Laporan Praktik Manajemen Keperawatan Menejemen

LAPORAN PRAKTIK MANAJEMEN KEPERAWATAN DI WISMA DRUPADA RUMAH SAKIT JIWA Prof. Dr. SOEROJO MAGELANG PERIODE PRAKTIK 30 OKETOBER - 25 NOVEMBER 2017

FOKUS FUNGSI MANAJEMEN FUNGSI PENGARAHAN DAN PENGAWASAN : PENDELEGASIAN

DISUSUN OLEH : I KADEK SUPARIANTO, S.Kep NIM. 070116B028

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI NERS FAKULTAS KEPERAWATAN UNIVERSITAS NGUDI WALUYO 2017

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

1

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pelayanan keperawatan dirasakan sebagai suatu fenomena yang harus direspon oleh perawat. Oleh karena itu pelayanan keperawatan ini perlu mendapat prioritas utama dalam pengembangan ke masa depan. Perawat harus mau mengembangkan ilmu pengetahuannya dan berubah sesuai tuntutan masyarakat dan menjadi tenaga perawat yang professional, tidak hanya dalam ketrampilan teknis namun juga kemampuan manajerial. Pengembangan dalam berbagai aspek keperawatan bersifat saling berhubungan, saling bergantung, saling mempengaruhi dan saling berkepentingan. Oleh karena itu inovasi dalam pendidikan keperawatan, praktek keperawatan , ilmu keperawatan dan kehidupan keprofesian merupakan fokus utama keperawatan Indonesia. Saat ini, dunia keperawatan Indonesia masih berusaha mewujudkan keperawatan sebagai profesi. Proses ini tentunya membawa berbagai perubahaan dalam aspek keperawatan yaitu : penataan pendidikan tinggi keperawatan, pelayanan dan asuhan keperawatan, pembinaan dan kehidupan keprofesian, dan penataan lingkungan untuk perkembangan keperawatan. Perubahaan-perubahaan ini akan membawa dampak yang positif seperti makin meningkatnya mutu pelayanan kesehatan/keperawatan yang diselenggarakan, makin sesuainya jenis dan keahlian tenaga kesehatan/keperawatan yang tersedia dengan tuntutan masyarakat, bertambahnya kesempatan kerja bagi tenaga kesehatan. Oleh karena alasan-alasan di atas maka pelayanan keperawatan di rumah sakit mana pun harus dikelola secara profesional, tentunya dengan mengembangkan ilmu Manajemen Keperawatan. Manajemen Keperawatan harus dapat diaplikasikan dalam tatanan pelayanan nyata di Rumah Sakit, sehingga perawat perlu memahami bagaimana konsep dan aplikasinya di dalam organisasi keperawatan itu sendiri. Pengarahan adalah langkah keempat dari fungsi manajemen, yaitu penerapan perencanaan dalam bentuk tindakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Istilah lain yang digunakan sebagai padanan pengarahan adalah pengkoordinasian, pengaktivan. Apapun istilah yang digunakan pada akhirnya akan bermuara pada “melaksanakan” kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya (Keliat Anna, 2009).

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

2

Pengarahan di ruang MPKP diterapkan dalam bentuk kegiatan-kegiatan, antara lain menciptakan budaya motivasi, manajemen waktu, komunikasi efektif, supervise, manajemen konflik, kolaborasi, dan pendelegasian. Pendelegasian merupakan proses terorganisasi

dalam

kerangka

hidup

organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang atau pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja yang berkaitan dengan pemastian tugas (Simamora, 2012). Pendelegasian adalah melakukan pekerjaan melalui orang lain. Dalam organisasi pendelegasian dilakukan agar aktivitas organisasi tetap berjalan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Delegasi dilaksanakan di MPKP dalam bentuk pendelegasian tugas oleh Kepala ruang kepada Ketua Tim, Ketua Tim kepada perawat pelaksana. Pendelegasian dilakukan melalui mekanisme pelimpahan tugas dan wewenang. Pendelegasian tugas ini dilakukan secara berjenjang. Penerapannya dibagi menjadi dua jenis yaitu pendelegasian terencana dan pendelegasian insidentil. Pendelegasian terencana adalah pendelegasian yang secara otomatis terjadi sebagai konsekuensi sistem penugasan yang diterapkan di ruang MPKP. Pendelegasian insidentil terjadi apabila salah satu personil ruang MPKP berhalangan hadir maka pendelegasian tugas harus dilakukan. Dalam hal ini yang mengatur pendelegasian adalah Kepala Seksi Perawatan, Kepala ruang, Ketua Tim, atau Penanggung Jawab Shift, tergantung pada personil yang berhalangan. Prinsip – prinsip pendelegasian tugas di MPKP ialah pendelegasian tugas yang terencana harus menggunakan format pendelegasian tugas, personil yang menerima pendelegasian tugas adalah personil yang berkompeten dan setara dengan kemampuan yang digantikan tugasnya, uraian tugas yang didelegasikan harus secara verbal dan terperinci, disertai tertulis, pejabat yang mengatur pendelegasian tugas wajib memonitor pelaksanaan tugas dan menjadi rujukan bila ada kesulitan yang dihadapi, dan setelah selesai pendelegasian dilakukan serah terima tugas yang sudah dilaksanakan sebelumnya. Berdasarkan Observasi dan wawancara yang dilakukan pada tanggal 31 Oktober Sampai dengan 4 November 2017 dengan Kepala Ruang dan Katim serta Perawat PA (Perawat Assosiate) di ruang/ wisma Drupada Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang, didapatkan data bahwa, di ruangan tersebut sudah sering melaksanakan Pendelegasian dan alur pendelegasian tugas sudah sesuai dengan struktur organisasi ruangan yaitu dari Kepala Ruang ke Katim, Katim ke PA serta dari PA ke PA. Jenis-jenis tugas yang di delegasikan dan dilaksanakan tersebut yaitu tugas jaga bangsal, pembagian pasien kelolaan dan pelaksanaan asuhan keperawatan. Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

3

Dari hasil Observasi dan wawancara sudah tersedia SOP serta format dokumentasi pendelegasian namun dalam pelaksanaan pendelgasian dan proses pendokumentasiannya belum berjalan sesuai MPKP dan SOP yang sudah tersedia. Katim mengatakan Wisma Drupada sudah memiliki berkas pendelegasian lengkap dengan pendokumentasian, dan sudah

pernah dilaksanakan, namun setelah ruangnya di pindahkan karena masih di

renovasi, berkas berkasnya sulit di temukan dan proses delegasi yang sebelumnya sudah dilaksanan menjadi terputus dan hanya di laksanakan secara verbal tanpa adanya pendokumentasian dan sampai saat ini karena tidak ada evaluasi berlanjut dari atasan tentang hal tersebut sehingga pendokumentasian pendelegasian tidak dilaksakan. Hasil wawancara dengan perawat PA (perawat Assosiate) didapatkan data bahwa semua pernah melakukan pendelegasian tugas namun tidak semuannya di laksanakan pendokumentasikan apalagi setelah ruangnya di pindahkan. Delegasi hanya dilaksanakkan secara verbal saja tanpa pendokumentasian. Hal tersebut diakui langsung oleh kepala Ruang, Katim Serta perawat PA pada saat proses wawancara. Hal tersebut terjadi karena ada beberapa alasan yaitu lupa membuat dokumentasi, format dokumentasi tidak ketemu, tidak sempat karena mendadak, kurang motivasi serta tidak ada supervisi terkait hal tersebut oleh atasan sehingga tidak di laksanakan. Setelah tugas yang di delegasikan oleh delegator dilaksanakan, Evaluasi terhadap tugas yang di delegasikan tersebut dilakukan oleh delegator sendiri secara verbal kepada penerima delegasi untuk memastikan sudah di laksanakan atau belum. Kepala ruang mengatakan tidak ada supervisi di lakukan terkait evaluasi pelaksanaan pendelegasian. Kepala ruang hanya memberikan himbauan terkait pendelgasian yang secara umum di laksanakan pada saat rapat rutin ruangan. Berdasarkan hasil pengkajian melalui Observasi selama di Wisma Drupada RSJ. Prof. Dr. Soerojo, Magelang, serta hasil wawancara dengan kepala ruang dan ketua tim serta perawat PA ruangan didapatkan bahwa pelaksanaan kegiatan Pendelegasian di Wisma Drupada belum berjalan secara optimal. Sehingga, dibutuhkan alternatif pemecahan masalah serta pengelolaan bersama-sama terhadap proses pendelegasian yang sesuai dengan MPKP untuk tercapainya kelancaran proses asuhan keperawatan sesuai dengan program yang sudah di tetappkan dan peningkatan mutu pelayanan. Dalam rangka meningkatkan keterampilan manajerial keperawatan selain mendapatkan materi manajemen keperawatan juga melakukan praktek secara langsung di lapangan. Mahasiswa Pendidikan Profesi Ners Universitas Ngudi Waluyo melakukan praktik stase manajemen keperawatan di Wisma Drupada RSJ Prof. DR Soerojo Magelang untuk mengaplikasikan manajemen keperawatan dengan arahan pembimbing lapangan dan pembimbing akademik. Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

4

B. Tujuan 1. Tujuan Umum Setelah melakukan praktik manajemen keperawatan selama satu bulan di Wisma Drupada Rsj Prof. Dr. Soerojo Magelang, mahasiswa mampu menerapkan pengelolaan ruangan dengan pendekatan Model Praktik Keperawatan Profesional (MPKP) berdasarkan langkah-langkah penyelesaian masalah (problem solving cycle) menggunakan keterampilan manajemen dan kepemimpinan untuk menghasilkan kualitas pelayanan profesional yang berkualitas. 2. Tujuan Khusus Setelah melakukan praktek manajemen keperawatan di Wisma Drupada mahasiswa mampu : a. Melakukan pengkajian manajemen keperawatan sesuai pendekatan Model Praktik Keperawatan Professional (MPKP) tentang pengelolaan di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang. b. Mengidentifikasi masalah yang ada di ruangan dengan pendekatan penyelesaian masalah (problem solving cycle) di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr Soerojo Magelang. c. Bersama perawat menentukan prioritas masalah yang terkait dengan masalahmasalah yang dijumpai dalam pengelolaan ruangan di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang. d. Bersama perawat mengidentifikasi jenis pendelegasian, mekanisme pendelegasian, prinsip

Pendelegasian,

menguraikan

dan

menetapkan

tugas

yang

akan

didelegasikan serta melakukan dokumentasi pendelegasian tugas dalam format delegasi yang sudah tersedia dalam proses pendelegasian tugas dengan pendekatan Model Praktik Keperawatan Profesional (MPKP) dan sesuai fungsi manajemen di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang. e. Bersama perawat melakukan implementasi sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr Soerojo Magelang. f. Bersama Kepala ruang melakukan Supervisi untuk mngevaluasi proses pendelegasian yang sudah dilaksanakan dengan pendekatan Model Praktik Keperawatan Profesional (MPKP) di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang. g. Melakukan evaluasi proses dan hasil terhadap implementasi yang sudah dilakukan menggunakan format yang telah dibuat di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr Soerojo Magelang. C. Manfaat 1. Institusi Rumah Sakit Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

5

Memberi masukan dalam proses peningkatan mutu pelayanan keperawatan yang terbaik bagi pasien melalui manajemen keperawatan operasional dan manajemen asuhan keperawatan profesional khususnya di Wisma Drupada RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang 2. Mahasiswa Mengaplikasikan dan meningkatkan ketrampilan dalam manajemen keperawatan professional. 3. Perawat a. Tercapainya pengoptimalan pembuatan rencana harian untuk semua perawat baik itu kepala ruang, KATIM dan perawat pelaksana b. Tercapainya pengoptimalan proses Pre & Post Comfrence c. Tercapainya sistem Pendelegasian tugas yang sesuai dengan MPKP D. Metode Problem solving sickle : 1. Pengkajian–pengkajian aspek–aspek manajemen keperawatan di wisma Drupada. 2. Perumusan masalah manajemen keperawatan di di Wisma Drupada bersama perawat ruangan. 3. Memprioritaskan masalah manajemen keperawatan yang ditemukan. 4. Mengembangkan alternatif penyelsaian masalah berdasarkan penyebabnya untuk masalah yang menjadi prioritas masalah utama 5. Memilih alternative penyelsaian masalah yang mungkin dapat dilakukan. 6. Melaksanakan alternative penyelsaian masalah yang dipilih dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. 7. Mengevaluasi hasil penyelsaian masalah yang dilakukan.

BAB II TINJAUAN TEORI

A. Pengertian Proses Manajemen Follet yang dikutip oleh Wijayanti (2008) mengartikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Menurut Stoner yang dikutip oleh Wijayanti, (2008) manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya manusia organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Gulick dalam Wijayanti (2008) mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

6

mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan. Sedangkan menurut G.R Terry (2010) menjelaskan bahwa manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian untuk menentukan serta mencapai tujuan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain. Schein (2008) memberi definisi manajemen sebagai profesi. Menurutnya manajemen merupakan suatu profesi yang dituntut untuk bekerja secara profesional, karakteristiknya adalah para professional membuat keputusan berdsarkan prinsipprinsip umum, para professional mendapatkan status mereka karena mereka mencapai standar prestasi kerja tertentu, dan para profesional harus ditentukan suatu kode etik yang kuat. Terry (2005) memberi pengertian manajemen yaitu suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pebgarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksudmaksud yang nyata. Hal tersebut meliputi pengetahuan tentang apa yang harus dilakukan, menetapkan cara bagaimana melakukannya, memahami bagaimana mereka harus melakukannya dan mengukur efektivitas dari usaha-usaha yang telah dilakukan. Dari beberapa definisi yang tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen merupakan usaha yang dilakukan secara bersama-sama untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning),

pengorganisasian

(organizing),

pengarahan

dan

pengawasan

(actuacting&directing), pengendalian (controlling). Manajemen merupakan sebuah kegiatan pelaksanaannya disebut manajing dan orang yang melakukannya disebut manajer. Manajemen dibutuhkan setidaknya untuk mencapai tujuan, menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Manajemen terdiri dari berbagai unsur, yakni man, money, method, machine, market, material. 1. Man : Sumber daya manusia 2. Money : Uang yang diperlukan untuk mencapai tujuan 3. Method : Cara atau sistem untuk mencapai tujuan 4. Machine : Mesin atau alat untuk berproduksi 5. Material : Bahan-bahan yang diperlukan dalam kegiatan B. Fungsi Pengarahan Dan Pengawasan Fungsi pengarahan (Directing)

adalah

kegiatan

mengarahkan semua

karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahan, karyawan, dan masyarakat (Hasibuan, 2005). Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

7

Tujuan pokok dari pengawasan dan pengarahan menurut Notoatmodjo (2006) adalah agar kegiatan-kegiatan dan orang-orang yang melakukan kegiatan yang telah direncanakan tersebut dapat berjalan dengan baik dan tidak terjadi penyimpanganpenyimpangan yang memungkinkan tidak tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Pengarahan adalah upaya pengambilan keputusan secara berkesinambungan dan terus menerus yang terwujud dalam bentuk ataupun petunjuk guna dipakai sebagaipedoman dalam organisasi. Pengarahan dapat diartikan memberikan bimbingan serta mengendalikan para pekerja dalam melakukan tugas guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Azwar.A, 2010).

Pengarahan adalah fase kerja

manajemen, dimana manajer berusaha memotivasi, membina komunikasi, menangani konflik, kerja sama, dan negosiasi (Marquis dan Huston, 2010). Implementasi dari fungsi pengarahan atau koordinasi dalam MPKP jiwa meliputi kegiatan operan, pre conference, postconference, iklim motivasi, supervisi dan delegasi (Keliat, 2006). C. Komponen Pengarahan dan Pengawasan (Directing&Actuating) 1. Motivasi Motivasi adalah perilaku yang ditunjukkan oleh seseorang untuk memuaskan kebutuhannya. Karena kebutuhan manusia bervariasi, motivasi memiliki rentang yang sangat luas. Pemenuhan kebutuhan individu merupakan salah satu cara memotivasi (Marquis & Houston, 2010). Motivasi ialah upaya untuk menimbulkan rangsangan, dorongan pada seseorang ataupun kelompok masyarakat tersebut mau berbuat dan bekerjasama secara optimal melaksanakan sesuatu yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Azwar.A, 2010). Iklim motivasi dapat ditumbuhkan melalui kegiatan berikut (Keliat, 2009) : a. Memberikan harapan yang jelas kepada staf dan mengkomunikasikan harapan b. c. d. e. f.

tersebut secara efektif. Bersikap adil dan konsisten terhadap semua staf. Membuat keputusan yang bijaksana Mengembangkan konsep kerja kelompok. Melibatkan staf dalam pengambilan semua keputusan. Memberikan reinforcement sesering mungkin Diruang MPKP penciptaan iklim motivasi diterapkan dengan cara sebagai

berikut : a. Budaya pemberian reinforcement positip. Reinforcement positip adalah upaya menguatkan perilaku positip dengan memberikan reward. Masing-masing staf dibudayakan untuk saling memberikan pujian yang tulus terhadap kinerja staf.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

8

b. Doa bersama sebelum memulai kegiatan yang dilakukan setiap pergantian dinas. Dengan berdoa, diharapkan timbul self awareness (kesadaran diri) dan dorongan spiritual. c. Memanggil staf secara berkala untuk mengidentifikasi masalah setiap personilsecara mendalam dan membantu penyelesaiannya. d. Manajemen sumber daya manusia melalui penerapan

pengembangan

jenjangkarir dan kompetensi e. Sistem reward yang adil sesuai dengan kinerja. Motivasi seseorang berkaitan erat dengan produktivitas dan kinerja yang ditampilkan. Pengaruh motivasi, prestasi, pengakuan pada perawat pelaksana sangat signifikan dalam peningkatan kinerja perawat pelaksana (Amelia.R, 2008). 2. Komunikasi Berkomunikasi merupakan salah satu fungsi pokok manajemen khususnya pengarahan. Komunikasi adalah proses tukar menukar pikiran, perasaan, pendapat, dan saran yang terjadi antara dua manusia atau lebih yang bekerja sama. Pada profesi keperawatan komunikasi menjadi lebih bermakna karena merupakan metode utama dalam mengimplementasikan proses keperawatan. Kemampuan keterampilan dalam berkomunikasi yang baik dan efektif tidak diperoleh begitu saja tetapi harus dipelajari dan dipraktekkan dalam kegitan pelayanan keperawatan. Manajer keperawatan harus memiliki keterampilan komunikasi interpersonal yang baik. Kepala ruangan setiap hari berkomunikasi dengan pasien, staf, dan atasan setiap hari (Nursalam, 2012). a. Bentuk komunikasi Bentuk komunikasi terbagi dua yaitu komunikasi vebal/non verbal dan kommunikasi formal dan non formal.Jenis komunikasi yang paling lazim digunakan di rumah sakit dalam pelayanan keperawatan adalah pertukaran informasi secara verbal terutama pembicaraan dengan tatap muka. Komunikasi verbal biasanya lebih akurat dan tepat waktu sedankan keuntungannya memungkinkan tiap individu untuk berespon secara langsung. Komunikasi verbal yang efektif harus jelas dan ringkas, perbendaharaan kata harus bias dipahami, selaan dan kesempatan berbicara dan waktu yang tepat sangat menentukan untuk mengungkapkan perasaan. Komunikasi non verbal merupakan cara paling menyakinkan untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. b. Tujuan komunikasi

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

9

Tujuan dari komunikasi menurut Marquis (2010) adalah untuk mengetahui perilaku orang lain, memahami kebijakan dan pedoman organisasi untuk disampaikan kepada staf, menciptakan suasana yang konduksif, member pujian, membimbing untuk mencapai tujuan organisasi, dan member umban balik/koreksi. c. Hambatan dalam komunikasi Dalam berkomunikasi

ada

beberapa

faktor

yang

menghambat

komunikasi sehingga tujuan organisasi tidak tercapai. Faktor penghambat dalam komunikasi yaitu pemimpin semata-mata sebagai pemberi informasi, kurang merangsang kreatifitas, pengaruh kolegalitas, sikap otoriter, pengetahuan yang tidak adekuat, perencanaan yang lemah, kurang mampu mendengar dengan penuh perhatian, emosi yang tidak stabil dan kepribadian yang kurang matang. d. Cara komunikasi untuk mencapai sasaran Komunikasi yang efektif dapat mencapai sasaran yang kita harapkan maka hal-hal yanh harus dilakukan menurut (Marquis, 2010) adalah: 1) Ciptakan saluran komunikasi melalui dialog, ronde keperawatan, iklim keterbukaan untuk menghindari kesalah pahaman dan meningkatkan kerjasama. 2) Bersikap terbuka dan supel. 3) Bersikap asertif, kemampuan pemimpin khususnya untukmenyampaikan umpan balik negative secara konstruktif. 4) Mendengarkan secara aktif, rela mendengarkan, member waktu, memberi contoh dan menghindari kesalahpahaman. 5) Umban balik yaitu pemimpin memberikan umpan balik untuk meningkatkan kesadaran diri stafnya dan member petunjuk/bimbingan. 6) Mengkomunikasikan visi organisasi secara jelas. Komunikasi visi akan meningkatkan motivasi dan semangat tim untuk mencapai tujuan. 7) Membuat hubungan dan jaringan yaitu menciptakan hubungan diantara masing-masing

anggota

sehingga

informasi

dapat

dipahami

dan

dilaksanakan. Jaringan untuk mendapatkan informasiaktual, ide-ide baru dari luar organisasi. Adapun bentuk komunikasi di ruang MPKP Jiwa (Keliat, 2009) yaitu : a) Pre conference Pre conference adalah komunikasi katim dan perawat pelaksana setelah selesai operan untuk rencana kegiatan pada shift tersebut yang dipimpin oleh ketua tim atau penanggung jawab tim. Jika yang dinas pada tim tersebut hanya satu orang, maka pre conference ditiadakan. Komunikasi

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

10

Katim dan perawat pelaksana setelah selesai operan mengenai rencana kegiatan pada shift tersebut yang dipimpin oleh Katim. b) Post conference adalah komunikasi katim dan perawat pelaksana tentang hasil kegiatan sepanjang shift dan sebelum operan kepada shift berikutnya. Komunikasi Katim dan perawat pelaksana tentang hasilkegiatan sepanjang shift dan dilakukan sebelum operan kepada shift berikutnya. Konferensi merupakan pertemuan tim yang dilakukan setiap hari. Konferensi dilakukan sebelum atau setelah melakukan operan dinaas, sore atau malam sesuai dengan jadwal dinas perawatan pelaksanaan konference sebaiknya dilakukan di tempat tersendiri sehingga dapat mengurangi gangguan dari luar. c) Operan Komunikasi dan serah terima antara sift pagi, sore dan malam. Operan dari dinas malam ke dinas sore dipimpin oleh kepala ruangan, sedangkan operan dari dinas sore ke dinas malam dipimpin oleh penanggung jawab sift sore. 3. Supervisi Supervisi berasal dari kata super (bahasa Latin yang berarti diatas) dan videre (bahasa Latin yang berarti melihat). Bila dilihat dari asal kata aslinya, supervisi berarti “melihat dari atas”. Pengertian supervisi secara umum adalah melakukan pengamatan secara langsung dan berkala oleh “atasan” terhadap pekerjaan

yang

dilakukan

“bawahan”

untuk

kemudian

bila

ditemukan

masalah,segera diberikan bantuan yang bersifat langsung guna mengatasinya. Supervisi adalah suatu aktivitas pengawasan yang biasa dilakukan untuk memastikan bahwa suatu proses pekerjaan dilakukan sesuai dengan yang seharusnnya. Dalam aktivitas supervisi ini pihak yang melakukan supervisi disebut supervisior. Seorang supervisior dituntut untuk dapat menguasai paling tidak dua hal penting agar proses supervisi menjadi bernilai tambah, yaitu kemampuan teknis sesuai proses pekerjaan yang ditangani dan kemampuan managemen. Supervisi adalah suatu aktivitas pengawasan yang biasa dilakukan untuk memastikan bahwa suatu proses pekerjaan dilakukan sesuai dengan yang seharusnnya. Dalam aktivitas supervisi ini pihak yang melakukan supervisi disebut supervisior. Seorang supervisior dituntut untuk dapat menguasai paling tidak dua hal penting agar proses supervisi menjadi bernilai tambah, yaitu kemampuan teknis sesuai proses pekerjaan yang ditangani dan kemampuan managemen (Simamora, 2012). Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

11

Supervisi merupakan bagian yang penting dalam menejemen serta keseluruhan tanggung jawab pemimpin. Pemahaman ini juga ada dalam manajemen keperawatan. Sehingga untuk mengelola asuhan keperawatan dibutuhkan kemampuan supervisi dari seorang manajer keperawatan. Supervisi adalah suatu proses kemudahan untuk penyelesaiam tugas-tugas keperawatan. Dimana supervisor merencanakan, mengarahkan, membimbing, mengajar seta mengevaluasi secara terus menerus pada setiap perawat (Swansburg 1999 dalam Suyanto 2009). Supervisi atau pengawasan adalah proses pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan untuk memastikan apakah kegiatan tersebut berjalan sesuai tujuan organisasi dan standar yang telah ditetapkan. Supervisi dilaksanakan oleh orang yang memiliki kemampuan yang cakap dalam bidang yang disupervisi. Dalam struktur organisasi,supervisi biasanya dilakukan oleh atasan terhadap bawahan atau konsultan terhadap pelaksana. Dengan supervisi, kegiatan yang dilakukan diharapkan sesuai dengan tujuan organisasi,tidak menyimpang,dan menciptakan hasil seperti yang diinginkan. Supervisi tidak diartikan sebagai pemeriksaan atau mencari kesalahan, tapi lebih diartikan sebagai pengawasan partisipatif, yaitu mendahulukan penghargaan terhadap pencapaian atau hal positif yang dilakukan dan memberikan jalan keluar untuk hal yang masih belum dapat dilakukan. Dengan demikian,bawahan tidak merasakan bahwa ia sedang dinilai. Namun,ia juga dibimbing untuk melakukan pekerjaaannya dengan benar (Keliat Anna, 2006). MPKP kegiatan supervisi dilaksanakan secara optimal untuk menjamin kegiatan pelayanan di MPKP sesuai standar mutu professional yang telah ditetapkan.Supervisi dilakukan oleh perawat yang memiliki kompetensi baik dalam manajemen

maupun

asuhan

keperawatan

serta

menguasai

pilar-pilar

profesionalisme yang diterapkan di MPKP. Materi supervisi atau pengawasan disesuaikan dengan uraian tugas dari masing-masing staf perawat yang disupervisi.Materi supervisi untuk kepala ruangan berkaitan dengan kemampuan managerial dan kemampuan asuhan keperawatan. Ketua tim disupervisi terkait dengan kemampuan pengelolaan di timnya dan kemampuan asuhan kperawatan. Dilain pihak, perawat pelaksana disupervisi terkait dengan kemampuan asuhan keperawatan yang dilaksanakan. Agar supervisi dapat menjadi alat pembinaan dan tidak menjadi momok bagi staf, perlu disusun jadwal supervisi dan standar kinerja masing-masing staf. Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

12

1. Kepala ruang rawat (Karu) Karu bertanggung jawab dalam supervisi keperawatan kepada pasien. Karu merupakan ujung tombak tercapai tidaknya tujuan pelayanan keperawatan di rumah sakit. Ia bertanggungjawab mengawasi perawat pelaksana dalam melakukan praktik keperawatan. 2. Pengawas perawatan Pengawas bertanggung jawab terhadap supervisi pelayanan keperawatan pada areanya yaitu beberapa Karu yang ada pada Unit Pelaksana Fungsional (UPF). 3. Tujuan Pelaksanaan Supervisi a. Tujuan Umum Memberikan bantuan teknis dan bimbingan kepada perawat dan staf agar personil

tersebut

melaksanakan

mampu

tugas

dan

meningkatkan melaksanakan

kualitas proses

kinerjanya,dalam pelayanan

asuhan

keperawatan. b. Tujuan khusus 1) Meningkatkan kinerja perawat dalam perannya sebagai pelayanan asuhan keperawatan sehingga berhasil membantu pasien untuk mencapai derajat kesehatan yang optimal. 2) Meningkatkan efektifitas sistem pelayanan keperawatan sehingga berdaya guna,berhasil guna dan keefektifan sarana dan efisiensi prasarana untuk dikelola dan dimanfaatkan dengan baik 3) Meningkatkan kualitas pengelolaan pelayanan situasi secara umum. 4. Manfaat Supervisi Apabila supervisi dapat dilakukan dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat. Manfaat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: a. Supervisi dapat lebih meningkatkan efektifitas kerja b. Peningkatan efektifitas kerja ini erat hubungannya dengan peningkatan pengetahuan dan keterampilan bawahan,serta makin terbinanya hubungan dan suasana kerja yang lebih harmonis antara atasan dan bawahan. c. Supervisi dapat lebih meningkatkan efisiensi kerja Peningkatan efisiensi kerja ini erat kaitannya dengan makin berkurangnya kesalahan yang dilakukan bawahan, sehingga pemakaian sumber daya (tenaga,harta dan sarana) yang sia-sia akan dapat dicegah. Apabila kedua peningkatan ini dapat diwujudkan, sama artinya dengan telah tercapainya tujuan suatu organisasi. Sesungguhnya tujuan pokok dari supervisi ialah Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

13

menjamin pelaksanaan berbagai kegiatan yang telah direncanakan secara benar dan tepat, dalam arti lebih efektif dan efisien, sehingga tujuan yang telah ditetapkan organisasi dapat dicapai dengan memuaskan (Suarli & Bahtiar, 2009). 5. Fungsi Supervisi a. Dalam

keperawatan

fungsi

supervisi

adalah

untuk

mengatur

dan

mengorganisir proses pemberian pelayanan keperawatan yang menyangkut pelaksanaan kebijakan pelayanan keperawatan tentang standar asuhan yang telah disepakati. b. Fungsi utama supervisi modern adalah menilai dalam memperbaiki factorfactor yang mempengaruhi proses pemberian pelayanan asuhan keperawatan. c. Fungsi utama supervisi dalam keperawatan adalah mengkoordinasikan, menstimuli, dan mendorong ke arah peningkatan kualitas

asuhan

keperawatan. d. Fungsi supervisi adalah membantu (assisting), memberi support (supporting) dan mangajak untuk diikutsertakan (sharing). 6. Penerapan Supervisi di Ruang MPKP Di MPKP kegiatan supervisi dilaksanakan secara optimal untuk menjamin kegiatan pelayanan di MPKP sesuai standar mutu professional yang telah ditetapkan. Supervisi dilakukan oleh perawat yang memiliki kompetensi baik dalam manajemen maupun asuhan keperawatan serta menguasai pilar-pilar profesionalisme yang diterapkan di MPKP. Untuk itu pengawasan berjenjang dilakukan sebagai berikut : a. Kepala Seksi Keperawatan atau konsultan melakukan pengawasan terhadap Kepala ruang b. Kepala ruang melakukan pengawasan terhadap Ketua Tim dan Perawat Pelaksana c. Ketua Tim melakukan pengawasan terhadap Perawat Pelaksana Materi supervisi atau pengawasan disesuaikan dengan uraian tugas dari masing-masing staf perawat yang disupervisi. Materi supervisi untuk kepala ruangan berkaitan dengan kemampuan managerial dan kemampuan asuhan keperawatan. Ketua tim disupervisi terkait dengan kemampuan pengelolaan di timnya dan kemampuan asuhan kperawatan. Di lain pihak, perawat pelaksana di supervisi terkait dengan kemampuan asuhan keperawatan yang dilaksanakan. Agar supervisi dapat menjadi alat pembinaan dan tidak menjadi momok bagi staf,perlu disusun jadwal supervisi dan standar kinerja masing-masing staf. Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

14

4. Manajemen konflik Manajemen konflik adalah perbedaan pandangan atau ide antara satu orang dengan orang lain. Dalam organisasi yang dibentuk dari sekumpulan orang yang memiliki latar belakang yang berbeda, konflik mudah terjadi. Demikian juga di ruangan MPKP konflik pun bisa terjadi. Untuk mengantisipasi terjadinya konflik maka perlu dibididayakan upaya-upaya mengantisipasi konflik dan mengatasi konflik sedini mungkin di raung MPKP. Cara-cara penanganan konflik ada beberapa macam, meliputi bersaing, berkolaborasi, menghindar, mengakomodasi, berkompromi dan bermusyawarah. Upaya mengatasi konflik yang diterapkan di MPKP adalah upaya yang win-win solution. Suatu upaya berkolaborasi. Untuk itu pembudayaan kolaborasi antar staf menjadi prioritas utama dalam menyelenggarakan pengelolaan ruangan MPKP. 5. Koordinasi dan kolaborasi a. Koordinasi Koordinasi adalah salah satu fungsi manajemen yang tidak bisa terpisah dari fungsi manajemen lainnya, karena fungsi koordinasi adalah fungsi yang menghubungkan

fungsi-fungsi

manajemen

lainnya.

Banyak

literature

mengatakan bahwa fungsi koordinasi merupakan fungsi manajemen yang paling penting. Dengan mengoptimalkan fungsi koordinasi, organisasi akan menjadi semakin baik dan menghindari resiko yang mengancam organisasi. Koordinasi berarti mengikat, mempersatukan dan menyelaraskan semua aktivitas dan usaha. Dari pengertian itu dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen lainnya membutuhkan koordinasi. Secara singkat fungsi koordinasi terkandung dalam fungsi-fungsi lainnya. Contohnya, fungsi perencanaan membutuhkan koordinasi yaitu dalam menyusun rencana, seorang pemimpin harus melakukan koordinasi dengan bawahan untuk mengumpulkan data yang valid dalam merumuskan rencana kedepan. Begitu pula dengan fungsi manajemen lainnya. Sifat mengikat dari fungsi koordinasi membuat fungsi lainnya tidak dapat berjalan tanpa ada koordinasi, apalagi menghubungkan dengan fungsi manajemen yang lainnya. Inti dari fungsi koordinasi adalah komunikasi, karena dengan komunikasi semua orang mampu melakukan hubungan dengan orang

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

15

lain, bidang pemasaran bisa berkoordinasi dengan bidang keuangan, dan bidang sumber daya manusia bisa berkoordinasi dengan pemimpin organisasi. b. Kolaborasi Istilah kolaborasi biasanya digunakan untuk menjelaskan praktik dua pihak atau lebih untuk mencapai tujuan bersama dan melibatkan proses kerja masing -masing maupun kerja bersama dalam mencapai tujuan bersama tersebut. Motivasi utamanya biasanya adalah memperoleh hasil-hasil kolektif yang tidak mungkin dicapai jika masing-masing pihak bekerja sendiri-sendiri. Selain seperti dalam kerjasama, para pihak berkolaborasi biasanya dengan harapan mendapatkan hasil-hasil yang inovatif, terobosan, dan/atau istimewa atau luar biasa, serta prestasi kolektif yang memuaskan. Kolaborasi biasanya dilakukan agar memungkinkan muncul/berkembangnya saling pengertian dan realisasi visi bersama dalam lingkungan dan system yang kompleks. 6. Pendelegasian Pendelegasian merupakan proses terorganisasi dalam kerangka hidup organisasi/keorganisasian untuk secara langsung melibatkan sebanyak mungkin orang atau pribadi dalam pembuatan keputusan, pengarahan, dan pengerjaan kerja yang berkaitan dengan pemastian tugas (Simamora, 2012). Pendelegasian ialah tindakan mempercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi. Delegasi dapat diartikan sebagai penyelesaian suatu pekerjaan melalui orang lain. Atau pemberian tugas kepada seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan tujuan organisasi. Delegasi kepada orang lain di tempat kerja melibatkan empat komponen utama: delegator, delegatee, tugas,dan klien/situasi. 1) Delegator Delegator memiliki wewenang untuk mendelegasikan, karena posisinya di suatu organisasi dan memiliki ijin pemerintah untuk melakukan tugas-tugas tertentu. kebijakan lembaga menjelaskan bahwa delegator dapat mendelegasikan tugas dan tanggung jawab (responsibility), tapi tanggung gugat (accountability) tetap pada delegator. a. Delegatee Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

16

Sebuah delegatee menerima arah untuk apa yang harus dilakukan dari delegator. Hubungan antara dua individu yang ada dalam lingkungan kerja atau melalui badan kebijakan. Delegatee memiliki kewajiban untuk menolak utau menerima tugas-tugas yang diberikan oleh delegator, kemampuan atau deskripsi pekerjaan. b. Tugas Tugas adalah aktivitas yang didelegasikan. Aktivitas yang didelegasikan umumnya harus sebuah tugas rutin. Tugas-tugas rutin memiliki hasil yang diprediksi, dan ada metode langkah demi langkah untuk menyelesaikan tugas. Pengambilan keputusan pada bagian dari delegatee untuk didelegasikan tugas itu terbatas bagaimana untuk mengatur waktu dan menyelesaikan tugas dengan berbagai pasien atau variasi dalam peralatan. c. Klien/ Situas Identifikasi klien tertentu atau situasi untuk didelegasikan perawatan diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan untuk perawatan pasien dapat dipenuhi oleh delegatee. Situasi baru memerlukan orientasi, bahkan jika klien dan tugas lazim. 1. Dasar Pendelegasian Pokok pembahasan tentang dasar pendelegasian ini berupaya untuk menjawab pertanyaan "mengapa pendelegasian itu penting?" atau "mengapa pendelegasian itu dibutuhkan dalam hidup dan kerja suatu organisasi?" Pendelegasian itu sangat penting bagi hidup dan kerja setiap organisasi dengan alasan-alasan mendasar berikut di bawah ini. a. Pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkannya melalui pendelegasian. b. Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan demi pemastian tanggung jawab tugas (agar setiap individu peserta suatu organisasi berfungsi secara normal). c. Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung. d. Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan. e. Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang sepadan bagi pelaksanaan kerja Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

17

sehingga bawahan dengan sendirinya dituntut untuk bertanggung jawab penuh dalam pelaksanaan kerja. 2. Prinsip – prinsip pendelegasian tugas di MPKP : a. Pendelegasian tugas yang terencana harus menggunakan format pendelegasian tugas. b. Personil yang menerima pendelegasian tugas adalah personil yang berkompeten dan setara dengan kemampuan yang digantikan tugasnya. c. Uraian tugas yang didelegasikan harus secara verbal dan terperinci, disertai tertulis. d. Pejabat yang mengatur pendelegasian tugas wajib memonitor pelaksanaan tugas dan menjadi rujukan bila ada kesulitan yan dihadapi. e. Setelah selesai pendelegasian dilakukan serah terima tugas yang sudah dilaksanakan sebelumnya. Pendelegasian adalah

melakukan

pekerjaan

melalui orang lain. Dalam

organisasi pendelegasian dilakukan agar aktivitas organisasi tetap berjalan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Delegasi dilaksanakan di MPKP dalam bentuk pendelegasian tugas oleh Kepala ruang kepada Ketua Tim, Ketua Tim kepada perawat pelaksana. Pendelegasian dilakukan melalui mekanisme pelimpahan tugas dan wewenang. Pendelegasian tugas ini dilakukan secara berjenjang. Penerapannya dibagi menjadi dua jenis yaitu pendelegasian terencana dan pendelegasian insidentil. Pendelegasian terencana adalah pendelegasian yang secara otomatis terjadi sebagai konsekuensi sistem penugasan yang diterapkan di ruang MPKP. Bentuknya dapat berupa : a. Pendelegasian tugas kepala ruang kepada Ketua Tim untuk menggantikan tugas sementara karena alasan tertentu b. Pendelegasian tugas Kepala ruang kepada Penanggung Jawab Shift c. Pendelegasian Ketua Tim kepada perawat pelaksanaan tindakan keperawatan yang telah direncanakan. Pendelegasian insidentil terjadi apabila salah satu personil ruang MPKP berhalangan hadir maka pendelegasian tugas harus dilakukan. Dalam hal ini yang mengatur pendelegasian adalah Kepala Seksi Perawatan, Kepala ruang, Ketua Tim, atau Penanggung Jawab Shift, tergantung pada personil yang berhalangan. Mekanismenya sebagai berikut : a. Bila Kepala ruang berhalangan, Kepala Seksi menunjuk salah satu Ketua Tim untuk menggantikan tugas Kepala ruang. b. Bila Ketua Tim berhalangan hadir maka Kepala ruang menunjuk salah satu anggota Tim (perawat pelaksana) menjalankan tugas ketua Tim. c. Bila ada perawat pelaksana yang berhalangan hadir sehingga satu tim kekurangan personil maka Kepala ruang atau penanggung jawab Shift berwenang Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

18

memindahkan perawat pelaksana dari tim lain masuk tim yang kekurangan personil tersebut atau Ketua tim melimpahkan pasien kepada perawat pelaksana yang hadir. 3. Sifat Delegasi Perlu diingat bahwa pendelegasian tidak sama pada setiap tingkat hierarki organisasi. Besar kecilnya pendelegasian adalah sesuai dengan tugas, hak, wewenang, kewajiban, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban setiap individu dalam hierarki organisasi. Pendelegasian tidak dapat ditransfer dari satu tugas ke tugas yang lain dalam suatu organisasi karena satu pendelegasian berlaku untuk satu tugas saja. Pemimpin Sering Tidak Mendelegasikan Tugas Karena berbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain. a. Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya. b. Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya. c. Pemimpin dapat dan patut mendelegasikan tugas dengan bertanggung jawab.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

19

4. Pelaksanaan Pendelegasian Lima benar untuk pelaksanaan delegasi : a. Tugas yang benar (Right Task) Salah satu alasan untuk mendelegasikan adalah bahwa masing-masing perawat memiliki waktu terbatas dan energi untuk merawat klien, Jangan mendelegasikan hanya untuk tugas-tugas yang remeh, karena pelaksanaan delegasi adalah membagi pekerjaan kepada anak buah termasuk tugas penting yang sangat menonjol dan juga tugas rutin. b. Orang yang benar (Right Person) Delegasi melibatkan perawat sebagai salah satu delegator atau delegatee. Tetapkan tujuan perawatan klien tertentu dan kegiatan dengan orang untuk mempercayakan dengan tanggung-jawab sesuai otoritas sebuah tantangan. c. Keadaan yang benar (Right Circumstance) Situasi untuk didelegasikan perawatan diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan untuk

perawatan

pasien

dapat

dipenuhi oleh

perawat. Ketika

satu

perawat merawat satu klien, ada sedikit kebutuhan untuk mendelegasikan perawatan. d. Arah/komunikasi yang benar (Right direction/communication) Komunikasi harus Jelas, akurat, petunjuk yang disampaikan juga harus jelas dan dimengerti oleh delegatee. Berkomunikasi dengan baik, bila akan mendelegasikan tugas, sebaiknya dijelaskan secara gamblang, sehingga yang bersnagkutan tidak perlu bertanya-tanya, atau mengerjakan dengan salah, karena, kurang jelas hal tersebut merupakan pemberatan waktu. e. Pengawasan yang benar (Right Supervision) Pengawasan personil penting untuk memastikan keselamatan dan kelengkapan perawatan klien. Bila terjadi kesalahan sebaiknya diberikan umpan balik dalam bentuk saran terbaik dan beri kritik & keluhan.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

20

5.

Manfaat Delegasi Melaksanakan delegasi tidaklah mudah. Pelaksanaan delegasi memerlukan waktu, upaya dan motivasi. Jika kita tidak yakin akan adanya manfaat dalam pelaksanaan delegasi, anda tidak akan termotivasi untuk melaksanakannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan besar yang dapat dipertimbangkan : a. Memiliki lebih banyak waktu untuk melaksanakan fungsi manajerial oleh para manajer

seharusnya

menjalankan

fungsi

perencanaan,

pengorganisasian,

penempatan staf, pengarahan, pengendalian dan inofasi. Namun sebaliknya, tanpa adanya delegasi mereka akan terperangkap kedalam berbagai pekerjaan yang remeh, mengatasi kesulitan-kesulitan, menanggapi gangguan, dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh orang lain. b. Meringankan tekanan Kebanyakan manajer berorientasi kepada tindakantindakan (action oriented). Mereka lebih senang berada ditengah kegiatan, lebihsenang bertindak ketimbang mengawasi. Tidak adanya pelaksanaan delegasi menyebabkan kecendrungan tersebut tidak dapat di kndalikan. c. Mengembangkan manusia Pelaksanaan delegasi juga memungkinkan mereka untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar secara perlahan-lahan dalam lingkungan yang penuh pengertian, untuk mempersiapkan mereka bagi perkembangan lebih lanjut. Pelaksanaan delegasi mendorong mereka untuk lebih kreatif dan menggunakan bakat yang mereka miliki untuk mmpraktekkan keterampilan dalam menyelesaikan persoalan. d. Menciptakan suasana penuh motivasi Motivasi hanyalah membantu orang lain untuk meraih apa yang dapat mereka capai. Kaena pelaksanaan delegasi memerlukan pengetahuan tentang tujuan, kemampuan, dan keinginan pribadi karyawan, maka akan lebih baik jika manajer dapat memberikan peluang kepada para individu untuk menonjol dalam bidang yang sesuai dengan kemampuan mereka khususnya.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

21

6. Proses Pendelegasian a. Memutuskan Apa yang harus Didelegasikan Salah satu langkah utama yang harus diambil bila memutuskan apa yang harus didelegasikan adalah mengadakan suatu analisis lengkap tentang kegiatan pekerjaan. Buatlah formulir, pada kolom sebelah kiri, tuliskan semua kegiatan yang Anda lakukan dan keputusan yang bisa diambil. Jangan sampai ada yang terlewat. Jika anda yang harus membuka pintu kantor pada pagi hari, tuliskanlah itu. Jika Anda kadang-kadang menerima telepon untuk atasan Anda, catatlah itu. b. Analisis Kegiatan Kemudian, untuk setiap kegiatan, perkirakanlah waktu yang diperlukan tiap bulan untuk mengerjakannya, dan catatlah angka itu pada kolom sebelah kanan. Barangkali baru untuk pertama kali inilah Anda mengetahui jumlah waktu yang Anda gunakan untuk berbagai kegiatan itu. Hal tersebut akan membuat Anda mengerti berapa biaya atau nilai kegiatan tersebut bagi Anda dan perusahaan Anda. Anda juga harus berhati-hati untuk tidak merasionalisasikan alasan mengapa Anda mempertahankan suatu pekerjaan. Jujurlah terhadap diri sendiri. Tak akan ada orang lain yang perlu melihat catatan itu. Pelaksanaan delegasi mencakup proses pelatihan dan pengembangan, dan semua karyawan Anda harus diikutsertakan dalam proses ini. Anda harus membuat seimbang semua beban kerja pada waktu delegasi dilaksanakan. Tidaklah praktis untuk menugaskan semuanya kepada satu orang saja. Namun, jika memang hanya terdapat satu orang yang menurut pendapat Anda mempunyai pendidikan latar belakang, dan kemampuan yang diperlukan untuk diberi pelatihan bagi tugas khusus tersebut, maka masukkanlah hanya satu itu saja. Pada awalnya pembinaan dan pelatihan memang memerlukan waktu. Tetapi jika Anda melihat hasilnya, maka investasi tersebut akan sepadan nilainya.

Setelah Anda tahu perkiraan

jumlah waktunya, Anda harus menentukan bagaimana caranya sehingga mereka akan terbebas dari pekerjaan rutin sebanyak waktu tersebut. Ada kemungkinan bahwa waktu mereka sudah cukup tersedia, tetapi lebih besar kemungkinanya bahwa Anda harus menghilangkan, menggabungkan, atau memberikan kepada orang lain beberapa pekerjaan yang sekarang sedang mereka tangani. c. Mengklarifikasi Penugasan Anda Pada saat memberikan tugas kepada seorang karyawan, pastikan bahwa Anda telah memberikan semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa para karyawan mengerti seluruh penjelasan Anda tentang tugas itu. Walaupun sangat penting bagi Anda bahwa Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

22

mereka sungguh-sungguh mengerti apa yang Anda katakan, jangan menghina dengan meminta mereka untuk mengulangi apa yang telah Anda katakan. Cara itu sudah kuno. Pendelegasian dapat dilakukan dengan memerhatikan beberapa faktor penting berikut ini: 1) Tugas yang tepat harus diberikan kepada orang yang tepat pula, sesuai dengan kapasitas/kompetensi yang ada padanya. 2) Tugas yang tepat yang akan didelegasikan harus sepadan dengan wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban yang tepat pula. 3) Memercayakan suatu tugas harus disertai perhitungan waktu yang tepat, kondisi yang tepat dalam suatu sistem manajemen terpadu yang baik. 4) Pendelegasian harus dilaksanakan dengan ekspektasi pragmatis yang didukung oleh sistem pengawasan yang baik guna menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja serta produksi yang tinggi. 5) Pemimpin sebagai pemberi tugas harus secara konsisten memberikan dukungan penuh ("backing") kepada setiap bawahan yang menerima pendelegasian tugas darinya. 6) Pendelegasian yang dilaksanakan dengan cara yang tepat.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

23

BAB III PELAKSANAAN PROSES PEMECAHAN MASALAH A. Pengkajian 1. Kisi – Kisi Pengkajian Fungsi

Aspek

Sub Aspek

Metode Kaji

Sumber Data

Pendelegasian

Wawancara dan Kepala

Manajemen Pengarahan Pengawasan

& Sistem Pendelegasian

diruang Drupada Observasi Sesuai

dengan

Ruang,

Perawat, Ketua Tim, & Perawat PA

SOP

2. Masalah Kurang optimalnya pelaksanaan Pendelegasian tugas di wisma Drupada Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr.Soerojo Magelang . 3. Hasil Kajian A. Fungsi Pengarahan 1. Motivasi a. Strategi Memotivasi Individu dan Kelompok. Hasil pengkajian dengan metode wawancara kepada kepala ruang dan KATIM dijelaskan bahwa didalam Wisma Drupada sering menggunakan strategi iklim motivasi, yaitu kegiatan pengarahan yang dilakukkan oleh Kepala Ruang dan ketua tim dengan cara mengatur dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif sehingga meningkatkan motivasi perawat dalam memberikan pelayanan pasien yang berkelanjutan dan terintegritas. Tujuan dari meberikan iklim motivasi sendiri adalah untuk mencegah stress perawat selama bekerja, dapat membantu menghilangkan stress yang dialami oleh perawat, serta mampu meningkatkan motivasi kerja perawat. Selain motivasi juga di berikan dalam bentuk informasi tentang kesempatan pelatihan pada saat melakukan rapat ruanga, kenaikan pangkat ataupun jenjang karir kepada seluruh staff di wisma Drupada. Berdasarkan dari hasil observasi di Wisma Drupada didapatkan hasil bahwa semua perawat yang berada di Wisma Drupada menggunakan iklim Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

24

motivasi sebagai strategi komunikasi. Contoh dari iklim motivasi yang dilakukan di Wisma drupada adalah mengucapkan salam setiap kali bertemu diawal dan akhir pemberian pelayanan, menyampaikan informasi yang didapat dari rapat koordinasi kepada semua staf perawat, mengkomunikasikan harapan dan target yang jelas, bersikap fair dan konsisten terhadap semua perawat dalam menjalankan kebijakan rumah sakit dan pemberian reinforcement terhadap semua staff, melibatkan semua staff perawat dalam mengambil keputusan dalam perbaikan pelayanan keperawatan, menciptakan hubungan saling percaya dan tolong menolong antar staff, menjadi role model bagi semua staff (misalnya patuh SPO, patuh berseragam, dan menjalankan uraian tugas), memimpin doa bersama sebelum dan setelah mengakhiri kegiatan, memberikan hak libur dan cuti sesuai aturan Rumah Sakit. b. Sistem reward / punishmen. Hasil pengkajian dengan metode wawancara kepada kepala ruang didapatkan hasil bahwa sistem reward di Wisma Drupada berlaku bagi perawat dan pasien, bentuk reward yang diberikan berupa ungkapan verbal, pujian kepada perawat dapat melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi, diikut sertakan dalam pelatihan-pelatihan, seminar, dan promosi jabatan. Untuk punishment di Wisma Drupada didapatkan hasil bahwa tidak ada punishment untuk perawat dan pasien karena selama ini belum ada yang pernah melakukan kesalah fatal, hanya saja jika ada perawat yang melakukan kesalahan diingatkan dan ditegur secara lisan. Berdasarkan hasil observasi di Wisma Drupada, kepala ruang memberikan reward pada KATIM dan perawat pelaksana PA serta pasien berupa kata-kata pujian. Selama tanggal 31 Oktober sampai dengan 4 November 2017 belum pernah ada pemberian punishment di Wisma Drupada yang di temukan. c. Komunikasi 1. Strategi Komunikasi Hasil wawancara dan observasi di wisma Drupada yang sudah dilakukan pada seluruh staff dari Kepala Ruang, Katim dan Perawat PA didapatkan data bahwa strategi komunikasi yang digunakan antara karu dan staff menggunakan komunikasi terbuka dua arah sehingga staff yang lain berhak memberikan saran kepada kepala ruang, dan kepala ruang menerima Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

25

saran dari staff yaitu katim maupun perawat PA sehinngga komunikasi yang baik dan efektif terbina hubungan yang harmonis satu dengan yang lainnya. 2. Model Komunikasi Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala ruang, KATIM dan perawat pelaksana PA didapatkan hasil bahwa komunikasi yang digunakan adalah langsung (verbal) dan tidak langsung (non verbal), media yang digunakan dapat berupa group Wathshapp, telfon, sms, maupun

pesan

tertulis lainnya. Selama ini tidak ada permasalahan yang terkait dengan strategi komunikasi yang digunakan. Kepala ruang mengatakan bahwa komunikasi yang digunakan sudah berjalan dengan baik dan efektif. d. Pendelegasian 1. Jenis Pendelegasian Berdasarkan wawancara

dengan

kepala

ruang

terkait

jenis

pendelegasian di wisma Drupada yaitu tugas jaga bangsal,pembagian pasien kelolaan dan asuhan keperawatan. menggunakan jenis pendelegasian structural atau sesui dengan struktur organisasi yang terlaksana secara secara langsung dengan alur struktur pendelegasian : Kepala Ruang Katim I ,Katim II Perawat PA I

Perawat PA II

Keterangan : Kepala ruang memberikan delegasi tugaskepada Katim, (katim 1 & 2). Sedangkan Katim 1 & 2 memberikan delegasi pada tugas pada Perawat PA masing masing dan Perawat PA mendelegasikan tugas ke Sesama Perawat PA. Katim dan memantau setiap perawat PA dalam melakukan rencana harian Asuhan keperawatan. Jenis delegasi yang di laksanakan yaitgu delegasi Jadwal jaga, Tugas harian, dan pelaksanaan asuhan keperawatan. Wawanvara dengan Katim dan Perawat PA mengatakan sering melakukan delegasi yaitu jadwal tugas jaga bangsal dan tugas ke asuhan keperawatan. Beberapa bulan ini delegasi dilakukan hanya dengan verbal tanpa adanya dokumentasi karena ruangan sedang di renovasi sehingga dokumen dokumen terbatas dan dokumen format dokumentasi delegasi tidak ditemukan sehingga tidak di lakukan dokumentasi pendelegasian. 2. Mekanisme Pendelegasian Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

26

Berdasarkan wawancara dengan kepala ruang di wisma Drupada, beliau mengatakan bahwa mekanisme pendelegasian di wisma Drupada rata rata semua perawat di wisma drupada pernah menerima atau melakukan delegasi tugas. Lamanya waktu pendelegasian tugas ditetapkan berdasarkan kebutuhan sesuai dengan format pendelegasian yan sudah ada. Namun tidak ada supervise khusus terkait evaluasi pelaksanaan dokumentasi terhadap delegasi tugas yang di laksanakan, Berdasarkan hasil wawancara dengan Katim dan perawat pelaksana, untuk pendelegasian tugas antar perawat pelaksana saat ini tidak dilakukan dokumentasikan secara tertulis dalam format pendelegasian, pendelegasian dilakukan secara lisan atau verbal, dan jarang ada evaluasi dari yang memberi delegasi ke perawat yang di beri delegasi. Pemberi delegasi menyebutkan tugas yang akan di delegasikan, waktu serta alasan melakukan pendelegasian.Hal tersebut terjadi karena seringkali lupa dan sibuk dengan rencana harian yang lain sehingga tidak sempat, ada juga yang mengatakan karena malas atau format dokumentasi degasinya tidak di temukan atau habis

sehingga tidak dilaksanakan

pendokumentasiannya. Dari hasil wawancara juga di dapatkan hasil bahwa seluruh perawat berharap bisa melakukan pendelegasian sesuai dengan SOP yang sudah tersedia. 3. Prinsip Pendelegasian Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala ruang, Katim Serta Perawat pelaksana (PA) di wisma Drupada prinsip pendelegasian menggunakan prinsip Kepala Ruang memberikan pendelegasian tugasnya pada Katim, kemudian Katim memberikan pendelegasian tugasnya pada perawat pelaksana dan perawat pelaksana memberikan pendelegasian tugasnya pada sesama perawat pelaksana. Pendelegasian diberikan pada perawat yang memiliki kemampuan untuk menjalankan tugas tersebut, atau berdasarkan pengalaman, skill, dan lama bekerja. Selama ini di ruangan yang baru proses pendelegasian tugas dari dilakukan hanya secara verbal saja, tidak ada pendokumentasian secara tertulis dari proses delegasi tersebut. Perawat pelaksana mengatakan sebelu ruangannya di renovasi dan di pindahkan sementara, semua proses delegasi selalu di dokumentasikan, namun beberapa bulan ini hal tersebut tidak di laksanakan lagi karena

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

27

format dokumentasi habis dan tidak ada di ruangan. Pernyataan yang sama juga di sampaikan oleh beberapa perawat pelaksana dan Katim. 4. Penetapan tugas yang akan didelegasikan Berdasarkan wawancara dengan kepala ruang dan KATIM di wisma Drupada tentang penetapan tugas sudah sangat jelas alur dari pendelegasian dan lamanya waktu pendelegasian berdasarkan kebutuhan yang ada. Serta tugas tersebut akan di berikan sesuai dengan kompetensi anggotanya. Pada saat melakukan pendelegasian kepala ruang hanya memberikan tahukan tugas tugas secara verbal dan selebihnya akan di sampaikan melalui pesan Whats Up dan tidak ada dokumentasi secara tertulis dalam format dokumentasi. Hal tersebut di sebabkan karena situasi yang mendadak yang tidak memungkinkan untuk berangkat ke ruangan sehingga pendelegasian tugas hanya dilakuakan melalui pesan pesan singkat WA. 5. Tugas terurai dengan jelas Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala ruang, KATIM, dan perawat pelaksana dan observasi yang dilakukan di wisma Drupada didapatkan hasil bahwa tugas pendelegasian dilakukan secara situasional, misalkan ada keperluan mendadak sehingga tidak bisa melaksanakan tugas jaga maka pendelegasian akan dilakukan secara strukutur misalkan dari perawat PA ke perawat PA, disampaikan melalui telephone atau pesan singkat. Tidak ada orientasi terhadap tugas yang di terima oleh penerima delegasi. Tugas yang akan di delegasikan tidak di tulis dalam dokumentasi pendelegasian sehingga tidak di temukan uraian gugas yang akan dilaksanakan.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

28

e. Manajemen Konflik 1. Konflik yang sering terjadi Hasil pengkajian dengan metode wawancara kepada kepala ruang, KATIM serta perawat pelaksana

didapatkan hasil bahwa di Wisma

Drupada belum pernah terjadi konflik yang besar baik itu konflik internal maupun eksternal. Konflik yang terjadi di Wisma Drupada hanya konflik intra personal dan bukan suatu konflik yang besar. Konflik yang sering terjadi adalah permasalahan perubahan jadwal dinas yang dibuat jika ada anggota yang sakit atau tidak masuk. 2. Cara penyelesaian konflik Berdasarkan hasil dari wawancara kepada kepala ruang didapatkan hasil bahwa dalam menyelesaikan konflik yang terjadi dilakukan musyawarah antar perwat secara bersama yaitu diskusi antara kepala ruang dengan KATIM dan perawat pelaksana dalam pengambilan keputusan agar mendapat hasil diskusi yang adil. f. Kolaborasi dan Koordinasi 1. Alur koordinasi Berdasarkan hasil wawancara dari kepala ruang bahwa alur koordinasi dari ruang Drupada yang diterapkan adalah kerja tim yang sudah berjalan dengan optimal dan terorganisasi. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan Katim didapatkan hasil bahwa dalam alur koordinasi mengalami beberapa kesulitan seperti kesulitan koordinasi jika obat pasien habis, perawat kesulitan mengkoordinasikan dengan dokter penanggung jawab pasien karena jam kunjung dokter yang tidak terjadwal. 2. Jadwal pertemuan berkala Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala ruang didapatkan hasil bahwa, terdapat jadwal untuk pertemuan semua perawat atau anggota tim Drupada melalui rapat dan pertemuan berkala yang sudah terjadwal dan dilakukan sebulan sekali secara bersama-sama dan dihadiri oleh seluruh staff dan perawat di wisma Drupada. Hal tersenut sudah berlangsung lama dan sudah menjadi agenda rutin ruangan untuk melakuakan evaluasi terkait menejemen ataupun proses pelaksanan asuhan keperawatan serta dalam upaya mendukung usaha peningkatan mutu pelayanan.

Praktik Stase Manajemen Keperawatan Profesi Ners 25 UNW

29