Manajemen Mutu - Perbaikan Kualitas Melalui Kaizen

1) Perbaikan Kualitas Melalui Kaizen Kaizen adalah salah satu strategi dalam menerapkan Lean Manufacturing pada sebuah perusahaan. Istilah Kaizen berasal dari bahasa Jepang yaitu kata KAI [ 改] dan ZEN [ 善 ]. Kata “KAI” yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia memiliki arti “berubah” sedangkan “ZEN” yang artinya adalah “Baik”. Jadi jika diartikan secara langsung maka arti Kaizen adalah “Merubah menjadi lebih baik”. Di dalam Industri, Kaizen merupakan suatu strategi yang dipergunakan untuk melakukan peningkatan secara terus-menerus ke arah yang lebih baik terhadap proses produksi, kualitas produk, pengurangan biaya operasional, mengurangi pemborosan hingga peningkatan keamanan kerja. Semangat kaizen berlandaskan pada pandangan berikut : a. Hari ini harus lebih baik daripada kemarin, dan hari esok harus lebih baik daripada hari ini. b. Tidak boleh ada satu hari pun yang lewat tanpa perbaikan/ peningkatan c. Masalah yang timbul merupakan suatu kesempatan untuk melaksanakan perbaikan/ peningkatan d. Menghargai adanya perbaikan/peningkatan meskipun kescil e. Perbaikan/peningkatan tidak harus memerlukan investasi Penerapan Strategi Kaizen dalam sebuah perusahaan memerlukan usaha dan kerjasama dari semua level karyawan perusahaan mulai dari level terendah sampai dengan yang Manajemen Puncak. Penerapan Strategi Kaizen lebih difokuskan pada perbaikan-perbaikan yang berskala kecil-menengah sehingga proyek-proyek perbaikan dilakukan dengan cepat dan tepat sasaran. Rata-rata proyek-proyek Kaizen diselesaikan dalam waktu yang singkat seperti dalam hitungan minggu dan tidak memerlukan biaya perbaikan yang besar. Metode-metode yang dipergunakan dalam identifikasi proyekproyek Kaizen antara lain adalah Metode DMAIC dan Metode PDCA. 2) Tujuan dan Keuntungan Penerapan Kaizen 1. Menghindari biaya yang tersembunyi yang berasal dari 7 pemborosan (seven waste) dalam proses Produksi

2. Memberikan nilai tambah pada operasional produksi sehingga dapat meningkatkan kualitas produk dengan biaya terendah dan memperpendek waktu pengiriman kepada pelanggan. 3. Dapat melakukan perubahan dalam waktu yang relatif singkat dan biaya yang rendah. Kaizen bukan hanya meng-identifikasikan proses-proses yang perlu diperbaiki atau ditingkatkan, tetapi juga melakukan evaluasi terhadap prosedur dan standarisasi yang telah ada ataupun menetapkan Standar baru dalam pekerjaan. 3) Konsep Penting Kaizen Beberapa point penting dalam proses penerapan KAIZEN yaitu : 1. Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri) dalam istilah Jepang. Konsep ini dibentuk untuk mengurangi kelelahan, meningkatkan mutu, mempersingkat waktu dan mengurangi atau efsiensi biaya. a) Muda diartikan sebagai mengurangi pemborosan, b) Mura diartikan sebagai mengurangi perbedaan dan c) Muri diartikan sebagai mengurangi ketegangan. 2. Gerakkan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) atau 5R. a) Seiri artinya membereskan tempat kerja. b) Seiton berarti menyimpan dengan teratur. c) Seiso berarti memelihara tempat kerja supaya tetap bersih. d) Seiketsu berarti kebersihan pribadi. e) Shitsuke berarti disiplin, dengan selalu mentaati prosedur ditempat kerja. Di Indonesia 5S diterjemahkan menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin 4) Langkah-langkah Program Perbaikan Kualitas 1. Mendefinisikan Masalah dan Menentukan Tema Perbaikan Kualitas Suatu masalah didefinisikan sebagai kesenjangan (gap) antara situasi sekarang dan target yang diinginkan! Dalam bidang kualitas, masalah adalah kesenjangan (gap) antara output dari proses sekarang dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan internal (proses berikut dalam SIPOC—Suppliers- Inputs-Processes— Outputs-Customer s) maupun pelanggan eksternal (customer needs). Tema Perbaikan Kualitas HARUS terkait langsung dengan masalah-masalah kualitas yang dihadapi dalam lingkungan kerja perusahaan masingmasing. Ketika mengidentifikasi dan memilih masalah, tim peningkatan kualitas (Quality Improvement Team) HARUS mengembangkan suatu pernyataan masalah yang dipahami secara jelas oleh semua anggota team.

2. Mencari Semua Penyebab Yang Mungkin Tim peningkatan kualitas HARUS mengidentifikasi semua penyebab yang mungkin mengakibatkan masalah yang telah diidentifikasi dalam Langkah 1 di atas. Langkah 2 ini mencakup pengumpulan dan pengorganisasian data untuk mendokumentasikan penyebab-penyebab masalah. Penyebab-penyebab masalah yang mungkin bersumber dari controllable factors (7M: Manpower, Methods, Materials, Machines, Mother Nature or Media (Working Environment) ,Motivation and Money). 3. Menganalisis Akar Penyebab Masalah Tanda pertama dari masalah adalah gejala (symptoms), bukan penyebab (causes). Oleh karena itu tim peningkatan kualitas perlu memahami apa yang disebut sebagai: gejala (symptoms), penyebab (causes), dan akar penyebab (root causes). 4. Merencanakan Tindakan Perbaikan Rencana solusi masalah kualitas HARUS berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang berada dalam lingkup tanggung jawab departemen dalam organisasi (controllable causes), dan mengantisipasi penyebabpenyebab tidak terkendali tetapi dapat diprediksi sebelumnya (uncontrollable but predictable causes). 5. Melaksanakan Perbaikan Melaksanakan perbaikan berarti implementasi tindakan korektif permanen yang sangat membutuhkan komitmen manajemen dan karyawan serta partisipasi total untuk secara bersama-sama menghilangkan akar penyebab dari masalah kualitas yang telah teridentifikasi dalam langkah ketiga di atas. Pencatatan data kualitas juga harus dilakukan selama tahap implementasi ini serta harus mengidentifikasi penyebab apabila terjadi penyimpangan dalam tahap implementasi tindakan korektif permanen ini. 6. Mempelajari Hasil-hasil Perbaikan

Setelah implementasi proyek peningkatan kualitas selama jangka waktu tertentu oleh tim peningkatan kualitas, biasanya 3-6 bulan, perlu dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan selama tahap pelaksanaan proyek peningkatan kualitas itu guna mengetahui apakah jenis masalah yang ada telah hilang atau berkurang, yang menunjukkan bahwa proyek peningkatan kualitas itu benar-benar efektif dan efisien! 7. Menstandardisasikan Solusi dan Praktek-praktek Terbaik Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan korektif permanen atau solusi masalah melalui proyek peningkatan kualitas harus distandardisasikan, dan selanjutnya melakukan peningkatan terus-menerus pada jenis masalah yang lain mengikuti Delapan Langkah yang dikemukakan. Standardisasi dimaksudkan untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali. Terdapat dua alasan melakukan standardisasi, yaitu: 

Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah itu tidak distandardisasikan, maka terdapat kemungkinan setelah periode waktu tertentu manajemen dan karyawan akan kembali menggunakan cara-cara kerja lama sehingga memunculkan kembali masalah yang telah pernah diselesaikan itu.



Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah itu tidak distandardisasikan dan didokumentasikan, maka terdapat kemungkinan setelah periode waktu tertentu apabila terjadi pergantian manajemen dan karyawan akan menggunakan cara-cara kerja yang memunculkan kembali masalah yang telah pernah diselesaikan oleh tim peningkatan kualitas terdahulu itu.

8. Membuat Laporan Akhir dan Menentukan Rencana Perbaikan Kualitas Berikutnya Setiap tim peningkatan kualitas dalam organisasi harus menyerahkan laporan terdokumentasi pada akhir waktu dari proyek peningkatan kualitas itu. Selanjutnya terus-menerus memikirkan perbaikan kualitas berikutnya dan memulai lagi dari Langkah pertama, yaitu: Mendefinisikan Masalah dan Menetapkan Tema Perbaikan Kualitas.

5) Strategi Reduksi Biaya Kualitas William Edward Deming, seoran guru management kulaitas dari Amerika Serikat mengemukakan suatu rekasi yang dikenal dengan sebagai reaksi rantai Deming (Deming’s Chain Reaction). Menurut deming, setiap perbaikan yang dilakukan oleh suatu industry akan membuat aktifitas proses dalam system industry menjadi lebih baik dan lebih baik lagi.

Dengan adanya aktifitas quality improvement secara keseluruhan industry akan mengalami peningkatan dalam hal produktifitas karena waste dan inefisiensi berkurang secara perlahan-lahan. Pelanggan akan memperoleh keuntungan dari peningkatan produktifitas ini dengan memperoleh produk-produk yang semakin berkualitas pada tingkat biaya per unit yang menurun terus-menerus. Jika pelanggan sudah mengakui tingginy kualitas maka, kepercayaan akan terjalin dan menjadi mitra yang susah dilepaskan. Selain itu pelanggan itu akan menceritakan harga yang kompetitif dan produk berkualitas ini kepada orang lain/calon pelanggan lain, sehingga permintaan produk akan meningkat. Hal ini pada akhirnya akan memperluas pangsa pasar. Apabila industri tetap konsisten pada bisnisnya, maka akan meningkatkan kesempatan kerja dan meningkatkan pengembalian Investasi Terdapat perbedaan mendasar antara perusahaan jepang yang menganut filosofi manajemen kualitas berdasarkan deming (deming company) dan perusahaan yang mengandung filosofi tradisional (konvensional) yang disebut perusahaan standar. Perbedaan tersebut :

Keunggulan dari manajemen industry jepang dalam menciptakan perusahaanperusahaan deming di jepang telah menyebabkan banyak perusahaan di jepang jauh mengungguli perusahaan-perusahaan amerika serikat yang pada umumnya menciptakan perusahaan standar. Salah satu bukti keunggulan itu ditunjukkan dengan melakukan reduksi biaya terus-menerus untuk meningkatkan daya saing industry jepang di pasar

global. Contohnya keunggulan kompetitif antara biaya industry baja jepang dan amerika tahun 1956 dan 1976. 6) Konsep Pemborosan (waste) Konsep permborosan, terbagi menjadi 3 konsep yaitu : a. Pemborosan pada input (overstocking dan material yang tidak terpakai) b. Pemborosan pada proses (pengerjaan ulang, proses inefisien, dll) c. Pemborosan pada output (over production, produk cacat, produk lama, dll) Muncul juga konsep 7 waste yang ada pada industry yaitu : a. Pemborosan dari kelebihan produksi b. Pemborosan dari waktu tunggu c. Pemborosan dari transportasi dalam pabrik d. Pemborosan dari inventory e. Pemborosan dari pergerakan (motion) f. Pemborosan dari pembuatan produk cacat g. Pemborosan dari prose situ sendiri (tidak seharusnya produk dibuat atau tidak seharusnya digunakan). 7) Konsep Biaya Kualitas Biaya kualitas menurut Blocher, Chen dan Lin yang diterjemahkan oleh A. Susty Ambarriani dalam buku ”Manajemen Biaya” adalah : ”Biaya kualitas adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan pencegahan, pengindentifikasian, perbaikan dan pembetulan produk yang berkualitas rendah, dan dengan ’opportunity cost’ dari hilangnya waktu produksi dan penjualan sebagai akibat rendahnya kualitas”. Sedangkan pengertian biaya kualitas menurut Bambang Hariadi dalam buku ”Akuntansi Manajemen Suatu Sudut Pandang” adalah : ”Biaya kualitas adalah biaya atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk menghindarkan suatu produk atau jasa dari kualitas jelek yang mungkin ada. Definisi mencakup dua aktivitas yaitu aktivitas pengendalian (control activities) dan aktivitas kegagalan (failure activities)”.  Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa biaya kualitas merupakan biaya yang dikeluarkan untuk mencegah terjadinya barang yang diproduksi mengalami kegagalan (cacat) atau biaya yang dikeluarkan karena adanya barang cacat yang diakibatkan dari kualitas barang yang rendah. Jadi biaya kualitas adalah biaya yang berhubungan dengan penciptaan, pengidentifikasian,perbaikan, dan pencegahan kerusakan.

Biaya kualitas tidak hanya terdiri atas biaya untuk mencapai mutu, tetapi juga biaya yang terjadi karena kurangnya kualitas. Untuk memahami dan meminimalkan biaya kualitas, jenis biaya kualitas harus diidentifikasi dan dibedakan ke dalam beberapa kategori. Menurut Ross yang diterjemahkan oleh M. N.Nasution dalam buku ”Manajemen Mutu Terpadu” biaya kualitas dapat diklasifikasikan menjadi empat kategori, yaitu: a. Biaya pencegahan (Prevention Costs) Biaya ini muncul untuk mencegah terjadinya kualitas buruk dalam produk atau jasa yang dihasilkan, atau biaya yang terjadi untuk mencegah kerusakan produk yang dihasilkan.. Biaya ini meliputi biaya yang berhubungan dengan perancangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan sistem kualitas. Ada beberapa macam biaya yang termasuk dalam biaya pencegahan, yaitu sebagai berikut: 

Biaya perencanaan kualitas, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk aktivitasaktivitas yang berkaitan dengan patokan rencana kualitas produk yang dihasilkan, rencana tentang keandalan, rencana pemeriksaan, sistem data, dan rencana khusus dari



jaminan kualitas. Biaya tinjauan produk baru, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk penyiapan usulan tawaran, penilaian rancangan baru dari kualitas, penyiapan program percobaan, dan pengujian untuk menilai penampilan produk baru serta aktivitas-aktivitas kualitas



lainnya selama tahap pengembangan dan praproduksi dari rancangan produk baru. Biaya pemeliharaan peralatan, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk memasang, menyesuaikan, mempertahankan, memperbaiki dan menginspeksi perlatan produksi,



proses dan sistem. Biaya pengendalian proses, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk teknik pengendalian proses, seperti diagram pengendalian yang memantau proses pembuatan



dalam usaha mencapai kualitas produksi yang dikehendaki. Biaya pelatihan, yaitu biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan, penyiapan, pelaksanaan, penyelenggaraan, dan pemeliharaan program latihan formal masalah kualitas. Ini meliputi upah dan gaji yang dibayarkan dalam pelatihan dan biaya instruksi.

b. Biaya Deteksi/Penilaian (Detection/ Appraisal Cost) Biaya penilaian / deteksi adalah biaya yang terjadi untuk menentukan apakah produk atau jasa sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau spesifikasi persyaratan-persyaratan kualitas. Tujuan utama dari fungsi penilaian adalah menghindari dikirimnya barang-barang yang tidak sesuai dengan kualitas kepada para pelanggan. Yang termasuk dalam jenis deteksi ini antara lain adalah sebagai berikut :



Biaya pengujian dan inspeksi (pemeriksaan). Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan untuk menguji menginspeksi bahan yang datang, produk dalam proses dan



produk selesai. Audit Kualitas. Biaya ini meliputi gaji dan upah semua orang yang terlibat dalam penilaian kualitas produk dan jasa dan pengeluaran lain yang dikeluarkan selama



penilaian kualitas. Peralatan pengujian. Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh, mengoperasikan atau mempertahankan fasilitas, software, mesin dan perlatan pengujian atau penilaian kualitas produk, jasa atau proses.

c. Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost) Biaya kegagalan internal adalah biaya yang terjadi karena ada ketidaksesuaian dengan persyaratan dan terdeteksi sebelum barang atau jasa tersebut dikirimkan ke pihak luar (pelanggan). Pengukuran biaya kegagalan internal dilakukan dengan menghitung kerusakan produk sebelum meninggalkan perusahaan.Biaya kegagalan internal terdiri atas beberapa jenis biaya, yaitu sebagai berikut : 

Biaya sisa bahan (scrap). Biaya ini adalah kerugian yang terjadi karena adanya sisa bahan baku yang tidak terpakai dalam upaya memenuhi tingkat kualitas yang dikehendaki. Bahan baku yang tersisa karena alasan lain (misalnya keusangan, dan



perubahan desain produk) tidak termasuk dalam kategori biaya ini. Biaya pengerjaan ulang (rework). Biaya ini meliputi biaya yang dikeluarkan untuk melakukan proses pengerjaan ulang agar dapat memenuhi standar kualitas yang



disyaratkan. Biaya untuk memperoleh bahan baku. Biaya ini meliputi biaya-biaya tambahan yang timbul karena adanya aktivitas menangani penolakan (rejects) dan pengaduan (complaints) terhadap bahan baku yang telah dibeli.

d. Biaya Kegagalan Eksternal (External Failute Cost) Biaya kegagalan eksternal adalah biaya yang terjadi karena produk atau jasa gagal memenuhi persyaratan-persyaratan yang diketahui setelah produk tersebut dikirimkan kepada pelanggan. Dari semua biaya, kategori ini merupakan biaya yang paling membahayakan karena dapat menyebabkan reputasi perusahaan buruk, kehilangan pelanggan, dan penurunan pangsa pasar.Biaya kegagalan eksternal terdiri atas beberapa macam biaya, diantaranya adalah sebagai berikut :



Biaya penanganan keseluruhan selama masa garansi. Biaya ini meliputi semua biaya yang terjadi karena adanya keluhan-keluhan tertentu, sehingga diperlukan



pemeriksaan, reparasi, atau penggantian/penukaran produk. Biaya penanganan keluhan di luar masa garansi. Biaya ini merupakan biaya-biaya



yang berkaitan dengan keluhan-keluhan yang timbul setelah berlalunya masa garansi. Pelayanan produk. Biaya ini adalah keseluruhan biaya pelayanan produk yang diakibatkan oleh usaha untuk memperbaiki ketidaksempurnaan atau untuk pengujian khusus, atau untuk memperbaiki cacat yang bukan disebabkan oleh adanya keluhan



pelanggan. Biaya penarikan kembali produk. Biaya ini timbul karena adanya penarikan kembali suatu produk atau komponen produk tertentu. Biaya kualitas ini juga dapat kelompokkan menjadi dua bagian yaitu pertama biaya

pencegahan dan biaya penilaian dapat digolongkan sebagai biaya pengendalian yaitu biaya yang timbul karena ada aktivitas pencegahan kerusakan dari proses produksi, sedangkan biaya kegagalan internal dan eksternal merupakan biya kegagalan yang timbul selama proses produksi atau setelah produk tersebut dikirimkan pada konsumen. 8) Contoh Aktivitas Kaizen Pada perusahaan

Toyota telah menempati tingkat teratas dalam bisnis otomotif dunia. Mobil keluaran Toyota merupakan merek yang paling digemari di seluruh dunia. Keberhasilan Toyota menguasai pasar otomotif dunia tidak mudah dan berjalan mulus begitu saja. Pada mulanya, Toyota berdiri sebagai pemain kecil dalam industri otomotif untuk pasar lokal Jepang. Margin laba Toyota juga masih kecil. Bahkan, pada tahun 1950, Toyota nyaris bangkrut dan mem-PHK 2.146 karyawannya. Pesatnya perkembangan Toyota sekarang, berkat metode perbaikan dan pengembangan yang terus dijalankan secara konsisten. Salah satu metodenya yang paling mutakhir ialah yang disebut Kaizen Methods, yaitu berupa enam langkah jitu dalam membuat inovasi produk, efisiensi rantai pasokan, dan pelaksanaan manufaktur internal. Pola dasar dari keenam langkah tersebut sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5.

Menemukan potensi perbaikan Menganalisis metode yang digunakan saat ini Mencetuskan ide orisinal Menyusun rencana penerapan Menerapkan rencana

6. Mengevaluasi metode baru Kaizen memiliki inti konsep “bekerja cerdas”, bukan “bekerja keras”. Misalnya dalam meningkatkan produksi. Di dalam Kaizen tidak perlu menambah waktu dan tenaga kerja, tapi yang dilakukan adalah menghasilkan produk berkualitas layak jual dalam jumlah lebih besar dengan menggunakan tenaga kerja, mesin, dan batasan waktu yang sudah ada. Kaizen sangat meminimalisir pemborosan dalam berbagai sektor. Efisiensi sangat ditekankan sekali dalam proses kerja dalam pelatihan metode Kaizen. Pemborosan merupakan bagian dari pangkal masalah dalam sebuah perusahaan. Pasalnya, pemborosan akan berasumsi pada kenaikan biaya dan menurunnya efektifitas kerja. Pemborosan yang mesti dihindari meliputi tujuh hal, yaitu (1) produksi berlebihan (overproduction), (2) persediaan berlebihan (excess inventory), (3) sisa bahan dan pengerjaan ulang (scrap and rework), (4) waktu tunggu (wait time), (5), pengangkutan berlebih (excess conveyance), (6) gerakan berlebih (ecess motion), dan (7) pemprosesn berlebihan (overprocessing). Semua area pemborosan harus diperbaiki agar tercipta kinerja yang efisien, baik dari segi biaya, peralatan, tenaga kerja, manajemen, dan waktu. Kaizen memiliki pola tersendiri untuk mengatasi hal ini. Karenanya, sangat wajar metode Kaizen telah membantu mengangkat kualitas dan kuantitas produksi pabrikan Toyota sehingga mampu memimpin pasar otomotif dunia.