Materi Administrasi

• • • • • •

BAB I Pendahuluan BAB II Bagian, Bentuk dan Macam-Macam Surat BAB III Pengarsipan Surat BAB IV Distribusi Surat BAB V Amplop dan Stempel/Cap BAB VI Papan Nama

Pengertian surat dan fungsi surat • Surat adalah alat atau media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainya. Kwartir HW sebagai lembaga, juga memerankan surat sebagai media komunikasi antar kwartir, antar orang, antar lembaga lainnya • Ditunjang dengan teknologi modern, maka surta akan saling terkait dalam komunikasi penyampaian informasi, sebelum surat dikirim, pablila menghendaki informasi sebelum surat dikirim , apabila menghendaki informasi lewat surat secepatnya sampai tujuan maka dapat dilakukan pemberitahuan terlebih dahulu melalui telpon, dikirm melalui internet (e-mail), atau Fax. •Fungsi surat 1. Alat atau sarana kominikasi 2. Bukti tertulis yang autentik 3. Pengingat 4. Sumber data 5. Utusan organisasi 6. Pedoman kerja

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kepala Surat Nomor Surat Tanggal Surat Lampiran Surat Hal Surat Tujuan dan Alamat tujuan Surat

7. Salam Pembuka 8. Isi Surat 9. Salam Penutup 10.Pengirim Surat 11.Initial Surat

1. Kepala Surat Pada Kepala Surat Harus tercantum Identitas : Gerakan Kepanduan Hizbul Wathan dan dibawahya ditulis asal yang mengeluarkan surat tersebut Logo HW Dasar HIJAU Alamat Semua Warna Hitam adalah PUTIH Honogram HW adalah HIJAU

Contoh Kepala Surat

2. Nomor Surat Penulisan Nomor pada surat berguna sebagai : Pengarsipan Mudah dalam Pencarian Mengetahui Banyaknya surat Bahan Rujukan

Perhatikan Nomor Surat ini…

024/SK.Kwarwil-10/A/II/2018 Angka Tahun Angka Bulan Kode Pokok Masalah Kode Wilayah Kode Asal Surat Kode Surat Khusus Nomor Urut Surat keluar

2. Nomor Surat Sistem penulisan Nomor pada surat diatur dengan kode sebagai berikut: a) Nomor Surat b) Wilayah dan Kode Wilayah c) Kode Pokok masalah d) Angka Bulan e) Angka Tahun f) Kode Surat Khusus

2. Nomor Surat a) Nomor Surat Ditulis Tiga (3) digit Angka Contoh : 001 002 007 100 288

2. Nomor Surat b) Wilayah dan Kode Wilayah Ditulis disingkat sesuai dengan asal surat yang tercantum di kepala surat Contoh : Kwartir Pusat Kwartir Wilayah Kwartir Daerah Kwartir Cabang SMA Muh 3 Plus

= Kwarpus = Kwarwil = Kwarda = Kwarcab = SMAM3P

2. Nomor Surat b) Kode Wilayah 01 = DI. NAD 02 = Sumatra Utara 03 = Sumatra Barat 04 = Riau 05 = Jambi 06 = Sumatra Selatan 07 = Bengkulu 08 = Lampung 09 = DKI. Jakarta 10 = Jawa Barat 11 = Jawa tengah 12 = DI. Yogyakarta 13 = Jawa Timur

14 = Bali 15 = NTB 16 = NTT 17 = Kalimantan Barat 18 = Kalimantan tengah 19 = Kalimantan Selatan 20 = Kalimantan Timur 21 = Sulawesi Utara 22 = Sulawesi Tengah 23 = Sulawesi Selatan 24 = Sulawesi Tenggara 25 = Maluku 26 = Papua

27 = Banten 28 = Bangka Belitung 29 = Maluku Utara 30 = Gorontalo 31 = Kepulauan Riau 32 = Sulawesi Barat 33 = Papua Barat 34 = Kalimantan Utara

2. Nomor Surat c) Kode Pokok masalah A = Pengesahan : Organisasi, Pimpinan B = Personalia (Keanggotaan) :Pindah, Wafat, Pendaftaran, pemberhentian. C = Permusyawaratan : Undangan, Utusan/mandat, sidang D = laporan kegiatan organisai E = Instruksi, maklumat, pengumuman, tuntunan, pedoman, seruan. F = inventaris dan perlengkapan organisasi G = keuangan dan harta milik H = hubungan keluar organisasi dengan pemerintah, organisasi lain I = lingkup keluarga besar muhammadiyah dan sesama ortom K = lain- lain

2. Nomor Surat d) Angka Bulan = ditulis angka Romawi e) Angka Tahun = ditulis numerik (Tahun Miladiyah) f) Kode Surat Khusus - Surat keputusan (SK) - Surat Instrusi (INS) - Surat Edaran (EDR) - Maklumat / Pengumuman (MLM/PENG) - Surat Tugas (TGS) - Surat Keterangan (KET) - Surat Rekomendasi (REK)

Perhatikan dan Bandingkan !!! Surat Keputusan Kwartir Pusat 001/SK.Kwarpus/A/III/2017 Surat Keputusan Kwartir Wilayah Jawa Barat 002/SK.Kwarwil-10/A/II/2018 Surat Tugas Kwartir Daerah Kota Bandung 003/TGS.Kwarda-10/E/VI/2019 Surat HW SMA Muhammadiyah 3 Plus 008/HW.SMAM3P-10/K/IV/2020

3. Tanggal Surat Dalam Penulisan tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Ditulis sejajar dengan Nomor Surat (Surat Umum) b. Nama tempat mendahului tanggal surat dan dilanjut menggunakan penanggalan hijriah c. Persis dibawah penanggalan hijrian ,ditulis juga penanggalan miladiyah d. Pada penulisan tanggal tidak diakhiri tanda Titik (.) Contoh Bandung, 13 Jumadil Awwal 1438 H 17 Februari 2017 M

4. Lampiran Surat Menyertakan sesuatu dalam surat tersebut. Contoh : Lampiran : Satu Helai Lampiran : Satu Bundel Lampiran :5. Hal Surat Hal dalam surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan/dibahas dalam surat tersebut. Contoh : Hal : Undangan Hal : Pemberitahuan Hal : Permohonan izin

6. Tujuan Surat Dalam Penulisan tujuan surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Didahului dengan kata “ Kepada ” b. Kata yang terhormat disingkat “ Yth. (Titik) ” c. Sapaan Ibu, Bapak, Saudara, atau Ramanda, Ibunda, Ayahanda, Rakanda, Ayunda dapat digunakan apabila surat ditujukan kepada nama perorangan. d. Surat-surat di Gerakan Kepanduan Hizbul Wathan untuk perorangan Tidak Perlu ditulis (dicantumkan) gelar akademiknya, atau gelar keagamaannya e. Diberi alamat tujuan surat, nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului Kata depan Di. Contoh : Kepada Yth. Gerakan Kepanduan Hizbul Wathan Kwartir Wilayah Jawa Barat Jalan Sancang No.6 Bandung

7.

8.

Salam Pembuka Salam Pembuka ditulis dengan :

a.

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh atau cukup dengan Assalamu’alaikum wr. wb.

b.

Atau ditulis dengan huruf arab

Isi Surat Terdiri dari : - Alinea pembuka - Isi, dan - Penutup Tiap - tiap alinea tersusun berdasarkan jenis surat , surat undangan akan berbeda dengan surat keputusan, demikian juga dengan surat surat lainnya , agar surat dapat komunikatif dibaca oleh penerima surat , hendaknya disusun dengan kalimat yang efektif dan menarik, tepat dan sesuai dengan ejaan yang benar.

9.

Salam Penutup Salam Pembuka ditulis dengan :

a.

Wassalamu’alaikunm Warahmatullahi Wabarakatuh atau cukup dengan Wassalamu’alaikunm wr. wb.

b.

Atau ditulis dengan huruf arab

10. Pengirim Surat Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan / penyampaian surat. Kwartir pusat , Kwartir Wilayah, Kwartir Daerah , Kwartir Cabang dan Pimpinan Qabilah. Selaku pengirim surat . - Harus mencantumkan identitas diri , misalnya jabatan , nomor NBM, nama tidak digaris bawahi dan tidak pula berada anatara tanda kurung - Penulisan jabatan diakhiri degan tanda koma Contoh Sekretaris, - Penulisan NBM tidak diakhiri dengan titik atau yg lainnya contoh NBM 123123 - Cap / Stempel tidak menutup tanda tangan dan nama.

11.

Tembusan Surat -Apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak – pihak lain yang terkait , maka pihak pihak tersebut perlu dikirm surat sebagai tembusan . -Tembusan dissusun berdasarkantingkatan atau hierarki dan diletakan pada margin sebelah kiri, lurus vertical dengan nomor surat dibawah nama pengirimim

Surat Undangan Surat Pengantar Surat Keputusan Surat Permohonan ijin Surat Tugas Surat Maklumat Surat Ucapan Selamat

Surat Instruksi Surat Laporan Surat Keterangan Dll,.

Surat Undangan

Surat Keputusan

Surat Tugas