Buku Sistem Informasi Manajemenn.pdf

i

Konsep dan Pengembangan Secara Terpadu

Prof.Dr. Azhar Susanto,MBUs,Ak,CPA Universitas Padjadjaran

Lingga Jaya

ii

Perpustakaan Nasional :Katalog Dalam Terbitan (KDT) Susanto,Azhar Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Pengembangan Secara Terpadu Bandung: Lingga jaya, 2017, X+595 hlm; 18 X 25 Cm

ISBN : 978-602-60978-2-8

Cetakan Pertama, 2017

Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangan Secara Terpadu Oleh: Dr. Azhar Susanto.MBus,Ak

Hak Cipta dilindungi undang-undang Dilarang memperbanyak seluruhnya atau sebagian dari buku ini dalam bentuk apapun tanpa seijin tertulis dari penulis dan penerbit Pasal 44 (1) Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak suatu ciptaan atau memberi izin untuk itu, dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/ atau denda paling banyak Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah).

(2) Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan,atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan /atau denda paling banyak Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)

Lingga Jaya Jl. Cigadung Raya Tengah,Komp.Cigadung Greenland K-2 Telp.(022) 93261163,08132172181,Bandung 40191

iii

iv

Pengantar dari Penulis Organisasi yang berbasis kepada informasi menjadi hal yang sangat penting dalam dunia bisnis, industri dan pe-merintahan. Organisasi jenis ini akan terus berkembang pada abad ke dua puluh satu di era milenium ketiga ini. Kekuatan suatu organisasi akan sangat tergantung kepada informasi atau pengetahuan yang dimilikinya, informasi akan menjadi perekat unsur-unsur yang ada dalam suatu organi-sasi. Informasi akan menjadi unsur kekuatan bagi suatu organisasi. Informasi akan menjamin kelangsungan hidup suatu organisasi. Untuk menguji kekuatan suatu informasi karyawan harus tahu bagaimana menggunakan informasi tersebut untuk mengelola organisasi secara efektif dalam persaingan ekonomi yang sangat tinggi. Organisasi yang berbasis kepada informasi muncul dan akan berkembang dengan cepat bersamaan dengan makin tersedianya perangkat komputer yang semakin kuat diseluruh dunia. Beberapa periode yang lalu sedikit sekali orang yang mendapatkan manfaat dari penggunaan komputer. Saat ini, teknologi komputer selalu siap melayani kebutuhan manajemen suatu organisasi. Dengan makin berkembangnya pemanfaatan teknologi komputer dalam bidang manajemen sesungguhnya dapat diramalkan bahwa struktur piramid manajemen tradisional dalam suatu organisasi akan sangat berkurang manfaatnya ketika komputer dapat merubah semua karyawan menjadi manajer dengan memberikan kepada mereka informasi yang memungkinkan mereka membuat keputusan sendiri tentang pekerjaannya. Semua organisasi umumnya menyadari bahwa mereka harus dapat mengelola informasinya dengan baik untuk mendapatkan keuntungan strategis dibandingkan dengan para pesaingnya. Mengelola informasi secara efektif biasanya meliputi penggunaan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Saat ini, kebanyakan manajer mengerti pentingnya sistem informasi dan mereka telah mempelajari bahwa tidak mungkin mengelola organisasi tanpa memiliki pengetahuan tentang sistem informasi. Tujuan Tujuan dari penyusunan buku Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Metode Pengembangannya adalah selain untuk memberikan pengetahuan dasar yang diperlukan untuk memahami konsep sistem informasi manajemen secara terstruktur dan terpadu, buku ini juga memberikan pengetahuan dasar yang diperlukan untuk memahami berba gai metode pengembangan sistem informasi yang populer saat ini. Susunan Sistem Informasi Manajemen

Konsep dasar Sistem Informasi Manajemen Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Konsep Dasar Sistem Konsep Dasar Informasi Sistem Informasi Manajemen nformasi Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Pengolahan Transaksi

Komponen Sistem Informasi Manajemen Hardware Software Brainware Prosedur Database Teknologi Telekomunikasi Database

Aplikasi Berbasis Komputer lain Sistem Pendukung Keputusan Sistem Pakar Otomatisasi Kantor Internet dan Aplikasinya Enterprise Resource Planning

Membangun Sistem Informasi Manajemen Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Metode dan Teknik anajemen Pengendalian Sistem Informasi Manajemen Praktika Pemrograman

v Pembahasan buku ini dilakukan secara terstruktur dengan membagi buku ini kedalam empat bagian dimana sesuai dengan konsep sistem masing-masing bagian yang dibahas akan saling berhubungan. Bagian pertama buku ini membahas tentang konsep dari sistem informasi manajemen. Dalam pembahasan mengenai konsep sistem informasi manajemen didalamnya akan secara terstruktur dibahas mengenai konsep sistem, informasi, manajemen, sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi dan sistem pengolahan transaksi. Bagian kedua buku ini akan membahas mengenai komponen-komponen atau unsur-unsur yang membentuk sistem informasi manajemen. Dalam pembahasan mengenai komponen sistem informasi manajemen akan dibahas cukup detail mengenai hardware, software, brainware, prosedur, database dan teknologi telekomunikasi. Bagian ketiga buku ini akan membahas sistem informasi berbasis komputer lainnya yang ada di dalam suatu organisasi selain sistem informasi manajemen. Pembaha-san dalam bagian buku ini akan mengetengahkan tentang sistem pendukung keputusan, sistem pakar dan otomatisasi perkantoran. Setelah anda memiliki pengetahuan dasar tentang sistem informasi manajemen, pada bagian ke empat ini anda akan dibawa untuk memahami berbagai metode dan teknik populer saat ini yang biasa digunakan untuk membangun sistem informasi manajemen,bagaimana mengendalikannya dan pada bagian akhir buku ini akan dibahas tentang bagaimana praktika pemrograman untuk membuat sistem informasi manajemen sederhana. Untuk mengetahui metode pengembangan sistem informasi lebih lengkap pem-baca bisa membaca buku analisis dan perancangan sistem informasi yang segera akan diterbitkan. Pembaca Buku ini disusun umumnya bagi semua mahasiswa S1 dan S2 yang mempelajari matakuliah sistem informasi manajemen khususnya bagi mahasiswa ekonomi jurusan akuntansi dan manajemen maupun mahasiswa informatika jurusan manajemen informatika dan teknik informatika. Buku sistem informasi manajemen ini dimaksudkan untuk memenuhi berbagai pihak yang berkepentingan seperti dosen,mahasiswa serta pemakai lainnya.Untuk lebih menyempurnakan buku ini,sumbang saran yang sifatnya konstruktif demi perbaikan buku ini dikemudian hari sangat penulis harapkan.

Hormat kami, Azhar Susanto

vi

Alternatif Acara Perkuliahan (3 SKS) Acara perkuliahan ini hanya alternatif, para dosen dapat saja menyusun sendiri atau memodifikasi acara perkuliahan ini dengan menambahkan atau mengurangi sebagian isi dari acara perkuliahan ini sesuai dengan situasi, kondisi mahasiswa dan kebutuhan. Kuliah ke

Pembahasan

Waktu (Menit)

Bahan

Bentuk kuliah

BAB 1

Presentasi dan diskusi

BAB 2

Presentasi dan diskusi

BAB 3

Presentasi dan diskusi

 Pembukaan perkuliahan - Perkenalan dan penjelasan acara perkuliahan - Penjelasan syarat mengikuti perkuliahan - Penjelasan bentuk perkuliahan - Penjelasan tentang praktika - Penjelasan tentang bobot penilaian - Penjelasan tentang bentuk soal UTS dan UAS - Tanya jawab tentang perkuliahan  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Gambaran umum sistem informasi manajemen  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Konsep dasar sistem  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Konsep dasar informasi  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Sistem informasi manajemen  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Sistem informasi akuntansi dan sistem pengolahan transaksi  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Komponen sistem informasi manajemen (hardware,software,brainware,prosedur,database)  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Komponen sistem informasi manajemen (database lanjutan dan teknologi telekomunikasi)  Review menyeluruh dan kisi-kisi untuk UTS UTS  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Sistem informasi berbasis komputer lain (Sistem pendukung keputusan)  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Sistem pakar dan otomatisasi perkantoran  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Analisis dan perancangan sistem informasi  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Metode dan teknik  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya  Pertanyaan untuk materi yang akan diberikan  Mengendalikan sistem informasi manajemen  Tanya jawab dan tugas membaca materi selanjutnya

30

14

 Dosen tamu praktisi bidang teknologi informasi

150

15

 Review menyeluruh dan kisi-kisi untuk ujian

150

Semua

16

 Ujian

150

Semua

1

2

3

4

5

6

7

8 9

10

11

12

13

 Untuk yang menerapkan 2 SKS jumlah waktu disesuaikan

15 90 15 20 90 40 20 90 40 20 90 40 20 90

BAB 4&5

Presentasi dan diskusi

BAB 6&7

Presentasi dan diskusi

40 20 90

BAB 8

Presentasi dan diskusi

40 20 90

BAB 9&10

Presentasi dan diskusi

BAB 11

Presentasi dan diskusi

BAB 12

Presentasi dan diskusi

BAB 13

Presentasi dan diskusi

BAB 14

Presentasi dan diskusi Presentasi dan diskusi

40 20 90 40 20 90 40 20 90 40 20 90 40 20 90 40

BAB 15

Presentasi dan diskusi Presentasi dan diskusi

vii

Pengantar dari penulis ................................................................................. ivii Alternatif acara perkuliahan .......................................................................... vii Daftar isi ........................................................................................................ viii

BAGIAN I Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen BAB 1 Gambaran umum SIM ................................................................................... 1.1 Informasi, organisasi, manajemen dan sistem informasi manajemen ... 1.2 Sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi .............. 1.3 Sistem informasi manajemen dan keunggulan bersaing ....................... 1.4 Sistem informasi manajemen dan kualitas produk serta jasa ............... 1.5 Rencana strategis sistem informasi manajemen ................................... 1.6 Mengapa perlu belajar sistem informasi manajemen ............................ 1.7 Mempelajari sistem informasi manajemen secara terstruktur ...............

1 2 8 10 11 13 14 14

BAB 2 Konsep Dasar Sistem ........................................................................ 17 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

Sistem .................................................................................................... Ciri-ciri sistem ......................................................................................... Klasifikasi sistem .................................................................................... Model dan modeling sistem ................................................................... Bahasa sistem ........................................................................................ Pendekatan sistem ................................................................................ Penerapan pendekatan sistem .............................................................. Sistem dalam kehidupan ........................................................................ Penggunaan konsep-konsep sistem ......................................................

18 19 27 30 32 33 34 35 36

BAB 3 Konsep Dasar Informasi dan Sistem Informasi ...................... 39 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Data ........................................................................................................ Informasi ................................................................................................ Hubungan data dan informasi ................................................................ Dari peristiwa menjadi informasi ............................................................ Proses pengambilan keputusan ............................................................. Definisi sistem informasi ........................................................................ Alat pengolah dalam sistem informasi ................................................... Komponen sistem informasi berbasis komputer .................................... Sistem informasi dan organisasi ............................................................

40 40 41 43 50 55 56 61 62

BAB 4 Konsep Sistem Informasi Manajemen ........................................................ 4.1 Manajemen dan sistem informasi manajemen ...................................... 4.2 Evolusi sistem informasi manajemen ..................................................... 4.3 Sistem informasi manajemen dan fungsi bisnis ..................................... 4.4 Sistem informasi eksekutif (SIE) ............................................................ 4.5 Sistem informasi pemasaran ................................................................. 4.6 Sistem informasi produksi ...................................................................... 4.7 Sistem informasi keuangan .................................................................... 4.8 Sistem informasi sumber daya manusia ................................................

67 68 70 71 74 77 89 93 95

viii BAB 5 Sistem Informasi Akuntansi dan Pengolahan data Transaksi ............... 5.1 Sistem pengolahan transaksi .......................................................... 5.2 Siklus pengolahan transaksi ........................................................... 5.3 Mengolah data transaksi ................................................................. 5.4 Sistem informasi akuntansi ............................................................. 5.5 Siklus transaksi secara umum ........................................................ 5.6 Siklus penerimaan ........................................................................... 5.7 Siklus pengeluaran .......................................................................... 5.8 Siklus konversi (Produksi) ............................................................... 5.9 Siklus akuntansi keuangan .............................................................

119 120 122 122 124 126 126 129 132 136

BAGIAN II Komponen Sistem Informasi Manajemen BAB 6 Hardware ..................................................................................................... 6.1 Bagian input (Input Devices) ........................................................... 6.2 Bagian pengolah utama dan memori .............................................. 6.3 Bagian output (Output Device) ........................................................ 6.4 Bagian komunikasi ..........................................................................

139 140 145 159 161

BAB 7 Software ...................................................................................................... 7.1 Definisi software .............................................................................. 7.2 Pengelompokan software ................................................................ 7.3 Operating sistem ............................................................................. 7.4 Interpreter dan compiler .................................................................. 7.5 Perangkat lunak aplikasi .................................................................

165 166 167 167 171 174

BAB 8 Brainware .................................................................................................... 8.1 SDM, sistem informasi dan organisasi ............................................ 8.2 Pemilik suatu sistem informasi ........................................................ 8.3 Kelompok eksekutif dan staff .......................................................... 8.4 Fungsi yang berorientasi kepada pemakai ..................................... 8.5 Pengendalian intern dan efisiensi ...................................................

187 188 188 191 193 194

BAB 9 Prosedur ...................................................................................................... 9.1 Prosedur .......................................................................................... 9.2 Aktivitas ........................................................................................... 9.3 Fungsi ..............................................................................................

197 198 198 199

BAB 10 Database dan Sistem Manajemen Database ........................................... 10.1 Database ......................................................................................... 10.2 Media dan sistem penyimpanan data ............................................. 10.3 Sistem pengolahan .......................................................................... 10.4 Organissasi database ......................................................................

203 204 206 212 213

BAB 11 Teknologi Jaringan Telekomunikasi ....................................................... 11.1 Perkembangan teknologi jaringan telekomunikasi .......................... 11.2 Komponen-komponen dan fungsi dari jaringan telekomunikasi ..... 11.3 Topologi jaringan telekomunikasi .................................................... 11.4 Jaringan berdasarkan geografi ....................................................... 11.5 Penggunaan telekomunikasi untuk memenangkan persaingan .....

233 234 236 242 244 245

ix

BAGIAN III Aplikasi Berbasis Komputer Lain BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan ................................................................ 249 12.1 Pengambilan keputusan .................................................................. 250 12.2 Konsep Sistem pendukung keputusan ............................................ 250 12.3 Ciri dan kemampuan Sistem pendukung keputusan ...................... 252 12.4 Model Sistem Pendukung Keputusan ............................................. 257 12.5 Laporan periodik dan khusus .......................................................... 259 12.6 Pembuatan model matematika ....................................................... 262 12.7 Model simulsi ……………………………………………………………. 263 12.8 Sistem pendukung keputusan kelompok ........................................ 270 BAB 13 Kecerdasan Buatan dan Sistem Pakar .................................................... 13.1 Definisi kecerdasan buatan ............................................................. 13.2 Sistem pakar ................................................................................... 13.3 Database pengetahuan (Knowledge base) ..................................... 13.4 Penalar (Inference engine) .............................................................. 13.5 Bahasa pemrograman sistem pakar (Development engine) ...........

275 276 278 281 283 287

BAB 14 Otomatisasi Perkantoran .......................................................................... 293 14.1 Definisi otomatisasi kantor .............................................................. 294 14.2 Model otomatisasi kantor ................................................................ 295 BAB 15 Internet dan aplikasinya………………………………………………………. 303 15.1 Internet …………………………………………………………………… 304 15.2 Aplikasi internat …………………………………………………………. 307 BAB 16 Enterprise Resource Planning………………………………………………. 16.1 Gambaran umum enterprise …………………………………………… 16.2 Enterpise reseurce planning (ERP) …………………………………… 16.3 ERP dan Teknologi terkait ……………………………………………... 16.4 Software untuk ERP …………………………………………………….

317 318 319 324 325

BAGIAN IV Membangun Sistem Informasi Manajemen BAB 17 Analisis dan Perancangan Sistem ............................................................ 17.1 Analis dan analisis sistem ............................................................... 17.2 Tugas dan tanggung jawab analis sistem ....................................... 17.3 Perbedaan tanggung jawab analis sistem dan programer .............. 17.4 Analis sistem sebagai pemecah masalah ....................................... 17.5 Kedudukan analis sistem dalam organisasi .................................... 17.6 Persiapan karir sebagai analis sistem .............................................

327 328 329 332 334 344 346

BAB 18 Siklus, Metode dan Teknik Pengembangan Sistem Informasi .......... 353 18.1 Siklus, teknik dan metodologi . ........................................................ 354 18.2 Siklus………………………………………………………………………354 18.3 Metodologi........................................................................................ 355 18.4 Teknik ............................................................................................... 372 18.5 Keterlibatan user dalam pengembangan ......................................... 383

x

BAB 19 Mengelola Sistem Informasi Manajemen ................................................ 19.1 Melindungi data ............................................................................... 19.2 Keamanan data rahasia ................................................................. 19.3 Pemeriksaan sistem informasi manajemen ....................................

387 388 389 399

BAGIAN V Modul Teknis BAB 20 Praktika Pemrograman Model Dasar Sistem Informasi Manajemen dengan Visual FoxPro ................................................................................ 20.1 Kasus sistem informasi manajemen ……………………………........ 20.2 Sistem informasi manajemen, manajemen informasi, metode dan pemrograman…………………………………………………………… 20.3 Mengenal Visual FoxPro………………………………………………. 20.4 Persiapan pembuatan program………………………………………. 20.5 Memulai pembuatan program ………………………………………… 20.6 Pembuatan program-program sistem informasi pemasaran………. 20.7 Pembuatan program-program sistem informasi produksi …………. 20.8 Pembuatan program gudang/keluar masuk barang………………… 20.9 Pembuatan program-program sistem informasi keuangan ……….. 20.10 Pembuatan program-program sistem informasi SDM …………….. 20.11 Pembuatan program-program sistem informasi keamanan ……… 20.12 Bagian akhir pemrograman …………………………………………..

403 404 406 408 414 417 420 493 517 522 552 562 565

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

Pokok Bahasan Informasi, organisasi, resiko,manajemen dan sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi Sistem informasi manajemen dan keunggulan bersaing Sistem informasi manajemen dan kualitas produk serta jasa Rencana strategis sistem informasi manajemen Mengapa perlu belajar sistem informasi manajemen Mempelajari sistem informasi manajemen secara terstruktur

Pendahuluan Globalisasi dan perubahan ekonomi dari ekonomi berbasis industri ke ekonomi berbasis informasi telah menuntut manajemen dunia usaha untuk dapat beroperasi lebih efektif, efisien dan terkendali dengan mengedepankan keunggulan bersaing baik tingkat lokal maupun global melalui peningkatan kualitas sumberdaya manusia, barang dan jasa yang dihasilkan serta pemanfaatan teknologi informasi yang efektif. Penggunaan teknologi informasi melalui sistem informasi bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan bagi manajemen akan tetapi dengan teknologi informasi yang sesuai akan dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu meningkatkan integrasi dibidang informasi dan operasi diantara berbagai pihak yang ada disuatu organisasi baik organisasi lokal maupun globals serta mengurangi berbagai macam resiko yang mungkin muncul. Bagian buku ini akan menjelaskan bagaimana hubungan antara informasi, organisasi, resiko, manajemen dan sistem informasi manajemen dan mengapa para manajemen dan mahasiswa perlu mempelajari sistem informasi manajemen.

1

2 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

1.1 Informasi,Organisasi,Resiko,Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 1.1.1 Informasi,Organisasi dan Resiko Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut.

Kemampuan mengelola informasi bagi suatu organisasi akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu organisasi

Dengan Informasi yang tidak berkualitas resiko yang dialami, pemahaman dan keputusan yang diambil akan menyimpan dari yang seharusnya Kualitas Informasi yang digunakan dalam suatu organisasi akan mempengaruhi kualitas interaksi atau sinerginya suatu organisasi.

informasi yang tidak berkualitas akan memunculkan resiko tidak sinergi dan solidnya suatu organisasi

Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut.Tanpa informasi maka tidak akan ada organisasi. Informasi melalui komunikasi menjadi perekat bagi suatu organisasi sehingga organisasi tersebut bisa bersatu. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi maka informasi, sebagaimana sumberdaya lainnya, harus dikelola dengan baik. Bentuk dan kemampuan mengelola informasi bagi suatu organisasi selain akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan didalam organisasi tersebut juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi diantara komponen-komponennya. Karena setiap keputusan berdasarkan kepada informasi maka kualitas informasi yang dihasilkan didalam suatu organisasi akan sangat berpengaruh terhadap setiap keputusan yang diambil baik oleh manajemen atau oleh pelaku organisasi lainnya. Informasi yang tidak berkualitas akan menimbulkan resiko pemahaman tentang sesuatu serta keputusan yang diambil tidak sesuai dengan seharusnya. Bagi manajemen pada tingkat apapun dan bagi siapapun informasi juga berperan sebagai media yang menjembatani semua peristiwa yang terjadi di dunia nyata dengan umat manusia melalui indra yang dimilikinya. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Informasi membawa pesan, informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melaksanakan suatu aktivitas. Dengan informasi yang tidak berkualitas maka peristiwa yang terjadi di dunia nyata tidak akan sampai ke penerima informasi sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya.Sehingga resiko yang dialami,pemahaman dan keputusan yang diambil akan menyimpang dari yang seharusnya. Seperti diketahui bersama, suatu organisasi berisi orang-orang dengan berbagai macam tujuan pribadi dan latar belakang yang berbeda. Orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut bekerja sama satu sama lain sesuai bidang keahlian dan tanggung jawabnya melalui komunikasi untuk mencapai satu tujuan organisasi. Komunikasi yang terjadi diantara komponen-komponen suatu organisasi pada dasarnya merupakan komunikasi yang terjadi antar orang-orang dalam organisasi tersebut yang menghasilkan interaksi diantara mereka sebagai pelaku organisasi. Karena itu, kualitas informasi yang digunakan oleh suatu organisasi akan mempengaruhi kualitas interaksi atau sinerginya suatu organisasi. Dengan kata lain informasi yang tidak berkualitas akan memunculkan resiko tidak sinergi dan solidnya suatu organisasi. Saat ini dan dimasa mendatang perhatian terhadap informasi akan terus meningkat hal ini disebabkan oleh karena:

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

3

 Semakin meningkatnya aktivitas bisnis maka akan menyebabkan semakin kompleknya permasalahan dan komunikasi yang dihadapi oleh suatu organisasi perusahaan sebagai pelaku bisnis,disini setiap informasi yang dikomunikasikan harus sangat berkualitas.  Semakin tingginya kemampuan komputer yang melahirkan Perhatian terhadap inberbagai kemungkinan aplikasi yang dapat membantu mening- formasi meningkat karekatkan efisiensi,efektivitas jangkauan operasi suatu organisasi. na: Beberapa faktor yang memberi sumbangan terhadap komplek- - semakin meningkatnya aktivitas binis sitas aktivitas bisnis adalah:  Berubahnya landasan ekonomi dunia dari ekonomi yang berlandaskan kepada industri ke ekonomi yang berlandaskan kepada informasi.  Pengaruh ekonomi internasional- Semua perusahaan di seluruh dunia sangat dipengaruhi oleh masalah ekonomi. Pengaruh ekonomi terhadap perusahaan tersebut dapat dilihat dengan adanya perbedaan nilai mata uang antar negara di dunia. Misalnya bangsa Amerika akan lebih suka membeli mobil buatan Jepang atau berlibur ke Indonesia dan membeli produk buatan Indonesia selama berlibur daripada ke Hawai dan membeli produk buatan negaranya sendiri. Karena perbedaan nilai mata uang menyebabkan harga barang buatan Indonesia dan jepang menjadi sangat murah.Meningkatnya permintaan terhadap barang-barang buatan Indonesia dan jepang tersebut tentu akan mempengaruhi perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia, Jepang dan Amerika Serikat.  Persaingan global- Dengan adanya globalisasi ekonomi suatu perusahaan tidak hanya bersaing dengan perusahaan sejenis yang ada di dalam negeri akan tetapi perusahaan tersebut juga bersaing dengan perusahaan lain yang ada di luar negeri. Adanya persaingan ini dapat dilihat dengan masuknya import dari negara lain. Banyaknya perusahaan mobil jepang yang berproduksi di Indonesia, Malaysia dan Thailand juga menunjukan bahwa walaupun nilai mata uang negera tersebut rendah dibandingkan dengan dollar Amerika akan tetapi karena tidak dapat bersaing dalam biaya tenaga kerja maka perusahaan mobil jepang tersebut lebih memilih memindahkan industrinya ke negara lain.  Meningkatnya kompleksitas teknologi- Kita melihat digunakannya teknologi dalam aktivitas bisnis sehari-hari seperti penggunaan scanner di supemarket, pemesanan tiket pesawat berbasis komputer,pengambilan uang melalui automated teller machine (ATM), dan yang mulai marak di Indonesia adalah penghitungan parkir berbasis komputer.  Menyempitnya ruang waktu- Aktivitas bisnis saat ini bisa berlangsung begitu cepat dibandingkan dengan waktu sebelumnya. Salesman bisa menghubungi pelanggannya melalui

- semakin tingginya kemampuan komputer

Kompleksitas aktivitas bisnis dipengaruhi oleh: - Berubahnya landasan ekonomi dunia - Pengaruh ekonimi internasional - Persaingan global - Meningkatnya kompleksitas teknologi - Menyempitnya ruang dan waktu - Masalah sosial

4 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

handphone dimanapun dia berada. Memasarkan, memesan dan membayar suatu produk yang dibeli dari negera lain saat ini dapat dilakukan melalui internet.Keadaan ini menunjukan kepada kita semakin menyempitnya ruang dan waktu.  Masalah sosial-Seperti kita ketahui bahwa semua keputusan bisnis harus didasarkan kepada faktor-faktor ekonomi, akan tetapi juga jangan dilupakan dampaknya terhadap biaya sosial dan dampaknya terhadap lingkungan yang harus dibayar. Dampak perkembangan komputer: - Semakin banyaknya alternatif pemecahan masalah - Meningkatnya persaingan - Meningkatkan disiplin - Meningkatkan komunikasi data atau informasi secara digital

Sedangkan beberapa dampak dari perkembangan komputer bagi organisasi perusahaan adalah:  Semakin banyaknya alternatif pemecahan masalah- hal ini menyebabkan semakin meningkatnya waktu dan biaya yang harus dikeluarkan agar penggunaan komputer dapat tepat guna. Pemahaman yang kurang terhadap perkembangan teknologi komputer dapat mengakibatkan tidak efektif dan efisiennya penggunaan komputer tersebut.  Meningkatkan persaingan - persaingan dalam pengembangan sistem informasi yang dapat mendukung aktivitas organisasi perusahaan sehari-hari. Bagi perusahaan yang tidak mampu membangun suatu sistem informasi yang tepat guna bagi organisasi perusahaannya maka perusahaan tersebut tidak akan mampu bersaing dengan perusahaan lainnya yang ditunjang oleh sistem informasi berbasis komputer yang baik.  Meningkatkan disiplin - disiplin dalam penggunaan sistem operasi dan prosedur suatu organisasi perusahaan. Sistem informasi yang dibangun dengan berbasis komputer tidak dapat mendukung aktivitas operasi perusahaan di luar yang telah disepakati bersama dalam bentuk sistem operasi dan prosedur serta uraian tugas yang diberikan. Hal ini mendorong karyawan perusahaan hanya melakukan segala sesuatu yang telah ditentukan.  Meningkatkan komunikasi data atau informasi secara digital - Kondisi ini telah mendorong menurunnya penggunaan komunikasi data atau informasi secara manual melalui manusia sebagai pengolah dan penyebar informasi. Menurunnya bentuk komunikasi ini akan mengurangi KKN dan meningkatkan kecepatan dan keakurasian informasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas operasi suatu organisasi perusahaan. Secara konseptual, organisasi kalau sudah terbentuk bagus dapat dibayangkan sebagai suatu wadah dimana orang-orang berkumpul,saling mengikatkan diri dan bekerja sama satu sama lain merupakan modal dasar dari terbentuknya suatu sistem. Organisasi muncul karena berbagai macam alasan seperti karena kesamaan tujuan, keterbatasan, pengetahuan (keahlian), masalah dan lain-lain.

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

Gambaran ini menunjukan bahwa bergabungnya orang-orang dalam suatu organisasi tidak semata-mata dengan tujuan utama yang sama. Mereka memiliki tujuan, pengetahuan, keterbatasan dan ciri lainnya dengan tingkatan yang berbeda. Gambar 1.1 Terjadinya suatu organisasi Orang-orang dengan tujuan, Pengetahuan dan keterbatasan yang berbeda

Orang-orang berkelompok karena tujuan yang sama

Orang-orang berkelompok karena pengetahuan yang sama

A

C

Pengetahuan

C

C

1 X

2 Y A

2 Y A

1 Y

B

Tujuan Keterbatasan C

2 Z C

2 X A

1 Y

2 X

C

B

1 XZ

3 XZ

3 Z

2 Z

2

X

C

C

C

X X

1 Z

3 X

A 3 Z

Gambar 1.1 diatas menunjukan bahwa untuk berkelompok membentuk suatu organisasi perlu ada kesamaan yang ditunjang oleh saling membutuhkan karena adanya keterbatasan. Beberapa contoh organisasi yang memiliki tujuan sama dengan pengetahuan yang berbeda dan keterbatasan yang berbeda misalkan organisasi partai politik, organisasi perjuangan kemerde kaan dan lain-lain. Sedangkan contoh organisasi yang terbentuk karena kesamaan pengetahuan misalkan organisasi profesi seperti ikatan sarjana ekonomi Indonesia (ISEI) ikatan dokter indonesia (IDI) dan lain-lain. Dalam kenyataannya sering terjadi terbentuknya suatu organisasi tidak didasarkan atas tujuan dan pengetahuan yang sama tapi sering atas dasar keterbatasan. Misalnya seseorang yang tidak dapat bermain golf dan ingin memenangkan tender tertentu menggunakan organisasi olahraga golf, yang tujuan organisasinya sebagai tempat berkumpul orang-orang yang gemar berolah raga golf, dengan tujuan untuk dapat dekat dengan pejabat tertentu yang memiliki hobi bermain golf dan sebagai penentu dalam tender. Jadi tujuan orang tersebut bergabung ke dalam organisasi golf adalah untuk dapat memanfaatkan posisi pejabat tertentu. Contoh lainnya adalah banyak masyarakat yang tergabung dalam organisasi baik pemerintah atau swasta di Indonesia bukan semata-mata untuk menjalankan tujuan organisasi tapi lebih banyak untuk mendapatkan tujuan pribadi yang berselimut tujuan organisasi. Suatu organisasi menurut Stoner merupakan gabungan dua orang atau lebih dengan berbagai macam tingkat keahlian yang bekerja sama dengan cara tertentu untuk mencapai satu tujuan, dimana untuk mencapai tujuan tersebut dilakukan koordinasi melalui struktur organisasi yang formal, sistem dan prosedur operasi.

X

Tidak dapat ber kelompok

X

5

6 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Struktur organisasi disusun dalam bentuk piramid yang menunjukan wewenang dan tanggung jawab. Piramid tingkat atas berisi para manajer puncak dan profesional, pada bagian tengah berisi para manajer pengendali, sedangkan pada bagian bawah berisi tenaga operasional. Sistem dan prosedur operasi merupakan aturan formal yang harus diikuti saat menjalankan tugas didalam suatu organisasi. Aturan ini menuntun para pekerja atau karyawan dalam melaksanakan berbagai prosedur mulai dari menulis pesanan penjualan sampai dengan menerima pembayaran untuk prosedur penjualan.

1.1.2 Organisasi dan Manajemen Organisasi menampung Suatu organisasi menampung orang-orang dengan berbagai orang-orang dengan macam tingkat keahlian. Orang-orang yang ada dalam suatu orberbagai tingkat keahlian ganisasi dipimpin oleh seorang pemimpin atau manajer yang berOrang-orang yang ada dalam suatu organisasi dipimpin oleh seorang manajer

Konflik merupakan alasan munculnya kebija kan dalam organisasi

Aktivitas manajemen adalah merumuskan tindakan apa yang harus dilaksanakan untuk menghadapi masalah internal atau eksternal

tanggung jawab dalam membawa orang-orang yang ada dalam organsasi tersebut mencapai suatu tujuan. Tingkatan sosial dan keahlian yang berbeda dalam suatu organisasi mengakibatkan adanya perbedaan kepentingan dan pandangan. Di dalam suatu organisasi, pandangan-pandangan yang muncul kepermukaan seringkali menimbulkan konflik. Konflik merupakan alasan munculnya kebijaksanaan dalam organisasi. Jadi sistem informasi hadir kedalam suatu organisasi dalam kondisi adanya perbedaan pandangan, konflik kepentingan, kompromi dan kesepakatan yang secara alamiah merupakan bagian dari organisasi. Bagi para manajer selain dihadapkan kepada masalah konflik diatas juga dihadapkan kepada masalah yang bersumber dari lingkungan. Untuk merespon tantangan tersebut para manajer menyusun strategi dengan mengalokasikan semua sumber daya yang dimilikinya untuk melaksanakan strategi tersebut dan untuk melakukan koordinasi. Jadi aktivitas manajemen yang dilakukan oleh seorang manajer suatu organisasi adalah merumuskan tindakan apa yang harus dilaksanakan untuk menghadapi permasalahan baik yang berasal dari internal ataupun eksternal perusahaan. Setiap organisasi memiliki budaya tertentu yang berisi asumsi dasar, nilai, cara melakukan sesuatu yang diterima oleh kebanyakan anggota organisasi tersebut. Karena itu, seorang manajer dalam merumuskan tindakan apa yang harus dilaksanakan jangan melupakan faktor budaya perusahaan tersebut. Jadi harus dipahami disini bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer tidak hanya mengelola apa yang ada. Hal penting lainnya yang perlu dicatat adalah peran dan keputusan yang dilakukan oleh manajer berbeda pada tingkat dan bagian (fungsi) organisasi yang berbeda. Manajer tingkat atas (manajemen tingkat strategis) berperan dalam menentukan tujuan organisasi, strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan, dan struktur organisasi yang diperlukan untuk menerapkan strategi. Manajemen puncak juga menyusun kebijaksana-

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

7

an dan menentukan kebutuhan yang berkaitan dengan masalah keuangan, sumber daya manusia, informasi, dan modal yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Keputusan yang dibuat berkaitan juga dengan arah organisasi kedepan dalam jangka panjang termasuk produk dan jasa baru yang akan dihasilkan, pasar, teknologi yang digunakan, operasi internal serta lingkungan. Manajer jangka menengah (pengendalian manajemen secara taktis) meliputi aktivitas pengendalian pengadaan dan penggunaan sumber daya untuk melaksanakan tujuan dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. Manajemen pada tingkat ini merencanakan aktivitas yang harus dilaksanakan oleh unit-unit operasional seperti penjualan dan produksi untuk membawa perusahaan mencapai tujuannya. Manajemen tingkat menengah memerlukan laporan ringkas tentang operasi perusahaan untuk membuat berbagai keputusan yang taktis dalam penerapan kebijaksanaan yang dibuat oleh manajemen puncak. Manajemen tingkat paling bawah (manajemen operasional) memiliki aktivitas yang menyangkut pemilihan cara yang paling afektif dan efisien dalam menjalankan tugas dari manajemen tingkat atas dan mengevaluasi hasilnya. Secara keseluruhan, setiap manajer diberbagai tingkatan manajemen diharapkan dapat secara kreatif mencari solusi untuk memecahkan setiap permasalahan yang dihadapinya sesuai dengan wewenang yang diterimannya. Dari uraian-uraian diatas dapat dilihat bahwa, setiap manajer di berbagai tingkatan dan bagian suatu organisasi memiliki peran yang berbeda satu sama lainnya. Karena itu, manajemen suatu organisasi diberbagai tingkatan dan bagian membutuhkan informasi dan sistem informasi yang berbeda.

1.1.3 Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen Banyak pakar yang menyatakan bahwa manajemen adalah proses pencapaian tujuan melalui keahlian orang lain, sebagian menyatakan bahwa manajemen sebagai seni bagaimana mencapai tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain. Konsep manajemen sebagai suatu proses menunjukan bahwa aktivitas harus dilakukan secara terstruktur atau sistematis. Sedangkan pemahaman manajemen sebagai seni menunjukan bahwa aktivitas manajemen tidak bisa distrukturisasi dengan pasti karena berbagai macam keadaan yang tidak pasti dan secara terus menerus mempengaruhi jalannya suatu organisasi perusahaan. Berdasarkan kepada konsep manajemen, manajemen memiliki fungsi untuk merencanakan, menyusun (mengorganisir), Menempatkan, mengarahkan dan mengendalikan apakah rencana yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk menjalankan fungsi tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa memiliki informasi berkualitas yang diperlukan.

Manajemen proses pencapaian tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain

8 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Informasi yang diterima oleh manajemen selain harus berkualiInformasi manajemen tas (akurat, tepat waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut adalah informasi yang diterima oleh para mana- harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi-informasi lajer innya yang ada di suatu organisasi. Informasi yang digunakan oInformasi manajemen harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi lainnya dalam suatu organisasi

leh manajemen untuk membantu melaksanakan fungsinya disebut sebagai informasi manajemen, informasi manajemen dihasilkan oleh sistem informasi manajemen. Jadi peran dari sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah: mendukung operasi bisnis perusahaan, sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing secara strategis

1.1.4 Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi Manajemen Organisasi Sistem informasi manajemen harus mampu memberikan informasi yang diperlukan oleh manajemen diberbagai tingkatan dan fungsi bisnis secara umum

Manajemen ada dimana-mana diberbagai tingkatan dan fungsi bisnis (organisasi). Sistem informasi manajemen harus mampu memberikan informasi yang diperlukan oleh manajemen tersebut diberbagai tingkatan dan fungsi bisnis tersebut secara umum. Secara umum dapat diartikan bahwa informasi yang diterima oleh manajemen adalah informasi-informasi yang umum diperlukan oleh manajemen sesuai dengan posisinya. Bila kebutuhan umum informasi manajemen tidak dapat ditentukan, kebutuhan informasi tersebut biasanya didasarkan kepada kebutuhan manajemen tertentu sehingga kalau terjadi perubahan kebutuhan manajemen umumnya sistem informasi manajemen tersebut sulit untuk bisa terus beroperasi. Informasi manajemen yang diperlukan oleh manajemen tingkat atas sifatnya kurang formal, kurang detail dan merupakan kumpulan dari berbagai perkiraan atau proyeksi kedepan. Sedangkan informasi manajemen yang diperlukan oleh manajemen tingkat menengah disajikan dalam bentuk ringkasan laporan operasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan taktis yang berkaitan dengan kebijaksanaan dan keputusan yang diambil oleh manajemen puncak. Pada tingkat operasional supervisor memerlukan informasi detail yang berkaitan dengan aktivitas operasi perusahaan sehari-hari.

1.2 Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi manajemen saat ini bukan hanya dioperasikan untuk memenuhi kebutuhan manajemen di berbagai tingkatan dan bagian tapi juga membantu memperlancar operasi perusahaan, sebagian pakar mengatakan ini sebagai sistem informasi bisnis.

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

Didalam sistem informasi manajemen ada sub sistem informa si yang memiliki tugas mengolah data keuangan menjadi informa si keuangan, sistem informasi ini disebut sebagai sistem informasi akuntansi. Karena masalah keuangan sifatnya sangat terstruktur (asal usulnya harus jelas) dan masalah yang sangat tersetruktur tersebut ada pada tingkat manajemen bawah/operasional maka sistem informasi akuntansi fokus operasinya pada manajemen tingkat bawah dan sebagian kecil sekali yang beroperasi pada tingkat manajemen yang lebih tinggi. Manajemen tingkat operasional banyak sekali berkaitan dengan data-data transaksi yang berasal hasil operasi perusahaan sehari-hari sehingga informasi yang diperlukan dan dihasilkan pada manajemen tingkat ini bentuknya sangat terperinci atau detail. Informasi-informasi yang dihasilkan pada manajemen tingkat bawah selanjutnya diproses lagi bersama dengan informasi lainnya untuk menghasilkan informasi baru yang diperlukan baik oleh tingkat manajemen yang lebih tinggi atau oleh manajemen pada fungsi bisnis yang lain. Informasi yang dihasilkan oleh manajemen dengan tingkatan yang lebih tinggi bentuknya lebih ringkas. Tingkat keringkasan informasi ini sesuai dengan tingkatan manajemen semakin tinggi akan semakin ringkas. Karena paling terstruktur diantara sub sistem informasi lainnya, maka struktur dari sistem informasi akuntansi sering dapat ditunjuk kan mulai dalam bentuk siklusnya maupun dalam bentuk data flow diagramnya dimana hal ini sulit dilakukan pada manajemen tingkat atas.

Sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan

Fokus sistem informasi akuntansi adalah pada manajemen tingkat bawah atau operasional

Gambar 1.2 Sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi Tingkat Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

Puncak

Menengah

Fokus Sistem Informasi Akuntansi Bawah

4

Siklus/Tahap Pengolahan Transaksi

4 3

1 2

1

3 3

2

4 1

1 2

Subsistem Informasi/ Sistem Pengolahan Transaksi

2

9

3

10 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

1.3 Sistem Informasi Manajemen dan Keunggulan Bersaing Menggunakan teknologi informasi dalam dunia bisnis untuk menghadapi globalisasi sering menghasilkan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan unggul dalam bersaing di pasar. Strategi sistem informasi ini menggunakan teknologi informasi untuk menghasilkan produk, jasa, proses dan kemampuan yang membuat perusahaan unggul dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan bukan hanya harus berhadapan dengan pesaing akan tetapi perusahaan juga dihadapkan kepada permasalahan yang berkaitan dengan pelanggan, pemasok, investor potensial yang akan berinventasi untuk produk yang sama dengan yang dihasilkan perusahaan, dan perusahaan yang memberikan produk serta layanan yang bisa menjadi alternatif pengganti bagi produk yang dihasilkannya. Sistem informasi dengan teknologi informasi yang digunakannya dapat berperan sangat besar dalam menerapkan berbagai macam strategi seperti : Strategi yang didukung  Strategi biaya, dengan menggunakan teknologi informasi peoleh sisteminformasi: rusahaan dapat memproduksi dengan biaya lebih murah, menurunkan biaya yang dikeluarkan oleh pelanggan saat mau - Strategi biaya membeli produk dan menurunkan biaya yang harus dikeluar- Strategi diferensiasi kan oleh pemasok saat menjual barang. - Strategi inovasi

 Strategi diferensiasi (membuat produk yang unik), membangun cara bagaimana menggunakan teknologi informasi untuk mendiferensiasi produk dan jasa dari produk dan jasa yang dihasilkan oleh pesaing sehingga konsumen akan mempersepsikan bahwa produk dan jasa yang dihasilkan memiliki bentuk dan keuntungan tersendiri. Misalnya memberikan layanan kepada konsumen dengan cepat dan lengkap melalui situs di internet.  Strategi inovasi, memperkenalkan produk dan jasa yang unik atau belum ada sebelumnya dengan melibatkan unsur teknologi informasi. Misalkan menggunakan teknologi informasi untuk merubah secara radikal proses bisnis sehingga terjadi perubahan mendasar dalam cara berbisnis. Misalkan konsumen mendesain sendiri produk yang dipesannya melalui internet.

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

11

Tabel.1.1 Menggunakan strategi bersaing untuk menghadapi Berbagai macam pengaruh Konsumen Tujuan Strategis

Strategi Keunggulan biaya Strategi diferensiasi

Strategi inovasi

Pemasok

Menarik konsumen baru dan mempertahankan Konsumen yang ada dengan menerapkan biaya silang Menawarkan harga yang lebih rendah

Mempertahankan pemasok yang ada melalui penerapan biaya silang

- Membantu pemasok untuk menurunkan biaya

Pesaing

Investor baru

Barang subtitusi

Menjaga agar konsuMenciptakan penghaMembuat barang men dan pemasok tidak lang yang menyulitkan subtitusi /penganti lari ke tangan pesaing bagi investor baru untuk tidak menarik. masuk Menjual dengan harga yang lebih rendah.

Membuat tidak ada in- Membuat barang vestor baru yang terta- substitusi menjadi tiRik dak menguntungkan kan untuk diproduksi

Memberikan kualitas, Membantu pemasok un- Meningkatkan persaiMempersulit keputusan Menawarkan barang penampilan dan pelaya- tuk meningkatkan kuali- ngan dengan penampi- untuk masuk subtitusi nan yang lebih baik tas pelayanan lan yang unik Menawarkan produkMembangun cara mem- Menawakan produk dan Masuk bisnis yang Ber- Membuat barang dan layanan baru kepa- berikan pelayanan yang jasa yang tidak sama potensi untuk dimasuki Subtitusi sar unik atau bekerja sama dengan pemasok

1.4 Sistem Informasi Manajemen dan Kualitas Produk Serta Jasa Seperti kita ketahui bahwa kualitas hidup sangat dipengaruhi oleh produk dan jasa yang digunakan. Sistem informasi manajemen memegang peranan cukup penting dalam meningkatkan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Dengan informasi yang dihasilkannya komputer dapat menginformasikan kepada pemakai mengenai produk yang dihasilkan beserta spesifikasinya dan para pemakai dapat menginformasikan mengenai spesifikasi kebutuhannya. Kesesuaian antara spesifikasi yang dibutuhkan dibandingkan dengan spesifikasi yang dihasilkan oleh perusahaan menurut Berry disebut sebagai kualitas. Kualitas suatu produk menurut Mc.Leod memiliki beberapa dimensi seperti :

Kualitas adalah kesesuaian antara spesifikasi yang dibutuhkan dibandingkan dengan spesifikasi yang dihasilkan oleh perusahaan

 Kinerja - menunjukan sebaik apa suatu produk melakukan Dimensi kualitas produk apa yang harus dilakukannya. - Kinerja

 Penampilan - adalah asesori yang melengkapi atau mening- - Penampilan katkan fungsi dasar suatu produk - Keandalan - Kesesuaian

 Keandalan - adalah kekuatan produk untuk tetap bertahan - Daya tahan selama digunakan secara normal  Kesesuaian - adalah kemampuan untuk mengenali seberapa jauh produk yang dihasilkan sesuai dengan standar.  Daya tahan - menunjukan umur produk pakai dari produk yang digunakan

- Mudah dipakai - Keindahan - Persepsi terhadap kualitas

12 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

 Mudah diperbaiki - karena produk digunakan untuk jangka waktu lama maka produk yang digunakan harus mudah untuk diperbaiki atau diservis.  Keindahan - meindahan merupakan dimensi lain dari suatu produk yang tidak berkaitan dengan fungsi produk tapi berkaitan dengan rasa bagaimana produk tersebur dapat dilihat dan dirasakan saat digunakan.  Persepsi terhadap kualitas - merupakan citra yang muncul dari suatu produk karena reputasinya.

Sedangkan dimensi kualitas jasa adalah : Dimensi kualitas jasa: - Berwujud - Keandalan - Jaminan kepastian - Emphaty

 Berwujud - merupakan segala sesuatu yang dapat dilihat oleh pelanggan ketika layanan sedang diberikan seperti peralatan dan ruangan yang digunakan, fasilitas yang diberikan, dan keramahan para pegawai.  Keandalan - menunjukan kemampuan dari pemberi jasa untuk melakukan pekerjaan secara konsisten,akurat dan dapat diandalkan  Responsif - menunjukan kecepatan pemberi jasa memberi pelayanan kepada konsumen.  Jaminan kepastian - Penampilan pemberi jasa seringkali menunjukan kemampuan dari pemberi jasa tersebut. Seorang pemberi jasa yang bersikap sopan, terpelajar dan ahli dibidangnya yang ditunjukan melalui tindakan dan penampilan selama memberikan pelayanan akan memberikan tingkat keyakinan atau kepastian yang tinggi bagi konsumen.

 Empathy - merupakan perhatian yang diberikan kepada konsumen dengan rasa tulus tanpa prasarat kondisi tertentu. Bagaimana komputer dapat meningkatkan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan? Hal ini dilakukan oleh komputer melalui pengolahan informasi yang cepat dan akurat sehingga informasi dapat sampai ke manajemen dengan cepat dan sesuai dengan kondisi real yang terjadi siperusahaan. Misalnya saat perusahaan ingin meningkatkan kualitas produk atau barang yang dihasilkan, komputer memberikan informasi tentang konsumen, dan kebutuhannya secara cepat dan akurat. Ketika perusahaan ingin menawarkan produk dan jasa yang dihasilkannya ke pasaran. Para manajer perusahaan melalui komputernya mengetahui produk dan jasa yang harus ditawarkan serta dengan tingkat kualitas bagaimana produk tersebut harus dibuat.

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

13

1.5 Rencana Strategis Sistem Informasi Manajemen Rencana strategis (jangka panjang) sistem informasi manajemen meliputi rencana yang memberikan harapan kepada perusahaan untuk memperoleh posisi yang paling menguntungkan diantara lingkungan yang mempengaruhinya dan merumuskan bagaimana strategi untuk mencapai harapan tersebut. Rencana strategis disusun oleh para eksekutif yang tergabung dalam komite eksekutif.

1.5.1

Rencana Strategis Fungsional

Rencana strategis fungsional merupakan rencana yang dikembangkan berdasarkan bidang atau fungsi bisnis organisasi perusahaan setelah ditetapkannya rencana strategis untuk perusahaan secara keseluruhan. Rencana strategis fungsi organisasi saat disusun harus berdasarkan kepada rencana strategis perusahaan secara keseluruhan.

Rencana strategis sistem informasi manajemen merupakan rencana yang memberikan harapan kepada perusahaan untuk memperoleh posisi yang paling menguntungkan diantara lingkungan yang mempengaruhinya Rencana strategis fungsional merupakan rencana yang dikembangkan berdasarkan bidang atau fungsi bisnis perusahaan

Gambar 1.3 Rencana strategis organisasi Rencana strategis sumber daya informasi

Rencana strategis sumberdaya pemasaran

Rencana strategis sumberdaya produksi

1.5.2

Rencana strategis sumberdaya keuangan

Rencana strategis sumberdaya manusia

Transformasi dari Rencana Strategis Organisasi ke Rencana Strategis Sistem Informasi Manajemen

Pada saat perusahaan menyusun rencana strategis untuk sistem Rencana strategis sisinformasi manajemen, rencana strategis tersebut harus harus ber- tem harus berdasarkan rencana strategis perudasarkan rencana setrategis perusahaan. sahaan

14 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 1.4 Transformasi kumpulan stretegi Kumpulan strategi organisasi

Kumpulan strategi SIM

Misi Tujuan Strategi

Tujuan sistem Proses Perencanaan Strategis SIM

Kendala sistem Strategi perancangan sistem

Atribut strategi lain

1.6 Mengapa Perlu Belajar Sistem Informasi Manajemen Mengapa belajar sistem informasi dan teknologi informasi? Hal ini sama dengan pertanyaan mengapa anda belajar akuntansi, keuangan, manajemen produksi/operasi, pemasaran, manajemen sumber daya manusia atau fungsi bisnis yang lain. Sistem dan teknologi informasi menjadi bagian vital bagi suksesnya bisnis dan organisasi. Matakuliah sistem dan teknologi informasi selanjutnya menjadi bidang penting pada jurusan manajemen, akuntansi, S2 dan megister manajemen. Sehingga mengapa mahasiswa sekolah bisnis harus mengambil matakuliah sistem informasi manajemen, ini disebabkan karena anda diharapkan menjadi seorang manajer, wirausaha atau seorang profesional. Itulah sebabnya mengapa anda diharuskan mempelajari matakuliah sistem informasi manajemen karena matakuliah ini seperti juga matakuliah lainnya sangat penting.

1.7 Mempelajari Sistem Informasi Manajemen Secara Terstruktur Sistem informasi manajemen bukan merupakan ilmu pengetahun asli Indonesia. Sistem informasi manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang berasal dari barat. Untuk memahaminya kita harus memahami pula bagaimana struktur pemikiran orang barat yang dituangkan dalam bentuk bagaimana cara mereka menulis suatu buku, bab, paragraph, kalimat dan phrase. Membaca buku barat tanpa memahami struktur penulisannya akan memberikan persepsi yang berbeda dengan maksud penulis. Dengan pola pikir barat kita harus tahu apa yang menjadi inti permasalahan dalam sistem informasi manajemen. Sesuai dengan hukum DM (MD) yang pernah dipelajari di SMP maka sistem informasi manajemen pada intinya membahas tentang sistem yang kemudian difokuskan ke masalah informasi menjadi sistem

BAB 1 Gambaran umum sistem informasi manajemen

informasi dan difokuskan lagi kemasalah manajemen menjadi sistem informasi manajemen sehingga tidak mungkin seseorang memahami sistem informasi manajemen tanpa memahami masalah sistem, informasi dan manajemen. Dengan kata lain, untuk memahami konsep sistem informasi manajemen harus dipahami dulu konsep sistem, informasi dan konsep manajemen. Misalkan seseorang tidak mungkin memahami baju hijau kotak-kotak kalau orang tersebut tidak pernah tahu baju, buta warna dan tidak mengenal kotak-kotak. Pascal mengatakan bahwa tidak mungkin seseorang dapat mengetahui bagian-bagiannya tanpa mengetahui terlebih dahulu secara keseluruhannya. Karena itu setelah memahami konsep sistem informasi manajemen secara general tahap selanjutnya harus diketahui apa saja yang menjadi bagian atau komponen dari sistem informasi manajemen dan selanjutnya bagaimana pengembangannya. Berdasarkan pemikiran inilah struktur penulisan buku sistem informasi manajemen ini dibuat dengan tujuan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa itu sistem informasi manajemen dan mempermudah ketika terjun kedalam praktek pengembangannya.

Rangkuman Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama dalam suatu organisasi perusahaan. Bentuk dan kemampuan perusahaan mengelola informasi selain akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan didalam organisasi tersebut juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi diantara pelaku organisasi. Dengan meningkatkan kualitas hubungan diantara para pelaku organisasi beserta peralatan yag digunakannya maka akan meningkatkan pula kualitas pekerjaan anggota organisasi dan manajemen pengelola tersebut. Penggunaan teknologi informasi dalam dunia bisnis membantu meningkatkan kemampuan perusahaan untuk tetap unggul dalam persaingan baik dipasar lokal maupun global. Agar dapat bersaing, perusahaan harus menghasilkan produk berkualitas. Adapun dimensi kualitas produk meliputi: kinerja, penampilan, Keandalan, kesesuaian,daya tahan,mudah dipakai, keindahan,persepsi terhadap kualitas. Adapun dimensi kualitas jasa adalah :berwujud, keandalan, jaminan kepastian,emphaty Rencana strategis sistem informasi manajemen merupakan rencana yang memberikan harapan kepada perusahaan untuk memperoleh posisi yang paling menguntungkan diantara lingkungan yang mempengaruhinya

15

16 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Soal 1. Mengapa informasi menjadi sumber daya utama bagi suatu organisasi ? 2. Mengapa perhatian terhadap informasi terus meningkat ? 3. Sebutkan beberapa faktor yang menambah kompleksitas aktivitas bisnis 4. Sebutkan beberapa dampak penggunaan komputer bagi organisasi 5. Jelaskan hubungan antara orang, organisasi, konplik manajemen dan sistem informasi manajemen Kasus 1. Jelaskan bagaimana hubungan sistem informasi manajemen dan fungsi manajemen 2. Jelaskan bagaimana hubungan antara sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi 3. Jelaskan bagaimana sistem informasi manajemen dapat meningkatkan kemampuan bersaing suatu organisasi 4. Jelaskan bagaimana sistem informasi manajemen dapat menunjukkan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi perusahaan 5. Mengapa mempelajari sistem informasi manajemen perlu secara terstruktur

BAB 2 Konsep dasar sistem 17

Pokok Bahasan Sistem. Ciri-ciri sistem,pengendalian dan resiko Klasifikasi sistem Model dan modeling sistem Bahasa sistem Pendekatan sistem Penerapan pendekatan sistem Sistem dalam kehidupan Penggunaan konsep-konsep sistem

Pendahuluan Dunia tempat kita berada saat ini tersusun dari berbagai sub sistem secara komplek. Susunan yang terjadi merupakan hasil interaksi dari sub-sub sistem yang membentuknya. Bila interaksi yang terjadi tidak sesuai dengan tujuan sistem maka sistem akan menghadapi resiko tidak tercapainya tujuan yang telah ditentukan. Berbicara mengenai sistem, sistem bisa bervariasi dari sistem yang paling besar yang diketahui umat manusia seperti sistem tata surya sampai ke sistem yang paling kecil yang disebut partikel Quark misalnya. Sistem juga bisa bersifat alamiah seperti organisme yang hidup atau suatu susunan sistem sosial. Sistem bisa tumbuh dan berkembang seperti sistem pemerintahan atau perusahaan. Sistem juga bisa mati seperti sebuah sistem keluarga. Sistem lainnya seperti sistem pemerintahan daerah dan sistem pemerintahan pusat. Ada sistem yang dimiliki secara pribadi seperti sistem perusahaan yang dimiliki oleh seseorang dan Personal computer systems. Ada beberapa sistem yang beroperasi secara terisolasi seperti ruang kelas dan sistem air bersih. Seseorang dapat menyatakan komponen-komponen suatu sistem di pemerintahan misalnya ada subsistem transportasi, subsistem penyediaan air bersih, subsistem pendidikan, subsistem perekonomian dan subsistem politik serta sub-sub sistem lainnya. Semua ini menunjukan betapa kompleknya sistem pemerintahan tersebut dan ketidak harmonisan hubungan-hubungan yang terjadi antara sub subnya akan melahirkan resiko tidak tercapainya tujuan yang telah ditentukan.

18 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

2.1 Sistem Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik phisik atau pun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu

Anda merupakan sebuah sistem. Mobil anda merupakan sebuah sistem. Sekolah yang anda ikuti atau organisasi yang mempekerjakan anda merupakan sebuah sistem. Kita bisa mendefinisikan sistem sebagai kumpulan/group dari bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Jadi sistem dibangun sebagai pedoman untuk mencapai satu tujuan.Ini berarti kalau tidak ada tujuan tidak ada sistem,atau dapat juga dikatakan sistem diperlukan sebagai pedoman bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Contoh lainnya adalah sebuah perusahaan. Komponen-komponen yang termasuk disini adalah orang-orang, mesin-mesin, bangunan, bagian akuntansi dan bagian pemasaran, yang semuanya berhubungan satu sama lain dalam berbagai cara. Misalnya, orang yang melaksanakan pekerjaan dalam bagian akuntansi juga memiliki tanggung jawab terhadap orang yang menangani pajak pendapatan dan pemotongan dana pensiun dari gaji yang dibayarkan. Pekerjaan yang dilakukan oleh akuntan bisa menggunakan mesin atau alat bantu lainnya, dan ini akan sangat mempengaruhi orangorang yang mengoperasikan peralatan tersebut. Tujuan dari organisasi perusahaan mungkin untuk mendapatkan laba, menghasilkan produk yang baik, tumbuh menjadi lebih besar, tetap bertahan, atau biasanya merupakan kombinasi dari semua ini. Gambaran yang diberikan pada contoh diatas ini menunjukan kenyataan betapa pentingnya komponen-komponen sebuah sistem dimana mungkin mereka sendiri merupakan sebuah sistem dengan komponen-komponen yang dimilikinya yang kita sebut sebagai subsistem. Dalam pencapain tujuan, organisasi perusahaan sering dihadapkan kepada suatu kejadian yang tidak diharapkan (resiko). Untuk mengantisipasi resiko yang teridentifikasi tersebut saat sistem di kembangkan, dibangun pula sistem pengendalian untuk memudahkan manajemen mengendalikan sistem organisasi agar sistem organisasi selalu berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sedangkan untuk resiko resiko yang tidak teridentifikasi saat sistem dibuat, manajemen suatu organisasi mengembangan manajemen resiko yang pada dasarnya menurut COSO merupakan pengembangan dari pengendalian internal organisasi yang meliputi penambahan adanya penentuan objek resiko (objektive setting), Mengidentifikasi peristiwa (event identification) yang memenuhi kriteria resiko yang telah ditentukan dan melakukan respon (risk response) terhadap peristiwa tersebut dengan tujuan menghilangkan resiko yang mungkin ditimbulkannya. Jadi dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa resiko yang dapat diprediksi sebelumnya dikendalikan melaui sistem pengendalian internal sedangkan untuk mengendalikan resiko yang dapat diprediksi maupun tidak dapat diprediksi dilakukan melalui manajemen resiko.

BAB 2 Konsep dasar sistem 19

2.2 Ciri-Ciri Sistem,Pengedalian dan Resiko Gambar 2.1 Ciri-ciri sistem, pengendalian dan resiko Manajer

Feedback Feedback

Feedback

Sistem X Kendali

Kendali

(2)Batas Sistem Input

(6)Lingkungan Sistem Internal

A

Potensi Resiko

D

Potensi Resiko

(4)Hubungan Sistem (3)Sub Sistem

(1)Tujuan Sistem

Kendali

B C

Potensi Resiko

Output

Potensi Resiko

(7)Lingkungan Sistem Eksternal (5)Hirarki Sistem

2.2.1. Tujuan Sistem Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Sistem ada karena tujuan,sistem dibangun agar tujuan yang dicapai tidak menyimpang sehingga resiko kegagalan dapat diminimalkan.Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian. Jadi kalau melihat kepada alasan di atas maka kriteria suatu tujuan itu mutlak adanya. Tanpa ada kriteria yang jelas maka akan sulit dilakukan pengendalian karena sulit dilakukan pengukuran sehingga pada akhirnya sistem tidak akan mencapai sasaran. Jadi makin abstrak tujuan atau sasaran suatu sistem maka akan makin sulitlah ciri-ciri serta kriteria dari sistem tersebut dapat ditentukan sehingga konsekuensinya tujuan sistem makin sulit untuk dicapai. Sebaliknya, makin kongkrit tujuan suatu sistem maka makin jelaslah ciri-ciri serta kriterianya maka makin mudahlah tujuan sistem tersebut untuk dicapai. Sebagai contoh misalkan tujuan menjalankan mobil yang sedang mogok akan lebih gampang dari tujuan untuk membuat mobil ini menjadi lebih bagus karena tujuan yang pertama kriterianya jelas yaitu 'jalan' sedangkan yang kedua kriterianya kurang jelas yaitu 'bagus', karena bagus itu sangat relatif. Masalah selanjutnya adalah sasaran atau tujuan tersebut ada dan terjadi dimasa yang akan datang. Sedangkan kita tahu, tidak ada satupun dari user atau pengembang sistem pernah singgah ke masa depan. Sehingga disini secara sepintas bisa dikatakan bahwa mengetahui ciri-ciri dari suatu tujuan dengan pasti merupakan suatu hal yang mustahil atau dengan kata lain ini berarti bahwa tujuan itu mustahil dapat dicapai.Semakin menyimpang kegiatan dan tujuan yang dicapai semakin besar resiko yang mungkin akan dihadapi.

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem

20 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Untuk mengatasi masalah ini, bagi sebagian pelaku sistem, beberapa hal telah dilakukan yang didasari oleh pemikiran bahwa mungkin masa depan atau tujuan dari suatu sistem yang sedang dibangun atau sedang dijalankan merupakan pengalaman masa lalu dari user atau pelaku sistem yang lain. Oleh karena itu dalam menentukan tujuan suatu sistem harus diupayakan melibatkan orang-orang yang memiliki pengalaman yang sesuai (paling tidak mirip) dengan tujuan sistem yang akan dibangun untuk menghindari adanya penyimpangan baik dalam perancangan maupun pelaksanaannya. Seandainya pengetahuan yang berasal dari pengalaman atau pendidikan tidak memadai maka tujuan tersebut harus dirumuskan secara bersama-sama agar ciri-ciri atau kriteria yang melekat dari tujuan tersebut bisa teridentifikasi dengan lebih lengkap sehingga resiko menyimpang dari tujuan menjadi kecil. Gambar 2.2 Sasaran yang ingin dicapai Tujuan

Milyaran kemungkinan sasaran lainnya

Saat Ini Resiko penyimpangan Resiko penyimpangan

2.2.2. Batas Sistem Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya

Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. Batas sistem ini bagi umat manusia sangat relatif, tergantung kepada tingkat pengetahuan dan situasi kondisi yang dirasakan oleh orang yang melihat sistem tersebut. Batas sistem yang mampu dibayangkan oleh seseorang akan sangat berbeda dengan batas sistem yang sebenarnya dalam dunia nyata. Karena itu penyimpangan batas sistem dari yang seharusnya akan melahirkan resiko tujuan sistem tidak akan tercapai sesuai dengan yang diharapkan.Penyimpangan batas sistem akan melebar saat batas sistem tersebut ditentukan oleh orang yang kurang kompeten dibidang sisem tersebut. Misalnya saat membuat sistem transportasi, dalam bayangan seseorang mungkin muncul komponen komponen pendukung sistem tersebut berupa jalan, lampu stopan, marka jalan, rambu-rambu dan polisi. Berdasarkan kepada abstraksi ini kita menganggap bahwa batas sistem ini membatasi unsur-unsur tadi. Kenyataannya jalan jalan tetap pada macet,ini berarti unsur-unsur sistem transportasi lebih dari itu karena adanya semua usur-unsur tersebut ternyata tidak membuat sistem transportasi berjalan dengan baik. Unsur lain yang terlewatkan disini diantaranya adalah unsur lokasi perumahan, lembaga pendidikan, moral dan etika pengendara.Adanya keterbatasan pengetahuan para pengambil keputusan dibidang transportasi dalam menentukan unsur-unsur yang harus dimasukan dalam sistem transportasi dan bagaimana unsur unsur tersebut bersinergi membentuk sistem transportasi yang

BAB 2 Konsep dasar sistem 21

handal maka resiko yang dihadapi adalah sistem transportasi tidak berjalan secara efektif dan efisien yang ditandai dengan tingginya biaya transportasi dan macetnya jalan dimana mana.

2.2.3. Subsistem Sub sistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak. Suatu sub sistem akan memiliki sub sistem yang lebih kecil dan seterusnya. Istilah yang menggambarkan bagian dari suatu sistem tidak selalu harus subsistem istilah lain mungkin adalah komponen, elemen atau unsur. Bagi orang kedokteran mungkin lebih suka menggunakan istilah organ, bagi orang akuntansi mungkin lebih biasa menggunakan istilah prosedur. Penggunaan istilah sub sistem dimaksudkan agar istilah ini bisa diterima secara umum, sebab kalau digunakan istilah unsur atau prosedur mungkin ada disiplin ilmu tertentu yang kurang begitu bisa menerima istilah tersebut. Berbicara mengenai subsistem sama halnya dengan berbicara mengenai sistem, maksudnya adalah bahwa sesuatu itu dikatakan sistem atau subsistem sangatlah relatif, dan sering tergantung kepada kompetensi sesorang. Baik sistem maupun subsistem hanyalah istilah yang digunakan. Subsistem istilah yang digunakan untuk menunjukan bagian dari sistem pada saat sistem tersebut menjadi konteks pembahasan. Pada saat konteks pembahasan berpindah ke subsistem maka subsistem tersebut menjadi sistem dan didalam sistem ini juga terdapat subsistem yang lebih kecil, sedangkan sistem yang sebelumnya dimana subsistem yang kini menjadi sistem berada, disebut sebagai supersistem. Dengan beralihnya konteks yang menjadi pembahasan atau dengan beralihnya bidang yang dianggap sebagai sistem maka beralih pula batas-batasnya.Seperti dijelaskan diatas kompetensi seseorang selain akan menentukan sub sub sistem apa yang dimiliki oleh suatu sistem,kompetensi juga akan menentukan batasbatasnya. Gambar dibawah menunjukan semakin kompeten seseorang dalam suatu sistem maka semakin luas jangkauan pengetahuannya tentang suatu sistem, dari sistem X sampai dengan sistem B2 yang sebenarnya merupakan sub-sub sistem dari sistem X. Gambar 2.3 Sistem, subsistem, dan batas sistem Sistem X E2

E4

Sistem B

B

E

E3

D4

B4

B21 B2

B3

D

D1

Resiko kelebihan atau kekurangan unsur sistem sistem

Sistem B2

B1

A

E1

D2

B24

B22 B23

Sub Sistem

D3

Batas sistem dan resiko rendahnya kompetensi

Lingkungan sistem Eksternal/internal

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak

22 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

2.2.4. Hubungan Sistem Vertikal dan Horizontal Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar

Ilustrasi pada gambar 2.3 akan lebih jelas kalau kita juga melihat ilustrasi tersebut dalam bentuk vertikal seperti terlihat dalam gambar 2.4. Dengan dua ilustrasi tersebut kita dapat melihat bahwa ada dua macam hubungan sistem, yaitu hubungan horizontal dan hubungan vertikal. Hubungan sistem dengan subsistem yang terlihat pada gambar 2.4 disebut hubungan khirarki yang menggambarkan tingkatan. Sedangkan hubungan horizontal menggambarkan hubungan antara subsistem dengan subsistem lain yang setingkat. Hubungan sistem pada dasarnya merupakan komunikasi dari orang orang yang ada dalam suatu sistem.apa bila komunikasi yang terjadi harmonis maka hubungan sistem dapat dibantu dengan teknologi komunikasi agar lebih cepat tapi teknologi komunikasi tidak dapat membuat hubungan sistem harmonis.resiko yang muncul dari tidak harmonisnya komunikasi antar orang dalam suaru organisasi maka sistem organisasi tidak dapat terintegrasi secara keseluruhan yang melahirkan resiko selain tidak seragamnya informasi dalam suatu organisasi juga akan menyebabkan organisasi tidak solid atau terpecah. Simplex Duplex Full duplex

- Komunikasi satu arah - Komunikasi dua arah bergantian - Komunikasi dua arah bersamaan

Gambar 2.4 Sistem, Subsistem,dan Hirarki sistem Hub. Sistem (Komunikasi) -Simplex -Duplex -Full Duplex

Sistem Sistem/Sub Sistem Sub Sistem

Dalam kebanyakan hal hubungan sistem ini sangat menentukan terhadap keberhasilan suatu sistem karena dalam suatu sistem katakanlah sistem perusahaan bagaimana tujuan sistem dapat dicapai kalau bagian-bagian sistem yang ada didalamnya tidak bisa berhubungan baik atau bekerja sama.

2.2.5. Khirarki Sistem Khirarkin sistem pada dasarnya menggambarkan hubungan sistem dengan sistem yang lebih besar yang disebut sebagai super sistem dan hubungan dengan sistem yang lebih kecil yang disebut sebagai sub sistem seperti terlihat pada gambar 2.4. Tiga komponen sistem fungsi/ subsistem adalah input, proses dan output

2.2.6. Input-Proses-Output Sampai saat ini yang telah kita pelajari adalah sub sistem sebagai salah satu ciri dari sistem dan merupakan komponen/bagian/ele-

BAB 2 Konsep dasar sistem 23

men dari sebuah sistem dimana sistem tersebut berada. Ciri lainnya adalah melihat sistem dari sudut fungsi dasarnya yaitu : Input, Proses dan Output. Fungsi ini menunjukkan bahwa sistem sebagai proses tidak bisa berdiri sendiri, harus ada input dan out put. Gambar 2.5 Fungsi dasar suatu sistem Proses

Input

output

Input Input merupakan segala sesuatu yang masuk kedalam suatu sistem. Input ini bervariasi bisa berupa energi, manusia, data, modal, bahan baku, layanan atau lainnya. Input merupakan pemicu bagi sistem untuk melakukan proses yang diperlukan. Input dapat diklasifikasikan kedalam tiga kategori, yaitu: Serial input, Proba ble input, dan feedback input. Input yang tidak sesuai karena kecerobohan/tidak kompetensinya yang memasukan input akan beresiko output yang dihasilkan tidak sesuai dengan harapan.

Input merupakan segala sesuatu yang masuk kedalam suatu sistem

Serial input merupakan input yang diperoleh sebagai hasil atau output sistem sebelumnya seperti yang digambarkan pada gambar 2.6 berikut ini. Gambar 2.6 Serial atau In-Line Input Input

Proses

output

Input

Proses

output

Probable input merupakan potensial input yang dapat digunakan oleh suatu sistem. Suatu sistem harus dapat menentukan input mana yang sesuai untuk menghasilkan output yang diharapkan. Penyimpangan dari seharusnya akan melahirkan resiko ouput yang tidak sesuai dengan harapan.

Probable input merupakan potensial input yang dapat digunakan oleh suatu sistem

Gambar 2.7 Probable Input 1

S12 S23 S3n

Sistem-sistem lain I P o I P o I P o

Suplier yang tersedia

I

P

o

Sub Sistem Pembelian Input

Proses

Output

Ke sistem lain Feedback (untuk meminimalkan resiko)

Penyimpangan dari input yang seharusnya merupakan sumber resiko

Feedback adalah data atau informasi tentang kinerja (output dari suatu sistem)

24 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Feedback dan Pengendalian Feedback adalah data atau informasi tentang kinerja (output dari suatu sistem), dimana suatu output akan terdiri dari :  Jumlah yang dihasilkan oleh suatu sistem untuk periode waktu tertentu.  Waktu yang diperlukan oleh suatu sistem untuk menyelesai kan satu produk/jasa tertentu.  Kualitas dari produk dan jasa yang dihasilkan Feedback input merupakan input jenis ketiga, input ini merupakan bagian ouput dari sistem yang sama yang digunakan sebagai kontrol

Feedback dapat dikelompokan kedalam beberapa jenis feedback seperti : Feedback input merupakan input jenis ketiga, input ini merupakan bagian ouput dari sistem yang sama yang digunakan sebagai kontrol. Feedback input ini dikelompokkan lagi menjadi dua kelompok, kelompok yang pertama disebut Negatif feedback input dan yang kedua disebut Positif feedback input.

Negatif feedback input digunakan sebagai alat kontrol untuk memperkecil



Negatif feedback input digunakan sebagai alat kontrol untuk memperkecil misalnya output menunjukan biaya operasi terlalu besar maka informasi terlalu besarnya biaya operasi ini akan menjadi input bagi sistem yang sama sehingga sistem yang sama akan memperkecil biaya operasi tersebut. Negatif feedback input ini terus berlangsung sampai terjadi titik keseimbangan dimana antara output yang diharapkan dan realisasi terjadi kesesuaian dengan tingkat penyimpangan yang dapat diterima.

Positif feedback input digunakan sebagai alat kontrol untuk meperbesar



Positif feedback input digunakan sebagai alat kontrol untuk meningkatkan misalnya penjualan tahun ini dinilai terlalu kecil maka nilai penjualan yang terlalu kecil ini akan digunakan sebagi input bagi sistem yang sama sehingga sistem yang sama akan meningkatkan nilai penjualan. Positif feedback input ini terus berlangsung sampai terjadi titik keseimbangan dimana antara yang diharapkan dan realisasi terjadi kesesuaian dengan tingkat toleransi penyimpangan yang dapat diterima.

Pengendalian Pengendalian meliputi monitoring (pengawasan) dan pengevaluaPengendalian meliputi monitoring (pengawasan) sian untuk menentukan apakah sistem bekerja tidak menyimpang dan pengevaluasian un- dari tujuan yang telah ditentukan. tuk menentukan apakah sistem bekerja menuju pencapaian tujuan yang Proses telah ditentukan Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. ProProses merupakan perubahan dari input menjadi output

ses ini mungkin dilakukan oleh mesin, orang, atau komputer. Umumnya kita mengetahui bagaimana input dirubah menjadi output akan tetapi pada situasi tertentu proses tidak diketahui secara detail karena perubahan ini terlalu komplek. Kombinasi input serta

BAB 2 Konsep dasar sistem 25

urutan yang berbeda untuk menghasilkan output yang bermacam macam menjadikan proses itu sangat komplek. Proses mungkin berupa perakitan yang menghasilkan satu macam output dari berbagai macam input yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Gambar 2.8 Feddback dan pengendalian

Feedback

Feedback Kendali oleh Manajemen

Kendali

Input Bahan baku

Kendali

Proses produksi

Output Barang jadi

Output Output seperti halnya input mungkin berbentuk produk, servis, informasi dalam bentuk print out komputer atau energi seperti output dari dinamo. Output adalah hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. Seperti dijelaskan sebelumnya output suatu sistem bisa menjadi input untuk sistem yang lain yang setelah diproses menjadi output yang lain. Berdasarkan penggunaannya suatu output dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu: Output yang langsung diberikan ke konsumen untuk dikonsumsi atau untuk diproses lebih lanjut, sebagai contoh multiplek bisa langsung digunakan atau dibuat lemari Output suatu sistem yang dikonsumsi oleh subsistem yang lain dalam sistem yang sama dalam suatu siklus produksi sebagai contoh adalah barang setengah jadi Output yang merupakan bagian dari output secara keseluruhan yang dapat dikonsumsi oleh sistem yang lain atau oleh sistem yang bersangkutan, tapi menjadi tidak berguna kalau dibuang ke lingkungan. Sebagai contoh adalah limbah gergajian, limbah tersebut tidak bermanfaat kalau dibuang ke lingkungan tapi akan bermanfaat kalau dibuat papan partikel.

Output merupakan hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem

26 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Dalam kenyataannya mungkin saja proses yang dilakukan oleh suatu sistem telah memasukan input tapi berdasarkan feedback yang diperoleh, proses tersebut tidak menghasilkan output, ini berarti proses yang dilakukan oleh sistem tersebut harus dievaluasi kembali, apakah masih diperlukan atau tidak. Kalau output dari sistem yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh sistem tersebut tidak diperlukan lagi dan fungsi proses dalam sistem tersebut juga tidak dapat menghasilkan output yang diharapkan maka sudah barang tentu keberadaan sistem tersebut tidak diperlukan lagi (Negatif feedback input). Akan tetapi seandainya output dari hasil proses suatu sistem masih diperlukan dan proses yang dilakukan ternyata tidak dapat menghasilkan output yang diharapkan maka harus dilakukan perbaikan terhadap proses dalam sistem tersebut tersebut agar bisa bekerja sesuai dengan yang diharapkan (positif feedback input).

2.2.7. Lingkungan Sistem Lingkungan sistem adalah faktor-faktor di luar sistem yang mempengaruhi sistem

Dua lingkungan sistem: internal dan eksternal Lingkungan eksternal adalah lingkungan yang berada diluar sistem

Lingkungan internal adalah lingkungan yang berada didalam suatu sistem

Sistem yang telah kita diskusikan di atas tidaklah berdiri sendiri akan tetapi berada dalam suatu lingkungan dimana sistem tersebut tidak dapat mengontrolnya. Lingkungan sistem ada dua macam, lingkungan eksternal (diluar sistem) dan lingkungan internal bedanya. Baik lingkungan internal maupun eksternal memiliki pengaruh yang sangat kuat terhadap sistem, sebaliknya suatu sistem sedikit sekali memiliki kemampuan untuk merubah lingkungan. Untuk selanjutnya pembahasan mengenai lingkungan lebih banyak menyoroti lingkungan diluar sistem yang sedang diamati (eksternal). Sebagai contoh adalah perusahaan indusri dimana pengaruh luar seperti ketersediaan sumber daya manusia, perubahan suku bunga, perubahan permitaan pasar untuk produk-produk yang dihasilkan, tersedianya bahan baku dan peraturan pemerintah seperti asuransi keselamatan tenaga kerja, penghasilan minimal pegawai, dampak limbah yang tidak boleh merusak lingkungan dan peraturan pemerintah lainnya, hal ini semua tidak hanya mempengaruhi jalannya organisasi perusahaan tapi juga sangat mempengaruhi keputusan perusahaan dalam melakukan perluasan atau dalam memperkenalkan produk baru. Lingkungan yang paling dapat dikendalikan seperti tanah, modal, tenaga kerja, peralatan dan perlengkapan akan menjadi bagian dari organisasi perusahaan. Sebaliknya ekologi, masyarakat umum, pemerintah dan pesaing merupakan faktor lingkungan yang sulit sekali untuk dikendalikan karena itu faktor-faktor tersebut tetap menjadi lingkungan perusahaan. Gambar dibawah ini menunjukan sejauh mana perusahaan dapat mengendalikan lingkungannya.

BAB 2 Konsep dasar sistem 27

Gambar 2.9 Organisasi dan Lingkungannya Lingkungan

Pelanggan

Ekologi

Tenaga kerja

Organisasi

Pemerintah

Input Masyarakat umum

Proses

Peralatan dan Perlengkapan Output Modal

Feedback Control

Pesaing

Tanah Teknologi Batas sistem dengan lingkungannya Yang mampu dikendalikan Yang tidak mampu dikendalikan

2.3 Klasifikasi Sistem Sejauh ini kita telah memiliki sebuah definisi untuk sistem, Akan tetapi definisi tersebut hanyalah merupakan gambaran atau struktur umum dari sistem-sistem yang ada. Sebenarnya kita dapat mengklasifikasikan sistem-sistem yang ada kedalam bentuk yang lebih sepesifik. Untuk itu diperlukan adanya kriteria-kriteria dasar yang mampu membedakan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya seperti dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini. Tabel 1.1 Pengklasifikasian sistem Kriteria Lingkungan Asal pembuatnya Keberadaannya Kesulitan Output/kinerjanya Waktu keberadaannya Wujudnya Tingkatannya Fleksibilitas

Klasifikasi Sistem terbuka Buatan manusia Sistem berjalan Sulit/komplek Dapat dipastikan Sementara Abstrak Sub sistem/ Sistem Bisa beradapatasi

Sistem terutup Buatan allah/alam Sistem Konsep Sederhana Tidak dapat dipastikan Selamanya Ada secara phisik Super sistem Tidak bisa beradaptasi

2.3.1. Sistem terbuka dan tertutup Sebuah sistem dikatakan terbuka menurut Ludwig Von Bertalanffy bila aktivitas didalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungannya, sedangkan suatu sistem dikatakan tertutup bila aktivitas-aktivitas didalam sistem tersebut tidak terpengaruh oleh perubahan yang terjadi di lingkungannya. Kita sendiri pada tingkat

Sistem terbuka bila aktifitas didalam sistem tersebut dipengaruhi oleh lingkungannya Sistem tertutup bila aktifitas didalam sistem tersebut tidak terpengaruh oleh perubahan yang terjadi di lingkungannya

28 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

tertentu dianggap sebagai sistem tertutup karena kita dapat berada pada berbagai cuaca dan keadaan dibumi ini, sedangkan di Mars atau Jupiter kita mungkin diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Bagaimana dengan perusahaan ?

2.3.2. Sistem Buatan Manusia dan Tuhan (Allah) Pembuat sistem bisa tuhan (sistem alamiah) bisa juga manusia

Suatu sistem bila diklasifikasikan berdasarkan asalnya, sistem tersebut bisa diklasifikasikan sebagai sistem yang ada secara alamiah (buatan tuhan) atau buatan manusia. Kita adalah sistem yang ada secara alamiah demikian pula dengan pohon-pohon yang ada disekitar kita, sedangkan mobil merupakan sistem buatan manusia. Organisasi perusahaan dan perguruan tinggi merupakan contoh lain dari sistem buatan manusia.

2.3.3. Sistem Berjalan dan Konseptual

Sistem berjalan adalah sistem yang saat ini sedang digunakan Sistem konseptual adalah sistem yang menjadi harapan atau masih diatas kertas

Suatu sistem yang belum diterapkan disebut sebagai sistem konseptual. Bila kita merancang suatu sistem dan sistem tersebut belum diterapkan maka sistem tersebut hanyalah merupakan angan-angan atau masih berbentuk harapan yang mungkin secara akal sehat (konsep) penyusunnya sistem itu sudah benar, dibuat berdasarkan kebutuhan dan situasi kondisi yang ada. Suatu sistem konseptual yang dapat diterima oleh pemakai sistem sehingga pemakai sistem tersebut menggunakannya untuk menunjang operasi sehari-hari maka sistem tersebut berubah menjadi sistem berjalan. Sistem berjalan adalah sistem yang digunakan saat ini. Sering timbul pertanyaan sistem mana yang benar. Sistem yang benar adalah sistem yang tepat guna atau sistem yang dapat digunakan oleh pemakai sistem untuk meningkatkan pengendalian, efisiensi dan kecepatan.

2.3.4. Sistem Sederhana dan Komplek Sistem sederhana adalah sistem yang memiliki sedikit tingkatan dan subsistem

Sistem komplek adalah sistem yang memiliki banyak tingkatan dan subsistem

Dilihat dari tingkat kesulitannya, sebuah sistem dapat merupakan sebuah sistem yang sederhana atau sistem yang komplek. Sebuah sistem yang sederhana merupakan sebuah sistem yang terbentuk dari sedikit tingkatan dan komponen atau sub sistem serta hubungan antara mereka sangat sederhana, misalnya sistem yang digunakan oleh pengantar koran. Dalam bentuknya yang paling mendasar, sistem ini terdiri dari satu orang yang membawa setumpuk koran dari penerbit dan mendistribusikan koran-koran tersebut dari pintu ke pintu. (Kontrol balik dilaksanakan ketika pelanggan koran mengeluh bahwa mereka tidak menerima koran). Sebuah sistem yang komplek jelas terdiri dari banyak komponen dan tingkatan yang dihubungkan dalam berbagai cara yang berbeda, seperti dalam organisasi perusahaan besar.

BAB 2 Konsep dasar sistem 29

2.3.5. Kinerjanya Bisa yang Dapat dan Tidak Dapat dipastikan Suatu sistem dapat pula diklasifikasikan berdasarkan kepada kinerja yang dihasilkannya. Sebuah sistem yang dapat dipastikan kinerjanya misalkan sistem listrik ditempat dimana kita tinggal yang dipenuhi oleh arus listrik yang tetap dan dapat diukur. Dilain pihak, sebuah sistem mungkin tidak dapat dipastikan kinerjanya. Organisasi perusahaan misalnya merupakan sistem yang tidak dapat dipastikan kinerjanya.

2.3.6. Sementara dan Selamanya Suatu sistem mungkin digunakan untuk selamanya mungkin juga digunakan untuk periode waktu tertentu. Sistem pemilu misalnya digunakan untuk periode waktu tertentu. Sistem pembagian jatah sembako digunakan hanya pada saat terjadi krisis pangan. Sistem lalullintas dilain pihak (terlepas dari baik atau buruk) digunakan selamanya. Istilah selamanya disini dimaksudkan untuk menunjukan bahwa sistem lalulintas itu tetap digunakan untuk waktu yang sangat lama terlepas dari apakan sudah berubah atau belum karena mengalami evolusi.

Dapat dipastikan artinya dapat ditentukan pada saat sistem akan dan sedang dibuat Tidak dapat dipastikan artinya tidak dapat ditentukan dari awal tergantung kepada situasi yang dihadapai Sementara artinya sistem hanya digunakan untuk periode waktu tertentu Selamanya artinya sistem digunakan selamalamanya untuk waktu yang tidak ditentukan

2.3.7. Ada secara Phisik dan Abstrak/Non Phisik Akhirnya, sistem dapat dilihat dari wujudnya. Kendaraan bermotor bukan hanya merupakan sistem buatan manusia akan tetapi juga merupakan sistem yang ada secara phisik; kita dapat menyentuhnya atau merasakannya, mengambil fotonya, menunjuknya, atau mengoperasikannya. Organisasi perusahaan dan perguruan tinggi bukanlah merupakan organisasi yang dapat disentuh secara phisik. Kita dapat menyentuh foto, menunjuk komponen tertentu dari sistem ini seperti mesin atau buku-buku, akan tetapi wujudnya adalah abstrak/non phisik.

Ada secara phisik artinya disini dapat diraba Abstrak artinya disini tidak dapat diraba

2.3.8. Sistem, Subsistem dan Supersistem Berdasarkan tingkatannya/hirarki sebuah sistem bisa merupakan komponen dari sistem yang lebih besar. Sistem yang lebih kecil yang ada dalam sebuah sistem disebut sebagai subsistem. Perbedaan yang ada memiliki dampak yang cukup kuat didalam praktek terutama dalam hal optimalisasi dan di dalam pendekatan sistem. Super sistem biasanya tidak diartikan sebagai kebalilkan dari sub sistem, supersistem merupakan sistem yang sangat besar dan sangat komplek. Supersistem mengacu kepada sistem apapun yang memiliki sistem-sistem yang lebih kecil seperti halnya perekonomian dianggap sebagai supersistem bagi suatu organisasi perusahaan.

Subsistem adalah sistem yang lebih kecil dalam sebuah sistem

Supersistem adalah sistem yang lebih besar

30 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

2.3.9. Bisa beradaptasi dan tidak bisa beradaptasi Bisa beradaptasi artinya bisa menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan Tidak bisa beradaptasi artinya tidak bisa menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan

Berdasarkan fleksibilitasnya kita dapat membedakan karakteristik suatu sistem apakah sistem tersebut dapat beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya atau tidak. Suatu sistem yang memiliki kemampuan untuk beradaptasi terhadap setiap pengaruh yang diakibatkan oleh perubahan yang terjadi di lingkungannya disebut sebagai sistem yang adaptif. Mahluk hidup tingkat tinggi seperti manusia dan hewan melakukan adaptasi pada saat menemukan perlakuan yang berbeda dari lingkungannya atau perubahan sosialnya. Teori evolusi didasarkan kepada konsep 'adaptif system'. Kita melihat bahwa perusahaan yang sukses adalah perusahaan-perusahaan yang dapat beradaptasi dengan setiap perubahan yang mempengaruhinya. Sedangkan kegagalan ditunjukan oleh perusahaan-perusahaan yang tidak mampu beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi di lingkungannya.

2.4 Model dan Modeling Sistem Mc Leod menyatakan model sebagai penyederhanaan (abstraksi) dari sesuatu. Suatu model yang dibentuk akan mewakili sejumlah objek atau entitas. Sedangkan Wilson menyatakan model sebagai interprestasi secara eksplisit dari pemahaman tentang situasi. Pemahaman tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk matematik, simbol atau kata-kata. Tapi hal yang lebih penting disini adalah penjelasan tentang suatu entitas, proses, atribut atau hubungan antar mereka yang digambarkan dalam suatu model dan proses pembuatan model tersebut disebut sebagai modeling. Gambar 2.10 Model sistem Abstraksi /Persepsi tentang dunia nyata

Dunia nyata

Model tentang dunia nyata

2.4.1. Jenis-jenis model Ada beberapa jenis model yaitu: Model phisik - Penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi

BAB 2 Konsep dasar sistem 31

Gambar 2.11 Model phisik

Model Phisik, penggambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi

Model naratif - Penggambaran entitas dalam bentuk lisan Model Naratif, pengatau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami enti- gambaran entitas dalam bentuk lisan atau tas dari narasi atau cerita. tulisan

Gambar 2.12 Model naratif Pertama bagian Gudang akan mengeluarkan permintaan. Permintaan pembelian tersebut akan diberikan kepada bagian pembelian untuk dibuatkan order pembeliannya. Berdasarkan permintaan pembelian tersebut maka bagian pembelian akan membuat pesanan pembelian, dan berdasarkan pesanan pembelian yang diterimanya penjual akan mengirim barang. Kemudian barang yang diterima tersebut dibayar sesuai dengan total harga yang tertera dalam faktur

Model grafik - Penggambaran suatu entitas dalam bentuk Model Grafik , penggambaran suatu entitas simbol, garis atau bentuk lainnya.

dalam bentuk simbol garis atau bentuk lainnya

Gambar 2.13 Model grafik Order

Faktur Penjual

Pembeli Order

-Bukti setor/ Pengambilan -Saldo rekening rekening Bank

Bukti setor/ Pengambilan

SIA PT ABC

Faktur Laporan keuangan

Kebijakan

Pajak

Model matematika - Penggambaran suatu entitas dalam Model Matematika, penggambaran suatu bentuk persamaan atau formula matematik Gambar 2.14

E = MC 2

entitas dalam bentuk persamaan atau formula matematik

32 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

2.4.2. Manfaat model Manfaat Model: - Mempermudah pengertian - Mempermudah komunikasi - Memperkirakan masa depan

Manfaat model adalah : Mempermudah pengertian - dengan model masalah yang komplek bisa menjadi lebih sederhana. Mempermudah komunikasi - dengan model komunikasi tidak hanya menggunakan mulut dan telinga tapi juga menggunakan mata. Memperkirakan masa depan - dengan model (model statistik) dapat disimpulkan perakiraan masa depan yang akan terjadi.

2.5 Bahasa Sistem Bahasa merupakan alat untuk berkomunikasi. Bahasa ini terbentuk dari simbol-simbol yang disepakti ber sama Bahasa sistem merupakan alat untuk berkomunikasi tentang sistem.

Bahasa merupakan alat untuk berkomunikasi. Bahasa ini terbentuk dari simbol-simbol yang disepakti bersama. Dengan adanya simbol-simbol yang disepakati bersama maka akan terjadi komunikasi sehingga dua orang atau lebih yang berkomunikasi akan saling memahami segala sesuatu yang disampaikan oleh lawannya. Bahasa sistem merupakan alat untuk berkomunikasi tetang sistem. Jadi didalamnya akan terdapat simbol-simbol yang digunakan sebagai alat komunikasi, dan simbol-simbol tersebut pemberlakuannya telah disepakati bersama atau telah diikuti oleh para ahli sistem secara umum. Jadi kita tidak bisa mengarang sendiri simbol-simbol yang digunakan, kecuali simbol yang kita pakai diakui dan disepakati bersama. Jadi kalau kita akan membuat suatu model, agar model tersebut bisa komunikatif maka model tersebut harus disampaikan dengan menggunakan simbol-simbol (Bahasa dan aturannya) yang diterima secara umum. Seperti gambar dibawah ini merupakan model sistem yang disampaikan dengan menggunakan bahasa sistem untuk sistem informasi akuntansi manual dan berbasis komputer. Gambar 2.15 Data flow diagram (sistem berbasis komputer) Order

Faktur Penjual

Pembeli

SIA ABC

Order PT -Bukti setor/ Pengambilan -Saldo rekening rekening Bukti setor/ Bank Pengambilan

Faktur -Laporan keuangan

Kebijakan

Pajak

BAB 2 Konsep dasar sistem 33

Gambar 2.16 Flowchart (sistem manual) SIA Pembelian PT ABC Suplier

Bagian Bagian Pemesanan Penerimaan

Bagian Pembayaran

Bagian Gudang

PP

PP PP OP

OP

Faktur

OP OP

Faktur barang

Barang

Faktur

ACC

Faktur

LPB LPB

barang

ACC

Faktur

Uang

LPB Dicatat

barang

Uang

2.6

Pendekatan Sistem

Perlu diketahui bahwa tidak ada satu definisi yang pasti harus diikuti untuk menjabarkan pendekatan sistem ini, berbagai definisi yang muncul dikemukakan oleh ahli yang berbeda dengan memberikan definisi yang berbeda terhadap suatu hal yang sama. Hal ini terjadi karena setiap orang memiliki interpretasi dan ide berbeda yang terkandung dalam pendekatannya, maka definisinyapun akan berbeda pula. Salah satu definisi menyatakan bahwa pendekatan sistem sebagai 'Sebuah teknik dalam menerapkan pendekatan ilmiah untuk pemecahan masalah-masalah yang komplek ... yang menekankan kepada analisis dan perancangan secara meseluruh' atau ada juga yang berpendapat sebagai' sebuah filosofi atau persepsi tentang struktur yang terkoordinir secara efisien dan optimal dalam menjalankan aktivitas-aktivitas dan operasi perusahaan dalam organisasi apapun'. Beberapa peneliti melihat pendekatan sistem sebagai perluasan dari metode pemecahan masalah, ketika seseorang menanyakan 'apakah yang menjadi masalah?', 'apakah alternatif pemecahannya' ,'alternatif apakah yang paling baik?'. Beberapa ahli melihat pendekatan sistem sebagai penyederhanaan 'jalan pikiran'. Pada dasarnya, pendekatan sistem merupakan kerangka kerja umum dalam pengambilan keputusan yang berdasarkan kepada empat pandangan utama.

Pendekatan sistem adalah sebuah teknik dalam menerapkan pendekatan ilmiah untuk pemecahan masalahmasalah yang komplek

34 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Pertama - Pendekatan sistem mengharuskan kita menentukan suatu sistem dalam bentuk karakteristik seperti yang diperkenalkan pada bagian sebelumnya. Kedua - Pendekatan sistem mengharuskan kita mempertimbangkan sistem secara keseluruhan. Kita tidak boleh hanya memfokuskan kepada komponen atau subsistem tertentu, akan tetapi kita harus memfokuskan pada pencapaian tujuan sistem secara keseluruhan. Ketiga - Pendekatan sistem berasumsi bahwa selalu ada beberapa alternatif, karena itu ada lebih dari satu cara dalam pemecahan masalah. Kesulitannya terletak dalam memilih alternatif yang paling baik. Kita harus dapat membandingkan semua alternatif pemecahan masalah yang tersedia tersebut dan memilih satu alternatif pemecahan masalah yang dianggap sangat berguna dalam pencapaian tujuan sistem. Keempat - Pendekatan sistem memerlukan penerapan metode ilmiah yang tahap-tahapannya kalau diringkas adalah sebagai berikut:      

Lakukan observasi terhadap situasi dan permasalahan yang ada Tentukan permasalahan yang dapat diidentifikasi Rumuskan rencana penelitian (termasuk hipotesa) Kumpulkan data dan lakukan pengujian hipotesa Rumuskan hipotesa baru dan kesimpulan Dokumentasikan hasil penelitian

Metode ilmiah pada dasarnya merupakan analisis, yang berusaha untuk membuat keputusan yang tidak memihak atau diperkirakan sebelumnya. Tentu saja ada cara lain dalam tatacara membuat keputusan. Sebagai contoh, kita mungkin terbiasa berjalan berdasarkan suatu kebiasaan ('Ini selalu dikerjakan dengan cara begini' atau 'Kita biasa melakukannya dengan cara begini') yang akhirnya menjadi tradisi atau selalu didasarkan kepada perintah atasan ('Atasan saya bilang 2+2 =5') atau pula berdasarkan perasaan. Dengan menggunakan metode ilmiah, pendekatan sistem memberi keyakinan bahwa tidak ada pertanyaan yang bias, sehingga mengurangi kesempatan munculnya kesalahan.

2.7 Penerapan Pendekatan Sistem Prosedur-prosedur yang seringkali diusulkan dalam menerapkan pendekatan sistem sangatlah bervariasi didalam tahapan-tahapan metode ilmiahnya, akan tetapi pada intinya dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

BAB 2 Konsep dasar sistem 35

Tahap pertama (Pernyataan tujuan) - disini jelaslah makin komplek suatu sistem akan lebih sulit tugas untuk menentukan tujuannya. Ketika kita menentukan tujuan, kita sebenarnya menentukan sasaran yang ingin dicapai atau hasil yang diinginkan. Untuk menentukan apakah output yang dihasilkan sesuai dengan output yang diharapkan, maka tujuan harus dinyatakan dalam bentuk yang dapat diukur dan harus ditentukan kriteria kinerja. Tujuan dan kriteria harus spesifik, relevan, dan penting.

Makin komplek suatu sistem akan lebih sulit tugas untuk menentukan tujuannya

Tahap kedua (Sintesa) - dalam menerapkan pendekatan sistem, sintesa berarti mengkombinasikan bagian-bagian atau elemen untuk membentuk satu kesatuan. Karena komponen dalam suatu sistem dapat dikelompokan dengan berbagai cara, hasilnya akan berupa berbagai alternatif pemecahan masalah untuk mencapai tujuan. Sistesa dimulai dengan mengidentifikasi komponen-komponen atau sub-sub suatu sistem tertentu yang dipilih, kaitannya satu sama lain dan keterbatasan yang dimiliki baik oleh lingkungan atau oleh sistem itu sendiri. Selanjutnya kita merancang beberapa alternatif model sistem yang pada dasarnya merupakan proses untuk merubah input menjadi output.

Sintesa berarti mengkombinasikan bagianbagian atau elemen untuk membentuk satu kesatuan

Tahap ketiga (Evaluasi) - pendekatan sistem pada tahap ini menilai setiap alternatif sistem secara terperinci untuk menilai kinerja dan menentukan sejauh mana sistem tersebut dapat memenuhi target yang ditentukan. Tahap keempat (Pemilihan) - pada tahap keempat pendekatan sistem, kita melaksanakan pemilihan terakhir dari beberapa alternatif sistem berdasarkan kepada hasil penilaian kita. Pada akhirnya, meskipun alternatif sistem tersebut dapat dikuantifisir, sistem-sistem tersebut tetap tidak dapat diperbandingkan dengan tepat. Hal ini disebabkan karena jumlah karakteristik yang menjadi perhatian sangat banyak sehingga meningkatkan kompleksitas proses pemilihan. Suatu hal yang perlu disadari dalam proses pemilihan adalah bahwa suatu sistem apapun akan menjadi sempurna dalam berbagai pertimbangan dan ini adalah hal yang tidak di kehendaki. Tahap kelima (penerapan) - pada tahap kelima yang juga merupakan tahap terakhir dalam pendekatan sistem adalah penerapan sistem. Ini merupakan arah dimana kita pada akhirnya akan menemukan sebaik atau seburuk apa sistem kita sebenarnya bekerja dalam mencapai tujuannya.

2.8 Sistem Dalam Kehidupan Tidak ada manusia yang terlepas dari sistem, sistem ada dimana mana dan manusia tidak bisa hidup tanpa sistem. Banyak manfaat yang dapat kita peroleh dari sistem beberapa diantaranya diuraikan dibawah ini.

Evaluasi berarti menilai setiap alternatif sistem secara terperinci untuk menilai kinerja dan menentukan sejauh mana sistem tersebut dapat memenuhi target yang telah ditentukan

Penerapan sistem adalah mengimplementasikan sistem secara operasional Pemilihan berarti menentukan satu alternatif pilihan dari beberapa alternatif yang tersedia

36 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

2.8.1. Sistem Sebagai Produk Sistem sebagai produk berarti sistem dapat dibuat dan dapat diperjualbelikan. Banyak konsultan yang memiliki aktivitas dalam pembuatan sistem. Suatu kesalahan yang sering mereka lakukan adalah mereka menjual sistem kepada suatu perusahaan hanya dengan menduplikasi sistem yang pernah dibuatnya diperusahaan lain. Sistem pada dasarnya berisi kebijakan manajemen. Selama kebijakan manajemen tersebut tidak sama walaupun jenis perusahaannya sama maka sistemnya tidak akan persis sama.

2.8.2. Sistem Sebagai Alat Sistem sebagai alat berarti sistem tersebut digunakan oleh manajemen dalam mengoperasikan perusahaannya. Perusahaan seperti Kentucky Fried Chicken dan Mc Donald merupakan perusahaan yang beroperasi dengan mengandalkan kepada sistem. Pada dasarnya produk yang dibuat mereka bahan-bahannya semua ada di Indonesia. Tapi kalau orang Indonesia membuat goreng ayam sendiri dengan kualitas yang sama dengan mereka dan dijual dengan merek lain maka popularitas dan omzet penjualannya tidak akan sebanyak kalau kita menggunakan standard sistem yang diberikan oleh mereka. Jadi disini sistem disamping digunakan sebagai alat manajemen dalam mengoperasikan usahanya juga digunakan sebagai alat bersaing dalam mempertahankan kelangsungan usahanya.

2.8.3. Sistem Sebagai Pola Berfikir Pola pikir sistem digunakan dalam pendekatan sistem seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Pola pikir sistem merupakan upaya yang dilakukan dalam proses pengambilan keputusan dengan berusaha memahami sistem dari suatu objek/masalah yang sedang dihadapi, bahkan yang komplek sekalipun, dengan tujuan untuk lebih meningkatkan kemampuan kita dalam memberikan keputusan yang paling baik. Keputusan yang dihasilkan berdasarkan pola berfikir sistem hasil keputusannya akan sangat sistematis.

2.9 Penggunaan Konsep-Konsep Sistem Konsep-konsep sistem memberikan kerangka acuan untuk menilai akibat pengambilan keputusan manajemen

Dalam pengertian yang paling sederhana, konsep-konsep sistem memberikan kepada kita pemikiran tentang manajemen. Konsepkonsep tersebut memberikan kerangka acuan untuk menilai akibat pengambilan keputusan manajemen. Organisasi perusahaan bukan saja merupakan contoh dari sebuah sistem dengan berbagai macam subsistemnya, akan tetapi organisasi perusahaan itu sendiri merupakan sebuah subsistem dari sebuah sistem yang lebih besar. Kekomplekannya sangat besar apabila manager tidak

BAB 2 Konsep dasar sistem 37

berusaha untuk menyederhanakannya.Akan tetapi dengan mengidentifikasi subsistem-subsistemnya (seperti akuntansi, produksi dan lain-lain), hubungan diantara subsistem (hubungan horizontal), dan antara subsistem dengan sistem (hubungan vertikal) didalam organisasi, seorang manager dapat mengetahui percabangan dari berbagai macam keputusannya. Dari semua uraian diatas tentang penggunaan konsep sistem dengan beberapa ide penerapan konsep sistem tersebut Machol dan Miles menyatakan bila ciri-ciri berikut dipenuhi penerapan konsep sistem dapat memberikan banyak manfaat, Ciri-ciri tersebut adalah : Sistem harus buatan manusia. Setiap komponen dari sistem harus memberikan andil dalam mencapai tujuan sistem secara keseluruhan. Sistemnya besar, khususnya bila dilihat dari sudut biaya Beberapa fungsi biasanya dilakukan dengan mesin, yang lainnya dilakukan dengan manusia. Seperti telah kita ketahui pada bagian sebelumnya bahwa konsep-konsep sistem dapat bermanfaat untuk membantu melaksanakan fungsi manajemen agar lebih efektif, pernyataan ini dapat diterapkan saat kita menjalankan sistem apapun, baik itu sistem di departemen kepolisian, perusahaan industri, ataupun bagian sistem informasi itu sendiri. Agar efektifitas suatu sistem dapat tercapai dengan baik , maka kita harus dapat mengendalikan dan mengarahkan sistem tersebut ke sasaran yang telah ditetapkan. Untuk maksud ini, kita harus mengerti sistem tersebut dengan baik agar supaya dihasilkan suatu keputusan yang memadai untuk setiap langkah kegiatan yang diambil. Upaya dalam memahami suatu sistem, bahkan yang komplek sekalipun, serta untuk meningkatkan kemampuan kita dalam memberikan keputusan yang lebih baik sehingga menjadi manager yang lebih baik disebut sebagai 'pendekatan sistem' atau penerapan konsep sistem dalam proses pengambilan keputusan.

Rangkuman Saat ini kita berada di dalam dunia yang tersusun atau terorganisir dengan komplek, dikatakan komplek karena dunia ini tersusun dari beberapa subsistem yang satu sama lain berinteraksi pada tingkat tertentu. Sistem adalah kumpulan/group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan. Setiap sistem memliki ciri-ciri yang secara umum terdiri dari: Tujuan sistem, subsistem, batas sistem, hubu-

38 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

ngan sistem, khirarki sistem, lingkungan sistem, input, proses dan output. Karena sistem itu bervariasi dari yang paling besar seperti sistem tatasurya ke sistem yang paling kecil maka perlu sistem ini diklasifikasikan berdasarkan lingkungan, asal pembuatanya, keberadaannya, kekomplekannya dan kinerjanya. Dalam kehidupan sehari-hari baik bagi manusia secara individu atau bagi suatu perusahaan pendekatan sistem penting untuk diterapkan untuk mendapatkan hasil terbaik dalam operasi perusahaan ataupun dalam pemecahan masalah. Karena umumnya sistem itu kompleks maka untuk menjelaskan sistem suatu perusahaan biasanya digunakan model sistem yang dibuat dengan menggunakan Flowchart untuk sistem manual dan Data Flow Diagram untuk sistem berbasis komuputer. Sistem dalam kehidupan tidak hanya digunakan sebagai alat bagi manajemen tapi juga bisa digunakan sebagai senjata, pola berfikir dan yang penting lagi suatu sistem bisa dijual.

Soal 1. 2. 3. 4. 5.

Apakah yang dimaksud dengan sistem. Coba jelaskan ciri-ciri dan model-model dari sistem. Coba jelaskan bagaimana sistem diklasifikasikan. Coba jelaskan empat pandangan dalam pendekatan sistem. Coba jelaskan tahap-tahap penerapan pendekatan sistem.

Tugas/Kasus 1. Coba anda jelaskan dan beri alasan apabila suatu sistem memiliki 7 buah sub sistem dan salah satu sistemnya tidak dapat berfungsi, apakah sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan ? 2. Apabila ada 7 buah sub sistem yang masing-masing berjalan/ berfungsi dengan baik. Ketujuh sub sistem tersebut merupakan komponen dari sistem X. Apakah karena ketujuh buah sub sistem berfungsi dengan baik maka sistem X pun akan berfungsi dengan baik ? coba anda jelaskan ! 3. Apabila anda membecirakan sistem X bersama beberapa kawan anda, apakah sub sistem dan batas sistem diantara kawan anda akan sama ? mengapa ? 4. Apa sesungguhnya yang dimaksud dengan hubungan sistem, apakah arti dari hubungan sistem tersebut dalam sistem suatu organisasi ? mengapa ? 5. Beberapa pakar mengatakan sistem suatu organisasi pada dasarnya merupakan sinergi dari berbagai kepentingan, mengapa ? jelaskan !

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 39

Pokok Bahasan Data Informasi Hubungan data dan informasi Dari peristiwa menjadi informasi Proses pengambilan keputusan Definisi sistem informasi Alat pengolah dalam sistem informasi Komponen sistem informasi berbasis komputer Sistem informasi dam organisasi

Pendahuluan Buku ini melihat informasi sebagai salah satu sumber daya yang tersedia bagi manajer dan memiliki nilai sama dengan sumber daya lainnya seperti manusia, perlengkapan, peralatan, dan uang. Informasi sangatlah berharga karena informasi dapat menunjukan sumber daya lainnya seperti segala sesuatu yang dapat kita lihat dan kita raba. Kemampuan informasi dalam menunjukan sumber daya lainnya dan apa yang terjadi dengan sumber daya tersebut sangatlah penting bagi suatu perusahaan, karena dengan informasi yang ditunjukannya manajer perusahaan dapat mengetahui bagaimana perkembangan operasi yang terjadi di perusahaan.Informasi yang tidak berkualitas akan menyebabkan manajer perusahaan salah dalam memahami dan mengambil keputusan sehingga akan memberikan resiko kepada perusahaan menyimpang dalam pencapaian tujuannya. Seorang manajer suatu stand koran kecil yang terletak di suatu lobi hotel dapat mengelola usahanya hanya dengan mengawasi segala sesuatu yang dapat dilihatnya seperti adanya pembelian barang, penerimaan kas, kondisi dan situasi ruangan serta arus pembeli. Ketika aktivitas usaha meningkat menjadi sebuah perusahaan besar dengan ratusan ribu pegawai dan dengan lingkup operasi yang semakin luas, seorang manajer akan menyadari menurunnya kemampuan untuk mengawasi kegiatan perusahaannya secara fisik dan lebih jauh lagi adalah menurunnya keakurasian informasi yang diperolehnya, tentang keadaan perusahaan dan pada akhirnya dihadapkan kepada resiko penyimpangan dalam pengambilan keputusan.

40

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

3.1 Data Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi

Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dala menghasilkan informasi. Data bisa berupa bahan untuk diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan, atau pengukuran. Saat ini data tidak harus selalu dalam bentuk kumpulan hurufhuruf dalam bentuk kata atau kalimat tapi bisa juga dalam bentuk suara, gambar diam dan bergerak, baik dalam bentuk dua atau tiga dimensi. Bahkan sekarang mulai banyak berkembang data virtual/maya yang merupakan hasil rekayasa komputer. Dalam suatu perusahaan data bisa merupakan jumlah jam kerja bagi setiap karyawan di perusahaan tersebut,jumlah penjualan dan lain-lain. Ketika data ini diproses, data tersebut dirubah menjadi informasi. Sebagai contoh, ketika jam kerja para karyawan tersebut dikalikan dengan tarip para karyawan perjamnya, Hasilnya merupakan penghasilan kotor bagi tiap karyawan dan bila penghasilan kotor tersebut dijumlahkan satu sama lainnya, jumlah keseluruhan merupakan jumlah gaji yang harus dibayar oleh perusahaan. Jumlah gaji yang harus dibayar ini merupakan informasi bagi pemilik perusahaan.

3.2 Informasi Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat

Jadi informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ini ada tiga hal penting yang harus diperhatikan disini yaitu : 1. Informasi merupakan hasil pengolahan data 2. Memberikan makna atau arti 3. Berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian Sedangkan Mc Leod mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri : Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama maka dianggap data tersebut akurat. Tepat waktu artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi. Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 41

Lengkap artinya informasi harus diberikan secara lengkap. Misalnya informasi tentang penjualan tidak ada bulannya atau tidak ada data fakturnya. Gelinas selanjutnya mengusulkan ciri-ciri suatu informasi yang lain yang lebih detail dibandingkan dengan apa yang diusulkan oleh Mc.Leod. Ciri ciri tersebut adalah: 1. Efektifitas artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam mendukung suatu proses bisnis, termasuk di dalamnya informasi tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga dapat dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan kebutuhan saat ini dan lengkap atau sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan. 2. Efisiensi artinya informasi dihasilkan melalui penggunaan sumber daya yang optimal. 3. Confidensial artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi sensitif dari pihak yang tidak berwenang. 4. Integritas artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku. 5. Ketersediaan artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun saat diperlukan. Untuk itu diperlukan pengamanan terhadap sumberdaya informasi. 6. Kepatuhan artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap undang-undang atau peraturan pemerintah serta memiliki tanggung jawab baik terhadap pihak internal maupun pihak eksternal organisasi perusahaan. 7. Kebenaran artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan benar dan dapat dipercaya sehingga dapat digunakan oleh manajemen untuk mengoperasikan perusahaan.

3.3 Hubungan Data dan Informasi Dalam pengembangan sistem informasi orang banyak terjebak dalam situasi dimana mereka mengumpulkan data terlebih dahulu tanpa tahu informasi apa yang diperlukan. Melihat masalah ini tidak berbeda halnya seperti kita mau masak. Apakah kalau kita mau membuat sesuatu atau memasak kita menyiapkan terlebih dahulu bahannya tanpa tahu bagaimana cara memasak dan mau masak apa? Atau sebaliknya? Kita harus tahu dulu bagaimana

42

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

cara memasak dan masakan apa yang kita inginkan saat ini, baru dicari bahannya. Inilah yang benar. Dalam menghasilkan informasi kita terlebih dahulu harus tahu informasi apa yang diperlukan selanjutnya kita harus tahu bagaimana mengolah suatu data menjadi informasi. Masalah inilah yang paling penting untuk disadari bahwa menentukan kebutuhan informasi apa yang harus disajikan bukan pekerjaan yang gampang. Kalau informasi yang diperlukan sudah ditentukan dengan baik dan tidak ada masalah dibidang pengolahan maka selanjutnya kita baru menentukan data apa yang harus disediakan. Definisi bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data melahirkan pemikiran lain. Apakah suatu proses pengolahan hanya terjadi satu kali ? bagaimana kalau setelah diproses, diproses lagi ? apakah informasi hasil pengolahan yang diolah kembali tetap merupakan informasi atau menjadi data? Gambar 3.1 Model dasar sistem informasi Proses

Data

Informasi

Gambar 3.2 Pengolahan kembali informasi data

Proses

A

Proses A'/ B

Data dan Informasi pada saat tertentu berbeda pada saat yang lain sama

Info ?

Info

A‟ : A Sesaat kemudian

Dari gambar 3.2 di atas bisa ditarik kesimpulan bahwa pada saat tertentu data dan informasi berbeda.Tetapi pada saat yang lain sesuatu yang telah menjadi informasi mungkin menjadi data pada pengolahan selanjutnya, atau sesuatu yang menjadi informasi bagi si A, bagi si B mungkin merupakan data yang harus diolah lebih lanjut guna menghasilkan informasi. Jadi untuk pembahasan selanjutnya buku ini akan menggunakan istilah data dan informasi secara bergantian, hanya saja istilah data akan lebih banyak digunakan pada saat pembahasan mengenai komunikasi data, sistem manajemen data, data modeling sedangkan istilah informasi akan lebih banyak digunakan saat pembahasan sekitar manajemen sebagai pemakai informasi.

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 43

3.4 Dari Peristiwa Menjadi Informasi Pada pembahasan sebelumnya telah dijelaskan bahwa data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input untuk menghasilkan informasi. Bagaimana timbulnya suatu fakta dan bagaimana fakta tersebut bisa berubah menjadi data dan selanjutnya diolah menjadi informasi dapat dijelaskan dengan gambar di bawah ini. Gambar 3.3 Perubahan suatu peristiwa menjadi informasi Peran Manusia +Alat

Peran Manusia

Informasi 1 Peristiwa Peristiwa Persepsi n

(B)

Peristiwa Persepsi 1

Informasi Informasi n

Resiko mis Persepsi salah keputusan dan tindakan

Proses

(A)

Fakta 1

Transaksi 1

Fakta

Transaksi

Fakta 2

Transaksi n

Data Data Data

Siklus pada gambar 3.3 diatas penerapannya bisa bervariasi tergantung kepada persepsi dan bagaimana proses pengolahan dilakukan. Salah persepsi berakibat salah keputusan dan tindakan. Disini paling tidak ada tiga kemungkinan langkah yaitu : Kemungkinan pertama - Informasi hasil pengolahan yang dilakukan oleh seseorang diterima kembali oleh orang yang sama (peristiwa) dan selanjutnya beberapa detik kemudian diolah untuk menghasilkan informasi yang lain, sehingga informasi yang dihasilkan sebelumnya sekarang posisinya berubah menjadi data lihat gambar 3.2. Dalam keadaan ini maka peristiwa yang dimaksudkan di atas adalah peristiwa yang menggambarkan kejadian pada saat penerimaan informasi. Kemungkinan kedua adalah peristiwa tertangkap oleh seseorang kemudian diberikan kepada orang lain. Orang lain yang menerima informasi tersebut berdasarkan persepsinya akan mengalami alur yang sama seperti gambar 3.3 diatas (A). Kemungkinan ketiga adalah proses pengolahan dlakukan dengan menggunakan alat selain otak manusia dan pengolahan yang terjadi mungkin terjadi lebih dari satu kali proses pengolahan. Walaupun demikian, pada akhirnya informasi hasil pengolahan tersebut akan kembali kepada manusia (B).

44

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Manusia merupakan unsur yang sangat dominan dalam menghasilkan informasi yang berkualitas

Dilihat dari sudut kualitas informasi seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, maka penjelasan diatas menunjukan bahwa peranan manusia tetap paling dominan dalam suatu proses pengolahan data menjadi informasi. Dikatakan dominan karena hanya bagian kecil peran yang dapat dilakukan oleh alat untuk menghasilkan informasi yang berkualitas. Misalnya suatu alat tidak dapat mengatakan bahwa informasi ini lengkap atau tidak. Alat juga tidak bisa mengatakan bahwa informasi ini relevan atau tidak. Alat bisa membantu mempercepat dan meningkatkan akurasi suatu informasi dengan catatan kalau manusia memasukan data dengan benar dan cepat. Apakah data yang dimasukan itu benar atau tidak, alat tidak memberikan penilaian. Jadi dalam upaya menghasilkan informasi yang berkualitas jangan terpaku dan tergantung kepada alat. sehebat apapun alat yang digunakan bila tidak melihat unsur manusianya maka informasi yang berkualitas sulit untuk diperoleh. Untuk lebih memahami hal ini, berdasarkan kepada siklus diatas maka pada bagian selanjutnya akan dibahas bagaimana terjadinya proses pemaknaan terhadap peristiwa yang menjadi dasar terjadinya suatu fakta.

3.4.1. Fakta dan persepsi Bagaimana makna atau arti muncul terhadap suatu data, banyak faktor-faktor yang mempengaruhinya, akan tetapi faktor utama yang mempengaruhi setiap data yang diterima adalah persepsi seseorang terhadap data tersebut. Matlin (1994,26) mengatakan persepsi sebagai sebuah proses yang menggunakan pengetahuan sebelumnya untuk mengumpulkan rangsangan (stimuli) dan memberikan makna/fakta terhadap rangsangan tersebut. Dua hal penting yang mempengaruhi persepsi adalah pengenalan pola (Pattern recognition) dan perhatian (Attention). Gambar 3.4 Persepsi dipengaruhi oleh perhatian dan pengenalan pola

Perhatian

Persepsi

Pengenalan Pola

Sedangkan Robbins melihat persepsi ini dari beberapa sudut seperti pemersepsi (subjek) ,target atau objek yang dipersepsikan serta situasi kondisi dimana persepsi tersebut dilakukan. Faktor faktor yang mempengaruhi subjek meliputi pengenalan pola (pengetahuan sebelumnya) serta perhatian. Perhatian sendiri dipengaruhi oleh sikap, motivasi, minat atau keinginan dan harapan. Sedangkan objek yang dipersepsikan dipengaruhi oleh gerakan, bunyi, latar belakang, kedekatan baru tidaknya objek bagi subjek. Sedangkan situasi dipengaruhi oleh waktu,keadaan dan keadaan sosial.

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 45

3.4.2. Pengenalan Pola Pengenalan pola merupakan aktivitas pengidentifikasian susunan Pengenalan Pola melikomplek dari berbagai rangsangan yang diterima oleh indra se- puti aktivitas pengidentifikasian susunan yang perti hurup alphabet, raut muka, dan suasana yang kompleks. Gambar 3.5 Beberapa pola hurup A yang merangsang indra

A A A

A

A A

A

A

A

Pengenalan seseorang terhadap hurup A diatas tergantung kepada frekuensi orang tersebut melihatnya. Ketika seseorang (katakanlah anak kelas satu SD) pertama kali melihat hurup A, maka hurup A yang pertama kali dilihatnya akan disimpan dalam ingatannya. Hurup A yang tersimpan dalam ingatannya tersebut masih belum sempurna sehingga kalau anak itu menemukannya lagi dia masih belum bisa mengingat hurup apa itu. Kalau kita kenalkan lagi hurup A tersebut, maka anak tersebut akan memasukannya kembali hurup A tersebut kedalam ingatannya maka hurup A yang ada diingatannya akan semakin jelas. Sehingga bisa dikatakan makin sering seseorang melihat salah satu hurup diatas maka orang tersebut akan makin mengenal hurup tersebut, dan apa bila ini berlangsung dalam waktu yang lama maka pengenalan terhadap hurup tersebut akan semakin baik. Karena itu informasi sebaiknya disajikan dengan menggunakan hurup yang tidak sulit untuk dikenali secara mendetail. Dari contoh diatas hurup yang kesatu dan kedua dari kanan akan lebih sulit dikenali secara detail dibandingkan dengan hurup yang pertama dari kiri. Salah satu contoh lagi dalam pengenalan pola ini adalah pengenalan pola raut muka yang bisa memberikan makna yang berbeda seperti digambarkan pada gambar 3.5 dibawah ini Gambar 3.6 Beberapa pola raut muka yang berbeda beda

komplek dari berbagai macam rangsangan yang diterima oleh indra

46

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Contoh lainnya dalam pengenalan pola adalah pengenalan terhadap suasana (situasi) yang komplek. Contoh ini menggambarkan bagaimana seseorang bisa mengenali berbagai macam rangsangan yang datang pada saat yang bersamaan terhadap indra yang berbeda. Misalnya seseorang yang sedang menerima rangsangan dari tulisan-tulisan yang ada dibuku (membaca) pada saat yang sama indra yang lainnya menerima pula rangsangan dari suara tertentu yang mungkin kurang dikenalnya dan udara yang panas atau dingin merangsang pula tubuhnya disamping tercium baunya ruangan yang telah lama tidak dibersihkan. Suasana yang komplek biasanya lebih cenderung digambarkan sebagai suasana yang tidak begitu dikenal oleh indra sehingga dirasakan sangat komplek. Tingkat kekomplekan akan menurun pada saat suasana tersebut sudah dikenal dengan baik. Gambar 3.7 Pengenalan pola Pola yang dikenal

? =

Dunia nyata

Pengenalan terhadap suatu rangsangan tidak dapat berlangPengenalan terhadap sung secara spontan. Pengenalan ini melalui suatu proses latirangsangan tidak dapat berlangsung secara han. Apabila latihan pengenalan terhadap suatu rangsangan terspontan tentu sering dilakukan maka kualitas pengenalan terhadap rangsangan tersebut makin lama akan makin baik atau jelas. Berikut gambaran yang memberikan analogi bagaimana proses peningkatan kualitas pengenalan terhadap objek berlangsung: Gambar 3.8 Proses peningkatan kualitas pengenalan

Rangkaian gambar diatas menunjukkan bahwa pada dasarnya tidak mungkin bagi seseorang secara langsung dapat mengenali

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 47

objek dengan jelas. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas seperti pada gambar paling kanan seseorang harus secara terus menerus berusaha mengenali objek tersebut tersebut. Semakin dekat objek dengan subjek maka akan semakin cepat pengenalan terjadi. Pengenalan terhadap objek diatas juga dipengaruhi oleh latar belang objek. Semaik jelas semakin mudah dikenali. Walaupun seseorang telah berusaha mengenali suatu objek atau pola sehingga orang tersebut mendapatkan gambaran yang jelas tentang objek tersebut, pengenalan terhadap suatu objek bisa terjadi dilakukan pada sudut pandang yang berbeda, dan tidak ada bagian/organ dalam otak manusia yang mengatakan bahwa kita telah melihat dari sudut pandang tertentu yang mungkin salah seperti ditunjukkan pada gambar 3.9 dibawah ini. Hanya dengan upaya pengenalan secara menyeluruh dan berulang-ulang baik melalui latihan atau apapun namanya seseorang bisa mengenali dirinya sendiri bahwa dia melihat dari sudut pandang yang mana, dan juga bisa mengenali apakah yang dilihatnya salah atau benar. Dari sisi ini bisa dikatakan bahwa benar atau salahnya suatu hal ditentukan oleh pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang Kalau pengenalan terhadap sesuatu diberikan kepada seseorang yang tidak memiliki pengetahuan yang mendalam terhadap sesuatu tersebut maka benar atau salahnya suatu objek akan sangat bias, sehingga apabila dikaitkan dengan keputusan yang diambil, maka keputusan tersebut akan sangat bias dan pada akhirnya akan terjadi kesalahan pengambilan keputusan. Gambar 3.9 Pemahaman yang berbeda terhadap suatu objek yang sama karena sudut pandang yang berbeda

48

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar diatas menunjukan bahwa kita melihat suatu objek yang telah kita ketahui dari sudut yang berbeda. Dalam kehidupan kita, kita sering pula melihat sesuatu dari sudut yang berbeda untuk suatu objek yang belum diketahui. Seperti ilustrasi yang ditunjukan pada gambar 3.10 dibawah ini, bagi mereka yang melihat dari sudut yang benar maka kebenaran itu akan dengan cepat muncul. Akan tetapi seringkali kita tidak menyadari apakah kita melihat dari sudut pandang yang benar atau salah? Coba kita lihat perubahan persepsi dengan melihat gambar dibawah ini satu per satu dimana masing-masing gambar menunjukan sudut pandang yang berbeda. Apakah persepsi yang kita dapatkan dari gambar kiri atas?. Selanjutnya coba lihat gambar kanan atas, apakah persepsi kita berubah? Langkah selanjutnya coba lihat gambar kiri bawah, apakah terjadi perubahan persepsi kembali? Akhirnya coba kita lihat gambar kanan bawah, persepsi apa yang anda dapatkan?. Gambar apa yang anda dapatkan. Apakah anda menemukan gambar anjing?. Ilustrasi yang diberikan ini mencoba memberi gambaran kepada kita bahwa mendapatkan persepsi yang benar tentang suatu objek itu cukup sulit karena suatu pola dari objek akan dikenali kalau kita telah memiliki pengetahuan sebelumnya. Gambar 3.10 perubahan persepsi karena latar belakang objek berubah

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 49

3.4.3. Perhatian (Attention) Perhatian sering disebut juga sebagai konsentrasi dimana seseorang berusaha menghilangkan rangsangan lain. Istilah yang umum dipakai untuk mendefinisikan perhatian adalah konsentrasi aktivitas mental. Perhatian dapat dibagi kedalam dua kelompok, yaitu perhatian yang terpecah atau terbagi (Divided attention) dan kelompok perhatian terpilih atau konsentrasi (Selective Attention). Perhatian yang terpecah adalah perhatian yang dilakukan oleh seseorang terhadap beberapa objek yang berbeda pada saat yang sama. Karena pada saat yang sama harus memperhatikan beberapa objek yang berbeda maka pemahaman seseorang atas objek –objek tersebut tidak akan sempurna. Perhatian terpilih adalah perhatian yang dilakukan oleh seseorang yang hanya difokuskan terhadap satu objek saja. Karena pada satu saat hanya memperhatikan satu objek saja maka pemahaman seseorang atas objek yang diperhatikannya akan jauh lebih sempurna. Beberapa faktor yang dianggap dapat mempengaruhi perhatian seseorang seperti motivasi, minat atau keinginan dan harapan. Dari uraian diatas jelaslah bahwa pengenalan pola dan perhatian akan sangat mempengaruhi persepsi seseorang terhadap rangsangan yang diterimanya disamping situasi dimana persepsi itu dilakukan. Walaupun demikian, seringkali rangsangan yang muncul memberikan persepsi ganda atau lebih dan kembali lagi tidak ada jawaban persepsi mana yang benar dibandingkan dengan yang lainnya. Seperti dicontohkan pada gambar 3.11 dibawah ini, apakah itu gambar nenek sihir atau seorang gadis? Disini jawabannya bisa gambar seorang nenek sihir atau seorang gadis, tidak adanya jawaban yang benar ataupun salah terhadap dua persepsi tersebut. Gambar 3.11 Persepsi ganda

Gambar 3.12 Multi persepsi

Sedangkan dengan melihat gambar 3.12 diatas seseorang bisa memberikan banyak persepsi, ada yang mengatakan dua buah segitiga yang ditumpuk atau gambar bintang yang dikelilingi

Perhatian adalah upaya seseorang untuk menghilangkan rangsangan lain Dua macam perhatian - Perhatian yang terpecah - Perhatian yang terpilih (konsentrasi)

50

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Fakta yang muncul tergantung kepada persepsi yang dimiliki terhadap suatu peristiwa Transaksi adalah fakta yang ada kaitannya dengan kepentingan seseorang/perusahaan

oleh 70% lingkaran, dan mungkin persepsi lainnya yang kira kira sesuai dengan pikirannnya . Dari uraian diatas kiranya jelas bahwa fakta yang muncul tergantung kepada persepsi yang kita miliki terhadap suatu peristiwa. Seandainya fakta tersebut sudah kita terima maka selanjutnya kita akan menyeleksi fakta tersebut apakah ada kaitannya dengan kepentingan kita atau perusahaan? Kalau ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan maka fakta tersebut akan menjadi transaksi. Transaksi yang terjadi kemudian dimasukan kedalam suatu formulir (Dokumen yang belum diisi data) sehingga transaksi yang terjadi akan termuat dalam suatu dokumen dan inilah yang akan menjadi data untuk diolah lebih lanjut menghasilkan informasi. Informasi yang dihasilkan mungkin dibaca lagi oleh seseorang atau diolah lebih lanjut selama beberapa kali pengolahan dan akhirnya tetap akan kembali kepada seseorang dan kembali dianggap sebagai suatu peristiwa, dan peristiwa tersebut akan dipersepsikan sehingga didapatkan suatu fakta dan akhirnya diolah kembali menjadi informasi, demikian hal ini terjadi secara terus menerus.

3.5 Proses Pengambilan Keputusan Proses pengambilan keputusan secara terus menerus diteliti oleh berbagai disiplin ilmu, khususnya disiplin psikologi dan kecerdasan buatan. Ahli psikologi tertarik dalam mempelajari bagaimana manusia membuat keputusan. Bagi mereka proses pengambilan keputusan merupakan bagian dari kegiatan otak manusia dan kognitif. Ilmuwan lain yang mempelajari kecerdasan buatan lebih tertarik untuk meniru perilaku manusia melalui pemrograman komputer. Mereka mencoba membuat mesin yang akan menirukan reaksi manusia terhadap berbagai rangsangan, seperti bermain catur. Bagi kedua ilmuwan pembuatan model pengambilan keputusan oleh manusia sangatlah penting.

3.5.1. Model Simon Tiga tahap proses pengambilan keputusan manusia. - Kecerdasan - Perancangan - Pemilihan

Simon dianggap sebagai pioner dalam mengembangkan model pengambilan keputusan manusia yang dilakukannya pada tahun 1960-an bersama-sama dengan A. Newell. Keduanya pada tahun 1972 mengembangkan model dasar pengambilan keputusan manusia yang terdiri dari tiga tahap, yaitu:   

Kecerdasan (Intelligence) Perancangan (Design) Pemilihan (Choice)

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 51

Kecerdasan - Sebelum keputusan dibuat, pembuat keputusan harus menyadari perlunya membuat keputusan. Umumnya orang mengatakan bahwa ada dua alasan yang menjadi pemicu pengambilan keputusan, yaitu: karena munculnya masalah dan menemukan peluang. Munculnya masalah maksudnya munculnya sesuatu penyimpangan dari apa yang telah ditentukan. Misalnya manager perusahaan industri menemukan adanya penurunan dalam penjualan. Menemukan peluang maksudnya menemukan beberapa peluang yang dapat meningkatkan tingkat kesejahteraannya. Sebagai contoh manajer perusahaan industri percaya bahwa perubahan dalam perilaku konsumen atau kemiskinan mendorong diperkenalkannya produk baru.

Kecerdasan adalah kemampuan untuk menyadari atau menemukan sesuatu, misalnya masalah

Perancangan - Selama tahap perancangan pengambil keputusan bersama dengan staff yang membantu membuat outline beberapa alternatif pemecahan masalah yang isinya terdiri dari beberapa tindakan yang harus dilaksanakan. Alternatif pemecahan ini biasanya menggunakan teknik perancangan secara quantitatif yang umum digunakan dalam ilmu manajemen dan analisis sistem. Setiap alternatif pemecahan masalah diuji berdasarkan kriteria berikut: Apakah secara teknik dan teknologi mungkin dilakukan?, apakah bertentangan dengan undang-undang atau kebiasaan umum?, apakah ini tidak ada masalah dilihat dari sudut anggaran dan waktu?, apakah yang akan dihasilkan? Apakah unit-unit organisasi terpengaruh dengan alternatif yang akan dimiliki atau dijalankan tersebut?

Perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan masalah

Gambar 3.13 Proses pengambilan keputusan manusia Intelligence (Kecerdasan)

Design (Perancangan)

Choice (Pemilihan)

Tidak cukup data

Solusi yang kurang memuaskan

Alaternatif-alternatif solusi yang diberikan kemudian dievaluasi agar memberikan kesempatan kepada pengambil keputusan menilai baik buruknya masing-masing alternatif ter-

52

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

sebut. Sebagai contoh kasus adalah ketika terjadi penurunan penjualan. Salah satu pemecahan masalah yang mungkin adalah membuat merk baru atau mengintensifkan pemasaran melalui iklan dan menyewa salesman yang handal. Bila data yang ada dirasakan tidak mencukupi untuk mengambil keputusan, pengambil keputusan akan kembali ke tahap awal (kecerdasan) sebelum melanjutkan ke tahap selanjutnya, karena itu proses pengambilan keputusan sifatnya berulang-ulang (iteratif) bukan berurutan (Sequential). Pemilihan adalah kemampuan untuk memilih dan berbagai alternatif pengambilan keputusan yang dapat diambil

Pemilihan - Pada tahap pemilihan pengambil keputusan dihadapkan pada berbagai alternatif dimana salah satu alternatif tersebut harus dipilih dan menjadi keputusan formal dengan konsekuensi dilakukannya suatu tindakan. Pemilihan ini kelihatannya mudah tapi sebenarnya sulit karena beberapa hal:



 



Banyak pilihan (Multi preference) - Dalam kebanyakan kasus, output yang dihasilkan tidak diukur dengan satu variable (satu dimensi). Tapi melalui beberapa variable dan tidak semuanya dapat diperbandingkan seperti membandingkan apakah lebih baik sejahtera tapi sakit-sakitan atau miskin tapi cantik. Ketidakpastian (Uncertainty) - Dalam beberapa hal apa yang dihasilkan itu tidak pasti dan kita harus menentukan kemungkinannya dengan berbagai hasil yang berbeda. Konflik kepentingan (Conflicting Interest) - seperti dijelaskan pada bab sebelumnya organisasi terdiri dari berbagai kelompok dan individu, diantara mereka memiliki keahlian, tingkatan pilihan,ambisi dan pertimbangan yang berbeda. Ini sepertinya bahwa setiap keputusan hanya berhubungan dengan bagian dari keputusan. Sebagai contoh keputusan untuk memperkenalkan produk baru mungkin akan menyulitkan beberapa salesman paling tidak untuk jangka waktu yang pendek sampai dengan produk baru tersebut dapat diterima oleh konsumen. Akan tetapi keputusan seperti itu akan meningkatkan moral dan produktivitas dari bagian produksi dan menguntungkan perusahaan dalam jangka panjang. Pengambil keputusan harus mempertimbangkan akibat-akibat dari keputusan sebelum keputusan diambil. Pengendalian (Control) - Faktor utama dalam memilih diantara berbagai alternatif adalah kemampuan untuk menjaga setiap keputusan yang dipilih. Pengambil keputusan harus menilai hal-hal berikut ini: Apakah informasi cukup untuk menindaklanjuti dan mengawasi rencana baru? Apakah cadangan cukup untuk menanggulangi kegagalan. Apakah keputusan dapat diulangi.

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 53



Tim Pembuat keputusan - Dalam suatu organisasi lebih banyak keputusan yang dibuat oleh suatu tim daripada oleh individu. Secara alamiah memilih keputusan yang dapat memuaskan semua pihak adalah sulit.

Model simon selain dapat digunakan untuk menggambarkan keputusan jangka pendek dan cepat, seperti memilih perjalanan saat bekerja, juga dapat digunakan dalam menyusun strategi keputusan jangka panjang seperti pengembangan produk baru. Yang menjadi perbedaan disini hanyalah kedalaman dan lamanya setiap tahapan.

3.5.2. Informasi dan Pengambilan Keputusan Informasi pada tahap kecerdasan - Tahap kecerdasan berfungsi mendapatkan pengetahuan tentang apa yang terjadi didalam dan diluar perusahaan. Pengetahuan dapat mendeteksi apakah ada masalah atau kesempatan. Informasi pada tahap ini harus teranalisa, terintegrasi, dan terformat dengan baik. Sebagai contoh adalah laporan penjualan per periode yang disusun perdaerah. Informasi pada tahap perancangan - Pada tahap ini diasumsikan bahwa semua data yang relevan dan dapat diakses tersedia untuk dianalisis, informasi yang diperlukan pada tahap ini misalnya model statistik seperti regresi dan analisa varian, model reset operasi seperti program linier Informasi pada tahap pemilihan - Ada tiga tipe informasi yang harus disajikan yaitu :  Berbagai pemecahan yang disarankan  Berbagai skenario dan hasil yang akan diperoleh sebagai akibat dari tindakan yang dilakukan  Informasi timbal balik untuk memonitor implementasi dari keputusan yang diambil Gambar 3.14 Informasi dan tahap proses pengambilan keputusan Tahap Proses Pengambilan Keputusan

Informasi Yang Diperlukan

Intelligence (Kecerdasan)

  

Laporan status Laporan trend Hasil Pencarian saat itu

Design (Perancangan)



Model dan alat analisa

Choice (Pemilihan)

  

Alternatif pe-mecahan Berbagai Ske-nario Feedback

54

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

3.5.3. Informasi dan Tingkatan Manajemen Informasi yang diterima Informasi yang diterima oleh seorang manager suatu perusahaan oleh manajer harus rele- harus relevan dengan apa yang harus dilakukannya. Jadi relevan van dengan apa yang sangat subjektif dan relatif, artinya informasi dikatakan relevan harus dilakukannya

kalau informasi yang diterima sesuai dengan yang dibutuhkan sedangkan kita tahu bahwa kebutuhan informasi didalam suatu perusahaan sangat beragam. Agar supaya informasi itu relavan kita terlebih dahulu harus tahu bentuk informasi bagaimana yang harus kita sampaikan kepada pemakai informa-si, dalam hal ini misalnya manajemen perusahaan tadi, dan dari mana informasi tersebut berasal. Gambar 3.15 berikut ini memberikan gambaran bentuk dan sumber informasi yang diperlukan oleh manajemen diberbagai tingkatan. Setelah tahu bentuk dan sumber informasi, hal lainnya yang perlu diketahui agar tingkat relevansi dari informasi yang dihasilkan tinggi kita harus tahu untuk siapa dan apa yang menjadi tugas penerima informasi, apa permasalahan yang dihadapinya, informasi bagaimana yang akan diperlukan sehingga bisa membantu memecahkan masalah yang dihadapinya. Untuk mendapatkan pemahaman ini kita harus mengetahui struktur organisasi suatu perusahaan dan uraian tugasnya. Dari sini kita bisa menyajikan informasi yang sesuai atau relevan dengan tingkatan manajemen dan wewenang serta tanggung jawabnya. Gambar 3.15 Informasi dan jenjang manajemen Sumber informasi Tingkat Perencanaan strategis

Lingkungan

Tingkat pengendalian manajemen Intern

Tingkat pengendalian operasional Bentuk informasi Tingkat perencanaan strategis

Ringkas

Tingkat pengendalian manajemen Tingkat pengendalian operasional

Rinci

Relevansi saja tidak cukup untuk meningkatkan kualitas informasi sehingga nilai informasi tinggi. Hal lainnnya yang harus diperhatikan adalah masalah kelengkapan informasi. Informasi yang disajikan harus lengkap, dan yang tahu informasi itu lengkap atau tidak adalah pemakai informasi. Disini kita harus menanyakan kepada pemakai informasi sejauh mana kriteria lengkap me-

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 55

nurut mereka. Karena mungkin saja menurut kita lengkap menurut mereka belum atau sebaliknya. Bila dua hal tadi sudah dipenuhi maka kualitas informasi meningkat dan nilainyapun juga meningkat. Untuk lebih mempertinggi kualitas maka kita coba perhatikan masalah ketepatan waktu. Ketepatan waktu maksudnya adalah informasi harus tersedia pada saat informasi tersebut di perlukan. Untuk mendapatkan hal ini tidaklah mudah, kita harus merancang sistem komputer atau sistem jaringan yang baik yang ditunjang dengan sistem manajemen database yang handal. Yang terakhir yang harus kita perhatikan agar kualitas serta nilai informasi tinggi adalah masalah keakurasian dari informasi yang disajikan. Kita mengatakan informasi ini akurat bila setelah diuji oleh dua orang atau lebih informasi tersebut menunjukan hasil yang sama. Faktor utama penyebab rendahnya tingkat keakurasian adalah faktor manusia, oleh karena itu untuk meningkatkan keakurasian dan kecepatan pengolahan data, pengolahan data dilakukan dengan menggunakan komputer. Jadi disini jelaslah kiranya nilai suatu informasi tergantung kepada kualitas dari informasi yang disajikan.

3.6 Definisi Sistem Informasi Bab ke dua dalam buku ini mendefinisikan sistem sebagai kumpulan/group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan. Sedangkan informasi didefinisikan sebagai hasil pengolahan data yang berarti dan bermanfaat. Jadi dari kedua definisi ini kita dapat menarik satu definisi baru dari sistem informasi sebagai kumpulan dari subsistem apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna. Definisi diatas terbuka untuk dikembangkan atau disusun dalam kalimat atau format yang lain akan tetapi inti dasarnya akan sama. Seperti definisi yang dikemukakan oleh Laudon dalam bukunya ‘Management Information Systems: New approaches to Organization & Technology’ mengatakan bahwa sistem informasi merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengendalian. Definisi ini pada dasarnya sama dengan definisi diatas akan tetapi Laudon seperti penulis barat lainnya mengutip secara persis definisi yang pernah dibuat oleh penulis lain merupakan tindakan yang tidak populer. Penulis barat biasanya membuat definisi dalam format yang lain ditambah dengan sumber dari beberapa literatur tetapi dengan tujuan yang sama. Membuat format yang

Sistem informasi adalah kumpulan dari subsub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna Sistem informasi menurut Laudon merupakan komponen-komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas didalam perusahaan

56

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

lain biasanya dilakukan dengan memperluas bagian tertentu dari suatu definisi yang mungkin pernah mereka baca sebelumnya. Sistem informasi menuSeperti halnya definisi sistem informasi yang dikemukakan rut McKeown merupaoleh McKeown dalam bukunya ‘Management Information Syskan gabungan dari kom- tems: Managing with Computers’ menyatakan bahwa sistem inforputer dan user yang memasi merupakan gabungan dari komputer dan user yang mengengelola perubahan data lola perubahan data menjadi informasi serta menyimpan data dan menjadi informasi serta menyimpan data dan in- informasi tersebut. Sedangkan Whitten dan kawan-kawan menyatakan bahwa sistem informasi merupakan susunan dari orangformasi tersebut orang, kegiatan, data, jaringan (Network), dan teknologi yang diintegrasikan sedemikian rupa dengan tujuan untuk mendukung dan memperbaiki operasi sehari-hari perusahaan serta untuk memenuhi kebutuhan informasi baik untuk pengambilan keputusan mau pun pemecahan masalah para manajer. Dari keempat contoh definisi diatas kelihatannya kurang tepat kalau kita mengatakan belum ada definisi yang pasti tentang sistem informasi. Definisi yang sama persis sulit diperoleh dalam literatur barat, penulis barat umumnya terbiasa menulis sesuatu dengan tujuan yang sama tapi cara yang berbeda kecuali menjiplak. Kondisi ini juga menggambarkan salah satu pendekatan sistem berupa pencapaian tujuan yang sama dengan cara yang berbeda.

3.7 Alat Pengolah Dalam Sistem Informasi Sistem informasi yang pertama ada didunia adalah sistem informasi ciptaan tuhan Sistem informasi yang berpusat diotak manusia dikenal sebagai kognisi

Bekerja itu pada dasarnya adalah melakukan sesuatu berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiliki tentang informasi tersebut

Sistem informasi yang pertama muncul didunia adalah sistem informasi ciptaan tuhan (sering kita menyebutnya alamiah). Sistem Informasi ini (hampir pasti) terjadi disemua makhluk ciptaan tuhan seperti burung mengeluarkan suara tertentu sebagai tanda memanggil lawan jenisnya, hewan lainnya mungkin mengeluarkan bau tertentu. Pada kehidupan manusia pun sebelumnya sudah ada sistem informasi yang berpusat diotak manusia yang dikenal sebagai 'kognisi' (Cognitive). Materi ini dibahas lebih mendetail di dibidang psikologi dan kecerdasan buatan (Artificial intelegence). Karena itu didalam menyusun urutan daftar alat pengolah suatu sistem informasi, susunannya diawali dengan otak sebagai alat pengolah pertama yang digunakan oleh manusia, seperti yang terlihat pada gambar berikut ini : Gambar 3.16 Alat-alat pengolah dalam sistem informasi Data

Proses Alat pemroses/pengolah data:  Otak (utama)  Manual (bantuan)  Mekanik (bantuan)  Elektrik (bantuan)  Elektronik (bantuan)

Informasi

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 57

3.7.1. Otak Manusia dalam otaknya memiliki dua macam memori, yaitu memori jangka panjang dan jangka pendek. Maltin mengatakan memori jangka pendek adalah memori yang kita gunakan saat kita bekerja atau berdiskusi sedangkan memori jangka panjang digunakan sebagai tempat untuk mengingat dalam jangka waktu yang lama. Memori jangka pendek hanya mampu mengingat kurang dari 13 detik sedangkan memori jangka panjang mampu mengingat jauh lebih lama. Rangsangan yang masuk melalui memori jangka pendek akan diteruskan ke memori jangka panjang tergantung kepada persepsi yang muncul. Winograd dan flores dalam bukunya 'Computer and Cognition' menyatakan bahwa bekerja itu pada dasarnya adalah melakukan sesuatu berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiliki tentang informasi tersebut. Jadi dalam setiap aktivitas manusia mengambil keputusan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu tergantung kepada informasi yang mampu diterima oleh otaknya (tidak semua peristiwa mampu diterima oleh manusia) dan persepsi yang muncul tentang informasi tersebut berdasarkan pengetahuan yang dimilikinya. Sebagai contoh komunikasi yang terjadi diantara dua orang atau lebih bisa berjalan karena sistem informasi yang dimiliki oleh orang-orang tersebut berjalan dengan baik. Kalau sistem informasinya tidak berjalan dengan baik karena ada gangguan dari alat pengolahnya maka sistem informasipun tidak akan berjalan sebagaimana mestinya. Kalau sistem informasinya tidak bisa berjalan dengan baik maka aktivitas yang dilakukan oleh orang tersebut juga tidak akan baik, karena itu sesuai dengan apa yang diutarakan oleh Winograd dan Flores bahwa suatu aktivitas pada dasarnya melakukan sesuatu berdasarkan informasi yang diterima (dari suatu peristiwa) dan persepsi yang muncul (kemampuan kognisi) terhadap informasi tersebut. Gambar 3.17 Sistem Informasi dengan otak sebagai pengolah

Gambar 3.17 diatas menunjukan berbagai aktivitas dimana otak manusia sangat berperan dalam mengolah rangsangan yang tertangkap oleh indranya. Mengolah rangsangan/menginterpretasikan /mempersepsikan akan menghasilkan suatu fakta.

Otak manusia memiliki dua macam memori yaitu memori jangka panjang dan memori jangka pendek

58

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Berdasarkan fakta yang muncul dalam pikirannya itulah manusia melaku-kan suatu tindakan. Inilah gambaran bagaimana sistem informasi yang ada dalam setiap diri umat manusia yang secara alamiah sudah ada sejak manusia diciptakan. Sistem informasi berbasis kepada otak manusia (kognisi) ini merupakan sistem informasi yang paling sempurna yang ada didunia ini.

3.7.2. Manual Kebutuhan umat manusia dalam mempertahankan kelangsungan hidupnya didalam suatu lingkungan tertentu menuntut umat manusia untuk mampu mengingat lebih dari kemampuan otaknya. Karena itu sejak jaman dahulu umat manusia berusaha mencari alat bantu yang mampu menambah kemampuannya untuk mengingat. Kemampuan mengingat pada waktu itu lebih banyak diperlukan untuk mengingat masalah jumlah. Upaya yang muncul saat itu adalah membuat lambang-lambang yang mencerminkan jumlah sesuatu yang dimilikinya. Seperti gambar dibawah ini :

Gambar 3.18 Alat untuk mengingat pada jaman primitif

Alat pengolah manual ditandai dengan penggunaan pena dan tinta.

Gambar 3.18 yang sebelah kiri menunjukan bagaimana umat manusia saat itu mencoba mengingat hewan yang mungkin dimilikinya. Sedangkan pada gambar yang disebelah kanan menunjukan bagaimana upaya mereka untuk mengingat jumlah dari apa yang dimilikinya. Perubahan peradaban dan kebutuhan menuntut mereka untuk menciptakan alat-alat baru yang dapat digunakan selain untuk mengolah data juga untuk mengingat, sehingga akhirnya mereka menemukan alat tulis menulis yang sangat modern saat itu seperti Abacus (Shiphoa) dan yang sampai saat ini masih kita pakai, yaitu 'pen dan ink' dengan berbagai variasi produknya seperti ball point, Pulpen dan lain sebagainya. Walaupun saat itu budaya manusia telah menemukan „pen dan ink‟ untuk membantu mengingat sesuatu akan tetapi jangan lupa peran otak manusia tetap sangat dominan untuk memahami

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 59

bagaimana harus menulis, membaca tulisan dan menginterpretasikan apa yang ditulis. Contoh berikut ini menggambarkan suatu alat bantu manusia dalam mengingat dan mengolah apa yang diingatnya yang kita kenal sebagai alat manual. Alat ini memiliki nama yang berbeda bagi orang barat dan orang timur. Dibarat namanya Abacus sedang ditimur namanya Shiphoa. Gambar 3.19 Abacus (Shiphoa), Pen dan Ink sebagai alat bantu mengolah dan mengingat

3.7.3. Mekanik Seperti halnya alat bantu pengolah manual, munculnya alat bantu pengolahan mekanik pun didesak oleh kebutuhan. Kebutuhan yang muncul saat itu diantaranya adalah perlu adanya alat yang bisa menghasilkan suatu tulisan dengan lebih cepat, lebih rapih. Ada dua macam alat mekanik yang membantu otak manusia dalam menghasilkan suatu informasi saat itu yaitu mesin tik dan mesin penjumlah. Hasil dari pengolahan tersebut kemudian disimpan di dalam filling kabinet seperti terlihat gambar dibawah ini. Gambar 3.20 Alat bantu pengolah mekanik dan pengingat

3.7.4. Elektrik Dilihat dari bentuk alatnya peralatan elektrik tidak jauh berbeda dengan peralatan mekanik yang membedakan antara peralatan mekanik dan elektrik adalah masalah tenaga penggeraknya. Peralatan mekanik digerakan oleh manusia sedangkan peralatan elektrik digerakan oleh listrik. Penggunaan listrik disini dimaksudkan agar peralatan tersebut bisa bekerja jauh lebih baik misalnya lebih cepat, lebih seragam dan tidak banyak menimbulkan kebi-

Mekanik memberikan hasil pengolahan yang lebih cepat, lebih rapih dan sama/standar

60

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

singan suara. Pada masa ini mulai berkembang juga peralatan komunikasi sehingga data atau informasi dapat disampaikan dari satu lokasi kelokasi lain melalui sinyal listrik seperti telegraph dan sinyal suara seperti telpon. Beberapa contoh peralatan elektrik adalah seperti gambar 3.21 dibawah ini Gambar 3.21 Alat bantu pengolah data dan komunikasi data secara elektrik

3.7.5. Elektronik Elektronik memberikan Umat manusia tidak pernah puas dalam hidupnya, perkembangan kecepatan dan efisiensi peralatan yang bisa membantu otak manusia mengolah data tepengolahan rus berkembang. Setelah ditemukannya peralatan listrik perkem-

bangan selanjutnya dalam peradaban umat manusia adalah dengan ditemukannya peralatan elektronik. Peralatan ini bekerja jauh lebih cepat dan efisien dibandingkan dengan peralatan elektrik. Pengolahan data yang menggunakan peralatan elektronik dikenal dengan elektronik data prosesing. Gambar 3.22 berikut ini menggambarkan bagaimana perkembangan peralatan tersebut. Gambar 3.22 Perkembangan peralatan elektronik/komputer

Harvard Mark I (1930) Komputer

UNIVAC

Komputer IAS (1945) UNIVAC 4. Komputer pribadi (PC)

Komputer Pribadi (PC)

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 61

Gambar 3.22 Perkembangan peralatan elektronik/komputer (lanjutan)

NoteBook

Palmtop

-

Komputer Pribadi/Desktop/PC Layar datar

Personal Digital Assistance (PDA) & Telpon - Komputer Tablet

3.8 Komponen Sistem Informasi Berbasis Komputer Sistem informasi merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain, dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Sub-sub sistem merupakan pengelompokan dari beberapa komponen yang lebih kecil, bagaimana mereka berkelompok tergantung kepada interprestasi mereka. Karena itu adanya variasi dalam pengelompokan jangan dijadikan masalah, yang penting disini adalah semua sub komponen yang mereka kelompokan kalau dirinci pada dasarnya sama. Karena di dalam suatu sistem informasi kalau salah satu unsur tidak ada maka sistem informasi tersebut mungkin tidak akan terwujud terlepas dari bagaimana pengelompokan tersebut dilakukan. Buku ini akan mengelompokan komponen-komponen sistem informasi sebagai berikut: Perangkat keras (Hardware) Perangkat lunak (Software ) Manusia (Brainware) Prosedur (Procedure) Basis data (Database) Jaringan komunikasi (Comunication network)

Komponen sistem informasi berbasis komputer adalah Hardware, software, brainware, prosedur, database dan jaringan komunikasi

62

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Salah satu pengelompokan lainnya adalah: Data (Data ) Orang-orang (Brainware) Aktivitas (Activities) Jaringan (Network) Teknologi (Technology) Penjelasan lebih mendetail dari komponen-komponen tersebut akan diberikan pada bab selanjutnya. Ada beberapa bagian yang overlaping untuk menunjukkan bahwa komponen yang dibahas saling berhubungan dan saling mempengaruhi sehingga para pembaca membiasakan diri untuk memperhatikan bagian lain yang terkait pada saat salah satu bagian sedang dibahas, jadi pembahasan tidak dilakukan secara parsial.

3.9 Sistem Informasi dan Organisasi

Komponen lainnya berdasarkan konsep organisasi adalah tempat kerja, budaya, kekayaan dan pengaruh.

Seperti telah dijelaskan pada bab 1, sistem informasi merupakan salah satu komponen dalam suatu organisasi. Didalam suatu organisasi sistem informasi merupakan suatu alat yang dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada semua pihak yang berkepentingan. Karena sistem informasi merupakan komponen dari organisasi maka komponen-komponen sistem informasi juga pada dasarnya merupakan komponen dari organisasi. Karena itu kalau pembahasan mengenai komponen-komponen diperluas kedalam suatu organisasi maka Selain komponen yang dijelaskan sebelumnya, ada komponen-komponen lain yang disusun berdasarkan konsep organisasi. Menurut sudut pandang organisasi komponen penting lainnya dalam suatu organisasi dapat berupa tempat bekerja (work place), budaya (culture), kekayaan (asset) dan pengaruh di suatu organisasi. Suatu organisasi agar dapat beroperasi dengan lancar dalam mencapai satu tujuan yang telah ditentukan, komponen-komponen yang dimilikinya harus berinteraksi dengan baik dan harmonis. Informasi merupakan kunci yang memungkinkan organisasi mencapai dan memelihara kesatuan dan harmonisasi tersebut.

3.9.1. Tempat kerja (Workplace) Tempat kerja merupaPembahasan mengenai tempat kerja dapat dilihat melalui sumber kan tempat dimana SDM daya manusia (SDM) yang bekerja ditempat tersebut. Suatu orgamembuat dan memasar- nisasi pada dasarnya terdiri dari orang-orang yang secara bersakan produk dan jasa.

ma sama bekerja pada organisasi tersebut untuk mencapai satu tujuan yang telah ditentukan, yaitu membuat dan memasarkan produk serta jasa. Contoh tempat kerja misalnya rumah sakit sebagai tempat memberikan pelayanan kesehatan, perusahaan in-

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 63

dustri tempat memproduksi barang jadi dari bahan baku dan lainlain. Upaya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut dilakukan di tempat kerja dengan menyusun struktur organisasi, baik berbentuk lini, staff atau gabungan keduanya, dan membagi sumber daya manusia (SDM) yang ada berdasarkan keakhlian dan pekerjaan yang harus dilakukannya. Di tempat dimana mereka bekerja, walaupun sumberdaya tersebut satu dengan yang lainnya terpisah, mereka tetap harus terintegrasi dan terkordinasi dalam pencapaian tujuan perusahaan apapun bentuk organisasinya. Koordinasi hanya bisa dilakukan kalau antara masing masing bagian (termasuk karyawannya) melakukan saling tukar menukar informasi melalui suatu komunikasi diantara mereka.

3.9.2. Sumber Daya Manusia bagian Operasional SDM yang ada di suatu organisasi dapat dikelompokan kedalam dua bagian besar sesuai dengan aktivitas yang ada didalam suatu organisasi yaitu SDM informasi dan SDM operasional. SDM informasi merupakan SDM yang terlibat dalam sistem informasi dan merupakan komponen dari sistem informasi (brainware) sedangkan SDM operasional merupakan komponen organisasi yang secara langsung berhubungan dengan proses produksi dan distribusi produk atau pelayanan. Pada perusahaan industri, SDM ini terlibat dalam mengubah bahan baku menjadi barang jadi. Pekerjaan mereka ada yang menyusun bagian-bagian tertentu menjadi barang jadi, ada juga yang mengoperasikan mesin untuk menghasilkan suatu barang. Mereka dikenal sebagai orang bagian operasi. SDM lainnya yang tidak langsung berhubungan dengan suatu produk tapi masih dianggap bagian operasi misalnya operator forklift, sopir dan lain-lain.

SDM operasional merupakan SDM yang berhubungan langsung dengan proses produksi

3.9.3. Budaya Perusahaan Budaya dalam kaitannya dengan organisasi (Corporate culture) didefinisikan sebagai cara-cara yang dilakukan oleh SDM didalam organisasi tersebut. Budaya merupakan unsur lain yang menjadi perekat hubungan sosial yang memadukan suatu organisasi sehingga bersatu. Budaya merupakan lingkungan (internal) seharihari yang terlihat dan dirasakan oleh mereka yang bekerja didalamnya. Hal ini merupakan hasil proses belajar SDM secara komulatif sebagai pencerminan dari promosi, imbalan, hukuman dan keputusan yang diterapkan oleh suatu organisasi. Budaya juga menggambarkan bagaimana SDM belajar untuk melakukan sesuatu disuatu organisasi. Budaya perusahaan tidak tertulis, Budaya bukan merupakan bagian penting dari uraian tugas juga bukan merupakan prosedur manual, ini merupakan gambaran bagaimana kebiasaan SDM di suatu perusahaan dan apa

Budaya perusahaan merupakan cara-cara yang dilakukan oleh para karyawan dalam suatu organisasi yang dapat menjadi perekat sosial di dalam organisasi tersebut

Budaya menggambarkan bagaimana SDM belajar untuk melakukan sesuatu di suatu organisasi.

64

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

yang sebenarnya terjadi di perusahaan tersebut. Budaya usaha memberi setiap organisasi ciri dan arti. Kekuatannya seringkali mutlak. Tanpa dukungannya segala upaya akan sia-sia. Beberapa budaya menerima perubahan dan mendorong inovasi serta berani mengambil resiko budaya yang lain menolak perubahan dan ketidakpastian. Apa yang harus dilakukan oleh budaya organisasi terhadap sistem informasi. Banyak budaya perusahaan memiliki masalah Budaya lama akan se- mental yang kurang baik. Pada masa lalu banyak orang yang melalu bertahan dalam rasa kecewa karena melakukan sesuatu yang positif. Beberapa menghadapi sistem inperubahan dalam budaya muncul karena munculnya komputer, formasi baru teknologi informasi. Perubahan apapun dalam sistem informasi memaksa SDM untuk melakukan sesuatu yang berbeda dari biasanya. Karena itu upaya apapun yang dilakukan akan mendorong sistem informasi yang lama untuk bertahan. Budaya menyatakan bahwa kita biasa menghasilkan informasi seperti ini karena itu mereka tidak menginginkan adanya sistem informasi baru. Lebih jauh lagi dalam sistem informasi yang baru perlu adanya saling membagi informasi diantara kelompok yang mungkin diantara kelompok ini tidak saling percaya satu sama lain. Karena itu mereka menolak untuk saling memberi informasi, bahkan mungkin beberapa diantara mereka berfikir bahwa sistem informasi ini akan digunakan untuk memutuskan hubungan kerja mereka dengan perusahaan. Perancang sistem inPerancang sistem informasi, saat merancang sistem informaformasi, saat meransi bagi suatu organisasi perusahaan tidak bisa mengubah normacang sistem informasi norma yang telah menjadi budaya dalam suatu organisasi perusabagi manajemen suatu haan tersebut begitu saja. Mereka harus dapat melakukan sesuorganisasi tidak bisa be- atu yang akan membuat sistem informasi lebih dapat diterima segitu saja mengubah norhingga pada saatnya nanti budaya akan menjadi salah satu bama-norma yang telah gian dari sistem informasi manajemen tersebut. Untuk mewujudmenjadi budaya dalam kan hal ini maka pengembangan sistem informasi harus melibatorganisasi tersebut. kan para pemakai informasi yang mana hal ini secara mendalam akan dibahas pada pembahasan mengenai metode-metode pengembangan sistem informasi pada bab selanjutnya.

3.9.4. Kekayaan (Asset) Kekayaan perusahaan ada yang telihat seperti mesin, uang dan peralatan dan ada yang tidak kelihatan seperti informasi, paten dan hak cipta.

Kekayaan perusahaan (Asset) dapat didefinisikan dengan cara yang berbeda. Ada yang menyatakan bahwa kekayaan perusahaan itu meliputi: uang, mesin, peralatan, informasi dan metode. Kekayaan tersebut ada yang terlihat seperti peralatan dan tanah dan ada yang tidak terlihat seperti hak paten dan hak cipta. Kita ambil contoh disini kekayaan dalam bentuk keuangan dan kemampuan beroperasi (Sistem operasi). Dalam banyak hal informasi diperlukan untuk mengawasi atau menjaga kekayaan ini. Misalkan informasi harus dapat menunjukan bagaimana mereka bekerja atau bagaimana agar mereka menjadi SDM yang baik karena efektifitas dan efisiensi operasi merupakan salah satu faktor penentu sukses bagi suatu organisasi.

BAB 3 Konsep dasar informasi dan sistem informasi 65

Lain organisasi lain pula kebutuhan akan informasinya, tetapi secara umum organisasi memerlukan informasi yang universal tentang kekayaannya. Sebagai contoh mereka memerlukan informasi akuntansi seperti invoice, biaya, gaji, tagihan, hutang, dan beberapa laporan keuangan atau hasil pemeriksaan (Audit).

3.9.5. Pengaruh Adanya interaksi yang terjadi secara terus menerus antara lingkungan dengan organisasi, menyebabkan banyaknya informasi yang mengalir dari lingkungan ke dalam organisasi dan sebaliknya dari organisasi ke lingkungannya dimana hal ini akan memberikan pengaruh timbal balik bagi kedua belah pihak. Ketika suatu organisasi dihadapkan kepada masalah-masalah sosial misalnya. Berbagai lapisan sosial yang ada didalam masyarakat menjadi bagian yang sangat penting pengaruhnya baik dalam menentukan suatu program atau menjadi bagian dalam program tersebut. Karena itu, beberapa organisasi sangat memperhatikan kinerja organisasinya dalam menghadapi masalah lingkungan seperti masalah pencemaran air dan udara, sehingga perlindungan terhadap sumberdaya alam, kualitas produk dan, jasa menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan alasan mengapa hal tersebut perlu diperhatikan karena dampak buruk terhadap lingkungan yang pada akhirnya akan berpengaruh buruk juga bagi perjalanan perusahaan. Kebanyakan masyarakat, seperti pemegang saham dan pemberi pinjaman (kreditur) sangat menaruh perhatian terhadap suksesnya perusahaan dalam memperoleh pendapatannya. Status keuangan dan prospek organisasi dimasa yang akan datang akan menjadi perhatian orang-orang yang terkait atau berkepentingan dengan organisasi tersebut, kita ambil contoh misalkan para karyawan yang pengaruhnya terhadap operasi perusahaan dalam keadaan normal tidak begitu besar. Informasi tentang status keuangan tersebut, yang umumnya disajikan dalam bentuk laporan keuangan dan penjelasan atas laporan keuangan, bagi sebagian besar karyawan dapat memberikan ketenangan atau sebaliknya dalam bekerja. Kalau informasi yang terkandung dalam laporan tersebut menunjukan status keuangan perusahaan yang baik, untuk saat ini atau dimasa yang akan datang, para karyawan akan tetap tenang saat bekerja dan tidak akan melakukan sesuatu yang berpengaruh terhadap kelancaran jalannya operasi suatu organisai. Apabila informasi yang dihasilkan menunjukan hal sebaliknya, maka hal tersebut akan menimbulkan keresahan bagi karyawan yang memicu para karyawan untuk mencari pekerjaan baru. Kalau hal ini terjadi maka akan berpengaruh cukup dalam dan akan memperburuk kinerja perusahaan. Jadi tampaklah disini bahwa informasi dapat berpengaruh buruk atau baik terhadap eksistensi perusahaan.

Pengaruh timbal balik yang terjadi antara perusahaan dalam lingkungannya terjadi sebagai akibat adanya interaksi terus menerus

66

BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Rangkuman Informasi sebagai salah satu sumber daya yang tersedia bagi manajer memiliki nilai yang sama dengan sumber daya lainnya. Informasi yang diperlukan oleh para manajer ada sebagai hasil dari pengolahan data untuk menentukan data apa yang harus dimasukan dalam sistem informasi yang pertama kali harus dilakukan adalah bagaimana menentukan informasi yang diperlukan oleh para manajer sesuai dengan kedudukannya. Masalah utama didalam menentukan data apa yang diperlukan untuk menghasilkan suatu informasi adalah masalah persepsi. Masalah persepsi adalah masalah psychology yang melekat pada diri manusia. Persepsi seseorang akan berbeda dengan orang lainnnya, karena itu sangatlah sulit untuk memaksakan seseorang untuk memiliki persepsi yang sama. Informasi sangat diperlukan dalam proses pengambilan keputusan, baik tidaknya hasil dari suatu proses pengambilan keputusan adalah tergantung kepada informasi yang diterimanya. Ada berbagai alat pengolah dalam sistem informasi seperti otak, pen dan ink (manual), elektrik, elektronik. Dalam sistem informasi berbasis elektronik (komputer) harus ditunjang oleh komponen pendukungnya seperti Harware, Software, Brainware, Prosedur, Database dan jaringan komunikasi. Komponen lain selain komponen sistem informasi dalam suatu organisasi yaitu: Tempat kerja, SDM operasional (bukan Brainware, Budaya perusahaan, kekayaan dan pengaruh)

Soal 1. Apakah yang dimaksud dengan data dan informasi ? 2. Mengapa data dan informasi sering dipertukarkan ? 3. Jelaskan tahap-tahap pengambilan keputusan Simon dan informasi yang diperlukan. 4. Sebutkan empat hal yang menentukan kualitas informasi ? 5. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi persepsi.

Tugas/Kasus 1. Apakah benar bila anda menanyakan kepada seseorang “Apakah anda mengerti/paham” ? Apa, mengerti atau paham itu ? jelaskan ! 2. Apakah persepsi seseorang terhadap informasi yang diterimanya bersifat independent ? jelaskan ! 3. Apakah pemahaman seseorang terhadap suatu informasi yang diterimanya dalam bentuk laporan bersifat statis atau dapat berkembang ? jelaskan mengapa ! 4. Informasi dapat menjadi perekat bagi suatu organisasi atau sistem, jelaskan mengapa ? 5. Beberapa pakar diberbagai disiplin ilmu mengatakan tanpa informasi manusia/organisasi mati, mengapa ? jelaskan !

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 67

Pokok Bahasan Manajemen dan sistem informasi manajemen Evolusi sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen dan fungsi bisnis Sistem informasi (manajemen) eksekutif Sistem informasi (manajemen) pemasaran Sistem informasi (manajemen) produksi Sistem informasi (manajemen) keuangan Sistem informasi (manajemen) sumber daya manusia

Pendahuluan Sebelum kita membahas tentang sistem informasi manajemen pada bab ini, pembaca terlebih dahulu harus memiliki konsep dasar tentang sistem, informasi dan sistem informasi yang telah diberikan pada bab-bab sebelumnya serta konsep manajemen yang akan diberikan pada bab ini. Sistem informasi manajemen pada dasarnya merupakan sistem informasi yang komplek. Untuk menjelaskan konsep tersebut secara menyeluruhakan sulit kalau tidak dipecah kedalam sub-sub sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi dan menyajikannya dalam bentuk model-model dari sub sistem tersebut. Model-model ini akan membantu mempermudah dalam memahami konsep sistem informasi manajemen karena dapat dituangkan dalam selembar kertas.Model disajikan dalam bentuk data flow diagram (diagram arus data/DAD) dan tampilan model softwarenya.Untuk lebih menyempurnakan pemahaman tentang penerapan konsep dalam sistem informasi manajemen maka akan dijelaskan pula bagaimana komponen sistem informasi manajemen tersebut berintegrasi satu sama lain membentuk sistem informasi manajemen.

68 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

4.1 Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen 4.1.1. Manajemen Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain.

Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain. Bila perusahaan pada suatu saat memiliki suatu keinginan untuk mencapai satu tujuan tertentu, yang penting diperhatikan disini adalah (sesuai de ngan konsep sistem) tujuan tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu dengan jelas. Apabila definisi tujuan telah ditentukan dengan jelas maka langkah selanjutnya adalah menentukan ciri-ciri dari tujuan tersebut yang akan menjadi tolak ukur keberhasi lan. Apa bila definisi dan tolak ukur dari sistem telah ditentukan maka langkah selanjutnya adalah merencanakan dengan cara apa tujuan sistem tersebut harus dicapai. Seringkali pencapaian tujuan tersebut harus melibatkan banyak orang, dan pada saat itu manajemen akan mengalami kesulitan dalam memantau dan mengkoordinasikan semua aktivitas yang terjadi di perusahaan. Untuk mengkoordinasikan semua aktivitas organisasi manajemen menyusun struktur organisasi, menempatkan orang-orang yang kemampuannya sesuai dengan tugas yang harus dilakukannya. Tidak cukup disitu, manajemen juga harus memberikan pengarahan bagaimana tugas-tugas tersebut harus dilakukan dan mengendalikan hasil pekerjaannya agar tidak beresiko menyimpang dari apa yang seharusnya dilakukan. Semua yang dilakukan ini merupakan fungsi manajemen, dan yang paling utama harus dilakukan diantara fungsi-fungsi tersebut adalah perencanaan dan pengendalian walaupun kita tahu ini tidak berarti fungsi lainnya tidak penting.

4.1.2. Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.

Dalam melaksanakan fungsinya, manajemen sebagai penggerak dan pengendali suatu organisasi sangat tergantung kepada informasi yang diterimanya. Keputusan yang harus diambil saat melaksanakan fungsinya akan sangat beresiko seandainya manajemen tersebut tidak mendapatkan informasi yang mencerminkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. Informasi yang diberikan kepada manajemen tersebut disebut sebagai informasi manajemen sedangkan sistem informasi yang menghasilkan informasi manajemen tersebut disebut sebagai sistem informasi manajemen yang merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 69

Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi kepentingan manajemen tersebut harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen seperti dijelaskan pada definisi diatas dan untuk itu informasi manajemen haruslah berkualitas, artinya menurut Mc. Leod dan seperti telah dijelaskan pada bab sebelumnya informasi tersebut pada intinya harus: Relevan- Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang di- Informasi berkualitas pada intinya harus redibutuhkan Tepat waktu- Informasi harus tersedia pada saat diperlukan Akurat- Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya Lengkap-Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Gambar 4.1 Sistem informasi manajemen sebagai sistem pembuat laporan Manajer organisasi

Software pembuat laporan

Model matematik

Database

Sistem Informasi manajemen Data

Informasi

Gambar 4.2 Model arus data pada berbagai tingkatan dan fungsi utama manajemen Tingkatan Manajemen

Fungsi Utama Manajemen

Manajemen puncak

Perencanaan strategis

Lingkungan

Manajemen menengah

Pengendalian P

Manajemen bawah

P Bag A

P

P

P Operasional

P Bag B

P Bag C

Data

P Bag D

levan, akurat, tepat waktu dan lengkap

70 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

4.2 Evolusi Sistem Informasi Manajemen

Perubahan yang terjadi dari konsep data processing system ke sistem informasi manajemen adalah perubahan kepentingan.

Transisi dari EDP ke SIM dilakukan dengan menambah suatu aplikasi SIM atau sistem pelaporan yang dapat mengolah data hasil EDP (Informasi) menjadi informasi baru Perusahaan yang telah memiliki EDP dimana EDP atau data yang dihasilkannya tidak memungkinkan untuk digunakan sebagai dasar pembuatan SIM maka SIM yang dibangun harus didalamnya mencakup EDP.

Sistem informasi bisnis adalah sistem informasi manajemen yang didalamnya sudah mencakup EDP atau sistem pengolahan transaksi (SPT)

Sistem Informasi manajemen mulai berkembang pada tahun 1960-an sebagai akibat dari makin meningkatnya kecepatan dan kekuatan komputer. Penambahan kekuatan dan kecepatan komputer ini telah mendorong para manajer untuk tidak hanya menggunakan komputer sebagai alat untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi pengolahan adat tapi para manajer berfikir bahwa kecepatan dan akurasi bukan segalanya, yang penting adalah informasi yang dihasilkan harus berkualitas dapat digunakan secara efektif. Informasi berkualitas seperti dijelaskan pada bagian sebelumnya haruslah relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap. Perubahan yang terjadi dari konsep data prosesing sistem (EDP) ke sistem informasi manajemen (SIM) pada dasarnya adalah perubahan dalam kepentingan. Saat konsep EDP digunakan penekanan lebih banyak ke masalah bagaimana mempercepat pengolahan data dan meningkatkan akurasi sedangkan pada konsep sistem informasi manajemen penekanan lebih banyak kepada kualitas informasi. Bagi perusahaan yang telah menerapkan EDP, transisi dari EDP ke SIM secara konsep dilakukan dengan menambahkan suatu aplikasi SIM yang dapat mengolah data hasil dari EDP secara terpadu menjadi informasi (lihat gambar 4.1). Bagi perusahaan yang belum menerapkan EDP hal diatas sulit dilakukan. Bagi kelompok perusahaan ini, pengembangan SIM harus diawali dengan pengembangan EDP atau sistem pengolahan transaksi (SPT) yang memiliki fungsi yaitu mengolah data tentang aktivitas transaksi perusahaan sehari-hari diberbagai fungsi organisasi. Pengembangan SIM yang didalamnya juga mencakup pengembangan SPT dilakukan bila program-program yang digunakan dalam SPT dan data yang dihasilkannya tidak memungkinkan bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan SIM. SPT didalam konsep SIM dioperasikan pada manajemen tingkat bawah. Sebagian pakar menyatakan bahwa sistem informasi yang didalamnya mencakup sistem untuk pengolahan data transaksi (SPT) dan sistem untuk mengolah kembali data hasil pengolahan data transaksi tersebut menjadi informasi yang diperlukan bagi manajemen atau sistem informasi manajemen sebagai sistem informasi bisnis. Penjelasan lebih lanjut tentang SPT ini akan dibahas pada bab sistem informasi akuntansi. Pada periode-periode selanjutnya bersamaan dengan meningkatnya kemampuan komputer dan kebutuhan para manajer maka berkembang pula konsep-konsep lainnya disamping konsep sistem informasi manjemen (SIM) yaitu konsep sistem manajemen database (SMDB/ DBMS), sistem informasi perkantoran atau otomatisasi perkantoran (SIP/OA), sistem pendukung keputusan (SPK/DSS), Sistem pakar (SP/ES), Sistem Informasi executive (SIE/EIS), dan Sistem Informasi Strategi atau Strategic Information System (SIS), seperti ditunjukan pada gambar 4.3 berikut ini.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 71

Gambar 4.3 Perkembangan (evolusi) sistem informasi SMDB/DBMS

1950

EDP/SPT

1960

MIS/SIM

1970

SPK/DSS

OIS/SIP/OA

ES/SP SIS/SIS

1980 EIS/SIE 1990

e-Business

2000

4.3 Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi Organisasi Seperti diuraikan diatas pengembangan suatu sistem informasi manajemen dapat mencakup didalamnya pengembangan sistem pengolahan transaksi bila SPT/EDP yang selama ini digunakan oleh perusahaan atau data yang dihasilkan oleh SPT/EDP tersebut tidak dapat digunakan sebagai dasar untuk membangun SIM. Alasan mengapa pengembangan sistem informasi manajemen berdasarkan SPT yang ada sulit dilakukan diantaranya adalah:  Aplikasi SPT suatu fungsi bisnis (organisasi) sulit di integrasikan satu sama lainnya karena suatu masalah yang tidak dapat dipecahkan misalnya masalah kepentingan manajer di masing-masing fungsi bisnis dan masalah pemilihan standar pemrograman siapa yang dipakai apa bila masing-masing SPT dibuat oleh programer yang berbeda.  SPT memiliki data yang sama dengan SPT lainnya tapi dengan format yang berbeda. Penyamaan format yang menyangkut semua kepentingan berarti menyusun struktur format data yang baru.  Manajer masing-masing fungsi bisnis merasa SPT dibagiannya adalah terbaik sehingga sulit dilakukan kompromi (memberi dan menerima) untuk penyatuan.  Pimpinan suatu organisasi tidak dapat memutuskan SPT mana yang digunakan sebagai acuan dasar dalam membangun Sistem informasi manajemen. Karena itu akibat kesulitan diatas pengembangan sistem informasi manajemen yang banyak dilakukan saat ini adalah pengembangan sistem informasi untuk organisasi secara keseluruhan dimana pengembangan SPT sudah merupakan bagian dari pengembangan tersebut sehingga bagi sebagian praktisi dan pakar sistem informasi, SIM dianggap sebagai sistem informasi yang menghasilkan informasi bagi semua tingkatan manajemen dan diberbagai fungsi organisasi secara keseluruhan. Sistem informasi ini berdasarkan fungsi bisnis atau fungsi organisasi dapat dipecah menjadi beberapa sub sistem informasi ditambah dengan sistem informasi eksekutif yang khusus dirancang untuk para eksekutif.

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi bagi semua tingkatan manajemen organisasi secara keseluruhan

72 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 4.4 Sistem Informasi manajemen suatu organisasi berdasarkan fungsi organisasi Tingkatan Manajemen Sistem Informasi Eksekutif

Puncak

Menengah

Sistem Informasi Pemasaran Mandukung

Manajemen Pemasaran

Sistem Informasi Produksi

Sistem Informasi Keuangan

Manajemen Produksi

Sistem Informasi SDM

Manajemen Keuangan

Manajemen SDM

Bawah Tergantung

Sistem informasi manajemen bukan merupakan sesuatu yang berdiri sendiri, tapi dipengaruhi oleh lingkungannya seperti ditunjukan oleh diagram arus data (DAD) berikut ini dalam bentuk diagram kontek. Gambar 4.5 Data flow diagram sistem informasi manajemen PT. ABC

Data Flow Diagram Diagram Kontek

Sistem Informasi Manajemen

Pemakai

Lingkungan Perusahaan Lain

Lingkungan perusahaan lain baru

Informasi Manajemen

Faktur Beli

Order Jual

Pelanggan

Pemasok

Order Beli

Faktur Jual

0 Laporan Keuangan

Bank

Bukti Transaksi Bank

Sistem Informasi Manajemen PT.ABC

Peraturan Pemerintah

Pemerintah

Laporan Keuangan

Perusahaan Pesaing Bukti Promosi

Laporan Keuangan

Order Promosi

Media Promosi

SDM Potensial

SDM Potensial

Pemegang Saham

Pesaing

Keterangan Entitas Eksternal Nama Entitas

Entitas eksternal di luar sistem dan organisasi atau diluar subsistem di dalam organisasi

Copy Entitas Eksternal Nama Entitas

Copy entitas eksternal di luar sistem dan organisasi atau diluar subsistem di dalam organisasi

Sistem/Sub sistem/ Proses Nama Sistem/ Proses

File/Data

Arus data Nama data

Nama file/data

Nama data

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 73

Gambar 4.6 Diagram arus data (overview diagram)

PT. ABC

Data Flow Diagram Level 0 Diagram Overview

Sistem Informasi Manajemen Lingkungan Perusahaan Lain

Media Promosi

Bukti Promosi

Order Promosi

Data Lingkungan Perusahaan Lain Baru

Pemasok

Faktur Jual

Data SDM Pesaing

Data Produksi Pesaing Baru

Faktur Beli

2

1 Sistem Informasi Pemasaran

Order Jual

Order Beli

Data SDM Baru

SDM Potensial

Pesaing

Informasi Pemasaran

4

Sistem Informasi Produksi

Data Pemasaran dan Pemasaran Pesaing Data Pemasaran dan Pemasaran Pesaing Baru

Data Produksi

D0

Informasi Produksi

Informasi SDM

Pemakai

Sistem Informasi SDM

Data SDM dan Peraturan Pemerintah Baru

Data Produksi Baru

Model Data Sistem Informasi Manajemen

Data SDM dan Peraturan Pemerintah

Pemakai

Pelanggan

Data Keuangan dan Keuangan Pesaing Baru Informasi Manajemen Keuangan 3

Data Pemasaran Pesaing Baru

Pemegang Saham

Data Keuangan Pesaing Baru

Pesaing

Peraturan Pemerintah

Data Keuangan dan Keuangan Pesaing

Data Bank Laporan Keuangan

Sistem Informasi keuangan

Pemerintah

Bank

Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

Gambar 4.7 Diagram arus data (diagram sistem)

PT. ABC

Data Flow Diagram Level 1 Diagram Sistem

Sistem Informasi Manajemen D14 Lingkungan

Order Promosi

D15 Promosi

Media promosi

Order Pemasok Pesaing SDM Beli Potensial Faktur Beli Faktur Pemasaran Pemasaran Produksi Pesaing Beli Faktur D11 Faktur Beli SDM Baru D15 Pesaing Promosi Pesaing baru SDM Beli Baru Pesaing Baru Permintaan. Pemasaran Produksi Order Pembelian Baru Pelanggan Pesaing Baru Pesaing baru Jual Order 4 1 2 Permintaan Permintaan Beli Faktur D1 Order Beli D16 Jual Pembelian Order Pembelian Oder Jual Sistem Beli Sistem Sistem Oder Informasi Baru Akun Informasi Informasi Informasi Baru Pemasaran D7 Order Jual Jual Akun Oder Jual Akun D1 Rencana SDM Pemasaran Produksi Produksi Pelanggan Pemakai SDM SDM D4 Pelanggan Pelanggan SDM D9 SDM Renc. Lingkungan Baru Baru Prod. Pemasok Rencana Pemasaran Informasi Informasi Rencana Baru D6 Produksi Produksi Baru SDm Lain Produksi Absensi Pemakai Lingkungan Absensi Pemasok Baru D3 Pemasok Perusahaan Pemasaran lain D12 Absensi Pesaing Persediaan Baru Informasi Persediaan Baru D2 Persediaan Persediaan Gaji Keuangan Lingkungan Lingkungan Pemasaran Pemasaran Lain Lain Baru

Promosi Baru

Bukti Promosi

D17 Produksi Pesaing

7

20

Faktur Jual Baru

Pesaing Keuangan Pesaing Baru

Faktur Jual

Faktur

D5 Faktur Jual Jual

Akun Akun

D1 Akun

Akun Baru Jurnal

Pemegang Saham

D20 Jurnal Laporan Keuangan

Jurnal baru

3

Gaji

Sistem Informasi keuangan

Kas Kas Baru

D13 Gaji

0

D21 Kas

Gaji Baru

Peraturan Pemerintah

Bank Laporan Keuangan Laporan Keuangan

Bank Pemerintah

74 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Untuk melihat secara garis besar sub sistem apa saja yang ada di dalam sistem informasi manajemen, maka dapat melihat overview diagram seperti pada gambar 4.6. Sedangkan bila ingin diketahui bagaimana sub-sub sistem informasi manajemen tersebut berhubungan dan data apa yang digunakan dapat ditunjukan dengan sistem diagram pada gambar 4.7

4.4 Sistem Informasi Eksekutif (SIE) Sistem informasi eksekutif merupakan subsistem informasi didalam suatu organisasi yang dibuat untuk kepentingan eksekutif Sistem Informasi Eksekutif terdiri dari gabungan sistem yang dapat menangani data eksekutif yang berasal dari luar/dalam dan data yang berasal dari hasil pemikiran eksekutif/ catatan

Subsistem informasi didalam suatu organisasi untuk kepentingan eksekutif disebut sebagai sistem informasi eksekutif. Sistem informasi ini dibangun karena aktivitas para eksekutif tidak terstruktur dengan baik, para eksekutif tidak banyak berurusan dengan intern perusahaan tapi lebih banyak keluar sehingga perlu ada sistem informasi yang bisa menampung data-data tidak terstruktur yang diterimanya, dan mengolahnya menjadi informasi yang harus selalu siap setiap saat bila diperlukan. Jadi Sistem informasi eksekutif pada dasarnya merupakan gabungan dari sistem informasi yang dapat menangani data-data yang diterima oleh eksekutif dari luar, data-data hasil pemikiran eksekutif dan ringkasan dari informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dari berbagai fungsi organisasi seperti sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia dan lain-lain.

4.4.1 Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) Istilah ini digunakan oleh para ilmuwan yang mengalami kesulitan dalam membedakan sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan, karena itu perbedaan antara SIE dan SPE juga kurang jelas. Beberapa penulis mengatakan bahwa SIE hanya memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif sedangkan SPE memberikan kebutuhan informasi, komunikasi dan analisis dengan dukungan artificial intelejen.

4.4.2 Model Sistem Informasi Eksekutif Eksekutif menggunakan Database organisasi perusahaan yang berisi data-data yang berasal dari sistem pengolahan data (SPT) ditambah dengan e-mail yang digunakan oleh para eksekutif untuk mengirim dan menerima surat elektronik, kalender elektronik untuk membuat jadwal dan software untuk mencatat catatan-catatan pribadi. Untuk mendisplay (Browse) data yang belum diformat sesuai dengan kebutuhan eksekutif (dan apabila mampu melakukannya) eksekutif dapat mengcopy data-data yang ada di organisasi perusahaan tersebut ke PC miliknya untuk diproses sesuai dengan kebutuhannya saat itu. Proses biasanya dilakukan dengan menggunakan SQL (Structured Query Language).

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 75

Bagi eksekutif yang tidak memahami bagaimana menggunakan SQL, Eksekutif dapat meminta programer yang ada diperusa haan untuk membuat atau menambahkan program baru yang mudah di operasikan tapi dapat menghasilkan informasi yang relatif rutin diperlukan oleh eksekutif tersebut. Software yang beredar dipasaran dan bisa digunakan untuk SIE misalnya Office 2000 (Microsoft), Lotus Note suite (IBM) dan power office (Borland). Gambar 4.8 Model sistem informasi eksekutif Workstation Eksekutif Permintaan Informasi Database Eksekutif

Personal Computer

Ke workstation eksekutif lain

Database Perusahaan

Informasi Ditayangkan

Ke workstation eksekutif lain

Server Pusat

Berita Mutahir

E-mail Softwrae Aplikasi

Komputer utama Perusahaan

Data dan Informasi Eksternal

4.4.3 Dialog antara Eksekutif dengan Sistem Informasi Eksekutif Eksekutif memasukan perintah kedalam sistem melalui menu. Pemilihan menu dan sub menu dilakukan dengan menggunakan mouse atau dengan menggunakan ‘touch screen’. Jadi manfaat keyboard disini berkurang. Informasi dapat ditayangkan dalam bentuk tabel, grafik, dan dalam bentuk uraian. Beberapa software memberikan fasilitas untuk melihat detail dari laporan yang diberikan seperti contoh pada gambar 4.9 dibawah ini atau dalam bentuk grafik pada gambar 4.10. Informasi dibawah ini bersumber dari internal perusahaan. Sedangkan untuk informasi-informasi yang bersumber dari luar perusahaan, informasi tersebut bisa dapat berbentuk faximile, email dan lain-lain. Gambar 4.11 pada halaman selanjutnya adalah contoh software e-mail dengan merk microsoft outlook yang dapat digunakan oleh executive untuk menerima dan mengirim informasi.

76 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 4.9 Laporan keuangan untuk eksekutif PT.ABC Laporan Kuangan Thn 2000 (Pendapatan sebelum pajak) Nama Radio Tape recorder Televisi AC Total

Total 1.771.000.000 1.000.000.000.000 1.500.000.000.000 1.000.000.000.000 3.501.771.000.000

PT.ABC Laporan Keuangan Thn 2000 Radio (Dalam Jutaan) Keterangan Penjualan bersih Harga pokok Barang Laba Kotor R&D Pemasaran Administrasi Pendapatan bunga Biaya bunga Laba sebelum pajak

Realisasi 12.986 -7.488 5.498 1.694 .505 511 60 -77 1.771

% 100,00 -57,66 42,34 13,04 11,59 3,94 0,46 0,59 13,64

Anggaran 12.741 -7.213 5.528 1.412 1.498 522 62 74 2.084

PT.ABC Laporan Keuangan Thn 2000 R&D (Dalam Jutaan)

Keterangan Project Radio RA100 Project Radio RA200 Project Radio RA300 Project Radio RA400 Project Radio RA500 Project Radio RA600 Total R&D

Realisasi 517 179 115 315 231 337 1.694

%

Anggaran

30,52 10,57 6,79 18,60 13,64 19,89 100,00

303 176 80 288 225 340 1.412

Gambar 4.10 Grafik untuk realisasi R&D 600 500

PT.ABC Realisasi Rencana R&D Thn 2000

Analisis Kinerja R&D Makin meningkatnya permintaan akan radio digital R&D harus lebih giat melakukan riset untuk dapat memenangkan pasar. R&D untuk radio RA200, 300 dan 500 harus lebih dipacu agar pada waktu yang tepat bisa memenuhi kebutuhan konsumen.

400 300 200 100 0 RA100 RA200 RA300 RA400 RA500 RA600

Gambar 4.11 Microsoft outlook pada office Xp

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 77

4.5 Sistem Informasi Pemasaran Fungsi manajemen pemasaran dalam upaya melaksanakan fungsi pemasaran menurut Kotler meliputi analisis, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian program yang dirancang untuk menciptakan, membentuk dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan dengan pembeli. Untuk melaksanakan fungsinya manajer pemasaran memerlukan informasi mengenai internal perusahaan yang barkaitan dengan bidang pemasaran serta lingkungan pemasarannya seperti pesaing,penyalur dan kekuatan lainnya yang selalu tersedia setiap saat. Informasi yang diperlukan oleh manajer pemasaran tersebut dapat diperoleh melalui sistem informasi (manajemen) pemasaran yang pada dasarnya merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data yang berkaitan dengan masalah pemasaran menjadi informasi pemasaran yang diperlukan oleh manajemen pemasaran saat mengambil keputusan dalam rangka melaksanakan fungsinya. Dukungan yang diberikan oleh sistem informasi berbasis Teknologi Informasi seperti ditunjukkan pada gambar 4.12 dibawah ini. Gambar 4.12 Sistem informasi pemasaran menyediakan teknologi informasi untuk mendukung komponen utama dari fungsi pemasaran Sistem Informasi Pemasaran

Interaksi Pemasaran

Otomatisasi Penjualan

Peninjauan & Penelitian Pasar

Promosi dan Periklanan

Pelayanan Pelanggan

Manajemen Penjualan

Manajemen Produksi

Informasi pemasaran dapat berasal dari luar dan dalam organisasi perusahaan. Ada tiga jenis informasi pemasaran :  Intelejen pemasaran, Informasi yang mengalir dari lingkungan ke perusahaan.  Informasi pemasaran intern, informasi yang berasal dari dalam perusahaan sendiri.  Komunikasi pemasaran, Informasi yang mengalir dari perusahaan ke lingkungannya.

Sistem informasi pemasaran merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain secara harmonis dengan tujuan untuk mengolah data yang berkaitan dengan masalah pemasaran menjadi informasi pemasaran yang diperlukan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka melaksanakan fungsinya

78 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Kotler menggambarkan keterkaitan antara sistem informasi pemasaran, lingkungan dan eksekutif pemasaran sebagai pemakai informasi pada gambar 4.13 berikut ini. Gambar 4.13 Sistem informasi pemasaran Lingkungan

Pengumpul

Pengolahan

Menjelaskan

Lingkungan Makro

Eksekutif pemasaran

Sistem Akuntansi Internal

Penyimpanan dan Pengambilan

Menjelaskan

Perencanaan

Sistem Intelejen Pemasaran

Penyebaran

Menyiagakan

Ekonomi Teknologi Hukum Budaya

Arus Data Pemasaran

Lingkungan Mikro

Sistem Riset Pemasaran

Pembeli Saluran Pesaing Pemasok

Sistem ilmu manajemen pemasaran

Penyimpanan dan Pengambilan

Arus Informasi Pemasaran

Memutuskan

Pemasaran

Promotion Sales Development ???? Pelaksanaan

Pengendalian

Arus Komunikasi Pemasaran Sumber : Philip Kotler

Berdasarkan model sistem informasi pemasaran Kotler tersebut diatas, Mc. Leod menggambarkannya dalam bentuk struktur lain dengan penekanan kepada aspek teknologi informasi seperti ditunjukan pada gambar 4.14 berikut ini. Gambar 4.14 Model sistem informasi pemasaran Mc Leod Data Subsistem Informasi Akuntansi Penjualan

Informasi Subsistem informasi Produk

Sumber internal

Subsistem informasi Tempat Subsistem Informasi Riset Pemasaran

Database Subsistem informasi Promosi

Pemakai

Subsistem informasi Harga

Sumber eksternal Subsistem Informasi Intelejen Pemasaran

Subsistem informasi Bauran Terpadu

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih terperinci mengenai sistem informasi manajemen pemasaran diatas maka dapat dilihat diagram arus data level 2 pada gambar 4.15 dibawah ini.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 79

Gambar 4.15 Diagram arus data sistem informasi pemasaran PT. ABC

Riset

D16 Pemasaran Pemasaran

Pelanggan Order Jual

Data Flow Diagram Level 2 Sistem Informasi Pemasaran

Riset Pemasaran Baru

Sistem informasi Manajemen

D7 Order Jual

1.2 Sistem Informasi Riset Pemasaran

Lingkungan Pemasaran Lain

Lingkungan Perusahaan lain

Persediaan

D17 Produksi

Order Jual

D2 Persediaan

Order Jual Baru

Faktur Jual

1.5 Persediaan

Pelanggan Baru

Produksi

1.1 Sub sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Faktur Jual

Persediaan Faktur Jual Baru

D5 Faktur Jual Faktur Jual

Faktur Jual Pelanggan

Akun

D1 Akun

Subsistem Informasi Tempat

Akun

Faktur Jual

Informasi Tempat

Pelanggan

Nama Sistem/ Proses Nama Sistem/ Proses

Sub sistem input pemasaran

Persediaan

1.4 Subsistem Informasi Produk

Subsistem Informasi Bauran Terpadu Informasi Produk

1.7 D14 Lingkungan

Informasi Promosi Subsistem Informasi Promosi

D15 Promosi Promosi Promosi Baru

Informasi Bauran terpadu

1.6 Informasi Subsistem Produk Informasi Harga

Sub sistem output pemasaran

D2 Nama File File Nama data/ Informasi

1.3 Sistem Informasi Intelejen Pemasaran Pemasaran Pesaing Baru

Pemakai

1.8 D4 Pelanggan

Pesaing

Lingkungan Pemasaran Lain

D2 Persediaan Persediaan

Pemasaran Pesaing Baru

data/Informasi

Diagram arus data (DAD) level 2 diatas pada dasarnya merupakan rincian dari DAD level 1 yang ditunjukan pada gambar 4.7. Dengan DAD level 2 dapat dilihat bagaimana hubungan antara subsistem atau proses yang ada didalam sistem informasi pemasaran dengan data-data yang digunakannya. Berdasarkan gambar 4.14 dan 4.15 diatas sistem informasi pemasaran dapat terdiri dari sistem informasi akuntansi penjualan, sistem informasi intelejen pemasaran dan sistem informasi riset pemasaran yang merupakan sistem input pemasaran dan sistem pelaporan (Produk, tempat, promosi, harga) dan integrasi dari semuanya yang disebut bauran terpadu. Sistem informasi akuntansi penjualan - Sistem informasi akuntansi memberikan banyak sekali data yang diperlukan oleh sistem informasi pemasaran. Data-data tersebut sifatnya terperinci dan berkaitan dengan masalah uang, baik yang bersumber dari dalam maupun dari luar perusahaan. Data datadata yang di input melalui sistem informasi akuntansi penjualan akan menjadi dasar dalam membuat laporan periodik,

Persediaan

D2 Persediaan

Persediaan

80 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

khusus dan laporan dalam bentuk model matematik atau grafik tentang penjualan dan umur piutang (informasi manajemen) yang diperlukan oleh manajemen pemasaran. Sistem informasi akuntansi juga memberikan data lain yang diperlukan oleh bagian pemasaran seperti data yang berkaitan dengan produk (persediaan) yang tersedia untuk dijual seperti jenis produk, nama produk, harga jual produk, harga pokok produk, status produk dan lain-lain. Gambar 4.16 Input data pada sistem informasi akuntansi penjualan

Data Persediaan yang siap dijual

Memilih order dan produk untuk dimuat di faktur

Order ini termuat pada faktur dengan nomor-nomor sebagai berikut

Memilih produk di luar order untuk dimuat di faktur

Pada sistem informasi pemasaran yang softwarenya dibuat berbasis window maka dapat dibuat layout untuk memasukan data yang persis sama bentuknya dengan print out dokumen yang dihasilkan seperti ditunjukan pada gambar 4.16 dan 4.17 diatas, hal ini sering disebut sebagai teknologi What you see what you get (WSWG). Kemampuan ini sangat membantu sekali dalam mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan yang sering dilakukan oleh operator komputer saat memasukan data. Subsistem informasi riset pemasaran- Sub sistem ini memberikan fasilitas untuk merancang, mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data hasil riset dibidang pemasaran secara sistematis. Ada dua jenis data yang dikumpulkan dalam riset pemasaran yaitu :

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 81

Gambar 4.17 Printed out dokumen order dan faktur

o

Data sekunder, Jenis data ini telah tersedia dan dapat diperoleh melalui berbagai sumber seperti: - Sumber intern misalnya laporan rugi laba, neraca, laporan penjualan, invoice, catatan persediaan dan hasil riset terdahulu. - Publikasi pemerintah misalnya laporan statistik tentang perkembangan sosial ekonomi. - Buku, jurnal dan majalah misalnya jurnal pemasaran, jurnal riset pemasaran, Sales and Marketing Manajement, Business Week, Fortune, Forbes dan lain-lain - Data komersil misalnya data yang diperoleh dari suatu perusahaan penjual data seperti PDBI (pusat data bisnis Indonesia)

Data sekunder dapat diperoleh dalam berbagai bentuk seperti dalam bentuk diskette/CD, Bundel laporan, format HTML, PDA dan lain-lain o

Data primer, Data yang langsung dikumpulkan oleh petugas perusahaan.Pengumpulan data bisa dengan berbagai pendekatan seperti dapat dilihat pada tabel dibawah ini

Tabel 4.1 Rencana pengumpulan data primer Metode penelitian

Teknik pengumpulan data

Observasi Survey

Surat Telepon

Eksperimen

Kontak pribadi

Rencana sampel Unit sampling Ukuran sampel Prosedur sampling

Alat penelitian Kuesioner Alat mekanik

Untuk pengolahan data gunakanlah software yang umum digunakan untuk melakukan penelitian seperti SPSS, SAS dan lainlain.

82 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Tabel 4.2 Beberapa jenis riset pemasaran yang umum dilakukan Jenis Riset Riset tentang periklanan meliputi 1 2 3 4 5

Riset tentang motivasi Riset tentang duplikasi iklan Riset tentang media yang digunakan Riset tentang efektivitas iklan Riset tentang persaingan iklan

Riset tentang perusahaan dan ekonomi bisnis 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Peramalan sampai satu tahun Peramalan lebih dari satu tahun Riset tentang kecenderungan bisnis Riset penetapan harga Riset tentang lokasi pabrik dan gudang Riset tentang pengadaan Riset tentang internasional dan ekspor Riset tentang sistem informasi pemasaran Riset tentang operasi Riset tentang karyawan intern perusahaan

Riset tentang tanggung jawab perusahaan 1 2 3 4

Riset tentang “hak mengetahui” konsumen Riset tentang dampak ekologis Riset tentang hambatan hukum terhadap pengiklanan & promosi Riset tentang Kebijakan dan nilai sosial

Riset tentang Produk 1 2 3 4

Riset tentang potensi dan penerimaan produk baru Riset tentang produk saingan Riset tentang Produk yang ada Riset tentang kemasan,rancangan dan ciri-ciri phisik

Riset tentang penjualan dan pasar 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Riset untuk mengukur potensi pasar Analisis tentang konstribusi (share) pasar suatu produk Riset untuk menentukan ciri-ciri pasar Analisis penjualan Riset untuk mengetahui jumlah kuota dan wilayah penjualan Riset tentang saluran distribusi Riset tentang pasar dan pemeriksaan penyimpanan Riset tentang operasi panel konsumen Riset tentang ganti rugi penjualan Riset tentang promosi melalui premi,kupon, sampel dan lain-lain.

Untuk melakukan riset pemasaran, tahapan yang secara umum dilakukan adalah seperti ditunjukan pada gambar dibawah ini.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 83

Gambar 4.18 Tahap-tahap riset pemasaran Merumuskan masalah dan tujuan riset

Menyusun rencana riset untuk mengupulkan informasi

Melaksanakan rencana Riset dengan mengumpulkan dan menganalisis data

 Merumuskan masalah dan tujuan riset, masalah dan tujuan riset harus di rumuskan bersama secara hati-hati antara peneliti dan manajer pemasaran. Dalam melakukan penelitian ini harus ada kerjasama yang baik antara manajer pemasaran dan peneliti. Manajer pemasaran memiliki pengetahuan tentang informasi apa yang diperlukan untuk membantu keputusannya dibidang pemasaran sedangkan peneliti memiliki pengetahuan tentang riset pemasaran dan bagaimana mendapatkan informasi. Manajer pemasaran harus memahami riset pemasaran untuk membantu dalam perencanaan dan menginterpretasikan hasil dari riset.  Menyusun rencana riset, langkah selanjutnya dalam melakukan riset adalah menentukan kebutuhan informasi, menyusun rencana untuk mendapatkan informasi yang diperlukan tersebut secara efisien dan mempresentasikan rencana pemasaran kepada manajer pemasaran.  Melaksanakan rencana riset,setelah rencana riset disusun maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan rencana riset tersebut yang meliputi pengumpulan, pengolahan dan penganalisisan informasi. Tahap pengumpulan data pada riset pemasaran merupakan tahap yang paling sulit.Peneliti harus turun ke lapangan untuk melihat bahwa rencana telah dijalankan dengan baik. Seandainya pelaksanaan tidak sesuai dengan apa yang direncanakan maka informasi yang dihasilkan kemungkinan besar akan bias. Data yang terkumpul harus diproses dan di analisis untuk melindungi informasi dan data penting. Data-data yang berasal dari kuesioner harus di cek secara lengkap dan akurat kemudian ditabulasi dengan menggunakan komputer untuk mengetahui rata-ratanya dan ukuran statistik lainnya..  Menginterpretasikan dan melaporkan temuan-temuan tahap selanjutnya dalam riset pemasaran dalah menginterpretasikan dan menyimpulkan setiap temuan yang diperoleh di lapangan.

Menginterpretasikan dan melaporkan temuan

84 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Tabel 4.3 Berbagai jenis pertanyaan tertutup dalam riset pemasaran Nama

Penjelasan

Contoh

Dikotomi

Bila anda memerlukan makanan apakah anda leih mePertanyaan yang menawarkan dua nyukai layanan delevery service ? pilihan jawaban  Ya  Tidak

Pilihan ganda

Pertanyaan menawarkan tiga atau Dengan siapa anda biasa pergi ke restoran?  Kawan  Orang tua  Kaka  Lainnya lebih pilihan jawaban

Skala likert

Pelayanan restoran fastfood umumnya lebih baik dari Pernyataan yang menunjukan ting- restoran biasa kat persetujuan responden.  Sangat setuju  Setuju  Ragu-ragu

Diferensial Semantik

Skala digambarkan dalam dua ku tub yang berbeda responden memilih butir yang menentukan arah intensitas perasaannya

Skala Tngkat Kepentingan

Makan siang bagi saya Skala yang menunjukan tingkat ke- 1.( )Sangat penting 2.( )Cukup penting pentingan dari yang sangat penting 3.( )Penting 4.( )Kadang-kadang penting ke yang sangat tidak penting 5.( )Sangat tidak penting

Skala Penilaian

Skala yang menunjukan suatu ting- Makanan di restoran ABC katan dari yang jelek sampai yang 1. ( ) Luar biasa enak 2. ( )Sangat enak 3. ( )Enak 4. ( )Tidak enak luar biasa baik

Kecenderungan untuk membeli

Yang anda tahu tentang PT. ABC Besar X:_:_:_:_:_:_: Kecil Berpengalaman _:_:_:_:_:X:_: Tdk Berpengalaman Modern _:_:_:X:_:_:_: Kuno

Bila restoran menyiapkan makanan daerah, saya 1.( )Pasti membeli Skala yang menunjukan kecende- 2.( )Ingin membeli rungan responden untuk membeli 3.( )Mungkin membeli 4.( )Mungkin tidak membeli 5.( ) Pasti tidak membeli

Tabel 4.4 Berbagai jenis pertanyaan terbuka dalam riset pemasaran Nama Sangat tidak terstruktur Kata berkait

Keterangan

Contoh

Responden bebas menjawab pertanyaan dengan berbagai macam cara Bagaimana menurut pendapat anda mengenai restoran fastfood dan jawaban Responden diminta menyebutkan Kata mana yang pertama kali muncul dalam benak kata yang paling diingatnya dari se- anda ketika mendengar kata-kata berikut: deretan kata yang ditunjukan 1. Baso 2. Fried Chiken 3. Piza

Melengkapi kalimat

Responden diminta untuk melengka- Kalau saya lebih memilih restoran tradisional pi suatu kalimat Indonesia pertimbangan saya adalah.........

Melengkapi Cerita

Responden diminta untuk melengka- Saya kemarin pergi kepuncak, disana ada resoran pi sebuah cerita yang tidak lengkap Indonesia yang menyajikan makanan segar dan bergizi..... selesaikanlah cerita ini

Melengkapi gambar

Responden diminta untuk mengisi dan mengidentifikasi suatu bagian kosong tertentu pada sebuah gambar

Makanan asli indonesia menyehatkan

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 85

Subsistem informasi intelejen pemasaran - Sub sistem ini setiap hari mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan lingkungan perusahaan khususnya mengenai pesaing untuk membantu para manajer mempersiapkan dan menyempurnakan rencana pemasaran. Informasi yang dikumpulkan diperoleh melalui intelejen pemasaran yang pada dasarnya merupakan aktivitas yang etis untuk mendapatkan informasi tentang pesaing. Tugas tugas dasar intelejen adalah : o

Mengumpulkan data, data yang kumpulkan bisa data primer ataupun data sekunder. Data primer data yang harus dicari melalui suatu penelitian tertentu sedangkan data skunder adalah data yang telah tersedia.

o

Mengevaluasi data, semua data baik data primer maupun data sekunder harus dievaluasi untuk memastikan keakurasiannya.

o

Menganalisis data, analisis data dilakukan untuk mendapatkan gambaran menyeluruh terhadap data-data yang diperoleh.

o

Menyimpan data intelejen, data-data intelejen kemudian disimpan dalam media penyimpanan seperti CD atau disk dengan struktur tertentu sehingga mudah untuk dicari. Data yang disimpan biasanya disusun dalam bentuk judul, topik-topik yang terkait dengan judul tersebut, abstraknya dan pada kondisi tertentu dilengkapi pula dengan seluruh data dan hasil analisisnya.

o

Mendistribusikan data intelejen, data-data intelejen kemudian didistribusikan kepada yang membutuhkan baik secara on-line atau dengan menggunakan fasilitas internet. Data-data intelejen dapat diakses dengan cara mengisi pertanyaan topik apa yang ingin dicari pada terminal komputer. Berdasarkan topik itulah sistem informasi intelejen pemasaran akan menyajikan semua judul yang terkait dengan topik yang dilengkapi degnan abstraknya dan apabila diperlukan data lengkap dan hasil analisisnya pun dapat diperoleh dengan mencetaknya.

Informasi pemasaran untuk kepentingan intelejen dapat diperoleh dari berbagai sumber misalnya: o

Informasi diperoleh melalui sebuah perusahaan lain yang dimiliki oleh karyawan yang bekerja di perusahaan baik sebagai seorang eksekutiv, teknisi, ilmuwan, bagian pembelian, atau sebagai salesman. Mendapatkan informasi dengan cara ini sulit dilakukan karena para karyawan tersebut sering sangat sibuk dengan pekerjaannya sehingga gagal mendapatkan informasi penting yang diharapkan.

Intelejen pemasaran metupakan aktifitas yang etis untuk mendapatkan informasi tentang bisnis

86 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

o

Informasi diperoleh pada saat penerimaan pegawai baru dan melalui keryawan pesaing.Ketika perusahaan sedang melakukan interview dengan karyawan baru perusahaan memberikan perhatian khusus kepada karyawan yang pernah bekerja pada perusahaan pesaing.

o

Informasi diperoleh dari orang yang berbisnis dengan pesaing. Pelanggan kunci dapat secara terus menerus memberikan informasi kepada perusahaan tentang perusahaan pesaing dan produk-produknya.

o

Informasi diperoleh melalui pemasok, dan atau konsumen. Untuk mengetahui berbagai jenis dan kualitas produk yang dibeli oleh perusahaan pesaing.

o

Informasi diperoleh melalui laporan tahunan yang di publikasikan, ucapan para manajer pesaing saat jumpa pers dan iklan-iklan yang ditayangkannya. Perusahaan juga dapat belajar tentang pesaing dari ucapan orang lain tentang perusahaan pesaing tersebut baik yang termuat dalam berbagai publikasi bisnis atau dalam acara pameran.

o

Informasi diperoleh melalui pemantauan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap segala sesuatu yang dilakukan oleh perusahaan pesaing termasuk didalamnya cara pem belian dan bagaimana mereka menganalisis produk, menganalisis penjualannya, dan meneliti paten barunya

Melihat tidak tersetrukturnya semua jenis informasi yang diperoleh oleh perusahaan, maka software yang digunakan untuk sistem informasi intelejen pemasaran adalah software yang dapat menampung data yang tidak tersetruktur. Misalnya data-data tersebut dalam slip sebagian disimpan dalam bentuk memo.

Subsistem Output Pemasaran (Pelaporan) Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa model dasar sistem informasi pemasaran diatas menggunakan konsep bauran pemasaran (Marketing Mix) yang dikemukakan oleh Kotler, dan model pemasaran ini juga digunakan sebagai cara untuk menge lompokan subsistem output berdasarkan produk, tempat dimana produk dijual, promosi seperti penjualan oleh salesman atau iklan, dan harga dari produk. Subsistem-subsistem output tersebut ada yang menyajikan informasi secara terpisah ada yang disusun secara terpadu tergantung kepada keinginan manajemen yang membutuhkan informasi pemasaran. Subsistem informasi produk - Sub sistem pelaporan ini memberikan informasi apa saja tentang produk yang dijual oleh perusahaan misalnya siklus produk (Pengenalan, perkembangan, dewasa, penurunan), harga produk beserta statusnya, penjualan produk, spesifikasi produk dan lain-lain tergantung kepada jenis perusahaan dan kebutuhan manajemen pemasaran.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 87

Gambar 4.19 Model siklus produk

Tahap-tahap Pengenalan

Perlukah produk diperkenalkan

Pertumbuhan

Dewasa

Perlukah Strategi produk diperkenalkan

Penurunan

Perlukah produk dihapus

Sumber :Mc.Leod

Gambar diatas menunjukan bagaimana perkembangan suatu produk. Perkembangan tersebut diawali dengan keputusan untuk mengembangkan atau memasarkan suatu produk, perkembangan selanjutnya saat suatu produk sudah diperkenalkan dan penjualan produk tersebut telah tumbuh maka setelah itu harus dipertimbangkan berbagai strategi untuk membuat penjualan tetap berjalan. Periode terakhir kolom siklus ini adalah saat-saat terjadi penurunan dimana penghapusan produk merupakan satu alternatif. Gambar 4.20 Contoh bentuk laporan produk yang terjual

Subsistem informasi harga - Subsistem pelaporan ini memberikan informasi tentang harga setiap produk yang dijual. Harga suatu produk dibuat berdasarkan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan produk tersebut atau berdasarkan permitaan. Harga jual produk dalam sistem informasi pemasaran ada yang disajikan dengan angka pasti, kisaran, sudah PPN, belum PPN dan bebas PPN.

88 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 4.21 Contoh laporan harga dan status persediaan produk

Gambar 4.22 Laporan umur piutang atas penjualan produk

Laporan-laporan penjualan produk dan umur piutang seperti terlihat pada gambr-gambar diatas datanya berasal dari sistem informasi akuntansi penjualan. Informasi ini selain dapat diakses oleh manajer pemasaran juga oleh manajer lain yang berdasarkan ketentuan berhak untuk itu. Sub sistem informasi tempat Sub sistem ini memberikan informasi tentang bagaimana produk-produk didistribusikan kepada konsumen. Pada sub sistem ini informasi yang dihasilkan bia-sanya dapat dicari berdasarkan kunci tertentu misalnya kunci produk akan menghasilkan informasi di mana saja produk tersebut dijual atau tersedia atau sebaliknya kunci lokasi akan menghasilkan informasi di lokasi tertentu produk apa saja yang dijual dan lain sebagainya tergantung kepada kebutuhan manajemen pemasaran.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 89

Gambar 4.23 Informasi penjualan produk berdasarkan tempat

Sub sistem informasi laporan promosi sub sistem ini memberikan informasi tentang berbagai macam pengenalan produk kepada konsumen seperti melalui salesman atau media promosi lainnya Gambar 4.24 Informasi tentang promosi produk

4.6 Sistem Informasi Produksi Para manajer bagian produksi menggunakan komputer bisa sebagai alat dari sistem yang sedang berjalan, misalnya untuk membantu merancang (CAD) dan membantu proses produksi (CAM). Pada bagian ini komputer juga digunakan sebagai alat dalam sistem informasi secara konseptual, misalnya untuk penjadwalan proses produksi, mengendalikan persediaan, pengendalian kualitas produk, dan melaporkan biaya produksi. Komputer yang digunakan untuk kedua jenis kebutuhan ini secara terIntegrasi disebut sebagai manufaktur yang di integrasikan dengan komputer (Computer integrated manufacturing). Berikut ini model dari sistem informasi produksi yang merupakan bagian dari sistem informasi manajemen dan digunakan untuk membantu memecahkan masalah produksi.

90 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 4.25 Model sistem informasi produksi Data

Subsistem Informasi Akuntansi Pembelian

Informasi

Subsistem informasi Proses Produksi

Sumber internal Subsistem informasi Persediaan

Subsistem Informasi Rencana Produksi

Pemakai

Database Subsistem Laporan Kualitas

Sumber eksternal Subsistem Informasi Intelejen Produksi

Subsistem laporan Biaya

Gambar 4.26 Diagram arus data sistem informasi produksi PT. ABC

Data Flow Diagram Level 2 Sistem Informasi Produksi

Sistem Informasi Manajemen

Faktur Beli

Pemasok

Order Beli

Order Beli

D10 Order Beli

Order Beli Baru

D3 Pemasok Pemasok Pemasok Baru

D1

Rencana & Overhead Produksi

Akun

Akun

Persediaan Baru

D17

Persediaan Bahan Baku

D1 Akun Pesaing

D2 Persediaan Persediaan

Akun

Persediaan

2.5

2.6

SubSistem Informasi Biaya

SubSistem Informasi Proses Produksi

Subsistem Informasi Persediaan

D13 Gaji

Sub sistem input pemasaran

Informasi Biaya Produksi

2.3 Sistem Informasi Intelejen Produksi

Produksi Produksi Pesaing Pesaing Baru

2.4

Gaji dan Upah

Produksi Pesaing

Persediaan Persediaan Baru

Rencana dan Jadwal Produksi

Produksi Pesaing Baru

Rencana Akun Kualitas

Persediaan

D2 Persediaan

Nama Sistem/ Proses

Produksi Baru

Rencana Produksi

Akun

Faktur Faktur Beli Beli baru

D11 Faktur Beli

D6

Poduksi

2.1 Subsistem Informasi Akuntansi Pembelian

Produksi Pesaing

2.2 Subsistem Informasi Rencana Produksi

Poduksi

Informasi Relisasi Produksi

2.7 Subsistem Informasi Kualitas Produk

Informasi Persediaan

Informasi Kualitas Produk

Pemakai

Sub sistem output pemasaran

File

Data/Informasi

Nama Sistem/ Proses

D2 Nama File

Nama data/ Informasi

Subsistem Input Produksi Dalam sistem informasi produksi sebagian data diperoleh dari sistem informasi akuntansi yang menempatkan terminal komputer diseluruh pabrik dengan tugas mencatat setiap kegiatan karyawan bagian produksi dan mesin saat terjadi proses produksi.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 91

Data lainnya yang diterima oleh sistem informasi produksi adalah data yang berasal dari subsistem produksi (rekayasa industri). Subsisistem ini memiliki beberapa ahli produksi yang mempelajari secara terus menerus proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan agar lebih efisien. Para ahli produksi memiliki tugas merancang bagaimana sistem produksi secara fisik termasuk menentukan lokasi, alur produksi, urutan proses yang harus dilakukan, jadwal pelaksanaan proses dan persediaan. Subsistem lainnya yang memberi data kepada sistem informasi produksi adalah subsistem intelejen manufaktur. Subsistem ini memberikan data-data yang berhubungan dengan suplier dan serikat pekerja. Gambar 4.27 Langkah kerja proses produksi pembuatan senter dalam sistem informasi rencana produksi

Persediaan bahan baku

Pembuatan Kepala plastik

Tahap 5

Pembuatan silinder plastik

Tahap 6 Pasang saklar Tahap 1

Tahap 2

Pasang per

Tahap 7

Pasang bagian kepala ke silinder Tahap 3 Pasang tali

Tahap 4 Pasang baterai

Pasang bohlam

Tahap 8

Tahap 9

Pasang Reflektor Pasang Lensa merah Pasang Lensa bening

Persediaan barang jadi

Senter

Gambar 4.28 Jadwal produksi pembuatan senter Jadwal Produksi Nama pekerjaan: Pembuatan senter No pekerjaan : 2000-06-02 Tahap produksi

Mulai dikerjakan

Selesai pekerjaan

1.Pasang per 2.Pasang saklar 3.Pasang tali 4.Pasang baterai

24-10 24-10 26-10 26-10

08.38 15.00 09.50 14.04

24-10 26-10 26-10 26-10

14.30 09.00 13.30 17.00

5.Pasang lampu 6.Pasang reflektor 7.Pasang lensa merah 8.Pasang lensa bening 9.Pasang kepala

23-10 23-10 25-10 26-10 27-10

09.30 16.00 11.00 10.00 08.00

23-10 25-10 26-10 26-10 27-10

15.22 10.00 09.20 16.20 13.52

92 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 4.29 Daftar Komponen senter yang digunakan dalam sistem informasi rencana produksi

Tali

Lensa merah

Lensa bening

Bohlam

Kepala plastik

Saklar Baterai

Reflektor

0 0 0

Silinder plastik

Baterai

Per

Gambar 4.30 Laporan status pekerjaan produksi dalam sistem informasi produsi

Laporan Status Pekerjaan Per tanggal 25-10

Nama pekerjaan: Pembuatan semter No pekerjaan : 2000-06-02 Pelanggan PT. Cemerlang semesta No Pelanggan 1999.75 No Order 2000.30 Tanggal Order 12-10 Subsistem kualitas mengukur Diterima order 15-10 kualitas bahan baku yang digunakan proses 9produksi sejak kepala) diterima dari suplier Lokasi saatdalam ini (Pemasangan sampai mulai dengan menjadi barang jadi. Tanggal 23-10;09.30 Rencana selesai 27-10;13.52 Subsistem biaya menghitung berapa biaya yang dikeluarkan Rencana pengiriman 28.10 saat terjadi proses produksi.

Subsistem Output Produksi Ada empat subsistem output yang menjadi acuan dalam proses produksi, yaitu : Subsistem informasi produksi menunjukan bagaimana dan kapan tahap-tahap pekerjaan tertentu harus dilakukan

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 93

Subsistem informasi persediaan yang menghitung volume produksi yang dihasilkan baik untuk barang dalam proses maupun barang jadi. Subsistem informasi kualitas mengukur kualitas bahan baku yang digunakan dalam proses produksi sejak diterima dari suplier sampai dengan menjadi barang jadi. Subsistem informasi biaya menghitung berapa biaya yang dikeluarkan saat terjadi proses produksi

4.7 Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi ini dirancang untuk menyediakan informasi yang berhubungan dengan arus uang ke para pemakai di perusahaan. Para pemakai utamanya adalah para manajer yang menggunakan informasi tersebut untuk mengelola sumber dayanya. Berikut ini adalah model dari sistem informasi keuangan. Gambar 4.31. Model sistem informasi keuangan. Subsistem Informasi Akuntansi Keuangan

Subsistem informasi Peramalan

Sumber internal Subsistem Informasi Audit Intern

Database

Subsistem informasi Manajemen Dana

Pemakai

Sumber eksternal Subsistem Informasi Intelejen Keuangan

Subsistem informasi Pengendalian Data

Informasi

Subsistem Input Keuangan Subsistem informasi akuntansi keuangan mencatat (menjurnal) semua transaksi keuangan perusahaan, mengelompokkannya berdasarkan akun yang tersedia kedalam Buku besar (Ledger) dan mengikhtisarkannya dalam bentuk Neraca serta Rugi laba. Sistem informasi keuangan menghasilkan laporan keuangan (Neraca, Rugi laba, laporan perubahan posisi keuangan dan lain-lain) yang diperlukan utamanya oleh pihak eksternal perusahaan.

94 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Subsistem audit intern membantu sistem informasi akuntansi dengan data dan informasi internal yang diperoleh sebagai hasil evaluasi yang dilakukan oleh audit interen. Perusahaan besar biasanya memiliki internal auditor yang secara kontinyu mengevaluasi konsep sistem perusahaan untuk meyakinkan bahwa data dan informasi yang daihasilkan mencerminkan sistem fisik yang diwakilinya. Subsistem intelejen keuangan mengumpulkan data yang berasal dari lingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus uang komunitas keuangan, pemegang saham dan pemilik, dan pemerintah. Seperti halnya intelejen pemasaran, cara untuk mengumpulkan data yang dilakukan secara informal sedang mengalami perubahan sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Gambar 4.32 Diagram arus data sistem informasi keuangan PT. ABC

Data Flow Diagram Level 2 Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi manajemen 3.4 Bank

Pemerintah

Informasi Peramalan

Subsistem Informasi Peramalan

Transaksi

Transaksi Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

D20 Transaksi ``

3.1 Subsistem Informasi Akuntansi Keuangan

Akun Transaksi baru Transaksi baru

Laporan Keuangan

D1 Akun

Akun

3.3

Lingkungan Perusahaan Baru

Transaksi

Pemegang Saham

Informasi Dana

D20 Audit ``

Transaksi

3.2 Subsistem Informasi Internal Audit

Lingkungan Perusahaan

Informasi Pengendalian

Temuan Audit

Akun

D20 Transaksi ``

Lingkungan Perusahaan Lain

3.5 Subsistem Informasi Pengendalian

Transaksi Bank Akun

Pemakai

Temuan Audit Temuan Audit Baru

Subsistem Informasi Intelejen Keuangan

Lingkungan Perusahaan

D21 Lingkungan

Transaksi Nama Sistem/ Proses Nama Sistem/ Proses

Sub sistem input Keuangan

Sub sistem output Keuangan

D2 Nama File File Nama data/ Informasi

data/Informasi

3.6 Subsistem Informasi Manajemen Dana

Temuan Audit

Lingkungan Perusahaan Akun

D1 Akun

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 95

Subsistem Output Keuangan Subsistem informasi peramalan melakukan peramalan jangka panjang, antara lima sampai dengan sepuluh tahun, sebagai dasar untuk perencanaan strategis. Subsistem informasi manajemen dana berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan. Manajemen sering kali ingin mengetahui apakah keuangan perusahaan mengalmi surplus atau defisit, sehingga mereka bisa membuat rencana bagaimana menanganinya. Subsistem informasi pengendalian menyiapkan anggaran operasi tahunan dan memberikan masukan-masukan kepada manajer sehingga mereka dapat memonitor biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan anggaran. Gambar 4.33 Contoh salah satu bentuk informasi keuangan Pusat operasi, Nilai saham perusahaan saat ini adalah Rp 2500/ lembar Penghasilan bersih perusahaan pada tahun lalu Rp 25.000.000 Profitabilitas 20%

4.8 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu sumberdaya fisik yang ada di perusahaan. Manajemen sumber daya manusia secara garis besar meliputi aktivitas merencanakan,menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya atau anggota perusahaan. Manajemen sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis tapi pada lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan tidak pernah berhenti demi mendapatkan sumberdaya yang sesuai dengan waktu dan tugas yang harus dipikulnya. Beberapa proses yang dilakukan dalam mengelola sumber daya manusia adalah :  Perencanaan SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis terhadap informasi yang berkaitan dengan SDM yang ada di perusahaan saat ini seperti : o Informasi tentang keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan di bagian tertentu.

Manajemen sumber daya manusia meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya atau anggota perusahaan

96 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

o Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja. Empat aspek penting dalam perencanaan SDM:

Dalam perencanaan sumber daya manusia ada empat aspek yang harus dipertimbangkan, seperti :

- Kebutuhan SDM dimasa mendatang

o Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.

- Keseimbangan SDM dimasa mendatang - Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja - Pengembangan SDM

o Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi. o Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang o Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemampuan dan berpengalaman yang sesuai.

Dua faktor agar perencanaan efektif: - Rencana strtegis organisasi - Masa depan lingkungan

Agar perencanaan berjalan secara efektif, manajer sumber daya manusia harus mempertimbangkan dua faktor utama yaitu: o Rencana strategis organisasi yang menentukan sumberdaya manusia bagaimana yang dibutuhkan dan o Masa depan lingkungan perusahaan seperti masalah ekonomi, tersedianya dana perluasan yang menyebabkan meningkatnya kebutuhan SDM. Rencana strategis dan lingkungan eskternal tersebut secara bersama secara garis besar menentukan batasan-batasan bagaimana sebaiknya SDM harus beroperasi. Peramalan dan audit SDM dapat membantu menentukan dengan lebih spesifik kebutuhan sumber daya manusia. o Peramalan, peramalan sumberdaya manusia berusahaan menentukan SDM apa yang diperlukan oleh perusahaan untuk menjaga pertumbuhannya dan mampu memanfaatkan peluang dimasa yang akan datang.Jadi peramalan berusaha memperkirakan jumlah, jenis, dan kualitas SDM yang diperlukan dimasa mendatang; menentukan spesifikasi batas tanggung jawab yang diperlukan; dan menentukan keahlian dan pengetahuan apa yang diperlukan. o Audit sumber daya manusia, ketika ramalan telah diterapkan langkah selanjutnya adalah mendapatkan informasi tentang kondisi SDM organisasi saat ini. Dua jenis informasi yang diperlukan adalah : -

Apakah organisasi telah mendapatkan SDM dengan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya?

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 97

-

Apakah pekerjaan yang dilakukannya berjalan secara efektif?.

Pada audit SDM, keahlian dan kinerja setiap individu pada suatu organisasi di nilai. Pada setiap bagian SDM diurut berdasarkan kepada kualitas pekerjaan yang dilakukannya. Informasi yang diperoleh selanjutnya dapat digunakan oleh manajer tingkat atas unit menilai efektivitas SDM di tiap bagian yang dimilikinya. Gambar 4.34 Bagan kinerja manajemen PRESIDEN

WP, SUMBER DAYA MANUSIA

WP. PRODUKSI

WP. PEMASARAN

WP. KEUANGAN

Marjuki

60

Dewi A

63

Suryadi

59

Mamat

60

Alex

47

Sofwan

55

Maman

47

Krisno

46

Purwanto

56

Dadang

42

Dadang

45

MGR. Perencanaan dan pengendalian produk

MGR. Logistik

D. Snow

55

E. Ferley

56

J. James 48 R. Javis

48

R. Javis

47

47

F. Goland

42

KINERJA SAAT INI

MGR. Produksi dan Prasarana Produksi

R. Javis

47

UNTUK DI PROMOSIKAN

Outstanding

Siap

Satisfactory

Perlu Pelatihan

Perlu perbaikan

Dipertanyakan

Sumber : Direvisi dari Developing Managerial Competence oleh Walter S.Wikstorm

 Penerimaan, aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui koran, Internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut ke mulut dan mencari ke kampus-kampus. Ada dua macam penerimaan karyawan yaitu: o Penerimaan umum, Penerimaan ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan SDM pada tingkat operasional. Hal ini dilakukan saat organisasi memerlukan sejumlah SDM tertentu seperti tenaga operator, tenaga salesman dan lain-lain.

98 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

o Penerimaan khusus, penerimaan karyawan ini dimaksudkan untuk mendapatkan SDM pada tingkat yang lebih tinggi atau tenaga ahli. Hal ini dilakukan pada saat organisasi perusahaan memerlukan SDM dengan kualifikasi tertentu. Pada proses ini para calon biasanya mendapat perhatian khusus selama periode waktu tertentu. Gambar 4.35 Mencari karyawan melalui internet

Sebelum SDM diterima ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh bagian penerimaan, seperti: o Analisis pekerjaan dan tanggungjawab, aktivitas ini dilakukan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai aktivitas dan tanggung jawab yang harus dilakukan oleh SDM baru. o Uraian tugas dan jabatan, Aktivitas ini dilakukan dengan mengisi pernyataan secara tertulis mengenai apa-apa yang harus dilakukan dan menjadi tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu. Istilah uraian tugas digunakan oleh manajemen tingkat bawah sedangkan uraian jabatan digunakan untuk manajemen tingkat menengah dan atas.  Pemilihan, aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendaftaran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam test seperti tes IQ dan EQ dan lain-lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Taap-tahap yang dilakukan dalam pemilihan adalah: o Melengkapi berkas lamaran, aktivitas ini dilakukan untuk menunjukan posisi yang diharapkan oleh pelamar dan mendapatkan informasi awal yang diperlukan saat interview. o Interview penyaringan awal , aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan penilaian umum pelamar.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 99

o Test, aktivitas ini dilakukan untuk mengukur keahlian pelamar dibidang pekerjaannya dan kemampuan untuk belajar saat melakukan pekerjaannya. o Penelitian latar belakang, aktivitas ini dilakukan untuk mendapatkan ringkasan kebenaran tentang formulir lamara. o Interview pemilihan secara mendalam, aktivitas ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang pelamar secara individu. o Uji kemampuan phisik, aktivitas ini dilakukan untuk mendapatkan kinerja yang efektif dari SDM, Menjaga terhadap penularan penyakit, membuat catatan kesehatan pelamar, menjaga perusahaan dari tuntutan kompensasi yang tidak sesuai o Penawaran pekerjaan, aktivitas ini dilakukan mengisi lowongan kerja atau posisi tertentu di organisasi.  Sosialisasi, aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus dapat beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawabnya yang diembannya. Terhadap karywan baru tersebut juga di informasikan tentang tujuan organisasi, kebijaksanaan dan perilaku yang diharapkan terhadap karywan baru tersebut.  Pelatihan dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara efektif dan efisien, sedangkan program pengembangan dimaksudkan untuk mempromosikan SDM tersebut. Ada empat prosedur untuk menentukan kebutuhan pelatihan setiap individu dalam suatu organisasi : o Penilaian kinerja, adalah aktivitas menilai setiap pekerjaan karyawan dibandingkan dengan standar atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. o Analisis kebutuhan pekerjaan, mengevaluasi kesesuaian antara uaian tugas atau posisi yang telah ditentukan denan keahlian dan pengalaman SDM. Karyawan yang tidak memki keahlian dan pengalaman yang diperlukan akan menjadi calon untuk program pelatihan. o Analisis organisasi, Efektivitas organisasi dan kesuksesan nya dalam mencapai tujuan dianalisis untuk melihat penyimpangan yang ada. Misalkan SDM bagian tertentu dengan performance yang rendah harus diberikan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhannya. o Survei sumberdaya manusia, Manajer dan non manajer dimintai keterangannya untuk menjelaskan masalah yang per-

100 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

nah dialami dalam pekerjaannya dan aktivitas apa yang harus dilakukan untuk memecahkannya. Ada empat metode pengembangan yang umum digunakan untuk melatih seseorang dalam pekerjaannya (on-the-Job), yaitu : o Pelatihan atasan kepada bawahan (Coaching), adalah pelatihan suatu bagian yang dilakukan oleh bagian yang lebih tinggi kedudukannya (super sistem) atau oleh atasannya. o Rotasi pekerjaan, meliputi pekerjaan memindahkan seorang manajer dari satu posisi ke posisi yang lain o Pelatihan posisi, adalah metode ketiga dalam pelatihan manajer. Manajer melatih staf atau asisten yang langsung ada dibawahnya. Pelatihan ini memberi tugas dan kesempatan kepada yang dilatih untuk bekerja dalam posisi sebagai manajer. o Aktivitas pekerjaan yang direncanakan, merupakan aktivitas pemberian tugas penting kepada yang dilatih untuk meningkatkan keahlian dan pengalamannya. Pengembangan SDM diluar bidang pekerjaannya (Off-the – Job Method) mengurangi stres dan kejenuhan SDM dari tempat kerjanya. Pelatihan ini memberikan kesempatan kepada SDM untuk bertemu dengan SDM lain di luar bagian atau organisinya sehingga SDM diharapkan memiliki ide dan pengalaman baru serta membuat kontak baru yang bermanfaat.  Penilaian kinerja, aktivitas ini dilakuakan dengan membandingkan antara kinerja secara individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan. Ada tiga macam penilaian kinerja, yaitu : o Penilaian informal adalah proses yang dilakukan secara terus menerus untuk memberikan masukan kepada bagian yang lebih bawah tentang seberapa baik mereka melakukan pekerjaannnya. Penilaian ini dilakukan pada saat melaksanakan aktivitas rutin sehari-hari. Manajer biasanya secara spontan menyatakan apakah suatu pekerjaan dilaksanakan dengan baik atau buruk o Penilaian formal secara sistematis adalah penilaian yang dilakukan antara satu tahun sekali atau dua kali. Penilain ini tujuannnya untuk : - Memberi tahu kepada bagian yang ada dibawah tingkat kinerjanya saat ini secara formal . - untuk menentukan bagian bawah yang pantas menerima jasa peningkatan - Untuk mencari bagian bawah yang masih perlu pelatihan - Untuk mencari calon yang dapat dipromosikan.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 101

 Promosi, mutasi, Penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan di promosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.

Gambar 4.36 Dukungan yang diberikan oleh sistem informasi SDM Penempatan Karyawan

Tingkat Strategis

Tingkat Taktis

Tingkat Operasional

Pelatihan dan Pengembangan

Kompensasi administrasi

 Perencanaan Tenaga kerja

 Rencana Pelaksanaan  Rencana Penilaian kinerja

 

Beban kontrak Rencana Gaji

 Analisa beban tenaga kerja dan anggaran  Analisis turn over

 



Analisis Efektivitas Konpensasi Dan benefit

 

Penerimaan karyawan Rencana/Jadwal kerja

Efektivitas Pelatihan Keseuaian dengan kebutuhan jenjang karier

 

Penilaian keahlian Penilaian kinerja

 

Pengendalian gaji Administrasi benefit

Gambar 4.37 Model sistem informasi SDM Data

Subsistem Informasi Akuntansi Penggajian

Subsistem informasi Penerimaan Karyawan

Sumber internal Subsistem Informasi Riset SDM Sumber eksternal Subsistem Informasi Intelejen SDM

Informasi

Subsistem informasi Perencanaan SDM

Database

Subsistem informasi Manajemen SDM Subsistem informasi Konpensasi Subsistem informasi Benefit Subsistem informasi Lingkungan

Pemakai

102 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 4.38 Diagram arus data sistem informasi SDM PT. ABC

Data Flow Diagram Level 2 Sistem Informasi SDM

Sistem informasi manajemen 4.6 Pemerintah

Subsistem Informasi Konpensasi

4.3

Informasi Konpensasi

Pemakai

4.7 Subsistem Informasi Benefit

Informasi Benefit

4.4

SDM

Subsistem Informasi P’rimaan Karyawan

Gaji SDM SDM Baru

D13 Gaji 4.1 Subsistem Informasi Akuntansi Penggajian Gaji Baru

Gaji

D

SDM

D1 Akun Absensi

4.5

4.2 Subsistem Informasi Penelitian SDM Penelitian SDM

Subsistem Informasi M’jemen SDM

Nama Sistem/ Proses

Sub sistem input pemasaran

Nama Sistem/ Proses

Lingkungan Perusahaan Lain

D21 Lingkungan Lingkungan Perusahaan

SDM

Akun

D13 Gaji

SDM Potensial

4.3 SDM

D12 Absensi

Lamaran Lamaran

SDM

D9 SDM

SDM

Lamaran

Lingkungan Lingkungan Perusahaan Perusahaan Lain Lain

Lamaran

Gaji Peraturan Pemerintah

Sistem Informasi Intelejen

Subsistem Informasi Perencanaan SDM

Informasi Perencanaan SDM

Pemakai

Penelitian SDM Baru

D

Penelitian SDM Informasi Manajemen SDM

D2 Nama File File Sub sistem output pemasaran Nama data/ Informasi

data/Informasi

Subsistem Input Sistem Informasi SDM  Sistem informasi akuntansi penggajian Sistem informasi akuntansi memberi data keuangan yang ber hubungan dengan SDM perusahaan. Tanggungjawab untuk semua aplikasi penggajian ada pada bagian SDM. Data keuangan ini dikombinasikan dengan data non keuangan untuk memdapatkan gambaran yang lengkap tentang SDM. Data keuangan SDM dimulai sejak seorang karyawan diangkat menjadi karyawan sampai dengan karyawan tersebut pensiun atau keluar dari perusahaan sebagai karyawan. Begitu seorang karyawan diangkat, bagian SDM lalu melakukan inisialisasi data karyawan dengan memasukan datadata karyawan yang diperlukan kadalam aplikasi inisialisasi data didalam sistem informasi akuntansi penggajian. Inisialisasi data karyawan masuk kedalam sistem informasi akuntansi karena sejak karyawan tersebut diterima, organisasi perusahaan harus mulai menyiapkan gaji (uang) bagi karyawan tersebut. Absensi juga masuk sebagai data untuk sistem informasi akuntansi karena absensi karyawan berhubungan erat dengan gaji yang harus dibayarkan.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 103

Gambar 4.39 Inisialisasi data karyawan

Gambar 4.40 Gambar absensi dan daftar gaji

 Subsistem informasi riset SDM Riset lebih mendalam tentang pekerjaan yang harus dikerjakan dilakukan oleh subsistem riset SDM. Riset ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dalam rangka mengelola SDM. Beberapa riset SDM yang sering dilakukan adalah : o Riset tentang suksesi, riset ini ditujukan untuk mencari orang-orang yang cocok untuk menduduki jabatan tertentu di suatu organisasi perusahaan. Sistem informasi harus menampung data yang berkaitan dengan SDM yang bekerja di perusahaan, masa kerjanya, pengalaman serta keahlian yang dimilikinya. Berdasarkan informasi yang diperoleh maka seseorang dapat dipromosikan untuk menduduki jabatan tertentu. o Analisis dan evaluasi jabatan, riset ini dilakukan untuk mengetahui kesesuaian antara pekerjaan yang harus dilakukan dan keahlian yang harus dimiliki oleh seseorang yang memiliki jabatan tertentu. o Riset keluhan, riset ini ditujukan untuk mengetahui berba gai keluhan yang disampaikan oleh karyawan suatu organi-

104 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

sasi perusahaan SDM, dalam meneliti berbagai keluahan yang muncul dari karywan maka riset ini juga harus meneliti tingkat kompensasi yang harus diberikan, pengaruh lingkungan terhadap ketersediaan SDM bagi organisasi dan datadata keadaan terakhir yang akan mempengaruhi arus SDM.  Subsistem informasi Intelejen SDM Subsistem ini berfungsi untuk mengumpulkan berbagai macam data yang berhubungan dengan SDM pihak luar perusahaan. Beberapa pihak yang dapat menyediakan data diantaranya adalah: o Komunitas/masyarakat keuangan, masyarakat keuangan memiliki data-data yang berkaitan dengan kondisi ekonomi dimasa mendatang. Ramalan tentang kondisi ekonomi ini akan sangat mempengaruhi kebijaksanaan dalam perencanaan karyawan dimasa datang. o Serikat pekerja, seperti SBSI, SPSI memberikan data yang berkaitan dengan para pekerja. Melalui serikat pekerja akan diketahui berbagai tuntutan dan keluhan dari para pekerja. Berbagai macam tuntutan dan keluhan ini akan menjadi dasar dalam menentukan bentuk kontrak kerja antara perusahaan dengan para pekerja. o Pemasok SDM, seperti pemasok SDM atau perguruan tinggi yang berfungsi sebagai sumber diperolehnya karyawankaryawan baru bagi perusahaan. o Pemerintah, sebagai pihak yang mengeluarkan peraturan tentang ketenagakerjaan. Peraturan ini akan mempengaruhi kebijakan dan praktek SDM di perusahaan.

Subsistem Output Sistem Informasi SDM Subsistem informasi perencanaan tenaga kerja adalah sistem informasi yang menghasilkan informasi tentang kondisi SDM saat ini dan kebutuhannya dimasa yang akan datang seperti jumlah, jenis dan kualitasnya. Lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan karyawan di bagian tertentu. Subsistem informasi penerimaan pegawai digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran sebelum diterima, dan juga digunakan untuk mencari tenaga kerja yang tersedia yang cocok untuk menempati suatu jabatan tertentu. Subsistem informasi kompensisasi digunakan untuk mengkompensasi karyawan atas apa yang telah mereka kerjakan. Pada kebanyakan perusahaan, sistem penggajian merupakan bagian dari SI SDM. Aplikasi yang paling banyak disukai adalah tunjangan nikah, bonus, tunjangan eksekutif.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 105

Subsistem informasi benefit didalamnya meliputi aplikasi yang mendukung baik SDM yang masih bekerja atau sudah pen-siun. Subsistem informasi lingkungan memiliki tanggung jawab dalam melaporkan kebijakan SDM perusahaan dan melaporkannya kepada pemerintah. Subsistem ini menyimpan catatan kesehatan SDM, perkembangan karir dan lain lain.

Pengendalian Hak Pemakai Didalam sistem informasi manajemen yang sudah terintegrasi penuh dan terminal pengoperasiannya tersebar diseluruh lokasi perusahaan, karyawan atau pegawai perusahaan dapat mengakses sistem informasi manajemen dimana saja tidak selalu harus diruangannya. Boleh tidaknya seseorang mengakses aplikasi tertentu dari sistem informasi manajemen sangat tergantung kepada hak yang diberikan sesuai dengan uraian tugas (Job Description/ Position Discrptioni) yang diberikan oleh organisasi. Uraian tugas yang dimiliki oleh seorang karyawan melekat pada password yang dimilikinya. Gambar 4.40 dibawah ini menunjukan ‘Entry point’ bagi siapa pun yang akan menggunakan sistem informasi manajemen yang berfungsi juga sebagai keamanan. Sedangkan gambar 4.41 menunjukan bagaimana uraian tugas diterapkan dalam suatu sistem informasi manajemen. Gambar 4.40 Model sistem keamanan dengan password dalam Sistem Informasi manajemen

Gambar 4.41 Uraian tugas dalam sistem informasi manajemen

106 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Komponen dan Integrasi antar Komponen dalam Sistem informasi manajemen Seperti telah dijelaskan pada bab sebelumnya bahwa komponen sistem informasi meliputi hardware,software,brainware,prosedur, database dan jaringan komunikasi. Karena sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi juga maka sistem informasi manajemen memiliki komponen yang sama dengan sistem informasi. Adapun komponen sistem informasi manajemen secara terperinci adalah sebagai berikut:

Komponen Sistem InformasI Manajemen

Tabel 4.2 Komponen sistem informasi manajemen No Komponen 1

2

3

4

5

6

Sub komponen -Bagian input Hardware -Bagian pengolah/prosesor dan memori -Bagian output -Bagian komunikasi (di lihat dari phisiknya) -Sistem operasi -Software aplikasi sistem informasi pemasaran Software -Software aplikasi sistem informasi produksi -Software aplikasi sistem informasi keuangan -Software aplikasi sistem informasi SDM -Software aplikasi sistem pengendalian/ keamanan -Manajer sistem informasi -Analis sistem informasi Brainware -Ahli komunikasi -Administrator database -Programer -Operator -Rangkaian aktivitas dalam:  Manajemen pemasaran Prosedur  Manajemen Produksi  Manajemen keuangan  Manajemen SDM  Manajemen pengendalian/keamanan -Eksternal data keuangan Database -Konseptual data keuangan -Internal data keuangan -Server (dilihat dari fungsinya) -Terminal “ Jaringan -Network card “ komunikasi -Switching Hub “ -Saluran komunikasi “

Jenis Phisik

Non Phisik

Phisik

Non Phisik

Non Phisik

Phisik

Seperti telah diketahui bahwa sistem informasi manajemen merupakan integrasi dari sistem-sistem informasi yang membentuknya seperti sistem informasi pemasaran,produksi, keuangan dan sumber daya manusia. Sesuai dengan konsep sistem integrasi tersebut harus harmonis. Keharmonisan integrasi dari sistem-sistem informasi tersebut harus didukung pula dengan keharmonisan integrasi komponen-komponen yang membentuknya seperti ditunjukan pada tabel diatas. Bagaimana komponen-komponen tarsebut berintegrasi secara harmonis membentuk sistem informasi manajemen sesuai dengan konsep sistem? Berikut ini penjelasannya.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 107

Integrasi komponen Hardware Hardware terbagi kedalam beberapa bagian seperti bagian input, bagian pengolah atau prosesor dan memori, bagian output dan bagian komunikasi. Penjelasan lebih detail mengenai hardware dapat anda baca di bab 6. Bagian-bagian dari hardware tersebut satu sama lain harus berhubungan dan bekerja sama secara harmonis/berintegrasi secara harmonis/bersinergi membentuk hardware sistem informasi manajemen. Hardware yang digunakan untuk sistem informasi manajemen harus juga sesuai atau harmonis dengan kebutuhan sistem informasi manajemen yang diterapkan dan kemampuan keuangan perusahaan. Ilustrasi yang menggambarkan bagaimana integrasi yang relatif harmonis atau bersinergi terwujud antara bagian-bagian hardware membentuk hardware sistem informasi manajemen dapat dicontohkan sebagai berikut. Bila anda memiliki komputer dengan prosesor pentium IV 2.6 Ghz, apakah kinerja prosesor tersebut akan optimal bila bersamanya dipasang memori dengan kapasitas 64 MB. Kerjasama antara prosesor pentium IV 2.6 Ghz dengan memori berkapasitas 64 MB tidak akan baik karena kemampuan prosesor jenis IPIV 2.6 sangat tinggi untuk menjalankan aplikasi yang beredar saat ini sementara memori dengan kapasitas 64 MB sangat terbatas untuk menjalankan aplikasi tersebut. Jadi kombinasi IPIV 2.6 dengan Memori 64MB kurang harmonis. Prosesor tersebut akan bekerja dengan baik menjalankan aplikasi bila katakanlah ditunjang dengan memori paling tidak 256 MB dengan VGA card yang tidak onboard. Hal serupa dapat anda hubungkan kemampuan prosesor tersebut dengan layar monitor yang standar katakanlah VGA dengan memori 1 MB atau dapat anda hubungkan (padukan) prosesor yang berkinerja tinggi, layar yang kualitas baik tapi menggunakan printer dot matrik atau laser dengan 300 DPI, kombinasi yang dibangun bukan tidak jalan tapi tidak akan memberikan hasil yang optimal karena kurang sesuainya (harmonis) printer yang digunakan. Anda dapat memiliki sistem komputer dengan spesifikasi yang tinggi untuk saat ini bila memiliki prosesor 3.21 Ghz,Layar SXGA 17” digital dengan memori 64MB, Memori minimal 512 MB, Hardisk minimal 80 GB, dan printer laser 1200 DPI atau deskjet 4800 DPI. CDRW,DVD/CDROM, Network Card dan Hub 1000 base T.Tentu ditunjang dengan mather/Main board yang sesuai. Kombinasi lainya dengan spesifikasi rendah sebagai contoh adalah sistem komputer dengan prosesor 233 MMX,memori 64, Hardisk 20 GB,Layar SVGA dengan memori 8MB, CD ROM, Laser printer 600 DPI. Network Card dan Hub 100 base T. Spesifikasi mana yang dipilih harus disesuaikan dengan kemampuan keuangan, situasi,kondisi dan kebutuhan manajemen perusahaan, serta SDM yang tersedia di perusahaan untuk menjalankan sistem informasi tersebut. Sehingga nantinya penggunaan komputer dalam sistem informasi manajemen benar-benar efektif. Analisis lebih jauh dapat juga melihat dari sudut kualitas komponen hardware dan merek komputer yang digunakan.

108 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Integrasi komponen software Software terbagi dua kelompok besar yaitu software sistem, dan software aplikasi. Software sistem terbagi lagi kedalam beberapa kelompok yaitu sistem operasi, interpreter dan kompiler. Sedangkan software aplikasi terbagi kedalam beberapa jenis software tergantung kepada aplikasi yang akan digunakan. Semua software di atas harus dapat terintegrasi secara harmonis (bekerja dengan baik) walapun masalah ini untuk saat sekarang sudah jarang ditemukan karena digunakannya konsep open system untuk setiap sistem operasi yang beredar saat ini. Penjelasan lebih lengkap mengenai software dapat anda baca pada bab 7. Dalam memilih software apa yang akan dipakai akan lebih baik anda memilih dulu sistem operasi apa yang akan digunakan sesuai dengan aplikasi yang akan dioperasikan. Karena kemampuan sistem operasi sangat banyak sedangkan pengetahuan anda sebagai pemula masih sangat terbatas maka pemikiran yang wajar bila anda menggunakan saja software sistem operasi yang banyak digunakan oleh orang atau perusahaan umumnya. Anda jangan mengambil resiko dengan mencoba-coba software sistem operasi baru yang katanya bagus menurut sebagian orang, karena mungkin software tersebut kurang bagus untuk memenuhi kepentingan anda sesungguhnya. Anda boleh mencoba kalau sebagian besar orang sudah menggunakannya. Langkah ini adalah langkah yang sederhana dan murah dalam mengurangi resiko pemilihan sistem operasi bagi organisasi perusahaan. Karena hampir semua aplikasi sistem informasi manajemen saat ini berbasis jaringan maka sudah barang tentu anda harus memilih sistem operasi yang dapat digunakan untuk menjalankan jaringan (network) komputer. Dalam memilih versi berapa yang harus anda pilih, kembali anda jangan tergoda pilihlah yang kira-kira sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan. Jangan terpengaruh dengan adanya versi baru dari merk software yang digunakan karena selain harganya masih mahal seringkali versi baru belum stabil atau masih ada error.

Integrasi Software dengan Hardware Selain melihat orang menggunakan sistem operasi apa pada umumnya, sistem operasi yang dipakai harus disesuaikan dengan komputer yang akan menjalankannya. Jangan anda memakai sistem operasi yang paling baru katakanlah Wondow Xp pada komputer dengan prosesor pentium 233 MMX dengan memori 16 MB. Lihatlah di buku manual software sistem operasi yang biasanya mencantumkan kebutuhan minimum prosesor,memori dan hardisk yang diperlukan untuk menjalankan sistem operasi yang dipilih. Uraian diatas menunjukan perluanya ada keharmonisan antara sistem operasi yang digunakan dengan hardwarenya.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 109

Integrasi software aplikasi dengan, sistem operasi, hardware Setelah anda memilih sistem operasi yang harmonis dengan situasi, kondisi, keadaan keuangan, kebutuhan manajemen dan hardware yang digunakan maka anda selanjutnya harus menentukan software aplikasi sistem informasi manajemen semacam apa yang diperlukan dan dapat diterapkan pada sistem operasi yang digunakan. Walaupun sekarang relatif tidak banyak masalah karena digunakannya konsep open systems oleh hampir semua sistem operasi yang beredar saat ini akan tetapi anda harus ingat software baru biasanya dibangun dengan kemampuan sistem operasi baru sehingga ada resiko software aplikasi yang dipakai tidak sesuai dengan softwarenya. Selain harus sesuai dengan sistem operasi yang digunakan, software aplikasi juga harus sesuai dengan beban kerja yang akan dipikul oleh aplikasi tersebut. Hal ini biasanya erat sekali kaItannya dengan kemampuan hardware yang digunakan mulai dari hardisknya, prosesornya,memorinya dan lain-lain. Software aplikasi sistem informasi manajemen yang digunakan oleh perusahaan di Indonesia biasanya tidak menggunakan software jadi (paket). Karena sesuai konsep sistem keharmonisan juga harus terjadi antara brainware dan software aplikasi yang digunakan. Integrasi komponen brainware Brainware adalah „orang‟ yang memiliki, membangun dan menjalankan sistem informasi manajemen. Istilah orang disini bukan sembarang orang dalam arti wujudnya orang akan tetapi orang yang memiliki kompetensi (ilmu pengetahuan dan keterampilan atau keahlian) sesuai dengan jenjangnya dalam sistem informasi. Jenjang brainware yang banyak digunakan antara lain: -Manajer sistem informasi -Analis sistem -Database administrator -Ahli jaringan (network) -Programer -Operator -Pustakawan Integrasi komponen brainware mengandung arti semua jenjang brainware tersebut harus dapat bekerja sama secara harmonis dalam mendukung berjalannya sistem informasi manajemen. Integrasi antara brainware,software, dan hardware Keharmonisan atau integrasi antara hardware dan software untuk saat ini tidak lagi menjadi masalah. Semua komputer dan software yang beredar di dunia umumnya sudah diuji terebih dahulu kemampuan integrasinya (kompatibilitasnya) sebelum mereka dipasarkan. Sedikit masalah yang akan terjadi adalah mengintegrasikan atau menginstal software tertentu pada hardware yang tidak mendukungnya untuk bekerja secara maksimal.

110 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Masalah utama dalam mengintegrasian komponen sistem informasi manajemen(SIM) adalah bagaimana mengintegrasikan antara brainware dengan software dan hardware yang akan digunakan. Integrasi terjadi bila hardware dan software yang digunakan tersebut sesuai dengan kebutuhan brainware atau pengguna SIM tersebut. Integrasi brainware dengan komputer relatif lebih mudah. Brainware tinggal memilih spesifikasi hardware yang dibutuhkan berdasarkan dana yang tersedia, dan pasti jalan dalam arti komputernya. Karena, bila komputer tersebut tidak jalan berarti komputer tersebut batal untuk dibeli, paling tidak ada garansi selama beberapa tahun yang menjamin akan jalan. Lain halnya dengan software SIM. Pengguna tidak secara langsung akan tahu apakah software yang diadakan akan mampu beroperasi sesuai dengan yang diharapkan oleh semua pengguna paling tidak sampai akhir tahun?. Karena software yang digunakan harus mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna dalam melaksanakan pekerjaan atau tugasnya, sedangkan tugas apa yang harus dilaksanakan sangat tergantung kepada perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan (karena perusahaan merupakan sistem terbuka) maka kebutuhan informasi para pengguna atau informasi yang harus dihasilkan oleh software sistem informasi manajemen sangat dipengaruhi oleh perubahan yang terjadi di lingkungan. Karena itu, suatu software sistem informasi manajemen yang dapat beroperasi sempurna saat ini mungin beberapa bulan lagi tidak dapat beropeasi dengan baik karena ada perubahan kebijakan pemerintah yang mempengaruhi bagaimana perusahaan harus beroperasi. Karena itu bagaimana cara mendapatkan software sistem informasi manajemen agar dapat beroperasi selamanya?, Berikut ini beberapa alternatif pengadaan software aplikasi sistem informasi manajemen bagi suatu perusahaan. Membeli software jadi Software aplikasi sistem informasi manajemen yang beredar di pasaran dibuat tidak tahu untuk kebutuhan brainware yang mana, jenis perusahaan apa serta budaya organisasi dan gaya manajemen atau pemakai yang bagaimana. Umumnya, software aplikasi yang sudah jadi tersebut pada saat diterapkan tidak sesuai dengan kebutuhan dan gaya pengguna serta situasi kondisi yang dihadapi oleh manajemen perusahaan. Sesuai dengan kosep sistem, software yang diterapkan dalam sistem informasi manajemen keberadaannya harus sesuai atau harmonis dengan keinginan manajemen atau pengguna dilihat dari segi kemampuannya, cara kerjanya, memperolehnya, harganya dan cara menggunakannya. Ketidak harmonisan dalam hal ini akan berakibat tidak dapat diterapkannya software tersebut dalam membentuk sistem informasi manajemen atau dengan kata lain sistem informasi manajemen yang diterapkan akan gagal. Inilah salah

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 111

satu penyebab utama kegagalan utama yang umum terjadi dalam membangun SIM di Indonesia dan di dunia. Kebanyakan para pengembang di tanah air berfikir bahwa sistem informasi manajemen (SIM) itu adalah software, padahal software hanyalah salah satu komponen dari SIM, SIM sendiri merupakan integrasi yang harmonis dari komponenkomponen pembentuknya termasuk salah satu didalamnya adalah software aplikasi SIM yang harus dibuat berdasarkan kepentingan pengguna. Keuntungan dan kerugian membeli atau membangun software SIM secara ringkas dapat dijelaskan diantaranya adalah: o Keuntungan membeli software  Harganya murah o Kerugian membeli software  Kebutuhan informasi manajemen dan SIM perusahaan spesifik,beda dengan perusahaan lain walaupun sejenis. Membeli SIM yang sudah jadi biasanya berdasarkan spesifikasi konseptual atau berdasarkan aplikasi yang pernah diterapkan dengan sedikit modifikasi. Perusahaan yang membeli software harus melatih SDM agar bisa menjalankan aplikasi tersebut yang dibuat belum tentu sesuai dengan kondisi perusahaan. Membeli software sejenis ini resiko gagalnya tinggi.  Hanya sebagian kecil dari sistem informasi manajemen yang dibuat berdasrkan standar SAK yaitu sistem informasi akuntansi keuangan,sisanya dibuat berdasarkan keinginan manajemen. Membuat software sendiri Karyawan atau SDM memiliki pengalaman dan pengetahuan yang luas mengenai perusahaan yang bekerja dan dibayar sesuai dengan standar gaji perusahaan. pengembangan SIM oleh para karyawan perusahaan akan menurunkan biaya pengembangan karena karyawan dibayar dengan tarip gaji yang biasa berlaku di perusahaan. Hal-hal yang dapat mempersulit keberhasilan pengembangan SIM suatu perusahaan oleh karyawan adalah karena karyawan perusahaan tersebut merupakan bagian dari perusahaan. Karyawan tersebut sulit untuk dapat bertindak dan bersikap sebagaimana seharusnya dilakukan dalam membangun SIM. Sebagai bagian dari sistem, apa yang dilakukan karyawan merupakan hasil interaksi dari berbagai kepentingan. Berbagai kepentingan tersebut mungkin sejalan dengan tujuan organisasi dan konsep sistem mungkin pula tidak. Secara ringkas keuntungan dan kerugian tersebut diantarnya dapat diringkas sebagai berikut: o Keuntungannya  Biaya murah  Karyawan akan lebih menguasai dan memahami masalah yang dihadapi perusahaannya

112 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

 Tidak tergantung kepada pihak lain  Bila terjadi masalah atau perlu revisi mudah dilakukan o Kerugiannya  Karyawan pembuat software merupakan bagian dari sistem dan budaya yang berlaku di perusahaan. Sedangkan sistem merupakan perpaduan dari berbagai kepentingan yang ada di perusahaan berdasarkan budaya yang berlaku. Sebab itu, sulit bagi pembuat software SIM untuk secara objektif atau seharusnya melakukan tugas karena setiap tindakan yang dilakukan akan berdampak kepada kepentingan pihak lain dimana pada akhirnya akan berdampak pula kepada karyawan yang bersangkutan.  Karyawan internal sering kurang memiliki wawasan yang luas serta sesuai dengan perkembangan dunia saat ini dalam memecahkan permasalahan ke dalam suatu software SIM.  Software SIM yang dibuat oleh karyawan hanya dapat diperbaiki oleh karyawan itu sendiri sehingga akan tampak software itu hanya akan bekerja bila ada karyawan pembuat software. Seringkali bila karyawan pembuat sofware tidak ada, karena sakit atau berulah, perbaikan tersebut tidak dapat dilakukan pihak lain dan SIM tidak dapat beroperasi.  Bantuan pihak eksternal (outsourcing) o Keuntungannya Bila tidak salah pilih konsultan, karena banyak konsultan di Indonesia dalam bidang TI lebih berperan sebagai makelar yang tidak memiliki pengetahuan apa-apa tentang sistem informasi, maka bila menggunakan pihak eksternal SIM yang dibuat akan:  Independen  Objektif  Lebih berkualitas o Kerugiannya Bila tidak menggunakan prinsip,metode dan teknik yang tepat maka :  Akan banyak waktu terbuang untuk memahami sistem berjalan, masalah yang dihadapi dan spesifikasi sistem informasi serta informasi yang dihasilkannya.  Akan muncul gap komunikasi antara konsultan sebagai pengembang sistem dengan pengguna sistem sehingga SIM yang dibuat dan informasi manajemen yang dihasilkannya tidak sesuai dengan yang diharapkan.  Membangun SIM akan memakan biaya yang mahal sekali Dari ketiga cara pengadan software tadi maka seperti kebanyakan dilakukan oleh perusahaan di negara-negara yang sudah maju pengembangan software SIM banyak dilakukan oleh pihak eksternal. Walapun tidak menjamin sukses tapi lebih memberikan harapan dibandingkan dengan apabila soft-ware tersebut dibuat sendiri apalagi kalau beli sudah jadi.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 113

Sulitnya mendapatkan software SIM yang operasional disebabkan karena software bukan satu-satunya komponen SIM. Walaupun software SIM secara programing jalan akan tetapi secara sistem belum tentu. Karena komponen SIM selain software adalagi hardware, brainware,prosedur,database dan jaringan komunikasi. Hardware,software dan jaringan komunikasi sebagai teknologi informasi memberikan kepastian untuk jalan, kalau dipabriknya sudah jalan di Indonesiapun pasti jalan. Lain halnya dengan brainware, prosedur dan database. Sangat tergantung kepada situasi, kondisi dan budaya dimana mereka digunakan. Agar software aplikasi SIM dapat digunakan maka selain software tersebut harus harmonis dengan hardware dan teknologi jaringan komunikasi yang digunakan maka software tersebut juga harus sesuai dengan kebutuhan atau keinginan pengguna. Agar sesuai dengan konsep sistem maka software aplikasi yang digunakan harus merupakan integrasi dari software-software aplikasi yang digunakan di berbagai bagian organisasi. Konsep software terintegrasi ini oleh Gelinas dan Sutton (2002) disebut sebagai Enterprise Resource Planning (ERP) yang akan dijelaskan lebih detail pada bagian III buku ini. Integrasi komponen Prosedur Prosedur adalah rangkaian aktivitas yang menghubungkan aktivitas satu dengan aktivitas yang lainnya. Seperti dijelaskan diatas, prosedur bila dapat diproggram berubah menjadi software misalnya prosedur posting dan jurnal kalau sudah pasti dapat diprogram secara otomatis sehing- ga pemakai komputer tidak perlu lagi melakukan penjurnalan dan posting. Prosedur seringkali digunakan sebagai alat kontrol satu transaksi oleh transaksi lainnya yang terjadi di bagian yang sama atau dengan bagian lain dan disebut sebagai internal ceck. Dalam sistem informasi manajemen atau pengolahan transaksi, prosedur mengatur langkah-langkah yang harus dilakukan dalam siklus pengolahan transaksi. Antara prosedur satu dengan prosedur lainnya harus terjalin kerjasama yang harmonis atau bersinergi. Jangan sampai satu prosedur berjalan sendiri dan tidak terkait dengan prosedur yang lain. Prosedur merupakan pedoman yang harus di ikuti dan dibentuk atas dasar kesepakatan dengan penetapan dan pengesahan dilakukan oleh manajemen yang berwenang. Kesalahan prosedur berarti melanggar aturan perusahaan. Di dalam pemerintahan kesalahan prosedur sering dijadikan dalih agar terhindar dari jeratan hukum. Dalam konsep sistem kesalahan prosedur berarti melanggar sistem atau hukum yang berlaku di perusahaan tersebut. Integrasi prosedur dengan brainware,software dan hardware Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau transaksi. Aktivitas pada dasarnya segala sesuatu yang dilakukan oleh brainware berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi tentang informasi tersebut. Jadi agar suatu prosedur dijalankan oleh karyawan

114 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

(Brainware) secara harmonis atau bersinergi satu sama lain maka persepsi yang dimiliki oleh karyawan yang menjalankan prosedur tersebut satu sama lain harus harmonis. Mengharmoniskan pelaksanan prosedur salah satunya melalui sosialisasi atau pelatihan tentang prosedur tersebut. Prosedur merupakan komponen dalam SIM, prosedur yang diterapkan harus sesuai juga dengan hardware, Software, Database dan Tekologi jaringan komunikasi yang digunakan. Prosedur yang berkaitan dengan hardware, software dan teknologi jaringan komunikasi pada dasarnya hampir sama yaitu mulai dari prosedur pengadaan hardware dan software tersebut, instalasi dan pengoperasiannya. Sedangkan prosedur penyusunan database perusahaan dimulai dengan menentukan kebutuhan informasi para pengguna sistem informasi manajemen, prosesnya serta data-data yang diperlukan. Karena informasi yang diperlukan bagi organisasi perusahaan selalu berubah sesuai dengan perubahan yang terjadi di lingkungan maka data yang diperlukanpun selalu tidak sama antara waktu yang satu dengan waktu lainnya . Integrasi komponen database Database dalam arti luas merupakan data-data yang ada di perusahaan sedangkan dalam arti sempit database merupakan datadata yang ada di dalam komputer. Data-data dalam database (arti sempit) satu sama lain harus berhubungan secara harmonis (berintegrasi).Integrasi yang terjadi tergantung kepada informasi apa yang diperlukan. Untuk melihat bagaimana data dalam database berintegrasi sering ditunjukkan dalam bentuk entity relationship diagram (ERD), Hierarki diagram atau network diagram. Integrasi database dengan hardware, software, brainware dan prosedur Database yang dibangun harus dihitung perkiraan volumenya. Dari perkiraan volume tersebut anda paling tidak dapat menentukan kapasitas hardisk yang dibutuhkan dan tipe prosesor yang cocok untuk menangani data sejumlah yang diperkirakan. Dari perkiraan volume tersebut anda juga dapat menentukan database management sistems (DBMS) mana yang cocok. Para pakar teknologi informasi banyak yang mengelompokkan DBMS ini berdasarkan kapasistasnya kedalam dua kelompok yaitu DBMS untuk kelas kecil sampai menengah dan untuk kelas besar. DBMS untuk kelas kecil menengah contohnya Access, Visual Basic, Visual FoxPro, Delphi, Power Builder dan lainnya. Sedangkan DBMS untuk kelas besar (berat) contohnya Oracle, Sybase, DB2, SQL Server 2000/2008 Yukon, Informik, Ingres dll. DBMS kelas mana yang diperlukan oleh anda atau perusahaan? DBMS kelas menengah umumnya mampu menangani data sampai dengan 2 Giga Byte(GB).Byte hampir sama dengan karakter tapi lebih besar,tergantung standar mana yang dipakai.

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 115

Kalau misalnya perhitungan kasar satu record data master seperti persediaaan, karyawan, pelanggan dan lain lain lebarnya 100 karakter,maka DBMS tersebut dapat menangani data master sampai dengan 20 Juta macam persediaan/karyawan/pelanggan. Kalau misalnya setiap pelanggan yang melakukan transaksi membeli rata-rata 20 macam barang dan setiap barang yang dibeli memerlukan data transaksi sebanyak 38 karakter (No transaksi (8);Tanggal (10);Kode pelanggan (8);lokasi (2);kode terminal(2); Kode barang(8)). Maka setiap transaksi pembeli menggunakan 38 x 20 = 760 karakter data. Kalau DBMS dapat menangani data sampai dengan 2 GB/2 milyar karakter, jadi DBMS tersebut dapat digunakan untuk menangani +/- 2.630.000 transaksi. Kalau perusahaan sekelas hipermall menangani 2000 transaksi/ hari maka DBMS tersebut dapat mengontrol data sampai dengan 1000 hari atau +/- 2-3 tahun, termasuk data pembelian,penggajian dan lain lain. Dengan sistem backup,data data yang sudah tidak dipakai dapat dikeluarkan, sehingga DBMS hanya mengontrol data yang masih operasional. DBMS skala besar 32/64 bit generasi baru dapat menghandel data sampai dengan ratusan terabyte (TB) seperti Oracle 10/11g, SQL Server 2008/Yukon dan lain-lain. Rekord tahun 2003 menurut survey yang dilakukan oleh Winter Corporation di seluruh dunia menunjukkan penggunaan database terbesar dengan berbagai sistem operasi dipegang oleh Oracle (29,232 TB) di perusahaan France Telecom, sedangkan ukuran data hasil pengolahan data secara online terbesar dipegang oleh DB2 (18,301 TB) untuk perusahaan Land Registry dan pengolahan data paling banyak perdetiknya (paling sibuk) untuk aplikasi berbasis window dipegang oleh Sql Server (4010 transaksi per detik) yang digunakan oleh perusahaan Anonymous. Dengan ukuran kemampuan sampai ratusan terabyte maka anda sudah tidak perlu susah-susah lagi menghitung ukuran, selanjutnya yang penting diperhatikan adalah kemudahan, ketahanan, kecepatan, integritas dan keamanan dari DBMS yang akan digunakan. Database yang digunakan (isi dan hubungannya) juga harus sesuai dengan kebutuhan pemakai. Menentukan kebutuhan data dalam database bagi pemakai dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu informasi yang diperlukan. Berdasarkan kebutuhan informasi tersebut maka harus diketahui bagaimana proses untuk menghasilkan informasi tersebut. Berdasarkan dua hal ini maka dapat diketahui data apa yang harus dimasukan dan bagaimana hubungan antar data-data yang dimasukan agar informasi mudah untuk di akses. Database yang digunakan juga harus sesuai atau ditunjang oleh prosedur yang cocok. Seperti anda ketahui bahwa kualitas informasi yang dihasilkan sangat tergantung kepada kualitas data yang dimasukkan. Bila data dimasukkan akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap maka informasipun akan akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap. Agara data yang tersimpan dalam database aku-

116 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

rat,relevan,tepat waktu dan lengkap maka harus ditunjang oleh prosedur untuk menjamin bahwa data yang dimasukan tersebut telah memenuhi kriteria yang diharapkan. Prosedur biasanya diterapkan dalam bentuk prosedur pengendalian yang akan dipelajari pada bab 17. Integrasi teknologi Jaringan telekomunikasi Jaringan telekomunikasi (network) disebut juga sebagai jaringan komunikasi data. Adalah penggunaan media elektronik atau sinar untuk memindahkan data dari satu lokasi ke satu atau beberapa lokasi lain. Komponen-komponen yang digunakan dalam jaringan komunikasi data satu sama lain harus berintegrasi secara harmonis atau bersinergi membentuk jaringan komunikasi data SIM. Teknologi jaringan komunikasi data yang harus bersinergi misalnya antara Hub,saluran komunikasi dan network card (LAN card) ayang digunakan.Bila HUB/Swiching mendukung kecepatan 10/ 100/1000 Mbs maka saluran komunikasi dan LAN card juga harus mendukung kecepatan tersebut. Integrasi teknologi jaringan komunikasi dengan hardware, software,brainware, prosedur, dan database, Teknologi jaringan komunikasi yang digunakan harus juga harmonis dengan komponen lainnya. Keharmonisan teknologi yang digunakan dalam jaringan komunikasi (network) harus sesuai dengan hardware yang digunakan. Misalnya bila server suatu perusahaan menggunakan prosesor Intel Xeon atau IP4 3,06 atau AMD Opteron dengan IP4.1.8 atau AMD Athlon 1800 dengan spesifikasi lainnya yang sesuai maka teknologi jaringan komunikasi yang digunakan juga harus menunjang kepada kecepatan server dan terminal yang digunakan. Jangan anda gunakan LAN card Arch net (Kecepatan 2,5 Mbs dengan topologi BUS untuk mengintegrasikan server dan terminal yang memiliki kinerja tinggi. Gunakanlah komponen dengan teknologi jaringan yang mendukung misalkan kecepatan transfer data 100 atau 1000 Mbs. Teknologi jaringan komunikasi yang digunakan juga harus sesuai dengn software sistem operasi yang digunakan. Software sistem operasi yang dibatasi penggunanya tentu tidak cocok bila organisasi memerlukan yang penggunanya tidak terbatas. Keharmonisan antara teknologi jaringan komunikasi yang digunakan harus juga sesuai dengan kebutuhan atau kemampuan brainware yang menjalankannya. Bagi sebagain user (brainware) yang biasa memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain selama beberapa hari, kecepatan perpindahan data selama satu hari sudah merupakan perbaikan besar.tapi bagi sebagian pengguna yang biasa memindahkan data secara real time maka perpindahan data selama satu hari sudah sangat lambat sekali. Keharmonisan antara teknologi jaringan komunikasi dengan prosedurpun harus harmonis. Salah satu tujuan penggunaan jaringan komunikasi yaitu untuk mempercepat transfer data dari satu lokasi ke beberapa logasi lain. Jangan sampai prosedur yang di-

BAB 4 Konsep sistem informasi manajemen 117

gunakan (sistem keamanan jaringan dan kewenangan mengakses) justru memperlambat jalannya sistem. Jaringan teknologi komunikasi data yang digunakan juga harus sesuai dengan data yang akan didistribusikan. Gunakanlah jaringan komunikasi data yang berkecepatan tinggi bila data yang akan didistribusikan sangat banyak. Berdasarkan dari uraian sebelumnya, untuk memahami sistem informasi manajemen lebih mendalam, kita harus mampu menunjukan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem dengan menunjukan ciri sistem dalam bentuk realisasinya dalam sistem informasi manajemen suatu organisasi tertentu aeperti contoh dibawah ini.

Tabel . Contoh Ciri sistem SIM SDM perusahaan farmasi Ciri sistem Ciri sistem dalam SIM SDM perusahaan farmasi Tujuan sistem informasi Batas sistem informasi Sub sistem Informasi Hubungan sistem informasi

Hirarki sistem informasi

Input,proses,output

Mengolah data untuk menghasilkan informasi masi yang diperlukan bagi manajemen SDM dalam pengambilan keputusan. SIM SDM Perekrutan pegawai sampai SIM SDM pemutusan kerja SIM SDM perekrutan,SIM SDM Pengembangan,SIM SDM Operasional,SIM SDM pemutusan kerja Pelamar - SIMSDM Perekrutan =data lamaran SIM SDM perekrutan - SIM SDM Pengembangan= SK pegawai SIM SDM Pengembangan -SIM SDM Operasional= Sertifikat lulus SIM SDM Operasional -SIM SDM pemutusan kerja=laporan kinerja SIM SDM pemutusan kerja-Pegawai =SK pemutusan SIM perusahaan farmasi SIM SDM SIM SDM perekrutan SIM SDM Pengembangan SIM SDM Operasional SIM SDM pemutusan kerja Data lamaran -> SIMSDM Perekrutan -> SK pegawai Sk pegawai -> SIM SDM Pengembangan-> Sertifikat lulus Laporan kinerja-> SIM SDM Pengembangan-> Data promosi Sertifikat lulus -> SIM SDM Operasional-> laporan kinerja Data promosi -> SIM SDM Operasional-> laporan kinerja Laporan kinerja ->SIM SDM pemutusan kerja=SK pemutusan

Lingkungan sistem informasi Lingkungan internal -Telat datang cepat pulang -sering absen -sungkan ke atasan -lebih mementingkan kepentingan sendiri daripada perusahaan -konflik kepentingan Lingkungan eksternal

-Bagian lain dalam organisasi -Pemerintah (pajak) -Perusahaan asuransi

118 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Rangkuman Sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna. Sistem Informasi mengolah data menjadi informasi menggunakan alat. Alat pengolah ini terus menerus mengalami evolusi. Hasil evolusi terakhir adalah dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data. Sistem informasi yang menggunakan komputer sebagai alat pengolah memiliki beberapa komponen. Komponen-komponen sistem informasi dikelompokan dengan variasi yang berbeda tapi memiliki sub komponen atau unsur-unsur yang pada dasarnya sama. Buku ini menggunakan komponen-komponen sistem informasi dan mengelompokkannya kedalam hardware, software, procedure, database dan jaringan komunikasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi berperan sebagai perekat antar komponen organisasi, karena dengan informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi akan terjadi komunikasi. Dalam kaitannya dengan manajemen, sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk menjalankan fungsinya. Soal 1. 2. 3. 4.

Sebutkan ciri/kriteria informasi berkualitas ! Jelaskan apa itu sistem informasi manajemen ! Jelaskan fungsi SIM bagi manajemen suatu organisasi ! Mengapa membangun sistem informasi manajemen baru berdasarkan EDP/SPT yang ada sulit ? 5. Sebutkan berbagai jenis sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi ? Tugas 1. Coba berikan gambaran bagaimana mengintegrasikan berbagai jenis sistem informasi yang disusun berdasarkan fungsi bisnis beserta komponennya. 2. Apakah diagram arus data (DAD) yang dicontohkan dalam bab ini bisa diterapkan, mengapa ? 3. Didalam DAD yang dicontohkan, ada data yang berpindah dari satu proses keproses lain. Menurut anda siapa yang menentukan itu, siapa yang menentukan proses apa saja yang harus ada. 4. Apakah dapat sistem informasi manajemen disusun/dibangun oleh mereka yang tidak memahami konsep sistem dan operasional sistem suatu aktivitas tertentu. 5. Bagaimana menurut anda. apakah sistem informasi manajemen dapat disusun/dibangun dengan tanpa struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas.

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 119

Pokok bahasan: Sistem pengolahan transaksi Siklus pengolahan transaksi Mengolah data transaksi Sistem informasi akuntansi Siklus transaksi secara umum Siklus penerimaan Siklus pengeluaran Siklus konversi (Produksi) Siklus akuntansi keuangan

Pendahuluan Sistem informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari sistem informasi manajemen. Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengolahan transaksi yang ada di perusahaan. Sistem-sistem pengolahan transaksi diperusahaan bekerja diberbagai fungsi operasional organisasi seperti dapat dilihat pada berbagai model sistem informasi yang ada di organisasi pada bab 4. Karena ada diberbagai bagian fungsi organisasi sudah sewajarnya kalau sistem informasi akuntansi memiliki porsi yang paling besar di dalam sistem informasi manajemen. Pada awalnya SPT atau SIA merupakan bagian terpisah dari SIM. Sistem tersebut menyajikan informasi bagi SIM untuk diolah kembali menjadi informasi lebih lanjut. Sesuai dengan perkembangan teknolgi, situasi dan kondisi saat ini SPT/SIA diintegrasikan kedalam SIM sehingga menjadi bagian terpadu dalam SIM yang menjalankan aktivitas manajemen tingkat bawah dalam bentuk pengolahan data transaksi. Bab ini akan menjelaskan tentang sistem informasi akuntansi dan siklus pengolahan transaksi dengan menggunakan diagram arus data yang merupakan perluasan dari diagram arus data pada bab 4. Pembahasan dipecah menjadi beberapa sub pembahasan yang memfokuskan kepada sistem pengolahan transaksi serta aktivitas-aktivitas yang dilakukannya berdasarkan siklus transaksi tertentu.

120 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

5.1 Sistem Pengolahan Transaksi Sistem pengolahan transaksi memproses data yang berasal dari operasi internal perusahaan dan dari luar perusahaan menjadi informasi yang berguna bagi manajemen ditingkat operasional

Sistem pengolahan transanski (SPT) merupakan komponen paling terstruktur didalam sistem informasi manajemen. Sistem pengolahan transaksi memproses data yang berasal dari operasi internal perusahaan dan dari luar perusahaan menjadi informasi yang berguna bagi manajemen ditingkat operasional. Tujuan dari pengolahan transaksi adalah mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data-data yang berasal dari aktivitas organisasi seharihari. Beberapa data setelah diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh pemerintah dan lembaga keuangan. Informasi yang lainnya mungkin diperlukan untuk pengendalian operasi, pengambilan keputusan secara taktis, dan perencanaan secara strategis. Karena itu, Informasi yang dihasilkan harus berkaulitas.kalau tidak berkualitas maka semua keputusan dalam menjalankan operasi atau dalam pengendalian akan menghadapi resiko penyimpangan dari apa yang seharusnya. Gambar 5.1 SPT dan SIM yang didalamnya sudah terintegrasi mengandung SPT Jenis Keputusan Ativitas Manajemen

Tidak Terstruktur

Semi Terstruktur

Terstruktur

Perencanaan Strategis

SIE Pengendalian

SPK SIM

Operasional

SPT

Gambar 5.1 menunjukan bahwa posisi SPT yang tersendiri kalau dibandingkan sama dengan bagian tertentu dari konsep SIM yang berkembang saat ini. Pengembangan SIM yang didasarkan kepada SPT yang telah ada terjadi pada awal berkembangnya konsep SIM dimana organisasi perusahaan sebelumnya sudah memiliki SPT dan SIM berfungsi sebagai sistem pelaporan yang mengolah data-data yang dihasilkan oleh SPT. Gambar 5.1 diatas juga menunjukkan bahwa konsep SIM saat ini menjangkau pula bagian operasional dan informasi yang dihasilkannya merupakan informasi yang terstruktur. Konsep dan pengembangan sistem informasi manajemen yang mengintegrasikan SPT dengan SIM menempatkan SPT sebagai bagian dari SIM yang dioperasikan pada manajemen tingkat bawah dan berfungsi untuk melayani aktivitas operasi perusahaan sehari-hari.

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 121

Gambar 5.2 menunjukan data masuk dari lingkungan ke SPT secara on-line. Gambar 5.3 menunjukan konsep awal SPT yang terpisah dari SIM dan berperan dalam menyediakan data yang selanjutnya digunakan oleh SIE, SPK dan SIM untuk menghasilkan informasi lebih lanjut yang berkualitas. Gambar 5.2 Sistem flowchart untuk sistem pengolahan transaksi pada sistem komputer on-line Kumpulkan Data

Eksternal Data

Informasi Feedback

Input dan Transmit Data Ringkas, Urut, dan Update Data

Data Base

Baca Data dan Siapkan Laporan

Laporan Operasi

Laporan Taktis

Laporan Keuangan

Permintaan Manajemen

Pengendalian operasi dan proses pengambilan keputusan Hasil dari keputusan dan operasi

Seperti telah dijelaskan di atas, untuk menghindari adanya operasi sistem yang tumpang tindih dan untuk meningkatkan efisiensi pengembangan SIM bagi perusahaan yang belum memiliki SPT berbasis komputer, saat ini hampir setiap pengembangan SIM bagi suatu organisasi didalamnya meliputi juga pengembangan SPT dari organisasi perusahaan tersebut. Gambar 5.3 Sistem pengolahan transaksi yang terpisah dengan SIM. Input Input

Pengolahan Pengolahan Transaksi Transaksi

Data Data Transaksi

Eksterrnal

Data

Aplikasi Aplikasi SIE

SPT

Database dan sistem manajemen data base

SPK

SIM Internal

Output Output Berdasarkan pertanyaan Berdasarkan pertanyaan pendukung keputusan dan model output Perperiode, Berdasarkan permintaan dan laporan

Tingkat Tingkatan Manajemen Manajemen Strategis

Strategis dan pengendalian

Pengendalian Dan operasional

122 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

5.2 Siklus Pengolahan Transaksi (Siklus Transaksi) Siklus pengolahan transaksi merupakan prosedur atau uruturutan aktivitas operasional yang berdasarkan suatu transaksi

Siklus pengolahan transaksi merupakan prosedur atau urut-urutan aktivitas operasional yang berdasarkan suatu transaksi. Didalam suatu perusahaan, ada beberapa siklus pengolahan transaksi, seperti siklus penerimaan, siklus pengeluaran, dan lain-lain. Dalam siklus penerimaan, dilakukan penjualan, barang dikirimkan, faktur jual dikirimkan ke konsumen, dan kas diterima. Transaksi yang umum terjadi dalam siklus penerimaan adalah pesanan (order), pengiriman, pembuatan faktur dan tagihan atau piutang, dan penerimaan pembayaran (kas). Siklus lainnya dalam organisasi adalah siklus pengeluaran dan siklus untuk konversi dari bahan baku ke barang jadi.Transaksi yang umum terjadi untuk siklus pengeluaran adalah pembelian, penerimaan, dan pengeluaran kas. Transaksi dalam siklus konversi meliputi pekerjaan persiapan pesanan, permintaan material, produksi dan alokasi biaya produksi, penggajian dan persediaan. Transaksi untuk setiap siklus pengolahan memilki beberapa pemasukan (input), pengolahan (processing), penyimpanan (storage) dan informasi (output) yang sama. Akan tetapi, tingkat kepentingan untuk setiap siklus bervariasi tergantung kepada jenis organisasi. Beberapa organisasi memiliki terminal penjualan (point-of-sale) yang sangat canggih sedangkan yang lainnya menekankan kepada proses produksi atau sistem perpindahan data secara elektronik (electronic data Interchane/EDI)

5.3 Mengolah Data Transaksi Mengolah data transaksi bisa secara batch atau on-line

Data transaksi mungkin diolah secara batch atau on-line (Akan dibahas kembali di bab 10). Dalam sistem pengolahan data transaksi secara batch, data transaksi dikumpulkan dahulu dan pada saat tertentu di proses misalnya data daftar hadir karyawan. Dalam sistem pengolahan data transaksi secara online, pengolahan data transaksi dilakukan saat transaksi terjadi. Sebagai contoh data transaksi penjualan diolah secara on-line agar diketahui total penjualan pada saat itu. Pengolahan data seketika (Real time) adalah jenis lain dari pengolahan data secara on-line, dalam pengolahan data ini bukan hanya data transaksi yang masuk yang diolah ketika transaksi terjadi, akan tetapi juga data lainnya seperti data persediaan dan piutang dilakukan updating sehingga bisa diketahui status persediaan dan piutang setiap saat.

Aktivitas Pengolahan Data Transaksi Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengolahan transaksi dapat dianggap sebagai serangkaian proses yang dimulai dari pe-

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 123

ngumpulan data, pemasukan data, pengiriman data untuk diproses, untuk disimpan, dan untuk menghasilkan output berupa informasi bagi pemakai. Pengumpulan, pengiriman, dan pemasukan data - Semua data dari aktivitas operasi organisasi harus dikumpulkan, termasuk didalamnya memasukan data bahan baku, proses produksi, penjualan, distribusi barang dan jasa. Aktivitas ini meliputi sejumlah transaksi dengan pihak eksternal maupun bagian-bagian yang ada di dalam organisasi. Transaksi meliputi penjualan, pengurangan persediaan, pengiriman, pembuatan faktur, pengumpulan dan penerimaan kas, pembelian, penerimaan persediaan, pembayaran, konversi dari tenaga kerja dan bahan baku ke barang jadi atau jasa. Data mungkin dikumpulkan untuk diolah dikemudian hari (batch) atau langsung diolah ketika transaksi terjadi. Data dimasukan kedalam sistem komputer menggunakan berbagai macam media input (lihat hardware di bab 6) seperti keyboard, mouse, optical caracter recognition (OCR), magnetic ink reader dan lain-lain. Semua data yang masuk memerlukan editing dan verifikasi untuk menjamin bahwa data yang dimasukan lengkap dan akurat. Pengolahan dan manipulasi data - Pengolahan data menjadi format yang berarti dan berguna melibatkan beberapa kegiatan termasuk: pengkodean dan pengklasifikasian, penyusunan (penyimpanan), perhitungan, dan peringkasan. Sistem klasifikasi harus dibuat untuk menyimpan data agar dapat digunakan secara efktif bagi manajemen. Data harus diberi kode agar secara logis dapat disusun dan mudah untuk dibaca. Ada beberapa cara penyusunan (penyimpanan) dapat digunakan seperti penyimpanan secara berurutan (squensial), acak (random), dengan rumus (hasing), dan urutan yang diindek (indexed squensial). Menyimpan data - Pada bab 10 akan dipelajari berbagai cara peyimpanan data. Berbagai elemen data perlu diketahui untuk disimpan, beberapa diantaranya mungkin sangat besar untuk disimpan. Secara umum transaksi hari ini memiliki identitas seperti nomor, nama orang yang melakukan transaksi, apa yang ditransaksikan, tanggal transaksi, bagian yang melakukan transaksi, dan otorisasi. Secara singkat siapa, apa, kapan, dimana, dan otorisasi setiap transaksi harus disimpan. Melaporkan- Produk dari SPT berupa informasi bagi manajemen tingkat bawah yang bisa dicetak kapan saja atau bisa diolah lebih lanjut. laporan yang dicetak bisa merupakan dokumen intern organisasi atau juga pesan yang muncul dalam layar komputer, atau bisa juga dalam bentuk laporan keuangan untuk pihak eksternal.

124 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

5.4 Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengolahan transaksi

Sistem informasi akuntansi (SIA)pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai SPT. Transaksi yang terjadi adalah transaksi keuangan baik yang berasal dari dalam atau luar organisasi perusahaan.Transaksi keuangan sangat terstruktur dan terjadi pada manajemen tingkat bawah. Karena ada diberbagai bidang operasional manajemen organisasi maka SIA merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen. Karena itu, SIA dapat juga didefinisikan sebagai kumpulan dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan dibidang keuangan. SIA merupakan perpaduan dari SIA manajemen dan SIA keuangan. SIA bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya walaupun satu jenis kecuali SIA keuangan yang harus disusun berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan di Indonesia (SAK). SIA mengolah data dalam jumlah besar karena didalamnya meliputi berbagai aktivitas pengolahan transaksi seperti aktivitas pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data. Jadi walaupun sistem informasi akuntansi mengadopsi konsep informasi yang berkualitas akan tetapi bobot aktivitasnya lebih banyak berorientasi kepada pengolahan data. Informasi hasil SIA digunakan oleh manajemen tingkat bawah, diatasnya dan pihak eksternal perusahaan. Gambar 5.4 Sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen dan sistem pengolahan transaksi

Bentuk Masalah Tingkat Informasi Umumnya Manajemen

Aktivitas Utama

Sistem Informasi Manajemen

Ringkas

Tidak Terstruktur

Puncak

Perencanaan Strategis

Semi Ringkas

Semi Terstruktur

Menengah

Pengendalian

Detail

Terstruktur

Fokus Sistem Informasi Akuntansi Bawah

4 1

Siklus/Tahap Pengolahan Transaksi

4 3

2

1

3 3

2

Operasional

4 1

1 2

Subsistem Informasi/ Sistem pengolahan Transaksi

2

3

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 125

5.5 Siklus Transaksi Secara Umum Transaksi dalam suatu aktivitas bisnis seringkali memiliki siklus input, proses dan output yang komplek. Data yang dimasukan seringkali disimpan terlebih dahulu dan kemudian diproses bila diperlukan. Banyak output yang dihasilkan oleh suatu transaksi menunjukan output gabungan dari berbagai transaksi yang berkaitan dan sering pula output tersebut menjadi input bagi transaksi lain melalui sistem. Gambar 5.5 Model siklus transaksi Eksternal data

Eksternal input

Input

Proses tahap 1 Internal input

Simpan

Proses

Siklus Transaksi Bisnis

Proses tahap 4

Internal input

Proses tahap 2

Simpan Proses tahap 3

Output

Output

Database untuk setiap data yang dimasukan harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi berbagai macam kebutuhan informasi manajemen dalam menjalankan fungsinya. Aktivitas-aktivitas operasi dan pengendalian yang dilakukan oleh suatu organisasi perusahaan berdasarkan terjadinya transaksi disebut sebagai siklus transaksi. Seperti dijelaskan semula, suatu perusahaan memiliki siklus penerimaan, pengeluaran, keuangan, dan konversi (produksi) untuk perusahaan industri. Gambaran mengenai siklus-siklus tersebut akan ditunjukan sebagai berikut ini:

5.6 Siklus Penerimaan Siklus penerimaan (uang) memiliki proses pembuatan order dari pelanggan (sales order), proses penanganan persediaan, proses pembuatan faktur, proses penanganan piutang, dan proses penagihan.

Transaksi dalam suatu aktivitas bisnis sering sekali memiliki siklus input, proses dan output

126 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 5.6 Siklus penerimaan (13)

Penjualan

Rencana Penjualan

(14)

Order Penjualan

(15) Simpan Simpan

(20)

(16) Persediaan Barang

Penagihan Piutang dagang

Siklus Penerimaan

Faktur Penjualan Bukti Penerimaan

(19)

Faktur jual

(17)

(18) Pengiriman

(21) Konsumen

Bukuti Penerimaan Kas

Posting Ke bank Siklus Akuntansi

Pembuatan order penjualan - Aktivitas yang mengawali pengolahan stransaksi pada siklus penerimaan adalah penjualan barang (13) yang berarti masuknya pesanan (order). Berdasarkan pesanan yang masuk maka dipersiapkan order penjualan (14). PT. ABC hanya mencatat sedikit data untuk setiap transaksi. Data berisi kode, nama pembeli, alamat pembeli, kode barang yang dijual dan penjelasannya, jumlah unit yang dijual, harga jual, dan potongan. Untuk sistem informasi manajemen data ini digunakan pada sistem informasi pemasaran. Agar supaya pemasukan data bisa cepat pada beberapa perusahaan dagang eceran biasanya menempatkan titik layanan penjualan (point of sales) dengan menggunakan Bar Code. Order penjualan merupakan sumber data yang mengawali siklus penerimaan. Secara umum order penjualan ini dapat berasal dari telepon, purchases order dari konsumen, order penjualan yang diisi oleh tenaga salesman dilokasi konsumen, order penjualan yang dikomunikasikan dengan menggunakan EDI (Electronic Data Interchange), dan yang sekarang mulai terkenal adalah melalui e-Commerce. Dengan teknologi e-Commerce ini pelanggan bisa mengisi order penjualan sendiri dilokasi pelanggan dengan menggunakan fasilitas internet

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 127

Penanganan persediaan - Ketika order penjualan dibuat dan disetujui, stock persediaan dicek melalui sistem persediaan secara manual, on-line atau internet. Bila order tidak bisa dipenuhi maka akan dibuatkan order kembali (back order) dengan satu tembusan ke gudang yang mengindikasikan bahwa barang akan segera dikirim begitu sampai di gudang. Persediaan barang digudang (16) akan berkurang karena ada penjualan. Berdasarkan order penjualan dan persediaan yang dikeluarkan dari gudang, maka disiapkanlah Faktur Jual yang juga berfungsi sebagai bukti pengiriman (17). Barang kemudian dikirim (18) ke konsumen dengan dengan faktur yang harus di tandatangani sebagai bukti penerimaan (19). Penagihan piutang - Setelah barang yang dikirim diterima dan faktur ditandatangani, maka langkah selanjutnya adalah proses penagihan piutang (20) berdasarkan faktur yang telah ditandatangi tersebut. Faktur Penjualan PT. ABC dapat dilihat pada gambar 5.8. Piutang dagang - Tagihan kepada konsumen akan meningkat karena adanya transaksi. Biasanya pelanggan mendapat laporan tagihan bulanan. PT. ABC untuk mengendalikan piutang ini memiliki aging schedule yang memberikan informasi tentang aktivitas penagihan piutang, piutang yang akan jatuh tempo. Dengan aging schedule manajemen PT. ABC akan mengetahui kapan tagihan akan bisa ditagih, jumlah tagihan dan kepada siapa saja. Gambar 5.7 Diagram arus data sistem informasi akuntansi penjualan PT. ABC Data Flow Diagram Level 3 Subsistem Informasi Akuntansi Penjualan

Faktur Jual +ACC

Pelanggan Faktur Jual

Faktur Jual +ACC

D6 Produksi Persediaan Order Jual

1.1.2

D2 Persediaan

Pembuatan Faktur

1.1.1

Pelanggan Baru

Pelanggan Order Jual

D4 Pelanggan

1.1.3 Faktur Jual

Produksi

Pembuatan Order Penjualan

Faktur jual yang telah dibayar

Faktur Jual Baru

Faktur Jual yang telah dikirim

Pengiriman Barang

Persediaan Faktur Jual Order Jual Baru

D7 Order Jual

Order Jual

D5 Faktur Jual Faktur Jual Faktur jual yang telah dibayar

Faktur Jual +ACC

1.1.4 Penagihan

128 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Gambar 5.8 Faktur penjualan

Gambar 5.9 Diagram hubungan data siklus penjualan saat pemesanan dan penjualan barang 0:m Order jual

Buat

1:1 Pelanggan

1:1

Terima

1:m

0:m

Faktur Jual

1:m

1 :1

1 :1

Isi

Isi 0:m

0:m

Isi

Baris Faktur Jual

Baris Order jual 0 :1

0 :1

Isi

Isi

1:1

1:1 Persediaan

Penerimaan kas - Siklus penerimaan berakhir ketika konsumen membayar kas(21) atau chek untuk barang yang diterimanya. Jumlah kas yang diterima mungkin merupakan pembayaran faktur terakhir atau pembayaran atas semua hutang perusahaan.

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 129

5.7 Siklus Pengeluaran Gambar 5.10 Siklus pengeluaran (1)

Rencana Penjualan

(5) Order Pembelian (OP)

Penjual

(4) (3)

Permintaan Pembelian (PP)

Simpan Simpan

(6) (2)

Persediaan Bahan Baku

(11)

Kopi LP

(12)

Siklus Pengeluaran

Simpan

(9)

Penerimaan

Laporan Penerimaan (LP)

(8)

Bandingkan PP, OP, LP dan Hutang

OP,PP,LP

(7)

Invoice Penjual

Siklus akuntansi (Posting)

(10)

Pembelian - Rencana penjualan (1) seringkali membantu perencanaan dalam pengadaan barang untuk dijual kembali atau untuk diproduksi. Umumnya order pembelian (OP) dipersiapkan berdasarkan perkiraan/rencana penjualan. Disamping itu, Order pembelian juga bisa dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh sistem persediaan yang menunjukan bahwa persediaan telah menunjukan jumlah dibawah atau sama dengan titik pemesanan kembali (reorder point) (2). Dengan input dari sistem persediaan tersebut, permintaan pembelian (PP) (3) dikirim ke bagian pembelian yang selanjutnya akan membuat order pembelian (4) untuk dikirimkan ke penjual atau suplier. Bagian pembelian harus menentukan penjual mana yang dapat memenuhi barang yang diperlukan. dalam sistem yang berbasis komputer sering kali OP dikeluarkan secara otomatis sedangkan PP tidak dikeluarkan, hanya sebagai input untuk dibuat OP. OP dapat dianggap sebagai dokumen dasar yang mengawali siklus pengeluaran. Satu

Chek Untuk penjual

130 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

kopi OP disimpan dibagian pembelian (atau cukup disimpan didatabase) dan yang asli dikirimkan ke penjual (5). Diagram arus data (Data flow diagram) yang mengilustrasikan transaksi ini dapat dilihat pada gambar 5.11 dibawah ini. Gambar 5.11 Diagram arus data sistem informasi akuntansi pembelian PT. ABC Data Flow Diagram Level 3 Subsistem Informasi Akuntansi Pembelian

D11 Faktur Beli Pemasok

Faktur Beli Faktur Beli

D17 Produksi Faktur Beli

Produksi

D2 Persediaan Order Beli

2.1.2

Persediaan Persediaan Baru

Penerimaan Barang

2.1.1 Pembuatan Order Pembelian

Faktur Beli yang telah dibayar Faktur Beli Baru+ACC

2.1.3 Pembayaran Hutang

Persediaan

Akun

D1 Akun Order Beli

Order Beli Baru

Pemasok Baru Pemasok

Order Beli

D10 Order Beli

D3 Pemasok

Gambar 5.12 Order pembelian

Penerimaan Barang - dalam penerimaan transaksi, penjual mengirim barang ke PT ABC (6). Ketika barang diterima pada gudang, Bagian gudang membuat laporan penerimaan (LP) (7), sebagai bukti bahwa barang-barang telah diterima, berapa banyak yang diterima, dan tanggal diterimanya. Copy LP dan barang diteruskan ke bagian persediaan untuk menambah persediaan (12). Transaksi ini dapat juga dilakukan melalui terminal komputer yang terletak pada bagian penerimaan barang, sehingga saldo persediaan dapat di update secepat mungkin. Dalam sistem manual, satu copy disimpan dibagian

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 131

hutang, dimana disana dibandingkan dengan PP (3), OP(4), dan Faktur dari penjual (8). Pada PT ABC, kebanyakan dari transaksi-transaksi ini dilakukan dengan menggunakan komputer dengan sistem batch satu hari. Dataflow diagram untuk transaksi ini dapat dilihat pada gambar 5.11. Hutang dan Pengeluaran kas - bila semua data dalam komputer termasuk permintaan pembelian, order pembelian, laporan penerimaan dan faktur dari penjual disetujui (9), maka hutang akan dicatat, pengeluaran kas disetujui, dan chek (10) ditulis untuk pembayaran kepada penjual. Data flow diagram untuk untuk transaksi ini dapat dilihat pada gambar 5.11. Gambar 5.13 Diagram hubungan entitas (ERD) saat pembelian dan pemesanan barang 0:m

Order Beli

0:m

Terima

1 :1

Pemasok

1:1

Buat

0:m

Faktur beli

1:m

1:m

1 :1

1 :1 Dasar

1:1 Produksi

Isi

Isi

Isi 0:m

0:m Baris Order Beli

0 :1

Isi

1:1

1:1 Persediaan

Isi

0:1 Dasar

1:1 Akun

5.8

Siklus Konversi (Produksi)

Sistem pengolahan transaksi (SPT) pada perusahaan manufaktur sama dengan SPT pada perusahaan dagang kecuali untuk siklus produksi. Siklus ini ditambahkan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan produksi barang. Siklus produksi ini bisa dilihat pada gambar 5.14. Aktivitas utama dalam siklus produksi meliputi persiapan order pekerjaan dari penjual atau rencana produksi, permintaan bahan, alokasi biaya terhadap produk yang diproduksi, akumulasi biaya tenaga kerja yang dibebankan terhadap produk, dan bertambahnya persediaan barang jadi. Order produksi (pekerjaan) - Pada awal siklus produksi, order produksi (27) dibuat berdasarkan kepada rencana produksi (25) dan status persediaan yang ada di gudang. Data yang masuk kedalam order produksi berasal dari daftar bahan-bahan dan jadwal produksi. Permintaan bahan baku - Transaksi kedua yang diperlukan untuk memproduksi barang adalah permintaan bahan baku (28) atau komponen. Bahan baku yang dibutuhkan kemudian

0 :1

Baris Faktur Beli

132 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

diberikan (29) ke bagian produksi. Permintaan mungkin diproses secara otomatis kalau digunakan CAM (Computer aided manufacturing) atau sistem MRP. Alokasi biaya produksi - Tahap selanjutnya yang harus dilakukan oleh karyawan bagian produksi adalah membuat barang yang dipesan dan mengalokasikan biaya tenaga kerja yang digunakan (30) dan (31) untuk setiap pekerjaan yang dilakukan. Seperti biasanya biaya-biaya ini diringkas dan dan dirinci pada rincian biaya produk (32). Gambar 5.14 Siklus konversi (Produksi)

(25) Rencana Pemasaran

Rencana Pengadaan

Rencana Produksi

Order Pekerjaan

Jadwal Produksi

Daftar Bahanbahan

(26) Barang Jadi

(34)

Rincian Biaya Tenaga Kerja

(27)

Simpan

Siklus Konversi/produksi

(32)

(28)

Permintaan Bahan Baku dan Komponen

(29) (30)

(31)

Distribusi Tenaga Kerja

Penggajian

Jurnal ke Siklus Akuntansi

Bahan Baku yang Dipakai

(33)

Cek Penggajian

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 133

Gambar 5.15 Diagram arus data konversi (produksi) Level 3 PT. ABC Data Flow Diagram Level 3 Subsistem Informasi Akuntansi Produksi

D6

Rencana Produksi

Persediaan

D2

Persediaan Barang Jadi

Persediaan Bahan Baku

Rencana Produksi

2.4.1

2.4.2

Menyiapkan Order Pekerjaan

Urutan Pekerjaan dan Jadwal Produksi

Mencatat Penggunaan Bahan Baku

Bahan Baku yang digunakan

2.4.3 Kelompokan Biaya-biaya berdasarkan Persediaan

Informasi Biaya Produk

Pemakai

Gaji dan Upah

D13

Gaji

Gambar 5.16 Diagram hubungan data untuk siklus konversi

Rencana Produksi

1:1

Milik

0:1

1:m

1:1

1:m

Milik

Penjual

1:m

Milik

Milik

Order Pekerjaan

Milik

Persediaan 0:m Milik

0:m

0:m OverHead

1:1

1:1

0:m Milik

Langkah Kerja 1:m

0:1 0:1

0:m Milik

1 :1

Penjual

Milik 0:m Gaji

Gaji - Pembayaran gaji dilakukan berdasarkan perhitungan absensi yang dihasilkan oleh kartu absen atau alat absensi elektronik yang lain. Berdasarkan kepada jumlah absensi yang tercatat dari setiap karyawan maka dilakukanlah perhitungan biaya gaji yang harus dikeluarkan untuk setiap karyawan. Berdasarkan kepada daftar gaji yang harus dibayar inilah PT.ABC mengeluarkan cek gaji untuk setiap karyawannya.

Jadwal produksi

134 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Persediaan - Ketika proses produksi selesai, produk yang dihasilkan kemudian di transfer ke persediaan barang jadi (34) untuk dijual. Persediaan barang jadi akan meningkat setiap ada proses produksi yang selesai. Gambar 5.17 Order Pekerjaan Order Pekerjaan Nama pekerjaan: Pembuatan senter No pekerjaan : 2000-06-02 Komponen

Keluar tanggal jam

Tahap produksi

Mulai dikerjakan

Selesai pekerjaan

Silinder

24-10 08.00

Per

24-10 08.00

1.Psng per

24-10 08.38

24-10 14.30

Saklar

24-10 14.30

2.Psng saklar

24-10 15.00

26-10 09.00

Tali

26-10 09.30

3.Psng tali

26-10 09.50

26-10 13.30

Baterai

26-10 13.45

4.Psng baterai

26-10 14.04

26-10 17.00

Tutup

23-10 09.00

Lampu

23-10 09.00

5.Psng lampu

23-10 09.30

23-10 15.22

Reflektor

23-10 15.30

6.Psng reflektor

23-10 16.00

25-10 10.00

Lensa merah

25-10 10.30

7.Psng lensa mrh

25-10 11.00

26-10 09.20

Lensa bening

26-10 09.30

8.Psng lensa bng

26-10 10.00

26-10 16.20

9.Psng kepala

27-10 08.00

27-10 13.52

Gambar 5.18 Formulir rincian biaya (Job cost sheet)

Rincian Biaya Produk Mulai Kerja Tanggal :_____________ Selesai Tanggal :_____________ Jadwal terakhir :_____________ Nomor Pelanggan :____________Nama :___________________ No Dept

Bahan Baku Tenaga kerja Langsung No Jumlah Nama Waktu Jumlah Permintaan

Ringkasan Biaya

Total Biaya

Order Pekerjaan No :_________ Tanggal :_________

Biaya Tidak Langsung Jumlah

Tarip

Total

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 135

Gambar 5.19 Media untuk pengolahan transaksi input

Gambar 5.20 Perpindahan data secara elektronik (EDI) Order Pembelian Jadwal Produksi

Permintaan

Proses Produksi

Pembelian

Penjualan

Bukti Penerimaan Order Pembelian Pemberitahuan adanya Pengiriman Lanjutan Pengangkutan Komponen Tanda terima

Barang yang Di terima

Hutang Dagang

Permintaan

Proses Produksi

Pengiriman

Pemberitahuan Pengiriman Uang

Manajemen Kas

Bank PT.ABC

Order Penjualan

Piutang Dagang

Manajemen Kas

Transfer Dana Secara Elektronik

Bank Penjual

136 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

5.9

Siklus Akuntansi Keuangan

Siklus akuntansi keuangan dapat dilihat pada gambar 5.21 dibawah ini. Siklus ini berkaitan dengan siklus sebelumnya, dimana semua dokumen yang digunakan dalam tahap pengolahan transaksi diberi nama untuk pengendalian dan referensi. Siklus ini lebih merupakan proses ringkasan dan posting. Pada proses ini buku besar untuk penjualan, biaya penjualan, persediaan, hutang, piutang, kas, gaji, aktiva tetap di posting secara batch dari berbagai jurnal. Gambar 5.21 Siklus akuntansi keuangan

(22) Jurnal Penerimaan Kas

Setoran Bank

Jurnal Penjualan

(24)

(23) Jurnal Pembelian

Posting ke Buku Besar

Jurnal Pengeluaran Kas

Buku Cek

Buku Besar

Chek Ke Penjual

Menyiapkan Laporan Keuangan

Laporan Keuangan

Inti dari siklus akuntansi keuangan adalah sistem buku besar (sistem GL) yang meringkas aktivitas organisasi secara keuangan. Buku besar merupakan sumber data untuk laporan keuangan dan perencanaan keuangan dalam sistem informasi manajemen. Ketika transaksi terjadi di siklus penerimaan, pengeluaran, dan produksi catatan atas transaksi tersebut kemudian di jurnal (22). Jurnal merupakan penyederhanaan dari aspek keuangan suatu transaksi. Transaksi-transaksi yang dijurnal kemudian dimasukan (Posting) ke buku besar(23). Berdasarkan data-data yang ada di buku besar inilah maka dibuat laporan keuangan (24) yang biasanya dibuat perperiode tertentu misalnya setiap bulan, tiga bulanan, enam bulanan dan tahunan walapun sesungguhnya bisa dibuat laporan keuangan setiap jam.

BAB 5 Sistem informasi akuntansi & pengolahan data transaksi 137

Gambar 5.22 Diagram arus data sistem informasi akuntansi keuangan PT. ABC Data Flow Diagram Level 3 Subsistem Informasi Akuntansi Keuangan 3.1.2 Faktur D5 Jual

D20 Jurnal Faktur Jual

Jurnal Baru

Jurnal

Pembuatan Buku Besar

Buku Besar

Akun Jurnal

3.1.1 Faktur Beli

Faktur D11 Beli

3.1.3 Penjurnalan

Akun

Kas

D21 Kas

Saldo Akun Baru

Akun

Pembuatan Worksheet

Worksheet

Pemakai

D1 Akun 3.1.4 Akun

Pembuatan Neraca

Neraca

3.1.5 Akun

Pembuatan Rugi-Laba

Gambar 5.23 Diagram hubungan antar entitas untuk siklus akuntansi keuangan ` 0:m Jurnal

0:m 0:m

Milik

Milik

1:1

1:m

Akun

0:m

Milik

1:m

Buku besar 1:1

1:1

Milik

Milik

1:m Milik

0:1 Sub buku besar

1:m

Rugi Laba

138 BAGIAN I Konsep dasar sistem informasi manajemen

Rangkuman Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan integrasi dari berbagai sistem pengolahan transaksi. Sistem pengolahan transaksi yang merupakan subsistem informasi akuntansi ada diberbagai fungsi operasional organisasi karena itu sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen. Sistem informasi akuntansi digunakan diperusahaan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan adanya transaksi keuangan baik yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Sistem informasi akuntansi mengolah data dalam jumlah besar karena didalamnya meliputi berbagai aktivitas pengolahan transaksi seperti aktivitas pengumpulan data, pengolahan, penyimpanan dan dokumentasi diberbagai fungsi operasi atau bagian suatu organisasi. walaupun sistem informasi akuntansi mengadopsi konsep informasi yang berkualitas akan tetapi bobot aktivitasnya lebih banyak berorientasi kepada pengolahan data. Soal 1. 2. 3. 4. 5.

Coba jelaskan apa itu sistem informasi akuntansi Coba jelaskan apa itu sistem pengolahan transaksi Coba jelaskan apa itu siklus pengolahan transaksi Coba sebutkan berbagai siklus pengolahan transaksi Coba sebutkat aktivitas pengolahan transaksi

Tugas 1. Coba jelaskan mengapa dikatakan sistem informasi akuntansi sebagai bagian terbesar dari sistem informasi manajemen. 2. Coba jelaskan bagaimana hubungan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen. 3. Coba jelaskan dan berikan gambaran bagaimana siklus-siklus pengolahan transaki berintegrasi membentuk sistem informasi akuntansi. 4. Coba jelaskan apakah masalah yang dihadapi oleh sistem informasi akuntansi masalah terstruktur atau bukan? Mengapa? 5. Apakah sistem informasi akuntansi bisa dibangun tanpa memahami konsep dan praktik akuntansi yang berlaku dan bagaimana faktor budaya dapat mempengaruhi penerapan sistem informasi akuntansi di Indonesia.

BAB 6 Hardware 139

Pokok Bahasan: Bagian Input Bagian Pengolah utama dan memori Bagian output Bagian komunikasi

Pendahuluan Membahas tentang komponen-komponen Sistem informasi, baik itu sistem informasi manajemen atau sistem informasi akuntansi, Hardware biasanya ditempatkan pada pembahasan pertama. Hardware ini merupakan peralatan phisik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukan, memproses, menyimpan dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi. Perlu diketahui hardware tidak menentukan tapi membantu jalannya sistem informasi manajemen/akuntansi. Pada saat kita berfikir bahwa sistem informasi manajemen/akuntansi itu merupakan teknokogi informasi (TI) yang merupakan perpaduan hardware dan software pada saat itulah resiko awal kegagalan kita dalam memahami atau membangun sistem informasi. Pembahasan mengenai hardware akan berkurang maknanya saat kita mencoba menterjemahkannya kedalam bahasa Indonesia menjadi perangkat keras. Akibatnya kita sering mendengar semua yang keras-keras disebut sebagai hardware termasuk bendungan dan jalan raya. Berbicara mengenai hardware disini kita fokuskan pada hardware dalam konteks Teknologi Informasi. Untuk tidak mengurangi makna dari apa yang dijelaskan buku ini tidak akan memaksakan untuk menterjemahkan istilah-istilah bahasa Inggris kedalam bahasa Indonesia. Karena sering kali terjemahan tersebut rancu kedengarannya dan juga sulit untuk dapat digunakan sebagai bahasa komunikasi sehari-hari. Misalnya Motherboard lucu rasanya kalau diterjemahkan kedalam ‘papan induk’ dan anda mungkin akan dianggap orang awam sekali kalau anda mencoba datang ke pusat perbelanjaan barang-barang elektronik dan menanyakan ‘apakah ada papan induk? Didalam bab ini terdapat beberapa hardware yang juga merupakan bagian dari komponen lain suatu sistem informasi seperti jaringan komunikasi dan sistem database. Pembahasan mengenai hardware-hardware tersebut disini untuk menunjukan adanya saling keterkaitan antar komponen-komponen tersebut yang biasanya hal ini menjadi persoalan tersendiri yang membingungkan para pembaca yang baru mempelajari masalah sistem informasi.

140 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

6.1 Bagian Input (Input Device) Peralatan input merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukan data kedalam komputer

Peralatan input merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukan data kedalam komputer. Ada beberapa contoh peralatan yang dapat digunakan untuk memasukan data, seperti untuk memasukan data berbentuk teks (ASCII) atau berbentuk image (gambar), suara, video (gambar bergerak dan suara) dan penunjuk (pointer). Alat-alat ini umumnya baru bisa bekerja kalau ada driver (hardware dan software) yang bentuknya terpisah atau built in dalam motherboard. Penjelasan berikut ini adalah beberapa alat dimaksud, Gambar 6.1 Keyboard

Keyboard biasanya digunakan untuk memasukan data dalam bentuk teks (ASCII) ke komputer. Sampai saat ini kegiatan mengetik masih tetap menggunakan keyboard, walaupun sudah mulai berkmbang alat yang dapat mengenali suara (Voice recognition) sebagai pengganti keyboard, karena keakurasian alat tersebut masih belum sempurna maka keyboard masih tetap digunakan sebagai alat utama untuk memasukan data. Disamping itu pada keyboard ada juga kunci-kunci (key) untuk mengarahkan lokasi kursor baik ke arah atas, bawah, kiri ataupun kanan. Gambar 6.2 Mouse, Touchpad dan joystick

BAB 6 Hardware 141

Mouse merupakan alat yang dapat digunakan sebagai pointer. Mouse digunakan untuk mempercepat perpindahan lokasi kursor dibandingkan bila menggunakan keyboard. Perkembangan selanjutnya yang fungsinya tidak jauh berbeda adalah touchpad. Perbedaannya kalau pada mouse untuk menggerakan pointer maka mouse tersebut harus digeser-geser sedangkan kalau pada touchpad yang bergeser adalah jari tangan atau alat penunjuknya. Untuk menunjukan arah ini dapat juga digunakan Joystick walaupun saat ini Joystick aplikasinya lebih banyak digunakan untuk gim, tidak tertutup kemungkinan dimasa mendatang joystick bisa juga digunakan untuk aplikasi dibidang bisnis. Gambar 6.3 Scanner

Scanner merupakan alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data dalam bentuk image (gambar). Perkembangan teknologi saat ini muncul software yang bisa merubah hasil scanner teks yang memiliki format gambar ke dalam teks dengan format wordprocessor populer saat ini seperti Word Xp, Wordpro, dan Wordperfect. Software-software tersebut dikelompokan kedalam software Optical Code Reader (OCR) yang akan dibahas pada bagian software, bab setelah ini.

Scanner merupakan alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data dalam bentuk image (Gambar).

Gambar 6.4 Kamera digital (Digital Camera) menyimpan image pada disk atau Flash memory (Flash disk) Kamera digital (digital camera) merupakan alat yang dapat digunakan untuk menyimpan data gambar

142 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Kamera digital (digital camera) merupakan alat yang dapat digunakan untuk menyimpan data gambar. Kamera digital ini bedanya dibandingkan dengan kamera konvensional adalah kamera ini tidak menggunakan klise, data gambar yang diperolehnya ada yang disimpan di disk ada yang disimpan dimemorinya sebagai pengganti klise. Kamera digital (gambar bawah) ini dapat juga dihubungkan ke komputer sehingga data gambar yang tersimpan bisa lebih banyak. Sedangkan kamera digital yang disebelah kiri atas (QuickVision) data gambarnya harus disimpan di hardisk komputer. Pada kamera digital yang memiliki tempat menyimpanan data gambar sendiri, kamera tersebut dapat dibawa kemana mana tapi kapasitanya terbatas sehingga data gambar yang sudah terekam harus dimasukan ke komputer. Sedangkan pada kamera digital yang tempat penyimpanan datanya harus di hardisk komputer keuntungannya dapat menyimpan data dalam jumlah banyak tapi kameranya tidak bisa dibawa kemana-mana. Dalam sistem informasi manajemen kamera ini dapat digunakan untuk menyimpan data persediaan, karyawan atau lainnya dalam bentuk gambar tiga dimensi yang selama ini hanya disimpan dalam bentuk teks. Gambar 6.5 Kamera video (Video Camera)

Kamera ini digunakan untuk menyimpan data gambar yang dapat bergerak juga bersuara. Bagi perusahaan tertentu yang bergerak dalam bidang film misalnya, dapat menyimpan data-data film yang dimilikinya tidak hanya dalam betuk judul-judul film tapi juga dilengkapi dengan cuplikan sample dari film-film tersebut. Hal ini dapat lebih meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi manajemen. Gambar 6.6 Optical Code Recognition (OCR)

BAB 6 Hardware 143

Peralatan diatas merupakan contoh dari peralatan yang digunakan untuk membaca barcode. Dengan peralatan ini suatu item persediaan (barang) dapat dibaca dengan lebih cepat dan lebih akurat. Dipasaran, peralatan ini dikenal dengan nama barcode reader, barcode scanner atau gun scanner. Peralatan ini banyak digunakan di supermarket dan perpustakaan modern di Indonesia. Kemampuan membaca dari masing-masing peralatan berbeda ada yang lima sentimeter sampai lebih dari 20 sentimeter. Kemampuan ini biasanya juga berpengaruh terhadap harganya. Gambar 6.7 Touch Screen

Dari segi bentuk touch screen ini tidak berbeda dengan layar monitor biasa, yang membedakannya adalah touch screen dapat menggunakan telunjuk untuk memilih sesuatu yang ada dilayar. Misalnya bagi pihak tertentu merasa malas untuk memilih modul aplikasi dari sistem informasi manajemen dengan menggunakan mouse, maka dengan menggunakan touch screen ini yang bersangkutan tinggal menunjuk saja bagian mana dari aplikasi yang ada di layar monitor yang akan dijalankan, dan selanjutnya komputer akan menjalankan aplikasi tersebut sesuai dengan pilihan, kejadiannya sama dengan bila anda menggunakan mouse, hanya ini menggunakan telunjuk . Gambar 6.8 Floppy Disk (1.44 - 120MB), Tape Backup (50GB) dan Removeable Disk (100MB-10GB)

Gambar 6.8 diatas menunjukan super floppy disk driver yang dapat menyimpan data sampai dengan 50GB dan removable disk yang dapat penyimpan data dari 100 MB s/d 10GB. Melalui mediamedia ini data bisa dimasukan kedalam komputer. Sebagai pera-

144 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

latan input, alat-alat ini digunakan untuk memasukan data backup dalam suatu sistem informasi manajemen. Gambar 6.9 Hardisk, NAS 300G, Driver CD ROM/RW (650MB), DVD ROM/RW (4.7-50 GB),C/DVD R/RW

IBM NAS 300G- 300 GB

Alat lainnya yang dapat digunakan sebagai alat untuk memasukkan data backup adalah Hardisk, CD ROM, dan DVD ROM seperti gambar 6.9 diatas ini. Baik CD ROM maupun DVD ROM hanya dapat dibaca. Agar data dapat masuk kedalam CD/DVD ROM maka sebelumnya data tersebut harus direkam ke dalam CDR melalui CD/DVD Writer. CD/DVD R hanya dapat diisi data satu kali dan setelah data itu dimasukan maka CDR/DVDR tadi menjadi CD/ DVD ROM. Istilah lain dari CDR ini adalah WROM (Write one read many). Saat ini berkembang pula CD/DVD RW yang dapat diisi dan dibaca beberapa kali. Akan tetapi teknologinya belum seperti floppy disk. Teknologi CD/DVD RW masih kaku. Teknologi paling maju menggunakan Flash Memory untuk menyimpan data sebagai pengganti hardisk yang dikenal dengan nama Network Access Server (NAS) yang dapat memiliki kapasitas sampai dengan Tera bytes. Gambar 6.10 Digitizer

Digitizer merupakan alat yang digunakan untuk mengambar langsung ke komputer

Tidak semua gambar yang akan dimasukan kedalam komputer sudah ada bentuk gambarnya, bila bentuk gambarnya belum ada maka gambar tersebut harus digambar dulu dalam komputer dengan menggunakan digitizer. Jadi digitizer merupakan alat yang digunakan untuk mengambar langsung ke komputer.

BAB 6 Hardware 145

6.2 Bagian Pengolah Utama dan Memori CPU (Central processing unit) yang selama ini mungkin dikenal oleh anda adalah berbentuk kotak segi empat seperti gambar 6.11 dibawah ini. Gambar 6.11 CPU dalam berbagai bentuk

Pandangan anda bisa dibenarkan beberapa belas tahun yang lalu, tapi untuk saat ini berkat perkembangan teknologi, pandangan anda tersebut kurang tepat karena pada saat ini benda berbentuk kotak tersebut hanyalah merupakan rumah (BOX) dari CPU. CPU yang sesungguhnya ada didalam rumah, dan didalam rumah tersebut tidak hanya ada CPU akan tetapi juga ada komponen-komponen lainnya seperti : Processor (CPU sesungguhnya) Memory Motherboard Hardisk Floppy Disk CD ROM Expansion slots Devices Controler (Multi I/O, VGACard, Sound Card ) Komponen lainnya (Fan, baterai, Conektor, dll.) Powersupply.

6.2.1. Prosesor (Processor/CPU) Prosesor atau CPU merupakan jantungnya sistem komputer, tapi walaupun demikian processor ini tidak akan memberikan manfaat tanpa komponen pendukung lainnya. Prosesor dengan komponen pendukung lainnya saling terintegrasi membentuk suatu sistem komputer, orang sering menyingkat namanya menjadi komputer. Prosesor ini kemampuannnya berkembang sangat cepat, setiap tahun pasti ada versi baru dari prosessor. Saat ini perusahaan penghasil prosesor sudah mulai banyak misalnya Intel, IBM, Motorola, AMD dan Cyric. Diantara produsen-prosesor tersebut Intel merupakan produsen prosesor terbesar didunia saat ini dan produknya pun merupakan produk yang paling banyak dipakai di du-

146 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

nia khususnya untuk komputer PC. Berikut ini beberapa contoh prosesor yang banyak dijual dipasaran saat ini: Gambar 6.12 Tipe-tipe Prosesor Intel P IV 2.0 A FSB 400 P IV 2.4 B FSB 533 P IV 2.8 B FSB 533 P IV 2.8 C FSB 800 HT P IV 3.0 C FSB 800 HT P IV 3.2 C FSB 800 HT

Celeron 1700 Celeron 2000 Celeron 2400

Advance Micro Device Athlon XP 1900+ Athlon XP 2000+ Athlon XP 2100+ Athlon XP 2200+ Athlon XP 2400+ Athlon XP 2600+ T-Bred Athlon XP 2500+ Barton Athlon XP 2800+ Barton Athlon XP 3000+ Barton Athlon 64 FX Athlon 64 MP Apteron 64

BAB 6 Hardware 147

6.2.2. Hubungan CPU Dengan Komponen Lainnya Seperti dijelaskan diatas bahwa CPU tidak bisa bekerja sendiri. CPU akan bekerja dengan bantuan komponen pendukung lainnya. Berikut ini gambaran bagaimana hubungan antara CPU dengan komponen-komponen pendukungnya tersebut Gambar 6.13 Hubungan CPU dengan komponen lainnya Central Processing Unit Arithmetic and logic unit

Register

U

S

Data line

Control line

Input Devices Controllers

B Addess line

Control Unit

Output Devices Controller

Primary Memory

Pada komputer mikro CPU terdiri dari sebuah Chip mikroprocessor. Sedangkan pada komputer yang lebih besar, CPU secara fisik terbentuk dari beberapa chip dan sirkuit yang berbeda. Gambaran hubungan antara CPU dengan komponen lainnya termasuk coprocessor saat ini digambarkan sebagai berikut Gambar 6.14 CPU dengan komponen lainnya saat ini

148 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Pada komputer mikro CPU terdiri dari sebuah Chip mikroprocessor. Sedangkan pada komputer yang lebih besar, CPU secara fisik terbentuk dari beberapa chip dan sirkuit yang berbeda. Secara konseptual CPU memiliki 3 komponen penting yaitu: Arithmetic and Logical Unit (ALU) Control Unit Register. Arithmetic and Logical Unit (ALU) ALU merupakan bagian dari CPU yang melaksanakan semua perhitungan aritmatika atau matematika dan melaksanakan operasi logika sesuai berdasarkan instruksi program. Perhitungan yang dilakukan oleh ALU biasanya hanya melibatkan empat elemen aritmatika, yaitu: penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pertambahan. Control Unit Merupakan bagian dari CPU yang berfungsi mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem komputer. Dengan kata lain Control unit ini menjalankan CPU dengan menterjemahkan instruksi program, memberitahu ALU untuk menjalankan semua program tersebut, dan berkomunikasi dengan Main Memory/Primary Storage serta peralatan input dan output. Jadi Tugas Control Unit adalah : Mengatur dan mengendalikan baik alat input maupun alat output, Mengambil instruksi-instruksi dari main memory/Primary Storage, Mengambil data dari yang akan diproses dari main memori Mengirim instruksi ke ALU bila ada perhitungan matematika atau logika serta mengawasi bekerjanya ALU Menyimpan hasil pemrosesan ke main memory. Register Register dalam CPU berfungsi sebagai tempat penyimpanan untuk data-data yang akan diproses oleh CPU, kapasitas penyimpanannya sangat kecil tapi memiliki kecepatan tinggi. Kecepatan register 5 sampai 10 kali lebih cepat dibandingkan dengan kecepatan penyimpanan atau pengambilan data pada main memory/ primary storage. Walaupun register merupakan sirkuit memori, register adalah bagian penting dari CPU dan bukan bagian dari main memory/ primary storage. Konsep penting yang mempengaruhi kecepatan

BAB 6 Hardware 149

prosesor adalah ukuran dari register. Ukuran register dinyatakan dalam Bit. Ukuran yang lazim digunakan adalah 8, 16, 32, 64 dan 128 bit. Pada umumnya CPU memiliki beberapa register yang berbeda, diantaranya: Accumulator - Sering dianggap sebagai bagian dari ALU, register ini digunakan untuk menyimpan hasil perhitungan dan operasi logika dari ALU. Beberapa CPU memiliki lebih dari satu Accumulator. Data Register - Digunakan untuk menampung data yang baru dipindahkan dari atau ke main memory. Address Register - Register menunjukkan posisi data yang akan disimpan atau diambil dari main memory. Program Counter - Disebut juga control counter adalah register yang digunakan untuk menyimpan alamat lokasi dari main memory yang berisi instruksi yang sedang diproses. Instruction Register - Register ini menyimpan instruksi yang akan dilaksanakan. Status Register - Register ini memberitahukan hasil operasi logika atau menunjukkan kondisi komputer lainnya. General Purpose Register - Register ini dapat digunakan oleh programer untuk menyimpan data, alamat memori dan instruksi.

6.2.3. Memori (Memory) Memori, sebagai tempat penyimpanan, pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu : Memori utama (Primary memory/Mainmemory/main storage) Memori kedua atau tambahan (Scondary memory/Scondary storage) Yang akan dibahas disini adalah memori utama sedangkan jenis memori yang lainnya (memori kedua/scondary memory) selain dibahas sepintas pada topik mengenai peralatan input dan peralatan output juga akan dibahas pada pembahasan mengenai Database dan Sistem Manajemen Database (DBMS) pada bab 9. Memori utama/Primary Storage /Main Memory Memori utama merupakan memori yang dapat dibaca (access) dengan cepat oleh CPU. Memori ini disamping digunakan untuk menyimpan program yang sedang dijalankan dan data yang diperlukan oleh program tersebut, memori juga menyimpan hasil pengolahannya. Data-data yang masuk kedalam memori bisa ma-

150 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

suk melalui keyboard, disk, scanner dan lain-lain. Disamping itu, memori utama juga menyimpan data-data yang akan ditampilkan di layar. Lokasi main memori berbeda dengan register. Kalau dibandingkan dengan register yang terdapat didalam CPU, register hanya bisa menyimpan beberapa bit data tapi cepat sedangkan memori menyimpan data jauh lebih banyak tapi lambat. Untuk melihat lebih jauh fungsi dari memori utama seperti dijelaskan diatas, berikut ini merupakan gambaran dari fungsi memori utama tersebut yang sampai saat ini masih berjalan. Menyimpan program Memori utama digunakan untuk menyimpan instruksi-instruksi ke komputer (Program). Instruksi-instruksi tersebut bisa masuk melalui keyboard atau melalui disk (Hardisk, floppy disk, CD). Instruksi-instruksi yang sudah tersimpan di memori utama selanjutnya dapat dijalankan (Run). Menyimpan data Memori utama juga digunakan untuk menyimpan data yang akan dimanipulasi atau hasil manipulasi, terkadang suatu program memerlukan lebih banyak data didalam memori untuk melaksanakan aplikasi tertentu sehingga jumlah data yang digunakan lebih besar dari memori yang tersedia. Dalam kondisi seperi ini program akan menyimpan data kedalam memori sedikit demi sedikit sesuai dengan yang diperlukannya dan kapasitas memori yang tersedia, sisanya tetap tersimpan di Secondary Memory. Akibat dari keadaan seperti ini biasanya program berjalan lebih lambat karena kecepatan memori tambahan jauh dibawah kecepatan memori utama. Menyimpan sistem operasi Sistem operasi merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk mengelola atau mengontrol jalannya sistem komputer. Bagian tertentu dari operating sistem dapat disimpan secara permanen pada memori utama sedangkan bagian yang lain disimpan kedalam memori utama pada saat komputer mulai dijalankan (Start). Berfungsi sebagai penyangga (Buffer) Kebanyakan media penyimpan (memori tambahan) seperti harddisk, floppy disk memiliki kecepatan lebih kecil dari CPU. Agar komputer dapat beroperasi lebih efisien, CPU jangan harus menunggu memori tambahan tersebut, karena kalau ini terjadi maka CPU akan berjalan lambat sebab data yang harus diolahnya lambat diterima. Untuk mengatasi perbedaan kecepatan tersebut maka memori berfungsi sebagai buffer.

BAB 6 Hardware 151

Menyimpan gambar di layar Memori utama juga digunakan untuk menyimpan gambar yang harus atau sedang ditampilkan dilayar. Lokasi tertentu di memori berhubungan dengan lokasi tertentu di layar komputer. Segala sesuatu yang ditulis di keyboard dan ditampilkan dilayar semuanya tersimpan di memori untuk jangka waktu tertentu. Ukuran primary storage ditunjukkan oleh satuan kilo byte (kb), mega byte (Mb), atau giga byte (Gb). Contoh untuk komputer yang mempunyai kapasitas memori 256 KB atau 262144 byte, berarti mempunyai 262144 lokasi memori. Alamat memory ini mulai dari nomor 000000 sampai dengan nomor 262143. Kapasitas primary storage menentukan program apa yang dapat dijalankan. Program yang besar, rumit, dan canggih membutuhkan kapasitas primary storage yang besar. Sering kali kapasitas primary storage yang ada sangat mempengaruhi kuantitas data yang diproses. Primary Storage terdiri dari Random Acces Memory (RAM) dan Read Only Memory (ROM). Semua data dan program yang dimasukkan melalui alat input akan disimpan terlebih dahulu di primary storage, tepatnya di RAM. RAM merupakan memory yang selain dapat diakses juga dapat diisi baik oleh operator mapupun oleh programmer. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan penyimpanan data seperti dijelaskan diatas, struktur RAM dibagi menjadi 4 bagian, yaitu : 1. Input Storage, digunakan untuk menampung input yang dimasukkan melalui alat input, 2. Program Storage, digunakan untuk menyimpan semua instruksi-instruksi program yang akan diproses, 3. Working Storage, digunakan untuk menyimpan data yang akan diolah dan hasil dari pengolahan, 4. Output Storage, digunakan untuk menampung hasil akhir dari pengolahan data. Kebanyakan chip yang berfungsi sebagai RAM sifatnya Volatile, yaitu hanya dapat menyimpan data selama komputer dinyalakan. Chip yang paling umum dipakai adalah Dynamic Random Acces Memoy (DRAM), tipe lainnya adalah Static Random Acces Memory (SRAM). Read Only Memory (ROM) berbeda dengan RAM. ROM hanya diisi satu kali, untuk selanjutnya program atau data yang tersimpan didalamnya hanya dapat dibaca, programer tidak bisa mengisi sesuatu kedalam ROM. ROM yang terpasang pada setiap komputer sudah diisi oleh pabrik pembuatnya berupa bagian dari sistem operasi yang meliputi program-program pokok yang diperlukan oleh sistem komputer. Melihat perkembangan kebutuhan, ROM saat ini bervariasi jenisnya. Ada beberapa jenis ROM yang beredar saat ini, beberapa diantaranya adalah :

152 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

PROM (Programable Read Only Memory) - ROM ini dapat diprogram sekali saja oleh programer dan selanjutnya tidak dapat dirubah lagi. EPROM (Erasable Programable Read Only Memory) ROM ini dapat diprogram juga dapat dihapus dengan sinar ultra violet yang berkekuatan tinggi serta dapat diprogram kembali secara berulang-ulang. EEPROM (Electricaly Erasable Programable Read Only Memory) - Jenis ROM ini selain dapat diisi juga dapat dihapus tetapi secara elektronik. Flash Memori adalah jenis memori yang merupakan perpaduan dari beberapa jenis memori seperti dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Gambar 6.15 Flash Memory

Gambar 6.16 Teknologi Flash Memory pengganti Hardisk

HP Surestore

IBM NAS 300G- 300 GB

6.2.4. Bus Bus merupakan kabel-kabel yang tersusun dengan rapih sekali dan digunakan sebagai menghubungkan antara CPU dengan primary storage. Bus digunakan untuk mentransfer data atau informasi dari memory ke berbagaimacam peralatan input, output atau dengan kata lain Bus merupakan suatu sirkuit yang digunakan sebagai jalur transformasi informasi antara dua atau lebih alat-alat dalam sistem komputer.

BAB 6 Hardware 153

Bus yang menghubungkan antara CPU dengan Primary Storage disebut Internal Bus. Sedangkan Bus yang menghubungkan CPU dengan peralatan input/output disebut External Bus. Gambar 6.17 Gambar phisik Bus

Gambar 6.18 Diagram Bus diantara CPU dan primary storage Accumulator

Internal instruction

Data1+ data2 Address of Address1of

data data

2

Clock Working register

Decoding unit Arithemetic /logic unit

CPU Bus

Program

Data Primary Memory/Storage

154 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Struktur Bus Bus dibagi menjadi 3 subkelompok yaitu : 1. Address Line - Membawa sinyal yang menunjukkan lokasi memori mana yang akan dibaca atau akan direkam, 2. Data Lines - Membawa instruksi dan data dari dan ke memori, 3. Control Lines - Jalur yang digunakan untuk mengirim sinyal sebagai pemberitahuan akan dikirimkan suatu informasi atau telah diterimanya informasi yang dikirimkan dari satu alat ke alat yang lain. Pelaksanaan Program Pelaksanaan program komputer merupakan pelaksanaan terhadap instruksi-instruksi yang diberikan kepadanya. Pelaksanaan program tersebut dilakukan melalui dua langkah utama yaitu ‘Fetch Cycle’ dan ‘Execution Cycle’. Kedua langkah tersebut disebut sebagai ‘Machine Cycle’. Fetch Cycle adalah suatu proses dimana CPU mengambil atau membawa (menjemput) instruksi-instruksi dari memori utama (main memory) ke CPU Execution Cycle adalah proses dimana CPU melaksanakan instruksi yang tersimpan pada register yang berasal dari memori utama. Pertimbangan dalam menentukan memori utama Ada tiga hal yang dipertimbangkan dalam memilih memori utama. Kecepatan, jumlah dan biaya yang harus dikeluarkan (harga) Kecepatan - Kecepatan komputer ditentukan dengan secepat apa komputer tersebut membaca data dari memori utama. Kecepatan merupakan kata kunci yang diperlukan dalam memori utama. Kalau program atau data tidak dapat dipanggil atau dibaca dengan cepat dari memori utama, data tersebut tidak dapat diproses secara efisien setinggi apapun kecepatan yang dimiliki oleh CPU Jumlah/Kapasitas - Kapasitas memori sangat menentukan jalannya komputer. Makin banyak memori yang digunakan maka akan makin baik jalannya komputer. Biaya - Memori utama harganya sangat mahal, biaya ini akan membatasi kemampuan untuk membeli memori dalam jumlah yang besar. Harga dari memori ini dari tahun ke tahun cenderung menjadi semakin murah dan kecepatannya pun menjadi semakin tinggi.

BAB 6 Hardware 155

Gambar 6.19 Contoh berbagai jenis memori (RAM)

6.2.5. Cache Memory Agar supaya CPU bisa bekerja lebih efisien dan mengurangi waktu yang terbuang para produsen CPU mengembangkan apa yang namanya Cache. Cache berfungsi sebagai bufer (edia penyesuai) antara CPU yang berkecepatan tinggi dan memory yang memiliki kecepatan lebih rendah. Tanpa Cache memory CPU harus menunggu data dan instruksi diterima dari main memory atau menunggu hasil pengolahan selesai dikirim ke main memory baru proses selanjutnya bisa dilakukan. Cache Memory diletakkan diantara CPU dengan main memory. Gambar 6.20 Cache memory

Motherboard/mainborad Motherboard merupakan papan rangkaian tercetak yang berfungsi sebagai tempat penampungan komponen-komponen pendukung suatu sistem komputer.

156 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 6.21 Motherboard Elite dengan spesifikasinya

Elite N2U400-A V1.0 Spesifikasi Khusus -FSB 400 -Dual Channel DDR400 -AGP 8X -6 Channel Audio -Color Map -10/100 LAN -ATA133

CPU -Socket 462 for AMD K7 Athlon XP/ Athlon/ Duron processor -FSB 400/ 333/ 266/ 200 MHz

CHIPSET -nVIDIA nForce2 Ultra400 & MCP -North Bridge: nVIDIA nForce2 Ultra 400 -South Bridge: MCP

MEMORY -Dual-channel DDR memory architecture -3 x184-pin DDR DIMM socket support up to 3 GB -Support DDR400/333/266/200 2.5V DDR SDRAM

EXPANSION SLOT -1 x AGP 8X/4X slot -5 x PCI slots

STORAGE -Support by MCP -4 x Ultra DMA133/100/66 devices

AUDIO -C-Media CMI9739A 6-channel audio CODEC -Compliant with AC'97 2.2 specification

LAN -VIA VT6103L 10/100 Mbps Fast Ethernet PHY

REAR PANEL I/O -1 -4 -1 -1 -1 -1

x PS/2 keyboard & PS/2 mouse connectors x USB ports x RJ45 LAN connector x Parallel port (LPT1) x Serial port (COM1) x Audio ports (Line-in, Line-out, Mic-in)

INTERNAL I/O CONNECTORS & HEADERS -1 -1 -2 -1 -1 -1 -1 -1 -1

x 20-pin ATX Power Supply Connector & 4-pin 12V Connector x Floppy connector supports 360K~2.88M Bytes, 3 Mode FDDs or LS120 x IDE connectors x Speaker header x USB 2.0 header support additional 2 USB ports x USB card reader header x SPDIF out header x Front panel switch/LED header x Front panel audio header

SYSTEM BIOS -Award BIOS with 2Mb Flash ROM -Supports Plug and Play 1.0A, APM 1.2, Muli Boot, DMI -Full Support for ACPI revision 1.0 specification

BAB 6 Hardware 157

Gambar 6.22 Motherboard Asus dengan spesifikasinya

ASUS P4C800-E Deluxe Spesifikasi Khusus -800FSB/4GB Dual-DDR400 Memory -Intel 875P Chipset -800 MHz FSB -Dual-Channel DDR400 Memory -Intel PAT -Multi-RAID for ATA133 & Serial ATA -Intel Gigabit LAN -ASUS AI features

Intel 875P chipset Leveraging the Intel 875P chipset to support 3.2 GHz+ P4 CPU on 800MHz FSB, Dual DDR 400 memory, Intel Hyper-Threading Technology, Intel Performance Acceleration Technology, and a full-range of advanced features, P4C800-E really delivers a full-value, high-performance solution for today's most demanding tasks.

Dual-Channel DDR400 Dual-channel DDR technology doubles the bandwidth of your system memory and hence boost the system performance to out perform any memory existing solutions in the market. System bottlenecks are eliminated with balanced architecture and peak bandwidths up to 6.4GB/s.

Multi-RAID for ATA133 & Serial ATA The P4C800-E Deluxe offers the most complete RAID solution. A Promise SATA controller offers RAID 0, 1 and 10 functions with Max. 2 UltraATA 133 ports and 2 SATA HD ports, enabling users to build a RAID array with any 2, 3 or 4 of the ports. With unique multi-RAID function, RAID 0 and RAID 1 array can co-exist.

Intel Gigabit LAN With Intel CSA-based Gigabit LAN controller, network data can be transferred at a much higher rate with lower latency. This new interface performs networking tasks more efficiently, and achieves bi-directional gigabit speeds.

AI AUDIO (6-channel digital audio) AI series motherboards employed the world's first intelligent audio CODEC. The 6-channel AD1985 audio CODEC automatically detects and identifies what types of peripherals are plugged into the audio I/O jacks and notifies users of inappropriate connection, meaning there will be no more confusion of Line-in, Line-out and Mic jacks.

AGP8X/Pro AGP8X (AGP 3.0) is the next generation VGA interface specification that enables enhanced graphics performance with high bandwidth up to 2.12GB/s.

8 USB 2.0 ports supports USB 2.0 is the latest connectivity standard for next generation components and peripherals. Backwards compatible with current USB 1.1 peripherals, USB 2.0 delivers transfer speeds up to 40 times faster at 480Mb/s, for easy connectivity and ultra-fast data transfers.

158 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

6.2.6. Driver card Merupakan papan rangkaian tercetak yang berfungsi untuk memperluas kemampuan (ekspansion) suatu sistem komputer. Misalnya untuk menambah kemampuan komputer agar bisa mengeluarkan suara yang baik maka harus ditambah dengan Sound card, untuk meningkatkan kualitas penampilan layar monitor maka harus pasang ‘SXGA Card’ sedangkan kalau ingin dihubungkan dengan printer, Disk maka harus dipasang multi I/O nya, dan untuk bisa berhubungan dengan komputer lain maka harus dipasang ‘network card’. Card-card ini didalam Motherboard dipasang pada ‘ekspantion slot’ Berikut ini beberapa contoh Driver card/ ekpantion card Gambar 6.23 Sound Blaster Live PCI Card

Sound card ini berfungsi untuk menghasilkan suara yang baik pada komputer.

Gambar 6.24 Digital I/O Card

Digital I/O card berfungsi untuk mengeluarkan efekefek suara digital pada sistem komputer .

Gambar 6.25 Network Card

Network card ini berfungsi sebagai alat agar komputer satu bisa berkomunikasi dengan komputer lain .

BAB 6 Hardware 159

Gambar 6.26 Internal Modem . Modem berfungsi untuk merubah sinyal analog ke digital dan sebaliknya

Gambar 6.27 Video card Video card ini berfungsi untuk meningkatkan kualitas dari gambar video (layar monitor) juga untuk meningkatkan kecepatan penampilan gambar-gambar tiga dimensi di layar monitor .

6.3 Bagian Output (Output Device) Peralatan output merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hasil pengolahan data. Ada beberapa macam peralatan output yang biasa digunakan disini yaitu:

Printer Printer merupakan perlalatan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hasil pengolahan data ke kertas atau transparansi. Gambar 6.28 Laser printer

160 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 6.29 InkJet (Deskjet / Buble jet)

Layar monitor Layar monitor sering pula disebut sebagai layar, monitor, Screen, Video display terminal atau video display unit (VDT) merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk visual. Gambar 6.30 Layar monitor

Head Mount Display (HMD) HMD merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk visual pada monitor yang ditempelkan di depan mata. Gambar 6.31 Head Mount Display (HMD)

BAB 6 Hardware 161

LCD (Liquid Cristal Display Projector) Merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dengan cara memancarkannya atau memproyeksikan ke dinding atau bidang lainnya yang vertikal. Gambar 6.32. Berbagai macam LCD Projector

Speaker Speaker merupakan alat yang digunakan untuk mengeluarkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk suara. Gambar 6.33 Speaker Multimedia

6.4 Bagian Komunikasi Peralatan komunikasi adalah peralatan-peralatan yang harus digunakan agar komunikasi data bisa berjalan dengan baik. Ada banyak jenis peralatan komunikasi, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :

162 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 6.34 Network Card untuk LAN dan Wireless LAN

Gambar 6.35 HUB/Switching dan accsess point wireless LAN

Gambar 6.36 Fiber Optik dan Router dan Range Extender

Gambar 6.37 Berbagai Macam Modem (Internal, Exsternal, PCMIA) dan wireless cardbus adapter

BAB 6 Hardware 163

Gambar 6.38 Pemancar dan penerima

Gambar 6.39 Very small apertur satelit (VSAT) dan Satelit

Rangkuman Hardware merupakan salah satu komponen dari sistem informasi berbasis komputer. Hardware ini pada intinya dibagi menjadi 4 macam yaitu peralatan input,pengolah (prosesor), pengingat (memori) yang terdiri dari memori utama dan memori tambahan (kedua), peralatan output dan peralatan komunikasi. Peralatan input merupakan semua peralatan yang digunakan untuk memasukan data.seperti keyboard, joystick, scanner, digitizer, Kamera digital, kamera video dan lain-lain. Alat pengolah atau pemroses (CPU) merupakan alat yang berfungsi untuk mengolah data dan memiliki komponen register, ALU, dan control unit. Alat untuk menyimpan data dikenal sebagai memori. Memori ini dibagi menjadi dua kelompok, memori utama dan memori tambahan(kedua). Memori utama dibagi menjadi dua yaitu ROM dan RAM dengan berbagai tipenya. Memori lainnya adalah memori tambahan atau kedua (Secondary memory). Memori ini digunakan untuk menyimpan data yang jumlahnya sangat banyak.

164 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Ada satu jenis memori yang merupakan gabungan dari berbagai jenis memori yang disebut sebagai flash memory (Flash disk) Peralatan output adalah peralatan yang digunakan untuk mengeluarkan segala bentuk informasi yang dapat dihasilkan oleh komputer misalnya informasi dalam bentuk suara, informasi dalam bentuk tayangan atau visual dan informasi dalam bentuk cetakan. Peralatan komunikasi adalah peralatan yang digunakan untuk mengkomunikasikan data dari satu lokasi ke lokasi.

Soal 1. 2. 3. 4.

Coba jelaskan apa saja yang termasuk peralatan input/output? Coba jelaskan apa saja yang termasuk peralatan komunikasi? Apa beda fungsi memori utama dan tambahan? Apakah yang dimaksud dengan bus dan apa fungsinya, kemudian sebutkan tiga subkelompok bus dan fungsinya? 5. Sebutkan komponen dari CPU dan fungsinya masing-masing? Tugas 1. Coba jelaskan bagaimana pengaruh memori dan hardisk terhadap kinerja komputer? 2. Gambarkan kinerja komputer yang memiliki spesifikasi RAM 4MB,Prosesor Pentium IV 3.21,hardisk 1 GB.? 3. Gambarkan kinerja komputer yang memiliki spesifikasi RAM 128 MB,Prosesor Pentium IV 3.21 ,hardisk 80 GB.? 4. Bila anda merakit komputer dengan spesifikasi hardisk 80GB, RAM 16MB,prosesor Pentium IV 3.21, apakah ada yang kurang? 5. Mengapa anda perlu jaringan komputer dalam SIM, apa manfaatnya?

BAB 7 Software 165

Pokok Bahasan: Definisi software Pengelompokan software Operating system Interpreter & kompiler (Compiller) Persamaan dan perbedaan kompiler dengan interpreter Perangkat lunak aplikasi (Application software)

Pendahuluan Software merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan komputer. Tanpa software komputer tidak dapat melaksanakan fungsinya. Jenis software dipasaran saat ini ada ribuan macam. Bagi sebagian orang software-software tersebut jelas fungsinya , tapi bagi sebagian yang lainnya terutama bagi mereka yang baru mendalami masalah komputer keberadaan software-software tersebut cukup membingungkan.Hal penting yang perlu di ingat adalah software bukan sistem informasi, software hanya merupakan unsur dari sistem informasi manajemen/akuntansi. Dalam bagian ini akan dijelaskan bahwa software dikelompokan kedalam 2 kelompok yaitu software sistem yang terdiri dari sistem operasi,kompiler dan interpreter serta software aplikasi yang terdiri dari software aplikasi sistem informasi manajemen/akuntansi dan software aplikasi lainnya yang dimaksudkan untuk membantu sistem informasi manajemen/ akuntansi suatu organisasi. Software aplikasi sistem informasi manajemen/akuntansi dibangun berdasarkan kepada prosedur/proses bisnis yang ada dalam organisasi,prosedur prosedur yang tidak dapat di program menjadi software pisisinya tetap sebagai prosedur yang akan dijelaskan pada bab selanjutnya pada buku ini. Bagian buku ini akan menjelaskan tentang software, penjelasan dilakukan berdasarkan salah satu alternatif pengelompokan software. Pengelompokan software dilakukan berdasarkan fungsinya. Tidak semua kelompok software disajikan pada bab ini, kelompok-kelompok software yang disajikan merupakan kelompok-kelompok software yang secara langsung atau tidak langsung dapat membantu meningkatkan kinerja sistem informasi manajemen baik melalui pembuatan program atau penggunaan software jadi.

166 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

7.1 Definisi Software Software adalah kumpulan dari programprogram yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer

Software adalah kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer, sedangkan program merupakan kumpulan dari perintah-perintah komputer yang tersusun secara sistematis. Tabel 7.1 dibawah ini salah satu alternatif pengelompokan sebagian software-software yang ada saat ini. Tabel 7.1 Pengelompokan software Sofware

      

Perangkat lunak sistem (System Software) Sistem operasi (OS) Windows 95,98, Me, Xp,Vista,7 Windows NT Server/WS, 2000, Xp Novel 5.0 SCO UNIX SUN UNIX OS2 Linux Mac OS X Interpreter o 2nd GL- Assembly o 3rd GL - Basic, COBOL, Fortran, Pascal, C, C++, ADA o 4th GL- Clipper, DBASE V, Visual Foxpro, Access, Visual Bassic,Delphi, Oracle, Sql for Windows, Microsoft SQL dll. Kompiler Setiap interpreter umumnya memiliki kompiler sendiri seperti untuk: Basic, COBOL, C , C++ Pascal, Delphi, DBASE V, Visual Foxpro, Visual Basic, Sql for Windows, Microsoft SQL Dll.

Perangkat lunak aplikasi (Application Software) Sistem Informasi Manajemen/Akuntansi o Quicken, Peachtree WordProcessing o Word , Wordpro, Wordperfect Desktop Publishing o Page maker, ventura Spreadsheet o Excel, Lotus 123, Quatropro Presentasi o Powerpoint, Frelance, Ashton Workgroup o Office, Notesuite, Power office Statistik o SPSS, SAS, Statistica Komunikasi o MSN Messenger, CloseUp, Carbon Copy Browser o Explorer, Nescape,Mozilla firefox Internet (Author) tool o Frontpage, Webpage, Jomla, E-mail o Yahoo,Gmail,Seven (push e-mail) Audit o ACL (Audit by computer) Utility o AntiVir (Anti Virus) o WinZip (Kompres file) o Norton Comander (Sistem)

Tabel 7.1 diatas menggambarkan bahwa software-software dikelompokkan menjadi dua kelompok berdasarkan fungsinya yaitu perangkat lunak sistem (system software) dan perangkat lunak aplikasi (Application software)

BAB 7 Software 167

7.2 Pengelompokan Software Perangkat lunak sistem merupakan kumpulan dari perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan sistem komputer yang meliputi Sistem operasi (Operating System), Interpreter dan Compiller (Kompiler).

7.3 Operating System Operating system (sistem operasi) berfungsi untuk mengendalikan hubungan antara komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer misalnya antara keyboard dengan CPU, dengan layar monitor dan lain-lain. Gambar 7.1 Berikut ini adalah beberapa contoh sistem operasi yang populer saat ini: Gambar 7.1 Beberapa macam sistem operasi yang populer

Sistem operasi yang paling banyak digunakan di dunia saat ini adalah sistem operasi yang dibuat oleh Microsoft dengan nama microsoft windows. Versi windows yang paling banyak digunakan saat ini adalah windows Xp dan windows Vista,saat ini microsoft akan mengeluarkan versi baru dari windows yaitu windows 7, versi terbaru setelah windows Vista. Berikut ini beberapa contoh tampilan dari beberapa versi Microsoft windows.

Operating sistem berfungsi untuk mengendalikan hu bungan antara komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer

168 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 7.2 Tampilan desktop Windows Xp

Gambar 7.3 Tampilan Windows Vista

Gambar 7.4 Tampilan Windows 7

Jenis-jenis Program Dalam Sistem Operasi Bootstrap Loader - Fungsi dari program bootstrap loader (Program pembaca software pertama) yang biasanya berada pada ROM adalah untuk membaca bagian utama dari sistem operasi dari penyimpan kedua (secondary memory) atau tambahan ketika komputer pertama kali dinyalakan.

BAB 7 Software 169

Diagnostic Test - Fungsi dari program diagnostic test (Pengecekan) adalah untuk melakukan pengecekan terhadap jalannya komponen-komponen dari sistem komputer, seperti pengecekan terhadap RAM dan Diskdrive. Sebagian dari program pengecekan ini berada pada ROM dan akan secara otomatis beroperasi pada saat komputer pertama kali dinyalakan. Program pengecekan lain disimpan pada media penyimpan kedua seperti hardisk. Contoh software ini adalah Norton utility.

Program Dalam Sistem Operasi meliputi Bootstrap loader, Diagnostic test dan Operating Systems Executive, BIOS, Utility Program dan File Maintenance

Operating Systems Executive - Fungsi dari program Operating Systems Executive (pengendali operasi) adalah mengendalikan jalannya sistem komputer, seperti menjalankan program dan mengirimkan perintah ke hardware (perangkat keras). BIOS - Fungsi dari Basic Input/Output Systems (Program pengendali peralatan input dan output) adalah :     

Membaca karakter dari keyboard Menulis karakter pada layar monitor Menulis karakter pada printer Menentukan apakah printer sedang sibuk atau tidak Membaca sektor disk pada diskdrive tertentu

Utility Program - Fungsi dari Utility Program (Program utiliti) adalah untuk memberikan kemudahan dalam memanfaatkan disk seperti:       

Memformat disk Menunjukan isi dari disk Mengcopy isi dari disk ke disk yang lain Memindahkan isi dari disk ke disk yang lain Menunjukan sisa dari disk Membuat backup hardisk Menyimpan kembali backup ke hardisk

File maintenance - Fungsi dari file maintenance (Pemeliharaan file) adalah memberikan fasilitas kepada program yang dibuat oleh user (Pemakai komputer) untuk membuat, membaca dan mengisi file.

Memilih Sistem Operasi Memilih sistem operasi merupakan pekerjaan yang sangat sulit. Sistem-sistem operasi yang beredar saat ini jumlahnya cukup banyak dan kemampuannya sangat tinggi serta bervariasi. Perlu biaya yang besar, kemampuan dan pemahaman yang tinggi dibidang sistem operasi, dan waktu yang banyak untuk menguji kehandalan suatu sistem operasi. Saat ini hanya negara-negara maju yang memiliki fasilitas dan dana untuk melakukan pengujian

Untuk menguji dan memilih sistem operasi diperlukan biaya yang besar, kemampuan dan pemahaman yang tinggi dibidang sistem operasi, dan waktu yang ba nyak.

170 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

tersebut. Kita sebagi user dari sistem operasi bukan pada tempatnya untuk menilai apakah suatu sistem operasi memiliki kualitas yang baik atau tidak selain belum ada pakar pengembang sistem operasi di Indonesia penilaian suatu sistem operasi tidak hanya dinilai dari kemampuan sistem operasi tersebut, tapi dilihat berdasarkan siapa dibelakang pengembang sistem operasi tersebut, promosi yang dilakukan serta kehandalan berdasarkan pengalaman orang-orang yang menggunakannya.

Fungsi Sistem Operasi Sistem operasi memiliki beberapa fungsi yang diantaranya : Menjalankan komputer saat komputer pertama dinya-lakan. Menjalankan program aplikasi Menjalankan program utility Mengelola file Menjalankan mode batch (Menumpuk data sebelum diolah) Memberi layanan pencetakan data di layar dan printer serta menyimpan data di file

Sistem Operasi Multi Tasking dan Multi User Multi Tasking adalah sistem operasi yang bisa melayani beberapa program komputer yang tersimpan pada memori untuk menjalankan aplikasi tertentu pada saat yang bersamaan

Multi Tasking - Yang dimaksud dengan sistem operasi multi tasking adalah sistem operasi yang bisa melayani beberapa program komputer yang tersimpan pada memori untuk menjalankan aplikasi tertentu pada saat yang bersamaan. Misalnya anda bisa menjalankan musik pada saat anda menggunakan alikasi pengolah kata (Word Processor) atau tabel (Spreadsheet).

Multi User adalah sistem operasi yang bisa melayani beberapa user pada saat yang bersamaan untuk menjalankan satu aplikasi tertentu yang tersimpan pada komputer tertentu seperti server atau host.

Multi User - Yang dimaksud dengan sistem operasi multi user adalah sistem operasi yang bisa melayani beberapa user pada saat yang bersamaan untuk menjalankan satu aplikasi tertentu yang tersimpan pada komputer tertentu seperti server atau host. Sebagai contoh untuk pengolahan secara terpusat (Time sharing Processing), misalnya anda suatu saat ingin menjalankan software tertentu yang jumlah kopiannya hanya satu di server tapi yang menggunakannya banyak, software tersebut bisa dipanggil dan dijalankan di banyak terminal pada saat yang bersamaan, hal ini terjadi karena setiap terminal membaca aplikasi tertentu di server dan kemudian menyimpannya di memori terminal (Client).

BAB 7 Software 171

7.4 Interpreter dan Compiller Interpreter merupakan software yang berfungsi sebagai penterjemah bahasa yang dimengerti oleh manusia kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer (bahasa mesin) perintah per perintah. Di masyarakat, interpreter ini lebih dikenal sebagai bahasa. Gambar 7.5 berikut ini beberapa contoh interpreter yang populer saat ini dimasyarakat. Gambar 7.5 Contoh interpreter/DBMS sebagai Front/backend

Interpreter atau bahasa saat ini telah berkembang sampai kepada bahasa generasi ke empat seperti dapat digambarkan sebagai berikut: Bahasa generasi pertama (1st GL ) - Misalnya bahasa mesin Bahasa generasi kedua (2nd GL) - Misalnya bahasa assembly Bahasa generasi ketiga (3rd GL) - Misalnya bahasa BASIC, PASCAL, COBOL,FROTRAN, C Bahasa generasi keempat (4th GL) - Misalnya bahasa Clipper, Foxpro, Oracle, SQL for windows, Ingres, Access. Bahasa ini dikenal juga sebagai DBMS Software atau software aplikasi untuk mengelola (memanajemen) data. Foxpro (Visual Foxpro) merupakan salah satu contoh dari beberapa software yang handal sehingga mampu tetap bertahan sampai saat ini. Pertama muncul pada awal 1980-an dengan nama Foxbase kemudian Foxbase+, Foxpro. Kemunculan Foxpro versi pertama cukup menggoncangkan dunia pemrograman kelas menengah saat itu yang didominasi oleh Dbase III plus dan clipper yang pada akhirnya Foxpro ini dibeli oleh Microsoft. Saat

Interpreter merupakan software yang berfungsi sebagai penterjemah bahasa yang dimengerti oleh manusia kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer

172 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

ini Foxpro mengeluarkan versi terakhirnya yaitu Visual Foxpro versi 9. Kemampuan bertahan cukup panjang ini memberikan jaminan kepada para programmer bahwa investasi waktu dan tenaga yang dikeluarkannya untuk menguasai bahasa pemrograman ini tidak akan cepat terbuang sia-sia, apa lagi saat ini dibawah naungan Microsoft yang merupakan perusahaan software terbesar didunia saat ini. Gambar 7.6 SQL server 2008 dan SAP R3

Gambar 7.7 Contoh aplikasi SIA dan SIM Dengan Visual Foxpro

Kemampuan bertahan cukup lama tersebut bukan hanya disebabkan oleh keandalan software tersebut saja tapi juga ditentukan oleh teknik pemasaran dan siapa perusahaan dibelakangnya yang mendorong munculnya kepercayaan masyarakat. Software lainnya yang telah lama dan sampai saat ini masih mendapat kepercayaan masyarakat adalah Oracle dari Oracle Corp. Software ini kemampuannya sangat tinggi sehingga masyarakat banyak menggunakannya untuk perusahaan-perusahaan besar. th Jenis software 4 GL lainnya adalah Microsoft Accses seperti ditunjukan pada gambar 7.8 dibawah ini.

BAB 7 Software 173

Gambar 7.8 Contoh MS Acces desktop dan aplikasinya

Compiller (Kompiler) Kompiler berfungsi untuk menterjemahkan bahasa yang dipahami oleh manusia kedalam bahasa yang dipahami oleh komputer secara langsung satu file. Saat ini interpreter dan kompiler sudah menjadi satu paket, lain halnya beberapa belas tahun yang lalu, saat kita menggunakan suatu interpreter maka kita masih harus mencari kompilernya. Para programer menggunakan kompiler agar program yang dibuatnya tidak bisa dibaca oleh orang lain dan dengan ‘Linker’ bisa dijadikan EXE file sehingga bisa langsung di jalankan tanpa harus memanggil dulu interpreter. Beberapa contoh interpreter (4th GL) diatas baik untuk digunakan apabila anda ingin membuat aplikasi-aplikasi bisnis, tapi ini tidak berati tidak ada interpreter dan kompiler lain yang tidak bisa digunakan, sebenarnya banyak interpreter lain yang bisa digunakan untuk mengembangkan suatu aplikasi bisnis. Bagi anda, sebaiknya hanya menguasai satu bahasa pemrograman tingkat tinggi dengan cukup mendalam dan satu bahsa tingkat bawah sebagai tambahan tapi. Bila anda menguasai banyak bahasa kemungkinan besar anda menguasai bahsa tersebut tidak optimal tapi setengah-setengah. Dalam pengembangan Sistem Informasi manajemen, bukan banyaknya bahasa pemrograman yang menentukan anda bisa membuat software atau tidak tapi sejauh mana anda bisa menggunakan bahasa pemrograman dengan baik, dan anda harus menyadari bahwa dalam pembuatan aplikasi bisnis tersebut tidak sepenuhnya ditentukan oleh software apa yang digunakan akan tetapi sangat ditentukan oleh siapa yang menggunakan software tersebut.

Fungsi Compiller sama dengan fungsi Interpreter tapi caranya yang berbeda

174 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

7.5 Perangkat Lunak Aplikasi Perangkat lunak aplikasi merupakan software-software yang siap pakai

Perangkat lunak aplikasi atau sering juga disebut sebagai ‘paket aplikasi’ merupakan software jadi yang siap untuk digunakan. Software ini dibuat oleh perusahaan perangkat lunak tertentu (Software house) baik dari dalam maupun luar negeri yang umumnya berada di Amerika. Perangkat lunak aplikasi dibuat untuk membantu masalah yang relatif umum karena itu sangatlah wajar kalau software-software ini tidak dapat memenuhi kebutuhan spesifik setiap pengguna komputer. Menggunakan paket aplikasi dapat dianalogikan seperti membeli pakaian di departemen store, kurang lebihnya kita harus menerima. Karena baju itu tidak dibuat khusus untuk kita. Masalah lainnya kalau software tersebut dimodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik pengguna komputer tertentu, maka modifikasinya tidak bisa dilakukan oleh siapa saja tapi harus oleh pembuat software itu sendiri. Pada tabel 7.1 dapat anda lihat daftar software yang bisa digunakan baik secara langsung untuk Sistem Informasi Akuntansi seperti Peachtree, Quicken dan secara tidak langsung bisa membantu dalam meningkatkan kualitas sistem informasi manajemen. Software-software berikut dikelompokan berdasarkan fungsinya.

Sistem Informasi Akuntansi Quicken merupakan salah satu contoh software sistem informasi akuntansi yang sangat baik. Quicken ini merupakan software yang populer saat ini di Amerika bahkan pada awal tahun 1990an Quicken pernah menjadi software yang paling populer di Amerika. Untuk diterapkan menjadi Sistem Informasi Akuntansi dalam mendukung sistem informasi manajemen ada masalah lain yang harus diperhatikan. Karena komponen Sistem Informasi akuntansi bukan hanya software didalamnya termasuk juga hardware, brainware, prosedur aktivitas, dan database bahkan lebih luas lagi yaitu budaya, pengaruh dan tempat. Sulitnya software ini untuk diterapkan di Indonesia, karena prosedur aktivitas di Indonesia berbeda dengan negara dimana software tersebut di buat. Disamping itu, data-data yang harus dimasukan seringkali tidak sesuai dengan kebutuhan dan kebijaksanaan perusahaan disini. Berikut ini adalah contoh tampilan software sistem informasi akuntansi, makna yang bisa diambil dari penampilan berbagai macam software sejenis dibawah diharapkan memberi gambaran kepada anda bahwa ketika berbicara mengenai sistem informasi yang pada intinya berbicara mengenai sistem maka software yang dihasilkan tidak harus sama walaupun tujuannya sama. Karena sistem itu pada dasarya merupakan kreativitas dari pembuatnya. Perhatikan gambar dibawah ini yang menunjukan bentuk tampilan dari software Sistem Informasi Akuntansi .

BAB 7 Software 175

Gambar 7.9 Quicken (QuickBooks Pro)

Gambar 7.10 Account Pro

176 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 7.11 Peachtree

WordProcessor (Pengolah kata) Gambar 7.12 Word 2002 (word Processor)

BAB 7 Software 177

Word 2002 merupakan salah satu software word processor (Pengolah kata) yang paling dikenal saat ini. Orang menggunakan word apabila ingin melakukan pengetikan dokumen tertentu seperti laporan keuangan. Kemampuan pengolah kata pada umumnya tidak jauh berbeda. Namun demikian, masing-masing word processor memiliki kelebihan masing-masing dibandingkan dengan word processor lainnya. Salah satu kelebihan Word 2002 adalah software ini diinstall di hampir setiap komputer, sehingga bagi kita akan mempermudah untuk membawa data hasil pengetikan ke komputer manapun untuk dicetak misalnya. File gambar yang dapat diinsert lebih dari satu mega bites sedangkan software lainnya yang sejenis sulit bila melebihi 65 KB.

Word Processor merupakan software yang digunakan untuk mengolah kata

Desktop Publishing Gambar 7.13 Page Maker

Page maker adalah salah satu software terbaik untuk desktop publishing. Kemampuan desktop publishing lebih lengkap dibandingkan dengan pengolah kata, akan tetapi mempelajari pengolah kata lebih gampang daripada mempelajari menggunakan desktop publishing. Software ini dapat membantu meningkatkan kualitas format laporan keuangan apabila ingin diterbitkan dalam bentuk buku misalnya. Software lainnya yang sekelas dengan Page maker ini adalah Ventura dan FrameMaker.

Spreadsheet Spreadsheet adalah software aplikasi yang digunakan untuk membuat tabel-tabel perhitungan angka. Excel 2002 merupakan software terbaik saat ini apabila anda ingin membuat tabel-tabel perhitungan tersebut, dan cukup memiliki kemampuan untuk pengolahan data statistik walaupun hasilnya tidak sesempurna software lain yang dikhususkan untuk pengolahan data statistik. Dengan Excel, tabel-table angka bisa dirubah menjadi grafik (Chart).

Spreadsheet adalah software aplikasi yang digunakan untuk membuat table-table perhitungan angka

178 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 7.14 Excel 2002

Software ini bukan software khusus untuk aplikasi sistem informasi manajemen tapi kemampuan software ini bisa saja digunakan untuk aplikasi tersebut walaupun kurang sempurna. Aplikasi lainnya yang dapat dilakukan dengan menggunakan software ini adalah aplikasi untuk keperluan AUDIT dan Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems).

WorkGroup Workgroup merupakan kumpulan softwaresoftware aplikasi yang digunakan untuk berbagai ke butuhan.

Ms. Office 2000 atau Ms. Office Xp merupakan software multi aplikasi, didalamnya ada software word processing (Word2002), Spreadsheet (Excel 2002), Presentasi (Power Point), E-mail (Microsoft Outlook), teleconfrensing (Net Meeting), dan DBMS (Acess 2002). Ms. Office Xp juga memberikan fasilitas untuk membuat home page pada software-software aplikasinya dengan memberikan fasilitas link (berhubungan) antara data-data yang tersimpan pada satu file dengan file lainnya. Software ini selain bisa digunakan untuk mengembangkan Sistem Informasi manajemen dengan menggunakan Microsoft Access, Software ini juga dapat digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin menerapkan Otomatisasi Perkantoran (OA) diperusahaannya, dan Sistem Informasi Eksekutif. Gambar 7.15 Office 2000

BAB 7 Software 179

Statistik SPSS dan Statistica merupakan dua diantara beberapa software yang dapat digunakan untuk aplikasi statistik. Untuk kepentingan manajemen statistik dapat digunakan untuk meneliti berbagai macam permasalahan misalnya untuk menghitung perbandingan piutang tertunggak dari piutang secara keseluruhan, Meneliti persentasi jumlah pembelian dibandingkan dengan penjualan, serta aplikasi-aplikasi lainnya. Gambar 7.16 SPSS (Statistic)

Gambar 7.17 Statistica

Presentasi Software-software dibawah ini keduanya dapat digunakan untuk kebutuhan presentasi. Hanya power point aplikasinya lebih sederhana, sedangkan Director lebih komplek dan hasil akhirnya akan berbentuk Video (Multimedia). Berbagai macam efek suara bisa dipadukan kedalam Director dan berbagai gambar dapat ditayangkan dalam waktu yang bersamaan. Director maupun powerpoint dapat digunakan untuk menayangkan informasi manajemen di layar dalam bentuk multimedia.

180 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 7.18 Powerpoint

Gambar 7.19 Director 7(Multi media)

Komunikasi Gambar 7.20 Microsoft Net Metting

Net Metting merupakan salah satu software yang dapat digunakan untuk berkomunikasi jarak jauh dimana pihak yang berkomunikasi dapat saling melihat satu sama lain. Biasanya pihak-pihak yang berkomunikasi menyimpan kameranya diatas layar monitor. Gambar yang muncul dilayar monitor tidak secepat gambar televisi, gambar muncul pada layar frame-perframe.

BAB 7 Software 181

Gambar 7.21 Outlook 2002 (Komunikasi)

Outlook 2002 juga merupakan software komunikasi, tapi data yang dikomunikasikan bentuknya teks bukan video. Dengan software ini pihak-pihak yang berkomunikasi bisa saling mengirim file data. Berbeda dengan NetMetting, pada Outlook 2002, saat terjadi komunikasi pihak yang berkomunikasi tidak harus kedua-duanya ada pada saat yang sama ketika melakukan kemunikasi. Data yang dikirimkan oleh satu pihak mungkin diterima oleh pihak lain pada saat yang berbeda.

Browser Gambar 7.22 Internet Explorer

Bila komputer anda ingin masuk ke jaringan internet maka anda harus memliki software yang bisa membawa anda ke jaringan internet tersebut, dan software yang dimaksud adalah Browser dengan merk seperti Internet Explorer5 diatas atau Nescape Gold.

Author Tool Setelah anda masuk kedunia internet, dan anda ingin memiliki homepage sendiri atau ingin menayangkan laporan keuangan di internet, anda bisa membuat homepage tersebut dengan menggunakan software ‘Author Tool’ yang salah satunya adalah Front-

Browser merupakan software yang digunakan untuk berhubungan dengan internet

182 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Page 2002 seperti gambar dibawah. Frontpage saat ini menjadi satu paket di dalam Microsoft Office Xp. Gambar 7.23 Microsoft FrontPage

Penggunaan internet dalam dunia bisnis saat ini dan dimasa depan akan terfokus kepada penggunaannya untuk e-Commerce dan e-Business. Dimana e-commerce berfungsi sebagai sistem pengolah transaksi yang menangani masalah pemesanan, penjualan, pembelian dan lain-lain. e-Business lebih luas dari ecommerce. Mungkin bisa dikatakan bahwa e-Business sebagai sistem informasi global yang menggunakan fasilitas internet. Berikut ini beberapa contoh tayangannya mulai dari iklannya atau daftar barang yang ditawarkan, registrasi, cara pembayaran, dan order produk Gambar 7.24 Iklan dalam e-Business

BAB 7 Software 183

Gambar 7.25 Registrasi e-commerce

Gambar 7.26 e-Commerce order

Utility Software utility merupakan software-software yang bisa memberikan kemudahan bagi pengguna komputer dalam mengoperasikan komputer seperti memformat, menghapus, melihat direktori dan lain-lain. Kemampuan-kemampuan ini sebenarnya sebagian sudah ada pada sistem operasi, akan tetapi software-software ini memberikan banyak kemudahannya dalam pengoperasiannya dibandingkan dengan menggunakan sistem operasi. Berikut ini beberapa contoh software utility.

Utility merupakan software-software yang bisa memberikan kemudahan bagi pengguna komputer

184 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 7.27 WinZip, IBM anti virus dan Norton utilities

Audit Software Audit software merupakan software yang digunakan untuk melakukan audit dengan komputer.

Audit sistem informasi bisa dilakukan berdasarkan teknik-teknik seperti: Audit Around Computer, Audit Through Computer dan Audit by Computer. Apabila anda ingin menggunakan teknik Audit by Computer, maka anda dapat menggunakan salah satu software untuk kepentingan itu seperti ACL (Audit Command Language) dibawah ini. Gambar 7.28 Audit Software ACL for windows

BAB 7 Software 185

ACL memungkinkan kita untuk meneliti data-data yang digunakan dalam sistem informasi, Pengoperasiannya seperti melakukan penelitian dengan software statistik tapi disini data-datanya adalah data-data transaksi perusahaan. Anda dapat menggunakan software ini dan menggunakannya untuk mengaudit dengan beberapa kondisi seperti: Anda memahami dan bisa menggunakan komputer Anda mengerti konsep sistem informasi Anda mengerti konsep database dan sistem database Anda memahami Open Database Conectivity (ODBC)

Rangkuman Software merupakan kumpulan program-program yang digunakan untuk menjalankan komputer.Sedangkan yang dimaksud dengan program adalah serangkaian instruksi atau perintah kepada komputer yang dilakukan secara sistematis. salah satu alternatif dalam mengelompokan software adalah mengelompokannya software kedalam dua kelompok yaitu kelompok Sistem Software dan kelompok Software Aplikasi. Dimana sistem software kemudian dibagi lagi menjadi Sistem Operasi, Interpreter dan Compiller. Sistem Software merupakan software yang digunakan untuk mengendalikan jalannya komponen sistem komputer yang terdiri dari sistem operasi,interpreter dan kompiler. Sedangkan software aplikasi merupakan software yang siap digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu. Software aplikasi tidak dibuat memenuhi keinginan orang tertentu, software-software dibuat untuk kepentingan umum. Karena itu software aplikasi tidak dapat memenuhi kebutuhan spesifik orang-perorang. Soal 1. 2. 3. 4. 5.

Sebutkan tiga jenis software yang termasuk sistem software ? Sebutkan software-software yang termasuk spreadsheet? Sebutkan software-software yang termasuk DBMS? Sebutkan software Software yang termasuk pengolah kata? Apa perbedaan dan persamaan interpreter dan kompiler?

Tugas 1. Bila ingin membangun software untuk sistem informasi manajemen, software apa saja yang diperlukan dan apa fungsinya?

186 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

2. Apakah software SIM dapat dibangun tanpa pemahaman tentang konsep sistem, informasi, manajemen dan operasi perusahaan ? 3. Apakah sofware SIM suatu organisasi perusahaan dapat dipakai di organisasi perusahaan yang lain? jelaskan 4. Apakah ada kaitan software SIM dengan kebijakan manajemen terhadap organisasi perusahaan? Jelaskan 5. Apakah merek software tertentu akan menjamin berhasil tidaknya pembuatan software SIM? Jelaskan

BAB 8 Brainware (Sumber daya manusia) 187

Pokok Bahasan: SDM sistem informasi dan organisasi SDM sistem informasi dan tingkatan manajemen SDM sistem informasi di departemen sistem informasi

Pendahuluan Sejalan dengan persepsi kita bahwa brainware atau sumber daya manusia (SDM) merupakan bagian terpenting dari komponen Sistem informasi (SI) dalam dunia bisnis yang dikenal sebagai Sistem informasi manajemen. Komponen SDM ini merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan komponen lainnya didalam suatu SI sebagai hasil dari perencanaan, analisis, perancangan, dan strategi implementasi yang didasarkan kepada komunikasi diantara sumber daya manusia yang terlibat dalam suatu organisasi. Sumber daya manusia (SDM) sebagai pemantau, pengoperasi, dan pengguna SI atau SIM sangat memberikan dampak kepada organisasi karena sangat menentukan tingkat kesuksesan organisasi tersebut dalam menerapkan sistem informasi manajemen. SDM suatu perusahaan yang telah mengoperasikan SI, SDM tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat diterapkannya SI. SDM dalam SI ada yang berperan sebagai pemberi dan pengguna informasi. SDM yang berperan sebagai pemberi informasi seperti bagian sistem informasi serta bagian akuntansi manajemen dan keuangan. Sedangkan yang berperan sebagai pengguna informasi dikelompokkan kedalam dua pemakai yaitu pemakai intern dan ekstern. Jadi teknologi informasi melalui sistem informasi secara efektif telah meningkatkan kemampuan SDM atau manajemen yang bekerja di suatu organisasi untuk bekerja lebih cepat dan lebih berkualitas dalam menangani masalah-masalah yang lebih komplek, penuh dengan perubahan dan ketidak pastian.

188 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

8.1 SDM Sistem Informasi dan Organisasi SDM SI/SIM merupakan sumber daya yang terlibat dalam pembuatan, sistem informasi, pengumpulan dan pengolahan data, pendistribusian dan pemanfaatan informasi.

Sumber daya manusia (SDM) SI/SIM merupakan sumber daya yang terlibat dalam pembuatan sistem informasi, pengumpulan dan pengolahan data, pendistribusian dan pemanfaatan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut. Secara sederhana SDM SIM tersebut sesuai kompetensi dan penugasannya dapat dikelompokan kedalam: -Manajer sistem informasi- Pemimpin departemen SI/SIM -Analis sistem-Menganalisis dan merancang sistem informasi -Administrator jaringan-Menjamin jaringan selalu jalan -Administrator database-Menjamin database yang dipakai sesuai dengan kebutuhan -Programer-Membuat program sesuai arahan analis sistem -Operator-mengoperasikan aplikasi sistem informasi -Pustakawan-Menyimpan dan mengamankan dokumen dan backup software Susunan diatas merupakan susunan berdasarkan fungsi saat menjalankan SI/SIM.Pada saat sistem informasi di kembangkan SDM (pelaku) dibagi kedalam 5 lima kelompok yaitu: -Pemilik-yang memberikan dukungan dana sampai dengan waktu saat mengembangkan sistem informasi -Pemakai-yang menggunakan sistem informasi -Perancang-yang merancang sistem informasi -Pembangun (builder)-yang membangun sistem informasi

Pemilik Sistem Informasi

Pemilik sistem informasi merupakan sponsor terhadap dikembangkannya sistem informasi Pemilik sistem informasi cenderung berfikir sangat general, tidak detail

Sistem informasi apapun yang ada disuatu organisasi, baik itu besar atau pun kecil pasti ada yang memilikinya. Untuk sistem informasi besar,pemiliknya dapat merupakan gabungan dari karyawan dengan manajemen suatu organisasi. Sedangkan untuk sistem informasi yang kecil biasanya dimiliki oleh perseorangan karena seringkali yang menjadi pemilik dan penggunanya orang yang sama. Para pemilik sistem informasi tersebut diatas merupakan sponsor terhadap dikembangkannya sistem informasi. Mereka biasanya disamping bertanggung jawab terhadap biaya dan waktu yang digunakan untuk pengembangan serta pemeliharaan sistem informasi, mereka juga berperan sebagai pihak penentu dalam menentukan diterima atau tidaknya sistem informasi. Pemilik sistem informasi cenderung berfikir sangat general, tidak detail dan tidak peduli dengan teknologi apa yang digunakan. Mereka paling tidak tertarik dengan solusi secara teknis walaupun sistem bekerja dengan baik.Pemilik hanya perhatian keada biaya yang dikeluarkan untuk teknologi tersebut. Mereka selalu berharap semua biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan teknologi apapun yang digunakan dapat memberikan manfaat yang sebanding.

BAB 8 Brainware (Sumber daya manusia) 189

Pemakai Sistem Informasi Para pemakai sistem informasi sebagian besar merupakan orangorang yang hanya akan menggunakan sistem informasi yang telah dikembangkan seperti operator dan manajer (end user). Para pemakai akhir sistem informasi tersebut menentukan : 1. Masalah yang harus dipecahkan 2. Kesempatan yang harus ambil 3. Kebutuhan yang harus di penuhi, dan 4. Batasan-batasan bisnis yang harus termuat dalam sistem informasi. Mereka juga cukup memperhatikan tayangan aplikasi di komputer baik dalam bentuk form input maupun outputnya. Para pemakai akhir sistem informasi biasanya kurang begitu perhatian dengan biaya yang dikeluarkan serta manfaat yang diperoleh dibandingkan dengan pemilik sistem informasi. Perhatian utama dari pemakai akhir sistem informasi tersebut adalah bagaimana agar sistem informasi dapat membantu menyelesaikan pekerjaan. Mereka biasanya menaruh perhatian terhadap kebutuhan bisnis apa yang harus dipenuhi oleh sistem informasi. Pemakai sistem informasi (pemakai akhir dan pemakai lainnya) biasanya sangat memperhatikan masalah teknologi yang digunakan. Walaupun para pemakai akhir sistem informasi saat ini makin banyak yang telah memiliki pengetahuan komputer namun perhatian mereka tetap kepada pekerjaan yang harus diselesaikan. Akibatnya analis sistem sebagai salah satu pemakai sistem informasi dan juga sebagai pengembang harus berusaha keras untuk selalu berdiskusi dengan pemakai sistem informasi lainnya terutama dalam cakupan sistem informasi pada tingkat yang lebih detail untuk menentukan informasi apa yang diperlukan dan keputusan apa yang diambil. Beberapa pemakai sistem informasi seperti analis sistem dan programer mengembangkan sistem informasi untuk memproses dan menyebarkan informasi kepada pemakai informasi sementara yang lain (end user) seperti operator, sekretaris dan para manajer memasukan dan menggunakan data serta informasi tersebut. Perancang sistem informasi Perancang SIM bertugas menganalisis sistem berjalan, mengidentifikasi masalah masalah yang dihadapi oleh manajemen/pengguna SIM perusahaan dan selanjutnya merancang SIM berdasarkan keinginan pengguna.Rancangan ini merupakan buleprint yang digunakan oleh pembuat/teknisi seperti programer/administrator jaringan dalam membuat program dan membangun sistem informasi manajemen. Pembangun (builder) Pemahaman tentang pembuat disini berbeda dengan arti pembuat yang dipahami oleh kebanyakan orang indonesia.Di Indonesia pembuat itu yang membuat/yang melakukan, tapi masyarakat dunia menilai pembuata adalah yang merancang.Contoh Toyota

Pemakai akhir sistem informasi merupakan orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi yang telah dikembangkan

190 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

buatan jepang walaupun dikerjakan di Bawa Barat Indonesia; CocaCola,Centucky,McDonald buatan Amerika padahal ayam,bumbu dan orang yang membuatnya orang Indonesia.Nokia buatan Finlandia, Soni buatan jepang walaupun dibuatnya di RRC. Sama halnya dengan SIM yang membuat atau yang membangun itu adalah orang yang merancang atau yang membuat blueprint walaupun secara teknis dikerjakan oleh pembangun/builder seperti programer,ahli jaringan dan ahli database. Salah memandang dan menempatan SDM melahirkan resiko SIM yang dibangun tidak akan pernah operaional. Semua pelaku diatas dalam mengembangkan sistem informasi ada dalam arahan manajer projek yang seharusnya berasal dari seorang analis sistem yang senior dan berpengalaman. Pada gambar 8.1 dibawah ini fungsi atau bagian sebagai posisi dalam struktur organisasi. Fungsi-fungsi tersebut ditujukan secara individu pada perusahaan besar sedangkan pada organisasi perusahaan kecil fungsi-fungsi tersebut harus digabungkan. Gambar 8.1 Struktur organisasi bagian sistem informasi Fungsi Executive dan Staff

Wakil Presiden Sistem Informasi Database Administrator

Manajer Komunikasi Data Direktur Keamanan

Fungsi berorientasi ke user

Manajer Pendidikan & Pelatihan Manajer Pengolahan Data

Manajer Pengembangan aplikasi

Manajer Operasi

Manajer Sistem

Manajer Project

Operator Komputer

Analis Sistem

Analis Sistem Bisnis

Teknisi Pemeliharaan Komputer

Programer Sistem

Kepala pengendalian produksi

Pustakawan

Programmer Aplikasi Programmer Pemeliharaan Manajer Pusat Informasi

Kepala Bagian Pemasukan Data

Fungsi berorientasi keefisiensi dan pengendalian intern

Gambar struktur organisasi diatas menunjukan bahwa bagian atau departemen sistem informasi bervariasi tergantung kepada situasi, kondisi organisasi tersebut. Whitten menyatakan bahwa setiap organisasi memiliki struktur organisasi sistem informasi yang unik. Tapi walaupun demikian fungsi-fungsi yang dilakukan oleh struktur organisasi tersebut secara umum tidak jauh berbeda.

BAB 8 Brainware (Sumber daya manusia) 191

Kelompok Executive dan Staff Para executive bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengendalian organisasi untuk jangka panjang (Sering disebut sebagai strategis) didalam sistem informasi. Pimpinan pada posisi ini bisa dipimpin oleh seorang manajer sistem informasi atau seorang wakil presiden, tergantung kepada kesepakatan yang dibuat dalam organisasi tersebut. Manajer executive seringkali melihat satu tahun kedepan atau kebelakang. Mereka meneliti arah perkembangan, membangun rencana jangka panjang dan kebijaksanaan organisasi serta mengevaluasi sejauh mana organisasi dapat melaksanakannya. Mereka mengalokasikan sumberdaya organisasi yang langka seperti tanah, material, mesin, tenaga kerja dan dana. Beberapa executive manajer misalnya Direktur pelaksana (Chief executive officer), Direktur sistem informasi (Chief information Officer), Direktur operasi (Chief operation officer), Dekan suatu fakultas, Anggota dewan direksi, Presiden, wakil periden dan lain lain. Seperti halnya manajer tingkat menengah manajer executive dalam mensponsori sistem informasi bertindak sebagai pemilik sistem. Mereka sering kali menentukan atau mempengaruhi arah pengembangan sistem informasi. Tapi seperti halnya manajer tingkat bawah, executive manajer juga berfungsi sebagai pemakai sistem. Karena mereka sangat memperhatikan kondisi perusahaan secara keseluruhan. Para manajer executive biasanya menginginkan ringkasan informasi untuk mendukung aktivitasnya saat melakukan perencanaan, analisa, dan keputusan yang strategis. Karena posisinya sembagai pemilik, pengarah, dan pengguna sistem informasi itu sendiri maka efektivitas sistem informasi dalam mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan sangat tergantung kepada kinerja yang ditunjukan oleh tingkatan executive. Wakil presiden sistem informasi atau apapun namanya yang menduduki posisi tertinggi dalam sistem informasi juga memiliki tanggung jawab dalam meyakinkan kepada organisasi bahwa organisasi telah memiliki rencana jangka panjang yang memadai dalam sistem informasi untuk mendukung tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Beberapa manajer dibawah ini ditempatkan pada tingkat atau posisi yang berbeda dalam struktur organisasi yang berbeda. Penempatan didalam struktur organisasi tergantung kepada situasi dan kondisi organisasi tersebut, yang penting disini adalah bahwa fungsi tersebut perlu, terlepas dari tingkat manajemen mana mereka ditempatkan dan dengan jumlah tenaga berapa orang. Berikut ini adalah beberapa fungsi yang diambil berdasarkan kepada gambar 8.1

Executive bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengendalian organisasi jangka panjang didalam sistem informasi

192 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Manager Komunikasi data Manajer komunikasi data bertanggung jawab dalam menjamin bahwa fasilitas komunikasi yang ada siap melayani kebutuhan organisasi untuk transformasi data baik secara internal maupun external.

Manajer komunikasi data bertanggung jawab dalam menjamin bahwa fasilitas komunikasi yang ada siap melayani kebutuhan organisasi untuk transformasi data baik secara internal maupun external. Manajer komunikasi harus memiliki keahlian teknis dan profesioanal. Manajer ini harus memberikan jaminan bahwa semua peralatan yang dimiliki dapat digunakan untuk membantu memecahkan persoalan di departemen atau bagian manapun serta peralatan tersebut dapat diintegrasikan dan cocok dengan peralatan pengolahan data lainnya yang ada disetiap departemen sehingga memungkinkan terjadinya pertukaran data. Database Administrator

Database administrator (DBA) bertanggung jawab dalam memelihara integritas data yang disusun untuk mengontrol data dari kemungkinan terjadinya data yang duplikasi atau data yang belum dinormalisasi

Database administrator (DBA) bisa perorangan atau subbagian dari data administrator yang bertanggung jawab dalam memelihara integritas data yang disusun untuk mengontrol data dari kemungkinan terjadinya data yang duplikasi atau data yang belum dinormalisasi. Disamping itu DBA juga bertugas dalam malakukan alokasi dimana suatu data harus disimpan dan diolah. Melihat dari aktivitasnya tersebut DBA juga merupakan bagian yang telibat dalam pengembangan sistem informasi Posisi DBA ini muncul karena adanya kebutuhan untuk melihat data secara konseptual dan menjadikan model data suatu organisasi sebagai sumber daya utama untuk memenuhi kebutuhan yang lebih mendetail. Melalui model data dapat diketahui ukuran dan struktur setiap field atau elemen data yang ada pada suatu sistem database yang terdistribusi (Distributed database system). Posisi DBA menjadi sangat penting ketika suatu organisasi mengganti cara penggunaan file. Suatu file yang tadinya hanya dapat digunakan untuk mendukung satu aplikasi tertentu menjadi satu file yang dapat mendukung beberapa aplikasi. Sehingga satu database yang terdiri dari beberapa file dapat diakses secara bersama-sama pada waktu yang sama oleh banyak aplikasi diberbagai bagian dengan menggunakan sistem jaringan komputer. Manajer Keamanan Manajer keamanan bertanggung jawab dalam melindungi sumber daya organisasi dari berbagai kemungkinan kerusakan, kehilangan dan selalu menjaga agar orang-orang yang tidak berwenang tidak mengakses data yang bukan bagiannya. Jadi akses data dilakukan berdasarkan wewenang yang diberikan. Manajer ini haruslah orang yang memiliki keahlian teknis disamping seorang profesioanal, karena tanpa profesionalisme sistem keamanan yang telah disusun tidak akan berjalan sebagaimana mestinya.

BAB 8 Brainware (Sumber daya manusia) 193

Manajer Pendidikan dan Pelatihan Manajer pendidikan dan pelatihan bertanggung jawab dalam memberikan jaminan kepada organisasi perusahaan bahwa sistem informasi dan SDM selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Posisi ini sangat penting kedudukannya bagi bagian akuntansi dan pemakai sistem informasi lainnya ketika para pemakai dihadapkan kepada alat dan aplikasi hasil pengembangan atau revisi yang baru.

Manajer pendidikan dan pelatihan bertanggung jawab dalam memberikan jaminan kepada organisasi bahwa SI dan SDM selalu mengikuti perkembangan teknologi yang ada

Manajer Pengolah Data

Manajer Pengolah Data memiliki tanggung jawab dalam menerapkan hardware dan software setelah aplikasi baru selesai dibangun dan tetap memelihara aplikasi yang lama bila suatu saat diperlukan

Pada gambar 8.1, dapat dilihat bahwa manajer pengolah data dimiliki oleh tiga kelompok bagian organisasi. Pada organisasi kecil posisi ini mungkin telah memenuhi semua fungsi baik itu fungsi staff atau fungsi executive yang diperlukan dalam menjalankan suatu sistem informasi. Pada saat tertentu, manajer pengolahan data memiliki tanggung jawab dalam menerapkan hardware dan software setelah aplikasi baru selesai dibangun dan tetap memelihara aplikasi yang lama bila suatu saat diperlukan. Dalam rangka meningkatkan efisiensi menggunakan sumber daya pengolahan yang ada. Manajer pengolahan data dalam melaksanakan tugasnya harus menyusun anggaran dan rencana yang berhubungan dengan sistem informasi. Koordinasi yang baik antara manajer pengolahan data dengan bagian kontrol (Pengawasan) dan keuangan penting dilakukan agar sistem informasi manajemen yang diterapkan pada suatu organisasi berjalan dengan sukses.

Fungsi Yang Berorientasi Kepada Pemakai Manajer pengembangan sistem informasi manajemen yang mengembangkan software aplikasi akuntansi memiliki tanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan program-program aplikasi. Prioritas utamanya adalah melakukan upaya pengembangan yang direncanakan atau dibangun oleh manajemen tingkat atas. Akan tetapi, manajer pengembangan sistem informasi pun memiliki fleksibilitas dalam pengembangan project yang skalanya tidak besar seperti pemeliharaan aplikasi.

Manajer pengembangan sistem informasi akuntansi yang mengembangkan software aplikasi akuntansi memiliki tanggung jawab dalam Pengembangan dan pemeliharaan program-program aplikasi

Manajer Project Sistem Informasi Manajer project akan bertugas menganalisa dan membuat program untuk setiap project yang disetujui. Tim pengembangan yang bekerja dibawah seorang manajer project pada perusahaan besar akan meliputi satu atau lebih analis sistem bisnis, programer aplikasi, counterpart dari bagian yang memerlukan aplikasi. Analis Sistem Informasi Bisnis Analis sistem informasi bisnis bertanggung jawab dalam menganalisa problem-problem bisnis dan merancang solusi yang se-

Manajer project akan bertugas menganalisa dan membuat program untuk setiap project yang disetujui

194 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Analis sistem informasi bisnis bertanggung jawab dalam menganalisa problem bisnis dan merancang solusi yang sesuai dengan kebutuhan.

suai dengan kebutuhan. Ini merupakan titik pertemuan utama yang menghubungkan antara pemakai sistem informasi dan bagian sistem informasi. Agar project pengembangan sistem informasi sukses, maka interaksi yang terjadi antara pengguna sistem informasi dan bagian sistem informasi tersebut harus dilakukan secara positif. Pembahasan mengenai analis sistem ini akan dilanjutkan lebih lengkap pada bab 15 mengenai analisa dan perancangan sistem informasi. Programer Aplikasi

Programer aplikasi /programer sistem bertanggung jawab untuk membuat program yang sesuai dengan solusi yang diputuskan.

Programer aplikasi /programer sistem bertanggung jawab untuk membuat program yang sesuai dengan solusi yang diputuskan. Dulu pemrograman dilakukan dengan menggunakan bahasa generasi ke tiga seperti BASIC, COBOL dan PASCAL saat ini pemrograman dilakukan dengan mengunakan bahasa generasi keempat yang lebih cepat seperti FOXPRO dan ORACEL. Programer Pemelihara

Programer pemelihara bertanggung jawab untuk memperbaiki kesalahan yang ditemukan pada program aplikasi yang telah operasional dan selalu menjaga agar software dapat memenuhi semua kebutuhan menajemen dan perubahan lingkungan

Programer pemelihara bertanggung jawab untuk memperbaiki kesalahan (error) yang ditemukan pada program aplikasi yang telah operasional dan selalu menjaga agar program aplikasi (software) dapat memenuhi semua kebutuhan menajemen dan perubahan lingkungan. Programer pemelihara sebaiknya merupakan programer aplikasi yang telah membuat program aplikasi yang harus dipelihara untuk meningkatkan efisiensi waktu dan biaya saat terjadi revisi sistem informasi yang lama.

Manajer pusat informasi bertanggung jawab dalam melatih dan mem-bantu pemakai yang ingin membangun program aplikasinya

Manajer pusat informasi bertanggung jawab dalam melatih dan membantu pemakai yang ingin membangun program aplikasinya. Program yang dibangun tersebut mungkin berbentuk fasilitas untuk membaca informasi yang sewaktu-waktu diperlukan atau mungkin berupa model prototype untuk aplikasi yang sama sekali baru. Pusat informasi mungkin menggunakan bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti bahasa generasi keempat untuk menyusun program aplikasi di dalam suatu sistem jaringan.

Pengendalian Intern dan efisiensi bertanggung jawab dalam mengamankan harta kekayaan perusahaan melalui berbagai cara

Pengendalian Intern dan Efisiensi

Manajer Pusat Informasi

Posisi ini umumnya berhubungan dengan SDM bagian Sistem informasi akuntansi dimana tanggungjawab mereka sangat dekat dengan bagian pengolahan data untuk mengolah data transaksi. Manajer Operasi

Manajer operasi bertanggung jawab dalam penggunaan komputer sehari-hari secara efisien

Manajer operasi bertanggung jawab dalam penggunaan komputer sehari-hari secara efisien. Dalam sistem informasi yang menggunakan sistem pengolahan secara batch dimana data yang masuk disimpan dahulu dan diproses pada saat tertentu. Dalam kaitan

BAB 8 Brainware (Sumber daya manusia) 195

dengan hal ini, SDM SIM yang menangani pengolahan data transaksi harus sering berhubungan dengan SDM pengendalian produksi dan operator untuk melakukan verifikasi terhadap setiap data yang dimasukkan. Kepala Pengendalian Produksi Kepala pengendalian produksi bertanggung jawab terhadap pe- Kepala pengendalian rencanaan input dan output yang berhubungan dengan penyusu- produksi bertanggung jawab terhadap perennan prioritas. Kepala Operator

canaan input dan output .

Kepala bagian operator bertanggung jawab terhadap pemasukan Kepala bagian operadata kedalam komputer dari dokumen dasar dengan mengguna- tor bertanggung jawab terhadap pemasukan kan media yang sesuai. data kedalam komputer

Manajer Sistem Manajer Sistem bertanggung jawab terhadap implementasi dan pemeliharaan sistem operasi dan software lainnya setingkat sistem operasi.

Rangkuman Sejalan dengan persepsi kita bahwa brainware atau sumber daya manusia (SDM) merupakan bagian terpenting dari komponen sistem informasi (SI). Komponen sumber daya manusia ini dengan komponen lainnya merupakan bagian yang tak terpisahkan didalam suatu sistem informasi. SDM bagian sistem informasi merupakan sumber daya manusia yang terlibat dalam pembuatan sistem informasi, pengumpulan dan pengolahan data, pendistribusian dan pemanfaatan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi tersebut. SDM sistem informasi ini dengan sistem informasi manajemennya memberikan layanan kebutuhan informasi manajemen perusahaan. Secara garis besar SDM dalam sistem informasi ini dikelompokan dalam dua bagian yaitu: pemilik sistem informasi dan pemakai sistem informasi. Para pemilik sistem informasi tersebut diatas merupakan sponsor terhadap dikembangkannya sistem informasi. Mereka biasanya disamping bertanggung jawab terhadap biaya dan waktu yang digunakan untuk pengembangan serta pemeliharaan sistem informasi, mereka juga berperan sebagai pihak penentu dalam menentukan diterima atau tidaknya sistem informasi. Pemilik sistem informasi cenderung berfikir sangat general, tidak detail. Sedangkan para pemakai sistem informasi cenderung berfikir lebih detail. Para pemilik tidak peduli dengan teknologi apa yang digunakan sedang para pemakai lebih menitik beratkan kepada tugas yang harus diselesaikan. Posisi para pemilik dan pe-

196 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

makai ditiap struktur organisasi akan berbeda, dan perbedaan ini tergantung kepada organisasinya. Suatu hal yang penting disini adalah bahwa fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi tidak jauh berbeda antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya, yang berbeda mungkin kedudukannya dan jumlah SDM yang melaksanakannnya.

Soal 1. Siapa sajakah yang dikelompokan sebagai SDM sistem informasi ? 2. Siapa sajakah yang dikelompokan sebagai pemilik sistem informasi manajemen ? 3. Siapa sajakah yang dikelompokan sebagai pemakai sistem informasi manajemen ? 4. Apa perbedaan pemikiran antara pemilik dan pemakai sistem informasi? 5. Apakah SDM sistem informasi harus memahami konsep sistem informasi?

Kasus 1. Dalam sistem harus harmonis antara SDM dan komponen lainnya yang membentuk suatu sistem. Bagaimana menurut anda kualifikasi SDM untuk suatu perusahaan yang akan menerapkan sistem informasi manajemen. Skala perusahaan menengah, bergerak dalam bidang industri garmen dengan karyawan 1000 orang, telah menggunakan jaringan komputer, server yang digunakan Pentium 4 dan terminal pentium III 500 ? 2. Apa yang menjadi persoalan apabila SDM suatu organisasi perusahaan membangun sendiri sistem informasi manajemen ? 3. Apa yang menjadi persoalan saat membangun sistem informa si bila SDM suatu organisasi sangat bervariasi dalam kepentingan dan pengetahuan ? jelaskan. 4. Sistem informasi manajemen yang terbentuk sangat tergantung kepada pemahaman SDM tersebut mengenai sistem informasi manajemen dan tugas yang harus dilakukannya ? Coba anda jelaskan hal ini sehingga jelas hubungannya. 5. Berhasil tidaknya sistem informasi manajemen yang diterapkan dalam suatu organisasi perusahaan sangat tergantung kepada budaya SDM yang ada di organisasi tersebut? Coba jelaskan pernyataan ini sehingga jelas maksudnya.

BAB 9 Prosedur 197

Pokok Bahasan: Prosedur Aktivitas Fungsi

Pendahuluan Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulangulang dengan cara yang sama. Prosedur merupakan komponen dari sistem informasi baik itu sistem informasi manajemen atau sistem informasi akuntansi yang sering dilupakan, padahal tanpa prosedur yang benar sistem informasi sehebat apapun akan menghadapi resiko tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Jika prosedur telah diterima oleh pemakai sistem informasi maka prosedur akan menjadi pedoman bagaimana fungsi sistem informasi tersebut harus dioperasikan. Dengan adanya prosedur yang memadai maka pengendalian untuk menghindari resiko penyimpangan dapat dilakukan dengan baik. Aktivitas pada dasarnya melakukan suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiliki tentang informasi tersebut karena itu aktivitas merupakan fungsi dari sistem informasi. Di perusahaan terdapat dua macam aktivitas seperti aktivitas bisnis atau proses bisnis dan aktivitas sistem informasi. Aktivitas bisnis merupakan kegiatan yang dilakukan sehari-hari untuk mendukung tujuan organisasi. Sedangkan aktivitas dibidang sistem informasi merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mendukung jalannya bisnis perusahaan agar bisa berjalan lebih baik. Para analis sistem perlu memahami kedua jenis aktivitas diatas, sebab suatu sistem informasi baik itu sistem informasi manajemen atau sistem informasi akuntansi tidak mungkin dapat dibangun atau dikembangkan tanpa memahami terlebih dahulu aktivitasaktivitas bisnis/proses bisnis yang selama ini berjalan di suatu organisasi perusahaan. Bagian dari buku ini akan menjelaskan mengenai prosedur dan penjabaran lebih lanjut dari prosedur tersebut dalam kaitannya dengan aktivitas dan fungsi.

198 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

9.1 Prosedur Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama

Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada ahirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Dengan adanya prosedur yang memadai maka dapat dilakukan pengendalian terhadap aktivitas perusahaan sehingga resiko penyimpangan dapat dihindari. Pada saat suatu prosedur telah ditetapkan untuk diterapkan maka barang siapa yang tidak melakukannya dapat dianggap sebagai pelanggaran bukan kesalahan prosedur.

9.2 Aktivitas Aktivitas pada dasarnya melakukan suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimilki tentang in formasi tersebut karena itu aktivitas merupakan fungsi dari sistem informasi

Whitten mengatakan aktivitas merupakan fungsi dari sistem informasi. Sedangkan Winograd dan Flores menyatakan bahwa melakukan aktivitas pada dasarnya melakukan suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimiliki tentang informasi tersebut. Dalam suatu organisasi perusahaan aktivitas dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu: Aktivitas bisnis dan aktivitas sistem informasi.Karena itu,informasi yang tidak berkualitas beresiko mengaburkan pandangan pengambil keputusan sehingga keputusan yang diambil salah dan proses bisnis menyimpang.

Aktivitas/Proses Bisnis (Perusahaan) Aktivitas bisnis merupakan kegiatan yang dilakukan sehari-hari untuk mendukung tujuan organisasi

Aktivitas bisnis merupakan kegiatan yang dilakukan sehari-hari untuk mendukung tujuan organisasi. Kebanyakan organisasi perusahaan menyusun sendiri kegiatan-kegiatan (aktivitas) yang harus dilakukan di perusahaannya untuk melakukan fungsi-fungsi seperti pemasaran, penjualan, penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan, kepegawaian (SDM), akuntansi dan produksi.

Aktivitas Sistem Informasi Aktivitas sistem informasi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mendukung jalannya bisnis perusahaan agar bisa berjalan lebih baik

Aktivitas dibidang sistem informasi merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mendukung jalannya bisnis perusahaan agar bisa berjalan lebih baik. Aktivitas tersebut meliputi : 1. Memberikan informasi hasil pengolahan data. 2. Memperbaiki aktivitas bisnis baik melalui software atau SDM. Hal yang paling penting untuk disadari adalah suatu kenyataan bahwa aktivitas merupakan kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan orang-orang (SDM) dengan bantuan alat-alat atau mesin untuk menunjang kelancaran bisnis perusahaan. Aktivitas umumnya dilakukan secara berulang-ulang dalam frekuensi yang berbeda. Aktivitas yang dilakukan secara berulang-ulang inilah perlu memiliki prosedur agar mempermudah dilakukan pengendalian serta

BAB 9 Prosedur 199

untuk memberikan hasil yang sama bagi setiap aktivitas yang dilakukannya. Bagi para analis sistem kedua jenis aktivitas diatas sangatlah penting diketahui, sebab suatu sistem informasi tidak mungkin dapat dibangun atau dikembangkan tanpa memahami terlebih dahulu aktivitas-aktivitas bisnis yang selama ini berjalan di suatu organisasi perusahaan. Dalam perkembangannya sesuai dengan materi pada bab dua mengenai alat pengolah dalam sistem informasi, porsi aktivitas bergeser dari aktivitas yang sepenuhnya mengandalkan kepada kemampuan otak manusia ke aktivitas yang mengandalkan kepada penggunaan teknologi informasi atau teknologi komputer. Hal yang perlu dipahami disini sehebat apapun teknologi komputer berkembang tidak bisa aktivitas berbasis otak manusia dihilangkan karena sumber daya manusia berperan sebagai pengguna hasil aktivitas dan pelaksana dari aktivitas itu sendiri. Jadi komputer hanyalah alat dan bagaimana menggunakan alat tersebut otak manusia yang berada pada diri setiap sumber daya manusia tetap berperan.

Analis sistem harus menguasai aktivitas bisnis dan sistem informasi

9.3 Fungsi Para pemilik sistem biasanya hanya memperhatikan aktivitas ini secara garis besar. Dalam hal ini, kumpulan dari aktivitas-aktivitas tanpa melihat keterkaitannya satu sama lain disebut sebagai fungsi. Fungsi merupakan kumpulan aktivitas yang mendukung operasi bisnis perusahaan. Mereka biasanya meliputi beberapa aktivitas berbeda yang saling membantu untuk hal-hal yang sifatnya lebih umum. Fungsi sistem bisnis perusahaan meliputi penjualan, pelayanan, produksi, pengiriman, penerimaan, akuntansi dan lain sebagainya. Fungsi sistem informasi mendukung fungsi bisnis yang sedang berjalan. Sebagai contoh mencakup pengolahan data, dukungan keputusan, dan otomatisasi perkantoran. Pemilik sistem menentukan fungsi informasi potensial mana yang menawarkan keuntungan yang terbaik bagi perusahaan. Hal yang penting diketahui disini adalah pemilik sistem melihat fungsi bisnis mereka berdasarkan tujuan organisasi dan lebih spesifik ke sasaran yang harus dicapai. Tujuan merupakan pernyataan umum yang menjelaskan tentang sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan. Sebagai contoh, produksi yang merupakan salah satu fungsi didalam bisnis perusahaan mungkin memiliki tujuan untuk mengurangi biaya barang yang diproduksi. Sasaran merupakan target yang lebih spesifik dengan kriteria yang jelas (menjadi ciri dari tujuan) untuk membantu mencapai tujuan. Sebagai contoh, produksi dapat mencapai tujuan melalui (1) Pengurangan material yang tidak berguna dengan 12 persen pada tanggal 15 september (2) Peningkatan output yang diproduksi sejumlah 40 ton setiap kuartal dengan mengadakan konsoli-

Fungsi merupakan aktivitas yang mendukung operasi bisnis perusahaan

Pemilik sistem melihat fungsi bisnis mereka berdasarkan tujuan organisasi dan lebih spesifik ke sasaran yang harus dicapai

Sasaran merupakan target yang lebih spesifik dengan kriteria yang jelas untuk membantu mencapai tujuan.

200 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

dasi pesanan yang sama kedalam produksi. (3) Mengurangi jumlah waktu mogok mesin sebanyak 50 jam perminggu melalui pemeliharaan preventive. Pemilik sistem (bekerja bersama manajer sistem informasi) mencoba untuk menentukan fungsi sistem informasi yang terbaik untuk mendukung tujuan dan sasaran dari fungsi bisnis. Sistem informasi yang paling baik adalah sistem informasi yang dapat memberikan manfaat yang paling besar dalam menghacapai tujuan dan sasaran bisnis yang harus dicapai. Ketika bekerja pemilik sistem, sistem analis harus berkomunikasi. Gap komunikasi seringkali muncul sehingga analis sistem memiliki interprestasi yang salah tentang situasi yang ada dan rancangan yang harus dibuat. Untuk menjembatani permasalahan ini pemilik sistem dan analis sistem menggunakan berbagai macam alat yang dapat menggambarkan dengan jelas fungsi yang harus dilakukan. Umumnya alat yang digunakan adalah sebuah model yang di susun dengan menggunakan bahasa sistem (alat komunikasi tentang sistem) seperti Flowchart (untuk sistem manual) atau Data FlowDiagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD), untuk membuat model suatu fungsi dari sistem informasi berbasis komputer. Gambar 9.1 Hubungan antara aktivitas dan pemakai sistem

Fungsi

Pemilik Sistem

Proses Bisnis

Pemakai Sistem

Proses Komputer

Perancang sistem

Program Aplikasi Komputer

Pembuat Sistem

Gambar 9.2 Pemilik sistem melihat aktivitas Sistem Pemasaran

Subsistem Penelitian Pasar

Subsistem Periklanan

Subsistem Penjualan

Proses Pesanan Pengisian Pesanan

Proses Pembatalan

Analisis Penjualan Proses Pengembalian

BAB 9 Prosedur 201

Diagram diatas sangatlah abstrak. Tidak ada bukti input atau output dari fungsi tersebut. Tidak ada bukti prosedur atau metode yang digunakan untuk melakukan fungsi tersebut. Hal ini membuat diagram sangat mudah untuk dibaca oleh para manajer yang ingin melihat gambaran perusahaan secara garis besar. Anda akan belajar bagaimana membuat dan menggunakan diagram yang sama nanti dalam buku ini. Sistem Informasi memberikan dukungan terhadap berbagai fungsi bisnis dengan tingkatan yang berbeda dan untuk pengguna yang berbeda seperti terlihat pada gambar 9.3 dibawah ini. Gambar 9.3 Jenis-jenis aplikasi sistem informasi dan pemakainya

SIE

Manajer Executive

SPK SIM Sistem Pakar Otomatisasi Kantor

Sistem Pengolahan Transaksi (Data)

Manajer Menengah

Operasional

Rangkuman Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada saat prosuder telah diterima oleh semua pihak dan sesuai dengan situasi serta kondisi yang ada maka prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan dalam menjalankan suatu fungsi tertentu. Dengan adanya prosedur yang memadai maka pengendalian dapat dilakukan dengan baik. Aktivitas merupakan fungsi dari sistem informasi. Melakukan aktivitas pada dasarnya melakukan suatu kegiatan berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi yang dimilki tentang informasi tersebut. Dalam suatu organisasi perusahaan aktivitas dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu: Aktivitas bisnis dan aktivitas sistem informasi. Aktivitas bisnis merupakan kegiatan yang dilakukan sehari-hari untuk mendukung tujuan organisasi. Sedangkan aktivitas dibidang sistem informasi merupakan kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk mendukung jalannya bisnis perusahaan agar bisa berjalan lebih baik, seperti memberikan informasi hasil pengolahan data dan memperbaiki aktivitas bisnis baik melalui software atau melalui SDM.

202 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Soal 1. Apa yang dimaksud dengan prosedur ? 2. Apa yang dimaksud dengan aktivitas ? 3. Sebutkan dua macam aktivitas dalam suatu organisasi? Dan sebutkan pula aktivitas apa mendukung apa? 4. Apa yang dimaksud dengan fungsi ? 5. Apakah prosedur dapat diprogram sehingga menjadi software?

Tugas 1. Apakah prosedur secara konseptual sama dengan prosedur yang berjalan ? jelaskan 2. Kalau ada perbedaan antara prosedur konseptual dengan sebenarnya, kira-kira apa penyebabnya ? 3. Apakah aktivitas sistem informasi dapat berjalan baik pada saat manajemen organisasi tersebut tidak memahami fungsi yang harus dilakukannya? 4. Bagaimana dampak SDM yang tidak berkualitas terhadap aktivitas organisasi dan aktivitas sistem informasi? 5. Apakah masalah internal yang paling utama yang dihadapi oleh prosedur yang memungkinkan prosedur tersebut tidak dapat dioperasikan?

BAB 10 Database & sistem manajemen database 203

Pokok Bahasan: Database Media dan sistem penyimpanan data Sistem pengolahan Organisasi data Model model organisasi data

Pendahuluan Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya informasi yang dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem phisik yang diwakilinya. Masalah yang dihadapi dalam manajemen data ini seringkali diawali dengan masalah menentukan data apa yang harus dimasukan untuk diolah. Setelah data tersebut dapat ditentukan maka langkah selanjutnya adalah menentukan bagaimana agar data yang diperoleh itu dapat mencerminkan keadaan atau peristiwa yang sebenarnya sehingga pada akhirnya akan diperoleh informasi yang berkualitas. Pemahaman ini penting untuk diketahui karena sering ditemukan dalam manajemen data, data yang dikumpulkan, dimasukan dan diolah tidak mencerminkan keadaan atau fakta yang sebenarnya. Beberapa alasan paling mendasar yang menyebabkan data yang dimasukan tidak mencerminkan keadaan yang sebenarnya adalah karena interprestasi seseorang terhadap suatu peristiwa tidak mencerminkan peristiwa yang sebenarnya, akibatnya fakta yang dapat disimpulkan dan kemudian dituangkan dalam formulir untuk menjadi data juga tidak mencerminkan peristiwa sebenarnya. Kalau data yang dimasukan itu bias maka resikonya sebaik apapun sistem yang dibuat hasilnya tidak akan berkualitas. Alasan lainnya yang menyebabkan data yang dimasukan sebagai input dalam sistem informasi tidak mencerminkan keadaan yang sebenarnya adalah karena kesalahan dalam memasukan fakta kedalam dokumen untuk dijadikan data baik secara disengaja atau tidak. Karena cara penyimpanan sering dikaitkan dengan media penyimpanan yang digunakan maka bab ini juga akan membahas tentang media-media yang digunakan di dalam database dan model organisasi data yang berkembang saat ini.

204 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

10.1 Database Data adalah fakta baik dalam bentuk angkaangka,hurup-hurup atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam proses untuk menghasilkan informasi

Fakta merupakan hasil persepsi manusia tentang peristiwa yang dapat diindranya.

Data adalah fakta baik dalam bentuk angka-angka, hurup-hurup atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam proses untuk menghasilkan informasi. Seperti apa yang telah dijelaskan pada bab tiga bahwa apakah suatu fakta itu merupakan data atau bukan sangat ditentukan oleh informasi apa yang dibutuhkan. Fakta apapun yang tidak dapat diolah menjadi informasi tidak dapat dijadikan sebagai data. Suatu fakta mungkin merupakan data untuk saat ini tapi bukan untuk saat yang lain, atau suatu fakta merupakan data untuk suatu bagian mungkin bukan untuk bagian yang lain. Fakta sendiri merupakan hasil persepsi manusia terhadap peristiwa yang dapat di inderanya. Gambar 10.1 berikut ini diambil dari gambar 3.3 untuk menunjukan adanya keterkaitan antar konsep data dalam database dan konsep informasi. Gambar 10.1 Hubungan antara peristiwa, data, dan informasi Peran manusia +Alat

Peran manusia Peristiwa

Info

Persepsi

Data input

Proses

Data entry Fakta

Transaksi

Pengumpulan data (data capture)

Data Dokumen dasar

Sebagai contoh dibawah ini tertulis angka-angka : 100, 200, 300, 400 Fakta bukan merupakan data untuk saat ini tetapi dapat saja untuk saat yang lain.

Apakah ini fakta? Ya, hasil interprestasi kita ini adalah fakta, tapi apakah ini data ? belum tentu. Sulit bagi kita untuk mengatakan apakah ini data atau bukan, karena berbagai kemungkinan bisa terjadi terhadap fakta tersebut. Untuk mengatakan bahwa fakta diatas sebagai data, kita harus mengetahui dahulu informasi apa yang diperlukan?. Kalau kita tidak tahu informasi apa yang diperlukan 100,200,300 dan 400 tidak berarti apa apa. Akan tetapi kalau informasi yang diperlukan itu adalah berapa jumlah penjualan 4 macam barang dan kita persepsikan angka diatas sebagai fakta tentang jumlah masing-masing barang tersebut maka keempat nilai tersebut diatas merupakan data.

BAB 10 Database & sistem manajemen database 205

Contoh lain misalnya Informasi yang diperlukan adalah jumlah biaya gaji perusahaan pada bulan Januari. Untuk mendapatkan informasi biaya gaji pada bulan Januari harus diketahui bagaimana menghitungnya dan setelah diketahui bagaimana menghitungnya baru dapat diketahui data apa yang dibutuhkan seperti contoh dibawah ini:

Interpretasi merupakan faktor yang sangat menentukan dalam menilai fakta dan data

Tabel 10.1 Menentukan data apa yang diperlukan berdasarkan informasi yang dibutuhkan. Informasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

NIP Karyawan Nama karyawan Gaji pokok Jumlah Jam kerja Tarip per jam Tunjangan Jumlah pendapatan Jumlah biaya gaji perusahaan pada bulan Januari

Proses

Data

8 =0 7 =3 + (4X 5)+ 6

1. NIP Karyawan 2. Nama karyawan 3. Gaji pokok 4. Jumlah Jam kerja 5. Tarip per jam 6. Tunjangan

Data yang dibutuhkan tergantung kepada informasi yang diperlukan, keputusan yang akan diambil serta tugas atau fungsi yang harus dilakukan sesuai dengan uraian tugas.

8 = 8 +7 Tidak Data habis

Ya END

Data dalam database bisa diartikan sebagai data yang tersimpan (walaupun sebenarnya tidak akan tersimpan untuk jangka waktu yang lama) di dalam komputer. Date mengemukakan ada tiga macam data sebagai berikut : 1. Input data adalah data yang dimasukan ke dalam sistem Input data adalah data yang dimasukkan ke informasi. dalam sistem informasi.

2. Output data merupakan keluaran dari sistem informasi Output data merupa-

3. Database merupakan kumpulan data-data yang tersimpan di- kan keluaran dari sisdalam media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) tem informasi atau di dalam komputer (arti sempit)

Database merupakan

Beberapa contoh data yang biasa disimpan oleh perusahaan ada- kumpulan data-data yang tersimpan di dalah: Data produk Data rekening/account/Akun Data Pasien Data Mahasiswa Data perencanaan Data transaksi

lam media penyimpanan di suatu perusahaan (arti luas) atau di dalam komputer (arti sempit)

206 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Database Adminstrastor (DBA) Orang atau departemen yang bertanggung jawab dalam mengelola database disebut DBA (bagian DBA/Database administrator) yang memiliki tanggung jawab dalam: Mengelola database dan DBMS baik secara logis maupun secara phisik Ikut menentukan konfigurasi hardware dan software pendukung sistem informasi keseluruhan. Ikut menyusun kebijaksanaan dan standar untuk menghubungkan sistem informasi dan pemakai dari sistem informasi tersebut.

10.2 Media dan Sistem Penyimpanan Data Main strorage merupakan media penyimpan utama Secondary storage merupakan media penyimpan tambahan

Media penyimpan data sekunder terdiri dari: - Media penyimpan data berurutan - Media penyimpan data langsung

Data dalam sistem informasi manajemen berbasis komputer tersimpan dalam dua media penyimpanan, yaitu dalam media penyimpan utama (main storage media) dan media penyimpan kedua/tambahan/sekunder (secondary storage media). Media penyimpan utama umumnya bersifat volatile artinya akan hilang saat listrik sebagai sumber energi tidak ada. Masyarakat sering mengatakan media penyimpan utama ini sebagai memori contohnya RAM (random akses memori) yang telah anda pelajari pada bab 6. Memori ini bisa digunakan untuk menampung data dan kemudian data tersebut bisa dimanipulasi serta diakses oleh pemakai komputer. Akan tetapi ada juga memori yang tidak hilang pada saat sumber energi untuk komputer dimatikan bahkan datanya tidak dapat dihapus misalnya ROM (read only memori) atau memori yang hanya dapat dibaca, sedang data yang ada didalamnya dimasukkan oleh pabrik. Jenis memori lainnya adalah EPROM (Erasable and programable memory) atau jenis ROM yang bisa dihapus dan diisi kembali. Sedangkan untuk media penyimpanan data sekunder, dikenal ada dua macam media penyimpan, yaitu: 1. Media penyimpanan untuk menyimpan data secara berurutan (sequential). Melalui media ini record-record data akan dibaca dengan cara yang sama dengan saat penyimpanan. Sebagai contoh adalah pita magnetik (Magnetic tape). 2. Media penyimpanan secara langsung (direct) atau acak (random) yang memungkinkan pemakai (User) untuk membaca data dalam urutan yang diperlukan tanpa harus memperhatikan bagaimana penyusunannya secara phisik dari media penyimpanan data tersebut. Sebagai contoh adalah magnetik disk seperti floppy disk, hardisk, compac disk (CD), dan teknologi paling baru adalah digital video disk (DVD). Salah satu keuntungan digunakannya magnetik disk adalah datadata dalam magnetik disk dapat disimpan baik secara berurutan (Sequential) maupun secara langsung (Direct access).

BAB 10 Database & sistem manajemen database 207

10.2.1. Media Penyimpanan Secara Berurutan (Pita Magnetik) Pita magnetik terbuat dari plastik bercampur zat tertentu dan sebagian besar berbentuk seperti kaset yang sering digunakan untuk merekam lagu. Data yang direkam akan dicatat berdasarkan bit-bit, dimana bit-bit itu mewakili tiap karakter dan disusun melintang terhadap lebar pita. Setiap record biasanya memiliki kerapatan mencapai 1.600 bit per inci (bpi).

Alamat mahasiswa

Tanggal lahir

Kosong

Nomor mahasiswa

Nama mahasiswa

Gambar 10.2. Saat pita magnetik menyimpan satu record

Kosong

Gambar 10.3 Penyimpanan data dalam pita magnetik Ujung Label KoPita kepasong Kosong la

Record 1

Kosong

Record 2

Label Ko- Record n Penggansong deng

Ujung pita Kosong

Tabel 10.2 Penyimoanan data secara berurut NPM B1A98001 B1A98002 B1A98003

Nama Bambang sutopo Fuad lufti Crisanti Nova

Alamat Jl. Ir. H. Juanda 111 Jl. Reformasi 80 Jl. Jati 12

Memperbaharui File Master pada Magnetik Disk Proses memperbaharui (mengupdate) file dimaksudkan untuk memelihara file (file maintenance) yang meliputi: Penambahan record baru Penghapusan record lama dan mengubah/memodifikasi record lama/yang ada. Gambar 10.4 Mengupdate data pada file pita magnetik

File Transaksi

File Master Lama

Mengubah File master

208 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

10.2.2. Media Penyimpan Secara Langsung - DASD

DASD Media yang dapat digunakan untuk menyimpan secara langsung data ke nomor record yang kita inginkan

Data dapat disimpan secara langsung ke nomor record yang kita inginkan. Penyimpanan secara langsung ini disebut sebagai direct access storage (penyimpanan langsung). Melalui sistem penyimpanan data ini, record-record dapat dibaca tanpa harus melakukan pencarian secara berurutan. Media penyimpan yang digunakan disebut sebagai direct access storage device (DASD) yang umumnya berbentuk piringan. Teknologi DASD memungkinkan mekanisme membaca dan menulis dapat dilakukan dilokasi manapun dalam media penyimpanan. Produk yang populer untuk teknologi ini adalah Floppy Disk, super floppy disk, HardDisk, Compak Disk, Digital Video Disk dan super CD. Gambar 10.5 Direct Access Storage Device (DASD) Track 0012 Permukaan 1

Access arm

0012 Cylinder

Track 0012 Permukaan 7 Read/Write head ditempatkan pada 12 cylinder

Membaca dan Menulis Data Pada DASD Saat data akan dibaca atau ditulis pada disk, peralatan akses (Access arm) harus berada pada posisi yang tepat dan read/write head dalam kondisi aktif. Peralatan akses itu harus memiliki alamat dimana tempat record itu berada pada disk. Alamat record pada disk meliputi nomor trak, nomor read/write head, serta nomor record. Akan tetapi pemakai komputer tidak perlu memikirkan bagaimana peralatan akses berada pada posisi yang tepat dan mengaktifkan head pembaca, kesemua ini sudah diatur dan dikontrol oleh sistem operasi. Gambar 10.6 Penentuan alamat pada DASD

2 0 9

0 8

0 0 3

Nomor trak

Nomor head

Nomor record

BAB 10 Database & sistem manajemen database 209

Menentukan Alamat Record untuk Menyimpan Data Umumnya saat ini dikenal empat cara dalam menentukan alamat Ada 4 cara untuk menentukan alamat rerecord pada DASD, cara tersebut adalah: cord, yaitu:

1. 2. 3. 4.

Sequential Direct /Random (secara Langsung). Hashing (pakai rumus). Indexed Sequential (diurut berdasarkan index).

-Sequential (ngurut) -Direct /Random -Hashing

-Indexed sequensial

Penentuan Alamat Record Secara Berurutan (Sequential) Dengan cara ini data dimasukkan pada DASD secara berurut satu Sequential adalah tekper satu dari record nomor 1 ke record nomor n. dengan metode nik yang digunakan untuk menyimpan dan ini cara menyimpan dan membaca data sama. membaca data secara berurutan.

Tabel 10.3 Contoh penyimpanan data berurut NPM B1A98001 B1A98002 B1A98003

Nama Bambang sutopo Fuad lufti Crisanti Nova

Alamat Jl. Ir. H. Juanda 111 Jl. Reformasi 80 Jl. Jati 12

Penentuan Alamat Record Secara Langsung (Direct/Random) Dengan cara ini, alamat record pada DASD menggunakan nomor kunci record (record key). Kunci record itu sendiri merupakan suatu field/elemen data/attribute/identifier yang mewakili record suatu file. Tabel 10.4 Contoh key record dan alamat record Nama File master : Siswa NPM Nama B1A98001 Bambang sutopo B1A98002 Fuad lufti B1A98003 Crisanti Nova

Alamat Jl. Ir. H. Juanda 111 Jl. Reformasi 80 Jl. Jati 12

Pada file master siswa diatas yang menjadi kunci record adalah field NPM, sedangkan alamat record menggunakan nilai dari tiga angka dibelakang field NPM yaitu 001, 002, 003. Berikut ini adalah contoh lain dari key record: Tabel 10.5 Contoh key record sama dengan alamat record Nama file : Transaksi No_transaksi Tgl_transaksi 000001 21-12-1998 000002 21-12-1998

Jenis transaksi Tunai Kredit

Jumlah 8000 15000

Random adalah teknik yang digunakan untuk menyimpandan membaca data secara langsung

210 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Pada file transaksi ini kunci record adalah No_transaksi sama dengan alamat record. Baik kunci record yang dicontohkan pada tabel 10.4 maupun tabel 10.5 keduanya digunakan untuk menunjukkan alamat record dalam DASD, Hanya alamat record pada tabel 10.3 harus diproses dahulu untuk menjadi alamat record, tapi bentuk pada tabel 10.3 adalah bentuk yang banyak dipakai. Menentukan Alamat Record Dengan Hashing Hashing merupakan teknik yang digunakan untuk menentukan alamat record dengan menggunakan rumus

Hashing memberikan banyak kesulitan dalam menambahdan menghapus data

Menentukan alamat record dengan menggunakan hashing muncul karena menentukan alamat dengan sequensial memberikan akses yang lama sedangkan dengan menggunakan cara akses langsung sulit menentukan nomor record tertentu yang berhubungan. Misalnya seorang pelanggan bernama Doni sering membeli barang ke perusahaan secara kredit. Di perusahaan terdapat ribuan pelanggan dengan tingkat frekuensi pembelian yang berbeda. Masalahnya sekarang pada record nomor berapa saja doni ini pernah melakukan transaksi sehingga saat di akses datanya bisa muncul dengan cepat, artinya komputer tidak membaca record-record yang tidak diperlukan. Maka untuk ini bisa digunakan teknik hashing (menggunakan rumus) agar bisa diketahui lokasi penyimpanan record-record yang berhubungan dengan Doni. Akan tetapi menentukan alamat dengan menggunakan metode ini memberikan banyak kesulitan terutama yang berhubungan penambahan data baru (insert) atau penghapusan data yang ada (delete). Tabel 10.6 Pengalamatan dengan Rumus (Hashing)

Kode 98001 98002

Nama Dani Charles

R_A 1 3

No 1 2 3 4 5 6

Kode1 98001 98001 98002 98002 98002 98001

Kd_Brg 235001 233034 350081 450002 350001 350004

Nama Sepatu Kemeja Sandal Kompor Sabun Odol

Jl 1 2 1 1 3 2

R_N 2 6 4 5

R_A = Alamat record awal/nomor record awal R_N = Alamat record selanjutnya/nomor record selanjutnya Menetukan Alamat Record Dengan Menggunakan Urutan Yang Diindek (Indexed Sequential) Indexed Sequential adalah menentukan alamat record dengan menggunakan index

File dapat disusun urutannya dengan menggunakan index. Melalui metode ini record-record dicatat pada piringan secara berurutan. File-file index yang berisi kunci-kunci record disimpan dalam file yang terpisah. File indek ini selalu mengingat alamat yang terakhir. Dan untuk memeliharanya agar file indek selalu sesuai dengan susunan yang ada di file master/transaksi maka kita harus selalu melakukan re index setiap perubahan alamat terjadi.

BAB 10 Database & sistem manajemen database 211

Memperbaharui File Master Pada DASD 1. Langkah 1 - Data transaksi dimasukan melalui suatu terminal dimanapun terminal itu berada, asalkan online, dan setiap data transaksi yang masuk sudah termasuk didalamnya alamat record yang ada di file master . 1.1. Alamat record akan memanggil file record yang ada di file master 1.2. Data transaksi akan memperbaharui data yang ada di file master berdasarkan data baru yang masuk melalui file transaksi 2. Langkah 2, record yang telah diperbarui ditulis ulang ke lokasi asalnya. Pada saat yang bersamaan data transaksi disimpan. Penggunaan DASD DASD adalah media file master yang baik. Data-data pada file master dapat diperbaharui saat transaksi terjadi sehingga menghasilkan data kegiatan perusahaan yang mutakhir. Gambar 10. 7 Memperbaharui data pada DASD Data transaksi

Memasukan data transaksi

Memperbaharui file master

File master

Menyimpan data tarnsaksi

File transaksi

Piringan Optik Sebagai DASD Paling Maju Saat Ini Dari berbagai teknologi media penyimpanan data, piringan magnetik (magnetik disk) merupakan teknologi yang paling baik, paling tidak sampai saat ini. Teknologi DASD baru yang berpeluang terbaik untuk ditetapkan sebagai media penyimpanan sekunder adalah piringan optik (Optical disk) yang terdiri dari : - Laser Disk (LD) - Compact Disk (CD) termasuk WORM dan Rewriteable DISK - Digital Video Disk (DVD)

212 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

10.3 Sistem Pengolahan Ada dua cara mengolah data yang biasa dilakukan dalam sistem manajemen data saat ini, yaitu pengolahan secara Batch dan pengolahan secara on-line.

10.3.1. Pengolahan Secara Batch Pengolahan secara batch (mengumpulkan lebih dahulu) merupakan sistem pengolahan data transaksi dengan cara mengumpulkan terlebih dahulu data transaksi yang terjadi, kemudian pada waktu yang telah ditentukan data transaksi tersebut sekaligus di proses, biasanya sambil merevisi data.

10.3.2. Pengolahan Secara On-line Pengolahan secara on-line merupakan pengolahan secara langsung begitu data dimasukan kedalam suatu sistem informasi.

Pengolahan secara on-line (pengolahan langsung) merupakan sistem pengolahan data transaksi dimana setiap data yang masuk secara langsung satu persatu diolah. Pada saat yang bersamaan biasanya juga dilakukan proses untuk memperbaharui file master. Istilah lain yang kadang-kadang digunakan adalah pemrosesan transaksi. Pengolahan secara on-line dikembangkan untuk memperoleh informasi yang selalu mutakhir. Media penyimpanan yang digunakan untuk pengolahan ini adalah teknologi penyimpanan piringan magnetik. Gambar 10.8 berikut ini menunjukan metode pengolahan secara online yang menggunakan piringan magnetik untuk memperbaharui file yang sama seperti pada contoh batch. Setiap transaksi yang terjadi diproses secara langsung pada semua file master yang berhubungan pada saat yang sama data transaksi berada pada penyimpan utama (RAM). Record persediaan pada file master persediaan yang sesuai dengan alamat record persediaan yang ada di memori utama (RAM) diperbaharui dengan data transaksi yang ada di memori utama. Record persediaan tersebut kemudian ditulis kembali pada DASD. Selanjutnya record piutang diperbarui dengan cara yang sama, dan seterusnya. Dalam pengolahan secara on-line, Data transaksi disimpan dalam DASD setelah proses pembaharuan dan penyimpanan data di file master selesai. Gambar 10.8 Pengolahan secara On-line Memasukkan satu record transaksi

file Persediaan

Piutang Memrevisi data file master

Hutang

BAB 10 Database & sistem manajemen database 213

Faktor-Faktor Yang Menentukan Jenis Pengolahan Aplikasi perusahaan sangat menentukan sistem pengolahan apa Aplikasi menentukan yang akan dipakai. Jika saat terjadinya transaksi tidak perlu di- jenis pengolahan apa lakukan pengolahan maka dapat dipilih sistem pengolahan secara yang harus digunakan batch. Untuk kebutuhan ini maka media penyimpanan yang dapat digunakan adalah pita magnetik atau piringan magnetik. Sistem informasi penggajian merupakan salah satu contoh aplikasi yang biasa menggunakan metode pengolahan secara batch. Sebaliknya, jika terdapat alasan yang kuat untuk memproses data transaksi satu persatu secara langsung pada saat terjadinya transaksi, pengolahan on-line merupakan pilihannya dan untuk itu DASD diperlukan. Sistem Realtime Sistem Realtime pada dasarnya mengacu kepada suatu respon yang diberikan oleh suatu sistem komputer (Sistem Informasi berbasis komputer), walaupun kita mungkin bisa menggunakannya untuk sistem yang lain. Suatu sistem informasi yang realtime digambarkan sebagai suatu sistem informasi yang bisa memberikan informasi kepada berbagai kepentingan seketika saat suatu kejadian/transaksi berlangsung. Sebagai contoh adalah kejadian saat terjadinya transaksi penjualan. Pada saat transaksi tersebut dibuat dimana faktur penjualan dicetak melalui komputer, pada saat yang bersamaan pengolahan terjadi terhadap semua akun (Account) sehingga pada saat selesai mencetak dan pembayaran dilakukan pada saat yang sama di laporan penjualan sudah diketahui adanya pertambahan penjualan dan di laporan keuangan pada saat yang bersamaan juga telah terjadi perubahan posisi keuangan. Sistem realtime merupakan salah satu implementasi dari sistem pengolahan secara on-line. Sistem on-line menyediakan sumber daya konseptual yang mutakhir. Sistem realtime meningkatkan serta memperluas kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi melalui pemberdayaan perangkat hardware yang optimal.

Sistem Realtime merupakan sistem yang dapat memberikan informasi kepada pemakai ketika suatu transaksi berlangsung

10.4 Organisasi Database 10.4.1. Organisasi Data pada Database Tradisional Organisasi data pada database tradisonal memiliki tujuan agar sistem Informasi yang efektif memberikan, kepada para pemakai sistem informasi, informasi yang akurat, relevan tepat waktu dan lengkap. Informasi ini merupakan hasil pengolahan data yang disimpan dalam file-file komputer. Bila file-file ini disusun dan dipelihara dengan baik maka pemakai akan dengan mudah mengakses informasi-informasi yang diperlukannya. Berikut ini adalah contoh susunan hirarki data

Organisasi data pada database tradisional memiliki tujuan agar sistem Informasi secara efektif memberikan informasi yang akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap

214 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Hirarki Data Dalam konsep database, data memiliki tingkatan yang dikenal sebagai hirarki data yang terdiri dari Bit, Byte, Filed, Record, File, Database. Bit - adalah unit terkecil dari data. Bit ini menggambarkan sinyal 0 dan satu, dimana 0 berarti tidak ada arus listrik dan satu ada arus listrik. Byte - adalah kompulan dari bit-bit yang membentuk sebuah karakter Field/Elemen data (data element) - adalah kumpulan karakter-karakter yang membentuk suatu kata atau sekelompok kata/angka. Record - merupakan kumpulan dari field-field yang secara logika berhubungan. File - adalah kumpulan dari record-record yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu. Database - adalah kumpulan dari data-data yang tersimpan dalam file-file Tabel 10.6 Hirarki data dalam konsep database tradisional Hirarki data

Contoh

File Gaji

Database

File

Record Field Byte

Bit

File Alamat

File Tarip

Nama Dine Shelly Maman

File Alamat Alamat Jl. Panghegar 18 Bandung Jl. Polisi 8 Bandung Jl. Thamrin 12 Jakarta

umur 28 30 20

Nama Doni

Alamat Jl. Dipatiukur 350 Bandung

umur 18

Bambang Sutopo (Nama pada sebuah field nama) 0100 0001 (Hurup A dalam ASCII)

0

Masalah Pada Organisasi Data Tradisional Masalah pada organi- Banyak organisasi mengawali pengolahan data dalam skala kecil sasi data tradisional dengan mengotomatisasikan satu aplikasi tertentu pada bagian adalah : tertentu. Pada bagian lain, sistem organisasi tersebut cenderung - Data rangkap dan tidak konsisten - Kesulitan dalam akses data - Data terisolasi sulit diakses bersamaan - Masalah keamanan - Masalah integritas

tumbuh tersendiri tidak tergantung kepada rencana perusahaan secara keseluruhan. Akibatnya, bagi perusahaan yang memiliki bagian/departemen yang banyak, banyak bagian-bagian dari organisasi tersebut yang membuat sistemnya sendiri-sendiri yang terisolasi. Misalnya bagian tabungan di salah satu bank menyimpan data langganan dan rekening tabungan didalam file yang permanen. Sistem informasi pada bagian tersebut memiliki sejumlah program aplikasi, seperti program untuk mendebet dan mengkre-

BAB 10 Database & sistem manajemen database 215

dit sebuah rekening, menambah rekening baru, mencari saldo rekening tertentu dan membuat laporan bulanan. Semua program aplikasi ini dibuat oleh programer aplikasi sesuai dengan permintaan organisasi perbankan. Seandainya muncul peraturan pemerintah yang baru yang mengharuskan bank tersebut untuk menawarkan rekening koran maka akibatnya perusahaan harus membuat file master baru yang berisi informasi tentang semua rekening koran yang dilekola oleh bank, dan program aplikasi yang baru. Akibat ini semua, akhirnya akan terdapat banyak sekali filefile data dan program yang ditambahkan kedalam sistem. Proses ini menimbulkan beberapa masalah yang antara lain: Data rangkap dan tidak konsisten (Redundancy dan inconsistency) - Terjadi karena file-file dan program dibuat oleh programer yang berbeda selama beberapa waktu, file seringkal memiliki format yang berbeda dan program mungkin dibuat dalam bahasa pemrograman yang berbeda. Karena itu beberapa bagian dari informasi terduplikasi pada beberapa file. Seperti alamat dan nomor telepon konsumen tertentu mungkin tertulis di file konsumen dan file piutang. Data berlebihan yang disebabkan oleh adanya duplikasi data menyebabkan selain volume penyimpanan lebih besar dan biaya lebih tinggi juga menyebabkan akses data menjadi lebih lambat. Bila data tertentu memerlukan perubahan akan sangat sulit dilakukan karena data tersebar diberbagai file. Akibat dari itu semua kalau ada perubahan yang tidak seragam misalnya alamat berubah maka data yang tersimpan menjadi tidak konsisten. Berikut ini contoh dari perangkapan data. Tabel 10.7 File konsumen Kode K98001 K98002

Nama Agus saptono Hasan sadikin

Alamat Jl. Kebumen 80 Jl. Supratman 15

Telepon 250480 2506150

Tabel 10.8 File piutang Kode K98001 K98002

Nama Agus saptono Hasan sadikin

Alamat Jl. Kebumen Jl. Dipatiukur 85

Telepon

250480 250820

No_Bukti J_000885 J_000886

Contoh diatas menunjukan dua file kunsumen dan piutang. Dalam file piutang tersimpan kembali data-data konsumen. Sehingga ada dua data konsumen (rangkap) akibatnya bila terjadi pemberitahuan dari konsumen bahwa alamatnya sudah pindah, dan perubahan itu hanya dilakukan terhadap file piutang maka data tentang konsumen jadi tidak konsisten antara file yang satu dengan file lainnya. Salah satu prinsip dalam sistem database tidak boleh ada duplikasi data.

216 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Kesulitan dalam mengakses data - Misalnya seorang karyawan perusahaan ingin mencari data konsumen yang berlokasi di jalan Soekarno-Hata. Bentuk Permintaan ini tidak terantisipasi sebelumnya, karena itu tidak ada program aplikasi yang dapat memenuhi permintaan ini, diluar ini sebenarnya ada program aplikasi yang dapat menghasilkan daftar seluruh konsumen. Karyawan perusahaan tersebut sekarang punya dua pilihan. Pertama mencetak semua daftar pelanggan dan memilihnya secara manual satu persatu atau membuat program aplikasi baru untuk kebutuhan tersebut. Kedua alternatif ini sudah barang tentu tidak disukai. Kesimpulan dari bagian ini adalah sistem pencarian data harus dibuat untuk penggunaan yang umum dilakukan. Tabel 10.9 Daftar konsumen PT. ABC Jl. Reformasi 22 Bandung Daftar Konsumen Kode Nama Alamat K98001 Agus saptono Jl. Kebumen 80 K98002 Hasan sadikin Jl. Supratman 15 K98003 Fuad lufti Jl. Pungkur 28 K98004 Kursin senjaya Jl. Ir. H. Juanda 200 K98005 Hasan basri Jl. Supratman 85

Telpon 250480 2506150 2508812 2508820 2506150

Tabel diatas menggambarkan sebagian daftar karyawan yang jumlahnya sekitar 2000 orang. Untuk mencari seseorang yang beralamat di jalan Soekarno-Hatta akan sulit karena karyawan perusahaan tersebut harus mencari satu persatu dari daftar diatas, dan untuk mencetaknya perlu biaya yang cukup mahal. Seperti dijelaskan diatas agar supaya keadaan ini tidak terulang lagi kiranya perlu dibuat program baru untuk melakukan pencarian secara spesifik tersebut. Masalah lainnya adalah siapa yang bisa menentukan bahwa pada suatu saat nanti akan diperlukan informasi tertentu?. Inilah masalah utama lainnya yang sering dihadapi dalam penyusunan database. Menentukan informasi apa yang diperlukan sehingga bisa disusun struktur datanya yang bisa memenuhi kebutuhan informasi tersebut. Data terisolasi - Maksudnya data tersebar pada file-file di berbagai bagian dan apabila file-file tersebut memiliki format yang berbeda, ini akan sangat menyulitkan saat membuat program aplikasi baru untuk membaca data yang diperlukan, karena ragu data mana yang harus dipakai dan yang dianggap benar. Tabel 10.10 File konsumen Kode K98001 K98002

Nama Agus saptono Hasan sadikin

Alamat Telpon Jl. Kebumen 80 250480 Jl. Supratman 15 2506150

BAB 10 Database & sistem manajemen database 217

Tabel 10.11 File piutang Kode Nama Alamat K98001 Agus saptono Jl. Kebumen K98002 Hasan sadikin Jl. Dipatiukur 85

Telpon 250480 250820

No_Bukti J_000885 J_000886

Dua tabel diatas hanya menggambarkan satu contoh saja yang menyebabkan data terisolasi, tabel-tabel tersebut menggambarkan data konsumen yang ada dalam dua file tapi formatnya yang berbeda. Akibatnya, data hanya bisa dipakai untuk kebutuhan tertentu pada aplikasi tertentu. Data tidak bisa dipakai untuk berbagai kebutuhan aplikasi yang berhubungan karena tidak ada kepastian format mana yang akan dipakai. Data sulit diakses secara bersamaan - Untuk memperbaiki semua kinerja dan respon yang cepat dari suatu sistem dilakukan dengan memberikan kemungkinan beberapa pemakai untuk mengupdate data secara bersamaan. Akibatnya, perubahan data didalam database begitu cepat dan sulit untuk diawasi. Table 10.10 dan 10.11 menunjukan kode K98002 memiliki alamat yang berbeda akibat akses dilakukan secara bersamaan terhadap beberapa file yang fungsinya sama. Seharusnya hanya ada satu file Masalah keamanan data - Karena tidak semua pemakai database dapat mengakses semua data. Sebagai contoh bagian gaji di suatu perusahaan hanya dapat melihat file yang behubungan dengan karyawan perusahaan. Mereka tidak berhak untuk mengakses file yang berhubungan dengan penjualan. Bila program aplikasi baru ditambahkan kedalam sistem informasi perusahaan maka akan sulit menerapkan sistem keamanannya kalau semua data terisolasi. Masalah integritas - Nilai data yang disimpan didalam database perusahaan harus sesuai dengan cara batasan-batasan tertentu yang telah ditetapkan. Sebagai contoh rekening bank tidak boleh kurang dari Rp.8.000. Batasan ini diterapkan di dalam sistem dengan menambahkan kode tertentu kedalam berbagai aplikasi program terkait. Akan tetapi ketika batasan baru akan ditambahkan, hal ini sangat sulit untuk dilakukan karena untuk menerapkan batasan yang baru tadi harus dilakukan perubahan-perubahan dalam program terkait tadi secara keseluruhan. Permasalahan menjadi semakin menumpuk pada saat batasan tersebut akan mempengaruhi beberapa item data lama yang tersebar diberbagai file. Masalah masalah diatas sangat dominan pada sistem database tradisional. Dengan sistem database yang lebih maju (modern), sistem tersebut akan memberikan banyak keuntungan bagi sistem informasi manajemen yang diantaranya adalah:

218 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Data yang berlebihan dapat dikurangi sehingga biaya penyimpanan dan waktu bisa diperkecil. Ketidak konsistenan data dapat dihindari sehingga data lebih mudah diakses dan informasi akan lebih akurat. Data dapat dipakai bersama sehingga setiap bagian akan memperoleh informasi yang sama . Standarisasi dapat dilakukan sehingga memudahkan dalam membaca dan memasukan data. Keamanan dapat diterapkan sehingga tingkat akurasi informasi manajemen yang dihasilkan menjadi lebih tinggi Keterpaduan dapat dijaga sehingga meningkatkan integritas suatu sistem informasi. Konflik interest dapat diseimbangkan sehingga sistem informasi bisa berjalan tanpa rintangan.

10.4.2. Organisasi Database Modern Sistem database modern memberikan banyak keuntungan bagi sistem informasi manajemen

Agar data atau informasi sampai keberbagai sasaran dari berbagai sumber maka data-data yang masuk ke perusahaan harus dikelola dengan baik, Pengelolaan data atau informasi ini bisa dilihat dari arti luas dan sempit. Manajemen data dalam arti sempit menyatakan bahwa perusahaan sudah mengelola data/informasi dengan baik bila sudah meng gunakan atau menerapkan DBMS (Database Management System). Manajemen data dalam arti luas menyatakan bahwa perusahaan sudah mengelola data/informasi dengan baik bila sudah menggunakan atau menerapkan IRM (Information resource management/Manajemen sumber daya informasi) yang komponennya meliputi hardware, software, brainware, prosedur, database dan jaringan komunikasi. Dalam penjelasan berikut ini akan di uraikan mengenai konsep menajemen data dalam arti sempit. Buku ini tidak akan menjelaskan bagaimana manajemen data dalam arti luas. Kegiatan Manajemen Data

Manajemen data meliputi : - Mengumpulkan data - Menjaga dan mengadakan pengujian terhadap Integritas data - Menyimpanan Data. - Memelihara Data - Mengamankan Data. - Mengorganisasikan data - Mencari data

Mengumpulkan data - Data-data yang diperlukan dikumpulkan dari berbagai fakta dan selanjutnya dicatat dalam suatu formulir yang disebut dokumen sumber (sources document). Dokumen sumber ini akan berfungsi sebagai input bagi sistem kalau dimasukan kedalam sistem. Contoh dari dokumen sumber ini misalnya suatu dokumen yang menjelaskan adanya pesanan penjualan. Menjaga dan mengadakan pengujian terhadap integritas data- Data yang akan diolah diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu aturan dan batasan yang telah ditentukan sebelumnya.

BAB 10 Database & sistem manajemen database 219

Menyimpanan data - Data-data yang berasal dari dokumen sumber dan telah dimasukan kedalam sistem komputer (Sistem Informasi) disimpan pada suatu media seperti pita magnetik atau piringan magnetik. Memelihara data - Pemeliharaan data meliputi aktivitas-aktivitas penambahan data baru, mengubah data yang ada, dan menghapus data yang tidak lagi diperlukan agar data atau informasi yang ada tetap mutakhir. Mengamankan data Aktivitas ini merupakan upaya untuk menjaga agar data terihindar dari penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan baik yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Mengorganisasikan data - Merupakan kegiatan menyusun data sedemikian rupa sehingga memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Mencari data - Data yang tersimpan didalam media penyimpanan harus dicari sedemikian rupa sehingga tersedia pada saat diperlukan. Sistem Database Dalam database modern mulai dipakai konsep sistem. Date menyatakan bahwa sistem database pada dasarnya merupakan sistem pencatatan dengan menggunakan komputer yang memiliki tujuan untuk memelihara informasi agar selalu siap pada saat diperlukan. Informasi yang dianggap penting dapat apa saja, bisa informasi untuk keperluan pribadi dalam kaitan dengan organisasi atau untuk keperluan organisasi secara keseluruhan. Gambar 10.9 Sistem database

Pemakai Melalui bahasa pencarian (Structure Query Language/SQL)

Jaringan Komunikasi

Database Data Data

Program aplikasi dalam Visual Foxpro, Oracle,

Gambar 10.9 Diatas menunjukan bahwa sistem database seperti halnya sistem informasi manajemen memiliki beberapa komponen seperti:

Sistem database merupakan sistem pencatatan dengan menggunakan komputer yang memiliki tujuan untuk memelihara informasi agar selalu siap pada saat diperlukan

220 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Komponen sistem database adalah : -Data -Hardware -Software -Pemakai

Data Hardware Software Pemakai Karena sistem database merupakan bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM), maka komponen-komponen dalam sistem database merupakan bagian dari komponen SIM.

Komponen Data Data dalam database bisa tersimpan dalam : Komputer kecil (PC) - Biasanya untuk single user Komputer mini - Untuk multi user Komputer Mainframe - Untuk multi user Secara umum dapat dikatakan bahwa data dalam sistem database harus selalu terintegrasi (integrated) dan dapat diakses oleh siapa saja yang berhak (shared). Data dalam sistem daTerintegrasi artinya database dapat dianggap sebagai perpatabase harus selalu duan secara logis dari beberapa file data yang berbeda. terintegrasi dan dapat diakses oleh siapa saja Tabel 10.12 File karyawan yang berhak

Kode K98001 K98002

Nama Agus saptono Hasan sadikin

Alamat Jl. Kebumen 80 Jl. Supratman 15

Telepon 250480 2506150

Tabel 10.13 File pendaftaran Kode

Pendidikan

K98001 K98002

S1/Elektro S1/Pertanian

Nama Orang tua Rd. mas haryo Saleh sumarjan

Pekerjaan orang tua Wiraswasta Wiraswasta

Terdistribusi maksudnya adalah bahwa setiap bagian dari data dalam database dapat memberikan distribusi (shared) kepada pemakai yang berbeda pada waktu yang sama sesuai dengan hak akses yang diberikan Komponen Hardware Bagian hardware dari sistem database meliputi : Kepala (head) pembaca yang digunakan untuk mengambil dan membaca data bersama-sama dengan bagian I/O (input output), controler, Kabel I/O, disk dan sebagainya.

BAB 10 Database & sistem manajemen database 221

Gambar 10.10 Beberapa macam head dan disk Kepala (Head) pembaca pada hardisk/floppy disk

Kepala (Head) pembaca pada magnetik tape Hd pembaca B

Hd penulis B

Hd pembaca A

Hd penulis A

Bit ke satu Bit ke dua Bit ke tiga Bit ke empat

Laser Prisma Sensor

Optical disk Kepala (Head)pembaca Pada optical disk

Prosesor (processor) dan memori yang digunakan untuk mendukung jalannya software sistem database. Gambar 10.11 Memori dan prosesor

Komponen Software Antara database secara phisik (Data yang tersimpan dalam disk secara phisik) dan pemakai sistem informasi manajemen dibatasi oleh suatu software (Database manager) atau lebih umum dikenal sebagai Sistem Manajemen Database (DBMS). Semua kebutuhan pemakai untuk mengakses database ditangani oleh DBMS. DBMS juga dapat digunakan untuk menyusun suatu aplikasi sistem informasi manajemen perusahaan yang siap pakai sehingga user tidak perlu lagi menghapalkan perintah-perintah seperti halnya dalam DBMS.

222 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 10.12 Beberapa software DBMS generasi baru

Komponen Pemakai Dalam sistem database ini ada tiga kelas pemakai, yaitu : 1. Kelompok pertama adalah programer aplikasi yang bertanggung jawab dalam membuat program aplikasi yang menggunakan database 2. Kelompok kedua adalah pemakai (end user) yang berinteraksi dengan system melalui terminal komputer yang on-line 3. Kelompok ketiga adalah administrtor database (DBA) Gambar 10.13 Programmer , pemakai akhir (operator) dan database administrator

Abstraksi Data Tiga tingkatan abs- Abstraksi data digunakan dalam struktur database modern, didatraksi data: lamnya terdapat tiga level abstraksi yang dikenal sebagai: inter-

Internal Konseptual Eksternal

nal, konseptual dan eksternal seperti terlihat pada gambar dibawah ini. Tingkat internal - Tingkat ini merupakan tingkat yang paling dekat dengan media penyimpanan secara phisik. Tingkat ini lebih menjelaskan secara detail bagaimana seharusnya data secara phisik disimpan dalam media penyimpanan.

BAB 10 Database & sistem manajemen database 223

Tingkat eksternal - Tingkat ini merupakan tingkat yang paling dekat kepada pemakai (user).Tingkat ini berhubungan dengan bagaimana data dipandang oleh pemakai. Dalam kenyatannya data yang ada pada tingkat ini merupakan datadata yang dapat kita lihat pada saat kita memasukan data ke terminal komputer. Dan perlu diketahui disini bahwa tingkat ini hanya menggambarkan sebagian saja dari database. Tingkat konseptual -Tingkat ini menggambarkan data apa yang sebenarnya disimpan dalam database dan hubungan yang terjadi diantara data-data. Disini keseluruhan database digambarkan dalam bentuk struktur yang relatif sederhana. Meskipun penggunakan struktur yang sederhana pada tingkat konseptual dilakukan akan tetapi tetap saja struktur tersebut cukup komplek bila menggunakan database yang besar Gambar 10.14 Tiga tingkat abstraksi data Pandangan1

Pandangan 2

Pandangan 3 Tingkat eksternal (Pandangan user)

Tingkat konseptual

Tingkat fisik / internal

Tingkat Konseptual (Pandangan pemakai umum)

Tingkat Internal (Pandangan Penyimpanan)

Table 9.14 Contoh tiga tingkat abstraksi data Eksternal

Internal

Konseptual

Foxpro : @ 8,8 Say EMP_NUM Stored_EMP Length = 18 Create Table Employe @ 11,8 Say EMP_NAME Prefix Type=Byte(6), EMP_NUM Character (6) Offset = 0 EMP_NameCharacter (20) EMP# Type=Byte(6), Offset = 6, Index= EMPX EMP Type=Byte(20), Offset = 12

10.4.3. Model-Model Data Dasar penyusunan struktur sebuah database adalah berdasarkan kepada model data yang digunakan, model data ini merupakan

224 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

kumpulan dari alat-alat atau lambang-lambang yang digunakan untuk menggambarkan data secara konseptual. Saat ini ada beberapa model data yang sering digunakan seperti diantara para pengembang sistem informasi manajemen misalnya: Model-model data yang umum: -Model Hirarki -Model Network -Model relasi

Model Hirarki (Hierarchical data model) - Model data yang menggambarkan hubungan antara data berdasarkan kepada tingkatannya. Model Network (Network data model) - Model data yang menggambarkan hubungan antar data berdasarkan kepentingannya. Model Relasi (Relational data model) - Model data yang disusun berdasarkan kepada hubungan antar dua entitas (entity). Model Hirarki Gambar 10.15 Model data secara hirarki

Record Wiraniaga

Record Statistik Penjualan

Record Pelanggan Record Piutang Dagang

RECORD WIRANIAGA Nomor wiraniaga Naman wiraniaga Nomor kantor penjualan dll Link ke record statistik penjualan Link ke record pelanggan

RECORD STATISTIK PENJUALAN Nomor wiraniaga Nomor jenis barang Nomor pelanggan Jumlah penjualan Link ke record wiraniaga

RECORD PELANGGAN Nomor pelanggan Nama pelanggan Nomor wiraniaga Batas kredit dll. Link ke record wiraniaga Link ke record piutang dagang

RECORD PIUTANG DAGANG Nomor pelanggan Nomor faktur Tanggal faktur Nilai faktur Link ke record pelanggan

Model data secara hirarki seperti gambar 10.15 diatas juga dikenal sebagai model pohon, pada model data ini data induk memi liki beberapa percabangan sesuai dengan kebutuhan dan masingmasing cabang juga memiliki cabang lain sehingga kalau digambarkan akan berbentuk seperti struktur organisasi. Model data ini

BAB 10 Database & sistem manajemen database 225

merupakan salah satu model lama yang masih banyak digunakan. Model Network Model Network merupakan perkembangan lebih lanjut dari model data secara hirarki. Pada model ini setiap file data dapat berhubungan dengan file-file data lainnya sesuai dengan kebutuhan manajemen suatu organisasi perusahaan. Dengan adanya hubungan langsung dari satu file data ke file data yang lain secara langsung tanpa harus melewati dahulu satu atau beberapa file data maka akses data akan lebih cepat. Gambar 10.16. Model data secara Network RECORD WIRANIAGA Nomor wiraniaga Naman wiraniaga Nomor kantor penjualan dll Link ke record statistik penjualan dll. Link ke record pelanggan Link ke record piutang dagang

Record wiraniaga

Record statistik penjualan

Record pelanggan

Record piutang dagang

RECORD STATISTIK PENJUALAN Nomor wiraniaga Nomor jenis barang Nomor pelanggan Jumlah penjualan Link ke record wiraniaga Link ke record piutang dagang

RECORD PELANGGAN Nomor pelanggan Nama pelanggan Nomor wiraniaga Batas kredit Link ke record wiraniaga Link ke record piutang dagang

RECORD PIUTANG DAGANG Nomor pelanggan Nomor faktur Tanggal faktur Nilai faktur Link ke record pelanggan Link ke record wiraniaga Link ke record statistik penjualan

Model Relasi Model relasi didasarkan kepada persepsi tentang dunia nyata yang berisi sekumpulan objek-objek dasar yang disebut sebagai entitas (entity) dan hubungan antara entitas-entitas tersebut. Beberapa model digunakan untuk menggambarkan hubungan atau relasi antar entitas seperti : Model relasi Peter Chen Model relasi Martin Model relasi Bachman Entitas data(data entity) adalah apapun baik itu ada secara riel maupun abstrak yang akan disimpan datanya. Selanjutnya istilah yang akan digunakan adalah entitas (entity type). Nama entitas harus kata benda. Sinonimnya adalah entity type,entity class, dan object. Entitas digambarkan sebagai kotak empat persegi panjang. Entitas pelanggan menyajikan semua karakter yang dapat mem-

226 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

bedakan pelanggan satu dengan pelanggan lainnya. Berikut ini beberapa contoh entitas: Entitas Nama Entitas

Luar Orang Tempat Objek Konsep

:PELANGGAN,PEMASOK :KARYAWAN,MAHASISWA,PASIEN :NEGARA,PROPINSI,WILAYAH :MESIN,BANGUNAN,MOBIL :ACCOUNT,MATAKULIAH

Ada perbedaan penting antara entitas (data entity) dengan instance (entity instance). instance adalah data entitas tertentu dalam satu entitas.

Entitas Atribut

Atribut data (data attribut) merupakan ciri/sifat/karakteristik/ properti dari suatu entitas Atribut Nama Atribut

Gambar 10.17. Contoh : Entitas dan Instance Instance KARYAWAN Instance KARYAWAN : KARYAWAN : ** Kode Karyawan Nama Alamat Kota Provinsi Kode Pos Tanggal Kontrak Tanggal Lahir

BDG-001-03 Selamet Jl. Cihapit 256 Bandung Jawa Barat 47681 25-01-2001 25-06-1972

BDG-003-03 Bambang Jl. Lodaya 56 Bandung Jawa Barat 32542 25-03-2002 25-06-1978

Atribut data (data attribut) merupakan ciri/sifat/karateristik/properti dari suatu entitas selanjutnya atribut data ini disebut sebagai atribut, berikut ini contoh berbagai atribut. KARYAWAN MAHASISWA BARANG FAKTUR PELANGGAN PEMASOK

:KODE KARYAWAN,NAMA,ALAMAT,KOTA... :KODE MAHASISWA,NAMA,ALAMAT, TELP... :KODE BARANG,NAMA,SATUAN,KUANTITAS.. :KODE FAKTUR, TANGGAL FAKTUR... :KODE PELANGGAN,NAMA PELANGGAN,ALAMAT,... :KODE PEMASOK,NAMA PEMASOK,ALAMAT,...

Atribut suatu entitas belum tentu sama antar entitas yang sama pada perusahaan sejenis. Atribut sangat tergantung kepada aktivitas dan kebijakan atau strategi manajemen suatu perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnis. Berikut ini beberapa contoh atribut untuk perusahaan sejenis: Atribut dalam suatu entitas dapat memiliki peran yang berbeda satu sama lain, peran-peran tersebut adalah :  Calon kunci (Candidate key) adalah atribut yang akan menjadi identitas utama suatu entitas (primary identifier) atau disebut juga sebagai primari key. Contoh calon kunci: Kode pelanggan,Nama pelanggan

BAB 10 Database & sistem manajemen database 227

 Kunci utama (Primari key) adalah calon kunci yang paling sering digunakan untuk mewakili sebuah entitas. Sehingga menjadi primari key. Candidate key yang tidak terpilih akan menjadi kunci alternatif (alternate key). Para programer sering mem-beri nama primary key sebagai kunci record. Contoh

Kunci utama Kunci alternatif

:KODE PELANGGAN :NAMA PELANGGAN

 Kunci asing (Foreign key) adalah kunci utama suatu entitas yang menjadi atribut suatu entitas atau entitas lain.

Kunci utama Nama Kunci utama

** Kode Kunci utama *Kunci asing

Contoh :KODE PEMASOK dalam entitas Barang  Atribut kriteria(Subsetting criteria) adalah atribut yang memiliki nilai pasti. Contoh : Laki /perempuan  Atribut bernilai banyak (Multivalued attributes) adalah atribut yang memiliki lebih dari satu nilai untuk setiap instancenya. Sebagai contoh misalnya atribut keahlian dalam entitas karyawan. Seorang karyawan mungkin punya lebih dari satu keahlian. Hubungan antar data (Data relationship) adalah bentuk hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Beberapa pakar lebih suka mengambarkan hubungan antar entitas sebagai aktivitas bisnis atau peristiwa yang menghubungkan satu atau lebih entitas. Untuk selanjutnya hubungan antara data/entitas akan disebut relasi (relationship) atau hubungan dengan menggunakan akar kata kerja atau phrase kata kerja. Diagram arus data (Entity Relationship Diagram) pada gambar 10.18 dapat dibaca sebagai berikut: 1. Dengan cara membaca aktif, diagram tersebut diatas dibaca „Pelanggan membuat Order, Order berisi Barang‟ 2. Dengan cara membaca pasif, diagram tersebut diatas dibaca „Order dibuat oleh Pelanggan, Order diisi Barang‟ Kata “buat, dan “isi” dalam relasi pada gambar 10.18 merupakan akar kata, sedangkan Mem, Ber dan Di merupakan imbuhan. Diagram hubungan entitas tidak dibaca mengalir seperti diagram arus data (Data Flow Diagram) akan tetapi diagram hubungan entitas ini harus dibaca dengan bayangan data dalam keadaan diam (tidak mengurut dan tidak bergerak). Karena itu untuk binary relationship sebaiknya dibaca per satu relasi (satu pasangan) seperti contoh pada gambar 10.18 kanan bawah

Keahlian Atribut bernilai banyak

Hubungan antar data adalah bentuk hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas Relasi Nama Relasi (Reltionship Name)

228 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 10.18 Menulis dan membaca diagram hubungan entitas Cara Menulis

Cara Membaca Kalimat Pasif

Kalimat Aktif

Pelanggan 3

Pelanggan

1 buat Order Dibuat 2 Pelanggan Order

1

Membuat atau Dibuat

2

Pelanggan Membuat Order 3

Order

1 3 Barang Diisi ke Order

isi

2

Berisi atau Diisi

2

Order Berisi Barang 3

1 Barang

Barang

Suatu entitas dapat bergubungan dengan entitas yang lain dalam berbagai tingkat hubungan, seperti pada gambar berikut ini. Gambar 10.19 Tingkat hubungan satu ke satu dan satu ke banyak Satu ke satu

Satu ke banyak

.a2

.b1

.a1

.b2

.b1 .b2 Gambar 10.18 berikut ini menunjukan lambang-lambang yang di.a3 .b3 .b3 gunakan dalam model relasi Peter Chen. .a2 .b4 .a4 .b4 .a1

Gambar 10.18 Lambang dalam model relasi Peter chen

Gambar 10.20 Tingkat hubungan banyak ke banyak dan banyak ke satu Banyak ke banyak

.a2

.b1

.a1

.b2

.a3 .a4

.b3 .b4

Banyak ke satu

.a1 .a2 .a3 .a4

.b1 .b2

BAB 10 Database & sistem manajemen database 229

Entity Relationship Diagram Model Peter Chen Gambar 10.21 Model ERD Peter Chen awal Pelanggan

1:1

0:M

Order

Buat

buat Atrribut  Kode langganan Nama Langganan Alamat Telp Fax Tingkat hubungan Mak kredit

1:M isi 0:M Produk

Atrribut  Kode order Tanggal

Atrribut  Kode Produk Nama Produk Satuan Min level Saldo awal Harga beli Harga jual

ERD menggambarkan data dalam keadaan diam, nama entity biasanya menggunakan kata benda sedangkan untuk relasi menggunakan akar kata dari kata kerja. Untuk menghindari kesulitan dalam memberi nama relasi sering pula digunakan hurup 'R' atau gabungan nama dari kedua entity yang berhubungan misalnya 'Pel_Ord' atau 'Order_ produk' Perkembangan selanjutnya ada beberapa usulan sepeti tergambar pada diagram dibawah ini. Gambar 10.22 Model ERD Peter Chen yang lain Pelanggan

0:1

Buat

1:M

Order

1:1

Milik 1:M

Atribut Pelanggan  Kode langganan Nama Langganan Alamat Telp Fax Mak kredit

Atribut Order  Kode order Tanggal Atribut Barang  Kode Barang Nama Barang Satuan Min level Saldo awal Harga beli Harga jual

Baris oder 0:1 Isi 1:1

Barang

Atribut Baris Order  Kode order Tanggal Kode barang Unit

230 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Model lainnya yang juga banyak digunakan adalah model Martin. Model ini mengambil dasar dari model Peter Chen hanya disana sini ada beberapa perubahan seperti dalam menunjukan tingkat hubungan serta dalam menggambarkan relasi Martin lebih suka menggunakan relasi yang berfungsi sebagai entity (entitas) Gambar 10.23 Model ERD Martin Pelanggan Membuat

Dibuat oleh Anggota



Bukan anggota

Order Dipunyai oleh

 Baris order

Barang Berisi

Diisi

Gambar 10.24 Model ERD Bachman Pelanggan Anggota

Bukan anggota

Membuat

Dibuat oleh Order Dipunyai oleh

Barang

Baris order Diisi pada

Berisi

BAB 10 Database & sistem manajemen database 231

Rangkuman Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi yang membantu perusahaan agar sumber daya informasi yang dimilikinya mencerminkan secara akurat sistem phisik yang diwakilinya. Kumpulan dari data-data disebut sebagai database. Dalam perkembangannya, database dapat dikelompokkan kedalam dua era, yaitu era database tradisional dan era database modern. Pada era database tradisional upaya yang dilakukan lebih menitik beratkan kepada permasalahan yang berhubungan dengan sistem pengolahan (on-line atau batch) dan sistem penyimpanan (direct atau random, hashing dan squensial yang diindex). Banyak permasalahan yang dihadapi pada saat ini seperti: banyaknya data rangkap dan tidak konsisten, kesulitan dalam mengakses data, adanya data yang terisolasi, sulitnya akses terhadap data bila dilakukan secara bersamaan, masalah keamanan terhadap data, masalah integritas dari data. Permasalahan-permasalahan pada era database tradisional tersebut diatas dapat di jembatani pada era database seperti: data yang berlebihan dapat dikurangi sehingga biaya penyimpanan dan waktu bisa diperkecil, ketidak konsistenan data dapat dihindari sehingga data lebih mudah diakses dan informasi akan lebih akurat, data dapat dipakai bersama sehingga setiap bagian akan memperoleh informasi yang sama, standarisasi dapat dilakukan sehingga memudahkan dalam membaca dan memasukan data, keamanan dapat diterapkan sehingga tingkat akurasi informasi manajemen yang dihasilkan menjadi lebih tinggi, keterpaduan dapat dijaga sehingga meningkatkan integritas suatu sistem informasi dan konflik interest dapat diseimbangkan sehingga sistem informasi bisa berjalan tanpa rintangan. Soal 1. Apa yang dimaksud dengan database dan jelaskan pengertian database secara luas dan sempit ? 2. Coba jelaskan dan beri contoh tentang hirarki data ? 3. Sebutkan berbagai cara menentukan alamat record untuk menyimpan data ? 4. Jelaskan masalah dalam organisasi/susunan data tradisional 5. Sebutkan dan jelaskan kegiatan manajemen data dan organisasi datanya ? Tugas 1. Coba gambarkan dengan model hirarki data-data yang berhubungan dengan penjualan pada perusahaan dagang kebutuhan pokok (grosir).

232 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

2. Coba gambarkan dengan model network data-data yang berhubungan dengan perusahaan dagang obat-obatan seperti apotik/grosir obat. 3. Coba gambarkan dengan model relasi data-data penjualan pada perusahaan dagang onerdil mobil. 4. Mengapa dalam organisasi data tradisional data yang disimpan susah dibaca dan kurang aman ? 5. Mengapa sistem organisasi data modern dapat mengatasi sistem organisasi data tradisional ?

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 233

Pokok Bahasan Perkembangan teknologi jaringan telekomunikasi Komponen dasar dan fungsi sistem telekomunikasi Topologi jaringan telekomunikasi Jaringan telekomunikasi berdasarkan geografi

Pendahuluan Penggunaan sarana telekomunikasi saat ini menjadi sangat dominan dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam dunia bisnis. Perusahaan tanpa memiliki fasilitas telekomunikasi akan mengalami kesulitan dalam mengirimkan data dari satu lokasi ke lokasi lain. Kesulitan dalam mengirimkan data ini akan mengakibatkan kesulitan dalam mengolah data menjadi informasi sehingga pada akhirnya akan menyulitkan pula bagi manajemen suatu perusahaan dalam mengambil keputusan. Jaringan telekomunikasi saat ini menghubungkan beberapa daratan dan lautan untuk memindahkan data dalam jumlah besar. Esensi dari telekomunikasi adalah pengurangan waktu dan ruang. Dengan satelit komunikasi dua lokasi yang sangat jauh berbeda dapat dihubungkan dalam sekejap. Suatu perusahaan yang ingin mengirimkan data ke cabangnya yang berjarak 1000 mil atau lebih perlakuannya tidak jauh berbeda dengan mengirimkan data sejauh 100 mil. Akses terhadap data disuatu lokasi tidak lagi tergantung kepada dimana lokasi tersebut berada. Saat ini komunikasi satelit menggantikan saluran komunikasi kabel dan serat optik. Kelihatannya strategi telekomunikasi dan jaringan merupakan kunci sukses dalam membangun sistem informasi akuntansi yang handal. Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan saat ini sangat tergantung sekali kepada telekomunikasi seperti pengolahan data secara on-line (on-line processing). Telekomunikasi saat ini telah menjadi sangat penting dalam dunia bisnis. Adanya internet, intranet, extranet dan bisnis secara elektronik (e-Business atau e-Commerce) menunjukan betapa peranan telekomunikasi menjadi sangat penting untuk saat ini dan masa depan.

234 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

11.1 Perkembangan Teknologi Jaringan Telekomunikasi Telekomunikasi adalah penggunaan media elektronik atau cahaya untuk memindahkan data atau informasi dari satu lokasi ke satu atau beberapa lokasi lain yang berbeda

Telekomunikasi atau komunikasi data dapat didefinisikan sebagai penggunaan media elektronik atau cahaya untuk memindahkan data atau informasi dari satu lokasi ke satu atau beberapa lokasi lain yang berbeda. Dunia saat ini berada pada pertengahan era revolusi telekomunikasi yang memiliki dua komponen yaitu: Perubahan yang sangat cepat dalam teknologi komunikasi dan sama pentingnya adalah perubahan dalam kepemilikan, kendali atau kontrol dan pemasaran layanan telekomunikasi. Saat ini seorang manajer harus memiliki kemampuan dalam dalam memahami kemampuan, biaya dan keuntungan dari berbagai alternatif teknologi telekomunikasi dan bagaimana untuk memaksimalkan manfaat dari penggunaan teknologi tersebut bagi perusahaan.

11.1.1. Penggabungan Komputer dan Komunikasi Hampir 120 tahun sejak Alexander Bell menemukan telegrap pertama yang bisa bicara (1876), telekomunikasi dimonopoli oleh pemerintah atau perusahaan swasta yang diatur oleh pemerintah. Perusahaan yang bergerak dibidang telekomunikasi di Amerika Serikat misalnya AT&T dan Global Start, di Eropa misalnya PTT dan di Indonesia misalnya PT. Telkom, PT. Indosat, PT. Satelindo, dan lain-lain. Perubahan dalam industri telekomunikasi bersamaan terjadinya dengan perubahan dalam teknologi komunikasi. Sebelumnya telekomunikasi berarti pengiriman suara melalui saluran telepon. Saat ini, banyak pengiriman dilakukan secara digital (Digital Data Transmition) yang menggunakan komputer untuk mentransmisikan data dari satu lokasi dengan lokasi lainnya. Sistem Informasi yang on-line dan sistem informasi yang diakses dari jauh (remote access) sangatlah tidak mungkin dilakukan tanpa bantuan dari teknologi telekomunikasi. Tabel 11.1 menunjukan suatu aktivitas yang tidak mungkin dilakukan tanpa adanya bantuan dari teknologi telekomunikasi.

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 235

Tabel 11.1 Penggunaan komputer yang memerlukan teknologi Telekomunikasi Aplikasi

Contoh

Kebutuhan

Bisnis Pemasukan data secara online

Mengontrol persediaan yang ada digudang di gudang dan lokasi yang cukup jauh dari gudang

Pembacaan text secara on-line

Sistem Informasi rumah sakit dan sistem informasi perpustakaan

Pencarian data/respon

Terminal penjualan, Sistem reservasi tempat duduk dipesawat,

Kontrol/kendalai proses

Industri berbasis komputer (CAM)

Perpindahan data antar komputer

Transfer dana antar bank secara internasional

Transaksi terjadi beberapa kali sehari dan diperlukan respon langsung untuk mengetahui status persediaan pada saat tertentu. Di rumah sakit untuk mengetahui status ruangan dan pasien, di perpustakaan untuk mengetahui status buku pada saat tertentu. Untuk mengetahui status dari persediaan di toko atau tempat duduk di pesawat. Untuk memonitor peristiwa (transaksi) secara terus menerus dan memberikan respon secara on-line. Untuk transfer data dalam jumlah besar secara on-line sehingga diperlukan respon yang sangat cepat.

Rumah Respon permintaan

'Home banking', belanja dan pemesanan di rumah.

Pembacaan text

Pendidikan dirumah

Hiburan khusus

Olah raga, pemungutan suara

Menangani transaksi secara online yang terjadi dengan banyak nasabah di rumah dengan volume yang sangat tinggi Transmisi data yang cepat untuk volume yang tinggi Kemampuan transfer data dan video dengan kapasitas yang besar

11.1.2. Jaringan Informasi Superhighway Deregulasi serta integrasi (perkawinan) antara komputer dan telekomunikasi telah mendorong perusahaan telekomunikasi untuk meningkatkan layanannya dari layanan komunikasi suara menjadi layanan informasi yang baru seperti memberikan layanan pengiriman laporan keuangan, data persediaan program televisi, dan film. Revolusi teknologi komunikasi telah merubah perusahaan layanan telekomunikasi menjadi perusahaan layanan informasi. Upaya-upaya yang melandasi lahirnya informasi superhighway (Jaringan telekomunikasi digital berkecepatan tinggi) yang mengirimkan layanan informasi adalah masalah pendidikan dan hiburan ke kantor-kantor dan rumah. Jaringan telekomunikasi tersebut bisa mencakup jaringan nasional atau internasional yang memprioritaskan fasilitasnya untuk dapat diakses oleh masyarakat umum daripada membatasinya untuk organisasi tertentu saja. Bentuk lain yang bisa diimplementasikan dengan adanya jaringan informasi superhighway adalah bentuk jaringan informasi bisnis baik itu sistem informasi manajemen atau sistem informasi akuntansi untuk perusahaan berskala nasional maupun internasional

236 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

11.2 Komponen-Komponen dan Fungsi dari Sistem Telekomunikasi Sistem telekomunikasi merupakan kumpulan hardware dan software yang sesuai (compatible) yang disusun untuk mengkomunikasikan berbagai macam informasi dari satu lokasi ke lokasi yang lain

Sistem telekomunikasi merupakan kumpulan hardware dan software yang sesuai (compatible) yang disusun untuk mengkomunikasikan berbagai macam informasi dari satu lokasi ke lokasi yang lain seperti terlihat pada gambar 11.1. Sistem telekomunikasi saat ini dapat mengirimkan informasi baik dalam bentuk text, image, suara, maupun dalam bentuk video. Suatu perusahaan layanan telekomunikasi biasanya memberikan biaya yang berbeda untuk setiap fasilitas layanan informasi yang diberikan. Demikian juga mengenai hardware dan software yang digunakan akan berbeda tergantung kepada jenis informasi yang akan dikirimkan. Untuk dapat memperoleh pemahaman yang lebih lengkap pada bagian selanjutnya dalam bab ini juga akan dijelaskan bagaimana komponen-komponen utama tersebut digunakan untuk membentuk berbagai jenis jaringan sesuai dengan kebutuhan. Gambar 11.1 Komponen sistem telekomunikasi

Local Area Network

Mini Komputer Terminal

Saluran komunikasi

Host Computer

Front End Computer

Modem

Swiching

Modem

Hub

Terminal

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 237

11.2.1. Komponen Sistem Telekomunikasi Komputer (Host) untuk mengolah informasi Terminal yang memantau peralatan input /output untuk mengirim dan menerima data Saluran komunikasi (Kabel,Telepon, udara ) Pengolah komunikasi (Communication processor: Modem, Controller, Multiplexer, dan front end processor) yang membantu mengirimkan dan menerima data. Software komunikasi yang mengontrol aktivitas input, output dan mengelola fungsi lainnya dalam jaringan komunikasi.

11.2.2. Fungsi Sistem Telekomunikasi Fungsi dari sistem telekomunikasi adalah untuk mengirim dan menerima data dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Sistem telekomuniasi harus melakukan beberapa fungsi yang terpisah yang tidak kelihatan oleh orang yang menggunakannya. Sistem telekomunikasi mengirimkan informasi, membangun penghubung antara pengirim dan penerima, menyampaikan pesan dengan cara yang paling efisien, melakukan pengolahan awal untuk menjamin bahwa informasi akan sampai kepada penerima yang tepat, melakukan pengecekan terhadap data yang dikirim dan memperbaiki format yang salah, merubah format dari format yang satu ke format yang lain.

Fungsi dari sistem telekomunikasi adalah untuk mengirim dan menerima data dari satu lokasi ke lokasi yang lain

11.2.3. Protocol Komunikasi dalam satu atau beberapa jaringan dapat dibayangkan sebagai komunikasi yang terjadi pada saat adanya pertemuan antara dua atau lebih rombongan dari negara yang berbeda bahasanya dan mereka tidak dapat berkomunikasi satu sama lain. Agar mereka dapat berkomunikasi maka perlu banyak digunakan penterjemah yang bisa memahami maksud dari pihakpihak yang berkomunikasi. Jaringan telekomunikasi bisa berjalan bila memiliki hardware dan software yang sesuai (cocok satu sama lain) sehingga bisa bekerjasama untuk mengirimkan informasi. Agar komponen sistem jaringan yang berbeda dapat berhubungan satu sama lain maka perlu adanya aturan-aturan yang bisa disepakati bersama untuk menjembatani perbedaan-perbedaan yang ada. Sekumpulan aturan dan prosedur yang mengatur transmisi data antar dua terminal dalam suatu sistem jaringan disebut sebagai 'Protocol'. Kesepakatan terhadap aturan ini menjadi standar sistem jaringan telekomunikasi dunia. Salah satu standar yang ada saat ini misalnya SNA (Standard network architecture). Standard ini dikeluarkan oleh IBM, sedangkan standar lainnya yang digunakan

Protocol adalah sekum pulan aturan dan prosedur yang mengatur transmisi data antara dua terminal dalam satu sistem jaringan

238 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

adalah standard OSI (Open systems Interconnection) yang dapat dilihat pada gambar 11.2 pada halaman berikut ini. Fungsi dasar dari protocol dalam suatu jaringan telekomunikasi beberapa diantaranya adalah untuk mengidentifikasi setiap komponen yang menjadi bagian dari sistem jaringan telekomunikasi tersebut, mencek formatnya, memerikasa kebenaran dari data yang dikirim, menentukan apakah data perlu dikirim kembali bila tidak lengkap atau ada kesalahan dan untuk melakukan perbaikan apabila terjadi kesalahan. Gambar 11.2 Tujuh lapis standar OSI untuk telekomunikasi AP

Lapis 7

Lapis 6

Lapis 5

Lapis 4

Lapis 7

SP

Lapis 6

SP

Lapis 5

SP/P

Lapis 4

Hos t

Front-end Processor atau swiching node

Lapis 3

P

Lapis 3

P

Lapis 3

P

Lapis 3

Lapis 2

P

Lapis 2

P

Lapis 2

P

Lapis 2

Prosesor akhir

P

Lapis 1

Alat saluran

Lapis 1

P

Lapis 1

P

Lapis 1

Ap=Application Program (Program Aplikasi), SP= Sistem Program, P= Protocol

11.2.4. Jenis-Jenis Sinyal Sinyal analog adalah sinyal yang berbentuk gelombang Sinyal digital adalah sinyal yang memiliki bentuk berlawanan Modem adalah alat yang digunakan untuk merubah sinyal digital ke analog dan sebaliknya

Informasi bergerak melalui sistem telekomunikasi dalam bentuk sinyal elektromagnetik. Ada dua macam sinyal yaitu sinyal analog dan sinyal digital. Sinyal analog adalah sinyal yang berbentuk gelombang sedangkan sinyal digital adalah sinyal yang memiliki bentuk berlawanan. Sinyal digital ini mengirimkan data dalam dua bentuk berlainan yaitu 1 dan 0 dimana 1 menunjukan 'on' dan 0 menunjukan 'off' seperti pada peralatan elektronik umumnya. Kebanyakan komputer berkomunikasi dengan menggunakan sinyal digital sedangkan telepon yang biasa digunakan masih menggunakan sinyal analog. Semua sinyal digital harus dirubah dahulu kedalam sinyal analog sebelum mereka distransmisikan. Alat yang dapat melakukan translasi ini adalah modem.

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 239

Gambar 11.3 Bagan dasar sistem komunikasi data Sinyal Digital

Sinyal Analog

Modem

Sinyal Digital

Modem

11.2.5. Jenis jenis Saluran Komunikasi Saluran komunikasi berfungsi sebagai saluran dimana data dikirimkan dari satu bagian ke bagian lain. Saluran dapat menggunakan berbagai macam media telekomunikasi seperti Kabel listrik biasa, Kabel koaksial (coaxial cable), Serat optic (Fiberoptics), Gelombang mikro (Terrestrial microwave), Satelit (satellite), dan Transmisi jarak jauh (Wareless transmision) Kabel Tembaga Kabel ini berisi sepasang kabel yang terbuat dari tembaga. Kabel ini relatif lambat dalam mengirimkan data. Tapi harga kabel ini relatif murah sekali. Kabel Koaksial Kabel koaksial adalah kabel yang biasa digunakan sebagai kabel telpon,kabel ini berisi sepasang kabel tembaga yang terisolasi dengan baik. Bisa mengirim data sampai dengan kecepatan 200MB /detik

Kabel koaksial adalah kabel yang biasa digunakan sebagai kabel telepon

Kabel Serat Optik Kabel ini berisi ribuan serat optik yang tebalnya kurang lebih sebesar rambut manusia.Data yang dikirim melalui kabel ini berbentuk pulsa sinar dengan kecepatan lebih dari 500KB/detik sampai dengan TB /detik. Kabel ini sangat cepat, tahan dan mampu mengirim data dalam jumlah besar sehingga sangat bagus digunakan untuk backbone dalam suatu sistem jaringan. Sesuai dengan kemampuannya kabel ini harganyapun sangat mahal.

Kabel serat optik berisi ribuan serat optik yang tebalnya kurang lebih sebesar rambut manusia

240 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 11. 4 Berbagai media komunikasi

Udara (Wireless) Transmisi data tanpa kabel mengirim sinyal data melalui udara. Penggunaannya saat ini misalnya pager, telepon cellular, satelit komunikasi, pemancar gelombang mikro, dan remote control'untuk televisi

11.2.6. Karakteristik saluran komunikasi Karakteristik saluran komunikasi membantu efisiensi dan kemampuan sistem telekomunikasi. Karakteristik ini termasuk kecepatan pengiriman data, Arah pengiriman, dan mode pengiriman. Kecepatan pengiriman Kecepatan pengiriman Jumlah total data atau informasi yang dapat dikirimkan melalui saluran komunikasi diukur dengan bits per detik (BPS)

Jumlah total data atau informasi yang dapat dikirimkan melalui saluran komunikasi diukur dengan bits per detik (BPS). Kadangkadang istilah yang digunakan adalah baud rate. Lebar frekuensi yang dapat ditampung pada saluran komunikasi dikenal sebagai bandwidth. Makin besar bandwitdh makin besar jumlah data yang dapat ditampung. Mode Pengiriman

Ada dua macam mode pengiriman sinyal yaitu Asynchronous, transmision

Ada beberapa mode pengiriman sinyal yaitu Asynchronous, transmision (sering disebut sebagai pengiriman data 'start-stop') mengirimkan satu karakter data pada saluran pada saat tertentu setiap karakter memiliki frame kontrol yang dikenal sebagai start

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 241

bit-satu , atau stop bit-dua, dan sebuah parity bit untuk cek kesalahan. Mode ini digunakan untuk pengiriman kecepatan rendah. Synchronous transmision mengirim sekumpulan data secara simultan dengan kontrol pada awal dan akhir kumpulan data tersebut. Mode ini digunakan untuk pengiriman data dalam jumlah besar dan kecepatan tinggi. Arah pengiriman data Ada tiga arah pengiriman data, simplex, half-duplex, dan full dup- Simplek komunikasi satu arah lex. Half duplex komunikasi dua arah saling bergantian

Gambar 11.5 arah pengiriman data Simplex

Half duplex

Full duplex

Full duplex Komunikasi dua arah secara bersamaan

11.2.7. Pemroses Komunikasi Pemroses komunikasi (Communications Processor) seperti Front end processor, Concentrator, multi plexers, dan modem melakukan pengiriman dan penerimaan data dalam suatu jaringan telekomunikasi. Front-end-Processor adalah komputer kecil (sering juga mini komputer) yang digunakan untuk mengelola komunikasi dan diletakkan pada komputer utama (Host Computer) pada sistem komputer yang besar. Front-end-processor melakukan pengolahan khusus yang berhubungan dengan komunikasi seperti pengecekan terhadap kesalahan, memformat, control, dan konversi sinyal sehingga mengurangi beban komputer utama. Front-end-processor juga bertanggung jawab terhadap pengumpulan, pengolahan data dan pencetakan informasi ke dan dari terminal. Concentrator adalah komputer untuk telekomunikasi yang dapat diprogram untuk mengumpulkan pesan dari berbagai terminal untuk sementara dan pada waktunya yang ekonomis dikirimkan. Multiplexer adalah alat yang memungkinkan satu saluran komunikasi membawa pengiriman data dari berbagai sumber secara terus menerus. Multiplexer membagi saluran komunikasi sehingga dapat dipakai oleh banyak media pengiriman.

11.2.8. Software Telekomunikasi Software telekomunikasi khusus digunakan untuk mengontrol dan menjalankan aktivitas jaringan telekomunikasi. Software ini tersimpan dalam komputer utama, front-end-processor dan proces-

Front-end-Processor adalah komputer kecil yang digunakan untuk mengelola komunikasi dan diletakan pada komputer utama Concentrator adalah komputer untuk telekomunikasi yang dapat diprogram untuk mengumpulkan pesan dari berbagai terminal untuk sementara dan pada waktunya yang ekonomis dikirimkan Multiplexer adalah alat yang memungkinkan satu saluran komunikasi membawa pengiriman data dari berbagai sumber secara terus menerus.

242 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen Software telekomunikasi khusus digunakan untuk mengontrol dan menjalankan aktivitas jaringan telekomunikasi

sor lainnya dalam jaringan komputer. Fungsi utama software telekomunikasi adalah untuk mengontrol jaringan, akses ke komputer, pengiriman, kesalahan dan keamanan. Software pengontrol jaringan mengontrol pesan - terminal jaringan, prioritas pengiriman, aktivitas jaringan, dan mengontrol kesalahan yang terjadi. Software pengontrol akses - mengontrol hubungan antara terminal dengan komputer-komputer dalam sistem jaringan, menentukan kecepatan pengiriman, mode, dan arah pengiriman. Software pengontrol pengiriman - mengontrol pengiriman dan penerimaan data, program, perintah dan pesan antar terminal, Software pengontrol kesalahan - mengontrol dan memperbaiki kesalahan dan mengirimkan kembali data yang telah diperbaiki. Software pengontrol keamanan - mengontrol penggunaan logons, passwords, dan berbagai prosedur otorisasi untuk menjaga adanya pihak yang tidak punya otoritas masuk ke dalam sistem jaringan.

11.3 Topology Jaringan Telekomunikasi Empat topology yang digunakan yaitu: Star Network, Bus Network, Ring Network, Hibryd Network

Network topology adalah bentuk atau konfigurasi dari sistem jaringan. Ada empat topology yang umum digunakan yaitu: Star Network,Bus Network,Ring Network,Hibryd Network

Star Network Merupakan Konfigurasi jaringan komputer yang berbentuk bintang Gambar 11.6 Star network

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Komputer induk Printer

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 243

Bus network Jaringan komputer ini memiliki konfigurasi yang berbentuk garis. Dalam jaringan ini tidak ada induk komputer yang mengontrol jaringan komputer secara keseluruhan Gambar 11.7 Bus network Terminal

Printer

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Ring network Sama halnya dengan bus network, jaringan ini tidak terpusat pada induk komputer. Sehingga kalau salah satu komputer tidak berfungsi tidak akan mengganggu komputer yang lain. Gambar 11.8 Ring network

Terminal

Printer

Terminal

Terminal Terminal

Hybrid network Konfigurasi jaringan komputer ini merupakan gabungan dari berbagai konfigurasi.

244 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 11.9 Hibrid network Terminal

Printer

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Terminal

Printer

Terminal

Terminal Terminal

Pembagian sistem jaringan berdasarkan kepada geografinya dapat dibagi menjadi : Local area network, wide area network.

11.4 Jaringan Berdasarkan Geografi Local Area Network (LAN) LAN merupakan jaringan yang ada pada lokasi tertentu misalnya satu ruang atau satu gedung. Jadi LAN bisa merupakan satu jaringan atau gabungan dari beberapa sistem jaringan yang terpadu Gambar 11.10 Local area network

Printer

Terminal

Terminal

Terminal Terminal

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 245

Wide Area Network (WAN) WAN merupakan jaringan yang tersebar kebeberapa lokasi. Bisa terdiri dari satu sistem jaringan dan juga bisa merupakan gabungan dari beberapa sistem jaringan. Beberapa aplikasi lain dari WAN adalah metropolitan area network (MAN) Gambar 11.11 Wide area network

LAN

LAN

Terminal

Printer

Terminal

Printer

Terminal Terminal

Terminal Terminal

Terminal

11.5 Penggunaan Telekomunikasi untuk Memenangkan Persaingan Telekomunikasi telah menolong persoalan yang disebabkan oleh masalah geografi dan waktu sehingga memungkinkan organisasi untuk mempercepat produksi dan pengambilan keputusan tentang produk baru misalnya atau masuk ke pasar baru serta menciptakan hubungan baru dengan pelanggan dan suplier. Keen (1986) menyatakan bahwa apabila perusahaan gagal dalam mem pertimbangkan masalah telekomunikasi dalam rencana strategisnya maka perusahaan tersebut akan jatuh.

11.5.1. Aplikasi-Aplikasi yang dapat digunakan Surat elektronik (Elektronik Mail) Elektronik mail atau e-mail adalah pertukaran surat lewat komputer. Seseorang dapat menggunakan PC ditambah dengan modem atau terminal untuk mengirim pesan atau dokumen yang panjang hanya dengan mengisi penerima dokumen. Sistem e-mail ini masih memiliki masalah keamanan bila tidak di proteksi karena setiap orang akan bisa membaca isi dari surat yang dikirimkan.

Terminal

246 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Surat Suara (Voice Mail ) Sistem Voice mail akan mendeteksi pesan suara pengirim surat dan kemudian mengirimkannya melalui sistem jaringan dan menyimpan surat tersebut dalam disk setelah dibaca. Ketika penerima telah siap mendengarkan surat tersebut kemudian dirubah lagi dalam bentuk suara. Saat ini berbagai kemampuan dari alat penyimpan suara tersedia dipasar yang memungkinkan penerima dapat menyimpan pesan suara untuk penggunaan dimasa mendatang. Mesin Fax (Facsimile Machines ) Mesin facsimile (fax) dapat mengirimkan dokumen yang berisi teks dan grafik melalui saluran telpon yang umum. Mesin fax akan membaca dan mengenali dokumen. Dokumen yang telah dikenali kemudian dikirimkan mellaui jaringan dan mencetaknya dalam bentuk hardcopy pada mesin fax sipenerima. Hasil dari proses ini merupakan duplikasi dari dokumen yang difaxkan. Layanan Informasi Digital (Digital Information Services) Layanan elektronik digital yang bisa menjangkau daerah sangat jauh dan luas sehingga saat ini memungkinkan jaringan PC dan pemakai workstation untuk memperoleh informasi dari luar perusahaan dengan cepat tanpa harus meninggalkan tempat. Informasi-informasi seperti informasi tentang harga saham, artikel baru, lowongan kerja, perkiraan cuaca dan informasi tentang perjalanan dapat diakses setiap saat secara on-line. Beberapa layanan ini memiliki kemampuan untuk mengirimkan surat elektronik, buletin elektronik, dan diskusi group secara on-line atau untuk kepentingan berbelanja. Teleconferencing, Dataconferencing dan Videoconferencing Orang-orang dapat bertemu secara elektronik meskipun mereka dipisahkan oleh jarak yang ribuan kilometer jauhnya dengan menggunakan teleconferencing, dataconferencing, atau videoconferencing. Teleconferencing memungkinkan sekelompok orang untuk berdiskusi secara terus menerus melalui telpon atau melalui software komunikasi untuk electronik mail secara kelompok. Teleconferencing yang memungkinkan dua orang atau lebih pada lokasi yang berbeda bekerja dalam satu dokumen secara terus menerus disebut sebagai dataconferencing. Dengan dataconferencing memungkinkan dua orang atau lebih pada lokasi yang berbeda mengedit dan memperbaharui data (Kata atau angka). Sedangkan videoconferencing mengungkinkan dua orang atau lebih pada lokasi yang berbeda berkominikasi dengan fasilitas layar lebar sehingga mereka bisa melihat satu sama lain.

BAB 11 Tekologi jaringan telekomunikasi 247

Perpindahan Data Secara Elektronik (Electronik Data Interchange) Perpindahan data secara elektronik adalah perpindahan dokumen standar transaksi bisnis (purchase order, faktur dll.) secara langsung dari komputer ke komputer lain antara dua organisasi yang berbeda. EDI akan mengirit biaya dan waktu karena transaksi dapat dikirim dari satu sistem informasi ke sistem informasi lain melalui jaringan komputer. Perangkat untuk kerja berkelompok (Groupware) Groupware merupakan jaringan komputer yang memberikan layanan berbentuk fasilitas bekerja secara berkelompok pada lokasi yang berbeda. Groupware ini terdiri dari software untuk keperluan sharing (membagi informasi) informasi, pertemuan secara elektronik (electronik metting), penjadualan (Scheduling) dan surat elektronik (e-mail). e-Commerce dan e-Business Penggunaan sarana komunikasi untuk aplikasi e-commerce dan e-business saat ini dan dikemudian hari akan semakin meningkat. e-commerce yang memungkinkan konsumen dan produsen dapat melalukan transaksi seperti melakukan pemesanan atau pembelian tanpa harus bertemu. Transaksi yang terjadi bisa antara perusahaan dengan perusahaan (B to B) atau perusahaan dengan konsumen akhir (B to C) perusahaan ke konsumen. Menjalankan e-commerce ataupun yang lebih luas e-business memungkinkan jangkauan usaha perusahaan tidak dibatasi oleh area atau wilayah negara. Karena aplikasi e-commerce dan e-business bekerja dengan grafik (windows) maka untuk menerapkannya perlu infrastruktur yang memadai terutama jaringan komunikasi. Untuk saat ini PT. Telkom sudah meluncurkan satelit Telkom 1 yang akan memberikan fasilitas agar aktivitas berbasis kepada internet bisa dilakukan dengan cepat, walaupun saat ini biaya penggunaannya mungkin masih sangat mahal.

Rangkuman Jaringan telekomunikasi saat ini menghubungkan beberapa daratan dan lautan untuk memindahkan data dalam jumlah besar. Esensi dari telekomunikasi adalah pengurangan waktu dan ruang. Akses terhadap data disuatu lokasi tidak lagi tergantung kepada dimana lokasi tersebut berada. Saat ini komunikasi satelit menggantikan saluran komunikasi kabel dan serat optik. Kelihatannya strategi telekomunikasi dan jaringan merupakan kunci sukses dalam membangun sistem informasi akuntansi yang handal.

248 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemen suatu perusahaan saat ini sangat tergantung sekali kepada telekomunikasi seperti pengolahan data secara on-line (On-line processing). Penguasaan terhadap teknologi telekomunikasi bagi suatu perusahaan memberikan keuntungan yang sangat tinggi. Perusahaan dapat memperoleh informasi baik dari intern maupun ekstern perusahaan dengan sangat cepat sehingga keputusan dapat diambil dengan lebih cepat dibandingkan dengan mereka yang tidak menggunakan. Jadi fungsi dari sistem telekomunikasi adalah untuk mengirim dan menerima data dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Pada saat komponen-komponen yang berkomunikasi memiliki format yang berbeda satu sama lainnya maka disini diperlukan adanya protokol. Komunikasi yang terjadi diantara beberapa pihak yang berkomunikasi harus difasilitasi oleh infrastruktur berupa jaringan telekomunikasi yang konfigurasinya bisa berbentuk Bintang (Start), Cincin (Ring) dan Hirarki (Bus). Konfigurasi-konfigurasi jaringan telekomunikasi ini ada yang terdapat disatu lokasi tertentu saja yang dikenal sebagai Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN). Jadi dengan menguasai jaringan telekomunikasi telah menolong persoalan yang disebabkan oleh masalah geografi dan waktu sehingga memungkinkan organisasi untuk mempercepat produksi dan pengambilan keputusan. Sehingga dalam suatu persaingan kemampuan ini akan meningkatkan pula kemampuan bersaing. Soal 1. 2. 3. 4. 5.

Sebutkan komponen sistem telekomunikasi ? Sebutkan dan jelaskan jenis-jenis sinyal ? Sebutkan beberapa jenis media komunikasi ? Sebutkan ciri penting saluran komunikasi ? Sebutkan macam-macam topologi jaringan ?

Tugas 1. Sebutkan dan jelaskan komponen tambahan apa yang diperlukan untuk menyusun jaringan komputer dari personal-personal computer. 2. Coba jelaskan bagaimana sebaiknya spesifikasi jaringan berbasis windows. 3. Coba jelaskan keuntungan menggunakan konsep Client/server dibandingkan dengan konsep lainnya. 4. Keuntungan apa yang diperoleh apabila sistem jaringan WAN suatu organisasi menggunakan fasilitas internet. 5. Coba jelaskan bagaimana LAN-LAN suatu organisasi digabungkan menjadi WAN.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 249

Pokok Bahasan Pengambilan keputusan Konsep sistem pendukung keputusan Jenis-jenis sistem pendukung keputusan Ciri-ciri dan kemampuan SPK Model sistem pendukung keputusan Laporan periodik dan khusus Pembuatan model matematika Simulasi Sistem pendukung keputusan kelompok

Pendahuluan Pada bagian sebelumnya buku ini telah membahas tentang sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi dimana keduanya merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer. Bagian buku ini akan membahas sistem informasi berbasis komputer lainnya selain sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi yaitu sistem pendukung keputusan, sistem pakar dan otomatisasi perkantoran. Bab ini akan membahas khusus tentang sistem pendukung keputusan (SPK) atau Decision support systems (DSS). Pada pembahasan mengenai SIA dan sistem pengolahan transaksi pada bab 5 kita telah melihat bahwa manajer dapat memperoleh sejumlah informasi dari SIA untuk manajemen tingkat bawah dan menengah dan lebih banyak lagi informasi dari SIM untuk manajer tingkat menengah dan atas. Sistem-sistem informasi tersebut dibangun berdasarkan kebutuhan informasi dari sejumlah besar manajer yang ada di perusahaan atau suatu unit organisasi, aturan-aturan yang berlaku, dan permasalahan (terstruktur, semi terstruktur dan umum atau rutin) yang ada di perusahaan atau unit organisasi tersebut. Dalam banyak hal informasi yang dihasilkan kurang memadai untuk membuat keputusan yang spesifik dari permasalahan yang spesifik pula. Sistem pendukung keputusan (decision support system) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan ini.

250 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

12.1 Pengambilan Keputusan Keputusan merupakan tindakan atau rangkaian tindakan yang harus diikuti untuk memecahkan suatu masalah

Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Saat memecahkan suatu masalah mungkin dihasilkan banyak keputusan. Keputusan merupakan tindakan atau rangkaian tindakan yang harus diikuti untuk memecahkan suatu masalah.Tindakan-tindakan tersebut bisa berupa pengurangan sesuatu untuk menghindari resiko dari suatu hal atau pemanfaatan suatu kesempatan.

Jenis-jenis Keputusan Menurut Simon Simon seorang ahli manajemen yang pernah mendapatkan hadiah Nobel menyatakan bahwa suatu keputusan merupakan bagian dari suatu rangkaian proses pengambilan keputusan. Ada keputusan yang terstruktur atau terprogram dan ada keputusan yang tidak terstruktur atau tidak terprogram. Keputusan yang terstruktur atau terprogram berasal dari perKeputusan yang terstruktur atau terprogram masalahan dan kejadian-kejadian yang terstruktur. Permasalahan berasal dari permasaatau keputusan bisa distrukturisasi karena sifatnya rutin sehingga lahan dan kejadian-keja- bisa ditentukan sebelumnya contohnya SPK, SIA dan SIM walaudian yang terstruktur. pun kita tahu pada SIM ada pula yang semi terstruktur yang membuat pengembangan SIM sulit. Keputusan yang tidak terstruktur atau terprogram berasal dari Keputusan yang tidak terstruktur atau terprog- permasalahan atau kejadian yang tidak terstruktur. Sifatnya tidak ram berasal dari perma- bisa diprediksi karena tidak jelas rutinitasnya, sehingga seolahsalahan atau kejadian olah baru atau mungkin memang benar baru atau bisa juga kayang tidak terstruktur rena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus berbeda dari umumnya. Pemahaman tentang keputusan yang terstruktur dan tidak terstruktur ini penting sekali karena masing-masing memerlukan penanganan yang berbeda. Untuk memperoleh gambaran kembali tentang proses pengambilan keputusan bisa dibaca pada bab2 buku ini. Keputusan merupakan bagian dari suatu rangkaian proses pengambilan keputusan

12.2 Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Konsep SPK mulai berkembang pada akhir tahun 1960-an. Saat itu untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi. Kondisi seperti ini melahirkan pemikiran bahwa dengan dapatnya seseorang secara langsung berinteraksi dengan komputer dengan menggunakan teknologi timesharing yang ada, orang bisa mengembangkan suatu sistem pendukung keputusan.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 251

Digunakannya Istilah SPK Istilah SPK pertama kali dikemukakan oleh G. Anthony Gorry dan Michael S. Scoot Morton pada tahun 1971, keduanya merupakan profesor MIT, USA. Saat itu mereka merasakan perlunya suatu pemikiran untuk mengarahkan penggunaan aplikasi komputer untuk membantu pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen berdasarkan kepada konsep Simon mengenai keputusan yang terstruktur dan tidak terstruktur juga berdasarkan kepada konsep Robert N. Anthony tentang tingkat-tingkatan manajemen. Gorry dan Scott Morton menggambarkan berbagai jenis keputusan yang disusun menurut struktur masalahnya, dari masalah yang terstruktur hingga kemasalah yang tidak terstruktur. Dilain pihak Anthony menggunakan nama perencanaan strategis, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasional untuk menjelaskan tingkat manajemen puncak, menengah dan bawah. Konsep Simon tentang tahap-tahap pengambilan keputusan digunakan untuk menentukan struktur masalah seperti dibawah ini, Masalah terstruktur - Merupakan masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap pertama model Simon, yaitu tahap intelijen, perancangan dan pemilihan. Ketiga tahap tersebut karena terstruktur dapat dibuat struktur logikanya atau aturan pengambilan keputusannya sehingga permasalahan dapat diidentifikasi dan dimengerti. Berbagai alternatif solusi yang dapat diidentifikasi dan dievaluasi kemudian dipilih untuk menjadi suatu solusi.

Masalah terstruktur Merupakan masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap pertama model Simon

Masalah tidak terstruktur - Masalah ini sebaliknya merupa- Masalah tidak terstrukkan masalah, yang sama sekali tidak memiliki struktur pada tur merupakan masalah yang sama sekali tidak salah satu tahapan proses pengambilan keputusan Simon. memiliki struktur pada

Masalah semi terstruktur - Masalah ini merupakan masalah salah satu tahapan proses pengambilan keputuyang dapat menggunakan satu atau dua tahapan Simon. san Simon

Gorry dan Scott Morton memberi contoh berbagai jenis-jenis masalah bisnis kedalam bentuk matriks. Sebagai contoh, piutang dagang dipecahkan oleh manajer di tingkat pengendalian operasional yang membuat keputusan terstruktur. Perencanaan R&D dilakukan oleh manajer perencanaan strategis yang membuat keputusan tidak terstruktur. Pada gambar 12.1 dibawah ini Gorry dan Scott Morton yang diambil dari Mc Leod dengan menggunakan garis horisontal terputus-putus memisahkan antara masalah yang pada saat itu telah dapat dipecahkan dengan bantuan komputer (bagian atas) dengan masalah yang belum menggunakan komputer dibagian bawah. Daerah bagian atas disebut sebagai sistem keputusan yang terstruktur (Structured decision system - SDS) sedangkan daerah bagian bawah disebut sistem pendukung keputusan (SPK) atau Decision Support System - DSS.

Masalah semi terstruktur merupakan masalah yang dapat menggunakan satu atau dua tahapan Simon

252 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 12.1 Matrik Gorry dan Scott Morton Pengendalian Operasional Terstruktur

-Piutang dagang -Pemasukan pesanan -Pengendalian persedian

Tingkatan Struktur masalahan

Semi terstruktur

Jadwal produksi

Manajemen kas Tidak terstruktur

Sistem biaya

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Strategis

-Analisis anggaran

-Pengaturan armada tangker

-Biaya rekayasa

-Lokasi gudang dan pabrik

-Peramalan jangka pendek

Analisis varians : -anggaran keseluruhan -Penyiapan ang garan -Penjualan dan produksi

-Penggabungan usaha dan akuisisi -Perencanaan produk baru -Perencanaan litbang

Gorry dan Scott Morton awalnya menggunakan istilah SPK hanya untuk aplikasi komputer dimasa depan. Selanjutnya istilah tersebut diterapkan pada semua aplikasi komputer yang dimaksudkan untuk mendukung keputusan baik sekarang maupun masa depan.

12.3 Ciri dan Kemampuan Sistem Pendukung Keputusan Konsep sistem pendukung keputusan sampai saat ini masih belum menemukan satu konsensus, apa sebenarnya sistem pendukung keputusan? Ini berarti konsep sistem pendukung keputusan belum matang sekali sehingga masih banyak hal-hal baru atau ciri-ciri baru yang baru ditemukan oleh para peneliti yang akibatnya selain merubah interprestasi juga konsep yang selama ini ada. Bervariasinya konsep SPK diantara para peneliti dan pengembang salah satunya disebabkan oleh perkembangan teknologi yang memberikan kemampuan yang lebih tinggi kepada hardware dan software yang berdampak kepada peningkatan kemampuan suatu aplikasi SPK. Sebagai contoh pada awalnya SPK hanya menjangkau top manajemen tapi saat ini SPK juga dapat menjangkau manajemen bawah dengan adanya SQL (structured query language). Perubahan kemampuan SPK ini sudah barang tentu akan mempengaruhi konsep dan ciri-ciri SPK dan membedakannya dari konsep SPK yang lain atau yang berkembang sebelumnya. Berikut ini contoh ciri dari SPK dari Turban yang mungkin berbeda dengan ciri-ciri yang ditunjukan oleh para pakar lain:

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 253

SPK memberi dukungan informasi kepada pengambil keputusan untuk situasi yang semi terstruktur dan tidak terstruktur dengan memadukan pertimbangan manajemen dan informasi hasil pengolahan komputer. Dimana situasi tersebut tidak dapat dipecahkan dengan bantuan sistem informasi manajemen (SIM) atau pengolahan data secara elektronik yang lain. Dukungan SPK diberikan untuk berbagai tingkatan manajemen dari tingkat atas sampai ke tingkat bawah (pakar lain sampai tingkat menengah) dan berbagai bagian. Dukungan selain diberikan kepada individu juga kepada kelompok. Makin tidak terstruktur suatu permasalahan biasanya makin memerlukan keterlibatan lebih dari satu orang dari berbagai bagian dan tingkatan. SPK mendukung keputusan yang independen atau yang berurut/terkait. SPK memberikan dukungan terhadap semua tingkatan proses pengambilan keputusan pada tahap intelejen, perancangan dan pemilihan. SPK memberikan dukungan terhadap berbagai gaya dan proses pengambilan keputusan SPK selalu menyesuaikan diri terhadap keadaan. Pengambil keputusan harus reaktif terhadap perubahan yang terjadi dan dengan cepat harus menyesuaikan SPK agar dapat mengatasi perubahan yang muncul. SPK harus fleksibel sehingga pemakai bisa menghapus, menambah, menggabungkan dan merubah atau menyusun kembali elemen dasar (memberikan reaksi yang cepat terhadap perubahan) sehingga kemampuan ini bisa memberikan analisis yang cepat dan sementara. SPK harus mudah untuk dioperasikan. Pemakai harus merasa nyaman dengan sistem. Sistem haris interaktif, mudah dioperasikan, fleksibel, kemampuan grafis yang tinggi. Tujuan SPK meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan (akurat, tepat waktu dan berkualitas) dan bukan untuk meningkatkan efisiensi. Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap untuk semua tingkatan proses pengambilan keputusan. SPK dimaksudkan untuk mendukung pengambil keputusan dan bukan menggantikannya SPK menarik minat belajar, menimbulkan kebutuhan baru dan perbaikan sistem yang merupakan proses yang berkelanjutan dalam membangun dan menyempurnakan SPK. SPK relatif harus mudah untuk dibuat. Pemakai harus dapat membuat sistem sederhana sendiri. Sistem yang besar tidak dapat dibangun hanya dengan melibatkan sedikit asisten sistem informasi

254 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

SPK biasanya menggunakan model (standar, dan yang bisa dirubah-rubah). Kemampuan modelnya memungkinkan pemakai bereksperimen dengan menggunakan berbagai macam strategi dan konfigurasi yang berbeda. Hasil dari eksperimen dapat memberikan pandangan baru dan pelajaran baru. SPK tingkat lanjut mengakomodir komponen knowledge (pengetahuan) yang memungkinkan dicapainya efisiensi dan efektivitas pemecahan masalah untuk masalah yang komplek Gambar 12.2. Ciri dan kemampuan SPK Semi terstruktur Untuk manajer diberbagai tingkatan

Pengetahuan

Untuk kelompok atau individu

Pemodelan

Keputusan yang berurutan atau tersendiri

Mudah untuk dibuat

SPK Penggunaan yang berubah sedikit demi sedikit

Mendukung intelejen,perancangan dan pemilihan

Manusia mengontrol mesin

Mendukung berbagai gaya dan proses keputusan

Efektifitas bukan efisiensi

Mudah digunakan

Fleksibel dan adaptif

Sumber: Turban

Seorang mahasiswa tingkat doktor di MIT bernama Steven L. Alter, melakukan penelitian berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton atas 56 sistem pendukung keputusan. Dari hasil penelitian ini dapat dikembangkan suatu taksonomi enam jenis SPK berdasarkan pada tingkat dukungan terhadap pemecahan masalah. Keenam jenis taksonomi tersebut tampak pada gambar 12.3. dibawah ini.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 255

Gambar 12.3 Jenis-jenis SPK menurut Alter

Mengambil elemen elemen informasi

Sederhana

Menganilis seluruh file

Menyiapkan laporan dari berbagai file

Memperkirakan akibat Keputusan

Mengusulkan keputusan

Membuat keputusan

Tingkat kerumitan sistem pemecahan masalah

Jenis SPK yang paling sedikit memberikan dukungan adalah jenis SPK yang membiarkan manajer untuk mengambil elemenelemen informasi sendiri. Manajer dapat menggunakan bahasa tertentu untuk melakukan pencarian data/informasi secara terstruktur guna mendapatkan laporan khusus dari file persediaan yang ada di database. Bahasa tersebut dikenal sebagai Stucture Query Language (SQL). Contoh lain adalah laporan gaji bulanan yang terdapat pada file gaji. Dukungan yang lebih baik lagi dapat diperoleh dari sistem yang dapat menyajikan laporan dari berbagai file. Contoh dari laporan jenis ini adalah laporan perhitungan rugi-laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan. Ketiga jenis SPK tersebut memberikan dukungan dalam bentuk laporan khusus yang diperoleh berdasarkan permintaan terhadap database, tiga jenis SPK terakhir melibatkan penggunaan model matematika:. SPK yang memungkinkan para manajer melihat secara langsung dampak yang muncul dari berbagai keputusan yang diambil. Mungkin manajer memasukkan suatu harga tertentu ke dalam komponen harga untuk melihat dampaknya pada laba bersih. Untuk selanjutnya model tersebut akan menjawab, misalkan anda memasukan harga Rp. 50.000, maka laba bersih akan naik sebesar lima juta rupiah. Model tersebut tidak dapat memberikan penilaian atau pertimbangan apakah Rp. 50.000 merupakan harga terbaik, SPK hanya memberikan informasi apa yang mungkin terjadi jika keputusan pemberian harga itu dilakukan.

Tingkat dukungan pemecahan masalah

Komplek

Jenis SPK yang paling sedikit memberikan dukungan adalah jenis SPK yang membiarkan manajer untuk mengambil elemen-elemen informasi sendiri

256 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Dukungan yang lebih lengkap lagi disediakan oleh model yang dapat mengusulkan keputusan. Misalnya, seorang manajer manufaktur memasukkan data yang menjelaskan tentang seorang karyawan bernama Agus dan peralatan yang dibawanya. Dengan menggunakan model progman linier dapat ditentukan tata letak yang paling efisien untuk menggambarkan karyawan tadi. Jenis SPK Alter yang dapat memberikan dukungan paling banyak adalah jenis SPK yang dapat membuat keputusan bagi para manajer. Alter menggunakan contoh suatu model komputer yang menentukan barapa premi asuransi. Operator memasukan data kedalam komputer seperti “pria, dibawah 25 tahun, Ir.H.Juanda 200, Bandung, Rp.100.000, dapat dikurangi,” dan seterusnya, maka untuk selanjutnya komputer akan menghitung preminya. Manajemen Perusahaan asuransi sangat yakin pada model tersebut sehingga mereka membiarkannya membuat keputusan-keputusan tertentu. Pentingnya Penelitian Alter adalah alasan: Pertama, penelitian itu didukung oleh konsep pengembangan sistem yang digunakan untuk menangani keputusan-keputusan tertentu. Kedua, Penelitian tersebut menjelaskan bahwa SPK tidak dibatasi oleh pendekatan kaku yang hanya membatasi permintaan informasi dengan menggunakan SQL dan pembuatan model keputusan, padahal SPK dapat juga mencakup pembuatan laporan secara periodik.

Tujuan SPK Peter G. W, seorang perintis SPK dari MIT bekerja sama dengan Scott Morton untuk menentukan tiga tujuan yang harus dicapai oleh SPK, dan mereka percaya bahwa SPK harus: Dapat membantu manajer dalam membuat keputusan saat memecahkan berbagai masalah semiterstruktur. Dapat mendukung penilaian yang dilakukan oleh mana-jer dan tidak mencoba menggantikannya. Dapat Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer dan bukan meningkatkan efisiensinya. Tujuan-tujuan tersebut diatas berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep SPK yaitu struktur permasalahan, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 257

Struktur Permasalahan Sulit untuk menentukan apakah suatu masalah sepenuhnya terstruktur atau tidak terstruktur. Sebagian besar permasalahan bersifat semiterstruktur. Simon menyatakannya sebagai area kelabu. Ini berarti bahwa SPK diarahkan pada area dimana sebagian besar permasalahan berada.

Dukungan Terhadap Keputusan SPK tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Gam- SPK tidak dimaksudkan bar 12.4 menggambarkan hubungan antara struktur permasala- mengganti manajer han dengan tingkat dukungan yang dapat disediakan oleh komputer. Komputer dapat diterapkan untuk membantu masalah-masalah yang tersetruktur sedangkan manajer bertanggung jawab terhadap masalah-masalah yang tidak terstruktur dalam bentuk memberi pertimbangan, penilaian berdasarkan intuisi serta melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai suatu tim pemecah masalah untuk memecahkan masalah yang berada di area semiterstruktur yang luas. Gambar 12.4 SPK terfokus pada permasalahan yang semi Terstruktur

Solusi Komputer

Tertruktur

Komputer & Manajer (Sulusi SPK)

Tingkat struktur permasalahan

Solusi Manajer

Tidak Tertruktur

Efektivitas Keputusan SPK tidak dimaksudkan untuk mengefisienkan proses pe- SPK tidak dimaksudkan ngambilan keputusan. Waktu bagi manajer sangat berharga dan mengefisienkan keputidak boleh terbuang, manfaat utama pengguaan SPK bagi mana- tusan jer adalah untuk menghasilkan keputusan yang lebih baik. Saat mengambil keputusan, manajer berusaha untuk menghasilkan keputusan yang terbaik, dan dengan bantuan sejumlah model matematika manajer akan membuat keputusan yang lebih baik dari biasanya walau dalam banyak kasus manajerlah yang harus memutuskan alternatif keputusan mana yang terbaik.

258 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Mungkin saja manajer banyak menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi yang akan diambil sehingga untuk mendapatkan hasil yang optimal, akan tetapi makin meningkat ketelitian makin banyak waktu, biaya dan tenaga yang harus dikeluarkan. Setelah solusi dipilih, manajer menggunakan berbagai pertimbangan macam untuk menentukan kapan suatu keputusan akan memberikan kontribusi yang bermanfaat dalam memecahkan suatu masalah.

12.4 Model Sistem Pendukung Keputusan Dalam bab-bab terdahulu telah disajikan model SIA dalam bentuk berbagai sistem pengolahan transaksi dan SIM. Struktur yang serupa dapat digunakan untuk menyusun model SPK. Seperti tampak pada gambar 12.5. Data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan perusahaan. Database juga berisi data yang dimasukan melalui SIA. Isi database digunakan oleh tiga subsistem software (perangkat lunak). Perangkat Lunak Pembuat Laporan - menghasilkan laporan periodik maupun khusus. Laporan periodik akan dikeluarkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dan biasanya software ini dibuat melalui pemrograman dengan menggunakan bahasa tertentu seperti C++, Visual Foxpro, Oracle,Visual Basic. Laporan khusus biasanya di buat sebagai reaksi atas informasi tertentu yang dihasilkan melalui sistem pencarian informasi secara terstruktur (SQL) yang dilakukan oleh pemakai (manajer). Semua software DBMS saat ini memiliki fasilitas untuk SQL Model matematika - Model ini akan menghasilkan informasi dalam bentuk simulasi yang melibatkan satu atau lebih aspek operasi dari subsistem perusahaan. Model matematika dapat dibuat dengan menggunakan berbagai bahasa pemrograman. Bahasa-bahasa pemrograman digunakan untuk membuatan suatu model yang dapat membantu mempermudah tugas serta mendorong untuk bekerja lebih baik. Perangkat lunak KSPK - Perangkat lunak ini memungkinkan beberapa pihak yang terlibat dalam pemecahan masalah untuk bekerja sama sebagai satu kelompok untuk mendapatkan satu solusi. Dalam situasi tertentu istilah kelompok sistem pengambil keputusan KSPK atau group decision support system (GDSS), digunakan. Hal ini dilakukan mungkin karena pemecahan masalah harus melibatkan suatu komite atau tim proyek. Dalam situasi seperti ini para anggota kelompok saling berkomunikasi baik secara langsung maupun melalui perangkat lunak KSPK.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 259

Gambar 12.4 Salah satu model SPK Lingkungan Pemecah masalah

Para anggota kelompok

perorangan

lain

Perangkat lunak

Model matematika

Pemecah masalah

perorangan

penulisan laporan Database Sistem Pendukung

keputusan Data

Informasi

Lingkungan Komunikasi

Sistem Pendukung Keputusan

Pada bagian-bagian selanjutnya, bagian ini akan membahas komponen perangkat lunak SPK seperti laporan, pembuatan model dan KSPK. Pada akhir bab ini akan didiskusikan topik-topik yang sering dikaitkan dengan output SPK, yaitu masalah grafik.

12.5 Laporan Periodik dan Khusus Seandainya anda membaca suatu laporan yang ada di meja seorang manajer secara langsung anda akan dapat membedakan mana yang merupakan laporan periodik dan mana yang merupakan laporan khusus. Kedua laporan tersebut akan terlihat seperti sama persis. Yang membedakan diantara kedua laporan tersebut adalah masalah disiapkannya Laporan periodik dipersiapkan sesuai dengan jadwal pada Dua jenis laporan : saat tertentu. Sebagai contoh adalah laporan analisis penju- Laporan periodik laalan bulanan berdasarkan pelanggan.

poran yang dipersiap

kan sesuai dengan Laporan khusus dipersiapkan tiba-tiba ketika sesuatu yang jadwal tidak diperkirakan sebelumnya terjadi. Sebagai contoh adalah laporan terjadinya kecelakaan atau laporan lain seperti la- - Laporan khusus laporan yang dihasilkan melalui pencarian dengan mengguporan yang dipersipkan secara tiba-tiba nakan SQL.

260 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Memadukan Perbedaan ke Dalam Laporan Informasi yang terkandung dalam suatu laporan periodik dan khusus (berbeda dari biasanya) dapat diperbaiki dengan cara mengatur perbadaan tersebut. Melalui konsep ini pengolah informasi akan membandingkan kinerja yang terjadi dengan standar yang telah ditentukan dan melaporkannya jika ada perbedaan atau penyimpangan antara kinerja yang terjadi dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Mengelola perbedaan dapat dilakukan didalam laporan dengan empat cara. Empat cara mengelola perbedaan: - Menyiapkan laporan hanya jika sesuatu yang tidak diharap kan terjadi - Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perbedaan yang muncul - Mengelompokkan perbedaan bersamasama - Menunjukkan varians dari yang normal

Menyiapkan laporan hanya jika sesuatu yang tidak diharapkan terjadi. Ini merupakan suatu cara yang memadukan model sistem yang biasa dilakukan dengan laporan biaya lembur yang bukan merupakan hal biasa seperti dapat dilihat pada gambar 12.6. Gambar tersebut menunjukan suatu contoh output yang dihasilkan oleh sistem informasi. Laporan tersebut dicetak hanya jika pegawai bekerja lembur dan setiap data yang dimasukan kedalam laporan itu merupakan perkecualian yang berbeda dari biasanya. Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perbedaan yang muncul. laporan dapat disortir secara berurutan baik itu menaik atau menurun berdasarkan satu atau beberapa kriteria kunci tertentu, sehingga informasi tertentu karena berbeda dapat menarik perhatian pemakai, misalnya, laporan catatan penjualan barang dapat disortir menjadi urutan menurun berdasarkan jumlah penjualan bulan ini. Urutan ini bisa mengurut barang dengan jumlah penjualan tertinggi terdaftar paling atas berbeda dengan yang lainnnya, sehingga hal menarik Gambar 12.6 Laporan biaya lembur LAPORAN BIAYA LEMBUR

UNTUK SATU MINGGU YANG BERAKHIR TAGL 19 AGUSTUS BIAYA LEMBUR NO. DEPARTEMEN. 16-10 16-11 16-12 16-13 16-14 16-15 16-16

NAMA DEPARTEMEN RECEIVING INSPECTION MATERIALS HANDLING TOOLING ASSEMBLY PLATING SHIPPING TOTAL

BULAN SEKARANG SAMPAI HARI INI Rp 2,305.00 Rp 1,025.60 Rp 3,392.50 Rp 78.00 Rp 0,00 Rp 3,504.90 Rp 5,219.16

Rp 5,319.20 Rp 4,386.12 Rp12,629.00 Rp 1,049.00 Rp 792,80 Rp12,635.20 Rp18,294.16

Rp15,525.16

Rp 5,105.48

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 261

Mengelompokkan perbedaan bersama-sama Laporan dapat dirancang sedemikian rupa sehingga manajer dapat mencari perbedaan-perbedaan yang muncul pada area-area tertentu. Laporan umur piutang yang dapat dilihat pada gambar 12.7 Mengelompokkan piutang dalam beberapa kolom. Jika manajer tertarik pada piutang berumur lebih dari 90 hari, kolom ini ditelusuri untuk memilih piutang tersebut. Gambar 12.7 Laporan umur piutang LAPORAN UMUR PIUTANG PER 31 MEI PELANGGAN NO . 51212 51221 52472 53204 54233 54574 55081 55430 55943 56247 57163 58296 58342 58654 59355 60245 60772

JUMLAH

NAMA

30-60

SEKARANG

HARI

1,003.10 181.34 443.10

20.26

KELLY & MARLEY INC KENNEDY ELECTRIC KENYON MACHINERY KEPNER DANA CO KERITE CO KEYMAN ASSOCIATES KIMBULIANS KIRSCH CO KOEBEL & CO KOPECKY & CO KUNKLE INC LANDE MFG CO LANGE CO LARRABEE INC LAURIENTI MFG CO LEBEN DRILLING INC LEEMONT INC

367.94

153.24 101.74

60-90

LEBIH 90

JUMLAH

HARI

TOTAL

HARI

114.14

11.12 432,71

24.12 26.30 31.29 217.82 106.95

122.81 49.42 192,52

869.40 1,196.35 21.93 1.10 35.87

1.94 476.93 35.95

174.96

1,023.36 181.34 443.10 278.52 669.68 432.71 146.93 26.30 49.42 223.81 217.82 106.95 869.40 1,196.35 23.87 652.39 71.82

Gambar 12.8 Laporan umur piutang dengan varians LAPORAN UMUR PIUTANG PER 31 MEI CUSTOMER NO. 0120 10469 19261 20234 61604 62083 63049 64040

NAME

CURRENT-MONTH QUOTA

JOHN KELSON LINNSHERRY DARVIN UPHSAN JANIR EVANS TRAVIS BURKE CATHY HAGER STEVE JENNER SAM MOSELEY

1200 1000 800 1500 2000 1000 1100 1050

TOTAL

9650

YEAR-TO-DATE

ACTUAL VARIANCE QUOTA ACTUAL VARIANCE 1083 1162 1090 1305 2333 990 1250 985 10198

-117 +162 +290 -195 +333 -10 +150 -65

3600 3000 2400 4500 6000 3000 3300 3150

+548

28950

3505 3320 2510 4110 6712 2319 2416 3020 27912

-95 +320 +110 -390 +712 -681 -884 -130 -1038

262 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Menunjukkan varians dari yang normal. Kegiatan aktual dibandingkan dengan rencana kegiatan dan perbedaan yang muncul dapat dilihat pada gambar 12.8. Pada gambar tersebut ditambahkan suatu varians/selisih, manajer akan menelusuri dua kolom varians untuk memilih nilai varian yang terbesar dan terkecil sebagai perbedaan yang penting Satu hal yang perlu diingat adalah saran-saran dalam laporan ini harus dipertimbangkan tidak hanya oleh spesialis informasi tetapi juga oleh manajer. Manajer dapat memadukan perbedaan yang muncul ke dalam laporan yang digunakan oleh para manajer lain.

12.6 Pembuatan Model Matematika Seperti telah dijelaskan pada bab 1 bahwa model merupakan penyederhanaan dari sesuatu; model menggambarkan fenomena dunia nyata baik itu objek atau kegiatan. Fenomena disini disebut entitas (sesuai dengan konsep entitas dalam data modeling). Jika model menggambarkan suatu perusahaan, perusahaan itu adalah entitasnya. Model juga dapat menggambarkan fluktuasi volume penjualan perusahaan, disini volume penjualan perusahaan yang menjadi entitasnya. Pada bab 1 kita juga telah mengidentifikasi beberapa jenis model seperti model narasi, grafik dan matematik. Disini kita akan membahasnya lebih jauh dalam kontek SPK. Model matematik merupakan jenis informasi yang berperan sangat penting dalam SPK. Model matematik dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi seperti dimensi waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan mencapai optimisasi.

Model Statis atau Dinamis Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel Model dinamis merupakan model yang menyertakan waktu sebagai variabel

Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel. Model ini berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto. Model dinamis merupakan model yang menyertakan waktu sebagai variabel. Model ini manggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu, seperti suatu film.

Model Probabilistik atau Deterministik Cara lain mengelompokkan model adalah berdasarkan apakah formulanya mengenai probabilitas. Probabilistik adalah peluang terjadinya sesuatu hal. Probablitas berkisar dari 0,00 (sesuatu yang sama sekali tidak

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 263

mungkin terjadi) hingga 1,00 (sesuatu yang pasti terjadi). Mo- Model probabilistik del yang menggambarkan probabilitas disebut model proba- adalah model yang menggambarkan probabilistik bilitas

Deterministik menunjukan sesuatu yang sudah pasti (kebalikan dari porbabilitas). Model yang menggambarkan se- Model deterministik suatu yang sudah pasti disebut sebagai model deterministik. adalah model yang

Model Optimisasi atau Suboptimisasi Model optimisasi adalah model yang menunjukan solusi terbaik dari berbagai alternatif solusi yang tersedia. Agar suatu model dapat mencapai optimisasi masalahnya yang diekspresikan oleh model harus terstruktur dengan baik. Model suboptimisasi, model ini sering juga disebut sebagai model kepuasan atau satisfaction model. Dengan model ini dimungkinkan seorang manajer untuk memasukkan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya. Model yang dihasilkan tidak menunjukan keputusan yang akan menghasilkan hasil terbaik tetapi menyerahkan tugas pengambilan keputusan kepada manajer. Model apapun dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi tersebut diatas. Misalnya, model EOQ merupakan gabungan dari model statis, deterministik dan optimisasi.

12.7 Model Simulasi Simulasi merupakan model yang bergerak. Simulasi bekerja berdasarkan aturan tertentu, dimana aturan-aturan tersebut dijelaskan dalam bentuk data skenario yang tersimpan dalam fieldfield (elemen-elemen data) skenario. Simulasi memperkirakan dampak dari keputusan yang diambil oleh pengambil keputusan.

Membuat Model Untuk Skenario Istilah skenario digunakan untuk menjelaskan suatu kondisi yang menentukan bagaimana simulasi harus bekerja. Misalnya, jika anda sedang mensimulasikan suatu sistem persediaan seperti tampak pada gambar 12.9, skenario menentukan saldo awal dan unit penjualan harian. Elemen-elemen data yang menetapkan skenario disebut elemen-elemen data skenario. Elemen-elemen data skenario merupakan variabel sehingga memungkinkan ditetapkan nilai atau parameter tertentu untuk disimulasikan .

Varibel Keputusan Nilai-nilai atau parameter input yang dimasukan oleh seorang manajer untuk mengukur dampaknya terhadap suatu entitas disebut sebagai variabel keputusan. Pada Gambar 12.10 ditunjukan contoh dari variabel keputusan yang mencakup jumlah pesanan,

menggambarkan sesuatu yang sudah pasti Model optimisasi adalah model yang menunjukan solusi terbaik dari berbagai alternatif solusi yang tersedia Model suboptimisasi adalah model yang mungkinkan seorang manajer untuk memasukkan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya.

264 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

titik pemesanan kembali, dan waktu yang diperlukan oleh pemasok untuk memenuhi pesanan tersebut.

Teknik simulasi Manajer biasanya melaksanakan model optimisasi hanya satu kali; hasilnya adalah solusi terbaik dengan skenario dan variabel keputusan tertentu. Namun, model sub optimisasi perlu dilaksanakan berulang-ulang, mencari kombinasi variabel keputusan yang menciptakan hasil yang memuaskan. Proses pengulangan mencoba berbagai alternatif keputusan dikenal sebagai memainkan „What-if game.‟ Tiap kali model dilaksanakan, hanya satu variabel keputusan yang perlu diubah, sehingga pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini, pemecah masalah secara bertahap dan metodis menemukan kombinasi keputusan yang akan mengarah kepemecahan masalah.

Format Output Simulasi Merupakan suatu praktek yang baik untuk menyertakan ele-menelemen skenario dan variabel-variabel keputusan pada layar atau halaman yang sama dengan output, seperti tampak pada gambar 12.10. Tata letak seperti itu, terlihat jelas input apa yang menghasilkan output tersebut.

Contoh Pembuatan Model Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematika untuk membuat beberapa keputusan penting. Mungkin eksekutif itu ingin mensimulasikan dampak dari: (1) harga produk, (2) jumlah investasi pabrik yang diperlukan untuk menyediakan kapsistas untuk memproduksi produk tersebut, (3) jumlah yang perlu diinvestasikan dalam kegiatan pemasaran seperti periklanan dan penjualan langsung, serta (4) jumlah yang perlu diinvestasikan dalam penelitian dan pengembangan.

Teknik Simulasi Eksekutif biasanya tidak terlalu sering menjalankan sebuah model optimisasi, mungkin hanya sekali untuk periode waktu tertentu. Model ini diharapkan memberikan berbagai alternatif solusi terbaik. Alternatif solusi terbaik bisa didapatkan melalui model ini karena model ini menggunakan skenario dan variabel keputusan dalam modelnya. Hal yang penting untuk dipahami disini adalah penggunaan model suboptimisasi dilakukan secara berulangulang untuk mendapatkan berbagai kombinasi variabel keputusan yang menghasilkan output yang sesuai. Proses berulang-ulang yang dialkukan dengan cara mencoba-coba berbagai alternatif keputusan ini disebut sebagai „what if game‟. „What if game‟ ini merupakan salah satu ciri dari SPK.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 265

Setiap kali model dijalankan, hanya satu variabel yang dirubah sehingga pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini pengambil keputusan sedikit demi sedikit (dengan menggunakan metode diatas) menemukan kombinasi keputusan terbaik yang dianggap dapat memecahkan masalah. Selanjutnya, bagi eksekutif yang ingin mensimulasikan kegiatan selama empat kuartal dan membuat dua laporan seperti laporan yang menggambarkan kondisi perusahaan non keuangan yang penting seperti potensi pasar (permintaan) dan kapasitas pabrik serta suatu laporan keuangan yang menggambarkan labarugi perusahaan sebagai hasil operasinya. Gambar 12.9 Model persediaan (Inventory) INVENTORY PLANNING MODEL OCTOBER 11 SCENARIO BEGINNING BALANCE: DAILY SALES UNITS: DECISIONS ORDER QUANTITY: REORDER POINT: LEAD TIME: RESULTS BEGINNING DAY

BALANCE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

200 180 160 140 120 200 180 160 140 120 200 180 160

224 225

120 200

ENDING RECEIPTS SALES

100

100

100

BALANCE

200 20 100 175 3

ORDER QUANTITY

20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20 20

180 160 140 120 200 180 160 140 120 200 180 160 140

20 20

200 180

RECEIPT DUE DAY

100

5

100

10

100

Format Output Simulasi Ini merupakan praktek yang baik untuk memasukan komponen skenario dan variabel keputusan pada layar yang sama. Sebagai contoh dapat dilihat pada gambar 12.9. Dengan tampilan seperti itu akan terlihat jelas mana input yang menghasilkan output dan mana outputnya.

Contoh Pemodelan Eksekutif perusahaan mungkin menggunakan model matematik untuk membuat berbagai keputusan kunci. Eksekutif dapat memasukan data sebagai berikut :

15

266 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Harga produk yang akan dijual Jumlah investasi yang diperlukan untuk memberikan kappasitas yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk Jumlah yang harus dibayarkan untuk iklan dan tenaga salesman Jumlah yang diperlukan untuk Penelitian dan Pengembangan

Input Model Gambar 12.10 menunjukkan layar input yang diginakan untuk memasukkan elemen-elemen skenario untuk kwartal terakhir atau yang lalu. Sebagian dari elemen-elemen itu berhubungan dengan perusahaan kapasitas pabrik: jumlah unit yang dihasilkan, nilai mata uang dari bahan baku, dan seterusnya. Elemen-elemen yang berhubungan dengan pengaruh lingkungan perusahaan indeks ekonomi, indeks musiman, harga pesaing, dan pemasaran pesaing. Gambar 12.10 Suatu Layar Input model untuk memasukkan Data Skenario untuk kuartal yang lalu (kiri) dan kuartal berikutnya (kanan)

Layar ini merupkan suatu contoh dari graphical user interface, dan kotak-kotaknya berisi nilai-nilai awal (default), yang diubah dengan mentik pada elemen data yang diinginkan. Gambar 12.11 menunjukkan elemen-elemen skenario untuk kuartal berikutnya. Eksekutif menyatakan berapa banyak kuartal yang ingin disimulasikan. Kemudian mereka memasukan perkiraan untuk indeks ekonomi dan musiman, serta perkiraan harga dan pemasaran pesaing. Dibagian bawah dari layar, eksekutif memasukkan empat keputusan, dengan kotak disebelah kanan tempat menampilkan laba stelah pajak yang dihasilkan. Layar itu dapat mengakmodasi keputusan-keputusan untuk empat kuartal. Layar tersebut juga menampilkan nilai-nilai awal (default).

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 267

Gambar 12.11 Output ringkas suatu model (kiri) dan Laporan hasil operasi (kanan)

Output Model Kegiatan kuartal selanjutnya (kuartal 1) disimulasikan, dan laba setelah pajak ditampilkan di layar. Eksekutif mempelajari angka itu dan memutuskan set keputusan yang akan digunakan pada kuartal 2. Keputusan-keputusan ini dimasukan dan disimulasikan ulang berulang-ulang. Simulasi ini dilakukan secara terus menerus sampai dengan kuartal ke 4 selesai disimulasikan. Pada titik ini layar monitor menunjukan gambar seperti pada gambar 12.12. Gambar 12.13 Laporan rugi-laba memperlihatkan hasil simulasi dalam bentuk mata uang

268 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Hal-hal Yang Menguntungkan dan Tidak Menguntungkan dari Pembuatan Model Manfaat yang diharapkan dari model matematik adalah : Pembuatan model memberikan pengalaman belajar. Hampir pasti pada setiap proyek pembuatan model akan dipelajari sesuatu yang baru mengenai sistem yang sedang berjalan Kecepatan proses simulasi memberikan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat. Dalam hitungan menit, anda dapat membuat simulasi operasi perusahaan untuk beberapa bulan, kuartal, atau tahun. Model menyediakan daya prediksi. Suatu pandangan ke masa depan yang tidak dapat disediakan oleh sistem informasi lain Model lebih murah daripada coba-coba. Proses pembuatan model memang mahal dalam hal waktu yang digunakan serta perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan untuk simulasi, tetapi biaya tersebut tidak setinggi biaya yang disebabkan keputusan yang buruk. Keuntungan pembutan model ini diimbangi oleh dua hal yang tidak menguntungkan. Sulitnya pembuatan model sistem bisnis akan menghasilkan suatu model yang tidak mengakomodir semua permasalahan pada entitas. Misalnya, dalam model yang baru dijelaskan, seseorang manajer perusahaan harus mampu memperkirakan nilai-nilai atau parameter untuk dimasukan sebagai elemen-elemen data skenario. Ini berarti bahwa pertimbangan yang menyeluruh sangat diperlukan untuk menerapkan keputusan yang didasarkan pada hasil simulasi. Keahlian matematika tingkat tinggi diperlukan untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks. Keahlian itu juga diperlukan untuk menafsirkan output secara tepat Banyak para peneliti SPK menganggap hal yang tidak menguntungkan dalam pembuatan model melebihi keuntungannya. Situasi ini saat ini sedang berubah, berkat kombinasi peralatan pembuatan model yang lebih memberikan kemudahan bagi pemakai dan manajer mengerti informasi dan komputer.

Komputer Grafis Hingga awal 1980-an penggunaan komputer grafis tidak dianggap serius sebagai suatu pilihan untuk menyajikan informasi dalam SIM dan SPK. Setelah datangnya personal komputer dan Lotus 123. Sistem Lotus 123 memungkinkan pemakai secara mudah menampilkan dan mencetak informasi dalam bentuk grafis.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 269

Keberhasilan Lotus 123 juga mendorong pembuat software lain untuk mengembangkan perangkat lunak (software) dan perangkat keras yang menunjang grafis. Produk-produk ini telah dipromosikan sangat berperan dalam pengambilan keputusan yang lebih baik. Dalam banyak kasus memang demikian, tetapi keberhasilan tidak selalu dapat dipastikan. Komputer grafis bekerja sangat baik pada situasi tertentu, dan format tabel bekerja sangat baik pada situasi lain.

Kapan Menggunakan Grafis Sirkka L. Jarvenpaa, seorang profesor SIM di University of Texas di Austin, dan Gary W. Dickinson, seorang profesor SIM di University of Minnesota, mempelajari hal hal yang secara relatif menguntungkan dan tidak menguntungkan dari output berupa tabel dan grafis. Berdasarkan penemuan mereka, mereka menyarankan penggunaan grafis jika: Mencari ikhtisar data secara cepat Mendeteksi trend dari waktu ke waktu Membandingkan titik-tititk dari berbagai variabel Meramal (forecasting) kegiatan Mencari gambaran yang relatif sederhana dari sejumlah besar informasi Para peneliti tersebut menyarankan bahwa penyajian tabel digunakan jika setiap nilai data perlu dibaca.

Grafis Apa yang Digunakan Jarvenpa dan Dickson juga menawarkan kiat-kiat berikut yang dapat digunakan saat memilih berbagai jenis grafis: Diagram/bagan garis atau batang (line or bar charts) sangat baik untuk mengikhtisarkan data. Diagram/bagan garis atau batang berkelompok (grouped line or bar chart). Baik untuk memperlihatkan trend dari waktu ke waktu. Contoh grafik jenis ini tampak pada Gambar 12.14. Diagram/bagan batang berkelompok lebih baik dari bagan lingkaran (pie chart) untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan. Diagram/bagan garis atau batang berkelompok baik untuk membandingkan berbagai macam variabel. Bagan ini lebih baik dari bagan garis atau batang bertumpuk (staced line or bar charts). Bagan bertumpuk dapat dilihat pada gambar 12.15.

270 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Gambar 12.14 Bagan Garis dan Batang Berkelompok Group bar chart

Group/m ultiple line chart 100

100

Sales revenue

Sales revenue 80

Dollars in millions

Dollars in millions

80

60

40

60

40 20

20

0

0 1980

1981

1982

1983

1984

1980

1981

Years

1982

1983

1984

Years ©

©

Apples Oranges Peanut

Apples Oranges Peanut

Diagram/ bagan horisontal digunakan untuk membandingkan berbagai variabel. Diagram/bagan baris tunggal atau bagan garis batang digunakan untuk membandingkan titik-titik data individual antar variabel. Tempatkan nilai data di atas puncak batang untuk memudahkan pembacaan. Manajer informasi perlu mempelajari tugas yang harus dilaksanakan dan menyesuaikan output dengan tugas tersebut. Keberhasilan terbaik akan tercapai dengan merancang output grafik yang digunakan untuk memecahkan jenis-jenis masalah yang khusus. Gambar 12.15 Bagan Garis dan Batang Bertumpuk

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 271

12.8 Sistem Pendukung Keputusan Kelompok Sudah merupakan suatu kenyataan bahwa manajer jarang memecahkan masalah sendirian. Komite, tim proyek, dan gugus tugas yang ada dalam banyak perusahaan merupakan contoh pendekatan kelompok untuk memecahkan masalah.

Konsep SPKK Sistem pendukung keputusan kelompok (SPKK) atau Group decision support system (GDSS), merupakan “suatu sistem berbasis komputer yang mendukung tugas yang dilakukan bersama oleh sekelompok orang dengan menyediakan beberapa terminal yang digunakan bersama.” Istilah lain untuk aplikasi teknologi informasi ini adalah sistem pendukung kelompok (SPK) atau group support system (GSS), Kerja sama dibantu komputer (KSDK) computer supported cooperative work (CSCW), Dukungan kerjasama yang dibantu komputer atau computerized collaborative work support, dan sistem pertemuan secara eletrik atau electric meeting system (EMS).” Perangkat lunak yang digunakan dalam lingkungan ini disebut groupware atau workgroup . Gambar 12.16 Ukuran kelompok dan lokasi untuk menentukan pengaturan lingkungan SPKK Ukuran kelompok Kecil

Tatap muka

Besar

Ruang keputusan

Pertemuan legislatif

Jaringan keputusan setempat

Konferensi bermedia komputer

Jarak peserta Tersebar

272 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Bagaimana SPKK Memberikan Kontribusi Dalam Pemecahan Masalah Asumsi yang mendasari terealisasinya SPKK adalah adanya komunikasi yang baik sehingga memungkinkan terjadinya keputusan yang baik. Komunikasi yang baik dicapai dengan cara menjaga diskusi agar tetap terfokus kepada inti permasalahan sehingga mengurangi waktu yang terbuang. Penghematan Waktu dapat digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang lebih menyeluruh mengenai masalah tersebut, sehingga pemahaman terhadap masalah menjadi yang lebih baik. Dapat juga sisa waktu digunakan untuk mendapatkan lebih banyak alternatif agar pemecahan masalah bisa dilakukan lebih baik.

Mengatur Lingkungan SPKK SPKK terfokus kepada pemecahan masalah dengan memberikan aturan-aturan yang mendukung terselenggaranya komunikasi yang lebih baik. Gambar 12.16 menunjukkan empat kemungkinan cara mengatur SPKK yang didasarkan kepada besarnya kelompok dan lokasi para anggotanya. Kapan saja setiap anggota kelompok dapat bertemu satu sama lain baik pada waktu yang sama atau pada waktu yang berlainan. Jika para anggota bertemu pada waktu yang sama hal ini disebut sebagai synchronous exchange. Contohnya adalah rapat komite. Sedangkan jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan hal ini disebut sebagai asynchronous exchange. Contohnya adalah komunikasi melalui surat elektronik atau e-mail. Ruang pengambilan keputusan merupakan ruangan yang diatur sedemikian rupa sehingga cocok untuk rapat kelompok kecil dalam bentuk tatap muka. Ruangan tersebut memiliki fasilitas komunikasi yang terpadu antara alat, perabot dan tata letak didalam ruangan. Gambar 12.17 menunjukkan salah satu contoh tata letak dalam ruang pengambilan keputusan di „Center for the Management of Information„ pada University of Arizona. Ruangan ini memadukan komputer, mikrophon, kamera video, dan layar tampilan besar sehingga menyatu. Di tengah ruangan terdapat meja fasilisator. Fasilisator adalah orang yang memiliki tugas agar diskusi tetap pada jalurnya. Berdasarkan aturan yang ditetapkan, pada setiap pertemuan pesan satu anggota kelompok untuk anggota lain dapat ditampilkan pada layar besar agar dapat dilihat seluruh kelompok. Bahan lain yang perlu didiskusikan juga dapat ditampilkan melalui media lain seperti video, slide projector, dan trasparansi. Peralatan dalam ruang pengendalian melaksanakan berbagai macam tugas seperti menyimpan data komputer untuk semua anggota maupun data rekaman audio dan video saat terjadinya diskusi.

BAB 12 Sistem Pendukung Keputusan 273

Gambar 12.19 Tata letak ruang pengambilan keputusan kelompok

Jaringan lokal untuk pengambilan keputusan, jika sekelompok kecil anggota tidak dapat bertemu langsung, para anggota dapat melakukan pertemuan melalui jaringan komputer lokal (local area network), atau LAN. Seorang anggota memasukkan pendapat kedalam terminal dan melihat pendapat anggota-anggota lain melalui layar monitor. Pertemuan Legislatif Jika kelompok yang terlibat terlalu besar sehingga tidak termuat oleh ruang pengambilan keputusan maka diperlukan adanya pertemuan legislatif (legislative session). Ukuran perserta yang besar menimbulkan beberapa kendala dalam masalah komunikasi misalnya hilangnya kesempatan beberapa anggota untuk berpartisipasi atau kurangnya waktu yang tersedia. Cara lain adalah dengan menggunakan fasilitator yang menentukan topik apa yang layak ditampilkan pada layar untuk dilihat oleh semua kelompok. Konferensi berbasis komputer Beberapa aplikasi otomatisasi perkantoran kantor (OA) memungkinkan dilakukannya komunikasi antara kelompok dalam jumlah besar besar dengan anggota yang tersebar scara geografis. aplikasi ini dikenal dengan nama konferensi jarak jauh (teleconferencing) dalam bentuk multi media

Peran SPK dalam pecahan masalah Kita telah melihat pada bab-bab sebelumnya bahwa sistem Informasi manajemen sangat cocok untuk mengidentifikasi masalah dan membantu manajer memahaminya. SPK dapat memperluas dukungan ini melalui langkah-langkah selanjutnya dalam proses pemecahan masalah. Kemampuan tambahan ini bukan karena peralatan yang digunakan, karena SIM dan SPK keduanya mempunyai peralatan-peralatan yang sama.

274 BAGIAN II Komponen sistem informasi manajemen

Rangkuman Herbert Simon memberikan dua sumbangan penting untuk konsep SPK yaitu membedakan antara keputusan yang dapat di program (terstruktur) dan tidak dapat diprogram (Tidak terstruktur) serta empat tahap pemecahan masalah. Gorry dan Scott Morton menggunakan struktur pengambilan keputusan Simon sebagai dasar untuk salah satu dimensi matriksnya. Dimensi yang lain berasal dari Robert Anthony dalam bentuk tingkatan manajemen. Taksonomi SPK dari Alter dianggap penting karena taksonomi tersebut memperkenalkan adanya variasi dalam dukungan yang diberikan oleh SPK. Dukungan tersebut bervariasi dari satu elemen informasi tunggal hingga keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dengan menggunakan model matematika. SPK mendukung manajer saat mereka memecahkan masalah yang semi terstruktur. SPK lebih menekankan pada efektifitas keputusan daripada efisiensi proses pengambilan keputusan itu sendiri. SPK memiliki tiga jenis subsistem penghasil informasi, yang terdiri dari perangkat lunak pembuat laporan yang menyediakan informasi dalam bentuk laporan periodik dan laporan khusus, model matematik yang memberikan informasi dalam bentuk hasil simulasi. Perangkat lunak SPKK menyediakan fasilitas komunikasi diantara para anggota kelompok.

Soal 1. 2. 3. 4.

Sebutkan jenis-jenis keputusan menurut Simon ? Sebutkan tiga jenis struktur permasalahan menurut Simon? Sebutkan tujuan dari SPK ? Jelaskan bahwa SPK tidak bermaksud bermaksud mengefisienkan proses pengambilan keputusan? 5. Sebutkan komponen SPK menurut Turban?

Tugas 1. Jelaskan ciri-ciri kempampuan SPK 2. Gambarkan dan jelaskan salah satu model sistem pendukung keputusan? 3. Jelaskan beberapa model yang biasa digunakan dalam SPK? 4. Ada beberapa pendapat pakar menganai hubungan antara SPK dengan SIM. Beberapa pakar menyebutkan bawah SPK muncul untuk menggantikan SIM, ada yang menyatakn SPK sebagai bagian dari SIM dan ada juga yang menyatakan SPK sama saja dengan SIM.Bagaimana menurut pendapat anda? 5. Jelaskan kelemahan dan keunggulan pengembangan software SPK apabila menggunakan spreadsheet atau DBMS

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 275

Pokok Bahasan: Definisi kecerdasan buatan Sistem pakar Database pengetahuan (Knowledge base) Penalar (Inference engine) Bahasa pemrograman sistem pakar (Development engine)

Pendahuluan Bagian dari sistem informasi berbasis komputer yang paling banyak menarik perhatian para ilmuwan komputer adalah sistem pakar (expert system) yang juga merupakan bagian dari kecerdasan buatan (artificial intelligence) atau Al. Tidak seperti halnya SPK, sistem pakar memiliki potensi untuk memperluas kemampuan manajer dalam memecahkan masalah manajer melebihi kemampuan normalnya. Sistem pakar terdiri dari empat bagian utama yaitu: bagian penghubung sistem dengan pemakai (interface), database pengetahuan (knowledge base), bagian penyimpul (inference engine), dan bahasa pemrograman untuk membangun sistem pakar (development engine). Knowledge base dengan menggunakan aturan-aturan yang telah ditentukan mengekpresikan logika permasalahan dengan bantuan sistem pakar . Inference engine dengan menggunakan penalaran, yang serupa dengan penalaran manusia mengolah isi dari data pengetahuan atau knowledge base yang ada dalam sistem pakar. Development engine merupakan bahasa pemrograman atau (prewritten inference engine) yang juga disebut shell sistem pakar (expert system shell). Metode Prototyping merupakan metode yang paling cocok diterapkan untuk pengembangan sistem pakar. Bagian paling penting dalam sistem pakar, seperti halnya untuk semua subsistem CBIS, adalah bagian penghubung antara sistem pakar dengan pemakai yang disebut sebagai interface.

276 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

13.1 Definisi Kecerdasan Buatan AI adalah aktifitas penyediaan mesin seperti komputer yang memiliki kemampuan menampilkan perilaku yang dianggap cerdas seperti yang terjadi pada manusia

Selama lima belas tahun terakhir ini telah terjadi peningkatan minat para pakar teknologi informasi untuk menggunakan komputer dalam aplikasi kecerdasan buatan. Aktifitas didalam bidang kecerdasan buatan (artifical intelligence) atau AI, adalah aktifitas penyediaan mesin seperti komputer yang memiliki kemampuan menampilkan perilaku yang dianggap cerdas seperti yang terjadi pada manusia. AI menunjukan aplikasi komputer tercanggih saat ini yang mencoba agar komputer memiliki penalaran menyerupai beberapa jenis penalaran manusia.

Sejarah Kecerdasan Buatan (AI) AI bukan merupakan terobosan baru dalam teknologi komputer. Cikal bakal AI mulai ada dua tahun setelah General Electric memasang komputer pertama aplikasi bisnis pada tahun 1956. Istilah kecerdasan buatan pertama kali dikemukakan oleh John Mc Carthy sebagai tema dalam suatu konferensi yang diadakan di Dartmouth College. Pada tahun yang sama program komputer AI pertama, yang disebut Logic Theorist, diumumkan dan ini telah mendorong para peneliti untuk menggembangkan program lain yang disebut General Problem Solver (GPS) dengan maksud untuk memecahkan segala jenis masalah umum akan tetapi mengalami kesulitan. Penelitian AI berlanjut, tapi tertinggal dari aplikasi komputer yang kurang ambisius seperti MIS dan SPK. Namun, dengan berlalunya waktu, penelitian yang tekun terus memperluas batas-batas penggunaan komputer untuk tugas-tugas yang biasanya memerlukan kecerdasan manusia.

Bidang-bidang Kecerdasan Buatan (AI) Penerapan AI dalam bidang bisnis dikenal sebagai sistem pakar (expert system)

Penerapan AI dalam bidang bisnis dikenal sebagai sistem pakar (expert system). Sistem pakar adalah program komputer yang beroperasi menyerupai pengetahuan seorang pakar dalam bentuk heuristic. Berbagai aturan yang ada didalam sistem pakar memungkinkan sistem ini untuk berfungsi secara konsisten seperti seorang manusia pakar (ahli). Sistem pakar dapat memberi nasehat kepada pemakai cara memecahkan masalah. Sistem pakar dapat berfungsi sebagai konsultan, karena itu kegiatan menggunakannya disebut konsultasi pemakai berkonsultasi dengan sistem pakar untuk mendapatkan nasehat. Selain sistem pakar, bidang yang mencakup kecerdasan buatan meliputi: Jaringan syaraf (neural network) adalah model sistem syaraf manusia yang disederhanakan tapi masih tetap menunjukkan kemampuan seperti belajar, generalisasi dan abstrak-

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 277

si. Dengan kemampuan ini dimungkinkan model jaringan syaraf untuk mempelajari perilaku manusia. Sistem persepsi (perceptive systems) adalah sistem yang menggunakan citra visual (penglihatan) dan sinyal suara untuk mengintruksikan komputer atau alat lain, seperti robot. Belajar (learning) adalah semua kegiatan yang memungkinkan komputer dan alat lainnya untuk memperoleh pengetahuan tambahan dari apa yang selama ini telah dimasukkan kedalam memori oleh pabrik komputer atau programer. Robotik (robotics) merupakan sistem komputer yang mengendalikan alat-alat sehingga alat-alat tersebut dapat meniru aktivitas manusia. Perangkat keras kecerdasan buatan (AI hardware) merupakan peralatan fisik yang dapat membantu aplikasi AI. Seperti perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan sistem database pengetahuan (knowledge based system), sistem jaringan syaraf (neural network) dan digunakan juga untuk membantu mempercepat perhitungan, sebagai retina dan telinga elektronik. Pengolah bahasa alamiah yang memungkinkan para pemakai dengan bantuan komputer dapat berbicara, menulis atau menterjemahkan dalam salah satu bahasa seperti, Jerman, Spanyol, Cina, Inggris, Indonesia, Perancis dan lain-lain. Bidang-bidang kecerdasan buatan ini dapat dilihat pada gambar 13.1. Perhatikan bahwa terdapat beberapa area yang tumpang tindih. Tumpang tindih menunjukan bahwa suatu bidang dapat memanfaatkan bidang yang lain. Tiap area ini memiliki potensi untuk digunakan dalam masalah bisnis, tapi sejauh ini yang paling diterima adalah bentuk sistem pakar. Gambar 13.1 Bidang-bidang kecerdasan buatan

Sistem Pakar Bahasa Alamiah Belajar

Perangkat Keras AI Robot

Jaringan Syaraf

Sistem Persepsi (Pendengaran dan Penglihatan)

Kecerdasan Buatan

278 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Daya Tarik Sistem Pakar Beberapa tugas tertentu membutuhkan pengetahuan khusus sehingga diperlukan para pakar. Sayangnya, tidak setiap manajer mampu membayar staf spesialis atau memanggil konsultan tiap kali timbul suatu masalah. Konsep sistem pakar didasarkan pada asumsi bahwa pengetahuan pakar dapat diambil atau disimpan dalam komputer dan kemudian digunakan oleh orang lain saat dibutuhkan.

Perbedaan Sistem Pakar dengan SPK Sistem pakar sangat serupa dengan SPK dalam hal keduanya memberikan dukungan sangat tinggi terhadap pemecahan masalah pemakainya. Namun, kedua sistem CBIS itu berbeda dalam dua hal. Perbedaan Pertama - SPK menunjukan kebiasaan, gaya kemampuan, atau rutinitas manajer dalam menghadapi setiap permasalahan yang harus dipecahkan. Sistem pakar dipihak lain memberikan kesempatan untuk membuat keputusan yang melebihi kemampuan manajer. Contoh keputusan untuk melakukan investasi baru dapat dilakukan dengan bantuan sistem pakar. Perbedaan kedua - Antara sistem pakar dan SPK adalah kemampuan sistem pakar untuk menjelaskan alur penalarannya sampai timbul pemecahan tertentu. Sering kali penjelasan mengenai cara pemecahan masalah lebih berharga dari pemecahan masalah itu sendiri.

13.2 Sistem Pakar Model sistem pakar pada Gambar 13.2 terdiri dari empat bagian utama, yaitu : User interface (penghubung antara sistem pakar dengan pemakai) - memungkinkan pemakai untuk berinteraksi dengan sistem pakar. Bisa dalam bentuk layar monitor, mouse dan keyboard Knowledge base (database pengetahuan) - menyimpan pengetahuan untuk masalah-masalah tertentu yang akan diselesaikan. Inference engine (Penalar) - memberikan kemampuan menalar yang menafsirkan isi database pengetahuan (knowledge base)

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 279

Development engine (Bahasa pemrograman) yang digunakan olah para pakar dan analisis sistem dalam membuat sistem pakar. Gambar 13.2 Model sistem pakar User

Instruksi Informasi

Solusi dan Penjelasan

Pengetahuan

User Interface

Inference engine

Knowledge base

Problem domain

Development engine

Sistem Pakar Expert dan Knowledge engineer

Sumber :Mc Leod

User Interface User interface memungkinkan manajer untuk memasukkan instruksi dan informasi kedalam sistem pakar dan menerima informasi dari sistem pakar. Instruksi yang dimasukan berbentuk parameter (nilai tertentu) yang memungkinkan sistem pakar melakukan proses penalaran.

Input Sistem Pakar Manajer dapat menggunakan empat cara memasukan data/informasi, yaitu melalui: Menu - Misalnya seperti menu yang terdapat dalam aplikasi excel atau lotus123 Perintah (commands) - seperti perintah yang terdapat pada DBMS umumnya seperti foxpro, clipper, Dbase V. Sebagai contoh misalnya LIST FILES ON A: LIKE PAYROLL.*), Bahasa alamiah (natural language) - seperti bahasa-bahasa yang digunakan pada bahasa generasi keempat (4GL) seperti SQL : SELECT NAMA FROM KARYAWAN dan lainlain, WHO ARE THE EMPLOYEES IN OUR NEW OFFICE WITH A COLLEGE EDUCATION.

280 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Interface yang dapat disesuaikan atau customized interfaces. Interface ini menunjukan adanya aspek tertentu dari masalah yang harus dipecahkan berbeda dari yang biasanya sehingga harus disesuaikan. Gambar 13.3 menunjukan contoh bagaimana interface dapat disesuaikan bagi masalah yang sedang dipecahkan. Gambar 13.3 Interface yang dapat dimodifikasi

Output Sistem Pakar Sistem pakar dirancang untuk memberikan saran pemecahan masalah. Pemecahan masalah yang ditawarkan dilengkapi dengan penjelasan. Ada dua jenis penjelasan : Penjelasan atas pertanyaan - Manajer mungkin memerlukan penjelasan saat sistem pakar melakukan penalaran. Mungkin sistem pakar akan meminta manajer untuk memasukkan sejumlah informasi. Manajer menanyakan mengapa informasi itu diperlukan, dan sistem pakar akan menjelaskannya. Penjelasan atas pemecahan masalah - Setelah sistem pakar memberikan suatu pemecahan masalah, manajer dapat meminta penjelasan bagaimana pemecahan masalah tersebut didapat. Sistem pakar selanjutnya akan menampilkan langkah-langkah penalaran yang menuju kepada pemecahan masalah tersebut. Walau cara kerja sistem pakar mungkin rumit, user interfacenya sangat mudah dioperasikan. Para manajer yang biasa menggunakan komputer tidak akan menemui kesulitan menggunakannya.

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 281

13.3 Database Pengetahuan (Knowledge Base) Knowledge base berisi fakta-fakta yang menggambarkan area permasalahan dan teknik bagaimana fakta-fakta tersebut dapat sesuai atau cocok satu sama lain secara logis. Disini digunakan istilah problem domain untuk menggambarkan area permasalahan.

Aturan Teknik penyajian pengetahuan yang paling populer (knowledge representation technique) yang paling populer adalah dengan menggunakan aturan. Aturan menentukan apa yang harus dilakukan dalam situasi tertentu, dan terdiri dari dua bagian: yaitu kondisi yang mungkin benar mungkin tidak dan tindakan yang harus diambil jika kondisinya benar. Contoh aturan adalah : Gambar 13.4 Kondisi dan perintah

IF (TGL_SEKARANG-TGL_JUAL)> 60 AND (TGL_SEKARANGTGL_BAYAR_TERAKHIR)>20 THEN STATUS =”PIUTANG RAGURAGU”

Tindakan yang harus dilakukan

Kondisi yang harus dipenuhi Aturan

Gambar 13.5 Contoh aturan yang lain IF ECONOMIC. INDEX 1.20 AND SEASONAL. INDEX 1.30 THEN SALES. OUTLOOK = ‘EXCELLENT’

Tindakan yang harus dilakukan

Kondisi yang harus dipenuhi Aturan

Semua aturan yang ada di dalam sistem pakar tersebut disebut perangkat aturan (rule set). Perangkat aturan dapat bervariasi tergantung kepada kompleknya permasalahan.

Knowledge Base berisi fakta-fakta yang menggambarkan area permasalahan dan teknik ba gaimana faktafakta tersebut dapat sesuai atau cocok satusama lain secara logis

282 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Jaringan Aturan Aturan yang ada dalam suatu perangkat aturan masing-masing tidak terkait secara fisik, tapi memiliki hubungan logis yang dapat digambarkan dengan diagram hirarki seperti terlihat pada pada gambar 13.6. Aturan pada bagian bawah hirarki menyediakan bukti bagi aturan pada tingkat atas. Bukti tersebut memungkinkan aturan pada tingkat atas untuk menghasilkan kesimpulan. Tingkat atas mungkin hanya memiliki satu kesimpulan seperti tampak pada gambar 13.6. Istilah variabel sasaran (goal variabel) digunakan untuk menunjukan suatu solusi. Dimana solusi tersebut dapat berupa nilai perhitungan, suatu objek, tindakan yang harus dilakukan, atau suatu rekomendasi yang lainnya. Gambar 13.6 Perangkat aturan yang menghasilkan kesimpulan akhir

Kesimpulan

Kesimpulan

Bukti

Bukti

Kesimpulan

Bukti

Bukti

Bukti

Bukti

Bukti

Bukti

Sebagai contoh, jika sistem pakar menasehati manajer puncak apakah akan memasuki bidang baru?. Jawabnya hanya satu nilai: Ya atau Tidak harus dimasukan kedalam variabel tunggal MARKET . DECISION. Hirarki pada tingkat atas mungkin pula berbentuk sistem ganda yang memberikan lebih dari satu kemungkinan solusi. Sebagai contoh misalnya sistem pakar membuat rekomendasi mengenai strategi terbaik yang perlu diikuti dalam menghadapi persaingan yang terus meningkat. Sistem pakar mungkin memberikan pilihan diantara berbagai kemungkinan strategi seperti meningkatkan kualitas produk perusahaan, lebih banyak memasang iklan, atau menurunkan harga.

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 283

Memilih Aturan Kesulitan utama dalam menggunakan aturan yang menggambarkan pengetahuan adalah memilih aturan-aturan itu dari dari database pengetahuan (knowledge base) secara efisien. Sering terjadi pemecahan masalah hanya memerlukan satu subset aturan dari aturan secara keseluruhan.

13.4 Penalar (Inference Engine ) Inference engine adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran terhadap isi database pengetahuan (knowledge base) berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, inference engine menguji aturan-aturan yang ada dalam database pengetahuan (knowledge base) satu demi satu dan ketika kondisi tertentu terpenuhi maka tindakan tertentu diambil. Ada dua cara penalaran yang dilakukan oleh penalar (inference engine) untuk menguji suatu aturan, yaitu: penalaran maju (forward reasoning) dan penalaran mundur (reverse reasoning).

Penalaran Maju Penalaran maju di sebut juga sebagai forward chaining. Pada penalaran ini aturan-aturan diuji satu demi satu dalam urutan tertentu. Caranya dilakukan dengan memasukan suatu aturan kedalam seperangkat aturan berdasarkan urutan tertentu, atau dapat juga suatu urutan lain yang di tentukan oleh pemakai. Ketika satu aturan diuji, sistem pakar berusaha mengevaluasi apakah kondisinya benar atau salah . Evaluasi Aturan Jika kondisinya benar suatu aturan akan ditampilkan dan aturan berikutnya diuji. Saat kondisinya salah aturan tersebut tidak ditampilkan dan aturan berikutnya diuji. Suatu aturan bisa saja tidak dapat dievaluasi benar atau salahnya karena kondisinya mencakup satu atau lebih variabel yang tidak memiliki nilai akibatnya aturannya tidak diketahui dan jika aturannya tidak diketahui maka aturan tersebut tidak ditampilkan dan aturan berikutnya diuji . Proses Penalaran Berulang (Iterative) Proses pengujian aturan dilakukan satu demi satu seterusnya sampai seluruh set aturan yang ada dalam database pengetahuan terbaca. Sering kali diperlukan lebih dari satu kali putaran (looping) pembacaan data pengetahuan untuk memberikan suatu

Inference engine adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran terhadap isi database pengetahuan (knowledge base) berdasarkan urutan tertentu

284 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

nilai tertentu pada variabel sasaran. Mungkin informasi yang diperlukan untuk mengevaluasi satu aturan tertentu diperoleh dari aturan lain yang diuji kemudian. Sebagai contoh, setelah aturan kesebelas ditampilkan misalnya, aturan kelima dapat dievaluasi kembali pada putaran berikutnya. Pembacaan aturan ini akan terus berlanjut selama masih mungkin ada aturan yang dapat ditampilkan. Ketika tidak ada lagi aturan yang dapat ditampilkan, proses penalaran akan berhenti. Sebagai contoh penalaran maju dapat dilihat pada gambar 13.7 dibawah ini. Gambar 13.7 Proses penalaran maju Aturan 1 IF A THEN B T Aturan 2 IF C THEN D F Aturan 3 IF M THEN E T Aturan 4 IF K THEN F T Aturan 5 T Aturan 6 IF I THEN J F

Aturan 7 IF B OR D THEN K T Aturan 10 Aturan 8 IF E THEN L

IF K AND L THEN N T

T

Aturan 12 IF N OR O THEN P T Putaran ke 1

Aturan 9 IF (F AND H) OR J T THEN M

Putaran ke 2 Aturan 11 IF M THEN O T

Putaran ke 3

Segi empat menunjukan aturan. Garis yang menghubungkan menggambarkan ketergantungan secara logis. Sebagai contoh aturan empat tidak dapat muncul sampai aturan tujuh muncul. Huruf-huruf digunakan untuk menyederhanakan kondisi dan tindakan. Pada aturan 1, misalnya jika kondisi A terpenuhi, maka tindakan B dilakukan. Kondisi A misalnya PENJUALAN.TAHUN.INI> PENJUALAN. TAHUN. LALU dan TINDAKAN B mungkin PASAR=‘ MENINGKAT’. begitu, pula dalam aturan 2 ,jika kondisi D ada, tindakan D diambil. Perlu anda catat bahwa sebagian kondisi hanya memiliki satu variabel dan yang lainnya memiliki dua. Ketika suatu kondisi ditentukan oleh beberapa variabel maka hubungan antar variabel tersebut dapat menggunakan kata AND atau OR. Pada aturan 7, jika salah satu kondisi B atau (OR) D terpenuhi maka aturan tersebut akan muncul. Kalau dilihat pada aturan 10, kondisi K dan (AND) L harus keduanya harus terpenuhi agar aturan bisa dimunculkan.

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 285

Sistem pakar ini merupakan contoh bagaimana menghitung ramalan penjualan (P) pada aturan 12, dimana P disini berperan sebagai variabel sasaran. Kita asumsikan bahwa manajer memberikan nilai bagi variabel kondisi A , C, G , dan I seperti terlihat pada kotak segi empat, pada aturan 1, 2 , 5 , dan 6 sebelum aturan-aturan tersebut diproses (dievaluasi) oleh penalar (inference engine). Manajer memberikan suatu nilai benar untuk variabel A pada aturan 1, nilai salah untuk variabel C pada aturan 2 nilai benar untuk variabel G pada aturan 5 ,dan nilai salah untuk variabel I pada aturan 6. Keterangan yang muncul menunjukan aturan yang dapat di evaluasi pertama kali pada putaran pertama. Keterangannya bisa benar atau salah. Disini aturan muncul selama tiga kali, dimana huruf T (benar) dan F(salah) yang muncul merupakan hasil evaluasi. Pada putaran ke empat, tidak ada aturan yang muncul dan penalaran berhenti. Jika aturan 12 muncul, nilai yang muncul pada variabel sasaran P menunjukan ramalan penjualan. Jika sistem pakar tidak dapat menampilkan aturan 12 ini berarti tidak cukup informasi untuk memecahkan masalah. Pada contoh ini, aturan 12 muncul baik untuk putaran kedua maupun putaran ketiga. Kondisi M dinyatakan benar pada putaran kedua, sedangkan kondisi Kdan L dinyatakan benar pada putaran ketiga. Anda mungkin bertanya mengapa penalaran tidak berhenti pada saat pertama kali nilai pada variabel sasaran muncul. Jawabannya adalah kemunculan selanjutnya mungkin dapat memberikan solusi lebih baik.

Penalaran Mundur Penalaran ini disebut sebagai backward chaining, penalar akan memilih aturan dan menganggapnya sebagai masalah yang harus di pecahkan. Dengan menggunakan perangkat aturan yang sama seperti penjelasan sebelumnya, aturan 12 merupakan objek permasalahan, karena aturan itu memberikan nilai pada variabel sasaran P. Penalar kemudian mengevaluasi aturan 12 tapi menyadari bahwa aturan 10 atau aturan 11 harus dievaluasi terlebih dahulu. Karena itu, aturan 10 dan 11 menjadi submasalah aturan 12 seperti tampak pada gambar 13.7. Penalar kemudian memilih salah satu dari submasalah untuk dievaluasi, dan submasalah yang terpilih tersebut kemudian menjadi masalah baru.

286 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Gambar 13.8 Masalah dan submasalah Keterangan: Aturan 10

Masalah

IF K AND L THEN N

Aturan 11

Jika N atau O Maka P

Sub masalah

IF M THEN O

Gambar 13.9 Submaslah menjadi masalah baru Aturan 7 IF B OR D THEN K Aturan 8 IF E THEN L

Keterangan: Masalah Aturan 10 IF K AND L THEN N

Aturan 12 IF N OR O THEN P

Sub Masalah

Membandingkan Penalaran Maju dan Mundur Proses penalaran mundur lebih cepat dari penalaran maju karena penalaran mundur selain tidak harus menguji semua aturan secara berulang-ulang. Penalaran mundur sangat sesuai jika: Terdapat variabel sasaran berganda (multiple goal variabels) Terdapat banyak aturan. Semua atau hampir semua aturan tidak harus diuji dalam proses mencapai pemecahan Berapa penalar dirancang untuk melakukan penalaran baik penalaran maju ataupun mundur dan pemakai bisa memilih mana yang akan digunakan .

Bagaimana Penalar Menangani Ketidakpastian Tidak pernah ada kepastian 100 persen dari informasi yang dihasilkan oleh sistem pakar. Ketidak pastian itu berlaku untuk seluruh aturan yang ada dalam sistem pakar. Sistem pakar menggunakan faktor kepastian (certainty factor), atau CF, untuk menunjukan derajat ketidak pastian. CF menyerupai probabilitas dan berkisar

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 287

antara 0 yang berarti tidak pasti sampai dengan 100 yang berarti pasti. Sistem pakar mengingatkan pemakainya terhadap kesimpulan yang memberikan kepastian kurang dari 100%. Sebagai contoh misalnya ada empat aturan yang mengarah kesatu kesimpulan, tiga diantaranya memberikan kepastian 100%, namun aturan keempat memberikan CF 80, ini berarti bahwa kepastian terhadap tindakan tersebut adalah 80%. Sistem pakar menelusuri berbagai aturan CF sepanjang proses penalaran dan menunjukkan bahwa derajat kepastian bagi variabel sasaran pada akhir konsultasi, sebagai berikut: Target Penjualan = Rp 12,450,500.000, CF = 0.80 Contoh diatas hanyalah salah satu cara untuk menangani ketidak pastian. Para manajer bisa menggunakan cara lain yang lebih cocok.

13.5 Bahasa Pemrograman Sistem Pakar (Development Engine) Komponen utama keempat dari sistem pakar adalah software pembuat sistem pakar, yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar. Pada dasarnya proses ini meliputi pembuatan seperangkat aturan yang dapat dilakukan dengan dua pendekatan dasar: Menggunakan bahasa pemro graman dan shells sistem pakar.

Bahasa Pemrograman Sistem pakar dapat dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman apa pun, namun yang paling banyak digunakan adalah Lisp dan Prolog. Lisp dikembangkan pada tahun 1959 oleh john McCarthy, dan pengerjaan prolog dimulai oleh Alain Colmerauer pada University of Marseilles tahun 1972. Untuk beberapa tahun, Lips mengalami popularitas yang besar di Amerika,dan prolog dipilih oleh pemakai Eropa dan Jepang. Pemilihan secara geografis ini tidak berlangsung lama. Prolog akhirnya memperoleh dukungan dari masyarakat Amerika, sedangkan LIPS cukup banyak dipakai di Eropa.

Shells Sistem Pakar Salah satu sistem pakar pertama kali adalah Mycin yang dibuat oleh Edward Shortliffe dan Stanley Cohen dari Universitas Stanford dengan bantuan seorang ahli kedoktoran bernama Stantone Axline, Mycin dibuat saat itu untuk mendiagnosa penyakit menular tertentu.

Sistem pakar dapat dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman apa pun, namun yang paling banyak digunakan adalah Lisp dan Prolog

288 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Ketika Mycin berhasil mencapai sukses, para pengembang mencari alternatif lain untuk mengimplementasikannya. Mereka menemukan bahwa penalar pada Mycin dapat digunakan untuk menangani masalah lain dengan mengganti database pengetahuan (knowledge base) Mycin. Dengan database pengetahuan lain Mycin dapat menangani masalah lain. Temuan ini melahirkan era baru dalam membangun sistem pakar dan ditandai dengan dikembangkannya shell sistem pakar dalam bentuk prosesor siap pakai yang telah diisi dengan database pengetahuan dan disesuaikan dengan. Dengan teknologi ini shell dapat memproduksi sistem pakar lebih cepat dan lebih mudah dioperasikan daripada pemrograman. Saat ini kebanyakan aplikasi dari sistem pakar untuk masalah bisnis menggunakan sheel. Shell komersil pertama adalah KEE yang merupakan kependekan dari Knowledge Engineering Environment. KEE dirancang untuk digunakan pada komputer yang menggunakan bahasa mesin Lips. Namun dengan diperkenalkannya processor yang lebih cepat saat ini menyebabkan sebagian besar pengembangan berpindah dari mesin khusus Lips ke platform yang baru, dan pengembanganpun mulai bercabang ke komputer yang memiliki prosesor banyak.

Peranan Sistem Analis Knowledge engineer (seperti sistem analis) adalah orang yang merancang sistem pakar bersama dengan satu atau beberapa orang pakar

Knowledge engineer (seperti sistem analis) adalah orang yang merancang sistem pakar bersama dengan satu atau beberapa orang pakar. Orang ini harus : Mengerti bagaimana seorang pakar menerapkan pengetahuan mereka dalam memecahkan masalah. Mampu mencerna penjelasan mengenai pengetahuan yang diberikan oleh seorang pakar. Proses mencerna keahlian disebut knowledge acquisition dengan berbagai pendekatannya.

Pengembangan Sistem Pakar Dengan Menggunakan Metode Prototyping Penjelasan tentang metode prototyping akan dijelaskan lebih detail pada bab 16. Dalam pengembangan sistem informasi manajemen biasanya dilakukan oleh sistem analis dan para manajer suatu perusahaan. Dalam pengembangan sistem pakar melibatkan pihak ketiga yaitu seorang pakar. Gambar 13.10 menggambarkan bagaimana analisis sistem bekerja sama dengan pakar dan partisipasi dari pemakai mengembangkan model sistem pakar.

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 289

Gambar 13.10 Metode prototyping dalam pengembangan sistem pakar Analis Sistem Langkah 1

Pakar

Pemakai

Mempelajari permasalahan

Perlu dirancang ulang Langkah 2

Menentukan masalah

Langkah 3

Menentukan Perangkat aturan

Langkah 4

Menguji prototipe sistem

Langkah 5

Membuat interface

Perlu dirancang ulang

Langkah 6 Langkah 7 Langkah 8

Memelihara sistem

Melakukan pengujian pemakai Menggunakan sistem

Mempelajari permasalahan - Analis sistem mempelajari bidang permasalahan dan menentukan apakah pekerjaan pengembangan akan dilanjutkan. Jika ya, analisis harus memiliki cukup pengetahuan tentang bidang permasalahan tersebut. Menentukan permasalahan - Analis sistem dan pakar bersama-sama menentukan permasalahan yang harus dipecahkan. Tentukan perangkat aturan - Analis sistem dapat bertanya kepada pakar tahap-tahapan bagaimana mememecahkan suatu masalah. Tahapan-tahapan tersebut akan merupakan dasar untuk membuat aturan. Uji sistem prototype - Prototype tergantung kepada test yang dilakukan. Tahap dua sampai empat terus berulang sampai dirasakan cukup. Membuat interface - Ketika developer merasa bahwa sistem telah bekerja sesuai dengan yang diharapkan, tahap selanjutnya adalah menambahkan interface.

290 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Lakukan test dengan user - test pertama yang dilakukan dengan user adalah untuk mendidik user bagaimana memasukkan input dan menginterprestasikan output. Ketika user merasa familier dengan sistem. Kalau hasil test tidak sukses maka tahap dua sampai enam diulang. Penggunaan sistem - Bila test dengan pemakai berjalan sukses maka sistem pakar dapat dipakai untuk aktivitas sehari-hari. Memelihara sistem pakar - Seperti halnya semua aplikasi komputer perlu dijaga agar sistem komputer tersebut selalu up-to-date maka hal tersebut berlaku juga untuk sistem pakar. Pengembangan sistem pakar biasanya lebih lama dibandingkan dengan pengembangan aplikasi komputer lain. Walaupun terjadi tapi seharusnya tidak terjadi menghabiskan waktu dua atau tiga tahun hanya untuk menentukan perangkat aturan.

Keuntungan Sistem Pakar Bagi Manajer Dengan sistem pakar diharapkan manajer dapat membuat keputusan lebih baik

Dengan sistem pakar diharapkan manajer dapat membuat keputusan lebih baik karena memiliki lebih banyak alternatif dengan tingkat logika yang lebih tinggi dan memiliki lebih banyak waktu untuk mengevaluasi sehingga dapat diperoleh konsistensi untuk keputusan yang dicapai. Contohnya, manajer keuangan yang biasanya hanya mampu menelusuri kenerja tiga puluh saham karena banyaknya data yang harus dipertimbangkan dengan bantuan sistem pakar dapat menelusuri 300 saham. Dengan kemampuan mempertimbangkan lebih banyak maka peluang investasi dan kemungkinan untuk memilih alternatif terbaik meningkat. Penerapan logika yang lebih tinggi bagi manajer yang menggunakan sistem pakar, manajer seperti menerapkan logika seorang pakar yang sangat ahli dibidangnya. Dengan memperoleh nasehat dari sistem pakar secara lebih cepat maka akan lebih banyak waktu yang tersedia untuk menimbang kemungkinan hasil sebelum tindakan dilakukan. Manajer akan mendapatkan solusi konsisten untuk setiap masalah sama yang dihadapi karena Setelah penalaran diprogram dalam komputer.

Keuntungan Sistem Pakar Bagi Perusahaan Harapan dalam penerapan sistem pakar: Kinerja perusahaan dan pengendalian yang lebih baik karena para manajer memiliki kemampuan yang lebih luas dalam memecahkan masalah.

BAB 13 Kecerdasan buatan dan sistem pakar 291

Mempertahankan pengetahuan perusahaan yang selama ini dimiliki sehingga tersedia untuk pegawai yang baru atau kurang berpengalaman

Hal yang Tidak Menguntungkan dari Sistem Pakar Ada dua ciri sistem pakar yang membatasi kemampuannya: Sistem pakar tidak dapat menangani pengetahuan yang tidak konsisten. Sistem pakar tidak dapat menerapkan penilaian dan intuisi yang kita kenal sebagai unsur penting dari pemecahan masalah saat kita membahasnya dalam pendekatan sistem pada Bab 2. Kendala besar dalam menerapkan sistem pakar dalam masalah bisnis adalah struktur masalahnya. Agar sistem pakar dapat digunakan, masalah harus sangat terstruktur dan kita melihat bahwa sebagian besar masalah bisnis cocok dengan bentuk ini.

292 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Rangkuman Aktifitas didalam bidang kecerdasan buatan (artifical intelligence) atau AI, adalah aktifitas penyediaan mesin seperti komputer yang memiliki kemampuan menampilkan perilaku yang dianggap cerdas seperti yang terjadi pada manusia. Penerapan AI dalam bidang bisnis dikenal sebagai sistem pakar (expert system). Sistem pakar adalah program komputer yang beroperasi menyerupai pengetahuan seorang pakar dalam bentuk ‘heuristic’. Berbagai aturan yang ada didalam sistem pakar memungkinkan sistem ini untuk berfungsi secara konsisten seperti seorang pakar (ahli). Konsep sistem pakar didasarkan pada asumsi bahwa pengetahuan pakar dapat diambil atau disimpan dalam komputer dan kemudian digunakan oleh orang lain saat dibutuhkan. Knowledge engineer (seperti sistem analis) adalah orang yang merancang sistem pakar bersama dengan satu atau beberapa orang pakar. Metode pengembangan yang paling sesuai untuk sistem pakar adalah dengan menggunakan metode prototyping, dan disini akan terlibat pihak ketiga yaitu pakar. Harapan dalam penerapan sistem pakar adalah kinerja perusahaan dan pengendalian yang lebih baik dan mempertahankan pengetahuan perusahaan yang selama ini dimiliki. Yang tidak menguntungkan adalah sistem pakar tidak dapat menangani pengetahuan yang tidak konsisten dan sistem pakar tidak dapat menerapkan penilaian dan intuisi yang kita kenal sebagai unsur penting dari pemecahan masalah. Soal 1. 2. 3. 4. 5.

Apakan yang dimaksud dengan kecerdasan buatan (AI)? Apakah yang dimaksud dengan sistem pakar? Sebutkan cabang kecerdasan buatan selain sistem pakar? Sebutkan empat bagian dari model sistem pakar? Sebutkan keuntungan dan hal yang tidak menguntungkan dari sistem pakar

Tugas 1. Kosep sistem pakar sudah lama muncul, mengapa perkembangannya belum begitu pesat dalam dunia bisniss? 2. Buat dan jelaskanlah model sistem pakar? Mengapa perlu problem domain? 3. Jelaskan yang dimaksud dengan penalaran maju dan mundur? 4. Apa yang dimaksud dengan knowledge base apa bedanya dengan database? 5. Konsep sistem pakar sudah lama muncul, mengapa perkembangannya belum begitu banyak dalam aplikasi di dunia bisnis?

BAB 14 Otomatisasi perkantoran 293

Pokok Bahasan: Definisi otomatisasi kantor Model otomatisasi kantor

Pendahuluan Otomatisasi pada dasarnya dimulai dipabrik yang kemudian menyebar ke kantor dalam bentuk otomatisasi perkantoran. Ide dasarnya otomatisasi kantor dimaksudkan untuk membantu para pekerja atau karyawan di kantor bagian administrasi. Akan tetapi, melihat kemampuannya dalam berkomunikasi baik formal atau pun informal, dengan orang didalam ataupun ada diluar perusahaan, otomatisasi kantor telah menarik para profesional dan manajer (sebagai pemakai) dalam meningkatkan produktivitas mereka. Otomatisasi kantor dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan suatu kantor atau organisasi dan sumberdaya yang tersedia di kantor tersebut. Bab ini akan membahas tentang bagaimana pemanfaatan komputer untuk memperbaiki produktivitas dan lingkungan umum suatu kantor modern. Proses ini sebenarnya telah dimulai sejak awal tahun 1960an ketika IBM menciptakan pengolah kata (Word processor) dan secara langsung telah menjadi harapan bagi semua pegawai kantor. Otomatisasi kantor memberikan banyak arti, ada yang mengartikan sebagai kantor masa depan, kantor elektronik, kantor hemat biaya, dan kantor gabungan, sayangnya semua dari istilah tersebut terlalu optimis dan agak menyesatkan. Sebagai contoh, diragukan kalau kantor tersebut akan menjadi kantor hemat biaya. Istilah otomatisasi kantor telah dipergunakan juga secara luas untuk menggambarkan kantor yang sempurna dimasa depan. Walaupun sebenarnya kantorkantor tersebut tidak akan pernah menjadi otomatisasi yang sebenarnya. Istilah otomatisasi kantor telah menjadi suatu kata yang membingungkan. Secara umum orang mengartikan otomatisasi kantor sebagai integrasi dari komputer, komunikasi dan peralatan kantor modern lainnya untuk mendukung aktivitas yang terjadi di kantor. Dalam otomatisasi kantor pengendalian sangat minimal sehingga munculnya resiko atas dampak informasi yang dihasilkan jauh lebih tinggi dibandingkan informasi yang dihasilkan oleh dengan sistem informasi manajemen. Perkembangan selanjutnya dalam otomatisasi perkantoran adalah dengan digunakannya teknologi internet untuk kepentingan integrasi dan komunikasi yang terjadi didalam kantor yang dikenal sebagai intranet.

294 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

14.1 Definisi Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan

Sejak kelahiran pengolah kata (Word Processor), teknologi lainnya juga diterapkan untuk membantu pekerjaan di kantor. Otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan di kantor dengan memberi dukungan dalam bentuk koordinasi dan komunikasi dari seseorang ke orang lain baik dari dalam maupun luar perusahaan.

Sistem Elektronik Formal dan Informal Beberapa sistem otomatisasi kantor adalah formal dalam arti terencana dan terdokumentasi dengan menggunakan prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan pada perusahaan besar untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Dalam hal tertentu mirip sistem informasi manajemen. Kebanyakan otomatisasi kantor tidak terencana dengan baik dan tidak terdokumentasi secara tertulis. Otomatisasi kantor ini disebut sebagai otomatisasi perkantoran informal, dan biasanya diterapkan oleh perseorangan untuk memenuhi kebutuhan khusus mereka, dalam hal tertentu mirip dengan SPK.

Komunikasi Yang membedakan otomatisasi kantor dengan sistem informasi berbasis komputer lain adalah penekanan pada komunikasi. Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah berbagai jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan secara internal maupun dengan pihak luar.

Pemakai Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor digunakan oleh semua karyawan yang bekerja di kantor seperti : Manajer - Orang yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumberdaya perusahaan. Profesional - Orang yang memberikan keahlian tertentu untuk perusahaan Sekretaris - Orang yang memiliki tugas bermacam-macam seperti menangani surat, telpon, dan janji. Clerical - melakukan tugas kesekretariatan seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, mengirim surat dan lain-lain

BAB 14 Otomatisasi perkantoran 295

14.2 Model Otomatisasi Kantor Model otomatisasi kantor dapat dilihat pada gambar 14.1. Karena otomatisasi kantor tidak memiliki kemampuan mengolah data, penggunaan database dibatasi hanya pada isi informasi. Informasi diperoleh dari sistem fisik yang ada diperusahaan. Informasi juga berfungsi sebagai input bagi aplikasi otomatisasi kantor berbasis komputer, seperti Word processor, Electronic mail (e-mail), konferensi berbasis komputer dan lain-lain. Gambar 14.1 Model otomatisasi kantor Lingkungan Sistem Otomatisasi Kantor (OP)

Pengambil keputusan

Aplikasi OP tidak berbasis komputer

Pengambil keputusan

Aplikasi OP berbasis komputer

Data Base

Media Input

Proses

Media Output

Tujuan Otomatisasi Kantor Tujuan awal otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan produktivitas sekretaris dan petugas clerical. Dengan otomatisasi kantor karyawan perusahaan dapat memproses lebih banyak dokumen, lebih cepat dan lebih baik, sehingga semua orang termasuk para profesional memiliki manfaat dari penerapan otomatisasi kantor ini seperti untuk pembuatan surat, memo, dan laporan dengan menggunakan word processor.

Aplikasi Otomatisasi Kantor Beberapa aplikasi otomatisasi kantor adalah : Pengolah kata (Word processor)– Merupakan peralatan elektronik yang dapat membantu melakukan pekerjaan seperti

Otomatisasi kantor memungkinkan karyawan dapat memproses lebih banyak dokumen, lebih cepat dan lebih baik

296 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain Aplikasi otomatisasi kantor: -

Pengolah kata Surat elektronik Surat suara Kelender elektronik Konferensi audio Konferensi video Konferensi komputer Facsimile Teks video Pembuatan image Desktop publising

pengetikan dan pencetakan dokumen Sebagai contoh penggunaan Word Xp, WordPro dan Word Perfect. Gambar 14.2 Model sistem pengolah kata Layar Keyboard

Komputer

Dokumen yang dicetak

Penyimpanan Dokumen

Gambar 14.3 Tampilan Word Xp

Surat elektronik (Electronic mail) – Menggunakan jaringan komputer oleh pemakai untuk mengirim, menerima dan menyimpan surat. Gambar 14.4 Model surat elektronik Layar Layar Kayboard

Komputer Kayboard

Pemakai 1

Pemakai 2 Penyimpanan Surat

BAB 14 Otomatisasi perkantoran 297

Gambar 14.5 Tampilan e-mail dengan Outlook Xp

Surat Suara (Voice Mail) - Sama halnya dengan surat elektronik, hanya saja yang diterima, dikirim dan disimpan disini adalah suara Gambar 14.6 Model surat suara



Komputer

Pemakai 1

 Pemakai 2

Unit coding/ Decoding pesan

Penyimpan Pesan

Kalender Elektronik (Electronic Calendaring) - Merupakan jaringan komputer yang digunakan untuk menyimpan, membaca jadwal dan janji manajer

298 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Gambar 14.7 Model kalender elektronik Layar kalender Manajer 1 Mengisi Kalender

Layar kalender Komputer Mengisi Kalender

Layar kalender Mengisi Kalender

Sekretaris Penyimpanan Kalender

Manajer n

Gambar 14.8 Kalender elektronik dalam Outlook Xp

Konferensi Audio (Audio conferencing) - konferensi yang dilakukan dengan menggunakan peralatan audio pada lokasi yang trepisah.

BAB 14 Otomatisasi perkantoran 299

Gambar 14.9 Model konferensi audio (kiri) dan video (kanan) Transmisi video satu arah Lokasi 1

Lokasi 2

Lokasi 2

Lokasi 1 Saluran video

Saluran audio

Layar

Transmisi video dua arah Lokasi 1 Saluran video

Layar

Layar

Konferensi video (Video Conferencing) - Konferensi yang menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan berbagai peserta konferensi yang dipisahkan secara geografis. Gambar 14.10 Konferensi video

Konferensi komputer - Konferensi-komputer dan email pada dasarnya hampir sama. Hanya ada satu hal kecil yang membedakannya yaitu masalah siapa pemakainya. Konferensi komputer hanya digunakan oleh mereka yang terlibat dalam suatu team tertentu, sedangkan e-mail bisa digunakan oleh siapa saja. Fax (Facsimile) - Penggunaan peralatan khusus untuk mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran komunikasi. Gambar 14.11 Transmisi dokumen dengan facsimile

Dokumen asli

Mesin Facsimile

Saluran komunikasi

Mesin Facsimile

Dokumen Copy

300 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Teks video ( Videotex) - Video teks merupakan alat dalam otomatisasi kantor yang paling kurang dipublikasikan, tapi sudah mulai banyak digunakan di indonesia misalnya teletex yang ditayangkan di televisi. Sekarang dengan fungsi yang sama seperti teletek anda bisa mencobanya dengan menggunakan SMS (pesan pendek melalui handphone) Gambar 14.11 Penggunaan video teks vidoe di bursa efek

Pembuatan image (Imaging) - Merupakan proses penyimpanan gambar dalam otomatisasi kantor. Pengambilan gambar dapat dilakukan dengan menggunakan scanner atau digital camera. Berikut ini contoh peralatan yang digunakan untuk pengambilan gambar.

Gambar 14.12 Alat pengambilan gambar

BAB 14 Otomatisasi perkantoran 301

Desktop publishing - merupakan aplikasi dari otomatisasi kantor yang menggunakan komputer dan software tertentu untuk menghasilkan output yang berkualitas. Sebagai contoh adalah penggunaan page maker (lihat bab 7) untuk membuat dokumen berkualitas tinggi dan software lainnya yang mendukung. Gambar 14.13 Model sistem desktop publishing Layar Keyboard

Layar Komputer Keyboard

Penyimpanan data

Rangkuman Kantor pada dasarnya merupakan tempat mengelolaan dan pengolahan informasi. Penggunaan komputer untuk membantu pengelolaan dan pengolahan data diharapkan dapat meningkatkan produktivitas para karyawan. Sejarahnya diawali pada tahun 1960-an ketika IBM memperkenalkan pengolah kata (Word processor). Karena aktivitas kantor terpusat pada pengolahan kata maka muncul pemikiran otomatisasi kantor. Konsep otomatisasi kantor terus berkembang sejalan dengan perkembangan teknologi yang ada, yang penekanannya ke masalah komunikasi. Pemakai otomatisasi kantor adalah manajer, profesional, sekretaris dan bagian clerical. Aplikasi yang digunakan oleh mereka saat ini bervariasi antara kantor yang satu dengan kantor yang lain, tapi secara umum mereka menggunakan aplikasi-aplikasi seperti: Word processor (pengolah kata), e-mail (surat elektronik), Voice mail (surat suara), Electronic Calendaring (Kalender elektronik), Audio Conferencing (konferensi audio), Video conferencing (Konferensi video), Computer conferencing (Konferensi komputer), Facsimile (Fax), Videotex (Videotek), Imaging (Pembuatan image dengan scanner), Desktop publishing. Aplikasi aplikasi tersebut saat ini banyak menggunakan fasilitas internet. Penggunaan fasilitas internet didalam jaringan komputer internal perusahaan disebut sebagai intranet.

302 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Soal 1. Apa yang dimaksud dengan kantor ? dan apa fungsinya ? 2. Apa yang dimaksud dengan otomatisasi kantor ? 3. Apa yang membedakan otomatisasi kantor dengan sistem informasi berbasis komputer lain ? 4. Apa beda otomatisasi kantor formal dan informal ? 5. Sebutkan contoh beberapa aplikasi otomatisasi kantor? Tugas 1. Coba jelaskan apa yang dimaksud dengan internet, intranet dan ekstranet ? Berikan contoh yang jelas. 2. Coba berikan gambaran baik buruknya sistem informasi suatu organisasi bila menggunakan teknologi intranet dan bila tidak? 3. Apa yang menjadi kelemahan otomatisasi kantor bila dibandingkan dengan sistem informasi lain ? 4. Mengapa konferensi video kurang begitu berkembang saat ini di Indonesia ? 5. Kapan suatu organisasi memerlukan teknologi internet bagi organisasinya ?

BAB 15 Internet dan aplikasinya 303

Pokok Bahasan: Internet Aplikasi Internet Manfaat Internet bagi organisasi Sistem antar organisasi

Pendahuluan Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu aplikasi saat ini semakin luas, setelah komputer digunakan dalam bentuk LAN, WAN untuk menunjang sistem informasi, kini penggunaan komputer lebih meningkat lagi dengan adanya Internet. Internet memungkinkan seluruh pemakai komputer di dunia berkomunikasi dan saling mengirim file. Internet dapat dibatasi penggunaannya hanya pada lingkungan organisasi perusahaan (intranet) atau beberapa organisasi perusahaan yang terintegrasi (ekstranet). Dengan munculnya World Wide Web (WWW) penggunaan Internet, intranet dan ekstranet semakin meluas dalam dunia bisnis. Banyak aplikasi bisnis berbasis internet saat ini, makin luas pengguna aplikasi makin tinggi resiko sistem informasi untuk dapat berfungsi sebagaimana mestinya disebabkan oleh karena virus dan hacker. Bagian buku ini akan membahas tentang internet, penerapan teknologinya dalam bentuk intranet, extranet serta aplikasi-aplikasi yang menyertainya seperti e-Commerce atau e-Business yang dapat diaplikasikan secara internal perusahaan (menggunakan intranet), beberapa organisasi perusahaan (menggunakan ekstranet) atau global (menggunakan internet) .

304 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

15.1 Internet Internet singkatan dari international network, internet merupakan jaringan komputer raksaksa yang mengintegrasikan ribuan jaringan komputer dari 200 negara.

Internet singkatan dari international network. Internet merupakan jaringan komputer raksasa yang mengintegrasikan ribuan jaringan komputer dari 200 negara diseluruh dunia dengan 4.000.000 host/ induk komputer. Internet merupakan jaringan komputer terbesar yang digunakan saat ini. Jaringan ini bukan saja merupakan jaringan antar komputer tapi juga merupakan jaringan antar jaringan komputer diseluruh dunia. Lebih dari 60 juta orang yang bekerja dibidang pendidikan, penelitian, pemerintahan dan organisasi bisnis menggunakan internet untuk saling tukar menukar informasi atau untuk melakukan transaksi secara elektronik yang dikenal sebagai e-commerce/eBusiness. Pada tahun 2000 ini pengguna internet diperkirakan sekitar 250 juta orang. Internet menciptakan sebuah landasan/basis/platform teknologi baru yang bersifat universal, dimana dengan teknologi tersebut dapat diciptakan produk, jasa, strategi, dan organisasi baru. Beberapa jenis aplikasi berbasis internet yang saat ini banyak digunakan adalah sebagai berikut: Komunikasi- Mengirim surat elektronik dan dokumen Mencari informasi- Mencari dokumen, jurnal, katalog Partisipasi dalam diskusi- Untuk bergabung dalam kelompok diskusi interaktif secara nasional atau internasional. Transfer data atau program-Transfer Teks, grafik, animasi dan video. Hiburan - Memainkan video game interaktif, video klip.

e-Commerce/e-Business- merupakan aplikasi sistem informasi berbasis elektronik (lebih populer berbasis internet) yang digunakan untuk melayani transaksi baik secara internal maupun eksternal bagi perusahaan. Munculnya internet diawali sejak saat departemen pertahanan Amerika Serikat yang dikenal dengan nama Advanced Research Project Agency (ARPA) membentuk suatu jaringan komputer (+/4 empat buah) yang dapat menghubungkannya dengan para ilmuwan dan profesor dari berbagai perguruan tinggi tertentu di seluruh dunia yang disebut sebagai ARPANET. Sampai sekarang anda dan para pemakai komputer lain tidak dapat secara langsung berhubungan dengan jaringan komputer tersebut walaupun anda telah memiliki komputer dan modem. Anda untuk dapat masuk ke jaringan internet harus membayar sejumlah uang kepada Internet Services Provider (ISP) atau di Indonesia sering disingkat sebagai provider. Provider adalah organisasi dengan tujuan komersil yang memiliki hubungan secara permanen dengan internet. Di Indonesia saat ini sudah ada providerprovider seperti Centrin, Imelsa, radnet dan lain-lain.

BAB 15 Internet dan aplikasinya 305

Gambar 15.1 Hubungan komputer anda melalui ISP ke Internet

Nilai dari internet terletak pada kemampuannya untuk berhubungan dengan orang-orang yang berbeda diseluruh dunia dengan mudah dan murah.Setiap orang yang memiliki alamat di Internet dapat berhubungan dengan komputer lain secara virtual (maya) tidak memandang lokasi, jenis komputer serta sistem operasi yang digunakan. Gambar 15.2 Berbagai cara berhubungan dengan Internet TCP/IP On- line melalui modem dan terminal ke layanan informasi

PC dengan modem

On-line melalui modem dan SLlP atau PPP ke ISP

Router LAN

atau On- line melalui modem LAN yang dihubungkan dengan Host internet

Sumber: Long & Long

Berbagai cara berhubungan dengan Internet 1. On-line melalui layanan informasi- cara yang paling mudah untuk dapat akses melalui internet 2. On-line melalui internet service provider (ISP)- cara paling mudah untuk mendapatkan layanan internet secara lengkap 3. On-line langsung melalui network connection - lebih dipilih dengan dial-up link untuk mendapatkan akses lebih cepat

306 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Gambar 15.3 Komponen Host Internet SMTP MAIL

FTP

DNS

Client WAIS/ WWW Authoring Access RDBFE Server Tools Back/End Database

Network TCP/IP Stack

Network

Network Operating System

Server Box Internet Service Provider Firewall/Router Internet Interface Internet Service Provider (ISP)

 Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)- adalah fasilitas untuk menterjemahkan format surat yang digunakan (lokal) ke format internet. Fasilitas ini memungkinkan client (terminal pemakai) mengirim dan menerima e-mail melalui internet.  File Transfer Protocol (FTP)- adalah fasilitas untuk mengirim dan menerima file dari server  Domain Name Sistem (DNS)- adalah fasilitas untuk menterjemahkan alamat server internet yang dinyatakan secara numerik misalnya 161.362.456.567 kedalam bentuk alphabet menjadi system.compac.com. DNS berfungsi juga untuk mengelompokan server-server yang terhubung dalam internet.  Client Access- adalah fasilitas yang memungkinkan client (terminal) menggunakan internet pada jaringan yang ada.  Wide Area Information Service (WAIS) and Relational Database Front End (RDBFE)- adalah fasilitas yang memungkinkan client masuk ke lokasi web untuk mengakses dokumen yang ada di database tanpa memerlukan HTML  WWW Server Software-adalah fasilitas untuk melakukan pengaturan halaman web untuk setiap client yang masuk.  Authoring tools/Web author- adalah fasilitas untuk membuat halaman Web / Web Site di internet  Back/End Data Base- adalah database yang berisi data-data untuk web dan dapat diakses melalui RDBFE  Firewall/Router-adalah fasilitas untuk mengurut dan menyaring data yang masuk dan keluar dari internet. Fungsi ini bisa dilakukan melalui software yang dipasang pada server atau pada tempat tersendiri.  Internet Service Provider- memberikan layanan internet dengan memberi alamat IP dan bekerja melalui telpon lokal atau leased line

BAB 15 Internet dan aplikasinya 307

 Internet Interface - merupakan wide area network card yang menghubungkan server dengan leased line ke internet service provider. Card ini dapat dipasang pada firewall/router box atau pada server itu sendiri.  Server- merupakan tempat dimana CPU, Disk dan network card ditempatkan  Network Operating Sistem - adalah sistem operasi yang digunakan, bisa UNIX, Netwere,NT atau Xp.  TCP/IP - fasilitas yang memungkinkan network operating sistem untuk berkomunikasi melalui internet protocol

15.2 Aplikasi internet Internet menggunakan teknologi client/server. Pemakai jaringan mengontrol apa yang dilakukannya melalui aplikasi berbasis grafis yang disiapkan untuk client/ pemakai. Semua data termasuk surat elektronik (e-mail), database disimpan dalam server. Server-server khusus untuk internet atau bahkan untuk fungsi internet tertentu merupakan jantungnya informasi di internet. Tabel 15.1 Beberapa kemampuan internet secara ringkas Aplikasi E-mail Usenet Newsgroup LISTSERVs Chatting Telnet FTP Ghopers Archie Veronica WAIS World Wide Web

Kegunaan Mengirim pesan antara seseorang dengan orang lain. diskusi kelompok dalam bulletin boards Untuk melakukan diskusi dengan menggunakan e-mail Untuk melakukan pembicaraan secara interaktif Untuk masuk kesatu komputer dan bekerja pada komputer yang lain Untuk mengirim file dari satu komputer ke komputer yang lain Mencari informasi dengan menggunakan menu yang disusun secara hierarki Untuk men download dokumen, software, dan file-file yang tersedia di database Untuk meningkatkan kecepatan pencarian pada ghoper melalui kata kunci Mencari file dalam database dengan menggunakan kata kunci Untuk memanggil, memformat, dan menayangkan informasi teks, suara, graphik dan video

Electronik Mail (e-Mail) Internet menjadi sistem e-mail (surat elektronik) yang paling pen- e-mail adalah media ting di dunia karena jaringan tersebut dapat menghubungkan ba- untuk saling mengirimnyak orang diseluruh dunia.Orang biasanya menggunakan e-mail kan pesan atau surat untuk mengirimkan pesan atau surat kepada kawannya sedangkan mahasiswa banyak menggunakannya untuk mengirim tugas. Organisasi menggunakan fasilitas ini untuk berkomunikasi baik antar karyawan maupun antar kantor. Pengiriman surat melalui jaringan internet memungkinkan para peneliti saling memberikan ide,informasi bahkan dokumen. email juga memungkinkan para peneliti untuk mengadakan penelitian bersama walaupun mereka berada pada lokasi yang jauh berbeda.

308 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Gambar 15.4 Komponen alamat e-mail di internet [email protected] Nama individu atau organisasi

Komputer Induk

Fungsi

Lokasi

Dalam e-mail tanda @ menunjukan sebagai pemisah antara nama email dan domainnya. Nama yang terletak disebelah kiri @ menunjukan nama individu atau organisasi sedangkan nama yang terlatak disebelah kanan adalah nama domain. Nama domain harus menunjukan nama yang unik (tunggal). Nama domain menunjukan sekumpulan komputer yang berhubungan dengan internet. Domain dapat berisi subdomain yang dipisahkan oleh titik. Urutan domain dari kanan ke kiri menunjukan hierarki dari domain, dan yang paling kanan menunjukan negara. Sebagai contoh edu menunjukan education, UNPAD menunjukan universitas dan id menunjukan Indonesia. Tabel 15.2 Daftar domain/Host internet Domain Contoh Organisasi Edu

WWW.UNPAD.edu.id

Educatio/Pendidikan

www.itb.edu.id www.curtin.edu.au Com

WWW.Intel.com

Commercial/Bisnis

www.microsoft.com Gov

WWW.Whithouse.gov

Government/Pemerintah

Mil

WWW.fs1.tyndall.of.mil

Military/skuadron pertama USA

Net

WWW.centrin.net.id

Internet service provider

Org

WWW.warhol.org

Museum/non profit organisasi

www.center.org/csd

Software/non profit organitation

Usenet Newsgroup (Forum) Usenet newsgroup Usenet newsgroup adalah group diskusi tingkat dunia dimana maadalah group diskusi syarakat saling bertukar informasi dan ide pada topik tertentu tingkat dunia dimana seperti tentang teknologi genetika,internet dan lain-lain. masyarakat bisa saling bertukar informasi.

Listservs

Litservs adalah jenis Listservs adalah jenis kedua dari forum publik untuk group diskusi kedua dari forum publik tetapi menggunakan server e-mail mailing list sebagai pengganti yang juga merupakan buletin board untuk berkomunikasi. Bila mendapatkan topik megroup diskusi.

narik untuk listservs anda dapat mendaftarkan diri menjadi anggota mailing list, setelah itu melalui e-mail anda akan mendapat surat dari pihak yang memperhatikan topik anda. Surat yang di kirimkan ke mailing list server akan secara otomatis disebarkan ke semua pelanggan yang lain.

BAB 15 Internet dan aplikasinya 309

Chatting Chatting memungkinkan orang-orang untuk berkomunikasi secara interaktif pada waktu yang bersamaan. Pesan-pesan yang di kirimkan oleh pihak-pihak yang berkomunikasi tidak dapat digunakan untuk komunikasi selanjutnya seperti pada usenet atau listserv. Kelemahannya topik tebuka untuk semua tanpa pengamanan. Telnet Telnet memiliki tujuan yang berbeda dengan fasilitas yang dijelaskan sebelumnya. Telnet memungkinkan seseorang yang menjalankan komputernya dan mengerjakan sesuatu pada komputer yang lain. Telnet adalah protocol yang bebas dari error, Telnet memungkinkan anda masuk kedalam komputer bisnis anda melalui komputer yang anda jalankan dirumah atau di mobil. File Transfer Protocol(FTP) FTP adalah aplikasi yang digunakan untuk mengakses komputer lain dan membaca file dari komputer tersebut. FTP adalah cara yang paling mudah bila anda ingin mengakses suatu file yang ada di komputer lain asal anda tahu alamatnya.

Chatting adalah berkomunikasi dengan banyak orang secara interaktif pada waktu yang bersamaan.

Telnet adalah protocol yang bebas error, hubungan yang cepat antara dua komputer.

FTP adalah alplikasi yang digunakan untuk mengakses komputer lain dan membaca file dari komputer tersebut.

Archie Archie merupakan aplikasi yang digunakan untuk mencari file pada Archie adalah aplikasi FTP. Archie dapat memonitor ratusan lokasi FTP secara rutin dan yang digunakan untuk mengupdate database suatu software,dokumen dan file-file data mencari file pada FTP. yang tersedia untuk didownload (diambil). Archie server memungkinkan anda untuk masuk ke sistem komputer lain setelah anda menyimpan file yang sesuai dengan kebutuhan anda. Archie juga memingkinkan anda untuk terus mencari file dari satu database ke database yang lain dan dari satu perpustakaan ke perpustakaan yang lain sampai anda mendapatkannya. Ghopers Hampir semua file dan informasi digital lainnnya yang yang dapat diakses melalui FTP juga dapat diakses melalui ghoper. Ghopers adalah fasilitas yang disediakan untuk terminal komputer yang dapat anda gunakan untuk mencari informasi yang tersimpan dalam internet ghoper server melalui menu hierarki yang mudah digunakan. Internet memiliki ribuan ghopher server diseluruh dunia. Setiap lokasi ghoper memiliki sistem menu sendiri yang berisi daftar topik, file lokal dan lokasi-lokasi yang relefan lainnya. Ketika anda menggunakan software ghoper untuk mendapatkan topik tertentu dan memilih topik tersebut dari menu, server akan secara otomatis membawa anda ke file yang cocok pada server tersebut. Veronica Veronica (very easy rodent-oriented netwide index to computer archives) adalah fasilitas tambahan untuk mengakses situs ghoper. Ketika pemakai internet menuliskan kata kunci veronica akan

GHOPERS adalah fasilitas yang disediakan untuk terminal komputer yang dapat anda gunakan untuk mencari informasi yang tersimpan internet ghoper server.

Veronica adalah fasilitas tambahan untuk mengakses situs ghoper.

310 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

mencari melalui ribuan situs ghoper untuk mencari judul yang berisi kata kunci. Kemudian file yang ditemukan tersebut di letakan pada menu sementara pada server lokal anda sehingga anda dapat mebrowse dan memanggil topik lebih mudah. WAIS WAIS (Wide Area Information Server) adalah fasilitas untuk membantu mencari file diseluruh dunia. WAIS merupakan cara yang paling mudah untuk mencari suatu file, tapi anda harus tahu database dimana file tersebut ditempatkan. Ketika anda menuliskan kata kunci dan database, WAIS akan langsung mencari file tersebut dan menunjukan kepada anda daftar file yang berisi kata kunci yang anda masukan. World Wide Web World Wide Web (Web) merupakan jantung dari meledaknya penggunaan internet untuk bisnis. WWW merupakan sistem yang secara universal dapat menerima standar untuk membaca, memformat, dan menayangkan informasi berdasarkan arsitektur client/ server. Awalnya digunakan untuk melakukan komunikasi dan saling memberi ide atau informasi tentang proyek tertentu pada lokasi yang saling berjauhan. Ketika yang lain masih menggunakan teks untuk mengakses informasi, WWW mengabungkan teks, grafik, suara secara bersama-sama untuk menangani semua jenis komunikasi digital yang membuatnya mudah untuk dapat berkomunikasi dengan bagian lain di dunia, WWW menggunakan graphical user interface-GUI (layar monitor berbasis grafik) untuk mempermudah pengoperasiannya. WWW dibangun berbasis hypertext atau hypertext Markup Language (HTML) sehingga dapat memformat dokumen dan mengadakan hubungan (link) dengan dokumen dan gambar yang tersimpan pada komputer lain. Dengan menggunakan fasilitas Link ini anda tinggal menyorot gambar atau kata kunci yang terdapat dalam suatu halaman web, kemudian mengkliknya dan anda secara langsung akan masuk ke dokumen lain dan komputer lain yang ada di dunia. Siapa saja yang ingin menawarkan informasi melalui WWW harus terlebih dahulu membangun homepage. Kebanyakan home page memungkinkan seseorang untuk masuk ke Web page yang lain. Keseluruhan Web page yang dimiliki oleh seseorang atau organisasi disebut sebagai website Untuk mengakses web site seseorang harus menggunakan software yang disebut sebagai Web Browser yang diprogram berdasarkan standar HTML. Aktivitas yang dilakukan oleh anda untuk pindah dari satu web site ke web site yang lain disebut sebagai surfing. Ada dua jenis software saat ini populer digunakan sebagai browser yaitu Explorer dan Nescape

BAB 15 Internet dan aplikasinya 311

Search Engine Beberapa perusahaan diantaranya Yahoo telah menyiapkan suatu situs di internet yang menjadi alat untuk mencari informasi tentang topik tertentu di internet dan disebut sebagai search engine. Alat pencarian lainnya misalnya Google, MayWay, Alta-Vista dan lain-lain. Search engine akan mencari situs di internet yang mungkin anda sendiri tidak mengetahuinya.

Search Engine adalah alat untuk mencari informasi tentang topik tertentu di internet .

15.3 Manfaat Internet bagi Organisasi Organisasi mendapatkan banyak manfaat dengan adanya internet misalnya mengurangi biaya komunikasi, meningkatkan kemampuan berkomunikasi dan koordinasi, distribusi pengetahuan dan memberikan fasilitas untuk e-Business atau e-commerce.

Internet dan e-commerce Mc Leod (2004) mendefinisikan e-commerce sebagai penggunaan jaringan komunikasi dan komputer untuk melakukan proses bisnis. Internet dengan cepat menjadi teknologi yang dipilih untuk electronic commerce (e-commerce) sehingga orang berpandangan bahwa e-commerce merupakan penggunaan komputer dan web browser untuk membeli dan menjual produk. Pandangan ini tidak salah, akan tetapi penggunaan internet dalam e-commerce hanya merupakan bagian kecil dalam aktivitas bisnis. Saat ini kebanyakan aplikasi e-commerce terjadi antara perusahaan bukan antar perusahaan dengan pembeli produk. Perusahaan dengan perusahaan telah lama melakukan pertukaran data agar operasi mereka lebih efisien, komunikasi yang mereka lakukan seringkali menggunakan jalur telepon khusus (leased line) dari perusahaan telpon. Internet merupakan platform teknologi informasi. karena internet menawarkan kemudahan komunikasi yang memungkinkan perusahaan berhubungan dengan konsumen (B to C) dan perusahaan lainnya (B to B) lebih mudah maka e-commerce lebih dipandang sebagai jaringan sistem informasi (akuntansi/manajemen) yang melakukan transaksi dengan menggunakan platform internet,intranet atau ekstranet. Penggunaan masing-masing platform ini akan membatasi jangkauan kerja aplikasi sistem informasi yang dibangun diatasnya. Situs di internet tersedia bagi siapa saja selama 24 jam sehari. Bagian marketing dapat menyiapkan tampilan yang interaktif untuk mendapat perhatian konsumen. Konsumen dapat dengan mudah untuk memesan produk tertentu yang diminatinya tanpa harus datang ke perusahaan. Perusahaan besar atau kecil biasanya menggunakan internet untuk menginformasikan produk yang dijualnya, pemesanan, dan pelayanan lainnya kepada pelanggan. Internet menawarkan aktivitas bisnis beroperasi lebih fleksibel sebab perusahaan dapat memodifikasi produk yang ditawarkannya secepat mungkin.

Manfaat Internet bagi organisasi adalah: - Mengurangi biaya informasi - Meningkatkan kemampuan berkomunikasi - Meningkatkan distribusi pengetahuan - Memberikan fasilitas untuk e-Commerce dan e-Business e-Commerce adalah penggunaan jaringan komunikasi dan komputer untuk melakukan proses bisnis

312 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Beberapa perusahaan merasa dengan e-mail mereka dapat melayani pertanyaan konsumen dengan cepat dan relatif murah dibandingkan dengan mempekerjakan operator telepon. Gambar 15.5 Contoh aplikasi e-Commerce

e-Busines e-Business adalah penggunaan media elektronik dalam mengelola informasi untuk meningkatkan kinerja, nilai serta hubungan baru diantara relasi bisnis. Penggunaan media elektronik disini (ditu-

BAB 15 Internet dan aplikasinya 313

lis “e” ) memiliki arti menggunakan internet walaupun sesungguhnya tidak demikian karena internet hanya merupakan salah satu platform yang digunakan selain windows. Mc Leod (2004) menyatakan bahwa banyak orang yang berpandangan sempit bahwa ecommerce hanya berkaitan dengan transaksi bisnis dengan pelanggan dan pemasok yang dihubungkan melalui internet. Pandangan ini banyak dipakai oleh para pakar saat ini. Berdasarkan definisi sempit tersebut maka hanya transaksi dengan pihak luar yang dapat dikatakan sebagai e-Commerce. Sedangkan bila transaksi terjadi di dalam dan diluar perusahaan hal ini merupakan electronic business transaction (e-Business) untuk membedakannya dengan e-commerce. Berusaha membedakan transaksi berdasarkan internal dengan eksternal tidak banyak membantu karena saat ini orang memandang e-Commerce dan e-Business sebagai suatu hal yang sama.

e-Business adalah penggunaan media elektronik dalam mengelola informasi untuk meningkatkan kinerja, nilai serta hubungan baru diantara relasi bisnis

Manfaat dari e-Commerce / e-Business Perusahaan menggunakan teknologi e-Commerce / e-Business dengan tujuan untuk memperbaiki kinerjanya.Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari teknologi tersebut adalah: 1. Memperbaiki pelayanan sebelum,selama dan setelah penjualan 2.Memperbaiki hubungan dengan pelanggan, pemasok dan lembaga keuangan 3. Meningkatkan penerimaan dari pemilik saham atau investor.

Permasalahan e-Commerce / e-Business Disamping manfaat yang diberikan,e-commerce dan e-business juga memiliki masalah untuk penerapannya. 1. Biaya pengadaan,penerapan dan pemeliharaan yang tinggi 2. Masalah keamanan 3. Belum matang dan ketersediaan software yang relatif langka

Strategi e-Commerce dan sistem antar organisasi Strategi merupakan suatu hal yang selalu berkaitan dengan masalah pemindahan data antar organisasi,Strategi tersebut disebut sebagai interorganizational system (IOS).Istilah yang sering digunakan dalam IOS adalah electronic data interchange (EDI)

Intranet Intranet merupakan jaringan internal suatu organisasi yang menggunakan fasilitas internet. Jadi intranet memaksimalkan penggunaan local area network perusahaan (LAN) dengan menambahkan kemampuan internet kedalamnya. Bila anda memahami bagaimana menggunakan internet anda juga dapat memahami bagaimana intranet bekerja. Intranet sebagai mana internet dan windows hanya merupakan platform. Ha-

Intranet adalah jaringan internal suatu organisasi yang menggunakan fasilitas internet

314 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

nya saja intranet cakupannya sempit hanya didalam perusahaan. Untuk digunakan dalam aplikasi bisnis pada intranet harus dibangun aplikasi tertentu seperti sistem informasi manajemen atau sistem informasi akuntansi atau dengan istilah lain bila sistem informasi ini berbasis internet lebih dikenal sebagai e-commerce atau e-Business. Dengan fasilitas intranet anda juga dapat saling berkirim surat elektronik (e-mail), mengakses file-file multimedia, transfer file dengan menggunakan FTP dan membangun sarana dikusi. Gambar 15.6 Jaringan Intranet (kiri) dan ekstranet (kanan) Intranet

Intranet

Ekstranet

Fire Wall

intranet Intranet

Ekstranet Ekstranet adalah integ- Ekstranet merupakan integrasi dari beberapa jaringan intranet. rasi dari beberapa jaEkstranet sering digunakan sebagai platform untuk membangun ringan intranet sistem antar organisasi (IOS). Yang membedakannya dengan in-

ternet adalah ekstranet hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang terdaftar dalam ekstranet yang terdiri dari mereka yang terdaftar dan memiliki hak akses pada intranet masing-masing organisasi yang terkait kedalam ekstranet. Karena adanya integrasi dari berbagai intranet maka akan terjadi komunikasi diantara intranet-intranet terpilih sehingga intranet suatu organisasi bisa dimasuki oleh tamu dari luar yang berasal dari organisasi lain. Sebagai konsekuensi dapatnya tamu luar masuk kedalam intranet organisasi perusahaan, bagi perusahaan dapat digunakan untuk menginformasikan atau mempromosikan segala sesuatu tentang perusahaannya yang memang bisa dan perlu diketahui oleh pihak luar. Tamu dari luar tersebut mungkin tidak memiliki intranet tapi merupakan individu-individu yang ingin mendapatkan informasi tentang suatu organisasi. Untuk menjaga agar tidak ada pihak yang yang tidak berwenang masuk kedalam jaringan ekstranet atau bagian tertentu dari intranet yang terlarang maka jaringan ini dilindungi oleh fire wall yang merupakan software atau hardware yang dapat menyaring hanya pihak-pihak yang berwenang saja yang dapat masuk kedalam ekstranet.

BAB 15 Internet dan aplikasinya 315

15.4 Sistem antar Organisasi (IOS) Kita telah mengenal bagaimana perusahaan dapat dihubungkan secara elektronik sehingga mereka dapat beroperasi secara bersama-sama sebagai unit yang terkoordinasi dalam rangka memperoleh suatu keuntungan yang tidak dapat dilakukan dengan cara sendiri. Sistem antar organisasi merupakan hal penting dalam e-commerce/e-Business. Perpindahan sejumlah besar data dengan cepat dan aman merupakan aplikasi teknologi informasi yang penting untuk dapat bersaing. Sistem antar organisasi merupakan tulang punggung (high way) bagi e-commerce dan electronic data interchange.

Keuntungan sistem antar organisasi Perusahaan yang menerapkan IOS akan memperoleh beberapa manfaat dalam bentuk efisiensi dan kekuatan, untuk masalah efisiensi seperti: 1. Efisiensi internal mendorong perbaikan dalam operasi perusahaan karena perusahaan dapat untuk mengumpulkan data, menganalisisnya dan membuat keputusan lebih cepat. 2. Efisiensi antar organisasi merupakan perbaikan yang diperoleh dalam bentuk kerjasama dengan perusahaan lain. Perbaikan ini akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk menawarkan lebih banyak produk dan jasa kepada perusahaan lain, memberikan pelayanan lebih baik kepada konsumen dan memperoleh data lingkungan lebih mudah. Untuk masalah kekuatan seperti: 1. Bentuk produk yang unik, Keterkaitan secara elektronik dari IOS memungkinkan perusahaan untuk menawarkan pelayanan lebih baik bagi konsumennya dalam bentuk kemudahan dalam memesan,pengiriman yang cepat,dan respon yang cepat terhadap permintaan informasi. Pelayan yang lebih baik ini menjadikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan mudah diperoleh dibandingkan dengan produk yang sama yang ditawarkan oleh perusahaan pesaing. 2. Mengurangi biaya pencarian, Dengan memiliki IOS perusahaan dapat mengurangi biaya pencarian barang yang harus dkeluarkan oleh pelanggan untuk memperoleh produk dengan biaya yang terendah.Penurunan biaya yang sama terjadi bagi perusahaan yang merupakan pelanggan bagi pemasoknya. 3. Meningkatkan biaya pengalihan, Dengan memiliki IOS akan lebih mahal bagi pelanggan untuk berpindah dari perusahaan yang memiliki IOS ke perusahaan lain. Karena IOS menyediakan fasilitas hardware, software dan saluran komunikasi data.

316 BAGIAN III Aplikasi berbasis komputer lain

Rangkuman Internet merupakan jaringan komputer raksasa yang mengintegrasikan jaringan komputer diseluruh dunia. Berbagai aplikasi ditawarkan oleh internet yang pada intinya membantu para pemakai komputer untuk saling bertukar informasi/komunikasi. Internet memasuki era baru dengan digunakannya WWW untuk aplikasi bisnis, banyak sekali aplikasi bisnis yang didukung oleh internet seperti e-Commerce atau e-Business. e-Commerce/e-Business adalah penggunaan jaringan komunikasi dan komputer untuk melakukan proses bisnis Internet merupakan platform teknologi informasi. karena internet menawarkan kemudahan komunikasi yang memungkinkan perusahaan berhubungan dengan konsumen (B to C) dan perusahaan lainnya (B to B) lebih mudah, maka e-commerce atau eBusiness lebih dipandang sebagai jaringan sistem informasi suatu organisasi yang melakukan transaksi dengan menggunakan platform internet,intranet atau ekstranet. Sistem antar organisasi merupakan hal penting dalam e-commerce. Perpindahan sejumlah besar data dengan cepat dan aman merupakan aplikasi teknologi informasi yang penting untuk dapat bersaing. Sistem antar organisasi merupakan tulang punggung (high way) bagi e-commerce dan electronic data interchange.

Soal 1. Apa yang dimaksud dengan internet ? 2. Sebutkan aplikasi-aplikasi dalam internet ? 3. Apa yang dimaksud dengan intranet ? 4. Apa yang dimaksud dengan extranet ? 5. Apa yang dimaksud dengan IOS ?

Tugas 1. Apakah manfaat internet bagi anda ? 2. Apakah intranet bisa efektif, apa kelemahannya ? 3. Masalah apa yang dihadapai dalam penggunaan internet di Indonesia 4. Masalah apa yang dihadapai dalam penggunaan internet, intranet, extranet, e-Business /e-Commerce di Indonesia

BAB 16 Interprise Resource Planning 317

Pokok Bahasan Gambaran Umum Enterprise Interprise resurce planning (ERP) ERP dan teknologi terkait Software untuk ERP

Pendahuluan Teknologi informasi saat ini telah mengubah cara hidup dan bekerja kita.Teknologi informasi bukan saja telah mengubah semua aspek kehidupan tapi juga telah mengubah gaya hidup umat manusia. Umat manusia dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat saat ini harus dapat mengelola masa depan. Mengelola masa depan berarti mengelola informasi.Untuk mengelola informasi agar dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada pengambil keputusan secara otomatis maka suatu organisasi harus menggunakan teknologi informasi dengan cara yang paling baik. Teknologi informasi memiliki banyak peran di berbagai organisasi. Semua organisasi memiliki tujuan dan sasaran yang harus di capai.Bagi setiap organisasi agar sukses semua unit bisnisnya atau departemennya harus dapat bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi.Akan tetapi, setiap departemen atau fungsi bisnis memiliki tujuan dan prosedurnya sendiri sehingga tujuan masing-masing departemen tersebut satu sama lain sering kali melahirkan suatu konflik yang berisiko tidak harmonisnya organisasi dan sulitnya membangun sistem informasi manajemen. Kemampuan mengintegrasikan unit-unit organisasi dan memecahkan konflik yang terjadi antar unit organisasi merupakan salah satu kunci sukses suatu organisasi. Teknologi informasi memiliki banyak andil dalam mengintegrasikan organisasi ini melalui penerapan enterprise resaurce planning. Akan tetapi perlu diingat bahwa integrasi pertama dan utama yang harus terjadi adalah inegrasi pada unsur manusianya, ERP hanya tool yang dapat membantu meningkatkan kualitas integrasi tersebut.

318 BAGIAN IV Aplikasi berbasis komputer lain

16.1 Gambaran Umum Enterprise Apa yang dimaksud dengan enterprise? Isitilah ini sering digunakan dalam dunia bisnis untuk menggambarkan suatu perusahaan atau apapun dari kafe sampai dengan organisasi besar. Enterprise adalah sekelompok orang yang memiliki tujuan secara umum sama.Mereka memiliki sumberdaya untuk mencapai tujuan. Enterprise berperan sebagai satu entitas.Pandangan tentang organisasi atau perusahaan ini sangat berbeda dengan pandangan tradisional yang berpendapat bahwa organisasi dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan fungsi yang mereka lakukan, sehingga suatu organisasi memiliki bagian marketing, produksi,keuangan,dan SDM yang satu sama lain terisolasi seperti terlihat pada gambar dibawah ini. Gambar 16.1 Organisasi dengan sedikit kumunikasi antar bagian

Penjualan dan pemasaran

Keuangan

Produksi

Sumber daya manusia (SDM)

Gambar diatas menunjukan bahwa setiap bagian memiliki tujuan sendiri,mereka bekerja sendiri-sendiri dan sedikit komunikasi diantara mereka. Bagian-bagian ini terisolasi dari bagian lainnya. Setiap bagian memiliki sistem sendiri-sendiri. Sehingga informasi dihasilkan oleh berbagai bagian. Satu bagian tidak tau apa yang dilakukan oleh bagian lain sehingga sering terjadi konflik antar bagian. Sebagai contoh bagian pemasaran dan penjualan menginginkan variasi produk yang banyak sehingga memberi kepuasan kepada konsumen untuk memilih, sedangkan bagian produksi menginginkan dikuranginya variasi produk untuk mengurangi biaya

BAB 16 Interprise Resource Planning 319

produksi. Ketidak tahuan tujuan masing-masing bagian menyebabkan terjadinya konflik antar bagian. Akan tetapi, dalam konsep enterprise, organisasi secara keseluruhan dianggap sebagai satu sistem dan semua bagian dianggap sebagai sub sistem. Semua informasi yang berkaitan dengan organisasi disimpan secara terpusat (sentralisasi) dan tersedia bagi semua bagian. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini Gambar 16.2 Dalam enterprise semua bagian tahu apa yang dikerjakan bagian lain

Marketing dan penjualan

Produksi

Pusat Database

Keuangan

Sumber daya manusia (SDM)

16.2 Enterprise Resource Planning (ERP) Kemunculan konsep Enterprise resource planning relatif masih baru. Beberapa penulis memberi berbagai macam alasan yang mendasari kemunculan konsep ini. Alasan tersebut secara umum menyatakan perlunya suatu sistem yang terintegrasi yang mengkoordinasikan semua fungsi bisnis perusahaan. Penyedia software menanggapi masalah ini dengan menyediakan software paket (application software) untuk kebutuhan pengintegrasian dan mereka memberi nama software Enterprise Resource Planning (ERP).

320 BAGIAN IV Aplikasi berbasis komputer lain

Turban(1999) menyatakan bahwa sistem ERP merupakan sebuah software yang memberikan solusi untuk mengintegrasikan dan mengendalikan seluruh proses bisnis yang ada dalam suatu organisasi.Software ini menjanjikan keuntungan mulai dari meningkatkan efisiensi sampai dengan kualitas, produktivitas, dan profitabilitas. Sejalan dengan Turban, Wilkinson(2000) menyatakan bahwa sistem ERP merupakan sebuah software aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan pada berbagai fungsi perusahaan seperti akuntansi dan keuangan, manajemen sumberdaya manusia,serta produksi dan logistik. Hal yang sama juga dikemukakan oleh Gelinas dan sutton (2002) mereka mendefinisikan sistem ERP sebagai paket software terintegrasi yang dirancang untuk mendukung integrasi yang lengkap dalam sistem pengolahan data yang terkait pada organisasi tersebut. Sistem ini dibangun berdasarkan kepada aktivitas-aktivitas keuangan dan non keuangan yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Sementara itu Leon (2003) menyatakan ERP sebagai teknik dan konsep yang diterapkan untuk mengintegrasikan pengelolaan aktivitas perusahaan secara menyeluruh agar penggunaan sumber daya perusahaan lebih efektif dan efisien. Jadi paket ERP adalah software yang terintegrasi yang mencakup semua fungsi organisasi bisnis yang mendukung konsep ERP. Mc.Leod(2004) mewakili pernyataan para penyedia software yang menyatakan bahwa sistem ERP sebagai sistem berbasis komputer yang memungkinkan pengelolaan sumber daya perusahaan berdasarkan kepada organisasi yang besar. Menurut O,Brein (2004) banyak perusahaan di Amerika saat ini telah mengalihkan sistemnya dari sistem mainframe tradisional berbasis fungsi bisnis ke aplikasi jaringan client/server lintas fungsi bisnis dengan mengunakan software ERP atau disebut juga sebagai supply chain manajement (SCM) dari SAP R/3, Baan, PeopleSoft, dan Oracle. Software ERP memfokuskan kepada rangkaian proses yang terjadi dalam aktivitas bisnis seperti yang ditunjukan oleh perusahaan perusahaan dibawah ini

Perusahaan Information resource Inc.

Tabel 16.1 Software ERP untuk lintas fungsi organisasi Komponen ERP Tujuan Penjualan dan pemasaran

Industry matamatic international Manajemen pemesanan

Oracle Corporation

Proses produksi

Oracle Corporation

Keuangan

Analisis promosi,analisis permintaan dan manajemen produk. Persediaan barang jadi,pengepakan/ Pengiriman,pembuatan faktur,order penjualan, Penentuan harga (pricing) dan promosi. Manajemen produksi,pembiayaan, perencanaan sumber daya produksi, persediaan bahan baku,pengendalian kualitas,pembelian dan persediaan barang jadi Aktiva tetap,akuntansi projek,pembelian, Piutang, hutang dan buku besar.

BAB 16 Interprise Resource Planning 321

Pada mulanya paket ERP dimaksudkan untuk perusahaan industri. Paket tersebut utamanya berisi aktivitas bisnis utama seperti manajemen penjualan,produksi,akuntansi dan keuangan. Akan tetapi, akhir-akhir ini paket ini bukan hanya digunakan pada perusahaan industri tapi juga diberbagai jenis perusahaan lainnya. Software ERP dirancang untuk memodelkan dan mengotomatiskan proses dasar suatu organisasi dengan tujuan untuk mengintegrasikan informasi di seluruh organisasi perusahaan dan menghapus hubungan antara sistem komputer yang mahal dan tidak efektif. Gambar 16.1 Mengintegrasikan informasi melalui sistem ERP

Rencana Strategis dan Operasional

Keuangan

Produksi Sumber daya manusia Manajemen bahan baku

Sistem ERP

Manajemen pemeliharaan

Manajemen kualitas

Sumber : Leon 1999

Penjualan dan distribusi

Software ERP harus merupakan cermin yang menggambarkan proses bisnis suatu organisasi seperti pengisisn order konsumen dan produksi. Keuntungan menggunakan sistem (software) ERP baik langsung maupun tidak langsung diantaranya adalah meningkatkan efisiensi, meningkatkan integritas informasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik serta meningkatkan kecepatan respon terhadap permintaan konsumen.Manfaat tidak langsung termasuk memberikan image yang baik terhadap perusahaan, meningkatkan kepuasan konsumen. berikut ini adalah manfaat langsung dari sistem ERP diantaranya adalah :    

Manajemen logistik

Mengintegrasikan bisnis perusahaan Fleksibilitas Kemampuan analisis dan perencanaan yang lebih baik Menggunakan teknologi terkini

322 BAGIAN IV Aplikasi berbasis komputer lain

Integrasi bisnis perusahaan Keuntungan pertama dan yang paling utama terletak pada kemampuan mengintegrasikan bisnis perusahaan. Yang menjadi alasan mengapa paket ERP dianggap terintegrasi karena adanya fasilitas update (revisi) data antar komponen-komponen bisnis perusahaan yang terkait melalui pertukaran data secara otomatis antar aplikasi dibandingkan dengan sistem informasi perusahaan tradisional yang terlalu berorientasi ke fungsi bisnis secara individu.

Fleksibilitas Keuntungan kedua dari paket ERP terletak pada fleksibilitasnya. Bahasa,mata uang,standar akuntansi dan lain-lain yang berbeda dapat ditampung dalam satu sistem.Demikian pula dengan sistem yang terletak dibeberapa lokasi baik lokal maupun global dapat disatukan secara otomatis.Fleksibilitas ini penting adanya, dan seseorang dapat mengatakannya sebagai keuntungan utama.

Kemampuan Perencanaan dan analisis lebih baik Keuntungan yang lain dari sistem ERP adalah meningkatkan fungsi perencanaan.Dengan kemampuannya untuk mengatur integrasi bisnis dan datanya sistem ERP sepenuhnya dapat digunakan untuk berbagai jenis sistem pendukung keputusan dengan mensimulasikan berbagai fungsinya. Karena itu dengan kemampuan sistem ERP tersebut dapat dilakukan pemasukan dan analisis data secara fleksibel dan seketika (real time) dari berbagai sudut atau dimensi. Kemampuan ini dapat memberikan informasi kepada pengambil keputusan informasi yang mereka perlukan sehingga mereka dapat membuat keputusan dengan lebih baik.

Penggunaan teknologi terkini Keuntungan ke empat adalah penggunaan teknologi informasi terkini.Penyedia software ERP sangat cepat dalam beradaptasi dengan perkembangan dan pemanfaatan teknologi terkini seperti sistem terbuka (open system).Teknologi Client/Server, internet/intranet. Electronic commerce dan lainnya.Sistem ERP sangat cepat beradaptasi terhadap perkembangan terakhir teknologi informasi yang memungkinkannya sangat fleksibel dalam beradaptasi terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan bisnis dimasa depan. Fleksibilitas ini membuat sistem ERP selalu sesuai dengan perkembangan teknologi selama pembuatan, pemeliharaan dan perluasan sistem. Seperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa ERP meliputi beberapa fungsi yang akan diperlukan untuk sistem dimasa yang akan datang. Akan tetapi, melakukan perubahan terhadap struktur dan proses bisnis perusahaan agar dapat menggunakan sepenuhnya kemampuan sistem ERP merupakan pekerjaan besar bagi perusahaan.

BAB 16 Interprise Resource Planning 323

Mengapa banyak penerapan ERP gagal Paket software ERP bila dipilih dengan benar, digunakan secara efisien, dan diterapkan dengan cara bijaksana dapat meningkatkan produktivitas dan keuntungan bagi perusahaan secara dramatis. Akan tetapi banyak perusahaan gagal dalam melakukan ini karena salah memilih produk,tidak kompeten, penerapan yang sembarangan serta penggunaan yang tidak efisien dan efektif. Agar dapat bekerja dengan sukses, penggunaan sistem ERP perlu banyak faktor harus diikuti.Harus ada orang yang mengerti bisnis,penyedia software ERP harus baik dan paket software ERP nya harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Konsultan ERP harus kompeten, penerapannya harus terencana dengan baik dan dijalankan dengan sempurna.pelatihan terhadap pengguna harus dilakukan sehingga karyawan mengerti tentang sistem yang digunakan dan pengaruh usaha mereka terhadap sukses tidaknya program secara keseluruhan. Pengenalan sistem (software) ERP secara dramatis akan mengubah uraian tugas dan peran kebanyakan karyawan. Karyawan yang sebelumnya bekerja memasukan data dalam semalam bisa menjadi pengambil keputusan. Sebagai contoh bila dimasa lalu petugas penginput pesanan atau order bertugas memasukan data order yang diterimanya, dengan diterapkannya sistem ERP yang baik petugas tersebut akan bertugas sebagai inisiator (triger). Begitu order masuk ke dalam sistem, informasi tentang order tersebut akan langsung masuk ke modul aplikasi penjualan, distribusi dan keuangan. Modul distribusi akan mencek apakah barang yang dipesan tersedia di gudang,bila tersedia barang yang dipesan akan dikirim dan informasi akan dikirim ke modul keuangan.Bila barang tidak ada di gudang maka modul produksi yang akan mendapatkan informasi sehingga produksi dimulai. Kemudian pelanggan akan diberi tahu status dari ordernya. Bila barang yang dipesan dikirim, modul aplikasi keuangan menyiapkan dan mengirim faktur ke konsumen. Semua proses ini terjadi secara otomatis segera setelah pesanan dimasukan oleh operator bagian pesanan. Banyak karyawan kurang memahami perubahan dari data pesanan menjadi informasi yang disampaikan ke berbagai modul bila karyawan tersebut kurang mendapat pelatihan terlebih dahulu dan kemudian sistem akan gagal diterapkan. Faktor lainnya adalah pengangguran.Ketika prosedur menjadi otomatis prosedur tersebut menjadi kelebihan karyawan.Sehinga secara alamiah karyawan akan menolak otomatisasi ini.Akan tetapi sesungguhnya karyawan tersebut dapat dilatih menjalankan sistem baru dan dapat bekerja dengan tentangan baru dengan lingkungan yang lebih merangsang. Untuk hal ini karyawan harus terlebih dahulu diberi tahu apa yang bakal terjadi dan harus diberi waktu untuk melakukan perubahan.Tanpa dukungan dari karyawan sistem sebaik apapun akan gagal.

324 BAGIAN IV Aplikasi berbasis komputer lain

16.3 ERP dan Teknologi Terkait ERP seperti kita ketahui merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning dan juga berarti teknik dan konsep bagaimana mengintegrasikan manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan penggunaan yang efektif sumber daya untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Sistem ERP melakukan tugas penting dengan mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis yang terpisah seperti pengelolaan bahan baku, perencanaan produk,penjualan,distribusi,akuntansi dan keuangan serta lainnya kedalam satu aplikasi.Tetapi ERP juga memiliki tiga kelemahan penting, yaitu:  Manajer tidak dapat menghasilkan laporan yang dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan atau permintaan informasi tanpa bantuan programer dan ini sangat mengganggu untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dengan cepat untuk memelihara keuntungan dalam berkompetisi.  Sistem ERP memberikan hanya status saat ini,seperti membuka order.Manajer seringkali memerlukan informasi status masa lalu dan sekarang untuk melihat kecenderungan atau trend sehingga membantu lebih baiknya keputusan yang diambil.  Data dalam aplikasi ERP tidak dapat terintegrasi dengan perusahaan lain. Leon (1999) menyatakan ada beberapa teknologi yang dapat menanggulangi keterbatasan ini diantaranya:  Business process reengineering (BPR)-menurut Dr Michael Hammer dalam Leon(1999) adalah memikirkan kembali secara mendasar dan merancang kembali secara radikal proses bisnis untuk mencapai perbaikan yang luar biasa dalam kinerja seperti biaya,kualitas,pelayanan dan kecepatan.  Manajemen information systems (MIS)-Merupakan integrasi dari hardware,software,brainware,prosedur,database dan jaringan komunikasi yang memiliki tujuan untuk mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajer dalam proses pengambilan keputusan.  Decision support systems (DSS)-adalah sistem informasi yang interaktif dan menyatu dengan software dan hardware yang mudah dioperasikan untuk menghasilkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.  Executive information systems (EIS)-Sistem informasi yang dibangun untuk membantu manajemen puncak menangani masalah-masalah yang tidak terstruktur.

BAB 16 Interprise Resource Planning 325

 Data warehousing-Merupakan arsip data perusahaan yang masa penggunaannya telah lewat.Data dikeluarkan dari data yang digunakan untuk memelihara kecepatan.  Data Mining-adalah proses menentukan data-data yang masih dianggap penting dan valid untuk menghasilkan informasi yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan.  On-line analitical processing (OLAP)-merupakan teknologi yang dirancang untuk membaca dan menganalisis data atau dapat juga dikatakan sebagai pandangan multi dimensi dari data bisnis  Supply Chain Management- adalah jaringan fasilitas dan distribusi yang melakukan fungsi dari pengadaan bahan baku, merubah bahan baku tersebut menjadi barang setengah jadi dan barang jadi serta mendistribusikan barang jadi tersebut ke konsumen.

16.4 Software untuk ERP Ada berbagai merek software yang digunakan oleh perusahaan untuk menerapkan sistem ERP, salah satu software tersebut adalah SAP ERP. SAP ERP keluar dengan dua versi yaitu versi untuk mainframe (SAP R/2) dan versi Client/Server (SAP R/3). Versi yang paling banyak digunakan saat ini adalah SAP R/3 untuk sistem client/ server terbuka. Software ini dibuat oleh SAP AG. Modul-mudul yang ada dalam SPA R/3 adalah : o o o o o o o o o o o o

Financial accounting Treasury Controlling Enterprise Controlling Invesment management Production Planning Material management Plant maintenanceand service management Quality management Project systems Sales and distribution Human resource management

Paket SAP merupakan paket yang paling banyak digunakan untuk ERP ,omzet perusahaan sebesar $4700 M, disusul oleh Oracle $1900 M,PeopleSoft $1400 M,Baan $992 M dan merek lainnnya $5790 M.

326 BAGIAN IV Aplikasi berbasis komputer lain

Rangkuman Enterprise adalah sekelompok orang yang memiliki tujuan secara umum sama.Mereka memiliki sumberdaya untuk mencapai tujuan. Enterprise berperan sebagai satu entitas. Dalam konsep enterprise, organisasi secara keseluruhan dianggap sebagai satu sistem dan semua bagian dianggap sebagai sub sistem. Banyak pakar mendefinisikan ERP seperti diantarnya Turban (1999) menyatakan bahwa software ERP merupakan sebuah software yang memberikan solusi untuk mengintegrasikan dan mengendalikan seluruh proses bisnis yang ada dalam suatu organisasi. Software ini menjanjikan keuntungan mulai dari meningkatkan efisiensi sampai dengan kualitas, produktivitas, dan profitabilitas. Sejalan dengan Turban,Wilkinson(2000),Gelinas dan suton (2002) dan lain-lain menyatakan bahwa sistem ERP pada dasarnya merupakan sebuah software aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan pada berbagai fungsi perusahaan seperti akuntansi dan keuangan, manajemen sumberdaya manusia,serta produksi dan logistik yang diperlukan untuk mendukung manajemen dibagian tersebut.

Soal 1. Apakah yang dimaksud dengan enterprise? 2. Apa yang manjadi masalah dalam sistem informasi tradisional? 3. Sebutkan definisi ERP menurut Turban,Wilkinson dan Leon? 4. Sebutkan manfaat dari ERP? 5. Sebutkan teknologi terkait dengan ERP

Kasus 1.Coba jelaskan apakah dengan adanya software ERP dipastikan sistem informasi perusahaan akan baik?

2.Apakah ada hubungan antara Sistem ERP dengan sistem informasi manajemen? 3.Dalam hal apa, kalau ada, ERP dapat membantu memperlancar pengembangan sistem informasi manajemen?

4.Apakah sistem ERP adaptif terhadap perubahan lingkungan? 5.Beberapa pakar mengatakan bahwa ERP datang kesiangan, Integrasi software untuk mengintegrasikan unit-unit di suatu perusahaan telah lama diupayakan dalam sistem informasi manajemen, bagaimana tanggapan anda?.

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 327

Pokok Bahasan: Analis dan analisis sistem Tugas dan tanggung jawab analis sistem Perbedaan tugas dan tanggung jawab analis sistem dan programer Analis sistem sebagai pemecah masalah Kedudukan analis sistem dalam organisasi Persiapan karier sebagai analis sistem

Pendahuluan Seperti kita ketahui penggunaan komputer pada aktivitas bisnis ditunjang dengan tersedianya berbagai software telah menjanjikan berbagai transaksi bisnis dan penyediaan informasi dapat dilakukan lebih mudah, efektif dan efisien. Pada awalnya para pelaku bisnis hanya mengandalkan pemecahan masalah dengan bantuan teknologi komputer semata. Saat itu teknisi dan programer menjadi andalan bagi para pelaku bisnis untuk menciptakan suatu sistem informasi yang mampu memecahkan masalah-masalah mereka. Tetapi disisi lain, para pelaku bisnis ini seringkali kurang memahami kelebihan dan keterbatasan teknologi komputer, sehingga pada penggunaannya mereka sering mengalami kesulitan. Sementara itu teknisi dan programer sebagai pembuat program sering kurang memahami aplikasi bisnis, yang akhirnya menimbulkan kesenjangan komunikasi antara para pelaku bisnis sebagai pengguna komputer dan para teknisi/programer sebagai pembuat software aplikasi bisnis. Semua ini melahirkan resiko gagalnya penerapan sistem informasi. Kesenjangan komunikasi antara pelaku bisnis sebagai pengguna komputer dan pembuat program aplikasi dapat jembatani dengan adanya seorang analis sistem informasi/sistem informasi manajemen. Seorang analis sistem informasi dapat membantu meningkatkan kemampuan pemrosesan suatu sistem informasi berbasis komputer. Analis sistem informasi juga dapat membantu mengidentifikasi masalah-masalah yang dihadapi dalam penggunaan komputer untuk kegiatan bisnis. Saat ini para analis sistem informasi tidak hanya sebagai perantara yang menjembatani masalah yang dihadapi oleh para pengguna komputer dan teknisi/programernya. Dengan metode dan pemahaman tentang kondisi saat mengembangkan sistem informasi yang akan diuraikan pada bab selanjutnya, seorang analis akan bekerja dengan lebih produktif dan efektif lagi, sehingga resiko kegagalan pengembangan sistem informasi dapat dikurangi.

328 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

17.1 Analis dan Analisis Sistem Analis sistem bertugas untuk menganalisis sistem informasi yang telah ada, mengembangkannya dan menyusun sistem baru pada sub sistem yang bermasalah dengan bantuan komputer.

Pada saat kita sakit dokter akan memberikan obat sebagai alat untuk menyembuhkan. Ketika kendaraan kita mengalami masalah, bengkel akan mengirim teknisi untuk memperbaikinya. Jika perusahaan menginginkan aktivitas usahanya bekerja dengan lebih produktif dengan tingkat efisensi dan efektivitas yang lebih baik, maka komputer dijadikan andalan untuk memecahkannya. Jadi obat, teknisi dan komputer adalah alat yang dapat memecahkan masalah-masalah yang kita hadapi. Dalam suatu sistem yang lebih kompleks, seperti sistem informasi manajemen dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka masalah yang timbulpun akan lebih kompleks lagi, karena satu saja sub sistem mengalami masalah akan berdampak pada aktivitas sub sistem yang lainnya. Pada perusahaan-perusahaan yang mengandalkan otomatisi pekerjaan pada komputer, diperlukan seorang tenaga ahli yang harus mampu memahami akar permasalahan yang dihadapi perusahaan dan sekaligus memberikan jalan keluar atas permasalahan tersebut. Analis sistem adalah orang yang bertanggung jawab untuk mempelajari informasi yang berhubungan dengan masalah-masalah yang timbul dan mampu memberikan jalan keluar sesuai dengan masalah yang dihadapi. Tugas utama dari seorang analis sistem ini adalah menganalisis sistem yang telah ada, mengembangkannya dan menyusun sistem baru terutama pada sub sistem yang bermasalah dengan bantuan teknologi komputer. Kunci utama yang perlu diperhatikan adalah mengkombinasikan antara hasil analisisnya dengan teknologi komputer sehingga dapat menjelaskan bagaimana sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dengan metodologi yang tersedia dan teknologi komputer yang dimiliki dapat memberikan hasil yang terbaik dalam meningkatkan aktivitas perusahaan. Rancangan pengumpulan data, pemasukan, pemrosesan dan penyimpanan data dikomputer yang dilakukan analis sistem haruslah disajikan secara efektif sehingga dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tepat waktu bagi pengguna komputer. Tugas seorang analis sistem bukan saja menganalisis dan mendesain sistem, tetapi lebih dari itu ia haruslah mampu menyajikan satu sistem informasi manajemen yang terpadu. Analis sistem juga menawarkan suatu perubahan dengan mengembangkan teknologi terbaru yang dapat dimanfaatkan oleh suatu perusahaan. Dengan uraian tugas dan tanggung jawab seperti di atas, maka seorang analis sistem haruslah orang yang memiliki pengetahuan yang terpadu antara aktivitas bisnis, sistem informasi dan teknologi. Analis sistem bukanlah seorang programer yang ditugaskan/merasa mampu membuat program mutakhir dengan komputer untuk menyelesaikan masalah. Seorang programer komputer belum tentu dapat melakukan analisis masalah yang dihadapi oleh perusahaan, seperti yang harus dilakukan dalam penyusu-

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 329

nan sistem informasi manajemen, suatu sistem informasi yang memberikan informasi tentang aktivitas keuangan perusahaan. Dalam menyusun sistem informasi manajemen suatu perusahaan diperlukan orang yang mampu memahami apa itu sistem informasi manajemen, masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem informasi manajemen perusahaan tersebut dan mampu memberikan solusi serta menggabungkan solusi tersebut dengan bantuan teknologi komputer. Ada banyak istilah bagi analis sistem ini, seperti desainer sistem, pengembang sistem, konsultan sistem, konsultan manajemen, analis operasi, analis informasi, analis bisnis, dan knowledge enginer untuk sistem pakar tetapi yang paling sering digunakan di Indonesia adalah analis sistem. Sebagai gambaran lebih lengkap selanjutnya akan diuraikan tugas-tugas dari seorang analis sistem.

17.2 Tugas dan Tanggungjawab Analis Sistem Untuk menjaga agar setiap bagian dalam perusahaan tidak tumpang tindih dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, maka manajemen perusahaan perlu menguraikan tugas dan tanggungjawab dari masing-masing bagian. Uraian tugas yang jelas dan terinci juga dapat membedakan fungsi dari masing-masing bagian. Di perusahaan-perusahaan besar keberadaan analis sistem pada umumnya berada pada divisi pengembangan dibawah tanggungjawab manajer pusat pengembangan. Tugas dari analis sistem ini berbeda-beda pada setiap jenis dan besarnya perusahaan, tetapi secara umum tugas dan tanggung jawab analis sistem adalah seperti yang diuraikan pada gambar 17.1. Selain tugas dan tanggung jawab seperti yang diuraikan pada gambar 17.1, seorang analis sistem juga harus memiliki kemampuan berkomunikasi dengan pihak-pihak lain seperti pemakai komputer, manajemen, teknisi, bagian administrasi, programmer, penyedia hardware dan software dan database administrator. Untuk mendukung pekerjaannya, seorang analis sistem juga harus memiliki kualifikasi khusus dalam bidang pendidikan. Ia harus seorang sarjana atau master dalam bidang komputer, bisnis, statistik ataupun teknik industri. Pengalaman dalam penyusunan program sangat diperlukan, yang ditunjang dengan pelatihan dan pengalaman dalam aktivitas dan sistem bisnis. Pelatihan terhadap seorang analis sistem tentunya akan mendukung pekerjaannya, terutama pelatihan yang memberikan pengetahuan tentang metode-metode yang digunakan dan struktur-struktur sistem yang ada. Kemampuan berkomunikasi baik secara lisan dan tertulis merupakan nilai tambah yang tidak dapat diabaikan bagi seorang analis.

Analis sistem harus memiliki kemampuan berkomunikasi dengan pihak-pihak lain seperti pemakai komputer, manajemen, teknisi, bagian administrasi, programmer, penyedia hardware dan software dan database administrator

330 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Seorang analis sistem walaupun ia seorang sarjana, perlu memiliki pengalaman dalam mengikuti pelatihan mengenai standar pengembangan sistem seperti standar sistem database, komunikasi data, pengembangan sistem, metode-metode pengembangan sistem, dan memahami tentang bagaimana menyusun studi kelayakan sistem dilihat dari segi biaya dan manfaat yang akan diperoleh dari sistem yang disusun. Gambar 17.1 Uraian tugas dan tanggungjawab analis sistem

URAIAN TUGAS ANALIS SISTEM Bertanggung jawab kepada : Manajer Pusat Pengembangan Tugas utama:

1.Mengumpulkan dan menganalisis data untuk mengembangkan sistem informasi. Analis sistem bertanggungjawab dalam mempelajari masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan organisasi/ perusahaan untuk menentukan bagaimana teknologi komputer, prosedur-prosedur dan sumber daya manusia dapat bersama-sama memecahkan masalah dan mengembangkan sistem yang ada secara terpadu. 2. Mendesain sistem dan metode untuk dikomputerisasikan berdasarkan sistem informasi yang ada dan memberikan petunjuk penggunaannya. 3. Mempertanggungjawabkan temuan-temuan, rekomendasi-rekomendasi dan spesifikasi-spesifikasi secara formal baik lisan maupun dalam laporan resmi.

Tanggungjawab: 1. Melakukan evaluasi proyek 2. Menganalisis sistem yang ada untuk mengetahui masalah yang ada dan kemungkinan pemecahannya. 3. Mendefinisikan pengembangan atau perubahan sistem bila diperlukan. 4. Mengevaluasi alternatif pemecahan masalah 5. Memilih perangkat keras dan perangkat lunaknya (dengan persetujuan atasan). 6. Mendesain, alur dan prosedur sistem baru. 7. Melakukan supervisi untuk penerapan sistem baru. Tugas-tugas:

1.Memperkirakan kebutuhan personil, anggaran biaya dan jadwal pembuatan sistem. 2. Mengembangkan dan menerapkan rencana pengembangan sitem sesuai dengan standar yang baik 3. Melakukan pengumpulan data melalui wawancara dan cara lainnya.

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 331

Lanjutan gambar 17.1

URAIAN TUGAS ANALIS SISTEM (Lanjutan) 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17.

Menganalisa dan mendokumentasikan sistem yang telah berjalan. Merumuskan perlengkapan teknologi terbaru untuk menangani masalah-masalah perusaha an. Mempelajari pengetahuan teknologi manajemen yang akan menggunakan sistem. Melakukan evaluasi terhadap berbagai teknologi yang mungkin digunakan berdasarkan pertimbangan teknis, operasi dan ekonomi. Melakukan review terhadap sistem baru yang akan diajukan untuk persetujuan. Membuat desain dan melakukan uji coba protipe sistem baru Mendesain struktur data dan file Mendesain input, output dan bahasa yang akan dipergunakan dalam sistem komputerisasi. Mendesain teknik dan bentuk pengumpulan data. Mendesain kontrol dan pengamanan sistem. Mempersiapkan spesifikasi penerapan program. Menerapkan, melakukan uji coba dan mengintegrasikan program. Melakukan supervisi penerapan program Mengembangan dan mengarahkan uji coba sistem dan rencana-rencana selanjutnya.

Melihat tanggungjawab, tugas-tugas, persyaratan pendidikan dan pengalaman serta wawasan yang harus dimiliki oleh seorang analis sistem, maka jelaslah bagi kita bahwa seorang analis sistem diharapkan dapat menjadi orang yang mampu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan terutama dalam mengatasi kurangnya manajemen yang memahami teknologi komputer dan penerapannya dalam aktivitas bisnis. Tugas memecahkan masalah ini menjadi kunci utama dari suksesnya karir seorang analis sistem. Jenjang karir seorang analis sistem adalah sebagai analis sistem pemula, analis sistem, analis sistem senior, kepala bagian analis. Bagaimana peranan analis sistem sebagai pemecah masalah, selanjutnya akan diuraikan secara lebih rinci berikut ini.

17.3 Perbedaan Tugas dan Tanggungjawab Analis Sistem dan Programer Seorang analis sistem informasi mempunyai tugas dan tanggungjawab yang berbeda dengan seorang programer. Seorang analis sistem dari uraian tugas di atas diketahui bertanggungjawab atas

Tugas utama analis sistem : -

Menganalisis Merancang Menerapkan dan Memelihara sistem informasi yang disusunnya.

332 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

pelaksanaan analisis sistem, merancang sistem, menerapkan sistem dan mendukung sistem berbasis komputer untuk aplikasi bisnis. Berikut ini salah satu uraian tugas seorang analis sistem secara garis besar bila menggunakan metode SDLC. Analisis Sistem Analisis sistem adalah studi tentang sistem bisnis yang sedang berjalan dan permasalahannya, menentukan kebutuhan aktivitas bisnis dan permintaan-permintaan pemakai sistem dan melakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif solusi. Perancangan Sistem Perancangan sistem, adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis. Spesifikasi perancangan umumnya dikerjakan oleh programer agar sistem yang dirancang dapat diterapkan.

Penerapan Sistem Penerapan sistem, adalah menerapkan sistem dalam operasi organisasi. Program komputer diterapkan dan diuji coba, manajer dan pemakai sistem dilatih untuk menggunakan sistem baru dan operasi organisasi dikonversikan pada sistem baru.

Dukungan Sistem atau pemeliharaan sistem Dukungan sistem, adalah tindak lanjut yang diberikan terhadap sistem informasi manajemen yang telah diterapkan dalam operasi perusahaan. Kegiatan ini mencakup pemeliharaan program dan meningkatkan kemampuan sistem. Karakteristik programer berbeda dengan analis sistem. Secara umum karakteristik programer adalah sebagai berikut: Programer hanya bertanggungjawab terhadap program komputer yang meliputi komputer, pengoperasian program dan kelengkapannya serta bahasa pemrograman yang digunakan. Pekerjaan programer merupakan suatu hal yang pasti, penilaiannya berkisar pada benar atau tidaknya instruksi-instruksi dan logika program. Pekerjaan programer tidak banyak membutuhkan hubungan dengan pihak lain, umumnya hanya terbatas dengan sesama programer dan analis sistem yang menyiapkan spesifikasi program. Perbedaan tanggungjawab antara programer dan analis sistem dapat diidentifikasikan sebagai berikut: Sistem analis tidak hanya berhadapan dengan program komputer, ia juga bertanggungjawab dalam pemilihan perangkat komputer, orang-orang yang akan menggunakan sistem informasi manajemen yang disusunnya, prosedur-prosedur sistem dan file/database sistem yang digunakan.

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 333

Kerja yang dihasilkan oleh analis sistem bukan merupakan suatu hal yang pasti. Ada banyak kemungkinan jawaban betul atau salah. Solusi sistem merupakan suatu hal yang dapat dirundingkan. Hubungan yang harus dijalin oleh sistem analis lebih luas dan lebih komplek. Analis sistem harus mampu menjalin hubungan dengan klien bisnisnya, pihak manajemen, programer, manajemen sistem informasi, auditor dan penjual sistem informasi manajemen (kalau beli) yang masing-masing memiliki kepentingan yang berbeda-beda. Prinsip-prinsip agar pengembangan sistem informasi sukses 1. Libatkan pengguna,karena sistem informasi akan dipakai oleh pengguna dan hanya pengguna yang tahu apa yang diinginkannya.Jangan pernah berfikir ini sistem buatan saya. Keberhasilan membangun sistem merupakan kebehasilan bersama. 2. Gunakan pendekatan pemecahan masalah;Pelajari dan pahami masalah,konteknya dan dampaknya;Tentukan kebutuhan; Tentukan alternatif solusi dan pilih solusi terbaik;rancang dan terapkan solusi pilihan;pantau dan evaluasi dampak solusi yang dipilih dan perbaiki bila ada yang kurang. 3. Buat tahap-tahapan dan aktivitas yang harus dilakukan disetiap tahapan (metode/proses),tahapan ini akan berbeda tergantung pakar dan metode yang digunakan. 4. Dokumentasikan semua tahap pengembangan, dokumentasi meningkatkan komunikasi dan penerimaan.Dokumentasi menunjukan kekuatan dan kelemahan sistem terhadap beberapa pihak terkait serta mendorong pengguna terlibat dan dapat meyakinkan manajemen tentang sistem informasi. 5. Buat standar,sistem informasi harus terintegrasi kedalam satu sistem,dan integrasi hanya akan terwujud kalau ada standar. 6. Kelola projek dan proses,membangun sistem informasi harus menggunakan metode atau proses dan pengembang harus mampu mengelola projek dan prosesnya agar konsisten. 7. Anggap sistem informasi sebagai modal investasi-sistem informasi merupakan modal investasi sama halnya dengan bangunan, kendaraan pengangkut.Pemilik sistem harus komit terhadap investasi ini. 8. Jangan takut untuk membatalkan,jangan takut membatalkan projek atau merevisi skope pekerjaan,janganlupa gunakan ceklist untuk mengontrol pekerjaan dan kelola resiko. 9. Rancang sistem agar mudah berubah dan berkembang, sistem sangat sensitif terhadap perubahan lingkungan, lingkungan berubah maka sistem informasipun harus menyesuaikan diri.Karena itu,sistem informasi yang dibangun harus mampu di tumbuk kembangkan dan adaptif terhadap perubahan lingkungan.

334 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Gambar berikut menunjukan hubungan yang harus dijalin oleh seorang analis sistem. Gambar 17.2 Hubungan antara analis sistem dan pihak lain Komite Pengawas

Penjual sofware Software informasi

User 1 Programer Aplikasi

Analis Sistem

User 2

. . .

Programer sistem User N

Database administrator

17.4 Analis Sistem Sebagai Pemecah Masalah Kita telah mengetahui bahwa seorang analis sistem bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem infomasi melalui pengumpulan dan pelaksanaan analisis data, dengan tujuan untuk memperoleh solusi atas masalah-masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi/perusahaan. Bagaimana peranan seorang analis sistem dalam memecahkan masalah-masalah organisasi/perusahaan berikut ini uraiannya.

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 335

Organisasi berada dalam lingkungan yang dinamis, dan dinamika itu sering mendorong terjadinya perubahan pada organisasi. Perubahan-perubahan umumnya terjadi karena berubahnya peraturan pemerintah, berubahnya tingkat dan jenis persaingan, adanya teknologi baru baik dalam bidang informasi maupun bisnis dan berubahnya aktivitas bisnis. Penyesuaian terhadap adanya perubahan tersebut, menuntut adanya sistem baru, baik dari hasil pengembangan maupun penyusunan sistem informasi manajemen baru. Salah satu tahap dalam pengembangan sistem informasi manajemen baru bagi suatu organisasi adalah melakukan analisis sistem, yaitu suatu aktivitas mempelajari masalah dan menemukan pemecahan yang terbaik bagi masalah yang dihadapi. Dengan kata lain proses analisis ini dikatakan juga sebagai proses pemecahan masalah. Proses pemecahan masalah ini pada umumnya terbagi dalam Pengembangan sistiga tahap yaitu: tem informasi manajemen secara umum

Pertama - mengidentifikasikan masalah atau situasi yang didorong oleh adanya: perlu diperbaiki; 1. Masalah Kedua - menentukan hasil yang akan dicapai; dan

2. Kesempatan 3. Pengarahan

ketiga - mengidentifikasi dan memilih alternatif pemecahan masalah yang paling sesuai dengan masalah atau kondisi yang dihadapi. Aktivitas pemecahan masalah yang bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen selain dibutuhkan oleh pengguna sistem (end users) juga didorong dengan adanya masalah (problem), kesempatan (opportunity) dan pengarahan (directive). Masalah (problem) adalah kondisi atau situasi yang tidak diharapkan terjadi yang menyebabkan terganggunya tujuan, sasaran, target dan penerapan kebijakan organisasi. Misalnya terganggunya target penjualan karena adanya keterlambatan dalam proses produksi. Kesempatan (opportunity) adalah pengembangan sistem yang ada, walaupun sistem tersebut masih layak dipergunakan. Seperti gagasan manajemen untuk melakukan pengetatan jadwal produksi, walaupun pada saat tersebut target pencapaian produksi belum bermasalah. Penerapan kesempatan ini lebih bersifat berjaga-jaga, sebelum masalah muncul. Pengarahan (directive) adalah perubahan aktivitas atau prosedur berdasarkan permintaan pihak manajemen, peraturan pemerintah atau pengaruh-pengaruh eksternal lainnya. Misalnya, adanya ketentuan pengurangan jam kerja yang diusulkan oleh pemerintah, yang berlaku bagi semua instansi baik pemerintah ataupun swasta. Contoh lain bila manajemen mengusulkan adanya penerapan kebijakan produksi baru untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Pengarahan dapat juga

Pengarahan (directive) adalah perubahan aktivitas atau prosedur berdasarkan permintaan pihak manajemen, peraturan pemerintah atau pengaruh-pengaruh eksternal lainnya.

336 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Kerangka kerja yang dijadikan dasar pemecahan masalah oleh analis adalah: 1. Kinerja 2. Informasi/Data 3. Ekonomi 4. Pengendalian 5. Efisiensi 6. Pelayanan

bersifat teknis, seperti perubahan penerapan komputerisasi dari penggunaan komputer perseorangan (personal computer) menjadi sistem jaringan (network). Pengarahan teknis ini biasanya dilakukan bila teknologi yang selama ini digunakan sudah tidak memenuhi lagi sasaran, target dan kebijakan perusahaan, seperti sistem berjalan dengan sangat lamban, sulit dikelola dan tidak memuaskan lagi. Pada prakteknya banyak sekali, kemungkinan timbulnya masalah (problem), kesempatan (opportunity) dan pengarahan (directive). James Watherbe (1984) mengelompokan masalah, kesempatan dan pengarahan itu dalam kerangka kerja yang disebutnya PIECES yang terdiri dari enam kategori yaitu: Kebutuhan untuk meningkatkan kinerja (performance). Kebutuhan untuk meningkatkan kualitas informasi atau data (infomation). Kebutuhan untuk meningkatkan bidang ekonomi (economy) atau biaya. Kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian (control) dan keamanan. Kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi (efficiency) sumber daya manusia dan mesin. Kebutuhan untuk meningkatkan jasa/pelayanan (service) pada pelanggan, rekanan, pegawai dan pihak-pihak lainnya. Keenam kerangka kerja tersebutlah yang dijadikan dasar oleh seorang analis sistem dalam memecahkan masalah yang dihadapi organisasi/perusahaan dengan melakukan analisis terhadap keenam komponen kerangka kerja tersebut di atas, berikut ini adalah uraiannya.

Analisis Kinerja Kinerja suatu perusahaan bermasalah apabila dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya, perusahaan dan komponen yang ada dalam perusahaan diang gap berjalan lamban dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan

Kinerja suatu perusahaan bermasalah apabila dalam melaksanakan aktivitas bisnisnya, perusahaan dan komponen yang ada dalam perusahaan dianggap berjalan lamban dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Sementara jika ada unsur manajemen yang mengusulkan untuk melakukan percepatan aktivitas bisnis agar sasaran organisasi/perusahaan segera tercapai, maka pada saat itu munculah apa yang dinamakan kesempatan dan untuk melaksanakan usulnya itu manajemen harus dapat memutuskan untuk mengganti sistem lama yang selama ini berjalan, maka proses tersebut dinamakan adanya pengarahan. Mungkin usulan tersebut berupa usulan perubahan dari sistem manual ke sistem komputer. Kinerja sebuah organisasi/perusahaan diukur dari hasil kerja yang diperoleh selama periode tertentu (throughput) dan oleh ra-

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 337

ta-rata waktu penundaan yang terjadi antara transaksi dan pelaksanaan transaksi (response time). Misalnya, apabila sebuah perusahaan ingin meningkatkan penerimaan kreditnya seperti yang terjadi pada periode sebelumnya, maka perusahaan tersebut harus mempercepat proses transfer informasi setiap transaksi kredit kepada bagian kredit.

Analisis Data dan Informasi Informasi merupakan hal penting bagi pemakai sistem atau manajemen. Sebuah sistem informasi manajemen harus mampu menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah ada masalah dalam merealisasikan rencana dan apakah ada kesempatan untuk memperbaiki penyimpangan. Peningkatan kualitas informasi bukan berarti peningkatan jumlah informasi, karena informasi yang berlebihanpun dapat menjadi masalah bagi organisasi/perusahaan. Kondisi-kondisi dimana dibutuhkan peningkatan informasi terjadi apabila : Kurangnya informasi yang dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan atau informasi mengenai situasi terbaru. Misalnya bagian manajemen tidak dapat merubah suatu prosedur penerimaan kas, apabila pada bagian tersebut tidak dapat membuktikan ada penyelewengan dalam penerimaan kas. Tidak tersedianya informasi yang relevan sehubungan dengan masalah yang dihadapi. Misalnya, bagian personalia tidak dapat segera memutuskan untuk menyetujui atau tidak usulan peningkatan biaya lembur, bagi departemen tertentu apabila data yang diajukan tidak mendukung permohonan tersebut. Informasi yang tersedia tidak memberikan manfaat bagi manajemen. Terlambatnya informasi yang dibutuhkan. Berlebihannya informasi yang tersedia. Tidak akuratnya informasi yang tersedia, misalnya terlalu banyak informasi yang salah sehingga tidak dapat dipergunakan untuk mengambil keputusan. Informasi umumnya diperlukan untuk memberikan pengarahan, seperti bentuk laporan keuangan yang ditetapkan oleh pemerintah. Analisis informasi dilakukan berdasarkan hasil yang diperoleh dari suatu aktivitas, sedangkan analisis data didasarkan pada data yang disimpan oleh sistem. Analisis data diperlukan apabila:

Sistem informasi manajemen harus mampu menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi apakah ada masalah dalam merealisasikan rencana dan apakah ada kesempatan untuk memperbaiki penyimpangan.

338 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Adanya kesimpangsiuran data, dimana data disimpan atau dikumpulkan di banyak bagian. Kondisi ini akan menyebabkan tidak terintegrasinya data yang disimpan dan membutuhkan banyak tempat. Data yang ada tidak fleksibel, hal ini terjadi apabila organisasi tetap berusaha mengumpulkan dan menyimpan data, walaupun data tersebut sulit diperoleh dan tidak mudah pengelolaannya.

Analisis Ekonomi Keuntungan ekonomi merupakan pertimbangan paling umum yang mendorong dikembangkannya proyek sistem informasi manajemen

Keuntungan ekonomi merupakan pertimbangan paling umum yang mendorong dikembangkannya proyek sistem informasi manajemen. Misalnya, bagian pembelian diminta untuk melakukan pengurangan biaya bahan mentah. Ada dua cara yang dapat ditempuh, pertama membandingkan struktur berbagai harga yang ditawarkan oleh supplier yang berbeda, kedua dengan mengambil keuntungan dari potongan harga yang ditawarkan oleh supplier untuk pembelian jumlah yang besar. Bagaimanapun hal yang penting adalah mampu mengetahui tingkat keseimbangan antara pengurangan biaya pembelian yang dilakukan dengan peningkatan biaya penyimpanan persediaan bahan mentah (karena adanya biaya penyimpanan dan penanganan persediaan). Sehingga dapat diambil keputusan alternatif mana yang akan diambil

Analisis Pengendalian dan Keamanan Pengendalian biasanya diterapkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem, pencegah atau mendeteksi kecurangan atau kegagalan sistem dan menjamin keamanan dari data, informasi dan peralatan yang dimiliki oleh perusahaan.

Untuk menjaga agar tujuan dan sasaran perusahaan dapat dicapai sesuai dengan yang telah ditetapkan, maka semua aktivitas perusahaan perlu dipantau dan dikoreksi apabila terjadi ketidaksesuaian dengan ketentuan. Pengendalian biasanya diterapkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem, pencegah atau mendeteksi kecurangan atau kegagalan sistem dan menjamin keamanan dari data, informasi dan peralatan yang dimiliki oleh perusahaan. Ada dua kondisi yang mendorong diperlukannya analisis pengendalian dan keamanan, yaitu kontrol yang longgar dan kontrol yang ketat. Pengendalian yang longgar pada sistem informasi manajemen akan menyebabkan terjadinya perbedaan antara sistem informasi manajemen dan sistem bisnis. Contoh yang umum terjadi pada pengendalian persediaan, adalah tidak cocoknya jumlah fisik dan jumlah yang tercatat dalam komputer. Hal ini terjadi karena setiap bagian persediaan mengambil atau menambah persediaan tidak pernah melakukan perhitungan ulang dan menyesuaikannya dengan catatan yang ada di kartu persediaan atau pun yang ada di komputer. Tetapi sistem yang terlalu ketat juga akan menyebabkan sistem berjalan terlalu lambat.

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 339

Analisis Efisiensi Pengertian efisiensi adalah output dibandingkan dengan input; masalah-masalah dan kesempatan yang muncul dalam efisiensi adalah bagaimana meningkatkan output dengan meminimalkan input. Kita seringkali bingung dengan istilah efisien dan ekonomis, pada hakekatnya ekonomis lebih menekankan pada berapa banyak sumber daya yang digunakan sedangkan efisiensi adalah bagaimana menggunakan sumber daya tersebut seminimal mung kin pemborosan. Kita lihat contoh pada sebuah industri yang memiliki 145 bengkel kerja. Produk yang berbeda dihasilkan oleh masing-masing bengkel dalam satu periode produksi. Manajemen mempertimbangkan untuk melakukan ekspansi produk, tetapi tidak mempunyai cukup dana. Apa yang harus dilakukan menghadapi situasi seperti ini. Ada dua hal yang harus dianalisis pertama, bagaimana konsolidasi dari order-order untuk produk yang sama? Kedua, bagaimana pembagian jadwal masing-masing bengkel kerja, apakah ada hari-hari dimana banyak sekali pekerjaan, sementara dihari lainnya tidak ada yang dilakukan?. Hasil dari analisis terhadap kedua masalah tersebut akan memberikan jawaban kepada manajemen, bagaimana ia harus menjadwalkan dan mengontrol produksinya sehingga tercipta efisiensi dari masing-masing bengkel kerja.

Pengertian efisiensi adalah output dibandingkan dengan input; masalah-masalah dan kesempatan yang muncul dalam efisiensi adalah bagaimana meningkatkan output dengan meminimalkan input.

Analisis Jasa/Pelayanan Proyek pengembangan sistem pada umumnya juga didorong oleh keinginan manajemen untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada konsumen didalam aktivitas usahanya. Analisis terhadap tingkat pelayanan yang diberikan perusahaan, umumnya dijadikan dasar dalam mengevaluasi bagaimana pelaksanaan pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan selama ini. Meningkatkan kualitas pelayanan juga berarti memberikan kepuasan yang optimal, baik kepada pelanggan, karyawan dan juga pihak manajemen. Peningkatan pelayanan biasanya dilakukan untuk menciptakan kondisi-kondisi sebagai berikut: Memperoleh akurasi data, proses dan hasilnya - misalnya untuk mengurangi kesalahan pada penulisan nomor tagihan pada invoice pelanggan Mencapai reabilitas - dengan tujuan untuk menciptakan konsistensi dari proses dan hasilnya, misalnya penentuan pemberian kredit pada pelanggan yang mempunyai peringkat yang baik dan sejarah pembayaran yang baik pula. Memudahkan penggunaan - saat ini penggunaan sistem informasi manajemen berbasis komputer semakin dikenal oleh pemakai sistem. Sistem informasi manajemen baik manual

Analisis terhadap tingkat pelayanan yang diberikan perusahaan menjadi dasar dalam mengevaluasi bagaimana pelaksanaan pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan selama ini.

340 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

maupun berbasis komputer, harus mudah digunakan. Beberapa proyek pengembangan sistem informasi manajemen saat ini banyak ditujukkan untuk meningkatkan kemudahan dalam pemakaian sistem informasi manajemen berbasis komputer tersebut. Menciptakan fleksibilitas artinya sistem yang diterapkan dapat menerima pengecualian pada kasus-kasus tertentu, misalnya bila ada pembelian yang dibayarkan secara kredit, tetapi dengan jangka waktu yang lebih pendek dari ketentuan umumnya. Pada kondisi ini diharapkan sistem informasi manajemen yang diterapkan dapat menerimanya tanpa melalui proses yang berbelit-belit sehingga menimbulkan pembatalan order. Menciptakan koordinasi - dalam menjalankan aktivitasnya suatu organisasi umumnya didukung oleh beberapa fungsi. Setiap fungsi harus dapat berkoordinasi dengan fungsi lainnya untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi, atau dengan kata lain harus dapat menciptakan satu sinergi dimana seluruh bagian organisasi menerima manfaat yang sama dari aktivitas yang dilakukan. Misalnya perlunya ada kesesuaian antara jadwal produksi dengan jadwal penyediaan bahan mentah, sehingga tidak menimbulkan keterlambatan produksi di satu bagian atau menimbulkan penimbunan bahan mentah di bagian lain. Enam kerangka kerja tersebut di atas masing-masing saling berhubungan satu sama lain dalam proses pemecahan masalah melalui pengembangan sistem informasi, tetapi walaupun demikian analisis mungkin saja hanya memerlukan satu kategori saja. Dengan berpedoman pada keenam kerangka kerja tersebut, seorang analis diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi organisasi melalui pengidentifikasian, pelaksanaan analisis dan pemecahan masalah dengan menggunakan tahapantahapan dan tugas-tugas analis sistem. Berikut adalah uraian ringkasnya. Seperti telah disebutkan di muka proses pemecahan masalah ini pada umumnya terbagi dalam tiga tahap yaitu: pertama, mengidentifikasikan masalah atau situasi yang perlu diperbaiki; kedua, mendefinisikan hasil yang akan dicapai dan ketiga, mengidentifikasi dan memilih alternatif pemecahan masalah yang paling sesuai dengan masalah atau kondisi yang dihadapi.

Mengidentifikasi Masalah Seperti pembangunan sebuah kawasan real estate, seorang arsitek tidak akan merancang bentuk bangunan di kawasan tersebut sebelum mengetahui dengan pasti bagaimana karakteristik dari tanah yang akan dipergunakan, bagaimana legalitasnya dan ba-

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 341

gaimana pemerintah mengatur tata kota untuk kawasan itu. Begitu juga seorang pelaku bisnis yang baik tidak akan melakukan perubahan kebijaksanaan sebelum ia tahu persis apa yang dibutuhkan dan apa masalah yang dihadapi oleh organisasinya. Demikian juga halnya seorang analis sistem, sebelum ia menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi melalui pengembangan sistem informasi manajemen, maka ia terlebih dahulu harus mempelajari dan mengetahui sistem informasi manajemen yang tengah berjalan pada saat itu dan permasalahannya, kemudian memilih alternatif pemecahan masalah yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada baru ia dapat merancang sistem baru berdasarkan keinginan pemakai sistem dan selanjutnya. Survei dan mempelajari sistem yang tengah berjalan memiliki tujuan yang sama yaitu untuk memahami sistem yang tengah berjalan dan masalahnya sehingga dapat diperoleh informasi yang dapat digunakan untuk menentukan langkah pemecahan apa yang perlu dilakukan. Perbedaan dari kedua aktivitas tersebut adalah pada tingkat pemahaman dan waktu yang diperlukan untuk melakukannya. Survei lebih bertujuan untuk melakukan penyelidikan awal terhadap sistem yang sedang berjalan, sedangkan tahap mempelajari sistem adalah untuk penyelidikan yang lebih terinci. Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam kedua tahap ini adalah : Mengidentifikasi semua pemakai sistem (pemakai) - pada sistem yang sedang berjalan, hal ini penting dilakukan karena masing-masing pemakai memiliki kepentingan yang berbeda terhadap sistem yang diterapkan. Menganalisis aspek bisnis dalam sistem yang sedang berjalan - hal ini dilakukan untuk mengetahui sampai sejauhmana sistem yang sedang berjalan memberikan manfaat pada aktivitas bisnis organisasi dalam mencapai tujuan, sasaran dan menerapkan kebijakannya. Mengidentifikasi dan menganalisis fungsi-fungsi sistem informasi manajemen yang sedang berjalan-hal ini penting dilakukan untuk membuat struktur program agar sesuai dengan fungsi bisnis yang ada.. Mengidentifikasi dan menganalisis sub-sub dari sistem informasi manajemen yang sedang berjalan. Hal ini penting dilakukan untuk mendapatkan informasi yang detail tentang fungsi sub sistem informasi manajemen yang berjalan selama ini. Setelah tahapan tersebut selesai dilakukan maka, analis sistem harus mulai menentukan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan diantaranya,

Mengidentifikasi masalah dilakukan dengan cara mem pelajari dan mengetahu sistem informasi manajemen yang tengah ber jalan pada saat itu dan permasalahannya

Survei lebih bertujuan untuk melakukan penyelidikan awal terhadap sistem yang sedang berjalan.

342 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Melakukan survei terhadap kelayakan proyek pengembangan sistem; Mempelajari bagaimana sistem yang ada dilaksanakan; Menganalisis masalah, keterbatasan, dan kendala pada sistem yang sedang berjalan, Memperkenalkan alternatif pemecahan masalah, Memperbaharui ruang lingkup dan kelayakan pengembangan sistem, dan. Mempresentasikan temuan-temuan. Selanjutnya menyusun laporan dari tahapan ini dalam sebuah laporan formal.

Bagaimana Menentukan Hasil yang akan Dicapai Hasil yang akan dicapai harus diketahui oleh analis sistem dari pemakai agar apa yang dibutuhkan dan diingin kan sesuai.

Untuk dapat menentukan hasil yang akan dicapai terlebih dahulu analis sistem harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pemakai sistem (pemakai) dari pengembangan sistem yang akan dilakukan. Seringkali analis sistem melupakan tahapan ini, sehingga sistem yang disusun menjadi sia-sia karena tidak dapat dipergunakan oleh pemakai. Oleh karena itu menentukan keinginan pemakai sistem adalah tahapan penting, bila ingin meraih sukses dalam menyusun sebuah sistem informasi manajemen. Tujuan dari tahap penentuan permintaan pemakai adalah untuk mengetahui apa yang harus dikembangkan dari sistem yang ada tanpa harus mengetahui secara khusus bagaimana sistem tersebut dikembangkannya. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahapan ini adalah : Libatkan semua pemakai dalam menentukan sistem informasi manajemen yang diinginkan. Kaji ulang dan perbaiki kebutuhan aktivitas bisnis untuk sistem informasi manajemen yang baru. Tentukan fungsi-fungsi sistem informasi manajemen yang harus tersedia pada sistem informasi manajemen yang baru. Tentukan komponen-komponen sistem informasi manajemen yang baru, diluar komponen-komponen yang dikomputerisasikan. Untuk melengkapi tahapan ini, maka harus dilakukan tugastugas sebagai berikut: Menentukan tujuan dan prioritas sistem informasi manajemen,

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 343

Membuat garis besar keinginan/kebutuhan pemakai dari sistem informasi manajemen yang baru, dan Tentukan secara terinci permintaan pemakai atas sistem informasi manajemen baru yang akan disusun. Seluruh tahap-tahap dan tugas-tugas yang telah dilaksanakan, hasilnya dilaporkan dalam bentuk laporan permintaan pemakai atau requirements statement, untuk lebih memahami apa yang dibutuhkan oleh pemakai.

Bagaimana Memilih Alternatif Pemecahan Masalah Setelah ketiga tahapan yaitu survei, study dan tahapan penentuan dilaksanakan, selanjutnya analis sistem harus menentukan langkah pemecahan apa yang akan dilakukan. Jangan terjebak dengan ide pemecahan yang pertama muncul dalam kepala anda, karena anda akan terperosok pada hasil yang kurang memuaskan. Seorang analis sistem yang baik tentu akan melakukan identifikasi solusi, analisis solusi dan menentukan solusi yang paling memadai berdasarkan hasil analisis tersebut. Tujuan yang ingin dicapai dalam pemilihan alternatif solusi ini adalah: dapat menentukan solusi atau pemecahan apa yang paling memadai dan bermanfaat bagi pemakai. Sedangkan sasaran yang ingin dicapai adalah : Dapat menentukan alternatif-alternatif pemecahan masalah berdasarkan penggunaan sistem informasi manajemen berbasis komputer. Tahap ini melengkapi tahap pengidentifikasian yang tidak dilakukan pada saat menentukan permintaan pemakai. Mengevaluasi dampaknya pada pemakai. Mengevaluasi dampaknya pada aktivitas usaha/bisnis. Mengevalusi sejauhmana alternatif pemecahan masalah ini dapat memenuhi fungsi sistem informasi manajemen yang diminta. Untuk mendapatkan alternatif pemecahan yang paling baik, maka perlu dilakukan beberapa aktivitas dengan lebih spesifik. Aktivitas-aktivitas tersebut adalah : Menentukan cara yang dapat dilakukan dalam menerapkan sistem informasi manajemen, dan untuk itu perlu ditentukan spesifikasi alternatif pemecahan apa yang akan dilakukan. Penekanan spesifikasi umumnya diterapkan pada pemanfaatan orang dan mesin yang secara spesifik menentukan apa yang akan dikerjakan oleh manusia dan mana yang akan dilakukan oleh mesin.

344 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Melakukan analisis kelayakan dari alternatif pemecahan yang dipilih. Kriteria-kriteria yang harus diperhatikan tanpa dibatasi oleh biaya dan manfaat adalah: bagaimana kelayakan operasionalnya, bagaimana kelayakan teknisnya dan bagaimana kelayakan secara ekonomi. Persiapkan jadwal perancangan dan teknik pemecahan masalah yang direkomendasikan. Langkah terakhir adalah memperkenalkan sistem yang telah dihasilkan. Agar mencapai hasil yang optimal maka jangan dilupakan keenam kerangka kerja sistem, sehingga pada saat memperkenalkan sistem baru kita dapat mengatakan bahwa sistem ini dapat meningkatkan kinerja, informasi dan data, mengurangi biaya, meningkatkan pengendalian dan keamanan, menciptakan efisiensi dan meningkatkan pelayanan. Rekomendasi dari pemecahan masalah yang dipilih disusun dalam sebuah proposal pengembangan sistem atau laporan kelayakan proyek. Uraian di atas menggambarkan bagaimana seorang analis sistem bekerja memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi. Lalu bagaimana kedudukan seorang analis sistem dalam organisasi?. Bagi perusahaan yang memiliki divisi pengembangan sistem secara khusus, umumnya akan mempekerjakan analis-analis profesional secara khusus, uraian berikut ini akan memberikan gambaran dimana seorang analis berada pada struktur organisasi suatu perusahaan.

17.5 Kedudukan Analis Sistem Dalam Organisasi Kita mungkin akan bertanya-tanya dengan tanggungjawab dan tugas yang begitu penting serta harus ditunjang oleh pendidikan dan pengalaman yang memadai, dimanakah seorang analis sistem ditempatkan? Apakah sebagai tenaga ahli khusus atau merupakan bagian dari organisasi itu sendiri? Pertanyaan ini timbul karena seringkali dalam industri pengertian analis sistem ini disamakan dengan seorang programer komputer, tetapi pada kenyataannya seorang analis sistem bekerja lebih dari seorang programer komputer. Analis sistem harus mampu melakukan pemilihan perangkat komputer, menentukan orang yang akan menggunakan sistem informasi manajemen, menyusun prosedur dari sistem informasi manajemen tersebut dan menyusun file-file atau database dari sistem informasi manajemeni yang dikembangkan. Seorang analis sistem juga tidak memiliki pekerjaan dengan jawaban yang pasti antara salah dan benar karena terdapat banyak pilihan pemecahan masalah. Solusi sistem merupakan solusi yang dapat dirundingkan, oleh karenanya seorang analis harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan pemakai sis-

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 345

tem (users), manajemen, programer, manajer sistem informasi manajemen, auditor dan penjual sistem informasi manajemen. Analis sistem biasanya bekerja pada divisi Sistem informasi Komputer (Computer Information System/CIS), pada beberapa perusahaan divisi SIK biasa disebut juga sebagai divisi sistem informasi, divisi sistem informasi manajemen atau divisi Pelayanan Data dan Informasi tergantung kepada situasi dan kondisi perusahaan. Kedudukan manajer sistem informasi atau sistem informasi manajemen berbasis komputer ini pada perusahaan tertentu berada pada jajaran eksekutif, seperti wakil presiden direktur. Tapi ini semua kembali tergantung kepada situasi dan kondisi perusahaan. Walaupun memiliki istilah yang berbeda-beda tetapi pada umumnya bagian atau divisi sistem informasi mempunyai empat kegiatan utama yaitu sebagai: pusat pengembangan, pusat informasi, pusat database dan pusat komputer. Pusat Pengembangan merupakan bidang baru biasanya terdiri dari analis sistem dan programer yang mengembangkan dan mendukung sistem bagi pemakai sistem dan manajemen. Pusat Informasi juga merupakan divisi yang relatif baru, biasanya terdiri dari analis, programer yang membantu perusahaan memelihara dan mengembangkan sistem yang diterapkan oleh perusahaan. Biasanya pusat informasi mengembangkan sistem informasi dengan strategi yang lebih sempit dibandingkan dengan pusat pengembangan. Pusat informasi lebih menekankan pada pendayagunaan komputer baik oleh perusahaan maupun manajemen. Pusat database juga disebut sebagai Administrasi data, berfungsi melacak dan mengelola sejumlah data yang disimpan oleh organisasi/perusahaan. Pusat Komputer merupakan pusat pelayanan dan penyediaan jasa komputerisasi seperti pemasukan data, pengoperasian sistem informasi manajemen, penyusunan program sistem informasi manajemen dan mengkomunikasikan data (antara komputer pusat, pengendali dan komputer-komputer perseorangan). Umumnya analis dan programer bekerja di satu divisi pengembangan. Analis dan programer ini kadangkala bekerja dalam satu tim yang biasa disebut proyek, tim ini dibentuk dan dibubarkan seiring dengan adanya proyek penyusunan sistem informasi, baik sistem informasi manajemen atau yang lainnya. Umumnya tim proyek ini terdiri dari pemimpin proyek yang dipegang oleh seorang analis yang berpengalaman, analis sistem dan programer. Secara umum gambaran mengenai posisi analis dalam perusahaan dapat dilihat pada gambar 15.3 yang menggambarkan tentang organisasi dari fungsi sistem informasi manajemen. Peranan analis sistem dalam proyek adalah sebagai fasilitator. Analis bekerja sebagai perantara diantara berbagai kalangan dan fasilitas pengembangan komputer yang dibutuhkan oleh kalangan tersebut. Analis sistem spesialis sistem informasi manajemen adalah orang yang paling mengetahui tentang sistem informasi manajemen, dengan tugas sebagai analis sistem, berbagai beban tanggungjawab mungkin saja dipikulnya.

Dalam organisasi analis sistem bekerja pada divisi Sistem Informasi Komputer, yang berfungsi sebagai pusat pengembangan, pusat informasi, pusat database dan pusat komputer.

346 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Seorang analis tidak hanya dapat bekerja di pusat informasi berbasis komputer dalam suatu perusahaan, ia juga dapat bekerja sebagai pembuat software pada perusahaan komputer atau bekerja sebagai seorang konsultan. Peluang kerja sebagai analis sistem ini kini benar-benar terbuka lebar, tinggal bagaimana ia mampu mengembangkan keahliannya sehingga ia dapat memperoleh kedudukan yang memuaskan dan sesuai dengan wawasan dan kemampuannya. Pada uraian selanjutnya akan dijelaskan bagaimana mempersiapkan diri menjadi seorang analis sistem, lebih spesifik lagi analis sistem informasi manajemen.

17.6 Persiapan Karier Sebagai Analis Sistem Karir sebagai seorang analis sistem bukan suatu hal yang mudah diraih, untuk bekerja sebagai seorang analis perlu persiapan yang matang dan pengalaman yang luas, khususnya mengenai sistem informasi/manajemen berbasis komputer. Seperti kita ketahui bahwa seorang analisis sistem berkaitan erat dengan pelaku bisnis dan programer komputer. Lalu hal apa saja yang harus dipersiapkan oleh seorang analis sistem yang sukses?. Banyak perusahaan yang menganggap seorang programer komputer yang berpengalaman akan dapat menjadi seorang analis sistem yang baik pula atau sebaliknya seorang programer yang tidak berpengalaman tidak akan menjadi seorang analis sistem yang baik. Pada kenyataannya kedua kondisi tersebut sama sekali tidak berpengaruh terhadap berhasil tidaknya untuk menjadi seorang analis sistem. Walaupun cukup sulit untuk menjelaskan kemampuan apa dan gelar apa yang harus dimiliki oleh seorang analis sistem untuk mencapai sukses. Secara umum seorang analis sistem harus memiliki pengetahuan teknik dibidang teknologi sistem informasi manajemen, pengalaman dan pengetahuan dalam penyusunan program dengan komputer, memiliki pengetahuan bisnis secara umum, memiliki kemampuan memecahkan masalah, mampu berkomunikasi dengan baik, memiliki hubungan/ relasi yang luas, memiliki kemampuan menganalisis dan merancang sistem secara formal dan memilki pengalaman dalam menyusun sebuah sistem informasi manajemen.

Memiliki Pengetahuan Teknik dan Teknologi Sistem Informasi Manajemen Analisis sistem harus memiliki pengetahuan teknis dan teknologi sistem informasi manajemen saat ini dan trend teknologi dimasa yang akan datang

Analis sistem juga sering dikatakan sebagai “pembawa perubahan”. Analisis sistem harus memiliki pengetahuan teknis dan teknologi sistem informasi manajemen saat ini dan trend teknologi dimasa yang akan datang, karena dengan demikian dapat menerangkan kepada pemakai sistem bagaimana sebuah teknologi baru dapat memberikan manfaat bagi aktivitas usaha pemakaian sistem maupun kegiatan pemakai sistem. Teknologi yang harus

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 347

dikuasai oleh seorang analis sistem diantaranya teknologi database, komunikasi data, pengenalan komputer, pengetahuan mengenai software komputer, pengetahuan tentang komputer grafik, jaringan komputer, generasi-generasi komputer dan pengamanan komputer. Pengetahuan-pengetahuan tersebut dapat diperoleh baik melalui pendidikan formal maupun non formal, seperti kursus-kursus atau pendidikan jenjang diploma. Selain pendidikan formal, seorang analis juga harus memperluas wawasannya dengan banyak membaca berbagai literatur yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen dan komputerisasi. Ada baiknya juga bila ada ingin menjadi seorang analis sistem yang profesional, bergabunglah dengan organisasi-organisasi yang bergerak dalam pengembangan sistem informasi manajemen dan komputer.

Memiliki Pengetahuan dan Pengalaman dalam Pemrograman Komputer Seorang analis harus memahami bahasa pemograman komputer tingkat tinggi untuk diaplikasikan dalam aktivitas bisnis, seperti COBOL, atau FORTRAN untuk bidang teknik dan lain-lain. Ada beberapa bahasa pemograman generasi ke empat yang perlu dikenal oleh seorang analis yaitu, FOCUS, IDEAL, NATURAL. ADS/O, RAMIS, SAS, MANTIS, RBASE, dBASE, Cliper, Foxpro dan ORACLE. Beberapa perusahaan software komputer kini banyak yang mengembangkan bahasa C, terutama untuk paketpaket software untuk PC. Bahasa-bahasa pemograman ini digunakan untuk mendukung pembuatan prototipe sistem. Bahasa pemrograman ini juga akan membantu analis dalam merancang sistem yang akan disusunnya.

Analis sistem harus dapat mengunakan bahasa komputer tingkat tinggi untuk diaplikasikan dalam aktivitas bisnis

Memiliki Pengetahuan Bisnis Secara Umum Karena sistem informasi manajemen lebih banyak diterapkan dalam aktivitas bisnis, maka penting sekali bagi seorang analis memiliki pengetahuan aplikasi dan fungsi-fungsi dalam aktivitas bisnis, seperti pengetahuan tentang manajemen atau produksi. Bila penekanan sistem ini untuk mengembangkan sistem informasi manajemen pada sebuah perusahaan, maka hal ini merupakan suatu tantangan bagi para akuntan untuk menambah wawasannya dengan pengetahuan aplikasi komputer untuk bisnis. Beberapa aplikasi bisnis umum yang perlu diketahui diantaranya adalah: manajemen keuangan, manajemen biaya atau manajemen manajemen, metode-metode kuantitatif seperti statistik, pemasaran, operasi produksi dan persediaan, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi dan hukum-hukum dan etika bisnis.

Analis sistem harus memiliki pengetahuan aplikasi dan fungsifungsi dalam aktivitas bisnis

348 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Memiliki Kemampuan Memecahkan Masalah Analis sistem harus memiliki kemampuan memecahkan masalah dengan memilah-milah masalah yang terjadi pada kelompok-kelompok tersendiri sesuai dengan kategori masalahnya,

Kemampuan memecahkan masalah adalah hal yang paling penting dimiliki oleh seorang analis, karena dalam aktivitas kerjanya analis dituntut untuk mampu memecahkan berbagai masalah yang dihadapi organisasi/perusahaan. Analis harus mampu memilah-milah masalah yang terjadi pada kelompok-kelompok tersendiri sesuai dengan kategori masalahnya, menganalisis berbagai aspek yang menyebabkan masalah itu muncul, dan kemudian menggunakan sistem untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Analis sistem juga harus mampu melakukan analisis terhadap sebab dan akibat yang mungkin terjadi, dan bukan hanya sekedar memecahkan masalahnya saja. Metodologi seperti analisis struktur, merupakan salah satu yang harus dilakukan oleh analis sistem dalam proses pemecahan masalah. Mampu berorganisasi dengan baik juga merupakan salah satu langkah yang baik untuk meningkatkan kemampuan memecahkan masalah. Kreativitas adalah segi lain yang harus dimiliki seorang analis sistem, terutama kreativitas dalam menentukan alternatif pemecahan masalah dan pemenuhan kebutuhan pemakai sistem. Kreativitas ini harus dilatih sedemikian rupa sehingga dapat terus terjaga dan ditingkatkan setiap saat.

Mampu Berkomunikasi Dengan Baik Analis sistem harus dapat berkomunikasi dengan efektif baik lisan maupun tulisan.

Berkomunikasi dengan efektif baik lisan maupun tulisan penting dimiliki oleh seorang analis. Tanpa mampu berkomunikasi dengan baik, sulit bagi seorang analis mengkomunikasikan gagasan-gagasan dalam mengembangkan sistem informasi manajemen pada pemakai sistem atau pada manajemen. Mampu berbahasa asing, terutama bahasa inggris juga merupakan hal penting lainnya, karena seperti disebutkan terdahulu, bahwa seorang analis harus mampu berhubungan dengan berbagai kalangan. Kemampuan berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun tulisan, harus meliputi kemampuan menyusun laporan, menguasai teknis menulis, melakukan wawancara, melakukan presentasi dan kemampuan mendengarkan dengan cermat.

Mempunyai Relasi Yang Luas Analis sistem harus mempunyai relasi yang luas

Orientasi kerja sebuah pengembangan sistem informasi manajemen melihat orang sebagai pengguna bukan alat yang digunakan, oleh karenanya seorang analis sistem harus bersifat terbuka atau mampu berorientasi pada orang-orang disekitarnya. Kemampuan menjalin hubungan atau membina hubungan akan menolong analis bekerja efisien. Strategisnya posisi seorang analis juga menuntutnya untuk mampu membina hubungan yang luas dengan berbagai kalangan. Tanggungjawab analis yang utama adalah kepada manajemen dan pekerjanya/karyawan. Konflik antar personal seringkali

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 349

terjadi dalam sebuah organisasi/perusahaan, dalam hal ini analis harus mampu menjadi penengah antara berbagai kepentingan dan menciptakan manfaat bagi bisnis secara keseluruhan. Sebagai pembawa perubahan, analis tentu harus mampu mengkomunikasikan perubahan yang dibawanya pada setiap orang, untuk itulah kemampuan membina hubungan menjadi hal penting yang harus dimiliki oleh seorang analis. Pelajarilah teknik penjualan, maka anda sebagai seorang analis akan mampu menawarkan perubahan pada setiap anggota organisasi atau pada setiap unsur perusahaan. Analis sistem tidak bekerja sendiri, tetapi bekerja dalam satu tim. Sebagai bagian dari tim, maka tentu ia harus mampu menjalin hubungan yang baik dengan anggota tim yang lainnya. Bekerjasama dan berunding adalah kunci sukses dari pelaksanaan suatu proyek, khususnya dalam proyek pengembangan sistem informasi manajemen.

Memiliki Kemampuan Formal dalam Menganalisis dan Merancang Sistem Secara formal, seorang analis sistem harus mengikuti pelatihan menganalisis dan merancang sistem. Keterampilan ini biasanya meliputi tiga aspek yaitu, prinsip-prinsip dan konsep dasar sistem, alat-alat dan teknik serta metodologi analisis dan perancangan sistem. Sukses akan diraih oleh seorang analis jika selalu bekerja sesuai dengan prinsip dan konsep dasar kerja sebuah sistem. Prinsip dan konsep dasar yang terdiri dari enam dasar prinsip dimana analis sistem harus mementingkan kebutuhan pemakai (user) karena sistem dibuat untuk pemakai; analis juga harus metapkan fase-fase dan tugas-tugas agar pengembangan sistem dapat dikelola dengan baik; kreativitas diperlukan oleh seorang analis karena tugas pengembangan sistem tidaklah terbatas, tetapi dapat meluas keberbagai bidang, oleh karenanya mungkin saja diperlukan perbaikan-perbaikan; sistem merupakan investasi modal, oleh karenanya analis harus mampu melakukan pertimbangan ekonomi; analis harus mampu menetapkan poin-poin pengecekan untuk mengevaluasi kelayakan dan jangan takut untuk membuang hal-hal yang tidak layak dan yang perlu diingat segera dokumentasikan apa yang dihasilkan dalam pengembangan sistem. Keenam prinsip tersebut ini akan mudah diadaptasikan pada berbagai situasi yang berbeda-beda, karena metodologinya telah tersedia dan banyak pilihannya. Banyaknya aktivitas yang harus dilakukan seorang analis dalam mengembangkan sistem, tentunya perlu didukung dengan pengetahuan, pendidikan formal dan wawasan yang luas, karena jika tidak terpenuhi maka proses pemecahan masalah melalui pengembangan sistem tidak dapat tercapai.

Analis sistem harus mengikuti pelatihan menganalisis dan merancang sistem

350 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Berpengalaman Analis sistem harus berpengalaman artinya harus pernah terlibat langsung dalam pengembangan sistem informasi manajemen.

Berpengalaman sebagai analis artinya pernah terlibat secara langsung dalam proyek pengambangan sistem informasi. Pengalaman ini berguna untuk meningkatkan keterampilan dan kualitas dari analis sistem, agar menjadi seorang analis yang sukses maka diperlukan kesabaran. Seperti pepatah mengatakan “pengalaman adalah guru yang baik”. Maka teruslah mencari pengalaman, karena tidak ada buku pedoman yang akan memberikan pengalaman. Ketrampilan dan kemampuan yang disyaratkan terdahulu dapat dipergunakan sebagai alat untuk menimba pengalaman, bila diarahkan dan diasah terus menerus. Perkembangan teknologi komputer, memungkinkan seorang akuntan meningkatkan produktivitasnya dengan lebih luas lagi, hal ini menjadi tantangan dan kesempatan yang berharga bagi pengembangan karir akuntan. Pengembangan sistem informasi manajemen berbasis komputer merupakan salah satu pendukung dalam peningkatan produktivitas pegawai dengan mengandalkan teknologi yang tersedia melalui otomatisasi aktivitas perusahaan. Paket-paket aplikasi komputer untuk manajemen telah banyak beredar, walaupun dalam kenyataannya paket-paket tersebut sulit diterapkan karena paket tersebut dibuat bukan berdasarkan kebutuhan user dimana paket tersebut diterapkan. Penyusunan aplikasi komputer untuk sistem informasi manajemen ini biasanya memiliki fungsi untuk memproses seluruh transaksi manajemen secara umum. Akuntan bila bekerja sebagai analis sistem dalam menganalisis dan merancang sistem informasi manajemen berbasis komputer berperan dalam memilih software apa yang harus digunakan dan dapat menjadi bagian dalam proyek pengembangan sistem informasi manajemen sebagai anggota atau pimpinan tim proyek tersebut, atau sebagai konsultan sistem informasi manajemen. Dari uraian-uraian di atas kita mengetahui bahwa analis sistem dapat berperan sebagai pemecah masalah yang dihadapi organisasi/perusahaan, melalui proses pengembangan sistem informasi manajemen. Dalam pengembangan sistem informasi manajemen berbasis komputer langkah-langkah dalam analisis dan perancangannya akan sama dengan langkah-langkah pengembangan sistem informasi manajemen umumnya, hanya pada penyusunan sistem informasi manajemen berbasis komputer, penyusunan tersebut yang harus menyajikan sistem informasi manajemen yang menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen mengenai aktivitas keuangan organisasi/perusahaan.

BAB 17 Analisis dan perancangan sistem 351

Rangkuman Analis sistem informasi manajemen adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mempelajari masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan dalam aktivitas bisnis dengan mendayagunakan manusia, metodologi dan teknologi komputer agar dapat memberikan manfaat yang optimal bagi peningkatan aktivitas bisnis. Teknologi komputer digunakan analis untuk mengumpulkan, memproses dan menyimpan data agar dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen. Dalam melaksanakan tugasnya analis melakukan serangkaian kegiatan seperti analisis sistem informasi manajemen, merancang sistem informasi manajemen, dan menerapkan sistem informasi manajemen tersebut disamping melakukan pengawasan agar sistem informasi manajemen itu tetap dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Peranan analis sistem dalam aktivitas bisnis/organisasi adalah sebagai pemecah masalah karena aktivtitas yang dilakukan dalam mengembangkan sistem merupakan aktivitas pemecahan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Aktivitas pemecahan masalah dapat dilakukan dengan berdasarkan pada enam kerangka kerja yang disebut PIECES yaitu, performance (kinerja), information and data (informasi dan data, economy and cost (ekonomi dan biaya), control and security (pengendalian dan keamanan), efficiency (efisiensi) dan service (jasa/pelayanan). Langkah-langkah aktivitas pemecahan masalah yang dilakukan adalah mengidentifikasi, melakukan analisis,dan memilih alternatif pemecahan masalah melalui tahapan-tahapan analisis sistem. Sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang penting dan stategis dalam aktivitas bisnis, maka seorang analis sistem harus memiliki kebijakan dan ketajaman sebagai seorang eksekutif bisnis yang berpengalaman. Analis sistem pada umumnya merupakan bagian dari suatu sistem informasi manajemen. Sistem analis dipersiapkan untuk bekerja pada satu tim bersama programer dan melaksanakan proyek pengembangan sistem. Karier sebagai seorang analis sistem dapat mencapai sukses apabila didukung oleh: keterampilan bekerja, penguasaan teknik dan teknologi informasi komputer serta pemograman; kemampuan untuk menganalisis dan memecahkan masalah; kemampuan berkomunikasi dengan berbagai kalangan; dapat pekerjasama dengan berbagai jenis orang dan profesi dan memiliki pengetahuan formal tentang analisis dan perancangan sistem. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan seorang analis harus terus menimba pengalaman dan terlibat secara langsung dalam proyek pengembangan sistem. Dalam pengembangan sistem informasi manajemen, analis sistem memiliki peran besar untuk terlibat secara langsung, karena ia adalah orang yang paling mengetahui informasi apa yang dibutuhkan dari sebuah sistem informasi manajemen.

352 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Soal 1. Siapakah dan apa tugas analis sistem? 2. Apa perbedaan tanggung jawab analis sistem dengan programer? 3. Sebutkan tiga tahap pemecahan masalah? 4. Sebutkan tiga kondisi yang mendorong dikembangkannya sistem informasi manajemen? 5. Sebutkan kerangka kerja yang menjadi dasar pemecahan masalah analis sistem? Tugas 1. Sebutkan pengetahuan dan kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang analis sistem? 2. Apakah seorang analis sistem yang tidak memiliki pengetahuan dibidang manajemen dapat menganalis masalah dalam sistem informasi manajemen? Berikan penjelasan. 3. Apakah seorang programer yang tidak memiliki pendidikan formal dapat menjadi analis sistem ? 4. Apakah seorang programer karena pengalamannya sudah puluhan tahun dapat menjadi analis sistem? 5. Bagaimana analis sistem memecahkan masalah gap komunikasi antara dirinya sebagai pengembang sistem dan manajemen perusahaan?

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 353

Pokok Bahasan: Siklus, metodologi dan teknik. System development life cycle (SDLC) Metode Prototyping Metode rapid aplication development (RAD) Metode soft system Teknik Join Application Development (JAD) Keterlibatan user dalam pengembangan

Pendahuluan Seperti tiga ekor burung unta yang memiliki cara sendiri-sendiri dalam mempertahankan diri dari serangan musuh, demikian pula dengan pengembangan sistem informasi. Setiap perusahaan atau pengembang sistem informasi memiliki teknik dan metode sendiri-sendiri yang dirasanya paling cocok untuk menghadapi setiap masalah yang dihadapinya. Pada awal berkembangnya sistem informasi, pengembangan sistem informasi dilakukan oleh programer. Manajemen perusahaan (user) meminta kepada programer untuk membuatkan program tertentu yang bisa membantu aktivitasnya. Dengan permintaan tersebut programer akan meminta data yang harus dimasukkan dan laporan atau informasi yang ingin dikeluarkan, berdasarkan data dan laporan inilah programer mulai dan bekerja. Hasil akhir dari pekerjaan ini ternyata informasi yang dihasilkan tidak memuaskan dan saat itulah muncul pemikiran perlu adanya analisis sebelum sistem informasi dirancang, dan lahirlah satu siklus pengembangan sistem informasi yang dikenal sebagai siklus System Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan tahap-tahapan pengembangan sistem informasi yang didalamnya terdiri dari beberapa tahapan yang terstruktur. Sesui dengan prinsip dasar pengembangan sistem yang dijelaskan pada bab sebelumnya penggunaan metode dan teknik merupakan keharusa,penggunaan metode dan teknik tidak menjamin pengembangan sistem sukses tapi tanpa menggunakan metode dan teknik pengembangan sistem pasti gagal.

354 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

18.1 Siklus, Metodologi dan Teknik Dengan berkembangnya teknologi yang sangat pesat dewasa ini dimana hampir semua sektor kehidupan memanfaatkan dan tergantung kepada kemajuan teknologi khususnya teknologi komputer, para pengembang sistem informasi dituntut untuk menyajikan software aplikasi sistem informasi yang lebih kompleks dan berkualitas tinggi untuk mendukung perkembangan dunia usaha yang terus berkembang saat ini. Tetapi sayangnya di Indonesia tuntutan ini belum sepenuhnya didukung dengan tersedianya sumber daya manusia yang memadai sehingga lamban dalam mengantisipasi terhadap perkembangan teknologi baru serta tidak dimilikinya metode dan prosedur yang dapat memenuhi tuntutan kebutuhan yang semakin hari semakin kompleks. Seringkali antara metode, prosedur dan teknologi tidak dapat diintegrasikan secara optimal. Kondisi-kondisi seperti ini menghasilkan sistem informasi yang kurang mendukung peningkatan produktivitas, sehingga memaksa manajemen dihadapkan kepada dua alternatif keputusan antara memiliki sistem informasi yang berkualitas atau melakukan efisiensi pengembangan. Dalam pengembangan sistem informasi kita mengenal adanya siklus pengembangan sistem informasi (life cycle). Pada perkembangan selanjutnya banyak profesional sistem informasi yang mengatakan bahwa siklus pengembangan sistem informasi ini sudah tidak dapat dipergunakan lagi dan diganti kedudukannya dengan diperkenalkannya teknik-teknik dan metode pengembangan sistem informasi yang baru, sedangkan sebagian lagi mengatakan bahwa siklus sistem informasi masih tetap ada dan keberadaannya dilengkapi dengan adanya teknik dan metode lainnya. Uraian selanjutnya pada bab ini akan menjelaskan bagaimana pengertian dari terminologi-terminologi yang digunakan diatas.

Siklus (life cycle) ada18.2 Siklus lah tahapan-tahapan dan tugas-tugas yang harus Siklus (life cycle) dalam hal ini siklus pengembangan sistem infordilakukan dalam memasi adalah tahapan-tahapan dan tugas-tugas yang yang harus ngembangkan sistem dilakukan dalam mengembangkan sistem informasi, tanpa meminformasi.

perhatikan sistem informasi jenis apa yang akan dibuat dan seberapa luas yang harus dihasilkannya. Contoh dari siklus adalah siklus pengembangan sistem atau systems develompement life cycle (SDLC). Tabel 18.1 Tahapan dalam SDLC tradisional dan modern SDLC Tradisional SDLC Modern 1. Analisis (Analsys) 2. Perancangan (Design) 3. Penerapan (Implementation) 4. Pemeliharaan (Maintenance)

1. Perencanaan (Planning ) 2. Analisis (Analyisis) 2. Perancangan (Design) 3. Penerapan (Implementation) 4. Pemeliharaan (Maintenance)

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 355

18.3 Metodologi Metodologi (metode) adalah rincian secara menyeluruh dari siklus Metodologi (metode) adalah rincian secara pengembangan sistem informasi yang mencakup : menyeluruh dari siklus

1) Langkah demi langkah tugas dari masing-masing tahapan pengembangan sistem 2) Aturan yang harus dijalankan oleh individu dan kelompok informasi dalam melaksanakan setiap tugas 3) Standar kualitas dan pelaksanaan dari masing-masing tugas 4) Teknik-teknik pengembangan yang digunakan untuk masing-masing tugas ini berkaitan dengan teknologi yang digunakan oleh pengembang. Berikut ini beberapa metodologi yang populer digunakan dalam membangun sistem informasi manajemen atau sistem informasi lainnya.

18.3.1 Metode System Development Life Cycle (SDLC) SDLC adalah salah satu metode pengembangan sistem informasi yang populer pada saat sistem informasi pertama kali berkembang. Metode SDLC merupakan metode pengembangan sistem informasi yang pertama kali digunakan. karena itulah metode ini dikatakan sebagai metode tradisional dalam pengembangan sistem informasi. Selanjutnya berbagai metode pengembangan sistem informasi dikembangkan. Metode SDLC hanyalah salah satu dari ratusan metode pengembangan sistem informasi yang ada di dunia saat ini. Bagi seorang analis profesional yang bergerak dalam bidang pengembangan sistem informasi, maka mengetahui berbagai metode yang berkembang seputar pengembangan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting, agar dapat memilih metode mana yang paling tepat untuk dapat digunakan dalam menangani masalah sistem informasi manajemen suatu perusahaan. Metode System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahap-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem informasi dan programer dalam membangun sistem informasi. SDLC juga merupakan alat untuk manajemen projek yang bisa digunakan untuk merencanakan, memutuskan dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Metode SDLC ini seringkali dinamakan juga sebagai proses pemecahan masalah, yang langkah-langkahnya meliput: Melakukan survei dan menilai kelayakan projek pengembangan sistem informasi, Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan,

SDLC adalah tahap-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programer dalam membangun sistem informasi.

356 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Menentukan permintaan pemakai sistem informasi, Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik, Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, Merancang sistem informasi baru, Membangun sistem informasi baru, Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru, Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan. Gambar 18.1 Tahapan metode systems development life cycle 1

2

Laporan Studi Kelayakan

Survei ruang lingkup projek dan kelayakannya

Mempelajari sistem yang sedang berjalan

Fakta-fakta

laporan permasalahan

Permohonan projek

Mulai

3

Permintaan/ kebutuhan Menentukan permintaan user

User

opini dan persetujuan

Menyerahkan sistem informasi dan langkah langkah selanjutnya

opini-opini

9

Memeliharan dan meningkatkan kemampuan sistem

Laporan Kebutuhan Pemakai (user)

4

Pemilihan solusi masalah dari alternatif yang dibuat

Pelatihan user 5

Persetujuan proposal sistem

6 Menentukan hardware dan software komputer

Merancang sistem baru

Konfigurasi

Sistem informasi manajemen baru

Spesifikasi rancangan Permintaan proposal

Akhir 8

Memperkenalkan sistem informasi manajemen baru

Proposal

7

Software komputer

Membangun/ menyusun sistem Informasi baru

Penyalur

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 357

Melakukan Survei dan Menilai Kelayakan Projek Tahap ini disebut juga sebagai tahap penelaahan awal atau tahap Masukan: permohonan studi kelayakan yang diperlukan untuk mengetahui memadai atau Pojek tidaknya sumber daya yang akan dipergunakan pada fase-fase pengembangan selanjutnya. Pada tahap ini akan ditentukan ruang lingkup projek bagi semua pemakai sistem informasi dari berbagai Keluaran: Laporan studi tingkat pertanggungjawaban, meneliti masalah dan berbagai kekelayakan mungkinan adanya kendala dari segi teknik dan bisnis, menentukan sasaran projek dan menentukan solusi yang mungkin diterapkan. Hasil dari survey adalah laporan kelayakan yang berisi temuan-temuan, rekomendasi, pertimbangan biaya dan manfaat yang akan diperoleh. Temuan-temuan ini sebelum dilaksanakan harus diketahui oleh komite pengawas (steering comittee).

Mempelajari dan Menganalisis Sistem informasi yang Sedang Berjalan Tahap mempelajari (studi) sistem informasi yang sedang berjalan Masukan: -Laporan studi kelayakan sangat berguna untuk mengetahui sebab dan akibat yang ditim-Fakta-fakta bulkan oleh masalah, kesempatan dan pengarahan yang terjadi. Jadi untuk menganalisis ketiga unsur tersebut maka mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan sangat diperlukan. Output Keluaran: Laporan permasalahan dari tahap ini akan menghasilkan laporan yang mengungkapkan adanya berbagai permasalahan (problem statement).

Menentukan Permintaan Pemakai Sistem informasi Analis seringkali melupakan tahapan ini. Umumnya setelah mela- Masukan:-Laporan kukan survei dan mempelajari masalah yang terjadi dari sistem inpermasalahan -Permintaan/ formasi yang tengah berjalan, analis langsung saja membuat alkebutuhan ternatif-alternatif solusi dan menterjemahkannya dalam program komputer. Hal inilah yang sering menimbulkan keluhan-keluhan dari pemakai sistem informasi bahwa sistem informasi yang disu- Keluaran: Laporan kebutuhan sun analis tidak dapat digunakan dan tidak sesuai dengan perpemakai mintaan. Jelaslah bahwa mengetahui keinginan pemakai sistem informasi merupakan kunci sukses dari pembuatan atau pengembangan sistem informasi. Tujuan dari penentuan keinginan pemakai sistem informasi adalah untuk mengetahui apa yang diharapkan pemakai sistem dari sistem informasi yang baru. Secara umum keinginan para pemakai sistem informasi dari sistem informasi baru meliputi data (input), pemrosesan (processing) dan hasil (output). Hal terpenting adalah bahwa garis besar sistem informasi baru tersebut di atas sebelum dibuat detail sistem informasinya harus mendapat persetujuan dari para pemakai sistem informasi. Pada tahapan ini analis sistem informasi akan mengeluarkan laporan permintaan (requirement statement) dari pemakai sistem informasi yang akan dijadikan dasar untuk pembuatan alternatif pemecahan masalah.

358 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Memilih Pemecahan Masalah Sistem yang Terbaik. Pemecahan masalah harus berdasarkan kepada permintaan-permintaan dan hasil analisis terhadap permintaan tersebut. Masukan:-Laporan kebutuhan pemakai -Opini dan persetujuan Keluaran: Persetujuan proposal sistem

Mengembangkan sistem informasi dilakukan berdasarkan keinginan pemakai sistem. Para pemakai sistem akan membantu analis sistem dalam menentukan bagaimana sebaiknya sistem informasi berbasis komputer harus dibuat dan dioperasikan agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Seorang analis yang baik sebelum memberikan berbagai alternatif pemecahan masalah, akan memperhatikan permintaan-permintaan, menganalisis permintaan dan menawarkan pemecahan masalah yang baik berdasarkan hasil analisisnya. Pemakai (End-user) selanjutnya akan mengevaluasi berbagai alternatif pemecahan masalah yang diajukan secara teknik, operasional dan ekonomis. Secara formal tahap pemilihan alternatif solusi ini akan dibuat dalam proposal pengembangan sistem informasi, dan proposal yang telah disetujui akan dipergunakan sebagai dasar menuju pada langkah pengembangan sistem informasi selanjutnya.

Merancang Sistem Informasi Baru Masukan: -Persetujuan proposal sistem -Opini-opini Keluaran: Spesifikasi rancangan

Setelah memahami apa yang diinginkan pemakai (end-user) sistem informasi yang akan dibangun, analis sistem informasi harus memahami bagaimana menterjemahkan keinginan pemakai sistem informasi tersebut kedalam bahasa komputer, untuk selanjutnya mulailah ia dapat merancang sistem informasi baru. Perancangan sistem informasi baru umumnya meliputi, output, input, filefile, database, komputer dan bahasa yang digunakan, metode dan prosedur serta pengendalian intern. Analis sistem informasi dalam merancang sistem informasi harus memiliki kemampuan dalam hal pemograman komputer, hasil dari tahap perancangan ini adalah spesifikasi desain. Alternatif lain yang dapat digunakan adalah dengan membuat prototipe dari sistem informasi yang akan disusun. Penyusunan prototipe ini biasanya menggunakan bahasa komputer tingkat tinggi yang biasa digunakan untuk aplikasi pemrograman seperti dBase, Visual Foxpro,Oracle atau bahasa lainnya.

Menentukan Hardware dan Software Komputer Masukan: -Laporan kebutuhan pemakai -Persetujuan proposal sistem Keluaran: Konfigurasi yang sesuai

seperti seorang arsitek yang telah disetujui membangun sebuah rumah, maka selanjutnya ia akan menentukan material yang akan dipergunakan. Demikian juga dengan seorang analis sistem informasi, setelah proposal pengembangan sistem informasi yang diajukan disetujui, maka akan menentukan hardware dan software yang akan digunakan, dan bagaimana cara mendapatkannya .

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 359

Membangun/Menyusun Sistem Informasi Baru Apabila pemakai sistem informasi telah menyetujui rancangan Masukan: Spesifikasi rancangan yang diajukan maka mulailah analis membangun/menyusun sistem informasi baru. Waktu yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi baru ini biasanya cukup lama. Tahap pembangu- Keluaran: Software komputer nan sistem informasi ini dapat dilakukan oleh programer dan peyang sesuai ranan analis sistem informasi pada tahap ini lebih banyak memdengan berikan pengarahan. kebutuhan.

Memperkenalkan Sistem Informasi Manajemen Baru Hasil dari penyusunan sistem informasi (manajemen) adalah se- Masukan: Software komputer buah software komputer yang siap digunakan dan sesuai dengan yang sesuai kebutuhan semua user, untuk selanjutnya analis harus memperdengan kenalkan paket sistem informasi baru tersebut untuk dioperasikebutuhan. kan. Pada penerapan sistem informasi baru, analis harus benarbenar berperan sebagai perantara yang dapat membantu pema- Keluaran: Sistem kai sistem untuk berpindah dari sistem informasi lama ke sistem informasi informasi baru. Pada tahap ini pelatihan secara tertulis maupun manajemen praktek harus diberikan oleh analis, agar pemakai dapat mengobaru perasikan sistem informasi baru.

Memelihara dan Meningkatkan Sistem informasi Tugas analis sistem informasi dalam memecahkan masalah yang Masukan: Sistem informasi dihadapi organisasi belumlah selesai walaupun sistem informasi manajemen baru telah disusun dan telah diterapkan dalam aktivitas organisabaru si, meskipun masalah yang dihadapi oleh organisasi telah terpecahkan, tetapi analis sistem informasi memiliki tanggungjawab untuk terus melakukan pengawasan dan pengembangan, melalui pe- Keluaran: Sistem meliharaan dan peningkatan sistem informasi. Pemeliharaan yang informasi dilakukan analis adalah dengan melakukan perbaikan-perbaikan manajemen pada kesalahan-kesalahan atau kegagalan-kegagalan yang timdan langkah bul dalam penggunaan sistem informasi. Banyak kegagalan yang selanjutnya muncul pada saat diterapkan dan tidak muncul pada tahap-tahap sebelumnya. Sedangkan yang dimaksud dengan peningkatan adalah penambahan fasilitas sistem informasi seperti pada penyajian laporan, penggabungan dengan sistem informasi lain dan tampilan-tampilan baru di layar. Tahap-tahapan pada pengembangan sistem informasi tidak dapat dilakukan secara terpisah atau sendiri-sendiri, tetapi satu sama lain harus saling berkaitan, dan dapat saja terjadi pada saat suatu tahap belum selesai tahap berikutnya sudah dapat dilaksanakan. Misalnya pada saat suatu permintaan dari pemakai telah ditentukan maka analis sudah dapat mulai mencari solusi, melalui pengindentifikasian dan pengevaluasian alternatif solusi yang diusulkan. Tetapi perlu diingat bahwa walaupun tahap-tahap tersebut bisa berjalan bersamaan, sistem informasi baru tersebut tidak dapat diterapkan, sebelum teknologi yang mendukungnya dimiliki.

360 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

18.3.2 Metode Prototyping

Karakteristik sistem informasi manajemen yang lengkap tergantung dari masalah yang dihadapi, proses pengembangannya dan tenaga kerja yang akan dikembangkannya

Metode prototyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi manajemen, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen

Secara umum tujuan pengembangan sistem informasi adalah untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan informasi, mengurangi biaya dan menghemat waktu, meningkatkan pengendalian, mendorong pertumbuhan, meningkatkan produktivitas serta profitabilitas organisasi. Dalam beberapa tahun terakhir ini peningkatan produktivitas organisasi ini dibantu dengan berkembangnya teknologi komputer, baik hardware maupun softwarenya. Tetapi tidak semua kebutuhan sistem informasi dengan komputer itu dapat memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan masalah yang dihadapi organisasi. Keterbatasan sumber daya dan anggaran pemeliharaan memaksa para pengembang sistem informasi untuk menemukan jalan untuk mengoptimalkan kinerja sumber daya yang telah ada. Karakteristik dari suatu sistem informasi manajemen yang lengkap tergantung dari masalah yang dihadapi, proses pengembangannya dan tenaga kerja yang akan dikembangkannya. Seiring dengan perkembangan permasalahan karena berubahnya lingkungan yang berdampak kepada perusahaan maka yang menjadi parameter proses pengembangan sistem informasi yaitu masalah yang dihadapi, sumber daya yang tersedia dan perubahan, sehingga hasil pengembangan sistem informasi manajemen baik yang diharapkan oleh perorangan maupun oleh organisasi turut berubah. Perubahan tersebut pada akhirnya menimbulkan ketidak pastian dan menambah kompleks/rumit masalah yang dihadapi oleh para analis sistem informasi. Metode tradisional seperti SDLC dianggap tidak lagi mampu memenuhi tantangan perubahan dan kompleknya masalah yang dihadapi tersebut. Sekitar awal tahun delapan puluhan, para profesional dibidang sistem informasi memperkenalkan satu metode pengembangan sistem informasi baru, yang dikenal dengan nama metode prototyping. Metode prototyping sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi manajemen, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen. Metode ini dikatakan revolusi karena merubah proses pengembangan sistem informasi yang lama (SDLC). Menurut literatur, yang dimaksud dengan prototipe (prototype) adalah “model pertama”, yang sering digunakan oleh perusahaan industri yang memproduksi barang secara masal. Tetapi dalam kaitannya dengan sistem informasi definisi kedua dari Webster yang menyebutkan bahwa “prototype is an individual that exhibits the essential features of later type..”, yang bila diaplikasikan dalam pengembangan sistem informasi manajemen dapat berarti bahwa prototipe tersebut adalah sistem informasi yang menggambarkan hal-hal penting dari sistem informasi yang akan datang. Prototipe sistem informasi bukanlah merupakan sesuatu yang lengkap, tetapi sesuatu yang harus dimodifikasi kembali, dikem-

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 361

bangkan, ditambahkan atau digabungkan dengan sistem informasi yang lain bila perlu. Dalam beberapa hal pengembangan software berbeda dengan produk-produk manufaktur, setiap tahap atau fase pengembangan sistem informasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari seluruh proses yang harus dilakukan. Proses ini umumnya hanya untuk satu produk dan karakteristik dari produk tersebut tidak dapat ditentukan secara pasti seperti produk manufaktur, sehingga penggunaan “model pertama” bagi pengembangan software tidaklah tepat.Istilah prototyping dalam hubungannya dengan pengembangan software sistem informasi manajemen lebih merupakan suatu proses bukan prototipe sebagai suatu produk. Prototipe merupakan model kerja dari sebuah sistem informasi manajemen yang belum lengkap. Para pengembang sistem informasi, melakukan pertemuan-pertemuan intensif dengan user untuk menampung informasi yang akan dijadikan dasar dalam menyusun prototipe dari sistem informasi manajemen yang akan disajikan kelak. Prototipe yang dihasilkan kemudian dipresentasikan kepada user dan user diberikan kesempatan untuk memberi masukan-masukan sehingga sistem informasi manajemen yang dihasilkan betul-betul sesuai dengan keinginan dan kebutuhan user. Perubahan dan presentasi prototipe ini dapat dilakukan berkali-kali sampai dicapai kesepakatan bentuk sistem informasi manajemen yang akan diterapkan. Istilah prototipe, pada saat pengembangan sistem informasi, menghasilkan suatu demontrasi praktis dari software komputer yang akan dihasilkan. Jadi seperti dijelaskan diatas, prototipe merupakan model kerja dari sebuah sistem informasi manajemen yang belum lengkap tapi telah menampung hal-hal yang penting dari suatu sistem informasi manajemen. Metode prototyping dirancang agar dapat menerima perubahan-perubahan dalam rangka menyempurnakan prototipe yang sudah ada sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan sistem informasi manajemen yang dapat diterima dan perubahan-perubahan yang terjadi dianggap merupakan bagian dari proses pengembangan itu sendiri. Para pengembang sistem informasi melakukan pertemuanpertemuan intensif dengan pemakai untuk menampung informasi yang akan dijadikan dasar dalam menyusun model prototipe dari sistem informasi (manajemen) yang akan disajikan kelak. Prototipe yang dihasilkan kemudian dipresentasikan kepada user dan user diberi kesempatan untuk memberikan masukan-masukan sehingga hasilnya diharapkan betul-betul sesuai dengan keinginan dan kebutuhan user. Perubahan dan presentasi prototipe ini dapat dilakukan berkali kali sampai dicapai kesepakatan bentuk sistem informasi yang akan diterapkan. Keterlibatan user dalam proses pengembangan sistem informasi merupakan bagian dari proses pengembangan yang akan mempengaruhi kualitas akhir dari sistem informasi manajemen yang akan dihasilkan. Untuk mempercepat proses pengembangan sistem informasi manajemen dengan menggunakan metode

362 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

prototyping, dalam pelaksanaannya perlu dibantu oleh perangkat lunak yang mendukung pembuatan software seperti DBMS (4GL) dan prosesor berkemampuan cukup tinggi.

Karakteristik Metode Prototyping Ada empat langkah yang menjadi karakteristik metode prototyping yaitu, pemilihan fungsi (function selection), penyusunan sistem informasi (construction), evaluasi (evaluation) dan penggunaan selanjutnya (further use), yang uraian lengkapnya sebagai berikut: Empat langkah yang menjadi karakteristik metode prototyping :  Pemilihan fungsi  Penyusunan sistem informasi  Evaluasi, dan  Penggunaan selanjutnya

Pemilihan fungsi (functional selection) mengacu pada pemilihan fungsi yang harus ditampilkan oleh prototyping. Pemilihan harus selalu dilakukan berdasarkan pada tugas-tugas yang relevan yang sesuai dengan contoh kasus yang akan diperagakan. Walaupun luasnya gambaran yang disajikan oleh prototipe tidak selamanya sama dengan hasil akhir dari sistem informasi manajemen yang akan disusun, tetapi prototipe ini harus mewakili bentuk yang akan disusun. Terdapat dua perbedaan antara cakupan fungsi prototipe dengan hasil akhir yaitu : o

Fungsi sistem informasi yang diterapkan mendekati bentuk akhirnya, tetapi hanya fungsi yang terpilih saja yang digunakan (vertical prototipe);

o

Fungsi-fungsi tidak ditampilkan secara terinci seperti yang akan digunakan pada hasil akhir, tetapi dapat diperagakan (horizontal prototipe).

Pada beberapa bagian dari prototipe, seringkali kedua elemen tersebut disajikan secara bersama-sama. Penyusunan sistem informasi (construction) bertujuan untuk memenuhi permintaan akan tersedianya prototipe. Secara umum, prototipe ini harus lebih kecil dari yang dibutuhkan dalam mengembangkan hasil akhir sistem informasi manajemen yang akan digunakan. Hal ini dapat dilakukan dengan menyesuaikan baik pemilihan fungsi maupun teknik dan perangkat yang tersedia untuk penyusunan prototipe. Dalam menyusun prototipe, kualitas dari sistem informasi manajemen akhir dapat diabaikan seperti kelayakan dan efisiensi keamanan data, asal dapat diperagakan misalnya prototipe ini dapat digunakan untuk melihat apakah waktu yang dibutuhkan sistem informasi tersebut sesuai dengan ritme kerja user, efisiensi dalam hal ini merupakan hal yang tidak dapat diabaikan. Evaluasi (evaluation) harus dipertimbangkan agar menerima masukan-masukan untuk proses pengembangan selanjutnya. Seluruh unsur dalam pengembangan sistem informasi harus

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 363

yakin bahwa prototipe ini dapat dievaluasi, termasuk adanya partisipasi dari kelompok-kelompok yang relevan yang mungkin akan menggunakan sistem informasi manajemen ini. Evaluasi harus dilakukan setelah dilaksanakannya pelatihan. Pelaksanaan evaluasi harus didasarkan pada dokumen yang menjelaskan tentang kriteria hal-hal yang perlu dievaluasi dan langkah-langkah kerja yang terinci dari sistem informasi manajemen yang akan digunakan. Evaluasi juga harus dilakukan baik untuk penggunaan sistem informasi secara individual maupun secara bersama-sama antara beberapa user, sehingga tidak mengabaikan timbulnya masalah dalam komunikasi antara para pemakai dan kendala dalam penggunaan perangkat komputer. Ada beberapa kemungkinan dalam penggunaan selanjutnya (further use) dari prototipe. Hal ini sangat tergantung pada pengalaman yang dimiliki dengan prototipe ini pada kondisi lingkungan tetentu, seringkali prototipe ini digunakan sebagai alat untuk belajar dan selanjutnya tidak dipergunakan lagi, tetapi mungkin juga prototipe ini merupakan bagian dari sistem informasi manajemen yang akan digunakan kelak. Jika prototipe ini digunakan sebagai alat untuk belajar, maka penyusunan prototipe ini harus benar-benar dilakukan dengan hati-hati. Ada beberapa aspek yang harus diperhatikan yaitu : Manfaat awal - prototipe harus memberikan manfaat pada pengembangan software sehingga dapat ditawarkan pada semua unsur yang berkepentingan seperti pengembang, konsumen, dan user. Peragaan, Evaluasi dan Modifikasi - prototipe harus dapat diperagakan kepada user. Peragaan ini harus dapat menyajikan bagaimana proses kerja user, seperti harus otentik dan tidak menimbulkan masalah sehingga evaluasi yang dilakukan pun relevan. Prototipe harus mudah dirubah baik direvisi maupun ditambah setelah dilakukan evaluasi, sehingga memungkinkan dilakukannya berbagai modifikasi. Pengajaran dan pelatihan - setelah dilakukan evaluasi dan modifikasi, prototipe yang baik harus dapat dipelajari untuk persiapan user saat bekerja dengan sistem informasi manajemen yang sudah jadi. Kesepakatan - perlu diperhatikan bila selama peragaan prototipe ada masukan-masukan dari user, maka harus diarahkan untuk membuat kesepakatan pada sistem informasi yang akan dihasilkan kelak. Kesepakatan yang dibuat sangat tergantung pada pendekatan yang dipergunakan dalam menyusun prototyping ini.

364 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Jenis-jenis Prototyping Jenis-jenis prototyping:    

Feasibility Requirement Design Implementation

Feasibility prototyping digunakan untuk menguji kelayakan teknologi yang akan digunakan untuk sistem informasi manajemen yang akan disusun.

Requirement prototyping juga disebut sebagai discovery prototyping, digunakan untuk mengetahui kebutuhan aktivitas bisnis user.

Desain prototyping digunakan untuk mendorong perancangan sistem informasi akuntansi yang akan digunakan.

Bila dikaitkan dengan siklus pengembangan sistem informasi akuntansi secara umum, beberapa pakar berpendapat ada empat tahap dalam siklus pengembangan sistem informasi yang dapat menggunakan metode prototyping. Penggunaan metode prototyping dalam beberapa siklus sistem informasi manajemen ini dikelompokkan menjadi empat jenis yaitu: Feasibility prototyping - digunakan untuk menguji kelayakan dari teknologi yang akan digunakan untuk sistem informasi manajemen yang akan disusun. Misalnya bila ingin menguji apakah komputer dapat digunakan untuk mencatat sendiri permintaan pembelian oleh salesman untuk menguji hal tersebut analis harus membuat satu prototipe yang dapat digunakan untuk melihat bagaimana reaksi salesman bila mereka dapat memasukan sendiri permintaan pembelian pada jaringan komputer.Pengisian data ini biasanya dilakukan oleh bagian gudang. Dari hasil pengujian itu dapat diambil keputusan apakah teknik yang diperkenalkan dapat digunakan atau tidak. Requirement prototyping - juga disebut sebagai discovery prototyping, digunakan untuk mengetahui kebutuhan aktivitas bisnis user. Jenis ini ditujukkan untuk merangsang pola berfikir user. Konsepnya adalah, user akan mengetahui apa yang mereka inginkan, bila mereka melihatnya. Pada tahap penentuan kebutuhan, analis sistem informasi membuat satu tampilan dilayar dan meminta user untuk memberikan reaksinya. Hal penting yang perlu diperhatikan pada saat melaksanakan siklus ini, karena user mungkin akan berfikir bahwa ini adalah sistem informasi manajemen yang kelak akan digunakan. Bila hal ini terjadi maka kemungkinan masalah yang akan timbul adalah: 1) perhatian user terfokus pada format tampilan atau laporan yang disajikan; dan/atau 2) user mempertimbangkan untuk menjadikan prototipe ini sebagai sistem informasi manajemen yang akan diterapkan. Desain prototyping - juga sering disebut behaviorial prototyping, digunakan untuk mendorong perancangan sistem informasi manajemen yang akan digunakan. Dengan menggunakan rancangan prototipe, user diharapkan dapat mengevaluasi apakah prototipe ini dapat digunakan sebagai bagian dari sistem informasi manajemen yang akan digunakan. User dalam hal ini diharapkan untuk mengevaluasi kemudahan mempelajari dan menggunakannya serta bagaimana dan prosedur apa yang akan diterapkan dalam menggunakan sistem informasi manajemen ini. Implementation prototyping - atau disebut juga production prototyping, adalah lanjutan dari rancangan prototipe, prototipe ini langsung disusun sebagai sistem informasi manaje-

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 365

men yang akan digunakan. Pada umumnya prototipe yang diterapkan ini membutuhkan data yang terperinci, fasilitas pengeditan data, keamanan dan pesan-pesan penolong. Rincian lainnya akan ditambahkan kemudian jika prototipe ini telah menjadi satu produk sistem informasi manajemen yang lengkap. Dengan penggunaan bahasa pemrograman yang semakin canggih yaitu 4GLs. Jenis prototipe ini menjadi semakin populer karena dapat menghasilkan perangkat lunak yang menambah kecepatan pengolahan data.

Implementation prototyping atau disebut juga production prototyping, adalah lanjutan dari rancangan prototipe, prototipe ini langsung disusun sebagai sistem informasi manajemen yang akan digunakan.

Beberapa pakar lain berpendapat bahwa metode prototyping merupakan metode pengembangan sistem informasi untuk membangun sistem informasi manajemen perusahaan secara keseluruhan. Berikut ini tahap-tahapannya. Gambar 18.2 Tahap-tahapan dalam metode full prototyping Mengidentifikasi kebutuhan pemakai (berdasarkan fungsinya)

Menyiapkan sistem operasional

Menguji sistem operasionl Mengembangkan model prototipe sistem dapat diterima? Prototipe dapat diterima?

Tidak

Ya

Tidak

Ya Penggunaan sistem operasional

Teknik dalam Metode Prototyping Ada beberapa teknik yang relevan dan dapat dipergunakan Teknik-teknik Prototydalam penerapan metode prototyping, Teknik-teknik tersebut ada- ping: lah perancangan model, perancangan dialog dan simulasi.  Perancangan model Perancangan model adalah bagian yang terpenting dalam  Perancangan dialog seluruh strategi prototyping yang digunakan sebagai alat un-  Simulasi tuk menjadikan model menjadi sistem informasi yang sebenarnya. Strategi ini meliputi simulasi interaktif, struktur pemrograman dan pengembangan sistem informasi secara bertahap. Dari semua kegiatan, pembuaan model membantu memperoleh perubahan-perubahan secara bertahap bagian-bagian model/prototipe dengan komponen sistem informasi yang sebenarnya.

366 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Perancangan dialog disusun agar keterlibatan user menjadi jelas dan fleksibel. Aspek dalam perancangan dialog mencakup keseluruhan unsur yang harus didialogkan, seperti pemilihan perintah-perintah sistem informasi, layout tampilan dilayar, penanganan masalah-masalah khusus dan kemungkinan disediakannya prosedur untuk menjalankan sistem yang diterapkan. Simulasi dalam prototyping dilakukan untuk menunjukkan bagaimana cara kerja sebuah sistem informasi manajemen yang akan diterapkan kelak. Unsur-unsur yang disimulasikan biasanya menunjukan bagaimana data diorganisasikan serta waktu yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem informasi yang akan digunakan. Sebagai suatu teknik dan perangkat dari prototyping, simulasi sangat tergantung pada model yang dirancang, yang memungkinkan dilakukannya simulasi bagian tertentu tanpa mengganggu sistem informasi secara keseluruhan. Metode prototyping tidak membutuhkan satu perangkat khusus atau tambahan investasi. Metode ini dapat menggunakan perangkat yang sebelumnya telah digunakan. Perangkat pendukung kerja metode prototyping adalah bahasa pemrograman tingkat tingth gi 4 generation languages (4GL), sistem manajemen database (DBMS), sistem dialog (user interface), penggunaan bahasa instruksi yang spesifik dan simbol-simbol pelaksanaan sistem informasi, dan tentunya hal yang paling utama adalah tersedianya perangkat komputer yang memadai. Seperti metode pengembangan sistem informasi lainnya, metode prototyping juga selain memberikan dampak yang menguntungkan juga mengundang masalah. Profesional dibidang pengem bangan sistem informasi manajemen melihat beberapa keuntungan penggunaan metode prototyping diantaranya adalah : End-user dapat berpartisipasi secara lebih aktif dalam pengembangan sistem informasi. Sehingga jadwal pelatihan bisa dihilangkan. Penentuan kebutuhan/keinginan lebih mudah diwujudkan. Mengurangi proses persetujuan rancangan sistem informasi. Perancangan dengan menggunakan metode prototyping mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi akuntansi sehingga dapat menghemat biaya. Selain beberapa keunggulan diatas prototyping juga mempunyai beberapa kelemahan. Biasanya kelemahan-kelemahan ini dimunculkan oleh pihak-pihak yang kontra terhadap penggunaan metode prototyping. Kelemahan tersebut diantaranya yaitu :

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 367

Metode prototyping membuat proses analisis dan perancangan menjadi terlalu singkat. Analis sistem informasi dalam hal ini mungkin saja kurang memahami masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan yang sebenarnya dari organisasi. Metode Prototyping mengesampingkan alternatif pemecahan masalah. Analisis sistem informasi tidak membuat alternatif lain ketika prototipe pertama yang disajikan mendapat reaksi positif dari user. Penerapan sistem informasi dengan menggunakan metode prototyping biasanya kurang fleksibel dalam menghadapi perubahan-perubahan. Tidak selamanya prototipe yang dihasilkan oleh metode prototyping mudah untuk dirubah. Penggunaan 4GLs seringkali tidak terstruktur, sulit dibaca dan rancangannya terbatas. Umumnya prototipe ini terlalu cepat selesai, teknologi yang digunakan tidak mudah dipahami oleh user karena hanya sedikit memberikan kesempatan partisipasi user. Metode prototyping pada pelaksanaannya perlu didukung dengan teknik-teknik khusus yang memadai agar penggunaannya bisa sukses.

18.3.3 Metode Rapid Application Development (RAD) Telah kita ketahui bahwa disamping memiliki kelebihan-kelebihan beberapa metode dan teknik pengembangan sistem informasi akuntansi juga memiliki kelemahan-kelemahan. Untuk menutupi kelemahan-kelemahan yang ditimbulkan oleh masing-masing metode dan teknik pengembangan sistem informasi tersebut perlu adanya metode lain yang dianggap memadai. Salah satu metode yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang selama ini dihadapi oleh metode prototyping dengan teknik JAD adalah metode rapid application development (RAD) atau metode pengembangan aplikasi secara cepat. Metode Rapid Application Development (RAD) adalah penggabungan beberapa metode atau teknik terstruktur (khususnya dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi), misalnya dengan mengintegrasikan metode prototyping, metode SDLC dan teknik joint application development untuk mempercepat pengembangan sistem informasi. Metode RAD menggunakan metode prototyping dan teknik terstruktur lainnya untuk menentukan kebutuhan user dan perancangan sistem informasi (manajemen). Dengan menggunakan teknik yang terstruktur dalam pengembang sistem informasi, analis sistem pertama-tama akan menyusun data awal dan model pemrosesan data yang diinginkan, sedangkan prototipe digunakan untuk membantu analis sistem informasi dan user dalam me-

Metode Rapid Application Development (RAD) adalah penggabungan beberapa metode atau teknik terstruktur. Metode RAD menggunakan metode prototyping dan teknik terstruktur lainnya untuk menentukan kebutuhan user dan perancangan sistem informasi akuntansi

368 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

nentukan kebutuhan informasi yang sebenarnya serta memperbaiki data dan model pemrosesan yang digunakan. Siklus perancangan model-model yang kemudian dibuat prototipenya berjalan terus hingga dihasilkan satu kombinasi yang mendukung kebutuhan aktivitas bisnis. Pada awal tahun 1994, organisasi pemakai sistem dan penyalur software bekerjasama dengan akademisi membentuk Konsorsium Metode Pengembangan Sistem yang Dinamis (Dynamic System Development Consortium/DSDM). Konsorsium ini bertujuan untuk mengembangkan dan menindaklanjuti metode RAD. Sasarannya termasuk publikasi kerangka kerja metode RAD, mempromosikannya, menyelenggarakan pelatihan, mengeluarkan sertifikat dan lain-lain. Versi pertama standar DSDM ini telah dipublikasikan pada awal tahun 1994. Standar tersebut menentukan tiga faktor utama dalam RAD yaitu: kelompok pemakai sistem harus memiliki staf senior yang benar-benar berdedikasi terhadap pengembangan sistem informasi yang memudahkan mereka dalam berhubungan dengan pengembangan sistem; tim pengembang sistem harus stabil dan memiliki kemampuan yang memadai; dan lingkup aplikasi harus komersial dengan penentuan-penentuan permintaan yang jelas dari kelompok pemakai sistem. Sebagai tambahan bagi ketiga faktor tersebut di atas, DSDM merekomendasikan bahwa metode ini harus: Menentukan prioritas dari kebutuhan aktivitas bisnis, sebagai pembanding bagi kualitas karakteristik operasional sistem. Membuat sudut pandang sistem yang memenuhi pertanyaan apa tujuan dari prosedur yang dijalankan dan prosedur mana yang paling fleksibel dibandingkan dengan aktivitasnya sehingga dapat menjawab bagaimana pekerjaan tersebut harus dijalankan. Gunakan konfigurasi utama dari prosedur manajemen, karena setiap perubahan harus direvisi. Bentuk motivasi kelompok agar lebih memahami aktivitas bisnis, bukan rincian dari tugas-tugas yang dilaksanakan. Integrasikan pengujian pada siklus pengembangan sistem. Hasil akhir harus difungsikan sesuai dengan waktu dan biaya yang telah dikeluarkan bukan dengan aktivitas yang dilakukan. Pusatkan kemungkinan timbulnya risiko pada fungsi sistem bukan pada bentuk sistem; dan Jadikan permintaan pemakai sistem sebagai dasar utama agar mudah dirubah selama pengembangan sistem dilaksanakan. Dari rekomendasi di atas terlihat bahwa DSDM menekankan pada produk yang dihasilkan bukan bagaimana aktivitas yang menghasilkan produk tersebut. Notasi-notasinya sangat terbuka dan fleksibel.

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 369

Proses Pengembangan Siklus pengembangan DSDM terbagi dalam beberapa tahap, se- Metode DSDM : perti terlihat pada gambar 18.3. - Mempelajari apakah projek pengemba-

Tahap pertama - pengembang sistem informasi mempelajari ngan sistem memeapakah projek pengembangan sistem yang telah disusun da- nuhi kriteria RAD. pat memenuhi kriteria RAD. Hasil dari evaluasi ini adalah be- - Mempelajari aktivitas rupa laporan studi kelayakan. Jika projek tesrsebut layak, ma- bisnis perusahaan, ka dibuatlah garis besar rencana pengembangan. menentukan area bisnis serta fungsi-fungsi

Tahap kedua - pengembang sistem mempelajari aktivitas bis- yang menjadi prioritas. nis organisasi perusahaan, menentukan area bisnis serta - Membuat model dari fungsi-fungsi yang menjadi prioritas utama dalam rencana fungsi-fungsi yang pembuatan prototipe. menjadi prioritas. - Memilih prototipe ma-

Tahap ketiga - pengembang sistem (analis) membuat model na yang direview dari fungsi-fungsi yang menjadi prioritas untuk menghasilkan - Implementasi sistem prototipe atau model dari fungsi-fungsi tersebut. Selanjutnya informasi. analis mulai merancang dan membangun tahap-tahap yang harus dilakukan untuk menghasilkan suatu prototipe sistem informasi yang dapat diuji untuk menjalankan semua fungsifungsi yang telah dibuat. Tahap keempat - analis/pengembang sistem informasi memilih prototipe mana yang akan direview dan kemudian mereview prototipe tersebut. Setiap aspek dari tahap-tahap yang harus dievaluasi ini dibatasi oleh waktu yang telah ditentukan dengan tiga jenis pekerjaan yaitu meneliti, meningkatkan dan melakukan konsolidasi prototipe yang direview. Tahap kelima (tahap terakhir) - sistem diimplementasikan dilingkungan pemakai sistem, diikuti dengan pendokumentasian dan pelatihan. Setelah konsorsium mengembangkan struktur proses DSDM, kelompok kerja teknik melanjutkan dengan menetapkan tugas-tugas yang harus dilakukan serta menentukan aspek-aspeknya, termasuk didalamnya manajemen projek, personel, perangkat dan tekniknya, jaminan kualitas dan penyediaan software. berikut ini adalah uraiannya: Manajemen projek - Secara umum, aktivitas manajemen projek meliputi, perkiraan sumber daya yang dibutuhkan dan penjadwalannya, serta memonitor aktivitas dan sumber daya projek, termasuk juga penyusunan staf. Misalnya menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas X dengan menjawab pertanyaan seberapa jauh sebuah sistem dapat dibentuk dengan menggunakan Y orang.

370 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Gambar 18.3 Siklus Pengembangan DSDM

ta si en pl em Im

i h em at s t el s i M ai ak m

Model Fungsi

pe

n i ka s tu ng en fu en pe M toti o pr at bu gan em n e M nca otip ra rot p

Ja d di wa se l y tu an ju g i

w s i e ni ev i s er s b M ita tiv ak

i at gs bu fun em e M tip o ot pr

M pr ere ot vi o t ew ip e

Implementasi

P da er ba n p set gi ed uju p si em om an st em ak an ai

M en ja ye dw tu al jui

Studi kelayakan bisnis

M R er a e Pr nca vie ot n w o t ga ip n e

n ka tu an en ng e en ca tip M an oto R Pr

Rancangan dan Peny usunan

Personel - Karena RAD memberi penawaran yang menarik bagi pengembang dan pemakai sistem, DSDM merekomendasikan untuk menggunakan tim kecil saja yang terdiri dari pengembang sistem dan pemakainya. Hal ini lebih memudahkan terciptanya komunikasi dan hubungan antar tim yang tingkat keberhasilannya lebih tinggi. Perangkat dan teknik - DSDM tidak menyusun satu perangkat atau teknik yang khusus bagi pengembangan sistem informasi. Penekanannya adalah bagaimana produk dihasilkan pada setiap tahapan, yang secara tidak langsung akan menentukan sendiri teknik apa yang sesuai untuk mendukung penciptaan produk termasuk juga struktur dan metode yang digunakannya. Jaminan kualitas - Pada metode DSDM, jaminan kualitas dipergunakan pada pengenalan sistem yang disajikan sebagai permintaan kebutuhan-kebutuhan aktivitas bisnis. Walaupun penyajiannya tidak dibuat dalam bentuk spesifikasi formal, tetapi pengembang sistem akan dapat menyatukan tujuan ini dengan melakukan serangkaian pengujian sepanjang tahapan dari DSDM yang menitikberatkan pada komponen sistem yang akan menjamin keberhasilan aktivitas bisnis. Penyediaan software - Perangkat lunak yang digunakan dalam proses pengembangan dengan menggunakan metode DSDM biasanya doperoleh dengan bekerjasama dengan pihak lain yang menyediakan perangkat lunak ini dengan sistem kontrak kerja.

18.3.4 Metode Soft System Metode-metode tradisional untuk menganalisis dan mengembangkan sistem informasi menurut beberapa ahli sistem informasi tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan bila diterapkan dalam ling-

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 371

kungan yang berbeda budayanya, dimana komponen budaya ini menjadi bagian dari proses pengembangan sistem informasi. Checkland telah menemukan suatu metode pengembangan sistem informasi yang dapat mengantisipasi adanya perbedaan budaya dimana suatu sistem informasi akan dikembangkan dan diterapkan, metode itu bernama softsystem. Metode Soft System (Soft System Methodology/SSM) memiliki tujuh tahapan proses untuk menangani masalah-masalah dalam kehidupan sehari-hari, yang berdampak pada organisasi. Metode soft system yang dikembangkan oleh Checkland ini memisahkan masalah sehari-hari dengan pola berfikir suatu sistem informasi. Gambar 18.4 menunjukkan bagaimana tahapan-tahapan dalam metode soft system dipisahkan oleh satu garis pemisah. Tahap 1, 2, 5, 6 dan 7 berada diatas garis masalah sehari-hari serta tahap 3 dan 4 berada di bawahnya yang termasuk dalam proses berfikir sebuah sistem informasi manajemen. Tahap 3 dan 4 dalam metode soft system merupakan tahap penting dimana ditentukan akar permasalahan (root definition/RD) dan disusunnya konsep dari model sistem informasi (conceptual model/CM), berikut ini penjelasannya: Tahap 1 - Masalah relatif bagi setiap orang, karena itu metode ini tidak melihat masalah secara individu, tetapi dalam konteks situasi permasalahan yang merupakan gabungan dari beberapa masalah yang saling berkaitan dan berdasarkan pada apa yang kita lihat, masalah-masalah itu tidak terstruktur Tahap 2 - Ahli sistem mencoba menstrukturkan permasalahan dengan mengekspresikan keterkaitan antara masalah-masalah yang muncul dengan menyusun apa yang disebut sebagai problematique diagram dan rich picture dan berdasarkan inilah ahli sistem akan memperoleh akar permasalahan dari sistem terkait. Tahap 4 - disusun konsep model yang teridiri dari sistem informasi yang mungkin diterapkan dan strategi yang mungkin digunakan untuk menindaklanjuti masalah yang dihadapi. Tahap 5 - adalah tahap membandingkan antara masalah yang ditentukan pada tahap 2 dengan konsep yang disusun pada tahap 4 untuk menyusunan perubahan yang mungkin dilakukan. Tahap 6 - dilakukan diskusi yang bertujuan untuk menghasilkan satu harapan dari sistem informasi dan serangkaian strategi yang sesuai dengan kultur yang ada untuk disesuaikan dengan masalah yang ada. Tahap 7 - adalah realisasi dari tahap 6 dimana serangkaian proposal, strategi dan taktik disusun untuk membuat perubahan yang diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi. Perubahan yang disusun tidak hanya yang berhubungan dengan struktur dan proses masalah tetapi juga me libatkan nilai dan perilaku manusia yang terlibat didalamnya.

372 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Gambar 18.4 Tahap-tahap metode soft system 1. Permasalahan tidak terstruktur

7. Tindakan untuk mengatasi permasalahan 6. Kelayakan, Perkiraan, perubahan

2. Ekspresi Permasalahan

................ ................ 5. Perbandingan antara 4 dengan 2

Yang terjadi didunia Pemikiran sistem

3. Akar permasalahan dari sistem terkait

4. Model konseptual

4a. Konsep sistem formal

4b. Sistem lain

Setelah seluruh tahapan dari metode ini lengkap dijalankan dan perubahan telah dilakukan, maka seperti halnya siklus sebuah sistem informasi, maka metode inipun berjalan sebagai suatu siklus. Gambar 18.4 memperlihatkan bagaimana metode ini diterapkan dalam memecahkan masalah, yang terdiri dari sistem informasi yang digunakan untuk memecahkan masalah dan situasi dimana masalah tersebut muncul.

18.4 Teknik Teknik adalah pendekatan bagaimana menggunakan alat dan peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan-tahapan dalam siklus pengembangan sistem informasi Teknik ada yang hanya diterapkan pada satu tahapan saja pada siklus pengembangan sistem informasi, tetapi mungkin juga diterapkan pada seluruh siklus pengembangan sistem informasi.

Teknik (technique) adalah pendekatan bagaimana menggunakan alat-alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahapan-tahapan dalam siklus pengembangan sistem informasi. Persamaan dari teknik ini adalah paradigma (paradigm). Dari definisi-definisi tentang siklus, metodologi dan teknik, jelaslah bahwa siklus dalam pengembangan sistem informasi masih bisa diterima. Ada dua hal penting yang perlu diperhatikan dari uraian diatas, pertama, metodologi harus dapat mencakup semua tahapan dari siklus pengembangan sistem informasi, termasuk pada tahapan pemeliharaan. Kedua, kebanyakan metodologi modern menggunakan beberapa teknik dan perangkat yang dapat mendukungnya dalam pengembangan sistem informasi. Beberapa teknik ada yang hanya diterapkan pada satu tahapan saja pada siklus pengembangan sistem informasi, tetapi mungkin juga diterapkan pada seluruh siklus pengembangan sistem informasi. Salah satu teknik pengembangan sistem informasi yang

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 373

paling dikenal adalah pemrograman terstruktur. Pemrograman terstruktur ini diterapkan pada tahap penerapan dan pemeliharaan sistem informasi, tetapi tidak dapat diterapkan pada tahapan perencanaan atau analisis sistem informasi, oleh karenanya perlu digabungkan dengan teknik pengembangan sistem informasi lainnya yang mendukung. Sebelum menginjak pada metode-metode pengembangan sistem informasi yang sering dipergunakan berikut ini akan diuraikan teknik-teknik yang sering digunakan dalam proses pengembangan sistem informasi manajemen.

18.4.1 Teknik Terstruktur Teknik terstruktur (Structured techniques) merupakan pendekatan formal untuk memecahkan masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan berhubungan. Bagian-bagian tersebut kemudian harus dapat disusun kembali menjadi suatu yang memberikan manfaat bagi pemecahan masalah-masalah bisnis. Teknik terstruktur ini dikenal juga dengan nama metode terstruktur. Dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dan software aplikasi sistem informasi, teknik terstruktur ini terbagi menjadi: pemrograman terstruktur (structured programming), desain terstruktur (structured design), analisis terstruktur modern (modern structured analysis), pemodelan data (data modeling) dan rekayasa informasi (information engineering). Penekanan dalam teknik terstruktur ini pada umumnya difokuskan kepada aktivitas dan data sebagai dua hal penting dalam sistem informasi. Sudut pandang aktivitas atau proses bekerja berdasarkan konsep input, proses dan output (IPO), teknik terstruktur ini disebut juga sebagai teknik berorientasi kepada proses (process oriented techniques). Dalam membangun sistem informasi, teknik ini bekerja berdasarkan kepada pemaham yang diperoleh dari hasil mempelajari proses dan/atau input serta output dari proses yang sedang berjalan. Contoh dari teknik ini adalah pemrograman terstruktur, desain terstruktur dan analisis terstruktur modern. Pemrograman terstruktur adalah teknik yang dipergunakan untuk merancang dan menyusun program secara jelas dan konsisten. Sedangkan desain (rancangan) terstruktur adalah teknik dan serangkaian pedoman yang digunakan untuk merancang hirarki dari modul-modul secara logis yang mewakili bahasa program komputer agar mudah diterapkan dan dipelihara. Analisis terstruktur modern merupakan teknik yang dapat menterjemahkan permintaan user dari sebuah sistem informasi dalam bentuk gambar-gambar yang mewakili fungsi, aktivitas, input, output dan penyimpanan data pada sebuah sistem informasi. Analisis terstruktur modern ini merupakan pengembangan dari analisis terstruktur yang sudah ada sebelumnya. Dari sudut pandang data, teknik ini membangun model sistem informasi berdasarkan kepada organisasi yang ideal serta akses

Teknik terstruktur adalah pendekatan formal untuk memecahkan masalah-masalah dalam aktivitas bisnis menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diatur dan berhubungan untuk kemudian dapat disatukan kembali menjadi satu kesatuan yang dapat dipergunakan untuk memecahkan masalah bisnis berbasis komputer. IPO merupakan teknik terstruktur yang berorientasi kepada proses

374 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

yang dilakukan oleh organisasi tersebut terhadap data didalam sistem informasi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi para pemakai (manajemen). Karena itu teknik ini disebut juga sebagai teknik berorientasi data (data oriented techniques). Contoh dari teknik ini adalah pemodelan data dan rekayasa informasi. Model data mewakili permintaan-permintaan user atas informasi dari sebuah sistem informasi, secara independen untuk mengetahui bagaimana data itu diproses atau bagaimana data itu menghasilkan informasi, sedangkan teknik rekayasa informasi menerapkan teknik terstruktur (baik yang berorientasi data maupun proses) untuk organisasi secara keseluruhan. Dari kedua contoh teknik terstruktur (proses dan data) keduanya mengakui bahwa proses memerlukan data dan data memerlukan proses.

Pemrograman Terstruktur Pemrograman terstruktur adalah proses yang berorientasi kepada teknik yang digunakan untuk merancang dan menulis program secara jelas dan konsisten.

Secara tidak tertulis pemograman terstruktur ini telah dijadikan standar dalam industri komputer. Pemrograman terstruktur (structured programming) ini merupakan proses yang berorientasi kepada teknik yang digunakan untuk merancang dan menulis program secara jelas dan konsisten. Yang terpenting dalam pemrograman terstruktur adalah bahwa logika dari setiap program dapat dan harus ditulis dengan satu perangkat struktur yang terkendali. Teknik pemrograman terstruktur ini berhubungan dengan logika dan kode-kode program. Dengan teknik ini program harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dibaca dari atas ke bawah dengan sedikit pencabangan. Pemrograman terstruktur yang baik biasanya ditulis dengan kombinasi dari tiga struktur pengendalian, kombinasi yang sering ditemui adalah : Urutan instruksi atau group instruksi Pemilihan instruksi-instruksi atau group instruksi berdasarkan kepada persyaratan tertentu (if-then-else) Pengulangan instruksi atau group instruksi berdasarkan beberapa persyaratan tertentu (repeat-until dan do-while) Karakteristik utama dari struktur ini adalah bahwa setiap bentuk program harus mewakili single entry dan single exit. Artinya bahwa setiap progam hanya memiliki satu pintu masuk dan satu pintu keluar. Program terstruktur dibaca dari atas ke bawah tanpa referensi ke langkah sebelumnya. Prosedur ini membuat kode mudah dibaca, diuji, dipahami dan dipelihara. Logika rancangan program terstruktur menggunakan model seperti flowchart, box chart, pseudocode atau diagram-diagram yang menggambarkan tindakan yang dilakukan. Seperti juga teknik terstruktur, pemrograman terstruktur juga digunakan untuk mendukung tahap perancangan, implementasi dan pemeliharaan dalam siklus sebuah sistem informasi.

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 375

Rancangan (Desain) Terstruktur Teknik rancangan terstruktur membantu pengembang sistem informasi dalam menentukan ukuran dan kompleksitas dari suatu program. Rancangan terstruktur (structured design) adalah salah satu proses yang berorientasi teknik yang digunakan untuk memilah-milah program besar ke dalam hirarki modul-modul yang menghasilkan program komputer yang lebih kecil agar mudah untuk diimplementasikan dan dipelihara (atau dirubah). Konsep rancangan terstruktur sangat sederhana. Program dirancang berdasarkan model hirarki dari atas ke bawah. Model ini merupakan kumpulan instruksi seperti paragraf, subprogram atau bagian kegiatan rutin. Model terstruktur dari atas ke bawah ini (top-down modules) dikembangkan sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada. Idealnya setiap logika program dalam suatu modul ditulis dengan menggunakan teknik pemrograman secara terstruktur, sehingga kita melihat bahwa teknik-teknik tersebut dapat digunakan juga untuk memperbaiki cara pemecahan masalah. Pandangan lain telah membangun suatu teknik yang cukup memadai untuk melaksanakan perancangan terstruktur dengan baik. Teknik-teknik ini meliputi: Yourdon-Constantine - Teknik ini mengembangkan struktur software ideal dengan mempelajari arus data yang sesuai dengan fungsi program. Warnier-orr - Teknik ini mengembangkan struktur software dengan mempelajari isi dari input dan output. Jackson - Teknik ini juga mengembangkan struktur software dengan mempelajari isi dari input dan output. Semua teknik ini berorientasi ke proses, sesuai dengan tujuannya yaitu untuk merancang proses, terutama proses didalam software. Rancangan struktur Yourdon merupakan teknik yang paling dikenal luas, rancangan ini memecah sebuah program kedalam modul-modul yang tersusun secara bertingkat dari atas ke bawah. Modul ini memiliki susunan sebagai berikut: Modul harus benar-benar menyatu; ini berarti bahwa setiap modul harus dapat melaksanakan satu dan hanya satu fungsi dengan demikian modul ini dapat digunakan lagi untuk program masa yang akan datang. Modul harus bebas, dengan kata lain modul ini tidak boleh tergantung satu sama lain. Kemandirian modul ini akan mengakibatkan setiap perubahan yang terjadi pada satu modul dimasa yang akan datang hanya sedikit pengaruhnya pada modul yang lain.

B

D C

E F

Rancangan terstruktur membantu pengembang sistem in formasi dalam menentukan ukuran dan kompleksitas dari program.

376 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Model software yang dikembangkan oleh Yourdon ini dikenal dengan nama diagram terstruktur (structured chart) yang dihasilkan dengan mempelajari arus data dari suatu program. Perancangan terstruktur ini digunakan pada tahap perancangan pada siklus pengembangan sistem. Ada beberapa kelebihan dari rancangan terstruktur ini: Keuntungan model tersetruktur: - Program yang disusun untuk rancangan terstruktur dapat dengan mudah ditulis dan diuji oleh tim programer. - Mudah dipelihara - Model program dapat digunakan secara berulang.

Program yang disusun untuk rancangan terstruktur dapat dengan mudah ditulis dan diuji oleh tim programer. Hal ini dimungkinkan karena pengaruh antar model telah ditentukan dengan baik dan dibatasi oleh aturan-aturan tertentu. Model yang telah diuji dengan baik akan dapat diuji dengan baik pula bila digabungkan dengan model lainnya dalam sebuah sistem informasi. Struktur pemrograman dari atas ke bawah (top-down) juga menyederhanakan upaya pemrograman melalui pengkodean dari atas ke bawah dan melakukan pengujian program. Sistem dan program yang dirancang serta dikembangkan secara terstruktur akan lebih mudah untuk dipelihara. Keuntungan dari perancangan secara terstruktur adalah model program yang dikembangkan dapat digunakan secara berulang-ulang.

Analisis Terstruktur Analisis terstruktur adalah teknik yang berorientasi kepada proses yang terpusat dan digunakan untuk membentuk model permintaan user terhadap sistem informasi.

Analisis terstruktur merupakan teknik yang berorientasi kepada proses yang paling populer dan banyak digunakan dewasa ini. Analisis terstruktur adalah teknik yang berorientasi dan terpusat pada proses. Teknik ini digunakan untuk membuat suatu model berdasarkan permintaan user terhadap sistem informasi. Analisis terstruktur memilah-milah sistem kedalam berbagai proses, input, output dan file-file. Teknik ini menyusun arus input-proses-output dari berbagai masalah bisnis serta solusinya. Teknik analisis secara terstruktur konsepnya sangat sederhana. Model sistem informasi baru dikembangkan dari serangkaian diagram arus yang disebut data flow diagram (DFD) atau diagram arus data. DFD menunjukan arus data, penyimpanan data, dan proses yang merespon data yang masuk dan merubahnya. Dalam analisis secara terstruktur, analis sistem mungkin menghasilkan sejumlah DFD model SIM. Setiap DFD dibedakan berdasarkan tujuannya: Apakah model sistem informasi manajemen yang dikembangkan untuk menggambarkan sistem informasi berjalan atau yang seharusnya.

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 377

Apakah model sistem informasi yang dikembangkan menggambarkan sistem informasi secara detail atau pokok-pokoknya saja. Oleh karena itu model DFD bisanya dibuat berdasarkan: (1) sistem informasi berjalan atau yang diimplementasikan saat ini ; (2) pokok-pokok penting secara konseptual dari sistem informasi yang sedang berjalan; (3) pokok-pokok penting secara konseptual dari sistem informasi yang diusulkan dan (4) implementasi sistem informasi yang diusulkan. Model konsep sistem secara logis sering juga disebut sebagai model pokok atau model inti dari sistem (essential system) yang dibuat ketika melakukan dan merupakan hal penting dalam analisis terstruktur. Model tersebut diatas kalau dibuat sekaligus secara bersamaan memiliki beberapa masalah yang diantaranya adalah: Membatasi kreativitas karena sejak awal sudah memikirkan sistem baru dalam bentuk bagaimana sistem tersebut didesain dan diimplementasikan. Mendorong analis sistem untuk menentukan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan (Konseptual sistem) oleh suatu sistem sebelum sistem informasi tersebut dirancang dan diterapkan. Oleh karenanya teknik ini memaksa analis sistem untuk lebih dahulu menentukan bagaimana memecahkan masalah bisnis sebelum menentukan solusi tekniknya. Karena itu, para pakar menyatakan harus ada pemisahan antara sistem yang seharusnya dan sistem berjalan agar memberikan beberapa keuntungan antara lain : Analis sistem akan lebih akurat dalam mengidentifikasikan permintaan/kebutuhan bisnis dan pemakai sistem tanpa mengkhawatirkan teknologi yang digunakan. Analis sistem akan lebih memiliki kesempatan mengembangkan kreativitasnya dalam menentukan alternatif pemecahan masalah berdasarkan pada sistem yang sedang berjalan. Pada pendekatan Gane-Sarson dan pendekatan DeMarco, analis sistem menggambarkan empat set diagram arus data yaitu: 1. Diagram arus data sistem informasi yang sedang berjalan (menggambarkan bagaimana sistem informasi tersebut saat ini bekerja). 2. Diagram arus data secara konseptual dari sistem yang sedang berjalan (merupakan pengembangan dari diagram arus data pada nomor 1, tetapi menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem yang sedang berjalan).

378 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

3. Diagram arus data secara konseptual untuk sistem baru (penambahan, penghapusan, dan modifikasi dari arus data pada nomor 2, memperlihatkan apa yang harus dilakukan sistem baru). 4. Diagram arus data untuk sistem yang akan disusun, (memperlihatkan bagaimana sistem baru mengimplementasikan permintaan/kebutuhan). Selanjutnya Ed Yourdon mengembangkan versi baru dari analisis terstruktur yang disebut dengan analisis terstruktur modern. Pendekatan ini meringkas rincian model dari sistem yang sedang berjalan baik secara logika maupun fisik, kecuali untuk pembuatan: Diagram arus data yang sangat sederhana dari sistem yang diusulkan Model data secara konseptual (logis) Diagram arus data secara konseptual dari atas ke bawah untuk sistem baru (yang menunjukan bagaimana sistem seharusnya bekerja) Diagram arus data yang menunjukan bagaimana konseptual sistem diimplementasikan. Setiap langkah ditujukan untuk kepentingan sistem baru, sedikit sekali perhatian diberikan untuk sistem yang sedang berjalan. Variasi analisis terstruktur merupakan gabungan dari pendekatan analisis terstruktur awal dan pendekatan modern. Para ahli kini menyarankan untuk menggunakan analisis terstruktur bagi sistem yang sedang berjalan. Alasannya adalah (1) seringkali waktu yang dibutuhkan tidak disesuaikan dengan biaya yang tersedia; (2) sistem yang sedang berjalan biasanya bias dan kurang bisa mengadaptasi perubahan dari sistem lama ke sistem baru dan (3) pemakai sistem dan manajer sering tidak sabar dengan model sistem yang membutuhkan banyak perubahan dan unsurunsur yang diganti. Analisis terstruktur merupakan teknik terstruktur pertama yang digunakan untuk menganalisis siklus pengembangan sistem informasi, sedangkan untuk tahap-tahap lainnya dapat mempergunakan teknik yang lain lagi. Analisis terstruktur dan rancangan terstruktur merupakan teknik yang terintegrasi. Rancangan terstruktur yang disusun oleh Yourdon menyediakan strategi untuk mengembangkan struktur program, dari diagram arus data pada analisis terstruktur, yang biasa disebut juga sebagai teknik rekayasa software (software engineering technique).

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 379

Pemodelan Data terstruktur Saat ini proses yang berorientasi kepada teknik dilengkapi dengan teknik yang berorientasi kepada data. Pemodelan data adalah suatu teknik yang berorientasi kepada data dengan menunjukan sistem hanya datanya saja terlepas dari bagaimana data tersebut akan diproses atau digunakan untuk menghasilkan informasi. Seperti teknik yang lainnya, pemodelan datapun konsepnya sangat sederhana. Jika data dikumpulkan dan disimpan dalam file dengan struktur database yang fleksibel, semua informasi yang dibutuhkan baik saat ini atau pun dimasa mendatang dapat dipenuhi melalui pemodelan data ini sepanjang informasi yang diperlukan dimasa mendatang diketahui. Jadi pemodelan data digunakan untuk merancang database.Teknik pemodelan data secara ringkas menjelaskan hal-hal sebagai berikut: Pertama, menentukan hal-hal yang berkaitan dengan bisnis (entitas), tentang bagaimana bisnis atau aplikasinya mengumpulkan data. Entitas mungkin meliputi hal-hal sebagai berikut: Barang-barang nyata seperti, bahan-bahan, peralatan, mesin, kendaraan dan produk. Pelaksana bisnis, seperti pelanggan, pemasok, pegawai dan pemegang kredit. Peristiwa-peristiwa, seperti pesanan, permintaan, kontrak, perjalanan, kecelakaan atau pembayaran. Tempat, seperti kantor penjualan dan gudang. Selanjutnya menentukan atribut yang menerangkan masingmasing entitas. Kemudian, menentukan aktivitas (relasi) bisnis diantara entitas. Pada beberapa teknik atau pendekatan pemodelan data, analis harus menentukan aktivitas bisnis yang menyebabkan harus dibuatnya, dihapusnya dan dimodifikasinya suatu data dalam entitas. Pada pemodelan data yang lain, analis juga biasanya menentukan aktivitas bisnis yang secara langsung akan mempengaruhi suatu entitas. Manfaat yang terpenting dari pemodelan data adalah apabila file-file atau database untuk sistem baru disusun sesuai dengan pemodelan data maka akan memenuhi halhal sebagai berikut: Database akan terdiri dari data yang akurat dan terbaru Database akan memenuhi semua kebutuhan informasi saat ini Database akan mampu memenuhi kebutuhan informasi masa yang akan datang tanpa ada perubahan yang drastis pada sistem informasi yang ada, karena data yang dibutuhkan sudah tersedia atau dapat dengan mudah ditambahkan pada entitas yang sudah ada.

Pemodelan data adalah teknik yang berorientasi kepada data yang menunjukkan sistem hanya datanya saja dari sistem tersebut terlepas dari bagaimana data tersebut diproses atau digunakan untuk menghasilkan informasi.

380 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Dengan kata lain, proses dan aplikasi yang diterapkan dapat dipergunakan untuk mengembangkan model data dengan sedikit perubahan pada model data itu sendiri. Teknik pemodelan data ini cocok dipergunakan untuk file-file model lama dan data yang didistribusikan, juga untuk menyusun aplikasi database kecil yang mudah diintegrasikan. Walaupun model data ini sangat berguna, tetapi proses dari sistem informasi tetap saja harus dirancang. Teknik dan perangkat yang berorientasi proses seperti analisis terstruktur modern merupakan salah satu teknik yang dapat digunakan untuk perancangan proses tersebut di atas dan melengkapi teknik pemodelan data. Gabungan dari teknik model data dan proses ini dapat dipergunakan untuk mengembangkan teknik lain yang disebut rekayasa informasi (information engineering).

Rekayasa Informasi Rekayasa informasi merupakan perpaduan dari pemodelan data dan proses.

Langkah-langkah dalam rekayasa informasi : -Strategi perencanaan sistem informasi -Menentukan subsissistem (area bisnis) -Menentukan sub sistem aplikasi prioritas -Implementasi aplikasi hasil perancangan

Rekayasa informasi disamping merupakan perpaduan dari pemodelan data dan proses, rekayasa informasi juga memberikan penekanan baru terhadap pentingnya perencanaan sistem informasi. Rekayasa informasi telah menjadikan analisis dan perancangan terstruktur sebagai teknis paling populer pada praktek saat ini. (Sebagai catatan, rekayasa informasi sebenarnya meliputi juga konsep , alat, dan teknik dalam analisis terstruktur). Rekayasa informasi merupakan rekayasa yang lebih berorientasi kepada data, dan proses yang dilakukan sangat dipengaruhi oleh teknik yang digunakan oleh organisasi perusahaan secara keseluruhan. Walaupun teknik ini menyarankan adanya keseimbangan antara metode yang beorientasi kepada data dan proses, akan tetapi ini sangat jelas bahwa teknik ini sangat dikendalikan oleh data, sehingga dalam pengembangan sistem informasi, model data dibuat terlebih dahulu baru kemudian model proses. Rekayasa informasi merupakan teknik terstruktur pertama yang dapat digunakan diseluruh siklus pengembangan sistem informasi, kecuali pada fase pemeliharaan. Teknik ini digunakan dalam perancangan sistem informasi dan menempatkannya sebagai alat untuk meningkatkan kualitas sistem informasi dalam organisasi. Langkah-langkah dalam rekayasa informasi adalah: 1. Analis terlebih dahulu akan menggunakan strategi perencanaan sistem informasi untuk organisasi, 2. Berdasarkan strategi tersebut analis menentukan subsistem yang di dalam rekayasa informasi disebut sebagai area bisnis. Analisis sistem informasi terstruktur ini kemudian diterapkan di seluruh area bisnis. 3. Analis setelah itu kemudian menentukan subsistem (area bisnis) yang lain yang paling membutuhkan aplikasi untuk kemudian dianalisis dan dirancang aplikasinya.

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 381

4. Analis kemudian mengimplementasikan aplikasi hasil perancangan tersebut. Selanjutnya projek ini ditujukan kepada aplikasi yang lain dalam area bisnis yang sama, sampai semua area bisnis yang ada pada suatu saat membentuk satu aplikasi yang menyatu. Selanjutnya aplikasi ini diintegrasikan dengan database yang ada di dalam area bisnis. Area bisnis yang lainnya akan mengikuti proses ini secara bergantian mulai dari analisis, perancangan dan implementasi. Pada rekayasa inforamsi, pusat dari semuanya adalah penyimpanan data. Analis sistem, programer dan ahli komputer yang lainnya bertanggungjawab dalam merancang seluruh pengumpulan dan penyimpanan data serta menjamin bahwa data tersebut benar-benar telah dimasukkan, disimpan dan terpelihara dengan baik. Para profesional rekayasa informasi juga merancang dan mengimplementasikan output berupa laporan-laporan penting dari sistem informasi yang dibuat. Pemakai sistem informasi (manajemen) akan menambahkan informasi yang dibutuhkan setelah mempelajari dan menggunakan laporan-laporan yang dihasilkan yang berasal dari berbagai macam kebutuhan pemakai sistem. Rekayasa informasi pada dasarnya merupakan revisi dari teknik analisis terstruktur klasik, tetapi walaupun begitu teknik ini bukan merupakan teknik yang mutlak menggantikan teknik lama, karena teknik ini dapat berjalan seimbang dan berintegrasi dengan teknik-teknik yang berorientasi kepada data dan proses. Dengan rekayasa informasi, maka sekaligus dapat dipelajari pendekatan-pendekatan analisis terstruktur, perancangan terstruktur, pemodelan data dan pendekatan penting lainnya digunakan.

Teknik Joint Application Development JAD Teknik lain yang berkembang dikalangan para ahli sistem informasi manajemen adalah Joint Application Design atau yang bila dihubungkan dengan pengembangan sistem informasi lebih dikenal dengan nama Joint Application Development (JAD). Teknik pada umumnya berhubungan dengan data dan prosesnya, tetapi dalam kaitannya dengan pengembangan sistem informasi informasi, teknik JAD adalah suatu teknik baru yang berhubungan dengan manusia. Joint Application Development (JAD) adalah suatu kerja sama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi (users), manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik-teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal (input, output dan tampilan). Tujuan dari JAD adalah memberi kesempatan kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi. Luasnya partisipasi yang diberikan kepada user dan manajemen ini memberikan beberapa manfaat yaitu:

Tujuan dari JAD adalah memberi kesempatan kepada user dan manajemen untuk berpartisipasi secara luas dalam siklus pengembangan sistem informasi.

382 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

Meningkatkan hubungan antara user, manajemen dan ahli sistem informasi informasi, Memperluas wawasan user dan manajemen dalam bidang komputer, disisi lain memperluas wawasan bisnis dan aplikasinya bagi ahli sistem informasi, Meringankan beban tanggung jawab user dan manajemen bila terjadi konflik, JAD umumnya juga mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi yang biasanya diperlukan untuk melakukan berbagai wawancara, melalui satu pola kerja yang lebih terstruktur, Melalui penentuan keinginan user yang lebih tepat dan penentuan prioritas utama, maka penggunaan JAD ini akan lebih menghemat biaya, JAD seringkali menghasilkan sistem informasi yang lebih bernilai dan memberikan kepuasan yang lebih baik bagi user maupun pihak manajemen, sehingga meningkatkan kepercayaan dan dukungan user dan manajemen terhadap projek pengembangan sistem informasi yang dilakukan. Mengurangi biaya pemeliharaan, karena sejak versi pertama dihasilkan, telah mampu memenuhi kebutuhan organisasi umumnya. Hampir semua teknik JAD dijadwalkan untuk bekerja cepat. Dengan bimbingan analis sistem informasi yang profesional dalam bidang JAD, kelompok kerja yang dibentuk akan dengan cepat menentukan kunci masalah, kebutuhan, prioritas dan alternatif pemecahan masalah dan memilih pemecahan masalah yang tepat. Analis JAD yang berpengalaman dapat juga menggunakan teknik yang terstruktur bersama-sama dengan user, dan secara hati-hati menghindari teknik dan peraturan yang berbelit-belit. Dalam waktu singkat kelompok kerja JAD dapat menggantikan satu sampai enam bulan jadwal wawancara dan mengurangi jadwal pertemuan-pertemuan yang umum dipergunakan dalam suatu siklus pengembangan sistem informasi. Dalam teknik ini kecil sekali kemungkinan munculnya konflik atau perbedaan, karena setiap anggota kelompok kerja sejak awal telah menyetujui hal apa yang paling penting dibentuk dalam penyusunan sebuah sistem informasi manajemen. Keberhasilan teknik JAD akan mudah dicapai apabila pihak manajemen dapat memenuhi beberapa ketentuan berikut: Pertama, pihak manajemen harus memberi ijin penuh kepada para pekerjanya agar dapat terlibat secara penuh dalam setiap sesi atau tahapan pengembangan sistem informasi. Kedua, manajemen harus juga turut terlibat secara langsung melalui penciptaan kerjasama dan bersedia turut mendengarkan ketika bekerja dengan bawahannya selama sesi pengembangan sistem informasi akuntansi ini berjalan. Ketiga, pembuat dokumentasi dan pimpinan

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 383

harus betul-betul terlatih untuk memberikan perhatian penuh dan mengarahkan diskusi serta menjadi penengah bila terjadi konflik dan perdebatan diantara anggota kelompok kerja.

18.5 Keterlibatan User dalam Membangun Sistem informasi Setiap metode dan teknik pengembangan sistem informasi manajemen yang diuraikan di muka selalu menuntut adanya peranan user dalam setiap tahap, perancangan dan pengambangan sistem informasi. Seberapa besar pengaruh keterlibatan user pada perancangan dan pengembangan sistem informasi manajemen terhadap sistem informasi yang akan diterapkan kelak akan diuraikan berikut ini. Efektivitas dari setiap aplikasi komputer dipengaruhi oleh keterlibatan user dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi manajemen dan oleh kualitas dukungan yang diberikan user. Keterlibatan user (user involment) dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi lebih ditekankan pada bagaimana peranan user dalam proses perancangan sistem informasi dan langkah-langkah apa yang dilakukan dalam mendukung dan mengarahkan kontribusinya, sedangkan yang dimaksud dengan dukungan user (user support) terhadap perancangan dan pengembangan sistem informasi manajemen berhubungan dengan pengarahan yang diberikan oleh user pada saat sistem informasi dioperasikan, salah satunya adalah dengan menggunakan komputer secara efektif. Beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengambangan sistem informasi menurut Leela Damodaran (1983) adalah: Kebutuhan user - user adalah orang dalam perusahaan. Analis sistem atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang tahu kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatan user dalam pengembangan sistem akan meningkatkan tingkat keberhasilan walaupun tidak memberikan jaminan berhasil. Pengetahuan akan kondisi lokal - Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi manajemen akan diterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem harus meminta bantuan user yang sangat memahami lingkungan tempatnya bekerja. Keengganan untuk berubah - Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakan dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi ke-

384 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

engganan untuk berubah itu dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi. User merasa terancam - Banyak user manyadari bahwa penerapan sistem informasi komputer dalam organisasi mungkin saja mengancam pekerjaannya, atau menjadikan kemampuan yang dimilikinya tidak lagi relevan dengan kebutuhan organisasi. Keterlibatan user dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi merupakan salah satu cara menghindari kondisi yang tidak diharapkan dari dampak penerapan sistem informasi manajemen dengan komputer. Meningkatkan alam demokrasi - Makna dari demokrasi disini adalah bahwa user dapat terlibat secara langsung dalam mengambil keputusan yang akan berdampak terhadap mereka. Penerapan sistem informasi berbasis komputer tentunya akan berdampak kepada para pegawai, oleh karenanya diperlukan keterlibatan user secara langsung dalam proses perancangan sistem informasi manajemen ini. Tidak semua keterlibatan user ini membawa keberhasilan, ada beberapa alasan yang menyebabkan terjadinya kegagalan diantaranya: Tidak tepatnya pengetahuan yang dimiliki user sehingga tidak bersedia membuat keputusan atau memberikan pandangnya, karena user kurang memahami dampak dari keputusan yang diambilnya. Kurangnya pengalaman dalam menentukan keputusan karena kultur lingkungan yang tidak mendukung dan kurangnya dukungan dari organisasi dalam berpartisipasi untuk mengambil keputusan. Pengambilan keputusan terbatas pada tahapan-tahapan yang memungkinkan user atau karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan. Kurangnya kesempatan untuk melakukan uji coba dan kurangnya kesempatan untuk belajar, hal ini muncul karena ketakutan akan tingginya biaya yang perlu dikeluarkan untuk kegiatan tersebut. Agar keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menjadi efektif perlu persiapan dan perencanaan dalam penyusunan struktur organisasi dan satu prosedur yang mendukung proses pengembangan sistem informasi akuntansi. Dukungan user harus dimulai dari awal proses. Keterlibatannya dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi akan terus berlanjut pada setiap tahap siklus pengembangan sistem informasi. Langkah-langkah dukungan user ini biasanya disusun dalam satu perencanaan yang terintegrasi dengan sistem informasi. Agar dukungan user ini menjadi efektif maka perencanaan dan perancangan kerangka kerja dari dukungan user harus

BAB 18 Siklus, metode dan teknik pengembangan sistem informasi 385

disusun secara hatihati. Kriteria-kriteria yang harus diperhatikan adalah: Mempromosikan komunikasi dua arah Menyediakan jaringan kerja yang terintegrasi dalam mekanisme dukungan. Mengenali kemajemukan user Memiliki kapabilitas yang dinamis Mudah menangani keinginan user Mudah mengenali kebutuhan user Tersedianya sumber daya yang memadai seperti keuangan, waktu, usaha dan tenaga ahli. Dukungan terhadap user pada dasarnya bisa dibagi menjadi dua bagian yaitu dukungan terhadap sistem informasi seperti pelatihan instruktur dan dukungan kepada tenaga lokal atau user lainnya dalam organisasi.

Rangkuman Seringkali terjadi kesalahpahaman dalam memahami pengertian teknik dan metodologi pengembangan sistem informasi dengan siklus sistem informasi. Metodologi adalah gabungan dan rincian dari langkah demi langkah dan tugas masing-masing langkah tersebut, aturan individu dan kelompok yang harus menjalankan setiap tugas tersebut; standar kualitas dan alur dari setiap tugas; dan teknik-teknik pengembangan yang digunakan untuk setiap tugas yang dilakukan. Teknik adalah pendekatan, alat yang digunakan dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahap-tahapan dalam siklus pengembangan sistem informasi. Sedangkan yang dimaksud dengan siklus (life cycle) adalah tahap-tahapan dan tugas-tugas yang sangat penting untuk mengembangkan sistem informasi, tanpa memperhatikan apa jenis sistem informasi yang akan dibuat dan seberapa luas sistem informasi itu nantinya. Dari definisi-definisi tersebut terlihat bahwa metodologi dan teknik ada untuk melengkapi siklus pengembangan sistem informasi. Teknik pengembangan sistem informasi manajemen yang sering digunakan adalah teknik terstruktur, yang memilki karakteristik berorientasi pada proses dan data. Teknik yang berorientasi pada proses menyusun model sistem informasi berdasarkan pada pemahaman tentang arus input yang diproses menjadi output. Teknik yang sering digunakan dari teknik yang berorientasi pada proses ini adalah pemrograman terstruktur, desain terstruktur dan analisis terstruktur modern. System Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode yang digunakan untuk proses pengembangan sistem in-

386 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

formasi. Metode ini merupakan metode pertama yang berkembang dan sering digunakan. Ketika metode SDLC, dianggap tidak lagi memenuhi kebutuhan analis sistem dalam proses pengembangan sistem informasi maka dikembangkan metode baru yang bernama metode prototyping yang merupakan teknik yang membuat model kerja (prototipe) dari sistem informasi atau subsistem informasi yang akan diterapkan dalam skala kecil (dan melakukan simulasi). Ada beberapa metode dan teknik lain yang berkembang dalam pengembangan sistem informasi informasi manajemen yaitu Joint Application Development (JAD), Rapid Application Development dan Softsystem. Joint Application Development (JAD), adalah suatu kerja sama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi (users), manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik-teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal (input, output dan tampilan). Rapid Application Development (RAD) adalah penggabungan beberapa metode dan teknik terstruktur (khususnya dalam perekayasaan data untuk menghasilkan informasi). Metode lainnya adalah metode softsystem yang memiliki tujuh tahapan proses untuk menangani masalah-masalah dalam kehidupan (aktivitas) sehari-hari yang berdampak pada organisasi.

Soal 1. 2. 3. 4.

Apa beda siklus, metodologi dan teknik ? Apa yang dimaksud dengan teknik terstruktur ? Beri contoh. Apa yang dimaksud dengan rekayasa informasi ? Sebutkan empat metode pengembangan sistem informasi manajemen? 5. Mengapa Metode SDLC disebut metode tradisional ? Tugas 1. Sebutkan tahap-tahap dalam metode SDLC ? 2. Apakah yang menjadi masalah dalam metode SDLC sehingga metode tersebut dianggap gagal ? 3. Apa yang menjadi dasar pemikiran munculnya metode prototyping? dan sebutkan tahap-tahap dalam metode prototyping? 4. Kapan pengembangan sistem dengan metode prototyping berakhir ? 5. Mengapa teknik join aplication membantu meningkatkan keberhasilan pengembangan sistem informasi manajemen?

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 387

Pokok Bahasan Faktor faktor yang mempengaruhi pengembangan sistem informasi Pengaruh pelaku Pengaruh bisnis Pengaruh teknologi Pengaruh metode

Pendahuluan Integrasi komponen sistem informasi membentuk sistem informasi tidak terjadi dengan sendirinya. Untuk mengintegrasikan komponen komponen sistem informasi membentuk sistem informasi suatu organisasi atau perusahaan ada beberapa faktor yang mempengaruhi. seperti faktor pelaku,bisnis,teknologi dan metode yang digunakan. Pengaruh faktor faktor tersebut seringkali terjadi sebelum komponen-komponen sistem informasi tersebut disiapkan.Artinya sebelum sistem informasi dirancang maka para pelaku dalam pengembangan sistem informasi mengemukan pandangannya atau harapannya ba gaimana suatu sistem informasi nanti jadinya. Pandangan para pelaku utamanya pemilik dan pemakai berkaitan dengan kepentingannya baik saat mengembangkan sistem informasi maupun saat nanti menjalankannya. Pandangan para pemilik dan pemakai umumnya berkaitan dengan pengaruh bisnis dan teknologi.Pandangan pandangan ini menjadi masukan bagi perancang sistem informasi dalam rancangannya,para perancang mencoba mengintergasikan masalah yang ada,harapan serta memilih metode apa yang paling cocok untuk mengembangkan sistem informasi di organisasi atau perusahaan tersebut. Bab ini akan menjelaskan faktor faktor yang mempengaruhi saat sistem informasi dibangun.Sebagian materi pernah dijelaskan di bab sebelumnya.Bagian ini mencoba mengintegrasikan berbagai konsep yang telah dijelaskan tersebut lebih detail dalam kontek pengem bangan sistem informasi.

388 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

19.1 Faktor-faktor yang berpengaruh saat mengembangkan sistem informasi Empat Pengaruh yang mempengaruhi pengem bangan sistem informasi: 1.Pengaruh pelaku 2.Pengaruh bisnis 3.Pengaruh teknologi 4.Pengaruh metode/ proses

Pada saat sistem informasi dikembangkan dengan mengintegrasikan semua komponennya(hardware,software,brainware,prosedur, database dan jaringan komunikasi) integrasi komponen tidak serta merta terjadi dengan sendirinya.Banyak faktor yang mempengaruhi penginegrasian tersebut yaitu: 1. Pengaruh pelaku ( brainware ) karena posisinya 2. Pengaruh bisnis 3. Pengaruh teknologi 4. Pengaruh proses/metode

19.2 Pengaruh Pelaku Terhadap Sistem Informasi Gambar 19.1 Pandangan pelaku terhadap sistem informasi PENGARUH BISNIS

Pandangan Perancang Sistem Tentang Sistem Informasi Perancang sistem menterjemahkan kebutuhan bisnis kedalam solusi teknis yang mungkin. Karena itu, mereka memandang sistem informasi dalam bentuk blue print rancangan untuk menuntun pembuatan sistem yang final.

Perancangan sistem

Pandangan Pembangun Sistem Tentang Sistem Informasi Pembangun sistem membuat,menerapkan dan memelihara sistem informasi.Karena itu, mereka cenderung memandang sistem informasi dalam bentuk realisasi kerja dari hardware dan software dalam penerapan sistem informasi.

Penerapan sistem

Pemilik sistem Pengguna sistem Perancang sistem

Pandangan Pengguna Sistem Tentang Sistem Informasi Pengguna sistem menentukan kebutuhan bisnis dan harapan terhadap sistem yang dibuat.Karena itu mereka memandang sistem informasi dalam bentuk fungsi yang diberikannya terhadap pekerjaan mereka, mudah dipelajari dan digunakan.

PENGARUH TEKNOLOGI

M A N A J E M E N P R O JE K D A N P R O S E S

Pandangan Pemilik Sistem Tentang Sistem Informasi Pemilik sistem membayar pembangunan dan pengoperasian sistem dan menentukan visi serta prioritas pembangunannya. Karena itu mereka melihat sistem informasi dalam bentuk biaya dan manfaatnya dalam memecahkan masalah serta mencari peluang.

“Metode”

Analisis sistem

Pembangun sistem

Produk –Sistem Informasi

Inisialisasi sistem

ANALIS SISTEM DAN MANAJER PROJEK

“Pelaku”

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 389 Pada gambar diatas,analis sistem memiliki peran yang unik, analis sistem menjadi fasilitator yang menjembatani gap komunikasi yang terjadi secara alamiah antara pemilik sistem dan pemakai yang tidak memahami masalah teknis dengan perancang dan pembangun sistem yang sangat memahami masalah teknis. Seperti dijelaskan pada bab 8 (brainware),berikut penjelasan lebih rinci dalam konteks posisi brainware sebagai pelaku pengembang sistem informasi ikut mempengaruhi bagaimana sistem informasi itu jadinya nanti.

19.2.1 Pemilik sistem Pemilik sistem adalah orang yang mensponsori dibangunnya sistem informasi di suatu organisasi, mereka mulai dari yang mengeluarkan uang sampai dengan yang meluangkan waktunya demi terelisasinya sistem informasi. setiap sistem informasi baik itu pada perusahaan besar atau kecil ada lebih dari satu pemiliknya. Untuk sistem informasi organisasi/perusahaan besar atau menengah, pemilik sistem umumnya berasal dari manajer tingkat menengah atau eksekutif serta karyawan yang terlibat dalam memberikan masukan berkaitan dengan proses bisnis dan informasi apa yang harus di sajikan oleh sistem informasi dalam mendukung proses bisnis. Untuk sistem informasi organisasi/perusahaan kecil, pemilik sistem dapat berupa manajer tingkat menengah atau supervisor dan juga karyawan. pemilik sistem yang bukan karyawan tingkat operasional cenderung tertarik kepada masalah biaya yang harus dikeluarkan dalam membangun sistem informasi? seberapa banyak nilai dan manfaat yang akan diberikan oleh sistem informasi terhadap aktivitas bisnis.

Pemiliki sistem adalah orang yang mensponsori dibangunnya sistem informasi di suatu organisasi

19.2.2 Pengguna/pemakai sistem Pengguna sistem informasi merupakan bagian terbesar dari karyawan sistem informasi di setiap sistem informasi. Tidak seperti pemilik sistem, pengguna sistem kurang begitu perhatian terhadap biaya dan manfaat sistem informasi yang dibangun. Mereka lebih perhatian terhadap peran sistem dalam membantu pekerjaan mereka dan kemudahan dari sistem untuk dipelajari dan digunakan. Meskipun pengetahuan pengguna dari tahun ketahun meningkat akan tetapi perhatian utama mereka tetap pada penyelesaian pekerjaan. Ada banyak kelompok pengguna sistem, setiap kelompok terlibat secara langsung dalam projek pengembangan sistem informasi yang akan mempengaruhinya.Kelompok tersebut meliputi:

Pengguna sistem merupakan bagian terbesar dari karyawan sistem informasi di setiap sistem informasi

 Pengguna sistem internal, kelompok ini terdiri dari : - Tenaga klerek dan pelayanan-di suatu perusahaan bagian ini sehari hari umumnya melakukan sebagian besar pengolahan transaksi. Mereka memproses pesanan, faktur, pembayaran, dan sejenisnya. Data awal tersebut umumnya di tampung dan diproses pada bagian ini baik secara elektronik atau perpaduan dengan sistem manual. Fokus pengolahan pada tingkat ini adalah kecepatan dan akurasi pengolahan data.

Pengguna sistem internal : -Tenaga klerek dan peLayanan -Staf teknis dan profesiOnal -Supervisor,manajer tingkat menengah dan eksekutif

390 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen

- Staf teknis dan profesional-kebanyakan terdiri dari spesialis masalah bisnis dan industri yang menunjukkan keahlian dan spesialisasi kerja yang tinggi. Misalnya penasihat hukum, akuntan, analis pasar, perancang iklan, dan ahli statistik. Sasaran sistem informasi bagi staff profesional dan ahli teknik terfokus selain pada analisis data juga pada informasi yang dihasilkan harus ada saat akan memecahkan masalah.

- Supervisor,manajer tingkat menengah dan eksekutif merupakan para pengambil keputusan yang cenderung fokus kepada pemecahan masalah dan pengambilan keputusan sehari hari. Manajer tingkat menengah lebih perhatian kepada masalah operasi dan pengambilan keputusan yang sifatnya jangka pendek(taktis).Manajer eksekutif lebih memperhatikan rencana dan pengambilan keputusan jangka panjang (stratejik). Sistem informasi bagi manajer cenderung memfokuskan keseluruhannya kepada kemudahan dalam meng-akses informasi. Pengguna sistem eks-  Pengguna sistem eksternal, Internet memungkinkan keterbaternal : tasan sistem informasi tradisional dapat diperluas dengan me-Pelanggan masukan bisnis lain atau pelanggan langsung sebagai penggu-Pemasok na sistem.Pengguna sistem eksternal ini meningkatkan persen-Rekanan tase pengguna sistem dalam sistem informasi yang modern. -Karyawan yang mobil

Sebagai contoh:

- Pelanggan adalah setiap organisasi/individu yang membeli produk perusahaan. Saat ini pelanggan dapat menjadi pengguna langsung sistem informasi perusahaan. Mereka dapat memesan barang dan melakukan transaksi penjualan secara langsung melalui penggunan internet. - Pemasok adalah organisasi dimana perusahaan membeli perlengkapan dan bahan baku. Saat ini pemasok dapat langsung berinteraksi dengan sistem informasi perusahaan untuk mengetahui kebutuhan perusahaan dan secara otomatis membuatkan order pembelian melalui internet. - Rekanan adalah organisasi tempat perusahaan membeli barang atau jasa.Umumnya perusahaan modern membuat kontrak dengan pihak luar memenuhi kebutuhannya. - Karyawan adalah mereka yang bekerja di luar atau mereka yang bekerja dirumah. Sebagai contoh salesman yang sering meluangkan waktu mereka di jalan. Beberapa perusahaan juga membolehkan karyawannya bekerja dirumah untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Karena pengguna yang bergerak (mobil) dan jauh dari perusahaan maka diperlukan sistem informasi yang dapat diakses dari jauh. Pengguna eksternal saat ini sering juga disebut sebagai pemakai jauh (remote users) dan pengguna bergerak (mobil users). Mereka berhubungan dengan sistem informasi perusahaan melalui Notebook, PDA, Smartphone atau alat komunikasi tanpa kabel lainnya.

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 391

19.2.3 Perancang sistem Perancang sistem adalah ahli dibidang teknologi informasi untuk sistem informasi. Seperti dijelaskan pada gambar 19.1, perancang sistem tertarik dalam memilih teknologi informasi pilihannya dalam perancangan sistem informasi. Karena itu,saat ini para perancang sistem informasi cenderung lebih memfokuskan diri kepada keahlian bidang teknologi informasi.Sebagai contoh:  Administrator database adalah seorang ahli teknologi database yang digunakan untuk merancang dan mengkoordinasikan perubahan terhadap database perusahaan.  Perancang jaringan adalah orang yang ahli dibidang jaringan dan teknologi komunikasi.Orang ini merancang, menerapkan (install), optimasi, menyusun (configure), dan memelihara LAN dan WAN termasuk koneksi melalui internet dan jaringan eksternal lainnya.

Perancang sistem ahli dibidang teknologi untuk sistem informasi atau teknologi informasi Perancang sistem informasi meliputi: - Administrator database - Perancang jaringan -Perancang web -Artis grafik -Ahli kemanan -Ahli teknologi

 Perancang Web adalah orang yang ahli dalam merancang websites yang komplek untuk organisasi. Termasuk websites umum untuk internet atau internal websites untuk organisasi  Artis grafik adalah orang yang ahli dibidang teknologi grafik dan metode yang digunakan untuk merancang dan membuat layout komputer yang mudah digunakan.  Ahli keamanan (scurity) adalah orang yang ahli dibidang metode dan teknologi yang digunakan untuk menjamin data dan jaringan yang digunakan dalam sistem informasi aman.  Ahli teknologi adalah orang yang ahli dalam menerapkan teknologi tertentu yang akan digunakan dalam sistem informasi. Misalkan ahli dalam menggunakan software dan hardware tertentu.

19.2.4 Pembangun (builder) sistem Pembangun sistem adalah kelompok lain yang memiliki keahlian dibidang teknologi informasi untuk sistem informasi. Peran mereka adalah membuat software sistem informasi berdasarkan spesifikasi yang diberikan oleh perancang sistem. keahlian mereka dibidang ini umumnya belajar sendiri (kursus) seperti keahlian dibidang:  Programer aplikasi memiliki keahlian dalam menterjemahkan kebutuhan bisnis,permasalahan dan prosedurnya kedalam bahasa program.Mereka membuat dan menguji program komputer yang digunakan untuk menyimpan data dan mencari informasi.  Programer sistem memiliki keahlian dalam membuat, menguji, dan menerapkan software pada tingkat sistem operasi dan utility dan integrasi. Biasanya software (komponen) yang dibuat digunakan untuk kepentingan integrasi beberapa aplikasi (reuse) dibuatkan oleh programer aplikasi.  Programer database memiliki keahlian menggunakan bahasa untuk mengelola database dan teknologinya (DBMS). DBMS digunakan untuk membuat, menguji, memodifikasi struktur database dan program yang menggunakan database tersebut serta memeliharanya.

Pembangun sistem adalah kelompok lain yang memiliki keahlian dibidang teknologi informasi untuk sistem informasi Pembangun sistem informasi meliputi : -Programer aplikasi -Programer sistem -Programer database -Administrator jaringan -Administrtor keamanan -Webmaster -Integrator software

392 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen  Administrator jaringan memiliki keahlian dalam merancang, menerapkan, memecahkan masalah dan mengoptimalkan kerja jaringan komputer.  Administrator keamanan memiliki keahlian dalam merancang, menerapkan, memecahkan masalah dan mengelola pengendalian keamanan serta kerahasiaan data dalam jaringan  Webmaster memiliki keahlian dalam memprogram dan memelihara webserver  Integrator software memiliki keahlian mengintegrasikan software paket (sudah jadi) dengan hardware, jaringan komputer dan software paket yang lain.

19.2.5 Analis sistem Analis sistem harus menjembatani gap komunikasi antara pemilik,perancang dan pengguna yang tertarik dengan masalah general dan detail.

Seperti anda ketahui, pemilik, pengguna, perancang,dan pembangun sistem sering memiliki pandangan yang berbeda terhadap sistem informasi yang harus dibuat dan digunakan. Beberapa diantara mereka tertarik dalam generalisasi sedangkan yang lain fokus kepada hal-hal yang mendetail. Beberapa fokus kepada halhal yang sangat teknis sedangkan yang lainnya fokus kepada halhal yang non teknis.Keadaan ini memunculkan apa yang disebut sebagai gap komunikasi. Gap komunikasi selalu ada antara mereka yang mengharapkan solusi bisnis berbasis komputer tapi kurang paham komputer dan mereka yang memahami teknologi informasi. Analis sistem harus menjembatani gap ini sehingga terjadi keharmonisan.

19.2.6 Manajer projek Telah dijelaskan, pemeran kunci dalam pengembangan sistem informasi adalah pemilik, pengguna, perancang, pembuat dan analis sistem. Dalam prakteknya mereka harus bekerja bersama secara harmonis sebagai satu tim dalam membangun sistem informasi dan software aplikasinya agar dapat memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan. Satu tim memerlukan pemimpin, dengan alasan inilah salah satu dari pihak yang berkepentingan (stakeholder) berperan sebagai manajer projek yang berasal dari seorang analis perpengalaman untuk menjamin sistem dibangun sesuai dengan waktu dan anggaran yang telah ditentukan dengan kualitas yang dapat dipertanggungjawabkan.

19.3 Pengaruh bisnis terhadap sistem informasi Pengaruh lain yang menentukan bentuk akhir suatu sistem informasi adalah pengaruh bisnis,yang meliputi pengaruh :

19.3.1 Globalisasi ekonomi Sejak tahun 1990 an pengaruh globalisasi ekonomi semakin dapat dirasakan.Persaingan yang terjadi adalah persaingan global antara perusahaan asing yang dapat memproduksi barang dengan biaya murah tapi memiliki kualitas tinggi berhadapan produk serupa yang dihasilkan oleh perusahaan suatu negera.

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 393 Bagaimana globalisasi dapat berpengaruh terhadap sistem informasi? 1. Sistem informasi harus disusun dengan menggunakan atribut-atribut yang berlaku secara internasional. Yaitu harus: a. Mendukung lebih dari satu bahasa b. Memiliki sistem tarip (rate) untuk pertukaran mata uang c. Mengadopsi peraturan sistem perdagangan internasional d. Mengadopsi budaya dan praktek usaha yang berbeda-beda. 2. Semua sistem informasi harus memiliki informasi yang terpadu (terintegrasi secara harmonis) agar dapat meningkatkan kualitas analisis dan pengambilan keputusan dengan mengatasi masalah: a. Bahasa yang berbeda b. Tarip pertukaran mata uang yang selalu berubah c. Peraturan antar negara yang berbeda-beda d. Dan sejenisnya 3. Sistem informasi harus dapat memberikan fasilitas kepada pengguna yang ingin berkomunikasi baik secara lisan maupun tertulis dengan tulisan dan bahasa yang berbeda kepada manajer atau pengguna lain..

19.3.2 e- Commerce dan e-Business Karena pengaruh globalisasi dan berkembangnya teknologi internet maka model bisnispun berubah dan berkembang sejalan dengan diterapkannya konsep electronic commerce (e-commerce) dan electronic business (e-business). Internet telah merubah secara mendasar bagaimana perusahaan berbisnis. Saat ini kita berada di dunia dimana baik konsumen maupun perusahaan cenderung untuk melakukan transaksi bisnis dengan menggunakan internet. Ada tiga tingkat aplikasi sistem informasi yang menerapkan konsep e-commerce dan e-business,yaitu : 1. Memasarkan citra perusahaan, produk dan jasa adalah model paling sederhana dari aplikasi e-commerce. Web digunakan untuk memberikan informasi kepada konsumen tentang produk, jasa dan kebijakan perusahaan. Kebanyakan perusahaan telah menerapkan e-commerce pada tingkat ini. 2. Business to Customer (B2C) merupakan aplikasi e-commerce yang berusaha menawarkan penjualan produk dan jasa berbasis web. Anda sebagai konsumen dapat mencari, memesan, dan membayar produk yang dibeli secara langsung melalui internet. Sebagai contoh Amazon.com dan Barnes & Noble pada gambar 19.3 3. Business to Business (B2B) merupakan aplikasi e-commerce yang real dimasa depan.Aplikasi e-commerce ini merupakan aplikasi yang komplek dan aplikasi ini kemudian berkembang menjadi electronic business. Aplikasi e-business dapat melakukan transaksi bisnis lengkap secara maya antar perusahaan tanpa menggunakan kertas dan diolah secara digital,sebagai contoh gambar 19.3

394 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen Gambar 19.2 Pengaruh bisnis terhadap sistem informasi PENGARUH BISNIS

Perancangan sistem Penerapan sistem

Pemilik sistem Pengguna sistem Pembangun sistem

Produk : S i s t e m I n f o r m a s i

PENGARUH TEKNOLOGI Gambar 19.3 e-commerce B2C dan B2B

MANAJEMEN PROJEK DAN PROSES

 Globalisasi ekonomi  Electronic Commerce dan Business  Keamanan dan kerahasiaan  Kerjasama dan persekutuan  Manajemen aset pengetahuan  Perbaikan secara berkelanjutan  Manajemen mutu  Perancangan kembali proses bisnis

Analisis sistem

Perancang sistem

“Metode” Inisialisasi sistem

ANALIS SISTEM DAN MANAJER PROJEK

“Pemeran”

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 395 Gambar diatas merupakan contoh dari web untuk aplikasi (B2C) bisnis ke konsumen dan B2B bisnis ke pebisnis. Karena arah ke penggunaan e-commerce dan e-business meningkat maka keba nyakan aplikasi sistem informasi sat ini dan di masa mendatang dirancang berbasis internet. Saat ini sering terlihat aplikasi berbasis web yang dijalankan pada internet browser seperti internet Explorer, Mozilla Firefox dan Netscape. Dalam penggunaan browser, sistem operasi apa yang digunakan tidak masalah, anda dapat menggunakan Windows, OS atau linux semuanya dapat menjalankan browser tersebut.

19.3.3 Keamanan dan kerahasiaan Karena ekonomi digital terus berkembang, masyarakat dan orgaanisasi semakin menyadari perlunya keamanan dan kerahasiaan data dalam perekonomian saat ini. Masalah keamanan cenderung berputar disekitar kelangsungan bisnis.Maksudnya, bagaimana agar dunia bisnis dapat terus berjalan dalam suasana penuh pelanggaran dan penyelewengan. Berkaitan dengan masalah keamanan muncul masalah kerahasiaan. Konsumen sangat menginginkan adanya kerahasiaan datanya yang disimpan secara digital. Pemerintah mengeluarkan peraturan tentang kerahasiaan informasi, peraturan ini akan lebih diperketat sejalan dengan semakin berkembangnya perekonomi berbasis digital. Dengan berkembangnya aplikasi sistem informasi berbasis WEB dan globalisasi maka bentuk sistem informasipun berkembang dan berubah, pengendalian keamanan dan kerahasiaan lebih diutamakan dan lebih sensitif terhadap aturan antar negara yang berbeda.

19.3.4 Bekerjasama dan bersekutu Kerjasama dan bersekutu merupakan arah bisnis penting yang mempengaruhi aplikasi sistem informasi. Di dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya untuk memecah dapartemen dan fungsi yang ada dalam organisasi menjadi bagian yang lebih kecil tapi satu sama lain saling bersinergi. Manajemen mengkoordinir semua tim yang ada di departemen atau bagian (lintas bagian) untuk bersama sama berusaha mencapai tujuan perusahaan. Kerjasama dapat juga terjadi dengan organisasi lain, bahkan mungkin dengan pesaing. Misalnya antara Microsoft dengan Oracle, kerjasama yang terjadi adalah bagaimana agar aplikasi Oracle dapat dioperasikan dalam database Microsoft. Kedua perusahaan mendapatkan keuntungan dari kerjasama tersebut.

19.3.5 Manajemen aset pengetahuan Apa yang dimaksud dengan pengetahuan (knowledge)? Pengetahuan adalah hasil dari bagaimana kita memproses data menjadi informasi yang dilakukan secara terus menerus. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan menampung fakta-fakta bisnis yang dihasilkan dari transaksi bisnis dan mengolah data transaksi tersebut. Dalam pengolahan, data digabungkan, disaring, disusun, dan dianalisis untuk menghasilkan informasi yang dapat

396 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen membantu manajer merencanakan dan mengoperasikan bisnisnya. Perlunya mengelola aset pengetahuan berdampak kepada sistem informasi dalam berbagai bentuk. Meskipun kita telah menampung dan terus menampung data serta informasi dalam jumlah besar dalam sistem informasi, pada kebanyakan perusahaan data dan informasi tersebut tidak terintegrasi sering duplikasi dan kontradiksi.Sistem informasi baru yang dibuat harus memfokuskan kepada integrasi data dan informasi yang menghasilkan dan menampung pengetahuan bagi organisasi dimana kita bekerja.

19.3.6 Perbaikan secara berkelanjutan Sistem informasi mengotomatisasikan dan mendukung proses bisnis.Dalam upaya memperbaiki proses bisnis dan sistem informasi harus dilakukan perbaikan secara berkelanjutan. Perbaikan secara berkelanjutan mengharuskan proses bisnis menerapkan serangkaian perubahan kecil untuk perbaikan yang efektif. Perubahan ini harus dapat menghasilkan pengurangan biaya, meningkatkan efisiensi, atau meningkatkan nilai dan keuntungan.

19.3.7 Manajemen kualitas secara menyeluruh Pengaruh bisnis lain adalah manajemen kualitas total (TQM). Perusahaan tahu bahwa kualitas telah menjadi faktor kunci untuk sukses saat bersaing.Perusahaan juga tahu bahwa manajemen kualitas tidak diawali dan diahiri oleh produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan.tetapi, kualitas diawali dari budaya yang di akui oleh setiap orang bahwa setiap orang dalam perusahaan bertang-

19.3.8 Perancangan kembali proses bisnis Seperti telah dijelaskan sebelumnya,sistem informasi mendukung proses bisnis atau mengotomatiskan proses bisnis.Banyak perusahaan menilai bahwa proses bisnis tersebut tidak pernah berubah selama beberapa dekade. Proses bisnis tersebut selain tidak efisien juga terlalu birokrasi. Kebanyakan tahap-tahapannya tidak memberikan kontribusi terhadap nilai bisnis. Sistem informasi telah mengotomatiskan beberapa dari ketidak efisienan ini dan mengurangi birokrasi. Perancangan kembali proses bisnis (PKPB) meliputi perubahan proses bisnis yang mendasar dalam sistem secara keseluruhan untuk mendapatkan efisiensi maksimal. Bila dibandingkan dengan perbaikan secara berkelanjutan, dalam PKPB,proses bisnis didokumentasikan dengan hati-hati dan dianalisis ketepatan waktunya, penghambatnya, biayanya dan menjamin setiap proses akan menambah nilai bagi organisasi.

19.4 Pengaruh teknologi terhadap sistem informasi Kemajuan teknologi dapat pula berpengaruh terhadap sistem informasi. Dalam kondisi tertentu teknologi yang ketinggalan dapat melahirkan problem besar yang mempengaruhi projek pengembangan sistem informasi. Teknologi tersebut meliputi:

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 397

19.4.1 Jaringan komputer dan Internet Beberapa pakar menyatakan bahwa sistem informasi saat ini terpasang pada jaringan komputer baik LAN maupun WAN berbasis internet. Jaringan ini didalamnya meliputi penggunaan berbagai macam komputer seperti Mainframe / Server,Terminal desktop, Notebook,dan komputer yang dapat digenggam tangan (PDA). Gambar 19.4 Pengaruh teknologi terhadap sistem informasi PENGARUH BISNIS “Metode”

Penerapan sistem

Pembangun sistem

 Jaringan komputer dan internet  Teknologi tanpa kabel dan bergerak  Teknologi objek  Teknologi kerjasama  Aplikasi perusahaan besar

Perancangan sistem

Perancang sistem

Analisis sistem

Pengguna sistem

Sistem Informasi

PENGARUH TEKNOLOGI Jaringan Komputer yang paling besar saat ini adalah internet (bab 15).Teknologi internet sangat berpengaruh terhadap bagaimana sistem informasi,teknologi internet yang perlu diketahui adalah:  XHTML dan XML adalah bahasa yang digunakan untuk penulisan webpage dalam internet. XHTML kependekan dari Extensible Hypertext Markup Language,bahasa generasi kedua setelah HTML Extensible Markup Language(XML) adalah bahasa yang digunakan untuk mengirimkan data dalam internet.

MANAJEMEN PROJEK DAN PROSES

Pemilik sistem

Produk :

Inisialisasi sistem

ANALIS SISTEM DAN MANAJER PROJEK

“Pemeran”

398 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen  Scripting language adalah bahasa pemrograman sederhana yang dirancang khusus untuk aplikasi internet (Biasanya sebagai sub program).Contoh bahasa Perl,VB Script, JavaScript.  Java adalah bahasa pemrograman khusus web yang digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web..  Intranet merupakan jaringan internet untuk digunakan hanya di internal organisasi.  Extranet merupakan integrasi dari beberapa intranet. Extranet digunakan untuk membangun sistem antar organisasi (IOS).

 Portal adalah home pages dan page lainnya di internet yang terintegrasi dan dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan.

 Web services adalah program berbasis web yang dapat dipanggil program internet lain karena itu Web services dapat dipakai ulang.

19.4.2 Teknologi bergerak dan tanpa kabel Teknologi bergerak(mobile) dan teknologi tanpa kabel (wireless) sedang berkembang saat ini.Penggunaan personal data assistants (PDA) seperti blackbarry,Nokia E90 menjadi komputer genggam tanpa kabel yang umum digunakan saat ini dengan menggunakan teknologi infra merah, bluetoth,Wify,HSDPA,Wimax sehingga pengguna dapat mengakses data jauh dari pusat data. Gambar 19.5 Komputer dengan teknologi mobil dan wireless

19.4.3 Teknologi objek Teknologi pembuatan program atau software untuk sistem informasi saat ini umumnya menggunakan teknologi objek. Semua bahasa pemrograman yang saat ini ada umumnya menggunakan teknologi objek.Software tersebut meliputi C++,Java,Smalltalk, Visual Studio.net,Visual Foxpro dan lain-lain. Teknologi objek memungkinkan programer untuk membuat software dari bagian software yang disebut sebagai objek. Software yang berbasis object, memberikan dua keuntungan mendasar : 1. Objek dapat digunakan berulang ulang. 2. Objek dapat ditingkatkan kapasitasnya.

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 399

19.4.4 Teknologi kerjasama Arah perkembangan teknologi yang penting lainnya adalah penggunaan teknologi untuk kerjasama yang meningkatkan komunikasi antar pengguna dalam satu tim kerja. Ada empat perkembangan teknologi yang penting yaitu: e-mail,Push e-mail, groupware. e-mail, Setiap orang tahu e-mail.Sistem informasi modern memiliki fasilitas e-mail sendiri,tidak perlu pakai Gmail atau yahoo. Groupware adalah software aplikasi yang memungkinkan anggota tim suatu proyek untuk bekerja sama mengerjakan suatu pekerjaan walaupun dalam lokasi yang berbeda, seperti Lotus’s SameTime dan Microsoft Netmeeting.

19.5 Pengaruh metode terhadap pengembangan sistem informasi Sejauh yang telah anda pelajari terhadap berbagai jenis sistem informasi, pelaku yang terlibat dalam pengembangan sistem tersebut dipengaruhi oleh faktor teknologi dan bisnis. Pada bagian ini anda akan belajar pengaruh lain dalam pengembangan sistem informasi yaitu ”Metode” atau proses.Seperti dijelaskan pada bab sebelumnya,metode metode yang sering digunakan adalah metode SDLC,Prototyping, Rapid Aplication Development (RAD) dan Dinamic System Development Method (DSDM).Untuk membangun sistem informasi. Kebanyakan organisasi memiliki metode/proses pengembangan sistem informasi masing-masing.Penjelasan selanjutnya akan dijelaskan dengan menggunakan medode SDLC yang tahap-tahapannya sesuai dengan tahapan pemecahan masalah seperti dibawah ini: 1. Menentukan masalah 2. Menganalisis dan memahami masalah 3. Menetukan solusi yang diperlukan dan harapan-harapan 4. Menentukan alternatif solusi dan memilih solusi yang terbaik 5. Merancang solusi terpilih. 6. Menerapkan solusi terpilih 7. Evaluasi hasil yang dicapai Tabel 19.1 Hubungan antara dua proses pengambilan keputusan Proses Pengembangan Sistem Inisialisasi sistem Analisis sistem Perancangan sistem Penerapan sistem

Tahapan Pemecahan Masalah Umum 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Menentukan masalah dan rencana pemecahannya Menganalisis dan memahami masalah Menetukan solusi yang dan harapan-harapan Menentukan dan memilih solusi yang terbaik Merancang solusi terpilih Menerapkan solusi terpilih Evaluasi hasil yang dicapai

Perlu diketahui bahwa proses pengembangan sistem informasi harus dikelola projek per projek.Seperti telah dijelaskan sebelumnya salah satu dari orang orang yang berkepentingan berperan sebagai manajer projek untuk menjamin bahwa sistem akan selesai tepat waktu, sesuai anggaran dan kualitas yang dapat dipertanggungjawabkan.

400 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen Aktivitas dalam mengelola projek disebut sebagai manajemen projek. Manajer projek akan mengelola projek dari tahap awal sampai projek tersebut diterapkan.

19.5.1 Inisialisasi sistem Projek pengembangan sistem informasi biasanya sangat komplek. Memerlukan banyak waktu,usaha,dan nilai investasi yang besar. Masalahnya sering tidak jelas sehingga solusinyapun sulit di tentukan sejak awal. Atas dasar ini projek harus direncanakan dan jelas metode yang digunakannya. Gambar 19.6 Pengembangan sistem dan pemecahan masalah PENGARUH BISNIS

Perancangan Sistem Perancangan Sistem menghasilkan rancangan dan spesifikasi teknis untuk memecahkan maslah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis

PENGARUH TEKNOLOGI

Penerapan sistem

Penerapan sistem Penerapan sistem menghasilkan pemecahan masalah bisnis dalam bentuk hardware dan software yang sesuai dengan rancangan teknis dan spesifikasi yang telah ditentukan

Perancangan sistem

Pemilik sistem Pengguna sistem Perancang sistem

Analisis Sistem Analisis Sistem menghasilkan kebutuhan bisnis pengguna sistem,harapan, dan prioritas untuk memecahkan masalah bisnis.

M A N A J E M E N P R O JE K D A N P R O S E S

Inisialisasi sistem Inisiallisasi sistem menghasilkan rencana proyek yang memuat skop,sasaran, jadwal,dan anggaran untuk memecahkan masalah dengan solusi teknik

“Metode”

Analisis sistem

Pembangun sistem

Produk –Sistem Informasi

Inisialisasi sistem

ANALIS SISTEM DAN MANAJER PROJEK

“Pemeran”

BAB 19 Suasana saat menganalisis dan merancang sistem 401

19.5.2 Analisis sistem Tahap selanjutnya dalam proses pengembangan sistem informasi adalah tahap analisis. Analisis sistem dimaksudkan untuk memberikan tim projek pemahaman yang menyeluruh tentang permasalahan dan kebutuhan yang menjadi pemicu munculnya projek, bidang bisnis atau skop projek yang ditentukan selama inisialisasi projek dipelajari dan dianalisis untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendetail apa yang harus dan tidak harus dikerjakan dan apa yang diperlukan.

19.5.3 Perancangan sistem Pemahaman yang dimiliki tentang kebutuhan bisnis akan sistem informasi selanjutnya akan diproses dalam perancangan sistem. Perancangan sistem akan diawali dengan menentukan berbagai alternatif pemecahan secara teknis.Sangat jarang hanya memiliki satu jalan dalam memecahkan masalah. Sebagai contoh, saat ini kebanyakan perusahaan harus memilih antara membeli aplikasi yang cukup baik atau membangun aplikasi yang disesuikan dengan kebutuhan.

19.5.4 Penerapan sistem Tahap akhir dalam proses pengembangan sistem informasi adalah penarapan sistem.Seperti terlihat pada gambar 19.6,penerapan sistem adalah menerapkan sistem informasi yang dibuat kedalam operasi.Selama penarapan sistem hardware dan software baru diterapkan dan di tes.Software aplikasi dan database juga diterapkan dan diseting sesuai dengan kebutuhan. Software dan database yang dibuat sendiri menggunakan rangcangan teknis yang dibuat pada tahap perancangan.

19.5.5 Dukungan dan perbaikan sistem Penerapan sistem jarang sekali mencapai kesempurnaan, pengguna akan mendapatkan kesalahan atau ”error” dan anda akan mencari sumber kesalahan tersebut serta memperbaikinya. Disamping itu kebutahan pengguna selalu berubah sehingga sistem informasi yang sudah jalanpun harus dirubah. Penjelasan ini menunjukan bahwa sistem informasi harus selalu mengalami penyempurnaan sampai perbaikan tersebut tidak diperlukan lagi.

Rangkuman Pada saat sistem informasi dikembangkan dengan mengintegrasikan semua komponennya (hardware, software, brainware, prose dur, database dan jaringan komunikasi) integrasi komponen beberapa faktor mempengaruhi pengintegrasian tersebut membentuk sistem informasi,yaitu faktor pelaku (brainware ) berdasarkan posisinya, bisnis,teknologi dan proses/metode.

402 BAGIAN IV Membangun sistem informasi manajemen Pengaruh pelaku meliputi pengaruh dari pemilik, pemakai, perancang dan pembangun sistem informasi,pemakai sistem informasi.Masih masing pelaku memilii pandangan dan kepentingan yang berbeda tentang sistem informasi. ini merupakan tugas utama dan pertama analis sistem yaitu mensinergikan para pelaku. Pengaruh bisnis terhadap sistem informasi meliputi pengaruh globalisasi ekonomi,e-commerce dan e-business,keamanan dan kerahasiaan,kerjasama dan persekutuan,manajemen aset perusahaan, perbaikan secara berkelanjutan,manajemen mutu, perancangan kembali proses bisnis. Pengaruh teknologi terhadap sistem informasi meliputi pengaruh jaringan komputer dan internet,teknologi tanpa kabel dan bergerak,teknologi objek,teknologi kerjasama. Pengaruh metode atau proses meliputi pengaruh tahap tahapan yang dilakukan terhadap kemungkinan suksesnya pengembangan sistem informasi.Tahap tahapan yang dipakai disini adalah tahap tahapan dengan menggunakan metode SDLC yang meliputi inisialisasi sistem,analisis sistem,perancangan sistem, penerapan sistem.

Soal 1. Sebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pengembangan sistem informasi 2. Bagaimana pandangan para pelaku terhadap sistem informasi? 3. Faktor bisnis apa saja yang mempengruhi pengembangan sistem informasi dan jelaskan 4. Sebutkan dan jelaskan faktor teknologi apa yang mempengaruhi pengembangan sistem informasi 5. Sebutkan dan jelaskan proses atau metode yang digunakan dalam mengembangkan sistem informasi.

Tugas/Kasus. 1. Dari faktor faktor yang mempengaruhi pengembangan sistem informasi, faktor manakah yang paling dominan dan mengapa? 2. Jelaskan bagaimana pengintegrasian komponen sistem informasi dipengaruhi oleh faktor pelaku? 3. Jelaskan bagaimana pengintegrasian komponen sistem informasi dipengaruhi oleh faktor bisnis 4. Jelaskan bagaimana pengintegrasian komponen sistem informasi dipengaruhi oleh faktor proses atau metode? 5. Jelaskan bagaimana pengintegrasian komponen sistem informasi dipengarui oleh ke empat faktor diatas.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 403

Pokok Bahasan Sistem informasi manajemen, manajemen informasi, metode dan pemrograman Mengenal Visual FoxPro Persiapan pembuatan program Memulai pembuatan program Pembuatan program-program sistem informasi pemasaran Pembuatan program-program sistem informasi produksi Pembuatan program-program sistem informasi keuangan Program gudang/keluar masuk barang Pembuatan program-program sistem informasi SDM Pembuatan program-program sistem informasi Keamanan Bagian akhir pemrograman

Pendahuluan Setelah mempelajari konsep sistem informasi manajemen, komponennya serta metode pengembangannya selanjutnya pada bagian akan dijelaskan mengenai bagaimana mengelola informasi dalam bentuk praktika pembuatan program dengan menggunakan visual foxpro. Seperti telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya bahwa suatu informasi agar berkualitas (akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap) informasi tersebut harus dikelola (dimanaje) dengan baik. Mengelola informasi (mengumpulkan, memasukan, menyimpan, memelihara, mengamankan, menyusun dan mencari) dalam arti luas berarti mengelola semua komponen sistem informasi (hardware, software, brainware, prosedur, database, komunikasi). Mengelola informasi dalam arti sempit yang dikelola hanya databasenya (database dalam arti sempit atau data-data yang ada di komputer) saja dengan menggunakan DBMS.DBMS yang digunakan adalah Visual Foxpro dengan alasan sangat baik dan tangguh untuk manipulasi data keuangan dalam bentuk tabel karena sebagian besar sistem informasi manajemen adalah mengolah data keuangan. Visual Foxpro dibuat oleh Microsoft, software house terbesar didunia menjamin keberadaan software tersebut dalam waktu lama, Visual Foxpro yang berawal dari Foxbase telah digunakan cukup lama dan tetap digunakan membuktikan kehandalannya, Visual Foxpro sangat mudah untuk membuat aplikasi dalam sistem jaringan (network) dan dapat dikembangkan untuk aplikasi e-business.

404 BAGIAN V Modul teknis

20.1 Kasus Sistem Informasi manajemen PT. ABC adalah sebuah perusahaan dagang besar yang bergerak dalam bidang jual beli barang kebutuhan rumah tangga. Tercatat ada sekitar 10.000 macam barang kebutuhan rumah tangga yang tersedia di perusahaan mulai dari sembako sampai kepada barang pembersih seperti sabun cuci piring,sabun detergen, sabun mandi, pengharum ruangan dan lain-lain dengan berbagai merek dan ukuran. Barang-barang tersebut sebagian tersimpan di outlet dan sebagian lagi tersimpan di 5 gudang dengan lokasi yang berbeda. Kesemua barang tersebut dicatat sebagai persediaan. Kelima lokasi gudang diberi nama Gudang A,B,C,D,F sedangkan barang yang disimpan di lokasi outlet diberi kode O. Gudang gudang memiliki beberapa rak yang bernomor. Rak itu sendiri seperti kita ketahui terdiri dari beberapa susun dan setiap susun memiliki beberapa sekat. Setiap sekat hanya berisi satu jenis barang, dan setiap jenis barang boleh tersimpan di lebih dari satu buah sekat. Perusahaan dalam pengadaan barang-barang yang dibutuhkannya disuplai oleh lebih dari 1000 suplier baik itu KUD maupun pabrikan, dimana transaksi pembelian umumnya dilakukan melalui pesanan dan secara kredit dengan tenggang waktu 1 bulan, sedangkan pada saat penerimaan barang perusahaan hanya menerima surat jalan karena faktur pembelian akan diberikan bersamaan nanti pada saat penagihan. Untuk barang dalam bentuk makanan seperti mie instan, susu bubuk dan semacamnya yang memiliki batas kadaluarsa selalu dibubuhi tanggal daluarsa. Bahan makanan yang telah kadaluarsa akan dikeluarkan dari persediaan karena membahayakan konsumen dan menjadi tanggungan atau kerugian bagi perusahaan. Penjualan dilakukan kepada perusahaan menengah dan kecil secara tunai. Tercatat lebih dari 50000 perusahaan tercatat sebagai pelanggan PT ABC. Barang yang dibeli oleh konsumen dibawa oleh konsumen sendiri Semua bagian, baik bagian pembelian, penjualan maupun bagian persediaan selalu membuat laporan aktivitasnya kepada manajemen dan melaporkan setiap transaksi yang terjadi ke bagian akuntansi umum untuk dicatat/dijurnal dan diposting ke berbagai perkiraan/akun guna kepentingan laporan keuangan. Selama beberapa tahun terahir ini, apalagi dibarengi dengan adanya dampak krisis moneter yang belum berakhir serta makin banyaknya bermunculan supermarket-supermarket raksasa perusahaan menghadapi situasi yang sangat berat seperti tingkat penjualan yang semakin menurun, ketidak mampuan perusahaan dalam mengelola persediaan barang yang laku dan tidak telah meningkatkan jumlah kerugian karena menumpuknya persediaan barang yang tidak laku dan makanan yang daluarsa.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 405

Bila anda manajer perusahaan tersebut yang pernah mempelajari sistem informasi manajemen, langkah-langkah apa yang akan anda lakukan untuk membantu mengatasi masalah tersebut?. Berdasarkan konsep sistem, banyak cara untuk memecahkan masalah, salah satu alternatif pemecahan masalah adalah sebagai berikut. Bila anda manajer yang pernah mempelajari sistem informasi manajemen dan ingin memecahkan masalah PT.ABC diatas melalui penyempurnaan sistem informasi manajemen yang dimilikinya maka yang pertama kali harus anda lakukan atau dengan bantuan pihak lain (konsultan) adalah: 1. Mempelajari dan menyempurnakan visi, misi, tujuan serta ciriciri dari pencapaian tujuan yang dimiliki oleh PT.ABC saat ini. 2. Pelajari struktur organisasi, uraian tugas serta bagaimana sistem operasi berjalan di perusahaan saat ini dengan poin-poin sebagai berikut: -Kinerja -Informasi -Ekonomis

(organisasi,sub organisasi,individu) (apakah berkualitas) (apakah pengorbanan yang dikeluarkan masih sesuai dengan keuntungan yang diperoleh) -Pengendalian (apakah kontrol yang diterapkan oleh PT ABC saat ini berlebihan atau sangat kurang) -Efisiensi (Apakah setiap pekerjaan telah dilakukan dengan cara yang efisien) -Pelayanan (Apakah pelayanan yang diberikan perlu disempurnakan) -Analisis diatas akan lebih baik bila setiap poin yang dianalisis (KIEPEP) menggunakan analisis SWOT. -Karena ini bukan kasus riel maka analisis dibuat berdasarkan ilustrasi anda 3. Pahami secara matang bagaimana hubungan organisasi, informasi, manajemen, sistem informasi manajemen. 4. Tentukan informasi manajemen yang dibutuhkan dan sistem informasi manajemen yang diharapkan 5. Pahami hubungan sistem informasi manajemen,manajemen informasi,metode dan teknik (untuk proses,data dan, pemrograman) lihat butir 20.2 6. Bila Menggunakan metode SDLC buat model, metode prototyping buat program,RAD buat keduanya

406 BAGIAN V Modul teknis

20.2 Sistem Informasi Manajemen, Manajemen Informasi, Metode dan Pemrograman Seperti telah dijelaskan pada bab terdahulu, sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen diberbagai tingkatan dan bagian dalam proses pengambilan keputusan. Maksud dari penjelasan diatas adalah sistem informasi manajemen menghasilkan informasi yang diperlukan oleh manajemen dari berba gai tingkatan dan bagian. Sistem informasi manajemen yang menghasilkan informasi tersebut merupakan gabungan dari sub-sub sistem yang membentuknya. Diantara sub-sub sistem yang membentuknya tersebut harus terjalin kerja sama yang harmonis. Jadi peran utama dari sistem informasi manajemen ini adalah mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen diberbagai tingkatan dan bagian dalam proses pengambilan keputusan. Ada tiga tingkatan manajemen yaitu manajemen tingkat atas, menengah dan tingkat bawah. Manajemen juga ada diberbagai bagian atau fungsi bisnis seperti pemasaran, produksi, keuangan dan sumberdaya manusia. Semua fungsi bisnis ini memiliki tiga tingkatan manajemen. Data yang berasal dari luar dan dalam perusahaan yang masuk ke dalam sistem informasi manajemen untuk diolah masuk melalui semua fungsi bisnis diatas. Data-data yang berasal dari berbagai sumber tersebut diolah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan atau kewenangan yang akan menerima informasi. Proses pengumpulan data, mengolahnya dan mendistribusikan ke semua pihak yang memerlukan disebut sebagai manajemen informasi. Manajemen informasi dalam arti sempit hanya mengelola datanya saja sedangkan manajemen informasi dalam arti luas tidak hanya mengelola datanya saja tapi semua komponen yang terlibat dalam menghasil kan informasi yang disebut juga sebagai komponen sistem informasi manajemen. Komponen sistem informasi manajemen adalah Hardware,Software, Brainware, Prosedur, Database. Maksud pernyataan diatas adalah pengelolaan (manejemen) informasi harus dapat menampung data dari berbagai sumber, mengolahnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan mendistribusikan informasi hasil pengolahannya ke berbagai pihak yang memerlukannya (berwenang menerimanya). Sesuai dengan konsep sistem,informasi yang didistribusikan tersebut harus berkaitan satu sama lain secara harmonis. Secara sederhana upaya membentuk keterkaitan dan keharmonisan tersebut difokuskan hanya kepada databasenya sehingga membentuk sistem database yang baik. Upaya yang sederhana ini sering disebut sebagai pengolahan data secara elektronik. Pengelolaan yang lebih komplek adalah mengelola semua komponen pembentuk sistem informasi. Semua komponen tersebut harus saling terkait dan berhubungan satu sama lain secara harmonis (Cocok/Pas/Sesuai). Dalam upaya untuk menghasilkan informasi yang berkualitas (akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap) yang tidak dapat dibantu oleh komputer salah satunya adalah masalah relevan dan lengkap karena lengkap tidaknya atau relevan tidaknya suatu informasi sangat tergan-

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 407 tung kepada orang (manajemen) yang akan menggunakan informasi tersebut. Masalah lainnya adalah perbedaan persepsi dan kepentingan diantara manajemen tidak dapat diharmoniskan oleh komputer, harmonis tidaknya antara program aplikasi sistem informasi manajemen dengan para manajer pemakai sistem informasi manajemen tersebut tidak dapat diharmoniskan oleh komputer. Maka untuk mengatasi sebagian dari setumpuk masalah dalam pengembangan sistem informasi manajemen para pengembang mengggunakan metode dan teknik dalam pengembangan sistem informasi. Sebagain kecil dari ratusan metode tersebut adalah metode SDLC, Prototyping, Rapid Application Development, teknik terstruktur dan teknik Joint Application Development (JAD). Metode ini merupakan tahap-tahapan atau langkah-langkah dan merupakan salah satu prinsip bagaimana agar pengembangan sistem informasi sukses. Sedangkan teknik merupakan pendekatan atau penerapan bagaimana menggunakan alat dan peraturan-peraturan yang melengkapi satu atau lebih tahap-tahapan (metode). Berbagai macam teknik yang digunakan diataranya adalah teknik Joint Application Development (membangun sistem secara bersama-sama antara pengembang dengan pemakai sistem informasi).Teknik lainnya adalah teknik terstruktur yang meliputi analisis terstruktur, perancangan terstruktur dan pemrograman terstruktur. Pernyataan diatas menunjukkan bahwa komputer tidak dapat berbuat banyak dalam meningkatkan kualitas informasi (akurat, relevan, tepat waktu dan lengkap).Komputer hanya membantu meningkatkan kecepatan dan keakurasian sedang masalah lainnya seperti relevansi, lengkap, ketidak harmonisan antar bagian, dan antar aplikasi sistem informasi manajemen dengan pemakainya (manajemen) tidak dapat dibantu oleh komputer. Untuk mengatasi masalah ini orang menggunakan metode dan teknik dalam pengembangan sistem informasinya. Dalam analisis dan perancangan terstruktur biasanya digunakan data flow diagram (DFD) untuk pemodelan proses sistem informasi yang sedang berjalan dan sistem informasi seharusnya (rancangan). Sedangkan untuk pemodelan data yang saat ini banyak digunakan adalah Entity Relaionship Diagram (ERD). Dalam pemrograman terstruktur programmer merangkaikan perintah-perintah baik secara prosedural dengan menggunakan bahasa generasi ke tiga seperti BASIC, COBOL,PASCAL, FORTRAN, bahasa generasi ke empat (4GL) seperti Clipper, DBASE III Plus, Foxpro dan bahasa visual seperti Visual BASIC, Visual Foxpro, ACCESS, ORACLE, DELPHI agar komputer melakukan suatu aktivitas yang diinginkannya. Jadi praktika pemrograman ini merupakan praktika dalam mengelola (memanaje) informasi dalam arti sempit yaitu bagaimana menampung data, memprosesnya dan menyajikannya dalam bentuk informasi. Memiliki kemampuan membuat program seperti yang diberikan dalam praktika ini (seperti diuraikan diatas) tidak berarti bisa membangun sistem informasi manajemen karena sistem informasi manajemen bukan hanya terdiri dari software (program komputer). Kemampuan membangun sistem informasi manajemen adalah kemampuan bagaimana mengintegrasikan komponen-komponennya secara harmonis dan kemampuan dasar yang harus dimiliki itu adalah kemampuan mengumpulkan, mengolah termasuk mengintegrasikan data menjadi informasi dengan menggunakan komputer dan bahasa pemrograman. Orang menyebut hal ini sebagai kemampuan membuat program

408 BAGIAN V Modul teknis

20.3 Mengenal Visual FoxPro Sebelum membaca bagian selanjutnya dari bab ini anda harus mengetahui terlebih dahulu Istilah-istilah yang biasa digunakan saat membuat program dengan Visual FoxPro. Istilah-istilah tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 20.1 Istilah yang digunakan dan penjelasannya ]

Istilah Klik Klik kanan Double Klik Drag Pilih

Penjelasan Menekan tombol mouse kiri satu kali Menekan tombol mouse kanan satu kali Menekan tombol mouse kiri dua kali secara cepat tanpa menggesernya Menekan tombol mouse kiri tanpa dilepas kemudian menggeser mouse pada posisi yang diinginkan Menggeser mouse pointer (penunjuk) pada posisi yang diinginkan

Mengaktifkan Visual FoxPro Jika anda sudah menginstall Visual FoxPro versi 5, 6 atau 7 maka untuk mengaktifkannya anda tinggal klik menu bar Visual FoxPro tersebut atau shortcutnya. Setelah anda mengaktifkannya maka akan tampil desktop Visual FoxPro pada layar komputer anda seperti tampak pada gambar di bawah ini. Gambar 20.1 Desktop Visual FoxPro Nama program yang sedang aktif PullDown Menu

Status bar

Window View

Toolbar standard

Command Window

Mengenal Menu Visual FoxPro Menu utama Menu yang muncul pada desktop Visual FoxPro diatas terdiri dari beberapa jenis, yaitu PullDown menu, PopUp (dropdown) menu dan Icon-icon yang tersimpan pada Toolbar. Pada main menu (utama) terdapat beberapa submenu pulldown seperti:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 409 File - sub menu ini digunakan untuk membuat (New), membuka (Open), merekam (Save), dan menutup file (Close). Submenu file juga memberikan fasilitas untuk mencetak (Print) dan keluar dari Visual FoxPro (Exit). Edit - submenu ini digunakan untuk mengedit. Beberapa fasilitas yang ada diantaranya adalah fasilitas untuk mengcopy (Copy), memotong bagian objek (Teks atau gambar) yang telah ditandai (Cut), menempelkan atau meletakan objek yang dicopy atau dipotong (Paste), dan lain-lain. View - submenu ini berisi berbagai fasilitas untuk menampilkan macam-macam Toolbar yang akan anda gunakan saat pembuatan program. Format - submenu ini berfungsi untuk mengatur format teks seperti huruf (Font), Spasi (space) dan lain-lain. Tool - submenu ini memberikan banyak fasilitas yang diperlukan oleh programer mulai dari penuntun (wizards) sampai dengan pilihan (options) Program - submenu ini digunakan untuk menjalankan, menghentikan dan mengkompile program. Windows - submenu ini membantu programer mulai dari menyusun semua judul (Arrange all) dari windows yang dibuka sampai dengan menayangkan (Windows list) sembilan windows pertama. Help - submenu ini digunakan untuk membuka sistem bantuan yang telah disediakan Visual FoxPro.

Toolbar Toolbar adalah kumpulan tombol-tombol icon, dimana setiap icon mewakili satu fungsi operasi tertentu yang diperlukan saat pembuatan program. Pada saat anda menjalankan Visual FoxPro biasanya anda akan melihat toolbar standard. Gambar 20.2 Toolbar standard

Toolbar standar bukanlah satu-satunya toolbar yang ada pada Visual FoxPro, masih banyak toolbar lainnya. Untuk mendapatkan toolbar lainnya anda tinggal mengklik View pada menu utama kemudian pilih toolbar, selanjutnya Visual FoxPro akan menampilkan daftar toolbar. Dari daftar toolbar itulah anda tinggal memilih toolbar mana yang diperlukan oleh anda saat ini. Menampilkan semua Toolbar kurang baik karena akan mengurangi pandangan anda saat anda membuat program.

Command Window Command window berfungsi untuk menuliskan perintah-perintah kedalam Visual FoxPro secara langsung.

410 BAGIAN V Modul teknis

Bentuk Data pada Database Visual FoxPro Bentuk data pada database Visual FoxPro memiliki beberapa jenis dengan fungsi yang berbeda, jenis-jenis tersebut adalah:

Tabel Tabel (Table) merupakan kumpulan dari record-record, sebuah table dalam Visual FoxPro bisa menampung sampai dengan 1 (satu) milyar record, setiap record bisa menampung sampai dengan 255 field.

Field Field merupakan elemen data yang membentuk suatu record. Ada beberapa tipe field dalam Visual FoxPro, yaitu: Character Numeric Memo Date Logical

General Integer Currency Float Double

Datetime Character Character (binary) Memo Binary

Index Index adalah suatu file data yang berisi pointer yang menunjuk ke file tabel. File index akan dibaca sangat cepat karena isinya hanya kuncikunci record. Sebagian besar tipe field di atas dapat di index kecuali untuk tipe memo, general dan memo binary. Apabila satu field tertentu dalam sebuah record di index maka field yang di index tersebut akan membentuk sebuah file baru dengan ekstension CDX. Dengan adanya satu field yang di index maka sebuah table akan terdiri dari dua file yang berkaitan dengan ekstension yang berbeda, CDX dan DBF.

Memo Didalam record ada satu jenis field yang bisa memiliki lebar tidak tetap (Fleksible). Jenis field tersebut adalah field memo. Field memo lebarnya tergantung kepada memori yang tersedia di komputer tetapi disimpan hanya 4 bytes. Karena lebarnya yang bisa tidak tetap field memo akan membentuk satu file tersendiri yang terkait dan memiliki nama sama dengan tabel induk tetapi dengan ekstension FPT. Dengan adanya field-field yang membentuk file baru tersebut, maka satu tabel akan dapat terdiri dari tiga jenis file yang saling berkaitan, yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut yaitu: Table, memiliki lebar data tetap dengan ekstension DBF Memo, memiliki nama yang sama dengan file table, memiliki ektension FPT dan memiliki lebar field yang fleksibel. File indeks, juga memiliki nama yang sama dengan file table, memiliki ekstension CDX. File ini berisi pointer untuk tabel.

Null Null merupakan salah satu ciri dari suatu field yang menunjukan apakah field tertentu bisa kosong atau tidak.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 411

Fasilitas Pendukung dalam Pembuatan Form Form Controls Toolbar Form Controls toolbar berisi berbagai fasilitas untuk membuat suatu objek yang dapat dipasang ke dalam form. Setiap objek yang akan dihasilkan ditunjukan dalam bentuk icon. Gambar 20.3 Form controls toolbar

Select Object Label Edit Box Command Group Check Box List Box Grid Timer Ole Container Control Line Container Builder Lock

View Classes Text box Command Button Option Group Combo Box Spinner Image PageFrame Ole Bound Control Shape Sparator Button Lock

Berikut ini uraian dari icon-icon pada Form controls toolbar di atas: Select Object adalah fasilitas untuk mengubah atau memindahkan sebuah objek, biasanya tombol ini aktif secara otomatis tanpa harus di klik, View Classes tombol untuk menampilkan atau memilih class library yang digunakan, Label, digunakan untuk menampilkan teks baik sebagai judul form, keterangan dan yang lainnya Text Box digunakan untuk memasukan atau menampilkan satu baris teks data oleh user. Edit Box fungsinya sama dengan Text Box tetapi data yang diisikan dapat lebih dari satu baris. Command Button (Tombol perintah) berfungsi sebagai sebuah tombol yang dapat mengerjakan perintah tertentu dimana prosesnya anda buat sendiri melalui program. Command Group digunakan untuk membuat sejumlah Command Button. Option Group digunakan untuk membuat pilihan bagi user dimana user hanya dapat memilih satu pilihan. Check Box digunakan untuk membuat dua pilihan atau dua kondisi misalnya true (.T.) atau false (.F.) pada sebuah CheckBox. Combo Box digunakan untuk menampilkan sebuah daftar drop down dimana user dapat memilih satu item dari daftar tersebut. List Box fungsinya hampir sama dengan Combo Box tetapi disini user dapat mengatur beberapa item yang ada di dalamnya.

412 BAGIAN V Modul teknis Spinner digunakan untuk menampilkan nilai numerik dengan sebuah range yang telah ditentukan. Grid digunakan untuk membuat browser yang dapat menampilkan data yang terdapat pada tabel. Image berfungsi untuk menampilkan sebuah gambar atau grafik di dalam sebuah form. Timer adalah sebuah fasilitas untuk menampilkan waktu. PageFrame digunakan untuk membuat sebuah agenda yang terdiri dari beberapa halaman dimana halamannya tersebut dapat ditentukan atau dikontrol. Ole Container Control digunakan untuk menampung objek OLE didalam aplikasi anda. Ole Bound Control fungsinya mirip dengan Ole Container Control tetapi biasanya Ole Bound Control digunakan dalam field atau query. Line digunakan untuk membuat sebuah garis. Shape digunakan untuk membuat kotak, oval, atau lingkaran di dalam aplikasi anda. Container digunakan untuk memasukan suatu objek kedalam form yang aktif. Sparator digunakan untuk membuat jarak antara control toolbar. Button Lock digunakan untuk mengunci kontrol yang anda gunakan sehingga anda dapat menambahkan kontrol yang sama tanpa harus mengklik ulang kontrol tersebut. Builder Lock digunakan untuk membuka sebuah builder kontrol baru yang ditambahkan kedalam form.

Properties Window Properties window berisi daftar property, events dan methods untuk form, data environment, cursor, relation atau control. Komponen-komponen properties yang perlu anda ketahui adalah sebagai berikut: 1. List Object List Object adalah daftar dari control/object yang terdapat di dalam Form designer yang sedang anda buka pada window Visual FoxPro. Gambar 20.4 List object

Di sini anda dapat memilih objek mana yang akan anda aktifkan atau akan anda modifikasi, dengan mengklik panah drop down yang berada di paling kanan list object. 2. Tabs Gambar 20.5 Tabs

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 413 Tabs digunakan untuk menampilkan properties, events, dan methods berdasarkan kategori-kategori di bawah ini: All menampilkan seluruh properties, events, dan methods. Data menampilkan properties yang berhubungan dengan data atau objek yang akan menampilkan data. Methods menampilkan methods dan events. Layout menampilkan semua layout properties. Other menampilkan properti lain dan properties yang didefinisikan oleh user. 3. Properties Settings Box Gambar 20.6 Settings box

Pada settings Box ini anda dapat merubah nilai properties dari setiap properti yang anda pilih pada daftar properties. 4. Properties List Properties List adalah daftar dari nama properti-properti yang memiliki dua kolom tampilan, kolom sebelah kiri merupakan nama properties dan kolom sebelah kanan merupakan nilai dari properti yang bersangkutan. Untuk properties yang nilainya merupakan pilihan, anda dapat memilih nilainya dengan cara mengklik dua kali properties tersebut sampai anda menemukan nilai yang anda maksud atau dapat memilihnya pada Properties setting box dengan mengklik combobox yang menampilkan nilai-nilai properties tersebut, untuk nilai properties yang bukan merupakan pilihan anda dapat mengetiknya pada Properties setting box dan untuk method dan event anda dapat mengisinya pada Code window. Gambar 20.7 Properties list

Fasilitas-fasilitas Dalam Membuat Report Didalam mengerjakan sebuah report anda wajib mengetahui fasilitas-fasilitas pendukungnya, seperti halnya pembuatan Form dalam pembuatan Report juga ada control-control yang tergabung dalam sebuah toolbar yang bernama Report controls toolbar, toolbar ini berfungsi untuk membuat label, field, garis dan lain-lain.

414 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.8 Report controls toolbar

Sekilas uraian tentang Report controls toolbar: Select object adalah tombol untuk memperbesar atau memperkecil juga untuk memilih dan memindahkan sebuah control yang telah anda masukan ke dalam sebuah report. Label digunakan untuk membuat teks judul atau keterangan pelengkap report designer. Field digunakan untuk menampilkan isi field dalam sebuah tabel, memory variable, atau menampilkan ekspresi-ekspresi lainnya. Khusus untuk control ini jika anda mengklik control ini dan menempatkannya pada area kerja report, maka akan langsung muncul Window Report Expression yang berfungsi untuk membuat ekspresi atau menyimpan nama field dari sebuah tabel. Line zontal.

adalah untuk menggambar sebuah garis vertikal atau hori-

Rectangle

berfungsi untuk menggambar sebuah kotak persegi

Rounded rectangle karan atau ellips.

berfungsi untuk menggambar sebuah ling-

Picture/OLE Bound control berfungsi untuk menampilkan sebuah gambar atau untuk menampilkan field data general dalam report anda. Button lock adalah tombol untuk mengunci sebuah tombol control yang sedang anda gunakan secara continue.

Mengakhiri/menutup Visual FoxPro Untuk menutup Visual FoxPro anda tinggal mengklik tombol close yang berada di sudut kanan atas window Visual FoxPro atau dengan menekan tombol ALT+F4 pada keyboard anda.

20.4 Persiapan Pembuatan Program Tahap awal dalam pembuatan program untuk sistem informasi manajemen dengan menggunakan Visual FoxPro yaitu dengan mempersiapkan terlebih dahulu sebuah folder pada direktori C misalnya dengan nama folder SIM dan pada folder SIM tersebut buatlah empat buah folder dengan nama-nama sebagai berikut: Data Form Gambar Report Seperti terlihat pada gambar dibawah ini.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 415 Gambar 20.9 Window explorer Cara membuat Folder: - Klik Root Directori yang dimaksud misal direktori C - Klik menu utama File - Tempatkan pointer mouse pada sub menu New dan pada menu selanjutnya klik sub menu Folder

Maksud pembuatan folder-folder tersebut adalah untuk mengelompokkan program-program yang akan anda buat nanti, folder Data adalah folder untuk menampung file-file table, folder Form untuk menampung file-file form, gambar untuk menampung file-file gambar yang anda gunakan dalam mendesain form atau report dan folder Report untuk menampung file-file report, sehingga anda tidak akan kesulitan dalam mencari file yang diperlukan.

Pembuatan Program Seting Dalam pemrograman dengan menggunakan Visual FoxPro anda akan dihadapkan pada perancangan, pembuatan, pemanggilan, dan perbaikan sebuah form, report atau program. Untuk itu, sebelum memulai pemrograman anda diharuskan membuat sebuah program yang akan membantu anda selama anda mengerjakan pembuatan program. Tanpa program seting awal ini, misalnya anda akan membuka sebuah form yang terletak pada direktori C:\SIM\Form dengan nama form ‘Beli’ anda memerlukan perintah yang cukup panjang, yaitu: Modify Form C:\SIM\Form\Beli.scx

Jika anda membuat sebuah program seting awal yang akan dibuat nanti anda tidak perlu mengetik direktori dan nama folder tempat form tersebut disimpan tetapi anda cukup langsung mengetik nama formnya saja seperti berikut: Modify Form Beli

Dalam pemrograman pun program ini akan banyak membantu anda seperti dalam menyeting tanggal, penghapusan dan lain sebagainya. Adapun langkah-langkah pembuatan program seting tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Bukalah interpreter Visual FoxPro pada komputer anda baik itu melalui start menu atau shortcutnya.

2.

Setelah desktop Visual FoxPro muncul, anda klik menu File dan sub menu New atau cukup klik icon New pada toolbar strandard maka akan muncul window New seperti gambar berikut ini.

3.

Klik file type Program

4.

Klik tombol New File maka akan muncul window program kosong yang siap untuk diisi.

416 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.10 Window program1.Prg

5.

silah window program tersebut sesuai dengan gambar 20.11 dibawah ini

Gambar 20.11 Program Path.prg Sewaktu-waktu program ini akan mengalami perubahan dan penambahan seiring dengan kebutuhan pemrograman pada nantinya.

6.

Rekamlah program tersebut dengan nama Path.prg pada folder C:\SIM

Adapun penjelasan dari program tersebut adalah sebagai berikut: Set century on - perintah untuk menetapkan format tahun dengan 4 digit, jika anda menggatinya dengan off maka format tahunnya menjadi 2 digit (default) Set date to dmy - perintah untuk menetapkan format tanggal sesuai dengan format tanggal yang biasa diterapkan di Indonesia yaitu tanggal-bulan-tahun. Set delete on - jika anda menghapus sebuah record pada sebuah table sebenarnya hanya diberi tanda saja dan recordnya masih ada, degnan perintah ini sebuah record yang dihapus akan benar-benar terhapus. Set near on - perintah yang menempatkan posisi record pointer pada sebuah table ke posisi awal record, pointer tersebut terletak jika pada sebuah perintah FIND atau SEEK gagal menemukan pencarian sebuah record yang telah ditentukan. Set exact on - menyesuaikan character untuk character yang menjadi ekuifalen.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 417 Set talk off - untuk menyembunyikan seluruh proses yang dilakukan oleh Visual FoxPro pada window utama Visual FoxPro, biasanya berupa rangakaian perintah yang ditampilkan pada saat kita menjalankan sebuah hasil dari pemrograman yang anda buat. Set default to (sys(5)+”\SIM”) - menetapkan default drive dan direktori. Sys (5) merupakan default drive, mengapa tidak C atau D ?, sys(5) sudah mewakili apakah folder SIM ini terletak di C, D atau drive lain tetap tidak akan berpengaruh, justru kalau anda menulis perintahnya seperti ini: Set Default to C:\SIM

Maka jika anda menggunakan jaringan komputer, kemudian anda ingin mengerjakan atau menampilkan hasil pemrograman yang anda buat pada komputer lain yang sharing drivenya G, maka anda tidak akan dapat membukanya karena defaultnya adalah C. Set path to\Sim\form, \Sim\data, \Sim\report, \Sim\gambar menetapkan nama-nama direktori atau folder yang ingin anda searcing oleh Visual FoxPro, misalnya anda mempunyai kasus, yaitu anda ingin menampilkan sebuah gambar dengan nama file ABC.bmp yang terletak pada folder C:\Sim\Gambar, perintahnya adalah sebagai berikut: Thisform.Image1.Picture=”C:\Sim\Gambar\ABC.Bmp”

Perintahnya memang cukup panjang, tetapi berhubung anda telah membuat program diatas maka untuk perintah diatas dapat disingkat dengan perintah sebagai berikut: Thisform.Image1.Picture=”ABC.Bmp”

Sehingga anda tidak perlu lagi mengetik lokasi file tersebut tersimpan. Program diatas akan selalu dipanggil setiap anda akan memulai pemrograman dengan mengetik perintah dibawah ini pada command window visual FoxPro. Set Default to C:\Sim Do Path

Baris pertama adalah menentukan terlebih dahulu direktori induk tempat tersimpannya program path.prg yang anda buat diatas tadi, kedua Do path adalah perintah untuk menjalankan program path tersebut. Selanjutnya anda dapat memulai pembuatan program yang akan dibahas pada bagian berikut ini.

20.5 Memulai Pembuatan Program Dalam bagian ini anda akan diajak membuat sekumpulan program atau software untuk suatu perusahaan, katakanlah PT. ABC. Untuk sebuah perusahaan ada beberapa program yang diperlukan. Mengenai program apa yang harus dibuat harus diperhitungkan juga masalah manfaat dan biayanya. Karena itu besar kecilnya perusahaan berpengaruh juga terhadap macam dan jumlah program yang harus dibuat. Pada contoh ini akan dibuat sebuah model software sistem informasi manajemen yang cukup komplek, model software ini akan dibagi menjadi lima kelompok software subsistem informasi, yang terdiri dari: 1.

Software sistem informasi Pemasaran

418 BAGIAN V Modul teknis 2. 3. 4. 5.

Software sistem informasi Software sistem informasi Software sistem informasi Software sistem informasi

Produksi Keuangan SDM (sumber daya manusia) Keamanan

Setiap kelompok program (software) memiliki beberapa modul atau Form yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Dan pada setiap program yang dibuat akan terdiri dari tiga macam program yaitu program untuk memasukan data, memproses data dan program untuk menyajikan informasi (Laporan). Gambar dibawah menunjukkan menu untuk software sistem informasi manajemen yang telah selesai dibuat. Gambar 20.12 Tampilan menu untuk SI manajemen (kiri) & Buku besar

Sebelum anda menginjak pada pembuatan program anda harus mengetahui terlebih dahulu program-program apa saja yang harus dibuat pada setiap kelompok subsistem informasi. Tentunya jika dalam keadaan sesungguhnya anda sebagai programer akan menjalankan seluruh instruksi dari sistem analis. Sebagai contoh misalkan program-program yang harus anda buat untuk setiap subsistem informasi, adalah sebagai berikut: 1.

Program untuk SI Pemasaran

Sistem informasi pemasaran adalah sistem informasi untuk mengolah data pemasaran menjadi informasi pemasaran yang didalamnya terdiri dari lima buah program, yaitu: Pelanggan Program ini berfungsi untuk memasukkan data pelanggan sebagai pembeli dari barang yang telah diproduksi oleh perusahaan ini. Order Penjualan Program yang berfungsi untuk mencatat sebuah pesanan pembelian yang diberikan oleh pelanggan sebagai pembeli. Faktur Jual Program ini akan mencatat seluruh barang yang dijual kepada pelanggan berdasarkan pesanann yagn diterima. Piutang Program ini berfungsi untuk menayangkan dan mengupdate data transaksi penjualan yang belum lunas.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 419 Lingkungan Pemasaran Lingkungan pemasaran akan menyimpan data-data pesaing, supplier, pelanggan yang ada disekitar perusahaan. 2.

Program untuk SI Produksi

Sistem informasi produksi adalah sistem informasi untuk mengolah data produksi yang didalamnya terdiri dari lima buah program, yang terdiri dari: Supplier Program ini berfungsi untuk memasukkan data supplier sebagai mitra bisnis yang berperan dalam menyuplai bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi. Persediaan Program ini berfungsi sebagai pengolahan data produksi mulai dari biaya sampai menjadi barang jadi/barang siap jual. Order Beli Program ini berfungsi untuk membuat sebuah pesanan pembelian bahan baku yang nantinya akan diberikan pada supplier sebagai pemasok bahan Faktur Beli Program ini berfungsi untuk menyimpan data faktur pembelian yang diterima dari pemasok/supplier Proses Produksi Program ini berfungsi untuk mencatat data tentang proses produksi yang dilakukan serta bahan-bahan apa yang digunakan. Hutang Program ini berfungsi untuk mencatat dan menyimpan data transaksi pembelian yang belum lunas, yang disebut dengan hutang. 3.

Program untuk SI Keuangan

Sistem informasi keuangan adalah sistem informasi yang mencatat keluar masuknya uang yang terjadi pada perusahaan tersebut dalam bentuk rencana dan realisasi, serta menyajikan siklus akuntansi keuangan. Akun (Chart of account) Program ini berfungsi untuk mencatat Akun yang diperlukan oleh perusahaan, biasanya telah disediakan oleh bagian akunting dari perusahaan yang bersangkutan. Jurnal Program untuk mencatat data data transaksi keuangan perusahaan. Buku besar Program ini berfungsi untuk menampilkan buku besar setiap akun. Neraca Program ini berfungsi untuk menampilkan posisi keuangan perusahaan.

420 BAGIAN V Modul teknis Rugi Laba Program ini berfungsi untuk menampilkan pendapatan dan biayabiaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut pada periode tertentu. 4.

Program untuk SI SDM

Untuk sistem informasi SDM diperlukan tiga buah program, yang terdiri dari: Input data karyawan Program ini berfungsi untuk penginisialisasian data karyawan mulai dari nama, alamat, status, pendidikan, jumlah gaji yang diterima dan lain-lain. Absensi Absensi adalah program untuk memasukkan data kehadiran setiap karyawan setiap bulan. termasuk didalamnya program lembur. Penggajian Penggajian adalah program untuk perhitungan gaji setiap karyawan sesuai dengan jumlah kehadiran, lembur dan ketentuan lainnya. 5.

Program untuk SI Keamanan Sistem

Keamanan sistem sangat penting dilakukan untuk menjaga penyelewengan sistem oleh user yang tidak bertanggung jawab. Program ini akan membagi hak setiap karyawan dalam menggunakan software aplikasi sistem informasi berdasarkan kepada fungsinya. Setelah program-program pada setiap kelompok sistem informasi dipahami maka tahap selanjutnya adalah pembuatan program-program tersebut yang satu sama lain harus berhubungan sesuai dengan konsep sistem. Pembuatan modul program akan dimulai dari program untuk sistem informasi Pemasaran.

20.5.1 Pembuatan Program-Program Sistem Informasi Pemasaran Program Pelanggan Gambar 20.13 Tampilan akhir program Pelanggan

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 421 Untuk menjadi sebuah program seperti pada gambar diatas diperlukan beberapa komponen pendukungnya, seperti Form termasuk objekobjek yang ada didalamnya dan table.

Membuat Table Tahap awal dalam pembuatan program diatas adalah mengetahui terlebih dahulu table-table yang dibutuhkan dalam program tersebut karena table merupakan alat untuk menampung data. Table yang diperlukan untuk program ini terdiri dari dua buah table, yaitu satu table utama dengan nama file Pelanggan dan satu table pendukung dengan nama file Lokasi. Table Pelanggan adalah untuk menampung data master pelanggan. Adapun nama-nama field untuk table Pelanggan adalah sebagai berikut. Tabel 20.2 Daftar nama-nama field untuk table Pelanggan.dbf Nama field No Cus_kode Cus_nama Cus_alamat Jn_kelamin Lokasi Keterangan

Type Numeric Character Character Character Character Character Character

width 4 6 30 60 1 20 100

Index Ascending

Cara membuat sebuah table adalah dengan langkah-langkah sebagai berikut: Setelah anda membuka interpreter Visual FoxPro dan cursor berkedip pada command window, sebagai catatan untuk anda bahwa sebelum memulai pemrograman anda harus mengetik perintah berikut ini, seperti yang telah dijelaskan pada bahasan sebelumnya diatas: SET DEFAULT TO C:\SIM DO PATH

Setelah itu baru anda lanjutkan pada langkah selanjutnya yaitu membuat table Pelanggan dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1.

Klik menu utama File dan sub menu New atau cukup dengan mengklik icon new file pada toolbar standar maka akan muncul window New seperti pada gambar disamping.

2.

Klik file type Table pada window tersebut.

3.

Klik tombol New file dan akan muncul window create.

Untuk langkah ke-1 sampai 3 dapat juga disingkat dengan mengetik perintah CREATE pada command window seperti pada gambar disamping. 4.

Ketiklah nama filenya yaitu Pelanggan pada baris Enter Table, didalam folder SIM/Data seperti pada gambar window Create dibawah ini

5.

Klik tombol Yes pada window create tersebut, maka akan muncul window berikutnya yaitu window Table designer

6.

Pada window table designer anda ketik nama-nama field untuk table Pelanggan yang daftarnya telah diberikan diatas

Bila anda mennggunakan metode SDLC maka Table yang dibuat harus berdasarkan pada model data yang telah dibuat Bila anda menggunakan metode prototyping table yang dibuat berdasarkan kebutuhan pemakai terakhir

422 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.14 Window create (kiri) & Table designer

7.

Setelah selesai maka hasilnya akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini

Gambar 20.15 Table designer Pelanggan.dbf Jika anda salah mengetik nama field kemudian anda ingin mengetik ulang nama field itu dan field tersebut telah diindex maka sebelum anda mengetik ulang anda harus mengosongkan dulu indexnya dengan memilih None pada kolom index tersebut

8.

Klik tombol OK dan akan muncul pesan seperti pada gambar disamping, yang isi pesannya yaitu apakah table tersebut akan diinput sekarang. Pada kasus ini anda pilih saja No.

Selain data pelanggan, program ini juga memiliki table pendukung untuk mengisi data field lokasi pada nantinya, table tersebut adalah table Lokasi. Dengan cara yang sama anda buat table dengan nama file Lokasi yang nama-nama field dapat anda lihat pada gambar 20.16 dibawah Gambar 20.16 Table designer Lokasi.dbf

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 423

Membuat Form Tahap kedua dalam pembuatan program pelanggan ini adalah membuat sebuah form. Form ini berfungsi untuk menampung seluruh program dan perintah yang membentuk sebuah program menjadi sebuah tampilan yang dapat digunakan untuk menambah, menghapus dan memelihara data pelanggan seperti tampak pada Gambar 20.13 diatas. Sebelum tampil seperti pada Gambar 20.13 tampilan form tersebut adalah seperti pada gambar dibawah. Coba anda perhatikan dan bayangkan bagaimana cara membuat tampilan form seperti gambar dibawah ini. Gambar 20.17 Tampilan form designer Input_Pelanggan.scx

Untuk membuat tampilan seperti gambar diatas membutuhkan beberapa tahap, tahap-tahap tersebut akan dijelaskan secara rinci pada bahasan berikut ini:

Membuat form baru Seperti halnya membuat table, pembuatan form juga memiliki langkah-langkah yang hampir sama, yaitu: 1.

Klik icon

New pada standard toolbar

2.

Pada window New pilihlah file type Form, lihat gambar disamping

3.

Klik tombol New file, maka pada desktop Visual FoxPro akan ditampilkan Form designer seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 20.18 Form designer baru dengan nama Form1 Form controls toolbar

Standard toolbar

Selain dengan langkahlangkah diatas untuk membuat form baru dapat juga dengan mengetik CREATE FORM pada command window

Form1 Properties window

424 BAGIAN V Modul teknis

Merekam form designer Rekamlah Form1 diatas dengan nama file Input_Pelanggan dengan cara sebagai berkut: 1.

Klik menu utama file dan sub menu Save atau cukup dengan mengklik icon Save pada standard toolbar.

2.

Maka akan muncul window save as seperti pada gambar dibawah

Gambar 20.19 Window save as

3.

Bukalah folder SIM/Form dan ketiklah nama filenya yaitu Input_ Pelanggan pada baris save form as, lihat gambar

4.

Setelah selesai klik tombol save, maka form designer form1 telah terekam dengan nama Input_Pelanggan

Memodifikasi form designer input_pelanggan Jika properties window tidak muncul pada desktop visual FoxPro, maka langkah yang harus anda lakukan untuk menampilkannya adalah sebagai berikut:

Fasilitas yang digunakan untuk memodifikasi form adalah Properties, hal pertama yang harus anda lakukan adalah menentukan panjang dan tinggi form, untuk menentukan panjang anda cari pada properties list nama properties Width dan untuk tinggi Height kemudian anda masukkan 625 untuk panjang dan 350 untuk tinggi, lihat gambar dibawah. Gambar 20.20 Properties window untuk width dan height

- Klik menu utama View - Dan klik sub menu Porperties, maka properties window akan muncul

Selanjutnya anda akan melihat perubahan apa yang terjadi pada form designer anda, panjang dan tingginya akan berubah sesuai dengan angka yang anda masukkan pada properties di atas.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 425 Untuk modifikasi selengkapnya anda lihat pada daftar properties yang digunakan untuk form input_Pelanggan dan anda coba masukkan nilai-nilainya sesuai dengan nama properties yang ada pada tabel dibawah ini. Tabel 20.3 Daftar nama properties untuk Form input_karyawan Nama properties BackColor BorderStyle Caption Height Icon Left MaxButton MinButton ShowWindow Top Width

Nilai 255,255,255 1-Fixed Single SI Pemasaran PT. ABC 350 C:\Sim\Gambar\...ico 0 .F. False .F. False 1-In Top level Form 70 625

Penjelasan daftar properties diatas: -

BackColor - adalah untuk memberi warna latar pada form designer anda nilai 255,255,255 adalah angka untuk warna putih. Untuk mengisi sebuah warna anda dapat mengklik tombol pada sisi kanan setting box, maka akan muncul window Color seperti tampak pada gambar dibawah ini dan pilihlah warna yang anda kehendaki. Gambar 20.21 Window Color

-

BorderStyle - adalah untuk menentukan garis pinggir dari pada form yang bersangkutan. Dipilih 1-Fixed single yaitu agar form ini tidak dapat diperlebar atau diperkecil.

-

Caption - adalah untuk memberi judul form

-

Icon - adalah untuk memberi gambar icon pada sudut kiri atas form yang anda buat seperti layaknya aplikasi-aplikasi lainnya yang sering kita lihat. Untuk mengisinya adalah sama dengan memberi back ground yaitu dengan mengklik tombol yang ada pada sisi kiri settingbox dan carilah gambar icon yang anda kehendaki.

-

Left - adalah untuk menentukan posisi form dihitung mulai dari kiri window.

Untuk mengisikan nilai pada sebuah nama properties sudah dijelaskan pada bahasan properties window pada awal bab ini, jika anda lupa caranya adalah sebagai berikut: - Klik nama properties yang akan diisi nilai pada properties list - Ketik atau pilih nilai yang akan anda masukkan pada baris setting box

426 BAGIAN V Modul teknis -

Max dan Min button - adalah tombol-tombol yang ada pada sudut kanan atas form tersebut, .F. adalah untuk menghilangkannya dan jika ingin memasangnya nilainya harus .T.

-

ShowWindow - posisi form pada window ditentukan dari nilai ini, nilai 1-in top level form adalah form ini bertindak sebagai anak dari form induk, yang bertindak sebagai form induk nantinya adalah form menu yang akan dibahas pada akhir bab ini.

-

Top - adalah posisi form dari form induk terhitung mulai dari puncak form.

Dan hasil akhir dari modifikasi tersebut tampak seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.22 Form designer input_Pelanggan Sesekali anda rekam Form anda untuk menghindari kemungkinan mati listrik, komputer hang atau error sehingga menghilangkan hasil pekerjaan anda yang belum terekam menjadi hilang

Struktur data Input_Pelanggan Selain dengan cara dibawah untuk menampilkan window data environment adalah: - Klik kanan form designernya - Maka akan muncul sebuah menu - Klik submenu Data Environment pada menu tersebut

Struktur data pada sebuah form diatur pada sebuah window yang dinamakan window Data Environment. Window tersebut berfungsi untuk menampung table-table yang diperlukan oleh form designer yang bersangkutan, lihatlah gambar Data Environment untuk form input_Pelanggan dibawah ini. Gambar 20.23 Data environment input_Pelanggan

Langkah-langkah yang harus anda lakukan untuk memasukkan table-table yang diperlukan oleh form input_pelanggan seperti pada gambar diatas adalah sebagai berikut:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 427 1.

Tampilkan terlebih dahulu window data environment dengan cara sebagai berikut: Klik menu utama View dan sub menu Data environment

2.

Jika data environmentnya masih kosong Maka akan langsung muncul window Open, lihat Gambar 20.24 (kanan). Jika window open tidak langsung muncul maka anda kerjakan langkah yang ke-3

3.

Klik kanan pada area kosong window data environment, maka akan muncul menu popup seperti pada gambar disamping.

4.

Klik Add pada menu tersebut maka akan muncul window Add yang disusul dengan window open seperti pada Gambar 20.24 dibawah ini

Gambar 20.24 window Add table (kiri) dan window Open

5.

Buka folder Data yang memuat table-table yang telah anda buat, seperti pada gambar diatas

6.

Klik Table Pegawai dan klik tombol OK maka table tersebut akan tampil pada window data environmet

7.

Untuk memasukkan table yang lainnya anda klik tombol Other pada window Add table. Jika telah selesai maka hasilnya akan tampak seperti pada Gambar 20.23 diatas, anda tutup window data environment dengan mengklik tombol Close yang ada di sudut kanan atas window tersebut.

Memasukkan objek kedalam form Yang dimaksud objek adalah segala sesuatu yang tampak diatas permukaan form baik itu Tombol, Label, Text dan lain-lain. Untuk memasukkan objek-objek tersebut pastikan terlebih dahulu bahwa form controls toolbar muncul pada desktop Visual FoxPro. -

Memasukkan Label

Gambar 20.25 Judul Form

Untuk menampilkan Form controls toolbar adalah dengan cara: - Klik menu utama View - Klik sub menu Form controls toolbar

428 BAGIAN V Modul teknis Tahap pertama adalah anda buat sebuah judul form dengan teks: ‘Daftar Nama Pelanggan’ seperti pada gambar diatas dengan menggunakan Label, yang caranya sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Klik icon Label pada Form controls toolbar Tempatkan mouse pointer anda pada posisi bagian atas form designer dan klik Maka pada permukaan form anda akan terlihat sebuah label dengan nama label1, lihat gambar disamping Pada properties Caption ketiklah teksnya yaitu ‘Daftar Nama Pelanggan’ Dan hasilnya terlihat seperti pada gambar disamping, dan untuk mendapatkan hasil yang sama dengan gambar diatas maka anda modifikasi Label tersebut dengan memasukkan nilai properties berikut ini.

Tabel 20.4 Daftar properties untuk label1 Nama properties AutoSize BackStyle Caption FontBold FontSize Top 6. 7.

Nilai .T. True 0-Transparent Dafta Nama Pelanggan .T. True 18 48

Setelah selesai tempatkan label tersebut tepat ditengah-tengah bagian atas dengan cara klik label tersebut klik menu utama Format dan sub menu Center Horizontally, maka hasilnya dapat anda lihat seperti pada Gambar 20.25

Selanjutnya anda buat header nama perusahaan beserta alamatnya seperti pada gambar diatas. Caranya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.

Masukkan dua buah Label kedalam form input_pelanggan Maka pada form designer akan tampak Label2 dan Label3 seperti pada gambar disamping. Kemudian anda modifikasi Label tersebut sesuai dengan daftar properties untuk kedua label tersebut dibawah ini.

Tabel 20.5 Daftar properties untuk Label2 dan Label3 Properties AutoSize BackStyle Caption FontBold FontSize Height Left Top Wordwrap Width

Nilai untuk Label2 .T. True 0-Transparent PT. ABC .T. True 11 20 9 13 .F. False 65

Nilai untuk Label3 .F. False 0-Transparent Jl. Dago 700 Bandung 2510990 .T. True 11 35 9 30 .T. True 146

WordWrap adalah sebuah property yang khusus untuk Label untuk menentukan seberapa banyak pun teks yang anda ketik dapat anda uraikan kebawah menjadi beberapa baris.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 429 4.

Setelah anda masukkan seluruh property untuk kedua label tersebut maka hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar 20.25 diatas.

-

Memasukkan ListBox

Selanjutnya adalah menampilkan ListBox pada Form anda yang tampilannya seperti pada Gambar 20.26 dibawah. Cara memasukkan sebuah objek semuanya sama seperti halnya anda memasukkan Label, yaitu dengan cara sebagai berikut: Gambar 20.26 ListBox

1. 2. 3.

Klik icon ListBox pada form controls toolbar tempatkan mouse pointer diatas Form dan Klik, maka sebuah ListBox akan ditampilkan pada form anda dengan nama List1 seperti pada gambar disamping. Agar ListBox tersebut tampilannya sama dengan Gambar 20.26 diatas maka anda masukkan nilai-nilai berikut ini sesuai dengan propertiesnya pada properties window.

Tabel 20.6 Properties untuk List1 Nama properties Height Left SpecialEffect Top Width RowSourceType RowSource

Nilai 176 22 Plain 111 178 6-Field Pelanggan.Cus_nama

-

SpecialEffect - adalah properties yang digunakan untuk merubah tampilan sebuah objek (ListBox), plain artinya datar

-

RowSourceType - properties untuk menentukan tipe data yang akan ditampilkan pada Listbox ini.

-

RowSource - karena yang akan ditampilkan pada listbox ini adalah field maka pilihlah field yang anda maksud pada baris setting box seperti pada gambar disamping.

4.

Setelah anda memasukkan nilai-nilai diatas pada properties window, anda masukkan sebuah label pada form anda dengan teks ‘Daftar Nama Pelanggan’, Font Arial, ukuran 9 dan property lainnya sama seperti pada label judul diatas.

5.

Tempatkan label tersebut tepat diatas ListBox yang telah anda buat sehingga hasilnya dapat dilihat pada Gambar 20.26 diatas.

Untuk memindahkan posisi sebuah objek selain dengan memasukkan nilai nominal pada properties Top atau Left, anda juga dapat memindahkannya dengan mendrag objek tersebut atau menggeserkannya dengan menggunakan tombol D-pad (panah) keyboard anda pada posisi yang anda anggap tepat

430 BAGIAN V Modul teknis -

Memasukkan TextBox

Gambar 20.27 Susunan textbox dan label

Untuk membuat textbox seperti pada gambar diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

Klik icon TextBox pada form controls toolbar Untuk menempatkan text tersebut pada form anda klik pada lokasi form yang anda maksud maka akan tampak sebuah Textbox seperti pada gambar disamping anda modifikasi Text1 tesebut sesuai dengan daftar properties pada tabel dibawah ini

Tabel 20.7 Daftar properties untuk Text1 Nama properties ControlSource Left SpecialEffect Top Width

Nilai Pelanggan.Cus_nama 382 Plain 91 219

Controlsource adalah property yang diset khusus untuk field atau variable, yang nilai dari text ini selalu sama dengan nilai field yang ditampilkannya. Jika nilai text ini dirubah maka nilai field pun akan berubah. 5.

setelah selesai memasukkan seluruh properties, anda masukkan sebuah Label dengan properties yang digunaan sama dengan labellabel sebelumnya dengan Caption ’Nama Pegawai’, Font arial, size 9, Left 195. posisikan label tersebut dengan Text1.

-

Memasukkan ComboBox

Gambar 20.28 ComboBox pada form input_pegawai

Susunlah Label dan ComboBox diatas dengan langkah-langkah berikut ini: 1.

Buatlah teks Lokasi dengan menggunakan label, agar cepat dalam pembuatan teks tersebut anda dapat mengcopy teks Nama Pelanggan dengan cara: -

Klik Label tersebut Klik icon copy pada standard toolbar Selanjutnya tempatkan label dengan cara mengklik icon paste pada standard toolbar

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 431 2.

3.

Rubahlah caption label tersebut menjadi Lokasi, tempatkan sejajar dibawah label teks Nama pelanggan (lihat gambar)

Masukkan Combobox dengan cara, klik icon Combobox pada form controls toolbar Tempatkan combobox tersebut tepat dibawah Text1 lihat gambar, dengan properties yang digunakan adalah sebagai berikut

Tabel 20.8 Daftar properties untuk Combo1 Nama properties ControlSource Left SpecialEffect Top Width RecordsourceType Recordsource -

Nilai Pelanggan.Cus_nama 382 Plain 122 97 6-Field Lokasi.nama_

Memasukkan EditBox

Gambar 20.29 Editbox pada form designer

Seharusnya dengan hanya melihat gambar anda sudah harus bisa memasukkan dan menempatkan EditBox pada form designer input_pelanggan, dan anda dituntut untuk bisa memasukkan objek-objek lainnya hanya dengan melihat gambar karena pada bahasan berikutnya tidak semua langkah akan diterangkan kecuali jika ada hal baru, tapi jika anda masih belum mengerti untuk memasukkan EditBox maka langkahnya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

Buatlah teks ‘Alamat pelanggan’ seperti pada gambar diatas dan tempatkan dibawah label ’Lokasi’ Klik icon EditBox pada form controls toolbar Tempatkan Editbox dengan nama Edit1 ini tepat dibawah Combo1, seperti terlihat pada gambar diatas Dan properties yang digunakan untuk Edit1 tertera pada tabel dibawah ini.

Tabel 20.9 Properties untuk Edit1 Nama properties ControlSource Left SpecialEffect Top Width

Nilai Pelanggan.Cus_alamat 382 Plain 154 219

Perintah untuk memanggil Form adalah dengan mengetik perintah berikut pada Command window. MODIFY FORM …. Titik-titiknya anda isi dengan nama filenya misalnya Input_Pelanggan

432 BAGIAN V Modul teknis -

Memasukkan Optiongroup

Gambar 20.30 Optiongroup pada form input_Pelanggan

Perhatikan gambar diatas, tahap-tahap yang harus anda laku-kan untuk membuat seperti pada tampilan diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

9.

Anda buat teks ‘Jenis Kelamin’ dengan menggunakan Label Kemudian anda masukkan sebuah Optiongroup dengan cara mengklik icon Optiongroup pada form controls toolbar Tempatkan dan klik mouse anda pada lokasi kosong form, sehingga hasilnya dapat dilihat seperti gambar disamping. Pada properties window isilah property ButtonCount dengan 3 untuk menambah tombol option menjadi 3 buah option Klik kanan optiongroup tersebut hingga muncul menu popup, pada menu tersebut anda klik sub menu Edit. Jika telah diedit maka option yang ada didalamnya dapat dipilih dan dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan anda. Klik Option1 dan pada properties window anda isi Autosize .T. True, BackStyle 0-Transparent, Caption ‘Laki-laki’ dan Font Bold .T.-True. Lakukanlah hal yang sama dengan option1 terhadap Option2 dan Option3 kecuali Caption, Option2 diisi dengan ‘Wanita’ dan Option3 diisi dengan ‘None’ yang artinya kosong sehingga hasilnya dapat dilihat seperti pada gambar disamping. Klik pada area kosong untuk keluar dari optiongroup tersebut, kemudian klik kembali optiongroup1 tersebut dan anda masukkan properties berikut pada properties window

Tabel 20.10 Daftar properties untuk optiongroup1 Nama properties BackStyle BorderStyle ButtonCount Left Top Width

Nilai 0-Transparent 0-None 3 360 130 192

10. Edit kembali optiongroup1 tersebut, pindahkan option2 dan option 3 keatas sehingga sejajar dengan option1, lihat gambar 20.30 11. Keluar dari optiongroup1 edit kemudian klik kembali optiongroup1 dan isilah Height dengan 24

-

Memasukkan CommandButton

Gambar 20 31 CommandButton (tombol) pada form designer input_pelanggan

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 433 Sebelum anda membuat tombol-tombol yang tersusun dibagian bawah form designer diatas anda buat dulu Edit2 untuk field Keterangan, (lihat gambar) dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Buatlah teks ‘Keterangan’ untuk judul Edit2 dan tempatkan tepat dibawah teks ‘Jenis Kelamin’ Agar cepat anda copy Edit1. Klik icon Paste pada standard toolbar, maka akan muncul EditBox dengan nama Edit2, lihat gambar diatas Tempatkan Edit2 tersebut tepat dibawah OptionGroup1 Rubahlah property ControlSource Edit 2 ini dengan Pelanggan.Keterangan

Selanjutnya anda masukkan 4 buah CommandButton kedalam form designer input_pelanggan, dengan cara sebagai berikut:

1. Klik icon CommandButton pada form controls toolbar 2. masukkan dan tempatkan 4 buah commandbutton pada bagian bawah form designer input_pelanggan Gambar 20.32 Tombol (CommandButton) pada form designer

Sesekali anda rekam Form yang anda buat untuk menghindari kemungkinan mati listrik, komputer hang atau error sehingga menghilangkan hasil pekerjaan anda yang belum terekam menjadi hilang

3. Anda isi properties untuk setiap CommandButton diatas dengan daftar dibawah ini Tabel 20.11 Properties untuk Command1 sampai Command4 Properies Caption FontBold Height Left Top Width

Coammand1 \
Command2 \
Command3 \
Command4 \
4. Setelah seluruh CommandButton dimodifikasi maka hasilnya dapat terlihat seperti pada Gambar 20.31 diatas. Memasukkan Program pada setiap objek Form designer input_pelanggan tidak akan dapat mengolah data Pelanggan kalau form ini tidak diisi program atau perintah-perintah yang dapat mengisi, menghapus dan menampilkan data pelanggan. Form yang standar untuk mengolah data adalah form yang ada fasilitas untuk menambah, menghapus dan menampilkan data, maka dari itu tomboltombol yang anda masukkan pada form designer diatas anda isi dengan perintah-perintah yang akan dijelaskan dibawah. Tetapi sebelum anda menginjak pada pemrograman anda tentu bertanya bagaimana cara mengisi perintah pada sebuah tombol atau objek lainnya, cara mengisi perintah pada sebuah objek misalnya tombol, adalah sebagai berikut:

Untuk menjalankan form yang anda buat anda dapat melakukan hal berikut ini: Klik icon Run pada standard toolbar

434 BAGIAN V Modul teknis 1. 2.

Klik tombol yang akan diberi perintah misalnya command1 Klik icon code window pada toolbar form designer atau klik menu utama View dan klik sub menu code Untuk langkah nomor 1 dan 2 dapat diringkas dengan cara, double klik tombol yang akan diberi perintah.

3.

Maka code window akan terlihat seperti pada gambar diba-wah ini.

Gambar 20.33 Code window Nama objek yang Object List akan diisi program

Procedure List

Editing region Berikut adalah penjelasan dari gambar diatas: 

Object List adalah daftar seluruh objek yang anda masukan kedalam sebuah form termasuk formnya itu sendiri



Procedure List adalah daftar seluruh event yang dapat digu-nakan berdasarkan objek yang dipilih didalam Object list. Ke-tika anda memilih event atau method pada procedure list, parameterparameter inti untuk event atau method tertentu (jika ada) akan ditampilkan dalam editing region pada code window tersebut. Nama event yang tercetak tebal pada pro-cedur list, tandanya bahwa event tersebut berisi perintah



Editing region adalah lokasi untuk melakukan pengetikan perintahperintah pemrograman.

Setelah anda mengetahui cara menampilkan code window sekarang anda mulai mengisi perintah-perintah program pada setiap objek yang memuat perintah-perintah, perintah pada setiap objek tersebut akan dijelaskan berikut ini. -

(Keluar) Command4.Click

Command4 adalah Tombol yang berfungsi untuk menutup form. Perintah untuk menutup/keluar adalah perintah Release, ketiklah perintah di bawah ini pada Prosedur Click. Thisform.release

Untuk melihat hasil dari perintah yang anda ketik diatas, coba anda jalankan form designer input_pelanggan tersebut dan anda klik tombol Keluar, jika anda benar dalam pengetikan perintah diatas maka form anda akan Keluar, kembali lagi pada form designer.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 435 -

(Tambah) Command1.Click

Command1 adalah tombol dengan caption Tambah yang tentunya tombol ini berfungsi untuk menambah data pelanggan, anda ketik perintah untuk menambah data dibawah ini pada procedure Click dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3.

Double Klik Command1, maka akan muncul code window Pada procedure list pilihlah Click Ketiklah perintah dibawah pada Editing region Select Pelanggan Calculate Max(Val(Right(Cus_kode,3))) to K If K = 0 x = 'PL0001' Endif K = K + 1 x = Len(allt(str(K))) x ='PL'+(iif(x=1,'000',iif(x=2,'00','0')) + Allt(str(K))) Go Bottom Append Blank Replace Pelanggan.cus_kode with x Thisform.Text1.Setfocus Thisform.List1.Requery Thisform.List1.Listindex = Thisform.List1.Listcount Select Pelanggan Thisform.Refresh

4.

Untuk bahasan berikutnya jika anda melihat judul seperti dibawah ini Command1.Click Artinya adalah perintah untuk Command1 disimpan pada procedure List Click, sehingga tidak perlu dijelaskan lagi bagaimana cara memasukkan perintahnya

Maka hasilnya akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 20.34 Code window Command1.Click Untuk keluar dari code window maka anda dapat menutup window tersebut dengan mengklik tombol x yang ada di sudut kanan atas window tersebut atau dengan menekan keyboard CTRL+J

Berikut ini adalah penjelesan dari perintah-perintah yang tertera pada code window diatas:, Sebelum melakukan editing pada sebuah table baik itu menambah atau menghapus record atau juga membaca hingga melakukan Scaning pada sebuah table, maka tahap awal yang harus dilakukan adalah menyebutkan terlebih dahulu nama table yang akan diedit yaitu dengan cara mengetik perintah Select yang diikuti dengan nama table, misal Pelanggan Sederhananya perintah untuk menambah record pada sebuah table sebut saja table Pelanggan adalah dengan mengetik perintah seperti di bawah ini. Select Pelanggan Append Blank

436 BAGIAN V Modul teknis Berhubung kebutuhan yang menuntut programmer untuk bisa membuat sebuah perintah sesuai dengan permintaan kliennya, sehingga terbentuklah perintah seperti diatas. Perintah diatas merupakan hasil dari logika penulis, mungkin logika penulis dengan logika anda berbeda dan akan memunculkan ide baru yang lebih praktis atau lebih dapat dimengerti dari pada perintah diatas. Perintah diatas maksudnya adalah menambah sebuah record dengan mengisikan sebuah kode yang dimulai dengan character ‘PL’ , PL0001, PL0002, PL0003 dan seterusnya, untuk mendapatkan nilai di atas maka harus melalui perintah berikut ini. Calc Max(Val(Right(Cus_kode,3))) to K If K = 0 x = 'PL0001' Endif K = K + 1 x = Len(allt(str(K))) x ='PL'+(iif(x=1,'000',iif(x=2,'00','0')) + Allt(str(K)))

 Pengetikan perintah command atau function pada Visual FoxPro da pat disingkat menjadi 4 character misal fungsi Calculate dapat disingkat  menjadi Calc, Alltrim menjadi Allt dan lain sebagainya.

Calc Max merupakan kependekan dari Calculate Max () perintah ini adalah untuk melakukan pencarian nilai paling besar dari (Val(Right(Cus_kode,3)))



To K, K merupakan sebuah variable untuk menampung nilai dari perintah yang dijelaskan diatas, jadi to K adalah simpanlah nilainya pada variable K



IF…ENDIF diatas adalah untuk menguji nilai K, jika K bernilai 0 maka isilah variable x dengan ‘PL0001’, jika tidak bernilai 0 maka lanjutkan perintah pada K=K+1 sehingga jika nilai K = 3 maka K+1=4 jadi nilai K yang sekarang adalah 4



x = Len(allt(str(K))) Peritah tersebut adalah mengisi variable x dengan panjang character dari variable K. Len() adalah untuk menghitung panjang dari allt(str(K)),

Val () merupakan sebuah fungsi untuk merubah sebuah cha-racter (Right(Cus_kode,3)) menjadi numeric Right() merupakan fungsi untuk mengambil beberapa character mulai dari kanan sebanyak nilai nominal yang anda masukkan. Perintah Right() diatas adalah mengambil nilai dari cus_kode (field untuk menampung kode) mulai dari kanan sebanyak 3 character.

Allt kependekan dari Alltrim(), sebuah fungsi yang berfungsi untuk menghilangkan spasi-spasi yang tidak dibutuhkan dari character str(K), Str() adalah sebuah fungsi untuk merubah tipe nilai K dari numeric menjadi character. Jika K = 4 maka nilai dari x adalah 1, jika nilai K = 10, 11, 20 dan seterusnya maka nilai x = 2, jika K = 100, 200 atau 900 maka x = 3. selanjutnya adalah menentukan nilai untuk mengisi cus_kode, nilai tersebut disimpan pada variable x yang kedua seperti terlihat pada perintah di bawah: x ='PL'+(iif(x=1,'000',iif(x=2,'00','0')) + Allt(str(K)))

x diisi dengan ‘PL’ ditambah jika x = 1 maka ’000’, jika x = 2 maka ’00’ dan jika x=3 maka ’0’ ditambah nilai character dari K. Perintah IIF(), pada perintah diatas sama dengan perintah IF...ENDIF pada perintah sebelumnya perbedaannya hanya terletak pada penyimpanannya saja jika IF...ENDIF perintah diuraikan kebawah dan IIF() perintah diuraikan kesamping dalam satu baris. Maka jika nilai K=4 maka nilai x adalah ‘PL0004’

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 437 Selanjutnya adalah mengisikan nilai x kedalam field cus_kode dengan perintah berikut: Go Bottom Append Blank Replace Pelanggan.cus_kode with x Thisform.Text1.Setfocus Thisform.List1.Requery Thisform.List1.Listindex = Thisform.List1.Listcount Select Pelanggan Thisform.Refresh



Go Bottom adalah perintah untuk menempatkan posisi record pada posisi record paling bawah.



Append Blank adalah perintah untuk menambah record baru yang kosong pada sebuah table



Replace adalah mengisi field cus_kode dengan nilai x



Thisform.Text1.SetFocus menempatkan kursor pada objek text1 pada saat perintah untuk menambah dan mengisi kode dengan variable x selesai



Thisform.List1.Requery adalah untuk memastikan sebuah control yaitu List1 berisi data yang baru saja dimasukkan.



Listindex adalah untuk menentukan posisi item yang terpilih pada saat itu pada control List1.



Listcount berisi nilai dari banyaknya item dari List1 tersebut.



Thisform.Refresh adalah perintah untuk mengupdate form atau control.

-

Text1.Valid (untuk nama Pelanggan) Perintah yang terdapat pada text1.valid adalah sebagai berikut: Thisform.List1.Requery

Perintah tersebut telah dijelaskan pada bahasan diatas. Valid merupakan sebuah methode yang akan mengerjakan perintah sesaat sebelum control ini kehilangan focus -

List1.InteractiveChange Thisform.Refresh

Menyimpan perintah pada procedure InteractiveChange adalah agar pada saat item list pada List dipindahkan maka semua control yang ada pada form input_pelanggan akan berubah se-suai dengan record yang dipilih pada List1 ini. -

OptionGroup1.Click (untuk mengisi jenis kelamin)

Select Pelanggan If This.value = 1 Replace jn_kelamin with '1' Else If This.value = 2 Replace jn_kelamin with '2' Else Replace jn_kelamin with '3' Endif Endif Thisform.refresh

438 BAGIAN V Modul teknis Penjelasan perintah: This.Value menyatakan nilai dari OptionGroup1 mengapa tidak Thisform.OptionGroup1.Value ?, jawabannya adalah karena perintah ini disimpan pada dirinya sendiri, sehingga cukup dengan This.value. Perintah IF…ENDIF diatas mengandung arti jika optiongroup ini bernilai 1 maka Replace atau isi field Jn_kelamin with atau dengan ‘1’ ELSE atau jika tidak maka, lanjutkan pada IF…ENDIF kedua. Jika bernilai 2 maka isi jn_kelamin dengan ‘2’ jika tidak maka isi jn_kelamin dengan ’3’ Titik koma (;) pada Visual FoxPro adalah sebagai tanda hubung yang menyatakan bahwa perintah setelah tanda titik koma masih bagian dari perintah sebelum titik koma dalam arti masih satu baris.

OptionGroup1.Refresh This.value = iif(Pelanggan.jn_kelamin = '1', 1,; iif(Pelanggan.jn_kelamin ='2',2,3))

Menyimpan perintah pada procedure Refresh akan dikerjakan pada saat data berpindah record. Perintah diatas menyatakan bahwa optiongroup ini bernilai jika jn_kelamin = ‘1’ maka nilai optiongroup ini sama dengan 1, jika jn_kelamin = ‘2’ maka option-group1 bernilai 2 dan jika jn_kelamin = ‘3’ maka optiongroup1 bernilai 3. Mungkin anda ingin melihat hasil dari pekerjaan anda tersebut maka untuk melihatnya anda jalankan form input_pelanggan tersebut, dan anda isi datanya dengan menekan tombol Tambah yang telah diisi program untuk menambah data. Tetapi sebelum menjalankan form input_pelanggan tersebut anda isi terlebih dahulu table Lokasi yang sempat dibahas diatas dengan cara: 1. 2.

Anda tampilkan Comand window dengan menekan CTRL+F2 jika command window belum muncul Bukalah table Lokasi dengan mengetik perintah dibawah ini Use Lokasi

3.

Kemudian untuk mengisi data secara manual pada table tersebut, anda ketik perintah dibawah ini.

4.

Sehingga akan muncul window dibawah ini, dan anda isi window tersebut sesuai dengan table dibawah ini.

Append

Kode_ 001 002 003

Nama_ Bandung Jakarta Surabaya

Gambar 20.35 Append window table Lokasi

5.

Setelah anda isikan data yang ada pada tabel sehingga hasilnya terlihat seperti pada gambar diatas maka keluarlah dari window tersebut dengan cara menekan tombol x disudut kanan atas window tersebut.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 439 -

Command2.Click (Hapus)

Sele Pelanggan If Messagebox('Anda yakin akan menghapusnya',36,'Hapus')=6 Delete Skip If eof() Go bott Endif Endif Thisform.List1.Requery Thisform.refresh

Perintah untuk menghapus adalah Delete tetapi untuk menghindari kemungkinan terhapusnya data secara tidak sengaja maka sebelum menghapus data harus dimunculkan pesan terlebih dahulu dengan perintah MessageBox() yang sintak dan penjelasannya anda bisa membuka halaman terakhir buku ini atau membuka Help yang tersedia pada Visual FoxPro. isi pesannya dapat ditulis seperti pada perintah diatas, jenis Boxnya untuk perintah ini adalah 36, messagebox yang akan ditampilkan untuk perintah diatas adalah seperti pada gambar disamping. Maka perintah diatas mengandung arti sebagai berikut, jika messagebox bernilai 6 (tombol Yes) maka akan melanjutkan perintah dibawahnya, yaitu: 

Delete perintah untuk menghapus



Skip artinya pindahkan posisi record kebawah satu langkah.



Eof() (End of file) jika posisi record berada pada baris terakhir maka Go Bottom pindahkan posisi record pada bagian paling bawah.

-

Command3.Click (Cetak)

Sele Pelanggan _Screen.Show Report Form Daftar_Pelanggan Preview Noconsole _Screen.Hide Active Window Form1

Perintah diatas adalah perintah untuk menampilkan report dengan nama report Daftar_Pelanggan, yang pembuatan reportnya akan dibahas dibawah berikut ini.

Membuat Report Gambar 20.36 Report Daftar_Pelanggan

440 BAGIAN V Modul teknis Tahap awal dalam pembuatan report designer adalah dengan menampilkan terlebih dahulu report designer baru dengan mengetik perintah dibawah ini pada Command window: CREATE REPORT

Maka akan muncul sebuah report designer baru dengan nama report1, seperti tampak pada gambar dibawah ini. Gambar 20.37 Report designer – Report1 Report controls toolbar

Report header band

Standard toolbar

Report detail band

Show position bar

Ruler

Color Palete toolbar

Report footer band

Gambar 20.38 Report designer Daftar_Pelanggan

Perhatikan Gambar 20.28 report designer Input_Pelanggan diatas Langkah-langkah pembuatan report designer seperti pada gambar diatas adalah sebagai berikut:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 441 1.

Menentukan ukuran kertas

Setelah anda membuka window report designer seperti yang telah diterangkan diatas, selanjutnya anda tentukan ukuran kertas yang akan digunakan untuk mencetak laporan daftar barang ini. Langkah-langkah untuk menentukan ukuran kertas pada report designer adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.

Klik menu utama File Klik sub menu Page Setup, maka akan muncul window Page setup seperti pada Gambar 20.39 (kiri). Klik tombol Print Setup pada window page setup, dan akan muncul window yang kedua yaitu window Print setup.

Gambar 20.39 Window page setup & print setup

4. 5.

Pada baris size pilihlah ukuran kertas, sebagai contoh untuk report daftar_barang pilihlah ukuran kertas B5. setelah selesai klik tombol OK.

Sebelum anda melanjutkan pada tahap selanjutnya, ada baiknya pekerjaan anda tersebut anda rekam terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3.

Klik menu utama File dan klik sub menu Save Maka akan muncul window save Bukalah folder Report dan ketiklah nama filenya dengan na-ma Daftar_Pelanggan selanjutnya klik tombol OK.

2.

Membuat header report pada Header band

Langkah-langkah pembuatan judul report pada report header band tersebut adalah sebagai berikut: 1.

Membuat teks PT. ABC, caranya adalah:

-

Klik icon Label pada report controls toolbar Tempatkan mouse pointer pada area header band yang kosong dan klik

Gambar 20.40 Judul pada header band

442 BAGIAN V Modul teknis -

Maka akan muncul cursor yang menandakan pengetikan siap dilakukan dan ketiklah teksnya Setelah selesai klik area kosong pada report designer tersebut, untuk keluar dari label pengetikan Klik teks Daftar Barang PT. ABC untuk melakukan editing Klik menu utama Format dan submenu Font, maka akan muncul window Font seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 18.41 Window Font

Jika show position bar tidak tampak pada bagian bawah report designner maka tampilkan dengan cara mengklik menu utama View dan sub menu show position

-

Cara memindahkan objek pada report designer adalah dengan mengklik objek tertentu kemudian anda drag dengan mouse atau dengan menekan D-pad keyboard anda dan untuk melihat posisinya anda lihat pada show position bar

Gambar 20.42 Show position bar

-

Pada kolom Font pilihlah Arial, pada kolom font style pilihlah Bold dan pada kolom size pilih ukuran 20. Klik tombol OK maka teks tersebut akan berubah sepeti pada gambar diatas. Tempatkan teks tersebut pada posisi yang anda inginkan atau anda tentukan posisi objek tersebut dengan melihat nilai untuk posisi objek tersebut pada show position bar pada bagian bawah window report designer dan untuk tampilan diatas ketentuan posisinya adalah sebagai berikut: Top 0.61, Left 0.25, Bottom 0.95 dan Right 1.40. Lihat gambar show position bar dibawah ini.

Jika lokasi report header band kurang luas maka anda drag tab page header kebawah, lihat gambar. Cara ini juga berlaku untuk memperluas atau mempersempit detail band dan footer band. Gambar 20.43 Melebarkan Header band

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 443 2.

Membuat alamat perusahaan dibawah nama perusahaan PT. ABC (lihat gambar) caranya sama dengan membuat judul nama perusahaan, teks alamat tersebut adalah sebagai berikut:

Font untuk teks tersebut adalah Arial, style Reguler dan size 14, dengan posisi Top 0.97, Left 0.25. 3.

Membuat judul report ‘Daftar Pelanggan’ lihat gambar diba-wah

Font yang digunakan adalah Arial, style Bold, size 20 dengan posisi Top 1.39 dan posisi horizontal Center horizontally, cara untuk menentukan posisi horizontal adalah dengan cara: 4.

Klik menu utama Format Pilih sub menu Alignment maka akan muncul sub menu lainnya Klik sub menu Center horizontally, lihat gambar disamping.

Setelah membuat judul-judul diatas sekarang anda buat judul untuk field-field data pelanggan seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 20.44 Judul untuk field data pelanggan

-

Membuat garis pembatas untuk bagian atas judul Cara memasukkan garis pada report designer seperti pada gambar diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

-

Klik icon Line pada report controls toolbar Tempatkan dan drag kekanan mouse pointer anda pada area kosong report designer anda untuk mendapatkan garis seperti pada gambar diatas maka anda tempatkan garis tersebut pada posisi Top 1.84, Left 0.03 dengan panjang atau Width 6.75 dan untuk menetukan ketebalan dan jenis garis anda klik menu Format , pilihlah sub menu Pen maka akan muncul sub menu selanjutnya Klik sub menu 2 Pen pada sub menu tersebut, maka hasilnya akan terlihat seperti pada gambar diatas.

Membuat teks judul untuk field-field data pelanggan Dengan cara yang sama dengan membuat judul-judul sebelumnya anda buat teks-teks dibawah ini sesuai dengan posisinya masingmasing,

Cara memindahkan objek pada report designer adalah dengan mengklik objek tertentu kemudian anda drag dengan mouse atau dengan menekan D-pad keyboard anda dan untuk melihat posisinya anda lihat pada show position bar

444 BAGIAN V Modul teknis Teks

Posisi

No. Nama Alamat Keterangan

Top 1.96, Left 0.29 Top 1.96, Left 0.68 Top 1.96, Left 2.51 Top 1.96, Left 4.99

Teks-teks tersebut diatas menggunakan Font Arial, style Bold dan size 12. -

Membuat garis pembatas untuk bagian bawah judul Seperti membuat garis untuk pembatas judul bagian atas anda buat garis yang sama, cara untuk membuat garis yang sama anda tinggal mengcopy garis sebelumnya dengan cara: 1. 2. 3.

3.

Klik icon Copy pada standard toolbar Selanjutnya anda klik icon Paste pada standard toolbar Tempatkan garis tersebut pada posisi Top 2.20, Left 0.03

Memasukkan control Field pada Detail Band

Detail band merupakan lokasi untuk menampilkan data pelanggan, yang tampilannya tampak seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.45 Control field pada detail band

Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat tampilan seperti diatas adalah sebagai berikut: 1. 2.

Klik icon Field pada report controls toolbar Tempatkan dan klik didaerah detail band, maka akan muncul window Report expression

Gambar 20.46 Report expression window Sesekali anda rekam report anda untuk menghindari kemungkinan mati listrik, komputer hang atau error sehingga menghilangkan hasil pekerjaan anda yang belum terekam menjadi hilang

3.

Kemudian pada baris expression ketiklah nama table dan nama field yang akan ditampilkan pada field tersebut, setelah selesai klik tombol OK lihat gambar.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 445 4.

5. 6.

4.

Berdasarkan langkah-langkah diatas maka anda buat field-field dibawah ini sesuai dengan posisi untuk masing-masing field tersebut. Field

Posisi

Pelanggan.No Pelanggan.Cus_nama Pelanggan.Cus_alamat Pelanggan.Keterangan

Top 0.10, Left 0.09, Width 0.39 Top 0.10, Left 0.68, Width 1.68 Top 0.10, Left 2.50, Width 2.46 Top 0.10, Left 5.04, Width 1.68

Jika telah selesai pilihlah seluruh field dan tentukan font untuk seluruh field dengan Font Arial, style Regular dan size 10 Geser tab Detail keatas hingga kolom detail ini tidak terlalu lebar, lihat gambar. Membuat garis pembatas dan field untuk menampilkan Halaman dan tanggal pencetakan

Gambar 20.47 Footer band report daftar_pelanggan

Tahap akhir dalam pembuatan report input_pelanggan adalah mengisi kolom footer band dengan garis dan field untuk menampilkan halaman dan tanggal pencetakan. Langkah-langkah untuk membuat tampilan seperti pada gambar diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

Untuk membuat garis pada footer band, anda dapat mengcopy garis yang ada pada header band kemudian klik icon paste dan tempatkan garis tersebut pada footer band dengan posisi Top 0.04, Left 0.03 Selanjutnya buatlah field untuk halaman dan tanggal Pada baris expression ketiklah variable berikut ini 'Hal ' + Ltrim(Str(_Pageno)) + ' , Tgl '+ DMY(date())

5. 6. 7.

Gunakan Font Arial, style Regular dan size 10 tempatkan field tersebut pada posisi Top 0.14, Left 2.09 dan Width 2.64 setelah selesai anda rekam dan keluar dari report designer.

Coba anda jalankan Form input_pelanggan dan anda isi data pelanggan, setelah data diisi pada form input_pelanggan kemudian anda jalankan report daftar_pelanggan ini dengan mengklik tombol Cetak pada form input_pelanggan.

Program Order Penjualan Dalam sebuah perusahaan dalam melakukan penjualan barang selain Penjualan dikenal pula order penjualan (pemesanan barang yang dilakukan oleh customer atau pelanggan). Order penjualan dilakukan oleh pelanggan yang kemudian barang-barang pesanan yang ada akan dibuat faktur penjualan. Adapun cara pembuatan program order penjualan adalah akan diuraikan dibawah ini.

446 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.48 Tampilan order penjualan

Struktur data Order penjualan Table-table yang digunakan untuk program order penjualan adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pelanggan Daf_brg Order_jual dOrder_jual Lokasi Kunci

Sebagian dari table-table diatas yaitu table Pelanggan dan table LoAsc Pada kolom index kasi telah anda buat pada pembuatan program pelanggan diatas, tableTabel 20.10 adalah singkatan dari Ascending table yang harus anda buat sekarang adalah Table Daf_brg, order_jual, dOrder_jual dan Table kunci. 12,2 pada kolom width Cara-cara untuk membuat table telah dijelaskan pada uraian diatas, adalah mengisi width de- adapun field-field untuk setiap table dapat anda lihat pada tabel daftar ngan 12 dan decimal 2 nama field dibawah ini. Tabel 20.12 Daftar nama field Daf_brg Field

Type

width

No Supp_kode Brg_kode Brg_nama Brg_sat Brg_hbeli Brg_hjual Brg_salaw Brg_salmin Brg_tambah Jp

Numeric Character Character Character Character Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Character

4 5 5 30 4 12,2 12,2 12,2 8 8 1

Index Asc Asc Asc

Field

Type

widt Index

Brg_kurang Brg_salah Jumlah Tgl_ Proses Lokasi Mcetak Radio_ Televisi_ Internet_ Direct_

Numeric Numeric Numeric Date Character Character Character Character Character Character Character

8 8 10 8 20 20 10 10 10 10 10

Tabel 20.13 Daftar nama field Order_jual Nama field

Type

width

Index

Order_kode Cus_kode Cus_nama Cus_alamat Order_tgl

Character Character Character Character Date

6 6 30 60 8

Ascending Ascending

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 447 Mark_ Lokasi Tot_harga User_ Verify_by

Character Character Numeric Character Character

1 15 10 15 20

Tabel 20.14 Daftar nama field dOrder_jual Nama field

Type

width

Index

Order_kode Fak_kode No Brg_kode Brg_nama Brg_satuan Brg_harga Kuantitas Jumlah Mark_

Character Character Numeric Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character

6 6 5 5 20 4 10 5 10 1

Ascending Ascending Ascending

Tabel 20.15 Daftar nama field Kunci Nama field

Type

width

Index

Peg_id Nama Jabatan User Password

Character Character Character Character Character

3 50 30 20 20

Ascending

Gambar 20.49 Table designer Daf_brg, order_jual, dOrder_Jual dan Table designer Kunci

Membuat Form Order_Penjualan.Scx Tampilan Form order penjualan dapat anda lihat pada gambar 19.48 diatas, sedangkan untuk tampilan form designer order_penjualan anda perhatikan gambar dibawah ini.

Rekamlah seluruh table pada folder Sim\Data seperti halnya pada pembuatan table pada program pelanggan

448 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.50 Form Designer Order_penjualan

Cara-cara membuat sebuah form dan memasukkan objek-objek yang ada didalamnya telah dijelaskan pada pembuatan form pelanggan diatas. Akan tetapi dalam pembuatan form designer order_penjualan ini anda masih akan dipandu walaupun tidak sepenuhnya seperti pada pembuatan form designer Pelanggan. Tahap-tahap pembuatan form designer order_penjualan:

Membuat Form Buatlah Form baru dan modifikasi form tersebut dengan menggunakan properties-properties pada daftar properties untuk form order_penjualan dibawah ini. Tabel 20.16 Daftar properties untuk form order_penjualan Nama properties BackColor BorderStyle Caption Height Icon Left MaxButton MinButton ShowWindow Top Width

Nilai 255,255,255 1-Fixed Single SI Pemasaran PT. ABC 350 C:\Sim\Gambar\...ico 0 .F. False .F. False 1-In Top level Form 70 625

Setelah anda masukkan seluruh properties yang tertera pada Tabel 20.15 diatas, rekamlah form designer tersebut dengan nama file Order_ penjualan pada folder Sim\Form. Dan hasil dari modifikasi tersebut tampak seperti pada gambar dibawah ini.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 449 Gambar 20.51 Form designer order_penjualan

Struktur Data form order_penjualan Setelah anda merekam form tersebut tahap selanjutnya adalah anda masukkan table-table yang diperlukan untuk form order_penjualan ini pada window data environment. Table-table tersebut telah disebutkan di atas. Jika seluruh table telah dimasukkan maka hasilnya akan tampak seperti pada gambar dibawah. Gambar 20.52 Data environment order_penjualan Cara memasukkan table kedalam data environment telah dijelaskan pada program pelanggan jika anda lupa anda dapat membukanya kembali.

Pada data environment diatas anda mungkin bertanya mengapa pada table order jual dan dOrder_jual ada garis penghubungnya. Garis yang menghubungkan antara table yang satu dengan table yang lainnya dinamakan relasi. Table yang pertama dinamakan table induk atau table master dan table yang kedua dinamakan table anak, baris atau detail. Dua buah table dapat dihubungkan jika pada kedua table tersebut terdapat sebuah field kode penghubung yang sama. Pada table order_jual dan table dOrder_jual kode penghubungnya adalah field order_kode. Adapun cara untuk menghubungkan dua buah table yaitu table order_jual dengan dorder_jual adalah sebagai berikut: 1.

Klik field order_kode pada table order_jual

2.

Kemudian drag field tersebut dan tempatkan tepat diatas field order_kode pada table dOrder_jual, lihat gambar disamping.

Order_ kod

450 BAGIAN V Modul teknis

Untuk menghapus garis relasi adalah: anda klik garis relasi tersebut dan tekan DELETE pada keyboard, maka kedua table tersebut tidak lagi terhubung

3.

Jika pada saat menempatkan field order_kode diatas table dorder_ jual bergambar lingkaran seperti ini maka tidak dapat terhubung

4.

Tetapi jika bergambar segi empat seperti ini Order_kod maka relasi sukses dan garis relasi akan terlihat, seperti pada gambar disamping.

Gunanya relasi adalah untuk mengelompokkan data pada dorder_ jual sebagai detail berdasarkan kode yang sama dengan kode yang ada pada table order_kode, tanpa harus menggunakan perintah Set Filter. Jika kedua table tadi telah terhubung maka tutup window data environment dengan mengklik tombol x pada sudut kanan atas window tersebut.

Memasukkan Objek-objek Membuat Header Form Gambar 20.53 Objek-objek pada bagian atas form

Perhatikan gambar diatas, anda masukkan objek-objek pada gambar diatas kedalam form designer anda. Tahap-tahap dalam memasukkan objek-objek diatas, anda dapat melihatnya pada tabel daftar objek untuk gambar diatas secara berurutan. Tabel 20.17 Daftar objek beserta propertiesnya Untuk label propertiesnya sama dengan Label1 kecuali properties yang tercantum pada label yang bersangkutan

Objek

Properties

Label1

Autosize: .T., Backstyle: 0-Transparent, Caption: ‘Order Jual’, Fontsize: 14, FontBold: .T., Left: 226, Top: 34 Caption: ‘Nomor :’, FontSize: 9, Left: 456,Top: 10 Left 516, RowSource Order_jual.Order_kode, RowsourceType 6Fields, SpecialEffect 1-Plain, Width 99 Caption: ‘Tanggal :’, FontSize: 9 Left: 450, Top: 38 Controlsource: order_jual.order_tanggal, Width 99 Caption: ‘Lokasi :’ Controlsource: Order_jual.lokasi, RowsourceType: 6-Fields, RowSource: Lokasi.Nama_ Caption: ‘Pelanggan’, Top 1 ColumnCount: 2, ColumnWidth: 120,50, Controlsource: Order_jual.Cus_nama, Left: 2, RowsourceType: 6-Field, Rowsource: Pelanggan.Cus_nama,Cus_kode, Top 17, Width 182 ControlSource: Order_jual.Cus_alamat, Height: 48, Width: 182

Label2 Combo1 Label3 Text1 Label4 Combo2 Label4 Combo3

Text2

Membuat Grid Grid adalah sebuah objek untuk menampilkan banyak data dari sebuah table. Perhatikan gambar grid yang berada pada form order_penjualan dibawah ini. Gambar 20.54 Grid untuk menampilkan data table dorder_jual

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 451 Cara membuat sebuah grid seperti pada gambar diatas ada-lah sebagai berikut: 1. 2.

3.

Klik icon Grid pada form controls toolbar Klik di area kosong pada form designer order_penjualan, maka akan terlihat sebuah grid baru dengan nama Grid1 Pada properties anda isi properties sesuai dengan daftar dibawah ini

Tabel 20.18 Daftar properties untuk grid1 Nama Properties

Nilai properties

ColumnCount DeleteMark Height Left RecordMark RecordSource Top Width

7 .F.-False 160 0 .F.-False dOrder_jual 95 624

Setelah seluruh properties untuk grid1 dimasukkan selanjutnya adalah merubah lebar setiap kolom, dengan cara sebagai berikut: 1. 2.

3.

Klik kanan Grid1 sehingga akan muncul menu popup seperti pada gambar disamping Klik submenu Edit, maka setiap kolom pada grid1 tersebut dapat dipilih/diklik untuk dimodifikasi pada properties window Setelah setiap kolom dapat dipilih, masukkan nilai Width (lebar) untuk setiap kolom sesuai dengan tabel dibawah ini.

Tabel 20.19 Width/lebar untuk setiap kolom Nama Kolom Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7

Width 26 59 211 57 45 90 106

Setelah selesai maka hasilnya akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.55 Grid1

Selanjutnya adalah mengganti judul dari setiap header kolom grid tersebut. Langkah-langkah untuk mengganti judul/caption header adalah sebagai berikut: 1.

2.

Setelah grid1 tersebut diEdit seperti pada saat merubah lebar kolom selanjutnya adalah. Klik Header1 pada setiap kolom grid, dan anda isi properties caption sesuai dengan daftar caption untuk setiap header dibawah ini.

452 BAGIAN V Modul teknis Tabel 20.20 Daftar Caption untuk setiap header Untuk semua header Isilah FontBold .T.-True dan Alignment 2-Midle Center

Header pada Kolom

Caption

Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7

No. Kode Brg Nama Barang Satuan Kuant Harga Jumlah

3. Untuk memilih column pada grid selain dengan melakukan langkahlangkah diatas, anda juga dapat memilihnya melalui Properties List object pada Properties window

Setelah selesai maka hasilnya dapat dilihat pada gambar 20.54.

Tahap terakhir adalah mengisi controlsource setiap kolom pada grid1 sesuai dengan tabel dibawah ini. Tabel 20.21 Controlsource untuk setiap kolom Nama Kolom

ControlSource

Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7

dOrder_jual.no dOrder_jual.Brg_kode dOrder_jual.Brg_nama dOrder_jual.Brg_satuan dOrder_jual.Kuantitas dOrder_jual.Brg_harga dOrder_jual.Jumlah

Memasukkan ComboBox pada Grid1.Column2 Khusus untuk Column2 pada grid1, column ini yang didalamnya terdapat sebuah textbox akan diganti dengan combobox caranya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Setelah Grid1 diedit dan setiap kolom pada grid dapat dipilih Klik kolom Column2 Pada form controls toolbar klik icon Combobox Klik Column2 untuk menempatkan combobox tersebut Untuk mengaktifkan combo tersebut pada properties window anda pilih CurrentControl dan pada properties setting box pilih Combo1, jika telah dipilih maka pada column2 grid1 akan terlihat seperti pada gambar disamping. Anda modifikasi combo tersebut dengan cara memilih combo1 yang terletak pada Grid1.Column2, pada list object, lihat gambar dibawah

Gambar 20.56 Properties currentcontrol (kiri) & memilih Combo1 pada List object (kanan)

7.

Anda isi properties-properties dibawah ini sesuai dengan tabel properties dibawah ini.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 453 Tabel 20.22 Daftar properties untuk Combo1 Properties

Nilai properties

ColumnCount ColumnWidth ControlSourceType ControlSource SpecialEffect

5 50,120,50,30,100 6-Field Daf_brg.brg_kode,brg_nama,brg_salah,brg_sat,brg_hjual 1-Plain

Membuat Footer Form Gambar 20.57 Bagian bawah form designer order_penjualan

Bagian akhir dari memasukkan objek kedalam form order penjualan adalah memasukkan tombol dan objek lainnya seperti terlihat pada gambar diatas. Anda buat tampilan seperti diatas sesuai dengan ketentuan pada tabel dibawah ini. Tabel 20.23 Daftar objek pada bagian bawah form Nama objek

Properties yang digunakan

Label6 Text3

Caption: ‘TOTAL :’, Left: 453, Top: 262 ControlSource: order_jual.tot_harga, InputMask: 999,999,999.99, Left: 508, Top: 262, Width: 108 Autosize: .T.-True, Backstyle: 0-Transparent, Caption: ‘Faktur No.’, FontBold: .T.-True, Left: 421, Top: 292 Left: 507, Top: 288, Width: 108 Caption: ‘Dibuat oleh :’, Left: 37, Top: 269 ControlSource: Order_jual.User_, DisabledBackColor: 255,255,255, DisabledForeColor: 0,0,0, Left 111, Readonly: .T., Top 264, Width: 110 Caption: ‘Disetujui oleh :’, Left: 8, Top: 293 *Untuk properties lainnya sama dengan Check1 ControlSource: Order_jual.Verify_by * Untuk properties lainnya sama dengan Text4

Check1 Combo4 Label7 Text4

Check2 Text5

Khusus untuk Check1 dan Check2 (CheckBox) anda mungkin belum tahu cara memasukkannya, caranya adalah: 1. 2. 3.

Klik icon checkbox pada form controls toolbar Klik pada area form order_penjualan selanjutnya modifokasi check tersebut sesuai dengan Tabel 20.22 diatas.

Setelah objek-objek diatas dimasukkan, sekarang anda masukkan tombol-tombol yang berjejer pada bagian paling bawah form order_penjualan. Cara memasukkan tombol (Command button) telah dijelaskan pada pemrograman pelanggan, lakukan hal yang sama untuk memasukkan tombol-tombol tersebut dengan apa yang telah dilakukan pada program pelanggan diatas yaitu: 1. 2. 3. 4.

Command1 dengan caption Tambah Command2 dengan caption Hapus Command3 dengan caption Cetak Command5 dengan caption Keluar

454 BAGIAN V Modul teknis Untuk posisi keempat tombol tersebut anda dapat mengaturnya sendiri sesuai dengan gambar atau anda berkreasi sendiri dalam hal tata letak seluruh objek yang ada pada form order penjualan diatas.

Megisi data secara manual Sebelum anda menginjak pada pemrograman, anda harus mengisi terlebih dahulu data daf_brg dan kunci secara manual agar pada saat mengetes program data ini tidak kosong, dan untuk pengisian data secara program akan dibahas belakangan. Cara untuk mengisi data secara manual adalah sebagai berikut, table pertama yangakan diisi adalah table daf_brg dan selanjutnya table kunci: 1. 2.

Munculkan Command window dengan cara menekan CTRL+F2 Jika pada saat mengisi data pada table Lokasi pada program pelanggan, anda menggunakan perintah APPEND maka pada pengisian data Daf_brg, akan menggunakan cara lain yaitu dengan mengetik perintah dibawah ini pada command window Use Daf_brg Browse

3. 4.

Browse adalah perintah untuk menampilkan data pada sebuah table, setelah itu maka akan muncul window table daf_brg seperti pada gambar dibawah ini. Anda isi table tersebut sesuai dengan gambar dibawah, cara untuk mengisi data pada table adalah sebagai berikut: -

-

Tekan CTRL+Y untuk membuat record baru yang kosong Kemudian ketik data-data pada gambar diatas sesuai dengan field-field pada table tersebut

Gambar 20.58 Window Table Daf_brg

5.

Dengan cara yang sama anda isi data table kunci sesuai dengan gambar dibawah ini.

Gambar 20.59 Window Table Kunci

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 455

Mengisi Program pada setiap objek -

Command4.Click (tombol Keluar)

Seperti yang telah dijelaskan pada pemrograman pelanggan bahwa perintah untuk meutup form adalah: Thisform.Release

-

Form1.Init Select order_jual Go top Select dorder_jual Set Filter to order_kode = Order_jual.order_kode Thisform.refresh

Perintah diatas adalah perintah untuk menempatkan record pointer ke record paling atas pada table Order_jual sebagai master dan selanjutnya memfilter atau mengelompokkan data pada table dOrder_jual sebagai detail dengan acuan isi dari field order_kode pada dorder_jual sama dengan order_kode pada Order_jual, disaat form ini dijalankan.

-

Membuat Methode baru pada form

Methode baru (New methode) pada sebuah form sangat berguna untuk menyingkat sebuah program jika program tersebut diketik secara berulang-ulang pada objek yang berlainan. Cara untuk membuat methode baru adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.

Klik menu utama Form dan sub menu New Methode, maka akan muncul window New methode Pada window tersebut anda ketik nama methodenya dan untuk kasus ini anda ketik dHapus lihat gambar dibawah Jika telah selesai klik tombol Add dan untuk keluar window tersebut klik tombol Close.

Gambar 20.60 Menu form dan window New methode

4.

Jika langkah-langkah diatas berhasil maka pada Form1 akan ada methode baru dengan nama dHapus

-

Form1.dHapus

Methode dHapus ini adalah untuk menyimpan perintah menambah dan menghapus untuk table dOrder_baru yang rincian perintah programnya sebagai berikut: Y=0 DEFINE POPUP Tam FROM MROW(),MCOL() SHORTCUT IN WINDOW Form1 DEFINE BAR 1 OF Tam PROMP '\
456 BAGIAN V Modul teknis ON SELECTION POPUP Tam y = BAR() ACTIVATE POPUP Tam IF y > 0 IF y = 1 Sele dorder_jual Calculate Cnt(no) to a Go Bottom Append blank Replace no with a+1 Replace Order_kode with Order_jual.Order_kode Set Filt to order_kode = order_jual.order_kode This.Refresh ELSE Sele dorder_jual Delete Go top i=0 Scan i=i+1 Repl no with i Endscan ENDIF ENDIF

Perintah diatas adalah perintah untuk membuat menu Popup dengan jumlah pilihan sebanyak dua sub menu yaitu Tambah item dan sub menu Hapus item, kedua menu tersebut ditampung kedalam variable Y, jika Y bernilai 1 maka perintah untuk menambah item untuk table dOrder_jual, dan jika Y bernilai 2 maka perintah untuk menghapus akan dikerjakan. Dan bentuk menu tersebut terlihat seperti pada gambar disamping. Tanda bintang (*) pada program Visual FoxPro mengandung arti, bahwa teks setelah tanda * tidak akan diproses

Command1.Click (tombol tambah) *Mengisi File Master Sele order_jual GO BOTT k = Order_kode xKode = Right(allt(order_kode),4) xKode = val(xKode)+1 If xKode = 1 k = 'OJ0000' Endif Ln =len(allt(str(Xkode))) x = Left(k, (6-Ln) ) + allt(str(xKode)) Append Blank Repl order_jual.order_Kode with x Repl order_tgl with date() xrec = recno() go xrec *Mengisi File Detail Sele dorder_jual go bottom Append Blank Repl no with 1,order_kode with order_jual.order_kode Select Order_jual Go Bottom Thisform.Combo1.Requery Thisform.Combo2.Setfocus Thisform.Combo1.Value = Thisform.Combo1.Listcount Thisform.Refresh

Perintah diatas adalah perintah untuk menambah record pada Order_jual yang disambung dengan perintah untuk menambah record pada table dOrder_jual sebagai file detail. Syntax-syntax pada perintah diatas telah dijelaskan pada program pelanggan diatas.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 457 -

Combo3.Interactivechange

Setelah membuat order baru maka pelanggannya harus dicatat pula maka, combo3 adalah objek yang menampung data pelanggan, untuk itu pada combo3 ini dipasang perintah sebagi berikut: Sele Order_jual Replace Cus_kode with Pelanggan.cus_kode Thisform.Text2.Value = Pelanggan.cus_alamat This.Value = Pelanggan.cus_nama

-

Grid1.RightClick Thisform.dHapus

Grid1 adalah untuk menampung data dOrder_penjualan, maka pada grid ini perlu ada fasilitas untuk menambah dan menghapus data, dan perintah untuk menambah dan menghapus data untuk table dOrder_jual telah ditampung pada prosedur Form1.dHapus, maka perintah yang disimpan pada Grid1.RightClick adalah terlihat seperti pada perintah diatas -

Grid1.Column1.Text1.RightClick Thisform.dHapus

Menyimpan perintah pada Grid dan pada Textbox yang berada dalam Column, berbeda, jika menyimpan perintah pada grid maka perintah tersebut akan diproses diatas grid misalnya datanya masih kosong maka jika grid1 diklik kanan akan memproses program dHapus tadi dan jika datanya telah penuh maka perintah dHapus tidak dapat diproses pada grid yang telah ada datanya, untuk itu program dHapus ini perlu dimasukkan juga dalam text1 pada setiap kolom. Anda masukkan perintah diatas kedalam Text1 prosedur RightClick pada setiap kolom, mulai dari Column1 sampai Column7, dan khusus untuk Column2, karena yang diaktifkan pada column2 adalah Combo1 maka simpan perintah diatas pada Grid1.Column2.Combo1. Cara untuk memilh Text1 pada setiap kolom adalah dengan memilihnya di objectlist pada code window lihat gambar Gambar 20.61 Code window Grid1.Column1.Text1.RightClick

-

Grid1.Column2.Combo1.InteractiveChange

This.value = Alltrim(daf_brg.brg_kode) Sele dorder_jual Replace brg_kode with daf_brg.brg_kode,; brg_nama with daf_brg.brg_nama,; brg_harga with daf_brg.brg_hjual,; brg_satuan with daf_brg.brg_sat Thisform.Refresh

458 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.62 Item data pada Column2.Combo1

Maksud perintah diatas adalah, pada saat ada data yang dipilih pada combo ini, maka nilai dari combo ini sama dengan isi dari field Daf_brg.brg_kode dan isilah field-field dari dOrder_kode diatas dengan field-field brg_kode bersangkutan diatas. Menyimpan perintah pada procedure interactivechange akan dilakukan apa bila isi dari item data pada combo tersebut dipilih baik itu diklik atau dengan menggunakan keyboard.

-

Grid1.Column5.Text1.Valid Setelah memasukkan nama barang maka kuantitas (banyak barang) harus diisi sesuai dengan angka nominal yang dipesan pelanggan. Setelah kuantitas terisi maka dalam saat bersamaan atau pada saat focus meninggalkan text1 pada kolom ini, perintah dibawah akan diproses. Sele dorder_jual Set Filt to order_kode = order_jual.order_kode a = Brg_harga*This.value Repl jumlah with a Rek = recno() Go Top Calculate Sum(jumlah) to b Thisform.Text3.Value = b Go rek Thisform.Refresh

Perintah diatas adalah perintah untuk megalikan harga barang (Brg_ harga) dengan banyaknya barang, banyaknya barang disimpan pada kolom ini (Column5) maka untuk menyebutkan nilai dari kolom ini adalah This.Value karena perintahnya disimpan pada Column5.Text1, hasil dari perkalian tersebut ditampung pada variable a, selanjutnya adalah mengisi field jumlah dengan variable a, Variable Rek adalah variable yang mencatat posisi record pada saat itu. Setelah jumlah memiliki nilai maka jumlahkan seluruh nilai jumlah ini kedalam variable b, selanjutnya isi Text3 dengan variable b. kembalikan lagi posisi record ke posisi Rek. -

Command2.Click (Hapus)

Ada tombol untuk menambah tentu harus ada tombol untuk menghapus, dan perintah untuk menghapus data pada dua buah table yang saling bersangkutan adalah sebagai berikut. Sele Order_jual Kode = Allt(Order_jual.order_kode) If Messagebox('Anda yakin akan menghapus "'+; kode+'" ',36,'Hapus')=6 Sele dorder_jual Delete all for allt(order_kode)=kode Sele order_jual Delete skip-1 If bof() go top Endif Endif Thisform.Combo1.requery Thisform.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 459 Data yang terlebih dahulu harus dihapus adalah data yang berada pada table detail yaitu dOrder_jual setelah data pada dOrder_jual dihapus selanjutnya anda hapus pula data masternya yaitu data yang terletak pada table order_jual -

Check1.Refresh

Check1 ini adalah sebagai tanda apakah order dari sebuah nomor order telah dibuat faktur atau belum, jika sudah maka cehck1 akan bernilai 1 dan jika belum check1 bernilai 0. Perintah agar check1 ini otomatis memberi tanda pada saat nomor order berpindah adalah sebagai berikut: Sele order_jual If Mark_='1' This.value=1 Else This.value=0 Endif

Field mark_ telah disediakan pada table order_jual yang nan-tinya akan didisi pada saat order_jual ini dibuat faktur. -

Combo4.Refresh

This.Clear Sele dorder_jual Set Filt to order_kode = order_jual.order_kode Set order to order_kode Go top a = fak_kode This.additem(a) Scan If a <> fak_kode This.additem(fak_kode) Endif a = fak_kode Endscan This.listindex = 1

Perintah diatas adalah perintah untuk menampilkan nomor faktur dari order yang bersangkutan, misalnya order nomor OJ0001 terdapat pada nomor faktur berapa saja mungkin pada satu faktur, dua faktur atau lebih. -

Check2.Refresh

Sele order_jual If !Empty(verify_by) This.value=1 Else This.value=0 Endif

Empty adalah sebuah perintah yang menyatakan kosong dan tanda seru (!) menyatakan sebaliknya maka perintah diatas menyatakan, Jika field verify_by tidak kosong maka Check3 bernilai 1 dan jika verify_by kosong maka check3 bernilai 0. -

Check2.Click Ok = .F. Do Form Verifikasi If Ok = .T. IF This.Value = 1 Thisform.Text5.Value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.Text5.Value = '' Endif Endif Thisform.Refresh

460 BAGIAN V Modul teknis

Inti dari perintah diatas adalah mengisi Text5 dengan nama yang menyetujui order penjualan tersebut. Akan tetapi orang yang menyetujui harus memasukkan nama user dan password pada form Verifikasi. Untuk itu anda harus membuat form verifikasi tersebut, dengan tampilan seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.63 Form Verifikasi (kiri) & Form designer Verifikasi

Perhatikan Gambar 20.63 kanan anda buat Form seperti gambar tersebut dengan nama Verifikasi, dengan ketentuan sebagai berikut: Tabel 20.24 Properties form verifikasi Properties AutoCentre BackColor BorderStyle Caption Height MaxButton MinButton Width WindowType

Nilai Properties .T.-True 255,255,255 FixedSingle Verifikasi 122 .F.-False .F.-False 270 Modal

Tahap selanjutnya anda masukkan objek-objek yang ada pada form tersebut sesuai dengan gambar, khusus untuk tombol OK (Command1) properties enabled harus False, kemudian perintah untuk setiap objek akan dijelaskan berikut ini: 

Text1.GotFocus VL = This.value



Text1.Valid If VL <> This.value Sele Kunci Locate for Upper(Allt(User)) = ; Upper(Allt(This.value)) IF Found() Thisform.Text2.setfocus Thisform.command1.enabled = .t. ELSE MESSAGEBOX('NAMA TERSEBUT TIDAK; TERDAFTAR',16,'Error User') This.value = '' Return 0 ENDIF Endif Thisform.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 461 

Text1.KeyPress IF nKeyCode = 27 &&Tombol Esc Thisform.release ENDIF



Text2.GotFocus Khusus untuk Text2, anda isi properties Password Char dengan x, agar pada saat user mengetik password yang akan tampil pada text tersebut hanya rangkaian hurup x. VL = This.Value



Text2.Valid If VL <> This.Value Select Kunci IF Upper(Allt(This.Value)) <> Password MESSAGEBOX('PASSWORD SALAH',16,'Error password') Return 0 ENDIF Endif



Text2.Keypress Do case Case nKeyCode = 27 &&Esc Thisform.release Case nKeyCode = 13 &&Enter Ok = .T. Thisform.release Endcase



Command1.Click (O.K) OK = .T. Thisform.release



Command2.Click (Cancel) OK = .F. Thisform.release

Form Verifikasi telah selesai anda buat, anda lanjutkan lagi pengisian program pada objek-objek yang ada pada form Order_penjualan. -

Command3.Click (Cetak)

Public xPrin,xtgl1,xtgl2,xpel,xbrg,xlok,tgl,periode,Lap_,rep,order_,; Jd_, Nm_, Tot_,Judul_,Pesan_ Store date() to xtgl1 xtgl2 = CTOD(STR(DAY(XTGL1))+STR(MONTH(XTGL1+31)); IIF(MONTH(XTGL1+31)=1,STR(YEAR(XTGL1)+1),; STR(YEAR(XTGL1)))) Y = 0 DEFINE POPUP Tam FROM 20,30 SHORTCUT IN WIND Form1 DEFINE BAR 01 OF Tam PROMP '\ 0 beli = .F. Order_ = .T. Sele order_jual rek = recno() do form cetak_ DO CASE CASE Y = 1 and xprin <> 0 Judul_ = 'Order Jual' Pesan_ = 'Pesanan dari:'

462 BAGIAN V Modul teknis Sele dOrder_jual Go top If xprin = 1 _Screen.show report form Order_ preview noconsole _Screen.hide Acti wind form1 Else Report form Order_ to print noconsole Endif CASE Y = 2 and xprin <> 0 Lap_ = 'Laporan Order Jual' periode = 'Periode : '+dtoc(xtgl1)+' s.d. '+dtoc(xtgl2) Jd_ = 'Order' Nm_ = ' Pelanggan' Tot_ = 'Total Order Penjualan :' sele 0 Create cursor Lap(no n(3),kode_ C(6), order_kode C(6), ; Fak_kode C(6),xnama C(30),brg_nama C(50),brg_harga N(10,2),; brg_satuan C(4),kuantitas N(4),jumlah N(12,2),brg_kode C(5),; Lokasi C(20), Tgl_ D(8), Pri_ N(1)) Sele dOrder_jual set filt to go top Scan Scatter memvar Sele Lap Append Blank Gather Memvar Kode_ with Order_kode Endscan Sele Lap go top Repl Pri_ with 1 Kd_ = order_kode Scan Sele Order_jual Locate for Order_kode = Lap.Kode_ if found() Sele Lap Repl xnama with Order_jual.Cus_nama, tgl_; With Order_jual.order_tgl,lokasi with; Order_jual.lokasi If order_kode <> Kd_ Repl Pri_ with 1 Endif Endif Kd_ = order_jual.order_kode Endscan Select Lap Do Case Case Empty(xpel) and !Empty(xBrg) and Empty(xlok) xjudul = 'Nama Barang : ' +xBrg Set filt to upper(allt(brg_nama))=upper(allt(xbrg)); and (Tgl_ <= xtgl2 and Tgl_ >= xtgl1) rep = 'Lap_Fak_brg' Case Empty(xBrg) and !Empty(xpel) and Empty(xlok) xjudul = 'Nama Pelanggan : ' +xpel Set filt to upper(allt(xnama)) = upper(allt(xpel)); and (Tgl_ <= xtgl2 and Tgl_ >= xtgl1) rep = 'Lap_Fak_Pel' Case !Empty(xBrg) and !Empty(xpel) and Empty(xlok) xjudul = 'Nama Barang : '+alltrim(xbrg) +' & ; Pelanggan : ' +xpel Set filt to upper(allt(brg_nama))= upper(allt(xbrg)); and upper(allt(xnama)) = upper(allt(xpel)); and (Tgl_ <= xtgl2 and Tgl_ >= xtgl1) rep = 'Lap_Fak'

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 463 Case Empty(xpel) and Empty(xBrg) and !Empty(xlok) xjudul = 'Lokasi : '+xlok rep = 'Lap_Fak' Set filt to upper(allt(lokasi)) = upper(allt(xlok)) Case !Empty(xpel) and !Empty(xlok) xjudul = 'Nama Pelanggan : ' +allt(xpel) +' & Lokasi : '+xlok rep = 'Lap_Fak_pel' Case !Empty(xbrg) and !Empty(xlok) xjudul = 'Nama Barang : ' +allt(xbrg) +' & Lokasi : '+xlok rep = 'Lap_Fak_brg' Set filt to upper(allt(brg_nama)) = upper(allt(xbrg)); and upper(allt(lokasi)) = upper(allt(xlok)); and (Tgl_ <= xtgl2 and Tgl_ >= xtgl1) Otherwise xjudul = '' rep = 'Lap_Fak' Endcase If xprin = 1 _screen.show Report form &rep preview noconsole _screen.hide acti wind form1 Else Report form &rep to Print noconsole Endif sele Lap use ENDCASE Sele Order_jual go rek Sele dOrder_jual set filt to Order_kode = Order_jual.Order_kode go top ENDIF Rele xPrin,xtgl1,xtgl2,xpel,xbrg,xlok,tgl,periode,Lap_,; rep,order_, Jd_, Nm_,Tot_,Judul_,Pesan_

Setelah anda mengetik perintah diatas selanjutnya adalah membuat form yang dipanggil pada perintah diatas yaitu form Cetak_, form ini berfungsi untuk memfilter atau membuat laporan order_penjualan berdasarkan Pelanggan, Nama barang dan lokasi. Tampilan form tersebut terlihat seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.64 Form Cetak_ (kiri) & Form designer Cetak (kanan)

Anda buat tampilan form seperti pada Gambar 20.64 (kanan) diatas dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Buatlah form dengan nama file Cetak_ dan properties yang digunakan adalah sebagai berikut:    

Always on Top AutoCenter BackColor BorderStyle

.T.-True .T.-True 255,255,255 1-FixedSingle

 MaxButton  MinButton  Name  ShowTips

.F.-False .F.-False Form2 .T.-True

464 BAGIAN V Modul teknis

2. 3. 4.

 Caption

Filter Berdasarkan :  ShowWindow

 ControlBox  Height

.F.-False 204

 Width  WindowType

1-In top Form 281 Modal

Anda masukkan objek-objek yang tertera didalamnya baik itu Label, ComboBox, Textbox, CommandButton dan Option Group. Setelah anda memasukkan seluruh objek diatas sesuai dengan gambar selanjutnya anda isi properties Value untuk Text1 dan Text2 dengan =xTgl1 untuk Text1 dan =xTgl2 un-tuk Text2. Selanjutnya adalah mengisi program pada setiap objek, sesuai dengan uraian dibawah ini. 

Label1.Init (teks Pelanggan) IF Beli This.Caption = 'Supplier :' ENDIF

Beli adalah variable yang telah ditentukan pada tombol Cetak pada form order_penjualan. Karena form ini nantinya akan digunakan juga pada form pembelian sehingga tidak perlu lagi membuat form baru yang fungsinya sama tetapi tinggal merubah judul saja dari Pelanggan menjadi Supplier. 

Combo1.Init This.clear If Beli Sele Suplier Go top scan This.additem(sup_nama) Endscan Else Sele pelanggan Go top scan This.additem(cus_nama) Endscan Endif This.Enabled = (y=2)



Combo2.Init This.clear If Beli Sele daf_bbaku Go top Scan This.additem(brg_nama) Endscan Else Sele daf_brg Go top Scan This.additem(brg_nama) Endscan Endif This.Enabled = (y=2)



Combo3.Init This.clear Sele Lokasi go top scan This.additem(nama_) Endscan

level

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 465



This.enabled = y=2

Text1.Init This.enabled = (y=2)



Text1.GotFocus Thisform.Oldtext = This.Value



Text1.Valid If Thisform.Oldtext <> This.Value If This.Value > Thisform.Text2.Value Thisform.Text2.Value = This.Value Endif Endif



Text2.Init This.enabled = (y=2)



Text2.GotFocus Thisform.Oldtext = This.Value



Text2.Valid If Thisform.Oldtext <> This.Value If Thisform.Text1.Value > This.Value This.Value = Thisform.Oldtext Endif Endif



Command1.Click (O.K) xtgl1 = xtgl2 = xpel = xbrg = xlok = xPrin = Release

Thisform.Text1.value Thisform.Text2.value Thisform.combo1.value Thisform.combo2.value Thisform.combo3.value Thisform.Optiongroup1.value Thisform

Perintah disamping menyatakan jika Y=2 Perintah diatas adalah perintah untuk mengisi variable-variable maka Text1 akan aktif diatas dengan nilai yang ditentukan oleh objek-objek yang me- (bisa diedit) nyertainya 

Command2.Click xprin = 0 Release Thisform

5.

Form cetak_ telah anda buat selanjutnya adalah membuat reportreport yang tertera pada perintah tombol Cetak

Membuat Report Report-report yang diperlukan dalam order_penjualan ini ada empat buah report, nama report-report tersebut adalah: 1. 2. 3. 4.

Order_ Lap_Fak Lap_Fak_Brg Lap_Fak_Pel

Order_ adalah report untuk mencetak order penjualan, Lap_Fak adalah report untuk mencetak laporan order penjualan, Lap_Fak_brg adalah laporan yang berdasarkan nama barang, Lap_Fak_pel adalah untuk laporan order penjualan berdasarkan nama pelanggan.

466 BAGIAN V Modul teknis Report-report tersebut tidak hanya dipakai pada order penjualan saja tetapi, dipakai juga pada faktur jual, faktur beli dan order beli, maka dari itu sebelum memanggil report-report tersebut diperlukan variable dan cursor yang menampung data dari table-table yang berbeda.

-

Report Order_

Gambar 20.65 Report order_

Report Order_ pada nantinya tidak hanya digunakan pada program order penjualan tetapi digunakan pula pada program order pembelian. Gambar 20.66 Report designer order_.frx

Perhatikan gambar report designer diatas dan anda buat tampilan report seperti pada gambar diatas, ketentuan untuk membuat teks dan garis tidak akan dijelaskan lagi karena telah dijelaskan pada program pelanggan. Dan untuk field akan dijelaskan mengenai isi dari expressionnya Report Header Band Field-field yang terdapat pada Header band ada 5 buah, dan Fieldfield tersebut secara berurut dari atas kebawah adalah: 1. 2. 3. 4. 5.

Pesan_ IIF(Beli, Order_beli.Sup_nama,Order_jual.Cus_nama) IIF(Beli, Order_beli.Sup_alamat,Order_jual.Cus_alamat) Judul_ 'No. '+IIF(Beli, order_beli.order_kode,order_jual.order_kode)+' , '+Upper(Allt(IIF(beli, order_beli.lokasi,order_jual.lokasi)))+' '+ DMY(IIF(Beli,Order.Beli.order_tgl,order_jual.order_tgl))

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 467 Report Detail Band Gambar 20.67 Detail band order_penjualan

Setelah anda memasukkan objek-objek kedalam header band anda masukkan field-field pada gambar diatas dan sebagai panduan akan diuraikan expression untuk setiap field dari gambar diatas dari kiri ke kanan, dibawah ini. Tabel 20.25 Field untuk report detail band Field

Posisi

IIF(Beli,dOrder_Beli.No,dOrder_jual.No) IIF(Beli,dOrder_Beli.brg_kode,dOrder_jual.brg_kode) IIF(Beli,dOrder_Beli.brg_nama,dOrder_jual.brg_nama) IIF(Beli,dOrder_Beli.brg_harga,dOrder_jual.brg_harga) IIF(Beli,dOrder_Beli.kuantitas,dOrder_jual.kuantitas) IIF(Beli,dOrder_Beli.brg_satuan,dOrder_jual.brg_satuan) IIF(Beli,dOrder_Beli.jumlah,dOrder_jual.jumlah)

Top 0.06, Left 0.10, Width 0.26 Top 0.06, Left 0.53, Width 0.55 Top 0.06, Left 1.23, Width 1.80 Top 0.06, Left 2.69, Width 1.26 Top 0.06, Left 4.18, Width 0.34 Top 0.06, Left 4.58, Width 0.39 Top 0.06, Left 5.22, Width 1.06

Report Footer Band Pada Footer band anda hanya memasukkan sebuah garis dan sebuah field yang berisi tanggal dan halaman, dengan expression sebagai berikut: 'Hal '+Ltrim(str(_Pageno))+' , Tgl '+DMY(date())

Summary Band Gambar 20.68 Summary band

Pada report designer baru Summary band tidak dimunculkan untuk menampilkan Summary band anda lakukan langkah-langkah berikut ini. 1. 2.

Klik menu utama Report Klik sub menu Title/Summary, maka akan muncul window Title/ Summary 3. pada window tersebut pilihlah option Summary band, seperti pada gambar disamping. 4. Klik tombol OK, maka pada report designer akan muncul Summary band Setelah summary band muncul anda buat teks seperti pada gambar diatas dan buat field dengan expression dibawah ini: IIF(Beli,Order_beli.Tot_harga,Order_Jual.Tot_harga)

-

Report Lap_Fak

Coba anda buat tampilan untuk Header band berdasarkan gambar 19.69 (kiri) dibawah. Seluruh field yang ada pada report header band semuanya berisikan variable, variable-variable yang ada pada report Lap_ fak semuanya telah didefinisikan pada tombol cetak form order_penjualan diatas. Selanjutnya adalah memasukkan field pada report detail band dan field-field tersebut adalah terdaftar pada tabel 20.26 dibawah.

Cara untuk menampilkan window PrintWhen adalah dengan mengklik tombol Printwhen pada window Report expression

468 BAGIAN V Modul teknis

Gambar 20.69 Tampilan report Lap_Fak & report designer Lap_Fak.frx

Tabel 20.26 Field untuk report detail band Field

Posisi

Lap.No Lap.Kode_ Lap.xNama Lap.Tgl_ Lap.Brg_nama Lap.brg_harga Lap.Kuantitas Lap.brg_satuan

Top 0.06, Left 0.10, Width 0.26 Top 0.06, Left 0.24, Width 0.56 Top 0.06, Left 1.20, Width 1.29 Top 0.06, Left 2.52, Width 0.73 Top 0.06, Left 3.35, Width 1.57 Top 0.06, Left 4.66, Width 1.26 Top 0.06, Left 6.00, Width 0.29 Top 0.06, Left 6.35, Width 0.27

Untuk field Lap.No, Lap.Kode, Lap.xNama dan Lap.Tgl_ anda isi Printwhen dengan Lap.Pri = 1, lihat gambar disamping Lap adalah nama cursor yang menampung data order penjualan, sehingga pada saat pembautan report akan menjadi lebih mudah jika data yang akan ditampilkan ditampung dahulu kedalam cursor. Cursor Lap ini telah anda buat dalam tombol cetak pada form order_penjualan. Pada report footer band anda isi dengan objek seperti terlihat pada gambar diatas dan untuk fieldnya diisi dengan: 'Hal '+Ltrim(str(_Pageno))+' , Tgl '+DMY(date())

Selanjutnya anda tampilkan Summary band dan masukanlah dua buah field, expression untuk kedua field tersebut adalah sebagai berikut: 1. Untuk field pertama expression diisi dengan variable Tot_ dengan posisi Top 0.06, Left 2.69, Width 2.35 2. Untuk field yang kedua expression diisi dengan Lap.Jumlah, format diisi dengan 999,999,999.99 dan anda klik tombol calculation, pada window calculate field anda klik option Sum. 3. posisikan field yang kedua pada Top 0.06, Left 5.03, Width 1.60 Setelah semuanya selesai anda rekam report tersebut pada folder Sim\Report dengan nama file Lap_Fak. Jika datanya telah terisi anda dapat melihat hasilnya, dengan cara menjalankan form order_penjualan, dan tampilan report Lap_fak ini adalah seperti pada gambar dibawah ini.

-

Report Lap_Fak_brg

Report Lap_Fak_brg adalah report untuk menampilkan laporan order penjualan berdasarkan nama barang, tampilan report ini tidak berbeda jauh dengan tampilan report Lap_Fak diatas.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 469 Gambar 20.70 Report designer dan tampilan report Lap_Fak_brg.frx

Untuk membuat report designer Lap_fak_brg anda dapat menduplikat report designer Lap_fak dengan cara sebagai berikut: 1. 2.

3.

Bukalah report designer Lap_fak kemudian dengan cara mengetik Modify Report Lap_fak pada Command window Setelah report designer Lap_Fak muncul anda klik menu File dan submenu Save as, maka akan muncul window Save as Pada baris save report anda ketik nama filenya yaitu Lap_Fak_brg, lihat gambar dibawah

Gambar 20.71 Window save as

4. 5. 6.

-

Klik tombol Save untuk merekamnya Selanjutnya anda modifikasi report tersebut sesuai dengan Gambar 20.70 diatas Untuk field Lap.No, Lap.Kode, Lap.xNama dan Lap.Tgl_ anda hilangkan/hapus isi dari Printwhen yaitu Lap.Pri = 1

Report Lap_Fak_pel

Seperti halnya dalam membuat report Lap_Fak_brg anda buat report designer Lap_Fak_pel seperti pada gambar diatas. Yang membedakan antara report Lap_fak_pel dengan Lap_fak_brg adalah pada nama barang dengan pelanggan, jika lap_fak_pel untuk menampilkan order penjualan berdasarkan nama pelanggan dan data yang ditampilkannya adalah nama semua transaksi yang difilter pada form cetak_ yang telah didefinisikan diatas. Sedangkan Lap_fak_brg adalah report untuk menampilkan data order penjualan berdasarkan nama barang.

470 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.72 Report designer Lap_Fak_Pel.frx

Jika tampilan report Lap_fak_pel telah selesai dibuat rekamlah report designer tersebut. Program Order_penjualan telah selesai dibuat selanjutnya adalah membuat program Faktur penjualan yang akan dibahas dibawah ini.

Program Faktur Penjualan Penjualan adalah hal yang paling utama dalam sistem informasi pemasaran, program ini dibuat untuk transaksi penjualan secara langsung atau dapat pula membuat taransaksi faktur berdasarkan order penjualan, oleh karena itu program faktur penjualan ini akan lebih komplek pemrogramannya dibandingkan dengan program order penjualan. Adapun tampilan form faktur penjualan adalah seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.73 Tampilan dan Form designer faktur penjualan

Membuat Table Table-table yang digunakan pada program penjualan ini terdiri dari banyak table, table-table tersebut yaitu: -

-

Fak_Jual dFak_Jual Daf_brg Pelanggan Order_Jual dOrder_Jual Kunci Lokasi

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 471 Table-table diatas kecuali table Fak_Jual dan dFak_jual telah dibuat pada program-program sebelumnya, maka table yang harus anda buat sekarang adalah table Fak_jual dan dFak_jual. Adapun daftar nama field untuk kedua table tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 20.27 Daftar nama field untuk table Fak_Jual Field No Fak_kode Order_kode Fak_tgl Cus_kode Cus_nama Cus_alamat Sub_tot PPN Tot_harga Cash_ Lokasi Distribusi Verify_by User_ Pemotong Veri_Pot Mark_ Jr_

Type Numeric Character Character Date Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character Character Character Character Character Character Character Character Character

Width 3 6 6 8 6 20 50 12.2 12.2 12.2 1 15 25 20 15 15 20 1 1

Index Asc Asc Asc

Field Tgl_Jt1 Tgl_Jt2 Tgl_Jt3 Tagih2 Tagih3 Bayar1 Bayar2 Bayar3 Sisa1 Sisa2 Sisa3 Saldo Tgl_b1 Tgl_b2 Tgl_b3 Lunas Kasir Veri_tagih

Type Date Date Date Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Date Date Date Character Character Character

Tabel 20.28 Daftar nama field untuk table dFak_Jual Nama Field

Type

Width

Index

Fak_kode No Order_kode Brg_kode Brg_nama Brg_satuan Kuantitas Brg_harga Jumlah Mark_

Character Numeric Character Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character

6 3 6 5 50 10 5 12.2 12,2 1

Ascending Ascending Ascending

Setelah anda membuat kedua buah table tersebut, selanjutnya adalah membuat tampilan form Faktur penjualan

Membuat Form Buatlah tampilan form designer seperti pada gambar 20.73 kanan di atas, properties untuk form tersebut sama dengan form Order_penjualan, setelah anda buat form designer baru rekamlah form tersebut dengan nama file Penjualan. Setelah membuat form penjualan, selanjutnya anda lakukan langkah-langkah dibawah, untuk melengkapi form tersebut menjadi sebuah form yang sempurna.

Memasukkan Table-table kedalam Data Environment Masukanlah table-table yang dibutuhkan untuk form penjualan, table-table yang dibutuhkan tersebut adalah table-table yang telah dijelaskan diatas.

Width 8 8 8 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 8 8 8 1 20 20

472 BAGIAN V Modul teknis Untuk table Fak_jual dan dFak_jual harus dihubungkan atau relasi, field penghubung pada kedua table tersebut adalah Fak_kode. Kemudian table lainnya yang harus dihubungkan adalah Order_jual dengan dOrder_jual sebagai mana telah dijelaskan pada program Order_penjualan, lihat gambar dibawah ini. Gambar 20.74 Data environment penjualan

Memasukkan Objek kedalam Form -

Header

Gambar 20.75 Bagian top Form

Anda buat tampilan seperti pada gambar diatas pada form penjualan, properties untuk posisi, bentuk dan ukuran pada setiap objek tidak akan dijelaskan lagi karena bentuk dan ukuran sebuah objek dapat anda sesuaikan dengan keinginan anda sendiri, dan properties yang akan dijelaskan hanyalah properties yang behubungan dengan masalah teknis saja, properties-properties tersebut terdapat pada tabel dibawah: Tabel 20.29 Daftar properties untuk objek-objek diatas Nama Objek

Properties

Combo1

RowSourceType 6-Field, RowSource Fak_jual.fak_kode Value Fak_jual.Fak_kode ControlSource Fak_Jual.Fak_tgl ControlSource Fak_Jual.Lokasi, RowSourceType 6-Field RowSource Lokasi.Nama_ ColumnCount 2, ColumnWidth 120,50, ControlSource Fak_jual.Fak_kode, RowSourcetype 6-Field, RowSource Fak_jual.Cus_nama,Cus_kode ControlSource Fak_jual.Cus_Alamat ControlSource Fak_jual.Distribusi

Text1 Combo2 Combo3

Text2 Text3

-

Grid

Gambar 20.76 Grid pada bagian tengah form

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 473 Anda buat grid seperti pada gambar diatas dengan properties sebagai berikut: Tabel 20.30 Daftar properties Grid1 Properties

Nilai properties

ColumnCount DeleteMark Height Left RecordMark RecordSource ScrollBar Top Width

7 .F.-Flase 130 0 .F.-False dFak_Jual Vertical 103 623

Selanjutnya anda modifikasi Grid1 tersebut sesuai dengan langkahlangkah berikut: 1. 2. 3. 4.

Rubah caption setiap header pada grid1 sesuai dengan gambar 20.76 diatas. Pada culumn2 anda masukkan sebuah ComboBox, cara memasukkannya telah dijelaskan pada program order penjualan Rubahlah lebar setiap column sesuai dengan gambar diatas Isi Controlsource untuk setiap Column berdasarkan daftar dibawah    

5.

Column1 Column2 Column3 Column4 -

dFak_Jual.Order_Kode  Column5 dFak_Jual.Brg_kode  Column6 dFak_Jual.brg_nama  Column7 dFak_Jual.Brg_satuan

dFak_Jual.Kuantitas dFak_Jual.Brg_harga dFak_Jual.Jumlah

Selanjutnya anda isi properties untuk Combo1 yang ada pada Column2 sesuai dengan daftar properties dibawah ini

Tabel 20.31 Daftar properties untuk Column2.Combo1 Properties

Nilai properties

ColumnCount ColumnWidth ControlSource RowSourceType

5 50,120,50,30,100 dFak_jual.Brg_kode 6-Field Daf_brg.brg_kode, brg_nama, brg_salah, brg_sat, brg_hjual 1-Plain

RowSource SpecialEffect

-

Footer

Gambar 20.77 Bagian bawah form penjualan

Masukkan objek-objek pada bagian bawah form designer penjualan, dan susun rapi objek-objek tersebut seperti pada gambar diatas. Dan control source untuk setiap textbox dapat anda lihat pada daftar dibawah ini.

Untuk menetukan lebar column pada sebuah Grid selain dengan memasukkan nilai pada properties Width adalah dengan: 1. Klik kanan grid1, 2. pada menu yang muncul klik Edit 3. klik sebuah column yang akan diperlebar atau dipersempit 4. sambil menekan SHIFT anda tekan panah kiri atau kanan

474 BAGIAN V Modul teknis Tabel 20.32 Daftar properties untuk textbox Objek

Properties

Text4 Text5 Text6 Text7 Text8

ControlSource Fak_Jual.Sub_tot, InputMask 999,999,999.99 ControlSource Fak_Jual.ppn, InputMask 999,999,999.99 ControlSource Fak_Jual.tot_harga, InputMask 999,999,999.99 ControlSource Fak_Jual.User_ ControlSource Fak_Jual.Verify_by

Memasukkan Program Pada setiap Objek Setelah seluruh objek dimasukkan pada form designer Penjualan selanjutnya adalah mengisi program pada setiap objek. -

Command4.Click (tombol Keluar)

Perintah untuk keluar atau menutup form tentu anda telah mengetahunya yaitu: Thisform.Release -

Command1.Click (tombol Tambah)

Fasilitas untuk menambah data (membuat faktur baru) untuk program penjualan dibagi menjadi dua bagian. Bagian pertama adalah menambah secara langsung dan bagian kedua yaitu menambah data dengan memanggil dan memasukkan data pesanan (order_jual). Dan perintah untuk kategori diatas adalah sebagai berikut: Y = 0 K = Thisform.combo1.value DEFINE POPUP Tam FROM 19,1 SHORTCUT IN WIND Form1 DEFINE BAR 01 OF Tam PROMP '\
BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 475 Set filt to If Ok Sele isi_ Go top Select Fak_jual GO BOTT xKode = Right(allt(Fak_kode),4) xKode = val(xKode)+1 If xKode = 1 K = 'FJ0000' Endif x = Left((k),6-len(allt(str(xkode))))+; allt(str(xKode)) Append blank Repl Fak_jual.Fak_Kode with x,Fak_tgl with date(),Cash_ with '2' Repl cus_kode with Isi_.Cus_kode, Cus_nama with isi_.cus_nama Repl Cus_alamat with Isi_.Cus_alamat, * Repl user_ with use_ xrec = recno() Go xrec Thisform.combo2.listindex = 1 Select isi_ Go top Scan Scatter memvar Sele dFak_jual Appen blank Repl fak_kode with Fak_jual.fak_kode Gather memvar Endscan Thisform.Combo1.Requery Thisform.Combo1.Listindex = (Thisform.Combo1.Listcount) Sele dOrder_jual Set Filter to Sele isi_ Go top Scan Sele dorder_jual Locate For Order_kode = Isi_.Order_kode; and brg_kode = isi_.brg_kode Repl Fak_kode with Fak_jual.Fak_kode Endscan Else Sele dorder_jual Set filt to Sele isi_ Go top Scan Sele dOrder_jual Locate For (Order_kode = Isi_.Order_kode); and (brg_kode = Isi_.Brg_Kode) Repl Mark_ with '0' Endscan Endif Sele Isi_ Use EndCase Thisform.Refresh

Perintah (Repl User_ with Use_) pada perintah diatas didepannya diberi tanda bintang agar perintah tersebut tidak diproses karena variable use_ tidak didefinisikan didalam form penjualan tetapi didefinisikan pada saat seorang user masuk pada sistem dimana setiap user diberi password tersendiri sehingga jika sistem ini telah selesai dibuat maka secara otomatis user_ akan terisi sesuai dengan yang menggunakannya. Maka dari itu jika seluruh sistem telah dibuat maka tanda bintang pada perintah tersebut harus dihilangkan.

476 BAGIAN V Modul teknis Pada bagian case y=1 adalah perintah untuk menambah secara langsung dan pada bagian case y=2 adalah perintah untuk membuat faktur baru dengan mengambil data dari order_jual, mengambil data order_ jual tentunya harus ada fasilitas untuk menampilkan dan untuk memilih order mana saja yang akan dibuat faktur, untuk itu harus dibuat sebuah form untuk menampilkan data order_jual. Dan form tersebut adalah form daftar_order -

Membuat Form Daftar_order

Buatlah Form baru dengan nama file daftar_order sesuai dengan Gambar 20.78 (kanan) dibawah ini, dengan Height 255, Width 350, Show window 1-In top level form, WindowState 0-Normal dan window Type 1Modal Gambar 20.78 Form Daftar_order (kiri) & Form designer daftar_order (kanan)

Masukanlah objek-objek yang ada pada Gambar 20.78 (kanan), dan properties untuk objek-objek tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 20.33 Daftar properties setiap objek Untuk properties-properties lainnya, anda dapat menentukannya sendiri berdasar pada pemrograman sebelumnya

Nama objek

Properties

Grid1 Check1 Grid2 Command1 Command2

RecordSource Order_jual Caption Pilih seluruh Barang RecordSource dOrder_Jual Caption \
Tabel 20.34 Daftar properties untuk column Grid1 Nama objek

Properties

Column1 Column2 Column3

ControlSource Order_Jual.Order_kode ControlSource Order_Jual.Order_tgl ControlSource Order_jual.Cus_nama

Tabel 20.35 Daftar properties untuk column Grid2 Untuk memasukkan chaObjek Properties racter 'ü' atau 'û' anda Column1 ControlSource dOrder_Jual.Brg_kode dapat mencarinya pada Column2 ControlSource dOrder_Jual.Brg_nama atau anda dapat membu- Column3 ControlSource dOrder_jual.Brg_harga ka Symbol pada MsWord Column4 IIF(dOrder_jual.Mark_='1','ü','û'), FontName Wingding, Fontsize 14 ü jika dirubah ke Font wingding akan menjadi Setelah tampilan diatas selesai dibuat, anda lanjutkan pada pegisian  dan û akan menjadi  program pada setiap objek yang ada pada form daftar_ order:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 477 

Form1.Load

Sele 0 Create cursor Isi_(order_kode C(6), brg_kode C(5), brg_nama ; C(30), kuantitas N(5),brg_satuan C(4), brg_harga N(12,2),; jumlah N(12,2),Cus_kode C(6),Cus_nama C(30),Cus_alamat C(50))

Perintah diatas adalah perintah untuk membuat cursor dengan nama cursor Isi_ dan field-fieldnya yaitu teks yang ada didalam kurung, C artinya Character, D artinya Date dan N artinya Numeric. 

Check1.Click

If This.value = 1 Sele isi_ go top IF Eof() or Bof() or cus_kode = order_jual.cus_kode Sele order_jual Repl mark_ with '1' Sele dOrder_jual Set Filt to order_kode = order_jual.order_kode; and mark_ <> '1' go top Scan Sele dorder_jual Repl Mark_ with '1' Sele isi_ Go Bottom Append Blank Repl order_kode with dorder_jual.order_kode Repl brg_kode with dorder_jual.brg_kode Repl brg_nama with dorder_jual.brg_nama Repl brg_satuan with dorder_jual.brg_satuan Repl kuantitas with dorder_jual.kuantitas Repl brg_harga with dorder_jual.brg_harga Repl jumlah with dorder_jual.jumlah Repl cus_kode with order_jual.cus_kode Repl cus_nama with order_jual.cus_nama Repl cus_alamat with order_jual.cus_alamat Endscan ELSE Messagebox('Order ini bukan dari pelanggan isi_.cus_nama , 6 ,'Pelanggan tidak sama') ENDIF Else Sele order_jual Repl mark_ with '0' Sele dOrder_jual Go top Repl all mark_ with '0' Endif Thisform.Refresh

'

+

;

Perintah diatas adalah perintah untuk memilih seluruh barang yang ada pada sebuah nomor order kemudian data-data tersebut ditampung kedalam cursor Isi_ 

Grid2.Column4.Text1.Click

Select dOrder_Jual If Mark_='1' Repl Mark_ With '0' Sele Isi_ Locate For Order_Kode = Dorder_Jual.Order_Kode ; And Brg_Kode = dOrder_Jual.Brg_Kode Delete Else Sele Isi_ Go Top

478 BAGIAN V Modul teknis If Eof() Or Bof() Or Cus_Kode = Order_Jual.Cus_Kode Sele Dorder_Jual Repl Mark_ With '1' Sele Isi_ Go Bott Appe Blank Repl Order_Kode With dOrder_Jual.Order_Kode Repl Brg_Kode With Dorder_Jual.Brg_Kode Repl Brg_Nama With Dorder_Jual.Brg_Nama Repl Brg_Satuan With Dorder_Jual.Brg_Satuan REpl Kuantitas With Dorder_Jual.Kuantitas Repl Brg_Harga With Dorder_Jual.Brg_Harga Repl Jumlah With Dorder_Jual.Jumlah Repl Cus_Kode With Order_Jual.Cus_Kode Repl Cus_Nama With Order_Jual.Cus_Nama REpl Cus_Alamat With Order_Jual.Cus_Alamat Else Messagebox('Order Ini Bukan Dari Pelanggan '; +Isi_.Cus_Nama, 6 ,'Pelanggan Tidak Sama') Endif Endif This.Refresh

Perintah diatas sama dengan perintah yang tertera pada Check1 diatas hanya saja perintah ini memasukan datanya satu demi satu sesuai dengan data yang diklik pada column4 tersebut. Dan sebagai indicatornya adalah tanda  dan tanda . 

Command1.Click (O.K) OK = .T. THISFORM.RELEASE



Command2.Click (Batal) Thisform.Release

Form Daftar_order telah selesai dibuat, anda rekam form designer Daftar_order tersebut, dan selanjutnya anda kembali lagi pada Form Penjualan untuk melanjutkan pengisian program pada form tersebut. -

Form1.dHapus

Buatlah terlebih dahulu methode baru dengan nama dHapus, cara untuk membuat methode baru telah diterangkan pada pemrograman order_pejualan diatas. Dan pada methode dHapus tersebut ketiklah perintah dibawah ini: Y=0 DEFINE POPUP Tam FROM MROW(),MCOL() SHORTCUT IN WINDOW Form1 DEFINE BAR 1 OF Tam PROMP '\ 0 IF y = 1 Sele dfak_jual Calculate cnt(no) to a Go bottom Append blank Repl no with a+1 Repl Fak_kode with Fak_jual.Fak_kode Set Filt to Fak_kode = Fak_jual.fak_kode This.Refresh ELSE Sele dfak_jual Delete Go top i=0

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 479 Scan i=i+1 Repl no with i Endscan ENDIF ENDIF

-

Combo3.InteractiveChange

Sele Fak_jual Replace cus_kode with Pelanggan.cus_kode Thisform.Text2.value = Pelanggan.Cus_alamat This.value = Pelanggan.cus_nama

-

Grid1.RightClick

ThisForm.dHapus

dHapus adalah methode baru yang telah dibahas diatas, masukkan juga perintah diatas pada Text1 yang ada dalam setiap Column kecuali untuk column2 perintah diatas disimpan pada Combo1. -

Grid1.Column2.Combo1.InteractiveChange

This.Value = Allt(Daf_brg.brg_kode) Sele dFak_jual Repl Brg_kode with Daf_brg.Brg_kode,Brg_nama with ; Daf_brg.Brg_nama,Brg_harga with Daf_brg.Brg_hjual,; Brg_satuan with Daf_brg.Brg_sat Thisform.Refresh

-

Grid1.Column5.Text1.Valid

Sele dFak_jual a = Brg_harga * This.value Repl Jumlah with a rek = recno() Go Top Calc sum(jumlah) to b c = b * (10/100) Thisform.Text4.Value = b Thisform.Text5.Value = c Thisform.Text6.Value = (b + c) Go rek Thisform.Refresh

-

OptionGroup1.Click

Sele Fak_jual If This.value = 1 Repl Cash_ with '1' Else Repl Cash_ with '2' Endif Thisform.refresh

-

OptionGroup1.Refresh

Sele Fak_jual This.value = iif(cash_='1',1,2)

-

Check1.Click

Ok = .F. Do form Verifikasi If Ok = .T. IF This.value = 1 Thisform.text8.Value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.text8.Value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

480 BAGIAN V Modul teknis -

Check1.Refresh

Sele Fak_jual If !Empty(verify_by) This.Value = 1 Else This.Value = 0 Endif

-

Command2.Click (Hapus)

Sele Fak_jual Kode = allt(fak_jual.fak_kode) If messagebox('Anda yakin akan menghapus "'+kode+; '" ',36,'Hapus')=6 Sele dFak_jual Delete All For Allt(Fak_kode) = Kode Sele fak_jual Delete Skip-1 If bof() Go Top Endif Endif Thisform.Refresh

-

Command3.Click (Cetak) Untuk perintah pada tombol ini anda copy perintah yang ada pada tombol yang sama pada Form Order_penjualan (buka lagi form order_ penjualan pada halaman sebelumnya). Karena table yang digunakan pada form penjualan ini adalah Fak_jual dan dFak_jual maka anda rubah semua teks Order pada perintah tersebut dengan teks Fak. Caranya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Tampilkan Window Replace dengan menekan CTRL+L Isilah baris Look for dengan Order sebagai teks yang akan dicari dan pada baris Replace with isi dengan Fak Pilihlah Scope Curent procedure, dan anda klik tombol Replace All, lihat gambar disamping Maka seluruh teks Order pada procedure tersebut akan ber-ubah menjadi Fak Nama report yang digunakan pada case y=1 adalah report Faktur_

Membuat Report Report yang digunakan pada Form penjualan sama dengan reportreport yang digunakan untuk order_penjualan kecuali untuk report Faktur_. Perhatikan gambar dibawah ini. Gambar 20.79 Report designer dan tampilan report Faktur_

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 481 Tahap-tahap pembuatan report Faktur_ adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.

Anda buka report designer Order_ Cara untuk membuat Kemudian buat duplikat (save as) report tersebut dengan nama duplikat report telah diteFaktur_ rangkan pada program Modifikasi report faktur_ sesuai dengan uraian dibawah ini: order penjualan Rubahlah nama-nama table pada header band, Order_ Beli dengan Fak_Beli dan Order_Jual dengan Fak_Jual Rubah nama-nama table pada field-field yang terdapat pada detail band, dOrder_beli dengan dFak_beli dan dOrder_Jual dengan dFak_Jual - Pada Summary band anda masukkkan objek-objek seperti yang terlihat pada gambar diatas, dan untuk field-fieldnya anda masukkan sesuai dengan uraian dibawah mulai dari atas kebawah:   

IIF(Beli, Fak_Beli.Sub_Tot, Fak_Jual.Sub_Tot) IIF(Beli, Fak_Beli.Ppn, Fak_Jual.Ppn) IIF(Beli, Fak_Beli.Tot_Harga, Fak_Jual.Tot_Harga)

4.

Report designer Faktur telah selesai anda buat, rekamlah report designer tersebut Dan hasil akhir report tersebut adalah seperti pada gambar dibawah ini

Program Piutang Gambar 20.80 Tampilan form Piutang

Form umur piutang adalah form untuk mendaftar faktur jual yang pembayarannya kredit, pembayaran kredit dilakukan dalam tiga kali pembayaran, yang setiap pembayaran memiliki tanggal jatuh tempo, setiap transaksi yang pembayarannya jatuh tempo akan ditandai dengan sebuah indikator, hijau, kuning dan merah. Hijau untuk pembayaran yang jatuh tempo pada bulan pertama, kuning untuk bulan kedua dan merah untuk bulan ketiga. Form Designer untuk program ini adalah form Piutang yang tampilannya tampak pada gambar dibawah ini. Anda buat tampilan seperti pada gambar 20.81 dibawah dengan petunjuk sebagai berikut: 1.

2.

Anda buat sebuah form yang properties, bentuk dan ukurannya sama dengan Form Penjualan. Struktur data yang digunakan pada form Piutang pun sama dengan form penjualan. Rekamlah form tersebut dengan nama Piutang.

482 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.81 Form designer Piutang.scx

Selanjutnya anda modifikasi form tersebut dengan langkah-langkah dibawah ini: 1. Anda buat Header form yang terdiri dari judul form yaitu Umur Piutang identitas perusahaan dan Text1 2. Buatlah Grid dengan properties ColumnCount 11, Header-heigt 0, Height 111, RecordSource Fak_Jual, Width 625 dan properties-properties lainnya dapat anda tentukan sendiri seperti pada pembuatan grid-grid sebelumnya. 3. Tentukan lebar dan properties lain setiap column sesuai dengan daftar dibawah: Tabel 20.36 Daftar properties setiap column grid1 Column

Properties

Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 Column7 Column8 Column9 Column10 Column11

RecordSource Fak_jual.Cus_nama, Width 113 RecordSource Fak_jual.Fak_kode, Width 63 RecordSource Fak_jual.Fak_Tgl, Width 72 RecordSource Fak_jual.Tot_harga, Width 117 RecordSource Fak_jual.Tgl_jt1, Width 77 RecordSource Fak_jual.Tgl_jt2, Width 77 RecordSource Fak_jual.Tgl_jt3, Width 77 RecordSource Fak_jual.bayar1, Width 90 RecordSource Fak_jual.bayar2, Width 90 RecordSource Fak_jual.bayar3, Width 90 RecordSource Fak_jual.Saldo, Width 90

Membuat Header untuk Grid1 Karena banyaknya column pada grid ini melebihi panjang dari Grid tersebut sedangkan pembayaran pertama sampai ketiga dan saldo yang ditampilkan pada bagian akhir grid tersebut harus dijumlahkan juga Header yang tersedia pada Grid tidak mendukung untuk membuat tampilan header seperti pada gambar di bawah, maka harus dibuat Header buatan yang terpisah dari grid tersebut. Gambar 20.82 Tampilan untuk Grid1 dengan nama Header1

Anda buat tampilan seperti pada gambar diatas dengan cara sebagai berikut: 1. Anda masukkan sebuah Container kedalam form Piutang, dengan cara klik icon Container pada form standard toolbar kemudian

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 483

2.

tempatkan dan klik diatas form designer Piutang dengan properties sebagai berikut: BackColor 255,255,255, BorderColor 0,0,0, BorderWidth 2, Height 46, Name Header1, SpecialEffect 2-Flat, Width 623. Anda masukan sebuah Shape kedalam container Header1 dengan cara sebagai berikut: -

3. 4. 5.

6.

Klik kanan Header1 maka akan muncul sebuah menu Klik Edit pada menu tersebut Klik icon Shape pada form controls toolbar kemudian tempatkan Shape tersebut diatas Container Header1. Setelah ditempatkan modifikasi shape1 tersebut dengan properties berikut ini Height 38, Left 5, Top 4, Width 109

Selanjutnya anda masukkan sebuah Label untuk membuat judul Pelanggan, tempatkan label tersebut tepat ditengah-tengah Shape1. Sehingga hasilnya tampak seperti pada gambar disamping Shape yang ada pada container Header1 ada 8 buah, untuk shapeshape lainnya anda tinggal mengcopy dari Shape1. Berdasarkan pada gambar 20.82 diatas secara berurut dari kiri kekanan anda buat shape-shape lainnya sesuai dengan daftar dibawah ini. Tabel 20.37 Shapetool yang ada pada Header1 Shape

Properties

Shape1 Shape2 Shape3 Shape4 Shape5 Shape6 Shape7 Shape8

Height 38, Left 5, Top 4, Width 109 Height 38, Left 116, Top 4, Width 109 Height 38, Left 181, Top 4, Width 70 Height 38, Left 253, Top 4, Width 115 Height 18, Left 370, Top 4, Width 248 Height 18, Left 370, Top 24, Width 76 Height 18, Left 448, Top 24, Width 79 Height 18, Left 529, Top 24, Width 89

Untuk label yang berada pada setiap shape, anda sesuaikan dengan Gambar 20.82 diatas.

Selanjutnya anda buat tampilan judul kedua untuk grid1 dengan nama Header2 dengan cara sebagai berikut: Gambar 20.83 Tampilan judul untuk Grid1 dengan nama Header2

1. 2. 3.

4.

Anda Copy Header1 Setelah muncul tampilan yang sama anda modifikasi con-tainer baru tersebut dengan mengisi properties Name dengan Header2 dan Visible diisi dengan .F.-False Selanjutnya anda rubah tampilan Header2 tersebut menjadi seperti pada Gambar 20.83 diatas dengan memindahkan posisi Shape 5, 6, 7 dan Shape8, menjadi diposisi paling kiri dan Shape1 sampai Shape4 ditarik kekanan (lihat gambar) untuk properties yang lengkap anda lihat Tabel 20.38 dibawah ini. Tabel 20.38 Shapetool yang ada pada Header2 Shape

Properties

Shape5 Shape6 Shape7 Shape8

Height 18, Left Height 18, Left Height 18, Left Height 18, Left

4, Top 4, Width 232 4, Top 24, Width 73 79, Top 24, Width 79 160, Top 24, Width 76

Menyimpan banyak objek pada sebuah container artinya bahwa objekobjek yang ada didalamnya akan menjadi satu kesatuan dengan container tersebut

484 BAGIAN V Modul teknis Shape1 Shape2 Shape3 Shape4

5. 6.

Height 38, Left Height 38, Left Height 38, Left Height 38, Left

238, 328, 418, 508,

Top 4, Width 88 Top 4, Width 88 Top 4, Width 88 Top 4, Width 111

Setelah selesai memodifikasi Header2 anda rubah setiap label pada header tersebut sesuai dengan gambar diatas. Tempatkan Header2 ini pada posisi Header1 yaitu Left 0 dan Top 90

Tampilan terakhir yang harus anda buat adalah membuat tampilan Total yaitu tampilan yang menampung Textbox untuk ha-sil penjumahan dari pembayaran dan saldo, tampilannya dapat anda lihat seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.84 Tampilan container dengan nama Total

1. 2. 3.

4.

Dengan cara yang sama anda buat sebuah tampilan containner dengan Height 32, Left 192, Top 252, Width 429 dan Name Total. Masukkan kedalamnya 4 buah Textbox seperti pada gambar diatas. Properties untuk keempat buah textbox tersebut adalah DisabledForeColor 0,0,0, DisabledBackColor 255,255,255, InputMask 999,999,999.99, ReadOnly .F.-False, specialEffect Plain dan Width 90 Tambahkan Label dengan caption ‘Total :’ pada awal rangkaian textbox tersebut

Setelah selesai membuat tampilan diatas selanjutnya anda masukkan objek-objek lain yang ada pada form tersebut sesuai dengan Gambar 20.84 diatas. Objek-objek tersebut adalah terdaftar pada tabel di bawah ini: Tabel 20.39 Daftar objek pada form bagian bawah Objek

Properties

Command1 Command2 Command3 Check1 Text2 Check2 Text3 Text4

Caption ‘Cetak’ Caption ‘Keluar’ Caption ‘Detail Piutang’ Caption ‘Kasir’ ControlSource Fak_jual.Kasir Caption ‘Verifikasi oleh’ ControlSource Fak_Jual.Veri_tagih ControlSource Fak_Jual.User_

Susunlah Objek-objek diatas sesuai dengan gambar 20.84 atau anda susun sendiri objek-objek tersebut sesuai dengan keinginan anda.

Mengisi program pada setiap objek Isilah setiap objek dengan perintah-perintah berikut ini sesuai dengan peranan objek yang bersangkutan. -

Text1.Init This.value = DMY(Date())

Perintah diatas adalah perintah untuk menampilkan tanggal hari ini. -

Grid1.Init For i=8 to 11 This.Columns(i).enabled = .F. Next

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 485 -

Grid1.Refresh Sele Fak_Jual For i=1 to 11 This.Columns(i).DynamicBackColor = 'IIF((Tgl_Jt1 <> {}; And Tgl_Jt2 = {}) and Tgl_Jt1 < DATE() and bayar1=0,; RGB(150,200,200),IIF(Tgl_Jt2 <> {} And Tgl_Jt2 < DATE(); And Bayar2 = 0 ,RGB(240,240,200),IIF(Tgl_Jt3 <> {} ; And Tgl_Jt3 < DATE() And Bayar3 = 0,RGB(255,200,200),; RGB(255,255,255))))' Next

Perintah diatas adalah perintah untuk memberi indikator terhadap tagihan yang sudah jatuh tempo. Fungsi untuk menyatakan warna adalah fungsi RGB() yang sintaxnya yaitu: RGB(nRedValue, nGreenValue, nBlueValue) -

Grid.1.Column1.Text1.GotFocus Thisform.Refresh

Anda isi Text1.GotFocus pada seluruh Column yang berada pada Grid1 ini dengan perintah diatas. -

Grid1.Column1.Text1.Keypress Do case Case nkeycode = 19 For i=1 to 4 Thisform.grid1.columns(i).Width = 0 Thisform.grid1.columns(i).Enabled = .F. Thisform.grid1.columns(i+7).Enabled =.T. Next Thisform.Header1.visible =.F. Thisform.Header2.visible =.T. Thisform.Total.visible =.T. Endcase

nKeycode 19 adalah kode untuk keyboard panah kiri, maka perintah diatas menyatakan jika pada column1 tersebut user menekan panah kiri maka perintah dibawahnya akan diproses dimana isi perintah di atas adalah merubah Column1 sampai column4 width 0, Enabled False (disabled), dan column8 sampai column11 menjadi Enabled selanjutnya menghilang-kan Header1 kemudian Header2 dan Total ditampilkan. Lihat gambar dibawah antara tampilan awal form dan tampilan form setelah perintah diatas diproses Gambar 20.85 Tampilan form piutang awal (kiri) dan setelah proses

-

Grid1.Column7.Text1.Keypress Perintah pada Column7.Text1 pun sama dengan perintah pada column1 tetapi nkeycode yang digunakan adalah panah kanan atau ENTER, dan perintahnya adalah:

486 BAGIAN V Modul teknis Do case Case nkeycode = 4 or nKeycode = 13 For i=1 to 4 Thisform.grid1.columns(i).Width = 0 Thisform.grid1.columns(i).Enabled = .F. Thisform.grid1.columns(i+7).Enabled =.T. Next Thisform.Header1.visible =.F. Thisform.Header2.visible =.T. Thisform.Total.visible =.T. Endcase

-

Grid1.Column5.Text1.Keypress Do case Case nkeycode = 19 For i=1 to 4 Thisform.grid1.columns(i).enabled=.T. Thisform.grid1.columns(i+7).enabled=.F. Next Thisform.grid1.column1.width = 113 Thisform.grid1.column2.width = 63 Thisform.grid1.column3.width = 72 Thisform.grid1.column4.width = 117 Thisform.header1.visible = .T. Thisform.header2.visible = .F. Thisform.Total.visible = .F. Endcase

Perintah diatas adalah kebalikan dari perintah yang ada pada column1 dan column7. sehingga tampilan jika pada tampilan form pada gambar 20.85 kanan akan berubah ke tampilan awal gambar 20.85 kiri. -

Grid1.Column8.Text1.GotFocus Public By1 Sele Fak_jual by1 = Bayar1 Thisform.refresh

-

Grid1.Column8.Text1.Valid Sele Fak_jual sld = (Tot_harga)-(Bayar1+bayar2+bayar3) Repl Saldo with sld Repl Lunas with IIF(Sld=0,'1','0') If By1 <> This.value Repl Tgl_b1 with Date() Else If This.value = 0 Repl Tgl_b1 with {} Endif Endif Thisform.refresh Rele By1

-

Grid1.Column9.Text1.GotFocus Public By2 Sele Fak_jual By2 = Bayar2 Thisform.refresh

-

Grid1.Column9.Text1.Valid Sele Fak_jual sld = (Tot_harga)-(Bayar1+bayar2+bayar3) Repl Saldo with sld Repl Lunas with IIF(Sld=0,'1','0') If By2 <> This.value

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 487 Repl Tgl_b2 with Date() Else If This.value = 0 Repl Tgl_b2 with {} Endif Endif Thisform.refresh Rele By2

-

Grid1.Column10.Text1.GotFocus Public By3 Sele Fak_jual By3 = Bayar3 Thisform.refresh

-

Grid1.Column10.Text1.Valid Sele Fak_jual sld = (Tot_harga)-(Bayar1+bayar2+bayar3) Repl Saldo with sld Repl Lunas with IIF(Sld=0,'1','0') If By3 <> This.value Repl Tgl_b3 with Date() Else If This.value = 0 Repl Tgl_b3 with {} Endif Endif Thisform.refresh Rele By3

-

Grid1.Column11.Text1.Keypress Do case Case nkeycode = 19 For i=1 to 4 Thisform.grid1.columns(i).enabled=.T. Thisform.grid1.columns(i+7).enabled=.F. Next Thisform.grid1.column1.width = 113 Thisform.grid1.column2.width = 63 Thisform.grid1.column3.width = 72 Thisform.grid1.column4.width = 117 Thisform.header1.visible = .T. Thisform.header2.visible = .F. Thisform.Total.visible = .F. Endcase

-

Total.Text1.Refresh Sele Fak_jual Rek = Recno() Calc Sum(bayar1), Sum(bayar2), sum(bayar3) , sum(saldo); to a, b, c, d This.value = a This.Parent.text2.value = b This.Parent.text3.value = c This.Parent.text4.value = d Go rek

Perintah diatas adalah perintah untuk menghitung field bayar1, bayar2, bayar3 dan saldo yang disimpan pada variable a, b, c dan d, kemudian Text1 sampai Text4 diisi dengan variable-variable tersebut. -

Check1.Click Ok = .F. Do form Verifikasi IF Ok IF !Empty(Allt(Fak_jual.kasir))

488 BAGIAN V Modul teknis IF Allt(Fak_Jual.Kasir) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.value = 1 Thisform.Text2.value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.Text2.value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

-

Check1.Refresh Sele Fak_jual If !Empty(kasir) This.value=1 Else This.value=0 Endif

-

Check2.Click Ok = .F. Do form Verifikasi IF Ok IF !Empty(Allt(Fak_jual.veri_tagih)) IF Allt(Fak_Jual.Veri_tagih) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.value = 1 Thisform.Text3.value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.Text3.value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

-

Check2.Refresh Sele Fak_jual If !Empty(Veri_tagih) This.value=1 Else This.value=0 Endif

-

Command1.Click (cetak) Public Rek, Periode, Lap_, Nm_ Sele 0 Create cursor Lap(No N(4), Fak_kode C(6), Fak_Tgl D,Xnama ; C(30),Tgl_Jt1 D, Tgl_Jt2 D, Tgl_Jt3 D,Tot_harga N(12,2),; Bayar1 N(12,2), Bayar2 N(12,2),Bayar3 N(12,2), Saldo N(12,2)) Periode = 'Periode : '+ DMY(Date()) Lap_ = 'Umur Piutang' Nm_ = 'Pelanggan' Sele Fak_Jual rek = recno() Go top Scan Scatter Memvar Sele Lap Append Blank Replace Xnama with Fak_jual.cus_nama Gather Memvar Endscan Sele Lap

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 489 Go top _Screen.show Report Form Lap_Piutang Preview Noconsole _Screen.Hide Acti Wind Form1 Sele Lap use Sele Fak_Jual Go Rek Rele Rek, Periode, Lap_, Nm_

-

Command2.Click (keluar) Thisform.Release

-

Command3.Click Public Periode, Status_ Sele Fak_jual rek = recno() Periode = 'Tanggal : '+DMY(Date()) If Lunas <> '1' Status_ = 'Belum Lunas' Else Status_ = 'Telah Lunas' Endif _Screen.Show Report Form Kwi_Piutang For Recno()=rek preview noconsole _Screen.Hide Rele Periode, Status_

Membuat Report Lap_Piutang Report Lap_piutang adalah report untuk menampilkan/mencetak laporan seluruh Piutang yang jatuh tempo atau belum. Adapun tampilan report tersebut adalah seperti pada gambar 20.86 dibawah ini. Gambar 20.86 Tampilan dan report designer Lap_piutang (Bawah)

490 BAGIAN V Modul teknis Buatlah report designer diatas dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3.

Buatlah report designer baru dengan jenis kertas B5 dan orientation Landscape, cara menentukan kertas telah diterangkan pada bahasan sebelumnya Selanjutnya pada Header band anda masukkan objek-objek seperti terlihat pada gambar diatas. Kemudian pada Detail band anda masukkan field-field seperti pada gambar diatas sesuai dengan daftar berikut ini.

Tabel 20.40 Daftar field pada detail band Field

Posisi

Lap.Fak_Kode Lap.xNama Lap.Fak_Tgl Lap.Tot_harga Lap.Tgl_Jt1 Lap.Tgl_Jt2 Lap.Tgl_Jt3 Lap.Bayar1 Lap.Bayar2 Lap.Bayar3 Lap.Saldo

Top Top Top Top Top Top Top Top Top Top Top

0.06, Left 0.10, Width 0.49 0.06, Left 0.67, Width 1.29 0.06, Left 2.02, Width 0.55 0.06, Left 2.34, Width 1.26 0.06, Left 3.68, Width 0.64 0.06, Left 4.39, Width 0.64 0.06, Left 5.11, Width 0.64 0.06, Left 5.54, Width 1.26 0.06, Left 6.47, Width 1.26 0.06, Left 7.42, Width 1.26 0.06, Left 8.42, Width 1.26

Jika detail band merasa 4. sempit maka anda perlebar band tersebut agar 5. lebih leluasa dalam mendisain report ini, jika disain report telah selesai dibuat maka anda dapat memperkecil kembali detail report tersebut

Masih pada detail band anda buat 3 buah kotak dengan Height 0.22 dan Width 9.68 Warnai ketiga kotak tersebut dengan warna hijau, kuning dan merah, lihat gambar dibawah

Cara memasukkan kotak 6. kedalam report designer adalah dengan mengklik icon Rectangle pada re- 7. port design toolbar dan klik padaarea report anda untuk menempatkannya

Setelah ketiga kotak tersebut diwarnai, hlangkan garis pada setiap kotak tersebut dengan cara klik kotak yang bersangkutan kemudian pada kilik menu Format, pilih submenu Pen dan klik None. Isilah PrintWhen setiap kotak tersebut sesuai dengan perintah di bawah ini.

Gambar 20.87 Rectangle (kotak) pada detail band

Untuk kotak warna HIjau isilah dengan perintah dibawah ini: Lap.Tgl_Jt1<>{} And Lap.Tgl_Jt1 < DATE() And Lap.Bayar1=0

Untuk kotak warna Kuning: Lap.Tgl_Jt2<>{} And Lap.Tgl_Jt2 < DATE() And Lap.Bayar2=0

Untuk kotak warna Merah: Lap.Tgl_Jt3<>{} And Lap.Tgl_Jt3 < DATE() And Lap.Bayar3=0

8. 9.

Tempatkan ketiga kotak tertsebut pada posisi Top 0.05, dan Left 0.04 Pekerjaan pada detail band telah diselesaikan, selanjutnya anda beralih pada Footer band (lihat gambar 20.86 bawah) anda masukkan garis dan field untuk menampilkan nomor halaman

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 491 10. Anda tampilkan Summary band dan masukkan objek-objek seperti pada gambar 20.86 pada band tersebut 11. anda pilih field bayar1, bayar2, bayar3 dan saldo pada detail band kemudian klik icon Copy pada standard toolbar 12. klik icon Paste, maka akan muncul field-field yang sama. Tempatkan field-field tersebut pada summary band dengan posisi yang sama dengan posisi field sebenarnya pada detail band 13. Anda isi calculation setiap field tersebut dengan Sum, dengan cara Double klik field, pada properties, klik tombol calculation, dan pada calculate field anda klik Sum 14. Rekamlah report designer tersebut dengan nama file Lap_Piutang

Membuat Report Kwi_Piutang

Cara untuk mengisi Print When pada sebuah objek adalah: 1. Double klik objek bersangkutan 2. pada properties window klik tombol print when 3. dan pada baris print when expression is true anda masukkan expresinya

Report Kwi_piutang adalah sebuah report untuk menampilkan dan mencetak bukti pembayaran piutang, adapun tampilan report tersebut adalah seperti pada gambar dibawah ini. Gambar 20.88 Report designer dan tampilan report Kwi_piutang

Anda buat tampilan report seperti pada gambar diatas, dan rekam report tersebut dengan nama file kwi_piutang. Report diatas hanya dibuat pada header band saja. Field-field yang ada pada report diatas diambil dari table Fak_Jual, sehingga anda buat field-field tersebut sesuai dengan gambar kecuali field Periode anda isi pada setiap expression field dengan table Fak_Jual.(nama field sesuai dengan gambar). Misal field pada gambar tersebut tertulis Fak_kode maka pada report expression harus ditulis Fak_Jual.Fak_kode.

Untuk merubah sebuah garis menjadi garis putus-putus seperti pada gambar disamping adalah dengan mengklik menu Format, pilih sub menu Pen dan klik sub menu Dash-dot

Program Promosi Produk Program Promosi adalah sebuah program yang memuat kualitas promosi penjualan barang dari berbagai media baik cetak atau elektronik (lihat gambar di bawah). Table master untuk program tersebut adalah table Daf_brg. Anda buat tampilan form designer Promosi seperti pada gambar 20.89, dan anda masukkan rowsource untuk Grid1 yaitu Daf_brg dan Controlsource untuk setiap column sesuai dengan judul grid untuk setiap column tersebut.

Menulis nama field pada report expression harus diawali dengan nama tablenya ditambah titik misal Tgl_jt1 harus ditulis Fak_Jual.Tgl_jt1

492 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.89 Form designer dan tampilan form Promosi

Mengisi Program -

Grid1.Column3.Text1.RightClick Mengetik teks Bagus, Cukup dan Jelek, pada kolom grid pada gambar diatas, tidak diketik, melainkan dengan menggunakan program dan program tersebut adalah tertera pada perintah dibawah ini: Y = 0 DEFINE POPUP Tam FROM MROW(),MCOL() SHORTCUT IN WINDOW Form1 DEFINE BAR 01 OF Tam PROMP '\ 0 Do case Case Y=1 This.value = 'Bagus' Case Y=2 This.value = 'Cukup' Case Y=3 This.value = 'Jelek' Case Y=4 This.value = '' Endcase Endif Thisform.Refresh

Perintah diatas adalah perintah untuk mengisi kolom promosi dari berbagai media dengan teks Bagus, Cukup, Jelek atau Empty (kosongkan). Pada saat anda mengklik kanan kolom yang bersangkutan maka akan muncul sebuah menu yang menampilkan teks-teks tersebut dan anda tinggal pilih teks mana yang aka ditampilkan. Perintah diatas anda masukan juga pada text1.RightClick yang terdapat pada Grid1 Column4, 5, 6 dan Column7. -

Command1.Click (Cetak) Select Daf_brg Set Filter to _Screen.Show Report Form Promosi_ Preview Noconsole _Screen.Hide Activate Window Form1 Sele Daf_brg Go Top

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 493 Selanjutnya anda buat report Promosi_ sesuai dengan kreasi anda, dan sebagai contoh lihat gambar dibawah ini. Gambar 20.90 Report Promosi_

20.6 Pembuatan Program-Program Sistem Informasi Produksi Program Input Barang Pembuatan sistem informasi produksi akan diawali dengan pembuatan program input nama barang, gambar dibawah adalah gambar Form input barang dengan nama Input_Barang Gambar 20.91 Tampilan form Input_Barang

Jenis barang yang dimasukan pada form ini ada dua jenis barang, Barang jadi dan Bahan baku. Perhatikan gambar diatas, dua tampilan form diatas disimpan pada satu form. Dan untuk mengelompokkan jenis barang barang jadi atau bahan baku dipergunakan PageFrame, agar lebih jelas anda buat form tersebut sesuai dengan uraian dibawah ini.

Membuat Table Table yang digunakan pada program ini ada dua table yakni, table Daf_brg dan table Daf_Bbaku, table Daf_brg telah anda buat pada sistem informasi pemasaran. Sehingga table yang harus anda buat adalah table Daf_Bbaku table untuk memuat daftar nama barang bahan baku dan field-field yang harus anda masukkan adalah sebagai berikut:

494 BAGIAN V Modul teknis Tabel 20.41 Daftar nama field Daf_Bbaku Field

Type

Width

Index

Bb_kode Brg_nama Salaw Tambah Kurang Salah Harga Satuan Mark_ Tgl_

Character Character Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Character Character Date

6 50 8 8 8 8 12.2 4 1 8

Ascending

Membuat Form Input_Barang Gambar 20.92 Form designer Input_Barang.scx

Jika pada sistem informasi pemasaran anda memasukkan nama barang secara manual, sekarang anda buat fasilitas untuk menambah dan mengurangi nama barang untuk table Daf_brg dan table Daf_bbaku, dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. 2. 3.

4.

Buatlah Form dengan properties sama seperti pembuatan form-form sebelumnya, dengan nama file Input_Barang. Pada bagian atas form designer anda buat judul seperti pada gambar diatas dan anda masukkan pula sebuah combobox. Anda masukkan sebuah PageFrame kedalam form designer tersebut dengan cara sebagai berikut: Klik icon PageFrame pada form controls toolbar Anda klik pada area form untuk menempatkannya Anda modifikasi PageFrame tersebut sesuai dengan daftar properties berikut ini. Tabel 20.42 Daftar properties PageFrame

Property ActivePage adalah salah satu property untuk mengaktifkan Page sesuai dengan nilai dari property tersebut

Properties

Nilai Properties

Height Left SpecialEffect Tabs Top Width ActivePage BorderColor

250 0 2-Flat .F.-False 69 624 2 0,0,0

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 495 5. 6. 7.

Pada List object properties window anda pilih Page1 lihat gambar di samping, Kemudian isi property Backstyle dengan 0-Transparent Langkah diatas anda lakukan juga pada Page2 Setelah selesai anda masukkan empat buah tombol kedalam form tersebut, dan modifikasi sesuai dengan gambar diatas.

Memasukkan Objek kedalam PageFrame Seperti yang anda lihat pada gambar 20.92, pada PageFrame tersebut didalamnya terdapat sebuah Grid dan header untuk grid. Objek-objek tersebut disimpan pada Page, yang kebetulan pada PageFrame ini terdapat dua Page, Page1 dan Page2. cara mengaktifkan page-page tersebut adalah dengan memilihnya pada properties list object.

Memasukkan Grid kedalam Page1 Gambar 20.93 Grid1 didalam Page1

1.

2. 3.

Anda masukkan kedalam Page1 sebuah Grid dengan properties sebagai berikut: ColumnCount 5, Height 246, Left 2, HeaderHeight 45, RecordSource Daf_Bbaku, Top 1, Width 617 dan properties-properties lainnya dapat anda tentukan sendiri seperti yang telah anda lakukan pada pemrograman sebelumnya. Anda isi caption setiap header sesuai dengan gambar diatas Setiap column pada Grid1 tersebut dapat anda isi propertiesnya sesuai dengan daftar dibawah:     

Column1 Column2 Column3 Column4 Column5

Width 67, ControlSource Daf_Bbaku.bbkode Width 297, ControlSource Daf_Bbaku.brg_nama Width 39, ControlSource Daf_Bbaku.Satuan Width 62, ControlSource Daf_Bbaku.salaw Width 127, ControlSource Daf_Bbaku.harga

Memasukkan Grid kedalam Page2 Gambar 20.94 Grid1 pada Page2

Page merupakan bagian dari PageFrame, didalam page ini anda dapat menyimpan banyak objek termasuk Pageframe itu sendiri Jika anda ingin memasukkan sebuah objek pada Pageframe, pastikan bahwa ada salah satu page yang terpilih pada pageframe tersebut, jika pada properties list object menunjukan Pageframe1 maka untuk mengaktifkan salah satu page anda dapat memilihnya pada properties list object atau klik kanan pageframe tersebut dan klik submenu Edit

496 BAGIAN V Modul teknis Anda masukkan sebuah grid kedalam Page2, grid tersebut tampak seperti pada gambar diatas jumlah kolomnya 6 dan properties yang digunakan untuk grid tersebut sama dengan properties untuk grid yang ada pada Page1. Dan controlsource untuk setiap column pada grid tersebut adalah sebagai berikut:      

Column1 Column2 Column3 Column4 Column5 Column6 -

Width 67, ControlSource Daf_Brg.Brg_kode Width 231, ControlSource Daf_Brg.Brg_nama Width 39, ControlSource Daf_Brg.Brg_sat Width 62, ControlSource Daf_Brg.Brg_salaw Width 97, ControlSource Daf_Brg.Brg_hbeli Width 93, ControlSource Daf_Brg.Brg_hjual

Mengisi Program Pada setiap Objek -

Combo1.Init This.Additem('Bahan Baku') This.Additem('Barang Jadi') This.listindex = 2

Perintah diatas adalah perintah untuk mengisi List Combo1 tersebut dengan text-text yang berada dalam kurung. -

Combo1.InteractiveChange Do Case Case This.Listindex = 1 ThisForm.Pageframe1.Activepage = 1 Case This.Listindex = 2 ThisForm.Pageframe1.Activepage = 2 Endcase Thisform.Refresh

Perintah diatas adalah perintah untuk mengaktifkan page1 dan page2, jika anda memilih Bahan Baku pada combo1 maka page yang aktif adalah page1 dan jika memilih Barang Jadi maka page2 -

Command1.Click (Tambah) Pgf = ThisForm.Pageframe1.ActivePage Do Case Case Pgf = 1 Sele Daf_Bbaku GO BOTT X = Daf_Bbaku.bb_kode Y = Right(Daf_Bbaku.bb_kode,4) Z = val(Y)+1 If Z = 1 X = 'BB0001' Else X = 'BB' + Left((Y),4-len(allt(str(Z)))) + ; Allt(Str(Z)) Endif Append Blank Replace Daf_Bbaku.Bb_Kode with x xrec = recno() Go xrec Thisform.refresh ThisForm.Pageframe1.Page1.Grid1.Column2.setfocus Case Pgf = 2 Sele Daf_brg GO BOTT Y = Daf_brg.Brg_kode x = Val(daf_brg.brg_Kode)+1

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 497 If x = 1 Y = '00000' Endif x = Left((Y),5-len(allt(str(x))))+allt(str(x)) Append Blank Repl Daf_brg.brg_Kode with x xrec = Recno() Go xrec Thisform.refresh ThisForm.Pageframe1.Page2.Grid1.Column2.setfocus EndCase

Perintah diatas adalah perintah untuk menambah record baru pada table Daf_brg dan table Daf_bbaku. Jika Page yang aktif pada Pageframe1 adalah Page1 maka akan memproses penambhan data untuk Table Daf_Bbaku, Page2 yang aktif maka Table Daf_brg. -

Command2.Click (Hapus) Pgf = ThisForm.PageFrame1.ActivePage Do Case Case Pgf = 1 Sele Daf_Bbaku If Messagebox('Anda yakin akan menghapusnya',36,'Hapus')=6 Delete skip If Eof() Go bott Endif Endif Thisform.refresh() Case Pgf = 2 Sele Daf_brg If Messagebox('Anda yakin akan menghapusnya',36,'Hapus')=6 Delete skip If Eof() Go bott Endif Endif Thisform.refresh() EndCase

-

Command3.Click (Cetak) Pgf = ThisForm.Pageframe1.ActivePage Sele 0 Create Cursor Brg(xKode C(6), xNama C(40), nSalah N(8),; xSat C(4), nHarga N(12,2), No N(4)) Judul = IIF(Pgf=1,'Daftar Bahan Baku','Daftar Barang Jadi') Tbl = IIF(Pgf=1,'Daf_Bbaku','Daf_Brg') Select &Tbl Rek = Recno() Go Top Scan Select Brg Go Bottom Append Blank Replace xKode with IIF(Pgf=1,&Tbl..Bb_Kode,&Tbl..Brg_kode) Replace xNama with &Tbl..Brg_Nama Replace nSalah with IIF(Pgf=1,&Tbl..Salah,&Tbl..Brg_Salah) Replace xSat with IIF(Pgf=1,&Tbl..Satuan,&Tbl..Brg_Sat) Replace nHarga with IIF(Pgf=1,&Tbl..Harga,&Tbl..Brg_HJual) Endscan Sele &Tbl Go rek Select Brg Go top _Screen.Show

498 BAGIAN V Modul teknis Report Form Daftar_Barang Preview Noconsole _Screen.Hide Activate Window Form1 Sele Brg Use

Membuat Report Daftar Barang Gambar 20.95 Report designer dan tampilan report daftar_barang

Report diatas dibuat untuk dua buah table yang nama fieldnya berbeda-beda yaitu table Daf_brg dan table Daf_Bbaku, maka agar satu report dapat digunakan oleh dua table maka kedua table tersebut harus ditampung kedalam sebuah cursor, sehingga report Daftar_barang hanya akan menampilkan data yang berada pada cursor Brg yang telah didefinisikan pada Command3.Click. Buatlah tampilan report designer Daftar_barang seperti pada gambar diatas, tentunya anda telah mengerti bagaimana cara memasukkan field hanya dengan melihat gambar, jika anda lupa maka anda buka kembali cara pembuatan report-report sebelumnya. Tampilan seluruh report pada sistem ini pada umumnya sama sehingga anda tidak asing lagi dengan tampilan report diatas.

Program Supplier/Pemasok Table yang digunakan untuk program input_supplier ada dua table yaitu table Suplier dan table Lokasi, table lokasi telah anda buat pada sistem informasi pemasaran, maka table yang harus anda buat sekarang adalah table Suplier yang nama-nama fieldnya dapat anda lihat pada gambar dibawah ini. Gambar 20.96 Table designer Suplier

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 499

Gambar 20.97 Form designer dan tampilan Form Input_Supplier

Tampilan form designer diatas mungkin anda pernah melihatnya, benar, karena form designer diatas adalah form designer input_pelanggan yang dimodifikasi menjadi form designer input_ supplier. Anda buat tampilan form seperti pada gambar diatas dengan cara sbagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Buka form designer Input_Pelanggan dengan mengetik perintah: Modify Form Input_Pelanggan pada Command window Setelah form input_pelanggan muncul anda klik menu utama File, dan sub menu Save as Ketiklah nama filenya, yaitu Input_Supplier pada Save as Window Klik tombol save as, maka form designer input_pelanggan akan berubah nama menjadi Input_Supplier Modifokasi form tersebut sehingga tampilannya tampak seperti pada gambar diatas Masukkanlah Table Suplier kedalam data environment Rubahlah recordsource List1 dan controlsource setiap Text Combobox dan EditBox dengan field-field yang ada pada table suplier.

Mengisi Program Program pada setiap objek tidak perlu dirubah seluruhnya tetapi hanya merubah nama table dan sebagian nama field. Maka anda lakukan langkah-langkah berikut ini. 1. Double klik command1, maka akan masuk kedalam code window Command1.Click 2. Tekanlah CTRL+L pada keyboard anda untuk menampilkan window Replace 3. Isilah baris LookFor dengan Pelanggan dan baris Replace with Suplier, lihat gambar dibawah 4. Isilah Scope option dengan All Object 5. terakhir klik tombol Replace All Gambar 20.98 Replace window

500 BAGIAN V Modul teknis 6.

7.

Setelah scaning berhenti anda masukan lagi pada baris Look for teks Cus_ dan pada baris Replace with Sup_, untuk merubah seluruh teks Cus_ yang ada pada seluruh objek dengan Sup_, lihat gambar diatas (kanan) Khusus untuk Command1.Click anda rubah perintah yang ada pada Command1.Click tersebut dengan perintah dibawah Sele Suplier Calc Max(Val(Right(Sup_kode,3))) to K If K = 0 x = 'SP001' Endif K = K + 1 x = Len(allt(str(K))) x ='SP'+(iif(x=1,'00','0') + Allt(str(K))) Go Bottom Append Blank Replace Sup_kode with x Thisform.Text1.SetFocus Thisform.List1.Requery Thisform.List1.Listindex = Thisform.List1.Listcount Sele Suplier Thisform.Refresh

8.

Jika telah selesai membuat, memodifikasi dan mengisi program anda rekam form tersebut.

Membuat Report Daftar_Suplier Anda buat report designer Daftar_Suplier dengan cara mengcopy dari Daftar_Pelanggan, caranya sama dengan membuat form input_supplier diatas, yaitu dengan cara: 1. Buka report designer Daftar_pelanggan dengan cara mengetik perintah Modify report daftar_pelanggan 2. Setelah report tersebut muncul anda klik menu File dan sub menu Save as 3. Pada window save as anda ketik nama filenya yaitu Daftar_Suplier Gambar 20.99 Report designer Daftar_Suplier.frx

4. 5. 6.

Selanjutnya anda modifikasi report tersebut seperti tampak pada gambar 20.99 diatas. Rubahlah expression pada setiap Field dengan table dan field yang ada pada table Suplier Jika telah selesai memodifikasi dan merubah field pada report daftar_suplier anda rekam report tersebut.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 501

Program Order Pembelian Gambar 20.100 Form designer dan tampilan form Order_pembelian

Program order pembelian adalah program yang memuat pemesanan barang terhadap supplier, barang yang dibeli dari supplier adalah jenis barang bahan baku.

Membuat Table Table-table yang digunakan pada pemrograman order pembelian adalah sebagai berikut: Order_Beli, dOrder_Beli, Daf_Bbaku, Lokasi, Kunci dan Suplier Table-table diatas sebagian besar telah anda buat pada programprogram sebelumnya. Table yang belum anda buat adalah table Order_ Beli dan table dOrder_beli, anda buat kedua table tersebut sesuai dengan gambar berikut ini. Gambar 20.101 Table designer Order_Beli

Table 19.43 Daftar nama field untuk table dOrder_Beli Field

Type

Width

No Order_kode Order_tgl Fak_kode Brg_kode Brg_nama Brg_satuan Brg_harga Kuantitas Jumlah Mark_

Numeric Character Date Character Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character

6 6 8 6 6 30 4 12,2 6 10,2 1

Index Ascending Ascending Ascending

502 BAGIAN V Modul teknis

Membuat Form Anda buat tampilan form designer order_pembelian seperti pada gambar 20.100 kiri diatas, dengan membuat duplikat dari form designer order_penjualan, seperti yang telah dilakukan pada pembuatan form input supplier. Selanjutnya anda modifikasi tampilan form seperti tampak pada gambar 20.100 diatas

Struktur Data Form Order_Pembelian Anda masukkan table-table yang dibutuhkan oleh form order_pembelian, table-table tersebut tampak seperti pada gambar diatas. hapus table-table yang tidak diperlukan. Gambar 20.102 Data environment Order_Pembelian Cara untuk menghapus table yang ada pada data environment adalah 1. klik kanan table yang akan dihapus 2. pada menu yang muncul anda klik Remove (lihat gambar dibawah)

Mengisi ControlSource/Rowsource setiap Objek Sebelum mengisi controlsource setiap objek terlebih dahulu anda isi recordsource Grid1 dengan dOrder_Beli. Selanjutnya Isilah Controlsource dan RowSource setiap objek sesuai dengan daftar-daftar dibawah ini. Tabel 20.44 Daftar controlsource setiap objek Objek

Controlsource

Combo3 Text1 Text2 Combo2 Text3 Text4 Text5 Grid1.Column1 Grid1.Column2 Grid1.Column3 Grid1.Column4 Grid1.Column5 Grid1.Column6 Grid1.Column7

Order_beli.Sup_nama Order_beli.Order_Tgl Order_beli.Sup_alamat Order_beli.Lokasi Order_beli.Tot_harga Order_beli.user_ Order_beli.Verify_by dOrder_Beli.No dOrder_Beli.brg_kode dOrder_Beli.brg_nama dOrder_Beli.Brg_satuan dOrder_Beli.kuantitas dOrder_Beli.brg_harga dOrder_Beli.Jumlah

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 503 Tabel 20.45 Daftar RowSource setiap objek Objek

RowSource

Combo1 Combo2 Combo3

Order_beli.Order_kode Lokasi.Nama Suplier.Sup_nama,sup_kode daf_bbaku.bb_kode, brg_nama, salah, satuan, harga

Grid1.Column2.Combo1

Mengisi Program Pada setiap Objek Karena form ini merupakan duplikat dari form order_penjualan yang telah dimodifikasi, maka pada setiap objek telah tersimpan perintah-perintah sesuai dengan fungsi dari objek tersebut. Karena perintah-perintah yang tersimpan pada setiap objek semuanya berhubungan dengan penjualan maka anda harus merubah perintah-perintah tersebut sehingga menjadi perintah yang berhubungan dengan pembelian. Langkah-langkah untuk merubah perintah tersebut adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Double klik objek commad1, maka akan masuk pada Code window Command1.Click Tekan keyboard CTRL+L, untuk menampilkan Replace window, setelah window tersebut muncul, anda masukkan Order_Jual pada baris Look for dan Order_beli pada baris Replace with klik All Object pada baris Scope dan klik tombol Replace All Selanjutnya anda ulangi langkah-langkah diatas, untuk pengisian Pelanggan dengan Suplier dan Cus_ dengan Sup_ sesuai dengan gambar dibawah ini.

Gambar 20.103 Replace window

6.

Setelah selesai, khusus untuk perintah yang tersimpan pada objek Command1.Click, Comman3.Click dan Grid1.Column2.Combo1.Interactivechange, sebagian perintahnya harus diganti, agar lebih jelasnya perintah keseluruhan untuk ketiga objek tersebut adalah sebagai berikut: -

Command1.Click *Mengisi File Master Sele Order_Beli Go Bott K = Order_Kode Xkode = Right(Allt(Order_Kode),4) Xkode = Val(Xkode)+1 If Xkode = 1 K = 'OB0000' Endif Ln = Len(Allt(Str(Xkode))) X = Left(K, (6-Ln) ) + Allt(Str(Xkode))

Langkah-langkah disamping telah dijelaskan dan dipraktekkan pada pembuatan program Input Supplier

504 BAGIAN V Modul teknis Appe Blank Repl Order_Beli.Order_Kode With X Repl Order_Tgl With Date() Xrec = Recno() Go Xrec *Mengisi File Detail Sele dOrder_Beli Go Bottom Append Blank Repl No With 1,Order_Kode With Order_Beli.Order_Kode Sele Order_Beli Go Bott Thisform.Combo1.Requery Thisform.Refresh Thisform.Combo2.Setfocus Thisform.Combo1.Value = Thisform.Combo1.Listcount Thisform.Refresh

-

Command3.Click Pada Comman3.Click anda rubah isi dari variable Beli, Lap_ dan variable Tot_ sesuai dengan teks dibawah ini Beli = .T. Judul_ = 'Order Beli' Pesan_ = 'Pesanan Untuk:' Lap_ = 'Laporan Order Beli' Tot_ = 'Total Order Pembelian :'

-

Grid1.Column2.Combo1.InteractiveChange This.Value = Allt(Daf_Bbaku.Bb_Kode) Sele dOrder_Beli Repl Brg_Kode With Daf_Bbaku.Bb_Kode,; Brg_Nama With Daf_Bbaku.Brg_Nama,; Brg_Harga With Daf_Bbaku.Harga,; Brg_Satuan With Daf_Bbaku.Satuan Thisform.Refresh

Program Faktur Pembelian Gambar 20.104 Form Pembelian

Membuat Table Table yang digunakan pada program pembelian adalah sebagai berikut: Fak_beli, dFak_beli, Order_beli, dOrder_beli, Daf_Bbaku, Suplier dan Kunci Table yang harus anda buat adalah table Fak_beli dan dFak_beli karena table-table lainnya telah dibuat pada pemrograman sebelumnya, nama-nama field untuk table-table tersebut adalah sebagai berikut:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 505 Tabel 20.46 Daftar nama field untuk table Fak_Beli Field No Fak_kode Order_kode Fak_tgl Sup_kode Suo_nama Sup_alamat Sub_tot PPN Tot_harga Cash_ Lokasi Verify_by User_ Penambah Veri_Pot Mark_ Jr_

Type Numeric Character Character Date Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character Character Character Character Character Character Character Character

Width 3 6 6 8 6 20 50 12.2 12.2 12.2 1 15 20 15 15 20 1 1

Index Asc Asc Asc

Field Tgl_Jt1 Tgl_Jt2 Tgl_Jt3 Tagih2 Tagih3 Bayar1 Bayar2 Bayar3 Sisa1 Sisa2 Sisa3 Saldo Tgl_b1 Tgl_b2 Tgl_b3 Lunas Kasir Veri_hut

Type Date Date Date Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Date Date Date Character Character Character

Tabel 20.47 Daftar nama field untuk table dFak_Beli Nama Field

Type

Width

Index

Fak_kode No Order_kode Brg_kode Brg_nama Brg_satuan Kuantitas Brg_harga Jumlah Mark_

Character Numeric Character Character Character Character Numeric Numeric Numeric Character

6 3 6 5 50 10 5 12.2 12,2 1

Ascending Ascending Ascending

Membuat Form Buatlah form designer pembelian diatas dengan membuat duplikat form dari form Penjualan, yang langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Bukalah Form designer Penjualan Setelah form designer tersebut muncul, klik menu File dan sub menu Save as. Ketiklah nama duplikasi formnya yaitu Pembelian, pada baris Save Form as Klik tombol Save untuk merekamnya, maka form penjualan akan berubah nama menjadi Pembelian. Modifikasi tampilan form tersebut sesuai dengan gambar diatas.

Struktur data Pembelian Bukalah window data environment dan masukkanlah table-table yang digunakan pada form pembelian, nama table-table tersebut telah diterangkan diatas. Dan susunlah table-table tersebut sesuai dengan gambar window data environment yang tampak pada gambar dibawah ini.

Width 8 8 8 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 12.2 8 8 8 1 20 20

506 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.105 Data environment Pembelian

Merubah Controlsource & RowSource setiap objek Rubahlah controlsource dan rowsource setiap objek sesuai dengan daftar controlsource berikut ini. Tetapi sebelum anda merubah controlsource setiap objek anda klik Grid1 dan anda rubah RecordSource Grid1 dengan dFak_beli. Tabel 20.48 Daftar Controlsource setiap objek Objek

ControlSource

Combo2 Text1 Text2 Combo3 Text3 Text4 Text5 Text6 Text7 Grid1.Column1 Grid1.Column2 Grid1.Column3 Grid1.Column4 Grid1.Column5 Grid1.Column6 Grid1.Column7

Fak_Beli.Sup_nama Fak_Beli.Sup_Alamat Fak_Beli.Fak_Tgl Fak_Beli.Lokasi Fak_Beli.user_ Fak_Beli.Verify_by Fak_Beli.Sub_tot Fak_Beli.PPN Fak_Beli.Tot_harga dFak_Beli.order_kode dFak_Beli.Brg_kode dFak_Beli.brg_nama dFak_Beli.brg_satuan dFak_Beli.kuantitas dFak_Beli.brg_harga dFak_Beli.Jumlah

Tabel 20.49 Daftar RowSource setiap objek Objek

ControlSource

Combo1 Combo2 Combo3

Fak_Beli.Fak_kode Suplier.Sup_nama,sup_kode Lokasi.Nama_ daf_bbaku.bb_kode,brg_nama, salah, satuan, harga

Grid1.Column2.Combo1

Mengisi Program pada setiap Objek Perintah yang tertera pada setiap objek hamper sama dengan perintah-perintah yang ada pada form penjualan, maka dari itu anda hanya tinggal merubah sebagian perintah saja pada setiap objek yang ada pada form tersebut. Anda lakukan langkah-langkah berikut untuk merubah perintah pada setiap objek yang ada pada form tersebut. 1. 2.

Bukalah code window Command1.Click Kemudian anda tampilkan window Replace

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 507 3. 4.

Anda rubah teks Fak_Jual dengan Fak_Beli, Pelanggan dengan Suplier dan Cus_ dengan Sup_ pada seluruh objek yang ada pada form tersebut. Jika telah selesai, khusus untuk perintah pada objek Command1.Click, Command3.Click dan Grid1.Column2.Combo1.InteractiveChange anda rubah dengan perintah dibawah ini. -

Command1.Click (tambah) Anda rubah nilai dari variable K yang tadinya ’FJ0000’ menjadi ‘FB0000’ seperti yang terlihat dibawah ini K = 'FB0000'

-

Command3.Click (Cetak)

Yang harus anda rubah pada perintah yang ada pada objek ini adalah nilai dari variable-varible dibawah ini. Beli = .T. Order_ = .F. Judul_ = 'Bukti Pembelian' Pesan_ = 'Pembelian dari:' Lap_ Jd_ Nm_ Tot_

-

= = = =

'Laporan Pembelian' 'Faktur' ' Suplier' 'Total Pembelian :'

Grid1.Column2.Combo1.InteractiveChange

Rubahlah seluruh perintah pada objek tersebut dengan perintah dibawah ini. This.Value = Allt(Daf_Bbaku.Bb_Kode) Sele Dfak_Beli Repl Brg_Kode With Daf_Bbaku.Bb_Kode,; Brg_Nama With Daf_Bbaku.Brg_Nama,; Brg_Harga With Daf_Bbaku.Harga,; Brg_Satuan With Daf_Bbaku.Satuan Thisform.Refresh

5.

Form Pembelian tersebut telah selesai anda buat, rekamlah form tersebut dan coba anda jalankan form tersebut dan anda buat faktur beli.

Program Hutang Gambar 20.106 Tampilan Form Hutang

Cara kerja program hutang tidak jauh berbeda dengan form Piutang dan dalam segi tampilan pun form hutang sama dengan form piutang. Maka untuk mempercepat pekerjaan anda buat duplikat form piutang de-

Langkah-langkah disamping telah dijelaskan pada pemrograman order pembelian, jika anda lupa anda dapat membuka kembali program order pembelian diatas

508 BAGIAN V Modul teknis ngan nama file Hutang. Cara-cara membuat duplikat form telah dijelaskan pada bahasan sebelumnya. Gambar 20.107 Form designer Hutang.scx

Jika anda telah membuat duplikat form piutang, anda modifikasi form tersebut sesuai dengan gambar diatas.

Struktur Data Hutang Table yang digunakan dalam form Hutang hanya dua table yaitu table Fak_beli dan table Kunci, anda masukkan kedua table tersebut seperti pada gambar disamping.

Mengisi Program Program/perintah yang terdapat pada setiap objek telah terisi karena form hutang merupakan duplikat dari form piutang, untuk itu anda tinggal merubah teks-teks dibawah ini: -

-

Fak_Jual dengan Fak_Beli Cus_nama dengan Sup_Nama Veri_Tagih dengan Veri_Hut

dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Double Click Command1 (tombol cetak) Setelah masuk kedalam code window Command1.Click anda tampilkan window Replace dengan cara menekan CTRL+L Selanjutnya anda masukan teks yang akan diganti dan masukkan pula teks penggantinya pada baris Scope anda pilih All object dan klik tombol Replace All Rubahlah nilai dari variable dibawah ini yang terdapat pada Command1.Click sesuai dengan nilai variable dibawah Lap_ = 'Umur Hutang' Nm_ = 'Supplier'

Program Persediaan/Produksi Program produksi adalah sebuah program yang memuat proses produksi/pembuatan sebuah barang jadi mulai dari bahan baku sampai pada rincian biayanya.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 509 Gambar 20.108 Tampilan program produksi

Membuat Table Table-table yang digunakan pada program produksi ini adalah sebagai berikut: Produksi, Proses, dDaf_brg, Bea_tetap, Bea_Var, Akun, Daf_Brg dan Daf_Bbaku Table-table diatas yang telah dibuat hanya table Daf_Bbaku dan Daf_brg, selebihnya belum anda buat, untuk itu anda buat table-table di atas sesuai dengan daftar nama field untuk setiap table, berikut ini: Table Produksi: Nama Field

Type

      

Character Character Character Character Numeric Date Character

Kode_Prod Brg_kode Brg_nama Brg_sat Jumlah Tgl_prod Verify_by

Width 8 5 50 4 8 8 10

Index Ascending Ascending

Table Proses: Nama Field

Type

      

Character Character Character Character Numeric Numeric Numerik

Kode_Prod Pro_kode Pro_ke Pro_nama Jml_tetap Jml_var Jml_Bbaku

Width 8 13 15 30 12,2 12.2 12.2

Index Ascending Ascending

Table dDaf_brg: Nama Field

Type

        

Character Character Character Character Numeric Date Numeric Numeric Numeric

Pro_kode BB_kode Brg_nama Satuan Kuantitas Tgl_ No Harga Jumlah

Width 13 6 50 4 8 8 10 12,2 12,2

Index Ascending Ascending

510 BAGIAN V Modul teknis Table Akun: Nama Field

Type

 Kode_  Nama  Pos_

Character Character Character

Width 5 30 10

Index Ascending

Table Bea_Tetap: Nama Field

Type

   

Character Character Character Numeric

Pro_kode Kode_ Nama Jumlah

Width 13 5 30 12,2

Index Ascending Ascending

Table Bea_Var: Nama Field

Type

   

Character Character Character Numeric

Pro_kode Kode_ Nama Jumlah

Width 13 5 30 12,2

Index Ascending Ascending

Jika telah selesai membuat seluruh table-table diatas, selan-jutnya anda isi data table Akun tersebut sesuai dengan gambar tabel Akun dibawah ini: Gambar 20.109 Table akun

Membuat Form TextBox dengan nama bukan Text1 atau Text2 seperti pada gambar di samping, Textbox dengan nama Jmt, adalah textbox yang properties Name-nya diganti dengan nama Jmt begitupun dengan textboxtextbox yang lainnya

Gambar 20.110 Form designer Produksi.scx

Grid1 Grid3

Grid2 Grid4

Tampilan form Produksi tampak agak sedikit rumit, tetapi sebenarnya proses datanya sederhana. Tugas anda sekarang adalah:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 511 1. 2. 3.

Buatlah tampilan form seperti pada gambar diatas Pada Column1 untuk Grid2, Grid3 dan Grid4 anda masukkan sebuah combobox dan ganti CurrentControlnya dengan Combo1 Selanjutnya anda isi properties untuk setiap objek yang ada pada form produksi diatas sesuai dengan daftar dibawah ini: Tabel 20.50 Daftar properties untuk setiap objek Nama Objek

Properties

Combo1 Text1

RowSource: Produksi.Kode_Prod ControlSource: Produksi.Tgl_prod ColumnCount: 2 ColumnWidth: 50,100 ControlSource: Produksi.Brg_kode RowSource: Daf_brg.Brg_kode, brg_nama RowSourceType: 6-Field ControlSource: Produksi.Brg_Nama ControlSource: Produksi.Brg_Sat ControlSource: Produksi.Jumlah ControlSource: Produksi.Verify_by RecordSource: Proses ControlSource: Proses.Pro_ke ControlSource: Proses.Pro_nama RecordSource: dDaf_Brg ControlSource: dDaf_Brg.Bb_kode RowSource: Daf_bbaku.bb_kode,brg_nama RowSourceType: 6-Field ControlSource: dDaf_Brg.Brg_nama ControlSource: dDaf_Brg.kuantitas ControlSource: dDaf_Brg.Satuan RecordSource: Bea_Tetap ControlSource: Bea_tetap.Kode_ RowSource: Akun.Kode_,Nama RowSourceType: 6-Field ControlSource: Bea_tetap.Nama ControlSource: Bea_tetap.Jumlah RecordSource: Bea_Var ControlSource: Bea_Var.Kode_ RowSource: Akun.Kode_,Nama RowSourceType: 6-Field ControlSource: Bea_Var.Nama ControlSource: Bea_Var.Jumlah ControlSource: Proses.Jml_tetap ControlSource: Proses.Jml_var

Combo2 Text2 Text3 Text4 Text5 Grid1 Column1 Column2 Grid2 Column1 Column1.Combo1 Column2 Column3 Column4 Grid3 Column1 Column1.Combo1 Column2 Column3 Grid4 Column1 Column1.Combo1 Column2 Column3 Jmt Jmv

Mengisi Program -

Form1.Init Sele Daf_Brg Go Top Sele Proses Set Filt To Kode_Prod = Produksi.Kode_Prod Go Top Sele Ddaf_Brg Set Filt To Pro_Kode = Proses.Pro_Kode Go Top Sele Bea_Tetap Set Filt To Pro_Kode = Proses.Pro_Kode Go Top Sele Bea_Var Set Filt To Pro_Kode = Proses.Pro_Kode Go Top Thisform.Refresh

512 BAGIAN V Modul teknis -

Command1.Click (produksi baru) Sele Produksi Go Bott Xkode = Right(Allt(Kode_Prod),5) K = Xkode Xkode = Val(Xkode)+1 If Xkode = 1 K = '00000' Endif X = Left((K),5-Len(Allt(Str(Xkode))))+Allt(Str(Xkode)) X = 'Prd'+ X Append Blank Repl Produksi.Kode_Prod With X Repl Tgl_Prod With Date() Xrec = Recno() Go Xrec Thisform.Combo1.Requery Thisform.Combo1.Listindex = (Thisform.Combo1.Listcount) Sele Produksi Xpr = Kode_Prod Sele Proses Go Bottom K = Xpr+'Pr01' Append Blank Repl Kode_Prod With Xpr, Pro_Kode With K Repl Pro_Ke With 'Proses Ke-1' Sele Ddaf_Brg Go Bottom Append Blank Repl Pro_Kode With Proses.Pro_Kode Sele Bea_Tetap Go Bottom Append Blank Repl Pro_Kode With Proses.Pro_Kode Sele Bea_Var Go Bottom Append Blank Repl Pro_Kode With Proses.Pro_Kode Sele Proses Go Bott Thisform.Grid1.Refresh Thisform.Grid2.Refresh Thisform.Grid3.Refresh Thisform.Grid4.Refresh Thisform.Refresh

-

Combo1.Init This.listindex = 1 Thisform.refresh

-

Combo1.InteractiveChange Sele Proses Set Filt To Kode_Prod = Produksi.Kode_Prod Go Top Thisform.Grid4.Refresh Thisform.Refresh

-

Combo2.InteractiveChange Sele Produksi Repl Brg_Kode With Daf_Brg.Brg_Kode Repl Brg_Nama With Daf_Brg.Brg_Nama Repl Brg_Sat With Daf_Brg.Brg_Sat Thisform.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 513 -

Check1.Click (disetujui oleh) Ok = .F. Do Form Verifikasi If Ok If !Empty(Allt(Produksi.Verify_By)) If Allt(Produksi.Verify_By) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 Endif Endif If This.Value = 1 Thisform.Text8.Value = Allt(Kunci.Nama) Thisform.Tambah Else Thisform.Text8.Value = '' Thisform.Kurangi Endif Endif Thisform.Refresh

-

Check1.Refresh Sele Produksi This.value = IIF(!Empty(Verify_by),1,0)

-

Grid1.Column1.Text1.GotFocus Sele Ddaf_Brg Set Filt To Pro_Kode = Proses.Pro_Kode Go Top Sele Bea_Tetap Set Filt To Pro_Kode = Proses.Pro_Kode Go Top Sele Bea_Var Set Filt To Pro_Kode = Proses.Pro_Kode Go Top Thisform.Grid2.Refresh Thisform.Grid3.Refresh Thisform.Grid4.Refresh Thisform.Refresh

Simpan juga perintah diatas pada Column2.Text1 dengan prosedur yang sama, juga untuk perintah dibawah ini -

Grid1.Column1.Text1.KeyPress Do Case Case nKeyCode = -1 Sele Produksi xPr = Allt(Kode_Prod) Sele Proses Go Bottom K = Pro_kode xPro = Right(allt(Pro_kode),2) xPro = val(xPro)+1 If xPro = 1 k = xPr+'PR00' Endif x = Left((k),12-len(allt(str(xPro))))+allt(str(xPro)) Append blank Repl Kode_Prod with xPr, Pro_Kode with x Repl Pro_ke With ('Proses Ke-'+allt(Str(xPro))) Sele dDaf_brg Go Bottom Append Blank Repl Pro_kode With Proses.Pro_kode Sele Bea_Tetap Go Bottom

514 BAGIAN V Modul teknis Append Blank Repl Pro_kode With Proses.Pro_kode Sele Bea_Var Go Bottom Append Blank Repl Pro_kode With Proses.Pro_kode Sele Proses Go bott Thisform.Grid1.setfocus Thisform.Grid1.refresh Thisform.Grid2.refresh Thisform.Grid3.refresh Thisform.Grid4.refresh Thisform.refresh Case nKeyCode = -2 Sele Proses If Messagebox('Apakah anda akan menghapus '+; proses.pro_ke,36,'Hapus')=6 Sele ddaf_brg set filt to pro_kode = proses.pro_kode delete all Sele bea_tetap set filt to pro_kode = proses.pro_kode delete all Sele bea_var set filt to pro_kode = proses.pro_kode delete all Sele Proses Delete Skip-1 if bof() Go top Endif Endif Endcase Thisform.Grid1.refresh

-

Grid2.Column1.Combo1.InteractiveChange This.Value = Allt(Daf_Bbaku.Bb_Kode) Sele Ddaf_Brg Repl Bb_Kode With Daf_Bbaku.Bb_Kode,; Brg_Nama With Daf_Bbaku.Brg_Nama,; Satuan With Daf_Bbaku.Satuan,; Harga With Daf_Bbaku.Harga Thisform.Refresh

nKeyCode yang bernilai -1 adalah menyatakan tombol F2 dan nKeyCode dengan nilai -2 menyatakan F3, sehingga jika anda menekan tombol F2 pada Column1 maka akan mengerjakan perintah disamping yaitu perintah untuk menambah data dan jika menekan F3 akan mengerjakan perintah untuk menghapus

-

Grid2.Column1.Combo1.KeyPress Do Case Case nKeycode = -1 Sele Ddaf_Brg Go Bottom Append Blank Repl Pro_Kode With Proses.Pro_Kode Case nKeycode = -2 Sele Ddaf_Brg Delete Skip-1 If Bof() Go Top Endif Endcase Thisform.Grid2.Refresh

Simpan juga perintah diatas pada setiap Column tepatnya pada Text1 dengan prosedur yang sama, KeyPress.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 515 -

Grid2.Column3.Valid Sele Ddaf_Brg Rek = Recno() Jm = Kuantitas * Harga Repl Jumlah With Jm Go Top Calc Sum(Jumlah) To Jml Go Rek Sele Proses Repl Jml_Bbaku With Jml Thisform.Refresh

-

Grid3.Column1.Combo1.InteractiveChange This.Value=Allt(Akun.Kode_) Sele Bea_Tetap Repl Kode_ With Akun.Kode_, Nama With Akun.Nama Repl Jumlah With ; IIF('Baku' $ Akun.Nama,Proses.Jml_bbaku,0) This.Parent.Parent.Column3.Text1.Valid Thisform.Refresh

-

Grid3.Column1.Combo1.KeyPress Do Case Case nKeyCode = -1 Sele Bea_tetap Go Bottom Append Blank Repl pro_kode With Proses.pro_kode Case nKeyCode = -2 Sele Bea_tetap Delete Skip-1 if bof() Go top Endif Endcase Thisform.Grid3.refresh

Perintah diatas anda simpan juga pada Text1 disetiap Column dengan prosedur yang sama. -

Grid3.Column3.Valid Sele Bea_Tetap Rek = Recno() Go Top Calc Sum(Jumlah) To Jm Thisform.Jmt.Value = Jm Go Rek Thisform.Refresh

-

Grid4.Column1.Combo1.InteractiveChange This.Value = Allt(Akun.Kode_) Sele Bea_Var Repl Kode_ With Akun.Kode_, Nama With Akun.Nama Repl Jumlah With ; IIF('Baku' $ Akun.Nama,Proses.Jml_bbaku,0) This.Parent.Parent.Column3.Text1.Valid Thisform.Refresh

-

Grid4.Column1.Combo1.KeyPress Do Case Case nKeyCode = -1 Sele Bea_Var Go Bottom Append Blank Repl pro_kode With Proses.pro_kode

Tanda $ merupakan sebuah tanda yang menyatakan member atau anggota, jadi perintah disamping menyatakan Jika teks ‘Baku’ anggota dari Akun.nama maka isilah field Jumlah dengan Proses.Jml_bbaku

516 BAGIAN V Modul teknis Case nKeyCode = -2 Sele Bea_Var Delete Skip-1 if bof() Go top Endif Endcase Thisform.Grid4.refresh

Perintah diatas anda simpan juga pada Text1 di setiap Column dengan prosedur yang sama. -

Grid4.Column3.Valid Sele Bea_Var Rek = Recno() Go Top Calc Sum(Jumlah) To Jm Thisform.Jmv.Value = Jm Go Rek Thisform.Refresh

-

Tbt.Refresh Sele Proses If !Eof() Rek=Recno() Go Top Calc Sum(Jml_Tetap), Thisform.Tbt.Value = Thisform.Tbv.Value = Thisform.Bt.Value = Thisform.Bpu.Value =

Sum(Jml_Var) To Jt,Jv Jt Jv Jt + Jv IIF(Produksi.Jumlah <> 0,; (Jt + Jv)/(Produksi.Jumlah),0)

Go Rek Endif

-

Command2.Click (Hapus) Public xKode Sele Produksi xKode = kode_Prod IF MessageBox('Anda Akan Menghapus Data Produksi ; dengan Nomor: '+xKode,36,'Hapus')=6 Sele Bea_Var Set Filt to Left(Pro_kode,8) = xKode Delete All Sele Bea_tetap Set Filt to Left(Pro_kode,8) = xKode Delete All Sele dDaf_brg Set Filt to Left(Pro_kode,8) = xKode Delete All Sele Proses Set Filt to Kode_prod = xKode Delete All Sele Produksi Delete IF !Bof() Skip-1 Else Go top ENDIF Thisform.Combo1.Requery Thisform.Combo1.InteractiveChange Thisform.Grid1.Column2.SetFocus Thisform.Refresh ENDIF

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 517

20.7 Program Gudang/Masuk & Keluar Barang Program Pengeluaran Barang Gambar 20.111 Tampilan form potong_stok (pengeluaran barang) dan form designer Potong_Stok.scx (kanan)

Program Pengeluaran barang adalah sebuah program untuk mengecek barang yang keluar dari setiap faktur yang telah disetujui sekaligus memotong persediaan barang (Stock) di gudang. Perhatikan gambar di atas setiap item barang disediakan satu kolom untuk mengecek apakah barang tersebut telah keluar atau belum, jika bertanda checklist berarti barang tersebut sudah keluar dan jika masih bertanda x maka barang tersebut belum keluar.

Membuat Form Form untuk pengeluaran barang anda beri nama file dengan nama Potong_stok. Cara membuat form seperti pada gambar 20.111 (kanan) diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Buatlah duplikat form penjualan, dengan nama Potong_stok, Modifikasi form potong_stok tersebut sesuai dengan gambar diatas Sebagian objek yang digunakan pada form penjualan ada yang tidak diperlukan pada form potong_stok sehingga anda dapat membuang objek tersebut Grid1 yang tadinya berisi tujuh kolom anda buang satu kolom terakhir sehingga jumlah kolom menjadi enam Tombol yang digunakan untuk form potong_stok hanya dua buah, maka tombol-tombol yang lainnya dapat anda buang Untuk seluruh objek kecuali Combo1, Grid1, Check1 dan Check2 Isilah properties Read Only dengan .T.-True Khusus untuk Grid1.Column6 anda isi propertiesnya sesuai dengan properties-properties dibawah ini. -

8.

Alignment: 2-MiddleCenter ControlSource: IIF(dFak_jual.Mark_='1','ü','û') FontBold: .T.-True FontName: Wingding FontSize: 14 ForeColor: 255,0,0

Selanjutnya rekamlah form designer tersebut

518 BAGIAN V Modul teknis

Mengisi Program Program yang ada pada setiap objek tidak diperlukan pada form potong_stok ini dan seluruh program harus diganti sesuai dengan uraian dibawah ini. -

Form

Buatlah dua buah methode baru pada form tersebut yaitu methode Tambah dan Kurangi, setelah kedua methode tersebut dibuat selanjutnya adalah mengisi methode tersebut dengan program -

Form1.Tambah *Menambah Stok Sele dFak_jual rek = recno() repl Mark_ with '0' Sele Daf_brg Locate for Brg_kode = dFak_jual.brg_kode If Found() Repl Brg_kurang with Brg_kurang-(dFak_jual.kuantitas) Repl Brg_salah With (Brg_Salaw+brg_tambah)-Brg_kurang; Brg_Hjual with dFak_jual.Brg_Harga Endif Sele dFak_jual Go Rek

Perintah diatas adalah perintah untuk menambah Stok persediaan sesuai dengan data yang bersangkutan -

Form1.Kurangi *Mengurangi Stock sele dFak_jual rek = recno() repl Mark_ with '1' Sele Daf_brg Locate for Brg_kode = dFak_jual.brg_kode If Found() Repl Brg_kurang with ; Brg_kurang + (dFak_jual.kuantitas) Repl Brg_salah With (Brg_Salaw+brg_tambah); - Brg_kurang Repl Brg_Hjual with dFak_jual.Brg_Harga Endif Sele dFak_jual Go Rek

-

Grid1

Buanglah/hapus seluruh perintah yang terkandung pada objek Grid1 ini, baik itu yang terletak pada Grid, Column maupun perintah yang tersimpan pada text. -

Grid1.Refresh This.Enabled = Empty(Fak_Jual.Pemotong)

-

Grid1.Column6.Text1.Click Select dFak_jual IF Mark_ = '1' Thisform.Tambah ELSE Thisform.Kurangi ENDIF This.refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 519 -

Text3.Refresh Sele dFak_jual Rek = Recno() Calculate Cnt(no) to a This.value = a Go rek

-

Check1.Click (disetujui oleh) Ok = .F. Do form Verifikasi IF Ok IF !Empty(Allt(Fak_jual.Veri_Pot)) IF Allt(Fak_Jual.Veri_Pot) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.value = 1 Thisform.text4.value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.text4.value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

-

Check1.Refresh Sele Fak_jual This.value = IIF(!Empty(Veri_Pot),1,0)

-

Check2.Click Ok = .F. Do Form Verifikasi IF Ok IF !Empty(Allt(Fak_Jual.Pemotong)) IF Allt(Fak_Jual.Pemotong) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.Value = 1 Thisform.Text5.Value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.Text5.Value = '' Endif Endif Thisform.Refresh

-

Check2.Refresh Sele Fak_jual This.value = IIF(!Empty(Pemotong),1,0)

-

Command1.Click (Cetak) Untuk perintah pada objek ini silahkan anda buat sendiri, dan anda buat pula report untuk pengeluaran barang ini sesuai dengan ekspresi anda.

Program Pemasukkan Barang Program ini adalah sebuah program untuk memasukkan barang (bahan baku) yang telah dibeli kedalam gudang sehingga persediaan barang didalam gudang menjadi bertambah. Perhatikan gambar dibawah ini, buatlah form designer Masuk_stok seperti pada gambar dibawah dengan langkah-langkah pembuatan form-

520 BAGIAN V Modul teknis nya sama dengan pembuatan form potong_stok diatas hanya saja form ini dibuat dari form pembelian. Gambar 20.112 Form designer dan tampilan form Masuk_Stok

Mengisi Program Perintah-perintah yang terdapat pada form Masuk_stok diatas adalah sebagai berikut: -

Form1.Tambah *Menambah Stok sele dFak_Beli rek = recno() repl Mark_ with '1' Sele Daf_bBaku Locate for BB_kode = dFak_Beli.brg_kode If Found() Repl Tambah with Tambah+(dFak_Beli.kuantitas) Repl Salah With (Salaw+Tambah)-Kurang Repl Harga with dFak_Beli.Brg_Harga Endif Sele dFak_Beli Go Rek

-

Form1.Kurangi *Mengurangi Stock sele dFak_Beli rek = recno() repl Mark_ with '0' Sele Daf_bBaku Locate for BB_kode = dFak_Beli.brg_kode If Found() Repl Tambah with Tambah-(dFak_Beli.kuantitas) Repl Salah With (Salaw+Tambah)-Kurang Repl Harga with dFak_Beli.Brg_Harga Endif Sele dFak_Beli Go Rek

-

Grid1.Refresh This.Enabled = Empty(Fak_Beli.Penambah)

-

Grid1.Column6.Click Select dFak_Beli IF Mark_= '1' Thisform.Kurangi ELSE Thisform.Tambah ENDIF This.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 521 -

Text3.Refresh Sele dFak_Beli Rek = Recno() Calculate Cnt(no) to a This.value = a Go rek

-

Check1.Click Ok = .F. Do form Verifikasi IF Ok IF !Empty(Allt(Fak_Beli.Veri_tam)) IF Allt(Fak_Beli.Veri_Tam) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.value = 1 Thisform.text4.value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.text4.value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

-

Check1.Refresh Sele Fak_Beli This.value = IIF(!Empty(Veri_Tam),1,0)

-

Check2.Click Ok = .F. Do form Verifikasi IF Ok IF !Empty(Allt(Fak_Beli.Penambah)) IF Allt(Fak_Beli.Penambah) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.value = 1 Thisform.text5.value = Allt(Kunci.Nama) Else Thisform.text5.value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

-

Check2.Refresh Sele Fak_Beli This.Enabled = Empty(Veri_Tam) If !Empty(Penambah) This.value = 1 Else This.value = 0 Endif

Selanjutnya anda buat report untuk tanda bukti bahwa barang yang telah dibeli telah masuk kedalam gudang/persediaan menambah.

522 BAGIAN V Modul teknis

20.8 Pembuatan Program-Program Sistem Informasi Keuangan Sistem imformasi keuangan adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk mencatat transaksi keuangan, didalamnya terdapat Jurnal, Neraca, Laba-Rugi dan lain sebagainya. Dan sekarang saatnya untuk membuat program-program tersebut. Tetapi sebelumnya anda buat terlebih dahulu program pendukung pembuatan program-program Keuangan dengan nama Fungsi.

Membuat Program Fungsi.Prg Gambar 20.113 Program Fungsi.Prg

Pembuatan program diatas sama dengan pembuatan program Path.Prg pada awal-awal pembahasan. Cara membuat program tersebut adalah sebagai berikut: Function Bulan_ berfungsi untuk membuat daftar bulan mulai dari Januari sampai Desember sehigga pada saat anda akan menulis ke-12 bulan tersebut anda hanya cukup mengetik Bulan_ pada program anda

Function Trs adalah sebuah fungsi untuk merubah bilangan yang bertipe numeric akan menjadi bertipe character dan juga bentuk bilangannya akan berupa Currancy

1. 2. 3.

Klik menu File, New pada window New file anda klik option Program Kemudian akan muncul program kosong, dan pada program kosong tersebut anda ketik perintah program berupa fungsi-fungsi (function)

Function Bulan_ *-------------* Parameter Bl, km Bul = "" Private ab,bc ab = iif(Bl=1,'Januari',iif(Bl=2,'Februari',iif(Bl=3,; 'Maret', iif(bl=4,'April', iif(bl=5,'Mei',iif(bl=6,; 'Juni',iif(bl=7,'Juli',iif(bl=8,'Agustus',iif(bl=9,; 'September',iif(bl=10,'Oktober',iif(bl=11,; 'November','Desember'))))))))))) bc = Len(ab) Bul = iif(Empty(Km),ab,Left(ab,Km)) Return Bul Function Trs ************* Parameters Bil,Dc Set talk Off Private K2,Bl1,Bl2,A,B,K1 De = ','+RIGHT(STR(Bil,22,2),2) K1 = Ltrim(Str(Bil,19,IIF(TYPE('Dc')='N',2,0))) K2 = Ltrim(Str(ABS(Bil),19,IIF(TYPE('Dc')='N',2,0)))

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 523 IF TYPE('Dc')='N' K2 = LEFT(K2,LEN(K2)-3) ENDIF Store "" to Bl1,Bl2 B = Len(K2) For A = 1 to Len(K2) Bl1 = Bl1 + SubStr(K2,B,1) If Mod(A,3) = 0 .And. A <> Len(K2) Bl1 = Bl1 + "." Endif B = Len(K2) - A Next For A = Len(Bl1) to 1 step -1 Bl2 = Bl2 + SubStr(Bl1,A,1) Next BlRet = IIF(Left(K1,1)='-','('+Bl2+IIF(TYPE('Dc')='N',De,''); +')',Bl2+IIF(TYPE('Dc')='N',De,'')) Return BlRet

4. 5. 6.

Rekamlah program diatas pada folder SIM dengan nama Fungsi dan tutup window fungsi tersebut Bukalah program Path Pada bagian akhir program Path anda ketik perintah untuk mengaktifkan program fungsi pada saat anda memulai membuat program, dan perintah tersebut adalah: SET PROC TO FUNGSI

7. 8.

Rekamlah dan tutup program PATH yang telah ditambahi dengan perintah diatas Untuk melanjutkan pekerjaan, anda ketik kembali pada Com-mand window perintah berikut ini: DO PATH

Jika pada saat pembuatan proram-program sebelumnya anda membuat sebuah fungsi atau prosedur pada form yang bersangkutan, maka untuk sistem informasi keuangan anda dikenalkan pada sebuah hal baru yaitu membuat fungsi pada sebuah program, keuntungannya adalah fungsi tersebut dapat dipakai untuk banyak program tidak hanya untuk form tetapi juga berlaku pada pembuatan report.

Program Pencatatan Daftar Nama Akun Gambar 20.114 Form designer dan tampilan form No_Akun

Perhatikan gambar form diatas, form tersebut memuat nomor dan nama perkiraan akuntansi. Form tersebut dibuat agak lain dari form-form sebelumnya, dalam menambah, menghapus, dan menampilkan data.

524 BAGIAN V Modul teknis Table yang digunakan untuk program ini hanya satu table, yang nama tablenya adalah Daf_Akun. Sekarang anda buat table Daf_akun dengan nama-nama field yang harus dimasukkan adalah sebagai berikut: Nama Field

Type

             

Numeric Character Character Date Character Numeric Numeric Numeric Numeric Character Character Character Character Numeric

No Id_ Kode_ Tgl_ Nama S_awal Debit Kredit S_ahir Pos Level_ Anak Jn_Akun Mon

Width 4 4 5 8 50 12.2 12.2 12.2 12.2 1 1 1 1 2

Index Ascending Ascending

Selanjutnya anda buat tampilan Form seperti pada gambar 20.114 kiri diatas, pada form tersebut ada objek-objek yang tersembunyi dibawah Grid1 Objek-objek tersebut menjadi satu kesatuan dalam sebuah container, objek tersebut adalah seperti terlihat pada gambar dibawah: Gambar 20.115 Objek Ct_

Anda buat Tampilan seperti pada gambar diatas, tampilan diatas adalah sebuah Container dan objek-objek didalamnya merupakan bagian dari container tersebut. Langkah-langkah untuk membuat tapilan diatas adalah sebagai berikut: 1. 2. 3.

Sediakan sebuah Container dengan Height: 278, Name: Ct_, Width: 305 Setelah container tersebut siap anda masukan objek-objek diatas, cara memasukkan objek kedalam sebuah container telah diterangkan pada bahasan diatas. Dan ControlSource untuk textbox-textbox yang ada pada container Ct_ tersebut adalah sebagai berikut: ● Text1 - ControlSource: Daf_Akun.Kode_ ● Text2 - ControlSource: Daf_akun.Nama ● Text3 - ControlSource: Daf_Akun.S_Awal

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 525 4.

Setelah objek-objek yang ada pada container tersebut dimasukkan semuanya selanjutnya anda tempatkan container Ct_ tersebut pada posisi Left: 320,Top: 41 dan tempatkan Ct_ dibawah Grid1 dengan memilih menu Format dan submenu Send to Back.

Mengisi Program -

Form1.Load Sele Daf_akun Set filt to Level_ <= '3' Go top Thisform.refresh

-

Combo1.Init This.Additem('Satu') This.Additem('Dua') This.Additem('Tiga') This.Additem('Empat') This.Additem('Lima') This.Listindex=3

-

Combo1.InterActiveChange Sele Daf_Akun Li_ = This.Listindex Do Case Case Li_ = 1 Set Filt To Level_ = '1' Thisform.Ct_.Label1.Caption Case Li_ = 2 Set Filt To Level_ <= '2' Thisform.Ct_.Label1.Caption Case Li_ = 3 Set Filt To Level_ <= '3' Thisform.Ct_.Label1.Caption Case Li_ = 4 Set Filt To Level_ <= '4' Thisform.Ct_.Label1.Caption Otherwise Set Filt To Level_ <= '5' Thisform.Ct_.Label1.Caption Endcase Go Top Thisform.Grid1.Refresh

-

= "Edit Data Akun Level_ "+This.Value = "Edit Data Akun Level_ "+This.Value = "Edit Data Akun Level_ "+This.Value = "Edit Data Akun Level_ "+This.Value = "Edit Data Akun Level_ "+This.Value

Command3.Click (Edit) IF This.Caption = '\<Edit' This.Caption = '\
-

Command1.Click (Tambah) Public Li_ Li_ = Allt(Str(Thisform.Combo1.Listindex))

526 BAGIAN V Modul teknis Sele Daf_Akun Set Filt To Calc Max(Id_) To K Calc Cnt(No) To N If N=0 X = '0001' Endif K = Val(K) + 1 X = Len(Allt(Str(K))) X =(Iif(X=1,'000',Iif(X=2,'00','0'))+Allt(Str(K))) Go Bott Append Blank Repl Id_ With X, Level_ With Li_, Tgl_ With Date() Xrec = Recno() Sele Daf_Akun Set Filt to Level_<= Allt(Str(Thisform.Combo1.Listindex)) Go Xrec Thisform.Ct_.Text1.Setfocus Thisform.Refresh Rele Li_

-

Ct_.Text1.Refresh Sele Daf_akun Lv_ = Allt(Str(ThisForm.Combo1.listindex)) This.Enabled = (Level_=Lv_) Do case Case Lv_ = '1' This.InputMask = 'x' Case Lv_ = '2' This.InputMask = 'xx' Case Lv_ = '3' This.InputMask = 'xxx' Case Lv_ = '4' This.InputMask = 'xxxx' Case Lv_ = '5' This.InputMask = 'xxxxx' Endcase

-

Ct_.Text1.GotFocus Public NLama NLama = This.value

-

Ct_.Text1.Valid Sele Daf_akun Rek = Recno() L_ = (ThisForm.Combo1.listindex) IF Len(Allt(This.value)) <> L_ MessageBox('Kode untuk nama Akun : '+ ; Daf_akun.Nama+ Chr(13)+ 'Memiliki Level_ : '+; Ltri(Str(L_))+Chr(13)+ Chr(13)+ ; 'Jika anda ingin menambah Akun yang berLevel '+; Ltrim(Str(Len(allt(This.value))))+Chr(13)+; 'Maka anda harus berada pada Level tersebut',16,'Kode') This.value = NLama ELSE Locate For Allt(Kode_) = Allt(This.Value) and Recno()<>Rek If Found() MessageBox('Kode_ Tersebut sudah ada dengan nama :; '+ Daf_akun.Nama,16,'Kode') Go rek This.value = NLama Endif ENDIF Go Rek Rele NLama

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 527 -

Ct_.Text2.Refresh Sele Daf_akun Lv_ = Allt(Str(ThisForm.Combo1.listindex)) This.Enabled = (Level_=Lv_)

-

Ct_.Text2.Valid Sele Daf_akun Set order to Kode_ Thisform.refresh

-

Ct_.CheckBox1.Refresh Sele Daf_Akun This.Value = iif(Anak = '1',1,0)

-

Ct_.CheckBox1.Refresh Sele Daf_Akun IF This.Value = 1 Repl Anak With '1' Else Repl Anak With '0' Endif Thisform.Refresh

-

Ct_.OptionGroup1.Refresh (Normal Pos) Sele Daf_akun This.value = iif(Pos_ = '1', 1,iif(Pos_ = '2',2,0))

-

Ct_.OptionGroup1.Click Sele Daf_Akun If This.Value = 1 Repl Pos_ With '1' Else Repl Pos_ With '2' Endif Thisform.Refresh

-

Ct_.OptionGroup2.Refresh (Jenis Akun) Sele Daf_akun This.value = iif(Jn_Akun = '1', 1,iif(Jn_Akun = '2',2,0))

-

Ct_.OptionGroup2.Click Sele Daf_Akun If This.Value = 1 Repl Jn_Akun With '1' Else Repl Jn_Akun With '2' Endif Thisform.Refresh

-

Grid1.Refresh L_ = 'Daf_akun.Level_' This.Recordsource='Daf_akun' This.Column1.controlsource='Daf_akun.Kode_' This.Column2.ControlSource = 'IIF(&L_="1",Space(0),; IIF(&L_="2",Space(3),IIF(&L_="3",Space(6),IIF(&L_="4",; Space(9),Space(12)))))+ Daf_Akun.nama' This.Column3.controlsource='Daf_akun.s_awal' This.Column4.controlsource='Daf_akun.S_ahir' Thisform.Refresh

-

Grid1.Column1.Text1.GotFocus Thisform.Refresh

528 BAGIAN V Modul teknis Masukkan pula perintah diatas pada Text1.GotFocus pada seluruh Column -

Command2.Click (Hapus) Sele Daf_Akun If MessageBox('Anda Akan Menghapus No Akun :' + Kode_,; 36,'Hapus') = 6 Delete Skip-1 If Bof() Go top Endif Endif Thisform.Refresh

-

Command2.Refresh Lv_ = Allt(Str(Thisform.Combo1.Listindex)) Sele Daf_Akun This.Enabled = (Level_= Lv_)

Program Jurnal Gambar 20.116 Form designer dan tampilan form Jurnal_

Jurnal adalah catatan harian seluruh transaksi keuangan yang terjadi di dalam sebuah perusahaan. Jurnal tersebut dibagi kedalam lima kelompok diantaranya adalah Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas, Jurnal Penjualan, Pembelian dan Jurnal Umum.

Membuat Table Table-table yang digunakan pada program Jurnal ini adalah sebagai berikut: Jurnal, dJurnal, Ledger, Daf_Akun, Fak_Jual, Fak_Beli dan Kunci Table-table yang harus anda buat adalah Jurnal, dJurnal dan Ledger. Adapun nama-nama field untuk table-table tersebut adalah tertera pada daftar dibawah ini. Table Jurnal Nama field

Type

       

Numeric Character Character Character Character Date Numeric Numeric

No Jr_Kode No_Doc Fak_kode Nama_ Tanggal Debit Kredit

Width 4 10 8 6 30 8 12,2 12,2

Index Ascending Ascending Ascending

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 529  Ket_  Tipe_  Verify_By

Character Character Character

100 1 20

Table dJurnal Nama field

Type

         

Character Character Character Date Numeric Numeric Character Character Character Character

Jr_Kode Kode_ Nama Tgl_ Debit Kredit Ket_ Tipe_ Pos_ Id_

Width 10 5 30 8 12,2 12,2 100 1 1 4

Index Ascending Ascending

Ascending

Table Ledger Nama field

Type

         

Character Character Character Character Character Date Numeric Numeric Numeric Character

Jr_Kode No_Doc Kode_ Lawan_ Nama Tgl_ Debit Kredit Saldo Ket_

Width 10 8 5 5 30 8 12,2 12,2 12,2 50

Index Ascending Ascending Ascending

Membuat Form Anda buat sebuah form kemudian masukkan table-table yang telah dijelaskan diatas dan anda masukkan pula objek-objek yang ada didalam form tersebut seperti pada gambar diatas. Setelah seluruh objek anda masukkan kedalam form Jurnal_ selanjutnya anda masukkan properties untuk setiap objek sesuai dengan daftar properties dibawah ini. Tabel 20.51 Daftar properties untuk setiap objek diatas Nama Objek

Properties

Text2 Text3 Text4 Edit1 List1

ControlSource: Jurnal.Jr_Kode ControlSource: Jurnal.Tgl_ ControlSource: Jurnal.No_Doc, InputMask: xxxxxxxx ControlSource: Jurnal_Ket ColumnCount: 3, ColumnWidth: 70,90, 80 RowSource: Jurnal.No_Doc, Jr_kode, Tgl_ ControlSource: Jurnal.Debit ControlSource: Jurnal.Kredit ControlSource: Jurnal.Verify_By

Text5 Text6 Text7

Mengisi Program -

Form1.Load Public Nil_, Th_ Th_ = Year(Date()) Sele Jurnal Set Filt to Year(tgl_) = Th_ and tipe_ = '1'

530 BAGIAN V Modul teknis Go top Sele dJurnal Set Filter to Jr_kode = Jurnal.Jr_kode Go top Thisform.Refresh

-

Combo1.Init This.Additem('JURNAL PENERIMAAN KAS / BANK') This.Additem('JURNAL PENGELUARAN KAS / BANK') This.Additem('JURNAL PENJUALAN') This.Additem('JURNAL PEMBELIAN') This.Additem('JURNAL UMUM / MEMO') This.Value = This.List(1)

-

Combo1.InteractiveChange Li_ = This.Listindex Sele Jurnal Do Case Case Li_ = 1 Set Filt to year(Tgl_) = Th_ and tipe_ = Case Li_ = 2 Set Filt to year(Tgl_) = Th_ and tipe_ = Case Li_ = 3 Set Filt to year(Tgl_) = Th_ and tipe_ = Case Li_ = 4 Set Filt to year(Tgl_) = Th_ and tipe_ = Case Li_ = 5 Set Filt to year(Tgl_) = Th_ and tipe_ = EndCase Go Bott ThisForm.List1.Requery Thisform.List1.Listindex = Thisform.List1.Listcount ThisForm.List1.InteractiveChange

-

'1' '2' '3' '4' '5'

Text1.Init This.Value = Year(Date())

-

Text1.GotFocus Nil_ = This.value

-

Text1.Valid If This.Value <> Nil_ If This.Value > 2100 Or This.Value < 1900 Messagebox('Batas Tahun Adalah Antara ; 1900-2100',16,'Batas') This.Value = Nil_ Else Th_ = This.Value Thisform.Combo1.Interactivechange Endif Endif

-

Grid1.Init Thisform.LockScreen =.T. This.RecordSource = 'dJurnal' This.Column1.ControlSource = 'dJurnal.Kode_' This.Column2.ControlSource = 'IIF(dJurnal.Pos_ = "K",; " ","")+DJurnal.nama' This.Column3.ControlSource = 'dJurnal.Pos_' This.Column4.ControlSource = 'dJurnal.debit' This.Column5.ControlSource = 'dJurnal.Kredit' Thisform.LockScreen =.F. This.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 531 Sebelum melanjutkan pada pengisian program untuk objek-objek yang lainnya, anda buat terlebih dahulu dua buah Methode baru dengan nama Tambah1 dan Tambah2. Kemudian anda isi kedua metode baru tersebut dengan perintah-perintah sesuai dengan uraian dibawah ini. -

Form1.Tambah1 Sele Jurnal Th = Allt(Str(Th_)) Tg = Day(Date()) Bl = Month(Date()) Tgl = Allt(Str(Tg))+'/'+Allt(Str(Bl))+'/'+Th Tgl = Ctod(Tgl) Set Filt To Year(Tgl_) = Th_ Calc Max(Right(Jr_Kode,4)), Cnt(No) to K, N If N=0 x = 'Jr'+Th+'0001' Endif K = Val(K) + 1 x = Len(Allt(Str(K))) x="Jr"+Th+(iif(x=1,'000',iif(x=2,'00','0'))+Allt(Str(K))) Go Bott Append Blank Repl Jr_Kode With X, Tipe_ With Li_, Tgl_ With Tgl, No_Doc With Doc_ Xrec = Recno() Sele Jurnal Go Xrec Sele Djurnal Go Bott I=0 For I=1 To 2 Append Blank Repl Jr_Kode With x, Pos_ With Iif(I=1,"D","K"),Tgl_ With Tgl Next Go Top

-

Form1.Tambah2 Sele dJurnal Go Bott Append Blank Repl Jr_kode With Jurnal.Jr_Kode,Tgl_ with Jurnal.Tgl_ Thisform.Refresh

-

Command1.Click (Tambah) Public Li_, Doc_ Li_ = Allt(Str(Thisform.Combo1.Listindex)) Sele Jurnal Calc Max(Right(No_Doc,5)) to K K = Val(K)+1 L = Len(Allt(Str(K))) L_ = iif(L=1,'0000',iif(L=2,'000',iif(L=3,'00','0'))) Do Case Case Li_ = '1' Doc_ = 'JKK' Case Li_ = '2' Doc_ = 'JTK' Case Li_ = '3' Doc_ = 'JPJ' Case Li_ = '4' Doc_ = 'JPB' OtherWise Doc_ = 'JRN' Endcase Doc_ = Allt(Doc_) + L_ + Allt(Str(K)) Thisform.Tambah1 Thisform.Text4.SetFocus Thisform.Combo1.InteractiveChange Rele Li_, Doc_

532 BAGIAN V Modul teknis -

Text4.Refresh This.ReadOnly = !Empty(Jurnal.Verify_By)

-

Text4.Valid Thisform.List1.Requery

-

List1.InteractiveChange Sele dJurnal Set Filt To Jr_kode = Jurnal.Jr_kode Go top Thisform.refresh

-

Grid1.Refresh This.ReadOnly = !Empty(Jurnal.Verify_By) This.Column4.DynamicForeColor = "IIF(dJurnal.Pos_ ='D',; RGB(0,0,0),RGB(255,255,255))" This.Column5.DynamicForeColor = "IIF(!dJurnal.pos_ ='D',; RGB(0,0,0),RGB(255,255,255))"

-

Grid1.RightClick Sele Jurnal IF Empty(Verify_By) y = 0 DEFINE POPUP Tam FROM MROW(),MCOL(); SHORTCUT IN WINDOW Form1 DEFINE BAR 1 OF Tam PROMP '\ 0 IF y = 1 Thisform.Tambah2 ELSE Sele dJurnal Delete Skip-1 If Bof() Go Top Endif ENDIF ENDIF ENDIF This.Refresh

-

Grid1.Column1.Text1.RightClick This.Parent.Parent.RighClick

Perintah diatas menyatakan, kerjakan perintah yang terdapat pada Grid1.RightClick. Tulis juga perintah diatas pada setiap Text1.RightClick pada seluruh Column di Grid1 ini. Selanjutnya adalah mengisi perintah pada setiap objek yang ada pada Grid1. Pada program-program sebelumnya untuk me-nampilkan data-data yang selanjutnya diisikan pada grid, selalu menggunakan Combo maka pada program ini anda akan dike-nalkan dengan sistem baru dalam pengisian data, yaitu data yang akan ditampilkan ditampung terlebih dahulu pada sebuah form kemudian form tersebut dipanggil pada sebuah column dalam grid, itu pun jika pengetikan kode yang anda lakukan pada column tersebut tidak dapat dicari oleh program, jika pengetikan kode anda dapat ditemukan oleh program maka data akan langsung terisi sesuai dengan kode yang anda ketik.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 533

Membuat form PlhList Untuk itu, sebelum anda membuat program tersebut anda harus membuat form untuk menampung data nomor perkiraan/Akun (Daf_ Akun) terlebih dahulu, form tersebut bernama PlhList dan tampilan form tersebut tampak seperti pada gambar dibawah. Gambar 20.117 Tampilan dan designer form PlhList

Perhatikan gambar diatas, anda buat tampilan seperti pada gambar di atas dengan ketentuan sebagai berikut: 1.

Buatlah form baru dengan ketentuan properties sebagai berikut:    

2. 3. 4.

Caption: Pilih No Akun Height: 320 Left: 0 Name: PilihList

   

ShowWindow: 1 Top: 70 Width: 300 WindowType: Modal

Setelah sebuah form kosong telah siap, selanjutnya anda masukkan tiga buah objek kedalamnya, yaitu: List1 dan dua buah Tombol Properties untuk List1 adalah; ColumnCount: 2; ColumnWidth 50, 200; Height: 293; RowSource: Daf_akun.Kode_,nama; RowSourceType: 6-Field; Top 0 dan Width 299 Jika telah selesai anda isi program setiap objek sesuai dengan perintah-perintah dibawah ini: 

Command1.Click (Pilih) Dap = .T. Thisform.Release



Command2.Click Dap = .F. Thisform.Release



List1.DoubleClick This.Parent.Command1.Click



List1.KeyPress IF nKeyCode = 27 Thisform.Command2.Click ENDIF

5.

Setelah selesai rekamlah form tersebut dengan nama PlhList.

534 BAGIAN V Modul teknis Kembali lagi pada form Jurnal_, seperti telah dikemukakan pada sebelumnya bahwa form PlhList akan dipanggil pada Grid1.Column1 dan perintah tersebut adalah tertera pada Grid1. Column1.Text1.Valid dibawah ini -

Grid1.Column1.Text1.GotFocus Nil_ = This.Value

-

Grid1.Column1.Text1.Valid SELE Daf_akun Set Filt to Anak = '1' IF This.Value <> Nil_ AccId = dJurnal.id_ Nm_ = dJurnal.nama This.Parent.Parent.Column2.ControlSource =; 'IIF(dJurnal.Pos_ = "K"," ","")+dJurnal.nama' IF !EMPTY(This.Value) IF SEEK(This.Value,'Daf_akun','Kode_') AccId = Daf_akun.id_ Nm_ = Daf_akun.nama ELSE SELE Daf_akun Set Filt to Anak = '1' SET ORDER TO Kode_ GO TOP Dap = .F. Thisform.LockScreen = .T. DO FORM PlhList SELE Daf_akun IF Dap AccId = Daf_akun.id_ This.Value = Daf_akun.kode_ Nm_ = Daf_akun.nama ELSE This.Value = Nil_ ENDIF SET ORDER TO id_ IN Daf_akun ENDIF ELSE AccId = '' This.Value = '' Repl dJurnal.nama with '' ENDIF SELE dJurnal IF AccId <> Id_ REPL id_ WITH AccId Repl Nama With Nm_ ENDIF This.Parent.Parent.Column2.ControlSource =; 'IIF(dJurnal.Pos_ = "K"," ","")+ dJurnal.nama' This.Parent.Parent.Refresh Thisform.LockScreen = .F. SELE Jurnal ENDIF

-

Grid1.Column3.Text1.GotFocus Nil_ = This.Value

-

Grid1.Column3.Text1.Valid IF This.Value <> Nil_ IF !This.Value $ "DK" ?? CHR(7) WAIT WIND "Isilah Kolom ini dengan (D)ebit ; atau (K)redit !" This.Value = Nil_

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 535 ELSE IF Nil_ = 'D' And This.Value = 'K' REPL dJurnal.Kredit WITH ; djurnal.Debit,dJurnal.Debit WITH 0 ELSE REPL dJurnal.Debit WITH ; dJurnal.Kredit,dJurnal.Kredit WITH 0 ENDIF GO TOP SELE Jurnal ThisForm.List1.InteractiveChange ENDIF ENDIF

-

Grid1.Column4.GotFocus Nil_ = This.Value IF !dJurnal.Pos_ = 'D' IF LASTKEY() = 13 OR LASTKEY() = 6 KEYB[{Enter}] ELSE KEYB[{BackTab}] ENDIF ENDIF

-

Grid1.Column4.Valid IF Nil_ <> This.Value IF dJurnal.Pos_ = 'K' This.Value = Nil_ ENDIF ENDIF

-

Grid1.Column5.GotFocus Nil_ = This.Value IF !dJurnal.Pos_ = 'K' IF LASTKEY() = 13 OR LASTKEY() = 6 KEYB[{Enter}] ELSE KEYB[{BackTab}] ENDIF ENDIF

-

Grid1.Column5.Valid IF Nil_ <> This.Value IF dJurnal.Pos_ = 'D' This.Value = Nil_ ENDIF ENDIF

-

Text5.Refresh Sele dJurnal Calculate Sum(Debit),Sum(Kredit) to db, kr Go Top This.value = db ThisForm.Text6.Value = kr

-

Check1.Refresh Sele Jurnal If !Empty(Verify_By) This.value=1 Else This.value=0 Endif

536 BAGIAN V Modul teknis -

Setiap Jurnal yang telah disetujui secara otomatis akan dimasukan pada Buku Besar (Ledger) dan perintahnya tertera pada perintah yang terdapat pada Check1.Click disamping

Check1.Click (Disetujui oleh:) Sele Jurnal OK = .F. Do form Verifikasi If OK = .T. IF !Empty(Allt(Jurnal.Verify_by)) IF Allt(Jurnal.Verify_by) <> Allt(Kunci.Nama) This.Value = 1 Return 0 ENDIF ENDIF IF This.value = 1 Sele dJurnal Go top Do Case Case Pos_ = 'D' Locate For Pos_ = 'K' If found() kk_ = Kode_ kd_ = Kode_ Endif Case Pos_ = 'K' Locate For Pos_ = 'D' If found() kk_ = Kode_ kd_ = Kode_ Endif EndCase Go top Scan Sele Daf_akun Locate For id_ = dJurnal.Id_ Repl Debit With (Debit) + dJurnal.Debit Repl Kredit With (Kredit) + dJurnal.Kredit Sele Ledger Go Bottom Append Blank Repl jr_kode with dJurnal.Jr_kode Repl kode_ with dJurnal.kode_ Repl nama with dJurnal.nama Repl Debit with dJurnal.Debit Repl Kredit with dJurnal.Kredit Repl tgl_ with Jurnal.tgl_ Repl No_Doc with Jurnal.no_Doc Repl ket_ with Jurnal.ket_ If dJurnal.pos_ = 'D' kd_ = Kode_ Repl Lawan_ with Kk_ Else kk_ = Kode_ Repl Lawan_ with Kd_ Endif Endscan Thisform.text7.value = Allt(Kunci.Nama) Else Sele dJurnal Go top Scan Sele Daf_akun Locate For id_ = dJurnal.Id_ Repl Debit With Debit - dJurnal.Debit Repl Kredit With Kredit - dJurnal.Kredit Sele Ledger Locate For jr_kode = dJurnal.Jr_kode If Found() Delete Endif

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 537 Endscan Thisform.text7.value = '' EndIf Endif Thisform.Refresh

-

Command3.Click (Hapus) Sele Jurnal Kode = Allt(Jurnal.Jr_kode) If MessageBox('Anda Akan Menghapus Jurnal Ini',36,; 'Hapus Jurnal')=6 Sele dJurnal Delete All For Allt(Jr_kode) = Kode Sele Jurnal Delete skip-1 If Bof() Go Top Endif Endif Thisform.List1.Requery Thisform.Refresh

-

Command3.Refresh This.Enabled = Empty(Jurnal.Verify_By)

-

Command4.Click Sele Jurnal Jur_ = ThisForm.Combo1.Value Periode_ = 'Tgl. '+DMY(Tgl_)+' Doc. '+No_Doc Sele dJurnal Go top _Screen.show Report Form Jurnal Preview Noconsole _Screen.Hide Acti Wind Form1

-

Command5.Click Thisform.Release

Membuat Report Gambar 20.118 Report designer dan tampilan report Jurnal

Buatlah tampilan report designer seperti pada gambar diatas dengan ketentuan sebagai berikut. 1.

Field yang ada pada Header band, merupakan variable yang telah diinisilisasi pada Form Command4.Click

538 BAGIAN V Modul teknis 2. 3. 4. 5.

Field-Field yang terdapat pada Detail band diisi dengan field dari table dJurnal Field-field yang terdapat pada Footer band, diisi dengan field dari table Jurnal Dan untuk tampilan lainnya selain dari field anda sesuaikan saja dengan gambar diatas. Rekamlah report designer tersebut dengan nama Jurnal, dan tampilan report tersebut adalah sebagai berikut

Program Buku Besar Gambar 20.119 Form designer dan tampilan form Buku_Besar

Untuk setiap penulisan Daf_Akun.Kode,Nama pada properties Row Source untuk Combo atau ListBox berarti Combo tersebut harus dibuat dua kolom

Buku besar adalah catatan keseluruhan dari jurnal secara rinci per nomor Akun dan pada form diatas lebih diperinci lagi dengan per bulan. Table yang digunakan pada form designer buku_besar adalah table Daf_Akun dan table Ledger. Perhatikan gambar diatas. Anda buat tampilan form designer untuk buku_besar.scx seperti pada gambar diatas dengan rincian sebagai berikut: 1. 2. 3.

Setelah membuat tampilan form designer seperti pada gambar di atas anda masukkan table-table yang digunakan pada form tersebut Anda masukkan properties yang berhubungan dengan data untuk objek Combo1, yaitu: ColumnCount: 2, ColumnWidth: 50,100, RowSource: Daf_Akun.Kode_,Nama, RowSourceType: 6-Field Properties untuk objek-objek yang lainnya dapat anda sesuaikan dengan gambar diatas, karena tidak berhubungan dengan data

Mengisi Program -

Form1.Load Public Bl_, Th_, Nil_ Bl_ = Month(Date()) Th_ = Year(date()) Sele Daf_akun Set filt to anak = '1' Go top

-

Form1.Unload Release Bl_, Th_, Nil_

-

Form1.Activate Thisform.Combo1.InteractiveChange

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 539 -

Combo1.Init This.Listindex = 1

-

Combo1.InteractiveChange Sele Daf_Akun Thisform.Text3.Value = Nama Sele Ledger Set Filt To Allt(Kode_) = Allt(Daf_Akun.Kode_) And ; Month(Tgl_) = Bl_ And Year(Tgl_) = Th_ Set Order To Tgl_ Go Top Val_ = 0 Scan Val_ = Val_ + (Debit-Kredit) Repl Saldo With Val_ Endscan Go Top Thisform.Refresh

-

Combo2.Init For i = 1 to 12 This.additem(Bulan_(i)) Next This.Listindex = month(date())

-

Combo2.InteractiveChange Bl_ = This.Listindex Thisform.Combo1.InteractiveChange

-

Text4.Init This.Value = Year(Date())

-

Text4.GotFocus Nil_ = This.value

-

Text4.Valid If This.value <> Nil_ If This.Value > 2100 or This.value < 1990 MessageBox('Batas Tahun adalah antara 1990-2100',16,'Batas') This.value = Nil_ Else Th_ = This.Value Thisform.Combo1.InteractiveChange Endif Endif

-

Grid1.Init Thisform.LockScreen =.T. This.RecordSource = 'Ledger' This.Column1.ControlSource ='Allt(Str(Day(Ledger.Tgl_))+; " "+Bulan_(Month(Ledger.Tgl_),3))' This.Column2.ControlSource = 'Ledger.no_doc' This.Column3.ControlSource = 'Ledger.Lawan_' This.Column4.ControlSource = 'Ledger.Ket_' This.Column5.ControlSource = 'Ledger.debit' This.Column6.ControlSource = 'Ledger.Kredit' This.Column7.ControlSource = 'Ledger.Saldo' This.Column5.DynamicForeColor = 'IIF(Ledger.Debit=0,RGB(255,255,255),RGB(0,0,0))' This.Column6.DynamicForeColor = 'IIF(Ledger.Kredit=0,RGB(255,255,255),RGB(0,0,0))' This.Column7.DynamicForeColor = 'IIF(Ledger.Saldo=0,RGB(255,255,255),RGB(0,0,0))' Thisform.LockScreen =.F. This.Refresh

540 BAGIAN V Modul teknis -

Text1.Refresh Sele Ledger Calc Sum(Debit),Sum(Kredit) to db, kr go top This.value = db ThisForm.Text2.Value = kr

-

Command1.Click (Cetak) Public Judul, Per, Akun, B T = Allt(Str(Th_)) B = Allt(Thisform.Combo2.Value) Judul = 'Buku Besar' Per = 'Per. '+ B+' '+T Akun = Allt(Thisform.Combo1.Value) +' '+; Allt(Thisform.Text3.Value) Sele 0 Create Cursor Lg(Tgl_ D, No_Doc C(10), Lawan_ C(5), ; Ket_ C(40), Debit N(16,2),Kredit N(16,2),Saldo N(16,2),; Tanggal C(10)) Sele Ledger Go Top Tg = '' Bl = '' Scan Scatter Memvar Sele Lg Append Blank Gather Memvar Tg = Allt(Str(Day(Tgl_)))+' ' Bl = Bulan_(Month(Tgl_),3) Repl Tanggal With (Tg + Bl) Endscan Sele Lg Go Top _Screen.Show Report Form B_Besar Preview Noconsole _Screen.Hide Sele Ledger Go Top Acti Wind Form1 Rele Judul, Per, Akun, B

Membuat Report Gambar 20.120 Report designer dan tampilan report B_Besar

Buatlah report designer B_Besar seperti pada tampilan gam-bar diatas dengan ketentuan sebagai berikut:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 541 1. 2. 3.

Field-field yang terdapat pada Header band merupakan variablevariable yang telah diinisilisasikan pada Command1 prosedur Click Field-field yang terdapat pada Detail band diisi dengan nama-nama filed dari Cursor Lg yang telah dibuat pada Command1 untuk field Debit, kredit dan saldo pada report expressionnya anda tambahkan Trs (=function yang telah dijelaskan diatas pada program Fungsi) sehingga penulisannya seperti ini: TRS(Lg.Debit,1)

Angka 1 setelah tanda koma adalah untuk menentukan agar bilangan tersebut diberi desimal. Misalkan yang angka asalnya 10000 maka akan berubah menjadi 10.000,00 4.

Anda tampilkan Summary band dan masukkan objek-objek seperti terlihat pada gambar diatas, kedua field yang terdapat pada Summary band yakni Debit dan Kredit diambil dari nama field pada Cursor Lg, pada kedua field tersebut anda isi Calculation dengan Sum.

Program Worksheet Gambar 20.121 Form designer dan tampilan form Worksheet

Worksheet merupakan program untuk menampilkan Debit, Kredit beserta jumlahnya dari setiap nomor perkiraan atau Akun. Data untuk worksheet diambil dari Ledger, dan table yang digunakan pada program ini adalah Ledger dan Daf_Akun. Sekarang anda buat tampilan form untuk worksheet seperti pada gambar 20.121 kiri, kemudian setelah anda selesai membuat tampilan seperti pada gambar diatas anda isi program setiap objek sesuai dengan uraian dibawah ini. -

Form1.Load Public Th_ Th_ = Year(date()) Sele Daf_akun Set filt to anak = '1' Go top Sele Ledger Set Filt to Year(Tgl_)=Th_ Go top Thisform.Refresh

-

Text3.Init This.Value = Year(Date())

542 BAGIAN V Modul teknis -

Text3.GotFocus Nil_ = This.value

-

Text3.Valid If This.Value <> Nil_ If This.Value > 2100 Or This.Value < 1900 Messagebox('Batas Tahun Adalah Antara 1900-2100'; ,16,'Batas') This.Value = Nil_ Else Th_ = This.Value Thisform.Grid1.Init Endif Endif

-

Grid1.Init Thisform.Lockscreen =.T. This.Recordsource = '' Sele 0 Create Cursor Lg(Kode_ C(5), Nama C(30), Level_ C(1), Debit N(12,2), Kredit N(12,2)) Sele Ledger Set Filt To Year(Tgl_)=Th_ Sele Daf_Akun Scan Sele Lg Go Bottom Append Blank Repl Kode_ With Daf_Akun.Kode_ Repl Nama With Daf_Akun.Nama Repl Level_ With Daf_Akun.Level_ Endscan Sele Lg Go Top Kd_ = Allt(Lg.Kode_) Db = 0 Kr = 0 Scan Kd_ = Allt(Lg.Kode_) Db = 0 Kr = 0 Sele Ledger Go Top Calc Sum(Debit),Sum(Kredit) For Allt(Kode_)=Kd_ to Db, Kr Sele Lg Repl Lg.Debit With Db, Lg.Kredit With Kr Endscan Sele Lg Go Top L_ = 'Lg.Level_' This.Recordsource = 'Lg' This.Column1.Controlsource = 'Lg.Kode_' This.Column2.Controlsource = 'IIF(&L_="5",Space(6),; IIF(&L_="4",Space(3),Space(0)))+Lg.Nama' This.Column3.Controlsource = 'Lg.Debit' This.Column4.Controlsource = 'Lg.Kredit' This.Column3.Dynamicforecolor = 'IIF(Lg.Debit = 0,; RGB(255,255,255),RGB(0,0,0))' This.Column4.Dynamicforecolor = 'IIF(Lg.Kredit = 0,; RGB(255,255,255),RGB(0,0,0))' Thisform.Lockscreen =.F. This.Refresh Thisform.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 543 -

Text1.Refresh Sele Lg Calc Sum(Debit),Sum(Kredit) to db, kr go top This.value = db ThisForm.Text2.Value = kr

-

Command1.Click Judul = "Worksheet" Per = Cmonth(Date())+' '+Allt(Str(Th_)) Sele Lg Go Top _Screen.Show Report Form Worksheet Preview Noconsole _Screen.Hide Acti Wind Form1

Membuat Report WorkSheet Gambar 20.122 Report designer dan penggalan report worksheet

Anda buat tampilan form Worksheet seperti pada gambar diatas. Field yang berada pada detail band diambil dari cursor Lg dan report expression untuk field kedua (nama akun) adalah: IIF(Lg.Level_="5",Space(6),IIF(Lg.Level_="4",Space(3),Space(0)))+Lg.Nama

Dan untuk field yang berada pada Summary band anda isi calculationnya dengan Sum

Program Neraca Gambar 20.123 Form designer dan tampilan form Neraca

544 BAGIAN V Modul teknis Data yang diambil untuk membuat sebuah neraca adalah dari data buku_besar, dan table yang digunakan pada form ini adalah Ledger dan Daf_Akun. Buatlah tampilan form designer seperti pada gambar 20.23 kiri, grid1 yang terdapat pada form diatas terdiri dari 4 kolom dan semua garisnya dihilangkan de-ngan cara mengisi properties GridLine dengan 0-None. Setelah pembuatan form selesai, anda lanjutkan pada pengisian program untuk setiap objek pada form tersebut, sesuai dengan uraian dibawah ini. -

Form1.Load Public Th_, Nil_, Li_ Th_ = Year(Date()) Li_ = 2

Buatlah Methode baru dengan nama Lengkapi pada form Neraca ini. -

Form1.Unload Rele Th_, Nil_, Li_ sele Lg_ use

-

Text3.Init This.Value = Year(Date())

-

Text3.GotFocus Nil_ = This.value

-

Text3.Valid If This.Value <> Nil_ If This.Value > 2100 Or This.Value < 1900 Messagebox('Batas Tahun Adalah Antara 1900-2100',; 16,'Batas') This.Value = Nil_ Else Th_ = This.Value Thisform.Grid1.Init Endif Endif

-

Grid1.Init Thisform.Lockscreen =.T. This.Recordsource = '' Create Cursor Lg_(Kode_ C(5), Nama C(50), Debit N(16,2),; Kredit N(16,2), S_Awal N(16,2), Anak C(1),Jn_Akun C(1),; Pos_ C(1),S_Ahir N(16,2), Level_ C(1), H1 N(16,2),; H2 N(16,2), H3 N(16,2)) Sele Ledger Set Filt To Year(Tgl_) = Th_ Sele Daf_Akun Set Filt To Jn_Akun = '1' Go Top Dbt_ = 0 Krt_ = 0 S_ = 0 Scan Sele Ledger Calc Sum(Debit), Sum(Kredit) For (Allt(Kode_) = ; Allt(Daf_Akun.Kode_)) To Dbt_, Krt_ S_ = (Dbt_ - Krt_) Sele Lg_ Appen Blank

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 545 Repl Kode_ With Daf_Akun.Kode_ Repl Nama With Daf_Akun.Nama Repl S_Awal With Daf_Akun.S_Awal Repl Level_ With Daf_Akun.Level_ Repl Anak With Daf_Akun.Anak Repl Pos_ With Daf_Akun.Pos_ Repl Jn_Akun With Daf_Akun.Jn_Akun Repl S_Ahir With S_ Repl Debit With Dbt_ Repl Kredit With Krt_ Dbt_ = 0 Krt_ = 0 S_ = 0 Endscan Sele Lg_ Go Top Scan For Anak = '1' Do Case Case Level_ >= '4' Repl H3 With S_Ahir Case Level_ >= '2' Repl H2 With S_Ahir Case Level_ = '1' Repl H1 With S_Ahir Endcase Endscan Go Top Thisform.Lengkapi L_ = 'Lg_.Level_' This.Recordsource = 'Lg_' This.Column1.Controlsource = 'IIF(&L_="5",Space(9),; IIF(&L_="4",Space(6),IIF(&L_="3",Space(3),; Space(0))))+Lg_.Nama' This.Column2.Controlsource = 'Trs(Lg_.H3,1)+IIF(&L_="5",; Space(5),Space(0))' This.Column3.Controlsource = 'Trs(Lg_.H2,1)+IIF(&L_="3",; Space(7),Space(0))' This.Column4.Controlsource = 'Trs(Lg_.H1,1)' For I=1 To 4 This.Columns(I).Dynamicfontsize = 'IIF(&L_ = "5",7,; IIF(&L_ = "4",8,IIF(&L_ = "3",9,IIF(&L_ = "2",; 10,11))))' This.Columns(I).Dynamicfontbold = '(&L_ = "1")' This.Columns(I).Dynamicbackcolor = 'IIF(&L_="1",; RGB(230,230,210),RGB(255,255,255))' Next This.Column2.Dynamicforecolor = 'IIF(Lg_.H3 = 0 And; Lg_.Level_ = "1",RGB(230,230,210),IIF(Lg_.H3 = 0 And; Lg_.Level_ <> "1",RGB(255,255,255),RGB(0,0,0)))' This.Column3.Dynamicforecolor = 'IIF(Lg_.H2 = 0 And; Lg_.Level_ = "1",RGB(230,230,210),IIF(Lg_.H2 = 0 And; Lg_.Level_ <> "1",RGB(255,255,255),RGB(0,0,0)))' This.Column4.Dynamicforecolor = 'IIF(Lg_.H1 = 0 And; Lg_.Level_ = "1",RGB(230,230,210),IIF(Lg_.H1 = 0 And; Lg_.Level_ <> "1",RGB(255,255,255),RGB(0,0,0)))' Thisform.Lockscreen =.F. Thisform.Refresh

-

Form1.Lengkapi Sele Lg_ Go Top Locate For Level_ = '5' A = Left(Allt(Kode_),4) An = 0 Ah = 0 Scan For Level_ = '5'

546 BAGIAN V Modul teknis An = H3 If Left(Allt(Kode_),4) = Allt(A) And Level_ = '5' Ah = Ah + An Else If Left(Allt(Kode_),4) <> Allt(A) And Level_='5' Rek = Recno() Locate For Allt(Kode_) = ; Allt(A) And Level_ = '4' Repl H3 With Ah Go Rek Ah = H3 Endif Endif A = Left(Allt(Kode_),4) Endscan Go Top Locate For Allt(Kode_) = Allt(A) If Found() Repl H3 With Ah Endif *_____Mengisi H2 U/ Level 3_____ Go Top Locate For Level_ = '4' A = Left(Allt(Kode_),3) An = 0 Ah = 0 Scan For Level_ = '4' An = H3 If Left(Allt(Kode_),3) = Allt(A) And Level_ = '4' Ah = Ah + An Else If Left(Allt(Kode_),3) <> Allt(A) And Level_ = '4' Rek = Recno() Locate For Allt(Kode_) = Allt(A) And Level_ = '3' Repl H2 With Ah Go Rek Ah = H3 Endif Endif A = Left(Allt(Kode_),3) Endscan Go Top Locate For Allt(Kode_) = Allt(A) If Found() Repl H2 With Ah Endif *_____Mengisi H2 U/ Level 2_____ Locate For Level_ = '3' A = Left(Allt(Kode_),2) An = 0 Ah = 0 Scan For Level_ = '3' An = H2 If Left(Allt(Kode_),2) = Allt(A) And Level_ = '3' Ah = Ah + An Else If Left(Allt(Kode_),2) <> Allt(A) And Level_ = '3' Rek = Recno() Locate For Allt(Kode_) = Allt(A) And Level_ = '2' Repl H2 With Ah Go Rek Ah = H2 Endif Endif A = Left(Allt(Kode_),2) Endscan Go Top

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 547 Locate For Allt(Kode_) = Allt(A) If Found() Repl H2 With Ah Endif *_____Mengisi H1 U/ Level 1_____ Locate For Level_ = '2' A = Left(Allt(Kode_),1) An = 0 Ah = 0 Scan For Level_ = '2' An = H2 If Left(Allt(Kode_),1) = Allt(A) And Level_ = '2' Ah = Ah + An Else If Left(Allt(Kode_),1) <> Allt(A) And Level_= '2' Rek = Recno() Locate For Allt(Kode_)=Allt(A) And Level_= '1' Repl H1 With Ah Go Rek Ah = H2 Endif Endif A = Left(Allt(Kode_),1) Endscan Go Top Locate For Allt(Kode_) = Allt(A) If Found() Repl H1 With Ah Endif Go Top

-

Command1.Click

Public Judul, Per, Tot1, Tot2, Kd, Nm, A, B, L, N1, N2 Judul = 'NERACA' Per = 'Per. '+ Allt(Str(Day(Date()))) + ' '+; Bulan_(Month(Date()))+' '+ Allt(Str(Th_)) Sele 0 Create Cursor Lg(Kode_ C(5),Nama C(50),Level_ C(1),; H3 N(16,2),H2 N(16,2), H1 N(16,2),Kod_ C(5),; Nam C(40), Lev_ C(1),H6 N(16,2),H5 N(16,2),; H4 N(16,2)) Create Cursor Lg2(Kode_ C(5),Nama C(50),Level_ C(1),; H3 N(16,2),H2 N(16,2),H1 N(16,2)) Sele Lg_ Set Filt To Left(Kode_,1)='0' Go Top Kd = '' Nm = '' A = '' B = Allt(Nama) L = Level_ N1 = 0 N2 = 0 Scan Scatter Memvar Sele Lg Append Blank Gather Memvar B = Allt(Lg.Nama) If 'Akumulasi' $ B A = Substr(B,21,50) Repl Lg.Nama With 'Ak. Peny. ' + Allt(A) Endif L = Lg.Level_ Do Case Case L = '1' Tot1 = 'Total '+Nama

548 BAGIAN V Modul teknis Case L = '2' Rek = Recno() If !Empty(Kd) And Kode_ <> Kd Skip -1 Append Blank Repl Nama With 'Total '+Nm ,; Level_ With '2',H2 With N1 Endif Go Rek Kd = Kode_ Nm = Nama N1 = H2 Delete Endcase Endscan Sele Lg Go Top Append Blank Repl Nama With 'Total '+Nm , Level_ With '2',; H2 With N1 **Mengisi Cursor Lg2** Sele Lg_ Set Filt To Left(Kode_,1)='1' Go Top Kd = '' Nm = '' L = Level_ N1 = 0 Scan Scatter Memvar Sele Lg2 Append Blank Gather Memvar L = Lg2.Level_ Do Case Case L = '1' Tot2 = 'Total '+Nama Case L = '2' Rek = Recno() If !Empty(Kd) And Kode_ <> Kd Skip -1 Append Blank Repl Nama With 'Total '+Nm ,; Level_ With '2',H2 With N1 Endif Go Rek Kd = Kode_ Nm = Nama N1 = H2 Delete Endcase Endscan Sele Lg2 Go Bott Append Blank Repl Nama With 'Total '+Nm , Level_ With '2',; H2 With N1 Sele Lg Go Top Sele Lg2 Go Top Scan Sele Lg Repl Kod_ With Lg2.Kode_,Nam With Lg2.Nama Repl H4 With Lg2.H1, H5 With Lg2.H2, H6 With Lg2.H3 Repl Lev_ With Lg2.Level_ If !Eof()

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 549 Skip Else Append Blank Endif Endscan Sele Lg_ set Filt to Go top Sele LG Go Top _Screen.Show Report Form Lrugi_Neraca Preview Noconsole _Screen.Hide Acti Wind Form1 Sele Lg Use Sele Lg2 Use Rele Judul, Per, Tot1, Tot2, Kd, Nm, A, B, L, N1, N2

Membuat Report LRugi_Neraca Gambar 20.124 Report Lrugi_neraca.frx

Buatlah tampilan report designer seperti pada gambar diatas dengan petunjuk sebagai berikut: 1.

2.

3.

Buatlah tampilan judul pada Header band, field yang ada pada header band, report expressionnya diisi dengan nama Variable Judul dan Per yang telah didefinisikan pada Form Neraca Command1. Click Selanjutnya anda masuk pada Detail band, field-field yang ada pada detail band 10 field yang tersimpan secara tumpuk untuk mendapatkan sebuah laporan Neraca yang baik. Seperti terlihat pada gambar 20.125 dibawah. Anda perhatikan gambar field-field yang berada pada detail band di bawah ini, jika field-field tersebut diuraikan.

Sebelum mamasukkan field-field yang ada pada detail band, terlebih dahulu anda buat sebuah garis vertical dengan ketentuan Top: 0.01, Left: 3.22, Height: 0.20, Width: 0.02. Selanjutnya anda masukkan dua buah kotak persegi panjang (Rectangle) dan beri warna warna gelap, dengan Luas Height: 0.13 dan Width: 2.53 tempatkan kotak yang pertama pada posisi: Top:

550 BAGIAN V Modul teknis 0.04, Left: 0.71 dan untuk kotak kedua pada posisi, Top: 0.04, Left 3.24, seperti terlihat pada gambar diatas. Isilah printwhen untuk kedua kotak tersebut untuk kotak pertama anda isi Printwhen dengan Lg.Level_ = '2' dan untuk kotak yang kedua (kotak yang berada sebelah kanan garis vertikal) dengan Lg.Lev_ = '2' Field-field yang berada pada header band diambil dari cursor Lg. Dan sekarang akan diterangkan isi dari report expression dan posisi field-field yang berada pada detail band tersebut, secara urut mulai dari kiri atas sampai ke kanan bawah: -

Field ke-1 dengan report Expression: IIF(Lg.Level_='5',Space(11)+Lg.Nama,Space(8)+Lg.Nama)

Isilah Print when dengan: Lg.level_ >= '4'

Font: Arial, Size:7 dengan Width: 167 -

Field ke-2 dengan Report expression IIF(Lg.Level_='3',Space(5)+Lg.Nama,space(2)+Lg.Nama)

Isilah Print when dengan: Lg.level_ = '3'

or Lg.level_ = '2'

Font: Arial, Size:8 dengan Width: 167 -

Field ke-3 dengan Report expression Lg.Nama

Isilah Print when dengan: Lg.level_ = '1'

Font: Arial, Size:10 Style: Bold dengan Width: 167 Setelah ketiga field tersebut anda buat tempatkan ketiga field tersebut pada posisi Left: 0.68 dan Bottom: 0.19

-

Field ke-4 (H3) Report expression diisi dengan: Lg.H3 Format: @( 999,999,999 dan PrintWhen diisi dengan: Lg.level_ >= '4' and Lg.H3 <> 0

Posisikan field tersebut pada Left: 2.08, Bottom: 0.19 dan Width: 0.90. Gunakan Font: Arial dengan Size: 7

-

Field ke-5 (H2) Report expression diisi dengan: Lg.H2 Format: @( 999,999,999 dan PrintWhen diisi dengan: (Lg.level_ = '3' or Lg.Level_ = '2') and Lg.H2 <> 0

Posisikan field tersebut pada Left: 2.08, Bottom: 0.19 dan Width: 1.10. Gunakan Font: Arial dengan Size: 9 Untuk field-field yang berada pada sebelah kanan garis vertikal anda hanya tinggal mengcopy field-field yang telah anda buat barusan dan anda ganti teks-teks yang berada pada report expression dan printwhen setiap field sesuai dengan dibawah ini: -

-

Level_ dengan Lev_ Nama dengan Nam H2 dengan H5 H3 dengan H6

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 551 4.

5.

Selanjutnya anda masukkan field-field yang berada pada Summary band seseuai dengan gambar diatas, untuk field H1 dan H4 diambil dari cursor Lg. Pada field H1 dan H4 anda isi Calculate dengan SUM. Dan untuk objek-objek lainnya anda dapat melihat dan menyesuaikannya dengan gambar.

Report designer Lrugi_neraca pada nantinya tidak hanya digunakan pada program Neraca saja tetapi digunakan juga pada program Laba rugi sehingga anda tidak perlu lagi membuat report designer baru untuk menampilkan data Laba rugi. Gambar 20.125 Contoh Neraca dan Laba rugi

Program Laba Rugi Gambar 20.126 Tampilan form & form designer Laba_Rugi.scx

Program Laba_Rugi seperti terlihat pada gambar diatas akan memuat jumlah pendapatan dan jumlah biaya-biaya yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan. Data master untuk Laba rugi diambil dari buku besar (Ledger).

552 BAGIAN V Modul teknis

Membuat Form Laba_rugi.scx Tampilan form designer Laba_rugi memang tidak jauh berbeda dengan form designer Neraca karena form Laba_rugi merupakan duplikat dari form Neraca. Untuk itu anda buat form designer Laba_rugi dengan cara memduplikat dari form designer Neraca, kemudian anda modifikasi form tersebut sesuai dengan gambar diatas.

Mengisi Program Selanjutnya anda isi program pada setiap objek sesuai dengan perintah dibawah. Perintah pada setiap objek tidak perlu anda ganti seluruh perintahnya, tetapi hanya merubah perintah pada point-point tertentu. -

Grid1.Init Anda ganti sebagian perintah yang ada pada objek ini, tepatnya pada perintah dibawah ini. Pada program Neraca perintah tersebut dicetak tebal. Sele Daf_akun Set Filt to Jn_akun = '2' Go top

-

Command1.Click Anda ganti sebagian perintah yang ada pada objek ini, tepatnya pada perintah dibawah ini. Pada program Neraca perintah tersebut dicetak tebal, pada perintah tersebut anda hanya mengganti angka 0 dengan 2 dan 1 dengan 3. **Mengisi Cursor Lg** Sele Lg_ Set Filt To Left(Kode_,1)='2' Go top

Dan pada Filter yang kedua yaitu: **Mengisi Cursor Lg2** Sele Lg_ Set Filt To Left(Kode_,1)='3' Go top

20.9 Pembuatan Program-Program Sistem Informasi SDM Program Inisialisasi Karyawan Gambar 20.127 Tampilan Form Input_karyawan

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 553 Program input_karyawan adalah sebuah program untuk memelihara data karyawan mulai dari menambah, menghapus dan mengisi data yang berhubungan dengan karyawan mulai dari biodata karyawan sampai menentukan jumlah dan rincian gaji karyawan tersebut.

Membuat Table Table yang diperlukan untuk inisialisasi karyawan adalah ada tiga table, yang terdiri dari table-table sebagai berikut ini: -

Daf_Pegawai dPegawai Kunci

Table yang harus anda buat adalah Daf_Pegawai dan dPegawai karena program kunci telah anda buat pada pemrograman sebelumnya. Tabel 20.52 Daftar nama-nama field untuk table Daf_Pegawai Nama field Peg_id No Nama Tem_lahir Tgl_lahir Tgl_masuk Tgl_keluar Nip Alamat Kota Telepon Jn_kelamin Agama

Type Character Numeric Character Character Date Date Date Character Character Character Character Character Character

width Index 3 Asc 3 40 Asc 20 8 8 8 10 40 15 20 1 1

Nama field Status Jm_anak P_formal P_nformal Jabatan Keterangan T_istri T_anak T_makan T_trans T_lembur G_pokok

Type Character Numeric Character Character Character Memo Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric

Tabel 20.53 Daftar nama field untuk table dPegawai Nama field

Type

Width

Index

Peg_id No Istri Anak Umur_anak Tgl_ Jn_kelamin

Character Numeric Character Character Numeric Date Character

3 3 20 20 2 8 1

Ascending

Membuat Form Buatlah form designer Input_karyawan seperti pada gambar diatas. dan berikut adalah daftar Controlsource dan Rowsource untuk objek-objek yang ada pada form input_karyawan.         

Text1 Text2 Text3 Text4 Text5 Text6 Text7 Text8 Edit1

ControlSource: Daf_Pegawai.nama ControlSource: Daf_Pegawai.Tem_lahir ControlSource: Daf_Pegawai.Tgl_Lahir ControlSource: Daf_Pegawai.Alamat ControlSource: Daf_Pegawai.Kota ControlSource: Daf_Pegawai.Telepon ControlSource: Daf_Pegawai.Agama ControlSource: Daf_Pegawai.Jm_Anak ControlSource: Daf_Pegawai.P_Formal

width 1 2 100 100 20 4 10, 2 10, 2 10, 2 10, 2 10, 2 10, 2

Index

554 BAGIAN V Modul teknis      

Edit2 Text9 Text10 Text11 Text12 List1

ControlSource: Daf_Pegawai.P_nFormal ControlSource: Daf_Pegawai.tgl_Masuk ControlSource: Daf_Pegawai.Tgl_Keluat ControlSource: Daf_Pegawai.Jabatan ControlSource: Daf_Pegawai.Nip RowSource : Daf_Pegawai.Nama

Mengisi Program -

Form1.Load Public Pas Sele Daf_Pegawai Set Order To Nama Thisform.Refresh

-

Command1.Click Sele Daf_Pegawai Y = '' Go Bottom If Bof() Appe Blan Y = '001' X = 1 Else Count To X Append Blank Z=Len(Allt(Str(X+1))) X=X+1 Y = IIF(Z=1,'00',IIF(Z=2,'0',Allt(Str(X))))+; Allt(Str(X)) Endif Repl Peg_Id With Y, No With X Sele Kunci Go Bott Append Blank Repl Peg_Id With Y Thisform.Text1.Setfocus Thisform.List1.Requery Thisform.List1.Listindex=Thisform.List1.Listcount Sele Daf_Pegawai Thisform.Refresh

-

Text1.Valid Sele Kunci Locate For Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id Replace Nama With This.Value Thisform.List1.Requery

-

List1.InteractiveChange Thisform.Refresh

-

OptionGroup1.Refresh (option untuk Jenis kelamin) This.value = iif(daf_pegawai.jn_kelamin <> '1', 2,1)

-

OptionGroup1.Click Select Daf_Pegawai If This.Value = 1 Repl Jn_Kelamin With '1' Else Repl Jn_Kelamin With '2' Endif Thisform.Refresh

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 555 -

OptionGroup2.Refresh (option untuk status) This.Value = IIF(Daf_Pegawai.Status <> '1',2,1)

-

OptionGroup2.Click Select Daf_Pegawai If This.Value = 1 Repl Status With '1' Else Repl Status With '2' Endif Thisform.Refresh

-

Combo1.Init (Agama) This.Additem('Islam') This.Additem('Katholik') This.Additem('Protestan') This.Additem('Hindu') This.Additem('Budha') This.Additem('Lain-Lain')

-

Combo1.InteractiveChange Thisform.Text7.Value = Allt(Str(This.Listindex)) Thisform.Refresh

-

Combo1.Refresh This.Listindex = Val(Daf_Pegawai.Agama)

-

Text8.Refresh This.Enabled = Daf_Pegawai.Status = '1'

-

Gaji.Click (tombol gaji) Do Form In_Gaji

-

Text11.Valid Sele Kunci Locate For Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id Replace Jabatan With This.Value

-

Command2.Click (Hapus) Sele Daf_Pegawai If Messagebox('Anda Benar-Benar Akan Menghapus'+Chr(13); +'Nama Pegawai : '+Allt(Nama),36,; 'Warning')=6 Delete Sele Kunci Locate For Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id Delete Sele Daf_Pegawai Skip-1 Endif Thisform.List1.Requery Thisform.Refresh

Selanjutnya anda buat sendiri report untuk menampilkan daftar karyawan yang diambil dari table daf_pegawai

Membuat form In_Gaji Form In_Gaji adalah sebuah form yang dipanggil pada form Input_ karyawan, form ini berfungsi untuk mengisi jumlah gaji dan tunjangan seorang karyawan.

Pada tombol Gaji memuat perintah untuk memanggil form In_gaji, dan untuk form tersebut akan dijelaskan setelah program ini.

556 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.128 Tampilan form dan form designer In_gaji.scx

Buatlah form designer seperti pada gambar kanan diatas, dengan ketentuan sebagai berikut: 1. 2.

Buatlah form dengan WindowType diisi dengan 1-Modal Masukkan objek-objek seperti terlihat pada gambar diatas dan anda isi Controlsource untuk setiap text yang ada pada form tersebut sesuai dengan daftar dibawah:       

Text1 Text2 Text3 Text4 Text5 Text6 Text7

Daf_Pegawai.Nama Daf_Pegawai.G_pokok Daf_Pegawai.t_makan Daf_Pegawai.t_trans Daf_Pegawai.t_istri Daf_Pegawai.t_anak Daf_Pegawai.t_lembur

Program Absensi Gambar 20.129 Tampilan form & form designer Absensi.scx

Absensi adalah sebuah program untuk mengisi kehadiran karyawan setiap hari kerja. Table yang digunakan pada rogram ini adalah table Daf_pegawai dan table Absen. Table daf_pegawai telah anda buat pada program sebelumnya, sekarang anda buat table Absen sesuai dengan gambar table designer Absen dibawah ini

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 557 Gambar 20.130 Table designer Absen.dbf

Setelah table tersebut selesai anda buat, selanjutnya adalah membuat Form designer Absensi sesuai dengan gambar diatas. dan properties yang digunakan untuk setiap objek pada form tersebut adalah sebagai berikut:       

List1 TxThn Text1 Text2 Text3 Text4 Text5

RowSource: Daf_Pegawai.Nama InputMask: xxxx ControlSource: Daf_Pegawai.Nama ControlSource: Daf_Pegawai.Kota ControlSource: Daf_Pegawai.Tgl_Masuk ControlSource: Daf_Pegawai.Jabatan ControlSource: Daf_Pegawai.NIP

Mengisi Program -

Form1.Load Public x, I, Z, Thn_ Thn_ = Allt(Str(Year(Date()))) Sele Daf_Pegawai Set Order to Nama Go Top

Selanjutnya anda buat sebuah methode baru dengan nama Abs_ dan isilah methode tersebut sesuai dengan perintah dibawah ini. -

Form1.Abs_ Public A Y = 0 DEFINE POPUP Tam FROM MROW(),MCOL() SHORTCUT DEFINE BAR 01 OF Tam PROMP '\ 0 DO CASE CASE Y = 1 A = 'H' CASE Y = 2 A = 'S' CASE Y = 3 A = 'I' CASE Y = 4 A = 'A' CASE Y = 5 A = 'C'

558 BAGIAN V Modul teknis CASE Y = 6 A = 'L' CASE Y = 7 A = ' ' ENDCASE ENDIF

-

Grid1.Init Thisform.Lockscreen =.T. Sele Daf_Pegawai Sele Absen Set Filt To Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id And Tahun = Thn_ Go Top This.Recordsource = 'Absen' This.Column1.Controlsource = 'Absen.Bulan' This.Column2.Controlsource = 'Allt(Substr(Absen.Absensi,1,1))' This.Column3.Controlsource = 'Allt(Substr(Absen.Absensi,2,1))' This.Column4.Controlsource = 'Allt(Substr(Absen.Absensi,3,1))' This.Column5.Controlsource = 'Allt(Substr(Absen.Absensi,4,1))' *Ikuti perintah disamping This.Column26.Controlsource = 'Allt(Substr(Absen.Absensi,25,1))' This.Column27.Controlsource = 'Allt(Substr(Absen.Absensi,26,1))' Thisform.Lockscreen =.F. This.Refresh

Anda lanjutkan perintah mengisi controlsource untuk Column6 sampai Column25, berdasar pada perintah mengisi controlsource untuk column1 sampai column5 juga column26 dan column27 -

Tgl_Bln.Init This.Value = Str(Day(Date()))+" "+Bulan_(Month(Date()))

-

TxThn.Init This.Value = Allt(Str(Year(Date())))

-

TxThn.Valid Thn_ = This.value Thisform.Grid1.Init Thisform.Refresh

-

List1.InteractiveChange Thisform.Grid1.Init Thisform.refresh

-

Command1.Click (Mulai) Sele Absen For i=1 to 12 Append Blank Repl No with i, Peg_id with daf_pegawai.peg_id Repl Tahun with Thn_ Repl Bulan with Upper(Bulan_(i)) Next Thisform.Refresh

-

Command1.Refresh Sele Absen Go top This.Enabled = IIF((!Eof() ),.F.,.T.)

-

Command2.Click (Hapus) Sele Absen Set Filt To Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id And Tahun = Thn_ If Mess('Anda benar-benar akan menghapus seluruh Absensi'; +Chr(13)+'Nama Pegawai : '+Allt(Daf_Pegawai.Nama)+; Chr(13)+ 'Tahun : '+(Absen.Tahun) ,36,'; Warning')=6 Dele All Thisform.Grid1.Refresh Endif

Untuk reportnya silahkan anda buat sendiri sesuai dengan kreativitas dan kemampuan dasar yang telah anda dapat pada pemrogramanpemrograman sebelumnya.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 559

Program Penggajian Gambar 20.131 Tampilan form & Form designer (kanan) Penggajian.scx

Program Penggajian adalah program untuk menghitung total penghasilan yang harus diterima oleh seorang karyawan berdasarkan data yang telah ditentukan pada table Daf_Pegawai. Table-table data yang diperlukan untuk membuat sebuah program Penggajian adalah: Table Daf_Pegawai, Absen dan Gaji. Untuk table Gaji anda buat terlebih dahulu tablenya sesuai dengan daftar dibawah: Tabel 20.54 Daftar nama field untuk table Gaji.dbf Nama field Peg_id Nama Tanggal T_istri T_anak T_makan T_trans T_lembur G_pokok T_hadir

Type Character Character Date Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric

width 3 40 8 10, 2 10, 2 10, 2 10, 2 10, 2 10, 2 10,2

Index Asc

Nama field Jml_Lembur Pot_Gaji Jml_ Jml_Masuk Jam_Masuk Jam_Lembur Tot_Gaji Bln Thn

Type Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Character

width 10,2 10,2 3 3 3 3 10,2 2 4

Index

Setelah table gaji selesai dibuat, anda lanjutkan pekerjaan anda pada pembuatan form designer Penggajian, dan tampilan form designer tersebut terlihat seperti pada gambar diatas. setelah form designer tersebut selesai anda buat maka anda lanjutkan pada pengisian properties setiap objek sesuai dengan uraian dibawah ini:                  

List1 Text1 Text2 Text3 Text4 Text5 Text6 Text7 Text8 Text9 Text10 Text11 Text12 Text13 Text14 Text15 Text16 Text17

RowSource: Daf_Pegawai.nama ControlSource: Daf_Pegawai.Nama ControlSource: Daf_Pegawai.Kota ControlSource: Daf_Pegawai.Tgl_Masuk ControlSource: Daf_Pegawai.Jabatan ControlSource: Daf_Pegawai.NIP ControlSource: Gaji.G_Pokok ControlSource: Gaji.T_makan ControlSource: Gaji.T_Trans ControlSource: Gaji.T_Anak ControlSource: Gaji.T_lembur ControlSource: Gaji.Jml_Masuk ControlSource: Gaji.Jam_Lembur ControlSource: Gaji.Jml_Lembur ControlSource: Gaji.Jml_ ControlSource: Gaji.Pot_gaji ControlSource: Gaji.Tot_gaji ControlSource: Gaji.Tanggal

Untuk Text1 sampai Text10 anda isi properties ReadOnly dengan T-True

560 BAGIAN V Modul teknis

Mengisi Program -

Form1.Load Public Pas, id_, bl_, th_

-

Form1.Init Id_ = Daf_Pegawai.Peg_Id Bl_ = Thisform.Bulan.Listindex Th_ = Thisform.Txthn.Value Sele Gaji Set Filt To Peg_Id = Id_ Locate For Bln = Bl_ And Thn = Th_ Thisform.Refresh

-

Bulan.Init For I=1 To 12 This.Additem(Bulan_(I)) Next This.Listindex = Month(Date())

-

Bulan.InteractiveChange Id_ = Daf_Pegawai.Peg_Id Bl_ = This.Listindex Th_ = Thisform.Txthn.Value Sele Gaji Set Filt To Peg_Id = Id_ Locate For Bln = Bl_ And Thn = Th_ Thisform.Refresh

-

TxThn.Init This.Value = Allt(Str(Year(Date())))

-

TxThn.Valid Id_ = Daf_Pegawai.Peg_Id Bl_ = Thisform.Bulan.Listindex Th_ = This.Value Sele Gaji Set Filt To Peg_Id = Id_ Locate For Bln = Bl_ And Thn = Th_ Thisform.Refresh

-

List1.InteractiveChange Bl_ = Thisform.Bulan.Listindex Th_ = Thisform.Txthn.Value Sele Gaji Set Filt To Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id Locate For Bln = Bl_ And Thn = Th_ Thisform.Refresh

-

Text12.Valid Thisform.Text13.Value = This.Value*Thisform.Text10.Value Thisform.Refresh

-

Text13.Valid A = Thisform.Text6.Value + Thisform.Text7.Value+; Thisform.Text8.Value + Thisform.Text9.Value Thisform.Text14.Value = This.Value + A Thisform.Refresh

-

Text15.Valid Thisform.Text16.Value = Thisform.Text14.Value - This.Value Thisform.Refresh

-

Command1.Click (Mulai) Th_ = Thisform.Txthn.Value Bl_ = Thisform.Bulan.Listindex Sele Absen Set Filt To Peg_Id = Daf_Pegawai.Peg_Id And Tahun=Th_ Go Top Locate For No = Bl_

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 561 Sele Gaji Go Bott Append Blank Replace Peg_Id With Daf_Pegawai.Peg_Id, Nama With Daf_Pegawai.Peg_Id Replace G_Pokok With Daf_Pegawai.G_Pokok,T_Makan With Daf_Pegawai.T_Makan,; T_Trans With Daf_Pegawai.T_Trans, T_Anak With Daf_Pegawai.T_Anak,; T_Istri With Daf_Pegawai.T_Istri, T_Lembur With Daf_Pegawai.T_Lembur,; Bln With Bl_, Thn With Th_, Jml_Masuk With Absen.Hadir Thisform.Text12.Setfocus Thisform.Refresh Thisform.Text13.Valid Thisform.Text15.Valid

-

Command1.Refresh Sele Gaji This.Enabled=IIF(Thisform.Txthn.Value=Thn And Thisform.Bulan.Listindex=Bln,.F.,.T.)

-

Command2.Click (Hapus) Bl_ = Thisform.Bulan.Value Sele Gaji If Messagebox('Anda Benar-Benar Akan Penggajian Untuk,'; +Chr(13)+'Nama Pegawai : '+Allt(Nama); +Chr(13)+'Bulan : '+Bl_,36,'WARNING')=6 Dele Skip-1 If Bof() Go Top Endif Endif Thisform.Refresh

-

Command3.Click (Cetak) Id_ = Daf_Pegawai.Peg_Id Bl_ = Thisform.Bulan.Listindex Th_ = Thisform.Txthn.Value Sele Gaji Set Filt To Peg_Id = Id_ Locate For Bln = Bl_ And Thn = Th_ Rek=Recno() Bl_ = Thisform.Bulan.Value +' '+ Th_ _Screen.Show Report Form Slip_Gaji For Recno()= Rek Preview Noconsole _Screen.Hide Acti Wind Form1 Go Rek

Gambar 20.132 Tampilan report Slip_gaji

562 BAGIAN V Modul teknis -

Command3.Refresh Sele Gaji This.Enabled = !Eof()

Report yang harus anda buat adalah report Slip_gaji yang datanya diambil dari table Gaji. Anda buat report tersebut dan sebagai contoh anda lihat tampilan report Slip_gaji pada gambar diatas.

20.10 Pembuatan Program Keamanan Gambar 20.133 Tampilan dan designer form Keamanan.scx

Cara untuk menambah field pada sebuah table adalah dengan mengetik perintah berikut pada Command window: Use Kunci Modify Structure

Program Keamanan adalah sebuah program untuk menentukan hak pakai seorang user dalam sistem informasi manajemen yang telah anda buat, yang nantinya dalam sebuah sistem akan ditampung dalam sebuah menu dimana dalam menu tersebut jika dalam program kemanan ini seorang user dapat membuka sebuah program maka dalam menu pun program tersebut dapat dibuka oleh user tersebut dan jika sebaliknya maka program tersebut tidak dapat dibuka. Tanda ceklist pada form di atas menandakan bahwa program tersebut dapat dibuka oleh user bersangkutan. Sebelum anda membuat form designer Keamanan seperti pada gambar di atas, terlebih dahulu anda buka Table Kunci dan anda tambahkan field-field berikut ini pada table tersebut, field-field tersebut semuanya bertype dan Width sama yaitu Type diisi dengan Character dan Width diisi dengan 1:         

Pms Plg Oj Fj Lpms Piu Prd Prs Ob

        

Fb Sup Htg Sdm Kry Ab Gj Keu Akn

        

Bb Nrc RgLb Jm Kam Kam1 Gud Ps Ms

Field-field tersebut adalah untuk memberi sebuah tanda pada setiap checkbox pada program hak edit dibawah. Selanjutnya anda buat tampilan form seperti pada gambar diatas dengan ketentuan sebagai berikut: 1.

Buatlah sebuah form dan anda masukkan objek-objek kedalamnya seperti terlihat pada gambar diatas

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 563 2.

Masukkan Objek List1, Text1, Text2, Text3 dan Text4 seperti pada gambar diatas dan masukkan pula properties untuk keempat objek tersebut sesuai dengan daftar dibawah ini:     

3. 4. 5.

List1 Text1 Text2 Text3 Text4

RecordSource: Kunci.Nama ControlSource: Kunci.Nama ControlSource: Kunci.Jabatan ControlSource: Kunci.User_ PasswordChar: x

Objek-objek yang berada pada lokasi Hak Edit semuanya merupakan CheckBox Tombol SI Pemasaran, SI Produksi dan seterusnya adalah, Check Box yang properties Style diisi dengan 1-Graphical Rubahlah nama dari checkbox-checkbox tersebut sesuai dengan gambar dibawah yang ditunjukan dengan anak panah. Gambar 20.134 Nama checkbox-checkbox C1

C2

C3

C4

C5

C6

Dari atas kebawah: C1a, C1b, C1c, C1d dan C1e

6.

7.

Untuk checkbox-checkbox yang ada dibawah checkbox C1, C2 sampai C6, beri nama checkbox-checkbox tersebut dengan nama check box yang ada diatasnya ditambah dengan abjad a, b, c dan seterusnya, dan sebagai contohnya lihat gambar diatas nama-nama check box yang ada dibawah checkbox C1 Selanjutnya anda masukkan objek-objek lainnya sesuai dengan gambar diatas.

Mengisi Program -

Form1.Activate Sele Kunci Thisform.Text6.Value = Kunci.Password

-

List1.InteractiveChange Select Kunci Thisform.Text6.Value = Password Thisform.Refresh

-

Text6.Valid Public Pas Sele Kunci Pas = Upper(Alltrim(This.Value)) Ok = .F. Xpas = '' If Allt(This.Value) <> Password Do Form Veri_Pass To Xpas Endif

Checkbox sebelum Style diisi dengan 1-Graphical atau standard

Checkbox setelah Style diisi dengan 1-Graphical

564 BAGIAN V Modul teknis If Ok If !Empty(Xpas) This.Value = Xpas Else This.Value='' Endif Replace Password With Allt(This.Value) Else This.Value = Password Endif Thisform.Refresh Rele Pas

Untuk form Veri_pass yang dipanggil pada perintah diatas akan diterangkan pada bagian pembuatan form Veri_pass di bawah. -

C1.Click Sele Kunci If This.Value=1 Repl Pms With '1' Else Repl Pms With '0' Endif This.Refresh

Untuk checkbox C2, C3, C4, C5 dan C6 prosedur Click, diisi dengan perintah yang sama seperti pada perintah diatas hanya saja pada baris perintah: Repl Pms With '1' dan Repl Pms With '0' Field Pms diganti sesuai dengan uraian berikut, untuk C2 Pms diganti dengan Prd, C3 Pms diganti dengan Keu, untuk C4 dengan Sdm, C5 dengan Gud dan untuk C6 dengan Kam. -

C1.Refresh Sele Kunci This.Value=Iif(Pms='1',1,0) This.Forecolor = Iif(Pms='1', Rgb(255,0,0),Rgb(0,0,0)) Thisform.C1a.Enabled = (Pms='1') Thisform.C1b.Enabled = (Pms='1') Thisform.C1c.Enabled = (Pms='1') Thisform.C1d.Enabled = (Pms='1') Thisform.C1e.Enabled = (Pms='1')

Untuk objek C2, C3, C4, C5 dan C6 prosedur Refresh, perintah yang harus dimasukkan sama seperti perintah diatas hanya saja field Pms harus diganti dengan nama field yang telah diterangkan pada uraian diatas (C1.Click). Dan pada perintah Thisform.C1a...dan seterusnya sampai Thisform.C1e…dan seterusnya objek C1a, C1b sampai C1e diganti dengan nama-nama checkbox yang merupakan anggota dari C2, C3, C4, C5 dan C6. Jika checkbox yang ada dibawah C2, sampai C6 hanya ada 3 buah atau 1 buah maka anda masukkan 3 buah objek tersebut seperti untuk perintah C4.Refresh dibawah ini. Sele Kunci This.Value=Iif(Sdm='1',1,0) This.Forecolor = Iif(Sdm='1', Rgb(255,0,0),Rgb(0,0,0)) Thisform.C4a.Enabled = (Sdm='1') Thisform.C4b.Enabled = (Sdm='1') Thisform.C4c.Enabled = (Sdm='1')

-

C1a.Click Sele Kunci If This.Value=1 Repl Plg With '1' Else Repl Plg With '0' Endif

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 565 -

C1a.Refresh Sele Kunci This.Value = Iif(Plg='1',1,0)

Untuk Checkbox-checkbox yang lainnya mulai dari C1b, C1c sampai C6a perintah yang terkandung didalam prosedur Click dan Refresh sama dengan perintah pada C1a hanya saja nama field Plg ganti dengan nama-nama field sesuai dengan daftar dibawah ini. Objek

Field

Objek

Field

Objek

Field

C1b C1c C1d C1e

Oj Fj Piu Lpms

C2d C2e

Fb Htg

C4a C4b C4c

Kry Ab Gj

C2a C2b C2c

Sup Prs Ob

C3a C3b C3c C3d C3e

Akn Jrn Bb Nrc Rglb

C5a C5b

Ps Ms

C6a

Kam1

20.11 Bagian Akhir Pemrograman Pembuatan Program Menu Menu merupakan sebuah program yang berfungsi untuk membuka program-program yang telah anda buat, program-program yang telah anda buat dibagi kedalam beberapa kelompok program, sehingga tampilan menu juga dibagi dalam beberapa tampilan. Gambar 20.135 Tampilan awal menu dan Form designer Menu_x.scx

Container dengan nama C2

Container1

PageFrame1

Container dengan nama C1

Image dengan nama Gm7

Untuk membuat tampilan seperti pada gambar diatas adalah sebagai berikut: 1.

Buatlah form dengan properties sebagai berikut:     

2.

AutoCenter: BackColor: BorderStyle: Closebale: Height:

.T.-True 164,227,247 1-FixedSingle .F.-False 450

    

MaxButton: Name: ShowType: ShowWindow: Width:

.F.-False MnUtama .T.-True 2-As Top Level Form 631

Masukkan sebuah Container kedalam form tersebut dan isilah properties Height: 70, Width: 630, Left: 0, Top: 0 dan Back Style: 0-

566 BAGIAN V Modul teknis

3.

4. 5.

6.

Transparent. Container pada gambar diatas terdapat banyak gambar dan objek-objek lainnya, anda lewat dahulu untuk memasukkan gambar-gambar tersebut dan lanjutkan pada point selanjutnya. Masukkan sebuah Shape dengan nama C1 dengan ketentuan sebagai berikut: Backstyle: 0-Transparent, BorderStyle: 3-Dot, BorderWidth: 1, Curvature: 10, Height: 42, Name: C1, Width: 106, Visible: .F.-False Selanjutnya anda buat sebuah container dengan nama C2 dengan ketentuan, Backstyle: 0-Transparent, Height: 74, Width: 74, Visible: .F.-False dan SpecialEffect: 0-Raised Buatlah sebuah image dengan nama Gm7 dengan ketentuan sebagai berikut: BackStyle: 0-Transparent, Height:32, Width: 32, Left: 108, Name: Gm7, Top: 396, Picture: (untuk picture silahkan anda isi sendiri dengan gambar yang ada pada komputer anda). Dan tempatkan sebuah label disampingnya dengan caption: Keluar Masukkan sebuah Pageframe dengan properties sebagai berikut: PageCount: 8, Tabs: .F.-False, SpecialEffect: Flat, BorderWidth: 3, Height 378, Width: 631, Left: 0, Top: 72, anda dapat melihat setiap perubahan yang terjadi pada pageframe yang sedang anda modifikasi tersebut pada gambar dibawah ini. Tempatkan Pageframe1 tersebut pada bagian paling bawah form dengan cara: klik menu Format dan submenu Send to back.

Gambar 20.136 Perubahan pada pageframe1 dengan properties yang dilakukan diatas

Memasukkan Objek-objek kedalam Container1 Gambar 20.137 Container1 dengan objek-objek didalamnya Gm1

Gm2

Gm3

Gm4

Gm5

Gm6

Ada dua jenis objek yang ada didalam container1 diatas yakni Image dan Label, langkah-langkah dalam memasukkan objek-objek diatas adalah sebagai berikut: 1. Sekedar untuk mengingatkan bahwa untuk memasukkan sebuah objek kedalam container sebelumnya anda klik kanan container1 dan pada menu yang muncul klik Edit 2. Masukkan sebuah Image kedalam container1 dengan properties sebagai berikut: BackStyle: 0-Transparent dan untuk mengisi image dengan sebuah gambar adalah pada properties Picture, tetapi sebelumnya anda harus memiliki 3 buah gambar yang berbeda untuk membuat sebuah tampilan menu grapis. Disini penulis memiliki 3 buah gambar icon yang bentuk dan nama icon tersebut tampak pada gambar dibawah

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 567

Fol1.ico

3.

4.

Fol2.ico

Non.ico

Gambar-gambar diatas adalah untuk membuat tampilan menu utama, Fol1 adalah tampilan awal menu, Fol2 jika menu tersebut (Fol1) dipilih dan diklik maka gambar berubah/diganti dengan icon Fol2, dan icon Non adalah untuk membuat sebuah tanda jika seorang user tidak memiliki hak untuk membuka program-program pada sebuah sub sistem informasi yang pembagian haknya telah ditentukan pada program keamanan. Jika anda telah memiliki 3 buah gambar seperti diatas atau yang lainnya anda pindahkan gambar tersebut kedalam folder SIM/Gambar dan rubahlah nama dari ketiga icon tersebut sesuai dengan gambar diatas yakni Fol1, Fol2 dan Non Jika masalah pada point 1 sampai 3 telah teratasi anda lanjutkan pada pengisian gambar (property Picture) untuk image1 ini, dengan cara sebagai berikut: -

Klik image yang akan diberi gambar Pada properties window double klik property Picture, maka akan muncul window Open seperti pada gambar dibawah

Gambar 20.138 Properties dan window open

5.

Pilihlah icon dengan nama Fol1, dan klik tombol OK maka icon Fol1 akan tampil pada image anda

Anda rubah nama image1 tersebut dengan nama Gm1 dan tempatkan Gm1 tersebut pada posisi Top: 12 dan Left: 4 6. Anda buat image Gm2, Gm3, Gm4, Gm5 dan Gm6 seperti terlihat pada Gambar 20.158 diatas, dengan gambar yang sama (Fol1.ico) dengan cara mengcopy dari Gm1 dan tempatkan image-image tersebut pada posisi sebagai berikut: untuk Top: semua image sama yaitu 4 dan untuk posisi Left Gm2 isi dengan 108, Gm3 dengan 210, Gm4 312, Gm5 416 dan Gm6 dengan 520. 7. Anda buat label-label pada seperti pada gambar diatas dan tempatkan label tersebut pada sisi kanan setiap image Gm1 sampai Gm6 8. Anda buat image baru dan isi image tersebut dengan gambar icon Non.ico tempatkan image tersebut pada bagian bawah image Gm1 dan beri nama image tersebut dengan nama No1 9. Dengan mengcopy dari image No1, anda buat image No2, No3, No4, No5 dan No6 dan tempatkan image-image tersebut pada bagian bawah image Gm2 sampai Gm6. 10. Setelah selesai maka anda akan melihat tampilan seperti pada gambar 20.157 diatas. Dan tampilan form menu_x sekarang adalah tampak seperti pada gambar dibawah ini.

Jika anda tidak memiliki file gambar-gambar icon anda dapat membuka folder Samples/Graphic/ Icon pada master Vfp disana terdapat banyak contoh-contoh icon

568 BAGIAN V Modul teknis Gambar 20.139 Tampilan form designer menu_x

Memasukkan objek kesetiap Page pada Pageframe1 Sebelum memasukkan objek kedalam setiap page pada Pageframe ini, anda terlebih dahulu harus menentukan page keberapa yang akan anda isi objek. Untuk memilih page yang anda maksud anda dapat memilihnya pada List object properties window, seperti terlihat pada gambar disamping, jika anda ingin membuka Page1 maka anda klik Page1, jika anda akan membuka page2 maka anda klik Page2 dan seterusnya. Jika anda sulit untuk menemukan Page yang anda maksud anda dapat mengklik List object tersebut kemudian tekan huruf awal dari nama objek yang anda cari misalnya Page1 maka anda tekan huruf P pada keyboard anda. Memasukkan Objek kedalam Page1 Gambar 20.140 Pageframe1.Page1

Isilah background untuk Page1 diatas dengan warna putih (255,255, 255). Objek yang ada pada Page1 hanya sebuah Label yang bercaption seperti terlihat pada gambar diatas. Anda buat Label tersebut dan tempatkan Label tersebut tepat ditegah-tengah Page1 tersebut, lihat gambar. Memasukkan Objek kedalam Page2 Pada Page2 terdapat banyak icon dan Label yang menandakan sebuah menu atau Shortcut untuk memanggil sebuah program sesuai dengan judulnya masing-masing.

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 569 Gambar 20.141 Pageframe1.Page2 Page2 adalah tempat icon-icon untuk memanggil programprogram sistem informasi pemasaran

Cara memasukkan objek-objek pada gambar diatas adalah sebagai berikut: 1.

2. 3.

4. 5. 6.

7.

8.

9.

Masukkan sebuah image pada page2 tersebut dengan properties sebagai berikut: BackStyle: 0-Transparent, Stretch: 1-Isometric, Height: 70, Width: 70, Name: Gm1 Masukkan sebuah icon yang cocok menurut anda untuk sebuah shortcut untuk memanggil program Pelanggan. Masukkan sebuah image dengan properties yang sama kecuali Height: 32, Width: 32, Name: No1 dan Picture isi dengan icon Non. Tempatkan image No1 tersebut pada bagian kanan bawah Gm1 lihat gambar. Masukkan sebuah Label dengan caption Pelanggan dan tempatkan seusai dengan gambar Untuk objek-objek lainnya anda tinggal mengcopy dari Gm1, No1 dan Label1 (Pelanggan) Selanjutnya anda hanya merubah gambar dan caption dari image dan label tersebut. Dan anda rubah nama setiap image dengan nama-nama seperti ditunjukkan pada gambar diatas. Dan untuk image dengan gambar icon Non anda rubah namanya menjadi, jika terdapat pada Gm2 dengan No2, jika terdapat pada Gm3 dengan No3 dan seterusnya. Penamaan ini sangat penting karena pada pemrogramannya nanti tidak ada program yang error atau ada nama objek yang tidak diketemukan oleh program. Susunlah objek-objek tersebut sesuai dengan gambar diatas. Memasukkan Objek kedalam Page3

Gambar 20.142 Pageframe1.Page3

570 BAGIAN V Modul teknis Anda buat objek-objek pada gambar diatas dengan cara yang sama seperti yang telah dilakukan pada page2 atau anda copy objek-objek yang ada pada page2 dan anda hanya tinggal mengubah gambar setiap image dan caption dari label-label tersebut sesuai dengan gambar di bawah. Nama-nama untuk image tersebut sama dengan nama-nama image yang ada pada page2 yaitu Gm1, Gm2 sampai Gm5 juga No1, No2 sampai No6. Selanjutnya anda masukkan objek yang sama kedalam Page4, Page5, Page6 dan Page7 sesuai dengan gambar-gambar di bawah ini. Gambar 20.143 Pageframe1.Page4 dan Page5

Gambar 20.144 Pageframe1.Page6 dan Page7

Membuat Properties dan Methode Baru Sebelum anda melangkah pada pengisian program untuk setiap objek terlebih dahulu anda buat properties Wontop dan Methode Keluar dengan cara: 1. 2. 3.

Klik menu utama Form dan sub menu New Property untuk membuat property Wontop dan atau sub menu New Methode untuk membuat Methode Keluar Anda masukkan nama property atau nama methode yang akan dibuat pada window New property dan atau New methode Jika sudah klik tombol Add

Mengisi Program -

MnUtama.Load Public _Kode, Use_, Pms_,Plg_,Oj_,Fj_,Lpms_,Piu_, ; Prd_,Sup_,Prs_,Ob_,Fb_,Htg_, ; Sdm_,gj_,ab_,kry_, ; Keu_,Akn_,Jrn_,Bb_,Nrc_,Rglb_,; Gud_,Ps_,Ms_,; Kam_,Kam1_

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 571 **** Store '1' to _Kode, Use_, Pms_,Plg_,Oj_,Fj_,Lpms_,Piu_, ; Prd_,Sup_,Prs_,Ob_,Fb_,Htg_, ; Sdm_,gj_,ab_,kry_, ; Keu_,Akn_,Jrn_,Bb_,Nrc_,Rglb_,; Gud_,Ps_,Ms_,; Kam_,Kam1_ **** RELE WIND FOrm1

Perintah Store ‘1’ to _Kode dan seterusnya, adalah untuk mengisi variable-variable yang telah dipublikasikan diatas dengan character ‘1’ tujuannya adalah agar form menu ini dapat dijalankan pada desktop Visual FoxPro. Dan jika program menu ini telah dianggap sempurna dan tidak ada eror lagi maka baris program yang ada diantara tanda bintang tersebut harus dibuang karena setelah menajadi sebuah aplikasi variable-variablenya akan diisi secara program sesuai dengan data yang telah masuk pada table Kunci. -

MnUtama.Init Empty(Thisform.Wontop)

-

MnUtama.Keluar IF !EMPTY(Thisform.Wontop) RELE WINDOW (Thisform.Wontop) Empty(Thisform.Wontop) ENDIF Thisform.Refresh

-

MnUtama.Activate IF !Empty(Thisform.Wontop) Thisform.Keluar ELSE Empty(Thisform.Wontop) ENDIF This.Refresh

-

MnUtama.Unload Releas _Kode, Use_, Pms_,Plg_,Oj_,Fj_,Lpms_,Piu_, ; Prd_,Sup_,Prs_,Ob_,Fb_,Htg_, ; Sdm_,gj_,ab_,kry_, ; Keu_,Akn_,Jrn_,Bb_,Nrc_,Rglb_,; Gud_,Ps_,Ms_,; Kam_,Kam1_ CLEAR EVENTS SET STAT BAR OFF

-

LbUser_.Init This.Caption = 'User : '+ltrim(use_)

-

Container1.Gm1.MouseMove If Pms_ = '1' Thisform.C1.Visible = .T. Thisform.C1.Top = (This.Top - 2)+This.Parent.Top Thisform.C1.Left = This.Left+This.Parent.Left Endif

-

Container1.No1.Init This.Visible = (Pms_ <> '1')

Perintah untuk image Container1.Gm2, Gm3 sampai Gm6 prosedur MouseMove perintahnya sama dengan perintah yang terdapat pada Container1.Gm1.Mousemove Procedure MouseMove. Dan perintah image No2, No3 sampai No6 procedure Init perintahnya sama dengan perintah yang tertera pada Container1.No1.Init, hanya saja pada perintah-perintah

572 BAGIAN V Modul teknis tersebut anda rubah variable Pms_ dengan variable yang digunakan untuk setiap image, sesuai dengan uraian berikut ini: image Gm2 dan No2 variable Pms_ rubah dengan Prd_, image Gm3 dan No3 dengan Keu_, image Gm4 dan No4 dengan Sdm_, image Gm5 dan No5 dengan Gud_, image Gm6 dan No6 dengan Kam_ -

C1.Click Cont_ = Thisform.Container1 Cont_.Gm1.Picture = 'Fol1.Ico' Cont_.Gm2.Picture = 'Fol1.Ico' Cont_.Gm3.Picture = 'Fol1.Ico' Cont_.Gm4.Picture = 'Fol1.Ico' Cont_.Gm5.Picture = 'Fol1.Ico' Cont_.Gm6.Picture = 'Fol1.Ico' Cont_.Label1.Forecolor = RGB(0,0,255) Cont_.Label2.Forecolor = RGB(0,0,255) Cont_.Label3.Forecolor = RGB(0,0,255) Cont_.Label4.Forecolor = RGB(0,0,255) Cont_.Label5.Forecolor = RGB(0,0,255) Cont_.Label6.Forecolor = RGB(0,0,255) Do Case Case This.Left = Cont_.Gm1.Left+Cont_.Left Thisform.Pageframe1.Activepage = 2 Cont_.Gm1.Picture = 'Fol2.Ico' Cont_.Label1.Forecolor = RGB(255,0,0) Case This.Left = Cont_.Gm2.Left+Cont_.Left Thisform.Pageframe1.Activepage = 3 Cont_.Gm2.Picture = 'Fol2.Ico' Cont_.Label2.Forecolor = RGB(255,0,0) Case This.Left = Cont_.Gm3.Left+Cont_.Left Thisform.Pageframe1.Activepage = 4 Cont_.Gm3.Picture = 'Fol2.Ico' Cont_.Label3.Forecolor = RGB(255,0,0) Case This.Left = Cont_.Gm4.Left+Cont_.Left Thisform.Pageframe1.Activepage = 5 Cont_.Gm4.Picture = 'Fol2.Ico' Cont_.Label4.Forecolor = RGB(255,0,0) Case This.Left = Cont_.Gm5.Left+Cont_.Left Thisform.Pageframe1.Activepage = 6 Cont_.Gm5.Picture = 'Fol2.Ico' Cont_.Label5.Forecolor = RGB(255,0,0) Case This.Left = Cont_.Gm6.Left+Cont_.Left Thisform.Pageframe1.Activepage = 7 Cont_.Gm6.Picture = 'Fol2.Ico' Cont_.Label6.Forecolor = RGB(255,0,0) Case This.Left = Thisform.Gm7.Left - 10 Thisform.Pageframe1.Activepage = 1 Thisform.Release Endcase Thisform.C2.Visible = .F. Thisform.Wontop = Wontop()

Perintah disamping adalah untuk membuka Page pada pageframe1. jika objek C1 dipanggil pada Container1.Gm1 maka page yang akan terbuka adalah page2, lihat perintahnya.

-

Pageframe1.Page2.Gm1.MouseMove IF Plg_ = '1' Thisform.C2.Top = This.Top + 72 Thisform.C2.Left = This.Left Thisform.C2.Visible = .T. ENDIF

-

Pageframe1.Page2.No1.Init This.visible = (Plg_ <> '1')

Perintah untuk semua objek yang ada pada pageframe1 sama dengan perintah untuk Gm1 dan No1 diatas hanya saja variable Plg_ harus diganti sesuai dengan daftar berikut ini:

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 573 ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Page2.Gm2 Page2.Gm3 Page2.Gm4 Page3.Gm1 Page3.Gm2 Page3.Gm3 Page3.Gm4 Page3.Gm5 Page4.Gm1 Page4.Gm2 -

-

C2.Click

Oj_ Fj_ Piu_ Sup_ Ob_ Fb_ Htg_ Prs_ Akn_ Jrn_

● ● ● ● ● ● ● ● ●

Page4.Gm3 Page4.Gm4 Page4.Gm5 Page5.Gm1 Page5.Gm2 Page5.Gm3 Page6.Gm1 Page6.Gm2 Page7.Gm1 -

Pf = Thisform.pageframe1 Do case Case Pf.activepage = 2 Do case Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left =

Case

Case

Case

Case

Case This.left = Do form EndCase Pf.activepage = 3 Do case Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do form EndCase Pf.activepage = 4 Do Case Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form EndCase Pf.activepage = 5 Do Case Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form Case This.left = Do Form EndCase Pf.activepage = 6 Do Case Case This.left = Do Form Case This.left =

Rglb_ Nrc_ Bb_ Kry_ Ab_ Gj_ Ps_ Ms_ Kam1

Pf.page2.gm1.left Input_pelanggan Pf.page2.gm2.left order_penjualan Pf.page2.gm3.left penjualan Pf.page2.gm4.left Piutang Pf.page2.gm5.left Pf.page2.gm6.left Promosi

Pf.page3.gm1.left Input_Supplier Pf.page3.gm2.left order_Pembelian Pf.page3.gm3.left Pembelian Pf.page3.gm4.left Hutang Pf.page3.gm5.left Produksi

Pf.page4.gm1.left no_akun Pf.page4.gm2.left Jurnal_ Pf.page4.gm3.left Laba_Rugi Pf.page4.gm4.left Neraca Pf.page4.gm5.left Buku_Besar

Pf.page5.gm1.left Input_pegawai Pf.page5.gm2.left Absensi Pf.page5.gm3.left Penggajian

Pf.page6.gm1.left Potong_Stok Pf.page6.gm2.left

Variable untuk Gm1 sama dengan variable untuk No1, juga berlaku untuk Gm2 dengan No2, Gm3 dengan No3 dan seterusnya.

574 BAGIAN V Modul teknis Do Form Masuk_Stok Endcase Case Pf.activepage = 7 IF This.left = Pf.page7.gm1.left Do Form Keamanan Endif EndCase This.Visible = .F. Thisform.Wontop = Wontop()

Seluruh perintah untuk setiap objek telah anda masukkan sekarang coba anda jalankan form menu tersebut dan apa yang terjadi.

Pembuatan Program Sistem Keamanan Gambar 20.145 Tampilan dan form designer Pass_Masuk.scx

Buatlah tampilan form designer seperti pada gambar diatas sebelah kanan dan rekamlah form tersebut dengan nama Pass_Masuk. Selanjutnya anda masukkan program untuk setiap objek yang ada pada form tersebut. -

Form1.Init Public VL

-

Form1.Unload Clear.Event

-

Text1.GotFocus VL = this.value

-

Text1.Valid If VL <> This.value Sele Kunci Locate for Upper(Allt(User)) = Upper(Allt(This.value)) IF Found() Thisform.Text2.Enabled=.T. ELSE MESSAGEBOX('NAMA TERSEBUT TIDAK TERDAFTAR',; 16,’Error User’) This.value = ‘’ Return 0 ENDIF Endif Thisform.Refresh

-

Text2.GotFocus VL = This.Value

-

Text2.Valid If VL <> This.Value Select Kunci IF Upper(Allt(This.Value)) = Password use_= nama Pms_ = Pms plg_ = plg

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 575 Oj_ = Fj_ = piu_ = Lpms_=

Oj Fj piu Lpms

Prd_ Sup_ prs_ Ob_ Fb_ Htg_

= = = = = =

prd Sup Prs Ob Fb Htg

Sdm_ kry_ gj_ ab_

= = = =

Sdm Kry gj ab

Keu_ = Akn_ = Jrn_ = Bb_ = Nrc_ = Rglb_=

Keu Akn Jrn Bb Nrc Rglb

Gud_ = Gud Ps_ = Ps Ms_ = Ms Kam_ = Kam Kam1_= Kam1 _Kode = 1 Thisform.LockScreen = .T. CLEAR EVENTS ELSE _kode = 0 MESSAGEBOX('PASSWORD SALAH',16,'PSW') This.value = '' Return 0 ENDIF Endif

-

Command2.Click (Cancel) Clear Event Thisform.Release

Membuat Program untuk Menjalankan Aplikasi Gambar 20.146 Program Sistem.prg

Buatlah sebuah program dengan nama Sistem.prg, seperti tampak pada gambar diatas dan tempatkan program tersebut pada folder SIM. Isi dari program tersebut adalah sebagai berikut:

576 BAGIAN V Modul teknis SET RESOU OFF cDrv = LEFT(SYS(16),AT("\",SYS(16),occurs("\",SYS(16)))) SET DEFA TO (cDrv) SET PATH TO DATA,GAMBAR SET HOUR TO 24 SET COMPATI ON SET DELE ON SET SAFE OFF SET TALK OFF CLEA ALL RELE ALL SET EXCL OFF SET EXACT ON Public _Kode, Use_, Pms_,Plg_,Oj_,Fj_,Lpms_,Piu_, ; Prd_,Sup_,Prs_,Ob_,Fb_,Htg_, ; Sdm_,gj_,ab_,kry_, ; Gud_,Ps_,Ms_, ; Keu_,Akn_,Jrn_,Bb_,Nrc_,Rglb_,; Kam_,Kam1_ SET PROC TO Fungsi _kode = 0 Do FORM pass_masuk _Screen.Hide READ EVENT IF _kode = 1 DO FORM Menu_x READ EVENT ENDIF _Screen.Show MODI WIND SCREEN &&(Khusus untuk Vfp6, perintah ini jangan dipakai) RELE ALL CLOS ALL CLEA ALL

Membuat Project Manager Project manager adalah sebuah file yang berfungsi untuk menyimpan track seluruh program baik itu form, report, program, class, library dan file lain yang mendukung terbentuknya program ini. ekstension untuk file ini adalah PJX. Gambar 20.147 Project manager Aplikasi.pjx

Buatlah sebuah project manager dengan nama Aplikasi dan tempatkan project tersebut pada folder SIM, dengancara sebagai berikut: 1.

Keluarkan window New, dan pada window tersebut anda klik option Project dan klik tombol New File, maka akan muncul window Create

BAB 20 Praktika pemrograman dengan Visual FoxPro 577 2. 3. 4.

Anda ketik nama untuk project tersebut yaitu Aplikasi pada folder SIM, lihat gambar disamping Klik tombol Save, maka pada desktop Visual FoxPro akan muncul sebuah window Project manager baru dengan nama Aplikasi seperti terlihat pada gambar diatas Anda masukkan seluruh dokumen form dan report kedalam project ini, seluruh form, anda masukkan pada option form dan seluruh report, anda masukkan pada option report dengan cara: -

Klik item list Form (untuk memasukkan form) kemudian klik tombol Add maka akan muncul sebuah window Open Pada window Open, anda buka Folder form yang memuat seluruh form yang telah anda buat Masukkan satu demi satu seluruh form yang terdapat pada folder Form tersebut, sehingga jika seluruh form telah dimasukkan akan tampak seperti pada gambar dibawah.

Gambar 20.148 Window open, document form dan document report

5.

Lakukan hal yang sama untuk memasukkan dokumen report

Selanjutnya anda masukkan program Fungsi.prg dan program Sistem.prg dengan cara sebagai berikut: Klik tab Code pada project manajer aplikasi Klik item list program, dan klik tombol Add maka akan muncul window open Pada folder SIM anda pilih program yang akan dimasukkan, lihat gambar Maka hasilnya akan tampak seperti pada gambar dibawah

Gambar 20.149 window Open dan program pada

roject manager Program Sistem pada gambar disamping tercetak tebal, itu menandakan bahwa program tersebut merupakan set main dari pada project tersebut

6.

Pada project manager tersebut harus ada yang bertindak sebagai Set main, yaitu program pertama yang akan diproses pada saat aplikasi ini dijalaskan. Pada project ini yang menjadi set main adalah program Sistem, dan untuk menentukannya adalah sebagai berikut:

578 BAGIAN V Modul teknis 7.

Klik kanan program Sistem tersebut Maka akan muncul sebuah menu popup, pada menu tersebut anda klik sub menu Set main, seperti terlihat pada gambar di samping Maka program sistem tersebut akan tercetak tebal yang menandakan bahwa program tersebut adalah set main

Jika telah memiliki sebuah set main, maka project manager ini telah slesai dibuat.

Membuat file Executable Gambar 20.150 Window Build Option dan window Save as

Agar program yang anda buat menjadi sebuah aplikasi yang dapat dijalankan secara langsung pada computer anda tanpa harus membuka Visual FoxPro, maka anda harus membuat sebuah file executable (EXE), dengan cara sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.

Klik tombol Build pada project manager Aplikasi, maka akan muncul sebuah window Build option seperti terlihat pada gambar diatas Pada kolom Option pilihlah Build Executable dan klik tombol OK Maka akan muncul sebuah window Save as, pada baris Select anda ketik nama filenya, kemudian klik tombol save Selanjutnya Visual FoxPro akan memproses pembuatan file EXE tersebut Setelah selesai coba jalankan file tersebut pada komputer anda

Anda telah selesai membuat Program untuk sebuah software sistem informasi manajemen, program pada buku ini memang banyak keterbatasannya karena membuat sebuah program yang begitu komplek memerlukan sebuah komunikasi yang lebih dekat agar tercipta sebuah aplikasi yang user friendly dan mudah untuk digunakan.

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 579

Pokok Bahasan: Melindungi data Keamanan data rahasia Pemeriksaan sistem informasi manajemen

Pendahuluan Dewasa ini sistem komputer memegang peranan yang sangat penting dalam berbagai kegiatan seperti dalam aktivitas bisnis, pemerintahan dan dalam kehidupan sehari-hari, sehingga organisasi-organisasi yang melakukan aktivitas tersebut harus membuat langkah-langkah khusus untuk melindungi sistem informasinya dan menyakinkan bahwa sistem tersebut tetap aman, akurat dan layak. Keadaan tersebut di atas telah mendorong berbagai organisasi untuk memiliki standar yang dapat meyakinkan bahwa sistem informasi yang dimilikinya benar-benar terkendali. Dengan data yang tersimpan dalam bentuk data elektronik yang mudah diubah dan prosedur yang diotomatisasikan, sistem menjadi mudah rusak tidak berfungsi memungkinkan terjadinya kecurangan serta kerusakan pada hardware atau software yang digunakan. Sistem jaringan yang menyatukan berbagai sistem informasi secara on-line, termasuk juga internet merupakan sistem yang tidak aman, karena data-data dapat secara cepat dan langsung diakses dari berbagai terminal komputer dalam suatu jaringan komunikasi. Virus juga merupakan salah satu bahaya yang dapat menyebar tanpa terkendali dari satu sistem ke sistem lainnya, merusak memori atau menghancurkan program dan data yang ada. Untuk meminimalisasi terjadinya kerusakan, kejahatan komputer dan menjaga keamanannya, maka kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur khusus dalam suatu organisasi harus disatukan dalam rancangan dan implementasi suatu sistem informasi yang terpadu. Kombinasi antara sistem informasi manual dan otomatis merupakan sesuatu yang aman dan dapat meyakinkan bahwa keduanya sesuai dengan standar manajemen dalam arti terkendali atau terkontrol.

580 BAGIAN IV Modul teknis

21.1 Melindungi Data Banyak keuntungan dapat diperoleh bila sistem informasi yang digunakan berjalan dengan aman. Tetapi ketika data dalam jumlah besar disimpan secara elektronik, maka sistem informasi menjadi tidak cukup aman lagi untuk digunakan dibandingkan dengan sistem manual. Ada beberapa hal yang mengancam sistem informasi manajemen berbasis komputer, yaitu : Sistem informasi manajemen yang kompleks tidak dapat dibuat ulang secara manual. Data-data dalam program komputer hanya dapat dibaca dengan komputer sehingga bila terjadi perubahan baik disengaja atau tidak, perubahan tersebut tidak dapat dilihat/dibaca secara langsung. Prosedur-prosedur program komputer yang dikompile tidak tampak nyata sehingga sulit dipahami atau diaudit. Pengembangan dan pengoperasian sistem informasi memerlukan keahlian teknis khusus yang tidak mudah untuk dikomunikasikan kepada operator. Sistem akan menjadi tidak aman bila ditangani oleh teknisi yang tidak memiliki integritas yang baik terhadap organisasi. Meskipun peluang terjadinya musibah terhadap sistem informasi manajemen lebih kecil daripada sistem manual tapi kalau musibah itu terjadi dampak yang ditimbulkannnya akan lebih parah dibandingkan dengan sistem manual. Sistem informasi manajemen dapat diakses oleh banyak orang. Informasi makin mudah untuk diakses akan makin sulit untuk dikontrol. Sistem informasi yang on-line sangat sulit untuk dikontrol karena data dapat diakses secara cepat dan langsung melalui terminal komputer. Hecker orang yang mengakses sistem informasi secara ilegal dengan tujuan keuntungan dan kejahatan.

Belakang ini ketidakamanan penggunaan sistem informasi berbasis komputer bertambah dengan munculnya hecker dan virus. Hecker adalah orang yang dapat mengakses sistem informasi secara ilegal dengan tujuan mendapatkan keuntungan dan kejahatan, sedangkan virus adalah program komputer yang dapat menyebar dengan cepat dari satu komputer ke komputer lain. Virus akan merusak data atau program komputer sehingga merusak proses kerja komputer. Virus seringkali sulit untuk dideteksi, bahkan dengan software antivirus sekalipun. Kondisi yang membuat tidak amannya penggunaan sistem informasi manajemen berbasis komputer tersebut, tentunya harus secara khusus mendapat perhatian baik oleh penyusun sistem informasi maupun oleh pemakai.

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 581

Ada tiga faktor utama yang harus betul-betul dipertimbangkan Virus adalah program dan diperhatikan oleh pengembang dan pemakai sistem informa- komputer yang dapat menyebar dengan cesi, yaitu musibah, keamanan dan kesalahan administratif. Musibah bisa terjadi setiap saat, perangkat keras, program, file-file data dan peralatan lainnya bisa hancur karena kebakaran, kesalahan arus listrik atau musibah lainnya. Beberapa musibah yang terjadi dapat mengganggu operasional rutin perusahaan dan berakibat pada seluruh aktivitas organisasi, untuk musibah semacam ini mungkin dibutuhkan waktu bertahun-tahun dan dana jutaan rupiah untuk memperbaikinya kembali. Pada perusahaan-perusahaan besar yang memiliki sistem jaringan on-line diseluruh dunia, maka antisipasi terhadap munculnya musibah tersebut mutlak diperlukan, sehingga aktivitas organisasi tetap dapat berjalan tanpa harus menunggu waktu lama untuk perbaikan jika terjadi musibah yang tak terduga. Salah satunya adalah seperti yang dilakukan oleh Visa USA Inc., salah satu perusahaan besar yang memiliki jaringan diseluruh dunia adalah Visa USA Inc. yang memiliki satu sistem komputer yang dapat mengantisipasi terjadinya musibah ini dengan cara membangun fault-tolerant computer system, yaitu suatu sistem pengamanan untuk sistem informasi berbasis komputer yang terdiri dari perangkat keras dan lunak cadangan, dan komponen tenaga listrik yang dapat membackup sistem agar bisa terus beroperasi. Sistem komputer cadangan ini memiliki ekstra memori, prosesor dan harddisk. Sistem ini dapat mendeteksi kesalahan yang terjadi dan mengalihkannya pada sistem cadangan. Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaan besar yang memiliki sistem pengolahan transaksi secara on-line. Keamanan (security) adalah serangkaian kebijakan, prosedur dan teknik pengukuran yang digunakan untuk melindungi sistem informasi manajemen dari akses yang tidak berwenang, pengubahan, pencurian dan kerusakan fisik. Keamanan dapat dilakukan dengan menyusun satu teknik dan perangkat yang dapat mengamankan perangkat keras dan lunak komputer, jaringan komunikasi dan data. Kesalahan (error) pada sistem informasi manajemen berbasis komputer dapat terjadi di berbagai hal seperti pemasukan data, kesalahan program, operasional komputer dan sebagainya.

21.2 Keamanan Data Rahasia Untuk mengurangi resiko kesalahan dan untuk mengantisipasi terjadinya musibah, kejahatan komputer serta rendahnya tingkat keamanan suatu kebijakan dan prosedur khusus harus dimasukkan pada saat merancang dan mengimplementasikan suatu sistem in-

pat dari satu komputer ke komputer lain

Fault-tolerant computer system yaitu suatu sistem yang memiliki perangkat keras, lunak cadangan, sumber tenaga listrik yang dapat membuat sistem terus berjalan saat terjadi berbagai kesalahan.

Keamanan adalah serangkaian kebijakan, prosedur, dan teknik pengukuran yang digunakan untuk melindungi sistem informasi manajemen dari akses yang tidak berwenang, pencu- rian dan kerusakan fisik.

582 BAGIAN IV Modul teknis

Pengendalian meliputi semua metode, kebijakan dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan harta kekayaan perusahaan, akurasi dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya

Pengendalian umum, mengontrol rancangan, keamanan dan penggunaan komputer serta keamanan dari file-file data organisasi secara umum.

Pengendalian aplikasi, merupakan pengendalian khusus bagi setiap aplikasi komputer.

formasi manajemen. Gabungan dari sistem manual dan berbasis komputer dapat menjadi acuan untuk mengukur sampai sejauhmana keamanan suatu sistem telah dibuat dan sesuai dengan standar pengendalian manajemen. Pengendalian (control) meliputi semua metode, kebijakan dan prosedur organisasi yang menjamin keamanan harta kekayaan perusahaan, akurasi dan kelayakan data manajemen serta standar operasi manajemen lainnya. Kontrol terhadap sistem informasi manajemen harus dilakukan sedini mungkin dan merupakan bagian penting dalam perancangan. Pengembang dan pemakai harus memberikan perhatian penuh terhadap masalah pengendalian ini mulai dari tahap perancangan hingga pengimplementasiannya. Sistem informasi berbasis komputer dikendalikan oleh kombinasi dari pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control). Pengendalian umum mengontrol rancangan, keamanan dan penggunaan software sistem informasi manajemen serta keamanan dari file-file datanya secara umum melalui organisasi. Secara keseluruhan, pengendalian umum ini diterapkan pada semua aplikasi komputer yang merupakan kombinasi dari software sistem (system software) dan prosedur manual yang diarahkan kepada terciptanya pelaksanaan pengendalian secara menyeluruh. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian khusus bagi setiap aplikasi komputer, seperti program aplikasi untuk penggajian, piutang dan pengolahan order. Penerapan pengendalian dilakukan baik terhadap pemakai subsistem informasi manajemen tertentu maupun terhadap prosedur penyusunan programnya.

Pengendalian Umum Pengendalian umum merupakan pengendalian yang menyeluruh yang bertujuan untuk memberikan keyakinan bahwa prosedur yang diprogram (software) telah berjalan secara efektif pada seluruh aktivitas bisnis. Pengendalian ini meliputi : Pengendalian atas seluruh proses implementasi sistem Pengendalian atas software yang digunakan Pengendalian atas fisik hardware Pengendalian atas pengoperasian komputer Pengendalian atas keamanan data dan jaringan Pengendalian atas aktivitas administrasi

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 583

Pengendalian atas Implementasi Sistem Pengendalian terhadap implementasi merupakan pemeriksaan terhadap proses pengembangan diberbagai bagian untuk meyakinkan bahwa proses benar-benar terkendali dan dikelola dengan baik Pemeriksaan terhadap pengembangan sistem harus ditujukan untuk menyajikan suatu review formal terhadap seluruh tahap pengembangan sistem informasi manajemen disemua bagian sehingga manajemen memiliki informasi untuk menyetujui atau menolak implementasi sistem informasi yang tengah disusun. Pemeriksaan terhadap pengembangan sistem informasi manajemen harus menguji sampai sejauhmana keterlibatan pemakai sistem dalam setiap tahap implementasi dan memeriksa penggunaan asas biaya-manfaat (cost-benefit) dalam menetapkan kelayakan pengembangan sistem informasi. Pemeriksaan juga harus melihat pelaksanaan pengendalian dan jaminan kualitas teknis (quality assurance techniques) untuk setiap pengembangan pengembangan, konversi dan pengujian. Hal yang penting juga dalam penyusunan sistem informasi manajemen adalah tersedianya dokumentasi yang memperlihatkan bagaimana jalannya sistem informasi baik dari segi teknis maupun pemakai. Suatu sistem informasi tidak akan dapat beroperasi sebagaimana seharusnya dan terpelihara tanpa dukungan dokumentasi yang memadai. Pemeriksaan terhadap pengembangan sistem informasi juga harus ditujukan untuk melihat sampai sejauhmana tingkat kesesuaian antara dokumentasi sistem, pemakai maupun pengoperasiannya dengan standar yang telah ditentukan.

Pengendalian atas implementasi merupakan pemeriksaan atas proses pengembangan dari semua poin pengendalian untuk meyakinkan bahwa proses benarbenar terkendali dan dikelola dengan baik.

Pengendalian atas Perangkat Lunak (Software) Pengendalian penting dilakukan bagi setiap kategori software yang digunakan dalam sistem informasi manajemen berbasis komputer. Pengendalian software bertujuan untuk memantau penggunaan software sistem informasi dan melindunginya dari akses yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang. Pengendalian software sistem dilakukan terhadap pengoperasian software sistem operasi yang mengatur jalannya program aplikasi. Pengendalian terhadap software sistem juga dilakukan terhadap penggunaan kompiler, program utility, laporan operasional, Setup dan penanganan file. Software sistem merupakan bagian pengendalian yang sangat penting karena mengontrol seluruh fungsi program yang memproses data. Pengendalian keamanan program dirancang untuk melindungi program dari perubahan yang tidak semestinya yang dilakukan oleh orang yang tidak berhak sebelum program tersebut dioperasikan.

Pengendalian software bertujuan untuk memantau penggunaan software sistem informasi dan melindunginya dari akses yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang

584 BAGIAN IV Modul teknis

Pengendalian atas Perangkat Keras (Hardware) Pengendalian hardware bertujuan untuk menjamin bahwa hardware yang digunakan secara fisik aman dan bekerja secara baik.

Pengendalian perangkat keras dilakukan untuk menjamin bahwa hardware yang digunakan secara fisik benar-benar aman dan semuanya berfungsi dengan baik. Perangkat keras komputer secara fisik harus benar-benar aman sehingga dapat diakses hanya oleh orang-orang yang berwenang. Akses pada ruang dimana komputer dioperasikan harus benar-benar dibatasi bagi petugas di ruang komputer saja. Peralatan komputer juga harus benar-benar aman dan terlindung dari kebakaran dan temperatur yang berlebihan. Bagi organisasi yang menggunakan sistem informasi berbasis komputer dalam seluruh aktivitasnya harus memiliki pengamanan ekstra bagi peralatan komputernya.

Pengendalian Pengoperasian Komputer

Pengendalian pengoperasian komputer, meyakinkan bahwa sistem informasi telah dijalankan dengan benar dan konsisten dalam menyimpan dan memproses data

Pengendalian operasi komputer merupakan pekerjaan bagian komputer untuk meyakinkan bahwa sistem informasi telah dijalankan dengan benar dan konsisten dalam menyimpan dan memproses data. Pengendalian ini meliputi pengawasan terhadap seluruh pemrosesan, pengoperasian hardware dan software, pembuatan backup dan prosedur perbaikan yang diterapkan. Perintah-perintah untuk menjalankan komputer juga harus didokumentasikan, dikaji ulang (review) dan disetujui oleh petugas yang berwenang. Pengendalian terhadap pengoperasian software meliputi prosedur manual yang di rancang untuk memperbaiki dan mendeteksi adanya kesalahan. Pengendalian ini merupakan gabungan dari instruksi-instruksi pengoperasian software yang lebih spesifik, prosedur perbaikan dan menjalankan kembali, Prosedur pemberian label dan penempatan input dan output pita magnetik serta prosedur untuk aplikasi yang spesifik. Software sistem informasi dapat memelihara rincian catatan seluruh aktivitas sistem selama pemrosesan. Catatan ini dapat dicetak untuk direview, sehingga kesalahan fungsi hardware, penyelesaian yang tidak normal dan tindakan operator dapat diteliti. Perintah tertentu untuk membuat kopi dan perbaikan data (backup) dapat dibuat sehingga bila terjadi kerusakan atau kesalahan pada hardware atau software tidak menimbulkan perubahan yang berarti pada sistem informasi yang sedang digunakan.

Pengendalian Keamanan Data dan Jaringan Pengendalian terhadap keamanan data dilakukan untuk meyakinkan bahwa kopi data (backup) berharga, baik yang berada pada disket ataupun pada CD terhindar dari penggunakan oleh pihak yang tidak berwenang, perubahan atau kerusakan. Pengendalian sangat mudah dilakukan pada file yang disimpan secara batch karena pengendalian dapat difokuskan hanya kepada operator yang menjalankan file batch tersebut. Akan tetapi pengendalian sangat sulit dilakukan untuk sistem yang on-line atau ‘real time’ karena

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 585

sistem tersebut dapat diakses melalui terminal dimana saja pada saat sistem tersebut diopersikan. Ketika data diinput secara on-line melalui sebuah terminal, maka input harus benar-benar dijaga dari orang yang tidak berhak. Kondisi ini sistem keamanan dapat dilakukan dalam beberapa tahap yaitu : Terminal secara fisik dibatasi, sehingga hanya petugas yang berwenang saja yang dapat menggunakannya.

Pengendalian keamanan data dilakukan untuk menyakinkan bahwa file-file data baik pada disket maupun pita tidak ditujukan untuk akses bagi yang tidak berwenang, perubahan dan perusakan.

Lengkapi software dengan password sehingga hanya petugaspetugas yang berwenang yang bisa mengakses. Untuk sistem dan aplikasi khusus, dapat digunakan password dan sistem keamanan tambahan. Sistem yang dirancang secara on-line, harus memiliki file data yang benar-benar aman. Bagi sistem yang bisa diakses melalui internet atau intranet untuk mengamankannya dapat menggunakan firewalls, yang berfungsi untuk melindungi data dari orangorang yang tidak berwenang menggunakannya. Firewalls ini biasanya ditempatkan antara LAN dan WAN dan jaringan eksternal seperti internet. Perangkat ini dapat mendeteksi kewenangan user sebelum dapat mengakses ke jaringan. Untuk menciptakan firewalls yang baik, harus ada yang menuliskan dan memelihara ketentuan-ketentuan internal agar dapat mengidentifikasi orang, aplikasi atau alamat secara terinci yang diperkenankan atau ditolak untuk masuk ke jaringan. Firewalls dapat mencegah tetapi tidak sepenuhnya melindungi jaringan dari pemakai yang tidak berwenang sehingga harus disajikan sebagai salah satu elemen dari seluruh rencana pengamanan terhadap sistem informasi manajemen.

Pengendalian Administratif Pengendalian administratif merupakan pembuatan standar formal, ketentuan-ketentuan, prosedur dan pengendalian disiplin untuk menjamin bahwa organisasi secara umum dan penerapan pengendalian benar-benar dilaksanakan dan diterapkan secara tepat. Hal utama dalam pengendalian administratif adalah (1) adanya pemisahan fungsi, (2) adanya kebijakan dan prosedur tertulis Pengendalian admidan (3) dilakukannya supervisi. nistratif merupakan Pemisahan fungsi - merupakan prinsip dasar dalam pengendalian intern bagi setiap organisasi. Intinya ini berarti bahwa fungsi-fungsi harus dirancang untuk meminimumkan risiko kesalahan atau terjadinya kecurangan terhadap harta perusahaan. Orang yang bertanggungjawab atas pelaksanaan sistem harus berbeda dengan orang yang melaksanakan transaksi yang akan mengakibatkan terjadinya perubahan pada sistem. Petugas yang memproses input harus dipisahkan dari petugas yang memproses output.

pembuatan standar, ketentuan, prosedur dan disiplin untuk menjamin bahwa pengendalian organisasi telah dilaksanakan dan diterapkan secara tepat.

586 BAGIAN IV Modul teknis Pemisahan fungsi, merupakan prinsip dari pengendalian intern untuk membagi tanggung jawab dan menentukan tugas-tugas diantara orang-orang sehingga fungsi masing-masing tidak saling tumpang tindih dan untuk meminimalkan terjadinya kesalahan dan manipulasi terhadap harta perusahaan.

Kebijakan dan prosedur yang tertulis - merupakan sarana untuk menetapkan standar formal yang mengendalikan pengoperasian sistem informasi manajemen. Prosedur harus diformalkan dengan menuliskan dan disahkan oleh pejabat yang berwenang. Akuntabilitas dan tanggung jawab harus benarbenar dijelaskan secara rinci. Supervisi terhadap keterlibatan personel dalam mengontrol prosedur menjamin bahwa pengendalian untuk sistem informasi manajemen telah dilaksanakan secara tepat. Dengan supervisi, kelemahan dapat segera diketahui, kesalahan segera dikoreksi dan penyimpangan dari prosedur standar dapat diketahui lebih awal. Tanpa adanya supervisi yang memadai, rancangan penyusunan pengendalian menjadi tidak berguna. Kelemahan dari setiap poin pengendalian umum dapat berakibat secara luas terhadap prosedur pemrograman dan data-data dari seluruh aktivitas organisasi. Tabel 21.1 memperlihatkan kelemahan-kelemahan tersebut dan akibat yang ditimbulkannya. Tabel 21.1 Kelemahan-kelemahan dalam pengendalian umum

Kelemahan-kelemahan

Dampak yang ditimbulkan

Fungsi yang dikehendaki dari sistem informasi manajemen Pengendalian Implementasi baru atau yang dimodifikasi akan mengalami kesalahan atau mengalami kegagalan. Petugas yang tidak berwenang dapat membuat perubahan Pengendalian software dalam pemrosesan. Organisasi menjadi tidak terlalu yakin (keamanan program) akan program atau sistem informasi yang telah dirubah. Pengendalian ini tidak memiliki dampak langsung pada aplikasi-aplikasi yang terpisah, karena pengendalian secara Pengendalian software umum sangat tergantung pada software sistem informasi, (software sistem informasi) kelemahan pada poin ini akan merusak pengendalian umum lainnya. Hardware mungkin saja mengalami kesalahan fungsi yang Pengendalian hardware sangat serius atau mengalami sejumlah kesalahan atau secara fisik hancurnya sebagian catatan-catatan. Pengendalian pengoperasian Kesalahan yang terjadi secara acak mungkin saja terjadi komputer pada sistem. Perubahan yang dilakukan oleh petugas yang tidak Pengendalian keamanan file berwenang dapat dibuat pada sistem penyimpanan data data pada sistem komputer atau masuknya petugas yang tidak berwenang ke dalam informasi yang sangat penting. Seluruh poin pengendalian akan mengalami kesalahan Pengendalian administratif pelaksanaan atau dilaksanakan secara terpaksa

Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian khusus atas setiap aplikasi komputer yang digunakan, seperti aplikasi penggajian dan pemrosesan order. Pengendalian ini juga meliputi prosedur-prosedur baik yang diotomatisasi maupun manual yang di-

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 587

laksanakan untuk menjamin bahwa hanya data-data yang sah saja yang diproses secara lengkap dan akurat oleh suatu aplikasi. Pengendalian bagi setiap aplikasi harus melibatkan semua rang kaian proses, baik secara manual maupun komputer, mulai dari langkah awal persiapan transaksi, pelaksanaan transaksi hingga dihasilkannya output dari transaksi yang dilakukan. Pengendalian aplikasi dititikberatkan pada tujuan sebagai berikut: 1. Kelengkapan input dan pemutakhiran data. Semua transaksi yang dilakukan pada saat ini harus dilakukan dan dicatat pada file komputer 2. Ketepatan input dan pemuktahiran data. Data yang dicatat oleh komputer harus benar-benar akurat dan dicatat dengan tepat pada file komputer. 3. Keabsahan/Validitas. Data harus diotorisasi atau setidaknya diperiksa kesesuaiannya dengan transaksi yang terjadi, atau dengan kata lain transaksi harus mencerminkan kejadian yang sebenarnya. 4. Pemeliharaan. Data pada file komputer harus berkelanjutan untuk melihat kebenaran dan kesesuaian waktunya. Pengendalian aplikasi dapat diklasifikasikan menjadi: (1) Pengendalian input/masukan, (2) pengendalian pemrosesan dan (3) pengendalian output/keluaran.

Pengendalian Input/Masukan Pengendalian input merupakan pemeriksaan data dengan tujuan untuk menguji ketepatan dan kelengkapannya ketika data tersebut dimasukkan ke dalam sistem informasi manajemen. Ada beberapa pengendalian input yaitu: input untuk diotorisasi, input untuk konversi data, input untuk edit/perbaikan data, dan input untuk penanganan kesalahan. Otorisasi input. Input harus benar-benar diotorisasi, dicatat dan dimonitor sebagai sumber bagi arus dokumen bagi komputer. Misalnya, prosedur formal dapat dirancang untuk diotorisasi hanya oleh petugas tertentu saja di bagian penjualan untuk menyiapkan transaksi penjualan pada sistem entri order. Formulir penjualan harus diberi nomor seri, dikelompokan dalam batch dan dicatat sehingga transaksi tersebut dapat dilacak pada saat diberikan pada petugas yang berwenang untuk memasukkannya ke dalam komputer. Batch (formulir) harus ditandatangani sebelum dimasukan ke dalam komputer. Konversi data. Input harus benar-benar dikonversikan kedalam transaksi komputer tanpa ada kesalahan, seperti formulir tembusan-tembusan yang lainnya. Kesalahan pencatatan dapat dikurangi dengan membuat kunci transaksi secara langsung pada komputer sesuai dengan sumber dokumennya.

Pengendalian input merupakan prosedur untuk memeriksa akurasi dan kelengkapan data pada saat dimasukkan pada sistem, Otorisasi input, otorisasi, pencatatan dan monitoring yang tepat terhadap sumber dokumen pada saat dimasukan pada sistem komputer.

Konversi data, proses untuk mengubah data dari satu bentuk ke bentuk lain pada transaksi komputer.

588 BAGIAN IV Modul teknis Pengendalian jumlah batch, dilakukan dengan menghitung seluruh dokumen untuk mengetahui jumlah field

Editing kegiatan rutin untuk memeriksa input data dan memperbaikinya sebelum diproses

Pengendalian jumlah batch dapat ditetapkan sebelum transaksi dikelompokan dalam batch. Penjumlahan ini dapat diatur dengan menghitung seluruh dokumen untuk mengetahui jumlah field seperti jumlah seluruh penjualan (untuk batch). Program komputer menghitung seluruh batch dari input transaksi. Bila batch tidak cocok maka akan ditolak. Pada sistem on-line pun pengendalian batch dapat digunakan dengan membuat pengendalian penjumlahan untuk rekonsiliasi. Pemeriksaan/editing, berbagai kegiatan rutin dapat dilaksanakan untuk memeriksa data yang diinput dari kesalahan sebelum data tersebut diproses. Pemeriksaan rutin ini dapat menghasilkan sejumlah daftar kesalahan yang harus diperbaiki. Jenis-jenis teknik pemeriksaan yang utama dapat dilihat pada Tabel 21.2 berikut ini. Tabel 21.2 Jenis-jenis pemeriksaan yang utama

Teknik pemeriksaan Pemeriksaan Potensial (Resaonableness checks) Pemeriksaan Format (Format checks)

Pemeriksaan keberadaan (Existence checks)

Pemeriksaan ketergantungan (Dependency checks)

Pemeriksaan angka (Checks digit)

Penjelasan Untuk diterima data harus sesuai dengan batas yang ditentukan atau data akan ditolak Karakteristik dari isi (huruf/ angka) , panjang dan tanda dari masing-masing field data telah diperiksa oleh computer Komputer akan mem bandingkan data yang diinput dengan tabel atau file master untuk meyakinkan bahwa codenya sah. Komputer akan melakukan pemeriksaan jika hubungan logisnya ada diantara data dari transaksi yang sama. Bila tidak maka transaksi akan ditolak. Referensi tambahan disebut sebagai pemeriksaan angka berdasarkan kode dan hubungan matematis dengan angka yang lainnya. Angka tambahan ini merupakan input data yang dihitung ulang oleh komputer dan hanya dibandingkan dengan satu input

Contoh Jika transaksi order untuk 20.000 unit dan catatan order terbesar adalah 50 unit, maka transaksi akan ditolak. Sembilan posisi dari nomor jaminan sosial tidak boleh berisi huruf.

Seorang pegawai dapat memiliki akan memperoleh Standar Ketenagakerjaan jika kodenya 1,2,3,4 atau 5. Nilai lain akan ditolak. Transaksi kredit kendaraan harus memperlihatkan hubungan logis antara jumlah pinjaman, jumlah pembayaran kredit dan jumlah cicilan.

Kelebihan dari sistem on-line bagi pemeriksaan yaitu dapat dilakukan segera. Setiap transaksi yang dimasukan dan diterima dapat diedit segera dan operator dapat segera mengetahui adanya kesalahan. Jika terjadi kesalahan yang tidak disengaja, kesalahan tersebut dapat diketahui dan diperbaiki oleh operator yang lainnya.

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 589

Pengendalian Pemrosesan Pengendalian pelaksanaan proses dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bahwa data benar-benar lengkap dan akurat selama dilaksanakannya pemuktahiran data. Pengendalian atas pelaksanaan pemrosesan yang utama adalah dengan menjalankan pengendalian penjumlahan, kesesuaian komputer dan pemeriksaan pemrograman. Menjalankan pengendalian penjumlahan merupakan rekonsiliasi jumlah input dengan jumlah item yang telah dimutakhirkan dalam file. Pemutakhiran dapat dilakukan dengan mengontrol memisahkan pengendalian penjumlahan selama proses berlangsung. Penjumlahan seperti proses penjumlahan seluruh transaksi atau jumlah kuantitas yang diminta dapat dibandingkan secara manual atau dengan komputer. Penyimpanan harus dicatat untuk penyelidikan lebih lanjut. Pencocokan dengan komputer yaitu mencocokan antara data yang diinput dengan informasi yang ada di file master atau file lainnya, bila itemnya tidak cocok maka harus dicatat untuk penyelidikan lebih lanjut. Pada umumnya penyesuaian terjadi selama data diinput, tetapi dalam kondisi yang sama dapat saja dilakukan untuk menyakinkan kelengkapannya. Contohnya, mencocokkan antara kartu tanda kehadiran karyawan dengan file master penggajian dan laporan dari kartu yang hilang atau digandakan .

Pengendalian pelaksanaan proses aktivitas rutin untuk mengetahui bahwa data benar-benar lengkap dan akurat pada saat dimutakhirkan.

Pengendalian Output

Pencocokan dengan

Menjalankan pengendalian penjumlahan merupakan prosedur untuk mengontrol kelengkapan pemutakhiran dengan membagi jumlah pengendalian dengan merekonsiliasi jumlah sebelum dan sesudah proses dilakukan

Pengendalian output dilakukan untuk meyakinkan bahwa hasil pe- komputer proses pemrosesan komputer betul-betul tepat, lengkap dan didistribusikan ngontrolan yang menjamin bahwa data yang dengan baik. Umumnya pengendalian output terdiri dari : Menyesuaikan antara seluruh output dengan seluruh input dan proses yang dilakukan. Pengujian/review terhadap pelaksaan proses komputerisasi perhitungan dilakukan untuk menetapkan bahwa seluruh aktivitas komputer benar-benar dijalankan untuk melaksanakan pemrosesan. Pemeriksaan terhadap laporan output dilakukan untuk meyakinkan bahwa jumlah, format dan rinciannya benar dan sesuai dengan inputnya. Laporan output, pengujian dan dokumen penting lainnya telah didokumentasikan dan diotorisasi sesuai prosedur.

Keamanan dan Perangkat Elektronik Keamanan dari komunikasi elektronik merupakan perhatian utama dari pelaksanaan pengendalian bagi perusahaan yang mengan dalkan kegiatan bisnisnya pada barang-barang elektronik. Tidak hanya masalah keamanan yang harus dipecahkan tetapi juga ma-

diinput sesuai dengan informasi yang ada di file master.

Pengendalian output menjamin bahwa hasil dari proses komputer akurat, lengkap dan telah didistribusikan dengan tepat.

590 BAGIAN IV Modul teknis

Encryption adalah pengkodean data yang digunakan untuk melindunginya agar tidak dibaca atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Keaslian adalah kemampuan dari setiap bagian dalam transaksi untuk meyakini identitas dari bagian lain.

salah petugas pelaksana dan manajemen harus benar-benar mem percayai bahwa masalah-masalah ini dapat dipecahkan sebelum penggantian perangkat elektronik bekerja secara optimal. Sangatlah penting bahwa data dari pembeli dan penjual disimpan secara rahasia pada saat dikirim secara elektronik. Beberapa organisasi menggunakan encryption untuk melindungi pengiriman informasi rahasianya pada seluruh jaringan. Encryption adalah pengkodean data (merubah data menjadi kode-kode tertentu) untuk melindungi data tersebut agar tidak dibaca atau di akses oleh pihak yang tidak berwenang. Encryption juga digunakan untuk melindungi pesan-pesan dalam internet dan jaringan umum lainnya karena jaringan tersebut sangat tidak aman. Encryption membantu melindungi pengiriman data pembayaran dan membantu dalam mengatasi masalah keaslian dan kelengkapan pesan. Keaslian (authentication), mengacu pada kemampuan setiap bagian untuk mengetahui bahwa bagian lain dalam transaksi benar-benar orang yang berhak menggunakannya. Dalam prosedur manual contohnya adalah penggunaan tanda tangan. Kelengkapan pesan (message integrity), adalah kemampuan untuk meyakinkan bahwa pesan-pesan yang dikirim tiba tanpa ditiru atau dirubah.

Pengembangan Struktur Pengendalian : Biaya dan Manfaat Mekanisme pengendalian yang telah diuraikan di atas dapat dilaksanakan pada seluruh sistem informasi manajemen, tetapi akan membutuhkan biaya yang sangat mahal dan cukup rumit secara ekonomi atau tidak layak untuk dilaksanakan. Beberapa analisis biaya dan manfaat harus dilaksanakan untuk menentukan mekanisme pengendalian mana yang paling efektif tanpa harus mengorbankan efisiensi biayanya. Salah satu dari kriteria dalam menentukan berapa luas pengendalian yang harus dilakukan pada suatu sistem informasi manajemen, sangat tergantung dari data seberapa penting suatu data bagi perusahaan. Sistem informasi keuangan dan manajemen misalnya harus didahulukan dibanding sistem untuk pelatihan karyawan. Data yang belum digunakan (standing data), adalah data yang tetap berada dalam sistem dan mempengaruhi arus transaksi Standing Data adalah yang masuk dan keluar dari sistem informasi (misalnya kode undata yang tetap berada tuk produk atau pusat biaya), perlu dipantau lebih jauh dibandingdalam sistem dan memkan dengan transaksi masing-masing. Kesalahan dalam data tranpengaruhi arus transaksi saksi tunggal akan berakibat hanya pada traksaksi itu sendiri, diyang masuk dan keluar mana kesalahan dari data yang belum digunakan akan berpengadari sistem informasi. ruh pada beberapa atau seluruh transaksi pada saat file diproses. Efektivitas biaya dari pengendalian juga akan dipengaruhi oleh efisiensi, tingkat kerumitan dan biaya-biaya pada setiap penggunaan teknik pengendalian. Misalnya, pemeriksaan yang melakukan pengujian satu per satu secara lengkap akan memakan wak-

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 591

tu yang lama dan secara operasional tidak mungkin dilaksanakan oleh sistem informasi yang memproses bejuta-juta pembayaran harian. Tetapi mungkin saja teknik ini dilaksanakan jika hanya untuk memverifikasi beberapa data penting seperti jumlah rupiah dan jumlah rekening tanpa memeriksa nama dan alamat. Pertimbangan ketiga adalah tingkatan resiko jika aktivitas atau proses yang spesifik tidak terkendali dengan tepat. Penyusun sistem informasi dapat membuat pernyataan adanya resiko, yaitu menjelaskan masalah yang sering muncul dan kerusakan yang potensial terjadi. Misalnya jika kerusakan itu terjadi kurang dari setahun sekali dengan kerugian maksimum 1 juta rupiah, maka tidaklah layak untuk menghabiskan biaya 20 juta rupiah guna merancang dan memelihara pengendalian untuk melindungi dari kerusakan tersebut. Pada situasi-situasi tertentu suatu organisasi tidak tahu betul kemungkinan terjadinya kerusakan pada sistem informasinya dan tidak akan dapat menentukan dampak yang mungkin ditimbulkan oleh kerusakan tersebut. Pada kondisi ini menurut Rainer Snyder dan Carr (1991) manajemen harus memilih untuk menerangkan resiko-resiko dan dampak yang ditimbulkannya secara kualitatif. Untuk memutuskan pengendalian yang bagaimana yang akan digunakan, penyusun sistem informasi manajemen harus mengevaluasi berbagai teknik-teknik pengendalian dan hubungannya dengan efektivitas biayanya. Kelemahan suatu pengendalian di satu sisi mungkin dapat ditutupi dengan kelebihan poin pengendalian yang lain. Tidaklah akan menciptakan biaya yang efektif untuk menciptakan suatu pengendalian yang ketat pada setiap siklus pemrosesan jika resiko yang paling besar mungkin terjadi atau jika ada konpensasi pengendalian di tempat lain. Kombinasi dari seluruh pengendalian dapat diciptakan untuk aplikasi yang umum akan menjelaskan bagaimana struktur suatu pengendalian.

Pernyataan adanya resiko adalah menentukan frekuensi munculnya masalah dan kerusakan yang potensial jika masalah itu muncul, digunakan untuk mengotrol biaya dan manfaat.

21.3 Pemeriksaan Sistem Informasi Manajemen Setelah pengendalian diterapkan pada suatu sistem informasi manajemen, bagaimana cara untuk mengetahui bahwa pengendalian tersebut berjalan dengan efektif?. Untuk menjawab hal tersebut, suatu organisasi harus menyelenggarakan suatu pemeriksaan/audit yang sistematik dan komprehensif. Organisasi yang besar biasanya memiliki bagian pemeriksaan intern yang bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan terhadap sistem informasi manajemen yang diterapkan.

Ketentuan dalam Memeriksa Proses Pengendalian Pemeriksaan (audit) atas sistem informasi manajemen ditujukan untuk mengenali semua pengendalian yang mengatur sistem informasi itu sendiri dan menilai efektivitas pelaksanaannya. Untuk

Pemeriksaan sistem informasi manajemen ditujukan untuk mengenali semua pengendalian yang mengatur sistem informasi itu sendiri dan menilai efektivitas pelaksanaannya

592 BAGIAN IV Modul teknis

melaksanakan hal tersebut, seorang auditor harus memahami betul operasionalisasi, fasilitas-fasilitas fisik, telekomunikasi, sistem pengendalian, tujuan pengamanan data, struktur organisasi, personel, prosedur manual dan penerapan masing-masing aplikasi komputer. Auditor harus mengumpulkan dan menganalisis semua bahan-bahan tentang sistem informasi manajemen yang diterapkan, seperti user dan pendokumentasian sistem, contoh-contoh input dan output, dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pelaksanaan pengendalian. Auditor biasanya melakukan wawancara dengan petugas yang menggunakan dan mengoperasikan sistem sesuai dengan aktivitas dan prosedurnya. Pengendaliaan untuk aplikasi yang digunakan, pengendalian secara keseluruhan, dan pengendalian terhadap disiplin diperiksa. Auditor harus melacak arus sampel transaksi dari sistem yang dipergunakan dan melakukan pengujian jika tersedia software untuk audit. Kelemahan pengendalian dan perkiraan dari kemungkinan munculnya kelemahan tersebut dibuat daftar dan rangkingnya.

Pemeriksaan terhadap Kualitas Data Aspek yang terpenting dari pemeriksaan sistem informasi manajemen adalah analisis terhadap kualitas data. Pemeriksaan kualitas data dilakukan dengan menggunakan metode-metode berikut ini : Melakukan survey terhadap persepsi user atas kualitas data Melakukan survey terhadap seluruh file-file data Melakukan survey untuk sampel data dari file data

Pemeriksaan kualitas data adalah survey terhadap persepsi enduser : -atas kualitas data, -file-file data dan -sampel data dari file data

Walapun tidak terlalu umum melakukan pemeriksaan terhadap kualitas data, namun organisasi tidak memiliki cara lain untuk mengetahui pada tingkat apa sistem informasi manajemen yang dimilikinya tidak akurat, tidak lengkap atau menyajikan informasi yang tidak jelas. Data yang tidak akurat, tidak tepat waktu atau tidak konsisten dengan sumber informasinya, dapat menciptakan masalah operasional dan keuangan yang serius bagi aktivitas bisnis. Pada saat data yang tidak tepat tidak tercatat, maka akan menyebabkan diambilnya keputusan yang tidak benar, pengembalian produk atau malah kerugian bagi perusahaan. Tidak memadainya kualitas data dapat terjadi karena berbagai sebab. Salah satunya disebabkan oleh kesalahan pada saat memasukan data atau karena adanya kesalahan dalam sistem informasi itu sendiri dan juga rancangan databasenya. Menurut Wand dan Wang (1996) Sistem perlu dirancang sedemikian rupa sehingga data merupakan sesuai dengan apa yang ada dilapangan dan memenuhi kebutuhan user. informasi internasional.

BAB 21 Mengelola sistem informasi manajemen 593

Rangkuman Dewasa ini setiap organisasi memiliki ketergantungan yang sangat tinggi pada komputerisasi sistem informasi, sehingga organisasi harus memiliki ukuran khusus yang dapat menjamin bahwa sistem yang digunakannya benar-benar terkendali. Dengan data yang mudah diubah kedalam bentuk-bentuk elektronik, maka otomatisasi semakin mudah terlaksana. Kemudahan ini pada akhirnya membuat data-data tersebut menjadi tidak aman dari kerusakan, kesalahan dalam penggunaan, kecurangan dan kerusakan pada hardware maupun software. Akibat yang ditimbulkan oleh kerusakan sistem informasi manajemen dengan menggunakan komputer akan lebih parah dibandingkan dengan sistem yang disusun secara manual karena semua catatan-catatan dari fungsifungsi organisasi mungkin saja hancur atau hilang, Sistem on-line dan penggunaan sistem jaringan temasuk juga internet merupakan salah satu penyebab tidak amannya penggunaan data, karena data dapat dengan mudah diakses dari berbagai terminal atau jaringan-jaringan komunikasi. Virus komputer yang mudah menyebar dengan tidak terkendali juga merupakan salah satu unsur yang dapat menghancurkan atau merusak memori komputer atau menghancurkan program dan data. Untuk menghindari atau meminimalisasi kerusakan-kerusakan yang mungkin timbul maka suatu organisasi harus dapat mengendalikan sistem informasinya. Pengendalian ditujukan baik untuk prosedur pemrograman manual maupun komputer. Ada dua kategori pengendalian utama yaitu pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum merupakan rancangan yang menyeluruh atas keamanan dan penggunaan program komputer dan file untuk aktivitas organisasi secara keseluruhan, termasuk juga didalamnya pengendalian hardware dan software, keamanan file data dan jaringan pengaman, pengoperasian komputer dan pengendlian administrasi. Firewalls merupakan suatu program yang membantu mengamankan jaringan khusus dari akses yang tidak seharusnya bila organisasi menggunakan intranet atau internet. Pengendalian aplikasi adalah pengendalian khusus untuk masing-masing aplikasi komputer. Fokus utama dari pengendalian ini adalah ketepatan dan kelengkapan input, pemutakhiran dan pemeliharaan dan keabsahan dari sistem informasi. Pengendalian aplikasi terdiri dari (1) pengendalian input; (2) pengendalian proses dan (3) pengendalian output. Untuk pembayaran dengan sistem elektronik, saat ini berkembang software pengaman yang disebut Encryption.

594 BAGIAN IV Modul teknis

Soal 1. Mengapa sistem informasi manajemen menjadi tidak aman ? 2. Sebutkan tiga faktor yang harus diperhatikan oleh pengembang dan pemakai sistem informasi ? 3. Apakah yang dimaksud dengan encryption ? 4. Apakah yang dimaksud dengan virus, hecker 5. Apakah yang dimaksud dengan fault-tolerant system ?

Tugas 1. 2. 3. 4. 5.

Sebutkan dan jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian umum ? Sebutkan dan jelaskan apa yang dimaksud dengan pengendalian Aplikasi ? Apakah audit sistem informasi dapat dilakukan oleh orang yang tidak memahami sistem informasi ? Jelaskan Jelaskan mengapa sistem informasi manajemen yang dibangun oleh suatu perusahaan malah sering menambah kesulitan bagi perusahaan ? Jelaskan baik buruknya kalau departemen sistem informasi manajemen ada manajemen tingkat bawah, menengah dan atas ?

Daftar Pustaka 595

Daftar

Pustaka rd

Basset,2005,Internal control on accounting infrmation systems,3 ,Manchhester Beard dan Wen,2007,Reducing the threat levels for accounting information systens: Challenges for management ,accountants,auditorand academicians, Harrison college of business,USA Blake (1985), Perception, Alfred A.Knopf, USA Bodnar (1995), Accounting Information Systems, 6Th, Prentice-Hall,USA Th

Boockholdt (1999), Accounting Information Systems, 5 , Mc Graw Hill, USA Boisot (1994), Information and Oeganization:The manager as antropologis, HarperCollins Publisher, Great Britain Burch (1989), Information System:Theory and Practice, 3th, John Willey & Sons, New York Chow ,2005,Internal control and risk management guide task force,Hongkong ICPA, Hongkong Coleman (1997), Mastering Intranet: For Windows 95/NT Edition, BPB Publications, New Delhi Date (1990), An Introduction to Database Systems, 5Th, Addison-Wesley Publishing Company, USA Ernst & Young,2008,The future of risk management and control Gallier (1987), Information Analysis:Selected reading, Addison Wesley, Sydney Gelinas and Sutton (2002),Accounting Information Systems,5th,South-Western Thomson Learning,USA Hahn(1996), The Internet:Complete Reference,2nd,Osborne,USA Holmberg,2005,Internal control and risk management framework for finnish central government agencies and fund,ministry of finance,USA Kendal Kendal (1999),Systems Analysis and Design,4th,Prentice Hall,USA nd

Korth (1997), Database System Concepts, 2 , Mc Graw-Hill Book Co, Singapore Leon (1999),Enterprise resource Planning,Tata Mc Graw-Hill,India Long (1996), Computers, Prentice Hall International, Inc. USA

596 Daftar Pustaka

Loudon (1998), Manajemen Information System: New Approach to Organization and Technology, 5th, Prentice Hall International, Inc. USA nd

Loudon (1993), Business Information Systems: A Problem Solving Approach, 2 The Dryden Press,USA Maltin (1994), Cognition, 3th, Harcourt Brace Publisher, USA st

Marakas (2003),Decision Support Systems:in the 21 Century,Prentice Hall,USA McKeown (1993), Manajemen Information Systems:Managing With Computer, The Dryden Press, USA Mc Leod (1994), Information Systems Conceps,Macmillan Publishing Company, New York Mc Leod (2001), Manajemen Information Systems:A Study of Computer- Based Information Systems, Macmillan Publishing Company, NewYork Mc Leod (2004),Manajemen Information System, 9th,Prentice Hall,USA Nivra,2007,Risk Management and Internal control systems,amsterdam Obe,2006,Statement if internal control O’Brien (2004), Manajemen Information systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 6th, Mc GrowHill,USA Rahman (1988), Accounting Information Systems:Principle, Applications, and Future Directions, Prentice Hall International,Inc. USA Schoderbek (1985), Management Systems:Conceptual Consideration, 3th, Business Publications, INC, Texas Shelly (2003),Systems Analysis and Design,5th,Thomson Course Technology,USA Satzinger (2002).Systems Analysis and Design:in a Changing World,2nd, Thomson Course Technology,USA Sutherland (1975), Systems: Analisys, Administration and Archtectur,Van Nostrand reinhoki Company, New York Slotnick (1989), Computer and Applications:An Introduction to Data Processing, D.C. Heat and Company, Lexington Therauf (1982), Decision Support Systems for Effective Planning and Control: A Case Study Approach, Prentice Hall International,Inc. USA Turban (1992), Decision Support and Expert Systems:Manajemen Support

Daftar Pustaka 597

Systems, 3th, Macmillan Publishing Company, New York Turban (1999),Information Technology for Management:Making Connection for strategic nd Advantage,2 ,John Wilwy&Sons,Newyork Weber (1999), Information Systems Control and Audit, Prentice Hall International,Inc. USA Wiggins(1995),The Internet For Everyone:A guide for users and provider, McGrowHill,uSA Whitten (2004), System Analysis and Design Methods, 6th, Irwin/McGrowHill,USA th

Wilkinson (2000), Accounting and Information Systems, 3 , John Wiley&Sons, USA