Bahasa Melayu Kontekstual (gbm 1103)

BAHASA MELAYU KONTEKSTUAL (GBM 1103) Disediakan oleh : Wan Nor Izzaidah bt. Wan Aziz Solehatunnur bt. Norazami Kuliah : PPISMP 2.03 Nama pensyarah : Dr. Jeyagobi A/L Dhamodarem Tajuk : Bahasa dalam Komunikasi Bertulis (Surat Rasmi, Memo & Minit Mesyuarat)

Bilakah ditulis?

Mengapaka h ditulis? Apakah ciricirinya?

Siapakah penulis?

Apakah maksud?

2.1 Surat Rasm i

Apakah contohnya ?

Maksud surat rasmi Surat yang ditulis dengan format yang betul

untuk urusan rasmi sahaja. Salah satu alat komunikasi yang digunakan untuk berhubung antara satu dengan yang lain secara formal dan terkawal bagi menjalankan sesuatu urusan rasmi.

Penulis surat rasmi Surat rasmi boleh ditulis oleh sesiapa sahaja. Surat ini boleh ditulis oleh individu di jabatan-

jabatan kerajaan, badan berkanun atau swasta untuk berhubung secara rasmi antara satu dengan yang lain. Surat ini juga ditulis oleh murid kepada gurunya, pekerja kepada majikannya atau sebaliknya.

Surat rasmi boleh ditulis pada bila-bila masa

sahaja. Surat rasmi yang ditulis berdasarkan keperluan surat tersebut adalah untuk kepentingan atau tujuan tertentu.

Tujuan surat rasmi ditulis Medium untuk menyampaikan sesuatu hasrat

atau permintaan. Medium untuk mengemukakan sesuatu isu yang harus diselesaikan. Medium pertanyaan. Tujuan lain : memohon pekerjaan, membuat aduan, bantahan atau cadangan, membuat rayuan, jemputan rasmi, menempah barangan, meminta kebenaran, dan apa-apa sahaja yang melibatkan urusan rasmi.

Ciri-ciri surat rasmi Berformat Ditulis dengan kemas dan lengkap. Kandungannya memberi mesej yang tepat

dan jelas. Penggunaan Penggunaan Penggunaan Penggunaan

laras bahasa yang sesuai. tatabahasa yang tepat. sistem ejaan betul. sebutan protokol yang sesuai.

Contoh surat rasmi

Apakah maksud? Di manakah memo digunakan?

Bagaimanakah cara menulisnya?

Siapakah yang memerlukan?

2.2 Mem o Bilakah diperlukan? Mengapakah diperlukan?

Maksud memo Memo merupakan nota ringkas tentang

sesuatu perkara edaran dalaman. Salah satu wacana bertulis sama ada dalam bentuk manual atau elektronik yang digunakan untuk perhubungan rasmi dalam jabatan atau organisasi yang sama. Memo ditulis dengan ringkas, padat, dan jelas supaya mudah difahami.

Memo diperlukan oleh orang atasan atau orang

yang berpangat tinggi. Memo diperlukan apabila pihak atasan ingin memberikan sesuatu makluman kepada orang bawahannya. Memo diperlukan untuk berhubung secara rasmi di samping bertujuan melaksanakan sesuatu projek atau penyelidikan. Memo digunakan dimana-mana sahaja, khususnya di syarikat-syarikat awam atau syarikat-syarikat swasta, pejabat-pejabat awam atau pejabat-pejabat swasta, institusi pendidikan seperti di sekolah atau di institusi pengajian tinggi, papan-papan kenyataan, dan sebagainya.

Cara menulis memo i. Tuliskan “Memo”. ii. Tentukan nama

syarikat/perbadanan/institusi. iii. Nyatakan siri/jilid memo. iv. Tuliskan tarikh. v. Tentukan penerima dan penulis. vi. Berikan tajuk. vii. Tentukan salinan, iaitu s/k (salinan kepada). viii. Nyatakan perkara yang ingin dimaklumkan. ix. Sediakan ruangan tandatangan dan jawatan.

Contoh memo

Apakah maksud? Apakah contohnya?

2.3 Lapora n

Apakah ciricirinya?

Apakah fungsinya?

Bagaimanakah formatnya? Apakah jenisjenisnya?

Laporan Kamus Dewan (1996) Laporan Laporan ialah ialah berkenaan berkenaan sesuatu sesuatu kedudukan kedudukan

Oxford English Dictionary Sesuatu Sesuatu kenyataan kenyataan format format hasil hasil daripada daripada sesuatu sesuatu penyelidikan penyelidikan // Sebarang Sebarang maklumat maklumat lengkap lengkap tentang tentang sesutu sesutu hal hal yang yang disampaikan disampaikan oleh oleh sekumpulan sekumpulan penyelidik penyelidik // sesebuah sesebuah badan badan yang yang diarahkan diarahkan untuk untuk menyampaikannya menyampaikannya

Ellis & Hopkins (1985) Laporan Laporan ialah ialah dokumen dokumen yang yang digunakan digunakan bagi bagi menyampaikan menyampaikan Maklumat khusus kepada pembaca tertentu Maklumat khusus kepada pembaca tertentu

Description the company’s sub Ab. Rahman Abof Rashid & Yap kim Fatt ( 1998) contents Digunakan untuk Digunakan oleh oleh golongan golongan profesional profesional untuk membuat membuat sesuatu sesuatu projek projek ,, mengesan mengesan masalah masalah && mengambil mengambil tindakan tindakan untuk untuk mengatasi mengatasi sesuatu sesuatu masalah, masalah, menentukan menentukan strategi strategi pemasaran pemasaran @ @ untuk untuk menilai menilai kejayaan kejayaan sesuatu sesuatu rancangan rancangan

Penulisan laporan biasanya membuat kesimpulan setelah mengkaji, menilai & mengupas bukti-bukti yang dikategorikan. Kesimpulan adalah penting sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga penulis perlu

Laporan mempunyai format khusus yang meliputi tajuk / judul, ringkasan, senarai kandungan, pengenalan, senarai cadangan, penutup, lampiran & laras bahasa yang formal 1) STRUKTUR & GAYA YANG FORMAL

CIRI CIRI LAPORAN 3)PERNYATAAN PENDAPAT

2)PEMBENTANGAN BERILUSTRASI

Hujah, penerangan & maklumat boleh diperjelaskan dengan menggunakan gambar rajah, graf, carta & sebagainya

FUNGSI LAPORAN Penulis laporan hendaklah memahami kehendak atau keperluan pembaca atau sasaran Tujuan laporan tersebut dinyatakan Hal ini akan melahirkan laporan yang lengkap dan berguna

8. Bahan-bahan yang digunakan semasa menyiapkan laporan khususnya 7. Setiap laporan ilmiah cadanagn

FORMAT LAPORAN

1. Mengandungi

nama penulis, organisasi, tajuk laporan, tahun,tarikh, nama / rujukan orang / organisasi yang menjadi sasaran 2. Sinopsis keseluruhan kandungan laporan berekenaan 3. Mengandu ngi tajuk, subtajuk & lampiran

Judul

Rujukan/ Bibiliograf

Cadangan

Abstrak

perlu dihujah & dihuraikan dengan alasan (justifikasi) yang konkrit

Kesimpulan Senarai kandungan

4. Latar belakang laporan, kaedah penyelidikan & penghargaan

Huraian data Pengenalan

6. Rumusan & cadangan yang berkaitan deng 5. Data laporan yang diperolehi yang ingin dilaporkan & disusun mengikut topik & subtopik khusus

Jenis-jenis laporan 1.

Pemberian / penyelidikan

-.

Tujuan adalah untuk memberi gambaran tentang sesuatu perkara agar pembaca dapat mentafsir sesuatu yang digambarkan itu dengan jelas

-.

Memerlukan gambaran yang jelas dan lengkap tanpa memasuki emosi penulis

-.

Fakta yang tepat & disokong dengan gambar, carta, gambar rajah dan sebagainya

-.

Penyusunan yang rapi & spesifik agar fakta tidak berulang

3. Analisis

2. Penyelesaian Masalah - Tujuan adalah untuk menyediakan satu rancangan yang boleh digunakan untuk menyelesaikan sesuatu masalah. - Contohnya : La[oran tentang masalah kemerosotan disiplin pelajar - Penulis hendaklah mempunyai daya fikir yang kretif dan kritis & penaakulan yang mendalam agar punca masalah dapat dikesan dan diberi cadangan penyelesaiannya 4. Penilaian

Jenis laporan

- Tujuan adalah untuk menganalisis sesuatu sebelum tindakan diambil - Memerlukan penelitian secara terperinci terhadap sesuatu perkara supaya dapat dijelaskan bagaimana sesuatu bahagian itu berfungsi & apakah kaitannya dengan bahagian yang lain. - Dilaksanakan dengan mendalam dan terperinci - Objektif laporan adalah tersusun - Contohnya ; laporan tentang kuasa beli, cita rasa pembeli dan sebagainya

- Biasanya digunakan untuk menilai sesuatu seperti laporan prestasi seseorang pegawai - Biasanya laporan ini sulit - Laporan ini mesti tepat agar keputusan yang akan diambil adalah betul

Contoh laporan

Apakah maksud? Siapakah penulis?

Bagaimanakah formatnya? 2.4 Minit Mesyuar at

Apakah contohcontohnya? Apakah jenisjenisnya?

Mengapakah ditulis?

Bilakah ditulis?

Minit mesyuarat Minit mesyuarat ialah perundingan untuk

membincangkan perkara atau agenda tertentu bagi mencapai persetujuan atau keputusan bersama berdasarkan tajuk mesyuarat. Individu yang bertanggungjawab dalam menulis minit mesyuarat ini ialah setiausaha dalam sesebuah organisasi. Minit mesyuarat dalam sesebuah jabatan atau organisasi akan ditulis selepas mesyuarat berlangsung.

Tujuan minit mesyuarat ditulis  Tujuan utama adalah untuk dijadikan sebagai rujukan oleh orang lain.  Minit mesyuarat boleh menjadi rujukan dalam sesebuah organisasi.  Salah satu cara segera jika pihak organisasi mahu melihat kembali

perkkara-perkara yang telah dibincangkan dan diputuskan dalam perbincangan sebelum ini.  Minit mesyuarat yang betul memudahkan pihak organisasi untuk mengenal pasti isu berbangkit yang ada.  Memudahkan sesuatu keputusan dibuat berdasarkan mesyuarat yang telah berlangsung.  Secara tidak langsung, dapat meningkatkan mutu kualiti kerja dalam organisasi itu sendiri.  Minit mesyuarat yang telah ditulis juga dapat digunakan pada masa hadapan.

Jenis-jenis minit mesyuarat Minit mesyuarat secara laporan penuh.  Contohnya : mencatat nama, butiran perkara

yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat, keputusan daripada perbincangan tersebut. Minit mesyuarat secara laporan intisari.  Contohnya : mencatat ringkasan perkara yang dibincangkan dan mencatat keputusan perbincangan.

Contoh-contoh minit mesyuarat Mesyuarat arahan Menyuarat penasihat Mesyuarat demokratik Mesyuarat penerangan Mesyuarat campuran pelbagai jenis

Format minit mesyuarat Minit mesyuarat perlu mengandungi hal-hal yang berikut: i. ii. iii. iv. v.

Tajuk, nama mesyuarat, pertubuhan atau jawatankuasa Keterangan tajuk (hari, tarikh, waktu, dan tempat mesyuarat) Dokumen (bahan bertulis untuk dibincangkan – sekiranya ada) Agenda (perkara yang bakal dibincangkan) Perbincangan (agenda yang dibincangkan dan bermula dengan ucapan)

•. •. •. •. •. •. •.

Ucapan alu-aluan pengerusi Pengenalan minit mesyuarat lalu Pindahan minit (jika ada) Perkara berbangkit Perkara yang dibincangkan dan tindakan Pernyataan penangguhan mesyuarat Pada bahagian akhir hendaklah dicatat nama dan jawatan individu yang mengesahkan minit mesyuarat, iaitu pengerusi dan ahli mesyuarat lain. Lampiran (jika ada)

•.

Contoh minit mesyuarat

Sekian Terima Kasih