Caso 2

CONTROL LOGÍSTICO

La Empresa XYZ, cuyo giro es la venta de equipos y suministros informáticos, busca lograr las mejores condiciones comerciales para negociar con el proveedor, es decir, pactar montos, fechas de pagos y formas de pago; y de esta manera, definir su cartera de proveedores. Toda negociación queda pactada con un documento firmado por el jefe de Logística y el representante del proveedor. El jefe de Logística solicita cotizaciones a los proveedores y los proveedores emiten la cotización y se la envían. El jefe de Logística analiza la cotización y si la aprueba, genera una orden de compra al proveedor, de lo contrario, la archiva. El proveedor envía el producto con su respectiva factura y guía. El asistente de logística recibe el producto, factura y guía; asimismo, revisa los productos, y si está conforme, emite la orden de internamiento. En caso contrario, hace la devolución del producto informando el motivo de la devolución. Se requiere reducir el tiempo al momento de generar la orden de internamiento. El Gerente General y el Gerente Financiero de XYZ desean que el registro de cada una de las obligaciones generadas junto a su liquidación sea realizado puntualmente. El jefe de Logística envía la orden de internamiento y factura al tesorero. El tesorero registra la orden de internamiento y factura. El tesorero registra los documentos pendientes de pago. Para este caso, se mencionan los documentos por pagar a proveedores, aunque, también es importante registrar los documentos pendientes de pago al gobierno y empleados. El tesorero envía los documentos al asistente de Contabilidad. Para llevar a cabo la liquidación o pago, el tesorero emite los documentos pendientes de pago y los envía al Gerente Financiero para que los analice y apruebe. El Gerente Financiero emite los cheques, los mismos que son enviados a la Gerencia General para su firma. Luego, se envían los cheques a los proveedores. Las copias de los documentos de pago se envían al área de Contabilidad para que registre la obligación como pagada en los asientos contables. Por cada obligación que se va a registrar, se debe buscar a los proveedores.