Informe De Auditoria Interna Iso 9001 2015

[Año]

INFORME DE AUDITORIA INTERNA ISO 9001:2015

AUDITORIA INTERNA ISO 9001:2015 EMPRESA: CORINSA LTDA ÁREA O PROCESO AUDITADO: TODOS LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD FECHA DE LA AUDITORIA: 20,21,22 Y 23 DE NOVIEMBRE. RESPONSABLE ELSA BAQUERO

[NOMBRE DE LA COMPAÑÍA] | [Dirección de la compañía]

TABLA DE CONTENIDO

1

OBJETIVO ........................................................................................................ 2

2

ALCANCE ......................................................................................................... 2

3

FECHA Y LUGAR DE LA AUDITORÍA LA AUDITORÍA ................................... 2

4

HALLAZGOS .................................................................................................... 3 4.1

PUNTOS FUERTES................................................................................... 3

4.2

OBSERVACIONES .................................................................................... 3

4.3

NO CONFORMIDADES ............................................................................. 4

4.3.1

COMPRAS Y ALMACEN ......................Error! Bookmark not defined.

4.3.2

TALENTO HUMANO ............................Error! Bookmark not defined.

4.3.3

OPERACIONES .................................................................................. 8

1

1

OBJETIVO

Comprobar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa de Vigilancia y seguridad Privada CORINSA LTDA certificada bajo la norma ISO 9001:2015 con el fin de establecer decisiones que permitan solucionar desviaciones encontradas en la aplicación del sistema de gestión. Los Objetivos de esta auditoría son:  Confirmar que el Sistema de Gestión cumple todos los requisitos aplicables de la norma auditada  Confirmar que la Organización ha implementado efectivamente las disposiciones planificadas  Confirmar que el Sistema de Gestión es capaz de cumplir la política y alcanzar los objetivos de la Organización.  Confirmar que el Sistema de Gestión cubre adecuadamente todos los requerimientos de la norma auditada.  Recolectar información relevante para la efectiva aplicación del Sistema de gestión.

2

ALCANCE

Todas las actividades del SGC de la Unidad (Sistema de Gestión de Calidad de la empresa de Vigilancia y seguridad privada CORINSA LTDA, Dirección, Comercial, Logística y operaciones, Sistema de gestión, Calidad de Servicios, Procesos de Apoyo y procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:2008). Se auditan los Procesos de la Empresa CORINSA LTDA con el objetivo de comprobar su grado de adecuación a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.

3 FECHA Y LUGAR DE LA AUDITORÍA LA AUDITORÍA Se ha realizado los días 20, 21, 22 y 23 de Noviembre, de acuerdo al plan de auditoría propuesto por el auditor interno, en la sede principal de la empresa CORINSA LTDA.

2

4

HALLAZGOS

4.1 -

-

-

PUNTOS FUERTES La organización evidencia la interacción de los procesos en el documento “MP SIG MAPA DE PROCESOS” Cada uno de los procedimientos evidencia objetivos que son acordes a la política de calidad A través de la matriz de responsabilidades. Y en la inducción se comunica la responsabilidad del cargo en el sistema de gestión. De acuerdo a solicitudes y revisión gerencial determinan los servicios de apoyo necesarios para el proceso cuentan con los equipos necesarios para los procesos El almacén mantiene las condiciones adecuadas para brindar los recursos físicos necesarios y de equipamiento. El almacenista gestiona los procesos adecuadamente En la ficha técnica de indicador R SIG 01 se evidencia los resultados de las evaluaciones correspondientes a los últimos 3 años. De acuerdo al PR CAL Procedimientos de compras y almacén Anualmente todos los proveedores serán reevaluados de acuerdo a los criterios que determinan si su situación es óptima, mejorable o insatisfactoria, de acuerdo a eso toman las decisiones que mejor le convengan al SGC Durante el proceso de auditoria se verifica que el cumplimiento de los proveedores se complementa con las expectativas de SGC Los indicadores trabajados son medibles y coherentes con los objetivos de calidad.

4.2 OBSERVACIONES Las observaciones no constituyen un incumplimiento evidente de algún requisito del Sistema de Gestión de Calidad, o no son representativas, sin embargo, los responsables deben analizar las causas y tomar las acciones correctivas o preventivas, según sea el caso: -

Cualquier persona al interior de la organización puede realizar sugerencias de modificaciones a registros. Las sugerencias son comunicadas al responsable del proceso, el cual evalúa su aplicabilidad y toma la decisión. Sin embargo, no se evidencia el aporte de ninguno a la mejora, debería la organización buscar la forma de poder vincular más a todos los miembros de la organización, promoviendo su participación en 3

sugerencias que contribuyan al desarrollo y crecimiento de la organización -

Valorar utilizar herramientas informáticas para comunicar los objetivos al personal y realizar su seguimiento

4.3 NO CONFORMIDADES constituyen un no cumplimiento de un requisito, por lo que las no conformidades que fueron detectadas deben ser atendidas por los responsables de área y tomar acciones correctivas que en el corto plazo se resuelvan. 4.3.1 TALENTO HUMANO • La caracterización del proceso de gestión de Talento Humano se encuentra desactualizada, la actual norma no cuenta con numerales: “5.4.1; 5.6.2; 6.4;”. Lo cual incumple con el literal C del numeral 4.4.1 de la presente norma ISO 9001: 2015: “determinar y aplicar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse la operación eficaz y el control de los procesos” •Perfiles de cargo. Control de documento y modificaciones •Dentro del procedimiento se determina que “Se realizan las pruebas psicológicas o técnicas de acuerdo al cargo del aspirante, y se determina su idoneidad.” Sin embargo en las pruebas realizas no se evidencia como se determina la idoneidad. •Dentro de la carpeta de Acosta Carlos se evidencia 2 registros de visita con diferentes formatos, ambos con diferente fecha. COMERCIAL  La caracterización del proceso Comercial se encuentra desactualizada, los numerales que se exponen son referentes a la norma ISO 9001:2008. Lo cual incumple con el literal C del numeral 4.4.1 de la presente norma ISO 9001: 2015: “determinar y aplicar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse la operación eficaz y el control de los procesos”   Se evidencia que existe un registro que comprueba los requerimientos que se solicitan al proceso de operaciones para poder prestar al servicio R COM 03, Requerimientos del servicio. Sin embargo, no hay uno que evidencie que se establecen las características y necesidades del posible cliente, tal y como se describe en el inicio del P COM Procedimiento 4

comercial. Lo anterior incumple con el numeral 8.2.2 de la Norma ISO 9001:2015, Determinación de los requisitos para los productos y servicios.   Durante la revisión de la carpeta de BALMORAL ETAPA 3, Se evidencia que la cotización no se entrega en el lugar y hora establecido, tal y como se describe en el P COM Procedimiento comercial. Lo cual incumple con el numeral 8.2.3 Revisión de los requisitos relacionados con los productos y servicios donde se describe que la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de sus requisitos.   Durante la inspección se evidencia que los registros de Ficha técnica de Indicador no se encuentran identificados correctamente, en el proceso se identifica como R SIG 01 y en el registro se identifica como R CAL 01, lo cual incumple el numeral 7.5.3 Control de la información documentada, donde se describe que la información documentada requerida por el sistema y por esta Norma se debe controlar.   Durante la revisión del P COM Procedimiento comercial se evidencia que el registro R SIG 02 Plan de Mejora ya no se maneja. Lo cual incumple el numeral 7.5.2 Creación y actualización. Es necesario realizar la actualización del procedimiento tanto del procedimiento como del registro y evidenciarlo en el control de cambios que se maneje.   Durante la revisión de la información documentada del cliente BALMORAL y MAMPAR (FLUICONNECTO) se evidencia que no cuenta con un contrato firmado.

COMPRAS Y ALMACEN  Dentro del alistamiento de Elementos, establecido en los requerimientos logísticos, Del PR CAL Procedimiento de Compras y Almacén se establece que se verifica la disponibilidad de elementos y equipos por medio del KARDEX. Sin embargo desde el 18 de Enero del 2017 no se verifica la disponibilidad y estado de los elementos y equipos por este medio. Lo anterior incumple el numeral 8.2.3 de la Norma ISO 9001: 2015, donde se establece que “La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los 5

servicios a ofrecer a los clientes”. Se recomienda cambiar el procedimiento para establecer que la verificación de la disponibilidad se realiza visualmente o por otro medio.  Dentro de los requerimientos del servicio de BALMORA ETAPA 3, se evidencia la solicitud de 1 control de rondas, 2 chalecos reflectivos, 2 carpas impermeables, 3 botas de caucho, 1 sombrilla y 1 bastón de mando. De ninguno de los anteriores se evidencia orden de compra ni factura. De igual manera dentro de los R ALM 01 Requerimiento de servicios y /o elementos internos se refleja la entrega de uniformes de supervisión. Pero no se evidencia orden de compra de estos elementos  Lo anterior incumple el numeral 8.4 de la Norma ISO 9001: 2015 donde se establece que: o “La organización debe determinar los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente cuando un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización” o “La organización determinar la verificación, u otras actividades, necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos”. o “La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo.” 

Se recomienda establecer, dentro del procedimiento, un sistema de periodo de prueba para aquellos elementos nuevos o de los cuales se pueda adquirir un mejor beneficio.

 Dentro de la Verificación del funcionamiento de los equipos, de los requerimientos logísticos, del PR CAL procedimiento de Compras y almacén, se menciona un perfil de "Asistente de logística y operaciones". Un perfil que no se encuentra definido en lo perfiles de cargo. Lo anterior incumple el numeral 7.2 COMPETENCIA, de la Norma ISO 9001: 2015 donde se establece que “La organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema; Asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia adecuadas”

6

 Observación: dentro del KARDEX no se evidencia ningún establecimiento preventivo o solicitud de mantenimiento correctivo.  Dentro del libro de control de armamento interno no se observa la verificación semestral correspondiente al año 2017 de armas como la 1611242 o la 1611243. Lo cual incumple con el numeral 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE, donde se establece que “La organización debe asegurarse que los productos suministrados externamente son conformes a los requisitos” y que “La organización debe determinar los controles a aplicar a los productos suministrados externamente cuando los productos están destinados a incorporarse dentro de los propios servicios de la organización”  Dentro del Libro de control de armamento se observa mantenimiento de varias armas, como la IM2017C, en el año 2015. Sin embargo este mantenimiento no se refleja en ninguna orden de compra. 8.4.2 Tipo y alcance del control, donde se establece la organización debe asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad  Dentro de la última R SIG 01 ficha técnica de indicador se menciona que la reevaluación de proveedores pasó de realizarse cada año a realizarse cada 5 compras. Lo cual no se encuentra establecido en el PCAL Procedimiento de Almacén y Compra, esto debido a que el numeral 8.5.6 Control de cambios establece que la organización debe revisar y controlar los cambios y de esta manera asegurarse de la conformidad continua de los requisitos que ya están especificados.  Las fechas establecidas en el R SIG 01 ficha técnica de indicador no corresponden a las fechas de las reevaluaciones realizadas a los proveedores, esto no hace cumplimiento al numeral 7.5.3.2 Control de la información documentada literal c) donde se debe tener un control de cambios ya que la información documentada debe ser conservada y protegida como evidencia de la conformidad contra las modificaciones no intencionadas.

7

4.3.2 OPERACIONES  No se evidencia la inspección de seguridad al puesto del cliente BALMORAL ETAPA 3, es decir que no se mantiene como información documentada dado que se envió por correo electrónico,  No se evidencia que las condiciones del contrato sean validadas por el cliente en ninguno de los registros R COM 03 Requerimiento de servicio o contrato  La versión de R OPE 02 Programación de Turnos que se presenta es versión 2007, la versión actualizada es 2015. No se lleva el registro de control documentada adecuadamente.  Ninguna de los guardas que presta el servicio en las instalaciones del cliente Valorar Etapa III, firma la inducción de las instrucciones generales y/o especificas(consignas) en el R OPE 03 Carta de presentación  No se evidencia que el personal destinado a la prestación del servicio fuera reunido junto con el delegado del cliente en La R OPE 03 Carta de presentación  No se realizó verificación de que toda la documentación y registros fueran llevados a cabalidad, como se manifiesta en el numeral 10 de los procedimiento de instalación de puesto  La R OPE 03 Carta de presentación en la que se relaciona al señor CARDENAS RODRIGO MOYANO, no se encuentra firmada, ni por el cliente, ni por el guarda que realiza y recibe la inducción  No se evidencia aseo del puesto de trabajo, ni verificación en la supervisión de ello. Control de registros malo. Controles  TOMA DE CONCIENCIA: los guardas desconocen la nueva misión y visión de la empresa. Controles, calle 89 y amaranto.  SE evidencia que guardas como navarro padilla, no porta credencial. Buitrago no porta carne de ARL.  Durante la revisión de las R OPE 05 Planilla de Supervisión. Se evidencia que faltan las planillas entre 20,13-15, OCT. Entre otras. Lo cual incumple el procedimiento.  Se videncia planillas sin nombre de supervisor, diligenciadas incorrectamente (14 oct 17) y con versiones distintas.(11 AGO 17)  No se evidencia que ninguna de las partes manifieste su intención de dar por terminado el contrato en la obra Calle 77. tal y como se establece en la DURACION del contrato.  No se evidencia levantamiento de servicio de PARQUE EMPRESARIAL EL DORADO. No se evidencia ningún vínculo con este cliente.

8

 NO se evidencia Ninguna R OPE 01 Acta de recibo o Entrega de Puesto del Cliente OBRA CALLE 77.  No se evidencia memorando interno entregado al director del almacén con los equipos recogidos para la prestación del servicio.  No se evidencia ficha técnicas R SIG 01 donde se verifique el cumplimiento de los requisitos del cliente y de la organización durante la prestación del servicio. Desde junio de 2016 hasta la fecha. Lo anterior incumple con el numeral… trazabilidad de mediciones 

__________________________ Emmanuel Baquero Vasquez Auditor Interno sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2015

9