Monitoring Mutu Dan Audit

Monitoring dan audit mutu

Pengertian monitoring Monitoring mutu adalah proses pengumpulan data dan analisis yang dilakukan secara reguler terhadap suatu rangkaian utama indikator kesehatan (indikator mutu). Monitoriing mutu menekankan pada mengukur dan menganalisis proses bukan individu Monitoring mutu memungkinkan penyedia pelayanan kesehatan untuk mengkaji kinerja sarana atau program kesehatan untuk menjamin tercapainya luaran yang diharapkan.

Pokok-pokok penting dari monitoring mutu Cara pandang sistem Prinsip dasar monitoring mutu Monitoring berkesinambungan atau pemeriksaan sesaat (Spot Checks) Pendekatan bertahap Pembakuan sistem monitoring mutu

Cara pandang sistem Cara pandang kesisteman merupakan kerangka kerja yang komprehensif dalam monitoring mutu melalui analisis yang terstruktur terhadap input, proses, dan hasil dari isu-isu yang terkait dengan mutu.

Prinsip dasar Standar dapat berwujud berbagai ragam: kebijakan administratif, prosedur, panduan klinis, dan clinical pathway Standar harus bersifat realistik (dapat dikerjakan dengan sumberdaya yang ada), valid (berdasar bukti keilmuan dan pengalaman), jelas (dipahami sama antar praktisi yang satu dengan yang lain, tidak ada perbedaan interpertasi) Penyusunan standar dilakukan secara lintas fungsi, multi disiplin dan harus dijamin konsisten dilaksanakan di seluruh unit di rumahsakit. Data yang dikumpulkan melalui proses monitoring dapat membandingkan kinerja dengan standar pada waktu tertentu atau periode waktu tertentu dan dapat juga dibandingkan dengan rumahsakit lain.

Sistem monitoring yang efektif Pengumpulan data merupakan kegiatan rutin dan terintegrasi dalam tugas sehari-hari Data dikumpulkan secara reguler dari waktu ke watu, sehingga trend dapat dimonitor Data digunakan untuk mengidentifikasi timbul dan penyebab dari permasalahan pada sistem yang berakibat pada kinerja yang rencah. Data digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan.

Sistem monitoring mutu tidak hanya mengumpulkan informasi pada outcome dan input tetapi juga harus berfokus pada proses untuk mengetahui apakah proses sesuai dengan standar.

Ongoing Monitoring versus Spot Checks

Monitoring berkesinambungan: beberapa indikator perlu diukur secara teratur dan sering untuk melihat trend kecenderungan Spot checks: Sering tidak mungkin untuk memonitor begitu banyak standar, maka dapat dilakukan spot chek untuk standar tertentu pada periode waktu tertentu. A spot check may be done on a one-time basis or may involve monitoring a set of indicators for a particular service for a specific period

Pendekatan bertahap Supaya tidak pusing dengan banyak data , maka dianjurkan melakukan monitoring secara bertahapis to proceed incrementally. Mulai dengan sistem/proses yang sederhana: satu atau beberapa unit, kemudian dikembangkan berdasarkan pengalaman dan ketersediaan sumber daya. Prioritaskan pada proses yang berisiko tinggi, bervolume besar, berbiaya tinggi, dan cenderung bermasalah.

Prioritaskan untuk indikator-indikator utama: infeksi luka operasi, kejadian KTD, kejadian kematian Once a quality monitoring system is in place, the process can be expanded to include additional indicators.

Tahapan monitoring mutu Step one: Tetapkan informasi yang dibutuhkan – Pilih unit atau pelayanan yang akan dimonitor: pelayanan yang prioritas. – Pahami proses pelayanan pasien yang akan dimonitor, tetapkan titik-tiki kritisnya, gambarkan flow diagrammnya. – Gambarkan keterkaitan pelayanan yang dimonitor dengan pendekatan sistem. – Tetapkan standar yang akan dipakai untuk memonitor. – Susun indikator kinerja yang akan digunakan.

Step two: Pengumpulan data – Tetapkan metoda pengumpulan data: observasi, interview, dsb – Susun instrumen monitoring. – Ujicoba instrumen – Tetapkan strategi monitoring: siapa yang akan dimonitor, frekuensi monitoring, bagaimana sistem informasi dan sistem monitoring yang ada sekarang, bagaimana menjamin akurasi dan validitas data/pengukuran. – Kumpulkan data.

Step three: Penggunaan informasi dan hasil – Tabulasi hasil – Analisis hasil monitoring – Lakukan interpertasi dan gunakan hasil untuk perbaikan – Desain bagaimana penyimpanan dan distribusi hasil monitoring – Distribusikan hasilnya.

Tugas Pilih satu unit pelayanan Tetapkan indikator-indikator untuk memonitor pelayanan tersebut Tetapkan: – – – – – – – –

Tujuan monitoring Instrumen pengumpulan data Metoda pengumpulan data dan periode pengumpulan Metoda analisis dan periode analsis Siapa yang bertanggung jawab untuk pengumpulan data Siapa yang bertanggungjawab untuk analisis data Bagaimana penyimpanan data dan hasil Bagaimana pelaporan dan diseminasi hasil monitoring

Audit sebagai metoda monitoring mutu

Pengertian audit Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

Jenis audit Audit eksternal: dilakukan oleh auditor eksternal dari pihak eksternal/institusi independen Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan. – Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

10 Esensi dari audit: Adalah proses interaktif Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien Dilakukan dengan azas manfaat Dilakukan secara objektif Berpijak pada fakta dan kebenaran Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian Bermuara pada pengambilan keputusan Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu Merupakan kegiatan berulang Menghasilkan laporan

Tujuan audit Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan

Aktifitas audit Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) Menilai (mengevaluasi dan mengukur) Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

Kegiatan yang biasa dilakukan auditor Telaah dokumen Observasi Meminta penjelasan dari auditee Meminta peragaan dilakukan oleh auditee Membandingkan kenyataan dengan stadar/kriteria Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas Pemeriksaan silang (cross-check) Mengakses catatan yang disimpan auditee Mewawancarai auditee Menyampaikan angket survey Menganalisis data

Manfaat audit Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi/unit kerja

Pengertian Analisis kritis dan sistematis terhadap mutu pelayanan klinis termasuk prosedur diagnosis, terapi, pemberian asuhan, penggunaan sumber daya, dan hasil pelayanan serta kualitas hidup pasien (NHS, 1989) Proses kajian terhadap penyelenggaraan asuhan untuk mengenal kekurangan untuk perbaikan Kerangka kerja yang sistematis untuk melakukan investigasi dan kajian kerja profesional dan untuk mengenalkan serta memonitor perbaikan

Jenis-jenis audit Medical audit: involves the review of activities intiated directly by doctors Audit medis mengkaji tindakan yang dilakukan secara langsung oleh dokter Nursing Audit: A detailed review and evaluation of selected clinical records by qualified professional personnel for evaluating quality of nursing care. Audit keperawatan: kajian rinci dan evaluasi terhadap catatan klinis yang dipilih oleh personil yang profesional dan berkualifikasi untuk menilai mutu pelayanan keperawatan Clinical audit: covers all aspects of clinical care including that provided by nursing and paramedical staff Audit klinis: meliputi seluruh aspek pelayanan klinis termasuk yang disediakan oleh perawat maupun staf paramedis Organizational audit: refers to investigation of aspects of practice (such as appointments systems) which are regarded as primarily administrative Audit organisasi: investigasi seluruh aspek pelayanan terutama yang terkait dengan administratif

QA assessment activities

definitions

Review

The process of critical reflection used by clinicians wishing to assess their own or their peers’ performance

Audit

The activity of review when conducted on a continuous and routine basis

Evaluation

One-off assessment of the impact of a service on indices of health

Surveillance

Routinely repeated evaluation

Appraisal

Ad hoc data collection and analysis by management in relation to health care delivery

Monitoring

On going appraisal

Audit cycle Tetapkan tujuan audit Pilih topik Tetapkan kriteria Dan nilai pencapaian

Identifikasi perubahan Yang perlu dan Kerjakan perbaikan

Kumpulkan data

Kaji kinerja dibandingkan Standar dan kriteria

Alur kegiatan audit I. Pembuatan alat ukur 1. Pemilihan topik audit 2. Penyusunan pedoman. IV. Tindakan dan pelaporan 8. Rekomendasi dan tindak lanjut 9. Ringkasan audit.

II. Pengukuran 3. Pengumpulan data 4. Pelaporan data.

III. Peer review 5. Analisis penyimpangan 6. Analisis angka-angka 7. Analisis data kekurangan

Audit cycle

Mengapa perlu dilakukan audit

(Al-Bah, A.K, Serour, M., Clinical audit in general practice: Bulletin of The Kuwait Institute For Medical Specialization 2002:1:63-68)

Pengembangan pendidikan profesi dan self regulation Perbaikan mutu pelayanan pasien Akuntabilitas Peningkatan motivasi dan kerja tim Alat bantu untuk kajian kebutuhan Stimulus untuk penelitian

Clinical audit is not Audit klinis bukan Alat manajemen sumber daya Untuk menakut-nakuti akibat praktik yang buruk Serangkaian data statistik untuk dianalisis dg komputer Untuk kompetisi antar profesi klinis

Clinical audit is Neutral measurement process Proses pengukuran kinerja yang netral Improving patient care through ensuring consistent application of standards of care Perbaikan pelayanan pada pasien dengan menjamin penerapan yang konsisten terhadap standar pelayanan

Apa yang menghalangi untuk memulai audit Waktu --- gunakan sampel yang kecil, dan fokus pada topik yang sederhana/lingkup kecil Ketersediaan catatan/rekaman dan komputer Kurangnya keterampilan dan tidak tersedianya protokol-protokol klinis Sikap negatif terhadap audit, kurangnya dukungan secara umum dari praktisi

Manfaat audit Professional benefits: – –

Meningkatkan komunikasi antar kelompok profesi. Meningkatkan kepuasan dan pengetahuan tenaga profesi – Perubahan dalam perilaku peresepan – Mendorong untuk belajar dari perilaku kolega – Meningkatkan antusiasme staff

Pelayanan pada pasien: – – – –

Meningkatkan mutu asuhan pasien Meningkatkan kepuasan pasien Umpan balik dari pasien yang lebih baik Meningkatkan kerja tim dalam pelayanan pasien

Kerugian audit Beban kerja yang bertambah Membatasi kebebasan praktisi klinis Praktisi klinis merasa terancam sebagai tenaga profesional

Hambatan keberhasilan audit Tidak tersedianya sarana untuk audit Kurangnya keahlian atau tuntunan dalam merancang audit dan melakukan analisis Tidak adanya kejelasan rencana audit Hubungan kerja yang kurang harmonis dalam group atau antar group Hambatan organisasi

Mengupayakan audit yang berhasil Keberhasilan harus diukur secara kuantitatif Faktor pendorong keberhasilan: – Adanya mekanisme untuk mempermudah proses pengumpulan data dan tehnologi informasi – Lingkungan organisasi yang mendukung – Kepemimpinan dan kejelasan arah dari program audit – Adanya strategi dan perencanaan program audit yang teratur – Sarana dan dukungan untuk pelaksanaan program audit – Monitoring dan reporting kegiatan audit – Komitmen dan peran serta aktif semua pihak yang terkait

Apa yang perlu diperhatikan dalam audit Ciptakan lingkungan yang mendukung untuk audit Atasi permasalahan akibat audit yang bersifat multidisiplin Pentingnya fasilitasi proses audit Review program pelatihan staff untuk melakukan audit Jaga kerahasiaan hasil audit Pastikan staf yang terkait berpartisipasi dalam program audit Lakukan evaluasi terhadap program audit

Menentukan sampling N = estimasi juml (e) sampel

2

(1,96) (p) (1-p) n = ---------------------------2 (e) A

n

(f)

n (e) = -----------------------1+n

(e)

/N

Z = 1,96 p = estimasi error rate (0.05) A = estimasi akurasi 0,01 atau 0,05

n = juml sampel final (f) N = jumlah populasi

Langkah-langkah audit

(Ogilvie, G., Walsh, A., Rice, S: The Problem-based Medical Audit Program: Influence on Family Practice Residents’ Knowledge and skills: Fam Med 1998:30(6):417-20)

1. Memilih topik audit 2. Menetapkan standard 3. Menyusun lembar kerja: menetapkan variabel (kriteria), indikator penilaian, threshold dan instrumen audit 4. Melaksanakan audit 5. Membandingkan kinerja dengan target standar, cari peluang perbaikan, lakukan paparan hasil audit 6. Implementasi perubahan 7. Kembali ke langkah 1

Data Untuk menilai sesuatu dan membuat pembandingan yang adil, data harus bersifat fakutal. Lakukan identifikasi pertanyaanpertanyaan yang berkait dengan mutu produk, pelayanan, dan proses Quantitative vs qualitative data

Manfaat data Menilai dan mengelola proses -cost for quality Memahami proses Mengendalikan proses Menyempurnakan proses

Pengumpulan data Apa tujuan pengumpulan data ? Data apa saja yang saya butuhkan ? Bagaimana cara saya mengumpulkan data? Bagaimana saya menganalisis data Kesimpulan apa yang ingin saya peroleh ? Bagaimana saya menyajikan hasil dan kesimpulan Bagaimana sistem pengumpulan data ? Apa problem dalam pengumpulan data ? Apa problem dari data itu sendiri ?

Permasalahan dengan data False data: data yang diambil palsu Mistaken data: data yang diambil keliru Incorrect data: data yang diambil tidak benar Unavailable data Useless data

Perlukah dilakukan klasifikasi data ? Waktu Tempat Karakteristik defect Pengelompokan berdasar sebab dsb.

Audit klinis sederhana contoh form

Contoh instrumen audit sederhana

Topik audit:………………… Tujuan audit:………………. Standar yang digunakan:……………. Sasaran audit:…………. Waktu pelaksanaan audit:…………… Auditor:………………………….. Metoda pengumpulan data:…………

Instrumen audit (formulir pengumpulan data) Tujuan audit Sample Periode audit Auditor Tanggal Kriteria audit

Kode kriteria

Sasaran audit

Metoda pengumpulan data

Outcome klinis: O1 Keberhasilan asuhan: luka sembuh tepat waktu

Pasien

Rekam medis (discharge summary)

Prosedur penetapan diagnosis

P1

Dokter penanggung jawab pasien

Rekam medis pasien (penetapan diagnosis)

Prosedur perawatan luka operasi

P2

Perawat

Observasi

Pencatatan data audit Sasara n audit

Kode kriteri a

Observasi/pengu mpulan data

Total

1 2 3 4 5 .dst

Ya

Pasien

O1

Y Y T T Y dst

Staf

S1

Y T Y T Y

Staf P1 (dokter)

Y Y Y T Y

Kesesuaian

Tdk

Exp

Actu al

Komentar

Ringkasan audit Kegiatan

Temuan

Outcome klinis

70 % sesuai dengan outcome yang diharapkan

Kesesuaian thd prosedur penanganan luka operasi oleh perawat

65 % sesuai prosedur

Kesesuaian tahapan penegakan diagnosis

80 % sesuai dengan tahapan yang ditetapkan dalam standar

Rekomendasi hasil audit Masalah

Rekomendasi

The Quality Assurance Project (QAP) is funded by the U.S. Agency for International Development (USAID) under Contract Number GPH-C-00-02-00004-00. http://www.qaproject.org/methods/resmoni tor.html#head, downloaded Jan 15, 2009