Chapter 10 Leadership.ppt

CHAPTER 10

LEADING TEAM

BY: SETIA TJAHYANTI

TEAMS IN ORGANIZATIONS DEFINISI TEAM Suatu unit yang terdiri dari paling sedikit 2 orang atau lebih yang berinteraksi dan mengkoordinasikan pekerjaannya untuk emncapai tujuan yang disepakati bersama. Terdiri dari 3 komponen: 1.Team terdiri dari dua orang atau lebih, team dapat menjadi besar, tetapi setidaknya tidak kurang dari 15 org 2. Orang-orang dalam team bekerjasama, saling berinteraksi dan berkoordinasi. 3. Oeang-orang dalam team saling berbagi tujuan dan sasaran, mempunyai komitmen yang sama terhadap tujuan dan sasaran bersama.

GROUP 1. Ada seorang pemimpin yang kuat 2. Tanggungjawab pribadi 3. Tujuan grup sama dengan tujuan organisasi 4. Target kinerja ditentukan oleh pihak lainnya 5. Bekerja dalam lingkup organisasi 6. Produk dihasilkan secara individu 7. Mengorganisasikan meeting dan delegasi

TEAM 1. Membagi atau merotasi peran pemimpin 2. Tangungjawab bersama dan pribadi/ individual 3. Tujuan atau visi tim yang spesifik 4. Target kinerja ditentukan tim 5. Tanpa batasan lingkup kerja organisasi 6. Produk dihasilkan secara tim 7. Umpan balik mutual, diskusi terbuka, pemecahan masalah secara aktif

EXHIBIT 10.1

DIFFERENCES BETWEEN GROUPS AND TEAMS Group

Team

Has a designate, strong leader

Shares or rotates leadership roles

Individual accountability

Mutual and individual accountability (accountable to each other)

Identical purpose for group and organization

Specific team vision or purpose

Performance goals set by others

Performance goals set by them

Work within organizational boundaries

Not inhibited by organizational boundaries

Individual work products

Collective work products

Organized meetings, delegation

Mutual feedback, open-ended discussion, active problem-solving

EXHIBIT 10.2

EVOLUTION OF TEAMS AND TEAM LEADERSHIP Types of Teams

Functional Team • Grouping individuals by activity • Leader centered • Vertical or command team

Need for traditional leadership

Cross-Functional Teams  Crosses organizational boundaries  Leader gives up some power  Special purpose team, problem-solving team

Self-Directed Team  Autonomous, defines awn boundaries  Member-centered  Self-managed team

Need for team leadership

Types of Team 1. Functional Team Bagian dari suatu struktur vertikal hirarki. Team ini dibentuk dalam rantai komando yang formal. Terdiri dari minimum 4 level hirarki organisasi. Hanya bertanggunggjawab terhadap 1 unit organisasi dan sistemnya birokrasi. Tujuannya untuk meningkatkan pelayanan konsumen, kecepatan dalam servis, fleksibelitas dan kualitas. Contoh: Divisi marketing bertanggungjawab di area marketing saja.

2. Cross-Funstional Teams Terbentuk dari berbagai fungsi departemen yang berbeda dalam organisasi. Anggota-anggota team terbebas dari hirarki yang bersifat vertikal tetapi masih bersifat leader-centered dan leader-directed. Tujuannya untuk penyatuan pemikiran dan disiplin ilmu dari tiap-tiap departemen untuk mendapatkan kinerja yang optimal. Team ini terdiri dari 2: • Special purpose team Digunakan untuk membentuk ide-ide/ kreativitas 2. Problem solving team Digunakan untuk mengatasi/ menyelesaikan masalah yang diambil dari berbagai divisi.

3. Self Directed Team • Tahapan yang lebih tinggi dari kedua tipe tersebut diatas adalah jenis self directed teams. Dimana dalam team ini seluruh anggota team bekerja sama tanpa arahan manager, supervisor, atau tugas dari ketua team. • Anggota team ini mempunyai keterampilan yang berbeda-beda, mempunyai kekuasaan yang berhubungan dengan rencana kerja, pengambilan keputusan dan pengambil tindakan masalah yang terjadi. Self-directed lebih mengedepankan keberadaan anggota-anggota team daripada leader-centered ataupun ataupun leader-directed.

Understanding Team Characteristics 1.

Size Ukuran ideal banyaknya orang yang bergabung dalam team adalah 7 orang tetapi bisa juga berkisar antara 5 sampai 7 orang. Jumlah kelompok team sebaiknya harus kecil sehingga dapat berinteraksi satu sama lain, mudah diatur, timbul kebersamaan serta kuat dalam komitmen.

2.

Diversity Keragaman team akan lebih efektif karena masingmasing anggota memberikan berbagai macam kemampuan, pengetahuan dan pengalaman serta bakat dan informasi untuk menunjang suatu proyek atau masalah. Keragaman team akan menghasilkan solusi yang lebih inovatif untuk berbagai masalah yang dapat dilakukan oleh keragaman team.

3. Interdependence sampai sejauh mana setiap anggota team bergantung satu sama lainnya. a. Pooled Interdependence Merupakan bentuk terendah dari kesaling tergantungan dimana anggota-anggotanya hampir saling tergantung satu sama lain dalam menyelesaikan pekerjaan mereka, partisipasi dalam team tapi tidak sebagai suatu team dan pekerjaan tersebut diselesaikan secara independence. Contohnya sales team, dengan tanggungjawab penjulan perorang untuk area penjualan dan pelanggannya sendiri, tapi berbagi janji dengan sekretaris yang sama. Sales person tidak perlu berinteraksi dalam menyelesaikan pekerjaan mereka dan hanya sedikit koordinasi harian yang diperlukan.

b. Sequential Interdependence

Merupakan bentuk seri dimana output dari suatu team merupakan input untuk team lain. Jadi anggota yang satu harus bekerja dengan baik untuk menghasilkan output yang baik sehingga anggota team lainnya dapat berkinerja baik pula. Ini merupakan tingkatan yang lebih tinggi dari kesalingtergantungan karena anggotannya harus saling bertukar informasi dan sumber mereka saling bergantung satu sama lain.

Contohnya team pembuat mesin dalam pabrik mobil. Tiap anggota mengerjakan tugas terpisah, tapi hasil pekerjaannya tergantung pada pekerjaan dari anggota team lainnya. Komunikasi dan koordinasi secara terartur dibutuhkan untuk menjaga agar pekerjaan berjalan dengan lancar. c. Reciprocal Interdependence Merupakan tingkatan tertinggi dari kesaling tergantungan yang ada ketika para anggota team mempengaruhi dan dipengaruhi satu dengan yang lain dalam kebiasaan timbal balik.

EXHIBIT 10.3 MODEL OF TEAM EFFECTIVENESS

Team Leadership Type of Team

Team Dynamics

Team Performance

Functional Cross-functional Self-directed

Stages of development Cultural values.norms Cohesiveness Conflict

Innovation/adaptation Efficiency Quality Member satisfaction `

Team Characteristics Size Interdependence

LEADING EFFECTIVE TEAMS • Efektivitas team bisa didefinisikan sebagai pencapaian untuk hasil kinerja inovasi atau adaptasi, efisiensi, kualitas dan kepuasan pekerja. • Inovasi atau adaptasi berati derajat dimana team mempengaruhi kemampuan organisasi untuk merespon dengan cepat terhadap kebutuhan dan perubahan lingkungan. • Efisiensi menyinggung tentang apakah team membantu perusahaan mencapai tujuan dengan sumber yang sedikit atau terbatas. Kualitas mengarah pada pencapaian kerusakan minimum dan melampau harapan customer.

• Team Cohesiveness and Effectiveness Tingkatan dimana anggota-anggotanya saling membantu dan bersatu untuk mencapai tujuan bersama.

Penentu Cohesiveness: a. Interaction b. Share mission and Goals c. Personal attraction d. Konteks: kompetisi, kesuksesan

• Konsekuensi Cohesiveness: a. Moral kerja b. Kinerja team c. Social Facitation • Balancing Task and Socio-Emotional Needs Faktor penting lain dalam team, keefektifan menjamin dari apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Dalam seuah team, untuk dapat sukses dalam jangka waktu yang panjang, dapat dijalankan dengan memelihara kepuasan dan penyelesaiandari tugas.

• Terdapat dua tipe dari team leadership rules: 1. Task- Specialist Role Peran leader yang berhubungan dengan menghasilkan ide-ide baru, mengevaluasi efektivitas team, klarifikasi tugas dan tanggungjawab, meringkas fakta dan ide, dan merangsang orang lain untuk bertindak. 2. Socio- Emotional Role Peran leader yang berhubungan dengan memfasilitasi partasipasi, menyelesaikan konflik, memberi perhatian atas kebutuhan dan perasaan, bertindak sebagai role model (teladan), dan mengingatkan orang lain atas norma dan perannya.

Task- Specialist Behavior

Socio-Emotional Behavior

1.

1.

2. 3.

4.

5.

Mengarahkan tujuan dari jalan keluar dan mengajukan ide-ide baru Evaluasi efektivitas dari solusi tugas, pendapat dari luar. Melihat informasi untuk menjelaskan tugas-tugas, tanggungjawab, saran dan pendapat. Meringkaskan ide dan menceritakan keadaan yang ada saat ini. Menyemangati anggota team dalam tugasnya.

2. 3.

4.

5.

Memberi semangat kepada orang lain, ide-ide dengan menunjukkan kebersamaan dan dukungan. Meredakan konflik dari tim, memecahkan perbedaan. Bersahabat dan mensupport rekan-rekan & memperlihatkan pada kebutuhan anggota member dan perasaannya. Memelihara standar kelakuan dan mengingatkan yang lain pada norma-norma dan standar untuk berinteraksi. Melihat suatu masalah dengan berinteraksi dengan team.

• The team leader personal role (Peran Pribadi Leader) Suatu team akan sukses jika dinilai dari kepercayaan diri dan keefektifan dari ketua tim. Sikap dan tindakan dari ketua team menjadi salah satu faktor yang amat penting untuk menentukan kesuksesan team. • Mengenali pentingnya shared purposed & values Pemimpin harus memiliki perubahan pada dirinya, untuk melangkah dari wilayah keyamannnya dan meninggalkan emosi-emosi dan tindakan mereka pada masa lalunya.

• Admit your mistakes (mau mengakui kelemahan diri sendiri) Pemimpin yang baik akan membuat dirinya mudah dikritik dan harus memiliki cara yang memungkinkan semua anggota team untuk menyumbangkan atau mengeluarkan kemampuan mereka, talenta dan ide-idenya. • Provide support and coaching to team members (memberi dukungan dan melatih team member) Pemimpin harus memberi latihan pada anggota team, kesempatan untuk berkembang dan SD yang mereka butuhkan dan pujian atau penghargaan yang cukup untuk kerja mereka terhadap organisasi.

EXHIBIT 10.4

STAGES OF TEAM DEVELOPMENT Forming : Orientation, break the ice Leader: Facilitate social Interchanges

Storming : Conflict, disagreement Leader: Encourage, participation surface differences

Norming : Establishment of order and cohesion Leader: Help clarify team roles, Norms, values

Performing : Cooperation Problem solving Leader: Facilitate task accomplishment

TEAM DEVELOPMENT 1.

Forming Suatu periode terbentuknya orientasi dan mendapatkan suatu perkenalan (dikenal). Anggota team mencari apakah perilaku dapat diterima oleh orang lain, mencari kemungkinan persahabatan, dan mendefinisikan orientasi tugas. Pada tahap ini adanya ketidakpastian terhadap tujuan.

2.

Storming Selama tahap ini, kepribadian individu lebih dikeluarkan. Orang-orang akan menjadi lebih berusaha mempertahankan dalam mengklarifikasikan peraturan-peraturan mereka. Tahap ini terjadi banyak konflik dan beda pendapat. Anggota team mungkin saja tidak setuju mengenai persepsi dari misi dan tujuan dari team mereka.

3.

Norming Pada tahap ini konflik sudah mulai sedikit dan adanya kesatuan team, dan harmonisasi. Pada tahap ini mulai memahami satu sama lain, hubungan antar team sudah lebih baik, norma-norma dan nilai semakin baik sehingga dapat berinteraksi lebih baik.

4.

Performing Selama tahap ini, tekanan utama adalah dalam menyelesaikan atau mencapai tujuan dari team. Para anggota berkomitmen dalam misi teamnya. Mereka saling berinteraksi, mengkoordinasi tindakan mereka, dan menangani beda pendapat dengan sikap yang dewasa, dan gaya yang produktif.

EXHIBIT 10.5

A MODEL OF STYLES TO HANDLE CONFLICT Assertive

Competing

Assertiveness (attempting to satisfy one,s own concerns)

Unassertive

Collaborating

Compromising

Avoiding

Uncooperative

Accommodating

Cooperative

Cooperativeness (Attempting to satisfy the other party’s concerns)

Handling Team Conflict • Konflik adalah interaksi bermusuhan dimana satu pihak berupaya mengagalkan niat pihak lain. • Konflik itu alami dan selalu ada didalam suatu kelompok dan organisasi. Konflik bias terjadi antara anggota kelompok atau antar kelompok. • Konflik terjadi dimana adanya pertentangan antara satu atau dua orang yang merasa tidak satu tujuan atau tidak sesuai terhadap presepsi orang lain karena adanya perbedaan status, nilai dan tujuan yang berbeda.

Alasan timbulnya Konflik: 1. Keterbatasan sumber daya 2. Ketidakjelasan tanggungjawab pekerjaan 3. Ketidaksesuaian tujuan 4. Ketidakcocokkan pribadi, nilai dan sikap

Style to Handle Conflict 1.

Competing Mencerminkan gaya assertiveness yang tinggi untuk memenuhi kepentingannya sendiri dan dapat digunakan dengan cepat dan kebutuhan yang sifatnya mendadak/ tindakan yang tidak popular.

2.

Avoiding Gaya dimana assertiveness-nya dan cooperativenessnya sama-sama rendah, tepat digunakan ketika issue trivial atau masalah yang tidak biasa, tidak ada kemungkinan menang dan ketika suatu penundaan dibutuhkan untuk mengumpulkan informasi yang lebih.

3.

Compromising Gaya dimana adanya kesempatan untuk mengatasi konflik tersebut, ingin menghasilkan sesuatu dengan tidak ada yang menang atau kalah. Gaya ini tepat dilakukan ketika tujuan kedua belah pihak memiliki kekuatan dan kepentingan berimbang.

4.

Accomodation Gaya dimana cooperativeness dan assertiveness-nya sama-sama tinggi. Gaya ini tepat digunakan perusahaan untuk menang, meskipun memerlukan percakapan yang substantive dan negosiasi. Gaya ini sangat penting untuk dikompromikan, konsensus dan pendapat orang lain diperlukan dalam keputusan akhir.

• Collaborating Gaya dimana cooperativeness dan assertivenessnya sama-sama tinggi. Gaya ini tepat digunakan perusahaan untuk menang, meskipun memerlukan percakapan yang substantif dan negosiasi. Gaya ini sangat penting untuk dikompromikan, konsensus dan pendapat orang lain diperlukan dalam keputusan akkhir.

Pendekatan lain dalam mengelola team conflict: 1. Vision Suatu visi dapat mendorong seseorang untuk bekerja bersama-sama. Visi adalah untuk satu team bukan untuk perorangan. Pemimpin dapat fokus pada visi organisasi sehingga konflik dapat berkurang karena mereka menyadari untuk mencapai visi dan memperoleh achievement mereka harus bekerjasama. 2. Bargaining atau Negotiating Suatu sistem/ cara yang dapat dilaksanakan untuk mencapai solusi dengan cara tawar menawar/ negosiasi.

3. Mediation Menggunakan perantara/ pihak ketiga, seperti supervisor, leader team atau seseorang dari bagian SDM. Mediator mendiskusikan masalah/ konflik untuk mencari solusinya. Ketika mediator dalam mencapai solusi tidak mencapai kesepakatan/ kepuasan, maka tetap menggunakan solusi dari pemimpin. 4. Facilitating Communication Salah satu cara yang paling efektif untuk mengurangi konflik dengan berkomunikasi secra terbuka dan jujru. Misalnya dengan dialog dan diskusi.