Analisa Jabatan

KATA PENGANTAR

Pada saat ini dunia kerja berhadapan dengan arus globalisasi yang memerlukan adanya peningkatan efisiensi dan produktivitas kerja, kondisi ketenagakerjaan ditandai oleh adanya tingkat pengangguran yang cukup tinggi sebagai akibat dari krisis ekonomi dan moneter yang dialami oleh bangsa Indonesia. Pada kondisi yang demikian, jumlah pegawai fungsional pengantar kerja yang menangani masalah ketenagakerjaan khususnya penempatan dan perluasan kesempatan kerja dirasakan masih kurang. Pegawai Pengantar Kerja adalah sumber daya aparatur yang bertugas sebagai ujung tombak dalam pengembangan dan perluasan kesempatan kerja baik melalui penempatan tenaga kerja maupun usaha mandiri. Salah satu langkah untuk mempersiapkan sumber daya manusia yang professional, antara lain dengan memberikan pendidikan dan pelatihan pengantar kerja bagi para calon pegawai pengantar kerja.

Berkaitan dengan hal tersebut agar Program Diklat

Pengantar Kerja dapat berdayaguna dan berhasilguna, maka dalam persiapan diklat ini telah diupayakan penulisan dan penyempurnaan modul yang merujuk pada kurikulum berdasarkan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang pegawai pengantar kerja. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka disusun modul pengantar kerja yang dibuat dengan tujuan untuk mempermudah peserta diklat dalam proses belajar mengajar. Diharapkan dengan membaca modul ini sebelumnya, peserta diklat mendapatkan wawasan dan pemikiran sebagai bahan diskusi dalam proses pembelajaran di kelas dengan pengajar/widyaiswara. Modul ini berisi substansi dasar dan teknis yang seyogyanya dapat dikuasai oleh calon pengantar kerja. Untuk memperluas wawasan, diharapkan peserta diklat membaca buku-buku referensi atau daftar pustaka dan sumber-sumber lainnya. Diharapkan dengan berpedoman pada modul ini, para peserta dan pengajar/ widyaiswara Diklat Pengantar Kerja mempunyai kesamaan pemahaman terhadap seluruh kompetensi.

i

Akhirnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penulisan modul ini, disampaikan terima kasih dan semoga bermanfaat dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas.

Jakarta, Maret 2016 Kepala Pusdiklat Pegawai

Drs. Suhartono, MM. NIP. 19630808 198403 1 002

ii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar --------------------------------------------------------------------------------------- i Daftar Isi ------------------------------------------------------------------------------------------------ iii

BAB I TERMINOLOGI ANALISIS JABATAN

A. Terminologi di Bidang Analisis Jabatan ----------------------------------------------------- 1 BAB II ANALISIS JABATAN A. Analisis Jabatan ---------------------------------------------------------------------------------- 4 B. Karakteristik dan Data Jabatan --------------------------------------------------------------- 6 C. Informasi Jabatan -------------------------------------------------------------------------------- 7 BAB III KEADAAN LINGKUNGAN KERJA DA SYARATJABATAN A. Definisi dan Contoh ------------------------------------------------------------------------------ 21 B. Aspek dan Faktor-Faktor Kondisi Lingkungan Pekerjaan ------------------------------ 23

BAB IV URAIAN JABATAN DAN PENGUMPULAN DATA JABATAN A. Uraian Jabatan ------------------------------------------------------------------------------------ 34 B. Pengumpulan Data Jabatan ------------------------------------------------------------------- 35 C. Studi Kasus ---------------------------------------------------------------------------------------- 42

iii

BAB I TERMINOLOGI ANALISISIS JABATAN

A. Terminologi di Bidang Analisis Jabatan Untuk memahami pengertian tentang analisis jabatan perlu terlebih dahulu memahami terminologi atau istilah-istilah penting dibidang analisis jabatan. Hal ini sangat perlu sebab dengan mengetahui terminologi tersebut, akan memudahkan pemahaman tentang pengertian analisis jabatan. Istilah-istilah dibidang analisis jabatan sangat banyak, dan banyak yang rancu pengertian dan poenggunaannya, lebih-lebih istilah dalam bahasa Indonesia. Istilahistilah ini Sangat Penting Dan Akan Dikemukakan Dibawah Ini. 1.

Analisis Jabatan Istilah analisis jabatan dalam bahasa asingnya adalah job analisys. Kementerian Tenaga Kerja dan Trasmigrasi menggunakan istilah analisis jabatan, hal ini sesuai dengan kaidah bahasa “analisis jabatan“, menurut Lembaga Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Analisys Jabatan tidak persis sama dengan dengan job analisys, sebab jabatan meliputi pengertian job analisys ataupun occupational analisys. Menurut Kementerian Tenaga Kerja dan Trasmigrasi, Analisis Jabatan adalah : “Teknik untuk memperoleh informasi jabatan secara sistimatis, intensif dan tepat, serta cara penyajiannya dan penggunaannya bagi program-program pengelolaan tenaga kerja. Dalam pengertian ini terkandung tiga macam dan tahap kegiatan, yaitu : a.

Pengumpulan data

b.

Pengolahan data

c.

Pemanfaatan

informasi

jabatan

tersebut

untuk

program-program

pengelolaan tenaga kerja. Dikandung arti pula bahwa analisis jabatan hanyalah merupakan alat atau tool dan hanya mengeluarkan hasil out put informasi jabatan. Hasil akhir dari analisis jabatan adalah “informasi jabatan”, analisis jabatan sebagai alat tidak bermanfaat bila hasilnya tidak dimanfaatkan.

Modul Analisis Jabatan

1

Banyak pengertian atau definisi analisis jabatan telah dibahas, antara lain dari beberapa ahli, antara lain :

1)

Staf Balai Pembina Administrasi universitas Gajah Mada

( BPAUGM)

memberikan istilah analisis jabatan sebagai “analisis pekerjaan” dengan definisi : “suatu penelaahan secara mendalam dan sistimatis tentang suatu pekerjaan untuk memperoleh manfaat dari hasil penelaahan tersebut”. 2)

Mukiyat memberikan pengertian analiss jabatan adalah ; “suatu kegiatan memepelajari, mengumpulkan dan mencatan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistimatis dan teratur”.

3)

F.X. Sujadi memberikan pengertian analisis jabatan adalah : “Suatu proses penyelidikan secara mendalam tentang kewajiban dan tanggung jawab suatu job”

4)

US Departemen of Labour job analisys adalah : “The techniques for obtaining and presenting this job information“ – “teknik untuk mendapat dan menjajikan informasi jabatan“.

Definisi ini hampir sama dengan definisi

Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi. 5)

Pengertian lebih lanjut tentang analisis jabatan akan dijelaskan mengenai arti analisis dan jabatan

6)

Staf Balai Pembinaan Administrasi UGM memberikan pengertian analisis adalah : “Segenap rangkaian pemikiran yang menelaah suatu hal secara mendalam, terutama mempelajari bagian-bagian dari suatu kebulatan untuk mengetahui ciri-ciri tiap bagian, hubungannya satu sama lain dan peranannya dalam keseluruhan yang bulat itu. Untuk memberikan penjelasan istilah jabatan perlu dikemukakan istilah-

istilah yang bisa ikut memberikan penjelasan, yaitu : a.

Unsur atau elemen, adalah komponen yang terkecil dari pekerjaan, misalnya : Memutar, menari, menggosok, dan mengangkat.

b.

Tugas atau task, adalah sekumpulan unsur yang merupakan kegiatan fisik dan mental yang membentuk langkah–langkah wajar yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan

Modul Analisis Jabatan

2

c.

Kedudukan atau posision adalah sekumpulan tugas yang dilakukan seorang pegawai atau pekerja

d.

Pekerjaan atau job adalah sekumpulan kedudukan yang mempunyai persamaan dalam tugas-tugas pokoknya dan berada dalam suatu lingkungan unit

e.

Jabatan, atrau occupation adalah sekumpulan pekerjaan yang tugas pokoknya sama dan terdapat pada berbagai tempat. Sedangkan pengertian jabatan secara formal ( UU No.8/74 ) Tentang

Pokok-Pokok Kepegawaian, pasal 17 ayat (1) yaitu : yang dimaksud dengan jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negri Sipil, dalam rangka susunan suatu satuan organisasi. Pengertian ini adalah khusus untuk Pegawai Negri Sipil.

Modul Analisis Jabatan

3

BAB II ANALISIS JABATAN

A. Analisis jabatan Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan karakteristik jabatan menjadi informasi jabatan, informasi jabatan diperlukan sebagai bahan penyusunan berbagai program antara lain : 

Penataan organisasi



Analisis beban kerja



Analisis kebutuhan tenaga kerja



Analisis persediaan tenaga kerja



Rekrutmen, seleksi, penempatan



Pembagian kerja



Penggajian/pengupahan



Penilaian prestasi kerja



Promosi/mutasi



Perencanaan karier



Antar kerja umum/antar daerah/antar negara



Penyuluhan jabatan



Dan lain-lain

Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang analisis jabatan, maka perlu ditinjau terlebuh dulu pengertian-pengertian yang tercakup didalamnya, yaitu pengertianpengertian tentang : 

Jabatan



Karekteristik jabatan



Informasi jabatan



Langkah-langkah penyelengaraan analisis jabatan

Modul Analisis Jabatan

4

Pengertian tentang kedudukan,

pekerjaan, jabatan,

sering dijumpai dalam

manajemen personalia. Tetapi sampai sekarang belum diperoleh pengertian yang baku dalam hal ini, ada yang menyamakan pengertian-pengertian tersebut, dan ada pula yang membedakannya. Untuk kepentingan teknis analisis jabatan, pengerian tentang kedudukan, pekerjaan, dan jabatan, dapat dijelaskan sesuai lingkup penyelenggaraan analisis jabatan, yaitu lingkup makro dan lingkup mikro.

1.

Analisis Jabatan Lingkup Makro Analisis jabatan dalam lingkup makro diselengarakan dalam tingkat daerah, nasional, dan dapat juga meliputi beberapa negara. Analisis jabatan diselenggarakan diberbagai instansi/perusahaan yang berada di wilayah terrsebut, dan bertujuan memperoleh informasi jabatan ini diperlukan untuk program atau kegiatan, misalnya : 

Penyuluhan jabatan



Survey ketenagakerjaan



Laporan ketenagakerjaan



Laporan statistik ketenagakerjaan



Antar kerja umum/antar kerja daerah/antar negara



Latihan kejuruan

Dalam lingkup daearah, nasional, analisis jabatan diselenggarakan oleh Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan dan dalam lingkup internasional diselenggarakan

oleh Internasional Labour Organization (ILO).

Dalam lingkup makro, pengertian –pengertian tentang kedudukan, pekerjaan, dan jabatan adalah sebagai berikut : Kedududukan : Kedudukan adalah kumpulan tugas yang dikerjakan satu orang pekerja. Pekerja adalah orang yang bekerja mencari nafkah . Jadi bila dalam satu wilayah ada 63 juta orang yang bekerja mencari nafkah , maka berarti dalam wilayah tersebut ada 63 juta kedudukan.

Modul Analisis Jabatan

5

Pekerjaan : Pekerjaan adalah sekumpulan kedudukan yang mempunyai persamaan dalam tugas-tugasnya pokoknya dan berada dalam suatu tempat. Satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang ( terdiri dari satu kedudukan ) atau sejumlah orang ( terdiri dari sejumlah kedudukan ) Jabatan : Jabatan adalah sekumpulan pekerjaaan yang tugas-tugas pokoknya sama dan terdapat diperbagai tempat

2.

Analisis jabatan Lingkup Mikro. Analisis

jabatan

dalam

bentuk

mikro

diselenggarakan

dalam

tingkat

instansi/perusahaan dan untuk kepentingan instansi/perusahaan itu sendiri. Hasil-hasil analisis jabatan diperlukan sebagai bahan untuk program atau kegiatan : 

Penataan organisasi



Studi metoda kerja



Analisis beban kerja



Rekrutmen, seleksi, penempatan



Pengajian, pengupahan



Kebutuhan pelatihan



Promosi/mutasi



Penataan jabatan



Penyusunan jenjang jabatan



Penyuluhan dan bimbingan jabatan



dll

B. KARAKTERISTIK DAN DATA JABATAN Setiap kedudukan, pekerjaan, atau jabatan (selanjutnya disebut jabatan) mempunyai karakteristik sendiri-sendiri yaitu bahwa :

Modul Analisis Jabatan

6

a.

Setiap jabatan dapat dibedakan dari jabatan lain , atau diberi indentitas yang berbeda dari jabatan lain.

b.

Dasar bagi ekstensi ( keber-ada-an ) suatu jabatan adalah hasil kerja yang diharapkan dari pemegang jabatan tersebut

c.

Hasil kerja tersebut diperoleh pemegang jabatan dengan memproses BAHAN kerja tertentu

d.

Bahan kerja diproses pemegang jabatan menjadi hasil kerja dengan menggunakan bahan dan perangkat kerja tertentu.

e.

Pelaksanaan Kerja, Pemegang jabatan ditentukan oleh hasil kerja yang harus diperolehnya

,

bahan

yang

diprosesnya

dan

perangkat

kerja

yang

digunakannya. f.

Untuk melaksanakan kerjanya , memproses bahan menjadi hasil kerja dengan menggunakan

perangkat

kerja,

pemegang

jabatan

harus

mengadakan

hubungan dengan pemegang jabatan lain dalam suatu kerjasama yang serasi g.

Dalam bekerja pemegang jabatan berada dalam suatu kondisi pelaksanaan tertentu , baik kondisi lingkungan kerja maupun kondisi jabatan.

h.

Untuk mampu melaksanakan kerja secara wajar dalam memproses bahan kerja menjadi hasil dengan menggunakan perangkat kerja tertentu, berhubungan dengan pemegang jabatan lain , dan bekerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu, maka pemegang jabatan perlu memenuhi syarat-syarat kualifikasi tertentu.

C. INFORMASI JABATAN Analisis jabatan ialah proses menguraikan karakteristik dan data jabatan menjadi informasi jabatan. Informasi tersebut ialah : 1.

Indentitas Jabatan a.

Nama Jabatan. Nama jabatan merupakan indentitas yang singkat mengenai suatu jabatan. Dalam nama jabatan yang tersususun secara benar tercermin karakteristik pokok jabatan tersebut, misalnya : 

Nama Jabatan : Pelayan Restoran

Modul Analisis Jabatan

7



b.

Karakteristik Jabatan : 1)

Pelaksanaan kerja

2)

Kondisi pelaksanaan : Restoran ( tempat kerja)



Nama Jabatan



Karakteristik Jabatan

: Melayani

: Operator Mesin Bubut

1)

Pelaksanaan kerja

: Mengoperasikan

2)

Alat kerja

: Mesin bubut



Nama Jabatan



Karaktereistik Jabatan

: Penjahit Pakaian

1)

Pelaksanaaan kerja

: Menjahit

2)

Hasil kerja

: Pakaian



Nama Jabatan



Karakteristik Jabatan

: Kepala Biro Keuangan

1)

Pelaksanaan kerja

: Memimpin

2)

Bahan kerja

: Data pengolahan keuangan

Kode Jabatan : Untuk memudahkan pengadministrasian jabatan dan penggunaan informasi jabatan maka setiap jabatan perlu diberi kode jabatan.

c.

Ikhtisar jabatan: Ikhtisar jabatan, disebut juga ringkasan uraian jabatan adalah pernyataan singkat dalam suatu kalimat aktif tanpa subyek yang menggambarkan secara umum , jelas dan tuntas mengenai, Apa (What) yang dikerjakan, Bagaimana (How) dikerjakannya/mengerjakannya dan untuk tujuan/maksud apa (Why) dilaksanakannya. Contoh :

Modul Analisis Jabatan

8

Nama Jabatan

: Jaksa Perkara Pidana

Ikhtisar Jabatan

: Mengusut suatu perkara pidana, mengajukan, menuduh,

dan menuntut terdakwa (Apa/What) berdasarkan bukti dan saksi yang sah di depan sidang pengadilan (Bagaimana/How) agar dilakukan tindakan hukum terhadap terdakwa (Tujuan/Why)

2.

Hasil Kerja Hasil kerja dapat berupa : 1)

Hasil antara atau hasil proses : Hasil antara yaitu hasil kerja karyawan yang belum merupakan keluaran atau output dari kerjanya, misalnya : 

2)

Potongan kayu untuk mebel merupakan hasil antara dari Tukang Mebel

Hasil akhir Hasil akhir yaitu hasil kerja yang telah merupakan keluaran atau output dari kerja karyawan . Pada umumnya yang dijadikan informasi jabatan ialah hasil akhir Hasil akhir berupa : a.

Benda yang dapat diraba, misalnya : 

b.

Jasa, misalnya 

c

Ketikan surat

Pengobatan penyakit merupakan hasil kerja Dokter

Informasi, misalnya 

Uraian jabatan merupakan hasil Analis jabatan

Suatu jabatan dapat memiliki satu atau sejumlah hasil akhir, hasil yang bersifat tugas manajerial atau non manajerial 3.

Bahan kerja Bahan kerja adalah segala sesuatu yang dapat diproses untuk memperoleh hasil kerja, bahan kerja akan menyatu dengan hasil kerja. Bahan kerja dapat berupa :

Modul Analisis Jabatan

9

a.

Benda yang ber-ujud atau dapat diraba, misalnya : 

b.

Kayu merupakan bahan kerja Tukang Kayu untuk membuat mebel

Jasa , misalnya : 

Perbaikan mesin mobil oleh Montir merupakan bahan kerja bagi Pengemudi Kendaraan untuk menjalankan kendaraan dengan baik

c.

Data, misalnya : 

Keterangan karyawan tentang pekerjaannya merupakan bahan kerja Analis Jabatan untuk menyusun uraian jabatan

4.

Alat Kerja Alat kerja adalah alat yang digunakan oleh karyawan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja. Berbeda dengan dengan bahan kerja, alat kerja tidak menyatu dengan hasil kerja. Alat kerja dapat berupa : a.

b.

c.

Mesin, misalnya : 

Mesin ketik, bagi Pengetik



Mobil, bagi Pengemudi Mobil



Mesin bubut logam bagi Operotor Mesin Bubut Logam

Perkakas tangan, misalnya : 

Pahat, bagi Tukang Kayu



Steteskop bagi Dokter

Perlengkapan, ialah alat yang tidak langsung digunakan untuk memproses bahan Menjadi hasil kerja, tetapi diperlukan untuk menunjang pemprosesan tersebut, misalnya 

d.

Sarung tangan bagi Dokter Bedah

Alat-alat yang tidak dikategorikan sebagai mesin,perkakas tangan dan perlengkapan, misalnya : 

Bagan lembaran undang-undang, surat Keputusan Menteri

Modul Analisis Jabatan

10

5.

Pelaksanaan Kerja a.

Kewajiban Kewajiban ialah segala sesuatu yang harus dilakukan karyawan. ada dua kategori Kewajiban, ialah : 1)

Kewajiban dalam proses pelaksanaan kerja yang dimaksudkan dengan kewajiban Ini ialah tugas-tugas kerja karyawan.

2)

Kewajiban yang bukan proses pelaksanaan kerja, tetapi menunjang bagi keberhasilan pelaksanaan kerja karyawan. Misalnya : 

Menandatangani daftar hadir



Datang ketempat kerja pada waktu yang telah ditentukan instansi



Mengikuti upacara atau apel pagi

Yang menjadi informasi jabatan ialah kewajiban yang merupakan proses pelaksanaankerja , yaitu tugas-tugas : a)

Tugas. Tugas adalah usaha pokok yang dikerjakan oleh karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang jabatan lainnya. Karakteristik tugas adalah : 1)

Menyerap waktu wajar.

2)

Melaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu

3)

Menggunakan bahan kerja tertentu

4)

Menggunakan perangkat kerja tertentu

5)

Dilaksanakan dalam kondisi tertentu

6)

Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya

Jabatan adalah kumpulan jabaran fungsi dan tugas organisasi kedalam tugas-tugas karyawan. Maka bila dilihat dari penjabarann ini, tugas-tugas dalam satu jabatan dibedakan :

Modul Analisis Jabatan

11

a.

Tugas pokok, yaitu tugas yang merupakan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi kedalam jabatan yang dianalisis

b.

Tugas penunjang, yaitu tugas lain yang perlu dilaksanakan untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, tetapi bukan jabaran langsung dari fungsi dan tugas organisasi kedalam jabatan yang dianalisis

c.

Tugas tambahan, yaitu tugas pada dasarnya bukan jabaran dari fungsi dan tugas organisasi

Dilihat dari frekwekwensi pelaksanaan, maka tugas-tugas jabatan dapat dibedakan : a.

Tugas harian, yaitu tugas yang pada umumnya setiap hari dikerjakan

b.

Tugas periodik, yaitu tugas yang dikrerjakan pada selang waktu tertentu,

misalnya

sekali

seminggu/sebulan/triwulan/tahunan

dan

seterusnya c.

Tugas insidental, yaitu tugas yang timbul dari waktu-waktu yang tidak teratur

Dari segi antar hubungan tugas, maka dapat dibedakan : a.

Tugas siklis, yaitu tugas-tugas yang ada pada urutan yang tetap dengan tugas-tugas lainnya

b.

Tugas non siklis, yaitu tugas yang tidak mempunyai urutan yang pasti dengan tugas lainnya, misalnya : Memimpin rapat, mengajar, membuat konsep, tugas-tugas ini masingmasing tidak mempunyai hubungan dalam suatu urutan yang tetap.

c.

Tugas bergantian, yaitu tugas-tugas yang dilakukan secara bergantian diantara beberapa karyawan untuk menyeimbangkan beban kerja diantara mereka dan untuk menghindari kebosanan

d.

Tugas darurat, yaitu tugas dalam keadaan darurat dikerjakan oleh karyawan yang pekerjaannya lain. Misalnya : Pada saat Guru Sejarah sakit, maka Guru Matematika menggantikannya

Modul Analisis Jabatan

12

b.

Kegiatan Kegiatan merupakan jabaran dari tugas, norma waktu atau norma hasil yang dapat diukur. 

Norma waktu adalah waktu rata-rata yang diperlukan seseorang untuk memperoleh suatu hasil kegiatan.

Misalnya : 

Untuk mewawancarai (Kegiatan) seseorang Interviewee (satuan hasil), seseorang Analis Jabatan memerlukan waktu rata-rata 1jam (waktu).



Norma Hasil, adalah jumlah hasil rata-rata yang dapat diperoleh seorang karyawan dalam melaksanakan kegiatan dalam satuan waktu. Misalnya :



Dalam satu hari (satuan waktu) mencangkul (kegiatan) seorang Kuli dapat menghasilakan rata-rata 3M2 tanah (hasil)

c.

Unsur (elemen) Unsur (elemen) adalah jabaran dari tugas atau kegiatan dan merupakan komponen terkecil suatu pekerjaan. Upaya mental dan fisik yang tercakup dalam unsur(elemen),tidak perlu dianalisis lebih lanjut.

6.

Tanggung jawab Semua jabatan, baik struktural maupun non struktural

pasti mempunyai

tanggung jawab. Tanggung jawab adalah kewajiban pemegang jabatan yang menjadi penyebab utama mengenai suatu keadaan, apakah baik atau buruk, benar atau salah. Dalam pengertian tersebut, maka pemegang jabatan : 

Menerima diri untuk dibenarkan atau disalahkan



Menerima hukuman bila salah melakukan sesuatu Contoh : Tukang Kebun mempunyai tanggung jawab terhadap kerapihan dan kebersihan kebun, apabila kebun tidak bersih dan rapih maka Tukang Kebun harus menerima diri bila disalahkan, dan menerima hukuman karena salah melakukan pekerjaan. Awalan untuk tanggung jawab adalah KE.

Modul Analisis Jabatan

13

Contoh : kebersihan ....., kerapihan......, ketepatan......, kelayakan........, Kebenaran .......,kerahasiaan.......,kepresisian......,keamanan.......,ketertiban..., ketenangan......, ketelitian ........,kebersihan......., dll. Tanggung jawab Tukang kebun : Kebersihan kebun,dan kerapihan kebun.

7.

Wewenang Semua jabatan, baik struktural maupun non struktural mempunyai wewenang. Wewenang adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan /tindakan yang diakui sah oleh semua fihak. Wewenang berasal dari tanggung jawab. Awalan untuk wewenang adalah ME. Contoh :

Meminta......,

menangkap....,

mengusulkan....,

mengusut......,

mencari....,

melarang......, menolak.....,

merapihkan..., mengatur.....,

menegur....., dll. wewenang berasal dari tanggung jawab, contoh : Wewenang Tukang Kebun berasal dari tanggung jawab (awalan “Ke”) Tukang Kebun. ( kebersihan dan kerapihan)agar kebun menjadi rapih dan bersih, maka Tukang kebun mempunyaiwewenang (awalan”Me”) untukmembersihkan, merapihkan kebun, dan melarang orang lain meliwati atau masuk dalam kebun.

Fungsi Pekerja Dalam bekerja karyawan berhubungan dengan data- orang dan benda. Hubungan tersebut adatingkat-tingkatnya tingkat hubungan tersebut disebut fungsi pekerja. Ada 24 fungsi pekerja untuk menyatakan tingkat hubungan tersebut. Tiap fungsi pekerja di beri kode berupa angka, semakin kecil angkanya, semakin tinggi tingkatannya . Manfaat fungsi pekerja : 1.

Menilai tingkat kesulitan jabatan. Kombinasi terhadap data, orang dan benda suatu jabatan menunjukkan tingkat kesulitan tersebut.

Modul Analisis Jabatan

14

2.

Menilai tingkat kemampuan karyawan dalam melaksanakan tugastugasnya.

3.

Menilai tingkat kemampuan pelamar kerja dalam seleksi

Cara Menetapkan Fungsi Pekerja : 1.

Fungsi pekerja suatu jabatan adalah resume fungsi pekerja, tugas-tugas yang dominan dalam jabatan tersebut. Dan fungsi pekerja suatu tugas adalah : resume fungsi pekerja kegiatan-kegiatan yang dominan yang membentuk tugas-tugas tersebut.

2.

Fungsi pekerja yang dicantumkan bagi suatu jabatan , tugas atau kegiatan ialah fungsi pekerja terhadap data, orang dan benda. Jika untuk jabatan, tugas atau kegiatan tidak terlihat hubungan karyawan dengan data, orang atau benda, maka fungsi pekerja yang terendahlah yang digunakan.

1.

Hubungan Dengan Data Data : segala sesuatu yang tidak dapat diraba dan berupa angka, huruf, kata, tanda, gagasan, konsep, ucapan lisan dll. a.

Membandingkan Data (6). Menilai persamaan atau sifat data, orang atau benda yang dapat diamati secara langsung. Misalnya : 

Mengkoreksi hasil ketikan berdasarkan konsep (Jabataan : Pengkoreksi/Korektor/Pimpinan )

 b.

Mengelompokan kemeja pakaian berdasarkan model dan ukuran

Menyalin Data (5) Mencatat atau memindahkan data . misalnya : Mencacatat angka dari meteran air ( Jabatan : Pencatan Meter Air )

c.

Menghitung Data (4) Mengerjakan perhitungan aritmatik (X,:,+,-). Mencacah tidak termasuk dalam fungsi ini. Misalnya : 

Menghitung harga sejumlah barang yang akan dibayarkan pembeli



Menghitung biaya cuci pakaian

Modul Analisis Jabatan

15

d.

Menyusun Data (3) Mengerjakan , menghimpun atau mengelompokkan informasi tentang data, orang atau benda. Misalnya : 

Mengumpulkan

data

dan

mencatat

data

kedatangan

dan

keberangkatan pesawat terbang sebagai bahan penyusunan jadwal penerbangan ( Jabatan : Pencatat Data Kedatangan dan keberangkatan Pesawat ) e.

Menganalisis Data (2) Mempelajari dan menilai data untuk menyajikan tindakan alternatif Mengurai atau memperinci data kedalaman bagaian-bagiannya untuk memperoleh kejelasan yang diperlukan. Misalnya : 

Mengamati dan mempelajari gejala-gejala pada mesin mobil untuk menentukan sifat kerusakan mesin ( Jabatan : Montir Mobil )

f.

Mengkoordinasikan Data (1) Menentukan waktu, tempat, atau urutan operasi yang akan dilakukan berdasarkan

analisis

data,

melaksanakan

ketentuan

dan

atau

melaporkan kejadian. Menghubung-hubungkan data dengan cara yang pasti setelah data itu dianalisis. Misalnya : 

Menyusun dakwaan terhadap seorang terdakwa berdasarkan bukti saksi, berita acara pemeriksaan, pengakuan terdakwa, dan hukum yang berlaku



( Jabatan : Jaksa )



Mengatur

penerbangan

pesawat

komersial

sesuai

dengan

peraturan pemerintah dan perusahaan. g.

Memadukan Data (0) Menyatukan

analisis

data

untuk

menemukan

fakta

dan

atau

mengembangkan konsep, pengetahuan, interprestasi, menciptakan gagasan dengan mengunakan rekaan ( daya akal) atau imajinasi. Misalnya : 

Merancang karya seni dan menyiapkan tata susunan ilustrasi berwarna dengan menggunakan

pengetahuan ilustrasi, proses

penataan susunan dan teknik pencetakan( Jabatan : Seniman )

Modul Analisis Jabatan

16

2.

Hubungan Dengan Orang Orang : Manusia atau hewan yang diperlakukan secara individual layaknya terhadap manusia. Terdiri dari : a.

Menerima Instruksi-Membantu ( 8) Melaksanakan kerja dengan menuruti langsung perintah pimpinan , dan tidak memerlukan tanggapan dari pelaksana kecuali penjelasan mengenai perintah yang harus dilakukannya. Misalnya : 

Mencabit rumput dan membersihkan kebun sesuai perintah Majikannya ( Pemelihara Kebun )

b.

Malayani Orang (7) Dalam fungsi ini terkandung tanggapan langsung dan diperlukan pengetahuan dan keterampilan khusus untuk melaksanakannya. Misalnya : 

Melakukan berbagai kegiatan untuk kenyamanan dan keselamatan penumpang pesawat terbang (Jabatan : Pramugari )

c.

Berbicara – memberi Tanda (6) Dalam kegiatan ini adalah memberi dan atau meminta informasi. Memberi tugas

dan atau memberi petunjuk kepada pembantu atau

assisten termasuk dalam fungsi ini. Misalnya : 

Mengatur lalu lintas kendaraan



Menginterview pencari kerja (Jabatan Petugas Antar Kerja/ Pengantar Kerja)

d.

Mempengaruhi (5) Mempengaruhi orang lain untuk memperoleh keuntungan dalam benda, jasa atau pendapat. Misalnya : 

Mempromosikan dan menjual barang-barang kosmetik kepada ibuibu rumah tangga ( Jabatan : Sales Kosmetik)

e.

Menghibur (4) Menghibur orang lain. Biasanya menggunakanmmedia televisi, film atau radio. Misalnya : 

Bertinju dalam arena pertarungan tinju ( Jabatan : Petinju )

Modul Analisis Jabatan

17

f.

Menyelia (3) Menentukan atau menafsirkan prosedur kerja untuk sekelompok karyawan bawahannya. Membagi tugas, memelihara hubungan yang harmonis diantara bawahannya dan meningkatkan ifisiensi mereka. Misalnya : Membagi kerja pada karyawan (Jabatan : Pimpinan)

g.

Mengajar (2) Mengajar atau melatih orang laindengan memberi penjelasan , peragaan, bimbingan praktek, dan memberikan rekomendasi atas dasar disiplin yang bersifat teknis. Misalnya : 

h.

Mengajar matematika di SLTA ( Jabatan : Guru Matematika)

Berunding (1) 

Tukar menukar pendapat , gagasan atau informasi dengan pihak lain.- Misalnya:Berunding dengan buruh dan Pengusaha ( jabatan : Mediator )

i.

Menasehati (0). 

Memberi saran, bimbingan, konsultasi, atau nasehat kepada perorangan mengenai masalah berdasarkan hukum ilmu , klinis,dan keilmuan lain

3.

Hubungan Dengan Benda : Benda : Bahan, alat atau produk yang berupa obyek tidak bernyawa, mempunyai bentuk dan sifat fisik a.

Memegang (7) Menggunakan anggauta badan, perkakas tangan atau alat khusus lain dalam mengerjakan, memindahkan, atau membawa benda. Kegiatan ini hanya memerlukan sedikit pertimbangan untuk mencapai standar atau dalam memilih benda-benda yang sesuai. Misalnya : 

Mengisi gerobak dengan pasir



Memotong Rumput

Modul Analisis Jabatan

18

b.

Memasukkan ke / mengeluarkan dari mesin (6) Menyisipkan, memasukkan, mencelup atau menempatkan bahan kedalam atau memindahkan dari mesin atau peralatan otomatis atau yang dilayani atau yang dioperasikan oleh karyawan-karyawan lain. Misalnya : 

Memasukan ke dan mengeluarkan pakaian dari mesin cuci dan mesin pengering

c.

Melayani mesin (5) Menghidupkan, menghentikan, dan mengamati kerja mesin dan peralatan. Termasuk dalam fungsi ini menyesuaikan bahan atau mengontrol mesin seperti mengubah alat kontrol, mengatur suhu, memutar katub untuk mengalirkan bahan. Kegiatan dalam fungsi kerja ini adalah hanya memerlukan pertimbangan sedikit dan tidak memerlukan keterampilan khusus. Misalnya : 

d.

Menekan pedal untuk mengatur kecepatan mesin pintal

Bekerja dengan tangan atau perkakas tangan (4) Mengunakan angauta badan, perkakas tangan atau alat-alat khusus untuk mengerjakan, menggerakkan, mengarahkan, atau menempatkan benda. Kegiatan ini memerlukan pertimbangan mengenai ketetapan yang harus dicapai dan dalam pemilihan perkakas atau benda yang tepat. Misalnya : 

Menyeterika pakaian



Mengepak kembali parasut yang telah digunakan atau dibuka berdasarkan ketentuan standar untuk keselamatan penguna (Jabatan : Peterjun Payung)

e.

Mengemudikan-menjalankan mesin (3) Menghidupkan, menghentika, mengatur jalannya mesin- mesin atau peralatan yang arahnya harus dikemudikan untuk memproses benda dan/atau memindahkan benda atau orang. Misalnya : Mengemudikan mobil, kapal, pesawat terbang

Modul Analisis Jabatan

19

f.

Menjalankan-Mengontrol Mesin (2) Menjalankan Mesin :Menghidupkan, menyetel, mengatur kerja dan menghentikan mesin. Mengatur bahan yang akan diproses oleh mesin termasuk dalam fungsi ini. Mengontrol Mesin : Mengamati berbagai alat petunjuk pada mesin, menekan tombol atau pedal, memutar katup untuk mengatur suhu, tekanan, aliran cairan, kecepatan pompa, reaksi bahan dan lainlainnya. Perbedaan fungsi pekerja ini (2) dengan Melayani mesin (5) adalah bahwa kegiatan dalam fungsi ini memerlukan pertimbangan mengenai ketepatan, yang harus dicapai dan memerlukan pengetahuan serta keterampilan yang perlu dilatihkan. Misalnya : Mengetik daftar upah sesuai konsep

g.

Mengerjakan Presisi (1) Menggunakan anggauta badan atau perkakas untuk mengerjakan memindahkan, mengarahkan atau menempatkan obyek secara tepat sesuai standar yang telah ditetapkan. Pemilihan perkakas, obyek dan bahan yang akan digunakan memerlukan pertimbangan banyak. Pengetahuan dan keterampilan khusus diperlukan dalam fungsi pekerja ini. Misalnya : Mengukir patung, monumen atau ornamen yang terbuat dari batu, semen, beton, kayu, plastik dan lainya dengan mengunakan pisau khusus, pahat, palu dan lainnya

h.

Memasang Mesin (0) : Menyesuaikan mesin untuk melaksanakan suatu pekerjaaan tertentu dengan

memasang,

memperbaiki

mesin

mengubah sesuai

komponen-komponennya

standar.

Misalnya

:

atau

Membongkar,

memperbaiki, mengganti dan memasang komponen mesin mobil agar mesin dapat berfungsi sesuai standar.

8.

Hubungan Jabatan Jabatan tidak berdiri sendiri , selalu ada hubungan kerjasama antara pemegang jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya, baik antar atasan dan bawahan maupun antara jabatan-jabatan yang setingkat.

Modul Analisis Jabatan

20

BAB III KEADAAN LINGKUNGAN KERJA DAN SYARAT JABATAN

A. Definisi dan contoh Yang dimaksud dengan syarat kemampuan jasmani adalah kemampuan jasmani yang diminta dari pekerja untuk dapat melakukan pekerjaannya. Yang dimaksud dengan keadaan tempat kerja adalah keadaan sekeliling dari jabatan yang bersangkutan yang meminta kemampuan jasmani khusus dari pekerja Syarat kemampuan jasmani dan keadaan tempat kerja itu dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta-fakta mengenai jabatan dan keadaan tempat kerja untuk mengetahui keadaan yang mengganggu kesehatan dan faktor-faktor lingkungan yang dapat menimbulkan ketidakpuasan perselisihan dan berkurangnya hasil.

1.

Faktor-Faktor Syarat Kemampuan Jasmani , Definisi, dan Contoh a.

Kekuatan, Faktor ini diyatakan dengan istilah-istilah : Sangat ringan (kurang dari 5Kg), ringan (10Kg), sedang (15 Kg), dst dan diukur dengan satu atau lebih dari satu kegiatan dari pekerja berikut ini : 1). Berdiri, Berjalan, Duduk. Contoh jabatan, Berjalan : Petugas Keamanan/Satpam 2). Menggangkat, Membawa, Mendorong, Menarik Contoh jabatan, Mendorong : Troly Man 3). Memanjat dan/atau Menyimpan Imbagan/ mengatur imbangan Contoh Jabatan, Menyimpan Imbangan : Pemain Akorobat 4). Membungkuk,Berlutut, Menunduk, dan/atau Merangkak Contoh Jabatan, Membungkuk : Montir 5). Menjangkau, Memegang, Bekerja dengan jari, dan/atau Meraba Contoh Jabatan, Bekerja denga jari : Operator Kompeter

Modul Analisis Jabatan

21

6). Berbicara dan /atau Mendengar Contoh Jabatan, Mendengar : Operator Telpon 7). Melihat Contoh Jabatan, Melihat : Pelukis, Nahkoda Kapal, Peneliti Tata Surya

b.

Faktor-Faktor Keadaan Tempat Kerja , Definisi, dan Contoh –Contoh 1). Didalam, Di luar atau di Dalam dan di Luar : Contoh Jabatan, Di dalam : Operator Komputer (bekerja dalam gedung) Contoh jabatan, Di Luar : Teknisi Listrik Tegangan Tinggi Contoh jabatan, Di Dalam dan Di Luar : Penjaga Pantai Wisata, Tempat kerjanya bergantian, kadang bekerja keliling pantai dan kadang didalam ruangan mengamati pantai. 2). Sangat Dingin, dengan atau Tanpa Perubahan Suhu Contoh Jabatan, Sangat Dingin dengan perubahan : Pengemudi Mobil Es. Tidak digin saat Pengemudi mengemudikan kendaraan, dingin saat Pengemudi mengatur dan menurunkan es. Contoh Jabatan, Sangat dingin tanpa perubahan Suhu : Petugas yang bekerja gudang penyimpanan ikan pada kapal penangkap Ikan. 3). Sangat Panas , dengan/Tanpa PerubahanSuhu Contoh Jabatan, Sangat Panas dengan Perubahan Suhu : Petugas Pemadam Kebakaran Contoh Jabatan, Sangat Panas Tanpa Perubahan : Pelebur Besi 4). Basah atau Lembab Contoh Jabatan Basah atau Lembab : Pencuci Pakaian 5). Kebisingan dan atau Getaran Contoh Jabatan, Kebisingan atau Getaran : Pengebor Benda Keras

Modul Analisis Jabatan

22

c.

Bahaya Kecelakaan. Keadaan atau situasi yang dapat menimbulkan bahaya atau luka. Katergori ini meliputi barbagai macam bahaya fisik seperti bekerja pada ketinggian sehingga mengakibatkan bahaya kecelakaan terjatuh, Bahaya kerusakan mata karena pijaran api (Pengelas). Bahaya racun kimia. Bahaya diterkam binatang buas, dan lainnya.

d.

Keadaan Atmosfir Keadaan atmosfir dibawah ini berhubungan dengan sistimpernapasan atau kulit. Seperti, Kering, Berbau, Berdebu, Berkabut, bergagas, Fentilasi tidak cukup, kekurangan peredaran udara menimbulkan sesak napas

B. Aspek dan Faktor-Faktor Kondisi Lingkungan Pekerjaan Kondisi lingkungan pekerjaan, risiko bahaya dan syarat-syarat fisik merupakan informasi jabatan yang penting. Yang dimaksud kondisi lingkungan pekerjaaan adalah kondisi atau keadaan pada tempat pekerjaan dan sekelilingnya. Kondisi ini meliputi kondisi fisik, baik secara visual kelihatan maupun secara visual tidak kelihatan, termasuk dalam hal ini adalah kondisi lingkungan sosial. Kondisi lingkungan pekerjaan merupakan konsekwensi keberadaan pemegang jabatan pada waktu melaksanakan tugas-tugas jabatan. Keberadaan dalam melaksanakan tugas jabatan berarti pemegang jabatan akan berada pada lingkungan ruangan, cahaya yang ada pada ruangan, udara, atmosfir, getaran, suara, posisi, letak fisik dan sossial . Informasi tentang kondisi lingkungan pekerjaan sangat penting, karena informasi tentang hal ini akan banyak bermanfaat penggunaannya, serta banyak kaitannya dengan faktor jabatan yang lain. Kemungkinan risiko bahaya merupakan salah satu konsekwensi pelaksanaan tugas jabatan sehubungan keberadaannya dalam lingkungan pekerjaan, penanganan bahan, proses yang dilakukan, penggunaan perangkat kerja, hubungan jabatan dan penanganan produk yang dihasilkan. Kemungkinan risiko bahaya erat hubungannya dengan kondidsi lingkungan pekerjaan, karena sebagaian besar risiko bahaya adalah ditimbulkan oleh lingkungan pekerjaan , sehingga informasi tentang kemungkinan risiko bahaya pengungkapannya bisa di kaitkan dengan kondilisi lingkungan pekerjaan. Contoh jabatan : Operator Mesin Gergaji Kayu. Lingkungan kerja Operator Mesin Gergaji Kayu adalah berdebu kotoran halus kayu akibat hasil

Modul Analisis Jabatan

23

penggergajian kayu, yang mengakibatkan risiko bahaya apabila dihirup dan di lihat secara terus menerus dalam jangka waktu lama. Akibat dari itu adalah risiko bahaya kerusakan mata dan penyakit paru-paru. Oleh sebab itu untuk menghindari akibat kemungkinan riko bahaya maka Operator Mesin Gergaji Kayu di wajibkan untuk menggunakan alat penutup hidung dan menggunakan kaca mata. Syarat fisik adalah syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang akan menduduki suatu jabatan atau akan melaksanakan suatu pekerjaan dengan sebaik-baiknya melihat dari faktor fisik. Faktor fisik yang akan dipenuhi oleh seseorang yang akan menduduki suatu jabatan atau akan melakukan pekerjaan dengan baik, terdiri dsari dari dua segi yaitu : 1.

Segi Kondisional, adalah suatu keadaan atau kondisi fisik yang harus dipenuhi agar bisa melakukan pekerjaan dengan baik.

2.

Segi dinamis, atau segi aktif fisik, yaitu syarat yang berupa upaya fisik minimal

Yang harus dipenuhi seseorang agar bisa melakukan pekerjaan dengan baik, khususnya yang berhubungan erat dengan penggunaan fisik. Syarat fisik ada hubungannya dengan kondisi lingkungan pekerjaan, karena kondisi lingkungan pekerjaan mempunyai dampak pada kondisi dan upaya yang diperlukan

1.

Aspek dan Faktor –Faktor Keadaan Tempat Kerja. Kedaan Tempat Kerja Meliputi Aspek : a.

Tempat Kerja Yang dimaksud tempat kerja adalah ruangan tempat bekerja. Tempat bekerja meliputi faktor apakah berujud dalam ruangan tertutup, dalam ruangan tanpa atap, dalam ruangan tanpa dinding, tempat terbuka, bahkan kemungkinan tanpa lantai (Jabatan : Teknisi Listrik Tegangan Tinggi), juga adanya pergantian tempat kerja dari yang tertutup ke tempat terbuka, dari ruangan terbuka ke ruangan tanpa atap (Jabatan : Pemetik Daun Teh) dan seterusnya.

b.

Suhu. Yang dikaksud suhu adalah temperatur udara di tempat pekerjaan. Faktor suhu meliputi panas, dingin, dan sedang, dengan variabel perubahan dan bergantian.

Modul Analisis Jabatan

24

c.

Udara Yang dimaksud dengan keadaan udara dalam lingkungan pekerjaan adalah keadaan udara yang dilihat dari sifat bahannya atau material udara. Udara dilingkungan pekerjaan bisa bersifat : Kering, lembab, berbau, udara bergas, udara beracun, udara berdebu, udara kurang zat asam, udara yang bertekanan, udara berangin

d.

Keadaan ruangan Aspek keadaan ruangan meliputi luas, sempit, cukup, sangat sempit

e.

Letak Aspek letak bisa berupa lingkungan fisik atau lingkungan sosial. Letak fisik meliputi lingkungan kerjanya pada letak yang tinggi, rendah atau miring. Letak lingkungan sosial terdiri apakah lingkungannya berada pada tempat yang ramai, sepi dalam penertian sosial, yaitu dari lingkungan orang.

f.

Tempat Kerja Tempat kerja sebagai baian lingkungan pekerjaan bisa meliputi keadaan berdebu, berlumpur, berair, atau keadaan lain yang tidak menyenangkan seperti kotor, licin, tidak rata, lentur, dll

g.

Penerangan Penerangan yang dimaksud apakah cahaya yang ada dapat melaksanakan pekerjaan . Faktor fisik peneranganb bisa berujud silau, terang sekali, kurang terang, gelap, atau bergantian antara faktor-faktor tersebut.

h.

Suara Adalah suara yang bisa ditangkap di tempat pekerjaan baik yang bersumber dari proses pekerjaan, dari perangkat kerja( mesin, alat kerja, dll)maupun suara alami yang ditimbulkan olel angin, gejala lainny atau manusia.

i.

Getaran Getaran dalam lingkungan pekerjaan bida ditimbulkan mesin, alat atau suara,dari alam, maupun barang baik karena guncangan maupun gerakan.

Modul Analisis Jabatan

25

C. Syarat Jabatan Setiap jabatan berbeda dari jabatan lai dari aspek mental dan dari aspek fisik yang tercakup didalammya. Kemampuan yang ada pada seseorang berbeda dari kemampuan orang lain. Keadaan tersebut diatas menyebabkan tidak ada orang yang mampu mengerjakan semua macam pekerjaan. Oleh karena itu perlu di tentukan syarat jabatan, yaitu syarat yang harus dipenuhi seseorang untuk dapat melaksanakan pekerjaannya dengan wajar. Syarat suatu jabatan berbeda dengan syarat jabatan lainnya, karena adanya perbedaan dalam upaya mental, upaya fisik, bahan, peralatan, keadaan tempat kerja, dan risiko bahaya antara pekerjaan atau jabatan yang satu dengan lainnya. Syarat jabatan terdiri dari syarat keterampilan kerja, kompetensi kerja, pengetahuan kerja, latihan kerja, pendidikan, pengalaman kerja, bakat kerja, temperamen kerja, minat kerja, kondisi fisik dan upaya fisik.

1.

Keterampilan kerja Keterampilan

kerja

atau

disingkat

dengan ketrampilan,

adalah

tingkat

kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan atau suatu bagian pekerjaan hanya dapat diperoleh dari praktek, baik melalui latihan praktek maupun dari pengalaman kerja. Tanpa melalui praktek orang tidak dapat

mempunyai

keterampilan. Suatu keterampilan dpat mencakup aspek-aspek mental. Fisik dan sosial. Aspek mental, yaitu kecakapan kerja pikiran, seperti menganalisis data, mengambil keputusan, menghitung, menghafal dan sebagainya. Aspek fisik, yaitu kecakapan melakukan gerakan fisik seperti duduk lama, berdiri lama, mengayuh dayung sampan, dan sebagainya Aspek sosial, yaitu kecakapan berhubungan dengan orang lain seperti mempengaruhi

pendapat,

menawarkan/memasarkan

barang,

memberi

petunjuk/advise/konsultasi dan lain sebagainya

2.

Pengetahuan Kerja Pengetahuan kerja adalah pengetahuan yang harus dimiliki oleh tenaga kerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan wajar, baik pengetahaun yang harus diketahui sebelum ia ditempatkan maupun pengetahuan yang harus diperoleh pada waktu ia bekerja dalam pekerjaannya tersebut.

Modul Analisis Jabatan

26

Pengetahuan kerja merupakan dasar bagi seseorang untuk memperoleh keterampilan kerja. Tanpa memiliki pengetahuan kerja yang diperlukan seseorang tidak mungkin memiliki keterampilan kerja yang dipersyaratkan. Pengetahuan kerja harus diungkapkan menurut macam dan tingkatannya. Dalam menentukan syarat jabatan perlu diperhatikan pengetahuan mengenai :

3.

1.

Peralatan kerja

2.

Bahan kerja

3.

Prosedur kerja

4.

Arus produk/proses yang berhubungan dengan pekerjaan

5.

Ukuran-ukuran

6.

Rumus-rumus perhitungan

7.

Bahasa

8.

Risiko bahaya, dan lain-lain

Kompetensi Kerja Surat/tanda kompetensi kerja adalah merupakan pernyataan yang dikeluarkan oleh pemerintah atau badan-badan tertentu yang telah memperoleh ijin dari pemerintah yang menyatakan bahwa orang tersebut

memiliki keterampilan

untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan. 4.

Pendidikan Pada saat ini pada umumnya orang tidak mungkin memiliki suatu keterampilan dan pengetahuan tanpa memiliki suatu keterampilan dan pengetahuan tanpa melalui pendidikan. Syarat pendidikan dinyatakan menurut macam dan tingkatannya. Pendidikan yang disyaratkan adalah pendidikan MINIMUM Dalam menentukan syarat pendidikan perlu juga dipertimbangkan : a.

Pendidkan seharusnya, dan atau

b.

Pendidikan alternatif

Modul Analisis Jabatan

27

5.

Latihan Kerja Suatu badan pendidikan tidak mungkin mengajarkan semua macam mesin, bahan, prosedur, dan metode kerja, dan pada sisi lain perusaahaan mempunyai kekhusususan tersendiri. Oleh sebab itu perlu diadakan latihan kerja menurut kekhususan dan keperluan perusahaan. Sasaran latihan adalah pembinaan dan penciptaan keterampilan dan pengetahuan kerja peserta pelatihan.

6.

Pengalaman Kerja Pengalaman kerja memantapkan dan mengembangkan keterampilan

dan

pengetahuan kerja, sikap mental dan kebiasaan mental dan fisik yang dapat diperoleh dari latihan. Syarat pengalaman dinyataan menurut pekerjaan yang pernah dilakukan dan lama melakukan pekerjaan itu. 7.

Bakat Kerja Yang dimaksud dengan bakat adalah kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang diisyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari beberapa tugas atau pekerjaan. Persyaratan bakat merupakan salah satu kreteria dasar untuk menilai kesesuaian potensi seseorang dengan jabatan tertentu.

Macam Bakat/Ada 11 macam bakat, yaitu : a.

Intelegensi, Intelegence (G), kemampuan belajar secara umum. Contoh Jabatan. Kabid Penempatan dan Latihan

b.

Bakat Verbal, Verbal Aptitude (V), kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan menggunakannya secara efektif. Contoh Jabatan, Kasie IPK.

c.

Bakat Numerik, Numerical Aptitude (N), kemampuan untuk melakukan operasi aritmatik secara tepat dan akurat. Contoh Jabatan, Akuntan.

d.

Bakat Pandang Ruang, Spatial Aptitude (S), Kemampuan berpikir secara visualmengenai bentuk-bentuk geometris, untuk memahami gambar-gambar dari benda-benda 3 dimensional. Contoh Jabatan, Arsitek, Perancang.......,

e.

Bakat Penerapan Bentuk, Form Perception (P), Kemampauan mencerap rincian yang berkaitan dalam obyek atau dalam gambar atau dalam grafik. Contoh Jabatan, Perencana.........., 1. Bakat Ketelitian, Clerical Perception (Q), Kemampuan mencerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau tabel. Kemampuan mengetahuai

Modul Analisis Jabatan

28

adanya perbedaan huruf, angka dam copy dalam percobaan pencetakandan lainnya. Contoh Jabatan : Bendahara, Kasir. 2. Bakat Koordinasi Motor, Motor Koordination (K) Kemampuan untuk mengkoordinir mata, tangan, dan jari secara cepat dan cermat dalam membuat gerakan yang cepat, cermat dan tepat. Contoh Jabatan : Penjahit 3. Bakat

Kecekatan

Jari,

Finger

Dexterity

(

F),

Kemampuan

untuk

menggerakkan jari dan menggerakkan obyek-obyek kecil dengan jari secara cepat, cermat, dan tepat. Contoh Jabatan : Operator Komputer. 4. Bakat Kecekatan Tangan, Manual Dexterity (M), Kemampuan mengerakkan tangan dengan mudah dan penuh keterampilan . Contoh Jabatan : Pelukis, Pemahat 5. Bakat Koordinasi, Mata-Tangan-Kaki, Eye-Hand-Foot Coordination, (E), Kemampuan mengerakkan tangan dan kaki secara koordinatif satu sama lain sesuai rangsangan pengelihatan. Contoh Jabatan : Pengemudi. 6. Bakat

Membedakan

Warna,

Color

Discrimination

(C),

Kemampuan

memadukan atau membedakan berbagai warna yang asli, yang gemerlapan . Contoh Jabatan : Pelukis, Perancang Pakaian.

8.

Temperamen Kerja Dalam analisis jabatan temperamen kerja diartikan sebagai syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi pekerja untuk bekerja sesuai denga karakteristik jabatan. Penggunaan temperamen kerja sebagai salah satu syarat timbul dari suatu keyakinan bahwa jabatan yang berbeda memerlukan kepribadian yang berbeda pula. Pengalaman dalam penempatan individu dalam pekerjaan membuktikan bahwa temperamen kerja pemegang jabatan sering merupakan faktor yang saling menentukan dalam keberhasilan melaksanakan pekerjaannya.

Modul Analisis Jabatan

29

Misalnya ketidak puasan seseorang atau kegagalan dalam memangku jabatan sering

disebabkan

oleh

ketidak

mampuannya

menyesuaikan

diri

dengan

kharakteristik jabatan yang dipangkunya. Temperamen yang disyaratkan bagi suatu jabatan dipertimbangkan dari hasil kerja, bahan bahan kerja, peralatan kerja, kegiatan kerja, tempat kerja, risiko bahaya, dan informasi jabatan yang lain.

PENGERTIAN DAN ILUSTRASI FAKTOR-FAKTOR TEMPERAMEN

D = Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk

kegiatan

memimpin (DCP) (direction) mengendaliakn (control) atau merencanakan (planning). Faktor ini dipertimbangkan bagi jabatan yang mencakup kegiatan berunding, menggorganisir, memimpin, mengawasi, merumuskan praktek, atau mengambil keputusan akhir. Contoh jabatan : Pemimpin, Kepala......, Direktur......, Kabid Penempatan dan Latihan. Kemampuan menyesuaikan diri dari menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin . 1.

Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran, perasaan (FIF) (filing), gagasan (ide), atau fakta (fact) dari sudut pandangan pribadi. Faktor ini dipertimbangkan bagi jabatan yang meminta dari pemegang jabatan agar menggunakan kreativitas , pengungkapan diri atau imajinasi. Penafsiran diartikan sebagai konsepsi individual dalam kerja seni , subyek, rencana, dan lain-lainnya. Sebagai terlihat da;lam pertunjukan, kritik, penyajian yang artistic dan lainnya. Contoh jabatan : Kritikus, Pelukis, Penata Tari.

2.

Kemampuan

menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi

(influencing) Orang lain dalam pendapat, sikap, atau pertimbangan atau mengenai gagasan gagasan.

Modul Analisis Jabatan

30

Faktor ini dipertimbangkan bagi jabatan dimana pelaksanaan pekerjaan melakukan motivasi , meyakinkan orang lain atau berunding. Contoh Jabatan : Dokter, Psikolog, Penulis, Perancang Iklan, Ahli Perundingan. 3.

Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan pembuatan

kesimpulan,

penilaian atau (SJC) pembuatan kesimpulan, penilaian atau rangsangan indera atas dasar pertimbangan pribadi (SJC)

( sensory & jugmental

creteria). Faktor ini dipertimbangkan untuk jabatan-jabatan yang pelaksanaannya berdasarkan rangsangan satu atau lima indera. Hendaknya waspada pada situasi yang di mana orang membuat penilaian berdasarkan rangsangan indera

tetapi pada kenyataannya

menggunakan data yang diingatkan.

Contoh Jabatan : Perencana........., Penilai Mutu ......., M = Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan . Pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan

berdasarkan kriteria yang

dapat diukur ,yang dapat diuji ( MVC) ( measureble and veriable creteria). Faktor ini dipertimbangkan bagi jabatan dimana pelaksanaanya melakukan evaluasi atasdasar data. Contoh jabatan : Jaksa, Hakim, Dokter Bedah, Peneliti Penulis. P = Kemampuan diri menyesuaikan diri dengan orang lain (DEPL), (dealing, with people) lebih dari hanya menerima dan memberi instruksi. Faktor ini dipertimbangkan bagi jabatan-jabatan, dimana pelaksaanaanya harus berhubungan dengan orang lain DEPL (dealing with the people) lebih dari hanya menerima dan memberi instruksi. Contoh Jabatan : Sales, Dokter Bedah Saraf R = Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang (repetitif) atau terus menerus (continously) melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat , prosedur, urutan, atau kecepatan yang tertentu. Harus dibedakan antara pekerjaan yang bersifat repetitive dan kebiasaan manusia mengganggap pekerjaaan yang lazim dilakukan sebagai rutin. Faktor ini dipertimbangkan bagi pekerjaan yang dilaksana kan secara rutin yang tidak terdapat variasi atau kesempatan untuk pertimbangan bebas. Contoh Jabatan : Penjahit, Pemasang Roda Depan Sepeda Motor ( Bekerjasama dengan pekerja lain dalam satu sisitim ban berjalan ).

Modul Analisis Jabatan

31

S = Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa (PUS) (performing under stress jika berhadapan dengan keadaan darurat, kritis tidak biasa atau bahaya, atau bekerja dengan kecepatan kerja dan perhatian terus-menerus merupakan keseluruhan sebahagaian aspek dari pekerjaan. Dipertimbangkan untuk pekerjaan yang mengandung bahaya atau risiko sampai dengan tingkat yang berarti atau ketegangan jiwa, merupakan hal yang tetap dan konsisten dalam bekerja. Contoh Jabatan : Petugas Pemadam Kebakaran, Satpol PP. T = Kemampuan menyesuaikan diri dengan sistuasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas (STS) ( Set of limits). Toleransi, atau standarstandar tertentu. V = Kemampuan penyesuaian diri untuk melaksanakan berbagai (V) (Variety) tugas,sering berganti (Changing) dari tugas yang satu ke tugas yang lain yang berbeda sifatnya tanpa kehilangan esiensi atau ketenangan diri. Di syaratkan menggunakan prinsip yang berbeda untuk menilai atau menyelidiki keadaan dari suatu obyek, sistem ataukegiatan. Menganalisis dan memperbaiki peralatan. Contoh Jabatan : Montir.

9.

Minat Batasan : Minat adalah kecenderungan untuk terserap dalam suatu pengalaman

dan

mengembangkannya, sedangkan keengganan adalah kecenderungan untuk menghindari sesuatu. Minat merupakan komponen yang penting dalam analisis jabatan karena, dalam berbagai penelitian menunjukkan korelasi yang kuat antara Kemantapan dan kepuasan orang dalam melaksanakan suatu pekerjaan jika orang tersebut mempunyai minat yang positif dalam tipe pekerjaanya. Dr. William C. Cotlle mengindentifisir bahwa minat adalah bipolar berpasangan. Kalau salah satu faktor minat dari suatu pasangan bipolar, disyratakan untuk suatu pekerjaan, maka faktor minat lain dalam pasangan bipolar ditolak. Sebagai contoh, pekerjaan atau jatan Pencuci Piring dan Perancang Perkakas mensyaratkan minat bekerja dengan benda dan bekerja dalam bidang non sosial. Selanjutnya jika pengetahuan dan minat pelamar pekerjaan tersebut sesuai dengan syarat-syarat jabatan, maka mereka mempunyai kombinasi dari

Modul Analisis Jabatan

32

faktor-faktor yang memungkinkan mereka mencapai keberhasilan pekerjaan mereka. Cara menentukan syarat minat tidak berbeda dari cara menentukan syarat bakat dan temperamen kerja.

FAKTOR - FAKTOR 1a

2a

Pilihan melakukan kegiatan

vs

1b

Pilihan melakukan kegiatan

yang dengan benda-benda dan

yang berhubungan dengan

obyek-obyek

komunikasi data

Pilihan melakukan kegiatan

vs

2b

yang berhubungan dengan

Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat ilmiah dan teknik

orang dalam niaga 3a

Pilihan melakukan kegiatan

vs

3b

yang rutin, konkrit, dan teratur

Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat abstrak dan kreatif

4a

5a

Pilihan melakukan kegiatan

vs

4b

Pilihan melakukan kegiatan

yang dianggap baik bagi orang

yang berhubungan dengan

lain

proses, mesin dan teknik

Pilihan melakukan kegiatan

vs

5b

Pilihan melakukan kegiatan

yang menghasilkan prestise

yang menghasilkan kepuasan

atau penghargaan dari pihak

nyata dan produktif

orang lain

Modul Analisis Jabatan

33

BAB IV URAIAN JABATAN DAN PENGUMPULAN DATA JABATAN

A. Uraian jabatan : Guna mennyusun uraian jabatan yang baik diperlukan pengetahuan tentang informasi jabatan, sehingga cara mempelajari cara penyusunan uraian jabatan tidak bisa dilepaskan dari mempelajari informasi jabatan yang lain. Karena sifatnya yang kwalitatif, maka uraian jabatan perlu disusun dengan cermat dan akurat sehingga penyempurnaan melalui review sangat penting. Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan uraian jabatan adalah “Job Descreption“ dalam arti sempit. Untuk memberi gambaran makna istilah ini, berikut ini dikemukakan ilusterasi pendapat-pendapat tentang istilah ini. M.B Youngman et al; memberikan pengertian job descrption dengan “systimatic summaries of information gained from notes takes and record in the job analysis process” Subdit Analisa dan Penyuluhan jabatan (APJ), Ditjen Bina Guna- sekarang, Subdit Analisis Jabatan (AJ), Ditjen Binapenta, memberikan terjemahan dengan “Uraian Jabatan“, dengan pengertian “Uraian tentang semua yang dikerjakan oleh pemegang jabatan dalam menjalankan tugas jabatan. Staf Balai Pembinaan Administrasi UGM memberikan arti job descrition dengan arti : daftar yang memuat nama jabatan, jumlah jabatan yang diperlukan, rincian tugas, hubungan antara pekerjaan, latihan yang diperlukan, waktu kerja dan syarat-syarat kerja. Dari uraian tersebut diatas dapat dismpulkan bahwa job description diberikan 2 macam penegrtian : 1.

Pengertian sempit, seperti pada pendapat M.B. Youngman dan Subdit APJ, dengan pengertian sebagai uraian tugas saja (Task description) atau uraian tentang apa yang dikerjakan oleh seseorang pekerja atau pemegang jabatan tanpa disertai informasi lain.

Modul Analisis Jabatan

34

2.

Pengertian luas, dimana job description diberikan pengertian baik uraian tugas mapun informasi lain, seperti hubungan jabatan, syarat jabatan, standar pekerjaan, seperti yang di berikan oleh Staf Balai Pembinaan Administrasi UGM.

B. Pengumpulan Data Jabatan : Pengumpulan data jabatan merupakan tahap yang penting dalam penyelenggaraan analisis jabatan, karena dalam tahap ini harus diperoleh data jabatan yang memenuhi empat persyaratan : 1.

Reabiilitas

2.

Validitas

3.

Lengkap Cermat

4.

Representatif

Reabilitas data suatu jabatan berarti banyak terdapat kecocokan data yang diperoleh para Analis Jabatan yang berbeda, atau yang diperoleh Analis Jabatan yang sama dalam waktu yang berbeda. Validitas data, berarti data jabatan yang dikumpulkan mengambarkan kenyataan yang sebenarnya. Lengkap cermat, yang sesuai dengan kebutuhan pemakai informasijabatan, dan tidak ada informasi yang terlupakan dan salah. Representatif, berarti data jabatan yang terkumpul menggambarkan kenyataan yang menjadi sasaran pengumpulan data jabatan. 1.

Prosedur Untuk memenuhi kreetria seperti diatas maka, dalam rangka pengumpulan data jabatan perlu diikuti prosedur sebagai berikut : a.

Pemeberitahuan kepada pimpinan organisasiyang jabatan- jabatan dalam unitKerjanya akan di analisis.

b.

Surat tugas Analis Jabatan

c.

Perkenalan diri Analis

Jabatan kepada pimpinan organisasi guna

memperoleh ijin, dukungan, petunjuk, dalam pelaksanaan analisis jabatan di unit tersebut.

Modul Analisis Jabatan

35

d.

Studi pengenalan organiasi untuk memudahkan pelaksanaan analisis jabatan dan untuk memahami keberadaan jabatan dalam unit organisasi.

e.

Penarikan sampel karyawan yang dapat memberi data jabatan yang memenuhi kreteria diatas

f.

2.

Pengumpulan data jabatan yang obyektif dan akurat

Pemberitahuan Kepada Pimpinan Organisasi Untuk memudahkan penyelenggaraan pengumpulan data jabatan di suatu unit organisasi, maka jauh hari sebelumnya tim penyelenggara perlu membuat pemberitahuan kepada pimpinan unit organisasi mengenai : 1)

Maksud penyelenggaraan analisis jabatan

2)

Metode pengumpulan data jabatan yang akan digunakan

3)

Jadwal pengumpulan data jabatan di organisasi tersebut

4)

Jumlah dan nama Analis Jabatan yang akan mengumpulkan data jabatan

5)

Data yang harus disediakan oleh organisasi, yaitu : a.

Fungsi, tugas dan kegiatan organiasi Dengan mempelajari fungsi, tugas organiasi Analis Jabatan akan lebih mudah

memahami pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan karyawan.

Fungsi organiasi adalah peranan organiasi yang juga mengandung haluan organiasi. Fungsi dan tugas tugas organiasasi juga harus dipelajari oleh Analis Jabatan. Fungsi dan tugas unit organiasi terendah tempat jabatan yang akan dianalisis. Misalnya unit terendah yang akan dianalisis adalah Seksi Kendaraan pada suatu perusahaah atau Seksi Penempata TK pada Dinas Tenaga Kerja, maka fungsi dan tugas seksi itulah yang akan dipelajari. b.

Bagan struktur organiasi Struktur

organisasi

adalah

jaringan

antar

hubungan

unit-unit

organiasasi yang didalamnya terdapat jabatan, dengan tanggung jawab, tugas dan wewenang. Struktur organiasasi yang harus dipelajari Analis Jabatan adalah adalah unit organiasasi yang akan dianalisis yang merupakan jaringan antar

Modul Analisis Jabatan

36

hubungan unit-unit organiasai yang berkaitan langsung dengan unit organiasi terendah tempat jabatan yang akan dianalisis. Struktur organiasasi akan lebih jelas dipelajari jika digambarkan dengan bagan struktur organiasasi Pekerjaan yang dilakukan karyawan akan terlihat jelas artinya dengan mempelajari bagan struktur organiasasi. Bahkan dengan melihat bagan struktur organiasai dapat diketahui jenis-jenis jabatan. c.

Bagan arus kerja unit organisasi Adalah menggambarkan hubungan tugas-tugas pokok berbagai jabatan dalam organiasasi. Analis jabatan hendaknya menyadari bahwa tidak ada jabatan yang berdiri mandiri, setiap jabatan pasti berkaitan dengan jabatan lainnya, dan setiap jabatan mempunyai batas

d.

Daftar inventarisasi tenaga kerja Dengan membuat suatu daftar inventaris tenaga kerja yang berisi jumlah karyawan menurut jabatan, jenis kelamin, tingkat pendidikan, dan status maka Analis Jabatan akan mempunyai bahan untuk mengetahui

dengan

pasti

jabatan-jabatan

yang

ada

dan

persyaratannya. e.

3.

Dokumen lain yang diperlukan

Penugasan Analis Jabatan Tim penyelenggara perlu membuat surat tugas untuk Analis Jabatan yang akan mengunjungi suatu organisasi . Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat tugas antara lain : 1.

Maksud penyelenggaraan analisis jabatan

2.

Data yang perlu diperoleh

3.

Nama organiasi tempat jabatan yang dianalisis

4.

Jadwal penyelenggaraan analisis jabatan di unit tersebut

5.

Nama-nama Analis Jabatan

Modul Analisis Jabatan

37

4.

Perkenalan Diri Analis Jabatan Pada saat mengunjungi suatu organisasi Analis Jabatan harus terlebih dulu menghadap pimpinan organiasi dan pimpinan unit, memperlihatkan surat tugas dan memperkenalkan diri. Dengan menunjuk pada surat pemberitahuan tim penyelenggara kepada pimpinan organisasi, Analis Jabatan perlu menjelaskan tentang : 1.

Tujuan penyelenggaraan analisis jabatan

2.

Metoda pengumpulan data jabatnnya

3.

Data yang diperlukan, baik data organisasi maupun data jabatan

Analis juga harus meminta ijin, dukungan dan arahan pimpinan unit untuk kelancaran penyelenggaraan pengumpulan data jabatan.

5.

Studi Pengenalan Organisasi Informasi tentang karakteristik unit organiasi sangat bermanfaat untuk memahami keberadaan jabatan-jabatan dalam organiasi tersebut, dan untuk mempermudah pengumpulan data jabatan serta pengalaoahan datanya Karena itu, sebelum mengumpulkan data jabatan,

Analis jabatan perlu

mewawancarai pimpinan unit organisasi atau orang yang ditugaskan untuk mewakilinya dan mempelajari alat-alat peragaan, dokumen yang tersedia.

6.

Penarikan Sampel Banyak tenaga kerja yang mempunyai pekerjaan yang sama atau dengan perkataan lain, tenaga kerja ini mempunyai kedudukan dan tugas yang serupa atau sama, misalnya dalam suatu organisasi terdapat 6 orang Sopir, maka untuk efisiensi waktu, biaya, tenaga maka dalam pengumpulan data jabatan Sopir tidak semua sopir dikumpulkan data jabatannya, Analis Jabatan harus menggunakan sampel. a.

Syarat Penarikan Sampel Untuk memperoleh data yang realibel, valid, cermat dan reperesentatif, maka penarikan sampel dalam pengumpulan data jabatan harus memenuhi beberapa syarat :

Modul Analisis Jabatan

38

1.

Populasi harus terdiri dari karyawan yang mempunyai pekerjaan sama

2.

Karyawan yang dijadikan sampel harus karyawan yang qulified dalam pekerjaannya

3.

Setiap karyawan yang kualified mempunyai kesempatan yang sama untuk dijadikan sampel.

4.

Karyawan yang menjdi sampel harus mampu memberi penjelasan tentang pekerjaannya.

b.

Ukuran Sampel Jika populasi berjumlah kurang dari 100 orang, maka diperlukan sampel sebesar 50% samapai 100%. Semakin sedikit jumlah populasi, semakin besar % sampel tersebut. Misalnya populasinya 6 orang, sampel 2orang. Kalau populasinya 2 orang, maka semuanya dijadikan sampel.

c.

Daftar Responden / Interview Analis

Jabatan

bersama-sama

dengan

pimpinan

unit

organiasasi

menentukan karyawan yang akan dijadikan sampel , dan membuat daftar responden/interviewee, dalam daftar ini tercantum nama jabatan, baik struktural maupun non struktrural, jumlah karyawan yang ada menurut jabatan, jumlah dan nama karyawan yang akan dijadikan sampel, dan nama karyawan yang akan dijadikan cadangan.

7.

Metoda pengumpulan Data Jabatan Data jabatan yang perlu diperoleh dalam penyelenggaraan analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan berbagai metoda yang berbeda-beda. Metoda mana yang akan digunakan tergantung dari banyak hal, antara lain : 1.

Sumber daya yang tersedia (jumlah Analis Jabatan, biaya, waktu, dll).

2.

Jenis data yang akan diperoleh dan tingkat kesulitannya

3.

Tingkat kecermatan, reabilitas dan validitas yang diharapkan.

Metoda-metoda pengumpulan data jabatan masing-masing dengan keunggulan dan kelemahannya, yakni :

Modul Analisis Jabatan

39

Metoda Observasi, dan Metoda Interview dan mencatat :

a.

Metoda Observasi Pengumpulan data jabatan dengan metoda observasi hanya dapat dilakukan terhadap pekerjaan yang dominan dalam pekerjaan yang bersifat fisik dan besiklus pendek. Pekerjaan seperti itu memungkinkan diamati oleh Analis Jabatan dan waktu yang singkat. Contoh Jabatan : Juru Parkir, Pemelihara Taman/Kebun. Dua indera yang mempunyai peran yang penting adalah mata dan telinga. Kedua indera ini mempunyai keterbatasan terhadap obyek yang diobservasi. Pada saat itu orang hanya dapat melihat dan mendengar sebagian saja dari obyek yang kompleks. Pada umumnya observasi harus ditunjang dengan interviu. Intervieu dapat dilakukan untuk : 1.

Mendapatkan data jabatan yang tidak diperoleh dari observasi

2.

Memperoleh informasi tentang hal-hal yang tidak ada /tidak dipahami dalam observasi

3.

Mengecek kebenaran hasil observasi

4.

Memperbaiki hasil observasi

Untuk menunjang observasi Analis Jabatan dapat memilih cara interview sebagai berikut : 1. Melakukan intervieu setelah observasi selesai 2. Melakukan intervieu pada waktu yang bersamaan dengan observasi

b.

Metoda Interview/Wawancara dan Mencatat Interview Merupakan tanya jawab secara lisan dengan dua orang atau lebih . Dalam interview selalu ada 2 pihak yang saling berhadapan dan mempunyai kedudukan yang berlainan, fihak pertama sebagai pengejar informasi jabatan dan lainnya sebagai pihak pemberi informasi jabatan. Daya ingat manusia mempunyai keterbatasan dalam kekuata dan keleluasaan , kekuatan daya ingat dibatasi oleh waktu. Pencatatan segera pada saat observasi dan interview/wawancara merupakan tindakan yang terbaik.

Modul Analisis Jabatan

40

c.

Metoda Daftar Pertanyaan Untuk

pengumpulan

data

jabatan

dapat

juga

digunakan

daftar

pertanyaanDaftar ini dibagikan kepada karyawan dan mereka yang diminta kesediaannya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang tercantum dalam daftar tersebut. Daftar pertanyaan dapat bersifat terbuka dan tertutup.

d.

Metoda Studi Referensi Data jabatan disusun oleh suatu tim dengan tugas menafsirkan, merumuskan dan menjabarkan fungsi dan tugas organisasi, laporan kerja, bagan struktur organiassi, laporan harian, dan publiksi teknis dalam pekerjaan karyawan. Metoda ini dibagi menjadi tiga metoda, yaitu : 1)

Metoda Penjabaran organisasi Data jabatan disusun oleh suatu tim ahli dengan cara menjabarkan fungsi dan tugas organisasi dan disesuaikan dengan bagan struktur organisasi kedalam pekerjaan karyawan. Hasil yang diperoleh dengan metoda ini sudah tentu belum dapat menggambarkan kenyataan secara tepat dan cermat, oleh sebab itu perlu disemprnakan dengan interview dan observasi.

2)

Metoda Studi Laporan Harian Suatu tim menyusun data jabatan dengan menggunakan laporan kerja harian karyawan sebagai referensi utama untuk mendapatkan informasi jabatan yang baik. Namun demikian akan lebih baik bila dilengkapi dengan metoda observasi dan atau daftar pertanyaan.

e.

Metoda Kombinasi : Untuk memperoleh data yang memenuhi persyaratan reabilitas, validitas, lengkap cermat dan representatif, maka di gunakan kombinasi dan atau lebih Metode pengumpulan data jabatan tersebut diatas, misalnya kombinasi 1)

Metoda daftar pertanyaan terbuka-Interview-observasi

Modul Analisis Jabatan

41

Dalam pengumpulan data jabatan dengan metoda ini, Analis jabatan dan karyawan yang diintervieu masing-masing membaca daftar yang berisi daftar pertanyaan yang sama. Jawaban karyawan di catat oleh Analis Jabatan

sesuai jawaban karyawan dan daftar pertanyaaan.

Untuk lebih dalam mendapatkan inormasi dalam tahap pengumpulan data jabatan maka perlu di lengkapi dengan mngobservasi kegiatan karyawan. 2)

Metoda Penjabaran Organiasasi - Daftar Cek Setelah

disusun

uraian

jabatan

dengan

metoda

penjabaran

organiasasi, maka Alternatif kombinasi lain juga dapat diadakan untuk memperoleh hasil yang optimal, seperti kombinasi observasi dan atau interviu. Berbagai metoda telah diuraikan seperti diatas, dilihat dari hasil yang akan dicapai maka metoda yang paling baik adalah “ Metoda Kombinasi – Metoda Daftar Pertanyaan Terbuka – InterviewObservasi“.

C. Studi Kasus : 1.

Simulasi 1 : Simulasi ini merupakan latihan atau praktek pengumpulan data jabatan dengan teknik wawancara

sesuai dengan teori yang diberikan. Tata cata simulasi

wawancara dilakaukan dengan cara : a.

Peserta dibagi menjadi 5 – 6 kelompok, setiap kelompok terdiri dari 4-7 orang peserta.

b.

Pengajar memberikan arahan dan membagikan formulir pengumpulan data jabatan ( form K1 dan K2 ) pada peserta

c.

Setiap kelompok dibagi menjadi 1 orang untuk menjadi responden atau pemangku

jabatan,

sedang

sisanya

sebagai

Analis

jabatan

atau

pewawancara d.

Peserta yang menjadi responden bertugas memberi informasi tentang tugas-tugasnya yang selama ini dilakukan dikantornya

Modul Analisis Jabatan

42

e.

Analis Jabatan atau pewawancara bertugas mewawancarai responden berdasarkan formulir pengumpulan data jabatan ( Form K1 dan K2) dengan pengawasan dan bimbingan Pengajar.

2.

Simulasi 2 : Simulasi ini merupakan latihan atau praktek menyususn uraian jabatan sesuai dengan teori yang telah diberikan. Pada simulasi ke dua ini peserta diminta untuk

berlatih mengadakan pengumpulan data jabatan dengan teknik

wawancara dengan mengunakan formulik K1 dan K2, pengolahan data jabatan dengan formulir UJ, dan dilanjutkan dengan latihan seminar hasil pengolahan data jabatan. Tata cara simulasi dapat dilakukan dengan cara : a.

Setiap peserta diminta untuk membagi menjadi kelompok, setiap kelompok terdiri dari 4 – 7 orang. Jumlah kelompok 5 -6 kelompok.

b.

Pengajar menyiapkan dan meyerahkan formulir pengumpulan data jabatan, ( KI dan K2 ), dan formulir pengolahan data jabatan atau formulir UJ kepada setiap peserta.

c.

Pengajar menyiapkan responden sejumlah banyaknya kelompok untuk di wawancara oleh kelompok peserta

d.

Setiap kelompok diminta untuk menyusun Uraian tugas (UJ) dari salah satu jabatan yang ada ditempat kerja dengan cara : 1)

Mengumpulkan data jabatan a)

Setiap kelompok melakukan pengumpulan data jabatan dengan cara wawancara dengan responden yang telah disiapkan, dan setiap siswa dalam kelompok diwajibkan mengadakan wawancara dengan responden secara bergantian.

b)

Setiap kelompok akan mewancarai satu responden atau pemangku jabatan , dan setelah selasai wawancara, maka kelompok meninggalkan

tempat

kembali

ke

kelas

untuk

melakukan

pengolahan data jabatan

Modul Analisis Jabatan

43

2)

Pengolahan data jabatan a)

Setiap kelompok bersama-sama dengan anggautanya mengolah atau menyusun uraian tugas dari jabatan atau pemangku jabatan yang telah di wawancara

b)

Pengajar mengawasi dan membimbing setiap peserta dalam menyusun uraian tugas

3)

Seminar hasil pengumpulan dan pengolahan data jabatan a)

Setiap kelompok melakukan seminar dari hasil pengumpulan dan pengolahan data jabatan

b)

3.

Pengajar/Pembimbing mamandu jalannya seminar

Latihan a.

Sebutkan apa yang dimaksud dengan analisis jabatan

b.

Sebutkan apa yang disebut dengan bahan kerja, aalat kerja dan hasil kerja

c.

Sebutkan yang dimaksud dengan analisis jabatan makro, serta manfaatnya.

d.

Sebutkan yang dimaksud dengan analisis jabatan mikro , serta manfaatnya.

e.

Sebutkan apa yang dimaksud dengan jabatan

f.

Sebutkan dan beri contoh bahan kerja yang berupa jasa dan data

Modul Analisis Jabatan

44