Actividad De Documentos Comunicacion Interna

ACTIVIDAD DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA GUIA APRENDIZAJE No.1

COMPETENCIA PRODUCIR DOCUMENTOS

RESULTADO_1 REDACTAR DOCUMENTOS

INTEGRANTES: RITA ORTIZ OJEDA

INSTRUCTOR PATRICIA ROCHA SIERRA

SENA CENTRO INDUSTRIAL Y DE ENERGIAS ALTERNATIVAS TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS (1819963) SEDE MAICAO

 tema documentos de comunicación interna A. El aviso B. El memorándum o la nota de régimen interno C. El informe E. La convocatoria F. El acta Actividades 1) Vuelve a leer el texto de las Figuras 4.3 y 4.4 y después contesta a las siguientes preguntas: a) ¿Cuál es la finalidad que tiene un aviso en una empresa? b) ¿Cuál es la diferencia entre el aviso y la nota interior de régimen interno? c) ¿Para qué se suele utilizar un informe? 2) Determina y anota en tu cuaderno qué sería necesario que figurara en el informe que elabora un guardia civil que acude a un accidente de tráfico para que dicho documento se considerara, en cada caso, descriptivo, valorativo o demostrativo. 3) José Carlos Segura trabaja en el departamento administrativo de una empresa constructora. Una de sus funciones es la redacción de las convocatorias de juntas de accionistas de la empresa y de las actas correspondientes a cada una de ellas. El próximo 15 de febrero a las 10.00 h. se ha convocado una junta ordinaria, cuyo orden del día se compone de los siguientes puntos:

-1 Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que asciende a $ 400.000.000 -2 Peticiones y preguntas. La junta se celebró con la asistencia del 100 % de los accionistas. En la misma se decidió por unanimidad que el beneficio se distribuyese ente los socios de forma proporcional al capital aportado por cada uno de ellos. En el turno de peticiones y preguntas nadie dijo nada, por lo que dicha reunión concluyó a las 11.00 h. Elabora tanto la convocatoria de la junta de accionistas como el acta correspondiente. 4) En grupos de varios alumnos, redactad una convocatoria de reunión para debatir el posible destino de un viaje de fin de curso y los medios de financiación. Una vez realizada la reunión, cuando se logre un acuerdo, elaborad un acta en la que se resuma dicha reunión dejando constancia del acuerdo tomado y de las posibles votaciones. 5) ¿Existe alguna relación entre la elaboración de una convocatoria y la de un acta? 6) ¿Se podría utilizar indistintamente un aviso o una nota interior para comunicar un mismo asunto? Justifica tu respuesta. 7) Busca en Internet una convocatoria (la de una junta general de accionistas de una empresa o la de una comunidad de propietarios de viviendas) e identifica las partes que la componen. Te proporcionamos para ello el siguiente enlace: www.ocu.org/vivienda-y-energia/comunidad-de-pro- pietarios/modelos/convocatoriade-junta-general- ordinaria-y-anexo-de-delegacion-de-voto530754.

DESARROLLO 1) Figuras 4.3 y 4.4 a) Finalidad del aviso Informar de una forma sencilla, un evento, actividad o reunión. b) Diferencia entre aviso y memorando La diferencia radica, en que el aviso está diseñado para informar a un gran número de personas, en cambio el memorando o nota de régimen interno va dirigido a individuos o grupos específicos. c) Para que se suele utilizar un informe Existen tres tipos de informes, el descriptivo o expositivo, el valorativo y el demostrativo; estos se utilizan para arrojar consolidados de información sobre una actividad, proceso o gestión. 2) Redactar un informe descriptivo, valorativo y demostrativo

TRÁNSITO MUNICIPAL DE MAICAO ACCIDENTE DE TRÁNSITO Maicao, La Guajira, 15 de febrero de 2018 Elaborado por: Radamel Falcao García, Oficial de tránsito

Localización del accidente El día viernes 15 de febrero del presente año, aproximadamente las 17:30 h ocurrió el siniestro entre un automóvil tipo sedán y vehículo de transporte publico taxi; en la esquina de la dirección calle 6 con Carrera 13. Datos de los conductores y vehículos involucrados en el accidente Nombre: Carlos Bacca CC: 56.789.098 Vehículo: Automóvil tipo sedán, Toyota corola Placa: DLU00 Nombre: Teófilo Gutiérrez

CC: 78.456.003 Vehículo: Taxi; chery sedan Placa: PUB11

Descripción del accidente El vehículo tipo sedán de placas DLU00, transitaba, en dirección norte a sur por la calle 6, por su parte el taxi de placas PUB11, circulaba de este a oeste por la carrera 13, según versiones de los testigos este último obvio la señal de transito pare, lo cual ocasiono la coalición. Por otro lado, según la versión del taxista el vehículo tipo sedán, iba con exceso de velocidad, y cuando él llego al cruce por la distancia a la que estaba pensó que podía pasar. El único ocupante del vehículo tipo sedán, no pudo dar declaraciones dado que fue trasladado inmediatamente al centro médico más cercano. Análisis de la escena del accidente  Corroborando el dato de los testigos, se evidencia la existencia de la señal de transito pare, en dirección de este a oeste dispuesto en la carrera 13;  Por la disposición en la que quedaron los vehículos y por las muescas dejadas por el impacto en el fuselaje de los autos, se determina que el taxi choco al vehículo particular, por el costado derecho de este último.  Las marcas dejadas por las llantas del vehículo particular a priori son casi nulas, lo que indica que el mismo no iba a una velocidad excesiva

Conclusiones y recomendaciones  A la espera de los resultados que arrojaran los peritos, a priori se determina que accidente fue provocado por la infracción del conductor del taxi, el cual paso por alto el pare.  Se recomienda a los galenos, realizar pruebas de sangre a ambos conductores para determinar si estaban o no bajo la influencia de sustancias alucinógenas o alcohol.

_________________________________ Radamel Falcao García Agente de transito

3) Convocatoria y acta

CONVOCATORIA DE LA JUNTA DE ACCIONISTAS CONSTRUCTORA M&M

De conformidad, con lo establecido en el contrato de asociación, José Carlos Segura como responsable de esta función procede a convocar a la junta de accionistas, que se celebrara el próximo 28 de febrero del 2015 a las 08:00 am, en las oficina de gerencia general con el siguiente

ORDEN DEL DÍA

1. Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que asciende a $ 400.000.000 2. Peticiones y preguntas.

En Maicao a los 25 días de febrero del 2019

________________________________ JOSÉ CARLOS SEGURA Secretario ejecutivo Gerencia general REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA CONSTRUCTORA M&M ACTA 001 FECHA: Maicao, La Guajira, 15 de febrero de 2019 HORA: de las 10:00 am a las 03:00 pm LUGAR: Constructora M&M, sala de eventos ASISTENTES: Eduardo José Henríquez, Gerente General Rita Ortiz Ojeda, Accionista Reyes Cotes Iguaran, Accionista Delia romero Hernández, Accionista José Carlos Segura, Secretario Ejecutivo ORDEN DEL DÍA: 1. Distribución del beneficio obtenido por la empresa en el año anterior, que asciende a $ 400.000.000 2. Peticiones y preguntas. DESARROLLO: 1. Distribución de los beneficios

Evidenciando que todos los accionistas y el gerente general, se encuentran reunidos se da por completado el quorum y se procede a dar inicio a la reunión. El gerente general, por medio de una presentación audio visual demostró a los accionistas, el rendimiento obtenido en la vigencia del año anterior y luego de deducciones, los beneficios netos fueron de cuatrocientos millones de pesos $400.000.000. Como se dispone en el contrato de la asociación M&M Ltda. Se deposita el 25% a cada uno de los accionistas, es decir cien millones de pesos $100.000.000 a cada uno y el 25% restante es reinvertido en la constructora. 2. Peticiones y preguntas La accionista Reyes Cotes Iguaran, pregunta en que se invertirán los cien millones restantes correspondientes al 25% de los beneficios. El gerente General Eduardo Henríquez Rhenal, responde: Sera invertido según lo dispuesto en el plan estratégico, numeral plan de adquisiciones, compra de maquinaria para la construcción. CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en las instalaciones de la constructora M&M, sala de eventos, el 15 de julio de 2019, a partir de las 08:00 am.

Eduardo Henríquez Rhenal Gerente general

Rita Ortiz Ojeda Accionista

Reyes Accionista

Delia Accionista

CONVOCATORIA GRUPO DE ESTUDIO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Haciendo uso de mis funciones como tutor de grupo, yo Eduardo José Henríquez Rhenal me permito convocarlos, a una reunión para debatir una posible integración al finalizar el proceso de formación.

ORDEN DEL DÍA

1. Propuesta de posibles destinos y los presupuestos asociados a cada uno de ellos 2. Fuentes de financiamiento 3. Peticiones y preguntas.

En Maicao a los 25 días de febrero del 2019

________________________________ EDUARDO HENRÍQUEZ RHENAL

Tutor Asistencia en organización de archivo

REUNIÓN GRUPO DE ESTUDIO ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO ACTA 001 FECHA: Maicao, La Guajira, 25 de febrero de 2019 HORA: de las 02:00 pm a las 03:00 pm LUGAR: Alcaldía de Maicao, Oficina de archivo ASISTENTES: Eduardo José Henríquez, Tutor Rita Ortiz Ojeda, estudiante Reyes cotes Iguaran, estudiante Delia romero Hernández, estudiante

ORDEN DEL DÍA: a. Propuesta de posibles destinos y los presupuestos asociados a cada uno de ellos b. Fuentes de financiamiento c. Peticiones y preguntas. DESARROLLO: a. Propuesta posibles destinos y presupuestos

Evidenciando que todos los invitados se encuentran reunidos, se da por completado el quorum y se procede a dar inicio a la reunión. El tutor, Eduardo Henríquez, propone tres lugares en donde se puede realizar la posible integración al final del curso; estos lugares son Mayapo con un presupuesto por persona de $70.000 por persona, Masiruma con un presupuesto de $120.000 por persona y el rodadero en Santa Marta, $160.000 por persona. Se hace un consenso entre los participantes y con una votación de 3 votos Masiruma, 1 voto el rodadero y con 0 votos Mayapo. b. Fuentes de financiamiento Dado que la elección del destino fue Masiruma, se debe recolectar por cada persona $120.000, en ese caso el plan de recolección de fondos es el siguente:

MESES Eduardo Henríquez Rita Ortiz Ojeda Reyes Cotes Iguaran Delia Romero Hernández

RECURSOS DE

RECURSOS PROPIOS

PARTICIPANTES

ACTIVIDADES

MAR ABR MAY JUN TOTA L

BOLIS

FRICHIE

TOTAL

20.000 20.000

20.000 20.000

20.000 20.000

20.000 20.000

80.000 80.000

20.000 20.000

20.000 20.000

120.000 120.000

20.000

20.000

20.000

20.000

80.000

20.000

20.000

120.000

20.000

20.000

20.000

20.000

80.000

20.000

20.000

120.00

Peticiones y preguntas

La estudiante Rita Ortiz Ojeda, formula la siguiente pregunta: ¿se pueden llevar acompañantes? A lo que responde el tutor Eduardo Henríquez Rhenal, si siempre y cuando los viáticos de esta persona sean de fondos propios. CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizara en las instalaciones de la alcaldía de Maicao, oficina de archivo, el 15 de junio de 2019, a partir de las 03:00 pm.

Eduardo Henríquez Rhenal Gerente general

Rita Ortiz Ojeda Accionista

Reyes Cotes Iguaran Accionista

Delia Romero Hernández

Accionista

5. RELACIÓN ENTRE CONVOCATORIA Y ACTA La relación existente entre la convocatoria y el acta es que hacen parte de un mismo proceso, es decir, la convocatoria pone en contexto los temas que se van a desarrollar en la reunión a posteriori, para que los asistentes e invitados lleguen preparados para el desarrollo de la misma, y en el acta se reflejan los resultados y compromisos de esa reunión. 6.

AVISO O UNA NOTA INTERIOR PARA COMUNICAR UN MISMO

ASUNTO En nuestra opinión y según las definiciones de cada una de estas herramientas, no se pueden utilizar para un mismo fin, y nos explicamos; El aviso es una forma de informar a un gran número de individuos sobre un evento o actividad de forma breve, por lo que no sería de utilidad para comunicar una orden, exponer temas o hacer recomendaciones, dado que su desarrollo sería más específico y más extenso, cuestiones que encajarían mejor en una nota interna o memorando.

7. Busca en internet una convocatoria e identifica las partes que la componen.