Papeles De Trabajo 11

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORÍA PAPELES DE TRABAJO

ALUMNOS: PERALTA RODRÍGUEZ SUSANA RÁZURI CUIPAL RENZO ALEXANDER VILLACORTA HORNA PATRICIA MIREYA

PROFESOR: TEJADA ARBULÚ WILFREDO ENRIQUE

TRUJILLO - PERÚ

AUDITORIA I

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL



El equipo busca dar a conocer la importancia de la Documentación de Auditoria, ya que si se organiza de manera adecuada, sustenta el dictamen del auditor y evidencia que la auditoria se planeó y se desarrolló apropiadamente de acuerdo a las NIA y requisitos legales y regulatorios relevantes.

OBJETIVOS ESPECIFICOS



Profundizar en las responsabilidades del Auditor referentes a la preparación apropiada de la documentación de Auditoría, según las NIA.



Describir

la

estructura

de

diversas

cédulas

pertenecientes

a

la

Documentación de Auditoría o Papeles de Trabajo.



Analizar los Hallazgos de Auditoría y cómo el Auditor evalúa su importancia.

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AUDITORIA I

RESUMEN EJECUTIVO

Los papeles de trabajo en Auditoría son el conjunto de cédulas y documentos que elabora u obtiene el Auditor en el desarrollo del examen. En ellos se plasman las técnicas y procedimientos aplicados, la extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de la obtención de evidencia suficiente y competente y las conclusiones a las cuales llego en cada área examinada. Los papeles de trabajo le permiten probar al Auditor el cumplimiento de las Normas de Auditoría referentes a la planeación, supervisión y la obtención de evidencia suficiente y competente, y sirven para demostrar la calidad de trabajo realizado. Los papeles de trabajo se clasifican en Archivo Corriente y Archivo Permanente, según el uso a que se les destine. De acuerdo a su contenido se clasifican en Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y cédulas Analíticas. Para facilitar su organización y agilizar la búsqueda en los mismos, se utilizan índices y marcas de auditoría, que puedes variar de acuerdo al criterio de cada Auditor.

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AUDITORIA I

MARCO TEORICO Definiciones: o Documentación de auditoría: registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor (a veces se utiliza como sinónimo el término "papeles de trabajo"). Ésta documentación:  Soporta las representaciones del auditor.  Facilita la planeación, desempeño y supervisión de la auditoria  Sirve como base para la revisión de la calidad de trabajo debido que provee al revisor la documentación escrita de la evidencia escrita que soporta el dictamen del auditor o Archivo de auditoría: una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico. o Auditor experimentado: una persona (tanto interna como externa a la firma de auditoría) que tiene experiencia práctica en auditoría y un conocimiento razonable de:  Los procesos de auditoría;  Las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables;  El entorno empresarial en el que la entidad opera; y  Las cuestiones de auditoría e información financiera relevantes para el sector en el que la entidad opera.

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AUDITORIA I

NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 230 DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA La NIA 230 presenta: o La responsabilidad del auditor de preparar la documentación correspondiente a una auditoria de estados financieros. o La documentación de la auditoria que cumple los requisitos establecidos por las normas de auditoria que provee: -

La evidencia sobre la que el auditor se basó para que emitiera su dictamen y el reporte del logro de los objetivos generales

-

La evidencia de que la auditoria se planeó y desarrollo de acuerdo a las NIA, requisitos legales y regulaciones aplicables

La documentación del archivo de la auditoría (en formato papel o electrónico) juega un papel crítico en: o Ayudar al equipo del trabajo a planear y desarrollar la auditoría; o Proporcionar evidencia para demostrar que los procedimientos de auditoría planificados se realizaron efectivamente; o Ayudar a los revisores del encargo (incluyendo revisores de control de calidad del encargo) a llevar a cabo sus responsabilidades de conformidad con las normas profesionales; o Registrar los juicios implicados para formar la opinión de auditoría; y o Registrar las cuestiones de importancia permanente para auditorías de la entidad futuras. La buena documentación de la auditoría se organiza de manera adecuada y proporciona un registro del trabajo realizado, la evidencia de auditoría obtenida, los juicios profesionales significativos aplicados y las conclusiones alcanzadas. El objetivo del auditor es:

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AUDITORIA I

Preparar la documentación que presente la información suficiente y apropiada que sustenta el dictamen del auditor y la evidencia que la auditoria se planeó y se desarrolló apropiadamente de acuerdo a las NIA y requisitos legales y regulatorios relevantes. Requisitos: Preparación oportuna de la documentación de la auditoria: o El auditor debe preparar oportunamente la documentación de la auditoria o Documentación suficiente y apropiada que facilite la revisión y evaluación de la evidencia o Y conclusiones antes de la presentación del dictamen del auditor; y mejora de la calidad de la auditoria. Documentación de procedimientos realizados durante la auditoría y evidencia obtenida:  El auditor debe preparar la documentación suficiente y apropiada para que un auditor con experiencia pueda entender:  La naturaleza y extensión de los procedimientos de la auditoria llevados a cabo  Los resultados y evidencia obtenida en la auditoria  Asuntos importantes  Conclusiones y juicios profesionales alcanzados debido a que la documentación pueda estar sujeta a revisiones externas para cumplir con las NIA y demás normas y requisitos legales  Dicha documentación debe presentar la información relacionada al profesional que desarrollo la auditoría  Fecha que se terminó el trabajo  Revisor del trabajo de auditoria y fecha en que se realizó la revisión

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AUDITORIA I

 Asuntos importantes que se presentaron en el transcurso de la auditoria y sus acciones a seguir  Cuando el auditor establece necesario realizar procedimientos de auditoria adicionales o nuevos después de la fecha establecida para la emisión del dictamen del auditor, este debe documentar:  Las circunstancias  Los procedimientos adicionales realizados  Evidencia obtenida  Conclusiones y su efecto en el dictamen del auditor  Cuando fueron realizados y revisados los cambios y por quien  No existe una forma, extensión y contenido establecido para la presentación de la documentación de la auditoria; esto depende de:  La entidad  Naturaleza de los procedimientos a realizar  El riesgo de representación errónea de importancia relativa  La evidencia obtenida  Asuntos importantes tratados durante el trabajo  Las conclusiones que se alcanzaron  Esta documentación es registrada en papel o medios electrónicos, creando así un paquete final de la auditoria donde encontramos:  Programas de auditoria  Análisis  Memorandos  Resúmenes  Cartas

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AUDITORIA I

 Minutas o actas de reuniones o discusiones  Listas de verificación y correspondencia  Documentación relevante en la auditoria  Es importante que esta documentación sea suficiente y apropiada, que documente el trabajo completo de auditoria, mostrando que cumple con las normas internacionales de auditoria  El auditor para facilitar esta tarea, puede hacer un sumario, que presente los asuntos importantes identificados durante la auditoria y los procedimientos que se llevaron a cabo Compilación del archivo final de auditoria:  El auditor debe completar y compilar el archivo final de la documentación de la auditoria de manera oportuna después del dictamen del auditor  En caso de que el auditor juzgue necesario modificar o añadir documentación después de la compilación deberá documentar sus razones específicas y cuándo y por quien se hicieron y revisaron El tiempo establecido para la compilación de acuerdo con la NICC 1, y normas relevantes, es de 60 días después del dictamen del auditor Este es un proceso administrativo, que no implica procedimientos de auditoria.  Se requiere que la firma retenga la documentación del trabajo, por un plazo mínimo de 5 años a partir de la fecha del dictamen del auditor  Si el auditor juzga necesario desviarse de un requisito establecido por las NIA, debe documentar sus razones u como se logrará el objetivo de dicho requisito siguiendo los procedimientos adicionales que se hayan establecido Muchas NIA contienen requerimientos específicos de documentación que sirven para aclarar los de la NIA 230. La siguiente tabla contiene una referencia a los párrafos de las NIA que muestran los requerimientos específicos de documentación. Esto no implica que no haya requerimientos de documentación en las NIA que no se incluyen en esta lista.

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AUDITORIA I

1: NIAs referente a Papeles de Trabajo

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AUDITORIA I

PAPELES DE TRABAJO O DOCUMENTACIÓN DE AUDITORÍA Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos preparados por el auditor, los cuales le permiten disponer de la información y de las pruebas efectuadas durante su trabajo profesional en la empresa, así como también de las decisiones tomadas para fundamentar su opinión, también permiten el registro eficiente de la información que se recolecta en el proceso de evaluación, la planificación, la ejecución, supervisión y revisión de la auditoria así como también suministrar la evidencia del trabajo llevado acabo para respaldar la opinión del auditor. Los papeles de trabajo se elaboran en el momento en que se realiza el trabajo y son propiedad del auditor, quien debe adoptar las medidas oportunas para garantizar su protección sin peligro y su confidencialidad ya que el auditor va integrando en los papeles de trabajo documentos reservados y de uso exclusivo de la empresa. Según el caso, dicha información estará contenida en medios físicos y archivos electrónicos. OBJETIVO E IMPORTANCIA El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Estos objetivos de los papeles de trabajo son:  Facilitar la preparación del informe.  Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.  Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado.  Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.  Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoria aplicados.  Servir de guía en revisiones subsecuentes.  Cumplir con las disposiciones legales.

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AUDITORIA I

ARCHIVOS DE AUDITORIA JUSTIFICACIÓN Los papeles de Auditoría sirven de prueba del trabajo realizado. Constituyen un soporte de las conclusiones del mismo y son de gran utilidad para la realización de auditorías posteriores, por ello, resulta imprescindible una adecuada organización sistemática de los mismos que permita su fácil localización y utilización si fuese necesario. Además de los papeles de trabajos preparados en el curso de la auditoría, el auditor va obteniendo otra documentación que debe también quedar debidamente recopilada en los archivos. Nos referimos a las cartas de confirmación de los proveedores, asesores, compañías de seguros, registros, etc. Así como a cualquier otra obtenida de terceros y a la documentación soporte de las conclusiones obtenidas, auditorías anteriores, legislación aplicable o contratos presentes o futuros. Se distinguen dos tipos de archivos según los documentos y papeles de trabajos que en ellos se va a recoger; aquellos que contienen una documentación de carácter intemporal, cuya utilidad es permanente, y aquellos otros cuyo contenido se refiere a los documentos y papeles de trabajo cuya vigencia se circunscribe al período de la realización de la auditoría.  Archivo Permanente.- Contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada. Proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro. El contenido de este, deberá incluir:  El Cliente.- Direcciones, personas con quien hay que contactar e informes de auditoría anteriores, con su fecha y número de copias.  La Compañía.- Historia, información de su estructura, posición financiera, comercial y productiva, organización contable y fiscal, documentación importante, etc.

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AUDITORIA I

 El plan contable de la empresa y los datos referentes a cada una de las áreas en que se haya dividido a efectos de la realización del trabajo.  Datos relativos a las especificaciones sobre el negocio, los principios y prácticas contables empleadas, control interno existente.  Archivo Corriente o Temporal.- contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, análisis, gráficos, muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto y aplicándoles un sistema técnico de organización y referenciación se constituyen en la evidencia del examen de la auditoría. Su importancia radica en que dentro de este archivo se encuentra toda la evidencia y la extensión de los procedimientos de auditoria contenidos tanto en las pruebas de cumplimiento como en las pruebas sustantivas, algunos de los documentos incluidos dentro de este archivo son:  Hojas de trabajo  Cédulas sumarias  Cédulas de detalle  Cédulas analíticas  Hojas de hallazgos  Hojas de ajustes y reclasificaciones, etc.  Narrativas  Memorandos  Cuestionarios de control interno  Programas de auditoria

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AUDITORIA I

HOJAS DE TRABAJO Son hojas en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Aquí se inicia la técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo. Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si así se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que las conclusiones del examen del grupo sean aplicables a todas las cuentas examinadas. Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen. El esquema de una Hoja de Trabajo es semejante a la estructura de las cédulas de auditoría. Es importante destacar que la columna que contiene los saldos a examinar representa el primer término de la ecuación de auditoría, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a dictaminar, por tanto él debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para emitir su opinión, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la ejecución del trabajo. La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo y es la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia corroborativa se obtiene por medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen el propósito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen. Dado que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de

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AUDITORIA I

determinar las técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por medio de otras técnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente. Ejemplo: 4 INMUEBLES AREQUIPA S.A.

Iniciales

Fecha

P.P.

J.A.M.

25/03/2016

AUDITORÍA AL 31-12-2015

R.P.

M.A.M.

26/03/2016

CÓD. DE CTA.

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA: PASIVOS

Analíticas

Saldo Dic. 31 Año Anterior

Saldo Dic. 31 Año de Examen

Ajustes y Reclasificaciones Debe

Haber

Saldo Dic. 31 según Auditoría

45 Obligaciones Financieras L/P

97,725,521

137,023,326

137,023,326

42 Cuentas por Pagar Comerc-Terc.

95,889,437

136,700,969

136,700,969

46 Cuentas por Pagar Diversas-Terc.

38,524,007

29,500,421

29,500,421

40 Tributos,Contrapr. y Aportes al Sist de…

3,833,154

4,184,404

4,184,404

41 Remunerac y Partic por Pagar

1,856,916

35,517,659

35,517,659

48 Provisiones

2,357,430

4,895,673

4,895,673

49 Pasivo Diferido

5,890,324

6,701,543

6,701,543

36,505,271

70,271,350

70,271,350

282,582,060

424,795,345 ∑

424,795,345

45 Obligaciones Financieras C/P TOTAL Conclusiones:

- Se practicó auditoría a este rubro conforme a NIA'S, utilizando técnicas y procedimientos de auditoría. - Los saldos son los razonablemente correctos Marcas: ∑ Totalizado

2: Hoja de trabajo

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AUDITORIA I

CÉDULAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO Para realizar un trabajo de auditoría, necesitará examinar los libros y los documentos

que

amparen

las

operaciones

registradas

y

deberá,

además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas. ESTRUCTURA O ELEMENTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS DE TRABAJO Las cédulas de auditoría deben contener datos que permitan conocer de manera clara y precisa qué se revisó y cuáles fueron los resultados obtenidos, y deberá utilizarse el formato señalado en el anexo I, sus componentes son: o Encabezado.- Incluye los datos de identificación que deben anotar en la parte superior de las cédulas y contiene los siguientes datos: -

Nombre del área sujeta a revisión.

-

Nombre específico del rubro, concepto u operación a revisar.

-

Nombre específico del procedimiento.

-

Tipo de cédula que se elabora.

-

Iniciales del auditor que elaboró la cédula.

-

Iniciales del auditor que supervisó la cédula.

o Cuerpo de la cédula.- Comprende el resultado de la revisión, indicando entre otros aspectos, las partidas y los resultados a que se llegaron, las pruebas que apoyan los resultados, la conclusión obtenida, y en su caso, notas complementarias o aclaratorias que tienen por objeto ampliar, explicar o complementar la información solo cuando se considere necesario. o Pie.- Al calce de la cédula se anotará la fuente de datos y significado de las marcas, así como la firma del auditor que elaboró y supervisó el papel de trabajo. La fuente de datos es toda clase de documentos, libros de

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AUDITORIA I

contabilidad, registros, contratos, expedientes, etc., de donde provienen los datos de los hechos, firmas de la persona que elaboró y supervisó la cédula y observaciones anotadas en la cláusula de auditoría. 1. Cédulas sumarias o de resumen Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación. Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que se refiere. Se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo. Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables de la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento, antes de concluir con la revisión. Ejemplo:

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AUDITORIA I

10 INDUSTRIAL LIMA S.A.

Iniciales

Fecha

CÉDULA SUMARIA

P.P.

J.A.M.

30/05/2015

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

R.P.

M.A.M.

01/06/2015

CÓD. DE CTA.

AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 2014

Analíticas

101 Caja 104 Cuentas Corrientes en Instituciones Finan. TOTAL

Saldo Dic. 31 Año Anterior

Saldo Dic. 31 Año de Examen

Ajustes y Reclasificaciones Debe

Haber

Saldo Dic. 31 según Auditoría

80,000

100,000

100,000

278,128

1,688,000

1,688,000

358,128

1,788,000 ∑

1,788,000

Conclusión: - El disponible representa razonablemente los recursos en efectivo de la empresa. Marcas: ∑ Totalizado

3: Cédulas sumarias o de resumen

2. Cédulas analíticas o de comprobación En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos

con

las pruebas o

procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar sub-cédulas. En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio, aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. Las analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado. En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula analítica o subanalítica). Ejemplo:

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AUDITORIA I

1041 INDUSTRIAL LIMA S.A.

Iniciales

Fecha

CÉDULA ANALÍTICA

P.P.

J.A.M.

30/05/2015

CUENTAS CORRIENTES OPERATIVAS

R.P.

M.A.M.

01/06/2015

CÓD. DE CTA.

AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 2014

Analíticas

104101 Banco de Crédito

Saldo Dic. 31 Año Anterior

Ajustes y Reclasificaciones

Saldo Dic. 31 Año de Examen

40,000

Debe

300,000 ©

Haber

Saldo Dic. 31 según Auditoría 300,000

Ø 104102 Banco Interbank

200,000

750,000 ©

750,000

Ø 104103 Banco Continental TOTAL

38,128

638,000 © Ø

638,000

278,128

1,688,000 ∑

1,688,000

Conclusión: - El disponible en los bancos representan razonablemente los recursos en efectivo de la empresa; depositados en instituciones financieras. Marcas: ∑ Totalizado © Conciliado Ø Circulizado

4: Cédulas analíticas o de comprobación

3. Cédulas sub - analíticas En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Ejemplo:

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AUDITORIA I

104102 INDUSTRIAL LIMA S.A.

Iniciales

Fecha

CÉDULA SUB-ANALÍTICA

P.P.

J.A.M.

30/05/2015

BANCO INTERBANK

R.P.

M.A.M.

01/06/2015

CÓD. DE CTA.

AUDITORÍA A DICIEMBRE 31 DE 2014

Analíticas

104102-01 0008-987-765-07-1

Saldo Dic. 31 Año Anterior 140,000

Ajustes y Reclasificaciones

Saldo Dic. 31 Año de Examen

Debe

550,000 ©

Haber

Saldo Dic. 31 según Auditoría 550,000

Ø 104102-02 0008-987-866-34-1

60,000

48,900 ©

48,900

Ø 104102-03 0008-987-766-89-2 TOTAL

200,000

151,000 © Ø

151,000

749,900 ∑

749,900

Conclusión: - El disponible en el Banco Interbank representa razonablemente los recursos en efectivo de la empresa depositados en esta institucione financiera. Marcas: ∑ Totalizado © Conciliado Ø Circulizado

5: Cédulas sub-analíticas

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AUDITORIA I

HOJAS DE PUNTOS Se emplean para recordar temas de especial relevancia que deben ser discutidos con los jefes de equipo y con los supervisores. Las hojas de puntos de trabajo pendiente son recordatorios escritos acerca de asuntos relacionados con la auditoria que requieren atención posterior, así como los problemas detectados pendientes de decisión al nivel de responsabilidad apropiada. La hoja de puntos de trabajo pendiente es un lugar adecuado para relacionar estos temas. Es un procedimiento más efectivo y seguro que incluir los puntos en hojas sueltas.

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AUDITORIA I

MEMORANDOS O MEMORÁNDUM Los memorandos son documentos que el Auditor redacta para complementar la ejecución de ciertos trabajos o para resumir la información que contienen las planillas o cédulas de detalles. Sirve también para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará. El contenido básico de los memorandos debe ser el siguiente: - Alcance del trabajo: Planificación, programas por áreas, objetivos, sistemas de revisión, etc. - Explicación del trabajo realizado: verificación de cálculos aritméticos, arqueos físicos, examen de documentos, etc. - Información general sobre hechos importantes: deficiencias encontradas, problemas planteados y su solución. - Conclusiones obtenidas una vez finalizado el trabajo. Las conclusiones deberán ser personales y basarse en la interpretación que realice el auditor de los hechos puestos de manifiesto durante el trabajo. Si la persona que revisa el trabajo llega a distinta conclusión que quien los efectuó, deberá expresar su propia conclusión, respetando la primera y justificando las razones por las que establece discrepancias con la conclusión inicial. Cuando en cualquier comentario sobre el trabajo hay que referirse a explicaciones dadas por terceras personas, es conveniente dejar constancia del nombre de la persona y el puesto que ocupa en la organización. De esta forma, quien revise el trabajo podrá determinar el grado de validez de las explicaciones recibidas. En cuanto a la relación con el alcance del trabajo, el auditor deberá referirse al sistema de muestreo seguido, de opinión o científico, tamaño de las muestras y como se han conseguido. Generalmente es un escrito que se elabora de forma impresa y en tamaño media carta, aunque puede hacerse también en carta completa, éste no tiene un formato prestablecido pero puede llevar membretada la leyenda memorándum.

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AUDITORIA I

HOJAS DE AJUSTES Y RECLASIFICACIONES Consisten en los asientos que se proponen por el auditor para complementar las operaciones contables de cierre realizadas por la empresa. Se dividen en dos grupos: - Los ajustes: Son asientos que resultan necesarios para corregir los saldos de los libros de contabilidad; excepto en casos especiales. No se proponen ajustes por cantidades de poca importancia. - Las reclasificaciones: Son asientos que no afectan a los saldos de los libros de

contabilidad,

pero

son

necesarios

para

obtener

una

adecuada

presentación de los estados financieros. Estos asientos no afectan a resultados y usualmente representan transferencias de cantidades o de cuentas dentro del balance o de las cuentas de estado de pérdidas y ganancias.

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AUDITORIA I

HOJAS DE HALLAZGOS Es una narración explicativa y lógica de los hechos detectados en el examen de auditoría, referente a deficiencias, desviaciones, irregularidades, errores, debilidades, fortalezas y/o necesidades de cambio. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de una entidad o programa bajo examen y que merecen ser comunicados en el informe. Un hallazgo debe tener ciertos requisitos:  Importancia relativa que merezca su comunicación.  Debe basarse en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.  Convincente a una persona que no ha participado en la auditoría.  El hallazgo debe ser útil; mejoramiento de la organización. ¿CÓMO SE IDENTIFICA LA IMPORTANCIA DE LOS HALLAZGOS?  La importancia de un hallazgo es evaluada, generalmente por su efecto.  Los efectos pueden ser actuales o potenciales.  Casos aislados o frecuentes.  La necesidad de corregirlo. o Se debe analizar desde otra óptica el hallazgo cuando las causas son externas, sin control del auditado ELEMENTOS DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA Los diferentes elementos son: 1. Condición: Párrafo en el cual el auditor describe la situación deficiente encontrada. “Lo que es”

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AUDITORIA I

2. Criterio: Párrafo en el que el auditor detalla el estándar contra el cual ha medido o comparado la condición. Es la norma contra la cual el auditor mide la condición. “Lo que debe o debió ser” 3. Causa: Párrafo donde el auditor detalla las razones por las cuales a su juicio, ocurrió la condición observada. “Por qué ocurrió la condición” 4. Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condición descrita. “La diferencia entre lo que es y debió ser”

6: Hoja de hallazgos

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AUDITORIA I MARCAS DE AUDITORIA Todo hecho o procedimiento que el auditor efectúe en la realización del examen, debe quedar consignado en la respectiva cédula (analítica o sub-analítica generalmente), pero esto llenaría demasiado espacio de la misma y la haría prácticamente ilegible, incluso aún para el mismo auditor. Para dejar comprobación de los hechos o procedimientos utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se usan marcas de auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por el auditor con una significación especial. Se utilizan para expresar, de forma sintética, que se ha realizado una operación específica o para resumir el contenido de una explicación que se refiere a una partida o paridas determinadas. Debe existir una hoja de explicación del contenido y significado de las marcas uniformes, o bien pueden explicarse las marcas en la primera cédula o documento en que se utilizan y anotar en las demás cédulas o documentos la indicación del lugar donde pueden encontrarse las explicaciones. Y por último, deben evitarse marcas complicadas de tal manera que no provoque confusiones al momento de su interpretación. Ejemplo de marcas de auditoria:

7: Marcas de auditoría

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AUDITORIA I CRÍTÍCA AL TEMA

Los documentos de auditoria son muy importantes ya que durante el transcurso de la auditoria, el auditor obtendrá una serie de datos que le permitirán emitir su opinión sobre los estados financieros tomados en conjunto. Ya que hay una gran variedad de datos obtenidos en cada una de las fases del trabajo, no puedes ser almacenados solamente en la memoria del auditor, sino que deben ser consignados por algún medio que permita su consulta de forma rápida y eficiente, y que sirvan en forma posterior para cualquier persona interesada en constatar la forma en que se llegó a la opinión sobre los estados financieros. Por esta razón es de vital importancia que el auditor elabore u obtenga una serie de cédulas y documentos en los cuales deja rastro de las condiciones encontradas, las técnicas y procedimientos aplicados, así como los datos que le permitieron llegar a las conclusiones sobre cada área de trabajo examinada y a la conclusión global a la que ha llegado.

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AUDITORIA I MENSAJE DEL EQUIPO Nosotros seremos contadores, y ello conlleva a conocer cosas que vienen a ser pertinentes en nuestra vida profesional; la documentación de auditoría es un tema muy relevante para un profesional en la auditoría ya que en ello se basará su trabajo realizado, y por eso debe saber sobre estos temas de gran importancia, saber las normas que rigen y regulan nuestro mundo profesional saber los criterios que un auditor debe seguir para hacer frente a su labor y siempre estar al pendiente de las actualidades e informes de nuestra carrera.

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