Curso Excel Modulo 1

Acerca de este Curso Descripción del curso: Cuando finalices este curso habrás logrado un gran número de habilidades como introducir información, ordenarla, manipularla, realizar cálculos de diversa índole (matemáticos, trigonométricos, estadísticos, financieros, ingenieriles, probabilísticos), extraer conclusiones, trabajar con fechas y horas, construir gráficos, imprimir reportes y muchas más. Asimismo, los ejemplos sobre los cuales se apoyan los contenidos dictados en este curso tienen una profunda aplicabilidad al mundo de los negocios, con lo que su inmediata utilización empresarial está al alcance de la mano. Finalmente, los profesores que han diseñado y elaborado este curso para ti, no solamente dan una visión académica del software sino que, debido a su gran trayectoria profesional apoyada justamente en una profunda utilización de Excel, te transmitirán su propia vivencia que te permitirá tener una visión más concreta de las posibilidades que te brinda esta herramienta. introducción, configuración y manejo general de Excel ¡Bienvenidos al curso! En este primera semana, veremos los siguientes temas: funcionalidad básica; menú; cinta de opciones; celdas; filas y Columnas; barra de acceso rápido; uso del mouse; preferencias del teclado. Trabajando con la planilla Bienvenidos a la semana 2 del curso. En esta semana veremos los siguientes temas: ingreso de datos; celdas, rangos, nombres de celdas; autocompletar; formatos básicos de las celdas: numéricos, bordes, colores. Insertar y eliminar celdas, filas y columnas; estructura de las funciones; principales funciones básicas: autosuma, promedio, máximo, mínimo, condicional. Copiar, pegar y mover celdas Bienvenidos a la semana 3 del curso. En esta semana veremos los siguientes temas: opciones de copiado: simple, transpuesta, funciones, valores; referencias absolutas y relativas; mover celdas; implicaciones Analizando información Bienvenidos a la 4 semana de clases. Esta semana veremos los siguientes temas: ordenar información; múltiples criterios; filtros automáticos; uso de diferentes criterios; combinación de funciones y filtros; filtros avanzados; fijación de columnas y filas. Funciones en Excel Bienvenidos a la semana 5 del curso. En esta semana veremos los siguientes temas: funciones matemáticas y estadísticas. funciones financieras y de fecha; funciones de texto; funciones de búsqueda; funciones matemáticas como Suma, Valor Absoluto, Raíz Cuadrada; funciones estadísticas como Promedio, Desvío Estándar; funciones financieras como Tasa de Retorno, Valor Actual Neto, Cálculo de Cuota, Tasa de interés efectiva; funciones de fecha y hora como Año, Mes, Día, Hora; funciones de texto como Izquierda, Derecha, Extrae, Mayúscula y Minúscula; funciones de búsqueda como Búsqueda Vertical, Búsqueda Horizontal.

Creando gráficos Bienvenidos a la semana 6 del curso. En esta semana veremos los siguientes temas: tipos de gráficos; selección de los datos; elementos de los gráficos; opciones de gráficos. Manejo avanzado de celdas Llegamos al final del curso. En esta semana veremos los siguientes temas: trabajar con fechas, horas y minutos; trabajar con textos; concatenar textos y números. MODULO 1: Introducción, configuración y manejo general de Excel Objetivos de aprendizaje 

Distinguir las principales funcionalidades de Excel



Organizar los menúes, las celdas, filas y columnas de la planilla electrónica .



Inferir la importancia de configurar una buena barra de acceso rápido y de la utilización del teclado por sobre el uso del mouse para lograr una mayor eficiencia en tu trabajo.

INTRODUCCION Bien, en este primer módulo vamos a hacer una recorrida por lo que significa esta herramienta como es Excel. Excel es una herramienta muy utilizada en el ámbito profesional, académico, empresarial, en el mundo de los negocios, y como tal es muy interesante que comencemos a ver las principales funcionalidades. En este primer módulo vamos a ver no solamente qué cosas se pueden hacer con Excel, vamos a interiorizarnos además de algunos trucos, algunos tips, como para tratar de hacer nuestra tarea lo más rápida y lo más eficiente posible. you que, como decíamos, Excel nos va a servir no solamente para la vida personal, sino para la vida académica, profesional, empresarial.

EL MENÚ Y LA CINTA DE OPCIONES

En este video vamos a introducirnos en las generalidades de Microsoft Excel. Excel es esencialmente una planilla de cálculo, que permite básicamente utilizarse justamente como una planilla. La planilla es una hoja de papel en donde uno puede escribir, puede escribir textos, puede escribir cifras. Y puede sumar, restar, dividir y hacer cálculos complejos en una planilla de papel. Excel es lo mismo, el teclado viene a ser nuestro lápiz donde vamos a introducir los datos. La calculadora que utilizaríamos como auxiliar de la planilla está metida dentro del ordenador, dentro del Excel. Y la gran ventaja que tiene Excel es que nos permite interrelacionar cifras, interrelacionar celdas. De manera tal de que eventualmente los

recálculos se produzcan de forma automática. Veamos un pantallazo general de lo que puede ofrecernos Excel, y para eso vamos a ver el menú. El menú, yo hago clic con el botón izquierdo del mouse. Y el menú archivo me permite, como tantos otros software, generar nuevas planillas, abrir algunas guardadas. Guardar, guardar con otro nombre, imprimir planillas, poder compartir, poder exportar, llevarlos a otros software, poder cerrar. Un primer menú. Este menú de incio permite ciertas configuraciones especiales. En cuanto a textos, en cuanto a tipos de letra, tamaños de la letra, colores, alineación de celdas, formatos numéricos. Algunos formatos condicionales, vamos a ver ésto en el curso. Insertar, eliminar filas. O sea, éste primer submenú tiene generalidades que se pueden aprovechar durante el uso de Excel. Este menú insertar, nos va permitir incorporar tablas, incorporar imágenes, incorporar gráficos, incorporar distintos tipos de gráficos, cuadros de texto. Este menú diseño de página, me permite configurar mi página. Si quiero horizontal, vertical, si quiero más márgenes, menos márgenes, preparando justamente para la impresión. Este menú fórmulas, me permite construir ciertos tipos de fórmulas especiales, matemáticas, estadísticas, de ingeniería, fórmulas lógicas. Me permte asignar nombres a determinados objetos dentro de mi planilla. Me permite rastrear fórmulas entre celdas. Me permite una serie de cuestiones que tienen que ver justamente con las fórmulas del Excel. Esta pestaña datos, me permite ordenar los datos, filtrarlos, analizarlos, eventualmente ordenarlos, agruparlos, desagruparlos. Me permite acceder a datos en mi Excel pero desde otro software como puede ser Acces. Como puede ser alguna página web o algún documento de texto. Este menú revisar, me permite esencialmente producir justamente revisiones ortográficas. Me permite asignar comentarios, me permite proteger o desproteger la hoja. Son todos temas que vamos a ver durante el curso. Este menú vista me permite hacer otros tipos de cuestiones referidas a cómo quiero ver la página. Si quiero inmovilizar títulos, filas o columnas. Si pretendo o no ver la línea de cuadrícula. Si pretendo hacer un zoom, o sea ver un tamaño más grande, digamos los objetos. En fin, distintos tipos de recursos para poder utilizar mejor mi planilla. No me extiendo sobre esos menues porque son digamos para más especializados. En definitiva, Excel es una gran planilla que a mi me permite introducir datos de texto, datos de números. Y me permite fundamentalmente interrelacionar esos datos. De tal manera de que uno basta con introducir ciertas cifras, ciertas celdas. El resto de las celdas que estén realcionadas con aquellas, se van automáticamente a modificar en función de la introducción de nuevos datos. Excel sirve para trabajar. Excel sirve para trabajo de tipo adminsitrativo, sirve para hacer cálculos. Sirve para hacer anotaciones en la economía familiar de uno, sirve para ordenar muchos datos y tenerlos en forma sistematizada. Sirve para estudiar, sirve para trabajar, sirve para trabajar en forma colaborativa. Es una gran herramienta muy utilizada en distintos tipos de profesiones. Aún aquellas que no tengan un contenido económico también siempre necesitan utilizar algún tipo de planillas. Y Excel es muy buena como planilla. Es lo mismo que podemos hacer con planillas de tipo manual. Pero con la gran ventaja de poder tenerlo disponible, modificable y actualizable cada vez que

uno quiera cambiar ciertos parámetros. La idea en este primer en esta primera versión, la tarea que vamos a incorporar va tener que ver con un reconocimiento. Básicamente de las cosas que se pueden hacer con Excel, porque nos va dar una gran herramienta para poder hacer las cosas mucho más rápido. Así que esa va ser nuestra primera gran tarea.

CELDAS FILAS Y COLUMNAS Ahora que hemos visto la funcionalidad genérica de Excel, veamos rápidamente un ejemplo de cómo funciona. Nosotros decimos que las planillas electrónicas, se manejan bajo una base matricial. O sea, filas y columnas. Las filas tienen un número, tiene un número, y en Excel nosotros podemos tener, yo estoy utilizando la versión 2013, hasta 1,048, 576 filas. Y columnas son denominadas con letras: A, B, C, D, y tengo una cantidad enorme de columnas, no recuerdo el número. Cada celda por lo tanto, tiene una identificación. Ésta es la celda C2, columna C fila 2. Ésta es la celda G8, columna G fila 8. Para introducir datos en una planilla de Excel, basta con introducir textos o números. Si voy a introducir texto, por ejemplo, aquí yo voy a poner la palabra precio y aquí voy a introducir un precio. Y aquí voy a introducir un costo, y aquí voy introducir el valor del costo. Ésto es una celda que contiene un texto. Ésta también. Éstas son dos celdas que contienen números. Parecería en este pequeño ejemplo que estamos haciendo, me falta calcular la utilidad. La ganancia. Restando el precio del costo. Como esta fórmula yo pretendo que sea la resta de ésto menos ésto, tendré que introducirlo presionando el signo igual. Y diciéndole que yo quiero que sea esa celda, fíjense que ahí aparece F3, menos esta celda, y ahí me figura el valor. La gran ventaja de Excel, como planilla electrónica que es. Es que si el costo me cambia de 30 a 32, automáticamente me está cambiando la celda de resultado. Ésta es la generalidad, una planilla de Excel es para introducir textos, números y un montón de cosas más que iremos viendo. Obviamente puedo embellecer esta planilla mia, porque por ejemplo, le doy un recuadro, le doy un marco. Le voy a sacar las líneas de cuadrícula, quiero verlo mejor. Estos textos, en lugar de verlos alineados a la derecha, los voy a ver alineados al centro. Eventualmente a estos tres datos los voy a poner en negrita, los voy a poner con letras más grandes. Los puedo pintar de un color a toda la celda, y eventualmente a ciertos textos los puedo poner con otro color. Eventualmente si lo necesitase, pudiera tener otro relleno, otro fondo. Si no me gustase esta forma de escritura la podría poner en formato Itálico, como se denomina el formato oblicuo. Tengo un montón de posibilidades, unas cuantas herramientas que yo podría utilizar para manipular mis datos. Esta es la esencia de una planilla de cálculo. Como decíamos antes, intruzco datos, los hago interrelacinar y los puedo emebellecer, mejorar. Para poder graficarlos, imprimirlos, enviarlos a algún colega, a un compañero de trabajo o de estudio.

De manera de que, no solamente me ha servido para hacer los cálculos que yo quiera. Sino también como una forma de comunicación con otra persona que está interactuando conmigo. Esa es un poco la idea, el uso, el flujo central de una planilla de Excel. La tarea que tengo prevista para este video, es esencialmente construir un ejemplo de la economía familiar. En donde yo pudiera introducir para una persona, un asalariado, un nivel de sueldo. Detallar los principales gastos mensuales que puede tener en su economía familiar. Para al finalizar poder calcular cuál es el excedente, en caso de que le sobre. O cuánto puede ser el faltante, detallando los principales egresos. Esa va ser un poco la tarea, la consigna que pretendo que hagamos de éste segundo video del curso. QUICK 1 1. Excel está pensado para pronosticar resultados a alcanzar. Verdadero Falso 2. Con Excel es posible ordenar información comercial. Verdadero Falso 3. Con Excel es posible realizar cálculos complejos. Verdadero Falso 4. Con Excel podemos ordenar imágenes por fecha de obtención. Verdadero Falso 5. Con Excel es posible imprimir planillas de datos de diversa índole. Verdadero Falso 6. Con Excel es posible crear gráficos de tendencias de ventas. Verdadero Falso

7. Con Excel es posible interrelacionar celdas para que el resultado de unas dependan de los valores de otras. Verdadero Falso 8. Con Excel es posible eliminar o insertar filas y columnas en una planilla de compras. Verdadero Falso 9. Con Excel es posible dibujar los planos para construir un edificio. Verdadero Falso 10. Con Excel es posible acceder a datos situados en otro software como bases de datos o archivos de texto. Falso Verdadero

MiniQuiz 2 1. En Excel las filas se identifican con letras.

Verdadero

Falso 1 point 2. En Excel las columnas se identifican con letras.

Verdadero

Falso 1 point 3. En Excel las filas se identifican con números.

Verdadero

Falso 1 point 4.

En Excel las columnas se identifican con números.

Falso

Verdadero 1 point 5. En Excel las celdas se identifican primero con una letra y luego con un número.

Verdadero

Falso 1 point 6. En Excel las celdas se identifican primero con un número y luego con una letra.

Verdadero

Falso 1 point 7. Para introducir contenido de textos en las celdas, basta con teclearlo y presionar Enter.

Verdadero

Falso 1 point 8. Para introducir contenido de números en las celdas, hay que advertirle a Excel que se trata de números.

Falso

Verdadero 1 point 9. Para introducir fórmulas en las celdas, primero hay que introducir el carácter "="

Verdadero

Falso 1 point 10. Una vez que hemos introducido contenido en las celdas, la única forma de modificar su aspecto es eliminarlo y volverlo a introducir.

Verdadero

Falso

MiniQuiz

10 preguntas 1 point 1.

En Excel las filas se identifican con letras.

Verdadero

Falso 1 point 2.

En Excel las columnas se identifican con letras.

Verdadero

Falso

1 point 3.

En Excel las filas se identifican con números.

Verdadero

Falso 1 point 4.

En Excel las columnas se identifican con números.

Falso

Verdadero 1 point 5.

En Excel las celdas se identifican primero con una letra y luego con un número.

Verdadero

Falso 1 point 6.

En Excel las celdas se identifican primero con un número y luego con una letra.

Verdadero

Falso 1 point 7.

Para introducir contenido de textos en las celdas, basta con teclearlo y presionar Enter.

Verdadero

Falso 1 point 8.

Para introducir contenido de números en las celdas, hay que advertirle a Excel que se trata de números.

Falso

Verdadero 1 point 9.

Para introducir fórmulas en las celdas, primero hay que introducir el carácter "="

Verdadero

Falso 1 point 10.

Una vez que hemos introducido contenido en las celdas, la única forma de modificar su aspecto es eliminarlo y volverlo a introducir.

Verdadero

Falso

La Barra de acceso rápido. El Uso del mouse. Las Preferencias del teclado. Hasta aquí hemos visto las generalidades de una plancha. Bueno bien, como el Excel es de uso muy cotidiano, constantemente se utiliza para trabajar o para estudiar, es muy importante que nosotros tengamos mucha rapidez para poder ejecutar, utilizarlo con mucha agilidad al Excel. Para ello, hay un par de sugerencias que quiero hacer en este video que me parecen muy importantes. La primera es tener lo que llamamos una muy buena barra de acceso rápido. ¿Qué es una barra de acceso rápido? Cuando hemos visto en el primer vídeo, que teníamos un a Excel haciendo clic en sucesivos menues. Cuando un menú, un cierto submenú es muy utilizado, en lugar de hacer dos, tres, o cuatro clics para llegar al objetivo que yo pretendo, es bueno que yo tenga lo que llamamos una barra de acceso rápido, para poder identificar allí con un sólo clic tener ese resultado. Doy un ejemplo. Si yo tuviese que, por ejemplo, insertar alguna fila o alguna columna, yo tendría que hacer esta secuencia. Inicio > Insertar > Columna de Hoja. Hice tres clics, tres clics. Tengo una opción que es hacer un solo clic. Para ello, ¿qué tendría que hacer? En la barra de acceso rápido tener un ícono que me haga exactamente esa función. La barra de acceso rápido por definición está aquí arriba. A mí personalmente no me gusta allá arriba, prefiero tenerla aquí abajo. Debajo de la cinta de opciones y aquí. Y es muy importante que uno la configure en función de cuáles son los submenús que más utiliza. Para eso me posiciono sobre la barra de acceso rápido, le doy botón derecho del mouse, me va a decir Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Cuando me permite eso, yo tengo la posibilidad de identificar los menús que más utilizo, y por ejemplo, los voy a agregar. Aquí voy a insertar columnas, aquí voy a insertar celdas, voy a cambiar aquí, voy a poner todos los comandos, Y entonces tengo todos los comandos posibles de Excel. Aquí voy a insertar filas, Insertar filas de hoja, Insertar columnas, voy a eliminar, voy a poner dos iconos más, Eliminar columnas o Eliminar filas, y supongamos que un formato que yo utilizo mucho, el formato de poner en color negrita. A ver si lo encuentro aquí fácil.

No, voy a incorporar la fórmula de la suma, y voy a incorporar algún otro dato, alguna otra que utilice seguido el color de relleno de un celda. Ahí está. Ahora, mi barra de herramientas tiene todos estos iconos que yo utilizo frecuentemente. Entonces, por ejemplo, quiero eliminar una columna. Me posiciono sobre la columna y aprieto así. Con un solo clic hice, en lugar de hacer esto, esto, y esto, uno en lugar de tres. Supongamos que quiero eliminar esta fila. Yo tendría que hacer Eliminar Fila, y si no, elimino fila. Y si yo tuviese que eliminar, aquí. Y si yo, por ejemplo, quisiese aquí una fórmula que sea la sumatoria de todo esto, tengo dos caminos. Un camino largo, escribir una fórmula, esto lo vamos a ver más adelante, escribo suma, y sumo esos tres valores. Tuve que digitar una serie de cosas, en lugar de eso, tengo la posibilidad de hacer un clic, Enter, y ahí you lo tengo. La barra de acceso rápido me permite fundamentalmente economía de tiempo. Y es muy importante cuando uno está trabajando en forma cotidiana, introduciendo constantemente datos, es muy bueno economizar tiempos. Para eso me puede servir perfectamente la barra de acceso rápido. La segunda cuestión que es importante manejar es que es mucho más rápido utilizar el teclado que no el mouse. El mouse me obliga a mirar, me obliga a posicionar bien, con lo cual esto lleva a algunos un poquito de tiempo. Porque si yo no hago clic adecuadamente, no responde a lo que yo quiero. El mouse es más lento, es más rápido el teclado. Cuando uno, digamos, constantemente utiliza ciertas secuencias de funciones, de menús, uno tiene la posibilidad o bien de utilizar el mouse o bien de utilizar el teclado. Si uno presiona la tecla Alt, está a la izquierda de la barra espaciadora, una vez, fíjense que aparecen distintas letras. Esas letras quiere decir que, por ejemplo, si yo presiono la U, voy a ir al menú Fórmulas. Cuando entré al menú Fórmula, me aparecen todas estas letras que me van a decir, básicamente, si yo presiono esa letra, cuál va a ser el menú que va a utilizarse. Por ejemplo, voy apretar la la letra H, Fecha y hora. Apreté tres teclas y fui directamente al menú que me detalla una serie de funciones que vamos a utilizar más adelante para hacer cálculo de fecha y hora. Si yo, esa secuencia de ,tarea yo la utilizo constantemente, es mucho más rápido utilizar el teclado que no utilizar el mouse. Insisto, porque el mouse demora, porque yo tengo la necesidad de mirar adecuadamente y hacer clic como corresponde. El teclado es mucho más ágil porque yo sin mirar en la medida que memoricé la

secuencia de teclas, voy a poder acceder rápidamente al menú. Es muy importante esto, alguno puede imaginar que esto no tiene demasiada significación, porque uno apenas economiza una décima de segundo. Les puedo asegurar, yo trabajo mucho en Excel constantemente, que cuanto uno más rápido trabaja, mejor salen las cosas, más rápidamente puedo lograr los objetivos. Y una pequeña economía de algunas décimas de segundo o de un segundo, a lo largo del día significa mucha mayor productividad. Y eso es importante en el mundo en que vivimos, porque necesitamos hacer las cosas no solamente bien, sino a su vez con mucha velocidad. La tarea que pretendo para ustedes en esta etapa del curso es aprender a configurar esta barra de herramientas para su uso personal del Excel. Seguramente no van a poder en este momento identificar cuáles son los menúes que más van a utilizar. Hay algunos que son bastante claros. Los que recién veíamos para insertar o eliminar filas o columnas. Aquellos menúes que tienen que ver con cambiarle la cara al Excel en términos de tamaño de letra, colores, tipografía. Y eso puede ser interesante. En el transcurso del curso ustedes van a descubrir distintas funcionalidades y ahí van a ir mejorando su barra de herramientas. Entonces, la tarea, una buena barra de herramientas, ¿con cuántos iconos? 20, 25 iconos. Aquellos que a priori ustedes crean que puede llegar a servirles en el uso cotidiano de esta herramienta tan importante que es Microsoft Excel.

QUITZ 1. En Excel es posible configurar atajos para llegar a un sub menú en forma rápida mediante la Barra de acceso rápido Verdadero Falso 2. En Excel no todos los submenúes pueden ser incorporados a la Barra de acceso rápido. Falso Verdadero 3. La barra de acceso rápido está prevista para que usted no se olvide de cuáles son las funciones más comunes en Excel. Falso Verdadero 4. La barra de acceso rápido está prevista para que usted economice tiempos en el funcionamiento de Excel evitando realizar clicks innecesarios con el mouse. Falso

Verdadero 5. Una vez configurada la barra de acceso rápido, para poder modificarla es preciso cerrar el Excel y volver a abrirlo. Falso Verdadero 6. En Excel es posible configurar múltiples barras de acceso rápido. Verdadero Falso 7. Para economizar tiempos es mejor utilizar el mouse y no el teclado. Falso Verdadero 8. Para economizar tiempos es mejor utilizar el teclado y no el mouse. Falso Verdadero 9. Para utilizar los diversos menúes con el teclado, primero hay que presionar la tecla Ctrl. Verdadero Falso 10. Para utilizar los diversos menúes con el teclado, primero hay que presionar la tecla Alt. Verdadero Falso

EJERCICIO PRÁCTICO

A modo de cierre del módulo 1, te proponemos construir una planilla detallando tu economía familiar. El objetivo de esta actividad es construir un ejemplo real que te sirva para comenzar a manejar tus finanzas familiares utilizando Excel. Recuerda considerar: 1. ¿Con qué ingresos económicos mensuales cuenta tu familia? (ingresos del esposo, de la esposa, otros ingresos familiares) 2. ¿Cuáles son los egresos económicos mensuales? (alimentación, esparcimiento, indumentaria, viajes, educación, vivienda, etc.).

Podes empezar de la siguiente manera:

Realiza el ejercicio en una planilla de Excel desde tu computadora. Al finalizarlo te invitamos a ver el video Ejercitación resuelta. No tenés que subír el archivo, solo es para que ejercites.

CONCLUSIONES

En este primer módulo, hemos podido analizar, evaluar, recorrer las distintas potencialidades que nos brinda Microsoft Excel. Excel es una herramienta que, como decíamos, nos sirve para la vida profesional, empresarial. Nos sirve para realizar cálculos simples, cálculos complejos, para poder ordenar información, para poder extraer información, realizar gráficos, imprimirlos. En fin, una serie de herramientas que nos van a servir de forma cotidiana. Y además hemos podido ver distintos tips, distintos trucos, como para poder hacer nuestro trabajo más eficientemente. Recuerden, configurar una buena barra de tareas. Recuerden memorizar secuencias de teclas para utilizar el teclado en lugar del mouse. Van a ser herramientas que nos van a permitir hacer más eficiente en nuestro trabajo.