Bdo Manual De Auditoria Vol 2

Manual de Auditoría Volumen II

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Tabla de contenido

BDO MANUAL DE AUDITORIA VOLUMEN II TABLA DE CONTENIDO PARTE 1 – CUESTIONARIOS DE RIESGO INHERENTE...............................................................................2 PARTE 2 – CUESTIONARIOS DE FORTALEZAS DE CONTROL...............................................................16 PARTE 3 – GUÍAS PARA LA PLANEACIÓN DE LA MATERIALIDAD .....................................................31 PARTE 4 – GUÍAS DEL PLAN DE AUDITORÍA............................................................................................34 PARTE 5 – NOTAS DE PROCEDIMIENTOS..................................................................................................134 PARTE 6 - MUESTREO PARA PRUEBAS DE LOS CONTROLES...........................................................316 PARTE 7 – MUESTRO PARA OTROS PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS ......................................328 PART 8 - FLOWCHARTING GUIDANCE.......................................................................................................354

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BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 1 Cuestionarios de Riesgo Inherente

Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

PARTE 1 CUESTIONARIOS DE RIESGO INHERENTE CONTENIDO CUESTIONARIO COMPLETO DE RIESGO INHERENTE...........................................................................1 CUESTIONARIO ABREVIADO DE RIESGO INHERENTE..........................................................................9

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

CUESTIONARIO COMPLETO DE RIESGO INHERENTE 1.

¿Existe un riesgo de que ocurran errores derivados del alto grado de participación de la gerencia en operaciones diarias? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

2.

(a)

La frecuente anulación por parte de la gerencia de las decisiones tomadas en niveles inferiores.

(b)

Una solo persona domina las decisiones financieras y de operación.

(c)

La atención directa, por parte de la gerencia, de las diferentes áreas del negocio, sin que se siga el proceso normal de registro y contabilización.

(d)

La inversión excesiva del tiempo disponible de la gerencia que se concentra en un área del negocio en perjuicio de las demás áreas.

¿Carece la gerencia de la suficiente experiencia y de los conocimientos necesarios para operar el negocio en forma efectiva? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

El personal de la gerencia carece de la suficiente experiencia relevante y de los conocimientos necesarios en sus áreas de responsabilidad.

(b)

Ha habido una excesiva rotación del personal de la gerencia del negocio.

(c)

Procedimientos inadecuados de reclutamiento.

(d)

Se llevan a cabo frecuentes cambios en el negocio.

(e)

No se han establecido objetivos claros de operación y financieros.

(f)

Se ha dado una consideración inadecuada a la administración del capital de trabajo.

3.

¿Se establecen los presupuestos internos en niveles que son tan irrealmente altos que provocan reportes erróneos del desempeño? (50%)

4.

¿Hay una actitud clara y potencialmente significativa o problemas de moral entre el personal en gerencia o entre otros empleados? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

5.

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(a)

Puedan ser descuidados con los resultados de sus actos, por ejemplo, no llevar a cabo los procedimientos de control requeridos o investigar errores reportados.

(b)

Es posible que deliberadamente busquen ocasionar daños a la entidad, por ejemplo, introduciendo virus a las computadoras o descomponer los sistemas de algún otro modo.

(c)

Pueden actuar en forma negligente, por ejemplo, permitiendo el deterioro de los bienes como resultado de una práctica ambiental incorrecta, como tirar deshechos tóxicos en la propiedad de la entidad.

¿Carece el personal de contabilidad, suficiente capacitación, experiencia, o habilidad para llevar a cabo las tareas asignadas y realizar los juicios requeridos? (37.5%)

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

6.

¿Se inclina la gerencia a aceptar riesgos de negocio inusualmente altos? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

7.

(a)

Inversión en áreas conocidas como de alto riesgo.

(b)

Actitud indiferente de la gerencia frente a situaciones de índole ético.

(c)

Omisión de la legislación ambiental, y de las prácticas aceptadas.

¿Existe un énfasis exagerado al planear tanto la cifra de utilidades reportadas, como la situación del balance general? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

8.

(a)

El deseo de mantener el valor de mercado de los valores registrados (es decir, satisfacer las expectativas del mercado).

(b)

Se han hecho proyecciones externas de las utilidades, que parecen ser demasiado optimistas.

(c)

El deseo de minimizar el efecto de los impuestos.

(d)

Preocupación respecto de las razones (ratios) del balance general, por ejemplo el apalancamiento, el retorno del capital utilizado.

¿Hay expectativas que surjan de una reciente adquisición por o de la entidad que podría predisponer a la gerencia para errar en los resultados de operación o en la situación financiera? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

9.

(a)

La entidad ha adquirido otras compañías y al hacerlo garantiza el precio en el mercado de su capital o del nivel de sus ingresos.

(b)

La adquisición de una subsidiaria incluye la consideración contingente que depende del desempeño futuro de dicha subsidiaria que proporciona un motivo para ocasionar que los estados financieros de dicha subsidiaria se subvalúen.

(c)

La adquisición de la entidad por una compañía/propietarios incluye un pago contingente que depende en el desempeño de la entidad que proporciona un motivo para ocasionar que el desempeño sea subvaluado.

(d)

La gerencia se encuentra bajo presión para mantener/incrementar las ganancias o satisfacer ciertos niveles de desempeño que la entidad adquiriente espera obtener de ella.

¿Observamos la remuneración de la gerencia "Senior" como algo que depende en un grado significativo del desempeño de la entidad (por ejemplo, bonos relacionados con las ganancias)? (50%)

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

10.

¿Existe una situación poco usual o materialmente adversa que podría afectar a la entidad o a la industria en la que opera? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

11.

(a)

Eventos de índole político que podrían afectar adversamente la situación financiera o las operaciones.

(b)

Asuntos o legislación ambientales que podrían afectar en forma adversa la situación financiera o las operaciones.

(c)

El mercado se concentra en algunos clientes con un amplio rango de proveedores o con quienes se han deteriorado las relaciones.

(d)

El suministro de materia prima esencial está concentrado en pocas fuentes.

¿Existe el riesgo de que surjan errores a derivados de un requerimiento en el que sea necesario someter los estados financieros a un proveedor de recursos financieros existente o en potencia? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Posibles dificultades en el cumplimiento con las condiciones en contratos de deuda.

(b)

Planes de vender títulos de deuda o emitir títulos de capital de forma tal que el período que cubren los estados financieros formaría parte del registro financiero para cualquier prospecto, oferta a particulares, anuncio de inversión o cualquier otro documento que se emita a un inversionista potencial.

(c)

Planes para levantar financiamientos por otros medios que permitirían a un proveedor de financiamiento tener en consideración estos estados financieros.

12.

¿Parece razonablemente posible la existencia de una competencia por el control de la entidad? (50%)

13.

¿Existen planes de otras transferencias de interés, tales como intereses gerenciales o de importantes inversionistas? (50%)

14.

¿Existen convenios de incentivos para los empleados, fuera de la gerencia "Senior", basándose en resultados que pudieran ser manipulados por los mismos empleados? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

15.

(a)

Departamentos operativos donde los bonos están basados en componentes de estados financieros, por ejemplo, ventas, período de cobranza.

(b)

Bonos para personal de contabilidad clave basados en el desempeño financiero de la entidad.

¿Se utilizarán los estados financieros en relación con algún litigio o para una investigación importante que realiza algún órgano regulatorio? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

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(a)

Un caso legal pendiente, que haya iniciado la entidad, o que se manifieste en contra de ella.

(b)

Revisión por parte de los departamentos gubernamentales de los contratos basados en los costos.

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

16.

¿Falla el sistema contable para diferenciar adecuadamente entre las transacciones que se han tomado o bienes que se tienen a través de su facultad de fiduciario, y las transacciones que se han realizado en nombre de la entidad misma? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

La entidad actúa como un fiduciario con poderes de inversión.

(b)

La entidad actúa como apoderada de, o con el poder de representante legal de, otra persona legal.

(c)

La entidad actúa como custodio de los bienes de otra persona.

17.

¿Se utilizarán los estados financieros en conexión con las negociaciones que se relacionen con una adquisición o disposición de un negocio o segmento de un negocio? (50%)

18.

¿Hay indicaciones de que el cliente no nos haya proporcionado toda la información apropiada? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Respuestas evasivas a las preguntas de la auditoría.

(b)

Una relación menos que abierta entre nuestra empresa y la gerencia del cliente, que puede llevar a una renuencia a proporcionar información.

19.

¿Existen presiones excesivas de tiempo, o distracciones del personal del cliente al preparar la información de los estados financieros? (37.5%)

20.

¿Ocasionan las transacciones con entidades afiliadas un riesgo de incurrir en errores? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

21.

(a)

Estructuras corporativas innecesariamente complejas que incluyen entidades que parecen tener muy pocos propósitos, o ninguno del todo.

(b)

Entidades afiliadas con distintas fechas de cierre fiscal.

¿Alguno de los activos o transacciones es demasiado susceptible a una malversación o a cualquier otra manipulación? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Bienes de alto valor fácilmente transportables, como los diamantes.

(b)

Información con un alto valor en los archivos de la computadora.

(c)

Uso de comercio electrónico, por ejemplo, BACS, Intercambio Electrónico de Datos (IED).

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

22.

¿Existen transacciones o saldos significativos que son difíciles de auditar por razones distintas al involucramiento de juicios significativos? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Los productos que se venden están sujetos a cambios significativos en los precios.

(b)

Regalías importantes, y otros ingresos similares.

(c)

Pagos excesivos a los asesores del negocio en relación a los servicios que se proporcionaron.

(d)

Procesamiento complejo mediante la computadora sin ninguna pista visible de auditoría.

(e)

Falta de documentación de transacciones importantes, por ejemplo: Contratos de palabra. Bienes consignados o venta y devolución. Ventas significativas en efectivo.

(f)

Ausencia de registros contables esenciales y actualizados, incluyendo los que se necesitan por requerimientos legislativos y normativos.

23.

¿Es probable que ocurran transacciones materiales o ajustes del cliente (incluyendo ajustes inesperados entre las cuentas gerenciales y los estados financieros) en o cerca del cierre de los períodos contables? (37.5%)

24.

¿Hay cálculos complejos involucrados en la determinación del monto de las operaciones/saldos? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

25.

(a)

Cálculos complejos de arrendamiento.

(b)

Transacciones materiales en moneda extranjera.

(c)

Pagos o recepción de pagos que estén basados en fórmulas complejas, por ejemplo, pago de regalías.

¿Hay juicios significativos involucrados en relación al tratamiento contable de las transacciones o la valuación o clasificación de los saldos? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

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(a)

Problemas relacionados con la realización de activos, pasivos contingentes u otros asuntos inciertos no usuales.

(b)

Problemas con el momento en que se deben reconocer los ingresos y egresos.

(c)

Problemas importantes de valuación, tales como el caso de las provisiones para cuentas incobrables, inventario obsoletos o con lento movimiento, gastos indirectos que se incluyen en los inventarios, recuperación de las inversiones de capital, deterioro de activos a largo plazo, producción en proceso derivado de contratos a largo plazo.

(d)

Revaluación de activos.

(e)

Gastos diferidos, tales como los gastos de desarrollo.

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

26.

¿Ha habido algún nuevo procedimiento contable o cambios en sus políticas contables que podrían afectar materialmente a los estados financieros este período y que darían como resultado un incremento en el riesgo de presentar errores materiales? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Pronunciamientos contables que afectan importantes corrientes de transacción o tipos de activos y que involucran nuevos cálculos.

(b)

Nuevas políticas contables que dependen de suposiciones que el cliente no ha justificado.

(c)

Cambios en los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que puedan significar que las políticas previas ya no sean apropiadas.

27.

¿Se realizaron, en auditorias anteriores, ajustes significativos a la auditoría que surgieron de errores en los que el cliente incurrió? (37.5%)

28.

¿Existen relaciones o tendencias inexplicables en las cuentas gerenciales? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Se espera que el ingreso del año corriente sea materialmente distinto del ingreso del año anterior.

(b)

Se espera que haya habido un cambio significativo en los márgenes de utilidad.

(c)

Se espera que haya habido un cambio significativo en los niveles de capital de trabajo.

29.

¿Se han implementado nuevos sistemas de información de importancia para la auditoría durante el último año, o ha habido alguna modificación a los sistemas que ya existían? (25%)

30.

¿Han habido fallas o se han descompuesto los sistemas de información durante el año? (37.5%)

31.

¿Opera el negocio en lo que se considera actualmente una industria de alto riesgo? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Una industria de alta tecnología donde se involucren nuevos productos o servicios y por ello, incertidumbre del desarrollo técnico, o del potencial en el mercado.

(b)

Una industria en declive que involucre la saturación del mercado, la obsolescencia del producto, o un decremento en la demanda.

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

32.

¿Ha estado alguna vez la entidad involucrada en presuntos actos ilegales derivado de sus operaciones que pudieran haber dado lugar a errores importantes o existe algún otro tipo de situaciones que ocasionen cierta preocupación en esta área? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

El desarrollo de una propiedad importante en contravención con las disposiciones de planeación.

(b)

Los productos de mayor importancia violan patentes o derechos de autor propiedad de terceros.

(c)

Eliminación de deshechos peligrosos contraviniendo las restricciones legales.

(d)

Operación de prácticas comerciales restringidas o anticompetitivas.

33.

¿Ha sido significativamente diferente el desempeño de la entidad (mejor o peor) que el de la industria en la que opera en su conjunto? (25%)

34.

¿Hay indicaciones de que la situación financiera de la entidad pueda decrecer en el futuro? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

35.

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(a)

Ha habido un gran número de negocios fallidos en esta o en industrias similares.

(b)

Indicaciones de que el flujo de efectivo que se esperaba para el siguiente año no sea adecuado para satisfacer las necesidades de operación, pagos a proveedores y a inversionistas.

(c)

Hay frecuente inventario insuficiente o hay órdenes retrasadas que no se han surtido.

(d)

Hay un ciclo de operación muy extenso.

(e)

Se están incrementando las devoluciones de producto o reclamaciones de garantías.

(f)

Se está incrementando la experiencia en las cuentas incobrables.

(g)

Rápida expansión en la escala de las actividades de la entidad.

(h)

Relaciones en deterioro con los asesores, inversionistas, banqueros o acreedores de la entidad que pueden amenazar con el retiro de su apoyo.

¿Tiene la entidad un exceso de capacidad de producción y/o un decremento en la demanda? (25%)

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

CUESTIONARIO ABREVIADO DE RIIESGO INHERENTE 1.

¿Existe el riesgo de incurrir en errores debido a las decisiones de operación y financieras que domina una persona (por ejemplo, que no se haya registrado todo el ingreso)? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

2.

(a)

La gerencia "Senior" frecuentemente anula las decisiones que se toman en niveles inferiores.

(b)

Una sola persona domina las decisiones operativas y financieras.

(c)

La gerencia trabaja directamente con algunas transacciones y no están sujetas a los registros y procesos contables que normalmente se llevan.

¿Carece la gerencia de la suficiente experiencia y conocimientos relevantes para operar el negocio efectivamente? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

3.

(a)

El personal de la gerencia no tiene la suficiente experiencia y el conocimiento requeridos en sus áreas de responsabilidad.

(b)

Ha habido una excesiva rotación del personal en la gerencia del negocio.

(c)

Los puestos clave de la gerencia no se asignan necesariamente como consecuencia de méritos (es decir, quedan en familia).

(d)

Se llevan a cabo frecuentes cambios en el negocio.

(e)

No se han establecido objetivos operativos y financieros que sean claros.

(f)

Se ha dado una consideración inadecuada a la administración del capital de trabajo.

¿Hay propietarios/accionistas importantes que pueden basarse en los estados financieros para tomar decisiones, y que no estén involucrados en la gerencia? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

4.

(a)

Inversionistas de capital de riesgo que buscan un retorno rápido de su inversión.

(b)

Inversionistas relacionados, tales como miembros de la familia.

(c)

Otros individuos o socios del negocio que han invertido cantidades significativas.

¿Tiene el dueño/gerente otro negocio o actividad privada que pudiese dar como resultado un conflicto de intereses o algún otro impacto de alguna otra forma significativo en la entidad? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

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(a)

Compras significativas o ventas con compañías relacionadas.

(b)

Puestos directivos en tipos similares de negocio.

(c)

Influencia significativa sobre las entidades que comparten recursos de la empresa (como el tiempo del personal, espacio de producción/oficina y otros gastos).

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

5.

¿Carece el personal de contabilidad de la suficiente capacitación, experiencia, o habilidad de llevar a cabo las tareas asignadas y realizar los juicios requeridos? (37.5%)

6.

¿Se inclina la gerencia a aceptar riesgos en el negocio que son inusualmente altos? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

7.

(a)

Inversiones en áreas de alto riesgo.

(b)

Actitud indiferente de la gerencia frente a situaciones de índole ético.

(c)

Omisión de la legislación ambiental, y de las prácticas aceptadas.

¿Existen indicaciones enfáticas inmerecidas de prejuicios de la gerencia con respecto al ingreso reportado? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

8.

(a)

Deseo de minimizar el efecto de los impuestos.

(b)

Se han hecho proyecciones externas de las utilidades que parecen ser demasiado optimistas.

¿Es la remuneración de los empleados clave (fuera de los propietarios) dependiente en un grado significativo del desempeño de la entidad (por ejemplo, bonos relacionados con las ganancias)? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

9.

(a)

Departamentos operativos donde los bonos se basan en los componentes de los estados financieros, como ventas, período de cobranza.

(b)

Bonos para el personal clave de contabilidad basados en el desempeño financiero de la entidad.

¿Existe una situación poco usual o materialmente adversa que podría afectar a la entidad o a la industria en la que opera? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Eventos de índole político que podrían afectar adversamente la situación financiera o las operaciones.

(b)

Asuntos o legislación ambientales que podrían afectar en forma adversa la situación financiera o las operaciones.

(c)

El mercado se concentra en algunos clientes con un amplio rango de proveedores o con quienes se han deteriorado las relaciones.

(d)

El suministro de materia prima esencial está concentrado en pocas fuentes.

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

10.

¿Existe el riesgo de incurrir en errores debido al requerimiento de utilizar los estados financieros para obtener un financiamiento significativo (como adquisición del negocio, equipo, capital de trabajo)? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

11.

(a)

Posibles dificultades al cumplir con las condiciones establecidas en los contratos de deuda.

(b)

Uso de los estados financieros en un documento preparado para inversionistas potenciales.

(c)

Planes de incrementar el financiamiento por otros medios que puede involucrar a un proveedor de financiamiento.

¿Están las transacciones realizadas a nombre de terceros y los activos retenidos en su competencia de fiduciario, de tal forma que no se identifiquen adecuadamente? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

La entidad actúa como fideicomisaria con poderes de inversión.

(b)

La entidad actúa como apoderada de, o con el poder de representante legal de, otra persona legal.

(c)

La entidad actúa como custodio de los bienes de otra persona.

12.

¿Se utilizarán los estados financieros en conexión con la venta o traspaso del negocio? (50%)

13.

¿Se utilizarán los estados financieros con fines de litigación? (50%)

14.

¿Existe alguna indicación de que el personal del cliente nos pueda ocultar información? (50%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

15.

(a)

Respuestas evasivas a las preguntas de la auditoría.

(b)

Una relación deteriorada entre nuestra empresa y la gerencia del cliente que puede llevar a una renuencia de proporcionar información.

¿Hay activos o transacciones que sean inusualmente susceptibles a una malversación, otro tipo de manipulación o errores de cálculo (incluyendo las transacciones de cierre anual)? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

06/2002

(a)

Bienes de alto valor fácilmente transportables como diamantes.

(b)

Información de alto valor en los archivos de la computadora.

(c)

Uso de comercio electrónico, como BACS, Intercambio Electrónico de Datos (IED).

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

16.

¿Existen transacciones o saldos significativos que son particularmente complejos o difíciles de auditar, fuera de los que involucran un juicio significativo (como estructuras complejas de grupo y transacciones, saldos en moneda extranjera, etc.)? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

17.

(a)

Los productos que se venden están sujetos a cambios significativos en sus precios.

(b)

Regalías materiales y otros ingresos similares.

(c)

Pagos excesivos a los asesores del negocio con relación a los servicios proporcionados.

(d)

Procesos computacionales complejos sin ninguna pista visible de auditoría.

(e)

Falta de documentación de las transacciones importantes, por ejemplo: Contratos de palabra. Bienes en consignación o venta y devolución Ventas significativas en efectivo.

(f)

Ausencia de registros contables actualizados, incluyendo los solicitados por requerimientos legislativos y normativos.

¿Hay juicios significativos involucrados con relación al tratamiento contable de las transacciones, la valuación o clasificación de los saldos? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Problemas relacionados con la realización de activos, pasivos contingentes o cualquier otra incertidumbre.

(b)

Problemas con el momento en que se deben reconocer los ingresos y egresos.

(c)

Problemas importantes de valuación, tales como el caso de las provisiones para cuentas incobrables, inventario obsoletos o con lento movimiento, gastos indirectos que se incluyen en los inventarios, recuperación de las inversiones de capital, deterioro de activos a largo plazo, producción en proceso derivado de contratos a largo plazo.

(d)

Revaluación de activos.

(e)

Gastos diferidos, tales como gastos de desarrollo.

(f)

Cristalización potencial de pasivos sobre impuestos diferidos por los cuales no se creó provisión alguna.

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Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

18.

¿Han habido nuevos pronunciamientos contables o cambios en las políticas contables que podrían afectar materialmente los estados financieros y que darían como resultado un incremento en el riesgo de un error material? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Pronunciamientos contables que afectan los principales corrientes de transacción o clases de bienes y que implican nuevos cálculos.

(b)

Nuevas políticas contables que dependen de suposiciones que el cliente no ha justificado.

(c)

Cambios en prácticas contables generalmente aceptadas, lo que puede significar que las políticas previas en la contabilidad ya no sean apropiadas.

19.

¿Existen antecedentes de errores contables frecuentes y de ajustes de auditoría importantes? (37.5%)

20.

¿Existen relaciones o tendencias inexplicables en los resultados preliminares? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Se espera que el ingreso del año corriente sea materialmente diferente al ingreso del año anterior.

(b)

Se espera que haya un cambio significativo en los márgenes de utilidad.

(c)

Se espera que haya un cambio significativo en los niveles de capital de trabajo.

21.

¿Han aumentado el riesgo de error los cambios significativos en el personal de la gerencia, en los sistemas contables o en la naturaleza de las transacciones? (37.5%)

22.

¿Hubieron fallas significativas o se descompusieron los sistemas contables a lo largo del año? (37.5%)

23.

¿Opera la entidad en lo que actualmente es una industria de alto riesgo? (25%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

24.

(a)

Una industria de alta tecnología que involucra nuevos productos o servicios, y por ello, involucran incertidumbres con respecto al desarrollo técnico o potencial en el mercado.

(b)

Una industria en declive que involucra una saturación en el mercado, obsolescencia de los productos o un decremento en la demanda.

¿Se ha involucrado la entidad en actos legales, o actos que se consideren ilegales y que podrían incrementar el riesgo de error material, o existe otra causa de preocupación? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen:

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(a)

El desarrollo de una propiedad importante en contravención con las disposiciones de planeación.

(b)

Los principales productos violan patentes o derechos de autor propiedad de otras personas.

(c)

Eliminación de deshechos peligrosos contraviniendo las restricciones legales.

(d)

Operación de prácticas comerciales restringidas o anticompetitivas.

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BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 1, Cuestionarios de Riesgo Inherente

25.

¿Tiene la entidad un decremento en la demanda de sus productos y servicios, y/o dificultades de flujo de efectivo? (37.5%) Las indicaciones del riesgo potencial incluyen: (a)

Ha habido un gran número de negocios fallidos en esta o en industrias similares.

(b)

Las indicaciones de que el flujo de efectivo esperado para el año entrante no sea adecuado para la necesidad de operación y pagos a acreedores e inversionistas.

(c)

Hay frecuente inventario insuficiente o hay órdenes retrasadas que no se han surtido.

(d)

Se están incrementando las devoluciones de producto o reclamaciones de garantías.

(e)

Incremento en la experiencia con las cuentas incobrables o de cobro dudoso.

(f)

Expansión rápida en la escala de las actividades de la entidad.

(g)

Relaciones deterioradas con los asesores, inversionistas, banqueros o acreedores de la entidad que pueden poner en peligro el retiro de su apoyo.

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Parte 2 Cuestionarios de Fortalezas de Control

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

PARTE 2 CUESTIONARIOS DE FORTALEZAS DE CONTROL CONTENIDOS CUESTIONARIO COMPLETO DE FORTALEZAS DE CONTROL ..........................................................17 CUESTIONARIO ABREVIADO DE FORTALEZAS DE CONTROL .........................................................25

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Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

CUESTIONARIO COMPLETO DE FORTALEZAS DE CONTROL ESTRATEGIA, OBJETIVOS Y ORGANIZACION DEL NEGOCIO 1.

¿Tiene el consejo de administración o su equivalente planes de trabajo bien definidos, políticas y objetivos, y considera en forma regular el desempeño de la entidad? (15%) Riesgos potenciales: Existe una falta de dirección y motivo, y esto lleva a un ambiente de control pobre. Es posible que no se detecten los errores materiales ya que no hay instrumentos para cotejarlos y medir los resultados reales. Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

2.

(a)

Se ha formulado una declaración de misión y se ha comunicado a empleados y clientes.

(b)

Existe una estructura formalizada de un plan estratégico y objetivos que sirvan de base para operar la entidad.

¿Asigna la estructura organizacional formal y adecuadamente la autoridad y la responsabilidad dentro de la entidad, particularmente en las áreas de alto riesgo corporativo, y aseguran que la exposición al riesgo general del negocio se mantiene dentro de los límites establecidos? (35%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

3.

(a)

Existe una estructura organizacional formal.

(b)

Existen claras líneas de autoridad y definiciones de responsabilidades, incluyendo para los miembros de la Mesa Directiva.

(c)

La delegación de autoridad está documentada.

(d)

La Mesa Directiva toma o revisa las decisiones operativas y financieras clave.

(e)

Las políticas y procedimientos son establecidas por un nivel apropiadamente alto.

¿Ha el consejo de administración o su equivalente, establecido y comunicado a los empleados las políticas referentes a las prácticas corporativas aceptables, conflictos de interés y códigos de conducta, y verifica que se cumpla con ellos? (20%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

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(a)

Existen políticas por escrito.

(b)

Existe un mecanismo formal para asegurarse de que las políticas se comunican al personal, y que este las comprende (por ejemplo, el personal debe firmar una declaración).

(c)

Hay un mecanismo formal para reportar y tratar las infracciones a las políticas, incluyendo reportes frecuentes al Consejo de Administración.

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BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

SISTEMAS DE INFORMACIÓN 4.

¿Se asegura la Mesa Directiva o su equivalente, que se consideren apropiadamente los riesgos asociados con el desarrollo, la adquisición y el uso de sistemas de información? (15%) Riesgos potenciales: Los sistemas de información (SI) en uso son poco confiables o proporcionan información engañosa que lleva a un registro incorrecto de las transacciones del negocio y decisiones del negocio pobres. Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

5.

(a)

Un miembro del Consejo de Administración tiene una responsabilidad directa de los SI.

(b)

El Consejo de Administración está involucrado en dirigir y revisar una estrategia de SI.

(c)

El Consejo de Administración aprueba todos los presupuestos de SI.

¿Existen sistemas de información para la gerencia para cada área significativa del negocio que sean apropiados para proporcionar información exacta, oportuna y relevante en un formato adecuado para asistir en el control del negocio? (30%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

Intervención de la gerencia en la estrategia y planeación de SI para asegurarse de que todos los usuarios del sistema reciban la información suficiente y relevante para satisfacer sus requerimientos individuales.

(b)

Se producen reportes en niveles apropiados de alcance y detalles para los usuarios de dichos reportes.

(c)

Se produce información oportuna para actuar y tomar las decisiones apropiadas.

(d)

Hay disponible infraestructura de consulta en línea y se pueden producir reportes ad-hoc fácilmente.

(e)

El desempeño real es comparado contra los objetivos de presupuesto, utilidad, y otros objetivos establecidos.

(f)

Los procedimientos de cierre de período se llevan a cabo oportunamente y se cierra el período previo tan pronto como es posible.

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

18

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Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

6.

¿Proporcionan los SI de la gerencia la información analítica apropiada en un formato adecuado para apoyar la toma estratégica de decisiones? (10%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

7.

(a)

Se utilizan fuentes externas de información además de los que se generan internamente.

(b)

Los reportes están bien estructurados y resumidos, de forma que se despliegan los niveles apropiados de detalles sin ser demasiado voluminosos.

(c)

El énfasis es sobre la información financiera prospectiva.

(d)

Se presentan claramente la información y las estadísticas, por ejemplo, mediante el uso de gráficas.

(e)

Hay disponible infraestructura de simulación escenarios y otros mecanismos de apoyo.

¿Trabajan los sistemas de información de la gerencia de forma que actúan como pruebas de verificación de la exactitud de los registros y reportes contables? (15%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

8.

(a)

Los sistemas de información de la gerencia están separados del software de contabilidad.

(b)

Se procesan tanto los datos financieros como los no financieros.

(c)

Se resaltan claramente las discrepancias entre los datos de diferentes fuentes.

(d)

Se diseñan controles apropiados de aplicación en los sistemas.

(e)

Hay procedimientos para revisar regularmente reportes clave y tener un seguimiento de cualquier discrepancia

¿Utilizan los gerentes departamentales sistemáticamente los reportes de la gerencia para verificar y controlar las áreas del negocio en las que recae su responsabilidad? Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

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(a)

Se implementan controles de aplicación apropiados para cada proceso significativo para proporcionar reportes exactos y oportunos.

(b)

Se producen y revisan las cuentas comunes de la gerencia, y los reportes de excepción

(c)

Evidencia de la investigación de variantes y excepciones reportadas.

(d)

Evidencia de la acción oportuna que se está realizando para corregir las variantes adversas o los errores.

19

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

9.

¿Tiene la gerencia las políticas y procedimientos adecuados para controlar el mantenimiento y el desarrollo de los sistemas contables y de información de la entidad? (35%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

10.

(a)

Solamente se llevan a cabo las modificaciones a los sistemas existentes una vez que un usuario lo solicita y lo autoriza el nivel apropiado de la gerencia de sistemas de información y de los usuarios.

(b)

Se revisan todos los sistemas en desarrollo, o enlistados para su adquisición, para adecuar los controles y las huellas de auditoría.

(c)

Los nuevos sistemas y las modificaciones a los que ya existen están sujetos a pruebas adecuadas y/o trabajo paralelo antes de su implementación.

(d)

Se proporciona la capacitación adecuada a los usuarios nuevos, y a los usuarios de nuevos sistemas.

¿Verifica la gerencia los sistemas contables y de información para asegurarse de que los registros contables satisfacen los requerimientos legislativos y de reportes? (10%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

Existe un mecanismo para verificar e implementar los cambios en la legislación que afectan los registros y reportes de la entidad de datos financieros (como los cambios en impuestos sobre nóminas).

(b)

La revisión de los sistemas para asegurar que se satisfagan los requerimientos, por ejemplo, por parte de auditores externos, internos o cualquier otra función de inspección.

PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISION 11.

¿Apoya la gerencia, implementa y verifica el control sobre los sistemas contables? (40%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

Documentación de procedimientos de control detallados, por ejemplo, manuales de control.

(b)

Segregación adecuada de funciones incompatibles.

(c)

Revisión regular de los procedimientos de control, por ejemplo por parte de auditoría interna.

(d)

Procedimientos para reportar y revisar las fallas de control.

(e)

Desempeño repetido de procesos de cómputo con una base sencilla.

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

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Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

12.

¿Parece ser adecuada la segregación de deberes? (35%) Una segregación adecuada de deberes normalmente requiere: (a)

una segregación clara de los deberes entre el personal involucrado en diferentes corrientes de transacción (por ejemplo, las ventas, compras, etc.); y

(b)

una separación para cada ciclo de transacción, entre los que están involucrados en los registros y en la autorización de transacciones y aquellos que tienen acceso a los bienes; y

(c)

una separación entre los usuarios y personal operativo de EDP; y

(d)

una segregación controlada en el departamento de EDP, entre el personal involucrado en el desarrollo de los sistemas, sistemas en operación y datos.

13.

¿Se revisan apropiadamente los presupuestos contables, y se comparan subsecuentemente contra los resultados reales? (20%)

14.

¿Ha implementado la gerencia una política efectiva de seguridad de información contra la que monitorea el cumplimiento? (30%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

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(a)

Existencia de una política de seguridad de información actualizada, comunicada a todos los miembros del personal y apoyada por políticas de personal adecuadas.

(b)

Todos los miembros del personal tienen conocimiento de sus deberes y responsabilidades, de acuerdo a la política (tal como la necesidad de mantener las claves de acceso en secreto, la prohibición de la copia de software no autorizada).

(c)

Verificaciones habituales llevadas a cabo en cumplimiento con las políticas de seguridad de información.

(d)

La política de seguridad de información requiere que existan establecidos procedimientos adecuados de respaldo y recuperación.

(e)

Existen establecidos controles de acceso lógico y físico para proteger el equipo, los programas y los archivos de datos.

21

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

15.

¿Existen directores/supervisores miembros no ejecutivos del Consejo de Administración que proporcionan un aumento en el control sobre las actividades de la entidad incluyendo sus políticas y prácticas contables y para reportes financieros (15%)? Los directores no ejecutivos o miembros del consejo supervisor pueden contribuir una visión independiente de la administración cotidiana. Se les debe consultar con respecto a todas las decisiones importantes y se les debe proporcionar suficiente información y oportunidad para llevar a cabo su función. Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

16.

(a)

tienen la suficiente experiencia relevante.

(b)

se les proporciona toda la información relevante y asisten regularmente a las juntas de consejo directivo

(c)

tienen la suficiente jerarquía e influencia como para influir en las decisiones del consejo directivo.

¿Existe un Comité de Auditoría debidamente constituido e independiente o algún cuerpo equivalente que proporciona un control aumentado sobre las actividades de la entidad incluyendo sus políticas y prácticas contables y para reportes financieros? (20%) Para ser adecuadamente independiente, ningún miembro del Comité de Auditoría o del cuerpo equivalente deberá tener un interés significativo en la entidad y sus resultados Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

Todos los estados financieros deberán ser aprobados por escrito por el comité de auditoria previa emisión.

(b)

Los miembros de comité de auditoría están debidamente calificados y tienen la suficiente experiencia, recursos y autoridad para desempeñar sus responsabilidades.

(c)

Se celebran a juntas del comité de auditoría en los tiempos apropiados para maximizar su efectividad.

(d)

Existe una buena comunicación entre el Comité de Auditoria y Auditoria interna y externa, y entre Comité de Auditoria y el Consejo directivo

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

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Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

17.

¿Existe una función de Auditoría interna o un cuerpo equivalente, que proporciona un aumento en el control aumentado sobre las actividades de la entidad incluyendo sus sistemas contables y de reportes financieros? (40%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

La función de auditoría interna está debidamente integrada en términos del número de empleados, su entrenamiento y su experiencia.

(b)

La función de auditoria interna es independiente de las áreas que audita, por ejemplo, reporta directamente al comité de Auditoría.

(c)

La función de auditoría interna es efectiva en monitorear que tan adecuado y que tanto se cumple con las demás políticas y procedimientos de control interno incluyendo aquellos controles sobre las actividades de los sistemas de información.

(d)

Existe documentación adecuada de la planeación de las auditorias internas, el trabajo realizado y conclusiones en los programas, documentos de trabajo y reportes de auditoría.

(e)

La gerencia pone la debida y oportuna atención a las recomendaciones presentadas por la función de auditoría interna.

18.

¿Ha respondido la administración a las recomendaciones de control interno presentadas por los auditores externos u otras autoridades apropiadas? (20%)

19.

¿Está registrada la entidad bajo una norma o programa para garantizar la calidad por ejemplo, BS5750 o ISO9000? (25%)

20.

¿Es adecuada la salvaguarda física puesta en práctica en relación con bienes vulnerables tales como efectivo, documentos de valor, inventario, bienes fijos y movibles? (25%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

21.

Existen precauciones adecuadas para evitar el acceso no autorizado a áreas sensibles, tales como oficinas, bodegas, centros de cómputo ,etc.

¿Sí existen requisitos de cumplimiento impuestos por cuerpos legislativos o regulatorios o por otros fuera de la entidad, se monitorean y satisfacen dichos requisitos externos? (10%) Esta pregunta se refiere a políticas y mecanismos establecidos y ejercidos por partes fuera de la entidad que afectan sus operaciones y prácticas. Incluyen monitorear y cumplir los requisitos, por ejemplo, verificaciones efectuadas por agencias reguladoras bancarias. Los requisitos de cumplimiento externos pueden hacer más consciente a la administración y cambiar su actitud hacia la conducta y reportes de las operaciones de una entidad y pueden hacer que la administración establezca políticas o procedimientos para una estructura específica de control interno. Ejemplo de dichos requisitos de cumplimiento incluyen :

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(a)

sistemas necesarios para cumplir con requisitos legislativos específicos, por eje., aquellos requisitos respecto a instituciones financieras o asuntos ambientales.

(b)

sistemas necesarios para asegurar el cumplimiento de contratos de préstamo.

(c)

reportes regulares de cumplimiento para entidades externas.

23

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL 22.

¿La gerencia tiene el suficiente conocimiento y experiencia para operar el negocio en forma efectiva? (35%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

23.

(a)

una baja rotación del personal en posiciones administrativas y contables.

(b)

el personal contable está debidamente calificado y posee experiencia.

¿La gerencia monitorea en forma regular los requerimientos de personal para asegurar que la entidad emplea suficiente personal competente para permitirle alcanzar sus metas y objetivos? (20%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

el personal tiene la suficiente experiencia, integridad y competencia para desempeñar sus responsabilidades asignadas.

(b)

existe un plan formal de capacitación

(c)

se monitorean las cargas de trabajo de los empleados para evitar sobre cargarlos de trabajo.

24.

¿Se monitorean los procedimientos de contratación para asegurar que cumplan con lineamientos establecidos (en particular, con respecto a referencias)? (35%)

25.

¿Están claramente establecidas y debidamente comunicados a los empleados las responsabilidades de cada puesto de trabajo, las relaciones y líneas para reportar? (20%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

descripciones de puestos de trabajo adecuadas, sobre todo para el personal contable

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Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

CUESTIONARIO ABREVIADO DE FORTALEZAS DE CONTROL ESTRATEGIA, OBJETIVOS Y ORGANIZACION DEL NEGOCIO 1.

¿Los propietarios/miembros de la entidad (o los directores ó el grupo administrativo nombrado) revisan en forma regular los resultados de operación, y monitorean la exposición a riesgos de negocios y autorizan los planes y presupuestos? (25%) Riesgos potenciales Existe una falta de dirección y propósitos lo cual conduce a un ambiente de control pobre. Los errores materiales pueden no ser detectados puesto que no existe nada contra lo cual medir resultados reales. Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

2.

(a)

se crean, actualizan en forma regular y comunican a las personas indicadas los planes de operación detallados.

(b)

se hace una comparación en forma regular de rendimientos contra objetivos establecidos.

(c)

existe una estructura de organización formal con líneas de autoridad definidas.

(d)

los propietarios/miembros toman o revisan las decisiones operativas y financieras claves

¿Los propietarios/miembros de la entidad (o los directores o grupo administrativo) han establecido y comunicado políticas con respecto a las prácticas comerciales aceptables (conflicto de intereses, códigos de conducta y normas ambientales)? (20%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

existen políticas que son comunicadas a y entendidas por el personal

(b)

cualquier incumplimiento de las políticas es reportado a los propietarios/miembros

SISTEMAS DE INFORMACION 3.

¿Existe información significativa apropiada para cada área importante de la entidad para proporcionar información exacta, oportuna y relevante en un formato adecuado para controlar el negocio? (30%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

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(a)

el involucramiento de la gerencia en la estrategia SI y en la planeación para asegurar que a todos los usuarios del sistema se les proporcione información suficiente y relevante para satisfacer sus requerimientos individuales.

(b)

los reportes se producen con los niveles apropiados de alcance y detalle para los usuarios de dichos reportes.

(c)

la información se produce a tiempo para tomar medidas y decisiones apropiadas.

(d)

existe la posibilidad de obtener información en línea y es fácil producir reportes ad-hoc.

(e)

el rendimiento real se mide contra objetivos de presupuesto, utilidades y de otro tipo.

(f)

los procedimientos de fin de ejercicio se llevan a cabo con prontitud y el ejercicio anterior y el ejercicio previo se cierra lo antes posible.

25

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

4.

¿Los sistemas de información administrativa proporcionan una verificación razonable de la exactitud de los registros y reportes contables? (15%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

los sistemas de información administrativa están separados del software contable.

(b)

se procesa tanto la información financiera como la no financiera.

(c)

las discrepancias entre datos de distintas fuentes se indican claramente.

(d)

los controles de aplicación apropiados están integrados a los sistemas.

(e)

existen procedimientos para revisar en forma regular los reportes claves y dar seguimiento a cualquier discrepancia.

PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISION 5.

¿La administración fomenta, implementa espacios y monitorea controles sobre los sistemas contables? (40%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen:

6.

(a)

documentación de procedimientos de control detallados (por ejemplo, en manuales de control).

(b)

una segregación adecuada de funciones incompatibles.

(c)

revisiones en forma regular de procedimientos de control hechas por empleados designados para dicha función.

(d)

procedimientos para reportar y revisar fallas de control.

(e)

repetición de procesamiento por computadora en base a muestreo de información.

¿Las estimaciones contables se revisan, comparan con resultados reales y modifican para mejorar el proceso? (20%)

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

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Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

7.

¿Ha implementado la administración políticas efectivas para la seguridad/protección de datos, las cuales son debidamente monitoreadas? (30%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

la existencia de una política de seguridad de información actualizada comunicada a todos los miembros de personas y apoyada por políticas de personas apropiadas.

(b)

todos los miembros del personal están consientes de sus deberes y responsabilidades bajo dicha política (tal como la necesidad de mantener en secreto las claves de acceso, y prohibir la copia no autorizada de software).

(c)

se llevan a cabo en forma regular verificaciones del cumplimiento de la política sobre seguridad de la información.

(d)

la política de seguridad de información requiere que existan procedimientos correctos para el respaldo y recuperación de datos.

(e)

existen controles de accesos físicos y lógicos para proteger hardware y software y archivos de datos.

8.

¿La administración ha respondido a las recomendaciones hechas por auditores externos u otros cuerpos apropiados? (20%)

9.

¿Existe una seguridad física adecuada con respecto a bienes vulnerables tales como efectivo, documentos de valor, inventario y activo fijo de valor? (25%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen: (a)

10.

existen precauciones adecuadas para evitar el acceso no autorizado a áreas sensibles tales como oficinas, bodegas, centros de cómputo, etc.

¿Existen requerimientos de cumplimiento externos, impuestos por cuerpos regulatorios u otros, monitoreados y satisfechos? (10%) Esta pregunta está referida a políticas y mecanismos establecidos y ejercidos por partes externas a la entidad y que afectan sus operaciones y prácticas. Incluyen requerimientos de monitoreo y cumplimiento, por ejemplo exámenes realizados por agencias regulatorias de los bancos. Los requerimientos de cumplimiento externos, pueden elevar la conciencia y actitud de la administración de y hacia la conducción y reporteo de las operaciones de una entidad y apurar a la administración a establecer una estructura de control interno, políticas o procedimientos; por ejemplo sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de compromisos en contratos de préstamo.

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BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 2, Cuestionarios de Fortalezas de Control

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL 11.

¿La administración tiene procedimientos para monitorear las necesidades del personal, y llevar a cabo evaluaciones de rendimiento y asegurar que todo el personal tenga la capacitación y calificación apropiadas? (35%) Las indicaciones de fortalezas de control incluyen que:

12.

(a)

El personal cuenta con suficiente experiencia, integridad y capacidad para realizar sus deberes designados.

(b)

Hay un esquema formal de capacitación.

(c)

Cargas de trabajo de los empleados son monitoreadas para no imponerles un exceso de trabajo.

¿La administración aplica procedimientos de contratación suficientemente rigurosos (en particular con respecto a referencias) para asegurar que la entidad emplee personal competente y confiable? (35%) En un negocio pequeño administrado por el propietario, una forma importante de reducir riesgos inherentes es emplear personal honesto y confiable. La manera principal de verificar esto es obtener referencias de patrones anteriores y otras personas de buena reputación. Esta verificación debe formar parte integral del proceso de contratación.

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

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Parte 3 Guías para la Planeación de La Materialidad

Parte 3, Guías para la Planeación de la Materialidad

PART 3 GUÍAS PARA LA PLANEACIÓN DE LA MATERIALIDAD [El siguiente material es una guía ilustrativa y no requiere ser incorporado en los manuales domésticos de las firmas de miembro de BDO que cuenten con su propia guía desarrollada que se adhieran a los principios establecidos en el Volumen I, Capítulo 9 “Determinando la Materialidad de la Planeación".] 1.

Como se explica en el Volumen I, Capítulo 9 “Determinando la Materialidad de la Planeación”, la Materialidad de la Planeación normalmente es determinada sobre la base de la siguiente guía y no debe ser mayor que el importe la cual se llegó de acuerdo con dicha guía. Sin embargo, el socio encargado del trabajo, puede decidir que la Materialidad de la Planeación pueda ser establecida en un importe menor utilizando otra medida apropiada si las circunstancias así lo dictan. NIVELES MÁXIMOS DE LA MATERIALIDAD DE LA PLANEACIÓN Condición

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Guía

Entidades comerciales

1% de ingresos

Basado en activos o entidades de inversión

2% del total de activos

Entidades sin fines de lucro

La más apropiada de: (1) 1% del ingreso bruto, o (2) 1% del gasto.

31

BDO Manual de Auditoría – Volumen II

Parte 4 Guías del Plan de Auditoría

Part 4, Audit Plan Guides

PART 4 GUÍAS DEL PLAN DE AUDITORÍA CONTENIDO UNA INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................35 A: ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES.................................................................................................................39 B: ACTIVOS FIJOS TANGIBLES .....................................................................................................................43 C: INVERSIONES.................................................................................................................................................51 D: INVENTARIOS ................................................................................................................................................57 E: CLIENTES.........................................................................................................................................................71 F: VENTAS.............................................................................................................................................................77 G: EFECTIVO .......................................................................................................................................................85 H: PROVEEDORES..............................................................................................................................................95 I: COMPRAS........................................................................................................................................................101 J: PRÉSTAMOS...................................................................................................................................................109 K: CAPITAL SOCIAL, RESERVAS Y DIVIDENDOS .................................................................................113 L: COSTOS DE NÓMINAS ...............................................................................................................................115 M: CONSOLIDATIONES/COMBINACIONES .............................................................................................123 N: PLANEACIÓN FINANCIERA.....................................................................................................................127 O: SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LA GERENCIA ..............................................................................129

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guías del Plan de Auditoría: Una introducción

PARTE 4 GUÍAS DEL PLAN DE AUDITORÍA UNA INTRODUCCIÓN GENERAL 1.

Esta parte nos indica los posibles procedimientos de auditoría para las áreas principales de los estados financieros, en la forma de Guías para el Plan de Auditoría.

DISEÑANDO LOS PROCEDIMIENTOS 2.

Al diseñar los procedimientos que van a ser llevados a cabo para cada área de los estados financieros, debemos considerar: (1)

las aseveraciones relevantes;

(2)

los riesgos que hemos identificado;

(3)

el negocio que estamos auditando;

(4)

la evidencia ya obtenida a partir de los procedimientos aplicados un área relacionada de los estados financieros;

(5)

los posibles procedimientos que pueden representar las fuentes más efectivas y eficientes de evidencia de auditoría adicional, seleccionados a partir de:

(6)

(a)

las pruebas de controles;

(b)

los procedimientos analíticos substantivos; y

(c)

otros procedimientos substantivos; y

servicio al cliente.

Cada uno de estos conceptos se considera con mayor detalle a continuación Aseveraciones 3.

Nosotros planeamos y ejecutamos nuestros procedimientos de auditoría en referencia con las siguientes aseveraciones para cada área de los estados financieros: Símbolo (1)

Totalidad;

T

(2)

Existencia/Derechos;

E

(3)

Exactitud;

A

(4)

Valuación; y

V

(5)

Presentación.

P

Dichas aseveraciones se definen, en forma general, en el Volumen 1, Capítulo 2 "La metodología de la auditoría BDO". Cada una de las Guías del Plan de Auditoría establece una definición para cada una de

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35

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guías del Plan de Auditoría: Una introducción

las aseveraciones en relación con el área de los estados financieros a la que se refiere, con la excepción de la Presentación. En el caso de la Presentación, en cada caso específico la aseveración se refiere a que las transacciones y las cantidades están debidamente clasificadas, descritas y reveladas de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables y con las disposiciones legales. Riesgos identificados 4.

Debemos planear nuestro trabajo para tomar en cuenta los riesgos específicos que hemos identificado al evaluar el riesgo inherente, tal como se describe en el Volumen 1, Capítulo 8 “Evaluando el riesgo inherente”. Las Guías del Plan del Plan de Auditoria no pretenden volver a llevar a cabo este ejercicio. Sin embargo, incluyen, bajo el titulo de “Posibles errores”, un recordatorio de algunos, pero de ninguna manera todos los errores que pueden ocurrir en un área particular de los estados financieros, así como su causa. El negocio que estamos auditando

5.

El Volumen I, Capítulo 5 “Entendiendo el negocio” hace hincapié en que, para poder planear los procedimientos apropiados, necesitamos entender totalmente el negocio. Por lo tanto, cada Guía del Plan de Auditoría, incluye un recordatorio de parte de la información que necesitamos tener sobre el cliente para planear procedimientos apropiados. Evidencia ya obtenida para un área relacionada de los estados financieros

6.

La evidencia obtenida en relación con una aseveración para un área de los estados financieros, puede además representar evidencia sobre la validez de una aseveración para otra área de los estados financieros. En consecuencia, cada Guía del Plan de Auditoría incluye un auxiliar para la memoria de las principales áreas relacionadas de los estados financieros Procedimientos posibles

7.

Debemos considerar: (1)

Pruebas de los controles. Las Guías del Plan de Auditoría identifican posibles procedimientos de control que nosotros podemos esperar ver operando en un sistema confiable. En los casos en que consideremos que podría ser efectivo y eficiente evaluar el riesgo de procedimientos de control como inferior a ALTO, debemos evaluar el diseño de los procedimientos de control que son relevantes para esa aseveración y, si es apropiado, entonces proceder a probar la adherencia a esos procedimientos de control mediante pruebas de los controles.

(2)

Procedimientos analíticos substantivos. Cuando decidamos que es posible y eficiente obtener evidencia de auditoría por medio de procedimientos analíticos substantivos, el Volumen 1, Capítulo 18 "Procedimientos analíticos substantivos" hace hincapié en que al diseñar nuestros procedimientos debemos considerar, entre otros puntos, los siguientes: (a)

el negocio que estamos auditando; y

(b)

la información que utiliza la gerencia para controlar el negocio.

Los procedimientos analíticos substantivos que son apropiados para un cliente podrían no ser apropiados para otro. Por lo tanto, las Guías del Plan de Auditoría sugieren los posibles procedimientos preliminares que debemos considerar al evaluar si los procedimientos

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guías del Plan de Auditoría: Una introducción

analíticos substantivos serán eficientes y efectivos. Aunque las Guías del Plan de Auditoría sugieren posibles procedimientos analíticos substantivos, éstos no serán posibles, ni apropiados, para todos los clientes. (3)

Otros procedimientos substantivos. Las Guías del Plan de Auditoría sirven de orientación, pero son meramente guías y nada más. El diseño preciso de los procedimientos debe considerar, tal como se explicó con anterioridad, un número de factores. Por lo tanto, las guías no representan "pruebas de auditoría estándar" que pudieran o debieran ser aplicadas en cada trabajo. Las Guías del Plan de Auditoría simplemente enumeran algunos procedimientos posibles. La lista no es exhaustiva; es decir, que podrían enumerarse muchas pruebas más. En igual forma, al enumerar los posibles procedimientos, las Guías no representan, en sentido alguno, la combinación óptima de los procedimientos y contienen un elemento de duplicación. Por lo tanto, el auditor debe utilizarlas con el propósito para el que fueron creadas; es decir, como guías y nada más.

Servicio al cliente 8.

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Al llevar a cabo nuestro trabajo, debemos estar conscientes de las oportunidades de aprovechar nuestra experiencia para identificar los problemas del negocio a los que nuestros clientes se encaran y definir la forma en que podrían solucionarse. En este sentido, podremos dar un mejor servicio al cliente si consideramos tales asuntos durante nuestra auditoría, en vez de tomarlos en cuenta al final como un procedimiento adicional. Por lo tanto, cada Guía del Plan de Auditoría incluye ejemplos de posibles consideraciones, que no son de ninguna manera exhaustivas en relación con el servicio al cliente. También podemos tomar en consideración la asesoría legal y fiscal.

37

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría A: Activos fijos intangibles

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA A: ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES ASEVERACIONES Descripción

T

En los estados financieros están reflejados todos los activos fijos intangibles de los cuales los riesgos y recompenses derivados de su propiedad recaen en la entidad, cuando esto es consistente con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

3

E

A

V

3

Los activos fijos intangibles registrados existen; los riesgos y recompenses derivados de su propiedad recaen en la entidad y dichos activos son retenidos para ser utilizados por el negocio.

3

Los activos fijos intangibles están debidamente registrados por importe y por cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Los activos fijos intangibles registrados son valuados sobre una base apropiada y se hacen los ajustes apropiados para una disminución permanente en su valor. La depreciación es adecuadamente cargada.

POSIBLES ERRORES T

Descripción

E

A

V

Los activos intangibles adquiridos o creados a un costo demasiado alto generando disminución permanente en su valor.

3

Cambios en el negocio hacen activos que tenían un valor, inútiles

3 3

Incrementos registrados en la cuenta errónea o no registrados Intangibles reconocidos en donde esto es inconsistente con prácticas de contabilidad generalmente aceptadas

3 3 3

Deterioro de activos no detectado 3

No se registra la baja de activos; malversación de los ingresos

3

Se les asigna una vida útil errónea y el cálculo de la amortización está equivocado. Las revaluaciones son hechas por personas sin la experiencia apropiada o se hacen con base en datos incompletos o equivocados.

3 3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1

¿Cómo surgen los activos intangibles?

2

¿Tiene la entidad una actividad importante de investigación y desarrollo?

3

¿Existen contratos de regalías en relación con las ventas?

4

¿Qué ingresos generan los activos intangibles? ¿Cómo se mide la efectividad de lo gastado en activos intangibles?

5

¿Que base se utiliza para el avalúo y la amortización? Verifique con las disposiciones de la ley, de la compañía y de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

6

¿Que métodos son utilizados para cancelar los costos del gasto de desarrollo contra los ingresos netos relacionados?

7

¿En qué áreas se utilizan las estimaciones o juicios?

8

¿Existen algunas otras circunstancias o eventos que pudieran haber afectado el valor?

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría A: Activos fijos intangibles

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Otros acreedores Otros deudores Gastos de investigación y desarrollo Utilidad o pérdida derivada de bajas de activos Amortización Reserva para valuación Impuestos causados Impuestos diferidos

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Aunque un cliente pueda tener procedimientos de control específicos para evitar o detectar los errores materiales en relación con activos fijos intangibles, no se dan aquí posibles procedimientos de control debido a que el enfoque de auditoría en relación con los activos fijos intangibles será invariablemente, el llevar a cabo sólo procedimientos substantivos.

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS. Preparación Controles de la Gerencia Investigue que revisiones y otras pruebas de relaciones son llevadas a cabo por la administración utilizando las cuentas gerenciales, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otra información financiera, para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas 1 adquisiciones, por categoría 2 disposiciones o bajas, por categoría 3 cargos de amortización, por categoría o localización (incluyendo los activos totalmente depreciados). Determine qué revisiones lleva a cabo la gerencia, utilizando informes gerenciales o informes de excepciones, para ejercer el control sobre: 1 gastos que exceden las cantidades presupuestadas o las cantidades autorizadas 2 rendimiento de activos fijos intangibles 3 cambios en las tasas de amortización Considere si hay necesidad de preparar los siguientes análisis de datos, antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos, utilizando información confiable que concuerde con los registros de contabilidad. Analice la cuenta de mayor general para activos fijos intangibles, para: 1 total de movimientos durante el período 2 número y cantidades de altas y bajas 3 número y cantidad de saldos acreedores Analice la composición de los activos fijos intangibles 1 2 3 4

por tipo por tipo y cantidad de activos totalmente amortizados por antigüedad promedio y vida útil remanente por activos depreciados en exceso del costo original

Analice: 1 métodos de amortización y vidas útiles 2 amortización anual y amortización acumulada por clase de activo Considere el uso de las TAACs para producir: 1 2 3 4 5

informes de transacciones importantes informes de transacciones en las que hay pérdidas o ganancias importantes, con base en el costo original u otros criterios informes de los activos fijos intangibles incluidos en las listas del año anterior y excluidos de las listas del año actual informes de activos totalmente cancelados informes de excepciones de tasas de amortización no usuales

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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06/2002

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría A: Activos fijos intangibles

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS. Procedimiento

T

E

A

3 3

3 3

3 3

V

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones inesperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas en relación con: 1 adquisiciones por clase de activos 2 bajas (disposiciones) por clase de activos Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones inesperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas en relación con 3 3

1 cargos de amortización 2 cargos de amortización por mes o trimestre Compare los cargos de amortización con las cantidades registradas de activos, en total o por clase separada de activos

3

3

3 3

3

Pruebas de relaciones 3

Pruebe el cargo de amortización multiplicando las tasas promedio de amortización por las cantidades registradas para cada clase de activos

3

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Concuerde los balances iniciales con los papeles de trabajo del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de las pruebas relativas de los controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de los procedimientos analíticos substantivos relacionados

3

3

3

3

Considere la naturaleza y la extensión de la evidencia substantiva de las áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

Obtenga la lista de transacciones de adquisiciones (altas) y disposiciones (bajas) y 1 verifique la exactitud aritmética 2 compare los subtotales seleccionados con los del libro mayor 3 investigue las partidas grandes o anormales

3 3

3 3 3

Para el muestreo de adquisiciones de la lista de transacciones 1 2 3 4

3 3

determine si existe el activo vea que concuerden los detalles de las listas con los comprobantes concuerde que la codificación contable sea correcta verifique la exactitud aritmética

3 3 3

Para el muestreo de las disposiciones de la lista de transacciones 1 vea que concuerden los detalles de la lista con los comprobantes 2 verifique el cálculo de la utilidad o pérdida obtenida por la baja 3 verifique los asientos de utilidad o pérdida en el libro mayor

3 3 3

Obtenga la conciliación de la lista de amortización con el libro mayor y 3

1 vea que concuerden las cantidades con las fuentes 2 verifique la exactitud aritmética 3 investigue las partidas grandes o no usuales en la conciliación

3

3 3 3

Obtenga una lista de amortización y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 investigue las partidas grandes o anormales

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3

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría A: Activos fijos intangibles

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Para el muestreo de las cantidades de la lista de amortización 3

1 vea que concuerde el costo con los comprobantes 2 verifique la exactitud aritmética del cargo de amortización 3 verifique que la política de amortización sea consistente con el año anterior y que sea razonable en cuanto a: (a) el valor residual, y (b) las vidas útiles 4 revise que el código de la cuenta de costos sea correcto

3 3

3

Obtenga la conciliación de la lista de activos con el libro mayor y: 3

1 verifique las cantidades con las fuentes apropiadas 2 verifique la exactitud aritmética 3 investigue las partidas grandes o anormales

3

3 3 3

Obtenga lista de activos y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 investigue las partidas grandes o anormales

3

Para el muestreo de las partidas de la lista de activos 1 confirme la existencia del activo, por ejemplo haciendo referencia a los registros de costos, de gastos de desarrollo, licencias (permisos) o patentes 2 vea que concuerde con la lista de amortización Con base en el entendimiento del negocio considere si todos los activos intangibles importantes están incluidos en los estados financieros, de acuerdo con la política contable del cliente y con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

3 3

3

3

3

Considere los saldos en las cuentas que representan intangibles para determinar la posible disminución en el valor considerando, por ejemplo, los ingresos previstos y el cambio tecnológico. Determine si es correcta la provisión hecha para la disminución permanente en valor. Para las revaluaciones de activos 1 2 3 4 5

revise la base para la revaluación y los comprobantes correspondientes determine la exactitud de los datos proporcionados a los valuadores verifique la exactitud aritmética vea que concuerden los asientos en el libro mayor considere los asuntos incluidos en la Nota de Procedimientos 2C

3 3 3 3 3

PUNTOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO AL CLIENTE Los activos fijos intangibles tienen una importancia cada vez más grande para muchas empresas. Debido a que la naturaleza de los activos intangibles no es física y al hecho de que muchos son activos únicos basados en derechos de propiedad intelectual, surgen problemas particulares en relación con su reconocimiento en el balance general del cliente; sin embargo, esto no altera el hecho de que frecuentemente representen un elemento clave para mantener las operaciones de un cliente. Las siguientes preguntas tienen el propósito de evaluar el grado al cual dichos activos son controlados y mantenidos por la gerencia, sin importar que sean reconocidos, o no, con fines contables. 1 ¿Como ejercita el control la gerencia sobre los desembolsos en patentes y marcas? 2 ¿Toma la gerencia alguna acción para proteger los derechos contra las amenazas? 3 ¿Cómo determina la gerencia el nivel de gasto para promover y proteger el valor de las marcas? 4 ¿Cómo determina la entidad sus políticas para la innovación y el nivel de gastos de investigación y desarrollo?

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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06/2002

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA B: ACTIVOS FIJOS TANGIBLES ASEVERACIONES Descripción

C

En los estados financieros se reflejan todos los activos fijos tangibles en relación con los cuales los riesgos y recompensas de propiedad recaen sobre la entidad.

3

E

A

V

3

Los activos fijos tangibles, registrados, existen físicamente; los riesgos y recompensas de propiedad recaen en la entidad y dichos activos son retenidos para ser utilizados en el negocio.

3

Los activos fijos tangibles están debidamente registrados por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Los activos fijos tangibles registrados son valuados sobre una base apropiada y se hacen los ajustes apropiados para la disminución permanente en valor; la depreciación es debidamente cargada.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

Activos adquiridos innecesariamente dando como resultado capacidad ociosa o no utilizada y pérdida de valor no provisionada.

3

Activos ociosos existentes no identificados y pérdida en valor no provisionada.

3 3

La gerencia, empleados o terceros pueden obtener artículos para uso personal con cargo a la entidad. 3

Adiciones de activos registradas en una cuenta errónea o no registradas.

3 3

Clasificación equivocada para ocultar compras no autorizadas en beneficio de la gerencia, empleados o terceros. 3

Activos que siguen registrados en libros después de darlos de baja.

3

Deterioro de activos no detectado. 3

Bajas no registradas de activos y malversación de ingresos provenientes de la venta.

3

Las vidas útiles asignadas no correctas; valores residuales inapropiados y cálculo de la depreciación equivocado. 3

Malversación de activos por parte de la gerencia, empleados o terceros. Avalúos hechos por personas sin la experiencia apropiada o sobre una base en datos incompletos o desorientadores.

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43

3

3

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1

¿Requiere el negocio grandes cantidades de activos fijos tangibles?

2

¿Qué tipos de activos fijos tangibles utiliza la entidad?

3

¿Se rentan activos fijos tangibles? ¿En qué proporción? ¿Son adquiridos de acuerdo con contratos de arrendamiento con opción de compra, arrendamiento financiero o arrendamiento puro?

4

¿En donde se encuentran los activos fijos tangibles? (¿Se encuentran todos en un lugar? ¿En interiores? ¿A la intemperie? ¿En locales que no pertenecen a la entidad?) ¿Qué medidas se toman para protegerlos?

5

¿Es la naturaleza del negocio tal que la obsolescencia puede ser importante? ¿Cuál es la antigüedad y la condición de los activos?

6

¿Cómo se compran los activos fijos tangibles? ¿Qué procedimientos se requieren para autorizar la compra de activos? ¿Existen presupuestos?

7

¿Han estado ociosos algunos activos fijos tangibles durante el período bajo revisión? ¿Es posible que algunos estén ociosos en el futuro próximo?

8

¿Produce la entidad algunos de sus activos fijos tangibles?

9

¿Generan ingresos por arrendamiento algunos de los activos fijos tangibles?

10

¿Mantiene la entidad un registro de activos fijos? ¿Existe un registro individual de cada activo?

11

¿Se llevan a cabo inspecciones físicas? ¿Con qué frecuencia?

12

¿Con qué base se incluyen los activos fijos tangibles en el balance general; es decir, con base en avalúo o en costos históricos?

13

¿Qué tan exactas han sido en el pasado las estimaciones de la vida útil? ¿Hay activos totalmente depreciados?

14

¿Se han obtenido algunas concesiones gubernamentales para financiar inversiones en activos fijos tangibles? ¿Cómo se contabilizan?

15

¿Cuál es la política para contabilizar reparaciones?

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Otros acreedores Otros deudores Gastos de mantenimiento y reparaciones Utilidad ó pérdida en bajas de activos Gastos de depreciación Reserva para revaluación Impuestos actuales Impuestos diferidos

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia de que son registrados todos los activos fijos tangibles que son propiedad de la entidad? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todos los activos recibidos y facturados son registrados y se hacen provisiones para todos los activos recibidos, pero todavía no facturados.

• vea la Guía del Plan de Auditoría I Totalidad de Compras • procedimientos de autorización para erogaciones capitalizables • mantenimiento del registro de activos fijos

• vea la Guía del Plan de Auditoría I Totalidad - Compras • verificaciones físicas de los activos fijos registrados, realizadas por personas ajenas al mantenimiento del registro de los activos fijos • conciliación regular del registro de activos fijos con el libro mayor • conciliación regular del registro de activos fijos con el libro mayor • comparación de las erogaciones capitalizables con el presupuesto e investigación de las variaciones por la gerencia

Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los activos fijos tangibles registrados representan activos que existen y que son propiedad de la entidad? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todas las transacciones de compra registradas representan cargos por activos recibidos por la entidad y todas las compras registradas ocurrieron durante el período financiero.

• vea la Guía del Plan de Auditoría I Compras - Existencia • procedimientos de autorización para erogaciones capitalizables • mantenimiento del registro de activos fijos

• vea la Guía del Plan de Auditoría I Compras - Existencia • verificaciones físicas de activos fijos registrados realizadas por personas ajenas al mantenimiento del registro de activos fijos • conciliación regular del registro de activos fijos con el libro mayor • comparación de las erogaciones con el presupuesto e investigación de las variaciones por la gerencia

2 Todas las disposiciones (bajas) de los activos fijos son registradas

• procedimientos establecidos de reportes para desechar, vender, retirar y dar a cambio • aprobación por un funcionario responsable de desechos, retiros, ventas y dar a cambio • protección física contra robo • marcas en activos para identificación e inspecciones periódicas

• verificaciones físicas de los activos fijos registrados por personas ajenas al mantenimiento del registro de activo fijo • avalúos periódicos para contratar seguros

Exactitud: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los activos fijos tangibles son reportados en las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Las cantidades de las facturas de activos están correctamente calculadas y las facturas se registran correctamente

• vea la Guía del Plan de Auditoría I Compras - Exactitud • procedimientos de autorización para erogaciones capitalizables • mantenimiento del registro de activos fijos

• conciliación regular del registro de activos fijos con el libro mayor • comparación de los de las erogaciones con el presupuesto e investigación de las variaciones realizadas por la gerencia

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y qué otras pruebas de relaciones son llevadas a cabo por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, comparaciones con cantidades presupuestadas u otra información financiera, para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas para 1 2 3 4

adquisiciones por categoría o localización disposiciones por categoría o localización gastos de mantenimiento y reparaciones cargos de depreciación por categoría o localización (incluyendo activos totalmente depreciados)

Determine qué revisiones lleva a cabo la gerencia utilizando informes de la gerencia o informes de excepciones, para ejercer control sobre: 1 2 3 4 5

gastos por proyecto gastos que excedan las cantidades presupuestadas o las cantidades autorizadas utilización de los activos fijos tangibles cambios en las tasas de depreciación diferencias entre los inventarios físicos de los activos y las cantidades registradas

Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos antes de llevar a cabo los procedimientos analíticos substantivos utilizando información confiable que concuerde con los registros de contabilidad Analice las cuentas de control del libro mayor de activos fijos tangibles en relación con: 1 total de movimientos en el período 2 número y cantidades de adiciones (altas) y disposiciones (bajas) 3 número y cantidad de saldos acreedores Analice la composición de los activos fijos tangibles 1 2 3 4

por tipo, unidad o localización geográfica por tipo y cantidad de los activos totalmente depreciados por antigüedad promedio y vida útil remanente por activos depreciados en exceso de su costo original

Analice los activos fijos retenidos bajo arrendamiento financiero 1 por categoría 2 por valores residuales 3 por número, naturaleza y términos de arrendamientos importantes nuevos, expirados o terminados Analice 1 Métodos de depreciación y vidas útiles 2 Depreciación anual y la depreciación acumulada por clase de activos Considere el uso de las TAACs para producir: 1 2 3 4 5 6

informes de transacciones importantes informes de utilidad o pérdida importantes, por disposición (bajas) con base en el costo original u otros criterios informes de activos incluidos en las listas del año anterior y excluidos de las listas del año actual informes de gastos de mantenimiento y reparaciones por departamento informes de activos totalmente depreciados informes de excepciones de tasas de depreciación anormales

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUSTANTIVOS

Preparación

T

E

A

3 3

3 3

3 3

V

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones inesperadas o inusuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 adquisiciones por clase de activos 2 disposiciones (bajas) por clase de activos Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o anormales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 cargos por depreciación 2 cargos por depreciación por mes o trimestre

3 3

3 3

Compare los cambios en la producción con las adiciones (altas) de planta y maquinaria

3

3

3

3

Compare los cargos por depreciación con las cantidades registradas de los activos fijos tangibles en total o por clase de activos

3

3

3

3

3 3 3

3 3 3

3 3 3

1 costo de activos fijos tangibles 2 ingresos de activos arrendados 3 total de gastos

3 3 3

3 3 3

3 3 3

Analice el movimiento general en las cuentas importantes de construcción en proceso o en suspenso

3

3

3

Revise la relación de mantenimiento y reparaciones con 1 el costo de activos fijos tangibles 2 ingresos 3 total de gastos Analice la relación de gastos de renta por arrendamiento operativo con:

Pruebas de las relaciones Pruebe el cargo de depreciación multiplicando las cantidades registradas para cada clase de activos por la tasa promedio de depreciación utilizada por la entidad en clases relevantes

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3

3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Concuerde saldos iniciales con los del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de las pruebas relativas de los controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de los procedimientos analíticos substantivos relacionados

3

3

3

3

Considere la naturaleza y la extensión de la evidencia substantiva de áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

3

3 3 3

Obtenga una lista de transacciones de adquisiciones (altas) y disposiciones (bajas) y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique los subtotales seleccionados con el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3

Para el muestreo de adquisiciones de la lista de transacciones: 1 2 3 4 5

3 3

determine si existe el activo vea que concuerden los detalles de las listas con los comprobantes verifique el cálculo de los intereses capitalizados vea que el código de la cuenta del activo sea correcto verifique la exactitud aritmética

3 3 3 3

Para el muestreo de las disposiciones de las listas de transacciones 1 vea que concuerden los detalles de las listas con los comprobantes 2 verifique el cálculo de la utilidad ó pérdida obtenida por la baja 3 verifique los asientos de la utilidad o pérdida en el libro mayor

3 3 3

Para el muestreo de los arrendamientos capitalizados en el período 1 2 3 4

3 3

vea que concuerden los detalles con los contratos de arrendamiento confirme los detalles con el arrendador verifique la exactitud aritmética verifique el tratamiento del arrendamiento

3 3 3

3

Obtenga un análisis de las cuentas de gastos de reparación y mantenimiento y 1 para el muestreo, verifique contra comprobantes 2 para el muestreo, verifique si es apropiada la codificación de las cuentas

3 3

Considere si los arrendamientos puros importantes fueron debidamente clasificados

3

Concilie las listas de depreciación con el libro mayor y 1 verifique las cantidades con las fuentes 2 verifique la exactitud aritmética 3 investigue las partidas importantes o anormales observadas en la conciliación

3 3

3

3 3 3

Obtenga lista de depreciación y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 investigue las partidas grandes o anormales

3

Para el muestreo de las cantidades a partir de las listas de depreciación 1 verifique el costo depreciable contra los comprobantes 2 verifique la exactitud aritmética del cargo por depreciación 3 verifique si la política de depreciación es consistente con la del año anterior y si es razonable tomando en consideración: (a) el valor residual, y (b) las vidas útiles 4 revise que el código de la cuenta de costos sea correcto

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3 3 3 3

06/2002

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Obtenga la conciliación del Registro de Activos Fijos (o lista de propiedades y equipo) con el libro mayor y 3 3

3

1 cheque las cantidades con las fuentes apropiadas 2 verifique la exactitud aritmética 3 investigue las partidas grandes o anormales

3 3

Obtenga el Registro de los Activos Fijos y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 investigue las partidas grandes o anormales

3

3

Para el muestreo de partidas del Registro de Activos Fijos 3

1 confirme la existencia del activos 2 verifique con la lista de depreciación 3 confirme si la empresa es propietaria del activo

3 3

Para el muestreo de partidas observadas durante las visitas al sitio 1 chéquelas con el Registro de Activos Fijos 2 para los activos ociosos o subutilizados, determine si es adecuada la provisión para la disminución permanente en valor

3

Pregunte acerca de los planes y los compromisos para adquirir activos

3

3

Para las revaluaciones de propiedad y equipo 1 2 3 4 5

revise la base y los comprobantes para revaluación determine la exactitud de la información provista a los valuadores verifique la exactitud aritmética verifique asientos en el libro mayor considere los asuntos a los que se hace referencia en la Nota de Procedimientos 2C

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3 3 3 3 3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría B: Activos fijos tangibles

PUNTOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO AL CLIENTE Adquisición (altas) y disposición (bajas) de activos fijos tangibles Las siguientes preguntas tienen el propósito de determinar qué tan bien controla el cliente sus gastos de capital. 1 ¿Incluye la gerencia las adquisiciones (altas) y las disposiciones (bajas) de activos en la planeación/presupuestos a largo plazo de la entidad? 2 ¿Podría considerar la gerencia el diferir las compras del equipo no esencial para mejorar el flujo de efectivo? 3 ¿Cómo determina la gerencia si el equipo existente es eficiente y si se justifica la reparación o la reposición de dicho equipo? 4 ¿Utiliza la gerencia técnicas de presupuestos de capital para auxiliarse en la planeación de la reposición de activos? 5 ¿Investiga la gerencia totalmente los medios alternativos para las adquisiciones de activos? (a) Manufactura/compra (b) Arrendamiento/compra (c) Ventas/arrendamiento 6 ¿Lleva a cabo la gerencia concursos competitivos para las compras importantes de activos? 7 ¿Evalúa la gerencia la oportunidad de las compras de activos para los propósitos de planeación de impuestos? 8 ¿Cómo identifica la gerencia los excedentes de activos en relación con los requerimientos, por ejemplo, a partir de la racionalización de los productos, para mejorar la utilización de la planta y generar flujo de efectivo? Mantenimiento Las siguientes preguntas tienen el propósito de determinar cuán bien la gerencia controla el mantenimiento de los activos fijos existentes. 1 ¿Tiene la gerencia un plan preventivo para el mantenimiento del equipo para reducir el tiempo de paralización que resulta de las fallas del equipo? 2 ¿Ha considerado la gerencia si es más económico mantener un equipo de mantenimiento interno u obtenerlo externamente? 3 ¿Mantiene la gerencia registros de mantenimiento detallados para ayudarse en las decisiones de reposición?

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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06/2002

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría C: Inversiones

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORIA C: INVERSIONES ASEVERACIONES Descripción

T

En los estados financieros están reflejadas todas las inversiones cuyos riesgos y recompensas en relación con la propiedad recaen sobre la entidad.

3

E

A

V

3

Las inversiones registradas representan activos cuyos riesgos y recompensas en relación con la propiedad recaen sobre la entidad.

3

Las inversiones se registran en forma apropiada por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Las inversiones registradas son valuadas sobre una base apropiada y se hacen los ajustes correctos para la disminución permanente en valor y para la contabilidad por el método de participación en el capital contable cuando así es apropiado.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

Inversiones adquiridas o creadas a un costo demasiado alto, dando lugar a una disminución permanente en el valor.

3

Cambios en el negocio, ocasionados por factores internos o externos dejan sin valor alguno a inversiones previas valiosas.

3

3

Adiciones registradas en cuenta equivocada o no registradas.

3 3

Disposiciones de activos no registradas y malversación de los ingresos. No se reconocen todos los cambios en las inversiones registradas bajo el método de participación en el capital contable.

3

Avalúos hechos por personas sin la experiencia apropiada o sobre una base de datos incompletos o desorientadores.

3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Por qué la entidad hace inversiones? (a) ¿Para obtener ingresos anuales? (b) ¿Para obtener utilidades al negociarlas? (c) ¿Con vista a un incremento en valor a largo plazo? (d) ¿Como una forma de utilizar los excedentes de fondos a corto plazo? 2 ¿En qué invierte la entidad principalmente, en valores o en propiedades? ¿Existen inversiones inusuales, por ejemplo, en caballos o en pinturas? 3 ¿Tienen mercado las inversiones de la entidad? 4 ¿Existen compras y ventas de inversiones frecuentes? 5 En los casos en los que las inversiones son valores, ¿quién retiene los títulos de las acciones, etc.? 6 ¿Utiliza la entidad un corredor de acciones o algún otro asesor en inversiones? 7 ¿Cuál es la base para valuar las inversiones? ¿Cómo se contabilizan los ingresos? ¿Se revalúan las inversiones y, en caso afirmativo, con qué base son revaluadas?

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría C: Inversiones

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Otros acreedores Otros deudores Ingresos por inversiones Ingresos de empresas asociadas Utilidad o pérdida en disposiciones Provisión para la disminución en valor Reserva para revaluación Estados financieros del grupo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Aunque un cliente pueda tener procedimientos de control específicos para evitar o detectar errores materiales en relación con las inversiones, aquí no se dan ejemplos de posibles procedimientos de control debido a que, invariablemente, el enfoque en relación con la auditoría de inversiones será llevar a cabo sólo procedimientos substantivos, a menos que la entidad sea una compañía de inversiones.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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06/2002

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría C: Inversiones

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de relaciones son llevadas a cabo por la gerencia, utilizando las cuentas de la gerencia, comparaciones con las cantidades del presupuesto u otra información financiera para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas por 1 saldos de inversiones 2 ingresos derivados de inversiones, por tipo Determine qué revisiones lleva a cabo la gerencia utilizando informes de la gerencia o informes de excepciones para ejercer control sobre 1 2 3 5

transacciones importantes de inversiones ajustes al valor pérdidas y ganancias importantes en relación con transacciones de inversiones ingresos por inversiones y variaciones con las expectativas o rendimiento pronosticado

Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos, antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos y utilizando información confiable que concuerde con los registros de contabilidad Analice las cuentas de control del libro mayor de inversiones y de ingresos por inversiones en relación con 1 total de movimientos en el período 2 número y cantidades de cada tipo de transacción 3 naturaleza y frecuencia de asientos normales Analice la composición de las inversiones 1 la naturaleza de las inversiones retenidas con propósitos de administración del efectivo, inversiones con propósitos de que suban en el mercado e inversiones con propósitos de control 2 niveles promedio de las inversiones retenidas 3 período durante el cual se retienen las inversiones 4 comerciabilidad de las inversiones 5 comparación de los costos con los valores de mercado 6 comparación de la cartera de inversiones con la política de inversiones Analice los ingresos por inversiones 1 naturaleza y cantidad de cada tipo de ingresos 2 ingresos relacionados con cada inversión 3 rendimiento promedio de las inversiones Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4 5

Informes de cambios en los valores en libros Informes de nuevas inversiones Informes de transacciones significativas Análisis de rendimiento de inversiones Ingresos anormales sobre inversiones

06/2002

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría C: Inversiones

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación

T

E

A

V

3 3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

1 ingresos por dividendos 2 ingresos por intereses 3 ingresos por inversiones como un porcentaje de las inversiones

3 3 3

3 3 3

3 3 3

Compare el rendimiento promedio sobre las inversiones retenidas durante en el período con el período anterior o rendimientos del mercado

3

3

3

3

Compare el valor del mercado del año actual con el del año anterior, por categoría de inversiones, en relación con los costos

3

3

3

3

Pruebe los ingresos por intereses multiplicando la cantidad nominal acumulada de cada clase de inversiones que causan intereses por la tasa relevante de intereses

3

3

3

Pruebe los ingresos por dividendos multiplicando las inversiones en acciones por las tasas promedio de rendimientos sobre valores de capital

3

3

3

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualquier relación inesperada o anormal entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 saldos de inversiones 2 saldos de inversiones por tipo 3 compras de inversiones 4 ventas de inversiones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones inesperadas o anormales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Pruebas de relaciones

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría C: Inversiones

OTROS PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS POSIBLES Procedimiento

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Concuerde los saldos iniciales con los del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de las pruebas relativas de los controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de procedimientos analíticos substantivos relacionados

3

3

3

3

Considere la naturaleza y extensión de la evidencia substantiva de áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

Obtenga una conciliación del listado de inversiones con el libro mayor y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique las cantidades con las fuentes apropiadas 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3 3

3

3

3

3

Obtenga un listado de las inversiones y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 investigue las partidas grandes o inusuales Obtenga un listado de transacciones de adquisiciones y disposiciones y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique los subtotales seleccionados con el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o inusuales

3 3

3 3 3

Para el muestreo de adquisiciones del listado de transacciones 1 2 3 4 5

3 3

examine la evidencia del título y ejecución verifique el costo contra documentos revise el método de contabilización de la compra verifique la correcta codificación contable del activo verifique la exactitud aritmética

3 3 3 3

Para el muestreo de las disposiciones del listado de transacciones 1 examine la evidencia de ejecución 2 verifique el cálculo de la utilidad o pérdida de la disposición con base en el método de registro 3 verifique el registro de la utilidad o pérdida en el libro mayor r

3 3 3

Para el muestreo de inversiones 1 inspeccione los certificados 2 verifique el costo en los archivos del año anterior o transacciones auditadas 3 verifique el valor de mercado de las inversiones bursátiles haciendo referencia a las fuentes publicadas 4 verifique el valor de las inversiones no cotizadas con referencia a la información disponible, por ejemplo, los últimos precios de transacciones, estados financieros, etc. 5 cuando la inversión esté registrada a nombre de alguna persona, verifique la existencia de un arreglo que confiera al cliente el beneficio de la propiedad 6 en el caso de un certificado retenido por terceras partes, confirme que ellos retengan la inversión y determine si dicha tercera persona lo retiene sin cargo o gravamen alguno

3 3 3 3 3 3

Para una muestra de inversiones registradas por el método de participación: 1 obtenga confirmación de la compañía en donde se tiene la inversión, de la tenencia de nuestro cliente 2 obtenga los estados financieros de la compañía en donde se tiene la inversión y

3 3

(a) verifique que estén auditados (b) determine si el método de participación ha sido debidamente aplicado y si los resultados y los activos respaldan el valor en libros

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría C: Inversiones

OTROS PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS POSIBLES Procedimiento

T

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V

Para las revaluaciones de inversiones y disminuciones en valor 1 2 3 4 5

revise la base y los documentos para valuación determine la exactitud de la información provista por los valuadores verifique la exactitud aritmética verifique los asientos en el libro mayor los asuntos contenidos en la Nota de Procedimientos 2C

3 3 3 3 3

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Con frecuencia, las inversiones representan un medio importante con el que la gerencia puede lograr sus objetivos ya sea haciendo inversiones estratégicas en otras entidades o haciendo inversiones con vista a obtener ingresos por inversiones que aumenten de precio. Las siguientes preguntas tienen como objeto evaluar el control que la gerencia tiene de sus inversiones, para lograr los objetivos de la entidad. 1 ¿Cómo ejerce la gerencia el control sobre las erogaciones en inversiones? 2 ¿Hay una política estratégica en relación con las inversiones? 3 ¿Cómo monitorea la gerencia la operación de las inversiones y las acciones tomadas cuando la operación no es satisfactoria, por ejemplo, la disposición de inversiones que arrojan pérdidas? 4 ¿Cómo se asegura la gerencia de que ejerce el nivel apropiado de influencia sobre las inversiones para asegurar sus objetivos?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA D: INVENTARIOS ASEVERACIONES Descripción

T

Todas las materias primas, el trabajo en proceso y los productos terminados que pertenecen a la entidad están reflejados en los estados financieros.

3

E

A

V

3

Las materias primas, el trabajo en proceso y los productos terminados registrados existen físicamente y son propiedad de la entidad para el uso del negocio o para disposición.

3

Las materias primas, el trabajo en proceso y los bienes terminados se registran en forma apropiada por la cantidad correcta y en la cuenta apropiada, en los registros financieros correspondientes.

3

Se hacen ajustes apropiados al valor neto de realización de materias primas, trabajo en proceso y productos terminados, por ejemplo de partidas obsoletas o de lento movimiento.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

Compras no autorizadas de existencias.

3

Compras excesivas de inventarios o suministros que pueden tornarse no utilizables u obsoletos, incurriendo en costos innecesarios de almacenamiento.

3

Compras de inventarios o gastos indirectos mal clasificados, registrados por cantidades equivocadas o no registrados.

3

3

3

No se identifica el inventario obsoleto o de lento movimiento. 3

Inventario en poder de terceras personas no registrado.

3

Las mercancías de terceras personas incluido en el inventario. Los costos del inventario se basan en costos estándar que no son actuales.

3

El costo del inventario no incluye todos los costos apropiados incurridos en traer o llevar los inventarios a su localización y condición actual.

3

3

No se registra la disposición de desechos e inventarios; malversación de fondos derivados de este concepto.

3

El trabajo en proceso se clasifica mal, como contratos a largo plazo y viceversa. Sistema de inventarios perpetuos con conciliaciones poco frecuentes con el inventario físico.

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3

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Qué tipo de inventarios retiene la entidad? ¿Cómo se catalogan éstos en el balance general? 2 ¿En dónde se encuentra el inventario? ¿En un almacén? ¿En varios almacenes? ¿En manos de terceras personas? 3 ¿Retiene la entidad mercancía que es propiedad de terceros? ¿Hay inventarios en consignación o sujetos a reserva en el título de propiedad? 4 ¿Cómo se lleva a cabo la producción de la entidad, por pedido o para formar inventario? 5 ¿Qué forma de producción es utilizada – orden de trabajo, proceso, línea de ensamble o proyecto de construcción? 6 ¿Cuántos productos se hacen? 7 ¿Son importantes los subproductos? 8 ¿Es la mano de obra una parte importante del costo de producción? ¿Cómo se calcula su valor? 9 ¿Qué tan importantes son los gastos indirectos en relación con el costo de producción? 10 ¿Tiene la entidad un sistema de costos? ¿Con base en costos estándar o en los costos reales? ¿Es un sistema de costos por proceso o por órdenes de trabajo? ¿Está integrado con los registros de contabilidad? ¿Se utiliza el mismo sistema para las cuentas de la gerencia y para las cuentas financieras? 11 ¿Tiene la entidad registros del inventario perpetuo? 12 ¿Se verifican los niveles de inventarios contra los registros en libros? ¿Con qué frecuencia? ¿Quién lleva a cabo los conteos? 13 ¿Qué información recibe la gerencia en relación con los niveles de inventarios, presupuestos de producción, variaciones y obsolescencia? 14 ¿Qué porcentaje del precio de ventas representa el costo de los productos terminados? ¿Hay posibilidades de que esto represente un problema en relación con el valor neto de realización? 15 ¿Cuál es la base para valuar cada tipo de inventario? 16 ¿Hay posibilidades de que el costo actual del inventario a finales del año difiera en forma importante del valor en libros?

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Ventas Compras Costo de ventas

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL En un sistema integrado de contabilidad de costos, el inventario representa el resultado neto de dos corrientes de transacciones 1 compras y 2 costo de la mercancía vendida En la Guía del Plan de Auditoría I, Compras, se establecen los posibles procedimientos de control para la corriente de transacciones. Aquellos procedimientos de control para el costo de la mercancía vendida, se establecen a continuación. Aseveración

Aseveraciones relevantes para las corrientes relacionadas de transacciones

Totalidad

• Compras - Totalidad • Costo de la mercancía vendida - Existencia

Existencia

• Compras - Existencia • Costo de la mercancía vendida - Totalidad

Exactitud

• Compras - Exactitud • Costo de la mercancía vendida - Exactitud

Costo de la mercancía vendida Los siguientes posibles procedimientos de control son aplicables a clientes que utilizan un sistema integrado de contabilidad de costos para determinar su cuenta de inventarios sobre una base regular, en lugar de simplemente utilizar porcentaje general de utilidad bruta. Por ejemplo, en el caso de un distribuidor, las compras se adicionan a una cuenta de inventarios y el costo de cada venta se deduce de la cuenta de inventario. En el caso de un fabricante que utiliza costos estándar, por ejemplo, los costos estándar de los materiales, la mano de obra directa y los gastos indirectos asignados se adicionan a la cuenta del inventario y el costo estándar de cada venta se deduce del inventario. En los casos en los que el cliente lleva a cabo la toma física del inventario en una fecha intermedia y la continúa hacia finales del año, es muy probable que hagamos pruebas de estos procedimientos de control de inventarios como parte de nuestro enfoque de auditoría. En el caso de aquellos clientes que no cuentan con un sistema integrado de contabilidad de costos pero que, sin embargo, tienen un sistema formal establecido al final del año para determinar los precios del inventario, podría ser conveniente consultar los procedimientos mencionados a continuación bajo "Exactitud" para determinar los posibles controles que se someterán a prueba. Para los clientes que no tienen dicho sistema formal, es poco probable que los procedimientos de control del costo de la mercancía vendida sean relevantes para nuestro enfoque de auditoría.

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL – COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia de que se registre el costo de toda la mercancía vendida durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores

1 Todas las ventas facturadas son costeadas y dicho costo es registrado.

• seguimiento independiente o verificación por computadora de la continuidad de la serie de la copia de la factura de ventas para el costeo • las cantidades del costeo se verifican contra las cantidades facturadas • registro simultáneo en el libro de ventas y del costo de la mercancía vendida

• análisis regular (por lo menos cada mes), por la gerencia, del porcentaje de utilidad bruta • análisis de variaciones regular (por lo menos cada mes) llevado a cabo por la gerencia

2 Los artículos del inventario no están siendo perdidos ni robados.

• almacenistas responsables, los almacenes son cercados cuando es apropiado • mantenimiento de registros detallados de inventarios perpetuos por una persona ajena al almacenista • el almacenista asesora el registro del inventario independiente las devoluciones de producción o del recepcionista • uso de requisiciones o de algún otro medio de control • controles sobre existencias a consignación o en almacenes públicos • controles del acceso al área de embarque

• balance de los registros, conteos periódicos, investigación de diferencias • análisis regulares (por lo menos cada mes) de las relaciones de utilidad bruta realizados por la gerencia • análisis regulares (por lo menos cada mes) de las variaciones, realizadas por la gerencia

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL – COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA 3 Que la existencia en producción no se esté consumiendo o desperdiciando sin ser registrada.

• controles de las requisiciones de material en exceso • control de mermas encubiertas • requerimiento de informes de desechos antes de su disposición

• conciliaciones de control de producción • pesado de desechos y verificación contra ingresos por ventas • análisis regulares de variaciones realizados por la gerencia • análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidad bruta, realizado por la gerencia

Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los costos registrados de la mercancía vendida representan eventos económicos que ocurrieron durante el período y que fueron atribuibles a la entidad? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todos los costos registrados representan la disposición de inventarios

• cancelación de los documentos originales para evitar el registro • registro simultáneo del costo de la mercancía vendida y de las ventas • respaldo y aprobación de los documentos originales

• balanceo de los registros, conteos periódicos, investigación de diferencias • análisis regular (por lo menos cada mes) de variaciones, realizado por la gerencia • análisis regular (por lo menos cada mes) de las relaciones de utilidad bruta realizado por la gerencia

2 Todos los costos registrados fueron incurridos durante el periodo

• procedimiento de corte adecuados

• revisión, por parte de la gerencia de las transacciones principales a finales del periodo

Exactitud: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todas las transacciones registradas en relación con el costo de la mercancía vendida son reportadas a las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Los costos son apropiados

• confiabilidad en la asignación de los costos de mano de obra directa • confiabilidad en la asignación de los gastos indirectos y de otros costos • estándares confiables y actualizados y, en caso de computarización controles adecuados del Archivo Maestro de Productos • mantenimiento de la información de costos de todos los tipos de productos en las diferentes etapas del proceso de manufactura y para cada tipo de materia prima • misma base de contabilidad para hacer el cargo del trabajo en proceso y llevar a cabo la liberación de artículos

• desarrollo de todas las variaciones apropiadas; análisis regular (por lo menos mensual) de todas las variaciones, realizado por la gerencia • análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidad bruta, realizado por la gerencia

2 Los costos son correctamente calculados y reportados

• verificación de costos unitarios, extensiones, adiciones y si son computarizados, pruebas de racionabilidad de utilidad bruta • en caso de computarización, verificación clave, verificación de entrada contra salida • cancelación de documentos originales para evitar duplicación

• desarrollo de todas las variaciones apropiadas; análisis regular de variaciones, realizado por la gerencia • análisis regular (por lo menos cada mes) de las relaciones de utilidad bruta, realizado por la gerencia

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine las revisiones y otras pruebas de las relaciones que la gerencia lleva a cabo utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otra información financiera, para quedar satisfecha de la confiabilidad de las cantidades registradas en relación 1 2 3 4

el inventario el inventario por componente de costo (material, mano de obra y gastos indirectos) el inventario por categoría (materias primas, trabajo en proceso, productos terminados) obsolescencia y cancelaciones de inventario

Determine las revisiones que lleva a cabo la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer el control sobre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

rotación de inventario antigüedad de inventario cantidades de inventario en exceso de la demanda variaciones importantes en los precios de compra de material ajustes en el inventario en libros de variaciones en precio compra, mano de obra, etc. márgenes brutos cambios en los costos estándar volúmenes de producción absorción de gastos indirectos

Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando información confiable que concuerde con los registros contables Analice las cuentas de control del libro mayor en relación con el inventario y el costo de la mercancía vendida en lo que se refiere a 1 2 3 4

total de movimientos durante el período número y cantidades de cada tipo de transacción (compras, entregas a producción, mercancía vendida, asientos de ajuste) número e importe de saldos acreedores naturaleza y frecuencia de asientos anormales

Analice la composición del inventario 1 2 3 4

rotación de inventario antigüedad tipo de producto partidas individualmente importantes

Analice la actividad de producción 1 2 3 4

cambios en los costos de producción conciliación de los costos de mano de obra y gastos indirectos incurridos y aplicados al inventario. variaciones en la producción ajustes para registrar los gastos indirectos absorbidos en forma insuficiente o excesiva

Analice las cancelaciones de inventario obsoleto o excesivo 1 productos o materiales considerados como excesivo o como obsoletos 2 importe del castigo (o rebaja en valor) anual Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

informes de excepciones de cantidades, costo o descripciones anormales de inventario informes de embarques recientes informes de excepciones de partidas del inventario inactivas comparaciones de los precios recientes de las facturas con los costos informes de inventarios, por categoría, en listas por orden de valor informes de cambios en los costos unitarios en relación con el año anterior comparaciones de las cantidades de inventarios con el pronóstico de ventas, por categoría comparaciones de las cantidades del inventario con el total de los costos de producción comparaciones de la información de entradas para el proceso de producción con las salidas del inventario en libros informes de excepciones de costos anormales

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones inesperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 inventario (cantidades y costos) por producto o localización 2 inventario por categoría (materias primas, trabajo en proceso, productos terminados). Explique los movimientos e investigue cualquier relación no esperada o anormal entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 inventario por componente de costo (material, mano de obra y gastos indirectos) 2 costo promedio del inventario 3 variaciones en el precio de compra de materiales Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 obsolescencia de inventarios o castigos en valuación 2 antigüedad de inventario 3 número de meses disponibles de los materiales Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para la utilidad bruta para los meses anteriores y posteriores al fin de año

3

3

3

3

3

3

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 variaciones en producción (unidades y valor) 2 volumen de producción (unidades y valor) por producto o localización 3 porcentaje de material, mano de obra y gastos indirectos en los costos de producción por localización de productos 4 costos unitarios 5 uso del material y material de desecho 6 estándares de mano de obra, total de costos y horas de mano de obra 7 estándares de gastos indirectos y costos reales, por tipo 8 total de costos de producción incurridos y total de costo de producción asignados al inventario

3 3 3 3 3 3 3 3

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o anormales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 costo de mercancía vendida por producto o localización 2 márgenes brutos por producto o localización 3 costo de la mercancía vendida para los meses anteriores y posteriores al final del período.

3 3 3

3 3 3

3 3 3

3

Compare la rotación de inventarios durante el período actual con base en el costo o en las unidades vendidas o producidas con la rotación de períodos anteriores.

3

3

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Compare las cantidades del inventario por producto con las unidades vendidas o utilizadas

3

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3

3 3

Compare la provisión del año actual para inventario obsoleto o excesivo y los gastos relacionados con los períodos anteriores, como un porcentaje del inventario y del costo de ventas Compare las cuentas del costo de ventas del año actual con las de años anteriores y con el presupuesto del año actual (en valor o porcentajes) e investigue cualesquiera fluctuaciones grandes o anormales o la ausencia de las fluctuaciones esperadas

3

3

Compare los precios unitarios de partidas del inventario con aquéllos de los períodos anteriores e investigue los cambios significativos y/o las tendencias anormales en relación con los precios

3

3

3

Compare las cantidades que la entidad se ha comprometido a comprar y las que están en el inventario con las cantidades requeridas para la producción futura y/o con el pronóstico de ventas Compare las cantidades del inventario con la capacidad de producción y almacenamiento

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POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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Compare el uso pronosticado de las materias primas con el uso real

3

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Compare los informes de producción con la recepción registrada en el almacén de productos terminados.

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3

3

Compare las cantidades mensuales/anuales vendidas (por producto/línea de producto) del año actual y del año anterior

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Compare las cantidades mensuales/anuales compradas y/o la producción (por producto/línea de producto) del año actual y del año anterior

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Pruebas de relaciones Revise las conciliaciones entre las actividades de dos o más funciones independientes 1 total de materia prima entregada a producción y registrada por almacenes = total de materia prima utilizada, registrada por producción 2 los costos de mano de obra y las horas máquina están basadas en las horas registradas por empleado o individuo 3 total de productos terminados recibidos y registrados por almacenes = total de productos terminados entregados a almacenes por producción

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1 cantidades facturadas con cantidades enviadas 2 cantidades facturadas con cantidades ordenadas 3 cantidades facturadas con cantidades registradas en el costo de mercancía vendida

3 3 3

3 3 3

3 3 3

Revise la conciliación de las unidades reportadas como vendidas con las compras de inventarios y/o la información de producción

3

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Pruebe el costo de la mercancía vendida multiplicando las unidades vendidas por un costo promedio

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Vea que concuerden los saldos iniciales con los papeles de trabajo del año anterior

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Considere la evidencia a partir de las pruebas relacionadas de los controles

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Considere la evidencia a partir de los procedimientos analíticos substantivos

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Considere la naturaleza y la extensión de la evidencia substantiva a partir de las áreas relacionadas de los estados financieros

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Presencie la toma de los inventarios físicos y observe los procedimientos del cliente (Nota de Procedimientos 4A)

3

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Revise conciliaciones de

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

Obtenga un resumen del inventario físico y 1 en la muestra de partidas, verifique contra las hojas auditadas de la toma de inventarios 2 en la muestra de partidas en las hojas de la toma del inventario, verifique contra el resumen 3 para las pruebas selectivas hechas en la toma de inventarios, verifique otra vez la cantidad contra las hojas de toma de inventarios (las pruebas selectivas deben haberse verificado también al presenciar la toma de inventarios) 4 verifique que las hojas de la toma de inventarios estén completas, corroborando la secuencia y otros detalles observados al presenciar la toma de inventarios 5 verifique que no se hayan hecho adiciones o supresiones en las hojas de toma de inventarios, revisando los detalles del muestreo al presenciar la toma de inventarios 6 verifique la exactitud aritmética

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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Obtenga una lista del inventario en manos de terceros y 1 2 3 4 5

verifique la exactitud aritmética investigue las partidas grandes o anormales confirme con dichas terceras personas las cantidades del inventario que tengan en su poder inspeccione el inventario revise los resultados de los conteos realizados por el cliente

3

3

Confirme el inventario retenido que pertenezca a terceras personas Obtenga la conciliación de costeo en la lista del inventario físico con el libro mayor y

3 3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

Ligue muestras de pruebas selectivas de inventarios físicos, con las cantidades de los registros de inventarios perpetuos

3

3

3

En una muestra de las partidas en los registros del inventario perpetuo, verifique las cantidades contra las hojas de toma del inventario físico

3

3

3

En una muestra de los despachos anteriores y posteriores al fin del año, lleve a cabo pruebas de corte (vea la Nota de Procedimiento 3A).

3

3

En una muestra de la mercancía recibida antes y después del final del año lleve a cabo pruebas de cortes (vea la Nota de Procedimientos 3A)

3

3

3

3

1 2 3 4

verifique la exactitud aritmética Ligue las cantidades con las fuentes apropiadas verifique los ajustes contra los asientos apropiados hechos en el libro mayor investigue las partidas grandes o anormales observadas durante la conciliación

Siga los detalles de corte anotados mientras se presencia la toma de inventarios (vea la Nota de Procedimientos 4A) Obtenga una descripción detallada del método de costeo de inventarios y considere la aceptabilidad del método y

3

1 lleve a cabo lo siguiente (a) defina si los registros de costos están actualizados e incluyen los precios actuales del material, mano de obra y gastos indirectos (b) discuta los cambios en los precios del material con el departamento de compras (c) discuta los cambios en los jornales de obreros con el departamento de personal (d) investigue con el departamento de producción o ingeniería cualesquiera cambios en los métodos de producción 2 determine si todos los cambios han sido referidos al departamento de costos 3 determine si la base de asignación de los gastos indirectos es consistente con la del período anterior 4 determine si el tratamiento de los costos es consistente y razonable

3

3 3 3

En una muestra de las materias primas y productos terminados comprados, incluidos en el inventario, verifique los costos haciendo referencia a 1 las facturas de los proveedores relevantes (con el método de costos de inventario) y observe el tratamiento de fletes, etc., descuentos comerciales y otras reducciones de precios al determinar el costo 2 gastos indirectos incurridos para acondicionar el inventario y situarlo en donde se encuentra actualmente 3 determine si las utilidades inter-compañía e inter-departamentos se registraron apropiadamente 4 si se utilizan los costos estándar, compare los costos estándar con aquéllos del año anterior y verifique contra los costos estándar

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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En una muestra de las partidas incluidas en la producción en proceso 1 verifique que los registros de costos (tales como las facturas de material o resúmenes de costos por productos y órdenes de trabajo, etc.) a partir de los cuales se tomaron los costos asignados, indiquen las acumulaciones de los costos a través de las etapas de terminación (último número de operación, etc.) que están de acuerdo con las etapas reales de terminación observadas (o reportadas) durante la toma del inventario 2 revise el costo verificando los asientos contra los comprobantes, por ejemplo, facturas, notas de almacén y registros de sueldos 3 en relación con los costos del proceso (a) seleccione a partir de las listas de trabajos en proceso, un representativo de órdenes de trabajo y obtenga análisis detallados de los costos incurridos hasta la fecha; (b) pruebe los asientos en los análisis de costos de órdenes de trabajo contra i) tarjetas de tiempo u otra documentación de distribución de trabajo ii) requisiciones de material iii) facturas de compras o listas de materias primas y existencia de partes compradas (c) compare los factores de gastos indirectos utilizados con los datos de respaldo (d) pruebe los cálculos y sumas de los análisis detallados (e) determine si se han eliminado los costos anormales, tales como las ineficiencias en la mano de obra y los de desechos (f) determine si los embarques parciales han sido tratados en forma apropiada

3

3 3

Verifique el cálculo de la tasa de recuperación de gastos indirectos 1 verifique la exactitud aritmética 2 determine si los gastos de manufactura incluidos en los gastos indirectos son partidas apropiadas para valuación de inventarios 3 determine si las partidas asignadas a los gastos indirectos son consistentes con las del período anterior; investigue cualesquiera cambios en la base y determine el efecto sobre la valuación de inventarios 4 determine si los gastos indirectos acumulados en el inventario, al cierre del año, son razonables en relación con la actividad de la planta; comente cualesquiera cambios excesivos en los porcentajes de gastos indirectos aplicados

3 3 3 3

En una muestra de las partidas incluidas en los productos terminados 1 verifique los costos haciendo referencia a los registros de costos 2 verifique los costos contra los comprobantes, por ejemplo, facturas, notas de almacenes y registros de sueldos

3 3

Verifique que los costos estándar sean apropiados para la muestra de partidas 1 seleccione varios productos de las listas del inventario y obtenga copias de las hojas de costos estándar, hojas de ruta, informes de los ingenieros, etc. 2 verifique las cantidades del material requerido de acuerdo con las hojas de especificaciones (facturas de material, informes de los ingenieros, etc.) contra las hojas de costos 3 compare los precios del material en las hojas de costos con el inventario de materias primas y partes compradas 4 examine la documentación (hojas de ruta, estudios de tiempo y movimientos, etc.) para respaldar el número y el tipo de horas de trabajo mostradas en las hojas de costos 5 compare las tarifas de mano de obra especificadas en las hojas de costos contra los datos de costos de mano de obra y determine si ha habido un tratamiento similar de la clasificación de trabajo en la distribución (directa o indirecta) del libro mayor 6 compare los factores de gastos indirectos utilizados en las hojas de costos contra los datos de respaldo 7 pruebe los cálculos y los totales en las hojas de costos 8 examine el análisis de variación por período y determine las razones de cualesquiera variaciones importantes 9 verifique que sea apropiada la asignación de las variaciones dentro de los estados financieros

3 3 3 3 3 3 3 3 3

Para una muestra de partidas de trabajo en proceso y de productos terminados, verifique si el precio final de venta es superior al costo después de hacer una provisión para los costos de terminación y prepare un programa para probar el valor neto de realización 3 1 en lo que se refiere al precio de ventas: verifique los precios de venta contra las listas de precios, facturación anterior y actual, etc. con una provisión para cualesquiera descuentos en cantidades o descuentos comerciales normales 2 para costos de terminación - revise la racionabilidad de los cálculos de costos de terminación 3 en lo que se refiere a los costos de venta: revise los cálculos de los costos de venta

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3 3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Considere el desempeño comercial de la entidad y determine si el inventario de materias primas será utilizado en los productos vendidos con utilidades

3

Revise los estados de operación de la línea de productos y la utilidad general obtenida para determinar si los costos están siendo recuperados a través de los precios de venta

3

Considere si las cantidades de materias primas que son retenidas son excesivas en relación con los artículos obsoletos.

3

Considere la antigüedad del inventario al hacer un muestreo de las partidas y 1 revise y pruebe, según sea apropiado, los siguientes registros y reportes de información para obtener la información pertinente para una evaluación de la utilización del inventario (a) análisis preparados por la entidad de obsolescencia, inventario excesivo, rotación, etc. (b) uso anterior, indicado por los registros del inventario perpetuo, informes de producción y ventas, etc. (c) uso proyectado (requerimientos) según se indica por los requerimientos de producción, pronósticos de ventas, adiciones y eliminaciones de los catálogos de ventas, cambios en políticas, etc. (d) avisos de cambios de ingeniería o producción que afecten el uso de los materiales, etc. (e) utilidad bruta del año actual, del período anterior y posterior al cierre del período, por tipo de producto, líneas, etc. (f) rendimiento del producto, control de calidad, cumplimiento con las regulaciones gubernamentales, etc. (g) análisis de las devoluciones y descuentos sobre ventas (h) revise cualquier trabajo en proceso bajo contrato y determine si los excedentes de costos son facturables de acuerdo con las estipulaciones del contrato. Si el contrato abarca un largo tiempo, determine si la entidad tiene suficientes compromisos de precios de compra del material necesario a los precios que permitan la terminación del contrato, sin incurrir en costos mayores significativos. 2 comente las partidas grandes o no usuales con la gerencia 3 considere la necesidad de hacer una provisión para el inventario de movimiento lento

3

3 3

Para el muestreo en relación con contratos a largo plazo 1 2 3 4

3

verifique la clasificación verifique si se ha hecho una provisión para cubrir todas las pérdidas previstas verifique si es apropiado el método para reconocer la rotación y el costo de ventas verifique el tratamiento de los pagos progresivos y vea si es correcta la clasificación de los saldos vencidos

Investigue sobre la existencia de inventarios mantenidos sujetos a reserve de dominio y considere la necesidad de establecer un valor para dichas partidas.

3 3 3 3

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Los siguientes puntos relacionados con el servicio al cliente se refieren a las áreas de 1 2 3 4

Producción Control de inventario Organización del inventario Costos

Producción Las siguientes preguntas se hacen con el fin de evaluar • la fortaleza de las líneas de comunicación para la organización de producción. Es probable que la operación apropiada de producción, más que la de ninguna otra función dentro de la entidad, dependa del establecimiento y operación de líneas eficientes de comunicación para que funcione bien y • la fortaleza de la planeación de producción y la función de los controles. La función de la planeación de producción y control es planear la entrega de materiales, partes compradas y partes manufacturadas, para que lleguen a la etapa de ensamble en la manera requerida, para ser ensamblados y convertidos en productos terminados oportunamente, para cumplir con los compromisos de entrega

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 1 ¿Son las siguientes funciones coordinadas y finalmente controladas por una persona que funja como ejecutivo principal de producción (a) ¿Ingeniería de producción? (b) ¿Planeación y control de la producción? (c) ¿Departamentos de manufactura? (d) ¿Almacenes de materias primas y de trabajo en proceso? (e) ¿Mantenimiento? 2 ¿Parece haber una comunicación adecuada entre los departamentos de diseño y producción en relación con la modificación de partes y productos? 3 ¿Parece haber una consulta adecuada entre los departamentos de producción y de ventas, para el establecimiento de programas de producción y de ventas, fechas de entrega y requerimientos de refacciones? 4 ¿Está operando el departamento de planeación de producción dentro de la estructura de metas y objetivos a corto y a largo plazo en relación con la función de producción? De ser así, ¿Están conscientes las personas encargadas de planear la producción de las oportunidades y restricciones contenidas dentro de esta estructura? 5 ¿Se lleva a cabo la planeación diaria y rutinaria, de producción dentro de la estructura de amplios programas de requerimientos de producción y capacidad de manufactura? 6 Cuando los consejeros y los altos ejecutivos de la entidad han establecido límites en relación con los niveles de inventario, costos unitarios y otros asuntos similares ¿Están conscientes de dichos límites los encargados de hacer los planes de producción? y cuando llevan a cabo sus actividades rutinarias de planeación ¿Tratan de asegurarse de que se mantienen dentro de estos límites? 7 ¿Mantiene el departamento de control de producción registros diarios en relación con los centros de trabajo en cada departamento de manufactura, con suficiente detalle para permitirle preparar planes de la carga real de trabajo en cada centro de trabajo día por día, para los siguientes quince días aproximadamente y de la carga planeada en cada centro de trabajo, semana por semana durante los tres a seis meses siguientes? 8 ¿Existe un sistema satisfactorio para preparar los papeles de trabajo y transmitir la información a los departamentos de manufactura? 9 ¿Existen procedimientos para el avance del trabajo a través de cada etapa dentro de la fábrica y, cuando es necesario, para hacer presión en el avance del trabajo? 10 ¿Aparenta el trabajo de los encargados del seguimiento de avance estar dentro de los procedimientos y disciplinas establecidos dentro de la fábrica o tienen que hacer caso omiso de aquéllos para hacer que el trabajo salga a tiempo? Control de inventarios La meta general del cliente debe ser minimizar la inversión en los inventarios para disminuir (a) los impuestos sobre bienes, seguros, intereses, costos de manejo; (b) la pérdida derivada de daños y obsolescencia y (c) demandas de capital de trabajo sin un rendimiento inmediato sobre la inversión. Sin embargo, al mismo tiempo, el cliente necesita mantener niveles apropiados de inventarios consistentes con el proceso de producción y el servicio al cliente. Por lo tanto, debemos considerar cualesquiera sugerencias para reducir los niveles de inventario en el contexto de las políticas del cliente en relación con la retención de inventario. Las siguientes preguntas se refieren a la evaluación de la efectividad de los sistemas del cliente para manejar los inventarios. 1 ¿Hay un controlador de inventarios responsable del nivel de los inventarios retenidos y del servicio provisto a los clientes? 2 Al controlar y dar cuentas de los diferentes tipos de inventario ¿Se hace una distinción entre las partidas tales como materias primas, partes manufacturadas, partes compradas, productos terminados y partes de repuesto? 3 ¿Existe un sistema amplio y formal para registrar los movimientos de los inventarios que entran y salen a los almacenes, en registros tales como tarjetas de existencia en unidades, tarjetas de registro de inventarios, tarjetas del auxiliar de inventarios, etc.?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 4 ¿Existen procedimientos sistemáticos, con base en métodos científicos cuando es apropiado, para (a) ¿Estimar o pronosticar la demanda futura de productos a corto plazo? (b) ¿Definir claramente y establecer inventarios de "seguridad", provistos como un "amortiguador" contra las variaciones en la demanda o suministro planeada o prevista? (c) ¿Calcular cantidades económicas de pedidos? (una cantidad económica de pedidos se deriva de una simple fórmula matemática cuyos parámetros son los costos asociados con el inventario en libros y los costos asociados con el establecimiento de las cantidades a producir) (d) ¿Toma en consideración el inventario asignado a propósitos especiales o a clientes especiales y para tomar en cuenta las órdenes atrasadas? 5 ¿Se revisan las órdenes de reabastecimiento antes de ser liberadas, por lo menos con base en un muestreo? 6 Cuando se resume, en las cuentas periódicas, la información financiera en relación con los niveles de inventarios ¿Se muestran por separado los diferentes tipos de inventarios previamente mencionados? 7 ¿Son monitoreados los movimientos en los niveles de inventario contra los niveles presupuestados? 8 ¿Existen métodos o procedimientos para proyectar el valor de los inventarios y permitir el cálculo de los flujos de efectivo? Organización del inventario Con frecuencia se puede mejorar la organización física del inventario para producir eficiencias en la administración del inventario. Las siguientes preguntas tienen el propósito de identificar las oportunidades para la mejor organización del inventario. 1 ¿Ha revisado la gerencia el costo/beneficios de mantener el inventario en sitios remotos? 2 ¿Ha considerado la gerencia la reorganización del almacén para permitir la localización más fácil del inventario? 3 ¿Ha considerado la gerencia la forma de reducir los niveles de desecho? por ejemplo: (a) ¿el reporte regular de desechos? (b) ¿la evaluación de la producción de desechos por estación de trabajo? (c) ¿el reprocesar o vender los desechos tan pronto como sea posible? 4 ¿Segrega la gerencia el inventario obsoleto para facilitar el control de las cantidades y la valuación del inventario utilizable? Costeo Por lo general, una compañía opera un sistema de costos •

para proveer un medio preciso de calcular la utilidad reportada en las cuentas periódicas

•

para proveer un medio para el control detallado de los costos de producción

•

para proveer información de costos en relación con los productos, las operaciones y las actividades de la entidad, que pueda ser utilizada por la gerencia al tomar varias decisiones.

No todas las entidades necesitarán un sistema de costos detallado para todos los fines antes mencionados. Las siguientes preguntas deben ayudar a evaluar si el sistema de costos existente es apropiado. 1 ¿Está el sistema de costos totalmente integrado en los registros financieros de la entidad? 2 ¿Es amplia y suficientemente frecuente la distribución de los informes periódicos principales de costos? 3 Al determinar los precios de venta ¿Se hace referencia a los costos de productos derivados del sistema de costos y se ha encontrado que estos costos son útiles y confiables para este propósito? 4 Cuando es necesario compilar los costos para los propósitos de cotizaciones (a) ¿Hay una retroalimentación de los costos reales comparados con los costos utilizados para los propósitos de cotizaciones? (b) ¿Se revisan los porcentajes de costos utilizados para las cotizaciones y, cuando es necesario, se revisan con la frecuencia suficiente? 5 ¿Se utiliza el enfoque de costos marginales para fijar los precios de venta?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría D: Inventarios

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 6 ¿Permite el sistema de costos verificar la rentabilidad en relación con diferentes productos? 7 ¿Permitiría el sistema de costos hacer una evaluación confiable del efecto de los cambios en los siguientes conceptos sobre los resultados comerciales de la entidad? (a) ¿Volumen de ventas? (b) ¿Combinación de productos vendidos? (c) ¿Precios de venta? (d) ¿Costos marginales (directos)? (e) ¿Gastos indirectos? 8 ¿Provee el sistema de costos información útil para ayudar a la gerencia en lo siguiente? (a) ¿La selección de equipo económico de manufactura? (b) ¿El uso más rentable de la capacidad de manufactura excedente? (c) ¿La asignación de pedidos a las diferentes unidades de manufactura? (d) ¿La selección de los métodos de manufactura? (e) ¿La decisión entre hacer un producto o comprarlo? 9 ¿Provee el sistema de costos un medio confiable para evaluar el inventario y el trabajo en proceso? (a) ¿al cierre del año financiero de la entidad? (b) ¿para la preparación de las cuentas periódicas durante el año? 10 ¿Provee el sistema de costos un medio confiable para calcular la utilidad bruta para inclusión en las cuentas periódicas? 11. ¿Existen procedimientos para hacer que los gerentes y los supervisores sean responsables de controlar los costos de mano de obra, con los siguientes informes periódicos? (a) ¿costos reales de mano de obra productiva incurridos en relación con trabajo terminado, comparados con un costo estimado o estándar de mano de obra? (b) ¿costos de mano de obra no productiva, tal como el costo de mano de obra en espera de trabajo, en comparación con el presupuesto? 12 ¿Existen procedimientos para suministrar a los gerentes y los supervisores responsables de controlar el uso del material y los costos del material con informes periódicos de?: (a) ¿costos reales de materiales comprados, en comparación con el precio estimado o estándar de compra? (b) ¿el costo de materiales utilizados en la producción, en comparación con los costos estimados o estándar? (c) ¿el costo de materiales y de los productos terminados o semi-terminados que se convierten en material de desecho durante la producción? 13 Si hay en operación un sistema de costos estándar: (a) ¿Se basan los estándares de mano de obra en los resultados de ejercicios de estudio de trabajo? (b) ¿Se derivan los estándares de materiales en una especificación detallada de los productos? (c) ¿Se acuerdan los estándares con los ejecutivos apropiados que son responsables de controlar los costos reales contra estos estándares, antes de fijarlos? (d) ¿Existen procedimientos para la revisión sistemática y regular de los estándares y, si es necesario, modificarlos para tomar en cuenta los cambios en las líneas de productos, métodos de producción, etc.? (e) ¿Han sido revisados suficientemente y frecuentemente, los niveles de costos estándar y se encuentran ahora realísticos y actualizados?

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría E: Clientes

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA E: CLIENTES ASEVERACIONES Descripción

T

Los clientes registrados representan todas las cantidades que todavía no pagan por el suministro de bienes o servicios en este período y en los anteriores.

3

E

A

V

3

Los clientes registrados representan las cantidades que deben por el suministro de bienes y servicios.

3

Los clientes están debidamente registrados por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Se hacen los ajustes apropiados en los clientes registrados, por las cantidades que no se espera recuperar y por las modificaciones en los tipos de cambio de divisas extranjeras.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

Ordenes aceptadas con altos riesgos de crédito.

3

Compilación incorrecta de la antigüedad de deudores; no se reconocen las cantidades potencialmente incobrables.

3

Entregas no facturadas (cuando el inventario y el costo de ventas se basa en la facturación, podría dar como resultado un inventario sobrevaluado).

3

Mala clasificación o falta de reconocimiento de ingresos; los deudores no han sido registrados.

3

3 3

Los ingresos son registrados con las cantidades equivocadas. Los ingresos son registrados en períodos equivocados, por ejemplo, para balancear las utilidades.

3

Notas de crédito emitidas por devoluciones o descuentos no devengados.

3

Se suprimen los ingresos para reducir los impuestos o las regalías.

3

3

Las facturas se registran, pero la mercancía no es enviada o los servicios no son prestados o la mercancía es enviada y los servicios son prestados hasta el siguiente período (si el inventario y el costo de ventas se basa en las facturas registradas, esto puede dar como resultado un inventario bajo valuado).

3

Los ingresos son registrados a pesar de contingencias importantes.

3

Los ingresos y los deudores son sobrevaluados para (1) dar la impresión de un mejor rendimiento, (2) cumplir con el pronóstico de ventas o (3) aumentar las comisiones, compensaciones o participación de utilidades.

3

Las devoluciones u otros descuentos son mal clasificados o no se registran.

3

Las facturas son registradas a una cantidad inferior a la total; los clientes envían el total y hay malversación de la diferencia.

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3

3 3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría E: Clientes

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Qué vende la entidad? ¿Se han actualizado los productos? ¿Cuál es el riesgo de obsolescencia de los productos actuales? ¿El ciclo de ventas es de temporada? 2

¿Cómo determina la entidad los precios de venta? ¿Se ven afectados los precios por las regulaciones?

3

¿Paga o recibe la entidad regalías en relación con sus productos?

4

¿Ofrece la entidad garantías especiales? ¿Se devuelven muchos de los artículos por tener defectos o para reparaciones de garantía?

5

¿Restringe la producción la capacidad de la entidad para cumplir con las órdenes o desarrollar productos nuevos?

6

¿Cuáles son los términos comerciales normales? ¿Ofrece la entidad descuentos comerciales, rebajas por compras a granel, bonificaciones por fidelidad, etc.? ¿Qué tan importantes son?

7

¿Cómo comercializa la entidad sus productos?

8

¿Qué proporción de las ventas se hacen en efectivo?

9

¿Qué tan importantes son los clientes? ¿Existen circunstancias especiales que afecten a cualquiera de los clientes?

10 ¿Envía la entidad estados en forma regular e inmediata? ¿Persigue a los morosos? 11 ¿Qué historia y qué experiencia tiene, en la industria, la entidad en lo que se refiere a cuentas malas? ¿Tiene la entidad algún seguro para proteger sus saldos de deudores o recurre al factoraje? 12 ¿Acepta la entidad letras de cambio u otros documentos de crédito como pago de deudores? De ser así ¿Bajo qué circunstancias? ¿Son descontados dichos documentos? 13 ¿Cómo distribuye sus productos la entidad? ¿Utiliza sus propios vehículos o a subcontratistas o son los propios clientes los que recogen la mercancía? 14 ¿Cuándo se reconocen los ingresos en las cuentas? ¿Cómo se ve esto afectado cuando los bienes se venden en ofertas o son devueltos o están en consignación o están sujetos a la reservación de título?

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Ventas Descuentos Devoluciones y bonificaciones Gastos por deudas malas Inventarios y costo de ventas Ingresos diferidos

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Los clientes representan el resultado neto de dos corrientes de transacciones 1. ventas y 2. recepción de efectivo Los posibles procedimientos de control de cada una de estas corrientes de transacciones se incluyen en la Guía F del Plan de Auditoría Ventas y Guía G del Plan de Auditoría - Efectivo. La interacción de las corrientes relevantes de cada aseveración se incluye a continuación. Aseveración

Aseveraciones relacionadas

Totalidad

• •

Ventas - Totalidad Recepciones de efectivo - Existencia

Existencia

• •

Ventas - Existencia Recepción de efectivo - Totalidad

Exactitud

• •

Ventas - Exactitud Recepción de efectivo - Exactitud

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

72

relevantes

para

las

corrientes

de

transacciones

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría E: Clientes

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de las relaciones son llevadas a cabo por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otros datos financieros para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas en relación con: 1 clientes 2 provisión para cuentas dudosas 3 gasto por deudas malas Determine las revisiones que son llevadas a cabo por la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer el control sobre 1. deudores anormalmente grandes 2. antigüedad de los clientes 3. límites de crédito externos de los deudores 4 .cuentas en disputa 5. saldos acreedores 6. cancelaciones Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando datos confiables que concuerden con los registros de contabilidad Analice las cuentas de control del libro mayor en relación con 1 2 3 4

total de movimientos durante el período número y cantidades de cada tipo de transacción (facturas, créditos otorgados, recepciones de efectivo asientos de ajuste) número e importe de saldos acreedores naturaleza y frecuencia de asientos anormales

Analice la composición de los deudores 1 2 3 4 5

número, tamaño (saldo promedio) y tipo de cuentas antigüedad días-venta en clientes clasificación a corto y a largo plazo clientes en cobranza

Analice el gasto por deudas malas 1 2 3 4 5

movimientos en las cuentas en el período actual deudores cancelados deudores que pagan después de ser cancelados provisiones adicionales hechas reserva para cuentas dudosas como un porcentaje de los deudores

Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4 5

informes de excepciones de saldos acreedores informes de clientes deudores en orden de valor informes de cobranzas de cuentas particulares después del cierre del año antigüedad de deudores comparación de las ventas durante el año con el saldo de deudores

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría E: Clientes

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimientos

T

E

A

V

1 deudores 2 clientes por tipo de venta

3 3

3 3

3 3

Compare la lista antigüedad de clientes con los que había en años anteriores y observe cualesquiera cambios significativos (por ejemplo, cambios en los clientes principales, saldos de los clientes principales en el porcentaje de cuentas vencidas, en la proporción de los saldos acreedores, etc.)

3

3

3

3

Compare el saldo de clientes del período actual como un porcentaje de las ventas netas contra el porcentaje de períodos anteriores, considere la racionabilidad de los porcentajes del período en relación con las condiciones económicas actuales, políticas de crédito, etc.

3

3

3

3

Compare el número de días venta en el saldo de clientes con aquél de períodos anteriores, considere la racionabilidad de las cantidades del período en relación con las condiciones económicas, políticas de crédito, promedios de la industria, etc.

3

3

3

3

Compare el número de días-ventas del período actual en clientes con el número de días-ventas en clientes durante los últimos tres meses del año y con el promedio del año

3

3

3

3

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualquier relación no esperada o anormal entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o anormales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 3 3 3

1 reserva para cuentas dudosas como un porcentaje de las ventas 2 reserva para cuentas dudosas como un porcentaje de los clientes 3 gasto por deudas malas 3

3

3

1 número de días-ventas 2 cambios en los clientes principales, clientes principales en las cuentas sobrevencidas, proporción de los saldos acreedores

3 3

3 3

3 3

Compare la provisión del año actual para notas de crédito no emitidas al final del año, como un porcentaje de los créditos totales emitidos y de los clientes con los porcentajes de períodos anteriores

3

3

3

Compare las notas de crédito emitidas después del final del año con la provisión a final del año

3

3

3

3 3

3 3

3 3

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales con los papeles de trabajo del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia a partir de pruebas relacionadas de los controles

3

3

3

3

Considere la evidencia a partir de procedimientos analíticos substantivos relacionados

3

3

3

3

Considere la naturaleza y el grado de evidencia substantiva ya obtenida respecto a áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

Compare las cobranzas obtenidas después del cierre del período con los clientes a final del período.

3

Compare los deudores de cada mes posterior al cierre del año con los que existían a finales del año por

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o anormales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 cobranza a clientes 2 cobranza a clientes en relación con el nivel y la tendencia de las ventas

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría E: Clientes

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Obtenga una conciliación de la lista de los deudores con el libro mayor y 1 2 3

verifique la exactitud aritmética verifique las cantidades contra las fuentes investigue las partidas ajustadas grandes o anormales

3 3

3 3 3

Obtenga la lista de deudores y 1 2 3 4

3

verifique la exactitud aritmética investigue las partidas grandes o anormales investigue los saldos acreedores pruebe la conversión de monedas extranjeras

3 3

3 3

Obtenga una lista de antigüedad de saldo de los deudores y 1 2 3

3 3 3

Verifique la exactitud aritmética verifique contra la lista de deudores verifique la exactitud de la antigüedad comparando las partidas individuales contra los comprobantes

Obtenga un análisis de provisión para adeudos dudosos y 1 2 3 4

3 3

verifique la exactitud aritmética verifique los totales con el libro mayor discuta con la gerencia la base para llegar a la provisión y considere si el método es razonable Como muestra, verifique si la provisión es razonable con referencia en (a) listado de antigüedad (b) historial de pagos (c) remisiones posteriores al balance general (d) correspondencia del cliente

3 3

En una muestra de los saldos de clientes con fechas de pago vencidos 1 2

3 3

Verifique si está incluido en la provisión para adeudos dudosos Verifique si se requiere una provisión con referencia a (a) historial de pago (b) remisiones posteriores al balance general (c) correspondencia del cliente (d) determinación de nivel de crédito 3

Analice cuentas suspendidas Circularice una muestra de clientes (Nota de Procedimientos 1A)

3

3

3

3

3

3

3

3

En una muestra de clientes, verifique el saldo contra: 1 2

el efectivo recibido después del cierre del ejercicio, concuerde el efectivo recibido con los registros de entradas de efectivo y avisos de remisión, y para las partidas no pagodas, contra la evidencia de entrega de la mercancía o servicios entregados.

Obtenga la lista de transacciones de pagos de clientes y 1 2 3

3 3

concuerde los sub-totales seleccionados contra el mayor general verifique la exactitud aritmética investigue partidas grandes o inusuales

3

3

Para una muestra de cobranza de la lista de cobranza 1 2 3

3 3

concuerde contra la ficha de depósito y el estado de cuenta concuerde contra el aviso de pago del cliente concuerdo contra el registro en la cuenta del cliente

3

Para una muestra de cobranza previa y posterior al cierre del ejercicio, ejecute una prueba al corte de formas (Nota de Procedimientos 3A)

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3

3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría E: Clientes

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Control del capital de trabajo Con frecuencia, la cantidad de capital de trabajo "amarrada" en clientes puede ser importante. La meta general del cliente debe ser reducir su inversión en clientes pero, al mismo tiempo, reconocer las necesidades financieras de sus clientes. Las siguientes preguntas tienen el propósito de evaluar si la gerencia ha llevado a cabo todas las acciones factibles para reducir el saldo de deudores. 1

¿Se notifica a la gerencia de las deudas sobrevencidas con informes regulares de antigüedad, para que la gerencia pueda asegurar que se tome la acción adecuada para perseguir las deudas sobrevencidas?

2

¿Tiene el departamento encargado del libro de ventas el personal apropiado?

3

¿Ha considerado la gerencia el factoraje de deudores para acelerar el flujo de efectivo, considerando los costos de factoraje en contraste con el costo de la función interna de crédito?

4

¿Ofrece el cliente descuentos por pronto pago?

5

¿Carga el cliente intereses por deudas vencidas?

6

¿Ha considerado el cliente una reducción en la comisión de los vendedores por cuentas vencidas y pagarles sus comisiones sólo cuando su cliente pague?

Protección contra pérdida Las políticas de crédito operadas por un cliente pueden ser un factor significativo para reducir el nivel de pérdida derivada de las cuentas incobrables. Las siguientes preguntas tienen el propósito de determinar si el cliente ha establecido las políticas apropiadas. 1

¿Ha establecido la gerencia una política de crédito escrita utilizando información financiera actualizada de los clientes o investigaciones de crédito realizadas por terceros?

2

¿Vuelve a evaluar la gerencia las políticas de crédito cuando cambian las condiciones económicas? (por ejemplo, cuando el margen de utilidad es alto y la economía general es estable, una política de crédito más liberal podría estimular las ventas permitiendo un margen más amplio de riesgo de crédito aceptable

3

¿Considera la gerencia, al tomar decisiones en relación con las cuentas de crédito de alto riesgo, el utilizar técnicas de protección contra pérdida, tales como: (a) ¿Cartas de crédito? (b) ¿Embarques parciales? (c) ¿Garantías personales? (d) ¿Gravámenes sobre activos? (e) ¿Ventas a consignación? (f) ¿Pagos por anticipado?

4

¿Ha hecho la gerencia investigaciones en relación con los seguros de crédito, especialmente para los casos de ventas de exportación?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA F: VENTAS ASEVERACIONES Descripción

T

Todos los bienes o servicios suministrados son facturados y todas las facturas son reflejadas en los estados financieros.

3

E

A

V

3

3

A

V

3

3

3

3

3

3

3

3

3

Las ventas registradas representan las cantidades que debían los clientes por el suministro de bienes y servicios. Las ventas están debidamente registradas por su importe y cuenta en los registros financieros correspondientes.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

Entregas no facturadas.

3

Ingresos mal clasificados o no reconocidos, cuentas por cobrar no registradas.

3

E

Ingresos registrados por cantidades equivocadas Ingresos registrados en el período equivocado, por ejemplo para reducir las utilidades.

3

Créditos emitidos por devoluciones o descuentos no devengados, o por otro concepto, sin seguir la política de la entidad.

3

Ingresos suprimidos para reducir los impuestos o regalías basadas en el volumen.

3

3

Facturas registradas sin enviar la mercancía o sin prestar servicios o envío de mercancía y prestación de servicios hasta el período siguiente (si el inventario y el costo de ventas está basado en las facturas registradas, esto puede dar como resultado una subvaluación de los inventarios y una sobrevaluación del costo de ventas).

3

Ventas y clientes sobrevaluados para (1) mejorar la fotografía del desempeño, (2) alcanzar el pronóstico de ventas, o (3) incrementar las comisiones, los bonos o la participación de utilidades.

3

Devoluciones u otras bonificaciones (incluyendo garantías) mal clasificadas o no registradas.

3 3

Facturas registradas por una cantidad inferior a la total.

ENTENDIENDO EL NEGOCIO Vea la Guía E del Plan de Auditoría - Clientes.

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Clientes Descuentos Devoluciones y bonificación Inventarios y costo de ventas Ingresos diferidos

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia de que están registradas todas las transacciones de ventas realizadas durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Toda la mercancía enviada y los servicios prestados son facturados tanto en el caso de venta a crédito como de ventas al contado

• recibos prenumerados • seguimiento independiente (o verificación por computadora) de continuidad de serie de las boletas de embarque o de los números de las órdenes de ventas • embarques y facturación segregados de las recepciones de efectivo • control de acceso al área de embarque • control sobre las ventas no rutinarias (derechos, empleados, etc.) • encerrar con llave las cintas de la caja registradora • diarios de embarque para ventas C.O.D.

• análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidades brutas y de las tendencias de ventas, realizado por la gerencia • comparación regular (por lo menos mensual) de las ventas presupuestadas con las ventas reales e investigación de variaciones, realizada por la gerencia

2 Todas las ventas facturadas son registradas en las cuentas

• seguimiento independiente (o verificación por computadora) de la continuidad de la serie de las facturas de ventas • comparación de los números de órdenes de embarque o de venta contra los documentos procesados a través de los asientos en clientes deudores o a través del registro en el resumen de ventas • facturación segregada del departamento encargado del libro de ventas • facturación total directa contra fuente de asientos del libro mayor • conciliación del libro de ventas con la cuenta de control t

• análisis regular (por lo menos cada mes) de las relaciones de utilidad bruta y de las tendencias de ventas, realizado por la gerencia • comparación regular (por lo menos mensual) de las ventas presupuestadas con las ventas reales e investigación de variaciones, realizadas por la gerencia

3 Todas las notas de crédito registradas (cargos a ventas) representan la mercancía devuelta o las reclamaciones legítimas de los clientes

• aprobación de las notas de crédito prenumeradas en forma independiente del departamento encargado del libro de ventas • respaldo apropiado de las notas de crédito

• análisis de devoluciones y descuentos sobre ventas e investigación de anomalías, realizados por la gerencia

Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todas las transacciones de ventas registradas representan eventos económicos que ocurrieron durante el período y son de la entidad? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todas las ventas registradas representan el intercambio de bienes y servicios con clientes de la entidad

• comparación de facturas contra boletas de embarque u órdenes de ventas • que se requiera la firma del cliente antes de liberar los bienes o prestar los servicios • envío de estados mensuales a los clientes • control adecuado del archivo maestro de clientes • cancelación de los documentos originales para evitar la facturación duplicada

• revisión regular de la lista de clientes realizada por la gerencia • investigación, por la gerencia, de cuentas vencidas de clientes • análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidad bruta y de las tendencias de ventas, realizado por la gerencia

2 Todas las ventas registradas ocurrieron durante el período financiero

• procedimientos adecuados de corte • políticas bien definidas y reconocimiento apropiado de los ingresos con comunicación clara al personal de contabilidad

• comparación regular (por lo menos mensual) de las ventas presupuestadas con las ventas reales e investigación de variaciones por la gerencia • revisión de las transacciones principales a finales del período para asegurarse de que se observaron las políticas de reconocimiento de ingresos, realizada por la gerencia

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Exactitud/valuación: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todas las transacciones de ventas registradas son reportadas en las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Las facturas preparadas

• verificación de cantidades, precios y extensiones y en caso de computarización, pruebas de la racionabilidad de precios • lista de precios estándar excepciones aprobadas y, en caso de computarización, control adecuado del archivo maestro de precios y clientes

• revisión regular (por lo menos mensual) de los informes de excepciones de precios y seguimiento por parte de la gerencia

• comparación de detalles con las facturas de ventas relacionadas • verificación y aprobación de los cálculos de descuentos y bonificaciones

• revisión por la gerencia, del análisis de los cargos a ventas

son

correctamente

2 Las notas de crédito correctamente preparadas

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son

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la Gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de las relaciones son realizadas por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otra información financiera para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas por 1 2 3 4 5

ingresos por producto o localización márgenes brutos por producto y localización devoluciones, descuentos y bonificaciones ingresos y tendencias de crédito por producto o localización tendencias relativas a las ventas

Determine qué revisiones son realizadas por la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer control sobre 1 2 3 4

ventas anormalmente grandes fluctuaciones en el volumen de ventas cambios en los precios de ventas fluctuaciones en los márgenes brutos por producto o localización

Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando información confiable que concuerde con los registros contables Analice las cuentas de control del libro mayor en relación con: 1 total de movimientos en el período 2 número y cantidades de cada tipo de transacción (facturas, créditos otorgados, asientos de ajuste) 3 naturaleza y frecuencia de los asientos no usuales Analice la composición de las ventas 1 2 3 4 5

por producto por localización por cliente por vendedor por efectivo o crédito

Analice el valor de ventas de las órdenes durante el período 1 2 3 4

por producto por localización por cliente por vendedor

Analice la comisión sobre ventas durante el período 1 por producto 2 por localización 3 por vendedor Considere el utilizar las TAACs para producir 1 2 3 4 5

informes de las transacciones grandes de ventas informes de precios o descuentos no usuales informes de ventas por producto informes de las notas de crédito de valor alto informes de comisiones por vendedor

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

3 3

3 3

3 3

3 3

3 3

3 3

3 3

3 3

1 ventas de los meses anteriores y posteriores al cierre del período 2 devoluciones, descuentos y bonificaciones por los meses anteriores y posteriores al cierre del período en total y como un porcentaje de las ventas

3 3

3 3

Compare las ventas de cada mes con las del año anterior y verifique que la variación estacional (cuando sea relevante) sea consistente

3

3

3

3

Compare los márgenes con el margen estándar en precios, política de precios, márgenes del año anterior y estadísticas comparables de la industria

3

3

3

3

Compare las órdenes del período con las ventas (con retrasos por período apropiado)

3

3

Compare las notas de crédito por mes con las ventas

3

3

Considere la relación de efectivo a ventas a crédito

3

3

3 3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

Considere el volumen de las ventas dada la capacidad física del negocio (por ejemplo, capacidad del almacén, capacidad de producción)

3

3

Revise la utilización de la capacidad disponible y, en relación con esto, los ingresos promedio por unidad (por ejemplo, tonelada, milla, metros cuadrados)

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

3

Revise las conciliaciones de las cantidades facturadas con las cantidades enviadas, cantidades ordenadas y cantidades registradas en el costo de la mercancía vendida

3

3

Revise las conciliaciones de las unidades reportadas como vendidas con las compras de inventarios y/o información de producción

3

3

Pruebe las ventas multiplicando las unidades vendidas por un precio de venta promedio por producto

3

3

3

3

Concilie las ventas con las declaraciones de impuestos sobre ventas, por ejemplo, IVA, (con provisión para salidas no derivadas de las ventas)

3

3

3

3

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 ventas por producto o localización 2 utilidad bruta por producto o localización Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 total de devoluciones, descuentos y bonificaciones 2 devoluciones, descuentos y bonificaciones, como porcentaje de las ventas Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Explique los cambios en las siguientes relaciones 1 comisiones a ventas 2 descuentos concedidos a ventas 3 transporte a ventas 4 otros gastos de ventas a ventas

Pruebas de relaciones Revise las conciliaciones entre las actividades registradas de dos o más funciones independientes 1 total de recepciones registradas por cajeros = total de asientos de abonos en los clientes registrados por el departamento encargado del mayor de ventas 2 total de los asientos de cargos a clientes registrados por el departamento encargado del mayor de ventas = total de ventas con base en el valor del pedido 3 total de la mercancía enviada registrada por el departamento de embarques = total de la mercancía entregada al departamento de embarques registrado por almacenes 4 total de ventas registradas por el departamento de ventas = valor total de la mercancía enviada, registrado por el departamento de embarques

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales (por ejemplo, de ingresos diferidos, provisiones de notas de crédito) contra los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de pruebas relativas de controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de los procedimientos analíticos substantivos relacionados

3

3

3

3

Considere la naturaleza y la extensión de la evidencia substantiva de áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

3 3

3 3

3 3

3 3 3

3 3

3 3

3 3

3 3 3

Obtenga una lista de facturas y 1 verifique la exactitud aritmética 2 compare los subtotales seleccionados con el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3 3

3

Para el muestreo de las facturas de las listas de facturas 3 3

1 verifique contra factura 2 verifique los detalles de la factura contra los registros de la mercancía despachada o de los servicios prestados 3 verifique el precio de la factura contra la lista autorizada de precios 4 verifique el tratamiento del impuesto sobre ventas 5 verifique los asientos contra la cuenta del cliente Para el muestreo de la mercancía despachada o de los servicios suministrados 3 3

1 verifique contra factura 2 verifique la factura contra la lista de facturas Obtenga una lista de notas de crédito y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique los subtotales seleccionados contra el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3

3 3

Para el muestreo de las notas de crédito de la lista de notas de crédito 3 3

1 verifique contra la nota de crédito 2 verifique los detalles de la nota de crédito contra los registros de la mercancía devuelta u otra documentación de respaldo 3 verifique la cantidad de la nota de crédito contra la factura original 4 verifique el tratamiento del impuesto sobre ventas 5 verifique los asientos contra la cuenta del cliente Para el muestreo de la mercancía despachada antes y después del cierre del año, verifique que la factura se haya preparado y registrado en el período correcto (Nota de Procedimiento 3A)

3

3

Para el muestreo de las facturas registradas antes y después del cierre del año, verifique que la mercancía haya sido suministrada o los servicios hayan sido prestados en el período correcto (Nota de Procedimiento 3A)

3

3

Obtenga detalles de la provisión para notas de crédito emitidas después del final del año y 1 verifique contra libro mayor 2 comente con la gerencia la base para la preparación y considere la racionabilidad del método 3 para el muestreo, verifique si la provisión es adecuada haciendo referencia a la documentación de respaldo Para el muestreo de notas de crédito de la lista de notas de crédito, después del final del año, verifique contra la provisión para notas de crédito

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3 3 3

3

3

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría F: Ventas

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Control del capital de trabajo La gerencia puede mejorar el flujo de efectivo reduciendo el tiempo promedio necesario para enviar los productos después de aceptar un pedido y acelerar el proceso de facturación. Las siguientes preguntas tienen como propósito considerar si la gerencia ha investigado un número de posibilidades 1 ¿Tiene el departamento de facturación el personal adecuado? 2 ¿Establece la gerencia prioridades en la preparación de facturas, por ejemplo, que se procesen primero las facturas con alto valor monetario? 3 ¿Ha investigado la gerencia si conviene preparar la factura de ventas al aceptar el pedido? 4 ¿Factura la gerencia los envíos parciales o el trabajo en proceso conforme el trabajo es realizado? Mercadotecnia Las siguientes preguntas se refieren a la evaluación para determinar si la gerencia ha captado, o no, en forma efectiva, la mercadotecnia de los productos o servicios de la entidad. 1 ¿Ha desarrollado la gerencia un plan general de mercadotecnia que (a) ¿Contemple la mercadotecnia a largo plazo, con planes que abarquen más de un año a futuro? (b) ¿Identifica su meta de mercado? 2 ¿Pronostica la gerencia las ventas en forma efectiva para permitir un plan apropiado de manufactura y compras (y evalúa la exactitud de los pronósticos hechos con anterioridad)? 3 ¿Cuenta la gerencia con información adecuada en relación con otras organizaciones, mercados y aspectos similares del ambiente en el que la entidad opera? 4 ¿Existe un buen sistema de costeo que ayude a establecer los precios adecuados de venta de mercancía? (Vea la Guía D del Plan de Auditoría - Inventario) 5 ¿Considera la gerencia periódicamente la mejor forma de promover los productos y servicios de la entidad, incluyendo la efectividad de las técnicas existentes de promoción y gastos relativos?

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

GUIA DEL PLAN DE AUDITORIA G: EFECTIVO ASEVERACIONES Descripción

T

E

A

V

3

Todos los saldos de efectivo aparecen en los estados financieros.

3

Los saldos registrados de efectivo representan los fondos que la entidad tiene derecho a utilizar.

3

Los saldos de efectivo son registrados en forma apropiada por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Se hacen los ajustes apropiados a saldos de efectivo registrados por cambios en tipos de cambio de divisas extranjeras

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

3

Desembolsos registrados, pero los cheques son retenidos hasta el siguiente período. Efectivo o cheques perdidos.

3

Malversación de recepciones de efectivo; faltantes cubiertos por medio de asientos retrasados.

3

Desembolsos mal clasificados o sin registrar.

3

Cheques enviados por correo, pero desembolsos no registrados sino hasta el siguiente período.

3

3

3

Desembolsos registrados por la cantidad equivocada. 3

Modificación de la conciliación bancaria para ocultar malversaciones; por ejemplo, se compensan contra cheques antiguos no cobrados. Alteración de los saldos de efectivo a finales del año, haciendo registros de transacciones que se revertirán después del final del año.

3

3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Qué tipos de cuentas bancarias mantiene la entidad? ¿Cuántas? 2 ¿Se preparan presupuestos y pronósticos de efectivo? 3 ¿Hay arreglos de transferencias de grupo o de otro tipo? 4 ¿Opera la entidad con sobregiros? ¿Existen cuentas contra las que no se ha girado? ¿Cuándo van a ser revisadas? 5 ¿Ha obtenido el banco garantías como protección contra sobregiros y préstamos? ¿Qué tipo de seguridad? 6 ¿Hace pagos o recibe pagos la entidad en divisas extranjeras? ¿Tiene cuentas en divisas extranjeras? ¿Compra o vende la entidad divisas extranjeras a futuro? 7 ¿Utiliza la entidad letras de cambio? 8 ¿Invierte la entidad fondos en el mercado de dinero? 9 ¿Hay fondos retenidos a nombre de clientes o dinero de clientes que deba ser retenido en cuentas especiales?

ÁREAS RELACIONADAS DE ESTADOS FINANCIEROS Clientes Deudores Proveedores Gastos Intereses por cobrar Intereses por pagar

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL - RECEPCIONES DE EFECTIVO Recepciones de efectivo - Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia de que se registra todo el efectivo remitido a la entidad durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todos los pagos son depositados y registrados

• poner en los cheques un sello que diga "solo para depósitos" (o cruzar los cheques en alguna otra forma) al abrir la correspondencia, en tal forma que el banco sólo acepte esos cheques para depósito • segregación de las funciones del cajero y del encargado del mayor de ventas • que se haga una lista de las recepciones por correo que estén dirigidas al cajero o que de inmediato se haga un control de los totales • conciliación independiente del diario de depósitos con los asientos en el mayor de ventas y las ventas en efectivo • que se lleve a cabo rápidamente la verificación de depósitos

• comparación regular (por lo menos mensual) de las recepciones reales de los presupuestos de flujo de efectivo e investigación de anomalías, realizada por la gerencia • revisión regular (por lo menos mensual) de las antigüedad de las cuentas por cobrar y seguimiento de las cuentas sobrevencidas, por la gerencia

2 Se registren todos los ingresos por ventas en efectivo

• copia de factura de caja registradora o recibos prenumerados • comparación independiente de los ingresos con los registros de ventas • control de las cobranzas realizadas por la persona encargada de las ventas COD

• comparación regular (por lo menos mensual) de las recepciones reales de efectivo con los presupuestos de flujo de efectivo e investigación de anomalías por la gerencia

3 No ocurra el "jineteo" (ocultamiento de faltantes de efectivo por medio de la manipulación de abonos en el mayor de ventas)

• seguimiento independiente de investigación con clientes y cuentas sobrevencidas • verificación y envíos por correo de los estados en forma independiente del departamento encargado del mayor de ventas • segregación del departamento encargado del mayor de ventas de aquél encargado de las recepciones de efectivo

• revisión regular (por lo menos mensual) de las cuentas por cobrar con antigüedad y seguimiento de las cuentas sobrevencidas, por la gerencia

Recepciones de efectivo - Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia que todas las recepciones de efectivo registradas en el período representan eventos económicos que son atribuibles a la entidad? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todas las recepciones registradas representan efectivo recibido por la entidad

• todas las recepciones de efectivo se depositen de inmediato en el banco • que la función del cajero sea segregada de aquélla de los encargados del mayor de deudores • preparar una lista de cheques antes de depositarlos • conciliación independiente del total diario de depósitos con los registros de recepción de efectivo • control de transferencias bancarias

• conciliación bancaria independiente con los estados recibidos directamente del banco • aprobación por la gerencia de conciliaciones bancarias • comparación regular (por lo menos mensual) de la recepción real de efectivo con los presupuestos de flujo de efectivo e investigación de anomalías, por la gerencia

2 Todas las recepciones registradas hayan ocurrido en el período financiero

• procedimientos adecuados de corte

• revisión por la gerencia de los depósitos pendientes en la conciliación bancaria al cierre del período

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL - RECEPCIONES DE EFECTIVO Recepciones de efectivo - Exactitud ¿Cómo se asegura la gerencia de que todas las recepciones de efectivo registradas son reportadas con las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Las cantidades que corresponden a recepción de efectivo están correctamente calculadas

• comparación de las cantidades recibidas con los detalles de avisos de remisión o cálculos de respaldo • verificación de extensiones y adiciones y, en caso de computarización, realización de pruebas de racionabilidad en relación con los totales

• seguimiento, por la gerencia, de las cuentas de deudores con saldos acreedores • investigación, por la gerencia, de las cuentas sobrevencidas de clientes

2 Las recepciones de efectivo son registradas correctamente

• cancelación de documentos originales para evitar asientos duplicados • comprobación regular del diario de efectivo y verificación contra las cuentas de control del libro mayor • en caso de computarización, verificación clave, dígitos de auto verificación y verificación de entrada contra salida

• seguimiento, por la gerencia de las cuentas de deudores con saldos acreedores • investigación de las cuentas de clientes sobrevencidas, por la gerencia • conciliaciones bancarias independientes • aprobación, por la gerencia de conciliaciones bancarias

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL – PAGOS EN EFECTIVO Pagos en efectivo - Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia de que se registró todo el efectivo desembolsado por la entidad durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Se registran todos los desembolsos hechos con cheques

• cheques prenumerados con seguimiento independiente (o verificación por computadora) de la continuidad de la serie • procedimiento adecuados de corte • restricción del acceso a los cheques en blanco, sólo al personal autorizado • autorización, por parte del consejo de administración de todas las cuentas bancarias y de los signatarios

• conciliación bancaria independiente con cheques recibidos directamente del banco • conciliación bancaria aprobada por la gerencia • comparación regular (por lo menos mensual) de los desembolsos reales en efectivo con los presupuestos de flujo de efectivo e investigación, por la gerencia, de las anomalías

2 Que se registran todos desembolsos de caja chica

• uso de fondos fijos • arqueos periódicos independientes • empleados responsables de cada fondo

• aprobación por la gerencia de los reembolsos de fondos

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los

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL – PAGOS EN EFECTIVO Pagos de efectivo - Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los desembolsos de efectivo registrados se han hecho a cambio de un valor recibido por la entidad durante un período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todos los desembolsos registrados representan la recepción de bienes o servicios por la entidad

• la firma de 2 funcionarios independientes de los departamentos de compras, recepción, mayor de compras y preparación de cheques • que el primer funcionario que firme examine los comprobantes de los pagos que van a hacerse y los apruebe • que el segundo funcionario que firme y examine los comprobantes • protección de cheques antes de firmarlos • control de las placas de firmas • envío directo de cheques por correo • comprobación regular del mayor de compras • cheques prenumerados, contabilizados, con serie continuada, control de cheques no utilizados • control de transferencias bancarias • que no se emitan cheques al portador, ni cheques a la caja • cancelación de documentos para evitar que se vuelvan a utilizar • asignación de cuentas de mayor de acuerdo con la responsabilidad de gastos • control cuando las facturas se paguen antes de verificación total

• Conciliación bancaria independiente directamente con el banco • aprobación por la gerencia de conciliaciones bancarias • comparación regular (por lo menos mensual) de desembolsos reales de efectivo con los presupuestos de flujos de efectivo e investigación por variaciones, por la gerencia

2 Todos los desembolsos registrados ocurrieron en el período

• procedimientos adecuados de corte • envío inmediato de cheques por correo

• revisión, por la gerencia, de cheques no cobrados en conciliaciones bancarias a finales del período

Pagos de efectivo - Exactitud: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los desembolsos de efectivo registrados son reportados por las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Las cantidades de desembolsos en efectivo fueron correctamente calculadas

• verificación de cantidades de cheques contra comprobantes • verificación de extensiones y adiciones y, caso de computarización, pruebas de racionabilidad de los totales

• seguimiento, por la gerencia, de saldos deudores en las cuentas a acreedores • seguimiento de dudas de acreedores por la gerencia

2 se registran correctamente desembolsos de efectivo

• cancelación de documentos originales para evitar asientos duplicados • comprobación regular del diario de caja y verificación contra las cuentas de control del libro mayor • en caso de computarización, verificación clave, dígitos de auto verificación y verificación de entradas contra salidas

• seguimiento, por la gerencia, de saldos deudores en las cuentas a acreedores t • seguimiento de las dudas de proveedores por la gerencia • conciliaciones bancarias independientes • aprobación, por la gerencia, de las conciliaciones bancarias

los

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de relaciones son llevadas a cabo por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, comparaciones con las cantidades presupuestadas (por ejemplo pronósticos de flujo de efectivo) u otra información financiera para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas para 1 saldos de efectivo 2 pagos en efectivo 3 recepciones de efectivo Determine qué revisiones son realizadas por la gerencia utilizando informes de la gerencia o informes de excepciones para ejercer el control sobre 1 2 3 4 5

fluctuaciones en relación con los pronósticos de flujo de efectivo sobregiro de cuentas bancarias cuentas ociosas depósito rápido de recepciones de efectivo conciliaciones bancarias

Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando información confiable que concuerde con los registros de contabilidad Analice las cuentas de control de efectivo del libro mayor en relación con 1 total de movimientos en el período 2 número y cantidades de cada tipo de transacción 3 naturaleza y frecuencia de asientos no usuales Analice la composición del efectivo 1 2 3 4

número, tamaño (saldo promedio) y tipo de cuentas naturaleza de restricciones instituciones en las que se mantienen depósitos cuentas mantenidas con partes relacionadas

Considere el uso de las TAACs para producir 1 informes de transacciones grandes 2 cheques en tránsito 3 saldos de efectivo ocioso

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

Explique los movimientos e investigue cualquier relación no esperada o no usual entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas (por ejemplo, saldos acreedores, saldos anormalmente grandes, cuentas nuevas, cuentas cerradas) para saldos de efectivo por localización o cuenta

3

3

3

1 flujo de efectivo por cuenta 2 flujo de efectivo por tipo de ingreso y tipo de gasto

3 3

3 3

3 3

Revise los saldos en efectivo al final de cada mes e investigue las fluctuaciones importantes

3

3

3

Revise el total de los saldos de efectivo en relación con las políticas financieras de la entidad y las líneas de crédito disponibles

3

3

3

Revise los intereses recibidos/pagados en relación con el promedio de saldos de efectivo y sobregiros

3

3

3

V

Comparaciones e investigaciones

Explique los movimientos e investigue cualquier relación no esperada o no usual entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas por

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

3

3

3

3

3

3

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales con los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de pruebas relativas de los controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de procedimientos analíticos substantivos

3

3

3

3

Considere la naturaleza y el alcance de la evidencia substantiva de áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

Pruebas de relaciones Revise las conciliaciones entre las actividades registradas de dos o más funciones independientes 1 total de recepciones registradas por cajeros = total de efectivo recibido registrado por el departamento encargado del mayor de ventas 2 total de desembolsos registrados por el cajero = total de pagos en efectivo registrados por el departamento encargado del mayor de compras + total de pagos registrados por el departamento de nóminas

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

Obtenga una lista de todas las cuentas bancarias abiertas durante el año, con indicación de los saldos finales 3 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique las cantidades contra el libro mayor 3 verifique contra el libro de caja

3 3

3

Confirme los saldos de la cuenta con el banco (Nota de Procedimientos 1C))

3

3

3

Por todas las cuentas, obtenga la conciliación entre el saldo, según confirmación y el saldo en la lista y verifique la conciliación (Nota de Procedimiento 1D)

3

3

3

Concilie las recepciones de efectivo y los desembolsos mostrados en los estados bancarios contra las recepciones de efectivo y los desembolsos registrados en el libro de caja durante un período especificado

3

3

En el caso de transacciones de efectivo seleccionadas y transferencias durante el período anterior y posterior al cierre del período, lleve a cabo pruebas de corte (Nota de Procedimiento 3A)

3

3

Verifique los retiros seleccionados de transferencias bancarias contra los depósitos en otras cuentas

3

3 3

Pruebe la conversión de monedas extranjeras 3

Examine los fondos fijos y determine si se registraron todas las transacciones de gastos Analice las cuentas importantes en suspenso

3

3

3

Determine si ha habido cualesquiera recepciones de efectivo materiales o pagos importantes cerca de la fecha del balance general que distorsionen la liquidez de la entidad o su posición en lo que se refiere a préstamos

3

3

3

Obtenga una cédula de los saldos de efectivo en caja y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique contra el libro mayor

3

Considere la necesidad de hacer arqueos de fondos fijos

3

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90

3 3 3

3

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

PUNTOS EN RELACIÓN CON EL SERVICIO AL CLIENTE Las siguientes preguntas tienen como objeto evaluar la efectividad de las políticas de la entidad y de los procedimientos en relación con: •

la administración del efectivo y control del capital de trabajo (vea, también, los asuntos comentados en la Guía E del Plan de Auditoría - Clientes);

•

la administración de fondos, incluyendo la inversión a corto plazo de cualesquiera fondos excedentes o la obtención de fondos a corto plazo para cubrir déficits;

•

administración de los riesgos para la empresa, derivados de movimientos de los tipos de cambio de divisas extranjeras y de las tasas de intereses;

•

mantenimiento de las relaciones bancarias y la disponibilidad de recursos bancarios tanto a corto como a mediano plazo.

1 ¿Hay algún individuo que tenga la responsabilidad específica de los asuntos de tesorería? Normalmente, el director de finanzas debe tener la responsabilidad total de las operaciones de tesorería. En la práctica, es probable que las operaciones diarias sean delegadas a un empleado de alto rango. El tiempo invertido en operaciones de tesorería dependerá, obviamente, del tamaño y de la complejidad de las transacciones. Los asuntos de tesorería podrían ser ignorados cuando no hay un claro establecimiento de responsabilidades. Esto podría dar lugar a que la entidad perdiera oportunidades o dejara de identificar situaciones de riesgos potenciales. 2 ¿Ha establecido el Consejo de Administración una política clara en relación con los siguientes asuntos? • política de inversiones a corto plazo. • política de obtención de fondos a corto plazo • coberturas contra exposición de intereses y tipo de cambio de divisas extranjeras El Consejo debe ser responsable de establecer todas las políticas de tesorería y de revisar regularmente dichas políticas para asegurarse de que permanezcan siendo adecuadas. Las políticas de inversiones deben cubrir áreas tales como tipos adecuados de inversiones y riesgos aceptables. Las políticas de divisas deben cubrir asuntos tales como la filosofía general en relación con el riesgo de moneda extranjera y tácticas y técnicas permisibles. Las guías de tácticas y técnicas típicamente cubrirán los tipos de instrumentos de protección que el tesorero puede utilizar y ciertos límites en los valores monetarios de contratos que puede celebrar. Las decisiones relacionadas con la tesorería pueden tener un efecto importante sobre los resultados comerciales generales de la entidad. Sin políticas claramente establecidas, las decisiones tomadas por el tesorero podrían afectar, en forma importante, los resultados de la entidad. Por ejemplo, si el tesorero hace contratos de préstamos a tasa fija cuando las tasas de intereses son altas, la entidad perderá la oportunidad de reducir los costos de intereses cuando las tasas bajan. 3 ¿Monitorea la entidad la operación de la tesorería y la evalúa con base en los presupuestos? La entidad debe revisar regularmente la función de la tesorería para asegurarse de que las políticas establecidas por el Consejo están siendo observadas. Existe un gran número de formas de evaluar la operación de la tesorería (tales como comparaciones contra el presupuesto, tasas reales del mercado o total de utilidades obtenidas) que dependen de las políticas del Consejo y de la naturaleza de la entidad. Si no se evalúa la operación de la tesorería, en forma adecuada, la entidad no podrá estar segura de que se toman las decisiones de tesorería óptimas y de que se aprovechan todas las oportunidades. 4 ¿Ha revisado la entidad la selección y el número de bancos con los que tiene relaciones para asegurarse de que está recibiendo el mejor servicio que hay en el mercado para sus operaciones particulares? Una entidad debe revisar sus relaciones bancarias por lo menos anualmente y, de preferencia, con mayor frecuencia. Debe darse consideración al nivel de servicios ofrecidos, incluyendo la calidad de la asesoría bancaria y la velocidad con la que responde el banco a cualesquiera demandas. Muchos bancos son fuertes en algunas áreas y débiles en otras y esto debe ser considerado al seleccionar los bancos. El número de bancos que una entidad debe buscar queda, obviamente, sujeto a discusión, pero una entidad debe asegurarse de tener relaciones con un número suficiente de bancos para evitar depender de un solo banco; sin embargo, la entidad no debe tener relaciones con un gran número de bancos ya que esto evitaría tener las mejores relaciones. El servicio ofrecido por los diferentes bancos puede variar en forma considerable en términos de asesoría y facilidad para llevar a cabo ciertas transacciones. Si no se revisan las relaciones bancarias, en forma regular, podría no obtenerse el mejor servicio o podría darse el caso de que el banco seleccionado no fuera el adecuado. Esto puede dar como resultado una asesoría deficiente o una respuesta del banco demasiado lenta.

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

PUNTOS EN RELACIÓN CON EL SERVICIO AL CLIENTE 5 ¿Son revisados los cargos bancarios regularmente y se obtienen cotizaciones competitivas? Una entidad debe revisar los cargos bancarios regularmente y comentar‚ estos con sus banqueros como parte de la revisión general de la relación con el banco. Deben obtenerse cotizaciones competitivas para asegurarse de que el banco no está haciendo cargos excesivos. Sin embargo, debe hacerse énfasis en que el nivel de los cargos bancarios es sólo un aspecto para evaluar la relación con un banco; otros aspectos importantes podrían ser la calidad de la asesoría, el tiempo de respuesta y la distribución geográfica. El seleccionar un banco meramente por economía no es aconsejable. Los cargos bancarios pueden hacerse en varias formas diferentes y, en la mayoría de los casos, están abiertos a negociación. A menos que el nivel de los honorarios sea revisado, una entidad podría pagar cargos excesivos. 6 ¿Hace uso la entidad de fondos comunes o del neteo de saldos que tiene en varias cuentas bancarias? En los casos en los que la entidad opera más de una cuenta, debe solicitar que el banco consolide las cuentas en lo que se refiere a los intereses, teniendo en una red los préstamos y los superávits. Esto evitará el pago de los cargos de sobregiro cuando otras cuentas tengan sobrantes y puede facilitar la identificación de cualquier déficit o superávit de efectivo. 7 ¿Utiliza la entidad técnicas especiales de compensación para el manejo de recepciones y pagos de efectivo, tal como transferencias electrónicas de fondos? Los criterios característicos son • volúmenes altos • valores altos y • pagos regulares Una entidad debe asegurarse de que los métodos utilizados para hacer los pagos o para tener las recepciones son los más económicos. Por ejemplo, es posible que una entidad llegue a la conclusión de que sus costos administrativos son inferiores si hace sus pagos por medio de un sistema especial de compensación que si hace sus pagos con cheques. Si no se revisa la forma en la que la entidad hace sus pagos u obtiene sus recepciones de efectivo, la entidad podría estar pagando demasiado por cargos administrativos o podría perder intereses por el largo tiempo que toma tener sus su recepciones de efectivo. 8 ¿Existe un presupuesto de flujos de efectivo que sea lo suficientemente confiable para servir como base para invertir u obtener fondos? La preparación de pronósticos confiables de efectivo sirve de base para tomar las decisiones de inversiones y obtención de fondos. A largo plazo (es decir 1-3 años) se pueden identificar las necesidades de fondos y así se puede determinar su manejo apropiado. A corto plazo, los pronósticos diarios y semanales permiten el uso óptimo de los mercados de dinero a corto plazo. Si no se preparan pronósticos confiables de flujo de efectivo la entidad no podrá identificar sus excedentes o requerimientos futuros de efectivo. Esto podría provocar que la entidad no utilizara en forma óptima sus fondos excesivos o no obtuviera los fondos necesarios en la forma más económica. 9 ¿Revisa la entidad regularmente las alternativas de inversiones y préstamos a corto plazo? La entidad debe revisar regularmente el rango de alternativas que tiene de préstamos e inversiones a corto plazo para asegurarse de que se están utilizando, en forma óptima, los fondos sobrantes y de que los fondos para los déficits se están obteniendo de la manera más económica. El rango de instrumentos financieros está cambiando constantemente y, conforme la entidad crece, aumentará su número de alternativas. 10 ¿Tiene la entidad suficientes recursos bancarios para satisfacer todos los requerimientos en el futuro previsible? ¿Las líneas de crédito a largo plazo están acordes con los requerimientos planeados a futuro? La entidad debe revisar regularmente las líneas de crédito bancarias que tiene para asegurarse de que son suficientes para satisfacer todos sus requerimientos en el futuro previsible. Una entidad no debe sobregirarse para obtener fondos para el negocio debido a que éstos son exigibles, sino que debe obtener líneas de crédito comprometidas para satisfacer estos requerimientos. A menos que la entidad obtenga suficientes líneas de crédito comprometidas para satisfacer todos los requerimientos previsibles, la entidad podría volverse dependiente de la buena voluntad de sus banqueros cuando hubiera una recesión en el negocio. El banco podría exigir el pago de cualesquiera sobregiros y no necesariamente ampliará el crédito si no le han comprometido recursos.

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría G: Efectivo

PUNTOS EN RELACIÓN CON EL SERVICIO AL CLIENTE 11 ¿Se protege la entidad contra movimientos adversos en las tasas de intereses, por ejemplo, utilizando préstamos a tasa fija, canje ("swaps") de tasas de intereses u otros instrumentos financieros? Una entidad debe estar consciente del efecto que tiene un movimiento adverso en las tasas de intereses sobre sus resultados y debe establecer una política para protegerse contra fluctuaciones. Hay varios métodos para reducir el efecto, sobre la entidad, de las fluctuaciones en las tasas, incluyendo la obtención de préstamos a tasas fijas o la protección contra las fluctuaciones en las tasas por medio de "swaps" (canjes) de tasas de intereses, contratos de tasas a futuro y otras opciones. Habiendo considerado el efecto de la fluctuación de las tasas de intereses, una entidad puede decidir no protegerse contra aquélla debido a que su costo es insignificante o debido a que los métodos para reducir las fluctuaciones no son prácticos para esa entidad. La volatilidad en las tasas de intereses puede reducir el rendimiento de los depósitos o aumentar el costo de los préstamos. El no protegerse contra el movimiento adverso en las tasas puede tener un efecto importante sobre los resultados generales de la entidad. 12 ¿Recibe o paga la entidad cantidades en divisas extranjeras? En caso afirmativo ¿Se protege la entidad contra movimientos adversos en los tipos de cambio? Una entidad que recibe o paga cantidades en divisas extranjeras esta potencialmente expuesta a movimientos en los tipos de cambio y debe establecer políticas para protegerse contra los movimientos adversos. Dichas políticas probablemente incluirán el pronóstico, a futuro, de flujos de efectivo de divisas extranjeras y el plan de comprar/vender a futuro un porcentaje de dichas divisas o el comprar opciones sobre divisas extranjeras. Si una entidad no se protege contra los movimientos adversos en los tipos de cambio podría incurrir en pérdidas en cambio importantes. Los contratos internacionales que, inicialmente arrojan utilidades pueden ya no ser costeables simplemente debido a las fluctuaciones en el tipo de cambio. 13 ¿Ha considerado la entidad el efecto fiscal de celebrar contratos relacionados con transacciones de tesorería? Antes de tomar decisiones, debe considerarse siempre el tratamiento fiscal de todas las transacciones de tesorería. Si una entidad no considera el tratamiento fiscal de sus transacciones de tesorería podría darse el caso de que celebrara contratos que no le convendrían si tomara en cuenta las utilidades después de impuestos.

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría H: Proveedores

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA H: PROVEEDORES ASEVERACIONES Descripción

T

Los proveedores registrados representan todas las cantidades que la entidad debe por bienes o servicios recibidos en este período y en períodos anteriores.

3

E

A

V

3

Los proveedores registrados representan las obligaciones en que ha incurrido la entidad por el suministro de bienes y servicios.

3

Los proveedores registrados están debidamente contabilizados por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Se hacen los ajustes apropiados a los proveedores registrados por las cantidades que ya no se espera pagar y por las modificaciones en los tipos de cambio de divisas extranjeras.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

3

Compras de inventarios o gastos indirectos no autorizados. Entregas no facturadas de proveedores.

3

Compras mal clasificadas o no reconocidas; proveedores no registrados.

3

3 3

Compras registradas por cantidades equivocadas. Compras registradas en el período equivocado, por ejemplo, para maquillar las utilidades.

3

Notas de cargo emitidas por devoluciones que no fueron hechas o por descuentos no devengados.

3

Compras suprimidas para mejorar la apariencia del capital de trabajo.

3

Compras subvaluadas para (1) mejorar la imagen de rendimiento o (2) para aumentar la participación de utilidades.

3

3

Facturas de compras registradas sin haber recibido la mercancía ni los servicios o habiendo recibido la mercancía o los servicios hasta el siguiente período. 3

Clasificación errónea o falta de registro de devoluciones u otros descuentos recibidos.

3

3

Compras registradas por un pasivo mayor al correspondiente; totalmente pagadas, con malversación de la diferencia.

3

3

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V

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría H: Proveedores

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Qué bienes y servicios compra la entidad? 2 ¿Cómo se determinan los precios de las materias primas? 3 ¿Paga la entidad regalías sobre los productos comprados? 4 ¿Hay cambios frecuentes en los requerimientos de compras debido al desarrollo de nuevos productos? 5 ¿Quiénes son los proveedores de la entidad? ¿Cuál es la perspectiva económica en relación con esos proveedores? 6 ¿Compra la entidad a granel? 7 ¿Celebra la entidad contratos a futuro por suministros a granel? 8 ¿Hace un presupuesto la entidad para sus requerimientos? 9 ¿Existen compradores autorizados? ¿Reciben comisiones u otros incentivos? 10 ¿Hay frecuentes disputas con los proveedores? 11 ¿Hay formas especializadas de compra, por ejemplo compras a futuro? ¿Se compran bienes en venta o devolución? ¿Están sujetos los bienes a reserva de dominio? 12 ¿Qué bases utiliza la entidad para pagar? ¿Se hacen pagos importantes en efectivo? 13 ¿Utiliza la entidad letras de cambio? 14 ¿Hace la entidad compras en moneda extranjera? 15 ¿Cuándo se reconocen y registran los pasivos? ¿Cómo se hace esto cuando existe el derecho de devolución?

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Costo de ventas Inventarios Pagos anticipados Provisiones Gastos

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Los proveedores representan el resultado neto de dos corrientes de transacciones 1 compras, y 2 pagos en efectivo Los posibles procedimientos de control para cada una de estas corrientes de transacciones están incluidos en la Guía del Plan de Auditoría I - Compras y en la Guía del Plan de Auditoría G - Efectivo. La interacción de las corrientes relevantes para cada aseveración se establece a continuación. Aseveración

Aseveraciones relevantes para las corrientes de transacciones relacionadas

Totalidad

• Compras - Totalidad • Pagos en efectivo - Existencia

Existencia

• Compras - Existencia • Pagos en efectivo - Totalidad

Exactitud

• Compras - Exactitud • Pagos en efectivo - Exactitud

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría H: Proveedores

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la Gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de relaciones son realizadas por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otros datos financieros para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas en relación con 1 proveedores Determine qué revisiones lleva a cabo la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer control sobre 1 2 3 4 5 6

proveedores importantes pagos en efectivo a proveedores saldos deudores bienes o servicios recibidos y no comparados con las facturas de proveedores devoluciones por las que no se recibe un crédito notas de cargo no comparadas con las notas de crédito recibidas

Considere la necesidad de preparar el siguiente análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando datos confiables que concuerden con los registros de Analice las cuentas de control del libro mayor en lo que se refiere a 1 2 3 4 5

total de movimientos en el período número e importe de cada tipo de transacción (facturas de proveedores, créditos recibidos, pagos en efectivo, asientos de ajuste) número e importe de saldos deudores precios promedio de componentes con costos importantes (por ejemplo, materiales, combustible) naturaleza y frecuencia de los asientos de ajuste y razones para ello

Analice la composición de los proveedores 1 2 3 4 5

número, tamaño (saldo promedio) y tipo de cuentas antigüedad días-compras en proveedores a corto y a largo plazo proveedores individualmente importantes

Analice la actividad de compras 1 importe de compras de materiales, artículos de operación y servicios 2 compras por proveedor principal 3 volumen de transacciones procesadas cada mes Compromisos de compras pendientes 1 los términos de compromisos a largo plazo, incluyendo los niveles mínimos de compra y los términos de entrega Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4 5 6

antigüedad de los proveedores informes de excepciones de saldos deudores comparación de los saldos al final del año con el total de compras por proveedor lista de proveedores en orden de valor informes de nuevos proveedores cuentas inactivas

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría H: Proveedores

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

1 proveedores 2 proveedores por tipo de material, tipo de compra, división de compra o centro de costos

3 3

3 3

3 3

Compare la lista de proveedores con aquéllos de los períodos anteriores e investigue cualesquiera cambios no esperados (por ejemplo, cambios en los principales proveedores, en la proporción de los saldos deudores, en la antigüedad de las cuentas) o la ausencia de cambios esperados

3

3

3

Compare el número actual de días-compras en los proveedores con el número de días-compras en los proveedores por los últimos tres meses del período y con el promedio del año

3

3

3

Compare el número de los días-compras en los proveedores con los de años anteriores

3

3

3

Compare los pagos posteriores al final del año con los proveedores al final del año

3

3

3

1 número de días - compra 2 cambios en los principales proveedores, proporción de saldos deudores, etc.

3 3

3 3

3 3

Compare la provisión del año actual para compras acumuladas al final del año como un porcentaje del total de compras y de los proveedores con los porcentajes del período anterior

3

3

3

3 3

3 3

3 3

3 3

3 3

3 3

V

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Compare el saldo con proveedores para cada mes después del cierre del año con el cierre del año para:

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 créditos y bonificaciones 2 créditos y bonificaciones como un porcentaje de las compras Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 pagos en efectivo por día, semana, mes 2 pagos en efectivo en relación con el nivel y la tendencia en compras

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría H: Proveedores

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales con los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de las pruebas relativas de controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de procedimientos analíticos substantivos

3

3

3

3

Considere la naturaleza y el alcance de la evidencia substantiva ya obtenida para áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

Obtenga una conciliación de la lista de los proveedores con el libro mayor y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique las cantidades contra las fuentes 3 investigue las partidas de conciliación grandes o no usuales

3 3

3 3 3

Obtenga una lista de los proveedores y 1 2 3 4

3

verifique la exactitud aritmética investigue las partidas grandes o no usuales investigue los saldos deudores pruebe la conversión de divisas extranjeras

3 3

3 3

Para una muestra de los estados del proveedor, concilie con su saldo de la cuenta de proveedores

3

3

3

Lleve a cabo la circularización de proveedores (Nota de Procedimiento 1B)

3

3

3

Revise los pagos hechos después de la fecha del balance y verifique contra comprobantes para corroborar que se haya incluido en los estados financieros cualquier pasivo que existía al final del año

3

Analice las cuentas en suspenso

3

3

3

3

Obtenga una lista de las compras acumuladas y, para el muestreo, verifique contra comprobantes y vea que haya existido un pasivo a finales del año Obtenga una lista de pagos a proveedores y

3 3

1 verifique los subtotales seleccionados contra el libro mayor 2 verifique la exactitud aritmética 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3

3

Para el muestreo de pagos de la lista de pagos 1 verifique contra cheques devueltos y estado bancario 2 verifique contra comprobantes 3 verifique los asientos contra la cuenta del proveedor

3 3

Para una muestra de los pagos antes y después del final del año, lleve a cabo pruebas de corte (Nota 3A de Procedimientos)

3

3 3

PUNTOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO AL CLIENTE En la Guía I del Plan de Auditoría - Compras, se considera la eficiencia en las compras. Las siguientes preguntas adicionales podrían ser útilmente consideradas aquí. 1 Trata la gerencia de retener el efectivo el mayor tiempo posible retrasando los pagos en forma consistente con (a) ¿disponibilidad de descuentos? (b) ¿relaciones con proveedores clave? 2 ¿Cómo asegura la gerencia la exactitud del reporte de acumulaciones de las cuentas mensuales de la gerencia?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

GUIA DEL PLAN DE AUDITORIA I: COMPRAS ASEVERACIONES Descripción

T

Todos los bienes o servicios recibidos son facturados a la entidad y todas las facturas son reflejadas en los estados financieros.

3

E

A

V

3

3

A

V

3

3

3

3

3

Las compras registradas representan cantidades que la entidad debía por bienes o servicios. Las compras son debidamente registradas por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E 3

Compras de inventarios no autorizadas y gastos indirectos. Entregas de proveedores no facturadas.

3

Compras mal clasificadas o no reconocidas; cuentas por pagar no registradas.

3

Compras registradas por cantidades equivocadas. Compras registradas en el período equivocado, por ejemplo para maquillar las utilidades.

3

Notas de cargo emitidas por devoluciones no hechas o bonificaciones no devengadas.

3

Compras suprimidas para mejorar la apariencia del capital de trabajo.

3

3

Facturas de compra registradas sin recibir los bienes o servicios o recibiéndolos hasta el siguiente período.

3

Compras declaradas de menos para (1) mejorar la imagen de rendimiento o (2) aumentar la participación de utilidades.

3

Clasificación errónea o falta de registro de devoluciones u otras bonificaciones.

3

3

3

Registro de compras superior al pasivo correspondiente.

3

3

3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO Vea la Guía H del Plan de Auditoria - Proveedores.

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Proveedores Descuentos Inventarios y costo de ventas Acumulaciones Pagos anticipados Gastos

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia de que se registran todas las transacciones de compras de la entidad, durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que: 1 Se registran todos los bienes y servicios recibidos y facturados por el proveedor

2 Se registran las acumulaciones de todos los bienes y servicios recibidos, pero no facturados por el proveedor

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

• órdenes de compras prenumeradas, boletas de recepción con seguimiento independiente (o verificación por computadora) de continuidad de serie • investigación regular de documentos no verificados • autorización de las notas de cargo • controles de compras de servicios públicos

• conciliación de estados de proveedores • comparación regular (por lo menos mensual) de las compras reales (costos y gastos) con las compras presupuestadas e investigación de variaciones, por la gerencia • análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidad bruta, por la gerencia

• procedimientos al final del año para detectar y explicar recepciones no procesadas • uso de asientos de diario estándar a finales del período para registrar los servicios recurrentes

• revisión por la gerencia, de las acumulaciones, a finales del período • comparación regular, por lo menos mensual de las compras reales (costos y gastos) con compras presupuestadas e investigación de variaciones, por la gerencia • análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidad bruta, por la gerencia

Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todas las transacciones de compras registradas representan eventos económicos que ocurrieron durante el período y que son atribuibles a la entidad? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Todas las transacciones de compras registradas representan cargos por bienes o servicios recibidos por la entidad

• aprobación de requisiciones y órdenes de compra • segregación de los departamentos de compras, recepción, mayor de compras y registros de inventarios • preparación de boleta de recepción u otro registro escrito y verificación contra factura y orden de compra • inspección adecuada, reclamación por embarques incompletos • cancelación de documentos para evitar doble uso • controles adecuados del archivo maestro de proveedores • seguimiento regular de documentos no verificados

• comparación regular, por lo menos mensual, de las compras reales con las compras presupuestadas e investigación, por la gerencia, de variaciones • análisis regular (por lo menos mensual) de las relaciones de utilidad bruta, realizado por la gerencia • revisión regular de la lista de proveedores, por la gerencia

2 Todas las compras registradas ocurrieron durante el periodo financiero

• procedimientos adecuados de corte • políticas para el registro de compras, claramente comunicada, sólo cuando el riesgo y los beneficios derivados de la propiedad han pasado a la entidad

• revisión, por la gerencia, de las transacciones importantes al final del período • comparación regular (por lo menos mensual) de las compras reales con el presupuesto e investigación, por la gerencia, de las variaciones

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Exactitud/Valuación: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todas las transacciones de compras registradas son reportadas a las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para PREVENIR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Las cantidades de las facturas de compra están correctamente calculadas

• verificación de extensiones, adiciones, descuentos, impuestos • verificación de precios unitarios contra cotizaciones o listas de precios

• comparación regular (por lo menos mensual) de las compras reales contra las compras presupuestadas e investigación, por la gerencia, de las variaciones

2 Las facturas de compras registradas correctamente

están

• revisión de distribución de cuentas, para determinar racionabilidad • comprobación regular del diario de compras y verificación contra las cuentas de control del libro mayor • en caso de computarización, verificación clave, dígitos de auto verificación y verificación de entrada contra salida

• comparación regular (por lo menos mensual) de las compras reales con las compras presupuestadas e investigación de variaciones por la gerencia

3 Las notas de cargo se preparan y registran correctamente

• verificación de detalles contra notas de crédito, en el momento de recepción • verificación y aprobación de los cálculos de descuentos y bonificaciones

• revisión por la gerencia, del análisis de los cargos por compras

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de relaciones son llevadas a cabo por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otro datos financieros para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas por 1 gastos relacionados con mercancía comprada, por localización 2 gastos relacionados con servicios comprados, por localización 3 arrendamientos puros, por localización Determine qué revisiones lleva a cabo la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer control sobre 1 2 3 4 5 6

compras importantes de mercancía compras importantes de servicios compras por proveedor manejo de inventarios devoluciones por las que no se recibió un crédito cambios en los precios de compras

Considere la necesidad de preparar los siguientes análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando datos confiables que concuerden con los registros de contabilidad Analice las cuentas de control del libro mayor en relación con: 1 2 3 4 5

total de movimientos en el período número e importe de cada tipo de transacción (facturas de proveedores, créditos recibidos, pagos en efectivo, asientos de ajuste) número e importe de saldos deudores precios promedio de los componentes principales de los costos (por ejemplo, materiales, combustible) naturaleza y frecuencia de los asientos de ajuste y razones para hacer dichos asientos

Analice la actividad de compras 1 2 3 4

importe de compras de materiales, artículos para operación y servicios compras por proveedor principal compras por localización volumen de transacciones procesadas cada mes

Analice la composición de los proveedores 1 2 3 4 5

número, tamaño (saldo promedio) y tipo de cuentas antigüedad días-compras en proveedores a corto y largo plazo proveedores individualmente significativos

Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4

Informes de compras grandes de bienes y servicios Informes de nuevos proveedores Informes de compras por proveedor Informes de compras por categoría y por localización

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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3 3 3

3 3 3

3 3 3

3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

3 3 3 3

Compare las relaciones del costo de materiales y del costo de gastos indirectos con el costo de ventas de períodos anteriores; investigue las fluctuaciones importantes o la ausencia de las fluctuaciones esperadas

3

3

3

3

Compare la relación de los gastos indirectos en el costo de ventas con la mano de obra directa (horas y/o valor) con años anteriores; investigue las fluctuaciones significativas o la ausencia de las fluctuaciones esperadas

3

3

3

3

1 investigue las diferencias significativas o no usuales 2 verifique que se haya contabilizado el cambio en el inventario durante el año

3 3

3 3

3 3

3 3

Revise la conciliación de los costos estándar con los costos reales

3

3

3

3

Compare la relación de los costos de mano de obra indirecta, por ejemplo viáticos, con el número de empleados y períodos anteriores; investigue las fluctuaciones significativas o la ausencia de las fluctuaciones esperadas

3

3

3

3

1 gastos 2 gastos como un porcentaje de las ventas

3 3

3 3

3 3

3 3

Revise las comparaciones de la entidad de los gastos con el presupuesto, por mes o por trimestre; corrobore las razones identificadas por la entidad de variaciones importantes; investigue cualesquiera variaciones no esperadas (o la ausencia de las variaciones esperadas) que no fueron identificadas por la entidad

3

3

3

3

Revise los cargos mensuales de gastos recurrentes

3

3

3

3

Revise los gastos que se relacionan con los activos fijos (mantenimiento, primas de seguro) en relación con los saldos de activos fijos

3

3

3

3

Compare las compras por mes e investigue las fluctuaciones significativas o la ausencia de las fluctuaciones esperadas

3

3

3

3

Revise los descuentos en efectivo recibidos de proveedores en comparación con los del año anterior y los relativos a compras del proveedor

3

3

3

3

Revise las conciliaciones de las cantidades facturadas con las cantidades enviadas, cantidades ordenadas y cantidades registradas en inventario

3

3

Pruebe las compras registradas multiplicando las unidades compradas por el precio promedio de compra por producto

3

3

3

3

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 compras de bienes por producto o localización 2 compras de servicios por tipo o localización 3 gastos de arrendamientos puros Compare las relaciones de utilidad bruta del período actual con aquéllas de períodos anteriores y con las cantidades presupuestadas; investigue cualesquiera variaciones grandes o no usuales o la ausencia de las variaciones esperadas por 1 2 3 4

mes localización producto área geográfica

Compare las unidades compradas con las unidades vendidas

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Pruebas de relaciones

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales con los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de pruebas relativas de controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de procedimientos analíticos substantivos

3

3

3

3

Considere la naturaleza y el alcance de la evidencia substantiva de las áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

3 3

3 3

3 3

3 3

Obtenga una lista de facturas y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique los subtotales seleccionados con el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3 3

3

Para el muestreo de facturas de la lista de facturas 3 3

1 verifique contra factura 2 verifique los detalles de la factura contra los registros de mercancía despachada y de los servicios recibidos 3 verifique el tratamiento del impuesto sobre ventas 4 verifique los asientos en la cuenta del proveedor Para el muestreo de bienes o servicios recibidos 1 verifique contra factura 2 verifique la factura contra la lista de facturas

3 3

Para el muestreo de bienes recibidos antes y después del final del año, verifique que la factura sea recibida y registrada en el período correcto (Nota de Procedimiento 3A)

3

3

Para el muestreo de facturas registradas antes y después del final del año, verifique que los bienes hayan sido suministrados y los servicios hayan sido prestados en el período correcto (Nota de Procedimiento 3A)

3

3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría I: Compras

PUNTOS EN RELACIÓN CON EL SERVICIO AL CLIENTE Las compras son un área importante para mejorar las utilidades, debido a que, en ocasiones, se pueden obtener reducciones significativas en un elemento importante de la estructura de costos con un esfuerzo relativamente pequeño. Las siguientes preguntas tienen como finalidad evaluar si el cliente ha explorado el campo para reducir costos importantes por medio de mejores técnicas de compra: 1 ¿Hace concursos la entidad para la compra de artículos importantes? 2 ¿Se da libertad al departamento de compras para que sugiera materiales substitutos para evitar las dificultades en obtener los materiales especificados con retrasos en la entrega, aumentos excesivos de precios y otros problemas similares? 3 ¿Utiliza la entidad contratos a futuro para la compra de materias primas en una economía inflacionaria? 4 ¿Ha investigado la entidad la posibilidad de negociar compras globales con precios fijos y programar los embarques en el momento en que vayan a necesitarse? 5 ¿Está alerta la gerencia a los cambios en calidad, precio, entrega y tecnología que reducen los costos? 6 ¿Se hacen convenios de compras en los que se aprovecha la capacidad del proveedor de mantener un inventario de repuesto para surtir pedidos urgentes? 7 ¿Ha considerado la entidad devolver a los proveedores partidas excedentes a cambio de un crédito o de otros artículos necesarios? 8 ¿Ha investigado la entidad la posibilidad de comprar materias primas en otras áreas geográficas en donde se consiguen a un precio menor? 9 ¿Saca la entidad ventaja de los descuentos que se obtienen por volumen, de las ofertas especiales de fábrica, de liquidaciones o de baratas de fin de estación? 10 ¿Utiliza la entidad las técnicas de cantidades de órdenes económicas o las técnicas "justo a tiempo" para determinar los requerimientos para reordenar? 11 ¿Ha evitado la entidad ser dependiente de un solo proveedor para la compra de componentes claves? 12 ¿Se consultan mutuamente los gerentes de compras e ingeniería durante el desarrollo de los productos?

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría J: Préstamos

GUIA DEL PLAN DE AUDITORIA J: PRÉSTAMOS ASEVERACIONES Descripción

T

Todos los importes de préstamo (incluyendo arrendamientos financieros) (incluyendo los importes de principal, pagos, costos de emisión y primas y descuentos) de préstamos se reflejan en los estados financieros.

3

E

A

V

3

Las cantidades registradas por préstamos representan las cantidades que se deben a prestamistas bajo contratos.

3

Los importes de préstamos registrados son debidamente contabilizados por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Se hacen los ajustes apropiados en las cantidades registradas de préstamos para reflejar eventos que afectan su valuación, incluyendo modificaciones en el tipo de cambio de divisas extranjeras.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

3

Pasivo no registrado.

3

Clasificación equivocada de pasivo a largo y a corto plazo.

3

Violación de cláusulas restrictivas que dan como resultado el incumplimiento. Arrendamientos financieros no registrados; registro de arrendamientos puros.

3

Gastos de intereses mal clasificados, no registrados, registrados por la cantidad equivocada, registrados en el período equivocado.

3

3

Costos de emisión, primas y descuentos no tratados de acuerdo con la práctica de contabilidad generalmente aceptada.

3

3

3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Cuál es la importancia relativa de la deuda financiera? ¿Qué tan apalancada está la entidad? 2 ¿A quién pide prestado la entidad? ¿Se cuenta con financiamiento rápido? 3 ¿Existe un plan de financiamiento a largo plazo? ¿Hay planes para refinanciar el pasivo a corto plazo? 4 ¿Ha hecho la entidad ofertas públicas de deuda? 5 ¿Existen restricciones en relación con la obtención de préstamos, por ejemplo en el acta constitutiva de la entidad? 6 ¿Cuáles son los términos de cualquier convenio de deuda y se requiere de un dictamen de los auditores??

ÁREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Gastos de intereses Otros deudores Prima de participación Activos fijos tangibles Pasivo contingente

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría J: Préstamos

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Aunque un cliente puede tener procedimientos de control específicos para evitar o detectar errores importantes en relación con los préstamos, aquí no se dan ejemplos de posibles procedimientos de control debido a que, invariablemente, el enfoque de la auditoría de préstamos será llevar a cabo sólo procedimientos substantivos.

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de relaciones son realizadas por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otros datos financieros para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas por 1 2 3 4

préstamos gastos de intereses pagos de préstamos efectivo proveniente de nuevos préstamos

Determine qué revisiones lleva a cabo la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer control sobre 1 transacciones importantes de préstamos 2 pagos de préstamos Considere la necesidad de preparar el siguiente análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando datos confiables que concuerden con los registros de contabilidad Analice los préstamos en general 1 2 3 4 5 6

la naturaleza de los instrumentos de préstamos las tasas de intereses, las fechas de pago y las fechas de vencimiento a futuro efectivo proveniente de préstamos y pagos durante el año naturaleza de las cláusulas restrictivas actividad de préstamos con partes relacionadas obligaciones bajo arrendamientos financieros, incluyendo los pagos anuales del arrendamiento

Analice los gastos de intereses 1 la naturaleza y la cantidad de cada tipo de intereses 2 los intereses relacionados con cada préstamo 3 la tasa promedio, efectiva, de intereses Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4

informes de préstamos nuevos informes de tasas de intereses no usuales informes de arrendamientos y división de pagos de arrendamiento financiero en capital e intereses informes de pagos grandes de intereses

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría J: Préstamos

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

1 total de préstamos 2 efectivo proveniente de préstamos nuevos 3 saldos de préstamos actuales y a largo plazo

3 3 3

3 3 3

3 3 3

Revise las relaciones entre los ingresos de nuevos préstamos y los costos de emisión de préstamos, descuentos y primas

3

3

3

3 3 3

3 3 3

3 3 3

3 3 3 3 3

3 3 3 3 3

3 3 3 3 3

Calcule la tasa de intereses promedio efectiva sobre préstamos promedio pendientes en el período y compare con el período anterior o con las tasas del mercado

3

3

3

Revise los pagos de préstamos subsecuentes al final del año e investigue las partidas grandes o no usuales

3

3

3

3

3

3

V

Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 obligaciones bajo arrendamientos financieros 2 gastos de intereses como un porcentaje de la obligación neta promedio 3 nuevas obligaciones bajo los arrendamientos financieros Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no usuales o no esperadas entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 2 3 4 5

gastos de intereses intereses capitalizados amortización de costos de emisión, primas y descuentos intereses por pagar acumulados gastos de intereses como un porcentaje de los préstamos

Pruebas de relaciones Pruebe los gastos de intereses, ajustados por intereses capitalizados, multiplicando la cantidad promedio acumulada de los préstamos por una tasa de interés promedio estimada

3

Pruebe los intereses capitalizados multiplicando la tasa promedio de intereses por las cantidades promedio, aplicables, de activos

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales con los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de pruebas relativas de controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de procedimientos analíticos substantivos relacionados

3

3

3

3

Considere la naturaleza y la extensión de la evidencia substantiva de las áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

Obtenga una conciliación de las listas de préstamos con el libro mayor y 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique las cantidades con las fuentes apropiadas 3 investigue las partidas grandes o no usuales

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3 3

111

3 3 3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría J: Préstamos

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Obtenga una lista de préstamos y 3

1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique las partidas contra los contratos de préstamos, las notas y los contratos de arrendamiento 3 verifique la conversión de moneda extranjera

3 3

Para una muestra de los nuevos préstamos 1 2 3 4

3 3

verifique los detalles de las listas con la documentación de préstamos verifique contra recepción de efectivo verifique el cálculo del premio o descuento verifique los costos de emisión contra los comprobantes

3 3

Para una muestra de pagos de préstamos 1 verifique las cantidades de pagos contra los contratos 2 verifique la fecha contra los contratos 3 verifique con los pagos en efectivo

3 3 3

Lleve a cabo la circularización de préstamos para la confirmación de los préstamos pendientes en el período y al final del año y también de los términos relevantes (vea la Nota de Procedimientos 1C)

3

3

3

3

En préstamos con cláusulas restrictivas, verifique el cumplimiento con los términos del convenio Para el muestreo de nuevos arrendamientos financieros 3

1 verifique contra el contrato de arrendamiento 2 verifique la exactitud aritmética de la cantidad capitalizada 3 verifique la clasificación del arrendamiento

3

3 3

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Vea la Guía G del Plan de Auditoría - Efectivo.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría K: Capital social, reservas y dividendos

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORIA K: CAPITAL SOCIAL, RESERVAS Y DIVIDENDOS ASEVERACIONES Descripción

T

Todo el capital en acciones, las reservas y los dividendos se reflejan en los estados financieros.

E

A

V

3 3

El capital en acciones registrado representa las acciones emitidas y en circulación; las reservas representan los saldos acumulados de las cantidades de transacciones y los dividendos representan las distribuciones autorizadas entre todos los accionistas.

3

El capital social, las reservas y los dividendos están debidamente registrados por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

3

Se hacen los ajustes apropiados en las cantidades registradas de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

A

V

3

Acciones emitidas sin autorización. Pago de dividendos contrario a la ley o a los estatutos de la entidad.

3

3

Errores derivados de una estructura compleja de capital con muchas clases de acciones.

3

Compra ilegal de acciones propias o registro inapropiado de esta operación.

3

3

Dividendos no registrados; registrados por la cantidad equivocada o registrados en el período equivocado.

3

3

3

3

3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Qué tipos de capital en acciones tiene la entidad? 2 ¿Existen planes para emitir o reducir el capital en acciones? 3 ¿Utiliza la entidad a registradores independientes? 4 ¿Hay restricciones en el acta constitutiva de la entidad en relación con los dividendos? 5 ¿Qué reservas hay aparte de resultados acumulados y cómo surgieron?

AREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Activos fijos tangibles Otros acreedores Utilidades por acción Efectivo

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Aunque un cliente puede tener procedimientos de control específicos para evitar o detectar errores importantes en relación con el capital en acciones, las reservas y los dividendos, aquí no se dan ejemplos de posibles procedimientos de control debido a que, invariablemente, el enfoque de la auditoría de capital en acciones, de las reservas y de los dividendos será llevar a cabo sólo procedimientos substantivos.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría K: Capital social, reservas y dividendos

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

V

Verifique los saldos iniciales con los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de las pruebas de controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de los procedimientos analíticos substantivos

3

3

3

3

Considere la naturaleza y el alcance de la evidencia substantiva de las áreas relacionadas de los estados financieros

3

3

3

3

3 3 3

3 3

Obtenga una lista del capital en acciones autorizado y emitido y 1 verifique el capital autorizado en acciones contra el acta constitutiva 2 verifique el capital en acciones emitido contra el registro 3 verifique el capital en acciones emitido contra el libro mayor En relación con todos los cambios en el capital en acciones emitido 3

1 verifique la autorización apropiada 2 verifique que las cantidades sean aritméticamente correctas 3 verifique que las cantidades (incluyendo los costos de emisión, prima) estén correctamente registradas

3 3

Obtenga una lista de los movimientos de reservas en el año y 3 3

1 verifique contra las fuentes 2 verifique contra el libro mayor 3 verifique la exactitud

3

3

3

3

Para todos los dividendos pagados o por pagar 1 2 3 4

verifique que estén debidamente autorizados verifique que la cantidad haya sido correctamente calculada verifique que el pago no sea contrario a la ley o a lo dispuesto en el acta constitutiva verifique el tratamiento fiscal

3

3 3 3

3 3

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 1 ¿Tiene la entidad una política estable de dividendos? 2 ¿Ha considerado la entidad la alternativa de pagar los dividendos con vales o certificados provisionales? 3 ¿Ha considerado la entidad la compra de acciones propias (cuando es permitido) y las consecuencias fiscales? 4 ¿Está la entidad muy apalancada en su financiamiento y ha considerado elevar su capital en acciones? 5 Si el cliente es un negocio pequeño manejado por sus propietarios ¿Ha considerado el derecho al tanto de los accionistas en relación con la venta de acciones para proteger los intereses del propietario?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nóminas

GUÍA DEL PLAN DE AUDITORÍA L: COSTOS DE NÓMINAS ASEVERACIONES Descripción

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E

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V

3

3

A

V

3

3

3

Todos los costos de los sueldos de empleados están reflejados en los costos de nóminas.

3

El costo registrado de sueldos de empleados refleja el costo verdadero de los empleados reales. Los costos de los sueldos de empleados están debidamente registrados por cantidad y cuenta en los registros financieros correspondientes.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

E

Pago o acumulación de trabajo no autorizado o no realizado.

3

Pago o acumulación de prestaciones (por ejemplo, ausencias por enfermedad, vacaciones, pensiones) no devengadas.

3

3

Altas no registradas o registradas en la cuenta equivocada. Tarjetas o informes de tiempo inflados.

3

Empleados ficticios (por ejemplo, permanencia en la nómina de empleados liquidados).

3

Ganancias de empleados sub o sobreacumuladas debido a jornal inapropiado o errores de cálculo.

3

3

Nómina no registrada en el período devengado (por ejemplo, registrada en un período subsiguiente al pagado).

3

3

Clasificación equivocada o registro erróneo del costo, gasto o pasivo de nómina.

3

3

3

3

Deducciones de nómina no registradas; malversación de cantidad de deducciones.

3

3

3

Detalles de nómina; registro de cantidad inflada y malversación de diferencia o transferencia de deducciones en favor del encargado de la nómina.

3

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Cuántos empleados tiene la entidad? ¿Cuántas categorías de empleados hay? 2 ¿Cómo se hace el pago de cada categoría de empleado? (a) ¿Semanal o mensualmente? (b) ¿En efectivo o por transferencia bancaria? 3 ¿Cuáles son los términos y condiciones de contratación (por ejemplo de acuerdo con contrato individual o de contrato con sindicato)? 4 ¿Hay un número importante de empleados que trabajan a comisión? 5 ¿En qué niveles de gastos incurren los empleados? ¿Se les dan prestaciones? ¿De qué tipo y a cuánto ascienden? 6 ¿Fluctúa el nivel de actividades de la entidad a tal grado que sea necesario utilizar mano de obra casual o mano de obra "autoempleada"?

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nómina

ÁREAS RELACIONADAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Pasivo por impuestos sobre nóminas Gastos de pensiones Otros acreedores Otros deudores Inventario Costo de ventas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Totalidad: ¿Cómo se asegura la gerencia del registro de todos los costos de sueldos y salarios incurridos por la entidad durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que::

Posibles controles para EVITAR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 Se registran las acumulaciones de todos los costos de sueldos y salarios incurridos, pero no pagados

• uso de asientos de diario estándar, a finales del período, para registrar los costos acumulados

• revisión, por la gerencia, de las acumulaciones a finales del período

2 Se paga a todos los empleados por el trabajo desempeñado en cada período de pago y se registra cada período de pago

• verificación de número de empleados contra la nómina previa o estándar • doble verificación de las tarjetas de tiempo y de las hojas de tiempo por el departamento de nómina y, en caso de computarización, pruebas de • Verificación del registro de ventas contra las comisiones de • verificación del total de nómina directamente con la fuente de asientos el libro mayor

• seguimiento de las quejas de empleados • nómina bruta con la distribución de trabajo • comparación regular, (por lo menos mensual), de los sueldos o salarios reales con los presupuestados y/o investigación de variaciones, por la gerencia

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nóminas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS DE CONTROL Existencia: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los costos registrados de sueldos y salarios se relacionan con el trabajo realizado para la entidad durante el período? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para EVITAR errores:

Posibles controles para DETECTAR errores:

1 La nómina no está inflada con empleados ficticios o que ya no trabajan en la empresa

• segregación de nómina, personal, capataces y distribución de pagos • segregación de las personas que firman los cheques de aquellas que los preparan y distribuyen • notificación por escrito al departamento de nómina de las altas y bajas de personal, • identificación de los empleados al distribuir la nómina • control de pagos no reclamados • aprobación de todos los cambios en el archivo maestro de empleados • uso de servicio bancario o de nómina para preparar y distribuir la nómina • en caso de computarización, auto verificación de números de empleados

• en caso de computarización, revisión, por la gerencia, de los cambios en el archivo maestro de empleados • comparación regular (por lo menos mensual) de los sueldos y salarios reales con los presupuestados e investigación por la gerencia de las variaciones

2 La nómina no esta inflada con trabajo no realizado

• uso de tarjetas de tiempo; que el capataz apruebe las hojas de trabajo y de tiempo • verificación doble de las tarjetas y de las hojas de tiempo por el departamento de nómina y, en caso de computarización, pruebas de racionabilidad • autorización y aprobación de tiempo extra • autorización y aprobación de comisiones • verificación independiente de comisiones contra los registros de venta • verificación local de conteos del trabajo por piezas o conciliación con producción • control del pago por artículos echados a perder

• revisión, por la gerencia, de informes de excepciones de horas excesivas • revisión por la gerencia del informe de comisiones • comparación regular, (por lo menos mensual), de los sueldos y salarios reales con los presupuestados y/o investigación de variaciones, por la gerencia • conciliación de nómina bruta con la distribución de la misma.

Exactitud/Valuación: ¿Cómo se asegura la gerencia de que todos los costos registrados de sueldos y salarios son reportados por las cantidades apropiadas correctamente calculadas? Un sistema efectivo debe tener controles adecuados para asegurar que:

Posibles controles para EVITAR errores:

Posibles controles para DETECTAR

1 Las deducciones del pago bruto son correctas

• tablas actualizadas de deducciones estándar (es decir, impuesto sobre renta, etc.) y, en caso de computarización, control sobre las tablas de referencia de la computadora • ficha de nómina a empleados, con detalles de deducciones • autorización de deducciones misceláneas • personal segregado de la nómina

• conciliación independiente de totales con nómina anterior o estándar • procedimientos para seguimiento de quejas o preguntas de empleados

2 No ocurran otros errores en el cálculo de la nómina

• autorización de las tarifas y salarios brutos en los registros de personal • notificación escrita a nóminas de los cambios en las tarifas y salarios brutos • aprobación de todos los cambios en el archivo maestro de tarifas • personal segregado de nómina • verificación de cálculos y, en caso de computarización, pruebas de racionabilidad • en caso de computarización, verificación clave de entrada; verificación de entrada contra salida • preparación de nómina por bancos o por medio de servicio externo • revisión de distribución de nómina

• conciliación independiente de totales con nómina anterior a estándar l • conciliación de la nómina bruta con la distribución de la misma • comparación regular (por lo menos mensual) de los sueldos y salarios reales contra los presupuestados y/o investigación, por la gerencia, de las variaciones

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nómina

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Preparación Controles de la gerencia Determine qué revisiones y otras pruebas de relaciones son llevadas a cabo por la gerencia utilizando las cuentas de la gerencia, las comparaciones con las cantidades presupuestadas u otros datos financieros para satisfacerse de la confiabilidad de las cantidades registradas por 1 costos de nómina, incluyendo prestaciones, por departamento 2 costos promedio de empleados, por departamento Determine qué revisiones son realizadas por la gerencia utilizando los informes de la gerencia o los informes de excepciones para ejercer el control sobre 1 2 3 4 5 6

costos de tiempo extra empleados que ganan más del promedio ausentismo por enfermedad vacaciones y días festivos principiantes y personas que dejan la empresa deducciones

Considere la necesidad de preparar el siguiente análisis de datos antes de llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos utilizando datos confiables que concuerden con los registros de contabilidad Analice las cuentas de control del libro mayor del costo de empleados en relación con 1 total de movimientos en el período 2 número y cantidades de cada tipo de transacción Analice las cuentas de control del libro mayor de los costos de prestaciones a empleados 1 2 3 4 5

total de movimientos en el período número y cantidad de cada tipo de transacción costo anual de cada prestación total de costos anuales de prestaciones costos promedio de las prestaciones por empleado

Analice los costos de mano de obra 1 2 3 4 5 6 7 8

relación de costos de mano de obra a ventas tarifa promedio de mano de obra, por empleado aumento promedio en los costos de mano de obra, por empleado arreglos de compensaciones no usuales empleados con compensaciones anuales substanciales niveles mensuales de costos de empleados movimiento general análisis de partidas individuales

Considere el uso de las TAACs para producir 1 2 3 4

informes de empleados que ganan más de cierta cantidad informes de empleados que trabajan demasiadas horas extra informes de principiantes y personas que dejan la empresa informes de pagos grandes o no usuales

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nóminas

POSIBLES PROCEDIMIENTOS ANALÍTICOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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3 3 3

3 3 3

3 3 3

3 3 3

1 número de empleados por departamento o línea de producción 2 número de individuos elegibles para planes de prestaciones 3 ganancias promedio de empleados por categoría de trabajo

3 3 3

3 3 3

3

3

Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas en lo que se refiere a la relación de costos de empleados a ventas

3

3

3

3

Compare la cantidad de cada tipo de impuesto sobre nómina con sueldos y salarios

3

3

3

3

Compare la relación del período actual de nómina administrativa a mano de obra directa, con la de años anteriores

3

3

3

3

Compare la relación del período actual de prestaciones a empleados, a nómina, a horas trabajadas y a número de empleados con las de años anteriores

3

3

3

3

Compare las comisiones de ventas o las compensaciones con las ventas relativas

3

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3

Analice el número de empleados, incluyendo una conciliación de empleados del presente año y del año anterior

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Comparaciones e investigaciones Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para 1 costos de empleo y prestaciones por departamento o línea de producción 2 costos de empleo y prestaciones durante períodos seleccionados de la nómina 3 pagos diarios, semanales o mensuales Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no esperadas o no usuales entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para

Revise los registros de nómina e investigue las tarifas de pago o las cantidades brutas de pago que estén fuera de los rangos esperados o autorizados Explique los movimientos e investigue cualesquiera relaciones no usuales o no esperadas entre el año actual, el año anterior y las cantidades presupuestadas para los pasivos relativos a empleados Pruebas de relaciones Revise las conciliaciones entre las actividades registradas de dos o más funciones independientes 1 total de nómina registrada por departamento de nómina total de sueldos y salarios por pagar registrados por el departamento de personal 2 total del costo neto de sueldos y salarios registrados por el departamento de nómina = total de pagos reales registrados por el cajero 3 total de horas pagadas, registrado por el departamento de nómina = total de horas trabajadas, registrado por el departamento de producción Pruebe el costo de empleo 1 multiplicando el número promedio de empleados por las ganancias promedio 2 multiplicando las tasas pagadas por piezas de trabajo por las unidades producidas Pruebe el costo de empleo tomando el costo de empleo del período anterior, por departamento, y ajustando el costo por 1 cambios en el número de empleados 2 cambios en la combinación de empleados 3 aumentos en los sueldos impuestos por sindicatos, por la nación y otros tipos de aumento

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3 3 3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nómina

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

E

A

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Verifique los saldos iniciales con los papeles del año anterior

3

3

3

3

Considere la evidencia de pruebas relativas de controles

3

3

3

3

Considere la evidencia de procedimientos analíticos substantivos relacionados

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3

Considere la naturaleza y el grado de la evidencia substantiva de las áreas relacionadas de los estados financieros

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3 3

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3

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Revise el tratamiento de los impuestos sobre nómina

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3

Verifique los emolumentos de los consejeros

3

3

Obtenga una lista de las transacciones de costos de empleados (por ejemplo, nóminas mensuales) 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique los subtotales seleccionados con el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3 3

3

Para el muestreo de empleados de la lista de transacciones 3 3

1 determine si el empleado existe 2 verifique los detalles de la lista contra los comprobantes (por ejemplo, listas autorizadas de salarios, tarjetas de tiempo, registros de tiempo extra) 3 verifique el pago neto y el beneficiario del cheque, el sobre de pago o el resumen de transferencias bancarias 4 verifique si es apropiado el código de la cuenta del pago bruto 5 verifique la racionabilidad de las deducciones del pago 6 verifique la exactitud aritmética

3

Obtenga una lista de transacciones de prestaciones pagadas, sobre una base de acumulación, a los fiduciarios, compañías de seguros 1 verifique la exactitud aritmética 2 verifique los subtotales seleccionados con el libro mayor 3 investigue las partidas grandes o no usuales

3 3

3

3 3

3

Para el muestreo de prestaciones pagadas de la lista de transacciones 1 2 3 4

determine si están incluidos todos los empleados elegibles verifique los detalles de la lista contra los comprobantes verifique si es apropiado el código de la cuenta de contabilización verifique la exactitud aritmética

Obtenga detalles de los costos acumulados de nómina y 1 verifique asientos en el libro mayor 2 verifique la asignación de las cantidades entre el período actual y el siguiente período 3 verifique el pago En el caso de costos de pensiones, considere la necesidad de contactar a un actuario (Nota de Procedimiento 2C)

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3 3

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría L: Costos de Nóminas

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Una entidad necesita asegurarse de que sus empleados son eficientes en el desempeño de sus responsabilidades. Las siguientes preguntas tienen como objeto evaluar que tan bien controla la gerencia sus recursos humanos. 1 ¿Ha investigado la gerencia las causas de un nivel anormalmente alto de rotación de personal, si se ve amenazada la retención de la gente clave altamente capacitada o si son altos los costos de contratación? 2 ¿Se recompensa a la gerencia de nivel medio, comparando su desempeño con los objetivos establecidos y utilizando guías tales como? (a) ¿utilidades de divisiones o centros de costos? (b) ¿logro de ciertas metas? c) ¿si se cumple con el presupuesto o si se excede éste en forma importante? 3 ¿Se asegura la gerencia de que los esquemas de incentivos para el personal de producción logren los objetivos para los que fueron establecidos? 4 ¿Considera la gerencia el costo/beneficio de contratar empleados adicionales, en vez de pagar primas de tiempo extra o utilizar personal temporal? 5 ¿Se le han dado al departamento de personal un juego de objetivos claros y se le asignan recursos suficientes para que pueda lograr estos objetivos? 6

¿Existen procedimientos de evaluación para todo el personal?

7 ¿Existen métodos más eficientes en lo que respecta a los impuestos sobre remuneraciones, que la entidad deba considerar? 8 ¿Cuentan los altos ejecutivos con una asesoría en relación con sus impuestos personales?

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría M: Consolidaciones/Combinaciones

GUIA DEL PLAN DE AUDITORIA M: CONSOLIDACIONES/COMBINACIONES ASEVERACIONES Descripción

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Todas las subsidiarias están reflejadas en los estados financieros consolidados y todas las asociadas han sido contabilizadas por el método de participación en el capital contable.

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Las subsidiarias consolidadas representan entidades que deben ser consolidadas de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados; todas las inversiones contabilizadas bajo el método de participación en el capital contable son de asociadas.

3

Las subsidiarias y las asociadas fueron consolidadas o contabilizadas bajo el método de participación en el capital contable, respectivamente, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y utilizando las cuentas confiables correspondientes.

3

Se determinó el crédito mercantil derivado de la adquisición de subsidiarias y asociadas, cuando fue pertinente, utilizando valores justos razonables y se hicieron todos los ajustes apropiados por los cambios en los tipos de cambio de divisas extranjeras.

POSIBLES ERRORES Descripción

T

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V

Las subsidiarias y las asociadas utilizan políticas de contabilidad que son diferentes de las de otras entidades que pertenecen al grupo.

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Los cambios en la extensión del control, ocasionados por factores internos o externos, no son reconocidos por los consejeros y esto da como resultado un tratamiento contable inapropiado

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No se están llevando a cabo los ejercicios al valor justo en relación con las adquisiciones o se están haciendo provisiones excesivas en relación con la adquisición.

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La venta de una subsidiaria no se registra en el período correcto.

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Las inversiones contabilizadas bajo el método de participación en el capital contable no reconocen todos los cambios en inversiones.

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Las subsidiarias son auditadas por otros auditores cuyo trabajo no es confiable.

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Aplicación incorrecta de la conversión de moneda extranjera.

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Omisión de la consolidación de subsidiarias o asociadas, por ejemplo, debido a que no se recibieron los estados financieros.

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No se hicieron los ajustes de transacciones intra-grupo, por ejemplo, no se eliminaron las utilidades intercompañías. Se cometieron errores al adicionar las cantidades de los estados financieros de subsidiarias o asociadas.

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría M: Consolidaciones/Combinaciones

ENTENDIENDO EL NEGOCIO 1 ¿Cuál es la estructura del grupo? 2 ¿Existen entidades que pertenezcan al grupo (incluyendo asociadas) que se encuentren en países extranjeros? 3 ¿Tienen el mismo fin de año todas las entidades (incluyendo asociadas) que pertenecen al grupo? 4 ¿Ha habido adquisiciones en el año actual? ¿Qué método se ha adoptado para contabilizar la adquisición? En el caso de que se haya adoptado el método de compra ¿Se ha determinado el valor justo de los activos y de los pasivos identificables? 5 ¿Ha habido bajas en el año actual? ¿Cómo se obtienen y auditan los resultados a la fecha de hacer la disposición? ¿Se planean las disposiciones? 6 ¿Utiliza la entidad un paquete de informes de grupo y es enviado dicho paquete a todas las entidades que pertenecen al grupo? ¿Son auditadas todas las entidades del grupo y, de ser así, quién las audita? 7 En el caso de las asociadas, ¿Qué estados financieros serán utilizados para la contabilización bajo el método de participación en el capital contable? ¿Cómo habrán sido auditados éstos? 8 ¿Cuál es la política de contabilidad en la conversión de moneda extranjera, incluyendo aquélla para compensaciones sobre préstamos? 9 ¿Cómo maneja la entidad la consolidación? (a) ¿Manualmente? (b) ¿Con computadora? (c) ¿Con interconexión con el libro mayor?

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

T

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Considere la evidencia de las pruebas relativas de controles

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Considere la evidencia de otros procedimientos analíticos substantivos relacionados

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1 verifique la exactitud aritmética (horizontal y verticalmente) 2 verifique todas las cantidades contra los estados financieros auditados o el paquete de informes para cada unidad 3 asegúrese de que todas las cantidades de los estados financieros auditados y aprobados por la gerencia y en el paquete de informes de cada unidad, sean incluidas en la cédula de consolidación/ combinación y que todas las partidas anormales y revelaciones no usuales sean indicadas para seguimiento posterior 4 verifique que se hayan recibido los estados financieros auditados y aprobados por la gerencia o el paquete de informes de cada unidad que pertenezca al grupo o entidad

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Verifique la conversión de la moneda utilizada en los estados financieros y en el paquete de informes de cada unidad

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Verifique que se incluyan los ajustes recurrentes de consolidación según se registraron en la información del cliente

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Verifique la eliminación de los saldos de conciliación intra-grupo

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Obtenga cédulas de consolidación/combinación y

Verifique que se hagan los ajustes de consolidación intra-grupo para 1 eliminar las ventas intra-grupo 2 eliminar la utilidad intra-grupo, por ejemplo en inventarios, sobre enajenación de propiedad 3 haga provisiones de acuerdo con las inversiones en las subsidiarias

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría M: Consolidaciones/Combinaciones

OTROS POSIBLES PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Procedimiento

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1 cuando se utilice el método de compra para contabilizar, verifique

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(a) el valor justo de la contraprestación (b) el valor justo de los activos netos independientes adquiridos (c) la fecha efectiva de adquisición (d) la provisión para contraprestación diferida (e) el tratamiento del crédito mercantil derivado de la adquisición

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Verifique el cálculo de la participación de interés minoritario de los resultados del año y otros movimientos

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Asegúrese de que se haga una conciliación de los impuestos del grupo y de que se hayan tratado correctamente los ajustes de consolidación

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En el caso de unidades de auditoría auditadas por otras Firmas:

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En el caso de inversiones contabilizadas bajo el método de participación en el capital contable 1 obtenga confirmación de la compañía en la que se hace la inversión de las inversiones tenidas u obtenga otra evidencia de "propiedad"" 2 obtenga los estados financieros de la compañía en la que se hace la inversión y (a) verifique que estén auditados por auditores prestigiados (b) determine si el método de participación en el capital contable ha sido debidamente aplicado y si los resultados y los activos respaldan el valor en libros En el caso de adquisiciones en el período, determine el método de contabilidad y

2 cuando se utilice el método de contabilidad de combinación de intereses, verifique: (a) que la contabilidad de la combinación de intereses esté de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y con las disposiciones de la ley (b) que los estados comparativos hayan sido auditados sin salvedades (c) que la diferencia derivada de la consolidación sea correctamente calculada 3 actualice el programa de ajustes permanentes de consolidación en la información del cliente En relación con las disposiciones (bajas) en el período 1 2 3 4

verifique que los resultados hasta la fecha de la disposición se consoliden verifique la fecha efectiva de disposición verifique que se haya calculado correctamente la utilidad o pérdida derivada de la disposición actualice el programa de ajustes permanentes de consolidación en la información del cliente

1 considere el alcance del trabajo realizado y del informe emitido 2 asegúrese de que se haya recibido el cuestionario de consolidación lleno (a menos que se trate de BDO) 3 considere el grado al que sea necesario revisar sus papeles de trabajo 4 documente las conclusiones a las que se llegue en relación con lo adecuado del trabajo realizado por otros auditores Verifique que cualquier subsidiaria excluida de la consolidación y cualquier asociada que no se haya contabilizado de acuerdo con el método de participación en el capital contable haya sido debidamente excluida y que la cantidad en el balance general consolidado (dependiendo de la razón de la exclusión) haya sido debidamente calculada.

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Parte 4, Guía del Plan de Auditoría M: Consolidaciones/Combinaciones

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Las consolidaciones en los grupos complejos pueden tomar mucho tiempo y puede haber la tendencia a error si no son manejadas en forma apropiada. Las siguientes preguntas tienen el propósito de determinar la eficiencia del proceso de consolidación y el control que se tiene sobre el mismo. 1 ¿Son las cédulas de consolidación innecesariamente complejas? 2 ¿Utiliza el cliente instrucciones para los informes del grupo y un paquete de informes estándar como auxiliar en la consolidación? 3 ¿Se utilizan en forma eficiente las computadoras como un auxiliar en la consolidación? 4 ¿Es satisfactoria la interconexión de consolidación con el libro mayor?

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Parte 4, Guía en Relación con el Servicio al Cliente N: Planeación financiera

GUÍA EN RELACIÓN CON EL SERVICIO AL CLIENTE N: PLANEACIÓN FINANCIERA PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE La planeación financiera se ocupa, principalmente, de la evaluación de los aspectos financieros de los planes a largo plazo y de los objetivos de la entidad. También se ocupa del establecimiento y evaluación de las consecuencias financieras de los diferentes cursos de acción que la entidad quisiera tomar. Las siguientes preguntas deben ser consideradas al evaluar la calidad de la planeación financiera de la entidad. 1 ¿Existe alguna forma de planeación financiera sistemática que esté siendo llevada a cabo (que cubra un período mayor a aquél del presupuesto de operación normal)? 2 Si se está llevando a cabo la planeación financiera ¿Se está haciendo esto en cooperación con todos los ejecutivos de la entidad o se está llevando a cabo la planeación como un ejercicio aislado dentro del departamento financiero? 3 ¿Se coordina la planeación financiera con un plan estratégico más amplio y es parte de dicho plan? 4 Cuando se producen planes financieros ¿Están en total armonía con los objetivos de la entidad y con otros planes importantes que pudieran haberse preparado, por ejemplo para producción y mercadotecnia? 5 ¿Son suficientemente amplios los planes financieros como para cubrir?: (a) ¿todas las operaciones y las actividades principales de la entidad? (b) la inclusión de planes respecto a: (i) ¿Ingresos y utilidades por productos? (ii) ¿Costo de producción? (iii) ¿Gastos "abajo de la línea"? (iv) ¿Capital de trabajo con especial consideración del flujo de efectivo y niveles de inventarios? (v) ¿Inversiones de capital? (vi) ¿El requerimiento, si lo hay, de fondos de capital a corto y largo plazo? (vii) ¿La disposición de fondos excedentes? 6 Al preparar los planes financieros, ¿Aplica la entidad criterios consistentes y opera procedimientos sistemáticos para la revisión, avalúo y evaluación de?: (a) ¿proyectos de inversión? (b) ¿proyectos de investigación, diseño y desarrollo? (c) ¿desarrollo de nuevos mercados? 7

¿Se utilizan planes financieros?: (a) ¿como base para tomar decisiones inmediatas o a corto plazo, es decir, se convierten en programas de acciones? (b) ¿como puntos de referencia que sirven como base para medir y reportar el rendimiento real para tomar las acciones correctivas necesarias?

8 ¿Monitorea la entidad los efectos, a largo plazo, que tienen los movimientos en las tasas de interés y el tipo de cambio de la moneda sobre sus propios costos y aquéllos de sus competidores? 9 ¿Se preparan los presupuestos en forma regular para ser utilizados por los ejecutivos y los gerentes de la entidad? 10 ¿Permite el proceso de preparación de presupuestos de la entidad que los ejecutivos y los gerentes hagan los presupuestos en relación con sus propias operaciones y actividades y sean aceptados, finalmente, por el Consejo de Administración? 11 ¿Se aprueban los presupuestos oportunamente, es decir, antes de que se inicie el período al que corresponde el presupuesto? 12 Cuando existe un comité encargado del presupuesto ¿Desempeña dicho comité un papel efectivo en el proceso de preparación de presupuestos? 13 ¿Están los presupuestos totalmente integrados con los planes financieros a largo plazo y con otros planes, si los hay?

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Parte 4, Guía en Relación con el Servicio al Cliente N: Planeación financiera

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 14 ¿Son los presupuestos suficientemente amplios para cubrir todas las operaciones y las actividades de la entidad? 15 ¿Se utilizan los presupuestos como puntos de referencia para medir y reportar el rendimiento y el desempeño real de los ejecutivos y gerentes? 16 Cuando las operaciones y las actividades de la entidad están sujetas a fluctuaciones importantes ¿Se toman medidas para el ajuste de los presupuestos durante el período al que el presupuesto corresponde, para que las variaciones entre la operación real y la presupuestada tengan sentido al ser reportadas?

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Part 4, Guía en Relación con el Servicio al Cliente O: Sistemas de Información a la Gerencia

GUIA EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE O: SISTEMAS DE INFORMACIÓN A LA GERENCIA PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE Los siguientes puntos en relación con el servicio al cliente tienen que ver con las siguientes áreas: 1 Información a la gerencia 2 Informes financieros 3 Tecnología de información Información a la gerencia La información satisface la necesidad continua que la gerencia de una entidad tiene para: •

contar con una base confiable para llevar a cabo acciones y tomar decisiones

•

"conocimientos en vez de "corazonadas"";

•

señales de advertencia cuando las cosas van mal;

•

un medio de delegar trabajos y tareas a los subordinados.

Las siguientes preguntas deben ser consideradas al evaluar la calidad y la efectividad de la información principal producida por la entidad y circulada en esta última. 1 ¿Hay información adecuada en relación con?: (a) ¿todas las funciones principales dentro de la entidad? (b) ¿los diferentes niveles administrativos dentro de la entidad? 2 ¿Tienen los ejecutivos información adecuada en relación con el ambiente en que se desenvuelven, por ejemplo, en lo que se refiere a competidores y mercados en los que la entidad opera? 3 ¿Cuentan los ejecutivos con información adecuada? (a) ¿basada en suficientes datos, es decir, que no se derive de un grupo reducido de registros financieros, sino que incluya información de una naturaleza cualitativa o estadística? (b) ¿orientada hacia operaciones y decisiones futuras? (c) ¿relevante para las decisiones claves que los ejecutivos tienen que tomar? (d) ¿relevante para los factores clave que influyen sobre la operación satisfactoria del negocio? 4 ¿Parecen estar los ejecutivos suficientemente satisfechos con la información que reciben? y, en particular, (a) ¿Reciben la información que necesitan para llevar a cabo sus funciones? (b) ¿Pueden los ejecutivos llevar a cabo acciones o tomar decisiones con base en esta información? (c) ¿Están satisfechos con la exactitud y la confiabilidad general de la información que reciben? (d) ¿Reciben la información oportunamente para llevar a cabo acciones, tomar decisiones, etc.? (e) ¿Están satisfechos con la frecuencia con la que reciben la información? (f) ¿Existe alguna información importante que piensen que debiera producirse (no necesariamente para ellos) y que no sea producida en la actualidad? 5 ¿Entienden fácilmente los receptores la información que les es proporcionada? En particular (a) ¿Es claro el formato de la información? (b) ¿Es la presentación de la información lo más sencilla posible, es decir, no está "apeñuscada" con demasiados datos irrelevantes? (c) ¿Es la terminología clara y se entiende fácilmente? (d) ¿Se incluye jerga excesiva en la terminología? (e) ¿Es amplia la información? Es decir, ¿Se refiere a todas las actividades y necesidades principales de los receptores?

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Part 4, Guía en Relación con el Servicio al Cliente O: Sistemas de Información a la Gerencia

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 6 ¿La información incluye herramientas de ayuda como una base de comparación? Las herramientas más típicas son: (a) niveles presupuestados o planeados; (b) niveles actuales (por ejemplo inventario actual comparado con niveles actuales de ventas); (c) niveles anteriores; (d) niveles logrados por los competidores; (e) niveles promedio logrados dentro de la industria o el país. Informes financieros 1

¿Es amplia la distribución de los informes financieros?

2 ¿Se preparan los informes financieros con la frecuencia suficiente para tomar las acciones correctivas necesarias? 3 ¿Es el sistema de información adecuado para no ignorar áreas importantes de las operaciones o actividades de la entidad? 4 ¿Están los informes totalmente integrados en tal forma que los reportes resumidos proporcionados a el Consejo de Administración y los altos ejecutivos estás respaldados por y referidos a los informes más detallados provistos a los ejecutivos "júnior", a los gerentes y a los supervisores? 5 ¿Incluyen los informes periódicos un resumen del estado de resultados y del balance general? 6 ¿Existen procedimientos seguros y sistemáticos para el cálculo y reporte de? (a) ¿las utilidades brutas? (b) ¿acumulaciones y pagos anticipados? (c) ¿el valor de inventarios y de trabajo en proceso? 7 ¿Se revisan los inventarios y el trabajo en proceso mostrados en los libros de cuentas y son periódicamente reportados y verificados contra los inventarios físicos y el trabajo en proceso a intervalos razonables? ¿Se encuentran discrepancias significativas en la toma de inventarios que requieran de un ajuste importante en las utilidades reportadas en las cuentas periódicas? 8 Si hubiera diferencias importantes al final del último año financiero entre los estados financieros auditados y los informes financieros ¿Serían esas diferencias el resultado de deficiencias en el método seguido para preparar los informes financieros? Tecnología de información (TI) La tecnología de información puede ser altamente efectiva en su costo mejorando la calidad y la oportunidad de la información que la gerencia recibe. Sin embargo, las consecuencias de sistemas inapropiados, de la implementación deficiente y de las protecciones inadecuadas pueden ser muy serias. Las siguientes preguntas tienen como propósito identificar cuán bien está la gerencia administra la Tecnología de Información dentro de la entidad. 1 ¿Hay una estrategia de tecnología de información que se base en el plan del negocio y que establezca las opciones y los requerimientos generales de "hardware" (equipo) y "software" (programas) a mediano plazo (3 a 5 años)? El uso de la TI debe ser planeado en forma apropiada dentro de la estructura del plan general del negocio de la entidad. La implementación parcial, sin una planeación general apropiada, puede dar lugar a enfoques inconsistentes e incompatibles y al esfuerzo duplicado o a problemas importantes en el uso de la TI. La TI debe ser utilizada para respaldar y mejorar el negocio. Con el uso de la TI se puede ganar camino a los competidores. Una estrategia adecuada puede ayudar a definir las prioridades con base en los beneficios para toda la empresa en lugar de tomar como base los requerimientos verbales. La estrategia de la TI debe abarcar, normalmente, el mismo lapso que el plan del negocio. Por lo tanto, generalmente será adecuado un período de tres años mínimo y cinco años máximo. 2 ¿Se revisa la TI por lo menos anualmente para asegurarse de que sigue siendo consistente con las metas organizacionales y los avances en tecnología? Ningún negocio debe permanecer estático. Conforme la empresa cambia, también debe cambiar la TI para satisfacer los nuevos requerimientos y prioridades. La estrategia TI debe ser continuamente revisada para asegurarse de que sigue siendo relevante para los objetivos del negocio. Además, podrían salir al mercado nuevos productos de la TI y nuevas tecnologías no consideradas o no existentes al establecer originalmente la estrategia TI, que podrían ser aprovechados. La estrategia debe ser adaptada para tomar en cuenta la tecnología cambiante.

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Part 4, Guía en Relación con el Servicio al Cliente O: Sistemas de Información a la Gerencia

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 3 ¿Existen procedimientos documentados para el desarrollo y la adquisición de nuevos sistemas, incluyendo requerimientos de estudios de factibilidad, especificaciones funcionales y pruebas formales y aceptación? Dentro de la estructura de la estrategia general de la TI, tendrán que diseñarse, desarrollarse e implementarse sistemas individuales. Se requiere de disciplina para asegurarse que se desarrollan y adquieren los sistemas apropiados y que los recursos (tanto humanos como financieros) son utilizados en forma apropiada. Debe contarse con sistemas que satisfagan las necesidades definidas del usuario dentro de las escalas apropiadas de tiempo y de costo. Para lograr esto, se requiere la existencia de normas y su observancia para el proceso de adquisición y desarrollo. 4 ¿Hay algún comité adecuado encargado de promover el uso de las computadoras o algún otro órgano similar que provea un mecanismo para monitorear la actividad de procesamiento de datos, la discusión de los problemas y la aceptación formal del diseño e implementación de sistemas nuevos? La función de la TI no debe operar en el vacío. La TI debe penetrar en toda la empresa y debe responder a las necesidades de todos los usuarios. Frecuentemente, esto se logra mejor estableciendo un grupo representativo, adecuado, encargado de dirigir y promover el uso de los sistemas que esté compuesto de altos ejecutivos y presidido por el miembro del Consejo de Administración encargado de la TI. Dicho grupo será responsable de monitorear la implementación de la estrategia de la TI, de asignar los recursos y de decidir las prioridades dentro de la estrategia. Si ese comité es totalmente representativo, es probable que los conflictos potenciales sean identificados y resueltos antes de la implementación. 5 ¿Existen presupuestos y programas de fechas para los proyectos de desarrollo específicos y se monitorea el desempeño real contra dichos programas y presupuestos? Siempre será una buena práctica que la gerencia prepare presupuestos y programas de fechas para todos los proyectos significativos y monitoree el progreso contra esos presupuestos y programas de fechas. Los proyectos de TI no son una excepción. De hecho, estos proyectos pueden ser caros y los retrasos en los programas de fechas pueden tener efectos desastrosos sobre muchas partes diferentes de la empresa. Por ejemplo, si el lanzamiento de un nuevo producto depende de la disponibilidad de un nuevo sistema, cualquier retraso en el programa de fechas de implementación puede tener un serio impacto sobre la producción, la mercadotecnia, las ventas, etc. 6 ¿Ha habido problemas con el desarrollo, implementación o uso de las aplicaciones de computadoras (por ejemplo, errores de procesamiento, excesos en el presupuesto de desarrollo, puntos inadecuados en relación con la operación)? 7 ¿Ha evaluado la gerencia las pérdidas potenciales que pudieran surgir si se vieran comprometidas la integridad, la confidencialidad o la operación continuada de los sistemas computarizados de información? En particular ¿Se ha considerado esto en relación con las siguientes amenazas específicas? (a) ¿Fraude por computadora (robo de datos y fondos por medio de los sistemas de computadoras)? (b) ¿Otros ataques maliciosos, por ejemplo, virus de software? (c) ¿accidentes o desastres que afecten las instalaciones de las computadoras? ¿Se ha visto la entidad importantemente afectada por cualquiera de esas amenazas? Un ejercicio de análisis de riesgo identificará las áreas de mayor peligro y ayudará a asegurarse de que los recursos sean mejor utilizados para cubrir esas amenazas importantes en vez de gastar en cosas pequeñas que no tengan importancia alguna. La mayoría de las organizaciones se encararán a las mismas amenazas, es decir, incendio, inundaciones, fraudes, sabotaje, etc., pero el impacto potencial de esas amenazas será variable. Por lo tanto, el riesgo del negocio variará. Por ejemplo, una entidad que tenga datos sensibles en línea, accesibles a través de una red digital, puede ser particularmente susceptible a violadores. En forma similar, una entidad con una amplia red de Intercambio Electrónico de Datos (IED) puede ser particularmente susceptible a fraude y a la pérdida de comunicaciones. 8 ¿Existe una política de seguridad de información que incluya?: (a) ¿la asignación de la responsabilidad general de la seguridad de la información a un ejecutivo específico? (b) ¿otras responsabilidades del personal en relación con la información y su seguridad? (c) ¿un análisis o clasificación de datos y sistemas en términos de su sensibilidad? (d) ¿un resumen de (o referencia a) las normas mínimas de seguridad y los procedimientos que deben seguirse? La implementación de la seguridad positiva de la computadora es difícil si no se cuenta con una política formal en relación con la seguridad de la información.

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Part 4, Guía en Relación con el Servicio al Cliente O: Sistemas de Información a la Gerencia

PUNTOS EN RELACION CON EL SERVICIO AL CLIENTE 9 ¿Existe un plan formal de recuperación de un desastre u otro evento que afecte la integridad o la disponibilidad del sistema de computación? ¿Se ha documentado y probado satisfactoriamente el plan? Las empresas dependen cada vez más de la disponibilidad constante de sus sistemas de computación. La pérdida de esos sistemas, aún durante unas cuantas horas, puede ser crítica para la empresa. La gerencia debe estar consciente de este riesgo y debe tomar las medidas necesarias para minimizar el riesgo de que esto suceda y, también, debe minimizar el impacto si pasara lo peor. Sería una total falta de previsión por parte de la gerencia que no contara con un plan de contingencia viable.

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Parte 5 Notas de Procedimientos

Parte 5, Notas de procedimientos

PARTE 5 NOTAS DE PROCEDIMIENTOS CONTENIDO CONFIRMACIÓN 1A CIRCULARIZACIÓN DE DEUDORES .................................................................................................135 1B CIRCULARIZACIÓN DE ACREEDORES ............................................................................................143 1C CONFIRMACIONES BANCARIAS........................................................................................................147 1D CONCILIACIONES BANCARIAS..........................................................................................................149 INVESTIGACIÓN 2A CONFIRMACIONES DE ABOGADOS ..................................................................................................153 2B DECLARACIONES DEL CLIENTE .......................................................................................................157 2C CONFIANZA EN ESPECIALISTAS .......................................................................................................161 2D ORGANIZACIONES DE SERVICIO.....................................................................................................165 INSPECCIÓN 3A PROCEDIMIENTOS DE CORTE ..........................................................................................................169 OBSERVACIÓN 4A TOMA DE INVENTARIOS ......................................................................................................................177 COMPUTACIÓN 5A TÉCNICAS DE AUDITORÍA CON AYUDA DEL COMPUTADOR................................................183 5B VERIFICACIÓN ARITMÉTICA.............................................................................................................199 GENERAL 6A NEGOCIO EN MARCHA ........................................................................................................................203 6B PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO AL TRABAJO DE VISITAS PRELIMINARES........209 6C EVENTOS POSTERIORES A LA FECHA DEL BALANCE.............................................................215 6D CONSIDERACIONES DE AUDITORIA DURANTE EL PRIMER AÑO........................................221 6E TRANSACCIONES CON PARTES RELACIONADAS ......................................................................227 6F ASUNTOS AMBIENTALES .....................................................................................................................233 6G ESTIMACIONES CONTABLES .............................................................................................................241 6H COMUNICAR ASUNTOS DE AUDITORÍA DE INTERES DEL GOBIERNO CORPORATIVO.247 6I COMPARATIVOS ......................................................................................................................................253 6J E-COMMERCE ..........................................................................................................................................258

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Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

NOTA DE PROCEDIMIENTO 1A CIRCULARIZACIÓN DE DEUDORES CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................136 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................136 Obteniendo la aceptación del cliente .................................................................................................................136 Selección de cuentas para confirmación............................................................................................................137 Uso de las Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora....................................................................137 Confirmación positiva y negativa......................................................................................................................137 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................138 Generalidades.....................................................................................................................................................138 Mejorando el coeficiente de respuesta...............................................................................................................138 Seguimiento........................................................................................................................................................139 Circularización antes del final del año ..............................................................................................................140 EVALUACION ....................................................................................................................................................140 Investigación de discrepancias ..........................................................................................................................140 Logrando una conclusión...................................................................................................................................141 PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS.........................................................................................................141

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Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 1A CIRCULARIZACIÓN DE DEUDORES INTRODUCCIÓN 1A.1

Cuando sea práctico y eficiente, debemos obtener confirmación de los saldos de los deudores, por comunicación directa con los deudores seleccionados. Este método de verificación se utiliza cada vez más debido a que la confirmación de un activo con una tercera persona independiente provee un nivel superior de confianza al que se obtiene usualmente a partir de un examen de los registros internos del cliente. Además, la confirmación frecuentemente será más eficiente que los procedimientos alternativos. Sin embargo, dicha confirmación no nos libera de la responsabilidad de satisfacernos de que esas deudas serán pagadas a su debido tiempo. Aunque, es preferible llevar a cabo las confirmaciones de los clientes, dichas confirmaciones son particularmente útiles cuando: (1)

(2) 1A.2

El examen de las cuentas individuales de deudores y los comprobantes no permiten una verificación totalmente satisfactoria de los saldos, por ejemplo en el caso de: (a)

deudores a los que se les ha ampliado el crédito;

(b)

deudores por retención de dinero en relación con contratos terminados; y

(c)

deudores que no pagan mensualmente y cuyas cuentas operan con pagos periódicos a cuenta.

El sistema de control interno no está operando en forma debida, por lo que hay la posibilidad de controversias en cantidades, errores en la contabilidad y otras irregularidades.

Debemos determinar desde el principio si la utilización de confirmaciones externas es necesaria para obtener evidencia de auditoría suficiente apropiada. Al tomar esta decisión, debemos considerar: •

materialidad (ver Capítulo 9 “Determinando la Materialidad de la Planeación”);

•

el nivel de riesgo inherente (Capítulo 8 “Evaluando el riesgo inherente”) y las fortalezas de control (Capítulo 12 “Evaluando el ambiente de control”); y

•

la oportunidad, naturaleza y extensión de otros procedimientos de auditoría planeados (Capítulo 14 “Decidiendo la naturaleza y extensión de los procedimientos de auditoría”).

PLANEACIÓN Obteniendo la aceptación del cliente 1A.3

Antes de llevar a cabo la circularización entre deudores, debe haber un acercamiento con el cliente para obtener su aceptación, debido a que sólo el cliente puede autorizar a terceros para que nos den información acerca de sus asuntos. Si el cliente se rehúsa, debemos considerar si podemos satisfacernos de la validez y exactitud de los saldos del deudor por medio de otro trabajo de auditoría o si debemos incluir una salvedad en nuestro dictamen debido a una limitación en el alcance de nuestro trabajo. También, en los casos en los que el personal de la compañía pide que se omitan las confirmaciones de ciertos saldos de clientes, debemos aclarar esta petición con la alta gerencia de la compañía, de preferencia por escrito. En tales circunstancias, deben llevarse a cabo procedimientos alternativos.

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Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

Selección de cuentas para confirmación 1A.4

En el momento de hacer nuestra selección de los deudores para confirmación, debemos asegurarnos de que no se hayan ocultado cuentas individuales con el objeto de evitar que las seleccionemos para prueba. Por lo tanto, debemos asegurarnos de seleccionar los deudores de una lista de saldos verificados contra la cuenta de control del libro mayor. Cuando haya numerosos saldos pequeños o el control interno sea lo suficientemente efectivo para permitir una baja probabilidad de que se oculten irregularidades falsificando la lista, no habrá necesidad de llevar a cabo una verificación amplia y detallada de dicha lista. Sin embargo, deben hacerse algunas pruebas. Bajo ciertas circunstancias, podría servir la lista de una sumadora; sin embargo, el total nunca deberá ser aceptado sin la verificación correspondiente. Debe haber un seguimiento de la diferencia entre los detalles y los controles, ya que la mencionada diferencia podría constituir una indicación de una irregularidad que requiriera de atención cuidadosa. Sin embargo, antes de llevar a cabo un trabajo excesivo para localizar la diferencia, debemos discutir el asunto con el cliente quien, de preferencia, deberá llevar a cabo los procedimientos iniciales de investigación. Después deben llevarse a cabo los procedimientos de auditoría y, si no se localiza la diferencia, el asunto debe someterse a la atención del cliente, en la carta a la gerencia, junto con cualesquiera deficiencias pertinentes en el control interno.

1A.5

También podríamos desear confirmar las cuentas seleccionadas con los saldos acreedores y con las cuentas canceladas durante el período. Estas podrían derivarse de la malversación del efectivo recibido, del registro de abonos ficticios o de otras irregularidades. Por la misma razón, no deben ignorarse las cuentas sin saldos.

1A.6

Aunque, por lo general, la confirmación será más eficiente que los procedimientos alternativos (vea a continuación), en ciertos casos será impráctica. Esto es aplicable, en particular, en relación con las clases de clientes que no cumplen con las solicitudes de confirmar los saldos. Ejemplos de esto son: (1)

dependencias y agencias gubernamentales; y

(2)

compañías que no llevan un libro mayor convencional de compras o acreedores, que con frecuencia son miembros de grandes grupos, particularmente aquéllos que han adoptado procedimientos con base en la computadora, para el procesamiento de facturas.

No tiene caso incluir en la circularización aquellas cuentas en relación con las cuales los deudores no pueden contestar o sabemos que no van a responder. En tales casos, debemos satisfacernos de la existencia de las deudas totalmente por medio de procedimientos alternativos (vea más adelante). Debemos además asegurarnos de que diseñamos nuestras solicitudes de confirmación externa de acuerdo con nuestros objetivos específicos de auditoría. Uso de las Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora 1A.7

Las Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora (TAACs) pueden ser especialmente útiles para llevar a cabo la circularización entre deudores y su uso debe ser considerado con todo cuidado en la planeación. Dichas técnicas no sólo pueden ser un medio muy eficiente de seleccionar las partidas de muestra sino, también, por medio de un enlace de procesamiento de palabras, pueden producir las cartas de confirmación necesarias en el papel del cliente. Además, se pueden producir documentos de control, como un subproducto, para ayudar a controlar la operación del procedimiento y para evaluar los resultados. También pueden llevarse a cabo otras pruebas al mismo tiempo, por ejemplo, la verificación de la antigüedad sacando, así, ventajas adicionales del uso de las TAACs. Confirmación positiva y negativa

1A.8

La carta de autorización del cliente, en la que se solicita información al deudor, puede ser en términos "positivos" o "negativos": (1)

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positivas. Al deudor se le pide que nos confirme directamente el adeudo, que según el estado que se le envía, tiene con el cliente. Se le pide que si la cantidad mostrada en el estado no está

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

de acuerdo con sus registros, nos notifique la cantidad que aparece en sus registros, con detalles en relación con la diferencia; o (2)

1A.9

Negativas. Se le pide al deudor que se comunique con nosotros sólo si no está de acuerdo con la cantidad mostrada por el estado, dando detalles de cualesquiera diferencias. Si no se recibe una respuesta, se supondrá que está de acuerdo con el saldo.

La confirmación negativa de los deudores pude tener sólo un valor limitado debido a que no siempre puede confiarse en que los clientes de nuestros clientes responderán cuando no están de acuerdo con los saldos. Por lo tanto, no siempre podremos tener confianza plena en los resultados de la prueba. Sin embargo, se lleva a cabo con facilidad y, con frecuencia, es un procedimiento útil complementario. La confirmación negativa puede ser aplicada a los saldos pequeños en un libro mayor de deudores en los que los saldos mayores se sujeten a confirmación positiva. Un control interno débil o la existencia de numerosos errores de contabilidad son circunstancias que indican que el método positivo será necesario, mientras que un control interno de bueno a excelente, con un gran número de cuentas pequeñas en donde se espera encontrar pocos errores y en relación con las cuales no hay razón de pensar que las personas que reciben la solicitud no las tomarán en consideración, sugeriría que es apropiado utilizar el método negativo. Sin embargo, debido a que las solicitudes negativas no son un procedimiento de auditoría tan efectivo como las solicitudes positivas, no deben ser utilizadas para las partidas clave seleccionadas para confirmación específica; es decir, para las cuentas muy grandes o para otras cuentas que requieran de atención especial. También, los tamaños de muestras de solicitudes negativas normalmente tendrían que ser más grandes de lo que hubiesen enviado de solicitudes positivas. EJECUCIÓN Generalidades

1A.10

Debemos obtener del cliente una lista de los saldos en el libro mayor. Después, debemos enviar por correo cartas de confirmación a los deudores seleccionados, pidiéndoles que confirmen el saldo. Aunque, por lo general, debe utilizarse una carta de confirmación estándar [de la que se incluye un ejemplo en el Volumen III "Documentación Técnica Ilustrativa"], es preferible que a los deudores también se les envíe un estado de su cuenta debido a que, por este medio, es más probable que se reciban las respuestas y que se detecten los errores. En algunos casos, podría ser más eficiente (o aún necesario) limitar la solicitud de confirmación a las partidas abiertas especificadas incluidas en el saldo, debido al uso del cliente de comprobantes o de un sistema abierto de facturas para sus cuentas por pagar. Esta es una práctica común al solicitar confirmación de grandes cadenas detallistas y de las dependencias gubernamentales.

1A.11

Cuando conducimos nuestros procedimientos de confirmación, debemos asegurarnos de que mantenemos control sobre los procesos de: •

seleccionar aquellos deudores a los que enviaremos una solicitud;

•

la preparación y el envío de las solicitudes; y

•

la evaluación de las respuestas.

Mejorando el coeficiente de respuesta 1A.12

La eficiencia del procedimiento de confirmación se ve influenciado por la voluntad y la capacidad de los destinatarios para responder en forma precisa a la información presentada en la confirmación. El mejoramiento de los coeficientes de respuestas de confirmaciones puede reducir el alcance de los procedimientos de seguimiento en el caso de la ausencia de respuestas incrementando, así, la eficiencia del procedimiento y reduciendo el trabajo de auditoría. A continuación mencionamos algunas formas de mejorar los coeficientes de respuesta:

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Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

(1)

uso de notificación preliminar. El envío de una carta breve o de una tarjeta postal o el hacer una llamada telefónica inmediatamente antes de enviar la confirmación, generalmente tiende a incrementar las respuestas. Hay menos posibilidades de que el destinatario ignore la confirmación cuando sabe que la va a recibir. La notificación preliminar, ya sea por correo o por teléfono, debe ser recibida por los clientes cuatro o cinco días hábiles antes de enviar las confirmaciones por correo. La notificación preliminar debe identificar el propósito de la solicitud, a la compañía y al auditor y debe solicitar la cooperación oportuna del destinatario;

(2)

solicitar la información que el destinatario puede confirmar. La solicitud de confirmación debe incluir toda la información detallada relevante que se requiere que el destinatario provea. En algunos casos, la confirmación debe incluir una lista de partidas que constituyan un saldo de la cuenta, una lista de las actividades de transacciones por períodos cercanos a la fecha de confirmación o las copias de las facturas de transacciones;

(3)

fije plazos. Las confirmaciones que indican plazos límite de respuesta pueden incrementar el coeficiente de respuestas. La mayoría de los estudios que han examinado las fechas límites, sugieren que éstas aceleran los coeficientes diarios de respuestas, pero no afectan el coeficiente general de respuestas. Cuando se utilizan las fechas límite, éstas se ponen generalmente en tipos de letra realzada e indican "URGENTE" o "SE REQUIERE DE SU RESPUESTA EN UN LAPSO DE 5 DIAS";

(4)

provea sobres de respuesta. Los sobres de respuesta que tienen la dirección de la Firma impresa en letras grandes llaman la atención en relación con las confirmaciones y pudieran alentar de a los receptores a responder. Además, las palabras "INFORMACION IMPORTANTE" también pueden ser impresas en el frente de los sobres de respuestas, para alentar a los receptores a responder;

(5)

provea franquicia o timbres para la respuesta. Para facilitar las respuestas, los auditores normalmente incluyen con cada confirmación un sobre timbrado con la dirección impresa. Los timbres tienden a generar coeficientes de respuestas superiores a los que se obtienen con la franquicia comercial;

(6)

envíe recordatorios de seguimiento. El envío de recordatorios o avisos de seguimiento a los receptores de confirmaciones, por medio de tarjetas postales o cartas, parece aumentar los coeficientes de respuestas. Probablemente los recordatorios de seguimiento son más efectivos cuando se envían tres o cuatro días después de que las confirmaciones iniciales son puestas por correo. La mayoría de los receptores aparentemente deciden si van a cumplir con las confirmaciones, durante el período de tres o cuatro días inmediatamente posterior al recibo de las solicitudes. Más aún, parece ser que el enviar recordatorios en tarjetas postales a las personas que no responden es tan efectivo como el envío de una segunda confirmación, de cartas o de ambas. En ocasiones, podría resultar más económico enviar recordatorios en tarjetas postales que copias de confirmaciones; y

(7)

enviar segundas solicitudes con papel membretado de la Firma. Normalmente, la primera y la segunda solicitud son enviadas en papel del cliente en vez de enviarlas con nuestro membrete. Sin embargo, podría ser benéfico enviar segundas solicitudes con el membrete de la Firma para aumentar los coeficientes de respuesta, a pesar de que las investigaciones no han tomado en consideración este enfoque. Por supuesto que siempre se requiere de la autorización del cliente antes de que podamos solicitar confirmación de un deudor.

Seguimiento 1A.13

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Cuando se utiliza el método positivo, es importante que llevemos a cabo un seguimiento de todos los deudores que no responden dentro de un período de tiempo razonable. El que un deudor no responda después de una solicitud repetida, debe ponernos en alerta y debemos pensar en la posibilidad de que no exista un cliente genuino como deudor válido a la fecha de verificación. En este caso, debemos llevar a cabo procedimientos alternativos.

139

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

1A.14

Por lo general, tal como ya lo comentamos, las solicitudes de seguimiento deben ser escritas. Sin embargo, podría ser aceptable, bajo ciertas circunstancias, llevar a cabo un seguimiento de una solicitud escrita por teléfono, a condición de que estemos convencidos de que la persona a la que se dirige nuestra pregunta es la persona apropiada y está respondiendo a nuestra solicitud con el debido cuidado. Dicha confirmación telefónica debe ser registrada con todo cuidado, anotando el nombre de la persona a la que hablamos y exactamente lo que se nos confirmó. Circularización antes del final del año

1A.15

Los plazos límite para entregar los informes después del final del año podrían ser tales que hicieran necesario llevar a cabo procedimientos de circularización a una fecha anterior al final del año. Si hacemos la circularización de deudores antes del final del año, debemos considerar qué procedimientos adicionales se requieren para el período intermedio. La Nota de Procedimientos 6B, "Procedimientos de seguimiento”, provee una guía. EVALUACION Investigación de discrepancias

1A.16

La investigación de las discrepancias reveladas por las confirmaciones puede ser llevada a cabo, con frecuencia, junto con el personal del cliente. Si el personal del cliente investiga las discrepancias, debemos llevar un registro de las cuentas que están siendo investigadas y debemos verificar las explicaciones dadas por el cliente. Debemos asegurarnos de que se hagan los ajustes necesarios acordados por el cliente, en los registros de contabilidad y en los estados financieros.

1A.17

A continuación se establecen algunos ejemplos comunes de las razones de discrepancias y sus implicaciones en la auditoría. Todos los cambios en los procedimientos de validación dependerán, normalmente, de ver que tan extendidas están las discrepancias de un tipo particular. (1)

Las ventas pueden haber sido incorrectamente registradas por el cliente antes del final del año y el cliente podría haber reconocido el cargo como una deuda hasta después. En este caso, podría haber necesidad de que ampliáramos nuestras pruebas de corte.

(2)

La mercancía pudo haber sido devuelta por el cliente sin que nuestro cliente hubiera registrado las devoluciones. En este caso también podría ser necesario que ampliáramos nuestras pruebas de corte;

(3)

el pago podría haber sido hecho por el cliente con anterioridad, pero podría haberse registrado hasta después del fin de año. Entonces podría ser necesario que revisáramos las remisiones en tránsito en la conciliación bancaria, para asegurarnos de que se registraron las recepciones próximas al final del año en los registros del banco y de los deudores en el período contable correcto;

(4)

la cuenta relevante del cliente puede no haberse identificado en el momento de recibir el efectivo y este último podría haberse registrado en una cuenta en suspenso. Debemos revisar el tamaño de cualquier cuenta en suspenso y los procedimientos del cliente para la investigación regular de las partidas ahí asentadas;

(5)

puede haber otras cuentas del cliente o de personas o compañías relacionadas y las ventas, el efectivo o los ajustes podrían haberse registrado en una de estas otras cuentas. De ser así, puede haber puntos débiles en el procedimiento para controlar los asientos en los registros de deudores;

(6)

En los casos en los que el cliente también es un proveedor, pueden haberse compensado los saldos en los libros de deudores y acreedores. De ser así, debemos confirmar que los convenios hechos con el cliente/proveedor, no están en contra de dicha compensación; y

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Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

(7)

1A.18

cuando haya alguna indicación de una disputa entre el cliente y su cliente o cuando la respuesta a la circularización dé alguna otra indicación de falta de voluntad o de incapacidad para pagar, debemos considerar la necesidad de hacer una provisión contra la deuda.

Los desfalcos también podrían salir a la luz mediante la investigación de las discrepancias que surjan en la circularización. Logrando una conclusión

1A.19

Debemos preparar un registro de las cuentas seleccionadas para circularización y de las respuestas recibidas, mostrando en número y valor: (1)

las cuentas circularizadas: (a)

positivamente; y

(b)

negativamente;

(2)

las respuestas satisfactorias a las cartas positivas;

(3)

las respuestas que indiquen discrepancias; (a)

a cartas positivas;

(b)

a cartas negativas; junto con notas en relación con la aclaración satisfactoria de las diferencias, incluyendo detalles de cualesquiera ajustes hechos; y

(4)

las cartas positivas que no produjeron respuesta alguna y en relación con las cuales se llevaron a cabo procedimientos alternativos.

1A.20

También debemos registrar los porcentajes por número y valor que cada uno de éstos representa de las cuentas circularizadas y los porcentajes que representan las confirmaciones recibidas del total de saldos.

1A.21

El registro nos ayudará a formarnos una opinión, que deberá ser incluida en los papeles de trabajo, que señalará si los resultados de la circularización indican: (1)

si los registros de los saldos deudores de clientes han sido comprobados; o

(2)

que hay suficientes discrepancias que indican irregularidades o errores que requieren que se revisen los otros procedimientos de auditoría; o

(3)

la respuesta es muy deficiente para tener una base para la conclusión.

PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS 1A.22

Cuando la confirmación no es llevada a cabo, o cuando no es posible confirmar una cuenta seleccionada, debemos llevar a cabo uno o más de los siguientes procedimientos: (1)

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compare cualesquiera remisiones subsecuentes acreditadas a esas cuentas con los registros de recepciones de efectivo (y avisos de remisiones, si se cuenta con éstos); y/o

141

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de procedimientos 1A: Circularización de deudores

(2)

1A.23

en el caso de partidas no pagadas desde la fecha de validación, examine la documentación, tal como los documentos de despacho, las facturas de ventas y la correspondencia relevante que respalde los saldos de cuentas o las partidas no pagadas.

Cuando concluimos que los procedimientos alternativos no han suministrado evidencia de auditoría suficientemente apropiada, debemos considerar si existe algún procedimiento adicional que podamos ejecutar. Cuando no estamos en la posibilidad de sustantivar el saldo pendiente del deudor, debemos someter el asunto a la atención de un funcionario del cliente, independiente del personal encargado del mayor de deudores, con la solicitud de que el asunto sea investigado y de que el auditor sea informado del resultado.

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Parte 5, Nota de Procedimiento 1B: Circularización de acreedores

NOTA DE PROCEDIMIENTO 1B CIRCULARIZACIÓN DE ACREEDORES CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................144 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................144 Obteniendo la aceptación del cliente .................................................................................................................144 Selección de cuentas para confirmación............................................................................................................144 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................145 Generalidades.....................................................................................................................................................145 Circularización antes del final del año ..............................................................................................................145 EVALUACIÓN ....................................................................................................................................................145 PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS.........................................................................................................145

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 1B: Circularización de acreedores

NOTA DE PROCEDIMIENTO 1B CIRCULARIZACIÓN DE ACREEDORES INTRODUCCIÓN 1B.1

La confirmación directa de los proveedores provee evidencia independiente de la totalidad y exactitud de sus saldos. En muchos casos, puede ser la forma más eficiente de proveer dicha evidencia.

1B.2

Ordinariamente, llevaríamos a cabo este procedimiento cuando es aplicable uno o dos de los siguientes puntos:

1B.3

(1)

es el enfoque más eficiente;

(2)

no se cuenta con estados del proveedor a la fecha apropiada;

(3)

hay puntos débiles en el sistema de contabilidad y en el control interno que pudieran dar lugar a un error importante en el pasivo; y

(4)

hay cuentas de acreedores que aparentemente son irregulares, ya sea por su naturaleza o por el tamaño de los saldos o transacciones.

También debemos considerar el confirmar los saldos directamente con los proveedores cuando hay indicaciones de que la compañía pudiera intentar deliberadamente ocultar o declarar de menos su pasivo y no hayamos decidido retirarnos del trabajo. PLANEACIÓN Obteniendo la aceptación del cliente

1B.4

Antes de llevar a cabo la circularización entre los acreedores, debemos obtener la aceptación del cliente debido a que sólo el cliente puede autorizar a terceras personas a divulgar la información en relación con sus asuntos. Si el cliente se rehúsa, debemos considerar si podemos quedar satisfechos de la validez y exactitud de los saldos del proveedor por medio de otro trabajo de auditoría o si debemos incluir una salvedad en nuestro dictamen. Al mismo tiempo, cuando el personal de la compañía solicite omitir confirmaciones de ciertos proveedores, esto debe ser aclarado con la alta gerencia de la compañía, de preferencia por escrito. En tales circunstancias, deben llevarse a cabo procedimientos alternativos. Selección de cuentas para confirmación

1B.5

Si decidimos confirmar los saldos acreedores, entonces deben ser considerados para circularización los proveedores más importantes (o para conciliación de los saldos registrados con los estados de los proveedores cuando la circularización no es llevada a cabo) aún cuando los saldos registrados actuales pudieran ser pequeños. También deben seleccionarse algunas otras cuentas para confirmación.

1B.6

Los proveedores importantes pueden ser identificados revisando la información acerca de la industria y organización del cliente. Además, debe considerarse el volumen y el valor de las transacciones en las cuentas de proveedores durante el período bajo revisión, para que todos los cambios en las fuentes principales de suministro de la compañía se identifiquen desde la etapa de planeación.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

144

06/2002

Parte 5, Nota de Procedimiento 1B: Circularización de acreedores

EJECUCIÓN Generalidades 1B.7

Debemos obtener del cliente una lista de todos los saldos de proveedores. Después, debemos enviar por correo cartas de confirmación a aquéllos proveedores seleccionados, pidiéndoles que confirmen el saldo. (En el Volumen III "Documentación Técnica Ilustrativa" se incluye un ejemplo de carta de confirmación). Circularización antes del final del año

1B.8

Los plazos fijados para la entrega de informes, después del final del año, podrían obligarnos a llevar a cabo la circularización a una fecha anterior al final del año. Al mismo tiempo, si se lleva a cabo la auditoría del inventario a una fecha intermedia, debemos considerar si es apropiado llevar a cabo la circularización entre los acreedores a esa fecha en vez de llevarla a cabo a finales del año. Cuando llevamos a cabo la circularización entre acreedores, antes del final del año, nuestros procedimientos para el período intermedio deben ser preparados con base en la guía incluida en la Nota de Procedimientos 6 B "Procedimientos de seguimiento". EVALUACIÓN

1B.9

1B.10

1B.11

Debemos preparar un registro de las cuentas seleccionadas para circularización y de las respuestas recibidas, mostrando:: (1)

las cuentas circularizadas;

(2)

las respuestas satisfactorias a las cartas;

(3)

las respuestas que indican discrepancias junto con la documentación de la aclaración satisfactoria de las diferencias, detalles de las respuestas no satisfactorias o cualesquiera ajustes propuestos o hechos; y

(4)

solicitudes de confirmaciones que no produjeron respuesta alguna y con las cuales se han llevado a cabo procedimientos alternativos.

Este registro nos ayudará a formarnos una opinión que debe ser incluida en los papeles de trabajo y que debe mencionar si los resultados de la circularización indican que: (1)

los registros de acreedores del cliente han quedado respaldados; o

(2)

si hay discrepancias suficientes que indiquen errores o fraude que requieran modificar nuestros procedimientos de auditoría.

Si la respuesta es demasiado deficiente para formarnos una conclusión, necesitamos considerar qué procedimientos adicionales deben hacerse para satisfacernos de los saldos del acreedor. PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS

1B.12

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En los casos en los que no se obtenga una confirmación, debemos llevar a cabo procedimientos alternativos para identificar las cuentas por pagar no registradas tales como la conciliación de los estados de proveedores, el examen de pagos subsecuentes a proveedores o el examen de las facturas de proveedores registradas después del final del año.

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Parte 5, Nota de Procedimiento 1C: Confirmaciones bancarias

NOTA DE PROCEDIMIENTO 1C CONFIRMACIONES BANCARIAS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................148 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................148 Aceptación del cliente........................................................................................................................................148 Saldos por confirmar..........................................................................................................................................148 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................148 Forma de la carta................................................................................................................................................148 Oportunidad........................................................................................................................................................148 EVALUACIÓN ....................................................................................................................................................148

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 1C: Confirmaciones bancarias

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 1C CONFIRMACIONES BANCARIAS INTRODUCCIÓN 1C.1

La práctica de obtener verificación independiente directamente de los bancos nos ayuda a verificar la existencia de pasivos y la existencia, propiedad y custodia apropiada de los activos. También provee otra información relevante para la auditoría de cuentas. PLANEACIÓN Aceptación del cliente

1C.2

Antes de enviar la carta de confirmación, debe obtenerse la autorización del cliente para permitir la revelación. Saldos por confirmar

1C.3

En cada ocasión, debe enviarse una carta al gerente de cada sucursal bancaria en donde se sepa que el cliente tiene una cuenta o con la que el cliente haya tenido relaciones en el ejercicio. EJECUCIÓN Forma de la carta

1C.4

[Las Firmas BDO deben insertar aquí su propia guía local en relación con la forma de las cartas de confirmación bancaria. En el Volumen III "Documentación Técnica Ilustrativa" se incluye un ejemplo de carta de confirmación]. Oportunidad

1C.5

Cuando sea posible, la carta debe llegar al banco por lo menos dos semanas antes de la fecha en la que la confirmación se requiere. Para dejar un margen de seguridad, las cartas a los bancos deben ser enviadas, normalmente, tres semanas antes de esa fecha. Esto es particularmente importante en el caso de clientes cuyo final de año es el 31 de diciembre, debido a que generalmente habrá un volumen considerable de solicitudes alrededor de esa fecha. (La oportunidad en el envío de las solicitudes de confirmación puede variar en aquellos países en que los bancos tardan mucho en contestar y no es bueno el servicio del correo). EVALUACIÓN

1C.6

Al revisar la respuesta del banco, es importante verificar que el banco haya respondido todas las preguntas en forma total. Toda la información o explicaciones adicionales, obtenidas del banco por teléfono, deberá sernos confirmada por escrito.

1C.7

Será necesario obtener confirmación de autenticidad de cualesquiera cartas no recibidas directamente del banco de que se trata y de las cartas recibidas de un banco sin una solicitud previa. En ambos casos, es necesario confirmar con la sucursal de que se trate que el informe fue preparado de acuerdo con los términos de la carta bancaria estándar.

1C.8

La información obtenida de la confirmación bancaria debe concordar contra las cantidades y revelaciones en los estados financieros.

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Part 5, Nota de Procedimiento 1D: Conciliaciones bancarias

NOTA DE PROCEDIMIENTO 1D CONCILIACIONES BANCARIAS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................150 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................150 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................150 APÉNDICE 1 ........................................................................................................................................................151

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Nota de Procedimiento 1D: Conciliaciones bancarias

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 1D CONCILIACIONES BANCARIAS INTRODUCCIÓN 1D.1

La auditoría de la conciliación bancaria a la fecha del balance general debe: (1)

corroborar el saldo del libro de caja por medio de la evidencia dada por una tercera persona; es decir, estados bancarios y cartas de confirmación de bancos;

(2)

establecer la racionabilidad del corte de caja;

(3)

proveer evidencia de que no existen desfalcos importantes a esa fecha; y

(4)

confirmar que no hay ningún aspecto oculto o disfrazado.

PLANEACIÓN 1D.2

El saldo del libro de caja, de cada cuenta bancaria pendiente a finales del período contable, debe ser conciliado con el saldo confirmado por el banco de que se trate, en respuesta a la carta estándar de la Firma - vea la Nota de Procedimientos 1C "Confirmaciones bancarias". EJECUCIÓN

1D.3

1D.4

Los papeles de trabajo contendrán la conciliación y el trabajo de auditoría llevado a cabo. En particular, la conciliación debe incluir los siguientes detalles. (1)

una lista de los depósitos pendientes en detalle y mostrando su naturaleza, su cantidad y la fecha de su recepción, la referencia relevante al libro de caja y la fecha de pago en estados bancarios subsecuentes.

(2)

cheques no cobrados, lista detallada de partidas y registro de la cantidad de cada cheque, el número del cheque, la fecha en la que el cheque fue girado y la fecha de pago en estados bancarios subsecuentes; y

(3)

otras partidas en la conciliación, describiendo cada una de ellas en detalle.

Deben seguirse los procedimientos detallados en el Apéndice de esta Nota de Procedimientos.

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Part 5, Nota de Procedimiento 1D: Conciliaciones bancarias – Apéndice 1

APÉNDICE 1 PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACION BANCARIA PROCEDIMIENTOS

PUNTOS A OBSERVAR

LOS PROCEDIMIENTOS DEBEN DETECTAR

Esto debe hacerse aun en los casos en que se anexe una tira sumadora

Desfalco: el total de la lista de los cheques no cobrados puede ser inflado para ocultar faltantes de caja

Obtenga la conciliación del cliente a final del año y 1 verifique

aritméticamente

la

conciliación 2 verifique el "saldo según banco"

con la carta de confirmación del banco 3 verifique el "saldo según libros"

con el libro mayor y los libros de caja Obtenga los estados bancarios del periodo siguiente al fin del año y: para ver si encuentra evidencia de alteraciones o frecuentes asientos de corrección

Falsificación de conciliación bancaria

1 revise

2 revise los cargos hechos por el

banco para determinar lo que representan

Asegúrese de que las notas de cargo no representan revisar depósitos ficticios o sin valor. Las notas de cargo pueden representar facturas descontadas para cubrir un faltante de efectivo al final del año

Pueden hacerse depósitos ficticios o sin valor para disfrazar una deficiencia de efectivo

Asegúrese de que la diferencia de tiempo entre el libro de caja y la fecha de pago es razonable

Desfalco: jineteo y malversación Manera de disfrazarlo: el libro de caja que puede mantenerse abierto después de la fecha del balance

Por los depósitos pendientes 1 verifique los depósitos pendientes

según conciliación con los estados bancarios subsecuentes 2 verifique los depósitos pendientes

con la copia de las fichas de deposito selladas 3 si se ha llevado a cabo un arqueo

de caja, concilie cualesquiera depósitos pendientes con la cuenta de caja 4 si se lleva a cabo un arqueo de caja

después del final del año, el efectivo debe ser determinado a la fecha del arqueo y deben verificarse los depósitos pendientes al final del año con todos los depósitos posteriores contra los estados bancarios 5 verifique

todos los depósitos pendientes con el libro de caja

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Asegúrese de que las fichas de depósito del banco muestren la misma composición de depósitos que la conciliación Investigue cualquier diferencia

Investigue cualquier diferencia

Desfalco: jineteo y malversación Desfalco: el inflar los depósitos pendientes puede disfrazar un faltante de efectivo Falsificación bancaria

de

la

conciliación

Asegúrese de que todos los depósitos pendientes en la conciliación bancaria, hayan sido registrados en el libro de caja antes del final del año

151

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Nota de Procedimiento 1D: Conciliaciones bancarias – Apéndice 1

PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACION BANCARIA PROCEDIMIENTOS

PUNTOS A OBSERVAR

LOS PROCEDIMIENTOS DEBEN DETECTAR

Asegúrese de que todos los cheques mostrados en la conciliación bancaria, como no cobrados, hayan sido registrados en el libro de caja antes del fin de año

Falsificación de conciliación bancaria

Por los cheques no cobrados 1 verifique un número seleccionado

de cheques no cobrados contra el libro de caja o el registro de cheques 2 verifique un número seleccionado

de cheques no cobrados con estados bancarios subsecuentes

3 del

Observe la fecha de pago del banco. Investigue todas las partidas importantes en las que los cheques no fueron pagados sino hasta diez días hábiles después del final de ano y vea los comprobantes

último mes del período contable, seleccione del libro de caja o del registro de cheques cualquier pago importante no cubierto con anterioridad y verifique contra estados del banco

Asegúrese de que los cheques sean pagados por el banco en o antes de la fecha del balance general

4 revise las partidas del estado del

Asegúrese de que tales partidas estén enumeradas como cheques no cobrados en las conciliaciones bancarias

banco, por los primeros días de trabajo después del fin de año, para asegurarse de que las partidas que no se han probado son registradas en el libro de caja antes del fin de año

Disfraz: los cheques registrados en el libro de caja son retenidos o no son despachados sino hasta finales del año

Desfalco: un cheque puede no incluirse en la lista de cheques no cobrados y marcarse fraudulentamente como pagados para ocultar un faltante de efectivo Desfalco: un cheque fraudulento no registrado en el libro de caja y que no ha sido pagado por el banco de otra forma podría no ser detectado

Investigue las partidas en las que no parecen razonables la fecha del libro de caja y la fecha de pago del banco

Para transferencias bancarias 1 las

transferencias entre la compañía y sus sucursales o afiliadas y entre sus propios bancos deben ser programadas y las partidas de la conciliación deben ser correlacionadas

Esto puede implicar una investigación con los auditores de la compañía afiliada

Desfalco: se registra un deposito pendiente en las cuentas de recepciones, pero no en la cuenta de pagos para disfrazar un faltante

En el caso de partidas excepcionales 1 revise los estados del banco tanto

Investigue las partidas excepcionales

antes como después del fin del año para identificar cualesquiera asientos excepcionales, transferencias, compras, cheques rechazados, etc.

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Part 5, Nota de Procedimiento 2A: Confirmaciones de abogados

NOTA DE PROCEDIMIENTO 2A CONFIRMACIONES DE ABOGADOS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................154 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................154 Obteniendo la aceptación del cliente .................................................................................................................154 Selección de los asuntos por confirmar .............................................................................................................154 Departamento legal del cliente ..........................................................................................................................154 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................155 Forma de confirmación ......................................................................................................................................155 Oportunidad........................................................................................................................................................155 EVALUACIÓN ....................................................................................................................................................155 Respuestas aceptables ........................................................................................................................................155 Limitaciones del alcance....................................................................................................................................155 Dudas importantes en las cartas de los abogados..............................................................................................155 REVELACIÓN.....................................................................................................................................................156

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Nota de Procedimiento 2A: Confirmaciones de abogados

NOTA DE PROCEDIMIENTO 2A CONFIRMACIONES DE ABOGADOS INTRODUCCIÓN 2A.1

Esta nota comenta los procedimientos que debemos seguir cuando es apropiado buscar confirmación directa de los abogados para identificar litigios y reclamaciones y para satisfacernos de la contabilidad financiera y de los informes de tales asuntos.

2A.2

Los litigios y las reclamaciones relacionados con una entidad pueden tener un efecto importante en los estados financieros y, por lo tanto, podría requerirse revelarlos y/o provisionarlos en los estados financieros. Cuando estamos conscientes o creemos que la entidad está involucrada en un litigio, debemos obtener una declaración escrita de los abogados del cliente para contar con evidencia de terceras personas de que se conocen todas las reclamaciones y litigios potencialmente importantes y para tener una seguridad, también, de las estimaciones de la gerencia de las implicaciones financieras, incluyendo los costos. PLANEACIÓN Obteniendo la aceptación del cliente

2A.3

Antes de comunicarnos con los abogados del cliente, debemos obtener su aprobación, debido a que sólo el cliente puede autorizar a terceras partes para que nos proporcionen información acerca de sus asuntos. Si el cliente se rehúsa a hacerlo, debemos considerar si podemos satisfacernos de estos asuntos por medio de procedimientos alternativos o si debemos incluir una salvedad en nuestro dictamen. Selección de los asuntos por confirmar

2A.4

La determinación de los asuntos que vamos a incluir en nuestra circularización es un asunto de juicio. La información obtenida al revisar las facturas de los abogados del año actual, por ejemplo, el observar los papeles de trabajo la naturaleza y el costo de los servicios prestados, las respuestas de los abogados en el año anterior, la lectura de las actas de la sociedad en relación con los litigios, reclamaciones y monto y, posiblemente, en algunos casos, una discusión con su departamento legal debe aportarnos información adecuada para determinar los asuntos en litigio o la causa de reclamaciones y monto.

2A.5

Ordinariamente no es necesario enviar solicitudes a todos los abogados con los que el cliente tuvo asuntos. Normalmente, no necesitamos enviar cartas de confirmación a los abogados contratados únicamente para cobrar cuentas malas, buscar títulos de propiedad, registrar patentes, en contraste con los que se ocupan de defender pleitos de patentes y otros asuntos similares (excepto posiblemente que podríamos desear tener correspondencia con ellos en relación con otros asuntos, por ejemplo, para evaluar la cobrabilidad de deudores). Departamento legal del cliente

2A.6

La evidencia obtenida del asesor legal interno del cliente o del departamento legal nos puede aportar la corroboración necesaria. Sin embargo, ordinariamente no debemos depender solamente de la opinión del departamento legal del cliente cuando se ha referido un trabajo a los abogados. La evidencia obtenida de un departamento legal no substituye la información que los abogados rehusaron proporcionar.

2A.7

Cuando un asunto está siendo manejado totalmente por el departamento legal del cliente, debemos obtener una descripción del asunto incluyendo la opinión del departamento legal en lo que se refiere al resultado probable.

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Part 5, Nota de Procedimiento 2A: Confirmaciones de abogados

EJECUCIÓN Forma de confirmación 2A.8

La solicitud de confirmación toma la forma de una carta del cliente a los abogados con una petición de que la respuesta sea enviada directamente a nosotros. (Para facilitar el proceso de la carta podría dirigirse a la atención de la persona específica).

2A.9

[Las firmas BDO deben aquí insertar su propia guía local en relación con la forma de dichas cartas. En el Volumen III "Documentación Técnica Ilustrativa" se incluye una carta ejemplo]. Oportunidad

2A.10

En muchos casos podemos lograr nuestros objetivos de obtener una respuesta de los abogados dentro de una "fecha efectiva" lo más cercana a la fecha de terminación del trabajo de campo como sea práctico programando el tiempo en que se debe enviar la carta a los abogados para que respondan en una fecha cercana a la terminación del trabajo de campo. Alternativamente, el indicar claramente las fechas relevantes en la solicitud hecha a un abogado puede facilitar la obtención de una respuesta oportuna con una "fecha efectiva" aceptable. Evaluación Respuestas aceptables

2A.11

Las cartas de abogados más claramente aceptables, son aquellas que no están calificadas en forma alguna, e indican que el abogado ha hecho una investigación razonable de los hechos. Limitaciones del alcance

2A.12

Cuando la gerencia del cliente no nos permite comunicarnos con sus abogados, podemos enfrentar una limitación al alcance. En caso de que determinemos que existe una limitación a nuestro alcance, normalmente resultará en una opinión con salvedades o una abstención de opinión (ver Capítulo 29 “Informes – Trabajos domésticos”).

2A.13

Las cartas de los abogados pueden ser inaceptables debido a que los abogados se rehúsen a proporcionar toda la información solicitada en la carta o a que la respuesta indique una limitación. Las cartas de abogados que son inaceptables por estas razones, podrían ser una limitación en el alcance de la auditoría suficiente para dar un dictamen con salvedades. Dudas importantes en las cartas de los abogados

2A.14

Las limitaciones al alcance deben distinguirse de una imposibilidad de llegar a una conclusión en relación con los asuntos de juicio. Debido a su incapacidad de evaluar el resultado, un abogado podría verse impedido para responder en relación con la posibilidad de un resultado no favorable de un litigio y de las reclamaciones o de evaluar la cantidad o el rango de pérdida potencial. En tales circunstancias, ordinariamente concluiríamos que los estados financieros se ven afectados por la inseguridad.

2A.15

Las respuestas de los abogados no resuelven en forma satisfactoria una duda cuando un abogado se abstiene de dar su opinión o indica que el resultado de una acción es impredecible o simplemente dice que la compañía tiene "defensas meritorias", a menos que también indique que la responsabilidad final asciende a una cantidad que no es importante. No debemos depender de la opinión de un abogado cuando el lenguaje que utilice indique que no tiene una base razonable para dar una opinión. Además, las opiniones de los abogados no son satisfactorias cuando no indiquen la probabilidad de que la

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Part 5, Nota de Procedimiento 2A: Confirmaciones de abogados

compañía tiene en la acción. Esta falla puede ser el resultado de una opinión débil, de una opinión con demasiadas salvedades o de que las bases para dar la opinión tienen tantas salvedades que hacen que no sea satisfactoria en las circunstancias. REVELACIÓN 2A.16

Antes de citar palabra por palabra o incluir la sustancia de la opinión de un abogado en las notas a los estados financieros, el abogado debe estar de acuerdo con el texto de esas notas. Al parafrasear la opinión de un abogado, debe tenerse cuidado de no cambiar el significado. Debemos documentar el hecho de que el abogado estuvo de acuerdo con el texto de las notas. La aprobación escrita del abogado es preferible; de hecho, las cartas de los abogados frecuentemente incluyen un lenguaje que requiere de su aprobación escrita antes de hacer referencia a sus opiniones en las notas.

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Parte 5, Nota de Procedimiento 2B: Declaraciones del cliente

NOTA DE PROCEDIMIENTO 2B DECLARACIONES DEL CLIENTE CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................158 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................158 Otros procedimientos .........................................................................................................................................158 Grupos ................................................................................................................................................................158 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................159 Forma de declaraciones......................................................................................................................................159 Fecha de las declaraciones.................................................................................................................................159 EVALUACIÓN ....................................................................................................................................................159 INFORMES ..........................................................................................................................................................160

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 2B: Declaraciones del cliente

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 2B DECLARACIONES DEL CLIENTE INTRODUCCIÓN 2B.1

Al auditar los estados financieros de un cliente, haremos muchas preguntas en relación con los funcionarios y empleados de la organización y, como resultado, podemos obtener muchas respuestas y declaraciones.

2B.2

Estas declaraciones pueden relacionarse con partidas específicas tales como lo útil de una partida del inventario para la entidad, la razón de que una deuda sea considerada como cobrable o el funcionamiento de un procedimiento de control interno. En otros casos, las declaraciones pueden relacionarse con las conclusiones generales, tal como el valor de realización del total del inventario o lo adecuado de la provisión total para cuentas dudosas.

2B.3

Además de las muchas declaraciones orales que obtenemos durante una auditoría, sería necesario obtener ciertas declaraciones escritas de la alta gerencia del cliente. El propósito de obtener declaraciones escritas es: (1)

confirmar las declaraciones orales que se nos den;

(2)

indicar y documentar si dichas declaraciones continúan siendo apropiadas; y

(3)

reducir la posibilidad de un mal entendido en relación con los asuntos que son el tema de las declaraciones.

2B.4

Por lo general, se obtienen declaraciones escritas en relación con asuntos importantes reflejados en los estados financieros y con los asuntos que se relacionan con el conocimiento o intenciones de la gerencia, incluyendo el reconocimiento de las responsabilidades de la gerencia de la presentación justa de los estados financieros, la totalidad y disponibilidad, para nosotros, de todos los registros financieros y la ausencia de ciertos asuntos o condiciones de los asuntos financieros de la entidad. También deben obtenerse declaraciones escritas en relación con aquellos asuntos importantes que creamos que son necesarios para complementar algunos de nuestros procedimientos de auditoría.

2B.5

Esas declaraciones escritas no sirven para reducir el alcance del trabajo de auditoría que, de otra manera estamos obligados a llevar a cabo y tampoco nos liberan de la responsabilidad de llevar a cabo nuestra auditoría de acuerdo con normas de auditoría aceptables. Sin embargo, proveen evidencia positiva de nuestra investigación en relación con diferentes asuntos y evidencia de las respuestas recibidas. Las cartas de declaraciones recibidas son parte de nuestra evidencia de auditoría y deben ser archivadas en nuestros papeles de trabajo de auditoría PLANEACIÓN Otros procedimientos

2B.6

Las declaraciones del cliente son parte de la evidencia que obtenemos para formarnos una opinión sobre los estados financieros pero, generalmente, no son consideradas como suficientes como evidencia de auditoría sin otros tipos de corroboración de evidencia, ni tan convincentes como muchos otros tipos de evidencia de auditoría. Por lo tanto, las declaraciones no deben ser utilizadas como un substituto de la aplicación de otros procedimientos de auditoría. Grupos

2B.7

En el caso de estados financieros consolidados, debemos considerar si debemos obtener cartas de declaraciones de la gerencia de cada subsidiaria o sucursal y de la compañía matriz. En el caso de

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Parte 5, Nota de Procedimiento 2B: Declaraciones del cliente

compañías que tienen sucursales o subsidiarias autónomas, particularmente en el extranjero, las cartas de declaraciones independientes de las gerencias locales podrían ser convenientes. Sin embargo, los estados financieros consolidados deben estar respaldados por una sola carta de declaraciones de la gerencia del grupo. La alta gerencia del grupo podría desear seguir la práctica de obtener cartas de declaraciones locales como base para su propia declaración general. En cualquier caso, sin importar si se requieren, o no, cartas independientes, la carta general de declaraciones debe incluir una referencia específica a las subsidiarias consolidadas y a aquellas subsidiarias en relación con las cuales se emiten estados independientes para definir claramente las compañías cubiertas. EJECUCIÓN Forma de declaraciones 2B.8

La forma en la que deben hacerse las declaraciones escritas debe ser acordada con la gerencia en una etapa temprana. La confirmación escrita puede tomar la forma de una carta de declaraciones, minutas que registren la aprobación del Consejo de Administración o una combinación de ambas.

2B.9

Ocasionalmente, la gerencia puede rehusarse a firmar la carta de declaraciones o a pasar las minutas. En tales casos, debemos escribir al Consejo, estableciendo nuestro entendimiento de cualesquiera declaraciones importantes que se nos hayan hecho durante nuestra auditoría y solicitar que se nos confirme que la carta establece la posición correctamente.

2B.10

(Las firmas BDO pueden insertar aquí su propia guía doméstica en relación con la forma de las cartas de declaraciones. En el Volumen III "Documentación Técnica Ilustrativa" se incluye un ejemplo). Fecha de las declaraciones

2B.11

La fecha de la carta de declaraciones de la gerencia debe ser la fecha de nuestro informe, para que las declaraciones se refieran al período durante el cual revisamos las transacciones subsecuentes. En esos casos, cuando sea necesario entregar nuestro informe antes de que se hayan levantado formalmente las actas de una o más asambleas, debemos obtener una declaración escrita del secretario de la compañía que describa los asuntos cubiertos en dichas asambleas. EVALUACIÓN

2B.12

Debemos reconocer que las declaraciones del cliente también están sujetas a los riesgos de errores e irregularidades. Además, debemos estar conscientes de la importancia del conocimiento e integridad del individuo que haga las declaraciones y debemos considerar su experiencia previa y cualesquiera circunstancias que sugieran que el individuo podría hacer declaraciones erróneas importantes.

2B.13

Debemos corroborar las declaraciones del cliente hasta donde sea prácticamente posible. En algunos casos, un simple procedimiento de auditoría podría ser suficientemente convincente, mientras que en otros casos podrían requerirse numerosos procedimientos de auditoría. La naturaleza y el grado de los procedimientos de auditoría para corroborar las declaraciones de la gerencia es un asunto de juicio y dependerán del tipo de declaraciones, de lo convincente que sea la evidencia obtenida y de las circunstancias.

2B.14

Podría ser difícil corroborar las declaraciones que se relacionan con conocimientos o intenciones, la disponibilidad, para nosotros, de los registros financieros o las actas y la ausencia de ciertos factores de los asuntos financieros de la compañía. Sin embargo, normalmente debe ser posible obtener evidencia parcial de corroboración aplicando procedimientos de auditoría distintos a la investigación o preguntas. Por ejemplo, una declaración de que se han puesto a nuestra disposición las actas de todas las juntas del consejo puede ser parcialmente corroborada observando si las actas que se nos mostraron mencionan una asamblea de la que no vimos las minutas.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 2B: Declaraciones del cliente

2B.15

En aquellos casos en los que sólo se cuenta con evidencia de corroboración limitada, debemos también considerar si la declaración entra en conflicto con otra evidencia obtenida durante la auditoría. Por ejemplo, la gerencia de un cliente podría declarar que no hay intención de deshacerse de ciertos valores que pueden venderse en el mercado y esto puede ser la base para clasificar dichos valores como activos no circulantes. Si dicha declaración es inconsistente con la realidad económica debido a que las necesidades proyectadas de capital de trabajo requieren de la venta de los valores, entonces hay una evidencia contraria a la declaración y normalmente no habría justificación para que dependiéramos de la declaración de la gerencia de que se retendrán los valores. INFORMES

2B.16

Si un cliente se rehúsa a proporcionar declaraciones escritas en relación con asuntos que consideramos esenciales para nuestro examen, esto constituiría una limitación en el alcance que evitaría que emitiéramos un dictamen sin salvedades. No debemos aceptar declaraciones de la gerencia que sean limitadas, por cualquier razón, distintas a aquéllas que incluyen la frase estándar: "a nuestro leal saber y entender".

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Parte 5, Nota de Procedimiento 2C: Confianza en especialistas

NOTA DE PROCEDIMIENTO 2C CONFIANZA EN ESPECIALISTAS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................162 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................162 Necesidad de obtener la opinión de un especialista ..........................................................................................162 Habilidad y competencia del especialista..........................................................................................................162 Objetividad del especialista ...............................................................................................................................162 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................163 EVALUACIÓN ....................................................................................................................................................163 INFORMES ..........................................................................................................................................................163

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 2C: Confianza en especialistas

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 2C CONFIANZA EN ESPECIALISTAS INTRODUCCIÓN 2C.1

Esta Nota de Procedimientos comenta los procedimientos que debemos considerar al utilizar el trabajo de especialistas, tales como actuarios, valuadores y geólogos que poseen habilidad, conocimientos y experiencia especiales en un campo particular distinto al de contabilidad y auditoría. Sin embargo, estos procedimientos no son aplicables a los especialistas que son empleados de la Firma.

2C.2

Durante una auditoría, podemos encontrar asuntos potencialmente importantes para los estados financieros que requieren de conocimientos especiales y que, a nuestro juicio, requieren del uso del trabajo de un especialista. Por ejemplo:

2C.3

(1)

avalúos de ciertos tipos de activos, tales como bienes raíces, obras de arte y piedras preciosas;

(2)

determinación de las cantidades o de la condición física de activos, tales como minerales almacenados en pilas de inventarios y reservas subterráneas de minerales y petróleo; y

(3)

determinación de las cantidades utilizadas en técnicas o métodos especializados, tal como un costo de pensiones determinado actuarialmente.

Además, en muchas situaciones el cliente podría requerir del uso del trabajo de un especialista para llegar a las cantidades mostradas en los estados financieros y consideraciones similares que son aplicables en tales circunstancias. PLANEACIÓN Necesidad de obtener la opinión de un especialista

2C.4

Al determinar si debemos obtener la opinión de un especialista, debemos considerar factores tales como: (1)

la importancia y el riesgo de un error importante en la partida que estamos examinando en relación con los estados financieros, en general;

(2)

la complejidad de la partida; y

(3)

otras fuentes de evidencia de auditoría disponibles en relación con la partida.

Habilidad y competencia del especialista 2C.5

Debemos evaluar la capacidad técnica del especialista considerando asuntos tales como: (1)

la competencia del especialista, por ejemplo, licencia y título profesional, y si es miembro de algún órgano profesional apropiado; y

(2)

la reputación del especialista en el área relevante de experiencia.

Objetividad del especialista 2C.6

Debemos evaluar la relación del especialista con el cliente. El trabajo de un especialista no relacionado con el cliente normalmente nos dará una mayor seguridad de confiabilidad debido a la ausencia de una

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimiento 2C: Confianza en especialistas

relación que pudiera afectar su objetividad. Si el especialista está relacionado con el cliente, debemos considerar el llevar a cabo procedimientos adicionales o contratar a un especialista externo. EJECUCIÓN 2C.7

Cuando sepamos con anticipación que requerimos del uso del trabajo de un especialista, debemos comunicarnos con el especialista para que haya un entendimiento en relación con asuntos tales como: (1)

objetivos y alcance del trabajo del especialista;

(2)

cualquier relación con el cliente;

(3)

el uso que intentamos darle al trabajo;

(4)

las bases, suposiciones y métodos que utilizará el especialista y, cuando sea apropiado, su consistencia con aquéllos utilizados en períodos anteriores; y

(5)

partidas específicas que esperamos que cubra el informe del especialista.

EVALUACIÓN 2C.8

2C.9

2C.10

Debemos obtener una seguridad razonable del trabajo del especialista, considerando factores tales como: (1)

las fuentes de los datos utilizados;

(2)

las suposiciones y los métodos utilizados y, cuando sea apropiado, su consistencia con el período anterior; y

(3)

los resultados del trabajo del especialista a la luz de nuestro conocimiento general del negocio del cliente.

Al determinar si los datos originales son apropiados en las circunstancias, debemos considerar si la información es suficiente y confiable. Los procedimientos por aplicar pueden incluir: (1)

la identificación y conducción de pruebas apropiadas de los datos provistos por el cliente al especialista; y

(2)

el entendimiento de las suposiciones y métodos utilizados para determinar que no son irracionales basados en nuestro conocimiento del negocio del cliente.

Si el trabajo del especialista no respalda las declaraciones relacionadas en el proyecto de los estados financieros, debemos intentar resolver la inconsistencia con discusiones con el cliente y el especialista. La aplicación de procedimientos adicionales, incluyendo la posible contratación de otro especialista, también puede ayudarnos a resolver la inconsistencia. Si los resultados de nuestros procedimientos nos llevan a concluir que el trabajo del especialista no constituye una evidencia de auditoría apropiada, entonces debemos considerar el efecto en nuestro informe. INFORMES

2C.11

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Al dar un dictamen sin salvedades sobre los estados financieros del cliente, no debemos hacer referencia al trabajo de un especialista, debido a que dicha referencia podría ser mal entendida como una salvedad de nuestro dictamen o una división de responsabilidad, cosa que no se intenta.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 2C: Confianza en especialistas

2C.12

Sin embargo, si debido al trabajo de un especialista decidimos expresar un dictamen distinto a un dictamen sin salvedades, en nuestro informe podemos incluir la identificación del especialista y el grado de su participación.

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Parte 5, Nota de Procedimiento 2D: Organizaciones de servicio

NOTA DE PROCEDIMIENTO 2D ORGANIZACIONES DE SERVICIO CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................166 CONSIDERACIONES DE AUDITORÍA RELACIONADAS AL USO DE ORGANIZACIONES DE SERVICIO DE PARTE DEL CLIENTE ......................................................................................................166 Generalidades.....................................................................................................................................................166 Los informes de auditor de la organización de servicio....................................................................................167

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 2D: Organizaciones de servicio

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 2D ORGANIZACIONES DE SERVICIO INTRODUCCIÓN 2D.1

Deberíamos considerar cómo una organización de servicio afecta a los sistemas contables y de control interno del cliente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque efectivo de auditoría.

2D.2

Un cliente puede contratar a una organización de servicio como la que ejecuta transacciones y mantiene una contabilidad relacionada o registra transacciones y procesa datos relacionados (por ejemplo una organización de servicios de sistemas de cómputo). Si un cliente contrata a una organización de servicio, ciertas políticas, procedimientos y registros guardados por la organización de servicio podrían ser aplicables para la auditoría de los estados financieros del cliente.

CONSIDERACIONES DE AUDITORÍA RELACIONADAS AL USO DE ORGANIZACIONES DE SERVICIO DE PARTE DEL CLIENTE Generalidades 2D.3

Una organización de servicio podría establecer y ejecutar políticas y procedimientos que afectan la contabilidad y sistemas de control de la organización de un cliente. Estas políticas y procedimientos están física y operacionalmente separados de la organización del cliente. Cuando los servicios proporcionados por la organización de servicio son limitados a registrar y procesar las transacciones del cliente y el cliente retiene la autorización y mantenimiento de contabilidad, el cliente podría implementar dentro de su organización políticas y procedimientos efectivos. Cuando la organización de servicio ejecuta las transacciones del cliente y mantiene la contabilidad, el cliente podría considerarlo necesario confiar en las políticas y procedimientos en la organización de servicio.

2D.4

Deberíamos determinar la importancia de las actividades de la organización de servicio hacia el cliente y la importancia a la auditoría. Al hacer esto, necesitamos considerar los siguientes puntos: (1)

la naturaleza de los servicios proporcionados por la organización de servicio;

(2)

los términos del contrato y la relación entre el cliente y la organización de servicio:

(3)

las aseveraciones materiales de los estados financieros que son afectadas por usar una organización de servicio;

(4)

el riesgo inherente asociado con esas aseveraciones;

(5)

el alcance al cual interactúan la contabilidad y sistemas internos del cliente con los sistemas en la organización de servicio;

(6)

los controles internos del cliente que se aplican a las transacciones procesadas por la organización de servicio;

(7)

la capacidad y esfuerzo financiero de la organización de servicio, incluyendo el posible efecto del fracaso de la organización de servicio sobre el cliente;

(8)

la información acerca de la organización de servicio tal como la que se refleja en los manuales técnicos y del usuario; y

(9)

la información disponible sobre los controles generales y los controles de sistemas de cómputo aplicables a las aplicaciones del cliente.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimiento 2D: Organizaciones de servicio

2D.5

La consideración de los puntos mencionados arriba no podría dirigir a decidir que la evaluación del control de riesgo no será afectada por los controles en la organización de servicio. De ser así, mayor consideración de esta Nota de Procedimiento no será necesario.

2D.6

También deberíamos considerar la existencia de reportes de terceros de los auditores de la organización de servicio, de auditores internos, o de agencias reguladoras como un medio de proporcionar información acerca de sus operaciones y efectividad.

2D.7

Si concluimos que las actividades de la organización de servicio son importantes para el cliente y aplicables a la auditoría deberíamos obtener información suficiente para entender los sistemas contables y de controles internos y para evaluar el riesgo de los procedimientos de control como alto, o en un nivel inferior si se realizan pruebas de control.

2D.8

Si es insuficiente la información, deberíamos considerar la necesidad de solicitar a la organización de servicio que sus auditores lleven a cabo tales procedimientos para proporcionar la información necesaria, o la necesidad de visitar a la organización de servicio para obtener la información. Si quisiéramos visitar a la organización de servicio, podríamos avisar al cliente que solicite a la ofrecer que nos permita el acceso a la información necesaria.

2D.9

Podríamos obtener un entendimiento de los sistemas contables y de sistemas internos afectados por la organización de servicio al leer el reporte elaborado por el tercero del auditor de la organización de servicio. Además, al evaluar el control de riesgo para las aseveraciones afectadas por los controles del sistema de la organización de servicio, podríamos usar el informe del auditor de la organización de servicio. Si usamos el informe del auditor de la organización de servicio, deberíamos considerar solicitar información acerca de la competencia profesional del auditor en el contexto específico aceptado por el auditor de la organización de servicio.

2D.10

Podríamos concluir que sería eficiente obtener evidencia de la auditoría de las pruebas de control para apoyar a una evaluación del control de riesgo en un nivel menor que alto. Tal evidencia podría ser obtenida por: (1)

realizar pruebas de los controles del cliente sobre las actividades de la organización de servicio;

(2)

obtener un informe del auditor de la organización de servicio comprobando la efectividad operativa de los sistemas contables y control interno para procesar aplicaciones aplicables a la auditoría; y

(3)

visitar la organización de servicio y realizar pruebas de control.

Los informes de auditor de la organización de servicio 2D.11

Al hacer uso del informe del auditor de la organización de servicio deberíamos considerar la naturaleza de y el contenido de ese informe. El informe del auditor de la organización de servicio normalmente será uno de los dos como a continuación se menciona: (1)

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Informe sobre la adaptabilidad del diseño: (a)

una descripción de la contabilidad y sistemas de control interno de la organización de servicio, generalmente preparada por la administración de la organización de servicio; y

(b)

una opinión del auditor de la organización de servicio que: (i)

la descripción mencionada arriba es precisa;

(ii)

los controles del sistema han sido puesto en operación; y

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 2D: Organizaciones de servicio

(iii)

(2)

los sistemas contables y sistemas internos está, diseñados correctamente para lograr sus objetivos indicados.

Informe sobre la adaptabilidad del diseño y la efectividad operativa: (a)

una descripción de la contabilidad y de los sistemas de control interno normalmente preparada por al administración de la organización de servicio; y

(b)

una opinión del auditor de la organización de servicio que: (i)

la descripción mencionada arriba es precisa;

(ii)

los controles del sistema han sido puestos en operación;

(iii)

los sistemas contables y de control interno son adecuadamente diseñados para lograr los objetivos declarados; y

(iv)

los sistemas contables y de control interno operan efectivamente en base a los resultados de las pruebas de control. Aparte de la opinión de la efectividad operativa, el auditor de la organización de servicio identificaría las pruebas de control realizadas y los resultados relacionados.

2D.12

El informe del auditor de la organización de servicio normalmente contendrá restricciones respecto al uso (generalmente a la administración, la organización de servicio, sus clientes y sus auditores).

2D.13

Deberíamos considerar el enfoque del trabajo realizado por el auditor de la organización de servicio y deberíamos evaluar lo útil y lo adecuado de los informes emitidos por el auditor de la organización de servicio.

2D.14

Mientras los informes del tipo (1) podrían resultar útiles para nosotros para adquirir un entendimiento de los sistemas contables y de control interno, no deberíamos usar estos informes como base para reducir la evaluación del control de riesgo.

2D.15

En contraste los informes del tipo (2) podrían proporcionar esta base debido a que las pruebas de control han sido realizados. Cuando se uso el informe (2) como evidencia para apoyar una evaluación menor de control de riesgo, deberíamos considerar si los controles examinados por el auditor de la organización de servicio son aplicables a las transacciones del cliente (aseveraciones importantes en los estados financieros del cliente) y si las pruebas del auditor de la organización de servicio y los resultados con adecuados. Con respecto a esto, dos consideraciones clave son lo largo del período cubierto por las pruebas del auditor del la organización de servicio y el tiempo que ha pasado desde la realización de esas pruebas.

2D.16

Para esas pruebas de control específicas y los resultados que son aplicables, deberíamos considerar si la naturaleza, tiempo y alcance de tales pruebas proporcionan suficiente evidencia adecuada de auditoría acerca de la efectividad de los sistemas contables y de control interno para apoyar nuestro nivel evaluado del riesgo de control.

2D.17

El auditor de una organización de servicio podría estar contratado para realizar procedimientos substantivos que son útiles para nosotros. Tales trabajos podrían incluir la realización de procedimientos acordados por el cliente, nosotros y la organización de servicio y su auditor.

2D.18

Cuando usamos un informe del auditor de la organización de servicio, no deberíamos hacer referencia en nuestro informe al informe de auditor sobre la organización de servicio.

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

NOTA DE PROCEDIMIENTO 3A PROCEDIMIENTOS DE CORTE CONTENTS INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................170 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................170 Oportunidad........................................................................................................................................................170 Deficiencias de corte..........................................................................................................................................170 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................170 En la fecha del corte...........................................................................................................................................170 Después de la fecha del corte.............................................................................................................................172 PROCEDIMIENTOS ADICIONALES EN RESPUESTA A DEFICIENCIAS DE LOS CONTROLES ....................................................................................................174 General ...............................................................................................................................................................174 Ventas.................................................................................................................................................................174 Compras .............................................................................................................................................................175 DOCUMENTACIÓN...........................................................................................................................................176

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 3A PROCEDIMIENTOS DE CORTE INTRODUCCIÓN 3A.1

Los procedimientos de corte están diseñados para determinar si se han registrado todas las transacciones importantes en el período apropiado. PLANEACIÓN Oportunidad

3A.2

Ordinariamente, si los errores de corte pudieran ser importantes, debemos estar en el local del cliente en la fecha del balance general para llevar a cabo ciertos procedimientos de corte. Sin embargo, si el control interno es fuerte y el riesgo de errores materiales de corte es relativamente bajo, algunos de nuestros procedimientos podrían ser llevados a cabo en una fecha subsiguiente. Deficiencias de corte

3A.3

Debemos estar alertas a la necesidad de llevar a cabo procedimientos alternativos cuando surgen los problemas de corte o no se cuenta con información de corte usual debido al sistema del cliente. Los datos de corte deben guardarse en forma confidencial y no deben comunicarse al cliente de la misma manera que deben mantenerse confidenciales otras partidas seleccionadas para pruebas, tales como las pruebas selectivas del inventario, las facturas seleccionadas para ser comprobadas, etc. EJECUCIÓN En la fecha del corte

3A.4

Al planear las pruebas en la fecha de corte deben considerarse los siguientes procedimientos. (1)

Recepciones de efectivo. Cuente el dinero recibido y no depositado y obtenga o prepare una cédula que identifique el origen del dinero recibido por partidas importantes y una muestra representativa de otras partidas.

(2)

(3)

Desembolsos de efectivo. (a)

Obtenga o prepare una lista de cheques que hayan sido preparados, pero no entregados, al cierre del negocio el último día del año. Examine las partidas principales y una muestra representativa de otras partidas.

(b)

Indique los números de los últimos cheques preparados en cada cuenta bancaria y pregunte si estos cheques y todos los anteriores han sido registrados. Además, examine el siguiente cheque en blanco para cada cuenta.

Ventas. (a)

Para cada serie de facturas de ventas utilizadas, registre el último número de la factura de ventas y examine la siguiente factura no utilizada.

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

(4)

(5)

(b)

Registre los números de las últimas boletas o conocimientos de embarque utilizados y determine, inspeccionando el área de embarque y que el cliente le diga, si salieron los embarques a los que corresponden las boletas.

(c)

Si lo considera necesario, obtenga el nombre del transportista y el número de los carros de ferrocarriles o camiones de carga comunes de transportistas en el local (ese procedimiento también debe ser considerado en el caso de cortes de compras).

Compras. (a)

Registre los últimos informes de mercancía recibida utilizados y prepare u obtenga una lista de los informes no comparados de mercancías recibidas.

(b)

Debido a la evidencia de auditoría adicional de un corte satisfactorio, provista al obtener estados de cuenta directamente de los principales proveedores, cuando llevamos a cabo este procedimiento, ordinariamente es preferible que se haga a la fecha de la toma del inventario físico. Si no son adecuados los controles del cliente sobre el corte de compras, deben solicitarse estados de cuenta a los proveedores a la fecha del inventario físico.

(c)

En los casos en los que alternemos los procedimientos de observación del inventario entre las unidades de un cliente con locales múltiples y solicitemos estados directamente a los proveedores principales, debemos hacer arreglos para que los estados sean enviados por aquellas unidades seleccionadas para observación de inventarios.

(d)

Cuando se utilicen notas de remisión en vez de informes de recepción, es común que dichas notas se traspapelen o destruyan antes de ser comparadas con las facturas y de que los acreedores sean registrados. En tales casos, debemos considerar el hacer una lista, por pruebas, de la mercancía en el área de recepción durante el conteo del inventario físico para realizar pruebas subsecuentes de compras y acreedores.

Inventarios. (a)

En la observación del conteo físico debemos considerar: (i)

el manejo apropiado de la mercancía transferida entre las plantas y dentro de las plantas.

(ii)

el manejo apropiado de la mercancía recibida o enviada durante el conteo.

(iii)

el estado del trabajo en proceso (¿cuál fue la última operación realizada?)

(iv)

mercancía propiedad del cliente pero en manos de terceros.

(v)

mercancía de terceros, en manos del cliente.

(b)

Embarques directos del proveedor a los clientes - las ventas y las compras deben ser registradas.

(c)

Mercancía desechada en o cerca del fin de año.

La Nota de Procedimientos 4A "Toma de inventarios" provee detalles adicionales. (6)

Otros. (a)

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Obtenga los datos de corte en relación con las últimas devoluciones sobre ventas y devoluciones de compras antes de la fecha de corte para el rastreo subsiguiente y verificación contra los registros de contabilidad.

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

(b)

Cuente los fondos de efectivo significativos. Si no hay nada registrado en los libros, pregunte si existen.

(c)

Haga preguntas en relación con el contenido de las cajas de seguridad y considere examinar y listar su contenido.

(d)

Obtenga o prepare una lista y examine documentos, valores realizables, etc.

Después de la fecha del corte 3A.5

Para quedar satisfechos de que el cliente ha registrado las transacciones en o cerca de la fecha de corte en el período apropiado, debe compararse la información obtenida a la fecha del corte con los registros de contabilidad. Los papeles de trabajos del corte deben indicar que la información obtenida a la fecha del corte fue subsecuentemente verificada con los registros de contabilidad y que las transacciones fueron registradas en el período de contabilidad apropiado.

3A.6

Además, deben considerarse los siguientes procedimientos en relación con el uso subsiguiente de la información registrada a la fecha de corte y/o la realización de trabajo de corte adicional en otra fecha que no sea la fecha de corte: (1)

Recepciones de efectivo. Verifique los depósitos en tránsito en la conciliación bancaria de fin de año del cliente con los depósitos registrados en el estado bancario subsiguiente. Todos esos depósitos en tránsito deben incluir sólo el efectivo recibido hasta el cierre del negocio el último día del año y, normalmente ser abonados por el banco el siguiente día hábil.

(2)

Desembolsos de efectivo. Los cheques que fueron fechados en o antes del fin de año, pero que se registraron después del fin de año deben reversarse. La existencia de los cheques que no fueron reversados puede hacerse aparente comparando la lista de los cheques no cobrados al final del año con los cheques cancelados y devueltos con el estado de corte bancario. La mayoría de los cheques no cobrados deben haberse pagado por el banco para este momento. Debemos inquirir acerca de la razón de que no se hayan pagado cheques grandes pendientes de cobro. La Nota 1D "Conciliaciones Bancarias" provee más detalles.

(3)

Ventas. (a)

(b)

Deben hacerse pruebas de los registros de ventas y de los documentos de despacho por unos días antes y unos días después del cierre del período. Uno de los objetivos principales de este procedimiento es asegurarse de que la mercancía que fue facturada a los clientes no se incluye también en el inventario y, por el contrario, que la mercancía no ha sido excluida tanto del inventario como de las facturas a los clientes. Los pasos de auditoría que deben ser considerados incluyen: (i)

la selección de facturas antes y después del final del período de prueba para verificarlos con los documentos de embarque, por ejemplo conocimientos de embarque, registro de embarques; y

(ii)

la selección de documentos de embarque durante el mismo período de tiempo para verificarlos con facturas de ventas relativas, deudores y detalle de inventario.

Debemos revisar notas de crédito emitidas después de la fecha del balance por mercancía devuelta, descuentos y bonificaciones y determinar si hay cantidades

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

importantes por ventas del período bajo revisión. Por las devoluciones importantes, obtenga los documentos de recepción y revise las fechas de recepción para asegurarse de que las devoluciones fueron hechas después del cierre del período y que la mercancía devuelta no fue incluida en el inventario de fin de año.

(4)

(c)

Revise los documentos de embarque no comparados que se encuentren en los registros del departamento de contabilidad y en el departamento de despacho, por mercancía enviada antes del final del período y determine si estos embarques han sido registrados como ventas.

(d)

Otras partidas de las que debemos estar pendientes durante el curso de este trabajo incluyen: la numeración de facturas de ventas o de documentos de embarque en el período de prueba, que estén fuera de la secuencia normal en uso;

(ii)

la relación del volumen de ventas dentro del período de prueba con otros períodos contables durante el año, por ejemplo podría darse el caso de que las ventas durante el último mes del año fueran significativamente mayores o menores que las de otros meses sin ninguna justificación, por ejemplo, por la estación; y

(iii)

el volumen de embarques puede ser mayor a la capacidad instalada.

Compras. (a)

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(i)

Deben hacerse pruebas de las facturas que respaldan las compras y de los informes de recepción correspondientes por un período corto antes y después de la fecha de la toma de inventarios físicos y, si la toma fue en fecha diferente a la de final del año, se debe determinar si se ha logrado un corte apropiado de compras y recepción al cierre del período. Uno de los objetivos importantes es ver que la mercancía físicamente recibida antes del final del período haya sido registrada en compras y proveedores y haya sido incluida en el inventario físico si no fue vendida y, por el contrario, que la mercancía recibida después del final del año haya sido excluida. Los pasos de auditoría que deben ser considerados incluyen: (i)

la selección de las facturas de compra antes y después del final del período de prueba para la verificación contra los informes correspondientes de recepción, determinando que las facturas están registradas en proveedores y tomando en consideración la racionabilidad de las compras en relación con las cantidades de inventario al final del año; y

(ii)

la selección de los informes de recepción durante el mismo período para verificación contra las facturas de compra relativas, el registro de proveedores y si todavía no se venden, contra las cantidades del inventario.

(b)

Seleccione las devoluciones importantes a proveedores antes y después del cierre del período; revise las fechas de embarque y determine si fue apropiada cualquier compensación de transacciones contra compras y acreedores dentro del período.

(c)

Cuando las facturas sean enviadas a otros departamentos antes de ser registradas en acreedores, normalmente se requerirán procedimientos adicionales para definir si todos los acreedores fueron registrados oportunamente.

(d)

Si hay retrasos anormales entre la fecha de una factura de compra y la fecha del documento de recepción, dichos retrasos deben ser comentados con el cliente y el personal responsable y las respuestas evaluadas en cuanto a racionabilidad. Si las respuestas no son satisfactorias, deben considerarse procedimientos de auditoría adicionales tales como los siguientes:

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

(5)

(i)

contactar al transportista para determinar el tiempo normal de embarque; y

(ii)

comparar el intervalo transcurrido con aquél de otras facturas y documentos de recepción del mismo proveedor.

Otros. Verifique el inventario y otros datos de corte obtenidos en el corte contra los registros de contabilidad.

PROCEDIMIENTOS ADICIONALES EN RESPUESTA A DEFICIENCIAS DE LOS CONTROLES General 3A.7

En donde el control interno contable sobre los procedimientos de corte aparenta ser deficiente, deberemos discutir el problema con el cliente en la etapa de planeación y durante el trabajo en la visita preliminar, con objeto de acordar los hechos y discutir las alternativas. Idealmente, el cliente corregirá el problema modificando el sistema. Alternativamente, el cliente podrá ejecutar procedimientos adicionales suplementarios para superar la debilidad. Por ejemplo, puede ser práctico para el cliente establecer un control numérico sobre las pólizas. Pueden ser establecidos controles sobre la facturación mediante un control numérico sobre la facturación procesada, siempre y cuando otros procedimientos aseguran que todos los embarques serán incluidos en el lote, en vez de establecer un control numérico sobre las facturas individuales.

3A.8

Si el cliente no puede cambiar el sistema o llevar a cabo procedimientos adicionales, debemos llevar a cabo procedimientos que compensen la falta de control. La respuesta más común para compensar la falta de control es aumentar el alcance de las pruebas en los procedimientos llevados a cabo entre una fecha intermedia y el final del año. La acción tomada variará con la naturaleza de la deficiencia del control y las cuentas que pudieran verse afectadas.

3A.9

Los siguientes ejemplos, que no son exhaustivos ni indican los procedimientos mínimos por aplicar, describen los procedimientos que deben ser considerados para compensar las deficiencias en los procedimientos de corte del cliente provocadas por una falta de control numérico sobre las ventas y compras. Los procedimientos descritos son, en algunos casos, una ampliación de los procedimientos normales de auditoría que aplicaríamos si pudiéramos depender del sistema de control interno; es decir que, debido a la deficiencia, tenemos que incrementar el alcance de las pruebas y cambiar la fecha de ejecución de ciertos procedimientos para fin de año. La ausencia de los controles numéricos sobre las ventas podría afectar ventas, deudores y posiblemente inventarios, mientras que la falta de controles numéricos sobre compras podría afectar inventarios, acreedores y gastos. Ventas

3A.10

Los posibles procedimientos de auditoría para compensar las deficiencias de control de corte sobre las ventas, incluyen lo siguiente: (1)

Procedimientos antes de la fecha de corte (durante el trabajo intermedio). En nuestra revisión del sistema del cliente, debemos intentar identificar cualesquiera áreas en las que el cliente pudiera llevar a cabo procedimientos complementarios para vencer debilidades del sistema. Por ejemplo, si el personal del departamento de despachos mantiene registros informales de todos los despachos hechos, con detalle suficiente para permitir su identificación con las facturas de ventas, podríamos sugerir que el departamento de contabilidad o los auditores internos obtuvieran este registro, o una copia y conciliaran el registro de despachos del departamento de despachos con la facturas registradas en los registros de contabilidad. La confianza que podríamos depositar en dichos procedimientos

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

dependería de nuestra evaluación de su efectividad; normalmente sería de esperar que los procedimientos complementarios del cliente redujeran nuestro trabajo. (2)

Procedimientos en la fecha de corte. Si las ventas no se controlan numéricamente, los procedimientos para obtener el último número de la factura de ventas no proveerá evidencia satisfactoria de que las ventas están registradas en el período apropiado. Un procedimiento alternativo, frecuentemente aplicado en estas circunstancias, es obtener información del departamento de despachos en relación con los despachos hechos durante los últimos días antes de la fecha de corte y hacer una lista u obtener copias de la documentación para comparar una muestra representativa de dichos despachos con los registros de contabilidad en el trabajo final. También, en muchos casos, podemos obtener listas de los primeros días después de la fecha de corte para hacer una comparación con las ventas registradas en el período contable posterior a la fecha de corte.

(3)

Procedimientos posteriores a la fecha de corte. (a)

Podríamos ampliar el alcance de las pruebas substantivas normalmente realizadas en relación con el trabajo de corte de ventas después de la fecha de corte.

(b)

Si existe un sistema de inventarios perpetuos confiable y que funcione bien, utilice los datos de despacho en dichos registros seleccionando los embarques antes y después de la fecha de corte para verificación subsiguiente contra los registros de contabilidad, observando si dichos despachos se reflejan en el período apropiado.

(c)

Modifique el alcance de las confirmaciones de deudores para incluir algunos saldos en cero y algunos saldos acreedores. También cambie la fecha de la confirmación de deudores hasta el final del año.

(d)

Modifique el procedimiento para revisar la cuenta de control del libro mayor de deudores para que las transacciones no usuales incluyan también el período inmediatamente anterior a la fecha del balance general.

Compras 3A.11

Los posibles procedimientos de auditoría para compensar las deficiencias de control de corte sobre las compras incluyen lo siguiente: (1)

Procedimientos antes de la fecha de corte (durante el trabajo intermedio). Cuando revisamos el sistema del cliente debemos identificar las áreas en las que el cliente podría llevar a cabo procedimientos adicionales para vencer los puntos débiles. Dichos procedimientos podrían incluir, por ejemplo, el disponer que el departamento de recepciones pusiera un sello de identificación que dijera, por ejemplo, "posterior a la toma de inventarios" en todos los documentos correspondientes a las recepciones ocurridas durante la primera o segunda semana después de la fecha de corte. Dichos procedimientos también deben incluir controles apropiados tales como hacer a un empleado responsable de poner el sello, controlar su posesión y, posiblemente, requerir que el empleado ponga sus iniciales en los documentos de recepción. La confianza que podamos tener en dichos procedimientos es un asunto de juicio.

(2)

Procedimientos en la fecha de corte. Cuando no hay un control numérico en relación con las compras, el procedimiento alternativo usual es obtener detalles de recepción durante varios días antes y después de la fecha de corte y seleccionar una muestra de partidas a partir de esta información, para la verificación subsiguiente contra los registros de contabilidad, para determinar si las transacciones son registradas en el período apropiado. Las listas preparadas o las copias obtenidas para

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Part 5, Nota de Procedimiento 3A: Procedimientos de corte

verificación subsiguiente con los registros de contabilidad deben identificar claramente si la información es anterior o posterior a la fecha de corte. (3)

Procedimientos posteriores a la fecha de corte (a)

Amplíe el alcance de las pruebas substantivas normalmente realizadas en relación con el trabajo de corte de compras después de la fecha de corte.

(b)

Si existe un sistema de inventarios perpetuos confiable y que esté funcionando adecuadamente, utilice los datos de recepción reflejados en dichos registros seleccionando las recepciones antes y después de la fecha de corte para verificarlas contra los registros de contabilidad, observando si dichas recepciones son registradas en el período apropiado.

(c)

Aumente el alcance de los estados solicitados directamente de los proveedores para que incluyan a ex-proveedores.

(d)

Amplíe la revisión de partidas no usuales en la cuenta control del libro mayor para incluir partidas que no parecen ser por compra de materiales o servicios o un desembolso.

(e)

Aumente el alcance de las pruebas llevadas a cabo por procedimientos de revisión posteriores al balance general que se relacionen con facturas no registradas, desembolsos de efectivo y reportes de recepciones no verificados que cubran aquellas partidas por las cuales los bienes o servicios fueron recibidos antes del final del período y determine si dichas partidas fueron registradas en el período contable apropiado.

DOCUMENTACIÓN 3A.12

El trabajo de auditoría realizado en todas las diferentes áreas de las pruebas de corte debe ser adecuadamente documentado en los papeles de trabajo, incluyendo las respuestas del cliente a las preguntas que le hagamos y las razones de la expansión o reducción del alcance de las pruebas y procedimientos.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 4A: Toma de inventarios

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 4A TOMA DE INVENTARIOS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................178 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................178 Localidades múltiples ........................................................................................................................................178 Inserción de las cantidades ficticias individuales..............................................................................................179 Errores al contar, identificar o describir los productos .....................................................................................179 Errores de omisión .............................................................................................................................................180 Errores de inclusión ...........................................................................................................................................180 Procedimientos inadecuados de corte................................................................................................................180 Errores de empleados .........................................................................................................................................180 EJECUCIÓN ........................................................................................................................................................181 Procedimientos antes del conteo........................................................................................................................181 Observación de la toma de inventarios..............................................................................................................181 EVALUACIÓN ....................................................................................................................................................182

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Parte 5, Nota de Procedimientos 4A: Toma de inventarios

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 4A TOMA DE INVENTARIOS INTRODUCCIÓN 4A.1

Los objetivos de observar y probar la toma de inventarios por un cliente son determinar si: (1)

las existencias han sido debidamente contadas y controladas y representan apropiadamente los materiales en poder de la entidad, los materiales en tránsito, en el almacén o en consignación que pertenecen a la compañía y la identificación de las partidas de lento movimiento, obsoletas y defectuosas;

(2)

las listas de inventarios son compiladas y resumidas con exactitud; y

(3)

se hizo un corte apropiado.

4A.2

Hay unos cuantos casos en los que no sería práctico y razonable que quedáramos satisfechos con las cantidades del inventario.

4A.3

Cuando se hacen aparentes serias imprecisiones o irregularidades durante el transcurso de nuestras observaciones, debemos ponernos en contacto con el socio encargado de la auditoría, debido a que podría ser necesario hacer arreglos para que se volvieran a contar ciertas secciones o todo el inventario.

4A.4

Nuestra presencia en la toma física del inventario no libera a la gerencia de sus responsabilidades. Si es necesario, debemos aclarar al cliente que la razón de nuestra presencia no es tomar el inventario, sino quedar satisfechos de la efectividad de la aplicación de los procedimientos del cliente. También debemos participar en la planeación de la toma de inventarios para que podamos hacer recomendaciones cuando el sistema sea débil o cuando las instrucciones no son debidamente llevadas a cabo. No somos ni tomadores de inventarios ni valuadores, ni tenemos responsabilidad alguna, ante el cliente, de supervisar la toma de inventarios. PLANEACIÓN Generalidades

4A.5

La determinación incorrecta de las cantidades físicas puede ocurrir debido a procedimientos inadecuados o intento deliberado. A continuación describimos algunas de las causas más comunes de errores de inventarios, junto con los procedimientos de auditoría requeridos para satisfacer al auditor de que no existen problemas. Localidades múltiples

4A.6

El inventario puede estar inflado por la inserción de existencias ficticias. La localización del inventario y el valor aproximado del inventario en cada sitio deben ser determinados por el auditor antes de la observación de la toma del inventario (generalmente por medio de los registros de contabilidad).

4A.7

Los procedimientos que se relacionan con las pruebas de los inventarios físicos dependen, generalmente, de la importancia de los inventarios en relación con el balance general y el estado de resultados y la extensión de los controles físicos y de contabilidad. Aunque normalmente no sería necesario que observáramos la aplicación de los procedimientos del cliente en su totalidad o en todos los sitios, debemos cubrir una selección representativa del inventario. Sin embargo, en los casos en que hay cantidades importantes de inventario lejos de las operaciones normales del cliente, nuestros procedimientos deben incluir una visita a dicho sitio con el único propósito de quedar satisfechos de la existencia y de la operación del sistema de control interno.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 4A: Toma de inventarios

4A.8

Las cantidades importantes de inventario, propiedad de la entidad, que se encuentre fuera del local de la compañía deben ser confirmadas directamente con el custodio. Cuando dichas existencias representen una proporción significativa del activo circulante del cliente o del total de activos, podría ser necesaria una investigación adicional que podría incluir, por ejemplo, nuestra visita al local y la prueba de los procedimientos de los conteos físicos.

4A.9

Debido a que la elección de los auditores de los sitios a visitar podría haberse basado en estimaciones preliminares de las cantidades y en el valor en cada sitio, el auditor debe subsecuentemente determinar si esa información era razonable. De lo contrario, podría ser necesario considerar procedimientos adicionales. En todo caso, las diferencias entre las existencias físicas y las existencias en libros deben ser revisadas, dando una explicación de las diferencias importantes. Inserción de las cantidades ficticias individuales

4A.10

El control interno deficiente sobre la toma física de inventarios permitiría que la compañía insertara cantidades ficticias en la lista, ya sea alterando los registros de conteos o insertando partidas no existentes. Por lo tanto, nuestras pruebas selectivas deben incluir una proporción razonable de partidas de alto valor y una selección al azar o con base en nuestro juicio de otras partidas. Además, debemos considerar el anotar algunas partidas que asciendan a cantidades importantes y que no hayan sido incluidas en las pruebas selectivas, debido a que en cualquier esquema en que se exageren los valores del inventario es más probable que se alteren los registros originales de la toma de inventarios después del conteo que en el momento de la toma física de inventarios. Por lo tanto, es importante no revelar al cliente las partidas seleccionadas para verificación subsiguiente contra las hojas de valuación de inventarios.

4A.11

El cliente debe utilizar un método de control de toma física del inventario que nos permita determinar que todas las partidas contadas a la fecha de la toma del inventario se reflejan en la forma debida en el resumen y si hay partidas adicionadas u omitidas.

4A.12

Cuando dicho control se logra a través del uso de etiquetas prenumeradas u hojas de conteos, debemos obtener o preparar una lista resumen de control de las etiquetas utilizadas, no utilizadas y canceladas, antes de abandonar el local del cliente en la fecha de la toma del inventario. Además, en el momento de tomar el inventario, debemos contabilizar y probar las etiquetas utilizadas, las no utilizadas y las canceladas y, subsecuentemente, debemos verificar los números de las etiquetas utilizadas, reflejados en la lista resumen de control, contra el resumen final del inventario. Asimismo, debemos ver que sólo se hayan incluido en el resumen del inventario final las etiquetas utilizadas y debemos asegurarnos que no haya habido omisiones o duplicaciones y que no se hayan incluido cantidades de etiquetas no utilizadas o canceladas. Debemos comparar las pruebas de las partidas del inventario (tomadas en la observación de la toma de inventarios) con las partidas reflejadas en el resumen final de inventarios.

4A.13

Cuando los clientes no utilicen etiquetas prenumeradas u hojas de conteo, debemos diseñar otros métodos para lograr nuestros objetivos. Si no se pueden diseñar otros métodos efectivos, debemos insistir en que el cliente cambie el método de control del conteo de la toma de inventarios a otro método que nos permita lograr nuestros objetivos o considerar si ha sido restringido el alcance de nuestro trabajo.

4A.14

Repetimos que en cualquier esquema en que se exageren los valores del inventario, habrá una mayor posibilidad de que se alteren los registros originales de la toma de inventarios después de que haya sido tomado el inventario que durante la toma de inventario. Debemos verificar y probar las hojas de control de etiquetas (partidas utilizadas, no utilizadas y canceladas) contra las hojas subsecuentes de valuación del inventario. Errores al contar, identificar o describir los productos

4A.15

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Antes de tomar el inventario, debemos estudiar las instrucciones del cliente para planear nuestro trabajo. Nuestra tarea principal será determinar si los empleados del cliente están llevando a cabo sus instrucciones en forma adecuada. Podría ser suficiente observar el conteo y registro en el momento de

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Parte 5, Nota de Procedimientos 4A: Toma de inventarios

ser llevados a cabo por los empleados del cliente; sin embargo, es aconsejable que probemos la eficiencia del conteo haciendo pruebas selectivas tanto de lo que vemos en el piso como de lo que se anotó en las listas. No obstante, no es necesario que nuestras observaciones se amplíen hasta incluir partes y suministros menores y partidas de desecho. 4A.16

Normalmente es posible comprobar la descripción de las partidas del inventario haciendo referencia a los registros de identificación de productos, recepción y embarque del proveedor. Sin embargo, si surgen dudas considerables en relación con la identificación de partidas de cantidades importantes, debemos tomar los pasos apropiados para determinar la racionabilidad de la descripción. En algunos casos, podría ser necesario contratar expertos externos; ocasionalmente, esta práctica es adoptada incluso por el cliente (como sucede en el caso de las refinerías y de las plantas de productos químicos en donde las pruebas de los tanques es llevado a cabo por analistas y expertos externos). También podría ser apropiado, en el caso de ciertos tipos de inventarios, considerar el uso de fotografías para facilitar nuestro trabajo. Errores de omisión

4A.17

Se pueden omitir ciertos artículos de la toma de inventarios debido a que las instrucciones no definen claramente los productos que van a ser contados y el grado de responsabilidad del personal que va a tomar el inventario. Por lo tanto, es imperativo contar con instrucciones adecuadas, observar los procedimientos y hacer un recorrido por el local después de la toma del inventario. Errores de inclusión

4A.18

Los artículos o inventarios en consignación que han sido excluidos del inventario en años anteriores debido a obsolescencia o por otras razones podrían ser incluidos inapropiadamente o restituidos en la toma actual del inventario. Para evitar esto, el inventario en consignación y el inventario cancelado debe ser físicamente segregado, desechado o identificado en forma apropiada. Procedimientos inadecuados de corte

4A.19

El corte inapropiado dará como resultado un error del inventario. El cliente debe definir el corte exacto de recepción y envíos para que las existencias registradas en libros puedan corresponder a los conteos físicos. Al verificar el corte de recepción, nuestro objetivo es determinar si todos los materiales recibidos hasta e incluyendo la fecha de toma de inventarios han sido incluidos en el inventario físico y si sus costos incluidos en las facturas, han sido registrados como pasivos en el período que termina en esa fecha. Al verificar el corte de despachos, debemos asegurarnos de que todos los materiales enviados hasta e incluyendo la fecha de la toma de inventarios hayan sido excluidos del inventario físico y que las ventas a los clientes hayan sido registradas en el período que termina en esa fecha.

4A.20

Si los inventarios son contados en una fecha intermedia, la exactitud del corte debe ser probada tanto en la fecha intermedia como al final del período contable. Sin embargo, las pruebas de corte a la fecha del balance general, normalmente pueden ser menos amplias. Las pruebas de los procedimientos de corte de compras, a la fecha de la toma de inventarios, deben integrarse con los procedimientos de auditoría relacionados con los acreedores.

4A.21

La Nota de Procedimientos 3A "Procedimientos de corte" también considera esta área. Errores de empleados

4A.22

Los empleados pueden cometer diferentes tipos de errores al preparar las listas de las cantidades de los inventarios para valuación. Entre otros, podría ocurrir la omisión o duplicación de etiquetas; la acumulación incorrecta de las cantidades de artículos parecidos; las descripciones inapropiadas; el uso de unidades incorrectas de medida; errores en puntos decimales, etc. Las pruebas de auditoría deben ser diseñadas para quedar satisfechos de que no se han cometido errores importantes.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 4A: Toma de inventarios

EJECUCIÓN 4A.23

Aunque cada toma de inventarios será diferente, el enfoque necesita ser metódico en cada caso y debemos asegurarnos de que se cubran los siguientes puntos: Procedimientos antes del conteo (1)

Antes de la fecha del conteo, debemos obtener una copia de las instrucciones del cliente para la toma de inventarios y debemos asegurarnos de que: (a)

todos los almacenes sean cubiertos por el conteo;

(b)

el inventario de lento movimiento, dañado u obsoleto sea identificado y registrado por separado;

(c)

se segregue todo el inventario que pertenezca a terceros;

(d)

todas las existencias sean contadas de una manera metódica;

(e)

se ejerza el control sobre las hojas de inventarios; y

(f)

sea evaluada la etapa de terminación de todo el trabajo en proceso.

Antes del conteo, debemos discutir con el cliente cualesquiera deficiencias en los procedimientos planeados, para que éstas puedan ser corregidas. (2)

En los casos en los que se mantengan registros de existencias, debemos obtener un análisis del inventario en existencia o las estimaciones de las principales partidas del inventario y de su valor total. Además, debemos seleccionar para pruebas selectivas aquellos artículos del inventario que tengan un alto valor a la fecha del conteo.

(3)

Si la toma de inventarios de la entidad está siendo llevada a cabo por valuadores independientes, debemos obtener el permiso del cliente para comunicarnos con dichos valuadores y asegurarnos de que sus métodos de conteo son adecuados.

(4)

Debemos obtener una lista de cualquier inventario que esté en poder de terceros y considerar si el inventario debe ser inspeccionado físicamente. La existencia y la propiedad de dicho inventario deben ser confirmadas directamente con el custodio.

(5)

Debemos considerar los diferentes sitios en donde existe un inventario y decidir qué toma de inventarios presenciará el personal de auditoría. Observación de la toma de inventarios

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(6)

Debamos leer las instrucciones del cliente para la toma de inventarios y evaluar si son adecuadas para el conteo exacto del inventario.

(7)

Debemos observar los procedimientos de toma de inventarios, asegurándonos de que las instrucciones se estén siguiendo y que el conteo esté haciéndose bien. (Debemos asegurarnos de que el cliente se mantenga informado de cualquier falla importante en la toma exacta de su inventario para que pueda tomar la acción preventiva pertinente. Debemos hace una nota de las circunstancias.)

(8)

Debemos hacer pruebas selectivas tal como se planearon y anotar en los papeles de trabajo detalles suficientes que nos permitan la verificación subsiguiente contra las hojas de inventarios. Estas pruebas selectivas deben incluir:

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 4A: Toma de inventarios

(a)

las partidas seleccionadas del inventario físico real;

(b)

los artículos seleccionados de las hojas de toma de inventarios; y

(c)

los artículos de alto valor.

(9)

Debemos asegurarnos de que todas las diferencias que hubiera en el conteo sean resueltas por el personal del cliente. Si no se resuelven en forma satisfactoria, debemos asegurarnos que anotamos los detalles completos en los papeles de trabajo.

(10)

Debemos observar los controles sobre el movimiento de bienes entre áreas mientras se lleva a cabo la toma del inventario, para asegurarnos de que no se cuenta un artículo dos veces o se omite del conteo

(11)

Debemos verificar que el inventario obsoleto, de lento movimiento o defectuoso sea claramente identificado y anotar las categorías de dicho inventario para seguimiento posterior.

(12)

Debemos verificar que todos los bienes que no pertenezcan al cliente sean identificados en forma apropiada, segregados y excluidos del conteo.

(13)

Debemos observar los procedimientos seguidos para manejar los bienes que son recibidos o despachados durante la toma del inventario. Anote los detalles de tales artículos, por ejemplo, los números de serie de las últimas notas de mercancía despachada y de mercancía recibida, para permitir la verificación subsiguiente.

(14)

Debemos examinar los números de serie de las hojas de conteos y anotar los detalles de las hojas utilizadas. Por un número de hojas seleccionado, debemos observar el número de artículos del inventario registrados en cada hoja.

(15)

Cuando la existencia esté almacenada a granel, debemos registrar y evaluar los métodos utilizados para inspeccionar y estimar dichas existencias

(16)

Debemos discutir con un alto funcionario del cliente cualesquiera inconvenientes en los procedimientos, para asegurarnos de que éstos son corregidos durante el conteo.

4A.24

En donde, debido a circunstancias no previstas, no estamos posibilitados de presenciar el conteo en la fecha planeada, debemos tomar o observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y, en donde sea necesario, ejecutar pruebas de transacciones intermedias.

4A.25

Si no podemos presenciar el conteo, debemos considerar si los procedimientos alternativos de auditoría pueden proporcionar suficiente apropiada evidencia de auditoría sobre la existencia y condición del inventario. En donde no estamos en la posibilidad de así hacerlo, podemos necesitar considerar hacer una referencia a una limitación al alcance (ver Capítulo 28 “Informes – Trabajos domésticos”). EVALUACIÓN

4A.26

Debemos asegurarnos de que nuestra presencia en la toma de inventarios esté totalmente documentada con detalles de las pruebas selectivas y nuestra evaluación de los procedimientos adoptados por el cliente.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

NOTA DE PROCEDIMIENTO 5A TÉCNICAS DE AUDITORÍA CON AYUDA DEL COMPUTADOR CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................184 INTERROGATORIOS .......................................................................................................................................184 HERRAMIENTAS DISPONIBLES ..................................................................................................................185 Introducción .......................................................................................................................................................185 Software de Auditoría Generalizado .................................................................................................................185 Software de recuperación de auditoría con base en una PC .............................................................................185 Programas de utilerías y editores de reportes (reportadores)............................................................................186 Programas diseñados de acuerdo con los requerimientos del cliente ...............................................................186 Programas desarrollados por el cliente..............................................................................................................186 CAPACIDADES...................................................................................................................................................187 Técnicas básicas .................................................................................................................................................187 Procedimientos Analíticos Substantivos ...........................................................................................................188 Introducción ...................................................................................................................................................188 Prueba global.................................................................................................................................................189 Conciliación con las estadísticas de volumen...............................................................................................189 Identificación de excepciones ........................................................................................................................189 Identificación de inconsistencias...................................................................................................................189 Otros procedimientos substantivos ....................................................................................................................189 CONTROL PARA EL USO EFECTIVO DE LOS INTERROGATORIOS................................................191 Introducción .......................................................................................................................................................191 Conocimientos de computación del auditor ......................................................................................................191 Planeación adecuada y definición de objetivos.................................................................................................191 Factibilidad técnica ............................................................................................................................................192 Costo relativo del enfoque .................................................................................................................................192 Control y revisión adecuados.............................................................................................................................193 Documentación ..................................................................................................................................................194 OTRAS TAACS ...................................................................................................................................................194 APÉNDCE 1: ALGUNAS HERRAMIENTAS DE INTERROGACIÓN CON BASE EN UNA PC.........196

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 5A TÉCNICAS DE AUDITORÍA CON AYUDA DEL COMPUTADOR INTRODUCCIÓN 5A.1

Un sistema de contabilidad computarizado puede darnos la oportunidad de llevar a cabo ciertos procedimientos de auditoría utilizando Técnicas de Auditoría con Ayuda del Computador ("TAACs").

5A.2

Las TAACs pueden ser utilizadas para probar datos computarizados de la contabilidad del cliente o para verificar los procedimientos dentro de un sistema de computación del cliente. Esta Nota de Procedimientos considera, en primer lugar, la aplicación más común de las TAACs - interrogatorios al archivo de datos, es decir, el procesamiento de los archivos de datos de clientes en forma independiente de las aplicaciones por las que fueron creadas, con el propósito de extraer, muestrear y analizar los datos.

5A.3

Da una guía sobre:: (1)

las herramientas de interrogación con las que contamos y sus capacidades;

(2)

su uso, incluyendo la identificación de oportunidades y beneficios

(3)

los controles requeridos en su aplicación; y

(4)

procedimientos de documentación.

INTERROGATORIOS 5A.4

Un programa de interrogatorios puede ser definido como un programa de computadora que es ejecutado bajo el control del auditor para procesar uno o más archivos de datos del cliente para producir totales, análisis e informes que puedan ser utilizados para cumplir con nuestros objetivos específicos de auditoría.

5A.5

Los beneficios principales que se obtienen al interrogar al archivo de datos incluyen:

5A.6

(1)

se abarca toda la población de partidas; los totales son verificados y las muestras son seleccionadas en forma independiente;

(2)

se pueden verificar las operaciones/cálculos complejos;

(3)

se puede verificar en forma independiente la información resumida del cliente y los análisis;

(4)

se puede probar la integridad de los informes de excepciones del cliente;

(5)

las partidas importantes y excepcionales pueden ser sistemáticamente seleccionadas para investigación más amplia;

(6)

los sistemas pueden ser auditados cuando no hay una pista visible de auditoría;

(7)

se incrementa la eficiencia de auditoría; y

(8)

el uso de las computadoras para llevar a cabo trabajo de auditoría hace que el cliente tenga de nosotros una imagen positiva de actualización.

El ahorro de tiempo y costos dependerá del grado en que se utilicen los interrogatorios y de las circunstancias individuales de cada auditoría. Puede ser posible lograr ahorros directos en el primer año, pero es más probable que los ahorros no se hagan patentes sino hasta el segundo año o en años

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

subsecuentes debido a los costos iniciales implicados en el establecimiento de los interrogatorios en el primer año. HERRAMIENTAS DISPONIBLES Introducción 5A.7

El programa puede ser desarrollado por el auditor en una de varias formas diferentes: (1)

utilizando un paquete generalizado de "software" de auditoría para una unidad de procesamiento central;

(2)

utilizar un paquete de "software" de recuperación de auditoría con base en una PC;

(3)

utilizar un programa de utilería o redactor de informes;

(4)

escribir un programa especial en un lenguaje de computadora; y

(5)

uso de la ayuda del cliente para escribir el programa.

Cada uno de estos métodos se describe a continuación. Sin embargo, sin importar el método, las características esenciales siguen siendo las mismas; tenemos acceso a los datos de contabilidad computarizados por el cliente utilizando, por lo general, nuestro propio "software" y dichos datos están sujetos a cierta forma de muestreo o análisis para proveer evidencia en relación con una o más aseveraciones. Software de Auditoría Generalizado 5A.8

El "software" de auditoría generalizado es un programa basado en un "mainframe" o grupo de programas diseñados para auditar directamente los datos almacenados en la computadora. El principal beneficio de dicho "software" es que puede ser fácilmente adaptado a diferentes trabajos de auditoría y a diferentes ambientes. Contiene muchas rutinas y funciones de auditoría integradas, tal como la obtención automática de los totales de archivos, muestreo, antigüedades, verificación de secuencia, etc. Está diseñado para poder convertir fácilmente los objetivos de auditoría en código de programa. Algunos de los paquetes más sofisticados pueden llevar a cabo funciones tales como una comparación de dos o más archivos, combinación de datos de más de un archivo, selección de registros específicos para procesamiento y formateo automático de informes. Los ejemplos de este tipo de producto son CARS, PANAUDIT y EDP AUDITOR. Software de recuperación de auditoría con base en una PC

5A.9

Los paquetes de "software" de auditoría más generalizados han estado en existencia durante varios años, principalmente en el ambiente de una unidad de procesamiento central. Estos característicamente requieren que el usuario tenga ciertos conocimientos de programación, un conocimiento detallado del paquete (obtenido con un curso de entrenamiento) y cierto conocimiento de los comandos del sistema de operación. Se ha desarrollado una nueva generación de "software" de auditoría que ha sido específicamente escrito para el ambiente de PC; la interfaz del usuario y la facilidad de uso se han mejorado en forma importante. Esos paquetes avanzados de software de auditoría pueden operar, normalmente, sólo en el ambiente PC; sin embargo, ésta ya no es una restricción importante debido a los desarrollos en la tecnología que han dado lugar a la disponibilidad de PCs portátiles y para escritorio con un poder de procesamiento similar a las máquinas centrales pequeñas.

5A.10

Los productos tienen mucho de lo funcional de los paquetes generalizados de "software" de auditoría y, con frecuencia, incluyen algunas características adicionales tales como una interfaz accionada por un menú, ayuda en línea, gráficas, acceso directo a los archivos de los paquetes de contabilidad más difundidos y enlaces directos con la base de datos, hojas de cálculo y otros paquetes comunes de PC.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

Con frecuencia, vienen en lenguajes interactivos y esto significa que las operaciones pueden ser llevadas a cabo conforme los comandos son registrados, con disposición inmediata de los resultados. 5A.11

En el Apéndice 1 se resumen algunos de los paquetes utilizados dentro de la Firma. Programas de utilerías y editores de reportes (reportadores)

5A.12

El fabricante de la máquina y el proveedor de software de aplicaciones, frecuentemente proveen los programas de utilerías y los reportadores o éstos son comprados por separado por el cliente como una herramienta de desarrollo. Hay muchos programas de éste tipo que pueden ser utilizados para generar informes particulares con relativa rapidez y facilidad. Las características que contienen varía ampliamente, pero la mayoría son capaces de sacar los totales de los campos numéricos, resumir archivos, clasificar archivos, extraer registros particulares e imprimir informes simples.

5A.13

Ejemplos de dichas utilerías son Query (IBM AS/400), Datatrieve (DEC VAX) y Quiz (HP 3000). Aunque estas utilerías pueden ser fáciles de usar, no deben ser utilizadas sin la participación y aprobación previas de un especialista de auditoría PED. Hay muchos problemas potenciales inherentes en el uso de las utilerías del cliente que se relacionan, principalmente, con la integridad del "software", con su uso y con la totalidad de los archivos. Programas diseñados de acuerdo con los requerimientos del cliente

5A.14

Los programas diseñados de acuerdo con los requerimientos del cliente raramente se utilizan en la práctica. La razón principal de esto es obviamente el alto costo implicado en la redacción de un programa y la fácil e inmediata disponibilidad de alternativas más adecuadas. El auditor que escribe programas de acuerdo con los requerimientos del cliente, debe ser un experto en el lenguaje utilizado y debe también entender muy bien los objetivos de auditoría que el programa debe lograr.

5A.15

Una variación del programa diseñado de acuerdo con los requerimientos del cliente es el programa esquemático. Este consiste de una plantilla de todas las rutinas básicas de auditoría, de la que se seleccionan aquéllas requeridas para una aplicación particular de auditoría. Este enfoque parece ser más eficiente que escribir un programa a partir de un simple conjunto de apuntes; sin embargo, esto dependerá de la familiarización del programador con el código del esquema. Programas desarrollados por el cliente

5A.16

Los programas desarrollados por el cliente pueden ser útiles cuando no hay otra alternativa más económica. Dichos programas pueden escribirse tanto en un lenguaje de programación tradicional como utilizando una utilería o un reporteador.

5A.17

Es necesario controlar con cuidado el uso de dichos programas si se utilizan para producir informes en los se va a confiar desde el punto de vista de la auditoría. En consecuencia, deben llevarse a cabo procedimientos de auditoría para asegurarse de la integridad de dichos programas y de la validez de su ejecución.

5A.18

Debemos estar alertas en relación con el peligro que existe de confiar absolutamente en cualquier informe que nos presente el cliente, especialmente si provee exactamente la información que esperamos. Normalmente es más sencillo que ciertos miembros del personal del cliente diseñen o editen informes para alterar u omitir información. Al utilizar los informes del cliente, como una fuente de evidencia, deben tenerse en mente los riesgos derivados de esto. Todos los informes producidos por el sistema del cliente deben ser verificados en cuanto a validez y esto es aplicable, en particular, a los informes de excepciones y a los programas escritos para determinados propósitos.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

CAPACIDADES Técnicas básicas 5A.19

Aunque variará la funcionalidad detallada de las herramientas disponibles, por lo general todas son capaces de lo siguiente (1)

Sacar totales. Se pueden utilizar los interrogatorios para sacar el total de los registros individuales retenidos en un archivo, para que el total pueda ser comparado con otros registros. Los interrogatorios también pueden ser utilizados para verificar el registro de transacciones en las cuentas correctas, acumulando las transacciones detalladas con los códigos de las cuentas seleccionadas, para verificar contra los totales que resultaron del procesamiento en vivo

(2)

Resumen y análisis. Los interrogatorios pueden ser utilizados para resumir las transacciones de diferentes campos dentro del archivo. Esto nos permite analizar la información en varias maneras. Como ejemplo, un archivo de compras podría resumirse por código de proveedores, por código de grupo de productos o por localización. Dichos análisis pueden ser utilizados, por ejemplo, como parte de nuestra revisión analítica preliminar y ayudarnos a planear los procedimientos de auditoría.

(3)

Muestreo. Los interrogatorios pueden ser utilizadas para seleccionar las muestras de auditoría tanto para las pruebas de controles como para las pruebas substantivas. Las muestras pueden ser seleccionadas en varias formas, incluyendo la selección arbitraria estratificada o no estratificada o la selección sistemática. El uso eficiente del Muestreo Unitario Monetario total, por ejemplo, en el que a cada unidad monetaria se le da igual oportunidad de selección, escogiendo cada x unidad monetaria en la población, por lo general requiere del uso de las TAACs. Después de hacer una selección, ésta puede ser impresa en varios formatos diferentes.

(4)

Extracción. Los interrogatorios pueden ser utilizados para extraer las partidas de datos con características particulares de una población total de datos, por ejemplo, la selección (para examen con base en el 100%) de las partidas individualmente significativas en una población. Los registros extraídos pueden ser pasados a un archivo para su procesamiento posterior en la PC. Por ejemplo, la Balanza de Comprobación podría ser extraída del archivo del libro mayor para procesamiento posterior en un paquete de control de la Balanza de Comprobación u hoja de cálculo.

(5)

Estratificación. La estratificación de las poblaciones para muestreo y otras razones puede ser llevada a cabo con base en un criterio determinado para lograr un grado más sofisticado de estratificación del que se logra generalmente utilizando técnicas manuales, tal como se explica en el Capítulo 19 "Otros procedimientos substantivos".

(6)

Antigüedades. La antigüedad puede ser determinada en las poblaciones con características de fechas, tales como inventario y clientes. Aunque el cliente puede producir un análisis de antigüedades de

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

dichas poblaciones, no debemos confiar en que su análisis sea correcto y las interrogaciones de la computadora ofrecen un método rápido de obtener la seguridad apropiada. Con frecuencia, pueden producir un mejor análisis de la antigüedad del que reporta el sistema del cliente y esto puede resultar en beneficio considerable para el cliente. (7)

Comparación de datos (a través de archivos y sistemas). Los interrogatorios pueden ser utilizados para comparar los datos en dos o más archivos. Esta función puede ser una forma eficiente de relacionar la información utilizada por varios sistemas de aplicación y es particularmente útil en sistemas de contabilidad complejos. La comparación de dos archivos maestros del mismo sistema en fechas diferentes, también puede proporcionar una buena evidencia de auditoría para probar las transacciones o actualizar el sistema.

(8)

Procesamiento aritmético. Con frecuencia, los programas de contabilidad se usan para llevar a cabo cálculos para los informes financieros o de operación. Los interrogatorios pueden ser utilizadas para verificar los cálculos hechos con un programa ya sea llevando a cabo cálculos idénticos detallados o llevando a cabo pruebas de racionabilidad más amplias.

(9)

Verificación de secuencia. Los interrogatorios pueden ser utilizados para identificar si hay partidas faltantes en una secuencia de datos que se espera esté completa. Además, pueden verificarse los datos duplicados, por ejemplo, el pago duplicado de una factura de compra. La secuencia de los datos no siempre puede establecerse de la forma más conveniente para la operación de un procedimiento de auditoría. Los interrogatorios pueden reordenar la secuencia de los datos en un orden más conveniente y útil.

5A.20

Las oportunidades para el uso efectivo de las TAACs son consideradas con mayor detalle en el contexto de dos amplias categorías de procedimiento de auditoría sustantivo: (1)

procedimientos analíticos substantivos; y

(2)

otros procedimientos substantivos.

Procedimientos Analíticos Substantivos Introducción 5A.21

5A.22

Los procedimientos analíticos substantivos en los que puede recurrirse a los interrogatorios incluyen: (1)

Prueba global;

(2)

conciliación con estadísticas de volumen;

(3)

identificación de excepciones; y

(4)

identificación de inconsistencias.

En muchos casos es muy difícil verificar la validez de las cuentas de la gerencia que nos sirven de base para nuestro trabajo de revisión analítica, sin utilizar los interrogatorios. Esto se debe a que las cuentas de la gerencia consisten de información resumida que comúnmente no está respaldada por una pista de auditoría en relación con las transacciones fundamentales. Los interrogatorios pueden servir de "puente", para solucionar el problema, resumiendo y analizando las transacciones para verificar los totales reportados a la gerencia.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

Prueba global 5A.23

Los totales utilizados como la base para la prueba pueden ser verificados por medio de un programa de interrogaciones para producir un análisis. Un ejemplo podría ser el resumir un archivo de ventas para obtener el total de ventas por producto para poder aplicar el precio de venta de cada producto y obtener el ingreso esperado.

5A.24

Al comparar dos archivos maestros, del principio y del fin del período, los movimientos netos pueden ser conciliados en total. Esta técnica es particularmente útil en el caso de archivos de activos fijos en los que todas las adiciones y las disposiciones pueden ser identificadas y, también, en el caso de las nóminas en donde las personas que empiezan a trabajar en la compañía y las que la abandonan pueden listarse para verificación. Conciliación con las estadísticas de volumen

5A.25

Los interrogatorios frecuentemente pueden ser utilizadas para resumir las transacciones para producir tanto estadísticas de volumen como totales financieros. Las estadísticas de volumen pueden, entonces, ser referidas a otra información no contable y los totales financieros pueden conciliarse con las cuentas de la gerencia o con las cuentas financieras. Identificación de excepciones

5A.26

Los informes de excepciones son otra área en la que los interrogatorios pueden ser utilizadas en forma efectiva. Las transacciones o las cantidades importantes pueden ser seleccionadas entre una población muy fácilmente, utilizando un interrogatorio. Otras partidas excepcionales pueden ser, también, fácilmente extraídas y reportadas, por ejemplo las partidas con grandes descuentos, las partidas con márgenes brutos bajos, los diarios sin narrativa, los saldos superiores a los límites de crédito, etc.

5A.27

Podría ser necesario utilizar interrogatorios para probar la integridad de los informes de excepción del cliente, haciéndolos nuevamente. En general no podemos tener confianza en los informes de excepciones generados por el cliente, a menos que se pueda verificar su totalidad. Normalmente, esto no puede hacerse manualmente y, por lo tanto, se nos pediría que verificáramos la integridad de los programas del cliente. Este enfoque depende de la existencia de buenos procedimientos para cambiar un programa y de otros controles generales de la computadora y el costo para probar estos controles normalmente es prohibitivo.

5A.28

Tan bien como las excepciones directamente relevantes, tales como las antes mencionadas, los informes de excepciones pueden buscar los datos inválidos en un archivo, por ejemplo, las fechas inválidas, los códigos de transacciones inválidas, los valores negativos de facturas, las cantidades negativas del inventario, etc. Dichas partidas podrían haber sido tratadas incorrectamente por los sistemas y, en muchos casos, indican puntos débiles en los controles de entradas y procesamiento. Identificación de inconsistencias

5A.29

Los programas de interrogatorios que comparan dos archivos pueden ser útiles para captar las inconsistencias. Un ejemplo de esto podría ser comparar los detalles de empleados de dos archivos de nóminas para buscar si hay aumentos inesperadamente altos.

5A.30

Otro tipo de inconsistencia podría surgir cuando las partidas de un archivo de transacciones no concuerdan con el saldo en el archivo de saldos de la misma cuenta. Esto puede identificarse resumiendo las transacciones del archivo de transacciones por cuenta y haciendo una comparación con el archivo de saldos. Otros procedimientos substantivos

5A.31

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Aunque los interrogatorios no pueden ayudar directamente a confirmar los saldos individuales, pueden ayudar mucho a que el auditor lo haga.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

5A.32

La interrogación puede ser utilizada inicialmente para sumar una lista de saldos, para verificar el total y para proveer los valores totales y los números totales de saldos positivos, negativos y en cero. También puede incluirse la estratificación de los saldos en bandas de valores. Puede imprimirse una lista de saldos en diferentes secuencias para facilitar la selección de los saldos significativos que van a muestrearse, por ejemplo, en orden de valor descendente o, posiblemente, por ingreso anual en el caso de un libro mayor de deudores o acreedores. Entonces, si así se requiere, puede seleccionarse una muestra imparcial de los saldos restantes.

5A.33

Los programas de interrogación pueden ser especialmente útiles para llevar a cabo procedimientos de confirmación. Por ejemplo, en el caso de la circularización entre clientes y la selección eficiente de las partidas de muestra, dichos programas pueden producir también las cartas de confirmación necesarias, en papel del cliente, a través de un enlace con una procesadora de palabras. Además, pueden producirse los documentos de control, incluyendo un archivo de hojas de cálculo de las cuentas circularizadas, para ayudar a controlar las respuestas y a evaluar los resultados. También pueden llevarse a cabo otras pruebas al mismo tiempo, por ejemplo, la verificación de la antigüedad, obteniendo así ventajas adicionales del uso de la interrogación. Los interrogatorios también se pueden utilizar para el análisis subsiguiente del efectivo recibido de los saldos circularizados.

5A.34

Se puede llevar a cabo la re-determinación de las antigüedades de cualquier cliente o un análisis similar y se puede probar su confiabilidad. Si es necesario, el programa de interrogación puede agregar bandas de antigüedades o un análisis, por ejemplo: (1)

para reportar efectivo no asignado en forma independiente a un archivo del libro mayor de ventas;

(2)

para analizar partidas del inventario por valores descendentes, para comparación con las ventas (por partida de inventario) como parte de la revisión que hagamos para ver si es adecuada la provisión para inventarios obsoletos o de movimiento lento.

5A.35

Como parte de las pruebas de los saldos, podría ser necesario revisar ciertas transacciones después del final del año, por ejemplo las notas de crédito grandes o los movimientos del inventario. Dichas partidas pueden seleccionarse fácilmente para su revisión y pueden sacarse los totales utilizando un programa de interrogación.

5A.36

Los cálculos pueden ser confirmados directamente utilizando la interrogación. Un ejemplo simple es la verificación de la suma, extensión y cálculos de descuentos e impuestos sobre ventas de una factura. Un ejemplo más complejo es la repetición de las transacciones generadas tales como las rentas basadas en datos fijos retenidos en el sistema. Ejemplos adicionales son: (1)

gasto por depreciación;

(2)

gasto de intereses; y

(3)

cálculos de ingresos no devengados.

Debido a que estas pruebas pueden ser realizadas para toda la población, se puede verificar la operación correcta del sistema durante todo el período. 5A.37

Las pruebas de transacciones pueden ser utilizadas para verificar la totalidad del procesamiento, por ejemplo, comparando dos archivos tales como las notas de despachos contra las facturas. La totalidad del registro de datos en el sistema puede ser verificada con base en un muestreo utilizando la interrogación de búsqueda e imprimiendo los detalles de las partidas seleccionadas manualmente por el equipo de auditoría.

5A.38

Por lo general, las pruebas de corte son llevadas a cabo en todas las auditorías. Los programas de interrogación pueden ayudar en esta área haciendo, por ejemplo, una lista de todas las transacciones de acuerdo con la fecha de auditoría o con un número determinado de transacción, todas las transacciones del archivo del año siguiente anteriores al final del año, etc.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

CONTROL PARA EL USO EFECTIVO DE LOS INTERROGATORIOS Introducción 5A.39

Hay varios elementos que considerarse para desarrollar y utilizar los interrogatorios en forma efectiva. Estos incluyen : (1)

que el auditor conozca la computadora;

(2)

la planeación y definición adecuadas de los objetivos;

(3)

la factibilidad técnica;

(4)

el costo relativo del enfoque;

(5)

el control y revisión adecuados, incluyendo el uso de los totales de control para asegurarse de que se utiliza el archivo correcto para el procedimiento; y

(6)

la documentación.

Conocimientos de computación del auditor 5A.40

El auditor requiere un entendimiento básico de los sistemas de computación y de las oportunidades que tiene para identificar los posibles usos de las interrogaciones. Una vez que se haya identificado una aplicación adecuada, se puede hacer la planeación. Por lo tanto, el auditor es responsable de desarrollar el objetivo del procedimiento de la TAAC y de decidir la forma del informe requerido. El especialista en auditoría PED puede dar consejo útil en relación con estos asuntos; sin embargo, la responsabilidad final es del auditor.

5A.41

Por lo tanto, el especialista en auditoría con PED sería responsable de :

5A.42

(1)

acordar el presupuesto para las interrogaciones;

(2)

acordar las especificaciones de las interrogaciones; y

(3)

revisar los resultados de la interrogación y lo adecuado de la documentación.

Al utilizar la herramienta escogida de interrogación (1)

El auditor general puede utilizar IDEA (vea el Apéndice 1) con relativa facilidad y es probable que el especialista de auditoría en PED sólo necesite participar en el primer año de su uso;

(2)

las otras herramientas de interrogación normalmente requieren un especialista en auditoría PED.

Planeación adecuada y definición de objetivos 5A.43

Se puede obtener el beneficio máximo en uso de las TAACs cuando su uso es planeado lo más pronto posible.

5A.44

La fase de planeación debe incluir la definición de las aseveraciones de auditoría para las que las interrogaciones fueron diseñadas. Al diseñar una estrategia eficiente de auditoría debemos tomar en cuenta todas las fuentes disponibles de evidencia de auditoría. Si se especifican, desarrollan y procesan programas de interrogación, es importante que los resultados de estos programas se integren totalmente

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

en el trabajo de auditoría y que el auditor tenga claro en mente los objetivos para los cuales fueron diseñados y el trabajo adicional que se requiere al utilizar los informes para cumplir con esos objetivos. 5A.45

El uso de los resultados de la interrogación debe ser incluido en el programa de auditoría en la etapa de planeación detallada.

5A.46

La oportunidad de la planeación debe ser tal que se pueda arreglar la retención apropiada de datos por el cliente. Ciertos archivos de computadora, tal como los archivos detallados de transacciones, pueden ser retenidos sólo por un breve tiempo y podrían no estar disponibles en una forma legible por la máquina cuando sean requeridos por el auditor. Por lo tanto, debemos considerar el uso de los interrogatorios lo más pronto posible en la planeación de auditoría, para que podamos hacer los arreglos necesarios para la retención de datos, permitir la programación y procesamiento y programar la fecha para nuestros procedimientos.

5A.47

Deben identificarse los archivos de datos que van a ser interrogados y, normalmente, debe confirmarse por escrito la disponibilidad de los datos del período requerido Factibilidad técnica

5A.48

Un especialista de auditoría en PED debe hacer una evaluación de la factibilidad técnica de los interrogatorios propuestos y dicho especialista debe preparar también una estimación inicial del presupuesto para el trabajo.

5A.49

Uno de los problemas que debe tomarse en consideración al decidir la factibilidad técnica de llevar a cabo una interrogación es el formato en el que los datos son retenidos en el sistema. Por ejemplo, un sistema grande de base de datos podría no ser directamente accesible mediante el uso de cualquiera de nuestros paquetes de interrogación. Probablemente habría un requerimiento de interrogar los archivos a la fecha del final de año, debido a que el estado de una base de datos cambia continuamente. Una forma de proceder en tal situación sería crear un archivo de extractos en el tiempo apropiado para su examen posterior utilizando un programa de interrogación.

5A.50

En general, siempre es posible obtener un archivo en un formato apropiado, pero esto podría requerir de cierta ayuda del personal del cliente.

5A.51

El tamaño del archivo por interrogar podría considerarse como un problema potencial. Sin embargo, la gran mayoría de los archivos del cliente están ahora dentro de la capacidad de los programas de interrogación con base en una PC. En el caso de unos cuantos clientes con archivos extremadamente grandes (por ejemplo varios millones de registros) es posible que tuviéramos que planear el procesamiento de la interrogación en la máquina del cliente, lo que dependería de la disponibilidad de instalaciones adecuadas y de una versión adecuada de nuestros paquetes de software de interrogación. Costo relativo del enfoque

5A.52

En algunos casos no habrá alternativa alguna para llevar a cabo una interrogación, por ejemplo, en ausencia de una pista de auditoría visible para respaldar las cifras importantes en los estados financieros. La falta de una evidencia visible puede ocurrir en diferentes etapas en el proceso de contabilidad, por ejemplo: (1)

los documentos de entrada podrían no existir cuando las órdenes de ventas son registradas en línea. Además, las transacciones de contabilidad, tales como los cálculos de descuentos e intereses, podrían ser generadas por programas de computadora sin una autorización visible de las transacciones individuales; o

(2)

el sistema podría no producir una pista visible de auditoría de las transacciones procesadas a través de la computadora. Se pueden comparar las notas de entrega y las facturas de proveedores por medio de un programa de computadora; las rutinas de edición y los controles programados, tales como la verificación de los límites de crédito del cliente y las pruebas de

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

validez, pueden proveer evidencia sólo sobre una base de excepciones. En tales casos, puede no haber evidencia visible del procesamiento, edición y control de todas las transacciones; o (3) 5A.53

la falta de una salida visible podría obstaculizar el fácil acceso a los datos retenidos en archivos que sólo pueden ser leídos por la computadora.

Sin embargo, en otros casos será necesario hacer un análisis del beneficio económico para decidir si sería eficiente el uso de las interrogaciones propuestas. Los costos a considerar incluyen: (1)

tiempo para planear, diseñar y ejecutar el programa;

(2)

preparación de la documentación;

(3)

ayuda de un especialista de auditoría en PED; y

(4)

tiempo de la computadora.

Los factores a considerar en este análisis incluyen lo siguiente:

5A.54

(1)

Los costos en el primer año deben ser superiores a los de años subsecuentes debido al desarrollo y montaje. Observe que estos beneficios podrían perderse si el sistema del cliente está próximo a ser cambiado en forma substancial.

(2)

El uso de los interrogatorios debe mejorar la calidad de la evidencia de auditoría obtenida.

(3)

Los requerimientos de personal pueden ser alterados (el trabajo detallado llevado a cabo por ayudantes será llevado a cabo por la computadora).

(4)

Una vez montados, los interrogatorios pueden fácilmente ampliarse para satisfacer los objetivos adicionales con poco costo extra.

Existen ventajas particulares en el desarrollo de interrogatorios junto con el desarrollo o adquisición, por el cliente, de un sistema nuevo. Dichos interrogatorios entonces estarán disponibles para respaldar y mejorar el trabajo de auditoría desde el primer año de la operación del sistema y pueden ser benéficas para el cliente para darle una seguridad independiente en relación con la integridad de sus sistemas. Control y revisión adecuados

5A.55

5A.56

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El uso de los interrogatorios debe ser controlado y revisado por el auditor o especialista que lleva a cabo la interrogación para asegurarse de que ésta satisface los objetivos y de que los resultados son confiables. Esto incluye: (1)

El procesamiento del programa bajo el control completo del auditor o la revisión del registro de la computadora para verificar la integridad del procesamiento.

(2)

El asegurarse de que se ha utilizado el archivo correcto, verificando los conteos de registros y los totales de control y verificando una muestra de partidas individuales contra los registros del cliente para probar la validez; y

(3)

revisar la salida para asegurarse de que todas las partidas reportadas cumplen con la especificación del programa; que los informes están completos y que los resultados son consistentes tanto dentro del programa como con otros programas procesados contra los mismos datos.

Si el cliente procesa un programa escrito a propósito de sus requerimientos, el auditor necesitará verificar que el programa haya sido correctamente codificado; que se haya procesado el archivo correcto; que se haya cubierto toda la población y que el informe de salida no haya sido alterado. Esto normalmente requerirá la participación de un especialista en auditoría de PED, por lo menos la primera

193

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

vez que se procese dicho programa. Un enfoque alternativo es que el especialista en auditoría de PED controle el programa original, revise el código y lo procese bajo su supervisión. Documentación 5A.57

Debe prepararse documentación adecuada para asegurarse de que : (1)

se entiende claramente la función del programa de interrogación y su relación con la auditoría, en general;

(2)

es fácil el mantenimiento y el desarrollo futuro;

(3)

hay instrucciones claras de operación; y

(4)

se hace uso efectivo de los resultados.

OTRAS TAACs 5A.58

Existen ciertas otras TAACs que pueden ser apropiadas en situaciones específicas y ambientes de computadora más grandes y más complejos. Dichas técnicas sólo deben ser consideradas y utilizadas con la plena participación de un especialista en auditoría PED. Estas técnicas adicionales incluyen: (1)

Rutinas integradas de auditoría. El uso de uno o más módulos de recopilación de datos especialmente programados, integrados en el sistema de aplicación de la computadora para seleccionar y registrar datos para análisis y evaluación subsecuentes. La técnica provee monitoreo continuo de las transacciones procesadas por la aplicación, pero su implementación y control son difíciles.

(2)

Datos de prueba. Los datos de prueba son una técnica utilizada para la verificación de los controles o procedimientos de aplicación de computadora, tales como los controles de validación de entradas, informes de excepciones y rutinas computacionales. Este puede ser un método efectivo de verificar la operación de los programas de computadora en un momento determinado; sin embargo, podría requerirse de un esfuerzo manual considerable para preparar un amplio grupo de datos de prueba. Si se van a utilizar los datos de prueba, deben establecerse buenos controles de cambios de programa para que haya una seguridad razonable de que los programas probados son los mismos utilizados para procesar los datos vivos a través del período. Esta técnica no provee evidencia alguna en relación con la totalidad o la exactitud de los datos de producción.

(3)

Instalaciones integradas para prueba. El uso del auditor de entidades ficticias (departamento, cuenta, sucursal, etc.) establecidas dentro del sistema de aplicación viva para procesar las transacciones de prueba a través del sistema. El auditor puede registrar transacciones como parte del ciclo normal de procesamiento y, después, verificar los resultados predeterminados contra el procesamiento llevado a cabo por el sistema. Debe tenerse cuidado de no incluir inadvertidamente los datos ficticios en los informes de producción y en los resúmenes.

(4)

Revisión del código del programa. Este procedimiento implica el examen de las listas de códigos originales del programa para asegurarse de que los controles y los procedimientos especificados son programados en forma completa y precisa. El auditor necesita entender bien el lenguaje de programación del sistema y de los archivos utilizados en la aplicación. El proceso puede ser extremadamente difícil de

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194

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador

llevar a cabo en el caso de aplicaciones complejas o cuando la codificación no está de acuerdo con las normas de programación. Después de verificar el programa original, el auditor debe asegurarse de que éste corresponda al programa objetivo utilizado para procesar los datos vivos. (5)

Rastreo y mapas. Estas técnicas utilizan herramientas de software para rastrear y reportar la ejecución de un programa de aplicación viva. El auditor puede seguir la lógica de procesamiento aplicada a cada transacción y destacar las secciones del código que no son ejecutadas. Esto proveerá confirmación del procesamiento realmente llevado a cabo e identificará cualesquiera rutinas no autorizadas. Estas son técnicas extremadamente sofisticadas que toman mucho tiempo y requieren de un alto grado de experiencia del auditor en el procesamiento electrónico de datos.

(6)

Analizadores de diarios. Muchas instalaciones producen automáticamente un diario o registro de toda la actividad de la computadora; sin embargo, la salida es extremadamente voluminosa y difícil de revisar. Los analizadores de registros diarios pueden ser utilizados para analizar la información de los registros y para producir reportes específicos de interés para el auditor, tal como el uso de utilerías que podrían cambiar los datos directamente, intentos de acceso no autorizado, etc.

(7)

Comparación del código de fuentes. Este procedimiento es utilizado para brindar una seguridad de que los programas vivos de producción, del cliente, se basan en las versiones autorizadas de dichos programas y de que identificarán cualesquiera cambios no autorizados o cambios autorizados que no han sido implementados. Se utiliza el software para comparar una copia controlada del código original del programa con la copia de producción y reportar cualesquiera diferencias. Esta técnica frecuentemente es utilizada junto con la comparación del código.

(8)

Comparación del código objetivo. Este procedimiento se utiliza para dar seguridad de que el sistema está utilizando un código ejecutable con base en las versiones autorizadas de los programas originales. Se crea un nuevo programa objetivo compilando una versión verificada del código original y se lleva a cabo una comparación de las dos versiones del código objetivo utilizando una herramienta de software.

(9)

Software de ingeniería inversa. El software de ingeniería inversa está diseñado, principalmente, para analizar los sistemas con documentación deficiente o codificación no estructurada en una forma que sea más fácil de mantener. Este proceso puede ser de ayuda para el auditor al proveer documentación de sistemas adicionales, verificaciones de referencia cruzada y códigos simplificados. Puede ser factible que el software de ingeniería inversa traduzca el código a un lenguaje de computadora de nivel superior que sería más fácil de entender y revisar.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador – Apéndice 1

APÉNDCE 1: ALGUNAS HERRAMIENTAS DE INTERROGACIÓN CON BASE EN UNA PC Introducción 1.

Todos los productos descritos están disponibles para ser utilizados en un ambiente MS-DOS y son utilizados dentro de la Firma. Se cuenta con otros paquetes similares. IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis)

2.

IDEA (Extracción y Análisis Interactivos de Datos) fue originalmente desarrollado por la oficina del Auditor General Canadiense pero fue subsecuentemente absorbido para desarrollo a futuro y comercialización por el Instituto Canadiense de Contadores Públicos.

3.

El principal atractivo de IDEA es su uso fácil y que necesita pocos conocimientos de computación y ningún conocimiento de programación, aparte del establecimiento de descripciones de archivos no estándar. El paquete es totalmente accionado por menús con amplia ayuda en la pantalla y, en consecuencia, requiere de poca consulta de los manuales amplios.

4.

Las características de seguridad y registros son buenas tales como grabar la hora y la fecha. La flexibilidad del criterio de extracción es buena, pero sólo se puede llevar a cabo una sola prueba a la vez.

5.

La conversión del EBCDIC a ASCII es una característica estándar. El sistema viene configurado para importar archivos de datos de las hojas de cálculo más comunes (es decir, Lotus y Supercalc) y los paquetes de bases de datos de PC (por ejemplo el dBase y el Paradox) y de un amplio rango de paquetes de contabilidad de PC (incluyendo ACCPAC y Sistemas Abiertos para los EUA y Pegasus y Sage para los usuarios del Reino Unido). En forma análoga, los datos pueden ser exportados hacia los paquetes principales de hojas de cálculo y procesadoras de palabras.

6.

El paquete contiene amplias características de interrogación de auditoría incluyendo muestreo estadístico, rutinas para añejamiento, detección de espacios y duplicaciones, análisis de archivo e informes flexibles.

7.

IDEA es muy útil cuando se utilizan las interrogaciones irregularmente por usuarios sin experiencia en tamaños de archivos pequeños y cuando los requerimientos de interrogación no sean complejos. Es especialmente útil para tener acceso a los archivos de datos de los paquetes de contabilidad basados en PCs. ACL

8.

ACL quiere decir Lenguaje de Comandos de AUDITORÍA. Está diseñado para proveerá a los usuarios una interfaz de conversación "natural" que ofrece indicaciones inteligentes cuando utilizan sus funciones para tener acceso a los datos y analizarlos. El lenguaje ACL fue originalmente desarrollado como un auxiliar de enseñanza para demostrar el uso del software de auditoría y ha sido ahora implementado en un ambiente MS-DOS. Contiene muchos comandos de auditoría poderosos, tales como extracción, estratificación, resumir, muestreo y verificación de secuencia.

9.

El ACL tiene acceso al archivo de datos existente directamente a partir del disco o cinta (utilizando el respaldo integrado para cintas de 1/2" de 9 pistas) sin necesidad de importar o convertir los datos en forma alguna. El formato del archivo es definido simplemente y retenido en un archivo de textos que puede ser modificado fácilmente en cualquier momento. Todos los tipos comunes de datos son respaldados y se pueden definir campos "calculados" en forma adicional. Estos son campos virtuales que son definidos en el archivo de formatos y calculados en la memoria cada vez que se lee el registro. Pueden ser tipos de datos numéricos o de caracteres y pueden ser cálculos directos o expresiones condicionales. Los campos calculados forman la base de mucha de la capacidad disponible al utilizar el paquete.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador – Apéndice 1

10.

En uso, el ACL es extremadamente intuitivo y fácil de aprender. Los comandos son registrados en una sintaxis como la del inglés, similar al dBase y a muchos lenguajes de interrogación de la unidad central de procesamiento. El ACL acepta parámetros de comandos en cualquier orden y proporciona cualesquiera parámetros requeridos no especificados. Siempre se cuenta con ayuda sensible al contexto para explicar los comandos, los tipos de datos y los términos del ACL. Hay un sistema opcional de menús para los usuarios que prefieren la operación con menús.

11.

Cada sesión del ACL puede ser registrada en un archivo diario con propósitos de documentación y revisión. El archivo diario se escribe en un disco y puede ser revisado o impreso según se requiera. El diario tiene la fecha y la hora impresas, al igual que todos los informes generados por el ACL. Por lo general, los informes son mostrados en la pantalla pero, opcionalmente, pueden ser escritos en un archivo en disco o directamente en una impresora. Los archivos de informes en disco pueden ser mostrados o impresos en cualquier momento a partir del interior del ACL o del DOS.

12.

Las principales ventajas experimentadas al trabajar con el ACL son su velocidad y potencia (por ejemplo la estratificación de archivos no clasificados y el uso de campos condicionales calculados). La curva de aprendizaje es suave por lo que los usuarios pueden empezar a producir resultados útiles pronto y aprender gradualmente como utilizar todo el rango de facilidades provistas. El principal inconveniente al utilizar el ACL es que su uso eficiente depende de que el usuario ejerza el control debido a que el paquete no impone estructura de control alguna.

13.

El ACL es probablemente más adecuado para ser utilizado por los auditores con cierta experiencia en las técnicas de interrogación, quienes pueden hacer pleno uso de su flexibilidad. Puede ser utilizado para procesar rápidamente archivos de todos tamaños y para satisfacer requerimientos simples o complejos. No es adecuado para usuarios sin experiencia y debe ser utilizado sólo por los especialistas en auditoría de PED. MICRO-CARS

14.

MICRO-CARS es una versión del antiguo paquete de interrogación de la unidad central de procesamiento "CARS" que ha sido adaptado para ser procesado en una PC. Existen varias versiones diferentes con muchas mejoras del programa original. Estas fluctúan desde extremos frontales impulsados por menús para ayudar en la codificación del programa de auditoría, hasta funcionalidad extra, tal como la capacidad de tener acceso directamente a los datos de la unidad central de procesamiento por medio de una unidad accionadora de cinta u opciones adicionales de informes, etc. La versión comentada aquí es una versión estándar de CARS 4 con las mismas características generales que la versión IBM de la unidad central de procesamiento.

15.

CARS es bastante diferente a paquetes, tales como ACL e IDEA, debido a que el programa es especificado, codificado, compilado y probado en la misma forma en que los programas son desarrollados en otros lenguajes tradicionales. Originalmente fue diseñado para operar a partir de tarjetas perforadas. El programa CARS del auditor todavía es creado en formato de tarjetas perforadas de 80 columnas. CARS es un generador del programa COBOL; es decir, lee el programa que ha sido codificado utilizando un grupo predefinido de "tarjetas" y genera un programa COBOL para llevar a cabo las rutinas de auditoría. Entonces, el programa original es compilado en la forma normal para producir un programa ejecutable.

16.

Los archivos que pueden ser leídos por un programa CARS dependerán de la compiladora utilizada. Normalmente, éstos tendrán una longitud fija y archivos con texto ASCII. Puede tenerse acceso a todos los tipos normales de datos numéricos de la unidad central de procesamiento.

17.

Debido a que los programas CARS son compilados, éstos pueden ser procesados muy rápidamente. También se autodocumentan y producen resultados en un formato estándar y bien entendido. La mayoría de las características de auditoría requeridas están integradas en el paquete y, debido a que el código COBOL adicional puede ser libremente insertado en el programa, se pueden adicionar requerimientos anormales con toda facilidad, a condición de que el usuario tenga un conocimiento razonable de la programación en COBOL.

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Part 5, Nota de Procedimiento 5A: Técnicas de auditoría con ayuda del computador – Apéndice 1

18.

Una de las principales ventajas del CARS es que todos los pasos intermedios para producir los informes finales son llevados a cabo dentro del programa, por lo que no hay necesidad de producir un archivo de salida en cada etapa para su procesamiento posterior. Por ejemplo, se pueden hacer extractos y cálculos en registros resumidos y compararlos después de este procesamiento. Además, los informes son automáticamente clasificados en la secuencia deseada. En cada programa, se pueden producir hasta 11 informes (extractos o muestras) y 99 juegos de totales de estudios. Una sección de totales enumera los valores y las poblaciones totales para todos los informes y estudios.

19.

CARS es una buena herramienta para los usuarios que tienen experiencia en COBOL, pero no es adecuado para el uso ocasional o para usuarios sin experiencia.

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Parte 5, Nota de Procedimiento 5B: Verificación artimética

NOTA DE PROCEDIMIENTO 5B VERIFICACIÓN ARITMÉTICA CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................200 PROCEDIMIENTOS ..........................................................................................................................................200 Áreas para verificación ......................................................................................................................................200 Muestreo.............................................................................................................................................................200 Suma...................................................................................................................................................................201

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Parte 5, Nota de Procedimiento 5B: Verificación artimética

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 5B VERIFICACIÓN ARITMETICA INTRODUCCIÓN 5B.1

La verificación aritmética de los registros contables provee evidencia para respaldar la aseveración de que las cantidades en los estados financieros han sido registradas con exactitud.

5B.2

El nivel de verificación aritmética dependerá del grado en que: (1)

esté computarizado el sistema de contabilidad. Es más probable, pero no garantiza, que un sistema computarizado produzca un juego de registros de contabilidad balanceados;

(2)

Las Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora (TAACs) pueden ser utilizadas para llevar a cabo una verificación de las funciones aritméticas; y

(3)

las cuentas de control son utilizadas y conciliadas, regularmente, con los mayores individuales.

PROCEDIMIENTOS Áreas para verificación 5B.3

Normalmente debemos llevar a cabo verificaciones aritméticas en relación con lo siguiente: (1)

cuentas de control. Cuando confiemos en la conciliación, normalmente debemos sumar la conciliación y el mayor individual con el que la cuenta está siendo conciliada;

(2)

conciliaciones bancarias. La conciliación de fin de año normalmente debe ser sumada con las cédulas de respaldo de depósitos pendientes y cheques no cobrados y, también con otras partidas de la conciliación;

(3)

análisis preparados para respaldar una cantidad de registros de contabilidad o estados financieros, por ejemplo, el análisis de antigüedad de clientes utilizados por nosotros;

(4)

listas que son preparadas para llegar a una cantidad en los registros de contabilidad o estados financieros, tales como las hojas de inventarios;

(5)

balanza de comprobación y cuentas del libro mayor con las cuales no estemos satisfechos que el sistema de contabilidad pueda producir registros equilibrados y no sean posibles las TAACs; y

(6)

registros de transacciones tales como facturas cuando éstas se preparan manualmente.

Muestreo 5B.4

Dependiendo de la naturaleza de la partida que esté siendo verificada, podría no ser necesario sumarla en su totalidad. Si la partida se compone de una serie de subtotales, podrían verificarse algunos de los subtotales y después verificar que los subtotales sean llevados a la hoja resumen y sumar esa hoja. Las muestras tendrán que seleccionarse con base en el juicio.

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200

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Parte 5, Nota de Procedimiento 5B: Verificación artimética

Suma 5B.5

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Al sumar debemos eliminar todos los dígitos insignificantes. En muchas sumas, podemos redondear a la unidad de moneda más próxima o a la decena, centena o millar más próximo en listas muy grandes. Al multiplicar o dividir, antes de hacer el cálculo deben eliminarse los dígitos insignificantes.

201

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Parte 5, Nota de Procedimiento 6A: Negocio en marcha

NOTA DE PROCEDIMIENTO 6A NEGOCIO EN MARCHA CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................204 INDICACIONES DE QUE NO ES APROPIADA LA BASE DEL NEGOCIO EN MARCHA ................204 PROCEDIMIENTOS ..........................................................................................................................................205 Generalidades.....................................................................................................................................................205 Procedimientos de auditoría adicionales cuando son identificados eventos o condiciones............................205 Consideraciones atenuantes ..........................................................................................................................206 El futuro previsible ........................................................................................................................................206 Documentación ..................................................................................................................................................207 INFORMES ..........................................................................................................................................................207 La presunción de negocio en marcha es apropiada, pero existe una incertidumbre material ..........................207 La presunción de negocio en marcha es inadecuada.........................................................................................207 La Administración de la compañía no está en disposición de hacer o extender su evaluación .......................208

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Parte 5, Nota de Procedimiento 6A: Negocio en marcha

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6A NEGOCIO EN MARCHA INTRODUCCIÓN 6A.1

Cuando la existencia continuada de una entidad se ve amenazada, hay una preocupación acentuada en relación con la recuperabilidad y la clasificación de los activos y de los pasivos.

6A.2

Un principio fundamental de la contabilidad es considerar, en ausencia de evidencia en contrario, que la entidad continuará estando en existencia.

6A.3

Al planear y realizar nuestros procedimientos de auditoría, y al evaluar los resultados de los mismos, deberíamos considerar al aplicabilidad del uso de la gerencia de la supuesta del negocio en marcha en la elaboración de los estados financieros. INDICACIONES DE QUE NO ES APROPIADA LA BASE DEL NEGOCIO EN MARCHA

6A.4

Las dudas en relación con la existencia continuada del negocio pueden provenir de los estados financieros o de otras fuentes. A continuación mencionamos ejemplos de señales de advertencia en este sentido. Ésta lista no es exhaustiva, ni la existencia de uno o más de los puntos mencionados significará que necesariamente debe cuestionarse la existencia continuada del negocio. (1)

Indicaciones financieras: (a)

pérdidas de operación substanciales o recurrentes;

(b)

posición del pasivo neto o del pasivo neto circulante;

(c)

préstamos a plazo fijo que se aproximan a su vencimiento sin prospectos realistas de renovación o pago;

(d)

confianza excesiva en los préstamos a corto plazo para financiar activos a largo plazo;

(e)

incapacidad de pagar a los acreedores en las fechas de vencimiento;

(f)

relaciones financieras clave adversas, tales como relaciones bajas de liquidez y endeudamiento excesivo;

(g)

dificultad para cumplir con los términos de los contratos de préstamos o violación de los límites fijados en escrituras o contratos;

(h)

dividendos atrasados o descontinuados;

(i)

cambio de los términos de pago a los proveedores, de crédito a efectivo;

(j)

incapacidad de obtener financiamiento para el desarrollo necesario de nuevos productos u otras inversiones necesarias;

(k)

financiamiento del negocio dejando de pagar a proveedores y otros acreedores;

(l)

subcapitalización;

(m)

inventario obsoleto o excesivo;

(n)

deudores vencidos por largo tiempo; y

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204

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Parte 5, Nota de Procedimiento 6A: Negocio en marcha

(o) (2)

(3)

6A.5

fallas financieras de negocios similares.

Indicaciones de operación: (a)

pérdida de elementos claves de la gerencia o del personal;

(b)

dificultades laborales;

(c)

pérdida de una franquicia o patente clave;

(d)

pérdida de un proveedor principal o de un cliente muy importante;

(e)

faltantes de suministros importantes;

(f)

desarrollos tecnológicos que amenazan un producto clave;

(g)

deterioro por órdenes no surtidas; y

(h)

dependencia substancial del éxito de un proyecto particular o producto nuevo.

Otras indicaciones: (a)

falta de cumplimiento con los requerimientos de capital u otras disposiciones legales;

(b)

procedimientos legales contra la entidad que pudieran tener éxito, resultado en juicios que no podrían cumplirse;

(c)

cambios en la legislación o en la política del gobierno; y

(d)

deterioro de la relación con banqueros.

Debemos mantenernos alerta durante el proceso de la auditoría para detectar evidencia de estos eventos o condiciones que pueden proyectar una duda significativa sobre la habilidad de la compañía para continuar como un negocio en marcha. En donde identifiquemos dichos eventos o condiciones, debemos ejecutar procedimientos adicionales (como son establecidos en los párrafos 6A.8) y considerar el impacto en nuestra evaluación del riesgo de auditoría. PROCEDIMIENTOS Generalidades

6A.6

Debido a que hay un número de posibles indicaciones de que la base del negocio en marcha pudiera no ser apropiada, necesitamos estar alerta a las señales de advertencia que pudieran surgir en el proceso de auditoría, desde la planeación inicial hasta la fecha de firma de nuestro dictamen.

6A.7

Un asunto clave de nuestra consideración de la presunción de negocio en marcha, es nuestra calificación de la evaluación de la gerencia sobre la habilidad del negocio para continuar como un negocio en marcha. Procedimientos de auditoría adicionales cuando son identificados eventos o condiciones

6A.8

Cuando tenemos dudas considerables sobre la habilidad de la Compañía para continuar como un negocio en marcha, debemos: (1)

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revisar los planes de la gerencia para actividades futuras basadas en su evaluación de negocio en marcha;

205

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 6A: Negocio en marcha

6A.9

(2)

reunir evidencia apropiada suficiente para confirmar o desechar la existencia o no de una incertidumbre importante mediante la ejecución de de procedimientos considerados necesarios, incluyendo la consideración del efecto de cualquier plan de la gerencia o cualquier otro factor mitigante;

(3)

buscar obtener representaciones por escrito de la gerencia respecto de sus planes para acciones futuras.

Durante el curso de la auditoría, llevamos a cabo procedimientos diseñados para obtener evidencia de auditoría apropiada y cuando surgen dudas en relación con el negocio en marcha, algunos de estos procedimientos podrían tener una importancia adicional o podría ser necesario actualizar la información obtenida con anterioridad. Los procedimientos que pueden ser relevantes incluyen: (1)

análisis y discusión con la gerencia de los pronósticos de flujo de efectivo, utilidades y otras partidas relevantes, en la última fecha práctica antes de la fecha de nuestro dictamen.

(2)

al revisar eventos posteriores a la fecha del balance en lo que se refiere a partidas que afectan la capacidad de la entidad de continuar como un negocio en marcha;

(3)

análisis y discusión de los últimos estados financieros mensuales disponibles de la entidad;

(4)

revisión de los términos de contratos de préstamos y obligaciones y determinación de si se han violado algunas de las estipulaciones;

(5)

lectura de actas de asambleas de accionistas, del Consejo de Administración y de comités importantes con referencia a dificultades financieras;

(6)

solicitar información de cualesquiera asuntos legales importantes a los abogados de la entidad; y

(7)

confirmar la posición de la entidad en relación con las órdenes no surtidas.

Consideraciones atenuantes 6A.10

Al encontrar información contraria, debemos evaluar los posibles efectos sobre los estados financieros que están siendo examinados y sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestros procedimientos de auditoría. Al considerar la capacidad de la entidad de continuar sus operaciones, debemos tomar en cuenta los factores que atenúan la información contraria y considerar qué procedimientos adicionales de auditoría podrían resolver cualquier duda existente.

6A.11

Las indicaciones de que la entidad podría no ser capaz de pagar sus deudas normales podrían ser atenuadas por los planes de la gerencia de mantener flujos de efectivo adecuados por medios alternativos, tales como la venta de activos, reprogramación de pagos de préstamos o la obtención de capital adicional. Debemos confirmar la existencia, legalidad y manera de hacer cumplir los contratos o convenios para proveer o mantener el respaldo financiero con terceros o con partes relacionadas y evaluar la capacidad financiera de dichas partes para proveer fondos adicionales. En forma similar, la pérdida de un proveedor principal puede ser atenuada por una fuente alternativa y adecuada de suministro. El futuro previsible

6A.12

Cuando surgen preguntas sobre lo adecuado de la base del negocio en marcha, debemos reunir suficiente evidencia para confirmar o disipar las dudas sobre si puede continuar en operación en el futuro previsible. Esto, por lo general, sería un año después de la fecha del balance general auditado, a menos que haya un retraso indebido al emitir nuestro informe, en cuyo caso, debe considerarse una fecha posterior. En donde la evaluación de la gerencia respecto del negocio en marcha cubra un período menor a un año después de la fecha del balance, debemos pedir que extienda el período a doce meses.

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Parte 5, Nota de Procedimiento 6A: Negocio en marcha

6A.13

Además debemos preguntar a la gerencia sobre su conocimiento de eventos o condiciones más allá del período evaluado que puede proyectar dudas significativas respecto de la habilidad de la compañía para continuar como un negocio en marcha. Documentación

6A.14

Debemos obtener declaraciones escritas de la gerencia en relación con los planes para la acción futura cuyo resultado se espere que mejore la situación, después de determinar que no son irracionales.

6A.15

Como en cualquiera otra área de auditoría, se necesitan papeles de trabajo de respaldo para documentar nuestros procedimientos. Además de la documentación convencional de la correspondencia con los prestamistas, confirmación con acreedores y otras terceras partes, debemos también enumerar los procedimientos seguidos al preparar una nota que describa la conclusión a la que se llegó, incluyendo las implicaciones para nuestro dictamen. INFORMES [La siguiente guía de preparación de informes puede ser ajustada por las firmas miembro para cumplir con sus requerimientos nacionales, siempre que las guías de preparación de informes nacionales cumplan los niveles mínimos de este Manual de Auditoría de BDO Internacional.]

6A.16

Después de llevar a cabo todos los procedimientos adicionales que consideremos necesarios y de evaluar el efecto de cualesquiera planes de la gerencia y otras circunstancias que ayudan a atenuar la situación, debemos decidir si las dudas en relación con la existencia continuada del negocio en marcha han sido satisfactoriamente resueltas.

6A.17

Si no han sido satisfactoriamente resueltas, podríamos determinar que existe una incertidumbre importante, relacionada con eventos o condiciones que por si mismas o en agregado puede proyectar una duda significativa de la habilidad de la compañía para continuar como un negocio en marcha. Una incertidumbre importante existe cuando la magnitud de su impacto potencial es tal que, en nuestra opinión, una clara revelación de la naturaleza e implicaciones es necesaria para que la presentación de los estados financieros no sean engañosos. La presunción de negocio en marcha es apropiada, pero existe una incertidumbre material

6A.18

Si se hace una revelación adecuada en los estados financieros, debemos expresar una opinión sin salvedades pero modificar nuestro informe añadiendo un párrafo de énfasis en el asunto que resalte la existencia de una incertidumbre material o importante relativa al evento o condición que pueden proyectar una duda significativa sobre la habilidad de la compañía para continuar como un negocio en marcha y atraer la atención a la nota a los estados financieros que revela tanto la naturaleza del evento o condición y la naturaleza de la incertidumbre material.

6A.19

Si no se hace una revelación material en los estados financieros, nosotros deberemos emitir una opinión con salvedades o una opinión negativa, como sea apropiado (Capítulo 28 “Informes – trabajos domésticos”). Nuestro informe deberá ser referido específicamente al hecho de que existe una incertidumbre material que puede proyectar una duda significativa sobre la habilidad de la compañía para continuar como un negocio en marcha. La presunción de negocio en marcha es inadecuada

6A.20

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Cuando nosotros consideremos que la compañía no estará en posibilidad de continuar como un negocio en marcha, debemos emitir una opinión negativa si los estados financieros han sido preparados sobre una base de negocio en marcha.

207

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimiento 6A: Negocio en marcha

La Administración de la compañía no está en disposición de hacer o extender su evaluación 6A.21

En donde nosotros requiramos que la administración haga o extienda su evaluación sobre la habilidad de la compañía para continuar como un negocio en marcha, y ésta no está dispuesta a hacerlo, debemos considerar la necesidad de modificar nuestro informe como resultado de la limitación al alcance de nuestro informe.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6B: Procedimientos de seguimiento al trabajo de visitas preliminares

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6B PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO AL TRABAJO DE VISITAS PRELIMINARES CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................210 Generalidades.....................................................................................................................................................210 Cubriendo el período intermedio .......................................................................................................................210 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................210 EJECUCION ........................................................................................................................................................211 Generalidades.....................................................................................................................................................211 Observación de la toma de inventarios..............................................................................................................211 Confirmación de deudores .................................................................................................................................212 Confirmación de acreedores ..............................................................................................................................213

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6B: Procedimientos de seguimiento al trabajo de visitas preliminares

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6B PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO AL TRABAJO DE VISITAS PRELIMINARES INTRODUCCIÓN Generalidades 6B.1

La ejecución de una gran parte de nuestro trabajo de auditoría antes del fin del año del cliente puede mejorar nuestra eficiencia y proveer un mejor servicio a los clientes si esto no resulta en un aumento en el riesgo de auditoría más allá de un nivel aceptable.

6B.2

Durante la fase de planeación inicial de una auditoría, debemos considerar la conveniencia de llevar a cabo procedimientos substantivos antes del fin del año para ayudar a (1)

la detección y resolución oportuna de los problemas de auditoría, por ejemplo, valuación del inventario y/o consideraciones de obsolescencia;

(2)

acelerar la terminación del trabajo;

(3)

cumplir con los requerimientos del cliente de entrega de los informes poco después del fin del año; y

(4)

ayudar en la disponibilidad del personal y los patrones de carga de trabajo.

Cubriendo el período intermedio 6B.3

Si llevamos a cabo tales procedimientos substantivos en relación con los saldos, a una fecha anterior a la del balance, habrá un período intermedio entre la fecha en que nuestros procedimientos son llevados a cabo y la fecha del balance.

6B.4

El riesgo de detección varía directamente con la longitud de este período intermedio. Este riesgo de detección debe restringirse a un nivel aceptable: (1)

manteniendo el período intermedio relativamente corto. Este, por lo general, no debe ser mayor de tres meses; y

(2)

llevando a cabo procedimientos de avance del trabajo en el período intermedio.

PLANEACIÓN 6B.5

6B.6

Los siguientes procedimientos podrían llevarse a cabo antes del fin de año del cliente en compañías con control interno de contabilidad satisfactorio, a condición de que los registros de la compañía permitan una revisión de las transacciones en el período: (1)

observación de la toma de inventarios en relación con el sistema de inventarios perpetuos;

(2)

pruebas del costeo de inventarios, por ejemplo, porcentajes de recuperación de gastos indirectos;

(3)

confirmación de deudores y cuentas por cobrar; y

(4)

confirmación de acreedores.

Ciertas condiciones pueden reducir el deseo de depender de dichas pruebas substantivas intermedias. Tales condiciones incluyen:

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6B: Procedimientos de seguimiento al trabajo de visitas preliminares

(1)

pistas de auditoría inadecuadas. La ausencia de pistas de auditoría obstaculizaría las pruebas de transacciones en el período intermedio. Esta situación podría ocurrir a pesar de lograr resultados aceptables en las pruebas de controles;

(2)

controles internos de contabilidad débiles. Si no podemos depender de los procedimientos de control, esto puede tener repercusiones significativas sobre nuestra capacidad de llevar a cabo pruebas substantivas de saldos antes de la fecha del balance general. Si no tenemos una base razonable para sostener nuestras conclusiones de auditoría de una fecha intermedia a la fecha del balance general, el aumento en el riesgo de detección puede ser inaceptable;

(3)

volatilidad o el no poder predecir la cantidad, la importancia relativa o la composición de los saldos de las cuentas a finales del año;

(4)

ajustes significativos en años anteriores, por ejemplo, ajustes en la valuación del inventario físico;

(5)

errores importantes detectados durante dichas pruebas substantivas intermedias;

(6)

tendencias anormales del negocio o industria; por ejemplo una tendencia descendente podría tentar al cliente a preparar un corte incorrecto a finales del año; y

(7)

cambios en las políticas contables del cliente y en su negocio, durante el período intermedio, por ejemplo, reducción de costos del inventario, cambio en la combinación de los artículos del inventario.

EJECUCION Generalidades 6B.7

Si decidimos llevar a cabo pruebas substantivas de las cuentas importantes del balance a una fecha intermedia, deben diseñarse procedimientos de avance específicos para cubrir el período intermedio entre la fecha en que se realizó el trabajo y el fin del año. El alcance de dichos procedimientos puede variar pero, por lo general, incluiría tanto procedimientos analíticos como otros procedimientos substantivos. Cuando el riesgo del procedimiento de control es bajo y hay un ambiente de control fuerte, puede ser posible limitar nuestro trabajo a procedimientos analíticos substantivos. Sin embargo, nuestras pruebas deben ser modificadas para aumentar el alcance y/o agregar procedimientos cuando se hayan detectado errores en las pruebas substantivas intermedias de los saldos.

6B.8

Lo siguiente provee una guía ilustrativa en relación con los procedimientos de avance en períodos intermedios, que deben adoptarse en lo que respecta a tres áreas de los estados financieros en donde el procedimiento especificado está siendo llevado a cabo en una fecha intermedia. Observación de la toma de inventarios

6B.9

Si determinamos que los registros de contabilidad son confiables, nuestros procedimientos para el período intermedio pueden incluir: (1)

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verificación de totales de los siguientes registros de contabilidad contra nuestros papeles de trabajo del período intermedio y el examen de la documentación de respaldo cuando se considere necesario: (a)

diario de compras u otro registro similar;

(b)

registros de nómina que indiquen la asignación de cargos de mano de obra directa e indirecta;

211

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6B: Procedimientos de seguimiento al trabajo de visitas preliminares

6B.10

(c)

resúmenes de gastos indirectos de manufactura o informes similares;

(d)

diario de ventas o registro similar;

(e)

informes de desecho de manufactura;

(2)

investigación de los asientos de diario en la(s) cuenta(s) de control y fluctuaciones durante el período intermedio;

(3)

llevar a cabo procedimientos analíticos substantivos aplicables. Durante el período intermedio, dichos procedimientos deben ser particularmente intensivos y perspicaces. Como mínimo, debemos revisar las siguientes relaciones para determinar su racionabilidad (por línea de producto, si es posible): (a)

relación de utilidad bruta;

(b)

rotación de inventario;

(c)

ventas a inventario;

(4)

revisión de las cuentas de variaciones para determinar si ha habido cambios importantes desde la fecha del examen intermedio que pudieran afectar los valores de costo estándar al final del año; y

(5)

la consideración de los resultados de los ajustes para reflejar los precios del inventario físico en la fecha intermedia y así determinar si los controles de inventario están funcionando satisfactoriamente. Estamos dependiendo del sistema del cliente para registrar las transacciones de inventario en forma exacta en todos los aspectos importantes durante el período intermedio. Si se requieren ajustes grandes de libros a la existencia física, en la fecha intermedia (que no sean el resultado de casos aislados, por ejemplo las rebajas para reflejar un cambio tecnológico) debemos considerar si el sistema puede proveer información satisfactoria durante el período intermedio y nuestra conclusión debe ser debidamente registrada.

Los procedimientos adicionales a finales del año deben incluir: (1)

determinar que se hayan resueltos satisfactoriamente cualesquiera problemas de corte encontrados en la fecha intermedia;

(2)

la revaluación del inventario para asegurarse de que se han tomado acciones en relación con los descubrimientos durante el período intermedio y el considerar los cambios subsecuentes en la demanda de productos; y

(3)

determinar si el sistema de contabilidad ha cambiado desde la fecha intermedia, en cuyo caso podría haber necesidad de hacer pruebas adicionales del sistema o expandir los procedimientos substantivos.

Confirmación de deudores 6B.11

Si decidimos que podemos confiar en los registros de contabilidad, nuestros procedimientos durante el período intermedio pueden incluir: (1)

verificación de totales de los siguientes registros de contabilidad contra nuestros papeles de trabajo correspondientes al período intermedio y el examen de documentación de respaldo cuando lo consideremos necesario: (a)

diario de ventas u otro registro similar;

(b)

diario de recepciones de efectivo u otro registro similar;

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6B: Procedimientos de seguimiento al trabajo de visitas preliminares

6B.12

(2)

investigación de los asientos de diario significativos en las cuentas de control y de las fluctuaciones durante el período intermedio; y

(3)

realización de los procedimientos analíticos substantivos aplicables. Las revisiones analíticas durante el período intermedio deben ser particularmente intensas y perspicaces. Como mínimo, debemos revisar las siguientes relaciones para determinar la racionabilidad en clientes: (a)

rotación de clientes o el número de días-ventas en ellos, en comparación con las cantidades respectivas del año anterior; y

(b)

antigüedades del año actual en comparación con el año anterior.

Los procedimientos adicionales a fin de año deben incluir: (1)

asegurarse de que los problemas de corte encontrados en la fecha intermedia han sido debidamente resueltos;

(2)

comparación de las antigüedades a fin de año con las del año anterior, viendo cambios importantes;

(3)

revisión del auxiliar viendo clientes nuevos y los clientes suprimidos o las fluctuaciones importantes en saldos individuales de clientes y considerar si los clientes nuevos importantes deben sujetarse a procedimientos de confirmación;

(4)

reevaluación de la provisión para deudas malas, considerando los hallazgos durante el período intermedio; y

(5)

determinar si el sistema ha cambiado desde la fecha intermedia; de ser así, podría haber necesidad de probar los sistemas adicionales o expandir los procedimientos substantivos.

Confirmación de acreedores 6B.13

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Cuando llevemos a cabo la circularización de acreedores antes del final del año, nuestros procedimientos para el período intermedio pueden incluir: (1)

revisión de asientos en las cuentas de control entre la fecha de circularización y el fin del año y la investigación de cualesquiera asientos no usuales o asientos que hayan provenido de fuentes no rutinarias;

(2)

comparación del saldo total de acreedores al final del año con el de a la fecha de confirmación, comparando la lista detallada de acreedores a la fecha de confirmación con la lista al final del año e investigando cualesquiera partidas que estén fuera de nuestras expectativas;

(3)

verificación de las anotaciones por bienes recibidos en el período intermedio contra facturas recibidas, diario de compras y asientos en el mayor de compras;

(4)

verificación de notas de cargo o de crédito de los proveedores por devoluciones o descuentos reclamados, registradas en la cuenta control contra la documentación de respaldo;

(5)

verificación de cargos registrados en la cuenta control como pagos, contra los asientos en el libro de caja;

(6)

comparación de los porcentajes de utilidad bruta en el período intermedio con los resultados del año actual, a la fecha de circularización y con los que sean comparables del año anterior; y

(7)

investigación de cambios en el sistema de contabilidad o en el personal involucrado.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6C: Eventos posteriores a la fecha del balance

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6C EVENTOS POSTERIORES A LA FECHA DEL BALANCE CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................216 PLANEACIÓN.....................................................................................................................................................216 EJECUCION ........................................................................................................................................................217 Procedimientos...................................................................................................................................................217 Información financiera consolidada ..................................................................................................................218 Eventos posteriores a la fecha de nuestro informe............................................................................................218 Oferta de valores al público ...............................................................................................................................218 APÉNDICE 1: INVESTIGACIÓN CON LA GERENCIA PARA LA REVISIÓN DE EVENTOS POSTERIORES A LA FECHA DEL BALANCE .......................................................................................219

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6C: Eventos posteriores a la fecha del balance

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6C EVENTOS POSTERIORES A LA FECHA DEL BALANCE INTRODUCCIÓN 6C.1

A veces, los eventos o transacciones que tienen un efecto importante sobre los estados financieros y que, por ende, requieren de ajuste o revelación en los estados, ocurren después de la fecha del balance general, pero antes de la emisión de los estados financieros y de nuestro informe. A estos sucesos se hace referencia como a "eventos postbalance general".

6C.2

Esta Nota de Procedimientos comenta nuestra responsabilidad en relación con los eventos que ocurren después de la fecha del balance general y los procedimientos que debemos considerar.

6C.3

Hay dos tipos de eventos postbalance general que requieren la consideración de la gerencia y de nuestra evaluación: (1)

Eventos que requieren ajuste. Estos consisten de aquellos eventos que proveen evidencia adicional en relación con las condiciones que existían a la fecha del balance y que afectan las estimaciones inherentes en el proceso de preparar los estados financieros. Toda la información disponible antes de la emisión de los estados financieros debe ser utilizada por la gerencia en su evaluación de las condiciones en la que se basan las estimaciones. Los estados financieros deben ajustarse por cualesquiera cambios en las estimaciones que resulten del uso de dicha evidencia. También debemos estar alertas de la tendencia a disfrazar ciertas situaciones.

(2)

Eventos que no requieren ajuste. Estos consisten de aquellos eventos que proveen evidencia en relación con las condiciones que no existían a la fecha del balance general en relación con el cual se emite un informe, pero que surgieron después de esa fecha. Estos eventos no deben dar como resultado un ajuste a estados financieros. Sin embargo, algunos de estos eventos pueden ser de tal naturaleza que se requiera su revelación para evitar que los estados financieros induzcan a error.

6C.4

La identificación de los eventos que requieren ajuste a los estados financieros o revelación en estos últimos de acuerdo con el criterio anterior, requiere del ejercicio de juicio y conocimiento de los hechos y circunstancias. La guía en relación con dichos asuntos se incluye en (las firmas BDO deben insertar aquí la referencia apropiada). PLANEACIÓN

6C.5

Debemos llevar a cabo procedimientos diseñados para identificar todos los eventos importantes que ocurran después de la fecha del balance y hasta la fecha de nuestro informe que puedan indicar la necesidad de ajustes o revelación en los estados financieros. Sin embargo, no es necesario que llevemos a cabo una revisión continuada de todos los asuntos en relación con los cuales hemos aplicado procedimientos previamente y llegado a conclusiones satisfactorias.

6C.6

Estos procedimientos son adicionales a los procedimientos específicos que pueden ser aplicados a transacciones que ocurran después de la fecha del balance y que son diseñados para obtener evidencia en relación con los saldos de cuentas al fin del año; por ejemplo, el examen de datos para asegurarnos de un corte apropiado.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

216

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6C: Eventos posteriores a la fecha del balance

EJECUCION Procedimientos 6C.7

6C.8

Los procedimientos para identificar eventos que ocurren después de la fecha del balance, deben ser llevados a cabo al final de la auditoría y, por lo general, incluyen lo siguiente: (1)

revisión de las actas de las asambleas de accionistas, Consejo de Administración y reuniones de los Comités Ejecutivo y de Auditoría durante el período posterior a la fecha del balance general e investigación de los asuntos comentados en las asambleas en relación con las cuales no hay actas;

(2)

revisión de los últimos estados financieros mensuales disponibles del cliente, presupuestos y otros informes relacionados de la gerencia;

(3)

revisión del libro mayor, de los diarios y de los documentos originales de la fecha de los últimos estados financieros mensuales en períodos subsecuentes, para descubrir las partidas no registradas a la fecha del balance o las partidas no usuales;

(4)

investigación o ampliación de investigación previa con los abogados del cliente en relación con litigios, reclamaciones y evaluaciones (vea la Nota de Procedimientos 2A); y

(5)

investigación con la gerencia para saber si algún evento importante ocurrió después de la fecha del balance, que pudiera afectar los estados financieros sobre los que se va a emitir el dictamen

La investigación específica con la gerencia puede incluir: (1)

estado actual de partidas que fueron contabilizadas con base en datos tentativos, preliminares o no concluyentes;

(2)

determinar si se han hecho compromisos significativos por medio de inversiones, nuevos préstamos o garantías;

(3)

determinar si ha ocurrido o se planea la venta de activos importantes o de unidades de operación;

(4)

determinar si el cliente ha hecho una nueva emisión de acciones o ha aceptado un plan de fusión o liquidación;

(5)

determinar si los activos de la entidad han sido destruidos, por ejemplo por fuego o inundación o apropiados por el gobierno;

(6)

determinar si ha habido desarrollos importantes en relación con áreas de riesgo conocido y contingencias, por ejemplo impuestos o litigios, ya sea inherentes a la naturaleza del negocio o revelados por experiencia de auditoría anterior;

(7)

determinar si se han hechos ajustes de contabilidad no usuales desde la fecha del balance; y

(8)

determinar si la gerencia sabe de cualesquiera eventos que hayan ocurrido o que puedan ocurrir que hagan dudar de lo adecuado de las políticas de contabilidad utilizadas en los estados financieros.

El Apéndice 1 contiene ejemplos de las preguntas apropiadas que se deban hacer a la gerencia al llevar a cabo nuestra revisión de los eventos posteriores a la fecha del balance. 6C.9

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Cuando nos percatemos de eventos que afectan de forma material los estados financieros, debemos considerar si dichos eventos están adecuadamente contabilizados y revelados en los estados financieros.

217

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6C: Eventos posteriores a la fecha del balance

Información financiera consolidada 6C.10

En relación con una subsidiaria importante, la revisión posterior a la fecha del balance general debe extenderse lo más que se puede hacia la fecha del dictamen del auditor sobre los estados consolidados. Cuando dicha subsidiaria es auditada por otros auditores, incluyendo otra Firma miembro de BDO, es necesario la buena comunicación y planeación para coordinar la revisión. Cuando la fecha del informe de los auditores de subsidiarias importantes es bastante anterior a la fecha de nuestro informe, debemos pedirles que lleven a cabo una revisión adicional a una fecha próxima a la fecha de nuestro informe y que nos den una confirmación escrita de los resultados de su revisión. Eventos posteriores a la fecha de nuestro informe

6C.11

Después de la fecha de nuestro informe, no tenemos responsabilidad alguna de llevar a cabo procedimientos para identificar eventos posteriores a la fecha del balance. Durante el período posterior a la fecha de nuestro informe y antes de la fecha de emisión de los estados financieros fuera de la organización del cliente, la gerencia tiene la responsabilidad de informarnos de cualesquiera eventos que pudieran indicar la necesidad de hacer ajustes o revelaciones en los estados financieros.

6C.12

Cuando, después de la fecha de nuestro informe pero antes de la emisión final de los estados financieros, nos enteramos de un hecho o eventos que pueden afectar materialmente los estados financieros, debemos: (1)

considerar si los estados financieros deben ser corregidos;

(2)

discutir el asunto con la gerencia; y

(3)

tomar las acciones apropiadas a las circunstancias.

6C.13

Debemos llevar a cabo los mismos procedimientos cuando, después de que los estados financieros han sido emitidos, nos enteramos de un hecho que existió a la fecha de nuestro informe, y que de haber sido conocido a esa fecha, pudo haber causado que hubiéramos modificado nuestro informe.

6C.14

Cuando la gerencia no modifica los estados financieros en circunstancias en donde creemos necesitan ser modificados y nuestro informe de auditoría no ha sido liberado, deberemos emitir una opinión con salvedades o negativa.

6C.15

Cuando la gerencia modifica los estados financieros, debemos llevar a cabo los procedimientos necesarios en las circunstancias y emitir un nuevo informe sobre los estados financieros modificados. Este nuevo informe no deberá ser fechado antes de que los estados financieros modificados sean firmados o aprobados y, en consecuencia, los procedimientos referidos en los párrafos 6C.7 y 6C.8 deberán ser extendidos a la fecha del nuevo reporte.

6C.16

Si los estados financieros ya fueron emitidos, nosotros debemos revisar los pasos tomados por la administración para asegurarse que cualquiera que haya recibido los estados financieros previamente emitidos junto con nuestra opinión sobre ellos, sea informado de la situación. Nuestra nueva opinión deberá incluir un párrafo de énfasis referido a una nota de los estados financieros que discuta más ampliamente la razón para la revisión de los estados financieros previamente emitidos y sobre nuestra opinión previa. Oferta de valores al público

6C.17

Cuando la situación involucre una oferta de valores al público, debemos considerar cualquier requisito legal o relacionado aplicables a nosotros en todas las jurisdicciones en las cuales los valores estén siendo ofrecidas.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6C: Eventos posteriores a la fecha del balance – Apéndice 1

APÉNDICE 1: Investigación con la gerencia para la revisión de eventos posteriores a la fecha del balance 1.

Pregunte e investigue con la gerencia la posibilidad de que ocurran eventos significativos en el período subsiguiente, que pudieran pasar inadvertidos al llevar a cabo una revisión de los libros y registros del cliente. Debemos considerar las siguientes preguntas: (1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Inventario. (a)

¿Existen compromisos de compras importantes a precios que excedan los del mercado actual?

(b)

¿Ha habido una reducción substancial en los precios del mercado que pudiera afectar en forma importante el inventario?

Clientes. (a)

¿Hay pérdidas excepcionales por deudas incobrables?

(b)

¿Se han perdido clientes importantes?

(c)

¿Hay notas de crédito importantes?

Propiedades y equipo. (a)

¿Ha habido alguna compra o venta importante de equipo o planta?

(b)

¿Se han hecho planes o se han celebrado compromisos por compras o ventas importantes de planta o equipo?

(c)

¿Ha habido pérdidas de planta o equipo por incendios, explosiones, abandono, etc.?

Pasivo. (a)

¿Ha habido préstamos nuevos, emisiones u otro financiamiento, incluyendo cualesquiera restricciones nuevas en relación con dividendos o convenios importantes acordados en este sentido?

(b)

¿Hay pasivos en disputa o en pleito, tal como reclamaciones de clientes, facturas o reclamaciones de acreedores, garantías, impuestos federales, estatales o locales?

(c)

¿Ha habido cargos adicionales sobre activos?

Litigios y contratos. (a)

¿Hay demandas y/o solución de demandas pendientes?

(b)

¿Ha habido renegociaciones gubernamentales?

(c)

¿Ha habido nuevas órdenes de autoridades regulatorias?

(d)

¿Hay negociaciones de sueldos o huelgas pendientes o en proceso?

redeterminación

de

precios

de contratos

Ventas y tendencias de utilidades. (a)

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o

¿Varían las tendencias de ventas y utilidades de la compañía en relación con años anteriores o las tendencias en la industria?

219

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6C: Eventos posteriores a la fecha del balance – Apéndice 1

(7)

(8)

(b)

¿Están en desarrollo tendencias nuevas de la industria?

(c)

¿Ha habido aumentos o rebajas importantes en los precios de los productos de la compañía?

(d)

¿Ha habido registros nuevos importantes o cancelaciones de ventas?

Productos y costo de mercancía vendida. (a)

¿Ha habido aumentos importantes en los precios de la materia prima? ¿Cuál será el efecto de los aumentos en la utilidad bruta?

(b)

¿Se han desarrollado productos nuevos o substitutos?

Otros. (a)

¿Ha habido cambios en las políticas financieras y/o contables?

(b)

¿Ha habido dividendos especiales?

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6D: Consideraciones de auditoría durante el primer año

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6D CONSIDERACIONES DE AUDITORIA DURANTE EL PRIMER AÑO CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................222 Generalidades.....................................................................................................................................................222 Objetivo ..............................................................................................................................................................222 Requerimientos profesionales en ciertos países ................................................................................................222 PROCEDIMIENTOS ..........................................................................................................................................222 Generalidades.....................................................................................................................................................222 Revisión del trabajo de los auditores anteriores................................................................................................223 Generalidades ................................................................................................................................................223 Acciones ........................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido. Propiedad y equipo ........................................................................................................................................224 Clientes y proveedores...................................................................................................................................224 Capital contable.............................................................................................................................................224 Documentación ..............................................................................................................................................224 Falta de confianza en el trabajo de los auditores anteriores..............................................................................225 Generalidades ................................................................................................................................................225 Revisión de las cuentas importantes..............................................................................................................225 Inventarios - consideraciones especiales ......................................................................................................225 INFORMES ..........................................................................................................................................................225

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221

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6D: Consideraciones de auditoría durante el primer año

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6D CONSIDERACIONES DE AUDITORIA DURANTE EL PRIMER AÑO INTRODUCCIÓN Generalidades 6D.1

6D.2

Los estados financieros no sólo presentan la situación financiera y los resultados de las operaciones del año actual y también reflejan los efectos de: (1)

transacciones incluidas en los saldos provenientes de años anteriores; y

(2)

las políticas de contabilidad aplicadas en años anteriores.

En el primer año de un trabajo de auditoría, no contaremos con evidencia previa que respalde los saldos iniciales. Esta Nota de Procedimientos sirve como guía en relación con los procedimientos que debemos adoptar para satisfacernos de los saldos iniciales. Objetivo

6D.3

Debemos obtener evidencia suficiente y apropiada de que: (1)

los saldos iniciales no contienen errores que pudieran afectar, en forma material, los estados financieros del año actual;

(2)

los saldos finales del año anterior se han pasado correctamente al año actual o, cuando sea apropiado, se han corregido; y

(3)

los saldos iniciales son el resultado de la aplicación de políticas contables apropiadas, consistentemente aplicadas en el año actual o que cambian en las políticas que han sido correctamente contabilizados y adecuadamente revelados.

Requerimientos profesionales en ciertos países 6D.4

En algunos países en los que lo permite la ley y los requerimientos profesionales, el informe de los auditores anteriores puede ser aceptado en apoyo de los saldos iniciales sin que el auditor siguiente lleve a cabo procedimientos adicionales. En tales países, no se pedirá a las Firmas Miembro de de BDO que adopten los procedimientos establecidos en ésta Nota de Procedimientos. Sin embargo, en los casos en los que dichos procedimientos no son adoptados, el personal debe estar alerta de observar, en los trabajos que le sean referidos por otras Firmas Miembro, los procedimientos mencionados a continuación. PROCEDIMIENTOS Generalidades

6D.5

Los procedimientos para quedar satisfechos de los saldos iniciales pueden incluir: (1)

consultar a la gerencia del cliente;

(2)

trabajo de auditoría en el período actual, que normalmente proveerá cierta evidencia en relación con los saldos iniciales. Característicamente, este será el caso de las cuentas a corto plazo que normalmente son absorbidas en el ciclo actual de operaciones. Por ejemplo, la

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6D: Consideraciones de auditoría durante el primer año

cobranza a los clientes durante el año actual, dará cierta evidencia de su existencia, exactitud y valuación al principio del año; y (3) 6D.6

6D.7

la revisión de los registros del cliente, de sus papeles de trabajo y de los procedimientos de contabilidad y control del año anterior.

Además, debemos hacer una investigación con los auditores anteriores y, si es posible, revisar sus papeles de trabajo con el fin de: (1)

determinar la consistencia de los principios de contabilidad seguidos;

(2)

conocer mejor la naturaleza del negocio del cliente;

(3)

determinar si el trabajo realizado en relación con los saldos finales para el año anterior y su cumplimiento con las normas profesionales son apropiados; y

(4)

entender los problemas de contabilidad y de auditoría que surgieron y la forma en la que fueron resueltos.

En circunstancias excepcionales, en las que los procedimientos anteriores no dan resultados satisfactorios, podemos hacer pruebas substantivas de los saldos iniciales. Revisión del trabajo de los auditores anteriores Generalidades

6D.8

6D.9

Aunque los estados financieros del año anterior pueden ser revisados solamente haciendo referencia a los registros del cliente, la confianza en el trabajo de los auditores anteriores reducirá en forma importante el alcance de nuestro examen. El grado en el que confiemos en el trabajo de los auditores anteriores dependerá de: (1)

su reputación; y

(2)

los resultados de nuestro examen de su trabajo.

A continuación se comentan las consideraciones en ciertas áreas de auditoría. Acciones

6D.10

Debemos determinar si las existencias iniciales son razonables en relación con los estados financieros en conjunto, sobre bases consistentes con las del año actual. En ese sentido, debemos ver que los auditores anteriores determinaron que los libros fueron ajustados para reflejar los resultados del conteo físico y si el efecto de cualesquiera transacciones, entre la fecha del conteo físico y la fecha del balance general, fueron debidamente calculadas. Además, debemos determinar: (1)

los auditores anteriores efectuaron pruebas suficientes de cantidades, precios, valor neto de realización, partidas de movimiento lento, registros perpetuos, extensiones y sumas; y

(2)

si se hicieron los ajustes apropiados en relación con cualesquiera diferencias.

También debemos revisar los porcentajes de utilidad bruta de varios racionabilidad de las cantidades del inventario. 6D.11

06/2002

períodos para evaluar la

Junto con nuestra revisión de los clientes y de los proveedores, debemos determinar si los resultados de las pruebas de los auditores anteriores de los cortes de ventas y compras fueron satisfactorios.

223

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6D: Consideraciones de auditoría durante el primer año

Propiedad y equipo 6D.12

El objetivo de nuestra investigación en relación con los saldos iniciales de propiedades y equipo y de la depreciación acumulada es quedar satisfechos de que podemos confiar en el trabajo de los auditores anteriores que los llevó a concluir que: (1)

estos activos son razonables en relación con los estados financieros tomados en conjunto, sobre una base consistente con la del año actual;

(2)

las altas y bajas han sido debida y consistentemente registradas;

(3)

la depreciación acumulada razonablemente refleja las vidas útiles de los activos; y

(4)

hubo una aplicación consistente de los métodos de depreciación y una determinación consistente de las vidas útiles estimadas.

6D.13

Debido al gran volumen de datos que normalmente respaldan los totales de activos y la depreciación acumulada, el alcance de nuestro trabajo para quedar satisfechos de que podemos confiar en el trabajo de los auditores anteriores frecuentemente requiere de juicio considerable.

6D.14

Debemos recorrer las instalaciones del cliente y observar los principales activos para familiarizarnos con los tipos de activos utilizados en la operación del negocio; evaluar si están ociosos o dañados o si hay planta o equipo sin usar y satisfacernos de la existencia de las principales partidas incluidas en el análisis. Aunque estos procedimientos normalmente forman parte de nuestro plan de auditoría, deben ser realizados con mayor profundidad en el primer año de un trabajo. Clientes y proveedores

6D.15

Demos determinar si los auditores anteriores conciliaron las listas detalladas con el libro mayor e investigaron cualesquiera diferencias importantes. Además, debemos revisar si es apropiada la reserva para cuentas dudosas y si son correctos los cortes de compras y ventas, a menos que podamos quedar satisfechos haciendo referencia a los procedimientos realizados por los auditores anteriores en relación con estas partidas. Capital contable

6D.16

Nuestros procedimientos para quedar satisfechos de que podemos confiar en el trabajo de los auditores anteriores, en lo que se refiere a los saldos iniciales del capital contable deben enfocarse a obtener un conocimiento de la historia corporativa del cliente y a revisar los análisis de cada cuenta. La historia corporativa debe ser revisada leyendo documentos tales como el acta constitutiva y las actas de las sesiones del Consejo de Administración y obteniendo copias o extractos para nuestros archivos.

6D.17

Los asientos significativos en el análisis de las cuentas del capital contable deben ser verificados contra la documentación de respaldo, por ejemplo, actas y resoluciones que autoricen la emisión de acciones, para determinar el tratamiento contable adecuado.

6D.18

Al revisar el análisis de utilidades retenidas, deben verificarse los dividendos importantes contra la autorización apropiada y la cantidad de dividendos pagados debe ser probada matemáticamente sobre una base limitada. Las utilidades o pérdidas netas incluidas en utilidades retenidas deben ser verificadas contra los estados financieros. Documentación

6D.19

Los resultados de nuestra revisión deben ser documentados en un memorando que debe indicar: (1)

los papeles de trabajo revisados;

(2)

el alcance del trabajo de los auditores anteriores;

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6D: Consideraciones de auditoría durante el primer año

(3)

papeles de trabajo que no se nos mostró y las razones de ello; y

(4)

las conclusiones en relación con la confianza que puede tenerse en las cantidades mostradas en el balance del año anterior, con base en el trabajo de los auditores anteriores, para fines de nuestro dictamen sobre los estados financieros del año actual.

Falta de confianza en el trabajo de los auditores anteriores Generalidades 6D.20

Cuando concluyamos que no podemos confiar en el trabajo de los auditores anteriores o cuando no tengamos acceso a sus papeles de trabajo, pero creamos que podemos aceptar el trabajo, será necesario llevar a cabo trabajo de auditoría suficiente para establecer la racionabilidad de los saldos iniciales y la consistencia de las políticas de contabilidad del año anterior, si vamos a emitir un dictamen sin salvedades. Revisión de las cuentas importantes

6D.21

Al revisar las cuentas importantes cuando no tenemos confianza en los auditores anteriores, nuestros objetivos deben ser los mismos que cuando confiamos en su trabajo. Sin embargo, el alcance de nuestros procedimientos normalmente será más amplio y será aplicado directamente a los registros del cliente. Por lo tanto, los procedimientos en los párrafos 6D.9 a 6D.19 serían llevados a cabo examinando los registros o la información del cliente o por medio de otros procedimientos corroborativos, investigando con los auditores anteriores y de una revisión de sus papeles de trabajo. Inventarios - consideraciones especiales

6D.22

Cuando no podamos confiar en un auditor anterior y los inventarios son significativos, el poder dar un dictamen sobre los estados financieros del año actual dependerá de ciertas consideraciones especiales. En muchos casos, en los que concluyamos que no podemos depender del trabajo de los auditores anteriores, no podremos quedar satisfechos de la racionabilidad de los inventarios finales del año anterior y no podremos emitir un dictamen sin salvedades en relación con los resultados del presente año.

6D.23

Sin embargo, aún cuando no confiemos en el trabajo del auditor anterior, podríamos quedar satisfechos en cuanto a la racionabilidad de los inventarios iniciales si observamos la toma de inventarios al fin del año actual y el cliente tiene un sistema adecuado que permita una referencia retroactiva apropiada de las cantidades, es decir, un análisis de los cambios en las cantidades del fin del año al principio del año. Al revisar los movimientos, nuestras pruebas de los registros perpetuos pueden ser más amplias de lo normal. Sin embargo, no se espera que ocurran con frecuencia las situaciones en que no dependamos de la observación de los auditores anteriores de la toma del inventario final anterior y nos veamos forzados a llevar a cabo procedimientos alternativos. INFORMES

6D.24

06/2002

Si no llevamos a cabo procedimientos de auditoría para satisfacernos de los saldos iniciales, ya sea debido a una petición del cliente o debido a los registros inadecuados del cliente, normalmente no seremos capaces de expresar una opinión del estado de resultados del año actual y en cuanto a la consistencia entre los balances generales.

225

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6D: Consideraciones de auditoría durante el primer año

6D.25

Nuestro informe deberá incluir cualquiera de lo siguiente: (1)

una opinión con salvedades: Ejemplo “Nosotros no observamos el conteo del inventario físico llevado a cabo el XXX, relativo a las cifras al 31 de diciembre de 20X1, ya que esa fecha fue previa a nuestra designación como auditores. No pudimos satisfacernos de los valores del inventario a esa fecha por medio de otros procedimientos de auditoría. En nuestra opinión, excepto por los efectos de dichos ajustes, si los hubiera, como pudieron haber sido determinados de ser necesario si hubiéramos observado el conteo del inventario físico y habernos satisfecho de los saldos iniciales del inventario, los estados financieros muestran una posición financiera cierta y justa de la Compañía al 31 de diciembre de 20X2 y los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo por el año entonces terminado de acuerdo con…”;

(2)

una negación de opinión; o

(3)

en aquellas jurisdicciones en donde así se permita, una opinión con salvedades o con negación de opinión para los resultados de operación y sin salvedades para la posición financiera. Ejemplo: “Nosotros no observamos el conteo del inventario físico llevado a cabo el XXX, relativo a las cifras al 31 de diciembre de 20X1, ya que esa fecha fue previa a nuestra designación como auditores. No pudimos satisfacernos de los valores del inventario a esa fecha por medio de otros procedimientos de auditoría. Debido a la importancia del asunto anterior en relación con los resultados de operación de la Compañía por el año terminado el 31 de diciembre de 20X2, no estamos en la posición de y no expresamos una posición sobre los resultados de sus operaciones y el flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha. En nuestra opinión, el balance general muestra una posición financiera cierta y justa de la compañía al 31 de diciembre de 20X2 de acuerdo con…”.

6D.26

Si las políticas de contabilidad aplicadas durante el año en curso no han sido consistentemente aplicadas en relación con los saldos iniciales y si el cambio no ha sido adecuadamente registrado y revelado, debemos expresar una opinión con salvedades o una opinión adversa, como sea apropiado.

6D.27

Guías adicionales respecto de la preparación de nuestros informes es proporcionada en la Nota de Procedimientos 6I, “Comparativos”.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6E Transacciones con partes relacionadas

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6E TRANSACCIONES CON PARTES RELACIONADAS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................228 PROCEDIMIENTOS ..........................................................................................................................................228 Generalidades.....................................................................................................................................................228 Determinación de la existencia de partes relacionadas .....................................................................................228 Identificando las transacciones con partes relacionadas ...................................................................................229 Examinando las transacciones identificadas con partes relacionadas ..............................................................230 Representaciones de la gerencia ........................................................................................................................230 INFORMES ..........................................................................................................................................................231

06/2002

227

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6E Transacciones con partes relacionadas

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6E TRANSACCIONES CON PARTES RELACIONADAS INTRODUCCIÓN 6E.1

Esta Nota de Procedimientos da una guía en relación con los procedimientos que consideraríamos para identificar las transacciones con las partes relacionadas y quedar satisfechos de que dichas transacciones han sido debidamente registradas en la contabilidad y que es adecuada la revelación en los estados financieros.

6E.2

Aparte de los requerimientos legales para la revelación en los estados financieros, los principios de contabilidad establecidos requieren, ordinariamente, que las transacciones con partes relacionadas sean contabilizadas sobre una base similar de la que sería apropiada si las partes no estuvieran relacionadas. Por lo tanto, aparte de los requerimientos legales, debemos poner énfasis especial en lo adecuado de la revelación de la existencia de transacciones con partes relacionadas y su importancia en los estados financieros de la entidad que reporta. Debemos estar conscientes de que la sustancia de una transacción particular podría ser significativamente diferente de su forma.

6E.3

[Las firmas BDO deben insertar aquí una referencia a su legislación o requerimientos profesionales locales que restrinjan o requieran de la revelación de las transacciones con partes relacionadas].

6E.4

Nuestra función, como auditores, es asegurarnos de que los estados financieros cumplen con cualesquiera requerimientos legales en relación con la revelación de dichas transacciones. PROCEDIMIENTOS Generalidades

6E.5

Aunque es difícil en el contexto de una auditoría asegurarnos de que todas las transacciones con partes relacionadas son descubiertas, debemos estar conscientes de la posible existencia de transacciones importantes con partes relacionadas que pudieran afectar los estados financieros. Muchos de los procedimientos que podrían ser apropiados normalmente formarían parte de la auditoría aún cuando no tengamos razón de sospechar que existen transacciones con partes relacionadas. Otros procedimientos están específicamente dirigidos hacia las transacciones con partes relacionadas.

6E.6

Los procedimientos descritos en esta Nota de Procedimientos está diseñada para obtener evidencia de auditoría suficiente apropiada respeto de la identificación y revelación, por parte de la gerencia, de las partes relacionadas y del efecto de las transacciones con partes relacionadas que son materiales en los estados financieros. En donde tenemos una indicación de la existencia de un error respecto de las transacciones con partes relacionadas, o existe un riesgo incrementado de error más allá del que normalmente esperamos, deberemos ampliar o modificar nuestros procedimientos de auditoría o ejecutar procedimientos adicionales, según sea el caso. Determinación de la existencia de partes relacionadas

6E.7

La determinación de la existencia de relaciones con partes relacionadas requiere de la aplicación de procedimientos de auditoría específicos que pueden incluir lo siguiente: (1)

revise los papeles de auditoría del año anterior en busca de los nombres de las partes relacionadas conocidas;

(2)

indague si la entidad tiene procedimientos para identificar las partes relacionadas y revise dichos procedimientos;

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

228

06/2002

Parte 5, Nota de Procedimientos 6E Transacciones con partes relacionadas

(3)

indague con los directores y personal apropiado de la gerencia sobre los nombres de todas las partes relacionadas;

(4)

indague sobre la afiliación de los directores y funcionarios con otras entidades y determine los nombres de todos los fideicomisos de pensiones y otros establecidos en beneficio de los empleados que son administrados por funcionarios de la compañía;

(5)

identifique los accionistas principales y otras compañías que sean propiedad de ellos;

(6)

revise la adquisición y enajenación de inversiones importantes durante el período examinado para determinar si la naturaleza y grado de dichas inversiones crean partes relacionadas; y

(7)

revise el grado y naturaleza de las transacciones con los principales clientes, proveedores, prestatarios y prestamistas para ver si hay indicaciones de relaciones previamente no reveladas, determinando quiénes son los directores y si la entidad tiene sustancia económica.

(8)

indague sobre otros auditores involucrados en la auditoría, o auditores predecesores, sobre el conocimientos de partes relacionadas adicionales y suministre los nombres de todas las partes relacionadas a todos los miembros del staff (incluyendo oficinas de BDO y otros auditores) que lleven a cabo segmentos de el examen de la entidad que reporta y sus subsidiarias.

6E.8

En donde evaluemos un riesgo bajo de que partes relacionadas significativas permanezcan no detectadas, podremos modificar estos procedimientos conforme sea apropiado.

6E.9

En donde la estructura de reporteo financiero requiere la revelación de las relaciones con partes relacionadas, nosotros deberemos estar satisfechos de que la revelación es adecuada. Identificando las transacciones con partes relacionadas

6E.10

06/2002

Los procedimientos que se mencionan a continuación, pueden ser utilizados para identificar las transacciones importantes con partes que se sabe están relacionadas (y para identificar las transacciones importantes que podrían indicar la existencia de relaciones previamente no descubiertas): (1)

revise la información suministrada por los directores y la gerencia identificando las partes relacionadas y esté alerta por otras transacciones como partes relacionadas importantes;

(2)

cuando obtengamos el entendimiento de los sistemas de contabilidad y control interno y hagamos una evaluación preliminar del riesgo de control, debemos considerar la procedencia de los procedimientos de control sobre la autorización y el registro de las transacciones con partes relacionadas;

(3)

considere si están ocurriendo pero no se están registrando transacciones, como son cargos por contabilización faltantes u otros servicios gerenciales o gastos de un accionista importante que están siendo absorbidos;

(4)

revise los registros de contabilidad por transacciones o saldos grandes, inusuales o no recurrentes, poniendo particular atención en transacciones al o cerca del cierre del período contable; y

(5)

cuando llevemos a cabo los siguientes procedimientos, determine si hemos identificado transacciones con partes relacionadas: (a)

revisando las minutas de las juntas de accionistas o consejo de administración;

(b)

revisando las confirmaciones bancarias;

(c)

revisando las confirmaciones de préstamos por cobrar y por pagar; y

229

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6E Transacciones con partes relacionadas

(d)

revisando las facturas de abogados.

Examinando las transacciones identificadas con partes relacionadas 6E.11

Después de identificar las transacciones con partes relacionadas, debemos llevar a cabo los procedimientos que sean necesarios para quedar satisfechos de su propósito, naturaleza, grado y su efecto sobre los estados financieros. Dichos procedimientos pueden incluir: (1)

obtener un entendimiento del propósito de negocios de la transacción. En situaciones apropiadas, esto puede lograrse por medio de algunos de los procedimientos siguientes: (a)

confirmación o discusión de la información importante con los intermediarios, tales como bancos, garantes, agentes o abogados;

(b)

referencia a las publicaciones financieras, diarios comerciales, agencias de crédito y otras fuentes informativas cuando haya razón para creer que una transacción carece de sustancia económica;

(c)

confirmar cantidad y términos de la transacción, incluyendo garantías y otros datos significativos, con la otra parte o partes que intervienen en la transacción;

(d)

inspeccionar la evidencia en posesión de otras partes de la transacción; y

(e)

con respecto a los saldos no cobrados, garantías y otras obligaciones importantes, obtener información de la capacidad financiera de las otras partes de la transacción;

(2)

examinar facturas, copias de contratos, convenios u otros documentos pertinentes tales como informes de recepción y documentos de embarque con el fin de determinar si la transacción tiene sustancia;

(3)

determinar si la transacción requiere de la aprobación específica del Consejo de Administración u otro funcionario apropiado y, de ser así, ver que haya sido debidamente aprobada;

(4)

pruebas de racionabilidad de la compilación de cantidades por revelar en los estados financieros

(5)

revisión de las transacciones importantes fuera del curso normal del negocio; las transacciones que incluyen transferencia de activos a valores cuestionables deben ser revisadas para determinar si tienen sustancia económica;

(6)

inspeccionar, confirmar y quedar satisfechos en lo que se refiere a:

(7)

(a)

la transferabilidad y valor de colateral; y

(b)

la recuperabilidad de deudores y anticipos; y

obtener confirmación de los saldos inter-compañía con partes relacionadas y obtener un análisis de las transacciones inter-compañía del período que se informa; cuando las cuentas de partes relacionadas son auditadas por otros auditores, confirmar los saldos inter-compañía y transacciones con dichos auditores.

Representaciones de la gerencia 6E.12

Debemos obtener representaciones escritas de la gerencia concernientes a:

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6E Transacciones con partes relacionadas

(1)

la totalidad de la información suministrada respecto de la identificación de las partes relacionadas; and

(2)

la suficiencia de las revelaciones de partes relacionadas en los estados financieros.

INFORMES 6E.13

06/2002

En donde nosotros no podemos obtener evidencia de auditoría apropiada suficiente respecto de las partes relacionadas y de las transacciones con dichas partes, o concluimos que su revelación en los estados financieros no es adecuada, deberemos modificar nuestro informe en consecuencia.

231

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6F ASUNTOS AMBIENTALES CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................234 Alcance...............................................................................................................................................................234 Objetivo ..............................................................................................................................................................234 Antecedentes ......................................................................................................................................................235 PROCEDIMIENTOS ..........................................................................................................................................235 Las consideraciones de planeación....................................................................................................................236 Conocimiento del negocio del cliente............................................................................................................236 Evaluar el riesgo inherente ...........................................................................................................................236 Obtener un entendimiento del ambiente de control y los procedimientos de control interno .....................237 Diseñar los procedimientos de auditoría ......................................................................................................237 Circunstancias que podrían indicar un error material .......................................................................................238 Usando el trabajo de un especialista..................................................................................................................238

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6F ASUNTOS AMBIENTALES INTRODUCCIÓN 6F.1

Esta Nota de Procedimientos provee asesoría sobre la aplicación de las normas de contabilidad generalmente aceptadas a los estados financieros cuando éstos pueden ser afectados por asuntos ambientales. Alcance

6F.2

Para los propósitos de esta Nota de Procedimientos, los asuntos ambientales incluyen: (1)

las consecuencias por la violación de leyes y reglamentos ambientales;

(2)

las consecuencias por causar daño ambiental a otros individuos o entidades, o a los recursos naturales

(3)

las consecuencias de responsabilidad indirecta (asumida o heredada) impuesta por estatutos (por ejemplo, la responsabilidad por daños causados por dueños anteriores); y

(4)

las iniciativas para prevenir, abatir o remediar los daños al medio ambiente o para tratar con la conservación de recursos renovables o no renovables (esas iniciativas emprendidas voluntariamente, como son requeridas por contrato o por leyes y regulaciones ambientales).

Objetivo 6F.3

El objetivo de nuestra auditoría de los estados financieros es expresar una opinión sobre si presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera, los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (o en circunstancias especiales, de conformidad con otra base de contabilidad revelada.) Con respecto a los asuntos ambientales, se establece este objetivo en el contexto de las leyes y regulaciones ambientales que proporcionan un marco legal en el cual la entidad trabaja y nosotros realizamos procedimientos para ayudar a identificar posibles casos de incumplimiento en donde el incumplimiento puede ser razonablemente esperado a tener un efecto fundamental en las operaciones de la entidad y por ende en los estados financieros. Nuestro objetivo no es, sin embargo, expresar una opinión sobre la aplicabilidad de los sistemas de la entidad de administración ambiental (los sistemas utilizados para medir, monitorear o mitigar el impacto de las operaciones sobre el medio ambiente, por ejemplo, los sistemas para recolectar o deshacerse de sustancias peligrosas o deshechos), o su cumplimiento con las leyes y regulaciones ambientales (es decir, no se espera que diseñemos procedimientos específicos para detectar violaciones – véase el Capítulo 32 del Manual de Auditoría “Consideración de las leyes y reglamentos”).

6F.4

Los asuntos de auditoría relacionados con las entradas de los estados financieros afectadas por asuntos ambientales, particularmente los pasivos, las contingencias, los compromisos o las provisiones del deterioro de activos, muy seguido son complejos. Esta Nota de Procedimientos es diseñada para facilitar la identificación de estos asuntos de auditoría y así tratarlos por separado: (1)

las consideraciones de planeación relacionadas al conocimiento del negocio del cliente, a la legislación ambiental, a la evaluación del riesgo inherente, a obtener un entendimiento de control interno y a diseñar procedimientos de auditoría;

(2)

las circunstancias que podrían hacer que sospechemos que los estados financieros contienen errores materiales; y

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

234

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

(3)

usar el trabajo de un especialista. A este respecto, esta Nota de Procedimientos no es un substituto de las revisiones de los especialistas.

Antecedentes 6F.5

Los riesgos ambientales surgen de las obligaciones de una entidad bajo (1) las obligaciones reguladoras que gobiernan conducta ambiental actual, (2) las obligaciones reguladoras que gobiernan la limpieza (remedio) de contaminación existente, (3) los procedimientos civiles para recuperar pagos por daños materiales o personales causados por la exposición química y (4) las indemnizaciones ejemplarizantes impuestas a las compañías y a sus propietarios, funcionarios, directores y trabajadores. Son causados por cuatro tipos básicos de contaminación: tierra (directamente o a través lagos contaminados o por tanques de almacenamiento); agua del subsuelo; agua de la superficie; y aire.

6F.6

Nuestra evidencia de auditoría puede ser obtenida por una combinación de peticiones de la administración, sus asesores y otras partes (por ejemplo, agencias gubernamentales, comunicados de prensa, vecinos); un recorrido físico de las operaciones; representaciones legales; reportes de especialistas; correspondencia; certificados de incumplimiento; y avisos de reclamos o posibles reclamos, como sea necesario, para evaluar la posible existencia de una responsabilidad que podría ser material para la situación financiera de la compañía.

6F.7

Al determinar si de hecho existen violaciones actuales de la ley y las regulaciones ambientales se basa generalmente en la asesoría de un abogado o en la decisión de un tribunal. Como primer paso, sin embargo, deberíamos identificar los posibles indicadores de algún incremento en el riesgo de la exposición de algún cliente a las responsabilidades ambientales. Si llegamos a tener conocimientos de información acerca de una posible violación de las leyes y reglamentos ambientales, deberíamos obtener un entendimiento de la naturaleza del hecho, las circunstancias en las cuales sucedió y suficiente información adicional para evaluar el efecto en los estados financieros.

6F.8

Típicamente esto involucra la realización de una combinación de peticiones de la administración y de los abogados del cliente, y la realización de más procedimientos de auditoría como sea adecuado, (por ejemplo, obtener representaciones específicas de la administración de la compañía respecto al grado de la exposición del cliente a las contingencias ambientales y la adaptabilidad de los montos acumulados en los estados financieros y las revelaciones relacionadas).

6F.9

Cuando sea que usemos el trabajo de un especialista en relación con montos y revelaciones significantes de los estados financieros, deberíamos seguir la Nota de Procedimientos 2C – “Confianza en los Especialistas”.

6F.10

Puede haber un riesgo substancial de auditoría asociado con la aceptación o la continuación de trabajos si las preocupaciones ambientales se ignoran o en donde hay renuencia de parte del cliente para acumular o de otra manera revelar los pasivos ambientales en los estados financieros. PROCEDIMIENTOS

6F.11

06/2002

Esta Nota de Procedimientos consta de notas generales de asesoría que describen los principios de auditoría como se aplican al tratar asuntos ambientales. Para apoyar estas Notas, un Resumen de los asuntos Ambientales de procedimientos ilustrativos de auditoría relacionados con los riesgos ambientales ha sido elaborado y se encuentra en la Parte 4.2 del Volumen III del Manual de Auditoría. Como resultado de haber considerado las Notas de asesoría y de haber realizado los procedimientos adecuados, consideramos si estos procedimientos han indicado si: (1)

las responsabilidades que resultan del incumplimiento con la legislación son evaluadas por la administración correctamente para su registro o revelación; y

(2)

los estados financieros estipulan las responsabilidades actuales y el deterioro de los activos de capital, y si revelan los pasivos contingentes que resultan del incumplimiento con la legislación.

235

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

Las consideraciones de planeación Conocimiento del negocio del cliente 6F.12

Deberíamos obtener un nivel de conocimientos de la industria dentro de la cual opera la entidad y de su negocio para permitirnos obtener un entendimiento general de los tipos de eventos, transacciones y prácticas de la industria relacionados a asuntos ambientales que podrían tener un efecto significativo sobre los estados financieros. Sin embargo, no debemos tener un conocimiento detallado de las leyes y regulaciones ambientales. Por lo tanto, nuestro entendimiento de los asuntos ambientales será menos que aquél de un especialista ambiental. Evaluar el riesgo inherente

6F.13

6F.14

El riesgo inherente de un error material que surge de los asuntos ambientales es influenciado por factores que no son restringidos al saldo específico de una cuenta o a la clase de transacciones. Los ejemplos de estos factores incluyen el grado a que la entidad: (1)

extrae los recursos naturales como son minerales, madera, petróleo o gas;

(2)

manufactura, usa, trata, almacena, transporta, maneja, remueve o deshace de sustancias o deshechos peligrosos o tóxicos (unos ejemplos de las entidades que pueden ser afectados por este factor son aquellas que usan los procesos de fundición o refinación, como son las compañías mineras, aquellas que mantienen tanques de almacenamiento subterráneos que podrían derramarse; o aquellas que usan procesos químicos, como son tintorerías o imprentas);

(3)

trabaja en actividades que requieren permisos ambientales u operativos;

(4)

adquiere o deshace de terrenos que pudieron haber sido utilizados para las actividades descritas en los párrafos (1) al (3) mencionados arriba; o

(5)

invierte en industrias que trabajan en las actividades descritas en los párrafos (1) al (3) mencionados arriba.

El riesgo inherente de un error importante que surge de los asuntos ambientales también podría ser influenciado por factores que son restringidos al saldo específico de una cuenta o por una clase de transacciones como las que se presentan a continuación: (1)

(2)

el grado al que el saldo de una cuenta se deriva de estimaciones contables complejos que involucran asuntos ambientales. Por ejemplo, el riesgo inherente con respecto a la valuación de una estimación contable para costos de eliminación futura y de restauración del sitio podrían ser altos si: (a)

las conclusiones acerca de los costos ambientales son extrapolados en base a los datos obtenidos de una muestra, como una muestra de tierra;

(b)

existen datos sobre los cuales se basan las estimaciones; o

(c)

se asumen tecnologías varias y complejas para la eliminación y restauración del sitio;

el grado al que el saldo de una cuenta es afectado por transacciones inusuales o no rutinarias que involucran asuntos ambientales. Por ejemplo, el riesgo inherente del estado completo y la valuación de pasivos estimados para un programa que durará varios años para limpiar daños ambientales a las propiedades de una entidad podrían ser evaluados como alto durante el primer año y podrían reducirse posteriormente por la experiencia ganada por la administración; y

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

236

06/2002

Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

(3)

el grado al que el saldo de una cuenta de un previo período derivado de una estimación contable ha resultado subsecuentemente a no ser confiable. Por ejemplo, el riesgo inherente de la valuación de pasivos estimados para la limpieza del sitio sería afectado por los antecedentes de variaciones entre los gastos actuales de la limpieza del sitio y los pasivos estimados para la limpieza del sitio.

Obtener un entendimiento del ambiente de control y los procedimientos de control interno 6F.15

Algunas entidades han desarrollado sistemas de administración ambiental integrales como parte de sus sistemas globales de control. Así es el caso para muchos aspectos de control interno, los objetivos de control interno de la administración al establecer y mantener sistemas de administración ambiental sobrepasan los objetivos de los estados financieros. Por lo tanto, muchos aspectos de los sistemas de administración ambiental no son parte del control interno relacionado a la auditoría y no tienen que ser considerados por el auditor. Sin embargo, ciertos aspectos de los sistemas de administración ambiental pueden pertenecer a la capacidad de la entidad para lograr su objetivo en preparar información financiera consistente con las aseveraciones de los estados financieros, o en pertenecer a otros datos que usamos al verificar las aseveraciones de los estados financieros en referencia a los saldos significativos de cuentas o clases de transacciones. Consecuentemente, estos aspectos de los sistemas de administración ambiental serían parte del control interno relacionado con la auditoría. Por ejemplo, los aspectos de los sistemas de administración ambiental que serían relacionados con la auditoría podrían incluir las políticas y procedimientos referentes a la acumulación de gastos, a la identificación de contingencias o al desarrollo de estimaciones contables relacionadas con los asuntos ambientales.

6F.16

Los factores ambientales del control interno que podrían ser particularmente relacionados con los saldos de cuentas o con las transacciones afectadas por asuntos ambientales son: (1)

la filosofía administrativa y el estilo operativo, particularmente su enfoque para tomar y monitorear riesgos del negocio;

(2)

las operaciones del consejo administrativo y sus comités, en particular el comité de auditoría, respecto a su función en planear y supervisar actividades del negocio;

(3)

los métodos de asignar autoridad y responsabilidad que incluyen la política de la entidad sobre tales asuntos como las prácticas aceptables del negocio y los códigos de conducta, la asignación de responsabilidad y la designación de autoridad para tratar con funciones de operaciones y requerimientos reguladores; y

(4)

la reacción de la administración a las influencias externas como aquellas referentes a los requerimientos de monitoreo y cumplimiento impuestos por cuerpos legislativos y reguladores.

6F.17

También podríamos ver útil considerar si el cliente ha desarrollado los procedimientos adecuados y específicos para asegurar que el personal responsable por la elaboración de los estados financieros es avisado oportunamente acerca de los asuntos ambientales, que incluyen información proporcionada a las agencias gubernamentales.

6F.18

Las políticas y procedimientos dirigidos para identificar la existencia de pasivos o contingencias, para recompilar información relevante a aquellas entradas y para determinar el monto de las estimaciones contables pueden afectar significativamente el riesgo de errores materiales. Mientras deberíamos obtener un entendimiento general de estas políticas y procedimientos, el grado de nuestro entendimiento podría diferir dependiendo de si planeamos usar un enfoque de auditoría solamente sustantivo o un enfoque combinado (pruebas de controles y pruebas substantivas). Diseñar los procedimientos de auditoría

6F.19

06/2002

La evidencia obtenida como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría dirigidos a los saldos de cuentas o a las clases de transacciones afectados por asuntos ambientales raramente es conclusiva, por ejemplo, debido a que se relaciona a:

237

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

(1)

los pasivos no basados en obligaciones contractuales;

(2)

las estimaciones que no tienen un patrón histórico establecido o que tienen amplios rangos para la zona de racionabilidad (debido al número o a la naturaleza de los supuestos que resaltan la determinación de estas estimaciones); o

(3)

las leyes o regulaciones ambientales que cambian y por lo tanto su interpretación puede ser vaga o ambigua.

6F.20

Los procedimientos ilustrativos del Resumen de Asuntos Ambientales son diseñados para ayudar a detectar un error material que surge de los asuntos ambientales a un nivel adecuadamente bajo para ciertas aseveraciones relacionadas a activos, pasivos, contingencias y compromisos. Deberíamos usar un juicio profesional al determinar si estos procedimientos, individualmente o en conjunto, son adecuados según las circunstancias.

6F.21

Muchos ejemplos de los procedimientos de auditoría incluidos en el Resumen, en particular aquellos dirigidos al estado completo de los pasivos y las contingencias, son basados en preguntas. Las personas a quienes se dirigen tales preguntas y el grado al cual se corroboran las respuestas a las preguntas dependerá del grado de confiabilidad que les ponemos a las respuestas y de nuestra evaluación de los riesgos inherentes y de control. Por ejemplo, podría ser necesario considerar corroborar las respuestas recibidas de parte de la administración responsable por la preparación de los estados financieros con preguntas adicionales de la administración o del personal responsable por asuntos ambientales. Más aún podría ser necesario considerar dirigir nuestras preguntas iniciales a los altos niveles de la administración, que incluye al consejo administrativo.

6F.22

En algunos casos, podríamos encontrar dificultad en diseñar procedimientos de auditoría para obtener suficiente evidencia adecuada de auditoría. Por ejemplo, si la administración no ha desarrollado políticas ni procedimientos para estimar los pasivos o las contingencias relacionados a los asuntos ambientales, podríamos encontrar dificultades en obtener suficiente evidencia adecuada de auditoría de la valuación de tales pasivos o contingencias. En ese caso, deberíamos avisarle al nivel indicado de la administración, que incluye al comité de auditoría, para que la administración pueda tomar la acción adecuada para ayudar a responder a nuestra necesidad de obtener suficiente evidencia adecuada de auditoría. Por ejemplo, podríamos pedir que la administración contratara a un especialista para ayudar a la administración a estimar los pasivos o las contingencias relacionados con los asuntos ambientales y para ayudar a obtener suficiente evidencia adecuada de auditoría. Si no podemos obtener suficiente evidencia adecuada de auditoría (por ejemplo, si la administración no puede actuar para responder a nuestra necesidad), podríamos decidir a referir a nuestras reservaciones en el informe del auditor. Circunstancias que podrían indicar un error material

6F.23

Nos podrían llamar la atención algunas circunstancias que hacen sospechar que los estados financieros contienen errores materiales. En ese caso, deberíamos realizar procedimientos para confirmar o denegar ese sospecho.

6F.24

Se incluyen ejemplos en el Resumen de Asuntos Ambientales que nos podrían hacer sospechar que los estados financieros contienen errores materiales como resultado de la falta de reconocer, medir o revelar, como sea adecuado, el efecto de los asuntos ambientales. Usando el trabajo de un especialista

6F.25

La administración es responsable por las estimaciones contables incluidas en los estados financieros. A menudo la administración requiere de la ayuda de un especialista como un ingeniero, un asesor ambiental o un abogado especializado en leyes y reglamentos ambientales para ayudar a desarrollar estimaciones

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

238

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

contables relacionadas con asuntos ambientales. Estos especialistas pueden ser empleados de la entidad o asesores contratados por la administración. 6F.26

6F.27

6F.28

06/2002

Los especialistas pueden involucrarse en muchas etapas en el proceso de desarrollar estimaciones contables que incluye ofreciendo ayuda a la administración para: (1)

identificar situaciones en donde se requieren estimaciones, por ejemplo, un ingeniero o un especialista ambiental podría realizar una investigación preliminar de un sitio para determinar si el lugar está contaminado, o un abogado podría ser contratado para determinar la responsabilidad legal de la entidad para restaurar el sitio;

(2)

recopilar la información necesaria sobre la cual se basan las estimaciones, por ejemplo, un ingeniero o un especialista ambiental podría realizar pruebas de un sitio para ayudar a cuantificar la naturaleza y el grado de la contaminación;

(3)

desarrollar supuestos acerca del resultado más factible, por ejemplo, un especialista ambiental podría realizar un análisis detallado de las alternativas acerca de los métodos de la restauración y recomendar un plan remedial de acción; o

(4)

determinar el monto de las estimaciones y considerar la revelación en los estados financieros, por ejemplo, un especialista podría ayudar a determinar los costos de la acción remedial planeada por la entidad.

La Nota de Procedimientos 2C, “Confianza en los especialistas”, proporciona asesoría sobre los asuntos que deberíamos considerar para obtener aseguramiento razonable acerca de la reputación del experto en cuanto a su capacidad. Debido a que el área ambiental no es una especialidad emergente, es posible que las normas de desempeño o las de un cuerpo que expide licencias para algunos especialistas no exista. Por lo tanto, podría ser útil considerar: (1)

la experiencia educativa del experto o especialista, por ejemplo, si el especialista se recibió en ciencias o ingeniería;

(2)

la duración del tiempo que tiene trabajando el especialista; y

(3)

la importancia de la experiencia laboral del especialista.

Será necesario comunicarnos con el especialista para satisfacernos de que el trabajo del especialista sea adecuado para nuestros propósitos, a menos que esto sea evidente según el reporte del especialista. Los reportes emitidos por los especialistas ambientales no son uniformes en su forma o contenido y los supuestos o metodologías sostenidos que usan los especialistas podrían no ser expresados muy claramente. La comunicación con el especialista nos pudiera ayudar a entender esos asuntos como los que se presentan a continuación: (1)

la naturaleza y propósito del reporte del especialista. Por ejemplo, un reporte de la evaluación ambiental del especialista podría tratar sólo de un aspecto de las operaciones de la entidad. Es decir, un reporte de la evaluación ambiental de la pasta y del papel podría sólo tratar de emisiones en el agua pero no podría tratar de otras descargas, como emisiones en el aire;

(2)

los supuestos y métodos usados por el especialista. Por ejemplo, el reporte del especialista podría ser basado en supuestos acerca de la aplicación de las leyes o regulaciones ambientales realizadas en base a las interpretaciones del especialista que no han sido confirmadas por el asesor legal. En algunos casos, el reporte del especialista podría ser basado en estimaciones de costos relacionadas con un elemento de un asunto en particular, por ejemplo, las estimaciones de costos de la contaminación de la tierra en lugar de estimaciones por la contaminación de la tierra y del agua; y

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6F: Asuntos ambientales

(3)

la relación del especialista, si existe, con la entidad. Por ejemplo, se supone que proporciona el trabajo de un especialista que forma parte del personal de la entidad al auditor con evidencia menos confiable, debido a la existencia de la relación que podría aparecer deteriorar la objetividad, que el trabajo de un especialista de capacidad y conocimiento comparable que no es parte del personal de la entidad. Bajo estas circunstancias, podríamos querer consultar con nuestro propio asesor para evaluar a ese del cliente.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6G: Estimaciones contables

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6G ESTIMACIONES CONTABLES CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................242 Antecedentes ......................................................................................................................................................242 LA NATURALEZA DE LAS ESTIMACIONES CONTABLES...................................................................242 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA...........................................................................................................243 Revisar y examinar el proceso usado por la administración.............................................................................243 La evaluación de datos y la consideración de supuestos .............................................................................243 Examen de los cálculos..................................................................................................................................244 Comparación de estimaciones anteriores contra resultados actuales .........................................................244 Consideración acerca de los procedimientos de aprobación de la administración ....................................244 Uso de una estimación independiente ...............................................................................................................245 Revisión de eventos subsecuentes .....................................................................................................................245 EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES .......................245

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6G: Estimaciones contables

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6G ESTIMACIONES CONTABLES INTRODUCCIÓN 6G.1

El propósito de esta Nota de Procedimientos es establecer las normas y proporcionar asesoría sobre la auditoría de las estimaciones contables contenidas en los estados financieros. No pretende ser aplicable a la examen de la prospectiva información financiera, aunque muchos de los procedimientos resumidos aquí podrían ser adecuados para ese propósito. Antecedentes

6G.2

Deberíamos obtener suficiente evidencia adecuada de la auditoría referente a las estimaciones contables.

6G.3

“Estimación contable” significa una aproximación del monto de una partida en la ausencia de una medida precisa de medición. Algunos ejemplos son:

6G.4

•

estimaciones para reducir inventarios y cuentas por cobrar a su valor estimado realizable;

•

provisiones para distribuir el costo de activos fijos sobre sus vidas útiles;

•

ingresos acumulados;

•

impuesto diferido;

•

provisión para la pérdida de un juicio;

•

pérdidas de contratos de obras en proceso;

•

provisión para cumplir con reclamos de garantías.

La administración del cliente es responsable por hacer estimaciones contables incluidas en los estados financieros. A menudo estas estimaciones se hacen en condiciones de incertidumbre en cuanto a los resultados de los eventos que han ocurrido o probablemente ocurran e involucren el uso de juicio. Como resultado, el riesgo de errores importantes es mayor cuando se usan estimaciones contables. LA NATURALEZA DE LAS ESTIMACIONES CONTABLES

6G.5

La determinación de una estimación contable podría ser sencilla o compleja, dependiendo de la naturaleza de la partida. Por ejemplo, devengar un cargo de arrendamiento puede ser un cálculo sencillo, mientras que la estimación de una provisión para inventarios excesivos o de lento movimiento podría involucrar unos analices substantivos de datos actuales y un pronóstico de ventas en el futuro. En las estimaciones complejas, puede requerirse un alto grado de conocimientos especiales y juicios.

6G.6

Las estimaciones contables pueden ser determinadas como parte del sistema rutinario de contabilidad que opera continuamente, o puede ser no rutinario, operando sólo al fin del ejercicio. En muchos casos, las estimaciones contables se realizan al usar una fórmula basada en la experiencia, como el uso de tasas normativas para depreciar cada categoría de activos fijos o de un porcentaje normativo de ingresos de ventas para calcular una provisión de garantía. En tales casos, la fórmula debe ser revisada regularmente por la administración, por ejemplo, al reevaluar las vidas útiles remanentes de los activos o al comparar los resultados actuales contra la estimación y ajustar la fórmula al ser necesario.

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242

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6G: Estimaciones contables

6G.7

La incertidumbre asociada con una partida, o la falta de datos objetivos, podría hacerla incapaz de una estimación razonable. De ser así, el auditor debe considerar si el informe de auditoría deber ser modificado (véase el Capítulo 28, “Informes – trabajos domésticos” para mayores detalles). PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

6G.8

Deberíamos obtener suficiente evidencia adecuada de la auditoría referente a si una estimación contable es razonable bajo las circunstancias y, cuando es requerido, que es revelado adecuadamente. A menudo la evidencia disponible para apoyar a una estimación contable será más difícil obtener y menos decisivo que la evidencia disponible para apoyar a otras partidas en los estados financieros.

6G.9

Un entendimiento de los procedimientos y métodos, que incluyen los sistemas contables y de control interno usados por la administración al hacer una estimación contable a menudo es importante para que el auditor planee la naturaleza, calendario y enfoque de los procedimientos de auditoría.

6G.10

Deberíamos adoptar uno, o una combinación de los siguientes enfoques en la auditoría de una estimación contable: (1)

revisar y examinar el proceso usado por la administración en desarrollar la estimación;

(2)

usar una estimación independiente para compararse con una estimación preparada por la administración; o

(3)

revisar los eventos subsecuentes que confirman la estimación realizada.

Revisar y examinar el proceso usado por la administración 6G.11

Normalmente los pasos para revisar y examinar el proceso usado por la administración son: (1)

la evaluación de los datos y la consideración de los supuestos sobre los cuales se basa la estimación;

(2)

la examen de los cálculos de la estimación;

(3)

la comparación, cuando es posible, de las estimaciones realizadas en previos ejercicios contra los resultados actuales de esos ejercicios;

(4)

la consideración de los procedimientos de aprobación de la administración.

La evaluación de datos y la consideración de supuestos 6G.12

Deberíamos evaluar si los datos sobre los cuales se basa la estimación son precisos, completos y aplicables. Cuando se usan datos contables, deben ser uniformes con los datos procesados por el sistema contable. Por ejemplo, al establecer una provisión de garantía, deberíamos obtener evidencia de la auditoría que los datos relacionados a los productos aún en el período de garantía al fin de período concuerdan con la información de ventas en el sistema contable.

6G.13

Podríamos también solicitar evidencia de fuentes fuera de la entidad. Por ejemplo, al examinar una provisión para la obsolescencia de inventarios calculada sobre una referencia de ventas anticipadas en el futuro, podríamos, además de examinar datos internos tales como los niveles de ventas anteriores, pedidos pendientes y tendencias del mercado, buscar evidencia de las proyecciones de ventas y analices del mercado producidos por la industria. Asimismo, al examinar las estimaciones de la administración de las implicaciones financieras de litigio de reclamos, deberíamos pedir comunicación directa con los abogados de la entidad.

6G.14

Deberíamos evaluar si los datos recopilados son analizados adecuadamente y proyectados para formar una base razonable para determinar la estimación contable. Ejemplos son el análisis de la antigüedad de

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6G: Estimaciones contables

cuentas por cobrar y la proyección del número de meses de inventario existente de un artículo de inventario basado en su uso anterior y su uso proyectado. 6G.15

Deberíamos evaluar si la entidad tiene una base adecuada para los supuestos principales usados en la estimación contable. En algunos casos, los supuestos serán basados en las estadísticas de la industria o del gobierno, como las tasas de inflación en el futuro, tasas de interés, estadísticas de empleo, y crecimiento anticipado del mercado. En otros casos, los supuestos serán específicos a la entidad y basados en datos generados internamente.

6G.16

Al evaluar los supuestos sobre los cuales se basa la estimación, deberíamos considerar, entre otras cosas, si son: (1)

razonables en vista a los resultados actuales en ejercicios anteriores;

(2)

consistentes con aquellos usados para otras estimaciones contables; y

(3)

consistentes con los planes de la administración, que parecen ser adecuados

Deberíamos poner atención en particular en los supuestos que son sensibles a variación, sujetos o susceptibles a errores importantes. 6G.17

En el caso de procesos complejos de estimación que requieren técnicas especializadas, podría ser necesario usar el trabajo de un experto, por ejemplo de unos ingenieros para estimar las cantidades en reservas de minerales. Se proporciona asesoría sobre cómo usar el trabajo de un experto en la Nota de Procedimientos 2C.

6G.18

Deberíamos revisar la aplicabilidad continua de fórmulas usadas por la administración en la preparación de estimaciones contables. Tal revisión debería reflejar nuestros conocimientos de los resultados financieros de la entidad en ejercicios anteriores, las prácticas usadas por otras entidades dentro de la industria, y los planes futuros de la administración como nos los revelan. Examen de los cálculos

6G.19

Deberíamos examinar los procedimientos de cálculo usados por la administración. La naturaleza, tiempo y amplitud de nuestras pruebas dependerán de tales factores así como la complejidad de los cálculos de las estimaciones contables, nuestra evaluación de los procedimientos y métodos usados por la entidad al producir la estimación, y la materialidad de la estimación en el contexto de los estados financieros. Comparación de estimaciones anteriores contra resultados actuales

6G.20

Cuando es posible, deberíamos comparar las estimaciones contables realizadas para los ejercicios anteriores contra los resultados actuales de esos ejercicios para ayudar a: (1)

obtener evidencia acerca de la confiabilidad general de los procedimientos para hacer estimaciones de la entidad;

(2)

considerar si se podrían requerir hacer ajustes a las fórmulas para hacer estimaciones; y

(3)

evaluar si las diferencias entre los resultados actuales y las estimaciones anteriores han sido cuantificados y que, de ser necesarios, que los ajustes o revelaciones adecuados han sido realizados.

Consideración acerca de los procedimientos de aprobación de la administración 6G.21

Las estimaciones contables materiales normalmente son revisadas y aprobadas por la administración. Deberíamos considerar si tal revisión y aprobación son realizadas por el nivel adecuado de la administración y que sean evidenciadas en la documentación que apoya la determinación de la estimación contable.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6G: Estimaciones contables

Uso de una estimación independiente 6G.22

Pudiéramos hacer o tomar una estimación independiente y compararla con la estimación contable preparada por la administración. Al usar una estimación independiente, normalmente evaluaríamos los datos, consideraríamos los supuestos y examinaríamos los procedimientos de cálculo usados. Quizá sea adecuado comparar las estimaciones contables realizadas por los ejercicios anteriores contra los resultados de esos ejercicios. Revisión de eventos subsecuentes

6G.23

Las transacciones o eventos que ocurren después del fin del ejercicio, pero antes de la terminación de la auditoría, pudieran proporcionar evidencia en cuanto a una estimación contable realizada por la administración. Nuestra revisión de tales transacciones y eventos podría reducir, o eliminar, la necesidad para que revisemos y examinemos el proceso usado por la administración para desarrollar la estimación contable o para usar una estimación independiente en evaluar la racionabilidad de la estimación contable. EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

6G.24

Deberíamos realizar una evaluación definitiva de la racionabilidad de la estimación basada en nuestro conocimiento del negocio y si la estimación es consistente con otra evidencia contable obtenida durante la auditoría.

6G.25

Deberíamos considerar si hay algunos eventos o transacciones subsecuentes importantes que afecten a los datos y a los supuestos usados en la determinación la estimación contable.

6G.26

Debido a las incertidumbres inherentes en las estimaciones contables, evaluar diferencias puede ser más difícil que en otras áreas de la auditoría. Cuando existe una diferencia entre nuestra estimación del monto que está mejor apoyada por la evidencia de auditoría disponible y el monto estimado incluido en los estados financieros, deberíamos determinar si tal diferencia requiere ser ajustada. Si la diferencia es razonable, por ejemplo, debido a que el monto en los estados financieros cae dentro de un rango de resultados aceptados, es posible que no requiera ser ajustada. Sin embargo, si creemos que la diferencia no es razonable, deberíamos solicitarle a la administración que revise la estimación. Si la administración se niega a revisarla, la diferencia debería ser considerada como un error importante junto con los demás errores importantes al evaluar si el efecto sobre los estados financieros es material.

6G.27

Asimismo deberíamos considerar si las diferencias individuales que han sido aceptadas como razonables, son parciales hacia una dirección, en base acumulativa, podrían tener un efecto material sobre los estados financieros. En tales casos, deberíamos evaluar las estimaciones contables tomadas en su conjunto.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6H: Comunicar asuntos de auditoría de interes del gobierno corporativo

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6H COMUNICAR ASUNTOS DE AUDITORÍA DE INTERES DEL GOBIERNO CORPORATIVO CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................248 PERSONAS IMPORTANTES ...........................................................................................................................248 LOS ASUNTOS DE AUDITORÍA DE INTERES DEL GOBIERNO CORPORATIVO QUE SERÁN COMUNICADOS.............................................................................................................................................249 EL CALENDARIO DE LAS COMUNICACIONES.......................................................................................250 FORMAS DE COMUNICACIONES ................................................................................................................250 OTROS ASUNTOS..............................................................................................................................................251 CONFIDENCIALIDAD ......................................................................................................................................251 LEYES Y REGULACIONES .............................................................................................................................251

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6H: Comunicar asuntos de auditoría de interes del gobierno corporativo

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6H COMUNICAR ASUNTOS DE AUDITORÍA DE INTERES DEL GOBIERNO CORPORATIVO INTRODUCCIÓN 6H.1

El propósito de esta Nota de Procedimientos es proporcionar asesoría sobre la comunicación entre el auditor y los encargados del gobierno corporativo una entidad de los asuntos de auditoría que surgen de la auditoría de los estados financieros. Estas comunicaciones se relacionan a asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo como los define esta Nota de Procedimientos. Esta Nota no proporciona asesoría sobre comunicaciones por el auditor con las partes fuera de la entidad, por ejemplo, las agencias reguladoras o supervisoras externas.

6H.2

Deberíamos comunicar asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo que surgen de la auditoría de los estados financieros con los encargados del gobierno corporativo la entidad.

6H.3

Para los propósitos de esta asesoría, “gobernar” es el término utilizado para describir la función de las personas encargadas de la supervisión, control y dirección de una entidad. Esas personas encargadas del gobierno corporativo normalmente son responsables para asegurar que la entidad logra sus objetivos, la preparación de información financiera, y la presentación de informes a las partes interesadas. Esas personas encargadas del gobierno corporativo son parte de la administración sólo cuando lleva a cabo tales funciones.

6H.4

“Asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo” son esos que surgen de la auditoría de los estados financieros y, en nuestra opinión, son importantes y aplicables a los encargados del gobierno corporativo al supervisar la preparación de información financiera y del proceso de revelación. Los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo incluyen sólo esos asuntos de los cuales nos percatado como resultado de la auditoría. Generalmente no requieren que diseñemos procedimientos para el propósito específico de identificar los asuntos de interés del gobierno corporativo. [Las firmas miembros deberían insertar sus propios requisitos nacionales en esta área.] PERSONAS IMPORTANTES

6H.5

Deberíamos determinar a las personas importantes quienes son los encargados del gobierno corporativo y con quienes serán comunicados los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo.

6H.6

Las estructuras del gobierno corporativo varían de país en país, al reflejar antecedentes culturales y legales. Por ejemplo, en algunos países, la función de supervisar y la de administrar son legalmente separadas en distintos cuerpos, tales como un consejo de vigilancia (que en su conjunto o principalmente no es ejecutivo) y un consejo de administración (que es ejecutivo). En otros países, ambas funciones son la responsabilidad legal de un solo consejo unitario, aunque puede haber un comité de auditoría que ayuda al consejo en sus responsabilidades del gobierno corporativo en cuanto a la preparación de información financiera.

6H.7

Esta diversidad hace difícil establecer una identificación universal de personas que se encargan del gobierno corporativo y con quienes deberíamos comunicar los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo. Deberíamos usar nuestro juicio para determinar a aquellas personas con quienes los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo serán comunicados, al tomar en cuenta la estructura del gobierno corporativo de la entidad, las circunstancias del trabajo, y cualquier legislación relevante. Asimismo, deberíamos considerar las responsabilidades legales de esas personas. Por ejemplo, en las entidades que tengan consejos de vigilancia o comités de auditoría, las personas importantes podrían ser esos consejos. Sin embargo, en las entidades en donde el consejo unitario ha establecido un comité de auditoría, es posible que decidamos comunicarnos con el comité de auditoría, o con todo el consejo, según la importancia de los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

248

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6H: Comunicar asuntos de auditoría de interes del gobierno corporativo

6H.8

Cuando la estructura del gobierno corporativo de la entidad no está bien definida, o cuando las personas encargadas del gobierno corporativo no son identificadas claramente debido a las circunstancias del trabajo o por legislación, deberíamos llegar a un acuerdo con la entidad acerca de con quién serán comunicados los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo. Los ejemplos incluyen algunas entidades administradas por el mismo propietario, organizaciones no lucrativas, y organizaciones gubernamentales.

6H.9

Para evitar malos entendidos, nuestra carta de trabajo podría explicar que comunicaremos sólo esos asuntos de interés del gobierno corporativo de que nos enteramos como resultado de la auditoría, y que no estamos obligados a diseñar los procedimientos para el propósito específico de identificar asuntos de interés del gobierno corporativo. La carta de trabajo también podría:

6H.10

(1)

describir la forma en que se realizará cualquier comunicación de los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo;

(2)

identificar a las personas importantes con quienes se realizarán tales comunicaciones;

(3)

identificar cualquier asunto de auditoría de interés del gobierno corporativo que ha sido acordado para ser comunicado.

La efectividad de comunicaciones es realzada por el desarrollo de una relación laboral constructiva con los encargados del gobierno corporativo. Esta relación debería ser desarrollada con una actitud profesional de independencia y objetividad. LOS ASUNTOS DE AUDITORÍA DE INTERES DEL GOBIERNO CORPORATIVO QUE SERÁN COMUNICADOS

6H.11

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Deberíamos considerar los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo que surgen de la auditoría de los estados financieros y comunicarlos con los encargados del gobierno corporativo. Normalmente estos asuntos incluyen: (1)

el enfoque general y el alcance global de la auditoría, incluyendo cualquier limitación esperada de los mismos, o cualquier otro requisito;

(2)

la selección de, o cambios en, políticas y prácticas contables importantes, que tienen, o podrían tener, un efecto material sobre los estados financieros de la entidad;

(3)

el posible efecto sobre los estados financieros por cualquier riesgo o exposición, como litigios pendientes, que requieran revelarse en los estados financieros;

(4)

los ajustes de auditoría, registrados o no registrados por la entidad que tienen, o podrían tener, un efecto importante sobre los estados financieros de la entidad;

(5)

las incertidumbres materiales relacionadas con eventos y condiciones que podrían presentar dudas sobre la capacidad de la entidad de continuar operando como un negocio en marcha;

(6)

los desacuerdos con la administración acerca de los asuntos que, individualmente o en conjunto, podrían ser importantes a los estados financieros de la entidad o al informe del auditor. Estas comunicaciones incluyen una consideración de que si el asunto ha o no ha sido resuelto y la importancia del mismo;

(7)

las adecuaciones esperadas del informe del auditor;

(8)

otros asuntos que merecen la atención de los encargados del gobierno corporativo, como las debilidades materiales de control interno, preguntas acerca de la integridad de la administración, y fraude en que participa la administración;

(9)

cualquier otro asunto acordado en términos de la auditoría.

249

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6H: Comunicar asuntos de auditoría de interes del gobierno corporativo

6H.12

Como parte de las comunicaciones, los encargados del gobierno corporativo deberían ser informados que: (1)

nuestras comunicaciones acerca de los asuntos incluyen sólo esos asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo de los cuales no hemos sido enterados como resultado de la auditoría; y

(2)

nuestra auditoría no está diseñada para identificar todos los asuntos que podrían ser pertinentes a los encargados del gobierno corporativo. Asimismo, normalmente la auditoría no identifica todos estos asuntos.

EL CALENDARIO DE LAS COMUNICACIONES 6H.13

Deberíamos comunicar oportunamente los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo. Esto permite que los encargados del gobierno corporativo tomen una acción adecuada.

6H.14

Para lograr comunicaciones oportunas, deberíamos platicar con los encargados del gobierno corporativo la base y el calendario de estas comunicaciones. En ciertos casos, debido a la naturaleza del asunto, podríamos comunicar ese asunto más pronto de lo anteriormente acordado. FORMAS DE COMUNICACIONES

6H.15

Nuestras comunicaciones con los encargados del gobierno corporativo pueden ser verbales o por escrito. Nuestra decisión de comunicarnos verbalmente o por escrito es afectada por factores como: (1)

el tamaño, estructura operativa, estructura legal, y procesos de comunicación de la entidad que será revisada;

(2)

la naturaleza, sensibilidad e importancia de los asuntos de auditoría de interés del gobierno cooperativo que serán comunicados;

(3)

los arreglos realizados con respecto a reuniones periódicas o preparación de los asuntos de auditoría de interés del gobierno;

(4)

la cantidad de contacto y diálogo continuos que tenemos con los encargados del gobierno.

6H.16

Cuando los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo son comunicados verbalmente, deberíamos documentar los asuntos comunicados y cualquier respuesta a esos en nuestros papeles de trabajo. Esta documentación podría tomar la forma de una copia de las minutas de nuestra discusión con los encargados del gobierno. En ciertas circunstancias, según la naturaleza, sensibilidad, e importancia del asunto, podría ser aconsejable que confirmemos por escrito cualquier comunicación verbal sobre asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo con los encargados de los asuntos de auditoría del gobierno corporativo.

6H.17

Normalmente, deberíamos platicar los asuntos de auditoría de interés del gobierno con la administración, salvo cuando esos asuntos son relacionados a cuestiones de la competencia o integridad de la administración. Estas preguntas iniciales con la administración son importantes para clarificar los hechos y asuntos, y para darle a la administración una oportunidad de proporcionar mayor información. Si la administración está de acuerdo en comunicar con los encargados del gobierno corporativo un asunto de interés del gobierno, es posible que no tengamos que repetir las comunicaciones, siempre y cuando quedemos satisfechos de que tales comunicaciones han sido realizadas efectiva y adecuadamente.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

250

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6H: Comunicar asuntos de auditoría de interes del gobierno corporativo

OTROS ASUNTOS 6H.18

Si consideramos que se requiere una adecuación a nuestro informe sobre los estados financieros, como se describe en el Capítulo 28, comunicaciones con los encargados del gobierno corporativo no pueden ser consideradas como substituto.

6H.19

Deberíamos considerar si los asuntos de auditoría de interés del gobierno corporativo previamente comunicados podrían tener un efecto sobre los estados financieros del ejercicio actual. Deberíamos considerar si el asunto continúa a ser un asunto de interés del gobierno corporativo y si es necesario comunicar con los encargados del gobierno corporativo estos asuntos de nuevo. CONFIDENCIALIDAD

6H.20

Los requisitos de los cuerpos nacionales de contabilidad profesional, de legislación o de regulaciones podrían imponer obligaciones de confidencialidad que restringen nuestras comunicaciones de los asuntos de auditoría de interés corporativo. Deberíamos referirnos a estas regulaciones antes de comunicarnos con los encargados del gobierno corporativo. En algunas circunstancias, los posibles conflictos con nuestras obligaciones éticas o legales de confidencialidad y preparación de información financiera podrían ser complejos. Es estos casos, es posible que queramos consultar con el asesor legal. LEYES Y REGULACIONES

6H.21

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[Es posible que los cuerpos nacionales de contabilidad profesional, de legislación o de regulaciones podrían imponernos obligaciones para comunicar sobre asuntos relacionados con el gobierno corporativo. Estos requisitos de comunicaciones adicionales no son incluidos en esta guía. Sin embargo, podrían afectar el contenido, forma y calendario de las comunicaciones con los encargados del gobierno corporativo.]

251

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6I: Comparativos

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6I COMPARATIVOS CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................254 Los marcos de la preparación de información financiera .................................................................................254 Las cifras correspondientes...........................................................................................................................254 Estados financieros comparativos.................................................................................................................254 NUESTRAS RESPONSABILIDADES COMO AUDITORES ......................................................................254 PREPARACION DE LA INFORMACION FINANCIERA ..........................................................................254 Cifras correspondientes......................................................................................................................................255 Auditor entrante – requisitos adicionales .....................................................................................................255 Estados financieros de un ejercicio anterior revisados por otro auditor...................................................255 Estados financieros de un ejercicio anterior – no revisados .....................................................................256 Estados financieros comparativos .....................................................................................................................256 Auditor entrante – requisitos adicionales .....................................................................................................256 Estados financieros de un ejercicio anterior – revisados por otro auditor................................................256 Estados financieros del ejercicio anterior – no revisados .........................................................................257

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253

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6I: Comparativos

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6I COMPARATIVOS INTRODUCCIÓN 6I.1

Los estados financieros comparativos podrían ser presentados de distinta manera en diferentes países, dependiendo de su marco de preparación de la información financiera. Deberíamos determinar si los comparativos cumplen en todos respectos materiales con el marco de las prácticas para la preparación adecuada de la información financiera a los estados financieros que se revisan.

6I.2

Esta Nota de Procedimientos se refiere a dos marcos y métodos diferentes de la presentación de la información financiera informativa. Los marcos de la preparación de información financiera Las cifras correspondientes

6I.3

Al usar este marco, los montos y otras revelaciones para el ejercicio anterior son incluidos como parte de los estados financieros actuales, y deben ser leídos en relación con los montos y otras revelaciones relacionados con el ejercicio actual. Estas cifras correspondientes no se presentan como estados financieros independientes, sino son una parte integral de los estados financieros del ejercicio actual para ser leídos sólo en relación con las cifras del ejercicio actual; y Estados financieros comparativos

6I.4

Al usar este marco, los montos y otras revelaciones para el ejercicio anterior son incluidos como una comparación con los estados financieros del ejercicio actual, pero no forman parte de los estados financieros del ejercicio actual. NUESTRAS RESPONSABILIDADES COMO AUDITORES

6I.5

Deberíamos determinar cuál de los marcos es aplicable y obtener la suficiente evidencia adecuada de la auditoría que las cifras correspondientes o los estados financieros comparativos (como sea adecuado) cumplan con los requisitos de ese marco.

6I.6

Deberíamos evaluar si:

6I.7

(1)

las políticas contables utilizadas para las cifras correspondientes (o los estados financieros comparativos) son consistentes con aquellos del ejercicio actual o si han efectuado los ajustes y/o revelaciones adecuados; y

(2)

las cifras correspondientes (del ejercicio anterior) concuerdan con los montos y otras revelaciones presentados en el ejercicio anterior y si los ajustes y/o relevaciones adecuados han sido efectuados.

Cuando los estados financieros del ejercicio anterior han sido revisados por otro auditor, o no fueron revisados, deberíamos seguir la asesoría en la Nota de Procedimientos 6D, “Consideraciones de la auditoría durante el primer año.” PREPARACION DE LA INFORMACION FINANCIERA

6I.8

Las diferencias principales en la preparación de la información financiera entre los dos marcos son: (1)

para las cifras correspondientes, nuestro informe se refiere a los estados financieros sólo del ejercicio actual; mientras

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6I: Comparativos

(2)

para los estados financieros comparativos, nuestro informe se refiere a cada ejercicio en que se presentan los estados financieros.

Cifras correspondientes 6I.9

Cuando se presentan los comparativos como cifras correspondientes, deberíamos emitir un informe de auditoría en el cual los comparativos no se identifican específicamente porque nuestra opinión es sobre los estados financieros en su conjunto, incluyendo las cifras correspondientes. Deberíamos hacer una referencia específica a las cifras correspondientes sólo como se detalla en los siguientes párrafos.

6I.10

Cuando el informe de auditor sobre el ejercicio anterior, como fue emitido anteriormente, incluyó una opinión con salvedades, un desistimiento de la opinión, o una opinión adversa, y el asunto que causó la adecuación:

6I.11

(1)

no está resuelto, y los resultados en una adecuación de nuestro informe respecto a las cifras del ejercicio actual, nuestro informe será adecuado según las cifras correspondientes; o

(2)

no está resuelto, pero no resulta en una adecuación de nuestro informe respecto a las cifras del ejercicio actual, nuestro informe será adecuado con respecto a las cifras correspondientes; o

(3)

está resuelto, y trató correctamente con los estados financieros, normalmente nuestro informe no referiría a la adecuación anterior pero, si es un asunto material al ejercicio actual, podríamos incluir un párrafo de énfasis.

Al realizar nuestra auditoría de los estados financieros de ejercicio actual, podríamos cerciorarnos de un error importante que afecta a los estados financieros del ejercicio anterior sobre el cual un informe no adecuado fue emitido previamente. En estas circunstancias, deberíamos considerar la asesoría en la Nota de Procedimientos 6C, “Eventos subsecuentes al balance” y: (1)

si los estados financieros del ejercicio anterior han sido revisados y emitidos de nuevo junto con un nuevo informe del auditor, deberíamos sentirnos satisfechos que las cifras correspondientes corresponden a los estados financieros revisados; o

(2)

si los estados financieros del ejercicio anterior no han sido revisados y emitidos de nuevo, y las cifras correspondientes no han sido actualizadas correctamente y/o no se han realizado las revelaciones adecuadas, deberíamos emitir un informe modificado con respecto a las cifras correspondientes incluidas en los mismos.

(3)

si los estados financieros del ejercicio anterior no han sido revisados y emitidos de nuevo, pero las cifras correspondientes han sido actualizadas correctamente en el ejercicio actual y/o las revelaciones adecuadas han sido realizadas en los estados financieros del ejercicio actual, podemos incluir un párrafo de énfasis que describe las circunstancias y hace referencias a las revelaciones adecuadas.

Auditor entrante – requisitos adicionales Estados financieros de un ejercicio anterior revisados por otro auditor 6I.12

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Si es permitido, podríamos hacer referencia al informe del auditor antecesor en nuestro informe. En este caso, deberíamos indicar: (1)

que los estados financieros del ejercicio anterior fueron revisados por otro auditor;

(2)

qué tipo de informe emitió el auditor antecesor, si el informe fue adecuado, por cuáles razones; y

(3)

la fecha del informe.

255

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6I: Comparativos

[Es posible que los requisitos de legislación nacional o profesional no permitan que algunas firmas miembro hagan referencia al informe del auditor antecesor en las cifras correspondientes. En este caso, la asesoría proporcionada en este manual puede ser adecuada como sea necesario.] Estados financieros de un ejercicio anterior – no revisados 6I.13

Cuando los estados financieros de un ejercicio anterior no son revisados, deberíamos declarar en nuestro informe que las cifras no fueron auditadas. Sin embargo, esto no nos destituye de nuestras responsabilidades respecto a los saldos iniciales de ejercicio actual, como se describe en la Nota de Procedimientos 6D, “Consideraciones de la auditoría durante el primer año.”

6I.14

Al identificar que las cifras correspondientes contienen errores importantes, deberíamos pedir a la administración que revise las cifras correspondientes, o, si la administración se niega hacerlo, deberíamos modificar el informe adecuadamente. Estados financieros comparativos

6I.15

Al presentar los comparativos como estados financieros comparativos, deberíamos emitir un informe en el cual se identifican los comparativos específicamente porque nuestro informe es expresado individualmente sobre los estados financieros de cada ejercicio presentado. Podemos expresar una opinión diferente con respecto a los estados financieros de cada ejercicio.

6I.16

Al dictaminar los estados financieros del ejercicio anterior relacionado con la auditoría del ejercicio actual, si la opinión de los estados financieros del ejercicio anterior difiere de la opinión expresada anteriormente, deberíamos revelar las razones substantivas del informe diferente en un párrafo de énfasis. Auditor entrante – requisitos adicionales Estados financieros de un ejercicio anterior – revisados por otro auditor

6I.17

Cuando los estados financieros del ejercicio anterior fueron revisados por otro auditor, el auditor predecesor puede emitir de nuevo el dictamen sobre el ejercicio anterior, y podemos reportar sólo acerca del ejercicio actual.

6I.18

Cuando el auditor predecesor no emite de nuevo el dictamen sobre el ejercicio anterior, nuestro informe debería indicar:

6I.19

(1)

que los estados financieros del ejercicio anterior fueron revisados por otro auditor;

(2)

el tipo de informe emitido por el auditor predecesor y, si el informe fue modificado, las razones por la modificación; y

(3)

la fecha de ese informe.

Al realizar nuestra auditoría de los estados financieros del ejercicio actual, es posible que nos demos cuenta de algún error importante que afecte a los estados financieros del ejercicio del ejercicio anterior sobre los cuales el auditor predecesor había emitido un informe sin modificaciones. Posteriormente, deberíamos discutir el asunto con la administración y, después de haber obtenido la autorización de la administración, comunicarlo con el auditor predecesor y proponer que los estados financieros del ejercicio anterior sean actualizados. Si el auditor predecesor está de acuerdo en emitir de nuevo el informe de la auditoría sobre los estados financieros actualizados del ejercicio anterior, deberíamos seguir la asesoría del párrafo anterior. Si el auditor predecesor no está de acuerdo con la actualización propuesta, o se niega a emitir de nuevo el informe de la auditoría sobre los estados financieros del ejercicio anterior, el párrafo introductorio de nuestro informe podría indicar que el auditor predecesor hizo su informe sobre los estados financieros del ejercicio anterior antes de la actualización.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6I: Comparativos

Estados financieros del ejercicio anterior – no revisados 6I.20

Cuando los estados financieros del ejercicio anterior no son revisados, deberíamos declarar en nuestro informe que los estados financieros comparativos no son revisados. Sin embargo, esto no nos destituye de nuestras responsabilidades respecto a los saldos iniciales del ejercicio actual, como se describe en la Nota de Procedimientos 6D, “Consideraciones de auditoría durante el primer año.”

6I.21

Cuando identificamos que las cifras no revisadas del ejercicio anterior contienen un error importante, deberíamos solicitar a la administración que revise las cifras del ejercicio anterior o, si la administración se niega hacerlo, deberíamos modificar adecuadamente el informe.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6J COMERCIO ELECTRONICO (“E-COMMERCE”) CONTENIDO INTRODUCCION................................................................................................................................................260 RESUMEN EJECUTIVO ...................................................................................................................................260 Características de la industria de e-Commerce .................................................................................................260 Asuntos de contabilidad emergentes .................................................................................................................261 Sistemas contables .............................................................................................................................................261 Estrategia de la auditoría....................................................................................................................................261 ¿QUÉ ES E-COMMERCE? ...............................................................................................................................261 Las clases de e-Commerce.................................................................................................................................262 e-Commerce de negocio-a-negocio ...............................................................................................................262 e-Commerce de negocio-a-consumidor.........................................................................................................262 Las clases de sitios de Internet...........................................................................................................................262 Las ventajas y desventajas de e-Commerce ......................................................................................................263 El impacto de e-Commerce sobre los negocios tradicionales...........................................................................263 Terminología de e-Commerce ...........................................................................................................................263 CARACTERÍSTICAS TÍPICAS DE LOS NEGOCIOS DEL E-COMMERCE .........................................264 (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h)

Participación de terceros................................................................................................................264 Incertidumbre sobre el negocio en marcha ...................................................................................265 Asuntos regulatorios ......................................................................................................................265 El ambiente del negocio rápidamente cambiante..........................................................................266 Altas expectativas del cliente ........................................................................................................266 Nivel de experiencia administrativa..............................................................................................267 Ingresos derivados de nuevos recursos de nuevas formas............................................................268 Nuevos medios de capturar y revelar datos de los sistemas contables.........................................269

ASESORÍA DE AUDITORÍA ............................................................................................................................269 Procedimientos de aceptación............................................................................................................................269 (a) La capacidad para servirle al cliente .............................................................................................270 (b) El especialista de aseguramiento IS ..............................................................................................270 (c) La capacidad para pagar los honorarios de la firma .....................................................................270 (d) Negocio en marcha ........................................................................................................................270 (e) Planes creíbles y comercialmente sensibles del negocio ..............................................................271 (f) Partes técnicas confiables y de buena reputación de terceros.......................................................271 (g) Capacidad de la administración.....................................................................................................271 (h) Pagos en especie por servicios ......................................................................................................271 (i) Reputación .....................................................................................................................................271 Entendimiento del negocio ................................................................................................................................272 (a) Objetivos de los accionistas...........................................................................................................272 (b) Estrategia de mercadotecnia ..........................................................................................................272 (c) Objetivos financieros críticos ........................................................................................................272 (d) Fuentes de ingresos........................................................................................................................273 (e) Relación con terceros clave ...........................................................................................................273 (f) Requisitos regulatorios ..................................................................................................................273 (g) Estrategia de remuneración del empleado.....................................................................................273 Entendimiento de los sistemas de contabilidad.................................................................................................274 Sistemas sencillos de contabilidad ................................................................................................................275 (a) Sistemas básicos de contabilidad ..................................................................................................275 (b) Servicios de contabilidad contratados por afuera .........................................................................275 Sistemas complejos de contabilidad..............................................................................................................276

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

(a) Interfaces entre el Web y aplicaciones contables..........................................................................276 (b) La evidencia de la auditoría electrónica........................................................................................276 (c) La eliminación de las transacciones y funciones contables tradicionales ....................................276 (d) Asuntos de seguridad, control de acceso general..........................................................................277 (e) Asuntos de autenticidad y seguridad de e-Commerce ..................................................................277 Procedimientos de Auditoría .....................................................................................................................278 Entendiendo los asuntos contables y de preparación de información financiera .............................................278 Reconocimiento de ingresos y estimaciones relacionadas ...........................................................................279 Costos del desarrollo del sitio Web...............................................................................................................281 Otros asuntos .................................................................................................................................................281 Evaluando el riesgo inherente............................................................................................................................282 La industria en donde opera la entidad ........................................................................................................282 Las características únicas de una entidad en particular..............................................................................283 La naturaleza del área del estado financiero................................................................................................283 Evaluando el ambiente de control......................................................................................................................284 El desarrollo y la operación de sistemas TI..................................................................................................284 Procedimientos de control sobre la seguridad de sistemas TI .....................................................................285 Procedimiento de control sobre autenticidad e integridad ..........................................................................285 La aplicabilidad de la estructura organizacional de la entidad ..................................................................285 Métodos de delegación ..................................................................................................................................286 Prácticas del personal ...................................................................................................................................286 Estrategia de auditoría........................................................................................................................................286 Grado de confiabilidad en el e-Commerce ...................................................................................................286 Áreas relacionadas del estado financiero .....................................................................................................287 Diseño de nuevas alternativas a las pruebas tradicionales de auditoría.....................................................287 Preciso conocimiento técnico de los especialistas de aseguramiento IS .....................................................287 Mayor confiabilidad sobre las pruebas de control .......................................................................................287 La limitación sobre la confianza adquirida del enfoque de “caja negra” (“black box”) ..........................288 Otros asuntos .................................................................................................................................................288 Ejecución de la auditoría....................................................................................................................................289 Procedimientos y pruebas de control ............................................................................................................289 Procedimientos analíticos substantivos – el impacto sobre las fórmulas financieras tradicionales ..........290 Procedimientos de auditoría generales substantivos....................................................................................290 (a) Inventario .......................................................................................................................................290 (b) Activos fijos ...................................................................................................................................291 (c) Cuentas por pagar ..........................................................................................................................291 (d) Pagos anticipados de clientes ........................................................................................................291 (e) Otros pasivos..................................................................................................................................291 (f) Capital ............................................................................................................................................292 (g) Ingresos ..........................................................................................................................................292 (h) Impuestos .......................................................................................................................................292 La formación de una opinión y un informe .......................................................................................................292 (a) Incertidumbre sobre el negocio en marcha ...................................................................................292 (b) Las normas de la presentación de información financiera............................................................293 (c) Revisión de eventos subsecuentes.................................................................................................293 (d) Representación del cliente .............................................................................................................294

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

NOTA DE PROCEDIMIENTOS 6J COMERCIO ELECTRONICO (“E-COMMERCE”)

INTRODUCCION •

Como resultado de un impacto muy grande del Internet sobre el mundo de negocios en los últimos años de los 90s y al principio del siglo 21, nuevos negocios han sido establecidos que especializan en oportunidades de e-Commerce que fueron presentadas por el Internet y los adelantos tecnológicos de información relacionada. Muchos otros negocios expanden sus actividades tradicionales de negocios para incluir un elemento de ‘e-Commerce’ (comercio electrónico).

•

Es sugerido por varios comentaristas de negocios que ninguna tecnología había tenido un impacto tan rápido sobre nuestras vidas y negocios como el Internet. Para poner esto en una perspectiva, la radio tardó 38 años para adquirir a 50 millones de radioescuchas mundialmente, la televisión tardó 13 años. Aún la PC tardó 16 años para alcanzar este número. El Internet alcanzó la misma cifra en 4 años.

•

Los negocios de e-Commerce (o ‘e-Businesses’) a menudo demuestran muchas características distintas. Estas características pueden presentar riesgos específicos al auditor o pueden requerir un alcance de auditoría alternativa al alcance usado tradicionalmente para realizar ciertos componentes de la auditoría BDO.

•

Esta Nota de procedimientos pretende: -

Proporcionar un panorama de la naturaleza de la actividad de e-Commerce.

-

Resaltar los riesgos típicos de auditoría de los negocios de e-Commerce.

-

Proporcionar asesoría del alcance de auditoría y de los procedimientos en áreas pertinentes.

Esta Nota de Procedimientos pretende suplementar al Manual de Auditoría. La asesoría proporcionada aquí no suple a ninguno de los procedimientos establecidos en el manual. RESUMEN EJECUTIVO 6J.1

Esta guía suplementaria se enfoca en varias características clave y en los posibles asuntos presentados al auditor, y considera el impacto sobre los procedimientos de auditoría. Los puntos clave presentados forman parte de tres categorías principales establecidos y son presentados a continuación. Características de la industria de e-Commerce

6J.2

Estas incluyen: •

Un paso rápido de cambio

•

Una administración que frecuentemente no tiene experiencia

•

Una dependencia de terceros clave para la continuidad del negocio (dominios de páginas Web, negocios de cumplimiento, etc.)

•

Un marco legal y fiscal subdesarrollado referente a la comunicación y al comercio internacional del Internet

•

Un posible riesgo de fracasos de negocios

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

260

06/2002

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

Un alto enfoque sobre el crecimiento de rotación en lugar de la rentabilidad

Asuntos de contabilidad emergentes 6J.3

E-Commerce presenta nuevos asuntos de contabilidad a la profesión contable. En particular, el deseo de maximizar rotación, junto con nuevas formas de generar ingresos, resultan en la importancia aumentada de políticas contables para la rotación. Otro asunto es el tratamiento contable de costos del desarrollo del Web. Las organizaciones que establecen normas están en el proceso de considerar estos asuntos. Sistemas contables

6J.4

La sofisticación aumentada de sistemas de cómputo en el sector de e-Commerce coloca un mayor énfasis sobre la necesidad de documentar y evaluar estos sistemas. Los auditores podrían ver que su evidencia de la auditoría sólo está disponible en formato electrónico. Esto requerirá la participación paulatina de un especialista de aseguramiento de Sistemas de Información (‘IS’) que tenga la capacidad de realizar tal trabajo y llevar a cabo pruebas de control computarizadas y técnicas substantivas de auditoría con la ayuda de las computadoras.

6J.5

Los e-Businesses no siempre cuentan con sistemas complejos de cómputo que hacen interfaces con sistemas contables. Algunos negocios pueden tener sistemas contables muy sencillos que requieren habilidades limitadas de los especialistas para efectuar la auditoría.

6J.6

Los sistemas de cómputo deben ser evaluados con respecto a los controles generales de cómputo (por ejemplo, la seguridad de acceso, la seguridad física, el control sobre el desarrollo) y con respecto a los controles específicos de e-Commerce (por ejemplo, la autenticidad de las fuentes de información del Internet). El nivel de confianza que tenemos en los controles de los sistemas de cómputo impactarán directamente sobre el alcance de nuestro trabajo sustantivo de auditoría. Por lo tanto, se puede esperar que los especialistas de aseguramiento de IS tengan una mayor función en la planeación y realización de la auditoría. Estrategia de la auditoría

6J.7

6J.8

Las metas y objetivos permanecen iguales para un negocio de e-Commerce como para cualquier auditoría, es decir obtener evidencia de la auditoría que es suficientemente pertinente y confiable para alcanzar nuestra opinión sobre los estados financieros. Sin embargo, en el ambiente de e-Commerce, las técnicas requeridas para obtener esa evidencia podría requerir una adaptación con referente a: •

Las técnicas – para permitir la interrogación y evaluación de datos electrónicos y los sistemas/procesos para generarlos.

•

Las habilidades de los equipos – con la intervención de especialistas de IS que son capacitados para evaluar estos sistemas y quienes pueden realizar las técnicas de auditoría por medio de la ayuda de computadoras (‘CAATs’) para recopilar la evidencia de la auditoría.

El grado al cual nuestro alcance de auditoría es impactado por asuntos de e-Commerce dependerá del grado al cual el negocio del cliente participa en e-Commerce. Nuestro alcance de auditoría para un negocio puro del Internet será impactado significativamente más por consideraciones de e-Commerce que un negocio tradicional que ha presentado un pequeño elemento de e-Commerce activamente para complementar su actividad principal no relacionado con e-Commerce. ¿QUÉ ES E-COMMERCE?

6J.9

06/2002

E-Commerce, en términos generales, cubre cualquier forma de transacción de negocio realizada electrónicamente, por medio de puertos de telecomunicaciones.

261

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.10

Formalmente se puede describir así: ‘E-Commerce es el intercambio de información a través de redes electrónicas, en cualquier etapa de la cadena de abastecimiento, dentro de una organización, entre negocios, entre negocios y consumidores, o entre los sectores públicos y privados, no importa que sea pagado o gratuito.’

6J.11

Del rango de tecnologías que apoyan al e-Commerce, quizá el más importante es el Internet, que permite compartir información globalmente y ha sido apodado la ‘Supercarretera de la Información’.

6J.12

El Internet no la única manera para crear un camino entre computadoras. Muchas ‘redes’ de cómputo no relacionadas con la Internet ya existían en instituciones académicas, pero el Internet ha llegado a ser lo más popular en los últimos años entre las comunidades de negocios y del consumidor.

6J.13

Aunque la definición formal de e-Commerce presentada arriba es muy amplia, es claro que distintos individuos y organizaciones tienen sus propias opiniones referentes a qué constituye el e-Commerce. Por ejemplo, algunas personas pueden mantener sus definiciones muy estrechas y decir que el eCommerce es un conjunto de negocios sólo ‘colocados en el Internet’ y enfocados al consumidor como es el caso de amazon.com.

6J.14

En verdad, como sugiere la definición, la aplicación de e-Commerce al ambiente global de negocios es más amplia que esta opinión estrecha. Las clases de e-Commerce

6J.15

El mercado de e-Commerce es dividido convencionalmente en negocio-a-negocio (‘B2B’) (por ejemplo, servicios en línea de apoyo de cómputo) y negocio-a-consumidor (‘B2C’) (por ejemplo, la venta de boletos de avión al consumidor). Estos tipos de e-Commerce se presentan a continuación. Asimismo existe el consumidor-a-negocio (‘C2B’) (por ejemplo, consorcios de venta a granel al consumidor), consumidor-a-consumidor (‘C2C’) (por ejemplo, subastas en línea) y ahora gobierno-anegocio (‘G2B’) (por ejemplo el pago de impuestos en línea). En el futuro, es probable que estas categorías lleguen a ser más enturbiadas. Al largo plazo, la distinción bien podría ser entre el eCommerce al cliente y al proveedor, en donde el cliente es un negocio o un individuo. e-Commerce de negocio-a-negocio

6J.16

El e-Commerce de negocio-a-negocio se trata del comercio entre negocios (por ejemplo, una compañía que usa una red para efectuar pedidos de sus proveedores, para recibir facturas y para realizar pagos). Esta categoría de e-Commerce ha sido establecido por varios años, particularmente en el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) a través de redes privadas o del valor agregado. Sin embargo, el EDI es un medio muy claramente estructurado, pre-establecido y formalizado para comercializar. El uso del Internet para el e-Commerce B2B a través de redes públicas permite que los negocios realicen su comercio sobre una base menos estructurada y más flexible y provee virtualmente el uso sin límites a compradores y a vendedores. Es una progresión natural para muchas compañías. Ofrecer los beneficios tanto a proveedores como a vendedores en para reducir el papeleo y el tiempo administrativo y permitir que las agencias adopten prácticas más eficientes de compras. e-Commerce de negocio-a-consumidor

6J.17

En gran parte el e-Commerce del negocio-al-consumidor es igual al comercio al menudeo o compras electrónicos, y se ha expandido rápidamente con el incremento del uso del Internet. Mayor tiempo de ocio y la mejora en servicios de entrega que estimularon el crecimiento de compras por catálogo durante los años 80s y 90s ahora causan que la gente compre por el Internet. Las clases de sitios de Internet

6J.18

Los sitios de Internet pueden ser divididos en cuatro categorías principales:

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

262

06/2002

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

Sitios de transmisión

Ofrecen un acceso sencillo en línea a la información referente al negocio y a sus servicios. •

Sitios interactivos

Proporcionan una capacidad para solicitar cierta información/productos en línea. •

Sitios tradicionales

Estos desarrollan sitios interactivos a ser sitios de tiempo completo en línea integrados con sistemas de cómputo de respaldo. •

Sitios integrados

Proporcionan la integración completa a través de los canales de clientes y las cadenas de comercios. 6J.19

Al principio del año 2000, muchos negocios sólo han alcanzado el primer o segundo etapa. Sin embargo, en ciertos países, como es los Estados Unidos, sitios de Internet han desarrollado mucho más. Muchos negocios aún sólo usan el Internet para proporcionar acceso público a información acerca de sus negocios o como un medio alternativo de comunicar solicitudes normativos (por ejemplo, ‘envíenme un folleto’). En muchos casos, puede haber todavía una interacción manual entre los sistemas de comunicación del Internet y los sistemas normativos de negocios.

6J.20

Mientras el nivel de sofisticación aumenta a niveles ‘transaccionales’ e ‘integrales,’ se realiza la automatización completa de los procesos de negocios y las prácticas tradicionales de negocios son remplazadas por nuevos sistemas electrónicos. Las ventajas y desventajas de e-Commerce

6J.21

Se presentan algunas de las ventajas y desventajas de e-Commerce en el Apéndice 2. El impacto de e-Commerce sobre los negocios tradicionales

6J.22

Ciertos sectores de las industrias y servicios tradicionales ya han visto un impacto masivo sobre los medios tradicionales de llevar a cabo negocios a través de la presencia del Internet. Ejemplo Los corredores de seguros y agentes de viajes están perdiendo sumas significativas de sus negocios a la competencia basada en e-Commerce. El Internet proporciona al cliente con el acceso a la información que anteriormente sólo se conseguía por medio de un intermedio. Ahora el consumidor puede obtener información acerca de disponibilidad y precios directamente de la aseguradora o la línea aérea y en muchos casos puede realizar transacciones directamente a un costo menor que podría proporcionar el intermediario. Terminología de e-Commerce

6J.23

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Existe un gran número de términos técnicos y acrónimos que se usan dentro del sector de e-Commerce. Un glosario de algunos términos más comunes se presentan en el Apéndice 1.

263

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

CARACTERÍSTICAS TÍPICAS DE LOS NEGOCIOS DEL E-COMMERCE 6J.24

Por su naturaleza, la alta dependencia en el intercambio electrónico de información y el crecimiento rápido en el sector de e-Commerce han generado varias características que tipifican los negocios que operan en el sector.

6J.25

Establecimos a continuación varias características clave de los negocios en el sector que nos pueden ser importantes para entender la entidad que revisaremos. Todas las características no se aplicarán a todos los e-Businesses pero un conocimiento de su posible presencia es necesario. (a)

Participación de terceros

6J.26

Casi todos los negocios de e-Commerce serán dependientes sobre varios proveedores clave para mantener los componentes clave de la infraestructura que permite que siga trabajando su negocio.

6J.27

Un negocio de e-Commerce típicamente será más dependiente en terceros para proporcionar servicios no tradicionales que son críticos para el negocio. Estos servicios incluyen: •

Páginas-Web y base de datos, mantenimiento y seguridad. Estos pueden ser proporcionados por un Internet Service Provider (Proveedor de Servicios de Internet) (‘ISP’) en algún sitio remoto. La provisión y el mantenimiento de acceso continuo al Internet deben ser asegurados. Un negocio de e-Commerce con su sitio Web de Internet fuera de línea no será más efectivo que un negocio tradicional con sus oficinas y almacenes cerrados. Deben estar en operación los arreglos de planeación de desastres y de contingencias. Es vital asegurar que sólo los usuarios permitidos puedan acceder a las páginas individuales de la Web o puedan capturar datos. El e-Business debe contar con proveedores de servicio de confianza que pueden garantizar el nivel de normas de seguridad requeridas por ese negocio.

•

Actualización de páginas-Web La actualización constante de las páginas-Web del Internet puede ser un proceso que se realiza dentro del negocio o puede ser contratado a un proveedor de servicios especializados.

•

Procesar transacciones de tarjetas de crédito o similares Los sitios-Web del Internet que realizan transacciones pueden depender de los servicios de un tercero para autorizar transacciones de tarjetas de crédito o bancarias.

•

Cumplimiento Muchas compañías de e-Commerce en sí realizan servicios de cumplimiento limitado. Sus negocios pueden ser enfocados en ventas y mercadotecnia y el establecimiento de la base de datos de sus clientes. Pueden hacer uso de terceros para cumplir (es decir, entregar) los bienes y servicios que venden. Por lo tanto, dependen altamente de los terceros para entregar sus productos y servicios a los clientes a los niveles requeridos de servicio. A menudo los requerimientos de los terceros serán para cumplir con la rapidez, confianza y logísticas de distribución.

•

Métricas del Internet Los negocios de e-Commerce pueden generar ingresos de la recomendación de posibles clientes a otros sitios-Web a través de anuncios en sus propios sitios Web. Los ingresos de su publicidad pueden depender del número de ‘visitas’ a su propio sitio-Web. Las firmas de ‘métricas del Web’ se especializan en proveer estadísticas confiables de la actividad en el Web y pueden ser clave en la generación de ingresos.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

Contratando funciones administrativas afuera del negocio Muchos negocios del Internet contratan a terceros para realizar funciones administrativas tradiciones. Estas incluyen la preparación de nómina del personal y los servicios de contabilidad para los proveedores de servicios.

(b) 6J.28

Incertidumbre sobre el negocio en marcha

El sector de e-Commerce ha sido caracterizado por: •

Un alto nivel de nuevos participantes al sector

•

Altos niveles de competencia del segmento del mercado

•

La presencia de nuevos negocios

•

En muchos casos, pocas barreras para entrar para que haya competencia en el futuro

•

Un alto nivel de aplicabilidad para que los negocios para predecir las pérdidas muy significativas del comercio a dos, tres o más años en el futuro

•

Los planes de negocio que no han sido la razón de los exámenes tan detallados como los negocios convencionales, debido a la falta de indicadores confiables para el comercio en el Internet sobre el cual los inversionistas pueden basar sus decisiones de inversiones. Nuevos negocios con proyecciones pocas realistas de crecimiento han podido recaudar fondos.

•

Un nivel muy alto de inversión que estos negocios deben hacer en publicidad (para desarrollar, mantener y defender su segmento del mercado), recursos humanos y sistemas.

•

Una falta de rentabilidad a la fecha

6J.29

Dado lo antes mencionado, ahora hay una preocupación significativa que algunos de los nuevos eBusinesses quedarán sin fondos antes de que puedan generar utilidades. Esto presenta claramente un riesgo del negocio en marcha con respecto a todo el sector. Deberíamos considerar el riesgo muy cuidadosamente al planear nuestra auditoría.

6J.30

Por supuesto siempre existe la posibilidad de pedirles a los inversionistas que contribuyan una segunda o una tercera vez, pero esto podría ser difícil si el negocio no ha logrado sus objetivos establecidos cuando contribuyeron por primera vez. Otras alternativas incluyen la venta del negocio a un tercero que desea inyectarle fondos adicionales. (c)

6J.31

Todo el e-Commerce es un sector nuevo que se está desarrollando rápidamente. El concepto del comercio global repentinamente ha llegado a ser posible aún para los negocios más pequeños. Como tal, los regimenes legales y fiscales alrededor del mundo en muchos casos están luchando para tratar con los asuntos que el e-Commerce está creando. Estos asuntos incluyen: •

06/2002

Asuntos regulatorios

El asunto geográfico de comercio en la zona fronteriza: -

¿cuáles impuestos, IVA, etc. deberían ser aplicado?

-

¿deberían ser los que se aplican en el lugar del vendedor o del comprador?

-

¿es fácil identificar la ubicación del vendedor?

265

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

•

6J.32

6J.34

6J.35

-

¿en cuál jurisdicción (o cuáles jurisdicciones) está el negocio sujeto a impuestos sobre sus ingresos netos?

-

¿existe alguna restricción legal sobre la capacidad del negocio para comercializar en ciertas jurisdicciones, y se aplican si el negocio se ubica en el extranjero (por ejemplo las leyes de juegos de azar)?

-

¿a cuál protección de datos, protección del consumidor o leyes de privacidad está sujeto el negocio?

-

¿a cuáles regulaciones de lavado de dinero debe regirse el negocio?

-

¿cuál régimen financiero se aplica al e-Business?

-

¿cuál es la situación legal de la evidencia electrónica y cuáles son los métodos de encriptación en la jurisdicción en donde opera el negocio?

Una falta de regulaciones de los tipos de negocios/transacciones que se realizan debido a lo nuevo de las mismas: -

La posibilidad que aún no existen las leyes pertinentes

-

¿Sabes si compras con un negocio de buena reputación cuando compras en el Internet? En el sector B2C, la protección del consumidor es una asunto muy grande

No tan sólo existe confusión en cuanto a la postura legal actual, pero también hay una necesidad de que los e-Businesses estén actualizados con los desarrollos rápidos alrededor del mundo mientras los gobiernos empiezan a tratar los problemas que enfrentan. (d)

6J.33

La presencia geográfica del negocio para fines legales y fiscales, y por lo tanto la claridad en cuanto a cuáles leyes y regulaciones nacionales está sujetos:

El ambiente del negocio rápidamente cambiante

E-Commerce es una industria que dicta que las entidades que operan dentro de ella deban poder cambiar rápidamente para mantener una ventaja competitiva, debido a: •

La percepción de la necesidad de ser el primero en el mercado

•

La capacidad de adaptar rápidamente a cambios muy rápidos en las condiciones del mercado, tecnología, expectativas del cliente y regulaciones (impuestos, leyes y contabilidad)

•

Las barreras para entrar que existen en las industrias que han operado por más tiempo no están establecidas

(e)

Altas expectativas del cliente

Al realizar transacciones por Internet se surgen las siguientes expectativas: •

Un servicio de alta velocidad

•

Cumplimiento o entrega de alta velocidad

•

Confidencialidad de información personalizada

Logrando las expectativas de cumplimiento (por ejemplo, la entrega rápida de mercancía) es mucho más difícil que cumplir con las expectativas de pedidos rápidos.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

266

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.36

Se puede esperar que las exigencias de los clientes aumenten y evolucionen mientras los posibles usos de este medio son explorados. La falta de cumplir con estas demandas podría permitir que la competencia tome el segmento del mercado y podría resultar en un alto nivel de devoluciones de productos. Ejemplo Una juguetería en le Internet empezó comercializar en el otoño de 1999 al vender una amplia gama de juguetes a precios muy competitivos. Recibió un alto nivel de atención de los medios de comunicación y como consecuencia atrajo un gran número de clientes que querían comprar juguetes para la Navidad. La tienda prometió entregar su mercancía rápidamente antes de la Navidad y por consiguiente recibió pedidos hasta pocos días antes. El negocio fue abrumado con pedidos de juguetes y tenía existencias insuficientes para cumplir con las demandas. No podía cumplir con las expectativas de los clientes, y por lo tanto muchos niños no recibieron sus regalos navideños hasta enero de 2000. Muchos juguetes fueron devueltos por los clientes porque no habían llegado a tiempo. Los clientes tenían la expectativa que los juguetes fueran a ser entregados dentro de pocos días después de realizar sus compras, y por lo tanto no se preocupaba esperarse hasta pocos días antes de la Navidad. Claramente, en este escenario, el eBusiness no contaba con los procesos suficientes para avisar a los clientes de la disponibilidad y el tiempo probable de la entrega de sus pedidos, ni para asegurar que había suficiente existencia para cumplir con la demanda. (f)

6J.37

Nivel de experiencia administrativa

Existe una probabilidad significativa que la competencia de la administración dentro del e-Business sea menor que aquella dentro de los negocios más tradicionales. Los factores principales que causan esto son: •

Una administración joven La aparición de la nueva tecnología ha resultado en que los empresarios más jóvenes sean los ‘expertos’ en el negocio de e-Commerce. Estos individuos pueden tener una falta de experiencia comercial y pueden ser propensos tomar riesgos.

•

Aplicabilidad La falta de aplicabilidad con respecto a la generación de utilidades afecta a las acciones/riesgos tomados. No se espera que los negocios de e-Commerce vayan a generar utilidades y los altos niveles de gastos son aceptables. En consecuencia, es posible que no sea un requisito inmediato la administración financiera estricta.

•

La rapidez del cambio La rapidez del cambio dentro del sector de e-Commerce significa que las empresas exitosas deben establecer sus operaciones muy rápidamente. Es posible que enfrenten un cambio en el nivel requerido de actividad por un factor de diez o de cien de la noche a la mañana. Este paso de cambio es un desafío difícil para los gerentes con mayor experiencia, y mucho más para los empresarios jóvenes del e-Business.

•

Disponibilidad de fondos La facilidad inicial con que los fondos podrían ser adquiridos ha reducido la necesidad de tomas de decisiones eficientes así como el uso cuidadoso de recursos por la administración.

06/2002

267

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.38

Como en todos negocios, las oportunidades exitosas de e-Commerce serán aquellas que tienen tanto una buena visión y una administración fuerte. Los empresarios inteligentes deberían crear estructuras administrativas al hacer uso de los individuos que puedan mostrar las habilidades administrativas adecuadas. Ejemplo Un nuevo negocio financiero intermediario del Internet pretendía gastar una suma significante en una campaña nacional de televisión y publicidad que le costaba miles de millones de dólares para coincidir con el lanzamiento de su sitio-Web que proporcionaba cotizaciones en línea de productos financieros (por ejemplo, de seguros). El desarrollo de este sitio-Web se atrasó. Sin embargo, permitían que continuara la publicidad a un costo significativo. Al ver la publicidad y al visitar el sitio-Web los consumidores encontraron muchas partes del sitio-Web que decían que estaban ‘en construcción’. Muchos de ellos nunca volverían a visitar el sitio. Es dudoso si hicieran un esfuerzo suficiente para asegurar que la construcción del sitio-Web fuera terminada antes de lanzar su publicidad. (g)

Ingresos derivados de nuevos recursos de nuevas formas

6J.39

El Internet ha presentado e-Businesses con varias formas nuevas de conseguir ingresos.

6J.40

Las valuaciones sobre compañías de e-Commerce colocan mucha confiabilidad sobre flujos de ingresos actuales o que podrían presentarse en un futuro cercano. Una variedad de factores de valuación empresarial puede ser aplicada, pero se basan muchos sobre la clase y el tamaño de flujo de ingresos que será generado.

6J.41

Por lo tanto, se coloca un gran énfasis sobre la generación de altos niveles de ingresos – el crecimiento y el tamaño de ingresos es la medida de desempeño más significativa para muchos negocios de eCommerce.

6J.42

Las nuevas fuentes de ingresos que existen dentro de los negocios de e-Commerce incluyen: •

Ingresos generados por clientes realizando transacciones a través del sitio-Web del cliente

•

Suscripción de acceso al sitio-Web del Internet que proporciona la información o servicio deseado

•

Ingresos de la publicidad de terceros/proveedores sobre el sitio-Web del cliente, posiblemente en la forma de una renta diaria, o por otra parte, basados en cómo hacen ‘clic’ muchos clientes en prospecto hasta llegar a los sitios-Web del propio publicista.

•

Una comisión generada de las ventas de terceros en donde introducen al cliente al tercero a través del sitio-Web del cliente, y

•

Pagos de subastas, basadas en un porcentaje del valor de las ventas de los bienes subastados, un cobro de publicidad para el vendedor, o una combinación de ambos cargos.

6J.43

Un rango de nuevos arreglos comerciales se desarrolla dentro del sector de e-Commerce. Estos incluyen transacciones de intercambio, esquemas de la lealtad de los clientes, y descuentos introductorios muy favorables.

6J.44

Los asuntos contables acerca de estas nuevas formas de ingresos se presentan más en los párrafos 106 al 110.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

268

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

(h)

Nuevos medios de capturar y revelar datos de los sistemas contables

6J.45

Los negocios de e-Commerce muestran una gran potencial para desarrollar sistemas de negocios y de contabilidad más allá de las operaciones tradicionales de contabilidad.

6J.46

Los sitios-Web en operación completa podrían permitir que los clientes capturen datos que finalmente serán procesados automáticamente a través del sistema contable del proveedor. Normalmente estos datos serán capturados por el cliente y recibidos por el servidor del Web. Los datos serán procesados por medio de ‘middleware’ (por ejemplo, el procesamiento de pago de tarjetas de crédito) y luego colocados en el sistema de contabilidad. Entre cada componente, exámenes detallados del acceso apropiado de seguridad y de la autenticidad de los datos deben realizarse. Pago del banco ↑ Cliente →

Internet

→

Servidor Web

→

‘Middleware’ ↓ Proveedor

→

Sistema de contabilidad

6J.47

En los sitios-Web que operan completamente, es posible que pedidos y documentos de venta no existan. Es posible que documentos de pedidos y ventas ya no sean necesarios y que el cliente haya pagado la mercancía antes de que se compre. En los negocios en donde se usa e-Commerce para complementar los canales de venta, el procesamiento de e-Commerce del sitio-Web de ‘pago anticipado’ podría requerir hacer una interfase correctamente con los sistemas tradicionales de contabilidad instalados.

6J.48

El nivel de complejidad y automatización de los sistemas completamente integrados podrían prohibir que los sistemas de contabilidad puedan ser revisados independientemente de los otros sistemas de negocios.

6J.49

Las formas tradicionales de contabilidad podrían ser reemplazadas por formas electrónicas de facturas, pagos, pedidos, confirmaciones, etc. ASESORÍA DE AUDITORÍA

6J.50

Se estructura esta sección basada en lo siguiente: • • • • • • • • •

Procedimientos de aceptación Entendimiento del negocio Entendimiento de los sistemas contables Entendimiento de asuntos contables y de la preparación de información financiera Evaluar riesgos inherentes Evaluar el ambiente de control Estrategia de auditoría Ejecución de la auditoría Formar una opinión y preparar la información financiera

Procedimientos de aceptación 6J.51

06/2002

Los procedimientos normativos de aceptación aplican a todos los clientes en prospecto de e-Commerce (véase el Capítulo 3 – ‘Procedimientos de aceptación’). Las siguientes consideraciones son importantes para los clientes de e-Commerce para las asignaciones nuevas y continuas.

269

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

(a)

La capacidad para servirle al cliente

6J.52

Los negocios de e-Commerce variarán de los negocios tradicionales que usan e-Commerce como otro medio de realizar sus negocios existentes, a ‘dot.coms’ que son completamente dependientes del Internet y las tecnologías del Internet para realizar todos sus comercios. El socio del trabajo debería asegurar que tiene los conocimientos adecuados del elemento de e-Commerce del negocio para asegurar que los procedimientos de auditoría pertinentes se llevan a cabo correctamente, o para asegurar que cuenta con la asesoría adecuada de un socio o de un alto miembro del personal que posee tal experiencia.

6J.53

La lista de aceptación del cliente, Apéndice A del Capítulo 3, ayudará a identificar posibles problemas de aceptación. (b)

El especialista de aseguramiento IS

6J.54

Típicamente un cliente e-Commerce requiere de la asesoría de un especialista de aseguramiento IS. Un especialista de aseguramiento IS es un individuo que tiene experiencia en evaluar la calidad y confiabilidad de sistemas computarizados y los controles de los mismos. También tiene experiencia con el uso de los CAATs. Al participar en la auditoría de clientes de e-Commerce, también debería ser consciente de los asuntos técnicos específicos y de la consideración de la tecnología del Internet y su interacción con los sistemas financieros tradicionales. Antes de aceptar a trabajar para un cliente o aceptar una asignación, el socio de trabajo debería asegurarse de que la firma conozca a un especialista IS adecuadamente calificado que tenga conocimientos de e-Commerce para evaluar el grado de trabajo requerido y para realizar tal trabajo. De lo contrario debería haber una forma para obtener estas capacidades de fuentes confiables que son independientes del cliente.

6J.55

También hay un requisito que haya un especialista fiscal que tenga conocimientos de los asuntos fiscales que surjan de los e-Businesses, particularmente cuando el negocio tiene una presencia o comercializa en más de una jurisdicción fiscal. (c)

6J.56

6J.57

6J.58

La capacidad para pagar los honorarios de la firma

Una consideración clave es el posible fracaso de un número significativo de clientes de e-Commerce por: •

No generar la utilidad esperada

•

No capturar el segmento suficiente del mercado

•

Un alto nivel de ‘quema de dinero’ (‘alto nivel de gastos netos’)

•

Inhabilidad de obtener financiamiento en el futuro

Los procedimientos específicos que pueden ser emprendidos incluyen: •

Obtener presupuestos y pronósticos financieros para averiguar cuánto tiempo la compañía debería dedicarse al comercio antes de que se requiera mayor financiamiento

•

Comparar los resultados financieros actuales a los presupuestados para ver qué tan exitosa ha sido la compañía en lograr estas metas a la fecha

•

¿Cuáles fuentes de financiamiento existen actualmente para el negocio y cuán comprometidos son para otorgar financiamiento en el futuro?

(d)

Negocio en marcha

Si podemos satisfacer la posibilidad del cliente en prospecto a pagar los honorarios de la firma (por ejemplo por un pago adelantado) es posible que sea, sin embargo, el asunto de un negocio en marcha. La inhabilidad de preparar las cuentas en base a un negocio en marcha o la necesidad de hacer una

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

270

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

calificación de auditoría es una consideración significativo dentro de los procedimientos de aceptación. Deberíamos entender las expectativas del cliente en esta área. (e) 6J.59

6J.60

6J.61

6J.62

Muchas operaciones nuevas en el Internet son los resultados de los posibles empresarios que llegan a ser parte del Internet en búsqueda del beneficio del dinero fácil percibido para ser ganado de eCommerce. En realidad, sólo los planes de negocios comercialmente viables tendrán éxito. Se debería realizar una revisión cuidadosa de los planes de negocio del e-Business para asegurar que: •

Los planes de negocios son comercialmente sensibles y basados en supuestos razonables

•

Hay un entendimiento claro de cómo se generarán los ingresos y que este ingreso podrá generar ingresos netos

•

Hay financiamientos suficientes para realizar los planes

•

Se ha considerado la existencia o desarrollo de la competencia en el mismo mercado

(f)

Partes técnicas confiables y de buena reputación de terceros

Los negocios de e-Commerce confían mucho en que terceros proporcionen servicios técnicos clave para asegurar la continuidad de presencia/acceso del Internet a sistemas remotos de cómputo. Deberíamos asegurar que el cliente en prospecto reconoce la importancia de socios de alta calidad referente a: •

Proveedores de servicios de Internet

•

Dominio de la página-Web y soporte técnico

•

Oficina de cumplimiento de servicios

•

Socio de transacciones de contado

•

Socio de métricas

(g)

Capacidad de la administración

Muchos empresarios de e-Commerce son jóvenes y sin experiencia en el comercio. Deberíamos considerar lo siguiente: •

Si el cliente en prospecto tiene la capacidad de administrar el negocio propuesto

•

Si existe la intención de contratar a una administración adecuada, y

•

Si el cliente es receptivo a una asesoría profesional

(h)

Pagos en especie por servicios

Un número significativo de los nuevos negocios de e-Commerce buscan la manera de reducir sus gastos de efectivo al ofrecer pagos por servicios en la forma de valores o por la emisión de deudas. Al aceptar pagos de esta forma se podría perjudicar la independencia de los auditores según regimenes regulatorios nacionales. (i)

6J.63

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Planes creíbles y comercialmente sensibles del negocio

Reputación

Varios negocios públicos de e-Commerce han sido sujetos a debates importantes de la prensa en cuanto a su viabilidad y credibilidad. Deberíamos investigar los comentarios de los medios de comunicaciones

271

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

referentes al cliente en prospecto para asegurar que no existen asuntos que podrían resultar en que la firma no quisiera asociarse con el cliente. Entendimiento del negocio 6J.64

La aplicación efectiva de nuestra metodología de auditoría requiere un entendimiento pleno del negocio del cliente, que incluye las fuerzas internas y externas que gobiernan su operación. Al ganar un entendimiento del negocio de e-Commerce, se debería poner atención en las siguientes áreas: (a)

Objetivos de los accionistas

6J.65

Los e-Businesses que pueden capturar un segmento significativo del mercado en su especialización serán percibidos como ‘cuentos de éxito en el Internet’. Como tales podrían exigir un valor muy alto. Esto a pesar de que el negocio no haya generado utilidades (ni es pronosticado a generarlas).

6J.66

Por consiguiente, el objetivo del negocio podría ser maximizar su segmento en el mercado en lugar de crear utilidades, si el objetivo de los accionistas a corto plazo es vender su negocio al precio más alto. (b)

6J.67

6J.68

Estrategia de mercadotecnia

Un ambiente volátil en el cual operan los e-Businesses requiere que el negocio tenga un enfoque claro sobre su estrategia de mercadotecnia. En el centro de esta estrategia habrá todo o una parte de lo siguiente: •

Una visión clara del mercado objetivo para sus productos y servicios

•

Un conocimiento agudo de la presencia de la competencia, y un marco de tiempo dentro del cual el negocio puede retener una ventaja competitiva

•

Un entendimiento claro de cómo la compañía generará sus ingresos

•

Un conocimiento de los factores críticos que asegurarán el éxito de la operación. En muchos casos, esto será el desarrollo de ingresos suficientes para crear utilidades

•

La presencia de conocimientos técnicos únicos dentro del negocio

•

Un conocimiento de las limitaciones legales acerca de la capacidad del negocio de dedicarse al comercio (por ejemplo, en el caso de un negocio de e-Commerce de apuestas, el conocimiento del alcance de la jurisdicción geográfica en la cual el negocio legalmente puede aceptar apuestas de los clientes)

(c)

Objetivos financieros críticos

Claramente para los e-Businesses recién establecidos que aún no generan utilidades, existe una necesidad para entender: •

Por cuanto tiempo durarán los recursos de efectivo

•

Las estrategias existentes para hacer el mejor uso de los recursos de efectivo

•

Cuales fuentes de financiamiento hay si el financiamiento actual llega a ser insuficiente, y

•

Las fuentes de ingresos planeadas (véase a continuación)

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

272

06/2002

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

(d)

Fuentes de ingresos

6J.69

Debería ser reconocido que el aumento de ingresos es una medida esencial de desempeño para eBusinesses.

6J.70

Los negocios de e-Commerce podrán confiar en las formas tradicionales de rotación – la venta de bienes y/o servicios, o podrán generar rotación a través de cargos relacionados a publicidad/acceso del Internet.

6J.71

Las nuevas fuentes de ingresos específicos de e-Commerce se describen en los párrafos 39 al 44. (e)

6J.72

Los terceros sobre los cuales los negocios de e-Commerce dependerán más para proporcionar servicios críticos al negocio se describen en el párrafo 27. (f)

6J.73

Relación con terceros clave

Requisitos regulatorios

Existe una necesidad para entender el impacto del negocio sobre: •

Varios marcos legales internacionales Ejemplos incluyen regulaciones financieras o comerciales (por ejemplo, juegos de azar, protección de inversionistas, restricciones de importación). Es posible que estos restrinjan el grado al cual el negocio puede dedicarse al comercio fuera de su territorio local.

•

Impuestos locales Estos podrán incluir impuestos sobre ventas, impuestos al valor agregado, e impuestos estatales. Estos impuestos podrán impactar los precios y la rentabilidad de las ventas realizadas en ciertas áreas geográficas.

•

Impuestos comerciales La generación de ventas en ciertos lugares geográficos podría causar una presencia fiscal y por lo tanto un pasivo para impuestos comerciales adicionales. Ejemplo Podría ser legal vender ciertos productos libremente a través del Internet en varias partes del mundo pero no en otros (por ejemplo, cuchillos de caza). Al ofrecer vender este producto por medio del Internet, un negocio podría estar en violación de alguna ley local. Es posible que este negocio se ubique en el extranjero pero la administración debe entender cuáles leyes lo afectan. Podría ser aquellas en donde se ubica o bien aquellas en donde realiza sus ventas.

6J.74

En cuanto a la presencia geográfica, para ciertos negocios (por ejemplo, servicios de juegos de azar) existen muchas preguntas básicas acerca de la residencia actual del negocio. Por ejemplo, si los servidores/ISPs del negocio están ubicados en zonas de bajos impuestos de alta mar pero sus clientes principales se encuentran en los Estados Unidos o en Europa, el negocio podría ser sujeto a las leyes e impuestos europeos. (g)

6J.75

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Estrategia de remuneración del empleado

Muchas compañías de e-Commerce ofrecen incentivas importantes para retener a su personal. Frecuentemente estos incluirán ofrecer acciones u opciones para adquirir acciones en la entidad. En sí estas presentan asuntos en cuanto a la presentación de información financiera.

273

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.76

Más aún, la retención de personal podría dependerse de un cierto grado de comportamiento del precio de las acciones – si baja el precio, las opciones para adquirir acciones podría tener ningún valor y el personal podría preferir retirarse de la compañía. Entendimiento de los sistemas de contabilidad

6J.77

Los negocios de e-Commerce pueden mostrar dos extremos en cuanto a los sistemas contables: •

Sistemas sencillos de contabilidad Los nuevos negocios de e-Commerce podrían tener sistemas muy sencillos de contabilidad con controles limitados, o

•

Sistemas comprehensivos de contabilidad altamente complejos Los sitios-Web que realizan transacciones muy complejas con servidores-Web completamente integrados, sistemas contables, sistemas de control de inventarios, y sistemas bancarios, etc. que constan de procesamientos sin papeles.

6J.78

Mientras los negocios de e-Commerce están asociados muy seguido con sistemas complejos de cómputo, este no siempre es el caso. Su presencia-Web y su literatura de mercadotecnia pueden describir una imagen de complejidad, pero sus sistemas de contabilidad no más complejos que los de los negocios tradicionales.

6J.79

No deberíamos asumir que cada negocio de e-Commerce tiene complejos sistemas computarizados de contabilidad. Ejemplo 1 – Un sistema independiente de contabilidad Una compañía provee un servicio de información basado en el Internet al cual el cliente debe suscribirse anualmente. Se factura a cada cliente al principio de cada período y se le asigna una contraseña para permitir acceso a la base de datos de información por medio del sitio-Web. No existe ningún vínculo entre el sistema de contabilidad y el servicio Web. El departamento de contabilidad simplemente levanta la facturación anual en base a la información de suscripciones proporcionada por el servidor-Web y reconoce los ingresos para asuntos fiscales durante los doce meses. Las facturas son pagadas en atraso por el cliente y son administradas por los métodos tradicionales al usar el libro de ventas/control de créditos. Ejemplo 2 – Un sistema normativo de contabilidad con interacción limitada de e-Commerce Una librería de menudeo del Internet permite que sus clientes busquen títulos de libros, que escojan varios libros, que los coloquen en su carrito de compras, que los paguen en la caja y la librería les envía la mercancía. El sitio-Web confirma que el pedido fue recibido al momento de hacerse, y se le envía un correo electrónico al cliente dentro de 24 horas después para confirmar que se está procesando el pedido. Indican en el sitio-Web que algunos títulos están fuera de existencia. Ni el sistema de contabilidad para este negocio ni el sistema de inventarios tiene interacción con el sitio-Web. El sitio-Web simplemente usa un duplicado de un archivo de datos en el cual algunos títulos han sido indicados como fuera de existencia. Al recibir un pedido, es agregado al archivo de datos de pedidos recibidos. Periódicamente se baja este archivo al sistema de procesamiento de pedidos. En este momento el sistema puede generar un reporte de pedidos e informarle al cliente si el libro está o no está en existencia.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Se usa el sitio-Web como una unidad independiente para generar pedidos. Es una fuente de datos de pedidos e información de precios pero es capturado por separado en otros sistemas de cómputo. Su único vínculo con el sistema de contabilidad es el procesamiento de pagos por tarjetas de crédito de clientes. Ejemplo 3 – Un sistema comprehensivo de contabilidad altamente complejo Este ejemplo es un negocio similar al negocio descrito en el Ejemplo 2. En este ejemplo el servidor-Web transmite información en tiempo real a una instalación de validación de tarjetas de crédito y luego a un sistema complejo de administración de operaciones. Primero el sistema administrativo de operaciones busca los títulos en los registros del propio negocio, luego en los registros de los proveedores de terceros. Una vez que encuentre el título, se le envía un correo electrónico al cliente que confirma la existencia y el tiempo esperado de entrega. Si se encuentra el título con un proveedor, se hace un pedido EDI directamente por el sistema administrativo de operaciones para su entrega al almacén de la compañía. Se actualizan los registros de existencia por escáner al enviar los títulos. En este momento se efectúa un cargo a la tarjeta de crédito del cliente, se envía un correo electrónico al cliente para avisarle del embarque, y se actualizan los registros de inventarios. En este ejemplo, el sistema administrativo de operaciones se vincula directamente al servidor-Web. Se realiza el pedido, administración de inventarios, generación de la orden de compra, el embarque y las operaciones del pago de la tarjeta de crédito. 6J.80

Por lo tanto cada negocio de e-Commerce presentará un nivel diferente de complejidad de sistemas. En este sentido el e-Business no difiere del negocio tradicional.

6J.81

Una revisión de sistemas realizada correctamente por un especialista de aseguramiento IS es necesario para establecer la sofisticación de los sistemas de cómputo, el grado al cual se integran los varios componentes de los sistemas de cómputo, y el grado al cual los controles integrados del sistema de cómputo o intervención manual manejan los procedimientos comerciales. Sistemas sencillos de contabilidad (a)

6J.82

Sistemas básicos de contabilidad

Un nuevo e-Business puede tener fondos limitados para gastar al establecer sus sistemas de contabilidad. Como tal, sus sistemas podrán ser similares a la mayoría de los nuevos negocios, con sistemas de contabilidad muy sencillos que consisten en componentes manuales y automatizados. De hecho, es factible que el negocio no tenga sistemas de contabilidad. Como es común en los negocios nuevos con recursos humanos limitados, puede haber una gran oportunidad para que los usuarios invaliden los controles debido a una falta de segregación de responsabilidades y autoridad del dueño o de la administración. Véase el Ejemplo 1 descrito arriba. (b)

Servicios de contabilidad contratados por afuera

6J.83

Para evitar tales asuntos, una entidad de e-Commerce puede elegir a mantener sus registros básicos de contabilidad en forma manual que son contabilizados periódicamente en el paquete de contabilidad de un contador local o en un paquete de contabilidad de un sitio-Web que ofrece servicios contables. Servicios tales como facturación y cuentas por pagar pueden ser manejados por un tercero.

6J.84

Debemos ser satisfechos referente a la calidad del trabajo y de los controles usados al recopilar los registros manuales en las instalaciones de la entidad así como la generación del libro mayor y la preparación de la información financiera proporcionada por el tercero.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.85

Si BDO es el tercero que proporciona el servicio, deberíamos asegurar que los asuntos independencia son considerados.

de

6J.86

El proceso de evaluación de estos sistemas básicos no diferirá mucho del proceso de los negocios tradicionales. Esto se describe en detalle en el Capítulo 6. Sistemas complejos de contabilidad

6J.87

Debemos reconocer que la naturaleza y posible complejidad de los sistemas de contabilidad de los negocios que realizan transacciones completamente integrados de e-Commerce pueden ofrecer el mayor desafío a los auditores para los negocios de e-Commerce. El análisis, evaluación y pruebas de tales sistemas ordinariamente requieren el conocimiento especializado de un auditor IS que tenga conocimientos del ambiente de e-Commerce.

6J.88

Todos los asuntos normales de riesgos y controles que afectan los sistemas tradicionales de cómputo aún aplican a los ambientes de e-Commerce (desarrollo, controles, controles de acceso, documentación, etc.). Como resultado de e-Commerce se han presentado riesgos adicionales.

6J.89

Las siguientes características de sistemas complejos de contabilidad de ‘e-Commerce’ son de mayor importancia para nuestro entendimiento de los sistemas de e-Commerce y el impacto que pudieran tener sobre nuestro enfoque de auditoría. (a)

6J.90

Interfaces entre el Web y aplicaciones contables

En los negocios que utilizan e-Commerce para complementar sus canales de ventas, el proceso de ‘inicial’ de e-Commerce podría hacer interfase con sistemas tradicionales de contabilidad que a menudo son instalados por medio del ‘middleware’. Este proceso no es siempre un proceso sencillo y hay que tener mucho cuidado para asegurar que todos los procesos adecuados del negocio realizados a través de los sistemas de e-Commerce están registrados completa y precisamente. (b)

La evidencia de la auditoría electrónica

6J.91

En los ambientes de e-Commerce, pedidos pueden ser realizados electrónicamente a través del Internet y procesados electrónicamente a través del sistema sin la generación de papeleo. Confirmaciones de pedidos pueden ser proporcionadas a los consumidores electrónicamente a través del Internet por medio de correo electrónico. Normalmente se hacen pagos electrónicamente por medio de una tarjeta de crédito o de e-efectivo y el proceso de autorización se realiza electrónicamente a través de una conexión electrónica a la red bancaria a través del Internet. Registros de pagos son transmitidos electrónicamente al banco adquirente, y las transferencias de pagos son reportados a la organización electrónicamente.

6J.92

Como auditores, este proceso nos presenta un desafío significativo. La evidencia de la auditoría de aquellos documentos de papel que existen en el sistema de contabilidad tradicional simplemente no existen en el sistema electrónico. Es posible que los auditores IS tengan que revisar los expedientes electrónicos que contienen datos que de otra forma no son evidenciados en el formato de papel. (c)

6J.93

La eliminación de las transacciones y funciones contables tradicionales

En muchos sistemas de e-Commerce, las transacciones tradicionales sobre las cuales los auditores confiaban in el pasado han sido reemplazadas por las transacciones resumidas en el Ejemplo 3 del párrafo 79 descrito arriba. Ejemplo 1 Un proveedor de servicios del Internet ofrece un servicio que permite que los clientes tengan uso ilimitado al Internet por medio de su propia PC y un módem. Los clientes deben pagar anticipadamente por mes por medio de una transferencia bancaria. No se

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

producen facturas de ventas y el cliente realiza su suscripción en línea al llenar una forma electrónica. No existe ninguna documentación, aparte de una forma electrónica, que muestra que el cliente ha celebrado el contrato. No hay facturas. La información de los ingresos esperados se basa en los datos de los pagos de contado solicitados en el sistema de cómputo. Ingresos actuales se basan en los pagos de efectivo, en el mes solicitado o subsecuentemente. Ejemplo 2 En los e-Businesses B2C, muy seguido las transacciones serán pagadas anticipadamente con tarjeta de crédito o con e-efectivo. Es posible que el requisito para expedir una factura haya sido eliminado. En este escenario, no habrá cuentas por cobrar ni funciones de controles de crédito. 6J.94

Las funciones de administración de inventarios y la evidencia de auditorías pueden ser muy diferentes donde acomodan pedidos electrónicos de proveedores o donde los proveedores tienen acceso a un sistema de e-Commerce para que puedan administrar sus niveles de inventarios para acomodar los pedidos de los clientes del negocio de e-Commerce. Puede ser que no haya administración de inventarios donde los proveedores o casas distribuidoras embarcan mercancías de parte de los clientes de la entidad.

6J.95

El especialista de aseguramiento IS deberá trabajar con el equipo de trabajo para determinar los pasos necesarios para realizar una auditoría integral pero eficiente en estos ambientes. (d)

Asuntos de seguridad, control de acceso general

6J.96

Normalmente estos controles incluyen ‘firewalls’, administración de contraseñas y seguridad física del hardware. A menudo el enfoque a estos asuntos de seguridad no es distinto a los asuntos de seguridad con todos los clientes de e-Business o de compañías tradicionales. Sin embargo, los controles de seguridad clave de terceros deben ser considerados. Más aún, algunos negocios de e-Commerce tienen estos controles como parte fundamental de sus negocios (por ejemplo, ISPs). Los especialistas de aseguramiento IS conocen estos asuntos y ya son considerados con el apoyo de listas de revisión de los sistemas IS. Estos se describen en más detalle en el Apéndice 3.

6J.97

Sin embargo, en el caso de e-Businesses puede haber: •

Un mayor riesgo de controles no completamente desarrollados debido a que el negocio es nuevo y en desarrollo rápido

•

Una probabilidad que el sistema sea desarrollado específicamente para ese negocio, y por lo tanto que los controles de desarrollo y documentación sean de mayor importancia. Es posible que estos sistemas ‘ordenados’ no hayan sido ‘tratados y probados’ de la forma que los sistemas de software ‘envueltos en cajas’ lo han sido.

(e)

Asuntos de autenticidad y seguridad de e-Commerce

6J.98

Es posible que el documento tradicional de papel firmado pudiera haber desaparecido en los sistemas de e-Commerce. Asimismo existe la necesidad de un equivalente al autógrafo para validar la autenticidad de la fuente de datos, y para proporcionar confianza en la integridad de ese dato.

6J.99

Aunque técnicas electrónicas específicas son disponibles para proporcionar confianza en la autenticidad e integridad de las transacciones, incluso en las siguientes, la norma legal de estas herramientas aún no se ha determinado en muchas jurisdicciones.

6J.100 Ejemplos de estas técnicas incluyen: •

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Encriptación – el uso de cifras/algoritmos para alterar información antes de que se transmita

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

por una red pública, asegurando que la información no puede ser leída o alterada durante su transmisión, y por lo tanto asegurando su confidencialidad. •

Firmas digitales – el uso de una forma electrónica de firmas que garantiza la fuente y la integridad de la información que se transmite por las redes públicas.

•

Certificación digital – el uso de un certificado electrónico, generado por un tercero independiente de confianza, que verifica el dueño de la información.

6J.101 Los sistemas con autenticación adecuada y con controles de seguridad aseguran que la integridad y los asuntos de no repudiación no se presentan. Las acreditaciones de terceros pueden ser obtenidas para ofrecer aseguramiento sobre la seguridad, autenticidad, no repudiación e integridad, individual y/o colectivamente del sitio Web (por ejemplo webTrust) de un e-Commerce. Procedimientos de Auditoría 6J.102 A menudo, los sistemas contables más sofisticados deberán ser revisados haciendo uso de las pruebas de control y de una evaluación formal de los puntos fuertes y débiles de los sistemas. 6J.103 Asimismo, es vital que los sistemas sean documentados correctamente por el auditor. 6J.104 Para entender el sistema y la interacción con otros sistemas: •

Debemos reconocer que los controles automatizados de control tienen que ser documentados y podrán necesitar ser evaluados. Deberían ser documentados de tal manera que es posible obtener una vista global razonable del sistema, pero a la vez con suficiente detalle para identificar dónde existen los controles clave y cómo funcionan.

•

Deberíamos buscar una participación activa por parte de un especialista de auditoría IS quien tiene conocimientos acerca de los ambientes de e-Commerce y de los controles automatizados de la aplicación.

•

Deberíamos colocar un mayor enfoque en los registros y las pruebas de controles generales para apoyar la evaluación de controles de aplicación automatizada.

6J.105 Los especialistas de auditoría IS generalmente deberían trabajar cuidadosamente con los equipos de trabajo para: •

Describir cómo los sistemas de e-Commerce procesan transacciones

•

Identificar y comunicar las diferencias significativas del procesamiento y de los tipos de transacciones procesadas

•

Ayudar, cuando es necesario, a identificar los archivos y las bases de datos que deben ser revisados y evaluados por los CAATs

Entendiendo los asuntos contables y de preparación de información financiera 6J.106 Llevando a cabo negocios en el Internet ha generado nuevos asuntos contables. También ha requerido que los asuntos existentes sean reconsiderados para efectos de llevar a cabo negocios a través de este nuevo medio (por ejemplo, las vidas económicas útiles de activos tangibles, tales como los servidores Web). 6J.107 Las normas contables existentes, en muchos casos, no consideraban los asuntos de la preparación de información financiera relacionados con e-Commerce que se presentan. En la ausencia de las reglas específicas para ciertas transacciones de e-Commerce, el tratamiento contable ha sido diverso y, en algunos casos, dudoso.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.108 Se requieren nuevas reglas contables para compensar las deficiencias en los principios existentes de contabilidad generalmente aceptados. Variarán de país en país el reconocimiento de esta necesidad y la rapidez con que la tratan. El Equipo Investigador de Asuntos Emergentes (Emerging Issues Task Force) de la Financial Accounting Standards Board en los Estados Unidos ha sido uno de los primeros en considerar algunos de estos asuntos. Se presentan referencias a las declaraciones ya emitidas por las organizaciones que establecen normas en el Apéndice 4. 6J.109 A continuación se presentan algunos de los asuntos clave de contabilidad que circundan ciertas áreas de los estados financieros como resultado de las actividades de las compañías de e-Commerce: Reconocimiento de ingresos y estimaciones relacionadas 6J.110 Los ingresos son críticos para medir desempeño de las entidades de e-Commerce. Los asuntos clave incluyen: •

Ingresos brutos vs. netos y el desglose relacionado de costos Una compañía de e-Commerce puede distribuir o revender productos o servicios de terceros. ¿Funciona la compañía en la capacidad de principal o de agente? ¿Debería la compañía de eCommerce reportar sus ventas brutas y el costo de ventas o la utilidad neta como ingresos, similar a las comisiones?

•

Ingresos y costos de envío Los negocios de e-Commerce pueden cobrar a sus clientes los costos de envío por montos que son iguales a, que exceden o son menos de sus propios costos para enviar la mercancía vendida. ¿Deberían ser reportados los gastos de envío cargados al cliente como ingresos y los costos de envío incurridos por la compañía de e-Commerce reportados como gastos de ventas o distribución, o deberían no ser registrados?

•

Pagos de acceso, mantenimiento y publicación Una compañía de e-Commerce podría ofrecerles a sus clientes servicios que incluyen acceso al sitio Web, mantenimiento de un sitio Web, y la publicación de cierta información en el sitio Web por un período de tiempo. Los costos incrementales para mantener un sitio Web y/o para proporcionar acceso a ello son mínimos (o no existentes). ¿Cómo deberían ser registrados los ingresos generados por estos servicios? Las posibilidades incluyen:

•

-

Reconocerlos al celebrar el acuerdo, dado el hecho de que los costos incrementales de mantener el sitio Web y/o proveer acceso a ello con mínimos (o no existentes) o

-

Reconocerlos sobre el plazo (por ejemplo el plazo sobre el cual la compañía ha acordado mantener el sitio Web o el dominio)

Pagos anticipados y retroactivos Una compañía de e-Commerce que opera un sitio Web de subastas les cobra a los vendedores tanto un pago anticipad (para listar su mercancía) y un pago retroactivo (en base a la transacción). Normalmente, los productos permanecen como parte de una lista en el sitio de subastas por un período especificado o hasta que se vendan. La compañía sólo es el intermediario entre los vendedores y los compradores dispuestos. ¿Deberían ser registradas los pagos retroactivos como ingresos: -

Al final de la subasta? o

-

Sólo cuando se venden los productos?

¿Deberían los pagos de listado ser registradas:

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

-

Cuando se colocan los productos en la lista por primera vez? o

-

Cuando se venden los productos o se finaliza la presentación?, o

-

Proporcionalmente sobre el período de la presentación de los productos?

Arreglos que incluyen el derecho de usar software guardado en el hardware de otra entidad Es posible que ciertos clientes quieran realizar ciertas actividades (por ejemplo planear viajes, preparar declaraciones fiscales, etc.) haciendo uso del software disponible en el sitio Web de una compañía de e-Commerce. En muchos casos, los clientes pagan una cuota, pero no reciben a cambio el software físicamente. Sin embargo, tienen acceso, a través del sitio Web de la compañía, para usar el software, de ser necesario, por un período establecido. Por lo tanto el cliente paga dos elementos: -

El derecho de usar el software instalado en el hardware de la compañía, y

-

El software en el hardware de la compañía (también conocido como ‘hosting’).

¿Cómo deberían ser registrados los ingresos recibidos por la compañía de e-Commerce? •

Incentivos de ventas Los incentivos de ventas constan de reembolsos, vales, descuentos y productos gratuitos o altamente descontados. ¿Cuándo debería ser reconocido el costo del incentivo? Una vez reconocido, ¿debería ser clasificado el gasto como una reducción de ingresos, un componente del costo de productos vendidos, o un gasto operativo?

•

Puntos y otros programas de lealtad Existe un número creciente de programas de lealtad que los negocios de e-Commerce desarrollan (similares a los programas de las líneas aéreas o de la industria hotelera) en los cuales se otorgan ‘puntos’ a los clientes canjeables por mercancías o servicios. En algunos casos, el operador del programa puede vender puntos a sus socios de negocios quienes, posteriormente, los expiden a sus clientes en base a sus compras u otras acciones. En otros casos, el operador del programa otorga puntos para animar a sus miembros a que tomen acciones que generarán pagos de sus socios de negocios al operador del programa.

•

-

¿debería el costo del premio ser reconocido cuando el producto o servicio relacionado es vendido o cuando los puntos son canjeados a través del tiempo?

-

al ser reconocido, ¿debería ser clasificado el costo del premio como una reducción de ingresos, un componente de productos vendidos, o un gasto operativo?

Transacciones de intercambio de publicidad Dos compañías de e-Commerce acuerdan colocar un anuncio del mismo tamaño en el sitio Web de la otra compañía por un período de tiempo.

•

-

¿cuándo deberían ser registrados la publicidad y los gastos relacionados?

-

¿cuál valor debería ser adscrito a la publicidad proporcionada por cada parte?

La publicidad u otros arreglos en donde el proveedor de servicios garantiza una cantidad específica de actividad.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Una compañía de e-Commerce celebra arreglos para proporcionar servicios de publicidad a otras compañías para períodos específicos de tiempo. Los ingresos de publicidad de la compañía se basan en un número garantizado de ‘visitas’ a su sitio Web. •

¿se debería reportar cualquier cantidad de ingresos antes de que se logre el número mínimo de visitas y, de ser así, cuál criterio debería usarse para determinar el monto?

Los costos de construcción de una base o una lista de clientes o membresías Los negocios de e-Commerce gastan montos considerables para construir una base o lista de membresía de clientes. Tales gastos son los siguientes: -

recompensas, puntos, productos, descuentos, o servicios, a cambio de establecer una cuenta con el sitio

-

pagos a sitios de socios por referir nuevos clientes o miembros

-

productos o servicios gratuitos (por ejemplo PCs o acceso al Internet) a los clientes que acuerdan pasar un cierto tiempo en el Internet cada mes y están disponibles a colocar sus anuncios permanentemente en sus computadoras

¿Deberían ser registrados los costos incurridos relacionados con la construcción de una base de membresía o lista de clientes como: -

un activo que será amortizado durante la vida anticipada del cliente?

-

un gasto inmediato venta/mercadotecnia?

a

los

operadores

clasificado

como

un

gasto

de

Costos del desarrollo del sitio Web •

Los costos incurridos relacionados con el desarrollo de un sitio Web ¿Deberían ser capitalizados o registrados como gastos? ¿A cuál costo deberían ser capitalizados? Estos podría ser en basa a: -

si se desarrolla el sitio interna o externamente

-

si el gasto se relaciona al desarrollo o al mantenimiento

Otros asuntos •

La obsolescencia de activos fijos o de inventarios debido a una tecnología siempre cambiante. La naturaleza del sector rápidamente cambiante de e-Commerce es tal que muchos activos fijos tangibles tienen cortas vidas económicas y llegarán a ser obsoletos en un corto plazo. El valor que se carga sobre el gasto de capital sobre el hardware o software de una computadora debería ser evaluado en vista de lo siguiente: ¿Tiene el hardware/software la capacidad de:

•

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-

aguantar el flujo de tráfico proyectado del sitio Web?

-

proveer la rapidez deseada por los clientes?

-

ser modificado para proveer por distintos servicios que serán proporcionados a los clientes?

Activos intangibles

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

La evaluación de la vida útil de los activos intangibles que se presentan desde las transacciones relacionadas a las compañías de e-Commerce es una preocupación significativa (por ejemplo, la adquisición de la lista de clientes, nombre, o negocio del dominio). Debido a que la mayoría de las entidades de e-Commerce tiene una vida operativa limitada, al adscribir una vida útil a los activos intangibles relacionados a estas compañías debemos considerar lo siguiente: -

¿por cuánto tiempo ha existido la compañía?

-

¿cuán fuerte es el nombre o la marca?

-

¿a cuál tipo de negocio de e-Commerce es relacionado el activo?

-

¿cuán confiable y aplicable es el activo en relación con la tecnología?

Además, la evaluación del deterioro de estos tipos de activos es complicada porque los derechos contractuales comprados pueden ser cubiertos por normas de contabilidad diferentes, según el tema de los derechos. •

Publicidad prepagada Una compañía puede pagarle a otra compañía un pago inicial (o de otra forma garantizar cierta cantidad de pagos mínimos durante la vida del contrato) a cambio de ciertos servicios de publicidad durante un período de tiempo. ¿Debería el monto del pago inicial ser: -

amortizado inmediatamente debido a que se consideran que los beneficios esperados son menores a los pagos iniciales o garantizados? o

-

capitalizado como un activo y amortizado de forma sistemática y racional?

Evaluando el riesgo inherente 6J.111 Se deben considerar varios factores al evaluar el riesgo inherente. Estos factores se describen en el Capítulo 8. La industria en donde opera la entidad 6J.112 Probablemente esto sea uno de los factores más críticos con referente a una evaluación de riesgo inherente de una entidad de e-Commerce, debido a que una entidad de e-Commerce opera en un ambiente rápidamente cambiante con la introducción de nuevos productos, necesidades del consumidor, y usos cotidianos. 6J.113 En este ambiente, las siguientes condiciones ambientales pueden existir y causar un riesgo inherente significativo (estos asuntos deberían ser considerados en nuestra evaluación del riesgo inherente y a continuación los riesgos han sido inter-referenciados, donde es apropiado, a las preguntas en el Cuestionario de Riesgos Inherentes de BDO Compass 2 [“IRQ”]). •

La rapidez del cambio se usa para determinar el éxito o fracaso. Lo más rápido que puedas cambiar – son mayores las oportunidades del éxito.

•

Existe mucha presión para ser el primero en establecer una presencia en el mercado y más presión aún para mantener y crecer ese segmento del mercado antes de que se le agote el dinero a la entidad (IRQ pregunta 7)

•

Los desarrollos tecnológicos por el competidor o por otras entidades en e-Business podrían hacer obsoleto su producto o servicio muy rápidamente. (IRQ pregunta 31)

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

Los fracasos frecuentes del e-Business que surgen del agotamiento de dinero antes de crear utilidades (IRQ pregunta 11)

6J.114 Los siguientes riesgos surgen de la naturaleza del medio utilizado para llevar a cabo un e-Business: •

La posibilidad de ataques intencionales de ‘hackers’ y/o competidores para obtener acceso a datos confidenciales (por ejemplo, números de tarjetas de crédito), para hacerse pasar por clientes legítimos, robar y revender información propietaria, corroer información intencionalmente, establecer ‘puertas traseras’ para la vigilancia paulatina de transacciones en el futuro, u otros actos similares (IRQ pregunta 22)

•

Los fracasos de transmisión que resultan de las transacciones que son sujetas a numerosos pasos de procedimientos, conversiones y pasos de transmisión. Estas actividades introducen riesgos tales como los errores no intencionales, transacciones perdidas, y la duplicación de transacciones (IRQ pregunta 22)

•

¿Sabes con quién tratas? La falta de autenticación y familiaridad aumentan el riesgo de que el cliente pueda tratar involuntariamente con la parte equivocada o con alguien que se hace pasar por otra parte

•

Los procedimientos de control y seguridad percibidos como auténticos pueden ser controles cosméticos de mercadotecnia que o son seriamente adheridos por la administración (por ejemplo ‘Estás entrando a un servidor seguro’: ¿realmente es tan seguro como se sugiere?) (IRQ pregunta 1)

•

El uso y la distribución inadecuados de información individual y organizacional por parte de terceros.

Las características únicas de una entidad en particular 6J.115 La mayoría de estas entidades está en la primera etapa de operaciones dentro de un ambiente turbulento. Las siguientes condiciones presentan mayores riesgos con respecto a estas entidades: •

La falta relativa de importancia de generar utilidades, y aún ingresos en algunos casos, es una manera aceptable de operar un e-Business. Cada vez más la comunidad de inversiones ha enfocado sobre la necesidad de la rentabilidad en estas compañías. Esto puede colocar énfasis innecesario sobre estas unidades para reportar utilidades en el futuro próximo.

•

Los comerciantes jóvenes, sin experiencia con capacidades limitadas de administrar, o los comerciantes que administran el negocio y tratan de no quedar atrás de la rapidez del cambio (IRQ pregunta 2).

•

El fallo de establecer políticas y procedimientos que proporcionan aseguramiento que los registros contables sean materialmente correctos. Esto es impactado por lo siguiente: -

reconocer la necesidad de políticas y procedimientos

-

dedicar recursos al establecimiento de estos políticas y procedimientos, e

-

implementar y monitorear el cumplimiento de estos políticas y procedimientos

La naturaleza del área del estado financiero 6J.116 Existen ciertas áreas del estado financiero que requieren del juicio de la administración para llegar a una estimación contable con el riesgo consecuente que tales áreas del estado financiero podrían ser más propensos a errores importantes.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.117 En el caso de compañías de e-Commerce, la administración que realiza estas estimaciones es joven y sin experiencia y podrá o no podrá tener un conocimiento adecuado acerca de los requisitos de la preparación de la información financiera. 6J.118 Además, se hacen estimaciones en base al desempeño de una entidad que opera en un ambiente siempre cambiante con un historial muy limitado. Ejemplo Una entidad de e-Commerce que vende joyas de perlas en su sitio del Internet cerca del cierre del año terminado el 31 de diciembre de 2000. El gerente contable ha solicitado asesoría acerca de cómo se debería calcular la provisión de devoluciones debido a que los estados financieros del cierre deben ser proporcionados a los inversionistas el 25 de enero. La compañía fue incorporada en julio de 2000 por un vendedor de joyas y por un buzo de perlas que nunca antes había administrado un negocio. La compañía tiene una política de devoluciones de 90 días y ha tenido una gran respuesta a su campaña de publicidad de temporada y ha rebasado las ventas proyectadas. ¿Tienen los fundadores la capacidad de estimar con precisión la reserva de devoluciones? ¿Qué deberían anticipar los fundadores? 6J.119 La capacidad inmensa del Internet presenta muchas oportunidades para que las entidades de e-Business entren en nuevas clases de transacciones. Estas pueden ser complejas, difíciles para revisar, o mal documentadas. El entendimiento de un auditor del sistema contable y cómo son manejadas estas clases de transacciones por el sistema es vital al determinar el impacto de estas transacciones y el riesgo inherente que presentan. Se describen los asuntos clave de la presentación de información financiera referentes al e-Commerce en los párrafos 106 al 110. Evaluando el ambiente de control 6J.120 Esto se describe en el Capítulo 12. 6J.121 El ambiente de control incluye los siguientes factores de control que deberían ser considerados para las entidades de e-Commerce: El desarrollo y la operación de sistemas TI 6J.122 Los sistemas complejos TI requieren políticas claras de TI para asegurar un alto nivel de confianza en la operación confiable de los sistemas TI. Estos controles incluyen procedimientos para cubrir: •

Políticas, procedimientos y normas

•

Controles sobre los desarrollos de sistemas

•

Controles sobre la administración de cambios del ISP

•

Controles sobre los cambios a los sistemas (por ejemplo realizando pruebas antes de su liberación)

•

Seguridad física

•

Controles sobre el desempeño de operaciones

•

Administración problemática (procedimientos de indexación, recursos disponibles)

•

Procedimientos de respaldo

•

Recuperación por desastres

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Procedimientos de control sobre la seguridad de sistemas TI 6J.123 Estos incluyen: •

Controles sobre el acceso a los sistemas desde adentro (control de acceso)

•

Controles sobre el acceso a los sistemas desde afuera (por ejemplo firewalls, extranets, VPNs)

•

Controles sobre la confidencialidad de información (por ejemplo encriptación)

•

Seguridad sobre el acceso al Internet

•

Seguridad de los métodos de pago por Internet

Procedimiento de control sobre autenticidad e integridad 6J.124 Estos incluyen los procedimientos y controles referentes a: •

La autenticidad de comunicaciones del comprador y del vendedor (autógrafos digitales, certificado digital)

•

Autenticidad de llaves públicas y de certificados (autoridades de certificados, PKI)

•

No repudio

6J.125 Los especialistas IS son capacitados para evaluar las fuerzas y debilidades de los controles de negocios sobre el uso de TI. El uso de cuestionarios podría ayudar en la evaluación del sistema. La aplicabilidad de la estructura organizacional de la entidad 6J.126 La estructura organizacional de una entidad de e-Commerce debería ser formada para tratar tanto con los factores internos como con los externos que influyen a la compañía, incluyendo lo siguiente: •

Necesidades financieras (por ejemplo la necesidad de un director general de finanzas para la preparación de una emisión pública de acciones)

•

Clase del negocio realizado (por ejemplo una compañía con inventarios almacenados requeriría a un gerente de almacén, un agente de compras, un gerente de control de inventarios)

•

Grado de trabajos contratados afuera de la compañía (por ejemplo recursos humanos, contabilidad, y servidor del Web)

•

Rapidez con la cual la administración requiere que cambios/decisiones sean hechos para que la entidad pueda cambiar en respuesta a los cambios en la industria

6J.127 El método del gobierno corporativo por el Consejo de Administración y sus comités variará, influido por varios factores que incluyen los siguientes:

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•

¿Son los miembros del consejo accionistas mayoritarios en la compañía? Cuando este es el caso, a menudo los controles pueden ser más personales o informales

•

¿Tienen los miembros del consejo una capacidad consultiva o ejecutiva? Los fuertes directores no ejecutivos a menudo pueden proporcionar buena asesoría a los directores ejecutivos.

•

¿Cuáles son las edades y experiencia de los miembros del consejo? Los miembros del consejo con mayor experiencia podrán proporcionar asesoría al comerciante para prevenir que él/ella tome riesgos inapropiados relacionados a las actividades generales del negocio de la entidad.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

¿Cuánto tiempo tienen los procedimientos de gobierno corporativo? Estos pueden ser gobernados dónde la entidad se encuentra en su ciclo de vida empresarial. Controles diferentes son requeridos por los negocios donde una estructura organizacional antigua es establecida que aquellos requeridos para nuevos negocios pequeños.

Métodos de delegación 6J.128 Los métodos de delegación en compañías de e-Commerce dependen en gran parte de la disponibilidad de recursos así como el estilo personal del comerciante y/o de la administración. 6J.129 El establecimiento de políticas referentes a las prácticas de negocios aceptables, los códigos de conducta y conflictos de intereses, el establecimiento de descripciones de trabajos y la asignación de responsabilidades en las primeras etapas del negocio no pueden ser tratados por los comerciantes en las primeras etapas del negocio. Prácticas del personal 6J.130 A menudo las compañías de e-Commerce faltan capital de trabajo y pueden intentar a reclutar personal suficientemente competente al usar capital (véase los párrafos 75 y 76). Mientras ésta parece ser una táctica exitosa de reclutamiento, tiene varios inconvenientes, tales como: •

No poder contratar a alguien que tenga todos los recursos necesarios para realizar las responsabilidades del trabajo porque esa persona requiere más remuneración que la compañía puede ofrecerle

•

Alto nivel de rotación. Si el negocio no logra las expectativas de desempeño, es posible que ciertos individuos se retiren si creen que no hay desarrollo personal.

Estrategia de auditoría 6J.131 El proceso básico para decidir sobre la estrategia de auditoría, la naturaleza y el grado de los procedimientos de auditoría queda sin cambios. Las mismas selecciones tradicionales existirán, es decir: •

Pruebas de controles (TOCs)

•

Procedimientos analíticos substantivos (SAPs), y

•

Otros procedimientos substantivos (OSPs)

6J.132 Sin embargo, con sistemas contables nuevos y más complejos, debemos pensar claramente en los objetivos de auditoría y estar preparados, cuando es necesario, a adoptar estrategias alternas que son más eficientes y efectivos. Esto podría resultar en el uso aumentado de TOCs. Grado de confiabilidad en el e-Commerce 6J.133 El grado al cual los negocios son involucrados en actividades de e-Commerce variará considerablemente. Algunos negocios pueden ser completamente nuevos en el Internet y se confían completamente en el Internet para sus actividades de negocios. Otros negocios pueden ser industrias ‘tradicionales’ bien establecidos que sólo han extendido sus actividades para incluir un elemento pequeño de las actividades de e-Commerce. 6J.134 Al concebir la estrategia de auditoría, deberíamos evaluar el grado al cual el negocio se involucra y confía en sus actividades de e-Commerce y como resultado deberíamos diseñar nuestro enfoque.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Áreas relacionadas del estado financiero 6J.135 Las relaciones que existen entre las áreas del estado financiero deben ser consideradas cuidadosamente. Por ejemplo, en un negocio del Internet B2C, en donde los clientes pagan antes del envío, puede haber una relación directa entre efectivo y ventas sin la intervención del ciclo de los clientes. Diseño de nuevas alternativas a las pruebas tradicionales de auditoría 6J.136 Con el incremento en la posibilidad de transacciones automatizadas, y una referencia limitada de papeles de auditoría, la posibilidad de adoptar los enfoques tradicionales de auditoría puede ser restringida. Ejemplo Una venta en un sitio Web en donde los clientes pagan anticipadamente y que no requiere que se envíe una factura de venta, no puede ser validada con el recibo de efectivo subsiguiente de la factura de venta. En este caso, la auditoría de clientes/cuentas por cobrar puede ser un área insignificante del estado financiero. El área del estado financiero relacionada ahora puede ser efectiva en lugar de clientes/cuentas por cobrar. Para adquirir mayor confianza acerca de la ‘existencia’ de ingresos, es posible que se requieran pruebas adicionales. Por ejemplo, mayor atención puede ser enfocada en la incidencia de devoluciones o notas de crédito después del fin de año. 6J.137 Tendrán que ser adoptadas estrategias alternativas y éstas deberían ser consideradas cuidadosamente en la etapa de planeación con la participación apropiada del especialista IS. Preciso conocimiento técnico de los especialistas de aseguramiento IS 6J.138 Mientras el nivel de automatización en sistemas incrementa, es más factible que haya sido adaptado o escrito para cumplir con las necesidades de la entidad individual. Los e-Businesses buscarán la manera de mantener cuantos datos sean posibles en formato electrónico. De acuerdo con esto, un especialista de aseguramiento IS debería participar en la evaluación de nuestra capacidad para: •

Evaluar la calidad y confiabilidad de los sistemas del cliente

•

Realizar cualquier prueba apropiada de los controles sobre los sistemas del cliente

•

Considerar cómo, en los ambientes en donde el riesgo de procedimientos de control no puede ser evaluado como ‘bajo’, las pruebas substantivas pueden ser aplicadas para tratar ese riesgo, junto con los TOCs, y

•

Realizar pruebas de auditoría utilizando los CAATs

Mayor confiabilidad sobre las pruebas de control 6J.139 Las computadoras históricamente son más confiables en realizar tareas repetitivas según las instrucciones preestablecidas. En consecuencia, el nivel incrementado de automatización en los sistemas financieros de los e-Businesses aumentará la factibilidad de que las pruebas de controles formen parte de la estrategia de auditoría más eficiente. 6J.140 La evaluación de las fuerzas de control y la identificación de posibles TOCs en un ambiente computarizado altamente automatizado no deberían ser emprendidas sin la participación de un especialista de aseguramiento IS con los sistemas requeridos de TI y los conocimientos de e-

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Commerce. Muchos de los posibles TOCs tratarán de controles de computadoras y pueden requerir del uso de CAATs. La limitación sobre la confianza adquirida del enfoque de “caja negra” (“black box”) 6J.141 A menudo, los auditores han adoptado un enfoque de “black box” a los sistemas de cómputo de los clientes, por lo tanto impidiendo una participación significativa del especialista de aseguramiento IS. Esto es el caso para paquetes normales de software, que proporcionan un nivel de riesgo inherente bajo del sistema. 6J.142 El enfoque “black box” involucra una revisión de los datos capturados en el sistema (por ejemplo pedidos, notas de entrega) para asegurar que los resultados del sistema están de acuerdo con los datos capturados (por ejemplo facturas de ventas, partidas en el libro de ventas). 6J.143 Con menos evidencia de auditoría cada día, es posible que el auditor no pueda acceder ni los datos capturados ni los producidos para realizar el enfoque “black box”. En el ejemplo descrito arriba, es posible que el único formato del pedido de ventas o nota de entrega sea electrónico. Más aún, los sistemas podrían llegar a ser cada vez más ordenados, así restringiendo la aplicabilidad del enfoque “black box”. Otros asuntos 6J.144 Estos incluirán: •

Asuntos de procedimientos de revisión analítica: Se describe asesoría sobre el uso de los procedimientos de revisión analítica en el Capítulo 18. Algunas razones tradicionales pueden ser inadecuadas - ¿cuáles razones deberíamos usar? Los ejemplos incluyen: -

visitas/impresiones del sitio Web por semana/mes

-

aumento porcentual en la base de suscriptores

-

incidencia de mercancía devuelta comparada con ventas

-

costos directos por unidad de cada venta

-

costo de publicidad/mercadotecnia como porcentaje de ingresos

-

recursos de efectivo/gasto neto mensual

Obviamente las razones utilizadas deberían ser seleccionadas de acuerdo con la naturaleza del e-Business. •

Problemas con las aseveraciones

•

¿Cómo obtenemos confianza respecto al estado completo de la información? Ejemplo Una comparación entres los pedidos enviados y facturas elaboradas nos aseguraría que las ventas no facturadas no existían.

•

¿Cómo adquirimos confianza de existencia si hay una falta de documentación tradicional que nos obliga legalmente?

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Ejemplo El uso de software de encriptación o de seguridad aprobado daría mayor confianza en la autenticidad de las confirmaciones electrónicas. •

¿Tiene la compañía acuerdos específicos con sus clientes referentes a la confirmación de pedidos electrónicos?

•

¿Usa la compañía software de encriptación o de seguridad que ofrece un nivel más alto de confianza sobre la precisión y existencia de los documentos electrónicos?

•

¿Cuál es el estatus legal de las confirmaciones electrónicas?

Ejecución de la auditoría 6J.145 El posible impacto de las transacciones automatizadas en sistemas contables “sin papeles” ha sido mencionado arriba. En este ambiente, el auditor tendrá que trabajar de cerca con el especialista de aseguramiento IS para entender el sistema, para evaluar la calidad e identificar en dónde se pueden usar las pruebas de control y las técnicas de auditoría revisadas por computadora. 6J.146 En muchos casos, los negocios de e-Commerce consistirán en componentes del negocio tradicional y del e-Business. El grado al cual el esfuerzo de auditoría está enfocado en el componente de e-Business dependerá de su tamaño relativo, materialidad y los riesgos que se presentan. 6J.147 En muchos casos, la evidencia de la auditoría y la información de las cuentas pueden ser obtenidas en formato electrónica. Hay que considerar cómo se guardarán estos datos para mantenerlos seguros y libres de corrupción. Procedimientos y pruebas de control 6J.148 Debe de haber una aceptación que en donde se usan sistemas complejos de cómputo y de contabilidad, es posible que no haya alguna alternativa práctica en cuanto al uso de las pruebas de control (TOCs) para adquirir suficiente confianza de la auditoría. Muchos de estos controles serán computarizados – incluidos con el software – y es posible que tengan que ser examinados con CAATs. 6J.149 También se debería reconocer que, en este ambiente, en ciertas áreas los TOCs ofrecerán un nivel de confianza de auditoría mucho mayor que otros procedimientos substantivos. 6J.150 Deberíamos asegurar que los procedimientos de control clave son identificados como parte del proceso del entendimiento del sistema del cliente. Tales procedimientos de control computarizados pueden involucrar algunos de los controles que resumimos en los párrafos 121 al 124. 6J.151 Algunos ejemplos de los controles clave que podrían ser presentes en los sistemas de los clientes o que es posible que el auditor quisiera usar como prueba de control son los siguientes:

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•

Frecuentemente, los registros electrónicos de embarques se guardan aparte de las facturas de ventas. Podría ser posible cotejar los dos archivos, resaltando sólo los envíos no facturados, así como las fechas posiblemente inconsistentes con la facturación o los descuentos otorgados no usuales.

•

Cotejar los archivos de mercancías recibidas con las facturas de compras electrónicas resaltará discrepancias con las fechas, cantidades y precios al revisar para asegurar que las mercancías recibidas son facturadas una sola vez.

•

Claramente, recibir todo el efectivo de las compañías de tarjetas de crédito es una prioridad para todas las compañías que trabajan con consumidores. Conciliaciones bancarias electrónicas pueden ayudar en la identificación de transmisiones erróneas de las compañías de

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

tarjetas de crédito. Asimismo, el cotejo de recibos bancarios con los datos de ventas puede ser realizado para lograr el mismo objetivo. •

Para los clientes que comercializan directamente con consumidores, el cotejo de los saldos de facturas individuales con las cuentas por cobrar (muy seguido créditos) puede identificar los pedidos que aún no han sido llenados. Este cotejo puede ser complejo arreglar, pero los beneficios de auditoría son grandes, debido al aseguramiento que se obtiene sobre toas las ventas y transacciones de recibos realizadas.

•

Para los clientes B2C que reciben pedidos del público en general a través de su servidor Web, la confirmación de la exactitud del pedido puede ser lograda al enviar una confirmación del pedido por correo electrónico al cliente. El auditor puede probar este control fácilmente al realizar un pedido y revisar las confirmaciones por correo electrónico del cliente. El estado completo de los pedidos puede ser verificado al realizar revisiones de secuencias de los números de los pedidos.

•

Se pueden validar la exactitud de los embarques de inventarios al escanear los códigos de barras de los inventarios y al permitir que la computadora coteje la entrada de inventarios contra los pedidos pendientes, rechazando los que no se cotejen. Se puede probar este control al escanear las entradas de inventarios que forman y no forman parte de los pedidos pendientes y al revisar los resultados.

6J.152 El nivel de aseguramiento que será adquirido con las pruebas de controles es un asunto complejo que depende de un rango de factores que son considerados más detalladamente en el Capítulo 17. Procedimientos analíticos substantivos – el impacto sobre las fórmulas financieras tradicionales 6J.153 Es posible que muchos de los saldos de cuentas en el balance general y en los estados de resultados de las compañías de e-Commerce difieran de los saldos comparables de las compañías que no son de eCommerce. Por ejemplo, los negocios de e-Commerce que aceptan pagos con tarjetas de crédito tienen un saldo de cuentas por cobrar extremadamente bajo. Además, las compañías que tienen vendedores o proveedores para realizar la mayoría de sus embarques tienen saldos de inventarios muy bajos. Es posible que estas entradas de inventarios y cuentas por cobrar no sean iguales a los saldos esperados en los balances tradicionales y pueden distorsionar las fórmulas financieras tradicionales (por ejemplo el cálculo de la rotación de inventarios y el uso de esa cifra como una medición del negocio). Es posible que haya que desarrollar y usar nuevas formulas de medición para e-Businesses (Véase el párrafo 144). 6J.154 Generalmente será la responsabilidad del auditor entender bastante bien el sistema del negocio para determinar el grado al cual las formulas de medición tradicionales serán impactadas. Por ejemplo, si sólo un pequeño porcentaje del negocio de se maneja usando e-Commerce, la distorsión sobre las cuentas por cobrar puede ser mínima. Procedimientos de auditoría generales substantivos 6J.155 Sin importar en cual industria opera la entidad, diseñar los procedimientos de auditoría substantivos adecuados para un trabajo no es una tarea fácil, y la ingenuidad es una función importante. No se puede dar instrucciones precisas acerca de qué o cuánto tiene que hacerse debido a que variará de entidad a entidad. 6J.156 Lo siguiente representa asuntos acerca de la auditoría de varias áreas de los estados financieros de un negocio de e-Commerce que deberían ser tomados en cuenta al establecer los procedimientos de auditoría substantivos para esa áreas: (a)

Inventario

•

¿Quién es el propietario?

•

¿En dónde se almacena?

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

¿Cuál es la política de la entidad e-Commerce respecto a devoluciones?

•

¿En cuál sistema se mantiene el inventario y por cuál método?

(b)

Activos fijos

•

¿Son correctamente capitalizados los costos de desarrollo del sitio Web?

•

¿Cuál es la base usada para determinar la vida útil de los costos del desarrollo del sitio Web, del hardware y del software?

•

¿Cómo evalúa la entidad el deterioro/la obsolescencia?

(c)

Cuentas por pagar

•

¿Actúa el negocio como un principal o como un agente?

•

¿Cómo sabe la entidad cuando una empresa de cumplimiento ha enviado un pedido que causa un pasivo de la compra para su reventa?

•

¿A quién le devuelve el cliente el producto?

(d)

Pagos anticipados de clientes

•

¿Cómo determina la entidad el monto del pasivo asociado con los pagos anticipados recibidos antes de proporcionar el producto o el servicio comprado por los clientes?

•

¿Cuáles procedimientos se usan para asegurar que los pagos anticipados son aplicados adecuadamente a las facturas de ventas asociadas con el pedido del cliente?

•

Cuando se devuelven productos, ¿cuáles procedimientos se usan para devolver pagos anticipados recibidos en donde el efectivo ha sido cotejado con las facturas de las ventas.?

(e)

Otros pasivos

•

Posible pasivo fiscal:

•

-

¿cuál es la naturaleza del negocio?

-

¿cuánto conoce la entidad de la leyes fiscales que afectan las entidades de eCommerce?

-

¿existe una asesoría local específica relativa a la tributación de transacciones realizada a través del Internet?

-

¿cuáles posiciones/leyes de autoridad tributaria que existen aplican al negocio?

-

¿qué constituye tener una presencia fiscal?

Posible violación de la ley -

¿cuál es la naturaleza del negocio?

-

¿cuáles regulaciones nuevas están siendo introducidas?

Las actividades legales en un país pueden ser ilegales en otro país.

06/2002

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

(f)

Capital

•

¿Usa la entidad sus instrumentos de capital como una comodidad a cambio de servicios?

•

¿Cómo se determina el valor de los títulos de capital de la entidad?

•

¿Cómo justifica la entidad la emisión de sus títulos de capital a cambio de bienes y servicios?

•

¿Es la remuneración de los empleados en parte en la forma de los títulos de capital de la entidad?

(g)

Ingresos

•

¿Cómo valúa la entidad los descuentos, vales, bonificaciones y otros artículos promocionales/descontados para atraer a los clientes? ¿Cómo estima la entidad las devoluciones cuando no tiene un historial operativo o tiene uno muy limitado?

•

¿Cómo evalúa la entidad el valor del intercambio de publicidad colocada o recibida?

•

¿Cómo recibe la entidad un pedido de un cliente?

•

¿Son obligatorios las órdenes en formato electrónico?

•

¿Cómo tratan los pedidos de mercancías temporalmente ‘agotadas’?

(h)

Impuestos

•

¿A cuáles estatutos federales y estatales está sujeta la entidad?

•

¿En cuáles lugares podría ser considerado que la entidad tiene una presencia tributaria?

•

¿Cuáles son las obligaciones de la entidad referente a impuestos sobre ventas, impuestos del negocio, IVA, etc.?

La formación de una opinión y un informe (a)

Incertidumbre sobre el negocio en marcha

6J.157 Como mencionamos arriba, es posible que exista un riesgo más alto que el normal que el negocio en marcha no califique para emitir estados financieros de los negocios de e-Commerce. Como consecuencia, hay que considerar cuidadosamente el impacto de tal incertidumbre. 6J.158 Los procedimientos de auditoría adicionales deberían ser adoptados para evaluar el nivel de incertidumbre. Estos podrían incluir: •

Una revisión detallada de los eventos subsecuentes al balance y de la situación financiera

•

Una revisión de las proyecciones financieras y una evaluación de la confiabilidad de los supuestos realizados

•

Una evaluación de la precisión histórica de las proyecciones financieras

•

La disponibilidad futura de las fuentes existentes de financiamiento y las fuentes de financiamiento adicional o alternativa

•

Una investigación de la administración referente al desempeño del negocio y de sus finanzas

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

6J.159 Las advertencias incluyen: •

Recursos de efectivo insuficientes para cumplir con los gastos proyectados

•

Una falta de control sobre gastos

•

Inhabilidad de crear una rotación suficiente

•

Falla en generar utilidades

•

Pérdida de personal administrativo clave

•

Disputas con los que otorgan financiamiento

•

Disputas con proveedores clave de servicios

•

Tiempo adicional para pagos de créditos

•

Falla en cumplir con las expectativas del cliente

•

Firmas competitivas exitosas

•

La forma del informe y el grado del cual dependerá de GAAS local

•

Tendencias de altibajos en los indicadores financieros clave

(b)

Las normas de la presentación de información financiera

6J.160 Ha habido un aumento rápido en el volumen de las normas de la presentación de información financiera y se expiden estados que tratan con asuntos relacionados al e-Commerce. En ciertas jurisdicciones estos han incluido las áreas como: •

Reconocimiento de rotación

•

Tratamiento de gastos en IT (por ejemplo páginas Web)

•

Transacciones de intercambio

6J.161 Hay que tener cuidado en asegurar que una revisión competa ha sido realizada referente a todas las normas pertinentes para asegurar que han sido copiladas en todos los respectos materiales. (c)

Revisión de eventos subsecuentes

6J.162 Los desarrollos específicos de industrias mayores y de clientes pueden tomar lugar en plazos muy cortos dentro del e-Commerce. La revisión subsiguiente del balance requiere una atención cuidadosa. Las áreas específicas incluyen: •

Desarrollos recientes en la industria del cliente

•

Actividades recientes de los competidores o de los posibles competidores

•

Patrones de ventas subsecuentes a fin del año

6J.163 La información debería ser obtenida a través de fuentes tales como:

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•

Preguntas de la administración

•

Investigación de información pública (por ejemplo, la prensa, etc.)

293

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

•

Cuentas administrativas subsecuentes al fin del año

(d)

Representación del cliente

6J.164 En vista de la posible importancia de sistemas ordenadas que constantemente son desarrollados y adecuados por nuestros clientes, puede ser apropiado buscar una representación escrita que hemos sido informados de todos los cambios que han ocurrido en los sistemas de cómputo. APÉNDICE 1: GLOSARIO DE TÉRMINOS Atributos de Acceso

El administrador del sitio otorga privilegios de acceso para permitir que los usuarios vean, recuperen y/o hagan modificaciones a los directorios y a un sitio FTP o Telnet.

Anchor

El área de un documento hipertexto que es la fuente o el destino de un vínculo hipertexto. Es posible que el vínculo se extienda de esa área a otro documento o de otro documento a esa área. Cuando las anclas son los puntos de inicio de este vínculo, típicamente son resaltadas o de otra manera identificadas en el browser hipertexto.

FTP Anónimo

Un sistema de rastreo de información de las computadoras o las bases de datos a través del mundo de los servidores FTP.

ASCII

(Código Normativo Americano para el Intercambio de Información) Un código de caracteres de 7 bits que pueden representar 128 caracteres, algunos de los cuales son caracteres de control utilizados para el control de comunicaciones y no son imprimibles.

Atributo

Una propiedad de un elemento HTML especificada en el tag de inicio del elemento.

Autenticación

Una medida de seguridad que usa la norma de encriptación que verifica que una transmisión o un mensaje no fueron alterados.

Backbone

Una red centralizada de alta velocidad que conecta redes independientes más pequeñas.

Beta

Versiones de programas de software ofrecidos gratuitamente a los usuarios de Internet para propósitos de prueba.

Firma ciega

El proceso por el cual un banco sella sobres creados por computadora de un cliente con sellos de validación y guarda las monedas transferidas dentro de ellos. El sobre es transferido a la computadora del cliente, que coloca otra moneda adentro del sobre para enviárselo al vendedor. Estas ‘firmas ciegas’ protegen la privacidad de los clientes.

Bookmark (Marca)

Anotación de una dirección WWW o URL que queda archivada para su posterior uso.

Bps

(Bits por segundo) La medida de la transmisión de información digital.

Browser (Navegador)

Programa usado para acceder el World Wide Web del Internet, así como a los intranets y extranets corporativos. Netscape Navigator y Microsoft Internet Explorer son los más conocidos y usados.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Browser plug-ins

Herramientas para cambiar, aumentar, o extender las capacidades de un browser. Los plug-ins son desarrollados para ser usados dentro de browsers específicos y para interpretar archivos particulares o los formatos de los archivos (tales como Shockwave, Real Audio, Adobe PDF).

CCI

(Common Client Interface) Permite que los clientes del Web se comuniquen con visualizadores externos u otras aplicaciones.

CGI

(Interfase de Acceso Común) Una norma para que los programas hagan interfase con servidores del Web.

Clickable map

Otro nombre de una imagen map.

Cliente

Un programa de software que solicita información o servicios de otra aplicación de software, un servidor, y presenta esta información en una forma requerida por su plataforma de hardware.

Tecnología servidor

Cliente-

Documentos contenido

de

Una clase de sistema distribuido en el cual se dividen las funciones del software entre un servidor y una computadora del cliente. Un cliente solicita información del servidor, según los protocolos establecidos, y el servidor responde a la petición. Reportes, datos, y otros documentos de texto en un Web.

CyberCash

Un programa de software que guarda información de tarjetas de crédito y transfiere dinero electrónico a través del Internet.

DHTML

(Dynamic HyperText Mark-up Language – Lenguaje Dinámico de Marcas de Hipertexto) Permite que los elementos de la página (cuadros, logotipos, etc.) cambien de color o forma al pasar el mouse por encima.

Cuenta de marcación

Una cuenta con un Proveedor de Servicio del Internet que utiliza una llamada telefónica a un módem (en lugar de una línea de datos dedicada).

DigiCash

Una compañía innovadora en el desarrollo de dinero digital que ha producido un sistema de dinero digital llamado E-cash.

Sistemas Digital cash

Sistemas que permiten micro pagos en el Internet.

Certificado digital

Un archivo electrónico que autentica a su dueño.

Firma digital

Una forma electrónica de firmar que garantiza la fuente y la integridad del mensaje.

DNS

(Domain Name System – Sistema de Nombres de Dominio) El sistema de cómputo que traduce los nombres de texto de dominio a direcciones numéricas de Internet Protocol (IP) y mantiene información de rutas para transmisiones en Internet.

Nombre de Dominio

El nombre alfabético de un Host. Este nombre está vinculado con la dirección numérica de Internet Protocol (IP) de la computadora.

Download (Descargar)

Copiar archivos de una computadora a otra a través de un enlace de comunicaciones.

DTD

(Document Type Definition) Una especificación para un lenguaje marcador.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

E-cash

El sistema de efectivo digital desarrollado por DigiCash. Los clientes aperturan cuentas especiales en bancos que apoyan E-cash, y luego, con un software especial, los clientes y los vendedores pueden transferir dinero de la cuenta del comprador a la cuenta del vendedor.

EDI

(Electronic Data Interchange – Intercambio Electrónico de Datos) Una manera de intercambio electrónico de información de computadoras que hace uso de un formato normativo compartido.

Elemento

Una unidad de estructura en un documento HTML. Muchos elementos tienen cabeceras para iniciar y terminar; algunos tienen una sólo cabecera; algunos elementos pueden contener otros elementos.

E-mail

(Electronic Mail – Correo Electrónico) El intercambio de mensajes a través de una red a una dirección de correo electrónico. E-mail permite que el usuario adjunte y envíe otros archivos.

Encriptación

El proceso de codificar una información para que, aunque sea interceptada, no puede ser leída fácilmente.

Llaves de Encriptación

Programas de cómputo para codificar y decodificar mensajes. Por ejemplo, en sistemas públicos de encriptación, se le proporciona al usuario un par de llaves – una pública y una privada. La llave pública utiliza dos valores diferentes para controlar un proceso de encriptación y de desencriptación. El remitente encripta con la llave pública del destinatario, y luego el destinatario utiliza su llave privada, la cual nunca es publicada, para decodificar el mensaje.

Cuestionarios Feedback

Cada compañía necesita saber qué requieren sus clientes. Las personas que visitan al sitio Web pueden llenar un cuestionario ‘virtual’ que puede ser devuelto al interesado.

de

Firewall

Un puerto de enlace entre dos redes que filtra y limita la información que pasa entre las redes.

Forma

Un elemento HTML que permite que los usuarios proporcionen información y luego enviarla para ser procesada.

Freeware

Software gratuito pero con protección de derechos de autor.

FTP

(File Transfer Protocol – Protocolo de transferencia de archivos) Un medio para intercambiar archivos a través de una red.

Gateway Enlace)

(Puerto

de

Un sistema de cómputo que reformatea datos para que éstos puedan transferirse entre redes que usualmente no son compatibles.

GIF

(Graphics Interchange Format – Formato de Intercambio de Gráficos) Un formato de almacenamiento de imágenes que puede ser utilizado como una imagen en línea en un documento HTML.

Gopher

Un protocolo para diseminar información en el Internet por medio de menús de sistema; los componentes en los menús pueden ser ligas a otros documentos, búsquedas, o ligas a otros servicios de información.

Navegador gráfico

Un cliente Web que presenta imágenes y fuentes en línea y que usualmente ofrece una operación basada en el mouse por medio de “señalar y hacer clic.”

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Groupware

(Computer Supported Co-operative Work). Herramientas y tecnología de software para apoyar a grupos de personas que trabajan juntos en un proyecto, a menudo en sitios diferentes.

GSM

(Global System for Mobile Communication – Sistema Global de Comunicaciones Móviles) Norma de transmisión actual para teléfonos móviles.

Hardware

Las máquinas actuales, tales como computadoras, monitores, módems, e impresores utilizadas para correr los programas de cómputo y realizar otras tareas.

Encabezado

La información que aparece en la parte superior de los mensajes de e-mail y de artículos de newsgroup. Usualmente el encabezado contiene información acerca de la fecha en que fue creado el mensaje, el camino de cómputo a través del cual se transmitió el mensaje y otos datos usados para administrar el mensaje.

Helper application

Un programa lanzado por un navegador y usado para mostrar los archivos noHTML recuperados a través de una transmisión Web.

Home page inicial)

Un lugar en el Internet donde cualquier persona u organización puede mostrar información a cualquier persona que quiera verla. Por ejemplo, una compañía podría colocar el contenido total de su publicidad, estados financieros anuales, o un manual de soporte técnico como parte de su página principal.

(Página

Host

Se le refiere a cualquier computadora en el Internet como un host.

HotJava

Un navegador del Web con la capacidad de ejecutar applets escritos en el lenguaje de programación Java.

Hotspot

La región del hipertexto mostrado que, al ser seleccionada, vincula al usuario a otro punto en el hipertexto o a otro recurso.

HTML

(Hyper Text Mark-up Language – Lenguaje de marcas de hipertexto) El mecanismo usado para crear páginas Web. Los navegadores Web muestran estas páginas de acuerdo con el esquema de rendimiento definida por el navegador.

Tag HTML (Cabecera HTML)

Dentro del documento indica la estructura, los elementos, formateo y vínculos a otros documentos. Los tags HTML permiten el uso de otros medios dentro de un documento. Por ejemplo - área afectada

HTTP

(Hyper Text Transfer Protocol – Protocolo de transferencia de hipertexto) El protocolo nativo del Web, usado para transferir documentos de hipertexto.

Hipermedia

Hipertexto que podría incluir multimedia como texto, gráficas, imágenes, sonido y video.

Hipertexto

Texto no limitado a una sencilla secuencia para observación. El hipertexto del Web no está limitado a un solo servidor para describir un tipo de funcionalidad de exploración en una línea interactiva.

ICMP

(Internet Control Message Protocol) Una extensión al Protocolo de Internet que crea mensajes de errores, paquetes de prueba, y envía mensajes de información relacionados al IP.

Íconos

Gráficas con fotografías que representan sus funciones, tales como una foto de una impresora que activa el comando de imprimir.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

IEFT

(Internet Engineering Task Force) La comunidad internacional abierta de diseñadores, operadores, vendedores e investigadores que coordinan la planeación y operación del Internet.

Mapa de imagen

Una imagen en línea en una página HTML que puede conectar cada píxel o región de una imagen a un recurso del Web. Los usuarios hacen clic sobre la imagen para recuperar los recursos.

Interfase

El límite sobre el cual dos sistemas se comunican.

Servidor del Internet

Un sitio host de Internet que ofrece un servicio a otros usuarios de computadoras, tales como correo, transferencia de archivos, noticias, etc.

Intranet

Una red corporativa basada en tecnología del Web.

ISP

(Internet Service Provider – Proveedor de Servicios Internet) Una compañía o entidad que provee al público acceso al Internet.

Dirección IP

Un número de cuatro partes, el cual usan todos en el Internet para identificar de forma única su red.

Java

Lenguaje de programación orientado a objetos para la carga y ejecución de aplicaciones.

JPEGs

(Joint Photographic Expert Group) Formato normal para mostrar fotografías más grandes. La compresión es muy buena pero como resultado, la fotografía tiende a sufrir un poco.

Kbps

(Kilobits per second – Kilobits por segundo) Medida de las tasas de transmisión de información digital. (1 kilobit = 1,000 bits)

LAN

Una red de área local.

Link (Liga)

Un vínculo entre un documento de hipertexto y otro.

Lynx

Un navegador no gráfico, desarrollado por la Universidad de Kansas.

Macromedia Shockwave

Macromedia es una herramienta usada para incrustar efectos (como gráficas y sonido) para volar alrededor de su sitio Web para incrementar el interés.

Mailto

Un tag HTML que lanza un programa de e-mail en la computadora del cliente, inserta una dirección predeterminada, y permite que el usuario envíe e-mail rápida y fácilmente al hacer clic en un vínculo.

Mainframe

Una computadora diseñada para uso batch en lugar de uso interactivo.

Mapping

Un proceso utilizado para construir sistemas EDI que determina cuáles elementos de datos en el sistema de cómputo de una compañía corresponden a los elementos normativos de data usados en los lineamientos ASC X12 o EDIFACT.

Matrix

El conjunto de todas las redes que pueden intercambiar correos electrónicos directamente o a través de gateways. Esto incluye el Internet, BITNET, FidoNet, UUCP, y servicios comerciales tales como America Online, CompuServe, Delphi, Prodigy, así como otras redes. Este término fue ideado por John S Quarterman en su libro, The Matrix (Digital Press 1990).

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Mbps

(Mega bits per second – Mega bits por segundo) Medida de las tasas de transmisión de información digital (1 megabit = 1,000 kilobits)

Middleware

Software que corre entre un cliente y un servidor para hacer posible la comunicación.

MIME

(Multipurpose Internet Mail Extensions – Extensiones Multipropósito de Correo Electrónico) Una especificación para formatos de documentos de multimedia.

Módem

(Modulator/Demodulator – Modulador/Demodulador) Un dispositivo que conecta a las computadoras y las permite comunicarse al modular datos digitales (generados por la computadora fuente) en señales análogas que se transmiten por líneas telefónicas al módem remoto. Luego el módem remoto demodula esas señales análogas a datos digitales que el módem remoto puede entender. noticias

Un grupo de noticias cuyos artículos son enviados vía e-mail al moderador del grupo, quien revisa el material antes de que se coloque.

Programación Modular

Un método de programación que reduce programas de software en partes más pequeñas, llamadas módulos, para hacer más sencillo el desarrollo y mantenimiento al dispersar la carga de trabajo sobre más de una computadora.

Modules

Partes más pequeñas de programas más grandes de software.

Ligas del Navegador

Gráficas en una página Web (que seguido aparecen como botones 3-D) que proporcionan vínculos a otros documentos o páginas.

Navegar

El hecho de observar el contenido del Web para algún propósito.

Net

Un término informal para referirse al Internet o a un subconjunto (o a un súper conjunto) del Matriz en contexto.

Red

Un sistema de computadoras conectadas por cables telefónicos u otros medios que permiten que el hardware y el software intercambien datos.

Grupos de Noticias

Un conjunto de artículos enviados a un sitio en particular en el Internet referente a un tema específico.

NNTP

(Network News Transfer Protocol) Conjunto de reglas que usa el Internet para mover artículos de un grupo de noticias.

On-line Checks System

Un programa de software que permite que comerciantes acepten y reproduzcan cheques para los clientes por teléfono o fax.

Open Market

Software que soporta pagos electrónicos vía un ‘pago URL’ especialmente diseñado para que datos de tarjetas de crédito y otros datos sensibles no tengan que ser intercambiados por el Internet.

Packet

La agrupación básica de datos de Internet. Cualquier mensaje enviado por el Internet consiste en packets que llevan consigo la información necesaria, tal como la dirección. Se reconstruyen los packets por protocolos TCP/IP al llegar a su destino.

Packet-switching

Un método de comunicaciones por el cual los packets individuales son dirigidos entre los hosts a través de la ruta más rápida en cualquier momento.

Página

Un archivo HTML.

Grupo de revisadas

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Nombre de Ruta

La lista de directorios a través de los cuales pasa uno para llegar a los directorios incrustados. Los nombres de los paths empiezan con una diagonal (/) y los nombres de los directorios son separados por una diagonal.

PDL

(Page Definition Language – Lenguaje de Definición de Página) Un lenguaje de cómputo que captura datos de presentación y formato para que los documentos creados anteriormente puedan ser presentados en su formato original en un sitio WWW.

Perl

(Practical Extraction and Reporting Language) Un lenguaje de escritura usado para la manipulación de texto y es conocido para escribir aplicaciones de gateways.

Plataforma

El sistema operativo de una computadora y las normas que lo corren.

Plug-ins

Una aplicación que le permite ver diferentes formatos de información en la ventana del navegador.

POP

(Point-of-Presence – Punto de Presencia) Un grupo de módems vinculados, de routers, y otro equipo, ubicado en una ciudad o una área metropolitana en particular que permite que los subscriptores locales accedan al Internet por medio de una llamada telefónica local.

Puerto

Un canal en un sistema de comunicaciones asignado a cada programa de aplicaciones.

Portal

Un sitio Web que proporciona vínculos a otros sitios Web que contienen información similar.

PPP

(Point to Point Protocol) Un protocolo de comunicaciones que permite acceso de marcación al Internet sobre líneas telefónicas.

Protocolos

Un conjunto de reglas que determinan cómo se comunicarán las computadoras. Los protocolos permiten que computadoras de diferentes fabricantes y las que corren diferentes paquetes de software (1) coincidan en qué significan los datos y cómo usarlos, (2) compartan las aplicaciones de cómputo, y (3) se comuniquen entre sí.

Real Audio/Video

El formato de este archivo se llama streaming. Las estaciones de radio lo pueden usar porque no depende de que todo el archivo se baje del Internet, sino tocará mientras se baja. Esto es muy útil para clips de video y audio.

Tiempo Real

Usado para describir un sistema que proporciona una respuesta sin una demora evidente de tiempo – usualmente en microsegundos o milisegundos.

Área restringida

Páginas Web que requieren una contraseña o una identificación del usuario para entrar.

Robot

Un término para los programas de software que exploran automáticamente el Web por una variedad de propósitos; los robots que juntan recursos para preguntas posteriores de las bases de datos por los usuarios a veces se les llaman arañas.

Router

Un dispositivo de Internet que analiza el tráfico de la red y determina la mejor ruta para la información (Network packets).

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Search engine

Software diseñado para permitir que se realicen búsquedas de información que serán llevados a cabo, en particular en el Internet o en redes corporativas.

SGML

(Standard Generalized Mark-Up Language – Lenguaje de Anotaciones Generales) Una norma para definir lenguajes de anotaciones generales; HTML es un ejemplo de SGML.

Shareware

Software que se prueba por un tiempo determinado y luego se paga para seguir usándolo.

Shopping basket

Un sistema en línea que permite que los clientes soliciten pedidos o servicios al colocar una palomita en un cuadrito y agregarlo al precio total y a los detalles de los pedidos previamente realizados.

Sitio

La sección de archivos de una computadora sobre la cual los documentos Web (u otros documentos servidos en otro protocolo) residen; por ejemplo, un sitio Web, un sitio Gopher, un sitio FTP.

SLIP

(Serial Line Interface Protocol – Protocolo Internet de Línea en Serie) Un conjunto de reglas que usa el Internet para mover mensajes de e-mail.

Base de datos monedas gastadas

de

La base de datos que usa el banco para mantener control con los números de serie de cada moneda enviada en el sistema de dinero digital E-cash.

Spider (Araña)

Un programa de software que cruza el Web para juntar información acerca de los recursos para preguntas posteriores por los usuarios que buscan los recursos. Las principales arañas activas incluyen Lycos y WebCrawler.

Surfing

El hecho de navegar en el Web, típicamente usando técnicas para procesar información rápidamente para encontrar recursos subjetivamente valiosos.

T-3 D Dominio Virtual

Un sitio en el Internet que existe en forma virtual con otros dominios en el mismo servidor de red.

Tabla

Un método de arreglar datos en filas y columnas al usar tags HTML especiales que son reconocidos por algunos navegadores.

Vortal VRML

(Virtual Reality Modeling Language – Lenguaje de Modelado de Realidad Virtual) Una especificación para interpretación en tres dimensiones usada en conjunto con navegadores Web.

WAN

(Wide Area Network – Red de Área Amplia) Una red de comunicaciones que conecta geográficamente a varios usuarios.

WAP

(Wireless application protocol) Norma de transmisión de datos de sitios Web a teléfonos móviles.

Web

World Wide Web. Un sistema de información hipertexto y de comunicación usado en la red del Internet con comunicaciones de datos que operan de acuerdo con el módulo del cliente/servidor. Los clientes del Web (navegadores) pueden acceder información multiprotocolo e hipermedia (en donde hay aplicaciones de ayuda de multimedia disponibles para el navegador) al usar un esquema de direcciones.

Servidor Web

Software que proporciona servicios a los clientes del Web.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 1

Windows

Un sistema operativo desarrollado por Microsoft que le proporciona al usuario gráfico la capacidad de interfase y multitareas.

Winsock

Norma de la industria que especifica cómo las aplicaciones de la red basadas en TCP/IP deberían comunicarse con el software del protocolo TCP/IP.

WWW

(The World Wide Web – La Red Mundial) Una red global de documentos HTML que permiten que se realice comunicación visual e interactiva.

X Window System

Un sistema de ventanas que respalda las interfases del usuario geográfico a las aplicaciones.

Zip

Una compresión de archivos usada en el Internet. La extensión del archivo comprimido es .ZIP.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 2

APÉNDICE 2: VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE E-COMMERCE Ventajas (a) 1.

A través del uso de e-Commerce, los productos de una compañía están al servicio del público las veinticuatro horas al día los siete días a la semana. Es una forma muy efectiva para que las compañías promuevan sus productos existentes o los productos nuevos que están o estarán introduciendo a un número máximo de clientes o clientes en prospecto de forma relativamente económica. Conforme cambian los productos (por ejemplo, nuevos colores, modelos, precios rebajados, promociones) la información puede ser difundida instantáneamente al público. Además, la información relacionada directamente a los productos como preguntas frecuentes acerca del producto o explicaciones de las capacidades del producto pueden realzar la promoción del producto. Una tendencia creciente en la promoción de productos es la promoción de productos diseñados en base a los patrones de poder adquisitivo o de información proporcionada por los productos o servicios del consumidor en base a una sesión interactiva en la cual las necesidades del cliente pueden ser desarrolladas efectivamente. (b)

2.

Promoción de productos

Nuevo canal de ventas

Con el uso creciente del Internet para la compra de productos y servicios, el Internet llega a ser un canal adicional a los más tradicionales de ventas como una fuerza de ventas o el uso de folletos y catálogos. Una tendencia creciente en esta área es el uso del Internet para vender y entregar información y productos de software. Además, muchas compañías usan el Internet como el único canal de ventas para su organización. Las compañías han visto que una entrega de información efectiva puede agregar significativamente a las ventas de los productos. La información como con cuáles productos y servicios son compatibles o complementan sus servicios, y la información que ayuda al usuario a tomar una decisión de compra está llegando a ser particularmente efectiva. (c)

Competitividad mejorada/calidad de servicios

3.

Los negocios dependen de una variedad de servicios y productos sólo para permitirlos realizar sus negocios: bancos, contadores, aseguradores, agentes de viajes y proveedores de telecomunicaciones. La mayor parte de un posible intercambio en este ambiente es predecible, la gran parte son transacciones relativamente sencillas tales como facturación y pagos. Además de estas relaciones sencillas, existen relaciones esenciales entre los clientes y los proveedores, así como mecanismos más amplios de colaboración, distribución, representación, etc. Estas relaciones van más allá de las transaccionales y constituyen una parte importante de los activos de muchas compañías, por ejemplo acercándose a los clientes. Un ejemplo son muchas compañías pequeñas que contratan la tecnología de e-Commerce para ofrecer mejores niveles de apoyo de pre- y posventas, con niveles de información incrementados de productos, asesoría sobre el uso, y la respuesta rápida a preguntas de clientes. El beneficio correspondiente para el cliente es una mejor calidad de servicio.

4.

La velocidad con que los servicios de información pueden ser llevados al mercado es un valor agregado para muchos negocios, especialmente aquellos involucrados en el desarrollo y distribución de software o de servicios de información. Nuevos servicios electrónicos son un ejemplo principal de cómo el Internet ha sido utilizado para entregar información actualizada simultáneamente. (d)

5.

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Reducir o eliminar cadenas de abastecimiento/respuesta rápida a necesidades

A menudo e-Commerce permite que las cadenas tradicionales de abastecimiento se reduzcan dramáticamente. Existen muchos ejemplos establecidos donde la mercancía se envía directamente del fabricante al consumidor final, evitando el almacén del mayorista, del detallista y la tienda de menudeo. Aunque esto es más posible al usar las formas más tradicionales de comunicación, es decir, el fax o pedidos por correo, la solución de e-Commerce lo hace más práctico en los términos de costo y de demoras de tiempo. Un ejemplo de esto es cuando los productos y servicios pueden ser entregados completamente por medio electrónico, eliminado la cadena de abastecimiento. Esto tiene implicaciones masivas para las industrias de entretenimiento (periódicos, revistas, videos, CDs) y para compañías que tratan con el desarrollo y distribución de software.

303

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Procedure Note 6J: e-Commerce – Appendix 2

(e)

Ahorros de costos substanciales

6.

Una de las contribuciones del e-Commerce es la reducción en los costos de transacciones. Mientras el costo de una transacción de un negocio que requiere interacción humana podría ser medido en la moneda local, el costo de realizar electrónicamente una transacción similar podría ser mínimo. Por lo tanto, cualquier proceso de negocios que trata con tareas ‘rutinarias’ ofrece la posibilidad de ahorros significantes. Esto es particularmente interesante para un negocio pequeño que podría dedicarse a otras funciones del negocio más lucrativas. Las compañías más grandes ya tienen conocimientos de los ahorros de costos que podrían hacerse.

7.

Pagar cuentas electrónicamente, por ejemplo, puede reducir el costo de franqueo y el tiempo requerido para elaborar y registrar cheques. (f)

8.

Mientras más compañías han desarrollado sus páginas Web, ha habido una mayor presión para que las compañías competidoras desarrollen y lancen sitios Web. De hecho, en el ambiente actual, la imagen de una compañía que no tiene una página Web puede ser impactada de manera negativa porque implica que la compañía ‘no está actualizada tecnológicamente’. Además, las compañías usan sitios Web para crear una impresión sobre sus productos específicos. A través del uso de sitios Web, la imagen de los productos llega a ser una parte de la compañía y refleja la presentación total de la compañía al consumidor final. (g)

9.

Imagen corporativa

Capacidades de nuevos productos

Como resultado de la oleada de e-Commerce recientemente, existen productos hoy día que nunca hubieran sido considerados hace varios años. La capacidad de vender y comprar títulos en línea sin un corredor es un buen ejemplo. ¿Y quién hubiera pensado que todas las instituciones bancarias que ofrece la administración de cuentas, que envía estados de cuentas para pagar en línea and mantener un presupuesto familiar como resultado de actividades hubiera sido posible? Piense en la capacidad de bajar, pagar e imprimir timbres postales estadounidenses en su propia computadora, algo completamente desconocido hace pocos años. La capacidad de crear ‘productos nuevos’ que puedan ser entregados por e-Business es más limitada por la imaginación que por la tecnología existente y futuro. Desventajas (a)

10.

Mientras las relaciones con los clientes puede ser altamente realzada a través del uso de tecnologías de e-Commerce, estas relaciones también pueden ser manchadas o arruinados con el uso indebido de eCommerce. Si los clientes perciben que es violada su privacidad, que la información confidencial no es segura, que los sitios Web no sirven, o que el servicio no es lo que se describe en el sitio Web, los clientes irán a otro lugar. Existen muchos negocios que trabajan con e-Commerce hoy en día para que los clientes encuentren un sitio confiable que cumpla con sus compromisos y que proporcione la selección adecuada de productos y el nivel de soporte requerido. Al vivir experiencias de compras que gustan a los clientes, regresarán a comprar más seguido. (b)

11.

Relaciones con los clientes

Impacto sobre los intermediarios

Cuando un negocio depende de las infraestructuras intermediarias como la fuente principal de sus ingresos y trata de eliminar o sobrepasar a los intermediarios, se le pueden dañar significativamente a esas relaciones que han crecido con el tiempo. Por ejemplo, un fabricante vende a tiendas de menudeo que en cambio venden sus productos al público. La mayoría de los ingresos del fabricante proviene de las ventas a las tiendas de menudeo. Si el fabricante desarrolla y lanza un sitio Web y así vende directamente al consumidor final, los detallistas perciben que el fabricante ha llegado a ser un competidor directo y que tomará las ventas de las tiendas de menudeo. Es posible que las tiendas de menudeo dejen de vender los productos del fabricante, y perjudiquen significativamente al fabricante.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 2

Es importante que las compañías reconozcan verdaderamente quiénes son sus clientes y diseñen sistemas para proveer valor a esos clientes. (c) 12.

Uno de los puntos más significantes que surge al platicar acerca del e-Commerce o del Internet es el de la confidencialidad de la información sensitiva enviada por una red pública como el Internet, y la privacidad con la cual la compañía que recibe esa información la mantiene. Los usuarios finales se preocupan acerca de proporcionar sus números de tarjetas de crédito y de seguro social a compañías cuando saben que la información se transmite por el Internet y desconocen el nivel de seguridad mantenida sobre esa información y qué harán los recibidores con esa información. Sin la tranquilidad proporcionada por un nivel de seguridad conocido por parte de la compañía con la cual realizan negocios, puede ser que permanezca un grado de indecisión para usar e-Commerce para ciertas actividades. (d)

13.

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Implementación

Los sitios Web sencillos pueden ser diseñados y lanzados relativamente rápido y a un costo razonable. En muchos casos, el costo cae dentro del presupuesto de mercadeo de una unidad de negocios o de una división dentro de la organización. Cuando múltiples unidades de negocios diseñan y lanzan sitios Web, hay un riesgo que habrá inconsecuencias en la forma en que se presenta la compañía al consumidor final. Además es posible que no haya consecuencias de diseño, mensaje, navegación, y aún en la forma en que el consumidor llega a un sitio Web de la organización. Además, porque estos sitios Web pueden ser lanzados tan rápidamente, los conceptos de control de calidad, aseguramiento de calidad o la participación consecuente de auditoría interna pueden ser sacrificados. (g)

16.

Marco del Tiempo Reducido de las Ventajas Competitivas

Generalmente cuando las organizaciones lanzaron nuevos servicios basados en la tecnología tenían una ventaja competitiva por un tiempo. Anteriormente, ese marco de tiempo pudo haber sido desde varios meses hasta varios años según el alcance del proyecto. Podría tomar un tiempo significante para que las compañías determinaran qué hacía la competencia, cómo cumplía con sus metas, y lograba su beneficios, para determinar cómo reaccionaba, diseñaba, probaba, implementaba, y finalmente para presentar su oferta de servicios para nivelar la competencia. Sin embargo, en el ambiente de hoy día, cuando una compañía lanza un sitio Web, sus competidores pueden ver qué ubican en el sitio Web, decidir acerca de una respuesta rápida y lanzar su sitio Web más competitivo en unas semanas o aún en unos días. Esto no permite que la compañía tenga mucho tiempo para aprovechar de la ventaja competitiva. (f)

15.

Sistemas de pagos electrónicos

Muchas compañías acostumbran a recibir un pedido, enviar el pedido, facturar al cliente, y registrar una cuenta por cobrar, la cual puede ser reducida por pagos subsiguiente de efectivo. El e-Commerce presenta un proceso de pago completamente nuevo que muchas compañías no están acostumbradas a manejar – es decir, el pago en línea por tarjeta de crédito, efectivo electrónico o cheque, o alguna forma de tarjeta inteligente. Diseñar e implementar estos sistemas de pago puede ser un gran proyecto. Si las compañías actualmente no aceptan una forma de pago electrónico, los costos y beneficios deberían ser considerados cuidadosamente antes de continuar. (e)

14.

Privacidad y seguridad

Compromiso organizacional

El compromiso organizacional es una clave significativa en la implementación exitosa de e-Commerce. La organización debe contar con el compromiso de los ejecutivos, gerentes y personal para usar eCommerce para lograr globalmente esas metas y objetivos. Debe haber también un compromiso de parte de todos los participantes para lograr esas metas y objetivos sin sacrificar calidad y control. La organización debe lograr un nuevo balance entre su capacidad de explotar el e-Commerce para lograr un nuevo producto o ventas u objetivos de apoyo en conjunto con un nivel de calidad y control adecuado, quizá a través de la distribución de una nueva estrategia y metodología de desarrollo e implementación de e-Commerce.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 5, Procedure Note 6J: e-Commerce – Appendix 2

(h) 17.

Esto puede ser un problema para las compañías pequeñas que han diseñado sus propios sitios pero condicionado a que una persona dentro de la organización se responsabilice para actualizarlo y mantenerlo, entonces esto no debería ser un problema. Si lo mantiene una agencia externa, el cliente debe insertar el contenido y dirección correctos. (i)

18.

Mantener el sitio

Confianza

Muchas compañías pequeñas y desconocidas en el Internet tienen un problema adicional al ganar la confianza de sus clientes, quienes pudieran hacer sus pedidos con compañías en las cuales ya tienen confianza. Sin embargo, esto es un problema para cualquier compañía pequeña, y no tan solo para ésas que compran y venden en Internet.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 4

APÉNDICE 3: PROCEDIMIENTOS TI Este Apéndice proporciona una guía para los buenos procedimientos generales de organización TI. Cubre las siguientes áreas: •

Política y seguridad de TI

•

Organización de TI

•

Procedimientos de administración de cambios

•

Administración de problemas

•

Control de acceso

•

Seguridad física

•

Recuperación de respaldo Política y seguridad de TI

1.

La administración es responsable para desarrollar e implementar planes de corto y largo plazo que cumplen con la misión y las metas de la organización. Las oportunidades de tecnología de información deberían ser evaluadas y reflejadas adecuadamente en estos planes.

2.

Antes de adecuar estos planes la administración debería evaluar los sistemas de información existentes en términos del grado de automatización del negocio, funcionalidad, etc. para determinar el grado al cual los sistemas existentes apoyan a los requisitos de negocio de la organización.

3.

La administración debería crear y actualizar periódicamente el modelo de arquitectura de información. Basado en este modelo, la administración debería definir, implementar y mantener los niveles de seguridad para las clasificaciones de datos evaluados. Estos niveles de seguridad deberían representar el conjunto de seguridad adecuado y las medidas de control para estas clasificaciones.

4.

La administración debería crear y actualizar periódicamente un plan de infraestructura tecnológica que coincide con los planes de largo y corto plazo de tecnología de información (por ejemplo, la arquitectura de sistemas, la dirección tecnológica, las estrategias de la misión, etc.).

5.

La administración debería asumir la responsabilidad total de desarrollar y mantener un marco de política que establece el enfoque global de la organización hacia la seguridad y control interno. Esta política debería cumplir con los objetivos globales del negocio y ser dirigida hacia la reducción de los riesgos a través de algunas medidas preventivas, la identificación oportuna de irregularidades, la limitación de pérdidas y la restauración oportuna. Las medidas deberían ser basadas en los análisis del beneficio de costos y deberían ser de prioridad.

6.

Un programa de conciencia de seguridad de tecnología de información debería comunicar la política de seguridad de tecnología de información a cada usuario de tecnología de información y debería asegurar un entendimiento completo de la importancia de la seguridad de la tecnología de información. Este programa de conciencia de seguridad de la tecnología de información debería ser respaldado y debería representar la opinión de la alta administración.

7.

La administración debería proveer para la identificación y documentación adecuadas de los servicios de terceros. Debe haber procedimientos para asegurar que para cada servicio de terceros existe un contrato formal definido y acordado. Estos contratos deberían contener acuerdos acerca de los niveles requeridos de procesamiento, seguridad, monitoreo y requerimientos de contingencias, etc.

8.

La administración debería asegurar que hay contratos formales que establecen el acuerdo entre los socios comerciales sobre los procesos de comunicación y sobre las normas para la seguridad de

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 4

mensajes de transacciones y almacenamiento de datos. Ejemplos de servicios e-Commerce entregados por terceros son: la provisión de servicios, dominio del sitio Web, cumplimiento con pedidos de clientes, soporte técnico, autorización de transacciones de tarjetas de crédito, etc. Al comercializar en el Internet la administración debería poner en práctica los controles adecuados para asegurar el cumplimiento con las leyes y costumbres locales en todo el mundo. 9.

La administración debería asegurar el cumplimiento con la privacidad, propiedad intelectual, flujo de datos a través de fronteras y regulaciones criptográficas aplicables a las prácticas de la organización. Organización de TI

10.

La administración debería nombrar a un comité para vigilar la función de servicios de información y sus actividades.

11.

El lugar de la función de servicios de información dentro de la estructura total de la organización debería asegurar autoridad, las masas críticas y la independencia de los departamentos de los usuarios.

12.

La administración debería asegurar que todo el personal dentro de la organización conoce sus funciones y responsabilidades respecto a los sistemas de información. Deberían tener la autoridad suficiente para ejercer la función y responsabilidad que se les asignan.

13.

La administración debería asegurar que se establecen y se actualizan regularmente las descripciones de puestos para el personal en funciones de servicios de sistemas.

14.

La administración debería asegurar la segregación de tareas entre las siguientes funciones:

15.

•

Usuarios de sistemas de información

•

Operaciones de cómputo

•

Administración de red

•

Administración de sistemas

•

Desarrollo y mantenimiento de sistemas

•

Administración de cambios

•

Administración de seguridad

•

Auditoría de seguridad

Los servicios de terceros deberían ser identificados y documentaos correctamente. Las interfaces organizacionales con proveedores externos deben ser identificadas y documentadas. Procedimientos de administración de cambios

16.

La administración debería asegurar que existen políticas/procedimientos que tratan con el inicio y la aprobación de cambios. Todas las peticiones (internas y externas) para cambios (RFCs) son estandarizadas y sujetas a los procedimientos formales de cambios. Estos RFCs deberían ser categorizados, listados según prioridades y evaluados para su posible impacto sobre el sistema operacional.

17.

La administración debería asegurar que los procedimientos y técnicas adecuados se aplican para crear el sistema de información nuevo o modificado.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 4

18.

Para cada sistema nuevo o modificado debe haber un análisis y documentación de amenazas de seguridad, las posibles vulnerabilidades e impactos y la seguridad y las salvaguardas de control interno para reducir o eliminar los riesgos. Deberían ser disponibles los mecanismos adecuados para la comprobación de auditoría.

19.

La administración debería asegurar que existen políticas/procedimientos sobre la prueba y la aceptación de cambios. El objetivo es asegurar que los cambios realizados a las aplicaciones/sistemas son probados adecuadamente antes de estar colocados en un ambiente de producción.

20.

La administración debería asegurar que hay políticas/procedimientos que tratan con la selección e implementación de paquetes normativos de software.

21.

La administración debería definir e implementar procedimientos formales para controlar la migración del sistema del desarrollo de las pruebas y finalmente el ambiente de producción. Estos ambientes deberían estar segregados y protegidos correctamente.

22.

La administración debería asegurar que existen políticas/procedimientos que tratan con cómo los programas se organizan, controlan, autorizan, prueban, ponen en producción, retiran de producción, cambian y regresan al servicio.

23.

La administración debería asegurar que existen políticas/procedimientos para controlar y supervisar los cambios realizados en una situación de emergencia.

24.

La administración debería requerir para el software autorizado de proveedores externos, que los proveedores tengan los procedimientos adecuados para validar, proteger y mantener los derechos de integridad del producto de software.

25.

La administración debería asegurar que se acuerda un plan de aceptación con el proveedor en el contrato y que este plan define los procedimientos y criterios de aceptación. Administración de problemas

26.

Los procedimientos de problemas de la administración deberían ser vigentes para asegurar que todos los eventos operacionales que no son parte de las operaciones normativas son registrados, analizados y resueltos oportunamente.

27.

Los procedimientos de expansión deberían ser definidos e implementados para asegurar que los problemas identificados son resueltos de la manera más eficiente al separarlos por prioridad. Control de acceso

28.

La administración debería asignar formalmente la responsabilidad de asegurar la seguridad lógica y física de los activos de la organización a un gerente de seguridad de información.

29.

La administración debería crear y actualizar periódicamente una política de seguridad de datos que es comunicada a los individuos dentro de la organización.

30.

La administración debería crear una estructura para nombrar formalmente a los propietarios de datos y sistemas. Estos propietarios de datos y sistemas tienen que tomar decisiones acerca de los derechos de la clasificación y del acceso.

31.

El acceso lógico a los recursos de cómputo debería ser restringido por la implementación de un mecanismo adecuado de autenticación de los usuarios identificados y de los recursos asociados con las reglas de acceso. Tales mecanismos deberían prevenir que el personal no autorizado, las conexiones de marcación y otros puertos de entrada del sistema accedan a los recursos de cómputo.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 4

32.

La administración debería establecer procedimientos para asegurar acciones oportunas respecto al solicitar, establecer, emitir, suspender, y cerrar las cuentas de los usuarios. Un procedimiento formal de aprobación del propietario de datos o del sistema que otorgue privilegios de acceso debería ser incluido.

33.

La administración debería asegurar que la actividad de seguridad es anotada en una bitácora y que cualquier indicación de violaciones de seguridad es notificada inmediatamente al administrador y se trata automáticamente.

34.

La política organizacional debería asegurar, cuando es apropiado, que los controles son implementados para proporcionar la autenticidad de las transacciones. Esto requiere el uso de técnicas criptográficas al firmar y verificar las transacciones.

35.

Referente a relaciones con proveedores de servicios, la administración debería asegurar que acuerdos de seguridad son identificados y presentados y acordados explícitamente. Los contratos con terceros que tratan con el acceso a las instalaciones de TI organizacional deberían especificar las condiciones de seguridad.

36.

La política organizacional debería asegurar, cuando es apropiado, que las transacciones no pueden ser denegadas por ninguna parte, y que se implementan controles para proveer no repudiación de origen o recibido, comprobante de entrega y recibido de transacciones. Esto puede ser implementado a través de firmas digitales, sellos de tiempo y de terceros de confianza.

37.

La política organizacional debería asegurar que los datos sensibles de la transacción sólo se intercambia por medio de una transmisión confiada. La información sensible incluye información de administración de seguridad, datos de transacciones sensibles, contraseñas, y claves criptográficas. Para lograr esto, es posible que haya que establecer canales de confianza al usar encriptación entre los usuarios, entre los usuarios y los sistemas, y entre los sistemas.

38.

La administración debería definir e implementar procedimientos y protocolos que serán utilizados para la generación, distribución, certificación, almacenamiento, entrada, uso y archivo de las claves criptográficas para asegurar la protección de las claves contra la modificación y revelación no autorizadas. Si una clave es comprometida, la administración debería asegurar que esta información es propagada a cualquier parte interesada a través del uso de Listas de Certificados de Revocación o de mecanismos similares.

39.

Si existe una conexión de Internet o de otras redes públicas, los firewalls adecuados deberían estar en operación para proteger contra la denegación de servicios y cualquier acceso no autorizado a los recursos internos; deberían controlar cualquier aplicación e infraestructura de flujos de administración en ambas direcciones; y deberían proteger en contra de la denegación de ataques de servicios.

40.

La administración debería establecer un marco para medidas de control preventivas, de detección y correctivas en cuanto al software tales como el virus o trojan horses.

41.

Los usuarios deberían tomar cursos adecuados de seguridad y una capacitación técnica.

42.

La administración debería asegurar que hay procedimientos/políticas que describen el proceso disciplinario para tratar con violaciones de seguridad. Seguridad física

43.

Las medidas adecuadas de seguridad física y de control para las instalaciones de tecnología de información deberían ser establecidas. La protección de seguridad física debería ser basada en perímetros definidos.

44.

El acceso a las instalaciones de tecnología debería ser restringido a sólo esos individuos que han sido autorizados para tener tal acceso.

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Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 4

45.

El equipo debería ser protegido físicamente contra: •

Amenazas de seguridad

•

Peligros ambientales

•

Interferencia

•

Acceso no autorizado

•

Interrupciones eléctricas u otras anomalías eléctricas

46.

Equipo especializado y aparatos para monitorear y controlar estas amenazas deberían ser instalados. La administración debería evaluar regularmente la necesidad de este equipo especializado.

47.

Con respecto a las relaciones con servicios de proveedores externos, la administración debería asegurar que los convenios de seguridad son identificados, presentados explícitamente y acordados.

48.

Los procedimientos adecuados deben realizarse para asegurar que los visitantes son escoltados por un miembro del equipo de sistemas de información al entrar a las instalaciones de cómputo. Una bitácora de visitantes debería mantenerse y ser revisada regularmente.

49.

Los procedimientos y controles de seguridad deberían cubrir la seguridad del equipo utilizado fuera de las instalaciones de la organización.

50.

La administración debería asegurar la existencia de las políticas/procedimientos referentes a la eliminación de datos del equipo antes de la baja del mismo.

51.

Las políticas/procedimientos deberían estar vigentes en cuanto a cómo se cubre el equipo en el caso de daños o pérdidas (deberían haber aseguramiento).

52.

La administración debería asegurar que existen convenios con vendedores para cubrir las fallas de hardware. Respaldo y recuperación

53.

Las políticas/procedimientos deberían asegurar que respaldos del sistema y de datos importantes se realizan regularmente. Los respaldos deberían ser rotados para asegurar un sitio de almacenamiento fuera de las instalaciones. Periódicamente se debería tomar un inventario de las copias de respaldo.

54.

La administración debería asegurar que existen políticas/procedimientos con respecto al desarrollo y mantenimiento de planes de continuidad del negocio por toda la organización. Los planes de continuidad del negocio deberían ser disponibles para proteger los procesos críticos del negocio de los efectos de fallas o desastres mayores.

55.

El plan de continuidad del negocio debería incluir:

56.

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•

Procedimientos de respaldo por escrito

•

Almacenamiento de documentos de hardware y software fuera de las instalaciones

•

Almacenamiento de programas y datos fuera de las instalaciones

•

Pruebas periódicas de los procedimientos de respaldo

Los servicios de terceros deberían ser identificados y documentados adecuadamente. Los contratos de custodia negociados, con respecto a la continuación de servicios, tienen que ser documentados.

311

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 5, Nota de Procedimientos 6J: e-Commerce – Apéndice 4

57. 58.

Debería haber políticas/procedimientos que aseguran que hay pruebas periódicas de los planes de continuidad del negocio y de la documentación de los resultados de las pruebas. La administración debería asegurar el desarrollo y mantenimiento de un plan de recuperación de desastres.

59.

Al usar un sitio excepcional en el caso de un desastre, debe haber un contrato para asegurar que el equipo adecuado será proporcionado por el vendedor del sitio excepcional para recuperar los recursos de procesamiento de los datos de la organización, las telecomunicaciones al sitio excepcional deben ser consideradas.

60.

Debe haber políticas/procedimientos que tratan con las pruebas periódicas del plan de recuperación de desastres. Los resultados de estas pruebas deberían ser documentados y evaluados adecuadamente.

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Part 5, Procedure Note 6H: Special purpose audits – Appendix 4

APÉNDICE 4: DOCUMENTOS DE CONSULTA PARA REPORTES FINANCIEROS Asunto Ingresos Brutos vs. Netos Envíos/ingresos de manejo/costos Acceso, mantenimiento y gastos de publicación Gastos iniciales y finales Derecho de uso del software en hardware de terceros Incentivos de ventas Programas de puntos y regalías Transacciones de intercambio de publicidad Publicidad en donde el proveedor Web garantiza actividades especificadas Costos relacionados con la construcción de una base de clientes/lista de membresías Costos para desarrollar un sitio Web Activos fijos obsoletos Activos intangibles Publicidad prepagada

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Material de Consulta EU: EITF99-19 EU: EITF00-10 No existe a la fecha EU: SAB 101 EU: EITF00-3/SOP97-2 EU: EITF 14 EU: EITF00-25 EU: EITF 17 No emitida a la fecha EU: EITF00-2, RU: UITF24 EU: SFAS 121 EU: SFAS 17 y 123 EU: SOP93-7S

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Parte 6 Muestreo para pruebas de los controles

Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles

PARTE 6 MUESTREO PARA PRUEBAS DE LOS CONTROLES [El siguiente material es únicamente una guía ilustrativa y no necesita ser incorporada en los Manuales de Auditoría domésticos de las Firmas de BDO que cuenten con una guía desarrollada que se adhiera a los principios establecidos en el Volumen I, Capítulo 17 “Procedimientos de Control y Pruebas de los Controles”.] CONTENIDO INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................317 PASOS ...................................................................................................................................................................319 Introducción .......................................................................................................................................................319 Paso 1: Determine el nivel planeado del riesgo de los procedimientos de control...................................319 Paso 2: Determine el tamaño de la muestra de la primera etapa ...............................................................319 Paso 3: Seleccione las partidas de muestra ................................................................................................319 Paso 4: Evalúe los resultados .....................................................................................................................319 Paso 5: Seleccione la muestra de la segunda etapa....................................................................................320 APENDICE 1: DETERMINANDO LOS TAMAÑOS DE LA MUESTRA EN PRUEBAS DE CONTROLES...................................................................................................................................................321 APÉNDICE 2: MUESTREO NO ESTADÍSTICO PARA PRUEBAS DE CONTROLES.........................322 Documentación de las pruebas ......................................................................................................................322 Cálculo del tamaño de la muestra..................................................................................................................322 Evaluación de los resultados de la muestra ...................................................................................................323

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Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles

PARTE 6 MUESTREO PARA PRUEBAS DE LOS CONTROLES INTRODUCCIÓN 6.1

La siguiente guía para el muestreo será apropiada para llegar a las conclusiones sobre la operación efectiva de un procedimiento de control que deja una pista de auditoría y que puede ser probado por un método que no se concreta sólo en observación y preguntas.

6.2

Por supuesto, algunos de los procedimientos de control que dejan una pista de auditoría son controles periódicos, tales como las conciliaciones bancarias mensuales. Cuando el control periódico se lleva a cabo mensualmente, la población de partidas no puede ser superior a 12. En tales situaciones debemos asegurarnos, por lo general, de que el control ha estado operando todo el año y la siguiente guía para el muestreo no sería apropiada.

6.3

Debemos planear con todo cuidado cualquier aplicación del muestreo representativo llevando a cabo, primeramente: (1)

la definición de la población;

(2)

la definición de la partida de muestreo; y

(3)

la definición de lo que constituiría un error.

Estos pasos iniciales importantes son considerados con mayor detalle en el Volumen 1, Capítulo 17 "Procedimientos de control y pruebas de controles". 6.4

Entonces decidimos el tamaño de la muestra y el método de muestreo. La guía en esta Parte se basa en el muestreo de atributos.

6.5

El muestreo de atributos se usa para determinar la proporción de las partidas que en una población contienen características o atributos de interés. La característica de interés para el auditor es la existencia de desviaciones en la operación de un control. Por lo tanto, cada partida de muestra probada debe ser clasificada como un error (el control no es operado) o la inexistencia de un error (el control el operado). Antes de empezar la prueba, debe determinarse precisamente lo que constituiría un error.

6.6

Para calcular el tamaño de la muestra, en caso de muestreo de atributos, se deben especificar dos requerimientos:

6.7

(1)

un nivel de confianza, cuyo complemento es el riesgo máximo que podemos aceptar de dejar de detectar un error igual o superior al coeficiente de error tolerable especificado; y

(2)

un límite de precisión expresado como un porcentaje de error en la población. Este es el porcentaje menor de error que, si fuera el coeficiente verdadero de error en la población, desearíamos tener confianza de detectar en el nivel de confianza especificado.

A partir de estos dos requerimientos, se puede determinar el tamaño necesario de la muestra utilizando la fórmula: Tamaño de la Muestra = Factor de Seguridad Límite de Precisión El factor de seguridad o aseguramiento es un número que es calculado a partir de la distribución de Poisson en donde las variables son el nivel de confianza y el número de errores en la muestra. En la Tabla 7.2 del Apéndice 2 de la Parte 7, "Muestreo para otros procedimientos substantivos", se incluye una tabla de Factores de Seguridad.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles

Ejemplo Si quisiéramos llevar a cabo una prueba de control a un nivel de confianza del 95% en el que no más de 4 partidas de cada 100 son desviaciones (es decir, un límite superior de precisión del 4%) entonces, suponiendo que no hay errores, el tamaño de la muestra sería: 3.00 = 75 0.04 Si no se encontraran errores, tendríamos una confianza del 95% de que el límite superior de precisión no es mayor a 4%. 6.8

Lo anterior supone que no esperamos encontrar errores en la muestra. Si esperásemos encontrar errores, entonces el tamaño de la muestra debería ser incrementado en forma correspondiente. Esto se logra aumentando el factor de seguridad por los factores de incremento para el número previsto de errores establecidos en la Tabla 7.2 del Apéndice 2 de la Parte 7 “Muestreo para otros procedimientos substantivos”. Ejemplo Si quisiéramos llevar a cabo una prueba de control a un nivel de confianza del 95% en el que no más de 4 partidas de cada 100, son desviaciones, pero esperábamos encontrar no más de una desviación en nuestra muestra, entonces necesitaríamos aumentar el Factor de Seguridad con el Factor de Seguridad incrementable en 1 error, es decir 3.00 + 1.75 = Factor de Seguridad de 4.75. El tamaño de la muestra sería: 4.75 = 119 0.04

6.9

Los tamaños sugeridos en ésta guía se basan en los siguientes niveles de confianza y límites de precisión para cada nivel planeado de riesgo de procedimientos de control (RPC) establecido en la Tabla 6.1. Tabla 6.1

Confianza y precisión utilizadas al determinar los tamaños de las muestra

Nivel de RPC planeado

Confianza

Precisión

ALTO

N/A

N/A

MEDIO

90%

10%

BAJO

95%

5%

6.10

Por lo tanto el muestreo por atributos puede basarse en un plan de muestras de tamaño fijo que requiere de la estimación anticipada del número de errores que es factible encontrar en la muestra que va a ser probada.

6.11

Otra forma de plan de muestreo es el muestreo secuencial en el que el auditor selecciona la muestra en dos etapas. Esta puede ser una forma efectiva del enfoque de muestreo debido a que el tamaño de la muestra de la primera etapa se basa en esperar cero errores. Dependiendo de los resultados de la muestra de la primera etapa, el auditor satisface los criterios de confiabilidad y porcentaje tolerable de desviación; descontinúa el muestreo debido a que no se satisfizo el criterio o examina una segunda muestra para determinar si se satisfizo o no el criterio establecido. La guía de muestreo, en esta Parte, se basa en un plan de muestreo secuencial.

6.12

El plan de muestreo secuencial no es apropiado en los casos en los que esperamos encontrar más de 1 desviación, aún evaluando el riesgo de los procedimientos de control como inferior al ALTO. Sin

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Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles

embargo, tal como se explicó en el Capítulo 17 "Procedimientos de control y pruebas de controles", no debemos esperar encontrar desviaciones frecuentes en la operación de controles sólidos. PASOS Introducción 6.13

La aplicación del método de muestreo descrito en esta Parte incluye los siguientes pasos que son adicionales a los pasos comunes de planeación en cualquier aplicación de muestreo. Paso 1: Determine el nivel planeado del riesgo de los procedimientos de control

6.14

6.15

Tal como se explicó en el Capítulo 17 "Procedimientos de control y pruebas de controles", en los casos en los que intentemos obtener evidencia de auditoría en relación con una aseveración por medio de la evaluación detallada de los procedimientos de control relevantes para esa aseveración y la ejecución de pruebas de controles, debemos tomar una decisión en relación con el nivel planeado del riesgo de los procedimientos de control. Este nivel planeado debe basarse en: (1)

las características de los procedimientos; y

(2)

el nivel de pruebas de esos controles que se considera como eficiente dada la reducción resultante en el grado de nuestros procedimientos substantivos.

El nivel planeado del riesgo de los procedimientos de control puede ser ALTO (en cuyo caso no es necesario llevar a cabo pruebas de los controles) MEDIO o BAJO. Paso 2: Determine el tamaño de la muestra de la primera etapa

6.16

La tabla 6.2 del Apéndice 1 establece el tamaño de la muestra de la primera etapa en donde el nivel planeado de riesgo de los procedimientos de control es MEDIO O BAJO. Paso 3: Seleccione las partidas de muestra

6.17

Debemos asegurarnos de que las partidas seleccionadas sean representativas de la población que está siendo probada. Esto puede hacerse utilizando (1)

un muestreo sistemático. Este se describe en el Apéndice 4 de la Parte 7 "Muestreo para otros procedimientos substantivos" (aunque la guía adicional que se incluye allí y que pertenece a la estratificación no es relevante en el contexto del muestreo para las pruebas de controles); o

(2)

un muestreo al azar sin restricciones. Este se describe en el Apéndice 5 de la Parte 7 "Muestreo para otros procedimientos substantivos" (repetimos que la guía adicional incluida allí y que pertenece a la estratificación, no es relevante en el contexto del muestreo para las pruebas de controles).

Paso 4: Evalúe los resultados 6.18

Si no encontramos desviaciones en la muestra de la primera etapa, podemos concluir que el nivel planeado de los procedimientos de control se justifica por la operación efectiva del control. El grado de nuestros procedimientos substantivos se reduciría, en forma correspondiente, y no se requeriría de pruebas adicionales.

6.19

Si encontramos 2 desviaciones durante la prueba de la muestra de la primera etapa, debemos parar la prueba ya que tenemos evidencia suficiente de que el procedimiento de control no estaba operando en

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319

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles

forma efectiva en el período en que intentamos confiar y el nivel real del riesgo de los procedimientos de control sería evaluado como ALTO. 6.20

Si encontramos 1 desviación en la operación del procedimiento de control, debemos considerar su naturaleza de acuerdo con la guía en el Volumen 1, Capítulo 17, "Procedimientos de control y pruebas de controles". En la mayoría de circunstancias, consideraríamos la desviación como una desviación crítica y proseguiríamos al paso 5. En las circunstancias muy raras en las que sea claro que la desviación fue causada por un evento cuya probabilidad es remota en otro temporada del año, concluiríamos que el control está operando tal como se diseñó y no serían necesarias pruebas adicionales. Paso 5: Seleccione la muestra de la segunda etapa

6.21

Si encontramos 1 desviación en la operación del procedimiento de control en la muestra de la primera etapa procederíamos, ahora, a seleccionar la muestra de la segunda etapa requerida por la Tabla 6.2 en el Apéndice 1.

6.22

Si ya no encontramos más desviaciones en la muestra de la segunda etapa, podemos concluir que el nivel planeado del riesgo de los procedimientos de control se justifica por la operación efectiva del control debido a que sólo encontramos 1 desviación. El alcance de nuestros procedimientos substantivos se reduciría en forma correspondiente y no se requerirían pruebas adicionales.

6.23

Si encontramos una desviación más en la muestra de la segunda etapa, dejaríamos de probar y concluiríamos que el riesgo de los procedimientos de control es ALTO.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

320

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Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles – Apéndice 1

APENDICE 1: Determinando los tamaños de la muestra en pruebas de controles Tabla 6.2

LOS TAMAÑOS DE LA MUESTRA EN PRUEBAS DE CONTROLES

Etapa

Riesgo Planeado de los Procedimientos de Control MEDIO

BAJO

Muestra de la primera etapa

25

65

Muestra de la segunda etapa

25

50

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles – Apéndice 2

APÉNDICE 2: Muestreo no estadístico para pruebas de controles Introducción 1.

El siguiente material está diseñando para suministrar una guía cuando consideramos que un enfoque de muestreo no estadístico puede ser apropiado para pruebas de los controles..

2.

Este material es exclusivamente una guía ilustrativa, en consecuencia no necesita ser incorporado a los Manuales domésticos de las Firmas Miembro de BDO que ya tienen desarrollada una guía que se adhiera a los principios establecidos en el Capítulo 17 del Volumen I de este Manual “Procedimientos de Control y Pruebas de los Controles”. Cuando usar un enfoque de muestreo no estadístico

3.

No existen reglas definitivas que especifiquen cuando debemos aplicar un muestreo no estadístico. Será una cuestión de juicio de auditoría determinar cuando utilizarlo dada la necesidad de alcanzar un equilibrio adecuado entre la efectividad y la eficiencia de nuestro alcance de auditoría. Cuando decidimos utilizar una muestra no estadística, necesitamos de cualquier manera: •

llevar a cabo una evaluación preliminar del alcance al cual es posible que los procedimientos de control sean efectivos en la detección o prevención de errores materiales; y

•

revisar el diseño de los procedimientos de control.

Método para el muestreo para las pruebas de los controles Documentación de las pruebas 4.

Un ejemplo del formato utilizado para seleccionar la muestra es mostrado al final de éste Apéndice. El formato requiere que en nuestros papeles de trabajo quede registrado: •

el control clave a ser probado;

•

la población (incluyendo el tamaño numérico);

•

la unidad de muestreo (por ejemplo, facturas de venta, recibo de nómina);

•

definición del error; y

•

descripción detallada de la prueba del control.

La determinación del nivel planeado del riesgo de procedimientos de control y la selección de las partidas de la muestra es como está establecido en los párrafos 6.14-15 y 6.17 de la Parte 6. Cálculo del tamaño de la muestra 5.

Cuando la población incluye por lo menos 1,000 partidas, el tamaño de la muestra es seleccionado sobre la siguiente base : •

RPC Bajo – 30 partidas; y

•

RPC Medio – 10 partidas.

El intervalo numérico del muestreo será el número de partidas en la población dividida entre el tamaño de la muestra (en el ejemplo mostrado, esto da un intervalo de 3,800).

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles – Apéndice 2

Si la población consiste en menos de 1,000 partidas, la muestra deberá ser seleccionada juiciosamente con no más de 10 partidas Evaluación de los resultados de la muestra 6.

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Para evaluar los resultados de las pruebas aplicadas a la muestra utilizamos la tabal en la mitad inferior del formato, en el ejemplo se han encontrado dos errores de una muestra de 30 partidas, y por lo tanto, el RPC planeado como Bajo ha sido modificado a un nivel de RPC Medio. Como en todas las demás circunstancias, en donde la seguridad planeada es mayor que la lograda, debemos considerar si el plan de auditoría debe ser modificado como resultado de que la seguridad lograda es más baja que lo planeado para nuestra prueba de controles.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles – Apéndice 2

Cliente

Preparado por:

Revisión detallada:

Fecha

Fecha

Año terminado

Ejemplo – Hoja de trabajo para pruebas de los controles (PC) Referencia al Plan de Auditoría indicando la necesidad de la prueba: Referencia a los papeles de trabajo en donde se llevó a cabo la prueba: Definir y documentar lo siguiente en los papeles de trabajo: 1.

Descripción del control clave a ser examinado

2.

Definición de un error

2.

Población, incluyendo el tamaño numérico (N#)

3.

Descripción detallada del examen de controles

3.

Unidad del muestreo

Seleccionar el tamaño representativo de la muestra y calcular el intervalo sistemático del muestreo: Cuando la población contiene cuando menos 1,000 partidas, seleccionar el tamaño de la muestra para la prueba en la tabla presentada a continuación. De lo contrario, escoger el tamaño de la muestra por su juicio con un tamaño de muestra de menos de 30 partidas: Riesgo Planeado del Procedimiento de Control Tamaño de la muestra

Bajo

Medio

30

10

Calcular el intervalo sistemático del muestreo (N#/tamaño de la muestra):

115,000/30=3,800

Evaluar los resultados de la prueba: Si hay errores, insertar la referencia de los papeles de trabajo que indican en dónde se evalúan, de lo contrario indicar “ninguno”: Nivel del riesgo de control actual según la siguiente tabla:

Medio Tamaño de la Muestra

Número de Errores

30

10

Riesgo del Procedimiento de Control

Riesgo del Procedimiento de Control

0

Bajo

Medio

1

Medio

Alto

2

Medio

Alto

3

Alto

Alto

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 6, Muestreo para pruebas de los controles – Apéndice 2

¿Ha sido actualizado el plan de auditoría en donde el CPR planeado no es igual al CPR actual? Conclusión:

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7 Muestreo para otros procedimientos substantivos

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

PARTE 7 MUESTREO PARA OTROS PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS [El siguiente material es una guía ilustrativa solamente y no es necesario incorporarla en los Manuales locales de las Firmas BDO con su propia guía desarrollada que se sujeta a los principios establecidos en el Volumen 1, Capítulo 19 "Otros procedimientos substantivos] CONTENIDO INTRODUCCION................................................................................................................................................329 PASOS ...................................................................................................................................................................330 Introducción .......................................................................................................................................................330 Paso 1: Determinar la seguridad requerida.......................................................................................................330 Paso 2: Estimar el número de errores que se encontrarán en la muestra.........................................................332 Paso 3: Determinar el Factor de Seguridad ......................................................................................................332 Paso 4: Determinar el error monetario tolerable ..............................................................................................332 Paso 5: Determinar las partidas clave...............................................................................................................332 Paso 6: Calcular el tamaño de la muestra.........................................................................................................333 Ejemplo: Pasos 1 a 6 .........................................................................................................................................333 Paso 7: Reconsiderar la definición de las partidas clave..................................................................................334 Paso 8: Seleccionar las partidas de la muestra .................................................................................................335 Introducción ...................................................................................................................................................335 Selección del muestreo MUM........................................................................................................................335 Muestreo sistemático y muestreo aleatorio sin restricciones .......................................................................336 Paso 9: Examinar las partidas seleccionadas....................................................................................................336 Paso 10: Evaluar los errores..............................................................................................................................336 APENDICE 1: DETERMINAR LA SEGURIDAD REQUERIDA DE LA MUESTRA.............................337 APENDICE 2: FACTORES DE SEGURIDAD ...............................................................................................338 APENDICE 3: SELECCIÓN DE MUESTRA MUS........................................................................................339 APENDICE 4: MUESTREO SISTEMATICO.................................................................................................341 APENDICE 5: MUESTREO ALEATORIO SIN RESTRICCIONES ..........................................................343 APENDICE 6: PROYECCION DE ERRORES EN MUM ............................................................................345 APENDICE 7: PROYECCION DE ERRORES DEL MUESTREO SISTEMATICO Y EL MUESTREO ALEATORIO SIN RESTRICCIONES.................................................................................350 APENDICE 8: TABLA DE NUMEROS ALEATORIOS ...............................................................................352

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

PARTE 7 MUESTREO PARA OTROS PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS INTRODUCCIÓN 7.1

A continuación se da una guía en relación con los métodos de muestreo que son apropiados para llegar a conclusiones acerca de un saldo de cuenta o clase de transacciones cuando es necesario utilizar el muestreo representativo. Esta guía es consistente con los principios establecidos en el Volumen 1, Capítulo 19 "Otros procedimientos substantivos".

7.2

Debemos planear con todo cuidado cualquier aplicación del muestreo representativo llevando a cabo, primeramente: (1)

la definición de la población;

(2)

la definición de la partida de muestreo; y

(3)

la definición de lo que constituiría un error.

Estos pasos iniciales importantes se consideran con mayor detalle en el Volumen 1, Capítulo 19 "Otros procedimientos substantivos". 7.3

Entonces decidimos el tamaño de la muestra y el método de muestreo. La siguiente guía sugiere dos métodos posibles: (1)

un método de muestreo estadístico que es un Muestreo de Unidades Monetarias (al que algunas veces se hace referencia como a una Probabilidad Proporcional al Tamaño (PPT)); y

(2)

un método no estadístico que es similar al Muestreo de Unidades Monetarias en términos de determinar el tamaño de las muestras, pero que utiliza otros medios para seleccionar las partidas de muestra y para evaluar los resultados.

7.4

El Muestreo de Unidades Monetarias (MUM) se basa principalmente en la teoría del muestreo de atributos. Al contrario del muestreo de atributos, el MUM da conclusiones basadas en cantidades monetarias, no en los porcentajes de ocurrencia. Logra esto definiendo cada $1 de la población como una unidad de muestreo independiente y a cada unidad $ se le da una oportunidad igual de selección escogiendo cada "n" unidad $1 en la población.

7.5

La fórmula para calcular los tamaños de muestras es: Tamaño de la muestra = Valor de la Población x Factor de Seguridad Error monetario tolerable

7.6

El Factor de Seguridad es un número que es calculado a partir de la distribución de Poisson en donde las variables son el nivel de confianza (cuyo complemento es el riesgo máximo de no detectar un error igual a o superior a la precisión especificada) y el número de errores descubiertos en la muestra. El MUM es muy útil para las poblaciones en donde se espera que sean bajas la frecuencia y la magnitud relativa de errores.

7.7

El uso eficiente del MUM generalmente requiere del uso de las TAACs. Estas se describen con mayor detalle en la Nota de Procedimientos 5A "Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora" y la selección de la muestra para el MUM es una característica estándar dentro de dos de los productos comentados allí: IDEA y ACL.

7.8

Sin embargo, la evaluación de los errores encontrados bajo el MUM es compleja y debe ser llevada a cabo por alguien con la capacidad y el entrenamiento apropiados. Si no se cuenta con una persona

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

entrenada ya sea para llevar a cabo la evaluación o para consulta, deberá utilizarse el enfoque no estadístico descrito a continuación. PASOS Introducción 7.9

La aplicación de cualquier método de muestreo, estadístico o no estadístico, incluye los siguientes pasos que son adicionales a los pasos comunes de planeación para cualquier aplicación de muestreo. Paso 1: Determine la seguridad requerida

7.10

La seguridad requerida de la aplicación del muestreo representativo en un procedimiento sustantivo puede ser determinada por el modelo de riesgo de auditoría, tal como se explica en el Capítulo 14 "Determinación de la naturaleza y del alcance de los procedimientos de auditoría".

7.11

Los componentes del modelo del riesgo de auditoría son: (1)

Riesgo de Auditoría (RA). El riesgo de auditoría, o riesgo general, es el riesgo de que emitamos un dictamen sin salvedades sobre estados financieros que contienen errores importantes.

(2)

El Perfil de Riesgo (PR). El Perfil de Riesgo es la expresión combinada, para cada aseveración en relación con cada área importante de los estados financieros, del nivel del riesgo inherente y el efecto del ambiente de control para reducir el riesgo de errores.

(3)

Riesgo de los procedimientos de control (RPC). El riesgo de los procedimientos de control es el riesgo de que los procedimientos de control detallados no puedan evitar o detectar un error importante. El riesgo de los procedimientos de control sólo puede ser evaluado abajo de ALTO, es decir el riesgo mayor de que los procedimientos de control no prevean o detecten un error material, cuando hemos evaluado el diseño de los procedimientos de control relevantes para una aseveración específica y llevado a cabo pruebas apropiadas de esos procedimientos de control.

(4)

Riesgo de detección (RD). Este es el riesgo de que los procedimientos substantivos no detecten un error importante que ha ocurrido.

El modelo del riesgo de auditoría puede, por lo tanto, ser expresado como: RA = PR X RPC x RD 7.12

Esto puede ser expresado de forma diferente para ayudarnos a determinar la evidencia de auditoría que necesitamos obtener a partir de los procedimientos substantivos:

RD

=

RA PR x RPC

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330

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Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

Ejemplo En una auditoría, decidimos que podemos aceptar un riesgo de auditoría del 5%. Para una aseveración específica, por ejemplo, clientes - Existencia, hemos evaluado el Perfil de Riesgo como MEDIO. Equiparamos un Perfil de Riesgo MEDIO a un riesgo del 60%. Hemos decidido que no sería eficiente llevar a cabo una evaluación detallada de los procedimientos de control que podrían evitar o detectar un error importante en la Existencia de los clientes; por lo tanto, evaluamos como ALTO el riesgo de los procedimientos de control en el caso de esta aseveración. Equiparamos esto a un riesgo del 100%. Entonces tomamos una decisión en relación con el alcance de los procedimientos substantivos que necesitamos llevar a cabo en relación con los clientes. Por lo tanto:

RD

0.05 0.6 x 1.0

= RD

=

8%

Esto significa que podemos aceptar un riesgo del 8% al llevar a cabo nuestros procedimientos substantivos dado que estamos trabajando con un riesgo de auditoría del 5%. En otras palabras, necesitamos llevar a cabo nuestros procedimientos substantivos con un nivel de seguridad del 92%. 7.13

El riesgo de detección en el caso de una aseveración particular, también puede ser considerado en términos de sus diferentes componentes: (1)

la seguridad ya obtenida a partir de los procedimientos substantivos (incluyendo tanto procedimientos analíticos substantivos como otros procedimientos substantivos) aplicados a un área relacionada de los estados financieros;

(2)

la seguridad obtenida a partir de procedimientos analíticos substantivos (PASs) aplicados a la aseveración bajo consideración; y

(3)

La seguridad obtenida a partir de otros procedimientos substantivos (OPSs) aplicados a la aseveración bajo consideración.

El grado de seguridad requerido a partir de los PASs y OPSs, aplicados directamente a la aseveración, se reducirá de acuerdo con el grado de seguridad que ya se haya obtenido a partir de los procedimientos substantivos aplicados a un área relacionada de los estados financieros en relación con la aseveración bajo consideración. Más aún, en los casos en los que se obtenga una mayor seguridad a partir de los PASs, se reducirá aún más el grado de seguridad requerido a partir de los OPSs. 7.14

En la Tabla 7.1 del Apéndice 1 se incluye un modelo de seguridad que combina estos elementos diferentes de riesgo. Ejemplo Si, en el caso de una aseveración particular:

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(1)

evaluamos el Perfil de Riesgo como MEDIO;

(2)

concluimos que tenemos una seguridad MODERADA a partir de los PASs y OPSs aplicados a un área relacionada de los estados financieros;

(3)

llevamos a cabo PASs que nos dan una seguridad LIMITADA; y

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

(4)

evaluamos el riesgo de los procedimientos de control como ALTO;

entonces concluiríamos, al utilizar la Tabla 7.1, que sólo necesitamos un 67% de seguridad a partir de los OPSs y llevaríamos a cabo un muestreo representativo a ese nivel de seguridad. Paso 2: Estime el número de errores que se encontrarán en la muestra 7.15

Si esperamos encontrar errores al probar las partidas de muestra, debemos prever esto con anticipación estimando el número de errores que encontraremos debido a que, de otra manera, aún los errores bastante pequeños podrían hacer que rechazáramos la población. Paso 3: Determine el Factor de Seguridad

7.16

Determinamos el Factor de Seguridad que corresponde al nivel de seguridad requerido, tal como se determinó en el Paso 1.

7.17

La Tabla 7.2 en el Apéndice 2 establece los Factores de Seguridad para los diferentes niveles de seguridad que se requieren. Por ejemplo, si la seguridad requerida es del 95% y no esperamos encontrar errores, entonces el Factor de Seguridad es de 3.00.

7.18

Si esperásemos encontrar 1 error, deberemos aumentar el Factor de Seguridad adicionando el Factor de Seguridad por ese error, es decir, 1.75, como sigue: Ningún error esperado 1 error esperado: agregar Total

Factor de Seguridad 3.00 1.75 4.75

Paso 4: Determine el error monetario tolerable 7.19

El error tolerable es el error monetario máximo aceptable en relación con las pruebas individuales de auditoría, en tal forma que cuando consideremos los resultados de todos los procedimientos de auditoría, en conjunto, seamos capaces de concluir, con una seguridad razonable, que los estados financieros no contienen un error importante.

7.20

El error monetario tolerable no puede exceder la Materialidad Planeada Paso 5: Determine las partidas clave

7.21

Al planear una muestra de la prueba sustantiva, se aplica el juicio para determinar qué parte de la población debe ser examinada en forma individual y qué partidas deben sujetarse al muestreo. Las partidas en que a nuestro juicio no se justifica la aceptación de riesgo en el muestro, deben ser examinadas individualmente. Estas incluirán las partidas en relación con las cuales los errores potenciales podrían individualmente igualar o exceder el error tolerable. Las partidas probadas al 100 por ciento no son parte de la población sujeta a muestreo.

7.22

Debemos examinar, como mínimo, todas las partidas en la población que excedan la Materialidad Planeada. La identificación de otras partidas clave dependerá de la naturaleza de la prueba. Ejemplo Si estamos probando la totalidad de la provisión del inventario obsoleto y de lento movimiento, podríamos seleccionar una muestra de artículos del inventario para

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Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

determinar si se debe hacer una provisión y determinar si está incluida en la provisión hecha por el cliente. Para este propósito, podríamos decidir que las partidas individualmente importantes eran partidas del inventario en las que la cantidad excedía, digamos, la cantidad necesaria para las ventas de dos meses a los niveles de ventas actuales de ese artículo. 7.23

Entonces, habremos identificado la cantidad total de la población por muestrear, excluyendo los artículos que están siendo examinados 100%. Examinamos individualmente las partidas clave que serán probadas 100%. Paso 6: Calcule el tamaño de la muestra

7.24

Tal como se indicó antes, el tamaño de la muestra será: Tamaño de la muestra = Valor de la Población x Factor de Seguridad Error monetario tolerable Ejemplo Una población tiene un valor de $1,000,000. Hay tres artículos clave con un valor total de $200,000; todos éstos serán examinados. El error monetario tolerable es de $50,000. No se prevén errores (aunque debemos estar conscientes de que si encontramos aunque sea 1 error, debemos concluir que la población podría incluir un error importante). El nivel de seguridad requerido es de 67%. El Factor de Seguridad relevante es, por lo tanto, de 1.13. El tamaño total de la muestra puede calcularse como sigue: $800,000 x 1.13 = 19 (i.e. redondeado) $50,000 Por lo tanto, examinaremos un total de 22 partidas (las tres partidas clave más una muestra de 19 partidas).

7.25

Tal como se explica en el Paso 8 a continuación, generalmente será necesario estratificar la población sujeta a muestreo. Si se escoge el MUM como el método de selección de muestra, no será necesaria la estratificación adicional de la población por muestrear. Cuando se usa el muestreo sistemático o al azar y: (1)

la población no es relativamente homogénea, y

(2)

no es estratificada para los propósitos de seleccionar las partidas de muestra,

será necesario incrementar el tamaño de la muestra calculada arriba en un factor de 2. 7.26

Cuando el tamaño de la muestra calculado de acuerdo con la guía anterior es inferior a 10, se deben escoger por lo menos 10 partidas muestra, tal como se explicó en el Volumen 1, Capítulo 19, "Otros procedimientos substantivos". Ejemplo:

7.27

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Pasos 1 a 6

El siguiente es un ejemplo de la aplicación de los pasos 1 a 6. Una población de clientes tiene un valor de $2,242,000. Esta incluye partidas con un valor negativo de $200,000 y 10 cuentas con un saldo de cero. Con el propósito de probarlas, decidimos tratar la población con valores cero o negativos como poblaciones independientes y llevamos a cabo procedimientos de auditoría apropiados para quedar satisfechos de que no tienen errores importantes. Por los saldos positivos, decidimos llevar a cabo una confirmación de deudores. La población de los saldos positivos de deudores tiene un valor de $2,442,000.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

(1)

Determine la seguridad requerida. Para las aseveraciones de Existencia y Exactitud de clientes: (1)

el Perfil de Riesgo es ALTO;

(2)

el riesgo de los procedimientos de control es ALTO debido a que hemos juzgado eficiente obtener nuestra evidencia por procedimientos substantivos solamente;

(3)

aún no hemos llevado a cabo procedimientos (área relacionada en los estados financieros), por lo que no tenemos confianza en los procedimientos aplicados a áreas relacionadas en los estados financieros; y

(4)

hemos llevado a cabo PASs que nos dan una seguridad LIMITADA sobre las aseveraciones.

La seguridad requerida según Tabla 7.1 en Apéndice 1 es 90%. (2)

Determine el número esperado de errores. No esperamos encontrar errores (aunque ésta debiera ser una estimación realista del número de errores que esperamos encontrar).

(3)

Determine el Factor de Seguridad. El Factor de Seguridad relevante para una seguridad requerida de 90% y sin esperar errores es de 2.31, de acuerdo con Tabla 7.2 del Apéndice 2.

(4)

Determine el error monetario tolerable. El error monetario tolerable es de $100,000.

(5)

Determine las partidas clave. Inicialmente, decidimos que todos los saldos que excedan $100,000 deben ser examinados sobre una base individual. Hay 3 saldos de ese tipo, en la población, con un total de $400,000. Sin embargo, podemos subsecuentemente revisar nuestros criterios sobre las partidas clave debido a que esta podría ser una forma efectiva de reducir el tamaño de la muestra. Esto se comenta con mayor detalle a continuación. La población restante es, por lo tanto, $2,042,000 ($2,442,000 - $400,000).

(6)

Calcule el tamaño de la muestra. El tamaño de la muestra es como sigue: $2,042,000 x 2.31 = 48 (por ejemplo, redondeo) $100,000 Por lo tanto, examinaremos un total de 51 partidas (3 partidas clave más una muestra de 48).

Paso 7: Reconsidere la definición de las partidas clave 7.28

La definición cuidadosa de la población a partir de la cual se va a sacar una muestra puede reducir en forma significativa los tamaños de las muestras. Esto se demuestra en el siguiente ejemplo. La población de saldos positivos de los clientes comprende:

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334

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Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

Cantidad de cuentas

Rango

Valor

3 5 920 928

> $100,000 $50,000 - $100,000 $1 - $49,999

$400,000 $450,000 $1,592,000 $2,442,000

EJEMPLO DE INFLUENCIA DE LA SELECCIÓN DE PARTIDAS CLAVE Error monetario tolerable = $100,000 Factor de Seguridad = 2.31 Tamaño de la muestra si todas las partidas clave son mayores a $100,000

Tamaño de la muestra si todas las partidas clave son mayores a $50,000

$2,042,000 x 2.31 $100,000

$1,592,000 x 2.31 $100,000

Partidas clave

=

48

=

Total de partidas para examinar

3

Partidas clave

= 51

= =

Total de partidas para examinar

37 8 = 45

En este ejemplo, es más eficiente seleccionar como partidas clave todas las partidas de $50,000 o mayores Paso 8: Seleccione las partidas de muestra Introducción 7.29

Hay varios métodos para seleccionar las partidas de muestra, por ejemplo: (1)

selección de muestras MUM;

(2)

muestreo sistemático; y

(3)

muestreo al azar sin restricciones.

Selección de muestra MUM 7.30

Esta metodología es mencionada en el Apéndice 3 y describe dos métodos de selección MUM: (1)

sin pre-selección de partidas clave. Esto asegurará que todas las partidas mayores al intervalo de muestreo (es decir la población por muestrear dividida entre el número de partidas que van a ser muestreadas) serán seleccionadas como parte de la muestra. En consecuencia, éste método puede ser apropiado cuando decidamos que no necesitamos examinar, como partidas clave, las partidas inferiores al intervalo de muestreo. Sin embargo, tal como ya lo indicamos, la definición cuidadosa de las partidas para el examen individual puede reducir el número de partidas que necesitan ser examinadas; y

(2)

con pre-selección de partidas calve.

7.31

De todas maneras, aunque la selección de muestras del MUM puede hacerse por medio de técnicas manuales, esto puede llevar mucho tiempo y si las TAACs no pueden ser utilizadas para seleccionar las partidas muestra, es posible que los métodos descritos a continuación, sean más eficientes.

7.32

Debido a que los métodos MUM de selección de muestra asegurarán una muestra que tiende a incluir partidas de valor más alto, no es necesaria la estratificación de la población que va a muestrearse.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos

7.33

Sin embargo, el método MUM de selección de muestra también asegurará que no se seleccionarán saldos en cero para muestra. Por lo tanto, éstos deberán probarse por separado si se requiere. También, es necesario excluir las partidas con valores negativos de la población y probarlas por separado si así se requiere. Muestreo sistemático y muestreo al azar sin restricciones

7.34

Estos se describen en los Apéndices 4 y 5 respectivamente.

7.35

Con ambos métodos, debemos considerar la necesidad de probar por separado las partidas negativas y los saldos en cero y excluir las partidas de la población que va a ser muestreada.

7.36

Si, después de la identificación de las partidas clave, permanece una población relativamente homogénea (por ejemplo, todas las partidas tienen aproximadamente el mismo valor) no será necesaria la estratificación adicional de la población. Sin embargo, cuando éste no sea el caso, la población restante debe ser estratificada; los Apéndices 4 y 5 comentan los métodos posibles.

7.37

Si una población que no es relativamente homogénea no es estratificada, el tamaño de las muestras deben incrementarse en un factor de 2 para reflejar esta situación. Esto se debe a que la probabilidad de detectar un error importante al examinar partidas seleccionadas de una población no estratificada es aproximadamente la mitad de la probabilidad que hay de detectar un error al examinar partidas seleccionadas de una población estratificada. Paso 9: Examine las partidas seleccionadas

7.38

Las partidas seleccionadas (tanto partidas clave como partidas por muestrear) deben ser examinadas, observando todos los errores.

7.39

En algunas circunstancias, es posible que no podamos aplicar nuestros procedimientos de auditoría planeados a las partidas seleccionadas debido, por ejemplo, a que falten comprobantes. Una partida no examinada debe ser considerada como un error. La acción que tomemos dependerá del efecto de la partida faltante sobre la evaluación de la muestra. Si nuestra evaluación de los resultados de la muestra no se ve alterada al considerar las partidas no examinadas como un error, no será necesario hacer el intento de localizar la partida. Sin embargo, si la imposibilidad de examinar la partida nos lleva a la conclusión de que el saldo de la cuenta o la clase de las transacciones incluye un error o una irregularidad importante, tendremos que considerar el aplicar procedimientos alternativos. Los procedimientos alternativos deben darnos evidencia suficiente para llegar a una conclusión clara de si el saldo o clase contienen errores importantes o no. Debemos, también considerar si las razones para nuestra imposibilidad de examinar las partidas tienen implicaciones en relación con nuestro nivel real de riesgo del procedimiento de control. Paso 10:

7.40

Evalúe los errores

Debemos proyectar los resultados del error de la muestra a la población de la que se seleccionó la muestra. Cuando la población es estratificada en dos o más subpoblaciones, la proyección de errores se hace en forma independiente en el caso de cada subpoblación. Hay varios métodos aceptables para proyectar los resultados de errores. Sin embargo, el método de proyección debe ser consistente con el método utilizado para seleccionar la partida de muestra: (1)

El Apéndice 6 ilustra un método para proyectar los errores en los que la muestra fue seleccionada utilizando MUM; y

(2)

El Apéndice 7 ilustra un método para proyectar los errores en los que la muestra fue seleccionada utilizando muestreo sistemático o muestreo al azar sin restricciones.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

336

06/2002

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 1

APENDICE 1: DETERMINAR LA SEGURIDAD REQUERIDA DEL MUESTREO Tabla 7.1 Perfil de Riesgo

ALTO (1.00)

MEDIO (0.60)

BAJO (0.20)

06/2002

SEGURIDAD REQUERIDA DE OTROS PROCEDIMIENTOS SUBSTANTIVOS Seguridad de procedimientos substantivos aplicados a una área relacionada de los estados financieros

Seguridad de los APs

CPR A (1.0)

M (.65)

B (.30)

Nulo (1.0)

Ninguno (1.0)

95%

92%

83%

Nulo (1.0)

Limitado (0.5)

90%

85%

67%

Nulo (1.0)

Consist. (0.2)

75%

62%

17%

Mod (0.5)

Ninguno (1.0)

90%

85%

67%

Mod (0.5)

Limitado (0.5)

80%

69%

33%

Mod (0.5)

Consist. (0.2)

50%

23%

0%

Fuerte (0.2)

Ninguno (1.0)

75%

62%

17%

Fuerte (0.2)

Limitado (0.5)

50%

23%

0%

Fuerte (0.2)

Consist. (0.2)

0%

0%

0%

Nulo (1.0)

Ninguno (1.0)

92%

87%

72%

Nulo (1.0)

Limitado (0.5)

83%

74%

44%

Nulo (1.0)

Consist. (0.2)

58%

36%

0%

Mod (0.5)

Ninguno (1.0)

83%

74%

44%

Mod (0.5)

Limitado (0.5)

67%

49%

0%

Mod (0.5)

Consist. (0.2)

17%

0%

0%

Fuerte (0.2)

Ninguno (1.0)

58%

36%

0%

Fuerte (0.2)

Limitado (0.5)

17%

0%

0%

Fuerte (0.2)

Consist. (0.2)

0%

0%

0%

Nulo (1.0)

Ninguno (1.0)

75%

62%

17%

Nulo (1.0)

Limitado (0.5)

50%

23%

0%

Nulo (1.0)

Consist. (0.2)

0%

0%

0%

Mod (0.5)

Ninguno (1.0)

50%

23%

0%

Mod (0.5)

Limitado (0.5)

0%

0%

0%

Mod (0.5)

Consist. (0.2)

0%

0%

0%

Fuerte (0.2)

Ninguno (1.0)

0%

0%

0%

Fuerte (0.2)

Limitado (0.5)

0%

0%

0%

Fuerte (0.2)

Consist. (0.2)

0%

0%

0%

337

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 2

APENDICE 2: FACTORES DE SEGURIDAD Tabla 7.2

FACTORES DE SEGURIDAD

Seguridad requerida

Número de errores Incremento para cada error 0

1°

2°

3°

4°

5°

95%

3.00

1.75

1.55

1.46

1.40

1.36

92%

2.48

1.63

1.48

1.40

1.35

1.32

90%

2.31

1.58

1.44

1.36

1.31

1.28

87%

2.01

1.52

1.39

1.32

1.28

1.26

85%

1.90

1.48

1.35

1.29

1.25

1.23

83%

1.77

1.45

1.33

1.28

1.24

1.22

80%

1.61

1.39

1.28

1.24

1.21

1.18

75%

1.39

1.31

1.23

1.18

1.17

1.15

74%

1.33

1.30

1.23

1.18

1.17

1.15

72%

1.29

1.27

1.20

1.16

1.15

1.13

69%

1.21

1.23

1.18

1.15

1.13

1.11

67%

1.13

1.20

1.15

1.13

1.11

1.09

62%

0.98

1.14

1.10

1.09

1.07

1.06

58%

0.87

1.10

1.08

1.07

1.06

1.05

49%

0.67

1.00

1.01

1.02

1.02

1.02

44%

0.58

0.93

0.97

0.99

0.99

1.00

36%

0.47

0.80

0.86

0.88

0.89

0.90

33%

0.41

0.79

0.86

0.89

0.91

0.92

23%

0.27

0.65

0.76

0.81

0.84

0.87

17%

0.23

0.60

0.71

0.76

0.79

0.82

La tabla anterior muestra el factor de seguridad para un nivel de seguridad dado, suponiendo que no hay errores, muestra también el aumento en el factor de seguridad cuando se esperan uno o más errores. Por ejemplo, al factor de seguridad del 95%, si esperamos 3 errores sería: 3.00 + 1.75 + 1.55 + 1.46 = 7.76.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

338

06/2002

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 3

APÉNDICE 3:

Selección de muestra MUM

Introducción 1.

Hay dos métodos para seleccionar las partidas de muestra: (1)

un método en el que las partidas clave son escogidas como parte del proceso de selección, cuando las partidas son iguales o mayores al intervalo de muestreo;

(2)

un método en el que las partidas clave son seleccionadas antes de seleccionar las partidas de muestra.

Sin preselección de partidas clave 2.

Los diferentes pasos son como sigue: (1)

Determine el valor de la población excluyendo todas las partidas de valor negativo.

(2)

Calcule el intervalo de la muestra dividiendo (1) entre el tamaño requerido de la muestra.

(3)

Seleccione un punto de partida, escogiendo un número al azar que sea inferior al intervalo de muestreo.

(4)

Seleccione la primera partida de muestra.

(5)

Seleccione las partidas de muestra subsecuentes adicionando al punto de partida los incrementos del intervalo de selección, pero excluyendo los valores negativos.

EJEMPLO DE SELECCIÓN MUM Intervalo de muestras = $100,000 (por ejemplo la población es $2 millones y el tamaño de la muestra es 20) Inicio aleatorio = $20,000 Partida

06/2002

Valor cumulativo de la población

Punto de Selección

Partida seleccionada

1

15,000

15,000

2

30,000

45,000

20,000

Sí

3

80,000

125,000

120,000

Sí

4

5,000

130,000

5

65,000

195,000

6

120,000

315,000

220,000

Sí

7

25,000

340,000

320,000

Sí

8

55,000

395,000

9

10,000

405,000

10

40,000

445,000

420,000

Sí

etc. 3.

Valor

etc.

etc.

etc.

etc.

Se garantiza que todas las partidas cuyo valor excede el intervalo de muestreo serán seleccionadas. De hecho, dichas partidas podrían seleccionarse más de una vez si dos unidades de muestreo quedaran comprendidas dentro del mismo saldo, aunque tuvieran que ser probadas una sola vez. Si están presentes los saldos mayores al intervalo de muestreo, el tamaño de la muestra seleccionada sería

339

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 3

inferior al calculado inicialmente. No es necesario que se aumente el tamaño de la muestra para compensar este inconveniente. Con preselección de partidas clave 4.

Los diferentes pasos son como sigue: (1)

Seleccione todas las partidas clave.

(2)

Determine el valor de la población después de excluir todas las partidas clave y todas las partidas con un valor negativo.

(3)

Calcule el intervalo de muestreo dividiendo (2) entre el tamaño de muestra requerido.

(4)

Escoja un punto de partida seleccionando un número al azar que sea menor al intervalo de muestreo.

(5)

Seleccione la primera partida de muestra.

(6)

Seleccione partidas de muestra subsecuentes adicionando al punto de partida los incrementos del intervalo de selección, pero excluyendo partidas clave y valores negativos. Ejemplo Una población tiene un valor de $120,000. Las partidas clave se definen como partidas superiores a $5,000. Dichas partidas clave en la población tienen un valor total de $20,000. De la población restante de $100,000 se van a muestrear 50 partidas. Por lo tanto, el intervalo de selección es de $2,000. El punto de partida seleccionado al azar es de $500. EJEMPLO DE SELECCIÓN MUM Partida

Valor

1

300

2

1,000

3

6,000

4

2,400

5

Valor cumulativo de la población

Punto de Selección

Partida seleccionada

300 1,300

500

Sí

N/A – partida clave 3,700

500

2,500

Sí

4,200

6

1,800

6,000

4,500

Sí

7

3,000

9,000

6,500 y 8,500

Sí

etc.

etc.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

etc.

340

etc.

etc.

06/2002

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 4

APÉNDICE 4:

Muestreo sistemático

Introducción 1.

La selección sistemática de partidas de un grupo para examen, implica el extraer cada partida número “x” de la población. Por ejemplo, se deseamos seleccionar 50 facturas de venta para examinar el total de 5,000 transacciones, se seleccionarían cada centésima factura de ventas. La primera partida seleccionada debe ser escogida al azar.

2.

Al utilizar este método, debe tenerse cuidado especial para evitar la selección de una muestra no representativa. En ocasiones, las poblaciones pueden ser arregladas en orden repetitivo. Por ejemplo, una población de empleados en una nómina para una compañía constructora podría estar ordenada por equipos; cada equipo consistiría de un capataz y nueve trabajadores. Una selección de cada décimo empleado daría como resultado una muestra de puros capataces o no incluiría a los capataces; por lo tanto, no sería representativa.

3.

El uso de varios puntos de partida seleccionados al azar normalmente aseguraría una muestra representativa en esas circunstancias. Por ejemplo, para seleccionar 80 cheques pagados de una población de 12,000 cheques con 4 puntos de partida escogidos al azar, las primeras 20 partidas de muestra serían escogidas seleccionando cada partida número 600 y seleccionando al azar la primera partida. Después de seleccionar al azar un nuevo punto de partida, se escogerían otras 20 partidas seleccionando cada partida número 600. Este proceso se repite después de cada 20 partidas de muestra hasta seleccionar 80 partidas de muestra. Ejemplo

4.

A continuación se incluye un ejemplo de cómo seleccionar una muestra sistemática de 80 partidas, seleccionando 4 puntos de partida al azar: (1)

La población incluye 12,000 partidas. Por lo tanto: 12,000 x 4 80

(2)

=

600

Escoja 4 puntos de partida al azar entre 1 y 600 y, después, escoja cada partida número 600 desde cada punto de partida seleccionado al azar. Número aleatorio escogido Muestra escogida

10

100

300

610

700

900

550 1,150

Muestra escogida

1,210

1,300

1,500

1,750

Muestra escogida

1,810

1,900

2,100

2,350

etc.

etc.

etc.

etc.

etc.

etc.

etc.

etc.

etc.

etc.

Última partida escogida

11,410

11,500

11,700

11,950

Estratificación 5.

06/2002

Si la población que va a muestrearse es extensa y se mantiene en un archivo que la computadora puede leer, normalmente será más eficiente utilizar las TAACS en vez de medios manuales, particularmente cuando se están utilizando también otras técnicas de auditoría con ayuda de la computadora. Las TAACs se comentan con mayor detalle en la Nota de Procedimientos 5A "Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora".

341

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 4

6.

Un método manual aceptable de obtener muestras estratificadas es dividir la población en dos estratos (partidas mayores y partidas menores al valor promedio estimado de las partidas en la población de la que se va a seleccionar la muestra - excluyendo las partidas que no están sujetas a muestreo tales como las partidas que se examinan 100%); después, seleccione 2/3 de las partidas de muestra del estrato superior y 1/3 del estrato inferior.

7.

Cuando una población es manualmente estratificada y la población es extensa, normalmente son necesarias técnicas especiales para reducir el tiempo requerido para seleccionar la partida de muestra. Estas técnicas incluyen la clasificación de la población para hacer aerodinámico el proceso de selección de muestras. A menos que la población sea pequeña, normalmente no sería eficiente sacar la muestra de una población no clasificada, seleccionando cada x número de partida, debido a que esto implicaría el contar partidas de una lista por lo menos dos veces, una vez en el caso de las partidas que exceden el valor promedio en la población y otra vez en el caso de partidas inferiores a ese valor.

8.

Si la población incluye un gran número de partidas y está en un archivo de computadora, solicite al cliente que haga una lista en orden de valor monetario descendente; seleccione la muestra escogiendo cada x número de partida de cada estrato, seleccionando al azar el punto de partida, por lo menos una vez en cada serie de selecciones.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

342

06/2002

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 5

APÉNDICE 5:

Muestreo al azar sin restricciones

Introducción 1.

Hay dos métodos para seleccionar las partidas que van a probarse sobre una base al azar sin restricciones: el uso de tablas de números aleatorios y el uso de un generador de computadora de números aleatorios. Tablas de números aleatorios

2.

En el Apéndice 8 se incluye una tabla de números aleatorios.

3.

La tabla de números aleatorios puede ser leída en muchas formas diferentes. Empezando en cualquier punto al azar en la tabla, puede seguirse cualquier ruta (es decir, cualquier dirección o patrón) para seleccionar números adicionales. Sin embargo, es imperativo entrar al azar en la tabla. Un método comúnmente utilizado para entrar a una tabla de números aleatorios es colocar la punta de un lápiz en una página sin haberla leído antes. Sin embargo, una vez que se seleccione la ruta, debe seguirse en forma consistente a través de la tabla.

4.

Para poder crear nuevamente la muestra, debemos documentar la forma en la que se entró a la tabla de números aleatorios, el patrón de selección y la última partida seleccionada. Esto se podría hacer en forma más eficiente copiando la tabla marcada de números aleatorios que fue utilizada para seleccionar las partidas de muestra. Estratificación

5.

Si la población que va a muestrearse es extensa se mantiene en un archivo que la computadora puede leer, normalmente será más eficiente utilizar las TAACs en vez de medios manuales, particularmente cuando se están utilizando también otras técnicas de auditoría con ayuda de la computadora. Las TAACs se comentan con mayor detalle en la Nota de Procedimientos 5A "Técnicas de Auditoría con Ayuda de la Computadora".

6.

Un método manual aceptable para obtener muestras estratificadas es dividir la población en dos estratos (partidas mayores y menores al valor promedio estimado de las partidas en la población de la que se va a seleccionar la muestra - excluyendo las partidas no sujetas a muestreo tales como las partidas que se examinan 100%); después, seleccione 2/3 de las partidas de muestra del estrato superior y 1/3 del estrato inferior.

7.

La muestra puede extraerse utilizando números aleatorios generados por la computadora o las tablas de números aleatorios. Por ejemplo:

8.

06/2002

(1)

si se cuenta con una lista del inventario ordenada por números de etiquetas, podrían seleccionarse los números al azar correspondientes a las etiquetas.

(2)

Si no se cuenta con una lista de números de etiquetas, podrían utilizarse números de páginas y líneas para la selección al azar. El cliente podría producir una lista que incluyera los números de líneas para ahorrar tiempo en el proceso de selección.

Utilizando estos enfoques, las partidas serían seleccionadas en orden aleatorio (es decir, el orden en el que los números aleatorios fueron seleccionados de las tablas o generados por la computadora) hasta escoger el número requerido de partidas para cada estrato. Debido a que se necesitarán menos partidas para probar el estrato inferior y debido a que hay posibilidades de que la población consista de más partidas con valor inferior que de partidas con valor más alto, es probable que se necesite rechazar muchos números aleatorios (es decir, es probable que los números aleatorios correspondan a partidas de la población del estrato inferior después de que se haya seleccionado un número suficiente de esas partidas para prueba). Por lo tanto, si se utilizan números aleatorios generados por la computadora, debe sacarse una cantidad suficiente de números adicionales.

343

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 5

Ejemplo Un auditor necesita sacar una muestra estratificada de la siguiente población no clasificada: Cantidad de partidas Valor total Valor promedio

3,000 4,000,000 1,333

Número estimado de partidas: Mayor a 1,333 Menor a 1,333

1,000 2,000

Plan del Tamaño de la Muestra Estratificada: De las partidas mayores a 1,333 De las partidas menores a 1,333 Total de las partidas

40 20 60

Método planeado de selección de muestra: tablas de números aleatorios, números de páginas y renglones. Debido a que la población consta de dos veces la cantidad de partidas menores a 1,333 que las partidas mayores a ese monto, es factible que dos de cada tres números aleatorios correspondientes a un número de página y línea representen partidas menores a 1,333. Debido a que el auditor pretende probar dos veces la cantidad de partidas mayores a 1,333, casi dos veces la cantidad de números de páginas y renglones requeridos deberán ser seleccionados de la tabla de números aleatorios o generados por la computadora.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

344

06/2002

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos – Apéndice 6

APÉNDICE 6:

Proyección de errores en MUM

Introducción 1.

Al proyectar los errores en MUM, es importante considerar en forma separada aquellos errores que se han encontrado: (1)

al examinar las partidas clave sobre una base del 100%. Los errores encontrados en relación con esta subpoblación son conocidos (sin importar cómo se hayan definido);

(2)

en partidas que son mayores al intervalo de muestreo. MUM garantiza la selección de tales partidas y, en consecuencia, pueden ser consideradas como un estrato separado que también se ha visto sujeto a un examen del 100%. Por lo tanto, también se conocen los errores encontrados en relación con esta subpoblación; y

(3)

partidas que son menores al intervalo de muestreo. Las partidas seleccionadas son representativas de esta subpoblación y es necesario proyectar los errores encontrados en esas partidas sobre el resto de esta subpoblación.

2.

Por lo tanto, la proyección de errores sólo se ocupa de las partidas mencionadas en el punto (3) anterior para llegar al error más probable para esa subpoblación.

3.

La proyección de errores en MUM toma en consideración la forma en la que el número de errores afecta la seguridad obtenida a partir del procedimiento y la extensión relativa del error.

4.

Los pasos en la proyección de errores son como sigue. Paso 1: Identifique todos los errores encontrados en las partidas clave examinadas sobre una base del 100

5.

Tal como se explicó, éstos son errores conocidos y deben tratarse en forma separada. Paso 2: Identifique todos los errores encontrados en las partidas mayores al intervalo de muestreo:

6.

El intervalo de muestreo se encuentra dividiendo la población que va a muestrearse entre el número de partidas de muestra. Los errores en las partidas mayores al intervalo de muestreo también son errores conocidos y deben tratarse en forma separada. Paso 3: Calcule la proporción de error en los errores restantes y clasifique los errores por categorías

7.

En MUM, es necesario categorizar los errores de acuerdo con la magnitud relativa del error. Ejemplo En una muestra encontramos los siguientes errores

06/2002

Valor contable

Valor auditado

Monto del error

Proporción del error

Calificación

$5,000

$4,350

$650

0.13

2

$2,000

$1,600

$400

0.20

1

345

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos – Apéndice 6

Paso 4: Multiplique las proporciones del error categorizado por el Factor de Seguridad relevante incrementado 8.

La Tabla 7.2 del Apéndice 2 establece los Factores de Seguridad incrementables para cada nivel de seguridad, dependiendo del número de errores esperados o encontrados. Ejemplo La prueba en la que los 2 errores encontrados con anterioridad fueron descubiertos, fue llevada a cabo a un nivel de seguridad requerido del 80% sin haber previsto errores, es decir, un Factor de Seguridad del 1.61. Cada error categorizado se multiplica, entonces, por el Factor de Seguridad incrementable relevante a partir de la Tabla 7.2 del Apéndice 2 y el producto se agrega al Factor de Seguridad cuando no hay errores. Esto se muestra a continuación. Calificación

Valor contable

Valor auditado

Monto de error

Proporción de error (1)

Factor incremental de seguridad (2)

(1) x (2)

1

$2,000

$1,600

$400

0.20

1.39

0.278

2

$5,000

$4,350

$650

0.13

1.28

0.166

Agregar el factor de seguridad al asumir no hay errores

1.61

Factor máximo de errores

2.054

Paso 5: Proyecte el error 9.

Los errores encontrados en el Paso 4 ya pueden proyectarse sobre la población relevante para llegar a: (1)

Una "estimación de puntos" del error más probable. Esta se hace con la siguiente formula:

Suma de las proporciones de errores x valor en libros de población (excluyendo las partidas revisadas al 100%) Tamaño de la muestra (excluyendo las partidas revisadas al 100%)

(2)

Una estimación de la máxima sobrevaluación posible. A esto se llega mediante la fórmula:

Factor máximo de error x valor en libros de población (excluyendo las partidas revisadas al 100%) Tamaño de la muestra (excluyendo las partidas revisadas al 100%)

En el siguiente ejemplo se explica la aplicación de estas fórmulas

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

346

06/2002

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos – Apéndice 6

Ejemplo Muestra Una población de saldos positivos de cuentas por cobrar consta de: Rango

Cantidad de cuentas 3 5 2 918 928

> $100,000 $50,000 - $100,000 $43,027 - $50,000 $1 - $43,026

Valor $400,000 $450,000 $92,000 $1,500,000 $2,442,000

Las partidas clave de todas las partidas mayores a $50,000 El error monetario tolerable es $100,000 El factor de seguridad es 2.31 sin errores anticipados El tamaño de la muestra es: Partidas clave

$1,592,000 x 2.31 = 37 $100,000 =

Por ejemplo, el total de las partidas que serán examinadas =

8 45

Al examinar las 45 partidas, se encuentra un número de errores. Dichos errores se analizan en:

06/2002

(1)

errores conocidos en partidas clave que fueron examinadas al 100%;

(2)

errores conocidos en partidas en la muestra que fueron mayores al intervalo de muestreo y que, por lo tanto, tenían que ser obligadamente seleccionadas;

(3)

errores en otras partidas en la muestra que pueden ser proyectados para llegar a: (a)

el error más probable en la población muestreada; y

(b)

una estimación de la máxima sobrevaluación posible en la población muestreada.

347

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos – Apéndice 6

Errores encontrados Partidas clave Partida clave

Valor en libros

Valor auditado

Monto del error

1

70,000

47,000

23,000

Errores conocidos 23,000

Partidas mayores al intervalo del muestreo (por ejemplo 1,592,000/37 = 43,027) Partida

Valor en libros

Valor auditado

Monto del error

1

44,000

48,000

(4,000)

(4,000)

Total del error conocido =

19,000

Errores del muestreo que no sean partidas mayores al intervalo del muestreo Calificación

Valor en libros

Valor auditado

Monto del error

Proporción de error (1)

Factor Incremental de Seguridad (2)

(1) x (2)

1

2,000

1,600

400

0.20

1.58

0.316

2

5,000

4,350

650

0.13

1.44

0.187

Agregar el Factor de Seguridad para ningún error

2.310

Factor del Error Máximo Estimado

2.813

Error más probable = (0.20 + 0.13) x (*1,592,000 - 92,000*) *37 - 2*

14,143

* por ejemplo tamaño de error – partidas mayores al intervalo del muestreo Sobrevaluación máxima estimada = 2.813 x (1,592,000 - 92,000) 37 - 2

120,558

10.

La sobrevaluación máxima estimada es importante. Al llevar a cabo el muestreo, decidimos que nuestro trabajo tiene que ser llevado a cabo con un error máximo tolerable igual a $100,000. Debido a que no se supusieron errores al calcular el tamaño de la muestra, cualquier error encontrado se proyectaría a un error máximo estimado superior a $100,000. Suponiendo que sean ajustados todos los errores conocidos, no muestreados, de $19,000, el error máximo estimado, en este caso, sería de $120,558 y esto excede nuestro error tolerable original de $100,000. Por lo tanto, no puede aceptarse que la población no tuviese un error importante en exceso de $100,000.

11.

En consecuencia, necesitamos decidir cómo proceder y debemos considerar: (1)

un ajuste derivado del error más probable. Esto reduciría el error máximo estimado a aproximadamente $106,000; sin embargo, este error seguiría excediendo nuestro error máximo tolerable;

(2)

la revaluación de la naturaleza de los errores encontrados para determinar si se deben a una causa común. De ser así, podríamos diseñar procedimientos dirigidos a la identificación de todas las partidas en la población que se ven afectadas por esa causa; y

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 7, Muestreo para otros procedimientos substantivos – Apéndice 6

(3)

alentar al cliente para que lleve a cabo trabajo adicional en la cuenta para identificar y eliminar errores. Entonces podríamos examinar una muestra adicional para determinar, después de que el cliente haya eliminado los errores de la población, si el saldo no tiene un error importante.

Errores por bajo valuaciones 12.

El ejemplo anterior se refiere a la proyección de errores cuando los errores encontrados en la muestra son errores de sobre-valuaciones. MUM está diseñado para señalar los errores de cantidades sobrevaluadas, más que para sacar conclusiones en relación con las cantidades bajo-valuadas.

13.

Cuando se encuentran en la muestra errores de cantidades bajo-valuadas, el cálculo del error más probable es relativamente directo y se hace una distinción entre los errores por cantidades sobrevaluadas y los errores por cantidades bajo-valuadas con categorización independiente.

14.

Cuando hay un error neto de cantidades sobrevaluadas, la sobrevaluación máxima estimada puede ser calculada como sigue: Factor del error máximo de sobrevaluación x valor en libros de la población * Tamaño de la muestra * Menos Suma de proporciones de errores de subvaluaciones x valor en libros de la población * Tamaño de la muestra* *excluyendo las partidas examinadas al 100%

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 7

APÉNDICE 7

Proyección de errores a partir de un muestreo sistemático y al azar sin restricciones

Introducción 1.

2.

Cuando se encuentra un error en una prueba substantiva de muestreo no estadístico, deben incluirse los errores "conocidos" y los errores "proyectados" en el resumen de la cédula de errores. (1)

Los errores "conocidos" son aquellos errores identificados al examinar las partidas probadas y los errores identificados al examinar 100% las partidas (es decir que no se sujetaron a muestreo).

(2)

Los errores "proyectados" son la estimación de errores en la población no probada, determinados aplicando el coeficiente de errores en la muestra probada (excluyendo los errores no recurrentes claramente aislados) a la población no probada (estrato por estrato en una muestra estratificada).

El cálculo del error proyectado debe hacerse con cuidado: (1)

Si creemos que la cantidad de error en una partida se relaciona con el tamaño de la cantidad y que aumenta conforme se incrementa el valor monetario, el error proyectado en la población sería: Coeficiente de error en la muestra x Valor de la población no muestreada Esta es la situación más común

(2)

En circunstancias más raras, podemos pensar que la cantidad de error es relativamente constante en todas las partidas y que, por lo tanto, no aumenta con el valor monetario, por ejemplo un error en un programa de facturación por computadora adiciona $100 al valor de cada factura. En este caso, el error proyectado en la población será: Coeficiente de error en la muestra x número de partidas en la población

Ejemplo 3.

El siguiente ejemplo ilustra la proyección de errores utilizando el primero de los métodos antes mencionados. EJEMPLO Fuente del error

Valor en libros de la población

Partidas clave examinadas al 100%

Valor de la muestra

Errores conocidos

Tase de error en la muestra

635,000

635,000

12,000

-

Estrato 1

1,500,000

60,000

2,400

0.04

Estrato 2

607,000

5,000

2,742,000

700,000

Total

75 14,475

0.015 -

Cálculo del error proyectado: Error proyectado para el estrato 1 = Error proyectado para el estrato 2 = Total 4.

0.04 x (1,500,000 - 60,000) = 57,600 0.015 x (607,000 - 5,000) = 9,030 66,630

Debido al riesgo en el muestreo, si el error está próximo a ser importante (individualmente o al combinarse con otros errores) e incluye un error proyectado importante, debemos alentar en forma

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

350

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Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 7

insistente al cliente para que registre los efectos de los errores conocidos. Si los errores conocidos son registrados, el error proyectado podría ya no ser importante. Sin embargo, si el error proyectado es importante, debemos considerar el llevar a cabo un muestreo adicional. Los errores proyectados en un muestreo no estadístico normalmente no deben ser ajustados, a menos que el examen de la muestra revele diferencias recurrentes debido a la misma causa y estemos satisfechos de que el coeficiente de error en la muestra es básicamente el mismo que el coeficiente de error en toda la población (por ejemplo, las diferencias encontradas al llevar a cabo una prueba de precios de inventario debido a que el cliente excluye el flete de ciertos tipos de inventarios, deben ser proyectadas a los tipos de partidas afectadas y podrían ser ajustadas).

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351

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Part 7, Sampling for other substantive procedures – Appendix 8

APÉNDICE 8: TABLE DEL NÚMERO ALEATORIO 74486 40776 82722 93293 76108

10759 97077 40357 61653 13517

44998 34647 44635 06665 89635

24752 30926 79441 33134 04376

94070 65827 30140 41781 47121

58847 28394 67510 22716 90174

55952 49362 38849 39538 71874

94109 70286 56241 42264 84344

63689 85874 30207 83070 43015

61126 34261 75946 83808 76979

22383 30888 79903 76545 85707

97932 61017 87990 68225 13380

41573 27133 98857 28149 72598

96707 91639 57150 18700 74815

88477 54935 43754 37522 51878

59707 66937 69300 90315 84780

63446 67132 62586 89470 97554

30857 91517 23296 83755 94259

57185 39736 12056 69407 82437

48247 67039 07012 75885 04706

88257 69385 93287 43458 38391

32192 73230 60991 32254 98967

24073 53783 23963 31864 70945

09125 22965 95454 83102 68191

40653 70629 31863 87783 23884

81743 28673 82936 72875 85611

17985 84150 67107 09442 01400

48222 18817 88455 80292 75031

27857 52229 56962 36565 78999

82155 28746 20347 70707 74980

72558 14429 65306 91049 54488

69759 03669 63306 81179 11021

19882 58639 13329 47403 77743

85352 29975 66156 25432 17914

69057 46960 69593 79078 39349

32161 70076 99202 84864 18652

20148 59539 00373 08050 31523

18504 42409 46728 06306 40414

13069 01175 41068 88323 51864

33715 46922 33528 40435 83010

76271 41789 92469 85546 93725

33982 23731 58732 93255 15690

47791 66384 41562 56910 61360

73944 98029 95353 13785 70079

43105 53688 19163 23149 59968

88217 11038 95404 93651 96053

27190 79768 25573 06459 06697

98783 71048 96714 07452 37139

47887 81029 89304 31513 42460

85934 28739 63084 39149 07585

48232 47328 81522 08665 45878

29037 16103 90251 83133 34817

29676 12876 81468 91748 52125

09570 09615 83514 68525 15625

96327 01973 39366 65669 53229

40957 46714 20793 08653 53634

19732 39253 99185 81730 04301

66612 06658 98174 16287 37666

26595 32280 71802 35881 08326

24378 35052 75269 85167 40848

06120 70717 23182 04834 02546

65086 39697 97750 04279 18328

35827 62135 18873 34908 91124

78425 66907 59154 63551 90598

03217 63435 94317 43901 24781

02246 29395 89675 87745 97664

80795 74460 09392 68168 08117

99494 07563 74087 21032 14697

36842 45460 60960 29100 37178

05365 82585 20038 37620 47355

19464 08556 02199 79587 66505

33089 69597 74939 48423 13148

36202 99721 67475 52976 43527

25342 65193 34410 22015 40981

67755 49233 01359 51955 22629

69440 54247 69967 94382 28710

80065 80923 45886 97842 88866

08178 15386 35854 30308 08344

22368 23353 81765 88548 43119

96068 19217 20636 68532 89987

48472 55964 17254 88021 22413

59060 95540 56799 02652 01741

82533 42502 99971 31565 17665

16695 12865 96477 45712 08213

86941 08167 59670 14034 26655

67706 20924 58842 54294 31951

63266 15578 55300 86765 93924

08371 47270 12525 45729 40622

46454 08762 65708 16238 77751

06847 95338 13504 29779 18983

72900 12072 77202 73439 66473

12607 09059 50332 79881 09156

75918 32473 91509 85201 44525

89788 59151 38676 50170 65659

23559 93977 34605 71258 07379

44904 47206 25647 07342 22474

13026 00854 05892 17798 09269

28355 06832 36507 24771 58673

44435 54046 63460 96426 34240

54496 55817 32587 53331 80049

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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06/2002

Parte 8 Guía de Diagramas De Flujo

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo

PARTE 8 GUIA DE DIAGRAMAS DE FLUJO [El siguiente material es una guía ilustrativa solamente y no es necesario incorporarla en los Manuales locales de las Firmas BDO con su propia guía desarrollada que se adhiere a los principios establecidos en el Volumen 1, Capítulo 6, “Entendiendo el Sistema Contable”]. CONTENDIO INTRODUCCION................................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. DIAGRAMAS DE FLUJO RESUMEN ............................................................................................................355 DIAGRAMAS DE FLUJO DETALLADOS.....................................................................................................355 Características principales .................................................................................................................................355 Símbolos de los diagramas de flujo...................................................................................................................356 Procesamiento por computadora........................................................................................................................356 Software de los diagramas de flujo....................................................................................................................356 Documentos........................................................................................................................................................357 Movimiento .........................................................................................................¡Error! Marcador no definido. Controles y actividades ......................................................................................................................................357 Legibilidad ..........................................................................................................¡Error! Marcador no definido. Terminología .......................................................................................................¡Error! Marcador no definido. Escala de Tiempo ................................................................................................¡Error! Marcador no definido. Narrativa.............................................................................................................................................................358 Ejemplo ...............................................................................................................¡Error! Marcador no definido. APÉNDICE 1: EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO RESUMEN.........................................................359 APÉNDICE 2: SÍMBOLOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.................................................................360 APÉNDICE 3: EJEMPLO DE UN DIAGRAM DE FLUJO DETALLADO ...............................................361

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo

PARTE 8 GUÍA DE DIAGRAMAS DE FLUJO INDTRODUCCIÓN 8.1

Tal como se explica en el Volumen 1, Capítulo 6 “Entendiendo el Sistema de Contabilidad”, debemos registrar la información que hemos obtenido de sistema de contabilidad por cada corriente importante de transacciones de manera amplia para análisis posterior.

8.2

El método preferido de la Firma para describir el sistema de contabilidad para las corrientes de transacciones importantes son los diagramas de flujo. Hay dos tipos de diagramas de flujo: (1)

los diagramas de flujo resumen que pueden ser utilizados para corrientes de transacciones no complejas; y

(2)

los diagramas de flujo detallados que deben ser utilizados para corrientes de transacciones complejas. Estos diagramas pueden ser apropiados cuando tratamos de evaluar como inferior al ALTO el riesgo de los procedimientos de control en relación con una aseveración para esa corriente de transacciones.

DIAGRAMAS DE FLUJO RESUMEN 8.3

Los diagramas de flujo resumen son sumarios breves de las actividades involucradas en un flujo de transacciones.

8.4

Al mismo tiempo que son el registro principal de un sistema de contabilidad, pueden ser utilizados, cuando es apropiado, como un complemento de un diagrama de flujo general de transacciones. Como mínimo, un diagrama de flujo resumen debe destacar todos los documentos de entrada y salida, los diarios y los libros mayor. Deben describirse brevemente los procedimientos importantes, indicando quién los lleva a cabo y cómo son preparados los registros (por ejemplo manual o PED).

8.5

En el Apéndice 1 se incluye un ejemplo de un diagrama de flujo resumen. DIAGRAMAS DE FLUJO DETALLADOS Características Principales

8.6

Las características principales del enfoque de la Firma en los diagramas detallados de flujo son como sigue: (1)

Formato departamental. La evaluación de los procedimientos de control incluye la consideración de la segregación de responsabilidades dentro de la organización. Por lo tanto, los diagramas de flujo detallados destacan esta separación de responsabilidades. En consecuencia, el diagrama de flujo debe dividirse en columnas verticales y cada una representará un departamento. Esto se logra dibujando una línea vertical a través del diagrama de flujo cuando la línea de flujo se mueve de un departamento a otro y escribiendo el nombre del departamento arriba de la columna. Para este propósito, un departamento se considera como una unidad organizacional que puede consistir de un apersona o de un grupo de actividades relacionadas dentro de un departamento formal.

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo

(2)

Formato Horizontal. Los diagramas de flujo deben mostrar la trayectoria completa de un flujo importante de transacciones desde el registro en el libro mayor general hasta el retorno al límite. El flujo de transacciones esté representado por una línea de flujo continuo que corre a través de todas las actividades incluidas en el flujo de transacciones. La dirección de la línea de flujo es de izquierda a derecha.

(3)

Procedimientos de control. Se destacan los procedimientos de control. Esto será especialmente útil en cualquier evaluación detallada del riesgo de los procedimientos de control (tal como se explica en el Volumen 1, Capítulo 17 “Procedimientos de Control y Pruebas de Controles”) donde queremos evaluar el riesgo de los procedimientos de control como inferior al ALTO.

Símbolos de los diagramas de flujo 8.7

Cuando se adopta un método estándar para los diagramas de flujo, es posible minimizar la narración y proveer una imagen precisa, fácilmente comprensible y altamente condensada de un sistema de contabilidad. Para explotar este potencial al máximo, es indispensable que la metodología de diagramas de flujo y los símbolos sean comunes es toda la Firma. Los símbolos de los diagramas de flujo, en el caso de diagramas de flujo detallados, se incluyen en el Apéndice 2. Procesamiento por Computadora

8.8

Los símbolos de los diagramas de flujo incluyen símbolos para los dispositivos utilizados en el procesamiento por computadora. Los procesos computarizados también deben ser plasmados en diagramas de flujo.

8.9

Cuando se ha decidido que es necesario llevar a cabo una investigación adicional de los aspectos computarizados del sistema por un especialista en auditoría del procesamiento electrónico de datos, podría ser necesario que el especialista preparara documentación adicional de los aspectos de procesamiento del sistema, sujeto a investigación. Al preparar dichos diagramas de flujo, debe hacerse referencia a lo documentación de otros sistemas y deben archivarse con estos últimos. Dichos diagramas de flujo deben ser integrados en los diagramas de flujo registrando aquellas partes del sistema competo que han sido registradas por otros miembros del equipo de auditoría. Debe evitarse la duplicación. Sin embargo, los archivos de auditoría deben contener un registro completo del sistema. Software de diagramas de flujo

8.10

Podría ser más eficiente preparar diagramas de flujo detallados con la ayuda del software de diagramas de flujo. Existen varios paquetes comerciales incluyendo el “Easyflow” que es un programa interactivo de gráficas en la pantalla. Hay varias razones para considerar el uso del software de diagramas de flujo como una alternativa de las gráficas preparadas manualmente: (1)

velocidad. Es más rápido que preparar los diagramas manualmente;

(2)

exactitud. La computadora lleva a cabo las funciones mecánicas de la preparación de diagramas permitiendo al usuario concentrarse en producir un diagrama exacto y completo que refleje apropiadamente el sistema. Las adiciones, las supresiones y las correcciones pueden hacerse muy rápidamente; y

(3)

mantenimiento. El mantenimiento de un diagrama, haciendo los cambios en el sistema, es más fácil y, en consecuencia, los procedimientos anuales para confirmarlo deben tomar relativamente poco tiempo.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

356

06/2002

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo

Documentos 8.11

No necesitamos y no debemos registrar cada documento producido dentro de un sistema de contabilidad. Nuestro punto de partida es el libro mayor y, por lo tanto, sólo nos preocuparemos de registrar: (1)

aquellos documentos que fluyen hacia un registro en el libro mayor general o en el mayor de subsidiarias; y

(2)

aquellos documentos que están sujetos a un procedimiento de control que sirve de ayuda para asegurar que el sistema es capaz de producir datos completos, exactos y válidos.

Movimiento 8.12

El diagrama de flujo debe registrar dos tipos de flujo: (1)

flujo de documentos. El movimiento físico de documentos o la realización de una secuencia de procedimientos de control se registra por medio de una línea continua de un símbolo a otro; y

(2)

flujo de información. El flujo de información de un punto a otro es mostrado por una línea punteada o de guiones.

Controles y actividades 8.13

El diagrama de flujo debe indicar claramente el momento en que los procedimientos de control de contabilidad se llevan a cabo. Una vez que se identifique un control en el diagrama, las aseveraciones a las que se relaciona el procedimiento deben ser marcadas en el lugar apropiado al pie del diagrama.

8.14

Cualquier actividad que no sea un control será una “actividad”. Legibilidad

8.15

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Uno de los atributos más importantes de un buen diagrama de flujos es que sea fácilmente entendido por las personas que no participen en su preparación. Muchas de las gráficas que, por lo demás, pueden considerarse como exactas y técnicamente correctas resultan prácticamente inútiles por el hecho de no ser “legibles”. Las razones más comunes para esto son que los diagramas de flujo son demasiado complejos o no tienen un acomodo correcto debido a: (1)

la falta de planeación del acomodo. Es esencial que las características amplias del diagrama de flujo sean planeadas antes de iniciar la preparación del diagrama de flujo detallado. La preparación de un diagrama de flujo resumen puede servir para este propósito;

(2)

la inclusión de procedimientos o detalles irrelevantes. Estamos preocupados por saber cómo llegan los asientos al libro mayor general y no debemos perder de vista ese objetivo. Los diagramas de flujo deben mantenerse lo más nítido posible. Los detalles innecesarios deben ser eliminados; por ejemplo, deben omitirse los archivos temporales que son simplemente “colas” derivadas del retraso en el procedimiento; y

(3)

la acumulación de demasiada información en muy pocas hojas. Si una hoja no es suficiente para registrar el sistema, deben utilizarse más hojas enlazándolas en un punto lógico por medio de un conector.

357

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo

Terminología 8.16

Cuando la terminología de un cliente, en el caso de un documento o archivo particular, difiere de la terminología normal, debe utilizarse la terminología del cliente en el diagrama de flujo. Si se considera necesario, la terminología normal debe ser proporcionada por medio de una nota y esto podría ayudar al usuario en los casos en los que la terminología del cliente es especialmente confusa. Escala de tiempo

8.17

Normalmente, los diagramas de flujo no indica la escala de tiempo en la que son llevados a cabo los distintos procedimientos y actividades. Sin embargo, la frecuencia de ciertos procedimientos de control puede ser una característica importante de su efectividad. En consecuencia, la frecuencia de los controles periódicos debe ser generalmente anotada. Narrativa

8.18

En ocasiones, será necesario expandir un punto en el diagrama de flujo con una nota narrativa. La narrativa debe limitarse a una breve explicación de cada operación. Sin duda alguna, será necesario revisar un diagrama de flujo que requiere de una explicación demasiado extensa. Ejemplo

8.19

En el Apéndice 3 se incluye un ejemplo de un diagrama de flujo detallado.

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo – Apéndice 1

APÉNDICE 1: DIAGRAMA DE FLUJO RESUMEN HOJA DEL DIAGRAMA DE FLUJO

CLIENTE: Ejemplos

Preparado por:

TEMA: Compras

DEPARTAMENTO

Revisado por:

LIBRO MAYOR

DIRECTOR DE FINANZAS

MAYOR DE COMPRAS

PROCESAMIENTO DE DATOS

ENTRADA DE MERCANCIAS

OFICINA DE COMPRAS

EXPLICACION NARRATIVA

Cuenta de control del mayor del compras

1. Prepara el Diario

Cuenta de Gastos

2. Verifica impresion Mensual

3. Lotes y entradas (diariamente)

4. Verificar detalles de fac. Contra nrm

5. Imprimir nota de rec. De mercancía a partir de registro de detalles

6. Si la mercancía es aceptada, actualiza los registros de inventario

2.

Toda la documentación original es verificada contra el análisis de compras

3.

Registra por medio de vdu

5.

El proceso diario de impresión incluye nrm

8.

Cada pedido es autorizado por el jefe de compras

7. Verfica la mercancía recibida contra el pedido

8. Prepara el pedido

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BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo – Apéndice 2

APÉNDICE 2: SIMBOLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO Documento

Documento de Envío

Cinta Magnética

Archivo de Disco

Diario/Registro de Control

Actividad

Procedimiento de Control

Conector (Fuera de Página) con otro Diagrama Archivo Temporal

Archivo Permanente

Punto de iniciación/Entrada de documento externo al sistema

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

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06/2002

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo – Apéndice 3 APÉNDICE 3: DIAGRAMA DE FLUJO DETALLADO HOLA DE DIAGRAMA DE FLUJO TEMA: Compras Departamento

CLIENTE: Ejemplos

LIBRO MAYOR GRAL.

Preparado por: Revisado por: LIBRO MAYOR DE COMPRAS

Cta. De control de pedidos y

Cuenta de gastos

Diario aprobado y firmado

Mayor y diario preparado por Jefe de Dpto

A Inventar ios

De procesami ento de datos

Inventario verificado contra análisis de compras

Análisis de compras

Inventar ios D

Archivo de facturas de compras

Facturas de compras (con nota de mercancía recibida y aviso de entrega)

Lote (15 por lote) Verificado volviendo a registrar (diariamente)

Encabezado de lote

Facturas de compras (con verificación de nota de recepción de mercancía y aviso de entrega)

Aseveraciones Totalidad Existencia Exactitud Valuación

06/2002

Evaluación de controles (3) 3 3 3 3

Diario de compras

¿Son correctos los precios y las cantidades en la facturas?

A2

3 3 3

361

3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo – Apéndice 3 HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO TEMA: Compras Departamento

CLIENTE: Ejemplos

Preparado por: Revisado por:

MAYOR DE COMPRAS

PROCESAMIENTO DE DATOS Del proveedor

Del 1

Fr om Suppli es

Del 1

Cote jar f ac tura de co mpra s conno ta de re ec cpi ónd e mercdna cía tyaviso

Pur chase invoi ce

GR N/ DA f il e r ev ie wed of r m ’a gm ne t ca counts pr ep’n (m onthl y)

Fr om Goods I nw ar d A

DA matc hed wi thGR N (d a i yl )

Del vi er y Advi ce ( DA)

Goods Received Not e

Pr int day’ s t ar ns acti ons

Dai yl t ar ns acti on f il e

Updat e s ot ck and dail yt r ansa ct oi ns f il e ( byV DU)

To 3

Cotejar factura de compras con nota de recepción de mercancía y aviso

Dai yl t ar ns acti on f il e

St ockon hand

Bal ance on or der

Factura de compras

Revisión de archive de nota de recepción de mercancía para preparación de cuentas de la gerencia (mensualmente)

De introducción de mercancía

A

Aviso de entrega comparado con tra nota de

Aviso de entrega

Nota de recepción de mercancía

Archivo de transacciones diarias

Archivo de transacciones diarias

d

Impresión de transacciones diarias

Aseveraciones Totalidad Existencia Exactitud Valuación

Evaluación de controles (3) 3 3 3 3

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II

Actualización de inventario y archivo de transacciones diarias

Existencias

A3

Saldo en orden

3 3 3 3

362

06/2002

Parte 8, Guía de Diagramas de Flujo – Apéndice 3 HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO TEMA: Compras Departamento

CLIENTE: Ejemplos

Preparado por: Revisado por:

ENTRADA DE MERCANCIAS

OFICINA DE COMPRAS

Del 2

Aviso de entrega

Al Departamento encargado del Mayor de Compras

Aviso de entrega firmado y secuencialmente numerado; el número se convierte en el número de la nota de mercancía recibida

Del proveedor Verificación contra saldo de pedido y mercancía (por VDU)

Saldo en pedido

Aviso de entrega (con mercancía))

Saldo en orden actualizado

Orden de compras autorizada y firmada por el

N

Orden de compra

Al departamento encargado del Mayor de Compras

j f d

Saldo en pedido

Preparación de orden de compra

Lista de Precios

Aseveraciones Totalidad Existencia Exactitud Valuación

06/2002

Evaluación de controles (3) 3 3 3 3

Inventario en Existencia

Saldo en Pedido

3 3 3 3

363

BDO Manual de Auditoría – Volúmen II