Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 Microsoft Excel 2010 je program za proračunske tablice (Spreadsheet) koji omogućuje praćenje i analizu prodaje, stvaranje proračuna i organizaciju financija što za osobnu primjenu što za poslovnu primjenu. Uz poboljšanja korisničkog sučelja kao i dodatne napredne mogućnosti kao što su poboljšano pisanje formula, izgled stranica, SmartArt grafika, nove teme i brzi stilovi za tekst, oblike, tablice i slike moguće je ostvariti poslovne ili osobne zadatke još brže nego ikad prije. Pokretanje Microsoft Excela Prvi način pokretanja Microsoft Excela je pomoću izbornika Start. U donjem lijevom kutu ekrana se klikne na početni izbornik All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Excel 2010. Druga varijanta je pomoću brzog traženja programa tako da se upiše Excel.

Treća varijanta pokretanja je dvoklikom na prečicu ikone na radnoj površini.

Četvrta varijanta je pomoću Run opcije. Pomoću brzog traženja programa tako da se upiše Run i na komandnoj liniji se upiše excel.

Dodatni switchevi pri pokretanju Excela Pri samom pokretanju Excela, on će novu radnu bilježnicu otvoriti pomoć prethodno definiranih postavki (default settings), zatim će se pokrenuti sve Autostart makronaredbe, koje su eventualno snimljene u radnoj knjizi Personal macro i prebaciti se na zadanu mapu za smještaj datoteka sa podacima. Ako želimo obaviti bilo kakve izmjene u pokretanju, na zadanom ponašanju Excela, treba upotrijebiti jedan od swicheva, pri startanju Excela s komandne linije. Svaki navedeni switch moguće je ugraditi u prečac za pokretanje Excel, ili ga napisati u komandnoj liniji.

Switch excel.exe/e excel.exe/p <mapa> excel.exe/r excel.exe/s

Funkcija Omogućuje da Excel, prilikom pokretanja ne pokazuje tzv. „startup screen“ te da ne otvara novu radnu bilježnicu (Book1). Postavlja aktivnu putanju (path) na zadanu mapu, umjesto predefinirane lokacije za smještaj datoteka; naziv željene mape (uz navođenje cijele putanje) treba unijeti pod navodnicima. Excel otvara određenu datoteku u samo za čitanje (read-only) modu. Excel se pokreće u sigurnom („safe“) modu, uz izbjegavanje svih instaliranih datoteka, kao i datoteka u mapama Xlstart i Alternate Startup Files. Ovaj switch se koristi pri debugiranju grešaka koje se javljaju pri pokretanju programa.

Zatvaranje Microsoft Excela Prva varijanta zatvaranja je klikom na ikonu Excela u lijevom gornjem kutu Excelovog ekrana, čime se otvara izbornik u kojem izaberemo opciju Close. Jednak rezultat se postiže kombinacijom tipki Alt+F4. Druga varijanta zatvaranja je klikom na traci izbornika na izbornik Datoteka (File) a zatim na naredbu Izlaz (Exit). Treća varijanta je klikom na gumb Zatvori (Exit) na traci naslova u gornjem desnom kutu Excel radne bilježnice.

Prozor Microsoft Excela 2010 Pri pokretanju Excela otvara se prozor koji se sastoji od sljedećih osnovnih dijelova:

Prozor Excela s gornje lijeve strane ima alatnu traku za brzi pristup koju je lako moguće prilagoditi po potrebi klikom na desnu strelicu prema dolje kojom se otvara izbornik Prilagodi alatnu traku za brzi pristup (Customize Quick Access Toolbar). Također moguće je dodati dodatne naredbe koristeći opciju Više naredbi (More commands) nakon čega se otvara prozor u kojem je moguće odabrati na listi s lijeve strane naredbu koja se želi dodati te se klikne Add. Na isti način se može i maknuti naredba sa alatne trake za brzi pristup tako da se odabere naredba s desne liste i klikne se Remove. Ukoliko se alatna traka za brzi pristup želi staviti ispod vrpce može se odabrati opcija Prikaži ispod vrpce (Show below the ribbon).

Vrpca Ispod alatne trake za brzi pristup nalazi se Vrpca (Ribbon) koji se sastoji od niza Kartica (Tabs) unutar kojih se nalaze alati koji su grupirani po namjeni. Datoteka Prva kartica je Datoteka (File) koja je zamijenila u prijašnjim verzijama nekadašnji izbornik Datoteka (File). Kartica Datoteka je druge boje, tj. zelene i to iz razloga što sve ostale kartice sadrže naredbe koje se odnose na određene operacije dok se u kartici Datoteka nalaze opcije koje se odnose na cijeli Excel dokument, tj. radnu knjigu.

U kartici Datoteka nalaze se sljedeće opcije:

           

Spremi (Save) – spremanje dokumenta na postojeću datoteku, Spremi kao (Save as) – spremanje dokumenta u novu datoteku, Otvori (Open) – otvaranje postojećeg dokumenta, Zatvori (Close) – zatvaranje aktivnog dokumenta, Informacije (Info) – prikazivanje dodatne mogućnosti za rad s dokumentima, Nedavno (Recent) prikazivanje nedavno korištenih i otvorenih dokumenata, Novo (New) – otvaranje novog dokumenta, Ispis (Print) – ispisivanje aktivnog dokumenta, Spremi i pošalji (Save & Send) – slanje dokumenta elektroničkom poštom kao privitak, postavljanje na blog, web ili neke dodatne opcije, Pomoć (Help) – pozivanje pomoći, Mogućnosti (Options) – definiranje postavki samog programa i, Izlaz (Exit) – izlaz iz programa.

Spremanje dokumenta (Save)  Prva opcija za spremanje dokumenta je klik na Datoteka (File)Spremi (Save).



Druga opcija je pomoću Ctrl+S.



Treća opcija je uz gornji lijevi kut, klikom na ikonu diskete.

Prilikom prvog spremanja dokumenta, otvara se prozor koji omogućava spremanje dokumenta u zadanu mapu. Ako se dokument sprema prvi put, koristi se naredba Spremi kao (Save as) kako bi datoteci bilo dodijeljeno ime. U polju Naziv datoteke (File name) se određuje naziv datoteke, bez nastavka (ekstenzije)- „.XLSX“. U polju Spremi u obliku (Save as type) određuje se oblik dokumenta. Zadan je oblik (.xlsx) ali je moguće izabrati i neki drugi oblik.

Nova mapa (New Folder) - Kreira novu mapu. U Alatima (Tools) se nalaze sljedeće opcije:  Map Network Drive - Mapiranje mrežnog diska  Web options Razne Internet postavke

 General Options Ako je uključena opcija „Uvijek kreiraj rezervnu kopiju dokumenta“ (backup), program automatski sprema kopiju dokumenta.  Lozinka za otvaranje (Password to open) - Nitko bez lozinke ne može otvoriti dokument.  Lozinka za uređivanje (Password to modify) - Lozinka osigurava sigurnost originalnog dokumenta dok se promjene izvršavaju na drugom dokumentu istog sadržaja.  Preporučeno samo za čitanje (Read-only recommended) - Ako je uključena ova opcija, promijenjena datoteka se ne može spremati pod originalnim imenom.

Spremi kao (Save As) - Koristi se za spremanje dokumenta pod drugim imenom ili na drugoj lokaciji. Otvaranje postojećeg dokumenta (Open) Za otvaranje postojećeg dokumenta, u izborniku se odabire Datoteka (File)/Otvori (Open) i u dijaloškom prozoru se odabere određena datoteka i potvrdi se na Otvori (Open).

Opcije otvaranja (Open): Otvaranje samo za čitanje (Open ReadOnly) - Otvaranje dokumenta samo za čitanje. Otvori kao kopiju (Open as Copy) Otvaranje dokumenta kao kopije. Otvori u pregledniku (Open in Browser) Otvaranje dokumenta u nekom od zadanih Internet preglednika. Otvori u zaštitnom modu (Open in Protected View) - Omogućava otvaranje datoteke u zaštićenom modu koji znači da se ništa ne može mijenjati dok se ne isključi zaštita podataka. Otvori i popravi (Open and Repair) - Otvaranje i obnavljanje datoteke.

Zatvaranje dokumenta (Close) Za zatvaranje aktivnog dokumenta, u izborniku se odabere Datoteka (File) Zatvori (Close) te se u dijaloškom prozoru pojavi upozorenje: „Da li želite spremiti promjene koje ste napravili u 'Book3'?“ (Do you want to save changes you made to „Book3“?). Pritiskom na Spremi (Save) prihvaćamo promjenu. Pritiskom na Ne spremaj (Don't Save) ne prihvaćamo promjenu i dokument se ne sprema, a pritiskom na Odustani (Cancel) odustajemo od svih opcija. Pritiskom na , izlazi se iz programa Excel, a pritiskom na „X“ koji se nalazi ispod crvenog, izlazi se iz dokumenta.

Otvaranje novog dokumenta (New)

Pokretanjem Excel programa, automatski se pokreće prazni dokument (Radna bilježnicaBook). Drugi način otvaranja dokumenta je klik na Datoteka (File) - Novi dokument (New) te se u izborniku sastrane odabere ikona praznog dokumenta ili radne bilježnice (Blank workbook) ukoliko korisnik želi otvoriti prazan dokument za kreiranje. Postoje razne druge mogućnosti kao što su gotovi primjerci dokumenata (u izborniku ispod): kalendar, fax, liste, planeri, izvještaji i sl. Kreiranje je završeno klikom na Kreiraj (Create). Slijedom toga, otvara se odabrani dokument.

Ispis (Print) Opcija Ispis (Print) omogućuje ispis dokumenta ili radne bilježnice. Zadane su opcije poput kopija gdje se definira koliko će puta pisač ispisati taj isti dokument, slanje na odgovarajući pisač, postavke određenog dijela koji želimo ispisati (to može biti cijeli dokument, jedan dio dokumenta ili samo jedna selekcija), ispisivanje pomoću razvrstavanja (npr. 1,2,1,2 ili 1,1,2,2), veličina papira na kojemu će ispis biti izvršen (npr. A4, A5...), veličina margina ili udaljenost teksta od vanjskih rubova te skaliranje, odnosno određivanje ispisivanja tako da sav tekst bude na jednom papiru ili na više njih u različitim postavkama. Pod Postavkama stranice (Page Setup) nalaze se ostale opcije za podešavanje postavka za određenu stranicu.

Prva kartica koja se nudi je Stranica (Page) u kojoj se nalaze opcije vezane za stranicu ispisa kao što su orijentacija (Orientation), skaliranje (Scaling), te razne postavke stranice. Ako se želi podesiti ispis na jednoj stranici potrebno je u Stisni na (Fit to) upisati 1, a u polje Široko po (Wide by) izbrisati vrijednost kako visina stranice ne bi bila navedena.

Sljedeća kartica su margine (Margins) gdje se nude postavke vezane za margine te poravnavanje ispisa na papir. Možemo postaviti margine za gornju (Top), lijevu (Left), desnu (Right), donju (Bottom) marginu, te postavljanje marine zaglavlja (Header) i podnožja (Footer).

Treća kartica sadrži podatke za zaglavlje/podnožje (Header/Footer) u kojem se uređuje zaglavlje/ podnožje.

Ovdje je omogućeno upisivanje podataka koji će biti prikazani u zaglavlju, odnosno podnožju. Uređivanje zaglavlja/podnožja je podijeljeno u tri dijela lijevo (Left), centar (Centar), desno (Right). Ikone koje se mogu ubaciti u navedena tri dijela predstavljaju sljedeće mogućnosti: Zadnja kartica je list (Sheet) u kojoj se nalaze opcije za ispis određenog lista, određenog raspona ćelija, odabira kvalitete i drugih opcija. Ako želimo na ispisu vidjeti slovne i brojčane oznake stupaca i redaka, treba uključiti opciju Naslovi redova i stupaca (Row and column headings).

U slučaju kada je list veći od lista papira, tj prelazi na drugi papir poželjno je da se na početku sljedećeg lista (i svakog dalje) nalaze naslovi stupaca .

Ispis sa i bez crta rešetki ćelije Ukoliko se želi uključiti opcija ispisa rešetke ćelije potrebno je odabrati opciju Crte rešetke (Gridlines).

Spremi i pošalji (Save & Send)   

Ova opcija služi za slanje dokumenta putem različitih alata kao što je elektronička pošta (Email). Odabirom te opcije, sastrane se pojavljuje izbornik samo za tu opciju. Nudi mogućnost slanja kao privitak ('.pdf','.xps') ili kao Internet Fax. Na isti princip radi i spremanje na internet te SharePoint.

Kod opcije Spremi i pošalji (Save & Send), također postoji opcija za mijenjanje tipa dokumenta (Change File Type) koja omogućava da se iz radne knjige, tip dokumenta promjeni u neki drugi.

Mogućnosti (Options) Klikom na Datoteka (File)/Mogućnosti (Options) otvara se prozor u kojem se nalaze opće mogućnosti vezane za Excel. U kartici Općenito (General) se nalaze općenite postavke kao što su stil slova (font), veličina slova i druge opcije. U kartici Formule (Formulas) se nalaze postavke vezane za formule.

U kartici Provjera (Proofing) nalaze se postavke vezane za provjeru pravopisa

Na kartici Spremi (Save) nalaze se postavke vezane za spremanje radne knjige odnosno spremanje datoteke. Excel ima predefinirano postavljenu opciju automatskog spremanja svakih 10 minuta. To vrijeme je moguće promijeniti na bilo koju vrijednost u rasponu od 1120 minuta. Također postoji opcija koja omogućava automatsko spremanje zadnje nespremnog dokumenta. Lokaciju automatskog spremanja kao i lokaciju predefinirane lokacije dokumenta je moguće promijeniti.

Na kartici Jezik (Language) moguće je mijenjati jezik koji se koristi u knjizi, te opcije bi trebalo podesiti shodno sa jezikom pisanja u dokumentu kako bi se moglo pravilno provjeravati gramatika i pravopis.

Na kartici Napredno (Advanced) nalaze se napredne opcije kao na primjer što će se dogoditi kada se u ćeliji pritisne Enter, automatsko dodavanje decimalne točke i puno drugih opcija.

Na kartici Prilagodi vrpcu (Customize Ribbon) moguće je prilagoditi koje kartice na vrpci želimo imati i koje opcije na karticama želimo. Svaku opciju možemo vrlo lako uključiti ili isključiti klikom na kvadrat ispred imena.

Početna (Home) Na početnoj kartici se nalaze osnovne funkcije za rad sa dokumentom kao što su:

                

opcije za Međuspremnik (Clipboard), odabir stila slova (font), veličina fonta, oblikovanje teksta (Podebljano (Bold) – Ctrl+B, Zakošenje (Italic) – Ctrl+I, Podvlačenje (Underline) – Ctrl+U), bojanje teksta različitim bojama, poravnavanje teksta (horizontalno, vertikalno - lijevo (Align Left), po sredini (Centar), desno (Align Right), obostrano (Justify)), Spoji i centriraj (Merge and center) – alat koji spaja označeni raspon ćelija i centrira sadržaj, Orijentacija (Orientation) – alat za određivanje smjera sadržaja u ćeliji, Omatanje teksta (Wrap Text) – alat koji prilagođava sadržaj u nekoliko redova unutar ćelije kako bi cijeli bio vidljiv, Oblikovanje broja (Number Format) – određujemo vrstu unesenih brojeva, Povećavanje / smanjenje decimalnog mjesta (Incerase /decrease decimal), Uvjetno oblikovanje (Conditional Formatting) – alat za određivanje uvjeta kojeg ćelija zadovoljitii, te određivanje oblikovanja ukoliko zadovoljava određeni uvjet, Umetni (Insert) – alat za umetanje ćelija, stupaca, redaka, radnih listova, Obriši (Delete) – alat za brisanje sadržaja i /ili oblikovanja ćelija; brisanje stupaca, redaka, radnih listova, Oblikuj (Format) – alat za oblikovanje označenih ćelija, stupaca, redaka, Sortiranje tablice od najmanje do najveće vrijednosti (Sort A to Z), ili od najveće do najmanje vrijednosti (Sort Z to A), unesene u određeni stupac ili redak, Nađi (Find) - Traženje određene riječi ili fraze.

Umetanje (Insert) Na kartici Umetanje (Insert) nalaze se alati za umetanje različitih što grafičkih što tekstualnih objekata.

       

Tablice (Tablice), Ilustracije (Illustrations) - slike, crteži, likovi, organizacijski dijagrami, snimka ekrana, Grafikoni (Charts), Mini grafikoni (Sparklines), Filtar (Filter), Linkovi (Links), Alati za tekst te, Simboli (Symbols).

Izgled stranice (Page Layout) Na kartici Izgled stranice (Page Layout) se nalaze naredbe koje utječu na izgled cijelog dokumenta, tj. radne knjige. Sastoji se od sljedećih dijelova:

   

Teme (Themes), Postavke stranice (Page Setup) – kao što su margine, orijentacija papira, veličina itd., Skaliranje (Scaling) i, Alati za organiziranje sadržaja.

Formule (Formulas) Na kartici Formule (Formulas) se nalaze naredbe kojima se može doći do različitih formula koje su podijeljene u kategorije.

Podaci (Data) Na kartici podaci se nalaze osnovne naredbe za rad sa podacima. Omogućen je uvoz podataka iz drugih aplikacija ili Interneta.

Kretanje bilježnicom i radnim listom u Excelu U Excelu se kretanje može ostvariti na više načina. Prvi način je korištenjem tipki gore, dolje, lijevo, desno te na taj način se pomicati po bilježnici, odnosno ćelijama. Drugi način je korištenjem tipke Enter s kojom se pomiče aktivna ćelija za jedan dolje, dok se sa kombinacijom tipki Shift i Enter pomiče prema gore. Klikom na Tab pomiče se za jednu ćeliju udesno dok sa kombinacijom tipki Shift i Tab pomiče se za jednu ćeliju ulijevo. Također postoje kombinacije tipki koje postavljaju aktivnu ćeliju u odnosu na trenutno aktivnu ćeliju. Tipka (kombinacija tipki) Home Home + strelica udesno End + strelica gore End + strelica dolje

Pozicioniranje Pomak u prvu ćeliju u redu u kojem je aktivna ćelija Pomak u posljednju ćeliju u redu u kojem je aktivna ćelija Pomak u prvu ćeliju u stupcu u kojem je aktivna ćelija Pomak u zadnju ćeliju u stupcu u kojem je aktivna ćelija

Označavanje ćelija Aktivna ćelija je ona koju smo označili tipkom miša ili strelicom. Aktivna ćelija je označena podebljanim obrubom u odnosu na druge ćelije. Unos podataka je moguć samo u aktivnoj ćeliji. Više ćelija se označava tako da se postavi miš na aktivnu ćeliju (pojavi se veliki križić) te držeći lijevu tipku miša označavaju potrebne ćelije.

Tipka (kombinacija tipki) Shift + tipke sa strelicama Klik na početnu ćeliju, držanje pritisnute tipke Shift i klik na posljednju ćeliju Klik na zaglavlje stupaca Klik na zaglavlje retka Pritisnuta lijeva tipka miša i povlačenje po zaglavlju retka Pritisnuta lijeva tipka miša i povlačenje po zaglavlju stupca

Pozicioniranje Raspon ćelija Raspon ćelija Označavanje cijelog stupca Označavanje cijelog retka Označavanje više redaka Označavanje više stupaca

Operatori u Excelu U radu sa Excelom radi se sa nekoliko vrsta operacija kao što su:    

Matematičke operacije, Operatori usporedbe, Tekstualni operatori te, Ostali operatori (operatori reference).

Aritmetički operatori Aritmetički operatori služe za obavljanje osnovnih matematičkih operacija kao što su: Aritmetički operatori + (plus) – zbrajanje - (minus) – oduzimanje * (zvjezdica) – množenje / (ulazna kosa crta) – dijeljenje % (postotak) ^ (umetanje) – potenciranje Operatori usporedbe Operatori usporedbe zauzimaju vrlo važno mjesto u Booleovoj algebri. Obično su rezultati ovih operacija logički izrazi. Operatori usporedbe = (jednako) > (veće) < (manje) >= (veće ili jednako) <= (manje ili jednako) <> (nejednako) Tekstualni operatori Ovaj operator spaja tekst

Tekstni operator & (i) Ostali operatori Ovi operatori se još nazivaju i operatori referenci. Operatori referenci : (dvotočka) – služi kao operator raspona (npr. Područje B1:B5) ; (točka, zarez) – služi kao operator unije (kombinira više referenci u jednu referencu) (razmak) – operator presjeka (kao rezultat daje referencu na ćeliju koje su zajedničke dvjema referencama (A1:B4 D2:D5)) Redoslijed izvođenja operacija Svaka formula u Excelu počinje znakom jednakosti (=). Taj znak za Excel znači da sve što je iza tog znaka predstavlja formulu. Nakon znaka slijede operandi i operatori. Redoslijed kojim Excel računa je s lijeva na desno. U slučaju složene formule Excel izvodi operacije sukladno tablici koja prikazuje njihove prioritete. Operacija : (dvotočka) (jedan razmak) ; (točka, zarez) - (negacija) % (postotak) ^ (umetanje) – potenciranje * i / (množenje i dijeljenje) + i – (zbrajanje i oduzimanje) & (povezivanje dva niza znakova) =,<, >, <=, >=, <> (usporedba) Navedene prioritete je jedino moguće promijeniti upotrebom zagrada kao na primjer: 2*4+6 =14 2*(4+6)=20

 

Unos i uređivanje podataka Svaki radni list se sastoji od niza ćelija, sveukupno ima 1048576 redova i 16384 stupaca dakle više od 17 milijardi ćelija. U svaku ćeliju se mogu unijeti tri vrste podataka:   

vrijednost, tekst te, formula.

Vrijednosti predstavljaju količinu nečega, kao što su na primjer količina proizvoda na skladištu, cijena nekog proizvoda i slično. Vrijednosti koje se unesu u ćelije mogu se koristiti

u kombinaciji sa drugim ćelijama ili rezultatima drugih formula te kao podaci za izradu grafikona. Vrijednost također predstavljaju i datumi (2011-12-02) kao i vrijeme (08:21). Ćelije imaju svoje predefinirane vrijednosti širine i visine. Neki puta se može dogoditi da podatak koji je upisan u ćeliju ne stane, tj. da nije vidljiv cijeli podatak kada je riječ o tekstu, dok kada je riječ o brojevi pojavi se oznaka ##### što znači da je ćelija premala te ju treba povećati. Povećanje se vrši tako da se klikne između naslova ćelija te se drži lijeva tipka miša i povlači se u smjeru kojem želimo povećati ćeliju. Također postoji i automatski način povećavanja tako da se napravi dvoklik lijeve tipke miša između naslova ćelija.

Unos podataka se vrši vrlo jednostavno, odabere se ćelija u koju želimo upisati tako da se postavi pokazivač te se klikne u ćeliju kako bi ona postala aktivna. Nakon toga, unese se vrijednost koja se želi te se stisne tipka Enter. Vrijednost unesena u ćeliju je vidljiva i u ćeliji i u traci za formule. U slučaju kad se broj koji se unese ne prikazuje i onom obliku koji se želi tj. kada se unese relativno veliki broj vrijednost se automatski konvertira u znanstvenom obliku te je potrebno ručno promijeniti u oblik koji se želi. Unos teksta predstavlja nebrojčani sadržaj. Tekst se obično unosi za opis nekih brojčanih vrijednosti, kao na primjer zaglavlje stupca ili retka ili neko objašnjenje. Ako tekst započinje brojkom, smatra se tekstom i ne reprezentira se kao brojčana vrijednost. Unos se vrši kao i kod brojčanih vrijednosti. Ćelija može sadržavati najviše 32000 znakova. Ako se u ćeliju unese vrlo dugačak tekst koji dolazi do ruba prozora, dolazi do prijeloma teksta u novi redak što znači da će i traka za formule tekst prikazati u dva retka. Zna se dogoditi da je tekst koji se unosi širi od trenutne širine stupca. Kada se to dogodi dok su ćelije s desne strane prazne Excel prikazuje cijeli sadržaj i preko desne susjedne ćelije. Ako susjedne ćelije nisu prazne Excel prikazuje onoliko podataka koliko stane u trenutnu širinu ćelije. Tekst je upisan ali nije vidljiv dok se ne proširi ćelija, no cijeli tekst se vidi na traci za formule.

Tekst se može prikazati i cijeli i to tako da proširi širina ćelije ili da se iskoristi opcija omatanja teksta (wrap text) s kojom će se tekst prikazati u više redova dok će širina stupca ostati ista.

Datum i vrijeme u Excelu se smatra kao brojčani unos ali su formatirani kao datum i vrijeme. Excel koristi datume kao prirodne brojeve. Najraniji datum koji Excel raspoznaje je 01.01.1900. Taj broj u Excelu ima serijski broj 1 i tako za sve datume, na taj način se jednostavno koriste datumi u formulama pri izračunavanju broja dana između dva datuma. Unesena vrijednost 8-12 December 8 8-12-10 8/12/2010 Pro 8

Način na koji Excel interpretira 8. prosinac tekuće godine 8. prosinac tekuće godine 8.12.2010. 8.12.2010. 8. prosinac tekuće godine

Format datuma i vremena moguće je mijenjati po potrebi u postavkama formatiranja ćelija.

Brzi unos podataka Excel omogućuje brzi unos niza podataka. Na primjer ako se upiše ponedjeljak, utorak omogućeno je vrlo brzo nastaviti niz srijeda, četvrtak. Isto tako je moguće i za brojeve ili za neki proizvoljni niz. Postupak kojim je to moguće je sljedeći: Napiše se prva riječ te se nakon toga pokazivač miša pozicionira u donji kut aktivne ćelije kada se bijeli križić pretvori u crni križić te se klikne i povuče u smjeru u kojem se želi nastaviti niz te se otpusti tipka miša.

Ukoliko se želi napraviti proizvoljna lista to je moguće napraviti preko naprednih mogućnosti te se dodaje preko popisa unosa (List entries) te se klikne na Dodaj (Add). Na taj način se sastavlja proizvoljan niz podataka.

Ukoliko se želi unijeti niz brojeva potrebno je unijeti u prve dvije susjedne ćelije brojeve jedan iza drugoga npr. 1 i 2 te se ponovi postupak kao i kod brzog unosa teksta. Isto tako moguće je unijeti i brojeve s nekim razmakom kao npr. 1,6 i tako do 21, to će Excel napraviti kao i u prethodnom slučaju.

Ovu akciju je moguće napraviti i pomoću Popuni/Niz (Fill/Series). Pojavljuje se dijalog uz pomoću kojeg je moguće podesiti opcije nastavljanja niza.

 

Brzo popunjavanje ćelija posebnim znakovima Često je potrebno rezultate, međurezultate ili neke druge važne podatke posebno istaknuti. Za to služe posebni znakovi (*, _, =, ...). To je moguće napraviti na sljedeći način: 

Označi se ćelija ili niz ćelija koje želimo popuniti posebnim znakovima.



Klikne se desni klik na prvu ćeliju u nizu od koje želimo popuniti te se odabere kartica Poravnavanje (Alignment). Nakon toga u dijelu dijaloga koji služi za podešavanje horizontalno poravnavanje (Horizontal) odabere se Popuni (Fill), te OK za potvrdu izbora.



Upiše se znak kojim se želi ispuniti u prvu ćeliju i pritisne se Enter.

Ispunjavanje ćelija moguće je napraviti i tako da se prvu unese znak u prvu ćeliju a tek onda se napravi formatiranje ćelije.  

Rad s rasponima U radu sa Excelom čest je slučaj da se određene radnje odnose na raspon ćelija kao što su promjena fonta, promjena boje pozadine ćelija i slično. Kada se odabire raspon ćelija mijenja se boja odabranih ćelija osim aktivne ćelije koja je prikazana bojom koju imaju sve ostale neodabrane ćelije. Odabir raspona Raspon odabiremo na nekoliko načina: 

 

Klikom miša unutar ćelije te povlačimo pokazivač miša u smjeru u kojem želimo odabrati raspon tj. odabrati ćelije. U slučaju da se želi odabrati raspon ćelija koje nisu vidljive potrebno je povlačiti miš prema tom smjeru izvan radnog lista te se tako pojavljuju i označavaju i te ćelije. Koristeći tipku Shift i držeći ju pritisnutom te pomoću strelica (gore, dolje, lijevo, desno). Koristeći tipku Shift i uz pomoć miša se označi prva ćelija raspona te se odabere posljednja ćelija koja se želi uključiti u raspon.



Koristeći pritisnutu tipku F8, a zatim pomoću strelica označiti odabrani raspon. Nakon što je raspon izabran, potrebno je ponovno pritisnuti tipku F8 kako bi se označio završetak izbora raspona.



Upotrebom tipke F5 ili Idi na (Go to). Otvara se dijalog Idi na u kojem se u dijelu Referenca (Reference) upisuje raspon ćelija koji se izabiru (npr., A2:D5).

Odabir redaka ili stupaca Redak i stupac mogu se izabrati, kao i kod raspona, na nekoliko načina:      

Klikom miša u zaglavlje retka ili stupca. Za izbor više susjednih redaka ili stupaca, klikom na početni redak ili stupac, te istovremenim držanjem lijeve tipke miša i povlačenjem prema sljedećem retku ili stupcu. Za izbor nesusjednih redaka ili stupaca, potrebno je držati pritisnutu tipku Ctrl i istovremeno kliknuti na zaglavlja redaka ili stupaca koja želimo odabrati. Pritiskom na kombinaciju tipki Ctrl+Razmaknica (Space), odabire se stupac aktivne ćelije ili stupci odabranih ćelija. Pritiskom na kombinaciju tipki Shift+ Razmaknica (Space), odabire se redak aktivne ćelije ili retci odabranih ćelija. Pritiskom na kombinaciju tipki Ctrl+Shift+Razmaknica (Space), odabiru se svi retci i stupci koji su odabrani.

Obično se odabire kontinuirani niz odabranih ćelija, no u Excelu je moguće odabrati i naizmjenične ćelije tj. sa isprekidanim rasponom ćelija. To se naziva višestrukim odabirom. Ovaj način odabira moguć je na nekoliko načina: 

Držeći pritisnutu Ctrl dok se mišem klika po određenim ćelijama koje se žele odabrati ili se vuče raspon ćelija.



Pritisnuti tipku F8, te nakon toga kombinacijom tipki Shift+F8 odabirati željeno područje.



Upotrebom tipke F5 ili Idi na (Go to). Otvara se dijalog Idi na u kojem se u dijelu Referenca (Reference) upisuje raspon ćelija koji se izabiru, odvajaju se zarezom (npr., A2:D5, F2:H4).

Odabir raspona u više radnih listova Excel ima višestruke radne listove koji mu omogućuju olakšani rad sa više podataka koji mogu biti grupirani po listovima, tj. mogu predstavljati dio firme kao što su Nabava, Proizvodnja, Prodaja i slično.

Izabrana aktivnost (npr. Oblikovanje, stil fonta i slično) primjenjuju se na sve odabrane ćelije u svim odabranim radnim listovima.

Odabir višestrukih područja koja se proteže preko više radnih listova je procesu dva koraka:  

Odabir raspona na jednom radnom listu Odabir radnih listova koje želimo uključiti u raspon

Odabir ćelije ili više ćelija vrši se tako da se aktivira, npr., radni list Nabava i tada označe ćelije koje se žele označiti. Nakon toga se pritisne tipka Shift i klikne se na radni list Prodaja. Na taj način se označavaju svi radni listovi između radnog lista Nabava i Proizvodnja. Na naslovnoj traci se pojavi oznaka Grupirano (Group) te su na svim radnim listovima označene ćelije koje su označene na prvom radnom listu. Ukoliko se želi označiti samo pojedinačni listovi to se izvodi kao i u prethodnom primjeru samo s razlikom da se pritisne tipka Ctrl. Posebne mogućnosti odabira Kada se klikne tipka F5 otvara se dijalog za Idi na (Go to) koji ima opciju Posebno (Special) gdje se nalaze posebne opcije za označavanje ćelija. Nakon što se odaberu ćelije ili skup ćelija aktiviranjem ove opcije moguće je na navedeno područje primijeniti sljedeći višestruki izbor specijalnog selektiranja.  

 

Opcija Efekt Komentari Odabiru se samo ćelije koje sadrže komentar. Isto se postiže (Comments) kombinacijom tipki Ctrl+Shift+?. Konstante (Constants) Odabire sve ćelije sa sadržajem koji nije formula. Primjenjiv je ako postoje ćelije s ulaznim podacima koje se s vremenom prazne i pune novim podacima. Pri tome ćelije s formulama ostaju netaknute. Formule (Formulas) Odabire sve ćelije koje sadrže formule. Moguće ih je izabrati parcijalno, ovisno o tipu rezultata; brojčane, tekstualne, logičke vrijednosti, itd. Prazne (Blanks) Odabire sve prazne ćelije. Trenutno područje Odabire pravokutno područje ćelija oko aktivne ćelije. Područje je (Current region) ograničeno praznim retcima i stupcima. Isto se postiže kombinacijom tipki Ctrl+*. Trenutni niz (Current Odabire cijelo područje. array) Objekti (Objects) Odabire sve grafičke objekte na radnom listu. Razlika redaka (Row Analizira odabir i odabire ćelije koje su drugačije od ostalih ćelija u differences) svakom retku. Isto se postiže kombinacijom tipki Ctrl+\. Razlika stupaca Analizira odabir i odabire ćelije koje su drugačije od ostalih ćelija u (Column differences) svakom stupcu. Presedani Odabire ćelije koje se koriste u formuli ili formulama odabira. Mogu (Presedentes) se izabrati samo direktne ovisnosti ili ovisnosti o svim nivoima. Ovisne (Depedents) Odabire ćelije s formulama koje se odnose na aktivnu ćeliju ili na odabir. Mogu se izabrati samo direktne ovisnosti ili ovisnosti o svim nivoima. Zadnja ćelija (Last Odabire donju desnu ćeliju na radnom listu koji sadrži podatak. Isto cell) se postiže sa kombinacijom tipki Ctrl+End. Samo vidljive ćelije Odabire samo vidljive ćelije u odabiru. Ova opcija je vrlo pogodna za (Visible cells only) korištenje kada se radi s automatski filtriranim popisima. Uvjetno oblikovanje Odabire ćelije koje sadrže uvjetni format. (Conditional formats) Provjera valjanosti Odabire ćelije koje su podešene za provjeru podataka pri unosu. podataka (Data Opcija Sve (All) odabire sve takve ćelije. Opcija Isto (Same) odabire validation) samo ćelije koje sadrže identično pravilo za provjeru kao i aktivna ćelija. Kopiranje i premještanje sadržaja ćelije Kopiranje i premještanje sadržaja ćelije može se obaviti prema drugim ćelijama na istom listu, drugim listovima ili drugim radnim bilježnicama. Kopiranje i premještanje se obavlja pomoću miša i gumba na vrpci . Kopiranje obavljamo tako da označimo ćeliju ili ćelije koje želimo kopirati. Označavanjem ćelija označio se i sav sadržaj, što znači i formula i tekst te sva oblikovanja koja su podešena. 

Nakon što su označene ćelije potrebno je kliknuti na gumb Copy koji se nalazi na vrpci s lijeve strane ili se pritisne kombinacija tipki Ctrl+C.



Nakon toga potrebno je označiti ćeliju na koju se želi kopirati sadržaj (pojedinačna ćelija ili prva lijeva donja ćelija raspona), te se odabire opcija na vrpci Paste ili se pritisne kombinacija tipki Ctrl+V.



Isti postupak je kada se želi kopirati na drugi radni list ili drugu radnu bilježnicu.

Kod premještanja se radi isti postupak kao i kod kopiranja s tim da je jedina razlika što se umjesto naredbe Copy koristi naredba Cut ili kombinacija tipki Ctrl+X.  

Višestruki prikaz radnih bilježnica Ponekad u Excelu je potrebno imati istovremeno otvoreno više radnih bilježnica. Njih je vrlo lako moguće prilagoditi tako da se sve otvorene bilježnice vide u istom glavnom prozoru Excela.

Pomoću opcije Rasporedi sve (Arrange All) moguće je rasporediti sve radne bilježnice prema sljedećem redu: 

Tiled – radne bilježnice biti će poslagane kao pravokutnici, jedna do i ispod druge. Aktivna je ona bilježnica koja ima tamnoplavi obrub (u slučaju sa slike to je Book1).



Odabirom Horizontalno (Horizontal) dobiva se pogled tako da se radne bilježnice poslože horizontalno.



Opcija Vertikalno (Vertical) će postaviti radne bilježnice u okomit položaj.



Zadnjom opcijom Kaskadno (Cascade) radne bilježnice se slažu jedna na drugu, s tim da je cijela vidljiva samo aktivna radna bilježnica.

Svaki od pogleda ima svoju primjenu koja najviše dolazi do izražaja kada se trebaju kopirati ili premještati podaci iz jedne u drugu radnu bilježnicu. Ako se želi neki od navedenih prikaza češće pozivati moguće je isti spremiti kao Radni prostor (Workspace). Za to postoji opcija Spremi radni prostor (Save workspace) koja se nalazi na vrpci.

Excel radni prostor sprema sa nastavkom .xlw što ga razlikuje od Excelove datoteke koja ima nastavak .xlsx. Ako se želi otvoriti radni prostor, otvara se kao i svaka Excelova datoteka preko opcije Otvori (Open) iz izbornika Datoteka (File).

         

Dijeljenje radnog lista na panele Kada ne želimo opterećivati ekran nepotrebnim prozorima, možemo aktivni radni list podijeliti na dva ili četiri odvojena panela. Za tu radnju trema uključiti opciju Podijeli (Split) koji se nalazi na vrpci.

Dijeljenje se obavlja na mjestu aktivne ćelije. Pomoću miša je moguće promijeniti veličinu panela i prilagoditi ga korisnikovim željama. Također moguće je neovisno se pomicati po svakom panelu kroz stupce i retke.

Za uklanjanje podjele koristi se opcija Podjeli (Split) kao i kod postavljanja podjele.

Zamrzavanje panela Ponekad je potrebno zamrznuti tj. zaključati neke podatke, tj. stupce ili retke kako bi oni bili vidljivi kroz cijeli list bez obzira gdje se nalazili na radnom listu. Ovo se koristi kada se želi sačuvati zaglavlje retka ili stupca kako bi bili vidljivi kroz cijelu tablicu. Zamrzavanje panela se izvodi preko vrpce pod opcijom Zamrzni panele (Freeze Panes). Opcije koje je moguće odabrati su: 

Zamrzavanje Panele – odabire se zamrzavanje označenih ćelija dok se drugi paneli mogu pomicati (skrolati) po potrebi.



Zamrzavanje prvog retka – odabire se zamrzavanje samo prvog retka lista dok se drugi redovi mogu normalno pomicati.

Zamrzavanje prvog stupca – odabire se zamrzavanje samo prvog stupca dok se drugi stupci mogu normalno pomicati.

Rad sa stupcima i retcima Rad sa stupcima i retcima podrazumijeva njihovu prilagodbu sadržaja u ćelijama. Broj redaka i stupaca u jednom radnom listu je konstantan broj, no moguće je dodavati i brisati nove redove i stupce ali samo prividno, jer je konačan broj sveukupnih ćelija i dalje isti.

Umetanje stupaca i redaka Kako bi umetnuli redak ili stupac potrebno je označiti mjesto odnosno ćeliju kraj koje želimo umetnuti nove ćelije te desnim klikom miša odabrati Umetanje (Insert). Također umetanje je moguće i preko vrpce te na klikom na opciju Umetanje (Insert).

Umetanjem retka ili stupca se pomiču postojeći retci odnosno stupci kako bi se mogao umetnuti željeni. U slučaju ako želimo umetnuti samo jednu ćeliju moguće je to napraviti na dva načina, tako da se pomaknu ćelije udesno, te da se pomaknu ćelije prema dolje.

Brisanje redaka i stupaca Brisanje redaka odnosno stupaca je vrlo sličan postupak kao i umetanju. Moguće je brisati ćelije te pomicati aktivnu ćeliju lijevo, gore, te brisati cijele retke ili cijele stupce. Isto kao i kod umetanja redaka moguće je pristupiti opcijama za brisanje preko vrpce te odabiranjem Briši (Delete) opcijom.

Promjena visine retka i širine stupaca Promjena veličina ćelija vrši se promjenom širine stupca i visine retka.

Promjena visine retka Visina retka se mjeru u pikselima (pixelima) što je standardna jedinica za mjerenje u tiskarskoj industriji. Predefinirana visina retka ovisi o pismu koje je definirano u stilu Normal no predefinirana visina je 20 piksela. Promjena visine ćelije se može izvršiti izborom opcije Oblikovanje (Format) koja se nalazi na vrpci. Retku kojem se želi promijeniti visina treba se označiti se odabere opcija Visina retka (Row Height). Kada se otvori dijalog upiše se visina retka u pikselima te se potvrdi sa OK.

Ukoliko se želi da Excel sam odredi visinu retka potrebno je odabrati opciju Samoprilagodi visinu retka (Autofit row height). Također, moguće je i ručno podesiti tako da se klikne na zaglavlje retka između dva broja te se pritisne lijeva tipka miša i pomiče se u željenom smjeru.

   

 

Promjena širine stupca Širina stupaca se mjeri brojem znakova koji se mogu prikazati u jednoj ćeliji. Predefinirana širina stupca je 8,43 što je 64 piksela . Prije svake promjene širine stupca, treba odrediti želi li se promijeniti širina jednog ili više stupaca. Širinu stupca moguće je mijenjati na vrlo sličan način kao i visinu retka, pomicanjem miša u zaglavlju između dva slova u željenom smjeru te na taj način mijenjati širinu stupca. Naredbom Širina stupca (Column Width) koja se nalazi na vrpci pod opcijom naredbe Oblikovanje (Format). Nakon toga se otvara dijalog u kojem se upisuje određena širina stupca, vrijednost se potvrđuje sa OK.

Ukoliko se želi da Excel automatski podešava širinu stupca potrebno je odabrati opciju Samoprilagodi širinu stupca (Autofit column width). Postavljanje predefinirane širine stupca moguće je preko opcije Predefinirana širina (Default width).  

Skrivanje stupaca i redaka U Excelu je moguće sakriti stupac ili redak. Za sakrivanje retka potrebno je izabrati naredbu koja se nalazi na vrpci Oblikovanje (Format)/ Sakrij redove (Hide rows). Za sakrivanje stupaca potrebno je odabrati opciju Sakrij stupce (Hide columns). Za sakrivanje cijelog lista potrebno je odabrati Sakrij list (Hide sheet). Prilikom skrivanja redova ili stupaca vidljivo je koji su stupci odnosno redovi skriveno po zadebljanju (bold) na mjestu gdje je stupac ili redak skriven.

 

 

Otkrivanje skrivenog retka ili stupca izvodi se preko opcija Prikaži retke (Unhide rows), odnosno Prikaži stupce (Unhide columns) i to tako da se označe retci iznad i ispod skrivenog retka, odnosno označavanjem stupca lijevo i desno od skrivenog stupca.

Spajanje i dijeljenje ćelija Često je potrebno spojiti nekoliko ćelija u jednu kako bi se omogućio bolji pregled unutar radnog lista, isto tako ponekad postoji potreba za razdvajanjem ćelija. Ove operacije su vrlo lako izvedive u Excelu.

Iz slike je vidljivo da je poželjno spojiti ćelije B2,C2 i D2 kako bi se dobio bolji pregled podataka. Spojiti možemo na dva načina, prvi način je sljedeći: 

Kako bi spojili ćelije potrebno je prvo označiti ćelije koje želimo spojiti.



Nakon toga potrebno je kliknuti na naredbu Spoji i centriraj (Merge & Center).

Za drugi način je isto potrebno označiti ćelije koje želimo spojiti. 

Nakon toga kliknuti desnu tipku miša te odabrati opciju Oblikovanje ćelija (Format cells).



Kada se otvori dijalog odabrati karticu Poravnavanje (Alignment) te odabrati Spoji ćelije (Merge cells).

Kada se ćelije žele razdvojiti, postupak je isto kao i kod spajanja samo što se ponavljanjem naredbe Spoji i centriraj (Merge & center) kao i naredbom Spoji ćelije (Merge cells) poništava spajanje ćelija.

Ponekad tekstualni podaci sadrže dva podatka u jednoj ćeliji kao što su na primjer ime i prezime, te je takve podatke razdvojiti u posebne stupce. Za to služi opcija pretvorbe iz Teksta u stupce (Text to columns) koja se nalazi u kartici Podaci (Data).

Odabirom te naredbe otvara se čarobnjak koji omogućava olakšano razdvajanje teksta. Prvi dijalog koji se otvara omogućava nam odabir vrste razmaka kojom su razdvojene riječi u tekstu. U slučaju sa slike riječ je o razmaku, kada se radi o imenima ako osoba ima dva prezimena ta dva prezimena potrebno je razdvojiti crticom kako ne bi došlo do razdvajanja u tri stupca.

Na sljedećem prozoru je omogućeno oblikovanje novonastalih stupaca. Točnije, moguće je odabrati koji tip podataka se nalazi u stupcima (tekst, datum, brojevi i slično). Moguće je prilagoditi svaki stupac posebno. To se odabire tako da se klikne na stupac koji se želi oblikovati. Nakon što se odabere oblikovanje i položaj tj. lokacija gdje želimo umetnuti novonastale stupce, klikne se Završi (Finish).

Uvjetno oblikovanje ćelija Ponekad je podatke potrebno oblikovati tako da se mijenja oblikovanje ovisno o nekom uvjetu koji je od prije zadan. Kako bi se primijenilo uvjetno oblikovanje potrebno je označiti ćelije, tj. raspon ćelija nad kojim se želi primijeniti uvjetno oblikovanje. Nakon toga je potrebno odabrati opciju Uvjetno oblikovanje (Conditional formatting) koje se nalazi na početnoj kartici na vrpci pod grupom Stilovi (Styles).  

Konkretno u slučaju sa slike vrlo je prikladno da ćelije budu oblikovane tako da manja vrijednost (konkretno temperatura) bude više plava boja, dok veće vrijednosti budu crvenije boje.

Naravno moguće je ćelije oblikovati tako da budu oblikovane po želji, tj. da jedna boja bude ako je neka vrijednost ćelije manja od zadane a da druga boja kad je vrijednost ćelije veća od zadane. Kao na primjer, moguće je oblikovati ćelije tako da u slučaju ako je ocjena 1 pozadina ćelije je crvena, a pozadina ćelije u slučaju vrijednosti 5 je zelene boje, dok sve vrijednosti ćelija između 1 i 5 su postepene razine između crvene i zelene boje. Kako bi se napravilo takva vrsta oblikovanja potrebno je kliknuti na tipku uvjetnog oblikovanja, te nakon toga na opciju Novo pravilo (New rule). Nakon toga se otvara prozor u kojem je moguće izabrati stil oblikovanja te na što će se stil oblikovanja primjenjivati.

Provjera valjanosti podataka   

Nekada je potrebno provjeravati vrijednosti koje su unesene u ćelije. To se vrši preko opcije Provjera valjanosti podataka (Data validation) koji se nalazi na kartici Podaci (Data) u grupi Alati za podatke (Data tools).

Kako bi se napravila provjera podataka potrebno je označiti ćelije koje želimo uključiti u provjeru podataka. Nakon toga je potrebno odabrati opciju Provjera podataka valjanosti (Data validation). Otvara se prozor u kojem je moguće postaviti provjeru. Na prvoj kartici je potrebno odabrati koji tip podataka želimo provjeravati. Konkretno u slučaju sa slike koristi se cijeli broj, te se koristi raspon podataka između 1 i 5. Na drugoj kartici je moguće upisati tekst koji će se pojaviti kada se klikne na ćeliju koja ima provjeru podataka, tj. pojaviti će se komentar s tekstom koji je napisan u polju Ulazna poruka (Input message), koji će imati naslov koji je upisan u polju Naslov (Title). Također moguće je i neselektiranjem kvačice onemogućiti pojavljivanje navedenog komentara. Na zadnjoj kartici moguće je unijeti tekst koji će se ispisati ukoliko se upiše u ćeliju vrijednost koja nije dopuštena.

Moguće je promijeniti i stil poruke, te kao i kod druge kartice moguće je i neselektirati kvačicu te time spriječiti pojavljivanje ove poruke. U polje Naslov (Title) upisuje se tekst koji se želi ispisati kao naslov poruke, dok se u polje Poruka greške (Error message) upisuje tekst koji se želi prikazati kao poruka greške.  

 

Nakon što se postavi aktivna ćelija u područje gdje je postavljena provjera valjanosti podataka pojavi se komentar koji je prikazan na slici. Kada se pokuša upisati vrijednost koja je u rasponu koji je dozvoljen vrijednost se normalo upisuje u ćeliju, no kada se upiše vrijednost koja nije dozvoljena ispisuje se poruka kako je zadana.

Ukoliko se klikne na tipku Pokušajte ponovno (Retry) moguće je promijeniti vrijednost u ćeliju, no u slučaju ako se odabere opcija Odustani (Cancel) vrijednost koja je unesena bit će poništena.

Imenovanje ćelija i raspona Rad s adresama ćelija ponekad može biti vrlo zamoran. Vrlo je teško zapamtiti da se neka ćelija nalazi na određenoj adresi ili da se neki raspon ćelija nalazi na određenim adresama. Pogotovo kada taj raspon predstavlja neki naziv na primjer Računi. Neke od prednosti rada s imenima u odnosu rada s adresama ćelija:      

Lakše pamćenje nekog konkretnog imena (na primjer Računi) nego s rasponom ćelija (Na primjer C2:D15), Teže se pogriješi pri unosu imena nego raspona, Lakše je premještati neko područje jer ime i dalje ostaje isto, iako se adrese mijenjaju, Jednostavnije pisanje formula. Ime raspona se koristi u formuli, Imena u formulama su puno razumljivija te, Rad s makronaredbama puno je jednostavnije nego s adresama ćelija.

Ručno pridjeljivanje imena Postoji nekoliko načina dodjele imena. Jedan je upotrebom okvirom za dodjelu imena (Define name), dok je drugi upotrebom Okvira za imena. Nakon odabira ćelije ili raspona ćelija kojima želimo dodijeliti imena, desnim klikom miša odabire se Dodjeli ime (Define name). Nakon toga se otvara dijalog u kojem upisujemo ime koje želimo dodijeliti.

Drugi, brži način je preko okvira za imena. Potrebno je označiti ćeliju ili raspon ćelija kojima želimo dodijeliti ime te u okvir za imena upišemo to ime i pritisnemo Enter za potvrdu.

Također postoji i još jedan način dodjeljivanja imena a to je preko kartice formule u grupi Definirana imena (Defined Names).

Automatsko pridjeljivanje imena Ponekad se može dogoditi da zaglavlja redaka ili stupaca odgovaraju za dodjeljivanje imena rasponima. Preduvjet da bi došlo do automatskog pridjeljivanja jest da su navedena dva stupca susjedna, jer u protivnom neće doći do automatskog pridjeljivanja imena. U slučaju sa slike, kada se pozicioniralo na stupce u rasponu ćelija H5:H9, Excel je za svaku ćeliju ponudio ime dana u tjednu sukladno susjednoj ćeliji u stupcu G.       

Izrada i promjena imena u tablici imena Ukoliko se prethodno izradi tablica, tada je puno lakše raditi sa nazivima. To bitno olakšava traženje i ispravljanje grešaka. Kako bi se izradila tablica imena u radnoj bilježnici, potrebno je za početak pokazivač aktivne ćelije pomaknuti u područje radnog lista koje nećemo koristiti. Tablica se stvara na mjestu aktivne ćelije. Potrebno je upotrijebiti naredbu Zalijepi imena (Paste names) koja se nalazi na vrpci pod izbornikom Koristi u formuli (Use in formula). Isto se postiže ako se pritisne tipka F3.

Naredbom Upravitelj imenima (Name manager) moguće je dodavati, uređivati i brisati imena koja su dodijeljena u radnoj knjizi.

Unos i obrada teksta u ćelijama Kod unosa teksta, tekst se pozicionira lijevo unutar ćelije. Pozicioniranje teksta je identično kao i pozicioniranje teksta u Wordu i može biti jedno od tri opcije. Poravnavanje ulijevo, udesno ili centrirano. Svaka od te opcije može još biti proširena sa horizontalnim poravnavanjem koje može biti gore, sredina ili dolje. Ukoliko se želi pristupiti većem broju opcija oblikovanja, potrebno je označiti ćeliju koju treba oblikovati te desnim klikom miša odabrati Oblikovanje ćelija (Format cells). Ukoliko se želi promijeniti smjer pisanja teksta, npr. želimo pisati okomito, potrebno je uključiti opciju okomitog pisanja.

Ukoliko se želi tekst napisati pod nekim kutom to je moguće podešavanjem kuta kao na slici.

Ponekad je ćelije potrebno dodatno urediti tako da se dobije izgled tablica. Kako bi se to napravilo potrebno je odabrati ćeliju ili raspon ćelija koje se žele urediti te nakon toga odabrati opciju Okviri (Borders) te odabrati okvir ćelija koji se želi.



Unos i obrada ostalih podataka u ćelijama U ćelije je moguće unijeti različite vrste podataka. Odabir tipa podataka se vrši preko dijaloga za oblikovanje ćelija, desnim klikom miša na Oblikovanje ćelija (Format cells).

Unos formula  

Formula podrazumijeva da se u radnu ćeliju upiše neka operacija koja je rezultat jedne ili više upisanih ćelija. Formula koja se upisuje u ćeliju sastoji se od sljedećih dijelova:    

Operatora (množenje, dijeljenje, zbrajanje, oduzimanje itd.), Adrese ćelije, Vrijednosti i, Funkcije (Prosjek AVG, Sume SUM, itd.).

Formula sadrži maksimalno 8192 znaka. U traci formule vidi se formula upisana u ćeliji. Dok je u ćeliji prikazan rezultat. Upisivanje formule uvijek započinje upisivanjem znaka jednakosti (=). Običan tekst ne započinje znakom jednakosti pa se na taj način razlikuju tekst i formula. Prioriteti ili važnosti operatora Operatori imaju prioritete po kojima se računaju u formulama. Prioritet je prikazan sljedećom tablicom: Simbol Operator Prioritet (Važnost) ^ Potenciranje 1 * Množenje 2 / Dijeljenje 2 + Zbrajanje 3 Oduzimanje 3 & Pridruživanje (Spajanje) 4 = Jednako s 5 > Veće od 5 < Manje od 5 Adresiranje ćelija Formule mogu koristiti i ćelije iz drugih radnih listova, pri čemu ne moraju biti iz iste radne bilježnice. Da bi se mogla iskoristiti posebna vrsta adresa, Excel koristi posebni način pisanja za oznaku takvih adresa. Adresiranje ćelija u drugim radnim listovima Da bi se upotrijebila vrijednost neke ćelije na drugom radnom listu iste radne bilježnice, upotrebljava se sljedeći oblik formata: =NazivLista!Adresaćelije Tako na primjer ako postoje listovi s nazivima Sheet1 i Sheet2 i želimo zbrojiti vrijednosti dviju ćelija onda bi napisali sljedeće u okvir za formulu: =A1*Sheet1!A2

Adresiranje ćelija u drugim radnim bilježnicama Za označavanje ćelija koje pripadaju radnoj bilježnici, koristi se sljedeći format: =[ImeBilježnice]ImeLista!AdresaĆelije Nije nužno da radna bilježnica na čiju se ćeliju bude otvorena. Ako nije, tada je nužno upisati cijelu putanju (Path) do te radne bilježnice. Ako ime radne bilježnice sadrži razmake, potrebno je ime radne bilježnice i radnog lista staviti u jednostruke navodnike. =A1*'[Book.xls]Sheet1'!C2 Kako bi se izbjegle greške prilikom upisivanja adrese poželjno je koristiti označavanje ćelija pomoću miša.

Apsolutno i relativno adresiranje ćelija Vrlo je važno znati razliku između relativnog i apsolutnog adresiranja jer u slučaju greške takvog tipa dobivaju se sasvim drugi rezultati. Kao što je vidljivo na slikama u slučaju kopiranja adrese ćelija se mijenjaju svakim redom, no u slučaju ako se želi zadržati adresa ćelija to se može napraviti tako da se stavi znak $ ispred oznake stupca i retka ćelije. Npr. $A$1.

Apsolutnim adresiranjem „zamrzavamo“ ćeliju s kojom želimo računati.

Greške u formulama Nakon što je unesena formula u ćeliju i pritisnut Enter, moguće je da se dogodi greška, tj. pojavi poruka o grešci. Poruke su kratke te neki puta nije moguće prepoznati o čemu se radi. U tablici su česte greške koje se pojavljuju u ćelijama s formulama. Greška #DIV/0! #NAME! #N/A #NULL! #NUM! #REF! #VALUE!

Značenje U formuli postoji dio u kojem se pokušalo dijeliti s nulom. Ista je poruka ako je riječ o pokušaju dijeljenja s praznom ćelijom. Riječ je o imenu koje Excel ne prepoznaje. Ovo je moguće ako je obrisano ime koje se negdje koristi u formuli. Formula obavještava da ćelija koja se koristi u formuli ne sadrži vrijednost. Formula koristi presjek dvaju raspona ćelija koje nemaju zajedničkih točaka. Problem s unesenim brojem. Očekuje se pozitivan broj, a unesen je možda negativan. Formula koristi ćeliju koja nije valjana. Npr. možda je ćelija na koju se referencira formula izbrisana iz radnog lista. Formula koristi argument ili operand pogrešnog tipa. Operand je vrijednost ili adresa ćelije koju formula koristi za izračun rezultata.

Sadržaj formule, nakon što je utvrđena greška, moguće je mijenjati kao i svaku drugu vrijednost koja je upisana u ćeliju. Kako bi se formula izmijenila, treba napraviti jedno od navedenog:   

Dvostruki klik na ćeliju, nakon toga je moguće izmijeniti sadržaj formule u samoj ćeliji. Označiti ćeliju formule gdje se pojavila greška te pritisnuti tipku F2, te promijeniti sadržaj formule u ćeliji. Označiti ćeliju kojoj se želi promijeniti sadržaj te kliknuti na traku za formule u kojoj je moguće napraviti promjenu.

Cirkularne adrese (Petlje) Ponekad je moguća situacija kada se zna pojaviti petlja ili kako se to u Excelu naziva „cirkularna adresa“. Riječ je o slučaju kada se u formuli koristi njezin rezultat, na primjer: C1=A1*B1*C1 U tom slučaju pojavljuje se poruka koja izgleda ovako:

Nakon što se pojavi poruka moguće je Kliknuti na tipku OK te na taj način ostaviti formulu i stanju kojem je i bila. Nakon toga, dolje u lijevom kutu ekrana se pojavljuje oznaka koja pokazuje da imamo cirkularnu adresu u radnom listu. Excel računa formule u cirkularnim adresama sve dok promjena rezultata ne bude dovoljno mala da nema utjecaja na konačni rezultat. Promjena mora biti manja od vrijednosti koja je upisana u opcijama Excela pod poljem Najveća promjena (Maximum change). Predefinirana vrijednost za to polje je 0,001 a broj iteracija 100. Što je Najveća promjena, manji a Broj iteracija (Maximum itterations) veći, to će preciznost izračuna biti veća.

Sortiranje Sortiranje podataka predstavlja mogućnost da se isti podaci u jednoj tablici prikažu na više načina. Sortiranje po jednom stupcu obavlja se tako da se klikne na oznaku sortiranja koja se nalazi na vrpci. Uzlazno sortiranje Silazno sortiranje

Sortiranje više stupca se vrši preko kartice Podaci (Data) te preko opcije Sortiranje (Sort). U slučaju da nije označeno područje koje treba sortirati, Excel javlja sljedeću poruku. (tu napiši tu poruku!!!) Tom porukom Excel poručuje da ako želimo sortirati neko područje prvo ga je potrebno označiti te nakon toga kliknuti tipku Sortiraj (Sort).

Kada je područje koje se želi sortirati označeno, otvara se dijalog koji omogućuje izbor sortiranja, tj. omogućuje nam odabir kriterija po kojem želimo sortirati. Moguće je odabrati po kojim stupcima želimo sortirati te kojim redoslijedom želimo sortirati (uzlazno ili silazno).

U slučaju da se odabere opcija Moji podaci imaju zaglavlje (My data has headers), umjesto naziva stupca pišu zaglavlja podataka.

Funkcije radnih listova Funkcije su u formulama pomoćni alat. Mnoge formule mogle bi se napisati i bez upotrebe funkcija no to bi bilo puno teže za pisanje i puno teže za praćenje u slučaju pojave greške. Funkcije nam služe za:    

puno jednostavnije pisanje formula, složene proračune koje bi bilo jako komplicirano napraviti bez funkcija, postavljanje uvjetnog izvođenja, ubrzanje poslova pri radu s radnim listovima.

Argumenti funkcija Argument funkcije je zapis koji se nalazi u zagradi iza naziva izabrane funkcije. Ovisno o vrsti funkcije koja se izabere, funkcije mogu biti:   

bez argumenata, s jednim argumentom, s fiksnim brojem argumenata,

 

s neodređenim brojem argumenata, s opcionalnim argumentima (koji se može i ne mora upotrebljavati).

Ako koristimo ime raspona kao argument, na raspolaganju može biti više opcija.   

Definiranje raspona pomoću adresa ćelija (=SUM(A5:A10)), Definiranje raspona pomoću naziva raspona (=SUM(Prodaja)), Definiranje raspona ako je on cijeli stupac (=SUM(C:C)).

Konstante se također mogu koristiti kao argumenti, kao na primjer SQRT(144), izračunati će drugi korijen broja 144. Izrazi također mogu biti dio funkcije, kao na primjer SUM(A2*B4+C1*D2). Unos funkcija Funkcije se mogu unositi ručno u traku za formule ili se mogu koristiti formule koje su grupirane po namjeni.

Pomoću tipke Umetni funkciju (Insert function) dobiva se pregled svih funkcija koje je moguće koristiti sa kratkim opisom što ta funkcija radi. Ovaj dijalog moguće je pokrenuti uz pomoć kombinacije tipki Shift+F3.

Kada se odabere određena funkcija otvara se dijalog te funkcije u kojem se mogu odabrati rasponi podataka nad kojima želimo primijeniti funkciju. Na dijalogu se vidi rezultata funkcije koji se nalazi dolje u lijevom dijelu dijaloga. Odabir raspona se vrši tako da se klikne na ikonu koja se nalazi s desne strane polja za unos broja. Raspon se može koristiti na bilo koji način koji je do sada već objašnjen. Za neke funkcije moguće je označiti samo jednu ćeliju umjesto cijelog raspona.

Vrste funkcija Postoji nekoliko kategorija funkcija koje su prikazane u tablici. Redni broj 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Kategorija funkcije Financijska (Financial) Datum i vrijeme (Date & Time) Matematička i trigonometrijska (Math & Trig) Statistička (Statistical) Funkcije za pretraživanje i reference (Lookup & Reference) Baze podataka (Database) Tekstualne i podatkovne (Tekst) Logičke (Logical) Informacijske (Information) Tehničke (Engineering) Kompatibilnost (Compability)

Izrada grafova U Excelu podatke je moguće prikazati i grafički i na taj način pojednostaviti prikaz podataka. Grafovi se koriste tako da se označi raspon podataka iz kojih se želi dobiti grafički prikaz te se klikne jedan od željenih tipova grafova koji se nalaze na vrpci.

Za svaki od tipova grafova postoji nekoliko podtipova koji se mogu odabrati tako da se klikne na strelicu prema dolje. Tipovi grafova su sljedeći: stupčasti, trokutasti, linijski, u obliku torte, točkasti, površinski, u obliku prstena, radarski, plošni, sa balonima, burzovni, valjkasti, stožasti, piramidalni. Nakon što se grafikon kreira moguće je naknadno mijenjati postavke grafikona i to opcijama na kartici Izgled (Layout). Također, moguće je postaviti i naslov grafikona, uređivanje stupaca, dodavanje legende i svih ostalih opcija.

Primjeri grafova

Umetanje slika u tablicu U Excelu je moguće postaviti sliku iz jednog od sljedećih načina:   

Slike koje su izrađene upotrebom Excelovih alata za crtanje. Rasterske ili vektorske slike koje su umetnute u radnu bilježnicu ili kopiranje pomoću Međuspremnika (Clipboarda). Slike koje su umetnute u Excel pomoću nekih od alata.

Umetanje oblika Ako je potrebno napraviti jednostavniji grafički prikaz, to je moguće preko alata koji se nalazi na vrpci koji se zove Oblici (Shapes). Također, moguće je umetnuti i ostale grafičke oblike kao što su organizacijski dijagrami, razni grafički elementi, slike i slično.

Oblikovanje radnih tablica Ponekad je potrebno podatke u Excelu oblikovati tako da izgledom podsjećaju na tablicu. Postoji nekoliko načina oblikovanja, najjednostavniji način je taj da se klikne na tipku koja se nalazi na vrpci Oblikovati kao tablicu (Format as table). Kada se odabere stil oblikovanja otvara se dijalog koji omogućava odabir raspona podataka koje želimo oblikovati kao tablicu.

Učitavanje podataka u Excel U Excel je moguće učitati podatke iz drugih baza podataka, pri čemu veza s tim bazama podataka može biti kontinuirana ili statička. Učitavanje je moguće pomoću kartice Podaci (Data) gdje se nalazi nekoliko opcija tj. izvora podataka kao što su Microsoft Access, Internet, tekstualna datoteka ili neki drugi vanjski izvori.

Uvoz podataka iz SQL Servera Kako bi pokrenuli uvoz podataka iz SQL Servera potrebno je odabrati opciju Iz drugih izvora (From other sources) te nakon toga odabrati opciju Iz SQL Servera (From SQL Server). Nakon toga se otvara dijalog u kojem je potrebno upisati ime servera na koji se želimo spojiti te podatke za spajanje na server.

U sljedećem prozoru se odabire baza na koju se želimo spojiti te tablica iz koje želimo uvesti podatke.

Na zadnjem prozoru je moguće odabrati naziv datoteke koja sadrži podatke za vezu te opis te veze. Kada se klikne na Završi (Finish), moguće je odabrati kako se žele prikazati podaci te u kojem radnom listu se žele prikazati ili se želi kreirati novi radni list. Konačni izgled uvezenih podataka.





Pivot tablice (Pivot table) Pivot tablice su jedan od najmoćnijih alata koji omogućuje višestruko sortiranje i naknadno grupiranje podataka. Kao izvor podataka može se koristiti bilo koja postojeća Excel datoteka ili se može povezati vanjska baza podataka kao što Access ili SQL Server. Kreiranje pivot tablice se pokreće preko kartice Umetanje (Insert) te klikom na tipku Pivot tablica (Pivot table). Nakon toga se otvara prozor koji omogućuje izbor izvora podataka za pivot tablicu i mjesto gdje će se pivot tablica kreirati. Nakon toga se na radnom listu pojavljuje objekt u kojem se prikazuju podaci koje želimo prikazati. Kako bi odabrali željene podatke sa desne strane ekrana imamo sve podatke koje smo uvezli. Jednostavnim označavanjem ili neoznačavanjem dodajemo odnosno brišemo stupce u novonastaloj tablici. Podatke je moguće sortirati po svakom od stupaca. Također, moguće je i filtrirati podatke po želji. U zadnjem retku se nalazi ukupan zbroj svih redova iznad po stupcima te je na taj način olakšani prikaz ukupnih podataka za svaki stupac.

Na vrlo sličan način moguće je napraviti i Pivot grafikon (PivotChart). Postupak za odabir podataka je isti, a tako je i sa odabirom podataka koji se žele grafički prikazati.

Izrada makro naredbi Makroi su jedan od načina na koji se može automatizirati rad u Excelu. U slučaju ako postoji niz radnji koje se često primjenjuju, pogotovo neke složenije, takve je radnje moguće snimiti pod makro naredbu. Nakon što se naredba snimi, moguće ju je pozvati te nakon toga se sve akcije koje su spremljene pod taj makro izvršavaju. Snimanja makro naredbe se pokreće pomoću tipke na Pogled (View) te na desnoj strani vrpce.

Kada se odabere Snimanje makro naredbe (Record macro) otvara se prozor u kojem se nalazi sljedeće:   



Ime makro naredbe, Kratica (S), tj. kombinacija tipki kojom će se makro aktivirati, Lokacija gdje će se makro naredba pohraniti : o ova radna bilježnica (This Workbook) moguće je pozvati samo unutar ovog dokumenta. o Osobni makro radne knjige (Personal Macro Workbook) – tako snimljeni makro moći će se pozvati unutar svakog Excel dokumenta. Opis makro naredbe.

Nakon što se prozor zatvori potvrdno tj. sa OK počinje snimanje akcija koje će se izvršavati. Zaustavljanje snimanja se vrši tako da se klikne na Zaustavi snimanje (Stop recording) koji se nalazi na vrpci pod makronaredbama.

Nakon toga označimo ćeliju ili radni list na kojem želimo pokrenuti makronaredbu te se klikne na Pregledaj makroe (View Macros). Tom akcijom se otvara prozor koji omogućava izbor makro naredbi koje smo snimili te uređivanje i brisanje istih. Ukoliko se želi pokrenuti određeni makro, potrebno ga je označiti i pritisnuti tipku Pokreni (Run). Kao što je vidljivo na slici, nakon što smo pokrenuli makro svi podaci i sve akcije koje su bile izvedene dok se snimao makro su napravljene i na novom radnom listu.

U slučaju ako želimo da makro „zna“ gdje se nalaze ulazni podaci, potrebno je nakon što se pokrene snimanje makroa, ali prije nego se krene s prvom radnjom uključiti opciju Relativnog pristupa (Relative reference). Kada se uključi ta opcija, Excel pamti pozicije ćelija na koje se poziva određena operacija. Ako opcija nije uključena, Excel će pozvani makro izvršavati na ćelijama na kojima je snimljen, no najčešće nije važno gdje se izvršava neka radnja već je bitan redoslijed operacija. Kako bi Excel mogao zapamtiti gdje se nalaze podaci s kojima se želi raditi, potrebno je prije snimanja označiti prvu ćeliju u kojem će se početi izvršavati neka operacija. Jednako tomu, kada se želi izvršiti snimljeni makro, mora se prije izvršenja označiti prva ćelija u kojem će se izvršiti snimljene operacije.

Literatura: Korištenje računala i programa – Milorad Nikitović, Ivanka Sluganović, Zagreb 2009. Proračunske tablice - Microsoft Excel 2010 skripta, Zagreb 2011. Proračunske tablice - Microsoft Excel 2010 priručnik, Zagreb 2011. http://office.microsoft.com/ (Pristupljeno od 05.09.2011. do 30.09.2011. u više navrata) http://www.gcflearnfree.org/excel2010 (Pristupljeno od 05.09.2011. do 30.09.2011. u više navrata)