Loading documents preview...
DOKUMEN BLUE PRINT SISTEM INFORMASI UNIMED 2016
UNIT PELAKSANA PUSAT KOMPUTER
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2016
RINGKASAN EKSEKUTIF
Sebagai institusi pendidikan, Universitas Negeri Medan (UNIMED) memiliki tanggung jawab besar untuk membaharui proses kerja dalam pelayanan administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sistem yang berbasis komputasi. Untuk dapat menerapkan TIK secara optimal terhadap seluruh sivitas akademika UNIMED tentunya UNIMED juga harus sanggup menguasai teknologi ini sebagai salah satu kompetensi intinya. Dokumen Blueprint ini menyediakan panduan umum bagi UNIMED dalam merencanakan pengembangan sistem informasi manajemen terintegrasi. Melalui blueprint ini, diharapkan adanya kesamaan pemahaman, keserempakan tindakan dan keterpaduan langkah seluruh unit kerja dilingkungan UNIMED. Pengembangan sistem informasi manajemen terintegrasi harus dilaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan antara inisiatif masingmasing unit kerja serta didikung penguatan kerangka kebijakan untuk menjamin keterpaduannya dalam suatu jaringan sistem manajemen dan proses kerja. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikankan dua kepentingan: (1) kepentingan pendayagunaan pemahaman dan pengalaman masing-masing unit kerja tentang pelayanan publik yang diperlukan oleh stakeholder UNIMED, dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen dan proses kerja yang terpadu. Blueprint SISTEM INFORMASI ini hendaknya dilengkapi dengan kebijakan dan regulasi yang berkaitan dengan pemanfaatan dan transaksi informasi yang dimiliki UNIMED. Pengaturan ini harus mencakup batasan tentang hak pengguna atas informasi, kerahasiaan, dan keamanan informasi, serta perlindungan informasi yang berkaitan dengan sivitas akademika UNIMED. Atas pertimbangan
tersebut,
selanjutnya
pimpinan
Universitas
dapat
menerjemahkan panduan ini ke dalam rencana pentahapan pengembangan atau rencana strategis pengembangan sistem informasi manajemen terintegrasi secara sistematik yang realistik dan terukur.
i
DAFTAR ISI
RINGKASAN EKSEKUTIF DAFTAR ISI
i
ii
DAFTAR TABEL
vi
DAFTAR GAMBAR
vii
BAB I PENDAHULUAN
1
1.1. Latar Belakang....................................................................................................1 1.2. Visi dan Misi........................................................................................................5 1.3. Tujuan Dokumen................................................................................................6 1.4. Fungsi dan Lingkup Sistem................................................................................6 1.5. Manfaat TIK UNIMED.........................................................................................6 1.6. Maksud dan Tujuan............................................................................................7 1.7. Prinsip Desain Blueprint....................................................................................8 BAB II ANALISIS KONDISI 10 2.1. Sarana dan Prasarana.......................................................................................10 2.1.1. Komputer dengan koneksi internet...............................................................10 2.1.2. Software Pendukung Pembelajaran..............................................................11 2.1.3. e-Learning Unimed..........................................................................................12 2.1.4. e-Library.........................................................................................................13 2.2.
Sistem Informasi Dan Fasilitas Administrasi Akademik Dan Umum.........14
2.2.1. Sistem Informasi.............................................................................................14 2.2.1.1. Sistem Informasi Akademik........................................................................15 2.2.1.2. Sistem Informasi Keuangan........................................................................17 2.2.1.3. Sistem Informasi Personil...........................................................................17 ii
2.2.1.4. Sistem Informasi Dan Fasilitas Pengelolaan Prasarana Dan Sarana.........18 2.2.1.5. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan.................................................19 2.2.1.6. Manfaat Sistem Informasi.......................................................................................... 21 2.2.2.
Software Basis Data.....................................................................................27
2.2.3. Aksesibilitas Sistem Informasi Administrasi .....................................................28 2.2.3.1. Akses Nirkabel................................................................................................................ 28 2.2.3.2. Kapasitas Internet dan Bandwidth.........................................................................29 2.2.3.3. Akses Layanan Mahasiswa, Dosen dan Pegawai.......................................30 2.3.
Unit Pengelola di Tingkat Institusi.............................................................32
2.4.
Sistem Aliran Dara dan Otorisasi Akses Data............................................35
2.5.
Sistem Pengamanan dan Perlindungan Data dan Jaringan......................37
BAB III RANCANGAN PENGEMBANGAN
41
3.1 Prinsip Dasar Pelayanan TIK UNIMED.............................................................41 3.2. Rancangan Layanan..........................................................................................41 3.3. Rancangan Pengguna Dan Hak Akses.............................................................43 3.4. Tinjauan Teknologi...........................................................................................45 3.4.1. Kebutuhan Terhadap Data Dan Informasi Yang Terintegrasi....................45 3.4.2. Standar Kebutuhan Sistem Aplikasi..............................................................46 3.5 . Kerangka Fungional Sistem Manajemen Terintegrasi.................................47 3.6. TimeLine Pengembangan Blok Fungsi Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi...............................................................................................................52 3.7. Progres Pengembangan.....................................................................................55 3.8. Analisis Kelayakan.............................................................................................67 BAB IV PENUTUP LAMPIRAN
70
71
iii
L.1.Sistem Informasi Portal Website Resmi Universitas Negeri Medan ..............71 L.2..Aplikasi Sistem Informasi Akademik................................................................71 L.2.1..Aplikasi Biodata Mahasiswa.......................................................................................... 73 L.2.2.Aplikasi Biodata Dosen.................................................................................................... 73 L.2.3.Aplikasi Biodata Pegawai................................................................................................ 74 L.2.4.Aplikasi Registrasi Mahasiswa Baru........................................................................... 74 L.2.5.Aplikasi Pendaftaran Tes Standar Online.................................................................75 L.2.6.Sistem Informasi UPPL..................................................................................................... 75 L.3.Sistem Informasi Kepegawaian........................................................................................ 76 L.3.1.Aplikasi Administrasi Personil Dosen........................................................................76 L.3.2.Aplikasi Administrasi Personil Pegawai....................................................................77 L.4.Aplikasi Asset Tetap/Sarana Prasarana........................................................................77 L.5.Aplikasi Sistem Informasi Lembaga Penelitian..........................................................78 L.6.Aplikasi Sistem Informasi Lembaga Pengabdian pada Masyarakat...................78 L.7.Aplikasi Sistem Informasi Website Pasca Sarjana.....................................................79 L.8.Website Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP)......................................................................79 L.8.1.Website Fakultas Bahasa dan Seni (FBS)..................................................................80 L.8.2.Website Fakultas Ilmu Sosial (FIS)..............................................................................80 L.8.3.Website Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA)...........81 L.8.4.Website Fakultas Teknik (FT)........................................................................................ 81 L.8.5.Website Fakultas Ilmu Keolahragaan (FIK).............................................................82 L.8.6.Website Fakultas Ekonomi (FE).................................................................................... 82 L.9.Sistem Informasi Portal eLearning - siPOeL.....................................................83 L.10.Sistem Informasi Humas.....................................................................................83 L.11.Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu.....................................................84 L.12.Sistem Informasi e Coordination..................................................................................84 L.13.Sistem Informasi Jurnal Online...................................................................................... 85 iv
L.14.Website Sertifikasi Guru..................................................................................85 L.15.Aplikasi Sistem Informasi Digital repository..................................................86 L.16.Website Layanan Pengadaan Secara Elektronik Unimed..............................86 L.17.Sistem Informasi Biro Administrasi Umum dan Keuangan...........................87 L.18. Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.........87 L.19. Sistem Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi...88 L.20. Webmail Unimed.............................................................................................88 L.21. Panduan Pengguna Data Warehouse AUK UNIMED L.22. Panduan Pengguna Sistem Informasi Manajemen Publikasi L.23. Profil Sistem Informasi Pra Registrasi UNIMED Tahun 2014 L.24. Panduan Penggunaan Aplikasi Manajemen User Hotspot Daloradius Untuk Sistem Manajemen Pengguna Layanan ICT Universitas Negeri Medan L.25. Tampilan Output Aplikasi Manajemen User Hotspot Daloradius Untuk Sistem Manajemen Pengguna Layanan ICT Universitas Negeri Medan L.26. Panduan Pengguna Aplikasi Otentifikasi Layanan ICT Universitas Negeri Medan L.27. Aplikasi Webmail Universitas Negeri Medan Terintegrasi SSID Unimed
v
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Data Jumlah Perangkat Komputer 2016..........................................................11 Tabel 2.2. Data Sistem Informasi Unimed yang telah dikembangkan......................24 Tabel 2.3. Sistem Disaster Recovery yang dilaksanakan Unimed..............................37 Tabel 3.1.Timeline Pengembangan Sistem Manajemen Informasi Terintegrasi..53 Tabel 3.2. Milestone cyber University Unimed tahun 2003-2010..............................56 Tabel 3.3. Daftar Perangkat Data Center Unimed.............................................................59 Tabel 3.4. Daftar Titik Terminasi Jaringan Fiber Optic Antar Gedung.....................66 Tabel 3.5. Analisis SWOT – Sistem Informasi Unimed....................................................67
vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Ruangan Video Conference Unimed.............................................................10 Gambar 2.2. Laman Volume License Software Microsoft Unimed.............................12 Gambar 2.3. Laman http://sipoel.unimed.ac.id................................................................13 Gambar 2.4. Laman http://digilib.unimed.ac.id...............................................................13 Gambar 2.5. Laman http://library.unimed.ac.id...............................................................14 Gambar 2.6. Laman http://akad.unimed.ac.id..................................................................15 Gambar 2.7. Mekanisme administrasi akademik dalam menopang kelancaran aktivitas pembelajaran di program studi............................................................................16 Gambar 2.8. Laman http://keuangan.unimed.ac.id........................................................17 Gambar 2.9. Laman http://bauk.unimed.ac.id/sdm.......................................................18 Gambar 2.10 Laman http://uhtp.unimed.ac.id................................................................19 Gambar 2.11 Laman http://bauk.unimed.ac.id/dashboardauk/.............................20 Gambar 2.12 Laman http://bauk.unimed.ac.id/dashboarddm/..............................20 Gambar 2.13 Laman basis data MySQL Unimed..............................................................28 Gambar 2.14 Grafik Sebaran Wifi Hotspot 2016.............................................................29 Gambar 2.15 Perkembangan jumlah bandwidth Unimed tahun 2007 - 2016.....30 Gambar 2.16 Laman registrasi user akses intranet dan internet Unimed............31 Gambar 2.17 Laman login email institusi Unimed bekerjasama dengan Google 32 Gambar 2.18 Integrasi Jaringan Unimed dengan Inherent Dikti...............................33 Gambar 2.19 Skema Aliran dan Otorisasi Data pada Aplikasi versi intranet.......36 Gambar 2.20 Skema Aliran dan Otorisasi Data pada Aplikasi Internet..................36 Gambar 2.21 Layout Pengamanan Kelistrikan Datacenter Unimed........................39 Gambar 2.22 Penempatan Firewall Cisco ASA 5525......................................................40 Gambar 3.1 Rancangan jaringan komunikasi suara.......................................................44 Gambar 3.2 Rancangan jaringan komunikasi data.........................................................45 Gambar 3.3 Kerangka Fungsional Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi UNIMED................................................................................................................... 48 Gambar 3.4 Pemanfaatan Sumberdaya CPU dan Memory Server Data center Unimed..................................................................................................................... 58 Gambar 3.5 Application dan Data Server di Ruangan Data Center Unimed.........60 Gambar 3.6 Core Router UNIMED......................................................................................... 60 vii
Gambar 3.7 Blueprint atau Desain pengembangan jaringan lokal kampus Unimed tahun 2011 – 2025.............................................................................64 Gambar 3.8 Blueprint Pengembangan, Pengelolaan dan Pemanfaatan Jaringan antar gedung di UNIMED.................................................................................. 65
viii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Salah satu ciri utama abad 21 ini adalah berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang sangat mempengaruhi tingkat kemajuan, kemakmuran, dan daya saing suatu bangsa. Teknologi informasi dan komunikasi memberikan dampak yang sangat positif dalam berbagai hal, di antaranya: pendukung pengambilan keputusan; peningkatan efisiensi dan produktifitas; penunjang aktifitas pekerjaan dan belajar; dan bahkan dapat meningkatkan kualitas hidup manusia. Peranan teknologi informasi dan komunikasi akan semakin meningkat seiring perkembangan jaman dan hingga akhirnya menjadi elemen dasar dalam kehidupan makhluk penghuni bumi ini. Sebagai institusi pendidikan, Universitas Negeri Medan (UNIMED) memiliki tanggung jawab besar untuk membaharui proses kerja dalam pelayanan administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sistem yang berbasis komputasi. Untuk dapat menerapkan TIK secara optimal terhadap seluruh sivitas akademika UNIMED tentunya UNIMED juga harus sanggup menguasai teknologi ini sebagai salah satu kompetensi intinya. Pengembangan sistem informasi di UNIMED telah dirintis oleh UPT PUSKOM sejak 1999, dimana pada saat tersebut telah dikembangkan sistem aplikasi akademik terpusat dengan menggunakan bahasa clipper yang dipasangkan dengan database dbf. Aplikasi ini secara mandiri telah mengolah seluruh data aktifitas akademik (Penugasan dosen, KRS, KHS dan Transkrip Mahasiswa). Sistem ini ditanamkan pada server Novell versi 4.0 dan masih terus digunakan hingga medio 2010 oleh seluruh mahasiswa untuk melakukan aktifitas pengisian KRS secara intranet. Seiring dengan perkembangan zaman serta kurangnya tampilan grafis bahasa clipper maka pada tahun 2003 TIM IT Unimed (saat itu berada dibawah naungan Kantor PR II) mencoba mengembangkan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
1
sistem aplikasi modular berbasis desktop standalone dengan menggunakan database MSAcess yang ditujukan untuk kebutuhan : (1) sistem aplikasi simjur. – modul biodata mahasiswa, modul biodata dosen, modul jadwal perkuliahan, modul hasil studi, modul skripsi sidang wisuda, (2) sistem informasi manajemen kepegawaian - modul dosen, modul pegawai. (2) sistem informasi manajemen keuangan - modul permintaan gaji ke kppn, modul buku besar potongan gaji. (3) sistem informasi manajemen aset dan inventaris- modul aset tetap, modul siventa, modul maintenance pc, modul maintenance printer. (4) sistem informasi manajemen penelitian - modul data penelitian dosen. (5) sistem informasi manajemen pengabdian - modul data pengabdian dosen. (6) sistem informasi manajemen program pengalaman lapangan - modul operasional ppl, modul sisfo sekolah. (7) sistem informasi manajemen program pascasarjana modul data mahasiswa, modul transkrip hasil studi. Dengan semakin meningkatnya kebutuhan penggunaan internet, maka pada tahun 2006 UNIMED melaksanakan pembangunan infrastruktur jaringan antar gedung menggunakan fiber optic (FO)dan layanan akses internet dedicated 24 jam minimal sebesar 2 Mbyte. Pelaksanaan pembangunan infrastruktur FO ini juga menandai transformasi sistem yang dikembangkan oleh UNIMED dari berbasis intranet dan standalone menjadi aplikasi berbasis web. Pada tahapan ini TIM IT Unimed mulai melahirkan aplikasi berbasis web untuk memfasilitasi pelayanan berbasis digital -eLearning (siPOEL UNIMED). Pengembangan sistem ini diprakarsai dengan menangnya UNIMED pada program hibah K2 INHERENT 2006. Pada tahun 2007 dan 2008 Unimed kembali memenangkan hibah K1 INHERENT, sehingga aplikasi berbasis web yang dikembangkan juga semakin bertambah. Dalam kurun waktu 3 tahun tersebut Tim IT Unimed berhasil mengembangkan: (1) siLakiP UNIMED – aplikasi yang ditujukan untuk melayani Laporan Akuntabilitas UNIMED; (2) siPODi UNIMED – aplikasi yang dikembangkan untuk melayani pengusulan PO DIPA UNIMED; (3) siJOn UNIMED – aplikasi yang dikembangkan untuk memberikan layanan full online terhadap jurnal-jurnal yang dimiliki UNIMED; (4) siPOrtaL UNIMED – aplikasi yang dikembangkan untuk memfasilitasi setiap unit kerja dilingkungan UNIMED Blue Print Sistem Informasi Unimed -
2
untuk dapat memberikan informasi terbaru tentang berbagai aktifitas yang dilakukan; (5) siSAiT UNIMED – aplikasi web berbasis project management yang dikembangkan untuk memfasilitasi seluruh tim yang dibentuk dalam rangka menyambut akreditasi institusi UNIMED; (6) eCOn UNIMED – aplikasi yang dikembangkan untuk meningkatkan efisiensi koordinasi antar pimpinan UNIMED (7) 7 web fakultas – aplikasi website fakultas yang dikembangkan atas dasar content management system (CMS) yang memudahkan para manager IT di tingkat fakultas memberikan informasi yang terbaru dari setiap Fakultas UNIMED; (8) Sergu UNIMED – aplikasi CMS untuk melayani informasi yang berkaitan dengan sertifikasi guru ; (9) Serdos UNIMED – aplikasi CMS yang ditujukan untuk melayani informasi yang berkaitan dengan sertifikasi dosen. Pada tahun 2009 UPT PUSKOM mencoba untuk melakukan rintisan migrasi data base sistem informasi akademik dari sistem yang menggunakan bahasa clipperdbf ke bahasa PHP-MysQL (script PHP sebagai frontend dan database MySQl sebagai basis data pada backend sistem) yang merupakan aplikasi web. Namun sayangnya proses ini tidak dapat diimplementasikan secara maksimal karena terhambat oleh perbedaan struktur data antara database dbf dengan database MySQL. Pada kurun waktu yang sama UPT PUSKOM juga mengembangkan aplikasi dekstop dengan menggunakan database MSAcess untuk keperluan; (1) Penempatan Pengawas SNMPTN dan SLMPTN (2) Pemeriksaan LJK calon mahasiswa baru jalur SLMPTN; (3) Aplikasi registrasi mahasiswa baru UNIMED, serta
(4) Aplikasi Penempatan Pengawas UN yang akan ditugaskan di 33
kabupaten/kota di Propinsi Sumatera Utara, (5) Aplikasi eAlumni – yang mejembatani hubungan antara Alumni dengan UNIMED (6) Rintisan pengembangan Aplikasi Tes Standar UNIMED dan (7) Aplikasi Intranet Based TOEFLE Pasca Sarjana yang berbasis web Pada awal tahun 2010, UPT PUSKOM mencoba untuk melakukan tweaking terhadap beberapa aplikasi yang pernah dikembangkan. Hal ini ditandai dengan dikembangkan aplikasi WebDesktoptop untuk kegunaan penempatan pengawas UN 2010. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan MSAcess sebagai aplikasi antar muka (frontend) dengan basis data yang bertumpu pada database Blue Print Sistem Informasi Unimed -
3
MySQL. Pengembangan ini dilakukan atas pertimbangan bahwa MSAccess merupakan Aplikasi yang paling cepat dan efesien untuk menghasilkan aplikasi yang membutuhkan tingkat kerumitan tinggi sedangkan database MySQL merupakan database yang paling fleksibel sehingga dapat juga dikembangkan bersama dengan bahasa script PHP. Dengan waktu yang hampir bersamaan akhirnya UPT PUSKOM berhasil merampungkan (1) Aplikasi Tes Standar UNIMED dan Aplikasi Intranet Based TOEFLE berbasis web berikut aplikasi WebDesktoptop untuk pengolahan dan pencetakan hasil kedua tes tersebut.(2) Rintisan Aplikasi PLPG UNIMED Pada medio Juni 2010 bersamaan dengan diluncurkannya penerimaan mahasiswa baru nasional SNMPTN dengan menggunakan fasilitas online, maka UNIMED pun secara cepat juga mengikuti jejak panitia SNMPTN dengan meluncurkan aplikasi penerimaan mahasiswa baru SLMPTN UNIMED berbasis web dengan menggunakan bahasa PHP-MySQL. Sejalan dengan hal tersebut diatas juga dikembangkan aplikasi WebDesktoptop yang ditujukan untuk mencetak album kegiatan peserta SLMPTN. Tidak sampai 2 minggu setelah peluncuran aplikasi SLMPTN UNIMED. UPT PUSKOM kemudian mencoba melanjutkan pekerjaan tertunda yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi akademik. Hal ini dilakukan atas pertimbangan bahwa apabila proses migrasi data semakin lama ditunda maka proses migrasi tersebut juga akan semakin banyak menemukan kendala. Untuk mengantisipasi ketidak optimalan pengembangan Aplikasi Akademik sebelumnya serta sempitnya waktu untuk proses aktifitas akademik yang pada bulan Agustus 2010 telah dimulai maka UPT PUSKOM mencoba mengembangkan aplikasi WebDesktoptop MSACESS – MySQL. Untuk mempercepat proses migrasi data maka kali ini seluruh struktur tabel yang terdapat pada database dbf (Dbase) dikloning secara utuh ke database MySQL. Hal ini terbukti berhasil karena akhirnya pada semester 1 tahun ajaran 2010/2011 seluruh aktifitas akademik dapat dimigrasikan dan diakses melalui jaringan intranet dan internet oleh prodi (penugasan dosen) serta pengisisan KRS yang dilakukan secara mandiri oleh mahasiswa.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
4
Segala pengembangan dan implementasi TIK di UNIMED yang dilakukan secara mandiri dalam kurun waktu yang telah disebutkan diatas tentunya telah berhadapan dengan berbagai kendala dan masalah. Meskipun telah banyak sistem yang dikembangkan oleh UNIMED secara mandiri, namun sistem tersebut masih belum terpadu dan berkesinambungan antara kebutuhan setipa unit di lingkungan UNIMED. Masih banyak terjadi overlap ataupun interseksi kepentingan antar program-program kegiatan pengembangan TIK. Oleh karena itu, UNIMED mengambil suatu langkah penting, yaitu perlunya dibuat suatu Cetak Biru Pengembangan TIK UNIMED yang akan dijadikan sebagai landasan penataan, pengembangan, penerapan, pelayanan dan pemanfaatan TIK di UNIMED untuk saat ini dan untuk masa yang akan datang. Dari Cetak Biru Pelayanan teknologi informasi dan komunikasi ini, diharapkan seluruh aktifitas TIK di lingkungan UNIMED akan menjadi terpadu, berdaya guna, mandiri dan transparan, serta akuntabel. 1.2. Visi dan Misi Visi TIK UNIMED adalah: Terdepan dalam pengembangan sistem manajemen dan pendidikan berbasisTIK (ICT Based for Management and Education) untuk meningkatkan mutu, aksesibilitas, dan efesiensi pendidikan nasional khususnya di tingkat Perguruan Tinggi. Misi TIK UNIMED adalah: 1. Mengembangkan beragam layanan informasi dan komunikasi untuk pendidikan yang terpadu atau terintegrasi secara komprehensif untuk 2.
lingkungan UNIMED. Mengembangkan TIK sebagai pendukung kegiatan proses belajar-mengajar,
3.
administratif dan manajemen pendidikan di lingkungan UNIMED. Membangun sumber daya manusia dan sivitas akademika UNIMED yang terampil, kreatif serta mampu memproduksi konten-konten TIK yang
4.
bermutu dan berdaya saing global. Memasyarakatkan pemberdayaan TIK untuk pendidikan di lingkungan UNIMED dan masyarakat umum di Sumatera Utara. Blue Print Sistem Informasi Unimed -
5
1.3. Tujuan Dokumen Tujuan dari penyusunan dokumen ini adalah : 1. Menciptakan informasi yang sesuai dengan fungsi yang diemban oleh setiap instansi
di
UNIMEDmenyangkut
perencanaan,
pengorganisasian,
pengarahan, pelaksanaan dan pengendalian yang dibutuhkan baik 2.
Fakultas,lembaga dan Unit Kerja. Menciptakan sistem informasi manajemen institusi pendidikan yang baik dan handal terintegrasi dari semua bidang baik Fakultas, lembaga maupun Unit Kerja di Universitas Negeri Medan.
1.4. Fungsi dan Lingkup Sistem Fungsi utama dari TIK UNIMED adalah membangun sistem manajemen dan pendidikan berbasis TIK dengan menyediakan beragam layanan TIK yang terpadu atau terintegrasi khususnya untuk lingkup sivitas akademika UNIMED dan masyarakat luar. Dalam proses implementasinya tingkat Birokrasi, sistem ini harus menunjang tugas dan fungsi pokok UNIMED serta menunjang kebutuhan sistem informasi manajemen pada setiap unit kerja UNIMED secara terpadu. Dalam hal pelaksanaan program pendidikan di tingkat Perguruan Tinggi, UNIMED akan berupaya untuk lebih meningkatkan mutu dan aksesibilitasnya melalui penerapan TIK UNIMED yang tepat dan terarah. 1.5. Manfaat TIK UNIMED Program TIK UNIMED dirancang, disusun dan dilaksanakan agar dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, khususnya sivitas akademika UNIMED, meliputi: 1. Pimpinan - TIK dapat menjadi alat bantu pengambil keputusan yang sangat akurat, cepat, cermat dan terpercaya. TIK memberikan kemudahan dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan segenap sivitas akademika 2.
UNIMED. Dosen - TIK digunakan sebagai alat bantu penunjang proses belajar mengajar di kelas maupun di luar kelas. Layanan Internet dapat dimanfaatkan dosen guna menunjang penelitian, melaksanakan proses
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
6
belajar mengajar jarak jauh, pencarian informasi studi lanjut maupun 3.
komunikasi dan interaksi dengan dunia luar. Mahasiswa - TIK dapat menjadi salah satu sarana penunjang proses belajarmengajar yang efektif dan efisien. Mahasiswa dapat memanfaatkan TIK untuk mengakses sumber informasi dan pangkalan pengetahuan guna
4.
menunjang proses belajarnya. Pegawai - TIK dapat menjadi sarana bagi pekerjaan-pekerjaan administratif
5.
yang memberikan efisiensi dan produktivitas kerja yang tinggi. Alumni - TIK menjadi suatu sarana interaksi dan komunikasi alumni dengan
6.
almamaternya TIK dapat meningkatkan kemampuan dan kompetensi kelulusan sehingga secara langsung maupun tidak langsung dapat meningkatkan nilai tambah dan nilai jual lulusan UNIMED di dunia kerja.
1.6. Maksud dan Tujuan Dokumen
Blueprint
ini
dimaksudkan
untuk
memberikan
kesamaan
pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah seluruh unsur kelembagaan, dalam pelaksanaan kebijakan dan strategi pengembangan TIK UNIMED. Blueprint ini memfokuskan pada pengembangan TIK di lingkungan UNIMED yang meliputi seluruh sivitas akademika UNIMED serta stakeholder terkait secara utuh menyeluruh. Tujuan
pembuatan
dokumen
Blueprint
Sistem
Manajemen
Informasi
Terintegrasi UNIMED adalah : • Memberikan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah seluruh sivitas akademika UNIMED, dalam pelaksanaan kebijakan •
dan strategi pengembangan TIK UNIMED. Menjadi referensi pengembangan TIK UNIMED dengan memperlihatkan relasi integrasi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya, dalam wujud relasi antar unit kerja UNIME, fungsi pelayanan pada mahasiswa dan stakeholder terkait,. Hal ini berkaitan pada kelancaran arus informasi untuk menunjang hubungan dengan lembaga-lembaga lain dalam memberikan layanan publik yang terintegrasi tidak tersekat-sekat oleh batasan organisasi. Blue Print Sistem Informasi Unimed -
7
•
Memberikan peta dasar bagi pengembangan aplikasi-aplikasi yang berhubungan langsung dengan kebijakan, yaitu berupa pengelompokkan aplikasi berdasarkan fungsi pada setiap unit kerja UNIMED, serta daftar dari aplikasi-aplikasi yang diperlukan secara umum dengan melihat perannya dalam peningkatan fungsi pelayanan pada masyarakat, dunia usaha, serta peningkatan hubungan kerja yang lebih efektif dan efisien antar UNIMED dengan stakeholder terkait.
1.7. Prinsip Desain Blueprint Blueprint ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi UNIMED dalam pengembangkan aplikasi yang konvergen dengan kebutuhan sivitas akademika UNIMED serta memiliki wawasan global. Untuk itu Blueprint ini didesain dengan mengadopsi prinsip adaptasi dan standarisasi. 1. Adaptasi - Blueprint ini memberikan panduan yang konsisten namun dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan UNIMED yang spesifik. Unit kerja yang terkait di dalamnya dapat menyesuaikan Blueprint ini dengan Visi, Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, serta Rencana Strategis UNIMED, yang akan mempengaruhui kebijakan, rencana dan penerapan program 2.
pengembangan TIK di UNIMED. Standarisasi - Blueprint ini lebih mengedepankan deskripsi pengembangan aplikasi-aplikasi TIK di UNIMED yang bersifat umum dan tipikal, disertai dengan spesifikasi umum dan generik, sehingga dalam batas tertentu terdapat standardisasi pengembangan aplikasi manajemen yang terintegrasi
Dengan mengadopsi kedua prinsip diatas maka , maka Blueprint ini akan memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Tidak tergantung pada pihak eksternal UNIMED 2. Relatif tidak rentan terhadap perubahan-perubahan kebijakan pemerintah, 3.
khususnya perubahan peraturan TIK. Memberikan kebebasan kepada unit-unit dilingkungan UNIMED dalam mengadaptasi dan menterjemahkan Blueprint dengan tetap menjaga konsistensi kebijakan.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
8
BAB II ANALISIS KONDISI
2.1.
Sarana dan Prasarana Fasilitas yang digunakan dalam
proses pembelajaran, meliputi: (1)
komputer yang terhubung dengan jaringan luas/internet, (2) software yang berlisensi dengan jumlah yang sangat memadai. (3) fasilitas e-learning yang digunakan secara baik, (4) akses on-line ke koleksi perpustakaan. Lebih rinci diuraikan berkut ini. 2.1.1. Komputer dengan koneksi internet Untuk memenuhi kebutuhan pembelajaran, Unimed telah dan terus menyediakan berbagai perangkat keras (hardware) pendukung pembelajaran, seperti: (1)
peralatan Teleconference (video conference) yang dapat
digunakan oleh semua prodi, fakultas dan unit yang memerlukannya, (2) beberapa laboratorium multimedia, laboratorium Bahasa, laboratorium Fisika, Biologi, Matematika, dan Kimia, serta berbagai laboratoium lainnya.
Gambar 2.1. Ruangan Video Conference Unimed
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
9
Sejak tahun 2007 hingga saat ini telah diadakan peralatan pendukung pembelajaran elektronik. Penyediaan perangkat komputer yang terhubung ke jaringan intranet dan internet dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 2.1. Data Jumlah Perangkat Komputer 2016 No
Nama Barang
Jumlah
1
PC Unit
2867
2
Notebook
661
3
Printer
964
4
LCD Projector
784
5
White Board Interaktif
41
6
Podium Interaktif
12
2.1.2. Software Pendukung Pembelajaran Unimed telah melaksanakan program Microsoft Agreement dengan pihak Microsoft sejak tahun 2004 dalam “Microsoft Open Value Subscription for Education” dalam program ini, sehingga semua software yang digunakan di Unimed memiliki lisensi dari Microsoft. Software tersebut seperti, system operasi Microsoft Windows XP hingga Windows 8, Microsoft Office 2000 hingga Microsoft Office 2013, Windows Server 2003 hingga Windows Server 2013 dan Aplikasi pendukung lain dari Microsoft seperti Microsoft Visio dan Publisher. Laman Volume License Software Microsoft Unimed dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
10
Gambar 2.2. Laman Volume License Software Microsoft Unimed Server pada data center Unimed menggunakan sistem operasi berbasis linux, yakni Linux Redhat Enterprise 5. NMS (Network Monitoring System) IBM, Linux Ubuntu Server versi 11.4, Linux Debian Server versi 6 dan lain sebagainya. Dalam proses pembelajaran, perangkat lunak khusus yang sering digunakan antara lain: (1) Matlab untuk aplikasi matematika, (2) SPSS, Amos, Lisrel, Eviews untuk statistik,
(3) SAS, AutoCAD, Solidwork, Landscape
Development, ScathUp, SAP2000, EKTS untuk Teknik, (4) MYOB untuk system informasi akuntansi, (5) Camtasia Pro dan Adobe Flash untuk pembuatan media pembelajaran, dan (6) HOTS untuk simulasi perdagangan saham dan dapat digunakan sebagai alat bantu perhitungan, pembuatan video dan animasi serta simulasi perdagangan pasar modal. 2.1.3. e-Learning Unimed Untuk menunjang pembelajaran, sejak tahun 2007 Unimed telah membangun aplikasi pembelajaran online berbasis LMS moodle sebagai frame utama yang dikembangkan untuk kebutuhan Unimed dengan nama siPOelUnimed. Program ini dapat diakses melalui http://sipoel.unimed.ac.id. Untuk keperluan yang lebih khusus, aplikasi pembelajaran online juga dikembangkan oleh masing-masing fakultas, seperti i-lecture pada fakultas ekonomi.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
11
Gambar 2.3. Laman http://sipoel.unimed.ac.id
2.1.4. e-Library Unimed telah mengembangkan e-library yang berisi konten-konten pembelajaran pada http://digilib.unimed.ac.id dan http://library.unimed.ac.id, keduanya dikembangkan sebagai layanan library. e-Library ini digunakan sebagai wadah untuk menampung konten pembelajaran, mempermudah pemangku kepentingan untuk mencari sumber belajar, serta mempermudah proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan Unimed.
Gambar 2.4. Laman http://digilib.unimed.ac.id Blue Print Sistem Informasi Unimed -
12
Gambar 2.5. Laman http://library.unimed.ac.id
2.2.
Sistem Informasi Dan Fasilitas Administrasi Akademik Dan Umum Fasilitas yang digunakan Unimed dalam kegiatan administrasi akademik,
keuangan dan kepegawaian meliputi: (1) komputer yang terhubung dengan jaringan internet. Semua komputer yang digunakan oleh staf administrasi (baik akademik, keuangan dan kepegawaian) terhubung langsung dengan jaringan internet.; (2) software basis data yang lengkap. Untuk menunjang kinerja yang lebih baik, Unimed memiliki berbagai software (aplikasi) yang sagat memadai. Selain itu, Unimed juga memiliki database terpusat yang disebut dengan data center; (3) Akses terhadap data yang relevan dan cepat. Untuk menjamin aksesibilitas data yang baik, Unimed telah berlangganan internet berbasis fiber optic dengan kapasitas bandwidth sebesar 550 Mbps. Kapasitas ini tergolong sangat memadai dibanding dengan jumlah mahasiswa dan kebutuhan saat ini. 2.2.1. Sistem Informasi Khusus untuk system informasi pengelolaan prasarana dan sarana yang dapat diakses secara transparan dan cepat Unimed memiliki aplikasi web untuk pengelolaan
sarana
dan
prasarana
dengan
alamat
situs
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
13
http://bauk.unimed.ac.id/prasarana dan aplikasi layanan data warehouse bidang
aset,
umum,
keuangan
http://bauk.unimed.ac.id/datawarehouse
dan
kepegawaian
serta aplikasi kendali manajemen
lingkup adm. umum, sarana prasarana, SDM dan keuangan yang dapat diakses melalui situs http://bauk.unimed.ac.id/dashboardauk. 2.2.1.1.
Sistem Informasi Akademik
Untuk menjamin pengelolaan institusi yang baik, Unimed telah mengembangkan berbagai sistem informasi sesuai dengan kebutuhan, seperti system informasi akademik, keuangan, kepegawaian, perpustakaan, penelitian, pengabdian dan lainnya. Untuk pendukung administrasi akademik, Unimed telah
mengembangkan
aplikasi
akademik
dengan
laman
http://akad.unimed.ac.id. Laman ini berfungsi sebagai tulang punggung layanan administasi akademik, yaitu layanan yang diberikan kepada mahasiswa mulai dari awal tercatat sebagai mahasiswa, selama proses perkuliahan (mencakup monitoring presensi, pengolahan hasil penilaian sampai keluarnya KHS) hingga ketika lulus dan mendapatkan cetakan transkip dan Ijazah dapat dilakukan pada sistem informasi akademik tersebut. Tampilan depan dari laman tersebut diperlihatkan pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Laman http://akad.unimed.ac.id
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
14
PROSES PENGISIAN KRS (1 S/D 6 HARI) SETELAH JADUA L PEMBAYARAN SPP
PERKULIAHAN MINGGU I & II;
TERJADUAL
PENGISIAN PKRS, PERBAIKAN NILAI D, & PEMBATALAN MATA KULIAH ( DUA MINGGU) PERKULIAHAN BERJALAN TERJADUAL
PENERIMAAN DPNA DA RI FAK./JURUSAN DAN PENGISIAN KHS SESUAI KALENDER AKADEMIK
PENCETAKAN DAN PENGIRIMAN KHS KE FAK. / JUR. 4 HARI SEBELUM REGISTRASI
TIDAK
KRS OK?
YA SIAP UNTUK
PENERBITAN & PENGIRIMAN DPNA KE FAKULTAS/JURUSAN SEMINGGU MENJ ELANG UJIAN AKHIR SEMESTER
YA
PENERBITAN DPK ( MINGGU III) PERKULIAHAN BERJALAN
KONDISI
PERKULIAHAN NORMAL
Gambar 2.7. Mekanisme administrasi akademik dalam menopang kelancaran aktivitas pembelajaran di program studi Rancangan dan pelaksanaan di tingkat Fakultas/Jurusan/progam studi secara sistematis dilakukan secara terjadwal mulai dari : a. Pengalokasian dan pemberian tugas kepada dosen matakuliah sesuai dengan kelompok bidang keilmuannya, dan ditandai dengan penerbitan surat tugas untuk mengampu mata kuliah dan menyelenggarakan kegiatan pembelajaran pada semester dimaksud. b. Program studi mengelola sarana dan prasarana serta mengatur jadwal perkuliahan (meliputi MPK, MKK, MKB, MPB, dan MBB), selanjutnya diadaptasikan dan dikoordinaksikan ke tingkat Fakultas melalui Pembantu Dekan I masing-masing Fakultas. c. Hasil akhir dari Fakultas/Jurusan/Program Studi ini secara administrrasi dalam bentuk dokumen penugasan dosen dan jadwal perkuliahan yang selanjutnya disampaikan ke BAAK dan Puskom. d. Melaksanakan program bimbingan studi antara dosen penasehat akademik (PA) dengan mahasiswa untuk kelancaran penentuan beban belajar mahasiswa yang mengacu pada SK Rektor No. 234/J39/Kep/PP/2003, dan
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
15
SK Rektor No. 175/J39.Kep/PP/2005, serta buku pedoman Unimed sesuai dengan tahun angkatan. 2.2.1.2.
Sistem Informasi Keuangan
Pada bagian keuangan Unimed membuat system informasi keuangan pada laman http://keuangan.unimed.ac.id. Dimana seluruh aplikasi keuangan online dapat diakses melalui laman tersebut.
Gambar 2.8 Laman http://keuangan.unimed.ac.id
2.2.1.3. Sistem Informasi Personil Bagian
kepegawaian
unimed
telah
mengembangkan
aplikasi
kepegawaian atau personil secara menyeluruh diantaranya informasi dosen dan pegawai pada laman http://bauk.unimed.ac.id/sdm
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
16
Gambar 2.9 Laman http://bauk.unimed.ac.id/sdm
2.2.1.4. Sistem Informasi Dan Fasilitas Pengelolaan Prasarana Dan Sarana Pengelolaan sarana dan prasarana Unimed dilakukan secara digital, menggunakan komputer yang terhubung dengan jaringan intranet dan internet serta didukung oleh aplikasi (software). Untuk keperluan pelaporan barang milik negara digunakan software (aplikasi) SIMAK BMN dari Kementerian Keuangan, sdangkan untuk keperluan internal telah dikembangkan aplikasi Sistem
Digital
Aset
Unimed
yang
dapat
dilihat
pada
laman
http://uhtp.unimed.ac.id. Sistem pengelolaan sarana dan prasarana ini berdampak terhadap peningkatan akuntabilitas penatausahaan sarana dan prasarana, mulai inventarisasi, pemanfaatan, pemeliharaan dan penghapusan aset dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
17
Gambar 2.10 Laman http://uhtp.unimed.ac.id
2.2.1.5. Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Unimed telah memiliki aplikasi sistem pendukung pengambilan kebijakan dan keputusan. Terdapat dua bidang utama yang didukung oleh aplikasi yang dikembangkan yaitu (1) berkaitan dengan pengambilan keputusan bidang administrasi umum dan keuangan (AUK), dan (2) berkaitan dengan pengambilan keputusan bidang pengelolaan dan penyerapan anggaran. Kedua bentuk sistem pendukung tersebut adalah: (1) dashboard AUK dengan laman http://bauk.unimed.ac.id/dashboardauk yakni aplikasi web untuk pendukung pengambilan keputusan bidang AUK (Gambar 6.29), dan (2) Dashboard Dana Masyarakat
dengan laman http://bauk.unimed.ac.id/dashboarddm (Gambar
6.30)
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
18
Gambar 2.11. Laman http://bauk.unimed.ac.id/dashboardauk/ Sistem aplikasi dashboard dana masyarakat merupakan satu sistem yang dikembangkan untuk membantu aktivitas operasional berkaitan dengan penyerapan anggaran dana masyarakat di lingkungan Universitas Negeri Medan. Sistem ini digunakan oleh Subbagian Dana Masyarakat Bagian Keuangan Biro Administrasi Umum dan Keuangan untuk aktivitas rutin sekaligus sebagai sarana pelaporan kepada pimpinan, dalam hal ini Kepala BAUK UNIMED dan Wakil Rektor II UNIMED.
Gambar 2.12 laman http://bauk.unimed.ac.id/dashboarddm/ Blue Print Sistem Informasi Unimed -
19
2.2.1.6. Manfaat Sistem Informasi Universitas Negeri Medan telah mengembangkan dan menyediakan sistem informasi yang sangat memadai untuk digunakan oleh mahasiswa, staf, dosen dan fungsionaris. Sistem informasi tersebut terdiri dari: (1) website, (2) fasilitas internet berbasis fiber optic dengan kapasitas 550 Mbps, (3) jaringan local berbasis fiber optic, dan (4) jaringan nir kabel di seluruh area Unimed. Warga Unimed dapat mengakses semua sumber informasi yang ada di Unimed selama 24 jam sehari. Mahasiswa juga dapat mengakses internet yang ada di lingkungan Unimed selama 24 jam sehari. Lebih rinci, system informasi tersebut diuraikan berikut ini. Untuk menunjang kegiatan administrasi dan pembelajaran, serta komunikasi internal dan eksternal kampus, Unimed telah mengembangkan berbagai sistem dan modul untuk keperluan transaksional di masing-masing area fungsional. Beberapa modul dan sistem yang telah dibangun antara lain: (1) Sistem Informasi Akademik Universitas dan Sistem Informasi Manajemen Jurusan. Sistem ini terdiri dari modul Biodata Mahasiswa, biodata dosen, jadwal perkuliahan, hasil studi dan skripsi-sidang-wisuda; (2) Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, terdiri dari modul/aplikasi dosen dan pegawai administrasi; (3) Sistem Informasi Manajemen Keuangan, terdiri dari modul permintaan gaji ke KPPN dan buku besar potongan gaji; (4) Sistem Informasi Manajemen Aset dan Inventaris, terdiri dari modul aplikasi aset tetap, aplikasi sistem informasi inventaris (siventa) serta modul/aplikasi maintenance komputer dan printer; (5) Sistem Informasi Manajemen Penelitian; (6) Sistem Informasi Manajemen Pengabdian; (7) Sistem Informasi Manajemen Program Pengalaman Lapangan, (8) Sistem Informasi Manajemen Program Pascasarjana, (9) Sistem Portal e-Learning (SiPoeL). Sistem ini merupakan sistem pembelajaran berbasis web Unimed; (10) e-coordination, sistem ini diluncurkan pada kuartal 4 tahun 2008. Berfungsi sebagai forum komunikasi dan koordinasi bagi unsur pimpinan di Unimed mulai dari tingkat universitas hingga jurusan dan prodi. Tampilan dan uraian singkat dari masing-masing sistem tersebut dapat dilihat pada penjelasan berikut.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
20
1) Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian memiliki dua versi yaitu versi Biro yang digunakan di Bagian Kepegawaian Biro Administrasi Umum dan Keuangan, serta versi Fakultas yang digunakan di Subbag Kepegawaian Bagian Tata Usaha Fakultas. 2) Sistem Informasi Manajemen Keuangan Sistem Informasi ini berfungsi untuk mengelola gaji dosen dan pegawai yang ada di Unimed, terdiri dari beberapa modul yaitu: Modul aplikasi keuangan gaji dan modul rencana anggaran universitas-fakultas-lembaga 3) Sistem Informasi Manajemen Program Pascasarjana Sistem aplikasi ini digunakan khusus di Program Pascasarjana Unimed yang terdiri atas modul data mahasiswa dan modul transkrip hasil studi. 4) Sistem Informasi Manajemen Aset dan Inventaris Sistem Informasi Manajemen Aset dan Inventaris terdiri dari modul: aplikasi aset tetap, aplikasi sistem informasi inventaris (siventa) serta modul maintenance komputer. 5) Sistem Informasi Manajemen Penelitian Sistem aplikasi ini digunakan khusus di lembaga penelitian yang terdiri atas modul data penelitian dosen. 6) Sistem Informasi Manajemen Pengabdian Sistem aplikasi ini digunakan khusus di lembaga pengabdian masyarakat yang terdiri atas modul data pengabdian dosen 7) Sistem Informasi Manajemen Program Pengalaman Lapangan Sistem aplikasi ini digunakan khusus di UPT Program Pengalaman Lapangan yang terdiri atas modul operasional PPL dan modul informasi sekolah. 8) Portal Dosen Unimed Portal ini dibangun untuk membantu dosen dan masyarakat dalam pencarian informasi bidang kepegawaian baik berupa rincian data, regulasi maupun isu Blue Print Sistem Informasi Unimed -
21
isu yang berkembang di bidang kepegawaian. 10) Portal Pegawai Portal ini berfungsi sama dengan Portal Dosen, namun dikhususkan untuk tenaga nonakademik. 11) Website Perpustakaan Untuk memudahkan proses pencarian literatur serta informasi yang berkaitan engan perpustakaan Unimed tim IDMS telah mengembangkan website Perpustakaan yang berisikan modul-modul pencarian literatur skripsi dan buku serta informasi lainnya yang berkaitan dengan layanan yang diberikan oleh UPT Perpustakaan Unimed. 12) Website Sertifikasi Guru Karena Unimed merupakan LPTK Induk bagi proses sertifikasi guru di wilayah Sumatera Utara, maka untuk menigkatkan efisiensi, transparansi dan akuntabilitas pengelolaannya telah dibangun website khusus yang dapat memberikan informasi ke seluruh stakeholders. 13) Website Fakultas Setiap fakultas yang ada di lingkungan Unimed telah memiliki website. Dengan adanya website ini maka segala informasi yang dimiliki oleh fakultas dapat diupdate secara langsung oleh webmaster fakultas masing-masing. Hal ini dimungkinkan karena sistem ini dikembangkan dengan menggunakan source content management system sehingga proses updating content dapat dilakukan secara online melalui frontend. Secara lengkap, sistem informasi yang telah dikembangkan oleh Unimed dan dapat diakses oleh sivitas akademika diperlihatkan pada Tabel 2.2. Tabel 2.2. Data Sistem Informasi Unimed yang telah dikembangkan No 1
UNIT Portal
FUNGSI Gerbang utama
Universitas
layanan system
URL http://www.unimed.ac.id
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
22
No
2
UNIT Negeri
FUNGSI informasi unimed
URL
Medan Informasi
Sistem informasi
http://baak.unimed.ac.id
Akademik
akademik,
http://baak.unimed.ac.id/
registrasi mhs
registrasi
baru, perkuliahan,
http://akad.unimed.ac.id
sampai wisuda
http://baak.unimed.ac.id/ wisuda
3
Perpustakaan Sistem informasi
http://spmb.unimed.ac.id http://library.unimed.ac.id
perpustakaan dan
http://digilib.unimed.ac.id
repository karya
http://perpustakaan.unimed.ac.i d http://lemlit.unimed.ac.id http://lpm.unimed.ac.id
4
Lembaga
tulis ilmiah digital Sistem informasi
5
Penelitian Lembaga
penelitian Sistem informasi
Pengabdian
LPM
pada 6 7
Masyarakat Email Server
Web mail civitas
http://mail.unimed.ac.id
Fakultas,
akademika unimed Informasi dan
http://math.unimed.ac.id
Jurusan,
Aplikasi Fakultas,
http://pasca.unimed.ac.id
Program
Jurusan Program
http://fmipa.unimed.ac.id
Studi
Studi, serta
http://ft.unimed.ac.id
beberapa Event di
http://fbs.unimed.ac.id
fakultas dan
http://fis.unimed.ac.id
jurusan
http://fip.unimed.ac.id http://fik.unimed.ac.id http://fe.unimed.ac.id http://fisika.unimed.ac.id http://jurusanbiologi.unimed.ac.id Blue Print Sistem Informasi Unimed -
23
No
UNIT
FUNGSI
URL http://pko.unimed.ac.id http://pendidikanfisika.unimed.ac.id http://sitsefmipa.unimed.ac.id http://aptekindo.unimed.ac.id
8
9
Keuangan
Aset
Aplikasi yang
http://ape2015.unimed.ac.id http://keuangan.unimed.ac.id
menangani
http://serdoskeu.unimed.ac.id
administrasi
http://sppd.unimed.ac.id
keuangan di
http://simkeu.unimed.ac.id
UNIMED Aplikasi
http://p2t.unimed.ac.id http://uhtp.unimed.ac.id
manajemen Pengadaan
file UHTP Layanan Pengadaan http://lpse.unimed.ac.id
11
Sertifikasi
Secara Elektronik Informasi
http://sergu.unimed.ac.id
12
Guru SM3T
Sertifikasi Guru Informasi Kegiatan
http://sm3t.unimed.ac.id
Humas
SM3T Portal Informasi
http://humas.unimed.ac.id
PJK
Humas Informasi Pusat
http://pjk.unimed.ac.id
10
13 14
Jasa 15
Jurnal
Ketenagakerjaan Laman informasi
16
Unimed UPPL
jurnal terakreditasi Informasi dan
http://qe-journal.unimed.ac.id http://uppl.unimed.ac.id
BAUK
Aplikasi UPPL Informasi dan
http://bauk.unimed.ac.id
FIPJIP
Aplikasi BAUK Informasi dan
http://monev.unimed.ac.id http://fipjip2013.unimed.ac.id
17 18
http://jurnal.unimed.ac.id
Aplikasi Kegiatan 19
UPBK
FIPJIP Informasi dan
http://upbk.unimed.ac.id Blue Print Sistem Informasi Unimed -
24
No
UNIT
20
ICT Unimed
FUNGSI Aplikasi UPBK Layanan dan
URL
Informasi ICT serta
http://cloud.unimed.ac.id
http://ict.unimed.ac.id
aplikasi yang dikembangkan oleh 22
Biro
ICT UNIMED Informasi dan
http://bapsi.unimed.ac.id
Administrasi
Aplikasi BAPSI
http://pm.unimed.ac.id
Perencanaan
http://pk.unimed.ac.id
dan Sistem 23
Infirmasi Program
Informasi dan
Sarjana
aplikasi PSKGJ
Kependidika
UNIMED
http://pskgj.unimed.ac.id
n Guru dalam 24
Jabatan Kerjasama
Memberikan
http://kui.unimed.ac.id
Informasi Mengenai KUI UNIMED dan mahasiswa asing yang sedang melakukan studi di 25
UNIMED Kemahasiswa Informasi tentang an
http://kemahasiswaan.unimed.ac.id
unit kemahasiswaan
26
27
Pendidikan
UNIMED Layanan Informasi
dan Pelatikan
PLPG UNIMED
Profesi Guru Pusat Bahasa
Informasi dan
http://plpg.unimed.ac.id
http://pusatbahasa.unimed.ac.id
Aplikasi Blue Print Sistem Informasi Unimed -
25
No
UNIT
FUNGSI Pusatbahasa
URL
UNIMED 2.2.2. Software Basis Data Untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan database pada sebagian besar sistem informasi di Unimed saat ini menggunakan software basis data open source MySQL dan PosgreSQL. Pemanfaatan software basis data opensource ini dapat digunakan pada seluruh sistem informasi dan aplikasi berbasis web yang saat ini dikembangkan di Unimed.
Gambar 2.13. laman basis data MySQL Unimed 2.2.3. Aksesibilitas Sistem Informasi Administrasi Untuk memberikan kemudahan akses pada seluruh sistem informasi dalam basis data Unimed agar relevan dan sangat cepat, maka Unimed mengembangkan perangkat Data Center dengan Server Blade berkapasitas CPU dan RAM yang tinggi. Kapasitas bandwidth yang terpasang sebesar 550 Mbps dengan jaringan berbasis fiber optic, telah menjamin aksesibilitas warga Unimed terhadap sistem informasi sangat cepat dan akurat. Akses nirkabel
unimed terpasang
sebanyak 130
titik
hotspot
dan
telah
dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika unimed.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
26
2.2.3.1.
Akses Nirkabel
Untuk Akses nirkabel Dengan penetrasi jaringan hotspot diharapkan akan mempermudah dosen dan mahasiswa dalam mengakses layanan sistem informasi, hal ini dibuktikan dengan lancarnya penggunaan sistem informasi yang dipakai untuk layanan dalam hal akademik, keuangan dan kepegawaian. Grafik Sebaran Wifi Hotspot 2016 dapat dilihat pada Gambar 2.14.
Gambar 2.14. Grafik Sebaran Wifi Hotspot 2016 2.2.3.2. Kapasitas Internet Dan Bandwidth Saat ini unimed telah memiliki ASN private dari IDNIC/APJII sebagai pelanggan yang memiliki hak pemanfaatan IP Publik private sebanyak 2 blok IP Publik (/23) untuk universitas. Sehingga jenis bandwidth yang dilanggan berubah dari Astinet PT.Tekom menjadi IP Transit dari PT.Telkom sebagai provider utama dan PT. Indosat sebagai provider backup. Pada tahun 2016 Unimed
melanggan
sambungan
internet
dengan komposisi 130 Mbps
sambungan domestik dan 420 Mbps sambungan internasional. Blue Print Sistem Informasi Unimed -
27
Dari sejumlah 550 Mbps bandwidth Unimed tersebut, secara keseluruhan tersebar di seluruh unit pelayanan, pembelajaran dan fungsi administrasi kampus lainnya serta alokasi bandwidth seluruh perangkat server yang ada di dalam datacenter Unimed.
Gambar 2.15. Perkembangan jumlah bandwidth Unimed tahun 2007 - 2016 Dengan
mempertimbangkan
aspek
kenyamanan
pemanfaatan
bandwidth, maka bandwidth tersebut didistribusikan ke pengguna di lingkungan unimed berdasarkan perhitungan pemakaian total sambungan internet sebesar 550 Mbps dan jumlah mahasiswa aktif 20.325 maka setiap mahasiswa mendapatkan bandwidth minimal sebesar 27.067 kbps. 2.2.3.3. Akses Layanan Mahasiswa, Dosen dan Pegawai Semua mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan berhak dan dapat dengan mudah untuk mengakses layanan internet yang ada di Unimed. Demikian juga dengan semua sistem informasi yang tersedia, dapat diakses dengan mudah. Saat ini Tim ICT telah mengembangkan aplikasi user login (Single Sign id) sebagai gerbang awal seluruh civitas untuk mengakses system informasi melalui jaringan intranet dan ekstranet menggunakan teknologi VPN IP di lingkungan unimed. Jumlah pengguna yang terhubung menggunakan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
28
system user login unimed mencapai sekitar 15.602 pengguna aktif yang tersebar pada seluruh unit dan fakultas di lingkungan Universitas Negeri Medan. Untuk memperoleh layanan akses pada sistem informasi Unimed melalui jaringan di lingkungan Unimed, mahasiswa, dosen serta pegawai di lingkungan Unimed harus terdaftar terlebih dahulu pada database user radius. Tampilan registrasi ini diperlihatkan pada Gambar 6.33.
Gambar. 2.16. Laman registrasi user akses intranet dan internet Unimed
Sistem database user radius merupakan basis data seluruh pengguna sistem informasi yang menggunakan jaringan intranet dan internet di lingkungan Unimed. Basis data tersebut juga digunakan sebagai basis data pengguna akun email unimed yang bekerjasama dengan Google melalui program Google Apps Education Programme.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
29
Gambar 2.17. Laman login email institusi Unimed bekerjasama dengan Google
2.3.
Unit Pengelola di Tingkat Institusi Unit pengelola teknologi informasi dan komunikasi di Unimed pada
awalnya dilakukan oleh Pusat Komputer (PUSKOM) Unimed. Namun mengingat tingginya intensitas pekerjaan PUSKOM dalam melayani kegiatan administrasi akademik, maka pimpinan universitas memandang perlu untuk membentuk suatu tim independen yang dapat membantu mengembangkan IT & ICT di Unimed (Tim Integrated Database System - IDS). Tim ini bekerjasama dengan Puskom dan langsung berada di bawah pengawasan Wakil Rektor II serta terbagi dalam 4 (empat) divisi, yaitu: (1) divisi pengelolaan jaringan, (2) divisi pengelolaan hardware komputer, (3) divisi pengelolaan datacenter, dan (4) divisi riset dan pengembangan aplikasi. Pada kurun waktu 2006 - 2007 Unimed berhasil memperoleh dana hibah PHK K2 dan K1 Inherent.
Melalui program hibah ini Unimed melakukan
akselarasi pengembangan di bidang IT & ICT. Dengan adanya hibah tersebut maka lahirlah Inherent Unimed. Dana tersebut digunakan untuk meningkatkan prasarana dan sarana IT di Unimed seperti pengadaan perangkat komputer dan peripheralnya, kamera, ruang video conference dan peralatan pendukungnya, pengadaan server dan ruangan pendukung serta peralatan koneksi dengan jaringan Inherent Dikti sebagaimana terlihat pada Gambar 2.18.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
30
Gambar 2.18. Integrasi Jaringan Unimed dengan Inherent Dikti Tim IT & ICT bertugas: (1) pengembangan aplikasi berbasis web, serta (2) pengembangan kewirausahaan dan pelatihan. Adapun fungsi pelayanan yang sudah dilakukan Tim IT& ICT Unimed adalah:
Jaringan Tim IT & ICT Unimed menyediakan serta merawat akses jaringan intranet dan internet untuk seluruh gedung dan fakultas yang memiliki sarana komputer.
Hardware Mengingat tingkat pertumbuhan komputer yang terus bertambah maka Tim IT & ICT Unimed juga memberikan jasa perawatan dan perbaikan komputer. Dengan adanya layanan ini proses perbaikan komputer dapat dipersingkat waktu tunggunya.
Sistem Informasi Meskipun hingga saat ini sistem informasi Unimed belum terintegrasi secara menyeluruh, namun seluruh sistem informasi yang digunakan Unimed merupakan hasil karya dari Tim IT & ICT Unimed (tanpa adanya bantuan pihak eksternal) sehingga proses pengembangannya dapat dikustomasi sesuai dengan kebutuhan Unimed. Blue Print Sistem Informasi Unimed -
31
Pendidikan dan Pelatihan Berbagai pendidikan dan pelatihan telah dilaksanakan oleh Tim IT & ICT Unimed, baik pelatihan yang berkaitan dengan proses maintanance komputer maupun pendidikan yang berkaitan dengan penggunaan berbagai aplikasi (Office, Aplikasi Berbasis Web, dan Aplikasi Berbasis Jaringan). Khusus untuk kepentingan pengemasan bahan ajar bagi web based learning Unimed melakukan kerjasama dengan Seameo Regional Open LearningCenter (SEAMOLEC) dalam hal training/workshop tentang Self Learning Material Development for e-Learning dan Packaging Self Learning Materials for eLearning menggunakan web CT dan Moodle. Pelatihan yang dilakukan secara mandiri oleh Unimed antara lain: (1) Pelatihan Pemrograman Script ASP (Zea EnterpriseMedia, (2) Pelatihan Sistem Aplikasi versi Off line (Tim IDS), dan (3) Pelatihan Sistem Aplikasi versi On line Local (Tim IDS).
Kerjasama IT Unimed telah melakukan kerjasama IT dengan Microsoft Campus Agreement (Microsoft Indonesia) sejak tahun 2005 dan Smart Campus (Telkom Divre I) tahun 2006. Kerjasama selanjutnya dikembangkan dengan Toshiba Corp terutama dalam hal pengadaan dan technical support produk Toshiba, serta kerjasama dengan Microsoft Indonesia & Andal Software untuk pemanfaatan microsoft learning gateway. Kerjasama bidang pendidikan dan pelatihan staf juga telah dilakukan dengan Microsoft Indonesia+Solusi, yaitu tentang Pelatihan MS-SQL Server 2005 dan VB.NET. Pelatihan ini ditujukan khusus untuk meningkatkan kemampuan tim pengembang IDS di bidang manajemen pengelolaan database skala enterprise dengan menggunakan tool pemrograman terbaru Microsoft yang berbasis
DOT
NETFRAMEWORK.
Framework
ini
merupakan
basis
pengembangan solusi sistem database microsoft di masa depan. Saat ini Tim IT & ICT Unimed juga telah menjalin kerjasama dengan Google untuk menyediakan fasilitas webmail dengan kapasitas 7 GB untuk seluruh civitas Unimed dengan menggunakan server Google.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
32
2.4.
Sistem Aliran Data dan Otorisasi Akses Data Sistem aliran dan otorisasi akses data di Unimed dilaksanakan dengan
mengacu pada prinsip SURE (secure, user friendly, realiable, and efficience) baik terhadap aplikasi versi intranet (proses registrasi dan pengisian KRS, Sistem Informasi Akademik Universitas, Sistem Informasi Manajemen Jurusan, dsbnya) maupun terhadap aplikasi berbasis web/internet. Dengan prinsip ini maka:
Keamanan (security) aliran dan otorisasi data dapat terjamin karena setiap proses input dan akses terhadap data dapat diketahui dari catatan log (aktivitas) yang tersimpan di server. Hal ini dimungkinkan karena setiap user (pengguna) yang mengakses data tersebut harus memasukkan user
name dan password yang mereka miliki. Data dapat diinput dengan mudah karena seluruh sistem informasi yang dipersiapkan telah dikustomasi sesuai dengan kemampuan para user (user
friendly). Keterandalan (reabilitas) aliran data juga dapat tercapai karena tingginya tingkat keamanan sejak proses input hingga proses akses terhadap berbagai
data yang dibutuhkan. Besaran data yang tersimpan sangat efisien (tidak membutuhkan kapasitas penyimpanan yang besar) sehingga tidak membutuhkan proses upgrade server secara berkala. Meskipun telah mengacu pada prinsip SURE, namun pada tahapan
implementasi terdapat perbedaan antara aliran dan otorisasi data pada aplikasi versi intranet dengan aliran dan otorisasi data pada aplikasi versi internet seperti yang diperlihatkan pada Gambar di bawah ini.
Gambar 2.19. Skema Aliran dan Otorisasi Data pada Aplikasi versi intranet Blue Print Sistem Informasi Unimed -
33
Gambar 2.20. Skema Aliran dan Otorisasi Data pada Aplikasi Internet Untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi versi intranet, setiap user sejak dari awal diharuskan untuk menginput username dan password yang mereka miliki.
Data tersebut kemudian akan diverifikasi oleh server. Apabila data
tersebut benar, maka selanjutnya user dapat berintraksi dengan sistem (melakukan proses input, edit dsbnya) sesuai dengan kebutuhannya. Sedangkan untuk proses pengaksesan aplikasi internet, proses identifikasi sedikit diperlonggar. User tidak diharuskan menginput
username dan password sejak
dari awal mereka berinteraksi dengan sistem. Untuk proses browsing (data/informasi yang bersifat umum) user tidak perlu melakukan login, proses identifikasi hanya diperlukan pada saat user ingin melakukan proses input, edit dan sebagainya. 2.5.
Sistem Pengamanan dan Perlindungan Data dan Jaringan Pentingnya peranan teknologi informasi dalam mendukung efisiensi baik
secara internal maupun eksternal, menjadi salah satu aspek keamanan data yang perlu mendapatkan perhatian besar untuk menjamin keberlanjutan proses tersebut. Perlindungan data dari pengaruh internal (misalnya : karena kerusakan media, akibat force major dan kehilangan) dapat diminimalisasi dengan melakukan backup
secara
rutin
dan
ditempatkan
pada
lokasi
yang
berlainan. Sistem backup Unimed dilakukan dengan menggunakan software open source yang dapat di kustomasi sesuai dengan tingkat kerawanan data serta mengikuti standar prosedur sistem disaster recovery yang handal dan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
34
terpercaya. Perlindungan data dari pengaruh external
bertujuan agar
informasi tersebut mempunyai faktor ketersediaan yang tinggi dan terjaga integritas
serta validitasnya.
Skema
ini
dapat
diwujudkan
dengan
mengimplementasikan manajemen password yang baik serta adanya filter yang handal antara internal network dan external network. Keamanan teknologi informasi adalah perlindungan informasi dan sumber yangterkait dari kerusakan yang disengaja maupun tidak disengaja. Ini dapat terjadi melalui pengungkapan (disclosure), modifikasi, pengrusakan yang tidak sah, serta ketidakmampuan menggunakan informasi atau sumber tersebut. Sistem Disaster Recovery yang dilaksanakan oleh Unimed juga tetap mengacu pada prinsip SURE yang terdiri atas: Tabel 2.3. Sistem Disaster Recovery yang dilaksanakan Unimed
Secure
User Friendly
• Menggunakan • Recovering data
Reliable • Menggunakan
Efficiency • Penempatan
firewall di
dapat dilakukan
Stabilizer, UPS
posisiserver yang
Server untuk
dengan mudah
dan Inverter
strategis sehingga
membatasi
karena sistem
power Bank
akses/trafik
backup yang
untuk mengatasi
mudah dijangkau • Hotline call service
yang tidak
terkustomasi
ketidakstabilan
dikehendaki • Level User
(full mirroring) arus listrik. • Data pada sistem • Menggunakan
yang berbeda
dapat diekspor
Lightning
pada setiap
ke dalam format
Protector dan
aplikasi
word dan excel
(intranet
sehingga dapat
sistem ground. • Proses backup
daninternet). • Enkripsi password pengguna
disimpan pada komputer pengguna
yang dapat mengurangi waktu tunggu. • Alternate institution Webmail @unimed.ac id dengan kapasitas mailbox > 7 GB
sistem yang
menggunakan server
dilakukan setiap
Google, sehingga
hari (7/7). • Seluruh data baikuntuk
praktis Unimed tidak membutuhkan server
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
35
Secure
User Friendly
Reliable
Efficiency
menggunakan
aplikasi versi
tambahan
128 bit
intranet maupun
untukmelayani
enkripsi.
versiinternet di
hampir 20.000 civitas
hosted oleh
akademika-nya
Unimed sendiri Untuk mendukung proses otorisasi tersebut dibutuhkan sistem keamanan pendukung diantaranya sistem keamanan secara fisik dan sistem keamanan non fisik. Sistem keamanan fisik yang dilakukan diantaranya penggunakan akses kontrol untuk masuk ke ruangan datacenter, pengamanan infrastruktur datacenter ketika terjadi power loss dengan APC smart UPS dan Genset otomatis, fire sistem, ems, nms serta penstabil tegangan ETC.
Gambar 2.21. Layout Pengamanan Kelistrikan Datacenter Unimed Proses pengamanan non fisik pada tahun sebelumnya Unimed mengandalkan router Juniper SRX 650 series yang digunakan sebagai firewall atas gangguan keamanan jaringan namun hal tersebut masih dirasakan terjadinya gangguan keamanan pada sistem jaringan. Selain itu proses pengamanan secara non fisik juga melibatkan layouting dan pengaturan router secara terus-menerus oleh tim ICT. Pada saat ini dalam proses keamanan jaringan tim ICT mengandalkan Cisco ASA 5525 series yang digunakan sebagai firewall atas gangguan keamanan jaringan. Dalam proses perlindungan data
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
36
masih sangat dibutuhkan backup data yang memadai selain menggunakan proses backup secara manual pada datacenter.
Gambar 2.22. Penempatan Firewall Cisco ASA 5525 Untuk menjamin perlindungan data based Unimed, telah dijalin kerjasama dengan pihak ketiga terutama dalam proses pengamanan dan perlindungan data pada data center ketika terjadi bencana, baik bencana alam maupun bencana karena kebakaran dan lain-lain. Saat ini Unimed menjalin kerjasama dengan pihak Telkom Sigma dalam proses backup data disaster recovery system dengan virtual data center milik Telkom Sigma. Sehingga apabila terjadi bencana alam maka sistem dan data yang ada masih memiliki backup pada data center Telkom Sigma.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
37
BAB III RANCANGAN PENGEMBANGAN
3.1. Prinsip Dasar Pelayanan TIK UNIMED •
Berikut adalah prinsip dasar pelayanan TIK UNIMED yang harus menjadi
•
orientasi saat ini dan masa datang: Layanan akses untuk seluruh sivitas akademika UNIMED secara merata dan
•
memadai. Fokus pengembangan riset dan bidang ilmu masing-masing berbasis
•
teknologi informasi dan komunikasi. Menunjang layanan sistem informasi untuk berbagai aspek kegiatan
• •
universitas. Berbagi sumber daya teknologi informasi dan komunikasi (resource sharing). Efisiensi dan efektivitas kerja seluruh bidang serta peningkatan produktivitas kerja.
3.2. Rancangan Layanan Rancangan jenis layanan umum TIK UNIMED antara lain adalah sebagai berikut: Layanan Prasarana Jaringan dan Komputer. o Campus Local Area Network o Wide Area Network o Network Operation Center o Data Center o Network Storage Center o Internet Connection o Students Computer Services o Computer Support Center o Data Security System o Computer and Network Technical Support Layanan Komunikasi dan Internet o Web Hosting Service o Internet Access User o Content Management System o Email Service o Logger System o Official Web Site o Voice Over IP Blue Print Sistem Informasi Unimed -
38
o o o o o o
Campus Telephone Services Internet Facsimile Messenger System Video Conference System Portal Service Electronic Dropbox
Layanan Sistem Informasi Manajemen. o Sistem Informasi Akademik o Sistem Informasi Perpustakaan (Digital Library) o Sistem Informasi Sarana Prasarana o Sistem Informasi Keuangan o Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan o Sistem Informasi Asset o Sistem Informasi Alumni o Sistem Informasi Pengabdian Masyarakat o Sistem Informasi Sumber Daya Manusia o Sistem Informasi Manajemen TataKelola
Layanan Teknologi Instruksional Pembelajaran. o eLearning System o Online Course System o Learning Instructional Technology o User Training Center o Multimedia Center Service o Learning Instructional Knowledge Management System o Online Test
Layanan Bisnis dan Pengguna o Custom Business Application Development.
3.3. Rancangan Pengguna Dan Hak Akses Secara umum pengguna layanan teknologi informasi dan komunikasi adalah: • Pengguna Internal: o Pimpinan Universitas o Dosen o Karyawan/Staff o Mahasiswa o Fakultas o Jurusan o Program Studi o Kelembagaan o Biro Administrasi o Unit Pelaksana Teknis Blue Print Sistem Informasi Unimed -
39
o Himpunan Kemahasiswaan o Kepanitiaan •
Pengguna Eksternal: o Tamu Resmi Universitas o Rekanan Universitas
Mengingat banyaknya pengguna layanan teknologi informasi dan komunikasi Universitas Negeri Medan tersebut, maka perlu dibuat suatu aturan mengenai hak akses dari para user tersebut. Kategori dari pengguna layanan teknologi informasi dan komunikasi dikelompokkan menjadi: • Pengembang (Developer) • Administrator/Super User • Pengguna Khusus (Power User) • Pengguna Biasa (Native User) • Tamu (Guest) Selain itu setiap pengguna juga memiliki hak akses yang berbeda yang membatasi kemampuan user tersebut dalam mengakses layanan teknologi informasi dan komunikasi yang diberikan. Jenis akses layanan tersebut adalah: • Akses Bebas: yaitu pengguna mendapat hak akses secara tetap untuk • •
layanan dasar/umum. Akses Temporer: pengguna mendapat hak akses yang bersifat sementara. Akses Premium: pengguna mendapat hak akses untuk layanan yang bersifat tambahan/personal.
Untuk dapat memberikan layanan terhadapa pengguna sarana TIK UNIMED maka skema rancangan jaringan komunikasi akan didistribusikan seperti yang tertera pada Gambar 3.1 dan 3.2 dibawah ini
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
40
Gambar 3.1 Rancangan jaringan komunikasi suara
Gambar 3.2 Rancangan jaringan komunikasi data 3.4. Tinjauan Teknologi 3.4.1. Kebutuhan Terhadap Data Dan Informasi Yang Terintegrasi Aspek teknologi merupakan salah satu faktor penting dalam pengembangan layanan TIK. Aspek teknologi ini terutama berkaitan dengan infrastruktur baik Blue Print Sistem Informasi Unimed -
41
perangkat keras maupun jaringan komunikasi data, perangkat lunak aplikasi, sistem operasi dan basis data. Penggunaan masing-masing aspek teknologi ini akan mempengaruhi proses pengelolaan TIK secara keseluruhan. Kondisi nyata yang dihadapi pada saat ini adalah sudah adanya berbagai jenis dan spesifikasi teknologi yang digunakan oleh UNIMED. Penetapan kebijakan untuk menerapkan teknologi tertentu dalam implementasi pengembangan TIK akan berdampak luas terhadap investasi yang telah dikeluarkan oleh UNIMED. Hal ini dapat menimbulkan pemborosan yang sangat besar dan merugikan keuangan institusi keseluruhan. Kebutuhan akan integrasi data dan informasi merupakan suatu keharusan di masa depan. Berkaitan dengan kepentingan integrasi dan kolaborasi data dan informasi di antara setiap unit kerja di lingkungan UNIMED maka perlu dirumuskan metode dan teknologinya. Adanya tuntutan interaksi data yang lebih luas dan komprehensif di antara unit kerja terutama dalam hal penggunaan data dan informasi secara bersama-sama, akan mendorong adanya kesepahaman dan keserempakan tindak untuk mengimplementasikan TIK tersebut. Pada sisi pengembangan aplikasi layanan TIK, perkembangan internet dan teknologi pendukungnya menunjukkan kecenderungan pemanfaatan yang semakin luas. Pengembangan aplikasi berbasis web maupun aplikasi WebDesktoptop akan mempermudah integrasi data dan informasi Hal penting lainnya dalam integrasi data dan informasi adalah pengelolaan keamanan. Skenario pengelolaan keamanan data dan informasi yang dipertukarkan serta dampak-dampaknya terhadap aplikasi dan sistem secara keseluruhan perlu diawasi secara konsisten melalui pengembangan prosedurprosedur keamanan yang telah diimplementasikan. Pengembangan konsep dan strategi atas dasar kebutuhan merupakan salah satu point penting dalam pengembangan TIK UNIMED untuk mencapai pemanfaatan data dan informasi yang terintegrasi, aman dan efisien.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
42
3.4.2. Standar Kebutuhan Sistem Aplikasi Mengingat pengembangan TIK UNIMED akan berdampak terhadap seluruh sivitas akademika UNIMED, maka diperlukan kerangka komunikasi antar sistem untuk dapat saling berhubungan dan saling bekerjasama. Oleh karena itu, dalam pengembangan
sistem
informasi
manajemen
terintegrassi
diperlukan
standardisasi kebutuhan pengembangan sistem aplikasi yang akan menjamin bahwa komunikasi antar sistem tersebut dapat dilakukan oleh setiap pengembang sistem. Berikut adalah Standar Kebutuhan Sistem Aplikasi yang harus dipenuhi oleh setiap sistem aplikasi TIK UNIMED: • Reliable - Menjamin bahwa sistem aplikasi akan dapat berjalan dengan handal, robust terhadap kesalahan pemasukan data, perubahan sistem •
operasi dan bug free Interoperable - Menjamin bahwa sistem aplikasi akan dapat saling berkomunikasi serta bertukar data dan informasi dengan sistem aplikasi lain
•
untuk membentuk sinergi sistem Scalable - Menjamin bahwa sistem aplikasi akan dapat dengan mudah ditingkatkan
kemampuannya,
terutama
penambahan
fitur
baru,
•
penambahan user dan kemampuan pengelolaan data yang lebih besar User Friendly - Menjamin bahwa sistem aplikasi akan mudah dioperasikan
•
oleh setiap sivitas akademika UNIMED Integrateable - Menjamin bahwa sistem aplikasi mempunyai fitur untuk kemudahan integrasi dengan sistem aplikasi lain, terutama untuk melakukan transaksi pertukaran data dan informasi antar sistem aplikasi yang digunakan oleh setiap unit.
3.5. Kerangka Fungional Sistem Manajemen Terintegrasi Blueprint
sistem
informasi
manajemen
terintegrasi
UNIMED
disusun
berdasarkan pendekatan fungsional layanan yang harus diberikan oleh UNIMED kepada seluruh sivitas akademika UNIMED, mulai dari urusan administrasi serta fungsi lain yang berhubungan dengan pengambilan keputusan. Fungsi-fungsi yang dibutuhkan setiap unit kerja akan dikelompokkan atas grup-grup Blok Fungsi. Setiap grup Blok Fungsi terdiri dari 1 atau lebih Modul Fungsi yang mencerminkan kelompok dari unit fungsi yang lebih kecil. Dengan demikian Modul adalah komponen dan merupakan bagian dari Blok Fungsi. Dengan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
43
pendekatan ini pada dasarnya ada 5 fungsi dasar, yang harus dapat diakomodir oleh sistem: Kelompok Blok Fungsi disusun dalam sebuah Bagan Fungsi yang selanjutnya dalam dokumen Blueprint ini disebut sebagai Kerangka Fungsional Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi UNIMED.
Gambar 3.3 Kerangka Fungsional Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi UNIMED Dari Gambar 3.3. diatas selanjutnya dapat dijabarkan blok – blok setiap fungsi yang harus dikembangkan dalam rangka mengintegrasikan sistem informasi UNIMED. Blok -fungsi tersebut adalah : 1. fungsi Tata Kelola Universitas , di mana fungsi ini berperan sebagai penentu kebijakan pengembangan UNIMED. Dengan adanya fungsi pendukung keputusan ini proses aktifitas setiap unit kerja di lingkungan UNIMED dapat dievaluasi secara cepat dan tepat. Blok Fungsi Modul Klasifikasi
TATA KELOLA UNIMED PENDUKUNG KEPUTUSAN Jenis Layanan : o Front Office Layanan Utama : Publikasi Informasi o Transaksi Data
Back Office Basis Data o Lainnya
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
44
o o membantu pimpinan
Fungsi Aplikasi Obyek Layanan
: :
Administrasi Spesifik Generik o Ekternal Internal dalam proses pengambilan keputusan
dengan menyediakan data dan informasi yang tepat, akurat dan cepat. Menyajikan informasi sesuai tingkat urgensi dan prioritasnya
Fungsi
misalnya Menyajikan laporan atas aktivitas dari semua unit kerja baik berupa pelayanan langsung dan administratif maupun pelayanan fasilitatif yang sedang dijalankan oleh semua unit kerja Menyajikan
informasi
sesuai
dengan
kebutuhan
penggunanya. Informasi ini lebih bersifat sebagai rangkuman atau laporan dari setiap unit kerja, Proses pengambilan keputusan merupakan kegiatan yang harus dilakukan oleh pimpinan Universitaas, melibatkan Narasi
banyak sumber daya informasi dan data. Sistem Pendukung Keputusan secara elektronik mampu menyajikan data dan informasi eksekutif untuk membantu membuat keputusan-
Unit Kerja
Integrasi
keputusan penting. Seluruh fungsionaris dan tim pengembang Universitas Aplikasi eCoordination, Aplikasi siSAIT, Aplikasi eAkad PUSKOM, Aplikasi LEMLIT, Aplikasi LPM, Aplikasi Digital Library, Aplikasi Keuangan, Aplikasi Manajemen Asset, Aplikasi SDM
2.
fungsi manajemen keuangan adalah fungsi yang berperan dalam pengelolaan keuangan Universitas.
Blok Fungsi Modul Klasifikasi
MANAJEMEN KEUANGAN AKUTANSI DAN KEUANGAN Jenis Layanan : o Front Office Layanan Utama : Publikasi Informasi Transaksi Data o Administrasi Fungsi Aplikasi : o Generik
Back Office Basis Data o Lainnya Spesifik
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
45
Obyek Layanan Fungsi Narasi Unit Kerja Integrasi 3.
o Ekternal
: Internal
Pimpinan Universitas, Bagian Keuangan Aplikasi eAkad Keuangan, Aplikasi UPPL, Aplikasi eAkad Mahasiswa, Aplikasi SPM, Aplikasi SAI & SABMN
fungsi manajemen aset adalah fungsi yang berperan dalam invetarisasi dan pengelolaan asset Universitas
Blok Fungsi Modul
Klasifikasi
Fungsi Narasi Unit Kerja Integrasi 4.
MANAJEMEN ASSET PENGELOLAAN ASSET UNIVERSITAS Jenis Layanan : o Front Office Layanan Utama : Publikasi Informasi Transaksi Data o Administrasi Fungsi Aplikasi : o Generik Obyek Layanan : Internal
Back Office Basis Data o Lainnya Spesifik o Ekternal
Pimpinan Universitas, Bagian Perlengkapan Aplikasi eAkad Keuangan, Aplikasi eAkad Prodi, Aplikasi e Procrument
fungsi manajemen SDM adalah fungsi yang berperan dalam pendataan SDM Universitas
Blok Fungsi Modul
Klasifikasi
Fungsi Narasi Unit Kerja Integrasi
MANAJEMEN SDM eAkad Dosen, eKepegawain Jenis Layanan : Front Office Layanan Utama : Publikasi Informasi Transaksi Data o Administrasi Fungsi Aplikasi : Generik Obyek Layanan : Internal
Back Office Basis Data o Lainnya Spesifik o Ekternal
Pimpinan Universitas, Staf Akademik dan Staf non Akademik -
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
46
5.
fungsi pengembangan sim terintegrasi, adalah fungsi yang berperan dalam proses pengembangan aplikasi antar muka yang mengintegrasikan aplikasi yang digunakan oleh setiap unit kerja dan sivitas akademika UNIMED.
Blok Fungsi Modul
Klasifikasi
Fungsi Narasi Unit Kerja Integrasi
SISTEM TERINTEGRASI APLIKASI ANTAR MUKA SISTEM MANAJEMEN TERINTGRASI Jenis Layanan : Front Office Back Office Layanan Utama : Publikasi Informasi Basis Data Transaksi Data Lainnya Administrasi Fungsi Aplikasi : o Generik Spesifik Obyek Layanan : Internal Ekternal Mengembangkan aplikasi antarmuka yang mengintegrasikan aplikasi yang digunakan oleh setiap unit kerja dan sivitas akademika UNIMED UPT PUSKOM Mengintegrasikan aplikasi yang telah dikembangkan serta mengembangkan aplikasi terintegrasi yang dibutukan UNIMED
3.6. TimeLine Pengembangan Blok Fungsi Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi Agar pengembangan blok fungsi sistem informasi manajemen terintegrasi dapat dilaksanakan secara terarah maka perlu dirancang timeline yang berfungsi sebagai penanda kesiapan aplikasi untuk setiap blok fungsi. Adapaun timeline pengembangan sistem manajemen informasi terintegrasi UNIMED dapat dilihat pada Tabel 3.1 dibawah ini
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
47
Tabel 3.1. Timeline Pengembangan Sistem Manajemen Informasi Terintegrasi No 1
Pengembangan Blok Fungsi
2011 2012 2013 2014 2015 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Tata Kelola Unimed -identifikasi kebutuhan -pengembangan sistem -implementasi sistem -evaluasi dan penyempurnaan sistem
2
Manajemen Keuangan -identifikasi kebutuhan -pengembangan sistem -implementasi sistem -evaluasi dan penyempurnaan sistem
3
Manajemen Asset -identifikasi kebutuhan -pengembangan sistem -implementasi sistem Blue Print Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi Unimed -
48
No
Pengembangan Blok Fungsi -evaluasi dan penyempurnaan
2011 2012 2013 2014 2015 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
sistem 4
Manajemen SDM -identifikasi kebutuhan -pengembangan sistem -implementasi sistem -evaluasi dan penyempurnaan sistem
Blue Print Sistem Informasi Manajemen Terintegrasi Unimed -
49
3.7.
Progres Pengembangan
Pada tahun 2003 Unimed melakukan kerjasama dengan International Telecomunication Union (ITU) dan Kantor Kementerian Riset dan Teknologi (Menristek) mendirikan Cisco Net working Academy Program (CNAP) sebagai anak cabang CNAP regional ITB Bandung. CNAP ini menyediakan pendidikan sertifikasi Cisco International bagi sivitas Unimed dan masyarakat Sumatera Utara. Untuk kepentingan ini, Unimed telah mengirimkan beberapa orang staf akademik untuk mengikuti pelatihan instruktur Cisco di Bandung, pelatihan/workshop IT Extensial di Jakarta. Pendirian CNAP diikuti dengan dibukanya Warnet 99 yang berpusat di Perpustakaan Unimed. Pada tahun yang sama UPT Perpustakaan Unimed mengembangkan Online Public Acces Computer (OPAC). Di samping itu, jurusan/Prodi yang menyelenggarakan program hibah kompetisi (Semi-QUE, TPSDP, SP4, PHK A1 dan A2) dan HEDS Project juga telah melakukan kegiatan pengembangan sistem informasi manajemen akademik di tingkat jurusan. Bersamaan dengan rangkaian kerjasama diatas, pada tahun 2003 Unimed juga telah menetapkan kebijakan pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) menuju Good University Governance (GUG). Kebijakan ini ditandai dengan ditetapkannya milestones cyber university Unimed 2003-2010. Pada tahun yang sama juga telah dicanangkan pembenahan Sistem Informasi Manajemen (SIM) universitas dengan membentuk suatu Sistem Informasi Manajemen Database Terintegrasi (Integrated Database System - IDS) yang akan berjalan dengan konsep ‘satu data dalam satu jaringan kerja’. Secara lengkap milestones cyber university Unimed 2003-2010 dapat dilihat pada Tabel 3.2. dibawah ini.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
50
Tabel 3.2. Milestone cyber University Unimed tahun 2003-2010 Tahun
Target Capaian Pencanangan visi 2010 bidang AUK sebagai titik tolak
Capaian
pembenahan manajemen internal Unimed 2003-2010 Pencanangan Pembenahan Sistem Informasi Manajemen Universitas dengan membentuk suatu Sistem Informasi 2003
Manajemen dengan Database Terintegrasi (Integrated
100 %
Database System /IDS) dan berjalan dengan konsep SATU DATA DALAM SATU JARINGAN KERJA Pembentukan Tim Kecil untuk menjalankan rencana
2004
pembangunan IDS Unimed Dimunculkannya wacana Cyber University(fokus pada elearning) Unimed Menjalin Kerjasama dengan beberapa Vendor Software
100 %
yang terkait (misalnya: Microsoft Corporation dalam 2005
Microsoft Campus Agreement) sebagai kerangka
100 %
pendukung perwujudan integrated database system yang sedang dibangun. Menjalin kerjasama dengan Vendor Telekomunikasi Utama di Indonesia dalam :pembangunan infrastruktur jaringan lokal antar gedung dan layanan akses internet dedicated 24 jam sebesar 1 Mbyte. 2006
Berjalannya jaringan intranet Unimed yang terkoneksi
100 %
ke Internet melalui gateway universitas. Sosialisasi pembentukan sistem Web Based Learning guna mempersiapkan Cyber University Unimed tahun 2007
2010. Berjalannya manajemen sarana IT terintegrasi di
90 %
Unimed, yang terdiri dari : sistem manajemen perangkat keras, sistem manajemen perangkat lunak, sistem manajemen perangkat jaringan, sistem manajemen lab terintegrasi. Berjalannya sistem pelatihan IT berbasis kompetensi Blue Print Sistem Informasi Unimed -
51
Tahun
Target Capaian dan sistem sertifikasi IT untuk seluruh Civitas
Capaian
Akademika di Unimed. Terbentuknya sivitas akademika dan group interest bidang IT di Unimed termasuk sivitas akademika Open Source. Penetapan Rancangan Dasar Aturan dan Sistem Manajemen Cyber University Unimed 2010. Tim IDS, tim task force jurusan bersama dengan sivitas akademika IT dan group group interest bekerja sama dalam proses pembangunan content cyber university Unimed. Implementasi Web Based Learning Pemantapan Manajemen Content dan Manajemen Operasional Web based Learning di tiap jurusan. Bekerjasama dengan Vendor internasional untuk 2008
20%
melayani kebutuhan civitas Unimed Dari lab lab komputer di jurusan muncul unit unit produksi bidang software dan pelatihan sebagai cikal bakal industri software dan pelatihan Unimed. Sosialisasi Cyber University Unimed
2009
Unimed memiliki beberapa orang SDM yang telah
90%
tersertifikasi IT secara internasional. Seluruh jurusan telah memiliki dan menjalankan operasional Web based Learning. 2010
Unimed telah memiliki sumber pendapatan PNBP dari operasional cyber university.
0%
Unimed telah memiliki sumber pendapatan PNBP dari industri software dan pelatihan bidang pendidikan. Dari Tabel 3.2 diatas terlihat bahwa milestoene cyber University Unimed belum memenuhi target capaian yang diinginkan, meskipun demikian jika ditinjau dari segi pengembangan aplikasi untuk memenuhi kebutuhan UNIMED target capaian tersebut telah terlampaui Blue Print Sistem Informasi Unimed -
52
Sistem pendukung pengambilan keputusan (Decisison Support System) Unimed membantu pimpinan dalam melakukan perencanaan dan analisis evaluasi diri dan pengambilan keputusan Pengembangan berbagai sistem informasi di Unimed sejak awal telah dirancang dan dibangun untuk dapat membantu pimpinan universitas dalam hal pengambilan berbagai keputusan (akademik, keuangan, kemahasiswaan dsbnya). Dengan adanya pengembangan TIK yang berkelanjutan maka diharapkan akan terwujud suatu sistem tata kelola dan manajemen yang efisien dan efektif baik di tingkat Universitas, Fakultas, Jurusan, dan Prodi. Secara parsial sebenarnya hal ini telah terindikasi dari semakin baiknya sistem perencanaan berbasis evaluasi diri yang menghasilkan Renstra, Renop, dan PIP dengan sasaran-sasaran yang lebih jelas.. Dengan adanya pengembangan Integrated Database System (IDS), mutu pelaksanaan monev juga semakin meningkat, karena pengelolaan resources dapat diarahkan untuk memperbaiki kualitas proses belajar mengajar (PBM), meningkatnya mutu layanan prima oleh staf, dan berjalannya semua aktivitas sesuai dengan Standar Operational Procedure (SOP) yang telah ditetapkan oleh setiap unit kerja di Unimed. Meskipun untuk mencapai sasaran tersebut diatas dibutuhkan pengolahan lanjut dari basis/pangkalan data yang dimiliki saat ini
Pangkalan Data Sadar akan pentingnya data-data yang terkumpul dari berbagai sistem aplikasi
yang
telah
dikembangkan,
maka
pimpinan
universitas
telah
menyediakan ruangan khusus yang dialokasikan sebagai ruangan data center (client server dan web server). Ruangan ini terletak pada lantai 2 (dua) Gedung Pusat Administrasi UNIMED. Daftar Perangkat Data Center Unimed yang terpasang dapat dilihat pada Tabel 3.3. Sedangkan pemanfaatan sumberdaya CPU dan Memory Server Data Center Unimed dapat dilihat pada Gambar 3.4. Tabel 3.3. Daftar Perangkat Data Center Unimed Blue Print Sistem Informasi Unimed -
53
NO
Nama Perangkat
Kapasitas
1
Server blade,
IBM HS22V processor 12
2 3
SAN Storage, Environtment monitoring
4 5 6
system, Fire Alarm System Network monitoring system Router
Core, Memory 48 GB IBM DS3512 7,2 TB Tivolli EMS Fire System Tivolli NMS Juniper SRX 650, Cisco 7600, Microbit Celoica,
7 8 9
Switch dan rack server.
Microbit Cloud Core Router APC Rack Datacenter SMDC
Datacenter Firewall system Server Rack
Module include AC, UPS Cisco ASA 5525 series IBM Rack Server
Jumlah 10 3 1 1 1 4
5 1 4
Gambar 3.4. Pemanfaatan Sumberdaya CPU dan Memory Server Data center Unimed
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
54
Gambar 3.5. Application dan Data Server di Ruangan Data Center Unimed Di ruangan ini juga dapat ditemukan beberapa perangkat lainnya, seperti perangkat koneksi ke jaringan Inherent/Jardiknas dan peralatan penghubung ke Universitas Sumatera Utara yang merupakan simpul utama Jardiknas untuk wilayah Sumatera Bagian Utara. Hal ini disebabkan karena Unimed masih berstatus sublocal node pada jaringan Inherent. Peralatan ini juga tersambung ke router utama yang terletak di Gedung Pusat Komputer (PUSKOM) Unimed (Gambar 3.6.)
Gambar 3.6. Core Router UNIMED Data Yang Terolah Menjadi Informasi Data-data dari berbagai sistem aplikasi yang telah dikembangkan tersimpan di ruangan data server dapat dijadikan sebagai informasi. Adapun data-data yang tersimpan pada server terdiri atas :
Informasi yang berkaitan dengan bidang administrasi akademik Universitas dan Jurusan, meliputi : biodata mahasiswa, biodata dosen, jadwal perkuliahan, hasil studi mahasiswa, skripsi mahasiswa, jadwal sidang Blue Print Sistem Informasi Unimed -
55
mahasiswa, serta informasi wisuda
Informasi yang berkaitan dengan data Alumni
Informasi yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, meliputi biodata pegawai dan staf pengajar (golongan kepangkatan, karya ilmiah dll)
Informasi yang berkaitan dengan bidang keuangan, meliputi : biodata pegawai dan staf pengajar (golongan kepangkatan, dll), besaran nilai potongan gaji, serta besaran permintaan gaji ke KPKN
Informasi yang berkaitan dengan aset dan inventaris Unimed, meliputi : data aset tetap, data invetaris serta informasi perawatan komputer
Informasi yang berkaitan dengan kegiatan penelitian yang dilakukan oleh Lembaga Penelitian (Lemlit), meliputi : data penelitian yang dilakukan oleh staf pengajar dilingkungan di lingkungan Unimed, jumlah penelitian yang telah dilakukan oleh staf pengajar di Unimed
Informasi yang berkaitan dengan kegiatan pengabdian masyarakat yang dilakukan Lembaga Pengabdian Masyarakat (LPM), meliputi : data pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh staf pengajar dilingkungan di lingkungan Unimed,
Informasi yang berkaitan dengan program pengalaman lapangan yang dilaksanakan oleh UPT Program Pengalaman Lapangan (UPPL), meliputi : data sekolah, data guru, serta data staf pengajar.
Informasi yang berkaitan dengan kegiatan program pasca sarjana meliputi : data mahasiswa sekolah pasca sarjana, transkrip nilai mahasiswa.
Informasi yang berkaitan dengan Proses Pembelajaran Berbasisi Web (siPOeL Unimed) meliputi : download materi kuliah, pengumuman ujian dan pengumuman lainnya, pengumpulan tugas secara online serta diskusi online tentang hal yang berkaitan dengan materi kuliah.
Informasi yang berkaitan dengan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (siLaKiP Unimed) meliputi : pengumuman jadwal pelaporan Lakip setiap Unit kerja, peringatan bagi unit kerja yang belum melaporkan Lakip, progress report setiap unit kerja yang mengelola kegiatan pengembangan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
56
Informasi yang berkaitan dengan Perencanaan Operasional DIPA PNBP (siPODi Unimed) meliputi : usulan dana yang dibutuhkan secara rutin oleh setiap unit kerja ; usulan dana beserta rincian penggunaan dana kegiatan pengembangan yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja ; pengumuman yang bersifat mengingatkan setiap unit kerja untuk segera menginput PO mereka ke dalam sistem.
Informasi yang berkaitan dengan kegiatan UNIMED meliputi : ekspos kegiatan–kegiatan yang dilakukan oleh setiap unit kerja Unimed, ekspos sarana dan prasarana PGSD, ekspos unsur-unsur pimpinan pada Pusat Administrasi dan lain sebagainya.
Informasi yang berkaitan dengan Akreditasi Institusi meliputi ekspos hal yang berkaitan dengan proses akreditasi institusi Unimed, pelaksanaan survei online (survei kemahasiswaan, survei alumni, survei staf pengajar, survei staf administrasi, survei stakeholder dan survei masyarakat), serta kolaborasi seluruh data yang berkaitan dengan standar akreditasi institusi yang ditetapkan oleh BAN-PT
Sistem Analisis Pengambilan Keputusan yang mengolah informasi past experiences, mensimulasi dan mengevaluasi alternatif keputusan Data yang telah menjadi informasi diatas selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan analisis pengambilan berbagai keputusan, seperti :
Perbaikan mutu perencanaan yang dapat dilihat dari pergeseran situasi input based menuju activity based. Hal ini disebabkan karena setiap unit akademik mengajukan usulan sesuai dengan memo program kordinatif yang diterbitkan oleh tim SP4. Usulan kegiatan yang diajukan oleh seluruh jurusan telah mengikuti mekanisme pembahasan ditingkat Universitas. Pembahasan dilakukan agar kegiatan jurusan in line dengan pencapaian visi dan misi Universitas. Berdasarkan hasil pembahasan tersebut, ditetapkan kegiatan yang layak dilakukan oleh jurusan dengan Petunjuk Operasional (PO) sebagai panduan pelaksanaan kegiatan. Cara ini berdampak positif terhadap peningkatan kemampuan jurusan untuk melakukan evaluasi diri dan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
57
perencanaan kegiatan yang lebih baik. (siPODi Unimed)
Peningkatkan akuntabilitas di bidang keuangan, sejak 2004 telah diberlakukan Sistim Pertanggungjawaban Keuangan dan Sistim Pengelolaan BMN berbasis SAI. Kinerja keuangan dapat dilihat dari perbandingan produk yang dihasilkan dengan besarnya dana yang dikeluarkan. Terlihat bahwa kesesuaian antara realisasi fisik dan realisasi anggaran semakin meningkat. Pelaksanaan SAI telah berjalan sesuai mekanisme dan aturan yang berlaku, sehingga dokumen SAI telah terintegrasi. Nilai Persediaan di Neraca SAI telah sesuai dengan nilai persediaan di pengelola gudang ATK yang bekerja di bawah kendali SABMN. Nilai Aset UNIMED akhir tahun 2006 adalah Rp.233.191.516,597,-Unit telah memiliki kartu kontrol alat dan bahan yang digunakan untuk otomatisasi pengendalian persediaan.
Jaringan Lokal Blue print atau desain pengembangan jaringan lokal kampus sudah ditetapkan dalam satu perencanaan yang matang, seperti dinyatakan dalam Rencana Induk Pengembangan (Grand Design) Unimed 2011-2025, Rencana Strategis Unimed 2011-2015, Profil Universitas Negeri Medan Tahun 2010 dan Rencana Strategis Universitas Negeri Medan Tahun 2016-2020. Blue print pengembangan prasarana dan sarana Unimed tahun 2011 – 2025 dapat dilihat pada Gambar 6.37.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
58
Gambar 3.7. Blueprint atau Desain pengembangan jaringan lokal kampus Unimed tahun 2011 – 2025 Desain fisik jaringan lokal kampus UNIMED 2011-2025 diperlihatkan pada Gambar 3.8.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
59
Gambar 3.8. Blueprint Pengembangan, Pengelolaan dan Pemanfaatan Jaringan antar gedung di UNIMED Pembangunan jaringan lokal (LAN) untuk setiap gedung yang ada di Unimed dimulai pada tahun 2005 (Tabel 3.4). Pendanaan dari pekerjaan ini dilakukan secara swadana. Topologi jaringan terpilih adalah topologi star, yang menghubungkan setiap komputer pada masing-masing gedung atau fakultas (Gambar 3.8). Setiap gedung atau fakultas ditempatkan satu unit server. Database dan program aplikasi yang telah dikembangkan di-share di jaringan sehingga dapat diakses oleh pengguna (users) dari komputer mana saja yang terdapat pada gedung atau fakultas tersebut. Tukar menukar data dan informasi antar unit komputer dalam satu gedung atau fakultas dapat dengan mudah dilakukan via jaringan. Demikian juga dengan kemudahan mencetak berkas, karena printer di-share sehingga dapat digunakan secara bersama. Sejak saat itu, secara parsial konsep satu data dalam satu jaringan kerja telah mulai diterapkan. Blue Print Sistem Informasi Unimed -
60
Untuk menghubungkan jaringan lokal tersebut dibutuhkan tenaga ahli yang spesifik. Oleh karena itu Unimed melakukan penjajakan kerjasama dengan pihak eksternal dan pada pertengahan tahun 2005 dilakukanlah penandatanganan nota kesepahaman (MoU) antara Unimed dengan PT. Telekomunikasi Indonesia untuk layanan jasa smart campus. Pembangunan jaringan antar gedung dilakukan pada tahun 2006, menggunakan kabel fiber optic single mode 6 core bawah tanah sepanjang 4 kilo meter yang menghubungkan 33 titik terminasi di 33 gedung. Lokasi titik terminasi dan statusnya diperlihatkan pada Tabel 3.4. dibawah ini
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Tabel 3.4. Daftar Titik Terminasi Jaringan Fiber Optic Antar Gedung Nama Depot/Titik Router Switch Grounding Terminasil PUSKOM CCR1036-12G-4S Switch Layer 3 ; 24 port OK UPPL CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK UNIMED PRESS Switch Layer 3 ; 24 port OK Galery Seni Switch Layer 3 ; 24 port OK Workshop Elektro Switch Layer 3 ; 24 port OK FBS Bahasa Switch Layer 3 ; 24 port OK FBS TU CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK FBS Seni CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK Fakultas Teknik CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK FIS RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK Pasca 1 CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK Pasca 2 RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK LPM RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK LEMLIT CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK FIK CCR1036-12G-4S Switch Layer 3 ; 24 port OK MKU RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK Serbaguna CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK MESS RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK Asrama RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK Fe Lama CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK Fe Baru Switch Layer 3 ; 24 port OK FIP CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK DIGILIB CCR1036-12G-4S Switch Layer 3 ; 24 port OK Biro CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK FMIPA-TU CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK FMIPA-Fisika CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK Lab Fisika RB 1200 Switch Layer 3 ; 24 port OK FMIPA-Kimia CELOICA 1081 Switch Layer 3 ; 24 port OK Blue Print Sistem Informasi Unimed -
61
No
Nama Depot/Titik
Terminasil 29 FMIPA-Matematika 30 FMIPA-Biologi FMIPA Ruang Baca 31 Mipa 32 FMIPA Gedung Baru 33 Gedung Arsip
Router
Switch
Grounding
CELOICA 1081 CELOICA 1081 CELOICA 1081
Switch Layer 3 ; 24 port Switch Layer 3 ; 24 port Switch Layer 3 ; 24 port
OK OK
CELOICA 1081 -
Switch Layer 3 ; 24 port Switch Layer 3 ; 24 port
OK OK
OK
3.8. Analisis Kelayakan Berdasarkan uraian diatas maka dapat dilakukan analisis kelayakan dengan menggunakan analisis SWOT . Ada empat aspek yang akan ditinjau, yaitu: kekuatan (strength), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats) seperti yang ditampilkan pada Tabel 3.5 dibawah ini Tabel 3.5. Analisis SWOT - Sistem Informasi Unimed Kesempatan Ancaman 1.banyaknya software 1. sistem informasi opensource yang sudah
yang dikembangkan
mendekati standar Microsoft
belum memiliki
2.Tingginya peluang
HAKI
kerjasama dengan PEMKO, PEMKAB, sekolah-sekolah dan pihak swasta Kekuatan 1. Kuatnya
1.
meningkatkan
1.
mendaftarkan
komitmen
kerjamasama IT & ICT
beberapa sistem
pimpinan
dengan stake holder lainya
informasi yang
universitas untuk 2.
mengembangkan paket-
dianggap layak
mengembangkan
paket pendidikan yang dapat
untuk memperoleh
IT & ICT di
me-generate income Unimed
HAKI
lingkungan Unimed 2. Tidak adanya
3.
terus mengembangkan
2.
berbagai sistem informasi yang dapat meningkatkan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
62
ketergantungan
Kesempatan kualitas internal
Unimed terhadap
management Unimed
Ancaman
pihak eksternal dalam hal pengembangan IT & ICT 3. Sistem Informasi yang dikembangkan dapat di upsize menjadi sistem yang memiliki tingkat konvergensi yang tinggi antar setiap sistem Kelemahan 1. Respons civitas
1. meningkatkan respons
1.
melakukan
akademika
civitas akademikterhadap IT
pembinaan yang
terhadap IT &
& ICT melalui kebijakan
berkelanjutan
ICT masih
(reward, insentif dll)
terhadap komunitas
rendah
2. secara bertahap melepaskan
IT&ICT yang ada.
2. Pengembangan
menggunakan aplikasi
2.
sistem belum
opensource (migrasi :
n penggunaan sistem
terintragrasi
Microsoft office ke Open
yang ada
secara
Office)
menyeluruh
3. Mengintegrasikan sistem
3. Masih terikat
yang terpisah menjadi
dengan Microsoft
mengoptimalka
beberap sub sistem terpadu
campus agreement 4. Tidak memiliki Blue Print Sistem Informasi Unimed -
63
jurusan teknik
Kesempatan
Ancaman
informatika.
BAB IV PENUTUP
Dokumen Blueprint ini menyediakan panduan umum bagi UNIMED dalam merencanakan pengembangan sistem informasi manajemen terintegrasi. Melalui blueprint ini, diharapkan adanya kesamaan pemahaman, keserempakan tindakan dan keterpaduan langkah seluruh unit kerja dilingkungan UNIMED. Pengembangan sistem informasi manajemen terintegrasi harus dilaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan antara inisiatif masingmasing unit kerja serta didikung penguatan kerangka kebijakan untuk menjamin keterpaduannya dalam suatu jaringan sistem manajemen dan proses kerja. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikankan dua kepentingan: (1) kepentingan pendayagunaan pemahaman dan pengalaman masing-masing unit kerja tentang pelayanan publik yang diperlukan oleh stakeholder UNIMED, dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen dan proses kerja yang terpadu.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
64
Blueprint aplikasi ini hendaknya dilengkapi dengan kebijakan dan regulasi yang berkaitan dengan pemanfaatan dan transaksi informasi yang dimiliki UNIMED. Pengaturan ini harus mencakup batasan tentang hak pengguna atas informasi, kerahasiaan, dan keamanan informasi, serta perlindungan informasi yang berkaitan dengan sivitas akademika UNIMED.
Atas pertimbangan tersebut,
selanjutnya pimpinan Universitas dapat menerjemahkan panduan ini ke dalam rencana pentahapan pengembangan atau rencana strategis pengembangan sistem informasi manajemen terintegrasi secara sistematik, yang realistik dan terukur. Tidak tertutup kemungkinan adanya perbaikan yang harus dilakukan terhadap dokumen Bueprint ini. Oleh karena itu, diharapkan bantuan dari seluruh sivitas akademika UNIMED, dalam memberikan masukan-masukan yang konstruktif dan membangun.
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
65
LAMPIRAN
L.1.Sistem Informasi Portal Website Resmi Universitas Negeri Medan
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
66
L.2..Aplikasi Sistem Informasi Akademik
L.2.1. Aplikasi Biodata Mahasiswa Blue Print Sistem Informasi Unimed -
67
L.2.2.Aplikasi Biodata Dosen
L.2.3.Aplikasi Biodata Pegawai
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
68
L.2.4.Aplikasi Registrasi Mahasiswa Baru
L.2.5.Aplikasi Pendaftaran Tes Standar Online Blue Print Sistem Informasi Unimed -
69
L.2.6. Sistem Informasi UPPL
L.3. Sistem Informasi Kepegawaian
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
70
L.3.1.Aplikasi Administrasi Personil Dosen
L.3.2.Aplikasi Administrasi Personil Pegawai
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
71
L.4.Aplikasi Asset Tetap/Sarana Prasarana
L.5. Sistem Informasi Lembaga Penelitian
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
72
L.6. Sistem Informasi Lembaga Pengabdian pada Masyarakat
L.7. Sistem Informasi Website Pasca Sarjana
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
73
L.8.Website Fakultas Ilmu Pendidikan (FIP)
L.8.2.Website Fakultas Bahasa dan Seni (FBS)
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
74
L.8.3.Website Fakultas Ilmu Sosial (FIS)
L.8.4.Website Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Blue Print Sistem Informasi Unimed -
75
L.8.5.Website Fakultas Teknik (FT)
L.8.6.Website Fakultas Ilmu Keolahragaan (FIK) Blue Print Sistem Informasi Unimed -
76
L.8.7.Website Fakultas Ekonomi (FE)
L.9.Sistem Informasi Portal eLearning – siPOeL Blue Print Sistem Informasi Unimed -
77
L.10.Sistem Informasi Humas
L.11.Sistem Informasi Pusat Penjaminan Mutu Blue Print Sistem Informasi Unimed -
78
L.12.Sistem Informasi e Coordination
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
79
L.13.Sistem Informasi Jurnal Online
L.14.Website Sertifikasi Guru
L.15.Aplikasi Sistem Informasi Digital repository Blue Print Sistem Informasi Unimed -
80
L.16.Website Layanan Pengadaan Secara Elektronik Unimed
L.17. Sistem Informasi Biro Administrasi Umum dan Keuangan Blue Print Sistem Informasi Unimed -
81
L.18. Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
L.19. Sistem Informasi Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Blue Print Sistem Informasi Unimed -
82
L.20.Webmail Unimed
Blue Print Sistem Informasi Unimed -
83