Excel

PRESENTACIÓN Excel es uno de los programas que forma parte del paquete de Microsoft Office que opera en ambiente WINDOWS y es de mucha aplicación en las labores diarias para una persona que utilice una computadora porque permite simplificar el trabajo y ahorrar tiempo especialmente cuando es necesario efectuar muchos cálculos matemáticos. Por esta razón es importante que las personas que actualmente desarrollan sus tareas utilizando una computadora en su puesto de trabajo, tengan conocimiento de las herramientas que brinda este programa y desarrollen habilidades para su operación. Este manual es una recopilación de instrucciones prácticas y de uso frecuente en la labor diaria que necesita el personal técnico, de oficinas y profesionales que laboran en empresas utilizando computadoras y operando programas en ambiente WINDOWS. Es una unidad completa de instrucción que brinda los conocimientos básicos para el manejo del programa EXCEL y puede usarse por sí solo o estudiarse como módulo independiente en un programa más amplio. Es uno de los 7 módulos del evento completo de informática. En la serie completa se incluyen los manuales de INFORMÁTICA BÁSICA, WINDOWS, WORD, POWER POINT, OUTLOOK e INTERNET. Se ha estructurado en forma simple y sencilla para facilitar el proceso de enseñanzaaprendizaje, en cinco unidades con contenidos teóricos y prácticos. En la primera se describen definiciones básicas, cómo editar datos y desplazarse en una hoja de EXCEL; en la segunda incluyen descripción de los formatos y cómo ajustar las medidas de filas y columnas. En la unidad tres se explica el uso de fórmulas y funciones. La cuarta unidad incluye las técnicas de impresión y la cinco describe cómo utilizar gráficos y bases de datos. Al final se incluye la descripción del EXCEL 2000 y sus nuevas aplicaciones

OBJETIVO: Al finalizar el estudio de este módulo, el usuario podrá:

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Iniciar y finalizar el programa EXCEL Ejecutar con rapidez y exactitud trabajos que requieran muchos cálculos matemáticos, estadísticos y financieros Elaborar gráficas estadísticas de diversos tipos

ÍNDICE GENERAL UNIDAD 1 COMO INICIAR Y SALIR DE EXCEL 1.1 Cómo iniciar Excel 1.1.1 Qué es un libro? 1.1.2 Cómo salir de Excel 1.2 Partes de la ventana de Excel 1.2.1 ¿Qué es una celda? 1.2.2 ¿Qué es rango? 1.2.3 Cómo asignar nombres a celdas y a rangos de celdas 1.3 Funciones del Apuntador 1.4 Introducción de Datos a Excel 1.4.1 Cómo introducir texto 1.4.2 Cómo introducir rótulos de columna y de fila 1.4.3 Cómo agregar comentarios a celdas 1.4.4 Cómo introducir números 1.4.5 Cómo introducir fechas y horas 1.4.6 Cómo crear una serie personalizada 1.4.7 Cómo editar datos 1.4.8 Cómo copiar datos 1.5 Formatos de Celda 1.5.1 Cómo formatear valores 1.5.2 Cómo utilizar los botones de estilo para formatear números 1.5.3 Cómo crear su propio formato personalizado 1.5.4 Aspecto del Texto 1.5.5 Cómo agregar bordes a celdas 1.5.6 Cómo agregar sombreado a las celdas 1.5.7 Cómo utilizar Autoformato 1.5.8 Cómo copiar formatos con Copiar formato 1.5.9 Cómo aplicar formato condicional 1.6 Generalidades de Excel 1.6.1 Cómo crear un nuevo libro 1.6.2 Cómo guardar un libro y asignarle un nombre 1.6.3 Cómo guardar un libro bajo un nuevo nombre 1.6.4 Cómo abrir un libro existente 1.6.5 Cómo cerrar libros 1.6.6 Barras de Herramientas 1.7 Cómo deshacer una acción 1.8 Cómo revisar su ortografía

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UNIDAD 2

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FORMATOS DE COLUMNA, FILA, HOJA Y TABLA DE CONTENIDOS 2.1 Cómo insertar celdas 2.2 Cómo combinar celdas 2.3 Cómo eliminar celdas 2.4 Cómo insertar filas y columnas 2..5 Cómo eliminar filas y columnas 2.6 Cómo ajustar el ancho de columnas y la altura de filas con el ratón. 2.7 Cómo utilizar el menú Formato para obtener un control preciso. 2.8 Hojas de Cálculo 2.8.1 Cómo seleccionar hojas de cálculo 2.8.2 Cómo insertar hojas de cálculo 2.8.3 Cómo eliminar hojas de cálculo 2.8.4 Cómo mover y copias hojas de cálculo 2.8.5 Cómo mover una hoja de cálculo dentro de un libro con arrastrar y colocar 2.8.6 Cómo mover una hoja de cálculo entre libros con arrastrar y colocar. 2.8.7 Cómo cambiar los nombres de las etiquetas de hojas de cálculo.

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UNIDAD 3

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FÓRMULAS Y FUNCIONES 3.1 Qué es una fórmula? 3.2 Jerarquía de las operaciones 3.3 Cómo introducir fórmulas 3.4 Cómo calcular resultados sin introducir una fórmula 3.5 Cómo desplegar fórmula 3.6 Cómo editar fórmulas 3.7 Cómo copiar fórmulas 3.8 Cómo utilizar referencias relativas y absolutas de celdas 3.9 Cómo cambiar la configuración de cálculo 3.10 Qué son las funciones? 3.10.1 Cómo utilizar Autosuma 3.10.2 Cómo utilizar Autocalcular 3.11 Cómo utilizar el asistente para funciones

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UNIDAD 4

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COMO IMPRIMIR SU LIBRO 4.1 Cómo cambiar la configuración de la página 4.1.1 Ficha Página (Page) 4.1.2 Ficha Márgenes (Margins) 4.1.3 Ficha Encabezado y pie de página (Header/ Footer) 4.1.4 Ficha Hoja (Sheet)

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4.2 Cómo ver una presentación preliminar del trabajo de impresión. 4.3 Cómo imprimir su libro 4.4 Cómo seleccionar un área de impresión 4.5 Cómo ajustar los saltos de página 4.6 Cómo imprimir rótulos de columna y de fila 4.7 Cómo agregar encabezados y pies de página 4.8 Cómo escalar el tamaño de una hoja de cálculo

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UNIDAD 5

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COMO CREAR GRÁFICOS 5.1 Gráficos en Excel 5.1.1 Terminología de gráficos 5.1.2 Tipos de gráficos 5.1.3 Cómo crear un gráfico 5.1.4 Cómo personalizar su gráfico con la barra de herramientas Gráfico. 5.1.5 Cómo guardar gráficos 5.1.6 Cómo imprimir un gráfico 5.2 COMO TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS 5.2.1 Fundamentos de las bases de datos 5.2.2 Cómo planear una base de datos 5.2.3 Cómo crear una base de datos 5.2.4 Cómo utilizar formularios de datos para agregar, editar o eliminar registros?

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LO NUEVO DE MICROSOFT EXCEL 2000 A.1 Selección transparente de celdas A.2 El euro

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BIBLIOGRAFÍA

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UNIDAD 1 COMO INICIAR Y SALIR DE EXCEL En esta lección aprenderá a iniciar y terminar una sección de trabajo típica de Excel.

DEFINICIÓN EXCEL es un programa que trabaja en ambiente WINDOWS. Es una hoja electrónica o de cálculo que tiene gran capacidad y facilidad de uso. Los archivos de Excel se conocen como libros de trabajo y cada uno de ellos está compuesto por una o varias hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo tiene dos partes importantes, las filas que están identificadas por números y las columnas que están identificadas por letras; a la unión de filas y columnas se les llama celdas dentro de las que se almacenan datos, gráficas o fórmulas. Puede utilizarse para generar declaraciones financieras, gráficas y bases de datos para compartir la información con otros paquetes de software. En Excel se manejan datos de cualquier tipo y se le puede dar el formato que se necesite al contenido de las celdas; trae muchas funciones o fórmulas ya definidas donde sólo se necesita llenar los modelos matemáticos para obtener resultados.

1.1 Cómo iniciar Excel Después de que haya instalado Excel, el programa de instalación lo regresará al escritorio. Para iniciar Excel siga estos pasos: 1. Haga clic en el botón Inicio (Start), aparecerá el menú correspondiente 2. Elija Programas (Programs), aparecerá el menú correspondiente 3. Elija el elemento de programa Microsoft Excel para iniciar dicho programa

Aparecerá la pantalla de apertura de Excel, que despliega un libro en blanco nombrado Libro 1, Excel queda listo ahora para que usted empiece a crear su libro.

1.1.1 Qué es un libro? A un arco de Excel se le llama libro. Cada libro contiene de forma predeterminada tres hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo contiene columnas y filas que se interceptan para formar cuadros llamados celdas, en los que introduce su texto. Las etiquetas de la parte inferior del libro de trabajo Hoja 1, Hoja 2, le permiten recorrer las hojas de cálculo con sólo hacer clic en ellas.

2

Figura 1.1

También puede iniciar Excel si abre un libro existente. Para iniciar Excel y que éste abra automáticamente un libro por usted, siga estos pasos: 1.

Haga clic en el Botón Inicio, aparecerá el menú correspondiente

2.

Haga clic en Abrir documento de Office. Para desplegar el cuadro de diálogo del mismo nombre, que muestra el contenido de la carpeta Mis documentos.

3.

Debido a que por lo general usted guarda sus libros en la carpeta Mis documentos, deben desplegarse en este punto. Sin embargo, si no ve el archivo de su libro en la lista, vaya a la carpeta que contiene el libro que desea abrir.

4.

Haga clic en el nombre de archivo del libro para seleccionarlo. Luego haga clic en Abrir, para abrirlo e iniciar Excel.

Si instaló la barra de acceso directo de Office, también puede iniciar Excel si hace clic en el botón Excel de la barra de acceso directo.

3

1.1.2 Cómo salir de Excel Para salir de Excel y regresar al escritorio de Windows, desarrolle cualquiera de las siguientes dos opciones: •

Abra el menú Archivo y seleccione Salir

•

Haga clic en el botón Cerrar de la ventana de Excel

Si hizo algún cambio en el libro y no ha guardado el archivo, Excel desplegará un aviso que le pregunta si desea guardar el archivo antes de salir. Seleccione la opción que desee.

1.1.3 Cómo moverse dentro de una hoja de cálculo Una vez que esté desplegada la hoja de cálculo en que desea trabajar, necesitará alguna manera de ir a las diferentes celdas de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta que la parte de la hoja mostrada en la pantalla es sólo una pequeña parte de la hoja de cálculo real. Para desplazarse dentro de la página lo puede realizar con las flechas o bien con el mouse dando un clic encima de la celda donde se quiere posesionar.

1.2 Partes de la ventana de Excel La ventana de Excel contiene muchos elementos comunes de Windows, incluyendo barra de menús, barras de herramientas, barra de fórmulas y barra de estado.

1.2.1 ¿Qué es una celda? Cada página de un libro es una hoja de cálculo separada, y cada hoja de cálculo contiene una cuadrícula con columnas alfabetizadas y filas numeradas. En el lugar donde se interceptan una fila y una columna forman un cuadro llamado celda. Cada celda tiene una referencia que incluye la letra de la columna y el número de la fila (A1, B3, C4 ETCÉTERA).

1.2.2 ¿Qué es rango? Un rango es un grupo rectangular de celdas conectadas. Todas las celdas de un rango pueden estar en una columna, en una fila o en cualquier combinación de columnas y filas, siempre y cuando el rango forme un rectángulo. Aprender a utilizar los rangos puede ahorrarle tiempo. Por ejemplo, puede seleccionar un rango y utilizarlo para formatear un grupo de celdas en un sólo paso. Es posible utilizar un rango para imprimir únicamente un grupo seleccionado de celdas. También es posible utilizar rangos en fórmulas. Los rangos están determinados por sus referencias de celda (la esquina superior izquierda y la esquina inferior derecha).

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Figura 1.2

Cómo seleccionar un rango. Para seleccionar un rango utilizando el ratón siga estos pasos: 1. Para seleccionar el mismo rango de celdas en más de una hoja de cálculo, seleccione las hojas de cálculo (consulte la lección 8). 2. Mueva el puntero del ratón a la esquina superior izquierda de un rango. 3. Haga clic y mantenga presionado el botón izquierdo del ratón. 4. Arrastre el ratón hacia la esquina inferior derecha del rango y suelte el botón. Se resaltará el rango seleccionado. Hay algunas técnicas que puede utilizar para seleccionar rápidamente una fila, una columna, una hoja de cálculo completa o varios rangos, como se muestra en la tabla 1.

Tabla 1.1. Técnica de selección Para seleccionar esto... Varios rangos

Fila

Columna

Haga esto... Seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl. y seleccione el siguiente rango. Haga esto en cada Rango. Haga esto con cada rango que desee seleccionar. Haga clic en el número del encabezado de fila que se encuentra en la orilla izquierda de la hoja de cálculo. También puede presionar Mayús+Barra espaciadora (Shift+Barra espacia-dora). Haga clic en la letra del encabezado de columna que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo. También

5 puede presionar Ctrl+Barra espaciadora

Toda la hoja de cálculo

Un rango

CONTINUACIÓN TABLA 1.1 Haga clic en el botón Seleccionar todo (Select All) (el rectángulo gris que se encuentra en la esquina superior de la hoja de cálculo, arriba de la fila 1 y a la izquierda de la columna A). También puede presionar Ctrl+E (Ctrl+A) Ctrl + Y (Ctrl + G) (Ir a) o haga clic en el cuadro Nombre (Name) de la barra de fórmulas (Formula bar), y luego escriba la referencia del rango que desee seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar el rango R100 a T250, escriba R11;T250 y presione ENTER.

1.2.3 Cómo asignar nombres a celdas y a rangos de celdas Hasta ahora ha utilizado referencias de celdas para referirse a las celdas. Aunque esto funciona, a menudo es más conveniente asignarle nombres a las celdas, de manera que las hagan más reconocibles. Por ejemplo, digamos que desea determinar el ingreso neto, restando los gastos de los ingresos, puede asignar el nombre INGRESOS a la celda que contiene sus ingresos totales y GASTOS a la celda que contiene sus gastos totales. Para determinar su ingreso neto utilizaría la fórmula:

=INGRESOS - GASTOS

Si asigna nombres memorables a sus celdas, las fórmulas resultarán más lógicas y fáciles de manejar. Si asigna nombres a las celdas y a los rangos, también le resultará más fácil cortar, copiar y mover bloques de celdas. Siga estos pasos para asignar un nombre a un rango de celdas: 1. Seleccione el rango de celdas al que desea asignar un nombre. Asegúrese de que todas las celdas se encuentran en la misma hoja de cálculo. (No podrá asignarles nombres a las celdas y a los rangos de celdas que se localizan en más de una hoja) 2. Haga clic en el cuadro Nombre (Name) que se encuentra a la izquierda de la Barra de fórmulas (formula bar). 3. Escriba el nombre del rango, utilizando hasta 255 caracteres. Los nombres válidos pueden incluir letras, números, puntos y subrayados, pero no espacios. además no se puede utilizar un número como primer caracter de un nombre de rango. 4. Presione ENTER

6 5. Para ver la lista de los nombres de los rangos, haga clic en la flecha desplegable del cuadro Nombre (de la Barra de fórmulas)

Figura 1.3 Otra manera de asignar un nombre a un rango es seleccionarlo, abrir el menú Insertar (Insert), seleccionar Nombre (Name), Definir (Define). Esto desplegará el cuadro de diálogo Definir nombre (Define Name), que se muestra en la figura 1.4. Escriba un diálogo Definir nombre (Define Name), que se muestra en la gráfica No. 9.2. Escriba un nombre en el cuadro de texto Nombres en el libro (Names in Workbook) y haga clic en Aceptar (OK)

Figura 1.4 El cuadro de diálogo Definir nombre le permite ver qué rangos contienen nombre. Haga clic en un nombre de rango en la lista Nombres en el libro (Names in Workbook), verá la referencia o las referencias de celda asignada al nombre del rango, en el cuadro de texto se refiere a (refers To). Puede editar el rango o escribir uno nuevo. Los signos de pesos que se observan en las referencias de celdas indican referencias absolutas de celdas, que siempre hacen referencia a la misma celda. Una referencia absoluta de una celda no se ajustará si se hacen cambios a esas celdas en la hoja de cálculo (consulte la lección 13). NO tiene que escribir los signos de pesos en las

7 referencias de celda. Cuando selecciona celdas con el ratón. Excel inserta los signos de pesos automáticamente. El cuadro de diálogo también le permite eliminar nombres. Para eliminar un nombre de rango, haga clic en un nombre de la lista Nombres en el libro (Names in Workbook) y haga clic en el botón Eliminar (delete).

1.3 Funciones del Apuntador

APUNTADOR

FUNCIÓN Este es el apuntador convencional del mouse, con él puede marcar, seleccionar y trabajar dentro de Excel. Cuando encuentre este apuntador quiere decir que usted podrá numerar una serie, o copiar una fórmula. Este apuntador se encuentra cuando el mouse está sobre los bordes de una celda o un rango y quiere decir que podemos moverlo de su lugar.

1.4 Introducción de Datos a Excel Para crear una hoja de cálculo que tenga algún fin, usted debe introducir datos en las celdas que integran la hoja. Es posible introducir muchos tipos de datos, incluyendo: • • • • • •

Texto Números Fechas Horas Formularios Funciones

1.4.1 Cómo introducir texto Para introducir texto en una celda siga estos pasos: 1. Haga clic en la celda en que desee introducir el texto. 2. Escriba el texto. A medida que lo hace, el texto aparecerá en la celda y en la barra de fórmulas. 3. Presione ENTER. Su texto aparecerá en la celda, alineado a la izquierda

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1.4.2 Cómo introducir rótulos de columna y de fila Los rótulos de fila y columna identifican sus datos. Los rótulos de columna aparecen en la parte superior de la hoja de cálculo, debajo del título. Los rótulos de fila se introducen en el lado izquierdo de la hoja de cálculo, por lo general en la columna A. Los rótulos de columna describen lo que representan los números de una columna. Por lo general, especifican períodos de tiempo, como años, meses, días, fechas, etcétera. Los rótulos de fila describen lo que representan los números de cada fila. Por lo general, especifican categorías de datos, como nombres de producto, nombres de empleados o elementos de ingresos y egresos en un presupuesto.

1.4.3 Cómo agregar comentarios a celdas Puede utilizar comentarios en celdas para proporcionar información detallada sobre los datos de una hoja de cálculo. Por ejemplo, puede crear un comentario que le ayude a recordar el propósito de una fórmula o un dato en particular que debe actualizarse. Una vez que crea un comentario, puede desplegarlo en cualquier momento. Para agregar un comentario a una celda, haga lo siguiente: 1. Seleccione la celda a la que desee agregar un comentario. 2. Abra el menú Insertar y elija Comentarios, o haga clic en el botón Nuevo Comentario de la barra de herramientas revisión. 3. Escriba su comentario 4. Haga clic fuera de la celda. Aparecerá un triángulo rojo en la esquina superior derecha de la celda, para indicar que contiene un comentario.

1.4.4 Cómo introducir números Entre los números válidos se incluyen los caracteres numéricos 0-9 y cualquiera de estos caracteres especiales: +-/*..()$%. Esto significa que puede incluir comas, puntos, decimales, signos de pesos y de porcentaje, y paréntesis en los valores que introduzca. Aunque puede incluir puntuación cuando escriba sus entradas, tal vez no lo necesite. Por ejemplo, en lugar de escribir una columna de valores monetarios que incluya signos de pesos, comas y puntos decimales, puede escribir números como 7000 y 81295, y luego formar la columna con formato monetario. Excel cambiará sus entradas por $700.00 y $1295.00, o por $700.00 y %81195, dependiendo del número de puntos decimales que especifique. Para introducir un número siga estos pasos:

9 1. Haga clic en la celda en la que desee introducir el número. 2. Escriba el número. Para incluir un número negativo, antecédalo con un signo de menos o colóquelo entre paréntesis. Para escribir una fracción antecédela con un 0 como en o ½ . 3.

Presione ENTER, el número aparecerá en la celda, alineado a la derecha.

1.4.5 Cómo introducir fechas y horas Puede introducir fechas y horas en diferentes formatos, cuando introduce una fecha, Excel convierte la fecha en un número que refleja los días que han transcurrido entre el 1 de enero de 1900 y esa fecha, aunque usted no verá este número, el mismo se utiliza cada vez que incluye esta fecha en un cálculo. Por cierto, a la función que forma automáticamente sus datos con base en la manera en que usted los introduce se le llama autoformato. Siga estos pasos para aprender a introducir la fecha o la hora: 1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fecha o la hora 2. Escriba la fecha o la hora en el formato en que desee desplegarla. Puede utilizar guiones (-) o diagonales (/) cuando escriba fechas. 3. Presione ENTER, Siempre que Excel reconozca la entrada como una fecha o una hora, aparecerá alineado a la derecha de la celda. Si Excel no la reconoce, la tratará como texto y la alineará a la izquierda.

1.4.6 Cómo crear una serie personalizada Aunque las características Autorellenar es buena para series breves, tal vez encuentre situaciones en que necesite tener más control sobre las entradas. Excel puede manejar varios tipos de series. Básicamente usted hace dos entradas de ejemplo para su serie en celdas adyacentes y Excel las utilizará para calcular el resto de la serie. A continuación se indica lo que debe hacer: 1. Introduzca el primer valor en una celda y presione ENTER. 2. Vaya a la segunda celda e introduzca el siguiente valor de la serie. 3. Seleccione ambas celdas arrastrando sobre ellas. Excel resaltará las celdas. 4.

Arrastre el controlador de relleno sobre todas las celdas adyacentes que sea necesario.

Excel calculará su serie y rellenará las celdas seleccionadas con los valores apropiados.

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1.4.7 Cómo editar datos Después de que haya introducido los datos en una celda, puede editarla en la barra de fórmulas o en la propia celda. Para editar una entrada en Excel siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda donde se encuentran los datos que desee editar. 2. Para empezar a editar, haga clic en la barra de fórmulas, presione F2 o haga doble clic en la celda. Esto lo colocará en el Modo Modificar, la palabra Modificar aparecerá en la barra de estado.

Ä Å

ó para mover el punto de inserción dentro de la entrada. Presione la 3. Presione techa Retroceso para eliminar caracteres a la izquierda del punto de inserción; presione la tecla SUPR para eliminar caracteres a la derecha. Luego escriba los caracteres que desee agregar.

4. Haga clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas o presione ENTER del teclado para aceptar sus cambios. Si cambia de opinión y ya no desea editar sus entradas haga clic en el botón Cancelar o presione ESC.

1.4.8 Cómo copiar datos Cuando copia o mueve datos, una copia se coloca en un área de almacenamiento temporal llamada portapapeles. Usted puede copiar datos a otras secciones de su hojas de cálculo o a otras hojas de cálculo y libros. Cuando usted copia, los datos originales permanecen en su lugar y una copia de ellos se coloca donde usted lo indica Siga estos pasos para copiar:

Botón de Copiar

Botón Pegar

1. Seleccione la celda o las celdas que desee copiar 2. Haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. El contenido de la celda o las celdas seleccionadas se copiará en el portapapeles. 3. Seleccione la primera celda del área donde le gustaría colocar la copia. 4. Haga clic en el botón Pegar. Excel insertará el contenido del Portapapeles en la posición del punto de inserción.

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1.5 Formatos de Celda 1.5.1 Cómo formatear valores Los valores numéricos por lo general son más que simples números. Representan un valor en moneda, una fecha, un porcentaje o algún otro valor. Excel ofrece un amplio rango de formatos de número que se presentan en la lista de la Tabla 1.2.

Tabla 1.2 Formatos numéricos de Excel Formato numérico General

Ejemplos 10.6 $4,908.00

Número (Number)

3400.50 (-120.39)

Moneda (Currency)

$340.50 ($340.50)

Contabilidad (Accounting)

$3400.00 $978.21

Fecha (Date)

7/11

Hora (Time)

10:00

Porcentaje (percentage)

99.50%

Descripción Excel despliega el valor tal como usted lo introduce. En otras palabras, este formato despliega los signos de moneda o de porcentaje, solo si usted los escribe. El formato predeterminado de número tiene dos lugares decimales. Los números negativos aparecen en rojo y entre paréntesis, antecedidos por un signo de menos. El formato predeterminado de Moneda tiene dos lugares decimales y un signo de pesos. Los números negativos aparecen en rojo y entre paréntesis. Utilice este formato para alinear signos de pesos y puntos decimales en una columna. El formato predeterminado de Contabilidad tiene dos lugares decimales y un signo de pesos. El formato predeterminado de Fecha es el día y el mes separados por una diagonal, sin embargo, puede seleccionar muchos otros formatos. El formato predeterminado de Hora es el que presenta la hora y los minutos, separados por dos puntos, sin embargo, usted puede optar por desplegar segundos, AM o PM El formato predeterminado de Porcentaje tiene dos lugares decimales. Excel multiplica el valor

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Fracción (Fraction)

Científica (Scientific)

Texto (Text)

Especial (Special)

Personaliza (Custom)

de una celda por 100 y despliega el resultado con un signo de porcentaje ½ El formato predeterminado de Fracción incluye un dígito en cada lado de la diagonal. Utilice este formato para desplegar el número de digitos que desee en cada lado de la diagonal y el tipo de fracción (como medios, cuartos, octavos, etcétera) 3.40E+03 El formato predeterminado de Científica tiene dos lugares decimales. Utilice este formato para desplegar números en notación científica. 135RV90 Utilice este formato para desplegar como texto el texto y los números en una celda. Excel desplegará la entrada, tal como usted la escriba. CONTINUACIÓN TABLA 1.2 02110 Este formato está diseñado especialmente para desplegar códigos postales, números de teléfono y del Seguro Social de manera correcta, de modo que usted no tenga que escribir ningún caracter especial, como guiones. 00.0% Utilice este formato para crear su propio formato numérico. Usted puede utilizar cualquiera de los códigos de formato que se encuentra en la lista Tipo (type) y luego hacer cambios a esos códigos. El símbolo # representa un marcador de Posición numérico y el 0 representa un marcador de Posición de 0.

Después de decidir el formato numérico adecuado, siga estos pasos: 1. Seleccione la celda o el rango que contiene los valores que desea formatear. 2. Abra el menú formato (Format) y seleccione Celdas (cells). Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas (Format Cells), como se muestra en la figura 1.5. 3. Haga clic en la ficha Número (Number) 4.

En la lista Categoría (Category), seleccione la categoría de formato numérico que desee utilizar. En el cuadro de ejemplo se desplegará el formato predeterminado para esa categoría.

5. Haga cambios al formato, según sea necesario.

13 6. Haga clic en Aceptar (OK) o presione ENTER. Excel volverá a formatear las celdas seleccionadas, tomando en cuenta sus selecciones.

FIGURA 1.5

v v v

Seleccione una categoría En este cuadro se verá un número con el tipo de formato seleccionado Haga los cambios que sean necesarios

1.5.2 Cómo utilizar los botones de estilo para formatear números La barra de herramientas Formato (que se encuentra debajo de la barra de herramientas Estándar) contiene varios botones que permiten seleccionar un formato de número, incluyendo los siguientes: Nombre

Ejemplo / Descripción

Estilo moneda (Currency Style) $1200.90

Estilo porcentual (Percent Style) 20.90%

Estilo millares (Comma Style) 1200.90

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CONTINUA EN PAGINA SIGUIENTE Aumentar decimales (Increase Decimal) Agrega un lugar decimal Disminuir decimales (Decrease Decimal) Elimina un lugar decimal

Para utilizar estos botones, seleccione la celda que desee formatear y luego haga clic en el botón que desee. También puede cambiar el formato numérico de una celda, utilizando el menú contextual.. Seleccione la celda, haga clic con el botón derecho del ratón para desplegar el menú contextual y elija Formato de celda (Format Cells).

1.5.3 Cómo crear su propio formato personalizado Si necesita introducir números especiales, como números de cuenta, tal vez quiera crear su propio formato de número y utilizarlo para formatear sus números de cuenta. Por ejemplo, suponga que sus números de cuenta se ven así: 10-20190-109 puede crear un formato como este: ##-####-### Después cuando introduzca el número, 9089212098, por ejemplo, Excel agregará los guiones donde se necesitan: 90-89212-098 Para crear su propio formato, siga estos pasos: 1. Abra el menú Formato (Format) y seleccione Celdas (Cells). 2. Haga clic en la ficha Número (Number). 3. En la lista Categoría (Category), seleccione Personalizada (custom). 4. Escriba su formato personalizado en el cuadro Tipo (Type) y haga clic en Aceptar (OK) Cuando introduzca su formato, utilice los siguientes códigos: # Despliega el número ( a menos que sea un insignificante cero). 0 Agrega ceros donde sea necesario, para rellenar el número

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? Agrega espacios donde sea necesario, para alinear puntos decimales En la tabla 2 se muestran algunos ejemplos de formato.

Tabla 2 Ejemplos de formatos personalizados Valor introducido

Formato personalizado

3124.789 120.5 .6345 21456.25 120.54

####.## ###.##00 0.## ##.###.00 $##.###.#0

Valor que se despliega en la celda 3124.79 120,500 063 21,456.25 $120.54

Puede introducir formatos para indicar la manera en que desee que se desplieguen los números positivos y negativos, junto con los valores de cero y el texto. Simplemente separe los formatos con un punto y coma (;): ##.#0;[ROJO].##.#0;[VERDE]0.00@ En este ejemplo de formato, los números positivos que se introduzcan en la celda, se desplegarán con dos lugares decimales (se agregará un cero para rellenar los dos lugares decimales, si es necesario). Los números negativos se desplegarán con un signo de menos que los antecede (-) en rojo. Los valores de cero se desplegarán como 0.00 en verde. Se permitirá que se introduzca texto en estas celdas, como lo indica el formato final @. Si no incluye el formato de texto, simplemente no se desplegará el texto que escriba en la celda. si desea agregar una o varias palabras en particular, al principio de comillas, como en "Código de cuenta:"@.

1.5.4 Aspecto del Texto 1.5.4.1 Cómo puede cambiar el aspecto del texto Cuando escriba su texto o sus números, Excel lo formateará automáticamente en la fuente Arial, que no es muy atractiva. Usted puede cambiar los siguientes atributos de texto, para mejorar su aspecto o hacer que destaque de otros textos: Fuente: un tipo (por ejemplo Arias, courier o Times New Roman). Estilo de fuente: por ejemplo, negrita, cursiva, subrayado o tachado. Tamaño: por ejemplo, 10 puntos, 12 puntos o 20 puntos. (Mientras más alto sea el puntaje, mayor será el texto. Hay aproximadamente 72 puntos en una pulgada). Color: por ejemplo, rojo, verde o azul.

16 Alineación: por ejemplo, centrada, alineada a la izquierda o a la derecha, dentro de la celda.

Figura 1.7 1) Puede observar que el título se encuentra centrado entre varias columnas, con un tipo en negritas de 16 puntos. 2) Se aplica subrayado a los rótulos de columna. 3) Los rótulos de fila se establecen en cursivas .

1.5.4.2 Cómo utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas Puede cambiar el aspecto de su texto, utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas (Format Cells). Solo siga estos pasos: 1. Seleccione la celda o el rango que contiene el texto que desea formatear. 2. Abra el menú formato (Format) y elija Celdas (Cells), o presione Ctrl + I, (también puede hacer clic con el botón derecho del ratón en las celdas seleccionadas y elegir Formato de celdas del menú contextual.) 3. Haga clic en la ficha fuente (Font). Sus opciones pasarán al frente, como se muestra en la figura 1.8. 4.

Seleccione las opciones que desee.

5. Haga clic en Aceptar (OK) o presione ENTER.

17 Excel utiliza la fuente predeterminada para aplicarle un estilo a su texto, mientras usted escribe. Para cambiar la fuente predeterminada, introduzca sus preferencias de fuente en la ficha fuente y haga clic en la opción Fuente Normal (Normal Font). Cuando haga clic en el botón Aceptar (OK), Excel marcará sus preferencias como la fuente predeterminada.

FIGURA 1.8

1.5.4.3 Cómo cambiar atributos de texto con los botones de la barra de herramientas Una manera más rápida de introducir cambios de fuente consiste en utilizar la barra de herramientas Formato, que se muestra en la figura 1.9.

FIGURA 1.9 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Seleccione aquí una fuente Seleccione aquí un tamaño de fuente Negrita Cursiva Subrayado Aplique un color de fuente

Para utilizar una herramienta con el fin de cambiar atributos de texto, siga estos pasos:

v v

Seleccione la celda o el rango que contiene el texto cuyo aspecto desea cambiar. Para cambiar la fuente o el puntaje, despliegue la lista apropiada y haga clic en la fuente o el tamaño que desee. También puede escribir el puntaje en el cuadro Tamaño de fuente (font size)

18

v

Para agregar un atributo (como negritas o subrayado), haga clic en el botón deseado. Cuando se selecciona, un botón parece presionado. Puede agregar más de un atributo al texto,. poniéndolo en negritas y cursivas, por ejemplo.

1.5.4.4 Cómo alinear el texto en celdas. Cuando introduce datos en una hoja de cálculo de Excel, esos datos se alinean automáticamente. El texto se alinea a la izquierda y los números a la derecha. Tanto el texto como los números se establecen inicialmente en la parte inferior de las celdas. Sin embargo, usted puede cambiar la alineación vertical y horizontal de sus celdas. Siga estos pasos para cambiar la alineación: 1. Seleccione la celda o el rango que desee alinear. si desea centrar un título u otro texto entre un rango de celdas, seleccione todo el rango de celdas en blanco en que desee centrar el texto, incluyendo la celda que contiene el texto que desee centrar. 2. Despliegue el menú Formato (Format) y seleccione Celdas (Cells), o presione Ctrl + I. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas (Format Cells). 3. Haga clic en la ficha Alineación (alignment). Aparecerán sus opciones al frente (Vea figura 1.10)

FIGURA 1.10

19

1) Alinea el texto a la izquierda o la derecha de la celda 2) Alinea el texto en la parte superior o inferior de la celda 3) Combina celdas 4) Reduce el texto todo lo necesario 5) Permite que el texto pase de una línea a la siguiente, en la misma celda 6) Inclina el texto.. 4. Elija entre las siguientes opciones y grupos de opciones para establecer la alineación: Horizontal: le permite especificar la alineación a la izquierda o la derecha de la celda o las celdas (La opción Centrar en la selección [Center Across selection] centra un título u otro texto dentro de un rango de celdas.) Vertical: le permite especificar como desea alinear el texto en relación con la parte superior e inferior de la celda o las celdas. Orientación (Orientación): le permite cambiar la orientación del texto para imprimir de arriba abajo (en lugar de hacerlo de izquierda a derecha). Ajustar texto (Wrap Text): le indica a Excel que ajuste las líneas largas de texto dentro de una celda, sin cambiar su ancho. (por lo general, Excel despliega en una línea todo el texto de una celda). Reducir hasta ajustar (Shrink to Fit): reduce el texto para que quepa dentro de la celda, el ancho actual. Si se ajusta el ancho de la celda, se aumenta o disminuye el tamaño de manera correspondiente. Combinar celdas (merge Cells): combina varias celdas en una sola. Todos los datos se enciman, excepto los de la celda que se encuentran en la esquina superior izquierda de las celdas seleccionadas. 5. haga clic en Aceptar (OK) o presione ENTER

1.5.5 Cómo agregar bordes a celdas Mientras trabaja en pantalla con su hoja de cálculo, observará que cada celda se identifica con líneas de división que rodean la celda. Por lo general, estas líneas de división no se imprimen; y aunque decida imprimirlas, pueden resultar muy tenues. Para que aparezcan líneas mejor definidas en la impresión (o en la pantalla, si se requiere), puede aparecer en los cuatro lados de una celda o solo en los lados seleccionados, como usted lo prefiera. Para agregar bordes a una celda o un rango, siga estos pasos: 1. Seleccione la celda o las celdas que desee rodear con un borde.

20 2. Abra el menú Formato (Format) y elija Celdas (Cells). Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas (Format Cells). 3. Haga clic en la ficha Bordes (Border), para ver sus opciones, que se muestran en la figura 1.11. 4. Seleccione la posición que desee, el estilo (grosor) y el color del borde. Puede hacer clic dentro del propio cuadro Borde (Border) o en un botón de diseño preestablecido de borde. 5. Haga clic en Aceptar (OK) o presione ENTER.

FIGURA 1.11

v v v

Seleccione una posición de borde Seleccione un estilo de borde Seleccione un color de borde

Para agregar bordes rápidamente, seleccione las celdas que desee rodear con un borde y luego haga clic en la flecha desplegable del botón Bordes (Borders) de la barra de herramientas formato. Haga clic en el borde que desee. Si hace clic en el propio botón Bordes (en lugar de hacerlo en la flecha). Excel agregará de manera automática, a las celdas seleccionadas la línea de borde que usted seleccionó por última vez.

1.5.6 Cómo agregar sombreado a las celdas Para obtener un efecto simple pero impactante, puede agregar sombreado a sus hojas de cálculo. Junto con el sombreado, puede añadir un color o una sombra gris a una celda. También puede agregar colores a toda intensidad, o atenuados para crear el efecto exacto que desee. Para disminuir la intensidad del color en la celda que seleccione agregue una trama (por ejemplo, una diagonal) al sombreado. En la figura 1.12 se ilustran algunos de los efectos que puede crear con sombreados.

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FIGURA 1.12

1) Color de sombreado agregado con toda intensidad 2) Sombreado agregado con una trama de puntos. Siga estos pasos para agregar sombreado a una celda o un rango. A medida que haga sus selecciones, tenga en cuenta que si planea imprimir su hoja de cálculo en blanco y negro, tal vez sus colores no contrasten bien en valor (intensidad), y utilice el comando Presentación preliminar (Print Preview) para ver sus resultados en blanco y negro, antes de imprimirlos. 1. Seleccione la celda o las celdas que desee sombreadas. 2. Abra el menú Formato /(Format) y elija Celdas (Cells). 3. Haga clic en la ficha tramas (Patterns). Excel desplegará las opciones de sombreado. 4. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de lista Trama, verá una cuadricula que contiene todos los colores de la paleta, además de las tramas. Seleccione el color y la trama de sombreado que desee utilizar. Las opciones de color le permiten elegir un color para el sombreado global. Las opciones de trama permiten seleccionar una trama en blanco y negro o de color que se colocará encima el sombreado general. Una vista preliminar del resultado aparecerá en el cuadro Muestra (sample). 5. Cuando le gusten los resultados que ve, haga clic en Aceptar (OK) y presione ENTER

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FIGURA 1.13 1) Seleccione un color general para la celda seleccionada 2) Seleccione la trama que habrá de colocarse encima del color

Una manera rápida de agregar sombreado (sin trama) a las celdas es seleccionar las celdas en donde desee el sombreado, haga clic en la flecha desplegable del botón Color de relleno (Fill Color) y haga clic en el color que desee utilizar. Si el sombreado es demasiado oscuro, considere el uso del botón Color de fuente (Font Color), que se encuentra a la derecha del botón Color de relleno, para seleccionar un color más claro para el texto.

1.5.7 Cómo utilizar Autoformato Excel ofrece la función Autoformato (Autoformat), que le evita parte del tedioso trabajo de dar formato. Autoformato le proporciona 16 formatos prediseñados de tabla que usted puede aplicar a la hoja de cálculo. Para utilizar formatos prediseñados, siga estos pasos: 1. Seleccione la hoja o las hojas de cálculo y la celda o las celdas que contienen los datos que desea formatear.

23 2. Abra el menú Formato (Format) y elija Autoformato (Autoformat). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, como se muestra en la gráfica No. 1.14 3. En la lista Formato de tabla (Table Format), elija el formato prediseñado que desee utilizar. Cuando seleccione un formato, Excel le mostrará su aspecto en el cuadro Muestra (Sample) 4.

Para excluir ciertos elementos de Autoformato, haga clic en el botón Opciones (Options) y elija los formatos que desee desactivar.

5. Haga clic en Aceptar (OK), Excel aplicará el formato a su tabla para que tenga un aspecto similar al que se mostró en el área de muestra.

FIGURA 1.14

1) Seleccione un formato prediseñado de tabla 2) Opciones de formato que puede desactivar (estas opciones aparecen después de hacer clic en el botón) 3) Seleccione un formato prediseñado de tabla 4) En el cuadro Muestra se observan los efectos del formato de tabla.

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1.5.8 Cómo copiar formatos con Copiar formato Excel le ofrece dos maneras de copiar y pegar formatos: •

Puede utilizar el comando Edición (edit), Copiar (copy), después el comando pegado especial (Paste Special) y luego seleccionar Formatos (Formats) de las opciones de pegado del cuadro de diálogo Pegado Especial.

•

Puede utilizar el botón Copiar formato (Format Painter) de la barra de herramientas Estándar.

Copiar formato (Format Painter) le permite copiar y pegar rápidamente formatos que usted ya ha utilizado en un libro. Debido a que el botón Copiar formato es más rápido, le presentaré los pasos que necesita para copiar formatos.

1. Seleccione las celdas que contienen el formato que desee copiar y pegar. 2. Haga clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar. Excel copiará el formato. El puntero del ratón tomará la forma de una brocha con un signo de más a un lado. 3.

Haga clic y arrastre sobre las celdas a las que desee aplicar el formato copiado.

4. Suelte el botón del ratón, Excel copiará el formato y lo aplicará a las celdas seleccionadas.

1.5.9 Cómo aplicar formato condicional Si desea resaltar valores particulares en su hoja de cálculo, puede utilizar el formato condicional. Por ejemplo, si desea resaltar todas las cifras de ventas de una marca en particular, puede aplicar un sombreado condicional rojo. Para aplicar formato condicional, siga estos pasos: 1. Seleccione las celdas que desee formatear. 2. Abra el menú Formato (Format) y seleccione Formato condicional (Conditional Formatting). aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, como se muestra en la figura 1.15. 3. Para aplicar un formato con base en el valor encontrado en un área seleccionada, elija Valor de la celda (Cell Value is) de la lista Condición 1 (Condition I) , para aplicar un formato con base en el valor encontrado en una celda que se encuentra fuera del rango seleccionado, seleccione Fórmula (Formula Is) de las lista Condición I. 4.

Introduzca el valor o la fórmula que desee utilizar como la condición que determina cuando puede aplicar Excel el formato que usted seleccione. Si decide utilizar una fórmula, asegúrese de incluir al principio el signo de igual (=)

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5. Haga clic en el botón Formato (Format) y seleccione el formato que desee aplicar cuando la condición sea verdadera. Haga clic en Aceptar (OK) para regresar el cuadro de diálogo Formato condicional (conditional Formatting) 6. (Opcional) si desea agregar más de una condición haga clic en Agregar (Add). Luego repita los pasos 3 y 4 para agregar cada condición. 7. Cuando termine de agregar condiciones, haga clic en Aceptar (OK)

FIGURA 1.15 Puede copiar el formato condicional de una celda a otra utilizando el botón Copiar formato (Format Painter). Simplemente haga clic en la celda cuyo formato quiere copiar y luego en el botón Copiar formato. A continuación, arrastre sobre las celdas a las que desee copiar el formato.

1.6 Generalidades de Excel 1.6.1 Cómo crear un nuevo libro Puede crear un nuevo libro en blanco, o utilizar una plantilla para crear un libro más completo. Una plantilla es un libro prediseñado que usted puede modificar de acuerdo con sus necesidades. Excel contiene plantillas para crear facturas, informes de gastos y con otras de cálculo comunes. A continuación se indica cómo crear un nuevo libro: (Figura 1.16) 1. Despliegue el menú Archivo y seleccione Nuevo. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente.

26 2. Para crear un libro en blanco, haga clic en la ficha General y luego en el íconos Libro. Para crear un libro a partir de una plantilla, haga clic en la ficha Soluciones hoja de cálculo. Verá íconos de varios tipos comunes de hoja de cálculo, haga clic en el íconos que corresponda al tipo de libro que desee crear. 3. Una vez que haya hecho su selección, haga clic en Aceptar o presione ENTER. Se abrirá un nuevo libro en la pantalla, con un nombre predeterminado en la barra de título Excel numera sus archivos en secuencias. Por ejemplo usted ya tiene abierto el Libro 1, la barra de título del libro indicará Libro 2.

FIGURA 1.16

1.6.2 Cómo guardar un libro y asignarle un nombre Cualquier cosa que escriba en un libro, se almacena temporalmente en la memoria de su computadora. Si sale de Excel, esos datos se perderán. Por lo tanto, es importante que guarde con regularidad sus archivos de libro en un disco La primera vez que guarde un libro en un disco, tendrá que asignarle un nombre. Siga estos pasos para asignarle un nombre a su libro:

Botón de guardar 1. Abra el menú Archivo y seleccione Guardar, o haga clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar.

27

FIGURA 1.17 2. Escriba el nombre que desee asignarle al libro, en el cuadro de diálogo Nombre de archivo. Es posible utilizar hasta 218 caracteres, incluyendo cualquier combinación de letras, números y espacios. 3. Normalmente, Excel guarda sus libros en la carpeta Mis documentos. Para guardar el archivo en una carpeta diferente, selecciónela de la lista Guardar en. Puede subir de nivel en la estructura de carpeta, con el botón Subir un nivel de la barra de herramientas Guardar, que se encuentra en la parte superior del cuadro de diálogo. También puede pasar a una unidad diferente, si selecciona una unidad en el cuadro Guardar en. Cuando guarda un archivo en cualquiera de los lugares del cuadro de texto Guardar en, sucede lo siguiente: •

Escritorio: Guarda el archivo como un íconos en el escritorio de Windows. Haga doble clic en el íconos de su escritorio para iniciar rápidamente Excel y abrir, al mismo tiempo, el archivo del libro. Si todos los días trabaja un proyecto de Excel, tal vez sea más conveniente para usted tener el archivo en su escritorio.

•

Mi PC. Guarda el archivo en la carpeta Mi PC de Windows. Abra la ventana Mi PC y haga doble clic en el íconos del archivo para iniciar Excel y abrir el archivo del libro. Si trabaja con regularidad en Mi PC, sería conveniente que guardara el archivo en ese lugar. También puede guardar su archivo en su disco duro, una unidad de disco o un CD en Mi PC.

28 •

Entorno de red. Guarda el archivo en el Entorno de red de Windows. Abra entorno de red y haga doble clic, en el íconos del archivo para iniciar Excel y abrir el archivo del libro. Si trabaja con regularidad en Entorno de red, sería conveniente que guardara allí el archivo.

4. Haga clic en el botón Guardar o presione ENTER.

1.6.3 Cómo guardar un libro bajo un nuevo nombre Algunas veces necesitará cambiar un libro pero conservar una copia del libro original, o tal vez quiera crear un nuevo libro modificando el existente. Puede hacer esto si guarda el libro con otro nombre o en otra carpeta. Los siguientes pasos le muestran como hacerlo: 1. Abra el menú Archivo y seleccione Guardar como. Verá el cuadro de diálogo del mismo nombre, como si fuera la primera vez que guarda el libro. 2. Para guardar el libro bajo un nuevo nombre, escriba dicho nombre sobre el que ya aparece en el cuadro de texto Nombre de archivo. 3. Para guardar el archivo en una unidad o una carpeta diferente, seleccione la letra de la unidad o la carpeta, en la lista Guardar en. 4. Para guardar el archivo en un formato diferente, haga clic en la flecha desplegable del cuadro de lista Guardar como tipo y seleccione el formado deseado. 5. Haga clic en el botón Guardar o presione.

1.6.4 Cómo abrir un libro existente Si cerró un libro y más tarde quiere volver a utilizarlo, debe abrirlo una vez más. Siga estos pasos para abrir un libro existente: 1. Abra el menú Archivo y seleccione abrir, o haga clic en el botón abrir de la barra de herramientas Estándar. (Figura 1.18) 2. Si el archivo no se encuentra en la carpeta actual, abra el cuadro Buscar en y seleccione la unidad y la carpeta correcta. 3. Haga clic en el archivo que desee abrir de la lista de archivos y carpetas, o escriba el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo. 4. Para ver una vista preliminar del libro, antes de abrirlo, haga clic en el botón Vista Previa, que se encuentra en la parte superior del cuadro de diálogo. Excel desplegará el contenido del libro en la ventana que está ubicada en la parte derecha del cuadro de diálogo. 5. Haga clic en Abrir o presione ENTER.

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FIGURA 1.18

1.6.5 Cómo cerrar libros Cuando usted cierra un libro, Excel elimina de la pantalla la ventana de ese libro. Debe cerrar sus libros cuando termina de trabajar en ellos, para liberar recursos de su computadora y que esta puede responder más rápidamente a sus comando. Para cerrar un libro siga estos pasos: 1. Si la ventana que desea cerrar no es la que está activa, actívela, seleccionando el libro de la lista de libros, que se encuentra en la parte inferior del menú Ventana. 2. Haga clic en el botón Cerrar que se encuentra en la esquina superior derecha del libro.

1.6.6 Barras de Herramientas Barra de Menús

Barra de herramientas Encabezados o títulos de columna y de fila

Barra de estado

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1.6.6.1 Cómo utilizar las barras de herramientas A menos que usted lo indique de otra manera, Excel despliega las barras de herramientas estándar y de formato. Para seleccionar la herramienta de una barra, simplemente haga clic en la herramienta. Fuera de servicio: Si una herramienta aparece atenuada, no está disponible en ese momento. Las herramientas quedan fuera de servicio cuando no son aplicables a la actividad actual.

Qué es una barra de herramientas? Una barra de herramientas de Excel es una colección de herramientas o íconoss desplegables en una barra larga que pueda moverse y cambiar de forma para que su uso le resulte a usted más conveniente.

1.6.6.2 Cómo activar y desactivar las barras de herramientas De manera predeterminada. Excel despliega inicialmente las barras de herramientas Estándar y Formato. Si usted no utiliza estas barras de herramientas, puede desactivar una, o ambas, para ganar más espacio en la pantalla. Además de esto puede activar otras. Siga estos pasos para activar o desactivar una barra de herramientas:

1. Abra el menú Ver y elija Barra de herramientas. aparecerá un submenú

2. Una casilla de verificación junto al nombre de la barra, indica que ésta se encuentra desplegada. Para activar o desactivar una barra de herramientas, simplemente haga clic en el nombre de la barra, para agregar o quitar la marca de verificación.

1.7 Cómo deshacer una acción Puede deshacer casi todo lo que hace mientras está trabajando en Excel, incluyendo cualquier cambio que introduzca en una celda. Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar. Para deshacer la acción de un comando Deshacer haga clic en el Botón Rehacer de la barra de herramientas Estándar.

Botón Deshacer

Botón Rehacer

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1.8 Cómo revisar su ortografía Excel ofrece una función de revisión ortográfica que encuentra y resalta rápidamente palabras mal escritas en una hoja de cálculo, para ejecutar el corrector ortográfico, siga este procedimiento: Botón de Ortografía

1. Haga clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar. Excel encontrará la primera palabra mal escrita y la desplegará en la parte superior del cuadro de diálogo Ortografía. Aparecerá una corrección sugerida

FIGURA 1.19 2. Para aceptar las sugerencias y cambiar la palabra mal escriba, haga clic en Cambiar, o haga clic en Cambiar todas para cambiar todas las apariciones de la palabra mal escrita. 3. Si la sugerencia del cuadro Cambiar por no es correcta, puede elegir entre estas opciones. • Seleccionar una sugerencia diferente del cuadro Sugerencias y luego hacer clic en cambiar o en Cambiar todas. •

Escribir su propia corrección en el cuadro Cambiar por y luego hacer clic en Cambiar o Cambiar Todas.

•

Hacer clic en Omitir para dejar la palabra sin cambio

32 •

Hacer clic en Omitir todo para dejar todas las apariciones de la palabra sin cambio

•

Haga clic en Agregar para agregar la palabra al diccionario y que Excel no la marque cuando la vuelva a encontrar.

4. Cuando el corrector ortográfico no puede encontrar más palabras mal escritas, despliega un aviso indicándole que se ha completado la revisión ortográfica. Haga clic en Aceptar, para confirmar que se ha terminado la revisión.

UNIDAD 2 FORMATOS DE COLUMNA, FILA, HOJA Y TABLA DE CONTENIDOS En esta lección aprenderá a reorganizar su hoja de cálculo, agregando y eliminando celdas, filas y columnas

2.1 Cómo insertar celdas Algunas veces necesitará insertar información en una hoja de cálculo, justo en medio de datos existentes, con el comando Insertar una o más celdas o filas o columnas completas. Para insertar una sola celda o un grupo de celdas, siga estos pasos: 1. Seleccione la celda o las celdas donde desee que inserte la nueva celda o celdas Excel insertará el mismo número de celdas que usted seleccione. 2. Abra el menú Insertar (Insert) y elija Celdas (Cells), aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas que se muestra en la figura 2.1. 3.

Seleccione desplazar las celdas hacia la derecha (Shift Cells Right) o Desplazar las celdas hacia abajo (Shift Cells Down)

4. Haga clic en Aceptar (OK). Excel insertará la celda o las celdas y desplazará los datos de las otras celdas en la dirección especificada.

33

FIGURA 2.1

2.2 Cómo combinar celdas En Excel puede combinar los datos en una celda con los de otras celdas, para formar una gran celda que le facilite el trabajo. La mezcla de celdas resulta especialmente práctica cuando se crea un título en la parte superior de la hoja de cálculo (ver figura 2.2). Dentro de una sola celda combinada, usted puede cambiar rápidamente la fuente, el puntaje, el color y el estilo del borde de su título. Para crear un título con celdas combinadas, siga estos pasos: 1. Escriba su título en la celda superior izquierda del rango que desee utilizar para su rotulo. Si tiene un título de varias líneas, como el de la figura 2.2 presione Alt+ENTER para insertar cada nueva línea. 2. Seleccione el rango en que desee colocar su título. 3. Abra el menú Formato (Format) y seleccione Celdas (cells), Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas (Format Cells). 4. Haga clic en la ficha Alineación (alignment) 5. Haga clic en combinar celdas (Merge Cells); tal vez también desee ajustar el texto que se encuentra dentro de las celdas combinadas. Por ejemplo podría seleccionar Centrar (Center) en la lista desplegable Vertical, para centrar el texto de manera vertical dentro de la celda. 6. Haga clic en Aceptar (OK) cuando haya terminado. Se combinarán las celdas, seleccionadas en una sola celda, la cual puede formatear de acuerdo con sus necesidades.

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FIGURA 2.2 1) Una sola celda

2) Seleccione esta opción

36 Para combinar celdas seleccionadas y centrar los datos en la celda del extremo izquierdo haga clic en el botón Combinar y centrar (Merge and Center) de la barra de herramientas Formato.

2.3 Cómo eliminar celdas Anteriormente aprendió a borrar el contenido y el formato de celdas seleccionadas. Con eso, simplemente elimina el contenido de la celda. Pero a veces deseara eliminar por completo las celdas. Cuando lo hace, Excel eliminará las celdas y ajusta los datos de las celdas contiguas para llenar el vacío. Si desea eliminar las celdas por completo, siga estos pasos: 1. Seleccione el rango de celdas que desee eliminar. 2. Abra el menú Edición (Edit) y elija Eliminar (Delete). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 3.

Seleccione la opción eliminar que desee: Desplazar las celdas hacia la izquierda (Shift Cells Left) o Desplazar la celdas hacia arriba (Shift Cells Up).

4. Haga clic en Aceptar (OK)

2.4 Cómo insertar filas y columnas Es fácil insertar filas y columnas en su hoja de cálculo. Siga estos pasos para hacerlo: 1. Para insertar una sola fila o columna, seleccione la celda que se encuentra a la izquierda de donde desee insertar una columna, o arriba de donde desee insertar una fila Para insertar varias columnas o filas, seleccione el número de columnas o filas que desee insertar. Para insertar columnas, arrastre sobre los encabezados de columna que se encuentran en la parte superior de la hoja de cálculo. Para insertar filas, arrastre sobre los encabezados de fila. Por ejemplo, seleccione tres encabezados de columna o fila para insertar tres filas o columnas. 2. Abra el menú Insertar (Insert) 3. Seleccione Filas (Rows) o Columnas (Columns). Excel insertará las filas o columnas y desplazará las filas adyacentes hacia abajo o la columnas adyacentes hacia la derecha. Las filas o columnas insertadas contendrán el mismo formato que las celdas que seleccionó en el paso 1. En la figura 2.3 se muestra una hoja de cálculo antes y después de que se han insertado dos filas.

37

2

FIGURA 2.3 1) Después de insertar dos filas 2) Antes de insertar dos filas

2..5 Cómo eliminar filas y columnas La eliminación de filas y columnas es parecida a la eliminación de celdas. Cuando elimina una fila de abajo se moverán hacia arriba para llenar el espacio. Cuando elimina una columna, las columnas de la derecha se desplazarán hacia la izquierda. Siga estos pasos para eliminar una fila o columna: 1. Haga clic en el encabezado de fila o columna de la fila o columna que desee eliminar. Puede seleccionar más de una fila o columna, si arrastra sobre sus encabezados correspondientes. 2. Abra el menú Edición (Edit) y elija Eliminar (Delete). Excel eliminará las filas o las columnas y modificará la numeración de las filas y columnas restantes, para que sigan en secuencia. Todas las referencias de celdas que se encuentran en fórmulas y los nombres de fórmulas, se actualizarán de manera apropiada, a menos que contenga valores absolutos ($).

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2.6 Cómo ajustar el ancho de columnas y la altura de filas con el ratón. Puede ajustar el ancho de una columna o la altura de una fila utilizando un cuadro de diálogo o arrastrando con el ratón. A continuación se muestra como ajustar la altura de la fila o el ancho de la columna con el ratón.: 1. Para cambiar la altura de una fila o el ancho de una columna, siga el paso 2. Para cambiar la altura o el ancho de dos o más filas o columnas, selecciónelas antes arrastrando sobre los encabezados de fila o columna. 2. Coloque el puntero del ratón sobre uno de los bordes del encabezado de fila o columna, como se muestra en la figura 2.4 (utilice el borde derecho del encabezado de columna para ajustar el ancho de la columna; utilice el borde inferior del encabezado de fila para ajustar la altura de la fila.) 3. Arrastre el borde al tamaño que necesite 4. Suelte el botón de ratón, Excel ajustará la altura de la fila o el ancho de la columna.

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FIGURA 2.4

2.7 Cómo utilizar el menú Formato para obtener un control preciso. Puede cambiar el tamaño de una fila o una columna, si arrastra su borde. Sin embargo no puede controlar el tamaño con la misma precisión que si proporciona tamaños específicos con el comando Formato (Format), fila (Row), Alto (Height) o Columna (Column), Ancho (Width). Estos pasos le muestran como utilizar el menú Formato (Format) para cambiar el ancho de las columnas: 1. Seleccione las columna o las columnas cuyo ancho desee cambiar. Para cambiar el ancho de una sola columna, seleccione cualquier celda de la columna. 2. Abra el menú Formato (Format), seleccione Columna (Column) y Ancho (Width). Parecerá el cuadro de dialogo Ancho de columna (Column Width) (vea la gráfica 2.5). 3. Escriba el ancho que desee. El ancho predeterminado es 8.43. 4. Haga clic en Aceptar (OK) o presione ENTER para que se apliquen sus cambios.

40

FIGURA 2.5 De manera predeterminada, Excel hace que la fila sea un poco más alta que el texto más alto incluido en ella. Por ejemplo, si el texto más alto es de 10 puntos de alto, Excel hace que la celda tenga una altura de 12.75 puntos. Puede utilizar el menú formato (Format) para cambiar manualmente la altura de la fila: 1. Seleccione la fila o filas cuya altura desee cambiar (para cambiar la altura de una sola fila, seleccione cualquier celda de esa fila.) 2. Abra el menú Formato, seleccione Fila (Row) y Alto (Height). Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila (Row Height), que se muestra en la figura 2.6 3. Escriba la altura que desee (en puntos) 4. Haga clic en Aceptar (OK), o presione ENTER para aplicar el cambio en sus hojas de cálculo.

FIGURA 2.6

2.8 Hojas de Cálculo 2.8.1 Cómo seleccionar hojas de cálculo De manera predeterminada, cada libro incluye tres hojas de cálculo, cuyos nombres aparecen en las etiquetas que se encuentran cerca de la parte inferior de la pantalla. Puede insertar nuevas hojas de cálculo o eliminarlas, según sus necesidades. Una ventaja de tener varias hojas de cálculo es que puede organizar sus datos en porciones lógicas. Otra ventaja de tener hojas de cálculo separadas para sus datos, es que puede reorganizar fácilmente las hojas de un libro. A continuación se muestra lo que necesita saber: •

Para seleccionar una sola hoja de cálculo, haga clic en su etiqueta. La etiqueta quedará resaltada, para mostrar que la hoja de cálculo se encuentra seleccionada.

41 •

Para seleccionar varias hojas de cálculo contiguas, haga clic en la etiqueta de la primera hoja de grupo, presione y mantenga presionada la tecla Mayus y haga clic en la etiqueta de la última hoja de cálculo del grupo.

•

Para seleccionar varias hojas de cálculo no contiguas, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada etiqueta de la hoja de cálculo.

Si selecciona dos o más hojas de cálculo, permanecerán seleccionadas hasta que las desagrupe. Para desagrupar hojas de cálculo, utilice una de las siguientes opciones: •

Haga clic con el botón derecho del ratón sobre las etiquetas de las hojas de cálculo seleccionadas y elija Desagrupar hojas.

•

Mantenga presionada la tecla Mayus y haga clic en la etiqueta activa

•

Haga clic en cualquier etiqueta que se encuentre fuera del grupo.

2.8.2 Cómo insertar hojas de cálculo Cuando crea un nuevo libro, éste contiene tres hojas de cálculo. Pueden agregar fácilmente hojas de cálculo a un libro. Siga estos pasos para agregar una hoja de cálculo a un libro. 1. Seleccione la hoja de cálculo que se encuentre antes del lugar donde desee insertará la hoja de cálculo. Por ejemplo, si selecciona Hoja2 (Sheet2), la nueva hoja de cálculo (que se llamará Hoja4, debido a que el libro ya contiene tres hojas de cálculo) se insertará antes de la Hoja2. 2. Abra el menú Insertar (Insert) 3. Seleccione Hoja de cálculo (Worksheet). Excel insertará la nueva hoja de cálculo como se muestra en la figura 2.7

FIGURA 2.7

2.8.3 Cómo eliminar hojas de cálculo Si planea utilizar únicamente una hoja de cálculo, puede eliminar las otras dos hojas para liberar memoria. Siga estos pasos para eliminar una hoja de cálculo: 1. Seleccionar la hoja o las hojas de cálculo que desee eliminar 2. Abrir el menú Edición (Edit)

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3. Haga clic en Eliminar hoja (Delete Sheet). Aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndole que confirme la eliminación. 4. Haga clic en el botón Aceptar (OK). Se eliminarán las hojas de cálculo

2.8.4 Cómo mover y copias hojas de cálculo Puede mover o copiar hojas de cálculo dentro de un mismo libro o de un libro a otro. Siga estos pasos para hacerlo: 1. Seleccione las hojas de cálculo que desee mover o copiar, si desea mover o copiar hojas de cálculo de un libro a otro, asegúrese de abrir el libro de destino. 2. Abra el menú Edición (Edit) y elija Mover o copiar hoja (Move or Copy Sheet). Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o copiar (Copy or Move), como se muestra en la figura 2.8 3. Para mover las hojas a un libro diferente, seleccione el nombre del libro, en la lista desplegable Al libro ( To Book). Si desea mover o copiar la hoja (s) de cálculo a un nuevo libro, seleccione nuevo libro (new book) en la lista desplegable Al libro. Excel creará un nuevo libro y luego copiará o moverá la hoja de cálculo a dicho libro. 4. En el cuadro de lista Antes de la hoja (Before Sheet), elija la hoja de cálculo que se encuentra antes de donde desee mover las hojas de cálculo seleccionada. 5. Para copiar las hojas seleccionadas, en lugar de moverla, seleccione Crear una copia (Create a copy), para colocar una marca en la casilla de verificación. 6. Seleccione Aceptar (OK). Las hojas seleccionadas se copiarán o moverán según se especifique.

43

2 3

FIGURA 2.8 1) Para mover las hojas de cálculo a un libro diferente, seleccione ese libro en este cuadro. 2) Elija donde desea copiar o mover la hoja(s) de cálculo 3) Active esta opción para copiar en lugar de mover.

2.8.5 Cómo mover una hoja de cálculo dentro de un libro con arrastrar y colocar Una manera más fácil de copiar o mover hojas de cálculo dentro de un libro es utilizar la función arrastrar y colocar. Primero, seleccione la etiqueta de la hoja que desea copiar o mover. Mueva el puntero del ratón sobre una de las etiquetas seleccionadas, presione y mantenga presionado el botón del ratón, y arrastre la etiqueta a donde desee moverla. Para copiar la hoja de cálculo, mantenga presionada la tela Ctrl mientras arrastra. cuando suelte el botón del ratón, se copiará o moverá la hoja de cálculo.

2.8.6 Cómo mover una hoja de cálculo entre libros con arrastrar y colocar. También puede utilizar la función de arrastrar y colocar para copiar o mover rápidamente hojas de cálculo entre libros. Primero, abra los libros que desee utilizar, para la copia o el cambio de lugar Elija Ventana (Windows), Organizar (Arrange) y seleccione la opción Mosaico (Tiled). Haga clic en Aceptar (OK), para organizar las ventanas de modo que una pequeña parte de cada una aparezca en pantalla. Seleccione la etiqueta de la hoja de cálculo que desee copiar o mover. Mueva el puntero del ratón sobre una de las etiquetas seleccionadas, presione y mantenga presionado el botón del ratón y arrastre las etiquetas a donde desee moverla. Para copiar la hoja de cálculo mantenga y presionada la tecla Ctrl mientras arrastra. Cuando suelte el botón del ratón, la hoja de cálculo se copiará o moverá.

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2.8.7 Cómo cambiar los nombres de las etiquetas de hojas de cálculo. De manera predeterminada, todas las hojas de cálculo reciben el nombre de Hojas X (SheetX), donde X es un número que empieza en 1. Para tener una mejor idea de la información que contiene cada hoja, puede cambiar los nombres que aparecen en las etiquetas. a continuación se indican lo que debe hacer: 1. Haga doble clic en la etiqueta de la hoja de cálculo a la que desee cambiar el nombre. Se resaltará el nombre actual. 2. Escriba el nuevo nombre de la hoja de cálculo y presione ENTER. Excel reemplazará el nombre predeterminado con el nombre que usted escribió.

UNIDAD 3 FÓRMULAS Y FUNCIONES En esta lección aprenderá a utilizar fórmulas para calcular resultados en sus hojas de cálculo.

3.1 Qué es una fórmula? Las 4 hojas de cálculo utilizan fórmulas para desarrollar cálculos con los datos que usted introduce. Con las fórmulas, puede realizar sumas, restas, multiplicaciones y divisiones utilizando los valores contenidos en varias celdas. Por lo general las fórmulas contienen una o más referencias de celdas y/o valores, un operador matemático como +(suma), - (resta), * (Multiplicación), o / (división). Por ejemplo, si desea determinar el promedio de los tres valores contenidos en las celdas A1, B1 y C1, podría escribir la siguiente fórmula en la celda donde desearía que aparezca el resultado:

=(A1+B1+C1)/3

También a las celdas que intervienen en una fórmula se les conoce como variables ya que el valor de las mismas se puede cambiar conforme uno desee.

En la figura 3.1 se muestran varias fórmulas en acción. Estudie las fórmulas y sus resultados. En la tabla No. 3, se presenta un listado de los operadores matemáticos que puede utilizar para crear fórmulas:

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3

1

2

FIGURA 3.1 1) =B9-B16 resta los gastos de los ingresos para determinar las ganancias 2) = C12+C13+C14 da los gastos totales de febrero 3) =D5+D6+D7 da el ingreso total de marzo 4) =B18+C18+D18 determina la ganancia total Tabla 3 Operadores matemáticos de Excel Fórmula de Operador Realiza Ejemplo ^ Exponenciación =A1^3

+

Suma

=A1+A2

-

Resta

=A1-A2

*

Multiplicación

=A2*3

/

División

=A1/50

()

Combinación

=(A1+A2+A3)/3

Resultado Introduce el resultado de elevar el valor de la celda A1 a la tercera potencia. Introduce el total de los valores de las celdas A1 y A2 Resta el valor de la celda A2 al valor de la celda A1 Multiplica el valor de la celda A2 por 3. Divide el valor de la celda A1 entre 50 Determina el promedio de los valores de la celda A1 a la A3

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3.2 Jerarquía de las operaciones Excel desarrolla las operaciones de una fórmula en el siguiente orden: 1º. Ecuaciones dentro de paréntesis 2º. Exponentes 3º. Multiplicación y división 4º. Suma y resta Por ejemplo, dada la fórmula =C2+B8*4+D10. Excel calculará el valor de B8*4 después lo sumará a C" y luego restará el resultado de lo anterior a D10. Tenga en cuenta este orden de operaciones cuando cree ecuaciones ya que determinarán el resultado. Si no toma este orden en cuenta, puede tener problemas al introducir sus fórmulas. Por ejemplo, si desea determinar el promedio de los valores de las celdas A1,B1 y C1 y escribe =A1+B1+C1/3, obtendrá una respuesta incorrecta. El valor de C1 se dividirá entre 3, y ese resultado se sumará a A1 + B1. Para determinar primero el total de A1 a C1, debe incluir ese grupo de valores entre paréntesis, como en =(A1+B1*C1)/3.

3.3 Cómo introducir fórmulas Puede introducir fórmulas de una de dos maneras: escribiendo la fórmula o seleccionado referencias a celdas. Para escribir una fórmula, siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda en que desee que aparezca el cálculo de la fórmula. 2. Escriba el signo de igual (=). 3. Escriba la fórmula. Esta aparecerá en la barra de fórmulas (Formula Bar) 4.

Presione ENTER o haga clic en el botón Introducir (Enter) (la marca de verificación). Excel calculará el resultado.

Para introducir una fórmula seleccionando referencias de celdas, siga los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda en que desee que aparezca el resultado de la fórmula 2. Escriba el signo (=) 3. Haga clic en la celda cuya referencia desea que aparezca primero en la fórmula. La referencia de celda aparecerá en la Barra de fórmulas (Formula Bar) 4. Escriba un operador matemático después del valor, para indicar la siguiente operación que desee desarrollar. El operador aparecerá en la Barra de fórmulas. 5. Siga haciendo clic en las celdas y escribiendo operadores, hasta que la fórmula quede completa. 6. Presione ENTER para aceptar la fórmula o Esc para cancelar la operación.

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3.4 Cómo calcular resultados sin introducir una fórmula Puede ver la suma de un rango de celdas con sólo seleccionar las celdas y observar la barra de estado, como se muestra en la gráfica 3.2 también puede ver el promedio, el valor mínimo, el valor máximo y la cuenta de un rango de celdas. Para esto, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra de estado y seleccione la opción que desee, en el menú contextual que aparece.

Rango Seleccionado

Resultado de la Selección

FIGURA 3.2

3.5 Cómo desplegar fórmula Por lo general, Excel no despliega la fórmula real en una celda. En lugar de eso, muestra el resultado de cálculo. Usted puede ver la fórmula si selecciona la celda y observa la Barra de fórmulas (Formula Bar). Sin embargo, si está tratando de revisar las fórmulas de una hoja de cálculo grande, sería más fácil que pudiera verlas todas al mismo tiempo (o imprimirlas). Si desea ver las fórmulas en una hoja de cálculo, siga estos pasos: 1. Abra el menú Herramientas (Tools) y elija Opciones (Options) 2. Haga clic en la ficha Ver (View)

48 3. En el área Opciones de ventana (Window Options), haga clic para seleccionar la casilla de verificación Fórmulas. 4. Haga clic en Aceptar (OK)

3.6 Cómo editar fórmulas El proceso para editar fórmulas es igual al que se utiliza para editar cualquier entrada en Excel. Siga estos pasos para hacerlo: 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desee editar 2. Haga clic en la Barra de fórmulas (formula bar) o presione F2, para cambiar al modo Modificar (Edit) 3. Presione las teclas de flecha ( ) ( ) para mover el punto de inserción. Luego utilice la tecla Retroceso (Backspace) para eliminar caracteres a la izquierda, o utilice la tecla Supr (Del) para eliminar caracteres a la derecha. Escriba cualquier caracter adicional. 4. Cuando termine de editar los datos, haga clic en el botón Introducir (Enter) de la Barra de fórmulas o presione ENTER, para aceptar sus cambios. Otra manera de editar una fórmula es hacer clic en el botón Modificar fórmula (Edit Formula) de la Barra de fórmulas. Cuando lo hace, la Barra de fórmulas se expande para proporcionarle ayuda. Haga sus cambios a la fórmula y luego haga clic en Aceptar (OK).

3.7 Cómo copiar fórmulas Cuando copia una fórmula, ésta se ajusta para adecuarse a la posición de la celda en que se copia, por ejemplo, si copia la fórmula =C2+C3 de la celda C4 a la D4, la fórmula se ajustará para la columna d, se convertirá en =D2+D3. Esto le permite copiar fórmulas parecidas (como los totales de un rango de elemento vendidos) en un rango de celdas. Puede copiar fórmulas utilizando los botones Copiar (copy) y Pegar (Paste), pero hay una manera más rápida.: 1. Haga clic en la celda que contiene la fórmula que desee copiar 2. Presione Ctrl y arrastre el borde de la celda hasta la celda en que desea copiar su fórmula. 3. Suelte el botón del ratón, Excel copiará la fórmula en la nueva posición.

Si desea copiar una fórmula en un rango vecino de celdas, siga estos pasos: 1. Haga clic en la celda que contiene la fórmula que desea copiar 2. Mueva el puntero del ratón sobre el controlador de relleno 3. Arrastre el controlador de relleno a través de las celdas en que desee copiar la fórmula

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3.8 Cómo utilizar referencias relativas y absolutas de celdas Cuando copia una fórmula de un lugar, en una hoja de calculo, a otro, Excel ajustará las referencias de celdas de las fórmulas en relación con sus nuevas posiciones en la hoja de cálculo. Por ejemplo, en la figura 3.3, la celda B8 contiene la fórmula a celda C8 (para determinar los gastos totales de febrero). Excel cambiará automáticamente la fórmula por =C2+C3+C4+C5+C6. Así como funcionan las referencias relativas de celdas.

FIGURA 3.3 En alguna ocasión, tal vez no desee que las referencias de celdas se ajusten cuando usted copia fórmulas. En este punto es cuando se vuelven importantes las referencias absolutas de celdas. En el ejemplo que se muestra en la figura 3.3, las fórmulas de las celdas B12, C12, D12, E12, F12 y G12 contiene una referencia absoluta a la celda B10, que contiene los gastos totales de los trimestres 1 y 2 (las fórmulas en B12, C12,D12,C12, de la celda B10). De no haber utilizado una referencia absoluta cuando copió la fórmula de B10 a C10, la referencia de celda hubiera sido incorrecta y usted obtendrá un mensaje de error.

50 Para que la referencia de celda de una fórmula sea absoluta, debe agregar un $ (signo de pesos), antes de la letra y el número que conforman la referencia de la celda. Por ejemplo, la fórmula de B12 se leería así: Puede escribir el signo de pesos, o presione F$ después de escribir la referencia de celda. Algunas fórmulas utilizan referencias combinadas. Por ejemplo, la letra de la columna podría ser una referencia absoluta y, el número de fila, una referencia relativa, como en la fórmula $A2/2. Si introdujera la fórmula en la celda C2 y luego la copia en la celda D10, el resultado sería la fórmula $A10/2. La referencia a la fila (el número de la fila) se ajustaría pero la referencia a la columna (la letra A) no se ajustaría

3.9 Cómo cambiar la configuración de cálculo Excel vuelve a calcular las fórmulas en una hoja cada vez que usted edita un valor de alguna celda. Sin embargo, en una hoja de calculo grande, tal vez no quiera que Excel vuelva a calcular hasta que haya terminado de hacer todos sus cambios. Por ejemplo, si esta introduciendo muchos cambios en una hoja de cálculo que continúe muchas fórmulas, puede acelerar el tiempo de respuesta si cambia de cálculo automático a manual. Para cambiar esta configuración, siga estos pasos: 1. Abra el menú Herramientas (tools) y elija Opciones (Options) 2. Haga clic en la ficha Calcular (Calculation), para ver las opciones que se muestran en la figura 3.4

3. Seleccione una de las siguientes opciones de la ficha calcular. • • •

Automático (Automatic): Es la configuración predeterminada. Se vuelve a calcular todo el libro de trabajo cada vez que usted modifica o introduce una fórmula. Automático excepto tablas (Automatic Except Tables): Esto vuelve a calcular todo automáticamente, excepto las fórmulas de una tabla de datos. Manual: Esta opción le indica a Excel que vuelva a calcular solo cuando usted lo indique. Para volver a calcular debe presionar F9 o elegir el comando Herramientas (Tools), Opciones (Options), Calcular y hacer clic en el botón Calcular ahora (Calc Now),. Cuando esta opción se encuentra seleccionada, puede desactivar o activar la opción Recalcular antes de guardar (Recalculate Before Save)

51 4. Haga clic en Aceptar (OK)

FIGURA 3.4

3.10 Qué son las funciones? Las operaciones son fórmulas complejas ya elaboradas que desarrollan una serie de operaciones en un rango especificado de valores. Por ejemplo, para determinar la suma de una serie de números que van de la celda A1 a la H1, usted puede introducir la función =SUMA (A1:H1) en lugar de =A1+B1+C1, etcetera. Las funciones pueden utilizar referencias de rangos (como B1:B3), nombres de rangos (como VENTAS) y/o valores numéricos (como 585.86). Todas las funciones incluyen los siguientes elementos: 1. El signo = indica que lo que sigue es una función (fórmula) 2. El nombre de la función como SUMA (SUM), indica lo que hará la operación. 3. El argumento, como (A1:H1), indica las referencias de cada uno de los valores sobre los que actuará la función. El argumento a menudo es un rango de celdas, pero puede ser mucho más complejo. Puede introducir funciones, si las escribe en las celdas o si utiliza el Asistente para funciones, como se verá más adelante en esta lección. En la tabla 4, se muestran las funciones más comunes de Excel que usted utilizará con más frecuencia en sus hojas de cálculo.

52 Tabla 4 FUNCIONES MAS COMUNES DE EXCEL Función Ejemplo Descripción PROMEDIO Calcula la media aritmética o el promedio de =PROMEDIO (B4:B9) (AVERAGE) un grupo de números. Cuenta los valores numéricos de un rango. CONTAR Por ejemplo, si un rango contiene algunas =CONTAR (A3:A7) celdas con texto y otras con números, puede (COUNT) contar cuantos números hay en ese rango. Cuenta todas las celdas de un rango que no se encuentran en blanco. Por ejemplo, si un CONTARA =CONTARA (B4:B10) rango contiene algunas celdas con texto y (COUNTA) otras con números, puede contar cuantas celdas de ese rango contienen texto. Le permite colocar una condición en una fórmula, en este ejemplo, si A# es mayor que SI o igual a 100, se utilizará la fórmula A3*2. Si =SI(A3>100.A3*2.A2*2) (IF) A3 es menor que 1000, se utilizará en cambio la fórmula A2*2. MAX MIN

PAGO (PMT)

Encuentra el valor máximo de un rango de celdas Encuentra el valor mínimo de un rango de =MIN (B4:B10) celdas Calcula el pago periódico de un préstamo cuando usted introduce como argumentos la tasa de interés, el número de períodos y el =PAGO(tasa,npeeer,va) capital. ejemplo: =PAGO (0.825/122360, 180000) Para un préstamo a 30 años al 8.25 por $180000.

=MAX (B4:B10)

PAGO (PMT)

=PAGO (tasa,nper,vf)

SUMA (SUM)

=SUMA (A1:A10)

PAGO (pmt)

=PAGO (tasa,nper,vf)

Calcula el depósito necesario para cada período si desea alcanzar algún valor futuro. Ejemplo: =PAGO (.07/122600.,10000) Calcula el depósito necesario para acumular $10000 a una tasa anual de 7% haciendo pagos mensuales durante 5 años (60 meses). Calcula el total en un rango de celdas. Calcula el total del rango (rg) para cada celda correspondiente en rango suma (summrg) que coincida con el criterio especificado. Por ejemplo =SUMA.SI (A2:A4>100,B2:B4) suma las celdas del rango A2:A4 cuya celda corresponde en la columna B sea mayor de 100

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3.10.1 Cómo utilizar Autosuma Debido a que SUMA (sum) es una de la funciones que se utilizan con más frecuencia. Excel proporciona una manera rápida de introducirla (simplemente debe hacer clic en el botón Autosuma (Autosum) de la barra de herramientas Estándar). Con base en la celda seleccionada, Autosuma supone cuales celdas desea sumar. Si Autosuma selecciona un rango incorrecto, usted puede modificar la selección. Para utilizar Autosuma, siga estos pasos: 1. Seleccione la celda en que desee insertar la suma. Trate de elegir una celda que se encuentre al final de una fila o una columna de datos; al hacerlo, ayudará a que Autosuma adivine que celda desea usted sumar. 2. Haga clic en el botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar. Autosuma insertará =SUMA y las referencias del rango de celdas que se encuentran a la izquierda o en la parte superior de la celda seleccionada. 3. Si el rango que Excel seleccionó es incorrecto, arrastre sobre el rango que desea utilizar, o haga clic en la Barra de fórmulas (Formula bar) y modifique la fórmula. 4. Haga clic en el botón Introducir (enter) de la Barra de fórmulas o presione ENTER. Excel calculará el total del rango seleccionado.

3.10.2 Cómo utilizar Autocalcular Esta característica le permite revisar rápidamente un total o un promedio, contar entradas de números y encontrar el número mayor o menor de un rango. A continuación se muestra como funciona la característica Autocalcular. Para revisar un total, seleccione el rango que desee sumar. Excel desplegará automáticamente la respuesta en el área de Autocalcular (como se muestra en la figura 3.5). Si desea desarrollar una función diferente en un rango de números, seleccione el rango y haga clic con el botón derecho del ratón en el área de Autocalcular, para desplegar el menú comtextual. Luego elija una función del menú. Por ejemplo, elija Cuenta (Count) para contar los valores numéricos del rango. Autocalcular.

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Área de Autocalcular

FIGURA 3.5

3.11 Cómo utilizar el asistente para funciones Aunque puede escribir una función directamente en una celda, de la misma manera en que puede escribir fórmulas, tal vez le resulte más fácil utilizar el asistente para funciones (Funtions wizard). Este le lleva por el proceso de insertar una función. Los siguientes pasos lo guían en el uso del Asistente para funciones: 1. Seleccione la celda en que desee insertar la función (Puede insertar una función sola o como parte de una fórmula) 2. Escriba =, o haga clic en el botón Modificar fórmula (Edit Formula) de la Barra de fórmulas (Formula Bar). aparecerá la Paleta de fórmulas, como se muestra en la figura 3.6

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FIGURA 3.6

3. Seleccione de la lista funciones, la función que desee insertar, haciendo clic en el botón de Funciones (Functions) (vea la figura 3.6) si no ve la función en la lista, seleccione Mas funciones (More functions), al final de la lista

3

2

FIGURA 3.7

56 1) Lista de funciones 2) Paleta de fórmulas 3) Botón modificar 4) Botón Contraer dialogo 4. Introduzca el argumento de la fórmula. Si desea seleccionar un rango de celdas como un argumento, haga clic en el botón Contraer diálogo (Collapse dialog) que se muestra en la figura 3.7 5.

Después de seleccionar un rango, haga clic otra vez en el botón Contraer diálogo para regresar a la paleta de fórmulas.

6. Haga clic en Aceptar (OK) Excel insertará la función y el argumento en la celda seleccionada y desplegará el resultado.

UNIDAD 4 COMO IMPRIMIR SU LIBRO En esta lección aprenderá a imprimir un libro, o una parte de él, y a mejorar sus impresiones con encabezados y pies de página.

4.1 Cómo cambiar la configuración de la página Un libro es una colección de muchas hojas de cálculo, que son como las páginas de un cuaderno. Usted puede imprimir todo el cuadro, o sólo una o más páginas a la vez. Antes de que imprima una hoja de cálculo, debe estar seguro de que la página se ha configurado correctamente para su impresión. Para esto, abra el menú Archivo (File) y elija Configurar página (Page Setup). Verá el cuadro de diálogo del mismo nombre, que se muestra en la figura 4.1 FIGURA 4.1

57 En la siguiente lista se delinean los parámetros de configuración de página, agrupados de acuerdo con la ficha en que aparecen.

4.1.1 Ficha Página (Page) Orientación (Orientación) Seleccione Vertical (Portrait) para imprimir a lo largo de la orilla corta de la página, seleccione Horizontal (Landscape) para imprimir de manera paralela a la orilla larga de la página (Horizontal hace que la página sea más larga que alta).

4.1.1.1 Escala (Scaling) Usted puede reducir o agrandar su libro o forzarlo a que ocupe un tamaño específico de página.

4.1.1.2 Tamaño del papel (Paper Size). De manera predeterminada se encuentra en 216 X 279 mm (8 ½ X 11 pulgadas), pero puede elegir un tamaño diferente de lista.

4.1.1.3 Calidad de impresión (Print Quality). Puede imprimir su hoja de cálculo en calidad de borrador, para acelerar la impresión y ahorrarle trabajo a su impresora o puede imprimir en alta calidad para obtener una copia final. Mientras más grande sea el número, mejor será la impresión.

4.1.1.4 Primer número de página. (First Page Number). Usted puede establecer un número de página inicial diferente de Y. La opción automático (auto), que es la predeterminada, le indica a Excel que establezca el número de página inicial en Y, si es la primera página del trabajo impreso, o que asigne a la primera página el siguiente número de una secuencia, si no se trata de la primera página del trabajo impreso.

4.1.2 Ficha Márgenes (Margins) 4.1.2.1 Superior (Top) Inferior (Bottom) Izquierdo (Left) Derecho (Right). Puede ajustar el tamaño de los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho.

58 4.1.2.2 Encabezado (Header) Pie de Página (Footer). Usted puede especificar a que distancia de la orilla de la página desea que se impriman el encabezado y el pie de página (Puede utilizar la ficha Encabezado y pie de página a su libro)

4.1.2.3 Centrar en la página (Center on Page) Usted puede centrar los datos de su libro entre los márgenes izquierdo y derecho (Horizontalmente [Horizontally]) y entre los márgenes superior e inferior (Verticalmente [Vertically]).

4.1.3 Ficha Encabezado y pie de página (Header/ Footer) 4.1.3.1 Encabezado, Pie de página Puede agregar un encabezado (un título, por ejemplo) que se repita en la parte superior de cada página, o un pie de página (números de página, por ejemplo) que se repitan en la parte inferior de cada página.

4.1.3.2 Personalizar encabezado (Custom Header). Personalizar pie de página (Custom Footer). Usted puede utilizar el botón Personalizar encabezado o el botón Personalizar pie de página para crear encabezados y pies de página que inserten la hora, la fecha, el nombre de la etiqueta de la hoja de cálculo y el nombre del archivo del libro.

4.1.4 Ficha Hoja (Sheet) 4.1.4.1 Área de Impresión (Print Area) Usted puede imprimir una parte de un libro o una de cálculo, si introduce el rango de celdas que desea imprimir. Puede escribir el rango, o hacer clic en el botón Contraer diálogo (Collapse Dialog), que se encuentra a la derecha del cuadro de texto, para desplazar el cuadro de diálogo Configurar página (Page Setup) y puede arrastrar el puntero del ratón sobre las celdas que desee. Si no desea seleccionar un área de impresión, Excel imprimirá la hoja de cálculo o el libro, dependiendo de las opciones establecidas en la ficha Página (Page)

4.1.4.2 Imprimir títulos (Print Titles) Si tiene una fila o columna de entrada que desea que se repitan como títulos en cada página, escriba el rango de esa fila o columna, o arrastre sobre las celdas con el puntero del ratón.

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4.1.4.3 Imprimir (Print). Puede indicarle a Excel exactamente como imprimir algunos aspectos del libro. Por ejemplo, puede hacer que se impriman las líneas de división (Las líneas que definen las celdas). También puede hacer que una hoja de cálculo a color se imprima en blanco y negro.

4.1.4.4 Orden de las páginas (Page Order) Usted puede indicar cómo deben leerse e imprimirse los datos de la hoja de cálculo; en secciones de arriba abajo, o en secciones de izquierda a derecha. Es la manera en que Excel maneja la impresión de áreas que se encuentran fuera del área de impresión. Por ejemplo, si algunas columnas de la derecha no caben en la primera página y algunas filas quedan fuera de la parte inferior de la primera página, puede especificar qué área se imprimirá enseguida. Cuando termina de determinar su configuración, haga clic en el botón Aceptar (OK)

4.2 Cómo ver una presentación preliminar del trabajo de impresión. Después de que haya configurado su página y su área de impresión, debe ver una presentación preliminar que muestre cómo se verán las páginas impresas, antes de que haga la impresión real. Para observar previamente un trabajo de impresión, abra el menú Archivo (file) y seleccione Vista Preliminar (Print Preview) o haga clic en el botón Vista Preliminar de la barra de herramientas Estándar.

4.3 Cómo imprimir su libro Después de configurar su página y ver una presentación preliminar de sus datos, es hora de imprimir. Puede imprimir datos seleccionados, hojas seleccionadas o todo el libro. Para imprimir su libro, siga estos pasos: 1. Si desea imprimir una parte de la hoja de cálculo, seleccione el rango que desee. Si desea imprimir una o más hojas del libro, seleccione las etiquetas en las hojas. Para imprimir todo el libro, omita este paso.

60 2. Abra el menú archivo (file) y seleccione Imprimir (Print) (o presione Ctrl + F) aparecerá el cuadro de diálogo imprimir, como se muestra en la figura 4.2.

FIGURA 4.2 3. Seleccione las opciones que desee utilizar: •

Intervalo de páginas (Print range): le permite imprimir una o más páginas. Por ejemplo, si el área de impresión seleccionada ocupa 15 páginas y usted desea imprimir sólo de la página 5 a la 10, seleccione Páginas (Pages) y luego escriba el número de la primera y de la última página que desee imprimir, en los cuadros Desde (From) y Hasta (to).

•

Imprimir (Print What): le permite imprimir las celdas seleccionadas actualmente, las hojas de cálculo seleccionadas o todo el libro.

•

Copias (Copies): le permite imprimir más de una copia de la selección, hoja de cálculo o el libro antes de imprimir la primera página de la siguiente copia. Esta opción se encuentra disponible cuando imprime varias copias.

4. haga clic en Aceptar (OK) o presione ENTER.

Mientras se está imprimiendo su trabajo, usted puede seguir trabajando en Excel. Si la impresora se encuentra ocupada con otro trabajo que usted envió ( o alguien más en caso de que se trate de una impresora de red), Windows conservará el trabajo hasta que la impresora quede lista para iniciarlo. En ocasiones tal vez quiera eliminar un trabajo mientras se está imprimiendo o antes de que se imprima. Por ejemplo, suponga que piensa que hay que agregar otros números a la hoja de cálculo o que se da cuenta que olvidó formatear algún texto, necesitará arreglar esto antes de imprimir el archivo. en tal caso, es fácil eliminar el trabajo de impresión. Para desplegar la cola de impresión y eliminar un trabajo, siga estos pasos:

61 1. Haga clic en el íconos de Impresora que se localiza en la barra de tareas, aparecerá la cola de impresión. 2. Haga clic en el trabajo que desea eliminar 3. Abra el menú Documento (Document) y seleccione Cancelar impresión (cancel Printing)

4.4 Cómo seleccionar un área de impresión Puede indicarle a Excel qué parte del libro desea imprimir, por medio de la opción Área de impresión (Print Area). Esta opción le permite separar un área como una página independiente y luego imprimir esa página. Si el área es demasiado grande para caber en una página, Excel la divide en varias páginas, si usted no selecciona un área de impresión, Excel imprimirá toda la hoja de cálculo o todo el libro, dependiendo de las opciones establecidas en el cuadro de diálogo Imprimir (print). Para seleccionar un área de impresión y, al mismo tiempo, imprimir su hoja de cálculo siga estos pasos: 1. Abra el menú Archivo (File) y elija Configurar página (Page Setup), aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 2. Haga clic en la ficha Hoja (Sheet), para desplegar sus opciones. 3. Haga clic en el botón Contraer diálogo (Collapse Dialog) que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Área de impresión, Excel reducirá el tamaño del cuadro de diálogo Configurar página. 4. Arrastre sobre las celdas que desee imprimir. Como puede ver en la figura 4.3, un borde móvil rodea al área seleccionada, y las referencias absolutas de celda aparecen con el signo de pesos (4) en el área de impresión ( Si desea escribir el rango, no tiene que incluir el $ en las referencias de celda). 5. Haga clic en el botón Contraer diálogo (Collapse Dialog) para regresar el cuadro de diálogo Configurar Página (Page Setup). 6. En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en Imprimir (Print) para desplegar el cuadro de diálogo del mismo nombre. Luego haga clic en Aceptar (OK) para imprimir su hoja de cálculo

62

3

2

FIGURA 4.3 1) Aquí aparecen las referencias de las celdas seleccionadas 2) Arrastre sobre las celdas deseadas 3) Hacer clic en el botón Contraer diálogo para regresar al cuadro de diálogo Configurar página.

4.5 Cómo ajustar los saltos de página Cuando usted imprime un libro, Excel determina los saltos de página con base en el tamaño y los márgenes de la página y el área de impresión seleccionada. Para mejorar el aspecto de las páginas y dividirlas en lugares lógicos, tal vez quiera sustituir los saltos de página automáticos con sus propios saltos. Sin embargo, antes de que agregue saltos de página, pruebe estas opciones: a) Ajuste los anchos de las columnas individuales para mejorar el aprovechamiento del espacio b) Considere la impresión del libro de manera lateral (utilizando la orientación Horizontal landscape). c) Haga más pequeños los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior.

63 Si después de hacer la prueba con estas opciones, todavía desea insertar los saltos de página. Excel le ofrece una opción para ver con anticipación exactamente en que lugar aparecerán los saltos de página y para ajustarlos después. Siga estos pasos: 1. Abra el menú Ver (View) y seleccione Vista previa de salto de página (Page Break Preview). 2. Si aparece un mensaje, haga clic en Aceptar (OK). Se desplegarán los saltos de página de su hoja de cálculo, como se muestra en la figura 4.4 3. Para mover un salto de página, arrastre la línea punteada a la posición deseada. Para insertar un salto de página, vaya a la primera celda de la columna que se encuentra a la derecha de donde desee insertar el salto. Por ejemplo, para insertar un salto de página entre las columnas G y H, vaya a la celda H1 Para insertar un salto de página entre las filas 24 y 25, vaya a la celda III. Luego abra el menú Insertar (Insert) y seleccione Salto de Página (Page Break) Aparecerá una línea con guiones, a la izquierda de la columna seleccionada o sobre la fila seleccionada. 4. Para salir de la vista previa de salto de página y regresar a su vista normal de la hoja de cálculo, abra el menú Ver y seleccione Normal.

4.6 Cómo imprimir rótulos de columna y de fila Excel le ofrece una manera de seleccionar los rótulos y los títulos que se localizan en la parte superior y el lado izquierdo de una hoja de cálculo grande, y los imprime en todas las páginas. Esta opción es útil cuando una hoja de cálculo resulta demasiado amplia para imprimirla en una sola página. Si no utiliza esta opción, las columnas o las filas extra se imprimirán en páginas subsecuentes, sin rótulos descriptivos. Siga estos pasos para imprimir rótulos de columna y/o fila en cada página. 1. Abra el menú Archivo (File) y elija Configurar página (Page Setup). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 2. Haga clic en la ficha Hoja (Sheet), para desplegar sus opciones. 3. Para repetir los rótulos de columna y el título del libro, haga clic en el botón contraer diálogo (Collapse Dialog), que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Repetir filas en extremo superior (Rows to Repeat at Top). Excel reducirá el tamaño del cuadro de diálogo Configurar página. 4. Arrastre sobre las filas que desee imprimir en cada página, como se muestra en la figura 4.4. Un borde móvil rodeará el área seleccionada y aparecerán referencias absolutas de celda con signos de pesos ($) en el cuadro de texto Repetir filas en extremo superior.

64 5. Haga clic en el botón Contraer diálogo (Collapse Dialog) para regresar el cuadro de diálogo Configurar página (page setup) 6. Para repetir los rótulos de fila que aparecen a la izquierda de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Contraer diálogo, que se encuentra a la derecha del cuadro de texto. Repetir columnas a la izquierda (Columns to Repeat at Left). Otra vez, Excel reducirá el cuadro de diálogo Configurar página. 7. Seleccione los rótulos de fila que desea repetir 8. Haga clic en el botón Contraer diálogo para regresar una vez más al cuadro de diálogo configurar página. 9. Para imprimir su hoja de cálculo, haga clic en Imprimir (Print), se desplegará el cuadro de diálogo del mismo nombre. Luego haga clic en Aceptar (OK)

2

FIGURA 4.4 1) Arrastre sobre los rótulos de columna que desee repetir 2) Haga clic aquí para regresar al cuadro de diálogo Configurar página

4.7 Cómo agregar encabezados y pies de página Excel le permite agregar encabezados y pies de página para imprimir información en las partes superior e inferior de todas las páginas de la impresión. La información puede incluir cualquier texto, además de los números de las páginas, la hora y la fecha actuales, el nombre del archivo del libro de la etiqueta de la hoja de cálculo. Puede agregar los encabezados y pies de páginas sugeridos por Excel, o incluir cualquier otro texto que desee. También puede utilizar comandos especiales para controlar el aspecto del encabezado o el pie de página. Por ejemplo, puede aplicar negritas, cursivas o subrayado al texto del encabezado o el pie de página. También puede alinear el texto a la izquierda, al centro o a la derecha. Para agregar encabezados y pies de página, siga estos pasos: 1. Abra el menú Ver (view) y elija Encabezado y pie de página (Header and Footer), o haga clic en la ficha Encabezado y pie de página (Header/footer) del cuadro de diálogo Configurar página (vea la gráfica 4.5). 2. Para seleccionar un encabezado, haga clic en la flecha desplegable del cuadro de lista Encabezado (Header). Excel desplegará una lista con información sugerida para el

65 encabezado que desee. El encabezado de ejemplo aparecerá en la parte superior de la ficha Encabezado y pie de página. 3. Para seleccionar un pie de página, haga clic en la flecha desplegable del cuadro de lista Pie de Página (Footer). Excel desplegará una lista con información sugerida para el pie de página. Desplácese por la lista y haga clic en un pie de página que le agrade. El pie de página de ejemplo aparecerá en la parte inferior de la ficha Encabezado y pie de página (Header/Footer). 4. Haga clic en Aceptar (OK), para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página (Page Setup) y regresar a su hoja de cálculo. O haga clic en el botón Imprimir (Print), para desplegar el cuadro de diálogo correspondiente, y después en Aceptar (OK) para

imprimir su hoja de cálculo. FIGURA 4.5

4.8 Cómo escalar el tamaño de una hoja de cálculo Si su hoja de cálculo es demasiado grande para imprimirse en una página, incluso después de que usted cambie la orientación y los márgenes, tal vez debe considerar el uso de la opción ajustar a (Fit to). Esta opción reduce la hoja de cálculo para que se ajuste al número específico de página. Usted puede especificar el ancho y la altura del documento. Siga estos pasos para cambiar proporcionalmente el tamaño de una hoja de cálculo, con el fin de que se ajuste a una página:

66

1. Abra el menú Archivo (file) y elija Configurar Página. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 2. Haga clic en la ficha Página (Page) para desplegar sus opciones 3. En los cuadros de texto Ajustar a XX páginas de ancho por (Fit to XX Page (8) Wide Byl y XX de alto (XX Tall), introduzca el número de páginas en que desee que Excel ajuste sus datos. 4. Haga clic en Aceptar (OK), para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página y regresar a su hoja de cálculo. O haga clic en el botón Imprimir (Print) del cuadro de diálogo Configurar página, para desplegar el cuadro de diálogo Imprimir, luego haga clic en Aceptar (OK) para imprimir su hoja de cálculo.

UNIDAD 5 COMO CREAR GRÁFICOS En esta lección aprenderá a crear gráficos para representar los datos de su hoja de cálculo como una imagen.

5.1 Gráficos en Excel 5.1.1 Terminología de gráficos Antes de que empiece a crear gráficos, familiarícese con la siguiente terminología: Serie de datos: Son las barras, sectores, líneas u otros elementos que representan los valores en un gráfico. Por ejemplo, un gráfico podrá mostrar un conjunto de barras parecidas que reflejan una serie de valores para el mismo elemento todas las barras de la serie presentarían el mismo diseño, si usted tiene más de un diseño de barras, cada diseño representaría una serie de datos aparte. Por ejemplo, para graficar las ventanas del territorio 1 en comparación con las del territorio 2 se requerirían dos series de datos (una par cada territorio) a menudo, las series de datos corresponden a filas de datos de su hoja de cálculo. Categorías: Las categorías reflejan el número de elementos de una serie. Usted podría tener dos series de datos para comparar las ventas en dos territorios diferentes, y cuatro categorías para comparar esas ventas en cuatro trimestres. Algunos gráficos sólo tienen una categoría, otros tienen varias. Las categorías normalmente corresponde a las columnas que usted tiene en sus datos del gráfico, y los rótulos de categorías vienen de los rótulos de columna. Eje: Un lado de un gráfico. un gráfico de dos dimensiones tiene un eje X de datos del gráfico. si tiene más de una categoría, el eje X a menudo contendrá rótulos que definen lo que representa cada categoría. El eje Y refleja los valores de las barras, líneas o puntos

67 del gráfico. En un gráfico en tres dimensiones, el eje Z representa el plano vertical, el eje X (distancia) y el eje Y (ancho) representan los dos lados del piso del gráfico. Leyenda: Define las series separadas de un gráfico. Por ejemplo, la leyenda de un gráfico circular mostrará lo que representa cada sector. Líneas de división: Ponen énfasis en la escala de los eje “X” y “Y” de la series de datos. Por ejemplo, las principales líneas de división del eje y le ayudarán a seguir un punto desde el eje X o Y, para identificar el valor exacto del punto de datos.

5.1.2 Tipos de gráficos Con Excel puede crear varios tipos de gráficos. En la figura 5.1 se muestran algunos de los tipos comunes de gráficos. El tipo de gráfico que elija dependerá de sus datos y de la manera en que desee presentarlos. Estos son los principales tipos de gráficos y su propósito: Circular (pie) utilice este tipo de gráfico para mostrar la relación entre las partes de un todo. Barras (Bar) utilice este gráfico para comparar valores en un punto determinado en el tiempo. Columnas (Column) parecido al gráfico de barras, utilice este gráfico para poner énfasis en la diferencia entre los elementos. Líneas (Line) utilice este gráfico para poner énfasis en las tendencias y para cambiar los valores con el tiempo. XY (dispersión) (Scatter) parecido al gráfico de líneas, utilice este gráfico para poner énfasis en la diferencia grupos de valores. Áreas (Area) parecido al gráfico de líneas, utilice este gráfico para poner énfasis en el cambio de los valores con el tiempo. La mayoría de estos tipos básicos de gráficos viene en variedades tridimensionales. Además de tener un aspecto más profesional que los gráficos planos normales, los gráficos 3D a menudo ayudan a que auditoría distinga entre diferentes conjuntos de datos.

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1

3

2

5 FIGURA 5.1 1) Gráfico de barras 2) Gráfico de área 3) Gráfico circular 4) Gráfico de líneas 5) Gráfico de columnas

5.1.3 Cómo crear un gráfico Puede crear gráficos como parte de una hoja de cálculo (un gráfico incrustado) o en una hoja de cálculo separada, si crea un gráfico incrustado, se imprimirá a un lado de los datos de su hoja de cálculo. Si crea un gráfico en una hoja de cálculo separada, puede imprimirla de manera independiente. Ambos tipos de gráficos se encuentran vinculados por los datos de la hoja de cálculo que representan, de modo que cuando usted cambia los datos, el gráfico se actualiza automáticamente. El botón Asistente para gráficos (Chart Wizard) de la barra de herramientas Estándar le permite crear rápidamente un gráfico. Para utilizar el Asistente para gráficos, siga estos pasos: 1. Seleccione los datos que desee graficar. Si escribió nombres u otros rótulos (como Trim 1, Trim 2, etcétera) y desea incluir en el gráfico, asegúrese de seleccionarlos. 2. Haga clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar. 3. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para gráficos, paso 1 de 4 (Chart Wizard Step 1 of 4), como se muestra en la figura 5.2, seleccione un tipo de gráfico (Chat Type) y un subtipo de gráfico (chart sub-Type), que es una variación del tipo de gráfico seleccionado. Haga clic en Siguiente (Next)

69

4. A continuación se le pregunta si es correcto el rango seleccionado. Puede corregir el rango escribiendo un nuevo rango o haciendo clic en el botón Contraer diálogo (Collapse Dialog) localizado en el extremo derecho del cuadro de texto Rango de datos [Data Range] y seleccionando el rango que desee utilizar.

3 2

FIGURA 5.2 1) Seleccione un tipo de gráfico 2) Lo regresa al paso anterior 3) Lo lleva al paso siguiente 4) Seleccione un subtipo 5. De manera predeterminada. Excel supone que sus diferentes series de datos están almacenadas en filas. Puede cambiar esto a columnas, si es necesario, haciendo clic en la opción Columnas (columns) del área Series en (series in). Cuando haya terminado, haga clic en Siguiente (Next) 6. Haga clic en las diferentes fichas, para cambiar las opciones de su gráfico (vea la gráfica 5.3) por ejemplo, para eliminar la leyenda, haga clic en la ficha Leyenda (Legend) y quite la selección de Mostrar leyenda (show Legend). Puede agregar un título al gráfico en la ficha Título (title). Agregue rótulos de datos (rótulos que se despliegan el valor real que está representado cada barra. línea, etcetera). Haciendo clic en la ficha Rótulos de datos (Data Labels). Cuando haya terminado de hacer sus cambios, haga clic en Siguiente.

70 7. Finalmente, se le pregunta si desea incrustar el gráfico (como un objeto) en la hoja de cálculo actual, o si desea crear una nueva hoja de cálculo para él. Seleccione lo que desee y haga clic en el botón Terminar (Finish). aparecerá su gráfico completo.

FIGURA 5.3 Seleccione el aspecto de su gráfico entre las diferentes opciones.

5.1.4 Cómo personalizar su gráfico con la barra de herramientas Gráfico. Puede utilizar la barra de herramientas Gráfico para cambiar el aspecto de su gráfico, si la barra de herramientas gráfico no está desplegada, puede activarla, abriendo el menú Ver (view), seleccionando Barras de herramientas (Toleras) y luego Gráfico (chart).

En la tabla 5, se muestra cada botón de la barra de herramientas gráfico y se explica su propósito. Tabla 5 Botones de la barra de herramientas Gráfico Botón Nombre Objetos del gráfico (Chart Objects)

Uso Haga clic aquí para seleccionar la parte del gráfico que desee cambiar. Opcionalmente, puede hacer clic en la parte que desee para seleccionarla.

71 Formato de objeto (Format Object)

Tipo de gráfico (Chart Type)

Leyenda

Tabla de datos (data Table)

Por filas (By Row)

Haga clic aquí para cambiar el formato del objeto cuyo nombre aparece en el cuadro de texto Objetos del gráfico. Haga clic en la flecha para cambiar el tipo de gráfico, por ejemplo de gráfico de barras a gráfico de líneas. Si hace clic en el botón se aplicará el tipo de gráfico desplegado. Haga clic aquí para desplegar u ocultar la leyenda Haga clic aquí para agregar una tabla de datos, una cuadricula que despliega los datos a partir de los cuales se creó el gráfico. Haga clic aquí si su serie de datos esta almacenada en filas.

Por columnas (By column)

Haga clic aquí, si su serie de datos está almacenada en columnas. Texto en ángulo Haga clic aquí para inclinar descendente (Angle Text hacia abajo el texto del área Downward) seleccionada. Texto en ángulo ascendente Haga clic aquí para inclinar (Angle Text Upward) hacia arriba el texto del área seleccionada.

5.1.5 Cómo guardar gráficos Los gráficos que cree serán parte del libro actual. Para guardar un gráfico, simplemente guarde el libro que la contiene.

5.1.6 Cómo imprimir un gráfico Si un gráfico está incrustado, se imprimirá cuando se imprima la hoja de cálculo que la contiene. Si desea imprimir sólo el gráfico incrustado, haga clic en él, para seleccionarlo, y luego abra el menú Archivo (File), Imprimir (Print). Asegúrese de que la opción gráfico seleccionado (Selected Chart) está activada. Haga clic en Aceptar (OK) para imprimir el gráfico.

72 Si creó un gráfico en una hoja de cálculo separada, puede imprimir el gráfico por separado, imprimiendo únicamente esa hoja de cálculo. Para más información sobre la impresión, consulte la lección "Cómo imprimir sus libros".

5.2 COMO TRABAJAR CON UNA BASE DE DATOS 5.2.1 Fundamentos de las bases de datos Una base de datos es una herramienta utilizada para almacenar, organizar y recuperar información. Por ejemplo, si desea guardar los nombres y direcciones de toda la gente que se encuentra en su lista de tarjetas de Navidad, puede crear una base de datos y luego guardar la siguiente información para cada persona: nombre, apellido, dirección, etcétera. Cada parte de la información se introduce en un campo (celda) separado de la lista. Todos los campos de una persona de la lista forman un registro. En Excel una celda es un campo, y una fila de campos integra un registro. En la base de datos a los rótulos de columna de la lista se les llama nombres de campo. En la figura 5.4, se muestra una base de datos y las partes que la integran. Debe observar las siguientes reglas, al introducir información en su base de datos: •

Nombre de campo: Debe introducir nombres de campo en la primera fila de la base de datos. Por ejemplo, podría escribir Nombre en la columna que contendrá los apellidos. No se salte ninguna fila entre fila de los nombres de campo y el primer registro.

2

3

73 FIGURA 5.4 1) Cada fila es un registro 2) Los nombres de campo se utilizan como rótulos e columna 3) Cada celda contiene una sola entrada de campo •

Registros: Cada registro debe encontrarse en una fila separada, y no debe haber filas vacías entre los registros.

•

Mismos elementos: Las celdas de cada una columna determinada deben contener información del mismo tipo. Por ejemplo, si tiene una columna de códigos postales, todas las celdas de esa columna deben contener un código postal y no algún otro tipo de datos. Es posible dejar una celda en blanco, o si una columna en particular no se aplica a ese registro.

•

Cálculos: puede crear un campo calculado, que utilice información de otro campo del mismo registro y produzca un resultado. Por ejemplo , si tiene una columna llamada "Total de ventas", usted pude utilizar una fórmula para crear los valores de una columna llamada "Comisión de ventas". Para ello introduzca una fórmula como se explicó anteriormente.

5.2.2 Cómo planear una base de datos Antes de crear su base de datos, debe hacerse usted mismo esas preguntas: •

Qué representan los campos que integran un registro individual? Si está creando la base de datos para reemplazar a un formulario existente (un tarjetero, una hoja de información o una lista de direcciones), utilice dicho formulario para determinar que tipo de campos necesitará.

•

Qué tipo de datos podría utilizar para ordenar? Si desea ordenar por apellido, asegúrese de que el apellido esté almacenado en su propio campo, y que no se encuentre combinado con el nombre en un solo campo, si desea ordenar por ciudad, número telefónico o código postal, asegúrese de que cada uno de éstos se encuentre almacenado en su propio campo.

•

Qué tipo de datos desearía buscar? Si desea buscar todos los contactos que trabajan en un área de ventas en particular, asegúrese de colocar las áreas de ventas en su propio campo.

•

Cuál es el campo al que se hace referencia con más frecuencia en las bases de datos? (Este campo debe colocarse en la primera columna).

•

Cuál es la entrada más larga de cada columna? Utilice esta información para establecer los anchos de columna (También puede hacer su entrada y luego utilizar Formato[Format], Columna [Column], Autoajustar a la selección [AutoFit Selection] para que Excel ajuste el ancho de las columnas)

74

5.2.3 Cómo crear una base de datos Para crear una base de datos, no tiene que utilizar comandos especiales. Todo lo que debe hacer es introducir datos en las celdas, como lo haría con los datos de cualquier hoja de cálculo. Sin embargo, a medida que introduzca los datos, debe seguir estos lineamientos: •

Debe introducir nombres de campos en la fila superior de la base de datos. Introduzca el primer registro justo debajo de esta fila de nombres de campo.

•

Escriba entradas de campo en cada celda de una sola fila para crear un registro. (Puede dejar un campo en blanco, pero tal vez tenga problemas más adelante, cuando ordene la base de datos; es decir, si ordena la base de datos a partir de ese campo en particular.)

•

No deje una fila vacía entre los nombres de campo y los registros ni entre cualquier otro registro.

•

Si desea introducir los números al principio del campo, junto con los nombres de la calle (como 155 State Street), inicie la entrada con un apóstrofo para que Excel interprete la entrada como texto y no como valor. Sin embargo, tenga en cuenta que si desea introducir, por ejemplo, One Washington Squate Suite 600, no necesita el apóstrofo porque empieza con texto.

•

Mantenga los registros en una sola hoja de cálculo. No puede tener una base de datos que se extienda por varias hojas de cálculo.

5.2.4 Cómo utilizar formularios de datos para agregar, editar o eliminar registros? Los formularios de datos son como las tarjetas; hay un formulario de datos para cada registro de la base de datos, como se muestra en la figura 5.4. Tal vez le resulte más fácil ir a estas "tarjetas" de formularios de datos y editar la entrada, que editar dichas entradas como datos en las hojas de cálculo. Para editar su base de datos utilizando un formulario de datos, desarrolle los siguientes pasos: 1. Abra el menú Datos (Data) y seleccione Formulario (Form). Verá un formulario de datos que contiene el primer registro de la base de datos (Vea la figura 5.5)

75

2

3

FIGURA 5.5

v v v v

Haga los cambios necesarios al registro Número de este registro Haga clic aquí para eliminar este registro Haga clic aquí para recorrer los registros

2. El número del registro actual aparecerá en la esquina superior derecha del formulario. Vaya al formulario que desee editar, utilizando la barra de desplazamiento, presionando las flechas hacia arriba o hacia abajo o haciendo clic en Buscar anterior (Find prev) o Buscar siguiente (Find Next). 3.Para modificar la entrada de un registro, desplácese con la tecla Tab al cuadro de texto que contiene la entrada y escriba su corrección. 4. Para eliminar el registro actual, haga clic en Eliminar (Delete). 5. Repita del paso 2 al 4 para cambiar todos los registros que sean necesarios. 6. Haga clic en el botón Cerrar (Close), cuando haya terminado de utilizar el formulario de datos. También puede utilizar el formulario de datos para agregar registros como se describe aquí: 1. Abra el menú Datos (Data) y elija Formulario (Form) para desplegar el formulario de datos 2. Haga clic en el botón Nuevo (New) 3. Escriba una entrada en cada uno de los cuadros de texto

76

4. Repita los pasos 2 y 3 para agregar registros adicionales 5. Cuando termine de agregar registros, haga clic en Cerrar En la figura 5.6 se observa el resultado de seguir los anteriores pasos.

FIGURA 5.6

LO NUEVO DE MICROSOFT EXCEL 2000 A.1 Selección transparente de celdas La selección de celdas es imprescindible para cualquier tarea que pretenda realizar en Excel. Cambiar el tipo de texto o la alineación, mover datos, aplicar fórmulas, cambiar el fondo, ... todo pasa por una selección previa de celdas. Por eso en Excel se ha mejorado el método de selección para hacerlo más sencillo, intuitivo y transparente. La forma más popular de selección es, probablemente, mediante el ratón. Utilizando el ratón sólo seleccione un conjunto de celdas contenidas en un rectángulo. Manteniendo pulsada la tecla Control se puede seleccionar varios bloques simultáneamente. Haga clic sobre una de las esquinas y desplace el puntero, sin soltar el botón del ratón, hasta completar la selección. Para deshacer la selección, haga clic sobre cualquier celda. Otra forma de selección, si prefiere no levantar las manos del teclado, es con el uso de la tecla Mayús. El resultado de la selección estará, nuevamente, contenida en un rectángulo. Desplácese por la hoja utilizado las teclas del cursor, Intro o Tab, para situarse en una esquina del bloque que desea seleccionar. Ahora mantega pulsada la

77 tecla Mayús mientas se desplaza para realizar la selección con las teclas del cursor. Pero la forma más versátil de seleccionar celdas es una combinación de ambas: •

Mantenga pulsada la tecla Mayús mientras hace clic sobre las esquinas, en diagonal, del rango que quiere seleccionar.

•

Si quiere seleccionar celdas sueltas y no todas las comprendidas en un rectángulo, mantenga pulsada la tecla Control mientras hace clic con el ratón sobre cada una de las celdas.

Figura A.1 Una vez hecha una selección si quiere cambiar de celda activa (para cambiar sus datos, por ejemplo), no utilice las teclas del cursor pues la selección desaparecerá. Podrá desplazarse con la tecla Intro para bajar por una columna y con la tecla Tab para pasar a la celda de la derecha. Si a la vez tiene pulsada la tecla Mayús, el movimiento será en sentido contrario. Al seleccionar celdas que contienen texto de color, las celdas se resaltan, pero los textos, en lugar de mostrarse en vídeo inverso, mantienen su color real.

A.2 El euro Con la implantación de la moneda única en Europa, el euro, cualquier programa que no pueda manejar la notación de esta moneda estará obsoleto. Y la última versión de Excel no podía salir ya anticuada al mercado. Excel 2000 incluye algunas herramientas adicionales para trabajar con el euro. Para aplicar el estilo de moneda euro, seleccione las celdas que llevarán este estilo de moneda y haga clic sobre el botón Euro de la barra de herramientas. Si los valores de las celdas a las que ha aplicado el estilo de moneda euro no están expresados en euros, puede hacer la conversión de moneda con la función de la hoja de cálculo EUROCONVERT. Esta función permitirá:

78

Figura A.2 •

Convertir una cantidad a euros.

•

Convertir euros a la moneda de cualquiera de los países de la Unión Europea que han aceptado adherirse al euro.

•

Convertir una cantidad expresada en la moneda de un país que ha aceptado el euro a la de otro utilizando el euro como moneda intermedia (triangulación).

La sintaxis de la función EUROCONVERT es la siguiente (los valores en negrita son estrictamente necesarios): EUROCONVERT(cantidad; origen; destino; máxima precisión; precisión de triangulación) Donde: •

Cantidad: la cantidad expresada en la moneda que se desea convertir o una referencia a la celda que contiene el valor.

•

Origen: es el código ISO de tres letras que representa al país de la moneda objeto de la conversión.

Los códigos de los países que aceptan la función: para Bélgica, BEF; Luxemburgo, LUF; Alemania, DEM; España, ESP; Francia, FRF; Irlanda, IEP; Italia, ITL; Países Bajos, NLG; Austria, ATS; Portugal, PTE; Finlandia, FTM; países que han adoptado el euro, EUR. •

Destino: es el código ISO de tres letras que representa al país de la moneda a la que se quiere convertir.

•

Máxima precisión: es un valor lógico (verdadero o falso) que especifica la forma en la que se redondeará el resultado. Falso es el valor predeterminado si se omite.

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•

•

FALSO: Excel utilizará las reglas de redondeo específicas de cada moneda.

•

VERDADERO: Excel no tendrá en cuenta las reglas de redondeo específicas de la moneda, sino que aplicará el factor de conversión de seis dígitos significativos sin redondeo.

Precisión de triangulación: especifica el número de dígitos significativos (3 o más) que van a utilizarse para el valor en euros intermedio al realizar la conversión entre dos monedas de los estados que han adoptado el euro. Si se omite este argumento Excel no redondeará el valor en euros intermedio.

BIBLIOGRAFÍA Aitken, Peter; Fulton Jennifer; Plumley Sue; Faithe Wempen, Microsofot Office Profesional, Prentice Hall Hispanoamericana, S.A., México, 1,997. Lo Ultimo de MS OFFICE, Enciclopedia de Informática, Editorial UTEHA, México 2000. Lo nuevo de Office 2000, Editorial PC Manía, España, 2000 Unica Edición. Office 2000 y Windows 98, Manual del Usuario, Microsoft., USA, 2000.