Passo A Passo Project 2010

Aprenda exatamente o que precisa no ritmo que você deseja.

Arquivos de exercícios e eBook (em inglês) disponíveis online.

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Project 2010

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o Chatfield, Carl.

Microsoft Project 2010 : passo a passo / Carl Chatfield, Timothy Johnson ; tradução: Altair Dias Caldas de Moraes ; revisão técnica: Luciana Monteiro Michel. - Porto Alegre : Bookman, 2012. xxix, 474 p. : il. ; 25 cm. ISBN 978-85-407-0082-6 1. Programa de computador. 2. Software. 5. Microsoft Office - Project 2010.1. Johnson, Timothy. II. Título CDU 004.4Project 2010

Catalogação na publicação: Ana Paula M. Magnus - CRB 10/2052

Carl Chatfield e Timothy Johnson

Microsoft*

Tradução: Altair Dias Caldas de Moraes

Revisão técnica: Luciana Monteiro Michel Profissional com certificações MCSA, MCSE, MCTS, MCITR MCT Instrutora da Alfamídia Prow - Educação Profissional

2012

Obra originalmente publicada sob o título Microsoft Project 2010 StepbyStep, autoria de Carl Chatfield e Timothy Johnson. ISBN 978-0-7356-2695-9 Edição original em inglês Copyright ©2010, Carl Chatfield e Timothy Johnson. Tradução para a língua portuguesa Copyright © 2012, Bookman Companhia Editora Ltda., uma Divisão do Grupo A. Tradução publicada e comercializada com permissão da 0 ’Reilly Media,Inc., que detém ou controla todos os direitos de publicação e comercialização da mesma. Capa: VS Digital, arte sobre capa original Leitura final: Mirella Nascimento Gerente editorial - CESA: Arysinha Jacques Affbnso Editora responsável por esta obra: Mariana Belloli Cunha Projeto e editoração: Techbooks Microsoft, Microsoft Press, Access, Excel, Fluent, Internet Explorer, PivotChart, PivotTable, PowerPoint, Visio, Visual Basic e Windows são marcas comerciais registradas ou marcas comerciais do grupo de empresas da Microsoft. Outros produtos e empresas mencionados aqui podem ser marcas comerciais de seus respectivos proprietários. Os exemplos de empresas, organizações, produtos, nomes de domínio, endereços de correio eletrônico, logotipo, pessoas, lugares ou eventos aqui apresentados são fictícios. Nenhuma associação com qualquer empresa, organização, produto, nome de domínio, endereço de correio eletrônico, logotipo, pessoa, lugar ou eventos reais foi proposital ou deve ser inferido. Este livro expressa as visões e opiniões dos autores. As informações aqui contidas são fornecidas sem quaisquer garantias expressas, legais ou implícitas. Os autores, a Microsoft Corporation e seus revendedores ou distribuidores não poderão ser responsabilizados por qualquer dano causado, ou supostamente causado, direta ou indiretamente, por este livro.

Reservados todos os direitos de publicação, em língua portuguesa, à Bookman® Companhia Editora Ltda., uma divisão do Grupo A Educação S.A. Av. Jerônimo de Ornelas, 670 - Santana 90040-340 - Porto Alegre - RS Fone: (51) 3027-7000 FaX: (51) 3027-7070 É proibida a duplicação ou reprodução deste volume, no todo ou em parte, sob quaisquer formas ou por quaisquer meios (eletrônico, mecânico, gravação, fotocópia, distribuição na Web e outros), sem permissão expressa da Editora. Unidade São Paulo Av. Embaixador Macedo Soares, 10.735 - Pavilhão 5 - Cond. Espace Center Vila Anastácio - 05095-035 - São Paulo - SP Fone: (11) 3665-1100 Fax: (11) 3667-1333 SAC 0800 703-3444 - www.grupoa.com.br IMPRESSO NO BRASIL PRINTED IN BRAZIL

Carl Chatfield Carl é um dos principais gerentes de projeto de conteúdo da Microsoft. Nessa função, supervisiona o desenvolvimento de material de assistência, texto de interface de usuário (UI) e conteúdo da Web para uma variedade de produtos e serviços V 1. Ele também ensi­ na assistência de usuário de software no departamento de Human Centered Design and Engineering na Universidade de Washington. Carl é mestre em Comunicação Técnica pela Universidade de W ashington e tem certificação Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute. Carl escreve regularmente em seu blog sobre o Microsoft Project, ge­ renciamento de projeto e equipes de profissionais do conhecimento, em www.projhugger.com.

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Tim teve seu primeiro contato com o Project quando era um profissional de suporte de produto na Microsoft, iniciando com o Project 3.0. Mais tarde, trabalhou na equipe de assistência ao usuário do Project, de onde trouxe seu conhecimento>dos problemas de usuários Para novas soluções de aprendizado do software. Tim ainda está envolvido na área de com putadores e continua a procurar formas de ajudar os clientes a entender e u sar m elhor seus aplicativos.

Gostaríam os de agradecer a nossas famílias pela paciência e incentivo enquanto es­ crevemos este livro. De Carl: merci, m eus irm ãos m ais velhos Butch e George. De Tim: ja fk h a w p R atsam y (Mimi), Brian e Brenda. Também agradecem os aos nossos reviso­ res técnicos, Le Thuy, PMFJ EPM Solutions Architect da Microsoft e ao gerente de pro­ gram a Project Adrian Jenkins, por seus com entários oportunos e valiosos e respostas às nossas perguntas técnicas. Finalmente, agradecem os à nossa editora de projeto, Rosemary Caperton, e nossa edi­ tora de conteúdo, Susan McClung, pelo seu excelente trabalho.

0 Microsoft Project 2010 é um program a poderoso que ajuda a planejar e gerenciar diversos projetos. Desde reunir prazos de entrega e orçam entos cruciais a selecionar os recursos certos, o Project 2010 oferece experiências m ais fáceis e mais intuitivas para ajudá-lo a ser m ais produtivo e realizar m elhores resultados. Você pode u sar o Project para: • Criar planos de projeto com níveis de detalhe que sejam os corretos para seu pro­ jeto. Trabalhar com dados de resum o e m udar para um enfoque m ais detalhado quando for conveniente. Controlar quais tarefas o Project pode agendar autom ati­ cam ente ou quais você agendará m anualm ente. • Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nível de detalhe que seja apropriado para as necessidades do seu projeto. • Consultar os dados do seu plano de projeto em vários modos de exibição. Aplicar agrupam ento, realce, classificação e filtro para consultar os dados na forma de­ sejada. • Controlar e gerenciar seu plano de projeto durante toda a execução. • Colaborar e com partilhar dados com outras pessoas na sua organização usando um a variedade de aplicativos de produtividade. • Usar pools de recursos, projetos consolidados e vínculos entre projetos para esten­ der o foco do gerenciam ento por vários projetos. O Project 2010 se baseia em versões anteriores para fornecer ferram entas de gerencia­ m ento de projetos. Essa introdução fornece um a visão geral dos novos recursos que exploraremos em todo o livro.

M©w©s tre©LJO[rs©s / Se você estiver atualizando para o Project 2010 a partir de um a versão anterior, prova­ velm ente está mais interessado nas diferenças entre as versões antigas e a nova e em como elas o afetarão. As seções a seguir listam os novos recursos que você vai querer conhecer, dependendo do Project a partir do qual você está atualizando.

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Apresentando o Microsoft Project 2010

0 w©cê está aíuaiãzand© d© [Project 2007 Se você estava u sando o Project 2007, ficará surpreso com os novos recursos e alte­ rações de interface que a Microsoft adicionou ao seu aplicativo de área de trabalho de gerenciam ento de projeto. A lista de novos recursos inclui:

• A interface Microsoft Office Fluent (a "Faixa de Opções")

Não há mais pro­ cura por meio de m enus, subm enus e caixas de diálogo. Essa nova interface orga­ niza em um a nova disposição de todos os com andos que as pessoas m ais usam , tornando-os rapidam ente acessíveis a partir de guias na parte superior da janela de program a.

• O modo de exibição Backstage

Finalmente, todas as ferram entas necessárias para trabalhar com seus arquivos podem ser acessadas em apenas um local.

• Tarefas agendadas manualmente

Comece a criar tarefas com quaisquer in­ formações (dados num éricos ou texto) que você tenha e não se preocupe com seu agendam ento autom ático até que esteja tudo pronto. As tarefas agendadas m anualm ente não são afetadas pelas alterações na duração, datas^de início ou térm ino, dependências ou outros problem as que o Project poderia causar ao reagendar um a tarefa. Você pode então trocar tarefas individuais ou um plano de projeto inteiro do agendam ento m anual para o autom ático.

• Modo de exibição Linha do Tempo

Crie um modo de exibição ‘Visão geral do projeto” convincente que inclui apenas as tarefas de resumo, tarefas e etapas que você escolher. Copie o modo de exibição Linha do Tempo como um a imagem gráfi­ ca para colar em outros aplicativos.

• Melhor recurso de colar para o Excel e o Word

Cole os dados do Project no Excel ou no Word e preserve os cabeçalhos de coluna e a estrutura de tópicos dos seus dados do Project.

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Faixa de opções personalizável

Crie suas próprias guias e grupos para se ajus­ tarem ao modo como você trabalha.

• Campos personalizados B asta começar a digitar um valor numérico, valor de data ou sequência de caracteres de texto na coluna mais à direita em um a tabela e o Project identificará o tipo de dado correto. •

Melhoramentos do AutoFiltro

Use o filtro como no M icrosoft Excel, assim como a classificação e agrupam ento, diretam ente nas setas do AutoFiltro nos ca­ beçalhos de coluna.

• Salvar como PDF ou XPS do Project.

Crie docum entos no formato PDF ou XPS diretam ente

• Modo de exibição Planejador de Equipe (somente no Project Professional) Execute ações como reatribuir um a tarefa de um recurso para outro sim ­ plesm ente arrastando no modo de exibição Planejador de Equipe.

• Tarefas inativas (somente no Project Professional)

Desative (mas não exclua) as tarefas selecionadas em um plano de projeto para que elas não tenham efeito no agendam ento global m as possam ser reativadas mais tarde se necessário.

Apresentando o Microsoft Project 2010

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• Integração com as Listas de Tarefas do SharePoint (somente no Project Professional) Publique e sincronize as tarefas entre o Project e um novo tipo de lista do Microsoft SharePoint denom inada Lista de Tarefas do Project.

Se ¥@cê está atualizando d© Project 2003 Além dos recursos listados na seção anterior, se você estiver atualizando do Project 2003, vai querer anotar os recursos introduzidos no Project 2007:

• Relatórios Visuais

Exporta tarefa, recurso ou detalhes de atribuição do Project para o Excel ou Visio em um formato gráfico altam ente estruturado.

• Realce de alteração

Veja que valores foram alterados em todo o plano de pro­ jeto im ediatam ente após fazer um a alteração em um valor calculado de tarefa, recurso ou atribuição.

• Recursos de custo

A tribua esse tipo especial de recurso às tarefas para acum u­ lar categorias de custos que você deseja controlar, como viagens ou entretenim en­ to. Os recursos de custo não têm efeito sobre o agendam ento das tarefas às quais eles estão atribuídos.

• Painel Inspetor de Tarefas

D enom inado painel Drivers de Tarefa no Project 2007, o painel Inspetor de Tarefas m ostra os detalhes que afetam o agendam ento de um a tarefa selecionada.

• Desfazer em vários níveis

Retorna um a série de ações quando você precisar.

• Exceções de período útil do calendário

Registra não apenas a data, m as tam ­ bém um a explicação de um recurso ou exceção de período útil do calendário de projeto.

c©meçair! Temos trabalhado com o Project desde que ele estreou no Windows, e a cada versão ele ofereceu algo que tornou o planejam ento e o gerenciam ento de projeto um pouco mais fácil. O Project 2010 é um a atualização substancial para o gerenciam ento de projeto de área de trabalho e estam os ansiosos para m ostrá-lo a você.

0 objetivo do am biente de trabalho do Microsoft Office é trabalhar com docum entos, incluindo planos do Microsoft Project, docum entos do Microsoft Word, pastas de tra ­ balho do Microsoft Excel, apresentações do Microsoft PowerPoint, m ensagens de email do Microsoft Outlook e tabelas de bancos de dados do Microsoft Access, tão intu iti­ vam ente como possível. Você trabalha com um docum ento do Office e seu conteúdo fornecendo com andos ao program a no qual o docum ento está aberto. Todos os pro­ gram as do Office 2010 organizam os com andos em um a barra horizontal denom inada Faixa de Opções, que aparece ao longo da parte superior de cada janela de program a esteja o docum ento ativo ou não. — Grupos da Faixa de Opçòes

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Uma Faixa de Opções típica de uma janela de programa.

Os com andos são organizados na Faixa de Opções em guias específicas e em grupos específicos, de recursos ou de tarefas, em cada guia. Os com andos em geral assum em a forma de botões e de listas. Alguns aparecem em galerias. Alguns grupos têm caixas de diálogo relacionadas ou painéis de tarefas que contêm com andos adicionais. Em todo este livro, discutiremos os com andos e elem entos da Faixa de Opções associa­ dos ao recurso do program a discutido. Neste tópico, vam os discutir a aparência geral da Faixa de Opções, procedimentos que afetam essa aparência e m aneiras de localizar os com andos não visíveis nos modos de exibição compactos da faixa de opções.

Consulte também

Para obter informações detalhadas sobre a faixa de opçòes no Mi­ crosoft Project, consulte a seçao "A Faixa de Opçòes e as guias: encontre os recursos que deseja", no Capitulo 1, "Visão geral do Project". Para obter informações sobre como per­ sonalizar a faixa de opções e outras partes da interface do Project, consulte o Capítulo 16, "Personalize o Project".

Dica

Alguns comandos mais antigos neo constam mais na Faixa de Opçòes, mas ainda estão disponíveis no programa. Para que fiquem disponíveis, adicione-os à Barra de fer­ ramentas de Acesso Rápido. Para mais informações, consulte a seção "Personalizando a faixa de opções e a barra de ferramentas de Acesso Rápido", no Capítulo 16, "Personalize o Project".

V d ; • zz-oc £ exc:ção c= -a:x3 de Opções

Elementos dinâm icos da Faixa de Opções A Faixa de Opções é dinâm ica, isto é, a aparência dos com andos se altera quando a largura da faixa m uda de tam anho. Um comando pode ser exibido na Faixa de Opções na forma de um botão grande, um botão pequeno, um botão pequeno com um rótulo ou um a entrada de lista. Conforme a largura da Faixa de Opções diminui, o tam anho, a forma e a presença dos botões se ajustam ao espaço disponível. Por exemplo, quando há espaço horizontal suficiente, os botões na guia Tarefa da ja­ nela de program a do Project se estendem e você pode ver m ais com andos disponíveis em cada grupo.

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A guia Tarefa da janela de programa do Project com 1.280 pixels de largura.

Se você dim inuir a largura da Faixa de Opções, os rótulos de um botão pequeno desa­ parecem e grupos inteiros de botões podem ser ocultados sob um botão que representa o grupo. Clique no botão do grupo para exibir um a lista de com andos disponível nele. Botoes pequenos sem -j Botão grupo—, rotulo iS Id *?• O1- -

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A guia Tarefa da janela de programa do Project com 800 pixels de largura.

Q uando a janela se torna m uito estreita para exibir todos os grupos, um a seta de rolagem aparece na sua extremidade direita. Clique na seta de rolagem para exibir os grupos ocultos.

Modificando a exibição da Faixa de Opções

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A guia Tarefa da janela de programa do Project com 393 pixels de largura.

Alterando a largyra da Faixa dle Opções A largura da Faixa de Opções depende do espaço horizontal disponível para ela, o que depende de três fatores:

• Largura da janela do programa

A m axim ização da janela de program a fornece m ais espaço para os elem entos da Faixa de Opções. Para redim ensionar a janela de program a, clique no botão no canto superior direito ou arraste a borda de um a janela não m axim izada.

Dica Fm um computador com Windows 7, para maximizar a janela de programa, arraste sua barra de título para a parte superior da tela. • Resolução da tela

A resolução de tela é o tam anho da exibição da sua tela ex­ pressa como pixels de largura x pixels de altura. Quanto maior a resolução, maior a quantidade de informações que caberão em um a tela. As opções de resolução de tela dependem do seu monitor. Q uando este livro foi escrito, as faixas possíveis de resoluções variavam de 800 x 600 a 2.048 x 1.152. No caso da faixa de opções, quanto maior o núm ero de pixels de largura (o primeiro número), maior o núm ero de botões que podem ser m ostrados na faixa de opções e m aiores podem ser os botões.

Em um com putador com W indows 7, é possível alterar sua resolução de vídeo na ja­ nela Resolução de Tela do ícone de Vídeo do Painel de Controle.

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Modificando a exibição da Faixa de Opções

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1440 x 900 (recomendável) 1280 x 800

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Para definir a resolução, arraste o ponteiro no controle deslizante.

• Densidade de exibição em tela

Você pode não estar ciente de que pode m udar a am pliação de tudo o que aparece na tela alterando a configuração de am pliação de tela no W indows. Configurar a am pliação da tela para 125% torna o texto e os elem entos de interface de usuário m aiores. Isso aum enta a legibilidade das informações, m as também significa que cabem menos informações em cada tela.

Em um com putador com W indows 7, é possível alterar a am pliação da tela no ícone de Vídeo do Painel de Controle.

Modificando a exibição da Faixa de Opções

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Você pode escolher uma das opções de ampliação de tela padrão ou criar outra configurando um tamanho de texto personalizado.

A am pliação de tela está diretam ente relacionada à densidade dos elem entos de texto na tela, que é expressa em pontos por polegada (dots per inch, dpi ou points per inch, ppi - Os term os são intercam biáveis e, na verdade, am bos são usados na caixa de diálogo do W indows na qual você altera a configuração). O uantognaior o dpi, maior o texto e os elem entos de interface de usuário que aparecem na tela. Por padrão, o W indows exibe o texto e os elem entos de tela em 96 dpi. A opção de configuração de tela Médio -125% altera o dpi do texto e dos elem entos de tela para 120 dpi. Você pode escolher um a configuração personalizada de até 500% de am pliação ou 480 dpi, na caixa de diálogo Configuração de DPI Customizada.

Você pode escolher uma ampliação de até 2 0 0 % nas listas ou escolher uma ampliação maior arrastando a régua da esquerda para a direita.

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Modificando a exibição da Faixa de Opções

Consulte também

Para mais inform ações sobre configurações de tela, consulte o

W in d o w s 7 Pa sso a P a sso (2010), W in d o w s V ista Pa sso a Pa sso (2007) ou W in d o w s X P S te p b y S te p (2002), de Joan Lambert Preppernau e Joyce Cox.

as etapas dos exercícios As im agens de tela m ostradas nos exercícios deste livro foram capturadas em um a resolução de tela de 1.280 x 800, em am pliação de 100% e o tam anho de texto padrão (96 dpi). Se algum a das suas configurações for diferente, a Faixa de Opções na sua tela pode não ser igual àquela m ostrada no livro. For exemplo, você pode ver m ais ou menos botões em cada um dos grupos, os botões podem ser representados por ícones m aiores ou menores do que aqueles m ostrados ou o grupo pode ser representado por um botão que você clica para exibir os com andos do grupo. Q uando instruím os você a dar um com ando na Faixa de Opções em um exercício, fazemos isso neste formato: /

• Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. Se o comando estiver em um a lista, nós darem os a instrução neste formato: • Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Custo. Na prim eira vez em que instruirm os você a clicar em um botão específico em cada exercício, exibiremos um a imagem do botão na m argem da página à esquerda da etapa do exercício. Se as diferenças entre suas e as nossas configurações de exibição fizerem um botão na sua tela parecer diferente do m ostrado no livro, você pode adaptar as etapas para localizar o com ando. Primeiro, clique na guia especificada. Depois, localize o grupo específico. Se um grupo estiver recolhido em um a lista de grupo ou botão de grupo, clique na lista ou no botão para exibir os com andos do grupo. Finalmente, procure um botão que tem o mesmo ícone em um tam anho m aior ou m enor do que o m ostrado no livro. Se necessário, aponte para os botões no grupo para exibir seus nom es nas Dicas de Tela. Se preferir não ad ap tar as etapas, configure sua tela para que corresponda à nossa enquanto lê e trabalha nos exercícios do livro.

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Este livro foi concebido para levá-lo passo a passo pelas m uitas tarefas que você pro­ vavelm ente vai executar no Microsoft Project Professional 2010 ou Microsoft Project Standard 2010. Se você começar no início e trabalhar em todos os exercícios, vai ga­ n h ar proficiência suficiente para criar e trabalhar com um a am pla gam a de recursos do Project. Entretanto, cada tópico é independente. Se você trabalhou com um a versão anterior do Project, ou se com pletar todos os exercícios e depois precisar de ajuda para lem brar como executar um procedimento, os recursos a seguir irão ajudá-lo a localizar as informações específicas: -

• Sumário detalhado capítulo.

Pesquise a lista de tópicos e os boxes de texto em cada

• Guias indicativas de início de capítulo necessário.

• Glossário

Localize facilmente o início do capítulo

Localize o significado de um a palavra ou a definição de um conceito.

• índice detalhado

Localize tarefas e recursos específicos no-índice, cuidadosa­ m ente elaborado sob a perspectiva do leitor.

Você pode econom izar tempo ao ler este livro entendendo como a série Passo a Passo m ostra as instruções dos exercícios, teclas a serem pressionadas, botões a serem clicados e outras informações.

Convenção

Significado

PREPARAÇÃO

Quando este parágrafo aparece, indica os arquivos de exercício que você usará no exercício passo a passo. Também indica os requisitos aos quais você deve atender ou as ações a serem exe­ cutadas para iniciar o exercício.

LIMPEZA

Quando aparece depois de um exercício passo a passo, este parágrafo fornece instruções para salvar e fechar os arquivos ou programas abertos, antes de passar para outro tópico. Também ensina a reverter as alterações efetuadas em seu computador ao trabalhar no exercício.

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As etapas com números azuis orientam nos exercícios práticos de cada tópico.

1 2

As etapas com números pretos orientam nos procedimentos apresentados em boxes de texto explicativo.

Importante

Dá informações importantes para concluir um procedimento.

Nota

Descreve informações que merecem atenção especial

Consulte também

Indica como obter mais informações sobre um tópico, neste livro ou em outro local.

Dica

Fornece uma dica ou atalho que facilita ainda mais a execução da tarefa. (continua)

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Recursos e convenções do livro

Convenção

Significado

Ctrl + G

Um sinal de (+) entre duas teclas significa que você deve pres­ sioná-las simultaneamente. Por exemplo, "Pressione Ctrl+G" significa que você deve manter pressionada a tecla Ctrl enquan­ to pressiona a tecla G.

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As imagens de botões aparecem na margem, na primeira vez em que o botão é usado em um capítulo.

Preto negritado

Nos exercícios que iniciam com a informação do parágrafo PRE­ PARAÇÃO, os nomes de elementos do programa, como botões, comandos, janelas e caixas de diálogo, assim como arquivos, pastas ou texto com os quais você interage nas etapas, são exi­ bidos com fonte em negrito e na cor preta.

Azul negritado

Nos exercícios que iniciam com a informação do parágrafo PREPARAÇÃO, o texto a ser digitado é mostrado com fonte em negrito na cor azul.

N e g rito e Itá lico a z u l

Os termos definidos no Glossário estão formatados dessa ma­ neira.

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Para concluir os exercícios deste livro, você precisa copiar os arquivos de exercícios para seu computador. Para fazer o dow nload dos arquivos, cadastre-se no site do Gru­ po A e acesse a área de conteúdo online na página do livro, em: w w w .grupoa.com .br Exiba a página no seu navegador e siga as instruções para baixar os arquivos.

Im portante

O programa Microsoft Project 2010 não está djsponível neste site. Você deve comprar e instalar o programa antes de usar este livro.

A tabela a seguir lista os arquivos de exercícios para este livro.

Nota

O mesmo conjunto de arquivos de exercícios funciona com o Microsoft Project Professional 2010 e o Microsoft Project Standard 2010. As diferenças entre as duas edi­ ções do Project estão explicadas onde necessário.

Capítulo

Arquivo

Capítulo 1: Visão geral do Project

Visão Geraljnicio.mpp

Capítulo 2: Crie uma lista de tarefas

(nenhum arquivo de exercício inicial)

Capítulo 3: Configure recursos

Recursos Simples Inicio.mpp

Capítulo 4: Atribua recursos às tarefas

Atribuições Simples_ Inicio.mpp

Capítulo 5: Formate e compartilhe seu plano

Formatacao Simples^ Inicio.mpp

Capítulo 6: Controle o andamento das tarefas

Controle Simples_ Inicio.mpp

Capítulo 7: Ajuste os detalhes das tarefas

Tarefas Avançadas A_ Inicio.mpp Tarefas Avançadas B_ Inicio.mpp

•Capítulo 8: Ajuste os detalhes dos recursos

Recursos Avançados Inicio.mpp

Capítulo 9: Ajuste os detalhes das atribuições

Atribuições Avançadas A_ Inicio.mpp Atribuições Avançadas B_ Inicio.mpp

Capítulo 10: Ajuste o plano de projeto

Plano Avancado_ Inicio.mpp

Capítulo 11: Organize e formate os detalhes do pro­ jeto

Organizacao Avancada_ Inicio.mpp

Capítulo 12: Controle o andamento das tarefas e atribuições

Controle Avançado A Inicio.mpp Controle Avançado B_ Inicio.mpp Controle Avançado C_ Inicio.mpp Controle Avançado D_ Inicio.mpp

Capítulo 13: Visualize e relate o status do projeto

Relatando Status_ Inicio.mpp

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Usando os arquivos de exercícios

Capítulo

Arquivo

Capítulo 14: Retome o controle do projeto

Retomada Controle Inicio.mpp

Capítulo 15: Aplique formatação e impressão avan­ çadas

Formatacao Avançada Inicio.mpp

Capítulo 16: Personalize o Project

Personalizacao A Inicio.mpp Personalizacao B Inicio.mpp

Capítulo 17: Compartilhe informações do Project com outros programas

Lista de Tarefa Simples.xls Compartilhamento Inicio.mpp

Capítulo 18: Consolide projetos e recursos

Consolidação A Inicio.mpp Consolidação B Inicio.mpp

Todos os esforços foram feitos para garantir a precisão das informações contidas neste livro. Se você tiver algum a dúvida, entre em contato com as fontes citadas nas seções a seguir.

O btendo ajuda [para este Iow© e seus arquivos de exercícios* Os arquivos de exercícios deste livro estão disponíveis para dow nload na Web. Para obter m ais informações, consulte “Usando os arquivos de exercícios”, no início deste livro. Se su a pergunta ou problem a se refere ao conteúdo deste livro ou seus arquivos de exercícios, consulte primeiro a página de errata em: go.m icrosoft.com [fw link/?L inkId-19 1 7 6 5 Essa página fornece informações sobre correções de erros conhecidos feitas ao livro. Se você não encontrar sua resposta na página de errata, envie-sua pergunta ou co­ m entário para a Microsoft Press Technical Support em: m spinputta m icrosoft.com

O btendo ajuda com © ipiroject 201© Se sua pergunta é sobre o Microsoft Project 2010, e não sobre o conteúdo deste livro ou dos arquivos de exercícios, procure o Microsoft Support ou o Microsoft Knowledge Base em: http://'support.m icrosqft. com Nos Estados Unidos, os problemas de suporte de software da Microsoft não abordados pelo Microsoft Knowledge Base são tratados pelo Microsoft Product Support Services. As opções de suporte de software da Microsoft disponíveis nos Microsoft Product Sup­ port Services estão listadas em: h ttp://support.m icrosqftt.com /gp/selfoverview/

* N. de E.: Comentários sobre a edição brasileira desta obra podem ser encaminhados para secretariaeditoriaKrtgrupoa.com.br.

Parte 1 Um projeto simples .................................................... 1 1

Visão geral do Project................................................... 3 Apresentando o P ro je ct.............................................................................................................5 0 modo de exibição Backstage: Gerenciamento de arquivos e opções de co n figu ração ........................................................................................................7 Modelos: como evitar a reinvenção da ro d a .............................................................. 10 A Faixa de Opções e as Guias: encontre os recursos que deseja............................................................................................................... 11 Modos de exibição: trabalhando com os detalhes de cronograma que você deseja...............................................................................................15 Pontos p rin cip a is......................................................................................................................21

2

Crie uma lista de tarefas................................... ........... 23 Criando um novo plano de projeto........................................................................................24 Foco do gerenciamento de projeto: o projeto faz parte de um contexto m a io r...............................................................................................24 Inserindo nomes de tarefas..................................................................................................... 27 Foco do gerenciamento de projeto: definir as tarefas certas para o resultado.............................................................................................. 29 Inserindo as durações...............................................................................................................30 Foco do gerenciamento de projeto: como estabelecer durações de tarefas precisas?...................................................................................33

x x iiv

Sumário

Inserindo uma etapa................................................................................................................. 34 Organizando as tarefas em fases............................................................................................ 35 Foco do gerenciamento de projeto: planejamento de-cima-para-baixo (top-down) e de-baixo-para-cima (bottom -up)................. 36 Vinculando tarefas................................................................................................................... 37 Trocando o agendamento da tarefa de manual para autom ático...................................43 Definindo dias não úteis........................

46

Verificando a duração do p la n o ............................................................................................ 49 Documentando as tarefas e o plano de projeto................................................................. 50 Pontos p rin cip a is......................................................................................................................53

3

Configure recursos.......................................................... 55 Recursos de tra b a lh o ............................................................................................................... 56 Considerações sobre recursos de equipamento......................................................... 57 Capacidade de recurso.............................................................................................................59 Qual é a melhor maneira de inserir os nomes dos recursos?.................................59 Inserindo taxas de pagamento para os recursos...................................................................60 Foco do gerenciamento de projeto: obter as informações sobre os custos dos recursos..................................................................................... 62 Ajustando o período de trabalho dos recursos individuais.............................................. 63 Configurando recursos de c u sto ............................................................................................ 67 Documentando os recursos......................................................................................................68 Pontos p rin cip a is......................................................................................................................71

4

Atribua recursos às tarefas............................................ 73 Atribuindo recursos de trabalho às ta re fa s ..........................................................................74 A fórmula de agendamento: duração, unidades e trabalho.................................... 81 Controlando trabalho ao adicionar ou remover atribuições..............................................82 Atribuindo recursos de custos às tarefas.............................................................................. 88 Foco do gerenciamento de projeto: quando o agendamento controlado pelo empenho deve ser aplicado?.......................................................88 Pontos p rin cip a is......................................................................................................................91

Sumário

5

xxv

Formate e compartilhe seu plan o ................................... 93 Personalizando o Gráfico de G a n tt....................................................................................... 94 Personalizando o modo de exibição Linha do Tem po..................................................... 101 Desenhando em um Gráfico de G antt............................................................................... 104 Visão panorâmica e zoom do modo de exibição Gráfico de Gantt a partir do modo de exibição Linha do Tempo........................................104 Copiando modos de exib içã o ...............................................................................................106 Imprimindo modos de exibição............................................................................................ 109 Personalizando e imprimindo relatórios.............................................................................. 115 Pontos p rin cip a is....................................................................................................................121

6

Controle o andamento das tarefas..............

123

Salvando a linha de base de um p ro je to .............................................................................124 Controlando um projeto conforme agendado...................................................................128 Inserindo a porcentagem concluída de uma t a r e fa ........................................................129 Inserindo valores reais para as tarefas.................................................................................132 Foco do gerenciamento do projeto: o projeto está sob controfe?..................... 136 Pontos p rin cip a is....................................................................................................................137

Parte 2 Agendam ento a van çad o ........... ......................... 139 7

Ajuste os detalhes das tarefas...................................... 141 Ajustando as dependências entre as ta re fa s ..................................................................... 142 Definindo restrições de ta re fa s............................................................................................ 147 Interrompendo o trabalho de uma ta re fa ..........................................................................153 Ajustando o período útil de tarefas in d ivid uais.................................................................155 Alterando os tipos de ta re fa s...............................................................................................158 Unidades de atribuição, pico, unidades de pico e fórmula de agendamento . . 1 5 9 Tipos de tarefas e agendamento controlado pelo em p en ho................................163 Inserindo prazos fin a is .......................................................................................................... 163 Inserindo custos fix o s .............................................................................................................165 Configurando uma tarefa recorrente................................................................................... 167 Exibindo o caminho crítico do projeto.................................................................................170 Agendando as tarefas de resumo m anualm ente.............................................................. 172 Desativando ta re fa s............................................................................................................... 175 Pontos p rin cip a is....................................................................................................................177

XXVI

8

Ajuste os detalhes dos recursos.................................... 179 Definindo a disponibilidade de um recurso para aplicá-lo em períodos diferentes............................................................................ 179 Inserindo várias taxas de pagamento para um recurso................................................... 183 Configurando taxas de pagamento em períodos diferentes..........................................184 Configurando recursos materiais.......................................................................................... 186 Pontos p rin cip a is..................................

9

187

Ajuste os detalhes das atribuições.................................189 Atrasando o início das atribuições........................................................................................189 Aplicando delimitadores às atribuições...............................................................................192 Aplicando diferentes taxas de custo às atribuições.......................................................... 196 Atribuindo recursos materiais às ta re fa s........................................../ ..............................198 Taxas de consumo variáveis para recursos m ateriais.............................................. 199 Visualizando a capacidade do recurso.................................................................................200 Ajustando as atribuições no modo de exibição Planejador de Equipe..........................203 Pontos p rin cip a is................................................................................................................... 209

10

Ajuste o plano de projeto............................................. 211 Examinando as atribuições dos recursos ao longo do te m p o .........................................211 Foco do gerenciamento do projeto: avaliar a alocação do recurso.....................212 Resolvendo a superalocação de recursos manualmente.................................................. 217 '-Redistribuindo recursos superalocados.............................................................................. 220 Verificando a data de término e o custo do projeto......................................................... 227 Pontos p rin cip a is................................................................................................................... 231

11

Organize e formate os detalhes doprojeto..................... 233 Classificando os detalhes do projeto...................................................................................234 Agrupando detalhes do p ro je to ..........................................................................................238 Filtrando detalhes do p ro je to .............................................................................................. 242 Personalizando as tabelas..................................................................................................... 248 Personalizando os modos de exibição.................................................................................251 Criar campos personalizados rapidam ente.............................................................. 251 Pontos p rin cip a is................................................................................................................... 255

12

Controle o andamento de tarefas eatribuições............. 257 Atualizando uma linha de base............................................................................................ 258 Salvando planos provisórios....................................................................................... 262

Sumário

x x v ii

Controlando os valores reais e restantes de tarefas e atribuições................................ 263 Controlando o trabalho real dividido em fases para tarefas e atribuições.................. 269 Inserindo manualmente os custos r e a is ................................................................. 269 Foco do gerenciamento do projeto: coletar valores reais dos recursos.............. 273 Reagendando o trabalho não co n clu íd o .......................................................................... 274 Pontos p rin cip a is.................................................................................................................. 277

13

Visualize e relate o status do projeto...........................279 Identificando as tarefas que foram adiadas....................................................................... 280 Foco do gerenciamento de projeto: A variação pode ser positiva?.....................281 Foco do gerenciamento do projeto: comunicar as informações...........................286 Examinando os custos da ta re fa ..........................................................................................287 Examinando os custos dos recursos..................................................................................... 290 Reportando a variação do custo do projeto com um modo de exibição de indicadores coloridos................................................................................................... 293 Pontos p rin cip a is....................................................................................................................297

14

Retome o controle do projeto...................................... 299 Solucionando problemas de tempo e agendam ento..................................................... 300 Reduzir as durações das tarefas atribuindo horas extras aos recu rsos..............306 Solucionando problemas de custos e recursos...................................................................307 Solucionando os problemas de escopo do trabalho......................................................... 311 Pontos p rin cip a is....................................................................................................................314

Parte 3 Assuntos especiais. .............................................. 315 15

Aplique formatação e impressão avançadas..................317 Formatando um modo de exibição Gráfico de G a n tt.......................................................318 Formatando um modo de exibição Linha do Tempo......................................................... 324 Formatando o modo de exibição Diagrama de rede........................................................327 Formatando um modo de exibição Calendário...................................................................331 Imprimindo modos de exibição: Opções avançadas......................................................... 334 Imprimindo relatórios: Opções avançadas..........................................................................339 Pontos p rin cip a is................................................................................................................... 343

Sumário

Personalize o Project................................................. Compartilhando elementos entre planos de p ro je to ..............................................

346

Gravando m acros...........................................................................................................

352

Editando m a c ro s...........................................................................................................

358

Personalizando a Faixa de Opções e a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. .

363

Pontos p rin cip a is...........................................................................................................

369

Compartilhe as informações do Project com outros program as.............................................

71

Copiando dados do Project para outros program as.................................................

372

Abrindo outros formatos de arquivo no Project........................................................

377

Salvando em outros formatos de arquivo no Project..............................................

382

Gerando relatórios visuais com o Excel e o V is io ............................/ .......................

386

Trabalhando com formatos de arquivo de versões anteriores do Project . .

386

Tour orientado: Sincronizando as listas de tarefas entre o Project e o SharePoint (somente Project Professional).................................................................................

391

Pontos p rin cip a is...........................................................................................................

395

Consolide projetos e recursos...................................

97

Criando um pool de recu rsos......................................................................................

398

Visualizando os detalhes de atribuição em um pool de re cu rso s..........................

404

Criando um pool de recursos d e d ic a d o ..........................................................

404

Atualizando as atribuições em um plano participante............................................

406

Atualizando as informações de um recurso em um pool de recursos...................

408

Atualizando os períodos úteis de todos os projetos em um pool de recursos . . .

411

Vinculando novos planos de projeto a um pool de recursos...................................

413

Abrindo um plano participante e atualizando um pool de recursos.....................

416

Consolidando planos de projeto.................................................................................

420

Criando dependências entre p ro jeto s........................................................................

423

Pontos p rin cip a is...........................................................................................................

428

Sumário

xxix

Parte 4 A p ê n d ic e s .............................................................. 429 A

Um breve curso em gerenciamento de projetos..........431 Entendendo o que define um projeto............................................................................... 431 O triângulo do projeto: visualizando projetos em termos de tempo, custo e e s c o p o ................................................................................................................... 432 Tempo, custo e escopo: gerenciamento das restrições do p ro je to .............................. 435 Gerenciando seus projetes com o P ro je ct......................................................................... 438

B

Um roteiro para desenvolver seu projeto e sua habilidade em gerenciamento de projeto...............439 Junte-se a uma comunidade de aprendizado do P ro je ct................................................439 Junte-se a uma comunidade de aprendizado em gerenciamento de projeto (Project Management Learning Community) .............................................................................. 441 Palavras finais.......................................................................................................................... 441

C

Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server............................

443

Alterando as configurações de conta se estiver conectado ao Project Server..............443 Introdução ao Gerenciamento empresarial de projetos (Enterprise Project Management)..................................................................................... 444

D

Usando o Microsoft Project 2010 Passo a Passo em sala de aula: sugestões para instrutores.................447 Correspondendo o conteúdo às necessidades educacionais........................................... 447 Ensinando gerenciamento de projeto com o P ro je ct.......................................................450

Glossário......................................................................451 índice............................................................................459

u

Parte 1

1 Visão geral do Project................................................................... 3 2 Crie uma lista de tarefas............................................................. 23 3 Configure o recu rso s................................................................. 55 4 Atribua recursos às tarefas.........................................................73 5 Formate e compartilhe seu plano.............................................. 93 6 Controle o andamento dastarefas...........................................123

Resumo do Capítulo — Percorra as novas guias e faixas na interface do Project, p. 5

Explore o modo d e -----------exibição Backstage, a interface central para gerenciamento de arquivo e outros recursos, p. 7

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Veja como funcionam os diferentes tipos de comandos, p. 10

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Use diferentes modos de — exibição para ver os dados do Project da maneira desejada, p. 15 3

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Capítulo 1

Neste capítulo, você vai aprender a: o Usar o modo de exibição Backstage para abrir e salvar arquivos do Project. o Trabalhar com com andos em diferentes guias da faixa da interface, a maior alte­ ração visual introduzida no Project 2010. o Usar diferentes modos de exibição para ver as inform ações do Project apresenta­ das de diferentes maneiras.

O Microsoft Project 2010 pode ser a ferram enta mais im portante da sua caixa de fer­ ram entas de gerenciam ento de projetos. Este livro explica como u sar o Project para construir planos de projeto completos com ta r e fa s e re c u r so s , u sa r os recursos de form atação de m aneira abrangente para organizar e form atar os detalhes do plano de projeto, controlar o trabalho real em relação ao plano e realizar ações corretivas quando algo estiver fora do controle. O gerenciam ento de projetos é arte e ciência am plam ente praticadas. Se você está lendo este livro, provavelm ente está ou quer estar envolvido em gerenciam ento de projetos. Essencialm ente, o gerenciam ento de projetos é um a com binação de habilidades que ajuda a prever e controlar os resultados dos esforços em preendidos pela sua empresa. Sua em presa pode estar envolvida com outros trabalhos além de projetos. P ro je to s (como a publicação de um novo livro infantil) são diferentes de o p e ra ç õ e s c o n tin u a ­ d a s (como executar serviços de folha de pagam ento). Os projetos são definidos como esforços em preendidos tem porariam ente para criar algum tipo de resultado único. Com a utilização de um bom sistem a de gerenciam ento de projetos, você deve ser ca­ paz de responder a perguntas como: • Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado do projêto? • Quando cada tarefa deve ser executada e qual o p r a z o fin a l! • Quem com pletará essas tarefas?

4

Parte 1 o Um projeto simples

• Oual será o seu custo? • E se algum as tarefas não forem concluídas de acordo com o cronogram a? • Qual é a melhor m aneira de com unicar os detalhes do projeto às pessoas interes­ sadas nele? Um bom gerenciam ento de projeto não garante o sucesso dele, m as um projeto mal gerenciado geralm ente é malsucedido.

Dica

Se você é iniciante em gerenciamento de projetos, consulte o Apêndice A, "Uma introdução ao gerenciamento de projetos", antes de prosseguir com a leitura deste capí­ tulo. Ele não é muito longo e lhe ajudará a avaliar e organizar adequadamente as necessi­ dades específicas do projeto e a criar planos solidos no Project.

Neste capítulo, você terá um a visão geral do Project. Se você for um novato no progra­ ma, verá os recursos e atividades essenciais que o tornam um a aplicação poderosa. Se estiver atualizando de um a versão anterior, verá as notas sobre alguns dos novos recursos principais da versão 2010. O Project 2010 está disponível em duas edições: • Project Standard é um aplicativo de área de trabalho de nível de entrada, com o qual você pode criar e modificar planos de projeto. • Project Professional inclui todas as funcionalidades do Project Standard com re­ cursos adicionais que você pode usar para criar e modificar os planos de projeto. Além disso, o Project Professional pode se conectar ao Microsoft Project Server, a solução E n te r p rise P ro je c t M a n a g e m e n t (EPM) da Microsoft. Este livro enfoca a funcionalidade de área de trabalho no Project Standard e no Project Professional. Quando aparecer um recurso de área de trabalho que é exclusivo do Pro­ ject Professional, você verá instruções especiais para os usuários do Project Standard e do Project Professional. A m aioria dos exercícios deste livro é baseada em um a editora de livros infantis fic­ tícia, a Lucerne Publishing. Cada novo livro (inclusive este) constitui um projeto pró­ prio; de fato, alguns são razoavelm ente complexos, envolvendo recursos caros e pra­ zos finais curtos. Acreditam os que você será capaz de reconhecer grande parte dos problemas de agendam ento que os gerentes de projeto da Lucerne Publishing enfren­ tam e aplicar as soluções às suas próprias necessidades.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos do livro para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercícios encontram-se na pasta CapituloOl. Na seção "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos.

Capítulo 1 o Visão geral do Project

5

Im portante Se vocé estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server. Para mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se esti­ ver conectado ao Project Server”.

A presentando © Project Você pode iniciar o Project no m enu Iniciar ou abrindo um arquivo do Project. Neste exercício, você vai iniciar o Project sem abrir um plano de projeto e exam inar as áreas principais da interface. 1. Na barra de tarefas do Windows, clique em Iniciar. 0 m enu Iniciar é exibido. 2. No m enu Iniciar, aponte para Todos os programas, clique em Microsoft Office e, em seguida, em Microsoft Project 2010. 0 Project aparece. Sua tela deve ser sim ilar à figura a seguir. Bar: as de ferramentas Guias Faixa de Opções Grupos

Rótulo do modo de exibição

Barra de Status

Teclas de atalho do Controle modo de exibição Deslizante de Zoom

0 que você vê na su a tela pode ser diferente do que é m ostrado neste livro. Isso de­ pende da resolução da sua tela e algum as personalizações anteriores feitas ao Project no seu computador.

S

Parte 1 o Um projeto simples

Você pode observar que a interface de usuário do Project 2010 é m uito diferente das versões anteriores. Para a sua versão 2010, o Project adotou a interface Fluent (geral­ m ente cham ada de F a ixa d e O pções), introduzida prim eiram ente em alguns aplicati­ vos do Microsoft Office 2007 como o Word e o Excel. Vamos exam inar as partes principais da interface do Project. • A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido é um a área personalizável da in ­ terface onde você pode adicionar seus com andos favoritos ou m ais usados. Para obter m ais informações, consulte o Capítulo 16, “Personalizando o Project”. • As Guias e a Faixa de Opções ativas substituem os m enus suspensos e as barras de ferram entas com os quais você pode estar fam iliarizado. O grupo de guias de alto nível enfoca todas as áreas do Project. Uma guia está sempre selecionada e sua Faixa de Opções está visível. A Faixa de Opções contém os com andos que você usará para controlar o Project.

• Grupos são coleções de com andos relacionados. Cada Faixa de Opções está divi­ dida em m últiplos grupos.

/

• Comandos são os recursos específicos a serem usados para controlar o Project.

Cada Faixa de Opções contém vários com andos. Alguns, como Recortar na guia Tarefa, executam um a ação im ediata. Outros, como Alterar Período de Trabalho na guia Projeto, exibem um a caixa de diálogo ou solicitam que você execute um a ação adicional de algum outro jeito. Você pode ver um a descrição da m aioria dos com andos apontando o ponteiro do mouse sobre eles.• Aponto para um comando para ver sua descrição em uma Dica do Tela.

• O modo de exibição ativo aparece na janela principal do Project. O Project pode exibir um ou múltiplos modos de exibição em painéis separados. • O rótulo Modo de Exibição aparece ao longo da extrem idade esquerda do modo de exibição ativo. O Project inclui dezenas de modos de exibição, portanto esse é um lembrete útil do modo ativo no qual você está.

• Atalhos de modos de exibição perm item que você alterne rapidam ente entre alguns dos modos de exibição usados com mais frequência no Project. O Controle Deslizante de Zoom aum enta ou dim inui o zoom do modo de exibição ativo.

Capítulo

1 o Visão geral do Project

7

• A Barra de Status exibe alguns detalhes im portantes, como o modo de agendam ento de novas tarefas (m anual ou autom ático), e se um filtro foi aplicado no modo de exibição ativo. • Os m e n u s d e a ta lh o e as minibarras de ferramentas podem ser acessados clicando com o botão direito do m ouse na m aioria dos itens que você vê em um modo de exibição. f— M inibarra de ferram entas

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Se estiver atualizando de um a versão anterior do Project, você deve querer saber o que aconteceu a algum as partes da interface não m encionadas aqui: • M enus e barras de ferram entas foram substituídas por guias e faixas de opções. • A barra de entrada (também denom inada barra de fórmula) está oculta por pa­ drão. Para exibi-la, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique na guia Exibir. Abaixo de “M ostrar estes elem entos ”, clique na caixa de seleção “Barra de e n tra d a ”. Em seguida, você u sará o modo de exibição Backstage para abrir um plano de projeto simples.

O m©d®'de exib ição Backstage: G erenciam ento de arqu ivo s e ©peões de co n figu ração O modo de exibição Backstage é um a parte padrão da interface Fluent, e você verá um modo de exibição Backstage sim ilar na m aioria dos outros aplicativos do Office 2010. O Backstage contém opções de personalização e com partilham ento, além de com an­ dos essenciais para gerenciam ento de arquivos como Abrir, Novo e Salvar.

Parte

1 o Um projeto simples Neste exercício, você navegará para o modo de exibição Backstage e verá suas partes principais.

1. Clique na guia Arquivo. O Project exibe o modo de exibição Backstage. 2. No lado esquerdo do modo de exibição Backstage clique em Ajuda. O Project exibe as opções para obter ajuda e detalhes sobre a sua versão instalada. Ferramenta* d o t ir à fk o de lia n tt Recurso

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M ic r o s o ft P ro je c t P r o f n s io n a l 201 0

Veja n novidade; e encontre os rccurscs para ajudi-lo a obter rapidamer.te as noções bàsi Fale C on o sco

Infcrme nos se precisar de a/jda ou nes (figa como podeme; melhorar o Office.

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Ferramentas para Trabalhar com o Office

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Sobre o Microsoft Project Versõo: 14 D 5123 5000 Í22 bits) I-f? r m ; ;r e -, A
ID d o Produto: C2253 525 0221206 43766

O pções

Personalce idtcma, extiçáo e cutras definições do p:cgroma. Verificar A tu a lc a çõ e s

Obtenha as atualcações mau recentes disponíveis para o Microsoft Office

Aqui, está um a pequena lista dos recursos no modo de exibição Backstage. Na m aioria dos casos, você pode clicar no nome da guia para ver m ais opções.

• Salvar, Salvar como, Abrir e Fechar são com andos de gerenciam ento de ar­ quivo padrão.

• Informações permite que você acesse o Organizador, um recurso usado para

com partilhar elem entos personalizados como modos de exibição entre planos de projeto; o O rganizador será descrito no Capítulo 16. Inform ações tam bém permite m ostrar informações de projeto como datas de início e de término, esta­ tísticas e propriedades avançadas. Você trabalhará com as propriedades av an ­ çadas e estatísticas de projeto no Capítulo 2, “Crie um a lista de tarefas”.

• Recente exibe os últim os arquivos do Project que você abriu. • Novo exibe as opções para criar um novo plano de projeto, a partir do zero ou baseado em um modelo. Você usará o com ando Novo na próxim a seção.

• Imprimir inclui opções para imprimir um plano de projeto e a visualização de impressão.

• Salvar e Enviar inclui opções para anexar um plano de projeto a um a m ensa­

gem de email, gerar um arquivo de formato PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) do plano de projeto e outras opções de colabo­

Capítulo 1 o Visão geral do Project

9

ração. Você trabalhará com esses recursos no Capítulo 15, ‘Aplique form atação e im pressão av an çad as”.

• Ajuda fornece opções para visualizar a Ajuda online in stalada com o Project,

além de vários recursos da Web. A Ajuda tam bém inclui os detalhes “Sobre o Microsoft Project”, incluindo a sua edição do Project: Standard ou Professional.

• Opções exibe a caixa de diálogo Opções do Project (similar ao comando Opções

no m enu Ferram entas da versão anterior do Project). Essa caixa de diálogo con­ tém várias guias por meio das quais você pode ajustar diversos com portam en­ tos no Project, como o modo de exibição padrão que você deseja ver quando o Project inicia.

• Sair fecha o Project. Nota

Se você estiver executando o Project Standard, vera algumas opções relativas ao Project Professional e integração com o Project Server. ' Em seguida, você abrirá o arquivo de exercício com o qual trabalhará durante o restante deste capítulo.

3. Na guia Arquivo, clique em Abrir. A caixa de diálogo Abrir é exibida.

4. Abra Visão Geral_Início na pasta de arquivos de exercícios GapituloOl. O arquivo de exercício é aberto.

Em seguida, você salvará o arquivo de exercício com um nome diferente.

10

Parte 1 o Um projeto simples

5. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 6. Na caixa Nome do arquivo, digite V isão G eral e, em seguida, clique em Salvar.

Modelos: como evitar a reinvenção da roda Em vez de criar um plano de projeto a partir do zero, é possível usar um m o d e lo que inclua grande parte das informações iniciais das quais você necessita, como nomes de tarefas e relacionamentos. As fontes de modelos incluem: • Modelos instalados com o Project. Esses modelos podem variar dependendo das opções de instalação que foram selecionadas quando o Project foi insta­ lado no seu computador. • Modelos do site Office Online, w w w .o ffice.com . A Microsoft disponibiliza um grande número de modelos do Project para download grátis via Web. • Modelos da sua organização. Você pode estar em uma organização que tem uma biblioteca central de modelos. Esses modelos podem conter definições de tarefas detalhadas, atribuições de recursos e outros detalhes que são úni­ cos para a organização. • Modelos que você casualmente compartilha com outros usuários do Project. Para ver os modelos disponíveis, clique na guia Arquivo e, em seguida, em Novo.

v

Você também pode criar modelos a partir dos seus planos de projeto para uso ou compartilhamento posterior. Uma preocupação comum em relação ao comparti­ lhamento de planos de projeto é que eles podem conter informações confidenciais, como taxas de pagamentos de recursos. Você pode salvar um plano de projeto como um modelo e limpar essas informações, assim como o andamento do proje­ to. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Salvar como. Na caixa "Tipo", clique em Modelo do Project, insira o nome de arquivo do modelo desejado e, em seguida, clique em Salvar. Quando a caixa de diálogo Salvar como modelo for fechada, selecione os tipos de informações, como taxas de pagamento, que você deseja remover do modelo. O plano de projeto original não é afetado.

Capítulo 1 o Visão geral do Project

11

A Faixa de Opções e as gtuiõas: encontre ©s recdoirsos que deseja 0 Project 2010 se une a outros aplicativos do Office ao adotar a interface Fluent. As partes mais im portantes dessa nova interface são as Guias e a Faixa de Opções que se estendem ao longo da parte superior da janela do Project. Nesta seção, você traba­ lhará com elas para ver como estão organizadas. Para começar, exam ine os rótulos das guias. Esses rótulos agrupam logicamente os com andos que se aplicam às partes principais do Project: • As guias Tarefa e Recurso se referem aos dados com os quais você trabalha com frequência no Project. • A guia Projeto contém os com andos que se aplicam ao plano de projeto inteiro. • A guia Exibição ajuda a controlar o que você vê na janela do Project e como essas informações são exibidas. • A guia Formato é contextual; os com andos exibidos variam de acordo com o tipo de inform ação que é m ostrada no modo de exibição ativo, ou com o tipo de item selecionado no mom ento. Por exemplo, quando um modo de exibição de tarefas, como o m o d o d e e x ib iç ã o G rá fico d e G a n tt, é exibido, os com andos da guia Form atar se aplicam às tarefas e aos itens do Gráfico de G antt como as barras de Gantt. O contexto atual da guia Formato aparece acima do rótulo da guia - Ferra­ m entas do Gráfico de Gantt, por exemplo. Vamos exam inar m ais de perto a guia Tarefa.

Como todas as guias, Tarefa contém um grande núm ero de com andos organizados em grupos. A guia Tarefa inclui Exibir, Área de Transferência, Fonte e outros grupos. A lguns com andos executam um a ação im ediata, en quanto outros oferecem m ais opções. Você exam inará alguns exemplos em diferentes guias.

1. Clique no rótulo da guia Recurso. A Faixa de Opções Recurso substitui a Faixa de Opções Tarefa. 2. No grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. Esse com ando tem um efeito im ediato; ele exibe a caixa de diálogo A tribuir R ecursos.

12

Parte 1 o Um projeto simples Gu.dc : ovr S U ftm p p Presto

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Manuscrito recebido

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Edição de conteúdo

29 dia

Seg09/07/12

Sex 1C 08/12

Enviar para o editorial Editorial Organizar manuscrito para revisão RentiTT

Revisão de texto

Serviço d e Im p r r ssio

Incorporar revisão Enviar para a

❖

21/09

p rod ução

Deslgn e Produção Deslgn da capa d e tmpjrjstJo;Katie Joician

Definir paginas Deslgn da ilustração Revisão d c paginas

Você pode deixar a caixa de diálogo Atribuir Recursos aberta enquanto executa outras ações no Project. Mas, por enquanto, você irá fechá-la. 3. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, clique em Fechar. 4. Clique no rótulo da guia Exibição. Essa guia contém um a m istura de tipos de com andos. Como você pode ver, alguns com andos, como Nova Janela, têm apenas um ícone e rótulo de comando.

Nova Ja n e la

Clicar nesse tipo de comando executa uma ação imediata.

Na m aioria dos casos, esses com andos executam um a ação im ediata. Outros com andos, como Classificar, incluem um rótulo e um a seta. z | ClassificarT

Clicar nesse tipo de comando exibe mais opções.

5. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Classificar. Esse comando exibe um a lista de opções de classificação.

Capítulo 1 o Visão geral do Project

13

í ! Classificarv] por data de início por data de término gor prioridade por custo pelo número da tarefa Classificar por...

Outro tipo de comando pode executar um a ação im ediata ou m ostrar m ais opções. Você exam inará um exemplo agora. 6. Na guia Modo de Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na parte da imagem do botão Calendário. 14^1 T ------ Alguns comandos sao divididos em duas partes; clicar na seta exibe mais opções. Clicar na parte da imagem do comando executa o com ando com a sua configura­ ção atual; nesse caso, o Project alterou do modo de exibição Gráfico de G antt para o modo de exibição Calendário. 7. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na parte da imagem do botão Gráfico de Gantt.

Clicar na parte da imagem desse comando executa a configuração atual do comando.

Gráfico de Gantt ^

Clicar na parte da seta desse comando exibe as opções e configurações.

O Project m uda o modo de exibição ativo para o modo de exibição Gráfico de Gantt. 8. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta abaixo do botão Gráfico de Gantt.

14

Parte 1 o Um projeto simples

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Recurso

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Gantt de Controle gedefinir como Padrão

"*^ Salvar Modo de Exibição 3

Marí modos de exibição..

Clicar na parte do rótulo de texto do com ando (ou apenas na seta para os co­ m andos que têm um a seta m as nenhum rótulo de texto) m ostra as configurações disponíveis para ele. Nesse caso, você pode ver outros tipos de modos de exibição de gráfico de Gantt e outras opções. Se você selecionar, digamos, G antt de Contro­ le, na próxim a vez em que você clicar na imagem do botão Gráfico de Gantt, seu modo de exibição atual m udará para o modo de exibição Gantt de Controle.

Dica

Em todo este livro, quando você vé ima instrução para clicar em um comando que tem uma imagem, bem como uma seta que exibe mais opções, queremos dizer para clicar na imagem (salvo indicaçao em contrário).

9. Na guia Formato, no grupo Estilo de Gráfico de Gantt, clique na seta ‘M ais’ para exibir estilos de cores predefinidos.

Uma galeria de opções de barra de Gantt pré-form atadas é exibida.

Você trab alh ará com essas opções no Capítulo 5, “Formate e com partilhe o seu plano”.

Capítulo 1 o Visão geral do Project

15

10. Pressione a tecla Esc ou clique na guia Formato para fechar a galeria. Existem ainda m ais opções de form atação de barra de G antt a serem vistas.

11. Na guia Formato, no grupo Estilo do Gráfico de Gantt, clique no botão Forma­ tar Estilos de Barra no canto inferior direito do grupo. A caixa de diálogo Estilos de Barra é exibida.

O botão Formatar Estilos de Barra é um exemplo de um ativador de caixa de diá­ logo. Ao contrário da caixa de diálogo Atribuir Recursos estudada anteriorm ente, você deve fechar a caixa de diálogo Estilos de Barra para que possa executar ou­ tras ações. 12. Clique em Cancelar para fechar Estilos de Barras. Existem outras m aneiras de acessar os com andos no Project, m as o que você viu neste exercício abrange a m aioria das interfaces de com andos do Project. Em seguida, você irá alterar o modo de exibição ativo e outros detalhes com os quais trabalha no Project.

Modos de exibição: trabalhando com os detalhes de cronograma que você deseja O espaço de trabalho do Project é denom inado um m o d o d e e xib içã o . O Project con­ tém dezenas de m odos de exibição, m as você norm alm ente só trabalha com um (às vezes, dois) de cada vez. Você usa os modos de exibição para inserir, editar, analisar e exibir as informações de projeto. O modo de exibição padrão, o que você vê quando o Project inicia, é o modo de exibição Gráfico de Gantt.

16

Parte 1 o Um projeto simples

Em geral, os modos de exibição enfocam os detalhes da tarefa, do recurso ou da a tr i b u iç ã o . O modo de exibição Gráfico de Gantt, por exemplo, lista os detalhes da tarefa em um a tabela no lado esquerdo e representa graficam ente cada tarefa como um a bar­ ra no gráfico no lado direito do modo de exibição. O modo de exibição Gráfico de Gantt é um a m aneira comum de representar um plano de projeto, especialm ente quando o apresentam os para outras pessoas. É útil tam bém para inserir e ajustar os detalhes da tarefa e para analisar seu projeto. Neste exercício, você vai começar no modo de exibição Gráfico de G antt e alternar para outros modos que realçam aspectos diferentes de um plano de projeto. 1. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo ao lado da caixa Escala de Tempo e em Dias. O Project ajusta a escala de tem po para m ostrar os dias individuais. Os dias de folga, como fins de sem ana, estão form atados em cinza claro.

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— Você pode ajustar a Escala de Tempo para altefar a quantidade do seu plano de projeto que será visível.

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Manuscrito recebido

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Seg 09/07/12

Edição d e conteúdo

25 dias

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Organizar manuscrito 5 dias para revisão

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Revisão d e texto

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5 dias

Seg 17/09/12

Sex 21/09/12

Enviar para a produção

Odias

Sex 21/09/12

Sex 21/09/12

20 dias

Seg 13/08/12

Sex 07/09/12

DcsJgn da capa

5 dias

Seg 13/03/12

Sex 17/08/12

Definir páginas

10 dias

Seg 20/08/12

Sex 31/08/12

Design da Ilustrado Interior

15 dias

Seg 20/03/12

Sex 07/09/12

Revisão d e páginas

20 dias

Seg 24/09/12

Sex 19/10/12

Provas e índice

10 dias

Incorporar revisão das 5 dias ■

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Incorporar revisão

Design e Produção

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O modo de exibição Gráfico de Gantt inclui esta parte com uma tabela ...

...e esta parte com o gráfico.

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Capítulo 1 o Visão geral do Project

17

Você pode aju star a escala de tempo no modo de exibição Gráfico de G antt de várias m aneiras. Aqui, você usou a caixa Escala de Tempo na guia Exibição. Você tam bém pode u sar os controles Reduzir e Ampliar na barra de statu s no canto inferior direito da janela do Project. Em seguida, você exibirá um segundo modo de exibição.

2. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique na caixa de seleção Linha do Tempo. O Project m ostra o modo de exibição Linha do Tempo, um a m aneira prática de ter um a visão geral do plano de projeto. ?, r i 1 -

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25 dias

Seg 09/07/12

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Manuscrito recebido

Otílas

seg 09/07/12

Seg 09/07/12

Edição d e conteúdo

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Aquisição

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Seg 09/07/12

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Sex 10/08/12

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Seg 13/08/12

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Organizar manuscrito Sdlas para revisão

Seg 13/08/12

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7

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Revisão d e texto

20 dias

Seg 20/0S/12

Sex 14/09/12

Incorporar revisão

5 dias

Seg 17/09/12

Sex 21/09/12

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Editorial

30 dias

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de Impressão3*

Esse modo de exibição Linha do Tempo foi preenchido para você com alguns de­ talhes do plano de projeto. Você criará um modo de exibição Linha do Tempo personalizado no Capitulo 5. 3. Clique em qualquer lugar no modo de exibição Linha do Tempo. Observe que o rótulo acim a da g uia Formato m udou para Ferram entas da Linha do Tempo. Os com andos exibidos na g uia Form atar agora são específicos para o m odo de exibição Linha do Tempo. Em todo este exercício, à m edida que você vê diferentes m odos de exibição, note que o rótulo acim a da g uia Formato m uda de acordo.

18

Parte 1 o Um projeto simples

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25 dias

Seg 09/07/12

Scx 10/08/12 *

Manuscrito recebido

Odias

SCg 09/07/12

SCg 09/07/12

Edição de conteúdo

25 dias

Seg 09/07/12

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Sex 10/08/12

Sex 10/ 08/12

Aquisição

Enviar para o editorial Odias

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4. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, limpe a caixa de seleção Linha do

tempo.

0 Project oculta o modo de exibição Linha do Tempo. (As informações no modo de exibição não são perdidas; por enquanto, elas apenas estão ocultas.) Em seguida, você alternará para o modo de exibição dedPlanilha de recursos. 5. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha

de recursos.

0 modo de exibição Planilha de recursos substitui o modo de exibição Gráfico de Gantt. í f l i '- *

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Trabalho

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R$ 0,00/hr

R$ 0,00 Rateado

Standard

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John Evans

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R$62.0C/hr

R$ 0 , 00 /hr

R$0,00 Rateado

Standard

5

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Trabalho

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RS 0,00/hr

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Standard

100 %

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R$ 0,00/hr

R$ 0,00 Rateado

Standard

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Trabalho

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Serviço de Impressão

Trabalho

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R$44,00/hr

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R$0.00 Rateado

Standard

8

William Flash

Trabalho

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100 %

R$55,00/hr

RS 0,00/hr

R$0.00 Rateado

Standard

Macros Macros

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•

0 modo de exibição Planilha de Recursos exibe detalhes sobre os recursos em um formato de linhas e colunas (denom inado tabela), com um recurso por linha. Esse modo é cham ado de modo de exibição de planilha. Outro modo de exibição de planilha, denom inado modo de exibição Planilha de Tarefas, lista os detalhes das tarefas. Observe que a Planilha de Recursos não inform a sobre as tarefas às quais os recursos poderão ser atribuídos. Para ver esse tipo de inform ação, será necessário alternar para um modo de exibição diferente.

Capítulo 1 o Visão geral do Project

19

6. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso dos

recursos.

O modo de exibição Uso dos recursos substitui o modo Planilha de recursos. Esse modo de exibição de uso agrupa as tarefas às quais cada recurso está atribuído e m ostra as atribuições de trabalho por recurso em um a escala de tempo, como diária ou m ensalm ente. ■W S W 7»;tM

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Provas e índice

8 0 hrs

Insertrcorrecues

4 0 hrs

Trab

Na g rade de escala de tem po no lado direito da tabela de uso, você pode ver algum as atribuições de trab alh o de Carole Poland no plano de.projeto. A tu al­ m ente, a lin h a de tem po do m odo de exibição de uso m o stra o trab alh o a tri­ buído por dia. Como na escala de tem po do Gráfico de G antt, você pode a ju star essa escala de tempo usando o com ando Escala de Tempo na guia Exibição, ou os controles Reduzir e Ampliar na barra de statu s no canto inferior direito da janela do Project. Outro modo de exibição de uso, o modo de exibição Uso da Tarefa, dispõe os dados para exibir todos os recursos atribuídos a cada tarefa. Você trabalhará mais com esses modos de exibição de uso no Capítulo 7, ‘Ajuste os detalhes da tarefa”. 7. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

O modo de exibição Gráfico de G antt aparece. Pára concluir este exercício, você exibirá um modo de exibição com divisão dife­ rente. 8. Se necessário, role a parte do gráfico do modo de exibição Gráfico de G antt para que a tarefa 12 fique visível. 9. Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 12, D efinir p á g in a s. 1 o. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique em Detalhes. O Formulário de tarefas aparece abaixo do modo de exibição Gráfico de Gantt.

20

Parte 1 o Um projeto simples

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Enviar para a produção

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Seg 13/08/12

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Design da rapa

5 dias

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Seg 20/03/12

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Scg 20/08/12

Sex 1 7/09/12

20 dias

Scg 24/09/12

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10 dias

Seg 24/09/12

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Incorporar revisão

Design e Produção

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Nesse tipo de modo de exibição com divisão, o Gráfico de Gantt é o modo de exibi­ ção principal e o Formulário de Tarefas é o painel de detalhes. Os detalhes sobre a tarefa selecionada no modo de exibição Gráfico Gantt aparecem no Formulário de tarefas. Você também pode editar os valores diretam ente no Formulário de tarefas. Você trabalhará com o Formulário de tarefas no Capítulo 4, ‘Atribua recursos às ta ­ refas”, e com o Formulário de Recursos similar no Capítulo 3, “Configure recursos”.

11. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, limpe a caixa de seleção Detalhes. O Formulário de Tarefas é fechado. Existem m uitos outros m odos de exibição no Project. Você pode vê-los clicando em iVlais Modos de Exibição no grupo Modos de Exibição de Tarefa ou Modos de Exibição de Recursos na guia Exibição. É im portante entender que em todos esses modos de exibição, assim como em todos os outros modos do Project, você está exam inando diferentes aspectos do mesmo conjunto de detalhes sobre um plano de projeto. Mesmo um sim ples plano de projeto pode conter m uitos dados para serem exibidos de um a vez. Use os modos de exibição para ajudar a enfocar detalhes específicos. LIM P EZA

Feche o arquivo Visão Geral.

Capítulo 1 o Visão geral do Project

21

Pontos p rin cip ais • 0 modo de exibição Backstage é o local central para gerenciar arquivos e persona­ lizar o Project. • A interface de usuário Fluent, cham ada de Faixa de Opções, é um a im portante alteração introduzida no Project 2010. Os com andos são agrupados em guias para acesso rápido. • O espaço de trabalho principal do Project é um modo de exibição. Um modo de exibição (ou, às vezes, dois m odos de exibição) é exibido de cada vez. O modo de exibição Gráfico de G antt é o padrão; o Gráfico de G antt é provavelm ente é o modo de exibição mais conhecido do Project e o Gráfico de Gantt é o conceito mais conhecido no gerenciam ento de projeto como um todo.

Resumo do Capítulo Crie uma lista de tarefas, p. 27 arefas Simpíesrr.pp

Altere o horário de trabalho do projeto, p. 46

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Adicione anotações e hiperlinks para a Web, p. 50

Capítulo 2

Neste capítulo, você vai aprender a: o Iniciar o Project e salvar um novo plano de projeto, o Inserir as inform ações sobre a tarefa, o Estimar e inserir a duração de cada tarefa, o Criar uma etapa para controlar um evento importante, o Organizar as tarefas em fases, o Vincular as tarefas para criar relações entre elas. o Mudar o agendam ento da tarefa de manual para automático, o Definir dias de folga para o plano de projeto, o Verificar a duração global do plano de projeto. o Registrar os detalhes da tarefa em anotações e inserir um hyperlink ao conteúdo na Web.

As tarefas são a parte m ais básica de qualquer projeto - e elas representam o trabalho a ser feito para completar os objetivos. As tarefas descrevem o trabalho do projeto em termos de s e q u ê n c ia , d u ra ç ã o e necessidades de recursos. No Project, existem vários tipos de tarefas, como tarefas de resum o, subtarefas e etapas (todas discutidas neste capítulo). Mais largam ente, o que no Project cham am os de tarefas, m uitas vezes são cham ados de atividades ou pacotes de trabalho. Neste capítulo, você vai gerenciar o agendam ento das tarefas de duas m aneiras: • Inserir as tarefas como agendadas m anualm ente para capturar rapidam ente al­ guns detalhes sem, na verdade, agendar as tarefas. • Trabalhar com tarefas agendadas autom aticam ente para começar a tirar v a n ta ­ gem do m ecanism o de agendam ento poderoso do Project.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar os exercícios deste capítulo encontram-se na pasta Capitulo02. Na seção "Usando os arquivos de exer cicios", no início deste liv o, existe uma lista completa dos arquivos de exercícios.

24

Parte 1 o Um projeto simples

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítuio não afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

Criando um n©w© plano de projeto Um plano de projeto é essencialm ente um modelo que você constrói a partir de alguns aspectos de um projeto que você está antecipando - o que você acha que vai acontecer ou o que deseja que aconteça (em geral, é m elhor que não sejam m uito diferentes). Esse modelo enfoca alguns, m as não todos, aspectos do projeto real - tarefas, recur­ sos, períodos de tempo e seus custos associados. Note que, em todo este livro, faremos referência aos tipos de docum entos com o qual o Project trabalha como planos de projeto, não docum entos nem agendas. Como você podería esperar, o foco do Project é principalm ente o tempo. A lgum as ve­ zes, você pode querer saber a data de início planejada de um projeto, a data de térm i­ no planejada ou am bas. Entretanto, ao trabalhar com o Project, você especifica apenas um a data, não am bas: a data de início ou a d ata de térm ino do projeto. Por quê? Porque depois que você insere a data de início ou de térm ino do projeto e as durações das tarefas, o Project calcula a outra data para você. Lembre-se de que o Project não é m eram ente um repositório estático das suas informações de cronogram a ou um a fer­ ram enta de desenho do gráfico de Gantt; ele é um m ecanismo de agendam ento ativo. A m aioria dos projetos deve ser agendada a partir da data de início, mesmo que você saiba que o projeto deve term inar em um a determ inada data limite. A gendar a partir de um a data de início faz com que todas as tarefas iniciem logo que possível e dá a você um a m aior flexibilidade de agendam ento. Neste capítulo e nos posteriores, você verá essa flexibilidade em ação à medida que trabalharm os com um projeto que está agendado a partir da data de início.

Foco do gerenciamento de um contexto maior

de

projeto: o projeto faz parte

Dependendo das suas necessidades e das informações às quais você tem acesso, os planos de projeto que você desenvolve podem não lidar com aspectos impor­ tantes dos seus projetos. Por exemplo, muitos projetos grandes são realizados em organizações que têm um processo formal de gestão de mudança. Antes que uma mudança importante ao escopo de um projeto seja permitida, ela deve ser avaliada e aprovada pela equipe de gerenciamento e implementação. Mesmo que essa seja uma atividade de gerenciamento importante, não é algo executado dire­ tamente no Project.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

25

Agora que você teve um a visão rápida das partes im portantes da interface do Project no Capítulo 1,“Visão geral do Project”, está pronto para criar o plano de projeto que u sará em toda a Parte 1 deste livro, “Um projeto sim ples". Você fará o papel de um gerente de projeto na Lucerne Publishing, um a editora de livros especializada em li­ vros infantis. A Lucerne está prestes a publicar um novo livro e você foi convidado a desenvolver um plano para o lançam ento. Neste exercício, vai criar um novo plano de projeto, definir su a data de início e salvá-lo.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda não esteja em execução.

1. Clique na guia Arquivo. O Project exibe o modo de exibição Backstage.

2. Clique em Novo. O Project exibe suas opções para a criação de um novo plano de projeto. Guiáed Towr Start-mpp Tarefa

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"Essas opções incluem o uso de modelos instalados com o Project ou disponíveis na Web. Para este exercício, você criará um novo plano de projeto em branco. 3. Abaixo de Modelos Disponíveis, verifique se Projeto em branco está selecio­ nado e, em seguida, clique no botão Criar no lado direito do modo de exibição Backstage. o O Project cria um novo plano de projeto. Você pode ver um a pequena nota lem ­ brando que as novas tarefas são criadas no modo A gendada M anualm ente. Essa inform ação permanece visível tam bém na barra de status.

26

Parte 1 o Um projeto simples

Observe a linha cor de laranja fina e vertical na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt. Ela indica a data atual. Q uando você cria um novo plano de projeto, o Project define a data de início do plano como a data atual. Em seguida, você irá m udar a data de início do plano. 4. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações do Projeto é exibida.

Im portante

Se você estiver usando o Project Professional em vez de Project Stan­ dard, as informações do projeto e algumas outras caixas de diálogo conterão opções adicionais relativas ao ProjectServer. Neste iivro, não usaremos o Project Server, por isso você pode ignorar essas opções. Para obter mais informações sobre o Project Server, consulte o Apêndice C. 5. Na caixa Data de Início, digite 0 2 /0 1 /1 2 , ou clique na seta para baixo para exibir o calendário e selecione 2 de janeiro de 2012.

Dica No calendário, você pode navegar para qualquer mês e, depois, clicar na data desejada, ou clicar em Hoje par<; escolher a data atual.

Os usuários do Project Standard nao veem esta parte da caixa de dialogo.

6. Clique em OK para aceitar essa data de início e feche a caixa de diálogo Informa­ ções do Projeto. 7. Na guia Arquivo, clique em Salvar. Como esse plano de projeto não foi salvo anteriorm ente, a caixa de diálogo Salvar Como é exibida.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

27

8. Localize a pasta Capitulo02 na pasta Project 2010 Passo a Passo no seu disco rígi­ do. 9. Na caixa Nome do arquivo, digite T a re fa s S im ples

10. Clique em Salvar para fechar a caixa de diálogo Salvar Como.

Snseirindo nom es de tarefas Conforme mencionado, as tarefas representam o trabalho a ser feito para realizar os objetivos do projeto. Por esse motivo, vale a pena desenvolver boas práticas sobre como nom ear tarefas nos seus planos de projeto. Os nom es de tarefas devem ser reconhecíveis e fazer sentido para as pessoas que executarão essas tarefas e para outros interessados que verão os nomes. Aqui, estão algum as diretrizes para criar bons nom es de tarefas: . • Use frases curtas que descrevam o trabalho a ser feito, como “Editar m anuscrito”. • Se as tarefas forem organizadas ern fa s e s , não repita os detalhes do nome da tare­ fa de resum o no nome da subtarefa, a m enos que isso aum ente a clareza. • Se as tarefas tiverem recursos atribuídos a elas, não inclua os nomes de recursos nos nomes das tarefas. Lembre-se de que você sempre pode editar os nomes das tarefas postetform ente, por­ tanto não se preocupe em obter exatam ente os nom es de tarefa corretos quando as estiver inserindo no plano de projeto pela prim eira vez. Tenha como objetivo u sar frases concisas e descritivas que com uniquem o trabalho necessário e façam sentido para você e para as outras pessoas que o executarão. Neste exercício, você vai inserir algum as tarefas iniciais necessárias para os eventos de lançam ento do novo livro.

1. Clique na célula im ediatam ente ahaixo do cabeçalho de coluna Nome da Tarefa. 2. Digite A trib u ir os m em b ro s d a e q u ip e de la n ç a m e n to e, em seguida, pressione a tecla Enter. Um núm ero de ID é dado à tarefa que você digitou. Cada tarefa tem um núm ero de ID único, m as ele não representa necessariam ente a ordem na qual as tarefas ocorrem. Sua tela deve estar sim ilar à figura a seguir.

28

Parte 1 o Um projeto simples

— Os indicadores nesta coluna informam se uma tarefa está agendada manual ou automaticamente. P,

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Como essa é um a tarefa agendada m anualm ente (conforme indicado na coluna Modo da Tarefa), os valores de duração ou d ata não aparecem , e a tarefa ainda não tem um a barra de G antt na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt. Mais tarde, você trabalhará com tarefas agendadas autom aticam ente que sempre têm duração, datas de inicio e de término. Imagine um a tarefa agendada m anualm ente como um espaço reservado inicial que você pode criar a qualquer hora sem afetar o restante do agendam ento. Agora, talvez você não saiba mais do que um nome de tarefa e é o suficiente. À m edida que descobrir ou decidir m ais detalhes sobre a tarefa, como quando ela deve ocorrer, poderá adicionar esses detalhes ao plano de projeto. 3. Insira os nomes de tarefa a seguir, pressionando Enter após cada nome de tarefa:

Definir e encomendar o material de marketing Fase de lançamento público Distribuir cópias com antecedência Coordenar artigos em revistas especializadas Lançamento de um portal na Web para o livro

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

29

Sua tela deve estar sim ilar à figura a seguir.

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Recurso

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Projeto

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Lançamento de um portal público na Web para o livro

Foco do gerenciamento de projeto: definir as tarefas certas para o resultado Cada projeto tem um objetivo principal: a razão pela qual o projeto foi iniciado, o resultado (entregável) do projeto. Esse resultado (entregável) pode ser um pro­ duto tangível, como um novo livro, um serviço, ou evento, como uma festa de lançamento de um produto. A definição das tarefas certas para criar um resultado (entregável) é uma habilidade essencial para um gerente de projeto. As listas de tarefas que você cria no Project devem descrever todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para concluir o projeto com êxito. Ao desenvolver suas listas de tarefas, talvez seja útil distinguir o escopo do produto do escopo do projeto. O escopo do produto descreve a qualidade, recursos e fun­ ções do projeto. No cenário usado na Parte 1 deste livro, por exemplo, o resultado é um novo livro e o escopo do produto pode incluir o número de páginas e as ilustra­ ções. O escopo do projeto, por outro lado, descreve o trabalho necessário para exe­ cutar um produto ou serviço. No nosso cenário, o escopo do projeto inclui as tarefas detalhadas relativas às revisões avançadas e geração de publicidade para o livro.

30

Parte 1 o Lm projeto simples

Inserindo as durações Nesta seção, você começa a trabalhar com durações de tarefas — o tempo previsto para concluir a tarefa. O Project pode trabalhar com durações de tarefa que variam de m inutos a meses. Dependendo do escopo do projeto, você provavelm ente desejará trabalhar com durações de tarefas na escala de horas, dias e sem anas. Vamos explorar as durações com um exemplo. Vamos supor que um projeto tenha um calendário com um período útil definido, como das 8:00 às 17:00, com um a hora de almoço, de segunda à sexta-feira, deixando um período não útil definido como noites (após as 17:00) e fins de sem ana. Se você estim ar que um a tarefa irá durar 16 horas de período útil, poderá inserir sua duração como 2d para agendar o trabalho em dois dias úteis de oito horas. Você deve então esperar que iniciar a tarefa às 8:00 de um a sexta-feira significa que ela não seja concluída até as 17:00 da próxim a seg u n d a­ -feira. Nenhum trabalho deve ser agendado para o fim de sem ana, porque o sábado e o domingo foram definidos como período não útil.

Dica

O Project determina a duração global de um plano de projeto calculando a dife­ rença entre a primeira data de início e a ultima data de término das tarefas do plano. A duração do plano também é afetada por outros fatores, como as relações entre tarefas, que serão discutidas na seção "Vinculando tarefas" neste capítulo. Como o Project distin­ gue entre o período útil e o nao útil, a duração de uma tarefa não corresponde necessa ­ riamente ao período decorrido. Ao trabalhar no Project, você poderá u sar abreviações para as durações.

Se você inserir esta abreviação

Ela será exibida assim

E significa

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min

minuto

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hr

hora

d

dia

dia

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sem

semana

me

mês

mês

As ta r e fa s a g e n d a d a s a u to m a tic a m e n te sempre têm um a duração (por padrão, um dia). Entretanto, a s ta r e fa s a g e n d a d a s m a n u a lm e n te , no início não têm duração. A duração de um a tarefa é essencial para que o Project possa agendá-la, por isso faz sentido um a tarefa agendada m anualm ente não exigir um a duração, já que ela não foi agendada pelo Project. É possível, no entanto, inserir valores de duração para tarefas agendadas m anualm ente você fará isso nesta seção. Com as tarefas agendadas m anualm ente, você pode inserir valores de duração regula­ res usando as abreviações m ostradas anteriorm ente; por exemplo, 3d para três dias. Você tam bém pode inserir valores de texto, como “Verificar com Bob”. Esses valores de texto são substituídos pelo valor de duração padrão de 1 dia quando você converter um a tarefa do agendam ento m anual para autom ático.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

31

0 Project u sa valores-padrão de m inutos e horas para as durações: 1 m inuto é igual a 60 segundos e 1 hora é igual a 60 m inutos. Para as durações de dias, sem anas e meses você pode u sar os padrões do Project (por exemplo, 20 dias por mês) ou definir seus próprios valores. Para tanto, na guia Arquivo, clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções, clique em Cronograma, ilustrada aqui: Com umd configuração de 8 horas por dia, inserir uma duração de tarefa de 2 dias (2d) é o mesmo que inserir 16 horas (16h). Com uma configuração de 40 horas por semana, inserir uma duração de tarefa de 3 semanas (3s) é o mesmo que inserir 120 horas (120h). Com uma configuração de 20 dias por mês, inserir uma duração de tarefa de um mês (1 me) é o mesmo que inserir 160 horas (8 horas por dia x 20 dias por mês).

Os exercícios deste capítulo usam os valores-padrão: 8 horas por dia, 40 horas por sem ana e 20 dias por mês. Neste exercício, você vai inserir valores de duração para as tarefas criadas. 1. Clique na célula abaixo do cabeçalho de coluna Duração referente à tarefa 1, A tri­ b uir m em bros da equipe de lançam ento. O campo Duração da tarefa 1 é selecionado. 2. Digite I d e pressione Enter. O valor 1 dia é exibido no campo Duração. O Project desenha um a barra de Gantt para a tarefa, começando na data de início do projeto definida anteriorm ente.

32

Parte 1 o Um projeto simples

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C o o rd e n a r a r tig o s e m re v is ta s e sp e c ia liz a d a s

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La n ça m e n to d e u m p o rta l p ú b lic o na W e b p a ra o liv r o

Até que as tarefas sejam vinculadas, ou um a data de início ou de térm ino seja de­ finida, o Project definirá todas as novas tarefas que têm um valor de duração para começarem na data de início do Project. Isso é verdade para as tarefas agendadas tanto m anual quanto autom aticam ente. 3. Digite as seguintes durações ou frases para as seguintes tarefas:

ID da tarefa

Nome da tarefa

2

Definir e encomendar o material de Verificar com a equipe de marketing m arketing

3

Fase de lançamento público

(pressione Enter para pular essa tarefa por enquanto)

4

Distribuir cópias com antecedência

2d

Duração

Para a tarefa 5, Coordenar artigos em revistas especializadas, você irá inserir d a ­ tas de início e de térm ino e o Project calculará a duração. 4. No campo Início (não o campo Duração) da tarefa 5, digite ou selecione 16/01/12 e, em seguida, pressione a tecla Tab. 5. No campo Término da m esm a tarefa, digite ou selecione 2 4 /0 1 /1 2 e, em seguida, pressione Enter. 0 Project calcula a duração como sete dias. Observe que são sete dias úteis: de segunda a sexta da prim eira sem ana e, então, de segunda a terça na sem ana se­ guinte. 0 Project tam bém desenha a barra de G antt para a tarefa se estender por esses dias úteis e m ais os dias não úteis (o fim de sem ana) existentes entre eles, conforme m ostrado aqui.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

33

Os dias não úteis do calendário do projeto, nesse caso,— sabado e domingo, estão formatados na cor cinza. P. U *7- - ' '•rela

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Calcular Def.ivr lir.íu Mover Pre.eto C e E a s e ' Projeto

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Atribuir os m embros da equipe d e lançamento

2

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Definir e encomendar o material de marketing

*,

Fase de lançamento público

ví

Distribuir cópias com antecedência

3 4 5 6

Lançamento d e um portal público na W eb para o livro

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Inicio

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Relatónos Relatórios Conperar Visuais Projetos

BeWórtos_________

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Verificar Ortoçrafw vsõo CeTetto 7 ^ T írm ln o r«rJ4.DS/23

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a eq u ip e de 7 dias

Coordenar artigos em revistas 7 dias especializadas *

Atuatcar ■ -.rrcr.rar eon Tacos Projeto í'e!-vo: Prote; 0 ' :

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Seg 16/01/12

Ter 24/01/12

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6. Para a tarefa 6, Lançam ento de um portal na Web para o livro, você ainda não sabe a duração, um a data de início ou de término, mas pode incorporar o que sabe. 7. No campo Início da tareia 6, digite Cerca de d u a s s e m a n a s a n te s de c o m p le ta r o la n ç a m e n to e, em seguida, pressione Enter. Como no valor de duração de um a tarefa agendada m anualm ente, você tam bém pode inserir um a string de texto para um a data de início ou de término, ou para am bas. Quando a tarefa for trocada para ser agendada autom aticam ente, as strings de texto serão substituídas pelas datas específicas.

Foco do gerenciamento de projeto: como estabelecer durações de tarefas precisas? Você deve considerar duas regras gerais ao estimar as durações das tarefas. • A duração global do Project geralmente está relacionada à duração da tarefa; projetos longos tendem a ter tarefas com durações maiores do que as tarefas dos projetos curtos. • Se você controlar o andamento das tarefas em relação ao plano de projeto ^(descrito no Capítulo 6, "Controle o andamento das tarefas", e na Parte 2, "Agendamento avançado"), precisará ponderar sobre o nível de detalhes que deseja aplicar às tarefas. Se for um projeto de vários anos, por exemplo, tal­ vez não seja prático, ou até mesmo possível, controlar as tarefas medidas em minutos ou horas. Em geral, você deve medir as durações das tarefas no nível mais baixo de detalhe ou controle que for importante para você, mas nunca abaixo desse nível. Para os projetos nos quais você trabalhará neste livro, as durações serão fornecidas. Nos seus projetos, será necessário estimar as durações das tarefas. Boas fontes para estimar a duração de tarefas são: • Informações históricas de projetos similares anteriores. • Estimativas das pessoas que completarão as tarefas.

34

Parte 1 o Um projeto simples

flmseirQ Além de inserir as tarefas a serem concluídas, talvez você queira registrar um evento im portante para o seu projeto, como o término da fase principal do projeto. Para fazer isso, você criará um a etapa. As etapas são eventos significativos a serem alcançados (como a conclusão de uma fase de trabalho) ou im postos sobre o projeto (como um a data limite até a qual o financiam ento deve ser solicitado). Como, em geral, a etapa propriam ente dita não inclui qualquer trabalho, as etapas são representadas como tarefas com duração zero. Neste exercício, você vai criar um a tarefa de etapa. 1. Clique no nome da tarefa 3, Fase de lançam ento público. 2. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Etapa. O Project insere um a linha para um a nova tarefa e renum era as tarefas subse­ quentes. O Project nom eia a nova tarefa “ ” e dá a ela um a duração de zero dias. Como nas outras novas tarefas, a etapa é inicialm ente agendada na d ata de início do projeto como 2 de janeiro. 3. Digite P la n e ja m e n to com pleto! e, em seguida, pressione Enter. A etapa é adicionada ao seu plano.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

35

No gráfico de Gantt, a etapa aparece como um losango.

Dica

Você pode marcar uma tarefa de qualquer duração corno uma etapa. Clique duas vezes no nome da tarefa para exibir a caixa de diálogo Informações sobre a tare­ fa, clique na guia Avançado e selecione a opção Marcar tarefa corno etapa.

O rganizando as tarefas em fases É m uito prático organizar grupos de tarefas relacionadas em fases. Ao rever um plano de projeto, a observação das tarefas organizadas em fases ajuda você e seus s ta k e h o ld e r s a pensarem em term os de itens de trabalho principais. Por exemplo, é comum dividir projetos de publicação de livro nas fases Editorial, Design e Produção. As fases são criadas recuando as tarefas para a esquerda e para a direita. No Project, as fases são representadas por tarefas de resum o, e as tarefas recuadas abaixo da tarefa de resum o são denom inadas su b tarefas. Quando um a tarefa de resum o for agendada m anualm ente, sua duração será calcula­ da com base nas suas subtarefas, exatam ente como a duração de um a tarefa de resu­ mo agendada autom aticam ente. Entretanto, você pode editar a duração de um a tarefa agendada m anualm ente, e o Project controlará a duração m anual que você inseriu e a dtíração calculada. A duração de um a tarefa de resum o agendada autom aticam ente é calculada pelo Pro­ ject como a extensão de tempo que vai desde a prim eira d ata de início até a últim a data de término de suas subtarefas. Se você editar a duração de um a tarefa de resumo agendada autom aticam ente, ou su a data de início ou de término, ela se tornará um a tarefa agendada m anualm ente.

36

Parte 1 o Um projeto simples

roco do gerenciamento de projeto: Planejamento de cima para baixo (top-down) e de baixo para cima (bottom-up) Os dois enfoques mais comuns para o desenvolvimento de tarefas e fases são o planejamento de-cima-para-baixo e de-baixo-para-cima. • P la n e ja m e n to d e cim a p a ra b a ix o (to p -d o w n ) identifica as fases ou com­ ponentes principais do projeto antes de preencher as tarefas necessárias para concluir essas fases. Os projetos complexos podem ter várias camadas de fa­ ses. Esse enfoque trabalha do geral para o específico. • P la n e ja m e n to d e b a ix o p a ra cim a (b o tto m -u p ) identifica a maior quan­ tidade de tarefas de nível inferior possível antes de organizá-las em grupos lógicos, denominados fases ou tarefas de resumo. Esse enfoque trabalha do específico para o geral. A criação de tarefas e fases precisas para a maioria dos projetos complexos requer uma combinação dos planejamentos de-cima-para-baixo e de-baixo-para-cima. F. comum o gerente de projeto começar com fases abrangentes e estabelecidas para um projeto (de-cima-para-baixo) e fornecer para os recursos que executarão o pro­ jeto as tarefas detalhadas que preencherão cada fase (de-baixo-para-cima). Neste exercício, você vai organizar o plano de lançam ento do novo livro em duas fases. 1. Selecione os nom es das tarefas 5 a 7. Essas são as tarefas que você deseja tornar subtarefas da tarefa Fase de lança­ m ento público.

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2. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Recuar tarefa. 0 Project promove a tarefa 4 a um a tarefa de resumo. Ou você pode pensar nisso como o Project rebaixando as tarefas 5 a 7 a subtarefas; de qualquer forma, o pla­ no de projeto agora inclui um a tarefa de resumo. Barra de tarefa de resumo no gráfico de Gantt

Tarefa de resumo

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Seg 16/01/12

Seg 16/01/12 Cc . j de d j a s ic.T.sr.ai d ecc-n p letsr o fcr.;crru

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Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

37

Observe o efeito no agendam ento da criação da tarefa de resum o. Como a tarefa 6 já tinha datas de início e de térm ino específicas, o Project define a data de início da tarefa de resum o (e sua outra subtarefa com um a duração) com a m esm a data, 16 de janeiro. Em seguida, você criará outra tarefa de resum o de um a m aneira diferente. 3. Selecione o nome da tarefa 1, A tribuir os m em bros da equipe de lançam ento. 4. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique em Resumo. O Project inseriu um a linha para um a nova tarefa, recuou a tarefa logo abaixo dela e renum erou as subsequentes. O Project nom eia a nova tarefa como “ ”. 5. Com o nome da nova tarefa de resum o selecionado, digite F ase de P la n e ja m e n to e pressione Enter. 6. Selecione os nom es das tarefas 3 e 4. Você recuará essas tarefas abaixo da tarefa de resum o 1. 7. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Recuar tarefa. R. y

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Coordenar artigo: cm revistas especiali;adas

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Lançamento de um portal publico na Web para o livro

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Termino

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Seg 02/01/12

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Fase d e lançamento público

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Informatõei “ “

S eg 16/01/12

Scg 16/01/12 Cerro d e du o s sem ar.cs tic com pletar o h n ço m t

Agora, o plano de projeto está organizado em duas fases de trabalho.

inculando tarefas A m aioria dos projetos requer que as tarefas sejam executadas em um a ordem espe­ cífica. Por exemplo, a tarefa de escrever um capítulo de um livro deve ser concluída antes que a tarefa de edição do capítulo possa ocorrer. Essas duas tarefas têm um a relação térm ino-a-início ^também denom inada v ín c u lo ou d e p e n d ê n c ia ), que tem dois aspectos: • A segunda tarefa precisa ocorrer após a primeira; isso é um a sequência. • A segunda tarefa só poderá ocorrer se a prim eira estiver concluída; isso é um a dependência. No Project, a prim eira tarefa (“escrever o capítulo”) é cham ada d e p re d e c e sso ra , pois precede as tarefas que dependem dela. A segunda tarefa (“editar o capítulo”) é deno­ m inada s u c e s so r a porque sucede, ou segue, as tarefas das quais ela é dependente. Q ualquer tarefa pode ser um a predecessora de um a ou m ais tarefas sucessoras. Da

38

Parte 1 o Um projeto simples

m esm a forma, qualquer tarefa pode ser um a sucessora de um a ou m ais tarefas predecessoras. Embora isso possa parecer complicado, as tarefas podem ter um de apenas quatro tipos de relações:

Essa relação entre tarefas

Significa

Término-a-início A data de término da tarefa predecessora de­ (TI) termina a data de início da tarefa sucessora.

Como é exibida no gráfico de Gantt

Exemplo Um capítulo do livro deve ser escrito para [ que ele possa ser editado.

Início-a-início (II)

A data de início da tare­ fa predecessora deter­ mina a data de início da tarefa sucessora.

0 pedido de pré-impressão e o pedido de papel estão relacio­ nados e devem ocorrer simultaneamente.

Término-a-término (TT)

A data de término da tarefa predecessora de­ termina a data de térmi­ no da tarefa sucessora.

As tarefas que exigem um equipamento espe­ cífico devem terminar quando o aluguel do equipamento terminar.

Início-a-término A data de início da tare(IT) fa predecessora deter­ mina a data de término da tarefa sucessora.

A hora em que execu­ ção da impressão for agendada determinará a hora que a tarefa de seleção de encaderna­ ção deverá terminar. (Esse tipo de relação raramente é usado.)

Dica Você pode ajustar a relação de agendamento entre as tarefas predecessoras e sucessoras com tempo de avanço e laténcia. Por exemplo, você pode definir um atraso de dois dias entre o final de uma tarefa predecessora e o início da sua tarefa sucessora. Para obter mais informações, consulte o Capítulo 7, "Ajuste os detalhes das tarefas". A representação das relações entre as tarefas e o tratam ento das alterações feitas às datas de início e às de térm ino agendadas são duas áreas em que o uso de um m e­ canism o de agendam ento, como o Project, realm ente vale a pena. Por exemplo, você pode alterar a duração das tarefas, ou adicionar ou remover tarefas de um a cadeia de tarefas vinculadas, e o Project agendará as tarefas de acordo. As relações entre tarefas aparecem de várias maneiras no Project, incluindo: • Nos m odos de exibição Gráfico de G antt e Diagram a de Rede, as relações entre tarefas aparecem como linhas que conectam as tarefas. • Nas tabelas, como na T a bela E n tra d a , os núm eros de ID das tarefas predeces soras aparecem nos cam pos Predecessoras das tarefas sucessoras. (Você talvez precise arrastar a barra divisora vertical para a direita para ver a coluna Predeces­ soras.)

Capítulo 2

o Crie uma lista de tarefas

39

Você pode criar relações entre tarefas por meio de vínculos entre elas. Neste exercício, você vai u sar diferentes métodos para criar vínculos entre várias tarefas, criando re­ lações término-a-início. Primeiro, você vai criar um a dependência término-a-início entre duas tarefas. 1. Selecione os nomes das tarefas 2 e 3. sS

2. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Vincular tarefas. A linha r—de vínculo indica uma relaçao de dependência entre tarefas.

0 realço das alterações indica os valores que serão afetados apos você fa/er uma alteraçào em um projeto ✓ r* **

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A trib u ir os m em bros da e q u ip e de lançam ento

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7 dias

5üg 16/01/12 C erca d e d u o s se m a n a s d e c o m p le ta r o lar.',am c

As tarefas 2 e 3 são vinculadas com um a relação térm ino-a-início. Observe que a tarefa 3 não tinha data de início ou de término, m as tornando-a um a sucessora da tarefa 2, você forneceu ao Project informações suficientes para dar à tarefa 3 um a d ata de início: 3 de janeiro, o próximo dia útil após o final da tarefa 2. Você observou o realce azul claro de alguns campos de Duração, Início e Término enquanto vinculava as tarefas? O Project realça os valores que são afetados após cada alteração feita em um plano de projeto.

Dica

Para desvincular as tarefas, selecione as tarefas que você deseja desvincular e, em,seguida, clique em Desvincular Tarefas no grupo Cronograma na guia Tarefa. Em seguida, você irá vincular as tarefas 3 e 4 de um jeito diferente. 3. Selecione o nome da tarefa 4, Planejam ento com pleto! 4. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. l-^crmaçcies

A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é exibida. 5. Clique na guia Predecessoras. 6. Clique na célula vazia abaixo do cabeçalho da coluna Nome da tarefa e na seta que aponta para baixo que aparece no canto direito. 7. Na lista Nome de tarefas, clique em D efinir e encom endar o m aterial de m arketing.

40

Parte 1 o Um projeto simples

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa. <:

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Coordenar artigos em revistas especializadas

7 dias

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Verificar com Ter 03/01/12

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Piane.iamemo completo' Fase de lançamento público Distribuir cópias com antecedência

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Seg 02/01/12 Scg 02/01/12

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Seg 16/01/12

Lançamento de um portal público na Web para o livro

Ccr ca dc duas semanas

de com pletar o lançam t

As tarefas 3 e 4 são vinculadas com um a relação térm ino-a-início. Para finalizar este exercício, você vai vincular as tarefas de produção restantes e, em seguida, vincular as duas tarefas de resumo.

Dica

Lembre-se de que qualquer tarefa pode ter várias predecessoras. Uma maneira de especificar tarefas predecessoras adicionais é adicioná-las na guia Predecessoras da caixa de diálogo Informações sobre a tarefa. Para as relações término-a-início (o tipo de vínculo padrao), a predecessora com data de término posterior determinará a data de início da tarefa sucessora. Em seguida, você irá vincular as subtarefas abaixo da tarefa Fase de lançam ento público em um a única ação. 9. Selecione os nom es das tarefas 6 a 8. 10. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique no botão Vincular tarefas. As tarefas 6 a 8 são vinculadas.

Dica

Para selecionar tarefas náo adjacentes, selecione a primeira tarefa, mantenha pressionada a tecla Ctrl e, em seguida, selecione a segunda.

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Seg 02/01/12

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Planejamento com pleto!

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Qua 18/01/12 Sex 27/01/12

Há várias m aneiras de vincular tarefas e você u sará um a ou mais para vincular as duas fases do plano de lançam ento do novo livro. 11. Na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt, aponte o ponteiro do mouse na barra de Gantt para a tarefa 1, Fase de Planejam ento e, em seguida, clique e arras­ te para a barra de Gantt da tarefa 5, Fase de lançam ento público.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

41

Quando o ponteiro do m ouse estiver sobre a tarefa 5, observe a linha de vínculo e o ícone que aparecem. Libere o ponteiro do mouse. O ponteiro do m ouse se altera' para indicar que você está vinculando tarefas.

Essa dica de ferram enta pode ajudá-lo a vin< ular tarefas por meio do mouse. P. d

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Planejam ento com c'.cto! Fase d e lançamento público

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2 dias

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Lançamento d e um p ortal ld ia público na W eb para o livro

Qua 12/01/12 S e * 27/01/12

As tarefas de resumo 1 e 5 são vinculadas com um a relação térm ino-para-início. if»

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Definir e encomendar o m aterial d c marketing

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Planejam ento com pleto!

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Qua 04/01/12

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Seg 16/01/12

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Distribuir cópias com antecedência

2 dias

Scg 16/01/12

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Qua 13/01/12

Lançamento de um pcrtal ld ia público na W eb para c> livro

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Até aqui, você usou três técnicas para vincular tarefas. À medida que você u sar mais o Project, provavelm ente descobrirá que prefere um a dessas ou outra m aneira de vin­ cular tarefas.

Dica

A o trab alh ar com tarefas de resum o, você pode vinculá-las diretam ente (com o fez acim a) ou vincular a ultim a tarefa da prim eira fase com a primeira tarefa da segunda fase. 0 resultado final do agen dam ento é o m esm o, mas é preferível vincular as tarefas de resum o para refletir m elhor a natureza sequencial das duas fases. Entretanto, em nenhu­ ma circunstância você poderá vincular um a tarefa de resum o a um a de suas subtarefas. Se fizer isso, você criara um problem a de agen dam en to circular e, por isso, o Project náo perm itirá.

Para concluir este exercício, você irá inserir um valor de duração específico para a tarefa 3. A equipe de m arketing reportou que sua estim ativa é que a tarefa 3 deve ter um a duração de duas sem anas.

42

Parte 1 o Um projeto simples

12. No campo duração para a tarefa 3, digite 2 s e, em seguida, pressione Enter.

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Distribuir cópias com antecedência

2 dias

Seg 16/01/12

Coordenarartlgosem revistas especializadas

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Cua 13/01/12

Lançamento de um portal 1 dia publico na W eb para o livro

Sex 27/01/12

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Observe que a nova duração da tarefa 3 fez com que a duração da tarefa de re­ sum o Fase de planejam ento aum entasse, m as isso não afetou o agendam ento da etapa da tarefa 4. Por que não? Lembre-se de que essa tarefa ainda está agendada m anualm ente. Você pode forçar o Project a ajustar as datas de início e de término dessa tarefa embora as deixe agendadas m anualm ente. 13. Selecione o nome da tarefa 4. 14. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Respeitar vínculos.

O Project reagenda a tarefa 4 para iniciar após a conclusão da sua predecessora, a tarefa 3. Você talvez tenha observado que o início da tarefa de resum o Fase de lançam ento público não respeita seu vínculo à su a predecessora, a tarefa de resum o Fase de planejam ento. Clicar no botão Respeitar vínculo com a tarefa de resum o Fase de lançam ento público selecionada não fará ela ser reagendada, como aconteceu com a tarefa 4. Isso ocorre porque as datas de início e de térm ino da tarefa de resumo são definidas pelas datas de início e de término de suas subtarefas, que nesse caso ainda estão agendadas m anualm ente. Você irá resolver esse problema em seguida, trocando para o agendam ento autom ático.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

43

Trocando © agenda mento da tarefa de mannoal para autom ático Até agora, você trabalhou com tarefas agendadas m anualm ente no projeto do novo livro. As tarefas agendadas m anualm ente permitem que você enfoque na captura de detalhes básicos da tarefa, como nome e sequência, sem lidar com a complexidade do poderoso m ecanism o de agendam ento do Project. Entretanto, à medida que um plano de projeto se tornar mais detalhado, você estará pronto para trocar algum as ou todas as tarefas para o agendam ento autom ático e para alterar o padrão das novas tarefas para agendam ento autom ático. Neste exercício, você irá converter algum as tarefas e, em seguida, o plano de projeto inteiro para o agendam ento autom ático. Selecione os nomes das tarefas 2 a 4. Essas tarefas estão definidas como agendadas m anualm ente, conforme m ostrado pelo indicador do alfinete na coluna Modo da Tarefa. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendamento Automático. O Project troca essas tarefas para serem agendadas autom aticam ente. r - Os indicadores na coluna Modo da Tarefa informam que essas tarefas são agora agendadas automaticamente. n,n

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Seg 16/01/12

■ A formatação de barras de tarefas agendarias automaticamente e diferente daquela das tarefas agendadas manualmente. o t . •*m . . ,£ •' D

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Seg 16/01/12 J

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- Fase d c lançamento público Distribuir cópias com antecedênda

2 dias

Seg 16/01/12 1

1*

Coordenar artigos em revistas especializadas

7 dias

Qua 12/01/12 Cul 26/01/12

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Lançamento d e um portal ld la público na W eb para o l;vro

Sex 27/01/12 Sex 27/01/12

O Project altera os ícones do Modo da Tarefa e a form atação das barras de Gantt da tarefa para indicar que elas agora são agendadas autom aticam ente. 3. Selecione o nome da tarefa 6, D istribuir cópias com antecedência. 4. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendamento Automático.

44

Parte 1 o Um projeto simples

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Fase dc planejamento Atribuir os membros da equipe de lançamento

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Seg 02/01/12 Seg 02/01/12

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Planejam ento com pleto!

Otíias

Seg 16/01/12 Seg 16/01/12

Fase dc lançamento público

9 dias

Ter 17/01/12 Sex 27/01/12

2 dias

Ter 17/01/12 lu a 18/01/12

. 7 dias

Qua 18 / 01/ 1. K.H 26/01/12

Olstribuir cópias com antecedência *

8

coordenar artigos em revista; especializadas

Lançamento d e um portal ld ia público na W eb para o Itvro

P 16/01 O

Sex 27/01/12 Sex 27/01/12

u

Dessa vez, a tarefa 6 foi reagendada para iniciar mais tarde. Por que isso aconte­ ceu? Lembre-se da dependência entre as duas tarefas de resum o. A dependência estabelecia que a Fase de Lançam ento Público deveria iniciar depois que a Fase de Planejam ento estivesse concluída. Entretanto, como a tarefa 6 e as outras subtarefas da Fase de Lançam ento Público foram agendadas m anualm ente, o Project não as reagendou por conta dessa dependência. No entanto, logo que você definiu a tarefa 6 para o agendam ento autom ático, o Project fez exatam ente isso e ajustou também a data de início da sua tarefa de resumo. As subtarefas 7 e 8 restan tes ainda estão agendadas m anualm ente, por isso o Project as deixa de lado. Você trocará essas tarefas em seguida. 5. Selecione os nomes da tarefa 7 e 8. 6. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Agendamento Automático. O Project reagenda as tarefas restantes. Isso estende a duração da Fase de Lança­ mento Público e do projeto inteiro. Modo "ü

^

Ncme da tarefa

* Lu raçío

Fase d e planejamento

1 1 dias

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Atribuir c s membros da equipe de lançamento

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SegC2/01/12 Seg 02/01/12

Definir e encomendar o material dc marketing

2sem s

Ter 03/01/12 'c g 16/01/12

Planejam ento ccm pleto!

Otíias

Seg 16/01/12 '.eg 16/01/12

10 dias

Ter 17/01/12 Seg 10/01/12

Fase de lançamento público

Oistnbuir cópias com 2 dias antecedência_____________ '

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Seg 02/01/12 Seg 16/01/12

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Qui 19/01/12 tCX 27/01/12

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Seg 30/01/12 S«g 30/01/12

Observe que o Project forneceu um a duração de um dia para a tarefa 8, que tinha um a nota de texto para a sua duração. O Project fez isso porque ele requer um valor de tempo numérico para o valor de duração de cada tarefa agendada a u to ­ m aticam ente. O ponto de interrogação que segue o valor de duração indica que essa é um a duração estim ada; ela não tem efeito sobre o agendam ento da tarefa.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

45

Agora, esse plano de projeto está configurado para tra ta r todas as novas ta re ­ fas inseridas como agendadas m anualm ente. Você pode deixar essa configuração como está e, então, trocar as tarefas específicas para serem agendadas autom ati­ camente. Entretanto, esse plano de projeto agora é desenvolvido o suficiente para m udar para o agendam ento autom ático e, mais tarde, configurar algum as tarefas específicas para agendadas m anualm ente, conforme necessário.

7. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Modo e, em seguida, em Agenda­ mento Automático. Dica

Você também pode alternar o modo de agendamento clicando no texto da barra de status Novas Tarefas e selecionando outro modo de agendamento.

1

N o v a s Tarefas A g e n d a d o A utom aticam ente - as datas de tarefa sào calculadas p e lo M ic ro so ft Project.

1

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^

Pronto

A g e n d a d o M an u a lm e n te - as datas de tarefa nào s lo a tualizadas autom aticam ente.

►

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Novas Tarefas A g e n d a d a M an ualm en te

Para ver o agendam ento autom ático em ação, você irá adicionar um a nova tarefa ao plano de projeto. 8. No campo Nome da Tarefa, abaixo da tarefa 8, digite In ic ia r p ro g ra m a s de m íd ia so c ia l p a ra o livro e pressione Enter. O Project adiciona a nova tarefa ao plano. Por padrão, ela não está vinculada a ou­ tra tarefa e está agendada para iniciar na data de início da sua tarefa de resumo. Para term inar este exercício, você irá vinculá-la a outra tarefa. 9. Selecione os nomes das tarefas 8 e 9. 10. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Vincular Tarefas. Modo _ Nomcdatoiefo

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Fase d e planejamento

^ OuroçSo 11 dias

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Seg 02/01/12 Seg 16/01/12

Atribuir c s membros da equipe de lançamento

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Seg 02/01/12 Seg 02/01/12

D efinlrc encomenda: o materiai de marketing

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Ter 03/01/12 Seg 16/01/12

Planejam ento com pleto!

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Fase de lançamento público

11 dias?

Seg 16/01/12 Seg 16/01/12

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Ter 17/01/12 Ter 31/01/12

Distribuir cópias com antecedência

2 dias

Ter 17/01/12 Qua 1C/01/12

Coordenar artigos err. revistas especializadas

7 dias

Qul 19/01/12 Sex 27/01/12

ld ia lançam ento de um p_ rtal público na W eb para o livro

Seg 30/01/12 Seg 20/01/12

ltíla ?

S»

Ter 31/01/12 Ter 31/01/12

O Project vincula as duas tarefas. Observe que a duração da tarefa de resum o Fase de lançam ento público foi atualizada autom aticam ente de 10 para 11 dias.

46

Parte 1 o Um projeto simples

Definindo ©loas onã© úteis Este exercício apresenta os calendários, o principal meio pelo qual você controla q u an ­ do cada tarefa e recurso podem ser agendados para trabalhar no Project. Nos capítulos posteriores, você trabalhará com outros tipos de calendários; neste, usará som ente o calendário do projeto. O c a le n d á rio d o p ro je to define o período útil e não útil para as tarefas. O Project in­ clui vários calendários, cham ados c a le n d á rio s b a se, e qualquer um deles serve como o calendário do projeto. Você seleciona o calendário na caixa de diálogo Informações do Projeto. Pense no calendário de projeto como as horas úteis norm ais da sua em pre­ sa. Por exemplo, poderia ser de segunda a sexta, das 9:00 às 18:00, com um intervalo de almoço de um a hora cada dia. Recursos específicos ou da em presa poderíam ter exceções a essas horas úteis, como feriados e férias. Você irá tratar das férias dos re­ cursos no Capítulo 3, “Configure recursos". Neste exercício, você criará um a exceção para o período útil no calendário do projeto. 1. Se necessário, role a parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt para que a sem ana de 15 de janeiro esteja visível.

Você deseja indicar que quinta-feira, 19 de janeiro, será um dia não útil na sua empresa. 2. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. A caixa de diálogo Alterar Período Útil é exibida. 3. Na caixa Para calendário, clique na seta para baixo.

Capítulo 2

Alterar Período Ubl

o Crie uma lista de tarefas

47

___ _________ Criar Novo Calendário...

de trabalho: Períodos de trabalho para 22 Junho • 09:00 a 12:00 • 13:00 a 18:00

Seman3 de trabalho pacfrão no calendário ■padrào'.

Condur

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Q PCõ m . . .

Detalhes £xduír

Cancelar

A lista que aparece contém os três calendários base incluídosm o Project. Esses calendários são

• 24 Horas

Não tem período não útil

• Turno da Noite

Abrange um agendam ento do turno do “cemitério”, de segun­ da-feira à noite até sábado pela m anhã, das 23:00 às 8:00, com um intervalo de um a hora por dia

• Padrão

O dia útil tradicional, de segunda a sexta de 9:00 às 18:00, com um intervalo de um a hora por dia

Apenas um dos calendários base serve como o calendário do projeto. Para esse projeto, você u sará o c a le n d á rio b a se P adrão, portanto deixe-o selecionado. Você sabe que toda a equipe estará em um evento de motivação em 19 de janeiro; , portanto, nenhum trabalho deve ser agendado para esse dia. Você vai registrar esse evento como um a exceção do calendário. 4. No campo Nome da guia Exceções na parte inferior da caixa de diálogo, digite E vento de m o tiv a ç ão da e q u ip e e, em seguida, clique no campo Início.

48

P a rte

1o

U m p r o je t o s im p le s

5. No campo Início, digite 19/01.12 e pressione Enter. Você podería tam bém ter selecionado a data desejada no calendário acim a da guia Exceções ou no calendário suspenso no campo Início.

A d ata agora está agendada como um período não útil para o projeto. Na caixa de diálogo, a d ata aparece sublinhada e um a form atação em cor é aplicada para indicar um dia de exceção. 6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil. Para verificar a alteração feita ao calendário do projeto, note no gráfico que quin­ ta-feira, 19 de janeiro, agora está form atada na cor cinza para indicar um período não útil (exatam ente como os fins de sem ana). As tarefas subsequentes são a u to ­ m aticam ente reagendadas para iniciarem no próximo dia útil, 20 de janeiro. Nesta seção, você transform ou apenas um dia específico em um dia não útil. Outros exemplos com uns de período não útil incluem feriados recorrentes ou horas úteis ú n i­ cas. Você fará essas configurações no Capítulo 3, “Configure recursos”.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

49

Dica

Se necessário, vocè pode agendar tarefas para que ocorram durante os períodos útil e náo útil. Para fazer isso, atribua uma duraçao decorrida a uma tarefa. Você insere uma duraçao decorrida colocando uma letra d como sufixo da duraçao. Por exemplo, digi­ te 3dd para indicar três dias decorridos. Você pode usar uma duraçao decorrida para uma tarefa que dura 24 horas em vez de durar apenas as horas úteis normais. Por exemplo, um projeto de construção pode: ia ter as tarefas D espejar o concreto da fundação e Rem over as form as da fundação. Nesse caso, você poderia ter também uma tarefa chamada Espe­ rar o concreto curar, porque você náo deseja remover as formas até que o concreto tenha curado. A tarefa Esperar o concreto curar deve ter uma duraçao decorrida, porque a cura do concreto ocorrerá ao longo de um intervalo contíguo de dias, sejam eles dias úteis ou náo úteis. Se o concreto demorar 48 horas para curar, você poderá inserir a duraçao para esses dias como 2dd, agendar a tarefa para iniciar na sexta-feira às 9:00 e esperar que ela esteja concluída no domingo às 9:00. Na maioria dos casos, entretanto, você trabalhará com durações não decorridas no Project.

Verificando a duração d© plano Nesse ponto, você talvez queira saber a duração prevista para o projeto. Você não inseriu um a duração total do projeto ou um a data de término, m as o Project calculou esses valores, com base nas durações das tarefas individuais e nas relações entre elas. Uma m aneira fácil de ver as datas de início e de térm ino agendadas do projeto é por meio do modo de exibição Linha do Tempo e da caixa de diálogo Inform ações sobre o projeto. Neste exercício, você verá a duração total atu al e a data de término agendada do pro­ jeto, com base nas durações e relações entre tarefas que foram inseridas. 1. No modo de exibição Linha do Tempo acima do modo de exibição Gráfico de Gantt, observe as datas de início e de térm ino atuais do plano de projeto. No modo de exibição Linha do Tempo, você pode ver as datas de início e de término do projeto. ics:

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o Modo a. ^ —-

r*o.T* co tarefo

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Fase de planejamento

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seg 02/01/12 Seg 16/01/12

Atribuir os membros d3 equipe de lançamento

ld ia

Seg 02/01/12 Seg 02/01/12

Dcfjr.sr c encomendar o material de marketing

2 sem ;

Ter 03/01/12 Seg 16/01/12

Planejamento comple to!

Odias

Seg 16/01/12 Seg 16/01/12

11 dias?

Ter 17/01/12 Qua 01/02/12

Distribuir cdpías com antecedência

2 dias

Ter 17/01/12 Qua 18/01/12

Cccrdcnar artigos cm revistas especializada:

7 dias

Sex 20/01/12 Seg 30/01/12

^ M uLar.çamorto n - jm c r t n de um pc p. rtal l|llcdia blíeo ^ Jp u b b r c i na Web para t - livro |I

Ter 31/01/12 Ter 31/01/12

Fase de lançamento publico

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11 dias

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Qua 01/02/12 Qua 01/02/12

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Dica Se o modo de e: ibiçáo Linha do Tempo nao estiver sendo mostrado, na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique na caixa de seleção Linha do Tempo. O modo de exibição Linha do Tempo é um modo prático de ter um a visão geral do plano de projeto. Aqui, nós estam os exam inando apenas as d atas de início e de término, m as nos capítulos posteriores, você irá trabalhar com a Linha do Tempo de diferentes m aneiras.

50

Parte 1 o Um projeto simples

Em seguida, você exam inará a duração do plano mais detalhadam ente.

2. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações do Projeto é exibida. Aqui, novam ente, você vê a data de térm ino: 01/02/12. Você não pode editar a d ata de térm ino diretam ente, porque esse plano de projeto está definido para ser agendado a partir da data de início. O Project calcula a data de térm ino com base na quantidade de dias úteis necessários para com pletar as tarefas, começando na data de início do plano. Q ualquer alteração feita à data de início fará o Project recalcular a data de término. Em seguida, exam inarem os as informações de duração m ais detalhadam ente.

3. Clique em Estatísticas.

Você ainda não precisa entender todos esses núm eros, m as vale a pena observar a duração atual. A duração é o núm ero de dias úteis (dias não decorridos) entre a data de início e a data de término. Você pode verificar visualm ente esses núm eros no gráfico de G antt ou no modo de exibição Linha do Tempo. 4. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Estatísticas do Projeto.

D ocum entando as tarefas e o plano de projeto É possível registrar as informações sobre um a tarefa em um a a n o ta ç ã o . Por exemplo, você pode ter descrições detalhadas sobre um a tarefa e mesmo assim querer atribuirlhe um nom e sucinto. Esses detalhes podem ser adicionados a um a anotação da tarefa. Dessa m aneira, as informações ficarão contidas no plano de projeto e poderão ser facilmente visualizadas ou im pressas. Existem três tipos de anotações: anotações de tarefas, anotações de recursos e a n o ­ tações de atribuições. Você insere e revê as anotações de tarefas na guia Anotações na caixa de diálogo Inform ações sobre a tarefa. As anotações no Project suportam diversas opções de form atação; é possível até vincular ou arm azenar im agens gráficas e outros tipos de arquivos nas anotações.

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

51

Os h ip e r lin k s permitem que você conecte um a tarefa específica a informações adicio­ nais que residem fora do plano de projeto - como outro arquivo, um a página na Web ou um a página em um a intranet. Neste exercício, você vai inserir anotações e hiperlinks em tarefas para docum entar informações im portantes sobre algum as tarefas. 1 . Selecione o nome da tarefa 6, D istribuir cópias com antecedência.

2. Na guia T arefa, no grupo P ro p rie d a d e s, clique em A n o ta ç õ e s d a ta re fa .

Dica Você também pode clicar com o botão direito do mouse no nome da tarefa e clicar em Anotações no menu de atalho correspondente. O Project exibe a caixa de diálogo Inform ações sobre a tarefa com a guia A nota­ ções visível. 3. Na caixa A notações, digite O bter lis ta s de d e stin a tá rio s do a g en te p u b licitário.

4. Clique em OK. Um ícone de anotação é exibido na coluna Indicadores. 5. Aponte para o ícone da anotação. A, anotação é exibida em um a Dica de tela. Q uando a anotação for longa dem ais para ser exibida em um a Dica de tela, clique duas vezes no seu ícone para exibir o texto completo. Para concluir este exercício, você criará um hiperlink. 6. Clique com o botão direito do mouse no nome da tarefa 8, Lançam ento do portal na Web para o livro, e em seguida, em H ip erlin k no menu de atalho. A caixa de diálogo Inserir Hiperlink é exibida.

52

Parte 1 o Um projeto simples

7. Na caixa Texto para exibição, digite A d ic io n a r a o c a tá lo g o d a p rim a v e ra a q u i. 8. Na caixa Endereço, digite h ttp ://w w w .lu c e rn e p u b lish in g .c o m 9. Clique em OK. Um ícone de hiperlink é exibido na coluna Indicadores. Se você ap o n tar para o ícone, verá o texto descritivo digitado anteriorm ente. Fase de lançamento público D is trib u ir c ó p ia s c o m

11 dias?

Ter 17/01/12 Qua 01/ 02/12

2 d ia s

T e r 1 7 /0 1 /1 2

7 d ia s

S e x 2 0 /0 1 /1 2 S e g 3 0 /0 1 /1 2

Q ua 1 8 /0 1 /1 2

a n t e c e d ê n c ia C o o r d e n a r a r tig o s e m r e v is t a s e s p e c ia liz a d a s %

u m p o r ta l ld ia ? Adicionar ao catálogo da p a ra o liv ro primavera aqui ititCidi p iu g ra rn as d e m íd ia ld ia ?

T e r 3 1 /0 1 /1 2

T e r 3 1 /0 1 /1 2

Qua 0 1 /0 2 /1 2 Qua 0 1 /0 2 /1 2

s o c ia l p a ra o liv ro

Para abrir a página da Web no seu navegador, clique com o botão direito do mouse no ícone do hiperlink e no menu de atalho que aparece, clique em Hiperlink e, em seguida, clique em Abrir Hiperlink. Para concluir este exercício, você irá registrar algum as inform ações sobre o pla­ no de projeto. Como outros program as do M icrosoft Office, o Project m antém o controle de diversas propriedades de arquivo. Algumas dessas propriedades são estatísticas, como a quantidade de vezes que o arquivo foi revisado. O utras pro­ priedades incluem informações que você talvez queira registrar sobre um plano de projeto, como o nome do gerente de projeto ou palavras-chave que dão suporte a um a pesquisa de arquivo. O Project tam bém usa as propriedades em cabeçalhos e rodapés de página durante a impressão. Nas etapas seguintes, você vai inserir algum as propriedades que usará m ais tarde durante a im pressão e para outras finalidades. 10. Clique na guia Arquivo. O modo de exibição Backstage é exibido. A opção Info deve estar selecionada por padrão. Observe a imagem em m iniatura e as estatísticas principais, como a data de início e a data de término no lado direito do modo de exibição Backstage. 11. Clique no botão Informações do Projeto logo abaixo da imagem em m iniatura. No menu exibido, clique em Propriedades Avançadas. A caixa de diálogo Propriedades é exibida com a guia Resumo visível. 12. Na caixa Assunto, digite A g e n d a m e n to do la n ç a m e n to do novo livro. 13. Na caixa Autor, digite seu nome. 14. Na caixa Empresa, digite L ucerne P u b lish in g .

Capítulo 2 o Crie uma lista de tarefas

53

15. Marque a caixa de seleção Salvar visualização da imagem.

Na próxim a em vez que esse arquivo aparecer na caixa de diálogo Abrir com o Pai­ nel de Visualização ativado, um a imagem em m iniatura m ostrando as prim eiras tarefas do plano será exibida. 16. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

LIM PEZA

Feche o arquivo Tarefas Simples.

ntos principais • Entre os aspectos essenciais das tarefas em um plano de projeto estão sua du ra­ ção e ordem de ocorrência. • Os vínculos entre tarefas, ou relações, fazem com que o início ou o térm ino de um a tarefa afete o início ou o térm ino de outra. Uma relação entre tarefas comum , é um a relação térm ino a início, na qual a conclusão de um a tarefa controla o iní­ cio da outra. • No Project, as fases de um projeto são representadas como tarefas de resumo. • As tarefas podem ser agendadas m anual ou autom aticam ente. Para as tarefas agendadas m anualm ente, você pode registrar qualquer tipo de inform ação que possa ter sobre valores de duração, início e térm ino de um a tarefa. • Use os calendários do Project para controlar quando o trabalho pode ser agendado para ocorrer. • Você pode docum entar os detalhes adicionais usando as anotações de tarefas e criar hiperlinks para a Web.

Resumo do Capítulo r— Crie uma lista de recursos, p. 56 O 1

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Nome do recurso lun Cao

»

cnO eóo

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Trabalho

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RS 0,00/hr

1-

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R$0.00 Rateado

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2

Sharon Salavaria

Trabalho

S

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R$C,00/hr

R$ 0,00/h r

3

Toby Nixcn

Trabalho

T

100%

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/h r

R $ 0 00 Rateado

Standard Standard Standard

4

ToniPoe

5

Zac Woodall

Trabalho

T

Trabalho

Z

R$C.0C Rateado

100%

R$ 0,00/hr

R$0.0C/hr

R $ 0 00 Rateado

100%

R$ 0,00/hr

RSO.OO/hr

R$0,00 Rateado

-*•

Standard Standard

Altere a capacidade de um recurso para executar trabalho, p. 59

o

Alterar Período Útil Para calendário:

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Noirç tio recurso

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Standard

1

R$ 0,00/hr

RSO.OC/hr

R $0.00 Rateado

Standard

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/h r

R $0,00 Rateado

Standard

Sharon Salavarla

Trabalho

Tcby Nixon

Trabalho

Toni P ce

Trabalho

100%

R$0.0C/hr

RS O.od/hr

R $0,00 Rateado

Standard

Zac woodall

Trabalho

100%

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/h r

R $0,00 Rateado

Standard

Editores do Texto

Trabalho

400%

R$0,00/hr

R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

_ __

50%

1

r— Insira as taxas de custo do recurso, p. 60 1

Ju n Cao

Trabalho

J

100%

R $ 42,00/h r

R$ 0 ,0 0 /h r

R$0,0C Rateado

2

Sharon Salavarla

Trabalho

S

50%

R$ 1 .100,00/sem

R$ 0 ,0 0 /h r

R $ 0 ,0 0 Rateado

Standard

3

Toby Nixon

Trabalho

T

100%

R $2.700,0C /sem

R$ 0,00/h r

R $ 0 ,0 0 Rateado

Standard

4

T c n iP o e

Trabalho

T

100%

R$ 0,00/h r

R$ 0,00/h r

R $ 0 ,0 0 Rateado

Standard

5

Zac W oodall

Trabalho

Z

100%

R$ 55,00/h r

R$ 0,00/h r

R $ 0 ,0 0 R ateado

Standard

6

Editores d e T ex to

Trabalho

E

400%

R $ 4 5 ,0 0 /h r

R$ 0,00/h r

R $C ,00 Rateado

Standard

Toby Nixon

Standard

Cnar Jjovo CaJendáno

Qalendário base: Standard LcQenda:

□ 0,3

tiq u e em um dia para ver seu s períodos de trabalho la n eiro 2012

.»

1 9 - a n e jr o 2 0 1 2 é n 5 o ú ti.

| Nàoútü Com base cm ExceçSo Toby participando calendário Toby tíxon.

no

Altere um período útil de um recurso, p. 63 Irwóo

Conduir

19/01/2012

2 e fl)l/7012

. ctaheg £xd u r

__Nome do recurso

v Tipo

w Unidade do

Jun Ca o

Trabalho

S h aron Salavaria

Tra b a lh o

ho Anotações: ‘Tcby trabalhou nas ho campanhas de lançamento dos dois Iwros anteriores de Toni Poe’

Q pçSçs..

ho

Adicione notas ■ sobre os recursos, p. 68

I

in c ia .

T T Z

td it o r e s d e T ex to

Trab alh o

E

V iagem

Custo

V

w Grupo

Capítulo 3

Neste capítulo, você vai aprender a: o Definir as inform ações básicas de recursos para as pessoas que trabalham no projeto. o Ajustar a capacidade máxima de um recurso para executar tarefas do projeto, o Configurar as informações de custo para os recursos de trabalho, o Alterar a disponibilidade de um recurso para o trabalho, o Inserir inform ações sobre recurso de custo para controle financeiro, o Registrar as informações adicionais sobre um recurso em uma anotação.

0 Microsoft Project 2010 dá suporte a três tipos de recursos-, de trabalho, de custo e m ateriais. Resum idam ente, aqui está como abordar os três: • R e c u rso s d e tra b a lh o incluem pessoas e equipam entos necessáriosjiara comple­ tar as tarefas em um projeto. • R e c u rso s d e c u s to representam um custo financeiro associado a um a tarefa para a qual você precisa prestar contas. Os exemplos incluem categorias de despesas como viagens, entretenim ento e assim por diante. • R e c u rso s m a te r ia is são artigos de consum o que você u sa à medida que o projeto está em andam ento. Por exemplo, um projeto de construção talvez seja necessário controlar o aço ou o concreto à medida que ele é usado em todo o projeto. Neste capítulo, você irá configurar os recursos de trabalho e de custo. Os recursos m a­ teriais serão descritos no Capítulo 8, ‘Ajuste os detalhes dos recursos”. Neste capítulo, você vai definir os recursos de. trabalho e de custo necessários para com pletar o lançam ento do novo livro da Lucerne Publishing. 0 gerenciam ento efi­ caz de recursos é um a das vantagens m ais poderosas de u sar o Project em vez de as ferram entas de planejam ento focadas em tarefas, como organizadores baseados

56

Parte 1 o Um projeto simples

em papéis. Não é necessário configurar os recursos e atribuí-los às tarefas no Project; entretanto, sem essas informações, você talvez seja m enos eficiente ao gerenciar seu cronogram a. As configurações das informações de recursos no Project exigem um pouco de esforço, m as o tem po será bem aproveitado se o seu projeto estiver sendo orientado principalm ente pelas restrições de tempo ou custo (e quase todos os projetos são orientados por um desses fatores, se não por ambos.)

A rq u ivo s de exercícios

Para conclir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar os exercícios deste capítulo encontram-se na pasta Capitu!o03. Na seçáo "Usando os arquivos de exer­ cícios", no início deste livro, existe uma lista c ompleta dos arquivos de exercícios.

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

Recurs©s dle trabalho Os recursos de trabalho são as pessoas e os equipam entos que realizam o trabalho do projeto. 0 Project enfoca em dois aspectos dos recursos de trabalho: suas disponibili­ dades e seus custos. A disponibilidade determ ina quando recursos específicos podem trabalhar em tarefas e a quantidade de trabalho que eles podem executar, e os custos se referem ao m ontante de dinheiro que será necessário para pagar esses recursos. Alguns exemplos de recursos de trabalho estão listados nesta tabela.

Recurso de trabalho

Exemplo

Pessoas identificadas pelos nomes

Jun Cao; Zac Woodall

Pessoas identificadas por título de cargo ou função

Editora; Especialista em contrato

Grupos de pessoas que têm habilidades comuns (Quando atribuir esses recursos intercambiáveis a uma tarefa, você não precisa se preocupar com qual recurso individual usar desde que eles tenham as habilidades corretas)

Editores de texto; Tipó­ grafos

Equipamento

Impressora offset

Capítulo 3 o Configure recursos

57

Considerações sobre recursos de equipamento No Project, você configura recursos de pessoas e equipamentos exatamente da mesma maneira. Eles são exemplos de recursos de trabalho. Entretanto, você deve estar ciente das diferenças importantes no modo como pode agendar esses dois tipos de recursos. A maioria dos recursos de pessoas tem um dia útil de 8 horas a 12 horas, mas os recursos de equipamentos podem ter capacidades muito mais variadas para trabalhar, de durações curtas (seguidas de manutenção) a continua­ mente sem interrupção. Além disso, os recursos de pessoas podem ser flexíveis nas tarefas que executam, enquanto os recursos de equipamentos tendem a ser mais especializados. Por exemplo, um editor de conteúdo para um projeto de livro também pode atuar como um editor em uma emergência, mas uma copiadora não pode substituir uma prensa tipográfica. Você não precisa controlar cada equipamento que será usado no seu projeto, mas talvez queira configurar recursos de equipamentos quando: • Várias equipes ou pessoas precisarem de um equipamento para realizar dife­ rentes tarefas simultaneamente e ele estiver com excesso de reservas. • Você quiser planejar e controlar os custos associados a esse equipamento. Considere estas questões se seus projetos envolverem recursos de equipamentos.

0 Project pode ajudá-lo a tom ar decisões m ais inteligentes sobre o gerenciam ento de recursos de trabalho e m onitoram ento de custos financeiros. Neste exercício, você vai inserir os nom es de vários recursos de pessoas.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda não esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Recursos Simples Inicio localizado na sua pasta de ar­ quivos de exercícios Capitulo03 para completar este exercício. Abra o plano de projeto Recursos Sim plesjnicio e siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. Project exibe a caixa de diálogo Salvar Como. 2. Na caixa Nome do Arquivo, digite R ecu rso s S im p les e clique em Salvar. ✓

Dica Você pode instruir o Project para salvar automaticamente o plano de projeto ativo em intervalos pr-‘definidos, como a cada 10 minutos. Na yuia Arquivo, dique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Salvar, marque a caixa de seleção Salvar automaticamente a cada e especifique o intervalo de tempo desejado. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recursos, clique em Plani­

lha de Recursos.

58

Parte 1 o Um projeto simples

Você u sará o modo de exibição Planilha de Recursos para inserir a lista inicial de recursos para o projeto de lançam ento do novo livro. 4. Clique na célula logo abaixo do cabeçalho de coluna Nome do recurso. 5. Digite Jun Cao e pressione a tecla Enter. O Project cria um novo recurso. ■ te jrv n Simpitsrr.pp

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RS0,00 Rateado

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6. Nas linhas vazias seguintes da coluna Nome do recurso, insira os nomes:

Sharon Salavaria Toby Nixon Toni Poe Zac Woodall (— Quando você cria um novo recurso de trabalho, por padrao. o Project atribui a ele Unidades Máximas igual a 100%. nume Co recurso

Jun Cao Sharon Salavaria

* TIPO

* I

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» Iniciais

-

Unld rr.íxl

» Taxa paCrSo * Tsxa h n*ra » Cccto/uso» Acumular» Calendário 100% R$ 0,00/hr R$ 0,00/hr R$0.00 Rateado Standard

Trabalho Trabalho

100%

R$ 0,00/hr

R$0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

Toby Nixon

Trabalho

100%

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

Tom Poe

Trabalho

100%

R$0.00/hr

R$0.0C/hr

R$0,00 Rateado

Standard

7ac Woodall

Trabalho

100%

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

A

Esses recursos são todos pessoas individuais. É possível tam bém ter um recurso que represente várias pessoas. Você o inserirá em seguida.

7. No campo Nome do Recurso, abaixo do últim o recurso, digite E d ito re s de Texto e pressione Enter.

Capítulo 3 o Configure recursos

59

Capacidade de recorsc 0 campo Unidades M áxim as representa a capacidade m áxim a de um recurso para exe­ cutar qualquer tarefa. Especificando que um recurso tem u n id a d e s m á x im a s igual a 100%, significa que 100% do período útil do recurso está disponível para trabalhar nas tarefas atribuídas no plano de projeto. 0 Project irá alertá-lo se você atribuir o re­ curso a mais tarefas do ele pode executar dentro das unidades m áxim as em 100% (em outras palavras, se o recurso se tornar su p e ra lo c a d o ). 100% é o valor padrão para U nidades M áximas referente aos novos recursos. Para um recurso que representa não um a pessoa, m as um a categoria de pessoas intercam biáveis com um conjunto de habilidades com uns, você pode inserir um valor m aior para as Unidades M áxim as para indicar o núm ero de pessoas disponíveis. Inse­ rir um a configuração de U nidades M áxim as como 800% para um recurso significa que você pode esperar que oito pessoas que pertençam a essa categoria de recurso estarão disponíveis para trabalhar em tempo integral em todos os dias úteis. Neste exercício, você irá a ju star os valores de U nidades M áxim as para indicar um recurso que representa várias pessoas e outro recurso cuja capacidade para trabalhar nesse plano de projeto não é em horário integral. 1. Clique no campo U nid. M áx im as para o recurso Editores de Texto. 2. Digite ou selecione 400% e pressione Enter.

Dica

Quando você clic a em um valor numérico em um campo como Unidades Má­ ximas, as setas para cima e para baixo aparecem. Você pode clicar nelas para exibir o número desejado ou simplesmente digitar o número no campo.

60

Parte

1 o Um projeto simples Em seguida, você atu alizará o valor de U nidades M áxim as de Sharon Salavaria para indicar que ela trabalha em meio período. 3. Clique no campo U nid. M áx im as para Sharon Salavaria, digite ou selecione 50 e, em seguida, pressione Enter. I

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Trabalho

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100%

R$ 0,00/hr

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R$0,00 Rateado

Standard

Sharcn Salavaria

Trabalho

S

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R$ 0,00/hr

R$O,0C/hr

R$0.00 Rateado

Standard

TcbyN ixon

Trabalho

T

RS 0,00/hr

RS 0,00/hr

RS 0 0 0 Rateado

Standard

Tom Poe

Trabalho

T

R$ 0,00/hr

RS 0,00/hr

R S0,00 Rateado

ZacWoodalI

Trabalho

Z

100%

RS 0,00/hr

RS 0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

Editores d e Texto

Trabalho

E

400%

RS 0,00/hr

R50.00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

liooss

i 100%

Standard

Dica

Se você preferir, pode inserir as unidades máximas como números parciais ou inteiros (0,5, ou 1, 4) em vez de porcentagens (50%, 100%, 400%). Para usar esse formato, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de dialogo Opções do Project, clique na guia Cronograma. Na caixa Mostrar unidades de atribuiçáo como, clique em Decimal. Com essas alterações para U nidades M áxim as, o Project identificará esses recursos como superalocados quando seu trabalho atribuído exceder su as capacidades. Você trabalhará com superalocação de recursos nos Capítulos 8 e 9.

Inseoind© tascas de pagam ento para ©s recursos Quase todos os projetos têm algum aspecto financeiro e os limites de custo orientam o escopo de m uitos deles. O controle e gerenciam ento das informações de custo permi­ tem que o gerente de projeto faça perguntas im portantes como: • Com base nas nossas estim ativas de duração de tarefas e atribuição de recursos, qual é o custo total esperado do projeto? • Estam os usando recursos m uito caros para realizar um trabalho que poderia ser executado por recursos mais baratos? • Q uanto custará um tipo específico de recurso ou tarefa durante a realização do projeto? • Poderemos m anter esse nível de despesa ao longo da duração planejada do pro­ jeto? Você pode inserir taxas e custos por uso padrão para recursos de trabalho e material, além de taxas de horas extras para recursos de trabalho. Os recursos de custo não usam taxas de pagam ento e serão descritos neste capítulo.

Capítulo 3 o Configure recursos

61

Quando um recurso de trabalho tem um a taxa de pagam ento padrão inserida e é atri­ buído a um a tarefa, o Project calcula o custo da atribuição. O Project faz isso m ultipli­ cando o valor do trabalho da atribuição pela taxa de pagam ento do recurso - am bos usando um increm ento comum de tempo (como horas). Você pode, então, ver o custo por recurso, por atribuição e por tarefa (assim como os custos acum ulados para as tarefas de resum o e o plano de projeto inteiro). Você irá atribuir recursos às tarefas no Capítulo 4, ‘A tribua recursos às tarefas”. O Project m anipula as despesas de horas extras de m aneira diferente. Ele só aplicará a taxa de pagam ento de hora extra quando você especificam ente registrar as horas extras para um a atribuição. Há m ais inform ações sobre como trab alh ar com horas extras no Capítulo 14, "Retome o controle do projeto”. O Project não calcula au to m a­ ticam ente as horas extras e os custos associados, porque as chances de ele aplicar horas extras onde elas não existem são grandes. No plano de projeto do lançam ento do novo livro, o cronogram a de trabalho de Jun Cao fornece um bom exemplo. No pró­ ximo exercício, você irá configurar um cronogram a de trabalho d e '10 horas por dia, quatro dias por sem ana para Jun. Essa ainda é um a sem ana de trabalho regular de 40 horas, em bora 2 horas por dia possam ser consideradas erroneam ente como horas extras devido à prem issa norm al de um dia de 8 horas. Além das taxas de custos, ou em vez delas, um recurso pode incluir um a taxa esta ­ belecida que o Project acum ula a cada tarefa para a qual o recurso é atribuído. Isso é cham ado de “custo por uso". Ao contrário das taxas de custo, o custo por uso não varia com a duração da tarefa ou a quantidade de trabalho que o recurso executa. Você especifica o custo por uso no campo Custo/uso no modo de exibição Planilha de Recursos. Neste exercício, você vai inserir as taxas de pagam ento padrão e de hora extra para cada recurso de trabalho. 1. Na Planilha de Recursos, clique no campo Taxa padrão referente a Jun Cao. 2. Digite 42 e pressione Enter. A taxa sem anal padrão de R$ 42,00 para Jun é exibida na coluna Taxa padrão. Observe que a taxa padrão é hora, portanto, você não precisa especificar custo por hora. 3. No campo Taxa padrão para Sharon Salavaria, digite 1 100/s e pressione Enter. A taxa de pagam ento sem anal de Sharon é exibida na coluna Taxa padrão. ti

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© Morrería recurso

*

Tipo

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Trabalho

Sharon Salavaria

Trabalho

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Taxa padrão

»

Taxa 1- extra

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~Calendári

Standard

J

100%

R$42,00/hr

R$0,00/hr

R$0,00 Rateado

S

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RS 1 100,00/sem

R$0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard Standard

Trabalho

T

Trabalho

T

100%

R$0,0C/hr

100%

R$0,0C/hr

Zac Woodall

Trabalho

Z

Editores d e Texto

Trabalho

E

100%£

RSO.OC/hrj

Toby Nixon Tonl Poe

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R$0,0C/hr

R$0,Q0/hr

R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado

Standard

R$ 0.00/hr

R$0.00 Rateado

Standard

R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

RSO.OO/hr

Parte 1 o Um projeto simples

4. Insira as taxas de pagam ento padrão a seguir referentes aos recursos dados:

Nome do recurso

Taxa padrão

Toby Nixon

2700/sem

Toni Poe

Deixar como 0 (Toni é o autor do livro e você não está controlan­ do seus custos com base em taxas neste plano de projeto)

ZacWoodall

55

Editores de texto

45

N-.fne da recurso

w

^ Unidade do

» i i.ciais

” Grupo

^

Un»d méx-mas ^ 100%

TaxapsdrSo

w

R$42,0C/hr

Ts»a ^ extra * Custo/usow A cum ubr» Cale^dárl R$0,0C/hr R$ 0,00 Rateado Standarc

Jun Cao

Trabalho

Sharon Salavaria

Trabalho

S0%

R$ 1 100,00/sem

R$0,00/hr

R$0,00 Rateado

Standarc

Toby Nixon

Trabalho

100%

R$2.700,0C/sem

R$0.00/hr

R$0.00 Rateado

Standarc

ToniPoe

Trabalho

100%

R $ 0 ,00 /hr

R$0,0C/hr

R$0,00 Rateado

Standarc

ZacWoodall

Trabalho

100%

R$ 55,00/hr

R$0,00/hr

P.$C,00 Rateado

Standarc

Editores d e Texto

Trabalho

400%

R$45.00/hr

R$0,0C/hr

R$0,00 Rateado

Standarc

Como você pode ver, é possível inserir taxas de pagam ento com várias bases de tempo - por hora (o padrão), diária, sem anal e assim por diante. Na verdade, você pode inserir as taxas de pagam ento em todos os increm entos de tempo para os quais deseja inserir durações de tarefa - de m inutos a anos. Em seguida, você inserirá um taxa de pagam ento de horas extras para um dos recursos. 5. No campo T axa h. e x tra para Jun Cao, digite 6 7 e pressione Enter.

Dica Se você trabalha com um grande número de recursos que têm as mesmas taxas de pagamento padrao e horas extras, pode configurar o Project para aplicar essas taxas de pagamento automaticamente sempre que adicionar um novo recurso. Você faz isso na guia Avançadc da caixa de diálogo Opções do Project, que pode ser acessada na guia Arquivo.

Foco do gerenciamento de projeto: obter as informações sobre os custos dos recursos Os recursos de trabalho podem contabilizar grande parte dos custos da maioria dos projetos. Para aproveitar plenamente os recursos de gerenciamento de custos extensivos no Project, o gerente de projeto deve conhecer os custos associados a cada recurso de trabalho. Com relação aos recursos de pessoas, talvez seja difícil obter tais informações. Em muitas empresas, apenas o gerente sênior e os espe­ cialistas em recursos humanos têm acesso às taxas de pagamento de todos os recursos que trabalham em um projeto e eles podem considerar essas informações confidenciais. Dependendo das suas prioridades de projeto e da política organiza­ cional, você talvez não consiga controlar as taxas de pagamento dos recursos. Se não for possível controlar as informações de custo de recursos e seu projeto for li­ mitado pelo custo, sua eficiência como gerente de projeto poderá ser reduzida e os patrocinadores dos seus projetos deverão compreender essa limitação. Se você efe­ tivamente incluir os detalhes de custo no seu plano de projeto e essas informações forem consideradas confidenciais, considere exigir uma senha para abrir os planos de projeto. Para definir uma senha, clique na guia Arquivo e em Salvar Como. Na caixa de diálogo Salvar Como, clique em Ferramentas e em Opções Gerais.

Capítulo 3 o Configure recursos

53

A justando © período de trabalho dos recursos in d ivid u ais 0 Project u sa diferentes tipos de calendários para finalidades distintas. No Capítulo 2, “Criando um a lista de tarefas”, você modificou o c a le n d á rio do p ro je to para especifi­ car os dias não úteis para o projeto inteiro. Neste exercício, você abordará o calendário do recurso. O c a le n d á rio d o recu rso controla os dias úteis e não úteis de um recurso individual. O Project usa os calendários dos recursos para determ inar quando o traba­ lho para um recurso específico pode ser agendado. Os calendários dos recursos só se aplicam a recursos de trabalho (pessoas e equipam entos) e não a recursos de custos e m ateriais. Q uando você cria os recursos em um plano de projeto, o Project cria um calendário do recursos para cada recurso de trabalho. As configurações dos períodos úteis ini­ ciais dos calendários dos recursos correspondem exatam ente àquelas do calendário do projeto, que por padrão é o c a le n d á rio b a se p a d rã o . O calendário base padrão é incorporado ao Project e acom oda um a agenda de trabalho padrão das 8:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira com um a hora de almoço a cada dia. Se todos os períodos úteis dos seus recursos corresponderem ao período útil do calendário do projeto, não será necessário editar os calendários dos recursos. Entretanto, o mais provável é que para alguns recursos haja exceções para o período útil no calendário do projeto, como: • Uma agenda de trabalho com horário flexível • Período de férias • Outros períodos em que um recurso não estará disponível para trabalhar no proje­ to, como o tempo gasto em treinam ento ou assistindo a um a conferência.

Dica Se houver um recurso que estará disponível para trabalhar no projeto apenas em tempo parcial, talvez você fique tentado a definir o período de trabalho do recurso no projeto, de modo a refletir uma agenda em tempo parcial por exemplo, das 8:00 às 12:00 diariamente. Uma abordagem mais apropriada seria ajustar a disponibilidade do recurso no campo Unid. Máximas para 50%, como você fez no exercício anterior para o recurso chamado Sharon Salavaria. A alteração da disponibilidade unitária do recurso mantém o foco na capacidade do recurso para trabalhar no projeto, em vez dos períodos específicos do dia em que o trabalho poderá ocorrer. Você define as unidades máximas de um recurso no modo de exibição Planilha de Recursos. / As alterações feitas ao calendário do projeto são refletidas autom aticam ente nos ca­ lendários dos recursos derivados do mesm o calendário do projeto. Por exemplo, no Capítulo 2, você especificou um dia não útil para um evento de m otivação da equipe e o Project reagendou todo o trabalho para pular esse dia. Neste exercício, você vai especificar os períodos úteis e não úteis para recursos de trabalho individuais. 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. A caixa de diálogo Alterar Período Útil é exibida.

G4

Parte 1 o Um projeto simples

2. Na caixa Calendário para, diq u e em TobyN ixon. 0 calendário do recurso de Toby Nixon é exibido na caixa de diálogo Alterar Pe­ ríodo Útil. Toby avisou que não estará disponível para trabalhar na quinta e na sexta-feira, 19 e 20 de janeiro, porque planeja participar de um a conferência do setor de livros.

3. Na guia Exceções na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique na prim eira linha im ediatam ente abaixo do cabeçalho da coluna Nome e digite Toby p a rtic i p a n d o de u m a c o n fe rên c ia .

A descrição para a exceção do calendário é um lem brete útil para você e outras pessoas que poderão visualizar o plano de projeto m ais tarde.

4. Clique no campo Início e digite ou selecione 1 9 /0 1/2012. 5. Clique no campo Concluir, digite ou selecione 20/01/2012 e pressione Enter. Dica Como alternativa, no calendário você pode primeiramente selecionar a data ou intervalo de datas para a qual deseja criar uma>exceçáo e, em seguida, inserir o nome da exceção. O Project inserirá as datas de início e de término automaticamente com base na sua seleção e, em seguida, pressione a tecla Enter. — Cada calendário de recurso de trabalho é baseado no calendário do projeto; o calendário do projeto padrao é o calendário base Padrao (Standard).

Capítulo 3 o Configure recursos

G5

O Project não agendará trabalho para Toby nessas datas.

Dica

Para configurar uma exceção de trabalho parcial para um recurso, como uma parte de um dia em que um recurso não possa trabalhar, clique em Detalhes. Na caixa de diálogo Detalhes, você também pode criar exceções recorrentes para a disponibi­ lidade do recurso. Para concluir este exercício, você vai definir um a agenda de trabalho “4 por 10" (isto é, 4 dias por sem ana, 10 horas por dia) para um recurso. 6. Na caixa Para calendário, clique em Jun Cao. 7. Q uando solicitado a salvar as alterações do calendário de recursos feitas para Toby Nixon, clique em Sim. 8. Clique na guia Semanas de Trabalho na caixa de diálogo Alterar Período Útil. 9. Clique em [Padrão] logo abaixo do cabeçalho de coluna Nome e, em seguida, em

Detalhes.

Depois, você modificará os dias e as horas da sem ana de trabalho padrão para Jun Cao. 10. Abaixo de Selecionar dia(s), selecione de Segunda-feira até Quinta-feira. Esses são os dias da sem ana que ju n pode trabalhar. 11. Clique em Definir dia(s) para os períodos de trabalho específico. Em seguida, você modificará o cronogram a diário regular de ju n para os dias em que ela norm alm ente trabalha. 12. Na linha 2, clique em 17:00 e substitua esse valor por 19 :0 0 e pressione Enter. Finalmente, você m arcará a sexta-feira como um dia não útil para Jun. 13. Clique em Sexta-feira. 14. Clique em Definir dias para o período de folga. Agora, o Project pode agendar trabalho para Jun até as 19:00 de segunda a quinta, m as não agendará nada para ela às sextas-feiras.

15. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Detalhes.

66

Parte 1 o Um projeto simples

Você pode ver no calendário da caixa de diálogo Alterar período útil que as sextas -feiras (como sábados e domingos) estão marcadas como dias não úteis para Jun Cao.

16. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo A lte ra r Período Ú til. Como você ainda não atribuiu tarefas a esses recursos, os efeitos do agendam ento das suas configurações de período não útil não podem ser vistos. Você os obser­ vará no Capítulo 4.

Dica

Se1 for necessário editar vários calendários dos recursos de maneira similar (para manipular um turno da noite, por exemplo), talvez seja mais fácil atribuir um calendário base diferente a um recurso ou coleção de recursos. Esse procedimento é mais eficiente do que editar os calendários individuais e permite que você faça ajustes em todo projeto em um único calendário base, se necessário. Por exemplo, se o seu projeto inclui um turno de dia e um turno da noite, é possível aplicar o calendário base Turno da Noite para os recursos que trabalharão no turno da noite. Você altera um calendário base na caixa de diálogo Alterar Período Útil. Para coleçoes de recursos, você pode selecionar um calendário base específico diretamente na coluna Calendário Base da tabela Entrada, no modo de exibição Planilha de Recursos.

Capítulo 3 o Configure recursos

S7

Configurando recursos de custo Você pode usar um recurso de custo para representar um custo financeiro associado a um a tarefa em um projeto. Embora os recursos de trabalho, como pessoas e equipa­ m entos, possam ter custos associados (taxas por hora e custos fixos por atribuição), a única finalidade de um recurso de custo é associar um tipo específico de custo a um a ou m ais tarefas. Os tipos com uns de recursos de custos podem incluir categorias de despesas que você deseja controlar em um projeto para fins de contabilidade ou rela­ tório financeiro, como viagens, entretenim ento ou treinam ento. Os recursos de custo não trabalham e não têm efeito no agendam ento de um a tarefa. Os cam pos de taxas Padrão e de Horas Extras e U nidades M áxim as e Custo/uso não se aplicam aos recursos de custo. Após atribuir um recurso de custo a um a tarefa e especificar o m ontante de custo por tarefa, você poderá ver os custos acum ulados para esse tipo de recurso de custo, como o total dos custos de viagem em um projeto. A m aneira como os recursos de custo geram valores de custo difere daquela dos recur­ sos de trabalho. Quando você atribui um recurso de trabalho a um a tarefa, ele pode gerar um custo com base em um a taxa de pagam ento (como em R$ 40,00 por hora para a duração da atribuição), um custo por uso uniform e (como em R$ 100,00 por atribuição) ou ambos. Você configura essas taxas de pagam ento e custo por uso um a vez para o recurso de trabalho, como fez na seção “Inserindo taxas de pagam ento para os recursos” neste capítulo. Entretanto, você insere o valor do custo de um recurso de custo som ente quando o atribui a um a tarefa. Você pode fazer isso no campo Custo da caixa de diálogo Atribuir recursos. A Lucerne Publishing m antém um a planilha de lucros e perdas (P&L) para cada livro que publica. Viagem é a m aior despesa incorrida no lançam ento de um livro. Neste exercício, você configurará um recurso de custo.

1. Na Planilha de Recursos, clique na próxima célula vazia na coluna Nome do re­ curso. 2. Digite V iagem e pressione a tecla Tab. 3. No campo Tipo, clique em Custo. ($ /

2

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R$0,00/hr

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R $0,00/h r

R$0,00 Rateado

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R$55,OC/hr

R$ 0.00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

E

100%

R$45,00/hr

P.$0 00/hr

R$0,00 Rateado

Standard

5

Zac Woodall

6 7

Editores d e Texto '

Viagem

Trabalho Trabalho k u s to

-1

V

Você atribuirá um recurso de custo no Capítulo 4.

Rateado

68

Parte 1 o Um projeto simples

D ocum entando ©s [recursos No Capítulo 2, vim os que é possível registrar qualquer inform ação adicional sobre um a tarefa, recurso ou atribuição em um a a n o ta ç ã o . Por exemplo, se um recurso terr. habilidades flexíveis que podem ajudar o projeto, é bom registrar essa inform ação en: um a anotação. Dessa m aneira, a anotação constará no plano de projeto e poderá ser facilmente visualizada ou impressa. Neste exercício, você vai inserir as anotações relevantes de recursos para o projeto de lançam ento do novo livro. No Capítulo 2, você inseriu um a anotação de tarefa por meio do botão Anotações de Tarefa na guia Tarefa do grupo Propriedades. Você pode inserir anotações de recursos de m aneira sim ilar (por meio do botão A notações, na guia Recurso, no grupo Propriedades), m as neste exercício, você vai u sar um método diferente. Você u sará o formulário de Recurso, que permite visualizar e editar a n o ta ­ ções para vários recursos m ais rapidam ente. Neste exercício, você irá inserir anotações no Formulário de Recursos.

1. Na coluna Nome do Recurso, clique em TobyN ixon. ' 2. Na guia Recurso, no grupo Propriedades, clique no botão Detalhes.

Dica

Você também pode clicar em Detalhes, Formulário de recursos, na guia Exibi ção, no grupo Modo Divisão.

0 Formulário de Recursos aparece abaixo do modo de exibição Planilha de Recursos. Recunoi V n p lc s mpp

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Capítulo 3 c Configure recursos

S9

Nesse tipo de modo de exibição dividido, os detalhes sobre o item selecionado no modo de exibição superior (um recurso, no caso) aparecem no modo de exibição in­ ferior. Você pode alterar o nome do recurso selecionado no modo de exibição superior clicando diretam ente em um nome, usando as setas para cima ou para baixo ou cli­ cando em Anterior ou Próximo no Formulário de recursos. O Formulário de recursos pode exibir um de vários detalhes; inicialmente, ele exibe os detalhes do Cronograma. Em seguida, você irá alterná-lo para exibir os detalhes das Anotações. 3. Clique em qualquer lugar do Formulário de recursos. 4. Na guia Formato, no grupo Detalhes, clique em Anotações.

Dica Você também pode clicar com o botão direito do mouse no fundo cinza da área do Formulário de Recursos e, no menu de atalho que aparecer, em Anotações. Os detalhes das A notações aparecem no Formulário de recursos. 5. Na caixa Anotações, digite Toby tr a b a lh o u n a s c a m p a n h a s de la n ç a m e n to do s d o is liv ro s a n te r io re s de Toni Poe. ■>. d *>- -- Jjj

Tarefa

Recurso; Simples m pp Recurso

Pro;«to

3

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E n& i.io

Formato

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R$0,00

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R$ 0,02/b

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Toby trabalhou nas carrpanhas de laníame.-.to c o s d o is livro s anteriores de Tcnl Poe

Observe que logo que você começa a digitar a anotação, os botões Anterior e Pró­ ximo se alteram para OK e Cancelar. 6. Clique em OK. No modo de exibição Planilha de Recursos, um ícone de anotação é exibido na coluna Indicadores.

70

Parte 1 o Um projeto simples

7. Aponte para o ícone da anotação que aparece ao lado do nome de Toby na Planilha de Recursos. Nome d a re c u rso

U n id a d e d o

"r Tipo

Jun Cao

Trabalho

Sharon Salavaria

Trabalho iho

w In ic ia is

^

G rupo

T

0 . Anotações: 'Toby trabaSiou nas ho campanhas de lançamento dos dois livros anteriores de Toni Poe’ ho

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Editores de Texto

Trabalho

E

Viagem

C u s to

V

A anotação é exibida em um a Dica de Tela. Q uando as anotações forem longas dem ais para serem exibidas em um a Dica de tela, clique duas vezes no seu ícone para exibir o texto completo. Você também pode ver as anotações m ais longas no Formulário de recursos ou na caixa de diálogo Informações sobre recursos. Para concluir este exercício, você irá adicionar um a anotação para m ais um re­ curso. 8. No Formulário de recursos, clique em Anterior para deslocar o foco para Sha­ ron Salavaria e exibir seus detalhes.

Dica

Você também pode? clicar no nome de Sharon no modo de exibição Planilha de Recursos acima do Formulário de Recursos.

9. Na caixa Anotações, digite A ta x a de p a g a m e n to de S h a ro n é a ju s ta d a p a ra s e u c ro n o g ra m a de tra b a lh o de m eio p erío d o . Depois clique em OK. @ i» !

1

Nomedo recurso

Trabalho

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100%

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Ttrabalho

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R 5 1 100 00/sem

R$ 0,00/hr

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Trabalho

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100%

R$2 700,00/$em

R$ 0,00/hr

Toni Poe

Trabalho

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100%

R$ 0,00/hr

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Jun Cao

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| Sharon Salavaria

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5

Zac Woodall

Trabalho

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100%

R$ 55,00/hr

R$ 0,00/hr

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6

Editores de Texto

Trabalho

E

400%

R$45.00/hr

R$ 0,00/hr

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Viagem

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Custos

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Ataxa de pagamento tic Sharon é ajustada para o seu c ronocroma de trabalho d rm ro per.odo

Finalmente, você fechará o Formulário de recursos.

R$ 0,00/hr

Capítulo 3 o Configure recursos

71

10. Na guia Recurso, no grupo Propriedades, clique no botão Detalhes. 0 Formulário de Recursos é fechado, deixando a Planilha de Recursos exibida. Neste exercício, você inseriu anotações para alguns recursos. Essas informações são exclusivas desses recursos.

LIMPEZA Feche o arquivo Recursos Simples.

Pontos principais • Registrar as informações do recurso nos seus planos de projeto ajuda a controlar quem faz qual trabalho, quando e a que custo. • Os recursos de trabalho (pessoas e equipam entos) executam o trabalho em um projeto. • Os recursos de custos descrevem tipos de despesas que você pode controlar em todo o projeto.

Resumo do Capítulo

Use o Formulário de Tarefas para ver os detalhes de cronograma para tarefas e recursos, p. 74

T*» 17/91/17

10/02/12 1

T * 17,*91/12 T«f 17,*01/12 u w tu /cj/n

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103/02/12 10

Qm «32/02.12 Qm CS/92/12 t:10 QwOVCi.12 («X13/02/12 12

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-

Planejamento Odías completo! ;; Fase de lançamento 18 dias interno Iniciar reunião de ld ia lançamento do livro **p Planejar Itinerário de J3 dias

-v

Controle como o Project ajusta o cronograma quando você adiciona ou remove recursos, p. 82

J0 tr n

.

.

Seg 16/01/12 seg 16/01/12 5 Ter 17/01/12

Sex 10/02/12

Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

Sharon Salavaria[50%],l

QualS/01/12 Seg 23/01/12 S

O

« S . iH

L

D im in u ir o tra b a lh o to ta l p o rq u e a tarefa precisa d e m enos h oras/pessoa M a n te r a du ração con stan te A u m entar horas trabalh adas/d a dos recursos M a n te r a du ração c o tra b a lh o constantes

fnício Atual LinhaBase Real VariaçÜo

| Duração

Trabaho. 0%

5d Od Oi

36d

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Seg 02/01/12 NO, NO

Atual LinhaBase Real Restante Porcentogem corduída: Duração: C%

,'anc Dow ac Wocdall

A u m entar du ração para a tarefa term in ar dep ois, mas com o mesm o tra b a lh o tc ta l

Estatísticas do projeto At.*.bu>
Verifique os detalhes essenciais ■ do plano de projeto, como duraçao e custo, p. 88

1

. .x* removeu recursos desta tarefa e o cr-jr.ograma tíeve ser alterado. Dese;a

, O

?

•Atribua recursos d« trabalhos às tarefa p. 74

07 tn

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Trabalho

Término

.. 396h Oh Oh 396h

Ter 21/02/12 ND ND | Od Custo RS 19 740 00 R$000 R$000 RS 19 740,00

_

lapítulo 4

Neste capítulo, você vai aprender a: o Atribuir recursos de trabalho às tarefas. o Controlar o modo como o Project agenda atribuições de recursos adicionais, o Atribuir recursos de custo às tarefas.

Nos Capítulos 2 e 3, você criou tarefas e recursos. Agora, está pronto para atribuir os recursos às tarefas. Uma a tr ib u iç ã o é a ligação de um recu rso a um a ta r e fa , a fim de realizar o trabalho. Do ponto de vista de um a tarefa, você poderia cham ar de atri­ buição de tarefa o processo de atribuir um recurso; do ponto de vista de um recurso, você poderia cham á-lo de atribuição de recurso. É a m esm a coisa nos dois casos: um a tarefa ligada a um recurso equivale a um a atribuição.

Im portante

Quando falarmos sobro recursos durante este capítulo, estaremos falando de recursos de trabalho (pessoas e equipamentos), a menos que especifiquemos recursos de custo ou materiais. Para lembrar os tipos de recursos, consulte o Capítulo 3, "Configu rando recursos".

Você não precisa atribuir recursos às tarefas no Microsoft Project 2010; é possível traba­ lhar apenas com tarefas. Mas existem várias boas razões para atribuir recursos ao seu plano de projeto. Quando você atribuir recursos às tarefas, poderá fazer perguntas como: • Quem deve estar trabalhando em que tarefas e quando? • Você tem o núm ero correto de recursos para executar o escopo do trabalho que seu projeto requer? • Você alocou um recurso para trabalhar em um a tarefa durante um período em que ele não estará disponível (por exemplo, quando alguém estiver de férias)? • Você atribuiu um recurso a tan tas tarefas que excedeu a su a capacidade de traba­ lhar - em outras palavras, você su p e ra lo c o u o recurso? Neste capítulo, você vai atribuir rec u rso s d e tra b a lh o às tarefas e observar onde as atribuições dos recursos afetam ou não a duração da tarefa. Você, então, vai atribuir um recu rso d e c u sto e ver que efeito isso tem sobre um a tarefa.

74

Parte 1 o Um projeto simples

A rq u iv o s de e xe rcício s Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivo' de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar os exercício1 deste capítulo encontram-se na pasta Capitulo04. Na seçao "Usando os arquivos de exer cicios" no início deste livro, existe uma lista completa dos arquivos de exercícios.

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteraçào de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercício1 com os quais você vai trabalhar neste capitulo náo afetem os dados do seu Project Server Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios sc estiver conectado ao Project Server".

A trib u in d o recursos de trabalho às tarefas A atribuição de um recurso de trabalho a um a tarefa permite que você controle o an dam ento do trabalho do recurso na tarefa. Se as taxas de pagam ento do recurso foreir. inseridas, o Project também calculará os custos do recurso e,da tarefa para você. No Capítulo 3, vim os que a capacidade de um recurso para trab alh ar é m edida err. unidades (um nível de m edida de esforço) e registrada no campo Unid. M áxim as. A menos que você especifique o contrário, o Project atribui 100% de unidades do recurs: para a tarefa - isto é, o Project assum e que todo o período de trabalho do recurso pode ser alocado para a tarefa. Se o recurso tiver m enos de 100% de unidades m áxim as o Project atribuirá as tarefas baseado no valor do campo Unid. M áximas do recurso. Neste exercício, você fará algum as atribuições iniciais de recursos às tarefas.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Atribuições Simples Inicio localizado na sua pasta c arquivos de exercícios Capitulo04 para completar este exercício. Abra o plano de projet Atribuições Simples Inicio e, em seguida, siga estas etapas. 1. No m enu Arquivo, clique em Salvar como. O Project exibe a caixa de diálogo Salvar como. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite A trib u içõ e s S im p les e clique no botão Salva: Antes de fazer qualquer atribuição de recursos, você verificará a duração e os va lores de custo atuais do plano de projeto para com paração posterior. ’ 3- Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto e em seguida, em Estatísticas.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

75

E statísticas d o p r o je to 'A trib u ições S im p le s.m p p ’ In ício

T érm in o

Atual

Ter 2 8 /0 2 /1 2

Seg 0 2 / 0 1 / 1 2

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ND

ND

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L in h a B a se

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Oh

R $ 0 ,0 0

41d

Oh

R $ 0 ,0 0

R e s ta n te Porcentagem concluída: Duração: 0 %

Trabaho: 0%

í

^ pedw

|

Observe a duração atual de 41 dias e custo zero. Após atribuir trabalho e recursos de custo, você verificará esses valores novam ente.

4. Clique em Fechar. Em seguida, você fará a prim eira atribuição de recurso. 5. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir recursos. A caixa de diálogo Atribuir recursos é exibida. Nela, você vê os nomes dos recursos que inseriu no Capítulo 3, além de recursos adicionais.

Exçeto para os recursos atribuídos, que sempre aparecem no topo da lista, os re­ cursos são classificados em ordem alfabética na caixa de diálogo Atribuir recursos.

Im p o rtan te

Se você estiver usando o Project Professional em vez de o Project Standard, a caixa de diálogo Atribuir recursos e algumas outras caixas de diálogo que você verá contêm opçoes adicionais referentes ao Project Server. Fm todo este livro, não usaremos o Project Server, portanto você pode ignorar essas opções.

7G

Parte 1 o Um projeto simples

6. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 2, A trib u ir m em bros da equipe de lançam ento. 7. Na coluna Nome do recurso da caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Carole Poland e no botão Atribuir. — Os recursos atribuídos à tarefa • selecionada têm uma marca de verificação próxima a seus nomes na caixa de diálogo Atribuir recursos. o

Mome da 'oíeía

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Seg 16/01/12

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Seg 02/01/12

ScgC 2/01/l2

Completar ls e m questionário do autor

Ter 03/01/12

Seg 09/01/12

Agendar entrevistas cem o auter

Ter 03/01/12

Seg 09/01/12

fa se de Planejam ento Atribuir membros da equipe de lançamento

ls e m

Definir e encomendar 2 sem s o material de marketing

Ter 03/01/12

seg 16 / 01/12

G

Planejam ento com pleto!

Odlas

Seg 16/01/12

seg ic / o i /1 2

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Fase d e lançamento Interno

18 dias

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Ter 17/01/12

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Inidar reunião de lançamento do livro

Planejar itinerário de 3 dias viagem d o autor

Oua 18/01/12

seg 23/01/12

10 '

Preparação d e vendas 2sem s de canal

Qua 18/01/12

Qua 01/02/12

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com pletar formulário 2 dias de lançamento do livro r>------ — 1^. i -----

Qul 02/02/12

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— Os nomes dos recursos atribuídos aparecem próximos às barras de Gantt.

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Um valor de custo e um a marca de seleção aparecem próximos ao nome de Carole, indicando que você a atribuiu à tarefa. 0 nome de Carole também aparece próximo à barra de G antt da tarefa 2. Como Carole tem um a taxa de custo padrão registra­ da, o Project calcula o custo da atribuição (a taxa de custo padrão de Carole vezes sua quantidade de trabalho agendado na tarefa) e exibe esse valor, R$ 420, no campo Custo da caixa de diálogo Atribuir recursos. 8. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, Completar questionário do autor. 9. Na coluna Nome do recurso, da caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em ToniPoe e, em seguida, em Atribuir.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

77

r~ Os nomes dos recursos atribuídos

aparecem na parte superior da lista.

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Seg 02/01/12

Seg 16/01/12

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ScgC2/0l/12

Seg 02/01/12

ls e m Completar questionário do autor

Ter 03/01/12

Seg 09/01/12

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Ter 03/01/12

Seg 03/01/12

Fase de Planejamento Atribuir membros da equipe tíe lançamento

Agendar entrevistas com o autor

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Ter 03/01/12

Seg 16/01/12

Planejamento completo!

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Seg 16/01/12

Seg 16/01/12

Fase de lançamento Interno

13 dias

Ter 17/01/12

Sex 10/02/12

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Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

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Tarefa Completar quetOsnáno do autor +i

Planejar itinerário de 3 dias viagem do autor

Qua 18/01/12 Seg 23/01/12

Preparação de vendas 2sems de canal

Qua 18/01/12 Qua 01/02/12

Completar formulário 2 dias de lançamento do livro

Qul 02/02/12

S « 03/02/12

n ar m l t v s h i

n . . n a / n i/ a i

2-*:

• o a s ' s o i r a o s ' s *n s f if o T s s~t> s ' f Tu'a;s~ sTpi

A trib u .r m u n o :

Definir e encomendar 2sems o material de marketing

Iniciar reuniSo de lançamento do livro

25 rxa/1 1

àa fcta de recursos

Rccurcoj de A Jrt-jçõ e s Swples.mpp Tor» Poç S.O

•teme do re o rto - m

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I

D ic a Para remover ou desatribuir um recurso da tarefa selecionada, na caixa de dia ­ logo Atribuir recursos, clique no nome do recurso e, em seguida, em Remover. Em seg u id a, você v a i e x a m in a r os d e talh es d a Tarefa 3, u s a n d o u m m odo de exi­ bição prático d e n o m in a d o Form ulário de Tarefas. 10. Na g u ia Exibição, no g ru p o Modo Divisão, clique em Detalhes. 0 Project divide a ja n e la em dois p ainéis. No pain el superior, e stá o m odo de exibi­ ção Gráfico de G antt, e, abaixo dele, e stá o Form ulário de tarefas.

73

Parte 1 o Um projeto simples

Se você concluiu o Capítulo 3, talvez reconheça que o Formulário de tarefas é sim: lar ao Formulário de recursos, m as m ostra detalhes diferentes. Nesse tipo de mod; de exibição dividido, os detalhes sobre o item selecionado no modo de exibiçã; superior (nesse caso, um a tarefa) aparecem no modo de exibição inferior, similar ao Formulário de recursos. O Formulário de tarefas exibe um dos vários detalhes Em seguida, você irá alterar os detalhes exibidos.

11. Clique em qualquer lugar do Formulário de tarefas e, em seguida, na guia For­ mato, no grupo Detalhes, clique em Trabalho. Os detalhes do trabalho aparecem.

Nome:

| tíóQ Id. 14

Controlada peio empenho

gUT3Ç30:

Ter 03/01/12 Nome do recurso Tom Pce

Scg 09/01/12

Término

Unidades

:100%

Trabafio 40h

^

Agendada ftanualmente

Tipo de tarefa:

~rab h extra Trab Oh Oh

Unidades fixas base

Ch

Trab reai

Antenor

▼

Próxima

% rooduda Trab rest.

40h

C%

j

X, Nova? Tarefar Agendada Automaticamente

Agora, no Formulário de tarefas, você pode ver os valores essenciais de agenda m ento para essa tarefa: duração de um a sem ana, 40 horas de trabalho e 100E de unidades atribuídas. Como o Formulário de tarefas é um a m aneira prática de ver os valores 4 e trabalho, unidades e duração de um a tarefa, você o deixará err. exibição, por enquanto.

12. U sando a caixa de diálogo Atribuir recursos, atribua os seguintes recursos às tarefas. Enquanto faz as atribuições, observe os valores de Duração, Unidades e Trabalho no Formulário de tarefas. Para esta tarefa

Atribua este recurso

4, Agendar entrevistas com o autor

Ju n Cao

5, Definir e encomendar o material de marketing

Toby Nixon

Q uando tiver term inado, sua tela deverá estar parecida com a figura a seguir.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

y\ W

M edo ^ Nome da Tarefo

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1

Fase de Planejamento

2

3 ■*

4 5

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Ter» no

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S e g 1 6 /0 1 /1 2

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Atribuir membros da equipe de lançamento

S e g C 2 / 0 1 /l 2

Completar ls e m questionário do autor

Ter 03/01/12

Agendar entrevistas com o autor

Seg 02/01/12

Seg 09/01/12

Definir e encomendar o material de marketing

T er03/01/12

Seg 16/01/12

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Em seguida, você vai atribuir dois recursos a um a tarefa. 13. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 8, Iniciar reunião de lança­ m ento do livro. 14. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, selecione os nomes de Sharon Salavaria e TobyN ixon e, em seguida, clique em Atribuir.

Dica

Para selecionar nomes de recursos náo adjacentes, selecione o primeiro nome, mantenha pressionada a tecla Ctrl e, em seguida, selecione os nomes adicionais.

Sharon e Toby são atribuídos à tarefa. Você pode ver seus nom es tam bém próxi­ mos à barra de G antt da tarefa 8. Modo _ tumersa r»:«r§

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80

Parte 1 o Um projeto simples

Lembre-se, do Capítulo 3, de que Sharon tem um valor de 50% para Unidades M áximas, indicando que ela trabalha em meio período. Como resultado, o Projec: atribuiu a ela 50% em unidades. Para concluir este exercício, você vai u sar m étodos diferentes de atribuição de recursos. 15. No modo de exibição Gráfico de Gantt, arraste a barra divisora vertical para a di­ reita até que a coluna Nomes dos Recursos esteja visível.

Novo no 2010

15- Clique na coluna Nomes dos recursos para a tarefa 9, Planejar itinerário de via £ em d ° a u to r’ e clique na seta que é exibida. Os nom es dos recursos aparecem. Arraste essa barra divisora vertical — para ver mais ou menos da parte da tabela do modo de exibição Grúfico de Gantt. 7 B

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Fase de lançamento Interno

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Iniciar reunião de lançamento do livro

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Preparar kit de vendas do livro

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Completar formulário de lanjam entotío livro

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17. Nq, lista de nomes de recursos, clique nas caixas de seleção referentes a JaneD ov: tZ a c Woodall e, em seguida, pressione a tecla Enter. Jane e Zac são atribuídos à tarefa 9.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

81

18. Clique na coluna Nomes dos recursos para a tarefa 10, Preparação de vendas de canal, e na seta que é exibida. Na lista de nomes de recursos que aparece, marque Z ac Woodall e pressione a tecla Enter. Zac está atribuído à tarefa 10.

Dica Neste exercício, vocé atribuiu recursos usando a caixa de diálogo Atribuir Recursos e a coluna Nomes de Recursos no modo de exibição Gráfico de Gantt. Alem disso, você pode atribuir recursos no Formulário de tarefas e na guia Recursos da caixa de diálogo In­ formações sobre a tarefa, entre outros. À medida que vtocê usar o Project,-provavelmente desenvolverá preferências próprias para atribuir recursos.

A fórmula de agendamento: duração, unidades e trabalho Depois que você cria uma tarefa, mas antes de atribuir um recurso a ela, essa tarefa tem uma duração, mas nenhum trabalho associado a ela. Por que nenhum? Porque o trabalho representa a quantidade de empenho que um recurso (ou recursos) terá de despender para completar uma tarefa. Por exemplo, se você tem uma pessoa trabalhando em tempo integral, a quantidade de tempo medida como trabalho é a mesma quantidade de tempo medida como duração. Em geral, a quantidade de trabalho irá corresponder à duração, a menos que você atribua mais de um recurso a uma tarefa ou que o único recurso atribuído não esteja trabalhando em tempo integral. O Project calcula o trabalho usando o que às vezes é chamado de fórmula de agen­ damento: Duração x Unidades = Trabalho

82

Parte 1 o Um projeto simples

Vamos examinar um exemplo específico e encontrar esses valores no Formulário de Tarefas. A duração da tarefa 3 é de uma semana, ou cinco dias. Para o nosso proje­ to de lançamento do livro, cinco dias equivalem a 40 horas. Quando você atribuiu Toni Poe à tarefa 3, o Project aplicou 100% do período de trabalho de Toni a essa tarefa. A fórmula de agendamento referente à tarefa 3 seria: 40 horas (o mesmo que uma semana) de duração da tarefa x 100% de unidades de atribuição = 40 horas de trabalho Em outras palavras, com Toni atribuído à tarefa 3 com 100% de suas unidades, a tarefa deverá exigir 40 horas de trabalho. Aqui está um exemplo mais complexo. Você atribuiu dois recursos, Jane Dow e Zac Woodall, à tarefa 9, cada um deles com 100% de suas unidades de atribuição. A fórmula de agendamento para a tarefa 9 seria: 24 horas (o mesmo que três dias) de duração da tarefa x 200% de unidades de atribuição = 48 horas de trabalho As 48 horas de trabalho são a soma das 24 horas de trabalho de Jane mais as 24 horas de trabalho de Zac. Ou seja, conforme agendado atualmente, os dois recur­ sos trabalharão em tempo integral na tarefa, em paralelo, para a sua duração de três dias.

Controlando trabalho a® a d id o n a r ®y rem over atrôbyQções Como já foi visto, você define a quantidade de trabalho que um a tarefa representa quando atribui um recurso ou recursos a ela. Ao u sa r tarefas agendadas autom atica­ mente, o Project fornece um a opção para controlar o modo como ele deve calcular c trabalho em um a tarefa quando você atribui recursos adicionais ou remove a atribui­ ção de recursos para ela. Essa opção é denom inada a g e n d a m e n to c o n tro la d o p e le e m p e n h o . A aplicação do agendam ento controlado pelo em penho é m uito flexível. Você pode ativá-lo para um projeto inteiro ou apenas para tarefas específicas. Também pode usar as opções em um a lista de Ações para controlar como o Project deve recal­ cular o trabalho em um a tarefa im ediatam ente após fazer um a atribuição de recurso. O agendam ento controlado pelo em penho só se aplica quando você atribui recursos adicionais ou os remove de tarefas agendadas autom aticam ente. A esta altura, algum tempo se passou desde que você fez as atribuições dos recursos iniciais para o lançam ento do novo livro na Lucerne Publishing. Você precisa adicio­ n ar e remover algum as atribuições.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

83

Neste exercício, você aju stará as atribuições de recursos n as tarefas e inform ará ao Project como ele deve ajustar as tarefas. 1. No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 5, D efinir e enco­ m endar o m aterial de m arketing. A tualm ente, Toby está atribuído a essa tarefa. Uma verificação rápida da fórmula de agendam ento seria: 80 horas (o mesmo que 10 dias, ou duas sem anas) de duração de tarefa x 100% de unidades de atribuição de Toby = 80 horas de trabalho. 2. Na coluna Nome do recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Z ac Woodall e em Atribuir. O

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Qua 18/01/12 Seg 23/C1/12

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Qua 18/01/12 Qua 01/02/12

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Zac é atribuído à tarefa 5, e o Project atualiza os valores da fórm ula de agenda­ mento: 80 horas (o mesmo que 10 dias, ou duas sem anas) de duração de tarefa x 200% (isto é, a som a das unidades de atribuição de Toby e Zac) = 160 horas de trabalho. A seguir, você vai u sa r um recurso denom inado Lista de Ações para controlar o modo como o Project agendará o trabalho nas tarefas quando adicionar ou rem o­ ver recursos. Observe o pequeno triângulo no canto superior esquerdo do nom e da tarefa 5. Esse é o indicador gráfico de que um a ação agora está disponível. Até executar outra ação, você pode usá-la para escolher o modo como deseja que o Project trate a atribuição do recurso adicional. 3. Clique no nome da tarefa 5 e, em seguida, no botão Ações que aparece à esquerda do nome da tarefa. Examine as opções que aparecem na lista.

84

Parte 1 o Um projeto simples

Veja as opções na lista que aparece. a

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v ia g e m d o a u to r P re p a ra ç ã o d e v e n d a s 2 s e m s d o can al

Essas opções permitem que você escolha o resultado desejado para o agendamento. Você pode ajustar a duração da tarefa, o trabalho dos recursos ou as unidades de atribuição. D ic a Você verá outros indicadores de Ações enquanto estiver usando o Project. Ele: geralmente aparecem quando surge uma pergunta do tipo, "Por que o Project fez isso?" (como quando uma duração de tarefa muda depois que você atribui um re curso adicional). A lista de Ações permite alterar o modo como o Project responde a suas ações. Para esta tarefa, você deseja que a atribuição adicional signifique trabalho adicio­ nal executado na duração original. Essa é a configuração padrão, portanto você fechará a lista de Ações sem fazer um a alteração. 4. Clique no botão A ções mais um a vez para fechar a lista. Em seguida, você irá remover um recurso de um a tarefa e instruir o Project sobre como agendar a atribuição de recursos restantes na tarefa. 5. Clique no nome da tarefa 9, Planejar itinerário de viagem do autor. A tualm ente, tanto Jane quanto Zac estão atribuídos à tarefa. Jane disse que pre­ cisa com pletar o trabalho planejado sozinha, m as durante um período de tempc maior. Isso é aceitável para você, portanto será removida a atribuição de Zac. 6. Na coluna Nome do recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique eir. Zac Woodall e em Remover.

Capítulo 4

o Atribua recursos às tarefas

85

— O pequeno triângulo no canto superior esquerdo do campo indica que a lista de Ações está disponível. Clique no campo para vê-lo. Moco „

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iom * Ca Agendar entrevista; com o autor

ls e m

Seg 09/31/12

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Definir e encomendar 2 « m s O rr-aterul de marfceting

Ter C3/C1/12

Seg 16/31/12

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Piar.eçamento completa!

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Seg 15/01/12

Seg 16/01/12

1

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13 dias

Ter 17/01/12

Sex 10/02/12

1

1 dia

Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

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Preparaçlo de v e n -a i de canal____ •_Krw p f e jjr ftnpano de v»per»Ooautor

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0 Project remove a atribuição de Zac da tarefa. Em seguida, você aju stará o modo como o Project deve m anipular a alteração nas atribuições. 7. Clique no botão Ações que aparece à esquerda do nome da tarefa. “

P la n e ja m e n to

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Seg 16/01/12

Seg 16/01/12

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Vocé removeu recursos desta tarefa e o crsr.ogra-ru deve ser alterado Deseja

10


O

Aumentar duração para a tarefa terminar depois, mas com o mesmo trabalho total

O

Aumentar horas traba!hadas/d:a dos recursos. Manter a duração e o trabalho constantes.

Diminuir o trabalho total porque a tarefa precisa de menes horas/pessoa. Manter a duração constante.

tome:

Planejar itnti

Iníoç:

Qua 13/01/1

Mostre me mais detalhes.

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íxOTtjuKjs:

0%

1

8. Clique em Aumentar duração para a tarefa terminar depois, mas com o mes­

mo trabalho total.

0 Project aum enta a duração da tarefa de três para seis dias e aum enta o tra b a ­ lho total de Jane de 24 para 48 horas. Essas 48 horas correspondem ao trabalho total na tarefa quando Jane e Zac estavam atribuídos, m as agora todo o trabalho p ertence à Jane.

ÒVs O 5 T

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86

Parte 1 o Um projeto simples

M odo da

0

Nome da Tarefa

4

Duração

A g e n d a r e n tre v is ta s

ls e m

^ inicio

^ Término

Predecessoras ^ Nomes dos recursos

S e g 02/01/12

Seg 09/01/12

2

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S e g 16/01/12

2

T o b y N ixo n ;Z a c

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Seg 16/01/12

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T e r 17/01/12

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T e r 17/01/12

T e r 17/01/12

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Q u a 18/01/12

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Q u a 18/01/12

Q u a 01/02/12

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Fa se d e la n ç a m e n to

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Salavaria{50% ];Tob Ja n e D ow

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P re p a ra ç ã o d e v e n d a s 2 sem s d e can al

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Até aqui, você ajustou os valores de duração e trabalho ao adicionar ou remove: recursos das tarefas. É possível tam bém alterar a configuração padrão de um. tarefa, como quando adiciona recursos a ela e reduz sua duração. É isso que voc. fará a seguir. ' 9. No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 10, Preparação do vendas do canal. A tualm ente, apenas Zac está atribuído a essa tarefa e ela tem duas sem anas d: duração. S*gl<jAn/12 Seg 16/01/12

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Ter 17/01/12

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Qua 16/01/12 Cu a 01/C2/12

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10. No Formulário de tarefas, clique em Controlada pelo empenho e, em seguida em OK no canto superior direito do Formulário de Tarefas. Não há alteração para os valores de duração, unidades ou trabalho dessa tarefe m as observe o que acontece quando você atribui um recurso adicional.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

87

11. No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique no nome da tarefa 10 e na caixa de diálogo Atribuir recursos, em H anyM orcos e, em seguida, clique em Atribuir.

A duração da tarefa 10 é reduzida de duas para um a semana'. O trabalho total na tarefa perm anece de 80 horas, m as agora ela está dividida igualm ente entre Zac e Hany. Esse é o resultado do agendam ento que você queria. Se não, você deverá u sar a lista de Ações para alterar o modo como o Project responde à atribuição de recursos adicionais.

Dica Por padrão, o agendamento controlado pelo empenho está desativado para todas as tarefas que você cria no Project. Para alterar a configuração, padrão para to­ das as tarefas novas em um plano de projeto, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de dialogo Opções do Project, clique na guia Cronograma e, em seguida, mar­ que a caixa de seleção "Novas tarefas são controladas pelo empenho". Para controlar o agendamento controlado pelo empenho para uma tarefa ou tarefas específicas, selecione primeiramente as tarefas. Depois, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações e na guia Avançado da caixa de dialogo Informações sobre a tarefa, marque ou desmarque a caixa de seleção "Controlada pelo empenho". A ordem das suas ações são relevantes no que diz respeito ao agendam ento controla­ do pelo em penho. Se você atribuir inicialm ente dois recursos a um a tarefa com um a duração de três dias (igual a 24 horas), o Project agendará cada recurso para trabalhar 24 horas com um total de 48 horas de trabalho na tarefa. E ntretanto, você poderia atribuir um recurso a um a tarefa com um a duração de 24 horas e mais tarde adicionar um segundo recurso. Nesse caso, o agendam ento controlado pelo em penho fará com que o Project agende cada recurso para trabalhar 12 horas em paralelo com um total de 24 horas de trabalho na tarefa. Lembre-se de que, quando ativado, o agendam ento controlado pelo em penho só ajustará a duração da tarefa se você adicionar ou rem o­ ver recursos a um a tarefa.

88

Parte 1 o Um projeto simples

Foco do gerenciamento de projeto: quando o agendamento controlado pelo empenho deve ser aplicado? Você deve considerar quando o agendamento controlado pelo empenho se aplica às tarefas dos seus projetos. Por exemplo, se um recurso demora 10 horas para completar uma tarefa, será que 10 recursos completariam a mesma tarefa em uma hora? E 20 recursos a completariam em 30 minutos? Provavelmente não; seria ne­ cessária uma coordenação adicional para que eles pudessem completar a tarefa. Se a tarefa fosse muito complicada, talvez fosse necessário um período de adaptação significativo até que um recurso pudesse contribuir plenamente. A produtividade total poderia até diminuir se você atribuísse mais recursos à tarefa. Não existe uma regra única sobre quando você deve aplicar ou não o agendamento controlado pelo empenho. Como gerente do projeto, você precisa analisar a natu­ reza do trabalho necessário para cada tarefa do projeto e usar o bom senso.

A trib u in d o recursos de custos às tarefas Você se lembra do Capítulo 3, onde vimos que os recursos de custos são usados para representar um custo financeiro associado a um a tarefa em um projeto? Os recursos de custos não executam trabalho e não têm efeito algum sobre o agendam ento de uma tarefa. Os recursos de custos podem incluir categorias de despesas que você deseja or çar e controlar para fins de contabilidade ou relatório financeiro. Em um a abordagem m ais am pla, os custos aos quais as tarefas estão sujeitas podem incluir: • Custos de recursos de trabalho, como a taxa de pagam ento padrão da pessoa ve­ zes a quantidade de trabalho que ela executa na tarefa. • Custos de recursos de custos, que são um m ontante fixo que você insere quandc atribui o recurso de custos a um a tarefa. O m ontante não é afetado por alterações na duração (ou qualquer outra alteração de agenda) feitas para a tarefa, embora você possa editar o m ontante a qualquer mom ento. Você tam bém pode ver os cus­ tos acum ulados resultantes da atribuição do mesmo recurso de custo a m últiplas tarefas. Para o plano de projeto de lançam ento do novo livro, você deve inserir os custos pla­ nejados para viagem para determ inadas tarefas. Como o trabalho ainda não começou, nesse mom ento esses custos representam custos orçados ou planejados (de fato, você deve considerar todos os custos que o Project calculou até aqui na agenda como cus­ tos planejados, como aqueles resultantes das atribuições de recursos de trabalho às tarefas). Mais tarde, você poderá inserir os custos reais se quiser com pará-los com o orçamento.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

89

Neste exercício, você vai atribuir um recurso de trabalho e um recurso de custo a um a tarefa e verificar os valores de custo e a duração total do plano. 1. Clique no nome da tarefa 17, Leitura e a ssin a tu ra n a fe ira de livros. Essa tarefa requer um a viagem aérea pelo autor e você alocou R$ 800,00 anteci­ padam ente para a despesa. A tualm ente, a tarefa 17 não tem recurso nem custo atribuído. Primeiro, você atri­ buirá o autor à tarefa. 2. Na coluna Nome do recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em ToniPoe e, em seguida, clique em Atribuir.

O Project atribui Toni Poe, um recurso de trabalho, à tarefa. Como você pode ver no campo Custo da caixa de diálogo Atribuir recursos, essa atribuição não tem custo. Isso porque esse recurso de trabalho, Toni Poe, não tem taxa de pagam ento padrão ou custo por uso atribuídos a ele. Portanto, em bora a atribuição tenha gerado trabalho, não há custo com ele. Em seguida, você irá atribuir um recurso de custo. 3. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, selecione o campo Custo para o recurso de custo Viagens, digite 8 0 0 e, em seguida, clique em Atribuir. O Project atribui o recurso de custo à tarefa. 4. Para ver am bos os recursos atribuídos, role a lista de recursos para cima na caixa de diálogo Atribuir recursos.

90

Parte 1 o Um projeto simples S^J 06/07/12

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Tom Poe.VUgefti[R$

Você pode verificar o custo gerado (ou inform ar esse custo) por essa atribuiçá. na coluna Custo da caixa de diálogo A tribuir recursos. 0 valor do custo da via gem perm anecerá o mesmo independentem ente de quaisquer alterações feitas a: agendam ento da tarefa, como recursos de trabalho que podem ser atribuídos ca removidos da atribuição, ou ainda alteração da duração da tarefa. Note que a tarefa tem a m esm a duração de um d ia e Toni Poe tem os mesmevalores de trabalho e unidades de antes. A atribuição do recurso de custo afetou som ente o custo por essa tarefa. Para concluir este exercício, você irá revisitar os valores de custo e duração tota do projeto agora que fez algum as atribuições de recurso.

5. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto em Estatísticas.

Observe a duração m ais curta de 36 dias (ela era de 41 dias) e o custo de Ri 19.740,00. A duração m ais curta é o resultado da aplicação do agendam ento cor. trolado pelo em penho a algum as tarefas. 0 custo é a som a das atribuições ce recurso de trabalho m ais a atribuição de recurso de custo. 6. Clique em Fechar. LIM P EZA

Feche o arquivo Atribuições Simples.

Capítulo 4 o Atribua recursos às tarefas

91

Pomtos principais • No Project, geralm ente o trabalho é associado a um a tarefa depois que um recurso de trabalho (que pode ser um a pessoa ou equipam ento) é atribuído a ela. • Você deve atribuir recursos às tarefas antes que possa controlar o andam ento ou custo dos recursos. • O Project segue a fórmula de agendam ento Duração x Unidades = Trabalho. • O agendam ento controlado pelo em penho determ ina se o trabalho perm anecerá constante quando você atribuir recursos adicionais às tarefas. O agendam ento controlado pelo em penho está desativado, por padrão. • A m aneira m ais fácil de entender o agendam ento controlado pelo em penho é fa­ zendo a si próprio esta pergunta: Se um a pessoa pode fazer esta tarefa em 10 dias, duas pessoas poderão realizá-la em cinco dias? Se a resposta for positiva, então o agendam ento controlado pelo em penho deverá ser aplicado à tarefa. • A Lista de Ações aparece depois que você executa determ inadas ações no Project. Elas permitem que você altere rapidam ente o efeito da sua ação para algo diferen­ te do padrão. • A atribuição de recursos de custo permite que você associe a um a tarefa os custos financeiros diferentes daqueles derivados dos recursos m ateriais e de trabalho.

Resumo do Capítulo

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— Crie um modo de exibição Gráfico de Gantt personalizado e formatado, p. 94

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Com pletar fo rrau lirio de 'ancam entodo Preparar kit de vendas d o livro

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Copie instantâneos dos modos de exibição do Project para outros aplicativos, p. 106

Capítulo 5

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Neste capítulo, você vai aprender a: o Personalizar um modo de exibição Gráfico de Gantt. o Personalizar um modo de exibição da Linha do Tempo. o Desenhar na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt. o Copiar instantâneos da Linha do Tempo e dos modos de exibição Gráfico de

Gantt para outro aplicativo.

o Imprimir modos de exibição. o Editar e imprimir relatórios.

Neste capítulo, você vai u sar alguns dos recursos de form atação do Microsoft Project 2010 para alterar o modo como seus dados serão exibidos e, em seguida, copiar e imprimir um plano de projeto. As barras da parte gráfica do modo de exibição Gráfico de G antt são a principal for­ m a de representação gráfica das tarefas no Project. Elas são denom inadas barras de Gantt. Em um gráfico de Gantt, as tarefas, as tarefas de resum o e as etapas são exibi­ das como barras de Gantt ou símbolos, e cada tipo de barra tem seu próprio formato. Sempre que você trabalhar com as barras de Gantt, lembre-se de que elas representam as tarefas em um plano de projeto. Em alguns aspectos, um plano de projeto é realm ente um banco de dados de infor­ mações, parecido com um arquivo de banco de dados do Microsoft Access. Você nor­ m alm ente não vê todos os dados em um plano de projeto de um a vez. Em vez disso, enfoca no aspecto do plano no qual tem interesse em visualizar no m om ento. Os m odos'de exibição e relatórios são as m aneiras mais com uns de observar ou imprimir os dados de um plano de projeto. Em am bos os casos (especialmente com os modos de exibição), você pode form atar os dados para atender às suas necessidades.

Dica Este capítulo apresenta alguns dos recursos mais simples de formatação dos mo­ dos de exibição e relatórios no Project. Vocé encontrará mais material sobre como for­ matar, imprimir e publicar seus planos de projeto no Capítulo 11 "Organize e formate os detalhes do projeto", e no Capítulo 15, "Aplicando formatação e impressão avançadas".

94

Parte 1 o Um projeto .simples

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivo , de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar os exercícios deste capítulo encontram se na pasta CapituloOb. Na seção "Usando os arquivos de exer cícios", no início deste livro, existe uma lista completa dos arquivos de exercícios.

Im portante

Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessarit fazer uma alteraçáo de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercício com os quais você trabalhar neste capítulo náo afetem os dados do seu Project Server Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios st estiver conec tado ao Project Server".

Personalizando © G ráfico de G anff 0 gráfico de G antt se tornou um a m aneira padrão de visualizar o plano do projete quando, no início do século XX, o engenheiro am ericano Henry Gantt desenvolveu um gráfico de barras m ostrando a utilização dos recursos ao longo do tempo. Para m uitas pessoas, um gráfico de G antt é sinônim o de um plano de projeto. No Project, o modo de exibição padrão é o Gráfico de Gantt. Você provavelm ente passará um a boa parte do seu tempo nesse modo de exibição quando trabalhar no Project. O modo de exibição Gráfico de Gantt consiste em duas partes: um a tabela à esquerda e um gráfico de barras à direita. O gráfico de barras inclui um a faixa de escala de tem ­ po ao longo da parte superior que indica as unidades de tempo. As barras do gráfico representam as tarefas na tabela em termos de datas de início e de término, duração e status (por exemplo, se o trabalho na tarefa foi iniciado ou não). Outros elementos do gráfico, como as linhas de vínculo, representam as relações entre as tarefas. O gráfico de Gantt é um a representação das informações do projeto entendida e conhecida por todos aqueles que trabalham com gerenciamento de projetos.

Dica

Por padráo, o Project exibe um modo de exibição Gráfico de Gantt quando você inicia o programa. Entretanto, é possível alterar essa configuração para exibir qualquer outro modo na inicialização. Na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique em Gerai. Na caixa Modo de exibição padrao, clique no modo desejado. Quando você iniaalizar o Project novamente e criar um novo plano de projeto, o modo de exibição escolhido será exibido. A form atação padrão aplicada ao modo de exibição Gráfico de G antt funciona bem para a visualização na tela, no com partilham ento com outros program as e na im pres­ são. Entretanto, você pode alterar a form atação de quase todos os seus elementos. Existem três m aneiras de form atar as barras de Gantt: • Aplicar rapidam ente as com binações de cores predefinidas do grupo Estilo de Gráfico de G antt, que você pode ver na g uia Formato, quando um Gráfico de G antt é exibido.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

95

• Aplicar form atação altam ente personalizada às barras de G antt na caixa de diá­ logo Estilos de barra. Você pode abri-la clicando na guia Formato quando um gráfico de G antt é exibido, depois, no grupo Estilos de Barra, clique em Formatar, Estilos de Barra. Nesse caso, as alterações de form atação que você Fizer em um tipo específico de barra de G antt (uma tarefa de resumo, por exemplo) serão apli­ cadas a todas as barras de G antt no gráfico de G antt respectivo. • Form atar as barras de G antt individuais diretam ente. As alterações de form atação direta que você fizer não terão efeito nas outras barras do gráfico de Gantt. Você pode clicar duas vezes em um a barra de Gantt para visualizar suas opções de for­ m atação ou na guia Formato no grupo Estilos de Barra, clicar em Formatar, Barra. Para obter mais informações, consulte o Capítulo 15. Neste exercício, você vai alterar a form atação do modo de exibição do Gráfico de Gantt.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Formatacao Simples Inicio localizado na sua pasta de arquivos de exercícios CapituloOS para completar este exercício. Abra o plano de projeto Formatacao Simples Inicio e siga estas etapas. 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. O Project exibe a caixa de diálogo Salvar como. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite F o rm a ta c a o Simples e clique em Salvar. Para começar, você vai exibir a tarefa de resumo do projeto para ver os detalhes em nível superior ou consolidados. O Project gera autom aticam ente a tarefa de resum o do projeto, m as não a exibe por padrão. 3. Na guia Formato, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Tarefa de Resumo do

Projeto.

— O Project exibe a tarefa de resumo do projeto na parte superior do modo de exibição Gráfico de Gantt. A l E i ttt: Cstitcs Unhar Ce lajosrt CcTorto CraCe * Formata;

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96

Parte 1 o Um projeto simples

A tarefa de resum o do projeto e sua barra de tarefas exibem a duração total do projeto. A tarefa de resum o do projeto, sempre num erada como a tarefa 0, contém infor­ m ações im portantes como duração, trabalho e custos para o projeto inteiro. O nom e da tarefa de resum o do projeto é proveniente do título inserido nas pro­ priedades avançadas do plano no modo de exibição Backstage. Se ele estiver em branco, o Project u sará o nome de arquivo como o nome da tarefa de resumo. Em seguida, você vai ajustar as cores das barras de G antt e etapas na parte gráfica do modo de exibição Gantt Personalizado. Você começará visualizando a barra de G antt referente a um a tarefa m anual para que possa ver como ela é afetada pela form atação da barra de Gantt.

4. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 9, Preparar dem onstrativo de lucros e perdas.

5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa.

Dica Você pode executar esse mesmo procedimento clicando com o botão direito do mouse no nome da tarefa e, no meu de atalho que aparece, clicar em Rolar até a Tarefa. O Project rola a parte gráfica do modo de exibição Gráfico de G antt para exibir a barra de Gantt para um a tarefa agendada m anualm ente que foi previam ente adi­ cionada ao plano de lançam ento do livro. Modo

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Fique de olho nessa barra de G antt enquanto aplicam os um estilo diferente de Gráfico de Gantt ao plano de projeto. 6. Na guia Formato, no grupo Estilo do Gráfico de Gantt, clique em Mais para exibir os estilos de cor predefinidos.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

97

— As opções de formatação abaixo de Estilos de Agendamento fazem distinção entre tarefas agendadas manual e automaticamente, mas os Estilos de Apresentação, não. F orm ataria Simples mpp

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Os estilos do Gráfico de G antt são divididos em dois grupos: • Os Estilos de A gendam ento distinguem entre tarefas agendadas m anual e a u ­ tom aticam ente. • Os Estilos de A presentação não fazem essa distinção. 7. Abaixo de E s tilo s de A p re se n ta ç ã o , clique no esquem a de cor laranja. 0 Project aplica esse estilo às barras de Gantt no plano de projeto. p

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Seg 02/01/12

seg 02 / 01/ 12

Completar questionário do

l:e m

Ter 03/01/12

Scg 09/01/12

Agendar entrevistas com o

1 sem

Seg 02/01/12

Seg 09/01/12

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Ter 03/01/12

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Seg 16/01/12

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Fase de lançamento interno

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11 dias

Ter 17/01/12

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Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

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2 dias

Ter 17/01/12

Qua 18/01/12

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98

Parte 1 o Um projeto simples

A barra de G antt da tarefa 9, a tarefa agendada m anualm ente, não está m ais dis­ tinta das tarefas agendadas autom aticam ente. Aplicar um estilo de apresentação ao modo de exibição Gráfico de Gantt é um a op­ ção que você pode u sar quando não quiser fazer distinção entre tarefas agendadas m anual e autom aticam ente - por exemplo, quando m ostrar o Gráfico de Gantt a um a audiência para a qual você não deseja fazer essa distinção. Sua próxim a etapa neste exercício será reform atar um nome de tarefa para realça -lo visualm ente. 8. Na coluna Nome da Tarefa, clique com o botão direito do m ouse no nome da tarefa 6, P lanejam ento Completo! Essa é um a tarefa de etapa que descreve o final da prim eira fase do lançam ento do novo livro da Lucerne Publisb.ing. Você gostaria de realçar esse nome da tarefa. d l U ■ 9* P ’ K JJ jjjjjJ J j

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dem onstrativo de lucros e perdas

Além do menu de atalho regular, observe a m inibarra de ferram entas.

9. Na m inibarra de ferram entas, clique na seta próxim a ao botão Cor de Plano de Fundo e, abaixo de Cores Padrão, em Amarelo.

Dica

Vocè também pode clicar na guia Tarefa e, no grupo Fonte, em Cor de Plano de Fundo. 0 Project aplica a cor de segundo plano am arelo à célula do nome da tarefa. 10. Clique com o botão direito do m ouse no nome da tarefa m ais um a vez, e na mini-barra de ferram entas, clique no botão Itálico. f— Esta célula foi formatada com a formatação direta.

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Seg 16/01/12

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Ter 17/01/12

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Sex 03/02/12

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Ter 17/01/12

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Agora, o nome da etapa está destacado. É possível tam bém form atar o indicador de etapa no gráfico. É o que você fará a seguir.

11. Na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, clique em Formatar e em Barra. 12. Na caixa de diálogo Formatar barra, abaixo de Início, clique na lista suspensa

Forma.

O Project exibe os sím bolos que você pode u sar como um a forma da barra de Gantt, ou, nesse caso para um a etapa, como um símbolo de etapa.

100

Parte 1 o Um projeto simples

13. Clique no símbolo de estrela e em OK. 0 Project u sa o símbolo de estrela como o símbolo de etapa para essa tarefa. Este símbolo de etapa foi formatado — com uma forma personalizada. O V Íev /l 2 ■ ---------- — Modo _ Nome da Tarefa da

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w Duraçáo

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Ter 03/01/12

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Ter 03/01/12

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Sex03/02/12

Dica

Neste exercício, vocè usou o comando Barra para formatar uma única barra de Gantt. Você também pode personalizar categorias inteiras de barras de Gantt, como todas as etapas, por meio do comando Estilos de Barra. Para obter mais informações, consulte o Capítulo 15. Para concluir este exercício, você adicionará linhas de grade horizontais à parte gráfica do modo de exibição Gráfico de G antt para que possa associar mais facil­ mente as barras de G antt às suas tarefas.

101

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

14. Na guia Formato, no grupo Formatar, clique em Linhas de Grade e, em seguida, em Linhas de Grade.

15. Abaixo de Alterar linha, deixe a opção Linhas de G antt selecionada e, na caixa Tipo abaixo de Normal, selecione a linha com tracejado pequeno (a terceira opção de cima para baixo) e clique em OK. O Project desenha linhas tracejadas ao longo da parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt. Modo ^ Nome do Torefa

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K Fase de lançamento interno Iniciar reunião de lançamento do Preparar demonstrativo de lucros e perdas Planejar itinerário de viagem do autr. Preparação de vendas de canal

13 dias

Ter 17/01/12

Sc» 03/02/12

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Ter 17/01/12

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Planejamento completo!

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Personalizando © dtq©©!©de exibição Linha do Tempo Novo no

2010

O modo de exibição Linha do Tempo é m ais adequado para exibir algum as tarefas no modo de exibição Gráfico de G antt em um form ato m enos complicado. O modo de exi­ bição Linha do Tempo é especialm ente adequado para apresentar resum os rápidos de planos de projeto, como vocé verá neste exercício. Mais tarde, neste capítulo, você vai copiar um modo de exibição Linha do Tempo para outro aplicativo como um a imagem de um a ‘Visão rápida do projeto”. Neste exercício, você vai personalizar o modo de exibição Linha do Tempo e aju star alguns detalhes de exibição na Linha do Tempo. 1. Se a linha do tempo não estiver aparecendo, na guia Exibição, no grupo Modo Di­ visão, clique para m arcar a caixa de seleção Linha do Tempo. Clique em qualquer lugar no modo de exibição Linha do Tempo. O Project desloca o foco para o modo de exibição Linha do Tempo e exibe as Ferra­ m entas da Linha do Tempo na guia Formato. 2. Na guia Formato, no grupo Inserir, clique em Tarefas Existentes. A caixa de diálogo Adicionar Tarefas à Linha do Tempo é exibida. Essa caixa de diálogo contém um a estrutura dos tópicos do resum o e das subtarefas no plano de projeto.

HQ2

Parte 1 o Um projeto simples

3. M arque as caixas dos nom es de tarefas a seguir:

• Fase de Planejamento • Planejamento com pleto! • Fase de lançam ento interno • Fase de lançam ento público • Viagens do autor e eventos de lançam ento do livro — Use esta caixa de diálogo para indicar as tarefas que você deseja incluir no modo de exibição linha do Tempo. A d icion ar T arefas à Linha d o T e m p o Seleoonar Tarefes:

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0 Planejam ento com pleto! E3 E Fase d e lan çam en to interno U In icia r reunião de lançam ento do livro U Preparar dem onstrativo de lucros e perdas O Planejar itineráno de v iag e m do autor [ ] Preparação de v e n d as de canal D C o m p letar form u lário de lan çam en to do livro

L j Preparar kit de ve n d as do livro O D istribuir m aterial de m arketing interno b3 E Fase de lançam ento p ú b lico |V iagens d o a u to r e e v e n to s d e la n ç a m e n to d o livre

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Essas são tarefas de resum o e um a tarefa de etapa que você vai adicionar ao modo de exibição Linha do Tempo. 4. Clique em OK. O Project adiciona as tarefas de resum o ao modo de exibição Linha do Tempo. Se necessário, ajuste a barra divisora horizontal para que você possa ver m ais do modo de exibição Linha do Tempo.

Em seguida, você aju stará a form atação da tarefa de resum o Viagens do auto r e eventos de lançam ento do livro na Linha do Tempo.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

103

5. No modo de exibição Linha do Tempo, clique na barra da tarefa de resum o Via­ g e n s do au to r e eventos de lançam ento do livro.

Apenas um a parte do nome da tarefa de resum o está visível. Passe o m ouse sobre o nome na barra e o Project exibirá um a Dica de Tela com o nome completo e ou­ tros detalhes da tarefa.

6. Na guia Formato, no grupo Seleção Atual, clique em Exibir como Texto Expli­

cativo.

O Project exibe essa tarefa de resum o como um texto explicativo (callout), que, para essa tarefa, tem a vantagem de tornar visível o seu nome completo.

Em seguida, você vai adicionar a tarefa de etapa final à Linha do Tempo, mas usando um a técnica diferente. 7. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 24, Lançam ento com pleto!

BB

8. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Adicionar Tarefa à Linha do

Tempo.

Dica Você também pode clicar com o botão direito do mouse no nome da tarefa e clicar Adicionar à Linha do Tempo no menu de atalho exibido. ✓ O Project adiciona essa tarefa de etapa ao modo de exibição Linha do Tempo. ; a : o? . . :

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programas sociais para o livro lan çam en to com pleto!

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Como você pode ver na I.inha do Tempo, o Project exibe as tarefas de etapas como texto explicativo e u sa o m arcador em forma de losango, que é um a convenção visual para as etapas.

104

Parte 1 o Um projeto simples

Vãsão panorâmica e zoom do modo de exibição Gráfico de Gantt a partir do modo de exibição Linha do Tempo Você notou o sombreamento, as linhas verticais e a barra horizontal no modo de exibição Linha do Tempo? Esses são os controles de visão panorâmica e zoom que você pode usar para rolar o modo de exibição Gráfico de Gantt horizontalmente ou alterar sua escala de tempo.

Clique e arraste essa barra para a esquerda ou para a direita para ter uma visão panorâmica do modo de exibição Gráfico de Gantt.

Esses controles de visão panorâmica e zoom aparecem no modo de exibição Linha do Tempo quando a linha de tempo do Gráfico de Gantt não mostra a duração completa do plano de projeto na tela. Para rolar o modo de exibição Gráfico de Gantt, clique e arraste a barra horizontal que aparece acima de uma parte da Linha do Tempo. Essa é uma maneira conve­ niente de exibir uma faixa de datas específica no modo de exibição Gráfico de Gantt. Para alterar a escala de tempo, arraste a linha vertical esquerda ou direita sobre a borda da barra de rolagem no modo de exibição Linha do Tempo. À medida que você arrasta, o Project ajusta a escala de tempo na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt para que o quadro de tempo que aparece na parte não sombreada do modo de exibição Linha do Tempo também fique visível no modo de exibição Gráfico de Gantt. Você pode achar o modo de exibição Linha do Tempo útil não apenas para criar representações simplificadas de detalhes importantes dos seus planos de projeto, mas também para navegar com o modo de exibição Gráfico de Gantt.

Desenhando em um Gráfico de Gantt O Project inclui um a ferram enta Desenho, com a qual você pode desenhar objetos diretam ente na parte gráfica de um gráfico de G antt. Por exemplo, se você quiser an o tar um evento específico ou destacar graficam ente um determ inado item, pode de­ sen h ar objetos, como caixas de texto, setas e outros itens diretam ente em um gráfico de Gantt. Você tam bém pode vincular um objeto desenhado a um a das extremidades

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

105

de um a barra de Gantt ou a um a data específica na escala de tempo. Aqui, está como escolher o tipo de vínculo de que você precisa: • Vincule objetos a um a barra de G antt quando o objeto for específico para a tarefa que a barra representa. O objeto se m overá com a barra de Gantt, se a tarefa for reagendada. • Vincule objetos a um a data quando as inform ações às quais o objeto se refere dependerem dessa data. O objeto perm anecerá na m esm a posição em relação à es­ cala de tempo, independentem ente da parte da escala de tempo que estiver sendo exibida. Neste exercício, você vai adicionar um a caixa de texto ao modo de exibição Gráfico de Gantt. 1. Role o modo de exibição Gráfico de G antt para a parte superior da tabela, para que a tarefa 0 fique visível. . 2. Na guia Formato, no grupo Desenhos, clique em Desenho. O m enu de objetos de desenho é exibido. Isso inclui todas as formas internas que você pode desenhar, além de outros com andos para form atar formas. □

N ú m e ro d a E stru tu ra d e T ó p ico s

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Tarefas d e Resum o M o* \ .

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Avançar Recuar

3. Clique em Caixa de texto e, em seguida, arraste um pequeno quadrado em qual­ quer lugar na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt. 4. Na caixa que você acabou de desenhar, digite E vento de m otiv ação em 19 de ja n . 5. Na guia Formato, no grupo Desenhos, clique em Desenho e, em seguida, em

Propriedades.

A caixa de diálogo Form atar desenho é exibida. D ic a Você também pode clicar duas vezes na borda da caixa de texto para exibir suas propriedades.

106

Parte 1 o Um projeto simples

6. Verifique se a guia Linha e preenchimento está exibida, e, na caixa Cor abaixe do rótulo Preenchimento, clique em amarelo. Em seguida, você vai anexar a caixa de texto a um a data específica na escala de tempo.

7. Clique na guia Tamanho e posição. 8. Certifique-se de que a opção Anexar à escala de tempo está m arcada e, na caixa Data, digite ou clique na data 19/01/12. 9. Na caixa Vertical em Anexar à escala de tempo, digite 5 (essa é a quantidade de centím etros abaixo da escala de tempo onde o topo da caixa será posicionado e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Formatar desenho. O Project colore a caixa de texto de am arelo e a posiciona abaixo da escala de tem po próxim a à data que você especificou. 10. Clique em um a área em branco do modo de exibição Gráfico de Gantt para desm ar­ car a caixa de texto. Clique duas vezes na borda do objeto desenhado para alterar sua formataçao ou outras propriedades. Noc* de 7ercie

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16/01

Como você anexou a caixa de texto a um a data específica na escala de tempo, ela sem pre aparecerá perto dessa data, mesmo que você aum ente ou reduza o zoom. da escala de tempo ou role o gráfico para a direita ou para a esquerda. Se você tivesse anexado a caixa de texto a um a barra de Gantt, ela se moveria com a barra de Gantt caso a tarefa fosse reagendada.

Copiando modos de exibição Você talvez precise com partilhar detalhes dos seus planos de projeto com colegas que não têm o Project, ou que prefiram um simples instantâneo do cronogram a. Além dc recurso de relatórios descritos mais tarde neste capítulo, você pode copiar ou imprimir os modos de exibição do Project. Os modos de exibição copiados podem, então, ser colados em m ensagens de email, docum entos, apresentações e outros elementos.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

107

Ambos os modos de exibição Gráfico de G antt e Linha do Tempo são adequados para com partilhar os detalhes do cronogram a - a Linha do Tempo é um modo de exibição conciso, um a visão rápida do projeto, e o Gráfico de G antt é um formato de cronogra­ m a m uito usado. Neste exercício, você vai copiar o Gráfico de G antt e o modo de exibição Linha do Tem­ po para outro aplicativo. 1. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 7, Fase de lançam ento interno. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. As barras de G antt da tarefa de resum o Fase de Lançam ento Interno e suas subtarefas são exibidas. Esta imagem é parecida com a que você gostaria de copiar.

3. No modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione os nom es das tarefas 7 a 14. Essas são a tarefa de resum o Fase de Lançam ento Interno e suas subtarefas. 4. Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique na seta próxim a a Co­ piar e em Copiar Imagem. A caixa de diálogo Copiar imagem é exibida.

Nessa caixa de diálogo, você pode controlar o modo como o Project copia os deta­ lhes do plano de projeto para a Área de Transferência ou os salva em um arqui­ vo. As duas prim eiras opções abaixo de R enderizar imagem oferecem opções de

108

Parte 1 o Um projeto simples

m andar a imagem do Gráfico de Gantt que você copia para “tela” ou impressora; a terceira permite salvar a imagem copiada como um arquivo de imagem GIF (Gra phics Interchange Format). As opções Copiar e Escala de Tempo permitem ajusta: o que você deseja copiar. Para este exercício, você deseja copiar as linhas selecionadas para a tela e deixar a escala de tempo conforme m ostrada.

5. Clique em OK. Project copia um a imagem gráfica apenas das linhas selecionadas do Gráfico de G antt para a Área de Transferência do Windows. 6. No m enu Iniciar, clique em Todos os Programas e, no grupo de programa.Acessórios, em WordPad. WordPad abre e cria um novo documento.

7. No WordPad, clique em Colar. O WordPad cola a imagem gráfica do modo de exibição Gráfico de G antt no nove documento. II

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O modo de exibição Gráfico de Gantt é um formato padrão para apresentar cronogram as e pode m ostrar um pouco do detalhe do cronogram a. 8. Volte para o Project. 9. Clique em qualquer lugar no modo de exibição Linha do Tempo. 10. Na guia Formato, no grupo Copiar, clique em Copiar Linha do Tempo. As opções de Copiar Linha do Tempo são exibidas.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

109

D ica Aproveite para experimentar as opções de Copiar Linha do Tempo e colar os resultados em qualquer aplicativo que seja relevante para você. Para este exercício, nós colaremos no WordPad, um editor rich-text incluído no Windows.

11. Clique em Inteira. 0 Project copia um a im agem gráfica da Linha do Tempo para a Área de Transfe­ rência. 12. Volte para o WordPad e pressione a tecla Enter algum as vezes para adicionar al­ gum espaço abaixo da im agem do Gráfico de Gantt. 13. No WordPad, clique em Colar. 0 WordPad cola a imagem gráfica do modo de exibição Linha do Tempo no novo documento.

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14. Feche o WordPad sem salvar o docum ento, retorne ao Project e clique em qualquer lugar no modo de exibição Gráfico de Gantt.

^mprSmlünd© m odos d© exib ição A im pressão de modos de exibição permite colocar no papel quase tudo o que você vê na tela. Para um projeto com m uitas tarefas, o que você pode ver ao mesmo tempo na tela pode ser um a parte relativam ente pequena do projeto todo. Ao u sar um papel tam anho carta padrão, talvez sejam necessárias várias folhas para im prim ir o plano de projeto completo. Por exemplo, um modo de exibição Gráfico de G antt de um projeto de seis meses com 100 ou m ais tarefas pode exigir 12 ou m ais páginas de papel carta. A im pressão do Project pode u sa r muito papel; de fato, alguns usuários do Project que têm planos de projetos m uito grandes fazem im pressões em tam anho pôster u s a n ­ do plotters. Sempre que for u sa r um a im pressora ou um plotter, é bom visualizar a im pressão dos m odos de exibição que você pretende imprimir, antes de efetivam ente solicitar a impressão.

110

Parte 1 o Um projeto simples

D ic a Para obter instruções avançadas sobre como imprimir modos de exibição, consu'. o Capítulo 15. Neste exercício, você verá a Visualização de Im pressão dos modos de exibição Gráfico de G antt e Linha do Tempo. 1. Na guia Arquivo, clique em Imprimir. A Visualização de Im pressão é exibida no modo de exibição Backstage com o Grã fico de G antt na visualização. Aqui, voce pode ver a legenda para o modo de exibição Gráfico de Gantt. E possível controlar o modo como ela é exibida usando a caixa de diálogo Configurar página. ,w* '-m plftnpp

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Use estes botões para navegar na Visualizaçao de Impressão. A Visualização de Im pressão tem várias opções a serem exploradas. Você come­ çará com os botões de navegação de página no canto inferior direito da tela. Para observar a visualização m ais abrangente do resultado da im pressão, você m udará para um a visualização em várias páginas.

2. Clique em Várias Páginas. O Gráfico de G antt completo aparece na V isualização de Im pressão. A ssumindo que você tenha um a folha tam anho carta como tam anho de página, você deve ver o Gráfico de G antt se estendendo por várias páginas - o que você vê na Visuali­ zação de Im pressão pode variar de acordo com a sua im pressora específica. Aqui.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

111

há m ais inform ação do que o que você precisa com unicar agora, por isso, ajuste a V isualização de Im pressão para incluir apenas a parte do Gráfico de G antt que abrange o mês de janeiro.

Nota

Se você tem um plotter selecionado como sua impressora padrão ou um ta­ manho de página diferente selec lonado para a sua impressora padrão, o que você vê nas janelas da Visualização de Impressão pode ser diferente do que é mostrado aqui. As próximas etapas assumirão que você vê o modo de exibição Gráfico de Gantt divi­ dido em seis páginas.

3. Abaixo de Configurações, no lado esquerdo da janela V isualizar Im pressão, cli­ que em Imprimir Projeto Inteiro para exibir as opções adicionais de impressão. ■, 6r**r. cíf »ntt Fcrsii*j;i9 I anpitt mpp U:r1* ,d Ukat

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Essas opções permitem personalizar os detalhes que serão impressos. 4. Clique em Imprimir Datas Específicas. Observe os dois cam pos de d ata logo abaixo da configuração Imprimir Datas Es­ pecíficas. No primeiro campo de data, 0 2 /0 1 /2 0 1 2 já deve estar selecionada. Essa é a data de início do projeto. 5. No campo para, selecione 31/01/2012. O Project ajusta a V isualização de Im pressão para incluir apenas as tarefas que aparecem no mês de janeiro.

112

Parte 1 o Um projeto simples

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6. Clique na guia T a re fa para fechar o modo de exibição Backstage. Em seguida, você trabalhará com o modo de exibição Linha do Tempo. 7. clique em qualquer lugar no modo de exibição Linha do Tempo. Isso coloca o foco na Linha do Tempo. O Project pode imprimir apenas um modo de exibição de cada vez, portanto, quando trabalhar com um modo de exibição de divisão, você deve especificar que modo de exibição pretende imprimir. 8. Na guia A rquivo, clique em Im prim ir. A Visualização de Im pressão é exibida no modo de exibição Backstage.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

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9. Clique em Página à direita para exibir a segunda página da Linha do Tempo. 10. Clique em Várias Páginas. O modo de exibição Linha do Tempo inteiro é exibido na janela Visualizar Impressão. A

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114

Parte 1 o Um projeto simples

Para um modo de exibição único como a Linha do Tempo, ajustá-lo ao tam anho c.e um a única página é bom para as suas necessidades de comunicação. Depois, vo ' ajustará as opções de configuração de página. 1 1. Clique em Configuração de página; essa opção é exibida na parte inferior d«. controles, à esquerda da Visualização de Impressão. A caixa de diálogo Configurar página é exibida - note que o título da caixa u-. diálogo inclui a palavra “Linha do Tempo”. Você pode personalizar as opções cie configuração de página que se aplicam a esse modo de exibição específico. 12. Verifique se a guia Página está visível e, abaixo de Escala, clique em A ju sta r

para: 1 páginas de largura por 1 de altura.

—Aqui, você pode ver o nome do modo de exibição ou do relatório com o qual está trabalhando. As guias e as opçoes que estão disponíveis dependem do tipo do modo de exibição ou relatório.

13. Clique em OK. O Project redim ensionou a Visualização de Im pressão da Linha do Tempo, portan­ to ela agora cabe em um a página.

CapítuloS o Formate e compartilhe seu plano

11 5

14. Clique na guia Tarefa para fechar o modo de exibição Backstage.

Personalizando 0 im prim indo relatórios Os relatórios têm a finalidade de imprimir dados do Project. Diferentemente dos m o­ dos de exibição, com os quais você pode imprimir ou trabalhar na tela, os relatórios se destinam exclusivam ente à im pressão ou à visualização na janela V isualizar im ­ pressão. Não é possível inserir dados diretam ente em um relatório. O Project inclui diversos relatórios predefinidos de tarefas, recursos e atribuições que você pode editar para obter as informações desejadas. Você pode personalizar a m aneira como imprime os modos de exibição e relatórios; entretanto, o Project tem algum as opções para form atar relatórios. Ao imprimir, m uitas das mesrrías opções são encontradas tanto para modos de exibição quanto para rela­ tórios, assim como algum as opções específicas para modos de exibição ou relatórios.

Dica

tulo 1 b.

Para obter instruções avançadas sobre como imprimir relatórios, consulte o Capi­

r c c t c c r .

Neste exercício, você vai exibir relatórios na janela V isualizar im pressão e, em segui­ da, editar seus form atos para incluir informações adicionais. 1. Na guia Projeto, no grupe Relatórios, clique em Relatórios. A caixa de diálogo Relatórios é exibida, m ostrando as categorias de relatórios disponíveis.

116

Parte 1 o Um projeto simples

2. Clique em Visão geral e, em seguida, em Selecionar. A caixa de diálogo Relatórios gerais é exibida, listando os cinco relatórios predef: nidos no Project que fornecem informações gerais de todo o projeto. 3. Na caixa de diálogo Relatórios gerais, clique em Resumo do projeto e em Sele

cionar.

0 Project exibe a visualização da im pressão do relatório no modo de exibição Ba ckstage. Esse relatório é um resumo útil das tarefas, recursos, custos e do statm atual do plano de projeto. Você poderá u sar esse relatório, por exemplo, como urr relatório de statu s recorrente que poderá ser com partilhado com os clientes e ou tros stakeholders do projeto.

Dependendo da resolução da su a tela, o texto do relatório talvez não seja legíve'. ao ser visualizado em página cheia. 4. Na janela Visualizar impressão, clique na m etade superior da página com ; ponteiro do mouse.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

117

0 Project aum enta o zoom para m ostrar a página em um a resolução legível.

Imprimir Cépús:

1

Cronogram» 6» lançamento do Nc*o ir.ro

Imprimir

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a partir de Ter 12/07/11

Impressora i ; Mrcrosoft XP$ Cocument Writcr Pronto

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Trabalho Acenda do Unha de base Variação

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Restante Real: Porcentagem concluída

Custe*. Acenda dos: Unha de base Variação

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Nesse ponto do ciclo de vida do projeto, as partes m ais pertinentes de informações são as datas de início e de térm ino planejadas e o custo total. Se algum desses valores não estiver dentro das expectativas do responsável pelo projeto ou outros stakeholders, essa é um a boa hora de descobrir essas informações. 5. Na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios. A janela Visualizar im pressão fecha e a caixa de diálogo Relatórios reaparece. Em seguida, você vai visualizar e editar um relatório diferente. Para um projeto simples e pequeno, como o lançam ento do novo livro, um relató­ rio é um a m aneira simples de com unicar as atribuições aos recursos envolvidos. Para fazer isso, você vai trab alh ar com o relatório Quem Faz o Que. 6. Clique em Atribuições e, em seguida, em Selecionar. A caixa de diálogo Relatórios de atribuições é exibida, listando os quatro relató­ rios predefinidos do Project, que fornecem inform ações sobre as atribuições de recursos. 7. Na caixa de diálogo Relatórios de atribuições, clique em Quem Faz o Que e no botão Selecionar. O Project exibe as várias páginas do relatório Quem Faz o Que na janela Visualizar impressão.

118

Parte 1 o Um projeto simples

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Configurações • Imprar. f Petas Especificai fcr.pri r icmer.rc l r . r j j • Mmp4 f.-rtre a: datas te 't' -—- *l Srr.prar

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8. Clique em U m a P ág in a. A prim eira página do relatório é exibida na janela Visualizar im pressão; se ela nú estiver legível na sua tela, clique na metade superior da página com o ponteiro c mouse para am pliá-la. Use ponteiro para ampliar ou reduzir a — Esses detalhes vém dos valores inseridos na caixa Visuaiizaçáo de Impressão. de diálogo Propriedades. P,

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Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

119

Para concluir este exercício, você vai reform atar o nome do projeto conforme exi­ bido no título do relatório. 9. Clique em Configuração de Página na parte inferior dos controles na V isualiza­ ção de Impressão. A caixa de diálogo Configurar página é exibida. Dessa vez, ela m ostra as opções que você pode ajustar quando trabalhar com esse relatório. 10. Clique na guia Cabeçalho.

Na parte superior da guia. você vê um a visualização de im pressão do cabeçalho do relatório. Abaixo dele, você pode ver os códigos que compõem o texto do cabe­ çalho. Esses códigos incluem o título do projeto e o nome do gerente, que são duas propriedades do plano de projeto que você pode se lem brar do Capítulo 2, “Criando um a lista de tarefas”. 11. Na guia Centralizar, selecione o texto &[Título do Projeto] e clique em Forma­

tar fonte do texto.

A caixa de diálogo Fonte é exibida. 12. Abaixo de Estilo de fonte, clique em Negrito e, abaixo de Tamanho, em 14. Clique em OK. O cabeçalho do relatório personalizado aparece na caixa de diálogo Configurar página.

^ 20

Parte 1 o Um projeto simples

13. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo C o n fig u ra r p á g in a . 0 nome do projeto reform atado é exibido da janela V isualizar im pressão. / ------------

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14. Clique na guia T a re fa para retornar ao modo de exibição Gráfico de Gantt. Você pode alterar os cabeçalhos e rodapés dos modos de exibição da m esm a ma neira que os altera nos relatórios. Lembre-se de que essas alterações feitas nr.

Capítulo 5 o Formate e compartilhe seu plano

121

configuração de página de qualquer modo de exibição ou relatório só se aplicam a esse modo de exibição ou relatório. Entretanto, o método geral usado para per­ sonalizar a configuração de página é o mesmo para qualquer relatório ou modo de exibição.

LIMPEZA

Feche o arquivo Formatacao Simples.

Pointos p rin cip ais • Os estilos de apresentação ocultam alguns detalhes do Gráfico de G antt que as opções de form atação Estilos de A gendam ento m ostram . • Você pode form atar as barras de G antt individuais ou categorias inteiras de barras de G antt fazendo o seguinte: Na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, clique em Barra ou Estilos de Barra. • Personalize o modo de exibição Linha do Tempo quando precisar m ostrar um a representação gráfica sim plificada de um plano de projeto. • Você pode desenhar ou inserir objetos gráficos na parte gráfica de um modo de exibição Gráfico de Gantt, m as não na parte da tabela. • Use o recurso Copiar Imagem ^acessado ao clicar a guia Tarefa no grupo Área de Transferência) para criar um instantâneo de imagem gráfica do modo de exibição ativo e copiá-lo para a Área de Transferência, por exemplo. Para o modo de exibi­ ção Linha do Tempo, use o recurso Copiar Linha do Tempo (acessado ao clicar a guia Formato no grupo Copiar). • A finalidade dos relatórios é apenas visualizar a im pressão ou imprimir; você não pode inserir ou editar dados diretam ente em um relatório.

Resumo do Capítulo i

Definir Linha de Base

Defina uma linha de base para criar um "instantâneo" da agenda atual para comparaçao futura, p. 124

@ Definir Inha de Base

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Linha de b3se 0 Salvar plano provisório

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In ió o /Tém n o Agendado

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Em:

-

■ Defina o andamento das tarefas por uma data específica, p. 128

Iniao 1/térrxno 1

Para: ® Projeto inteiro f

Iarefes selecionadas Agregar linhas de base:

Atualizar projeto

Para todas as tarefas de resumo

S Atuafcar trahaho corno conduido até:

De sub t a r e is para tarefefô de resumo setetionada{i;

Qua 11/01/12

% Definir 0% a 100% conduHo D§finir somente 0% ou 100% condudo

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Seg 02/01/12

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Agendar entrevistas com o autor

V

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Definir e cncomendaro material de marketing

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Seg 16/01/12

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Planejamento completo!

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Ter 17/01/12

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Qua 18/01/12 Se* .'2/01/12

Planejar itinerário 6 dias de viagem do autor

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Preparação de vendas dc canal

Qua 18/01/12 Qua 25/01/12

Preparar

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A ju d a

Registre a duração real das tarefas, p. 132 fisme da ts cia

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— Croncgrama de Lançam ento d o Novo Uvro

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.Insira a porcentagem concluída de tarefas específicas, p. 129

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248 hrs

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Completar questionário do autor

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40 hrs

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40 hrs

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Agendar entrevistas com 0 autor

40 hrs

40 hrs

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40 hrs

Ohrs

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Definir e enxm endaro material de marketing

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160 hrs

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160 hrs

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Seg 16/01/12

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Para: (•) Projeto inteiro ;

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16 hrs

8 hrs

24 hrs

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Planejar itinerário de viagem do autor

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48 hrs

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Preparação de vendas de canal

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Zapítulo 6

Neste capítulo, você vai aprender a: o Salvar os valores atuais de um agendamento como uma linha de base. o Registrar o andamento das tarefas por uma data específica, o Registrar a porcentagem concluída de uma tarefa, o Inserir os valores reais de trabalho e duração das tarefas.

Até agora, você enfocou o p la n e ja m e n to de projeto - desenvolvendo e com unicando os detalhes de um plano de projeto antes de o trabalho real começar. Ao iniciar o tra ­ balho, começa tam bém a fase seguinte do gerenciam ento de um projeto: o c o n tro le do andam ento do projeto. Controlar significa registrar os detalhes do projeto, como quem fez qual trabalho, quando o trabalho foi feito e a que custo. Esses detalhes são cham ados de valores rea is. O controle dos valores reais é essencial para gerenciar corretam ente um projeto. O gerente de projeto deve saber se a equipe está tendo um bom desem penho e quando realizar um a ação corretiva. Controlar adequadam ente o desem penho do projeto e compará-lo com o plano original permite que você responda a perguntas como: • As tarefas estão iniciando e term inando conforme planejado? E, se não estão, qual será o impacto sobre a data de térm ino do projeto? • Os re c u rso s estão gastando m ais ou m enos do que o planejado para concluir as tarefas? • Os custos das tarefas estão m ais altos do que o previsto e estão aum entando o custo total do projeto? O Microsoft Project 2010 fornece suporte a várias m aneiras de controlar o andam ento do projeto. Sua opção por um método de controle depende do nível de detalhe ou con­ trole necessário para você, o responsável pelo projeto e outros stakeholders. Controlar os m ínim os detalhes de um projeto exige m ais dedicação de você e possivelm ente dos recursos que trabalham no projeto. Portanto, antes de iniciar o controle do andam ento

124

Parte 1 o Um projeto simples

do projeto, você deve determ inar o nível de detalhe de que precisa. Os diferentes níve de controle de detalhe são: • Registrar o trabalho do projeto conforme agendado. Isso funciona melhor se tud: ocorrer exatam ente como planejado. Sim, isso pode acontecer! • Registrar a porcentagem concluída de cada tarefa, em valores precisos ou em ir. crementos, como 25%, 50%, 75% ou 100%. • Registrar as datas de início e término reais, o trabalho real e a duração real e res tante de cada tarefa ou atribuição. • Controlar o trabalho em nível de atribuição por período de tempo. Esse é o níve de controle mais detalhado. Aqui, você registra os valores do trabalho real por dia sem ana ou outro intervalo. Como diferentes partes de um projeto podem ter diferentes necessidades de controle, você talvez precise aplicar um a combinação desses enfoques dentro de um único pia no de projeto. Por exemplo, você talvez queira controlar as tarefas de alto risco mais de perto do que as tarefas de baixo risco. Neste capítulo, você vai executar as três prim eiras ações da lista anterior; a quarta (controlar o trabalho em nível de atribuição por período de tempo) será tratada no Capítulo 12, “Controle o andam ento de tarefas e atribuições.”

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivo de exercícios para seu computador. Os aiquivos que você usará para finalizar os exercício1 deste capítulo encontram-se na pasta Capitulo06. Na seçáo "Usando os arquivos de exer cícios", no inicio deste livro, existe uma lista completa dos arquivos de exercícios.

Im portante

Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessáric fazer uma alteraçao de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercício1 com os quais você trabalhar neste capítulo nao afetem os dados do seu Project Server Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

Salvan d o a Daoiha de base de um projeto Depois de desenvolver um plano de projeto, um a das atividades m ais im portantes de um gerente de projeto é registrar os valores reais e avaliar o desem penho do projeto. Para julgar o desem penho corretam ente, é útil compará-lo ao seu plano original, de­ nom inado plano de linha de base ou apenas de lin h a d e b a se. Uma linha de base é um conjunto de valores im portantes, como datas de início e de térm ino planejadas, e custos das tarefas, recursos e atribuições. Ouando você salva um a linha de base, o Project cria um “instantâneo" dos valores existentes e o salva no plano do projeto para com paração futura.

Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas

125

Os valores específicos salvos em um a linha de base são os cam pos tarefa, recurso e atribuição, assim como os campos divididos em fases.

Campos das tarefas

Campos dos recursos

Campos das atribuições

Início

Trabalho e trabalho dividido em fases

Início

Término

Custo e custo dividido em fases Término

Duração

Trabalho e trabalho dividi­ do em fases

Trabalho e trabalho divid:do em fases

Custo e custo dividido em fases

D ic a Os campos divididos em fase mostram os valores de tarefas* recursos e atribuições ao longo do tempo. Por exemplo, você pode examinar uma tarefa com cinco dias de trabalho planejado em nível semanal, diário ou horário e ver os valores do trabalho da linha de base específica por incremento de tempo. No Capítulo 12, você vai trabalhar com valores divididos em fase. Você deve salvar a linha de base quando: • Desenvolveu o plano de projeto da forma m ais com pleta possível. (Entretanto, isso não significa que você não possa adicionar tarefas, recursos ou atribuições ao projeto depois do trabalho ter começado; geralm ente, isso é inevitável.) • Você ainda não começou a inserir os valores reais, como a porcentagem concluída de um a tarefa. O Project suporta não apenas um a, m as até 11 linhas de base em um único plano. A prim eira delas é denom inada Linha de Base e as restantes são Linha de Base 1 a Linha de Base 10. Salvar várias linhas de base pode ser útil para projetos com fases de planejam ento especialm ente úteis nos quais você deseja com parar diferentes con­ juntos de valores de linha de base. Por exemplo, você talvez queira salvar e com parar os planos de linha de base a cada mês como a alteração dos detalhes de planejam ento. Ou talvez queira salvar um a nova linha de base em vários pontos durante a execu­ ção do plano de projeto. Você poderá, por exemplo, salvar a Linha de Base antes de o trabalho começar, depois a Linha de Base 1 após um mês de o trabalho ter começado, a Linha de Base 2 após dois meses de o trabalho ter começado e assim por diante. Po­ derá, então, visualizar as várias linhas de base e com pará-las com o cronogram a real em toda a duração do projeto. D ic a Salvar várias linhas de base em um plano de projeto pode aumentar o tamanho do seu arquivo. O plano de projeto do novo livro da Lucerne Publishing agora está totalm ente desen­ volvido e o trabalho real no projeto começará em breve. Neste exercício, você salva a linha de base para um plano de projeto e então visualiza os valores da tarefa de linha de base.

126

Parte 1 o Um projeto simples

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Controle Simples Inicio localizado na sua pasta de quivos de exercícios CapituloOõ para completar este exercício. Abra o plano de pro Controle Simples Inicio e, em seguida, siga estas etapas. 1. Na guia Arquivo, dique em Salvar Como. 0 Project exibe a caixa de diálogo Salvar como. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite C ontrole S im p les e clique em Salvar. 3. Na guia Projeto, no grupo Cronograma, clique em Definir Linha de Base e e r

Definir Linha de Base.

A caixa de diálogo Definir Linha de Base é exibida.

Você vai definir a linha de base para o projeto inteiro usando as configurações padrão da caixa de diálogo. 4. Clique em OK. 0 Project salva a linha de base, embora não haja um a indicação no modo de exibi­ ção Gráfico de G antt de que algo m udou. Você agora verá algum as das alterações causadas pelo salvam ento da linha de base. 5. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique para alterar o modo de exibição atual e, em seguida, em Planilha de Tarefas (Pode ser usado o botão para alterar o modo de exibição “Mais Modos de Exibição”, ou a opção Mais modos de exibição na lista do botão do Gráfico de Gantt). O modo de exibição Planilha de tarefas é exibido. Como esse não é um modo de exibição tabular, ele não inclui o gráfico de Gantt, portanto você tem m ais espaço disponível para ver os campos na tabela. Agora, você vai alternar para a tabela Variação no modo de exibição Planilha de tarefas. A tabela Variação é um a das várias tabelas predefinidas que inclui valores de linha de base.

Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas

127

6. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas. Nas tabelas listadas, note um a m arca de seleção próxim a à Entrada. Isso significa que a tabela E ntrada é exibida atualm ente no modo de exibição Planilha de Tare­ fas. Você alternará para outra tabela a seguir.

7. Clique em Variação. D ic a Você também pode clicar com o botão direito do mouse no botáo Selecionar tudo no canto superior esquerdo da tabela ativa para mudar para uma tabela dife­ rente. A tabela Variação é exibida. Ela inclui as colunas de início e térm ino agendadas e da linha de base, m ostradas lado a lado para facilitar a comparação. Modo da

0 — 1 H o 2

3 4

5 6 7 8

% cs <9 O cs

Norr.e da tarefa

ric ío

^ rérmino

^ Inicio da Linha dc Base

^ Término da Linha de Base

Var do inicio^, Var do término

^

C r o n o g r a m c d c U Scg 0 2 /0 1 /1 2 T e r 2 1 /0 2 /1 2

S c g 0 2 /0 1 /1 2

T e r 2 1 /0 2 /1 2

0d ia s

0d ia s

Scg 02/01/12

Seg 16/01/12

Seg 02/01/12

Seg 16/01/12

O dias

O dias

A trib u ir m em b

Seg 02/01/12

Seg 02/01/12

Seg 02/01/12

Seg 02/01/12

O dias

O dias

C c m p le ta rq u e

T e r 03/01/12

Seg 09/01/12

Ter 03/01/12

Seg 09/01/12

O dias

O dias

A g e nd a r entre\

Seg 02/01/12

Seg 09/01/12

Seg 02/01/12

Seg 09/01/12

O dias

O dias

D e fin ir e encor

Ter 03/01/12

Seg 16/01/12

Ter 03/01/12

Seg 16/01/12

O d ia s

O dias

Pla ne jam e nto ■ Seg 16/01/12

Seg 16/01/12

Seg 16/01/12

Seg 16/01/12

O dias

O dias

Sex 03/02/12

Ter 17/01/12

S e x 03/02/12

O dias

O dias

^ Fase d e Planejam

£3 Fase d e lançam er

Ter 17/01/12

Iniciar reunião

Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

T e r 17/01/12

O dias

O dias

9

P reparar dem o

Qua 1S/01/12

Sex 20/01/12

Qua 18/01/12

Sex 20/01/12

O dias

O dias

10

P la n e jar itin e rí

Qua 18/01/12

Q ui 26/01/12

Qua 18/01/12

Q ui 26/01/12"

O dias

O dias

11

Preparação de

Qua 18/01/12

Qua 25/01/12

Q ua 18/01/12

Q ua 25/01/12

O dias

O dias

% R

C cm p le ta r fo rr

Q ui 26/01/12

Sex 27/01/12

Q u i 26/01/12

Sex 27/01/12

0 dias

O dias

O

Preparar k it de

Q ui 26/01/12

Qua 01/02/12

Q ui 26/01/12

Qua 01/02/12

O dias

O dias

*5-

D istrib u ir m ate

Q ui 02/02/12

Sex 03/02/12

Q u i02/02/12

Sex 03/02/12

O dias

O dias

Fase de lançam er

Seg 06/02/12

Ter 21/02/12

Seg 06/02/12

Ter 21/02/12

O dias

O dias

V ia g e n s d o aut

O dias

12 13 14

15

a

16 17 18

cs cs

Seg 06/02/12

Ter 07/02/12

Seg 06/02/12

T e r 07/02/12

O dias

Entrevista n< Seg 06/02/12

Seg 06/02/12

Seg 06/02/12

Seg 06/02/12

O dias

O dias

Leitura e a ss

Ter 07/02/12

Ter 07/02/12

Ter 07/02/12

Ter 07/02/12

O dias

O dias

D istrib u ir cópia

Seg 06/ 02/12

Ter 07/02/12

Seg 05/02/12

Ter 07/02/12

O dias

O dias

20

D istrib u ir k it d(

Seg 06/02/12

Ter 07/02/12

seg

06/ 02/12

Ter 07/02/12

O dias

O dias

21

C co rd e n a rarti|

Qua 08/02/12

Q ui 16/02/12

Qua 03/02/12

Q ui 16/02/12

O dias

O dias

*5.

Lançam ento dc

Qua 03/02/12

Ter 14/02/12

Qua 08/02/12

Ter 14/02/12

O dias

O dias

Lançam ento dc

Qua 15/02/12

T e r 21/02/12

Qua 15/02/12

Ter 21/02/12

O dias

O dias

%

Lançam ento co

Ter 21/02/12

Ter 21/02/12

Ter 21/02/12

Ter 21/02/12

O dias

O dias

19

22 23 24

«s»

Como ainda não ocorreu um trabalho real e não foram feitas alterações no traba­ lho agendado, os valores nos campos Início e Início da linha de base são idênticos, como são os valores dos campos Término e Término da linha de base. Depois que o trabalho real for registrado ou os ajustes posteriores na agenda forem feitos, os valores de início e término agendados poderão diferir dos valores da linha de base. Você verá então as diferenças exibidas nas colunas de variação. 8. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

O modo de exibição Gráfico de G antt é exibido.

128

Parte 1 o Um projeto simples

D ic a 0 Project inclui os modos de exibição que comparam o agendamento atual p< a linha de base, mas aqui está uma maneira rápida de ver os valores de linha de base modo de exibição Grafico de Gantt: na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, clique < Linha de Base e, em seguida, na linha de base (Linha de base ou Linha de basel a Linha baselO) que você deseja exibir. 0 Project desenhará as barras de Gantt da linha de bc. para a linha de base que você escolher. Agora que você já exam inou alguns campos da linha de base, está na hora de inseri: alguns valores reais!

Corstroland© um projeto conform e agendado 0 enfoque m ais sim ples para controlar o andam ento é relatar que o trabalho real está prosseguindo exatam ente como planejado. Por exemplo, se o prim eiro mês ce um projeto de cinco meses tiver term inado, e todas as su as tarefas tiverem iniciac: e term inado de acordo com o agendam ento, você poderá registrar rapidam ente issc na caixa de diálogo A tualizar projeto. Q uando você registra o andam ento por meio ce um a data específica, o Project calcula a duração real, a duração restante, os custes reais e os outros valores até a data que você inseriu. No projeto lançam ento do novo livro, suponha que algum tempo já se passou desce que você salvou a linha de base. O trabalho foi iniciado e, até aqui, está tudo bem. Neste exercício, você vai gravar os valores reais do projeto atualizando o trabalho pare um a data específica. 1. Na guia Projeto, no grupo Status, clique em Atualizar Projeto. A caixa de diálogo A tualizar projeto é exibida. 2. Certifique-se de que a opção Atualizar trabalho como concluído até está sele­ cionada. Na caixa de datas adjacente, digite ou selecione 11/01/12.

3. Clique em OK. 0 Project registra a porcentagem concluída das tarefas que foram agendadas pare iniciarem an tes de 11 de janeiro. Depois, exibe esse andam ento desenhando a; b a rra s d e p ro g re sso nas barras de Gantt referentes àquelas tarefas.

Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas As linhas de andamento — indicam qual a parte da tarefa já foi concluída.

|— As marcas de seleção referentes às tarefas concluídas são exibidas na coluna de indicadores. o 1 0 I

;

Modo ^ Noctcda Torcí»

ia Z

w 2 ..-c;S 9 w m.c»

•- Cronograma d» 36 dia* Lançam ento d o Novo Livro

^ qtmno

Ser

Ter 2 1 /0 2 /1 2

Seg 02/01/12

Seg 16/01/12

ldta

Seg 02/01/12

Seg 02/01/12

m,

Completar questionário do autor

lsem

Ter 03/01/12

Seg 09/01/12

2

z

Agendar entrevistas com o autor

lsem

Seg 02 / 01/12

Seg 09/01/12

2

Definir e encomendar o material de marVetlng

2sems

Ter 03/01/12

seg 16/ 01/12

2

Planejamento completo 1

Odias

Seg 16/01/12

Seg 16/01/12

5

13 dias

Ter 17/01/12

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1

Ter 17/01/12

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*

I

4

I

5

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Fase de Planejamento

1

6

I

7

t~J Fase de lançamento

9

5

Iniciar reunlào de lançamento do livro

ltíia

Ter 17/01/12

1

9

Preparar demonstrativo de lucros e perdas

2 dias

Qua 18/ 01/12 Sex 20/ 01/12

interno

; ; D s 5~C s : i " g . , I ' } U S i 'q ; q V w > i f q q T s :

0 2 /0 1 /1 2

11 dias

•

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Predecessc.-as 9

Atribuir membros da equipe de lançamento

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129

« ■ C a r o lc roUnd

t= K Toi>r NbuxvZac Woo
B tA w w i 6«!gvttfia(50^i;TobY Nixon

8

’

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' a r 0;f po^nd

No modo de exibição Gráfico de Gantt, a linha de andam ento m ostra a quantidade da tarefa que já está concluída. Como as tarefas 2, 3 e 4 já foram concluídas, um a marca de seleção para essas tarefas é exibida na coluna Indicadores ,e a linha de andam ento se estende até o comprimento total das barras de G antt daquelas tare­ fas. Entretanto, a Tarefa 5 é a única parcialm ente completa.

Inserindo a porcentagem concluída de uma tarefa Depois que o trabalho tiver começado em um a tarefa, você poderá registrar seu a n d a ­ m ento como um a porcentagem . Ao inserir um a porcentagem concluída diferente de zero, o Project altera a data de início real da tarefa para corresponder à sua data de início agendada. O Project, então, calcula a duração real, a duração restante, os custos reais e outros valores, com base na porcentagem que você inserir. Por exemplo, se você especificar que um a tarefa de quatro dias está 50% concluída, o Project calculará que sua duração real foi de dois dias e que ela tem dois dias de duração restantes. Aqui, estão algum as m aneiras de inserir as porcentagens concluídas: • Use os botões 0%, 25%, 50%, 75% e 100% Concluído no grupo Cronograma da guia Tarefa. • Insira qualquer valor de porcentagem desejado na caixa de diálogo A tualizar ta ­ refas (para acessar essa caixa de diálogo, na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique na seta para baixo à direita de A tualizar como A gendado e em A tualizar tarefas). D ic a Se você puder coletar a data de início real de uma tarefa, é recomendável registra-Ia (conforme descrito na proxm a seção) e, em seguida, registrar uma porcentagem de conclusão.

H30

Parte 1 o Um projeto simples

Neste exercício, você vai registrar as porcentagens concluídas de algum as tarefas nc plano de projeto de lançam ento do novo livro. 1. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 5, D efinir e encom endarc m aterial de m arketing. Essa tarefa tem algum andam ento registrado para ela no exercício anterior, mas ainda não foi definida como concluída. 2. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique no botão 100% Concluído. O Project registra o trabalho real para a tarefa conforme agendado e estende uma linha de andam ento por todo o comprimento da barra de Gantt.

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Cronograma de 36 dias Lançam ento do Novo Livro ■»

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11 dias

Seg 02/01/12

Seg 16/01/12

Atribuir membros da equipe dc lançamento

ldta

Seg 02/01.12

ScgC2/31/12

completar questionário do autor

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Ter 03/01/12

Seg 09/01/12

11 Fase de Planejamento

V Carolc Poi-tnd

J

V

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V

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Agendar entrevistas ccm o autor

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Seg 02/01.12

Seg 09/01/12

V

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Definir e encomendar o material de marketing

2sems

Ter 03/01:12

Seg 16/01/12

| Toby NUon.Zac Woocía3

Planejamento completo!

Otí.as

Seg 16/01 12

Seg 16/01/12

O 16/01

13 dias

Ter 17/01/12

Sex 03/02/12

Inidarreuniáotíe lançamento do livro

1 da

Ter 17/01/12

Ter 17/01/12

Preparar demonstrativo de lucros e perdas

2 dias

Gua 18/ 01.12 Sex 20/01/12

6

4*

;

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8 9

lJ Fase de lançamento interno

roo* m

Em seguida, você registrará que a etapa de conclusão para a Fase de Planejamento e a prim eira tarefa da Fase de Lançam ento interno estão concluídas. 3. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 6, Planejam ento comple­ to!, e, enquanto m antém pressionada a tecla Ctrl, selecione o nome da tarefa 8. Iniciar reunião de lançam ento do livro. 4. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em 100% Concluído. O 0

w Oua-.ío Modo 9 ll:^ íd o 'orrfa da '«* Cronograma de 3 6 dias Lançam ento do Novo Livro

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Seg 02 /0 1 /1 2

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11 dias

Seg 02/01/12

Seg 16/01/12

Atribuir membros da equipe de lançamento

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Seg 02/01/12

Seg 02/01/12

Completar questionário do autor

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Ter 03/01/1:

Seg 09/01/12

Fase de Planejamento

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2

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3

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4

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Agendar entrevistas ccm o autor

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Seg 02/01/12

seg 09/01/12

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2 sems

Ter 03/01/12

Scr 16/01/12

6

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Definir e encomondaro material de marketing •t.

Planejamento completo!

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Seg 1 6 / 3 i/ ;j

Seg 16/01/12

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Fase de lançamento interno

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7

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Ter 17/01/1-’

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Ter 17/01/12

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Preparar demonstrativo de lucros c perdas

2 dias

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Sex 20/01*12

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Planejar Itinerário 6 dias de viagem do autor

Qua 18/01/12 Gui 26/01/12

11

Preparação de vendas de canal

Qua 18/ 01 /:.'

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Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas

131

Em seguida, você vai exam inar m elhor como o andam ento é exibido em um a bar­ ra de G antt da tarefa. Você vai inserir o valor da porcentagem concluída para um a tarefa diferente. 5. Clique no nome da tarefa 9, Preparar dem onstrativo de lucros eperdas. 6. Na guia T arefa, no grupo C ro n o g ram a, clique no botão 50% C o n clu íd as. 0 Project registra o trabalho real para a tarefa conforme agendado e desenha um a linha de andam ento em parte da barra de Gantt.

Observe que, em bora 50% do trabalho da tarefa 9 esteja concluído, a barra de andam ento não se estende por 50% da largura da barra de Gantt. Isso acontece porque o Project mede a duração no período útil, m as desenha as barras de Gantt para estender sobre o período não útil, que nesse caso inclui quinta-feira, 19 de janeiro, o período não útil. D ic a Por padrão, o Project mostra as barras de Gantt na frente do período não útil (como fins de semana), como vocé pode ver nesta seçao. No entanto, o Project pode mostrar o período nao u 11 na frente das barras de tarefas, indicando visualmente que nenhum trabalho ocorrerá durante o periodo de folga. Se você preferir esse tipo de apresentação, clique com o botão direito do mouse em qualquer periodo não útil sombreado na parte yráfi a do modo de exibição Grafico de Gantt e em Período de Folga no menu de atalho. Na caixa de diálogo Eíscala de tempo, clique na guia Tempo de folga. Próximo a Desenhar, clique em "Na frente das barras de tarefas". 7. Na parte gráfica (à direita' do modo de exibição Gráfico de Gantt, m antenha o pon­ teiro do m ouse sobre a linha de andam ento da barra de G antt da tarefa 9. Ouando o ponteiro do m ouse m udar para um símbolo de porcentagem e um a seta para a direita, a dica de tela Progress (Andamento) aparecerá.

132

Parte! o Um projeto simples

Dependendo do tipo de barra ou símbolo para o — qual você aponte, nesse caso a barra de andamento, uma dica de tela sera exibida fornecendo informações sobre esse item o

Medo

fiem eda r«reta

9 D urafSo

ü C ronogram » d e 3 6 dias L an çam en to d o N ovo Livro I! Fase de Planejamento Atribuir membros da equipe de lançamento Completar questionário do autor

Termino

Seg 0 2 /0 1 /1 2

11 dia»

Seg 02/01/12 Seg 16/01/12

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Seg 02/01/12 Seg 02/01/12

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Agendar lsem entrevistas com o autor

Seg02/01/12

Seg09/01/12

Definir e encomendar o material de marketing

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Planejamento completo!

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Iniciar reuni3o de lançamento do livro

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Ter 17/01/12

Preparar |2 dias demonstrativo de lucros e perdas

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2 3 9 ToW NbwxvZac Wcodâfl

Qua 18/01/12 Scx 20/01/12

Planejar itinerário 6 dias de viagem do autor

Qua 18/03/12 Qui 26/01/12

Preparaç3ode vendas de canal

Qua 18/01/12 Qua25/C1/12

lsem

S

O ponteiro do mouse muda _ paru um símbolo de porcentagem e uma seta quando aponta para uma barra de andamento (progress). A dica de tela Progress (Andamento) inform a a porcentagem concluída da tarefa e outros valores de andam ento. D ic a Você também pode definir uma porcentagem completa apontando para um barra de Gantt (ou uma barra de andamento em uma barra de Gantt). Quando o por­ teiro do mouse mudar para um imbolo de porcentagem e uma seta para a direit arraste o ponteiro do mouse da 'squerda para a direita na barra de Gantt. Ao faz isso, note o valor de data "concluída até" que aparece em uma dica de tela. Até aqui, você registrou o trabalho real que começou e term inou de acordo com c agendam ento. Embora isso aconteça com algum as tarefas, geralm ente você precisara registrar valores reais para as tarefas que dem oraram mais ou menos do que o planeja do, ou que ocorrem antes ou depois do planejado. Esse é o assunto do próximo tópicc

Inserindo wa£©ires reais para as tarefas Uma m aneira m ais detalhada de m anter seu agendam ento atualizado é registrar c que realm ente ocorreu para cada tarefa do projeto. Você pode registrar os valores reais de início, término, trabalho e duração de cada tarefa. Q uando você insere esses vale res, 0 Project u sa as seguintes regras: • Quando você insere um a data de início real de um a tarefa, o Project move a data de início agendada para corresponder à d ata de início real. • Quando você insere um a data de térm ino real de um a tarefa, o Project move a data de térm ino agendada para corresponder à d ata de térm ino real e define a tarefa como 100% concluída.

Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas

133

• Q uando você insere um valor de trabalho real para um a tarefa, o Project recalcula os valores do trabalho restante da tarefa, se houver. • Quando você insere a duração real de um a tarefa, se ela for m enor do que a d u ­ ração agendada, o Project subtrai a duração real da agendada para determ inar a duração restante. • Quando você insere a duração real de um a tarefa, se ela for igual à duração agen­ dada, o Project define a tarefa como 100% concluída. • Q uando você insere a duração real de um a tarefa, se ela for m aior que a duração agendada, o Project ajusta a duração agendada para corresponder à duração real e define a tarefa como 100% concluída. Suponha que m ais alguns dias se passaram e o trabalho no lançam ento do novo livro está progredindo. Neste exercício, você vai registrar os valores de trabalho reais para algum as tarefas, as datas de início e as durações de outras tarefas. 1. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Traba­

lho.

A tabela Trabalho é exibida. D ic a Você pode exibir a abela que e mais relevante para os detalhes nos quais está enfocado enquanto controla o andamento em um plano de projeto. As tabelas úteis incluem Trabalho, que enfoca os valores do trabalho, e Custo, que enfoca os valores de custo. A tabela Controle é uma boa quando esta registrando ou visualizando o andamento. 2. A rraste a barra divisora vertical para a direita para expor as outras colunas na tabela Trabalho. Essa tabela inclui as colunas de trabalho agendado total (denom inada “Trabalho”) e de trabalho Real e R estante. Você fará referência aos valores nessas colunas à medida que atualizar as tarefas. Na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt, você pode ver que a tarefa 9 está parcialm ente concluída. Na tabela Trabalho, observe o valor de trabalho real dg 8 horas. Essas 8 horas são o resultado da configuração da tarefa em 50% concluída no exercício anterior. A tarefa tin h a 16 horas de trabalho total, por isso 50% concluída é igual a 8 horas de trabalho real completado e 8 horas restantes. Você deseja registrar que a tarefa agora está concluída, m as exigiu m ais trabalho real do que o previsto. 3. No campo Real para a tarefa 9, Preparar dem onstrativo de lucros e perdas, digite ou selecione 2 4 , e pressione a tecla Enter. O Project registra que 24 horas de trabalho foram concluídas na tarefa 9. Como 24 horas é um valor maior do que as 16 horas agendadas originalm ente, o Project m arca a tarefa como concluída e aum enta a barra de G antt da tarefa para indicar sua duração mais longa.

134

Parte 1 o Um projeto simples

r— O trabalho real é acumulado das subtarefas para as tarefas de resumo. ..-.l-a.

Nem* da ta.-e‘ a

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Atribu.r membros daequ.pcdc lançamento

8 hrs

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Completar questionário do autor

40 hrs

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Agendar entrevistas com o autor

40 hrs

40 hrs

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Ohrs

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Definir c encomendar o material de marketing Planejamento completo!

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Toby Nixon.7*: W 000*3

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Iniciar reunião de lançamento do livro

12 hrs

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Preparar demonstrativo de lucres c perdas

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Planc;ar itinerário de viagem do autor

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80 hrs

80 hrs

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80 hrs

lj 2tc Wao4*B;H*RY Marco-.

Agora, suponha que tenha passado m ais tempo. Para concluir este exercício, ve. vai inserir as datas de início reais e as durações de outras tarefas na fase de lar çam ento interno. 4. Na coluna Nome da tarefa, clique na tarefa 10, Planejar itinerário de viagem á. autor. Essa tarefa começou com um dia de trabalho adiantado em relação à agenda terça-feira antes da su a data de início agendada) e levou um total de sete dia para ser concluída. Você registrará essa informação na caixa de diálogo A tualizatarefas. 5. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma. clique na seta para baixo à direita d; botão Atualizar como Agendado e em Atualizar tarefas. A caixa de diálogo A tualizar tarefas é exibida. Essa caixa de diálogo m ostra valores reais e os agendados para a duração, início e térm ino da tarefa, a ssir como sua duração restante. Nessa caixa, você pode atu alizar os valores reais . restantes. 6. No campo Início do grupo Real à esquerda da caixa de diálogo, digite ou seleci: ne 17/01/12. 7. No campo Duração real, digite ou selecione 7d.

135

Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas

8. Clique em OK. 0 Project registra a data de início e duração reais e o trabalho real e agendado da tarefa. Esses valores tam bém são acum ulados na tarefa de resum o Fase de lan­ çam ento interno (tarefa 7) e na tarefa de resum o do projeto (tarefa 0), conforme indicado pelo realce de alterações. -------- ....... ”■ MurtwCe J3.-CÍB v Trot*!f*^ nhade _ Va a;So , Rh Resta.- '.e „ 8 J15 ía r /ii 22/Jan/Ü base s t o .ij s : s , b s_ T ;o .tí; s . s d s u I qJ q í s . s o s . t S r i » S T U i . s V l í S T Ct ; s S _____________ ____ ^ Cronograma de 828 hrj 812 hrs 16 hrs 340 hrs 4S3 hrs Lançamento d o Novo ■ “ Uvro Ohrs

243 hrs

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8hrs

8 hrs

Ohrs

8 hrs

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Completar questionário do autor

40 hrs

40 hrs

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40 hrs

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Agendar entrevistas com o autor

40 hrs

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Inlciarreuniào de lançamento do livro

12 hrs

12 hrs

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Preparar demonstrativo de lucros e perdas

24 hrs

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24 hrs

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Planejamento :

Atribuir membres da equipe de lançamento

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encomendar o material de marketing Planejamento completo!

4* 16/01

, : Fase de lançamento interno

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Planejar itinerário de viagem do autor

56 hrs

48 hrs

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PreparaçIo de ver. das de canal

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Para concluir este exercício, você vai registrar que a tarefa 11 começou pontual­ mente, m as demorou mais do que o previsto para ser concluída. 9. Na coluna Nome da tarefa, clique na tarefa Preparação de Vendas de Canal. 10. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique na seta para baixo à direita do botão Atualizar como Agendado e em Atualizar tarefas. A caixa de diálogo A tualizar tarefa é exibida. 11. No campo Duração real, digite 7d e clique em OK. O Project registra a duração real da tarefa. /

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Cronograma de Lançam ento do Novo Uvro

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Completar questionário do autor

40 hrs

40 hrs

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Agendar entrevistas com o autor

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40 hrs

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40 hrs

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Delimre encomendar o material de marketing

160 hrs

160 hrs

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Planejamento completo!

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Planejamento Atribuir membros da equipe de lançamento

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: 1Fase de lançamento interno °

OT Carolo Poiand

iniciar reuniSo de lançamento do livro

12 hrs

Preparar demonstrativo de lucros e perdas

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12 hrs

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de viagem do autor i

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Prcparaçàode vendas de canal

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Ohrs

32 hrs

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TobvNi*or.,Vi

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136

Parte 1 o Um projeto simples

Como você não especificou um a data de início real, o Project assum iu que a tareL começou na data agendada. E ntretanto, a duração real que você inseriu fez c o r que o Project calculasse um a data de térm ino real que é posterior à data de térrr. no agendada originalm ente.

Dica Você pode aplicar todos os métodos de controle mostrados neste capitulo pa tarefas agendadas manualmente. E possível registrar um valor para o início real, térmir real ou duração restante para uma tareia agendada manualmente.

Foco do gerenciamento do projeto: o projeto está sob controle? Avaliar o status de um projeto corretamente pode ser difícil. Considere as questões a seguir: • Para muitas tarefas, é difícil avaliar uma porcentagem concluída. Quando o projeto de um engenheiro para a montagem de ufn novo motor está 50% concluído? Ou, quando um código para um módulo de software do progra­ mador está 50% concluído? Reportar o trabalho em andamento é, em muitos casos, um esforço de adivinhação e um risco inerente. • A parte transcorrida da duração de uma tarefa nem sempre é igual à quanti­ dade de trabalho executado. Por exemplo, uma tarefa poderá demandar um esforço relativamente pequeno no início, mas exigir mais trabalho com o de­ correr do tempo. Quando 50% da sua duração tiver sido transcorrida, muito menos de 50% do seu trabalho total terá sido concluído. • Os recursos atribuídos a uma tarefa poderão ter critérios para definir a con­ clusão da tarefa diferentes daqueles determinados pelo gerente do projeto ou dos recursos atribuídos às tarefas sucessoras. Um bom planejamento de projeto e uma boa comunicação podem evitar ou miti­ gar esses e outros problemas que surgem durante a execução de um projeto. Por exemplo, desenvolver durações de tarefas apropriadas e períodos de informações de status deve ajudar a identificar mais cedo as tarefas que variaram substancial­ mente em relação à linha de base, para que você possa fazer os ajustes. Critérios de conclusão de tarefa bem documentados e bem comunicados ajudam a evitar surpresas. Entretanto, projetos grandes e complexos quase sempre variam da linha de base. LIMPEZA

Feche o arquivo Controle Simples.

Capítulo 6 o Controle o andamento das tarefas

1 37

-ontos principais

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• Antes de controlar o trabalho real em um plano de projeto, você deve definir um a linha de base. Isso proporciona um “instantâneo” do plano de projeto inicial para um a com paração posterior com o andam ento real e é um a m aneira de dizer se o projeto está sob controle ou não. • A habilidade de controlar um trabalho real em um plano de projeto é um benefício im portante que um a ferram enta de gerenciam ento de projeto, como o Project, tem sobre as ferram entas de m anutenção de lista, como o Microsoft Excel. No Project, você pode controlar o trabalho real em um nível m ais abrangente e detalhado. • A avaliação apropriada do statu s de um projeto, depois que você começa o contro­ le, requer um a combinação de registro de dados precisos no Project e o uso do seu bom julgam ento na interpretação dos resultados.

Parte 2

7 Ajuste os detalhes das ta re fa s ............................................. 141 8 Ajuste os detalhes dos recursos...............................................179 9 Ajuste os detalhes das atribuições.......................................... 189 10 Ajuste o plano de projeto...................................................... 211 11

Organize e formate os detalhes do p ro je to ...........................233

12 Controle o andamento de tarefas eatribuições...................257 13 Visualize e relate o status do projeto...................................279 14 Retome o controle do p ro je to ............................................. 299

Resumo do Capítulo Altere o modo como as tarefas se • relacionam entre si, p. 142 _ O utiií .

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Aplique restrições para controlar quando as tarefas podem ser agendadas, p. 147

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Interrompa o trabalho de uma tarefa, p. 153

Set 07/05/12 Qua 20/06/12 Seg 07/35/12 Sex 11/05/12

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Manuscrito recebido C d í^ o d e c onteúdo

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Ajuste o modo corno o Project responde às alterações de aqetidamento, p. 158

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Revisão ccm o 2 dias Qui 23/08/12 autor Preparação de core 44,13 dias Seg 03/09/12 impressão_________ ;__________ ld ia Seg 03/09/12 O calendário Segunda-Quarta' está o de cor atribuído ã tarefa 10 dias “ G erar provas Ter 04/09/12

i» * /»issut OOhrr

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Sex 02/11/12 ,____________ Ter 04/09/12 Ter 18/09/12

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Término

Seg 27/08/12

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iíu c i'.J ,Cw wCIC M Nome da tarefa: Rcunãodacqupeeiionsl

■— Configure uma tarefa recorrente, p. 167

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Anualmentc

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Seg C2,D7/12j

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Calendário de agendamento desta tareTi Caiendáno: Nenriuo

L ***** i

O agendonento ignora caíendánoa de reojrsos

Capítulo 7

Neste capítulo, você vai aprender a:

o Ajustar os vínculos entre as tarefas para controlar melhor o modo como elas se relacionam.

o Aplicar restrições a uma tarefa. o Dividir uma tarefa para registrar uma interrupção no trabalho, o o o o o

Criar um calendário e aplicá-lo a uma tarefa. Alterar um tipo de tarefa para controlar o modo como o Project as agenda, Registrar datas limites para as tarefas, Inserir um custo fixo para uma tarefa, Definir uma tarefa recorrente na agenda do projeto,

o Visualizar o caminho crítico do projeto. o Inserir um valor específico de duração para uma tarefa de resumo. © Desativar tarefas para que elas permaneçam no plano de projeto, mas não te­ nham efeito sobre o agendamento (somente no Project Professional). Neste capítulo, você vai exam inar e u sar vários recursos avançados do Microsoft Pro­ ject 2010. Eles enfocam o ajuste dos detalhes das tarefas antes de salvar um a linha de base e começar a trabalhar no projeto com o objetivo de desenvolver a representação de um agendam ento m ais preciso das tarefas que você antecipou para o plano.

A rquivos de exercícios

Para com luir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios no seu com putador. Os arquivos que você usará para fin alizar os exercícios deste capitulo encontram se na pasta C apitulo07. Na seçao "U sando os arquivos de exer­ cícios", no início deste livto, existe um a lista com pleta dos arquivos de exercícios.

Im portante Se você e stiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de co nfiguração . Isso ajuda a ga ran tir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo nao afetem os dados do seu Project Server. Para obter m ais inform ações, consulte o A pêndice C, "U sando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

142

Parte 2 o Agendamento avançado

A justan d o ss dependências entre as tarefas No Capítulo 2, “Crie um a lista de tarefas”, vimos que existem quatro tipos de depen dências ou relações entre tarefas: • Término-a-início (TI): A data de térm ino da tarefa predecessora determ ina a data de início da sucessora. • Início-a-início (II): A d ata de início da tarefa predecessora determ ina a data de início da tarefa sucessora. • Térm ino-a-térm ino (TT): A data de térm ino da tarefa predecessora determ ina a data de térm ino da sucessora. • Início-a-térm ino (IT): A data de início da tarefa predecessora determ ina a data de térm ino da sucessora. O uando você insere as tarefas no Project e as vincula clicando no botão Vincular tarefas na guia Tarefa, elas recebem um a relação térm ino-a-início. Essa é um a boa re lação para m uitas tarefas, m as você provavelm ente vai que;er alterar algum as dessas relações à medida que ajusta um plano de projeto. A seguir, estão alguns exemplos de tarefas que exigem relações diferentes da término-a-início: • Você pode começar a definir as páginas assim que começa o trabalho de ilustração em um projeto de livro (um a relação início-a-início). Isso reduz o tem po global exigido para concluir as duas tarefas, porque elas são concluídas em paralelo.

8

Nome da tarefa i

SH

^ Prede. essoras ,,

1 6 /O u t/ll

2 3 /O u t/U

Ilustração Configuração de páginas

|lll

• O planejam ento do trabalho editorial de um livro pode começar antes da conclu­ são do m anuscrito, m as não pode ser term inado até que o m anuscrito esteja con­ cluído. O ideal é que as duas tarefas terminem ju ntas (relação térm ino-a-térm ino). Nome da tarefa | I

1

Escrover m anuscrito Wj

Prcdcressoras ,

'23/O ut/ll '30/O ut/ll 06/Nov/n j.j. . 16/Out/ll -»wwui/ii wr V t q Tq si s I □ s Tticüò

->/nov/u ' i13/Hov/ll

s sj>V t q

Editar manuscrito

'As dependências ou relações entre tarefas devem refletir a sequência na qual o traba­ lho deve ser executado. Depois de estabelecer as dependências entre tarefas corretas, você pode aju star sua agenda para inserir um a sobreposição (denom inada tempo de avanço) ou um atraso (denom inado latência) entre as datas de térm ino ou de início das tarefas predecessoras e sucessoras. A ssum indo que duas tarefas têm um a relação término-a-início: • O tempo de avanço faz a tarefa sucessora começar antes da conclusão da tarefa predecessora. • A latência faz a tarefa sucessora começar algum tempo depois da conclusão da tarefa sucessora.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

143

Segue um a ilustração de como um tempo de avanço e um a latência afetam as depen­ dências entre tarefas. A ssum a que você inicialm ente planejou as três tarefas a seguir usando relações término-a-início: Inicialmente, as tarefas sao vinculadas com uma relaçao término-a-início, portanto a tarefa sucessora é agendada para começar assim que a tarefa predecessora termina. Nome da tarefa

^ Predecessc

1

Editar cópia

2

Revisão d o a utor

1

3

Editorar cópia final

2

ss

10/Jul/ll D

17/Jul/ll

s |t |q ’qT5 |S õTs

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Q

24/Jul/ll T ü

sfs t>Ts

Antes que a tarefa 2 possa começar, você precisa perm itir um dia extra para que o m anuscrito editorado seja enviado para o autor. Você não deseja adicionar um dia à duração da tarefa 5, porque não ocorrerá trabalho real nesse dia. Em vez disso, você vai inserir um atraso de um dia entre as tarefas 1 e 2: _ Essa latência provoca um atraso de um dia no início da tarefa sucessora. Nome da tarefa

1

Predecessc

10/Jul/Jl

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24/Jul/ll |s |s |p |s |t 1q |q |s |s p Ts TtTq I

Editar cópia

2

Revisão d o a utor

1TI+1 dia

3

Editorar cópia final

2

Entretanto, a tarefa 3 pode iniciar assim que a tarefa 2 estiver parcialm ente concluída. Para que isso aconteça, insira um tempo de avanço de 50% entre as tarefas 2 e 3.

Nome da tarefa

---- Esse tempo de avanço agenda a tarefa — sucessora para iniciar antes do término da tarefa predecessora. í lO/Jui/11 17/Jul/ll r Predecessc ^ s s d 1s"!t |q Tq |s Ts DÍ5 T C Q

1

Editar cópia

2

Revisão do autor

1TI+1 dia

3

Editorar cópia finai

2TI-50%

$

'

24/Jul/ll D S T Q

* = = >

Você pode inserir um tempo de avanço ou um a latência como unidades de tempo (como dois dias) ou como porcentagem da duração da tarefa predecessora (como 50%). A latência é inserida em unidades positivas e o tempo de avanço em unidades ne­ gativas (por exemplo, 2 d ou 509S). Você pode aplicar um tempo de avanço ou um a latência a qualquer tipo de dependência entre tarefas: térm ino-a-início, início-a-início e assim por diante. Os locais onde você pode inserir o tempo de avanço ou um a latência incluem a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa (guia Tarefa'', a coluna Predecessoras na tabela Entrada e a caixa de diálogo Dependência entre tarefas (visualizada quando você clica duas vezes em um a linha de vínculo entre duas barras de Gantt).

144

Parte 2 o Agendamento avançado

Lucerne Publishing está prestes a começar um trabalho editorial e de design em u~ novo livro para crianças. Nessa etapa, você tem um plano de projeto inicial com ncmes de tarefas, durações e dependências e atribuições de recursos. Neste exercício, você vai inserir um tempo de avanço e um a latência e alterar as de­ pendências entre as tarefas predecessoras e sucessoras.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Tarefas Avançadas A Jn ic io localizado na sua pasta arquivos de exercícios Capituio07 para completar este exercício. Abra o plano de proj Tarefas Avançadas A Inicio e, em seguida, sit a estas etapas. 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. O Project exibe a caixa de diálogo Salvar como. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite T a re fa s A v a n ç a d a s A e clique em Salvar. 3. Na guia Tarefa, no grupo Tarefas, clique em Inspecionar. O painel Inspetor de Tarefas é exibido. Esse painel m ostra sucintam ente os fatores de agendam ento que afetam a tarefa selecionada, como dependências da tarefa predecessora, calendários de recursos e/ou calendários de tarefas. Para obter mais detalhes, você pode clicar em qualquer item no Inspetor de Tarefas exibido er. azul. Por exemplo, você pode clicar no nome do recurso atribuído abaixo de Calen­ dários para ver o calendário do recurso. 4. Selecione o nome da tarefa 3 1 , Im prim ir e distribuir. No painel Inspetor de Tarefas, você pode visualizar os fatores de agendam ento que afetam essa tarefa.

31 - Imprimir e distribua Fatore; que Afetam a Ta»ef*

^

Modo da

24 25

•5

Agendada Automaticamente Inicio Ter 05/10/12 Termino Seg 19/11/12 Tarefas Predecessoras Nome Tipo

26 27 Latcnoa I

39 G«ar Termino- »0d Início provas Cakndirios. Recurso Serviços d« Impressão

"i

28 29 SC

- 51

Home da tarefa

^ inicio

^ Término

„

Revisão Final

5 dias

Seg 17/09/12

SCX 21/09/12

Design do s it e d e acom panham ento do livro

5 dias

Seg 10/09/12

Sex 14/09/12

Criar m odelo

3 dias

Seg 10/09/12

Qua 12/09/12

Revisão com o autor

2 dias

Q u l13/09/12

Sex 14/09/12

1 * Preparação d e cor e Im pressão t*.

^ Duração

41 dias

Enviar para ld ia configuração d e ccr

Seg 24/09/12

Seg 19/11/12

Seg 24/09/12

Seg 24/09/12

Gerar provas

10 dias

Ter 25/09/12

Seg 03/10/12

Imprimir e distribuir

30 dias

Ter 09/10/12

S e g 33/11/12

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Para a tarefa 31, você pode ver que sua predecessora é a tarefa 30, Gerar provas. Você pode ver no painel que as duas tarefas têm um a dependência Término-a-Início com um a latência igual a zero. Em seguida, você vai a ju star o valor da latência na dependência da tarefa para considerar o tempo de trânsito das provas para a im pressora. Como esse valor não pode ser editado diretam ente no painel, você vai exibir a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

145

5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. ___

31 - Im p r m ir t d is tn b u r f *tnr»t qu« A frti.n a Tai*í»

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Seg 17/09/12

Sex : 1/09/12

Sdias

Seg 10/09/12

Sex 14/09/12

Criar modelo

3 dias

Seg 1C/09/12

Cua 12/09/12

Revisão ccm o autor

2 dias

Qui 13/09/12

Sex 14/09/12

41 dias

Seg 24/09/12

S eg 19/11/12

2 Preparação de cor e Impressão

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5 dias

'-TDcslgn do site de acompanhamento do livro

Agendada Automaticamente W a o T e r O lH / 1 2

^ Duração

Revisão Final

Enviar para 1 dia configuração de cor

Seg 24/09/12

Seg 24/09/12

Gerar provas

10 dias

Ter 25/09/12

Seg 03/10/12

Im pnnlr e distrituir

30 dias

Ter 09/10/12

Seg 19/11/12

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RPM

Serviço» dc Configuração de Core*

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Em seguida, você ajustará o valor de latência entre essa tarefa e su a predecessora. 6. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informação. A caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa é exibida. Ela contém detalhes so­ bre a tarefa selecionada atualm ente, 31. 7. clique na guia Predecessoras. 8. No campo Latência para a tarefa predecessora 30, digite 3d e, em seguida, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a Tarefa. Os detalhes da predecessora, com o-------latência, aparecem no Inspetor de Tarefas. Nome 4o To<elo M 3 *■ .. «t Revisão Final

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Seg 17/09/12

Sex 21/09/12

Sdias

Seg 10/09/12

Sex 14/09/12

cxtar modelo

3 dias

Seg 10/09/12

Cua 12/09/12

Revisão com o autor

2 dias

Qui 13/09/12

Sex 14/09/12

4 4 dias

Seg 24/09/12

1 dia Enviar para configuração de cor

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5 dias

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V Preparação d e cor e Impressão

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Duração

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Seg 24/09/12

Seg 24/09/12

Gerar provas

10 dias

Ter 25/09/12

Seg 08/10/12

Imprimir e disínbuir

30 dias

Sex 12/10/12

Gul 22/11/12

A Tarefa 31 agora é agendada para começar três dias úteis após o final o final da tarefa 30. Em seguida, você ajustará a latência entre duas outras tarefas. 9. Clique no nome da tarefa 10, Incorporação da revisão. Você gostaria de sobrepor essa tarefa à sua predecessora; a tarefa Incorporação da revisão pode começar antes da revisão do texto pelo autor estar concluída. 10. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informação e, em seguida, na guia Predecessoras.

Parte 2 o Agendamento avançado

11. No campo Latência da tarefa predecessora 9, digite -25% e, em seguida, clique e r

OK.

A inserção da latência como um valor negativo produz um tempo de avanço. Para ver o ajuste que você fez diretam ente, role para a barra de G antt da tarefe m ais um a vez. 12. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique no botão Rolar até a Tarefa. Impctor de Tarefas 10 Incorporar revisão

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5

Fatoies que Afetam a Tiiefi

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Agendada Automaticamente Inicio Qua 13. 06,12 Termino: Qua 20.06. 12 Tarefas Predetessoras Nome Tipo laten 9 Pevrsio do texto . Término.Inicio !revisores i pelo autor

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^ DuracSo ^ Inicio Modo w Nome da Tarefa ^ Térro.no ^ r 12 da T Q O S S '0 S T Q O S S .' , Enviar para o Odias Sex 04/05/12 Sex 01/05/12 T editorial li Editorial 32,5 dias Seg 07/05/12 Qua 20/06/12 — ------- — T Organizar 5 dias Seg 07/05/12 sex li/os /1 2 manuscrito para revisão Revisão de texto 15 dias Seg 14/05/12 Sex 01/06/12 *!■ T*d Orm|n;Revbor«[25%] Revisão do texto 10 dias Seg 04/06/12 Sex 15/06/12 dos revisores pelo autor | incorporar revitão Js dias Qua 13/06/12 Qua 20/06/12 20/06 Enviar para a Odias Qua 20/06/12 Qua 20/06/12 produção “ Designe Produção 65 dias Qua 20/06/12 Qua 19/09^12

A tarefa 10 agora está agendada para começar quando a duração da tarefa 9 est: ver em 75% concluída. Caso a duração da tarefa 9 seja alterada, o Project reager.dará o início da tarefa 10 para que ela m antenha um tempo de avanço de -25%. Para concluir este exercício, você vai alterar a relação ou dependência entre duas tarefas. 13. Clique duas vezes no nome da tarefa 14, D esign da ilustração interior. A caixa de diálogo Inform ações sobre a tarefa é exibida. A guia Predecessoras deve estar visível. Observe tam bém que o painel Inspetor de Tarefas é atualizad: para exibir os detalhes de agendam ento para a tarefa 14, a tarefa selecionada nc momento. 14. Na guia Predecessoras, clique na coluna Tipo referente à tarefa predecessora 13 Selecione Início-a-Início (II) e clique em OK. O Project altera a relação entre as tarefas 13 e 14 para início-a-início.

5

Agendada Automaticamente Inicio Qua 26-06/12 Termino Qua 1107.12 latência

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Nome da Tarefa

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Enviar para 0 editorial U Editorial Organizar manuscrito para revisão Revisão de texto Revisão do texto dos revisores pelo autor incorporar revisão Enviar para a produção 1’ Design e Produção

Sex 04/05/12 Sex 04/05/12

32.5 dias 5 dias

Seg 07/05/12 Qua 20/06/12 Seg 07/05/12 Sex 11/05/12 |

15 dias 10 dias

Seg 14/05/12 Sex 01/06/12 Seg 04/06/12 Sex 15/06/12

5 dias Odias

Qua 13/06/12 Qua 20/06/12 i Qua 20/06/12 Qua 20/06/12

50 dias

5 dias

Qua 29/06/12

QU3 20/06/12 Qua 11/07/12 Qua 20/06/12 Qua 11/07/12 Qua 11/07/12 Qua 15/08/12 Qua 11/07/12 Qua 25/07/12 Qua 25/07/12 Qua 01/08/12

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Odias

Definir páginas 15 dias Design da Íl5 dias Ilustração Intericr ti Revisão das prlmcii 25 dias Provas e índice 1 0 dias Incorporar revisão das

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146

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Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

147

Atribuir relações início-a-início entre tarefas e inserir tempos de avanço onde for apro­ priado são técnicas excelentes para ajustar a dependência entre tarefas para que você obtenha os resultados desejados. Entretanto, o Project não pode fazer ajustes autom á­ ticos de agenda para você. Como o gerente do projeto, você deve an alisar as sequên­ cias e dependências das suas tarefas e fazer os ajustes necessários.

Definindo restrições de tarefas Toda tarefa que você insere no Project tem algum tipo de restrição aplicada a ela. Uma restrição controla as datas de início e de térm ino de um a tarefa e o grau no qual essa tarefa pode ser reagendada. Existem três categorias de restrições:

• Restrições flexíveis

O Project pode alterar as d a tas de início e de térm ino de um a tarefa. O tipo de restrição padrão é que as tarefas iniciem assim que pos­ sível. Esse tipo de restrição flexível é denom inada O M ais Breve Possível (ou OMBP). N enhum a d ata de restrição está associada a restrições flexíveis. O Project não exibe nenhum indicador especial na coluna Indicadores para restrições flexí­ veis. Como restrição flexível, tem os tam bém a restrição denom inada O Mais Tarde Possível (ou OMTP).

• Restrições inflexíveis

Uma tarefa deve iniciar ou term inar em um a determ inada data. Por exemplo, você pode especificar que um a tarefa deve term inar em 9 de novembro de 2012. Restrições inflexíveis são, às vezes, denom inadas restrições rí­ gidas. Q uando um a restrição inflexível é aplicada a um a tarefa, o Project exibe um indicador especiai na coluna Indicadores. Você pode apontar para um indicador de restrição e os detalhes da restrição serão exibidos em um a dica de tela.

• Restrições semiflexíveis

Um a tarefa tem um lim ite de d ata de início ou de térm ino. Entretanto, dentro desse limite, o Project tem a flexibilidade de agendam ento para alterar a s d a tas de início e de térm ino de um a tarefa. Por exemplo, vam os supor que um a tarefa não deve term in ar depois 15 de ju n h o de 2012. Entretanto, a tarefa poderá term inar antes dessa data. As restrições semiflexíveis tam bém são denom inadas restrições suaves ou m oderadas. Q uando um restrição semiflexível é aplicada a um a tarefa, o Project exibe um indicador especial na coluna Indicadores.

143

Parte 2 o Agendamento avançado

No total, existem oito tipos de restrições de tarefas:

Esta categoria de restrição

Inclui estes tipos de restrição

Flexível

0 Mais Breve Possível 0 Project agendará a tarefa para iniciar o mais (OMBP) breve possível. Esse é o tipo de restrição padrão aplicado a todas as novas tarefas, quando o agen­ damento é feito a partir da data de início do proje­ to. Não há data de restrição para uma OMBP.

E significa

0 Mais Tarde Possível 0 Project agendará a tarefa para ocorrer o mais (OMTP) tarde possível. Essa é a restrição padrão aplicada a todas as novas tarefas, quando o agendamento é feito a partir da data de término do projeto. Não há data de restrição para uma OMTP. Semiflexível

Não Iniciar Antes De (NIAD)

0 Project agendará a tarefa para iniciar em uma data específica ou após a mesma. Use esse tipo de restrição para garantir que uma tarefa não iniciará antes de uma determinada data.

Não Iniciar Depois De (NIDD)

0 Project agendará a tarefa para iniciar em uma data específica ou antes da mesma. Use esse tipo de restrição para garantir que uma tarefa não ini­ ciará depois de uma determinada data.

Não Terminar Antes De (NTAD)

0 Project agendará a tarefa para terminar em uma data específica ou após a mesma. Use esse tipo de restrição para garantir que uma tarefa não termi­ nará antes de uma determinada data.

Não Terminar Depois 0 Project agendará a tarefa para terminar em uma De (NTDD) data específica ou antes da mesma. Use esse tipo de restrição para garantir que uma tarefa não ter­ minará depois de uma determinada data. Inflexível

Deve Iniciar Em (DIE) 0 Project agendará a tarefa para iniciar em uma data específica. Use esse tipo de restrição para ga­ rantir que a tarefa iniciará em uma data exata. Deve Terminar Em (DTE)

0 Project agendará a tarefa para terminar em uma data específica. Use esse tipo de restrição para ga­ rantir que a tarefa terminará em uma data exata.

Essas três categorias de restrições têm efeitos diferentes sobre o agendam ento das tarefas: • As restrições flexíveis, como OMBP) permitem que as tarefas sejam agendadas sem qualquer limitação, a não ser pelas relações entre predecessoras e sucessoras e a data de início do projeto (para restrições de tarefa OMBP) ou a data de térm ino

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

149

(para restrição de tarefa OMTP). N enhum a data fixa de início ou térm ino é im pos­ ta por esses tipos de restrição. Use esses tipos de restrições sempre que possível. OMBP

C ZZZZJ As restrições semiflexíveis, como Não Iniciar Antes De ou Não Iniciar Depois De, lim itam o reagendam ento de um a tarefa dentro das datas que você especificar: Data de

• As restrições inflexíveis, como Deve Iniciar Em, impedem com pletam ente o rea­ gendam ento de um a tarefa. Use esses tipos de restrições som ente quando absolu­ tam ente necessário:

Nota Você náo pode alterar o tipo de restrição ou definir uma data de restrição para

uma tarefa agendada manualmente. Para obter mais informações sobre tarefas agenda­ das manualmente versus tarefas agendadas automaticamente, consulte o Capítulo 2. O tipo de restrição que você aplica às tarefas do seu projeto depende das suas necessi­ dades no Project. As restrições inflexíveis só deverão ser u sadas se um a data de início ou de térm ino for fixa por fatores que estiverem além do controle da equipe do projeto. Os exemplos dessas tarefas são entregas para clientes e térm ino de um período de financiam ento. Para tarefas sem essas limitações, você deve u sar restrições flexíveis. As restrições flexíveis proporcionam m ais liberdade para aju star datas de início e de término e permitem que o Project ajuste essas datas se o plano de projeto for alterado. Por exemplo, se você usou a restrição OMBP e a duração de um a tarefa m uda de q u a ­ tro para dois dias, o Project ajusta ou “pu x a” as datas de início e de térm ino de todas as tarefas sucessoras. Entretanto, se um a tarefa sucessora tiver um a restrição inflexí­ vel aplicada, o Project não poderá ajustar suas datas de início ou término. Neste exercício, você vai aplicar um a restrição a um a tarefa. 1. Selecione o nome da tarefa 16, Provas e índice. 2. Na guia T arefa, no grupo E dição, clique em R o la r a té a T arefa.

D ica Para selecionar rapidamente uma tarefa, mesmo aquela tarefa que você nao consegue visualizar no modo de exibição atuai, pressione Ctrl+G e, no campo ID da caixa de diálogo Ir Para, digite o número da tarefa e clique em Ok.

150

Parte 2 o Agendamento avançado

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Seg 14/05/12

Revisão do texto dos revisores pelo autor

lOdias

Seg 04/06/12

Incorporar revisão

5 dias

Qua 13/06/12

Qua 20/06/12

Enviar para a

Cdlas

Qua 20 / 06/12

Qua 20/06/12

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Qua 20/06/12

Qua 29/08/12

Definir páginas

15 dias

Qua 20/06/12

Qua 11/07/12

Jane Dow

Design da ilustração interior

15 dias

Qua 20/06/12

Qua 11/07/12

luít Soul*

produção

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Qua 13/07/12 Qua 15/08/12

Provas e índice

lOdlas

Qua 11/07/12 Qua 25/07/12

Incorporar revisão das

5 dias

Qua 25/07/12 Qua 01/08/12

Enviar páginas de prova para a produção

Cdlas

Qua 01/08/12 Qua 01/08/12

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J TadO

Essa tarefa requer que o au to r do livro infantil, Tad Orman, faça a revisão do livro em um a determ inada etapa do processo de design. Entretanto, Tad informou que devido à sua agenda de viagem, ele não poderá começar a revisão antes de 13 de julho - após a data agendada atualm ente. 3. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. 4. Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, clique na guia Avançado. 5. Na caixa Tipo de restrição, selecione Não iniciar antes de. 6. Na caixa Data da restrição, digite ou selecione 13/0 7 /2 0 1 2 e clique em OK.

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15 dias Revisão de texto Revisão do texto lOdia: dos revisores pelo autor %

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Qua 13/06/12 Cua 20/06/12 Qua 20/06/12 Cua 20/06/12

Data: Se* 13,07 12

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Definir páginas

15 dias

Design da ilustração ir.tencr

15 dia.

Cua 20/06/12

Revisão das primei r 25 dias

Sex 13/07/12

Provas e índice

10 dia.

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Incorporar revisão das

Sdlos

Sex 27/07/12

Qul 02/08/12

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Enviar páginas de prova para a produção

Odias

Qul 02/03/12

Qul 02/03/12

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Inserir correções Stíias de página e índice

Sex 03/03/12

Qui 09/03/12

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O Project aplica a restrição Não Iniciar Antes De à tarefa e um ícone de restrição aparece na coluna Indicadores. Você pode apontar para o ícone para ver os deta­ lhes da restrição em um a dica de tela.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

151

Posicione seu mouse sobre um indicador de restrição (ou qualquer ícone na coluna de indicadores) para ver uma dica de tela.

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Incorporar revisão 5 dias Enviar para a Odias produto Design c Produção Sl.Sdlas

Definir páginas Design tía ilustração Intenor P.evlsão das prirocii hdíce _ -ra tactf» poceu imã inçtrçS»

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Revisão de tcxl a 15 dias Revisão do texto 10 dias des revisores pelo autor

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Gua 13/06/12 Gua 2C/06/12 Gua 22/C6/12 Gua 2C/06/12 Qua 20/06/12 Qul 30/08/12

15 dias 15 dias

Gua 20/06/12 Gua 11/07/12 Qua 20/06/12 Gua 11/07/12

25 dias 10 dias

Sex 13/07/12 Sex 13/07/12

Qul 16/06/12 Qui 26/07/12

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5 dias

Sex 27/07/12

Qul 03/06/12

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Sex 03/06/12

Qui 05/06/12

5 dias 10 dias

Sex 10/08/12 Sex 17/08/12

Qul 16/08/12 Qui 30/08/12

Sdsas Odias

Sex 17/08/12 Qul 23/08/12

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Inserir correções de página e índice Design da rapa ® Revisão das segundas páginas Provas e revi são Enviar páginas dc prova para a Produção

1

Como essa restrição afeta o agendam ento da tarefa, o painel Inspetor de Tarefas agora inclui os detalhes da restrição.

16

Provas e Incfcce

rtta m í y t Afetai >• T u r f i Agmdada Automaticanwntr Inicio Sex 13 0 7 ’12 Termino: Q u 26 07 17 Rfitiiçâo: Tipo N ío Iru
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Inserir correções 5 dias tíe página c índice

Sex 03/08/12

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Sex 10/06/12 Sex 17/08 /12

Qul 16 /0 3/12 Qul 30/08/12

Provas e revisão 5 dias

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Qul 23/08/12

Odias

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Qul 23/08/12

Enviar páginas de preva para a Produção

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Qul 16/08/12

Enviar páginas de preva para a produção

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Qul 26/07/12

Incorporar revisão das

Design tía capa Revisão das segundas páginas

21

22 23

Ouiavão

- Revisão das prime!/ 25 (iLas Provas e índice 10 dias

10 13

18

a re fa

Design tía ilustração Interior

A tarefa 16 é reagendada para iniciar em 13 de julho em vez de 11 de julho. Todas as tarefas que dependem da tarefa 16 também são reagendadas. Uma m aneira de , visualizar esse reagendam ento é por meio do realce de alterações azul claro que o Project aplica às datas de início e de término das tarefas sucessoras da tarefa 16. Como as durações das tarefas de resum o Revisão das prim eiras p á g in a s e D esign e Produção também foram alteradas pela aplicação da restrição à tarefa 16, os cam ­ pos Duração e Término referentes àquelas tarefas de resum o tam bém são realça­ das. O realce de alterações perm anece visível até que você execute outra ação de edição ou salve o arquivo, e é um a m aneira visual eficiente de ver os efeitos mais abrangentes de ações específicas na sua agenda. 7. Clique no botão F ech ar (o botão “X" no canto superior direito) do painel Inspetor de Tarefas.

152

Parte 2 o Agendamento avançado

Aqui estão outros pontos a serem lem brados durante a aplicação de restrições às ta ­ refas:

Nota Você nào pode definir restrições em tarefas agendadas manualmente. Os topicos a seguir se aplicam somente a tarefas agendadas automaticamente. Para obter mais informações sobre tarefas agendadas manualmente versus automaticamente, consulte o Capítulo 2. • Inserir um a data de térm ino para um a tarefa (por exemplo, na coluna Término) aplica um a restrição Não Terminar Antes De à tarefa. • Inserir um a d ata de início para um a tarefa (por exemplo, na coluna Início) ou arrastar um a barra de G antt diretam ente, aplica um a restrição Não Iniciar Antes De à tarefa. • Em m uitos casos, inserir um prazo final é um a alternativa preferível a inserir um a restrição semiflexível ou inflexível. Você trabalhará com prazos finais, mais tarde, neste capítulo. • A m enos que você especifique a hora, o Project agenda as horas de início e de tér­ mino da data usando os valores Hora de Início Padrão e Hora de Término Padrão na guia Cronograma da caixa de diálogo Opções do Project (para abrir essa caixa de diálogo, na guia Arquivo, clique em Opções). Neste projeto, a hora de início p a ­ drão é 08:00. Se você deseja que um a tarefa com restrição seja agendada para ini­ ciar em um a hora diferente, insira essa hora com a d ata de início. Por exemplo, se quiser agendar um a tarefa para iniciar às 10:00 em 12 de julho, digite 12/7/2012 10:00 no campo Início. • Para remover um a restrição, primeiro selecione a tarefa ou as tarefas e, na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. Na caixa de diálogo Infor­ mações sobre a tarefa, clique na guia Avançado. Na caixa Tipo de restrição, sele­ cione O Mais Breve Possível ou (se o agendam ento for a partir da data de término do projeto) O Mais Tarde Possível. • Se for necessário aplicar restrições semiflexíveis e flexíveis às tarefas, além das dependências entre tarefas, você poderá criar o que denom inam os m a rg em d e a tr a s o n e g a tiv a . Por exemplo, assum a que você tem um a tarefa sucessora que tem um a dependência térm ino-a-início com su a tarefa predecessora. Se você inse­ riu um a restrição Deve Iniciar Em na tarefa sucessora antes da d ata de térm ino da tarefa predecessora, isso resultará em um a m argem de atraso negativa e em um conflito de agendam ento. Por padrão, a data de restrição aplicada à tarefa suces­ sora substituirá a dependência. Entretanto, se você preferir, poderá definir o Pro­ ject para dar preferência às dependências. Na guia Arquivo, clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções do Project, clique na guia Cronograma. Desmarque a caixa de seleção As datas de restrição serão sempre respeitadas. • Se você agendar um projeto a partir de um a data de térm ino em vez de um a data de início, alguns com portam entos das restrições serão alterados. Por exemplo, o tipo de restrição O Mais Tarde Possível (OMTP), em vez de O Mais Breve Possível (OMBP), torna-se o padrão para as novas tarefas. Você deve estar atento às restri­ ções quando fizer um agendam ento a partir da data de térm ino para se assegurar de que elas criarão os efeitos desejados.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

153

Interrom pendo o trabalho dle uma tasrefa Ao planejar inicialm ente as tarefas do projeto, você já sabe que o trabalho em um a determ inada tarefa será interrom pido. Em vez de listar um a tarefa duas vezes para levar em conta um a interrupção conhecida no trabalho, você pode d iv id ir a tarefa em dois ou m ais segm entos. A seguir, estão algum as razões pelas quais você talvez queira dividir um a tarefa: • Para antecipar a interrupção em um a tarefa. Por exemplo, um recurso pode estar atribuído a um a tarefa que irá durar um a sem ana, m as na quarta-feira precisará participar de um evento que não está relacionado a ela. • Uma tarefa é interrom pida inesperadam ente. Depois que um a tarefa está em a n ­ dam ento, talvez um recurso precise parar de trab alh ar nela porque outra tarefa adquiriu prioridade. Depois que a segunda tarefa for concluída, o recurso poderá reiniciar o trabalho na primeira. Neste exercício, você vai dividir um a tarefa para levar em consideração um a interrup­ ção de trabalho planejada. 1. Selecione o nome da tarefa 3, E ditar conteúdo. 2. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa Você foi inform ado de que o trabalho nessa tarefa será interrom pido por três dias a partir de segunda-feira, 9 de abril. 3. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Dividir tarefa. Uma Dica de Tela é exibida e o ponteiro do m ouse m uda de formato. 4. Mova o ponteiro do m ouse sobre a barra de G antt da tarefa 3. Essa Dica de Tela é essencial para dividir um a tarefa com precisão, porque ela contém a data na qual você deverá iniciar a divisão e a data de início do segundo segm ento da tarefa se o ponteiro do m ouse for arrastado a partir do seu local atual na barra Gantt. À medida que você mover o ponteiro do mouse ao longo da barra de Gantt, verá a data de início da Dica de Tela se alterar. 5. Mova (mas não clique) o ponteiro do m ouse sobre a barra de G antt da tarefa 3 até que a data de início segunda-feira, 9 de abril, apareça na Dica de Tela. Use esta Dica de Tela para ajuda-lo a dividir as tarefas c o .t i precisão. Essas informações se alterarao a medida que você mover o ponteiro do mouse Dividir tarefa. O j

Modo da

Nome da Tai eía

^ Duração ^ Imoo

a C ro n o g ra m a d o L iv r o

Término

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1 53 d ia s

S eg

25 d ia s

Ir.iCioAsendado

p a ra C ria n ç a s

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Interromper Tarefa

Manuscrito recebido

0 dias

Seg 02/04/12 Seg 02/04/12

Edição de ccr.teúdo

15 dias

Seg 02/04/12

Sex 20/04/12

Revisão da edição de conteúdo pelo autor

10 dias

Seg 23/04/12

Sex 04/05/12

Enviar para o editorial

Odias

Sex 04/05/12

Sex 04/05/12

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154

Parte 2 o Agendamento avançado

6. Clique e arraste o ponteiro do m ouse para a direita até a data de início q u in ta­ -feira, 12 de abril, aparecer na Dica de Tela e, em seguida, libere o botão do mouse. O Project insere um a divisão de tarefa, representada no gráfico de G antt como um a linha pontilhada, entre os dois segm entos da tarefa. A divisão aparece como uma linha pontilhada —, conectando os segmentos da tarefa. A divisão indica uma interrupção do trabalho na tarefa. a

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Modo da

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Nome da Tarefa

; Cronograma do Livro para Crianças ^Aquisição Manuscrito recebido Edição de conteúdo Revisão da edição de conteúdo pelo autor Enviar para o editorial

Duração ^ Inicio

w Termino

154,5 dias Scg 02/04/12 28 dias Scg 02/04/12 Odlas Seg 02/04/12

S«x 02/11/12 Qtia 09/05/12 Scg 02/04/12

15 dias

Scg 02/04/12

Qua 25/04/12

10 dias

Qui 26/04/12

Qua 09/05/12

Odias

Qua 09/05/12 Qua 09/05/12

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Dica

Dividir as tarefas com o mouse pode exigir um pouco de prática. Na etapa 6, se você não dividiu a tarefa 3 para que o segundo segmento começasse em 12 de abril, basta apontar para o segundo segmento novamente. Quando o ponteiro do mouse mudar para uma seta de quatro pontas, arraste o segmento para a data de início correta. Aqui estão outros pontos a serem lem brados ao dividir as tarefas: • É possível dividir um a tarefa em vários segm entos. • Você pode a rra star um segm ento de um a tarefa dividida tan to para a esquerda quanto para a direita para reagendar a divisão. • Para reunir dois segm entos de um a tarefa dividida, arraste um segm ento da tarefa até que ele se encoste ao outro. • O tempo da divisão das tarefas, representado pela linha pontilhada, não é contado na duração da tarefa. N enhum trabalho ocorre durante a divisão. •

Se a duração de um a tarefa dividida for alterada, o últim o segm ento da tarefa será aum entado ou reduzido.

•

Se um a tarefa dividida for reagendada (por exemplo, se a su a data de início for alterada), a tarefa inteira é reagendada, divisões e tudo mais. A tarefa m antém o mesmo padrão de segm entos e divisões.

• A redistribuição de recursos ou a delim itação m anual das atribuições ao longo do tempo podem causar divisões nas tarefas. Você delim itará atribuições no Capítulo 9, ‘Ajuste os detalhes das atribuições” e nivelará recursos no Capítulo 10, ‘Ajuste o plano de projeto”. •

Se não quiser exibir as divisões como linhas pontilhadas, você poderá removê­ -las. Na guia Formato, no grupo Formatar, clique em Layout. Na caixa de diálogo Layout, desm arque a caixa de seleção M ostrar divisões de barra.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

15 5

Âjystand© © período útiS de tarefas in d ivid u ais Pode haver ocasiões em que você queira que tarefas específicas ocorram em períodos diferentes do período útil do calendário do projeto (ou para recursos atribuídos, do calendário de recursos). Para fazer isso, aplique um calendário de tarefa a elas. Como no calendário de projeto, você especifica qual calendário base será usado como um calendário de tarefas. A seguir, estão alguns exemplos de quando você precisará de um calendário de tarefas: • Você está usando um calendário base padrão como calendário de projeto, e um a tarefa precisa ser realizada durante a noite. • Você tem um a tarefa que deve ocorrer em um dia específico da sem ana. • Você tem um a tarefa que deve ocorrer durante o fim de sem ana. D iferentem ente dos recursos, o Project não cria calendários de tarefas quando você cria as tarefas. (Se você precisar de um lembrete sobre calendários de recursos, con­ sulte o Capítulo 3, “Configurando recursos”.) Quando for necessário um calendário de tarefas, você atribui um dos calendários base fornecidos com o Project (ou, provavel­ m ente, um novo calendário base que você tenha criado) para a tarefa. Por exemplo, se você atribuir o calendário base de 24 horas a um a tarefa, o Project agendará essa tarefa para um dia de trabalho de 24 horas em vez do período útil especificado no calendário do projeto. Para tarefas que tenham tanto calendário de tarefas quanto atribuições de recursos, o Project agenda o trabalho durante o período útil comum entre os calendários de tare­ fas e de recursos. Se não houver um período útil comum, o Project o alertará quando você aplicar o calendário de tarefas ou atribuir um recurso à tarefa. Quando você atribui um calendário base a um a tarefa, pode escolher ignorar os calen­ dários de recursos para todos os recursos atribuídos à tarefa. Isso faz com que o Pro­ ject agende os recursos para trabalhar de acordo com o calendário da tarefa e não com seus próprios calendários de recursos (por exemplo, para trabalhar 24 horas por dia). No projeto do novo livro, você precisa registrar que um a tarefa tem um período útil m ais restritivo do que o restante das tarefas. A tarefa 29 diz respeito à entrega das provas finais do livro a um a em presa de serviços de configuração de cores, que, em seguida, prepara o livro para im pressão comercial. No entanto, essa firma só começa novos trabalhos de segunda a quarta-feira. Neste exercício, você vai criar um novo calendário base e o aplicará levando em conta o período útil lim itado de um a tarefa 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. A caixa de diálogo Alterar período Útil é exibida. 2. Na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique em Criar Novo Calendário.

A caixa de diálogo Criar novo calendário base é exibida.

154

Parte 2 o Agendamento avançado

6. Clique e arraste o ponteiro do m ouse para a direita até a data de início q u in ta ­ -feira, 12 de abril, aparecer na Dica de Tela e, em seguida, libere o botão do mouse. O Project insere um a divisão de tarefa, representada no gráfico de G antt como um a linha pontilhada, entre os dois segm entos da tarefa. A divisão aparece como uma linha pontilhada —conectando os segmentos da arefa. A divisão indica uma interrupção do trabalho na tarefa. «

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Nome daTarefa

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^Cronograma do Livro para Crianças •GAquisição Manuscrito recebido Edição de conteúdo Revisão da edição de conteúdo pelo autor Enviar para o editorial

^ início

154,5 dias

^ Término

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22dias Odias

02/04/12 Seg 0 2 /M /1 2 Qua 09/05/12 Seg 02/04/12 Seg 02/04/12

15 dias

Seg 02/04/12 Qua 25.34/12

10dias

Qui 26/04/12 Qua 09/05/12

Odias

Qua 09/05/12 Qua 09/05/12

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Dica Dividir as tarefas com o mouse pode exigir um pouco de prática. Na etapa 6, se você náo dividiu a tarefa 3 para que o segundo segmento começasse em 12 de abril, basta apontar para o segundo segmento novamente. Quando o ponteiro do mouse mudar para uma seta de quatro pontas, arraste o segmento para a data de início correta. Aqui estão outros pontos a serem lembrados ao dividir as tarefas: • É possível dividir um a tarefa em vários segm entos. • Você pode a rra star um segm ento de um a tarefa dividida tanto para a esquerda quanto para a direita para reagendar a divisão. • Para reunir dois segm entos de um a tarefa dividida, arraste um segm ento da tarefa até que ele se encoste ao outro. •

0 tempo da divisão das tarefas, representado pela linha pontilhada, não é contado na duração da tarefa. N enhum trabalho ocorre durante a divisão.

•

Se a duração de um a tarefa dividida for alterada, o últim o segm ento da tarefa será aum entado ou reduzido.

•

Se um a tarefa dividida for reagendada (por exemplo, se a su a d ata de início for alterada), a tarefa inteira é reagendada, divisões e tudo mais. A tarefa m antém o mesmo padrão de segm entos e divisões.

• A redistribuição de recursos ou a delim itação m anual das atribuições ao longo do tempo podem causar divisões nas tarefas. Você delim itará atribuições no Capítulo 9, ‘Ajuste os detalhes das atribuições” e nivelará recursos no Capítulo 10, ‘Ajuste o plano de projeto”. • Se não quiser exibir as divisões como lin h as pontilhadas, você poderá rem ovê­ -las. Na guia Formato, no grupo Formatar, clique em Layout. Na caixa de diálogo Layout, desm arque a caixa de seleção M ostrar divisões de barra.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

155

A justan d o © período úíül ©!e tare fas in d ivid u ais Pode haver ocasiões em que você queira que tarefas específicas ocorram em períodos diferentes do período útil do calendário do projeto (ou para recursos atribuídos, do calendário de recursos). Para fazer isso, aplique um calendário de tarefa a elas. Como no calendário de projeto, você especifica qual calendário base será usado como um calendário de tarefas. A seguir, estão alguns exemplos de quando você precisará de um calendário de tarefas: • Você está usando um calendário base padrão como calendário de projeto, e um a tarefa precisa ser realizada durante a noite. • Você tem um a tarefa que deve ocorrer em um dia específico da sem ana. • Você tem um a tarefa que deve ocorrer durante o fim de sem ana. D iferentem ente dos recursos, o Project não cria calendários de tarefas quando você cria as tarefas. (Se você precisar de um lembrete sobre calendários de recursos, con­ sulte o Capítulo 3, “Configurando recursos”.) Ouando for necessário um calendário de tarefas, você atribui um dos calendários base fornecidos com o Project (ou, provavel­ m ente, um novo calendário base que você tenha criado) para a tarefa. Por exemplo, se você atribuir o calendário base de 24 horas a um a tarefa, o Project agendará essa tarefa para um dia de trabalho de 24 horas em vez do período útil especificado no calendário do projeto. Para tarefas que tenham tanto calendário de tarefas quanto atribuições de recursos, o Project agenda o trabalho durante o período útil comum entre os calendários de tare­ fas e de recursos. Se não houver um período útil comum, o Project o alertará quando você aplicar o calendário de tarefas ou atribuir um recurso à tarefa. Ouando você atribui um calendário base a um a tarefa, pode escolher ignorar os calen­ dários de recursos para todos os recursos atribuídos à tarefa. Isso faz com que o Pro­ ject agende os recursos para trabalhar de acordo com o calendário da tarefa e não com seus próprios calendários de recursos (por exemplo, para trabalhar 24 horas por dia). No projeto do novo livro, você precisa registrar que um a tarefa tem um período útil m ais restritivo do que o restante das tarefas. A tarefa 29 diz respeito à entrega das provas finais do livro a um a em presa de serviços de configuração de cores, que, em seguida, prepara o livro para im pressão comercial. No entanto, essa firma só começa novos trabalhos de segunda a quarta-feira. Neste exercício, você vai criar um novo calendário base e o aplicará levando em conta o período útil lim itado de um a tarefa 1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. A caixa de diálogo Alterar período Útil é exibida. 2. Na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique em Criar Novo Calendário.

A caixa de diálogo Criar novo calendário base é exibida.

156

Parte 2 © Agendamento avançado

3. Na caixa Nome, digite S e g u n d a O u a rta . 4. Verifique se a opção Criar uma cópia do calendário está selecionada e Standard está selecionado no m enu drop-down.

5. Clique em OK.

Dica

A vantagem de basear o novo calendário no calendário Standard (Padrào) e que todas as exceções de dia de trabalho do calendário Standard (Padrão), como feriados nacionais que você tenha inserido, também aparecerão no novo calendário. Observe que agora Segunda-Q uarta aparece na caixa Para calendário. 6. Na caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique na guia Semanas de Trabalho. Em seguida, você vai inserir os detalhes do período útil para esse novo calendário. 7. Verifique se o valor [Padrão] na Linha 1 está selecionado e, em seguida, clique em

Detalhes.

8. Na caixa Selecionar dia(s), selecione quinta e sexta-feira. Esses são os dias que você deseja alterar para os dias não úteis desse calendário. 9. Clique em Definir dias para o período de folga.

10. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Detalhes e, em seguida, em OK n o ­ vam ente para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil. Agora que você criou o calendário Segunda Ouarta, já pode aplicá-lo a um a tarefa.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

157

11. Selecione o nome da tarefa 29, E nviar para configuração de cor. 12. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é exibida. 13. Clique na guia Avançado. Como você pode ver na caixa Calendário, o padrão para todas as tarefas é “Ne­ n h u m ”. 14. Na caixa C ale n d á rio , selecione S e g u n d a -O u a rta na lista de calendários base disponíveis.

15. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo. O Project aplica o calendário Segunda-O uarta à tarefa 29. Um ícone de calendário é exibido na coluna Indicadores, lem brando que essa tarefa tem um calendário de tarefa aplicado a ela. 16. Aponte para o ícone do calendário. M odo

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Revisão com o autor

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Preparação de cor e im pressão

O calendárò 'Segiraia-Quarta' está atribuído à tarefa.

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Seg 27/08/12

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Sex 02/11/12

1 dia

Seg 03/09/12

Ter 04/09/12

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“Gerar provas

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Te r04/09/l2

Ter 18/09/12

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Im prim ir e d istrib uir

30 d ias

Sex 21/09/12

Sex 02/11/12

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158

Parte 2 o Agendamento avançado

Uma dica de tela aparece, m ostrando os detalhes do calendário. Agora, essa tarefa está agendada para ser concluída em um a segunda-feira, m as como você ajustará a in ­ da m ais o plano de projeto, provavelm ente esse dia vai mudar. Por causa do calendário personalizado que foi aplicado a essa tarefa, ela não será agendada em um a quinta ou sexta-feira ou durante o fim de sem ana.

Âíterarid© @s r£o[p©s d3e tarefas Vimos no Capítulo 4, ‘Atribuindo recursos às tarefas”, que o Project u sa a fórm ula a seguir, denom inada fórm ula de agendam ento, para calcular o valor de trabalho da tarefa: Trabalho = Duração x U nidades de atribuição onde unidades de atribuição são norm alm ente expressas em porcentagem. Lembre-se tam bém de que um a tarefa tem trabalho quando ela tem ao m enos um re­ curso de trabalho (pessoa ou equipam ento) atribuído a ela. Cada valor na fórmula de agendam ento corresponde a um tipo de tarefa. Um tipo de tarefa determ ina qual dos três valores da fórmula de agendam ento perm a­ necerá fixo se os outros dois valores forem alterados. O tipo de tarefa padrão é unidades fixas: se você altera a duração de um a tarefa, o Project recalcula o trabalho. Da m esm a m aneira, se você alterar o trabalho de um a tarefa, o Project recalculará a duração. Em ambos os casos, o valor das unidades não é afetado. Os outros dois tipos de tarefas são duração fixa e trabalho fixo. Para esses tipos, o Pro­ ject usa um campo dividido em fases denom inado unidades de pico quando responde às alterações de agendam ento. Para um a tarefa de trabalho fixo: • Você pode alterar o valor das unidades de atribuição e o Project recalculará a d u ­ ração. • Você pode alterar o valor da duração e o Project recalculará as unidades de pico por período de tempo. O valor das unidades de atribuição não é afetado.

Nota Você não pode desativar o agendamento controlado pelo empenho para uma tarefa de trabalho fixo. Para um a tarefa de duração fixa: • Você pode alterar o valor das unidades de atribuição e o Project recalculará o tra­ balho. • Você pode alterar o valor de trabalho e o Project recalculará as unidades de pico por período de tempo. O valor das unidades de atribuição não é afetado. O Project tam bém controla o valor das unidades de pico mais alto por atribuição. Esse valor é arm azenado no campo Pico, com o qual você trabalhará adiante.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

159

Unidades de atribuição, pico, unidades de pico e fórmula de agendamento Nas versões anteriores do Project, era possível (na verdade, provável) que o valor das unidades de atribuição de um recurso fosse alterado e isso levava a resultados inesperados no que se refere à fórmula de agendamento. Esse comportamento foi mudado no Project 2010. O Project agora controla o valor das unidades de atribui­ ção e um valor calculado denominado p ico (ou, quando visualizado em uma escala de tempo, u n idades de pico). O Project usa o valor das unidades de atribuição durante o agendamento inicial ou ao reagendar uma tarefa mais tarde, mas usa as unidades de pico quando reporta um valor de unidades de pico máximo de um recurso. Aqui está um exemplo. Se você atribuiu inicialmente a um recurso 100% de unida­ des de atribuição para uma tarefa de unidade fixa de um dia, o Project usou esse valor para calcular 8 horas de trabalho. Entretanto, se você registrasse 10 horas de trabalho real na tarefa, as versões anteriores do Project teriam recalculado as uni­ dades de atribuição como 120% para manter a fórmula de agendamento precisa. Se você adicionasse mais trabalho ou alterasse a duração da tarefa, o Project teria reagendado a tarefa usando o valor de unidades de atribuição igual a 120% - um resultado que você não desejaria. No entanto, o Project 2010 registrará o valor de pico de 120% e se você, mais tarde, adicionar trabalho ou alterar a duração da ta­ refa, ele usará o valor das unidades de atribuição original de 100% em vez do valor de pico de 120% para reagendar a tarefa.

Qual é o tipo certo de tarefa a ser aplicado a cada um a de suas tarefas? Depende de como você deseja que o Project agende essa tarefa. A tabela seguinte resume os efeitos da alteração de qualquer valor para qualquer tipo de tarefa. Leia-a como um a tabela de multiplicação.

...e vocè altera o

Duração Se o tip o de tarefa

Unidades de atribuição Trabalho

Duração fixa

Trabalho

Trabalho

Pico

Unidades fixas

Trabalho

Duração

Duração

Trabalho fixo

Pico

Duração

Duração

então o Project recalcula

Nota Você nao pode alterar o tipo de tarefa de uma tarefa agendada manualmente, e o efeito do tipo de tarefa .obre o agendamento de uma tarefa conforme descrito aqui se aplica somente as agendadas automaticamente. Para lembrar das tarefas agendadas manualmente, consulte o t apítulo 2. Para visualizar o tipo de tarefa da tarefa selecionada, na guia Tarefa, no grupo Pro­ priedades, clique em Informações. Depois, na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa, clique na guia Avançado. Você também pode visualizar o tipo de tarefa no For-

1 SO

Parte 2 o Agendamento avançado

m ulário de tarefas. (No modo de exibição Gráfico de Gantt, é possível exibir o Formu­ lário de Tarefas clicando em Detalhes da guia Exibição, no grupo Modo Divisão) Você pode alterar um tipo de tarefa a qualquer m om ento. Observe que caracterizar um a tarefa como fixa não significa que seus valores de duração, unidades de atribuição ou trabalho não possam ser alterados. Você pode alterar qualquer valor para qualquer tipo de tarefa. Neste exercício, você vai alterar um tipo de tarefa e alguns valores da fórm ula de agendam ento. 1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da

Tarefa.

O modo de exibição Uso da Tarefa é exibido. 2. Na coluna Nome da tarefa, selecione o nome da tarefa 8, Revisão de texto. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa.

Dica

Para selecionar rapidamente uma tarefa, mesmo/aquela tarefa que você nao consegue visualizar no modo de exibição atual, pressione Ctrl + G e, no campo ID da caixa de diálogo Ir Para, digite o número da tarefa e clique em Ok.

O Project exibe os detalhes da tarefa 8, Revisão de texto , e suas atribuições. O modo de exibição Uso da tarefa agrupa os recursos atribuídos abaixo de cada tarefa e m ostra, entre outras coisas, a duração e o trabalho de cada atribuição na tarefa - duas das três variáveis da fórmula de agendam ento. 4. Se necessário, arraste a barra divisora vertical para a direita de forma que a colu­ na Término fique visível. Em seguida, você vai adicionar duas colunas ao modo de exibição Uso da Tare­ fa para que possa ver as unidades de atribuição (a terceira variável da fórmula de agendam ento) e os valores de pico. Não é necessário modificar esse modo de exibição cada vez que for usá-lo, mas, para o nosso objetivo aqui, essa é um a boa m aneira de ilustrar o efeito da alteração dos tipos de tarefas e dos valores da fórmula de agendam ento.

u^u □

5. Clique no cabeçalho da coluna Início e, em seguida, na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna. Uma lista de campos é exibida. 6. Clique em Unidades de atribuição.

7. Clique no cabeçalho da coluna Início e, em seguida, na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna.

C ap itã o . • -__ste os detalhes das tarefas

161

8. Clique em Pico. 0 Project insere as colunas U nidades de Atribuição e Pico à esquerda da coluna Início. Pico é o valor de unidades m áxim as do recurso a qualquer hora em toda a duração da atribuição. O

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II

Você pode ver que a tarefa 8 tem um valor de trabalho total de 240 horas, um valor de unidades de atribuição de recursos igual a 200% cada e um a duração de 15 dias. Em seguida, você vai alterar a duração da tarefa para observar os efeitos sobre os outros valores. Depois de um a discussão entre os dois revisores sobre quem executará a revisão, todos concordaram que a duração da tarefa deve aum entar e o trabalho diário do recurso na tarefa deve dim inuir de acordo. 9. No campo Duração da tarefa 8, digite ou selecione 2 0 d e pressione a tecla Enter. O Project altera a duração da tarefa 8 para 20 dias e aum enta o trabalho para 320 horas cada. Observe que o realce de alterações foi aplicado aos valores Trabalho e Duração. Você aum entou duração e queria que o trabalho total perm anecesse o mesmo (não perm aneceu), portanto, vai u sar o botão Ação para ajustar os resul­ tados da nova duração da tarefa. 10. Aponte para o campo Duração da tarefa 8 e clique no botão Ação. Reveja as opções na lista que é exibida.

H S2

Parte 2 o Agendamento avançado

Como o tipo de tarefa da tarefa 8 é de unidades fixas (o tipo de tarefa padrão), a seleção padrão da Ação é aum entar o trabalho à medida que a duração aum enta. Entretanto, você deve m anter a duração com o mesmo valor e dim inuir as un id a­ des de atribuição para a duração da nova tarefa.

11. Na lista Ações, clique em Os recursos trabalharão menos horas/dia, portanto a tarefa levará mais tempo. O valor das unidades dim inui para 150% e o trabalho total da tarefa perm anece inalterado em 240 horas. Modo w Morna d a tarefa da '1

L; Cronograma do Livro para Criança» *-* Aquisição

2

Manuscrito recebido

3

4

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u Revisão da edição de conteúdo pelo autor Revisores Tad Ormon 11 Enviar para o editorial

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H cny Marcos

Revisores Tod Crmon

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17b 12b

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Em seguida, você vai alterar um tipo de tarefa e aju star o trabalho para ela. 12. Na coluna Nome da tarefa, selecione o nome da tarefa 24, Revisão Final. 13. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. O Project exibe os valores de trabalho para a tarefa 24, R evisão F inal, na grade dividida em fases.

14. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é exibida.

15. Clique na guia Avançado. A tarefa selecionada descreve a revisão final das provas de página do novo livro. Como você pode ver na caixa Tipo de tarefa, essa tarefa tem o tipo de tarefa p a ­ drão de unidades fixas. A tarefa está agendada para cinco dias. Você vai transfor­ mar essa tarefa em um a tarefa de duração fixa. 16. Na caixa Tipo de tarefa, selecione Duração fixa.

17. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa. Em seguida, você vai adicionar trabalho à tarefa. 18. No campo Trabalho para a tarefa 24, Revisão Final, digite 150h e pressione Enter.

163

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

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Como essa é um a tarefa de duração fixa e você adicionou trabalho, o Project ajus­ tou o valor de pico para 125%; isso representa um a superalocação intencional. No lado direito do modo de exibição de uso, você pode ver que os recursos atribuídos à tarefa 24 agora têm 10 horas de trabalho agendado por dia. Entretanto, seus v a ­ lores de unidades de atribuição originais de 100% cada perm anecem inalterados.

Tipos de tarefas e agendamento controlado pelo empenho Muitas pessoas interpretam mal os tipos de tarefas e o agendamento controlado pelo empenho e concluem que esses dois assuntos estão mais relacionados do que na verdade estão. Ambas as definições podem afetar seu agendamento. Conside­ rando que o efeito de um tipo de tarefa é aplicado sempre que você edita os va­ lores de unidade, duração ou trabalho, o agendamento controlado pelo empenho só afetam sua agenda quando você está atribuindo ou removendo recursos das tarefas. Para obter mais informações sobre agendamento controlado pelo empe­ nho, consulte o Capítulo 4.

LIMPEZA

Feche o arquivo Tarefas Avançadas A.

Diniscarnirsdjcn) p r a z o s f in a is Um erro comum cometido pelos usuários iniciantes do Project é colocar restrições semiflexíveis ou inflexíveis em m uitas tarefas de seus projetos. Essas tarefas restringem a flexibilidade de agendam ento. / Contudo, se você sabe que um a tarefa específica deve estar concluída em um a deter­ m inada data, por que não inserir um a restrição do tipo Deve Terminar Em? Este é o motivo: vam os supor que exista um a tarefa de cinco dias que você queira concluir em 13 de abril e hoje seja 2 de abril. Se você inserir um a restrição Deve Terminar Em na tarefa e defini-la para 13 de abril, o Project providenciará para que ela realm ente term ine em 13 de abril.

1G 4

Parte 2 o Agendamento avançado

Ao apontar para o indicador de restrições, você verá os detalhes da restrição.

I

O d. 0 r,

M odo

1?

Duração

Nome d a tarefa

]

Entrega do produto

|5 dias

Esta tarefa tem uma restrição Deve Terminar Em, portanto o Project a agenda para terminar rigorosamente na data especificada. w inicto

Término

Seg 09/04/12

Mesmo que a tarefa possa ser concluída mais cedo, o Project não irá reagendá-la para iniciar mais cedo. Na verdade, ao aplicar essa restrição, você aum entou o risco dessa tarefa. Se a tarefa, por algum motivo, for atrasad a em um dia (um recurso necessário adoeceu, por exemplo), ela não cum prirá sua data de térm ino planejada. Uma abordagem melhor para agendar essa tarefa é u sar a restrição padrão 0 Mais Breve Possível e inserir um prazo final em 13 de abril. Um prazo final é um valor de data que você insere para um a tarefa indicando a data m ais tarde que a tarefa pode ser concluída, m as o prazo final em si não restringe a tarefa. O marcador de prazo final aparece no gráfico de Gantt.— ** ^

1

Modo ^ Nome da tarefa da *5| Entrega do produto

^ Duração js dias

w Início

Seg 02/04/12

Término Sex 06/04/12

25/M.J/12 Ol/Abr/12 08/Abr 12 s rO!S tTÕIQ 5 5 D S T Q ' q S S D S T o r a i s s o

Com a restrição O Mais Breve Possível aplicada, _ a tarefa inicia mais cedo e deixa uma folga entre a data de término e a data do prazo final. Agora, a tarefa tem um a flexibilidade de agendam ento maior. Ela poderá ser concluída bem antes do seu prazo final, dependendo da disponibilidade do recurso, das tarefas predecessoras e de qualquer outro tópico de agendam ento aplicado. A inserção de um a data como prazo final faz com que o Project exiba um indicador de prazo final na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de G antt. Se a d ata de térm ino da tarefa for além do seu prazo final, o Project exibirá um indicador no campo Indicador da tarefa para m ostrar que ela está term inando depois do prazo final. Neste exercício, você vai inserir um a data de prazo final para um a tarefa. Abra o arquivo Tarefas Avançadas B Inicio na pasta de arquivos de exercícios CapituloO? 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. O Project exibe a caixa de diálogo Salvar como. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite T a re fa s A v a n ç a d a s B e clique em Salvar. 3. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 5, E nviar para o editorial

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

1 G5

4. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. Essa tarefa é um a etapa que m arca a d ata de térm ino agendada da fase de aqui­ sição do projeto do novo livro. Você quer ter certeza de que a tarefa de aquisição e stará concluída em 11 de m aio de 2012, sexta-feira, portanto, vai inserir um prazo final para essa etapa. 5. Na guia T arefa, no grupo P ro p rie d a d e s, clique em In fo rm a çõ e s. A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é exibido.

6. Clique na guia Avançado. 7. Na caixa Prazo final, digite ou selecione 11/05/2012 e clique em OK. O Project exibe um indicador de prazo final na parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt. Indicador do prazo final — jt k

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1C ronogram a d o Livro para Crianças H A q u isiç ã o M a n u sc rito

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^ Inicio

^ Término

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O rganizar

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m a n u scrito para

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re visão

Você agora pode ver se o final da fase mente, vai conseguir ou não cum prir o clusão agendada da fase de aquisição exibirá um indicador de prazo final não

de aquisição, conforme agendado a tu a l­ prazo final estipulado para ela. Se a con­ passar da data de 11 de maio, o Project cumprido na coluna Indicadores.

A inserção de um prazo final não tem efeito sobre o agendam ento de um resum o ou um a subtarefa. Entretanto, um prazo final fará com que o Project o alerte se a conclu­ são agendada de um a tarefa exceder o seu prazo final.

Dica

Para remover um prazo final de uma tarefa, limpe o campo Prazo final na guia Avançado da caixa de diálogo Informações sobre a tarefa.

Inserindo custos fixos Para projetos nos quais você deve controlar o orçam ento ou custos financeiros, você pode precisar trabalhar com várias e diferentes fontes de custos. Essas fontes incluem custos associados a recursos e custos associados diretam ente a um a tarefa específica.

1SS

Parte 2 o Agendamento avançado

Para m uitos projetos, os custos financeiros são derivados principalm ente dos custos associados a recursos de trabalho, como pessoas e equipam entos, ou a recursos m a­ teriais. Para lidar com custos de tipos sim ilares para os quais você deseja controlar som atórios acum ulados (viagem é um exemplo em m uitos projetos), o Project suporta recursos de custos. Se você precisar refrescar a memória, consulte o Capítulo 3. Entretanto, ocasionalm ente você pode querer associar um custo a um a tarefa que não está vinculada a recursos ou trabalho, e não é algo que queira acum ular ao longo do projeto. O Project cham a isso de um custo fixo, e ele é aplicado por tarefa. Um custo fixo é um m ontante m onetário específico orçado para um a tarefa. Ele perm anece o mesmo independentem ente dos recursos atribuídos à tarefa. A seguir, estão exemplos com uns de custos fixos nos projetos: • Uma taxa de instalação, cobrada com um a taxa de aluguel diário, para um a parte do equipam ento. • Uma perm issão para construção. Se você atribuir recursos com taxas de custo, atribuir recursos de custos ou adicionar custos fixos a um a tarefa, o Project som ará tudo para determ inar o custo total da tare­ fa. Se você não inserir as informações de custos dos recursos em um plano de projeto (talvez porque não saiba quanto seus recursos de trabalho custarão), ainda poderá obter algum controle sobre o custo total do projeto inserindo custos fixos por tarefa. Você pode especificar quando os custos fixos deverão incidir, como a seguir:

• Início

O custo fixo total é agendado para o início da tarefa. Q uando você con­ trolar o andam ento, o custo fixo total da tarefa incidirá assim que a tarefa iniciar.

• Fim

O custo fixo total é agendado para o térm ino da tarefa. Quando você con­ trolar o andam ento, o custo fixo total incidirá apenas depois que a tarefa estiver 100% concluída.

• Rateado

O custo fixo é distribuído uniform em ente ao longo da duração da ta ­ refa. Q uando você controlar o andam ento, o projeto incidirá o custo da tarefa à medida que a tarefa for concluída. Por exemplo, se um a tarefa tiver um custo fixo de R$ 100,00 e estiver 75% concluída, o projeto destinará R$ 75,00 a essa tarefa.

Q uando você planeja um projeto, o m étodo de acum ulação escolhido determ ina o modo como esses custos serão agendados ao longo do tempo. Isso pode ser im portan­ te para antecipar o orçam ento e as necessidades de fluxo de caixa. Por padrão, o Pro­ ject atribui o método de acum ulação rateado a custos fixos, m as você pode alterá-lo para corresponder às práticas de contabilidade de custos da sua empresa. Para o projeto do novo livro, você aprendeu que a geração de provas de páginas pela em presa de serviços de configuração de cor custará R$ 500,00. A Lucerne Publishing tem um a conta de crédito com essa em presa, m as para m anter a precisão do dem ons­ trativo de lucros e perdas, você gostaria de adicionar essa despesa quando a em presa de serviços de configuração de cor com pletar a tarefa.

Neste exercício, você vai atribuir um custo fixo a um a tarefa e especificar seu método de acum ulação. 1. Na g uia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Outros Modos de Exibição e, em seguida, em Planilha de Tarefas. O modo de exibição Planilha de Tarefas é exibido. 2. Na g uia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Custo. A tabela Custos é exibida, su b stituindo a tabela E ntrada. 3. No cam po Custo fixo para a tarefa Tab.

30, Gerar provas,

digite 5 0 0 e pressione a tecla

4. No cam po Acumulação de custo fixo, selecione Fim e pressione Tab. Nome da tarefa

? I A

^ Restante

R e v isã o d o te x t o dc

R$0,00

R a te ad o

R$900,00

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R$900,00

R$0,00

R$900,00

Inco rp o rar re visão

R$0,00

R a te ad o

R$1.550,00

R$0,00

R$ 1.550,00

R$0,00

R$1.550,00

R$ 0,00

R$0,00

R $0,00

R$0,00

R$0,00

11

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^ Variaçãq ^ Real

____________ -.1_______ _________ !... ........1_______i____

10 12

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^ Custo fixo ^ Acurrulaçao de custo fixo ^ Custo total ^ Linha dc

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R$0,00

R a te a d o

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R a te a d o R$ 30.825,00

R$0,00 R$30.825,00

R$0,00 R$30.825,00

13

D e fin ir páginas

R$0,00

R a te a d o

R$6.600,00

R$0,00

R$6.600,00

R $0 ,0 0

1R $6.600,00

14

D e sig n da iiu straçãc

R$0,00

R a te a d o

R$ 8.400,00

R$0,00

R$8.400,00

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R$3.400,00

15

“ R e v isã o d a s p rim e ir

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R a te a d o

R$7.450,00

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Inco rp o rar revisã

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R a te a d o

R$1.550,00

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R$ 1.550,00

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R$ 1.550,00

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E n v ia r pá gin a s de

R$0,00

R a te a d o

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R$0,00

19

In se rir co rre çõ e s

R$0,00

R a te a d o

R$ 2.200,00

R$0,00

R$2.200,00

R$0,00

R$2.200,00

20

D e sig n da capa

R$0,00

R a te a d o

R$ 2.800,00

R$0,00

R$ 2.800,00

R $0,00

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21

R e v isã o d a s se g und

R$0,00

R a te a d o

R$5.575,00

R$0,00

R$ 5.575,00

R$0,00

R$ 5.575,00 R$1.550,00

22

P ro v a s e re v is ã o

R$0,00

R a te a d o

R$ 1.550,00

R$0,00

R$1.550,00

R$0,00

23

E n v ia r p á g in a s d€

R$0,00

R a te a d o

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24

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R$0,00

R a te a d o

R$4.025,00

R$0,00

R$4.025,00

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D e sig n d o s it e d e a<

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R a te a d o

R$2.800,00

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R$2.800,00

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C ria r m o d e lo

R$0,00

R a te a d o

R$1.680,00

R$0,00

R$ 1.630,00

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R$ 1.680,00

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R$1.120,00

R $0,00

R$1.120,00

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R$1.120,00

28

P re p a ra ç ã o d e c o r e in

R$0,00

R a te a d o

R$ 810,00

R $0 ,0 0

R $810,00

R$0,00

R$ 810,00

29

E n v ia r para c o n fig u i

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R a te a d o

R$ 310,00

R$0,00

R$ 310,00

R $0 ,0 0

R $310,00

30

G e ra r p ro v a s

R$500,00|

R$0,00

R $500,00

R$0,00

R $500,00

R $0 ,0 0

R $ 0 ,0 0

R$0,00

R $ 0 ,0 0

Im p rim ir e d is t rib u i

R$500,00 R $0 ,0 0

Fim | R a te a d o

R $ 0 ,0 0

Agora, o Project agendará um custo de R$ 500,00 referente à tarefa Gerar provas na data de término da tarefa, e o projeto terá esse custo quando a tarefa terminar. Esse custo é independente da duração da tarefa e dos custos dos recursos que possam ser atribuídos a ela.

Confogurando dama tarefa recorrente Muitos projetos requerem tarefas repetitivas, como assistir às reuniões de status do projeto, criar e publicar relatórios de status ou executar inspeções de controle de qua­ lidade. Embora seja fácil supervisionar o agendamento desses eventos, você deve contabilizá-los no seu plano de projeto. Afinal, reuniões de status e eventos similares que dão suporte indireto ao projeto exigem tempo dos recursos e, consequentemente, reduzem o tempo destinado às outras atribuições. Para ajudar a contabilizar tais eventos no plano de projeto, crie uma tarefa recorrente. Como o nome sugere, uma tarefa recorrente é repetida em uma frequência especifica­ da, como diária, semanal, mensal ou anual. Quando você cria uma tarefa recorrente, o Project cria uma série de tarefas com restrições Não Iniciar Antes De, sem relações

168

Parte 2 o Agendamento avançado

Neste exercício, você vai criar um a tarefa recorrente que representará um a reunião sem anal associada a esse projeto.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt. O modo de exibição Gráfico de Gantt é exibido. 2. Selecione o nome da tarefa 1, Aquisição. Você vai inserir a tarefa recorrente acim a da prim eira fase do plano de projeto, um a vez que ela irá ocorrer ao longo das diversas fases do plano. 3. Na guia Tarefa, no grupo Inserir, clique na seta para baixo abaixo do botão Ta­ refa e, em seguida, em Tarefa periódica. A caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes é exibida. 4. Na caixa Nome da tarefa, digite R eu n ião d a e q u ip e do e d ito ria l. 5. Na caixa Duração, digite lh . 6. Em Padrão de recorrência, verifique se Semanalmente está selecionado e m ar­ que a caixa de seleção segunda. Em seguida, você vai especificar a data da su a prim eira ocorrência. Por padrão, é a data de início do projeto. Entretanto, você quer que as reuniões de statu s sem a­ nais comecem um a sem ana depois. 7. Na caixa Início, digite ou selecione 0 9 /0 4 /2 0 1 2 . Depois, você vai especificar a d ata de térm ino. Você vai planejar para que essas reuniões de equipe continuem até o projeto chegar à fase de Design e Produção. No Gráfico de Gantt, você pode ver que, no agendam ento atual, essa fase começa no dia 2 de julho, portanto u sará essa data por enquanto. Você sempre pode a tu a ­ lizar a tarefa recorrente mais tarde, conforme necessário. 8. Na caixa Termina em, digite ou selecione 0 2 /0 7 /2 0 1 2 .

9. Clique em OK para criar a tarefa recorrente.

Capítulo 7 © Ajuste os detalhes das tarefas

169

O Project insere a tarefa recorrente. Inicialmente, a tarefa recorrente está recolhi­ da. Um ícone de tarefa recorrente é exibido na coluna Indicadores. 10. Para visualizar as prim eiras ocorrências das barras de Gantt da reunião recorren­ te, na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. Cada barra representa uma ocorrência específica da tarefa recorrente.

r—Este é o indicador de uma tarefa recorrente.

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„ Naroe ta Tarefa

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Reunlúo da equipe do|60.13 dia-. 28 dias

ü Aquisição Manuscrito recebido

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21 22

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„ Duxac2o ,

Inrero

^ Tírnvno

L- Cronograma do Livro 159,63 dias Seg para Crianças 02/0 4 /1 2

Seg 02/04/12

Edição de conteúdo

15 dias

Seg 02/04/12

QU8 25/04/12

Revisão da edição de conteúdo pelo autor

10 dias

Qul 26/04/12

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Uma barra de G antt de um a tarefa recorrente m ostra apenas as ocorrências ou divisões das ocorrências individuais da tarefa. Em seguida, você vai atribuir re­ cursos à tarefa recorrente. 11. Verifique se a tarefa 1, R eunião da equipe do editorial, está selecionada e, na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. 12. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Carole Poland. Depois, m ante­ nha pressionada a tecla Ctrl enquanto clica em Hany Morcos e Jun Cao. 13. Clique em Atribuir e em Fechar. A caixa de diálogo Atribuir recursos fecha e o Project atribui os recursos selecio­ nados à tarefa recorrente. Em seguida, você vai exibir as ocorrências individuais da tarefa recorrente. 14. Clique no sinal de mais ao lado do título da tarefa recorrente, Reunião da equipe do editorial. O

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Seg 02/04/12

Seg 02/04/12

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170

Parte 2 o Agendamento avançado

Cada ocorrência da tarefa recorrente é num erada sequencialm ente (se você quiser verificar isso, aum ente a coluna Nome da tarefa ou aponte para o nome da tarefa e observe o conteúdo da dica de tela), e as atribuições de recursos serão exibidas para as subtarefas. 15. Clique no sinal de menos ao lado do título da tarefa recorrente, Reunião da equipe do editorial, para ocultar as ocorrências individuais. Aqui, estão outros pontos a serem lembrados ao criar tarefas recorrentes: • Por padrão, o Project agenda um a tarefa recorrente para iniciar no valor Hora de início padrão inserida na guia Cronograma (no m enu Ferramentas, clique em Opções); nesse projeto, esse valor está definido como 08:00. Se você deseja agendar um a tarefa recorrente para iniciar em um a hora diferente, digite essa hora com a data de início na caixa Início da caixa de diálogo Informações sobre Tarefas Recorrentes. Por exemplo, se quiser que a reunião recorrente da equipe seja agendada para as 10:00 começando em 9 de abril, digite 0 9 /0 4 /2 0 1 2 10:00 na caixa Início. • Como na tarefa de resum o, a duração de um a tarefa recorrente se estende desde a prim eira data de início até a últim a data de térm ino das ocorrências individuais da tarefa recorrente. • Q uando você agenda um a tarefa recorrente para term inar em um a d ata especí­ fica, o Project sugere a data de térm ino atual do projeto. Se você u sar essa data, certifique-se de alterá-la m anualm ente caso a data de térm ino do projeto mude para m ais tarde. •

Se você deseja atribuir os m esm os recursos a todas as ocorrências de um a tare­ fa recorrente, atribua os recursos às tarefas recorrentes com a caixa de diálogo Atribuir Recursos. A inserção de nom es de recursos no campo Nome do recurso da tarefa recorrente de resumo atribui os recursos som ente à tarefa recorrente de resum o e não às ocorrências individuais.

Exibindo o caminho crítico do projeto Um cam inho crítico é com posto por um a série de tarefas que em purram a d ata final do projeto se as tarefas forem atrasadas. A palavra crítico, nesse contexto, não tem nada a ver com o grau de im portância dessas tarefas em relação ao projeto global. A -palavra se refere apenas a como seu agendam ento afetará a data de térm ino do proje­ to; entretanto, a data de término é de grande im portância na m aioria dos projetos. Se você deseja encurtar a duração de um projeto, para adiantar a data de término, precisa começar encurtando (também referenciado como crashing) o cam inho crítico. Ao longo da vida de um projeto, é provável que o cam inho crítico mude ocasionalm en­ te à medida que as tarefas são concluídas antes da d ata de térm ino ou com atraso. Alterar as dependências entre tarefas ou durações tam bém pode alterar o cam inho crítico. Depois que um a tarefa ao longo do cam inho crítico é concluída, ele deixa de ser crítico, porque não pode mais afetar a data de térm ino do projeto. No Capítulo 14, “Retome o controle do projeto”, você vai trabalhar com várias técnicas para encurtar a duração global de um projeto.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

171

A chave para entender o cam inho crítico é com preender a m argem de atraso (slack), tam bém conhecida como deslocam ento (float). Existem dois tipos de margem de a tra ­ so: perm itida e total. A margem de atraso perm itida é a quantidade de tempo que um a tarefa pode ser a trasad a sem provocar o atraso de outra. A m argem de atraso total é a quantidade de tempo que um a tarefa pode ser atrasada sem atrasar a conclusão do projeto. Uma tarefa está no cam inho crítico se a sua margem de atraso total for m enor do que um determ inado valor - por padrão, se for zero dias. Por outro lado, as tarefas não críticas têm margem de atraso, o que significa que elas podem começar ou term inar m ais cedo ou m ais tarde dentro de suas m argens de atraso sem afetar a data de con­ clusão de um projeto. Uma m aneira de ver o cam inho crítico é alternar para o modo de exibição Gantt detalhado. Neste exercício, você vai exibir o cam inho crítico de um projeto.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e em Mais Modos de exibição. 2. Na caixa de diálogo Mais modos de exibição, selecione Gantt detalhado e cli­ que em Aplicar. O projeto aparece no modo de exibição Gantt detalhado. 3. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique em Aplicar Zoom no Projeto inteiro.

Devido à natu reza altam ente sequencial das dependências entre tarefas nesse plano de projeto, quase todas as tarefas estão no cam inho crítico e, no modo de exibição G antt detalhado, suas barras de G antt estão form atadas em vermelho. Observe a barra de G antt da tarefa 4 1 , Revisão com o autor. A barra azul repre­ sen ta a duração da tarefa. A lin h a fina acinzentada e o núm ero ao lado dela representam a margem de atraso perm itida para essa tarefa. Como você pode ver,

172

Parte 2 o Agendamento avançado

essa tarefa específica tem algum a m argem de atraso e, portanto, é um a tarefa não crítica. (Lembre-se de que o term o crítico nesse sentido não tem nada a ver com a im portância da tarefa, m as apenas com a quantidade de margem de atraso total que está associada à tarefa e, por últim o, que efeito a tarefa tem na data de térm ino do projeto.) 4. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e em Gráfico de Gantt. Trabalhar com o cam inho crítico é a m aneira m ais im portante de gerenciar a du ra­ ção global de um projeto. Nos últim os exercícios, você fará os ajustes que poderão aum entar a duração do projeto. Verificar o cam inho crítico do projeto e, quando necessário, encurtar su a duração total são recursos im portantes de gerenciam ento de projeto. Aqui, estão outros pontos a serem lembrados quando trabalhar com o cam inho crítico: • Por padrão, o Project define um a tarefa como crítica se ela tem um a m argem de atraso igual a zero. E ntretanto, você pode alterar a qu an tid ad e da m argem de atraso necessária para um a tarefa ser considerada crítica. Você poderia fazer isso, por exemplo, se quisesse identificar m ais facilmente as tarefas que afetariam um ou dois dias a data de térm ino do projeto. Na guia Arquivo, clique em Opções e, na caixa de diálogo Opções do projeto, clique na guia Avançado. Na caixa Tarefas são críticas quando a margem de atraso é m enor ou igual a, insira o núm ero de dias desejado. N essa m esm a caixa de diálogo, você pode escolher exibir vários cam inhos críticos. • O Project recalcula constantem ente o cam inho crítico, mesm o que você nunca o exiba. • Você verá a margem de atraso perm itida representada na parte gráfica do modo de exibição Gantt detalhado e poderá também ver os valores da margem de atraso perm itida e o total na tabela Cronograma. Você pode aplicar a tabela Cronograma a qualquer modo de exibição Gráfico de G antt ou Planilha de Tarefas. • Você pode alternar a form atação das tarefas críticas e da margem de atraso di­ retam ente em qualquer modo de exibição Gráfico de Gantt. Na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, m arque ou desm arque as caixas de seleção Tarefas Críticas e Margem de Atraso.

Dica Para saber mais sobre um caminho crítico, digite caminho critico na caixa de bus , ca da janela Ajuda do Project.

Agendando as tarefas de resumo manualmente No Capítulo 2, você trabalhou com tarefas de resum o e subtarefas. Lembre-se de que o com portam ento padrão do Project é calcular autom aticam ente a duração de um a tarefa de resum o como o período de tempo entre as datas de início m ais cedo e a de térm ino m ais tarde de suas subtarefas. Por essa razão, o Project configura as tarefas de resum o como agendadas autom aticam ente - e suas durações são determ inadas autom aticam ente por suas subtarefas, independentem ente dessas subtarefas serem agendadas m anual ou autom aticam ente (ou am bas).

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

173

Entretanto, pode haver ocasiões em que você vai precisar inserir um valor de duração para um a tarefa de resum o que é independente da duração calculada conforme suas subtarefas. Por exemplo, um a tarefa de resum o pode representar um a fase do trabalho p ara o qual você deseja alocar 60 dias úteis e tam bém com parar essa duração com a duração calculada pelas subtarefas (suas durações, dependências entre tarefas e outros fatores). Isso é especialm ente verdade durante o planejam ento inicial de um plano de projeto, quando você pode precisar levar em conta o hiato entre a duração que você considera ideal para um a fase de trabalho e sua duração conforme determ i­ nada por suas subtarefas. Felizmente, você pode inserir qualquer duração desejada para um a tarefa de resumo. Q uando você faz isso, o Project m uda o agendam ento da tarefa de resum o de a u to ­ mático para m anual e reflete am bas as durações inseridas m anualm ente e calculadas autom aticam ente como partes separadas da barra de G antt da tarefa de resum o. Se a tarefa de resum o for um a predecessora de outra tarefa, o Project reagendará a tarefa sucessora com base na duração m anual, não autom ática. Definir um a duração m anual para um a tarefa de resum o é um a boa m aneira de aplicar um foco Cop-down a um plano de projeto. Você pode, por exemplo, introduzir algum tem po de atraso ou tem po adicional (buffer) a um a fase de trabalho inserindo um a duração m anual para a tarefa de resum o que seja m aior que su a duração calculada. Neste exercício, você vai inserir durações m anuais para algum as tarefas de resumo. Para começar, você aju stará a exibição da estru tu ra em tópicos do plano de projeto para exibir apenas suas tarefas de resum o de nível superior. 1. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos e, em segui­ da, em Nível da estrutura de tópicos 1. O Project oculta todas as subtarefas e as tarefas de resum o aninhadas, deixando som ente as tarefas de nível superior visíveis. 2. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta à direita do botão Zoom, esco­ lha opção Zoom..., m arque a opção Projeto Inteiro e clique em OK para fechar a caixa Zoom. da Tarefo

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Observe que o sinal de m enos ao lado dos nomes da tarefa de resum o m udou para o sinal de mais, indicando que as subtarefas estão ocultas. Neste modo de exibição, você pode ver e com parar as durações das tarefas de re­ sum o individuais. Em seguida, você vai inserir algum as durações m anuais. Você começará com a fase Editorial, que gostaria de ver concluída em 30 dias úteis.

174

Parte 2 o Agendamento avançado

3. No campo Duração para a tarefa de resumo 20, E ditorial, digite 3 0 d e pressione Enter. Uma tarefa de resumo agendada — manualmente é exibida como uma barra de Gantt com duas partes. M odo ^

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O Project registra sua duração inserida m anualm ente, troca a tarefa de resum o para agendada m anualm ente e redesenha a barra de Gantt. Para concluir este exercício, você ajustará as configurações de exibição para ver todas as subtarefas.

5. Clique no título da coluna Nome da Tarefa. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos e, em seguida, em Mostrar Subtarefas.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

1175

O Project expande a lista de tarefas para m ostrar todas as subtarefas. Em seguida, você recolherá a tarefa recorrente. 6. Clique no sinal de m enos junto ao nome da tarefa recorrente 1, Reunião da equipe do editorial. o H j

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Revisão da edição de conteúdo pe: o autor

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20 dias Revisão de texto Revisão do texto 10 dias dos revisores pc o autor

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Seg 09/04/12 Seg 02/04/12

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No gráfico, você pode ver aproxim adam ente onde as tarefas da fase Editorial estão se estendendo além da duração preferida da fase e onde há um a quantidade pe­ quena de tempo extra, ou buffer, na fase de Design e Produção do plano de projeto.

Desativando tarefas Novo no

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O recurso de desativar tarefas está disponível apenas no Project ProfessioPr° j ect Standard. Se você tem o Project Standard, pule esta seçáo.

Você pode incluir tarefas em um plano de projeto e, mais tarde, decidir que não deseja concluir algum as delas, m as também não quer perder os detalhes sobre essas tarefas excluindo-as. Você poderia, por exemplo, desenvolver tarefas que propõem questões “o que acontece se" que não podem ser respondidas até que questões prelim inares tenham sido respondidas. Ou você pode projetar um plano de projeto que descreva um cenário provável para conclusão, m as também inclua conjuntos m ais otim istas e pessim istas. No Project, você pode desativar um a única tarefa ou várias. D esativar tarefas pode ser preferível a exclui las, porque m antém suas informações no plano de projeto, mas remove o efeito de agendam ento delas. Uma tarefa que direciona o início de um a tarefa sucessora, por exemplo, permanece visível quando desativada, m as tem um a

176

Parte 2 o Agendamento avançado

form atação tachada no Gráfico de G antt e em outros modos de exibições, e seu relacio­ nam ento de vínculo é quebrado e sua sucessora é reagendada. Caso, mais tarde, você queira reativar as tarefas inativas, poderá fazer isso facilmente e o Project as restaurará como tarefas ativas com o mesmo impacto de agendam ento que tinha antes. Neste exercício, você desativará um a tarefa de resum o e suas subtarefas. 1. Selecione o nome da tarefa 39, D esign do site de acom panham ento do livro. Essa tarefa de resum o e suas subtarefas refletem um plano inicial que leva em conta o trabalho de projetar um site que prom overia o novo livro no seu lança­ mento. Você ainda não decidiu se vai incluir esse trabalho no plano do novo livro, m as, por enquanto, gostaria de desativar essas tarefas. 2. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Ativar/Desativar Tarefas Se­

lecionadas.

O Project desativa a tarefa de resum o e suas subtarefas. As tarefas inativas sao formatadas como texto tachado e suas barras de Gantt aparecem como contornos sem cor de preenchimento. Hwnetía c d a

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As inform ações originais sobre a tarefa ainda estão visíveis, m as agora ela não tem impacto sobre o plano de projeto global. Mais tarde, caso você decida incluir essas tarefas no plano de projeto, deve reativá-las clicando novam ente em Ativar/ D esativar Tarefas Selecionadas.

LIM PEZA

Feche o arquivo Tarefas Avançadas B.

Capítulo 7 o Ajuste os detalhes das tarefas

177

Poirotos principais • Usando um a combinação de relações entre tarefas e tempo de avanço ou tempo de latência, você pode m odelar m ais precisam ente quando o trabalho deve ser feito. • Ao inserir o tempo de avanço entre um a tarefa predecessora e um a sucessora, a inserção de um valor de tempo de avanço em porcentagem oferece algum a flexibi­ lidade, porque o Project irá recalcular o tempo de avanço sempre que a duração da tarefa predecessora for alterada. • Considere os efeitos das restrições semiflexíveis e inflexíveis nas suas agendas e use-as com parcimônia. • Você quase sempre pode definir um prazo final para um a tarefa em vez de aplicar um a restrição rígida, como Deve Terminar Em (DTE). • Você pode interrom per o trabalho em um a tarefa dividindo-a. • Você pode registrar qualquer valor de custo fixo por tarefa e ele não será associado aos custos do recurso. • Para tarefas que precisam ser concluídas em períodos diferentes do período de tra ­ balho norm al do projeto (como especificado pelo calendário do projeto), você pode criar um novo calendário base e aplicá-lo à tarefa. • O cam inho crítico indica um a série de tarefas que determ inam a data de término do projeto. O Project recalcula constantem ente o cam inho crítico, que pode ser alterado à medida que os detalhes do seu plano de projeto mudarem . • Configure um a tarefa recorrente para atividades que ocorrem com um a frequência regular, como reuniões de status. • Você pode inserir um a duração m anual em um a tarefa de resum o além da sua duração determ inada pelo agendam ento autom ático. • No Project Professional, desative tarefas em cenários “o que acontece se ” ou que não são m ais necessárias no plano de projeto, m as que você não deseja excluir perm anentem ente.

Resumo do Capítulo Info rm ações sobre o recurso Geral j custos j Anotações | Campos personalizados |

1

Revisores

Nome do recurso: Emaí: Conta do Windows..

tz . t . . ; ...............

Tipo de reserva:

Inidais: Grupo:

1

Códkjo: Tipo:

Comprometida

Jnidáde do material

3

Propr:**- sr-o da Atribuição Padr

Altere a disponibilidade do recurso ao longo do tempo, p. 179

-Disporibidade do recurso

a

Csponível até

Disponível de Ml

Unidades

200%

30/05/2012

01/05/2012

31/05/2012

01/05/201?

ND

300% ,

200%

D etalhes..

Inform ações so b re o recurso Geral

Custos

J Anotações)

Nome do recurso:

j

Campos personaSzados

|

OK

]

Cancelar

j

Hany Morcos

Tabelas de taxas de custo No caso de taxas, insira um valor ou uma percentagem de aumento ou dirrantição da taxa an tenor. Por exemplo, se o custo de uso de um recurso tiver sido reduzido em 20%, cfcgite -20%. A (padrão) j

Data efetiva

Taxa padrão

Taxa de horas extras

-

RS 45,00/h

RS60,00/h

Custo por uso R $0 ,0 0

Configure taxas adicionais de pagamento de recursos para diferentes tipos de trabalho, p. 183

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Acumulação de custos: Rateado

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Cancelar

— Configure recursos materiais para controlar os custos de consumiveis, p. 186 tuttSouM

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Capítulo 8

Neste capítulo, você vai aprender a: o Definir a disponibilidade do recurso ao longo do tempo, o Definir diferentes taxas de pagamento para os recursos. o Definir taxas de pagamento para um recurso, que serão alteradas ao longo do

tempo.

o Definir um recurso material.

Como os re c u rso s d e tr a b a lh o (pessoas e equipam entos) são geralm ente a parte m ais cara de um projeto, saber como u sa r m elhor o tempo dos recursos é um a h a ­ bilidade de planejam ento de projeto im portante. Neste capítulo, você u sará diversos recursos avançados do Microsoft Project 2010 relacionados aos recursos - sua dispo­ nibilidade e custos.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios no seu computador. Os arquivos que você usara para finalizar os exercícios deste capítulo encontram-se na pasta Capitulo08. Na seção "Usando os arquivos de exer­ cícios", no início deste livro, existe uma lista completa dos arquivos de exercícios.

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo nao afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

D efinindo a d isp o n ib ilid ad e de um recurso para apiicá-So em períodos diferentes Um dos valores que o Project arm azena para cada recurso de trabalho é o de U n id a ­ d e s M á x im a s do recurso, a capacidade m áxim a de um recurso para executar tarefas. As definições do período útil de um recurso (registradas nos c a le n d á r io s de recur­ sos individuais) determ inam quando o trabalho atribuído a um recurso poderá ser agendado. Entretanto, a capacidade do recurso para trabalhar (o valor das Unidades máximas) determ ina a extensão na qual o recurso pode trabalhar dentro daquelas h o ­

180

Parte 2 o Agendamento avançado

ras sem se tornar s u p e r a lo c a d o . 0 valor das U nidades m áxim as de um recurso não impede que ele se torne superalocado, m as o Project indicará quando as atribuições do recurso excederem su a capacidade de U nidades m áxim as. Você pode especificar que diferentes valores de U nidades m áxim as sejam aplicados em diferentes períodos de tempo para qualquer recurso.

Dica Se você precisar refrescar sua memória sobre a capacidade de um recurso ou a lendários de recurso, consulte o ( apítulo 3, "Configure recursos". A definição da disponibilidade de um recurso ao longo do tempo permite que você con­ trole exatam ente o valor das U nidades m áxim as a qualquer mom ento. Por exemplo, você poderá ter dois eletricistas disponíveis durante as oito prim eiras sem anas de um projeto, três nas seis sem anas seguintes e, por fim, dois para o restante do projeto. Neste exercício, você vai personalizar a disponibilidade de um recurso ao longo do tempo.

PREPARAÇÃO Inicie o Project, ( aso ele ainda nao esteja em execução. Você precisa do plano de projeto Recursos Avançados Inicio localizado na sua pasta cfarquivos de exercícios CapituloOH para concluir este exercício. Abra o plano de projete Recursos Avancadosjnicio e, em seguida, siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite R ec u rso s A v an çad o s e clique em Salvar. Em seguida, você alternará para um modo de exibição de recurso. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha

de recursos.

O modo de exibição Planilha de recursos é exibido. q

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Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho

R D H J J J K L S

200% R$45,00/hr R$0,00/hr R$75,50/hr R$0,00/hr 50% 100% R$l.S50.00/sem R$ 0,00/hr 100% R$55,00/hr R$0,00/hr 100% R$ 2.780,00/sc(n R$0,00/hr R$42,00/hr R$ 67,00/hr 100% 100% R$43,00/hr R$0,00/hr R$ 70,00/hr R$0,00/hr 100% R$0,00/hr R$0,00/hr 100%

R$0,00 Rateado RS0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado

Standard Standard Standard Standard Standard Standard Standard Standard Standard

Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho Custo Trabalho Trabalho Trabalho

R S T T V V

R$44,00/hr 100% 50% R$1.100,00/sem 100% R$ 0,00/hr 100% R$2.700,00/sem

R$ 0,00/hr R$0,00/hr R$0,00/hr R$ 0,00/hr

Standard Standard Standard Standard

R$22,00/hr R$0,00/hr R$55,00/hr

R$0,00/hr R$0,00/hr R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado R$0,00 Rateado

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100% 100% 100%

Standard Standard Standard

^

Capítulo 8 o Ajuste os detalhes dos recursos

181

Como você pode se lem brar do Capítulo 3, esse é um modo de exibição no qual você pode ver e editar os valores das Unidades m áxim as dos recursos. Os valores das Unidades m áxim as exibidos aqui norm alm ente se aplicam à duração comple­ ta do plano de projeto. Em seguida, você vai personalizar um valor de U nidades m áxim as de recurso para v ariar em períodos diferentes durante esse plano de projeto. 4. Na coluna Nome do Recurso, clique no nome do recurso 3, Revisores. O recurso Revisores não é um a pessoa específica; ele descreve um a categoria de trabalho que várias pessoas podem realizar em diferentes períodos por toda a duração do projeto. Ao contrário dos recursos nom eados individualm ente como H any Morcos ou Toby Nixon, os revisores são intercam biáveis. Como um gerente de projeto, você está m ais preocupado com o conjunto de habilidades específicas da pessoa que estará desem penhando esse trabalho do que com a pessoa propria­ m ente dita. 5. Na guia Recurso, no grupo Propriedades, clique em Informações.

Dica Você também pode clicar duas vezes no valor Nome do Recurso para exibir a caixa de diálogo Informações .obre o recurso. A caixa de diálogo Inform ações sobre o recurso é exibida. Se a guia Geral não estiver visível, clique nela.

Você espera ter dois revisores disponíveis para trabalhar nesse projeto a partir da data de início até o mês de abril, três para o mês de maio e, então, voltar a dois para o restante do projeto. 6. Em Disponibilidade do recurso, na prim eira linha da coluna Disponível de, deixe ND (para Não Disponível).

182

Parte 2 o Agendamento avançado

7. Na célula Disponível até na prim eira linha, digite ou selecione 3 0 /0 4 /1 2 . 8. Na célula Unidades na prim eira linha, deixe o valor 200%. 9. Na célula Disponível de na segunda linha, digite ou selecione 0 1 /0 5 /1 2 . 10. Na célula Disponível até na segunda linha, digite ou selecione 3 1 /0 5 /1 2 .

1 1. Na célula Unidades na segunda linha, digite ou selecione 300%. 12. Na célula Disponível de na terceira linha, digite ou selecione 0 1 /0 6 /1 2 . 13. Deixe a célula Disponível até na terceira linha em branco. (0 Project inserirá ND depois que você concluir a próxim a etapa.) 14. Na célula Unidades na terceira linha, digite ou selecione 200% e pressione a tecla Enter.

Para o mês de maio, você pode agendar até três revisores sem superalocá-los. Antes e depois desse período, você terá apenas dois revisores a serem agendados.

15. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre o recurso. 0 campo U nidades m áxim as para o recurso Revisores só exibirá o valor de 300% quando a data atual, baseada no relógio do sistem a do com putador ou definida na caixa de diálogo Informações sobre o projeto (na guia Projeto no grupo Proprieda­ des, clique em Informações do Projeto), estiver no intervalo entre 1 e 31 de maio. Nos outros períodos, exibirá 200%.

Capítulo 8 o Ajuste os detalhes dos recursos

In s e rin d o

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p a g a m e n to

p a ira u m

183

^ e c u irs ®

Alguns recursos de trabalho podem executar diferentes tarefas com diferentes taxas de pagam ento. Por exemplo, no projeto do novo livro, o editor do projeto tam bém pode servir como um editor de conteúdo. Como as taxas de pagam ento do editor de projeto e editor de conteúdo são diferentes, você pode inserir duas ta b e la s d e ta x a d e e u sto para o recurso. Depois, após ter atribuído o recurso às tarefas, você especifica que tabela de taxas deve ser aplicada. Cada recurso pode ter até cinco tabelas de taxa de custo. Neste exercício, você criará um a tabela de taxa de custo adicional para um recurso. 1. No modo de exibição Planilha de recursos, clique no nome do recurso 5, H any Morcos.

2. Na guia Recurso, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre o recurso é exibida.

3. Clique na guia Custos.

Vodê vê a taxa de pagam ento padrão de H any de R$ 1.550,00 por sem ana na tabe­ la de taxas A. Cada tabela (rotuladas como A, B e assim por diante) corresponde a um a das cinco taxas de pagam ento que um recurso pode ter. 4. Abaixo de Tabelas de taxa de custo, clique na tabela B. 5. Selecione a entrada padrão de R$ 0,00/h no campo diretam ente abaixo do cabe­ çalho de coluna Taxa Padrão e, em seguida, digite 45/h.

184

Parte 2 o Agendamento avançado

6. No campo Taxa de horas extras na m esm a linha, digite 6 0/h e pressione Enter.

7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre o recurso. Observe que, na Planilha de recursos, a taxa de pagam ento padrão de H any ainda é de R$ 1.550,00 por sem ana. (Esse valor está registrado na coluna Taxa Padrão.) Ele corresponde ao valor existente na tabela de taxas A, a tabela de taxas padrão. Essa tabela será usada para todas as atribuições de tarefas de Hany, a menos que você especifique um a tabela de taxas diferente. Você fará isso no Capítulo 9, ‘Ajus­ te os detalhes das atribuições”.

Configurando taxas de pagamento em períodos diferentes Os recursos podem ter tax as padrão e horas extras. Por padrão, o Project u sa essas taxas para a duração total do projeto. E ntretanto, você pode alterar as taxas de pa­ gam ento de um recurso para serem efetivadas a partir da data que você escolher. Por exemplo, você pode configurar inicialm ente um recurso em 1 de janeiro com um a taxa padrão de R$ 40,00/hora, planejando aum entar a taxa padrão desse recurso para R$ 55,00/hora em 1 de julho. O Project u sa essas taxas de pagam ento quando calcula os custos do recurso com base na d ata em que o trabalho do recurso foi agendado. Você pode atribuir até 25 taxas de pagam ento para serem aplicadas em diferentes períodos para cada um a das cinco tabelas de taxa de custo de um recurso. Neste exercício, você vai inserir diferentes taxas de pagam ento para um recurso a se­ rem aplicadas em um a data posterior. 1. Na coluna Nome do recurso, selecione o nome do recurso 6, Jane Dow. 2. Na guia Recurso, no grupo Propriedades, clique em Informações.

Capítulo 8

o Ajuste os detalhes dos recursos

185

A caixa de diálogo Informações sobre o recurso é exibida.

3. Clique na guia Custos, se ela ainda não estiver selecionada. Você vai inserir um aum ento na taxa de pagam ento na tabela de taxas de custo A. 4. Na célula Data Efetiva na segunda linha da tabela de taxas de custo A, digite ou selecione 0 1 /0 6 /1 2 . 5. Na célula Taxa Padrão na segunda linha, digite 15% e pressione Enter.

Note que o Project calcula o aum ento de 15% para produzir um a taxa de R$ 63,25/ hora. A taxa anterior de R$ 55,00/hora m ais 15% é igual a R$ 63,25/hora. Você pode inserir um valor específico ou um a porcentagem para aum entar ou dim inuir a taxa anterior.

Dica Além de, ou em vez de, taxas de custo, um recurso pode incluir uma taxa fixa que o Project acumula para cada tarefa a qual o recurso está atribuído. Isso é denomi nado custo p o r uso. Ao contrário das taxas de custo, o custo por uso nao varia com a duração da tarefa ou a quantidade de trabalho que o recurso executa na tarefa. Você especifica o custo por uso no campo Custo p o r uso no modo de exibição Planilha de recursos ou no campo Custo p o r uso na caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. 6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre o Recurso. Note que a taxa inicial de Jane Dow, R$ 55,00/hora, aparece no seu campo Taxa Padrão. Esse cam po exibirá R$ 55,00/hora até que a d ata atu al se altere para 01/06/12 ou m ais tarde. Ele então exibirá sua nova taxa padrão de R$ 63,25/hora.

18S

Parte 2 o Agendamento avançado

Configurando recursos materiais Recursos m ateriais são artigos de consum o que você usa ao longo do projeto. Em um projeto de construção, os recursos m ateriais podem incluir pregos, m adeira e concreto. Você trabalha com recursos m ateriais no Project para controlar um a quantidade fixa ou um a taxa de consum o do recurso m aterial e os custos associados. Embora o Project não seja um sistem a completo para controlar estoque, ele pode ajudá-lo a se m anter m ais bem inform ado sobre a velocidade com que seus recursos m ateriais são consu ­ midos e a que custo. Para o projeto do novo livro, as provas finais (ou tipográficas) são um recurso consum ível que lhe interessa m uito. Elas são modelos de alta fidelidade do novo livro criadas antes de o livro ser im presso comercialmente. Como essas provas finais são relativam ente caras para serem produzidas, você gostaria de considerar seus custos no plano de projeto. Neste exercício, você vai inserir informações sobre um recurso material. 1. Na Planilha de recursos, clique na próxim a célula vazia ría coluna Nome do

Recurso.

2. Digite P rovas fin a is e n c a d e rn a d a s . 3. No campo Tipo, clique na seta para baixo, selecione Material e pressione a tecla Tab. 4. No campo Unidade do material, digite cópia. 5. No campo Taxa Padrão, digite RS 15,00 e pressione Enter. Esse é o custo por unidade do recurso m aterial; em o utras palavras, cada cópia das provas finais encadernadas custa R$ 15,00. No Capítulo 9, você especificará a quantidade unitária do recurso m aterial quando atribuí-lo às tarefas. O Project en­ tão calculará o custo da atribuição do recurso m aterial como o custo por unidade que você inseriu acim a vezes o núm ero de unidades de atribuição. UtÜSOOM

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^ O campo Unidade do Material se aplica apenas aos recursos materiais.

Capítulo 8 o Ajuste os detalhes dos recursos

1 87

Note que você não pode inserir um valor de U nidades M áximas para um recurso de custo ou um recurso m aterial. Como nenhum dos tipos de recurso executa tra ­ balho, o valor de U nidades M áximas não se aplica.

LIMPEZA Feche o arquivo Recursos Avançados.

Pontos principais •

Quando trabalhar com custos de recursos, você pode especificar diferentes taxas de custos para diferentes atribuições e aplicar taxas de custo distintas em diferen­ tes períodos.

• Você pode levar em conta um a disponibilidade de recurso variável ao longo do tempo (por meio de seu valor de unidades m áxim as), que perm ite um controle m ais preciso de quando um recurso estará superalocado. • Crie recursos m ateriais para controlar o custo dos itens consum idos durante a execução do projeto.

Resumo do Capítulo rJo -

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Altere a tabela de taxa de pagamento a ser aplicada a uma atribuição, p. 196

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Atribua e ajuste rapidamente as atribuições de recursos no modo de exibição Planejador de Equipe (somente no Project Professional), p. 203

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Capítulo 9

A ju

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Neste capítulo, você vai aprender a: o Atrasar o início de uma atribuição de recurso. o Controlar como o trabalho de um recurso é agendado usando as delimitações de trabalho. o Aplicar diferentes taxas de custo para um recurso considerando os diferentes tipos de trabalho executados por ele. o Atribuir um recurso material a uma tarefa. o Ver as capacidades de trabalho por ele. o Atribuir tarefas no modo de exibição Planejador de Equipe (somente para o Project Professional). Como os rec u rso s de trabalho são geralm ente a parte m ais cara de um projeto, saber como u sar melhor seu tempo é um a habilidade de gerenciam ento de projeto im portan­ te. Neste capítulo, você vai aplicar diversos recursos do Microsoft Project 2010 para gerenciar a tr ib u iç õ e s de recursos às ta r e fa s e custos das atribuições. Os usuários do Project Professional também podem u sar o modo de exibição Planejador de Equipe para gerenciar atribuições.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios no seu computador. Os arquivos que vocè usara para finalizar os exercícios deste capítulo encontram-se na pasta Capitulo09. Na seção "Usando os arquivos de exer­ cícios", no início deste livro, existe uma lista completa dos arquivos de exercícios.

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Servet".

A trasando © Início das atribuições Se m ais de um recurso for atribuído a um a tarefa, talvez você não queira que todos eles iniciem o trabalho na tarefa ao mesmo tempo. Você pode atrasar o início do traba­ lho referente a um ou m ais recursos atribuídos a um a tarefa.

190

Parte 2 o Agendamento avançado

Por exemplo, vam os supor que quatro recursos tenham sido atribuídos a um a tarefa. Três desses recursos trabalham inicialm ente na tarefa e o quarto inspecionará a q u a­ lidade do trabalho. O inspetor deverá iniciar o trabalho na tarefa depois dos outros recursos. Neste exercício, você vai atrasar o início da atribuição de um recurso em um a tarefa.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Atribuições Avançadas A Inicio localizado na sua pasta de arquivos de exercícios Capitulo09 para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Atribuições Avançadas A Inicio e, em seguida, siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. A caixa de diálogo Salvar Como é exibida. 2. Na caixa Nome do Arquivo, digite A trib u iç õ e s A v a n ç a d a s A e, em seguida, clique em Salvar. 3. Na guia Tarefa, no grupo Exibir, clique na seta para baixo abaixo do botão Grá­ fico de Gantt e, no m enu que aparece, clique em Uso da tarefa. Como você pode lem brar do Capítulo 7, ‘Ajuste detalhes das tarefas”, o modo de exibição Uso da Tarefa agrupa os recursos atribuídos abaixo de cada tarefa. 4. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo da tarefa 18, Revisão da edição de conteúdo pelo au to r, clique no recurso Revisores. 5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. BB

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A tualm ente, essa tarefa tem dois recursos atribuídos: um revisor e o autor do novo livro, Tad Orman. A intenção da tarefa 18 é que o autor faça a revisão das edições feitas ao seu m anuscrito e, logo depois, o revisor comece a incorporar os com entários do autor. Agora, ambos os recursos estão atribuídos ao trabalho ao longo de toda a duração

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

191

da tarefa, m as você gostaria de a tra sa r o início do trabalho do revisor em dois dias. Você fará esse ajuste no modo de exibição Uso da Tarefa.

6. Na guia Formato, no grupo Atribuição, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição é exibida. Clique na guia Geral, se ela ainda não estiver selecionada. 7. Na caixa Início, digite ou selecione 3 0 /0 4 /2 0 1 2 .

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a atribuição. 0 Project ajusta a atribuição do revisor nessa tarefa para que ele não trabalhe nenhum a hora na quinta ou sexta-feira. — A duraçao dessa tarefa aumentou, porque o trabalho se estenderá por um período de tempo maior. 0 o 1

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Agora, na parte dividida em fase do modo de exibição, você pode ver que zero horas de trabalho estão agendadas para o revisor na quinta e sexta-feira, 26 e 27 de abril. Os outros recursos atribuídos à tarefa não foram afetados. Observe que o trabalho total dessa tarefa não foi alterado, m as sua duração sim - a data final avançou dois dias úteis.

192

Parte 2 o Agendamento avançado

Dica Se quiser que uma atribuição inicie em uma hora determinada, você pode especifi­ car a hora na caixa Início. Por exemplo, se quiser que a atribuição do revisor comece a 1h em 30 de abril, digite 30/04/12 1:00. Do contrario, o Project usará a hora de início padrao. Para alterar a hora de inicio padrão, r.a guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de dia­ logo Opções do Project, clique na guia Cronograma e no campo "Hora de inicio padrao", insira o valor desejado.

Aplicando delim itadores às atribuições Nos modos de exibição Uso dos recursos e Uso da tarefa, você pode ver exatam ente como o trabalho atribuído a cada recurso está distribuído ao longo do tempo. Além de visualizar os detalhes da atribuição, você pode alterar a quantidade de tempo que um recurso trabalha em um a tarefa em qualquer momento. Existem várias m aneiras de fazer isso: • Aplicando um a delim itação de trabalho predefinida a um a atribuição. As d e lim i ta ç õ e s predefinidas geralm ente descrevem o modo domo o trabalho é distribuído ao longo do tempo, em term os de padrões gráficos. Por exemplo, a delimitação de sino predefinida distribui m enos trabalho no início e no final da atribuição e mais trabalho no meio dela. Se você fizer um gráfico do trabalho ao longo do tempo, a su a forma lem brará um sino. • Editando os detalhes da atribuição diretam ente. Por exemplo, no modo de exibição Uso dos Recursos ou Uso da Tarefa, você pode alterar os valores de atribuição diretam ente na grade da escala de tempo. O modo como você delim ita ou edita um a atribuição depende do que é preciso realizar. As delimitações predefinidas funcionam melhor em atribuições nas quais você pode prever um padrão de esforço apropriado - por exemplo, um a tarefa que requeira um tempo de crescimento gradual poderá ser beneficiada com um a delim itação crescente para refletir a probabilidade de que o recurso será m ais produtivo no final da atribui­ ção. Neste exercício, você vai aplicar um a delimitação predefinida a um a atribuição e editar m anualm ente outra.

1. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo da tarefa 38, Revisão Final, clique no recurso atribuído Carole Poland.

2. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. O 24

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Capítulo 9

o Ajuste os detalhes das atribuições

19 3

Como você pode ver nos dados da escala de tempo à direita, os dois recursos estão agendados para trabalhar nessa tarefa quatro horas por dia (isto é, 50% do seu período útil disponível) e um terceiro recurso está agendado para trab alh ar em tem po integral. Todas essas atribuições têm um a d e lim ita ç ã o simples, isto é, o trabalho é distribuído uniform em ente ao longo do tempo. Esse é o tipo de delimi­ tação de trabalho padrão que o Project u sa quando agenda um trabalho. Talvez você queira alterar a atribuição de Carole Poland nessa tarefa para que ela inicie com atribuição diária m enor e aum ente seu trabalho de acordo com o andam ento da tarefa. Para fazer isso, você vai aplicar um a delim itação crescente à atribuição. Note que a tarefa 38, Revisão F inal, é um tipo de tarefa de duração fixa, não o tipo de tarefa de unidades fixas padrão. 3. Na guia Formato, no grupo Atribuição, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição é exibida. Clique na guia Geral, se ela ainda não estiver selecionada. J 4. Clique na seta para baixo para exibir as opções na caixa Delimitação do trabalho.

Essas são todas as delim itações de trabalho predefinidas, e alguns dos nom es das delim itações são representações gráficas das horas de um recurso com essa delim itação aplicada. 5. Selecione Crescente e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações

sobre a atribuição.

O Project aplica a delimitação à atribuição desse recurso e reagenda o trabalho na tarefa.

194

Parte 2 o Agendamento avançado

— O indicador de delimitação corresponde ao tipo de delimitação aplicada crescente, nesse caso. o 34

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A delimitação crescente faz com que o —1 Project atribua muito pouco trabalho ao recurso inicialmente e adicione1mais trabalho a cada dia. Você verá que, a cada dia da duração da tarefa, é atribuído a Carole Poland um pouco m ais de tem po para trab alh ar na atribuição. Você tam bém verá um in dicador de delim itação na coluna Indicadores, m ostrando o tipo de delim itação aplicada à atribuição. 6. Aponte para o indicador de delimitação. Revisão Final ■iill F»ta abtxirjk) aomSa o trabaho

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Dica

A aplicação de uma delimitaç ão a uma tarefa de duraçao fixa fará com que o Project recalcule o valor do trabalho do recurso para que o recurso trabalhe menos no mesmo período de tempo. Por exemplo, o trabalho total de Carole na tarefa 38 foi reduzido de 20 para 12 horas quando você aplicou a delimitação. Dependendo do tipo de tarefa, a aplicação da delimitação a essa atribuição pode fazer com que a duraçao global da tarefa seja estendida. A Tarefa 38 é uma tarefa de duração fixa, portanto a aplicação da delimitação nao altera a sua duração. No entanto, a duração seria alterada se a tarefa fosse de trabalho fixo ou de unidades fixas. Se você nao quer que uma delimitação estenda a duração de uma tarefa, altere o tipo da tarefa (na guia Avançado da caixa de diálogo Informações da tarefa) para Duraçao Fixa antes de aplicar a delimitação. Em seguida, você vai editar diretam ente outros valores de atribuição de tarefa. 7. Na coluna N om e d a T arefa, abaixo da tarefa 38, Rexnsão Final, clique no recurso atribuído H any Morcos. Observe que a H any atualm ente estão atribuídas quatro horas diárias de cada dia da duração da atribuição. Por que quatro horas? H any norm alm ente tem oito horas de trabalho por dia nesses dias específicos (conforme determ inado pelo seu

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

195

calendário de recursos). E ntretanto, ela foi atribuída a essa tarefa com 50% de suas unidades de atribuição, portanto, o trabalho agendado resultante é de quatro horas por dia. Você deseja aum entar o trabalho de H any nos dois últim os dias dessa tarefa, para que ela trabalhe em tem po integral. Para tanto, você vai editar m anualm ente os valores da sua atribuição. 8. Na grade da escala de tempo do painel direito do modo de exibição Uso da Tarefa, selecione a atribuição de quatro horas de H any Morcos para quarta-feira, 29 de agosto.

Dica

Aponte para cada rótulo de dia nu escala de tempo (S, T, Q e assim por diante), e o valor de data desse dia aparecerá em uma Dica de Tela. 9. Digite 8 h e pressione a tecla Tab. 10. Na atribuição de H any para quinta-feira, digite 8h e pressione Enter. —

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H any agora tem atribuídas oito horas nesses dias. O Project exibe um indicador de delim itação na coluna Indicadores, dessa vez m ostrando que um a delim itação editada m anualm ente foi aplicada à atribuição.

Dica

Se quiser documentar os detalhes sobre a delimitação de uma atribuiçáo, ou algo relativo a uma atribuiçáo, você pode registrar os detalhes em uma anotaçao. No modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso dos Recursos, selecione a atribuiçáo e clique no botão Anotações no grupo Atribuição da guia Formato. As anotações da atribuição sao similares às anotações de tarefas ou de rec ursos. Aqui, estão outros recursos que você pode aplicar em um modo de exibição de Uso: • Além de editar m anualm ente os valores de trabalho de recurso, como fez a n te ­ riormente, você pode editar valores de trabalho de tarefa. Q uando você altera um valor de trabalho de tarefa, o Project aju sta o valor do trabalho resultante por recurso de acordo com o valor de unidades de cada recurso nessa atribuição. Por exemplo, vam os supor que. em um dia específico, dois recursos foram atribuídos durante quatro horas cada um a um a tarefa que tinha um valor de trabalho total de oito horas. Se você alterar o trabalho total dessa tarefa nesse dia para 12 horas, o Project aum entará o trabalho por recurso de quatro para seis horas.

19S

Parte 2 o Agendamento avançado

• Você pode dividir um a tarefa no modo de exibição Gráfico de G antt para conside­ rar um a interrupção na tarefa, como fez no Capítulo 7. Você também pode dividir um a tarefa no modo de exibição Uso da Tarefa inserindo valores de trabalho “0 ” na linha da tarefa na grade da escala de tempo para o intervalo de data desejado. Para preservar o trabalho total na tarefa, você deve adicionar a m esm a quantidade de trabalho ao final da tarefa à medida que subtrai com a divisão. Por exemplo, vam os supor que um a tarefa inicie na segunda-feira e tenha oito horas de traba ­ lho total por dia durante quatro dias. Seu padrão de trabalho (em horas por dia) é 8, 8, 8 e 8. Você interrom pe o trabalho na tarefa na quinta-feira e, em seguida, acrescenta aquelas oito horas ao final da tarefa (nesse caso, sexta-feira). O novo padrão de trabalho será 8, 0, 8, 8 e 8. • Ao editar valores na grade de tempo em fases, você pode trabalhar com as células de m aneira sem elhante com a de um a planilha do Excel - você pode a rra sta r e soltar valores e u sar a alça de A utopreenchim ento para a direita ou para baixo. /

Aplicando diferentes taxas de custo às atribuições Lembre-se, do Capítulo 8, “Ajuste detalhes dos recursos”, de que você pode definir até cinco taxas de pagam ento por recurso, o que perm ite aplicar diferentes taxas a diferentes atribuições para um recurso; por exemplo, um a taxa de pagam ento diferen­ te poderia depender das habilidades necessárias a diferentes atribuições. Para cada atribuição, o Project u sa inicialmente a tabela de taxas A, por padrão, m as você pode especificar outra tabela. Na seção anterior, “Inserindo várias taxas de pagam ento para um recurso”, do Capí­ tulo 8, você definiu um a segunda tabela de taxas para H any Morcos, a ser aplicada a qualquer atribuição onde ela estivesse trabalhando como editora de conteúdo. Hany atualm ente está atribuída à tarefa 36, Prova e revisão, como um a editora de conteúdo em vez de editora de projeto, m as sua atribuição ainda reflete sua taxa de pagam ento padrão como editora de projeto. Neste exercício, você vai alterar a tabela de taxas de pagam ento a ser aplicada a um a atribuição.

1. Na coluna Nome da Tarefa, abaixo da tarefa 36, Prova e revisão, clique no recur­ so H any Morcos.

Em seguida, você vai visualizar o custo da atribuição de Hany.

2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Custo. O Project exibe a tabela Custo. Note o custo atual da atribuição de H any para essa tarefa: R$ 1.550,00.

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

197

— Na tabela Custo, voc ê pode ver as tarefas e o custo total de cada atribuição. Para ver outros valores de custo da atribuição, como custo real ou variaçao, role a tabela para a direita. , U stofao m Acumula ; Io de __

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3. Na guia Formato, no grupo Atribuição, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição é exibida. Clique na guia Geral, se ela ainda não estiver selecionada. 4. Na caixa Tabela de taxas de custo, digite ou selecione B e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Informações sobre a atribuição. 0 Project aplica a tabela B de taxa de custo de H any à atribuição. Custo fixo

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Dica

Se você modifica frequentemente as tabelas de taxas de custo, achará mais rá­ pido exibir o campo Tabela de taxas de custo diretamente no modo de exibição Uso dos Recursos ou Uso da Tarefa. Exiba a extremidade direita da parte da tabela de um modo de exibição de uso, clique em Adicionar Nova Coluna e selecione Tabela de taxa de custo.

193

Parte 2 o Agendamento avançado

Atribuindo reciisirsos m ateriais às tarefas No Capítulo 8, você criou o recu rso m a te r ia l denom inado Encadernar provas. Como você pode se lem brar do Capítulo 8, os recursos m ateriais são usados ou “consum i­ dos” de acordo com o andam ento do projeto. Os exemplos com uns para um projeto de construção incluem tábuas de m adeira e concreto. Ao atribuir um recurso m aterial, você pode lidar com consum os e custos de um a das duas m aneiras: • Atribuir um a quantidade de unidades fixas do recurso m aterial à tarefa. O Project m ultiplicará o custo da unidade desse recurso pelo núm ero de unidades atribuídas para determ inar o custo. (Você verá esse método no próximo exercício.) • Atribuir um a quantidade variável do recurso m aterial à tarefa, relativa a duração da tarefa. O Project aju stará a quantidade e custo quando a duração da tarefa for alterada. No nosso projeto, estam os interessados em controlar o uso e o custo das provas finais encadernadas do novo livro infantil. Neste exercício, você vai atribuir um recurso m aterial a um a tarefa e inserir um a quantidade de unidade fixa de consumo. 1. Na guia Tarefa, no grupo Exibir, clique em Gráfico de Gantt. 2. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 38, Revisão Final. Você antecipa que precisará de 20 cópias de provas finais encadernadas para essa revisão. 3. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa.

4. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo A tribuir recursos é exibida. 5. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, selecione o campo Unidades referente ao recurso Encadernar provas. 6. Digite ou selecione 2 0 e clique em Atribuir. O Project atribui o recurso m aterial à tarefa e calcula o custo da atribuição como R$ 300,00 (R$ 15,00 por cópia vezes 20 cópias).

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

199

Quando você atribui um recurso material a uma tarefa, seu valor dtj unidade aparece na coluna Unidades e próximo à barra de Gantt a qual ela está atribuída. T,

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Criar modelo

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Se* 17/03/12

Revisão com o autor

2 dias

Qua 22/03/12 Qul 23/03/12

50 dias

Seg 03/09/12

Enviar para ld la configuração de cor

Seg 03/09/12

Seg 03/09/12

Gerarprovas

10 dias

Ter 04/09/12

Seg 17/09/12

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Imprimir e distribuir

30 dias

Sex 21/09/12

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Como Encadernar provas é um recurso material, ele não pode trabalhar. Portanto, atribuir um recurso m aterial não afeta a duração de um a tarefa. 7. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir Recursos.

laxas de consumo variáveis para recursos materiais Você acabou de atribuir um recurso material a uma tarefa com uma quantidade fixa ou taxa d e c o n s u m o fix a . Outra maneira de usar recursos materiais é atribuí-los com uma taxa d e c o n s u m o va riá ve l. A diferença entre as duas taxas é a seguinte: • Uma taxa de consumo fixa significa que, independentemente da duração da tarefa à qual o recurso material está atribuído, uma quantidade absoluta de re­ curso será usada. Por exemplo, a construção de uma casa requer uma quantida­ de fixa de concreto, independentemente da duração da fase de concretagem. • Uma taxa de consumo variável significa que a quantidade de recursos mate­ riais consumidos depende da duração da tarefa. Durante a operação de um gerador, por exemplo, você pode consumir mais combustível em quatro horas do que em duas e pode determinar uma taxa por hora na qual consumirá o , combustível. Você insere uma taxa de consumo variável em unidades por pe­ ríodo de tempo; por exemplo, insere "2/h" para registrar o consumo de dois galões de combustível por hora. Depois que você inserir uma taxa de consumo variável para uma atribuição de recurso material, o Project calculará a quanti­ dade total do recurso material consumido, com base na duração da tarefa. A vantagem de usar uma taxa variável de consumo é que ela é vinculada à du­ ração da tarefa. Se a duração for alterada, a quantidade e o custo calculados também serão alterados. Quando precisar desse nível de controle de custo para um recurso material, use uma taxa de consumo variável. —-------- ---------i~r—r—

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200

Parte 2 o Agendamento avançado

Visualizando a capacidade cl® recurso Lembre-se de que a quantidade de tempo que um recurso é capaz de trabalhar nas tarefas em um plano de projeto é cham ada de capacidade do recurso, e, no Project, isso é medido em unidades. Por padrão, essas unidades são apresentadas como um valor de porcentagem, com 0% significando nenhum a capacidade e 100% significando a capacidade m áxim a ou completa de um recurso com um agendam ento de trabalho norm al de 40 horas por sem ana. No Project, a capacidade m áxim a de um recurso é controlada como o valor de U n id a d e s M á xim a s. Mesmo gerentes de projetos experientes têm superestim ado a capacidade dos recursos para pessoas alocadas para trab alh ar em um determ inado projeto. Isso pode levar a problem as durante a execução de um projeto e recursos infelizes, especialm ente quando o gerente de projeto tam bém subestim a a quantidade de trabalho necessária para com pletar as tarefas no plano de projeto. Existem m uitas razões legítim as para esperar algum a inconstância com relação às estim ativas de trabalho da tarefa - espe­ cialmente no estágio de planejam ento inicial de um projpto. Entretanto, a capacidade do recurso deve ser m ais fácil de estim ar com precisão. Esta seção apresenta algum as ferram entas úteis no Project que podem ajudá-lo a ver e entender melhor a capacidade do recurso. Nesse ponto do planejam ento do projeto do novo livro, você configurou um a lista de tarefas iniciais e detalhes de recursos iniciais, assim como algum as das exceções de hora útil dos recursos, como dias de folga planejados. V isualizar a capacidade de trabalho por recurso agora dará a você um a com preensão m elhor da capacidade global para esse projeto. Isso, por sua vez, pode ajudar a informá-lo sobre quaisquer possíveis ajustes ao escopo do projeto para corresponder m elhor àquela capacidade da equipe (ou vice-versa). Normalmente, nesse estágio do planejam ento de projeto, você pode esperar um a das condições a seguir: • O trabalho planejado é m enor do que a capacidade de trabalho da equipe. Você pode ser capaz de u sar algum a parte do tempo dos seus recursos para outros pro­ jetos, ou para executar m ais trabalho neste projeto. • O trabalho planejado excede a capacidade de trabalho da equipe. Você talvez pre­ cise reduzir o escopo do trabalho ou obter m ais recursos. • O trabalho planejado é aproxim adam ente igual à capacidade de trabalho da equipe.

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

201

Dica

Essa maneira de entender o escopo do projeto e a capacidade dos recursos será mais explorada no Apêndice A, "Um breve curso em gerenciamento de projetos".

Neste exercício, você vai exam inar a capacidade do recurso individual por dia, sem ana e mês durante um a extensão de tempo na qual o plano de projeto está agora agendado.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso dos Recursos. 0 Project exibe o modo de exibição Uso dos Recursos. pí U"J*c*■« T«rtf»

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Lembre -se de que, neste modo de exibição, o painel esquerdo organiza as tarefas abaixo dos recursos aos quais elas estão atribuídas. 0 painel direito m ostra a atri­ buição e outros valores organizados sob a linha de tempo. Aqui, nosso foco está em ver a disponibilidade existente para os recursos. Para começar, você vai m udar o modo de exibição dividido em fases para m ostrar a disponibilidade do recurso. 2. Na guia Formato, no grupo Detalhes, m arque a caixa de seleção Disponibilida­

de Restante.

3. Na guia Formato, no grupo Detalhes, desm arque a caixa de seleção Trabalho. O Project oculta os detalhes do Trabalho, deixando os detalhes da Disponibilidade R estante visível. 4. Clique no cabeçalho de coluna Nome. 5. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos e em Ocul­

tar Subtarefas.

202

Parte 2 o Agendamento avançado P, A °

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Agora, você pode ver os valores de disponibilidade restantes diariam ente para todos os recursos de trabalho. Os recursos de tempo integral, como Carole Poland, têm as 8 horas diárias esperadas disponíveis para o's dias nos quais eles não têm atribuições. Dan Jump, o recurso de meio expediente com 50% de unidades m áxi­ mas, tem 4 horas disponíveis por dia. Em seguida, você vai aju star o nível de zoom do modo de exibição dividido em fases para ver a disponibilidade por mês. 6. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique em Meses na caixa Escala de Tempo. [P, A ° KjySl ‘*ír*® R«ix;o r»«,rt» Cnb rel="nofollow">;lo

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O Project m ostra as horas disponíveis por recurso, por mês.

LIMPEZA

Feche o arquivo Atribuições Avançadas A.

7. Execute um dos procedim entos a seguir: • Se você tem o Project Standard, vá para o próximo capítulo. • Se você tem o Project Professional, vá para a próxim a seção deste capítulo.

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Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

203

A ju stan d o as atrib u içõ es n© [nra®©]© de exibição Planejador de Equipe Novo no

2010

Im portante

O modo de exibição Planejador de Equipe só está disponível no Project Professional, não no Project Standard. Se você tem o Project Standard, pule esta seçao. Os modos de exibição Uso da Tarefa e Uso dos Recursos são modos poderosos nos quais você pode realizar m etas complexas, como delim itar m anualm ente as atribui­ ções dos recursos. Se esses m odos de exibição apresentarem m ais detalhes do que você deseja, o Project Professional inclui um modo de exibição simples m as poderoso denom inado Planejador de Equipe. No modo de exibição Planejador de Equipe, você vê as tarefas organizadas pelo recur­ so para o qual elas foram atribuídas (como o modo de exibição Uso dos Recursos) e todas as tarefas não atribuídas. Tanto as tarefas atribuídas quanto as não atribuídas podem ser:

• Tarefas agendadas

A gendadas para um período de tempo específico e exibidas no modo de exibição Planejador de Equipe em um ponto específico no tempo.

• Tarefas não agendadas curso atribuído.

Tarefas agendadas m anualm ente, com ou sem um re­

O que o modo de exibição Planejador de Equipe permite que os outros não permitem é um simples método de a rra star e soltar para reagendar ou reatribuir tarefas. Neste exercício, você vai exam inar as atribuições dos recursos e resolver alguns pro­ blem as de superalocação, assim como atribuir algum as tarefas não atribuídas e não agendadas no plano de projeto do novo livro.

PREPARAÇÃO Você precise do plano de projeto Atribuições Avançadas B Início locali­

zado na sua pasta de arquivos de exercícios Capitulo09 para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Atribuições Avançadas B Início e, em seguida, siga estas etapas. 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. A caixa de diálogo Salvar Como é exibida. 2. Na caixa Nome do Arquivo, digite A trib u iç õ e s A v a n ç a d a s B e, em seguida, cliqúe em Salvar.

3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planeja­

dor de Equipe.

O modo de exibição Planejador de Equipe é exibido. 4. Na coluna Nome do Recurso, selecione CarolePoland. 5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa.

204

Parte 2 o Agendamento avançado

As atribuições de recurso iniciais de Carole Poland são exibidas. —O modo de exibição Planejador de Equipe inclui quatro seções: tarefas atribuídas, mas nao agendadas...

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Em primeiro lugar, você agendará as tarefas atribuídas, m as não agendadas (isto é, a g e n d a d a s m a n u a lm e n te ). Carole tem um a tarefa não agendada e várias ta ­ refas agendadas. Na verdade, suas tarefas agendadas a tornaram superalocada. A form atação em vermelho do seu nome com unica que ela está superalocada, e as linhas horizontais verm elhas que aparecem no meio e no final de abril informam quando ela estará superalocada.

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

205

Você gostaria que a tarefa não agendada de Carole, P lanejam ento de lançam ento, começasse no início do agosto, portanto você a m overá para lá. 6. Role horizontalm ente o modo de exibição até que a sem ana de 5 agosto fique visí­ vel na escala de tempo. 7. Clique e arraste a tarefa não agendada de Carole, Planejam ento do lançam ento, na linha de Carole para que a data de início seja segunda-feira, 6 de agosto.

Como no Gráfico de Gantt, a largura de um a barra de tarefa agendada corresponde à sua duração. Dependendo do nível de zoom da escala de tempo, você poderá ver os nom es completos das tarefas em algum as barras de tarefas. 8. Aponte o m ouse na tarefa que você acabou de agendar. Uma Dica de Tela aparece contendo os detalhes essenciais da tarefa.

206

Parte 2 o Agendamento avançado

Note que, em bora essa tarefa esteja agora agendada para um período específico, ela ainda é um a tarefa agendada m anualm ente e perm anecerá assim até que seja trocada para o a g e n d a m e n to a u to m á tic o . Em seguida, você agendará a tarefa não agendada atribuída a H any Morcos, e a reatribuirá tam bém a Carole. Você gostaria que essa tarefa também estivesse con ­ cluída no início de agosto. 9. Clique e arraste o nome da tarefa não agendada de H any Morcos, A trib u ir m em ­ bros da equipe de lançam ento, para a linha de Carole Poland, para que a data de início da tarefa seja terça-feira, 7 de agosto. O Project agenda e reatribui a tarefa.

Em seguida, você atribuirá as duas tarefas não atribuídas e não agendadas a H any Morcos. 10. Clique e arraste a prim eira tarefa não atribuída, Completar questionário do a u to r, para a linha de H any Morcos, para que a data de início da tarefa seja segunda­ -feira, 13 de agosto. 11. Clique e arraste a tarefa não atribuída restante, A gendar entrevistas com o autor, para a linha de H any Morcos, para que a data de início da tarefa seja terça-feira, 14 de agosto.

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

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Agora, as duas tarefas estão atribuídas e agendadas, em bora elas perm aneçam agendadas m anualm ente. Para concluir este exercício, você resolverá alguns problemas de superalocação de recursos no modo de exibição Linha do Tempo. 12. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo próxim o à caixa Escala de Tempo e em Semanas. A escala de tempo se ajusta para m ostrar mais do plano de projeto. 13. Role 0 modo de exibição horizontalm ente até que a sem ana de 24 de junho esteja visível na escala de tempo. r. m ed oPM un o

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Parte 2 o Agendamento avançado

A m aioria das superalocações de recursos no plano de projeto é devida à sobre­ posição das reuniões sem anais de statu s editorial com outras tarefas. Como cada ocorrência das reuniões de statu s editorial dura apenas um a hora, você não está preocupado em resolver esse nível de superalocação. No entanto, você pode ver um a superalocação m ais grave para H any Morcos na sem ana de 24 de junho. Como você precisa da atenção total de H any para a tarefa D esign da ilustração interior, terá de reatribuir a tarefa Incorporar revisão para outra pessoa. 14. Clique com o botão direito do mouse na tarefa de Hany, Incorporar revisão e, no menu de atalho que aparece, clique em R e a trib u ir p a ra , e selecione CarolePoland. . ...

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Dica

Você também pode reatribuir tarefas arrastando-as de um recurso para outro. Par< controlar melhor o agendamento das tarefas ao reatribui Ias dessa maneira, configure . escala de tempo para diária (para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Zoom, dique en Dias na caixa Escala de Tempo).

Capítulo 9 o Ajuste os detalhes das atribuições

209

Ainda há problem as de superalocação no plano de projeto, m as eles são m enores e não requerem atenção especial.

LIMPEZA

Feche o arquivo Atribuições Avançadas B.

P © íh í© s p r i n c i p a i s • Você pode alterar quando um recurso iniciará trabalho em um a atribuição sem afetar outros recursos atribuídos à m esm a tarefa. • O Project inclui várias delimitações de trabalho predefinidas que você pode aplicar a um a atribuição. • Ao trab alh ar com custos de recursos, você pode especificar diferentes taxas de custo para diferentes atribuições. j • Q uando atribuídos a um a tarefa, os recursos m ateriais podem ter um a tax a de consum o fixa ou variável. • Em um modo de exibição de Uso, você pode ver a disponibilidade restante dos recursos de trabalho em qualquer incremento de tempo que desejar. • O modo de exibição Planejador de Equipe permite a rra star facilmente as atribui­ ções entre os recursos (somente no Project Professional).

Resumo do Capítulo Visualize as atribuições de trabalho por dia, — semana, mês ou outro período de tempo, p. 211 S«rvi^>» d« Lonfuui Revisores

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Capítulo 10

Neste capítulo, você vai aprender a: o Examinar como os recursos são agendados para trabalhar ao longo da duração

de um projeto. o Editar a atribuição de um recurso para resolver um problema de superalocação. o Resolver as superalocações de recursos automaticamente, o Ver a data de término e os custos gerais do projeto.

Nos três capítulos anteriores, você se concentrou nos detalhes de tarefas, recursos e atribuições separadam ente. Agora, vai exam inar os resultados do seu trabalho a n te­ rior com o agendam ento e se aprofundar nas atribuições de recursos. Além disso, vai observar a duração e o custo do projeto global.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram-se na pasta CupitulolO. Na seçáo "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos.

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

Exam inando as atribuições dos irecursos a© S©rugj© do tempo / Nesta seção, você vai enfocar a alocação dos recursos - como as atribuições de tarefas afetam as cargas de trabalho dos re c u rso s d e tra b a lh o (pessoas e equipam entos) de um projeto. A capacidade de um recurso para trabalhar em um período de tempo espe­ cífico é determ inada por suas U n id a d es M á x im a s e seu c a le n d á rio d e rec u rso s. A relação entre a capacidade de um recurso e suas atribuições de tarefas é denom inada a lo c a ç ã o . Cada recurso de trabalho está em um dos três estados de alocação:

212

Parte 2 o Agendamento avançado

• Subalocado

As atribuições dos recursos não preenchem su a capacidade m á­ xim a para realizar trabalho. Por exemplo, um recurso de tempo integral que tem apenas 25 horas de trabalho atribuídas em um a sem ana de trabalho de 40 horas está su b a lo c a d o .

• Totalmente alocado

As atribuições dos recursos preenchem sua capacidade m áxima. Por exemplo, um recurso de tempo integral que tem 40 horas de trabalho atribuídas em um a sem ana de trabalho de 40 horas está to ta lm e n te a lo c a d o .

• Superalocado

As atribuições dos recursos excedem a sua capacidade m áxim a por algum período de tempo. Por exemplo, um recurso de tempo integral que tem 65 horas de trabalho atribuídas em um a sem ana de trabalho de 40 horas está su p e ra lo c a d o .

Esses estados de alocação se aplicam a recursos de trabalho. R e c u rso s m a te ria is e d e c u s to não executam trabalho; consequentem ente, suas atribuições não afetam a duração total de um projeto. No Project, a capacidade de um recurso para trabalhar é m edida em unidades; a capacidade m áxim a de um recurso específico é denom inada u n id a d e s m á x im a s. As unidades são m edidas como núm eros (por exemplo, três u n i­ dades) ou como um a porcentagem (por exemplo, 300% das unidades).

Neste exercício, você vai exam inar as alocações dos recursos e focar em um recurso superalocado. C

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda não esteja em execução.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

213

Você precisa do plano de projeto Plano Avançado Inicio localizado na sua pasta de arqui­ vos de exercícios CapitulolO para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Plano Avançado Inicio e, em seguida, siga estas etapas. 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

2. Na caixa Nome do arquivo, digite P la n o A vançado e clique em Salvar. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibições de Recurso, clique em Uso dos Recursos. O modo de exibição Uso dos Recursos é exibido.

4. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. O Project rola para o lado direito do modo de exibição para m ostrar alguns deta­ lhes da atribuição. ?

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No lado esquerdo do modo de exibição, está um a tabela (a tabela Uso, por padrão) que m ostra as atribuições agrupadas por recurso, o trabalho total atribuído a cada recurso e o trabalho de cada atribuição. Essas inform ações são organizadas em um a e s tr u tu r a d e tó p ic o s (o u tlin e) que você pode expandir ou recolher. O lado direito do modo de exibição contém os detalhes da atribuição (trabalho, por padrão) organizados em um a escala de tempo. Você pode rolar horizontalm ente a escala de tempo para ver os diferentes períodos de tempo. Você pode tam bém alte­ rar as cam adas na escala de tempo para exibir os dados em unidades de sem anas, dias, horas e assim por diante. Observe o nome da prim eira linha, Sem alocação. Esse item lista quaisquer tarefas para as quais não há recurso específico atribuído.

214

Parte 2 o Agendamento avançado

Em seguida, você vai ocultar a estrutura de tópicos da tabela para ver o trabalho total por recurso ao longo do tempo.

5. Clique no cabeçalho da coluna Nome. 6. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos e, em segui­ da, em Ocultar Subtarefas. O Project recolhe a estrutura de tópicos (atribuições por recurso) no modo de exi­ bição Uso dos Recursos.

7. Na coluna Nome, clique no nome de CarolePoland. Ucía'hf WSem alocação 1 2 3 4 S 6

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As atribuições dos recursos estão atualm ente ocultas na tabela Uso, e os valores de trabalho total dos recursos ao longo do tempo são exibidos na grade da escala de tempo à direita. Em seguida, você vai exam inar dois recursos de trabalho e suas alocações. 8. Aponte para o primeiro S do cabeçalho da coluna (para segunda-feira) da sem ana de 1 de abril, na parte superior da grade da escala de tempo: Em qualquer modo de exibição com escala de tempo, — você pode obter detalhes sobre datas passando o ponteiro do mouse sobre a escala de tempo.

Uma dica de tela é exibida com a data da atribuição: 02/04/12. E ssas dicas de tela são úteis em qualquer modo de exibição de escala de tempo, como o modo de exibição Uso dos Recursos ou Gráfico de Gantt.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

215

No m om ento, a escala de tem po está definida para exibir sem anas e dias. Você agora vai alterar a escala de tempo para ver os dados de trabalho m ais resumidos. 9. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Meses. O Project altera a grade da escala de tempo para m ostrar os valores de trabalho agendados por mês. o i 2

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Observe que os nom es de Carole Poland e alguns outros recursos aparecem em verm elho. A form atação em vermelho significa que esses recursos estão superalocados: suas tarefas atribuídas excedem a sua capacidade de trabalho em um ou m ais pontos da agenda. Como você pode ver na grade da escala de tempo, Carole Poland está superalocada em abril e junho. Ela está subalocada para os outros meses nos quais tem a tri­ buições. Observe que o valor de trabalho de Carole em junho de 44 horas está for­ m atado em vermelho. Embora 44 horas em um mês não seja um a superalocação para um recurso em tempo integral, em algum ponto de junho (talvez apenas por um dia) Carole está agendada para trabalhar mais horas do que pode acomodar. Você enfocará Carole Poland, alterando prim eiram ente as definições da escala de tempo. 10. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Dias. O Project ajusta a escala de tempo para a sua configuração anterior.

11. Clique no sinal de m ais ao lado do nome de Carole na coluna Nome. O Project expande o modo de exibição Uso dos recursos para m ostrar as atribui­ ções individuais de Carole. 12. Role o modo de exibição Uso dos Recursos horizontalm ente a fim de ver as atri­ buições de Carole na sem ana de 15 de abril. O trabalho total de Carole nessa segunda-feira, 16 de abril, é de 9 horas. Ele está form atado em vermelho, indicando a superalocação.

21S

Parte 2 o Agendamento avançado — Essas duas atribuições totalizam

as 9 horas de trabalho agendado para segunda-feira.

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Carole tem duas atribuições em 16 de abril: oito horas na tarefa Edição de con­ teúdo e a tarefa de um a hora Reunião da equipe ed itorial3 (um a instância de um a ta r e fa reco rren te). Essas duas tarefas foram agendadas em períodos que se sobrepõem entre 8:00 e 9:00 da m anhã. (Se você quiser observar isso, ajuste a escala de tempo para exibir horas.) Essa é um a superalocação real: Carole provavelm ente não poderá realizar as duas tarefas sim ultaneam ente. Entretanto, é um a superalocação relativam ente menor, dado o escopo do projeto, e você não precisa se preocupar muito em resol­ ver esse nível de superalocação. E ntretanto, existem outras superalocações mais sérias na agenda, as quais serão resolvidas posteriorm ente neste capítulo. 13. Clique no sinal de menos próximo ao nome de Carole na coluna Nome. Aqui, estão outros pontos a serem lem brados ao visualizar um a alocação de recursos: • Uma m aneira rápida de navegar para as superalocações de recursos no modo de exibição Uso do Recurso é u sar o botão Próxima Superalocação na guia Recurso no grupo Nível. • Por padrão, o modo de exibição Uso dos Recursos exibe a tabela Uso; entretanto, você pode exibir diferentes tabelas. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabela e, em seguida, na tabela que deseja exibir. • Por padrão, o modo de exibição Uso dos Recursos exibe os valores de trabalho na grade da escala de tempo. E ntretanto, você pode exibir os valores adicionais, como custo e disponibilidade restante. Para fazer isso, na guia Formato, no grupo Detalhes, clique no valor que você deseja exibir.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

217

• Em vez de u sar a caixa Escala de tempo na guia Formato para alterar a escala de tempo, você pode clicar nos botões Ampliar e Reduzir na barra de status. E ntre­ tanto, esse método talvez não produza o nível de detalhe exato desejado. • Para ver as alocações referentes a cada recurso representado em um a escala de tempo, é possível exibir o Gráfico de recursos: na guia Exibição, no grupo Modos de Exibições de Recurso, clique em Mais modos de exibições e, em seguida, em Gráfico de recursos. Use as teclas de seta ou a barra de rolagem horizontal para alternar entre os recursos nesse modo de exibição. •

Os usuários do Project Professional podem u sar o modo de exibição Planejador de Equipe para ver as atribuições por recurso em um formato mais simples. Para obter m ais informações sobre o modo de exibição Planejador de Equipe, consulte o Capítulo 9, ‘Ajuste os detalhes das atribuições”.

Resolvendo a superalocação dle recursos m am salm ente Nesta seção e na seguinte, você vai continuar a enfocar a alocação de recursos - como as atribuições de tarefas afetam as cargas dos recursos de trabalho do projeto. Nesta seção, você vai editar m anualm ente um a atribuição para resolver um a superalocação de recurso. Na seção seguinte, vai resolver autom aticam ente as superalocações de recursos. A edição m anual de um a atribuição é apenas um a m aneira de resolver a superaloca­ ção de recursos. Outras soluções incluem: •

Substituir o recurso superalocado por outro, usando o botão Substituir na caixa de diálogo Atribuir recursos.

•

Reduzir o valor do campo U nidades na caixa de diálogo Informações sobre a atri­ buição ou Atribuir recursos.

• Atribuir um recurso adicional à tarefa para que am bos os recursos com partilhem o trabalho. • Adicionar m anualm ente um atraso de distribuição a um a atribuição. Se a superalocação não for m uito grave (como um a atribuição de nove horas de tra ­ balho em um dia útil norm al de oito horas), geralm ente você pode deixá-la no plano de projeto. Neste exercício, você vai u sar o modo de exibição Uso dos Recursos para exam inar as atribuições de um recurso superalocado e editar a atribuição para elim inar a supera­ locação. 1. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Semanas. Na configuração sem anal, você pode apontar m ais facilmente as superalocações que precisam ser resolvidas. O trabalho atribuído bem acima de 40 horas sem a­ nais para um recurso de horário integral pode ser um problema sério.

218

Parte 2 o Agendamento avançado

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Observe que vários nom es aparecem em vermelho. Esses são os recursos superalocados. 2. Role horizontalm ente o modo de exibição de uso para a direita para exam inar as superalocações m ais graves por sem ana. Você vê vários casos de superalocação menor, como 41 horas por sem ana, e al­ guns casos de superalocação onde o trabalho total é m enos que 40 horas por sem ana. Note que as superalocações m ais graves que afetam H any Morcos e Jane Dow começam na sem ana de 19 de agosto. > ..«

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Essas superalocações são tão graves que merecem m ais investigação. Você come­ çará com a superalocação de H any de 52 horas na sem ana de 19 de agosto. 3. Clique no sinal de m ais próximo ao nome de H any n a coluna Nome. Em seguida, você gostaria de exam inar melhor as tarefas que estão superalocando H any nesta sem ana. 4. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Dias. 5. Role horizontalm ente o modo de exibição de uso para exibir o quadro de horários de 19 de agosto. Na configuração diária, você pode ver que H any está superalocada na segunda e na terça-feira, 20 e 21 de agosto.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

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220

Parte 2 o Agendamento avançado

9. Selecione a atribuição de H any de 8 horas na segunda-feira, 20 de agosto, na ta ­ refa Criar modelo. 10. Digite 4 h e pressione Tab. 11. Com a atribuição de 8 horas de H any na m esm a tarefa para terça-feira, 21 agosto, selecionada, digite 4 h e pressione Tab.

Você resolveu sua superalocaçao para a sem ana reduzindo seu trabalho nas duas tarefas. Note que, executando essa ação, você reduziu não apenas o trabalho de H any nessas tarefas, m as o trabalho total no plano de projeto. Como um gerente de projeto, você precisa u sa r seu julgam ento para determ inar o m elhor curso de ação nesses casos: reduzir trabalho, alterar atribuições de recurso ou estender o trabalho por um período de tempo maior. Em seguida, você vai exam inar outras superalocações de recursos no plano do novo livro que podem ser resolvidas autom aticam ente com a redistribuição de recursos.

Redistribuindo recursos superalocados Na seção anterior, você leu sobre a alocação de recursos, descobriu o que causa a superalocação e resolveu um de seus casos m anualm ente. A r e d is tr ib u iç ã o d e re

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

221

c u rso s é o processo de atrasar ou dividir o trabalho de um recurso em um a tarefa para resolver um a superalocação. As opções da caixa de diálogo Redistribuição de recursos perm item definir parâm etros referentes ao modo como você quer que o Project resolva as superalocações. O Project ten tará resolver essas superalocações quando você de­ cidir redistribuir os recursos. Dependendo das opções escolhidas, esse procedimento poderá envolver o atraso da data de início de um a atribuição ou tarefa, ou a divisão do trabalho de um a tarefa.

Im portante

Embora os efeitos da redistribuição de recursos em uma agenda possam ser significativos, a redistribuição não altera as pessoas que já estão atribuídas às tarefas nem o trabalho total ou os valores de unidades de atribuição dessas atribuições. Por exemplo, considere as tarefas a seguir, todas com o mesm o recurso de tem po in ­ tegral atribuído:

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21

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22

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Unidades de pico

No modo de exibição dividido, o modo Gráfico de recursos é exibido abaixo do modo Gráfico de Gantt. Esse gráfico m ostra os dias em que o recurso está superalocado, totalm ente alocado ou se tem horas livres Q uando você executa a redistribuição de recursos, o Project a trasa (ou modifica) as datas de início das tarefas para que o recurso não fique superalocado.

222

Parte 2 o Agendamento avançado

A redistribuição de recursos é um a ferram enta poderosa, m as só executa alguns pro cedim entos básicos: atrasa e divide as tarefas e atrasa as atribuições de recursos. Ela faz isso seguindo um conjunto razoavelm ente complexo de regras e opções que você especifica na caixa de diálogo Redistribuição de recursos. (Essas opções são explica das no exercício seguinte.) A redistribuição de recursos é um a excelente ferram enta de ajuste, m as não pode substituir seu bom -senso ao julgar a disponibilidade do recurso, durações das tarefas, relações e restrições. A redistribuição de recursos trabalhará com todas essas inform ações no modo como elas são inseridas no plano de projeto, mas talvez não seja possível resolver com pletam ente todas as superalocações dentro da es­ tru tu ra de tempo desejada, a m enos que você altere algum as tarefas básicas e valores de recursos no plano de projeto.

Dica Para aprender mais sobre a redistribuição de recursos, clique no botáo Ajuda (que tem um ponto de interrogação) no canto superior direito da janela do Project e na caixa Ajuda do Porject, digite Redistribuir atribuições de recursos. Neste exercício, você vai redistribuir os recursos e visualizar os efeitos nas atribuições e na data de térm ino do projeto.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de Recursos. O modo de exibição Planilha de Recursos é exibido. Observe que alguns nomes de recursos são exibidos em vermelho e m ostram o ícone Superalocado na coluna Indicadores.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

223

2. Na guia Recurso, no grupo Nível, clique em Opções de Redistribuição. A caixa de diálogo Redistribuição de recursos é exibida. Nas etapas seguintes, você percorrerá as opções dessa caixa de diálogo. 3. Em Redistribuição de cálculos, certifique-se de que a opção Manual está sele­ cionada. Essa definição determ ina se o Project redistribuirá os recursos constantem ente (Automática) ou apenas quando você m andar (Manual). A redistribuição au to m á­ tica ocorre assim que um recurso se torna superalocado.

Dica Todas as definições da caixa de diálogo Redistribuição de recursos se aplicam

a todos os planos de projeto com os quais você trabalha no Project, náo apenas ao plano de projeto ativo. Usar a redistribuição automática pode parecer a melhor op­ ção, mas provocará ajustes frequentes nos planos de projeto, independentemente da sua vontade. Por isso, recomendamos que você mantenha essa definição no Manual.

4. Na caixa Procurar superalocações em uma base, certifique-se de que a opção Diariamente está selecionada. Essa definição determ ina a estrutura de tem po na qual o Project irá procurar as superalocações. Se um recurso estiver superalocado, seu nome será form atado em verm elho. Se ele estiver superalocado no nível que você escolher aqui, o Project tam bém m ostrará o indicador Superalocado próximo ao seu nome.

Dica

Na maioria dos projetos, uma redistribuição mais detalhada do que diaria­ mente pode resultar em ajustes irreais nas atribuições. Se você preferir não ver os indicadores de superalocação para superalocações diárias, selecione Semanalmente na caixa Procurar superalocações em uma base e, em seguida, clique em OK. Isso náo irá redistribuir os recursos, mas determinara quando o Project exibirá os indicadores de superalocação próximos aos nomes dos recursos.

5. Certifique-se de que a caixa de seleção Limpar nivelamentos anteriores está m arcada.

Às vezes, você precisa redistribuir recursos repetidam ente para obter os resultados desejados. Por exemplo, você poderá ten tar inicialm ente o nível sem anal e depois m udar para o diário. Se a caixa de seleção Limpar nivelam entos anteriores estiver selecionada, o Project rem overá todos os atrasos de redistribuição existentes em todas as tarefas e atribuições antes de redistribuir. Por exemplo, se você redistri­ buiu anteriorm ente um plano de projeto e, em seguida, adicionou m ais atribui­ ções, poderá lim par essa caixa de seleção antes de redistribuir novam ente para que não perca os resultados da redistribuição anterior. 6. Em Intervalo de redistribuição para ‘Plano Avançado’, certifique-se de que Redistribuir o projeto inteiro está selecionado. Aqui, você escolhe redistribuir o projeto inteiro ou apenas as atribuições dentro de um intervalo de datas especificado. A redistribuição dentro de um intervalo de datas é m ais útil depois que você começa a controlar o trabalho real e deseja redis­ tribuir apenas as atribuições restantes em um projeto.

7. Na caixa Ordem de redistribuição, certifique se de que a opção Padrão está selecionada.

224

Parte 2 o Agendamento avançado

Você controla a prioridade que o Project u sa para determ inar que tarefas ele deve a tra sa r para resolver um conflito de recursos. A opção N° da Tarefa a tra sa as ta ­ refas de acordo com seus núm eros de identificação: os núm eros de identificação m ais altos (por exemplo, 10) serão atrasados antes dos m ais baixos (por exem­ plo, 5). Talvez você queira u sar essa opção quando seu projeto não tiver relações entre tarefas ou restrições. A opção Padrão a tra sa as tarefas de acordo com as relações com predecessoras, d atas de início, restrições de tarefas, m a rg em d e a tr a so , prioridade e identificações. A opção “Prioridade, padrão” exam ina o valor da prioridade da tarefa antes de outro critério padrão. (A p rio rid a d e d a ta r e fa é um intervalo num érico entre 0 e 1000 que indica se a tarefa é apropriada para redistribuição. Tarefas com a prioridade m ais baixa são as prim eiras a serem a tra ­ sadas ou divididas.) 8. Certifique-se de que a caixa de seleção Redistribuir sem atra sa r o projeto não está m arcada.

Dica

Lembre-se de que desmaicar uma caixa de seleção significa remover a marca de sua caixa, e marcar uma caixa de seleção significa inserir a marca. Clique na caixa de seleção para alternar entre seus estados. Desmarcar essa caixa de seleção permite que o Project estenda a data de término do projeto, se necessário, para resolver as superalocações dos recursos. M arcar essa caixa de seleção poderá impedir que o Project estenda a data de térm i­ no do projeto para resolver as superalocações do recurso. Em vez disso, o Project poderá u sar apenas um a margem de atraso livre dentro da agenda existente. De­ pendendo do projeto, talvez isso não seja adequado para resolver com pletam ente as superalocações dos recursos.

9. Certifique-se de que a caixa de seleção A redistribuição pode ajustar atribui­ ções individuais de uma tarefa está m arcada. Isso permite que o Project adicione um atraso de redistribuição (ou divida o tra ­ balho entre as atribuições se a opção A redistribuição pode criar interrupções no trabalho restante tam bém estiver selecionada) independentem ente de qualquer outro recurso atribuído à m esm a tarefa. Isso fará com que os recursos iniciem e term inem o trabalho em um a tarefa em horas diferentes.

10. Certifique-se de que a caixa de seleção A redistribuição pode criar interrupções no trabalho restante está m arcada. Isso permite que o Project divida o trabalho de um a tarefa (ou de um a atribuição se A redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa tam ­ bém estiver m arcada) como um a m aneira de resolver um a superalocação. 1 1. Certifique-se de que a caixa de seleção Redistribuir tarefas agendadas manual­ mente está m arcada. Isso permite que o Project redistribua um a tarefa agendada m anualm ente como faria com um a tarefa agendada autom aticam ente.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

225

Im p o rtan te

Se você estiver usando o Project Professional em vez de o Project Standard, a caixa de d iá lo go Redistribuiçào de recursos e a lgu m as outras caixas de d iá lo go conterão opções a d icio n ais referentes ao Project Server. Nós não usarem os o Project Server neste livro, portanto você pode ignorar essas opções por enquanto. Para obter m ais inform ações sobre o Project Server, consulte o A pêndice C.

12. Clique em R e d istrib u ir tu d o .

Dica

A pós ter definido as opções de redistribuiçào desejadas na caixa de d iá lo go Redistribuiçào de recursos, você pode redistribuir o plano de projeto clicando no bo­ tão Redistribuir Tudo na gu ia Recurso no g ru p o Nível. Você não precisa retornar à caixa de d iá lo go Redistribuiçào de recursos, a m enos que queira alterar as opções de redistribuiçào.

O Project redistribui os recursos superalocados. w , 1 1d

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R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado

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R$ 75,50/hr

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Hany Morcos

Trabalho

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R$ 0,00/hr

R$0,00 Rateado

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J

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R$42,00/hr R$67,00/hr

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Standard

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R$0,00/hr

R$ 0,00/hr

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Standard

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Trabalho

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V

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Trabalho

12

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Serviços de Impressão

13

Urndades Méximas 100%

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11

Orupo

Material

Serviços de Trabalho Configuração de e cr Serviços de Impressão

Trabalho

copias

E

R$ 0,00 Rateado

R$15,00

Observe que os indicadores de superalocação sum iram .

226

Parte 2 © Agendamento avançado

Nota

Ao distribuir recursos com a opção Diariamente selecionada, talvez os ícones de superalocação desapareçam, mas alguns nomes de recursos podem ainda perma­ necer em vermelho. Isso significa que alguns recursos ainda estão superalocados a cada hora (ou a cada minuto), mas não diariamente. Em seguida, você vai exam inar o plano de projeto antes e depois da redistribuição, usando o modo de exibição Gantt de Redistribuição. 13. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta e em

Mais modos de exibição.

14. Na caixa de diálogo Mais modos de Exibição, clique em Gantt de Redistribui­ ção e, em seguida, em Aplicar. O Project m uda para o modo de exibição Gantt de Redistribuição. 15. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique em Aplicar Zoom no Projeto Inteiro. Esse modo de exibição dá um a ideia m elhor de algum as das tarefas que foram afetadas pela redistribuição. 16. Role verticalm ente o modo de exibição G antt de Redistribuição para baixo para ver a tarefa 46, a tarefa de resum o de Preparação do lançam ento do livro. No modo de exibição Gantt de Redistribuição, as barras na — parte superior representam o agendamento da tarefa antes da redistribuição. A barra inferior representa o agendamento após a redistribuição. Atraso da R cvi53 oco m o a i

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Essas são algum as das tarefas que foram m ais afetadas pela redistribuição de recursos. Observe que cada tarefa tem duas barras. A barra superior representa a tarefa antes da redistribuição. Você pode ver o início, o térm ino e a duração de um a tarefa antes da redistribuição apontando para a su a barra m arrom claro. A barra inferior representa a tarefa redistribuída. O Project foi capaz de resolver as superalocações de recursos. Para esse projeto especi ficamente, a redistribuição não estendeu a data de térm ino do projeto. A últim a tarefa no plano (tarefa 45, Im prim ir e d istrib u ir) ainda tem algum a folga devido à duração m anual inserida na sua tarefa de resumo.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

227

Verificando a data de término e ©custo do projeto Nem todos os planos de projeto incluem informações de custos, m as para aqueles que possuem , o controle dos custos pode ser tão ou m ais im portante do que o controle da data de térm ino agendada. Nesta seção, você vai exam inar o custo e a d ata de térm i­ no. Dois fatores a serem considerados ao exam inar os custos do projeto são os tipos espe­ cíficos de custos que você deseja ver e qual a m elhor m aneira de visualizá-los. Os tipos de custos que você pode encontrar ao longo de um projeto são:

• Custos da linha de base

Os custos originais planejados de tarefas, recursos ou atribuições salvos como parte de um plano de linha de base.

• Custos atuais (ou agendados)

Os custos calculados de tarefas, recursos e atri­ buições em um plano de projeto. À medida que você faz os ajustes em um plano de projeto, como atribuir ou remover recursos, o Project recalcula os custos atuais, exatam ente como recalcula as d atas de início e de térm ino. Depois que você co­ meça a incorrer nos custos reais (norm alm ente, por meio do controle do trabalho real), o custo atual se iguala ao custo real mais o custo restante por tarefa, recurso ou atribuição. Os custos atuais são os valores que você vê nos campos Custo ou Custo Total.

• Custos reais

Os custos que foram incorridos nas tarefas, recursos ou atribui­

ções.

• Custos restantes

A diferença entre os custos atuais, ou agendados, e os custos reais das tarefas, recursos ou atribuições.

Talvez você precise com parar esses custos (por exemplo, linha de base versus real), ou exam iná-los individualm ente por tarefa, recurso ou atribuição. Ou talvez precise exa­ m inar os valores dos custos de tarefas de resum o ou de um plano de projeto inteiro. Algumas m aneiras com uns de visualizar esses tipos de custos incluem: • Você pode ver os valores de custo do projeto inteiro na caixa de diálogo E statísti­ cas do projeto (você fará isso m ais tarde). • Pode ver ou imprimir os relatórios form atados que incluem fluxos de caixa, orça­ mento, tarefas ou recursos com orçam ento estourado, e o valor acum ulado (para fazer isso,m a guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios ou Relatórios Visuais). • Você pode ver as informações de custo em nível de tarefas, recursos ou atribuição nos m odos de exibição de uso exibindo a tabela Custo (para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Custo).

228

Parte 2 o Agendamerrto avançado

Além do custo, a data de térm ino é um a m edida fundam ental (geralmente a mais im­ portante) de um plano de projeto. A data de término de um projeto é calculada em fun­ ção da sua duração e data de início. A m aioria dos projetos tem um a data de término desejada, ou flexível, e m uitos têm um a data de término rígida. Ao gerenciar projetos desse tipo, é essencial que você conheça o térm ino atual ou agendado do projeto.

Dica

Na linguagem do gerenciamento de projeto, uma data de término do projeto é de terminada por seu cam inho critico. 0 caminho critico é composto por uma série de tarefas que irão alterar a data fina! do projeto se as tarefas forem atrasadas. Por isso, ao avaliar a duraçao de um projeto, você deve focar principalmente nas tarefas do caminho critico, denominadas tarefas criticas. Lembie-se de que a palavra critica não tem nada a ver com o grau de importância dessas tarefas em relação ao projeto global. A palavra refere-se apenas a como seu agendamento afetará a data de termino do projeto. Se você precisar se lembrar do caminho crítico, consulte o Capítulo 7 "Ajuste os detalhes das tarefas". Neste exercício, você vai exam inar os custos globais do projeto, os custos das tarefas individuais e a data de término do projeto.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Mais mo­ dos de exibição e em Planilha de Tarefas. O Project m uda para o modo de exibição Planilha de Tarefas. Em seguida, você m udará para a tabela Custo.

Dica

Imagina onde o Project conseguiu esse nome de tarefa de resumo do projeto mostrado para a tarefa 0? O Project usa o título inserido na caixa de dialogo Proprie­ dades de Plano Avançado (na guia Arquivo, no grupo Informações) como o nome da tarefa de resumo do Projeto. Ou, se ninguém inseriu uma propriedade de título, o Project usa o nome do arquivo como o nome da tarefa de resumo do projeto. Se você alterar a tarefa de resumo do projeto uma vez que a tenha exibido, o Project atualiza­ rá a propriedade Título e vice-versa. 2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Custo. A tabela Custo é exibida. Custo fixo w Acum ulaçíoccusto fixo

Nome 0 1

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15 16 17 ’ 18 19 20 í 21 1 22 23 24 25 26 27 28

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R$ 1.732,25

R$0,00

R$ 1.732.25

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R$ 1.732.2S

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Rateado

R$6.300,00

R$0,00

R$6.300,00

R$0,00

R$6.300,00

Manuscrito recebid

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Edição d e conteúdo

R$0,00

Rateado

R$6.300,00

R$0,00

R$6 300,00

R$0,00

R$ 6.300,00

Revisão da edição d

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Enviar para o editor

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

a Reunião da equ ipe ed Aquisição

R$0,00

Rateado

R$ 3.650,00

R$0,00

R$ 3.650,00

R$0,00

R$ 3.650,00

Organizar manuscri’

R$0,00

Rateado

R$ 1.550,00

R$0,00

R$1.550,00

R$0,00

R$ 1.550,00

Revisão de texto

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Revisão do te xto dc

R$0.00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Incorporar revisão

R$0,00

Rateado

R$2.100,00

R$0,00

R$2.100,00

R$0,00

R$2.100,00

Enviar para a produ<

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Rateado

R$ 36.115,00

R$0,00

R$ 36.115.00

R$0,00

R$ 36.115,00

tJ Editorial

13 Design e Produção D efinir páginas

R$0,00

Rateado

R$7.590,00

R$0,00

R$ 7.590,00

R$0,00

R$ 7.590,00

Design da ilustraçãc

R$0,00

Rateado

R$13.050,00

R$0,00

R$ 13.050,00

R$0,00

R$ 13.050,00 R$ 6.880,00

R$0,00

Rateado

R$6.880,00

R$0,00

R$6.880,00

R$0,00

Provas e índice

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Incorporar revisa

R$0,00

Rateado

R$ 1.550,00

R$0,00

R$1550,00

R$0,00

R$ 1.550,00

td Revisão das primeir

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

229

Aqui, você pode ver m uitos tipos de valores de custo para o projeto global (o custo total da tarefa de resum o do projeto 0), para as fases do projeto (tarefas de resu­ mo) e para tarefas individuais. Nesse ponto do ciclo de vida do projeto, o plano de projeto ainda não inclui um a linha de base; portanto, a coluna Linha de Base contém som ente valores zero. Da m esm a m aneira, o plano de projeto ainda não contém nenhum progresso real, portanto a coluna Real contém som ente valores zero. Em seguida, você verificará a data de término do projeto. 3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do Projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto é exibida.

Na caixa de diálogo Informações sobre o projeto, você pode ver a data de término atual, baseada em como o projeto está agendado no momento. Observe que aqui é possível editar a data de início do projeto, mas não sua data de término. O Project calculou sua data de térm ino com base na data de início mais a duração global do projeto. Em seguida, você vai exam inar os valores de duração para esse projeto. 4. Na caixa dé diálogo Informações sobre o projeto, clique em Estatísticas. A caixa de diálogo Estatísticas do projeto é exibida.

230

Parte 2 o Agendamento avançado

Esse projeto atualm ente não tem linha de base nem trabalho real reportado, por­ tanto, você vê ND nos campos Início e Término da “LinhaB ase”, Início e Término Real e os valores zero nos campos de Variação e em Duração, Trabalho e Custo da LinhaBase e Real. Note tam bém que o valor de custo é o mesmo que você viu no modo de exibição Planilha de Tarefas. 5. Clique no botão Fechar para fechar a caixa de diálogo Estatísticas do projeto.

LIMPEZA

Feche o arquivo Plano A vançado.

Capítulo 10 o Ajuste o plano de projeto

231

[Porstos principais •

0 valor de unidades m áxim as de um recurso de trabalho (Unid. m áxim as) e seu período útil (como definido pelo seu calendário de recurso) determ inam quando o recurso está superalocado.

•

O modo de exibição Uso dos Recursos permite que você visualize os detalhes das atribuições que ocasionam a superalocação do recurso.

• Você pode resolver m anual ou autom aticam ente as superalocações dos recursos. • Você pode visu alizar os detalhes de custos tan to para atribuições individuais quanto para o projeto inteiro.

Resumo do Capítulo Classificar Classificar por

f Qassificar ! @ Qrdem crescente ;

Ordem decrescente

[

Segundo critério

!

”

Redefinir

Custo

.

■ Classifique dados de tarefas ou recursos, p . 2 3 4

C Ordem crescente

|— Agrupe tarefas ou recursos e mostre os valores acum ulados cu resumidos por grupo

(<•) Ordem deçrescente Terceiro critério ® Ordem crescente (

Ordem decrescente

E Renumerar recjreos permanentemente

p .

[ 7 Oasafkar recursos por projeto

Nome do recurso 3

^

Grupo Oeslen

"loesign

B Custo: R$ 14.000.0C Deslen

□ Custo R$ 7.000,00 Design Dan Jump Deslgn

4

E3 Grupo: Editorial

Editorial

□ Cinto: R$ 15iX)0,0C Editorial

5 6

Hany Morcos Jane Dow

Editorial Editorial

B Custo: R$ 13.000,OC Editorial

3

□ Custo: R$ 11.000,00

2

Editorial

B Custo: R$ 0,00 «R$ Editorial

7

JunCao

E Grupo Outro B Custo R$ 32)00,00

•ra:--a

drupo

8

Editorial Outro

^

t$ 21.134,75

R$ 70,00/hr

R$0,00/hr $14.000,00

150% 200%

t$ 14.000,00

100% 100%

100% 100%

R$ 7.134,75

50% 100%

50% 100%

R$ 75,50/hr

94,5 hrs

t$ 30.968,75

641 hrs

R$ 0,00/hr $ 15 733,75 R$0.00/hr $ 15 180,00

401 hrs 240 hrs

1$ 13.500,00

300 hrs

R$45.00/hr

Rí 0,00/hr $13 500,00

300 hrs

t$ 11.182,50

2 13 hrs

100% ; 2 .1 0 0 ,00/sem

R$ 0,00/hr $11182,50

213 hrs

100% 100%

R$546,00

13 hrs

R$546.00

13 hrs

100% 100%

RS 3500 ,0 0

2 96 hrs

0%

R$ 3500.00

100% 100%

100% 100%

Outro

.

R$ 42.00/hr

Mostrar no menu

R$67,00/hr

R$o,oo/hr

Filtro:

E/ou

[ Qopiar 6nha j

- ar knha

^Inserir Snha ]

Nome do campo

Nome

Término real

[ &oduir Knha

ValorOe^.

Teste

contém é igual a

hrs

94,5 hrs 1.167 hrs

200% 200%

200% 200% 100%

2 0 0 hrs 200

1$ 56.197,25

200% 300%

100% 200% 1 1 550,00/sem 100% 100% R$ 55,00/hr

- ■> w A a a o n o rN o va c oiuno

294,5 hrs

R$0,00/hr R$7134,75

600% 700%

Nome:

^Recortar linha

2 3 8

R$0,00

2 96 hrs

R$0,00

296 hrs

R$300,00

320 hrs

R$300,00

320 hrs

R$0,00/hr

R$300,00 R$0,00

20 cópias 80 hrs

R$0,00/hr

R$0,00

240 hrs

iÃ

‘ > ostrar linhas de resumo relacionadas

ir

1Ccancdar ]

*— Crie filtros personalizados para mostrar apenas os dados gue você deseja ver, p .

2 4 2

D e fin içã o d o M o d o de Exibição em 'O rga n izacao A v a

Crie um modo de -—■— ■ exibição próprio com as definições de tabela, grupo e filtro que você desejar, p. 2 5 1

jnEãvj

Agendamento do Editorial le ia :

Planilha de Tarefas

Tajjela:

Tabela do editorial

Grupo:

Nenhum grupo

▼ -

Filtro:

~

~ 1

-

[ l i Realçar ffltro 07! Mostrar no menu

L

]

l

« ~l [

]

Capítulo 11

Organize ©form ate ®s @y@fs] Gi!@§ do projeto 0

Neste capítulo, você vai aprender a: o Classificar os dados das tarefas e dos recursos, o Exibir os dados das tarefas e dos recursos em grupos, o Filtrar ou realçar os dados das tarefas e dos recursos, o Criar uma tabela personalizada, o Criar um modo de exibição personalizado.

Após criar um plano de projeto, é m uito provável que você precise exam inar alguns de seus aspectos específicos para fazer um a análise pessoal ou para com partilhar com outros s ta k e h o ld c r s . Embora os m odos de e x ib iç ã o , ta b e la s e r e la tó rio s no Microsoft Project 2010 forneçam m uitas form as de exam inar um plano de projeto, talvez seja preciso organizar as inform ações para ajustá-las às suas necessidades es­ pecíficas. Neste capítulo, você vai u sar algum as das ferram entas de form atação do Project para alterar a forma como seus dados são exibidos. O Project inclui m uitos recursos para a organização e análise de dados que, do contrário, exigiriam ferram entas separadas, como um aplicativo de planilha.

A rq u iv o s de e xe rcício s

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu com putador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram -se na pasta C a p itu lo l 1. Na seçao "U sando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe um a lista com pleta desses arquivos.

Im p o rta n te Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer um a alteração de con figu ração . Isso ajuda a garan tir que os arquivos de exercícios com os quais você tra b alh a r neste capítulo não afetem os dad o s do seu Project Server. Para obter m ais inform ações, consulte o A pêndice C, "U sando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

234

Parte 2 o Agendamento avançado

Classificando ©s detalhes d© projeto A c la ss ific a ç ã o é a m aneira m ais sim ples de reorganizar os dados de tarefas ou re­ cursos no Project. É possível classificar tarefas ou recursos por meio de critérios predefinidos, ou criar sua própria ordem de classificação com até três níveis de aninham ento. Por exemplo, você pode classificar os recursos por grupo de recursos (esse é o valor no campo Grupo -D e sig n , E ditorial e assim por diante) e, em seguida, classificar por custos dentro de cada grupo. Como no agrupam ento e na filtragem, com os quais você vai trabalhar m ais tarde nes­ te capítulo, a classificação não altera (com um a exceção) os dados subjacentes do pla­ no de projeto; ela sim plesm ente reorganiza os dados existentes no modo de exibição ativo. A única exceção é a opção que o Project oferece para renum erar as identificações de tarefas ou recursos após a classificação. Q uando você classifica dados, a ordem de classificação se aplica ao modo de exibição ativo independentem ente da tabela específica atualm ente exibida no modo de exibi­ ção. Por exemplo, se você classificar o modo de exibição Gráfico de G antt pela data de início enquanto exibe a tabela Entrada e, em seguida, trocar para a tabela Custo, você verá as tarefas classificadas pela data de início na tabela Custo. Você tam bém pode classificar na m aioria dos m odos de exibição que não incluem um a tabela, como o modo de exibição Gráfico de recursos. Se você pretende renum erar tarefas ou recursos perm anentem ente, é um a boa opção. Por exemplo, ao criar um a lista de recursos, você poderá inserir os nom es dos recursos na ordem em que eles são adicionados ao projeto. Mais tarde, quando a lista estiver concluída, poderá classificá-los por ordem alfabética de nom es e renum erá-los perm a­ nentem ente. No plano do novo livro da Lucerne Publishing, cada recurso está atribuído a um dos vários grupos de recursos. Esses grupos têm nom es como D esign, E ditorial e outros que pertencem a um a editora de livros. Para seus planos de projeto, use os grupos de recursos que representem equipes funcionais, departam entos ou qualquer outro nome que descreva de m aneira m ais lógica as coleções de recursos sem elhantes. A classificação de todos os recursos por grupos permite verificar com m ais facilidade os custos associados a cada um deles. Isso pode aju d ar a planejar o orçam ento do projeto. Você tam bém pode classificar os recursos dentro de cada grupo por custos, do m ais caro ao mais barato. Neste exercício, você vai classificar um modo de exibição de recurso por custo.

PREPARAÇÃO

Iniciar o Project, caso ele ainda não esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto O rga n iza ca o A v a n c a d a jn ic io localizado na sua pasta de arquivos de exercícios C a p itu lo l 1 para concluir este exercício. Abra o plano de projeto O rganizacao A v a n c a d a jn ic io e, em seguida, siga estas etapas.

Capítulo 11 o Organize e formate os detalhes do projeto

235

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite Q rg a n iz ac ao A v an çad a e clique em Salvar. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha

de Recursos.

0 modo de exibição Planilha de Recursos é exibido. Por padrão, a tabela E ntrada é exibida no modo de exibição Planilha de Recursos; entretanto, a tabela E ntrada inclui taxas de pagam ento, m as não exibe o campo custo total por recurso. Portan­ to, você vai alternar para a tabela Resumo. 4. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Resumo. A tabela Resumo é exibida. íftj

A

*3 ’

Í C fS ff li

3

<J- P r.

C* *

Recurso

Tarefa

3

Projeto

Diagrama de Rede ' © Calendário -

Gráfico Uso da de Gantt - Tarefa * 2J» Outros Modos de Exibição ___________ Modos de Exibição de Tarefa______

Nome do recurso 2

9 10

21 12

^ Grupo

Ca role Poland

«

Qrganizacao Avançada [Modo de Compatibilidade] - Microsoft Project [Produto I

Exblçào

|Editorial

Planejador de Equipe^

vzí

Uso do Recurso *

Classificar -

^ m llu í e Recursos -| -------_ Outros Modos de Exibição -

Estrutura de Tópicos - V

2 5 [Sem Realce]

Tabelas -

»

Escala de Tempo; Q ^Zoom-

[Sem Filtro]

*

-fz [Nenhum Grup '

Modos de Fxibição de Recurso______

Umd máximas

t

Zoom

P lc^ Taxa padrão ^ Taxa h extra

^ Custo

^ Trabalho ^ Adtconor Novo Cohna

100% 100% ? 2.100,00/scm

R$ 0,00/hr $ 11.182,50

Serviços de Produção Configuração de Cor

200% 100%

R$ 0,00/hr

R$0,00/hr

Revisores

Editorial

200% 200%

R$45,00/hr

R$ 0,00/hr $13.500,00

300 hrs

Dan Jump

Design

50% 100%

R$ 75,50/hr

R$ 0,00/hr R$7.134,75

94,5 hrs

R$0,00

213 hrs

Ha ny Morcos

Ed itoria I

100% 200% ?1.550,00/sem

R$ 0,00/hr $15.788,75

401 hrs

Editorial

100% 100%

R$55,00/hr

R$ 0,00/hr $15.180,00

240 hrs

Jun Cao

Editorial

100% 100%

R$ 42,00/hr

Luls Sousa

Design

100% 100%

R$ 70,00/hr

Serviços de Impressão

Produção

100% 100%

Tad Orman

Outro

100% 100%

Viagens

Outro

0%

Produção

is/dia

R$ 67,00/hr

-í

30 hrs

Jane Dow

Encadernar provas

Prcieto Intt ^ T a r e f a s Sele

R$546,00

13 hrs

R$ 0,00/hr $ 14.000,00

200 hrs

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/hr

R$0,00

240 hrs

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/hr

R$0,00

296 hrs

R$3.500,00 R$15,00

R$300,00

20 cópias

Agora, você está pronto para classificar o modo de exibição Planilha de Recursos.

Novo no

2010

5- Clique na seta do AutoFiltro no cabeçalho de coluna Custo e, no m enu que aparece, em Clâssificar do Maior para Menor.

D ica Caso você náo veja as setas do A utoFiltro nos cabeçalhos de coluna, tente o seguinte: na guia Exibição, no gru p o Dados, na caixa Filtro, clique em Exibir Filtro A utom ático. 0 modo de exibição Planilha de Recursos é classificado pela coluna Custo, em ordem decrescente.

236

Parte 2 o Agendamento avançado Você pode classificar rapidamente uma — tabela clicando na seta AutoFiltro. Kíome do recurso !

3 1

,

]! Carole Poland

Grupo

^ Jm d máximas

^ P;c ^ Taxa padrãu ^ Taxa h extra

^ Costo

^ Trabalbu ^ Adicionar Hova Coiu-. ^ 213 hrs

10096 10096 52.100,00/som

R$ 0,00/hr $11.122,50

2

Serviços de Produção Configuração d e Cor

200% 100%

R$ 0,00/hr

R$ 0,00/hr

3

Revisores

Editorial

200% 200%

R$45,00/hr

R$ 0,00/hr $13.500,00

300 hrs

4

Dan Jump

Design

50% 100%

R$75,50/hr

R$ 0,00/hr R$7.134,75

94,5 hrs

jEditorial

R$0,00

SOhrs

5

Hany Morcos

Editorial

10096 200% 5L5S0,00/«:m

R$0,00/hr $15.738,75

401 hrs

6

Editorial

100% 100%

R$ 55,00/hr

R$0,00/hr $15.180,00

240 hrs

7

Jane Dow Jun Cao

Editorial

100% 100%

R$42,00/hr

8

Luis Sousa

Design

100% 100%

R$ 70,00/hr

9

Serviços de Impressão

Produção

100% 100%

10

Tad Orman

Outro

100% 100%

11

Viagens

Outro

0%

12

Encadernar provas

Produção

ís/dia

R$67,00/hr

R$546,00

13 hrs

R$0,00/hr $14.000,00

200hrs

R$ 0,00/hr

R$0,00/hr

R$0,00

240 hrs

RJ 0,00/hr

R$ 0,00/hr

R$0,00

206 hrs

R$3 500,00 R$15,00

R$300,00

20 cópias

Q 9 « 2

5

s

N3*

Essa disposição é excelente para visualizar o s tu s to s dos recursos do projeto in­ teiro, m as talvez você queira ver esses dados organizados por grupo de recursos. Para ver essa disposição, você vai aplicar um a ordem de classificação de dois níveis. 6. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Classificar e em Classificar por. A caixa de diálogo Classificar é exibida. Nela, você pode aplicar até três níveis de aninham ento de critérios de classificação. 7. Em Classificar por, clique em Grupo na lista suspensa e, ao lado desta, em Or­

dem crescente. D ica

A o selecionar itens em um a lista com o essa, você pode com eçar a d igitar o nom e do item desejado e, quando seu nom e com pleto aparecer, selecioná-lo.

Grupo aqui se refere ao campo Grupo do Recurso, o qual, para o projeto do novo livro, contém valores como D esign e Editorial, esses são os grupos com os quais a m aioria dos recursos no plano de projeto estão associados. Esses valores foram adicionados previam ente ao plano de projeto por você. 8. Em Segundo critério (no centro da caixa de diálogo), clique em Custo na lista suspensa e, ao lado desta, clique em Ordem decrescente.

D ica

Você pode classificar por qualquer cam po, nao apenas os cam pos visíveis r.o m odo de exibição ativo. Entretanto, é útil ver o cam po pelo qual você classifica nes­ se caso, o cam po Custo.

Capítulo 1 1 o Organize e formate os detalhes do projeto

237

9. Certifique-se de que a caixa de seleção Renumerar recursos permanentemente está desm arcada.

Im p o rta n te

A caixa de seleção "R enum erar recursos perm anen tem ente" (ou, quando em um m odo de exibição de tarefas, as "Renum erar Tarefas perm anentem en­ te") na caixa de diálo go Classificar é uma co n figu ração no nível do Project (isto é, do aplicativo ); se selecionada, ele renum era perm anentem ente os recursos ou tarefas em qualquer plano do Project no qual você classificar. Com o você talvez nao queira renum erar os recursos ou tarefas perm anentem ente toda vez que classificar, é uma boa ideia m anter essa caixa de seleção desm arcada.

10. Clique em Classificar. 0 Project classifica o modo de exibição Planilha de Recursos para exibir os recur­ sos por grupo (.D esign, E ditorial e assim por diante) e, depois, por custo dentro de cada grupo. Nome do recurso 8

W .

^ Grupo

| LuiS Sousa Jpeslgn 4 Dan Jump Design 5 Editorial Hany Morcos 8 Jane Dow Editorial 3 Editorial Revisores 1 Editorial Carole Poland 7 Editorial JunCao 11 Viagens Outro 10 Tad Orman Outro 12 Encadernar provas Produção 2 Produção Serviços de Configuração de Cor 9 Serviçtfc de Produção Impressão

^ Unid má* mas

w Pic ^ Taxa padrão ^ Taxa h extra

100% 50% 100% 100% 200% 100% 100%

100% RS 70,00/hr 100% R$ 75,50/hr 200% >1.550,00/seiri 100% RS 55,00/hr 200% R$ 45,00/hr 100% ! 2.100,OO/scm 100% R$42,00/hr 0% 100% 100% RS0,00/hr is/dia R$15,00 200% 100% R$ 0,00/hr 100% 100%

R$0,00/hr

^ Custo

RS 0,00/hr RS 0,00/hr RS 0,00/hr R$ 0,00/hr RS 0,00/hr RS 0,00/hr R$67,00/hr

$14 000,00 RS 7.134,75 $15.788,75 $15.180,00 S 13.500,00 S 11.182,50 R$546,00 R$3 500,00 RSO.OO/hr R$0,00 RS 300,00 RS 0,00/hr R$0,00 RSO.OO/hr

RS 0,00

Trabalho

Adicionar Nova Coluna ^

hrs 94,5 hrs 200

401 hrs 240 hrs 300 hrs 213 hrs 13 hrs 296 hrs 20 cópias SOhrs 240 hrs

%

ZL

Essa classificação proporciona um a m aneira fácil de identificar os recursos mais caros em cada grupo de recursos que trabalha no projeto do novo livro.

238

Parte 2 o Agendamento avançado

Agora, o modo de exibição Planilha de Recursos está classificado por grupo de recursos e dentro de cada grupo, por custo. Para concluir este exercício, você vai reclassificar as inform ações dos recursos para retorná-las à sua ordem original.

11. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Classificar e em pelo número da tarefa. O Project reclassifica a lista de recursos pela identificação do recurso. Os núm eros de identificação (ID) fornecem um a indicação visual de que um modo de exibição de tarefa ou recurso foi classificado. Não é possível salvar as definições de classificação personalizadas especificadas, como você pode fazer no agrupam ento e na filtragem. E ntretanto, a ordem de classificação especificada mais recentem ente perm anecerá em vigor até que você reclassifique a visão.

Agrupando detalhes d© projeto À medida que você desenvolve um plano de projeto, pode u sar os modos de exibição disponíveis no Project para visualizar e an alisar seus dados de várias formas. Uma m aneira im portante de ver os dados nos modos de exibição de tarefas e de recursos é por agrupam ento. O a g r u p a m e n to (g ru p o ) permite organizar as inform ações de tarefas ou recursos (ou, quando em um modo de exibição de Uso, as informações de atribuições) de acordo com critérios escolhidos. Por exemplo, em vez de visualizar a lista de recursos no modo de exibição Planilha de Recursos classificado por núm ero de recurso, você pode visualizá-los classificados por custo. Entretanto, o agrupam en­ to vai um passo além da sim ples classificação: ele som a os valores de resum o, ou “acum ula”, em intervalos que você pode personalizar. Por exemplo, é possível agrupar recursos por seus custos com um intervalo de R$ 1.000,00 entre os grupos. O agrupam ento altera o modo como você visualiza seus dados de tarefas ou recursos, perm itindo um nível m ais refinado de análise e apresentação dos dados. O ag ru p a­ m ento não altera a estru tu ra subjacente do plano de projeto: ele sim plesm ente reorga­ niza e resum e os dados. Como na classificação, quando você agrupa os dados em um modo de exibição, o agrupam ento é aplicado a todas as tabelas que podem ser exibi das nesse modo de exibição. Você tam bém pode agrupar o modo de exibição Diagrama de rede, que não contém um a tabela. O Project inclui várias definições predefinidas de grupo para tarefas e recursos, como agrupar tarefas por duração, ou recursos por taxa de pagam ento padrão. Você também pode personalizar todos os grupos em butidos ou criar o seu próprio grupo. Neste exercício, você vai ag ru p ar os recursos e criar um a definição de agrupam ento personalizada. 1. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta do botão Agrupar por: e em

Grupo do recurso.

C.apítuloH o Organize e formate os detalhes do projeto

Novo no

2010

239

D ica Com o a coluna G rupo esta visível no m odo de exibição Planilha de Recursos, você tam bém pode clicar na seta do A utoFiltro no cabeçalho de coluna G rupo e, no m enu que aparece, clique em G rupo neste cam po. O Project reorganiza os dados do recurso em grupos de recursos, som a os valores de custos resum idos por grupo e apresenta os dados em um formato de estrutura em tópicos expandido. Nome do recurso

^

□ Grupo: Design

Grupo jp esfcn

Un d máximas

w P.c

Taxa padrão ^ Taxa h ex‘x a

^ Custo

150% 200%

^ Trabalho v Adicionar Nova Coluna ^

t$ 2 1 134,75

294,5 hr»

6

Luls Sousa

Design

100% 100%

RS 70,00/hr

R $0,00/h r $ 14 000,00

2 00 hrs

4

Dan Jump

Design

50% 100%

R$ 75,50/hr

R $0 ,0 0 /h r R $ 7 134,75

94,5 hrs

Editorial

600% 700%

«$ 56.197,25

1.167 hrs

5

U Grupo: Editorial Hany Morcos

Editorial

100% 200% 5 1 5 5 0 ,0 0 /se m

R $0,00/h r $ 1 5 733,75

40 1 hrs

6

Ja n e Dow

Editorial

100% 100%

R$ 55,00/h r

R $0,00/h r $ 1 5 .1 8 0 ,0 0

240 hrs

3

Revisores

Editorial

200% 200%

R$ 45,00/h r

R $0,00/h r $ 1 3 500,00

300 hrs

R$ 0,00/h r $ 1 1 1 3 2 .5 0

21 3 hrs

1

Carole Pcland

Editorial

100% 100% >2.100,00/sem

7

Jun C ao

Editorial

100% 100%

Outro

100% 100%

□ Grupo: Outro 11 10

V iagens Tad Orman 8 Grupo: Produção

Outro

0%

Outro

100% 100%

Produção

300% 200%

12

Encadernar prova Produção

2

Serviços d e Configuração d e

9

Serviços d e Im pressão

R $42.00/h r

R $67,00/h r

R $546.00

13 hrs

R $3 500.00

296 hrs

R $ 3 500.00 R $0.00/h r

ts/dia

R $15,00

Produção

200% 100%

R $0,00/h r

Produção

100% 100%

R$ 0,00/h r

R$ 0,00/h r

R $0,00 R$300,00

296 hrs 320 h n

R $300,00

2 0 cópias

R$ 0 ,0 0 /h r

R $0,00

8 0 hrs

R$ 0 ,0 0 /h r

R $0,00

240 hrs

Esse agrupam ento é sim ilar à classificação que você fez na seção anterior, mas, dessa vez, você verá os valores de custo resumido para cada grupo de recursos. O Project aplica um a form atação de colorido claro às linhas de dados resum idos. Como os dados resum idos são derivados dos dados subordinados, você não pode editá-los diretam ente. A exibição desses valores resum idos não tem efeito algum nos cálculos de custo ou de agendam ento do plano de projeto. Para ter m ais controle sobre o modo como o Project organiza e apresenta os dados, agora você vai criar um grupo. Entretanto, antes de criar um grupo personalizado e personalizações adicionais em todo este capítulo, você fará um a alteração às configurações do Project. Você fará esse ajuste para impedir que esse grupo de personalização se torne disponível em outros planos de projeto com os quais você possa trabalhar e que não estão relacionados a esse m aterial de treinam ento.

2. Clique na guia Arquivo e, em seguida, em Opções. A caixa de diálogo Opções do Project aparece. 3. Clique na guia Avançado e, abaixo de Exibir, desm arque a caixa de seleção Adi­

cionar automaticamente novos modos de exibição, tabelas, filtros e grupos ao global.

240

Parte 2

o Agendamento avançado 4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Project. Com a tarefa de limpeza concluída, você está pronto para criar um grupo perso nalizado. 5. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta sobre o botão Agrupar por: e em Mais grupos. A caixa de diálogo Mais grupos é exibida.

N essa caixa de diálogo, você pode ver todos os grupos predefinidos disponíveis para tarefas (quando em um modo de exibição de tarefas) e recursos (quando err. um modo de exibição de recursos). Seu novo grupo será m uito sem elhante ao Grupo do Recurso, portanto, você vai começar copiando-o. 6. Certifique-se de que a opção Grupo do recurso está selecionada e clique em Co­

piar.

A caixa de diálogo Definição de grupo é exibida. 7. Na caixa Nome, selecione o texto exibido e, em seguida, digite G ru p o s de R ecur s o s p o r C usto. 8. Na coluna Nome do campo, clique na prim eira célula abaixo de Grupo. 9. Digite ou selecione C usto. 10. Na coluna Ordem para o campo Custo, selecione Decrescente. Os recursos serão classificados dentro de seus grupos por custo, dos valores mais altos aos m ais baixos.

Capítulo 11 o Organize e formate os detalhes do projeto

241

Em seguida, você vai ajustar os intervalos de custos nos quais o Project agrupará os recursos.

1 1. Com a linha Custo a in d a selecionada, clique no botão Definir intervalos de grupo. A caixa de diálogo Definir intervalo de grupo é exibida. 12. Na caixa Grupo em, selecione Intervalo. 13. Na caixa Intervalo do grupo, digite 1000.

14. Clique em OK. 15. Clique em , Salvar para fechar a caixa de diálogo Definição de grupo. O novo grupo, Grupos de Recursos por Custo, agora é exibido na caixa de diálogo Mais grupos.

242

Parte 2

o Agendamento avançado 16. Clique em Aplicar. 0 Project aplica o novo grupo ao modo de exibição Planilha de Recursos. tioTte do recurso

^

Grupo

^

Luís Sousa Design Custo: R$ 7.000,00 Design DanJump Design Q Grupo: Editorial Editorial □ Custo: R$ 15.000,OC Editorial □

4

5 □

Hany Morcos Editorial Jane Dow Editorial Custo: R$ 33.000,OC Editorial

□

Revisores Editorial Custo: R$ 11.000,OC EdKoriai

6 3 1

Carole Poland Editorial Custo: R$ 0,00
7

■ s ■■

□

11

Viagens Outro B Custo: ft$ 0,00 -
10

Tad Orman Outro Grupo: Produção Produção a Custo: RS OfiO -
□

12 2 9

Pie ^

Taxa p adrão ^

150% 200% 100% 100% 100% 100% R$70,00/hr 50% 100% 50% 100% R$75,50/hr 600% 700% 200% 300% 100* 20056jl.550.00/5em 100% 100% R$55,00/hr 200% 200% 200% 200% R$45,00/hr 100% 100% 10056 10056 S2.100,00/sem 100% 100%

□ Grupo: Design | Design B Custo: R$ 14.000,OC Design s

Unid m áx.m as

100% 100% 100% 100% 0% 0% 100% 100% 100% 100% 300% 200% 300% 200% is/dia 200% 100%

R$42,00/hr

RS 15,00 RSO,00/hr

100% 100%

R$0,00/hr

R$0,00/hr

Taxa h extra

^

Custo

^

Trabalho

w

t$ 21.134,75 14XXX),00

294,5 hrs 200 hrs

R$ 0,00/hr $14.000,00 R$7.134,75 R$ 0,00/hr R$7.134,75 t$ 56497,25 t$ 30568,75

200 hrs 94,5 hrs 94,5 hrs 1.167 hrs 641 hrs

R$ 0,00/hr $15.788,75 R$ 0,00/hr $15.130,00 t$ 13.500,00

401 hrs 240 hrs 300 hrs

R$ 0,00/hr $13 500,00 t$ 11182,50

300 hrs 213 hrs

R$0,00/hr $11.132,50 R$546,00

213 hrs 13 hrs 13 hrs 296 hrs

($

R$67,00/hr

R$540,00 R$ 3.500,00 R$ 3 500,00 R$3.500,00 R$0,00

296 hrs

R$ 0,00/hr

R$0,00 R$300.00 R$300,00 R$300,00 R$0.00

296 hrs 320 hrs 320 hrs 20 cópias 80 hrs

R$ 0,00/hr

R$0,00

240 hrs

R$ 0,00/hr y

Adrtonar Nova Coluna^

Os recursos são agrupados por seus valores nos grupos de recurso (as faixas que unem D esign, E ditorial e assim por diante) e, dentro de cada grupo, por valores de custo em intervalos de R$ 1.000,00 (as faixas azul claro). Para concluir este exercício, você vai remover o agrupam ento. 17. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta sobre o botão Agrupar por: e em [Nenhum grupo]. O Project remove os valores de resum o e a e stru tu ra em tópicos, deixando os dados originais. Novamente, a exibição ou remoção de um grupo não tem efeitc sobre os dados do projeto.

D ica

Todos os gru p o s predefinidos e os que vocè cria estão dispo níveis no botão A g ru p a r por na guia Exibição. O nom e do gru p o ativo é exibido na caixa próxim a a esse botão. Cliq ue na seta do botão A gru p a r por para ver outros nom es de grupe Se nenhum gru p o estiver a plicado à tabela atual, as palavras [N enhum grupo] sãc exibidas na caixa.

Filtrando detalhes

d o

projeto

Outra m aneira prática de alterar o modo como você visualiza as informações de tare­ fas e recursos no Project é por meio do filtro. Como o nome sugere, of i l t r o oculta da­ dos de tarefas e recursos que não atendem aos critérios especificados, exibindo apenas

Capítulo 11 o Organize e formate os detalhes do projeto

243

os dados nos quais você está interessado. Como no agrupam ento, o filtro não altera os dados do seu plano de projeto; ele sim plesm ente m uda o modo como eles aparecem. Existem duas m aneiras de u sar os filtros. Você pode aplicar um AutoFiltro ou um filtro predefinido a um modo de exibição: • Use o A u to F iltro quando for necessário filtrar qualquer tabela no Project. Peque­ nas setas de AutoFiltro aparecem ao lado dos nom es dos títulos de colunas. Clique na seta para exibir um a lista de critérios pelos quais você pode filtrar os dados. Os critérios exibidos dependem do tipo de dado contido na coluna - por exemplo, os critérios de AutoFiltro em um a coluna de d ata incluem opções como “Hoje” e “Este m ês”. O AutoFiltro é usado no Project da m esm a m aneira que o AutoFiltro do Microsoft Excel. • Aplique um filtro predefinido ou personalizado para visualizar apenas as inform a­ ções da tarefa ou do recurso que atenda aos critérios do filtro. Por exemplo, o filtro Tarefa Crítica exibe apenas as tarefas sobre o cam inho crítico. Alguns filtros predefinidos, como o filtro Intervalo de Tarefas, solicitam que você insira um critério específico - por exemplo, um intervalo de IDs de tarefas. Se um modo de exibição de tarefas ou recursos tiver um filtro aplicado, a m ensagem “Filtro Aplicado” a p a ­ recerá na barra de status. Os dois tipos de filtros ocultam as linhas nos modos de exibição Planilha de Tarefas ou Recursos que não atendem aos critérios que você especificou. Talvez você veja lacunas nos núm eros de identificação de tarefas ou recursos. Os dados que estão “faltando” estão apenas ocultos, não foram excluí­ dos. Como na classificação e no agrupam ento, quando você filtra os dados em um modo de exibição, o filtro é aplicado a todas as tabelas que podem ser exibidas. Os m odos de exibição que não incluem tabelas, como os modos de Calendário e D iagram a de rede, tam bém suportam o filtro (por meio do botão Filtro na guia Exibição), m as não o AutoFiltro. Um recurso muito sim ilar é o realce. Embora a aplicação de um filtro oculte as infor­ mações que não atendem ao seu critério, a aplicação de um realce destaca as inform a­ ções que atendem aos seus critérios form atando-as com um a cor laranja brilhante. De qualquer forma, os dois recursos são praticam ente idênticos - você pode executar re­ alces ad hoc ou criar realces personalizados, exatam ente como nos filtros. Quando um realce é aplicado, a m ensagem “Realçar Filtro Aplicado” aparece na barra de status. Neste exercício, você vai criar um filtro que exibirá apenas a tarefa que inclui um certo termo em seus nom es. Mais tarde, você vai com binar esse filtro com um a tabela per­ sonalizada em um modo de exibição personalizado. 1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

O modo de exibição Gráfico de G antt é exibido. Antes de criar um filtro, você verá as tarefas nas quais está interessado aplicando um AutoFiltro.

2. Clique na seta do AutoFiltro no título de coluna Nome da tarefa, aponte para Filtros e clique em Personalizado.

244

Parte 2 © Agendamento avançado

A caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro é exibida. Você quer ver apenas as tare­ fas que contêm a palavra edição. 3. Em Nome, selecione contém na prim eira caixa. 4. Na caixa adjacente, digite ed ição .

5. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro. O Project filtra a lista de tarefas para m ostrar apenas as tarefas que contêm a pa­ lavra edição e suas tarefas de resumo. Esse é um indicador de que um AutoFiltro foi aplicado a esta coluna. A barra de status indica quando um AutoFiltro e aplicado.

L

A barra de status indica quando um AutoFiltro é aplicado.

Capítulo 11 o Organize e formate os detalhes do projeto

245

Note que o indicador de filtro em forma de funil aparece próximo ao rótulo de co­ luna Nome da Tarefa e a m ensagem “Filtro Automático Aplicado” aparece na barra de status. Esses são os indicadores visuais de que um AutoFiltro personalizado foi aplicado a essa coluna.

D ica Q uan do um AutoF iltro é ap licad o , você pode ap o n tar para o indicad o r de filtro e uma descrição de resum o do filtro aplicado é exibido em uma Dica de Tela. Em seguida, você vai desativar o AutoFiltro e criar um filtro personalizado. 6. Clique no indicador de filtro em forma de funil no cabeçalho de coluna Nome da Tarefa e clique em Limpar Todos os Filtros. O Project desativa o AutoFiltro, reexibindo todas as tarefas no plano de projeto. Agora, você está pronto para criar um filtro personalizado.

7. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta ao lado de Filtro: e em Mais filtros. A caixa de diálogo Mais filtros é exibida. Nessa caixa de diálogo, você pode ver todos os filtros predefinidos para tarefas (quando em um modo de exibição de tarefas) e recursos (quando em um modo de exibição de recursos) disponíveis.

8. Clique em Novo. A caixa de diálogo Definição de filtro em é exibida.

9. Na caixa Nome, digite T a re fa s de E dição In c o m p le ta s. 10. Na prim eira linha da coluna Nome do campo, digite ou selecione Nome. 11. Na prim eira linha da coluna Teste, selecione contém. 12. Na prim eira linha da coluna Valor(es), digite edição. Isso define o prim eiro critério para o filtro; em seguida, você vai acrescentar o segundo critério. 13. Na segunda linha na coluna E/ou, selecione E.

24S

Parte 2

o Agendamento avançado 14. Na segunda linha na coluna Nome do campo, digite ou selecione T érm in o real.

15. Na segunda linha na coluna Teste, selecione é igual a. 16. Na segunda linha na coluna Valor(es), digite ND. ND significa “não disponível" e é a m aneira como o Project marca alguns campos que ainda não têm valor. Ou seja, qualquer tarefa de edição que ainda não tenha um a data de térm ino real deve ser considerada incompleta.

17. Clique em Salvar para fechar a caixa de diálogo Definição de filtro em. O novo filtro é exibido na caixa de diálogo Mais filtros. 18. Na lista de filtros, selecione Tarefas de Edição Incompletas e, em seguida, cli que no botão Aplicar. O Project aplica o novo filtro ao modo de exibição Gráfico de Gantt.

Capítulo 11 o Organize e formate os detalhes do projeto

247

O nome do filtro aplicado aparece aqui. ■ ® í aà

• í* ” !v Tarefa

I Recurso

Projeto

! Exibição

* 5

*5) Diagrama de Rede ' sg|j _ Calendário w Gráfico Uso da _ Outros Modos d e Exibição d e G antt' Tarefa »

Organizacao Avançada [Modo de Compatibüidad ■] - Microsoft P

!

Formato

**2 Uso d o Recurso "

^ Planilha d e Recursos ’ Planejador __ f quipe * Outros M odos de Exibição -

2 i Classificar *

O 17

y

Edição de

Duração

^ Inicio

^ Término

Escala deTen Dias

[Nenhum Grup »

Li$ Tabelas

Dados

M odos de Exibição de Tarefa____________________ M odos de Exibição de Recurso

Nome da Tarefa

2 5 [Sem Realce]

% Estrutura d e Tópicos * S T Tarefas de Ediç

^

15 d ia s

Seg 02/04/12

Q u i 25/04/12

12 d ia s

Q u i 26/04/12

Seg 14/05/12

co n te ú d o 18

R e visã o da e d ição d e c o n te ú d o p e lo a u to r

Pronto

Filtro Aplicado

Filtro Autoreáttco Aplkado

Novas Tarefas: Agendada Automahcamentc

—______ í

— A barra de status indica quando um filtro foi aplicado.

Agora, as tarefas são filtradas para m ostrar apenas as de edição incom pletas. Como ainda não começamos o controle do trabalho real, todas as tarefas de edição estão incom pletas nesse momento.

D ica

Q uando um filtro é aplicado, você pode apontar para o rótulo Filtro A plicado na barra de status para ver o nom e do filtro.

Para concluir este exercício, você vai remover o filtro.

248

Parte 2

o Agendamento avançado 19. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta próxim a a Filtro: e em [Sem

Filtro].

0 Project remove o filtro. Como sempre, exibir ou remover um filtro não tem efeito nos dados originais.

Personalizando as tabelas Uma ta b e la é um a apresentação do tipo planilha dos dados do projeto, organizada em colunas verticais e linhas horizontais. Cada coluna representa um dos m uitos cam pos existentes no Project e cada linha representa um a única tarefa ou recurso (ou, nos modos de exibição de Uso, um a atribuição). A interseção de um a coluna com um a linha pode ser cham ada de um a célula (em term os de planilha) ou de um cam po (em term os de banco de dados). O Project inclui várias tabelas que podem ser aplicadas nos modos de exibição. Você já usou algum as delas, como Entrada e Resumo. É muito provável que essas tabelas contenham os cam pos que serão usados na m aioria dos casos. Entretanto, é possível m odificar qualquer tabela predefinida ou criar um a nova que contenha apenas os dados desejados. Neste exercício, você vai criar um a tabela para exibir as informações sobre as tarefas editoriais no plano de projeto do novo livro.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Outros Modos de Exibição, depois em Mais modos de exibição e, em seguida, em Pla­ nilha de Tarefas. O Project exibe o modo de exibição Planilha de tarefas.

2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Mais tabelas. A caixa de diálogo Mais tabelas é exibida. A tabela E ntrada deve estar selecionada.

Nessa caixa de diálogo, você pode ver todas as tabelas predefinidas para as tare­ fas (quando em um modo de exibição de tarefa) e recursos (quando em um modo de exibição de recurso).

Capítulo 11 © Organize e formate os detalhes do projeto

249

3. Certifique-se de que a tabela Entrada está selecionada e clique em Copiar. A caixa de diálogo Definição de tabela em é exibida.

4. Na caixa Nome, digite Tabela do editorial. Em seguida, você vai remover alguns campos e adicionar outros.

5. Na coluna Nome do campo, clique em cada um dos nom es de campo abaixo e então no botão Excluir linha após clicar em cada nome: Indicadores Modo da Tarefa Predecessoras

Em seguida, você vai adicionar alguns cam pos a essa definição de tabela. 6. Na coluna Nome do campo, clique em Duração e, em seguida, em Inserir Linha. O Project insere um a linha em branco acim a àe D uração.

7. Na coluna Nome do campo, clique na seta no nom e do campo vazio da nova linha e selecione Foco Editorial (Texto9) na lista suspensa. O campo de texto personalizado Foco E ditorial contém algum as no tas sobre o nível de edição necessário por tarefa. Essas informações foram anteriorm ente per­ sonalizadas para você no plano de projeto.

250

Parte 2

o Agendamento avançado 8. Na coluna Largura, digite ou clique em 20.

9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Definição de Tabela em. A nova tabela é exibida na caixa de diálogo Mais tabelas.

10. Clique em Aplicar. O Project aplica a nova tabela ao modo de exibição Planilha de Tarefas. !Nome ca Tarefa '

°

1

15 16

17 18 19 20 21 22 23 24

tf 1

25

3

28

s

26

29 30 31

^

|| Cronograma do Livro f * Reunião da e quipe ed Aquisição M anuscrito recebid

FocoEd *ar.a!

^ DuraçSo

158 dias

^ Inicio ....

^ Término _

^ Nomes dos recursos

Seg 02/04/12 Qui 08/11/12

60,13 dias

Seg 09/04/12

Seg 02/07/12

30,25 dias

Seg 02/04/12

Seg 14/0S/12

Seg 02/04/12

Seg 02/04/12

Odias

^ A d tá o n o r N o v a Coluno w

Edição de conteúdo Edição d e desenvolvia 15 dias

Seg 02/04/12

Q u i26/04/12

Carole Poland

Revisão da edição d Incorp. Problemas que 12dias

Qui 26/04/12

Seg 14/05/12

Tad Orman;Revlscr C a rd e Poland

Enviar para o editor Editorial

Odias

Seg 14/05/12

Seg 14/05/12

28,88 dias

Seg 14/05/12

Sex 22/06/12

Organizar m a n u sa t Resolver problem as d« 5 dias

Seg 14/05/12

Seg 21/05/12

Revisão d e texto

Seg 21/05/12

Ter 05/06/12

Revisores[200%]

Revisão do texto dc Incorp. Problemas que 10 dias

Ter 05/06/12

Ter 19/06/12

Tad Orman;Revisor

Incorporar revisão

Incorp. Problem as que 5 dias

Sex 15/06/12

Sex 22/06/12

Carole Poland;Dan

Odias

Sex 22/06/12

Sex 22/06/12

Hany Morcos

53,25 dias

Sex 22/06/12

Qui 06/09/12

D efinir páginas

15 dias

Sex 22/06/12

Seg 16/07/12

Jane Dow

Design da i lustra çãc

15,25 dias

Sex 22/06/12

Seg 16/07/12

Luís Sousa;Hany Mt

Revisão das primeir

25 dias

Seg 16/07/12

Seg 20/08/12

Provas e índice

10 dias

Seg 16/07/12

Seg 30/07/12

Tad Orman;Revisor

Incorporar revisa

5 dias

Seg 30/07/12

Seg 06/03/12

Hany Morcos;Dan J:

Enviar para a prodm Dcslgn e Produção

Padronizar conf. Guia c 11,25 dias

Hany Morcos;Dan J;

D ica Você pode adicionar ou rem over colunas rapidam ente na tabela atual. Para adicio nar um a coluna, prim eiro selecione a coluna à direita do ponto onde você deseja adicionar um a nova coluna. Depois, na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Inserir Coluna 0 Project exibe todos os cam pos disponíveis para o tipo de tabela que está em exibição (ta­ refas ou recurso); selecione a que você deseja adicionar. Para rem over uma coluna, clique com o botão direito do m ouse no cabeçalho da coluna e em O cultar Coluna.

C ap itu lo u o Organize e formate os detalhes do projeto

251

Na próxima seção, você vai combinar o filtro personalizado com essa tabela personali­ zada para criar um modo de exibição de agenda de editorial para o projeto do novo livro.

Novo no

2010

Criar campos personalizados rapidamente Nesta seção, você viu um campo personalizado, Texto9, que foi personalizado para exibir o texto "Foco Editorial" e continha detalhes sobre as atividades de edição no plano de projeto do novo livro. O Project suporta diversos campos personalizados e você pode adicionar facilmente um a qualquer tabela. A coluna mais à direita em uma tabela está rotulada como "Adicionar Nova Coluna", e você pode clicar no ca­ beçalho da coluna e selecionar qualquer campo que queira adicionar, ou pode ape­ nas começar a digitar em uma célula na coluna Adicionar Nova Coluna. O Project detecta o tipo de dado que você está digitando e adiciona o tipo de campo perso­ nalizado correto. Alguns dos campos personalizados suportados pelo Project são: • Custo (até 10 campos de custo) • Data (até 10 campos de data) • Duração (até 10 campos de duração) • Número (até 20 campos de número) • Texto (até 30 campos de texto) Esses campos personalizados são uma excelente maneira de armazenar informa­ ções adicionais sobre tarefas e recursos nos seus planos de projeto. Normalmente, nenhum desses campos personalizados tem impacto sobre os agendamentos de tarefas ou recursos.

Personalizando ®s modos dSe exibição Q uase todo trabalho que você executa no Project é desenvolvido em um m o d o d e e x ib iç ã o , que pode conter elem entos, como tabelas, grupos e filtros. Você pode com­ binar esses elem entos entre si (como um a grade de escala de tempo em um modo de exibição de Uso) ou com elem entos gráficos (como a representação gráfica de tarefas na parte gráfica do modo de exibição do Gráfico de Gantt). O Project in c lu i dezenas de modos de exibição que organizam as inform ações para objetivos específicos. Talvez você queira ver as informações do seu projeto em algum formato não disponível nos m odos de exibição predefinidos. Se os modos de exibição disponíveis do Project não atenderem às suas necessidades, é possível editar um modo existente ou criar o seu próprio modo de exibição.

252

Parte 2 © Agendamento avançado

Neste exercício, você vai criar um novo modo de exibição que com bina o filtro perso­ nalizado e a tabela personalizada desenvolvidos nas seções anteriores.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Mais mo­ dos de exibição. A caixa de diálogo Mais modos de exibição é exibida.

Nessa caixa de diálogo, você pode ver todos os modos de exibição predefmidos disponíveis.

2. Clique em Novo. A caixa de diálogo Definir Novo Modo de Exibição é exibida. A m aioria dos modos de exibição ocupa um único painel, m as um modo de exibição pode ser composto por dois painéis separados. De fato, um dos modos de exibição padrão no Project é um de dois painéis: o Gráfico de G antt e a Escala de Tempo.

3. Certifique-se de que a opção Modo de exibição único está selecionada e clique em OK. A caixa de diálogo Definição do Modo de Exibição em é exibida.

4. Na caixa Nome, digite A g e n d a m e n to do E d ito rial. Esse é o nome que você verá na interface do Project m ais tarde.

5. Na caixa Tela, selecione Planilha de Tarefas na lista suspensa. A caixa Tela lista os tipos de modos de exibição disponíveis.

6. Na Tabela, selecione Tabela do editorial na lista suspensa. A Tabela do editorial é a tabela personalizada que você criou anteriorm ente.

7. Na caixa Grupo, selecione Nenhum grupo na lista suspensa. 8. Na caixa Filtro, selecione Tarefas de Edição Incompletas na lista suspensa. Tarefas de Edição Incom pletas é o filtro personalizado que você criou anterior­ mente.

N ota As tabelas, os gru p o s e os filtros específicos m ostrados nas listas suspensas dependem do tipo de m odo de exibição que você selecionou na caixa Tela na etapa 5

Capítulo 11 o Organize e formate os detalhes do projeto

253

9. Certifique-se de que a caixa de seleção Mostrar no menu está m arcada.

1 0. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Definição do Modo de Exibição em.

O novo modo de exibição é exibido e deve estar selecionado na caixa de diálogo Mais modos de exibição.

11. Clique em Aplicar. O Project aplica o novo modo de exibição. Nome da Tarefa__________ ^_

Foco Editorial

^ Puração

^ Inicio_______^ Término

^ Nomes dos

_

^ Adidonor Nova Coluna ^ ____

17

Edição d e c o n te ú d clE d ição d e d e se n v o lv in 15 d ia s

Seg 02/04/12

Q u i 26/04/12

C a ro le P olan d

18

Re visã o da ed içã o d Incorp. Pro b le m a s q u e 12 d ia s

Q u i 26/04/12

Seg 14/05/12

Tad O rm an;Revisor

—

L . 0 nome do modo de exibição personalizado aparece aqui.

Agora, apenas as tarefas editoriais incom pletas são exibidas e os cam pos são apresentados da m aneira desejada. Além disso, o Project adicionou o modo de exi­ bição A gendam ento do E ditorial à lista Mais modos de exibição no grupo Modos de Exibição de Tarefa, na guia Exibição. O novo modo de exibição é exibido abaixo do rótulo Personalizado, portanto, ele é sem pre facilmente acessível neste plano de projeto. Por causa do ajuste de lim peza que você executou anteriorm ente neste capítulo, o novo modo de exibição personalizado não está disponível em outros planos

254

Parte 2 o Agendamento avançado

de projeto. E ntretanto, quando você cria seus modos de exibição personalizados, provavelmente desejará tê-los disponíveis em qualquer plano de projeto, portanto redefiniremos a configuração de exibição de volta para o padrão. Dessa maneira, todos os modos de exibição que você criar no futuro estarão disponíveis em qual­ quer plano de projeto com o qual você trabalhar. 12. Clique na guia Arquivo e, em seguida, em Opções. A caixa de diálogo Opções do Project aparece. 13. Clique na guia Avançado e, abaixo de Exibir, m arque a caixa de seleção Adicio­

nar automaticamente novos modos de exibição, tabelas, filtros e grupos ao global.

14. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Project.

LIMPEZA

Feche o arquivo Organizacao Avançada.

Capítulo

11 o Organize e formate os detalhes do projeto

255

!F@rí)í©s principais • As form as com uns de organização de dados no Project incluem classificação, agrupam ento e filtro. Em todos os casos, o Project nunca exclui os dados; ele sim ­ plesm ente altera o que é exibido e o modo como eles aparecem. •

O Project inclui m uitas ordens de classificação, agrupam entos e filtros em butidos, e você tam bém pode criar o seu.

•

Enquanto a classificação e o filtro reorganizam ou m ostram seletivam ente apenas alguns dados em um plano de projeto, o agrupam ento adiciona valores de resum o ou valores acum ulados, como custos, com base no intervalo escolhido.

• As tabelas são os principais elem entos da m aioria dos modos de exibição no Pro­ ject. O Project inclui várias tabelas em butidas e você tam bém pode criar a sua. • Você trabalha com dados no Project por meio dos modos de exibição. Eles podem conter tabelas, grupos, filtros e, em alguns casos, representações gráficas. O modo de exibição Gráfico de Gantt, por exemplo, consiste em um a tabela no lado esquer­ do e um gráfico com escala de tempo no lado direito. • O Project contém m uitos modos de exibição em butidos e você tam bém pode criar o seu. • Por padrão, quaisquer novos modos de exibição, tabelas, filtros e grupos que você cria em um plano de projeto tam bém estão disponíveis em todos os outros planos de projeto com os quais você trabalha no Project. Esse com portam ento é controla­ do por configuração na caixa de diálogo Opções do Project.

Resumo do Capítulo A tualize uma linha de base anterior para controlar o trabalho real, p. 25 8 t r fím r L ín h »

dt B

a se

( § |

@ jSefinir linha deBasej Unha de base (último salvamento em Sáb 27/02/10)

▼

O Sgjvar plano provisório

Çopiür

IraooyTérnwto Agendado

▼

Injool/térmmol

▼

Para: ® Projeto inteiro

— Insira os valores de trab alh o real para tarefas e atribuições, p. 263

O larefes sdeaonadas

Agregar Inhas de base: Para todas as tarefas de resumo

i * tesüntê

[ J De sub tarefas para tarefa(s) de resumo sdedonada(s) Definir romo padrão

Ajyda

[.. OK

í

Manuscrito rcccbld ^Ed i;3o de conteúdo

7 hrs

] [ Cancelar

Ohrs 120 hrs

0 hrs Ohrs

Xt/ab tonei

2 17 h n 2 1 2 0 ,5 hrs

9% 15%

38.5 hrs

Trab.

hb

Trab. r>

8*

Trab. Trab. n

210 hrs

230 hrs Ohrs

Ohrs

Ohrs

120 hrs

120 hrs

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Ohrs

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Trab

100%

Trab. n Trab

100%

Trab. n Trab.

6h

CarcIePotand

120 hrs

a Revisão da arte orlg HonyM orcos

Ohrs

160 hrs

Ohrs

SOhrs

0 hrs

120 hrs

120 brs

|

90 hrs

160 hrs

1

SOI-rs

Jane Dow

SOhrs

Ohrs

SOhrs

E Revisão da cd.;3o tí

160 hrs

Ohrs

160 hrs

45,5 hrs

100% Trab.

Ohrs 70 hrs

Trab. r> Trab.

56%

Trab n

22h'

57%

lGOhrs

0%

22h;

20h

Th,

Bh

7hj

Sh*

Sh

7h

Sh I2h

7hj 15h* 15h; 7h*

6h

Trab. n

24.5 hrs

24h

3.5hj

12h c:

55% Trab.

25.5 h n

20h

J 88Jhh

Trab. r>

2
2*..5h 22*

20h

Trab.

Th

Ch

Trab. r*

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Trab. Trab. r

— Insira o trabalho real dividido em fases para tarefas e atribuiçõe' p. 26 9 ______ Nome 0

^ Trabaiio _ Unha de

~J Cronograma do Uvro para Crianças

Cxtalhefj

„ VaneçSc ^ teal

s _ llJ5h

1

® Rconlio da equipe editorial

45,5 hrs

45,5 hrs

ohrs

497,5 hrs Trab. Trab. n 24.5 hrs Trab

15

3 Aqulslçlo

464 hrs

440 hrs

24 hrs

Trab.n 464 hrs Trab

3.5h 8h

O EditorUI

400 hrs

400 hrs

Ohrs

Trab.n 9 hrs Trab.

3h

21

2 4 hrs

11.'h

[

60 hrs

60 hrs

Ohrs

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40 hrs

40 hrs

Ohrs

6hn

20 hrs

20 hrs

Ohrs

Trab. o 3 hrs iTrab jTrab.n

S Revisão d etesto

9h

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9h 9h

12h

Trab n Trab.

D cn Jum p

ISO hrs

180 hrs

Chrs

Ohrs Trab.

Revoares

ISO hrs

ISO hrs

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u Revisão do testo
100 hrs

100 hrs

Ohrs

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3.5h

9 hrs Trab.

Hany Marcos

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22

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2 3 61,5 hrs 2 3 3 7 ,5 hrs

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4h

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A tu a lr a r projeto Atuaizar trabaho como cooduído até:

Seg 24/10/11

@ Qefmir 0% a 100% condudo Definir somente 0% ou 10C% concUUo

Interrom pa o trab alh e no — projeto para reiniciar após a data que vocè especificar, p. 2 7 4

(gi Reagendar trabat» n2o conduüáo para inicar após: Para:

Projeto inteiro

A «d a

Ter 31/07/12

0 Tarefas sdeaonadas í

«

1 í

Cancelar

Capítulo 12

€©[ntr©B@ © amáasnrBont© ©® tarefas e atribuições 1

Neste capítulo, você vai aprender a: o Atualizar um plano de linha de base salvo anteriormente. g

Registrar o trabalho real referente a tarefas e atribuições,

o Registrar o trabalho real por período de tempo. 4

o Interromper o trabalho em uma tarefa e especificar a data na qual ela deve ser reiniciada. Criar, verificar e com unicar um plano de projeto inteiro talvez ocupe muito ou mesmo a m aior parte do seu tem po como gerente de projeto. E ntretanto, o p la n e ja m e n to é apenas a prim eira fase do gerenciam ento dos seus projetos. Após a conclusão do pla­ nejam ento, começa a fase de im plem entação - a execução do plano que foi anterior­ mente desenvolvido. Teoricamente, os projetos são im plem entados exatam ente como planejados, m as na prática isso raram ente acontece. Em geral, quanto m ais complexo for o plano de projeto e quanto m aior a sua duração, m aior a possibilidade de ocorre­ rem variações. V ariação é a diferença entre o que você pensou que iria acontecer (de acordo com o que está registrado no plano de projeto) e o que realm ente aconteceu (de acordo com o que foi registrado pelo seu controle). Controlar adequadam ente o trabalho real e com pará-lo com o plano original permite identificar a variação de im ediato e a ju star a parte não concluída do plano, quando necessário. Se você leu o Capítulo 6, “Controle o andam ento das tarefas”, conhece as form as m ais simples de c o n tro la r o s v a lo re s re a is em um plano de projeto. Isso in­ clui registrar a porcentagem de um a tarefa que foi concluída, assim como suas datas de início e de térm ino. Esses métodos de controle do andam ento são excelentes para m uitos projetos, m as o Microsoft Project 2010 tam bém suporta outras form as m ais detalhadas de controle. Neste capítulo, você vai controlar os totais de tra b a lh o das tarefas e das atribuições e o trabalho por período de tempo, como o trabalho concluído por sem ana ou por dia. As inform ações distribuídas ao longo do tem po norm alm ente são conhecidas como divididas em fases, portanto, o controle do trabalho por períodos de tempo é, às vezes,

258

Parte 2

o Agendamento avançado referenciado como controle dos valores reais divididos em fases. Esse é o nível mais detalhado de controle do andam ento disponível no Project. Como nos m étodos de controle m ais sim ples, o controle dos valores reais divididos em fases é um a m aneira de tratar as questões mais básicas do gerenciam ento de um projeto: • As tarefas iniciaram e term inaram conforme planejado? Se não, qual será o im­ pacto na data de térm ino do projeto? • Os recursos estão gastando m ais ou m enos tempo do que o planejado para con cluir as tarefas? • Estam os g astando m ais ou m enos dinheiro do que o planejado para concluir as tarefas? Como um gerente de projeto, você deve determ inar que nível de controle atende me­ lhor às necessidades do seu plano de projeto e de seus stakeholders. Q uanto mais de­ talhado o nível de controle, m aior o esforço exigido de você e dos recursos atribuídos às tarefas. Este capítulo apresenta os métodos de controle m ais detalhados disponí­ veis no Project. Neste capítulo, você vai trabalhar com diferentes m aneiras de controlar o trabalho e de lidar com o trabalho não concluído. No entanto, primeiro você vai começar atu ali­ zando a linha de base do projeto.

A rq u iv o s de e xe rcício s

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu com putador. Os arquivos que você usara para fin alizar esses exercí cios encontram -se na pasta Cap itulo 12. Na seção "U sando os arquivos de exercícios", nc início deste livro, existe uma lista com pleta desses arquivos.

Im p o rta n te Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer um a alteração de co n figu ração . Isso ajuda a garan tir que os arquivos de exercícios com os quais você trab alh ar neste capitulo não afetem os d ad o s do seu Project Server Para obter m ais inform ações, consulte o A pêndice C, "U sando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server"

Atualizando uma

U n h a

de base

Se você concluiu o Capítulo 6, já salvou um plano de linha de base referente a um plano de projeto. Lembre-se de que um a lin h a d e b a se é um a coleção de valores im portantes em um plano de projeto, como as datas de início e de térm ino planejadas além dos custos de ta r e fa s, re c u rso s e a trib u iç õ e s. Q uando você salva (ou define' um a linha de base, o Project cria um “instantâneo” dos valores existentes e o salva nc plano de projeto para um a com paração futura. Lembre-se de que a finalidade da linha de base é registrar o que você espera ver nc plano de projeto em um determ inado ponto do tempo. E ntretanto, à m edida que o tempo passa, talvez seja necessário m udar suas expectativas. Após salvar um plano

Capitulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

259

de linha de base inicial, pode ser que você precise aju star m elhor o plano de projeto adicionando ou rem ovendo tarefas ou atribuições e assim por diante. Para m anter um a linha de base precisa para com parações posteriores, existem várias opções:

• Atualizar a linha de base para o projeto inteiro. Isso sim plesm ente substitui os valores da linha de base original pelos valores agendados atualm ente.

• Atualizar a linha de base referente às tarefas selecionadas. Isso não afeta

os valores da linha de base relacionados às outras tarefas ou valores da linha de base de recursos no plano de projeto.

• Salvar uma segunda linha de base ou linhas de base subsequentes. Você pode salvar até 11 linhas de base em um único plano. O primeiro é denom inado Linha de base e os restantes são Linha de base 1 até Linha de base 10.

Desde que você concluiu o planejam ento inicial do projeto do novo livro da Lucerne Publishing, o plano foi subm etido a algum as correções adicionais. Isso inclui cor­ reções feitas n as durações de tarefas, um a nova tarefa na fase Editorial e algum as tarefas desativadas (ou excluídas) na fase de Design e Produção. Devido a essas alte­ rações, a linha de base inicial não corresponde ao plano de projeto atual. Neste exercício, você vai com parar o plano de projeto atual com o plano da linha de base e atualizar a linha de base pelo plano de projeto atual.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele chnda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Controle A vançado A J n ic io localizado na sua pasta de arquivos de exercícios C ap itu lo 1 2 para concluir este exercício. A bra o plano de projeto Controle A vançado A Inicio e, em seguida, siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite C ontrole A vançado A e clique em Salvar. Em seguida, você vai altern ar para um modo de exibição diferente a fim de ver os valores da linha de base e os agendados organizados de forma a facilitar a comparação. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e em Gantt de Controle. O modo de exibição G antt de controle é exibido.

260

Parte 2 o Agendamento avançado

?■!U*7- r* Taiti*

Controle A**r.{X!o A mea S t »»

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Aquisição Manuscrito recebido

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Revisão da arte original

10,25 dias

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Qul Seg

Seg 21/05/12 Seg 21/05/12

Seg Se*

Seg 21/05/12

Seg

Seg 28/05/12 Ter 12/06/12 Sex 22/06/12

Ter Ter Sex

Odtas

Sex 29/06/12

Sex

55.13 dias

Sex 29/06/12 Sex 29/06/12

Seg Seg

Sex 29/06/12 Seg 23/07/12

Seg Seg

Seg 23/07/12

Seg

15 dias

15.13 dias B Revisão das primeiras páginas 30 dias Provas c índice

10 dias

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S * t 0 2 /0 4 /1 2 San

Seg 02/04/12

Definir páginas Design da ilustração Interior

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Seg 09/04/12 Seg Seg 02/04/12 Seg 5eg02/w /12

Enviar para a produção 1 Design e Produção

Motío -

T|I^M_________________

15 dias

Revisão do texto dos revisores 10 dias Incorporar revisão S dias

^

w IniCiO

0 dias

13 Editorial 2M 8 dias Organizar manuscrito para revi- 5 dias Revisão de texto 11,25 dias

j L£| Menrtf *

Peieerlar v'.ntu!oi

Edição de conteúdo

Revisão da edição de conteúdo 12 dias Envtarparaoedltorial 0 dias

ImpeciOtvat *

* f AiuíliZjr o a o AgtrxlaCO *

C ro n o g ram a d o U v ro p a ra C riar» 163,5 d ias úi Reunião da equipe editorial

MKroiott Ptoject

♦ ^JH/04

No modo de exibição G antt de Controle, as barras de G antt das tarefas, na forma como estão agendadas atualm ente, aparecem em $zul (ou, se críticas, em verm e­ lho) e seus valores agendados na linha de base aparecem como barras cinzas. Na parte gráfica desse modo de exibição, as tarefas, na forma como estão agenda­ das atualm ente, aparecem como barras azuis (se não forem ta r e fa s c ritic a s ) ou barras verm elhas (se forem críticas). Abaixo delas, os valores da linha de base de cada tarefa aparecem como barras cinzas.

D ica

Nos m odos de exibição Gráfico de G antt, as cores, padrões e form as das bar ras representam coisas específicas. Para ver o que cada item na barra de G antt repre­ senta, basta apontar o ponteiro do m ouse para ela e um a descrição será exibida com c um a Dica de Tela. Para ver um a legenda com pleta dos itens do gráfico de G antt e suas fo rm atações, na gu ia Form ato, no grupo Estilos de Barra, clique em Form atar e, em seguida, em Estilos de Barra.

4. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nom e da tarefa 18, Revisão da arte origi­ nal.

5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. O modo de exibição G antt de Controle rola para exibir as barras de G antt da tarefa 18, R evisão da arte original, que foi adicionada ao plano depois que a linha de base inicial foi salva. Como você pode ver no modo de exibição G antt de Controle, essa tarefa não possui um a barra de linha de base, indicando que ela não tem valores de linha de base. Para obter um a visão mais abrangente na linha de base do projeto, você ajustará o nível de zoom. 6. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Sema­

nas.

Você pode ver que, atualm ente, nenhum a das tarefas posteriores no plano de pro­ jeto corresponde às suas linhas de base.

Capítulo 12 © Controle o andamento de tarefas e atribuições

261

Essa tarefa foi adicionada ao plano depois que a linha de base inicia! foi salva, portanto nao tem nenhuma linha de base. Modo

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C ronoframa d o Uvro para Crian< 163,3 dias E Reunião da equipe editorial 60,13 (fias E Aquisição 35,5 dias Manuscrito recebido 0dU5 Edição de conteúdo 15 dias "R evisão da arte original |l0.25 dias Revisão da edição de cc .-.teúsJo 12 dias Enviar para o editorial odias E Editorial 28,88 dUs

3 EI ?>

31

, Nome d a Tareia

Organizar manuscrito para revE 5 dias Revisão de texto 1X25 dias Revisão do texto dos revisores 10 dias Incorporar revisão 5 dias Enviar para a produção 0 d.as E Oeslgn e Produção SS43 dia» Oefinlr páginas 15 dias Oeslgn da Ilustração interior 15,13 dias ' j Revisão das primeiras páginas 30 dias Provas e índice 10 dias

. Ttrr

Seg 0 2/04/12 Sm> Seg 09/04/12 Seg 02/04/12 Seg 02/04/12 Seg 02/04/12 Qul 19/04/12 Qul 03/05/12 Seg 21/05/12

Seg Seg Seg Qul Qul Seg Seg

ScgH/OS/12

Sc*

Seg 21/05/12 Seg Seg 28/05/12 Ter Ter 12/06/12 Ter Sex 22/06/12 Sex 29/06/12 Sex 29/06/12 Sex 29/06/12 Sex 29/06/12 Seg 23/07/12 Seg 23/07/12

Se* Se* Seg Seg seg Seg Seg

Para concluir este exercício, você vai salvar novam ente a linha de base deste plano de projeto. Esse procedim ento atu alizará as inform ações de linha de base para tarefas, recursos e atribuições antes de controlar o andam ento.

D ica Esse plano de projeto inclui um a linha de base salva anteriorm ente que você vai substitu ir agora. É bom fazer isso nessa etapa do projeto do novo livro, quando o planejam ento está concluído e você precisa de um a linha de base m ais atualizada antes de registrar algum trabalho real. Entretanto, após o trabalho ter sido registrado, você deve ter cu id ad o ao substitu ir a lgu n s valores de linha de base salvos anterior­ m ente. Depois que uma linha de base é substitu íd a, os valores o rigin ais sào su b sti­ tuídos e nao podem ser re< uperados. E recom endável salvar som ente linhas de base adicio nais após o projeto começar. 7. Na guia Projeto, no grupo Cronograma, clique em Definir Linha de Base e, em seguida, em Definir Linha de Base. A caixa de diálogo Definir Linha de Base é exibida. 8. Certifique-se de que a opção Definir Linha de Base está selecionada. Na área Para, verifique se a opção Projeto inteiro está selecionada.

2S2

Parte 2 o Agendamento avançado

Dica

Para atualizar um a linha de base referente apenas às tarefas selecionadas, cli que em Tarefas selecionadas abaixo do rótulo Para. A o fazer isso, as opções abaixo de A gre ga r linhas de base se tornam disponíveis. Vocé pode controlar o m odo com o as atualizações da linha de base deverão afetar os valores da linha de base das tarefas de resum o. Por exem plo, vocè pode salvar novam ente uma linha de base para uma subtarefa e atualizar os valores da linha de base referentes à tarefa de resum o. Fara rem over um a linha de base, na guia Projeto, no gru p o Cro nogram a, clique no botáo Definir Linha de Base e, em seguida, clique em Lim par Linha de Base.

9. Clique em OK para atualizar a linha de base. 0 Project alerta que os valores da linha de base salvos anteriorm ente serão sobrescritos. 10. Clique em Sim. 0 Project atualiza os valores da linha de base para o plano de projeto. Após salvar novamente a linha de base para o — projeto inteiro, os valores de início, de término e de duraçao (entre outros) corresponderão aos valores agendados. Mario 0

.25/03:01/04'Ò8/t>4ÍÍ3/P4~22/P4_23 n>C r o n o g ra m a d o U v r o p a r a C r U n ; 163,5 d ia *

1

3! R eun ião da e q u ip e e d ito r ia l

15

Q A q u is iç ã o

16

M an u scrito re c e b id o

1/

Edição d e conte ú d o

60,13 d ias

Seg 09/04/12

Seg

35,5 d ias

Seg 02/04/12

Seg

O tíia s

S e g 02/04/12

Seg

S e g 02/04/12

Quf

IS

R evisão da arte orig in a l

Q u i 19/04/12

Q ul

R evisão d o edição d o c on teú d e 12 d ias

Q ul 03/05/12

Seg

20

Er.viar para o e d ito r ia l

O dias

Seg 21/05/12

Seg

28,83 dias

Seg 21/OS/12

Se*

D Edito rial

15 dias 110.25 d ias

O r g a n lía r n a n u s c m o p a r a r e v i 5 d !as

23

R ev isão d e te x to

24

R evisão d o te x to d e s revisores 10 d ias

25 26 27

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1 1 2 5 d ias

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Incorporar rev isão a OesJgn e Produção

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A tarefa 18 agora tem um a linha de base e todos os valores da linha de base das outras tarefas correspondem aos seus valores agendados.

LIMPEZA

Feche o arquivo Controle Avançado A.

Salvando planos provisórios Depois de começar a controlar os valores reais ou toda vez que ajustar a agenda, talvez você queira criar outro instantâneo das datas de início e de término. Você pode fazer isso com um plano provisório. Da mesma forma que uma linha de base, um p la n o p r o v is ó r io é um conjunto de valores atuais do plano de projeto que o Project salva com o arquivo. Entretanto, diferentemente da linha de base, um plano provisório salva apenas as datas de início e de término das tarefas, não os valores de recursos ou atribuições. Você pode salvar até 10 planos provisórios diferentes durante um projeto. (Se precisar de vários instantâneos dos valores agendados além das datas de início e de término, deverá salvar linhas de base adicionais em vez de planos provisórios.)

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

263

Dependendo do escopo e da duração dos seus projetos, salve um plano provisório em uma das seguintes situações: • Na conclusão de uma fase importante do trabalho • Em intervalos de tempo predefinidos, como semanas ou meses • Imediatamente antes ou após a inserção de um grande número de valores reais Para salvar um plano provisório, na guia Projeto, no grupo Cronograma, clique em Definir Linha de Base e, em seguida, em Definir Linha de Base. Na caixa de diálogo Definir Linha de Base, selecione a opção Salvar plano provisório. Para aprender mais sobre planos provisórios, no botão Ajuda (onde aparece um ponto de interroga­ ção) no canto superior direito da janela do Project e na caixa Pesquisar digite Criar ' o provisório.

Controlando ©s valores ireaos e restantes de tarefas e airihm çées No Capítulo 6, você inseriu valores reais para a d ata de início, de térm ino e para a duração de tarefas individuais. Para tarefas que têm recursos atribuídos, você pode inserir valores de trabalho reais e restantes como um todo ou para atribuições referen­ tes a essa tarefa. Para ajudá-lo a entender como o Project m anipula valores reais, considere o seguinte: •

Se um a tarefa tem um só recurso atribuído a ela, os valores reais inseridos para a tarefa ou atribuição se aplicam igualm ente tanto à tarefa quanto ao recurso. Por exemplo, se você registrar que a atribuição começou em 23 de abril e tem cinco h o ­ ras de trabalho real, esses valores serão aplicados à tarefa e ao recurso atribuído.

•

Se um a tarefa possui vários recursos atribuídos a ela, os valores reais de trabalho inseridos para a tarefa são distribuídos entre as atribuições de acordo com suas unidades de atribuição. Esse nível de detalhe é apropriado se você não está preo­ cupado com os detalhes de atribuições individuais.

• Se um a tarefa possui vários recursos atribuídos a ela, os valores reais de trabalho inseridos para um a atribuição são acum ulados na tarefa. E ntretanto, os novos valores reais de trabalho não afetam os outros valores de trabalho das atribuições na mesm a tarefa. Esse nível de detalhe é apropriado se os detalhes das atribuições individuais forem im portantes para você. Neste exercício, você vai registrar os valores reais em nível de tarefa e em nível de atribuição, e verá como as informações são acum uladas ou distribuídas entre tarefas e atribuições.

264

Parte 2 o Agendamento avançado

Abra o plano de projeto Controle Avançado BJnicio na pasta Capitulo! 2 e siga estas etapas 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite C ontrole A vançado B e clique em Salvar. Essa versão do plano de projeto inclui os valores da linha de base que você salvou anteriorm ente, assim como os primeiros valores reais reportados para as prim ei­ ras tarefas da fase Aquisição. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da

Tarefa.

O modo de exibição Uso da Tarefa aparece. Como você pode se lem brar do Capí­ tulo 7, ‘Ajuste os detalhes das tarefas”, os dois lados do modo de exibição são separados por um a barra divisora vertical. O modo de exibição Uso da Tarefa lista os recursos abaixo das tarefas às quais eles estão atribuídos. Essas informações aparecem na tabela do lado esquerdo. No lado direito, as linhas estão organizadas em um a escala de tempo. As linhas do lado direito m ostram os valores de trab a­ lho agendados para cada tarefa ou recurso atribuído. O modo de exibição Uso da Tarefa utiliza cores para identificar as linhas no lado direito-, as linhas de tarefas têm um segundo plano som breado e as linhas de atribuições têm um segundo plano branco. 4. Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 18, Revisão da arte original. 5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. A grade dividida em fases no lado direito do modo de exibição rola para exibir o primeiro trabalho agendado para a tarefa. Em seguida, você vai trocar a tabela e os detalhes m ostrados no modo de exibição. 6. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Traba­

lho.

A tabela Trabalho é exibida.

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Essa tabela inclui as colunas de trabalho Real e R estante com as quais você vai trabalhar em breve, embora talvez elas ainda não estejam visíveis. Os valores da coluna Trabalho são os totais das tarefas e atribuições para o trabalho agendado. Observe que o valor do trabalho de cada tarefa é a som a dos valores de trabalho

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

265

da atribuição. Por exemplo, o total de trabalho da tarefa 18, 160 horas, é a som a das 80 horas de trabalho de H any Morcos e as 80 horas de Jane Dow na tarefa. Em seguida, você vai alterar os detalhes m ostrados na grade dividida em fases no lado direito do modo de exibição.

7. Na guia Formato, no grupo Detalhes e clique em Trabalho Real. Para cada tarefa e atribuição, o Project agora exibe as linhas de Trabalho e Traba­ lho real na grade dividida em fases, no lado direito do modo de exibição. (— Quando você exibe os detalhes de trabalho real, a linha Trabalho real aparece na grade dividida em fases para cada atribuição, tarefa e tarefa de resumo. fio irc da tordo 0

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Dica Você pode alterar os detalhes (isto é, cam pos) m ostrados abaixo da escala de tem po em um m odo de exibição de uso. Você pode ad icio n a r ou rem over cam pos e alterar a fo rm atação dos cam pos m ostrados. Por exem plo, você pode ad icio n ar o cam po Custo da Linha de Base aos cam pos m ostrados no m odo de exibição de Uso e fo rm ata-lo com um a cor de se gundo plano diferente. Para ver os cam pos disponíveis e as opções de form atação, na quia Form ato, no gru p o Detalhes, clique em A dicio nar Detalhes. Na grade dividida em fases, estão os valores do trabalho agendado por dia. Se você fosse som ar os valores do trabalho diário de um a tarefa ou atribuição especí­ fica, o tot^l seria igual ao valor da coluna Trabalho dessa tarefa ou atribuição. Em um modo de exibição de Uso, os valores de trabalho são exibidos em dois níveis de detalhes: o valor total para um a tarefa ou atribuição e o nível dividido em fases m ais detalhado. Esses dois conjuntos de valores estão diretam ente relacionados. Em seguida, você vai inserir os valores de trabalho real das tarefas e das atribui­ ções e ver como eles são refletidos nos detalhes divididos em fases. 8. Usando o mouse, arraste a barra divisora vertical para a direita até que você possa ver todas as colunas na tabela Trabalho.

266

Parte 2 o Agendamento avançado

Dica

Q uan do o ponteiro do m ouse está na posição correta para arrastar a b a r divisora vertical, ele m uda sua form a para um a seta com duas pontas que a p o n ta r para a esquerda e para a direita. Clicar duas vezes na barra divisora vertical a move" para a extrem idade direita da coluna m ais próxim a. Para ver mais ou menos da tabela à esquerda e — da grade dividida em fases à direita, arraste a barra divisora para a esquerda ou para a direita. Clicar duas vezes na barra divisora vertical a moverá para a coluna mais próxima

9. Na coluna R eal da tarefa 18, Revisão da arte original, digite ou clique em 90h, e pressione a tecla Enter. — A inserção de um valor real para a tarefa faz com que o Project distribua os valores reais entre os recursos atribuídos e ajuste o trabalho restante e outros valores. Ncme

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*— O Project realça os valores alterados mais recentemente.

Várias alterações im portantes ocorreram quando você pressionou Enter: • 0 Project aplicou o realce de alteração aos valores atualizados na tabela. • A quantidade de trabalho real que você inseriu foi subtraída da coluna Restante

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

267

• O trabalho real foi distribuído para as duas atribuições na tarefa, resultando em 44,5 horas de trabalho real registradas para um recurso e 45,5 horas para o outro recurso. (A diferença nas atribuições é devida aos valores da atribuição personalizada anteriorm ente de Hany.) Da m esm a m aneira, o valor do trabalho restante atualizado foi recalculado para cada atribuição. • Os valores do trabalho real e restante atualizados foram acum ulados na tarefa de resum o Aquisição. • Os valores do trabalho real tam bém foram redistribuídos para os valores dividi­ dos em fases de tarefas e atribuições. No lado da grade dividida em fases no modo de exibição, você pode ver os valores do trabalho real e do trabalho agendado diário para os recursos na quinta-feira, 26 de abril. Como você inseriu um valor de trabalho real para a tarefa inteira, o Project assum e que o trabalho foi realizado conforme agendado e registra esses valores divididos em fases para as atribuições do recurso. Para concluir este exercício, você vai inserir os valores de trabalho no nível da atribuição e observar o efeito sobre a tarefa. 10. Na coluna Real referente à atribuição de H any Morcos para a tarefa 18, digite ou clique em 60h e pressione Enter.

Inserir o trabalho real na sua atribuição atualiza o trabalho restante e os valores relativos na tarefa. Os valores de trabalho real e restante de H any são atualizados, e essas a tu a li­ zações tam bém são acum uladas na tarefa e na su a tarefa de resum o. (O Project realça os valores alterados). E ntretanto, os valores de trabalho real e restante de Jane Dow, o outro recurso atribuído à tarefa, não são afetados. 11 A rraste a barra divisora vertical de volta para a esquerda a fim de ver m ais dos valores atualizados divididos por fase referentes à tarefa.

268

Parte 2 o Agendamento avançado

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0 valor de trabalho real inserido na tabela — para a tarefa e para a atribuição está distribuído pela grade dividida em fases. Novam ente, o Project assum e que o valor do trabalho real que você inseriu para H any foi concluído conforme agendado, portanto, seus valores de trabalho e tra­ balho real divididos em fases correspondem ao de segunda-feira, 30 de abril.

LIMPEZA

Feche o arquivo Controle Avançado B.

Dica Você inseriu valores de trabalho reais neste exercício, mas também pode :nser valores de trabalho restantes ou porcentagens de trabalho a concluir. Todos esses valorei estáo relacionados entre si uma alteraçao feita em um valor afeta os outros. Voct pode atualizar esses valores na tabela Trabalho ou na guia Controle da caixa de dialogo Infor mações sobre a atribuição (quando uma atribuição estiver selecionada). Controlar um valor de conclusão de trabalho real de um a tarefa é m ais detalhado dc que inserir um a conclusão percentual simples. Entretanto, nenhum dos métodos é tão detalhado como inserir o trabalho real dividido em fases para tarefas ou atribuições (como você verá na próxim a seção). Não h á problema em controlar o trabalho real de tarefas ou atribuições (ou sim plesm ente inserir um valor de porcentagem de conclu­ são) se esse nível de detalhe atender às suas necessidades. Na verdade, vendo ou não os detalhes divididos em fases, o Project sem pre distribui qualquer porcentagem de conclusão ou valor real das atribuições ou tarefas que você inserir em valores dividi­ dos em fases correspondentes, como visto anteriorm ente. Esse é um motivo pelo qual os novos usuários do Project às vezes ficam surpresos ao encontrar valores extrem a­ m ente precisos, como 7,67 horas de trabalho, agendados para um dia específico. En­ tretanto, se você entende a aritm ética que o Project adota, pode descobrir a origem dos núm eros. Por outro lado, pode ser que você não se importe com esse nível de detalhe do agendam ento - de qualquer m aneira, está tudo OK.

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

2G 9

Inserindo manuaimente os custos reais Todas as vezes em que você inseriu valores de trabalhos reais neste capítulo, o Project calculou os valores de custos reais referentes à tarefa afetada, à sua tarefa de resumo, aos recursos atribuídos à tarefa e ao projeto inteiro. Por padrão, o Project calcula os custos reais e não permite que você os insira diretamente. Na maioria dos casos, esse é o procedimento que recomendamos e o que é feito com os arqui­ vos de exercícios deste livro. Entretanto, se você quiser inserir por conta própria os valores de custos reais nos seus planos de projetos, siga as seguintes etapas. Importante O procedim ento a seguir é fornecido para sua inform ação geral; no entanto, não o siga agora caso você esteja com pletando os exercícios deste livro. Se o fizer, você produzira resultados que não corresponderão àqueles m ostrados neste livro. 1. Na guia Arquivo, clique no comando Opções. A caixa de diálogo Opções do Project é exibida. 2. Clique na guia Cronograma. 3. Abaixo do rótulo Opções de Cálculo deste projeto, desmarque a caixa de seleção Custos reais são sempre calculados pelo Project. 4. Clique em OK. Depois que o cálculo de custo automático estiver desativado, você poderá inserir ou importar os custos reais de tarefas ou atribuições no campo Real. Esse campo está disponível em vários locais, como na tabela Custo. Você também pode inserir os valores de custos reais diários, ou em outro intervalo, em qualquer modo de exibição de escala de tempo, como o modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso dos Recursos. Com o modo de exibição de Uso exibido, na guia Formato, no grupo Detalhes, clique em Custo Real.

Controlando © trabaBho real davidido tarefas e atribuições

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A inserção de valores reais divididos em fases requer m ais trabalho por parte do ge­ rente de projeto e talvez exija m ais trabalho dos recursos para m anter o gerente de projeto inform ado sobre seus valores reais diários ou sem anais. Entretanto, esse mé­ todo proporciona um nível m ais detalhado do statu s das tarefas e recursos do projeto do que os outros usados para inserir valores reais. Inserir valores divididos em fases pode ser a m elhor abordagem se você tem um grupo de tarefas ou um projeto inteiro que inclua: • Tarefas de alto risco • Tarefas de duração relativam ente curta nas quais um a variação de um dia pode colocar todo o projeto em risco

270

Parte 2 o Agendamento avançado

• Tarefas para as quais você gostaria de desenvolver ou validar indicadores de de­ sem penho, ou tax as nas quais um a determ inada quantidade de um resultado possa ser com pletada ao longo de um período específico de tempo, como “revisar 3 .0 0 0 palavras por dia" • Tarefas nas quais os responsáveis ou outros stakeholders têm um interesse espe­ cialm ente forte • Tarefas que requerem um faturam ento de trabalho por hora Nesse ponto do projeto do novo livro, o trabalho de Aquisição foi concluído e a fase Editorial acabou de começar. Devido ao grande núm ero de recursos envolvidos e a variabilidade do trabalho editorial, essas tarefas são as de m aior risco até aqui no projeto. Neste exercício, você vai inserir alguns valores reais das tarefas para períodos de tem ­ po específicos.

Abra Controle Avançado C Inicio na pasta Capitulo12 e, em seguida, siga estas etapas. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. Na caixa Nome do arquivo, digite C ontrole A vançado C e clique em Salvar. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Uso da Tarefa. Se necessário, clique no sinal de m enos próximo à tarefa 15, Aquisição. para recolher essa fase do plano de projeto. Clique no nome da tarefa 22, O rganizar m anuscrito para revisão e, na guia Tare­ fa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. O Project rola a grade dividida em fases para exibir o primeiro valor de trabalho agendado da fase de Editorial.

Os primeiros valores de trabalho real divididos em fases que você vai inserir serão para tarefas e não para atribuições específicas.

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

271

5. Na grade dividida em fases, clique na célula localizada na interseção da coluna quarta-feira, 23 de maio, com a linha de trabalho real da tarefa 22. A linha de trabalho real está logo abaixo da linha de trabalho, que contém o valor 12h.

Dica

Se você apontar para o nom e de um dia na escala de tem po, o Project exibirá a data inteira referente a esse dia em um a dica de tela. É possível alterar a fo rm atação da escala de tem po para controlar o período de tem po no qual você vai inserir os valores reais na grade dividida em fases. Por exem plo, é possível fo rm atar a escala de tem po para m ostrar sem anas em vez de dias; quando você inserir um valor real no nível sem anal, esse valor será distribuído ao longo da sem ana.

6. Digite 9h e pressione a tecla Tab. Aqui, está o primeiro valor de trabalho— real dividido em fases que você inseriu. „ Trabalho ^ ünha<Je 0

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Assim que você inseriu o prim eiro valor real para a tarefa, o valor do trabalho agendado m udou para corresponder a esse valor. Tanto os valores de trabalho quanto os de trabalho real foram acum ulados na tarefa de resum o e distribuídos entre as atribuições específicas da tarefa. Você pode ver isso acontecer na grade dividida em fases à direita e na tabela à esquerda. 7. Na célula de trabalho real referente à quinta-feira, 24 de maio, digite 15h e pres­ sione Tab. 8. Para,a tarefa 22, insira os valores de trabalho reais a seguir para as datas listadas.

Data

Horas reais

Sexta-feira, 25 de maio

12h

Segunda-feira, 28 de maio

12h

Quinta-feira, 29 de maio

15h

Parte 2 o Agendamento avançado

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272

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Essa etapa conclui o trabalho real para essa tarefa. Em seguida, você vai inserir os valores de trabalho real para as atribuições na próxim a tarefa. Para a tarefa 23, Edição, você tem valores de trabalho real sem anal do recurso atribuído. Os revisores concluíram a tarefa. Para essa tarefa, você vai aju star a escala de tempo para registrar os valores reais sem anais. 9. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Sema­

nas.

10. Insira os valores de trabalho reais na grade da escala de tempo para a atribuiçã; dos Revisores para a tarefa 23, Revisão de texto.

Dica

A o inserir o trabalho real, você não precisa incluir a abreviação "h " (para r dicar horas). Você pode sim plesm ente d igitar o núm ero e o Project o gravará corr horas. Hora é o valor de tia b a lh o padrão. Se desejar, você pode alterar essa defin;ça Clique na guia A rquivo e < lique em Opções. Na guia C ro nogram a da caixa de diaio: O pções do Project, na caixa Trabalho inserido em, selecione o increm ento de tem e: padrao desejado.

Data (Semana de)

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ld ReuniJo da equipe

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Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

273

Os valores de trabalho real dos recursos individuais foram som ados aos valores de trabalho real das tarefas. Os valores de trabalho originais foram salvos na linha de base, caso você precise referenciá-los m ais tarde.

LIMPEZA

Feche o arquivo Controle Avançado C.

Dica Neste exercício, você viu com o os valores de tarefas e atribuições estáo diretam en­ te relacionados; um a atu alização feita em um afeta diretam ente o outro. Entretanto, é possível interrom per essa relação, se você desejar. Isso permite registrar o andam ento das atribuições dos recursos, por exemplo, e inserir m anualm ente os valores reais para as tarefas às quais esses recursos estão atribuídos. Normalmente, você não deve interrom per essa relação a m enos que haja necessidade de relatórios especiais na sua em presa - por exemplo, se você deve seguir um a m eto­ dologia de relatório de statu s baseado em algo diferente dos valores reais registrados para as atribuições nos planos de projeto. Para interrom per essa relação, na caixa de diálogo Opções do Project, clique na guia Cronograma e, abaixo de Opções de cálculo deste projeto, desm arque a caixa de seleção ‘A tualizar Status da tarefa atualiza statu s do recurso”. Essa definição se aplica ao plano de projeto inteiro que estiver aberto no momento; você não pode aplicá-la som ente a algum as tarefas dentro de um plano de projeto. Q uando for necessário controlar o trabalho real em um nível que seja o mais detalha­ do possível, use a grade dividida em fases no modo de exibição Uso da Tarefa ou Uso dos Recursos. Em qualquer um dos modos de exibição, é possível inserir valores de trabalho real para atribuições individuais por dia, por sem ana ou em qualquer período de tempo desejado (ajustando a escala de tempo). Por exemplo, se um a tarefa possui três recursos atribuídos a ela e você sabe que dois deles trabalharam na tarefa durante oito horas por dia, e o terceiro trabalhou seis horas, é possível inserir essas inform a­ ções como três valores separados em um a grade dividida em fases. Se a sua em presa usa um sistem a de relatório baseado em planilha de horas trabalha­ das para controlar o trabalho real, talvez você consiga u sar os dados dessa planilha de horas trabalhadas no Project como valores reais divididos em fases. Talvez não seja preciso ter um controle nesse nível, mas se os recursos preenchem as planilhas de horas trabalhadas para outras finalidades (para faturar outros departam entos dentro da em­ presa, por exemplo), você pode usar seus dados para reduzir um pouco o seu trabalho.

Foco do gerenciamento do projeto: coletar valores reais dos recursos O modo de exibição que você usou no exercício anterior é semelhante a um cartão de ponto. Na verdade, para inserir os valores de trabalho das atribuições, talvez você precise de algum tipo de cartão ponto de papel ou seu equivalente eletrônico. Vários métodos são usados para coletar esses dados dos recursos, assumindo que você precise controlar os trabalhos restantes e reais nesse nível de detalhe. Alguns métodos de coleção incluem: • Coletar você mesmo os valores reais. Esse método é razoável se você geralmen­ te se comunica apenas com um pequeno grupo de recursos, como uma reunião de status semanal. Também é uma boa oportunidade para falar diretamente com os recursos sobre qualquer problema de bloqueio ou surpresa que eles tenham encontrado (positiva ou negativa) durante a execução do trabalho.

274

Parte 2 o Agendamento avançado

• Coletar valores reais por meio de um sistema de relatório de status formal. Essa técnica poderá percorrer a hierarquia já existente da sua empresa e servir a outras finalidades além do relatório de status. Independentemente dos métodos de coleta de dados que você pretenda usar, saiba que os recursos devem estar preocupados em relação a como seus valores de traba­ lho real refletirão em seus desempenhos globais. Talvez você precise comunicar aos recursos que o agendamento dos valores reais ajuda no gerenciamento da agenda, mas a avaliação de desempenho é um foco do gerenciamento da empresa e não do gerenciamento do projeto.

Reagendando ©trabalho mã© concluído D urante o curso de um projeto, o trabalho de um a tarefa ou do projeto inteiro pode ser ocasionalm ente interrom pido. Caso isso aconteça, talvez seja necessário reagendar : projeto para que o trabalho restante reinicie após um a d ata especificada. Ao reagendar um trabalho não concluído, você especifica a data após a qual o traba­ lho pode ser reiniciado - a data de reagendam ento. Eis como o Project m anipula as tarefas em relação à data reagendada: •

Se a tarefa não tem um trabalho real registrado antes da data reagendada e nã tem um a restrição aplicada, a tarefa inteira é reagendada para começar após essa data.

• Se a tarefa tem algum trabalho real registrado anteriorm ente, m as nenhum após a d ata reagendada, a tarefa é dividida para que todo o trabalho restante inicie apc a data reagendada. O trabalho real não é afetado. • Se a tarefa tem algum trabalho real registrado para antes e depois da data reager. dada, a tarefa não é afetada. Nesse ponto do projeto do novo livro, o trabalho na fase Editorial já foi concluído e a equipe começou a trab alh ar na próxim a fase, Design e Produção. Entretanto, voce precisa resolver um atraso no trabalho provocado por um problema imprevisto. Neste exercício, você reagendará o trabalho incompleto.

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

275

Abra Controle A vançado D J n ic io na pasta C a p itu lo l 2 e siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

2. Na caixa Nome do arquivo, digite C ontrole A vançado D e clique em Salvar. O plano de projeto está atualm ente no modo de exibição Uso da Tarefa. Em segui­ da, você vai m udar para o modo de exibição Gráfico de Gantt. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, em Gráfico de Gantt. 4. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 31, Provas e índice.

5. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. O modo de exibição Gráfico de G antt rola para exibir a barra de G antt da tarefa 31, Provas e índice. A tualm ente, essa tarefa tem dois dias de trabalho real concluído e vários dias de trabalho restante reagendado. 6. Role o modo de exibição Gráfico de G antt para cima a fim de que R evisão das prim eiras p á g in a s (tarefa 30) seja exibida próxim a à parte superior do modo de exibição. As barras de andamento indicam a parte — da tarefa que ficou incompleta. O

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Q u l 26/07/12

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Q u l 23/08/12

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Q u l 23/08/12

Q u l 30/08/12

33

Desig n da capo

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Q u l 06/09/12

34

Q u i 06/09/12

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Q u l 13/09/12

Q u l 13/09/12

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Q u l 20/09/12

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Você já sabe que, no fim de sem ana de 28 de julho, um a tubulação de água rom ­ peu no escritório dos revisores de provas. N enhum equipam ento ou m aterial do projeto foi danificado, m as a lim peza do estúdio atrasou o trabalho até q u a rta ­ -feira, 1 de agosto. Esse fato interrom peu o trabalho nas tarefas revisão de provas por alguns dias. Em seguida, você vai reagendar o trabalho incompleto para que o projeto possa ser reiniciado na quarta-feira. 7. Na guia Projeto, no grupo Status, clique em Atualizar projeto. A caixa de diálogo A tualizar projeto é exibida.

276

Parte 2 © Agendamento avançado

8. Selecione a opção Reagendar trabalho não concluído para iniciar após, e, na caixa de texto, digite ou clique em 3 1 /0 7 /1 2 .

9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Atualizar projeto. O Project divide a tarefa 31 para que a parte não concluída da tarefa seja atrasada até quarta-feira. O reagendamento do trabalho para o projeto faz com — que o Project divida essa tarefa e reagende o restante dela (e todas as tarefas subsequentes) para depois da data especificada. M oco

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Seg 27/08/12

Seg 27/08/12

Inserir c orrcçSe s 5 dias d e páglr.a c ín dice

Seg 27/08/12

S eg C 3/09/12

Destgn da capa

Seg 03/09/12

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Seg 17/09/12

Seg 24/09/12

d e prova para a Prodoç3o R evisSo F in al

Como você pode ver, em bora a duração da tarefa 31 perm aneça em 10,4 dias de trabalho, sua data de térm ino e datas de início subsequentes das tarefas suces­ soras foram adiadas. Embora tenham os tratado de um problem a específico, ac fazê-lo, criamos outros problem as no restante do projeto. Você tratará desse e de outros problemas no plano de projeto em capítulos posteriores. Aqui, estão alguns procedim entos a serem lem brados durante o andam ento do con­ trole: • Você pode desativar a capacidade do Project para reagendar o trabalho não con­ cluído nas tarefas para as quais algum trabalho real tenha sido registrado. Na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique na guia Cronograma e, abaixo das Opções de agendam ento deste projeto, desm arque a caixa de seleção “Dividir as tarefas em andam ento”. • Se você u sa r d atas de statu s para reportar os valores reais, o Project su p o rta­ rá várias opções para controlar a m aneira como os segm entos concluídos e não concluídos de um a tarefa são agendados em torno da d ata de status. Você pode ver as opções fazendo o seguinte: na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa

Capítulo 12 o Controle o andamento de tarefas e atribuições

277

de diálogo Opções do Project, clique na guia Avançado, e, em seguida, abaixo de Opções de cálculo deste projeto, ajuste as configurações “Mover o final das partes concluídas após a d ata de sta tu s para antes da d ata de s ta tu s ” e as o utras três caixas de seleção abaixo dela.

LIMPEZA Feche o arquivo Controle A vançado D.

Pontos principais • Ao salvar um a linha de base, você salva um grande conjunto de valores de tarefas, recursos e atribuições em um plano de projeto. Entretanto, ao salvar um plano provisório, você salva apenas as datas de início e de térm ino das tarefas. •

Se você controlar o trabalho no nível de tarefa, ele é distribuído para as atribui­ ções. Por outro lado, se você controlar o trabalho no nível de atribuição, ele é acum ulado no nível de tarefa.

• Nos modos de exibição de uso, você pode alterar os increm entos de tempo da esca­ la de tempo para corresponder ao período em relação ao qual você deseja contro­ lar. Por exemplo, se você deseja registrar o trabalho real por sem ana, pode definir a escala de tempo para exibir sem anas. • Caso o trabalho em um projeto seja interrom pido por algum m otivo, você pode reagendá-lo para começar novam ente após um a nova d ata especificada.

Resumo tío Capítulo |— Com pare o andam en to real em relação ao plano de linha de base, p. 280 o »l

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Use diferentes m odos de exibição e tabelas para ver a variação, p. 28 0

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Veja as tarefas com orçam ento estourado, p. 287 „

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T er 26/06/12

T er 03/07/12

Sex 22/06/12

Sex 29/06/12

2,63 dias

2,63 dias

T er 03/07/12

Ter03/07/12

S ex 29/06/12

Sex 29/06/12

2.63 dias

2.63 dias

Q ulC S/07 /12

Sex 19/10/12

y S ex 29/06/12

Seg 17/09/12

2.63 dias

24,5 dias

Q u i 05/07/12

Q ua 25/07/12

S ex 29/06/12

Seg 23/07/12

2.63 dias

Q u i 05/07/12

Q ua 25/07/12

S ex 29/06.12

Seg 23/07/12

2.63 dias

2.5 dias

Sex 0S/10/12

Seg 23/07/12

Seg 03/09/12

2,5 dias

24,5 «Eas

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R$

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R $0 ,0 0

R $0 ,0 0

R a te a d o R$ 16.381,00 R$ 15.670,00

R $7 11,00 R $ 1 6 .381.00

R $0 ,0 0

R a te a d o

R $1 53.00

d e c o n te ú d o p e lo a u to r E d ito ria l O rg an izar m a n u s c rito para

R $ 3 213.00

R$3.060.00

R $ 3 213.00

Rêstãrité

R $0 ,0 0

R a te a d o

R $ 8 450,00

R $ 8 1 0 0 .0 0

R $3 60,00

R $8.460,00

R e v isã o d o t e x to

R $0 .0 0

R a te a d o

R $ 1 0 9 8 ,0 0

R $ 900.00

R $1 98.00

R $1 098,00

R $0 ,0 0

R a te a d o R $5 6 192.50 R $46.679,00

R $0 ,0 0

R a te a d o R $1 3 485,00 R $1 3 050,00

R e v isã o d a s p r im e ii

R $0 ,0 0

R a te a d o R$ 22 938,50 R$ 13.860,00

R$ 9 078.50 R$ 16.098,50

P ro v a s e m d ic e

R $0 .0 0

R a te a d o

R $ 4 266.00

d o s re v is o re s p e lo a u to r

29

D e s ig n e Pro d u ç ã o D esig n da ilu s tra ç ã o in te r io r

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R $ 5 166,00

R $9 0 0,0 0

Seg 23/07/12

Sex 24/08/12

2.5 dias

Seg 06/08/12

3,25 dias

2.4 dias

14,5 dias

Sex 21/09/12

Seg 06/08/12

Seg 20/08/12

24.5 dias

24,5 dias

Seg 20/03/12

Seg 20/08/12

24,5 dias

24,5 dias

x 28/09/12

Seg 20/03/12

Seg 27/03/12

24,5 dias

24,5 dias 24,5 dias

R$

3 0 .7 8 9 ,0 0 '

05/10/12

Seg 27/08/12

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Seg 03/09/12

Seg 17/09/12

24,5 dias

R $ 0 '0 0

x 12/ 10/12

seg 03/09/12

Seg 10/09/12

24,5 d:as

24,5 dias

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Seg 1C/C9/12

24,5 dias

24.5 dias

R$0.00 x 12/10/12

24,5 dias

x 19/10/12

Seg 10/09/12

Seg 17/09/12

24,5 dias

24,5 dias

X 12/10/12

Seg 03/09/12

Seg 10/09/12

24,5 dias

24,5 dias

R $ 0 ' 00 a 10/10/12

seg 03/09/12

Q u i 06/09/12

24.5 dias

24.5 dias

R $ 0 ,0 0

x 12/10/12

Q u i 06/09/12

Seg 10/09/12

24,5 dias

24,5 dias

20/12/12

Seg 17/09/12

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24,5 dias

24,5 dias

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Seg 17/09/12

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T er 02/10/12

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S ex 05/10/12 __ X a c M la o / u —

Sex 16/11/12

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R e v isã o d e t e x to

T er 12/06/12

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re v is ã o

27

2,63 dias

Ter 29/05/12

Q ua 3C/C5/12 Q ua 13/06/12

rs

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2 4 ,5 d ia s

R evisão d o t e *

1 0 4 5 0 6 ,5 0 9 3 .7 4 2 ,0 0 1 0 7 6 4 ,5 0 7 3 7 1 7 ,5 0 _________ ___________^ ___ ^ ____ ___ Batftarift.BS 17 fttBXn(Ut$ 1 7 jM ft n 0 ---- (L$ 540,00 R$ 17.940,00 ............... .......... ...... ..... R a te a d o R $ 4 140,00 R$3.600,00 R $5 40,00 R$4.140,00

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Término

_ In.ck»

M odo _ fromc da tarefo

RSO.OO j| 20/12/12

14,5 (fias

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R $ 5 1 6 6 ,0 0

Personalize um cam po com uma fórm ula e indicadores gráficos, p. 293 . • is 21 22 » 24 2S 20 27 21 n » 31 32 33 14 3» SS 37 38 » 40 41 42 «3 44 4» «» 4> 44 »

C.f-olj.* ,

- Crenefram a do Livro | f2 Reunião da equipe ed E Aqulú çlo E Editorial

R$0,00 R$0.00 R$0,00 RS
Ofg»nü»r martuccrí Revtsão de lexto Revisão tío texto dc Incorporar revrsão Enviar para a produ< B DesJçn e Produçio

R$0.00 R$0,00 R$0.00 R$0.00 R$000 R$0,00

Definir pigina» Design da llustraçãc i •RevisJo das pdmcti

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Provas e indico incorporar revisã Enviar páginas d< ir.serlr correçSes Oosign da capa U nwlsJoda» teqund Provas e revisão Enviar p*|tn*s d< Revisão Fasal -iDcnien do »itedea( Cnar modelo Rev.jãocomoax U prpfwvação d# cor e Ia Enviar para cvniigui Ccrar provas impri.-niredlstrCjui Cl preparação do Un^am planejamento do Ia

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R$ 10.764 50 R$0^0 R$ S40.X R$711.» R$153.X RS36C.X

R$ 73 717.50 R$.223/» R$17 940.X R$16 381.» R$-' 213.X R$»4ÓC.X

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R$: 038.» R$ : 610.x

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R$1£93.0C RS 3 610.00 RSC.00

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R$0.00 R$46.679.» R$ 7 S » 00

R$C,X R$9.S13,X RSC.X

Rateado Rateado

RS 13 432.00

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R$4>5.X R$ 9.078.S0

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R$6120 OT R $0.X R$4.040.» R$7 8 0 0 » R$6.14S,X p$: c x .x R S0» R$4545.M R$ S 414.X

Rateado

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R$0,00 R$0 00 R$0,00 R$0.00 R$0 00 R$0.00 RSO.OO R$C.OO R$0.00 R$0,00 R$0.00 R$500 00 R$0.00 R$0.00 R$0.0C

Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Rateado Fim Rateado Rateado Rateado

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R$4266.X R$4812 50 R $e.x R $0.X R$0.X R$0.X R$0.X R$0.X RSC.X RS0.X R $0 .x R$0.X R$0/» R$0 X R $0.X R $0.» R$0/» RS0.X

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R$16.098.50

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R $0» R $0» R$040 R $0»

R$2 610.» R$1224» R$810.» RS31C.X 8S5X» RSC.X R$ 10.960.»

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■ Use cam po personalizado para criar um m odo de exibição de indicadores coloridos que ilustre a variação de custo, p. 31 8

Capítulo 13

Visualize ©r©!af® © sítatMS ê © pr®j©f© Neste capítulo, você vai aprender a: o Determinar quais tarefas foram iniciadas ou concluídas com atraso, o Visualizar os custos da tarefa nos níveis resumido e detalhado, o Examinar os custos dos recursos e suas variações. o Usar campos personalizados para criar um modo de exibição de indicadores co­ loridos que ilustre a variação de custo de cada tarefa. Depois que a lin h a d e b a se de um projeto tiver sido definida e o trabalho iniciado, o foco principal do gerente de projeto m uda do planejam ento para a reunião, a tu aliza ­ ção e análise dos detalhes do desem penho do projeto. Para a m aioria dos projetos, es­ ses detalhes de desem penho se resum em em três questões principais ou sinais vitais: •

Qual foi o tra b a lh o necessário para concluir um a tarefa?

• A ta r e fa iniciou e term inou no prazo? • Oual foi o custo para concluir a tarefa? A com paração das respostas a essas perguntas com os valores da linha de base forne­ ce ao gerente do projeto e a outros s ta k e h o ld e r s um a boa m aneira de medir o an d a ­ m ento do projeto e determ inar quando um a ação corretiva será necessária. Comunicar o statu s do projeto a stakeholders im portantes, como clientes e patrocina­ dores, é a tarefa mais im portante de um gerente de projeto e, provavelmente, a tarefa que ocupa a m aior parte do seu tempo no trabalho. Embora o fluxo de com unicação perfeito não possa g aran tir o sucesso de um projeto, um projeto com um fluxo de co­ municação deficiente quase sempre é malsucedido.

280

Parte 2 o Agendamento avançado

A chave para um a comunicação adequada do statu s de um projeto é saber: • Quem precisa conhecer o statu s do projeto e para quê? • De que form ato ou nível de detalhe essa pessoa precisa? A hora de responder a essas perguntas é na fase de planejam ento inicial do projeto Depois que o trabalho estiver em andam ento, su a principal tarefa de comunicação será relatar o statu s do projeto. Isso pode ocorrer de várias formas: • Relatórios de statu s que descrevem a situação do projeto em termos de custo, es­ copo e agendam ento (esses são os três lados do tr iâ n g u lo d o p r o je to , conforme descrito no Apêndice A, “Um breve curso de gerenciam ento de projetos”). • Relatórios de andam ento que docum entam as realizações específicas da equipe de projeto. •

Previsões sobre o desem penho futuro do projeto.

Cu' n>

Onde o desem penho do projeto agendado ou real difere do plano de linha de base você tem um a variação. A v a ria ç ã o norm alm ente é medida em tempo, como dias de atraso em relação à agenda, ou em custos, como o m ontante que excedeu ao orçam en­ to. Depois que o planejam ento é concluído, m uitos gerentes de projeto gastam grani parte de seu tem po identificando, investigando e, em m uitos casos, respondendo variações. E ntretanto, antes que você possa responder à variação, deve identificá-la Esse é o assunto deste capítulo.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquive de exercícios para seu com putador. Os arquivos que você usará para fin alizar esses exerc cios encontram -se na pasta Cap itulo 13. Na seção "U sando os arquivos de exercícios", r: início deste livro, existe um a lista com pleta desses arquivos.

Im portante

Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessar : fazer um a alteração de con figu ração . Isso ajuda a garan tir que os arquivos de exercício: com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project ServePara obter m ais inform ações, consulte o A pêndice C, "U sando os arquivos de exercícios sc estiver conectado ao Project Server".

Identificando as tarefas que foram a d!liadas Quando as tarefas iniciam ou term inam antes ou depois do planejado, ocorre um a va riação da agenda. Você certam ente deseja saber quais tarefas começaram atrasad as ou quais tarefas futuras poderão não iniciar de acordo com o agendam ento. Isso também será útil para identificar as tarefas concluídas que não iniciaram no período correto e tentar determ inar por que isso ocorreu.

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

281

Existem diferentes m aneiras de visualizar as tarefas com variação, dependendo do tipo de inform ação desejada: • Aplicar o modo de exibição Gantt de Controle para com parar graficam ente as datas da linha de base das tarefas com suas datas reais ou agendadas. (Para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de G antt e em G antt de Controle.) • Aplicar o modo de exibição Gantt detalhado para m ostrar graficam ente o ad ian ta­ m ento de cada tarefa na linha de base (Para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Mais modos de exibição e, em seguida, duas vezes em G antt detalhado). • Aplicar a tabela Variação a um modo de exibição de tarefas para ver o núm ero de dias de variação das datas de início e térm ino de cada tarefa. (Para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Variação.) • Filtrar as tarefas atrasad as ou adiadas com o filtro Progresso das Tarefas Adiadas, Tarefas A diadas ou Tarefas A trasadas. (Para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Dados, na caixa Filtro, selecione o filtro que deseja aplicar.)

Foco do gerenciamento de projeto: A variação pode ser positiva?

I

No gerenciamento de projeto, geralmente esperamos que uma variação tenha um efeito adverso em um projeto, como uma variação que atrasa a data de término ou aumenta o custo de um projeto. Entretanto, o termo variação se refere a qual­ quer diferença que haja entre os eventos reais e planejados da agenda - mesmo diferenças que tenham um efeito útil, como uma data de término mais cedo ou um custo mais baixo do que o esperado. Caso você tenha a sorte de gerenciar um projeto que experiencie variações úteis, as técnicas descritas aqui ajudarão a iden­ tificar tanto variações úteis quanto adversas. Seu foco como um gerente de pro­ jeto é, em geral, o mesmo, independentemente da natureza da variação - espere e, quando ela ocorrer, comunique-a e seus efeitos aos responsáveis pelo projeto e a outros stakeholders e (se for uma variação adversa) trate-a de acordo com a natureza do projeto. /

Neste exercício, você vai u sar modos de exibição e filtros para identificar a variação. C

PREPARAÇÃO

Inicie c Project, caso ele ainda não esteja em execução.

282

Parte 2 o Agendamento avançado Você precisa do plano de projeto Relatando Status Inicio localizado na sua pasta de arqui­ vos de exercícios C apitulo13 para concluir esto exercício. A bra o plano de projeto Relatan­ do Status Inicio e, em seguida, siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, d iq u e em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite R e la ta n d o S ta tu s e clique em Salvar. Para começar sua análise das tarefas que foram adiadas, você vai partir do nível m ais alto - as informações de resumo do projeto. 3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do projeto. A caixa de diálogo Informações do projeto é exibida.

4. Clique em Estatísticas. A caixa de diálogo Estatísticas do projeto é exibida. Estatísticas d o projeto ‘Relatando Status’ In ício

Térm in o

Atua!

Seg 0 2 / 0 4 / 1 2

Qui 2 0 /1 2 /1 2

Linha B a se

S eg 0 2 / 0 4 / 1 2

S ex 1 6 / 1 1 / 1 2

Real

S eg 0 2 / 0 4 / 1 2

ND

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2 4 ,5 d

V a r ia ç ã o D u ra çã o Atua! Lin h aB ase Real R estan te

T ra b a lh o

C usto

188d

2 6 0 9 ,l h

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R$ 9 3 .7 4 2 ,0 0

1 1 5 ,89 d

1 .7 3 7 ,lh

RÇ 7 3 .7 1 7 ,5 0

7 2 ,1 l d

872h

R$ 3 0 7 8 9 ,0 0

R$ 1 0 4 .5 0 6 ,5 0

Porcentagem c o n d id a : Duração: 6 2 %

Trabafco: 6 7 %

[

Fechar

jj

N essa caixa de diálogo, você pode ver (entre o utras coisas) que o plano do novo livro da Lucerne Publishing tem atualm ente variação da agenda substancial na data de término. A d ata de térm ino do projeto global saiu do prazo desse núm ero de dias. 5. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Estatísticas do projeto. Para o restante deste exercício, você vai u sa r várias técnicas para exam inar a v a ­ riação de tarefa específica. 6. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, em Gantt de Controle. O Project exibe o modo de exibição G antt de Controle. 7. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo próxim a à caixa Escala de tempo e, em seguida, em Semanas.

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

283

A escala de tempo se ajusta para m ostrar m ais do plano de projeto. 8. Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 33, E nviar p á g in a s de prova para a produção, e role o modo de exibição G antt de controle para cima, a fim de que a tarefa 33 seja exibida na parte superior do modo de exibição. 9. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa.

Dica

Você tam bém pode clicar to m o botão direito do m ouse no nom e da tarefa e, no menu de atalho que aparece, em Rolar até a Tarefa.

Na parte gráfica desse modo de exibição, as tarefas no estado em que estão a tu a l­ m ente agendadas são exibidas como barras azuis (se não estiverem no c a m in h o c ritico ) ou barras verm elhas (se estiverem no cam inho crítico). Na m etade infe­ rior da linha de cada tarefa, as inform ações da linha de base são exibidas como barras cinzas. A barra cinza representa o — agendam ento original (linha de base) no modo de exibição Gantt de Controle. i f l

31

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m Ténrono

Q u i 26/07/12

Sex 24/08/12

Incorporar revisa 20 dias

Seg 27/08/12

Sex 21/09/12

Enviar páginas d(|o dias

Sex 21/09/12

Sex 21/09/12

Inserir correçSes 5 dias

Seg 24/09/12

S ex 28/09/12

D cs ig n d a c a p a

Seg 01/10/12

Sex 05/10/12

Seg 08/10/12

S ex 19/10/12

Provas e rev isão S dtas

Seg 08/10/12

S ex 12/10/12

Enviar p ig lr u s d< 0 dias

Sex 12/10/12

Sex 12/10/12

R evisão F in al

5 dias

Seg 15/10/12

S ex 19/10/12

t t Deslgn d o s ite d e a< S dias

Provas e ín d ice

17,9 dias

5düs

R evisão das segu nd 10 dias

Seg 08/10/12

Sex 12/10/12

•5,

C riar m o d e lo

3dtas

Seg 08/10/12

Qua 10/10/12

n>

R evisão com o ac 2 dias

Q ui 11/1C/12

Sex 12/10/12

3. o

*?; V.

» »

Home da ‘ areia

Seg 22/10/12

Q ui 70/12/12

Enviar para configut l dia

Seg 22/10/12

seg 22/10/12

Gerar provas

10 dias

Ter 23/10/12

Seg 05/11/12

im p rim ir c d istrib u i 30 dias

SCX 09/11/12

Q u i 20/12/12

a Preparação d o lançam 22 dias

t-1 Preparação d e cor e In 44 dias

- O S R ? «

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Modo da

»

•1

Ter 23/10/12

Q ua 2 1 /U /1 7

Plan ejam en to d o 1a 5 dias

Ter 23/10/12

Seg 29/10/12

A trib u ir m em bros d 1 dia

T e r 30/10/12

T er 30/10/12

C om pletar q u estior 5 dias

Qua 31/10/12

Ter 06/11/12

Agendar entrevista; 1 dia

Qua 07/11/12

Q ua 07/11/12

O e ftn lre e n c o m e n c 10 dias

GUI 08/11/12

Q ua 2 J / U / I 2

r— Uma barra azul ou vermelha representa a tarefa como ela está agendada no momento ou quando ela foi concluída.

>6Ct í :OÍA» uy/09jl6A»'z3/OI>

3 ax

Comparando as barras de Gantt agendadas atualm ente com as barras de G antt da linha de base, você pode ver que as tarefas começaram m ais tarde do que o plane­ jado, ou derhoraram m ais tempo para serem concluídas.

Dica

Para ver os detalhes sobre algum a barra ou qualquer outro item em um m odo de exibição G ráfico de Gantt, posicione o ponteiro do m ouse sobre ele. A pós um ins­ tante, um a Dica de Tela é exibida com detalhes.

Para focalizar apenas as tarefas adiadas, você vai aplicar um filtro. 10. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta próxim a a Filtro e em Mais

filtros.

284

Parte 2 © Agendamento avançado

A caixa de diálogo Mais filtros é exibida. Nessa caixa de diálogo, você pode ver todos os filtros predefinidos para tarefas (quando em um modo de exibição de tarefas) e recursos (quando em um modo de exibição de recursos) que estão dis­ poníveis para você.

11. Clique em Tarefas adiadas e, em seguida, em Aplicar. O Project filtra a lista de tarefas para m ostrar apenas aquelas incom pletas que, como estão agendadas no momento, foram adiadas a partir de seus agendam entos da linha de base. Observe os intervalos nos núm eros de identificação de tarefas. As tarefas de 1 a 26, por exemplo, não aparecem com este filtro aplicado porque já estão concluí­ das. Neste ponto do agendam ento, a data de início agendada das tarefas incom pletas foi adiada muito pouco. A m aioria das barras de Gantt agendadas dessas tarefas está form atada de vermelho para indicar que são críticas, o que significa que qual­ quer atraso na conclusão dessas tarefas atrasará a d^ta de término do projeto. 12. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta próxim a a Filtro e em [Sem

Filtro],

O Project remove o filtro. Como sempre, a exibição ou remoção de um filtro não tem efeito algum sobre os dados originais. O modo de exibição G antt de Controle ilustra graficam ente a diferença entre o desem penho do projeto agendado, do real e da linha de base. Para ver essas in ­ formações em um formato de tabela, você exibirá a tabela Variação no modo de exibição Planilha de Tarefas.

13. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Mais mo­ dos de exibição e, em seguida, em Planilha de Tarefa. O Project exibe o modo de exibição Planilha de Tarefas. Em seguida, você vai alter­ nar para a tabela Variação. 14. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Variação.

Dica

Você tam bém pode clicar com o botão direito do m ouse em Selecionar tudo no canto superior esquerdo da tabela ativa para m udar para uma tabela diferente.

A tabela Variação é exibida no modo de exibição Planilha de Tarefas.

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

Modo ■

0

H

g||

1

H

15

H

22

H

23

9

21

24

9 25

9 26 9 27

Q

i

re

31

n H

33 34

Q

32

9

39

Cronogram a do Lh Scg 02/04/12 < Qui 20/12/12

^ Término da ntw c r

^ Var d o in k io ^ Var do

ter mino

Seg 02/04/12

Sex 16/11/12

0 dias

24,5 dias

Seg 09/04/12

Seg 02/07/12

O dias

21 d ia s

® A q u isiçã o

Seg 02/04/12

Ter 22/05/12

Seg 02/04/12

Seg 21/05/12

O dias

1,5 d ia s

^ Editorial

Qua 23/0S/12

T e r 03/07/12

Seg 21/05/12

S e x 29/06/12

1,5 dias

2,63 d ia s

Qua 23/05/12

Ter 29/05/12

Seg 21/05/12

Seg 28/05/12

1,5 dias

1,5 dias

Revisão d e te x1 Qua 30/05/12

Qua 13/06/12

Seg 28/05/12

T e r 12/06/12

1,5 dias

0,75 dias

%

Revisão d o t e *

Qua 13/00/12

Sex 29/06/12

Ter 12/06/12

T e r 26/06/12

0,75 dias

3,25 dias

%

Incorporar revi

Ter 26/06/12

Ter 03/07/12

Sex 22/06/12

Sex 29/06/12

2,63 dias

2,63 dias

Enviar para a pi

Ter 03/0 7/12

T e r 03/07/12

Sex 29/06/12

Sex 29/06/12

2,63 dias

2,63 dias 24,5 d ia s

%

O rganizar mam

%

*

%

9 4140>csO 9 9 42

H 43 9 44 *3> 9 43 1*5, 9 46 9 47 «5. 9 48;*mt3. | Pronto

^ Inicio da Linha

Q ua 01/08/12

h> 35 *3,

38

^ Término

Seg 09/04/12

9 36 9 37 •3.

M

->o

a R eu nião da e q u ip

9 28 9 29 % 9 30 Ei y

Nome da tarefa

285

B D esign e Produçã*

Q ui 05/07/12

Sex 19/10/12

Sex 29/06/12

Seg 17/09/12

2,63 dias

D e fin ir páginas

Q ui 05/07/12

Q ua 25/07/12

Sex 29/06/12

Seg 23/07/12

2,63 dias

2,4dÍ35

Design da ilusti

Q ui 05/07/12

Qua 25/07/12

Sex 29/06/12

Seg 23/07/12

2,63 dias

2,5 dias

E R evisão cias pri

Q ui 26/07/12

Sex 05/10/12

Seg 23/07/12

Seg 03/09/12

2,5 dias

24,5 d ias

Provas e índi

Q ui 26/07/12

Sex 24/08/12

Seg 23/07/12

Seg 06/03/12

2,5 dias

14,5 d ias

Incorporar r«

Seg 27/08/12

se x 21/09/12

Seg 06/08/12

Seg 20/08/12

14,5 dias

24,5 d ias

Enviar págin

Sex 21/09/12

s e x 21/09/12

Seg 20/08/12

Seg 20/08/12

24,5 dias

24,5 d ias

Inserir co rre

Seg 24/09/12

se x 28/09/12

Seg 20/08/12

Seg 27/08/12

24,5 dias

24,5 d ias

Design da ca

Seg 01/10/12

Sex 05/10/12

Seg 27/08/12

Seg 03/09/12

24,5 dias

24,5 d ias

B Revisão das sej

Seg 08/10/12

Sex 19/10/12

Seg 03/09/12

Seg 17/09/12

24,5 d ias

24,5 d ias

Provas e rev

Seg 08/10/12

Sex 12/10/12

Seg 03/09/12

Seg 10/09/12

24,5 dias

24,5 dias

Enviar págin

Sex 12/10/12

Sex 12/10/12

Seg 10/09/12

Seg 10/09/12

24,5 d ias

24,5 dias

Revisão Fina

Seg 15/10/12

Sex 19/10/12

Seg 10/09/12

Seg 17/09/12

24,5 d ias

24,5 dias

E D esign d o site • Seg 08/10/12

Sex 12/10/12

Seg 03/09/12

Seg 10/09/12

24,5 d ias

24,5 dias

C riar modele

Seg 08/10/12

Qua 10/10/12

Seg 03/09/12

Q u i 06/09/12

24,5 dias

24,5 dias

Revisão com

Qui 11/10/12

Sex 12/10/12

Q u i 06/09/12

Seg 10/09/12

24,5 dias

24,5 d ias 24,5 d ias

^Preparação d e coi

Seg 22/10/12

Q u i 20/12/12

Seg 17/09/12

S e x 16/11/12

24,5 d ias

Enviar para con

Seg 22/10/12

Seg 22/10/12

Seg 17/09/12

Ter 18/09/12

14,5 dias

14,5 dias

Gerar provas

Ter 23/10/12

Seg 05/11/12

Ter 18/09/12

Ter 02/10/12

24,5 dias

24,5 d ias

Im p rim ir e d ist

Sex 09/11/12

Q u i 20/12/12

Sex 05/10/12

Sex 16/11/12

24,5 dias

24,5 dias

Ter 23/10/12

Q ua 21/11/12

Ter 18/09/12

Q u i 18/10/12

24,5 d ias

24,5 d ias

Ter 23/10/12

Seg 29/10/12

jt, — irjryr/•»9 „/> «•If/rvi/x-x

Ter 18/09/12

Ter 25/09/12

.T.7«,r, _

24,5 dias

24,5 d ias

EPreparação d o lan

P lanejam ento i

_T

r

Novas Tarefas Agendada Automaticamente

Nessa tabela, você pode visualizar por tarefa os valores agendados, os de linha de base e os de variação. Aqui, estão algum as dicas e sugestões adicionais para visualizar as tarefas adiadas: • Todos os filtros estão disponíveis por meio do botão Filtro no Grupo Dados da guia Exibição. O nome do filtro ativo é exibido nesse botão; clique na seta próxim a ao nome do filtro para ver outros filtros. Se não houver um filtro aplicado no modo de exibição atual, a opção [Sem Filtro] aparecerá na caixa Filtro. Quando um filtro é aplicado, o texto Filtro Aplicado aparece na barra de status. • Você pode ver os critérios que a m aioria dos filtros usa para determ inar quais ta ­ ' refas ou recursos serão exibidos ou ocultos. Na guia Exibição, no grupo Dados, na caixa Filtro e clique em Mais filtros. Na caixa de diálogo Mais filtros, clique em um filtro e, em seguida, em Editar. Na caixa de diálogo Definição de filtro, você pode ver os testes aplicados aos vários campos do filtro.

286

Parte 2 o Agendamento avançado

• Você pode exibir rapidam ente as tarefas atrasad as - as tarefas que estão atrasa das em relação à data de statu s que você definiu. Para definir um a d ata de status use, na guia Projeto, no grupo Propriedades, a caixa Informações sobre o projeto Depois, na guia Formato, no grupo Estilos de Barra, m arque a caixa de seleção Ta refas A trasadas. As barras de G antt que foram agendadas para serem concluídas na data de status, m as estão incompletas, são form atadas de preto. • O relatório Tarefas adiadas descreve as tarefas que não estão cum prindo a agen­ da. Para exibir um relatório Tarefas adiadas, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios. Na caixa de diálogo Relatórios, clique duas vezes em Ativi dades Atuais, e, em seguida, duas vezes em Tarefas adiadas. • Neste exercício, você visualizou a variação referente a um a tarefa. Para ver a v a ­ riação para atribuições em um a tarefa, m ude para o modo de exibição Uso da Tarefa e clique na tabela Variação (para ver a variação de agenda) ou na tabela Trabalho (para ver a variação de trabalho).

Foco do gerenciamento do projeto: comunicar as informações Se você trabalha em uma empresa que está altamente focada em projetos e ge­ renciamento de projetos, é provável que ela já possua esses métodos e formatos para relatar o status do projeto. Se esse não for o caso, talvez você consiga usar os formatos de status de projeto que são baseados nos princípios de comunicação clara e gerenciamento de projeto.

I

Você pode usar as seguintes técnicas do Project para ajudá-lo a reportar o status do projeto: • Imprimir o relatório Resumo do projeto (para fazer isso, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios e, em seguida, em Visão Geral). • Se você tem o Microsoft Excel 2003 ou posterior, ou o Microsoft Visio 2007 ou posterior, imprima um relatório visual com foco no status (para fazer isso, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais). • Copiar dados do Project para outros aplicativos - por exemplo, usar o recurso Copiar Imagem (para fazer isso, na guia Tarefa, no grupo Área de Transferên­ cia, clique na seta para baixo próxima ao botão Copiar) para copiar o modo de exibição Gráfico de Gantt. • Salvar os dados do Project em outros formatos (para fazer isso, na guia Arqui­ vo, clique em Salvar Como e, na caixa Salvar como tipo, selecione o formato desejado), como um formato editável, como uma Pasta de trabalho do Excel, ou no formato Portable Document Format (PDF) ou XML Paper Specification (XPS) para visualização de alta definição. Todas essas ferramentas de relatórios de status estão descritas em algum lugar deste livro. Para exercícios práticos sobre os recursos de compartilhamento de in­ formações, consulte o Capítulo 17, "Compartilhe as informações do Project com outros programas".

I________________________________________________________________________

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

287

Exam inando ©s custos da tarefa O status do agendam ento (as tarefas iniciaram e term inaram na hora?), embora cru­ cial para quase todos os projetos, é apenas um indicador da saúde do projeto como um todo. Para projetos que incluem informações de custos, outro indicador im portante é a variação do custo: as tarefas estão sendo executadas dentro do orçam ento? Os custos das tarefas no Project consistem em custos fixos aplicados diretam ente às tarefas, cus­ tos de recursos derivados de atribuições ou ambos. Q uando as tarefas custam m ais ou m enos do que planejado para serem concluídas, o resultado é um a variação de custos. A avaliação da variação de custos permite fazer ajustes increm entais no orçam ento para tarefas individuais a fim de evitar que o projeto exceda o seu orçam ento global. Em bora as tarefas e os recursos (e seus custos) sejam diretam ente proporcionais, é instrutivo avaliar cada um individualm ente. Neste exercício, você vai visualizar a variação dos custos das tarefas: Você vai começar exibindo a tabela Custo.

1. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Custo. A tabela Custo é exibida no modo de exibição Planilha de Tarefas.

288

Parte 2 o Agendamento avançado

N essa tabela, você pode ver o custo da linha de base, o custo agendado (na coluna Custo total), o custo real e a variação de custo de cada tarefa. A variação é a dife­ rença entre o custo da lin h a de base e o agendado. É claro que os custos não estãc agendados da m esm a m aneira que o trabalho; entretanto, os derivados diretam ente dos recursos de trabalho (isto é, excluindo os custos fixos e os custos associados aos recursos m ateriais e de custos) são derivados diretam ente do trabalho agendado. Lembre-se de que, no Capítulo 5, “Formate e com partilhe seu plano”, a tarefa 0 é a ta­ refa de resum o do projeto; seus valores de custo são os do projeto e correspondem aos valores que você verá na caixa de diálogo Informações sobre o projeto. Esses valores incluem: • O valor de custo atu al é a som a dos valores de custo real (isto é, completo) e restante (incom pleto'. • O valor de custo da linha de base é o custo planejado do projeto quando sua linha de base foi definida. • O custo real é o que foi incorrido até aqui, • O custo restante é a diferença entre o atual e o real. A seguir, você vai enfocar os custos mais altos. 2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos, e, em se­ guida, em Nível da estrutura de tópicos 1. O Project oculta todas as subtarefas e tarefas de resum o an in h ad as, deixandc visíveis apenas as tarefas de nível superior. Exam inando a coluna Variação, você pode ver que a fase D esign e Produção vtarefa 27) com puta praticam ente toda a variação do projeto. Para concluir este exercício, você vai u sa r os filtros para ajudá-lo a destacar as tarefas que têm variação de custo. 3. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos, e, em se­ guida, em Mostrar subtarefas. O Project expande a lista de tarefas para m ostrar todas as subtarefas.

4. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta próxima a Filtro e, em segui­ da, em Mais filtros. 5. Na caixa de diálogo Mais filtros, clique em Custo acima do orçado e, em segui­ da, em Aplicar. O Project filtra a lista de tarefas para m ostrar apenas aquelas que tiveram os cus­ tos reais e agendados m aiores do que seus custos de linha de base. Exam inando a lista de tarefas, você pode ver que as tarefas 31 e 32 contribuíram para uma variação substancial; anote isso para um a investigação posterior.

Capítulo 13 © Visualize e relate o status do projeto

Nome 0 15 19

^ Custo fix o ^ Acum ulação de custo fixo

“ C ro n o gra m a d o Livro para C rian ças A q u is iç ã o R e v is ã o d a e d iç ã o

R $ 0 ,0 0

^ Custo Total

R ate ad o

^ Linha de Base

R$ 104.506,50

„

R$ 93.742,00

V aria ção

^ Real

R$ 10.764,50

289

^ Restante

R$ 73.717,50

R$ 30.789,00

R $0 ,0 0

R a te a d o R$ 17.940,00 R$ 17.400,00

R $540,00 R$17.940,00

R $0 ,0 0

R $0 ,0 0

R a te a d o

R $540,00

R $0 ,0 0

R$4.140,00

R $3.600,00

R$4.140,00

d e c o n te ú d o p e lo a u to r 21 22

■ E d ito ria l O rg a n iza r

R $ 0 ,0 0

R a te a d o R$ 16.381,00 R$ 15.670,00

R$ 711,00 R$ 16.381,00

R$0,00

R $0 ,0 0

R a te a d o

R $153,00

R $0 ,0 0

m a n u s c rito p ara

R$3.213,00

R$3.060,00

R$3.213,00

re v is ã o

i ■o8 ■n

<Ü5

23

R e v is ã o d e te x to

R $0 ,0 0

R a te a d o

R$8.460,00

R$3.100,00

R $360,00

R$8.460,00

R $0 ,0 0

24

R e v is ã o d o te x t o

R $0 ,0 0

R a te a d o

R$1.098,00

R $900,00

R $198,00

R$1.098,00

R $0 ,0 0

d o s re v is o r e s p e lo a u to r 27

•" D e sig n e P ro d u ç ã o

R $0 ,0 0

R a te a d o R$ 56.192,90 R$ 46.679,00

29

D e sig n da

R $0 ,0 0

R a te a d o R$ 13.485,00 R$13.050,00

R$9.513,50 R $37.173,50 R$19.019,00 R $435,00 R$13.485,00

R $0 ,0 0 R$6.840,00

ilu s tra ç ã o in te r io r 30

" Revisão das primeir

R $0 ,0 0

R a te a d o R$ 22.938,50 R$ 13.860,00

R$9.078,50 R$ 16.098,50

31

P ro v a s e ín d ic e

R $0 ,0 0

R a te a d o

R$5.166,00

R $900,00

R$4.266,00

32

In co rp o rar

R $0 ,0 0

R a te a d o R $10.932,50

R$6.120,00

R$5.166,00

R $ 0 ,0 0

R$4.812,50 R$ 10.932,50

R $ 0 ,0 0

re v is ã o d a s

6. Na guia Exibição, no grupo Dados, dique na seta próxim a a Filtro e, em segui­ da, em [Sem Filtro]. 0 Project remove o filtro. 0 que causou a variação dos custos das tarefas no projeto do novo livro? Como os custos desse projeto são quase totalm ente provenientes do trabalho executado pelos recursos, podemos concluir que foi necessário mais trabalho do que o agendado para concluir as tarefas até agora. Como vimos anteriorm ente, os custos de tarefas e recursos estão intim am ente relacio­ nados; na m aioria dos casos, os custos das tarefas são em grande parte, ou totalm en­ te, derivados dos custos dos recursos atribuídos às tarefas. O exame dos custos dos recursos é o assunto do próximo exercício. Aqui, estão algum as dicas e sugestões adicionais para trabalhar com dados de custos: • Para ver as tarefas que ficaram acim a do orçam ento, use o relatório Tarefas com orçam ento estourado. Para gerar o relatório Tarefas com orçam ento estourado, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios. Na caixa de diálogo Relatórios, clique duas vezes em Custos e, em seguida, em Tarefas com orçam ento estourado. •

Se você tem o Excel 2003 ou posterior, pode u sar o Relatório de Custo de Orça­ m ento. Para criar o Relatório de Custo de Orçamento, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais. Na guia Uso de Atribuições da caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Relatório de Custo de Orçamento e, em se­ guida, em Exibir.

• Aplique o filtro Tarefas atrasadas/orç. estourado atribuídas a... a um recurso espe­ cífico. Para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta próxima a Filtro e, em seguida, em Mais Filtros.

290

Parte 2 o Agendamento avançado

• M ostre a variação de trabalho na tabela Trabalho em um modo de exibição de tarefa. Para fazer isso, na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, err. seguida, em Trabalho. Lembre-se de que, em um plano de projeto em que a maio ria dos custos é derivada de recursos de trabalho, exam inar a variação de trabalhe é um a m aneira de exam inar a variação de custo. • Você pode com parar um a linha de base dividida em fases e o trabalho agendad: em um modo de exibição de Uso. Por exemplo, no modo de exibição Uso da Tarefa na guia Formato, no grupo Detalhes, clique em Trabalho da Linha de Base. • Neste exercício, você visualizou a variação de custo para um a tarefa. Para ver a variação de custo das atribuições para um a tarefa, mude para o modo de exibiçã: Uso da Tarefa e, em seguida, aplique a tabela Custo. Enquanto está em um mode de exibição de Uso, você tam bém pode m ostrar os detalhes de Custo, Custo de Linha de Base e Custo Real por meio da caixa de diálogo Adicionar Detalhes. Na guia Formato, no grupo Detalhes, selecione as opções desejadas.

Exam inando os sustos dos recursos Às vezes, os gerentes de projeto enfocam os custos dos recursos como um meio de me­ dir o andam ento e a variação dentro de um projeto. Entretanto, as informações de cus­ to de recursos também servem para outras pessoas e outras necessidades. Para muita.' em presas, os custos dos recursos são o principal ou mesmo o único custo incorrido na execução de projetos, portanto, observar de perto os custos dos recursos pode relata: diretam ente a saúde financeira de um a em presa. Talvez não seja um gerente de proje­ to, m as um executivo, contador ou g e r e n te d e re c u rso s quem esteja interessado nos custos dos recursos dos projetos, na m edida em que são eles os responsáveis pelos custos da em presa. O utra razão comum para controlar os custos dos recursos é o faturam ento interno (por exemplo, cobrar outro departam ento pelos serviços que seu departam ento forne­ ceu) ou externo da em presa. Nos dois casos, as informações dos custos dos recursos arm azenadas nos planos de projeto podem servir como base para a cobrança dos ser­ viços que o seu departam ento ou em presa forneceu para outros. As despesas no projeto do novo livro são, em grande parte, derivadas dos custos das atribuições dos recursos. Você já viu os custos da tarefa, portanto, vai enfocar, err. seguida, a variação dos custos dos recursos. Neste exercício, você vai u sa r diferentes modos de exibição, tabelas e classificação para ver a variação dos custos dos recursos.

1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha de recursos. O modo de exibição Planilha de recursos é exibido.

2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Custo A tabela Custo é exibida.

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

Nome I 2

^ Custo

Carole Poland

v Custo da linha ^ Variação de base

R$ 11.182,50

Serviços de Configuração de Cor

291

_ .. --- ---- - “ ^ Restante ^

—

^ Custo real

R$ 11.182,50 R$0,00

R$0,00

R$9.082,50

R$2.100,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

3

Revisores

4

R$ 18.864,00

R$ 13.500,00

R$5.364,00

R$ 18.864,00

R$0,00

Dan Jump

R$ 1L362,75

R$8.644,75

R$ 2.718,00

R$ 9.248,75

R$ 2.114,00

5

Hany Morcos

R$ 24.391,25

R$21.988,75

R$2.402,50

R$ 15.306,25

R$9.085,00

6

Jane Dow

R$ 19.580,00

R$0,00

R$ 11.990,00

R$7.590,00

7

R$ 19.580,00

Jun Cao

R$546,00

R$546,00

R$546,00

R$0,00

8

R$0,00

Luis Sousa

R$ 14.280,00

R$ 14.000,00

R$280,00

R$8.680,00

9

Serviços de Impressão

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$5.600,00 R$0,00

10

Tad Orman

11 12

Viagens

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R$3.500,00

R$3.500,00

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R$3.500,00

R$ 300,00

R$ 300,00

R$0,00

R$0,00

R$ 300,00

Encadernar provas

l

Na tabela Custo, você pode ver o custo de cada recurso, o custo da linha de base e os valores de custos relacionados. Na m aioria dos casos aqui, os valores dos cus­ tos para os recursos de trabalho são provenientes da taxa de custo de cada recurso m ultiplicada pelo trabalho nas suas atribuições às tarefas no plano de projeto. A tualm ente, a planilha de recursos está classificada por Identificação de recurso. Em seguida, você vai classificá-la por custo de recurso. 3. Clique na seta AutoFiltro no cabeçalho de coluna Custo e, no m enu que é exibido, em Classificar do Maior para Menor. O Project classifica os recursos por custo, do mais alto para o mais baixo. Note que os recursos são classificados de acordo com os valores da coluna Custo, que é a som a de seus custos reais (ou históricos) e seus custos restantes (ou esperados). Nome

.

^ Custo

^ Custo da linha de base

▼Variação

Custo real

Restante

▼

5

Hany Morcos

R$24.391,25

R$21.988,75

R$2.402,50

R$ 15.306,25

R$9.085,00

6

Jane Dow

R$ 19.580,00

R$ 19.580,00

R$0,00

R$ 11.990,00

R$7.590,00

3

Revisores

R$ 18.864,00

R$ 13.500,00

R$5.364,00

R$0,00

8

R$ 18.864,00

Luis Sousa

R$ 14.280,00

R$ 14.000,00

R$280,00

R$8.680,00

R$5.600,00

4

Dan Jump

R$ 11.362,75

R$8.644,75

R$ 2.718,00

R$9.248,75

R$2.114,00

1

Carole Poland

R$ 11.182,50

R$ 11.182,50

R$0,00

R$9.082,50

R$2.100,00 R$ 3.500,00

Viagens

R$3.500,00

R$ 3.500,00

R$0,00

R$0,00

7

Jun Cao

R$546,00

R$546,00

R$0,00

R$546,00

R$0,00

12

Encadernar provas

R$300,00

R$ 300,00

R$0,00

R$0,00

R$ 300,00

2

Serviços de Configuração de Cor

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

9

Serviços de Impressão

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

10

Tad Orman

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

11

292

Parte 2 o Agendamento avançado

Essa classificação inform a rapidam ente quais são, cum ulativam ente, os recursos m ais caros e os m ais baratos (conforme indicado na coluna Custo), m as não ajuda a ver os padrões de variação. Você fará isso agora. 4. Clique na seta AutoFiltro no cabeçalho de coluna Variação e, no m enu que ap a­ rece, em Classificar do Maior para Menor. O Project reclassifica os recursos por variação de custos, do m ais alto para o mais baixo.

Com a lista de recursos classificada por variação de custos, você pode rapidam ente destacar os recursos com a m aior variação - nesse caso, os revisores. Anote para um a investigação futura.
5. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Classificar e em pelo número da

tarefa.

O Project reclassifica os recursos pelo núm ero da tarefa.

*

Note que o valor em reais da variação, embora im portante, não conta a história in­ teira. O que seria útil saber é que tarefas tiveram a porcentagem m ais a lta de v a ­ riação. Uma tarefa com custo na linha de base igual a R$ 1.000,00 e custo real de R$ 1.200,00 tem um a porcentagem m enor de variação do que um custo com um a linha de base igual a R$ 100,00 e um custo real de R$ 200,00. Em projetos comple­ xos, entender que tarefas tendem a porcentagens m aiores de variação pode ajudá-lo a evitar problem as sim ilares no futuro. Na próxim a seção, você verá como começar a analisar a variação dessa m aneira. Aqui, estão algum as dicas e sugestões adicionais para trabalhar com custos de recur­ sos: • Você pode u sar o relatório Recursos com orçam ento estourado para listar os re­ cursos que estão acim a do orçam ento. Para fazer isso, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios. Na caixa de diálogo Relatórios, clique duas vezes em Custos e, em seguida, em Recursos com orçam ento estourado.

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

293

• Você tam bém pode ver os valores de custos divididos em fases em um modo de exibição de Uso. Por exemplo, no modo de exibição Uso dos Recursos, na guia Formato, no grupo Detalhes, clique em Adicionar Detalhes. Na caixa de diálogo Estilos de detalhe, mostre os campos Custo da linha de base e Custo. Isso tam bém funciona no modo de exibição Uso da Tarefa. • Se você tem o Excel 2003 ou posterior, pode u sar o Relatório Resumo de Custo do Recurso. Para fazer isso, na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Re­ latórios Visuais. Na guia Uso de Recursos da caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique em Relatório de Resumo de Custo do Recurso e, em seguida, em Exibir.

[Reportacid© a rarnaçã© d© cyst© d© projet© c©m ym m odo de exibição de indicadores coloridos Existem m uitas m aneiras de relatar o statu s de um projeto em term os de variação de tarefas, ou orçam ento, ou outras medidas. Não há deficiência de recursos no Project no que se refere a reportar o status do projeto, m as o principal é lem brar que o método pelo qual você reporta o statu s do projeto é m enos um a questão técnica do que um a questão de comunicação. Por exemplo, que formato e nível de detalhe seus stakeholders precisam ver? Os responsáveis pelo projeto veem aspectos do desem penho de um projeto diferentes daqueles vistos por seus recursos? Essas questões são básicas para o trabalho do gerente de projeto. Felizmente, como observam os anteriorm ente, o Project é um a ferram enta de comunicação rica que pode ser u sad a para construir o tipo de inform ação de statu s do projeto que melhor atenda às necessidades dos seus stakeholders. A seguir, você vai enfocar a criação do que é denom inado um relatório de indicadores coloridos. Esse relatório de statu s representa os indicadores-chave das tarefas, por exemplo, statu s de agenda ou orçam ento, como um a simples cor verm elha, am arela ou verde. Esses relatórios de statu s são fáceis de entender e fornecem rapidam ente um sentido geral da saúde de um projeto. Estritam ente falando, o que você vai criar aqui não é um relatório do Project, portanto, o cham arem os de modo de exibição de indicadores coloridos. Neste exercício, você vai criar um modo de exibição usando cam pos personalizados para énfocar visualm ente a variação do projeto.

1 . Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Mais mo­ dos de exibição e, em seguida, em Planilha de Tarefas. O Project exibe o modo de exibição Planilha de Tarefas. A tualm ente, ele contém a tabela Custo. Para econom izar seu tempo, personalizam os um campo nesse arquivo do Project que contém um a fórm ula que avaliará a variação de custo de cada tarefa. Em seguida, você vai visualizar a fórm ula para entender o que ela faz e, então, v isu a­ lizar os indicadores gráficos atribuídos ao campo.

2. Na guia Formato, no grupo Colunas, clique em Campos Personalizados. A caixa de diálogo Campos Personalizados é exibida.

294

Parte 2 o Agendamento avançado

3. Na caixa Tipo localizada no canto superior direito da caixa de diálogo, clique en: Número na lista suspensa.

4. Na caixa de listagem, clique em Acima do Orçamento (Número3). Esse é o cam po personalizado que definimos para você.

O campo Número3 foi renomeado como "Acima do Orçamento" e personalizad com uma fórmula e indicadores gráficos.

5. Em Atributos personalizados, clique em Fórmula. A caixa de diálogo Fórmula ó exibida.

Ao escrever uma fórmula, use esses botões para inseri’ campos ou funções do Projer. nas suas fórmulas. Essa fórmula avalia a variação de custo de cada tarefa. Se o custo da tarefa estiver 10% ou menos acim a da linha de base, a fórmula atribuirá o núm ero 10 à tarefa.

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

295

Se o custo estiver entre 10% e 20% acim a da linha de base, receberá o núm ero 20. Se o custo estiver m ais de 20% acima da linha de base, receberá um 30.

6. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Fórmula. 7. Na caixa de diálogo Campos Personalizados, em Valores a serem exibidos, clique em Indicadores Gráficos. A caixa de diálogo Indicadores gráficos é exibida. Aqui, você especifica um indica­ dor gráfico exclusivo a ser exibido, dependendo do valor do campo para cada tare­ fa. Novamente, para econom izar seu tempo, os indicadores já estão selecionados. Dependendo do valor retornado pela — fórmula, o Project exibirá um desses três indicadores gráficos na coluna Acima do Orçamento.

8. Clique na prim eira célula abaixo do título de coluna Imagem (ela contém um smile verde) e, em seguida, na seta que aponta para baixo.

Aqui, você pode ver os m uitos indicadores gráficos que podem ser associados aos valores dos campos. 9. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Indicadores gráficos e em Can­ celar novam ente para fechar a caixa de diálogo Campos Personalizados. 10. Na coluna Nome da Tarefa, clique no sinal de m enos próximo ao nome da tarefa 1, a tarefa de resum o recorrente R eunião da equipe editorial. A lista da tarefa recorrente se recolhe para m ostrar apenas a tarefa de resum o recorrente. f Para concluir este exercício, você vai exibir a coluna Acima do Orçamento (Número3) na tabela Custo.

29S

Parte 2 © Agendamento avançado

11. No lado direito da tabela, clique no cabeçalho de coluna Adicionar Nova Coluna. Uma lista de campos disponíveis é exibida.

12. Na lista de campos, clique em Acima do Orçamento (Número3) na lista suspensa. Você tam bém verá o mesmo campo personalizado N úm eroJ (Acim a do Orçamento) na lista de campos.

Dica

Ao selecionar itens em uma lista como essa, você pode começar digitando o nome do item e, quando seu nome inteiro aparecer, selecioná-lo.

O Project exibe a coluna Acima do Orçamento na tabela de Custo. « ■ í "

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R$ 15820.00 R$3 060.00

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R$1038.00 R$3 650 00 R$0,00

Enviar para a prodi*

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R $0/» P$0.00 R$0.00

Rateado Rateado

R$56.192.50 R$ 2 590.00

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R$13.435 00

R$0.00 R$0.00 R$0.00 R$0,00

Rateado Rateado Rateado

R$0.00 R$0.00 R$0.00

Rateado Rateado

Provas e revisão

R$0.00

Enviar pigln asds Revisão Final

R$0,00

Rateado Rateado

Dcíign dacapa : Revisão das segund

• • Dcsign do site de a< C/Ur modelo

R$0.00 R$0.00

Rateado

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R$8130.00 R$900,00 R$3 610.00 R$0.00 R$46.679,00

R$153 00 R$360.00 R$198.00 R$0.00 R$0.00

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Rateado

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Via de Base

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R$ 93 742,00

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Revisão de texto Revisão do texto dc Incorporar revisão

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R$ 106-306,50

Rateado

Provas e índice

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Rateado

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R$3.580.00

Ccrar provas

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Dica Para ver o valor numérico de um indicador gráfico em uma Dica de Tela, basta apontar para o indicador. À m edida que a variação de custo de cada tarefa é alterada, os indicadores do gráfico tam bém se alteram de acordo com os intervalos especificados na fórm u­ la. Essa é um a forma prática para identificar as tarefas cuja variação de custo está mais alta do que você gostaria, conforme indicado pelas im agens am arelas e verm elhas. Você pode ver que as tarefas 31 e 32, e consequentem ente sua tarefa de resum o 30, experim entaram um valor alto de variação em real e um a porcen­ tagem alta acim a da linha de base, conforme m ostrado pelos indicadores smile verm elhos. A tarefa 33, e possivelm ente outras, não tem variação porque ainda não começou. Até agora, você identificou a variação da agenda e do orçam ento em um modo de exibição de tarefas e a variação do orçam ento em um modo de exibição de recursos - cada um deles é um a m edida im portante do statu s do projeto. Esse é um bom mo-

Capítulo 13 o Visualize e relate o status do projeto

297

m ento para lem brar que o qualificador final do statu s do projeto não é a form atação exata dos dados no Project, m as as necessidades dos stakeholders do projeto. A deter­ m inação dessas necessidades requer boas habilidades de julgam ento e comunicação.

LIMPEZA Feche o arquivo Relatando Status.

Pocutos principais • A variação da agenda é provocada pelas tarefas que você adiou a partir de suas d atas de início ou de térm ino (conforme gravado em um a linha de base). Você pode u sar um a combinação de modos de exibição, tabelas, filtros e relatórios para identificar quais tarefas foram adiadas e causaram a variação. • As variações de agenda e de custos estão intim am ente relacionadas - se um proje­ to tem um a delas, provavelm ente tem a outra. Como na variação da agenda, você pode aplicar um a com binação de modos de exibição, tabelas, filtros e relatórios para localizar a variação do custo. • Você pode u sar fórm ulas e indicadores gráficos em cam pos personalizados para criar um modo de exibição altam ente personalizado, como um modo de exibição de indicadores coloridos, para com unicar os indicadores de saúde do projeto prin­ cipal aos seus stakeholders.

Resumo do Capítulo — Resolva os prazos limite nao cumpridos reagendando as tarefas, p. 300 T»f 09/1Q/L2 S«*07/U/U

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Identifique as tarefas do caminho critico, p. 300 . »* :r « rrj» ■ .•»w »

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Adicione recursos para reduzir as durações das tarefas, p. 300

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Substitir: KanyMorcos

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Desative as tarefas (Proiect Professional) ou exclua as tarefas (Proiect Standard) para reduzir o escopo global do projeto, p. 311

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Capítulo 14

Heí©©ra@ © controle @3©projeto Neste capítulo, você vai aprender a:

o Atribuir recursos adicionais às tarefas para reduzir suas durações, o Substituir os recursos atribuídos às tarefas, o Excluir ou desativar tarefas. Depois que o trabalho começa em um projeto, não é possível tra ta r a v a ria ç ã o como um a ocorrência única; em vez disso, é necessário um esforço contínuo do gerente de projeto. A m aneira como você deve responder à variação depende do tipo de variação e da natureza do projeto. Neste capítulo, enfocarem os alguns dos m uitos problem as de variação que podem surgir em um projeto durante o andam ento do trabalho. Vamos dispor esses problem as em torno do tr iâ n g u lo d o p ro je to descrito detalhadam ente no Apêndice A, “Um breve curso de gerenciam ento de projetos”.

Resumindo, o modelo de triângulo do projeto constrói um projeto em termos de te m p o (ou duração), c u s to (ou orçamento) e esc o p o (o trabalho do projeto necessário para produzir um r e s u lta d o satisfatório). Nesse modelo do triângulo do projeto, tempo, custo e escopo estão interconectados; portanto, a alteração de um elem ento pode afe­

300

Parte 2 o Agendamento avançado

tar os outros dois. Para fins de identificação, análise e tratam ento dos problem as no gerenciam ento de projetos, é útil ajustar os problemas em um a dessas três categorias. Em praticam ente qualquer projeto, um desses fatores será m ais im portante do que os outros dois. O fator m ais im portante é, às vezes, cham ado de restrição de direção (driving constraint), porque encontrá-lo direciona suas ações como um gerente de projeto. Por exemplo, para um projeto que deve ser concluído em um a data específica, você tal­ vez precise criar com prom issos de custo e escopo para atender o prazo final. Trabalhar com o triângulo de projeto proporciona um bom método para a n alisa r os trade-offs que quase sempre serão criados. Tão im portante quanto isso, ele fornece um a maneira clara de explicar os prós e os contras dos trade-offs para re c u rso s, p a tro c in a d o re s e outros s ta k e lio ld e r s. As questões específicas que enfocarem os neste capítulo não são necessariam ente os problem as m ais com uns que você enfrentará nos seus próprios projetos. Como cada projeto é único, não há como antecipar o que acontecerá no seu. Entretanto, tentare­ m os destacar as questões m ais prem entes que ocorrem durante um projeto do novo livro infantil da Lucerne Publishing que temos discutido em todo este livro e aplicar as soluções a problem as com uns. Você já trabalhou com a m aioria dos recursos usados neste capítulo, m as aqui sua intenção é outra - colocar o projeto de volta nos trilhos.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram-se na pasta Capitulo14. Na seção "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos.

Im portante

Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

Solucionando problem as de tem p o e agendam ento Variações no agendam ento quase sempre aparecem em qualquer projeto prolongado. M anter o controle sobre a agenda requer que o gerente de projeto saiba quando a v a ­ riação ocorreu e sua extensão e, então, tome um a ação corretiva a tempo de retom ar o controle. Para ajudar a identificar quando a variação ocorreu, um plano de projeto como o do livro infantil inclui: • Uma data de prazo final aplicada a um a tarefa sensível ao tempo. • Uma linha de base em relação à qual você pode com parar o desem penho real.

Capítulo 14 o Retome o controle do projeto

301

A data de prazo final e a linha de base do projeto ajudarão a solucionar problemas de tempo e agenda no Project. Neste exercício, você vai tratar de um prazo final não cumprido e encurtar as durações das m esm as tarefas no cam inho crítico.

PREPARAÇÃO Inicie o Project, caso ele ainda não esteja em execução. Você precisa do plano de projeto Retomada Controlejnicio localizado na sua pasta de arquivos de exercícios Capitulo14 para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Retomada Controlejnicio e, em seguida, siga estas etapas. 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite R e to m a d a C ontrole e clique em Salvar. Para começar a solucionar os problem as de tempo e agenda, agora você u sará um modo de exibição de nível m ais alto do grau de variação da agenda no plano de projeto.

3. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Informações do projeto. A caixa de diálogo Informações sobre o projeto é exibida.

4. Clique no botão Estatísticas.

Como você, pode ver, o plano do novo livro tem variação de agendam ento e de cus­ to. A variação de agendam ento está listada na interseção da coluna Término com a linha Variação. Observe tam bém que, em termos de duração total, esse plano de projeto está 50% completo. 5. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Estatísticas do projeto. A caixa de diálogo E statísticas inclui a data de térm ino do projeto. E ntretanto, para m onitorar a d ata de térm ino à medida que você trabalha no agendam ento, preste atenção na data de Término da tarefa 0, a tarefa de resum o do projeto.

302

Parte 2 o Agendamento avançado

M o£i

tfrvwe da Tarefa

^ fwratio

8 Reunião da equipe editorial

60,13 diai

Sct 09/04/12

Scg 02/07/12

17 dias 29,78 dias 5 dias

Seg 02/04/12 Ter 22/05/12 Qua 23/05/12 Ter 03/07/12 Cua 23/03/12 7er29/C5/l2

^Aijublçlo

21

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22

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Otganiur manuscrito para revisão

23

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Revisão de texto 10 5 dias Revisão do texto 12,2 dias tícs revisores polo autor

25

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S «j 02/08/12

15

27

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C ronogram a d o Livro 179 dia* para Criança*

H editorial

incorporar revisão Enviar para a produção Designe Produção Definir páginas Designtía Ilustração interior

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Qua 3C/05/12 Uua 13/06/12 Qua 13/06/12 Sex 23/06/12

5 dias 0 dias

Ter 26/06/12 TerC3/07/12

Ter03/07/12 Ter 03/07/12

68,22 dias 15 dias 22 dias

Ter 03/07/12 TerC3/07/12 Seg 09/07/12

Sog 08/10/12 üua 25/07/12 Ter 07/03/12

Note a data de térm ino do projeto atual no campo Término da tarefa 0. Você sabe que essa data deve ser adiantada para atender à data de im pressão do livro. Antes de tra ta r da duração do projeto global, você vai exam inar o prazo final não cum­ prido para a tarefa Gerar provas. 6. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 45, Gerar provas.

7. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. 8. Aponte para o indicador de prazo final não cum prido na coluna Indicadores da tarefa 45, Gerar provas.

— Posicione o ponteiro do mouse sobre o indicador de prazo nao cumprido para ver uma Dica de Teia com os detalhes do prazo final.

O

1

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44

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44 dias

Enviar para Id la configuração de ccr

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Ter 09/10/12

Sex 07/12/12

Ter 09/10/12

Ter 09/1C/12

10 dias

Qua 10/10/12 Ter 23/10/12

30 dias

Seg 29/10/12

Sex 07/12/12

As alterações que ocorreram no agendam ento foram suficientes para fazer com que a conclusão agendada para essa tarefa se movesse para além de sua data de prazo final em 8 de outubro. Em seguida, você ajustará o modo de exibição para ver m elhor as tarefas do c a ­ m in h o c rític o - isto é, as tarefas que estão direcionando a d ata de térm ino do plano de projeto. 9. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Sema­

nas.

10. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Realce e, em seguida, em Crítica. 0 Project aplica um realce am arelo às tarefas na parte da tabela do modo de exibi­ ção Gráfico de Gantt que estão no cam inho crítico.

Capítulo 14 MoOo „ K x n ti )T»|(| •(b da *5, trrviar péginj» Odia» dc prova para » produção ■t, InicnrcorrcçTei '•dias tíeaégmae M «e

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303

Retome o controle do projeto

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Seg ci/ic/12

Crtar modelo

3 dias

Ter25/09/12

Qui 27/99/12

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Seg OS. 15/12

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Sex 28/09/12

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Ter 09/10/12

Sex 07/12/12 Ter 09/10/12

1 dia

Ter 09/10/12

Cerar provai

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Qu* 10/19,12 Ter 23/10/12

Imprimir c distribuir

30 dias

Seg 29/10,12

Prepjraçio do lançam ?2
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Seg0l/1Q/12

Seg 01/10/12

Enviar pjra confifurafio de cor

46

Se( 01/ 10/12

Ter 02/10/12

Re* sJo con o autor

'

Seg 24/09/12 Seg 06,'10/12

Ter25/09/12

Prep»,j;ão de cor o

*

Ter 18/09/12 Ter 25/09/12 Ter 25/09/12

1 dias

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seg 17/09/12

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Ter 11/09/12

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Se* 10/09/12 Seg 10/09/12

Design d o sltc d t aeompanhanento do livro

45 44

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p.ltanyMmroM -Ccvyicoi d» Con6(u<«flo 4 r Qx 3 S ínlfo i d< Imptotio

Sex 07/12/12

Qua 10/ 10/12 Qui 00/11/12 Qua 12/ 12,12 Ter 16/10/12

g>Carote PoUnd(SOX};l«nc Dow

gflKMte

Ixk^tf.tXQOrx—

-

*

Com o modo de exibição m ostrado dessa m aneira, você pode ver que a tarefa 45 está no cam inho crítico, assim como sua sucessora, a tarefa 46, Im prim ir e d is­ tribuir. A Tarefa 47 e su as subtarefas, entretanto, não estão no cam inho crítico; seu agendam ento não está direcionando a d ata de término do projeto. Esse é um exemplo onde a ordem da ID da tarefa não corresponde à sequência cronológica. Para continuar resolvendo o prazo final não cumprido na tarefa 45, você vai enfo­ car nas suas tarefas predecessoras que ainda não foram concluídas. 11. Na coluna Nome da Tarefa, selecione o nome da tarefa 31, Provas e índice. 12. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. A barra de G antt da tarefa 31 é exibida. O 29

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3C 31

da

V

3

_ Nume da Tareia

^ DvraçSo

Oesign da lustrarão interior

22 dias

‘ ' Revisão das prtmelr 34 dias Provas e índice

14 dias

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Seg 09/07/12

ío j i / i j 18

Qua 08/03/12 Seg 24/09/12 Qua 08/08/12 Seg 27/08/12

32

Incorporar revisão da:

10 dias

Ter 28/08/12

Seg 10/09/12

33

Enviar pág. nos de preva para a produção

Otíias

Seg 10/09/12

Seg 10/09/12

34

inserir correções 5 dias de pigma e indicc

Ter 11/09/12

Seg 17/09/12

Ter 18/09/12

Seg 24/09/12 Seg 03/10/12 Seg 01/10/12

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Provas e revisão 5 dias

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Ter 25/09/12 Ter 25/09/12

Enviar pig, nas de prova para a Produção

Odias

Seg 01/10/12

Seg 01/10/12

Revisão Finai

5 dias 5 dias

Ter 02/10/12 Ter 25/09/12

Seg 08/10/12 Seg 01/10/12

Criar modcío

3 dias

Ter 25/09/22

Qui 27/09/12

Revisão com o autor

2 dias

Sc< 28/09/12

SegOl/lC/12

* •Design do site de acompanhamento do livro

«2

4i

Oeslgn da <:apa 5 dias 1 Revisão das icgund 10 dias

Preparação de c a e impressão

44 dias

Enviar para ldia configvraçàt de cor

I-. lo n Souu;H«ny Uorcoc

Ter 07/03/12

Ter 09/10/12

Sex 07/12/12

Ter 09/10/12

Ter 09/10/12

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304

Parte 2

o Agendamento avançado Essa é a próxim a tarefa a iniciar, conforme indicado pelas m arcas de seleção “tare­ fa concluída" na coluna Indicadores e as barras de progresso ao longo das tarefas 29 e anterior. 0 autor do novo livro, Tad Orman, e um a revisora são atribuídos à tarefa. Após consultar com os recursos atribuídos, vocês concordaram que a tarefa 31 pode ser concluída em um a duração um pouco menor: 12 dias. 13. No campo Duração da tarefa 31, digite 12d e pressione a tecla Enter. 0 Project reduz a duração da tarefa e reagenda as sucessoras afetadas, incluindo a tarefa 45 e a data de térm ino do projeto.

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Design tía 22 dias Ilustrado interior EJ Revisão das prtmetf 32 dias Provas e Índice

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Ter 07/08/12

Qua 08/08/12 Qul 23/08/12

10 dias

j*|Sex 24/08/12

Qul 06/09/12

Enviar páginas de prova para a produção

0 dias

Qul 06/09/12

Qul 06/09/12

Inserir correções 5 dias de página e índice

Sex 07/09/12

Qul 13/09/12

Oesign da capa Stílas Q Revisão das segund 10 dias

Sex 14/09/12 Sex 21/09/12

Qul 20/09/12 Qul 04/10/12

Provaserevisão Stílas

S e x : 1/09/12

Qul 27/09/12

Enviar páginas de prcva para a Produção

0 dias

Qul 27/09/12 Qul 27/09/12

Revisão Final

5 dias

Sex 23/09/12

Qui 04/10/12

B Oesign do srte de Stílas acompanhamento do livro

Sex 21/09/12

Qul 27/09/12

3 dias

S e x . 3/09/12

Ter 25/09/12

2 dias

Qua 26/09/12 Qui 27/09/12

44 dias

Seg 08/10/12

Qul 06/12/12

Seg 08/10/12

Seg 08/10/12

Revisão com o autor 0 Preparação de co re

impressão

Enviar para ld ia configuração de ccr

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■ ^jfuóro

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Qua 08/08/12 Qul 20/09/12

incorporar revisão das

Criar modelo

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Um Soui^lany More»*

Entretanto, esse ajuste não é suficiente para corrigir 0 prazo final não cumprido da tarefa 45. A Tarefa 32 agora deve estar selecionada. Para ela, você e os recursos atribuídos concordam que adicionar outro recurso deve reduzir a duração da tarefa. 14. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo Atribuir recursos é exibida, com os nomes dos recursos atribuí­ dos atualm ente à tarefa 32 na parte superior da coluna Nome do Recurso. 15. Na caixa de diálogo Atribuir Recursos, na coluna Nome do recurso, clique em Jane Dow e, em seguida, em Atribuir. Após atribuir 0 recurso adicional, você agora precisa dizer ao Project como ele deve ajustar 0 agendam ento da tarefa.

1 6. Clique no indicador Ação no campo Nome da Tarefa da tarefa 32

(0 pequeno

triângulo no canto superior esquerdo do campo) e, em seguida, no botão Ação que aparece.

A lista Ação é exibida.

Capítulo 14 o Retome o controle do projeto

305

17. Clique em Reduzir duração para a tarefa terminar antes, com a mesma

quantidade de trabalho.

0 Project reduz a duração da tarefa 32 de 10 para 6 dias. Devido à opção de Ação que você escolheu, o Project m anteve a mesma quantidade de trabalho na tarefa, mas ele agora está distribuído entre os três recursos atribuídos em vez de entre dois.

Qua 08/08/12 Sex 14/09/12 29

primeiras pielnet Provas e kvdice

12diai

Qua 03/08/12 Qul 23/03,12 Se* 24/08/12

rc v is io d ji pr.malmi

Sex 31/08/12

31

pttuus

EnvUr pig;n*s de prova pare a p to d u 'lo

Odia*

Se* 31/08/12 Sex 31/08/12

iniertr ccrrecúes Sdus de plgina e

Se; 03/09/12

S«* 07/09/12

Design da capa

S*g 10/09/12 Se*17/03/12

Se* 14/09/12 34 S«* 28/03/12

Sef 17,*09/12 Se* 21/09/12

Se* 21/09/12

15

Se* 24/09/12 Se1 17/09/12

Se* 28/09/12 Se* 21/09/12

38 30

Se* 17/09/12

Qua 19/03,12

segunda) piglnai

5dtai 10 Cia)

Prova) e rev id o Sdus EnvUr plainos Odus

31

M M Dow;Oan

Lu!) Soul»

MdlKH Revido Final Detign <soMte de

Revido com o Prcpar»>ode w e

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mpresdo

SdU* 5 Cias

2 dias

Di. . 22/09/12 Se* 21/09/12 41

44dUs

:*Z 01/10/12 Oul 29,'11,12 40

Lui) SouMiHar

LuftSouu.Tad

OrmarvOan

üJliLsL

18. Clique em Fechar na caixa de diálogo Atribuir recursos. Verificando o indicador de prazo final e a barra de G antt da tarefa 45, você vê que essas ações moveram a data de conclusão da tarefa 45 para mais próximo do seu prazo final, m as ela ainda não está lá.

306

Parte 2 o Agendamento avançado

Exam inando as tarefas restantes que são predecessoras da tarefa 45, você vê que as tarefas 34 e 35 têm um relacionam ento térm ino-a-início e diferentes recursos atribuídos. Após consultar os recursos atribuídos, você decide que essas tarefas podem ser concluídas em paralelo. Em seguida, você vai alterar o tipo de relacio­ nam ento.

19. Role a parte da tabela do modo de exibição Gráfico de Gantt para a direita para m ostrar a coluna Predecessoras. 20. No campo Predecessoras para a tarefa 35, digite 3411 e pressione Enter. O Project altera o tipo de relacionam ento da tarefa para início-a-início.

Moda _ Nomeia’ a-cfa

,

‘

- Tarnhno

•R

Provas e trtí ;e

12 dias

Cul 23/03/12

Tad Onrtan Reviso

Incorporar rev id o das primeiras piginas

Odia;

Sex 24/08/12

Sex 31/08/12 31

iiany v.orccs;: JumplSCH] Jar Dow

Enviar paginas de prova para a produçJo

Ódios

Sex 21/08/12

Sex 31/08/12

32

lianyMorcas

Inserir corre;3es 5 dias depáginae índice

Seg C3/09/12

Sex 07/09/12

33

Jane DowOar JumpISOX]

Seg *3/09/22 Se* 19/09/12

Sex 07/09/12 Sex 21/09/12

3411

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Oeslgn daeaoa 5 dias R evido das 19 dias segundas páglras Proves e rrv.%5o SrIUs

CUJ 08/95/12 Sex 07/09/12

Prw iKM scas,, Memrit*» '•cursos

Revis3o das primeiras p igí nas

a

3

23 Cias

■s

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„ Curaçlo

Alterar o relacionamento entre essas tarefas para início-a-início diminui a duraçáo global do projeto, porque essas tarefas estào no caminho crítico. m ---F. * "líiio--"*“" Qk l ? wyo» cvso t«7'-i5 v v

Se* .rJm . 1> Sex 14/09/17

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29

99

Lu:s lousa I sunvMnrms •

Agora que essas duas tarefas têm um relacionam ento início-a-início, a d ata de início da tarefa sucessora é movida em cinco dias. Verificando o indicador de pra­ zo final na tarefa 45, você vê que o indicador de prazo final não cumprido desa­ pareceu; você adiantou a data de térm ino da tarefa 45 o suficiente (pelo m enos por enquanto). A d ata de término do projeto foi aju stad a de acordo devido a essas alterações de agendam ento feitas às tarefas no cam inho crítico. Esse prazo final da tarefa 45 é im portante porque você planeja m onitorar de perto o andam ento das suas tarefas predecessoras durante o andam ento do trabalho. 21. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Realce e, em seguida, em [Sem

Realce].

Reduzir as durações das tarefas atribuindo horas extras aos recursos Uma maneira de reduzir uma duração de tarefa é adicionar horas extras ao recurso atribuído. A desvantagem pode ser o custo adicional, especialmente se o recurso tiver uma taxa de pagamento de hora extra. Para adicionar hora extra a uma atri­ buição, siga estas etapas. 1. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique em Detalhes. O Formulário de Tarefas é exibido abaixo do modo de exibição Gráfico de Gantt.

Capítulo 14 o Retome o controle do projeto

307

2. Clique em qualquer lugar no Formulário de tarefas e, na guia Formato, no grupo Detalhes, clique em Trabalho. 3. Para a tarefa para a qual você deseja adicionar horas extras, no Formulário de tarefas, insira o número de horas de trabalho extras desejadas na coluna Trab. h. extra e, em seguida, clique em OK. Quando você adiciona o trabalho em horas extras, o trabalho total do recurso na tarefa permanece o mesmo. Após inserir um valor de trabalho em hora extra, en­ tretanto, esse número de horas será agendado como horas extras. A mesma quan­ tidade de trabalho será executada, mas em um espaço menor de tempo. 0 Project também aplicará taxas de custo de horas extras, se elas tiverem sido configuradas, para a parte de horas extras da atribuição. Se você planeja atribuir horas extras para as quais uma taxa de pagamento de hora extra deva ser aplicada, certifique-se de ter uma taxa de pagamento de hora extra configurada para o recurso atribuído.

Solucionando problem as de custos e irecmsos Nos projetos em que você entrou com inform ações de custos para os recursos, talvez ache que é preciso aju star os detalhes dos recursos e atribuições para lidar com pro­ blem as de custo ou orçam ento. Embora essa possa não ser sua intenção, a alteração dos detalhes das atribuições de recursos não afeta apenas os custos, m as pode afetar tam bém as durações das tarefas. Além da variação do agendam ento, o plano de projeto do novo livro tem algum a v a ­ riação de custo. Conforme está agendado atualm ente, o plano de projeto term inará custando cerca de R$ 11.000,00 a m ais do que o planejado, ou cerca de 12% acim a do orçam ento. Lembre-se, do Capítulo 13, “Visualize e relate o statu s do projeto”, de que a variação de custo do plano do novo livro é o resultado de algum as durações de tarefas maiores do que o esperado, e que os atrasos aum entaram os custos dos recursos atribuídos. Para resolver a variação de custo nesse projeto, você vai enfocar nos custos dos re­ cursos. E nquanto exam ina os problem as de custo dos recursos, você tam bém vai pro­ curar oportunidades para resolver quaisquer problemas de superalocação de recursos que 'influenciaram o plano de projeto. Neste exercício, você vai exam inar os valores de custo dos recursos e substituir um recurso atribuído para um a tarefa por outro recurso. 1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha

de Recursos.

Você vai u sar o modo de exibição Planilha de Recursos para identificar seus recur­ sos m ais caros para as tarefas restantes - m ais caros não na taxa de pagam ento por hora, m as na despesa total desse plano de projeto - baseado em suas atribui­ ções. 2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Custo. A tabela Custo aparece no modo de exibição Planilha de Recursos.

308

Parte 2 o Agendamento avançado

Nome

* Custo

1

Carole Poland

2

Serviços de Configuração de Cor

Custo da linha ^ Variação de base

^ Custo reai

^ Restante

R$ 11.182,50

R$ 11.182,50

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$9.082,50 R$0,00

A

R$2.100,00 R$0,00

3

Revisores

R$ 16.011,00

R$ 13.500,00

R$2.511,00

R$ 15.111,00

R$900,00

4

Dan Jump

R$ 7.512,25

R$8.040,75

-R$528,50

R$ 3.586,25

R$ 3.926,00

5

Hany Morcos

R$22.862,50

R$ 21.058,75

R$ 1.803,75

R$ 12.167,50

R$ 10.695,00

6

Jane Dow

R$22.616,00

R$ 19.580,00

R$3.036,00

R$ 11.990,00

R$10.626,00

7

Jun Cao

R$286,00

R$546,00

-R$ 260,00

R$ 286,00

R$0,00

8

Luis Sousa

R$ 14.280,00

R$ 11.200,00

R$3.080,00

R$8.680,00

R$5.600,00

9

Serviços de Impressão

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

10

Tad Orman

u

Viagens

12

Encadernar provas

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$ 3.500,00

R$2.000,00

R$ 1.500,00

R$0,00

R$3.500,00

R$ 300,00

R$ 300,00

R$0,00

R$0,00

R$300,00

cu CL

b — --ii

.

Nesse ponto, cerca de m etade da duração do projeto já transcorreu, portanto os recursos m ais caros no global podem não ser os mais caros para o trabalho ainda não concluído. Para identificar os recursos m ais caros para o trabalho restante, você vai classificar a tabela. 3. Clique na seta AutoFiltro no cabeçalho de coluna Restante e no m enu que ap a­ rece, clique em Classificar do Maior para Menor. Nome

K

-

----

^ Custo da linha ^ Variação de base

Custo real

t

..... Restante

^

Hany Morcos

R$22.862,50

R$21.058,75

R$ 1.803,75

R$ 12.167,50

R$ 10.695,00

6

Jane Dow

R$22.616,00

R$ 19.580,00

R$ 3.036,00

R$ 11.990,00

R$10.626,00

5

-s

------

v Custo

8

Luis Sousa

R$ 14.280,00

R$ 11.200,00

R$ 3.080,00

R$ 8.680,00

R$5.600,00

4

Dan Jump

R$ 7.512,25

R$8.040,75

-R$528,50

R$ 3.586,25

R$3.926,00

a

Viagens

R$ 3.500,00

R$ 2.000,00

R$ 1.500,00

R$0,00

R$3.500,00

1

Carole Poland

R$ 11.182,50

R$0,00 R$ 2.511,00

R$9.082,50

R$2.100,00

R$ 16.011,00

R$ 11.182,50 R$ 13.500,00

R$ 15.111,00

R$900,00

R$ 300,00

R$ 300,00

R$0,00

R$0,00

R$300,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

3

Revisores

12

Encadernar provas

2

Serviços de Configuração de Cor

7

Jun Cao

R$286,00

R$546,00

-R$ 260,00

R$286,00

R$0,00

9

Serviços de Impressão

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

10

Tad Orman

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

R$0,00

Capítulo 14 o Retome o controle do projeto

309

Você pode ver que H any Morcos e Jane Dow têm os m aiores valores de custo res­ tante nesse ponto do andam ento do plano de projeto. Gerenciar os custos para esses dois recursos é um a m aneira que pode ajudar a lim itar um a variação de custo adicional. Note tam bém que o nome de H any está form atado em vermelho, indicando que ela está superalocada. 4. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

0 Project exibe o modo de exibição Gráfico de Gantt. Em seguida, você vai exam i­ n ar as tarefas para as quais H any e Jane estão atribuídas. 5. Se necessário, arraste a barra divisora vertical para a direita para exibir a coluna Nomes dos recursos, depois clique na seta AutoFiltro no cabeçalho dessa colu­ na. Depois, no menu que aparece, clique em (Selecionar Tudo) para limpar todos os nomes dos recursos e selecione H any Morcos e Jane Dow. q

Modo

^ Itsmeds Tarrfa B C ro n o £ fa m a d o liv ro p a r a Criança*

Duração

168 dias

3 ReunIJo da equipe editorial Aquisição 8 Editorial

1

, Predeccssoras

S«C

02/04/12

Qui

22/11/12

Seg 09/04/12

Seg 02/07/1

37 dias

Seg 02/04/12

Ter 22/05/1

29,78 dias

Qua 23/05/12 Ter 03/07/1 Qua 23/05/12 Ter 29/05/1

Organizar manuscrito para revisão

5 dias

Revisão dc texto

10,5 dias

Qua 30/05/12 Qua 13/06/

12.2 dias Revisão do texto dos revisores pelo autor

Qua 13/06/12 Se*29/06/3

Incorporar revisão 5 dias

Ter 26/06/12

Ter 03/07/1

Odlas

Ter 03/07/12

Ter 03/07/1 Sex 23/09/1

Enviar para a produção

51

57,23 dias

Ter 03/07/12

15 dias

Ter 03/07/12

Qua 25/07/

22 dias

Seg 09/07/12

Ter 07/08/1

t- Revisão das primeiras páginas

23 dias

Qua 08/08/12 Sex 07/09/1

Provas e índice

12 dias

Qua 08/08/12 Qul 23/08/12

■ 5.

incorporar revisão das primeiras páginas

Nomes dos

12/08:19/ae'26.oé C J/0 9 09/09T16.T9 ZZfO :

riaisINur deA aZ Classificar C t Z õ k Grupo neste campo

ll«n>.\ar - jps lur-psi r.lho de l! a w i das «e;vr:t

Fdlroí M Peteoonar Tudo) H (em branco) [IC w oKPolanc

! 3 Encadernar provas

3RHSI

3 Hany Morcos

OefJrlr páginas Dcsign da ilustração interior

f 1Detign e Produção

%

,

Sex 24/08/12

Sex 31/03/12

r;tu .s Sousa [ ] Revisores [ 3Semços de Configuração d L 3 Serviços de Impressão 13Tad Orman r . Viagens

-íl_ _

B

I

J >1

lumpISOX]

h U ns Sousa;Hanv Morcos

Tad Orman.-Revlsores 31

Kany Morcos;Oan iumpl5CXl;Jane Dow

6. Clique em OK. 0 Project filtra a lista de tarefas para exibir som ente aquelas para as quais H any ou Jane está atribuída. 7. Role o- modo de exibição Gráfico de G antt para baixo para m ostrar as tarefas pos­ teriores.

310

Parte 2 o Agendamento avançado

O

r

-

Home 08 Twrfê

»

28

^ Díiiuí Sq

Enviar para a produção *

- Devlgn e Produção Definir páginas

v'

w

IniCtO

m Tárm*no

^ Predecessora* w Ncmes dos recursos 25 Hany Morcos

Odlas

Ter 03/07/12

Ter 03/07/12

S7.23 dias

Ter 03/07/12 Ter 03/07/12

Sex 21/09/12

15 dias

23 Jane Dow

Qua 25/07/12

23 dias

32

Hany Morcos

ÍJl/M

Inserir rcrreçSes 5 dias de página e índice

Seg 03/09/12

Sex 07/09/12

33

Jane Dow;Dan JumpISOXJ

( 5

Seg 10/09/12 Seg 10/09/12 Sex 14/09/12

Sex 21/09/12 Sex 14/09/12

35

Hony Morcos

Sex 14/09/12

37

Hany Morcos

S dias

Seg 17/09/12

Sex 21/09/12

Seg 10/09/12

Sex 14/09/12

38 30

Jane Dow.Hany Mo

t- Deslgn do site de S dias acompanhamento do livro 3 dias

Seg 10/09/12

Qua 12/09/12

*5 1

*3 44

44 dias

Seg 24/09/12

Qui 22/11/12

40

1 dia

Seg 24/09/12

Seg 24/09/12

36

L

MilL ronio

L- Revisão das segund 10 dias Provas e revisão 5 dias Enviar páginas Odlas de prova para a Produção

■ *,

41

H ............................*

Fui-.xutoffifco Apurado

Jump|50%;,Jane Dow 32

%

n

1 Hany Momn;Oan Kjmpí'.C

Sex 31/08/12

n

% %

3

29

Sex 31/03/12

Enviar páginas de prova para a produto

39 40

Une Dow

Odlas

38

i

Qua 08/05/12 Sex 07/09/12 Sex 24/03/12

revisão das pnmetras páginas

S8

■

Morcos

EiRevisáotías primeiras páginas

36

«fWtO > * 11-33 29,-07 05/Wll2.7aár19/0*TÍè/8« C2,09 P9.'0»7l6/t» 2* •

, n i HrTry Mofcoi

Ilustração Interior

34

*

Revisão Final

Criarrrodelo

Preparação do co re impressão Enviar para -

-

........-

.

*&<*}*«*

lane Dow;Oan Jumj

^D-.HanyMjmo 1

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1

K 1

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8 3 luitSou^liar

Luls Sousa.Hany Morcos

—

V Hany Morcos ■

~i

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-

" k

Exam inando as tarefas não concluídas, você pode localizar a superalocação de H any Morcos: ela está atribuída às tarefas 37 e 41, que se sobrepõem. Por isso é que os indicadores verm elhos de “recurso superalocado” aparece na coluna Indi­ cadores para essas tarefas. Você pode corrigir a alocação global de H any pelo nivelam ento de recursos, mas isso provavelm ente vai estender a d ata de térm ino do projeto e não aju d ará a reduzir o custo global do projeto. Em vez disso, você su b stitu irá H any por um recurso m enos caro em um a de suas atribuições. 8. Clique na seta AutoFiltro (com a forma de funil, porque o filtro está aplicado) no cabeçalho de coluna Nomes dos recursos e, no m enu que aparece, clique em (Se­ lecionar Tudo) para m arcar todos os nom es dos recursos e, em seguida, clique em OK. O Project não filtra m ais a lista de tarefas e m ostra todas as tarefas. 9. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 37, Provas e revisão. Essa é um a tarefa que um editor m enos experiente (e mais barato) deve ser capaz de realizar, portanto você substituirá Hany.

10. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo A tribuir recursos aparece. Note o custo da atribuição de Hany para a tarefa 37: R$ 1.550,00. 11. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, na coluna Nome do recurso, clique em H any Morcos e, em seguida, em Substituir. A caixa de diálogo Substituir Recursos aparece. Nessa caixa de diálogo, você vê o custo total por recurso, com base nas suas atribuições e taxas de custo para tare­ fas no plano de projeto.

311

Capítulo 14 o Retome o controle do projeto

12. Na coluna Nome do Recurso da caixa de diálogo Substituir recurso, clique em Jun Cao e, em seguida, em OK. 0 Project substitui H any por Jun nessa atribuição. O 27 1 28 2»

v V

*7

ai 32

'Modo da *5-

*> a

n> *

j

~~~ 'oarasJa , ________________ _ J ;Oeslgn e Produçlo 56.23 dias TW 03/07/12 Qui 20/09/12 21 Definir p4gl nas Tec 03/07/12 Qua 23/07/12 15 dias $«*09/07/12 Ter07/08/12 2811 Designda 22 dias IlustrafSo Interior 23dlai

Qua 08/08/12 Sex 07/04/12

Provas e Índice

12 dias

Qua 08/08/12 Qul 23/08/12

Incorporar revi s3o das primeiras páginas

6 dias

Sex 24/08/12 Sex 31/03/12

R evhlodat primeiras plfln a i

Sex 31/08/13 Sex 31/08/12

33

34 '

*

Inserir correçíes 5 dias de pagina e Intíle*

Se* 03/09/12 Sex 07/09/12

33

Seg 03/09/12

3*11

* '!

38

39 40

41

iTz

w

Design da capa RfvHlod»» secunda* pdglnat Enviar piglnas de prova para a Protíu;3o RevIsSo final

5 dias 9 dias 15dias Odias

5 dias

~'Desl*ndosltede 5«5las acompanhamento d o lh ro Criar modelo

Ofroan;flev'.sores Hany Morcc:;0an Jump[5C%’ ;ian«

O B i Mae»* ortovOw* lum*<S0Hl.

Oow

Enviar piglnas Odlat de prova para a produ(3o

«j,

I- Luh Souu;M«rr Mono»

J- Ted Onwn,Rn w o 31

*

3S

Jane Dow luiJSousa.Har.y Morcos

29

JJ

JS

iWaB§£85Bra»-Mi».-Í

TfiSSÍffiSeS

3 dias

Se* 10/09/12

Sex 07/09/12 Qul 20/09/12

Jane Dow: Dan JumptSOX]

segic/09/12 CM 13/09/12 35 Uul 13/09/12 Qul 13/09/12 37

Jun fao

Sex 14/09/12 Se* 10/09/12

Jane Dow KanyM

Qul 20/09/12 Sex 14/09/12

38 30

Hany Morcos

4

.1 ■■■■■ IUOOM 4* Recatada Conwte Jnoo

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Dato

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Se* 10/09/12 Que 12/09/12

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- •

0 custo m ais baixo de ju n na atribuição, R$ 880,00, aparece na caixa de diálogo Atribuir recursos. Note também que os indicadores verm elhos de “recurso superalocado” não aparecem mais na coluna Indicadores; você resolveu a superalocação global de Hany. Finalmente, note tam bém que a data de térm ino da tarefa 37 foi movida em um dia. Isso se deve ao calendário de trabalho “quatro por dez” de Jun que você configurou no Capítulo 3, “Configure recursos”. 13. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Fechar.

Solucionando ©s problem as d@ escopo d© trabalho Um escopo de projeto inclui todo o trabalho necessário - e apenas o trabalho neces­ sário - para entregar com êxito o produto do projeto ao seu cliente final. Depois que o trabalho do projeto começa, o gerenciam ento do seu escopo norm alm ente requer que você faça trocas com pensatórias: tempo por dinheiro, qualidade por tempo e assim por diante. Talvez você tenha como objetivo nunca fazer essas trocas, m as um objeti­ vo m ais real seria fazer essas trocas da forma m ais bem inform ada possível.

312

Parte 2 © Agendamento avançado

Após consultar o gerente da Lucerne Publishing, você foi solicitado a cortar cerca de R$ 5.000,00 das tarefas restantes no plano de projeto do novo livro. A data de término do plano de projeto está ótim a como está, m as o custo real superou um pouco o orça­ mento e você precisa reduzir trabalho para reduzir os custos restantes. Neste exercício, você vai visualizar os custos restantes da tarefa e remover algum as tarefas do plano de projeto.

1. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e, em seguida, em Custo. Seu foco aqui está nas tarefas que ainda não foram concluídas, portanto você filtrará a lista de tarefas.

2. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique na seta próxim a ao Filtro e, em segui­ da, em Tarefas não concluídas. O Project filtra a lista de tarefas para m ostrar som ente as tarefas que ainda não estão concluídas. ^ Custo l « i ^ Acum. a .Z o c t custo ijto

0

C ro n o g ram a d o U vro

27

-j Design e Produção

para Crianças

»

*3

Totai

„

unhada

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w variação ^ I _____

R$

R$

R$

R$

R$

| 98 380,23

87 9 08,00

10.472,23

6 0 9 0 3 ,2 3

37.477,00

R$0.00 R$0,00

Rateado R$48 758,25 R$40AIS,00 R$7 913,25 R$ 23.051,25 R$ 2S 707,00 Rateado R$ 14 443,00 R$ 13860.00 R$ 588,00 R$ 0,00 R$ 14.448,00

Provas e índice

R$0.00

Rateado

R$900.00

R$0,00

Incorporar revisão das primeiras páginas

R$0,00

Rateado R$6 708,00 R$6.120.00

R$588.00

RS 0.00

R$0.00

R$0,00

t - RrvIOo das primeiras páginas

31

Custo

Ry 0 ,0 0 R a t e a d o

Enviar páginas de prova para a produto

R$ 900,00

Roteado

R$900.00

R$0.00

Inserir correções de página e índice

P.SC.00

Rateado R$4 940.00 R$4.040.00

R$0,00

R$0,00 R$4.040.00

Design da capa S Revisão das segund

R$C,00 R$0.00

R$0,00 R$ 920,00

R$0,00 R$2.800.00 R$0.00 R$ 5.425,00 R$0,00 R$ 880,00

Provas e revisão

R$0.00

Rateado R$2 800,00 R$2800,00 Rateado R$5 425.00 R$ 6.34S.00 Rateado R$880,00 R$ 1550,00

Enviar páginas de prova para a Produção

R$0.00

Rateado

R$0,00

R$0,00

Revisão Final El Design do site de acompanhamento do livro

R$0.00

Rateado R$4 545.00 R$4 545,00 Rateado R$5 834,00 R$5.834.00

R$0,00

R$0.00

Criar modelo

R$C,00

Rateado R$2 610.00 R$2.610.00

R$0,00

<•

Revisão como autor

R$0.00

Rateado R$3 224.00 R$3224,00

R$0,00

4j

S Preparação de cor e

R$0,00

Rateado

R$0,00

2SLT

R$0,00

R$0,00 R$6.708,00

P$0.00

R$810,00

R$810,00

R$670,00

R$0.00

R$0.00

R$0,00

Um conjunto de tarefas no plano que poderia ser cortado sem afetar o resultado no plano do novo livro é a tarefa 40 e suas subtarefas, D esign do s ite de acom ­ p anham ento do livro. 0 custo restan te desse trabalho é de um pouco m ais de R$ 5.000,00, valor cujo corte no plano foi solicitado. Após consultar os respon­ sáveis pelo projeto, todos concordaram que esse parece ser um bom conjunto de tarefas para ser removido do plano. 3. Selecione o nome da tarefa 40, a tarefa de resum o D esign do s ite de acom panha­ m ento do livro. 4. Execute um dos seguintes procedimentos: •

Se você estiver executando o Project Professional, continue com a etapa 5.

•

Se você estiver executando o Project Standard, pule para a etapa 6.

Capítulo 14 o Retome o controle do projeto

313

Dica

Você não sabe qual é a edição do seu Project? Os usuários do Project Professional devem ver o comando Ativar/Desativar no grupo Cronograma na guia Tarefa, enquanto os usuários do Project Standard não verão esse comando. Você também pode ver a sua edição identificada no painel Ajuda do Backstage (para verificar isso, clique na guia Arquivo, clique em Ajuda e, em seguida, procure o nome da edição no lado direito do painel Ajuda)

©

5. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique em Ativar/Desativar Tarefas Se­

lecionadas.

0 Project desativa a tarefa de resum o e suas subtarefas. r-N o Project Professional, as tarefas inativas aparecem assim. ,

0

I

rí

w Custo fiKO ^ Acvmulaçjo ò*

^ l

Total

„ lin h a íe 84 MS

R$ 92.546,23

^

R$ 87 908,00

vs ^ lo ^ R$ 4.638,25

P*a

„

R$ 60903,23

Restante

„

A2/B7 ~29/Q7 -05/08,1 2 / Q 8 T l9 ^ r 2 ^ ] M > 0 9 ■Ò 6 W ! 18/09 23/1 E

R$ 31.643,00

Cr rama d o Livro pa i C rianças

R$0,00

3 tesignc Produção 1 Revisão <J» primeiras páginas

R$0,00

Rateado R$ 42 924,25 R$ 40.845.00 R$ 2.079,25 R$ 21.051,25 R$ 19373.00

R$0,00

Rateado R$ 14.448,00 R$ 13360AC

Provas e índice

R$0,00

Rateado

incorporar revisão das primeiras páginas

R$0,00

Ratead- R$6.708,00 R$6.120,00

R ata a d o

R$900,00

R$900.00

Enviar páginas de prova para a produção

Rateado

Inserir correções de página e indlce

Rateado R$4.040,00 R$4 040,00

Deslgn da capa •J Revisão das segund Provas e revisão Enviar páginas de prova para a Produção Revisão Final___ v.

.

«k í

R$0,00

R$0,00

R$0,00 R$0,00 R$0.00 R$0,00

Rateado Rateado Rateado

R$0.00 R$-J iv

Rateado R$4.545.00 R$4 545 00

Rateado

R$2.800,00 R$2 800.00 R$S.42S,00 R$6345A0 R$88O.0O R $ 1 550.00 R$0,00

ft$0,00

F>« VlAW;

Enviar para

R$0,00 R$388,00

*$0.00

R$ 0,00 R$ 14.448,00 R$0.00

R$900.00

R$0.00 R$6.708,00

R$0,00

>-T*dOrman; R eatores . 4 ü 4 H r Kaoy a^oim ;O an »ump(S

R$0.00

R$0,00 R$4.040,00

R$0,00 R$920,00 R$670,00 R$0,00

R$0.00 R$ 2800,00 R$0,00 R$SUBS,00 R$0.00 R$880.00 R$0,00

R$0, GO

R$0 00 R$4.545 00 VRA4-V

,4-»

Pevtsw w m o aw*or J Preparação de cor e impressão

R$ 5SS.00

R-.C-4.-J e-i,o-w

.

.

. ;

•

R$0.00

Rateado

R$ 810,00

R$810,00

R$0.00

R$0,00

R$810,00

R$0 00

Rateado

R$310.00

R$310.00

R$0 00

R$0.00

R$310 00

► ti

Im portante

Se você precisar refrescar a memória sobre tarefas inativas no Project Professional, consulte o Capitulo 7, "Ajuste os detalhes das tarefas".

E ssas tarefas inativas perm anecerão no plano de projeto, m as agora não têm qualquer impacto de custo ou agendam ento. Note que o valor de custo R estante da tarefa 0, a tarefa de resum o do projeto, e da tarefa 27, a tarefa de resum o Desig n e Produção, estão reduzidas de acordo.

Nota

Os usuários do Project Professional devem pular para o final deste procedimen­ to. Os usuários do Project Standard seguem da etapa 4 diretamente para a etapa 6. 6. Com o nome da tarefa 40 selecionado, clique com o botão direito do m ouse e, no m enu de atalho que aparece, em Excluir Tarefa. Uma m ensagem do A ssistente de planejam ento pode aparecer, solicitando que você verifique se deseja excluir essa tarefa de resum o e suas subtarefas. Se ela aparece, clique em OK. 0 Project exclui a tarefa de resum o e su as subtarefas e renum era as tarefas res­ tantes.

314

Parte 2 o Agendamento avançado

r— Após excluir as tarefas, as tarefas subsequentes sao renumeradas. Kome

- i » I.ko

R$0,00

•; Ocslgn e Produção *'■1Revisão das primeiras páginas

R$0,00 R$0,00

Rateado R$ 42 924^5 R$ 40.84S.00 R$ 2.079,2$ R$ 23.051,25 R$19.873,00 Rateado R$14.443,00 R$ 13.860.00 R$ 588,00 R$0,00 R$14.448,00

prevas e índice

R$0,00

Rateadc.

Incorporar revido das primeiras páginas

R$0.00

Rateadr

Enviar páginas de preva para a produção

R$0,00

Rateado

R$0,00

R$0,00

R$0.00

Inserir correções de página e índice

R$0,00

Rateado R$4 040,00 R$4.040,00

R$0.00

R$0,00 R$4.040,00

| Jane Dow.Den Jun

R$0.00 R$0,00 R$0,0C R$0, OC

Rateado R$2 800,00 R$2 800.00 Rateado R$ $.425,00 R$6.345.00 Rateadc R$SSO,00 R $ 1 550,00 Rateadc R$0,00 R$0,00

R$0,00 R$920,00 R$ 670,00 R$0,00

R$0,00 R$2 800.00 R$0,00 R$ 5.425,00 R$680.00 R$0,00

♦ - 13/09

R$0,00 R$0,00

Rateado

Rateado R$4.545 00 R$4 545 00 R$810,00 R$810,00

R$0,00 R$0,00

R$0,00

Rateado

R$310,00

R$310,00

R$0,00

R$0,00

R$310,00

R$500,00

Fim

R$500,00

R$500,00

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31

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Note que o valor de custo R estante da tarefa 0, a tarefa de resum o do projeto, e da tarefa 27, a tarefa de resum o D esign e Produção, estão reduzidos de acordo. Você se reúne com os responsáveis pelo projeto, que estão felizes porque você poderá term inar o projeto do novo livro com um custo menor. Embora com pletar o trabalho restante dentro de um determ inado tempo e custo seja um desafio, você está seguro e otim ista sobre o desem penho futuro do projeto e confortável com suas habilidades de gerente de projeto e seu conhecimento do Project.

LIMPEZA Feche o arquivo Retomada Controle.

Pontos principais • O uando tratar da variação em um plano de projeto, é útil avaliar seu plano (e va riação) em termos de tempo, custo e escopo: os três lados do triângulo do projeto. • Ouando tratar dos problemas de agendam ento, focalize suas soluções em tarefas do cam inho crítico; isso direciona a data de término do projeto. • O uando tra ta r de problemas de custo ou escopo, focalize nos recursos mais caros e especialm ente em suas atribuições m ais longas.

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Assuntos especnaos rp .

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15 Aplique formatação eimpressão avançadas........................... 317 16

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17 Compartilhe as informações do Project com outros programas......................................................................371 18 Consolide projetos e recursos......................................

397

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Resumo do Capítulo Adicione detalhes a um modo de exibição de Gantt, p. 318

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— Personalize o texto e as barras de tarefas em um modo de exibição Linha do Tempo, p. 324

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Personalize um modo de exibição Calendário, p. 331

Capítulo 15

A p liq u e f o r m â t a ç i® e

impressa© avançadas Neste capítulo, você vai aprender a: © Personalizar um modo de exibição Gráfico de Gantt. © Formatar um modo de exibição Linha do Tempo.

© Ajustar os detalhes mostrados nos nós de um modo de exibição Diagrama de Rede. o Adicionar outros tipos de barras a um modo de exibição Calendário. o Ajustar as opções de configuração de página e gerar instantâneos PDF ou XPS dos modos de exibição. © Alterar o conteúdo e a aparência de um relatório. Este capítulo apresenta alguns dos recursos de form atação m ais avançados do Mi­ crosoft Project 2010. Um plano de projeto bem form atado pode ser valioso para co­ m unicar seus detalhes para re c u rso s, clientes e outros s ta k e h o ld e r s . Algumas das capacidades de form atação do Project são sim ilares àquelas de um processador de texto baseado em estilo, como o Microsoft Word, no qual um a ünica definição de estilo afeta todo o conteúdo do docum ento no qual o estilo foi aplicado. No Project, você pode u sa r os estilos para alterar a aparência de um tipo específico de barra Gantt, como um a barra de resum o, em todo o plano de projeto. O utras opções de form atação apresentadas neste capítulo enfocam as diferentes m aneiras de identificar as tarefas e form atar alguns dos modos de exibição m ais usados.

A rq u iv o s de e xe rcício s Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram-se na pasta Capitulo15. Na seção "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos.

318

Parte 3 o Assuntos especiais

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

Form atando um modo die exibição G ráfico de G antt Você pode form atar diretam ente itens específicos (um a e ta p a , por exemplo) em um modo de exibição Gráfico de G antt para alterar su a aparência de m aneira lim itada. Se você concluiu o Capítulo 5, “Form atando e com partilhando seu plano”, já trabalhou com a caixa Estilo de Gráfico de Gantt. Nesta seção, você vai personalizar itens espe­ cíficos, como barras de G antt e linhas de grade, de forma que os estilos do Gráfico de G antt não podem fazer.

Dica Lembre-se de que o modo de exibição Gráfico de Gantt pode ser apresentado sob várias formas, embora apenas uma delas seja especificamente denominada modo de exibição Gráfico de Gantt. As outras formas de apresentar o modo de exibição Gráfico de Gantt são Gantt detalhado, Gantt de redistribuição, Gantt com várias linhas de base e Gantt de controle. O termo modo de exibição Gráfico de Gantt geralmente se refere a um tipo de apresentação que mostra as barras de Gantt organizadas ao longo de uma escala de tempo. Além de alterar a form atação dos itens que, por padrão, são exibidos em um modo de exibição Gráfico de G antt (como a barra de Gantt de um a tarefa), você pode adicionar ou remover itens. Por exemplo, pode ser útil com parar a linha de base e os planos provisório e real em um único modo de exibição. Isso ajuda a avaliar os ajustes feitos no agendam ento. Neste exercício, você vai personalizar um modo de exibição G antt de Controle.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Formatacao Avancadajnicio localizado na sua pasta de arquivos de exercícios Capitulo 1b para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Formatacao Avancadajnicio e, em seguida, siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite F o rm a ta c a o A v an çad a e clique em Salvar. Para começar, você vai exibir o modo de exibição G antt de Controle. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e, em seguida, clique em Gantt de Con­ trole e no botão Copiar. 0 Project exibe o novo modo de exibição G antt de Controle.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas •ji y

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Cul 30/08/12 Qul 04/10/12 Qul 04/10/12

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Em seguida, você vai personalizar esse modo de exibição adicionando a barra do plano provisório a ele.

4. Na guia Formato, no grupo Estilos de Barras, clique em Formatar e em Estilos de Barras. A caixa de diálogo Estilos de barras é exibida. Nessa caixa de diálogo, as altera­ ções de form atação que você faz em um tipo específico de barra de G antt (uma ta r e fa d e resu m o , por exemplo) se aplicam a todas as barras de G antt no gráfico de Gantt.

320

Parte 3 © Assuntos especiais

Dica

Você também pode exibir essa caixa de diálogo clicando duas vezes no plano de fundo da parte gráfica de um modo de exibição Gráfico de Gantt ou clicando com o botão direito do mouse no plano de fundo e selecionando Estilos de Barra no menu de atalho. 5. Role para baixo a lista dos estilos de barra e, na coluna Nome, clique em Summary Progress. 6. Clique em Inserir linha. 0 Project insere um a linha para um novo estilo de barra na tabela. O Project de­ senha as barras de G antt na ordem em que elas são listadas na caixa de diálogo Estilos de barra.

7. Na célula da coluna Nome, digite P rovisório. Provisório é o nom e que você dará à nova barra de tarefas que será exibida na parte gráfica do modo de exibição.

Dica Os nomes das barras de tarefas serão exibidas na'’ legenda dos modos de exibi­ ção Gráfico de Gantt impressos. Se você náo quiser que um nome de barra de tarefa seja exibido na legenda, digite um asterisco (*) no início do seu nome. Por exemplo, se você quiser impedir que Provisório apareça na legenda, digite seu nome aqui como *Provisório. Na caixa de diálogo Estilos de barra, você pode ver que o nome da barra tarefa Etapa Manual (entre outras) é iniciado com um asterisco, portanto, ele náo e exibido na legenda de um modo do exibição Gráfico de Gantt impresso. 8. Na m esm a linha, clique na célula abaixo do título da coluna Mostrar para tare­ fas e em Normal na lista suspensa. O valor M ostrar para tarefas indica o tipo de tarefa que a barra representará, (como um a tarefa norm al, um a tarefa de resum o ou um a etapa) ou o statu s da tarefa (como crítica ou em andam ento).

9. Clique na célula abaixo do cabeçalho de coluna Linha e, na lista suspensa, em 2. Isso faz com que o Project exiba várias linhas de barras de G antt para cada tarefa no modo de exibição. 10. Clique na célula abaixo do cabeçalho de coluna De e, na lista suspensa, em Iníciol.

Capítulo 15

0

Aplique formatação e impressão avançadas

321

11. Clique na célula abaixo do cabeçalho de coluna Até e, na lista suspensa, em Tér­ mino 1. Os valores De e Até representam os pontos de início e fim da barra.

Os itens Início 1 e Término 1 são os campos nos quais os valores do primeiro plano interm ediário foram anteriorm ente definidos para você no plano de projeto. As datas de início e de térm ino atuais de cada tarefa no projeto foram salvas nesses campos quando o plano intermediário foi configurado. Se você concluiu o Capítulo 12, "Controle o andam ento de tarefas e atribuições", já foi apresentado aos planos interm ediários. Agora, você tem de instruir o Project a exibir as datas de início e térm ino do pri­ meiro plano interm ediário como barras.

12. Na caixa Forma abaixo do rótulo Meio, clique na barra de altura completa, a se­ gunda opção a partir da parte superior da lista.

13. Na caixa Padronagem abaixo do rótulo Meio, clique na barra sólida, a segunda opção a partir da parte superior da lista.

322

Parte 3 o Assuntos especiais

14. Clique na caixa Cor e, abaixo de Cores Padrão, clique em Verde.

Dica

Aponte para uma cor para ver seu nome em uma Dica de Tela.

Como esse modo de exibição personalizado focaliza o plano provisório, em segui da você vai form atar as barras provisórias para incluir suas datas de início e dttérmino.

15. Na caixa de diálogo Estilos de barra, clique na guia Texto. 16. Na caixa Esquerda, clique em Iníciol na lista suspensa.

Dica

Ao selecionar itens em uma lista como essa, você pode começar a digitar c nome do item desejado e, quando seu nome completo aparecer, selecioná-lo. Pc exemplo, você digita i, o Project mostra os valores que começam com a letra /. Se voce digitar n, o Project mostra os valores que começam com as letras in. 17. Na caixa Direita, clique em Términol na lista suspensa. A seleção desses valores fará com que as datas Iníciol e Térm inol apareçam , cada um a, em um dos lados da barra.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

323

18. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Estilos de barra. O Project exibe as barras “provisórias” no modo de exibição G antt de Controle. Em seguida, você adicionará as linhas de grade horizontais na parte gráfica do modo de exibição G antt de Controle para que possa associar as barras de G antt às suas tarefas mais facilmente. 19. Na guia Formato, no grupo Formatar, clique em Linhas de Grade e, em seguida, em Linhas de grade. A caixa de diálogo Linhas de grade é exibida. 20. Abaixo de Alterar linha, deixe Linhas de Gantt selecionada e, na caixa Tipo, abaixo de Normal, selecione a linha com tracejado pequeno (a q uarta opção) e, em seguida, clique em OK. O Project desenha as linhas tracejadas ao longo da parte gráfica do modo de exi­ bição Gráfico de Gantt. Para concluir este exercício, você vai m elhorar a aparência das barras de Gantt. 21. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo próxim a à caixa Escala de Tempo e em Semanas. 22. Na coluna Nome da Tarefa clique no nome da tarefa 3, Edição de conteúdo.

324

Parte 3 o Assuntos especiais

Aqui, você pode ver que a tarefa concluída 3 (m ostrada como um a barra sólida azul na parte superior da linha da tarefa) corresponde exatam ente à barra do plano provisório (a barra verde na parte inferior da linha da tarefa) e que am bas foram agendadas depois da linha de base (a barra cinza no meio da linha da tare­ fa). Isso ocorreu porque, depois que a linha de base foi configurada, as alterações feitas à agenda em purraram a data de início agendada da tarefa. Depois, o plano provisório foi salvo. O Project dá suporte a vários recursos de form atação do Gráfico de G antt além daque­ les com os quais trabalham os nesta seção. Se você quiser explorar outras opções de form atação, examine estes com andos na guia Formato:

• O botão Estilos de Texto no grupo Formatar

Para form atar texto associado a um tipo de tarefa específico, como texto da tarefa de resumo.

• O botão Layout no grupo Formatar visuais das barras de Gantt.

Para form atar linhas de vínculo e efeitos

Formatando um modo de exibição Linha do Tempo Como você pode se lem brar dos Capítulos 1 e 5, o modo de exibição Linha do Tempo é um a m aneira prática de ter um a visão geral do plano de projeto. Se você concluiu o Capítulo 5, personalizou o modo de exibição linha do tem po e ajustou a exibição visual de algum as tarefas, e trocou a exibição de um a tarefa da barra de tarefas. Você pode achar que a form atação de texto padrão da Linha do Tempo atende às suas ne­ cessidades, m as tam bém é capaz de personalizar sua aparência. Neste exercício, você vai form atar alguns elem entos de texto e barra de tarefas no modo de exibição Linha do Tempo. 1. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique na caixa de seleção Linha do

Tempo.

O Project exibe o modo de exibição Linha do Tempo.

2. Clique em qualquer lugar no modo de exibição Linha do Tempo.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

325

Esta guia contextual se altera dinamicamente com base no modo de exibição ativo ou no item selecionado. fã

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Colocar o foco na Linha do Tempo faz com que os com andos da guia Formato se alterem . Lembre que a guia Formato é contextual; ela se ajusta de acordo com o que está selecionado no momento. Primeiro, você vai aju star a form atação de um a categoria inteira de valores de tex­ to na Linha do Tempo. Algumas pessoas com quem você com partilhou os in stan ­ tâneos da Linha do Tempo disseram que os valores de data estão muito pequenos, portanto você os aum entará. 3. Na guia Formato, no grupo Texto, clique em Estilos de Texto. A caixa de diálogo Estilos de texto é exibida. Com ela, você pode alterar a form a­ tação de todas as ocorrências de um tipo específico de inform ação no modo de exibição.

32S

Parte 3 o Assuntos especiais

4. Na caixa Alterar item, clique em Data da Tarefa. 5. Na caixa Estilo de fonte, clique em Negrito e, na caixa Tamanho, em 10.

6. Clique em OK. 0 Project aplica a alteração de estilo de texto a todas as datas de tarefas no modo de exibição Linha do Tempo.

Em seguida, você gostaria de distinguir visualm ente a tarefa D esign e Produção na Linha do Tempo.

7. No modo de exibição Linha do Tempo, clique na barra da tarefa D esign e Produ­ ção.

Um realce colorido aparece ao redor da barra da tarefa, indicando que ela está selecionada. 8. Na guia Formato, no grupo Fonte, clique em Itálico. O Project aplica o efeito de texto itálico ao rótulo da barra da tarefa (o nome da tarefa) e suas datas.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

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327

9. Na guia Formato, no grupo Fonte, clique na seta próxim a ao botão Cor de Plano de Fundo e, abaixo de Cores Padrão, clique em Amarelo. O Project altera a cor da barra de tarefa para am arelo. Entretanto, isso torna o texto branco m ais difícil de ler. Você corrigirá isso em seguida.

10. Na guia Formato, no grupo Fonte, clique na seta próxim a ao botão Cor da Fonte e clique em preto.

O Project altera o texto da barra de tarefa para preto.

11. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, desm arque a caixa de seleção Linha do Tempo. O Project oculta o modo de exibição Linha do Tempo. Como o modo de exibição Linha do Tempo é m ais sim ples do que a m aioria dos modos de exibição do Project, ele tem m enos opções de formatação.

Form atando o m odo de e^oboçá© D sagram a de radie No gerenciam ento de projetos tradicional, o Diagram a de rede é um modo padrão de representar as atividades do projeto e seus relacionam entos. As tarefas são represen­ tadas como caixas ou nós, e as relações entre elas são desenhadas como linhas que conectam os nós. Diferentemente de um gráfico de Gantt, que é um modo de exibição em' escala de tempo, um Diagram a de rede perm ite que você visualize as atividades do projeto em um a m aneira m ais parecida com um formato de fluxograma. Isso é útil quando você quer colocar m ais foco em relações entre as atividades em vez de em suas durações.

328

Parte 3 o Assuntos especiais

0 Project fornece opções de form atação ricas para o Diagram a de rede. Nesta seção, você vai u sa r apenas algum as dessas opções para personalizar as inform ações que aparecem nos nós. Se você já é um usuário experiente do Diagrama de rede, desejará explorar as opções de form atação m ais detalhadam ente por sua conta. Neste exercício, você vai form atar os itens no modo de exibição Diagrama de rede. 1. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 7, O rganizar m anuscrito para revisão. 2. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Diagrama

de rede.

O modo de exibição Diagram a de rede é exibido. Nesse modo de exibição, cada tarefa é representada por um a caixa ou nó, e cada nó contém várias partes de inform ação (ou campos) sobre a tarefa. — As relações entre tarefas sáo representadas como setas. ;r ! u

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Os nós com um X sobre eles representam as tarefas concluídas. Os nós com for­ m as de paralelogram o representam as tarefas de resumo. Neste exercício, você vai substituir os valores de identificação das tarefas pelos códigos EDT, E s tr u tu r a d e D iv isã o d e T ra b a lh o (WBS, Work Breakdown Structure). Ao contrário dos núm eros de ID de tarefa, os códigos EDT indicam o local de cada tarefa na hierarquia do projeto.

*L3+C3

3. Na guia Formato, no grupo Formatar, clique em Estilos de Caixa. Lembre-se de que os com andos da guia Formato m udam dependendo do tipo de modo de exibição ativo; a guia Formato é um a guia contextual. A caixa de diálogo Estilos de caixa é exibida.

Capítulo 1 5 o Aplique formatação e impressão avançadas

329

Na lista Configurações de estilo para, você pode ver todos os estilos de caixa de nós disponíveis no Project. A caixa Visualização m ostra os rótulos e campos espe­ cíficos exibidos em cada estilo de caixa. 4. Clique em Mais modelos. A caixa de diálogo Modelos de dados é exibida. Nesse contexto, os modelos deter­ m inam quais campos serão exibidos nas caixas (nós), assim como seu layout (não confunda com os modelos de arquivos). 5. Na lista Modelos em “Diagrama de rede”, certifique-se de que Padrão está se­ lecionado e clique em Copiar. A caixa de diálogo Definição de modelo de dados é exibida. Você deseja adicionar o valor de código E strutura de Divisão de Trabalho (EDT) no canto superior direito do nó. 6. Na caixa Nome do modelo, digite P ad rão + EDT. 7. Abaixo'de Escolher célula(s), clique em Id. Esse é o campo que você vai substi­ tuir. 8. Na lista suspensa de campos, clique em EDT.

330

Parte 3 o Assuntos especiais

9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Definição de Modelo de Dados e. em seguida, em Fechar para fechar a caixa de diálogo Modelos de dados. 10. Na caixa de diálogo Estilos de caixa, em Configurações de estilo para, selecio­ ne Crítica e, m antendo pressionada a tecla Shift, clique Etapa não crítica. Os quatro tipos de subtarefas são selecionados. 11. Na caixa Modelo de dados, selecione Padrão + EDT na lista suspensa.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

331

12. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Estilos de caixa. 0 Project aplica o estilo de caixa revisado aos nós no Diagrama de rede. lE U j O * o-

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A p ó s reform atar o estilo da caixa no m odo de exibição - 1 D iagram a de rede, o co d igo EDT substitui a identificação de tarefa para os estilos de caixa selecionados.

Agora, para esses estilos de caixa, o valor EDT aparece no canto superior direito de cada caixa em vez de a identificação da tarefa. Aqui, estão alguns pontos adicionais que você deve considerar quando trab alh ar no modo de exibição Diagrama de rede: • No modo de exibição Diagram a de rede, você pode form atar todas as caixas com o comando Estilos de Caixa na guia Formato ou apenas a caixa ativa com o com an­ do Caixa. Isso é sem elhante aos com andos Estilos de Barra e Barra disponíveis na guia Formato quando você tem um modo de exibição Gráfico de G antt exibido. • Se você tem o Microsoft Visio 2007 ou posterior, pode gerar um relatório visual do Visio, sim ilar a um modo de exibição diagram a de rede. Os relatórios visuais são diagram as dinâm icos (PivotDiagrams) que você pode personalizar. Para obter mais informações sobre os relatórios visuais, consulte o Capítulo 17, “Compartilhe as informações do Project com outros program as”.

Formatando um m odo de exibição Calendário 0 modo de exibição Calendário provavelm ente é o m ais simples disponível no Project; entretanto, mesmo ele oferece várias opções de form atação. Esse modo de exibição é especialm ente útil para com partilhar inform ações de agenda com recursos ou inves­ tidores que preferem um form ato de modo de exibição m ensal rápido e tradicional em vez de um modo de exibição mais detalhado, como o Gráfico de Gantt.

Parte 3 o Assuntos especiais

Neste exercício, você vai reform atar as tarefas de resum o e críticas no modo de exibi­ ção Calendário. 1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Calendário. O modo de exibição Calendário é exibido. — O modo de exibição Calendário parece um calendário mensal tradicional e exibe as tarefas como barras que ocupam os dias nos quais elas estão agendadas para ocorrer.

Esse modo de exibição m ostra quatro sem anas de um a vez e desenha as barras de tarefas nos dias em que as tarefas estão agendadas. As sem anas visíveis são in­ dicadas pelos blocos laranjas nos calendários m ensais no lado esquerdo do modo de exibição.

2. Na guia Formato, no grupo Formatar, clique em Estilos de Barra. A caixa de diálogo Estilos de barra é exibida. O tipo de item adicional que você deseja m ostrar no modo de exibição Calendário é um a barra de resumo. 3. Na caixa Tipo de tarefa, clique em Resumo. 4. Na caixa Tipo de barra, clique em Linha na lista suspensa. O próximo tipo de item a ser reform atado são as tarefas críticas. 5. Na caixa Tipo de tarefa, clique em Crítica.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

333

6. Clique na caixa Cor e, abaixo de Cores Padrão, clique em Vermelho.

7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Estilos de barra. O Project aplica as opções de formato ao modo de exibição Calendário. — Após você reformatar o modo de exibição Calendário, as tarefas críticas aparecem em vermelho e as tarefas de resumo aparecem como linha. •-

Como nos outros modos de exibição que você personalizou neste capítulo, Calendário possui opções de form atação adicionais disponíveis na guia Formato.

334

Parte 3 o Assuntos especiais

Imprimindo modos de exibição: Opções avançadas 0 Project oferece opções de personalização para imprimir modos de exibição além dos que você trabalhou no Capítulo 5. Como os modos de exibição são geralm ente compar­ tilhados com recursos e outros stakeholders do projeto, você pode achar que precisa adicionar detalhes aos modos de exibição que imprimir. Neste exercício, você vai ajustar a configuração de página e a legenda do modo de exi­ bição Gráfico de G antt e especificar quais colunas da tabela serão incluídas no modo de exibição impresso. 1. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e em Gráfico de Gantt. O modo de exibição Gráfico de G antt aparece. 2. Na guia Exibição, no grupo Zoom, em Semanas na caixa Escala de Tempo. O Project ajusta a configuração de zoom.

5

6 7 8

t‘Aquisição

Manuscrito recebido

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11 12

14 15 16 17

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Qua 11/07/12 Qua 22/08/12 2 Qua 22/08/12 Qua 22/08/12 3

Editorial

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Qul 23/08/12

Qua 03/10/12 1 Qua 29/08/12

Qui 30/03/12

Qua 26/09/12 6

Incorporar revisão

5dtas

Qul 27/09/12

Qua 03/10/12 7

Enviar para 8 produção

Odias

Qua 03/10/12 Qua 03/10/12 8

20 «fias

Qul 23/08/12

Dengn da capa

5 dias

Qul 23/08/12

Qua 29/08/12

10 dias 15 dias

Qul 30/08/12 Qul 30/08/12

Qua 12/09/12 11 Qua 19/09/12 1211

20 dias

10 dias

Qul 08/10/12 Qui 04/10/12

Qua 31/10/12 10;S Qua 17/10/12

incorporar revisão das primeiras

5 dias

GUI 18/10/12

Qua 24/1Q/12 15

Enviar páginas de prova pora a produção

Odias

Qua 24/W/12 Qua 24/10/12 16

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Odias

Provas e índice

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Qua 13/07/12 Qua 22/08/12 Qua 11/07/12 Qua 11/07/12

Edição de conteúdo 29 dias

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* *2.

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Qua 3 1 /1 0 /1 2

Revisão da edição d e conteúdo pelo

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Qu* 1 1 /0 7 /1 2

31 dias

Organizar manuscri* 20 dias

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Qua 31/10/12 17

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Se você concluiu o Capítulo 5, já viu o modo de exibição Gráfico de G antt na janela V isualizar im pressão no modo de exibição Backstage. Lá, você ajustou algum as opções de im pressão, como imprimir um intervalo de datas específico e ajustar a escala para que o modo de exibição impresso coubesse em um a página. Em segui­ da, você vai explorar algum as opções de im pressão avançadas.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

335

3. Na guia Arquivo, clique em Imprimir. A tela V isualizar im pressão aparece no modo de exibição Backstage com o Gráfico de G antt na visualização. Como configurado atualm ente, essa visualização requer quatro páginas para imprimir. Note a m ensagem de statu s “ 1 de 4 ” abaixo de Visualizar im pressão.

Note Se você tem um plotter selecionado como sua impressora padrao ou tem um tamanho de página diferente selecionado para sua impressora padrão, o que você vê nas telas Visualizar impressão pode ser diferente do que ê mostrado aqui. 4. Clique em Configuração de Página; esse link aparece na parte inferior dos con­ troles, à esquerda de V isualizar im pressão. A caixa de diálogo Configurar página aparece. 5. Verifique se a guia Página está visível e, em seguida, abaixo de Escala, clique em Ajustar para: e digite ou selecione 1 páginas de largura por 2 de altura.

Em seguida, você vai personalizar o que aparece na legenda do Gráfico de Gantt. 6. Na caixa de diálogo Configurar página, clique na guia Legenda. 7. Na guia Legenda, estão três guias de alinham ento. Clique na guia À esquerda. Aqui, você pode ver o texto e os códigos de campo que aparecem na legenda.

33S

Parte 3 o Assuntos especiais

0 Project imprimirá o título do projeto e a data atual no lado esquerdo da legenda. Você também quer imprimir o valor de custo estim ado na legenda. 8. Clique no final da segunda linha de texto e, em seguida, pressione barra de espaço 2 vezes. 9. Digite C usto T otal: seguido por mais um espaço. 10. Na caixa C am pos do p ro jeto , clique em C usto na lista suspensa e, em seguida, em A dicionar. O Project adiciona o código de custo ao texto da legenda Esquerda.

Para concluir a personalização da configuração de página, você vai especificar que colunas da tabela no modo de exibição Gráfico de G antt serão im pressas.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

337

11. Clique na guia Modo de exibição. 12. Clique em Imprimir todas as colunas da planilha e, em seguida, em OK para fechar a caixa de diálogo Configurar Página. O Project aplica as alterações que você especificou para a legenda. Para obter um a visão mais próxima, aum ente o zoom na legenda. 13. Na tela V isualizar im pressão, clique no canto inferior esquerdo da página com o ponteiro de lente de aum ento. O Project aum enta o zoom para m ostrar a página em um a resolução legível. íj

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Em seguida, você m udará o foco das opções de form atação de saída para os tipos de arquivos de saída. Dois form atos de arquivo com um de saída im pressa são o PDF (Portable D ocument Format) e o XPS (XML Paper Specification). Um PDF representa um docum ento do Adobe Acrobat. O XPS é um formato suportado pela Microsoft. Ambos fornecem um a representação online de alta fidelidade do que aparecería em um a página im pressa. Para concluir este exercício, você vai gerar um arquivo de saída PDF ou XPS do modo de exibição Linha do Tempo. 14. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique na caixa de seleção Linha do

Tempo.

O Project exibe o modo de exibição Linha do Tempo. 15. Clique em qualquer lugar no modo de exibição Linha do Tempo.

33S

Parte 3 o Assuntos especiais

liv r o dm R t c t ll n para S I dlmi Crianças AquiiiçJo 31 <£*» M in i « r r »

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td i'Jo tíe conteúdo 20 dias RevisJo da ediçSo OCus de conteúdo pelo Enviar par* o etírtoílal 30 d l» (drtorial SdU»

Organizar r-jnuscrt 20C as incorporar revisJo 5 tít*i Enviar para a O t í» produç3o OeiJ
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Qua 11/07/12 Qua 22/00/12 Qua 11/07/12 Qua 11/07/12 Qua 11/07/12 Qua 22/08/12 I Qua 22/08/12 Qua 22/08/12 3 Qul 23/08/12 Qui 22/03/12

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Qua 03/10/12 1 Qua 29/08/12

Qul 30/08/12 Qua 26/00/12 6 Qul 27/00/12 Qua 03/10/12 7 Qua 03/10/12 Qua 03/10/12 8 Q ui23/01/12 Qu»19/09/l2 «I Qul 23/08/12 Qul 30/08,'12 Qui 30/08/12

Qua 23/08/12 Qua 12/09/12 11 QualS,*09/12 131

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16. Na guia Arquivo, clique em Salvar e Enviar. Esse painel do modo de exibição Backstage inclui opções para as várias formas dt com partilham ento ou colaboração online.

Im p o rta n te Se você estiver executando o Project Standard, nao verá alguma opções relativas ao Project Professional e algumas funcionalidades do SharePoint. 17. Abaixo do título Tipos de Arquivo no lado esquerdo da guia Salvar e Enviar clique em Criar Documento PDF/XPS.

Algum as explicações sobre docum entos PDF e XPS aparecem no lado direito da guia. 18. Clique em Criar PDF/XPS. A caixa de diálogo Procurar aparece. Use o nom e de arquivo e o local dado na caixa de diálogo.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

339

19. Na caixa Tipo, selecione Arquivos PDF ou Arquivos XPS (dependendo do forma­ to que você deseja ver) e, em seguida, clique em OK.

A caixa de diálogo Opções de Exportação de Documento aparece. Use as configu­ rações padrão.

20. Clique em OK. 0 Project gera o docum ento PDF ou XPS. 21. No W indows Explorer, navegue para a pasta C apitulolõ e clique duas vezes no docum ento PDF ou XPS que você criou.

Note Você talvez precise instalar uma versão grátis do PDF ou XPS para completar este exercício. Uma versão grátis do Adobe Acrobat Reader esta disponível em www. adube.com . Uma versão grátis do XPS Reader você encontra em bvw w .m icrosoft.com .

Im prim indo relatórios: Opções awamçadlas Como você pode se lem brar do Capítulo 5, os re la tó rio s são form atos predefinidos planejados para imprimir dados do Project. Ao contrário dos modos de exibição, com os quais você pode imprimir ou trabalhar na tela, os relatórios são projetados apenas para im pressão. Embora os relatórios sejam distintos dos modos de exibição, algum as configurações que você especificar para um modo de exibição poderão afetar certos relatórios. Por exemplo: •

Se as subtarefas estiverem recolhidas ou ocultas sob as tarefas de resum o, os relatórios que incluem listas de tarefas m ostrarão som ente as tarefas de resumo, não as subtarefas.

• Nos modos de exibição de Uso, se as atribuições estiverem recolhidas ou ocultas sob tarefas ou recursos, os relatórios de Uso (Uso da Tarefa ou Uso dos Recursos) da m esm a forma ocultarão os detalhes da atribuição.

3 ,— 5 ! || '

Neste exercício, você verá um relatório na tela V isualizar im pressão e, em seguida, editará sua definição (isto é, o conjunto de elem entos que compõem o relatório) para alterar o modo como as informações do relatório são apresentadas. / 1. Na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios. A caixa de diálogo Relatórios aparece, exibindo as m uitas categorias de relatórios disponíveis no Project. 2. Clique em Atividades atuais e, em seguida, em Selecionar. A caixa de diálogo Relatórios de A tividades A tuais aparece.

Dica

Atuais.

Você também podo fazer isso clicando duas vezes na categoria Atividades

340

Parte 3 o Assuntos especiais

Essa caixa de diálogo lista os relatórios que transm item o statu s da tarefa.

3. Na caixa Relatórios de Atividades Atuais, clique em Tarefas não iniciadas e, em seguida, em Selecionar. 0 Project exibe o relatório Tarefas não iniciadas em V isualizar im pressão do modo de exibição Backstage.

Esse relatório é um a lista completa de tarefas não iniciadas e detalhes do agendam ento das atribuições. Você gostaria de ver esses dados apresentados de um a m aneira diferente, portanto editará esse relatório. 4. Na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios. O modo de exibição Backstage é fechado e o modo de exibição Gráfico de Gantt reaparece. Em seguida, você modificará esse relatório.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

341

5. Clique em Atividades Atuais e, em seguida, em Selecionar. 6. Clique em Tarefas não iniciadas e, em seguida, em Editar. A caixa de diálogo Relatório da tarefa aparece.

7. Na caixa Período, clique em Meses na lista suspensa. A opção Meses agrupa as tarefas pelo mês no qual elas ocorrem. Como o relatório agora inclui um elem ento “período de tempo”, as opções de Escala de Tempo no modo de exibição Backstage se tornam disponíveis, perm itindo que você imprima dados em um intervalo específico. 8. Na caixa Tabela, clique em Resumo na lista suspensa.

Dica As tabelas listadas na caixa de diálogo Relatório da tarefa são iguais àquelas que você pode aplicar a qualquer modo de exibição que exiba tarefas em uma tabela. Ao editar um formato de relatório, você pode aplicar tabelas e filtros predefinidos ou personalizados, escolher detalhes adicionais a serem incluídos no relatório e aplicar uma ordem de classificação às informações todas na caixa de diálogo para o relató­ rio que você está editando. 9. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Relatório da tarefa. 10. Na caixa de diálogo Relatórios de Atividades Atuais, verifique se Tarefas não iniciadas está selecionada e clique em Selecionar. O Project aplica ao relatório as configurações personalizadas que você escolheu, e o relatório aparece na tela V isualizar im pressão do modo de exibição Backstage. Em seguida, você aum entará o zoom para vê-lo com mais detalhes. 11. Na área V isualizar im pressão do modo de exibição Backstage, clique no canto superior esquerdo da prim eira página com o ponteiro em forma de lupa (se for necessário, clique m ais um a vez).

342

Parte 3 o Assuntos especiais

Esse relatório personalizado m ostra os campos exibidos na tabela Tarefa de Resu­ mo, m as divide as tarefas por mês.

12. Clique na guia Tarefa. O Gráfico de G antt com o modo de exibição Linha do Tempo reaparece.

LIMPEZA Feche o arquivo Formatacao Avançada.

Capítulo 15 o Aplique formatação e impressão avançadas

34-3

Pontos principais • Use a caixa de diálogo Estilos de Barras para alterar a aparência de um tipo espe­ cífico de barra de Gantt, como todas as tarefas de resum o. Para exibir a caixa de diálogo Estilos de Barras, na guia Formato, no grupo Estilos de Barras, clique em Form atar e em Estilos de Barras. • Na Linha do Tempo, você pode modificar diretam ente o texto ou todos os estilos de texto, como todos os nom es de tarefas, com os com andos dos grupos Fonte e Texto, na guia Formato. • Os nós representam tarefas e tarefas de resum o no modo de exibição Diagrama de Rede. Você pode personalizar as informações que aparecem em um nó. • O modo de exibição Calendário é útil para aqueles que preferem um form ato m en­ sal tradicional. • Você pode aju star o layout de página de im pressão e o texto da legenda para os modos de exibição Gráfico de G antt no modo de exibição Backstage. • Os layouts dos relatórios podem ser personalizados por meio do botão Editar da caixa de seleção dos Relatórios.

Resumo do Capítulo «— Trabalhe com o modelo global e o Organizador para compartilhar elementos personalizados entre os planos de projeto, p. 356

Capítulo 16

PersoroaQSi® o Preject Neste capítulo, você vai aprender a:

© Copiar um elemento personalizado, como um calendário, de um plano de proje­ to para outro usando o Organizador. o Gravar e executar uma macro. o Editar uma macro no Visual Basic for Applicatios (VBA) Editor, o Personalizar a barra de ferramentas de Acesso Rápido e a Faixa de Opções.

Este capítulo descreve como você pode personalizar o Microsoft Project 2010 para adequá-lo às su as preferências. O Project 2010 adotou a F a ixa d e O pções (rib b o n in te rfa c e ), que oferece novas opções de personalização. 0 Project tem outros recursos de personalização, como o O rganizador e o modelo global, exclusivos do program a. Além disso, possui recursos de personalização, como gravação de macros VBA (Micro­ soft Visual Basic for Applications), sim ilares aos que você está fam iliarizado de outros aplicativos do Microsoft Office.

Im portante

Algumas das ações que vocè executará neste capítulo podem afetar suas definições globais do Project, independentemente do plano de projeto específico que você estiver usando. Para não afetar seu ambiente do Project, incluímos etapas para des­ fazer algumas ações.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram-se na pasta Capitulo! 6. Na seçáo "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos.

Im portante

Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazí?r uma alteração de ( onfiguração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capitulo nao afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

346

Parte 3 o Assuntos especiais

Com partilhando efler^entos entre planos de projeto 0 Project u sa um recurso denom inado m o d elo g lo b a l, Global.mpt, para fornecer m o­ dos de exibição, tabelas e outros elem entos padrão que você vê no Project. Na primeira vez em que você exibe um modo de exibição, tabela ou elem ento sim ilar em um plano de projeto, ele é copiado autom aticam ente do modelo global para aquele plano de pro­ jeto. Depois disso, os elem entos residirão no plano de projeto. Q ualquer personaliza­ ção subsequente desse elem ento no plano de projeto (por exemplo, alterar os campos exibidos em um a tabela) se aplicará apenas àquele plano de projeto e não afetará o modelo global. O modelo global está instalado como parte do Project e, em geral, você não trabalha com ele diretam ente. No início, as definições específicas de todos os m odos de exibição, tabelas e outros elem entos listados aqui estão contidos no modelo global. Por exemplo, o fato de que a tabela de uso padrão contém um conjunto de cam pos e não outro é determ inado pelo modelo global. A lista de elem entos fornecidos pelo modelo global inclui: • Modos de exibição • Relatórios • Tabelas • Filtros • Calendários • Grupos Além disso, você pode copiar m apas e campos personalizados para o modelo global ou entre planos de projeto. Quando você personaliza um elem ento como um modo de exibição, o elem ento perso­ nalizado permanece no plano de projeto no qual foi personalizado. Com os modos de exibição e tabelas, você tem a opção de atualizar a versão desse elem ento no modelo global com seu modo de exibição ou tabela personalizado. Se você criar um novo ele­ mento, entretanto, como um novo modo de exibição, esse novo elem ento será copiado para o modelo global e, então, ficará disponível em todos os outros planos de projeto com os quais você trabalhar. No entanto, os calendários são um a exceção. Quando você cria um calendário perso­ nalizado, ele permanece apenas no plano de projeto no qual foi criado. Um calendário padrão personalizado que atende às suas necessidades em um plano de projeto pode redefinir horas úteis em outros planos de projeto de m aneira que você não pretende. Por essa razão, o Project tem um recurso que permite com partilhar calendários perso­ nalizados (e outros elem entos) entre planos de projeto de m aneira controlada. Esse recurso é o O rganizador.

Capítulo 16 o Personalize o Project

347

A lista com pleta de elem entos que você pode copiar entre planos de projeto com o O rganizador foi apresentada anteriorm ente e está indicada pelos nom es das guias na caixa de diálogo Organizador, que você verá em breve. Você pode u sa r o Project com frequência e nunca precisar tocar no modelo global. E ntretanto, quando você trab alh ar com o modelo global, faça-o pelo Organizador. Algumas ações que você pode executar relativas ao modelo global incluem: • Criar um elem ento personalizado, como um calendário personalizado, e torná-lo disponível em todos os planos de projeto que você trabalhar copiando o modo de exibição personalizado para o modelo global. •

Substituir um elem ento personalizado, como um modo de exibição ou tabela, em um plano de projeto copiando o elem ento original, não modificado, do modelo global para o plano de projeto no qual o mesmo elem ento foi personalizado.

• Copiar um elem ento personalizado, como um calendário personalizado, de um plano de projeto para outro. As definições do modelo global se aplicam a todos os planos de projeto com os quais você trabalha no Project. Como não querem os alterar o modelo global, neste exercí­ cio enfocarem os a cópia de elem entos personalizados entre dois planos de projeto. Lembre-se, entretanto, de que o processo geral de utilização do O rganizador m ostrado aqui é o mesmo, esteja você trabalhando com o modelo global e um plano de projeto ou com dois planos de projeto.

Im portante

No Organizador, quando você tenta copiar um modo de exibição, tabela ou outro elemento de um plano de projeto para o modelo global, o Project avisa que você sobrescreverá o mesmo elemento no modelo global. Se você decidir sobrescrevê-lo, esse elemento personalizado (como um modo de exibição personalizado) estará disponível em todos os novos planos de projeto e em qualquer outro plano de projeto que ainda não contenham esse elemento. Se você decidir renomear um elemento personalizado, ele se tornará disponível em todos os planos de projeto, mas não afetará os elementos existentes já armazenados no modelo global. Geralmente é recomendável nomear seus elementos personalizados com nomes exclusivos, como Gráfico de Gantt Personalizado, para que você possa manter o elemento original intacto. Neste exercício, você vai copiar um calendário personalizado de um plano de projeto para outro.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda não esteja em execução.

Você precisa de vários planos de projeto localizados na sua pasta de arquivos de exercícios Capitulo16 para concluir este exercício. Comece abrindo o plano de projeto Personaliza­ ção A Inicio e, em seguida, siga estas etapas.

348

Parte 3 o Assuntos especiais

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite P e rso n a liz a c a o A e clique em Salvar. 3. Em seguida, abra Personalizacao B_Inicio e salve-o como P e rso n a liz a c a o B.

4. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em 1 Persona­ lizacao A. O plano de projeto Personalizacao A contém um calendário personalizado deno­ m inado Segunda-Q uarta, que você criou no Capítulo 7, ‘Ajuste os detalhes das tarefas”.

5. Role o modo de exibição Gráfico de Gantt verticalm ente até a tarefa 44, E nviar para configuração de cor, ficar visível e aponte o m ouse no ícone do calendário na coluna Indicadores. O

Modo da

'

Nome da Tarefa

Duração 1

“ Preparação d e co r e im pressão 44 « 46

s <

©3 0 calendário 'Segunda-Quarta'

está atrfouido à tarefa. A tarefa está definida para ignorar os calendários do recurso para agendamento.

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Inicio

"

”

Término

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S e x 07/12/12

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Te r 09/10/12

T e r 09/10/12

10 d ia s

Qua 10/10/12 T e r 23/10/12

30 d ia s

Se g 29/10/12

T

t/12 t Tq

íq

TTT'

) de cor ;

Se x 07/12/12

d istrib u ir

Essa tarefa usa o calendário personalizado, portanto ela só pode ocorrer em um a segunda, terça ou quarta-feira. Você gostaria de u sar esse calendário no plano de projeto Personalizacao B.

6. Na guia Arquivo, clique em Informações, e em Organizador. A caixa de diálogo O rganizador é exibida. 7. Clique nas várias guias da caixa de diálogo para obter um a visão geral dos tipos de elem entos que você pode gerenciar com o O rganizador e clique na guia Calen­

dários.

Capítulo 16 o Personalize o Project

349

Como você pode ver, cada guia da caixa de diálogo O rganizador tem um a e stru ­ tura similar: todos os elem entos do modelo global aparecem à esquerda da caixa de diálogo, e os elem entos que você usou no plano de projeto ativo em qualquer m om ento (por exemplo, modos de exibição exibidos) aparecem à direita. Selecionar um elem ento no lado esquerdo da caixa de diálogo e, em seguida, clicar no botão Copiar copiará esse elem ento para o plano de projeto listado à direita. Por outro lado, se você selecionar um elem ento no lado direito da caixa de diálogo e, em seguida, clicar no botão Copiar, esse elem ento será copiado no arquivo listado à esquerda (o modelo global, por padrão). 8. Na lista suspensa Calendários disponíveis em, na parte inferior esquerda da caixa de diálogo Organizador, selecione Personalizacao B. Esse plano de projeto aparece na lista porque ele está aberto no Project. O lado da caixa de diálogo em que você selecionou um elemento determina a direção na qual você irá copiá-lo.

350

Parte 3 o Assuntos especiais

Como você pode ver, o plano Personalizacao B (à esquerda) não possui o calendá­ rio personalizado Segunda-O uarta e o plano Personalizacao A (à direita) possui. 9. Na lista de calendários da direita da caixa de diálogo, clique em S e g u n d a -Q u a rta .

Dica

Observe que os símbolos com duas setas ( > > ) no botão Copiar trocam de sentido ( < < ) quando você seleciona um elemento no lado direito da caixa de dialogo. 10. Clique em C opiar. O Project copia o calendário personalizado do plano Personalizacao A para o Per­ sonalizacao B. ^ Após clicar no botão Copiar, o calendário Segunda -Quarta é copiado do plano Personalizacao A para o plano Personalizacao B

11. Clique em F ech ar para fechar a caixa de diálogo O rg a n iz ad o r.

Dica

Neste exercício, você usou o Organizador para copiar um calendário persona­ lizado de um plano de projeto para outro. Se você deseja tornar um calendário perso­ nalizado disponível em todos os planos de projeto, use o Organizador para copiá-lo para o modelo global.

Para concluir este exercício, você aplicará o calendário personalizado a um a tarefa no plano Personalizacao B.

Capítulo 16 o Personalize o Project

351

12. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas, e em 2 Perso­

nalização B.

0 Project alterna para o plano Personalizacao B, que é o plano para o qual você acabou de copiar calendário personalizado. 13. Selecione o nome da tarefa 19, E nviar para o serviço de configuração de cor. 14. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. Note que essa tarefa de um dia está agendada no m om ento para ocorrer em um a quinta-feira. a

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Modo

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Revisão das páginas Provas e índice Incorporar revisão das primeiras Enviar páginas de prova para a produção

18

Revisão das páginas

19 |

Enviar para o serviço de configuração de cor Enviar para o serviço de impressão

20

15. Na guia Tarefa, no grupo Propriedades, clique em Informações. A caixa de diálogo Informações sobre a tarefa é exibida.

16. Clique na guia Avançado. Como você pode ver na caixa Calendário, o padrão para todas as tarefas é “Ne­ nhum ".

352

Parte 3 o Assuntos especiais

17. Na caixa C a le n d á rio , selecione S e g u n d a -O u a rta na lista de calendários base disponíveis e clique em OK para fechar a caixa de diálogo. O Project aplica o calendário Segunda-O uarta à tarefa 19 e reagenda a tarefa para iniciar na segunda-feira, o próxim o dia útil no qual a tarefa pode ocorrer. Um ícone de calendário aparece na coluna Indicadores, lem brando que essa tarefa tem um calendário de tarefa aplicado. Note que o calendário S egunda-O uarta não estava disponível neste plano de projeto até que você o copiou por meio do Organizador. 18. Aponte para o ícone do calendário. Modo da

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17

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19 %

Home da Tarefa

DuraçSo

In. o

Término

R ev isão das páginas

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Qui 04/ 10 /12

Seg 05/11/12

Provas e índice

10 dias

Q u 04/10/12

Qua 17/10/12

Incorporar revisão das primeiras

5 dias

Q u 18/10/12

Qua 24/10/12 roiePoland

Enviar páginas de prova para a produção

Odlas

Qu J 24/10/12 Qua 24/10/12 1/10

Revisão das paginas

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Qui 25/10/12

Qua 31/10/12

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Seg 05/11/12

Seg 05/11/12

Odlas

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Enviar para o serviço de impressão

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À medida que você personaliza modos de exibição, tabelas e outros elem entos, você pode achar que o O rganizador é um recurso útil para gerenciar seus elem entos perso­ nalizados e os elem entos internos do Project.

LIMPEZA Feche o arquivo Personalizacao B. O arquivo Personalizacao A deve permane-

cer aberto.

Gravand® m acros M uitas atividades que você executa no Project podem ser repetitivas. Para econom izar tempo, você pode gravar um a m a cro que captura as teclas pressionadas no teclado e as ações do mouse para reprodução posterior. A macro é gravada no Microsoft Visual Basic for A pplications (VBA), a linguagem de program ação de macros em butida do Microsoft Office System. Você pode executar procedim entos sofisticados com o VBA, m as pode gravar e executar macros simples sem sequer ver ou trabalhar diretam ente com o código VBA.

Capítulo 16 o Personalize o Project

353

Por padrão, as macros são arm azenadas no modelo global, portanto, elas estão dispo­ níveis sempre que o Project estiver sendo executado. O plano de projeto no qual você originalm ente criou a macro precisa estar aberto para que ela possa ser executada em outros planos de projeto. Por exemplo, você pode u sar o O rganizador a fim de copiar o módulo VBA (que contém a macro) do modelo global para outro plano de projeto caso queira enviá-la a um amigo. Criar um instantâneo de imagem gráfica de um modo de exibição é um a excelente for­ m a de com partilhar os detalhes do projeto com outras pessoas. Entretanto, é provável que os detalhes que você capturar no início fiquem obsoletos à medida que o plano de projeto for atualizado. A captura de instantâneos atualizados pode ser um a tarefa repetitiva e ideal para autom ação por meio de um a macro. Quando essa tarefa é a u to ­ m atizada, você pode gerar rapidam ente um instantâneo de imagem GIF de um plano de projeto e salvar a imagem GIF em um arquivo. A partir daí, você poderá anexar a imagem GIF a um a m ensagem de email, publicá-la em um site, inseri-la em um docu­ mento ou com partilhá-la de outras m aneiras. Neste exercício, você vai gravar e executar um a macro.

1. Na guia Exibição, no grupo Macros, clique na seta para baixo abaixo do botão Macros e em Gravar Macro. A caixa de diálogo Gravar macro é exibida. 2. Na caixa Nome da macro, digite C a p tu ra r Im ag em GIF.

Dica

Os nomes de macro devem começar com uma letra e nao podem conter espa­ ços. Para melhorar a legibilidade dos seus nomes de macro, você pode usar um caractere de sublinhado (_) no lugar de um espaço. Por exemplo, em vez de nomear uma macro como Capturar ImagemGIF, você pode nomeá-la como Capturar_lmagem_ GIF. Para essa macro, não usarem os um a tecla de atalho. Q uando gravar outras m a­ cros, observe que você não poderá u sar combinações de teclas reservada pelo Pro­ ject, portanto, determ inadas combinações podem não estar disponíveis. Quando você clicar em OK para fechar a caixa de diálogo, o Project avisará se for neces­ sário escolher um a combinação de teclas diferente. 3. Na caixa Armazenar macro em, clique em Este projeto para arm azenar a macro no plano de projeto ativo.

354

Parte 3 o Assuntos especiais

Quando um a macro é arm azenada em um plano de projeto, ela pode ser u sad a por qualquer plano quando o que a contém está aberto. A opção padrão, Arquivo glo­ bal, refere-se ao modelo global. Quando um a macro está arm azenada no modelo global, ela pode ser u sad a por qualquer projeto a qualquer hora, porque o modelo global está aberto sem pre que o Project está sendo executado. Neste exercício, como não desejamos personalizar seu modelo global, você vai arm azenar a macro no plano de projeto ativo.

4. Na caixa Descrição, selecione o texto padrão e o substitua digitando S a lv a u m a im ag em GIF do m odo de ex ib ição G ráfico de G antt.

A descrição é útil porque ajuda a identificar as ações que a macro vai executar. 5. Clique em OK. O Project começa a gravar a nova macro. O Project não grava literalm ente e re­ produz cada movimento do mouse; ele grava apenas os resultados das ações que você executa no teclado e com o mouse. Complete a gravação da macro devagar e cuidadosam ente.

6. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique na seta para baixo abaixo do botão Gráfico de Gantt e em Gráfico de Gantt. Em bora o plano de projeto já esteja m ostrando o modo de exibição Gráfico de Gantt, a inclusão dessa ação grava a ação para que, caso o plano de projeto esteja em um modo de exibição diferente, a macro troque para o modo de exibição Grá­ fico de Gantt.

Capítulo 16 o Personalize o Project

355

7. Na guia Exibição, no grupo Zoom, na caixa Escala de Tempo, clique em Meses. O Project ajusta a escala de tempo para exibir mais do projeto. Modo ^ N cx r* d aT » reí« da

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Cronogram a d o Livro para Crianças ♦ Reunião da equipe editorial Aquisição

Duração

^ Inicio

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1 79 dias

sce 0 2 /0 4 /1 2

S cx 0 7 /1 2 /1 2

60,13 dias

Scg 09/04/12

Seg 02/07/12

37 dias

Seg 02/04/12

Ter 27/0S/12

Manuscrito recebido

Odias

Seg 02/04/12

Seg 02/04/12

Edição de conteúdo

15 dias

Seg 02/04/12

Qui 26/04/12

Revisão da arte original

10,25 dias

Qui 19/04/12

Qui 03/05/12

Revisão da edição de conteúdo pelo autor

13,5 dias

Qu 103/05/12

Ter 22/05/12

Enviar para o editorial

Odias

Ter 22/05/12

Ter 22/05/12

29,78 dias

Qua 23/05/12 Ter 03/07/12

5 dias

Qua 23/05/12 Ter 29/05/12

Editorial Organizar manuscrito para revisão Revisão de texto

10,5 dias

Qua 30/05/12

Revisão do texto dos revisores pelo

12,2 dias

Qua 13/06/12 Sex 29/06/12

Incorporar revisão

5 dias

Ter 26/06/12

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Qua 13/06/12

Ter 03/07/12

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8. Clique no cabeçalho de coluna Nome da Tarefa. 9 .

Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique na seta próxim a a Co­ piar e em Copiar imagem. A caixa de diálogo Copiar imagem é exibida.

10. Em Renderizar imagem, clique Para arquivo de imagem GIF e em Procurar. 11. Na caixa de diálogo Procurar, navegue para a pasta Capituloló e, em seguida, clique em OK. 12. Abaixo de Copiar, clique em Linhas selecionadas. 13. Abaixo de Escala de tempo, na caixa De, digite ou selecione 0 2 /0 4 /1 2 e na caixa Até, digite ou selecione 0 7 /1 2 /1 2 . Esse intervalo corresponde às d a tas de início e de térm ino atu ais do plano de projeto. Você pode ver essas datas na tarefa 0, a ta r e fa d e resu m o d o p ro je to .

Ò

356

Parte 3 o Assuntos especiais

14. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Copiar imagem. 0 Project salva a imagem GIF. 15. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique em Zoom e, em seguida, em Zoom.

16. Na caixa de diálogo Zoom, clique em Redefinir e, em seguida, em OK. Agora, você já pode parar a gravação. 17. Na guia Exibição, no grupo Macros, clique na seta para baixo abaixo do botão Macros e clique em Parar gravação. Em seguida, você vai executar a macro para vê-la reproduzir. 18. Na guia Exibição, no grupo Macros, clique em Macros. A caixa de diálogo Macros é exibida.

19. Na caixa Nome da macro, clique em Personalizacao A.mpp!Capturar_Imagem_GIF e em Executar. A macro começa a executar, m as faz um a p au sa assim que o Project gera um a m ensagem de confirm ação para substituir o arquivo de imagem GIF existente (o que você acabou de criar durante a gravação da macro).

Capítulo 16 o Personalize o Project

357

Im portante

Sua definição de nível de segurança no Project pode afetar a capaci­ dade do programa de executar as macros gravadas por você ou recebidas de outras pessoas. Talvez você nao tenha definido o nível de segurança diretamente, mas ele pode ter sido definido na instalação do Project ou por uma política de sistemas dentro da sua empresa.

20. Clique em Sobrescrever para substituir o arquivo de imagem GIF criado anterior­ mente.

A macro salva novam ente a imagem GIF. Em seguida, você verá os resultados das ações da macro. 21. No W indows Explorer, navegue para a pasta Capitulolò e clique duas vezes no arquivo de im agem GIF Personalizacao A para abri-lo no seu editor de imagem ou aplicativo de visualização. A imagem GIF aparece no seu aplicativo de imagem. Na figura a seguir, exibimos a imagem GIF em um navegador da Web. Sua tela deve estar sim ilar a esta. fiM o M »

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Definir páginas 15 dias Design da 22 dias ilustração interior Revisão das prime.34 dias Provas e índice 14 dias

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IHomed* Tarefa CXiraçio pnioo _ jj 1 _____________ L_______ i__ , >*■ ' __ CronOfrMM do U vrol79 dias S c f Sex para Crianças 02/04/12 Reunião da oqulpe 60,13 dUs Seg S«g(S/07/12 í I I I ! I I 111 1 I I 1 editorial 09/04/12 Aquisição 37 dias Seg 02/04/12 Ter 22/QS/12 Manuscrito Odias Seg Seg 02/04/12 <0/0*< ' recebido C2/04/12 Qul 26/04/12 Edição de 15 dias Seg conteúdo 02/04/12 Reviste da arte 10,25 dias Qui Qul 03/05/12 1 original 19/04/12 Tad Orman;Kr^sores Revisão ó» edição 13,5 dias Qul rer 22/05/12 de conteúdo pelo 02/05/12 autor Enviar para o 0 dias Ter 22/05/12 Ter 22/05/12 editorial Editorial 20,78 dias Qua 23/05/1. Ter 03/07/12 Orgar.Uar 5 dias Qua Ter 29/05/12 manuscrito para 23/05/12 reviste «V ^vHo.r,;200X! Reviste de texto 10.5 dias Qua 34*05/1 lua 13/06/12 | k , Tad Or*an;«rvkorr<7S%| Reviste do texto 12.2 dias Qua Sex 29/06/12 dos revisores pelo 13/06/12 £ Carote PoUnd;0an Jump(50%l Incorporar reviste 5 dias Ter X ,’0ejl2 Ter 03/07/12 03/07 Enviar para a Odias Ter 03/07/12 Ter C3/C7/12 produção Dcsign e Produçte 63.22 dias Ter 03/07/12Seg 06/10/12

49

7

10

7

11

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52

7-

Incorporar 10 dias reviste das Enviar páginas Odias de prova para a produçte Inserir 5 dias correções de página e índice Designdacapa 5 dias Revisão das segure 10 dias Provas e 5 dias reviste Enviar páginas 0 dias de prova para a Produção Reviste Final 5 dias Dcsign do sito da S dias acompanhamento do livro Criar modelo 3 dias Revisão ccm 0 autor Preparação de core Impressão Enviar para configuração do Gerar provas

2 dias

Seg 10/09/12

Seg 10/09,12

Ter 11/09/12 Seg 17/09/12 Ter 18/09/12 Seg 24/09/12 Ter 25/09/12 Seg 08/10/12 Ter 25/09/12 Seg 01/10/12

01/10/12 >8

Seg 01/10/12

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44 dias

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Ter 09/10/12 Ter 09/10/12

10 dias

Qua ÍQ/UVI2 Seg 29/10/12 Qua 10/10/1 Qua ia/ic /12

Imprimir e 30 dias distribuir Preparação do lançar22 dias Planejamento do 5 dias lançamento Atribuir membros da equipe de Completar questionário do Agendar ent revistas como Definir e encomendar 0

Ter 03/07/12 'lua 25/07/12 Seg Ter 07/08/12 08/07/12 Qua 08/08/1 Seg 24/09/12 Qua Seg 27/08/12 08/0/12 Ter 22/08/12 Seg 10/09/12

ldla 5 dias ldla 10 dias

Qua 17/10/12 Qul 18/1C/12 Qul 25/10/12 Sex 26/10/12

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Ter 23/10/12

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Sex 07/12/12

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Qul 06/11/12

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358

Parte 3 o Assuntos especiais

22. Feche o aplicativo de visualização de imagem e retorne ao plano de projeto Perso nalizacao A no Project. Essa macro será muito útil se o gerente de projeto da Lucerne Publishing precisar recapturar o instantâneo do plano de projeto com frequência. Por exemplo, o ge ­ rente de projeto poderá recapturá-lo em intervalos regulares durante a etapa de planejam ento (quando os detalhes estão sendo desenvolvidos) e, depois, nova mente durante a etapa de execução (quando os efeitos do progresso real alterarem o trabalho agendado restante).

Editando m acros O mais conveniente de u sar a macro Capturar Imagem_GIF é que ela pode ser m elho­ rada. Lembre-se de que quando você a executou no exercício anterior, precisou con­ firm ar que o Project deveria sobrescrever a imagem GIF existente. Como a finalidade da macro é capturar as inform ações m ais atuais, você sempre desejará sobrescrever as inform ações m ais antigas. Você pode alterar diretam ente o código da macro para fazer isso. O código da macro reside em um módulo VBA e é trabalhado no ambiente do Visual Basic for Applications, com um ente cham ado de VBA Editor.

Dica VBA e VBA Editor são padrões de grande parte dos programas do Microsoft Office

System (incluindo o Project). Embora os detalhes específicos de cada programa sejam diferentes, a maneira geral como você usa o VBA em cada um deles é a mesma. A automa çáo VBA é uma ferramenta poderosa que você pode dominar, e esse conhecimento pode ser usado em muitos programas da Microsoft. Neste exercício, você vai trab alh ar no VBA Editor para a ju star e m elhorar a macro gravada no exercício anterior e, então, executá-la. 1. Na guia E xibição, no grupo M acros, clique em M acros.

2. Em Nome da macro, clique em Personalização A.mpp!Capturar_Imagem_GIF e em Editar. O Project carrega o módulo que contém a macro no VBA Editor.

(— Este código VBA foi gerado quando o j Project gravou sua macro.

Capítulo 16 o Personalize o Project

359

Uma explicação completa da linguagem VBA está além do escopo deste livro, m as percorrerem os algum as etapas para alterar o com portam ento da macro gravada anteriorm ente. Você tam bém poderá reconhecer algum as das ações que gravou anteriorm ente pelos nom es usados no código VBA. 3. Clique no início da lin h a ViewApplyEx N am e:=“&Gráfico de Gantt”, ApplyTo:=0 e pressione a tecla Enter. 4. Clique na nova linha que você acabou de criar. Se necessário, pressione a tecla Tab para posicionar o cursor e digite A p p lic a tio n .A le rts F alse Essa linha de código irá suprim ir os prom pt que você recebeu quando executou a macro e aceitar a opção padrão de substituir o arquivo de imagem GIF existente com o mesmo nome.

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—Aqui está a sequênc ia de texto que você digitou. 0

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P / - * 1 E- & ProJectQobal (GJobaLMI t ] ^ VBAProject (PersonaSz* Já Mcrosoft Project Cfcjeto ü ÔMõcWos Modulei

Dica

Observe que, à medida que você estava digitando, algumas caixas de seleção e Dicas de Tela devem ter aparecido. O VBA Editor usa essas ferramentas para ajudá-lo a digitar o texto corretamente em um modulo.

5. Na linha que começa com EditCopyPicture, selecione a data e hora “02/04/12 8:00” (incluindo as aspas) que segue o texto FromDate:= e digite A ctiveP roject. P ro je c tS ta rt.

Esse código VBA descreve a data de início do projeto ativo. Aqui está a sequência de texto que — você digitou para retornar à data de início do projeto. J jl f c r e K d V o M fcw Io, ô»qvr.c

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3SQ

Parte 3 o Assuntos especiais

Isso faz com que a macro recupere a d ata de início atual do projeto ativo para a imagem GIF que a macro cria. 6. Na m esm a linha, selecione a data e hora “0 7 /1 2 /1 2 1 7 :0 0 ” (incluindo as aspas) que segue o texto ToDate:= e digite A ctiv eP ro ject.P ro jectF in ish Aqui, está a sequência de texto que — você digitou para retornar à data de término do projeto H ---------------------•1^ Arquivo £dit»r Ewfe.r |mcnr Ffirmjiar Qcpurar Executar Fc;r*n*.enUt Suplementos lane!» A-/da

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« ^ M od u lei

- 2 . S e le c te tíR c w a :- l, r r a a P a t e : - A c r i v e P r o 3 « c r .P r o J e c t S c a r t , T o D a r e :- A c r iv e P r o 3 e c t. P r o i e c t F i n la i ^ . F ile K ar

Isso faz com que a macro recupere a d ata de térm ino atu al do projeto ativo para a imagem GIF que a macro cria. Agora, se houver algum a alteração nas datas de inícic e de térm ino do plano de projeto, o intervalo usado ao copiar a imagem GIF também será alterado. Em seguida, você vai adicionar novos recursos de macro no Editor VBA.

7. Clique no início da linha SelectTaskColumn e pressione Enter. 8. Clique na nova linha que você acabou de criar. Se necessário, pressione Tab para posicionar o cursor e digite F ilterA pply N a m e := “T a re fa s n ã o c o n c lu íd a s ” Essa linha de código aplicará o filtro Tarefas não concluídas ao modo de exibiçãc atual.

9. Clique no início da linha ZoomTimescale Reset:=True e pressione Enter. 10. Clique na nova linha que você acabou de criar. Se necessário, pressione Tab para posicionar o cursor e digite FilterC lear. Essa linha de código removerá o filtro Tarefas não concluídas do modo de exibição atual. — Aqui, estão as duas linhas de texto que você adicionou a esta macro

11. No m enu Arquivo do VBA Editor, clique em Fechar e voltar para o Microsoft

Project.

Capítulo 16 © Personalize o Project

361

O VBA Editor fecha e você retorna ao plano de projeto. Agora, você pode executar a macro atualizada, m as primeiro gravará alguns pro­ gressos sobre as tarefas. 12. Clique no nome da tarefa 31, Provas e índice. 13. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique na seta para baixo à direita do botão Atualizar como Agendado e em Atualizar Tarefas. A caixa de diálogo A tualizar Tarefas é exibida.

14. No campo Duração real, digite 1t>d e clique em OK. Em seguida, você vai registrar o andam ento parcial de outra tarefa. 15. Clique no nome da tarefa 32, Incorporar revisão das prim eiras páginas.

16. Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, clique na seta para baixo à direita do botão Atualizar como Agendado e em Atualizar Tarefas. 17. No campo Duração real, digite 5d e, em seguida, clique em OK. O 20


21 22

23 V 24 ti 25 ✓ Is 26 e> -8 uO 27 2 ò . i 28 ✓ 29 V 30 31

V

Modo ^ Nome da Tarefa da

z z z

z z z z z z z *

32

*

33

z

Enviar para o editorial - Editorial Organizar manuscrito para revisão Revisão de texto

Duração

Início

Odias

Ter 22/05/12

29,78 dias 5 dias

Qua 23/05/12 Ter 03/07/12 Qua 23/05/12 Ter 29/05/12

10,5 dias

Qua 30/05/12 Qua 13/06/12 Qua 13/06/12 Sex 29/06/12

Revisão do texto 12,2 dias dos revisores pelo Incorporar revisão 5 dias Enviar para a Odias produção - Design e Produção Definir páginas Design da ilustração interior

^ Término Ter 22/05/12

Ter 26/06/12

Ter 03/07/12

Ter 03/07/12

Ter 03/07/12

70,22 dias

Ter 03/07/12

Qua 10/10/12

15 dias

Ter 03/07/12

22 dias

Seg 09/07/12

Qua 25/07/12 Ter 07/08/12

Revisão das primeii 36 dias Provas e índice 16 dias

▼

ÍI

Qua 08/08/12 Qua 26/09/12 Qua 08/08/12 Qua 29/08/12

Incorporar revisão das

jio d ia s

Qui 30/08/12

Enviar páginas de prova para a

Odias

Qua 12/09/12 Qua 12/09/12

Qua 12/09/12

Agora, você está pronto para executar a macro novam ente. 18. Na guia Exibição, no grupo Macros, clique em Macros. 19. Abaixo de Nome da macro, clique em Personalização A.mpp!Capturar_ImagemGIF e em Executar. A macro executa e, dessa vez, você não é solicitado a sobrescrever o arquivo salvo anteriorm ente. Para verificar se a macro executou corretam ente, você vai visuali­ zar a imagem GIF no seu aplicativo de imagem.

362

Parte 3 o Assuntos especiais

20. No W indows Explorer, navegue para a pasta Capitulo 16 e clique duas vezes no arquivo de imagem GIF Personalizacao A para abri-lo no seu aplicativo visualizador ou editor de imagem.

A imagem GIF aparece no seu aplicativo de imagem.

21. Se você estiver visualizando a imagem no W indows Internet Explorer, dependen­ do da resolução da su a tela, talvez não seja possível clicar na imagem GIF para ampliá-la. !d ,

Vlodo o

Jo .

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fcuraçSo

Revisão das prime! 36 dias %

33

35 36 37

jNome da Tarefa

(Início

Término

j2*frimesfre _

x Abr [ Maio í Cron ogram a d o Liv ro 183 d ia s Seg p ara Crianças 02/04/12 Design c Produção 70,22 dias Ter 03/07/12 Qua 10/10/12

Incorporar revisão das

10 dias

Qua 12/09/12

Qua 12/09/12

Inserir 5 dias correções de página e índice Design da capa 5 dias

Qui 13/09/1?

Qua 19/09/12

Revisão Final

Sdias

Design do site de Sdias acompanhamento do livro Criar modelo 3 dias

Revisão com o autor

2 dias

Preparação de co re 44 dias impressão Enviar para configuração de Gerar provas Imprimir e distribuir

ld ia 10 dias 30 dias

Preparação do Iançan22 dias Planejamento do Sdias lançamento

Qui 27/09/12

Qua 03/10/12

Qua 03/10/12

Qua 03/10/12

Qui 04/10/12 Qua 1Q/10/12 Qui 27/09/12

Qua 03/10/12

Qui 27/09/12

Seg 01/10/12

Ter 02/1C/12 Qua C3/10/12 Seg 15/10/12

Qui 13/12/12

Seg Seg 15/10/12 15/10/12 Ter 16/10/12 Seg 29/10/12 Sex Qui 13/12/12 02/11/12 Ter 16/10/12 Qua 14/11/12 Ter 16/10/12 Seg 22/10/12

Ter 23/10/12 Ter 23/10/12

Completar questionário do

Agendar ld ia entrevistas com o

Qua 24/10/12 Qua 31/10/12

D efinir e encomendar o

Qui 01/11/12

10 dias

.'an

Qui 20/09/12Qua 26/09/12 Qjli 27/09/12 Qua 10/10/12

Atribuir membros ld ia da equipe de Sdias

;3*trimestre _42trlm«tre ^ Jul Ago ; 5et , Out Nov De:

T

Qua 08/08/1; Qua 26/09/12 Qui Qua 12/09/12 30/08/12

Enviar páginas Odias de prova para a produção

Revisão das segum 10 dias Provas c 5 dias revisão Enviar páginas 0 dias de prova para a Produção

Jun

Ter 30/10/12 Qua 31/10/12 Qua 14/11/12

O instan tân eo atualizado inclui a data de térm ino do projeto e exibe apenas as tarefas incom pletas, porque a macro aplicou o filtro Tarefas não concluídas (note que a tarefa 31, que agora está completa, não aparece). Agora, você pode executar a macro com a frequência que precisar para capturar as inform ações m ais a tu a ­ lizadas. 22. Feche o aplicativo de visualização de imagem e, em seguida, retorne ao plano de projeto Personalizacao A no Project. Aqui, estão algum as dicas adicionais para trabalhar com macros VBA no Project. • O VBA é um a linguagem de program ação rica e bem docum entada. Se você quiser exam iná-lo melhor no Project, tente isto: Na guia Exibição, no grupo Macros, cli­ que na seta para baixo abaixo do botão Macros, clique em Visual Basic. Na janela

Capítulo 16 o Personalize o Project

3S3

“M icrosoft Visual Basic for A pplications”, no m enu Ajuda, clique em ‘Ajuda do Microsoft Visual Basic for A pplications”. • E nquanto trabalha em um módulo, você pode obter ajuda sobre itens específicos, como objetos, propriedades e métodos. Clique em um a palavra e, em seguida, pressione a tecla F l. • Para fechar a janela do VBA Editor e retornar ao Project, no m enu Arquivo, clique em Fechar e voltar para o Microsoft Project.

Personalizando a Faoca d© Opções ©a Barra de Ferram entas dl©Acass© Rápid© Como nos outros aplicativos do Office, você tem várias opções sobre como trabalhar com o Project. Algumas das m uitas definições de personalização são: • Adicionar com andos u sados com frequência à Barra de Ferram entas de Acesso Rápido. • Personalizar um a faixa de opções existente ou criar um a nova faixa de opções que inclua os com andos desejados. Neste exercício, você vai adicionar um com ando à Barra de Ferram entas de Acesso Rápido e criar um a faixa de opções personalizada.

1. Na guia Arquivo, clique em Opções. A caixa de diálogo Opções do Project é exibida. 2. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique na guia Barra de Ferramentas de

Acesso Rápido.

3. No lado esquerdo da caixa de diálogo, na caixa Escolher comandos em, clique em Comandos Fora da Faixa de Opções. O Project exibe a lista de com andos que você não pode acessar na faixa de opções. Examine com cuidado essa lista de com andos aos quais você gostaria de ter aces­ so rápido. 4. Na lista de com ando, clique em Ir Para e em Adicionar. O Project adiciona o comando Ir Para à direita da caixa de diálogo.

3S4

Parte 3 o Assuntos especiais

0 comando Ir Para é um a m aneira pratica de navegar para um ID de tarefa especí­ fica e rolar a escala de tempo no modo de exibição Gráfico de Gantt, tudo em um a única ação. 5. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Project. O Project adiciona o com ando Ir Para à Barra de Ferram entas de Acesso Rápido. f— O com ando Ir Para aparece na barra de ferramentas de Acosso Rápido. 1—1 — Projeto .

Ferramentas do Gráfico de Gantt

Exibição

_— 3 Uso do Recursc ____

i___ . Planilha de Rec jrsos * ; Gráfico ] Uso da — Planejador —, Tarefa* de Equipe * f ü Outros Modos íe Exibição * Modos de Exibição de Tarefa_______Modos de Exibição de R<cur.o

Relatando Statusampp - Microsoft Project

Formato Classificar *

2 ? [Sem Realce]

*

Escala de Tempo: C^*

Estrutura de Tópicos * ^ [Sem Filtro] * Dias * 3$ . ^ O} Tabelas* [Nenhum Grup * ___ ______ Dados_________________________ Zoom

Agora, experimente u sa r o com ando Ir Para executando as etapas a seguir: 6. Na barra de ferram entas Acesso Rápido, clique em Ir Para. 7. Na caixa de diálogo Ir Para, digite 43 na caixa ID e clique em OK.

Dica

Na caixa do d iá lo go Ir Para, você tam bém pode inserir um valor de data no cam po Data para rolar a escala do tem po do Gráfico do Gantt para uma data específica.

Capítulo 16 o Personalize o Project

3S5

O Project pula para a tarefa 43 e rola a parte gráfica do modo de exibição Gráfico de G antt para exibir sua barra de Gantt. M kJ •9*C*- v Tarefa

Rccurto

»«=R

Projeto

w ^-»u y -S *

Ex£.'So

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Uio do r.ccurio *

Pmonalca^io A^rvpp • fAcrosoft Project

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2 5 p«m Realce]

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15? pi PUrutru de Recuaoi » Ettrvturj deTípico? * “7 [Se«r Filtro] • mamo uso oa — nancaoor — . . rr_ J k Carttt * Tarefa * “Jfc" de Equipe - 3 Cutros Moríoi de Cnbifio • cQ Tabelai • ^ INerhum Crup * Dado» Modo? de tobvtlo de Tarefa Modos de tubi s? de Recurso 0

43 |

Modo „ Nome d« Tarefa p

„ OurscSo

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w Término

Ter 09/10/12

Sex 07/12/12

Enviar para 1 dia configurarão de cor

Ter 09/10/12

Ter 09/10/12

Gerar provas

10 dias

Qua 10/10/12 Ter 23/10/12

Imprimir e distribuir

30 dias

Seg 29/10/12

‘ Preparação d e co r o impressão

44 dias

ÔO (3 «

Fonoato

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Ctcala de Tempo: Q *

O Unhado Tempo

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Man _ lareia -i® Janela

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I ----------------------------------------------------------------------------------------------

Sex 07/12/12

8. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique com o botão direito do m ouse no botão Ir Para e, no m enu de atalho, clique em Remover da Barra de

Ferramentas de Acesso Rápido.

9. Na guia Arquivo, clique em Opções. 10. Na caixa de diálogo Opções do Project, clique na guia Personalizar Faixa de

Opções.

O Project exibe as opções para personalizar a Faixa de Opções.

366

Parte 3 o Assuntos especiais

Aqui, você pode ter acesso aos com andos e recursos suportados pelo Project. 11. No lado direito da caixa de diálogo, abaixo de Guias Principais, clique no nome Exibição e clique em Nova Guia. O Project cria um a nova guia e grupo abaixo (que na Faixa de Opções estará à direita) da guia Exibição.

12. No lado direito da caixa de diálogo, abaixo de Guias Principais, clique no nome Nova Guia (Personalizada) e em Renomear. A caixa de diálogo Renom ear é exibida.

13. No campo Nome para exibição, digite P e rs o n a liz a d a e clique em OK. 14. Clique no item Novo Grupo (Personalizado) e em Renomear. A caixa de diálogo Renom ear é exibida.

15. Na caixa Nome para exibição, digite M eus c o m a n d o s e clique em OK. Agora, você está pronto para adicionar a macro personalizada à nova Faixa de Opções.

16. No lado esquerdo da caixa de diálogo, na caixa Escolher comandos em, clique em Macros. O nome da macro personalizada é exibido.

17. Selecione o nome da m acro Personalização A.mpp!Capturar_Imagem_GIF e clique em Adicionar.

Capítulo 16 o Personalize o Project

367

0 Project adiciona o item da macro ao seu grupo personalizado. O pções do Project

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Pe'sonafizar a Faixa de Opções: iJll

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IGuias Principais GS |%fj Tarefa BI [yl Recurso ffi e /j Projeto LI [ / ] Exibição 0 Modos de Exibição de Tarefa G1 Modos de Exibição de Recurso 0 Dados □ Zoom 0 Modo Dwisão □ iancta 3 Macros 3 JjjT] Personalizada (Personalizado)

Idioma Avançado Personalizar Faaa de Opções Cana de Ferramentas de Acesso Rápido Suplementos Central de Confiabilidade f è d ir io n a r » » ]

j í

3 Meus comandos (Personalizado) Personalização A.mpp!Capturar 0 [V] Suplementos EBf {Desenvolvedor 33 Comparar ftojetos

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NoyaGiM

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fclov* Grupo ] , Rznoçftear.. j

Personalizações: [Redefinir \ Jmportar/Exp o rtar OK

. [ Cancelar

Em seguida, você vai renom ear o com ando da macro e atribuí-lo a um ícone.

18. No lado direito da caixa de diálogo, selecione o nome da macro Personalização A.mpp! Capturar_Imagem_GIF e clique em Renomear. 19. No campo Nome para exibição, digite C opiar GIF e na caixa Símbolo, selecione um a figura.

Selecione esta imagem.

368

Parte 3 o Assuntos especiais

20. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Renomear e em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Project. O Project adiciona sua guia personalizada à interface.

21 . Clique na guia Personalizada. A guia personalizada e o comando agora aparecem na faixa de opçoes.

22. Na guia Personalizada, no grupo Meus comandos, clique em Copiar GIF. / O Project executa a macro. Se quiser, navegue para a pasta Capitulo 16 para visua lizar a imagem GIF. Finalmente, você vai remover a faixa de opções personalizada para desfazer essa personalização. 23. Clique com o botão direito do m ouse na guia Personalizar e, no m enu de atalho que aparece, clique em Personalizar a Faixa de Opções. 24. No lado direito da caixa de diálogo Opções do Project, clique com o botão direito do m ouse em Personalizada (Personalizado) e, no m enu de atalho que aparece, clique em Remover.

D ica Você também pode clicar no botão Redefinir para desfazer todas as persona lizaçoes da Faixa de Opções e da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido que podem ter sido feitas à sua cópia do Project 25. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções do Project. O Project removeu a guia personalizada. S2lQ“7- r* * 'ttr it

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Capítulo 16 o Personalize o Project

369

Pontos principais • No Project, os elem entos, como calendários personalizados, são gerenciados no modelo global por meio do Organizador. • O Project, como m uitos outros program as do sistem a Microsoft Office, u sa a lin­ guagem de program ação de macro Visual Basic for Applications (VBA). Entre ou­ tras coisas, as macros permitem que você autom atize tarefas repetitivas. • Se quiser tra b a lh ar diretam ente com o código VBA, use o VBA Editor, que está incluído no Project assim como em outros aplicativos do Office. • Você pode personalizar a Barra de Ferram entas de Acesso Rápido e as Faixas de Opções no Project para incluir os com andos e recursos que m ais lhe interessam .

Resumo do Capítulo .Copie dados estruturados do Project, incluindo cabeçalhos de coluna, para outros programas, p. 372 Aao

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r— Importe dados de outros programas

para o Project, p. 377

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A si*t«M o p n a im p e r ta ^ o : M afw w xnlo ieto refat Mapear dados de tarefas Nome da ptonfta de origem:

Verifique ou edrte esmo você desejo mapear os dados |(Eaolher uma cias tabelas d t jrlgem adma) .Campo Para: do Mcrccoft Project ■ Nome

Tipo de c J Texto

. T -» t

Exporte dados estruturados do Project para outros formatos de arquivos, 382

íAdoonartudo, ÍUmparttJdoj [inserir H w ]

E xce l

(Nome

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D u ração

Í A n ills e e d e s ig n

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1 ? d ia s

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Mapear dados de tarefas •i oe da taor-a da desfcr.:>

Rtro de exportação:

custo, da Tarefa

.

Verifique ou edite como você deseja mapear os dados.

Para: Campo do arquivo de texto

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Todas as Tarefes

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Vhualzação Projeto: visuauzaçao

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[ Avançar >

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^ Cancelar

uU'U **»’•*• a .WlCtata. :

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r—Crie um relatório visual para representar os detalhes da agenda no Excel ou Visio, p. 386

Ílnwrirlnhãj [ ExchArW a í [

Arquivo de texto*

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VHuataação

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r— Sincronize as listas de tarefas entre o

Project e o SharePoint (somente no Project Professional), p. 391

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Capítulo 17

Compartilhe as õtn}f®™s)ç©@s do Project com outros programas Neste capítulo, você vai aprender a: o Copiar e colar dados tabulares do Project para outros programas. o Usar o Project para abrir um arquivo produzido em outro programa. o Salvar os dados do Project em outros formatos de arquivo usando os mapas de

importação/exportação.

o Gerar documentos do Excel e do Visio usando o recurso Relatórios Visuais, o Consultar a integração da lista de tarefas do SharePoint e Project Professional.

Neste capítulo, você vai aprender as várias m aneiras de com partilhar dados do Micro­ soft Project 2010 com outros program as. Além dos recursos de copiar e colar padrão do W indows que você já conhece, o Project oferece várias opções para im portar e exportar dados. Em todo este capítulo, você verá os seguintes termos: • O p ro g ra m a d e o rig em é o program a do qual você copia as informações. • O p ro g ra m a d e d e s tin o é o program a no qual você cola as informações.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador. Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram-se na pasta CapituIo17. Na seção "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos. / ' '

Im portante Se vocè estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo não afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server".

372

Parte 3 o Assuntos especiais

C opiando dados dl© Project para outros program as 0 Project suporta o recurso de copiar e colar informações entre program as. Entretanto, como as inform ações do Project são altam ente estruturadas, há alguns procedimentos a observar. Q uando copiar dados do Project em outros aplicativos, você tem algum as opções para os resultados que obter:

Novo no

• Você pode copiar informações (como nom es de tarefas e datas) de um a tabela no Project e colá-la como dados tabulares estruturados em aplicativos de planilha como o M icrosoft Excel, ou como um a tabela em aplicativos processadores de texto que suportam tabelas, como o M icrosoft Word. Na m aioria dos casos, os cabeçalhos de coluna da tabela para os dados copiados tam bém serão colados e os relacionam entos resum o/subtarefa serão indicados pelas subtarefas recuadas. • Você pode copiar texto de um a tabela no Project e colá-lo como texto delim itado por tabulação nos aplicativos editores de texto que não suportam tabelas, como o WordPad ou o Bloco de Notas. ' • Ao colar informações do Project em aplicativos de email, você provavelm ente ob­ terá resultados tabulares se seu aplicativo de email suportar o formato Hypertext Markup Language (HTML). • Você pode criar um instantâneo de imagem gráfica do modo de exibição ativo e colar a imagem em qualquer aplicativo que suportar im agens gráficas. Você tra ­ balhou com o recurso Copiar Figura (,na guia Tarefa) no Capítulo 5, “Form atando e com partilhando seu plano”.

Dica Muitos programas do Windows, como o Word e o Excel, têm o recurso Colar Es­ pecial. Esse recurso fornece mais opções para colar dados do Project no programa de destino. Por exemplo, você pode usar o recurso Colar Especial no Word para colar texto formatado ou não formatado, uma figura ou um Microsoft Project Document Object (um objeto OLE). Você pode também escolher t olar somente os dados ou colá los com um link para os dados de origem no Project. Quando colados com um link, os dados de destino no Project podem ser atualizados sempre que os dados de origem forem alterados. Você tam bém tem opções quando colar dados de outros program as no Project: • Você pode colar texto (como um a lista de tarefas ou nom es de recursos) em um a tabela no Project. Por exemplo, você pode colar um intervalo de células do Excel ou um grupo de parágrafos do Word no Project. Por exemplo, você pode colar um a série de nom es de tarefas organizados em um a coluna vertical do Excel ou Word na coluna Nome da Tarefa no Project. • Você pode colar um a im agem gráfica ou um objeto OLE de outro program a em um a parte gráfica de um modo de exibição Gráfico de Gantt. Pode tam bém colar um a imagem gráfica ou um objeto OLE em um a tarefa, recurso ou nota de atribui­ ção, e em um modo de exibição de formulário, como os modos de exibição Tarefa ou Formulário de Recursos.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

373

Im portante

Colar texto como várias colunas no Project requer algum planejamento. Em primeiro lugar, certifique-se de que a ordem das informações no programa de origem corresponde à ordem das colunas na tabela do Project. Você pode reorganizar os dados no programa de origem para corresponder à ordem das colunas na tabela do Project ou vice-versa. Segundo, certifique-se de que as colunas no programa de origem suportam os mesmos tipos de dados texto, números, datas e assim por diante que as colunas do Project. Neste exercício, você vai copiar dados tabulares do Project e colá-los no Excel e no Word. N

Nota

O exercício a seguir requer o Word e o Excel. Se você náo tem acesso a um desses programas ou a ambos, pode experimentar colando dados tabulares do Project em outros aplicativos. Em geral, você obterá os resultados esperados se seu aplicativo de destino suportar o formato HTML.

PREPARAÇÃO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Compartilhamento Inicio localizado na sua pasta de arquivos de exercícios Capitulol 7 para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Com partilham entojnicio e, em seguida, siga estas etapas.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite C o m p a rtilh a m e n to e clique em Salvar. Para começar, você vai copiar alguns nom es de tarefas, durações e datas de início e de térm ino do Project para o Word. 3. Na tabela Entrada, no lado esquerdo do modo de exibição Gráfico de Gantt, selecione o bloco de células que vai da célula do nome da tarefa 5, Editorial, até a célula com a data de térm ino da tarefa 13, Qua 19/09/12. * j

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Modo v Nome da Tarefa ^ da Livro dc Receitas para Crianças *5. Aquisição Manuscrito % recebido % Edição de conteúdo Enviar para o editorial | Editorial Crga~ : ar ■a .; i Tc- ara

Duração

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C rrr.partilhamento [Modo de Compfltà>indac

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Calcular Definir Lmfu Mover Projeto d eB arí Prc.eta Cronoqrarra

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Qua 22/08/12

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Qua 22/03/12

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Qua 19/09/12 '...a :o i .. Qua 12 0 3 ...

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374

Parte 3 o Assuntos especiais

Dica

Uma maneira rápida e fácil de selecionar esse intervalo é clicar no nome da tarefa

5, manter pressionada a tecla Shift, e clir ar na data de termino da tarefa 13.

4. Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar. O Project copia o intervalo selecionado para a Área de Transferência. 5. Inicie o Word (ou um aplicativo processador de texto comparável), crie um novo documento e cole o conteúdo da Área de Transferência no novo documento. Se você tem o Word 2010, sua tela deve estar parecida com a ilustração a seguir. M-7- O-

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Organirar manuscrito para 5 dias revisão Rcvis3o Incorporar revisão Enviar para a produção Design • Produção Dcsignda capa Definir páginas Design da ilustração interior

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Término Qua 0 3 /1 0 /1 2

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Qua 29/08/12

20 dias

Qyi 30/03/12

Qua 26/09/12

5 dias

Ovi 27/09/12

q-.a 03/10/12

Odias 20 dias

q * jj 03/10/12 Qul23/08/12

Qua 03/10/12 Qua 1 9/09/12

5 dias

Ou. 23/08/12

Qjja 29/08/12

10 dias

Oui 30/08/12

Qya 12/09/12

15 dias

q » 30/08/12

Qua 19/09/12

O procedimento de colar no Word gerou um a tabela form atada. Os cabeçalhos de coluna do Project estão incluídos na tabela, e a tarefa de resum o e a estrutura em tópicos das subtarefas do Project tam bém foram indicadas. Em seguida, você vai colar os dados tabulares do Project em um aplicativo de planilha. 6. Inicie o Excel (ou um aplicativo de planilha comparável) e crie um novo documento. Agora, você vai copiar os detalhes dos custos dos recursos do Project para o Excel. 7. Retorne ao Project. 8. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha

de Recursos.

O modo de exibição Planilha de Recursos substitui o modo de exibição Gráfico de Gantt. 9. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Tabelas e em Custo. Essa é a informação de custo dos recursos que você quer colar no Excel.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

iSl B “J - 1* * ITarefa

375

Com partilham ento.m pp - M icrosoft Prc Projeto

Recurso

Exibição Uso do Recurso ”

__

Gráfico Uso da de G a n tt’ Tarefa ” 3 ^

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P la n e ja d o r ^ ,— ------------------------de Equipe ’ 3 0 u tro s M odos de Exibição -

M odos de Exibição de Tarefa

1

Carole Poland

2

Serviço de Configuração de Cor Revisores

4

John Evans

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[Sem Realce]

’

Escala de Tem

“ tíü Estrutura de Tópicos * ^

[Sem Filtro]

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Semanas

d j Tabelas -

[Nenhum G rup ’

Modos de Exibição de Recurso

Nom e d o re c u r s o

3

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P la n ilh a de Recursos!’ -]

5

Katie Jordan

6

Serviço de Impressão

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C u sto re a l

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R$0,00 R$4.960,00

R$0,00 R$0,00

R$0,00 R$0,00

R$0,00 R$4.960,00

R$9.600,00

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R$9.984,00

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R$0,00

R$0,00

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R$4.950,00 R$9.984,00 R$0,00

7

Robin Wood

R$8.800,00

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R$ 8.800,00

R$0,00

W illiam Flash

R$0,00

R$8.800,00

R$8.800,00

R$8.800,00

R$0,00

R$0,00

R$8.800,00

Ac

10. Clique no botão S e le c io n a r T u d o no canto superior esquerdo da tabela C usto. O Project seleciona a tabela inteira, m as som ente as células que contêm valores serão copiadas. — Clique no botão Selecionar tudo para selecionar a tabela inteira

376

Parte 3 o Assuntos especiais

11. Na guia Tarefa, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar. 0 Project copia o intervalo selecionado para a Área de Transferência. 12. Retorne ao Excel e cole o conteúdo da Área de Transferência no novo documento. No Excel, se necessário, aum ente as colunas que não exibem os valores dos dados e exibem os símbolos de libra ( # # ) . Se você tem o Excel 2010, su a tela deve estar parecida com a ilustração a seguir. mm

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Pastai - M icrosoft Excel

Página Inicial

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Area de Transf erência

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R $ 8 .8 0 0 ,0 0

R $ 8 .8 0 0 ,0 0

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R $ 8 .8 0 0 ,0 0

R $ 8 .8 0 0 ,0 0

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Cor

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R e v is o r e Jo h n 5

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Jo rd a n S e r v iç o de Im p re ssã

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R o b in W lllia m 9

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10

Como no procedimento de colar do Word, note que colar no Excel gerou cabeçalhos de colunas corretos e os valores das células são os tipos de dados esperados. 13. Feche o Word e o Excel e retorne ao Project. O procedimento de colar dados tabulares no Word ou no Excel não funciona da m es­ m a m aneira em todos os aplicativos. Se você fosse colar os m esm os dados no Bloco de Notas, por exemplo, o resultado seria dados delim itados por tabulação sem cabeça­ lhos de coluna. Fique à vontade para experimentar.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

377

Abrindo ©ytros form atos de arquivo sn© Project As inform ações que você precisa incorporar em um plano do Project podem ser pro­ venientes de várias origens. Uma lista de tarefas de um a planilha ou os custos dos recursos de um banco de dados são dois exemplos. Talvez você queira u sa r os recursos exclusivos do Project para a n alisa r dados de outro program a. Por exemplo, m uitas pessoas m antêm listas de tarefas a fazer e listas de tarefas simples no Excel, m as não é possível contar com tópicos de agendam ento básicos, como distinguir entre período útil e não útil no Excel. A im agem do modo de exibição Gráfico de G antt foi colada em um docum ento do WordPad. O gráfico de G antt não pode ser editado nesse form ato, exceto como um a imagem gráfica. Ao salvar ou abrir dados de outros formatos, o Project usa m apas (também conhecidos como m a p a s d e im p o rta ç ã o /e x p o rta ç ã o ou m apas de dados) que especificam os da­ dos exatos a serem im portados ou exportados e como estruturá-los. Use os m apas de im portação/exportação para especificar como você deseja que os cam pos individuais no arquivo do program a de origem correspondam aos campos individuais no arquivo do program a de destino. Após definir um m apa de im portação/exportação, você pode­ rá usá-lo várias vezes. Para este exercício, um colega enviou para você um a pasta de trabalho do Excel con­ tendo suas tarefas, durações e sequências de atividades recom endadas para algum trabalho que a Lucerne Publishing fará no futuro.

Dica

Se você tem o Excel instalado no seu computador, abra a pasta de trabalho Lista de Tarefa Simples na pasta Capitulol 7. Esse é um arquivo que você importa para o Project. O importante a notar sobre a pasta de trabalho sào os nomes e a ordem das colunas, a presença de uma linha de cabeçalho (o rotulos na parte superior das colunas) e que os dados estão em uma planilha denominada "Tarefas". Quando tiver terminado com a pasta de trabalho, feche-a sem salvai as alterações. Neste exercício, você abrirá a pasta de trabalho do Excel no Project e definirá um m apa de im portação/exportação para controlar o modo como os dados do Excel são impor­ tados no Project.

Im portante

O Project tem lima configuração de segurança que pode impedir que você abra arquivos de versões anteriores do Project, ou arquivos em outros formatos não pa­ drão. Você vai alterar essa configuração para concluir a atividade seguinte e, em seguida, restaurar suas configurações originais. 1. No Project, na guia Arquivo, clique em Opções. A caixa de diálogo Opções do Project é exibida. 2. Clique na guia Central de Confiabilidade. 3. Clique em Configurações da Central de Confiabilidade. A caixa de diálogo Central de Confiabilidade é exibida. 4. Clique na guia Formatos Herdados. 5. Abaixo de Formatos Herdados, clique em Solicitar ao carregar arquivos com

formatos herdados ou não padrão.

378

Parte 3

o Assuntos especiais

6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Central de Confiabilidade e em OK novam ente para fechar a caixa de diálogo Opções do Project. Com essa alteração às configurações do Project concluída, você está pronto para im portar um a pasta de trabalho do Excel. 7. Clique na guia Arquivo e em Abrir. 8. Navegue para a pasta de arquivo de exercícios Capitulol 7. 9. Na caixa tipo de arquivo (inicialm ente rotulada como Arquivos do Microsoft Project), selecione Pasta de Trabalho do Excel 97-2003.

Dica Ao rolar pela caixa tipo de arquivo, você pode ver os formatos de arquivo que

o Project pode importar. Se você trabalha com programas que podem salvar dados em qualquer um desses formatos, pode importar seus dados no Project. 10. Selecione o arquivo Lista de Tarefa Simples e clique em Abrir. O A ssistente para im portação é exibido. Esse assistente ajuda a im portar dados estruturados de um form ato diferente para o Project.

11. Clique no botão Avançar. A segunda página do A ssistente para importação é exibida.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

379

O Assistente para Importação u sa m apas para organizar a m aneira como os dados estruturados de outro form ato de arquivo são im portados para o Project. Para este exercício, você criará um novo m apa.

12. Certifique-se de que Novo Mapa está selecionado e clique em Avançar. A página Modo de im portação do A ssistente para im portação é exibida.

13. Certifique-se de que Como um novo projeto está selecionada e clique em Avançar. A página Opções de m apa do A ssistente para im portação é exibida.

14. Marque a caixa de seleção Tarefas e certifique-se de que Incluir cabeçalhos ao importar tam bém está selecionado. Os cabeçalhos aqui se referem aos cabeçalhos de colunas.

380

Parte 3 o Assuntos especiais

15. Clique em Avançar. A página M apeam ento de tarefas do A ssistente para im portação é exibida. Aqui, você identifica a planilha de origem dentro da pasta de trabalho do Excel e es­ pecifica como deseja m apear os dados da planilha de origem para os cam pos do Project.

16. Na lista Nome da planilha de origem, selecione Tarefas. “Tarefas” é o nome da planilha na pasta de trabalho do Excel. O Project analisa os nom es da linha de cabeçalho na planilha e sugere os nom es de campo do Project que sejam correspondências prováveis.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

381

— Nesta página do Assistente para importaçáo, você especifica como o Project deve importar os dados de outros formatos de arquivo; nesse caso, uma pasta de trabalho do Excel.

Use a área Visualização para ver como os dados de outro formato de arquivo serào mapeados para os campos do Project, com base na definição feita acima. 17. Clique em Avançar. A página final do Assistente para im portação é exibida. Aqui, você tem a opção de salvar as definições para o novo m apa de importação, que será útil quando, no futuro, você quiser im portar dados sim ilares para o Pro­ ject. Dessa vez, você pulará essa etapa. 18. Clique em C oncluir. Uma caixa de diálogo de confirmação é exibida, porque o Project agora está ten­ tando abrir um formato de arquivo não padrão.

282

Parte 3 o Assuntos especiais

19. Clique em Sim. 0 Project im porta os dados do Excel para um novo plano de projeto. (As datas que você vê na escala de tempo serão diferentes daquelas m ostradas, porque o Project u sa a d ata atual como a data de início do projeto no novo arquivo.) Wo,*

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Moroe 4a tarefa

3 4

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10 dias

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RevisSo das primeiras p i 20 dias Reviüo das provas do p i 5 dias Desenvolvimento das pá 5 dias

A m enos que você ten h a alterado a configuração de agendam ento padrão para novas tarefas, a lista de tarefas está agendada m anualm ente. Essa é um a lista de tarefas simples só com os nom es e as durações das tarefas. Entretanto, o processo para im portar dados estruturados mais complexos é similar. 20. Feche o novo arquivo sem salvar as alterações. O plano de projeto Com partilham ento permanece aberto no Project.

SaBwamci® e

m

©utros f©ronat©s de arquivo ou® Piroject

Colar os dados do Project em outros program as pode ser excelente para resolver ne­ cessidades urgentes ou pouco frequentes, m as essa técnica talvez não funcione se você precisar exportar um grande volume de dados. Outra opção é salvar os dados do Project em diferentes form atos de arquivo, o que pode ser feito de várias m aneiras, incluindo: • Você pode salvar o projeto inteiro como um formato XML (Extensible M arkup Language) para a troca de dados estruturados com outros aplicativos que forneçam suporte XML. • Você pode salvar apenas os dados especificados em um formato diferente. Os for­ m atos suportados incluem pasta de trabalho e tabela dinâm ica do Excel e formato de texto delim itado por tabulação ou delim itado por vírgula. Ao salvar nesses formatos, você escolhe aquele no qual deseja salvar, seleciona um m apa de expor­ tação embutido (ou cria o seu próprio mapa) e exporta os dados. Um planejador financeiro na Lucerne Publishing solicitou alguns dados de custo do projeto. Você gostaria de fornecer esses dados, m as ele usa um program a de orçam en­ to que não trabalha diretam ente com arquivos do Project. Você decide, então, fornecer esses dados como texto delimitado por tabulação, o que perm itirá um a m aior flexibili­ dade na im portação para o program a de orçam ento.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

383

Neste exercício, você vai salvar os dados de custos do projeto em um arquivo de texto usando um m apa de exportação embutido.

1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. O Project sugere salvar o arquivo no mesmo local onde está o arquivo de exercícios. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite C u sto s de C o m p a rtilh a m e n to . 3. Na caixa Tipo, clique em Texto (delimitado por tabulação) na lista e, em segui­ da, em Salvar. 4. Uma caixa de diálogo de confirm ação de form ato de arquivo herdado aparece; clique em Sim. O A ssistente para exportação é exibido.

Dica Quando você usa os mapas de importaçào/exportação, o modo de exibição atual do Project não faz a menor diferença. O modo de exibição atual nao afeta os dados que podem ou não ser exportados. 5. Clique em Avançar. A segunda página do A ssistente para exportação é exibida. 6. Clique em Usar mapa existente e em Avançar. 7. Abaixo de Escolha um mapa para os dados, selecione Dados de custo por

tarefa.

384

Parte 3 o Assuntos especiais

8. Clique em A vançar. Na página seguinte do assistente, você pode ver su as opções para os tipos de dados a serem exportados, o delim itador entre valores de dados (tabulação ou espaço) e outras opções. 9. Clique em A vançar. |— Use estes botoes para controlar que j'campos serão exportados.

Aqui, você pode ver o m apeam ento de campo detalhado a ser aplicado para essa exportação. Você pode personalizar que dados serão exportados e como serão or­ ganizados. Para essa exportação, entretanto, você u sará as configurações padrão. 10. Clique em Concluir. O Project salva o arquivo texto. Para visualizá-lo, você abrirá o arquivo no Bloco de Notas. 11. No m enu Iniciar, aponte para Todos os Programas, clique em Acessórios e em

Bloco de Notas.

O Bloco de Notas inicia. 12. No Bloco de Notas, certifique-se de que Quebra automática de linha está desati­ vada. (No m enu Formatar, Quebra automática de linha não deve estar selecio­ nada.) 13. No m enu Arquivo, clique em Abrir. 14. Abra o docum ento Custos de Compartilhamento na sua pasta Capitulo 17.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

385

■ B lo co d e notas A rqu ivo

üd 0 1 2 3 4 5 6 7 S 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Editar

A tlV O Sim s im Sim S im

Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim sim Sim Sim Sim

Formatar

Exibir

Ajuda

M o d o _ d a_ T are fa Nome_da_ A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te Agendada A u to m a tic a m e n te Agendada A u to m a tic a m e n te A g endada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a ti cam ente A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te Agendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te Agendada A u to m a tic a m e n te Agendada A u to m a tic a m e n te Agendada A u to m a tic a m e n te A gendada A u to m a tic a m e n te

c u s t o _ fix o C u s to _ T o t a l c u s to _ d a _ 1 in h a . . L iv r o de R e c e it a s p a r a c r i a n ç a s R$ 0,0< A q u is iç ã o RS 0 ,0 0 RS 1 2 .1 8 0 ,0 0 R$ 1 0 . ' M a n u s c r it o r e c e b id o RS 0 ,0 0 R$ 0 ,0 0 R$ 0,0< E d iç ã o de c o n te ú d o RS 0 ,0 0 RS 1 2 .1 8 0 ,0 0 E n v ia r p a r a o e d i t o r i a l RS 0 ,0 0 RS 0 ,0 ( E d it o r ia l RS 0 ,0 0 RS 3 .5 2 0 ,0 0 R$ 3.5; o r g a n iz a r m a n u s c r ito p a r a r e v is ã o R$ 0 ,0 ( R e v is ã o RS 0 ,0 0 RS 0 ,0 0 RS 0 ,0 0 R$ 0 ,0 ( in c o r p o r a r r e v is ã o RS 0 ,0 0 R$ 1 .7 6 0 ,0 0 E n v ia r p a r a a p ro d u ç ã o RS 0 ,0 0 RS 0 ,0 0 RS O.O í D e s ig n e P ro d u ç ã o RS 0 ,0 0 R$ 1 6 .1 6 0 .0 0 D e s ig n da ca p a RS 0 ,0 0 RS 2 .2 0 0 ,0 0 RS 2 .2 ( D e f i n i r p á g in a s R$ 0 ,0 0 RS 7 .3 6 0 ,0 0 D e s ig n da i l u s t r a ç ã o i n t e r i o r RS 0 ,0 0 R$ 6.6( R e v i s ã o das p á g i n as R$ 0 ,0 0 RS 1 4 .9 6 4 ,0 0 P ro v a s e í n d i c e R$ 0 ,0 0 RS 8 .8 0 0 ,0 0 I n c o r p o r a r r e v is ã o das p r im e ir a s p á g in a s E n v ia r p á g in a s de p ro v a p a ra a p ro d u çã o i n s e r i r c o r r e ç õ e s de p á g in a e i n d i c e R$ 0 ,0 ( E n v ia r p a ra o s e r v i ç o de c o n fig u r a ç ã o de c o r E n v ia r p a ra o s e r v i ç o de im p re s s ã o R$ 0,01

Nesse arquivo, os campos são separados por tabulações. Talvez não seja fácil lê­ -lo, m as esse form ato é facilm ente im portado em quase todos os program as de processam ento de dados. 15. No m enu Arquivo, clique em Sair. 0 Bloco de Notas é fechado e você retorna ao Project. Para concluir este exercício, você vai restaurar as configurações do Central de Con­ fiabilidade.

16. Na guia Arquivo, clique em Opções. 17. Clique na guia Central de Confiabilidade e em Configurações da Central de

Confiabilidade.

18. Clique na guia Formatos Herdados. 19. Abaixo de Formatos Herdados, clique em Não abra/salve arquivos com for­

matos herdados ou não padrão, no Project.

386

o Assuntos especiais

Parte 3

20. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Central de Confiabilidade e em OK novam ente para fechar a caixa de diálogo Opções do Project.

Trabalhando com formatos de arquivo de versões anteriores do Project As versões do Project 2000, 2002 e 2003 compartilharam um formato de arquivo comum que podia ser aberto em qualquer uma delas. Em outras palavras, se você estivesse usando o Project 2000, 2002 ou 2003, não precisaria prestar atenção no formato de arquivo do Project entre essas três versões. Para acomodar as novas funcionalidades da nova versão do produto, o Project 2007 introduziu um novo formato de arquivo, assim como o Project 2010. Ao executar o Project 2010, você talvez precise compartilhar os planos de projeto com usuários de versões anteriores. Existem algumas maneiras de fazer isso.

I

A estratégia mais simples é salvar no formato Microsoft Project 2000-2003 ou no formato Microsoft Project 2007 (são ambos formatos de arquivo listados na cai­ xa "Tipo" na caixa de diálogo Salvar Como). Entretanto, alguns dados relativos a novos recursos do Project 2010 serão alterados ou descartados quando salvos. As tarefas agendadas manualmente, por exemplo, serão convertidas em tarefas agen­ dadas automaticamente. Outra estratégia é tentar abrir um arquivo do Project 2010 em uma versão ante­ rior. Como o formato de arquivo do Project 2010 é diferente de todas as versões anteriores, você não pode abrir os arquivos do 2010 no Project 2007 sem primei­ ro fazer download de um conversor de arquivo no site da Microsoft.com. Se um usuário do Project 2007 tentar abrir um arquivo do 2010, o Project solicitará que ele faça download do conversor. Mesmo ao usar o conversor, os novos recursos introduzidos no Project 2010, como as tarefas agendadas manualmente, não serão suportados nas versões anteriores.

Geiraimdlo relatórios wisuais com o Excel e o Wisõ© O Project 2010 pode gerar relatórios visuais que enfocam o com partilham ento dos detalhes de agendam ento com outros aplicativos. Especificamente, você pode u sar o recurso Relatórios Visuais para exportar dados do Project para o Excel ou para o Mi­ crosoft Visio e, um a vez lá, representar visualm ente os detalhes de agendam ento em formatos atraentes.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

387

Um relatório visual pode incluir detalhes de tarefas, recursos ou atribuições. Quando você seleciona um relatório visual no Project, ele gera um banco de dados altam ente estruturado, denom inado cubo “Online Analytical Processing” (OLAP), a partir do seu plano de projeto. O Project, então, inicia o Excel ou o Visio (dependendo do relatório visual selecionado), carrega e organiza os dados usados por esse aplicativo e gera um a representação gráfica desses dados (um gráfico do Excel ou um diagram a do Visio). Os resultados específicos obtidos dependem do tipo de relatório visual que você escolher: • Os relatórios visuais do Excel utilizam os recursos de Tabela Dinâmica ou Grá­ fico Dinâmico no Excel. Você pode form atar o gráfico e modificar os detalhes no relatório da Tabela Dinâmica a partir da qual o gráfico é derivado. Os relatórios de Tabela Dinâmica são adequados para an alisar e resum ir grandes volum es de dados que os planos do Project podem conter. Você pode criar relatórios visuais com o Excel 2003 ou posterior. • Os relatórios visuais do Visio usam o recurso PivotDiagrams. Os PivotDiagrams são adequados para apresentar dados hierárquicos e podem com plem entar o Pro­ ject muito bem. Você pode não apenas personalizar os relatórios visuais como um diagram a do Visio, como tam bém filtrar e reorganizar os dados a partir dos quais o diagram a é derivado. Os relatórios visuais do Visio requerem a versão 2007 ou posterior. O Project inclui diversos modelos de relatórios visuais do Excel e do Visio. Você ta m ­ bém pode criar seus próprios relatórios visuais a partir do zero ou modificar um dos modelos fornecidos. Se você já estiver fam iliarizado com as Tabelas D inâm icas do Excel ou é um usuário experiente do Visio, e precisa an alisar e apresentar dados do Project, achará os relatórios visuais m uito interessantes. Entretanto, se você não tem experiência com Tabelas Dinâmicas do Excel ou diagram as do Visio, pode ainda exa­ m inar o recurso Relatório Visual para obter informações sobre elas. Neste exercício, você vai gerar relatórios visuais tanto no Excel quanto no Visio.

Im portante

Se o computador no qual vocé está trabalhando não tem o Excel 2003 ou posterior, ou o Visio 2007 ou posterior, você não poderá completar este exercício. Se esse for o caso, pule para a próxima seção. t

Na guia Projeto, no grupo Relatórios, clique em Relatórios Visuais. A caixa de diálogo Relatórios visuais é exibida.

383

Parte 3 o Assuntos especiais

Essa caixa de diálogo agrupa os relatórios visuais de várias m aneiras: todos os relatórios, som ente relatórios do Excel ou do Visio e detalhes de tarefas, recursos ou atribuições (divididos por relatórios de resum o e de uso). A caixa de diálogo inclui um modo de exibição simplificado do tipo de elem ento gráfico (gráfico ou diagram a) associado a cada relatório visual. Se desejar, você pode clicar nas guias da caixa de diálogo para ver como os relatórios visuais estão organizados. O pri­ meiro relatório visual que você vai gerar é baseado no Excel.

2. Clique na guia Resumo dos Recursos. 3. Clique em Relatório de Trabalho Restante de Recursos e, em seguida, em Exi­

bir.

O Project gera os dados exigidos por esse relatório, inicia o Excel e cria o relatório. Talvez você precise ajustar o nível de zoom para visualizar o gráfico inteiro.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

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A Tabela Dinâmica na qual o gráfico está baseado está na planilha Resumo dos Recursos. Se você estiver fam iliarizado com Tabelas Dinâmicas, poderá ver essa planilha e modificar as configurações da Tabela Dinâmica, se desejar.

Dica As Tabelas Dinâmicas sâo um recurso poderoso do Excel. Para aprender mais,

pesquise Tabela Dinâm ica na Ajuda do Excel.

4. Q uando term inar de trab alh ar com o gráfico do Excel, feche-o sem salvar suas alterações. Para concluir este exercício, você vai gerar um relatório visual baseado no Visio.

Im portante

Se o computador no qual você está trabalhando agora nao tiver o Visio 2007 ou posterior instalado, você náo poderá completar este exercício. Se este for o caso, vá para a próxima seçáo. No Project, a caixa de diálogo Relatórios Visuais ainda deve estar aberta. 5. Clique na guia Uso de Atribuições. 6. Clique em Relatório de Linha de Base e, em seguida, em Exibir. O Project gera os dados requeridos por este relatório, inicia o Visio e cria o diagra­ ma Relatório de Trabalho da Linha de Base.

390

Parte 3 o Assuntos especiais

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amuai mebíubi«.l3 Em seguida, você vai exam inar m ais detalhadam ente os itens desse diagram a. 7. Execute um dos seguintes procedimentos: • No Visio 2007, no m enu E xibir, aponte para Zoom e, em seguida, clique em 100 % . • No Visio 2010, no controle deslizante de Zoom, defina o nível de zoom como 100% . 8. Se necessário, ajuste as barras de rolagem vertical e horizontal até que você possa ver os detalhes do diagram a.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

391

Nesse ponto, você deve ajustar as configurações do painel PivotDiagram no Visio para alterar os detalhes incluídos no diagram a. 9. Q uando term inar de trab alh ar com o diagram a do Visio, feche-o sem salvar as alterações. 10. No Project, clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Relatórios Visuais.

LIMPEZA

Feche o arquivo Compartilhamento.

Tour orientado: Sinseronizand© as Dôsías de ftairefas entre © Project e © SharePoint (som ente Project Proffessoonal) Novo no 2010

Você P°de arm azenar os arquivos de dados do Project 2010 (Standard e Professional) em um a biblioteca de docum entos do Microsoft SharePoint 2010. Além disso, com o Project Professional 2010, você pode sincronizar as tarefas entre o Project e um novo tipo de lista no SharePoint denom inada Lista de Tarefas do Project. Você pode criar a lista de tarefas inicial no Project e depois sincronizá-la com a lista do SharePoint, ou criar a lista de tarefas inicial no SharePoint e depois criar um novo plano de projeto baseado na lista de tarefas. Em um a lista de Tarefas do Project no SharePoint, a s tarefas se com portam como tarefas agendadas m anualm ente; você pode acom panhar o progresso de um a tarefa ou adicionar novas tarefas, m as nenhum agendam ento ativo ocorre. Q uando um a lista de tarefas do SharePoint é sincronizada com o Project, você pode u sar todas as funcionalidades de agendam ento do Project, como vincular tarefas, m udar períodos de duração, etc. Para o usuário do Project Professional, a sincronização de tarefas com o SharePoint serve a dois objetivos: • Você pode criar um a lista de tarefas inicial no SharePoint e convidar os membros da equipe e outros stakeholders para adicionar tarefas, durações e outros detalhes no SharePoint. Você pode então sincronizar a lista com o Project e com pletar o trabalho de agendam ento no Project. Depois, sincronizar novam ente com o Share­ Point para que a equipe possa ver os resultados. • Você pode criar um a lista de tarefas inicial no Project e em seguida, sincronizá-la com o SharePoint. Pode então convidar os m embros da equipe e outros stakehol­ ders para ajustar os detalhes da tarefa conforme necessário. Depois, sincronizar novam ente com o Project para ajustes adicionais. Em am bos os casos, você u sa o m ecanism o de agendam ento do Project e os recursos de colaboração e m ultiusuário do SharePoint - a m elhor com binação de forças dos dois produtos.

392

Parte 3 o Assuntos especiais

Nesta seção, você verá como um gerente de projeto com bina o Project e o SharePoint para colaboração nas listas de tarefas.

Im p o rtan te

Esta seçáo nao usa arquivos de exercícios ou inclui atividades práticas para você executar. Nós nao assumimos que você tem acesso ao Project Professional e ao SharePomt quando os ilustramos aqui. Em vez disso, apresentaremos uma narrativa ilustrada de como esses produtos podem ser usados juntos. Se você tiver acesso ao Project Professional e ao SharePoint, fique à vontade para experimentar os tipos de atividades ilustradas aqui. H any Morcos é gerente de projeto na Lucerne Publishing. H any u sa o Project Profes­ sional para gerenciar o trabalho editorial e de design nos vários livros que tem no seu canal de publicação. Recentem ente, a Lucerne im plantou o SharePoint, e H any deseja usar os recursos de sincronização de lista de tarefas para envolver seus colegas mais diretam ente no desenvolvim ento do agendam ento. H any recebeu recentem ente um a lista de tarefas básica de um colega e deseja compar­ tilhá-la na organização. Ela gostaria que sua equipe ajustasse a lista de tarefas básica para que ela possa ser u sad a em um novo projeto que assum irem . Para começar, Hany vai sincronizar a lista de tarefas do Project com o SharePoint. 1. H any abre a lista de tarefas no Project.

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Isso é o que ela gostaria de sincronizar com o SharePoint e convidar os membros da su a equipe para trabalhar. 3. Na guia Arquivo, H any clica em “Salvar e Enviar," e clica em “Sincronizar com a Lista de Tarefas.” 4. H any insere a URL (Uniform Resource Locator) do site do SharePoint no qual ela deseja publicar a lista de tarefas e, então, o valida.

Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

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Depois que o Project valida a URL, H any está pronta para criar a lista de tarefas. Ela pode u sar um a lista de tarefas existente ou criar um a nova. 5. Hany insere um novo nome para a lista de tarefas e clica em Sincronizar. 0 Project cria a lista de tarefas no SharePoint e retorna ao modo de exibição Grá­ fico de Gantt. 6. Em seguida, H any visualiza a nova lista de tarefas no SharePoint.

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Com a lista de tarefas agora sincronizada ao SharePoint, H any pode convidar os membros da sua equipe para revê-la e modificá-la. 7. Os membros da equipe de H any fazem alterações à lista de tarefas, incluindo adi­ cionar novas tarefas e alterar um a data de vencim ento.

394

Parte 3 o Assuntos especiais

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8. De volta ao Project, H any repete o mesmo processo de sincronização para atu ali­ zar sua visualização das tarefas à medida que elas aparecem agora no SharePoint. fcomedat»:cta •

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A lista de tarefas mais recente aparece no Project. 9. H any aju sta a lista de tarefas inserindo alguns valores de duração, vinculando tarefas e outras ações que produzem um agendam ento de trabalho. n

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10. Finalmente, Hany sincroniza mais um a vez o plano para o SharePoint, para que sua equipe possa ver os detalhes mais recentes e eles continuarem a ajustar o plano.

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Revisão das prime 13/00/2012

07/09/2012

Revisão das prova 10/09/2012

14/09/2012

Desenvolvimento

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Avaliação da oaler 25/09/2012

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Prep para entrega 01/1C/2012

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Capítulo 17 o Compartilhe as informações do Project com outros programas

395

Após ajustes adicionais para o plano e depois de sincronizá-lo entre o Project e o SharePoint, H any faz ajustes de agendam ento no Project, que não são suportados pelo SharePoint. o rE E |

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Desse ponto em diante, H any vai gerenciar esse plano no Project. Esta seção ilustrou apenas um cenário da integração do Project e do SharePoint via sincronização de lista de tarefas. Dependendo das ferram entas e práticas de colabo­ ração da su a organização, você pode achar que o Project e o SharePoint formam um a combinação poderosa.

[P®gdí® s p rin cip a is • Você pode u sa r o recurso copiar e colar no Project exatam ente como em qualquer outro aplicativo do W indows. Entretanto, quando colar dados em um a tabela no Project, verifique se os dados desejados estão realm ente nos cam pos corretos. • Ao abrir outros form atos de dados no Project, este u sa m apas de im portação para ajudar a organizar os dados na estrutura correta em um a tabela. • 0 Project fornece suporte para salvar dados em form atos estruturados com uns, como XML. • Os relatórios visuais ajudam a exportar dados do Project para gráficos do Excel e diagram as do Visio. • Os usuários do Project Professional podem sincronizar as listas de tarefas com o SharePoint.

Resumo do Capítulo Compartilhe recursos a partir de um H»Compartilhar recursos pooi de recursos centrai entre vários Recursos para 'ConsoW acao B' planos de projeto, p. 398 Usar recursos próprios Usar recursos (requer no m nm o um pool aberto de recursos)

Qe: E

Consulte os detalhes da atribuicao em um pool de recursos, p. 404

Em caso de con flto com inform ações sobre recursos ou calendário (

O participante do com partJhamento tem prioridade Cancelar

Crie um plano de projeto consolidado para obter uma visão geral de todas as atividades em múltiplos projetos, p . 420

Vincule tarefas entre diferentes planos de projeto, p. 423

Capítulo 18

Neste capítulo, você vai aprender a: o Criar um pool de recursos e compartilhá-los entre múltiplos projetos. o Examinar a alocação de recursos entre múltiplos projetos. o Alterar as atribuições de recursos em um plano participante e ver os efeitos em

um pool de recursos.

o Alterar o período útil de um recurso no pool de recursos e ver os efeitos em um

plano participante.

o Criar um período não útil em uma data específica no pool de recursos e ver os

efeitos no plano participante.

o Criar um plano de projeto e torná-lo um plano participante para o pool de re­ cursos. o Atualizar manualmente o pool de recursos do plano participante. o Inserir planos de projeto para criar um projeto consolidado. o Vincular tarefas entre dois planos de projeto.

A rquivos de exercícios

Para concluir os exercícios deste capítulo, copie os arquivos de exercícios para seu computador Os arquivos que você usará para finalizar esses exercí­ cios encontram-se na pasta Capitulo18. Na seçno "Usando os arquivos de exercícios", no início deste livro, existe uma lista completa desses arquivos.

Im portante Se você estiver executando o Project Professional, talvez seja necessário fazer uma alteração de configuração. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios com os quais você trabalhar neste capítulo nao afetem os dados do seu Project Server. Para obter mais informações, consulte o Apêndice C, "Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Servei".

398

Parte 3 o Assuntos especiais

Orlando um pool de irecyrs©s D urante o gerenciam ento de m últiplos projetos, é comum que re c u rso s d e tra b a lh o (pessoas e equipam entos) sejam atribuídos a m ais de um projeto ao mesmo tempo. Talvez seja difícil coordenar o tempo dos recursos de trabalho entre os m últiplos pro­ jetos, especialm ente se estes forem gerenciados por pessoas diferentes. Por exemplo, um editor em um a editora de livros tem a tr ib u iç õ e s de tarefas para um novo livro, um site promocional e um com unicado para im prensa — três projetos em andam ento sim ultaneam ente. Em cada projeto, o editor poderá estar to ta lm e n te a lo c a d o ou até mesmo su b a lo c a d o . Entretanto, se você som ar todas as suas tarefas nesses projetos, poderá descobrir que ele foi superalocado, ou atribuído para trabalhar ao mesmo tempo em mais tare­ fas do que ele pode lidar. Ao trabalhar com recursos de custos em m últiplos projetos, talvez você queira ver não apenas o custo por projeto associado a um recurso de custo, m as tam bém os custos acum ulados ao longo dos projetos. Da m esm a m aneira, ao tra ­ balhar com recursos m ateriais em m últiplos projetos, você veria os recursos m ateriais consum idos acum ulados em qualquer unidade de consum o que tenha utilizado. Um p o o l d e re c u rso s pode ajudá-lo a ver como os recursos são utilizados entre m úl­ tiplos projetos. O pool de recursos é um plano de projeto a partir do qual outros pla­ nos de projeto buscam as inform ações de recursos. Ele contém informações sobre as atribuições de tarefas de todos os recursos de todos os planos de projetos vinculados ao pool de recursos. Você pode alterar as informações dos recursos - como unidades m áxim as, taxas de custo e período não útil - no pool de recursos e todos os planos de projetos vinculados utilizarão as informações atualizadas. Os planos de projetos vinculados ao pool de recursos são denom inados p la n o s p a r ti­ c ip a n te s d o c o m p a rtilh a m e n to . A seguir, está um a m aneira de visualizar um pool de recursos e os planos participantes do com partilham ento.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

399

Antes que um pool de recursos seja criado, cada projeto contém suas próprias informações de recurso. Isso pode levar a uma superalocação e duplicação das informações de recursos referentes àqueles atribuídos aos projetos.

Detalhes de recursos

Detalhes de recursos

Projeto 1

Projeto 2

Depois que um pool de recursos é criado e os planos de projeto são vinculados a ele, as informações de recursos são consolidadas no pool e atualizadas nos planos de projeto participantes. Você pode vincular também Detalhes novos planos de projeto ao pool de recursos. de recursos ---- 1-----Pool de recursos

Projeto 1 Os detalhes de atribuição dos planos participantes são atualizados no pool de recursos. Os detalhes de recursos, como horas úteis e taxas padrão, são atualizados nos Projeto 2 planos participantes.

Novo projeto

Se você gerencia apenas um projeto com recursos que não são usados em outros pro­ jetos, um pool de recursos não proporcionará vantagem algum a. Entretanto, se a sua em presa planeja gerenciar m últiplos projetos, a definição de um pool permitirá: • Inserir informações de recursos, como período não útil, em qualquer um dos pla­ nos participantes do com partilham ento ou no pool de recursos, para que ele esteja disponível em outros planos participantes. •

Exibir os detalhes de atribuição dos recursos de vários projetos em um único local.

• Exibir os custos de atribuição por recursos entre vários projetos. • Exibir os custos acum ulados para trabalho e os custos de recursos entre vários projetos. • Exibir valores de consum o acum ulados para recursos m ateriais entre vários pro­ jetos. •

Localizar recursos que estão superalocados entre vários projetos, mesmo se estive­ rem subalocados em projetos individuais.

400

Parte 3 o Assuntos especiais

Um pool de recursos é especialm ente vantajoso quando você trab alh a com outros usuários do Microsoft Project 2010 em um a rede. Nesses casos, ele é arm azenado em um local central, como um servidor de rede, e os proprietários individuais dos planos participantes (que poderão estar arm azenados localm ente ou em um servidor de rede'' com partilham o pool de recursos comum. Neste exercício, você vai criar um plano de projeto que se tornará um pool de recursos e vincular dois planos participantes a ele.

PREPARAÇAO

Inicie o Project, caso ele ainda nao esteja em execução.

Você precisa do plano de projeto Consolidação A Inicio localizado na sua pasta de arqui vos de exercícios Capitulol 8 para concluir este exercício. Abra o plano de projeto Consoli dacao A Jn ic io e, em seguida, siga estas etapas. 1. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 2. Na caixa Nome do arquivo, digite C onsolidação A e clique em Salvar.

3. Na guia Arquivo, clique em Abrir. A caixa de diálogo Abrir é exibida. 4. clique duas vezes no arquivo Consolidação B_Inicio. 5. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. A caixa de diálogo Salvar como é exibida. 6. Na caixa Nome do arquivo, digite C onsolidação R e clique em Salvar. Esses dois planos de projeto foram criados anteriorm ente e am bos contêm infor­ mações sobre recursos. Em seguida, você vai criar um novo plano de projeto que se tornará um pool de recursos. 7. Na guia Arquivo, clique em Novo. 8. Abaixo de Modelos Disponíveis, clique em Projeto em branco e clique em Criar no lado direito do modo de exibição Backstage.

Dica

Você pode também clicar duas vezes em "Projeto em branco".

O Project cria um novo plano de projeto.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

401

9. Na guia Exibição, no grupo Modo de Exibição de Recurso, clique em Planilha de recursos. 0 modo de exibição Planilha de recursos substitui o modo de exibição Gráfico de Gantt.

10. Na guia Arquivo, clique em Salvar como. 11. Navegue para a pasta Capitulo 18. 12. Na caixa Nome do arquivo, digite Pool de R ecursos Lucerne e, em seguida, cli­ que em Salvar.

Dica Você pode dar o nome que quiser a um pool de recursos, mas é recomendável indicar que ele é um pool de recursos no nome de arquivo. 13. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Organizar Tudo. O Project organiza as janelas dos três projetos dentro da sua janela. f—Antes de ser vinculado a um pool de

recursos, alquns nomes de recursos e outros detalhes estão duplicados nestes planos de projeto.

— Barra de título 8

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Nota Você nao precisa organizar as janelas do projeto dessa maneira para criar um pool de recursos, mas é útil ver os resultados a medida que eles ocorrem neste capítulo. Ao exam inar os nom es dos recursos nos dois planos de projeto (Consolidação A e Consolidação B), você pode ver que vários recursos iguais aparecem nos dois planos de projeto. Entre eles estão Carole Poland, Revisores, John E vans e outros. N enhum desses recursos está superalocado nos dois projetos.

402

Parte 3 o Assuntos especiais

Clique na barra de título da janela Consolidação B. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e depois em Compartilhar recursos. A caixa de diálogo Compartilhar recursos é exibida. Abaixo de Recursos para ‘Consolidação B\ selecione a opção Usar recursos. A lista De contém os planos de projeto abertos que podem ser usados como um pool de recursos. 17. Na caixa De, clique em Pool de Recursos Lucerne.

18. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Compartilhar recursos. Você vê as informações sobre os recursos no plano de projeto Consolidação B a p a ­ recerem no plano Pool de Recursos Lucerne. Em seguida, você vai definir o plano de projeto Consolidação A como um plano participante com o m esm o pool de recursos.

19. Clique na barra de título da janela Consolidação A. 20. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e em Com­ partilhar recursos. 21 . Abaixo de Recursos para ‘Consolidação A, clique na opção Usar recursos. 22. Na lista De, certifique-se de que Pool de Recursos Lucerne está selecionado. Pool de Recursos Lucerne está selecionado por padrão. O plano de projeto Consoli­ dação B já é um plano participante de com partilham ento, e o Project não permitirá que um plano participante de com partilham ento seja um pool de recursos de outro plano de projeto. 23. Abaixo de Em caso de conflito com informações sobre recursos ou calendá­ rio, certifique-se de que a opção O pool tem prioridade está selecionada. Selecionar essa opção faz com que o Project use as informações de recursos (como taxas de custos) no pool de recursos em vez de no plano participante, caso encon­ tre algum a diferença entre os dois planos de projeto.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

403

24. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo C o m p a rtilh a r re c u rso s. Você vê as inform ações de recursos do plano de projeto Consolidação A aparece­ rem no pool de recursos. Depois que estes dois planos participantes foram vinculados ao pool de recursos, as informações de recursos combinadas aparecem em todos os arquivos.

0 pool de recursos contém as inform ações dos recursos dos dois planos partici­ pantes do com partilham ento. O Project consolidará as inform ações de recursos dos planos participantes com base no nome do recurso. John Evans, por exemplo, está listado apenas um a vez no pool, independentem ente de quantos planos par­ ticipantes o listarem como um recurso.

Im portante O Project náo consegue combinar variações de um nome de recurso por exemplo, John Evans de um plano participante e J Evans de outro. Por isso, crie uma con­ venção para os nomes de recurso na sua empresa. Novamente, vo.cê não precisa organizar as janelas do projeto como fez neste exercício para vincular os planos participantes ao pool de recursos. E ntretanto, esse procedi­ m ento é útil neste capítulo para ver os resultados à medida que eles ocorrem.

Dica

Se você decidir que nao deseja usar um pool de recursos com um plano de projeto, pode quebrar o vínculo. Para fazer isso, no plano participante, na guia Recurso, clique em Pool de recursos e clique em Compartilhar recursos. Abaixo de Recursos para < n o m e do p ro jeto a tu a l> , selecione a opçáo Usar recursos próprios.

404

Parte 3 o Assuntos especiais

Criando um pooS de recursos dedicado Todo plano de projeto, com ou sem tarefas, pode servir como um pool de recursos. Entretanto, é melhor designar como pool de recursos um plano de projeto que não contenha tarefas. Isso porque qualquer projeto com tarefas provavelmente será concluído em algum ponto e você pode não querer que as atribuições para essas tarefas (com seus custos e outros detalhes associados) sejam incluídas indefinida­ mente no pool de recursos. Um pool de recursos dedicado sem tarefas pode permitir que pessoas como ge rentes de linha ou gerentes de recursos atualizem algumas informações sobre seus

recursos, como período não útil, no pool de recursos. Talvez essas pessoas não tenham uma função no gerenciamento do projeto e não precisem lidar com os detalhes específicos de tarefas no pool de recursos.

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Uma das vantagens m ais im portantes de u sar um pool de recursos é que ele permite que você veja como os recursos estão alocados entre os projetos. Por exemplo, você pode identificar os recursos que estão superalocados entre os m últiplos projetos aos quais eles estão atribuídos. Vamos exam inar um exemplo específico. Como você deve ter observado na seção a n ­ terior, o recurso Carole Poland, que não estava superalocado nos planos de projeto individuais, apareceu superalocado depois que o Project considerou todas as suas atri­ buições nos dois planos de projeto. Q uando as atribuições de Carole nos dois planos participantes do com partilham ento foram com binadas, elas excederam sua capacida­ de de trabalhar em pelo m enos um dia. Embora Carole provavelm ente tenha conheci­ m ento desse problema, o gerente do projeto talvez não o conheça sem configurar uir. pool de recursos (ou ouvi-lo diretam ente de Carole). Neste exercício, você vai visualizar as atribuições entre planos de projeto do pool de recursos.

1. Clique duas vezes na barra de título da janela do Pool de Recursos Lucerne. A janela do pool de recursos é m axim izada para preencher a janela do Project. No pool de recursos, você pode ver todos os recursos dos dois planos participantes do com partilham ento. Para obter um m elhor modo de exibição do uso dos recursos, você vai alterar os modos de exibição. 2. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Uso dos

Recursos.

0 modo de exibição Uso dos Recursos é exibido. 3. Na coluna Nome do recurso, clique no nome do recurso 1, Carole Poland.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

405

4. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. Os detalhes da escala de tem po no lado direito da janela do Project rolam hori­ zontalm ente para m ostrar as prim eiras atribuições de tarefas de Carole Poland. Os núm eros em vermelho (por exemplo, 16 horas em 16 de julho) indicam um dia no qual Carole Poland está superalocada. Em seguida, você vai exibir o Formulário de recursos para obter m ais detalhes sobre as atribuições de Carole.

5. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, clique em Detalhes. O Formulário de recursos aparece abaixo do modo de exibição Uso dos Recursos. f— Neste modo de exibição combinado, você pode ver as tarefas

atribuídas e detalhes de cada recurso sobre cada atribuição.

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_ O Formulário de recursos mostra as atribuições em vários projetos quando esta usando um pool de recursos. Nesse modo de exibição com binado, você pode ver todos os recursos no pool de recursos e suas atribuições (no painel superior), assim como os detalhes de cada recurso selecionado (no painel inferior) em todos os planos participantes do com­ partilham ento. Você pode ver, por exemplo, que a tarefa Edição de conteúdo, à qual Carole está atribuída, é do projeto Consolidação B e a tarefa A tribuir m em bros da equipe de lançam ento é do projeto Consolidação A. Carole não estava superalo" cada nos projetos, m as está superalocada quando você vê suas atribuições entre os projetos dessa m aneira. Se quiser, clique nos diferentes nom es de recursos no modo de exibição Uso dos Recursos para ver os detalhes de suas atribuições no Formulário de recursos. 6. Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, desmarque a caixa de seleção Detalhes.

406

Parte 3 o Assuntos especiais

Dica

Em um poo! de recursos, o Formulário de recursos e apenas uma maneira de­ ver os detalhes de atribuições específicas de planos participantes do compartilhamen­ to. Você pode adicionar as colunas Projeto ou Nome da tarefa de resumo na parti da tabela do modo de exibição Uso dos Recursos. Isso mostrara em que projeto cada. atribuição de tarefa está e qual o nome da tarefa de resumo da atribuição.

Atualizando as atribuições em ym plano participante Você deve lem brar que um a atribuição é o correspondente de um recurso para um a tarefa. Como os detalhes da atribuição de um recurso se originam nos planos partici­ pantes do com partilham ento, o Project atualiza o pool de recursos com os detalhes da atribuição à medida que você os atualiza no plano participante. Neste exercício, você vai alterar as atribuições do recurso em um plano participante e ver as alterações lançadas no pool de recursos.

1. No cabeçalho de coluna Nome do recurso no plano Pool de Recursos Lucerne, selecione recurso 13, L uís Sousa.

Você pode ver que Luis não tem um a atribuição nos planos participantes. (0 valor do seu campo Trabalho é zeroõ Em seguida, você vai atribuir Luis a um a tarefa em um dos planos participantes e ver o resultado no pool de recursos, assim como no projeto. 2. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Consolida­

ção A.

0 Project exibe o plano de projeto Consolidação A. A tualm ente, ele tem o modo de exibição Planilha de Recursos exibido. 3. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

O modo de exibição Gráfico de G antt é exibido. 4. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. &

A caixa de diálogo Atribuir recursos é exibida. 5. Na coluna Nome da tarefa, clique no nome da tarefa 5, D efinir e encom endar o m aterial de m arketing.

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6. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. 7. Na coluna Nome do recurso, na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Luis Sousa e em Atribuir. 0 Project atribui Luis à tarefa.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

407

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8. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir recursos. 9. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Pool de

Recursos Lucerne.

10. Verifique se o recurso 13, L u is Sousa, está selecionado e, em seguida, na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a Tarefa. Pool d» Pt. uno» ii x t r *

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Conforme esperado, a nova atribuição de tarefa de Luis Sousa aparece no pool de recursos. Q uando o pool de recursos está aberto no Project, todas as alterações feitas nas atri­ buições dos recursos ou outras inform ações sobre os recursos de qualquer um dos planos participantes são m ostradas im ediatam ente em todos os outros planos partici­ pantes do com partilham ento abertos e no pool de recursos. Você não precisa alternar entre os planos participantes e o pool de recursos, como fez neste capítulo, para veri­ ficar as atribuições de recursos atualizadas.

403

Parte 3 o Assuntos especiais

A tu alizan d o as inform ações de ym recyirso em ym pool de reeyrsos O utra vantagem im portante de u sa r um pool de recursos é que ele proporciona um local central no qual você pode inserir os detalhes do recurso, como taxas de custos e período útil. Q uando as inform ações de um recurso são atu alizad as no pool de recur­ sos, elas se tornam disponíveis em todos os planos participantes do com partilham en­ to. Isso pode ser especialm ente útil em em presas com um grande núm ero de recursos que trabalham em m últiplos projetos. Em em presas m aiores, pessoas como gerentes de linha, gerentes de recursos ou a equipe de um e sc r itó rio d e p r o g ra m a s geralm en­ te são responsáveis por m anter atu aliza d a s as inform ações gerais dos recursos. YVilliam Flash inform ou que não estaria disponível para trab alh ar nos dias 30 e 31 de agosto. Neste exercício, você vai a tu a liz a r o período útil de um recurso no pool e ver as alterações nos planos participantes do com partilham ento. 1. No plano Pool de Recursos Lucerne, selecione o nom e do recurso 8, W illiam F lash. / 2. Role a parte dividida em fases do m odo de exibição para a direita até as a trib u i­ ções de W illiam na sem a n a de 26 de agosto. I* ' U

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3. Na g u ia Projeto, no g ru p o Propriedades, clique em Alterar Período de Traba

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A caixa de diálogo A lterar Período Útil é exibida. 4. Na caixa P a r a c a le n d á r io , verifique se W illiam F lash e stá selecionado. O calendário de recursos de W illiam é exibido n a caixa de diálogo A lterar Período Útil. W illiam disse que n ão e sta ria disponível p a ra tra b a lh a r n a q u in ta e n a sexta, 30 e 31 de ag o sto , porque p lan eja p a rtic ip a r de u m w o rk sh o p .

5. Na g u ia Exceções da caix a de diálogo Alterar Período Útil, clique n a prim eira lin h a abaixo de Nome e digite W illia m em w o rk s h o p .

Capítulo 18 © Consolide projetos e recursos

409

6. Clique no campo Início e digite ou selecione 3 0 /0 8 /2 0 1 2 . 7. Clique no campo Concluir e digite ou selecione 3 1 /0 8 /2 0 1 2 e, em seguida, pres­ sione Enter.

8. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo A lte ra r Período Ú til. Agora, William não tem um trabalho agendado (como tinha anteriorm ente) neste período. Como 30 e 81 de agosto foram marcados como dias—, nao uteis para este recurso, nenhum trabalho está agendado nesses dias e eles sáo formatados como dias nao úteis para este recurso.

410

Parte 3 o Assuntos especiais

Para verificar se a definição de período não útil de W illiam foi a tu alizad a nos planos participantes, você vai exam inar seu período útil em um desses planos de projeto. 9. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Consolida­

ção A.

10. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Traba­

lho.

A caixa de diálogo Alterar Período Útil é exibida. 11. Na caixa Para calendário, clique em William Flash. Na guia Exceções, você pode ver que 30 e 31 de agosto estão m arcados como dias não úteis para William; a alteração do período útil desse recurso no pool de recur­ sos foi atualizada nos planos participantes.

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Planejamento completo! Fase de lançamento Interno Imctar reundode lançamento do

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Dica Para rolar o calendário rapidamente para agosto de 2012 na caixa de diálogo Alterar Período Útil, basta selecionar o nome de exceção ou a data de início ou térmi ­ no da exceção de William. 12. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

411

Atyalizand© ®s períodos úteis de to do s @s projetos em ym pool de reeyrs©s No exercício anterior, você alterou um período de trabalho de um recurso individual no pool de recursos e viu a alteração ser lançada nos planos participantes do com par­ tilham ento. Outra capacidade poderosa de um pool de recursos é permitir que você al­ tere os períodos úteis de um calendário base e veja as alterações atualizadas em todos os planos participantes que u sam esse calendário. Por exemplo, se você especificar que determ inados dias (como feriados) devem ser dias não úteis no pool de recursos, essa alteração será lançada em todos os planos participantes.

Im p o rta n te Por padrão, todos os planos participantes compartilham os mesmos ca­ lendários base, e todas as alterações feitas no calendário base em um plano participante são refletidas em todos os outros planos participantes por meio do pool de recursos. Se você tem um plano participante específico para o qual deseja usar diferentes períodos úteis do calendário base, altere o calendário base utilizado por esse plano participante. Neste exercício, você vai definir o período não útil em um calendário base no pool de recursos e ver essa alteração em todos os planos participantes do com partilham ento.

1. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Pool de Recursos Lucerne. A em presa toda participará de um a feira de livros local no dia 13 de agosto e você deseja que esse seja um dia não útil para todos os planos participantes.

2. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Traba­ lho. A caixa de diálogo Alterar Período Útil é exibida.

3. Na caixa Para calendário, selecione Standard ou Padrão (Calendário do pro­ jeto) na lista suspensa. Dica Os calendários base, como 24 Horas, Turno da Noite e Padrão (ou Standard), aparecem na parte superior da lista na caixa Para Calendário. Os nomes dos calendá­ rios dos recursos aparecem abaixo dos calendários base. / As alterações no período útil para o calendário base padrão no pool de recursos afetam todos os planos de projeto participantes do pool de recursos.

4. Na guia Exceções da caixa de diálogo Alterar Período Útil, clique na prim eira linha abaixo de Nome e digite Feira do Livro local.

5. Clique no campo Início e digite ou selecione 13/08/2012 e, em seguida, clique em Concluir. 0 Project preenche o mesmo valor no campo Concluir.

412

Parte 3 o Assuntos especiais

—13 de agosto está definido como um dia não útil no pool de recursos.

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Iniciar reunião de lançamento Completarformulário de lançc Dfstnbuir cópias anteapadas Lançamento do portal público Lançamento de programas so> TonlPoe

Completar questionário do au. Viagens

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6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil. Para verificar se essa alteração feita no calendário base Standard (ou Padrão) no pool de recursos foi atu alizad a nos planos participantes, você vai exam inar um período útil de um dos planos.

7. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Consolida­ ção A. 8. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clique em Alterar Período de Trabalho. A caixa de diálogo Alterar Período Útil é exibida.

9. Na caixa Para calendário, certifique-se de que Standard ou Padrão (Calendário do projeto) está selecionado na lista suspensa. Note a exceção Feira do Livro local no dia 13 de agosto. Todos os planos de projeto que são planos participantes (ou com partilhados) do mesmo pool de recursos ve­ rão essa m udança no calendário base.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

413

Se você quiser, pode trocar para o plano de projeto Consolidação B e verificar se o dia 13 de agosto também é um dia não útil para esse projeto.

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10. Clique em Cancelar para fechar a caixa de diálogo Alterar Período Útil. 11. Feche e salve as alterações para todos os planos de projeto abertos, incluindo o pool de recursos.

Im portante

Quando você abre um plano participante, deve abrir também o pool de recursos se quiser que o plano participante seja atualizado com as alterações mais recen­ tes feitas no pool. Por exemplo, suponha que você altere o período útil do calendário de projeto no pool de recursos e, em seguida, o salve e feche. Se posteriormente você abrir um plano participante, mas nao abrir também o pool de recursos, esse plano participante não refletirá o período útil do calendário de projeto atualizado.

Vinculando ím®w©s pianos de projeto a recursos

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pool de

Você pode tornar um plano de projeto participante de um pool de recursos a qualquer m omento: ao inserir inicialm ente as tarefas do plano de projeto, depois de atribuir recursos às tarefas ou mesmo depois de o trabalho ter começado. Após configurar um

414

Parte 3 o Assuntos especiais

pool de recursos, talvez seja útil tornar participantes do com partilham ento todos os novos projetos com os planos de projeto com partilhados já criados. Dessa m aneira, você pode alterar as inform ações de recursos no pool de recursos.

Dica

A grande vantagem de criar os novos planos de projeto como planos participantes de um pool de recursos é a economia de tempo, pois as informações dos seus recursos estarào instantaneamente disponíveis. Você nao vai precisar inserir novamente os dados de recurso algum. Neste exercício, você vai criar um plano de projeto e o tornar um plano participante do pool de recursos.

1. Na guia Arquivo, clique em Abrir. A caixa de diálogo Abrir é exibida. 2. Navegue até a pasta Capitulo 18 e clique duas vezes em Pool de Recursos Lucerne. O Project solicita que você selecione o modo como deseja abrir o pool de recursos. /

Im portante Uma opção padrao é abrir o pool de recursos como somente leitura. Você poderá escolher essa opçáo se estiver compartilhando um pool de recursos com outros usuários do Project em uma rede. Entretanto, se você armazenar o pool de re­ cursos localmente, deve abri-lo como leitura-gravaçáo. Para ler mais sobre como abrir um pool de recursos, clique em Ajuda na caixa de diálogo Abrir o pool de recursos. 3. Clique na segunda opção para abrir o pool de recursos como leitura-gravaçáo.

4. Clique em OK. O pool de recursos é aberto com o modo de exibição Uso dos Recursos exibido. 5. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Recurso, clique em Planilha

de recursos.

0 modo de exibição Planilha de recursos aparece. 6 . Na guia Arquivo, clique em Novo. 7. Abaixo de Modelos Disponíveis, certifique-se de que Projeto em branco está selecionado e clique no botão Criar. O Project cria um novo plano de projeto. 8. Na guia

Arquivo, clique em Salvar Como.

A caixa de diálogo Salvar como é exibida.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

415

9. Navegue para a pasta Capitulo 18. 10. Na caixa Nome do arquivo, digite C o n so lid ação C e clique no botão Salvar.

11. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo A tribuir recursos está inicialm ente vazia, porque você ainda não inseriu um a inform ação de recursos nesse plano de projeto. 12. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e em Com­

partilhar recursos.

A caixa de diálogo Compartilhar recursos é exibida. 13. Abaixo de Recursos para ‘Consolidação C\ selecione a opção Usar recursos.

14. Certifique-se de que Pool de Recursos Lucerne está selecionada na caixa De e clique em OK para fechar a caixa de diálogo Compartilhar recursos. Na caixa de diálogo Atribuir recursos, aparecem todos os recursos do pool de re­ cursos. of& m

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Agora, esses recursos estão prontos para serem atribuídos às tarefas desse projeto.

15. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir recursos. 16. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Quando solicitado, clique em Sim para salvar suas alterações. O plano de projeto Consolidação C é fechado e o plano Pool de Recursos Lucerne permanece aberto. 17. Na guia Arquivo, clique em Fechar. Q uando solicitado, clique em Sim para salvar suas alterações feitas ao pool de recursos.

416

Parte 3 o Assuntos especiais

Im portante Você salva as alterações feitas no pool cie recursos porque ele registra os nomes e locais de seus planos participantes.

Solução de problem as Se um plano participante do compartilhamento for excluído, as informações de atribuição desse plano participante permanecerão armazenadas no pool de recursos. Para limpar essas informações, você precisa quebrar o vinculo com o plano participante. Para fazer isso, abra o pool de recursos como leitura-gravaçao. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e clique em Compartilhar recursos. Na caixa de diálogo Compartilhar recursos, clique no nome do participante ayo ra excluído e, em seguida, no botão Quebrar vinculo. Note que o que você vê na caixa de diálogo Compartilhar recursos para um pool de recursos é diferente do que você vê em todos os outros tipos de planos de projeto.

A brindo ym piam© participante e atualizando um pool de irecyrsos Se você está com partilhando um pool de recursos com outros usuários do Project em um a rede, aquele que estiver com o pool aberto como leitura-gravação impedirá que os outros atualizem as informações de recursos, como taxas de custo padrão, ou tor­ nem outros planos de projeto participantes desse pool. Por isso, é m elhor abri-lo como som ente leitura e u sar o com ando A tualizar Pool de Recursos apenas quando for ne­ cessário atualizá-lo com informações de atribuição. Para fazer isso, na guia Recursos, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e, em seguida, em A tualizar Pool de Recursos. Esse com ando atualiza o pool de recursos com as novas informações de atribuição; depois que isso é feito, qualquer pessoa que abrir o pool de recursos verá as informações de atribuições m ais recentes. Neste capítulo, você está trabalhando com o pool de recursos e os planos participantes localmente. Se você for u sar um pool de recursos em um a rede, é recomendável enten­ der o processo de atualização. Este exercício apresenta esse processo. Neste exercício, você vai alterar as atribuições em um plano participante e enviar m a­ nualm ente as informações de atribuição atualizadas para o pool de recursos. 1. Na guia Arquivo, clique em Abrir. 2. Navegue até a pasta Capitulo 18 e clique duas vezes no arquivo Consolidação A. Como esse plano de projeto é um participante vinculado a um pool de recursos, o Project fornece as seguintes opções.

Capítulo 18 © Consolide projetos e recursos

417

3. Clique na opção Abrir o pool de recursos para ver as atribuições contidas em todos os arquivos participantes do compartilhamento e clique em OK. A escolha da segunda opção, Não abrir outros arquivos, permite que você veja as atribuições em apenas um plano participante do com partilham ento. O pool de recursos é aberto como som ente leitura em segundo plano. (Se você deseja verificar isso, exam ine os itens no com ando A lternar Janelas na guia Exi­ bição.) Em seguida, você vai alterar algum as atribuições no plano participante do com partilham ento. 4. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Atribuir Recursos. A caixa de diálogo A tribuir recursos é exibida. Primeiro, você vai atribuir um re­ curso a um a tarefa. 5. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 3, Completar questionário do autor.

6. Na coluna Nome do recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Hany Morcos e em Atribuir. O Project atribui H any à tarefa. !---- :—’-----:

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Seg 16/07/12 Terl7/C7/12 Ter 17/07/12

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Ter 31/07/12 Ter 31/07/12 Qua 01/08/12 Qua (0/98/12 Qua C1/05/12 Qua 01/33/12 Cui C2/06/12 Qul 02/00/12

Em seguida, você removerá um recurso de um a tarefa. 7. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 5, D efinir e encom endar o m aterial de m arketing. 8. Na coluna Nome do recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Toby Nixon (localizado próximo à parte superior da coluna Nome do Recurso) e em Remover. O Project remove Toby da tarefa.

418

Parte 3 o Assuntos especiais

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Qul 02/08/12 Qul02/08/12

Você fez duas alterações de atribuição no plano participante. Como o pool de re­ cursos está aberto como som ente leitura, essas alterações não foram salvas per­ m anentem ente no pool de recursos. Em seguida, você vai atu alizar o pool de re­ cursos. 9. Na guia Recurso, no grupo Atribuições, clique em Pool de Recursos e em Atua­

lizar o Pool de Recursos.

O Project atualiza as informações de atribuição no pool de recursos com os novos detalhes do plano participante. Q ualquer outra pessoa que abra ou atualize agora verá as informações de atribuição atualizadas.

Im portante

Somente as informações de atribuição são salvas no pool de recursos do plano participante. Quaisquer alterações feitas aos detalhes de recursos, como unidades máximas, no plano participante nao são salvas no pool de recursos quando você atualiza. Quando você deseja alterar os detalhes de recursos, abra o pool de recursos em leitura/cjravação. Depois que ele está aberto como leitura/gravação, você pode alterar os detalhes de recursos no pool de recursos ou no plano participante, e os outros planos de projeto serão atualizados. Em seguida, você vai alterar um a atribuição no plano participante, fechar esse plano e atualizar o pool de recursos.

10. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 8, Iniciar reunião de lança­ m ento do livro.

11. Na coluna Nome do Recurso na caixa de diálogo Atribuir recursos, clique em Carole Poland e em Atribuir. O Project atribui Carole à tarefa.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

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12. Clique em Fechar para fechar a caixa de diálogo Atribuir recursos. 13. Na guia Arquivo, clique em Fechar. 14. Quando solicitado a salvar as alterações feitas ao plano Consolidação A, clique em

Sim.

Já que o pool de recursos estava aberto como som ente leitura, as alterações de atribuição m ais recentes dos planos participantes não foram atualizadas no pool. Você tem as opções m ostradas na figura a seguir.

15. Clique em OK. 0 Project atualiza as inform ações de atribuição com os novos detalhes do plano participante. 0 pool de recursos perm anece aberto como som ente leitura. 16. Na guia A rquivo, clique em Fechar. Como o pool de recursos foi aberto no formato som ente leitura, o Project o fecha sem solicitar que você salve as alterações.

420

Parte 3 o Assuntos especiais

C onsolidando planos de projeto A m aioria dos projetos envolve várias pessoas trabalhando em tarefas em horas dife­ rentes, às vezes em locais diferentes e geralm ente para supervisores diferentes. Em­ bora um pool de recursos possa ajudá-lo a gerenciar os detalhes dos recursos nos pro­ jetos, talvez ele não proporcione o nível de controle desejado sobre tarefas e relações entre projetos. Uma boa m aneira de reunir as extensas informações de um projeto é u sar um projeto consolidado, um plano de projeto que contém outros planos, denom inados projetos inseridos. Os projetos inseridos não residem no plano de projeto consolidado, mas estão vinculados a ele de m aneira que podem ser visualizados e editados a partir dele. Se um plano de projeto é editado fora do projeto consolidado, as informações atualiza­ das são exibidas no plano de projeto consolidado na próxim a vez em que ele é aberto.

Dica

Os planos de projeto consoiidados também sáo conhecidos como projetos mestre e os planos de projeto inseridos são conhecidos como subprojetos; entretanto, este capi­ tulo usa os termos consolidado e inserido. Utilizar os planos de projeto consolidados permite que você: • Veja todas as tarefas dos planos de projeto da sua em presa em um único modo de exibição. • Resum a as inform ações do projeto em níveis mais altos de gerenciam ento. Por exemplo, você poderá inserir o plano de projeto de um a equipe no plano de projeto m aior consolidado do departam ento e, em seguida, inserir esse plano no plano de projeto m aior consolidado da empresa. • Divida os dados do projeto em diferentes planos para corresponder à natureza do seu projeto, como por fases, com ponentes ou locais. Então, você pode colocá-los de volta em um plano de projeto consolidado para um exame abrangente do todo. • Veja todas as inform ações dos seus projetos em um único local, para que possa filtrar, classificar e agrupar os dados. Os planos de projeto consolidados usam recursos de estru tu ra de tópicos do Project. Um plano inserido aparece como um a tarefa de resumo no plano de projeto consolida­ do, exceto por su a barra de G antt de resumo ser cinza e um ícone de projeto inserido aparecer na coluna Indicadores. Quando você salva um plano de projeto consolidado, tam bém é solicitado a salvar todas as alterações feitas nos planos de projeto inseridos. Neste exercício, você vai criar um novo plano de projeto consolidado e inserir dois planos de projeto.

1. Na guia Arquivo, clique em Novo. 2. Abaixo de Modelos Disponíveis, clique em Projeto em branco e em Criar.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

421

0 Project cria um novo plano de projeto. Esse plano será o plano consolidado no qual você vai inserir outros projetos. 3. Na guia Projeto, no grupo Inserir, clique em Subprojeto. A caixa de diálogo Inserir projeto é exibida.

4. Navegue até a pasta Capitulo 18 e, enquanto pressiona a tecla Ctrl, selecione Con­ solidação A e Consolidação B. 5. Clique em Inserir. O Project insere os dois projetos no projeto consolidado como tarefas de resum o recolhidas. 6. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. O Project exibe as barras de G antt das tarefas de resum o recolhidas. Note o ícone Projeto Inserido na coluna Indicadores e as barras de tarefa de resumo cinzas. Em seguida, você salvara o novo projeto consolidado. inicio] Modo „ Nomeio tircfa

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7. Na guia Arquivo, clique em Salvar Como. 8. Navegue para a pasta Capitulo 18. 9. Na caixa Nome de arquivo, digite P ro jeto s C o n so lid ad o s e, depois, em Salvar. Em seguida, você vai exibir os detalhes dos dois projetos inseridos.

10. Na guia Exibição, no grupo Dados, clique em Estrutura de Tópicos e, em segui­ da, em Mostrar subtarefas. 0 Project pergunta se você deseja abrir o pool de recursos. Na verdade, o Project ainda não carregou o conteúdo dos planos de projeto inseridos, e m ostrar as sub­ tarefas no projeto consolidado é sem elhante a abri-los.

11. Certifique-se de que a opção Abrir o pool de recursos para ver as atribuições ' contidas em todos os arquivos participantes do compartilhamento está se­ lecionada e, em seguida, clique em OK.

O Project expande os dois planos de projetos. Observe que as identificações de tarefa em am bos os projetos inseridos começam em 1 e as tarefas de resumo repre­ sentando os projetos inseridos são num erados como 1 e 2. Em seguida, você vai exam inar os detalhes dos projetos inseridos.

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Parte 3 o Assuntos especiais

12. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique em Projeto inteiro. 0 Project ajusta a escala de tempo no Gráfico de Gantt para que a duração comple­ ta dos dois projetos inseridos fique visível. O !v ' ]v V

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Para concluir este exercício, você vai exibir a tarefa de resumo do projeto do plano de projeto consolidado. 13. Na guia Formato, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Tarefa de Resumo do

Projeto.

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Incorporar revisã 5 dias

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Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

423

Os valores dessa tarefa de resumo, como duração e trabalho, representam os valo­ res resumidos dos dois projetos inseridos. Como a Lucerne Publishing desenvolve muitos projetos, inseri-los dessa maneira no plano de projeto consolidado faz com que você possa visualizar todas as atividades da empresa em um único local. 14. Feche e salve as alterações de todos os arquivos abertos.

Dica Para criar rapidamente um plano de projeto consolidado e inserir projetos que es­ tão abertos no Project, na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Novo. Abaixo de Pro­ jetos, selecione os projetos abertos que vocè deseja inserir e, em seguida, dique em OK.

Criando dependências entre projetos A maioria dos projetos não existe isoladamente. As tarefas ou fases em um projeto podem depender de tarefas de outros projetos. Você pode mostrar essas dependências vinculando tarefas entre projetos. As razões pelas quais talvez você precise criar dependências entre projetos incluem: • A conclusão de uma tarefa em um projeto pode permitir o início de uma tarefa em outro. Por exemplo, outro gerente de projeto talvez precise concluir uma de­ claração de impacto ambiental antes que você possa iniciar a construção de um edifício. Mesmo que essas duas tarefas sejam gerenciadas em planos de projetos separados (talvez porque departamentos separados de uma empresa de desenvol­ vimento as estejam concluindo), um projeto tem uma dependência lógica sobre o outro. • Uma pessoa ou uma peça de equipamento poderá ser atribuída a uma tarefa em um projeto e você precisará atrasar o início de uma tarefa em outro projeto até que o recurso conclua a primeira. Talvez as duas tarefas não tenham nada em comum além da necessidade desse recurso. As relações das tarefas entre os planos de projeto são similares aos vínculos entre tarefas dentro de um plano de projeto, exceto que tarefas predecessoras e sucessoras têm seus nomes e barras de Gantt na cor cinza. Tais tarefas são, às vezes, chamadas de ta r e fa s -J a n ta s m a , porque elas não são vinculadas a tarefas dentro do plano de projeto, mas a tarefas em outros planos de projeto. Neste exercício, você vai vincular as tarefas em dois planos de projeto e ver os resulta­ dos nos dois planos de projeto, assim como em um plano consolidado.

1. Na guia Arquivo, clique em Abrir. A caixa de diálogo Abrir é exibida. 2. Navegue para a pasta Capitulo 18 e clique duas vezes no arquivo Consolidação B.

424

Parte 3 o Assuntos especiais

3. Clique Abrir o pool de recursos para ver as atribuições contidas em todos os arquivos participantes do compartilhamento e, em seguida, em OK. 4. Na guia Arquivo, clique em Abrir. 5. Navegue para a pasta Capitulo 18 e clique duas vezes no arquivo Consolidação A. 6. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 12, Preparar k it de vendas do livro. Você precisa do kit de vendas do livro antes de começar uma tarefa no plano Con­ solidação B, portanto você criará uma dependência entre os dois planos. 7. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Consolida­

ção B.

8. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

O modo de exibição Gráfico de Gantt aparece. 9. Clique no nome da tarefa 13, D esign da ilustração inteüor. 10. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. O Project rola o modo de exibição Gráfico de Gantt para exibir a tarefa 13. -5 - t*

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Q u l23/08/12 Qua 22/08/12

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Qul 25/10/12 Qul 01/11/12

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11. No modo de exibição Gráfico de Gantt, arraste a barra divisora vertical para a direita até que a coluna Predecessoras fique visível.

12. No campo Predecessoras para a tarefa 13, clique no campo para que o cursor apareça logo depois de um valor de predecessora existente, 1211.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

425

13. Logo após o valor da predecessora existente 1211 digite, Consolidação A\12 (sem espaços entre 1211 e a vírgula e o texto subsequente). io

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Quando cria um vínculo de predecessora externa, o Project requer o seguinte for­ mato: NomeDoArquivo\ IdDaTarefa. 14. Pressione Enter. O Project insere a tarefa predecessora externa denominada Preparar k it de vendas do livro no projeto. A tarefa externa representa a tarefa 12 do projeto Consolidação A.

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424

Parte 3 o Assuntos especiais

3. Clique Abrir o pool de recursos para ver as atribuições contidas em todos os arquivos participantes do compartilhamento e, em seguida, em OK. 4. Na guia Arquivo, clique em Abrir. 5. Navegue para a pasta Capitulo 18 e dique duas vezes no arquivo Consolidação A. 6. Na coluna Nome da Tarefa, clique no nome da tarefa 12, Preparar k it de vendas do livro. Você precisa do kit de vendas do livro antes de começar uma tarefa no plano Con­ solidação B, portanto você criará uma dependência entre os dois planos. 7. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternar Janelas e em Consolida­

ção B.

8. Na guia Exibição, no grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de

Gantt.

O modo de exibição Gráfico de Gantt aparece. 9. Clique no nome da tarefa 13, D esign da ilustração interior. 10. Na guia Tarefa, no grupo Edição, dique em Rolar até a tarefa. O Project rola o modo de exibição Gráfico de Gantt para exibir a tarefa 13. f] U->•!»■ . &

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Cronofram a do larvç 36,88 dia* Seg 16/07/12 Qua 05/09/1. Fase de Planejam*! Seg 16/07/12 Seg 30/07/12 Atnbuir membro 1 dio Seg 16/07/12 Seg 16/07/12 Ter 17/07/12 Ter 17/07/12 Completar Quest 0,2 sems

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11. No modo de exibição Gráfico de Gantt, arraste a barra divisora vertical para a direita até que a coluna Predecessoras fique visível.

12. No campo Predecessoras para a tarefa 13, clique no campo para que o cursor apareça logo depois de um valor de predecessora existente, 1211.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

425

13. Logo após o valor da predecessora existente 1211 digite, Consolidação A\12 (sem espaços entre 1211 e a vírgula e o texto subsequente). Oeslgn e Produção Deslgn da capa

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426

Parte 3 o Assuntos especiais

Dica

Se você apontar para a barra de Gantt da tarefa externa, o Project exibirá uma Dica de Tela que contém detalhes sobre a tarefa externa, incluindo o caminho com pleto para o plano de projeto externo onde a tarefa predecessora externa (a tarefa fantasma) está localizada. Em seguida, você vai examinar a tarefa externa no plano de projeto Consolidação A.

15. Na guia Exibição, no grupo Janela, clique em Alternas Janelas e em Consolida­ ção A. , 16. Na coluna Nome da Tarefa, selecione os nomes da tarefa 12, Preparar k it de ven­ das do livro, e da tarefa 13, D esign da ilustração interior.

17. Na guia Exibição, no grupo Zoom, clique no botão Zoom, clique na opção Zoom... e em Tarefas selecionadas. Clique em ok para fechar a janela Zoom. O Project ajusta a parte gráfica do modo de exibição Gráfico de Gantt para exibir as tarefas selecionadas. MxreufTPioint B tv n

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Aqui, você pode ver que a tarefa 12, Preparar k it de vendas do livro, é uma prede­ cessora para a tarefa externa 13, D esign da ilustração interior. Como a tarefa 13 é uma sucessora sem outro vínculo a esse projeto, ela não tem efeito sobre outras tarefas aqui. 0 vínculo entre esses dois planos de projeto permanecerá até que você o quebre. A exclusão de uma tarefa no plano de origem ou de uma tarefa fantasma no plano de destino excluirá a tarefa correspondente ou a tarefa fantasma no outro plano. 18. Feche e salve as alterações de todos os arquivos abertos. Para concluir este exercício, você vai exibir o vínculo entre esses dois projetos no plano de projeto consolidado. 19. Na guia Arquivo, clique em Abrir. 20. Navegue para a pasta Capitulo 18 e clique duas vezes no arquivo Projetos Conso­

lidados.

21. Clique em Abrir o pooJ de recursos para ver as atribuições contidas em todos os arquivos participantes do compartilhamento e, em seguida, em OK.

Capítulo 18 o Consolide projetos e recursos

427

22. No plano de agendamento Cronograma de lançamento do livro de exercícios para crianças (o segundo projeto inserido), clique no sinal de menos próximo ao nome da tarefa 1, Fase de planejam ento. O Project recolhe essa fase. Isso permite que você veja as tarefas predecessora e sucessora nos dois projetos inseridos. 23. Na guia Tarefa, no grupo Edição, clique em Rolar até a tarefa. Você pode ver a linha de vínculo entre a tarefa Preparar k it de vendas do livro em um projeto inserido e a tarefa D esign da ilustração interior no outro. No plano de projeto consolidado, — o vinculo entre projetos aparece como um vínculo de tarefa normal.

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Como você está examinando um plano de projeto consolidado que mostra as ta­ refas dos dois planos de projeto, o vínculo entre as tarefas dos dois projetos não aparece como uma tarefa fantasma. A seguir, estão algumas dicas e sugestões adicionais para trabalhar com projetos con­ solidados e vínculos entre projetos: • Se você quiser, pode desativar os vínculos entre projetos. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Project, na guia Avan­ çado, na seção Opções de vinculação entre projetos deste projeto < nom edo arqui­ vo> , desmarque a caixa de seleção Mostrar sucessoras externas e Mostrar predecessoras externas. • Ao visualizar um projeto consolidado, você pode criar vínculos entre projetos ra­ pidamente clicando no botão Vincular tarefas na guia Tarefa. Arrastar o mouse entre duas barras de tarefas terá o mesmo efeito.

428

Parte 3 o Assuntos especiais

• Cada vez que você abrir um plano de projeto com vínculos entre projetos, o Project pedirá que você atualize os vínculos entre eles. Você pode suprimir essa solici­ tação se não quiser ser lembrado outra vez ou pode dizer ao Project para aceitar automaticamente os dados atualizados do plano de projeto vinculado. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Opções. Na caixa de diálogo Opções do Project, na guia Avançado, abaixo de Opções de vinculação entre projetos deste projeto < nom e do arquive» , selecione as opções desejadas.

LIMPEZA

Feche todos os arquivos abertos.

Pontos p rin cip ais • Se você tiver informações de recursos duplicadas em mais de um plano de projeto, um pool de recursos é uma excelente maneira de coletar informações de recursos entre planos de projeto e apontar problemas, como superalocação. • Além de indicar o período não útil de recursos em um pool, você pode editar o calendário do projeto em um pool de recursos (por exemplo, marcar feriados como período não útil) e essas informações serão divulgadas a todos os planos partici­ pantes. • Os detalhes de atribuição de recursos de todos os planos participantes do compar­ tilhamento estão disponíveis para visualização (mas não para edição) no arquivo de pool de recursos. • A consolidação de planos de projeto em um único plano é útil quando você deseja ver todos os detalhes agregados em um único local (o plano de projeto consolida­ do) e ainda continuar a trabalhar com os planos de projeto individuais. • Quando uma tarefa em um único plano de projeto tem uma dependência lógica com uma tarefa em outro plano de projeto, você pode vincular os dois com um vínculo entre projetos. Isso produz o que às vezes denominamos de tarefa fantas­ ma (a tarefa predecessora ou sucessora) nos dois planos de projeto.

Pa rte 4

A Um breve curso em gerenciamento de projetos................. 431 B Um roteiro para desenvolver seu projeto e sua habilidade em gerenciamento de p ro je to ................................................439 C Usando os arquivos de exercícios se estiver conectado ao Project Server............................................................................ 443 D Usando o Microsoft Project 2010 Passo a Passo em sala de aula: sugestões para instrutores.................................447

Apêndice A

Em todo este livro, incluímos orientações sobre a melhor maneira de usar o Microsoft Project 2010 ao mesmo tempo em que usa práticas consagradas no gerenciamento de projetos. Este apêndice enfoca os conceitos básicos de gerenciamento de projeto, independentemente das ferramentas de software que você possa usar para ajudá-lo a gerenciar os projetos. Embora o gerenciamento de projetos seja um assunto abrangen­ te e complexo, neste apêndice abordaremos o modelo " triâ n g u lo d o p r o je to " . Neste modelo, você considera os projetos em termos de te m p o , c u s to e esco p o .

Ertteradeind© © que define um projeto Ser bem-sucedido como gerente de projetos requer que você conclua seus projetos no prazo, dentro do orçamento e que os resultados deixem seus clientes satisfeitos. Isso parece muito simples, mas quantos projetos você conhece (ou em quantos já traba­ lhou) que foram concluídos com atraso, custaram muito mais do que o orçado ou ainda não atenderam às necessidades de seus clientes? O livro Guide to the Project M anagem ent Body ofK now ledge (publicado pelo Project Management Institute) — chamado de PMBOK — define um projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço exclusivo”. Vamos exami­ nar essa definição para esclarecer o que é e o que não é um projeto.

Dica Para obter mais informações sobre o Project Management Institute e o PMBOK, consulte o Apêndice B, “Um roteiro para desenvolver seu projeto e habilidades de geren­ ciamento de projeto". Em primeiro lugar, um projeto é temporário. A duração de um projeto pode ser de ape­ nas uma semana ou de anos, mas todo projeto tem uma data de término. Talvez você não conheça essa data de término quando o projeto inicia, mas ela está em algum lu­ gar no futuro. Os projetos não são o mesmo que operações contínuas, embora os dois tenham muita coisa em comum. O perações c o n tin u a s , como o nome sugere, duram indefinidamente; você não estabelece uma data de término. Os exemplos incluem a maioria das atividades dos departamentos de contabilidade e de recursos humanos. As pessoas que executam operações contínuas também podem gerenciar projetos; por

432

Apêndice A

exemplo, um gerente do departamento de recursos humanos de uma grande organi­ zação pode planejar uma feira de recrutamento de universitários. Mas os projetos se diferenciam das operações contínuas pela data de término prevista, como a data da feira de recrutamento. Além disso, um projeto é um esforço. Os recu rso s, como pessoas e equipamentos, pre­ cisam realizar trabalho. O esforço é empreendido por uma equipe ou uma organização e, portanto, os projetos são compostos de eventos planejados, intencionais. Projetos bem-sucedidos não acontecem espontaneamente; é necessária uma boa quantidade de preparação e planejamento inicial. Finalmente, todo projeto cria um produto ou serviço exclusivo. Esse é o r e su lta d o do projeto e a razão pela qual o projeto foi empreendido. Uma refinaria que produz gaso­ lina não produz um produto exclusivo. A ideia geral, nesse caso, é produzir um bem de consumo padronizado; você não compra gasolina em um posto que seja significa­ tivamente diferente da gasolina de outro posto. Por outro lado, os aviões comerciais são produtos exclusivos. Embora todos os aviões Boeing 787 possam parecer idênti­ cos para nós, cada um deles, na verdade, é altamente personalizado para atender às necessidades do seu comprador. Agora, você pode perceber que grande parte do trabalho executado no mundo é traba­ lho orientado a projeto. Na verdade, uma parte substancial do seu trabalho pode ser enfocado no gerenciamento de projetos, mesmo que esse não seja o título do trabalho. O gerenciamento de projeto é uma profissão reconhecida por muitas décadas, mas alguma forma de trabalho de gerenciamento de projeto ocorre quando as pessoas executam algum trabalho complexo. Quando as Grandes Pirâmides de Giza no Egito foram construídas, alguém em algum lugar teve de controlar os recursos, cronograma e especificações para o resultado final.

Dica Agora, o gerenciamento de projeto é um profissão muito reconhecida na maioria das indústrias. Para aprender mais sobre empresas que treinam gerentes de projetos e gerenciamento de projeto avançado como uma profissão, consulte o Apêndice B.

O íiTDâiimgyifl© dl© projeto, visu alizan d o projetos em ternm©s de tem po, custo e escopo Você pode visualizar o trabalho do projeto de várias maneiras, mas o nosso método preferido é o que, às vezes, é chamado de triângulo do projeto ou triângulo de restri­ ções triplas.

Apêndice A

433

Esse tema tem muitas variações, mas o conceito básico é que todo projeto tem algum elemento de restrição de tempo, tem algum tipo de orçamento e requer alguma quan­ tidade de trabalho para ser concluído. (Em outras palavras, ele tem um escopo defi­ nido.) No Project, o termo restrição tem um significado específico, mas aqui estamos usando o significado mais geral, que é um fator de limitação. Vamos considerar essas restrições uma de cada vez.

Tempo Você já trabalhou em um projeto que tivesse um prazo final? (Talvez devéssemos per­ guntar se você já trabalhou em um projeto que não tivesse um prazo final...) 0 tempo limitado é uma restrição do projeto com a qual todos nós provavelmente estejamos familiarizados. Se você estiver trabalhando em um projeto agora, peça aos integrantes da sua equipe para determinar o prazo final do projeto. Talvez eles não conheçam o orçamento do projeto ou o escopo de trabalho detalhadamente, mas, provavelmente, todos sabem qual é o prazo imediato e o prazo final do projeto total. A seguir, estão alguns exemplos de restrições de tempo: • Você está construindo uma casa e precisa terminar o telhado antes do início do período de chuvas. • Você está montando um grande estande de exposição para uma feira que começa­ rá em dois meses. • Você está desenvolvendo um novo sistema de controle de estoque que deve estar testado e em execução no início do próximo ano fiscal. Desde crianças, fomos treinados para entender o tempo. Nós usamos relógios de pulso, agendas de papel e eletrônicas e outras ferramentas para nos ajudar a gerenciar o tempo. Para muitos projetos que criam um produto ou evento, o tempo é a restrição mais importante a ser gerenciada.

434

Apêndice A

Custo Você pode pensar em custo simplesmente em termos monetários, mas, no contexto dos projetos, o custo tem um significado mais abrangente: inclui todos os recursos necessários para executar o projeto. Os custos incluem pessoas e equipamentos que executam o trabalho, os materiais que eles usam e todos os outros eventos e questões que requerem dinheiro ou a atenção de alguém em um projeto. A seguir, estão exemplos de restrições de custo: • Você assinou um contrato a preço fixo para entregar um site comercial a um clien­ te. Se os seus custos excederem o preço combinado, seu cliente poderá ser muito compreensivo, mas provavelmente não concordará em renegociar o contrato. • O presidente da sua empresa o indicou para executar um projeto de pesquisa de clientes usando apenas o pessoal e o equipamento do seu departamento. • Você recebeu uma doação de US$5.000 para criar uma instalação pública de artes. Não há outro fundo. • Para quase todos os projetos, o custo é fundamentalmente uma restrição limitante; poucos projetos podem ultrapassar o orçamento sem exigir uma ação corretiva.

Escopo Você deve considerar dois aspectos do escopo: o do produto e o do projeto. Todo pro­ jeto bem-sucedido gera um produto único: um item tangível ou um serviço. Normal­ mente, os clientes têm algumas expectativas sobre os recursos e funções dos produtos que eles consideram comprar. O esco p o d o p ro d u to descreve a qualidade, os recursos e as funções pretendidas desse produto - geralmente em detalhes minuciosos. Os do­ cumentos que resumem essas informações são, às vezes, chamados de especificações do produto. Um serviço ou um evento normalmente tem alguns aspectos previstos também. Todos nós temos expectativas sobre o que faremos ou veremos em uma festa, um concerto ou um evento esportivo. O esc o p o d o p ro je to , por outro lado, descreve o trabalho necessário para entregar um produto ou um serviço com o escopo do produto pretendido. O escopo do projeto normalmente é medido em fases e tarefas. A seguir, estão alguns exemplos de restrições de escopo: • Sua empresa ganhou um contrato para desenvolver um produto automotivo que tem requisitos precisos — por exemplo, dimensões físicas medidas para 0,01 mm. Essa é uma restrição de escopo de produto que vai influenciar os planos de escopo do projeto. • Você está construindo um prédio em um lote que tem uma restrição de altura de 15 metros.

Apêndice A

435

• Você só pode usar serviços internos para desenvolver parte do seu produto, e esses serviços seguem uma metodologia de desenvolvimento de produto diferente da que você tinha planejado. O escopo do produto e o escopo do projeto têm uma relação direta. O gerente de proje­ to, para gerenciar bem o escopo do projeto, também deve entender o escopo do produ­ to ou saber como se comunicar com aqueles que entendem.

Tempo, cysí© 0 esc©[©©° gereradamento dias restrições dl© projeto O gerenciamento de projeto se torna mais interessante quando você precisa equilibrar as restrições de tempo, custo e escopo dos seus projetos. O triângulo do projeto ilustra 0 processo de equilibrar as restrições, porque os três lados do triângulo estão conecta­ dos e a alteração de um lado afeta pelo menos um dos outros. A seguir, estão alguns exemplos de equilíbrio das restrições: • Se a duração (tempo) do seu cronograma de projeto diminuir, talvez você precise aumentar o orçamento (custo), porque deverá contratar mais recursos para fazer o mesmo trabalho em menos tempo. Caso não possa aumentar o orçamento, poderá ser necessário reduzir o escopo, porque os recursos existentes não poderão com­ pletar todo 0 trabalho planejado em menos tempo.

Seu plano de projeto inicial tem essas restrições de tempo, custo e escopo.

Você deve ajustar seu plano se a duração da agenda for encurtada. 1 Diminua a duração do projeto de agendamento... 3 2... E voce„ pode também precisar aumentar o custo...

3... Ou diminuir o escopo do projeto. Caso seja necessário diminuir a duração de um projeto, certifique-se de que a qua­ lidade global do projeto não será reduzida de forma não intencional. Por exemplo, 0 controle de qualidade e teste geralmente ocorrem por último em um projeto

436

Apêndice A

de desenvolvimento de software; se a duração do projeto diminuir, no final es­ sas tarefas poderão ser cortadas. Você precisa pesar as vantagens da redução da duração do projeto em relação às desvantagens potenciais de um resultado com qualidade menor. • Se o orçamento (custo) do seu projeto diminuir, talvez você precise de mais tempo, porque não poderá pagar por tantos recursos ou por recursos da mesma eficiência. Caso não possa aumentar o tempo, precisará reduzir o escopo do projeto, porque todo o trabalho planejado não poderá ser realizado por menos recursos no tempo que você tem.

Seu plano de projeto inicial tem essas restrições de tempo, custo e escopo.

Você deve ajustar seu plano se o custo diminuir. 2... E você pode 1 Diminua também precisar o custo aumentar a duração do prójeto. do projeto...

3... Ou diminuir o escopo do projeto. Se for necessário diminuir o orçamento de um projeto, você deve examinar as ca­ tegorias de recursos materiais orçados. Um material de categoria mais baixa não é necessariamente um material de qualidade inferior. Desde que a categoria do material seja apropriada para o uso pretendido, ele ainda será de alta qualidade. Aqui, está um exemplo que podemos relatar: comida a quilo e churrascaria são duas categorias de restaurante, mas você pode encontrar exemplos de alta e baixa qualidade em cada um deles. Você também deve examinar os custos de recursos humanos e equipamentos que planeja usar. É possível contratar pessoas menos experientes por salários mais baixos para executar tarefas mais simples? Entretanto, a redução de custos do projeto pode levar a um resultado de menor qualidade. Como um gerente de pro­ jeto, você deve considerar (ou, mais provavelmente, comunicar aos tomadores de decisão) as vantagens versus os riscos da redução de custos. • Se o escopo do projeto aumentar, talvez seja necessário mais tempo ou recursos (custo) para completar o trabalho adicional. Quando o escopo do projeto aumentar depois que o projeto tiver iniciado, isso é denominado deformação de escopo. A al-

Apêndice A

437

teração do escopo no meio do projeto não é necessariamente algo ruim; por exem­ plo, o ambiente no qual o resultado do seu projeto vai operar pode ter sido alte­ rado ou você pode ter aprendido mais sobre a natureza do trabalho desde o início do projeto. A alteração do escopo do projeto só será ruim se o gerente do projeto não reconhecer e planejar os novos requisitos — isto é, quando outras restrições (custo, tempo) não forem examinadas de acordo e, se necessário, ajustadas.

Seu plano de projeto inicial tem Você deve ajustar seu plano se o escopo do projeto for aumentado. essas restrições de tempo, custo e escopo. 3... Ou 2... E você pode também aumente o precisar aumentar a custo do Custo duração do projeto. projeto. Tempo

Escopo 1 Aumente o escopo do projeto Tempo, custo e escopo são os três elementos essenciais de qualquer projeto. Para ser bem-sucedido como gerente de projeto, você terá de conhecer como essas três restri­ ções se aplicam aos seus projetos e ser capaz de comunicá-las aos seus stakeholders (partes interessadas no projeto). Aqui, está nossa palavra final sobre o modelo de triângulo do projeto. Como todos os modelos simples de assuntos complexos, é uma ferramenta de aprendizagem útil, mas nem sempre é um reflexo do mundo real. Se projetos reais sempre fossem exe­ cutados como o triângulo do projeto sugere que eles sejam, talvez você visse projetos entregues com atraso, mas no custo planejado ou com o escopo esperado; ou, projetos concluídos no prazo com o escopo esperado, mas com um custo mais alto. Em outras palavras, 'você poderia esperar ver no mínimo um elemento do triângulo dentro do que foi planejado. Mas a triste verdade é que muitos projetos, mesmo com uma ri­ gorosa supervisão de gerenciamento de projeto, são entregues com atraso, acima do orçamento e com um escopo aquém do esperado em termos de funcionalidade. Prova­ velmente você participou de alguns projetos desse tipo. O gerenciamento de projeto é um campo exigente. O sucesso no gerenciamento de projeto requer uma mistura rara de habilidades e conhecimento sobre práticas e ferramentas de agendamento, assim como habilidade no setor ou indústria no qual um projeto será executado.

438

Apêndice A

Gerendando seus projetos
Apêndice B

IJ01 roteiro para desenvolver §©y projeto e swa habilidade ©rm §©r@rDC[arrQ@nt® de projeto Se você concluiu a maioria dos capítulos deste livro, está bem preparado para domi­ nar o Microsoft Project 2010. Entretanto, um livro pode levá-lo apenas até aqui. Para aprofundar ainda mais seu conhecimento em Project e em gerenciamento de projeto, procure as fontes a seguir.

Junte-se a um a com unidade ©3@apren d izad o d© [Project Se há alguma coisa que podemos falar sobre os usuários do Project, é que eles adoram falar sobre o programa e seus trabalhos e compartilhar idéias com outras pessoas. Se você é um profissional autônomo ou trabalha em uma grande organização, provavel­ mente achará uma comunidade de usuários do Project por perto. Se você está em uma grande organização, especialmente uma com um forte foco em ge­ renciamento de projeto, talvez encontre aí um grupo interno de usuários do Project ou um grupo de suporte. Esses grupos fazem reuniões informais frequentes para fornecer treinamento e suporte, criticar planos de projeto e compartilhar as melhores práticas. Se esses grupos não existirem na sua organização, talvez você possa começar um. Existem muitos grupos de usuários do Project em todo o mundo. Unir-se a um grupo de usuários é uma excelente maneira de ampliar sua exposição ao uso do Project; ele também pode ser uma excelente fonte de suporte, treinamento e contatos profissionais.

440

Apêndice B

A seguir, estão alguns locais onde você pode procurar grupos de usuários do Project e recursos relacionados: • O Microsoft Project User Group (MPUG) é a associação oficial do setor para o Pro­ ject. O MPUG oferece informações sobre uma variedade de recursos de gerencia mento de projeto e do Project, assim como um diretório de grupos de usuários em todo o mundo. Encontre-o na Web em www.mpug.com. • A área do Project do site Microsoft Office Online inclui várias ferramentas e infor­ mações da Microsoft e outros usuários do Project para ajudá-lo a gerenciar seus projetos. Encontre-a em http://office.com e navegue para a página do Project. • O grupo de notícias (newsgroup) e o fórum oficiais do Project oferecem ajuda e discussões com outros usuários, incluindo os Microsoft Most Valuable Professionals (MVPs). Para conhecê-los, consulte os websites http://support.microsoft.eom/gp/gp_newsgroups_master#tab9 http://answers.microsoft.com/en-us/office/ • Os MVPs do Microsoft Project são especialistas no Project independentes (não fun­ cionários da Microsoft) que recebem o status oficial de MVP pela Microsoft em reconhecimento pelas suas especialidades e trabalho em ajudar uma grande co­ munidade de usuários a usar o Project com êxito. Os MVPs respondem a perguntas em grupos de notícias. Encontre as informações sobre o Project MVP em https:// mvp.support.microsoft.com/communities/mvp.aspx e navegue para a página do Project. • As áreas de Enterprise Project Management (EPM) do site da Microsoft Office On­ line incluem avaliação, implantação e informações de administração de TI para soluções do Microsoft EPM. Encontre-as na Web em http://office.com e navegue para a página do Project Server. • Um dos autores desse livro, Carl Chatfield, posta em um blog cujo foco é o Project, gerenciamento de projeto e equipes de trabalhadores do conhecimento. Encontre o blog em http://www.projhugger.com. Para mostrar formalmente sua especialidade no Project, você pode se tornar um profis­ sional certificado. A Microsoft desenvolveu certificações Microsoft Certified Technolo­ gy Specialist (MCTS) para o Project, soluções de gerenciamento de projeto empresarial para o Project 2007 e oferece certificações similares para o Project 2010. Para aprender sobre oportunidades de treinamento e requisitos para certificação do Project, veja em http://www.microsoft.com/learning.

Apêndice B

441

Junte-se a nsma com unidade de aprendizado ©nu gerenciam ento de pErqjjeí© (ÍProJect M anagem ent Learning CommunDty) Talvez mais do que outros programas de desktop, o Project requer que você esteja envolvido em uma atividade formal específica: o gerenciamento de projeto. 0 geren­ ciamento de projeto pode ser uma mistura estimulante de desafios técnicos, organi­ zacionais e sociais. O Project Management Institute (PMI) é a organização líder de gerenciamento de projeto profissional. 0 PMI enfoca na configuração de padrões de gerenciamento de projeto, desenvolve e oferece programas educacionais e certifica gerentes de projeto. A certificação PMI mais conhecida é a Project Management Professional (PMP). O “Guide to the Project Management Body of Knowledge” - publicado pelo PMI e refe­ renciado como o PMBOK, descreve as práticas de gerenciamento de projeto, áreas de conhecimento e terminologia geralmente aceitas. Além disso, o PMI publica os jornais Project Management Journal e PM NetWork. Você pode aprender mais sobre o PMI na Web em www.pmi.org.

Palavras fin a is Existem, claro, muitas organizações comerciais ou sem fins lucrativos que valem a pena dedicadas ao Project e ao gerenciamento de projeto além daquelas que descreve­ mos aqui. 0 Project desfruta de uma posição líder no diverso, e às vezes controverso, mas sempre interessante mundo do gerenciamento de projetos. Sempre que você estiver usando seu próprio Project, ou necessitar de conhecimentos de gerenciamento de projeto, ou ainda de desenvolvimento de carreira, pode encontrar hoje uma grande variedade de organizações de suporte e parceiros. Os autores dese­ jam a você o maior sucesso!

Apêndice C

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©©©eeía®1 ]© a© [Pr@j@ef SeErw er Este apêndice trata de alguns ajustes que você talvez precise fazer se estiver exe­ cutando o Microsoft Project Professional conectado ao Microsoft Project Server. Esse apêndice também fornece algumas informações preliminares sobre o Project Server e o gerenciamento empresarial de projeto, e vincula a informações adicionais.

Alterando as c©mfigyraçèes de coimía se estôwer conectado a© Project Seirweir Se você tem o Project Professional e ele está configurado para o Microsoft Project Ser­ ver, existem alguns ajustes que você deve fazer para evitar a publicação inadvertida dos arquivos de exercícios deste livro no seu Project Server.

1. Na barra de tarefas do Windows, clique no botão Iniciar. O menu Iniciar aparece.

2. No menu Iniciar, aponte para Todos os programas, clique em Microsoft Office e em Microsoft Project 2010. Dependendo de como as opções da sua empresa tiverem sido configuradas no Project Professional, você talvez seja solicitado a escolher uma conta do Project Server. Se for assim, complete a etapa 3. Do contrário, pule para a etapa 4.

3. Se a caixa de diálogo Logon for exibida, na caixa Perfil, selecione Computador e /

clique em OK.

Escolher essa opção configura o Project Professional para trabalhar independente­ mente do seu Project Server e ajuda a garantir que os dados dos arquivos de exer­ cícios usados neste livro não serão publicados por acidente no seu Project Server. O Project aparece. Em seguida, você vai examinar ou ajustar algumas opções da empresa.

444

Apêndice C

4. Na guia Arquivo, clique em Informações e, em seguida, em Gerenciar Contas. A caixa de diálogo Contas do Project Server é exibida. 5. Note o valor de Conta atual: • Se o valor de Conta atual for outra coisa que não Com putador, abaixo de Ao Iniciar, clique em Escolher uma conta e em OK. Ou • Se o valor de Conta atual for Computador, clique em Cancelar. Selecionar “Escolher uma conta” fará com que o Project Professional solicite uma conta com a qual trabalhar quando você iniciá-lo. Isso ajuda a garantir que os arquivos de exercícios deste livro não serão publicados acidentalmente no seu Project Server. Quando precisar trabalhar com informações do seu Project Server, quando solici­ tado a escolher um perfil na inicialização do Project, clique no nome do perfil do Project Server. f 6. Saia e reinicie o Project Professional. Se solicitado a escolher um perfil, clique em Computador e em OK. O Project Professional é exibido. Você agora é capaz de trabalhar com os arquivos de exercícios conforme descrito nos capítulos deste livro.

Introdução a© Gerenciam ento empresarial] de projetos (Enterprise [Project M anagem ent) Este apêndice apresenta algumas diferenças entre o gerenciamento de projeto de desktop (conforme você praticou neste livro) e o gerenciamento empresarial de pro­ jetos b a se a d o n o P ro je c t S e rv e r. O Project Server é a pedra angular do Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution (nós vamos nos referir a ele como “EPM baseado no Project Server”). O EPM é uma das práticas mais complexas, mas potencialmente a mais compensadora, que uma grande organização pode adotar. Algumas vantagens organizacionais do EPM baseado no Project Server incluem: • Capturar as melhores práticas da sua empresa com referência a modelos de fluxo de trabalho e capacidades de recursos nos modelos da empresa. • Aumentar a percepção em relação à carga de trabalho e disponibilidade dos recur­ sos em todos os projetos e outras atividades na sua organização. • Desenvolver maneiras consistentes de descrever e controlar as atividades do pro­ jeto em toda a organização. • Coletar uma faixa ampla de dados relativos aos projetos e relatar esses dados de maneira informativa e oportuna.

Apêndice C

445

Embora você possa ser o único usuário do Project na sua empresa, o verdadeiro “usuário” do EPM é a empresa inteira-, portanto, o conjunto de ferramentas de soft­ ware é correspondentemente mais complexo do que a simples execução do Project em um único computador. Por esse motivo, a abordagem completa dos detalhes do EPM está muito além do escopo deste livro. Entretanto, queremos ilustrar o EPM baseado no Project Server, para que você possa começar a determinar se ele pode desempenhar uma função útil na sua empresa. Para a maioria das empresas, acreditamos que a resposta será “sim”, mas do interesse inicial no EPM baseado no Project Server até a sua implementação total existe uma série de etapas complexas. Esperamos que esta breve introdução possa ajudá-lo a formular algumas idéias de como o EPM baseado no Project Server pode melhorar o desempenho da sua empresa. Se você completou os capítulos anteriores deste livro, já tem uma boa introdução ao gerenciamento de projeto na escala de um gerente de projeto único com projetos que possuem dezenas de recursos trabalhando em centenas de tarefas. Agora, você pode praticar o gerenciamento de projeto nessa escala. Na verdade, com um pool de recur­ sos e recursos de múltiplos projetos, como projetos consolidados, um único gerente deve ser capaz de ficar à frente de vários projetos em várias etapas de conclusão com o Project sendo executado em um único computador. Agora, imagine dezenas de gerentes de projetos planejando e controlando centenas de projetos, cada um deles com centenas ou mesmo milhares de recursos e tarefas — to­ dos dentro de uma única empresa. O gerenciamento de projeto nessa escala requer um alto grau de planejamento, coordenação e padronização. Esse é o domínio do EPM: planejamento, coordenação e execução de um grande número de projetos simultanea­ mente em uma grande empresa. Pense em suas experiências passadas ou atuais trabalhando em projetos em uma grande empresa e tente responder a perguntas do tipo: Os possíveis projetos foram avaliados em relação às metas e aos objetivos da or­ ganização, de forma que os projetos selecionados para execução se alinharam com as metas da organização? Os projetos foram definidos e examinados de maneira consistente que permitis­ sem comparações precisas? As atribuições de recursos foram feitas com conhecimento total de disponibilida­ de, localização e habilidades de cada recurso? O executivo principal da empresa tem uma imagem clara do status de cada pro­ jeto? Se a sua resposta a essas perguntas for “não”, provavelmente a empresa não pratica o EPM. Não há dúvida de que muitas empresas grandes podem obter muitos benefícios ao adotar o EPM; entretanto, essa não é uma tarefa fácil, ou eles já o teriam imple­ mentado. O êxito com o EPM requer muita força de vontade do principal executivo

446

Apêndice C

da empresa (o executivo financeiro), um grupo bem treinado de administradores, ge­ rentes de projeto e de recursos, e uma infraestrutura de software capaz de permiti-lo. A seguir, estão alguns recursos que irão ajudá-lo a avaliar, planejar e implantar uma solução EPM baseada no Project Server: • Explore as opções de colaboração disponíveis para o Project Professional. Para fazer isso, na guia Arquivo, clique em Salvar e Enviar. • Reveja todo o material relevante sobre a área do Project Server no site do Office Online. Encontre-o na Web em http://office.com e navegue para a página do Pro­ ject Server. • Considere participar de um treinamento em sala de aula sobre a implantação do EPM do Microsoft Learning. Verifique os site da Microsoft Learning para obter in­ formações sobre o Project Server: http://www.microsoft.com/learning. • Se você está em uma organização que é relativamente nova para a disciplina do gerenciamento de projeto ou falta um grupo de TI (Tecnologia da Informação) in­ terno experiente, considere trabalhar no processo de implantação do Project Server com um parceiro Project reconhecido. Você pode começar sua pesquisa por uma empresa parceira qualificada aqui: http://pinpoint.microsoft.com. Nós esperamos que essa breve introdução possa dar a você e à sua empresa um bom início na exploração das ferramentas e práticas do EPM.

Apêndice D

yjsay©]® © M icrosoft Project 2010 Passo a Fsiss© ©Dia §a0® de aula: sugestões para in s t r u t o r e s

Este livro é adequado para vários ambientes e necessidades de aprendizado, incluindo: • Treinamento individualizado • Treinamento em sala de aula com instrutor Se você é um instrutor preparando material de treinamento para entregar em sala de aula, este apêndice oferece algumas sugestões para integrar melhor este livro nos seus planos de lições ou currículo.

Correspondendo © conteúdo às necessidades educacionais A tabela a seguir descreve a organização deste livro e como você, como um instrutor, pode incorporá-lo no ambiente de treinamento da sala de aula.

448

Apêndice D

Nível do livro

Foco do treinamento

Livro inteiro

Atribuir durante todo o curso ou na parte que enfoca o desenvolvimento das capacida­ des do Microsoft Project 2010.

Parte

Parte 1, "Um projeto simples". Inclui os Capítulos 1 a 6. 0 Capítulo 1 é uma introdução ao Project, especialmente ajustado para os novatos. Os Capítulos 2 a 5 abordam um ciclo de vida do projeto completo e apresenta tarefas, recursos, atribuições, formatação e recursos de monitoramento do Project. Os capítulos na Parte 1 seguem uma sequência lógica. Se seus alunos têm alguma experiência com o Project 2010, você talvez decida pular a Parte 1. A Parte 2 (Capítulos 7 a 14), "Agendamento avançado". Aborda um ciclo de vida do projeto completo e apresenta recursos mais avançados relativos a tarefas, recursos, atri­ buições, formatação e atividades de monitoramento do Project. Os capítulos da Parte 2 seguem uma sequência lógica. A Parte 3 (Capítulos 15a 18), "Assuntos especiais". Aborda alguns assuntos que não fazem parte de um ciclo de vida do projeto, mas são importantes para um treinamento bem detalhado do Project. Os capítulos da Parte 3 não estão em uma sequência especí­ fica.

Capítulo

Cada capítulo é uma solução de aprendizado completa que enfoca um conjunto de re­ cursos importantes do Project. A maioria dos capítulos deste livro requer o uso de pelo menos um e, às vezes, vários arquivos de exercícios. Se você tem áreas de recursos específicas que deseja abordar, pode atribuir os capítulos baseados no assunto. Por exemplo, se deseja enfocar características de recursos no Pro­ ject, pode atribuir o Capítulo 3, "Configure recursos", seguido do Capítulo 8, "Ajuste os detalhes dos recursos" e possivelmente o Capítulo 18, "Consolide projetos e recursos" (se deseja tratar de pool de recursos). Vários capítulos incluem os boxes "Foco do gerenciamento de projeto", nas quais os princípios ou questões de gerenciamento de projeto são apresentados no contexto da funcionalidade do Project. Essas barras laterais são uma grande oportunidade para am­ pliar as discussões e atividades em sala de aula, para abranger as práticas de gerencia­ mento de projetos.

Seção

Cada capítulo consiste em várias seções. No início de cada capítulo, você encontrará os objetivos de aprendizado tratados nesse capítulo. Os objetivos informam as metas educacionais de cada seção para que você e seus alunos entendam que habilidades irão dominar. Neste livro, as seções são fortemente sequenciais dentro do capítulo; os alunos devem completar as seções na ordem em que aparecem. Se você precisar atribuir apenas algu­ mas seções de um capítulo, verifique em que estado o arquivo de exercício do capítulo deve estar no início de cada seção atribuída. Em alguns casos, você talvez precise criar versões específicas de arquivos de exemplo para a seção.

Apêndice D

449

Nível do livro

Foco do treinamento

A parte explicati­ va da seção

Cada seção é mais ou menos dividida entre uma parte explicativa, que define os con­ ceitos principais, e a atividade prática (o procedimento numerado). Ao apresentar os conceitos principais para os alunos, você talvez queira elaborar sobre o conteúdo forne­ cido. Por exemplo, se você está ensinando gerenciamento de projeto em um curso de engenharia, talvez queira fornecer exemplos e termos mais específicos de engenharia na sua explicação.

Atividade prática por seção

A atividade prática por seção deve ser completada pelos alunos ou por um instrutor enquanto é observado pelos alunos. Os procedimentos são bem ilustrados para que os alunos possam verificar seus resultados em relação às ilustrações. Os alunos podem trabalhar nas atividades práticas fora da sala de aula, ou na sala de aula, se ela estiver equipada com computadores. Para ambientes de laboratório, você pode achar útil trabalhar com pares de alunos para que um complete a atividade prática enquanto o outro lê as instruções, e ambos discutam os resultados. Eles podem então alternar as funções entre as seções.

Arquivos de exer­ cícios

Este livro inclui instruções sobre como fazer download dos arquivos de exercícios usados em atividades práticas deste livro. Caso os arquivos de exercícios se tornem impróprios para os novos usuários (por exemplo, alunos que completam as atividades mas sobrescrevem os arquivos de exercícios originais), você pode reinstalar novos arquivos de exer­ cícios a partir da Web.

As seções e os capítulos neste livro variam em termos de número de páginas e, para as atividades práticas, tempo de conclusão. Por essa razão, recomendamos que você atribua tempo aos alunos para que possa estimar melhor a duração das práticas. Um usuário experiente do Project deve ser capaz de completar qualquer capítulo neste li­ vro em uma hora,- um usuário novato do Project, entretanto, pode requerer um tempo substancialmente maior. Dependendo do ambiente da sua sala de aula e dos objetivos do treinamento, você pode achar que várias estratégias institucionais são efetivas, incluindo: • O instrutor conduz uma palestra ou discussão por meio da parte explicativa de uma seção e demonstra a atividade prática no Project. • O instrutor conduz uma palestra e atribui alunos para completar a atividade prá­ tica nos computadores da sala de aula ou laboratório. • O instrutor conduz uma palestra e atribui aos alunos o complemento da atividade prática fora da sala de aula. • O instrutor atribui leitura e conclusão das atividades práticas aos alunos, para serem concluídas fora da sala de aula. Essas são apenas algumas opções possíveis.

450

Apêndice D

Ensinando gerenciam ento de projeto com © Project Um princípio importante da estratégia educacional do livro é que o sucesso com o Project é construído sobre o sucesso com a prática de gerenciamento de projeto básico. Embora o Project seja um aplicativo cheio de recursos, o domínio dos seus recursos isoladamente não é garantia de sucesso no gerenciamento de projeto. Por essa razão, você encontrará material sobre a prática de gerenciamento de projetos em todo este livro. Consulte, por exemplo: • Os muitos boxes “Foco do gerenciamento do projeto” em todos os capítulos • Apêndice A, “Um breve curso em gerenciamento de projeto ” • Apêndice B, “Um roteiro para desenvolver seu projeto e sua habilidade em geren­ ciamento de projeto” Este livro não prescreve uma metodologia específica de gerenciamento de projeto, mas em geral seus objetivos estão em alinhamento com o “Guide to th e Project M a­ nagem ent Body ofK now ledge (PMBOK)" do Project Management Institute’s (PMPs) e práticas de gerenciamento de projeto aceitas. Dito isso, é importante reconhecer que algumas áreas importantes do gerenciamento de projeto estão além do escopo de atividades executadas com o Project. O recruta­ mento e a contratação de recursos, por exemplo, são atividades críticas para muitos projetos, mas não são atividades que o Project suporte diretamente. Se o contexto educacional for focado nas características do Project mais do que na prática do geren­ ciamento de projeto, mesmo assim explore esse assunto com seus alunos para que eles possam obter uma compreensão completa do gerenciamento de projeto e onde especificamente o Project pode suportá-los melhor.

acumulação

Método pelo qual um projeto incor­ re no custo de uma tarefa ou um recurso. Os três tipos de acumulação são início, rateado e fim.

agendamento controlado pelo empe­ nho Método de agendamento no qual o

trabalho de uma tarefa permanece constante independentemente do número de recursos atri­ buídos a ela. À medida que os recursos são adi­ cionados a uma tarefa, a duração diminui, mas o trabalho total permanece o mesmo e é distri­ buído entre os recursos atribuídos. O agenda­ mento controlado pelo empenho é desativado por padrão, mas pode ser ativado para tarefas de unidades fixas ou de duração fixa. O agen­ damento controlado pelo empenho é sempre ativado para tarefas de trabalho fixo.

alocaçao

Parte da capacidade de um recurso dedicada ao trabalho em uma tarefa específica.

anotação

Informações (incluindo arquivos vin­ culados ou embutidos) que você deseja associar a uma tarefa, recurso ou atribuição.

atribuição

Associação de um recurso de traba­ lho (uma pessoa ou uma parte de equipamento) a uma tarefa. Você também pode atribuir um recurso material ou de custo a uma tarefa, mas esses recursos não têm efeito sobre o trabalho ou a duração.

AutoFiltro

Em uma tabela, modo rápido de vi­ sualizar oií organizar apenas as informações de tarefas ou recursos que atendem aos critérios escolhidos.

barra de progresso

Representação gráfica em uma barra no modo de exibição Gráfico de Gantt que mostra a quantidade de uma tarefa concluída.

calendário

Configurações que definem os dias e horas úteis de um projeto, recursos ou tarefas.

calendário base

Calendário que pode servir como calendário do projeto ou de tarefa. Um calendário base também define os períodos úteis padrão para calendários de recursos. O Microsoft Project inclui três calendários base, denominados Standard (ou Padrão), 24 horas e Turno da noite. Você pode personalizá-los ou

usá-los como uma base para o seu próprio ca­ lendário base.

calendário base do turno da noite

Calendá­ rio base incluído no Microsoft Project designado a acomodar um turno de trabalho entre 23:00 e 08:00, também chamado de turno de trabalho do “cemitério”.

calendário base padrão

Calendário base in­ cluído no Microsoft Project designado a acomo­ dar um turno de trabalho das 09:00 às 18:00 de segunda a sexta.

calendário de recursos

Os dias e horas úteis e não úteis de um recurso de trabalho espe­ cífico.

calendário de tarefa

Calendário base que é usado por uma tarefa específica. Um calendário de tarefa define os períodos úteis e não úteis da tarefa, independente das definições do calendá­ rio do projeto.

calendário do projeto

Calendário base que é usado pelo projeto inteiro. O calendário do projeto define os dias e horas úteis e não úteis normais.

caminho crítico

Série de tarefas que, se atra­ sadas, empurrarão a data de término de um projeto.

campo

Informação de nível mais baixo (deta­ lhe) sobre uma tarefa, recurso ou atribuição.

campo dividido em fases

Valor de tarefa, re­ curso ou atribuição que é distribuído ao longo do tempo. Os valores de campos divididos em fases estão disponíveis no campos que apare­ cem do lado direito dos modos de exibição Uso das tarefas ou Uso do recurso.

campo Grupo

Campo de recurso no qual você pode especificar um nome de grupo (como um departamento) ao qual você deseja associar um recurso. Se você organizar os recursos em gru­ pos, poderá classificar, filtrar ou agrupar os re­ cursos por grupo.

classificação

Maneira de ordenar as informa­ ções sobre recursos ou tarefas em um modo de exibição pelo critério escolhido.

452

Glossário

controle

Segunda fase mais importantes do trabalho de gerenciamento de projetos. 0 con­ trole inclui a coleta, inserção e análise dos valo­ res de desempenho do projeto real, como traba­ lho nas tarefas e durações reais.

CRTR

Significa “Custo Real do Trabalho Reali­ zado”, e COTR significa "Custo Orçado do Tra­ balho Realizado. OAT significa “Orçamento ao Término” e IDC significa “índice de Desempenho de Custo”

custo

Recursos necessários para executar um projeto, incluindo as pessoas que realizarão o trabalho, o equipamento usado e os materiais consumidos à medida que o trabalho for con­ cluído. O custo é um dos lados do modelo do triângulo do projeto.

custos fixos

Quantidade definida de dinheiro orçado para uma tarefa. Essa quantidade é in­ dependente dos custos dos recursos e da dura­ ção da tarefa.

data de status

Data que você especifica (não necessariamente a data atual) que determina o modo como o Microsoft Project calcula os dados de valor acumulado.

delimitação

Maneira como o trabalho de um recurso em uma tarefa é agendado ao longo do tempo. O Microsof Project inclui várias delimi­ tações de trabalho predefinidas que você pode aplicar em uma atribuição. Por exemplo, uma delimitação crescente agenda uma quantidade de trabalho no início de uma atribuição e, en­ tão, agenda quantidades crescentes de trabalho de acordo com o tempo. Você também pode deli­ mitar manualmente uma atribuição editando os valores de trabalho em um modo de exibição de uso, como o modo de exibição Uso do recurso. A aplicação de uma delimitação predefinida ou de uma delimitação manual faz com que o Pro­ ject exiba um ícone de delimitação de trabalho na coluna Indicadores.

dependência

Vínculo entre uma tarefa predecessora e uma tarefa sucessora. Uma depen­ dência controla o início ou o término de uma tarefa em relação ao início ou término de outra. A dependência mais comum é término-a-início (TI), na qual a data de término da tarefa predecessora determina a data de início da tarefa sucessora.

d ivisã o Interrupção em uma tarefa, representa­ da na barra de Gantt como uma linha pontilha­

da entre os segmentos de uma tarefa. Você pode dividir uma tarefa várias vezes.

duração

Extensão do período previsto para concluir uma tarefa.

duração decorrida (ou transcorrida)

Ex­ tensão ininterrupta de tempo decorrido para terminar uma tarefa, com base em um dia de 24 horas e uma semana de 7 dias. A duração decorrida não é limitada pelos calendários de projeto, recurso ou tarefa; ele é contínuo.

duração fixa

Tipo de tarefa na qual o valor da duração é fixo. Se você alterar a quantidade de trabalho previsto para a tarefa, o Microsoft Pro­ ject irá recalcular as unidades da atribuição de recurso para cada recurso. Se alterar a duração ou as unidades, o Project irá recalcular o tra­ balho.

EAT

Indicador de valor acumulado; o acrônimo de Estimativa Ao Término. Na análise de valor acumulado, é o custo previsto para concluir uma tarefa com base no desempenho até a data de status (EAT = CRTR + [OAT - COTR]/IDC).

EDA (ou IDA)

Indicador de valor acumulado; o acrônimo de índice de Desempenho de Agendamento (ou IDA, como é referenciado na Ajuda do Project). Na análise de valor acumulado, é a razão entre o trabalho realizado e o agendado (EDA = COTR/COTA).

EDT Estrutura de Divisão de Trabalho (W B S, Work Breakdown Structure) Identificação

de cada tarefa em um projeto que reflete a lo­ calização dessa tarefa na hierarquia do projeto.

EPM - Gerenciamento Empresarial de Pro­ jetos Ou enterprise project management.

Gerenciamento de projetos praticado de uma maneira formal e consistente em toda uma em­ presa ou organização.

escala de tempo

Aparece em um modo de exibição, como o modo de exibição Gráfico de Gantt ou Uso do recurso, como uma faixa ao longo da parte superior do painel e indica as unidades de tempo. Para personalizar a escala de tempo, faça o seguinte: na guia Exibição, no grupo Zoom, clique na seta para baixo à direita da caixa Escala de tempo e clique em Escala de Tempo.

escopo

Produto ou serviço a ser fornecido por um projeto, e o trabalho necessário para en­ tregá-lo. Para o planejamento do projeto, é útil

Glossário

distinguir entre escopo do produto e do projeto. O escopo é um lado do modelo de triângulo do projeto.

escopo do produto

Qualidade, características e funções (geralmente chamados de especifica­ ções) do resultado do projeto.

escopo do projeto

Trabalho necessário para produzir um resultado com qualidade, caracte­ rísticas e funções combinadas.

escritório de programas

Departamento den­ tro de uma organização que supervisiona uma coleção de projetos (como produção de asas e motores), cada um deles contribuindo para um resultado completo (como um avião) e para os objetivos estratégicos da empresa.

especificamente para gerenciar a alocação de tempo e os custos dos recursos. Um gerente de recursos também pode ter funções e responsa­ bilidades de gerenciamento de projeto, depen­ dendo da estrutura da organização.

grupo (Agrupamento)

Maneira de reordenar as informações sobre tarefas ou recursos em uma tabela e exibir os valores de resumo para cada grupo. Você pode especificar os vários ní­ veis de grupos. (O termo grupo também é usado para fazer referência ao campo Grupo de recur­ sos, o qual não está relacionado.)

hiperlink

Link (vínculo) para outro arquivo, um local específico em um arquivo, uma página na Internet ou uma página em uma intranet.

estrutura de tópicos

identificação de tarefa

etapa

linha de base

Hierarquia de tarefas de resumo e subtarefas dentro do Microsoft Project, correspondendo normalmente às fases principais do trabalho. Evento significativo que é alcançado dentro do projeto, ou fixado no projeto. No Mi­ crosoft Project, as etapas são normalmente re­ presentadas como tarefas de duração zero.

faixa de opções (ribbon interface)

Design de interface de usuário usado pelos aplicativos do Microsoft Office 2010. Na faixa de opções, os comandos são organizados em grupos e guias para acesso rápido.

fase

Sequência de tarefas que representa uma parte importante do trabalho do projeto. No Mi­ crosoft Project, as fases são representadas por tarefas de resumo.

filtro

/

Em um modo de exibição, maneira de ver ou realçar apenas as informações sobre tarefas ou recursos que atendem aos critérios escolhi­ dos.

formula de agendamento

Representação de como o Microsoft Project calcula o trabalho, ba­ seado na duração e nas unidades de recurso de uma atribuição. A fórmula de agendamento é Duração x Unidades = Trabalho.

gerente de linha

Gerente de um grupo de recur­ sos, também denominado gerente funcional. Um gerente de linha também poderá ter habilidades e responsabilidades de um gerente de projeto, de­ pendendo da estrutura da organização.

gerente de recursos

Pessoa que supervisiona o uso dos recursos nas atividades do projeto

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Número exclusivo que o Microsoft Project atribui a cada tarefa em um projeto. Na tabela Entrada, a ID da tarefa apare­ ce na coluna mais à esquerda. Plano de projeto original, sal­ vo para comparação posterior com o plano de projeto revisado ou atualizado. A linha de base inclui as datas de início e de término planeja­ das, durações e valores de trabalho das tarefas e atribuições, assim como seus custos plane­ jados. Os planos do Project podem ter até 11 linhas de base.

macro

Conjunto de instruções gravadas ou pro­ gramadas que executam uma ação específica quando iniciadas. As macros no Microsoft Pro­ ject usam o Microsoft Visual Basic for Applica­ tions (VBA).

mapa de exportação

Especificações para ex­ portar campos do Microsoft Project para outros formatos de arquivo, como o formato delimita­ do por tabulações. O Project inclui vários mapas de exportação, que você pode modificar ou usar como estão.

mapa de importaçào/exportação

Conjunto de especificações para importar/exportar dados específicos de campos do Microsoft Project. O Project inclui vários mapas embutidos, que você pode modificar ou usar como são. Os mapas de importação e exportação são, às vezes, denomi­ nados mapas de dados.

margem de atraso

Quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem atrasar uma tarefa sucessora (margem de atraso permitida) ou a data de término do projeto (margem de

454

Glossário

airaso total). A margem de atraso também é co­ nhecida como flutuante.

margem de atraso negativa

Q uantidade de tempo que as tarefas se sobrepõem devido a um conflito entre restrições e relações entre tarefas. A margem de atraso negativa também pode in­ dicar a quantidade de tempo que deve ser eco­ nom izada para que as tarefas sucessoras não sejam atrasadas. A margem de atraso negativa indica que não há tempo agendado suficiente para a tarefa e é geralmente causada por datas de restrição ou dependências de tarefas.

margem de atraso permitida

Quantidade de tempo que um a tarefa pode ser atrasada sem atrasar a data de início de outra tarefa.

margem de atraso total

Quantidade de tempo que um a tarefa pode ser atrasada sem atrasar a data de término do projeto.

medida de desempenho

Medida da quan ti­ dade de um resultado que pode ser concluída ao longo de um determinado período de tempo, norm alm ente expressa como um a razão. Por exemplo, “pintar um a parede por dia" descreve um a quantidade de um resultado (uma parede pintada) que pode ser produzida em um deter­ m inado período de tempo (um dia). Observe que o período de tempo usado em um a métrica é trabalho, não tempo decorrido.

menu de atalho

Menu que você exibe quando aponta para um item na tela e, em seguida, clica com o botão direito do mouse. Os m enus de atalho contêm apenas os com andos que se aplicam ao item para o qual você está apon­ tando.

modelo

Formato de arquivo que permite a reu­ tilização dos planos de projeto existentes como base para novos planos de projeto. O Project in­ clui vários modelos relacionados a vários seto­ res, e você pode criar seus modelos.

modelo global

Modelo do Microsoft Project de­ nominado Global.mpt que contém os modos de exibição, tabelas, filtros e outros itens padrão que o Project usa.

modo de exibição

Representação visual das tarefas ou recursos do projeto. As três catego­ rias de modos de exibição são gráficos, pla­ nilhas e form ulários. Os modos de exibição permitem inserir, organizar e exam inar as in­ formações em vários formatos.

modo de exibição Gráfico de Gantt

Modo de exibição predefinido do Microsoft Project com­ posto de um a tabela (por padrão, a tabela En­ trada) no lado esquerdo e um gráfico de barras no lado direito, que mostra o plano de projeto ao longo do tempo.

OAT

Indicador de valor acumulado; o acrônimo de Orçamento ao Término. Esse valor equivale ao custo da linha de base.

Objeci Linking and Embedding (OLE)

Proto­ colo que permite a transferência de informações, como um gráfico ou texto (denominado um obje­ to), para documentos em programas diferentes.

operacoes continuadas

Atividade que não tem um a data de término planejada e é repeti­ tiva por natureza. Os exefnplos incluem conta­ bilidade, gerenciamento de recursos hum anos e algumas tarefas de produção.

Organizador

No Microsoft Project, caixa de diálogo na qual você pode copiar modos de exi­ bição, tabelas, filtros e outros itens entre o mo­ delo Global.mpt e outros planos, ou entre dois planos diferentes.

patrocinador

Pessoa ou organização que for­ nece suporte financeiro e patrocina a equipe de projeto dentro da organização maior.

planejamento

Primeira e principal fase do tra­ balho de gerenciamento de projeto. O planeja­ mento inclui todo o trabalho de desenvolvimen­ to da agenda de um projeto até o ponto em que o controle do trabalho real começa.

planejamento de baixo para cima

Método de desenvolvimento de um plano de projeto que inicia com as tarefas de nível mais baixo e as organiza em etapas amplas.

planejamento de cima para baixo

Método de desenvolvimento de um plano de projeto que identifica as fases de nível mais alto ou tarefas de resumo antes de dividi-las em componentes de nível mais baixo ou subtarefas.

plano participante do compartilhamen­ to Plano de projeto que está vinculado a um pool de recursos. Os planos participantes usam recursos de um pool de recursos.

plano provisório

Valores de início e de término de um a tarefa, salvos para comparação poste­ rior. Cada plano no Microsoft Project pode ter, no máximo, 10 planos provisórios.

Glossário

pool de recursos

Plano que outros projetos usam para obter informações sobre seus recur­ sos. Os pools de recursos contêm informações sobre atribuições de tarefas de recursos de to ­ dos os planos de projeto (denominados planos participantes do compartilhamento) vinculados ao pool de recursos.

prazo final

Valor de data que você pode inserir para um a tarefa indicando o prazo final no qual ela deve estar concluída. Se a data de término agendada de uma tarefa for posterior a esse pra­ zo final, você será notificado pelo Microsoft Project. A vantagem de inserir datas de prazo final é que elas não restringem as tarefas.

predecessora

Tarefa cuja data de início ou tér­ mino determina o início ou término de outra ta­ refa ou tarefas, denom inadas sucessoras.

prioridade da tarefa

Classificação numérica entre 0 e 1000 da importância de um a tarefa e da conveniência de redistribuição de recurso. Se necessário, as tarefas com a prioridade mais baixa são atrasadas ou divididas em primeiro lugar. O valor padrão é 500.

programa de destino

Programa no qual você coloca os dados durante um a troca entre o Mi­ crosoft Project e outro programa.

programa de origem

Durante a troca de dados entre o Microsoft Project e outro programa, pro­ grama no qual os dados residem originalmente.

projeto

Esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço exclusivo.

projeto consolidado

Plano no Microsoft Pro­ ject que contém um ou mais planos de projeto inseridos. Os projetos inseridos estão vincula­ dos ao projeto consolidado para que todas as alterações feitas nos inseridos sejam refletidas no consolidado e vice-versa. Um plano de pro jeto consolidado também é conhecido como um projeto mestre.

projeto inserido

No Microsoft Project, plano que é inserido em outro plano, denom inado plano consolidado. Um projeto inserido tam ­ bém é conhecido como um subprojeto.

real

Dado sobre o progresso efetivo da tarefa registrado em um plano do Microsoft Project. Antes de registrar os dados reais, o plano de projeto contém informações agendadas ou pla­ nejadas. A comparação das informações do pro­

455

jeto planejadas com os dados reais ajuda o ge­ rente a controlar melhor a execução do projeto.

recurso de custos

Tipo de recurso usado para representar os custos financeiros associados às tarefas em um projeto. Use os recursos de custos para contabilizar categorias padrão de custos que você deseja controlar em um proje­ to, como custos de viagens ou alimentação. Um recurso de custos não trabalha e não tem efeito sobre o agendam ento de um a tarefa à qual ele está atribuído.

recursos

Pessoas, equipam entos e materiais (e os custos associados de cada um deles) neces­ sários para concluir o trabalho em um projeto.

recursos de trabalho

Pessoas e os equipam en­ tos que fazem o trabalho do projeto.

recursos materiais

Bens de consumo que são usados à medida que o projeto avança. Como nos recursos de trabalho, você atribui recursos materiais às tarefas. Diferente dos recursos de trabalho, os recursos materiais não têm efeito no m ontante total de trabalho agendado em um a tarefa.

redistribuição de recursos

Método de resol­ ver a superalocação de um recurso atrasando a data de início de um a atribuição ou de um a tarefa inteira, ou dividindo o trabalho de uma tarefa. O Microsoft Project pode redistribuir re­ cursos de modo automático ou você pode fazê­ -lo manualmente.

regra 8!80

Diretriz geral que diz respeito à es­ timativa de duração da tarefa. As durações de tarefas entre oito horas (ou um dia) e 80 horas (10 dias úteis ou duas semanas) geralmente são dimensionadas para uma duração gerenciável.

relaçao

Tipo de dependência entre duas tarefas, indicada visualmente por um a linha de vínculo. Os tipos de relações incluem término-a-início (TI), início-a-início II), término-a-término (TT) e início-a-término (IT). Também conhecida como um vínculo, um a relação lógica, um a depen­ dência entre tarefas ou um a relação de prece­ dência.

relatório

Formato designado para impressão. O Microsoft Project inclui vários relatórios predefinidos, cada um deles enfocando aspectos específicos dos dados do projeto. Você também pode definir seus próprios relatórios. Outro tipo de relatório é um relatório visual, que exporta

456

Glossário

dados estruturados para o Microsoft Excel ou Microsoft Visio para análise e representação gráfica.

restrição

Limitação, como Deve Terminar Em (DTE) ou Não Terminar Depois De (NTDD), que você pode colocar na data de início ou de térmi­ no de uma tarefa.

restrição flexível

Tipo de restrição que forne­ ce ao Microsoft Project a flexibilidade de alte­ rar as datas de início e de término (mas não a duração) de um a tarefa. O Mais Breve Possível (OMBP) e O Mais Tarde Possível (OMTP) são exemplos de restrições flexíveis.

sucessora

Tarefa cujo início ou término é de­ pendente de outra tarefa ou tarefas, denom ina­ das predecessoras.

superalocado

Condição dos recursos quando estão atribuídos a mais trabalho do que sua capacidade de trabalho normal.

tabela

Apresentação em planilha dos dados do projeto, organizados em colunas verticais e li­ nhas horizontais. Cada coluna representa um dos muitos campos do Project e cada linha re­ presenta um a única tarefa ou recurso. Em um modo de exibição de uso, as linhas adicionais representam as atribuições.

restrição inflexível

tabela Entrada

restrição semiflexível

tabelas de taxas de custo

Tipo de restrição que força uma tarefa a começar ou a terminar em uma de­ terminada data. Deve Iniciar Em (DIE) e Deve Ter­ minar Em (DTE) são restrições inflexíveis.

Tipo de restrição que dá ao Microsoft Project a flexibilidade para alterar as datas de início e término de um a tarefa den­ tro de um limite de datas. Não Iniciar Antes De (NLAD), Não Iniciar Depois De (NIDD), Não Ter­ m inar Antes De (NTAD), Não Terminar Depois De (NTDD) são restrições semiflexíveis.

resultado

Produto, serviço ou evento final que um projeto pretende produzir.

risco

Evento que descreve a probabilidade de conclusão (ou não) do projeto no prazo, dentro do orçamento e de acordo com as especificações (ou, menos provavelmente, um a oportunidade para melhorar o desempenho do projeto).

sequência

Ordem cronológica na qual as ta ­ refas ocorrem. Uma sequência é ordenada da esquerda para a direita na maioria dos modos de exibição que incluem um a escala de tempo, como o modo de exibição Gráfico de Gantt.

stakeholders

Pessoas ou organizações que po­ dem ser afetadas pelas atividades do projeto (aquelas que “têm interesse” no seu sucesso). Essas pessoas incluem também os recursos que trabalham no projeto assim como outras pessoas externas (como clientes) ao trabalho do projeto.

subalocado

Condição dos recursos quando eles são atribuídos a menos trabalho do que sua capacidade normal. Por exemplo, um recurso de horário integral que tem apenas 25 horas de trabalho atribuído em um a sem ana de 40 horas está subalocado.

Grade do lado esquerdo do modo de exibição Gráfico de Gantt padrão. É a tabela padrão de início do Project, no modo de exibição Gráfico de Gantt. Taxas de pagam en­ to de recursos são arm azenadas na guia Custos da caixa de diálogo Informações sobre o recur­ so. Você pode ter até cinco tabelas de taxas de custo separadas por recurso.

tarefa

Atividade do projeto que tem um ponto de início e um de término. Uma tarefa é o bloco de construção básico de um projeto.

tarefa agendada automaticamente

Tarefa para a qual o Microsoft Project ajusta dinam i­ camente a data de início e de término levando em conta as alterações de agendamento em um plano de projeto.

tarefa agendada manualmente

Tarefa para a qual o Microsoft Project não define uma data de início ou de término ou a duração autom ati­ camente. Essa tarefa pode incluir qualquer tipo de valor na maioria dos campos.

tarefa de resumo

Tarefa que resume as subtarefas abaixo dela e das quais é composta. No Microsoft Project, as fases do trabalho do projeto são representadas por tarefas de resumo.

tarefa de resumo do projeto

Tarefa de re­ sum o que contém informações de nível supe­ rior, como duração, trabalho e custos para o projeto inteiro. A tarefa de resum o do projeto tem um a identificação de tarefa igual a 0 e é exibida por meio do grupo M ostrar/Ocultar da guia Formato.

tarefa fantasma

Tarefa que representa um link de um plano para outro no Microsoft Pro-

Glossário

ject. As tarefas fantasm a aparecem como bar­ ras cinzas.

tarefa recorrente

Tarefa que é repetida em in­ tervalos estabelecidos. Você pode criar uma tarefa recorrente que é repetida durante um número fixo de vezes ou que termina em uma data específica.

tarefas náo críticas

Tarefas que têm um a mar­ gem de atraso diferente (maior que) 0 (zero). As tarefas não críticas podem term inar dentro de suas m argens de atraso sem afetar a data de conclusão do projeto.

taxa de consumo fixa

Quantidade fixa de um recurso material a ser consumida na conclusão de um a atribuição.

taxa de consumo variável

Quantidade de um recurso material a ser consumido que será al­ terada se a duração da tarefa à qual o recurso está atribuído for alterada.

tempo

Duração agendada de tarefas indivi­ duais e do projeto global. O tempo é um lado do modelo do triângulo de projeto.

tempo de avanço

Sobreposição entre tarefas que têm um a relação. Por exemplo, um tempo de avanço faz com que a tarefa sucessora em um a relação término-a-início (TI) comece antes do término de sua tarefa predecessora. No Mi­ crosoft Project, você insere o tempo de avanço como um tempo de retardo negativo.

tempo de retardo

Atraso entre tarefas que têm um a relação (ou dependência). Por exem­ plo, um tempo de retardo faz com que a tarefa sucessora em um a relação término-a-início (TI) comece algum tempo depois da conclusão de sua tarefa predecessora.

tipo de tarefa

Definição aplicada a uma tarefa que determina o modo como o Microsoft Project agendará a tarefa, baseado no valor da fórmula de agendam ento que está fixado. Os três tipos de tarefas são unidades fixas, duração fixa e trabalho fixo.

totalmente alocado

Condição de um recurso quando o trabalho total de suas atribuições de tarefas é exatamente igual à sua capacidade de trabalho.

457

trabalho

Esforço total agendado para um a tarefa, um recurso, um a atribuição de recurso ou um projeto inteiro. O trabalho é medido em pessoas-hora e poderá não corresponder à du­ ração da tarefa. O trabalho é um a variável na fórmula de agendamento: Duração x Unidades = Trabalho.

trabalho fixo

Tipo de tarefa na qual o valor do trabalho é fixo. Se você alterar a duração da tarefa, o Microsoft Project recalcula as unida­ des da atribuição de recursos de cada tarefa. Se você alterar as unidades ou o trabalho, o Project recalcula a duração.

triângulo do projeto

Modelo conhecido de ge­ renciamento de projetos no qual tempo, custo e escopo são representados como os três lados de um triângulo. Uma alteração em um lado afetará pelo menos um dos outros dois lados. Existem m uitas variações desse modelo.

unidades

Modo padrão de medir a capacidade de um recurso trabalhar quando você o atribui a um a tarefa no Microsoft Project. As unidades são um a variável da fórmula de agendamento: Duração x Unidades = Trabalho.

unidades fixas

Tipo de tarefa na qual o valor das unidades da atribuição de recurso é fixo. Se você alterar a duração de um a tarefa, o Mi­ crosoft Project irá recalcular a quantidade de trabalho agendado para a tarefa. Se alterar as unidades de trabalho, o Project irá recalcular a duração.

unidades máximas

Capacidade máxima (con­ forme inserida no campo Unid. Máximas) de um recurso para executar tarefas. Se você alo­ car o recurso além da sua capacidade, o Micro­ soft Project avisará que o recurso está superalocado.

variação

Desvio do cronogram a ou do orça­ mento estabelecido pelo plano atual em compa­ ração à linha de base.

vinculo

Relação lógica entre tarefas que contro­ la a sequência e a dependência. Nos modo de exibição Gráfico de Gantt e Diagrama de rede, os vínculos aparecem como linhas entre as ta­ refas.

índice Símbolos e números

100% Completo, comando (guia Tarefa), 130 50% Completo, comando (guia Tareia), 131

A abrindo arquivos, 9 outros formatos de arquivos, 377- 382 planos participantes, 416- 419 pools de recursos, 409, 414 Abrir, comando (guia Arquivo') criando pools de recursos, 400 funcionalidade, 7-9 Acesso Rápido, barra de ferramentas de adicionando comandos, 364 personalizando, 362-368 removendo comandos, 365 visão geral, 6 Ações, lista, 83 87 acessando, 83, 161 alterando valores de atribuição, 162 aumentando durações de tarefas, 85 Adicionar à Linha de Tempo, comando (guia Tarefa), 103 Adicionar Tarefas à Linha de Tempo, caixa de dialogo, 101 Agendamento, grupo (guia Projeto), 126, 261 263 Agendamento, grupo (guia Tarefa) 100% Completo, 130 50% Completo, 131 Atualizar como Agendado, botão, 134-135 Atualizar Tarefas, 129, 134-135, 360-361 Dividir Tarefa, 153 Inativa, 176, 313 Recuar Tarefa, 36-37 Respeitar Vínculos, 42 Vincular Tarefas, 39-40, 45 agendamento de tarefas alternando, 43-45 automático, 30 caminho crítico e, 170 controlada pelo empenho, 87-88, 158, 163 controlando progresso, 128 -129 definindo dias não úteis, 46-48

dividir tarefas e, 154 estilo de apresentação e, 98 fórmula de agendamento, 81, 158-159 identificando conflitos potenciais, 174 inserindo datas de prazo final, 163-165 manual, 25, 30 reagendando trabalho incompleto, 274-276 restrições e, 148, 163 salvando linha de base do projeto e, 125 solucionando problemas, 300-306 tarefas de resumo, 35, 172-175 tarefas recorrentes, 170 agrupando detalhes do projeto, 238 242 Ajuda, comando (guia Arquivo), 9 alocações de recursos avaliando, 212-217 examinando ao longo do tempo, 2 1 1 -2 1 2 nivelando, 154, 217, 220-226 resolvendo superalocações, 217-220 visualizando em pools de recursos, 404-405 Alterar Período Útil, caixa de diálogo atualizando informações de recursos, 408-410 atualizando períodos úteis, 411-413 criando exceção de período útil, 46-48 Criar Novo Calendário, opção, 155 Especificando períodos úteis/não úteis, 63 Exceções, guia, 64 Semanas de Trabalho, guia, 65, 156 Alternar janelas, comando (guia Exibição!, 348 351, 406 anotações. C o n s u l t e t i p o s e s p e c í f i c o s d e a n o t a ç õ e s anotações de atribuição anotações de recursos e, 195 colando imagens gráficas, 372 definição, 50 anotações de recursos anotações de atribuição e, 195 colando imagens gráficas, 372 definição, 50 inserindo, 68-71 anotações de tarefa acessando, 50 anotações de atribuição e, 195 colando imagens gráficas, 372 inserindo, 50

460

índice

Anotações de Tarefas, comando (guia Projetol, 51, 68 apresentações, copiando modos de exibição para, 10b

Area de Transferência, grupo ;guia Tarefa) Copiar, 374, 376 Copiar Figura, caixa de diálogo, 107, 286, 355-356 funcionalidade, 11 armazenando macros, 353 354 Arquivo, guia. C o n s u l t e t a m b é m Opções do Project, caixa de diálogo Abrir, 7- 9, 400 Ajuda, 9 exibindo modo de exibição Backstage, 8, 52 Fechar, 8 Imprimir, 8, 110 Info, 8 , 348-349 Novo, 7-8, 25, 400 Recente, 8 Sair, 9 Salvar, 7 -8 Salvar Como, 8 , 10-11,95, 286 Salvar e Enviar, 8 , 338 arquivos abrindo, 9 gerenciando, 7 -11 arquivos herdados, 383 Assistente de Exportação, 383 384 Assistente de Importação, 378 381 Assistente de Planejamento, 313 Atribuição, grupo (guia Formatar) Anotações, botão, 195 Informações, 191, 193, 197 Atribuições, grupo (guia Recursos) Atribuir Recursos, 11, 75, 169, 198, 304, 406, 417 Pool de Recursos, 402, 415- 416, 418 atribuições de recursos. C o n s u l t e t a m b é m tarefas a tarefas recorrentes, 169-170 ajustando, 83, 203-209 aplicando delimitações a, 192-196 aplicando diferentes taxas de custo, 196-197 atrasando o início de, 191 atribuindo recursos de custo, 88-90 atribuindo recursos de trabalho às tarefas, 74-81, 89- 90 atualizando em planos participantes, 406- 407 controlando reais dividido em fases, 269-273 controlando trabalho com, 82- 87 controlando valores real/restante, 263- 268 editando valores, 194-195 iniciando em períodos específicos, 192 removendo recursos de trabalho, 84 taxas de consumo variáveis, 199

visualizando capacidade, 200-202 visualizando em pools de recursos, 404-405 Atribuir Recursos, caixa de diálogo ajustando atribuições de recursos, 83 atribuindo recursos a tarefas recorrentes, 169-170 atribuindo recursos de custo, 89 atribuindo recursos de trabalho, 75-76, 78 80, 89 atribuindo recursos materiais, 198 atualizando atribuições em planos participantes, 406- 407 atualizando pool de recursos, 417-418 detalhada, 11 fechando considerações, 15-16 removendo recursos de trabalho, 84 resolvendo superalocações de recursos, 217 solucionando problemas, 304 305, 310 Substituir, botão, 217y Unidades, campo, 217 vinculando planos de projeto, 415 Atualizar Pool de Recursos, comando (guia Recursos!, 416, 418 Atualizar Projeto, caixa de diálogo, 128, 275 Atualizar Tarefas, caixa de diálogo acessando, 129 editando macros, 360- 361 inserindo valores reais para tarefas, 134-135 Auto Agendamento, comando (guia Tarefa), 43 45 AutoFiltro Personalizado, caixa de diálogo, 244 AutoFiltros acessando, 235 aplicando, 243-245 funcionalidade, 243 solucionando problemas e, 308

B Backstage, modo de exibição exibindo, 8 , 52 gerenciando arquivos, 7-11 opções de configuração, 7-11 painel Ajuda, 313 tarefas de resumo do projeto, 96 Visualizar Impressão, opção, 110, 335, 341 barra de entrada (barra de fórmula), 7 barra de tarefas, alterando cores, 327 barras de ferramentas Acesso Rápido, barra de ferramentas, 6 , 362-368 faixas de opções como substituições, 7 barras de Gantt anexando caixas de texto a, 106 definição, 93

índice

identificando adiamento de tarefas, 283-284 para tarefas de resumo, 174 para tarefas recorrentes, 169 período não útil e, 131 personalizando Gráfico de Gantt, modo de exibição, 94-101 rolando às tarefas, 96

c Caixa, comando, 331 caixas de texto anexando à escala de tempo, 106 anexando às barras de Gantt, 106 Calendário, guia (menu Ferramentas), 170 Calendário, modo de exibição formatando, 331-333 funcionalidade, 13 suporte de filtro, 243 calendários. C o n s u l t e t i p o s e s p e c í f i c o s d e c a l e n d á r i o s calendários base atualizando períodos úteis em pools de recursos, 411- 413 criando, 155 definição, 46 Standard, 63,155 calendários de projeto. C o n s u l t e t a m b é m calendários base funcionalidade, 46 modelos globais e, 346 calendários de recursos ajustando perído útil for tarefas, 155 definição, 63 examinando alocações de recursos, 2 1 1 recursos de trabalho e, 63 Unidades Máximas, campo, 63 calendários de tarefas, 155 158 callouts, exibindo tarefas como, 103 caminho crítico data de término do projeto e, 228 definição, 170, 228 realçando, 302 visualizando, 170-172 Campos Personalizados, caixa de diálogo, 293 295 campos personalizados, criando, 2 5 1 Central de Confiabilidade, caixa de diálogo, 377 378, 385 386 classificando detalhes do projeto, 234 238 Classificar, caixa de diálogo funcionalidade, 12, 236-238 reclassificando recursos por ID, 292

4S1

colando dados. C o n s u l t e copiando Colar Especial, recurso, 372 Colunas, grupo (guia Formato) Inserir Coluna, 250 Personalizar Campos, 293 colunas, manipulando em tabelas, 250 comandos, definição, 6 Compartilhar Recursos, caixa de diálogo criando pools de recursos, 402-403 solucionando problemas, 416 vinculando planos de projeto, 415 Comunidades de aprendizado do Project, 439 440 Configurar Página, caixa de diálogo, 114, 119, 335 337 considerações de segurança, 355 356 considerações de tempo. C o n s u l t e durações consolidando planos de projeto, 420 425 Controle, tabela, acessando, 133 controle do projeto atualizando planos de linha de base, 258-262 conforme agendado, 128-129 considerações, 123 porcentagem de conclusão para tarefas, 125, 129-132 reagendando trabalho incompleto, 274-276 reais dividido em fases, 258, 269-273 salvando linha de base do projeto, 124-127 salvando planos provisórios, 262 -263 valores reais para tarefas/atribuições, 125, 132-136, 263-268 valores restantes para tarefas/atribuições, 263-268 Controle Simples Inicio, plano de projeto, 126 controles panorâmicos, 104 convenções de nomes para macros, 353-354 para pools de recursos, 401 copiando arquivos de imagem GIF, 107 dados para outros programas, 372-376 modos de exibição, 106-109 Copiar, comando (guia Tarefa), 374, 376 Copiar, grupo ^guia Formato), 108 Copiar Figura, caixa de diálogo copiando modos de exibição, 107 gravando macros, 355-356 relatando o status do projeto, 286 Copiar Linha de Tempo, comando (guia Formato), 108 Cor da Fonte, botão, 327 Cor de Segundo Plano, botão, 98, 327 cores ajustando para barras de Gantt, 96 ajustando para etapas, 96, 99 alterando para barras de tarefas, 327 estilos predefinidos, 14-15, 96-98 formatando o modo de exibição Linha de Tempo, 327

462

índice

Criar Novo Calendário Base, caixa de diálogo, 155 Ctrl -t-F, combinação de tecla, 353 354 Ctrl+G, combinação de tecla, loO, 302, 353 354 Custo, tabela acessando, 133, 167, 196, 228 copiando dados do projeto, 374 examinando custos das tarefas, 287-288 examinando custos dos recursos, 290-292 inserindo custos reais manualmente, 269 relatando variação de custos do projeto, 295 solucionando problemas, 307, 312 Custo de Orçamento, relatório, 289 custos, projeto. C o n s u l t e custos do projeto custos atuais, 227 custos das tarefas, examinando, 287 290 custos de linha de base, 227 custos do projeto em modelo de triângulo de projeto, 299, 434 examinando custos das tarefas, 287-290 examinando custos dos recursos, 290-293 gerenciando restrições do projeto, 435-437 relatando variação em, 293-296 solucionando problemas, 307-311 verificando, 227-231 custos dos recursos, examinando, 290 293 custos fixos atribuindo às tarefas, 167 definição, 166 determinando métodos de acumulação, 166 exemplos de, 166 custos reais, 227, 269 custos restantes, 227

O Dados, grupo (guia Exibição). C o n s u l t e n i m b e m Filtro, botão (guia Exibição); Tabelas, comando ((menu Exibir) Agrupar Por, botão, 238, 240 Classificar, 12, 236, 292 Estrutura de Tópicos, 173-174, 201, 214, 288, 421 Realce, 302, 306 data de término do projeto, 228, 302 datas de prazo final, 163 165, 305 Definição de Filtro, caixa de diálogo, 245 246 Definição de Grupo, caixa de diálogo, 240 241 Definição de Modelo de Dados, caixa de diálogo, 329 330 Definição de Tabela, caixa de diálogo, 249 250 Definição do Modo de Exibição, caixa de diálogo, 252 253 Definir Intervalo de Grupo, caixa de diálogo, 241

Defini: Linha de Base, caixa de diálogo acessando, 261 controlando atualizações de linha de base, 262 detalhada, 126 salvando planos provisórios, 263 Definir Novo Modo de Exibição, caixa de diálogo, 252 delimitações, aplicando to atribuições de recursos, 192 196 dependências entre projetos, criando, 423 428 Desenho, comando uguia Formatol acessando, 105 Caixa de Texto, 105 funcionalidade, 104 Propriedades, 105 Desenho, grupo (guia Formato), 105 106 Detalhes, botão ((guia Recurso), 68, 71 Detalhes, caixa de diálogo, 156 Detalhes, comando (guia Exibição) acessando Formulário de Tarefas, 77 funcionalidade, 19-20 visualizando atribuições em pools de recursos, 405 Detalhes, grupo (guia Formato) Adicionar Detalhes, 265, 293 Anotações, 69 Disponibilidade Restante, caixa de seleção, 201 exibindo valores de trabalho, 216 Trabalho, caixa de seleção, 201, 307 Trabalho de Linha de Base, 290 Trabalho Real, 265 detalhes do projeto agrupando, 238-242 classificando, 234-238 filtrando, 242-248 Deve Iniciar Em (D1E), tipo de restrição cuidados ao usar, 149 definição, 148 margem de atraso negativa e, 152 Deve Terminar Em ((DTE), tipo de restrição, 148, 163 Diagrama de Rede, modo de exibição formatando, 327-331 funcionalidade, 327 relações entre tarefas, 38 suporte de filtro, 243 diagramas dinâmicos, 331 dias não úteis, 46 48, 131 Dicas de Tela anotações exibindo em, 51, 70 datas de atribuição, 214 descrevendo delimitações de trabalho, 194 detalhes de calendário, 158 dividindo tarefas, 153 em modo de exibição Gráfico de Gantt, 214, 260

índice

exibindo progresso, 131 exibindo valores de data em, 195, 271 visualizando detalhes da restrição, 150 DIE, tipo de restrição. C o n s u l t e Deve Inic iar Em (DIE), tipo de restrição disponibilidade/capacidade do recurso configurando, 179-183 definição, 2 12 inserindo, 59-60 visualizando, 200-202 divididos em fases, campos controlando reais, 258, 265-273 funcionalidade, 125 unidades de pico, 158-159 Dividir Modo de exibição, grupo (guia Exibição) Detalhes, 19-20, 77, 306, 405 Linha de Tempo, caixa de seleção, 16-18, 49, 306, 327 Dividir Tarefa, comando tguia TarefaL 153 documentação copiando modos de exibição para, 106 para planos de projeto, 50-53 para tarefas, 50-53 DTE, tipo de restrição. C o n s u l t e Deve Terminar Em (DTE), tipo de restrição duração de projeto. C o n s u l t e durações durações. C o n s u l t e t a m b é m valores reais para tarefas abreviação, 30 atribuindo horas extras, 306 aumentando para tarefas, 85 caminho crítico e, 170 em modelo de triângulo de projeto, 299, 433 fórmula de agendamento de tarefa, 81, 158 gerenciando restrições do projeto, 435-437 inserindo, 30-33 precisão, 33 solucionando problemas, 300-306 tarefas de resumo, 35, 173 tarefas recorrentes, 170 verificando, 49-50 durações de tarefas. C o n s u l t e durações

E Edição, grupo (guia Tarefa), 96, 107, 145 146 editando macros, 357 363 EDT. C o n s u l t e Estrutura de Divisão de trabalho (EDT) Enterprise Project Management (EPM), 4, 444 446 escala de tempo alterando em modo de exibição Gráfico de Gantt, 104

463

anexando caixas de texto a, 106 delimitando atribuições, 193 representando graficamente alocações em relação a, 217 Escala de Tempo, caixa (guia Exibição) ajustando, 16-17 Dias, 208 -209,215,218 Meses, 202, 215 Semanas, 206-207, 217, 260, 272, 282, 302, 323 Trimestres, 354-355 Escala de Tempo, caixa de diálogo (modo de exibição Gráfico de Gantt), 131 escopo do produto, definição, 29 escopo do projeto definição, 29 durações de tarefas e, 30 em modelo de triângulo de projeto, 299, 434 gerenciando restrições do projeto, 435- 437 solucionando problemas, 311-314 visualizando capacidade do recurso, 200-202 Estatísticas, caixa de diálogo, 301 Estatísticas do Project, caixa de diálogo, 50, 282 Estilo de Gráfico de Gantt, grupo (guia Formato) Formatar Estilos de Barras, botão, 14-16 Mais, botão, 14-15, 96 Estilos de Barra, caixa de diálogo acessando, 14-15,320 formatando barras de Gantt, 95, 319-323 formatando modo de exibição Calendário, 332-333 Estilos de Barras, grupo (guia Formato! Formato, 99 Margem de Atraso, caixa de seleção, 172 Tarefas Críticas, caixa de seleção, 172 Estilos de Caixa, caixa de diálogo, 328, 330 331 Estilos de Detalhes, caixa de diálogo, 293 Estilos de Texto, botão (guia Formato), 324 325 Estrutura de Divisão de trabalho (EDT), 328 329 Estrutura de Tópicos, comando (guia Exibição) Estrutura de Tópicos Nível 1, 173, 288 Ocultar Tarefas, 201, 214 Todas Subtarefas, 174, 288, 421 Etapa, comando (guia Tarefa), 34 etapas adicionando ao modo de exibição Linha de Tempo, 102-103 ajustando cores, 96, 99 definição, 34 em gráficos de Gantt, 93 formatando indicador, 99 inserindo, 34 marcando tarefas como, 35

4-64

índice

: . menu. C o n s u l t e t a m b é m Dados, grupo ^guia Exibição): Modos de Exibição de Recursos, grupo menu Exibir); Alternar Janelas, grupo (guia Exibição); Modos de Exibição de Tarefas, grupo (guia Exibição); Zoom, grupo (guia Exibição! Alternar janelas, grupo, 306 Classificar, 12 funcionalidade, 1 1 - 1 2 Macros, grupo, 353-359, 361-362 Nova Janela, 12 Window, grupo, 348-351, 401, 406, 423 Exibir Como Callout, comando (guia Formato!, 103

F Faixa de Opções, interface como substituição da barra de ferramentas, 7 divisões de grupo, 6 localizando recursos, 11-16 personalizando, 362-368 visão geral, 6 fases. C o n s u l t e t a m b é m tarefas de resumo definição, 36 organizando tarefas em, 35 planejamento de baixo para cima, 36 planejamento de cima para baixo, 36 Fechar, comando (guia Arquivo), 8 Ferramentas, menu, 170 filtrando detalhes do projeto, 242-248 modelos globais e, 346 para tarefas atrasadas/adiadas, 281 relatórios visuais, 387 Filtro, botão (guia Exibição) Exibir AutoFiltro, 235 funcionalidade, 243, 285 Limpar Filtro, 284, 289 Mais Filtros, caixa de diálogo, 245, 283, 285, 288 Progresso Adiado/Atrasado, 281 Tarefas Adiadas, 281 Tarefas Atrasadas, 281 Tarefas Incompletas, 312 Fluente, interface de usuário. C o n s u l t e Faixa de Opções, interface flutuante (margem de atraso!, 171 Fonte, grupo (guia Formato) Cor da Fonte, botão, 327 Cor de Segundo Plano, botão, 327 Itálico, 326 Fonte, grupo (guia Tarefa), 11

formatando Calendário, modo de exibição, 331-333 Diagrama de Rede, modo de exibição, 327-331 Gantt de Controle, modo de exibição, 318-323 Gráfico de Gantt, modo de exibição, 95-101, 318-324 Linha de Tempo, modo de exibição, 324 327 nomes de tarefas visualmente, 98 100 Formatar, grupo (guia Formato! Estilos de Barras, 332 Estilos de Caixas, 328 Estilos de Texto, botão, 324 Layout, 154, 324 Linhas de Grade, 100, 323 Formatar Barra, caixa de diálogo, 99 Formatar desenho, caixa de diálogo, 105 Formatar Estilos de Barras, botão (guia Formato), 14 16 Formato, guia. C o n s u l t e t a m b é m Detalhes, grupo (guia Formato); Formatar, grupo (guia Formato) alterações de rótulo, 17-18 Atribuição, grupo, 191, 193, 195, 197 Colunas, grupo, 250, 293 Desenhos, grupo, 105 Estilo de Gráfico de Gantt, grupo, 14 -15, 96 Estilos de Barras, grupo, 99, 172 Fonte, grupo, 326-327 funcionalidade, 11 Inserir, grupo, 101 Mostrar/Ocultar, grupo, 95, 422 Seleção Atual, grupo, 103 Texto, grupo, 324-325 formatos de arquivos abrindo outro, 377-382 arquivos herdados, 383 de versões anteriores, 386 listas de tarefas em outro, 377 salvando em outro, 382-386 Formula, caixa de diálogo, 294 fórmula de agendamento, 81, 158 159 Formulário de Recursos Anotações, detalhes, 69 documentando recursos, 68 Formulário de Tarefas e, 78 visualizando atribuições em pools de recursos, 405 Formulái io de Tarefas alterando configurações padrão de tarefa, 86 atribuindo recursos de trabalho, 77-78 detalhado, 19-20 editando valores, 19-20 fórmula de agendamento, 82 Formulário de Recursos e, 78 solucionando problemas, 307 visualizando tipos de tarefas, 159

índice

G Gantt de Controle, modo de exibição, 318 acessando, 13, 259 atualizando linhas de base, 259-260 formatando, 318-323 Gráfico de Gantt, modo de exibição e, 318 identificando adiamento de tarefas, 282 visualizando tarefas com variação, 281 Gantt de controle, modo de exibição, 318 Gantt de Redistribuição, modo de exibição, 226, 318 Gantt Detalhado, modo de exibição acessando, 171 Gráfico de Gantt, modo de exibição e, 318 margem de atraso permitida em, 172 visualizando caminho crítico, 171 visualizando tarefas com variação, 281 gerenciamento de recurso. C o n s u l t e t a m b é m tipos específicos de recursos agrupando informações, 238- 242 ajustando perído útil individualmente, 63-66 atribuindo recursos, 73 classificando dados, 234--238 colecionando reais, 273 configurando recursos de trabalho, 56 documentando recursos, 68-71 informações de custo, 62 inserindo capacidade do recurso, 59-60 inserindo custos fixos, 165-167 inserindo nomes de recursos, 59 inserindo taxas de pagamento de recursos, 60-62 salvando linha de base do projeto, 125 solucionando problemas, 307 311 tipos de recursos, 55 Unidades Máximas, campo, 59 / GIF, arquivos de imagem copiando, 107 editando macros, 357 358, 361 362 gravando macros, 355-356 nomes de macro, 353- 354 Grafico de Gantt, modo de exibição acessando, 127, 168, 172 agendamento de tarefas e, 27 ajustando atribuições de recursos, 83 alterando configurações padrão de tarefa, 86 alterando escala de tempo, 104 aplicando tabela Agendamento, 172 atribuindo recursos de trabalho, 77, 80-81 atribuindo recursos materiais, 198 atualizando atribuições em planos participantes, 406 barras de Gantt, 93

465

colando imagens gráficas, 372 como modo de exibição padrão, 94 compartilhando elementos personalizados, 348-349 componentes, 94 considerações de desenho, 104-106 controles de zoom e panorâmico, 104 copiando, 106-109 copiando dados do projeto, 373 criando dependências entre projetos, 424 detalhado, 19-20 Dicas de Tela em, 214, 260 dividindo tarefas, 196 filtrando detalhes do projeto, 243-246 formatando, 95 -101, 318-324 gravando macros, 354-355 imprimindo, 109-115 imprimindo, opções, 334 -339 indicadores de prazo limite, 164 linha vertical laranja, 26 personalizando, 94-101 reagendando trabalho incompleto, 275 realçando caminho crítico, 302 relações entre tarefas, 38, 40 rolando, 104 solucionando problemas, 306, 309-310 tarefas de resumo do projeto, 95 visão geral, 15-16, 318 visualizando nomes de recursos, 59 visualizando tarefas do projeto, 340 Visualizar Impressão, opção, 110 Gráfico de Gantt com modo de exibição Linha de Tempo, 15 16,94,342 343 Grafico de Recursos, modo de exibição, 217, 221 gravando macros, 351 358 Gravar Macro, caixa de diálogo, 353 355 grupos (Faixa de Opções, interface), 6 , 346 Grupos de recursos agrupando detalhes do projeto, 238-242 classificando detalhes do projeto, 234 -238 guias (Faixa de Opções, interface) como substituições de menu, 7 localizando recursos, 11-16 visão geral, 6

H horas extras, atribuindo, 306 HTML. C o n s u l t e Hypertext Markup Language (HTML) hvperlinks ás tarefas, 51 Hypertext Markup Language (HTML), 372

466

índice

II. relação entre tarefas. C o n s u l t e início-a-início (II\ relação entre tarefas imprimindo modos de exibição, 109-115, 334-339 relatórios, 115-120, 339-343 Imprimir, comando (guia Arquivo'', 8, 110 Inativa, comando (guia Tarefa), 17b, 313 Indicador de filtro, 245 Info, comando (guia Arquivo), 8, 348 349 Informações de Atribuição, caixa de diálogo acessando, 191 aplicando delimitações, 193 aplicando diferentes taxas de custo, 197 atrasando o início de atribuições, 191 atualizando valores de trabalho real, 268 resolvendo superalocações de recursos, 217 Unidades, campo, 217 Informações de Recursos, caixa de diálogo inserindo diferentes taxas de pagamento, 185 inserindo múltiplas taxas de pagamento, 183 -184 personalizando valores de Unidades Máximas, 181- 182 Informações de Tarefa, caixa de diálogo alterando relações entre tarefas, 145-146 alterando tipos de tarefas, 162 aplicando calendários às tarefas, 157 aplicando restrições às tarefas, 150 compartilhando elementos personalizados, 351-352 inserindo anotações em, 51 inserindo datas de prazo final, 165 manipulando tempos de latência/avanço, 143-145 marcando tarefas as etapas, 35 removendo restrições, 152 vinculando tarefas, 39 visualizando tipos de tarefas, 159 Informações de Tarefa Recorrente, caixa de diálogo. 168,170 Informações do Project, caixa de diálogo criando planos de projeto, 26 detalhado, 229 identificando adiamento de tarefas, 282 solucionando problemas, 301 verificando dados de término do projetos, 229-231 verificando duração do plano, 49-50 visualizando estatísticas, 74, 90 Iniciando o Project 2010, 5 início-a-início (II), relação entre tarefas, 38, 142, 147 início-a-término ^IT), relação entre tarefas. 38, 142 Inserir, grupo (guia Formato), 101 Inserir, grupo (guia Projeto), 421 Inserir, grupo (guia Tarefa) Etapa, 34

Resumo, 37 Tarefa, botão, 168 Inserir Coluna, comando (guia FormatoV 250 Inserir Hyperlink, caixa de diálogo, 51 Inserir Project, caixa de diálogo, 421 Inspetor de Tarefa, painel agendando detalhes, 146 detalhes de restrição, 151 funcionalidade, 144 Intervalo de Tarefas, filtro, 243 Ir Para, comando/caixa de diálogo adicionando à barra de ferramentas Acesso Rápido, 364 teclas de atalho e, 160, 302, 353-354 IT, relação entre tarefas. C o n s u l t e início-a-término (IT), relação entre tarefas

J Janela, grupo (guia Exibição) Alternar Janelas, 348-351, 406 Nova Janela, 12, 423 Organizar Todos, 401

L Lavout, botão (guia Formato), 154, 324 linha de base do projeto, salvando, 124 127 Linha de Tempo, modo de exibição ajustando divisor horizontal, 102 controles de zoom e panorâmico, 104 copiando, 106-109 formatando, 324-327 funcionalidade, 16-17, 101, 104 imprimindo, 109-115, 337-339 ocultando, 17-18, 327 personalizando, 101-103 verificando duração do plano, 49 Visualizar Impressão, opção, 110 Linhas de Grade, comando (guia Formato), 100, 323 listas de tarefas em outros formatos de arquivos, 377 sincronizando, 391-395

M macros armazenando, 353-354 considerações de segurança, 355-356 convenções de nomes, 353-354

índice

editando, 357-363 gravando, 351-358 Macros, caixa de diálogo, 356 359, 3o 1 362 Macros, grupo (guia Exibição! Gravar Macro, caixa de diálogo, 353 -354 Macros, caixa de diálogo, 356-359, 361-362 Parar Gravação, 355-356 Mais, botão (guia Formato), 14 15, 96 Mais Filtros, caixa de diálogo Custo acima do orçado, 288 funcionalidade, 245, 285 Tarefas Adiadas, 284 Tarefas Atrasadas/Superorçadas Atribuídas a, 289 Mais Grupos, caixa de diálogo, 240 Mais Modos de Exibição, caixa de diálogo, 226, 252 Mais Tabelas, caixa de diálogo, 248 250 mapas, importação/exportação, 377, 382 -383 mapas de dados, 377 mapas de exportação, 377, 382 383 mapas de importação, 377, 383 margem de atraso çfloat), 171 margem de atraso negativa, 152 margem de atraso permitida, 171 172 margem de atraso total, 171 Mark On Track, botão (guia Tarefa), 134 MCTS. C o n s u l t e Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS) mensagens de confirmação, 355 356 mensagens de email, copiando modos de exibição para, 106 menu Iniciar Iniciando o Project 2010, 5 Todos os Programas, 108, 384 menus, guias como substituições, 7 menus de atalho, acessando, 7 / Meus Comandos, grupo (guia Personalizar!, 368 Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS), 440 Microsoft Excel abrindo formato de arquivo de, 377- 382 AutoFiltros, 243 AutoPreenchimento, alça, 196 Colar Especial, recurso, 372 como formato editável, 286 copiando dados do projeto para, 372 376 gerando relatórios visuais, 386-391 Resumo de Custos de Recursos, relatório, 293 salvando formatos suportados, 382 Tabela Dinâmica, recurso, 387, 389 Microsoft Project 2010. C o n s u l t e Project 2010 Microsoft Project Document Object, 372 Microsoft Project Server, 443 444 Microsoft Project User Group (MPUG), 440

467

Microsoft SharePoint, sincronizando listas de tarefas, 391 395 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), 351 352,357 363 Microsoft Word, 372 376 minibarras de ferramentas, 7, 98 modelo de triângulo de projeto, 299, 432 435 modelos criando planos de projeto, 25 fontes de, 1 0 -1 1 global, 346 visualizando disponíveis, 1 0 -1 1 Modelos de Dados, caixa de diálogo, 329 modelos globais armazenando macros, 353-354 definição, 346 elementos suportados, 346-347 planos de projeto e, 346-347 Modo, comando (guia Tarefa), 45 Modo de Exibição, atalhos, 6 Modo de Exibição, barra de ferramentas, 16 17 Modo de Exibição, grupo (guia Tarefa) funcionalidade, 11 Gráfico de Gantt, 198 outros modos de exibição, 171 Alodo de Exibição, rótulo, 6 modo de exibição ativo considerações de classificação, 234 Modo de exibição, atalhos, 6 Modo de exibição, rótulo, 6 visão geral, 6 Zoom, barra deslizante, 6 modos de exibição agrupando informações, 238-242 aplicando em modos de exibição, 248 copiando, 106-109 definição, 15-16 imprimindo, 109-115,334-339 modelos globais e, 346 personalizando, 251-255, 346 personalizando modo de exibição Gráfico de Gantt, 94-101 personalizando modo de exibição Linha de Tempo, 101-103 relatórios e, 339 suporte de filtro, 243 Modos de Exibição de Recursos, grupo (guia Exibição!. C o n s u lte ta m b é m modo de exibição Planilha de Recursos Outros Modos de Exibição, 217 Planejador de Equipe, 203 Uso do Recurso, 18-19, 201,404 visualizando outros modos de exibição, 20 -21

468

índice

V eies de Exibição de Tarefas, grupo (guia Exibição) Calendário, 13, 332 Diagrama de Rede, 328 Gráfico de Gantt, botão, 13, 19-20, 127, 168, 172, 259 Outros Modos de Exibição, 20- 21, 126, 167, 226, 248, 252 Uso da Tarefa, 160, 264 Mostrar/Ocultar, grupo (guia Formato), 05 , 422 MPUG. C o n s u l t e Microsoft Project User Group (MPUG)

N Não Iniciar Antes De (NIAD), tipo de restrição definição, 148 exemplos de uso, 149-150, 167 Não Iniciar Depois De (NIDD), tipo de restrição, 148 Não Terminar Antes De (NTAD), tipo de restrição, 148 Não Terminar Depois De (NTDD), tipo de restrição, 148 navegando no modo de exibição Gráfico de Gantt, 104 NIAD, tipo de restrição. C o n s u l t e Não Iniciar Antes De (NIAD), tipo de restrição NIDD, tipo de restrição. C o n s u l t e Não Iniciar Depois De (NIDD), tipo de restrição Nível, grupo (guia Recursos), 223 nivelamento de recurso atrasando, 2 17 dividir tarefas e, 154 funcionalidade, 222 para recursos superalocados, 220-226 Nivelamento de Recurso, caixa de diálogo, 223 226 nomes de tarefas inserindo, 27-29 reformatando visualmente, 98- 100 tornando visível, 103 Notepad, 372, 384 385 Nova Janela, comando (guia Exibição), 12, 423 Novo, comando (guia Arquivo) criando planos de projeto, 25, 400 funcionalidade, 7-8 NTAD, tipo de restrição. C o n s u l t e Não Terminar Antes De (NTAD), tipo de restrição NTDD, tipo de restrição. C o n s u l t e Não Terminar Depois De (NTDD), tipo de restrição

O Ocultar Tarefas, comando (guia Exibição'), 201,214 CLAE C o n s u l t e Online Analytical Processing (OLAP1 Cll objetos. 372

OMBP tipo de restrição, 148, 163 OMTP tipo de restrição, 148 Online Analytical Processing (OLAF), 387 Opções, comando (guia Arquivo). C o n s u l t e Opções do Project, caixa de diálogo Opções de Exportação de Documento, caixa de diálogo, 339 Opções do Project, caixa de diálogo acessando, 254 -255 Acesso Rápido, barra de ferramentas, guia, 362 364 agrupando detalhes do projeto, 239 alterando modo de exibição padrão, 94 aplicando taxas de pagamento automaticamente, 62 Central de Confiabilidade, caixa de diálogo, 377 378, 385-386 datas de início/término padrão, 152 exibindo barra de entrada, 7 funcionalidade, 9 honrando relações sobre restrições, 152 identificando tarefas em caminho crítico, 172 inserindo custos reais manualmente, 269 Personalizar Faixa de Opções, guia, 365 -368 quebrando relações tarefa/atribuição, 273 reagendando trabalho incompleto, 276 Trabalho É Inserido Em, caixa, 272 vínculos entre projetos, 428 operações contínuas, definição, 431 Organizador, recurso acessando, 348-349 Calendários, guia, 348-351 detalhado, 348-349 funcionalidade, 347- 349

P Padrão, calendário base, 63, 155 Parar Gravação, comando ^guia Exibição), 355 356 PDF, formato, 286, 337 338 Personalizada, guia, 368 personalizando Acesso Rápido, barra de ferramentas, 362 -368 faixa de opções, interface, 362 -368 filtros, 243, 245-246 Gráfico de Gantt, modo de exibição, 94-101 Linha de Tempo, modo de exibição, 101-103 modos de exibição, 251-255, 346 relatórios, 115-120 tabelas, 248-251 Unidades Máximas, valores, 181-182 Planejador de Equipe, modo de exibição, 203 209, 217 planejamento de baixo para cima, 36

índice

planejamento de cima para baixo, 36, 173 Planilha de Recursos, modo de exibição acessando, 180, 222, 235 agrupando informações, 239 classificando, 235 configurando recursos, 57-58 configurando recursos de custo, 67 configurando recursos materiais, 186-187 copiando dados do projeto, 374 criando pools de recursos, 401 detalhado, 17-18 documentando recursos, 69 examinando custos dos recursos, 290 Formulário de Recursos, 68 Informações de Recursos, caixa de diálogo, 183 nivelando recursos, 222 solucionando problemas, 307 tabela Entrada, 235 Taxa Padrão, campo, 61 vinculando planos de projeto, 414 Planilha de Tarefas, modo de exibição acessando, 126, 167, 228, 248 aplicando tabela Agendamento, 172 criando tabelas, 248-250 examinando custos das tarefas, 287-288 funcionalidade, 18-19 identificando adiamento de tarefas, 284 relatórios de indicadores e, 293 planilhas do Excel. C o n s u l t e Microsoft Excel planos de linha de base atualizando, 258-262 cuidados ao sobrescrever valores, 261 custos de linha de base, 227 finalidade, 258 para projetos, 124-127 salvando pfanos provisórios, 262 -263 planos de projeto armazenando macros, 353 354 atribuindo recursos, 73 atualizando linhas de base, 259 automatizando agendamento de tarefas, 43 45 avaliando alocações de recursos, 212-217 compartilhando elementos personalizados, 346-352 considerações de dados, 93 consolidando, 420 -423 copiando modos de exibição, 106 -109 criando, 24-27, 400 definindo dias não úteis, 46-48 desenhando em gráficos de Gantt, 104-106 documentando, 50-53 examinando alocações de recursos, 211-212 gráficos de Gantt e, 94 imprimindo modos de exibição, 109 -115

469

imprimindo relatórios, 115-120 inserindo durações, 30-33 inserindo etapas, 34 inserindo nomes de tarefas, 27-29 modelos globais e, 346-347 nivelando alocações de recursos, 154, 217, 220-226 organizando tarefas em fases, 35 personalizando modo de exibição Gráfico de Gantt, 94-101 personalizando modo de exibição Linha de Tempo, 101-103 personalizando relatórios, 115-120 quebrando vínculo com pools de recursos, 403 resolvendo superalocações, 217-220 salvando linhas de base do projeto, 125 verificando custo/data de término, 227-231 verificando duração, 49-50 vinculando a pools de recursos, 413-415 vinculando tarefas, 37-42 visualizando capacidade do recurso, 200 202 planos participantes abrindo, 416-419 atualizando atribuições em, 406-407 atualizando períodos úteis em pools de recursos, 411-413 consolidando informações em, 403 definição, 398 solucionando problemas, 416 planos provisórios, salvando, 262 FMI. C o n s u l t e Project Management Instituto (PMH Pool de Recursos, comando (guia Recurso) Atualizar Pool de Recursos, 416, 418 Compartilhar Recursos, 402, 415 pools de recursos abrindo, 409, 414 atualizando informações em, 408- 410, 416-419 atualizando períodos úteis em, 411-413 benefícios, 399 convenções de nomes, 401 criando, 398-403 dedicados, 404 funcionalidade, 398 quebrando vínculo com planos de projeto, 403 solucionando problemas, 416 vinculando planos de projeto, 413-415 visualizando detalhes de atribuição, 404-405 pools de recursos dedicados, 404 Procurar, caixa de diálogo, 355 356 Progresso das Tarefas Adiadas/Atrasadas, filtro, 281 Project 2010 componentes de interface, 6-7 edições suportadas, 4

47C

r.áice

iniciando, 5 modo de exibição ativo, 6 Project Management Institute (PMI), 441 Project Server, 443 444 Projeto, guia. C o n s u l t e t a m b é m Propriedades, grupo ;guia Projeto); Relatórios, grupo (guia Projetol Agendamento, grupo, 126, 261-263 funcionalidade, 11 Inserir, grupo, 421 Status, grupo, 128, 275 Projeto Inteiro, comando (guia Exibição) agendando tarefas de resumo, 173 consolidando planos de projeto, 422 visualizando caminho crítico, 171, 226 projetos, definição, 3, 431 432 projetos mestre, definição, 420 Propriedades, caixa de diálogo. 52 Propriedades, grupo (guia Projeto). C o n s u l t e t a m b é m Informações do Project, caixa de diálogo Alterar Período Útil, 46, 63, 155, 408, 410-413 Anotações de Tarefas, 51, 68 Propriedades, grupo (guia Recurso) Detalhes, botão, 68, 71 Informações, 181, 184 Propriedades, grupo (guia Tarefa) Adicionar à Linha de Tempo, 103 Informações, 39, 145, 150, 152, 157, 159 Propriedades Avançadas de Plano, caixa de diálogo, 228

R realçando caminho crítico, 302 definição, 243 Recente, comando (guia Arquivo), 8 Recuar Tarefa, comando (guia Tarefa), 36 37 Recursos, guia. C o n s u l t e t a m b é m Atribuições, grupo (guia Recursos) funcionalidade, 11 Nível, grupo, 223 Propriedades, grupo, 68, 71, 181, 184 recursos de custo acumulando aos custos do projeto, 166 atribuindo às tarefas, 88-90 configurando, 67 custos incorridos com, 88 definição, 55 obtendo informações, 62 recursos de equipamentos, configurando, 57 58 Recursos de Nível, caixa de diálogo, 220

recursos de pessoas. C o n s u l t e recursos de trabalho recursos de trabalho ajustando atribuições, 83-87 ajustando período para, 63- 66 aplicando taxas de pagamento em diferentes períodos, 184-185 atribuindo às tarefas, 74-81, 89-90 atualizando períodos úteis em pools de recursos, 411-413 calendários de recursos e, 63 configurando, 56 controlando cálculos de trabalho, 82-87 custos incorridos com, 88 definição, 55, 211 definindo dias não úteis, 46-48 examinando alocações de recursos, 211 inserindo nomes, 59 , múltiplas taxas de pagamento, 183 -184 recursos de equipamentos, 57-58 ret ursos materiais atribuindo às tarefas, 198-199 configurando, 186-187 definição, 55, 186 taxas de consumo variáveis, 199 Recursos Superorçados, relatório, 292 Redefinir, botão, 3fc>8 relações entre tarefas ajustando, 142-147 caminho crítico e, 170 criando, 39 definição, 38, 142 Relatório de Tarefa, caixa de diálogo, 341 relatórios definição, 339 funcionalidade, 115 gerando em Excel, 386-391 imprimindo, 115-120, 339-343 modelos globais e, 346 personalizando, 115-120 relatórios de indicadores, 293-296 status do projeto, 286 variação em custos do projeto, 293 -296 Yisio, relatórios visuais, 331, 386-391 visualizando, 115-116 Relatórios, caixa de diálogo acessando relatório Recursos Superorçados, 292 acessando relatório Tarefas Adiadas, 286 exibindo relatórios disponíveis, 115, 339 Relatórios, grupo (guia Projetol Custo de Orçamento, relatório, 289 Recursos Superorçados, relatório, 292 Relatórios, caixa de diálogo, 115, 117, 286, 292, 339

índice

Relatórios Visuais, 286, 289, 293, 387-391 Resumo de Custos de Recursos, relatório, 293 Resumo do Projeto, relatório, 286 Tarefas Adiadas, relatório, 286 Tarefas Superorgadas, relatório, 289 Relatórios de Atribuição, caixa de diálogo, 117 relatórios de indicadores, 293 296 Relatórios gerais, caixa de diálogo, 11o Relatórios Personalizados, caixa de diálogo, 339, 341 relatórios visuais Custo de Orçamento, relatório, 289 Excel, suportado, 387 focado no status, 286 Resumo de Custos de Recursos, relatório, 293 Visio, suportado, 331, 386-391 Relatórios Visuais, caixa de diálogo Custo de Orçamento, relatório, 289 gerando relatórios, 387-391 relatórios focados no status, 286 Resumo de Custos de Recursos, relatório, 293 Renomear, caixa de diálogo, 360 3o8 remunerando tarefas, 234 Respeitar Vínculos, comando (guia Taiefa), 42 restrições categorias de, 147 definindo para tarefas, 147-152 inserindo datas de prazo final, 163-165 removendo, 152 tipos de, 148 resultados definição, 431 definindo tarefas para, 29 Resumo, comando (guia Tarefa), 37 Resumo, tabela acessando, 235 detalhada, 235 modificando, 248 rolando em modo de exibição Gráfico de Gantt, 104 Rolar para Tarefa, comando (guia Tarefa), 96, 107, 145 146

s Sair, comando (guia Arquivo), 9 salvando em outros formatos de arquivos, 382 386 linha de base do projeto, 124-127 planos provisórios, 262-263 Salvar, comando (guia Arquivo), 7 8 Salvar Como, comando (guia Arquivo) formatos editáveis, 286 funcionalidade, 8, 10-11, 95

471

Salvar e Enviar, comando (guia Arquivo!, 8, 338 Seleção Atual, grupo (guia Formato), 103 senhas, definindo, 62 SharePoint, sincronizando listas de tarefas, 391 395 sincronizando listas de tarefas, 391-395 solucionando problemas custos e recursos, 307-311 planos participantes, 416 pools de recursos, 416 problemas de escopo do trabalho, 311-314 tempo e recurso, 300-306 Status, barra de controles de Zoom, 217 funcionalidade, 7 realçando suporte, 243 Status, grupo (guia Projeto), 128, 275 status do projeto examinando custos das tarefas, 287-290 examinando custos dos recursos, 290-293 identificando adiamento de tarefas, 280 identificando variação, 281-286 relatando, 286 relatando variação em custos do projeto, 293-296 subalocaçáo (recursos), 212 subprojetos, definição, 420 Substituir Recurso, caixa de diálogo, 310 subtarefas criando, 36-37 definição, 35 excluindo, 313 relatórios e, 339 superalocações (recursos) avaliando, 212 definição, 212 resolvendo, 216-220

T tabela Agendamento, 172 tabela Entrada acessando, 248 conforme padrão, 235 copiando dados do projeto, 373 modificando, 248 números de ID de tarefa, 38 visualizando tarefas do projeto, 340 tabelas copiando dados para outros programs, 373-376 criando, 248-250 definição, 248 manipulando colunas, 250

472

r.aice

modelos globais e, 346 personalizando, 248-251 Tabelas, comando (guia Exibição). C o n s u l t e t a m b é m custo, tabela Entrada, tabela, 127 Alais Tabelas, 248 Resumo, tabela, 235 Trabalho, tabela, 133, 264, 290 Variação, 281, 284 Tarefa, guia. C o n s u l t e t a m b é m Propriedades, grupo (guia Tarefa); Agendamento, grupo (guia Tareia'! Área de Transferência, grupo, 11, 107, 286, 355-356, 374, 376 Editando, grupo, 96, 107, 145-146 Fonte, grupo, 11 funcionalidade, 11 Inserir, grupo, 34, 37, 168 Modo de exibição, grupo, 11, 171, 198 Tarefas, grupo, 43-45, 144 Tarefa, relatório, 340 Tarefa Crítica, filtro, 243 Tarefa de Resumo do Projeto (guia Formato), 95, 422 Tarefas, grupo (guia Tarefa) Auto Agendamento, 43-45 Inspecionar, 144 Modo, 45 tarefas. C o n s u l t e t a m b é m atribuições de recursos; tarefas de resumo Ações, botão, 83 agrupando detalhes do projeto, 238 ajustando perído útil, 155-158 alterando configurações padrão, 86 associando custos a, 166 atribuindo custos fixos a, 167 atribuindo recursos de custo a, 88-90 atribuindo recursos de trabalho a, 74-81, 89-90 atribuindo recursos materiais a, 198-199 atualizando linhas de base, 259 aumentando durações para, 85 classificando detalhes do projeto, 234-238 controlando cálculos de trabalho, 82 87 controlando reais divididos em fases, 269-273 controlando valores reais/restantes, 263-268 definição, 23, 27 definindo dias não úteis, 46 48 definindo para resultados, 29 definindo restrições, 147-152 desativando, 175-176 dividindo em segmentos, 154, 196 documentando, 50-53 em caminho crítico, 171

em gráficos de Gantt, 93 filtrando detalhes do projeto, 242-248 identificando adiamento, 280 inserindo datas de prazo final, 163-165 inserindo valores reais, 125, 132-136 interrompendo trabalho, 153-154 marcando as etapas, 35 nivelamento de recurso e, 154, 221 organizando em fases, 35 planejamento de baixo para cima, 36 planejamento de cima para baixo, 3 6 ,173 porcentagens de conclusão, 125, 129-132 predecessora, 37 reagendando trabalho incompleto, 274-276 reativando, 176 reatribuindo, 208-209 recorrente, 167-170 / removendo recursos de trabalho de, 84-85 renumerando, 234 selecionando rapidamente, 160 sucessora, 37 vinculando, 37-42 vinculando às informações, 51 vinculando entre projetos, 423 428 Tarefas Adiadas, filtro, 281, 286 tarefas agendadas manualmente, 30 34 Tarefas Atrasadas, filtro, 281 Tarefas Atrasadas/Superorçadas Atribuída A, filtro, 289 tarefas de resumo. C o n s u l t e t a m b é m fases adicionando ao modo de exibição Linha de Tempo, 102 agendando, 35, 172-175 criando, 37 definição, 35 desativando, 176 em gráficos de Gantt, 93, 95 excluindo, 313 exibindo, 95 exibindo como callouts, 103 relatórios e, 339 vinculando, 41 Tarefas Existentes, comando (guia Formato), 101 tarefas predecessoras, 37, 142 144 tarefas recorrentes, configurando, 167 170 Tarefas Selecionadas, comando (guia Exibição), 426 tarefas sucessoras, 37, 142- 144 Tarefas Superorçadas, relatório, 289 Taxa h. extra, campo, 62 Taxa Padrão, campo, 61 62 taxas de consumo, 199

índice

taxas de consumo fixas, 199 taxas de consumo variáveis, 199 taxas de custo, alterando, 196 197 taxas de pagamento aplicando em diferentes períodos, 184-185 múltiplas, 183-184 tempo de avanço, 142 144 Tempo de Latência, 142 144 término a início çTl), relação entre tarefas, 38, 142 término a-término çTTt, relação entre tarefas, 38, 142 Texto, grupo (guia Formatar), 324 325 TI, relação entre tarefas. C o n s u l t e término a início (TB, relação entre tarefas tipo de tarefa de duração fixa, 158, 194 tipo de tarefa de trabalho fixo, 158 tipo de tarefa de unidade fixa atribuindo recursos materiais, 198 como padrão, 158 definição, 87 tipos de tarefas agendamento controlado pelo empenho e, 158, 163 alterando, 158-163 duração fixa, 158, 194 trabalho fixo, 158 unidade fixa, 87, 158, 198 visualizando, 159 Todas as Subtarefas, comando (guia Exibição), 174, 2S8, 421 Todos os Programas, comando ^menu Iniciar), 108, 384 Trabalho, tabela acessando, 133 alterando detalhes em, 264, 268 componentes, 133 exibindo variação de trabalho, 290 TT, relação entre tarefas. C o n s u l t e término a término (TT), relação entre tarefas

u unidades de atribuição, 158 159 unidades de pico, 158 159 Unidades de trabalho (fórmula de agendamento), 81, 158 159 Unidades Máximas, campo calendários de recursos e, 63 examinando alocações de recursos, 2 11 funcionalidade, 59-60, 74, 179, 181 Uniform Resource I.ocator (URIO, 392 URL. C o n s u l t e Uniform Resource I.ocator (URIO Uso, tabela, 213

<473

Uso da Tarelã, modo de exibição acessando, 160, 264 adicionando colunas ao, 160 barra divisora vertical, 264 comparando linha de base e trabalho agendado, 290 controlando trabalho dividido em fases, 273 examinando custos dos recursos, 293 funcionalidade, 19-20, 160, 190, 192 ocultando detalhes da atribuição, 339 visualizando variações para atribuições, 286, 290 Uso do Recurso, modo de exibição avaliando alocação de recurso, 213, 215 controlando trabalho dividido em fases, 273 detalhado, 18-19 Dicas de Tela em, 214 examinando custos dos recursos, 293 funcionalidade, 18-19, 192 ocultando detalhes da atribuição, 339 Próxima Superalocação, botão, 216 resolvendo superalocações de recursos, 219 rolando horizontalmente, 215 vinculando planos de projeto, 414 visualizando atribuições em pools de recursos, 404-405 visualizando capacidade do recurso, 201

V valores reais para tarefas colecionando de recursos, 273 controlando progresso, 125, 132-136, 258, 263-268 dividido em fases, 258, 269-273 valores restantes para tarefas, 263 2e>8 variação. C o n s u l t e t a m b é m solucionando problemas definição, 257 examinando custos das tarefas, 287-290 examinando custos dos recursos, 290-293 identificando, 281-286 relatando para custos do projeto, 293-296 Variação, tabela acessando, 127, 284 identificando adiamento de tarefas, 284 visualizando tarefas com variação, 281 VBA. C o n s u l t e Microsoft Visual Basic for Applications i\'BA) VBA Editor, 358 363 vinculando objetos de desenho, 104 planos de projeto a pools de recursos, 403, 413-415

474

índice

tarefas, 37-42 tarefas entre projetos, 423-428 Vincular Tarefas, comando (guia Tarefa), 39 40, 43 Visio, relatórios visuais, 331, 386 391 Visual Basic for Applications (VBA). C o n s u l t e Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) Visualizar Impressão, janela Backstage, modo de exibição, 110, 335, 341 Configurações, opção, 111 Configurar Página, opção, 114 controles de zoom, 337 Gráfico de Gantt, modo de exibição, 110 Imprimir Datas Específicas, opção, 111 Linha de Tempo, modo de exibição, 110 Página Direita, opção, 113 Várias Páginas, opção, 110, 113 visualizando relatórios, 115-116

w WordPad, 108, 372

X XML, formato, 382 XPS, formato, 286, 337 338

z Zoom, barra deslizante, 6 Zoom, caixa de diálogo, 355 35t> Zoom, controles acessando na barra de ferramentas View, 16 17 na barra Status, 217 na janela Visualizar Impressão, 337 no modo de exibição Linha de Tempo, 104 Zoom, grupo (guia Exibição). C o n s u l t e t a m b é m Escala de Tempo, caixa ^guia Exibição) Gráfico de Gantt, modo de exibição, 16-17 Projeto Inteiro, 171, 173, 226, 422 Tarefas Selecionadas, 426 Zoom, 358-359

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