Actividad Evaluativa Eje 4 (1)

ACTIVIDAD EVALUATIVA EJE 4

EJECUCION Y PRESENTACION DEL INFORME DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Autores

Deimer Ordoñez Rojas Laura Vargas Hincapié Luis Enrique Vásquez Gómez Mayerly Stephanie Varón Suarez

Docente Solange Forero

Programa de Administración de Empresas virtual grupo 719 Fundación Universitaria del área Andina Colombia. 2019

INTRODUCCION

Para realizar el proceso de auditoria administrativa en una organización, es importante conocer los elementos básicos para desarrollar un programa de trabajo que permita planear, verificar y ejecutar actividades que se ejecutan a diario en una compañía con el fin de evidenciar aspectos de mejora que pueden implementarse para lograr los objetivos conforme sus criterios de calidad y generar el crecimiento organizacional.

A continuación, plasmamos una propuesta basada en el conocimiento adquirido en esta unidad y bajo el cual apalancamos toda la información aquí recopilada. Aclaramos que la información fruto de la investigación realizada a la empresa a auditar se comparte con objetivos explícitamente académicos sin el ánimo de generar algún tipo de perjuicio. Agradecemos tratar con confidencialidad este documento.

COMPAÑÍA AUDITORA AUDIEXPRESS LTDA NIT. 900130145-5

CIUDAD

BOGOTA D.C

INFORME DE LA AUDITORIA EMPRESA DEPARTAMENTO AUDITADA AUDITADO LAFAYETTE SERVICIOS NIT 860001965 GENERALES

FECHA DE INICIO 15/09/2019

FECHA DE CIERRE 30/09/2019

INFORMACION DE LA EMPRESA AUDITADA NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE TRABAJADORES AREAS EN LA TRABAJADORES DEL EN PLANTA QUE INCIDE EL DEPARTAMENTO FISICA DEPARTAMENTO AUDITADO AUDITADO 2.100 4 12

ALCANCE Área de servicios generales en Textiles Lafayette / Informe presentado para la gerencia ejecutiva PORCENTAJE DE EFECTVIDAD EN LOS PORCENTAJE DE INEFICIENCIA EN LOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS 82% 18% CONDICIONES CONTRATUALES

Realizar Auditoria a los procesos de aseo general y servicio de cafetería de la empresa textiles Lafayette, verificando si aplican buenas prácticas de manufactura contempladas en la norma 3075 de 97. De igual manera verificar la buena utilización de los productos de aseo empleados para los procesos de limpieza de áreas comunes y baños, enfocado a la norma ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 a fin de prestar un servicio integral conforme a los requerimientos de la compañía, por tanto, esta auditoria como objetivo principal el evaluar y buscar la mejora continua de la calidad de los procesos.

RESPONSABLES DE LA AUDITORIA

RESTRICCIONES DE INFORMACION

DOCUMENTOS DE SOPORTE PARA LA AUDITORIA  ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES  MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ASEO, DISTRIBUCION Y MANIPULACION DE ALIMENTOS Y MANEJO DE BASURAS  CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES  MANUAL DE FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES  FOTOGRAFIAS EN CAMPO DE LOS HALLAZGOS MAS RELEVANTES

OBSERVACION: Dentro de las observaciones en campo se tomaron evidencias fotográficas que soportan los hallazgos de la auditoría y se muestra la problemática encontrada en diversos departamentos de la empresa.

ENTREVISTAS:

Se aplicaron entrevistas a colaboradores del área de servicios generales escogidos al azar para identificar situaciones presentadas y conocer las condiciones diarias de su entorno laboral. A continuación, ficha técnica de las entrevistas aplicadas.

CUESTIONARIOS: Se aplicó un cuestionario estandarizado con preguntas tipo Likert para a todo el personal de Lafayette con la intención de obtener cifras más exactas de satisfacción con el área de servicios generales y en él un espacio de observaciones donde podían expresar libremente sus inconformidades y recomendaciones.

DETALLES DE CONTRATACION

Se realiza un contrato de prestación de servicios con la empresa AUDIEXPRESS LTDA NIT. 900130145-5; Para realizar la auditoria en el área de servicios generales con una duración de 15 días, por un valor de $ 10.000.000 Mtc. Los procedimientos por la empresa Audiexpress Ltda. para el cumplimiento del contrato es la visita de 4 auditores en el área de servicios generales los cuales se encargaran de realizar encuestas a los empleados de Lafayette, evidencias fotográficas y los procedimientos relacionados a con el área de servicios generales tales como: rutinas de aseo, manejo de residuos, preparación de alimentos, distribución de alimentos, manejo de insumos y uso de herramientas. CRITERIOS

Según el manual de funciones de servicios generales de Lafayette se establecen procesos y procedimientos que deben cumplir a cabalidad responsables y colaboradores según sus funciones específicas para lograr los resultados requeridos por el área. Los criterios establecidos por Lafayette para realizar la auditoria es que se deben evitar en las interrupciones en los servicios prestados por el área de servicios generales, se debe realizar de lunes a viernes con un horario de 2:00 Pm a 4:00

Pm, este horario es cuando ya se han realizado varias actividades por parte de la encargada de los servicios generales. Adicional a esto la empresa pide que seamos muy claros al momento de realizar preguntas para evitar confusiones o especulaciones entre el personal implicado de la auditoria. Las entrevistas se deben realizar al personal ejecutivo o administrativo esto con el fin que sean resueltas con mayor asertividad sobre los servicios que se reciben de esta área y si están satisfechos.

DETALLES DE LOS PUNTOS CENTRALES

Se examina que un factor es la falta de personal en el área de servicios generales, lo cual ocasiona incumplimiento en la rutina de aseo de oficinas, la distribución de alimentos de manera puntual y el incorrecto manejo de residuos de oficina

Se evidencia que otro factor es la falta de capacidad de la empresa contratada para la recolección de residuos industriales, debido a que han aumentado en relación al año anterior. Lo cual afecta el correcto manejo de los mismos. Se puede evidenciar que el personal está capacitado para sus funciones, sin embargo, un factor es la sobrecarga laboral ocasionada por la falta de personal en misión en esta área de la compañía. Otro factor es que en consecuencia de lo anterior no se cumplan los cronogramas de trabajo a cabalidad. Se evidencia una capacitación permanente por parte de la empresa al personal del área; en referencia a manejo de productos, herramientas, seguridad y salud en el trabajo y optimización del tiempo.

Se encontró que las rutinas de aseo en zonas sociales, baños, cocina y comedores, de producción, puntos de venta y preparación de alimento son acorde al cronograma establecido por la dirección de área y se cumple a cabalidad con las actividades.

Se encontró que la rutina de aseo de oficina no se lleva a cabo según el cronograma lo cual ocasiona deterioro de algunos muebles y enceres, también atención intermitente al personal de estas áreas. Se evidencio un correcto manejo de los residuos sanitarios y de alimentos. Se evidencio un incorrecto manejo de residuos industriales y de oficina. La distribución de alimentos se hace de manera puntual y con los estándares de higiene y salubridad; en el comedor ejecutivo y casino. La distribución de los alimentos no se hace de manera puntual en puestos de trabajo, aunque si se están cumpliendo con los estándares de higiene y salubridad. Se puede determinar que en un 82% se está cumpliendo con la ejecución del proceso de acuerdo con la planeación del área de servicios generales. Se hallaron falencias en la ejecución del 18% de los procedimientos, lo cual genera un impacto negativo en el objeto principal del área.

BIBLIOGRAFIA