Makalah Manajemen Pengetahuan Portal Pengetahuan Dan Alat Manajemen Pengetahuan

MAKALAH MANAJEMEN PENGETAHUAN PORTAL PENGETAHUAN DAN ALAT MANAJEMEN PENGETAHUAN Dosen : Ninik Probosari, SE, M.Si

Kelompok 5 Denisa Ananda Herkumara

(141170239)

Tiara Dewi Anggieta T.

(141170252)

Atika Dewi Ardiyanti

(141170260)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” YOGYAKARTA November, 2019

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Di era digital sekarang ini teknologi dan pengetahuan sangatlah bermanfaat bagi kepentingan suatu organisasi . Maka dari itu kita harus mengetahui bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia . Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon masyarakat terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya. Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam suatu organisasi.

B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan portal sebagai dasar? 2. Bagaimana evolusi konsep portal pengetahuan? 3. Bagaimana portal dan transformasi bisnis? 4. Apa manfaat portal pengetahuan bagi organisasi? 5. Apa saja komponen portal pengetahuan? 6. Apa saja perangkat alat kolaborasi ?

C. Tujuan 1. Mengetahui portal sebagai dasar. 2. Mengetahui bagaimana evolusi konsep portal pengetahuan. 3. Mengetahui bagaimana portal dan transformasi bisnis. 4. Mengetahui manfaat portal pengetahuan bagi organisasi. 5. Mengetahui apa saja komponen portal pengetahuan. 6. Mengetahui perangkat alat kolaborasi.

BAB II PEMBAHASAN

Dengan menyediakan kerangka kerja yang terintegrasi untuk menghubungkan orang-orang, proses dan pengetahuan, portal menjadi peran sentral

dalam

penyederhanaan

kerumitan

manajerial,

meningkatkan

produktivitas, dan penambahan nilai terhadap kegiatan organisasi atau operasi bisnis perusahaan. Portal suatu organisasi/perusahaan dikenal dengan istilah Enterprise Portal sering disamakan dan dipertukarkan dengan istilah Corporate portal, Employee portal, Business-to-Employee Portal. Dari istilah-istilah tersebut muncul berbagai versi dari pengertian portal, diantaranya: 1. Eckerson (1999) menggunakan istilah “business portal” yang didefinisikan sebagai suatu aplikasi yang menyediakan pengguna bisnis untuk mengambil informasi apapun yang dibutuhkan baik didalam maupun diluar perusahaan. 2. Dias (2001) menggunakan istilah “corporate portal”, dan mengambil pandangan dari sisi teknis untuk mengidentifikasinya. Portal ini membutukan penggunaan metadata dan eXtensible Markup Language (XML) untuk mengitegrasikan data yiang tidak terstruktur menjadi data terstruktur dalam database operasional. 3. Murry (1999) menyatakan dan bahwa: “corporate portals must connect us not only wih everything we need, but with every one we need, and provide all tools, we need to work together.” Murry mengidentifikasi 4 jenis enterprise portal yang berbeda, “enterprise information portals”, “enterprise collaborative portals”, “enterprise expertise portals”, dan “enterprise knowledge portals.” 4. Raol (2003) menyatakan enterprise portals merupakan suatu teknologi daam bidang informasi yang dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi (gather) baik dari luar maupun dalam perusahaan. Mengatur (manage), membaginya (share) dan menggunakan (utilize) informasi

yang telah disimpan (stored) dalam database yang terpisah dalam perusahaan yang sama.

Portal dipandang sebagai suatu cara untuk mengakses informasi yang tersebar dalam organisasi/perusahaan karena potonga-potongan informasi tersimpan didalam sistem menggunakan format yang berbedabeda. Portal menyelaraskan pengetahuan da aplikasi, menciptakan pandanga tunggal kepada modal intelektual organisasi. Perbedaan utama antara website tradisional dan portal terletak pada kenyataan bahwa portal biasanya dikhususkan bagi kebutuhan-kebutuhan pengguna.

A. Portal Sebagai Dasar Portal adalah gerbang berbasis web yang aman, yang menyediakan petunjuk tunggal dalam mengintegrasikan dan mengakses informasi (single point of access), aplikasi dan layanan bagi semua orang yang berada dan terlibat dalam organisasi; merupakan tempat kerja maya (virtual workplace) yang: 1. Mempromosikan aktivitas berbagi pengetahuan diantara pengguna yang berbeda (karyawan, pelanggan pemasok dan stakeholder lainnya). 2. Menyediakan akses ke data terstruktur yang tersimpan dalam gudang data, sistem database dll. 3. Mengorganisir data tak terstruktur seprti dokumen elektronik, dokumen tertulis, pengalaman, sejarah dan lain-lain. 4. Aplikasi berbasis web yang menyediakan satu titik akses ke informasi online. Portal muncul sebagai tool paling menjanjikan yang mampu: 1. Menyederhanakan akses ke data yang tersimpan dalam sistem aplikasi yang bervariasi 2. Memfasilitasi aktivitas kolaborasi antar karyawan 3. Membantu organisasi/perusahaan menjangkau pelanggannya.

Dari perspektif bisnis, portal menyediakan informasi yang relevan dengan tugas karyawan perusahaan. Portal juga dapat memasok pengetahuan kepada partner dan pelanggan dengan cepat.

B. Evolusi Konsep Portal Pada awalnya, portal hanya berupa mesin pencari (search engines) yang memanfaatkan teknologi pencarian sederhana untuk mendapatkan informasi di web. Fase berikutnya mentransformasi portal ke situs navigasi (navigation sites) untuk menguraikan fungsi-fungsi yang terdapat dalam situs tersebut seperti MSN, Yahoo! Dan lain-lain. Portal-portal tersebut mengkategorikan

minat/kebutuhan-kebutuhan

perorangan

dalam

kelompok-kelompok (seperti berita, olah raga, belanja, pendidikan, finansial, sains dan lain-lain).

Dari informasi untuk portal pengetahuan: 1. Fokus pada bagaimana akan digunakan oleh pekerja pengetahuan 2. Sebuah komponen kunci dalam arsitektur manajemen pengetahuan 3. Memuongkinakan produsen dan pengguna pengetahuan untuk berinteraksi

Portal pengetahuan menyediakan dua jenis interface: 1. Interface pemilik pengetahuan (the knowledge producer interface), yang memfasilitasi

pekerja

pengetahuan

(knowledge

worker)

untuk

mengumpulkan, menganalisa informasi, kolaborasi dengan kelompok pakar atau sejawat, dan pada akhirnya menghasilkan pengetahuan baru. 2. Interface pengguna pengetahuan (the knowledge consumer interface), yang memfasilitasi diseminasi (penyebaran) pengetahuan lintas organisasi. Fitur kunci dari KP adalah fasilitas personalisasi yang canggih yang mempertimbangkan profil pengguna/konsumen.

C. Portal dan Transformasi Bisnis Perkembangan teknologi informasi menuntut setiap pelaku usaha untuk

melakukan

transformasi

bisnis.

Hal

tersebut

karena

perkembangan teknologi mendorong kompetisi bisnis yang semakin ketat serta perubahan perilaku konsumen. Pelaku usaha yang tidak mampu atau bahkan tak mau melakukan transformasi bisnis maka harus siap-siap menghadapi terjangan gelombang disrupsi.

Portal dapat memberikan solusi dan mengubah tantangan-tantangan bisnis saat ini terkait dengan: 1.

Time to Market Time to Market atau "TTM" menggambarkan periode waktu yang dibutuhkan dari ide awal hingga produk jadi. Time to Market yang tepat (biasanya pendek) memberikan keunggulan kompetitif yang penting dalam pasar yang selalu bergerak lebih cepat.

2.

Staff Turnover Staff turnover mengacu pada jumlah persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan dan digantikan dengan karyawan baru. Sekilas, employee turnover mungkin terdengar wajar karena hal tersebut biasa terjadi pada berbagai perusahaan. Namun, jika dibiarkan begitu saja, employee turnover dapat membawa kerugian, mulai dari aspek finansial hingga memburuknya budaya perusahan.

3.

Permintaan pelanggan dan investor lebih tinggi Memenuhi kebutuhan dan tuntutan pelanggan untuk mendapatkan keuntungan merupakan kunci keberhasilan bisnis. Teknologi yang modern, membuat Anda akan lebih mudah untuk mengidentifikasi, memperlajari dan menjangakau permintaan pasar. Pentingnya peran investor dalam pendanaan membuat perusahaan harus adaptif dalam menanggapi permintaan dan memuaskan para investor.

4.

Peningkatan yang tajam dalam pengolahan dokumen elektronik yang menjadi kunci informasi bisnis Memiliki sistem manajemen catatan elektronik yang baik akan meningkatkan efisiensi internal dan daya saing bisnis secara keseluruhan,

menyimpan

dokumen

secara

elektronik

dapat

mengefektifkan biaya dan merupakan cara teraman untuk menyimpan dokumen dan file.

5.

Kecepatan dalam pengolahan konten yang meningkat jumlahnya dan jenisnya

D. Manfaat Portal Pengetahuan 1.

Meningkatkan produktifitas Produktifitas dapat meningkat karena semua orang dapat mengakses informasi dengan cepat, portal pengetahuan menjadi alat yang efisien untuk melatih pegawai baru dan mempermudah hubungan antar departemen.

2.

Mempermudah dalan menemukan dokumen Komputer mampu mencari dokumen dengan waktu yang cukup singkat. Pengguna cukup mengetikkan keyword (Kata kunci) pada tab pencarian dan tidak membutuhkan waktu lama bagi komputer untuk menemukan file dengan keyword tersebut. Berbeda dengan arsip konvensional yang mengharuskan kita untuk mencari file satu persatu.

3.

Mempermudah kolaborasi Salah satu cara ampuh untuk menjalankan kolaborasi adalah melalui portal. Dengan aplikasi ini, maka bisa mengurangi biaya transaksional. Interaksi dengan partner kolaborasi dapat dilakukan melalui bantuan teknologi dan mengurangi frekuensi tatap muka.

4.

Memungkinkan mendapatkan keputusan yang lebih baik Dengan tersedianya informasi dan knowledge dari pengalaman aktual perusahaan yang tersimpan di portal, pengambilan keputusan memiliki dasar yang lebih baik.

5.

Menjaga kualitas data Kualitas data adalah level data yang menyatakan data tersebut akurat (accurate), lengkap (complete), timely (update), konsisten (consistent) sesuai dengan semua kebutuhan peraturan bisnis dan relevan. Dengan mengarsipkan data secara online, kualitas data dapat terjaga.

6.

Mempermudah dalam berbagi pengetahuan Dengan adanya portal, dapat mudah mengakses informasi, mengirim pesan dan berdiskusi dengan orang lain dalam organisasi, dan dengan berbagai pihak tertun yang memiliki urusan dengan perusahaan tanpa pendiskusi pergi meninggalkan meja masing-masing.

7.

Mempermudah dalam mengidentifikasi ahli Portal pengetahuan, juga, biasanya berisi 'pencari ahli' - semacam direktori 'who’s who' untuk membantu orang menemukan dan terhubung dengan para ahli. (who’s who : daftar atau direktori fakta tentang orang-orang terkenal)

8.

Mengurangi lalu lintas E-mail Dapat memperoleh informasi dengan cepat tanpa harus menunggu balasan email ataupun meneruskan email kepada banyak orang.

9.

Mengurangi penggunaan Bandwidth Bandwidth adalah suatu nilai konsumsi transfer data yang dihitung dalam bit/detik atau yang biasanya disebut dengan bit per second (bps), antara server dan client dalam waktu tertentu.

10. Mengurangi waktu dalam rapat Pengetahuan/informasi dapat diperoleh melalui gadget sehingga pertemuan yang memakan waktu dan tempat dapat diminimalisir.

11. Mengurangi panggilan telepon Informasi yang dapat langsung dicari dan dilihat dalam portal membuat penggunaan telepon untuk media komunikasi berkurang.

12. Mengurangi waktu respon Portal dapat mempercepat mendapatkan informasi atau pengetahuan bahkan tanpa waktu tunggu, tidak seperti telepon atau email yang membuat kita harus menunggu

13. Mengurangi upaya berlebihan Dengan teknologi yang ada dapat mempermudah kegiatan karyawan, seperti komunikasi yang dapat dilakukan dari kejauhan tanpa harus bertemu.

14. Mengurangi biaya operasional Portal dapat mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses pengetahuan yang berharga. 15. Mengurangi Time to Market Informasi atau perintah yang cepat didapat membuat kegiatan produksi berjalan lebih cepat sehingga Time to Market yang pendek memberikan keunggulan kompetitif yang penting dalam pasar yang selalu bergerak lebih cepat.

E. Komponen Portal Pengetahuan 1. Kecerdasan Bisnis (pengetahuan) Inteligensi Bisnis (IB) adalah sekumpulan teknik dan alat untuk mentransformasi dari data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermakna untuk tujuan analisis bisnis. Teknologi IB dapat menangani data yang tak terstruktur dalam jumlah yang sangat besar untuk membantu mengidentifikasi, mengembangkan, dan selain itu membuat kesempatan strategi bisnis yang baru. Tujuan dari IB yaitu untuk memudahkan interpretasi dari jumlah data yang besar tersebut. Mengidentifikasi kesempatan yang baru dan mengimplementasikan suatu strategi yang efektif berdasarkan wawasan dapat menyediakan bisnis suatu keuntungan pasar yang kompetitif dan stabilitas jangka panjang Teknologi IB menyediakan riwayat, pandangan sekarang dan prediksi dari operasi bisnis. Fungsi-fungsi umum dari teknologi inteligensi bisnis adalah pelaporan, pemrosesan analisis daring, analitis, penggalian data, penggalian proses, pemrosesan kejadian kompleks, manajemen performansi bisnis, pengukuran, penggalian teks, analitis prediktif dan analitis preskriptif. IB dapat digunakan untuk mendukung sejumlah besar keputusan bisnis mulai dari operasi sampai strategis. Keputusan operasi termasuk penempatan dan harga produk. Keputusan strategis termasuk prioritas, tujuan dan arah pada tingkat yang lebih luas. Pada semua kasus, IB lebih efektif bila digabungkan dengan data yang didapat dari pasar tempat perusahaan beroperasi (data eksternal) dengan data dari sumber internal bisnis perusahaan seperti data operasi dan finansial (data internal). Bila digabungkan, data eksternal dan internal bisa menyediakan gambaran yang lebih lengkap, yang efeknya, menciptakan "inteligensi" yang tidak dapat diturunkan dari kumpulan data tunggal manapun.

2. Manajemen Konten (dinamis) Pengetahuan terstruktur adalah pengetahuan eksplisit yang ada dalam dokumen formal, dan juga peraturan formal yang diturunkan organisasi dengan mengamati para ahli dan perilaku pengambilan keputusan mereka. Mereka memiliki kemampuan untuk menangkap, penyimpanan, pengambilan, distribusi, dan pelestarian pengetahuan untuk membantu perusahaan memperbaiki proses bisnis dan keputusan mereka. Sistem seperti itu mencakup repositori dokumen, laporan, presentasi, dan praktik terbaik perusahaan, serta kemampuan untuk mengumpulkan dan mengatur pengetahuan semistruktur seperti e-mail. Sistem manajemen konten perusahaan utama juga memungkinkan pengguna mengakses sumber informasi eksternal, seperti umpan berita dan penelitian, dan untuk berkomunikasi melalui e-mail, obrolan / pesan instan, kelompok diskusi, dan konferensi video.

3. Manajemen data (terstruktur) Setelah berbagai dokumen, pola, dan aturan pakar terkumpul, data tersebut harus disimpan sehingga dapat diambil kembali dan digunakan oleh para karyawan. Penyimpanan pengetahuan umumnya melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem manajemen dokumen mengubah data ke dalam bentuk digital, menyusun indeks, dan menandai dokumen-dokumen yang diperlukan berdasarkan kerangka kerja yang koheren dengan bentuk akhirnya suatu basis data yang dapat menyimpan pengetahuan yang diperoleh dengan cara menerapkan pengetahuan tersebut ke dalam proses dan budaya organisaisi.

4. Gudang data dan data mart (analitik) Gudang data dimana suatu data yang tersusun data data yang tersimpan. Sedangkan, Pengertian data mart dan fungsinya adalah bagian dari data warehouse yang mendukung pembuatan laporan serta analisa data pada suatu unit, departemen atau bagian pada sebuah

organisasi/perusahaan. Fungsi dari data mart adalah untuk memberikan informasi pada segmen fungsional organisasi/perusahaan. Data Mart juga dapat diartikan sebagai miniatur dari data warehouse. Data mart digunakan pada departemen penjualan, departemen keuangan, departemen persediaan dan pengiriman barang, managemen tingkat atas dan sebagainya. Data mart juga bisa dipergunakan sebagai gudang data atau segmen data.

F. Lapisan Arsitektur Portal Pengetahuan

G. Perangkat Alat Kolaborasi Kolaborasi menyerupai ruang pertemuan besar di mana rekanrekan bekerja sama pada jarak jauh atau waktu yang berbeda. Sebuah lingkungan kolaboratif memungkinkan orang untuk bekerja secara aman di ruang kerja online, di mana mereka menggunakan e-mail, web browser internet dan aplikasi desktop untuk berbagi pengetahuan, membangun lebih dekat hubungan organisasi dan merampingkan proses kerja. Alat-alat kolaborasi menawarkan antarmuka pengguna yang lebih

baik bagi pengguna internal dan eksternal, sehingga memberikan hubungan antara organisasi dan mitra dan pelanggan. Groupware dan manajemen alur kerja juga merupakan fungsi kolaboratif. Groupware menyatukan hampir semua karyawan yang terlibat dalam tugas atau proyek tertentu. Sedangkan alur kerja menggambarkan interaksi antara karyawan dengan mendefinisikan arah, waktu dan individu yang terlibat dalam prosedur tertentu. Terdapat pula 7 alat kolaborasi yaitu: 1) Pertemuan 2) Kategorisasi 3) Distribusi 4) Kolaborasi 5) Menerbitkan 6) Personalisasi 7) Cari / navigasi

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Portal menjadi peran sentral dalam penyederhanaan kerumitan manajerial, meningkatkan produktivitas, dan penambahan nilai terhadap kegiatan organisasi atau operasi bisnis perusahaan. Portal adalah gerbang berbasis web yang aman, yang menyediakan petunjuk tunggal dalam mengintegrasikan dan mengakses informasi (single point of access), aplikasi dan layanan bagi semua orang yang berada dan terlibat dalam organisasi. Portal juga mengalami perkembangan/evolusi baik dalam bentuk serta fungsinnya. Perkembangan atau perubahan terjadi dari yang awalnya hanya berupa mesin pencari (search engine) pada fase selanjutnya bertransformasi menjadi situs navigasi (navigation sites). Portal dapat memberikan solusi dan mengubah tantangan-tantangan bisnis saat ini. Portal mempunyai beberapa manfaat diantaranya meningkatkan produktifitas, mempermudah dalan menemukan dokumen, mempermudah kolaborasi, dan lain-lain. Portal

merupakan

hal

yang

penting

dalam

kegiatan

sebuah

organisasi/perusahaan karena memberikan kemudahan dalam berinteraksi dengan pelanggan, berbagi pengetahuan dan lain-lain.

DAFTAR PUSTAKA

Power Point Lecture 11 Knowledge Management Tools and Knowledge Portals.

Kliwanto Budi. 2008. Perancangan Awal Portal. Jakarta. FT Universitas Indonesia. Kefron. “4 Reasons Why Electronic Document is Vital to Your New Business”. https://www.kefron.com/blog/4-reasons-why-electronic-documentmanagement-is-vital-to-your-new-business/. Yuliyanty, Rischa. “Knowledge Portal”. 2013. http://rischayue.blogspot.com/2013/05/knowledge-portal.html. Afriansyah, Muhammad Debby. “Knowledge Portals”. 2017. https://muhammaddebyafriansyah.wordpress.com/2017/12/16/knowledge -portals/.