Ms Project 2013

2013

Microsoft Project 2010 Osnovne upute Ove upute su namijenjene samo studentima Visoke škole za informacijske tehnologije

Predmet:

Vođenje projekata i dokumentacije mr.sc. Milorad Nikitović, dipl.ing.

Edmond Krusha, spec.ing.techn.inf. Visoka škola za informacijske tehnologije 21.2.2013. 0

Sadržaj 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Uvod ................................................................................................................................................ 7 1.1.

MS Project povijest verzija ...................................................................................................... 8

1.2.

Kompatibilnost sa starim verzijama ........................................................................................ 8

Microsoft Project osnove ................................................................................................................ 9 2.1.

Što je to projekt? ..................................................................................................................... 9

2.2.

Što je to Projektni tim? .......................................................................................................... 10

2.3.

Kreiranje projekta u MS Projectu. ......................................................................................... 10

Početak rada s MS Projectom........................................................................................................ 11 3.1.

Alatna traka za brzi pristup.................................................................................................... 12

3.2.

Traka ...................................................................................................................................... 13

3.3.

Grupe ..................................................................................................................................... 13

3.4.

Naredbe ................................................................................................................................. 13

3.5.

Oznaka prikaza ...................................................................................................................... 13

3.6.

Prečice prikaza i klizač uvećanja ............................................................................................ 13

3.7.

Statusna linija ........................................................................................................................ 14

Izrada projektnog plana na osnovu šablona.................................................................................. 15 4.1.

Kako se prebaciti u neki drugi prikaz ..................................................................................... 15

4.2.

Pregled izvještaja ................................................................................................................... 17

4.3.

Vizualni izvještaji ................................................................................................................... 19

4.4.

Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka ............................................ 22

4.5.

Određivanje neradnih dana................................................................................................... 23

4.6.

Unos svojstava projekta ........................................................................................................ 24

Izrada liste zadataka ...................................................................................................................... 26 5.1.

Unos aktivnosti ...................................................................................................................... 27

5.2.

Organizacija zadataka u faze ................................................................................................. 31

5.3.

Povezivanje susjednih zadataka ............................................................................................ 31

5.4.

Povezivanje ne susjednih zadataka ....................................................................................... 33

5.5.

Unos bilješke ......................................................................................................................... 34

5.6.

Unos hiperveze ...................................................................................................................... 36

5.7.

Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci............................................................... 38

5.8.

Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart ............................................................. 40

Postavljanje resursa....................................................................................................................... 42

6.1.

Raspoloživost resursa ............................................................................................................ 42

6.2.

Određivanje radnih resursa ................................................................................................... 43

6.3.

Određivanje materijalnih resursa .......................................................................................... 44

6.4.

Određivanje cijene resursa.................................................................................................... 45

6.5.

Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse............................................................... 47

7.

Dodjeljivanje resursa zadacima ..................................................................................................... 48

8.

Tiskanje i formatiranje plana ......................................................................................................... 49

9.

Praćenje projekta .......................................................................................................................... 54 9.1.

Snimanje baznog plana.......................................................................................................... 54

9.2.

Praćenje projekta prema rasporedu ..................................................................................... 56

9.3.

Unošenje realnih vrijednosti u zadaće .................................................................................. 57

10.

Zaključak .................................................................................................................................... 59

Literatura ............................................................................................................................................... 60

Slike Slika 1: Planiranje projekta ...................................................................................................................... 9 Slika 2: Glavni izbornik........................................................................................................................... 11 Slika 3: Elementi prozora MS Projecta .................................................................................................. 12 Slika 4: Odabir praznog dokumenta ...................................................................................................... 15 Slika 5: Prvi način prikaza ...................................................................................................................... 16 Slika 6: Drugi način prikaza .................................................................................................................... 17 Slika 7: Opis načina pristupa izvještajima .............................................................................................. 18 Slika 8: Primjer izvještaja - Resource (work) ......................................................................................... 19 Slika 9: Kreiranje izvještaja - Visual Reports .......................................................................................... 20 Slika 10: Visual Reports - otvaranje Excel predloška ............................................................................. 21 Slika 11: Primjer izvještaja – Resource Remaining Work Report .......................................................... 21 Slika 12: Datum početka projekta ......................................................................................................... 22 Slika 13: Određivanje neradnih dana .................................................................................................... 23 Slika 14: Unos svojstava projekta .......................................................................................................... 24 Slika 15: Svojstva projekta ..................................................................................................................... 25 Slika 16: Radna površina MS Projecta ................................................................................................... 26 Slika 17: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale......................................................................... 27 Slika 18: Unos aktivnosti........................................................................................................................ 28 Slika 19: Dijaloški okvir za detaljne postavke ........................................................................................ 29 Slika 20: Postavljanje vremenskih vrijednosti ....................................................................................... 29 Slika 21: Prikaz miljokaza ....................................................................................................................... 30 Slika 22: Organizacija zadataka u faze ................................................................................................... 31 Slika 23: Povezivanje zadatka I dio ........................................................................................................ 32 Slika 24: Povezivanje zadatka II dio ....................................................................................................... 33 Slika 25: Povezivanje ne susjednih zadataka ......................................................................................... 34 Slika 26: Unos bilješke ........................................................................................................................... 35 Slika 27: Unos bilješke – primjer ........................................................................................................... 36 Slika 28: Unos podataka hiperveze ....................................................................................................... 37 Slika 29: Primjer unesenih podataka za hipervezu ................................................................................ 38 Slika 30: Pristup dijaloškom okviru – Project Information .................................................................... 39 Slika 31: Statističke informacije ............................................................................................................. 39 Slika 32: Pristup opciji Zoom ................................................................................................................. 40 Slika 33: Pristup opciji Entire Project..................................................................................................... 41 Slika 34: Određivanje radnih resursa .................................................................................................... 43 Slika 35: Određivanje materijalnih resursa ........................................................................................... 44 Slika 36: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa .............................................................................. 45 Slika 37: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa ................................................................... 46 Slika 38: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse ................................................................ 47 Slika 39: Dodjeljivanje resursa zadacima............................................................................................... 48 Slika 40: Prije uređenja Gantt Charta .................................................................................................... 49 Slika 41: Poslije uređenja Gantt Charta ................................................................................................. 49 Slika 42: Izgled projekta prije tiskanja ................................................................................................... 50

Slika 43: Izvještaji................................................................................................................................... 51 Slika 44: Izvješće proračuna .................................................................................................................. 52 Slika 45: Ispis sažetka projekta .............................................................................................................. 53 Slika 46: Snimanje baznog plana ........................................................................................................... 54 Slika 47: Tablica Variance ...................................................................................................................... 55 Slika 48: Ažuriranje projekta ................................................................................................................. 56 Slika 49: Izgled projekta sa završenim zadaćama .................................................................................. 57 Slika 50: Izvršenje zadaće 100 % ........................................................................................................... 58 Slika 51: Izvršenje zadaće 63 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadaću) .............. 58

Tablice Tablica 1: Odnos između aktivnosti....................................................................................................... 32

Objašnjenje nekih pojmova:

Actual Advanced Assign Resources Baseline Change Working Time Constraint Custom Fields Deadline Duration Fully allocated Gantt chart view Lag time Lead time Link Link tasks Milestone Phase Planning Predecessor Project summary task Report Resource Split Task Text to display Time Scale Timeline Tracking Variance View Work resources Workspace Work breakdown structure

Stvarni podatci Napredan Dodjela resursa Izvorni plan Promjena radnog vremena Ograničenje Prilagođena polja Krajnji rok Vremenski raspon U potpunosti dodijeljen Prikaz Gantt Chart-a Vremenski odmak – postavlja se između dvije aktivnosti i pozitivnog je karaktera Vremensko preklapanje – postavlja se između aktivnosti i negativnog je karaktera Veza između aktivnosti Poveznica zadataka Aktivnost koja nema trajanje - događaj Faza Planiranje Prethodnik Sažeti prikaz zadaće projekta Izvještaj Resursi – pridružuju se aktivnostima, a mogu biti ljudski, materijalni i slično Podijeliti Aktivnost koja ima svoj početak, trajanje, ime …npr.: strojna obrada Tekst za prikaz Vremenski okvir Vremenska linija Praćenje Odstupanje Prikaz Radni resursi Radni prostor Strukturna raščlamba poslova

Microsoft Project 2010 2013

1. Uvod MS Project proizvod je tvrtke Microsoft i dio je proširenog MS Office paketa namijenjen vođenju projekata. Korisničko sučelje je intuitivno i većim dijelom poznato korisnicima aplikacija MS Word i Excel. Naredbe su organizirane u menijima, a one češće korištene lako su dostupne preko trake s alatima. Naravno, korisničko sučelje svaki korisnik može prilagoditi sebi i svom načinu rada. MS Project, kao i neki drugi proizvod, u manjoj ili većoj mjeri omogućuje jednostavno i učinkovito planiranje zadataka, dodjeljivanje resursa potrebnih za izvršavanje zadataka, traženje optimalnih rješenja u odnosu na više resursa, praćenje provedbe proizvodnih zadataka ili projekta, rješavanje problema, dijeljenje informacija i kreiranje potrebnih izvještaja. Zašto koristiti MS Project? Zato jer su njegove osnovne značajke i prednosti sljedeće: 

Izrađuje mrežu, gantograme, kalendar i putokaze,



povezuje zadatke, resurse i troškove,



utvrđuje kritični put,



priprema razne izvještaje,



pomaže u svim aspektima upravljanja projektom,



koristi se za bolje razvijanje plana,



proračunate su projekcije pouzdanije,



jednostavno omogućava „igranje“ različitim simulacijama, lako testiranje „što ako“ scenarija kako bi se pronašlo optimalno rješenje plana,



olakšava priopćavanje plana drugima,



olakšava praćenje napredovanja i troškove projekta,



promjenom vanjskih utjecaja omogućuje lako prilagođavanje plana i



uočavanje posljedica.

Stranica 7

Microsoft Project 2010 2013 Pri tome ne treba zaboraviti da je svaki programski paket, pa tako i MS Project, koristan i kompletan samo onoliko koliko su točni uneseni ulazni podaci! MS Project se može nabaviti u dvije verzije: Standard i Professional. Osnovna razlika između navedenih inačica je mogućnost rada u mreži i sinkronizacije podataka pomoću poslužitelja kod profesionalne verzije.

1.1.MS Project povijest verzija 

95, 98, 2000, 2002, 2003, 2007 i 2010

Korisnici u najvećem broju koriste verzije 2003 i 2007.

1.2.Kompatibilnost sa starim verzijama Projekti napravljeni u starim verzijama MS Projecta (od 2000 do 2007) se mogu bez posebnih konverzija otvarati i mijenjati u verziji 2010. Projekti napravljeni u verziji 2010 nisu čitljivi u starim verzijama, ukoliko prethodno nisu pomoću naredbe Save AS, sačuvani u odgovarajućem formatu U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih je svakako najveća novost upotreba novog sučelja. Osim novog sučelja, postoje razni korisni dodaci, koji u osnovi ne mijenjaju drastično mogućnosti MS Project-a, ali svakako doprinose ubrzavanju općenitog rada.

Stranica 8

Microsoft Project 2010 2013 2. Microsoft Project osnove 2.1.Što je to projekt? Projekt je ciljano usmjerena, jednokratna, relativno nova i kompleksna namjera međusobno povezanih aktivnosti, čije je trajanje vremenski ograničeno. Realizacija aktivnosti, kao i samog projekta u cjelini, povezana je sa korištenjem resursa (materijalnih, ljudskih, financijskih), te zahtjeva timski rad i posebno organiziranje i vođenje. Projekt je posao koji ima svoj početak i kraj (faktor vrijeme), unaprijed definirani rezultat (količina posla) sa zadanim nivoom kvalitete (izvršenje) i proračun (troškovi). 

Nekoliko primjera projekta: –

Selidba firme na novu lokaciju

–

Razvoj nove softverske aplikacije

–

Adaptacija prostora u kući

–

Uspostavljanje mreže računala u nekoj firmi

Start

Planiranje

Planiranje nije jednokratni događaj, jer Rad i kontrola

Da

Ne

Ne

nema projekta koji traje točno prema planu. Planove treba redovito revidirati.

Svojstva i performanse Ok?

Da

Projekt je gotov?

Da

Kraj

Slika 1: Planiranje projekta

Stranica 9

Microsoft Project 2010 2013 2.2.Što je to Projektni tim?

Projektni tim je skupina individualnih osoba, odabranih iz različitih funkcijskih područja poduzeća ili vanjskih suradnika, eksperata na području potrebnom za rješavanje projektnog zadatka. Čelne osobe projekta: •

Izvršni direktor – čelna osoba odjela ili organizacije za koju se projekt izvodi.

•

Voditelj projekta (project manager) – organizira rad na projektu, odabire kompetentne osobe, nadzire rad.

•

Projektanti – eksperti na jednom od područja obuhvaćenog projektom.

•

Projektni sponzor, uz voditelja projekta i projektni tim, ima presudnu ulogu u ispunjenju projektnih ciljeva. U praksi je sponzor obično netko iz vrhovnog vodstva, a u slučaju da se radi o jako velikom projektu, to često bude i sam generalni direktor.

2.3.Kreiranje projekta u MS Projectu. U MS Projectu važno je definiranje datuma početka projekta, definiranje radnog vremena projekta, definiranje aktivnosti projekta, definiranje resursa (materijala,

radnih

kapaciteta

strojeva

i

ljudi),

dodjeljivanje

resursa

aktivnostima i definiranje ovisnosti aktivnosti.

Stranica 10

Microsoft Project 2010 2013 3. Početak rada s MS Projectom

Pokretanje Microsoft Projecta počinje pomoću gumba Start

. Nakon toga se

otvara Glavni izbornik. Na glavnom izborniku odaberemo All Programs, nakon toga odaberemo opciju Microsoft Office, zatim opciju Microsoft Project 2010, klikom miša pokrećemo program.

Slika 2: Glavni izbornik

Ako na glavnom izborniku nije vidljiv Microsoft Project, kliknite na Svi programi (All programs), zatim odaberite Microsoft office. Nakon odabira Microsoft office, kliknite desnom tipkom i dobit ćete novi prozor. Nakon toga možete odabrati dvije

Stranica 11

Microsoft Project 2010 2013 mogućnosti. Zalijepiti ikonu Microsoft Project na traku (PIN to taskbar) ili na Start meni (PIN to Start menu). Ako je MS Project pokrenut ispravno, dobit ćete sljedeći izgled ekrana:

Slika 3: Elementi prozora MS Projecta

3.1.Alatna traka za brzi pristup Alatna traka za brzi pristup sadrži skup naredbi koje najčešće koristimo, te se može prilagoditi potrebama korisnika. U alatnu traku za brzi pristup možete dodati gumbe po vlastitoj želji, te je pomaknuti iznad i ispod vrpce. Desnim klikom miša na vrpcu, otvarate opciju pomicanja alatne trake iznad ili ispod vrpce.

Stranica 12

Microsoft Project 2010 2013 3.2.Traka Traka je tako organizirana, da nam pomogne kod pisanja i uređivanja dokumenta, te brzom pronalaženju i odabiru naredbi. Naredbe su organizirane u kartice i grupe. Pojedine kartice možemo vidjeti odmah na ekranu, dok su neke kartice sakrivene te do njih možemo doći po potrebi. Traku također možemo promijeniti prema vlastitoj potrebi ili minimizirati kako bi oslobodili više mjesta na ekranu.

3.3.Grupe Grupe ima svaka traka, one su skup srodnih naredbi.

3.4.Naredbe Naredbe su konkretna svojstva koja se koriste za kontrolu Projecta. Neke se naredbe izvršavaju trenutno, a neke otvaraju nove prozore, odnosno okvire za dijalog. Stavljanjem kursora na naredbu dobit ćete opis naredbe.

3.5.Oznaka prikaza S obzirom da Project sadrži mnogo prikaza ona nas jednostavno podsjeća na izbrani aktivni prikaz i nalazi se na rubu lijeve strane.

3.6.Prečice prikaza i klizač uvećanja Dobra strana ove mogućnosti je brzo prebacivanje iz jedne u drugi, češće korišteni prikaz. Na prikaz djelujete s klizačem uvećanja.

Stranica 13

Microsoft Project 2010 2013 3.7.Statusna linija Statusna linija nalazi se na dnu dokumenta i daje informaciju o stanju dokumenta koji radimo. Statusna linija ima više mogućnosti koje možemo uključiti i isključiti desnim klikom miša na statusnu traku.

Stranica 14

Microsoft Project 2010 2013 4. Izrada projektnog plana na osnovu šablona Iz kartice File odaberite New, nakon toga dobit ćete sljedeći izgled ekrana:

Slika 4: Odabir praznog dokumenta

Ako ste sigurni da želite prazni dokument iz dostupnih predložaka (Available Templates), kliknite na Blank project i nakon toga odaberite gumb Create.

4.1.Kako se prebaciti u neki drugi prikaz Postoje dva načina: 1. View 2. Task

Other Views Gantt Chart

More Views More Views

'Željeni prikaz' 'Željeni prikaz'

Apply Apply

Stranica 15

Microsoft Project 2010 2013

Slika 5: Prvi način prikaza

Stranica 16

Microsoft Project 2010 2013

Slika 6: Drugi način prikaza

4.2.Pregled izvještaja MS Project sadrži dvije vrste izvještaja: liste koje su namijenjene za tiskanje i vizualne izvještaje koje možete poslati u programe Excel i Visio. Iz kartice Project u grupi Reports odabrat ćemo naredbu Reports, nakon odabira pojavit će se dijaloški okvir Reports, prikazujući šest ponuđenih kategorija izvještaja koji su dostupni u MS Projectu. Odabrat ćemo kategoriju Custom i pritisnuti gumb Select. Nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Custom Reports, iz ponuđene liste odabiremo Resource (work) i nakon toga odabiremo gumb Select.

Stranica 17

Microsoft Project 2010 2013 Ovakav izvještaj predstavlja kompletnu listu resursa raspoloživih u ovom ili nekom drugom Projectu.

Slika 7: Opis načina pristupa izvještajima

Stranica 18

Microsoft Project 2010 2013

Slika 8: Primjer izvještaja - Resource (work)

4.3.Vizualni izvještaji Iz kartice Project u grupi Reports odabrat ćemo naredbu Visual Reports, nakon odabira pojavit će se dijaloški okvir prikazujući listu unaprijed definiranih vizualnih izvještaja. MS Project generira podatke i šalje izvještaje programima Excel ili Visio, stvarajući grafikone, razne tablice ili dijagrame u jednoj ili drugoj aplikaciji. Važno je napomenuti da ova obrada može malo potrajati.

Stranica 19

Microsoft Project 2010 2013

Slika 9: Kreiranje izvještaja - Visual Reports

Stranica 20

Microsoft Project 2010 2013

Slika 10: Visual Reports - otvaranje Excel predloška

Slika 11: Primjer izvještaja – Resource Remaining Work Report

Stranica 21

Microsoft Project 2010 2013 4.4.Izrada novog projektnog plana i određivanje datuma početka Iz kartice File biramo opciju New, i nakon toga odaberemo Blank Project i pritisnemo gumb Create. U ovoj je fazi preporučljivo upisati datum početka odvijanja projekta ili krajnji rok za završetak projekta: Project

Projekct information

Start date ili Finish date

Ok

Slika 12: Datum početka projekta

U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na već uobičajeni način: File

Save ili preko alatne trake za brzi pristup klikom na gumb Save.

Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju .mpp.

Stranica 22

Microsoft Project 2010 2013 4.5.Određivanje neradnih dana Iz kartice Project u grupi Properities odabiremo naredbu Change Working Time. U polju For Calendar treba biti označen bazni kalendar Standard (Project Calendar). Na kartici Exceptions u polju Name unosi se ime za neradno vrijeme. U poljima Start i Finish upisuju se početni i završni datumi neradnih dana. I na kraju pritisnemo gumb Ok, kako bi sačuvali učinjene promjene.

Slika 13: Određivanje neradnih dana

Napomena: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na funkciju MS Projecta ili na projekt na kojem radimo.

Stranica 23

Microsoft Project 2010 2013 4.6.Unos svojstava projekta Svojstva koja se unose u ovoj opciji služe kao informacija i statistički podatak, koliko je puta dokument promijenjen, modificiran, tko je zadnji spremio, koliko je ukupno vrijeme uređivanja, tko je Autor, Menager, tko je vlasnik Projekta, naziv kompanije ili firme, itd.

Slika 14: Unos svojstava projekta

Iz kartice File odaberemo opciju Info i nakon toga odaberemo gumb Project Information, pojavljuje se dijaloški okvir Advanced Properities. Klikom na gumb Advanced Properities dobit ćemo dijaloški okvir Properties i unutar okvira odaberemo karticu Summary. Nakon toga unosimo potrebne podatke koji će nam kasnije služiti kao informacija ili ćemo iščitati potrebne statističke podatke.

Stranica 24

Microsoft Project 2010 2013

Slika 15: Svojstva projekta

Polje Save preview picture označujemo po potrebi ako želimo da se sljedeći put ova datoteka pojavi u okviru za dijalog Open.

Stranica 25

Microsoft Project 2010 2013 5. Izrada liste zadataka Inicijalno se MS Project pokreće s uključenim prikazom gatograma. Na ovaj se pogled uvijek možemo vratiti preko kartice Task i odabirom gumba Gantt Chart. Radna površina podijeljena je na dva dijela. S lijeve strane nalazi se tablica namijenjena unosu podataka, aktivnosti i resursa, a s desne strane prostor s vremenskom linijom u kojem je iscrtavan gantogram.

Slika 16: Radna površina MS Projecta

Stranica 26

Microsoft Project 2010 2013

Slika 17: Način pristupa dijaloškom okviru - Timescale

Dvostrukim klikom na desni prostor s vremenskom linijom možemo odabrati iz dijaloškog okvira Timescale jedinice vremena po potrebi.

5.1.Unos aktivnosti Direktni unos u tablicu je najjednostavniji unos aktivnosti. Kliknemo na praznu ćeliju u stupcu Task Name i jednostavno upišemo naziv aktivnosti. Željeno trajanje aktivnosti upisujemo u stupac Duration. Pretpostavljena vrijednost je 1 day, trajanje možemo definirati sami po potrebi. Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava na temelju početnog ili konačnog datuma i trajanja prethodnih aktivnosti.

Stranica 27

Microsoft Project 2010 2013 Primjer unosa aktivnosti:

Slika 18: Unos aktivnosti

Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost otvaramo dijaloški okvir za detaljnije postavke.

Stranica 28

Microsoft Project 2010 2013

Slika 19: Dijaloški okvir za detaljne postavke

Primjer postavljanja vremenskih vrijednosti:

Slika 20: Postavljanje vremenskih vrijednosti

Stranica 29

Microsoft Project 2010 2013 Milestone (miljokaz) postavljamo tako da unesemo novu aktivnost s trajanjem od nula dana. Na gantogramu je miljokaz predstavljen u obliku dijamanta.

Slika 21: Prikaz miljokaza

Stranica 30

Microsoft Project 2010 2013 5.2.Organizacija zadataka u faze Nakon unošenja imena zadataka (Task Name) odaberite zadatke koje želite staviti u podzadatke (primjer: od 6 do 12), i nakon toga na kartici Task u grupi Schedule odaberite naredbu

Indent.

Slika 22: Organizacija zadataka u faze

5.3.Povezivanje susjednih zadataka Kada se aktivnosti odvijaju u određenom slijedu, između dvije aktivnosti određujemo odnos. Razgovor s korisnikom naziva se prethodnik jer prethodi zadacima koji od njega ovise, Organizacijska i poslovodna struktura poslovnog sustava je sljedbenik jer slijedi zadatak od koga ovisi. Stranica 31

Microsoft Project 2010 2013 Tablica 1. prikazuje sljedeće mogućnosti: Tablica 1: Odnos između aktivnosti

Odnos između aktivnosti Kraj – Početak Finish – to – Start

Značenje Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne

Prikaz

(FS) Početak – Početak Start – to – Start

Početni datum prethodne aktivnosti određuje početak naredne

(SS) Kraj – Kraj Finish – to – Finish

Krajnji datum prethodne aktivnosti određuje kraj naredne

(FF) Početak – Kraj Start – to – Finish

Datum početka zadatka prethodnika određuje datum završetka zadatka sljedbenika

(SF)

Slika 23: Povezivanje zadatka I dio

Stranica 32

Microsoft Project 2010 2013

Slika 24: Povezivanje zadatka II dio

5.4.Povezivanje ne susjednih zadataka Povezivanje ne susjednih zadataka obavlja se na sljedeći način: odaberemo zadatak, koji će biti zadatak prethodnik (Dijagram modela podataka), u međuvremenu držimo gumb

i odabiremo zadatak koji želimo povezati. Sljedeći zadatak koji

smo odabrali je zadatak sljedbenik (Opis atributa). Iz kartica Task odaberemo grupu Schedule i unutar grupe odaberemo naredbu

Link Tasks. Odabrani

zadatci su spojeni.

Stranica 33

Microsoft Project 2010 2013

Slika 25: Povezivanje ne susjednih zadataka

5.5.Unos bilješke Unos bilješke o nekom zadatku služi kao dodatna informacija o zadatku. U bilješci možemo detaljizirati podatke, unositi razne napomene, itd. Dijaloškom okviru Summary Task Information pristupamo na sljedeće načine: 

Dva puta kliknemo na odabrani zadatak (primjer: Model procesa) i nakon toga u polje Notes upišemo željenu informaciju.



Desnom tipkom kliknemo na zadatak (primjer: Model procesa) i iz ponuđenog prozora odaberemo opciju Notes, i nakon toga u polje Notes upišemo željenu informaciju.

Stranica 34

Microsoft Project 2010 2013

Slika 26: Unos bilješke

Stranica 35

Microsoft Project 2010 2013

Slika 27: Unos bilješke – primjer

5.6.Unos hiperveze Hiperveze nam omogućuju uspostavu veza između pojedinih zadataka i informacija koje se nalaze izvan plana projekta. Tu spadaju datoteke, posebne lokacije na osobnom računalu, stranice Interneta. Hipervezi pristupamo na sljedeći način: Odaberemo određeni zadatak na koji želimo postaviti

Hyperlink. Kliknemo desnom tipkom miša na zadatak i nakon toga

dobit ćemo dijaloški prozor i na tom prozoru ćemo odabrati opciju

Hyperlink.

Nakon toga otvara se dijaloški okvir Insert Hyperlink. U polje Text to display, upisujemo tekst (primjer: Provjera strukture organizacije) koji želimo da se pojavi kada kursorom pređemo preko hiperveze. U polje Address upisujemo lokaciju hiperveze koju želimo, i nakon toga pritisnemo gumb Ok.

Stranica 36

Microsoft Project 2010 2013

Slika 28: Unos podataka hiperveze

Stranica 37

Microsoft Project 2010 2013

Slika 29: Primjer unesenih podataka za hipervezu

5.7.Provjera trajanja projekta i drugi statistički podaci Iz kartice Project odaberite grupu Properties i nakon toga naredbu Project Information. Dobit ćemo dijaloški okvir Project Information. Iz dijaloškog okvira Project Information pritisnut ćemo gumb Statistics. Nakon toga dobit ćemo dijaloški okvir Project Statistics. Na ovom dijaloškom okviru primjećujemo datum početka projekta, datum završetka projekta i ukupno trajanje projekta. Ostale informacije možemo zanemariti.

Stranica 38

Microsoft Project 2010 2013

Slika 30: Pristup dijaloškom okviru – Project Information

Slika 31: Statističke informacije

Stranica 39

Microsoft Project 2010 2013 5.8.Cjelokupno trajanje projekta u prikazu Gantt Chart Ova je opcija dostupna iz kartice View i grupe Zoom, klikom na naredbu otvara se padajući izbornik, iz izbornika odaberemo opciju Zoom. Nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Zoom koji nudi različite opcije odabira.

Slika 32: Pristup opciji Zoom

možemo vidjeti čitav projekt u prikazu Gantt Chart-a.

Ako odaberemo

Do opcije Entire Project pristupamo preko kartice View i grupe Zoom, gdje se nalazi

i naredba

.

Stranica 40

Microsoft Project 2010 2013

Slika 33: Pristup opciji Entire Project

Stranica 41

Microsoft Project 2010 2013 6. Postavljanje resursa Resurs je osoba, imovina, materijal, informacija ili kapital koji može biti korišten za postizanje cilja. MS Project razlikuje dva tipa resursa: 



Radni resursi: ljudi i oprema koji obavljaju određeni rad kako bi se ispunio zadatak. o Osobe imenom i prezimenom o Osobe određene zanimanjem ili funkcijom (npr. nadzor ili kontrola rada) o Osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. projektanti) o Oprema (npr. prostorije, stolovi, PC) Materijalni resursi – potrošni materijal: resursi koji nikada ne obavljaju rad ali su potrebni za dovršenje zadatka. o Na primjer: papir, toneri

Kada povežemo resurse i aktivnosti, biti ćemo u mogućnosti odgovoriti na pitanja kao što su: 1. Tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti? 2. Raspolažemo li potrebnom količinom resursa koja odgovara veličini projekta? 3. Očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost, kada nije na raspolaganju za rad na projektu? 4. Ima li resurs više aktivnosti nego što kapacitet tog resursa dopušta?

6.1.Raspoloživost resursa Raspoloživost resursa ili maximum units pokazuje mogućnost određenog resursa sudjelovanja u određenim aktivnostima. Postavlja se vrijednost od 100%, to znači da je resurs cijelo radno vrijeme na raspolaganju. Ovisno o vrsti resursa, kao i o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta (investitor), procjenjujemo koji je način imenovanja resursa najbolji. Kada pri unosu, recimo ljudskih resursa, ne znamo trenutno točno ime osobe, u tom slučaju upisujemo privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj način rezerviramo mjesto u projektu. Nakon povezivanja aktivnosti i projekta, MS Project određuje rokove izvedbe određene aktivnosti prema formuli: Aktivnost x Resurs = Rad

Stranica 42

Microsoft Project 2010 2013 Na primjer: 40 h (trajanje aktivnosti) x 100% (raspoloživosti resursa) = 40 h (radnih sati) ili 16 h aktivnosti x 2 resursa 100% raspoloživosti = 32 h radna sata Na primjer, ako se otvori grupni resurs projektanti, i postavimo Max Units na 500% definirali smo radnu grupu od 5 radnika koji su na raspolaganju tijekom cijelog radnog vremena (5x100% = 500%).

6.2.Određivanje radnih resursa Radni se resursi određuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet. View

Resource Views

Resource Sheet

Slika 34: Određivanje radnih resursa

Stranica 43

Microsoft Project 2010 2013 6.3.Određivanje materijalnih resursa Radni se resursi određuju na sljedeći način: Odaberemo karticu View i iz grupe Resource Views kliknemo na naredbu Resource Sheet. View

Resource Views

Resource Sheet

Slika 35: Određivanje materijalnih resursa

Nakon unosa potrebnih materijalnih resursa, možemo za svaki uneseni resurs planirati koliko će nam biti na raspolaganju. Odaberemo Resorce Name, kliknemo desnom tipkom na odabrani resurs. Nakon klika pojavit će se novi prozor i u tom prozoru pronađemo opciju Information. Klikom

Stranica 44

Microsoft Project 2010 2013 na opciju Information pojavljuje se dijaloški okvir Resource Information. U polju Type dijaloškog okvira odaberemo opciju Work i pritisnemo Ok. Primjer: ako u polje Max Units za osobno računalo unesemo 700%, to znači da nam treba 7 računala svaki dan.

Slika 36: Prikaz unosa radnih i materijalnih resursa

6.4.Određivanje cijene resursa

Projekti kao i svaki drugi posao imaju svoju cijenu koštanja, odnosno financijski aspekt. Svaki projekt ovisi i o financijskim sredstvima. Unosom cijena koštanja svakog elementa projekta u konačnici određujemo i ukupnu cijenu koštanja projekta.

Stranica 45

Microsoft Project 2010 2013

Slika 37: Primjer unosa cijene koštanja jednog od resursa

Cijenu koštanja resursa određujemo na sljedeće načine: Prvi Način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i u polje Std Rate unesemo cijenu koštanja resursa. Drugi način: Unutar kartice View odaberemo Resuorce Sheet i kliknemo dva puta u polje Std Rate, iz dijaloškog okvira Resource Information, odaberemo karticu Costs i u polje Standard rate unesemo cijenu koštanja resursa.

Stranica 46

Microsoft Project 2010 2013 6.5.Podešavanje radnog vremena za pojedine resurse

S obzirom da u tijeku trajanja projekta može doći do odsutnosti određenih radnih resursa, prikazat ćemo način podešavanja radnog vremena za pojedini resurs. Iz kartice Project kliknemo na naredbu Change Working Time. Nakon klika dobit ćemo dijaloški okvir Change Working Time. Unutar okvira u polju For calendar odaberemo resurs. Nakon toga u kartici Exceptions u polju Name unijet ćemo obrazloženje, i u poljima Start i Finish datume od kada do kada nam neće biti resurs na raspolaganju.

Slika 38: Podešavanja radnog vremena za pojedine resurse

Stranica 47

Microsoft Project 2010 2013 7. Dodjeljivanje resursa zadacima Dodjeljivanje radnih resursa zadacima pokrećemo iz kartice Resource i grupe Asignments. U grupi Asignments odaberemo naredbu Assign Resources, nakon odabira dobit ćemo dijaloški okvir Assign Resources. U tom dijaloškom okviru odabrat ćemo za svaki zadatak naziv resursa. Prilikom svakog odabira trebamo kliknuti na gumb

.

Slika 39: Dodjeljivanje resursa zadacima

Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost pojavljuje i popis resursa koje određena aktivnost koristi.

Stranica 48

Microsoft Project 2010 2013 8. Tiskanje i formatiranje plana Osim default-nih prikaza MS Project sadrži veliki broj alata koji nam pomažu da vizualiziramo različite dijelove projekta po našim željama. Možete oblikovati (Shape), mijenjati uzorke (Pattern), mijenjati boju (Color), vrstu (Type), itd.

Slika 40: Prije uređenja Gantt Charta

Slika 41: Poslije uređenja Gantt Charta

Možemo pregledati projekt prije tiskanja. U opciji Settings možemo odabrati nekoliko opcija za tiskanje. 

Print Entire Project (ispis cijelog projekta),



Print Specific Dates (ispis određenih datuma),



Print Specific Pages (ispis određenih stranica),



itd.

Stranica 49

Microsoft Project 2010 2013

Slika 42: Izgled projekta prije tiskanja

Daljnje mogućnosti su ispisi različitih izvješća: Iz kartice Project u grupi Reporst nalaze se naredbe Visual Reporst i Reports. Ako odaberemo opciju Reports dobit ćemo dijaloški okvir u kojem se nalaze različiti izvještaji, Slika 43. Ako odaberemo za primjer opciju Costs (troškovi) dobit ćemo novi dijaloški okvir iz kojeg također možemo odabrati nekoliko opcija prikaza, primjer Slika 44.

Stranica 50

Microsoft Project 2010 2013

Slika 43: Izvještaji

Stranica 51

Microsoft Project 2010 2013

Slika 44: Izvješće proračuna

Stranica 52

Microsoft Project 2010 2013

Slika 45: Ispis sažetka projekta

Stranica 53

Microsoft Project 2010 2013 9. Praćenje projekta Praćenje stvarnih podataka je suština dobrog upravljanja projektom, za razliku od samog planiranja projekta. Projekt menadžer mora znati koliko uspješno radi projektni tim i kada treba poduzeti korektivne mjere1.

9.1.Snimanje baznog plana Nakon snimanja baznog plana projekta, MS Project snima postojeće vrijednosti i kasnije ih uspoređuje. Kako bi snimili bazni plan trebate učiniti sljedeće: Iz kartice Project u grupi Schedule odaberite naredbu Set Baseline, i nakon toga na ponuđenom izborniku kliknite na Set Baseline. Otvorit će vam se dijaloški okvir Set Baseline.

Slika 46: Snimanje baznog plana

1

Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP.

Stranica 54

Microsoft Project 2010 2013 Nakon odabira opcije Entire project kliknite Ok. Kako bi dobili izgled tablice Variance koja je jedna od definiranih tabela, trebamo učiniti sljedeće: kliknuti na karticu View, pronaći Data grupu i odabrati naredbu Tables. Klikanjem na naredbu Tables otvorit će se prozor sa ponuđenim opcijama, vi ćete odabrati Variance. Nakon toga se pojavljuje tražena tablica.

Slika 47: Tablica Variance

Promjene između Start-a i Baseline Start-a kao i Finish-a i Baseline Finish-a će biti vidljive ako se planirane vrijednosti za početak i završetak rada razlikuju od vrijednosti u baznom planu.

Stranica 55

Microsoft Project 2010 2013 9.2.Praćenje projekta prema rasporedu Praćenje projekta prema rasporedu pokrećemo preko kartice Project i odabirom naredbe Update Project koja se nalazi u grupi Status. Klikom na Update Project dobit ćemo dijaloški okvir koji treba izgledati kao na Slici 48. Nakon ažuriranja dijaloškog okvira Update Project pritisnut ćemo gumb Ok.

Slika 48: Ažuriranje projekta

U prikazu Gantt Chart crta napretka pokazuje koliko je posla završeno na svakoj zadaći. Kako su zadaci 2,3 i 7 završeni, pojavljuju se znakovi potvrde u koloni

Stranica 56

Microsoft Project 2010 2013

Indicators

. Crte napretka su vidljive cijelom duljinom na Gantt Chartu zadaća,

Slika 49.

Slika 49: Izgled projekta sa završenim zadaćama

9.3.Unošenje realnih vrijednosti u zadaće Kao i na svakom poslu tako i u projektiranju može doći do promjene datuma završetka pojedine zadaće ili do produženja rada na pojedinim zadaćama. Svakim unosom, odnosno ažuriranjem datuma početka ili završetka zadaće MS Project podešava datume i procjenjuje postotak završetka pojedine zadaće. Svaka promjena u datumima se bilježi i u crtama gantograma. Primjeri su prikazani na sljedećim slikama.

Stranica 57

Microsoft Project 2010 2013

Slika 50: Izvršenje zadaće 100 %

Slika 51: Izvršenje zadaće 63 % (nakon unosa stvarno realiziranog vremena za ovu zadaću)

Iz Slike 50, vidljivo je da stupci Work i Actual imaju iste vrijednosti, a postotak izvršenja je 100 %. Crta na gantogramu također prikazuje izvršenje, ona je u ovom slučaju prikazana u cijeloj duljini. Međutim, nakon naše promjene stvarno realiziranog vremena (Slika 51), ako usporedimo stupce Work i Actual, vidljivo je da one nemaju više iste vrijednosti. Postotak izvršenja je 63 %, i crta na gantogramu nije prikazana u cijeloj duljini. Razlog k tomu je što smo u stupac Actual unijeli realno izvršenje od 30 sati. Ovoj opciji se pristupa na sljedeći način: View

Tables

Work.

Stranica 58

Microsoft Project 2010 2013 10.

Zaključak

Od početka poznate povijesti čovječanstva, opstanak i napredak društvenih zajednica ovisio je o mogućnosti razmjene informacija između udaljenih skupina ljudi. Jedino su se njihovom brzom i pravodobnom dostavom mogle koordinirati aktivnosti na korist cjelokupne zajednice. Sadržaji informacije i sredstva za prijenos i obradu podataka razvijali su se u skladu s općim društvenim razvojem. Nakon nastanka Interneta, sve kreće nevjerojatnom brzinom. Nove tehnologije donose brzinom munje novosti u hardveru i softveru. Jedan od tih produkata je i MS Project. U odnosu na prošlu verziju 2007, verzija 2010 donosi razne novosti od kojih su svakako, osim novog sučelja, i novi korisni dodaci koji doprinose ubrzavanju rada. Novo sučelje svakako zahtjeva određenu dozu privikavanja. Ubrzane su često korištene operacije, omogućena je jednostavna i brza usporedba dvaju projekata i još mnogo naprednih mogućnosti. Stari korisnici će trebati vremena za snalaženje, što vjerojatno neće biti slučaj s novim korisnicima. Novi korisnici bez iskustva i korisnici koji rade na prethodnim verzijama do 2007 bi svakako trebali započeti rad na najnovijoj verziji. Microsoft stalno radi na izgradnji novih aplikacija, MS Project 2013 je u produkciji. Ako želimo biti u koraku s najnovijim inačicama stalno moramo usvajati nova znanja.

Stranica 59

Microsoft Project 2010 2013

Literatura 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Step by Step, Project 2010, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP. Step by Step, Project 2007, Carl Chatfield, PMP, and Timothy Jonson, MCP. Teresa S. Stover :Microsoft Project 2010, Inside Out. Bonnie Biafore: Microsoft Project 2010 The missing manual. Milorad Nikitović: Vođenje projekata i dokumentacije, predavanja; VSIT-e; Zagreb 2009. Vesna Alić Kostešić : MS Project, Skripta; TVZ; Zagreb, 2010. Siniša Lukarić: Microsoft Project, Osnovne upute; Građevinski fakultet; Rijeka, 2006. B. Uremović, Č. Dunović : Planiranje i praćenje projekata pomoću programskog alata MS Project 2007; TVZ; Zagreb, 2010.

Stranica 60