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Módulo 2: Técnicas Administrativas de Compra-Venta

Unidad didáctica 4: Expedición y recepción de mercancías

Técnicas administrativas de compra-venta

UNIDAD DIDÁCTICA

4

Expedición y recepción de mercancías

Créditos Innovación y cualificación

Autor/es: Fuentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L. © 2003 Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, 2 - 29200 ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 e-mail: [email protected] página web: www.antakira.com

Expedición y recepción de mercancías

Presentación

Una vez que el proveedor recibe el pedido del cliente, éste lo envía, empleando bien sus propios medios o cualquier otra forma de transporte, por ejemplo, utilizar una empresa que se dedica al transporte de mercancías. Las empresas necesitan que sus pedidos se reciban rápidamente, con objeto de no quedarse desabastecidas. Por tanto, habrá que analizar cuál es el medio de transporte más adecuado, atendiendo a una serie de variables (coste, rapidez, etc.). Una vez recibida la mercancía, el cliente debe analizar una correcta verificación y observar si se ha producido algún tipo de error en el envío antes de dar la entrada en almacén, cumplimentando la correspondiente documentación.

Temporalización

3 horas.

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Unidad Didáctica 4

Objetivos de la Unidad Didáctica

Valorar la importancia del medio de transporte en la expedición. Cumplimentar una carta de porte. Confeccionar un albarán o nota de entrega. Realizar una verificación y control de las mercancías recibidas.

Contenidos de la Unidad Didáctica

1. El transporte de mercancías. 2. El albarán o nota de entrega. 3. Recepción y verificación de las mercancías. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevalución. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación.

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Expedición y recepción de mercancías

1

El transporte de mercancías

La necesidad que tiene la empresa de aprovisionarse de mercancías, hace que ésta realice pedidos a los proveedores, pero una vez realizado el pedido, confirmado y aceptado por el proveedor, éste le remite las mercancías utilizando el medio de envío pactado al lugar de entrega indicado. Esto supone la necesidad de transportar los productos desde la fábrica o almacén del vendedor hasta el almacén del cliente. No sólo se transporta la mercancía al cliente (externa), sino también (de forma interna) dentro de la propia empresa (de la fábrica a las tiendas). El envío de la mercancía se puede realizar: – Con medios propios (vehículos de la empresa). – Empleando empresas de transporte ajenas a la empresa vendedora (agencias de transporte por carretera, ferrocarril, etc.). – Utilizando agencias de mensajería y paquetería cuando los envíos son urgentes y poco voluminosos. Antes de realizar el envío se deben verificar las siguientes tareas: – Seleccionar el tipo de transporte. – Buscar y negociar las mejores ofertas. – Trazar las rutas en el caso de utilizar transportes propios. – Ordenar y dirigir las expediciones.

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Unidad Didáctica 4

1.1. Medios de transporte Los medios de transporte se pueden clasificar, según el medio utilizado, en: transporte terrestre, por carretera y ferrocarril; transporte aéreo y transporte marítimo.

1.1.1. Transporte terrestre – El transporte por ferrocarril: las mercancías son transportadas en vagones. Suele ser el medio más barato, siempre que se emplee la totalidad de vagones. Existen muchos tipos de vagones: furgón cisterna, portacontenedores, etc. – El transporte por carretera: es el realizado por medio de vehículos automóviles a través de vías terrestres. Es el más idóneo para proyectos cortos. Se encarece como en el caso del ferrocarril, cuando las cargas no completan la capacidad total.

1.1.2. Transporte aéreo Este medio de transporte muestra un crecimiento apreciable, aunque sigue siendo pequeño comparado con el terrestre. El avión es ideal para el envío de productos perecederos o que exigen un transporte rápido.

1.1.3. Transporte marítimo Siempre que sea posible, conviene utilizar la vía fluvial o marítima aunque se emplea de forma esporádica debido a los inconvenientes geográficos. Los contratos de transporte se formalizan por escrito en un documento que, según el medio de transporte empleado, tiene una denominación:

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Expedición y recepción de mercancías

Clase de transporte

Documento utilizado

Carretera

Carta de porte

Ferrocarril

Carta de porte

Marítimo

Conocimiento de embarque

Aéreo

Conocimiento de embarque

Los medios de transporte enumerados anteriormente, son susceptibles de realizarse por paquetería. El transporte de paquetería se usa para los envíos muy reducidos y urgentes y para ello las empresas utilizan agencias de transporte especializadas en paquetería, paquete postal o paquete exprés.

PORTES PORTE RECOGIDA

REMITENTE

GASTOS REEMBOLSO

COMPROBANTE ENTREGA BASE IMPONIBLE

TOTAL

C.I.F.

RAZON SOCIAL

ENVIO

ZONA

SUBZONA

NOMBRE

TIPO DE PORTE

DOMICILIO

BULTOS

POBLACION

CODIGO POSTAL

C.P.D.

POBLACION

TELEFONO O CODIGO

DESIGNACION

KILOS

VOLUMEN (cm x cmx cm)

OBSERVACIONES

DESTINATARIO

ADUANA-ENTRADA

RECOGIDA

REFERENCIA CLIENTE

I.V.A./I.T.E./ARBITRIOS ADUANA-SALIDA

MOVIL

TELEFONO O CODIGO

REEXPEDICION

PRIMA SEGURO

SERVICIO

NUMERO DE DOCUMENTO FECHA RECOGIDA

PROVINCIA

C.E. SEUR

C.E.INMEDIATO

VALOR ASEGURADO

TIPODEPRIMA

VALOR REEMBOLSO

TIPO COMI.

C.E.DIFERIDO

TRAMITE INUSUAL

DESEMBOLSO

CODIGO POSTAL

RESERVA POR INSUFICIENCIA DE EMBALAJE. CONFORME CLIENTE

NOMBRE

DOMICILIO

NUM.

(A RELLENAR POR EL CLIENTE SALVO LAS CASILLAS SOMBREADAS)

CONFORME CLIENTE (Sello o firma legible)

POR SEUR, Recibí

(Ver condición 7.ª del Contrato) Condiciones del contrato al dorso. Para cualquier incidencia o sugerencia no suficientemente atendida por nuestra agencia, diríjase al Apartado de Correos n.º 46.125 de Madrid.

N.I.F.:

Módelo de transporte de paquetería

1.2. El contrato de transporte Se entiende por contrato de transporte aquel por el que un empresario transportista se obliga a trasladar de un lugar a otro a una persona o cosa determinada a cambio de un precio y por el medio de locomoción pactado.

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Unidad Didáctica 4 Los sujetos que intervienen en un contrato de transporte son: – El cargador remitente: es una persona física o jurídica que contrata con el transportista y entrega la carga para su transporte. El que remite las mercancías, sea o no propietario de las mismas. – El transportista: es la persona física o jurídica que asume la obligación de efectuar el transporte. – Destinatario o consignatario: el destinatario es la persona física o jurídica a quien va dirigida la carga y a la que el transportista tiene la obligación de entregar en el lugar y tiempo previamente establecidos.

1.3. Selección del medio de transporte En la contratación del transporte se deben tener en cuenta dos factores: coste y servicio. Es preciso buscar y seleccionar el transporte intentando conseguir un equilibrio entre estos factores. El departamento encargado de la selección debe realizar las siguientes tareas: – Obtener información de las distintas empresas de transporte existentes. – Seleccionar el mejor transporte. – Estudiar la ruta adecuada. – Vigilar y hacer un seguimiento de los envíos.

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Expedición y recepción de mercancías

1.4. El pago del transporte El pago de los servicios de transporte ha de estar indicado en el documento del transporte. Según el momento en que se efectúe y la persona que realiza el pago existen las siguientes modalidades: a) Portes debidos: el destinatario paga el coste del porte a la recepción de las mercancía. b) Portes pagados: el pago del transporte se hace en origen. Por tanto, no se paga el transporte a la recepción. c) Reembolso: el destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercancías y el porte.

Cumplimenta la carta de porte de un envío de televisores embalados en setenta y cinco cajas de 27 Kg cada una. El envío lo realiza Paylar, S.A.; empresa domiciliada en la calle Ordesa, 15; 22430, Huesca; NIF A-22163708. El envío ha de llegar a la empresa Sanoy, S.A. de Granada, Avda. Madrid, 2; 18018; NIF A-50872985. El transporte es efectuado el día 17 de abril de 200_ por Transporte Carrera, S.A., que cobra a razón de 0,50 €/kg. Portes pagados.

Ejemplo 1

Solución Vea la carta de porte cumplimentada en el siguiente documento.

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Unidad Didáctica 4

Transportes Carrera C/ Esperanza, 32 28008-Madrid

Teléfono: 914227174 Fax: 914552155 E-mail: [email protected]

Paylar, S.A.

A-22163708

C/ Ordesa, 15

Sanoy, S.A.

A-50872985

Avenida Madrid, 2

Continuac. Ejemplo 1

Televisores

75

22430

Huesca

Granada

18018

75 x 27 kg = 2.430

75 cajas x 27 kg. x 0,5 €/kg.

1.012,5 €

162

16%

€

x

1.174,5 € Huesca (Paylar, S.A.) 17

abril 07:15 a.m.

140

Sanoy (Granada) 17

abril 20:00 p.m.

Expedición y recepción de mercancías

2

El albarán o nota de entrega

Es el documento en el que se detallan las mercancías que salen del almacén del vendedor para ser entregadas al comprador. Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos: – Salida de las mercancías del almacén del vendedor. – Recepción de la mercancía por el comprador. – Realización del transporte. Los datos que figuran en el albarán son los siguientes: – Identificación del vendedor y del comprador. – Número de orden. – Número, referencia o identificación del pedido. – Lugar y fecha de emisión. – Lugar de entrega de la mercancía. – Medio de transporte utilizado y su pago. – Descripción de las mercaderías que se envían. Observa el siguiente modelo de albarán:

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Unidad Didáctica 4

7890

1234

4 de noviembre de 200_

Comercial del Sur, S.A. Luz, 27

29200

Antequera

(Málaga)

Almacén C/ Luz, 27 Transportes Rapidillo 3

25 kg

300

Producto A

7

2.100 €

500

Producto B

4

2.000 €

900

Producto C

5

4.500 €

Módelo de albarán

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Pagados

Expedición y recepción de mercancías Los albaranes pueden ser valorados o sin valorar: 1.Albarán valorado: es aquel en el que se hace constar el precio, los descuentos, importes y los impuestos. 2.Albarán sin valorar: no se valora económicamente el producto, sólo se hace constar la cantidad y la descripción de la mercancía. La utilización de un tipo u otro estará en función del momento de la emisión de la correspondiente factura. Generalmente, si la factura no se emite de forma inmediata al envío del producto, el albarán suele ir valorado. Por el contrario, si la factura se emite inmediatamente, el albarán se envía sin valorar. Del albarán se realizan varias copias, cada una tiene un destinatario y una finalidad diferente: – Copia para el vendedor: sirve para justificar la salida de mercancías del almacén y para que el departamento de ventas realice la factura. – Copia para ser firmada por el comprador: el comprador debe comprobar que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los del pedido que realizó y, si el envío cumple todas las condiciones establecidas; si es correcto, se devuelve al vendedor la copia del albarán firmada y sellada. – Copia para el comprador: el comprador se queda con una de las copias para justificar que ha recibido la mercancía y contratar los datos cuando reciba la factura.

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Unidad Didáctica 4

3

Recepción y verificación de las mercancías

Cuando la mercancía llega al almacén del comprador se realizan las siguientes actividades: – Comprobar que la mercancía recibida es la que figura en el pedido. – Verificar que la mercancía recibida es la que se indica en el albarán. – Comprobar que la mercadería ha llegado en perfectas condiciones. – Contrastar si la fecha de recepción de la mercancía es la que estaba prevista, para ello se dispondrá de una copia del pedido emitido. – Si todas las comprobaciones son correctas, se aceptará la mercancía y se firma el visto bueno en el albarán. – Si existieran problemas (como mal estado o daños en la mercancías, discrepancias en calidad o cantidad, incumplimiento del plazo de entrega, etc.) el comprador podrá rechazar la mercancía. Si, a pesar de que existan problemas, se acepta la mercancía, se dejará constancia en el albarán y se notificará al departamento de compras para que realicen las oportunas reclamaciones. Las situaciones que más reclamaciones, quejas o devoluciones originan son: – Retraso en la entrega de las mercancías. – Envío de mercancías diferentes a las solicitadas. – Mercaderías de diferente calidad a la solicitada.

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Expedición y recepción de mercancías – Mal estado de las mercaderías recibidas. – Errores en los albaranes o en las facturas. – Discrepancias en la interpretación de las condiciones pactadas.

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Expedición y recepción de mercancías

R

Resumen

El transporte constituye una parte importante en la compraventa, puesto que de él depende el éxito o fracaso de las operaciones. El contrato de transporte se formaliza por escrito en un documento que se denomina carta de porte. A la hora se seleccionar el transporte hay que tener en cuenta dos factores que son el coste y el servicio. En una operación de transporte las personas que intervienen son: el cargador remitente, el transportista y el destinatario o consignatario. Al efectuar el pago de los servicios de transporte existen varias modalidades: a) Portes debidos: el destinatario paga el coste del porte a la recepción de las mercancías. b) Portes pagados: el pago del transporte se hace en origen. Por tanto, no se paga el transporte a la recepción. c) Reembolso: el destinatario, al recibir la mercancía, paga las mercancías y el porte. El albarán o nota de entrega es el documento en el que se detallan las mercancías que salen del almacén del vendedor para ser entregadas al comprador. Los albaranes pueden ser valorados y sin valorar.

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Unidad Didáctica 4

Cuando las mercancías llegan al almacén del comprador éste debe: – Comprobar que la mercancía coincide con la que figura en el pedido y en el albarán. – Verificar si ha llegado en buen estado. – Que la calidad y la cantidad de las mercancías son las solicitadas. El proceso y documentos relacionados con el transporte de las mercancías queda resumido en el siguiente esquema:

Transporte de mercancías Carta de porte VENDEDOR

COMPRADOR Documento que acompaña a las mercancías Albarán o nota de entrega

• Verificación y control: – Condiciones de entrega – Estado de las mercancías • En caso de incidencias: – Reclamación – Devolución

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V

Vocabulario

EXPEDICIÓN: Conjunto de mercancías que se van a enviar a un cliente o que se van a entregar a un transportista para que las transporte.

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Expedición y recepción de mercancías

E

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Indica los pasos que se deben seguir antes de realizar un envío. 2. ¿Qué sujetos intervienen en el contrato de transporte? 3. Indica los factores a tener en cuenta al contratar un medio de transporte. 4. ¿Quién paga el transporte cuando se realiza a portes pagados? ¿Y cuándo se realiza a portes debidos? 5. ¿En qué casos se debe emitir un albarán valorado? 6. ¿Qué destino tiene cada una de las copias de un albarán? 7. Describe el proceso administrativo que se debe seguir una vez que se han recibido las mercancías en el almacén. 8. Cumplimenta la carta de porte de un servicio realizado por Transportes Carreras el día 30 de agosto de 200_ con las siguientes características: – 325 balas de algodón de 50 kg cada una. Consignatario: Manufacturas La Algodonera, S.L., NIF B28976581, domiciliado en calle Menéndez, 123 de Barcelona, CP 08008. Remitente: Textil Ibérica, S.A., de Bilbao, CP 48028, Avda. Tomillo nº 56 El precio del transporte fue de 0,50 €/kg. Los portes fueron pagados a la entrega de la mercancía.

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Unidad Didáctica 4

Transportes Carrera C/ Esperanza, 32 28008-Madrid

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Teléfono: 914227174 Fax: 914552155 E-mail: [email protected]

Expedición y recepción de mercancías

9. La empresa Bolubrique, S.L., con NIF B11236578, domiciliada en calle Grazalema, 16, de Ubrique, CP 11590, realizó a Bolsos Morán, el día 19 de enero , el pedido siguiente: – 25 unidades del producto «A» a 17 €/unidad. – 15 unidades del producto «B» a 30 €/unidad. – 20 unidades del producto «C» a 22 €/unidad. Los portes corren por cuenta del comprador. La entrega de la mercancía habrá de realizarse, en el plazo máximo de tres días, en el domicilio del comprador, siendo la forma de pago mediante tres letras de cambio giradas a 30, 60 y 90 días. Se pide: a. Realizar el albarán valorado nº 128. b. Cumplimenta la carta de porte, sabiendo que las mercancías estaban embaladas en diez cajas de 20 kg cada una y la tarifa de la agencia de transportes es de 0,4 €/kg (IVA del 16%).

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Unidad Didáctica 4

Grazalema, 16 11590 - UBRIQUE - CÁDIZ

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Tfno: 951321315 Fax: 951321322 e-mail: [email protected]

Expedición y recepción de mercancías

Transportes Carrera C/ Esperanza, 32 28008-Madrid

Teléfono: 914227174 Fax: 914552155 E-mail: [email protected]

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Unidad Didáctica 4

10. La tienda de vaqueros Llody, con NIF 26897411D, domiciliada en Plaza Aerolita, 125. CP 39001, Santander, realizó a Industrias de la Confección, S.A. el 26 de julio, el siguiente pedido: – 75 pantalones a 15 €/unidad. – 45 cazadoras a 18 €/unidad. Los portes corren por cuenta del comprador. La entrega de la mercancía habrá de realizarse, en el plazo máximo de quince días, en el domicilio del comprador, siendo la forma de pago por transferencia bancaria. a. Realiza el albarán valorado nº 285. b. Cumplimenta la carta de porte, sabiendo que la mercancía estaba embalada en veinte cajas de 15 kg cada una y la tarifa de la agencia de transportes es de 0,4 €/kg (IVA del 16%).

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