: pos­ta­vi­te gor­ nju le­vu će­li­ju kao ak­tiv­nu, pa drži­te pri­ti­snu­te tas­te­re Ctrl i Shift dok re­dom po je­dnom pri­ti­ sne­te tas­te­re sa stre­li­ca­ma na­do­le i ude­sno (sve­ je­dno ko­jim re­dom). Još je­dnos­tav­ni­je: kli­kni­te bi­lo gde unu­tar te ta­be­le, pa pri­ti­sni­te pre­či­cu Ctrl+Shift+ra­zma­kni­ca. Pri­tis­kom na pre­či­cu Ctrl+ra­zma­kni­ca obe­le­ži­će­te ce­lu ko­lo­nu u ko­joj se na­la­zi ak­tiv­ na će­li­ja, a pre­či­com Shift+ra­zma­kni­ca obe­le­ ža­va­te ceo red. Mo­gu­će su i kom­bi­na­ci­je: ako su, npr. već o­zna­če­ne dve su­se­dne će­li­je u is­ tom re­du, pa pri­ti­sne­te Ctrl+ra­zma­kni­ca, bi­će obe­le­že­ne obe ko­lo­ne ko­je sa­drže te će­li­je. Ako kli­kne­te mi­šem na za­glav­lje ko­lo­ne ili re­da, ce­ lu ko­lo­nu ili red će­te obe­le­ži­ti kao op­seg. Vi­še uzas­to­pnih ko­lo­na će­te obe­le­ži­ti pov­la­če­ći mi­ šem od prvog do po­sle­dnjeg za­glav­lja ko­lo­ne ko­je ho­će­te da u­klju­či­te. Na pre­se­ku za­glav­lja ko­lo­na i re­do­va ra­dnog lis­ta na­la­zi se du­gme Select All (ima o­zna­ku tro­u­glas­te stre­li­ce). Kli­ kom mi­ša na to du­gme, ceo ra­dni list će­te o­zna­ či­ti kao op­seg; sa tas­ta­tu­re, to će­te pos­ti­ći pre­ či­com Shift+Ctrl+ra­zma­kni­ca nad ne­kom pra­ znom će­li­jom, uda­lje­nom od ne­kog op­se­ga ko­ ji sa­drži po­dat­ke.

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Ne­kon­ti­nu­al­ni ili is­pre­ki­da­ni op­seg je bi­ lo ka­kav skup će­li­ja ko­je se po­je­di­na­čno obe­le­ ža­va­ju. Na­čin da de­fi­ni­še­te ne­kon­ti­nu­al­ni op­seg je je­dnos­ta­van: drži­te tas­ter Ctrl na tas­ta­tu­ri, kli­ kni­te na sva­ku po­je­di­na­čnu će­li­ju ko­ja vas in­te­ re­su­je ili, ako u ne­kom de­lu ima vi­še su­se­dnih će­li­ja, pre­vu­ci­te od prve do po­sle­dnje. Ka­da zav­ rši­te obe­le­ža­va­nje, ot­pus­ti­te tas­ter Ctrl. Sa ova­ kvim op­se­gom su mo­gu­ća o­gra­ni­če­na dej­stva, dok ne­ka ni­su i­zvo­dlji­va (npr. ni­je i­zvo­dlji­vo ko­ pi­ra­nje i pre­me­šta­nje); naj­če­šći ra­zlog za ova­ kvo obe­le­ža­va­nje je is­tov­re­me­no o­bli­ko­va­nje ili bri­sa­nje sa­drža­ja u će­li­ja­ma. O­snov­ni vid a­dre­si­ra­nja op­se­ga ste već upo­zna­li: to je kon­ti­nu­al­ni op­seg ko­ji se re­fe­ ren­ci­ra na­vo­đe­njem dva­ju nas­pram­nih će­li­ja, sa dvo­tač­kom i­zme­đu, npr. A1:G5. Ni­je ne­op­ ho­dno da na­vo­di­te strik­tno gor­nju le­vu će­li­ju, pa do­nju de­snu: na­ve­di­te bi­lo ko­ji par nas­pram­ nih će­li­ja, npr. A5:G1. Ako ho­će­te da re­fe­ren­ ci­ra­te ce­lu prvu ko­lo­nu, to mo­že­te uči­ni­ti kla­ si­čnim A1:A1048576, ali je sva­ka­ko lak­še uku­ ca­ti sa­mo A:A. Ne­ko­li­ko ce­lih su­se­dnih ko­lo­ na će­te o­zna­či­ti sa npr. B:F. Is­to va­ži i za re­do­ ve: re­fe­ren­ci­raj­te dru­gi red kao 2:2 ili prvih pet kao 1:5. Po ovoj lo­gi­ci, ceo ra­dni list se obe­le­ ža­va kao A:XFD ili kao 1:1048576, ma­da su u prak­si ret­ke po­tre­be za baš ovo­li­kom „re­fe­ren­ com“. Ne­kon­ti­nu­al­ni op­seg se re­fe­ren­ci­ra na­bra­ ja­njem de­lo­va ra­zdvo­je­nih zna­kom tač­ka‑za­rez, pri če­mu ne­ki kon­ti­nu­al­ni deo o­zna­ča­va­te kla­si­ čno. Pri­me­ri za­pi­sa ne­kon­ti­nu­al­nog op­se­ga su A1;B2;C3 i A3:A5;C3:C5. A­dre­sa će­li­je je je­dno­zna­čna sa­mo na ni­ vou je­dnog ra­dnog lis­ta, jer se na sva­kom ra­ dnom lis­tu na­la­ze će­li­je sa is­tim a­dre­sa­ma. Uvek mo­že­te da ko­ris­ti­te i re­fe­ren­ce sa dru­ gih ra­dnih lis­to­va, upo­tre­blja­va­ju­ći op­šti o­blik ’ime_lis­ta’!a­dre­sa. U­zvi­čnik u ovom za­pi­su je se­ pa­ra­tor; apos­tro­fi ko­ji­ma se uo­kvi­ru­je ime lis­ta se mo­gu izos­ta­vi­ti ako se ime sas­to­ji od je­dne re­či: da­kle, mo­že­te na­pi­sa­ti She­et1!A1 ili She­ et2!B2, ali bis­te mo­ra­li da na­pi­še­te ’I­zve­štaj o pro­da­ji’!F1, ’Pro­met 2007’!B10 i sli­čno. Na ovaj o­blik uda­lje­nih re­fe­ren­ci mo­ra­te po­se­bno da pa­

zi­te: ako i­zbri­še­te ra­dni list ko­ji sa­drži re­fe­ren­cu u for­mu­li na po­se­bnom ra­dnom lis­tu, i­zgu­blje­ ni op­seg će do­bi­ti o­zna­ku npr. #REF!A1:C3 i re­ zul­tat ne­će mo­ći da bu­de in­ter­pre­ti­ran. Ako to­kom for­mi­ra­nja for­mu­le tre­ba da o­zna­či­te je­dan ili vi­še op­se­ga na dru­gim ra­ dnim lis­to­vi­ma, to ne mo­ra­te ra­di­ti na­pa­met: slo­bo­dno u­sred uno­sa for­mu­le pro­me­ni­te ra­dni list, na dru­gom lis­tu obe­le­ži­te mi­šem že­lje­nu će­ li­ju ili op­seg, pa se vra­ti­te na po­la­zni list i zav­rši­ te unos. Ako ste i­zbo­rom op­se­ga na dru­gom lis­ tu zav­rši­li unos, sa­mo pri­ti­sni­te En­ter i opet će­ te se na­ći na po­la­znom ra­dnom lis­tu, uz ure­dno zav­ršen unos for­mu­le.

Ope­ra­ci­je nad op­se­zima

Pos­to­je ra­zne ope­ra­ci­je ko­je mo­že­te ura­di­ ti nad op­se­gom po­da­ta­ka; po­me­ni­mo ne­ko­li­ko pri­me­ra. O­zna­či­te ne­ki ma­nji op­seg, re­ci­mo tri re­da pu­ta tri ko­lo­ne. O­bra­ti­te pa­žnju da je ak­ tiv­na će­li­ja u op­se­gu po­se­bno obe­le­že­na. Sa­da pri­tis­kaj­te tas­ter En­ter vi­še pu­ta. Pri­me­ti­će­te da se ak­tiv­na će­li­ja me­nja sa­mo u o­kvi­ru op­se­ga, idu­ći odo­zgo-na­do­le, pa na vrh sle­de­će ko­lo­ne i ta­ko re­dom ukrug. To­kom po­pu­ne mo­že­te ko­ ris­ti­ti i tas­ter Tab (ude­sno) i kom­bi­na­ci­je sa tas­ te­rom Shift (u su­pro­tnom sme­ru). O­zna­či­te bi­ lo ka­kav op­seg po­da­ta­ka, u ak­tiv­nu će­li­ju une­ si­te ne­ki sa­držaj, a unos po­tvrdi­te sa Ctrl+En­ ter: sve će­li­je op­se­ga će o­dmah pri­mi­ti taj is­ti sa­držaj. Pri­ti­sni­te Ctrl+B: svi is­pi­si će bi­ti po­de­ blja­ni, itd. Vra­ti­mo se opet na ta­be­lu ko­ju smo for­mi­ ra­li ra­di pri­ka­za na­či­na pre­no­še­nja re­fe­ren­ci. I­zbri­ši­te sve zbi­ro­ve ko­je ste une­li na dnu ko­lo­ na. U će­li­ju B7 pos­ta­vi­te zbir te ko­lo­ne; ne­ka B7 os­ta­ne ak­tiv­na će­li­ja. Sa­držaj će­li­je je =SUM(B2: B6). Sad o­bra­ti­te pa­žnju na crni kva­dra­tić u do­ njem de­snom u­glu o­kvi­ra ko­ji o­zna­ča­va ak­tiv­ nu će­li­ju. Pri­ma­kni­te po­ka­zi­vač mi­ša ta­ko da se pre­tvo­ri u ma­li crni krstić; sad pri­ti­sni­te le­vi tas­ ter mi­ša i pre­vu­ci­te po­ka­zi­vač pre­ko će­li­ja C7 i D7. Ot­pus­ti­te tas­ter mi­ša; u na­zna­če­nim će­li­ja­ ma će­te do­bi­ti zbi­ro­ve ko­lo­na C i D. Po­ja­vi­će se i pa­me­tna o­zna­ka: ako je o­tvo­ri­te, osim ope­ra­ci­ mart 2008

PC

27

PC SPECIJALNI DODATAK

je ko­pi­ra­nja će­li­ja ko­ja je po­dra­zu­me­va­no i­zve­ de­na, re­zul­tat mo­že­te pro­me­ni­ti i­zbo­rom op­ci­ ja za pre­nos sa­mo o­bli­ka bez sa­drža­ja ili sa­mo sa­drža­ja bez o­bli­ko­va­nja. Crni kva­dra­tić se zo­ ve ru­či­ca po­pu­ne (fill handle), a njo­me mo­že­te i­zves­ti još ne­ke za­nim­lji­ve stva­ri ko­je će­mo po­ me­nu­ti ka­sni­je. Ope­ra­ci­je ko­pi­ra­nja, pre­me­šta­nja i na­le­ plji­va­nja mo­že­te i­zvo­di­ti kla­si­čnim pre­či­ca­ma Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V, ko­man­da­ma u glav­ noj tra­ci i sli­čno. Na­kon ume­ta­nja sa­drža­ja po­

zni sa­držaj, pre­pi­su­ju­ći bi­lo ko­ji pret­ho­dni sa­ držaj; sle­de­će dve op­ci­je ko­pi­ra­ju sa­mo vre­dnos­ ti, o­dno­sno for­mu­le; op­ci­ja Link Here for­mi­ra i­zra­ze po­put =A1, ko­ja uvek pri­ka­zu­je te­ku­ću vre­dnost u i­zvor­noj će­li­ji; sle­de­ća ko­man­da for­ mi­ra in­ter­nu hi­per­ve­zu ka po­la­znom op­se­gu. Sle­di niz od če­ti­ri ko­man­de ko­je se po­na­ša­ju na spe­ci­fi­čan način: ko­ri­šće­njem ne­ke od ovih ko­ man­di, sa­držaj na o­dre­di­štu se ne pre­pi­su­je, ne­ go se po­me­ra na­do­le ili na­de­sno pred no­vim op­ se­gom. Os­ta­je da iza­be­re­te da li se op­seg ko­pi­

ja­vi­će se no­va pa­me­tna o­zna­ka u ko­joj mo­že­te o­dmah do­da­ti ne­ke a­tri­bu­te tek i­zve­de­noj ope­ ra­ci­ji; o­bra­ti­te po­se­bnu pa­žnju na va­ri­jan­te o­bli­ ko­va­nja cilj­nog sa­drža­ja i mo­gu­ćnost pre­no­še­ nja ši­ri­ne po­la­zne ko­lo­ne. Već smo je­dnom is­ko­ ris­ti­li pa­le­tu is­pod du­gme­ta Home > Clipboard > Paste; uoči­te da mo­že­te oda­bra­ti ra­zne po­se­ bne vi­do­ve pre­no­sa sa­drža­ja; is­pro­baj­te sa­mi po­ sle­di­ce ra­znih na­či­na! Mo­že­te mi­šem da „u­hva­ti­te“ op­seg za je­ dnu od ivi­ca, a za­tim ga pre­vu­če­te na o­dre­di­šte; da bis­te to uči­ni­li, pri­ma­kni­te po­ka­zi­vač mi­ša o­kvi­ru op­se­ga dok se ne po­ja­vi če­tvo­ros­tru­ka stre­li­ca. Pri­li­kom vu­če­nja, vi­de­će­te si­lu­etu op­ se­ga i e­kran­sku na­po­me­nu sa a­dre­som cilj­nog op­se­ga, što će vam po­mo­ći da pre­ci­zno lo­ci­ra­ te o­dre­di­šte. Ako pri­tom bu­de­te drža­li de­sni tas­ ter mi­ša, a ne le­vi kao što je uobi­ča­je­no, ka­da do­vu­če­te op­seg na o­dre­di­šte i ot­pus­ti­te tas­ter mi­ša, o­dmah će se o­tvo­ri­ti brzi me­ni ko­ji nu­di i­zbor od de­set ope­ra­ci­ja na cilj­nom op­se­gu. Pr­ vu gru­pu či­ne stan­dar­dne ko­man­de: Move Here i Copy Here pre­me­šta­ju, o­dno­sno ko­pi­ra­ju po­la­

ra ili pre­me­šta. Ka­da ko­pi­ra­te neki op­seg, pa­zi­ te na ti­po­ve re­fe­ren­ci u cilj­nim će­li­ja­ma; pre­nos re­la­tiv­ne re­fe­ren­ce mo­že da iza­zo­ve po­gre­šne re­ zul­ta­te u for­mu­la­ma. Mo­ra­te ra­zli­ko­va­ti dve vrste bri­sa­nja unu­ tar op­se­ga: je­dno je fi­zič­ko u­kla­nja­nje će­li­ja, pri če­mu se me­nja struk­tu­ra ce­log ra­dnog lis­ta, a dru­go se svo­di na „či­šće­nje“ ili sa­mo bri­sa­nje sa­drža­ja će­li­ja, pri če­mu sam op­seg os­ta­je na svom mes­tu. O­zna­če­ni op­seg će­te fi­zič­ki i­zbri­ sa­ti po­mo­ću di­ja­lo­ga ko­ji do­bi­ja­te ko­man­dom Home > Cells >Delete > Delete Cells ili ko­man­ dom Delete u kon­tek­stnom me­ni­ju op­se­ga. Nu­ de se če­ti­ri op­ci­je: u prve dve o­dlu­ču­je­te da li će is­pra­žnje­no mes­to „po­vu­ći“ pre­os­ta­le će­li­je zde­ sna ili odo­zdo. Dru­ge dve op­ci­je omo­gu­ću­ju da fi­zič­ki i­zbri­še­te ce­le re­do­ve ili ko­lo­ne u ko­ji­ma se na­la­zi obe­le­že­ni op­seg. Sa­mo sa­držaj op­se­ga će­te naj­brže u­klo­ni­ti pri­tis­kom na tas­ter De­le­te na tas­ta­tu­ri. Ko­man­da na glav­noj tra­ci Home > Editing > Clear o­tva­ra če­ti­ri op­ci­je bri­sa­nja: op­ ci­ja Clear All bri­še sa­držaj i sve a­tri­bu­te o­bli­ko­ va­nja će­li­je, do­vo­de­ći je u po­če­tno sta­nje; op­ci­

28

PC

mart 2008

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

ja Clear Formats u­kla­nja sa­mo o­bli­ko­va­nja i mas­ke ko­ji su ra­ zli­či­ti od po­dra­zu­me­va­nih; sle­ de­ća op­ci­ja u­kla­nja sa­mo sa­ držaj, po­put tas­te­ra De­le­te; ko­ na­čno, po­sle­dnja op­ci­ja Clear Comments u­kla­nja ko­men­tar ko­ji je do­de­ljen će­li­ji (o ovom ele­men­tu go­vo­ri­ mo u sle­de­ćem pri­ru­čni­ku). Osim kom­ple­tnog ko­pi­ra­nja sa­drža­ja op­se­ ga, pos­to­ji mo­gu­ćnost pre­no­sa de­la sa­drža­ja će­ li­ja ili obav­lja­nja ne­kih ope­ra­ci­ja u to­ku pre­no­ sa, što su vam pa­me­tne o­zna­ke već ot­kri­le. Obe­ le­ži­te ne­ki op­seg po­da­ta­ka, iza­be­ri­te Copy, a za­ tim ak­ti­vi­raj­te sa­mo je­dnu će­li­ju ko­ja je gor­nji le­vi ugao cilj­nog op­se­ga. Pros­tom ko­man­dom Paste is­ko­pi­ra­li bis­te sa­držaj op­se­ga, pre­no­se­ći sve oso­bi­ne o­bli­ko­va­nja i za­uzi­ma­ju­ći ta­čno is­ ti obim cilj­nih će­li­ja. Me­đu­tim, ako o­tvo­ri­te di­ ja­log ko­man­dom me­ni­ja Home > Clipboard > Paste > Paste Special ili is­tom ko­man­dom u kon­ tek­stnom me­ni­ju, do­bi­ će­te mo­gu­ćnost da iza­ be­re­te po­se­bni vid ko­pi­ ra­nja. Opi­ši­mo op­ci­je ko­je se nu­de. Gru­pa Paste nu­ di čak je­da­na­est na­či­ na pre­no­sa: pu­no ko­pi­ ra­nje (All) pre­no­si vre­ dnos­ti, for­mu­le i o­bli­ko­ va­nje će­li­ja. Op­ci­ja For­ mulas či­ni sli­čno, ali sa izu­zet­kom okol­nih oso­ bi­na re­do­va i ko­lo­na (npr. pre­nos ce­le ko­lo­ne me­nja ši­ri­nu cilj­ne ko­lo­ne); ako upo­tre­bi­te op­ ci­ju Values, sve for­mu­le će bi­ti pre­ve­de­ne u kon­ stan­te. Op­ci­ja Formats pre­no­si sa­mo oso­bi­ne će­ li­ja, bez pre­no­sa sa­drža­ja (po­na­ša se kao For­ mat Painter), a sle­de­ća pre­no­si sa­mo ko­men­ta­ re. Ka­da pos­ta­vi­te pra­vi­lo va­lja­nos­ti uno­sa u je­ dnu će­li­ju, to mo­že­te pro­ši­ri­ti na cilj­ni op­seg op­ ci­jom Validation. Op­ci­ja All using Source theme je po­se­bna va­ri­jan­ta pre­no­še­nja ko­ja kom­bi­nu­ je te­me za ure­đe­nje će­li­ja; All except borders pri

pre­no­su i­gno­ri­še ivi­čne li­ni­je ko­je ste mo­žda na­ crta­li; sle­de­ćom op­ci­jom će­te pre­ne­ti sa­mo ši­ ri­nu ko­lo­ne, a dve po­sle­dnje op­ci­je su va­ri­ja­ci­ je već po­me­nu­tih, uz do­da­tak pre­no­še­nja mas­ ke bro­je­va. Gru­pa Operation omo­gu­ću­je da se će­li­je po­la­znog op­se­ga ari­tme­tič­ki pri­dru­že cilj­nom op­se­gu sa­drža­ja, u kom­bi­na­ci­ji sa o­snov­nom fun­kci­jom. Na pri­mer, ako će­li­ju sa bro­jem 5 ko­ pi­ra­te pre­ko će­li­je sa bro­jem 15, bi­ra­ju­ći ope­ra­ci­ ju de­lje­nja, cilj­na će­li­ja će do­bi­ti vre­dnost 3; ovo mo­že­te is­ko­ris­ti­ti da o­dje­dnom pro­me­ni­te vre­ dnos­ti kon­stan­ta­ma u ne­kom op­se­gu: sa­mo u ne­ku će­li­ju une­si­te vre­dnost ko­ja će bi­ti sa­bi­rak, uma­nji­lac, mno­ži­lac ili de­ li­lac, na njoj za­daj­te ko­ma­ du ko­pi­ra­nja, a on­da obe­ le­ži­te ceo cilj­ni op­seg, pa spe­ci­jal­no na­le­pi­te tu vre­ dnost bi­ra­ju­ći ope­ra­ci­ju; bržeg na­či­na za ta­kvu ak­ ci­ju ne­ma! Naj­zad, dva po­ lja za po­tvrdu pri dnu iza­ zi­va­ju po­se­bna dej­stva. Prva op­ci­ja Skip blanks na­la­že da pra­zni­ne u po­ la­znom op­se­gu ne pre­bri­ šu sa­držaj u cilj­nom op­se­gu, ne­go da ga za­drže. Op­ci­ja Transpose će pre­o­kre­nu­ti cilj­ni op­seg ta­ ko da re­do­vi po­la­znog pos­ta­nu ko­lo­ne, a ko­lo­ ne re­do­vi.

Ru­či­ca za po­punu

Već smo ilus­tro­va­li pri­me­nu ru­či­ce za po­ pu­nu, ma­log crnog kva­dra­ti­ća u do­njem de­ snom u­glu o­kvi­ra ak­tiv­ne će­li­je ili op­se­ga; is­pi­ taj­mo ka­ko se još ta ru­či­ca ko­ris­ti. U ne­ku će­li­ ju upi­ši­te tekst, npr. „Zdra­vo!“ U­hva­ti­te ru­či­cu mart 2008

PC

29

PC SPECIJALNI DODATAK

za po­pu­nu mi­šem i po­vu­ci­te ga na­do­le pre­ko ne­ ko­li­ko će­li­ja. Ot­pus­ti­te tas­ter na mi­šu: tekst je is­ ko­pi­ran u sve ove će­li­je. Ne­ka ceo op­seg os­ta­ne obe­le­žen, pa po­vu­ci­te ru­či­cu za po­pu­nu ne­ko­li­ ko re­do­va na­go­re: is­ko­pi­ra­će se i ova­ko. Ne pu­ šta­ju­ći tas­ter mi­ša, ima­te mo­gu­ćnost da ši­ri­te op­seg sa­mo u je­dnom, ali bi­lo kom sme­ru. Dru­ gi pri­mer: u je­dnu će­li­ju upi­ši­te „Zdra­vo!“ a u onu is­pod nje na­pi­ši­te „Ka­ko ste?“ Obe­le­ži­te op­ seg od ove dve će­li­je, pa po­vu­ci­te ru­či­cu za po­ pu­nu na­do­le ne­ko­li­ko re­do­va. Pri­me­ti­će­te da se ceo op­seg ko­pi­ra ono­li­ko pu­ta ko­li­ko ima mes­ta u o­zna­če­nom cilj­nom pros­to­ru; u to­me će vam po­mo­ći e­kran­ska na­po­me­na uz po­ka­zi­vač mi­ ša dok vu­če­te. Pro­baj­te i ovo: u ne­ku će­li­ju une­si­te tekst „broj 7“. U­hva­ti­te ru­či­cu za po­pu­nu i po­vu­ci­ te je ne­ko­li­ko će­li­ja na­do­le. Obe­le­ži­te opet po­ če­tnu će­li­ju, pa po­vu­ci­te ru­či­cu ude­sno, pa ule­ vo, pa na­go­re. Pri­me­ti­će­te da se tekst me­nja u

„broj 8“, „broj 9“... ako vu­če­te ru­či­cu na­do­le ili ude­sno, a u „broj 6“, „broj 5“... ako je vu­če­te ule­ vo ili na­go­re. Ova mo­gu­ćnost pro­gra­ma se zo­ve auto­mat­ska po­pu­na: bro­je­vi na kra­ju u al­fa­nu­ me­rič­kom za­pi­su se me­nja­ju za je­dan, da­tu­mi za je­dan dan, vre­me za je­dan sat, itd. Ru­či­ca za po­pu­nu ima još je­dnu svrhu: obe­le­ži­te ne­ki ve­ći op­seg po­da­ta­ka, pa po­vu­ci­te ru­či­com na­le­vo ili na­go­re: u svim si­vo o­zna­če­nim ko­lo­na­ma ili re­ do­vi­ma sa­držaj će­li­ja će bi­ti i­zbri­san. Re­ci­mo da pri­pre­ma­te ne­ku du­gač­ku lis­tu i da že­li­te da joj do­da­te re­dne bro­je­ve. Umes­to da ku­ca­te re­dne bro­je­ve po­čev od 1 pa do ko zna ko­li­ko, upo­tre­bi­te ru­či­cu za po­pu­nu. For­mi­

30

PC

mart 2008

raj­te ko­lo­nu za re­dne bro­je­ve i une­si­te prva dva re­dna bro­ja (npr. 1 i 2). Obe­le­ži­te ta dva bro­ja kao op­seg, pa po­vu­ci­te ru­či­cu do že­lje­nog bro­ ja. Pos­to­ji i mno­go lak­ši na­čin, ali pod u­slo­vom da je sa­držaj lis­te već unet ra­ni­je: do­vo­ljan je du­ pli klik na ru­či­cu na prvoj će­li­ji u ko­ju ste une­li broj 1. Excel će pre­po­zna­ti kon­tekst lis­te i une­ti broj 1 ta­čno do kra­ja lis­te. O­dmah se po­slu­ži­te pa­me­tnom o­zna­kom: i­zve­de­nu ope­ra­ci­ju Copy Cells pro­me­ni­te u Fill Series; umes­to je­di­ni­ca, do­bi­će­te ure­dan skup re­dnih bro­je­va. Unos ni­zo­va bro­je­va je po­držan po­se­bnim op­ci­ja­ma; re­dni bro­je­vi su tek naj­pros­ti­ji slu­čaj. Re­ci­mo, ako je po­la­zna vre­dnost da­tum, pa­me­ tna o­zna­ka će vam po­nu­di­ti da ko­rak uve­ća­nja bu­de je­dan dan, je­dan ra­dni dan (Fill Week­ days; uzi­ma­ju se sa­mo da­ni od po­ne­delj­ka do pet­ka), je­dan me­sec ili ce­la go­di­na. Pri pro­me­ ni me­se­ca, me­ha­ni­zam je do­volj­no in­te­li­gen­tan da i­zbe­gne ne­lo­gi­čne da­tu­me: re­ci­mo, une­si­te 31.1.2008, po­vu­ci­te na­do­ le, pa za­hte­vaj­te uve­ća­nje za je­dan me­sec i o­bra­ti­te pa­žnju na re­zul­tat. Da bis­te još brže do­ bi­li op­ci­je po­pu­ne, vu­ci­te de­snim tas­te­rom mi­ša, pa će se na kra­ju i­zbor u me­ ni­ju po­ja­vi­ti o­dmah. Uoči­ te po­se­bne op­ci­je ko­ra­ka uve­ća­nja bro­je­va ko­ji ni­ su su­se­dni. Re­ci­mo, u je­dnu će­li­ju une­si­te broj 2, a u sle­de­ću broj 5. O­zna­či­te ove dve će­li­je kao op­seg, pa le­vim tas­te­rom mi­ša po­vu­ci­te ru­či­cu za po­pu­nu na­da­lje. Do­bi­će­te bro­je­ve 8, 11, 14... jer će se us­pos­ta­vi­ti li­ne­ar­na ko­re­la­ci­ja. Ako vu­ če­te de­snim tas­te­rom mi­ša, mo­že­te us­pos­ta­vi­ti li­ne­ar­nu ili ge­ome­trij­sku pro­gre­si­ju (op­ci­je Lin­ ear Trend i Growth Trend). Uku­pne op­ci­je za po­pu­nu op­se­ga se­ri­jom po­da­ta­ka će­te do­bi­ti ako une­se­te prvu vre­dnost u ne­ku će­li­ju, oda­tle obe­le­ži­te cilj­ni op­seg, pa po­zo­ve­te di­ja­log Home > Editing > Fill > Series. Is­pro­baj­te sa­mi ra­zne op­ci­je nad obi­čnim bro­je­ vi­ma i da­tu­mi­ma, la­ko će­te ih ra­zu­me­ti.

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Ru­či­ca za po­pu­nu je u sta­nju da ko­ris­ti po­ dat­ke ko­ji su de­fi­ni­sa­ni u po­se­bnim lis­ta­ma za po­pu­nu. Po­gle­daj­te di­ja­log ko­ji se o­tva­ra i­zbo­ rom du­gme­ta Edit Custom Lists u po­la­znom di­ ja­lo­gu Office > Excel Options > Popular: tu se već na­la­zi ne­ko­li­ko spis­ko­ va da­na u ne­de­lji i me­se­ci u go­di­ni; ako je po­dra­zu­me­va­ ni je­zik va­še plat­for­me pri­li­ kom in­sta­la­ci­je sis­te­ma Mi­ crosoft Office 2007 bio srp­ ski (bez ob­zi­ra na je­zik ra­ dne pov­rši­ne), ti spis­ko­vi će bi­ti na srpskom je­zi­ku. Ako u ne­ku će­li­ju une­se­te bi­lo ko­ ji dan u ne­de­lji, re­ci­mo „pe­ tak“, ka­da po­vu­če­te ru­či­cu za po­pu­nu na­do­le, po­ja­vi­će se „su­bo­ta“, „ne­de­lja“, „po­ne­ de­ljak“ i da­lje u krug. Po po­ tre­bi, mo­že­te i sa­mi for­mi­ ra­ti pri­la­go­đe­ne lis­te, di­rek­ tnim uno­som u di­ja­lo­gu ili uvo­že­njem spis­ka iz ne­kog op­se­ga na ra­dnom lis­tu (op­ci­ja Import u di­ja­lo­gu Custom Lists).

Ime­no­va­ne re­fe­rence

Mo­žda će­te je­dnom naj­zad upam­ti­ti da je ne­ka ca­rin­ska sto­pa upi­sa­na u će­li­ju Kon­stan­ te!F22, ali zar to ne bi mo­glo i lak­še da se upam­ ti? Ovo je ti­pi­čna si­tu­aci­ja ko­ja se naj­bo­lje re­ša­ va ime­no­va­njem će­li­ja i op­se­ga: sva­koj re­fe­ren­ci mo­že­te da­ti ime u o­bli­ku ši­fre ili opi­sa. Ta­da po­

da­tak u ime­no­va­noj će­li­ji ili op­se­gu ko­ ris­ti­te pi­šu­ći ime umes­to a­dre­se, prim­ era radi =C25*(1+Ca­ri­na­O­pre­ma) ili =F10*Ev­ro­­Ku­pov­ni. Ime re­fe­ren­ce mo­že bi­ti du­go do 255 zna­ko­va i sas­to­ji se od slo­va, ci­fa­ra, do­nje crte i tač­ke; prvi znak mo­ra bi­ti slo­vo ili do­nja crta. Ne mo­že­te da­ti ime ko­je se po­kla­pa sa a­dre­som će­li­je (npr. AB1). Bi­će upam­će­no da li ste upi­sa­li ve­li­ka ili ma­la slo­va, ali to je pri upo­tre­ bi ne­va­žno. Re­fe­ren­ci mo­že­te da­ti ime na ne­ko­li­ko na­či­na. Naj­lak­še je da se pos­ta­vi­te na će­li­ju ili op­seg ko­ji že­li­te da ime­nu­je­te, pa da kli­kne­te u po­lje za ime (le­vo od li­ni­je for­mu­la) i upi­še­te oda­bra­no ime za re­fe­ren­cu. Me­đu­tim, op­štu i de­talj­ni­ju kon­tro­lu ime­no­va­nih re­fe­ren­

ci će­te os­tva­ri­ti kon­tro­la­ma u gru­pi Formulas > Defined Names u glav­noj tra­ci pro­gra­ma; na­ čin u­prav­lja­nja ovim re­sur­si­ma je bi­tno olak­šan u Excel‑u 2007 u o­dno­su na pret­ho­dne ver­zi­je pro­gra­ma i za­to vam sa­ve­tu­je­mo da uvek ko­ris­ ti­te Name Manager, ko­ji će­te po­zva­ti kli­kom na is­to­ime­no du­gme ili pre­či­com Ctrl+F3. Kli­kom na du­gme New u di­ja­lo­gu Name Manager (ta­ko­đe, ko­man­dom Formulas > De­ fined Names > Define Name) o­tvo­ri­će­te de­talj­ ni di­ja­log za de­fi­ni­sa­nje no­vog ime­na. Naj­pre mart 2008

PC

31

PC SPECIJALNI DODATAK

u po­lje Names upi­ši­te že­lje­no ime, tru­de­ći se da ono bu­de opi­sno. U po­lje Refers to upi­ši­te re­fe­ ren­cu; ra­ni­je obe­le­že­ni op­seg će bi­ti već upi­san. Is­ti di­ja­log će­te ko­ris­ti­ti i ako re­fe­ren­ci že­li­te da pro­me­ni­te a­dre­su: oda­bra­će­te re­fe­ren­cu na spis­ ku u di­ja­lo­gu Name Manager, pa pre­ku­caj­te ili o­zna­či­te mi­šem no­vi op­seg a­dre­sa; ako tre­ba da i­zbri­še­te ime­no­va­nu re­fe­ren­cu, kli­kni­te na du­ gme Delete nad obe­le­že­nom stav­kom. Pri­li­kom de­fi­ni­sa­nja no­ve ime­no­va­ne re­ fe­ren­ce, pa­da­ju­ća lis­ta Scope je va­žna, jer de­fi­ ni­še do­men va­žnos­ti ime­na. Na­ime, ime re­fe­ ren­ce mo­že da bu­de je­dno­zna­čno sa­mo na ra­ dnom lis­tu, pa mo­žda mo­ra­te pa­zi­ti na u­dva­ ja­nja ko­ja će nas­ta­ti, re­ci­mo, ako na­pra­vi­te ko­ pi­ju ra­dnog lis­ta ko­ji sa­drži ime­no­va­ne će­li­je. Ako se ime­na po­kla­pa­ju, pri upo­tre­bi se po­dra­zu­ me­va ime na ak­tiv­nom ra­dnom lis­tu. Dru­gu re­ fe­ren­cu is­tog ime­na po­ zi­va­te op­štim o­bli­kom a­dre­si­ra­nja, po­put I­zve­ štaj!uku­pno (će­li­ja „uku­ pno“ na lis­tu „I­zve­štaj“). Ove si­tu­aci­je su po­dlo­ žne gre­ška­ma, pa vam sa­ ve­tu­je­mo da zbog bo­ljeg sna­la­že­nja pa­zi­te da ime­ na bu­du je­dno­zna­čna u ce­loj ra­dnoj sves­ci. Šta­vi­ še, pre­ure­di­te ih: u di­ja­ lo­gu Name Manager naj­ pre kli­kni­te na za­glav­lje Name da bis­te sor­ti­ra­li spi­sak po ime­ni­ma. Obe­ le­ži­te dvos­tru­ko ime, ako pos­to­ji u listi, pa kli­kni­te na du­gme Edit i u di­ja­lo­ gu Edit Name pro­me­ni­te ime re­fe­ren­ce. Ne­moj­te se bri­nu­ti za in­te­gri­tet pro­me­nje­ne re­fe­ren­ce: Excel će pro­ me­ni­ti sve upo­tre­blje­ne

32

PC

mart 2008

in­stan­ce ime­na. Uop­šte, Excel je u sta­nju da pre­ po­zna ime re­fe­ren­ce ako je pri for­mi­ra­nju for­ mu­le bu­de­te o­zna­či­li mi­šem. Ako ste u ne­kim for­mu­la­ma ra­ni­je pi­sa­li pra­ve a­dre­se kao re­fe­ ren­ce, a za­tim ime­no­va­li te će­li­je, a­dre­su mo­že­ te za­me­ni­ti ime­nom: o­tvo­ri­te di­ja­log Formu­ las > Defined Names > Define Name > Apply Names, a za­tim u lis­ti iza­be­ri­te sva ime­na ko­ji­ ma će a­dre­se će­li­ja ili op­se­ga bi­ti za­me­nje­ne. Ime­no­va­nu re­fe­ren­cu la­ko mo­že­te ko­ris­ti­ ti bi­lo gde: uoči­te spi­sak is­pod ko­man­de For­ mulas > Defined Names > Use in formula: osim spis­ka de­fi­ni­sa­nih ime­na, ko­ja mo­že­te iza­bra­ti o­dmah, tu je i op­ci­ja Paste Names ko­ja o­tva­ra di­ja­log; šta god da iza­be­re­te, u ak­tiv­noj će­li­ji će­ te do­bi­ti po­če­tni za­pis for­mu­le po­put =ime; će­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

je ime re­fe­ren­ce je­dno­zna­čno, mo­že­te upo­tre­bi­ ti po­lje za ime da bis­te je ak­ti­vi­ra­li: sa­mo upi­ši­ te ime ili ga iza­be­ri­te iz pa­da­ju­će lis­te. Ako je ime­no­van ceo skup po­da­ta­ka, la­ko će­te ga sa­ bra­ti: =SUM(pro­da­ja); naj­zad, ako u for­mu­li pi­še, npr. =E24*(1+pdv_sto­pa1+mar­ža), bi­će o­dmah ja­sno da ova for­mu­la da­je bru­to ce­nu ne­kog ar­ti­kla.

For­mi­ra­nje pra­vi­la za unos

li­ja os­ta­je u re­ži­mu ure­đe­nja, pa mo­že­te nas­ta­ vi­ti da gra­di­te for­mu­lu. Ako u di­ja­lo­gu Paste Names kli­kne­te na du­gme Paste List, na­pra­vi­će­ te abe­ce­dni spi­sak svih ime­no­va­nih re­fe­ren­ci u ra­dnoj sves­ci. Ako že­li­te da se po­da­ci u ne­koj slo­že­noj ta­be­li ime­nu­ju na o­sno­vu sa­drža­ja u za­glav­lji­ ma, obe­le­ži­te je ce­lu, pa bi­raj­te ko­man­du For­

U op­štem slu­ča­ju, u bi­lo ko­ju će­li­ju mo­že­ te une­ti bi­lo ka­kav sa­držaj. Ali, mno­go je ve­ro­ va­tni­je da će­te po­dat­ke ne­ka­ko ure­di­ti i struk­ tur­ira­ti pre­ma zna­če­nju, ti­pu i vre­dnos­ti. Da bis­ te spre­či­li bu­du­će pro­ble­me zbog ne­ho­ti­čne gre­ ške pri uno­su, pos­to­ji alat­ka ko­ja slu­ži kao pre­ ven­ti­va: to je sis­tem za pro­ve­ru va­lja­nos­ti, ko­ jim se ne­koj će­li­ji ili op­se­gu do­de­lju­je pra­vi­lo

mulas > Defined Names > Create from Selec­ tion; sva­ki red i ko­lo­na sa sa­drža­jem će bi­ti ime­ no­va­ni pre­ma za­glav­lju. Sa­da sle­di klju­čni trik: Pre­sek re­da i ko­lo­ne do­bi­ja ime ko­je se sas­to­ji od oba ime­na op­se­ga i ra­zma­ka i­zme­đu: na pri­ mer, ime po­dat­ka o pro­da­ji dru­ge pro­dav­ni­ce u uto­rak mo­že­te re­fe­ren­ci­ra­ti kao =prod2 uto­rak ili =uto­rak prod2, sve­je­dno. Ko­ris­ti od ime­no­va­nja su mno­go­broj­ne. Prvo, ne mo­ra­te pam­ti­ti a­dre­su va­žnog po­dat­ ka – lak­še je da upam­ti­te opi­snu re­fe­ren­cu. Dru­ go, ime­no­va­na re­fe­ren­ca ima ap­so­lu­tnu a­dre­su i ne mo­ra­te se bri­nu­ti ako ko­pi­ra­te for­mu­le. Ako

uno­sa. Re­ci­mo, mo­že­te na­lo­ži­ti da će­li­ja pri­ma sa­mo broj u op­se­gu i­zme­đu dva za­da­ta bro­ja, da­ tum ve­ći od ne­kog po­če­tnog, tekst ta­čno za­da­te du­ži­ne, itd. Mo­že­te za­da­ti i slo­že­ni kri­te­ri­jum ko­ji us­pos­tav­lja re­la­ci­ju i­zme­đu une­tog po­dat­ka i ne­kog sa­drža­ja za­te­če­nog na ra­dnom lis­tu. Oda­be­ri­te je­dnu ili vi­še će­li­ja i o­tvo­ri­te di­ja­ log ko­man­dom Data > Data Tools > Data Val­ idation (glav­ni deo ra­zde­lje­nog du­gme­ta). Na kar­ti­ci Settings for­mi­ra­će­te kri­te­ri­jum is­prav­ nos­ti će­li­je. Re­ci­mo da će­li­ja tre­ba da pri­mi oce­ nu uče­ni­ka: u lis­ti Allow bi­raj­te op­ci­ju Whole number, a u lis­ti Data kao kri­te­ri­jum pos­ta­vi­te mart 2008

PC

33

PC SPECIJALNI DODATAK

between. Po­jav­lju­ju se po­lja za unos Minimum i Maximum: u njih une­si­te bro­je­ve 1 i 5. O­dlu­či­ te da li će­li­ja sme da os­ta­ne pra­zna (op­ci­ja Ig­ nore blank). Ako će­li­ja mo­že da pri­mi sa­mo je­ dnu od ne­ko­li­ko o­dre­đe­nih vre­dnos­ti, zgo­dno

je da na ne­kom mes­tu for­mi­ra­te lis­tu svih mo­ gu­ćih vre­dnos­ti, a za­tim cilj­nim će­li­ja­ma do­de­li­ te pra­vi­lo uno­sa iz te lis­te: u di­ja­lo­gu Data Val­ idation > Settings oda­be­ri­te op­ci­ju Allow – List, pa u li­ni­ju Source une­si­te a­dre­su pri­prem­lje­ne lis­te (ko­ja mo­ra bi­ti na is­tom ra­dnom lis­tu). Lis­ tu mo­že­te une­ti i di­rek­tno u po­lje Source kao tekst ra­zdvo­jen se­pa­ra­to­rom (tač­ka‑za­rez), npr. Pe­ra;Mi­ka;La­za. Ta­ko pri­prem­lje­na će­li­ja će se pri uno­su po­na­ša­ti kao pa­da­ju­ća lis­ta u ko­joj bi­ ra­te mo­gu­će vre­dnos­ti. Ti­me mo­že­te da zav­rši­te de­fi­ni­sa­nje pra­vi­ la, ali pre­dla­že­mo da pri­de o­dre­di­te ka­ko da se će­li­ja po­na­ša u to­ku in­te­rak­ci­je. Na dru­goj kar­ ti­ci mo­že­te de­fi­ni­sa­ti po­ru­ku ko­ja će se po­ja­vi­

34

PC

mart 2008

ti kao e­kran­ska na­po­me­na ka­da se će­li­ja ak­ti­vi­ ra. Na tre­ćoj kar­ti­ci Error Alert oda­be­ri­te je­dan od tri sti­la: op­ci­ja Stop će spre­či­ti unos ne­is­prav­ ne vre­dnos­ti, Warning će za­hte­va­ti od ko­ri­sni­ka da o­dlu­či i­zme­đu pri­hva­ta­nja i is­prav­ke uno­sa, dok op­ci­ja Information sa­mo i­zve­šta­va o gre­šci i pri­hva­ta une­tu vre­dnost. Ako is­ klju­či­te po­lje za po­tvrdu na ovoj kar­ti­ci di­ja­lo­ga, pro­gram ne­će re­ago­va­ti na po­ gre­šan unos. U tom slu­ča­ju is­prav­nost mo­že­te pro­ve­ri­ti na­kna­dno, ko­man­dom Data > Data Tools > Data Validation > Circle invalid data. Ne­is­prav­ni po­da­ci će bi­ti priv­re­me­no za­o­kru­že­ni crve­nom elip­som, pa mo­že­te re­ago­va­ti na gre­šku. Elip­sa se u­kla­nja na­kon ko­man­de za ču­ va­nje ra­dne sves­ke ili ko­man­dom Clear valida­ tion circles ko­ja se na­la­zi u is­toj pa­le­ti ko­man­di.

U­slov­no o­bli­ko­vanje

Excel omo­gu­ću­je da sa­držaj će­li­je me­nja svoj i­zgled u za­vi­snos­ti od tre­nu­tne vre­dnos­ti. Ta fun­kci­onal­nost je izu­ze­tno una­pre­đe­na u ak­ tu­el­noj ver­zi­ji pro­gra­ma i pred­stav­lja je­dnu od na­ja­trak­tiv­ni­jih no­vos­ti; pred­stav­lja po­sle­di­cu op­šteg tren­da u po­slov­noj in­for­ma­ti­ci gde se vi­ zu­eli­za­ci­ja po­da­ta­ka sma­tra ko­ri­snim na­či­nom za pos­ti­za­nje efi­ka­snos­ti. Na­rav­no, reč je o to­me da će­te pri­me­nom no­vih op­ci­ja ve­oma u­brza­ ti pre­gled o­dno­sa i uoča­va­nje ek­strem­nih vre­ dnos­ti u ne­kom ve­ćem op­se­gu po­da­ta­ka; kom­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

bi­na­ci­ja­ma ko­je su vam na ras­po­la­ga­nju, mo­že­ te na­pra­vi­ti i pra­ve vi­zu­el­ne bra­vu­re. O­snov­na upo­tre­ba u­slov­nog o­bli­ko­va­nja je ve­oma je­dnos­tav­na, za­hva­lju­ju­ći pa­le­ta­ma ko­je će­te pro­na­ći gru­pi­sa­ne is­pod du­gme­ta Home > Styles > Conditional Formatting. Na­jo­či­gle­dni­ je za pri­me­nu su gru­pe op­ci­ja Data Bars, Col­ or Scales i Icon Sets; o­snov­na upo­tre­ba je ve­oma je­dnos­tav­na i ne­će­mo vas za­ma­ra­ti o­bja­šnja­va­ njem. Je­di­no na­gla­ša­va­mo da mo­že­te slo­bo­dno kom­bi­no­va­ti čak i vi­še op­ci­ja o­dje­dnom, npr. ska­ le bo­ja i iko­ne za­je­dno; s dru­ge stra­ne, na­po­mi­

nje­mo i to da pre­te­ri­va­nje ne vo­di do­brom re­zul­ ta­tu, pa bu­di­te ume­re­ni u pri­me­ni ovih op­ci­ja. Uoči­te da će­te pri­me­nom pa­le­te Highlight Cell Rules la­ko de­fi­ni­sa­ti ne­ko sop­stve­no pra­vi­ lo za vi­zu­el­no obe­le­ža­va­nje sa­drža­ja: me­đu pre­ dlo­šci­ma pra­vi­la su sva­ka­ko ve­oma za­nim­lji­va ona ko­ja is­ti­ču du­pli­ka­te u op­se­gu. Gru­pa pra­vi­ la Top/Bottom Rules da­ju za­nim­lji­vu mo­gu­ćnost da obe­le­ži­te one vre­dnos­ti ko­je su spe­ci­fi­čne u o­dno­su na os­ta­tak op­se­ga (npr. vršne vre­dnos­ti, one ko­je su i­zvan oče­ki­va­nog op­se­ga i sli­čno). Sva­ko de­fi­ni­sa­no pra­vi­lo u­slov­nog o­bli­ ko­va­nja na ra­dnom lis­tu je mo­gu­će na­kna­dno pre­ure­di­ti: o­tvo­ri­te di­ja­log ko­man­dom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules, pa u pa­da­ju­ćoj lis­ti Show formatting rules for bi­raj­te op­ci­ju This Worksheet. Do­bi­će­te spi­ sak de­fi­ni­sa­nih pra­vi­la; obe­le­ži­te ono ko­je že­li­ te da pro­me­ni­te i kli­kni­te na du­gme Edit Rule. Kon­kre­tni sa­držaj di­ja­lo­ga ko­ji sle­di će za­vi­si­ ti od vrste pra­vi­la ko­je ste prvo­bi­tno de­fi­ni­sa­

li. Ipak, je­dan ime­ni­telj je za­je­dnič­ki: uobi­ča­je­ no je da se mi­ni­mal­ne i mak­si­mal­ne vre­dnos­ti u­tvrđu­ju re­la­tiv­no u o­dno­su na sa­držaj ce­log op­ se­ga; umes­to to­ga, vi mo­že­te u­tvrdi­ti ne­ke ap­so­ lu­tne ve­li­či­ne ko­je će bi­ti sma­tra­ne no­vim o­kvi­ ri­ma za o­bli­ko­va­nje. Ako ste sklo­ni kom­bi­no­va­nju, mo­že­te i sa­ mi de­fi­ni­sa­ti ne­ko pra­vi­lo za u­slov­no o­bli­ko­va­ nje mi­mo pa­le­ta: po­čni­te nad obe­le­že­nim op­ se­gom, po­zi­va­ju­ći di­ja­log ko­man­dom Home > Styles > Conditional Formatting > Manage Rules. Di­ja­log je pri­li­čno in­tu­iti­van i vo­di vas kroz sve p o­ t r e ­ bne ko­ra­ ke u de­fi­ n i­ s a­ n j u pra­v i­ l a, pa vam pre­pu­šta­ mo da sa­ mi is­tra­ ži­te op­ci­ je. Po­mo­ ći će­mo vam sa­mo kod po­sle­dnje op­ci­je za i­zbor ti­pa pra­vi­la, ono ko­je bi­ra­te op­ci­jom Use a formula to determine which cells to format. Va­žan de­talj pri de­fi­ni­sa­nju ovog pra­vi­la u op­se­gu je da pri­ me­ti­te ko­ja će­li­ja je ak­tiv­na u op­se­gu (re­ci­mo, o­bra­ti­te pa­žnju na a­dre­su u po­lju za ime­na), jer tu će­li­ju će­te re­fe­ren­ci­ra­ti kao uzo­rak u for­mu­li. Sa­ma for­mu­la mo­ra da ima ta­kav o­blik da vra­ti lo­gič­ku vre­dnost (npr. =C15>100 ili =B10<>"ne­ de­lja"). Za­tim kli­kom na du­gme Format o­tvo­ri­ te di­ja­log za o­bli­ko­va­nje će­li­je i pos­ta­vi­te no­ve oso­bi­ne nje­nog i­zgle­da. Ka­da de­fi­ni­še­te prvo u­slov­no o­bli­ko­va­nje nad op­se­gom, du­gme­tom New Rule mo­že­te pos­ ta­vi­ti no­vi u­slov, i ta­ko do ve­li­kog bro­ja ni­voa. Ako pos­tav­lja­te vi­še pra­vi­la, po­ve­di­te sa­mi ra­ču­ na da ona mo­ra­ju da bu­du me­đu­so­bno lo­gič­ki usa­gla­še­na; i­zve­snu po­moć vam mo­že pru­ži­ti ar­ bi­trar­no pra­vi­lo Stop if True ko­je će spre­či­ti pro­ ve­ru pra­vi­la ni­žeg ran­ga u ne­koj će­li­ji u op­se­gu ako je ne­ko vi­še pra­vi­lo već za­do­vo­lje­no. mart 2008

PC

35

PC SPECIJALNI DODATAK

Fun­kcije

R

ad sa for­mu­la­ma i, po­se­bno, sa fun­kci­ ja­ma na ra­dnom lis­tu u Excel‑u ne bi bio ni po če­mu po­se­ban da ni­je o­snov­nog na­če­ la ko­je ste već uoči­ li, pa čak i ako ste pot­pu­ni po­če­tnik: to je prin­cip auto­ mat­skog pre­ra­ču­ na­va­nja. Kad god pro­me­ni­te ne­ki sa­ držaj na ra­dnom lis­tu,po­dra­zu­me­va­ no se oki­da ope­ra­ci­ ja po­nov­nog i­zra­ču­ na­va­nja svih for­mu­ la, što zna­či da će sve for­mu­le na ko­je i­zme­nje­ni sa­ držaj uti­če da­ti no­ve re­zul­ta­te; ovo je je­dna od su­ štin­skih oso­bi­na spreadsheet pro­gra­ma. Po­se­bno ko­ri­sno je ta­ko­zva­no kas­ka­dno pre­ra­ču­na­va­nje: re­zul­tat ne­ke for­mu­le mo­že bi­ti ar­gu­ment dru­ge, a ova tre­će itd. Ra­dni list mo­že ima­ti pro­i­zvo­ljan broj će­li­ja či­ji sa­držaj je di­rek­tno ili po­sre­dno po­ve­ zan sa ne­kim za­je­dnič­kim sa­drža­jem. Ka­da do­đe do pro­me­ne po­če­tnog sa­drža­ja, i­zme­ni­će se i sve za­vi­sne vre­dnos­ti. Za­hva­lju­ju­ći to­me, vi mo­že­te or­ ga­ni­zo­va­ti ra­dni list (i ce­lu ra­dnu sves­ku) kao slo­ že­nu mre­žu ne­kog a­pli­ka­tiv­nog re­še­nja u ko­me re­ la­tiv­no ma­li broj une­tih vre­dnos­ti for­mi­ra kom­ple­ tnu sli­ku ne­kog po­slov­nog pro­ce­sa.

Prva fun­kci­ja: SUM

Vra­ti­mo se na ta­be­lu u ko­joj smo de­mon­ stri­ra­li auto­mat­sko pre­ra­ču­na­va­nje. Pos­ta­vi­te se u će­li­ju A6 i une­si­te i­zraz =A1+A2+A3+A4+A5. Ni­je pro­blem na­pi­sa­ti i­zraz sa pet sa­bi­ra­ka, ali šta bi bi­lo ako tre­ba sa­bra­ti dves­ta bro­je­va? Za to se ko­ris­ti fun­kci­ja SUM, ko­ju ste već vi­še pu­ ta vi­de­li u pret­ho­dnom tek­stu; sa­svim si­gur­no, tu fun­kci­ju će­te ko­ris­ti­ti vi­še ne­go sve dru­ge i­zra­ze i fun­kci­je za­je­dno. Za­to u glav­noj tra­ci Home pos­to­ji brza ko­man­da da pos­ta­vi­te fun­ kci­ju sa­bi­ra­nja: pos­ta­vi­te se na će­li­ju u ko­joj tre­

36

PC

mart 2008

ba da se na­đe zbir i kli­kni­te na du­gme Editing > AutoSum. Is­tu ko­man­du će­te na­ći i u pa­le­ti For­ mulas > Function Library. Sa ve­li­kom ve­ro­va­tno­

ćom, pro­gram će vam pre­dlo­ži­ti ta­čni op­seg će­li­ ja ko­ji baš že­li­te da sa­be­re­te. Uko­li­ko ovaj op­seg ni­je do­bro pre­dlo­žen, os­ta­je vam da pre­ku­ca­te ili da mi­šem pre­vu­če­te od prve do po­sle­dnje će­ li­je ko­ju že­li­te, a za­tim po­tvrdi­te unos. Da­kle, za­ me­ni­te po­la­zni i­zraz fun­kci­jom =SUM(A1:A5). Do­bi­li ste, na­rav­no, is­ti re­zul­tat. O­bra­ti­te pa­žnju na još je­dan de­talj: po­red du­gme­ta AutoSum na­la­zi se pa­da­ju­ća lis­ta naj­če­ šće ko­ri­šće­nih fun­kci­ja (pro­sek, pre­bro­ja­va­nje, mak­si­mum i mi­ni­mum), što je zgo­dna pre­či­ca do tih, ta­ko­đe čes­to ko­ri­šće­nih fun­kci­ja. Uoči­ će­te i stav­ku More Functions, ko­ju će­mo us­ko­ro opi­sa­ti. U Excel‑u pos­to­je i je­dan „brzi“ ra­čun­ ski alat: ako že­li­te da sa­mo na čas sa­zna­te zbir ne­kih će­li­ja, obe­le­ži­te ih i po­gle­daj­te na sta­tu­snu tra­ku, gde će se po­ja­vi­ti tekst po­put Sum=1286; ka­ko bu­de­te po­ve­ća­va­li op­seg mi­šem, ta­ko će se i pri­ru­čni zbir me­nja­ti. De­snim kli­kom na ovo po­lje u sta­tu­snoj li­ni­ji, do­bi­će­te lis­tu dru­gih fun­ kci­ja, sli­čnu onoj pod du­gme­tom za sa­bi­ra­nje u tra­ci sa alat­ka­ma. No­vost u Excel‑u 2007 je u to­me što mo­že­te pri­ka­za­ti i vi­še a­gre­ga­tnih vre­ dnos­ti o­dje­dnom; ne­će sme­ta­ti da ih u­klju­či­te sve, ma­da je po­tre­bno da vas upo­zo­ri­mo da će­ te po­ne­kad vi­de­ti i ne­ke mo­žda ne­lo­gi­čne re­zul­ ta­te (npr. zbir vi­še da­tu­ma).

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

Struk­tu­ra fun­kcije

Sve for­mu­le u Excel‑u mo­ra­ju da bu­du pi­ sa­ne po stro­gim pra­vi­li­ma. Ka­da smo go­vo­ri­li o i­zra­zi­ma, vi­de­li ste da su pra­vi­la pi­sa­nja go­to­vo je­dna­ka pi­sa­nju i­zra­za po pra­vi­li­ma ari­tme­ti­ke. S dru­ge stra­ne, za fun­kci­je va­že pra­vi­la ko­ja se me­nja­ju od je­dne do dru­ge pri­li­ke, ali pos­to­je ne­ka op­šta pra­vi­la ko­ja se la­ko pre­po­zna­ju. Na­ jop­šti­ji o­blik pi­sa­nja fun­kci­je je =FUN­KCI­JA(arg1;arg2;...;argN)

Iza zna­ka je­dna­kos­ti sle­di re­zer­vi­sa­na reč ko­ja pred­stav­lja ime fun­kci­je, a za­tim se u za­ gra­da­ma na­vo­di je­dan ili vi­še ar­gu­me­na­ta fun­ kci­je, ra­zdvo­je­nih tač­ka‑za­re­zom kao zna­kom za ra­zdva­ja­nje. Ne­bi­tno je da li re­zer­vi­sa­nu reč pi­še­te ve­li­kim ili ma­lim slo­vi­ma; Excel će je na kra­ju pre­ves­ti u ve­li­ka slo­va. Ar­gu­men­ti fun­kci­ je mo­gu bi­ti kon­stan­te, re­fe­ren­ce (a­dre­se će­li­je ili op­se­ga), ce­li i­zra­zi i dru­ge fun­kci­je, a naj­vi­ še ih mo­že bi­ti tri­de­set. U za­vi­snos­ti od pra­vi­ la fun­kci­je, ar­gu­men­ti mo­gu bi­ti oba­ve­zni ili op­ci­oni. U ne­kim slu­ča­je­vi­ma broj ar­gu­me­na­ta mo­že bi­ti pro­men­ljiv, a re­do­sled ne­va­žan. U op­ štem slu­ča­ju, broj i re­do­sled ar­gu­me­na­ta je stro­ go de­fi­ni­san. Pri­mer fun­kci­je sa pro­i­zvolj­nim bro­jem i ne­bi­ tnim re­do­sle­dom ar­gu­me­na­ta je fun­kci­ja SUM: =SUM(1;A1;C3:D6;F5+100)

U ovom pri­me­ru pos­to­ji če­ti­ri ar­gu­men­ta: je­dna kon­stan­ta, je­dna će­li­ja, je­dan op­seg i je­ dan i­zraz. Po­što je sa­bi­ra­nje ko­mu­ta­tiv­no, re­do­ sled na­vo­đe­nja ar­gu­me­na­ta ni­je bi­tan. Pri­mer fun­kci­je sa stro­gim re­do­sle­dom bi bio: =IF(A2<>0;A1/A2;"De­lje­nje nu­lom!")

Ovo je fun­kci­ja gra­na­nja, ko­ja naj­če­šće ima tri na­ve­de­na ar­gu­men­ta; ako ne­dos­ta­je dru­ gi ar­gu­ment, po­dra­zu­me­va­će se TRUE, a za­me­ na za tre­ći je FAL­SE. Po do­go­vo­ru, op­ci­one ar­

gu­men­te će­mo pi­sa­ti kur­zi­vom. Sin­tak­sa fun­kci­ je sto­ga glasi =IF(u­slov;re­zul­tat_ako_je_ta­čno; re­zul­tat_ako_je_ne­ta­čno)

Po­ne­kad fun­kci­ja ima o­dre­đe­ni broj ar­gu­ me­na­ta, ali se u ne­kim slu­ča­je­vi­ma ne­ki od ar­ gu­me­na­ta mo­že izos­ta­vi­ti i ta­da se pri­hva­ta nje­ go­va po­dra­zu­me­va­na vre­dnost. Ako na­pi­še­mo =WEEK­DAY("1.mar.2008"), fun­kci­ja će vra­ti­ti re­dni broj da­na u se­dmi­ci za na­ve­de­ni da­tum, ali po ame­rič­kom stan­dar­du, gde se ne­de­lja sma­ tra prvim da­nom u se­dmi­ci, pa će re­zul­tat za ovu su­bo­tu bi­ti broj 7. Za­to tre­ba upo­tre­bi­ti op­ ci­oni dru­gi ar­gu­ment ko­ji me­nja na­čin bro­ja­ nja: =WEEK­DAY("1.mar.2008";2); sa­da će ova fun­kci­ja vra­ti­ti broj 6, ka­ko smo već na­vi­kli da nu­me­ri­še­mo su­bo­tu u ra­dnoj se­dmi­ci. Pos­to­je i fun­kci­je bez ar­gu­me­na­ta: bez ob­ zi­ra na to, iza re­zer­vi­sa­ne re­či i ta­da sva­ka­ko tre­ ba is­pi­sa­ti par za­gra­da. Re­ci­mo, fun­kci­ja =TO­ DAY() da­je tre­nu­tni da­tum, a =NOW() da­je tre­ nu­tni da­tum i vre­me; ni­ka­kvi ar­gu­men­ti ov­de ne­ma­ju smi­sla. Ar­gu­ment fun­kci­je mo­že da bu­de dru­ga fun­kci­ja. Fun­kci­je je mo­gu­će u­gne­zdi­ti do 64 ni­voa du­bi­ne, što je i te ka­ko i­zda­šno (u ra­ni­ jim ver­zi­ja­ma, li­mit je bio se­dam ni­voa). Da­ka­ ko, ne tre­ba pre­te­ri­va­ti: čes­to je pa­me­tni­je ra­zlo­ ži­ti ne­ki slo­že­ni pro­ra­čun na vi­še ko­ra­ka, tj. na fun­kci­je u vi­še će­li­ja. Ta­ko se lak­še kon­tro­li­še rad fun­kci­ja u u­slo­vi­ma pro­men­lji­vih vre­dnos­ ti ar­gu­me­na­ta, na­ro­či­to u slu­ča­je­vi­ma ka­da se po­ne­kad po­jav­lju­ju gre­ške u re­zul­ta­ti­ma. Ka­da se kao ar­gu­ment fun­kci­je uno­si for­mu­la, on­da za nju va­že sva nje­na pra­vi­la uno­sa, osim što se sad ne uno­si znak je­dna­kos­ti: taj znak je re­zer­vi­ san is­klju­či­vo za o­zna­ča­va­nje po­čet­ka uno­sa ce­ le for­mu­le. Na pri­mer: =IF(A1=0;0;B1/A1)

Ova fun­kci­ja će ra­zre­ši­ti pro­blem de­lje­nja nu­lom. Umes­to gre­ške #DIV/0!, ta­kav re­zul­tat mart 2008

PC

37

PC SPECIJALNI DODATAK

će­mo pro­gla­si­ti nu­lom. Po­gle­daj­te sle­de­će pri­ me­re i pro­tu­ma­či­te ih sa­mi: =WEEK­DAY(TO­DAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1)

Fun­kci­ja mo­že da bu­de i deo i­zra­za, pa je pri­hva­tlji­vo da na­pi­še­te i­zra­ze po­put ovih: =1+IF(A1>A2;A1;A2) =TO­DAY()+14 =MIN(SUM(A1:C3);SUM(D1:D10);50)/(1+ABS(G1))

U ča­su ure­đe­nja for­mu­le či­ji sa­držaj su re­ fe­ren­ce, sva­ka od njih će se po­ja­vi­ti u ra­zli­či­toj bo­ji, a sa­ma re­ fe­ren­ca će bi­ti priv­re­me­no uo­ kvi­re­na li­ni­ja­ ma od­go­va­ra­ju­ će bo­je; ta­ko će­ te mo­ći da pro­ ve­ri­te sva­ki od po­la­znih op­se­ ga. Ako ne­ki ar­ gu­ment for­mu­le ima po­gre­šnu a­dre­su, pre­pra­vi­ te je pre­ku­ca­va­njem ili mi­šem: uz po­moć če­ti­ri kva­dra­ti­ća u u­glo­vi­ma op­se­ga, mo­že­te mi­šem pro­me­ni­ti a­dre­su re­fe­ren­ce.

Unos fun­kcije

Kon­kre­tne ak­ci­je pri uno­su for­mu­la obav­ lja­će­te u­glav­nom u pa­le­ti Formulas > Function Library uz pris­toj­ni pra­te­ći sis­tem po­mo­ ći ko­ji je u­gra­đen u pro­gram. Bi­bli­ote­ka fun­kci­ja je gru­pi­sa­ na u lo­gi­čne ce­li­ne o ko­ji­ma će­mo ma­ lo ka­sni­je vi­še go­vo­ ri­ti; o­bra­ti­te pa­žnju da ako ma­lo za­drži­te po­ka­zi­vač mi­ša nad ime­nom fun­kci­je u

38

PC

mart 2008

pa­le­ti, do­bi­ja­te krat­ki opis i sin­tak­su fun­kci­je, što mo­že bi­ti do­volj­no ako sa­mo že­li­te da se pri­ se­ti­te je­dne fun­kci­je me­đu vi­še sli­čnih. Pri­me­ti­ li ste ve­ro­va­tno i sle­de­će: ako kre­ne­te u sa­mos­ tal­no pi­sa­nje ime­na fun­kci­je, po­čev od zna­ka je­ dna­kos­ti i prvog slo­va, po­ja­vi­će se pri­ru­čna lis­ ta fun­kci­ja ko­je od­go­va­ra­ju do sa­da is­pi­sa­nim slo­vi­ma, su­ža­va­ju­ći se ka­ko uno­si­te ko­ji znak (pro­baj­te =SUM). U o­dre­đe­nom tre­nut­ku mo­ že­te da se pre­ori­jen­ti­še­te na stre­li­ce na tas­ta­tu­ri da bis­te bi­ra­li u pri­ru­čnoj pa­le­ti, a tad će­te do­bi­ ti i e­kran­sku na­po­me­nu sa opi­som fun­kci­je; obe­ le­že­nu fun­kci­ju će­te iza­bra­ti pri­tis­kom na tas­ter Tab, što će vas do­ves­ti do tač­ke iza o­tvo­re­ne za­ gra­de, u oče­ki­va­nju uno­sa ar­gu­men­ta. Dok se sa­ svim ne na­vi­ kne­te na pre­po­ zna­va­nje ar­gu­ me­na­ta fun­kci­ ja ko­je ko­ris­ti­ te, pre­po­ru­ču­ je­mo vam da za unos fun­kci­ ja ko­ris­ti­te di­ja­ log Insert Function, ko­ji je od pret­ho­dnih ver­zi­ ja re­zer­vi­san za ovu na­me­nu; mo­že­te ga o­tvo­ri­ ti na vi­še na­či­na: kli­kom na du­gme sa o­zna­kom fx po­red li­ni­je za unos for­mu­la; i­zbo­rom stav­ ke More Functions u uz du­gme AutoSum u glav­ noj tra­ci; ili une­si­te znak je­dna­kos­ti u će­li­ju, pa u krat­koj lis­ti po­sle­dnje ko­ri­šće­nih fun­kci­ja ko­ ja je za­me­ni­la sa­držaj po­lja za ime oda­be­ri­te po­ sle­dnju stav­ku. Na sli­ci vi­di­te prvi od dva pro­zo­ra ča­ro­bnja­ ka za unos fun­kci­ja. Di­ja­log po­ma­že u na­la­že­ nju fun­kci­je čak i ako ne zna­ te nje­no ime. Na­ime, u po­lje Search for a function mo­že­te une­ti pi­ta­nje u o­bli­ku ne­kih klju­čnih poj­mo­va; ako, na pri­ mer, na­pi­še­te re­či angle, av­ erage value, interest, itd, do­bi­ će­te i­zbor fun­kci­ja ko­je za­is­ta

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

slu­že po­slo­vi­ma ko­ ji od­go­va­ra­ju opi­su; obe­le­ži­te li bi­lo ko­ ju od njih, pri dnu di­ja­lo­ga će­te do­bi­ ti sin­tak­su i krat­ki opis fun­kci­je. Fun­kci­ju mo­ že­te po­tra­ži­ti i na o­sno­vu lis­te ka­te­go­ ri­ja. Gru­pa Most Recently Used ču­va lis­tu od de­ set fun­kci­ja ko­je ste po­sle­dnje upo­tre­bi­li, a All je abe­ce­dna lis­ta svih ak­tiv­nih fun­kci­ja; taj broj mo­že bi­ti pro­men­ljiv; po­dra­zu­me­va­no ih ima 341, a mo­že ih bi­ti i vi­še ako su ak­tiv­ni ne­ki pro­ gram­ski do­da­ci. Na­kon i­zbo­ra, kli­kni­te na OK. Ta­čni sa­držaj dru­gog di­ja­lo­ga za­vi­si od oda­bra­ne fun­kci­je, za­pra­vo od bro­ja i ti­po­va ar­ gu­me­na­ta. Le­vo od sva­kog po­lja za unos se na­ la­zi opi­sno ime ar­gu­men­ta; uko­li­ko je to ime is­ pi­sa­no po­de­blja­nim tek­stom, ar­gu­ment je oba­ ve­zan; ako ni­je, ar­gu­ment je op­ci­oni. De­sno od po­lja, be­lim slo­vi­ma je is­pi­san tip po­dat­ka ili i­zvor (broj, tekst, re­fe­ren­ca), dok se po­lje ne po­ pu­ni. Po­red po­lja či­ji tip ni­je va­žan, sta­ja­će o­zna­ ka any; ka­da ar­gu­ment is­prav­no une­se­te, po­ja­ vi­će se nje­go­va i­zra­ču­na­ta vre­dnost na de­snoj stra­ni. Ka­ko ak­ti­vi­ra­te ko­je po­lje, ta­ko se po­ jav­lju­je krat­ka po­moć u do­njem de­lu di­ja­lo­ga. Čim bu­de do­volj­no po­da­ta­ka da se for­mi­ra re­ zul­tat, u­gle­da­će­te ga pri dnu. Ako fun­kci­ja ima pro­men­lji­vi broj ar­gu­me­na­ta (pro­baj­te fun­kci­ju SUM), ka­da se po­pu­ni pret­po­sle­dnji ar­gu­ment i ak­ti­vi­ra po­sle­dnji, po­jav­lju­je se još je­dan na ras­ po­la­ga­nju za unos, sve do tri­de­se­tog ar­gu­men­ ta. Po­sao zav­rša­va­te po­tvrdom na OK. Ovo je pri­kla­dno mes­to da po­me­ne­mo i je­ dnu op­ci­ju udo­bnos­ti u di­ja­lo­zi­ma u Excel‑u. Na­ime, de­si­će vam se da u to­ku po­pu­ne ne­kog di­ja­lo­ga tre­ba da upi­še­te ta­čnu re­fe­ren­cu ko­ju tre­nu­tno ne zna­te na­pa­met. Da ne bis­te mo­ra­li da pam­ti­te i pi­še­te na­pa­met, mo­že­te priv­re­me­ no sku­pi­ti ceo di­ja­log ta­ko da se vi­di sa­mo ak­tiv­ no po­lje za unos; to­me slu­ži du­gme ko­je se na­ la­zi na de­snoj stra­ni sva­kog ta­kvog po­lja u di­ja­

lo­zi­ma. Ka­da sa­žme­te di­ja­log, lak­še će­te obe­ le­ži­ti mi­šem po­tre­bnu re­fe­ren­cu; ka­da zav­rši­ te to obe­le­ža­va­nje, po­ nov­nim kli­kom na du­ gme na de­snoj stra­ni ra­zvi­će­te di­ja­log do pu­ne vi­dlji­vos­ti. Mo­že i dru­ga­či­je: ako kre­ne­ te da pov­la­či­te mi­šem da bis­te obe­le­ži­li op­seg, di­ja­log će se sam sku­pi­ti sa­mo do po­lja za un­ os sve dok ne zav­rši­te pov­la­če­nje, kad će se opet vi­de­ti ceo. Ako vam pri­li­kom sa­mos­tal­nog upi­sa fun­ kci­je u će­li­ju kre­ne ma­lo te­že, pri­ti­sni­te Ctrl+A: di­rek­tno će­te se na­ći u dru­gom ko­ra­ku ča­ro­bnja­ ka za for­mi­ra­nje fun­kci­je, gde će­te lak­še zav­rši­ti po­sao. Ako po­kre­ne­te ča­ro­bnjak u ča­su ka­da je ak­tiv­na će­li­ja ko­ja sa­drži fun­kci­ju, opet će se ak­ ti­vi­ra­ti dru­gi pro­zor di­ja­lo­ga, sa­da sa ar­gu­men­ ti­ma pre­ne­tim iz fun­kci­je u će­li­ji, i tu ih mo­že­ te me­nja­ti.

Gru­pe fun­kcija

Ne­moj­te se op­te­re­ći­va­ti pre­ci­znim uče­ njem ta­čnog na­či­na pi­sa­nja fun­kci­ja na­pa­met, jer to je za­is­ta i­zli­šno u sve­tlu pos­to­ja­nja svih in­ te­rak­tiv­nih ele­me­na­ta po­mo­ći na ra­dnoj pov­rši­ ni. Umes­to to­ga, bo­lje je da po­sve­ti­te ne­ko vre­ me op­štem upo­zna­va­nju pa­le­ta fun­kci­ja po gru­ pa­ma, ka­ko bis­te ima­li ba­rem na­čel­nu sli­ku o di­rek­tnim mo­gu­ćnos­ti­ma ko­ji­ma ras­po­la­že­te u sva­kom ča­su. To će, ve­ruj­te, bi­ti sa­svim do­volj­ no: is­kus­tvom će­te ka­sni­je sti­ca­ti vi­še sa­zna­nja o de­ta­lji­ma, pa mo­žda i do me­re da pot­pu­no sa­ mos­tal­no na­pi­še­te ne­ku slo­že­ni­ju fun­kci­ju. Opi­ si pred va­ma su krat­ki i u su­že­nom i­zbo­ru od po ne­ko­li­ko ti­pi­čnih pred­stav­ni­ka u sva­koj gru­ pi, tek da vam na­zna­či­mo ne­ke in­te­re­san­tne fun­ kci­je ko­je mo­žda nis­te upo­zna­li ra­ni­je. Ne­će­mo sa­da po­mi­nja­ti ni sve gru­pe fun­ kci­ja. Ne­ke od njih će bi­ti pre­dmet sle­de­ćeg pri­ ru­čni­ka, dok ne­ke pre­va­zi­la­ze o­kvir ovog ni­voa; u po­to­nje sva­ka­ko pri­pa­da i sa­svim no­va gru­pa mart 2008

PC

39

PC SPECIJALNI DODATAK

Cube, ko­ja je ra­zvi­je­na za po­tre­be di­rek­tne ek­ splo­ata­ci­je upi­ta di­rek­tno iz OLAP ko­cki na ser­ ve­ru ba­za po­da­ta­ka.

Ma­te­ma­tič­ke i tri­go­no­me­trij­ske fun­kcije

Gru­pa Math & Trig sa­drži ope­ra­ci­je sa bro­ je­vi­ma ko­je se na­la­ze i na kva­li­te­tnim kal­ku­la­to­ ri­ma: po­čev od fun­kci­je SUM, ko­ja je prva ko­ ju sva­ko sav­la­da, pre­ko ek­spo­nen­ci­jal­nih, lo­ga­ ri­tam­skih, tri­go­no­me­trij­skih, sve do ra­znih fun­ kci­ja za za­o­kru­glji­va­nje bro­ja. U ovu gru­pu se u­bra­ja­ju i ne­ke po­se­bne fun­kci­je od ko­jih će­mo pred­sta­vi­ti ne­ko­li­ko. =POWER(broj;ste­pen) – i­zra­ču­na­va bi­lo ko­ji ste­pen bro­ja; ko­ren bro­ja ra­ču­naj­te kao ste­ pen o­bli­ka 1/x, npr. POWER(2;1/3). =LN(broj), =LOG10(broj), =LOG(broj;o­ sno­va) – i­zra­ču­na­va lo­ga­ri­tam bro­ja sa o­sno­ vom bro­ja e, 10 ili sa dru­gim o­sno­va­ma. =SIN(broj), =COS(broj), =TAN(broj), =ASIN(broj), =SINH(broj), ... – pos­to­je o­snov­ ne tri­go­no­me­trij­ske fun­kci­je, in­ver­zne tri­go­no­ me­trij­ske fun­kci­je i hi­per­bo­lič­ke fun­kci­je. =LCM(broj;broj;...), =GCD(broj;broj;...) – i­zra­ču­na­va naj­ma­nji za­je­dnič­ki sa­drža­lac, o­dno­sno naj­ve­ći za­je­dnič­ki de­li­lac dva ili vi­še bro­je­va. =TRUNC(broj;broj_dec) – od­se­ca de­ci­mal­ni deo bro­ja na za­da­ti broj de­ci­ma­la; ako ne­ma dru­gog ar­gu­men­ta, po­dra­zu­me­va se ce­lo­broj­ni deo. =RO­UND(broj;broj_dec), =RO­UN­D­DOWN (broj;broj_dec), =RO­UN­DUP(broj;broj_dec) – za­ o­kru­glju­je broj na naj­bli­ži ceo broj, prvi ceo broj bli­ži nu­li i prvi ceo broj da­lje od nu­le, res­pek­tiv­ no. Ako je dru­gi ar­gu­ment ne­ga­ti­van broj, pre­la­zi se na ce­lo­broj­ni deo: fun­kci­ja =RO­UND(broj;‑2) za­o­kru­glju­je broj na sto­ti­ne. =CE­ILING(broj;o­sno­va), =FLO­OR(broj; o­s­no­va) – po­ve­ća­va, o­dno­sno sma­nju­je broj na naj­bli­ži ceo broj ko­ji je um­no­žak za­da­te o­sno­ve. Na pri­mer, fun­kci­ja =CE­ILING(141;15) da­je re­ zul­tat 150. =FLO­OR(141;15) je 135. =RAND() – da­je slu­ča­jan broj u in­ter­va­ lu (0, 1). Fun­kci­ja se ko­ris­ti kao ge­ne­ra­tor pse­ udo­slu­čaj­nih bro­je­va. Slu­čaj­ni ce­li broj i­zme­

40

PC

mart 2008

đu a i b će­te do­bi­ti dru­gom fun­kci­jom =RAND­ BETWEEN(a;b).

Fi­nan­sij­ske fun­kcije

Svrha fun­kci­ja u gru­pi Financial je i­zra­ču­ na­va­nje ra­znih pa­ra­me­ta­ra kao što su anu­ite­ti, in­te­re­sne sto­pe, broj ra­ta i sli­čno. One su ma­lo slo­že­ni­je za upo­tre­bu, jer za nji­ho­vo ra­zu­me­va­ nje mo­ra­te po­zna­va­ti ra­zne me­to­de iz o­blas­ti ban­kar­stva (ma­da se po­ne­kad či­ni da na­še ban­ ke ne ko­ris­te ove is­te te­hni­ke). Za­to pred­stav­lja­ mo sa­mo dve fun­kci­je iz ove gru­pe, mo­gu vam ma­kar o­kvir­no po­slu­ži­ti ako ima­te ne­ke fi­nan­ sij­ske pla­no­ve. Prva fun­kci­ja i­zra­ču­na­va vi­si­nu ra­te pre­ma za­ da­toj vi­si­ni ka­ma­te, bro­ju ra­ta i vi­si­ni glav­ni­ce. =PMT(ka­ma­ta;broj_ra­ta;po­če­tni_dug; preostali_iznos)

Sin­tak­se fi­nan­sij­skih fun­kci­ja su pri­la­go­đe­ ne ame­rič­kom ban­kar­skom sis­te­mu, pa će­mo na pri­me­ru ra­zja­sni­ti nji­ho­vu sin­tak­su. Re­ci­mo, ako ho­će­te da po­di­gne­te kre­dit na 500.000 di­ na­ra na pet go­di­na sa go­di­šnjom ka­ma­tom od 12%, na­pi­ši­te: =PMT(12%/12;60;‑500000)

i re­zul­tat će bi­ti 11.122,22 Din. Ne­ka vas ne zbu­ni ne­ga­ti­van broj: u za­pa­dnom knji­go­vod­ stvu je nor­mal­no da se dug ta­ko be­le­ži. De­lje­nje ka­ma­te sa 12 je po­tre­bno jer fun­kci­ja ra­di sa me­ se­čnim i­zno­som ka­ma­te ko­ji se pre­ra­ču­na­va na go­di­šnju po­se­bnim ite­ra­tiv­nim pro­ce­som, ču­va­ ju­ći po­tre­bnu pre­ci­znost pro­ra­ču­na. Fun­kci­ja mo­že da se ko­ris­ti i da bis­te u­tvrdi­ li di­na­mi­ku šte­dnje. Re­ci­mo, že­li­te da za pet go­ di­na u­šte­di­te 750.000 di­na­ra, uz ka­ma­tu na oro­ če­nu šte­dnju od 3% go­di­šnje. Na­pi­sa­će­te: =PMT(3%/12;60;0;750000)

i do­bi­ti i­znos od 11.601,52 di­na­ra ko­je tre­ ba me­se­čno da o­dvo­ji­te da bis­te pos­ti­gli ovaj

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

cilj. Broj će bi­ti is­ka­zan kao ne­ga­ti­van, da­kle kao od­bi­ja­nje od va­še za­ra­de. Nu­la u za­pi­su fun­ kci­je se o­dno­si na po­če­tni i­znos šte­dnje; ako već ima­te ne­ku u­šte­đe­vi­nu ko­ju će­te o­dmah oro­či­ti, umes­to nu­le upi­ši­te tu vre­dnost. Sle­de­ća fun­kci­ja i­zra­ču­na­va me­se­čnu ka­ ma­tu na o­sno­vu bro­ja pe­ri­oda u­pla­te i i­zno­sa glav­ni­ce du­ga: =RA­TE(broj_pe­ri­oda;vi­si­na_ra­te; po­če­tni_dug;preostali_iznos;tip)

Re­ci­mo, ako vam ban­ka pre­dlo­ži da če­ ti­ri go­di­ne u­pla­ću­je­te po 5.000 da bis­te ot­pla­ ti­li kre­dit od 200.000 (ma­da se kod nas ban­ ke još uvek ne cenj­ka­ju na ovaj na­čin), po­gle­ daj­te ko­li­ka je to ka­ma­ta: ako na­pi­še­te =RA­ TE(48;5000;‑200000), do­bi­će­te vre­dnost 0,77%, što je pro­se­čna go­di­šnja ka­ma­ta od 9,24%. Ako vas in­te­re­su­je ka­ko eko­nom­ski ra­zvi­je­ni svet ba­ra­ta nov­cem, po­gle­daj­te ka­ko ra­de fun­kci­je NPER, IRR, NPV i dru­ge. A u slu­ča­ju da već ima­te is­kus­tva u ba­ra­ta­nju fi­nan­sij­skim fun­kci­ ja­ma, na­po­mi­nje­mo da je ova gru­pa zna­čaj­no pro­ši­re­na u ak­tu­el­noj ver­zi­ji, kao i da su po­bolj­ ša­ne ite­ra­tiv­ne me­to­de ko­je po­ve­ća­va­ju pre­ci­ znost me­đu­re­zul­ta­ta.

Fun­kci­je za rad sa tek­stom

Za­hva­lju­ju­ći sku­pu fun­kci­ja u pa­le­ti Text, mo­gu­će je i­zvrši­ti mno­go­broj­ne ma­ni­pu­la­ci­je tek­stom: po­ve­zi­va­nje, pro­me­nu ve­li­či­ne slo­va, pro­me­nu de­la tek­sta, pre­tva­ra­nje tek­sta u broj i o­brnu­to, itd. Po­gle­daj­mo ka­ko ra­de ne­ke od fun­ kci­ja iz ove gru­pe. =LEFT(tekst;br_zn), =RIGHT(tekst;br_ zn), =MID(tekst;mes­to;br_zn) – ove fun­kci­je vra­ća­ju od za­da­tog tek­sta deo u za­da­toj du­ži­ni na le­voj stra­ni, na de­snoj stra­ni ili u sre­di­ni po­ čev od za­da­tog mes­ta, res­pek­tiv­no. =LEN(tekst) – vra­ća broj zna­ko­va u tek­stu. =FIND(kri­te­ri­jum;tekst;po­če­tak) – na­la­zi mes­to zna­ka ko­ji je kri­te­ri­jum u tek­stu, po­čev­ši sa pre­tra­gom od zna­ka ko­ji je o­zna­čen kao po­če­ tak. Na pri­me­ri­ma:

=FIND("o";"Mi­cro­soft";6) – vra­ća broj 7 („prvo o iza šes­tog zna­ka“) =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1) ‑FIND(" ";A1;1)+1) – uvek vra­ća dru­gu reč ako u A1 pos­to­je dve re­či ra­zdvo­je­ne ra­zma­kom. =LOWER(tekst) , =UP­PER(tekst) , =PRO­ PER(tekst) – sve zna­ko­ve tek­sta pre­vo­di u ma­la slo­va, u ve­li­ka slo­va ili u prva ve­li­ka i os­ta­la ma­ la slo­va, res­pek­tiv­no. =EXACT(tekst;tekst) – po­re­di tek­stu­al­ni sa­držaj u dve će­li­je, uva­ža­va­ju­ći ra­zli­ku i­zme­đu ve­li­kih i ma­lih slo­va, i vra­ća lo­gič­ku vre­dnost TRUE ili FAL­SE. =VA­LUE(tekst), =TEXT(broj;for­mat) – prva fun­kci­ja pre­tva­ra tekst u broj, a dru­ga pre­ tva­ra broj u tekst, u za­da­tom for­ma­tu. Na pri­ me­ri­ma: =VA­LUE("1"&","&"23") – vra­ća broj 1,23 =TEXT(12345,67;"# ##0,000") – vra­ća tekst "12 345,670"

Fun­kci­je za rad sa da­tu­mi­ma i vre­me­nom

Fun­kci­je u gru­pi Date & Time se ko­ris­te ka­da je po­tre­bno od ne­kih par­ci­jal­nih po­da­ta­ ka for­mi­ra­ti da­tum ili ka­da tre­ba pri­pre­mi­ti ova­kve po­dat­ke za ka­sni­je ope­ra­ci­je. Ne­ke fun­ kci­je smo već po­me­nu­li (WEEK­DAY, TO­DAY, NOW). Ne za­bo­ra­vi­te: Excel in­ter­no be­le­ži da­tu­ me kao ce­le bro­je­ve u ras­tu­ćem ni­zu po­čev od 1. ja­nu­ara 1900. go­di­ne. Vre­me u to­ku da­na se be­le­ži kao de­ci­mal­ni deo ce­log bro­ja, gde je­dan se­kund i­zno­si 1/86400. =HO­UR(vre­me), =MI­NU­TE(vre­me), =SE­ COND(vre­me) – fun­kci­je vra­ća­ju broj ko­ji od­ go­va­ra sa­tu, mi­nu­tu i se­kun­di za oda­bra­ni za­ pis vre­me­na. =DAY(da­tum), =MONTH(da­tum), =YEAR (da­tum) – fun­kci­je vra­ća­ju broj ko­ji od­go­va­ra da­ nu, me­se­cu ili go­di­ni za oda­bra­ni da­tum. =DA­TE(go­di­na;me­sec;dan) – for­mi­ra da­tum od ele­me­na­ta za­da­tih bro­jem ili re­fe­ren­com. =DA­TE­VA­LUE(da­tum_kao_tekst) – vra­ća re­dni broj da­na po­čev od 1. ja­nu­ara 1900; npr, re­dni broj za 1. mart 2008. je 39508. Ar­gu­ment mart 2008

PC

41

PC SPECIJALNI DODATAK

fun­kci­je mo­ra bi­ti uve­den kao tekst, re­ci­mo pod na­vo­dni­ci­ma; ako je to re­fe­ren­ca sa re­al­nim da­ tum­skim po­dat­kom u A1, on­da upo­tre­bi­te ma­li ma­ne­var: =DA­TE­VA­LUE(TEXT(A1;"d.m.y")).

Lo­gič­ke fun­kcije

Uz po­moć fun­kci­ja u gru­pi Logical mo­že se os­tva­ri­ti, u i­zve­snom smi­slu re­či, pro­gra­mi­ ra­nje re­zul­ta­ta na ra­dnom lis­tu, u­slov­lje­no za­ te­čenim sa­drža­jem. Ove fun­kci­je o­bra­đu­ju lo­ gič­ke poj­mo­ve i kom­bi­nu­ju ih pre­ma pra­vi­li­ma Bu­lo­ve al­ge­bre. Tri fun­kci­je vra­ća­ju re­zul­ta­te TRUE ili FAL­SE u za­vi­snos­ti od is­ka­za: =AND(is­kaz1;is­kaz2;...) – TRUE ako su svi is­ka­zi ta­čni. =OR(is­kaz1;is­kaz2;...) – TRUE ako je ba­ rem je­dan is­kaz ta­čan. =NOT(is­kaz) – vre­dnost su­pro­tna od vre­ dnos­ti is­ka­za. Se­ti­te se da im­pli­ka­ci­ja mo­že da se in­ter­pre­ ti­ra kao =AND(is­kaz1;NOT(is­kaz2)). Fun­kci­ja IF je lo­gič­ka fun­kci­ja ko­ju smo već po­me­nu­li (pri­mer ko­ji re­ša­va de­lje­nje nu­ lom) i ve­ro­va­tno će­te je čes­to ko­ris­ti­ti. U za­vi­ snos­ti od vre­dnos­ti is­ka­za, fun­kci­ja vra­ća je­dan od dva pre­dvi­đe­na re­zul­ta­ta; ako ne­dos­ta­ju dru­ gi ili tre­ći ar­gu­ment, oni se me­nja­ju po­dra­zu­me­ va­nim re­zul­ta­tom TRUE ili FAL­SE, res­pek­tiv­ no. Sin­tak­sa fun­kci­je je sle­de­ća: =IF(u­slov;re­zul­tat_ako_je_ta­čno; re­zul­tat_ako_je_ne­ta­čno)

Excel 2007 uvo­di i no­vu lo­gič­ku fun­kci­ju IFER­ROR, ko­ja će lak­še po­slu­ži­ti za pre­sre­ta­nje ra­znih gre­ša­ka na ra­dnom lis­tu. Bu­de­te li ko­ris­ ti­li ovu fun­kci­ju, i­zgu­bi­će­te kom­pa­ti­bil­nost sa ra­ni­jim ver­zi­ja­ma Excel‑a.

Fun­kci­je za pro­na­la­že­nje i re­fe­rence

Na­me­na fun­kci­ja u gru­pi Lookup & Refer­ ence je vi­šes­tru­ka: u­glav­nom ih ko­ris­ti­te ka­da je po­tre­bno da in­di­rek­tno re­fe­ren­ci­ra­te ne­ki sa­ držaj ili ka­da na o­sno­vu sa­drža­ja tre­ba da na­đe­ te ne­ku a­dre­su.

42

PC

mart 2008

=CO­LUMN(ref), =ROW(ref) – ove fun­kci­ je da­ju bro­je­ve ko­ji od­go­va­ra­ju re­dnom bro­ju ko­lo­ne, o­dno­sno re­da na­ve­de­ne re­fe­ren­ce. Ako je re­fe­ren­ca op­seg od vi­še će­li­ja, bi­će vra­ćen broj le­ve ko­lo­ne, o­dno­sno gor­njeg re­da. =IN­DI­RECT(ref;stil) – vra­ća vre­dnost iz a­dre­se ko­ja je na­pi­sa­na kao tekst u će­li­ji na­ve­de­ noj re­fe­ren­com. Re­ci­mo, ako se u će­li­ji A1 na­la­ zi broj 1234, a u će­li­ji B2 na­la­zi tekst "A1", fun­ kci­ja =IN­DI­RECT(B2) vra­ća vre­dnost 1234. =CHO­OSE(in­deks;arg1;arg2;....) – in­deks, ko­ji tre­ba da bu­de broj od 1 do 29, bi­ra ar­gu­ ment ko­ji po re­du od­go­va­ra in­dek­su. Na pri­ mer, ako se u A1 na­la­zi da­tum 20.3.2008, sle­de­ ća fun­kci­ja će is­prav­no da­ti re­zul­tat „čet“: =CHO­OSE(WEEK­DAY(A1;2);"pon";"uto";"sre"; "čet";"pet";"sub";"ned")

Sta­tis­tič­ke fun­kcije

Excel je mo­ćan alat za sta­tis­tič­ke ana­li­ze. Ka­da se o­snov­noj gru­pi fun­kci­ja u pa­le­ti More Functions > Statistical do­da­ju i one iz pro­gram­ skog do­dat­ka Analysis ToolPak, Excel sta­je ra­me uz ra­me sa mno­go sku­pljim spe­ci­ja­li­zo­va­nim pro­gra­mi­ma ove na­me­ne. Ne­ke od fun­kci­ja u ovoj gru­pi će­te ve­ro­va­tno čes­to ko­ris­ti­ti, a pro­ ve­ri­te sa­mi de­se­ti­ne fun­kci­ja ko­je su za­sno­va­ne na sta­tis­tič­kim ras­po­de­la­ma, re­gre­si­ja­ma, tren­ do­vi­ma, itd. =AVE­RA­GE(op­seg), =MAX(op­seg), =MIN(op­seg) – ove fun­kci­je da­ju pro­se­čnu, mak­si­mal­nu, o­dno­sno mi­ni­mal­nu vre­dnost u op­se­gu, res­pek­tiv­no. =CO­UNT(op­seg), =CO­UN­TA(op­seg), =CO­UN­TBLANK(op­seg) – ove tri fun­kci­je da­ ju broj nu­me­rič­kih vre­dnos­ti, broj svih ne­pra­ znih će­li­ja i broj svih pra­znih će­li­ja u zadatom op­se­gu, res­pek­tiv­no. =CO­UN­TIF(op­seg;kri­te­ri­jum) – da­je broj će­li­ja u op­se­gu ko­je za­do­vo­lja­va­ju vre­dnost za­ da­tu kri­te­ri­ju­mom. =SU­MIF(op­seg;kri­te­ri­jum;op­seg_za_sa­bi­ ra­nje) – fun­kci­ja u­slov­nog sa­bi­ra­nja; nad da­tim op­se­gom se de­fi­ni­še kri­te­ri­jum, a od­go­va­ra­ju­će

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

oda­bra­ne vre­dnos­ti u op­se­gu za sa­bi­ra­nje či­ne zbir. Da bi bi­lo ja­sni­je, evo pri­me­ra. U ko­lo­ni A su obe­le­žja uzo­ra­ka (npr. slo­va A, B, C), a u ko­ lo­ni B su da­te ko­li­či­ne. Ako ho­će­te da sa­be­re­te sve ko­li­či­ne uzor­ka C, na­pi­sa­će­te: =SU­MIF(A2:A99;"C";B2:B99)

Ako že­li­te da sa­be­re­te sa­mo bro­je­ve ve­će od 100, na­pi­sa­će­te: =SU­MIF(B2:B99;">100";B2:B99)

Ne­ke od fun­kci­ja iz ove grupe su tek uvod u „ve­li­ku“ sta­tis­ti­ku: =STDEV(op­seg), =VAR(op­seg) – ove fun­ kci­je i­zra­ču­na­va­ju vre­dnost stan­dar­dne de­vi­ja­ci­ je, o­dno­sno va­ri­jan­se uzor­ka, i­gno­ri­šu­ći sve ne­ nu­me­rič­ke vre­dnos­ti op­se­ga. =TREND(po­zna­ti_y;po­zna­ti_x;no­vi_x) – iz re­la­ci­je sku­pa po­zna­tih vre­dnos­ti (ve­li­či­ne u op­se­gu po­zna­ti_y su u fun­kci­ji op­se­ga ve­li­či­na po­zna­ti_x) i no­ve za­da­te vre­dnos­ti x, i­zra­ču­na­ va no­vu vre­dnost pre­ma fun­kci­ji li­ne­ar­nog tren­ da y=ax+b.

mart 2008

PC

43

PC SPECIJALNI DODATAK

Štam­panje

O

p­šte o­dred­be o štam­pa­nju smo o­bra­di­li u uvo­dnom pri­ru­čni­ku o za­je­dnič­kim oso­bi­na­ma sis­te­ma Microsoft Office 2007. Ipak, Excel je ka­rak­te­ris­ti­čan pro­gram po tom pi­ta­nju, jer struk­tu­re ko­ji­ma ba­ra­ta­te ni­su uvek baš „pri­ja­ telj­ski nas­tro­je­ne“ pre­ma pre­zen­ta­ci­ji na pa­pi­ru. Da­bo­me, pos­to­je po­se­bne op­ci­je po­mo­ću ko­jih mo­že­te do­bi­ti a­trak­tiv­ne štam­pa­ne re­zul­ta­te i mi će­mo se u ovom odelj­ku po­sve­ti­ti ne­ki­ma od njih.

Da bis­te pri­pre­mi­li ra­dni list za štam­pu, ka­ da god je mo­gu­će, or­ga­ni­zuj­te po­dat­ke po du­ ži­ni, ver­ti­kal­no i u vi­še re­do­va, a ne po ši­ri­ni. Pos­to­je ra­zvi­je­ne op­ci­je štam­pe ta­be­la ko­je su ja­ ko ve­li­ke u obe di­men­zi­je, ali to­me pri­be­ga­vaj­te sa­mo ka­da dru­ga­či­je ni­je mo­gu­će. Da bis­te lak­ še ra­zu­me­li ka­ko će vaš sa­držaj bi­ti od­štam­pan, vre­me je da uve­de­mo i dva po­se­bna pri­ka­za ko­ ja su po­sve­će­na tom po­slu; je­dan od njih ima o­dre­đe­na fun­kci­onal­na svoj­stva, a dru­gi je no­ vost u pro­gra­mu – to je pu­ni WYSIWYG o­blik pri­ka­za bu­du­će pa­pir­ne stra­ni­ce dok pos­to­ji re­ dov­na in­te­rak­ci­ja na ra­dnom lis­tu.

44

PC

mart 2008

Da bis­te pre­gle­da­li po­dra­zu­me­va­ne op­ci­ je pre­lo­ma ko­je pro­gram vi­di, uđi­te u re­žim pre­ gle­da pre­lo­ma ra­dnog lis­ta ko­man­dom View > Workbook Views > Page Break Preview (ta­ko­đe, pos­to­ji du­gme u sta­tu­snoj li­ni­ji). Ra­dni list će bi­ ti zu­mi­ran na ne­što si­tni­ji is­pis, a po­ja­vi­će se pla­ ve li­ni­je ko­je o­dre­đu­ju ivi­ca bu­du­ćih stra­ni­ca. U po­za­di­ni sa­drža­ja, vi­de se si­vi tek­sto­vi Page 1, Page 2,... već u za­vi­snos­ti od ko­li­či­ne za­te­če­nih po­da­ta­ka. U ovom re­ži­mu, ra­dni list je i da­lje ak­ ti­van, pa mo­že­te nas­ta­vi­ti da ra­di­te u nje­mu (zu­ mi­raj­te ga na 100%). Uko­li­ko je po­tre­bno, vu­ci­ te mi­šem pla­ve li­ni­je pre­lo­ma u bi­lo kom sme­ ru, či­me će­te pro­me­ni­ti gra­ni­ce pre­lo­ma, mo­ žda i po ce­nu pro­me­ne re­la­tiv­ne ve­li­či­ne is­pi­sa na ne­koj od od­štam­pa­nih stra­ni­ca. Ti­pi­čan pro­ blem u prak­si je sa­mo je­dna ko­lo­na ko­ja os­ta­je „si­ro­če“ u štam­pi, kao što se vi­di na sli­ci; taj pro­ blem će­te brzo re­ši­ti pov­la­če­njem isprekidane ver­ti­kal­ne pla­ve li­ni­je ude­sno. U tom slu­ča­ju, sa­ držaj štam­pe će se pro­por­ci­onal­no uma­nji­ti ta­ ko da ši­ri­nom ceo sta­ne na je­dan list pa­pi­ra. Ne mo­ra­te ceo ra­dni list upu­ ti­ti na štam­pa­nje: mo­že­te to o­gra­ ni­či­ti na bi­lo ko­ji op­seg po­da­ta­ka. Obe­le­ži­te op­seg ko­ji že­li­te da od­ štam­pa­te, pa ga ko­man­dom Page Layout > Page Setup > Print Area > Set Print Area pro­gla­si­te je­di­nim ak­tiv­nim po­dru­čjem za štam­pa­nje na ra­dnom lis­tu. Ovo po­de­ša­va­nje će­te uki­nu­ti su­se­dnom ko­man­dom Clear Print Area u is­toj pa­le­ti. Ako ne­ma­te pre­vi­še sa­drža­ja na ra­dnom lis­tu, is­ti efe­kat će­te pos­ti­ći ako u re­ ži­mu pre­gle­da pre­lo­ma štam­pe pri­ vu­če­te sve kraj­nje pla­ve li­ni­je že­lje­ nom sa­drža­ju, ta­ko da zo­na štam­ pa­nja os­ta­ne je­di­na uo­kvi­re­na i sve­tla, dok će os­ta­li deo bi­ti za­siv­ ljen. Ako že­li­te da po­ni­šti­te sve ru­ čno me­nja­ne li­ni­je ko­je pred­stav­lja­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

ju pre­lo­me stra­ni­ca, to će­te naj­lak­še uči­ni­ti ko­ man­dom Page Layout > Page Setup > Breaks > Reset All Page Breaks; ne­bi­tno je u kom re­ži­mu pri­ka­za se na­la­zi ra­dni list u tom ča­su. Pre­ci­zan uti­sak o mo­gu­ćim re­zul­ta­ti­ma na pa­pi­ru dok još uvek ra­di­te na ra­dnom lis­tu ste­ ći će­te ako pre­ba­ci­te pri­kaz na Page Layout (gru­ pa View > Workbook Views ili du­gme u sta­tu­ snoj li­ni­ji). Ovaj pri­kaz je pri­kla­dan i za­to što pred­stav­lja naj­je­dnos­ tav­ni­ji na­čin da de­fi­ ni­še­te op­ci­je za­glav­lja i po­dno­žja štam­pa­ne stra­ni­ce. Pri­me­ti­će­te da obe zo­ne ras­po­la­žu sa po tri po­lja u ko­ji­ ma kon­tro­li­še­te sa­drža­ je. Ka­da kli­kne­te u bi­lo ko­je od tih po­lja, po­ja­ vi­će se kon­tek­stu­al­na kar­ti­ca Header & Foot­ er Tools na glav­noj tra­ ci; uve­re­ni smo da će­te se na tom mes­tu la­ko da­lje sna­ći i bez na­ših da­ ljih pre­po­ru­ka. Po­sao u za­glav­lju ili po­dno­žju će­te zav­rši­ti pros­tim kli­kom mi­šem na bi­lo ko­ ju će­li­ju ra­dnog lis­ta. Po­sle­dnja od­bra­na pro­tiv oma­ški u štam­ pa­nju je uobi­ča­je­na: pre­gle­daj­te pri­prem­lje­ni ma­te­ri­jal na e­kra­nu u re­ži­mu pri­ka­za pre štam­ pa­nja. Op­ci­ju Print Preview će­te po­kre­nu­ti ko­ man­dom Office > Print > Print Preview. Ce­la ra­ dna pov­rši­na pro­gra­ma us­tu­pa mes­to pro­zo­ru za pre­gled pre štam­pa­nja; cen­tral­no mes­to za­

uzi­ma sli­ka prve štam­pa­ne stra­ni­ce. Ako ovih stra­ni­ca ima vi­še, me­đu nji­ma se mo­že­te kre­ta­ ti tas­te­ri­ma Pa­ge­Up i Pa­ge­Down na tas­ta­tu­ri ili du­gma­di­ma Next Page i Previous Page u glav­noj tra­ci. Po­lje za po­tvrdu Show Margins o­dre­đu­je vi­dlji­vost li­ni­ja mar­gi­na i o­zna­či­va­če gra­ni­ca ko­ lo­na na lis­tu. Hva­ta­ju­ći o­zna­či­va­če mi­šem, mo­ že­te di­rek­tno me­nja­ti ši­ri­nu mar­gi­na; ako po­me­ ri­te ne­ko obe­le­žje ko­lo­ ne, ak­ci­ja će se o­dra­zi­ti i na po­la­zni ra­dni list, me­nja­ju­ći ši­ri­nu ko­lo­ ne. Ako ste za­do­volj­ni re­zul­ta­tom, ko­man­dom Print mo­že­te o­dmah po­kre­nu­ti štam­pa­nje. Ako že­li­te da us­pos­ta­ vi­te pre­ci­zni­ju kon­tro­ lu, o­tvo­ri­te di­ja­log Page Setup. Pre­gled pre štam­ pa­nja će­te za­tvo­ri­ti pri­ tis­kom na tas­ter Esc ili kli­kom na du­gme Close Print Preview. Di­ja­log Page Setup mo­že­te ta­ko­đe o­tvo­ri­ ti po­kre­ta­čem di­ja­lo­ga u gru­pi Page Layout > Page Setup. Di­ja­log sa­drži ne­ko­li­ko kar­ti­ca u ko­ ji­ma me­nja­te sve klju­čne pa­ra­me­tre, uko­li­ko to već nis­te uči­ni­li po­mo­ću ne­ke od oči­gle­dnih ko­ man­di na glav­noj tra­ci. U­zgre­dna na­po­me­na: i­zme­nje­ni pa­ra­me­tri štam­pa­nja se uvek pam­te is­klju­či­vo sa­mo za po­je­di­ni ra­dni list, a ne za ce­ lu ra­dnu sves­ku. Ako že­li­te da pro­me­ni­te is­te pa­ ra­me­tre na vi­še ra­dnih lis­to­va o­dje­dnom, pret­ ho­dno ih obe­le­ži­te kao gru­pu. mart 2008

PC

45

PC SPECIJALNI DODATAK

Na prvoj kar­ti­ci di­ja­lo­ga pos­tav­lja­te oso­bi­ ne stra­ni­ce u štam­pi: osim po­lo­ža­ja stra­ni­ce, ov­ de je va­žna op­ci­ja po­de­ša­va­nja ra­zme­re. Mo­že­ te za­da­ti ta­čnu ra­zme­ru is­pi­sa na pa­pi­ru u za­da­ tom pro­cen­tu; re­ci­mo, po­ ne­kad je po­tre­bno da ceo i­zve­štaj po­de­si­te ta­ko da sta­ne na ta­čno o­dre­đe­ni broj stra­ni­ca po du­ži­ni i ši­ ri­ni. Ako, re­ci­mo, že­li­te da štam­pa bu­de ši­ro­ka stro­ go je­dan list, a ne zna­te ta­ čno ko­li­ko će stra­ni­ca za­ uze­ti, u op­ci­ji Fit to za­daj­ te 1 page(s) wide, a u po­ lje tall slo­bo­dno pos­ta­vi­te ne­ki vrlo ve­li­ki broj (npr. 999); ina­če, sli­čne op­ci­je ima­te u gru­pi Page Layout > Scale to Fit. Op­ci­ono po­ de­si­te for­mat pa­pi­ra i kva­li­tet štam­pa­nja, a ako pla­ni­ra­te da nu­me­ri­še­te za­glav­lja stra­ni­ca, na dnu kar­ti­ce di­ja­lo­ga mo­že­te oda­bra­ti po­če­tni broj ako tre­ba da je ra­zli­čit od 1. Dru­ga kar­ti­ca di­ja­lo­ga je na­me­nje­na de­fi­ ni­sa­nju po­se­bnih mar­gi­na, što je po­če­tna vre­ dnost za nji­hov po­lo­žaj ona­ko kao ste to vi­de­li u pre­gle­du pre štam­pa­nja. Na ras­po­la­ga­nju su če­ti­ri po­lja za unos glav­nih mar­gi­na i dva po­lja za pos­tav­lja­nje od­sto­ja­nja za­glav­lja štam­pe od ivi­ce pa­pi­ra, a unu­tar mar­gi­ne. Vo­di­te ra­ču­na da mar­gi­ne za­glav­lja i po­dno­žja bu­du do­volj­no ma­nje od glav­nih mar­gi­na, jer u pro­tiv­nom se mo­že de­si­ti da za­glav­lje bu­de od­štam­pa­no pre­ ko ne­kog po­dat­ka. Stav­ke gru­pe Center on page mo­že­te po­de­si­ti sa­mo ov­de: o­dno­se se na mo­gu­ ćnost ver­ti­kal­nog i vo­do­rav­nog po­rav­na­nja ma­ njeg sa­drža­ja u o­dno­su na ivi­ce pa­pi­ra. Po­šte­no go­vo­re­ći, kar­ti­ca Header/Foot­ er je pos­ta­la ana­hro­na za­hva­lju­ju­ći ra­ni­je opi­ sa­nim, no­vim op­ci­ja­ma kon­tro­le za­glav­ljem i po­dno­žjem u re­ži­mu pri­ka­za Page Layout. Ako baš in­sis­ti­ra­te na sta­rom o­bli­ku kon­tro­le, on­da pra­ti­te di­ja­lo­ge is­pod du­gma­di Custom Head­ er i Custom Footer... Če­tvrta kar­ti­ca Sheet o­bra­

46

PC

mart 2008

đu­je po­se­bne ele­men­te štam­pa­nja ra­dnog lis­ta. Ovi ele­men­ti uti­ču na pos­tav­ke pre­ma za­te­če­ nom sa­drža­ju ra­dnog lis­ta i za­to je vrlo po­želj­ no da ih pre­gle­da­te pre prvog štam­pa­nja. Op­ ci­ja Print Area ra­di is­ti po­sao kao i ra­ni­je opi­ sa­na ko­man­da; ako je po­lje pra­zno, po­dra­zu­ me­va se štam­pa­nje ce­ log ra­dnog lis­ta. Op­ci­ ja Print titles ra­di po­ sao sli­čan alat­ki za zam­rza­va­nje oka­na na ra­dnom lis­tu: mo­že­te de­fi­ni­sa­ti ko­lo­ne na le­ voj stra­ni i re­do­ve na vrhu ko­ji će se od­štam­ pa­ti na sva­kom lis­tu, ka­ko bi se vi­de­la po­tre­ bna za­glav­lja u du­gom i­zve­šta­ju. U stav­ci re­do­va une­si­te ras­pon u pros­ tom o­bli­ku, npr. 1:1 ili 3:4, a u stav­ci ko­lo­na sli­ čno, npr. A:A, B:C i sli­čno. U gru­pi op­ci­ja Print pos­ta­vi­će­te do­da­tne u­slo­ve i­zgle­da od­štam­pa­nog sa­drža­ja. U­klju­če­ njem op­ci­ja Gridlines i Row and column head­ ings, štam­pi se do­da­ju li­ni­je mre­že ra­dnog lis­ ta i ma­ti­čna za­glav­lja ra­dnog lis­ta, pa na pa­pi­ ru do­bi­ja­te ne­što vrlo na­lik pri­ka­zu na e­kra­nu. Op­ci­ja Black and white va­ri­ra i­zme­đu štam­pa­ nja u bo­ji ili si­vim to­no­vi­ma sa op­ci­jom pros­tog crno‑be­log is­pi­sa. Op­ci­ja Draft quality u­brza­va štam­pa­nje ta­ko što oba­ra kva­li­tet is­pi­sa gra­fič­ kih ele­me­na­ta i li­ni­ja. Ko­na­čno, oda­be­ri­te op­ ci­je is­pi­sa ko­men­ta­ra iz ra­dnog lis­ta na pa­pir, kao i na­čin štam­pa­nja sa­drža­ja će­li­ja ko­je sa­ drže kôd gre­ške. Smer štam­pa­nja stra­ni­ca po pre­dnos­ti je­dne od di­men­zi­ja je u op­štem slu­ča­ ju ne­va­žan, ali ipak mo­že­te o­dlu­či­ti o to­me ako je to bi­tno zbog nu­me­ri­sa­nja. Ko­man­dom me­ni­ja Office > Print > Print ili pre­či­com Ctrl+P o­tvo­ri­će­te po­zna­ti di­ja­log za op­ci­je štam­pa­nja. Je­di­ni ka­rak­te­ris­ti­čni ele­ ment ovog di­ja­lo­ga je gru­pa Print what, gde mo­ že­te is­ko­ris­ti­ti sve po­se­bne op­ci­je op­se­ga štam­

Excel 2007 – na novoj radnoj površini

pa­nja: osim ak­tiv­nog ra­dnog lis­ta (sa ili bez de­ fi­ni­sa­ne o­blas­ti štam­pa­nja), mo­že­te o­dlu­či­ti da na štam­pač upu­ti­te sa­mo priv­re­me­no obe­le­že­ni op­seg će­li­ja (Selection). Dru­ga op­ci­ja upu­ću­je sa­ držaj ce­le ra­dne sves­ke na štam­pač; mo­žda je bo­ lje da to i­zbe­gne­te, da ne bis­te i­zgu­bi­li kon­tro­lu nad ne­kim pro­ble­mom ko­ji u to­ku du­gog štam­ pa­nja pre­ka­sno uoči­te. Naj­zad, po­nu­đe­na je i op­ci­ja štam­pa­nja sa­mo ek­spli­ci­tno de­fi­ni­sa­ne ta­ be­le, što je ele­ment o ko­me će­mo go­vo­ri­ti u sle­ de­ćem pri­ru­čni­ku. Po­lje za po­tvrdu Ignore Print

Areas je no­vo u Excel‑u 2007, a oči­gle­dno slu­ži za je­dno­kra­tno i­gno­ri­sa­nje ru­čno pos­tav­lje­nih pre­lo­ma i de­fi­ni­sa­nih zo­na za štam­pa­nje. Pre­os­ta­je još sa­mo pre­po­ru­ka da uvek is­pi­ ta­te mo­gu­će re­zul­ta­te ne­po­sre­dno pre upu­ći­va­ nja na štam­pač: i di­ja­log Print sa­drži du­gme za po­ziv pre­gle­da pre štam­pa­nja. I to bi bi­lo sve za­ sad: u sle­de­ćem nas­tav­ku na­še se­ri­je pri­ru­čni­ka o sis­te­mu Microsoft Office 2007, ot­kri­će­mo vam pra­vu sna­gu Excel‑a 2007 kao vrhun­skog ana­li­ tič­kog ala­ta.

mart 2008

PC

47