Manual Mutu Klinik Pratama Tentrem Sehat

PEDOMAN MANUAL MUTU KLINIK TENTREM SEHAT

Disusun oleh : TIM PMKP

PENINGKATAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN PEMALANG 2018

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami sampaikan kehadlirat Allah SWT, atas limpahan rahmat Nya sehingga dapat menyusun Manual Mutu Klinik Paratama Tentrem Sehat. Manual Mutu Klinik Pratama Tentrem Sehat merupakan acuan dalam rangka upaya peningkatan mutu penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan di Klnik Pratama yang meliputi administrasi manajemen dan upaya kesehatan perseorangan / pelayanan klinis. Dalam era Jaminan Kesehatan Nasional masyarakat diberi kebebasan untuk memilih fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) yang sesuai dengan kebutuhan dan kepuasan mereka. Klinik Pratama sebagai fasilitas kesehatan tingkat pertama harus dapat memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar pelayanan. Oleh karena itu Klinik Pratama dituntut untuk selalu meningkatkan mutu penyelenggaraan pelayanan Klnik baik dalam administrasi manajemen dan upaya kesehatan perseorangan / pelayanan klinis. Terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang ikut

terlibat dalam

penyusunan Manual Mutu Klinik Pratama Tentrem Sehat. Semoga dapat bermanfaat dalam upaya mempercepat terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu bagi seluruh masyarakat Indonesia. Sehingga akan mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi – tingginya.

Pemalang,

Desember 2018

Penanggungjawab Klinik Tentrem Sehat

Dr. Andreas Adrianto

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang 1. Profil Organisasi a. Gambaran Umum Klinik Tentrem Sehat Klinik Pratama Tentrem Sehat (TS) berlokasi di Jl. Raya Ambowetan Kecamatan Ulujami Kabupaten Pemalang. Lokasi usaha dan/atau kegiatan mulai beroperasi sejak bulan april 2015 di atas lahan seluas 780 m2 dengan status lahan Sertifikat Hak Milik atas nama dr. Saptendro. Luas area yang diperuntukan untuk kegiatan pelayanan kesehatan secara keseluruhan seluas 287,14 m2 yang secara administratif lahan berbatasan dengan : Sebelah Utara

: Rumah dr. Saptendro

Sebelah Timur

: Kebun Kosong

Sebelah Selatan : Jalan Raya Ulujami Sebelah Barat b.

: Rumah H. Maskuri

Distribusi Sumber Daya Manusia Jenis dan jumlah sumberdaya manusia di Klinik Tentrem Sehat sebagaimana disebutkan dalam tabel di bawah ini :

Jabatan SLTP Dokter Umum Bidan Perawat Nutrisonis Apoteker Asisten Apoteker Analis Kesehatan Staf Penunjang Administrasi, Pramu

Pendidikan SLTA D3 5 6 1

S1 4 1 1

1 1 3

2

saji c.

Visi Klinik Tentrem Sehat “Menjadi Klinik Pratama pilihan utama dan memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik serta terpercaya dengan berlandaskan cinta kasih di wilayah ulujami pada tahun 2021”

d.

Misi Klinik Tentrem Sehat Dalam upaya merealisasikan visi Klinik Tentrem Sehat mempunyai misi sebagai berikut: 1. Memberikan pelayanan kesehatan kepada setiap lapisan masyarakat tanpa membedakan agama, suku, jenis kelamin dan ras. 2. Meningkatkan kemampuan dan profesionalitas sumber daya yang ada untuk dapat memberikan pelayanan yang terbaik. 3. Melayani dengan cinta kasih serta memberikan pelayanan yang terbaik.

4. Meningkatkan mutu dan program keselamatan pasien. e.

Tujuan Adapun tujuan Klinik Tentrem Sehat adalah : 1.

Terselenggaranya pelayanan kesehatan tingkat pertama yang profesional, bermutu, terjangkau, merata dan berkeadilan.

2.

Terpenuhinya sarana dan prasarana pelayanan yang memadai,

3.

Terselenggaranya koordinasi dan komunikasi lintas sektor bidang kesehatan,

4.

Terwujudnya kualitas sumber daya manusia yang profesional dan berkomitmen tinggi,

5.

Terselenggaranya tata kelola yang baik melalui perbaikan manajemen profesional, akuntabel, efektif, dan efisien.

f.

Fungsi Fungsi Klinik Tentrem Sehat adalah sebagai : 

g.

Penyelenggara Upaya Kesehatan Perorangan Tingkat Pertama.

Tugas Melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerja Klinik Tentrem Sehat dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat.

h.

Motto “Tentrem Atine, Sehat Ragane”

i.

Tata Nilai: 1. Santun, dalam bicara dan penampilan 2. Empati, melayani dengan sepenuh hati. Ikut merasakan yang dialami pasien maupun klien. 3. Harmonis, menjaga suasana kekeluargaan terhadap sesama, pasien maupun klien. 4. Adil, melayani tanpa menbeda-bedakan agama, suku, dan ras. 5. Tanggungjawab, bekerja dengan penuh kesadaran dan tanggungjawab. 6. Inovatif, kreatif dalam meningkatkan pelayanan guna kepuasan pelanggan.

j.

Salam Yel – yel : Apa kabar semuanya? Sehat, Kuat, Luar Biasa, Sukses! Yes!

k.

Strukutur Organisasi l. Struktur Organisasi Klinik Tentrem Sehat Berdasarkan surat keputusan penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat nomor 001/SK/TS/II/2018 Struktur Organisasi Klinik Tentrem Sehat :

2. Struktur Tim Mutu Klinik Tentrem Sehat Berdasarkan surat keputusan Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat nomor 002/SK/TS/II/2018 struktur Tim Mutu Klinik Tentrem Sehat sebagai berikut :

2. Kebijakan Mutu Klinik Tentrem Sehat

Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen Klinik Tentrem Sehat tentang komitmen Klinik Tentrem Sehat dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek – aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi Klinik Tentrem Sehat. Untuk mewujudkan visi dan misi Klinik Tentrem Sehat, kami seluruh karyawan Klinik Tentrem Sehat berkomitmen untuk : a.

Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Klinik Tentrem Sehat berkomitmen memberikan pelayanan kesehatan yang sebaik – baiknya kepada masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan.

b.

Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Klinik Tentrem Sehat berkomitmen untuk senantiasa memperbaiki proses pelayanan berdasarkan fakta / data yang bersumber dari pelanggan internal maupun eksternal.

c.

Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Klinik Tentrem Sehat berkomitmen meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien.

3. Proses Pelayanan a.

Penyelenggaraan Administrasi Klinik Tentrem Sehat adalah bertujuan untuk mendukung proses penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan di Klinik Tentrem Sehat yang meliputi manajemen: Sistem Informasi Klinik, Sumber Daya Manusia (kepegawaian), Sarana Prasarana Alat Kesehatan, Sarana Prasarana Penunjang (Urusan Rumah Tangga), dan Sumber Daya Keuangan.

b.

Penyelanggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) / Pelayanan Klinis Klinik Tentrem Sehat adalah suatu kegiatan dan / atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan, pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakit dan memulihkan kesehatan perseorangan. UKP dilaksanakan dalam bentuk rawat jalan, rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan satu hari (one day care), home care. Kegiatan UKP terdiri dari: Pelayanan Pemeriksaan Umum, Pelayanan KIA-KB yang bersifat UKP, Pelayanan Gawat Darurat, Pelayanan Gizi Yang Bersifat UKP, Pelayanan Persalinan, Pelayanan Rawat Inap, Pelayanan Kefarmasian, Pelayanan Laboratorium, dan Pelayanan Rekam Medis.

c.

Penyelengaraan Jaringan Pelayanan Klinik Tentrem Sehat dan Jejaring Fasilitas Pelayanan Kesehatan yang meliputi: Jejaring Pelayanan Kesehatan dan Laboratoriun dan Radiologi Gajah Mada Comal.

. B. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja ini disusun berdasarkan standar akreditasi Klinik Pratama, yang meliputi persyaratan umum sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) / Pelayanan Klinis. Dalam penyelenggaraan UKP memperhatikan keselamatan sasaran / pasien dengan menerapkan manajemen risiko. C. Tujuan

Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Klinik Tentrem Sehat dalam membangun sistem manajemen mutu untuk penyelenggaraan pelayanan klinis (UKP). D. Landasan Hukum dan Acuan Landasan hukum yang digunakan adalah : 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 tentang Klinik. 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Panduan Praktis Klinis bagi Dokter di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer 3. Panduan Praktis Klinis bagi Dokter Gigi di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer Acuan yang digunakan adalah Standar Akreditasi Klinik Pratama dan Instrumen Akreditasi Klinik Pratama. E. Istilah dan Definisi 1. Dokumen Dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi (https://id.m.wikipedia.org) 2. Efektivitas Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas, kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar presentase target yang dicapai makin tinggi efektivitasnya (https://dansite.wordpress.com) 3. Efisiensi Efisiensi adalah suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya (https://dansite.wordpress.com) 4. Kebijakan mutu Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi (konsultaniso.web.id) 5. Kepuasan pelanggan Kepuasan pelanggan adalah istilah yang menggambarkan tingkat kepuasan yang dialami pelanggan ketika mengkonsumsi/menggunakan produk/jasa yang dikeluarkan oleh produsen (http://efisitek.wordpress.com) 6. Koreksi Koreksi adalah memperbaiki kesalahan (kbbi.web.id) 7. Pasien Pasien adalah seseorang yang menerima perawatan medis (https://id.m.wikipedia.org) 8. Pedoman mutu Pedoman mutu adalah acuan seluruh pegawai dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu dengan penekanan adanya perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (www.bppt.go.id)

9. Pelanggan

Pelanggan adalah pihak ketiga diluar sistem organisasi yang karena sebab tertentu membeli barang atau jasa organisasi (https://id.m.wikipedia.org) 10. Perencanaan mutu Perencanaan mutu adalah aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (fitrielek.blogspot.com) 11. Prasarana Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (kbbi.web.id) 12. Proses Proses adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang mengubah input menjadi output (https://id.m.wikipedia.org) 13. Rekaman Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan (zulkiflinasution.blogspot.com) 14. Sarana Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat mencapai maksud dan tujuan (kbbi.web.id) 15. Sasaran mutu Sasaran mutu adalah target dari masing-masing bagian/departemen yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu (https://sertifikaso.wordpress.com) 16. Tindakan preventif Tindakan preventif adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial yang tidak dikehendaki (konsultaniso.web.id) 17. Tindakan korektif Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian. (konsultaniso.web.id)

BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN

A. Persyaratan Umum Upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan Klinik Tentrem Sehat dilakukan melalui membangun sistem manajemen mutu, system penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan perseorangan / pelayanan klinis. Klinik Tentrem Sehat menetapkan, mendokumentasikan, memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi Klinik Pratama. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dalam upaya pelayanan kesehatan perorangan / klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan, kejelasan penanggungjawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasarkan analisis hasil survey kebutuhan masyarakat / pelanggan baik internal maupun eksternal, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan. B. Pengendalian Dokumen 1.

Pengendalian dokumen dilaksanakan oleh Kepala Administratif Klinik Tentrem Sehat.

2.

Pengendalian rekam implementasi Rekam implementasi pelaksanaan kegiatan di simpan oleh pelaksana kegiatan dan penanggungjawab program Klinik Tentrem Sehat. C. Tanggungjawab Manajemen

1.

Komitmen Manajemen

Pemilik Klinik Tentrem Sehat, penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab pelayanan klinis, seluruh karyawan Klinik Tentrem Sehat untuk menerapkan seluruh persyartatan yang ada pada manual mutu ini. 2.

Fokus Pada Pelanggan

Pelayanan yang disediakan oleh Klinik Tentrem Sehat dilakukan dengan fokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya Klinik dan Pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. 3.

Kebijakan Mutu

Seluruh karyawan Klinik Tentrem Sehat berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan yang berfokus

pada

pelanggan,

memperhatikan

penyempurnaan yang berkelanjutan.

keselamatan

pelanggan,

dan

melakukan

4.

Perencanaa Sistem Manajemen Mutu / Sasaran Mutu Sasaran mutu Klinik Tentrem Sehat ditetapkan berdasarkan standar kinerja / standar pelayanan minimal yang meliputi indikator – indikator pelayanan klinis, indikator penyelenggaraan upaya kesehatan klinik. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan.

5.

Tanggung jawab dan wewenang mulai dari Penanggung jawab klinik Tentrem Sehat, penanggung jawab mutu, penanggung jawab pelayanan klinis dan seluruh karyawan dalam peningkatan mutu perlu penjelasan secara rinci.

6.

Penanggung jawab Manajemen Mutu Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat menunjuk seorang penanggung jawab mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Klinik Tentrem Sehat. a. Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara. b. Melaporkan kepada manajemen kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan. c. Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan pelanggan.

7.

Komunikasi Internal Komunikasi internal klinik Tentrem Sehat dilakukan dengan cara worksop (In House Training), staf meeting, diskusi, email, memo dan media lain yang tepat untuk melakukan komunikasi.

BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN A.

Komitmen Manajemen 1.

Ruang Lingkup

Pedoman ini menjelaskan komitmen manajemen untuk pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu di Klinik Tentrem Sehat. 2.

Tanggung Jawab

a. Penanggung jawab klinik 1) Menetapkan pernyataan Kebijakan Mutu dan sasaran mutu kinerja. 2) Mengadakan Tinjauan Manajemen secara berkala. 3) Menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dalam penerapan sistem manajemen mutu. 4) Memastikan seluruh persyaratan pelanggan dan peraturan yang terkait dengan pelayanan telah dipahami oleh pihak terkait. 5) Memastikan adanya pengembangan dan perbaikan berkesinambungan di dalam sistem manajemen mutu Klinik Tentrem Sehat. b. Ketua Tim Mutu Memastikan kebijakan dan sasaran mutu kinerja Klinik Tentrem Sehat di pahami oleh karyawan. c. Penanggung jawab pelayanan Klinis dan administrasi Manajemen. Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran mutu kinerja kepada karyawan terkait. Baik lintas program maupun lintas sektoral. 3.

Kebijakan

a. Penanggung jawab klinik memiliki komitmen terhadap pengembangan penerapan dan peningkatan terus menerus terhadap sistem manajemen mutu Klinik Tentrem Sehat dan terus menerus memperbaiki keefektifannya. b. Mengkomunikasikan kepada seluruh unit kerja terkait dan seluruh karyawan tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan lain. c. Menetapkan kebijakan mutu Klinik Tentrem Sehat dan memastikan sasaran mutu kinerja dipenuhi. d. Memberikan arahan pada rapat tinjauan manajemen yang dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam 6 (enam) bulan. e. Memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan meliputi sumber daya manusia, perlatan kesehatan dan pengobatan, obat – obatan, dan infrastruktur. 4.

Dokumen Terkait

a. Kebijakan mutu dan sasaran mutu kinerja Klinik Tentrem Sehat. b. SOP Rapat Tinjauan Manajemen. B.

Fokus pada Sasaran / Pasien Pelayanan yang disediakan oleh Klinik Tentrem Sehat dilakukan dengan berfokus pada

pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan,

perencanaan penyelenggaraan upaya pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. Oleh sebab itu Penanggung jawab Klinik : 1.

Memastikan dimensi mutu dan kebutuhan pelanggan diidentifikasi dan dituangkan ke dalam pernyataan kebijakan mutu.

2.

Memastikan sasaran mutu yang ditetapkan, telah sesuai dengan kebijakan mutu serta dimensi mutu dan kebutuhan pelanggan.

3.

Memastikan bahwa seluruh pegawai memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan berusaha mencapai sasaran mutu yang disepakati dan menetapkan prosedur secara konsistenm dengan tujuan untuk mencapai kepuasan pelanggan.

C.

Kebijakan Mutu 1. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat menetapkan Penanggung Jawab Manajemen Mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan, memonitor kegiatan peningkatan mutu dan kinerja Klinik dan membudayakan perbaikan kinerja yang berkesinambungan secara konsisten dan sistematis. 2. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat, Penanggung Jawab Manajemen Mutu, Penanggung Jawab Upaya Pelayanan Klinis berkomitmen untuk menerapkan perbaikan mutu/kinerja yang berkesinambungan. 3. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat, Penanggung Jawab Manajemen Mutu, Penanggung Jawab Upaya Pelayanan Klinis berkomitmen menyelenggarakan pelayanan berdasarkan kebutuhan masyarakat dengan berfokus pada kepuasan pelanggan, keselamatan pelanggan, serta melakukan perbaikan mutu/kinerja pelayanan secara berkelanjutan. 4. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat berkomitmen untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan guna penyelenggaraan pelayanan sesuai yang distandarkan. 5. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat memimpin Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali, dan selalu ada pelimpahan wewenang jika berhalangan.

D.

Perencanaan Sistem Manejemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu Sasaran mutu Klinik Tentrem Sehat ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar

pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis dan indikator manajemen. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu Klinik dan keselamatan pasien berisi program-program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi : 1. Penilaian dan peningkatan kinerja UKP 2. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien 3. Penerapan manajemen risiko pada area prioritas 4. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga 5. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien 6. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium 7. Peningkatan mutu pelayanan obat

8. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien E.

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi

Penanggung jawab Klinik : 1. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat menetapkan Penanggung Jawab Manajemen Mutu dengan kejelasan tugas dan wewenangnya. 2. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat bersama Penanggung jawab Mutu dan Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Klinis menyusun Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja 3. Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat wajib memonitor pelaksanaan dan pencapaian pelaksanaan pelayanan dan upaya di Klinik, dan mengambil langkah tindak lanjut untuk revisi/perbaikan rencana bila diperlukan. Penanggung Jawab Mutu : 1. Merumuskan petunjuk teknis pelaksanaan manajemen mutu di tingkat Klinik Tentrem Sehat. 2. Menyusun rencana manajemen mutu Klinik Tentrem Sehat setiap tahunnya. 3. Menyusun peraturan dan standar pelayanan yang digunakan di Klinik Tentrem Sehat (standar input, standar proses, standar output). 4. Memberikan pelatihan standar pelayanan ke setiap unit pelayanan Klinik Tentrem Sehat. 5. Menyusun ceklist yang akan digunakan dalam monitoring dan evaluasi pelaksanaan pelayanan pada masing-masing unit pelayanan Klinik Tentrem Sehat. 6. Menetapkan petugas pelaksana atau yang bertanggung jawab dalam monitoring pelaksanaan pelayanan pada masing-masing unit pelayanan secara monitoring silang. 7. Melaksanakan monitoring dan evaluasi silang antar unit pelayanan dengan menggunakan ceklist yang telah ditetapkan 8. Melaksanakan evaluasi mutu pelayanan terhadap pelanggan eksternal, melalui pengelolaan aduan/keluhan dan survey kepuasan pelanggan/masyarakat 9. Menganalisis data hasil monitoring dan evaluasi antar unit, maupun hasil evaluasi dari pelanggan eksternal. 10. Melaksanakan pertemuan rutin pembahasan hasil monitoring mutu secara berkala, lengkap dihadiri pihak manajemen Klinik. 11. Menyusun rekomendasi peningkatan mutu pelayanan baik aspek input, proses maupun output terhadap manajemen Klinik untuk mendapatkan kebijakan sebagai rencana tindak lanjut. 12. Menyusun rencana tindak lanjut bersama dengan Tim Perencana Tingkat Klinik Tentrem Sehat (PTP). Penanggung Jawab UKP : 1. Berperan aktif dalam penyusunan Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja Klinik Tentrem Sehat. 2. Melaksanaan monitoring dan evaluasi pencapaian indikator mutu/kinerja Klinik Tentrem Sehat yang telah ditetapkan secara periodik (mulai pengumpulan data hingga analisis). 3. Melakukan

analisis

penyebab

masalah,

masyarakat/pelanggan tentang mutu pelayanan.

dan

menggali

umpan

balik

dari

4. Memberikan masukan kepada tim manajemen mutu masalah yang ditemukan sebagai masukan RTM. 5. Mengikuti RTM secara aktif dan melaksanakan tindak lanjut terhadap hasil/masalah yang tidak sesuai. F.

Penanggung Jawab Manajemen Mutu Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat menunjuk seorang penanggung jawab

manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Klinik Tentrem Sehat: 1. Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara. 2. Melaporkan kepada manajemen kinerja dari sistem manajemen mutu dan kinerja pelayanan 3. Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan sasaran/pasien Struktur organisasi Tim Manajemen Mutu :

G.

Komunikasi Internal Komunikasi internal antara Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat, Penanggung Jawab

Mutu, Penanggung Jawab Upaya Klinis, dan Pelaksana dilakukan melalui : 1. Rapat Bulanan yang dilaksanakan setiap bulan dikuti oleh seluruh karyawan Klinik. 2. Pertemuan rapat tinjauan manajemen (RTM) Klinik Tentrem Sehat yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali, dan/atau bila diperlukan. 3. Wisata Keluarga Klinik Tentrem Sehat yang dilakukan setahun sekali.

BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN A.

Umum Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen

dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indikator mutu dan kinerja serta umpan balik masyarakat/pelanggan tentang mutu/kinerja Klinik. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal (minimal dua kali dalam setahun) maupun insidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi. B.

Masukan Tinjauan Manajemen, meliputi : 1. Hasil audit 2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja Proses 4. Pencapaian sasaran-sasaran mutu / indikator-indikator kinerja 5. Status tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang telah/sedang dilakukan 6. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu/sebelumnya 7. Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya klinik 8. Perubahan terhadap kebijakan mutu (jika ada) 9. Perubahan

yang

perlu

dilakukan

terhadap

sistem

manajemen

mutu/sistem

pelayanan/penyelenggaraan upaya klinik C.

Luaran Tinjauan Manajemen Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah keputusan dan tindakan yang

berhubungan dengan : 1. peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan, 2. peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan,

3. identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan, 4. penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan efektif. D.

Agenda Pertemuan Tinjauan Manajemen 1. Pembukaan oleh Penanggung jawab Manajemen Mutu 2. Arahan dari Penanggung Jawab Klinik 3. Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu 4. Perubahan hasil audit internal 5. Umpan balik/keluhan pelanggan 6. Hasil penilaian kepuasan pelanggan 7. Hasil penilaian kinerja 8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (UKP) 9. Rencana perbaikan / perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (UKP) 10. Rekomendasi perbaikan 11. Penutup

E.

Langkah-langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen 1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama penanggung jawab klinik mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang 2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan 3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen : melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung 4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan kepada peserta rapat 5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen

BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA A.

Penyediaan Sumber Daya

Penanggung jawab klinik Tentrem Sehat berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan pelayanan di Klinik. Penyediaan sumber daya meliputi: alat kesehatan, obat dan perbekalan kesehatan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan UKP/pelayanan klinis. 1. Alat kesehatan a.

Analisa kebutuhan dengan membandingkan antara standar alat kesehatan yang harus

dimiliki oleh Klinik Tentrem Sehat sesuai peraturan yang berlaku dengan ketersediaan yang ada di Klinik Tentrem Sehat. b.

Alat yang telah dibeli dan diterima oleh Klinik Tentrem Sehat dikelola oleh Bendahara /

Pengurus Barang (Buku Inventaris, dan Kartu Inventaris Barang). c.

Alat diserahkan ke petugas / unit yang membutuhkan, disertai pelatihan cara penggunaan

dan pemeliharaan alat (lengkap dengan SPO pemakaian, SPO Pemeliharaan, jadwal pemeliharaan). 2.

Obat dan perbekalan kesehatan Perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan berdasarkan jenis kegiatan dan

besarnya sasaran/target, yang dibutuhkan untuk penyelanggaraan UKP/Pelayanan Klinis. Besarnya kebutuhan diusulkan ke Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat. B.

Manajemen Sumber Daya Manusia

1.

Perencanaan Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan melakukan analisis kebutuhan berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja, sehingga muncul pola ketenagaan yang ada dan kebutuhan tenaga baik secara kuantitatif maupun kualitatif (jenis pendidikan, dan kompetensi).

2.

Proses pemenuhan kebutuhan Proses rekrutmen untuk tenaga dilakukan sendiri oleh Pemilik Klinik Tentrem Sehat, sehingga kebutuhan tenaga tersebut hanya diusulkan ke Pemilik Klinik Tentrem Sehat untuk pemenuhannya, termasuk proses kredensialnya menjadi kewenangan Pemilik Klinik Tentrem Sehat. Proses pemenuhan yang menjadi kewenangan Pemilik Klinik Tentrem Sehat meliputi rekrutmen, kredensial, dan pelatihan atau peningkatan kompetensi yang seharusnya.

3.

Pengorganisasian Pengorganisasian dilakukan dengan menetapkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai dengan SK Penanggung jawab Klinik Tentrem Sehat baik tugas secara fungsional maupun tugas secara struktural/pemegang program seperti yang tertuang dalam struktur organisasi Klinik Tentrem Sehat yang telah ditetapkan oleh Penanggung Jawab Klinik Tentrem Sehat.

4.

Pengarahan dan pengendalian petugas

Dilakukan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap pelaksanaan tugas masing-masing pegawai dalam kegiatan rapat bulanan, dll. Hal ini dilakukan juga dalam rangka meningkatkan koordinasi dan pengintegrasian kegiatan antar petugas maupun antar unit kerja/pelayanan. C.

Infrastruktur Manajemen

infrastruktur

dilakukan

dengan

penjadwalan

kegiatan

pemeliharaan/perawatan berkala oleh tenaga yang kompeten, misal untuk alat kesehatan maka tanggungjawab petugas dengan pendidikan ATEM, mebeuler dan alat kantor lainnya oleh teknisi, dan gedung perkantoran serta sejenisnya oleh tenaga kebersihan. Jadwal dipasang di setiap ruang dan setiap petugas yang telah melakukan pemeliharaan wajib mengisi jadwal tersebut sebagai bukti bahwa pemeliharaan dan pemeriksaan infrastruktur telah dilakukan. D.

Lingkungan Kerja Upaya memelihara lingkungan kerja tetap aman, hijau, dan bersih, serta mengupayakan

penghematan dilakukan dengan mengadakan tenaga khusus kebersihan, yang telah diberikan uraian tugas dan jadual kegiatan yang jelas. Pemantauan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan monitoring melalui ceklist kegiatan yang harus diisi oleh petugas setiap selesai melaksanakan kegiatan. Monitoring dapat dilakukan langsung oleh penanggung jawab dengan melakukan pemeriksaan kondisi kebersihan, ketertiban, dan keamanan lingkungan Klinik Tentrem Sehat. BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN A.

Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP)/Pelayanan Klinis

1.

Perencanaan pelayanan klinis

2.

Proses yang berhubungan dengan pelanggan

3.

Pembelian / pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis: a.

Proses pembelian

b.

Verifikasi barang yang dibeli

c.

Kontrak dengan pihak ketiga

4.

5.

Penyelenggaraan pelayanan klinis : a.

Pengendalian proses pelayanan klinis

b.

Validasi proses pelayanan

c.

Identifikasi dan ketelusuran

d.

Hak dan kewajiban pasien

e.

Pemeliharaan barang milik pelanggan (specimen, rekam medis, dsb)

f.

Manajemen risiko dan keselamatan pasien

Peningkatan mutu pelayanan klinis dan keselamatan pasien : a.

Penilaian indikator kinerja klinis

b.

Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien

c.

Pelaporan insiden keselamatan pasien

6.

d.

Analisis dan tindak lanjut

e.

Penerapan manajemen risiko

Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan a.

Umum

b.

Pemantauan dan pengukuran : 1. Kepuasan pelanggan 2. Audit internal 3. Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja 4. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan

c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif

BAB VII PENUTUP

Demikian pedoman / manual mutu ini disusun sebagai acuan bagi semua unit terkait dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu dan kinerja karyawan Klinik Tentrem Sehat.