Poslovna Informatika 3

БОСНА И ХЕРЦЕГОВИНА РЕПУБЛИКА СРПСКА ЕКОНОМСКА ШКОЛА БИЈЕЉИНА

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3. РАЗРЕД

ОБРАЗОВНИ ПРОФИЛ: - ПОСЛОВНО ПРАВНИ ТЕХНИЧАР - БАНКАРСКИ ТЕХНИЧАР - ТРГОВАЧКИ ТЕХНИЧАР

Радмило Јосиповић, Горан Радовановић БИЈЕЉИНА, СЕПТЕМБАР 2009.

2

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА

1. ОСНОВЕ ЕXCEL-А 1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА 1.1.1. Радни лист и радна свеска Excel датотека је организована у виду радне свеске (workbook) која је организована као скуп радних листова (worksheets). Радни листови су једнозначно именовани. Када се отвори нова радна свеска, она подразумијевано има три радна листа, што можете промијенити. Дозвољено је да додајете и бришете радне листове, прилагођавајући радну свеску потребама посла. Максимални број радних листова је ограничен једино меморијом рачунара, а корисник их може по нахођењу додавати или уклањати, мијењати им име и положај у односу на друге листове. Радни лист у Excel-у је површина издијељена на 256 колона (заглавље означено словима) и 65.536 редова (заглавље са бројевима). Јединични елемент радног листа се зове ћелија. Свака ћелија има своју адресу, тј. координате према колони, реду и припадности радном листу; адреса ћелије је једнозначна у цијелој радној свесци. У ћелију се може унијети различит садржај. То може бити обичан текст или број који се исписује са или без децимала, новчани износ са ознаком валуте, датум у одређеној нотацији, итд. Посебан облик садржаја је израз или функција којом се израчунава неки резултат. Ћелији или њеном садржају можете мијењати разна својства алаткама за обликовање, али можете управљати и њеним понашањем (видљивост, правило ваљаности, право промјене, итд.).

Слика 1: Изглед радног листа у радној свесци Као и остали Office програми, и Excel садржи исте стандардне елементе радне површине: подразумијевани мени и двије траке са стандардним и алаткама за обликовање; класични клизач, итд. Статусна линија повремено показује разне корисне информације; напомена Ready значи да је програм приправан да прими садржаје или команде, а повремено ћете ту затицати ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3

1. ОСНОВЕ EXCEL-A неке друге напомене. Окна задатака имају активну улогу у многим пословима и појављују се по потреби. Између зоне трака команди и површине радног листа, налази се посебна трака са три подручја: на лијевој страни је оквир за име у коме се види адреса или неки други садржај; десно од њега је тастер са математичким симболом за функцију ( ), који служи за покретање режима за унос Excel-ових функција; у току уноса садржаја, овдје се појављују и два тастера за потврду и отказивање уноса ( ). Дуго бијело поље је тзв. Formula Bar, линија за унос садржаја. Иако се у Excel-у садржај најчешће уноси директно у ћелију на радном листу, ова линија има неке корисне примјене у раду са колонома, о чему ћемо говорити касније. Осим класичних клизача, Excel има посебно подручје за навигацију: то су картице или језичци радних листова, који се налазе непосредно испод површине радног листа. Кликом на било који од језичака, активира се радни лист означен њиме. Ако желите да повећате видљиво подручје језичака радних листова на уштрб водоравног клизача, повуците мишем удесно дебелу линију која се налази између језичака и клизача. Тастери за помоћну навигацију међу језичцима, који се налазе лијево од њих, од корисни су ако имате много радних лисиова, па се сви језичци не могу видјети одједном. Може помоћи и десни клик на те тастере: појавиће се контекстни мени који садржи имена радних листова; ако њих има више од шеснаест, кликните на ставку More Sheets, па ћете добити цјелокупан списак у дијалогу Activate.

1.1.2. Уређење радног простора Истовремени рад са више докумената у Excel-у уобичајен је као и у већини других Windows програма: све радне свеске ће се отворити у посебним прозорима документа у оквиру главног прозора програма; овдје нећете видјети ефекат цијелих појединачних прозора, као у Word-у. Између више отворених прозора можете се кретати пречицама Ctrl+Tab и Ctrl+F6 или избором једног од насловљених докумената у дну менија Window. За слагање више отворених радних свесака у радном простору можете употријебити команду Window/Arrange, гдје ћете изабрати једну од варијанти слагања. Посебно значење у Excel-у има команда Window/Hide koja скрива тренутну радну свеску док она остаје отворена; командом Window/Unhide добићете дијалог са листом сакривених радних свесака, међу којима бирате жељену и потврђујете њену поновну видљивост. Сакривање прозора је практично када корисник отвори више датотека, а неке од њих имају посебну намјену која захтијева нешто већи степен заштите. Уколико желите да истовремено видите подручја истог радног листа која су међусобно можда врло удаљена, један начин је да отворите нови прозор исте радне свеске (Window/New Window), па да их распоредите. Али, ефикасније је да примијените команду Window/Split, која ће поставити граничне линије на средину радног листа, тако да се виде четири сегмента. Хватајући пресјек ових линија или неку од њих мишем можете премјестити подјелу на жељено мјесто. Други начин подјеле прозора је да ухватите означавач за подјелу - кратку дебелу линију изнад вертикалног клизача или њен пар десно од хоризонталног клизача прозора и вукући га надоле (улијево) подијелите радни лист на два или четири сегмента. Кликните затим на, рецимо, лијеви горњи сегмент и помијерајте се по њему стрелицама: при вертикалном кретању мироваће редови у доњим сегментима, а при хоризонталном мирују колоне у десним сегментима. Куда год да помијерате садржај радног листа, видљиви дијелови ће уз себе увијек имати своја заглавља редова и колона. Сегменте ћете уклонити командом Window/Remove Split или повлачењем линија подјеле на ивице радног листа. Ако радите са великом табелом чији садржај не можете да видите у цјелости на екрану, можете ,,замрзнути" дио радног листа, тако да при кретању то подручје остане непокретно и увијек видљиво; то ћете, рецимо, користити да бисте спријечили описна заглавља табеле да ,,побјегну" из видљивог подручја. Да бисте то постигли, поставите се у ћелију која ће бити прва покретна: редови изнад ње и колоне лијево од ње ће се замрзнути; позовите команду Window/Freeze Panes: примијетићете да су се појавиле двије јаче линије које обиљежавају замрзнуту зону. Увијек можете прећи и у замрзнути дио листа, па тамо уписивати или исправљати садржаје: кликните мишем на жељену ћелију или стрелицама пошто пређите границу. Замрзнути дио ћете ослободити командом Window/Unfreeze Panes. 4

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА Поменимо и једну опцију удобности у дијалозима у Excel-у. Наиме, десиће вам се да у току попуне неког дијалога треба да упишете тачну референцу (ускоро ћете сазнати шта је референца). Да не бисте морали да памтите и пишете напамет, можете привремено скупити цијели дијалог тако да се види само активно поље за унос; томе служи тастер на десној страни сваког таквог поља у дијалозима ( ). Када сажмете дијалог, лакше ћете обиљежити мишем потребну референцу; када завршите то обиљежавање, поновним кликом на тастер на десној страни развићете дијалог до пуне видљивости. Може и другачије: ако кренете да повлачите мишем да бисте обиљежили опсег, дијалог ће се сам скупити само до поља за унос све док не завршите повлачење, кад ће се опет видјети у потпуности.

1.1.3. Адреса ћелије и име радног листа Када користите садржај неких ћелија у формули, функцији или операцији, тада, заправо, прозивате (референцирате) адресу једне или више ћелија. Ово је основно правило Excel-а и први корак који као корисник треба да савладате: све вријеме док будете радили у програму, пратиће вас тај принцип рада. Радни лист заузима највећи дио радне површине и на њему се одвијају скоро све активности у Excel-у. Опсег величине 65.536x256 ћелија је подразумијевано приказан помоћу координатних линија мреже (gridlines) које олакшавају навигацију кроз радни лист; линије мреже можете искључити опцијом на картици View у дијалогу Tools/Options. Изнад активне површине видите заглавља колона, означена словима A-Z, затим AA-AZ, BA-BZ, ...IA-1V; на лијевој страни видите заглавља редова, означена редним бројевима од 1 до 65536. Адреса сваке ћелије дефинисана је пресјеком реда и колоне, на примјер: A1,C12, AG92... Приликом уписа адресе ћелије у формулу, свеједно је да ли куцате велика или мала слова, а Excel ће их увијек превести у велика.

Слика 2: Подешавање изгледа радног листа Једна ћелија увијек има подебљане ивице, а кликом миша на неку другу ћелију или одвођењем стрелицама на тастатури добија их друга ћелија. Ово подебљање је обиљежје активне ћелије: изузимајући неке ријетке прилике, једна ћелија радног листа је увијек активна. У нормалном раду, свака акција корисника се односи на активну ћелију: унос садржаја, промјена облика, копирање садржаја, итд. Адресу активне ћелије у току рада можете видјети у оквиру за име, а одговарајућа заглавља реда и колоне су наглашена пастелном бојом. Приликом првог отварања новог радног листа, увијек је активна ћелија А1. Посљедња активна ћелија остаје упамћена приликом промјене радног листа, па и приликом чувања и затварања радне свеске. Сваки радни лист у радној свесци има једнозначно име, које се види на језичку у дну прозора. На почетку, радни листови се зову Sheet1, Sheet2 и Sheet3. Дуплим кликом миша на језичак, активираћете режим за промјену имена радног листа, што је у већини случајева и добро да учините. Име може да се састоји од алфанумеричких и неких специјалних знакова, а дозвољени су и размаци; максимална дужина имена радног листа је 31 знак. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Сваки радни лист има исту шему адреса ћелија и зато постоји начин да се адреса ћелије учини једнозначном у цијелој радној свесци; то је потребно да бисте могли да користите ћелије из више радних листова у једној операцији; али, о томе мало касније.

1.1.4. Уређење радне свеске У току рада можете произвољно додавати и брисати радне листове и мијењати им редослијед у радној свесци. Више радних листова (као и ћелија, или група ћелија) можете обиљежити ако приликом њиховог селектовања мишем држите притиснут тастер Ctrl. Тада можете извести неке промјене у њима; исто важи и ако желите да утичете на структуру радне свеске, контролишући више листова одједном. Нови радни лист ћете убацити командом менија Insert/Worksheet. Са тастатуре, то ћете извести пречицом Shift+F11. Нови лист се појављује лијево од активног радног листа, а иницијално име му је SheetX, гдје је X сљедећи слободан број на располагању. Ако прије убацивања означите више радних листова, у радну свеску ћете убацити исти број нових радних листова. Радни лист ћете избрисати командом менија Edit/Delete Sheet или командом Delete у контекстном менију на језичку радног листа. Будите пажљиви, јер ова операција је деструктивна: није могућ њен опозив, па ако има садржаја на листу, најприје морате одговорити на контролно питање, потврђујући намјеру брисања. Специфичан начин да уклоните радни лист из радне свеске, а да га при том заправо не изгубите, јесте да га цијелог премјестите у другу отворену или нову радну свеску. Ово ћете урадити кроз дијалог Edit/Move or Copy Sheet или из контекстног менија језичка радног листа, ставком Move or Copy. Пошто овај дијалог служи и за премјештање радног листа у оквиру исте радне свеске, у дијалогу морате изабрати ставку To book: (new book) или назив друге отворене радне свеске. Ако укључите поље Create a copy, радни лист неће бити премјештен, него ископиран. Уколико желите да премјестите лист у оквиру исте радне свеске, то можете учинити у истом дијалогу. Али, углавном је лакше да то учините мишем: ухватите језичак радног листа и само га превуците на жељено мјесто. Ако за вријеме операције будете држали тастер Ctrl на тастатури, нећете премјестити лист, него га ископирати, а име ископираног листа ће бити нпр. Sheet1(2). Ако желите да олакшате сналажење у радној свесци са много листова, можете промјенити боју језичака. Отворите контекстни мени на језичку, одаберите команду Tab Color и изаберите боју; језичак активног радног листа ће бити само подвучен траком одабране боје, а остали ће бити потпуно обојени; фонт на језичку ће се аутоматски прилагодити промјени, па ће испис увијек бити уредно видљив.

Слика 3: Мјењање боје језичка радног листа

1.1.5. Кретање у радној свесци Приликом навигације у радној свесци и на радном листу, важи већина стандардних комбинација и логичих пречица које важе и у другим програмима. Постоје, пак и неке карактеристичне кретње које би било добро да савладате, како бисте били брзи у свакодневном раду. 6

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.1. ИЗГЛЕД ПРОГРАМА Најмањи корак јесте прелазак на сусједну ћелију стрелицама на тастатури у било ком смјеру, као и тастерима Tab и Enter послије уноса удесно и надоле, или Shift+Tab и Shift+Enter улијево или нагоре. Стрелице на тастатури у комбинацији са тастером Ctrl помијерају активну ћелију најприје на почетак области попуњене неким садржајем у правцу стрелице, затим на супротни крај те области и тако редом. Када више нема области података, активна постаје ћелија на самом крају радног листа. Погледајте на слици: на почетку, активна је ћелија B1. Притискајући узастопно Ctrl+доле, активираће се редом B4, B6, B12 и најзад B65536 на доњем крају радног листа. Сасвим слично се понашају и команде добијене осталим стрелицама. Исти ефекат оваквог кретања можете постићи притиском и пуштањем тастера End, а затим притиском на било коју од стрелица на тастатури; када притиснете End, појавиће се индикатор у статусној траци програма.

Слика 4: Кретање на радном листу Притиском на тастер Home активираћете ћелију на почетку реда, сасвим лијево. Пречицом Ctrl+Home идете директно у горњи лијеви угао активног дијела радног листа, подразумијевано у А1; ако је дио радног листа замрзнут, активира се горња лијева ћелија слободног дијела листа. Притиском на Ctrl+End се активира доњи десни угао употријебљеног дијела радног листа; разликујте ово од крајњег доњег десног угла, тј. ћелије IV65536. Тастери PageUp и PageDown помјерају садржај радног листа екран нагоре, односно екран надоле. Пречице Alt+PageUp и Alt+PageDown помјерају садржај радног листа екран удесно и екран улијево. Ако је на тастатури укључен прекидач Scroll Lock, долази до извјесне промјене понашања команди за кретање по радном листу. Сваким притиском на неку курсорску стрелицу помјера се цијели радни лист, а активна ћелија се не мијења; тада притисак на Home активира горњу лијеву видљиву ћелију, а End то чини са доњом десном видљивом ћелијом. Најзад, на сљедећи сусједни радни лист ћете прећи пречицом Ctrl+PageDown, а на претходни са Ctrl+PageUp. Употреба миша на клизачима прозора је сасвим стандардна: кликом на стрелицу помјерате видљиви дио садржаја за један ред или колону, а кликом на подручје клизача помјерате се читав садржај екрана; оваквим кретањем не мијењате активну ћелију. Хватањем и вучењем клизача прелазите веће подручје одједном. Уобичајено клизање ће бити расположиво само у оквиру искоришћеног дијела радног листа, што има смисла с обзиром на његове укупне димензије које су веома велике; да бисте клизачем прешли у врло удаљени дио радног листа, приликом вучења мишем држите притиснут тастер Shift. Ако желите да се поставите на конкретну ћелију, то ћете лако учинити кликом миша на њу, ако је видљива. Ако није видљива, употребом клизача је можете учинити видљивом, па онда кликнути на њу. Међутим, ако већ знате адресу те ћелије, притисните тастер F5 или пречицу Ctrl+G, или позовите команду менија Edit/Go To и унесите адресу ћелије коју хоћете да активирате. Слично можете учинити и кликом на оквир за име, гдје ћете једноставно преко адресе активне ћелије унијети адресу жељене ћелије: одмах ћете прећи на њу.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7

1. ОСНОВЕ EXCEL-A

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ

1.2.1. Врсте података Врсте податка у Excel-у дијеле се према природи и понашању садржаја који ћете уписати у ћелију. Начелно, постоје двије врсте садржаја. Константа је било какав слободно унешен податак; и такав садржај ћелије је непромјенљив док га не промјените сами. Константне вриједности се разликују по типу који је Excel у стању да препозна (текст, број, датум...). Формула је садржај изражен као израз или као функција и подлијеже строгим правилима писања. Формула се препознаје тако што увијек почиње знаком једнакости („="). Аргумент формула може бити константа, референца (адреса) или друга формула. Главна особина формуле је да добијени резултат у ћелији аутоматски мијења вриједност ако се промјени вриједност неке полазне ћелије. Када уносите садржај у ћелију, Excel увијек покушава да препозна шта пишете; на основу тог препознавања заснована је интерактивност радног листа. Ако прво унесете знак једнакости, Excel очекује формулу; у тренутку потврде уноса програм провјерава исправност синтаксе и семантике (тј. писања и значења) и ако се потврди исправност, приказује готов резултат. Ако садржај не почиње знаком једнакости, онда је то константа - тада програм покушава да препозна тип податка на основу облика унијетог садржаја (нпр. неки износ или датум). Ако тип податка не буде посебно препознат, Excel ће га сматрати текстом.

1.2.2. Унос података Садржај на радном листу ћете најчешће уносити директно, постављајући се на ћелију у коју желите да га унесете. Други начин је уз помоћ линије за унос: када активирате жељену ћелију, кликните мишем на линију за уређивање (Formula Bar) и почните са уносом. Унешени садржај се може потврдити на више начина: притиском на Enter, када се активира ћелија испод оне која је примила унос; притиском на Tab, када се активира ћелија удесно; кликом миша на било коју другу ћелију, која се одмах активира; и коначно, кликом миша на контролни тастер за потврду ( ), када иста ћелија остаје активна. Од уноса можете тренутно одустати притиском на тастер Esc или кликом на црвени контролни тастер ( ). Раније унијети садржај можете мијењати на три начина: притиском на F2 улазите у режим уређивања и тада пратите или постављајте показивач за унос на тачно мјесто; показивач уноса помијерајте стрелицама. Други начин је да кликом миша уђете на линију за унос, а затим на исти начин мијењајте садржај. Коначно, можете само прекуцати садржај новим, али у раду треба да припазите да тако не пребришете неке корисне садржаје.

1.2.3. Уређење ћелија Увијек можете мијењати облик, величину и боју фонта, боју и текстуру подлоге ћелије, постављати разне линије, поравнавати садржај на разне начине, мијењати угао исписа итд. Обратите пажњу: овдје помињемо обликовање изгледа, а не садржаја ћелије, јер оно зависи од типа податка и има функционалну важност; то објашњавамо касније, када будемо описали типове података. Команде групе Format Cells, у чијем дијалогу се налазе све опције обликовања исписа и садржаја, можете позвати на неколико начина: пречицом Ctrl+1, командом менија Format/Cells или помоћу контекстног менија над ћелијом; коначно, у траци са алаткама Formatting налазе се најважније команде за уређење ћелије.

Слика 5: Палета Formatting

8

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ Сада ћемо само поменути, а касније озбиљније описати опсеге ћелија - више ћелија које можете обиљежити вукући мишем или држећи Shift док помијерате стрелице на тастатури; несусједне ћелије ћете означити узастопним кликовима мишем док будете држали притиснут тастер Ctrl. Све операције које будемо описали можете извести и над свим ћелијама одједном: ако кликнете на тастер који се налази у лијевом горњем углу радног листа, на пресјеку заглавља редова и колона, обиљежићете цијели радни лист и све ћелије ће чинити један активни опсег. Засад је довољно да знате да свако својство обликовања можете примијенити одједном над опсегом једнако као над појединачном ћелијом.

Слика 6: Дијалог за уређење ћелија Контроле исписа у неком фонту у одређеној величини, облику и боји неће вам задати проблем, пошто су скоро исте као и у другим Office програмима. Само скрећемо пажњу на то да можете сами дефинисати подразумијевани фонт у радним свескама: отворите дијалог Tools/Options, па на картици General у пољу Standard font одаберите жељени словни облик, а у сусједном пољу величину исписа; да би промјене биле активиране, мораћете поново покренути Excel.

Слика 7: Дефинисање подразумијеваног фонта Позадина ћелије се може уредити промјеном боје и шаре. На листу Patterns дијалога Format Cells можете одабрати боју, а додатно и облик и боју текстуре; у траци алатки Formatting можете бирати само боју позадине. Помоћне линије (gridlines) служе само за лакшу оријентацију на радном листу; али, ако желите да обликујете лијепо уређену табелу са ивичним и помоћним линијама, то можете учинити на картици Border у дијалогу за обликовање ћелије. На располагању су многобројне опције; осим ивичних, на располагању су чак и дијагоналне ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9

1. ОСНОВЕ EXCEL-A линије које пресијецају ћелију. Линије се постављају тако што се након избора атрибута (боја, дебљина, врста линије) мишем означи мјесто гдје линија треба да се појави. Скраћени облик алатки за цртање постоји у траци Formatting; овдје ћете затећи и команду Draw Borders, којом ћете отворити нову траку са алаткама за цртање ивичних линија ,,оловком" и брисање ,,гумицом", уз додатни избор облика и боје ивице.

Слика 8: Алати за цртање граничних и дијагоналних линија Када будемо говорили о типовима података, видјећете да сваки тип има очекивано поравнање у ћелији (нпр. текст се поравнава улијево, а број удесно). То се неком опсегу може мјењати ручно, ако за тим има потребе: најлакше је да то учините командним тастерима за поравнање у траци Formatting. Поред та три основна тастера ( ), уз њих се налази и тастер Merge and Center ( ): ријеч је о опцији која је прикладна за центрирање наслова или других посебних садржаја. Када упишете неки садржај, одаберите све ћелије преко којих он треба да се пружи. Избором команде Merge and Center, све ћелије ће бити спојене у једну посебну ћелију, а текст ће бити центриран у њој. Повезане ћелије се адресирају према адреси горње лијеве ћелије. На картици Alignment дијалога за обликовање ћелије налазе се и неке посебне команде за поравнање. Уочите опцију Indent, која увлачи садржај ћелије за наведени број знакова удесно. Једна посебна опција хоризонталног поравнања служи, заправо, за посебну интерпретацију садржаја: ако у ћелију унесете само један знак, па овдје одаберете опцију Fill, ћелија ће се цијела попунити тим знаком, без обзира на величину фонта или друге димензије. Осим хоризонталног, могуће је остварити и вертикално поравнање садржаја у ћелији, што је корисно ако повећате висину реда. Текст има пет опција вертикалног поравнања. Ако је унијети текст преширок за ћелију, прећи ће десну ивицу ћелије. Ако у десној сусједној ћелији постоји садржај, текст у активној ћелији ће бити подвучен под њу. Да бисте то избијегли, можете укључити опцију Wrap text, након које ће текст поштовати десну ивицу ћелије, а пружати се у више редова. Сличан ефекат ће произвести опција Shrink to fit: да текст не би прелазио десну ивицу, фонт ће бити умањен тако да може да стане у један ред унутар граница ћелије; припазите да фонт не буде превише смањен. Група команди Orientation дефинише положај и угао садржаја у ћелији. Овако можете постићи занимљиве ефекте у заглављима табеле, уз штедњу простора.

Слика 9: Подешавање поравнања у ћелији

1.2.4. Копирање формата У траци са стандардним алаткама уочићете тастер на коме је нацртана четкица ( )- то је Format Painter. Сврха ове алатке је да пренесе све особине изгледа из неке ћелије у једну или више других. Означите полазну ћелију, кликните на четкицу, а затим одмах превуците по циљним ћелијама. 10

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ У тренутку када отпустите тастер миша, сви атрибути изгледа полазне ћелије биће примјењени над циљним опсегом. Дупли клик на четкицу ће задржати операцију укљученом до притиска на тастер Esc: ово је згодно за преношење облика у сусједне ћелије простим кретањем стрелицама на тастатури или у несусједне кликовима миша. Постоји и други начин да се изглед пренесе из једне у другу ћелију, али је спорији: полазну ћелију означите за копирање, па када означите циљни опсег, у контекстном менију одаберите команду Paste Special; у дијалогу означите опцију Paste: Formats и потврдите избор. Уочите карактеристично понашање команди за копирање и лијепљење на радном листу у Excеl-у: када задате команду за копирање (Ctrl+C), ћелија ће бити окружена титрајућим оквиром. Ако будете задали команду Paste на другом мјесту, полазна ћелија ће и даље титрати. Тек ако притиснете тастер Esc, или копирани садржај пренесете простим притиском на Enter, то ће престати. Након тога, класична команда Ctrl+V више неће реаговати. Ово је карактеристично за пренос садржаја и облика ћелија у Excel-у. Зумирање не представља никакву операцију обликовања, али утиче на видљивост садржаја радног листа, баш као и опције обликовања. Ову операцију можете извести командом View/Zoom или у траци са стандардним алаткама, уписом жељене вриједности или понуђеним избором. Могући опсег зумирања је од 10% до 400%. Када једном промјените проценат зумирања, остаће упамћен као особина радног листа до сљедеће промјене. Команда View/Full Screen ће максимално повећати корисну површину радног лист, а науштрб насловне линије програма, траке са алаткама и статусне линије. Попут зумирања, ову опцију ћете користити када желите да на екрану одједном видите што већи сегмент података.

1.2.5. Формирање правила за унос У општем случају, у било коју ћелију можете унијети било какав садржај. Али, много је вјероватније да ћете податке некако уредити и структуирати их према значењу, типу и вриједности. Да бисте спријечили будуће проблеме због нехотичне грешке при уносу, постоји алатка која служи као превентива: то је систем за провјеру ваљаности, којим се некој ћелији или опсегу додјељује правило уноса. Рецимо, можете наложити да ћелија прима само вријеме у опсегу између два задата времена, број већи од неке вриједности, текст тачно задате дужине, итд. Можете задати и сложени критеријум који успоставља релацију између унијетог податка и неког другог садржаја на радном листу. Одаберите једну или више ћелија и отворите дијалог командом менија Data/Validation. На картици Settings формираћете критеријум исправности ћелије. Рецимо да ћелија треба да прими оцјену ученика: у листи Allow бирајте опцију Whole number, а у листи Data као критеријум поставите between. Појављују се поља за унос Minimum и Maximum: у њих унесите бројеве 1 и 5. Одлучите да ли ћелија смије да остане празна (опција Ignore blank). Остало је још да одлучите како да се програм понаша у случају непоштовања критеријума. На другој картици можете дефинисати поруку која ће се појавити као екранска напомена када се ћелија активира.

Слика 10: Дефинисање правила ваљаности уноса

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Ако ћелија може да прими само једну од неколико одређених вриједности, згодно је да на неком мјесту формирате листу свих могућих вриједности, а затим циљним ћелијама додјелите правило уноса из те листе: у дијалогу Data Validation/Settings одаберите опцију Allow - List, па у линију Source унесите адресу припремљене листе (која мора бити на истом радном листу); листу можете унијети и директно у поље Source као текст раздвојен сепаратором (тачка-зарез или зарез), нпр. флопи;цд;двд;диск;усб. Тако припремљена ћелија ће се при уносу понашати као падајућа листа у којој бирате могуће вриједности. На листу Error Alert одаберите један од три стила: опција Stop ће спријечити унос неисправне вриједности, Warning ће захтијевати од корисника да одлучи између прихватања и исправке уноса, док опција Information само извјештава о грешци и прихвата унијету вриједност. Ако искључите поље за потврду на овој картици дијалога, програм неће реаговати на погрешан унос. У том случају исправност можете провјерити накнадно, командом Circle invalid data која се позива тастером у траци са алаткама Formula Auditing (отворите је позивом из контекстног менија на траци команди). Неисправни подаци ће бити привремено заокружени црвеном елипсом, па можете реаговати на грешку. Елипса се уклања након чувања радне свеске или командом Clear validation circles у истој траци са алаткама.

Слика 11: Накнадно проналажење грешака при уносу

1.2.6. Уређење радних листова Ширину колоне ћете често мијењати да би формирана табела изгледала љепше или из практичних разлога, ако се неки садржаји преклапају или не виде коректно. Поставите показивач миша на десну границу колоне у заглављу, док не промијени облик. Када притиснете лијеви тастер миша, појавиће се екранска напомена у којој се види ширина колоне у типографским тачкама и у пикселима; подразумијевана ширина је 8,43 мјерних тачака или 64 пиксела, а опсег могуће ширине је од 0 до 254 тачака. Вукући граничну линију мишем лијево или десно, директно ћете мијењати ширину колоне. Исти посао можете обавити и полазећи од дијалога Format/Column/Width или из контекстног менија у заглављу колоне. Ако двапут кликнете на граничну линију, колона ће заузети ширину која тачно одговара најширем садржају у њој; то је опција аутоматског уклапања, коју можете позвати и из менија Format/Column/AutoFit Selection. Уочите у менију и команду Standard Width, чијим дијалогом ћете одједном промјенити ширину свих колона на радном листу, осим оних којима сте то већ учинили. Колону или више њих можете и сакрити: то ћете учинити да бисте привемено или трајно сакрили неки садржај. Означите жељену колону, па примијените мени Format/Column/Hide или исту команду у контекстном менију колоне. Теоретски, сакривање колоне је исто што и постављање њене ширине на вриједност 0, па можете употребити и дијалог за промјену ширине. Са тастатуре, то можете извести пречицом Ctrl+0, а мишем тако што ћете десну граничну линију колоне повући сасвим улијево. Будете ли вукли и даље улијево, сузићете или 12

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.2. ФОРМАТИРАЊЕ сакрити и више колона. Да бисте сакривену колону опет учинили видљивом, најприје обиљежите двије њене сусједне колоне или барем двије ћелије у сусједним колонама, а затим изведите неку од операција супротних сакривању: мени Format/Column/Unhidе, команда Unhide у контекстном менију заглавља колоне или пречица са тастатуре Ctrl+Shift+0. Све што је речено за промјену ширине колоне, важи и за висину реда. Подразумијевано, висина реда се аутоматски подешава према ћелији са највећом величином фонта. Опсег вриједности висине реда је од 0 до 409 тачака. Промјену висине можете извести мишем и помоћу дијалога Row Height (мени Format/Row или контекстни мени заглавља реда). Аналогне су операције за сакривање и откривање реда. Тастерска пречица за сакривање реда је Ctrl+9, а за откривање Ctrl+Shift+9. У радни лист можете произвољно убацити или из њега избрисати цијелу колону или ред или више њих. Важно је да знате да овим нећете промјенити укупну димензију радног листа: све се увијек дешава у истом простору од 256 колона и 65.536 редова. Нова колона ће бити убачена лијево у односу на активну ћелију. Колону убацујете неким од ових поступака: командом менија Insert/Columns, командом Insert у контекстном менију заглавља колоне; са тастатуре, пречицом Ctrl+Shift+Плус. Ако сте непосредно прије позива команде обиљежили неколико колона, онда ћете командом убацити тачно исти број колона на њихово мјесто, а остале се помјерају удесно. Уколико вам је табела веома широка и приликом убацивања колона дође до ситуације да би се пробио лимит од 256 колона, програм ће одбити да вам допусти убацивање: испадање података из радног листа, јер би биле десно од овог лимита, не долази у обзир. Колону и ред бришете на један од сљедећих начина: у дијалогу који ћете отворити командом менија Edit/Delete или пречицом Ctrl+Минус бирајте ставку Entire Row или Entire Column. Директно брисање позивате у контекстном менију реда или колоне, ставка Delete. Више колона или редова одједном ћете избрисати тако што ћете их обиљежити прије позива команде. Будете ли избрисали једну колону, бришући и њен садржај, све колоне десно од ње ће се помјерити за једно мјесто улијево, а на десној страни ће се појавити нова, празна колона IV; наравно, одговарајуће важи и при брисању редова. Постоји неколико начина обиљежавања више листова, а сваки се обавља у простору језичака радних листова. Рецимо, отворите контекстни мени на језичцима радних листова и одаберите ставку Select All Sheets; тако бирате цијелу радну свеску. Други начин: помоћу клизача дођите до језичка неког удаљеног радног листа; држећи Shift, кликните мишем на тај језичак и означићете све радне листове у распону између активног и одабраног. Коначно, држећи Ctrl, кликните на појединачне језичке несусједних радних листова које желите да одаберете. Овако одабране листове можете да копирате, премјештате и бришете, али и да одједном изводите одређене операције над цијелим опсегом. Ако унесете неки податак на активни радни лист, он ће бити унијет у исту ћелију на свим осталим листовима. Пазите да овако не препишете неки важан садржај који тренутно не видите! Ако промјените ширину колоне у једном листу, иста измјена ће се десити и у свим осталим листовима; операције претраживања и замјене се простиру на све одабране листове, итд. Користите ову опцију програма кад год треба да изведете неке обухватније промјене у садржају радне свеске.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

13

1. ОСНОВЕ EXCEL-A

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА 1.3.1. Ћелије и подручја Ћелија је основни елемент радног листа у који се уписује вриједност, текст или формула. Идентификује се преко адресе, која се састоји од слова колоне и броја реда у чијем се пресјеку ћелија налази. На примјер, ћелија D12 налази се у четвртој колони и дванаестом реду. Група ћелија назива се подручје или опсег. Адреса подручја састоји се од адресе горње лијеве и доње десне ћелије, између којих стоје двије тачке. Ево неколико примјера адреса подручја: A1:B1

Прве двије ћелије у првом реду;

C24

Подручје које се састоји од само једне ћелије;

A1:A100

100 ћелија у колони А;

A1:D4

16 ћелија (четири реда са четири колоне).

1.3.2. Бирање подручја Да бисте обавили неку операцију над подручјем ћелија у радном листу, најприје морате да изаберете то подручје. На примјер, ако хоћете да у скупу ћелија текст буде полуцрн морате да изаберете подручје и потом притиснете дугме Bold на палети Formatting или да употријебите неки други метод којим текст постаје полуцрн. Када изаберете подручје, Excel истиче ћелије свијетлом плавосивом бојом. Изузетак је активна ћелија, која остаје нормалне боје. На слици је приказан је примјер изабраног подручја на радном листу.

. Слика 12: Означавање подручја Скуп ћелија можете да изаберете на неколико начина: Повлачећи миша - када стигнете до краја екрана, садржај радних листова ће се помјерити; Држећи притиснут тастер Shift док притискате тастере са стрелицама; Притисните F8 и потом, помоћу тастера са стрелицама, помјерите показивач. Поново притисните F8, како бисте тастерима са стрелицама вратили нормалне функције; Изаберите команду Edit/Go To (или притисните F5) и онда ручно унесите адресу подручја у оквир за дијалог Go To. Када притиснете OK, Excel ће изабрати ћелије у подручју које сте задали. 14

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА Док бирате подручје, Excel у оквиру за име (који се налази на лијевој страни линије за формуле) приказује број редова и колона у селекцији.

Слика 13: Димензије подручја Цијеле редове и колоне можеле да изаберете на сличан начин као и подручја: притисните заглавље реда или колоне и на тај начин изаберите цијели ред, односно колону; да бисте изабрали неколико суседних редова или колона, притисните заглавље реда, односно колоне и повлачите миша да бисте истакли остале редове или колоне; да бисте изабрали више (несуседних) редова или колона, држите притиснут тастер Ctrl док мишем притискате редове и колоне које желите; ако хоћете да изаберете колону, притисните Ctrl+размакницу - биће истакнута колона активне ћелије (или колоне изабраних ћелија);.да бисте изабрали ред, притисните Shift+размакницу - биће истакнут ред активне ћелије (или редови изабраних ћелија); уколико хоћете да изаберете све редове, притисните дугме Select All (или Ctrl+Shift+размакницу); бирање свих редова је исто што и бирање свих колона, односно свих ћелија.

Слика 14: Селектовање несусједних колона

1.3.3. Бирање вишедијелних подручја У већини случајева, подручја која хоћете да изаберете биће једнодијелна, односно представљаће један правоугаоник ћелија. Међутим, Excel омогућава да радите и са вишедијелним подручјима, која се састоје од два или више подручја (или појединачних ћелија) која не морају да буду једна до других. То се назива и дисконтинуална селекција. Ако хоћете да примијените исти формат на ћелије које се налазе на различитим дијеловима радног листа, једна од могућности јесте да направите дисконтинуалну селекцију. Када се изаберу одговарајуће ћелије и подручја, формат за који се одлучите биће примијењен на све њих. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

15

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Вишеделно подручје можете да изаберете на више начина: држите притиснут тастер Ctrl док, повлачећи миша, истичете појединачне ћелије или цијела подручја; изаберите подручје помоћу тастатуре, као што је то већ објашњено (користећи тастере F8 или Shift); потом притисните Shift+F8 да бисте изабрали још један скуп ћелија, а да при том не поништите постојећу селекцију; изаберите команду Edit/Go To и потом у оквир за дијалог Go To ручно унесите адресу подручја - ако има више подручја, адресе раздвојите зарезом; када притиснете OK, Excel ће изабрати ћелије у подручјима која сте задали.

1.3.4. Убацивање коментара У Excel-у постоји функција која омогућава да ћелијама „прикачите" коментаре. Она може да буде корисна кад треба да документујете неку вриједност. Осим тога, помаже да се сјетите коју операцију формула обавља Да бисте ћелији придружили коментар, најприје је изаберите и потом издајте команду Insert Comment (или притисните Shift+F2). Excel умеће коментар који указује на активну ћелију, као што се види на слици. На почетку се коментар састоји само од вашег имена. Упишите текст коментара, а потом, да бисте га сакрили, помјерите показивач било гдје на радни лист и притисните тастер миша.

Слика 15: Коментар ћелије Ћелије којима је придружен коментар имају као индикатор мали црвени троугао у горњем десном углу. Када помјерите показивач на неку од њих, коментар ће се појавити на екрану. Ако хоћете да се на екрану виде коментари свих ћелија (без обзира на положај показивача), изаберите команду View/Comments. Ова команда је, у ствари, прекидач: ако је опет изаберете, коментари ће поново бити сакривени. Да бисте промијенили коментар, активирајте ћелију, притисните десни тастер миша и из приручног менија изаберите команду Edit Comment. Ако хоћете да избришете коментар, активирајте његову ћелију, притисните десни тастер миша и из приручног менија изаберите команду Delete Comment.

1.3.5. Брисање и копирање садржаја ћелије Уколико ћелије хоћете да избришете помоћу миша, најприје их изаберите. Потом притисните ручицу за попуњавање - квадратић у доњем десном углу селекције. Кад показивач поставите на ручицу, он се претвара у крстић. Како будете повлачили миша ка горе, Excel ће селекцију бојити у сиво. Да бисте обрисали садржај сивог дијела селекције, отпустите тастер миша. Да бисте избрисали садржај подручја, изаберите га и притисните Delete, или изаберите команду Edit/Clear, која пружа додатне могућности. Копирање садржаја ћелије је уобичајена операција. Excel омогућава да обавите било који од наведених поступака: копирате једну ћелију у другу; копирате ћелију у подручје, тако што ће се њен садржај наћи у свакој ћелији подручја; копирате једно подручје у друго, при чему оба подручја морају да буду исте величине.

16

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА Када се ћелија копира, обично се прави дупликат њеног садржаја, формата (укључујући условне формате и провјеру података) и коментара (уколико постоји). Када копирате ћелију која садржи формулу, референце употребљене у формули аутоматски се мијењају у складу с новим одредиштем. О томе се говори у наредним лекцијама. Поступак копирања има два корака: 1.

изаберите ћелију или подручје које хоћете да копирате (изворно подручје) и копирајте га на Clipboard (команда Copy);

2.

поставите показивач на подручје у које ћете смјестити копију (одредишно подручје) и уметните садржај Clipboarda (команда Paste).

Када уметнете податак, Excel брише (и то без упозорења) све ћелије које му се нађу на путу. Ако се испостави да сте уметањем избрисали неке важне ћелије, изаберите команду Edit/Undo (или притисните Ctrl+Z). Пошто се копирање тако често користи, Excel нуди неколико различитих метода. Копирање помоћу дугмади са палета Стандардна палета има два дугмета значајна за копирање: Copy и Paste. Када притиснете дугме Copy, копију изабране ћелије или подручја пребацујете на Windows Clipboard и Office Clipboard. Пошто обавите копирање, изаберите ћелију у коју ћете смјестити копију и притисните дугме Paste. Ако двапут притиснете дугме Copy прије дугмета Paste, Excel ће аутоматски приказати палету Office Clipboard. Копирање помоћу команди менија За копирање можете да користите и команде менија, ако вам се тако више допада: Edit/Copy копира изабране ћелије на Windows и Office Clipboard, Edit/Paste умеће садржај Windows Clipboarda у изабрану ћелију или подручје. Копирање помоћу приручних менија У могућности сте и да користите команде Copy и Paste из приручног менија, који је приказан на слици. Ова команда Copy podatke смјешта на оба Clipboarda, Windows и Office. Изаберите ћелију или подручје које хоћете да копирате, притисните десни тастер миша и из приручног менија изаберите ставку Copy. Потом изаберите ћелију у коју хоћете да смјестите копију, притисните десни тастер миша и изаберите команду Paste.

Слика 16: Копирање помоћу приручног менија Копирање помоћу пречица Операције копирања и уметања имају и одговарајуће пречице: Ctrl+C - копира изабране ћелије и на Windows и на Office Clipboard; Ctrl+V - умеће садржај Windows Clipboarda у изабрану ћелију или подручје. Ове пречице користе се и у многим другим Windows-овим апликацијама. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

17

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Копирање поступком „покупи и спусти" Excel омогућава да подручје или ћелију копирате и повлачењем миша. Међутим, имајте на уму да, уколико покупите неки податак и спустите га на друго мјесто, он неће бити смјештен ни на Windows ни на Office Clipboard. Изаберите ћелију или подручје које хоћете да копирате и потом поставите показивач на једну од његових ивица. Када се показивач претвори у стрелицу усмјерену нагоре и лијево, притисните Ctrl: уз показивач ће се појавити мали знак плус. Потом једноставно повуците селекцију на ново мјесто, али при том све вријеме држите притиснут тастер Ctrl. Оригинална селекција остаје на месту, а када отпустите тастер, Excel прави копију.

1.3.6. Копирање подручја на друге листове Поступак копирања који смо описали функционише и кад је ријеч о копирању ћелије или подручја на други радни лист, чак и ако се он налази у другој радној свесци. При томе, наравно, морате да активирате други радни лист прије него што изаберете локацију на коју копирате. Excel нуди брз поступак за копирање ћелије или подручја на друге радне листове у истој свесци. Почните од тога што ћете изабрати подручје које хоћете да копирате. Потом притисните тастер Ctrl и језичке оних листова на које хоћете да копирате (на насловној линији радне свеске Excel исписује [Group]). Изаберите команду Edit/Fill/Across Worksheets, како би се појавио оквир за дијалог са питањем хоћете ли да копирате све, саме садржај или само формат (All, Contents или Formats). Одлучите се за једну опцију и притисните OK. Excel копира подручје на изабране радне листове; копија ће заузети исте оне ћелије на новим радним листовима које је оригинал заузимао на почетном. Будите обазриви са овом командом, јер Excel не шаље никакво упозорење ако одредишне ћелије садрже податке. На тај начин можете лако да избришете велику количину информација, а да то уопште не примијетите.

1.3.7. Основе дефинисања имена ћелија и подручја Адресе ћелија и подручја, налик на шифре, могу вас збунити (још горе је с формулама, о чему се говори у сљедећем поглављу). На срећу, Excel допушта да ћелијама и подручјима дајете описна имена. На примјер, ћелију можете назвати КаматнаСтопа, а подручје, рецимо, ЈулскаПродаја. Рад са именима (уместо са адресама ћелија и подручја) има неколико предности, о чему ће бити ријечи у наредним одељцима. Предности коришћења имена Ево неколико предности коришћења имена: Смислено име подручја (на примјер, УкупанПриход) памти се много лакше од ћелијске адресе (рецимо AC21); Приликом уписивања имена прави се мање грешака него када се уносе адресе; Помоћу оквира за име, који се налази са лијеве стране линије за формуле (притисните стрелицу да би се отворио списак дефинисаних имена), односно бирањем Edit/Go To (или F5) и задавањем имена подручја, можете брзо да стигнете до одређеног дијела радног листа; Када изаберете именовану ћелију или подручје, име се појављује у оквиру за име. Израда формула је једноставнија. Име ћелије, односно подручја, можете да уметнете у формулу било помоћу команде Insert/Name/Paste, било бирањем из списка поља за име; Имена чине формуле разумљивијим и једноставнијим за употребу. На примјер, лакше ћете разумјети формулу у облику „=Приход – Порези“, него „=D20 - D40“. 18

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.3. ОСНОВНЕ ОПЕРАЦИЈЕ НАД ЋЕЛИЈАМА И ПОДРУЧЈИМА Име можете да дате и некој вриједности или формули, чак и ако их нема на радном листу. На примјер, вриједности 0,075 можете да дате назив КаматнаСтопа и да потом у формулама користите то име (нешто више о томе у сљедећем поглављу). Исправна имена Иако је Excel веома флексибилан кад је ријеч о именима, ипак постоје нека правила: Имена не смију да садрже размаке. Умјесто њих можете да користите подвлаку или тачку (на примјер Годишња_сума или Годишња.сума); Можете да користите било коју комбинацију слова и бројева, али име мора да почне словом, а никако бројем (рецимо квартал_3 уместо 3.квартал), нити смије да личи на референцу (на примјер К3); Нису дозвољени ни симболи, осим тачке и подвлаке. Имена су ограничена на 255 знакова, али није згодно користити дугачка имена јер губе смисао и сврсисходност. Коришћење оквира за дијалог Define Name Да бисте дефинисали име подручја, најприје ћете изабрати ћелије; потом издајте команду Insert/Name/Define (или притисните Ctrl+F3). Excel приказује оквир за дијалог Define Name, који је приказан на слици 17.

Слика 17: Дефинисање имена У пољу Names in Workbook upišite име. Адреса активне ћелије или подручја појављује се у пољу Refers to. Провјерите да ли је она исправна и притисните OK. Име ће бити придружено радном листу, а оквир за дијалог ће се затворити. Умјесто тога можете да наставите да додајете имена притискајући дугме Add. У том случају мораћете да сами додајете адресу подручја у поље Refers to показивањем на радном листу. Коришћење поља за име Бржи начин за дефинисање имена укључује поље за име (Name Box) лијево од линије за формуле. Изаберите ћелију или подручје којем хоћете да дате име, потом притисните поље Name Box и откуцајте име. Притисните Enter. Ако такво име већ постоји, не можете да промијените подручје на које се оно односи. Ако то покушате, само ћете изабрати подручје. Слика 18: Поље за име

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

19

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Поље за име је, у ствари, падајућа листа имена из радне свеске (слика 18). Да бисте изабрали именовану ћелију или подручје, притисните поље Name Box и тако отворите листу. Из ње изаберите име, а Excel ће направити селекцију одговарајућег именованог подручја. Израда табеле имена Уколико сте дефинисали велики број имена мораћете да знате на које се подручје свако од њих односи, поготово ако покушавате да уђете у траг грешкама или да документујете свој рад. Excel допушта да направите списак свих имена из радне свеске са одговарајућим адресама. Да бисте направили табелу имена, најпре поставите показивач на празну површину радног листа - табела ће настати управо на том месту и покриће све податке који се ту налазе. Изаберите Insert/Name/Paste (или притисните F3). Excel приказује оквир за дијалог Paste Name у којем се налази списак свих дефинисаних имена. Да бисте уметнули списак имена, притисните дугме Paste List. Слика 19: Табела имена Брисање имена Уколико дефинисано име више није потребно, можете га избрисати. Брисањем имена не уклањате садржај подручја; међутим, формуле могу да постану погрешне. Да бисте „позвали" оквир за дијалог Define Name, изаберите Insert/Name/Define. Изаберите име које хоћете да уклоните и притисните дугме Delete. Будите посебно опрезни приликом брисања имена. Уколико је име употребљено у формули, његовим нестанком она постаје погрешна (умјесто ње, Excel исписује #NAME?). Међутим, брисање имена се може опозвати; стога, ако примијетите формуле чији су резултати #NAME?, пошто сте већ избрисали име, изаберите Еdit/Undo и вратите име. Ако избришете редове или колоне у којима има именованих ћелија или подручја, у именима ће остати погрешне референце. На примјер, ако се ћелија А1 na Листу1 назива Камата, а ви избришете ред 1 или колону А, Камата се тада позива на =Лист1!#REF! (што је погрешна референца). Уколико ћелију Камата употребите у формули, формула приказује #REF. Редефинисање имена Можда ћете, пошто већ дефинишете име, пожељети да промијените ћелију или подручје на које се оно односи. Изаберите Insert/Name/Define, како би Excel приказао оквир за дијалог Define Name. Притисните име које хоћете да промијените, а потом у пољу Refers to измјените одговарајућу адресу ћелије или подручја. Ако хоћете, можете и да притиснете поље за уношење измена, па да нову ћелију или подручје изаберете показивањем на радном листу. Excel aутоматски прилагођава ћелије на које се имена односе. На примјер, претпоставимо да се ћелија А10 зове Резиме. Ако избришете ред изнад реда 10, Резиме ће се односити на ћелију А9, баш као што сте очекивали, тако да о томе не морате да водите рачуна. Промјена имена Excel не располаже једноставним методом за промјену имена. Ако име дефинишете, а потом закључите да вам не одговара или да сте га можда погрешно написали, морате да дефинишете ново име и затим избришете старо.

20

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.4. ДАТОТЕКЕ EXCEL–А И ПРЕДЛОШЦИ (TEMPLATES)

1.4. ДАТОТЕКЕ EXCEL-A И ПРЕДЛОШЦИ (TEMPLATES) 1.4.1. Формати датотека у Excel-у Основни формат датотеке којим Excel барата је радна свеска, XLS. У радној свесци се чувају скоро сви садржаји: подаци, њихови формати, графикони, посебна подешавања, итд. Датотека радне свеске је записана у бинарном формату и њу не треба отварати у ненамјенским програмима, да не би дошло до оштећења. Постоји још неколико резервисаних формата за Excel: предлошци (.XLT), програмски додаци (.XLA) и неки други. О основама рада са датотекама у систему Microsoft Office 2003 говорили смо у прошлој и претпрошлој години. Excel омогућава записивање изгледа радног простора, који чини више радних свесака које су постављене у радну површину програма на одређени начин. Да не бисте сваки пут ручно отварали радне свеске које чине један посао и постављали их на жељени начин, употријебите команду File/Save Workspace и формираћете датотеку посебног формата, са екстензијом XLW. Отварањем овакве датотеке, отворићете све датотеке радних свесака и распоредити их на радну површину тачно онако како су изгледале у тренутку када сте сачували радни простор.

Слика 20: Снимање радног простора

1.4.2. Предложак (template) Предложак у Excel-у (template) представља унапријед припремљену форму радне свеске коју можете отворити као полазни образац за свој рад. Елементи који чине предложак могу бити многобројни: број радних листова и њихова имена, раније унијети садржаји, изглед ћелија, итд. Добра је пракса да припремите предлошке за све уобичајене послове које радите: уштеда времена коју постижете се повећава сваком сљедећом употребом. Да бисте припремили предложак, направите готову радну свеску са свим полазним садржајима, па је сачувајте као предложак, бирајући опцију Template (*.xlt) у пољу Save as type дијалога File/Save As. Будете ли отворили нову радну свеску пречицом Ctrl+N или кликом на први тастер у траци Standard, добићете нову, сасвим празну радну свеску чије поставке су дефинисане на нивоу програма.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

21

1. ОСНОВЕ EXCEL-A Excel се испоручује са неколико сложених предложака које можете пронаћи на уобичајени начин: командом File и New активирајте окно задатака, па у њему у групи Templates кликните на хипервезу On my compуter. Међу општим предлошцима ћете затећи своје радове, а можете видјети и групу Spreadsheet Solutions, под условом да су и предлошци инсталирани на вашем систему.

Слика 21: Нова радна свеска на основу предлошка Нарочито користан предложак може бити Sales Invoice. Ради се добро организованој фактури или рачуну. Да бисте овај шаблон прилагодили нашем језичком и економском подручју неопходно је да након отврарања овог шаблона преправите натписе, правилно форматирате ћелије и измијените односно допишете стопу PDV.

Слика 22: Примјер предлошка Пошто је новоотворени шаблон заштићен, неопходно му је најприје отклонити заштиту. Да бисте ово извели позовите командом View/Toolbars/Protection палету Protection. На палети Protection кликните на дугме Unprotect Sheet ( ). Након изведених преправки кликните на дугме Protect Sheet ( ). На новом дијалогу можете да подесите опције отварања овако направљене датотеке (слика 22 десно). Командом File/New са десне стране екрана појављује се пано послова (Task pane). Кликом на линк Templates on Office Online „одлазите“ на странице Microsoft Office-a са великом бројем предложака које можете преузети на свој компјутер (наравно, ако сте повезани на Интернет).

22

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

1.4. ДАТОТЕКЕ EXCEL–А И ПРЕДЛОШЦИ (TEMPLATES)

Слика 23 Предлошци на Инернету

1.4.3.Опције снимања радне свеске Када при чувању нове радне свеске отворите дијалог Save As, изаберите Tools и General Options. У дијалогу са опцијама чувања, добићете неколико могућности заштите датотеке радне свеске. Обратите пажњу на поље за потврду Always create backуp: ако га укључите, при чувању радне свеске биће сачувана и претпоследња верзија, са истим именом и типом XLK. Добро би било да радите тако, јер то је примјерен вид заштите од лоших посљедица нехотично сачуваних грешака у раду. Ова поставка је активна само за датотеку радне свеске у којој укључите ту опцију.

Слика 24: Опције снимања и заштита радне свеске Ако у дијалогу Save As буде потребно да чувате радну свеску у неком другом формату, у листи Save as type пронаћи ћете дугу листу тих опционих формата. Ако припремате свеску за учитавање у претходним верзијама Excel-а, изберите неку од понуђених опција. Excel омогућава снимање и у скоро свим верзијама програма Lotus 1-2-3 и у неким верзијама програма Quattro Pro. Уколико не постоји директан филтер за извоз у неки од страних формата база, употребите формат CSV: ријеч је о извозу у тзв. ASCII формату, гдје су подаци раздвојени тачка-зарезом, а сваки ред датотеке чини један слог базе. Већина програма за управљање базама података је у стању да увезе овај формат записа. Најопштији формат записа на рачунарима је обична текстуална датотека, па је омогућено снимање у неколико варијанти ASCII записа; у овом случају, моћи ћете да сачувате само активни радни лист. Најбољи резултати се постижу опцијама типова Text (Tab delimited) (*.txt) и Formatted text (Space delimited) (*.prn). Експериментишите понуђеним форматима док не добијете оптимални облик текста; пазите на очување наших слова. Радну свеску можете учитати у програм на више начина, како је уобичајено и у другим Windows програмима: командом менија File/Open, пречицом Ctrl+O или ван програма, кликом на икону у Windows Explorer-у. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

23

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2.1. ИЗРАДА И КОРИШТЕЊЕ ФОРМУЛА 2.1.1. Изрази у Excel-у Израз је тип формуле који се састоји од константи, референци и оператора. Excel препознаје три врсте израза, и према типу резултата: то су аритметички,текстуални и логички. Аритметички оператори сабирање одузимање

Текстуални оператор &

конкатенација текста

Логички оператори

(спајање)

=

једнако је

> веће је од

дијељење

<

мање је од

множење

>= веће је или једнако

проценат

<= мање је или једнако

степеновање

<> различито је

Садржај израза може бити или константа или адреса ћелије која садржи неку вриједност, било да је у њој константа или резултат друге формуле. Погледајте примјере на слици: резултати неких формула су добијени од константи у колони А, а неке формуле су написане као комбинација константи и референци.

Слика 25: Примјери формула У току уноса израза, Excel ће вам помоћи логичком контролом писања. Рецимо, када унесете десну заграду у неком сложеном изразу, подебљаће се њен пар на лијевој страни, а промјениће се и боја обје одговарајуће заграде. Ако покушате да завршите унос израза који није исправан, Excel ће пријавити грешку, покушавајући да је исправи (нпр. ако недостаје заграда на крају) и предлажући исправку.

Слика 26: Упозорење због грешке у формули 24

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.1. ИЗРАДА И КОРИШЋЕЊЕ ФОРМУЛА Формуле су оно што програме за табеларне прорачуне чини корисним. Без њих, они би били само мало бољи програми за обраду текста са моћним функцијама за рад са табелама. Радни лист без формула је мртав. Дa бисте радном листу додали формулу, упишите је у ћелију. Потом можете да је бришете, премјештате и копирате као сваку другу врсту података (будите опрезни у овим акцијама). Excel има особину да поново израчунава формулу уколико се промјени вриједност у ћелијама коју она користи. Формула која је уписана у ћелију може да садржи сљедеће елементе: операторе о којима смо већ говорили; референце ћелија (укључујући и именоване ћелије и подручја); вриједност или текст; функције радног листа (нпр. SUM или AVERAGE) - о функцијама ћемо говорити детаљније у сљедећим лекцијама. Ево неколико примјера формула: =150*0.05

множи 150 са 0.05 - ова формула ради само са вриједностим, а и није толико корисна;

=A1+A2

сабира вриједност из ћелије А1 са вриједношћу из ћелије А2;

=Приход –Расход

одузима ћелију под називом Расход од ћелије под називом Приход;

=Sum (A1:A14)

сабира вриједности из подручја ћелија од А1 до А14;

=A1=C12

упоређује вриједности ћелија А1 и C12 и ако је вриједност идентична даје вриједост TRUE (тачно), а у супротном FALSE (нетачно).

2.1.2. Приоритет оператора Већ је речено који се оператори користе у Excel-у па ћемо на овом мјесту детаљније говорити о приоритету оперетора при израчунавању сложенијих формула. Excel користи приоритете на исти начин како вас је учила учитељица или учитељ у основној школи. Обратите пажњу на сљедећу формулу: =Приход-Расход*ПорескаСтопа. Ако унесете формулу без заграде, како је приказана, Excel ће израчунати оно што у ствари нисте хтјели. Према приоритету, најприје се рачуна оно што би требало да стоји у загради и такав резултат би био привремен тј. међурезултат који се даље рачуна. Нпр. 2+2:2 је 3, али (2+2):2 је 2 (у првом случају најприје је извршено дијељење па тек онда сабирање, док је у другом случају најприје извршено сабирање у загради па тек онда дијељење). Исправан облик формуле из примјера би био: =(Приход-Расход)*ПорескаСтопа. Приоритети у рачунају, од највишег према најнижем су : степеновање (^), множење (*) и дијељење (/), сабирање (+) и одузимање (-), конкатенција (&), једнако (=) и на крају веће (>) и мање (<). Заграде у формулама можете да угњездите, односно да их ставите једне унутар других. Ако тако урадите, Excel најприје израчунава израз у најдубље угњежденој загради па наставља даље ка спољним. Сљедећа формула користи угњежедене заграде: =((B2*C2)+(B3*C3)+(B4*C4))*B6. Ова формула има четири скупа заграда, од којих су три угњеждене унутар четвртог. Excel израчунава резултате сваког од угњеждених парова заграда и потом их сабира . На крају такав резултат тј. међурезултат множи са садржајем ћелије B6. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

25

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ Заграде слободно можете користити и тамо гдје нису неопходне, у случају да нисте сигурни да ли је заграда потребна или не. Нпр. формула = 1+А1*А2 даје исти резултат као и формула 1+(А1*А2). Наравно, свака лијева (отварајућа) заграда мора да има свој пар, десну (затварајућу) заграду. У случају да заграде нису упарене, Excel показује одговарајућу поруку и не дозвољава да упишете формулу. У неким случајевима, Excel ће сам понудити исправан облик формуле, али у многим од таквих случајева предложена формула није оно што вам је потребно.

2.1.3. Уношење формула Као што је већ поменуто, формулу морате да започнете знаком једнакости како би Excel знао да се ради о формули а не у тексту. Постоје два начина за уписивање формуле у ћелију: ручно или показивањем ћелијских референци. Ручно уношење формула Ручно уношење формула значи да уносите формулу укуцавањем знака једнакости у ћелију или у линију за формуле а иза чега уносите одговарајући израз. Уношење формуле показивањем Овај начин уношења формуле захтијева мање куцања и омогућава да само покажете на референцу ћелија умјесто да их ручно уписујете. Нпр. да бисте у ћелију А3 уписали формулу =А1+А2, поступите према сљедећем упутству: поставите показивач на ћелију А3; откуцајте знак једнакости као почетак формуле (у ћелији или у Formula Bar-у); кликните у ћелију А1; откуцајте знак +; кликните на ћелију А2; притините тастер Enter или кликните на иконицу ( ). Слика 27: Линија за формуле

2.1.4. Ручица за попуну Веома корисна особина Excel-а је да не морате да куцате формулу у сваку ћелију која се налази у низу ћелија са израчунатом вриједошћу. Довољно је да израчунате само вриједност у првој ћелији а затим искористите тзв. ручицу за попуну (црни квадратић у доњем десном углу ћелије). Поставите показивач миша на ручицу за попуну и показивач добија облик знак +. Притисните и повуците до краја низа ћелија у којима треба да стоји вриједност рачунања. Након отпуштања тастера у свим ћелијама ће се налазити вриједности израчунавања. Илустрацију кориштења можете видјети на слици 28.

Слика 28: Коришћење ручице за попуну 26

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.1. ИЗРАДА И КОРИШЋЕЊЕ ФОРМУЛА Испитајмо како се још та ручица користи. У неку ћелију упишите текст, нпр. ,,Здраво!". Ухватите ручицу за попуну мишем и повуците га надоле преко неколико ћелија. Отпустите тастер на мишу: текст је ископиран у све ове ћелије. Нека дио опсега остане обиљежен, па повуците ручицу за попуну неколико редова надоле: ископираће се и овако. Не пуштајући тастер миша, имате могућност да ширите опсег само у једном смјеру. Други примјер: напишите ,,Здраво!", а у ћелији испод ,,Како сте?". Обиљежите опсег од ове двије ћелије, па повуците ручицу за попуну надоле. Примијетићете да се цијели опсег копира онолико пута колико има мјеста у означеном циљном простору; у томе ће вам помоћи екранска напомена уз показивач миша док вучете. Покушајте и ово: у неку ћелију унесите текст ,,узорак 20“. Ухватите ручицу за попуну и повуците је неколико ћелија надоле. Обиљежите опет почетну ћелију, па повуците ручицу удесно, па улијево, па нагоре. Примјетићете да се текст мијења у ,,узорак 21", ,,узорак 22“... ако идете надоле или удесно, или у ,,узорак 19“, ,,узорак 18“... ако идете улијево или нагоре. Ова могућност програма се зове аутоматска попуна: бројеви на крају алфанумеричког записа се мијењају за један, датуми за један дан, вријеме за један сат, итд. Ручица за попуну има још једну сврху: обиљежите неки већи опсег података, па повуците ручицом улијево или нагоре: у свим сиво означеним колонама или редовима садржај ћелија ће бити избрисан. Рецимо да припремате неку дугачку листу и да желите да јој додате редне бројеве. Умјесто да куцате редне бројеве почев од 1 па до ко зна колико, употријебите ручицу за попуну. Формирајте колону за редне бројеве и унесите прва два редна броја (нпр. 1 и 2). Обиљежите та два боја као опсег, па повуците ручицу до жељеног броја. Постоји и много лакши начин, али под условом да је већи садржај листе већ унијет: довољан је дупли клик на ручицу на првој ћелији у коју сте унијели број 1. Excel ће препознати контекст листе и унијети број 1 тачно до краја листе. Одмах се послужите паметном ознаком: изведену операцију Copy Cells промјените у Fill Series; умјесто јединица, добићете уређан скуп редних бројева. Унос серија бројева је подржан посебним опцијама; редни бројеви су тек најпростији случај. Рецимо, ако је полазна вриједност датум, паметна ознака ће вам понудити да корак увећања буде један дан, један радни дан (Fill Weekdays - узимају се само дани од понедељка до петка), један мјесец или цијела година. При промјени мjесеца, механизам је довољно интелигентан да избјегне нелогиче датуме: рецимо, унесите 31.1.2005, повуците надоле, па захтјевајте увећање за један мјесец и обратите пажњу на резултат. Да бисте још брже добили опције попуне, умјесто примјене паметне ознаке, вуците десним тастером миша, па ће се на крају избор у менију појавити одмах. Уочите посебне опције корака увећања бројева који нису сусједни: можете успоставити линеарну или геометријску прогресију (опције Linear Trend и Growth Trend). Избором ставке Group добићете детаљнији дијалог у којем можете формирати ред бројева у одређеној релацији, што је добра алатка у припреми статистичких анализа. Постоји могућност да сами брзо успоставите линеарни раст бројева, датума итд, јер то је подразумијевана опција. Рецимо, у једну ћелију унесите број 2, а у сљедећу број 5. Означите ове двије ћелије као опсег, па лијевим мишем повуците ручицу за попуну надаље. Добићете бројеве 8, 11, 14... јер ће се успоставити линеарна корелација. А ако желите да припремите табелу записа у временским интервалима сваких десет минута почев од поднева, унесите у једну ћелију 12:00, у сљедећу 12:10 и вуците даље докле је потребно. Ручица за попуну је у стању да користи податке који су дефинисани у посебним листама за попуну. Погледајте картицу Custom Lists у дијалогу Tools/Options: Ту се већ налази неколико спискова дана у недјељи и мјесеци у години. Ако у неку ћелију унесете било који дан у недјељи, ријечимо ,,петак", када повучете ручицу за попуну надоле, појавиће се ,,субота", ,,недјеља", ,,понедељак" и даље у круг. По потреби, можете и сами формирати прилагођене листе, директним уносом у дијалогу или увожењем списка из неког опсега на радном листу.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

27

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2.1.5. Референцирање (позивање адресе ћелије) Релативне референце У предходним примјеру при израчунавању износа користили смо тзв. релативне референце (релативне адресе). Excel подешава референце тако да се оне односе на ћелије које одговарају новој формули. Замислите то овако: оригиналну формулу чинило је упутство да се вриједност из ћелије која се налази два мјеста улијево помножи са вриједошћу која се налази једно мјесто улијево. Када се кориштењем ручице за попуну копира формула из горње ћелије (прве у низу) у доње ћелије, копирају се уствари, ова упутства а не њен прави садржај. То и јесте оно што нам треба јер нам при израчунавању вриједности у низу ћелија не треба буквално копирање формуле на доње ћелије. Врло често се за формуле које користе релативно референцирање каже да се ради о линијским формулама јер сваки ред података (у линији) има различите вриједности података и различите резултате израчунавања. Апсолутне референце Понекад нам је потребно да направимо истовјетне копије садржаја једне ћелије јер нам је баш таква истовјетна вриједност потребна у свим „линијама“ израчунавања. Типичан случај је код израчунавања пореза израженог у бројчаном или новчаном облику док се његова процентуална вриједност налази негдје изван табеле у којој вршимо израчунавања.

Слика 29: Апсолутна адреса Поступак за израчунавање вриједности у колони Е је сљедећи: поставите показивач у ћелију Е2 и започните унос формуле на уобичајен начин (крећете са знаком једнакости, затим кликом на ћелију D2 и на знак *; клините ћелију С7 у којој се налази вриједност ПДВ; притисните тастер F4 (примијетите да се око слова С постављају знаци $ у формули); притисните Еnter. Користећи ручицу за попуну прекопирајте формулу у ћелије наниже све до Е4. Ако прегледате формуле у ћелијама Е2:Е4 примијетићете да су све релативне референце (адресе) различите, док је референца ћелије С7 остала свугдје иста, непромијењена тј.апсолутна. Мјешовите референце У адресама апсолутних референци постоје два знака $, по један за слово колоне и број реда. Excel такође дозвољава и релативне мјешовите референце у којима је само један дио адресе апсолутан. У сљедећој табели је дат преглед свих могућих типова ћелијских референци:

28

Примјер

Тип

А1

релативна референца

$А$1

апсолутна референца

$А1

мјешовита референца (слово колоне је апсолутно)

А$1

мјешовита референца (број реда је апсолутан) ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.1. ИЗРАДА И КОРИШЋЕЊЕ ФОРМУЛА Мјешовиту референцу ћемо најбоље илустровати сљедећим примјером:

Слика 30: Мјешовито референцирање

2.1.6. Грешке у формулама Често се дешава да након куцања формуле, Excel прикаже вриједност која почиње знаком #. То је сигнал да формула даје погрешан резултат. Да бисте се ослободили таквог резултата, мораћете да поправите формулу (или ћелије на које се она позива). Напомињемо да ако је ћелија испуњена знацима #, то значи да колона није довољно широка и довољно је само да је проширите по принципу притисни-повуци-пусти и појавиће се резултат. У сљедећој табели дати су типови грешака које се могу појавити у ћелији са формулом. Вриједност грешке

Објашњење

#DIV/0

Ова формула покушава да дијели са 0 - операција која нигдје на свијету није дозвољена јер дијељење са 0 нема смисла. Појављује се и у случају кад формула покушава да дијели празном ћелијом.

#NAME?

Формула користи име које Excel не препознаје. То се може десити ако избришете име употребљено у формули или ако сте, приликом уношења текста, испустили један знак навода.

#N/A

Формула се позива (директно или индиректно) на ћелију која користи функцију NA како би упозорила да податак није на располагању.

#NULL!

Формула користи пресјек два подручја која се не сијеку.

#NUM!

Постоји проблем са вриједношћу; на примјер, задали сте негативан број тамо гдје се очекује позитиван.

#REF!

Формула се позива на неисправну ћелију. То се може догодити ако је ћелија избрисана са радног листа.

#VALUE!

Формула садржи аргумент или операнд погрешног типа. Операнд је вриједност или ћелијска референца која формулу користи за израчунавање резултата.

2.1.7. Уређивање формула Формулу можете да мијењате и уређујете као и било коју другу ћелију. Уколико нешто промијените на радном листу, биће потребно да измијените формулу, једнако као и у случају да формула као резултат даје вриједност неке од грешака описаних у претходном одјељку . Постоји неколико начина да започнете уређивање ћелије са формулом: ставите показивач на ћелију и двапут кликните; садржај можете мијењати директно у ћелији; кликните на ћелију са формулом, а затим притисните тастер F2; изаберите ћелију коју желите да мијењате и измјене извршите у линији за формуле.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

29

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2.2. НАПРЕДНЕ ТЕХНИКЕ ДЕФИНИСАЊА ИМЕНА 2.2.1. Имена на нивоу листа Подручју обично можете да дате име било гдје у радној свесци. Другим ријечима, имена су, стандардно, „на нивоу свеске“, а не „на нивоу листа“. Но, шта се дешава ако у свесци имате неколико радних листова, а хтјели бисте да на сваком од њих користите исто име (рецимо Збир_дугова)? У том случају морате да направите имена на нивоу листа. Да бисте име Збир_дугова дефинисали за неколико листова, активирајте један од њих и изаберите Insert/Name/Define. Потом испред тог имена у оквиру Names in workbook упишите име радног листа и узвичник. На примјер, да бисте дефинисали име Збир_дугова на Листу2, активирајте тај лист и у оквир за дијалог Define Name упишите: Лист2!Збир_дугова. Ако у имену радног листа постоји макар један размак, ставите га међу апострофе, нпр. 'Разни дугови'!Збир_дугова. Име на нивоу листа можете да дефинишете и помоћу поља за име (Name Box), које се налази на лијевој страни линије за формуле. Изаберите ћелију или подручје, притисните поље и упишите име, заједно са именом листа и узвичником (као што смо већ показали). Притисните Enter. Када на истом листу на којем је дефинисано име на нивоу листа куцате формулу која га користи, не морате да додајете име тог листа нити узвичник (а ни његово име неће бити приказано у пољу за име). Међутим, ако то урадите на другом листу, морате да упишете цијело име (име листа, узвичник и име подручја или ћелије). У пољу за име појављују се само она имена која су дефинисана на том листу. Поред тога, када отворите оквир за дијалог Paste Name или Define Name, појављују се само имена на нивоу актуелног листа. Коришћење имена на нивоу листа може да се искомпликује уколико користите иста имена и на нивоу радне свеске. У том случају, име на нивоу листа има примат над именом дефинисаним на нивоу свеске - али само на оном листу с којим је повезано. На примјер, на нивоу свеске дефинисали сте име Збир за ћелију на радном листу Лист1. Excel дозвољава да дефинишете и име Збир, рецимо на нивоу Листа2. Када је активан Лист2, име Збир односи се на име повезано с тим листом. Међутим, док је активан било који други лист, Збир се односи на име које сте дефинисали на нивоу радне свеске. На име повезано са Лист1 можете да се позовете и у неком другом радном листу, али испред њега морате да упишете име тог листа и узвичник (Лист1'.Збир). Да не бисте компликовали, једноставно избјегавајте да користите иста имена и на нивоу свеске и на нивоу листа.

2.2.2. Дефинисање имена константи Може се именовати елемент који се уопште не појављује у ћелији. На примјер, ако формуле на радном листу користе стопу ПДВ, вјероватно бисте ту вриједност уписали у ћелију чију ћете референцу искористити у формули. Да бисте поступак поједноставили, ту ћелију бисте вјероватно назвали ПДВ.

Слика 31: Дефинисање имена константе 30

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.2. НАПРЕДНЕ ТЕХНИКЕ ДЕФИНИСАЊЕ ИМЕНА Међутим, постоји још један начин да се то уради: изаберите Insert/Name/Define или притисните Ctrl+F3 како бисте „позвали" оквир за дијалог Define Name. У поље Names in workbook упишите име (у овом случају ПДВ). Потом пређите у поље Refers to, избришите његов садржај и замените га вриједношћу пореске стопе, на примјер 0,17 као на слици. Испред константе се не уписује знак једнакости. Притисните ОК да бисте затворили оквир за дијалог. Управо сте дефинисали име које се позива на константу умјесто на подручје или ћелију. Ако у ћелију упишете =ПДВ, та једноставна формула даће као резултат вриједност 0.17 константу коју сте дефинисали. Формула у којој ћете употребити константу може да буде и сложенија, као нпр. =А1*ПДВ. Као и друга имена, и она која се односе на константу чувају се заједно с радном свеском и могу да се користе на било којем њеном листу. У претходном примјеру константа је била вриједност. Међутим, она може да буде и текст. На примјер, можете да дефинишете константу за назив компаније, рецимо ЕШ за Економска школа. Именоване константе не појављују се у пољу за име нити у оквиру за дијалог Go To, зато што се оне не налазе на неком одређеном месту. Међутим, појављују се у оквиру за дијалог Paste Names, што је такође логично, јер се константе користе у формулама. Вриједност константе је могуће промијенити у дијалогу Define name и то тако што ћете промијенити садржај поља Refers to. Кад затворите оквир за дијалог, Excel поново израчунава све формуле користећи нову вриједност.

2.2.3. Дефинисање имена формула Овај одјељак представља корак даље у односу на претходни - бави се дефинисањем имена формула. На слици је дат примјер, у којем се име Стопа односи на наредну формулу: =Лист3!$B$1/12. Када у формули употребите име Стопа, у ствари користите вриједност B12 подијељену са 12. Обратите пажњу на то да је ћелијска референца апсолутна. Дефинисање имена формула је много занимљивије када умјесто апсолутних користите релативне референце. Када формуле уписујете у оквир Refers to, користећи технику показивања, Excel се увијек служи апсолутним формулама, што је у потпуној супротности с његовим понашањем приликом уношења формуле у ћелију.

Слика 32: Дефинисање имена формуле Десно на слици 32 је приказано име Степен, дефинисано за формулу којом се степенује број (база је у ћелији А1 а експонент у ћелији B1). Да бисте ово извели, једноставно методом показивања означите елементе које ће формула садржавати (знак ^ морате унијети тастатуром). Да бисте провјерили да ли формула функционише, означите било коју ћелију и у њој упишите =Степен.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

31

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2.2.4. Примјена имена на постојеће референце Када дефинишете ново име за ћелију или подручје, Excel га не убацује аутоматски умјесто постојећих ћелијских референци у формулама. На примјер, претпоставимо да је у ћелију F10 уписана формула =А1-А2. Ако ћелији А1 дате име Приход, а ћелији А2 Расход, Excel неће аутоматски промијенити формулу у =Приход-Расход. Међутим, замјена референци подручја одговарајућим именима сасвим је једноставна. Да бисте имена примијенили на референце које су већ употребљене у формулама, почните од тога што ћете изабрати подручје које хоћете да измјените. Потом изаберите Insert/Name/Apply. Excel приказује оквир за дијалог Apply Names. Изаберите имена која хоћете да примијените и притисните ОК. У изабраним ћелијама Excel ће референце подручја замијенити именима. Оквир за дијалог Apply Names има неколико опција. Ако притиснете дугме Options, оквир ће се проширити и открити још неке. У већини случајева, унапријед подешени параметри биће сасвим одговарајући.

2.2.5. Коришћење линије за формуле умјесто дигитрона Ако треба нешто да израчунате, линију за формуле можете да употребите као дигитрон. На примјер, упишите сљедећу формулу, али немојте да притискате Enter: =(145*1,05)/12. Ако притиснете Enter, Excel ће формулу уписати у ћелију. Међутим, како она увијек даје исту вриједност, можда ће вам више одговарати да у ћелију упишете резултат него саму формулу. То ћете постићи ако притиснете F9 и тек потом Enter. Excel ће, умјесто формуле, сачувати резултат (12,6875). Ово функционише и кад формула користи ћелијске референце. Ова могућност је најкориснија при раду с функцијама радног листа. На примјер, да бисте у ћелију унијели вриједност квадратног корена из 256, откуцајте =SQRT(256), притисните F9, а потом Enter, и Excel ће уписати резултат: 16.

Слика 33: Excel као калукулатор Ову технику можете да користите и за израчунавање само једног дијела формуле. Погледајте овај примјер: =(145*1,05)/А1. Ако хоћете да претворите у вриједност само дио формуле који се налази у загради, изаберите (145*1,05), притисните F9, па Enter, и Excel ће у ћелију исписати сљедећу формулу: =152,25/А1.

32

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.3. ФУНКЦИЈЕ

2.3. ФУНКЦИЈЕ 2.3.1. Уопштено о функцијама Функције су у суштини, уграђене алатке које се користе у формулама. Помоћу њих формула може да обави сложене задатке и да уштеди много времена. Функције могу да: поједноставе формуле, омогуће формулама да обаве прорачуне које иначе не би могле, убрзају послове oко уношења измјена и омогуће условно извршавање формула, тако што има дају способност одлучивања, додуше у ограниченом обиму. Уграђена функција може у многоме да поједностави фомулу и убрза рад. Као илустрацију навешћемо примјер израчунавања просјека 5 бројева као на сљедећој слици.

Слика 34: Рaчунање просјека без функције AVERAGE У том случају бисте морали да окуцате формулу у Formula Bar-у што би вам одузело доста времена ако би се радило израчунавању просјека 200 бројева. Још већи би проблем настао ако бисте морали да додајете још ћелија у низ бројева чији просјек израчунавате. У том случају бисте избрисали формулу из ћелије просјека, додали према потреби још ћелија са бројевима па поново откуцали формулу у Formula Bar-у. Excel омогућава да ову формулу замијените много једноставнијом која користи једну од уграђених функција (AVERAGE) као што је приказано на слици.

Слика 35: Рaчунање просјека помоћу функције AVERAGE: Било коју од уграђених функција можете унијети у циљну ћелију (ону у којој треба да се прикаже резултат функције) означавањем те ћелије и пoзивањем дијалога Insert Function.

Слика 36: Убацивање функције ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

33

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ Све функције су организоване у категорије с тим што у категоризацији функција постоје ставке које су специфичне, а то су All (све) и Most Recently Used (посљедње кориштене). Остале категорије (групе ) функција су : Financial

Database

Date &Time

Text

Math & Trig

Logical

Statistical

Information

Lookup & Reference

User Defined

При дну дијалога Insert Function можете примијетити синтаксу (начин записивања) сваке функције. Нпр. функција ABS(број) даје апсолутну вриједост броја (модул).

Слика 37: Синтакса и намјена функције

2.3.2. Структура функције Можете примијетити да све функције користе заграде. Податак који се налази унутар њих назива се аргумент. Формуле морају да буду написане по строгим правилима синтаксе и семантике. Када је ријеч о изразима, видјели сте, правила писања су готово једнака писању израза по правилима аритметике. С друге стране, за функције важе правила која се мијењају од једне до друге прилике, али постоје нека општа правила која се лако препознају. Општи облик писања функције је: =ФУНКЦИЈА(арг1;арг2;...;аргН) Иза знака једнакости слиједи резервисана ријеч која представља име функције, а затим се у заградама наводи један или више аргумената функције, раздвојених тачка-зарезом као знаком за раздвајање. Небитно је да ли резервисану ријеч пишете великим или малим словима - Excel ће је на крају превести у велика слова. Аргументи функције могу бити константе, референце (адресе ћелије или опсега), цијели изрази и друге функције, а највише их може бити тридесет. У зависности од правила функције, аргументи могу бити обавезни или опциони. У неким случајевима број аргумената може бити промјенљив, а редослијед неважан. У општем случају, број и редослијед аргумената је строго дефинисан. Примјер функције са произвољним бројем и небитним редоследом аргумената је функција SUM: =SUM(A22;B1;C15:D16;100;C10/4) У овом примјеру постоји пет аргумената: двије ћелије, један опсег, једна константа и један израз. Пошто је сабирање комутативно, редослијед навођења аргумената није битан. 34

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.3. ФУНКЦИЈЕ Примјер функције са строгим редоследом и бројем аргумената би био сљедећи: =IF(A2<>0;A1/A2;"Дијељење нулом!") Ово је функција гранања, која увијек има три аргумента. Њена синтакса гласи: =IF(услов;резултат_ако_је_тачно; резултат_ако_је_нетачно) Понекад функција има одређени број аргумената, али се у неким случајевима неки од аргумената може изоставити и тада се прихвата његова подразумијевана вриједност. Ако напишемо =WEEKDAY ("1. apr.2005"), функција ће вратити редни број дана у недјељи за наведени датум, али по америчком стандарду, гдје се недеља сматра првим даном у недељи, па ће резултат за овај петак бити број 6. Зато треба употребити опциони други аргумент који мијења начин бројања: =WEEKDAY ("l.apr.2005";2); сада ће ова функција вратити број 5, како смо већ навикли да нумеришемо петак у радној недјељи. Постоје и функције без аргумената: тада иза резервисане ред треба само исписати пар заграда. Рецимо, функција =TODAY() даје тренутни датум. Никакви аргументи овдје немају смисла. Аргумент функције може да буде друга функција. Функције је могуће угнијездити до седам нивоа дубине, што нуди многе комбинације. Дакако, не треба претјеривати: често је паметније разложити неки сложени прорачун на више корака, тј. на функције у више ћелија. Тако се лакше контролише рад функција у условима промјенљивих вриједности аргумената, нарочито у случајевима када се појављују грешке. Када се као аргумент функције уноси формула, онда за њу важе сва њена правила уноса, осим што се сад не уноси знак једнакости: тај знак је резервисан искључиво за означавање почетка уноса цијеле формуле. На примјер, функција =IF(А1=0;0;B1/A1) ће разријешити проблем дијељења нулом. Умјесто грешке #DIV/0!, такав резултат ћемо прогласити нулом. Погледајте сљедеће примјере и протумачите их сами: =WEEKDAY(TODAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1) Функција може да буде и дио израза, па је прихватљиво да напишете изразе попут ових: =1+IF(A1>A2;A1;A2) =TODAY( ) + 14 =MAX(SUM(A1:B2);3*SUM(C1:D2);50) /(1+ABS(G10)).

2.3.3. Аргументи функције Име као аргумент Као што сте видјели, аргумент функције може бити референца ћелије или подручје. Нпр. функција SUM(A1:D20) даје збир бројева у том подручју па би синтакса тог израза изгледала тако. Ако бисте за то подручје дефинисали име, рецимо Продаја, подразумијева се да формулу можете да напишете и као =SUM(Продаја). Ова техника је посебно практична уколико са подручје чији збир израчунавате мијења (нпр. стално додајете нове податке о продаји). У неким случајевима, као аргумент може да послужи цијели ред или колона. Нпр. сљедећа формула израчунава збир свих вриједности у колони В: =SUM(B:B). Прави аргументи Прави (дословни) аргумент је вриједност или текст који уносите у функцију. Нпр. функција SQRT има један аргумент па би формула =SQRT(25) или SQRT (A1) (ако се број 25 налази у ћелији A1) дала као резултат 5. У првом случају се ради о уносу константе као аргумента, а у другом уносу референце (адресе) као аргумента. Функција LEFT узима два агумента и као резултат даје знаке са почетка првог аргумента (други аргумент одређује број знакова). Уколико ћелија A2 садржи текст Продаја, сљедећа формула даће његово прво слово, П: =LEFT (A2,1). ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

35

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ Изрази као аргументи Excel такође омогућава да као аргументе користите изразе, које можете да замислите као формуле унутар формула. Када Excel наиђе на аргумент у облику израза, он га најприје израчунава, а потом резултат користи као вриједност аргумента. Ево једног примјера: =SQRT((A2^2)+(A3^2)). Ова формула користи као аргумент израз ((A3^2)+(A4^2). Друге функције као аргументи Формуле чије функције садрже друге функције често се називају угњежденим. Excel почиње од израчунавања најдубље угњежденог израза, потом сљедећег итд. Ево примјера угњеждене функције: =SIN(RADIANS(A3)). Функција RADIANS претвара степене у радијане. Ако је у ћелији A5 уписана величина угла изражена у степенима, функција RADIANS је претвара у радијане а потом функција SIN израчунава синус тако израженог угла. Наведени примјери приказани су на сљедећој слици:

. Слика 38: Аргументи функције

2.3.4. Унос функција Конкретне акције при уносу формула обављаћете углавном уз пристојни систем интерактивне помоћи који је уграђен у програм. Дијалог Insert Function, који је резервисан за ову намјену, можете отворити на више начина: кликом на тастер са сликом (fx) поред линије за унос формула; избором ставке More Functions уз тастер AutoSum у траци са алаткама; или тако што унесите знак једнакости у ћелију, па у краткој листи посљедње коришћених функција која је замјенила оквир за име одаберите кључно име. На слици видите први од два прозора чаробњака за унос функција.

Слика 39: Избор функције 36

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.3. ФУНКЦИЈЕ Дијалог помаже у налажењу функције чак и ако не знате њено име (наравно на енглеском). Наиме, у поље Search for a function можете унијети питање у облику неких кључних ријечи; ако, на примјер, напишете ријечи ,,angle“, ,,average value“, ,,Loan“, итд., добићете избор функција које заиста служе пословима који одговарају опису; обиљежите ли било коју, при дну дијалога ћете добити синтаксу и кратки опис функције. Функцију можете потражити и на основу листе категорија. Група Most Recently Used чува листу од десет функција које сте посљедње употријебили, а All је абецедна листа свих активних функција. Тај број може бити промјенљив - подразумијевано их је 333, а може их бити и више ако су активни неки програмски додаци. Након избора, кликните на тастер ОК да бисте прешли на извршавање функције.

Слика 40: Унос аргумената у функцију Тачни садржај другог дијалога зависи од одабране функције, заправо од броја и типова аргумената. Лијево од сваког поља за унос се налази описно име аргумента; уколико је то име исписано подебљаним текстом, аргумент је обавезан; ако није, аргумент је опциони. Десно од поља, бијелим словима је исписан тип податка или извор (број, текст, референца), док се поље не попуни. Поред поља чији тип није важан, стајаће ознака аny. Када аргумент исправно унесете, појавиће се његова израчуната вриједност на десној страни. Како активирате које поље, тако се појављује кратка помоћ у доњем дијелу дијалога. Чим буде довољно података да се формира резултат, угледаћете га при дну. Ако функција има промјенљиви број аргумената , када се попуни претпоследњи аргумент и активира посљедњи, појављује се још један на располагању за унос, све до тридесетог аргумента. Посао завршавате потврдом на ОК. Ако сами отпочнете унос функције директно у ћелију без помоћи дијалога Insert Function, у тренутку отварања заграде појавиће се екранска напомена која приказује синтаксу функције, наглашавајући тренутни унос аргумента подебљаним исписом. Ако вам иде мало теже, притисните Ctrl+A - директно ћете се наћи у другом кораку чаробњака за формирање функције, гдје ћете лакше завршити посао. Ако покренете чаробњак у часу када је активна ћелија која садржи функцију, опет ће се активирати други прозор дијалога, сада са аргументима пренијетим из функције у ћелији, и ту их можете мијењати.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

37

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ

2.4. КАТЕГОРИЈЕ ФУНКЦИЈА Заиста нема смисла да учите напамет синтаксе више стотина функција, колико их Excel има: не размишљајте о форми, него о суштини. Предлажемо да вјежбате на лаким примјерима које овдје износимо; упознајте се са групама функција и откријте њихове могућности и начела примјене. Не заборавите и да систем помоћи детаљно описује сваку поједину функцију, а често постоје и практични примјери које из прозора помоћи можете пренијети на радни лист и тако се лично увјерити у дејство функције. Овдје дајемо опис главних група, са тек по неколико типичних представника.

2.4.1. Математичке функције Excel садржи све математичке операције са бројевима које се налазе и на квалитетним калкулаторима: почев од функције SUM, која је прва коју свако савлада, преко експоненцијалних, тригонометријских, до функција заокругљивања броја. У ову групу се убрајају и неке посебне функције од којих ћемо представити неколико. =POWER(број;степен) - израчунава степен броја; х-ти корјен броја рачунајте као степен облика 1/x. =LN(број), =LOG10(број), =LOG(број;основа) - израчунава логаритам броја са различитим основама. =SlN(број), =COS(број), =TAN(број), =ASIN (број), =SINH(број), ...

фамилије тригонометријских функција постоје у основном, инверзном и хиперболичном облику.

=LCM(број; број;...),

израчунава најмањи заједнички садржилац, односно

=GCD(број; број;...)

највећи заједнички дјелилац два или више бројева.

=TRUNC(број;број_децимала) - одсјеца децимални дио броја на задати број децимала; ако нема другог аргумента, подразумијева се цјелобројни дио. =ROUND(број; број_дец),

- заокружује број на најближи цијели број, први цијели број ближи нули и први цијели број даље од нуле,

=ROUNDDOWN (број; број_дец), =ROUNDUP(број; број_дец)

повећава, односно смањује број на најближи цијели број који је умножак задате основе. Нпр. =CEILING(141;12) даје =FLOOR(број; основа) резултат 144, а =FLOOR(141;12) даje резултат 132. =RAND() - даје случајан број у интервалу (0, 1). Функција се користи као генератор случајних бројева. Случајни цијели број између а и b ћете добити функцијом =TRUNC(RAND()*(b-а+1)+а). =CEILING(број; основа),

2.4.2. Финансијске функције Сврха ове групе функција је израчунавање разних параметара као што су ануитети, интересне стопе, број рата и слично. Представљамо само двије функције из ове групе. Прва функција израчунава висину рате према задатој висини камате, броју рата и висини главнице. =PMT(камата;број_рата; почетни_дуг;преостали_износ). Ове функције су прилагођене америчком банкарском систему, па ћемо на примјеру разјаснити њихову синтаксу. Рецимо, ако хоћете да подигнете неки кредит на пет година, напишите: =PMT(11,5%/12;60;-250000, -500) и резултат ће бити 5.504,36 КМ. Ово се тумачи као ,,ако је камата 11,5% за 12 мјесеци и има 60 рата, а износ дуга на почетку је 500.000 КМ, рата износи 5.504,36 КМ". 38

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.4. КАТЕГОРИЈЕ ФУНКЦИЈА Нека вас не збуни негативан број: у западном књиговодству је нормално да се дуг тако биљежи. Дјељење камате са 12 је потребно јер функција ради са мјесечним износом камате, који се прерачунава на годишњу посебним итеративним процесом. Функција може да се користи и да бисте утврдили динамику штедње. Рецимо, желите да за четири године уштедите 6.000 КМ, уз камату на орочену штедњу од 4% годишње. Написаћете: =PMT(4%/12;48;0;6000) и добити износ од 115,47 КМ које треба мјесечно да одвојите да бисте постигли овај циљ. Број ће бити исказан као негативан, дакле као одбијање од ваше зараде. Сљедећа функција израчунава мјесечну камату на основу броја периода уплате и износа главнице дуга: =RATE(број_периода;висина_рате;почетни_дуг;преостали_износ;тип). Рецимо, ако вам банка предложи да четири године уплаћујете по 5.000 да бисте отплатили кредит од 200.000, погледајте колика је то камата. Ако напишете =RATE (48,5000,-200000) добићете вриједност 0,77%, што је просјечна годишња камата од 9,24%. Ако вас интересује како економски развијени свијет барата новцем, погледајте како раде функције NPER, IRR,NPV и друге.

2.4.3. Статистичке функције Неке од функција у овој групи ћете вјероватно често користити, а провјерите сами десетине функција које су засноване на статистичким расподијелама, регресијама, трендовима, итд. =AVERAGE(опсег),=MAX(опсег),=MIN(опсег) - ове функције дају просјечну, максималну, односно мининиалми вриједност у опсегу, респективно. =COUNT(опсег), =COUNTA(опсег), =COUNTBLANK(опсег)

- ове три функције дају број нумеричких вриједности, број свих непразних ћелија и број свих празних ћелија у опсегу, респективно.

=COUNTIF(опсег;критеријум) - даје број ћелија у опсегу које задовољавају вриједност задату критеријумом који је наведен као параметар. =SUMIF(опсег;критеријум,опсег_за_сабирање) је функција условног сабирања. Над датим опсегом се дефинише критеријум, а одговарајуће одабране вриједности у опсегу за сабирање чине збир. Да би било јасније, ево примјера . У колони A су обиљежја узорака (нпр. слова A, B, C), а у колони B су дате количине. Ако хоћете да израчунате све количине узорка A, написаћете: =SUMIF(A2:A99;"A";B2:B99). Ако желите да саберете само бројеве веће од 100, написаћете: =SUMIF(B2:B12;">100";B2:B12). Неке од функција су тек увод у ,,велику" статистику: =STDEV(опсег), =VAR(опсег) - ове функције израчунавају вриједност стандардне девијације, односно варијансе узорка, игноришући све ненумеричке вриједности опсега. =TREND(познати_y;познати_x;нови_x) - из релације скупа познатих вриједности (величине у опсегу познати_y су у функцији опсега величина познати_x) и нове задате вриједности x, израчунава нову вриједност према функцији линеарног тренда y=аx+b.

2.4.4. Функције за рад са текстом Захваљујући овом скупу функција, могуће је извршити многобројне манипулације текстом: повезивање, промјену величине слова, промјену дијела текста, претварање текста у број и обрнуто, итд. Погледајмо како раде неке од функција из ове групе.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

39

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ =LEFT(текст;број_знакова), =RIGHT(текст;број_знакова), =MID(текст;мјесто;број_знакова)

ове функције враћају од задатог текста дио у задатој дужини на лијевој страни, на десној страни односно у средини почев од задатог мјеста, респективно.

=LEN(текст) - враћа број знакова у тексту. =FIND(критеријум;текст;почетак) - налази мјесто знака који је критеријум у тексту, почевши са претрагом од знака који је означен као почетак. Нпр. =FIND(x ;Microsoft Excel ;1 ) - враћа број 12. =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1)-FIND (" ";A1;1)+1) - увијек враћа другу ријеч ако у A1 постоје двије ријечи раздвојене размаком. =LOWER(текст), =UPPER(текст) - све знакове текста преводи у мала (велика) слова. =EXACT(текст;текст) - пореди текстуални садржај у двије ћелије, уважавајући разлику између великих и малих слова, и враћа логичку вриједност TRUE или FALSE. прва функција претвара текст у број, а друга претвара број у текст, у задатом формату. Нпр. =VALUE("1"&V&"23") враћа број 1,23, а =TEXT(број;формат) функција =TEXT("12345,67";"# ##0,000") враћа текст "12 345,670". =VALUE(текст),

2.4.5. Функције за рад са датумима и временом Ове функције се користе када је потребно од неких парцијалних података формирати датум или када треба припремити овакве податке за рачунске операције. Неке функције смо већ поменули (WEEKDAY, TODAY). Не заборавите: Excel интерно биљежи датуме као цијеле бројеве у растућем низу почев од 1. јануара 1900. године. Вријеме у току дана се биљежи као децимални дио цијелог броја, гдје један секунд износи 1/86400. =HOUR(вријеме), =MINUTE(вријеме),

функције враћају број који одговара сату, минуту и секунди за одабрани запис времена.

=SECOND(вријеме) =DAY(датум), =MONTH(датум), =YEAR (датум)

функције враћају број који одговара дану, мјесецу или години за одабрани датум.

=DATE(година;мјесец;дан) - формира датум од елемената задатих бројем или референцом. =DATEVALUE(датум_као_текст) - враћа редни број дана почев од 1. јануара 1900; нпр, редни број 1. јануара 2005. је 38353. Датум мора бити записан као текст, рецимо под наводницима.

2.4.6. Логичке функције Уз помоћ логичких функција може се остварити, у извесном смислу ријечи, програмирање садржаја радног листа. Ове функције обрађују логичке појмове и комбинују их према правилима Булове алгебре. Три функције враћају резултате TRUE или FALSE у зависности од исказа: =AND(исказ1;исказ2;...) - TRUE ако су сви искази тачни. =OR(исказ2;исказ2;...)

- TRUE ако је барем један исказ тачан.

=NOT(исказ)

– супротна вриједност од вриједности исказа.

40

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

2.4. КАТЕГОРИЈЕ ФУНКЦИЈА

2.4.7. Тражење циља (Goal seek) Ако вам је познат резултат који желите да добијете на основу формуле, али нисте сигурни које вриједности уноса су потребне да би формула дала тај резултат, употријебите функцију „Тражење циља“. На примјер, желите да „наштимате“ вриједност у ћелији B1 да би резултат множења у ћелији B3 био 110. Имајте на уму да је у ћелији B3 већ постављна формула која израчунава производ =B1*B2.

Слика 41: Функција „Тражење циља“ Поставите показивач на ћелију B3; Из падајућег менија Tools одаберите команду Goal Seek, којом се позива дијалог као на слици 41; У поље Set Cell се методом показивања уноси адреса ћелије у којој треба да се појави циљана вриједност; У поље To value се уноси циљана вриједност (у нашем случају 110); У поље By changing cell се методом показивања уноси адреса ћелије коју треба „наштимати“ (у нашем случају B1); Кликните два пута заредом на OK; Ако сте све урадили као што је описано, у ћелији B1 појавиће се број 27,5 У сљедећем примјеру уочићете корисност алата Goal Seek у правом свијетлу. На примјер, претпоставимо да треба да позајмите извјестан новац. Знате колико новца желите, колико дуго желите да отплаћујете кредит и који износ можете да издвојите сваког мјесеца. Можете употријебити функцију „Тражење циља“ да бисте утврдили каматну стопу коју ћете морати да обезбиједите да бисте одговорили на циљ кредита. Размотримо претходни примјер корак по корак. Будући да желите да израчунате каматну стопу потребну да би се одговорило на ваш циљ, употребићете функцију PMT. Функција PMT израчунава износ мјесечне рате. У овом примјеру износ мјесечне рате представља циљ који тражите. Припрема радног листа 1.

Отворите нови, празан радни лист.

2.

Најприје у прву колону додајте неке ознаке да би радни лист могао лакше да се чита. У ћелију A1 откуцајте Износ кредита. У ћелију А2 откуцајте Рок отплате у мјесецима. У ћелију A3 откуцајте Каматна стопа. У ћелију A4 откуцајте Рата.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

41

2. ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ 3.

Након тога додајте познате вриједности. У ћелију B1 откуцајте 100000. То је износ који желите да позајмите. У ћелију B2 откуцајте 180. То је број мјесеци током којих желите да отплаћујете кредит. Иако вам је познат жељени износ рате, немојте га унијети као вриједности, јер је износ рате резултат формуле. Умјесто тога радном листу додајте формулу, а вриједности рате одредите у оквиру каснијег корака када будете користили функцију „Тражење циља“

4.

Након тога додајте формулу за коју имате циљ. Нпр. употријебите функцију PMT: У ћелију B4, кориштењем функција PMT, израчунајте вриједност мјесечне рате. Резултат би требао бити као на слици 42.

5.

На крају обликујте циљну ћелију (B3) тако да приказује резултат у виду процента.

Слика 42: Коришћење функције PMT Коришћење функције Goal Seek ради утврђивања каматне стопе 1.

Командом Tools/Goal Seek позовите дијалог за подешавање параметара.

2.

У поље Set cell унесите адресу за ћелију која садржи формулу коју желите да ријешите. У овом примјеру адреса представља ћелију B4.

3.

У поље To value откуцајте жељени резултат формуле. У овом примеру је то -300. Имајте у виду да је овај број негативан јер представља рату.

4.

У поље By changing cell унесите адресу за ћелију која садржи вриједност коју желите да подесите. У овом примјеру адреса представља ћелију B3.

5.

Кликните на дугме OK.

Функција Goal Seek се покреће и даје резултат као што је приказано на сљедећој слици.

Слика 43: Утврђивање каматне стопе

42

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.1. ШТАМПАЊЕ РАДНЕ СВЕСКЕ

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ 3.1. ШТАМПАЊЕ РАДНЕ СВЕСКЕ Опције штампања у Excel-у 2003 су богате, а постоје и помоћна средства за олакшавање припреме података за папирни формат. Општи савјети за припрему штампе су уобичајени као и у сваком другом програму из пакета MS Office 2003.

3.1.1. Припрема за штампу Да бисте припремили радни лист за штампу, кад год је могуће, организујте податке по дужини вертикално и у више редова, а не по ширини. Постоје развијене опције штампе табела које су јако велике у обје димензије али то користимо само када другачије није могуће. Да бисте прегледали подразумијеване опције прелома које програм види, уђите у други режим погледа радног листа командом менија View/Page Break Preview. Тада ће радни лист ће бити зумиран на ситнији испис, а појавиће се плаве линије које одређују ивице будућих страница.

Слика 44: Подешавење прелома страница У позадини садржаја, виде се сиви текстови Page 1, Page 2, већ у зависности од количине затечених података. У овом режиму, радни лист је и даље активан и можете наставити да радите на њему (зумирајте га на 100%). Уколико је потребно, вуците мишем плаве линије прелома у било ком смјеру, чиме ћете промјенити границу странице. Типичан проблем у пракси је једна колона која остаје ,,сироче" у штампи; тај проблем ћете брзо ријешити повлачењем вертикалне плаве линије удесно. У том случају, садржај штампе ће се пропорционално умањити тако да цијели стане на један лист папира. Не морате цијели радни лист упутити на штампање:можете то ограничити на било који опсег подалака. Обиљежите опсег који хоћете да одштампате, па га помоћу File/Print Area/Set Print Area команде прогласите јединим активним подручјем за штампање на радном листу.

Слика 45: Избор опсега за штампу ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

43

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ Ово подешавање ћете укинути сусједном командом Clear Print Area у истом менију. Ако немате превише садржаја на радном листу, исти ефекат ћете постићи ако у режиму прегледа прелома штампе привучете све крајње плаве линије жељеном садржају, тако да зона штампања остане једина уоквирена и свијетла, док ће остали дио бити засивљен.

3.1.2. Преглед прије штампе Да бисте избјегли омашке у припреми штампе, у Excel-у имате могућност да материјал припремљен за штампу прегледате на екрану. Опцију Print Preview можете покренути командом у менију File или кликом на тастер у траци Standard. Цијела радна површина програма уступа мјесто прозору за преглед прије штампања, на коме централно мјесто заузима слика прве штампане странице.

Слика 46: Преглед прије штампе Ако ових страница има више, међу њима се можете кретати тастерима Page Up и Page Down на тастатури или тастерима Next и Previous у горњем лијевом углу екрана. Тастер Margins укључује и искључује видљивост линија маргина и означиваче граница колона на листу. Хватајући означиваче мишем, можете директно мијењати ширину маргина; ако помјерите неко обиљежје колоне, акција ће се одразити и на полазни радни лист. Ако сте задовољни резултатом, командом Print можете директно покренути штампање. Ако желите да успоставите прецизнију контролу, отворите дијалог Setup. Преглед прије штампања ћете затворити притиском на Esc или на тастер Close; овдје можете одабрати и повратак у други режим прегледа од полазног кликом на Page Break Preview или Normal View.

3.1.3. Параметри штампања Дијалог File/Page Setup параметре.

садржи неколико картица у којима мијењате све кључне

Слика 47: Подешавање особина странице за штампу 44

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.1. ШТАМПАЊЕ РАДНЕ СВЕСКЕ Најприје једна напомена: параметри штампања се увијек памте искључиво за поједини радни лист, а не за цијелу радну свеску. Ако желите да промијените те параметре на више радних листова одједном, претходно их обиљежите као групу. На првој картици дијалога (слика 47) постављате особине странице у штампи: осим положаја странице, овдје је од кључне важности опција подешавања размјере. Можете задати тачну размјеру исписа на папиру у задатом проценту. Чешћи је случај да ћете цијели извјештај подесити тако да стане на тачно одређени број страница по дужини и ширини. Ако, рецимо, желите да штампа буде широка строго један лист, а не знате тачно колико ће страница заузети, у опцији Fit to задајте 1 page(s) wide, а у поље Tall слободно поставите неки врло велики број (нпр. 999). Опционо подесите формат папира и квалитет штампања, а ако планирате да нумеришете заглавља страница, на дну картице дијалога можете одабрати почетни број ако он треба да је различит од 1. Друга картица дијалога је намијењена дефинисању маргина. На располагању су четири поља за унос главних маргина и два поља за постављања одстојања заглавља штампе од ивице папира, а унутар маргине. Водите рачуна да маргина заглавља и подножја (Header и Footer) буду довољно мање од главних маргина, јер у противном се може десити да заглавље буде одшатампано преко неког податка. Ставке групе Center on Page се односе на могућност вертикалног и водоравног поравнања садржаја у односу на ивице папира.

Слика 48: Подешавање маргина Картицу Header/Footer ћете користити ако желите да дефинишете садржај заглавља и подножја на штампаном листу На располагању је по неколико предложака у падајућим листама, а ако нисте задовољни њима, постоје тастери Custom Header (Footer) који отварају дијалоге за припрему по вашој жељи. У дијалогу за постављање посебног заглавља постоје три секције намијењене поравнању улијево, по средини или удесно; сваку од њих можете уредити појединачно. Унесите текст по жељи и при том пазите да не претјерате у количини текста; иако можете пружити текст на више редова; можда ће доћи до преклапања са основним садржајем. Фонт исписа можете промијенити кликом на тастер са словом A. Осим произвољног текста, постоје и промјенљива поља које можете убацити у заглавље, а које ће праву вриједност заузети у тренутку штампања. Поља убацујте кликом на један од осам тастера приложених у дијалогу. Слијева надесно, та поља су: број текуће странице; укупан број страница у штампи; датум и вријеме штампањ; назив датотеке са или без пуне путање и назив радног листа. Посљедња опција служи за уметање слике, што можете искористити да поставите мали логотип фирме на сваку штампану страницу. Употребом ових варијабли, можете извести комбинацију попут „страна 1 од 12“. Ако дјеловодно пратите штампане документе, можете додати нпр. Штампано: 16.12.2009. у 8:11. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

45

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ

Слика 49: Уређење заглавља и подножја Четврта картица Sheet обрађује посебне елементе штампања радног листа. Ови елементи утичу на поставке према затеченом садржају радног листа и зато је врло пожељно да их прегледате прије првог штампања. Опција Print Area ради исти посао као и раније описана команда; ако је поље празно, подразумијава се штампање цијелог радног листа. Опција Print Titles ради посао сличан алатки за замрзавање окана на радном листу. Можете дефинисати колоне на лијевој страни и редове на врху који ће се одштампати на сваком листу, како би се видјела заглавља у дугом извјештају. У ставци редова унесите распон у простом облику, нпр. 3 или 3:4, а у ставци колона слично, нпр. B, B:C и слично.

Слика 50: Подешавање изгледа радног листа приликом штампе У групи опција Print поставићете додатне услове изгледа одштампаног садржаја. Укључењем опција Gridlines и Row and Column Headings штампи се додају линије мреже радног листа и заглавља, па на папиру добијате нешто врло налик приказу на екрану. Опција Black and White варира између штампања у боји или сивим тоновима са опцијом простог црно-бијелог исписа. Опција Draft quality убрзава штампање тако што обара квалитет исписа графичких елемената и линије мреже. Коначно, одаберите опције исписа коментара из радног листа на папир, као и начин штампања садржаја ћелија које садрже код грешке. Редослијед страница је у општем случају неважан, али ипак можете одлучити о смијеру пружања ако је то битно због нумерисања.

3.1.4. Штампање Командом менија File/Print или пречицом CTRL+P отворићете познати дијалог за опције штампања. Једини карактеристични елемент овог дијалога је група Print What, гдје можете искористити све посебне опције опсега штампања: осим активног радног листа (са или без дефинисане области штампања), можете одлучити да на штампач упутите само 46

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.1. ШТАМПАЊЕ РАДНЕ СВЕСКЕ привремено обиљежени опсег ћелија (Selection); друга опција упућује садржај цијеле радне свеске на штампач; можда је боље да то избјегнете да не бисте изгубили контролу над неким проблемом којег у току дугог штампања прекасно уочите. Најзад, понуђена је и опција штампања само експлицитно дефинисане листе радних листова.

Слика 51: Штампање

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

47

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ

3.2. ГРАФИКОНИ 3.2.1. Шта је графикон Често је потребно сажето приказати неку већу количину података или их представити тако да се брзо уоче односи међу њима. Тада ће бити најлакше да прикажете податке као шематску слику, за шта Excel има изванредне могућности. Графикон (енгл. chart) је сложени графички објекат који је директно повезан са неким табеларним подацима. Појединачни подаци који се користе као полазиште за цртање графикона називају се тачке података (data points), а оне су уређене у групе које се називају серије података (data series). За графикон важи аутоматско прерачунавање: када је формиран, биће директно ажуриран након сваке промјене садржаја у матичним подацима. Можете извести и накнадне обраде у изгледу и садржају графикона, како бисте нагласили неки податак или постигли неки визуелни ефекат у презентацији података; наиме, у графиконима су расположиве и многе алатке и опције уређења које важе за уметнуте слике. Графикон у радној свесци може постојати у два појавна облика: као графички објекат убачен на површину радног листа и као посебан лист радне свеске. Који ћете од ова два вида користити, углавном је ствар ваше крајње потребе. Графикон на радном листу је више заступљен у пракси, јер је тако при руци док радите са подацима; графикон на посебном радном листу је пожељна опција уколико желите да га повежете са другим апликацијама или да га учините упадљивим за друге кориснике. Основна идеја графикона је да прикаже углавном, једну категорију података. Најбоље је да подаци имају форму дводимензионалне табеле, гдје постоје два атрибута (један по колонама, један по редовима), тако да сви подаци буду међусобно упоредиви. Ако би подаци у графикону приказивали податке различитих категорија, онда би укупну слику било тешко растумачити, а то се коси са идејом о прегледном приказу бројева. Типичан примјер табеле од које се прави графикон можете видјети на сљедећој слици.

Слика 52: Табела погодна за приказ помоћу графикона У збирном извјештају трошкова, сваки број тумачи трошак по некој категорији трошкова у једном мјесецу. У овој табели постоје и збирни подаци (израчунати), што смо намјерно додали како бисмо илустровали општи случај примјене.

Слика 53: Збирна табела Најчешће, збирове не треба да придружујете графикону, јер би такви подаци интуитивно могли да се протумаче као ставке истог ранга. Зато при изради графикона морате припазити да не укључите и збирове, што неће бити проблем. Прихватите норму: добро организовани изворни подаци су предуслов за ефикасно извођење графикона. Варијанте је касније лако испробавати и зато се у раду најприје усредсредите на саме податке. 48

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.2. ГРАФИКОНИ

3.2.2. Чаробњак за прављење графикона Графиконе ћете правити у стандардизованим корацима који могу имати многе детаљне опције. Стога је овај посао повјерен чаробњаку за графиконе (Chart Wizard), који је састављен од четири намјенска дијалога. Чаробњак ћете покренути командом менија Insert/Chart или кликом на тастер у траци са стандардним алаткама ( ). Иако је пожељно да провјерите све опције које се нуде и да преконтролишете оптимални садржај, израду графикона можете завршити и одмах са подразумијеваним опцијама, кликом на Finish. Када једном формирате графикон, свим опцијама се можете вратити тако што ћете обиљежити графикон кликом миша, а затим поново позвати дијалог чаробњака. У првом кораку од вас се тражи да одредите један од четрнаест типова графикона и варијанту одабраног типа. Избор оптималног типа графикона представља малу вјештину, па ћемо се вратити касније том питању. За примјер, одаберите стубичасти графикон (тзв. хистограм) у првој варијанти груписаног приказа. Ако желите да на час видите како ће приближно изгледати подаци на одабраном типу графикона, кликните на тастер испод палете подтипова: у окну ће се појавити приближна слика. На картици дијалога Custom types налази се двадесет типских предложака графикона са разним ликовним решењима, па можете употребити и неки од њих.

Слика 54: Избор типа графикона У другом кораку, захтјева се да означите или упишете адресу опсега који садржи серије података; пошто ћете чаробњак вјероватно покренути док је активна нека ћелија табеле, већ ћете добити предложене вриједности. Опсег треба да садржи и податке и сва заглавља табеле. На примјеру са слике 52, полазни опсег треба да буде опсег SA$1:$D$5. Одаберите да ли се серије групишу по редовима (трошкови) или по колонама (мјесеци). Како су серије одабране, провјерите на другој картици Series у дијалогу; ако желите да избаците неку серију из графикона, уклоните је из приложене листе.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

49

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ

Слика 55: Дефинисање улазних података Трећи корак садржи више картица дијалога, јер слиједи детаљно описивање и бирање елемената графикона. На картици Titles уписаћете главни наслов и текстове који се пружају дуж обје осе. На картици Axes одлучите како се приказују референтне вриједности на осама или чак искључите неку од њих, а на картици Gridlines бирајте са којом детаљношћу треба да се виде помоћне линије у позадини. Ако желите да поставите легенду, на сљедећој картици одаберите њен тачан положај. Картица Data Labels омогућава да на графикон поставите и бројеве који показују вриједности које су приказане. Коначно, картица Data Table омогућује да графикону придружите и полазну табелу података, што је прикладно ако ће графикон бити на посебном листу, а табела није превелика.

Слика 56: Побољшање читљивости графикона Најзад, четврти корак чаробњака служи само да одаберете да ли ће се графикон појавити као графички објекат на активном или неком другом радном листу или ће бити формиран као посебни лист графикона.

Слика 57: Смјештање графикона у радну свеску 50

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.2. ГРАФИКОНИ Посао завршавате кликом на Finish. Уколико сте одлучили да се графикон нађе на радном листу, појавиће се слика у видљивом дијелу радног листа; одмах промјените положај графикона по жељи или му промјените величину. Нема никаквих проблема да графикон поставите и преко ћелија табеле, јер се сви графички објекти налазе у слоју за цртање и својим положајем не утичу на садржај радног листа.

3.2.3. Уређење графикона Да бисте мијењали изглед графикона, потребно је да га активирате, што постижете кликом на графикон. Сада појединачним кликовима означавајте елементе које желите да обликујете; елементе можете правити и у падајућој листи у траци са алаткама Chart (подразумијевано се отвара када је графикон активан). Када је неки дио графикона сложен од више дијелова, онда узастопним кликовима фокусирате елемент нижег нивоа. На примјер, кликом на један правоугаоник хистограма, означићете цијелу серију података; сљедећим кликом, биће означен само тај један правоугаоник серије и обликовање ће се односити само на њега. Док обиљежавате елементе графикона, обратите пажњу на линију за унос и оквир за имена: на тим мјестима појавиће се име и садржај обиљеженог елемента. У акцију обликовања објекта можете кренути на неколико начина. Најприје, обратите пажњу на то да су сада садржаји менија Insert и Format подешени за рад са графиконом, а мени Data је замјењен менијем Chart. Али, у току рада са графиконима, концентрисаћемо се на рад са мишем.

Слика 58: Разни начини уређења графикона Сви објекти графикона ван површине података су плутајући: положај наслова, легенде и натписа на осама можете мјењати, вукући их мишем. Фиксирани објекти графикона су подручје података, x-оса и y-оса, помоћне линије и саме серије података. Дуплим кликом на било који објекат, отворићете дијалог за обликовање чији садржај одговара објекту. Избор опција је велики, а скрећемо вам пажњу само на пар важнијих могућности: на картици Scale дијалога Format Axis (дупли клик на y-осу) можете одредити минималну и максималну вриједност на оси и дефинисати корак означених вриједности; ако у листи Display units одаберете класу мјерне јединице и укључите опцију приказивања те ознаке уз осу, исписе великих бројева можете учинити читљивијим; логаритамска скала је прикладна за приказ серија чије вриједности могу одступати за цијели ред величине. Слика 59: Уређивање оса

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

51

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ У дијалогу Format Data Series (дупли клик на било коју серију) можете мијењати редослијед серија на картици Series Order, док на сусједној картици Options можете преклапати правоугаонике хистограма и смањити одстојање између серија.

Слика 60: Уређивање приказа серија података Десни клик миша отвара контекстни мени над означеним објектом; дијалог за обликовање објекта је овде само један од подменија. Уколико је то цијели графикон, можете им додати наслове које можда нисте раније унијели, убацивати линије мреже у подлогу, чак и накнадно мијењати тип графикона. Ставише, можете промјенити графички тип само једној серији података, како бисте је посебно нагласили. Уколико сте дефинисали неки од тродимензионалних графикона, кроз дијалог 3-D View можете мијењати перспективу, угао и висину посматрања. Ако вам ни ово није довољно, ухватите мишем једно од тјемена квадра координатног система и вуците га у било ком правцу.

3.2.4. Прављење предложака за графикон Графикон можете привремено поставити у посебан прозор: у контекстном менију одаберите опцију Chart Window; десним кликом на насловну линију прозора отворите контекстни мени, гдје ћете наћи команду за подешавање странице и штампање само графикона. Ако сте задовољни исходом коначног изгледа графикона, можете га сачувати као предложак будућих графикона истог типа. Над готовим графиконом, у контекстном менију одаберите команду Chart Тype; на картици Custom types у групи Select from активирајте опцију user-defined, а залим кликните на Add. Појавиће се нови дијалог у коме треба да дефинишете ново име предлошка графикона; додајте и неки кратки опис намјене тог облика, па потврдите поставку.

Слика 61: Креирање предлошка 52

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.2. ГРАФИКОНИ

3.2.5. Типови графикона Који ћете тип и варијанту графикона користити, понекад је ствар укуса, а понекад цјелисходности. Искуством ћете стећи навику да стандардизујете графиконе према сврси коју они треба најприје да задовоље. Постоје нека типска правила којих се можете држати при избору: погледајмо који су то оптимални услови коришћења разних типова графикона. Стубичасти графикон (хистограм, column) приказује варијације података у времену или међу групама података; служи и за ефикасно поређење појединачних ставки исте врсте. Варијанта кумулативног стуба наглашава укупне износе за више ставки у функцији времена или мјеста, а варијанта ,,100%" исказује релативно учешће ставки у износима. Вриједности су на усправној оси, а категорије на водоравној. Варијација хистограма је тракасти графикон (положени хистограм, bar), који наглашава индивидуалне бројке у одређеном времену или илуструје односе међу вриједностима. Варијанта наслаганог приказа (Stacked bar) добро показује релативни однос учешћа елемената у укупном процентуалном износу. Категорије су приказане усправно, а вриједности водоравно.

Слика 62: Стубичасти и тракасти графикон Линијски графикон (line) наглашава ток промјене вриједности података у једнаким временским интервалима. Иако налик површинском графикону, овдје су наглашени атрибут времена и динамика промјена, прије него износи промјена. Обласни графикон (area) приказује релативну важност вриједности у неком временском периоду. Иако наликује линијском графикону, овај тип графикона више наглашава промјене укупног износа него динамику времена. Кружни графикон (pie, ,,пита") приказује пропорционалне односе у серији података; могуће је приказати само једну серију. Овај тип графикона је идеалан за наглашавање најзначајнијег елемента тако што се одговарајуће ,,парче пите" извуче из круга. Прстенасти графикон (doughnut, ,,крофна“) је сличан, али са битном разликом што се може приказати више серија података. Овај тип графикона је омиљен на Далеком Истоку. 250

700

600 200

500 150

400

300

100

200 50

100

0 pt t

struja

voda

prost or

0 pt t

st ruja

voda

prost or

Слика 63: Линијски, обласни, кружни и прстенасти дијеграм XY графикон (scatter, расути) приказује степен односа између нумеричких вриједности у неколико серија података, или тачкама означава двије групе података као једну серију у дводимензионалном координатном систему бројева. Графикон приказује расуте интервале (,,гроздове") података и обично се користи у разним научним примјенама. Овај тип графикона је оптималан ако желите да прикажете мјерења у неједнаким временским интервалима. Мјехурићи (bubble) се такође користе у условима када постоји велика дисперзија података, али су величине релативно сличне. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

53

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ Два типа графикона се код нас користе врло ријетко: Радарски графикон приказује промјене или фреквенције серија података релативно према централној тачки и једне према другима. Свака категорија има сопствену осу која се радијално пружа од центра, а свака серија је повезана линијама, тиме симулирајући површину која може да се тумачи као укупна вриједност серије. Берзански графикон (stock) je налик хистограму, али је специјално намијењен приказу података вриједности на берзи, гдје исказује разлику између тренутне и крајњих вриједности. Табеле за овај графикон се припремају на посебан начин, са унапријед утврђеним тумачењем три до пет категорија карактеристичних података у берзанском пословању.

Слика 64: XY, површински и радарки графикон Неке од варијанти из групе тродимензионалних графикона служе за повећање атрактивности изгледа графикона, као што је то 3-D линијски графикон. Занимљиве су варијанте које податке приказују у тродимензионалном координатном систему. Тродимензионални хистограм приказује податке тако што се на једној оси дефинишу категорије, а на другој серије података, тако да ,,патос" графикона асоцира на силуету полазне табеле, са стубом уместо броја. На овај начин се лако наглашавају екстреми појединачних елемената табеле. Површински графикон (surface) изгледа попут топографске макете, гдје различите боје приказују исте опсеге вриједности. Боја у овом случају не значи серију података. Овај тип графикона је користан за проналажење оптималних комбинација два скупа вриједности. Површински приказ је посебно прикладан за приказ великих серија података, гдје би податке другачије било врло тешко сагледати. Цилиндар, купа и пирамида су визуелне варијације хистограма, а користе се због атрактивнијег изгледа графикона. До сада сте вјероватно и сами уочили нека интересантна својства формираног графикона: рецимо, када принесете показивач миша неком податку, добићете екранску напомену са детаљним описом његовог значења; ако је то вриједносни показатељ неке тачке података из полазне табеле, добићете тачно име координата и вриједност коју исказује. Али, графикон не служи само за прости приказ података, него има и друга, динамична својства. Опишимо двије операције које ће вам вјероватно понекад затребати. Промјеном вриједности у полазној табели аутоматски се ажурира и одговарајућа тачка податка на графикону. Ово сте можда већ користити као својеврсну симулацију односа међу подацима у укупном узорку. Ова веза је активна у оба смјера: постоји могућност да мијењате вриједност тачке податка и тако ћете ажурирати одговарајући податак у табели. Активирајте графикон, па једним кликом означите серију у којој је жељена тачка податка, а сљедећим кликом активирајте појединачну тачку податка. Ухватите је мишем (ако је то хистограм, ухватите горњу ивицу) и вуците у жељеном смеру. Када испустите тачку, вриједност у полазној табели биће измијењена према новом положају тачке податка. Док вучете тачку мишем, пратите како се мијења вриједност у екранској напомени која прати показивач миша. Поведите рачуна да овако не оштетите полазне садржаје у оригиналној верзији табеле: било би најбоље да прије овакве симулације најприје ископирате радни лист са полазним подацима, па да направите графикон над копијом.

54

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.3. НАПРЕДНИ РАД СА ДИЈАГРАМИМА

3.3. НАПРЕДНИ РАД СА ДИЈАГРАМИМА Број и врсте елемената на дијаграму зависе од његовог типа. На примјер, кружни дијаграм нема осе, док зидове и подове имају само 3D дијаграми.

3.3.1. Подручје графикона Ако кликнете на унутрашње подручје графикона, али уз сам руб, примијетићете да се подручје графикона (Chart Area) означило са осам квадратића. Дјелујући показивачем на било који квадратић можете смањити или повећати дијаграм на исти начин како мијењате димензије објеката (на примјер слика) у Word-у. Користећи принцип притисни-повуци-пусти, графикон можете премјестити на било који дио радног листа а користећи команде Copy и Paste можете га премјестити на неки други радни лист унутар радне свеске. Означавањем подручја графикона аутоматски се означава и табела на основу које је тај графикон направљен. Све што је потребно за измјену графикона или било ког његовог дијела, налази се на приручном менију. Активирањем команде Format Chart Area добијате дијалог као на слици 65 на којем можете подешавати изглед графикона. На језичку Patterns налазе се двије секције: Border у којој можете подешавати боју и дебљину оквира и Area у којој можете подешавати боју позадине.

Слика 65: Уређивање подручја графикона Комбинујући параметре из те двије секције можете добити визуелно ефектан дијаграм. На језичку Font подешавате изглед и величину текста који је приказан на дијаграму. Даљом промјеном параметара можете добити графикон као на слици 66.

Слика 66: Примјер графикона ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

55

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ Командом Chart Type са приручног менија позивате дијалог за подешавање типа графикона (слика 67). Можете бирати неки од стандардних типова или прилагођених типова (Custom Types) графикона али имајте на уму да избор типа графикона зависи од организације података у табели. На примјер, прикладно је изабрати кружни дијаграм да би се представили резултати гласања, а линијски дијаграм да би се представило демографско кретање становништва неког подручја кроз временске периоде. Обрнут избор је неприкладан и само би збунио посматрача тако изабраних графикона. Командом Source Data позивате дијалог на којем можете да подесите организацију података на графикону. На језичку Data Range можете нпр. подесити да ли ће подаци бити приказани по мјесецима (Rows) или по трошковима (Columns). Позивајући дијалог Chart Options добијате дијалог као на слици 67 на којем можете да подешавата параметре за наслов, осе, позадинску мрежу, легенду, натписе и могућност да се уз графикон види и табела са подацима.

Слика 67: Избор врсте графикона и подешавање визуелног изгледа графикона Командом Location позивате дијалог на којем можете да подесите мјесто гдје ће се поставити графикон (на активан радни лист или на потпуно нови радни лист).

3.3.2. Подручје цртања Ако кликнете на позадину графикона непосредно уз графички приказ података, означиће вам се са осам квадратића подручја цртања графикона (Plot Area). Десним кликом активирате приручни мени на којем се појављује команда Format Plot Area. На дијалогу Format Plot Area можете подешавати параметре који ће додатно да истакну графикон. Имајте на уму да је смисао графичког приказивања података да гледаоцу дочара неке величине, односе или кретања. „Папагајски“ изглед графикона може довести до збуњивања посматрача, а коришћење превише боја се сматра лошим укусом.

Слика 68: Уређивање подручја цртања 56

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.3. НАПРЕДНИ РАД СА ДИЈАГРАМИМА

3.3.3. Подручје података Означавањем неког од елемената података истовремено се означавају све истоврсне серије. На примјер, кликом на стубић који представља струју означиће се сви стубићи Струје у свим мјесецима. На приручном менију тада се појављује нова команда Format Data Series којом се позива истоимени дијалог.

Слика 69: Уређење подручја података Поменућемо три занимљива језичка. На језичку Y Error Bar можете да демонстрирате своје знање из статистике означавајући на серијама података одступања од просјека и стандардну девијацију. На језичку Series Order можете да промијените распоред серија података на графикону, а на језичку Options можете да подесите преклапања стубића и размак између група стубића. Десним кликом на легенду активира се приручни мени за обликовање легенде (Format Legend). Измјена изгледа легенде у многоме личи на већ поменуте измјене других елемената графикона.

Слика 70: Уређење легенде

3.3.4. Линија тренда Нарочито корисну примјену у статистици је нашла команда Add Trendline. Excel може да постави линију тренда у графикон, према математичком моделу који ћете сами изабрати. Овај поступак се увијек примјењује само над једном серијом података чије вриједности успостављају тренд. Ове интерполације имају многе примјене, рецимо у прогнозирању догађаја. Први корак у постављању линије тренда је одређивање серије података за коју ће тренд бити израчунат. Активирајте графикон, десним кликом над жељеном серијом отворите контекстни мени и одаберите опцију Add Trendline. Најприје на картици Type одредите ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

57

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ функцију регресије којом ће бити израчунат тренд над одабраном серијом. На располагању је више класа функција: линеарна, логаритамска, полиномна (до шестог степена), степена и експоненцијална. Тип Moving Average израчунава парцијални линеарни тренд за дијелове серије у задатом интервалу који чине барем два податка.

Слика 71: Линија тренда На листу Options можете прецизно дефинисати неколико услова. Генеричко или задато име линије тренда ће се појавити у легенди графикона. У групи Forecast можете дефинисати и видјети прогнозе будућих вриједности у кораку од пола периода; можете чак предвидјети и улазни тренд једне половине прошлог периода. Још је боље ако унесете тачну вредност на којој линија тренда треба да пресјече y-осу (Set intercept): на тај начин ћете поставити ограничење у виду почетне константе, а оно може да допринесе прецизнијој прогнози. Коначно, два посљедња поља за потврду омогућују да се линији тренда придруже исписи интерполиране функције и вриједност коефицијента регресије. Линија тренда остаје динамички везана за серију података над којом је израчуната. То значи да ће функција тренда бити поново интерполирана чим дође до промјене полазних података. Ако над линијом тренда мишем мијењате вршне вриједности серије у графикону, тако изводите својеврсну визуелну анализу могућих догађаја. Када год правите такве пробе, не заборавите да се промјеном вриједности тачака података мијењају и матични подаци. Ако непажљиво организујете податке, могли бисте доћи у неприлику да покварите унијете податке; зато претходно обезбједите податке копирањем радног листа. На језичку Options можете подесити да вам се на графикону појављује формула тренда, као и да се израчуна и прикаже коефициент контигенције R2 (потврдом у пољу Display R–squared value on chart). Екстраполацију тренда можете подесити у секцији Forecast избором броја периода унапријед или уназад.

58

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.4. УМЕТАЊЕ ГРАФИЧКИХ И ОСТАЛИХ ОБЈЕКАТА У РАДНИ ЛИСТ

3.4. УМЕТАЊЕ ГРАФИЧКИХ И ОСТАЛИХ ОБЈЕКАТА У РАДНИ ЛИСТ Excel дозвољава да се у радни лист увезе читав низ графичких датотека. За то постоји неколико могућности: Употреба Microsoft-ове галерије илустрација (Clip Art), Увоз графичке датотеке са друге локација на тврдом диску, Увоз са дигиталног фото апарата или камере. Све поменуте могућности можете користити командама са падајућег менија Insert/Picture или командама са палете Drawing.

Слика 72: Палета Drawing

3.4.1. Clip Art Командом Insert/Picture/Clip Art... или кликом на дугме Insert ClipArt... које се налази на палети Drawing, отвара се са десне стране екрана Task Pane са избором сличица из Clip Art галерије. Кликом на линк Organize Clips отвара се прозор као на слици 73 са два окна. У лијевом се појављује хијерархијска грана као у Windows Explorer-у са фолдерима у којима можете пронаћи занимљиве сличице. Ако проширите грану Office Collections уочићете још подфолдера у којима су сличице разврстане по типовима. Отворите неки подфолдер и у десном окну ће вам се појавити сличица. Техником притисни-повуци-пусти поставите сличицу на радни лист. У случају да имате сталну или привремену везу са Интернетом, могуће је да са Microsoft-ове локације за преузимање ресурса преузмете неку од мноштва сличица какву немате на свом рачунару. Проширите грану Web Collections у лијевом окну прозора, а затим проширите грану Microsoft Office Online. У подфолдерима су смјештене сличице по категоријама. Већ описаним поступком притисни-повуци-пусти пребаците било какву сличицу на радни лист. Могућност избора сличица са Microsoft-ове локације можете искористити и кликом на линк Clip Art on Office Online.

Слика 73: Убацивање слика из Clip Art-a

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

59

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ

3.4.2. Палета Drawing На палети Drawing (слика72) налазе се дугмад са командама за убацивање и обраду разноликих графичких објеката на радном листу: AutoShapes - листа објеката као што су линије, геометријски облици, смајлићи, стрелице, елементи алгоритма, звијезде, облачићи за стрип..., Line

- права линија - можете повлачити у било којем правцу (ако при томе држите тастер Ctrl линија се повлачи у два супротна правца од полазне тачке),

Arrow

- важе све поменуто за линију с тим да се овдје ради о облику стрелице,

Rectangle

- правоугаоник,

Oval

– овалне линије (кругови и елипсе),

Text Box

– текстуално поље; практично правоугаоник у којем се уписује текст,

Insert WordArt - украсни текст, Insert Diagram or Organization chart - организациони дијаграм, Insert ClipArt - већ поменуто, Insert Picture from File- уметање слике која је меморисана негдје на тврдом диску вашег рачунара. Сљедећих осам командних дугмади односе се на обликовање објеката (промјена боје, дебљине линија, облика стрелица, додавање сјенке, додавање 3D ефеката итд.) На слици 74 можете видјети неке од поменутих, али и неке од објеката које нисмо поменули.

Слика 74: Примјери графичких објеката у радној свесци

60

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.4. УМЕТАЊЕ ГРАФИЧКИХ И ОСТАЛИХ ОБЈЕКАТА У РАДНИ ЛИСТ

3.4.3. Уметање симбола Симбол умећемо командом Insert/Symbol. Овом командом отвара се дијалог као на слици 75 на чијој листи можемо да изаберемо неки од симбола. Уметнути симбол није графички објекат већ практично карактер и за њега важе правила обликовање каква важе за текст.

Слика 75: Убацивање симбола

3.4.4. Уметање хиперлинкова Повезивање радних истова из различитих радних свесака са неком другом датотекома или web страницом изводимо користећи линкове (везе). Уметање везе у било коју ћелију можете извести командом Insert/Hyperlink. Овом командом активира се дијалог као на слици 76 у чија поља уносите потребне параметре повезивања (натпис на вези и адресу везане датотеке).

Слика 76: Убацивање хиперлинка

3.4.5. Убацивање формула Формулу на радни лист умећете командом Insert/Object, па са новоотвореног дијалога одаберете Microsoft Equation Editor.

Слика 77: Убацивање формула ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

61

3. ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ Предходно поменута три објекта сте упознали прошле године па се нећемо пуно задржавати у раду са њима. Сав „потребан алат“ за обликовање објеката добијате на приручном менију командом Format xxx (умјесто ознаке xxx може да стоји Picture, Object, Hyperlink итд.).

3.4.6. Увоз података из других датотека Excel 2003 је у стању да прихвати више формата записа података. Формати датотека који се сматрају ,,природним" су сви формати Excel датотека (.XL*), као и фамилија формата XML и HTML. За многе друге формате постоје филтери помоћу којих се, директно или кроз прикладне дијалоге, садржај увози у радну свеску. Чест случај учитавања страног формата ћете имати ако је улазни садржај записан као обликовани текст, поравнат тако да се лако препознају колоне будуће табеле, или означен неким знаком за разграничавање (зарез, тачказарез, табулатор и сл.). У већини случајева, Excel ће препознати ове поставке, а на вама је да потврдите избор или, у неким ситуацијама, да измијените параметре увоза. Увоз из HTML или HTM датотеке Командом Data/Import External Data/Import data активира се чаробњак за увоз датотеке. Најприје је потребно пронаћи локацију датотеке коју желите да увезете, а затим кликнути на дугме Open. У овом примјеру ради се о датотеци Inventar.htm чији је „природни“ програм за отварање неки од web претраживача (претпоставимо да сте овакву датотеку преузели са Интернета). Када се у дијалогу New Web Query појави слика датотеке за увоз потребно је кликнути на дугме Import, а затим на новом дијалогу Import Data на дугме OK и – то је то.

Слика 78: Увоз података из других датотека Након увоза обавезно обратите пажњу на типове података у колонама и ако је потребно (а врло често јесте) промијените формате података. Ово је нарочито изражено код ћелија које садрже датумске податке. Увоз из TXT датотеке Поступак увоза из TXT датотеке започиње исто као и у претдходном примјеру. Након команде Data/Import External Data/Import data пронађите текстуалну датотеку коју је потребно увести. У овом примјеру ради се о датотеци Inventar.txt. Кликом на дугме Open активира се чаробњак од три корака на којима подешавате параметре за увоз. И у овом случају, након увоза погледајте типове података и према потреби их преформатирајте. На слици 79 можете видјети како изгледа дијалог за увоз текстуалне датотеке. Овдје је на дијелу чаробњак за увоз текста, који ће вјероватно успијешно препознати структуру. Ипак, провјерите да ли су колоне добро постављене, поготово ако у табели има бројева; мишем можете помицати линију разграничења по лењиру; кликом миша поставићете нову линију, а дуплим кликом по линији она ће бити уклоњена. Обратите пажњу на трећи корак чаробњака, гдје треба да припазите на формате података, а посебно на децималне ознаке бројева и датуме. Ако постоје разлике (тачка умјесто зареза, нетипичан запис датума), кликните на тастер Advanced и промјените податак. 62

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

3.4. УМЕТАЊЕ ГРАФИЧКИХ И ОСТАЛИХ ОБЈЕКАТА У РАДНИ ЛИСТ

Слика 79: Увожење података из текстуалних датотека

3.4.7. Одређивање изгледа стартне радне свеске и стартног радног листа Ако желите да се Excel увијек отвори са радном свеском која је намјенски припремљена за свакодневни рад, припремите жељени облик радне свеске. Потом је сачувајте као предложак под именом BOOK.XLT и поставите је у фолдер XLStart који се налази негдје у структури ваше инсталације Office програма (вјероватно је то Documents and Settings\<корисник>\ Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART). Сада ће се при отварању Excel-a увијек отворити нова радна свеска чији је полазни садржај узет из овог предлошка. Слично можете поступити и при увођењу једног новог радног листа у радну свеску: припремите нови радни лист који је једини у радној свесци, а затим га сачувајте као предложак по имену SHEET.XLT у фолдеру XLStart. Од тог часа, сваком командом Insert/Worksheet ћете убацити нови лист са садржајем преузетим из овог предлошка. Фолдер XLStart може да послужи да привремено или стално чува радне свеске које су актуелне током рада. Буде ли нека датотека радне свеске затечена на том мјесту при отварању Microsoft Excel-a, она ће бити одмах отворена. Осим датотека података, Excel може да учита и неке друге садржаје. Можда ћете баратати сликама: рецимо да је потребно да припремите образац фактуре, па желите да се у заглављу нађе логотип фирме. Цијели поступак је сасвим уобичајен, а обавља се на начине које смо описали у уводу. Посебан вид убацивања слике у радни лист је дефиниција позадине радног листа. Позадинску слику ћете убацити избором из дијалога Format/Sheet/Background. Aкo већ прибјегнете оваквим ликовним захватима, обратите пажњу да позадинска слика може да наруши читљивост садржаја. Зато је најбоље да ову опцију користите само у изузетним случајевима, а тада употребите слике са неупадљивим мотивима блиједих боја.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

63

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА 4.1. РАД СА ЛИСТАМА За структуре о којима говоримо у овом одјељку суштински је важно како их припремате. Ријеч је о уређеним облицима података: постоји препознатљив изглед, заглавља се лако препознају, облици и типови података су једнообразни, итд. Такве структуре представљају полазиште за скоро све напредне аналитичке алате, па поштовање принципа које описујемо на почетку представљају важну тему. А затим улазимо у домен напредних техника, оних које чине програме за унакрсне табеле незамјенљивим у рачунарској обради података. Не говоримо о свим алаткама, али вјерујемо да ћете једном, кад савладате принципе описаних подсистема, лако усвојити технике за припрему сценарија и система за тражење вриједности.

4.1.1. Принцип листе Листа је скуп података у облику непрекидне табеле; уређена је тако да једна колона садржи податке истог типа и значења. Сваки ред листе означава један смислени скуп података: на примјер, то могу бити подаци о неком клијенту, укључујући име фирме, адресу, контакт лице, број телефона, итд. Подаци у једном реду треба да попуњавају непрекинути низ попуњених ћелија, а садржај ћелије може бити и константа и формула. Листа представља непрекинути низ редова, јер Excel препознаје њен крај наиласком на први празан ред. У складу са лимитом радног листа у Excel-у, максимална величина листе је 256 колона и 65536 редова, укључујући и њено заглавље. Податке у листи можете сортирати, сужавати им видљивост према неком критеријуму, представљати их у виду сажетих табела, референцирати их у другим операцијама и анализирати их на многобројне начине. Када се каже да колона садржи сличне податке истог типа, то значи да се очекује да се у истој колони налазе једнако форматирани подаци са истим атрибутима. Рецимо, ако је садржај колоне неки број, није препоручљиво да се ту појављује и неки текстуални податак. Небитно је да ли је неки податак означен другом бојом или је можда у другом фонту: мисли се искључиво на разлике у типу и презентацији садржаја. Такође, да бисте се лакше сналазили у обиљу података, побрините се да формат података једне колоне буде уједначен; ако је потребно, дефинишите маску цијеле колоне осим заглавља. Појам ,,именована серија“ значи правило да се у првом реду листе налазе описи колона у виду текстуалног заглавља. Сви алати који раде са листама користе заглавља као идентификаторе садржаја. Иако понекад није битно да постоји заглавље, добра је пракса да га ипак формирате, како бисте се лакше оријентисали. Пожељно је да садржај заглавља буде кратак и језгровит: употријебите једну или две ријечи које јасно описују садржај колоне. Excel је у стању да аутоматски препозна цијелу листу, укључујући и њено заглавље. Ово је веома прикладна особина, јер корисник тада углавном не мора да ручно обиљежава опсег листе или да уписује крајње адресе, него то учини сам програм. Ако треба сами да ухватите опсег цијеле листе, поставите се на неку њену ћелију, па притисните пречицу Ctrl+*. Узгред, неки алати су у стању да распознају заглавље листе ако је оно исписано у два реда, али вам савjетујемо да свакако избјегавате ту могућност. Умјесто тога, ако је потребно, уредите ћелију да приказује више редова, опцијом Wrap text на картици Alignment у дијалогу за обликовање ћелије. У разним приликама, листа се користи као својеврсна база података. Наравно, Excel није прави систем за управљање базама, јер не задовољава неке нужне елементе који важе за праве базе; али, неке елементарне кораке ипак можете предузети. Листа подсјећа на облик табеларне презентације базе података: сваки ред листе је слог базе, колона представља сва поља исте врсте и формата, а заглавље се може тумачити као скуп имена поља. У комуникацији са другим програмима, Excel ће податке увезене из базе података приказати као листу; а листа је и полазна основа за извоз у неки од подржаних формата базе података. 64

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.1. РАД СА ЛИСТАМА Обратите пажњу на уобичајену терминолошку разлику између појма листе и појма табеле у ужем смислу: док је листа дефинисана строго ,,линијски", табела се слободно формира, а у садржају може имати једно заглавље редова или колона или оба заглавља, као и збирове (или друге резултате) по редовима и колонама. Показаћемо вам како раде неки алати за које је потребно да припремите једну или другу структуру.

4.1.2. Припрема листе Када формирате листу, нека она буде једини битан садржај радног листа. Испод ње оставите барем један празан ред, а десно од ње барем једну празну колону. То је важно, како би цијели опсег листе био аутоматски препознат у свакој ситуацији; заправо, битно је да не дозволите лошу организацију података на једном радном листу, па зато слободно користите већи број листова у радној свесци. Листе се често употребљавају као мјесто сталног прикупљања података, па стога немојте инсистирати на посебном графичком уређењу листе, осим минимално, да бисте лакше читали податке. Унесите првих неколико редова, па у њима ваљано поставите све формате и, опционо, маске података. Ако је садржај неке од ћелија формула, унесите је тако да сваки фиксирани податак (нпр. курсна листа или маржа) буде коришћен са апсолутном адресом или, још боље, као именована референца. Уз присуство неколико већ уређених редова, Excel ће бити у стању да препозна нови унос и одмах ће дати исти формат сваком садржају у колони; чак ће препознати и примијенити формуле које раде са подацима у истом реду. Немојте предузимати накнадне обраде података унутар листи, обезбиједите да се једном унијети подаци сматрају коначним. У противном, ризикујете да због непажње угрозите конзистентност листе и да због тога дође до нарушавања исправности резултата у накнадним обрадама. Ако примијетите да нека ћелија у листи има погрешну вриједност, а треба да заузме неку другу међу расположивим у колони, можете је прекуцати или ископирати, али можете употребити и алатку Pick from Drop-down list у контекстном менију ћелије: отвориће се падајућа листа са свим јединственим вриједностима колоне, међу којима можете одабрати праву. Ако вам је тако лакше, након уноса неколико првих редова листе можете прећи на облик уноса у генеричком обрасцу: док је активна било која ћелија у листи, позовите команду Data/Form и појавиће се форма коју можете употребљавати за унос, преглед и поправку података; штавише, ако у обрасцу кликнете на Delete за одабрани ред листе, биће избрисан цијели ред у њој (не цијели ред радног листа), чувајући тако њену конзистентност. Иако постоје привлачнији видови претраживања у листи, у обрасцу можете прећи у режим претраживања, кликом на Criteria можете прећи у режим прегледа: поставите неку фиксирану вриједност, па користите тастере Find Prev и Find Next; у обрасцу ћете прегледати један по један слог који задовољава услов.

Слика 80: Претраживање података у листи ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

65

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА

4.1.3.Експлицитна листа Када једном формирате облик листе, програм показује извјесну дозу интелигенције, помажући вам да је лакше одржавате; рецимо, када уносите садржај, послије неколико редова програм почиње да ,,схвата“ правила уноса, па не морате да се бринете око маске броја или другог уређења садржаја у некој колони. Штавише, ако кроз ред при уносу напредујете тастером Tab, а на крају реда притиснете Enter, програм ће аутоматски активирати прву ћелију у сљедећем реду листе. Међутим, у многим приликама то није довољно. Одржавање конзистентности листе је важно због свих операција, а такође је важно да нехотице не изгубите неки дио података. Због тога (а такође и из неких других разлога), у Excel-у 2003 постоји једна новина: садржај који сте почели да уређујете као листу можете прогласити правом, експлицитном листом у којој важи посебан режим интерактивности. Да бисте то учинили, активирајте неку ћелију опсега листе, па позовите комаду менија Data/List/Create List или притисните пречицу Ctrl+L. У том тренутку, појавиће се мали дијалог у коме треба да дефинишете (заправо, углавном само да потврдите) адресу опсега листе и да овјерите информацију о постојању заглавља. Када потврдите избор, десиће се неколико ствари: цијела листа ће бити обиљежена и уоквирена упадљивом плавом линијом са посебном ознаком у доњем десном углу; испис заглавља ће постати подебљан, а поред имена ће се појавити тастер са стрелицама; у посљедњем, празном реду листе, видјећете плаву звјездицу; најзад, појавиће се трака са алаткама List која садржи неке намјенске команде.

Слика 81: Креирање листе У овом режиму, ваша листа постаје боље заштићена, а додато је неколико интерактивних могућности које бисте свакако често користили. За почетак, командом Toggle Total Row у траци алатки додајте ред са збиром: уз претпоставку да се сасвим десно налазе неки нумерички подаци, у реду испод оног празног са звјездицом појављује се текст Total праћен збиром у једној од ћелија. Кликните негдје ван листе: празан ред ће нестати, а ред са збиром се спојити са садржајем листе. Вратите се у листу и празан ред ће се опет појавити. Кликните на ћелију са плавом звјездицом и започните неки унос: празан ред ће тренутно ,,побјећи“ ред ниже, пуштајући вас да довршите унос. Када на крају додате и нумеричку вриједност у посљедњу ћелију реда, збир ће се аутоматски ажурирати. Уочите да све ћелије у реду збира имају придружену падајућу листу: када је отворите, уочићете избор од осам могућих функција; збир је уобичајен за нумеричке, а пребројавање за текстуалне податке, па искористите то.

66

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.1. РАД СА ЛИСТАМА

Слика 82: Toggle Total Row Ако треба да избришете неки ред, поставите се на било коју ћелију у том реду, па у траци са алаткама List позовите команду List/Delete/Row. Уочите и понашање тастера Enter и Tab: притисните и држите неки од њих и уочићете да се измјена активних ћелија задржава у опсегу листе. У поменутом менију ћете пронаћи и друге прикладне команде за уређење листе; једна од њих је и Convert to Range, која ће искључити ову високу интерактивност, једино задржавајући затечене збирне вриједности, ако оне постоје. Међутим, тако бисте много теже рјешавали питање додавања новог реда уз очување постојећих збирова, па савјетујемо да са листама увијек радите у интерактивном режиму. Употреба функција у прегледу листе Постоје извјесне функције које нисмо поменули у прегледу у одјељку о групама функција. Разлог за то ће вам убрзо постати јасан: било је најприје потребно да се упознате са структуром листе, што је полазиште за рад тих врло корисних функција. Говоримо најприје о једној функцији која припада групи за рад са референцама, а потом описујемо цијелу групу функција уз чију помоћ листа заиста може бити третирана као база података.

4.1.4. VLOOKUP Један од начина експлоатације листе је помоћна табела за преглед, у којој се могу приказати подаци једног слога листе. Идеја је проста: уноси се познати јединствени идентификатор слога, који ћемо назвати тражена вриједност (ово можете схватити као кључ слога), док се остале вриједности претрагом листе доводе у резултат функције. Најважнија функција Excelа која ово ради је VLOOKUP, за чији рад је потребно да подаци буду уређени као листа. Функција VLOOKUP пореди тражену вриједност са садржајем прве лијеве колоне листе, а потом враћа придружени податак из пронађеног реда. Синтакса функције је сљедећа: VLOOKUP(тражена_вриједност; опсег_листе;број_колоне;начин_претраге) Разложимо аргументе функције: тражена_вриједност - аргумент који упућује на вриједност која се тражи у првој колони листе. Може бити константа, али најчешће се изражава као адреса ћелије у коју се у току рада уноси тражена вриједност. Ако је вриједност аргумента мања од најмање вриједности у првој колони табеле, функција ће вратити грешку #N/A. опсег_листе - референца ка листи, написана као адреса или као именовани опсег. број_колоне - овај аргумент одређује положај податка који се конкретно враћа као вриједност функције. Ако се, рецимо, податак налази у трећој колони листе, треба поставити број 3. начин_претраге - опциони аргумент функције; то је логичка вриједност представљена паром константи ТRUE-FALSE или 1-0. Ако је аргумент изостављен или има вриједност TRUE (односно 1), ако није пронађена тачна тражена вриједност, биће усвојена најближа мања вриједност. Ако је вриједност аргумента FALSE (односно 0), функција трага за искључиво тачном наведеном траженом вриједношћу; ако та вриједност не буде нађена, функција ће вратити грешку #N/A. Ако је вриједност аргумента TRUE, прва колона мора бити сортирана у растућем редоследу; у противном, функција може да врати бесмислен резултат, па обратите пажњу на тај детаљ. Ако је вриједност FALSE, прва колона не мора бити сортирана. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

67

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА На слици 83 можете видјети практичан примјер употребе функције VLOOKUP: ово је табела стопа рабата које дајете купцима према износу на фактури (узгредни савјет: склоните такву табелу на други лист, овде је на истом листу само због илустрације). Сад на самој фактури можете повезати укупан износ са садржајем табеле и потом аутоматски добити проценат рабата који се односи на дату вриједност.

Слика 83: Функција VLOOKUP

4.1.5. Функције базе података У Excel-у постоје функције за обраду базе података које користе табелу критеријума, једнаку оној у постављању сложеног филтера. Ове функције ће резултат исказати директно, па нема потребе да се листа филтрира због једног слога или селективне операције. Пошто елемент у табели критеријума не мора бити константа, него и резултат формуле, овај скуп функција може да се искористи као дио апликације у Excel-у. Синтакса свих ових функција је: Dфун(опсег_листе;колона;критеријум) Елементи синтаксе су: Dфун -

назив функције. Све функције почињу словом D које сугерише ријеч database (база података);

Опсег_листе - адреса или име опсега листе; колона - назив или редни број колоне листе над којом функција ради; критеријум - референца ка табели критеријума. Функције за израчунавање разних вриједности према датом критеријуму у листи су DAVERAGE, DMIN, DMAX, DCOUNT, DSUM... Погледајмо како се оне припремају и како функционишу. У листи на слици 84 се налазе подаци о измјереним вриједностима у једној метеоролошкој станици током тридесет дана, мјерено три пута дневно. Постоје три податка, а задатак је да се обави неколико мањих анализа. Да бисте лакше писали формуле, цијелој листи је дато име meteo.

Слика 84: D-функције 68

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.1. РАД СА ЛИСТАМА Направите малу табелу критеријума од двије ћелије: прва садржи текст ,,вријеме“ и поклапа се текстом у одговарајућем заглављу колоне; у другу ћелију ћете уносити времена за које желите податке. Табела критеријума се налази у блоку E2:E3. Унесите вриједност ,,7:00“ у ћелију E3 и негдје напишите ове формуле: =DAVERAGE(meteo;3; E2:E3,) =DMAX(meteo;3; E2:E3), =DMIN(meteo;3; E2:E3). Протумачимо ово: функције дају резултате који гласе ,,у бази meteo израчунај просјек (максимум, минимум) у колони 3, од података за које важи да је вријеме једнако 7:00“. Промјените вриједност у ћелији Е3: унесите ,,14:00“ и вриједност се тренутно мијења. Ако бисте хтјели податке о температури без обзира на доба дана, само избришите податак у тој ћелији. Функција DGET Уз помоћ функције DGET лако можете пронаћи цијели слог ,,базе“ према неком критеријуму. Попут правих база података, потребно је да листа има неки јединствени кључ, податак који једнозначно одређује тражени слог; то је суштина употребе ове функције.Погледајте слику: формула =DGET(A3;D15;2;A17:A18) даје име радника из листе према задатој шифри. Одговарајући скуп формула за свако поље ће дати одговарајућа поља одабраног слога.

Слика 85: Функција DGET

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

69

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА

4.2. ФИЛТРИРАЊЕ, СОРТИРАЊЕ И САЖЕТИ ПРИКАЗ ЛИСТЕ

4.2.1.Филтрирање Ако пожелите да погледате само један дио неке дуге листе, тако да се виде само подаци који одговарају неком задатом услову, употријебићете операцију филтрирања. Ријеч је о релативно једноставном и недеструктивном алату који се директно примјењује над садржајем листе. Постоје два вида ове операције: то су аутоматско и напредно филтрирање. Најчешћи вид филтрирања је аутоматски: ову функцију ћете покренути командом менија Data/Filter/AutoFilter. Када укључите аутоматски филтер, на десној страни свих ћелија заглавља листе појавиће се тастер са стрелицом; ако сте дефинисали експлицитну листу, ти тастери су већ постављени у заглавље када је листа активна. Кликом на неки од ових тастера, отворићете падајућу листу опција за филтрирање текуће колоне. Ова листа има комплетан избор узорака података које колона садржи, као и посебних опција. Избором једног узорка, филтрирање се извршава тренутно. Филтрирање увијек ради на принципу сакривања редова који не задовољавају задати критеријум. По обављеном филтрирању, видјеће се одабрани редови који су наглашени плавом бојом броја у заглављу редова. У плаво ће бити обојена и стрелица на тастеру колоне чији филтер је активан. Такву табелу можете слободно даље филтрирати по некој другој колони и тиме практично добити резултате врло сложеног упита. У филтрираној листи можете слободно мијењати податке, чак и у колони која је филтрирана. Међутим, уколико измјењени садржај више не задовољава услов филтрирања, неће доћи до аутоматског сакривања тог реда; у таквим случајевима морате поновно извести филтрирање. Опишимо како функционишу посебне варијанте филтрирања. Најприје, провјерите да ли на дну испод узорака постоје ставке (Blanks) и (Non-Blanks); ако ставке постоје, то значи да у колони листе постоје и празне ћелије, па до њих можете доћи оваквим филтрирањем и провјерити разлог за појаву недостајућег податка. Опција (Top 10...) функционише за нумеричке податке (број или датум), а омогућава израду својеврсне топ-листе, бирањем опсега података који задовољавају критеријум. У три поља дијалога бирате да ли желите највише или најниже вриједности, затим бирате број који означава количину, а избором атрибута Items или Percent одлучујете да ли ће то бити тачан или релативни број елемената листе. У дијалогу опције (Custom...) можете поставити критеријум у посебним границама вриједности. У падајућој листи добијате све комбинације релација у односу на вриједност коју сами уносите у поље на десној страни. При томе можете користити и џокере „?“ и „*“, који мијењају један или више алфанумеричких знакова. Можете поставити и други критеријум, који ћете са првим логички повезати операторима ,,и/или" (логичко AND и OR), чиме постављате сложенији услов, попут ,,текст почиње ријечју увоз и не садржи ријеч царин*“ и ,,све вриједности веће од 0 и мање од 100“. О сортирању, које овде можете лако и брзо извести, детаљније говоримо касније. Резултати филтрирања у једној колони се укидају избором опције (All) у падајућој листи колоне. Уколико је укључен још неки филтер, он остаје на снази до искључења на исти начин. Потпуно уклањање свих постављених критеријума ћете извести командом менија Data/Filter/Show All; механизам филтрирања ћете потпуно уклонити искључењем опције Data/Filter/AutoFilter у менију. Језгро напредног филтера је критеријум у облику табеле која се одржава на посебном мјесту ван листе. Садржај те табеле може да се мијења, при чему се по новом филтрирању добијају другачији погледи на листу у зависности од тог услова. Погледајмо како се ангажује напредни филтер. 70

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.2. ФИЛТРИРАЊЕ, СОРТИРАЊЕ И САЖЕТИ ПРЕГЛЕД ЛИСТЕ Табела критеријума може да садржи један или више критеријума. Формирајте заглавље од једног или више поља чија имена су идентична заглављима колона листе. У други ред ћете унијети вриједности као што сте их уносили приликом постављања кориснички дефинисаних критеријума у аутоматском филтеру. Погледајмо како се тумаче табеле на слици 86: колико год колона да поставите у табелу критеријума, њихов однос се дефинише логичким оператором конјункције („и", логичко AND). У току филтрирања, први примјер са слике ће се читати као ,,тип објекта је хостел и услуга је самопослуживање“. Пробајмо и мало сложенији критеријум: ако табела критеријума има више редова, њихов однос се тумачи логичким оператором дисјункције (,,или", логичко OR). Други критеријум се чита као ,,држава у којој се налази објекат је Италија или Канада“. Једна колона може да учествује и у коњункцији: трећи критеријум се тумачи као ,,вансезонска цијена је мања од 40 и већа од25 евра“.

Слика 86: Филтрирање листе Сложени филтер се поставља помоћу дијалога који позивате командом менија Data/Filter/Advanced Filter. У дијалогу најприје бирате да ли се филтрирање обавља у самој листи, попут опције аутоматског филтрирања, или резултат треба ископирати на друго мјесто на истом радном листу. Затим дефинишете адресу опсега листе; ако је на почетку била активна нека ћелија листе, опсег ће бити препознат, па искористите ту могућност; у поље Criteria range унесите адресу помоћне табеле у којој сте припремили критеријум. Ако сте одлучили да направите копију података, у поље Copy to поставите адресу горње лијеве ћелије будуће листе резултата. Опција unique records only елиминише дупликате у листи. Када потврдите унос, филтер се успоставља. Ако промијените критеријум, морате поново проћи кроз дијалог Advanced Filter. Да бисте опозвали дејство филтера, позовите команду Data/Filter/Show All. Ако у уобичајеном поступку одаберете нову локацију за резултат филтрирања, на располагању је искључиво простор на истом радном листу, што није баш удобно. Ово ограничење ипак можете избјећи једним триком: нека у тренутку позива дијалога Advanced Filter буде активан посебан радни лист на коме се налази само табела критеријума, а приликом попуне дијалога референцирајте листу која се налази на другом радном листу. Техника напредног филтрирања је згодна да ,,малом преваром" извучете само јединствене вриједности из листе: обиљежите полазни опсег листе, као критеријум поставите било какве празне ћелије, па укључите опцију одабира само јединствених вриједности, преносећи их на ново мјесто.

4.2.2. Сортирање Сортирање је операција слагања података по растућем или опадајућем абецедном или нумеричком редоследу. Excel приликом сортирања података преуређује редослијед листе поштујући постављена правила редослиједа, којих у једном извршењу може бити од један до три. Сортирање се најчешће обавља усправно, тј. по колонама, мада је изводљиво и у водоравном смјеру. Бројеви се растуће сортирају од најмањег негативног ка највећем позитивном броју. За разноврсне текстуалне податке у критеријуму сортирања важи сљедећи редослијед тежине, од мањег ка већем: цифре од 0 до 9; специјални знаци; слова од А до З (велика слова имају већу тежину од малих, али то је критеријум нижег ранга и важи само међу истим ријечима написаним различитом величином слова); логичке вриједности (FALSE се сортира прије TRUE.); поруке о грешци, које имају исту тежину. Празне ћелије се увијек сортирају посљедње, чак и када се сортирање изводи у опадајућем редослиједу.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

71

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА Као критеријум сортирања могу послужити и кориснички дефинисане листе које користите у аутоматској попуни (погледајте спискове у дијалогу Tools/Options/Custom Lists). Припазите на једну појединост: да бисте исправно сортирали листе по правилима наше латинице, неопходно је да инсталирате барем прву сервисну исправку за Microsoft Office 2003; уколико то не учините, Excel ће игнорисати дијакритичке знаке (ч и ћ су поистовијећени са ц, ш са с, ж са з). Да бисте сортирали листу, постоје два приступа. Први сте већ срели, мада га нисмо коментарисали: прве двије опције у листи током аутоматског филтрирања сортирају листу према колони у којој се задаје команда; ascending је растући, а descending опадајући редослијед. Слични брзи приступ доступан је у траци са стандардним алаткама, гдје се налазе два тастера за сортирање према колони у којој се налази активна ћелија. Општи начин је да то учините подешавањима у дијалогу: поставите се негдје у листу и позовите га командом менија Data/Sort. Програм ће обиљежити опсег листе, препознајући притом заглавље и користећи га у пољу критеријума. Ако опсег сортирања нема заглавље, тада треба да означите опцију My data range has - No header row. Можете задати три нивоа услова сортирања. Ако су вриједности по првом услову исте, примијениће се други; ако су први и други податак исти, примјењује се трећи услов. Сваки од услова можете одредити у растућем илл опадајућем редослиједу. Кликом на тастер Options можете изабрати редослијед сортирања из дефинисане листе, уважити разлику између великих и малих слова, као и употријебити опцију да податке сортирате слијева надесно, што је у листи небитно, али може послужити у другим приликама.

Слика 87: Сортирање података Водите рачуна о израчунатим пољима у процесу сортирања: корисно је да користите апсолутне референце, да се не би изгубила веза са матичним подацима. Ако сте незадовољни резултатом сортирања, одмах можете опозвати операцију командом Undo. Уколико нема довољно меморије за враћање претходног стања (чему је мала вјероватноћа), програм ће вас упозорити на то прије сортирања. Ако желите да само привремено сортирате листу, послужите се триком: прије сортирања додајте листи једну колону и попуните је редним бројевима (искористите могућност аутоматске попуне); када одлучите да вратите табелу у пређашње стање, сортирајте је поново по редним бројевима. Уколико желите да сортирате само један подскуп података унутар листе, најприје га означите; тада ће систем за сортирање предложити да прошири контекст сортирања на цијелу листу; али, ако је тако потребно, одговорите одрично на то питање. Уколико вам је потребно сортирање листе по више од три услова, то можете извести вишеструким узастопним сортирањем. Најприје сортирајте колоне по групи услова мање важности, а затим важнијих: рецимо, ако постоји пет услова, најприје сортирајте листу по четвртом и петом услову, а затим по прва три. На овај начин, практично, можете сортирати листу ма које ширине. 72

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.2. ФИЛТРИРАЊЕ, СОРТИРАЊЕ И САЖЕТИ ПРЕГЛЕД ЛИСТЕ

4.2.3. Сажети приказ структуре табеле Група команди у менију Data/Group and Outline служи сажимању великих табела, и то тако да слободно сакривате и откривате детаље по колонама или редовима. Овог пута није ријеч само о листама: десно на слици 88 видите примјер табеларног прегледа какав се вјероватно често може срести у пракси. Овај примјер је мали: цијела табела је видљива на једном екрану. Али, постоје и прилике када су ове табеле веома велике па је тешко остварити увид у све податке одједном.

Слика 88: Уобичајени преглед табеле (виде се сви подаци) Да бисте креирали сажети преглед, треба да дефинишете групе опсега редова и колона. Група се, углавном, препознаје тако што се на једном њеном крају налази збир реда или колоне у жељеном опсегу, као што можете видјети на слици 88. Групе се означавају по нивоима дубине, којих може бити до осам по редовима и до осам по колонама (што је више од реалних потреба). Нивои се означавају посебним симболима у маргинама заглавља радног листа, а њима ћете лако управљати прегледом. На једном радном листу можете имати само један сажети преглед. Сажете прегледе структуре можете направити у три вида. То су: аутоматски приказ структуре, када су подаци организовани у облику детаља и збирова који недвосмислено упућују на групе података; мануелни приказ структуре се поставља када збирови по групама не постоје или нису директно испод или десно од детаљних података; и листе подзбирова, када желите да направите сумарне прегледе по групама директно унутар полазне листе. Да би направио аутоматску сажету листу Excel испитује формуле у радном листу и утврђује корелације и смјер пружања референци у формулама. На тај начин, препознају се групе података. Позивом команде Data/Group and Outline/Auto Outline над табелом коју смо узели као примјер, добија се резултат као на сљедећој слици. Пошто је приказ структуре јединствен за лист, није неопходно да буде активна нека ћелија у табели.

Слика 89: Сажети преглед табеле ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

73

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА Између заглавља колона и редова и самог радног листа, појављују се контроле које представљају групе и које вам омогућавају да сакривате или отварате поједине групе или цијеле нивое. У горњем лијевом углу се виде малени тастери са бројевима који чине групе: највећи број увијек представља ниво детаља, сљедећи мањи број је први ниво збирова, и тако редом до збира највишег нивоа. У примјеру постоје три нивоа по редовима (промет по државама, промет по областима, укупни дневни промет за области) и два нивоа по колонама (промет по кварталима и збир за годину). Виде се и линије које прате силуете групе, праћене тастером у коме је тренутно знак минус. Како функционишу ове ознаке објаснићемо на примеру на слици 89. Ако кликнете на број 2 у групи по редовима, табела ће бити сажета тако да је најдетаљније видљив други ниво. Тачно испод броја 2, минуси су се претворили у плусеве. Ови знаци служе да отворимо или затворимо поглед на групу. Ако сад, на примјер, кликнемо на знак плус поред збирног реда за исток, отвориће се његови детаљи. Кликом на знак минус, који се сад појавио, поново ће се затворити група података. Сажети поглед се укида командом Data/Group and Outline/Clear Outline, када се табела враћа у првобитно стање. У сљедећем примјеру, табела приказује дневни промет шест продавница у периоду од четири недјеље, гдје је свака недјеља посебно сумирана, а у посљедњој колони постоји колона са тоталом за све четири недјеље. Такву табелу је тешко прегледати у укупном обиму и овдје је сажети преглед прави спас. Сада ће и по колонама постојати два нивоа, а поглед на табелу сажет по првом нивоу изгледа као на слици 90.

Слика 90: Потпуно сажет приказ табеле Сад, ако бисте хтели да видите детаљне податке продавнице 3 у другој недјељи, само отворите ту групу и по редовима и по колонама и детаљни подаци се појављују. Овакав начин прегледа је посебно прикладан уколико извјештај прослеђујете другом кориснику или руководиоцу, који ће прегледати неке детаљне податке о нечему само ако буде заинтересован за то.

Слика 91: Истицање конкретних детаља у табели Када табела не садржи збирове или збирови нису директно ослоњени уз матичне податке, сажети преглед можете направити искључиво мануелним путем. Да бисмо аранжирали сажету табелу, потребно је да између група буде барем један празан ред или колона; у супротном, десиће се да сљедећа група буде припојена претходној. 74

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.2. ФИЛТРИРАЊЕ, СОРТИРАЊЕ И САЖЕТИ ПРЕГЛЕД ЛИСТЕ Ово је риједак примјер када празни редови у табели користе структури. Ова табела нема у себи збирове, попут претходне. Да добијете сажети преглед, обиљежите цијелу групу (у примјеру: све нумеричке податке о једној продавници у свим недељама), и командом Data/Group and Outline/Group позовите дијалог у коме ћете одабрати да желите груписање по редовима. Појавиће се подручје за контролу групе на лијевој страни које ће обухватити само групу коју сте обиљежили; на примјеру, то је опсег свих износа за једну продавницу. Сада поступак поновите и за све остале дијелове табеле који чине преостале групе; када означите редове, најбрже је да притиснете F4 или Ctrl+Y, чиме понављате посљедњу команду. Када завршите груписање по редовима, крените у унакрсно обиљежавање група по колонама (све продавнице у једној радној недељи) и тако ћете формирати другу димензију сажимања. Овако формиран сажети преглед има сличне могућности као и аутоматски, али наравно, уз недостатак збирних информација. Ово груписање, стога, примијењујете у ситуацијама само када желите да направите прости сажети преглед од тек формираних табела, у намјери да велики обим података сведете на лакши преглед. Узгред, покушајте да направите графикон над сажетом табелом: уочићете да садржај графикона може да прати видљиви дио структуре

4.2.4. Сумарне листе Претпоставимо да сте прикупљање података обавили у форми листе, попут ове на слици 92. У оваквој листи могуће је организовати посебан сажети преглед: Excel омогућава преглед подзбирова у сортираним листама, при чему се критеријуми груписања формирају на начин сличан задавању критеријума за сортирање. У овој операцији скривена је функција SUBTOTAL која обезбјеђује опцију сажетог приказа неколико функција, у зависности од аргумента. Погледајмо како се праве подзбирови у листи.

Слика 92: „Продаја у продавницама по мјесецима“ Сортирајте листу према нивоима свих жељених подзбирова. Листа на слици 92 је сортирана по мјесецима, а затим по продавницама. Док је активна једна од ћелија листе, позовите дијалог Data/Subtotals. У првој падајућој листи бирајте податак по коме се резултати групишу; у другој бирајте једну од једанаест функција; најчешће је то сабирање или пребројавање. У групи Add subtotal to изаберите све колоне испод којих желите да видите резултате. Три опције на крају дијалога одређују да ли ће нови подзбирови уклонити претходне, да ли да се формира прелом странице у штампи испод сваког резултата и да ли да се формира укупни тотал на крају листе. Означени критеријум би се могао прочитати овако: ,,При свакој промјени мјесеца, употреби функцију сабирања на подацима о нето и бруто цијени". Када примјените овај критеријум, на лијевој страни ће се појавити подручје за контролу групе; оно се користи на исти начин као и у сажетим прегледима структуре. Испод података о сваком мјесецу појавиће се збир са пратећим текстом попут januar Total, што означава да је ријеч о збиру података. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

75

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА

Слика 93: Сумарне листе Можете додавати и сљедеће нивое подзбирова. Сљедећим позивом дијалога Subtotal можете поставити критеријум нижег нивоа, а тада искључите опцију за брисање претходног подзбира. Ако поставите, рецимо, сабирање пореза по продавницама, биће додат још један ниво и тада ће сажета листа бити аутоматски форматирана по том критеријуму. На истом нивоу можете задати и више од једне функције: рецимо, поред збира можете аранжирати и податак о просјечном промету по мјесецима. Сажети преглед подзбирова листе ћете уклонити кликом на Remove All у дијалогу Subtotal. Тим потезом, листа се враћа у првобитно стање. Постоји још један начин да уклоните контролу група, али при том трајно задржавате редове са подзбировима у листи: употријебите команду Data/Group and Outline/Clear Outline. Овај потез неповратно нарушава строгу структуру листе, па је најбоље да га изведете на копији радног листа.

4.2.5. Консолидација табела Консолидација је поступак здруживања више табела исте или сличне структуре у једну, при чему се упоредни подаци сумирају у збирни податак. У општем случају полазне табеле не морају бити истих димензија, па чак не морају садржати исте категорије: довољно је да постоји нека смислена веза између података.

Слика 94: Консолидација табела У примјеру имамо три табеле које нису једнаког садржаја, јер продавнице продају различите врсте робе, а неке продавнице не покривају исте мјесеце. Прије позива команде за консолидацију (Data/Consolidate) поставите се на ћелију која ће бити будући горњи лијеви угао података консолидоване табеле; нека то буде нека ћелија испод полазних табела. 76

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.2. ФИЛТРИРАЊЕ, СОРТИРАЊЕ И САЖЕТИ ПРЕГЛЕД ЛИСТЕ У дијалогу најприје поставите функцију која фигурише над подацима (то је углавном сабирање). Сада треба да направите списак референци изворних података. То ћете најлакше учинити обиљежавањем референтних опсега мишем; како означите који опсег, додајте га у листу референци кликом на Add. Укључите обје опције групе use labels in, а поље за потврду Create links to source data нека буде искључено. Потврдом поставки, добићете резултат као у дну слике: сабране су све одговарајуће вриједности из свих табела; размислите колико би вам времена требало да то изведете ручно. Постоји и могућност да ограничите садржај који ће се појавити у консолидованој табели. Поставите форму консолидоване табеле са жељеним садржајем, постављајући само заглавља редова и колона која желите, а која одговарају полазним; затим прије позива дијалога Consolidate означите цијели опсег који ће чинити консолидовану табелу. Заправо, најбоље је да тако нешто радите ако сте већ раније дефинисали референце. Као резултат, добићете само консолидоване податке које сте изабрали. Када је консолидована табела постављена на истом листу или није укључена веза са полазним подацима, резултат је табела исте форме као што су и полазне. Резултати су збирови одговарајућих полазних података, а претворени су у константе. Али, ако дефинишете консолидовану табелу на новом радном листу, можете укључити опцију Create links to source data и тако осигурати освјежавање података након промјене. У овом случају, резултат ће бити другачији: то ће бити листа подзбирова којој ће бити придодата колона са именом радне свеске; ово помаже у случајевима обједињавања података из више радних свезака.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

77

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА

4.3. ИЗВЕДЕНЕ ТАБЕЛЕ И ГРАФИКОНИ 4.3.1. Креирање изведене табеле Међу многим алаткама за анализу података које Excel има, најкорисније су изведене табеле. Изведена табела (Pivot table) представља динамичку табелу са обједињеним подацима из неке базе података или са неке листе. Она може послужити за за дефинисање учесталости појаве вриједности као и за табеларно приказивање више врста (димензија) података. Поред тога, у њој се међузбирови могу приказати на било ком нивоу детаљности. Најбољи начин за разумијевање концепта изведених табела јесте да погледате сљедећи примјер. Отворите датотеку Pivot.xls и на радном листу Podaci видјећете сљедећу табелу:

. Слика 95: „Преглед новоотворених рачуна“ Ова листа се састоји од свакодневних података о новим рачунима једне банке са три филијале (централна, сјевер и запад). На листи су записи са подацима о датуму отварања рачуна, почетној своти, врсти рачуна, ко је отворио рачун, филијали гдје је рачун отворен и да ли је рачун отворила стара или нова странка. Листа са подацима о банковним рачунима садржи доста информација, али их не даје експлицитно. У њеном садашњем облику није лако доћи до информација. Било би много корисније ако би се подаци некако објединили. Процес обједињавања информација практично представља процес одговарања на питања. Ево неколико питања која могу занимати управу банке: Колики је укупан износ депозита у свакој филијали, подијељен према врсти рачуна? Колико је рачуна отворено у свакој филијали, подијељено по врстама рачуна? Колики је однос депозита по врстама рачуна? Коју врсту рачуна најчешће отварају шалтерски службеници? Како стоји централна филијала у односу на остале двије? Која филијала отвара највише рачуна новим странкама? Одговоре на ова питања добијате из изведених табела за чије је креирање потребно свега неколико секунди и ниједна формула. 78

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.3. ИЗВЕДЕНЕ ТАБЕЛЕ И ГРАФИКОНИ Са падајућег менија Data одабрите команду PivotTable and PivotChart Report (слика 96 лијево), при чему се појављује се дијалог приказан десно на истој слици.

Слика 96: Први корак креирања изведене табеле Из горње секције дијалога бирате опцију гдје се налазе подаци који ће се анализирати. Одаберите прву опцију (Microsoft Office Excel list or Database). У доњем дијелу секције бирате облик извјештаја анализираних података. Подразумијевана опција је PivotTable и тaко је и оставите а затим кликом на дугме Next прелазите на сљедећи корак чаробњака.

Слика 97: Избор података који улазе у изведену табелу На сљедећем кораку је потребно само да одаберете ранг података који се анализирају тј. jедноставно означите цијелу табелу. Након тога кликните на дугме Finish и добићете изглед радног листа као на слици 98.

Слика 98: Празна изведена табела Из окна PivotTable FieldList (листа поља) превлачењем одговарајућих поља у костур празне изведене табеле можете организовати податке у зависности од захтјева задатка. Нпр. поље филијала превуците на мјесто за страну (page), у предколону поље врста рачуна , у заглавље поље отворио, а нумеричке податке о износима ставите у централни дио са подацима (data) Тако добијате сљедећу табелу. Слика 99: Изведена табела ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

79

4. АНАЛИЗА ПОДАТАКА

4.3.2. Уређење изгледа изведене табеле и њен графички приказ Користећи палету са алатима PivotTable могуће је обликовати изведену табелу у изглед који је кориснику најпрегледнији или најљепши. Једноставно означите било коју ћелију из табеле а затим на палети алатки PivotTable кликните на дугме FormatReports ( ). Са листе понуђених изгледа табела одаберите неки, нпр. Report 6 (слика 100 - лијево). Након примјене ваша изведена табела ће изгледати као на десној слици.

Слика 100: Уређење изгледа изведене табеле Већ је речено да корисници најлакше могу да уочавају кретања података или односе између вриједности обиљежја посматрајући графички приказане податке. Изведени график се врло једноставно креира на основу изведене табеле. Означите било коју ћелију из изведене табеле и кликните на дугме Chart Wizard на палети PivotTable. Добијате графикон који личи на графикон са слике 101.

Слика 101: Графички приказ изведене табеле Пивот график има као и табела особину интерактивности, тј. избором са падајућих листи различитих категорија (обиљежја) добијате различите приказе графикона. Посебно наглашавамо да можете постићи одличне резултате и добити одговоре на нека питања која вас интересују у вези са датим подацима превлачењем једне од категорија из PivotTable Field List у поље Drop Series Fields Here.

80

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

4.3. ИЗВЕДЕНЕ ТАБЕЛЕ И ГРАФИКОНИ

4.3.3. Консолидација Консолидација података у Excel-у представља обухват података из табела са више радних листова и приказивање таквих података у сажетом облику у једној изведеној табели. Као илустрацију овог појма обрадићемо примјер на основу података у радној свесци konsolidacija.xls. Праћена је продаја артикала (представљених њиховим шифрама) у току три мјесеца у три продавнице једног трговинског предузећа. Потребно је направити збирни извјештај о кретању продаје у тим продавницама да би се упоредио обим продаје по продавницама или по артиклима. Процес започињемо маркирањем цијеле табеле на радном листу продавница1 и покретањем чаробњака кликом на команду Data/PivotTable and PivotChart Wizard. На првом кораку одаберите трећу опцију Multiple Consoladition ranges и кликните на дугме Next. На другом кораку одаберите опцију Create a Single Page Field For Me и кликните на дугме Next.

Слика 102: Консолидација На сљедећем кораку (означеном као Step 2b of 3) означите ранг ћелија за анализу и кликните и кликните на дугме Add. Пређите на радни лист продавница2 и поновите поступак а затим на продавница3 и опет поновите поступак. Након клика на дугме Next добијате трећи корак чаробњака на којем бирате мјесто за приказ нове изведебе табеле. Одаберите дугме опцију New worksheet и кликните на дугме Finish. Добијате табелу као на слици 103.

Слика 103: Консолидована табела Над тако добијеном табелом можете да изводите акције обликовања и анализе које су већ поменуте. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

81

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ЕXCEL-A 5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-А 5.1.1. Почетак рада са програмом 1. Посматрајте слику Eхcel-a. Бројевима означити поједине дијелове. На линијама испод слике напишите називе тих дијелова екрана.

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)

_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Приказати и остале погледе екрана Еxcel-a, као и могућа прилагођавања изгледа екрана.

5.1.2. Практична примјена уноса података и радњи са блоковима a) Рад са радним листовима b) Уношење и уређивање података c) Реорганизовање радних свесака и листова 2. Креирати радну свеску од 8 радних листова и снимити је под називом ПРОБА. 1. На првом радном листу креирати табелу од 6 редова и 9 колона. Табелу попунити одговарајућим подацима. 2. Првом радном листу промијенити назив. 3. Табелу са првог радног листа копирај на други радни лист. Обиљежити опсег А3:Е9 и Н8:К12. Оба опсега нека буду плаве боје . 82

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A Промијенити назив трећем радном листу и креирати нову табелу која ће имати поља: Ред.бр.; Име; Презиме ; Мјесто становања; Мјесто рођења. Попунити табелу подацима за 15 ученика. Мјесто становања је углавном Бијељина. Направити скраћеницу за текст „Бијељина“ па га унијети у табелу. 5. Након уноса података обрисати придодату скраћеницу. 6. Попуњену табелу копирати на четврти радни лист. Четвртом радном листу промијенити име. 7. Табелу са четвртог листа копирати на пети , а затим табели на петом листу уметнути празну колону испред треће колоне . 8. Дати назив додатој колони и попунити је одговарајућим подацима. 9. Шести радни лист премјестити испред трећег радног листа. 10. Отворити табелу на другом радном листу и поставити улазну поруку за дату табелу, а затим поставити упозорење за грешку на ћелију А4. 4.

3. Покренути Excel и креирати табелу на основу сљедеће серије података: 23 24 25 26 27 28 33 34 35 36 37 37 37 37 37 37 37 37 37 37

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

3456 3457 3458 3459 3460 3461 3462 3463 3464 3465 3466 3467 3468 3469 3470 3471 3472 3473 3474 3475

981 982 983 984 985 986 987 988 989 990 991 992 993 994 995 996 997 998 999 999

346 3459 12345 12345 12345 12345 12345 12345 12345 12346 12347 12348 12349 12350 12351 12352 12353 12354 12355 12356

347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347 347

348 349 350 351 352 353 353 353 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364

3457 3458 3459 3460 3461 3462 3463 3464 3465 3466 3467 3468 3469 3470 3471 3472 3473 3474 3475 3476

67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86

4567 4568 4569 4570 4571 4572 4573 4574 4575 4576 4577 4578 4579 4580 4581 4582 4583 4584 4585 4586

6789 6790 6791 6792 6793 6794 6795 6796 6797 6798 6799 6800 6801 6802 6803 6804 6805 6806 6807 6808

353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372

4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545 4545

566 567 568 569 570 571 572 573 574 575 576 577 578 579 580 581 582 583 584 585

Означити опсег ћелија C2:G7 помоћу миша и обојити црвено Означити опсег ћелија C3:G11 помоћу тастатуре и обојити плаво Означити велики опсег B1:K25 помоћу тастатуре и обојити зелено Означити велики опсег А21:K37 помоћу миша и обојити жуто Означити велики опсег B1:K25 помоћу менија и обојити зелено Означити два опсега A1:D8,F4:K12 помоћу тастатуре и миша Означити два опсега А11:Е18,Н:K12 помоћу менија Означити један ред помоћу миша Означити једну колону помоћу миша Означити више сусједних редова помоћу миша Означити више сусједних колона помоћу миша Означити више несусједних редова помоћу тастатуре и миша Означити више несусједних колона помоћу тастатуре и миша Означити ред помоћу тастатуре Означити колону помоћи миша

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

83

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 4. Креирати табелу о ученицима из ваше групе. Нека табела садржи сљедећа поља: Ред .бр., Име, Презиме, Висина, Успјех, Омиљени предмет. 1. Попунити табелу за 12 ученика. 2. Пронаћи све ученике који имају врло добар успјех. 3. Пронађени успјех нека буде зелене боје. 4. Када сте пронашли тражени садржај (врло добар) замјените га успјехом одличан у свим ћелијама гдје сте пронашли врло добар успјех. 5. Додати један празан ред испред четвртог реда и попунити га одговарајућим подацима . 6. Постојећу табелу копирати на други радни лист. 7. У другом радном листу на колону „Име“ поставити улазну поруку 8. Табелу са првог листа копирати на трећи радни лист, а затим на колону „Успјех“ поставити упозорење за грешку. 9. Табелу са првог радног листа копирати на четврти радни лист. 10. На четвртом радном листу уклонити садржај ћелија Е3:Е7 11. На првом радном листу уклонити ћелије А3:В4 12. На трећем радном листу уметнути празну ћелију изнад ћелије Е8. 5. Креирати Book1 са 12 радних листова. 1. На првом радном листу саставити табелу под називом ИМЕНИК . 2. Попунити табелу одговарајућим подацима 3. На трећем радном листу уписати своје име и презиме 4. Копирати трећи радни лист у исту радну свеску испред 9. листића. 5. Копирани лист премјестити испред 6.радног листа у Book2. 6. Из Book1 копирати трећи радни лист у Book2 испред првог листа. 7. Из Book2 премјестити пети лист у Book3 испред 15. листа и обојити га у жуто. 6. Покренути Excel и у Book1 креирати 55 радних листова. 1. Првом радном листу дати назив ВЈЕЖБА 2. На првом радном листу креирати табелу са сљедећим колонама:

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

84

Заглавље табеле треба да изгледа као на претходној слици. Попунити табелу за 10 различитих роба. Копирати први лист из Book1 у Book2 испред Sheet2 У табели на копираном листу додати празну колону испред колоне НАЗИВ РОБЕ. Попунити додату колону подацима по жељи. Додати празан ред и попунити га. Уклонити садржај ћелија А1:В4 Уклонити ћелије С4:Е6 Уметнути ћелију изнад ћелије F4.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 7. Креирати Book2 са 14 радних листова. 1. На Sheet2 саставити и попунити табелу (табела треба да садржи сљедећа поља: Ред.бр., Назив аутопревозника, Мјесто поласка, Вријеме поласка) са редом вожње са размацима поласка аутобуса од по пола сата. Имати у виду да први аутобус креће у 5:00, а задњи у 18:30. 2. Копирати Sheet2 у Book3 . 3. У табелу на копираном листу ументнути празан ред испред 2. реда и попунити га одговарајућим подацима

8.

Креирати Book1 са 3 радна листа 1. На Sheet1 саставити табелу са сљедећим пољима: Ред. бр., Шифра, Назив, Количина, Цијена, Вриједност. 2. Попунити табелу одговарајућим подацима. 3. Уметнути празан ред изнад првог реда, а затим у ћелију А1 уметнути слику по вашем избору.

9

У Book1 креирати на Sheet1 табелу сљедећег изгледа и попунити је одговарајућим подацима. Стање по књигама

1.

2. 3. 4.

Ред.бр.

Шифра

1

0001

2

0020

3

0021

4

0022

5

0023

6

0024

Назив

Количина

Цијена

Вриједност

Копирати Sheet1 а затим на копираном листу убацити празну колону у коју треба унијети сљедеће вриједности: 11:15, 11:30, 11:45, 12:00, 12:15, 12:30. Користити олакшицу за унос понуђених података. На копираном листу уметнути празан ред изнад другог реда и у прву ћелију у датом реду уметнути слику по избору. Промијенити назив копираном листу. Додати још два радна листа у активну радну књигу.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

85

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

5.1.3. Примјена формула и функција; Графикони и штампање 10. У новој радној свесци на листу Sheet1 креирати табелу. x

y

12

345

18

3428

23

267

45

432

8+5x

5x+5y

6x-2y

4(3x-y)-3y

x+y

Копирати табелу на Sheet2, коректно записати формуле и попунити табелу резултатима формула. 11. Креирати табелу која садржи преглед броја ученика по одјељењима првог разреда. ОДЈЕЉЕЊЕ

МУШКИ

ЖЕНСКИ

1

12

16

2

4

24

3

6

22

4

7

21

5

9

19

6

10

18

7

14

14

СВЕГА

УКУПНО 1. 2. 3. 4.

Израчунати број ученика по одјељењима; Израчунати број ученика по половима; Израчунати укупан број ученика; Копирати попуњену табелу и форматирати је по властитом укусу.

12. Креирати табелу са цијенама смјештаја у двокреветним собама у хотелима са 3*. Табела треба да садржи сљедеће колоне: Ред.бр, Назив хотела, Мјесто, Цијена. 1. Помоћу одговарајуће функције закључити у којим хотелима је цијена прихватљива ако предпоставимо да су прихватљиве цијене 50 КМ. Попуњену табелу копирати на други лист. 2. 3. Пронаћи све хотеле чији назив у себи садржи слово „а“ и дато слово замијенити словом „е“. 13. Креирати табелу са бодовима од 0 до 50 за 20 ученика Употребом одговарајуће функције утврдити који су ученици положили, а који пали на испиту, ако се сматра да су положили сви они ученици који имају преко 25 бодова.

86

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 14. Формирати Book 1 са 22 листића 1. Иза 20. листа у Book 4 додати нови лист 2. У Book 4 обрисати трећи, шести, девети и дванаести лист. 3. У Book 5 додати нови лист испред Sheet 2. У Book 6 обрисати Sheet 10. 4. 5. У Book 3 промијенити имена листова. 6. Копирати Sheet 7 из Book 4 у Book 6 испред 4. листића помоћу менија. 7. У Book 5 на Sheet 3 креирати табелу са сљедећим заглављем: x

y

x+8+2y 3x+4y

6x-2y

4(3x-y)-3(x:y) (x+y):4 (2x+2y)-4(x+2y)

234 562 345 489 457 893 546 769 289 459 1133 2489 3345 4590 456 609 678 803 Sheet 3 из Book 5 копирати у Book 4 иза Sheet 2 и убацити празну колону испред друге колоне и празан ред иза осмог реда. 9. Копирати табелу на Sheet 2 у Book3 и број 3 у колони H замијенити словом Р 10. У Book 5 на Sheet 1 означити опсег А1:I20 помоћу тастера F8 и обојити у зелено. 11. У Book 5 на Sheet 8 означити опсег А1:В9 и обојити у жуто. 12. Добијене резултате заокружити на двије децимале. 8.

15. Креирати табелу за израчунавање зарада запослених према заглављу у Book2 на Sheet2 : Ред. бр 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Име

Презиме

Број сати

Сатница

Нето плата

Попунити табелу за 12 радника. Подаци у колони „Нето плата“ нека буду приказани на двије децимале. Пронаћи све раднике са именом „Милан“ и дато име замијените са именом Марко Копирати попуњену табелу на Sheet3 и уметнути колону „Шифра сектора“ испред колоне „Име“. У колону „Шифра сектора“ унијети сљедеће шифре: за прва четири запослена нека буде шифра 0003, за петог, шестог, седмог и осмог радника нека буде шифра 00023, а за остале 00067. Форматирати табелу према властитом укусу.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

87

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 16. Попунити табелу подацима почевши од ћелија А1.

Тим

1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10.

Број кругова

Дужина Вријeмe Брзина по круга у Укупно пређено проведено у трци кругу километара км

45

45

121

18

45

0.923

66

45

0.654

34

45

0.873

66

45

0.929

58

45

1.245

39

45

0.943

Израчунати колико је свако возило прешло укупно километара у трци. Израчунати којом брзином су се кретала возила у трци. Добијене резултате заокружите на двије децимале. Попуњену табелу копирати на други радни лист, а затим попунити и нацртати другу табелу од ћелије А14. Друга табела треба да има редове који садрже: просјечну брзину свих тимова постигнуту у трци, максималну брзину тимова и минималну брзину тимова. У првој табели треба сортирати податке тако да примарно сортирање буде по постигнутој брзини у трци по опадајућем низу и филтером приказати само возила која су завршила трку (трка је трајала 66 кругова). Нацртати дијаграм Column користећи филтриране податке из колоне А и F. Име дијаграма нека буде „ БРЗИНА ПО ТИМОВИМА“. Име Х осе „ТИМОВИ“. Име Y осе „ПОСТИГНУТЕ БРЗИНЕ“. Смјестити дијаграм на посебан лист.

17. Попунити заглавље табеле од ћелије А1 до ћелије F1 тако да иде редом: 1. У ћелију А1 уписати почетак радног односа (унесемо за 10 особа), 2. У ћелију В1 уписати крај радног односа (унесемо за 10 особа), 3. У ћелију С1 уписати укупан број дана (израчунати -DAYS ), 4. У ћелију D1 уписати број година (израчунати - INT), 5. У ћелију E1 уписати број мјесеци (израчунати), 6. У F1 уписати број дана (израчунати).

88

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 18. Направити фолдер под именом EXCEL. 1. Све сачувати под именом Испит. 2. Креирати радну свеску од 33 радна листића. На Sheet1 нацртати и попунити почетним подацима задате табеле од ћелије А2 до М11 и од А14 до М23. Табелу 1 попунити помоћу обрасца. 3. На Sheet1(2) израчунати: a) средњу годишњу температуру, b) максималну годишњу температуру, c) минималну годишњу температуру, d) средњу минималну годишњу температуру, e) средњу максималну годишњу температуру, f) број мјесеци са температурама мањим од 0оC, g) укупан број мјесеци са температуром : I) мањим од 220C, II) једнаким са 150C, III) већим од 150C. h) приказати градове топлије од 150С као ТОПАО ГРАД, а хладније од 150С као ХЛАДАН ГРАД. 4. Нацртати дијаграм ,,Line,, користећи податке из табеле: a) ГОДИШЊЕ КРЕТАЊЕ ТЕМПЕРАТУРЕ ТОПЛИХ ГРАДОВА, b) ГОДИШЊЕ КРЕТАЊЕ ТЕМПЕРАТУРЕ ХЛАДНИХ ГРАДОВА, (дијаграми треба да имају свој назив, обиљежену Х осу, Y осу и легенду постављену десно) У ћелију М26 уписати скривени коментар везан за температуре у мају. На Sheet1(3) у ћелијама А4:В8 одредити Input Message (улазну поруку). На Sheet1(4) одредити Еrror Alert (упозорење за грешку). Припремити Sheet1(2) (урађени задатак) за штампу .

5. 6. 7. 8.

Табела 1: Град

јануар

фебруар

март

април

мај

јун

јул

авгуаст

септембар октобар

новембар децембар

7

14

18

22

25

29

34

36

26

20

15

10

5

12

17

21

24

27

31

32

25

18

12

7

-5

4

10

15

21

24

29

28

24

18

12

6

-7

1

7

13

16

18

24

23

20

16

11

4

-15

-4

5

11

14

16

21

20

16

9

2

-5

-8

0

7

13

16

18

24

19

17

11

6

1

2

7

11

15

16

20

22

21

17

14

10

6

4

12

14

16

16

22

23

21

19

15

11

7

-8

0

7

11

14

17

22

20

15

9

3

-1

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

89

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А Табела2: Град

3а 3b

3c

3d

3е

3f 3g

3h

I II

….. …..

III

… …….. ……. .

19. Нацртати и попунити почетним подацима табелу од ћелије А1. Назив банке

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

90

Стање на кварталима

рачуну

по

I

II

III

IV

85

111

101

130

70

110

145

150

90

109

115

131

55

60

85

60

1

2

3

4

5

6

7

112 125 155 119 Израчунати: Средњу вриједност стања на рачуну по кварталима, Максималну вриједност на рачунима по кварталима, Минималну вриједност на рачунима по кварталима, Колики је укупан проток новца већи од 100 мил. КМ, Колики је укупан проток новца мањи од 100 мил. КМ, Број квартала када је проток новца на рачуну био мањи од од 100 мил. КМ. Приказати које банке добро послују, а које лоше, тако што банке које лоше послују имају више од једног квартала проток новца мањи од 100 мил. КМ. Нацртати дијаграм Line користећи податке из табеле: банке које добро послују и банке које лоше послују. Нацртати графикон Columns којим ћемо приказати средњу вриједност стања на рачуну по кварталима за сваку банку. Име графикона буде СРЕДЊА ВРИЈЕДНОСТ СТАЊА НА РАЧУНУ ПО КВАРТАЛИМА Име Х осе је БАНКЕ. Име Y осе је КОЛИЧИНА НОВЦА НА РАЧУНУ. Легенду поставити лијево од графикона. Смјестити графикон као посебан радни лист.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 20. Направити фолдер под називом КАЛКУЛАЦИЈА, а затим на Sheet1 креирати сљедећу табелу (калкулацију). Калкулација бр.1 ПРЕДУЗЕЋЕ :

Испоручилац робе

Продавница:

Мјесто:__________________Адреса:____________________ Број отпремнице:____________________Датум:___________ По фактури добављача

Ред.бр.

НАЗИВ РОБЕ

Јед. мјере Колич,

Цијена по јед. мј.

Разлика у цијени Вриједност робе

Износ зависних тр.набав.

%

Износ

ПДВ Продајна вријед. без ПДВ

%

1

кг

12

12

17

2

кг

23

12

17

3

ком

34

12

17

4

м

36

10

17

5

м

57

10

17

6

ком

68

10

17

7

ком

74

10

17

8

кг

33

15

17

9

кг

28

15

17

10

м

59

15

17

11

м

45

15

17

Обрачунати износ ПДВ

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

Прод. вр. робе са ПДВ

Прод. цијена робе са ПДВ

91

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 1.

Обрачунати продајну цијену са порезом;

2.

Израчунати просјечну фактурну цијену;

3.

Израчунати минималну продајну цијену са ПДВ;

4.

Израчунати максималну продајну цијену са ПДВ;

5.

Графички приказати продајну цијену робе са ПДВ;

6.

Ако су све робе које имају фактурну цијену испод 12 КМ, робе са ниском цијеном – помоћу одговарајуће функције утврдити које робе имају ниску, а које високу цијену;

7.

Калкулацију припремити за штампу.

Ово је текст за задатак 20.

92

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A

21. Направити фолдер ОБРАЧУН ПЛАТЕ и на Sheet1 креирати табелу за обрачун плате са сљедећим заглављем: Obračun plate za _____ 200....god.

Ред.бр.

Презиме и

1

2

име

Бр. Бод.

Вр. бод.

Износ

%

3

4

5

6

минул. рада

Износ минул.рада

7

3*4

Укупно

% синд.чл.

Износ чл.

8

9

10

5+7

синд.

5*6

Рата кред. Укупне обуставе

Остаје исплату

11

12

13

14

15

16

17

18

10+11

8-12

8*10%

8*15%

8*24%

8*1%

8*2%

8*9

за Пор. на лична Доп. за здр. Доп.за осиг ПИО (24%) прим. (10%) осиг. (15%) незап.l. (1%)

од Допр. за дј. Бруто плата заштиту (2%)

19

1.

Креирати табелу за израчунавање нето и бруто зараде радника предузећа НН

2.

Обрачунати плату за 15 запослених радника од којих су : 3 радника са ВСС, 4 са ВС, 5 са ССС и 3 НК радника.

3.

Вриједност бода је 80,80 КМ.

4.

Број бодова за ВСС је 8,70; за ВС је 7,90; за ССС је 6,80 и за НК је 5,40.

5.

Стопа минулог рада за раднике од првог до петог радника је 6,5%, од шестог до 9. радника је 12,5% , од десетог до дванаестог је 4,5% и од тринаестог до 15. радника је 14,5.

6.

Синдикална чланарина 1%. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

93

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 7.

Рата кредита за првог, петог, осмог и дванаестог радника је 45,00 КM.

8.

Провјерити колико пута се понавља број бодова 5,80.

9.

Израчунати колико укупно остаје за исплату радницима који имају број бодова 7,90.

10.

Израчунати просјечну бруто плату запослених.

11.

Израчунати који радник има највећу плату.

12.

Израчунати који радник има најнижу плату.

13.

Помоћу BAR дијаграма приказати бруто плату запослених ( дијаграм треба да садржи битне елементе).

14.

На основу датих података обрачунати нето плату, порезе и доприносе и бруто плату – радити на Sheet1.

15.

Копирати Sheet1 у другу радну књигу.

16.

Пронаћи колико се пута понавља број бодова 1300 – радити на Sheet1(2).

17.

На Sheet1(3) израчунати збир нето плате и просјечну бруто плату.

18.

На Sheet1(3) пронаћи међузбирове и укупан збир по секторима и приказати помоћу PIE дијаграма учешће појединих сектора у укупном издвајању на име пореза на плате.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

94

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A

22. Креирати и попунити табелу у Book1 на Sheet 1 са сљедећим елементима

Рeд. бр

Бруто плата

Порези и доприноси

Сектор

Бр. бод.

Вр. Бода

1

Финансије

1250

1.5

52

2

Производња 1450

1.5

52

3

Производња 1300

1.5

52

4

Финансије

1300

1.5

52

5

Одржавање

1100

1.5

52

6

Одржавање

1600

1.5

52

7

Финансије

1250

1.5

52

8

Одржавање

1400

1.5

52

9

Одржавање

1350

1.5

52

10

Финансије

1400

1.5

52

11

Финансије

1600

1.5

52

12

Производња 1300

1.5

52

13

Производња 1450

1.5

52

14

Производња 1300

1.5

52

15

Производња 1600

1.5

52

Презиме и име

%

Износ

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

Нето плата

95

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 23. Креирати нову радну књигу. У првом листу креирати табелу као на сљедећој слици.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

15. 16.

96

Маса пошиљке

сектор1 сектор2 сектор3 сектор4 сектор5 сектор6

600,00

5150

5670

6000

6200

6500

6800

1100,00

5400

5800

6100

7040

7600

8900

1500,00

5600

6400

7300

9070

7900

10300

2100,00

6200

6700

8100

9100

8300

12400

2500,00

6800

7300

9200

1020

9400

13780

3000,00

6900

7500

10200

1100

11000

15230

Затворити и запамтити радну књигу под називом (Book1); Преименовати радну књигу Book1 у ПОШИЉКА; Преименовати радни лист Sheet1 у Цјеновник; Табели у колони Х додати још један сектор (сектор 7); Подаци за 7. сектор треба да буду за 14 % већи од података за 6. сектор; Подесити да ћелије које садрже цијене садрже и ознаку за валуту и да цијене буду приказане на двије децимале; Копирати податке без форматирања из радног листа Цјеновник у Sheet2 почевши од ћелије А4; На радном листу Sheet2 повећајте висину редова 6-11; На радном листу Sheet2 у ћелији А12 приказати помоћу формуле просечну вриједност ћелија А6-А11; На радном листу Цјеновник подесити да се у колони I појављује знак X када је пошиљка из 5. зоне барем 3 пута тежа од пошиљке из 1. зоне; Запамтити садржај ћелија А3:Г8 из радног листа Цјеновник у фајл ТXТ формата (cjenovnik.txt); На радном листу Цјеновник подесити да табела А1:H9 има плаву позадину и жуте линије; На радном листу Цјеновник подесити да фонт у табели буде болдиран и плаве боје; Креирати PIE дијаграм за податке из друге зоне из табеле коју сте креирали тако да одговара сљедећим захтјевима: Дијаграм нема наслов, Дијаграм садржи легенду у горњем десном углу, Да су подаци у процентима; Припремити за штампу радни лист Цјеновник тако да оријентација стране буде landscape; Сачувати документ.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 24. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици. Цијена

I недјеља

II недјеља

III недјеља

40

130

112

136

23

124

145

140

45

100

120

120

60

50

113

132

90

90

90

96

110

80

89

89

120

50

76

76

30

69

105

69

90

70

82

95

80

90

45

250

70

190

170

201

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

12. 13. 14. 15.

Артикал

Затворити и запамтити радну књигу под називом (Book1). Преименовати радни лист Sheet1 у Промет. У ћелију G1 уписати : „Збир“ и у колони G помоћу формуле израчунати укупну потрошњу за сваку ставку из понуде. У ћелији H1 помоћу формуле израчунати колико је артикла по цијени од 45 КМ (број комада) продато у току непарних недјеља. У ћелију F1 уписати зарада и у колони F израчунати колико је укупна зарада за сваки артикал посебно. У ћелији I1 израчунати помоћу формуле колика је просjечна дневна потрошња петог артикла у прве двије недјеље. Подесити да ћелије које садрже цијене садрже и ознаку за валуту без децималне тачке. Копирати податке без форматирања из радног листа Промет у Sheet2 почевши од ћелије А4. На радном листу Промет подесити да позадина ћелија у првој колони буде плаве боје и да бројеви у њој имају централно поравњање. На радном листу Промет подесити да колоне које означавају недјеље буду одвојене једна од друге вертикалним испрекиданим линијама. Линије треба да буду видљиве само у табели. На радном листу Промет испред колоне А убацити нову колону. У прву ћелију те колоне уписта Статистика кафића. Креирати линијски дијаграм који се односи на седми и осми артикал тако да буде са сљедећим карактеристикама: Подесити да се са дијаграма могу очитати тачне вриједности, Наслов дијаграма одредити на основу приказаних података. Дијаграм садржи легенду која заузима само један ред. На радном листу Промет у колони Ј помоћу формуле приказати максималну продају за сваки артикал, али само ако вриједност прелази 110. Направите копију ћелија А1:Е12 на радни лист Sheet3 тако да на другом радном листу подаци буду само вриједности-без формуле. Штампати дијаграм на средини стране. Сачувати документ

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

97

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 25. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11.

12. 13. 14. 15. 16.

98

Затворити и запамтити радну књигу под називом (Book1). Преименовати радну књигу Book1 у Обавезе Преименовати радни лист Sheet1 у Доприноси. Форматирати колоне С4-С11 да имају процетуални приказ. Форматирати колоне да приказују валуту и вриједност заокружену на једно децимално мјесто Е4-Е11. Коришћењем апсолутне референце ћелије С1 и релативне референце ћелије С4, у ћелији Е4 креирати формулу која рачуна износ за уплату на основу основице унешене у ћелији С1 и стопе доприноса у ћелији С4. Копирати формулу у ћелије С5-С11. У ћелији Е12 коришћењем уграђене функције израчунати укупан износ за уплату. Податке из радног листа Доприноси запамтити у фајл Доприноси. Подесити да ћелије у колонама D и Е имају сиву позадину и плава слова. Креирати PIE дијаграм за податке из ћелија Е4-Е11 тако да одговара сљедећим захтјевима: Назив дијаграма је Учешће доприноса. Подаци да буду представљени процентуално. Називи доприноса да буду у легенди дијаграма. Промијенити фонт у легенди у Times New Roman величине 8. Боју позадине дијаграма промијенити у свијетло плаву са градијентом (постепен прелазак из бијеле у плаву, одoздо на горе). Копирати податке без форматирања из радног листа Доприноси у Sheet2 почевши од ћелије А4. Направити копију ћелија B3:Е11 на радни лист Sheet3 тако да на другом радном листу буду подаци само вриједности - без формула. Коришћењем уграђене функционалности у радном листу Доприноси у колони D у бројевима жиро рачуна замјенити секвенцу (цифре) 12345 цифрама 4524. Одштампати радни лист на средини стране. Сачувати документ.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 26. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14. 15. 16.

Затворити и запамтити радну књигу под називом ( Book1 ). Преименовати радну књигу Book1 у Пекотека Преименовати радни лист Sheet1 у Продаја. У колони Х израчунати помоћу уграђене функције збир продатих производа током радне недјеље. У колони I израчунати помоћу уграђене функције просjек продатих производа током радне недјеље. У колони Ј израчунати приход по артиклима за радну недјељу на основу цијена (В4:В7) и података из ћелија Н1:ХН7. У 9. реду израчунати помоћу формуле промет по данима. Форматирати ћелије В4:В7, С9:G9, Ј4:Ј7 да приказују износ у КМ на двије децимале. Подесити да поравнање текста у колони А буде у десно. Креирати линијски дијаграм за податке из ћелија В4:G7 тако да одговара сљедећим захтjевима: За сваки артикал креирати посебну линију, која приказује продају по данима. Назив дијаграма је Продаја по данима. Називи артикала да буду у легнеди дијаграма. Фонт у легенди нека буде Arial величина 10. Боја позадине дијаграма нека буде плава са градијентом (постепен прелазак из бијеле у плаву, одоздо на горе). Копирати податке без форматирања из радног листа Продаја у Sheet2 почевши од ћелије А4. Направите копију ћелија В4:Ј7 из радног листа Продаја на радни лист Sheet3 тако да на радном листу подаци буду само вриједности – без формула. Подесити за штампу димензију папира Letter. Подесити да се у подножју странице с лијеве стране прикаже назив радне књиге, а са десне стране вријеме и датум креирања извjештаја. Штампати радни лист Продаја при врху стране. Сачувати документ.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

99

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 27. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14. 15. 16. 17.

100

Затворити и запамтити радну књигу под називом (Book1). Преименовати радну књигу Book1 у УЧЕНИК. Преименовати радни лист Sheet1 у Пролазност. У колону А унијети имена ученика ваше групе. У ћелији I3 израчунати помоћу уграђене функције збир бодова из ћелија D3:H3 (из предмета) за ученика чије је име у ћелији А3. Израчунати збир бодова за остале ученике копирањем функције из ћелије I4:I14. Помоћу уграђене функције, у ћелији Ј3 нађите максимални остварен број бодова из ћелија D3:H3 (из предмета) за ученика чије је име у ћелији А3. Израчунати максимални остварен број бодова за остале ученике копирањем функције из ћелије Ј3 у ћелије Ј4:Ј14. Сортирати податке у табели према абецедном реду имена ученика(колона А). Подесити да фонт којим су исписана имена ученика буде италик и да позадина тих ћелија буде плава. Сакрити колону В. Израчунати помоћу формуле просјек који су за сваки предмет оствариле ученице. Креирати стубичасти дијаграм за податке из ћелија D3:H5 тако да одговара сљедећим захтијевима: Назив дијаграма је: Успешност на испитима. Имена ученика да буду у легенди дијаграма. На Х оси да буду означени називи предмета. Промијенити фонт у легенди на Times New Roman величина 8. Боју позадине дијаграма промијенити у зелену са градијентом (постепени прелазак одоздо на горе). Подесити за штампу димензију папира А4 и оријентацију landscape. Подесити да се у заглављу странице с лијеве стране прикаже назив радне књиге, а са десне стране у подножју апсолутна путања до фајла. Штампати радни лист Пролазност при врху стране. Сачувати документ.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 28. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици.

Затворити и запамтити радну књигу под називом (Book1). Преименовати радну књигу Book1 у Цјеновник. Преименовати радни лист Sheet1 у Назив предмета. Подесити ћелија C3:D7 да приказују валуту и цијене са два децимална мјеста. У ћелији C10 подесити формат да се приказује износ пореза у процентима. Коришћењем апсолутне референце ћелије C10 и релативне референце ћелије C3, у ћелији D3 Креирати формулу за цијену са ПДВ-ом. 7. Копирати формулу у ћелије C4:C7. 8. У ћелији Е9 нађите просјечну цијену CD-ова из ћелија C3:C7 помоћу уграђене функције. 9. Сортирајте податке у табели по абецедном реду назива CD-ова (B3:B7). 10. Подесити да фонт којим су исписани називи CD - ова буде болдирана и да позадина тих ћелија буде плава. 11. У ћелији Е9 унијети формулу за израчунавање броја CD-ова чија је цијена мања од 55,00 КМ. 12. Креирати стубичасти дијаграм . Назив дијаграма је Цјеновник Називи CD-a да буду у легенди дијаграма. Промените фонт у легенди на Times New Roman величина 10. Боју позадине дијаграма промијенити у жуту 13. Припремити за штампу димензију папира А4 и оријентацију landscape. 14. Подесити да се у заглављу странице с лијеве стране прикаже ваше име и презиме, а са десне стране у подножју назив радне књиге. 15. Штампати радни лист Назив предмета тако да све маргине буду 1цм. 16. Сачувати документ. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

101

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 29. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

13. 14. 15.

102

Затворити и запамтити радну књигу под називом Book1. Преименовати радну књигу Book1 у Биљке Преименовати радни лист Sheet1 у Продаја садница. Подесити формат ћелија В2:В9 да приказују валуту и цијене са два децимална мјеста. У колонама година (2006.; 2007.; 2008.;) су бројеви продатих садница. У ћелији F2 израчунати разлику у броју продатих садница за 2007. и 2008. годину. Копирати формулу у ћелије F3:F9. У колони G2 израчунати процентуалнo пораст продаје у 2008. години у односу на 2007. годину. Копирати формулу у ћелије G3:G9. У ћелијама C10:E10 израчунати укупан приход по годинама. Сортирати податке у табели према абецедном реду назива цвијећа (А2:А9). У ћелијама H2:H9 приказати испунио за сваку садницу чија је продаја у 2008. години била већа од 60000 комада, а супротно ако је продаја била мања. Креирати линијски дијаграм за податке из ћелија C2:Е9 тако да одговара сљедећим условима: Назив дијаграма је Продаја по годинама. Називи цвијећа да буду у легенди дијаграма. На X оси да буду означене године. Промијенити фонт у легенди на Arial величина 8. Боју позадине дијаграма промијенити у свијетло зелену Подесити за штампу димензију папира А4 и оријентацију landscape. Подесити да се у заглављу странице с лијеве стране прикаже ваше име и презиме, а са десне стране у подножју назив радне књиге. Припремити за штампу дијаграм Продаја по годинама на средини листа. Сачувати документ.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 30. Креирати нову радну књигу. У првом радном листу креирати табелу као на сљедећој слици.

1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9.

10. 11. 12.

Затворити и запамтити радну књигу под називом (Book1). Преименовати радну књигу Book1.у Испит. Преименовати радни лист Sheet1 у Списак У ћелији D10 израчунати просjечан број бодова. Коришћењем апсолутног и релативног референцирања, у колони Е2:Е9 уметнути формулу која ће давати поруку изнад просjека ако је резултат кандидата изнад просjека, односно испод просjека, ако је резултат кандидата испод просjека. Сортирати податке у табели према абецедном реду имена кандидата (А2:А9). У ћелији C11 унијети формулу која рачуна број кандидата са основном школом У ћелији C12 унијети формулу која рачуна број кандидата са средњом школом. Креирати Pie дијаграм на основу података из ћелија C11, C12 тако да одговара сљедећим условима: Назив дијаграма је Структура кандидата . У легенди дијаграма да буду основна школа и средња школа. Вриједности на дијаграму да буду процентуалне. Боје кружних исјечака да буду љубичаста и жута. Боју позадине дијаграма нека буде зелена. Подесити за штампу димензију папира А4 и оријентацију lanscape. Подесити да се у заглављу странице с лијеве стране прикаже ваше име и презиме, а са десне стране у подножју назив радне књиге. Штампати колону са бројем бодова. Сачувати документ.

31. Од банке „Х“ добијате кредит за куповину аутомобила са роком отплате од 5 година и годишњом каматом од 12%. Учешће за куповину аутомобила је 30%. Мјесечна рата коју можете издвојити је максимално 300,00 КМ. Колико кошта најскупљи аутомобил који можете купити? 32. Од НН банке добијате кредит за куповину аутомобила са роком отплате од 6 година и годишњом каматом од 10%. Мјесечна рата коју можете издвојити је максимално 300,00 КМ. Колико кошта најскупљи аутомобил који можете да купите?

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

103

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 33. Купујете аутомобил на отплату, с тим што вршите замјену старог аутомобила за нови. Годишња камата је 9%, а рок за отплату 2 године. Вриједност старог аутомобила је 6000,00КМ. Максимална мјесечна рата је 300,00 КМ. Колика је максимална вриједност аутомобила који можете да купите? 34. Купујете аутомобил на отплату, с тим што вршите замјену старог аутомобила за нови. Годишња камата је 9%, а рок за отплату 2 године. Вриједност старог аутомобила је 6000КМ. Максимална мјесечна рата је 1200 KM. Колика је максимална вриједност аутомобила који можете да купите? 35. Налазите се у стану величине 44,75 м2 који је процијењен на 920,00 КМ/м2. Од банке добијате кредит на 5 година са каматом од 9% годишње за замјену стана. Нови стан је површине 94,50м2., а цијена је 1050,00 КМ/м2. Колика је мјесечна рата? 36. Тренутно се налазите у стану величине 55,75м2 који је процијењен на 920,00 КМ/м2. Од банке добијате кредит на 5 година са каматом од 9% годишње за замјену стана. Нови стан је површине 85,50 м2, а цијена је 1050,00 КМ/м2. Учешће у кредиту је 20% . Колика је мјесечна рата? 37. Купујете нови аутомобил чија је вриједност 22.000,00 КМ (набавна). Порез на промет је 9%, а царина на нови аутомобил је 8%. Порез и царина се рачунају на набавну вриједност. За куповину добијате кредит од банке на три године са годишњом каматом од 12%. Кредит добијате на укупну суму. Колика је мјесечна рата? 38. Купујете нови аутомобил чија је вриједност 19.000,00 КМ (набавна). Порез на промет је 9% и царина на нови аутомобил је 8%. Порез и царина се рачунају на набавну вриједност. За куповину аутомобила добијате кредит од банке на 3 године са годишњом каматом од 12%. Учешће у кредиту је 25% од укупне вриједности. Кредит добијате на укупну суму. Колика је мјесечна рата? 39. Попунити табелу и помоћу дијаграма PIE приказати процентуално како се кретао број студената који су положили испит по испитним роковима. Укупно је 400 студената.

104

Испитни рок

Изашло

Положило

Јануар

350

120

Април

200

90

Јун

180

70

Септембар

110

40

Изашло%

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

Положило%

5.1. ЗАДАЦИ ИЗ EXCEL-A 40. Креирати радну књигу Book1, а затим на Sheet1 креирати табелу и попунити колону Вриједност. Попуњену табелу копирати на Sheet2 .Убацити међузбирове по регионима. На Sheet1(2) убацити међузбирове по производима. Тржиште

Производ

Количина

Цијена

Запад

Виски

500

25

Исток

Кафа

3000

12

Југ

Кафа

3500

12.5

Југ

Дуван

4000

60

Запад

Дуван

4800

60

Исток

Дуван

4600

75

Југ

Виски

700

27

Запад

Кафа

2900

11.5

Исток

Виски

650

26.5

Вриједност

Бодови по предметима

Математика

Информатика

Енглески

50

69

85

45

50

89

95

80

90

60

62

65

98

74

85

17

56

84

68

54

65

74

29

69

просјечан бодова

Име и презиме

Пролазност

број

41. Попунити празне колоне одговарајућим подацима.

Сматра се да је положио кандидат чији је просјечан број бодова преко 50.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

105

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 42. Купујете опрему за вашу фирму у вриједности 19.000,00 КМ. За наведену вриједност неопходан вам је кредит од банке. Кредит треба вратити за двије године, са годишњом каматном стопом од 10%, плаћајући једнаке мјесечне рате на крају мјесеца. Помоћу одговарајуће функције обрачунати мјесечну рату. 43. Желите да купите нови намјештај који кошта 38000,00 дин. Ви за то можете издвојити готовинско учешће у износу од динара 7200,00 динара, а за преостали износ неопходан вам је кредит на годину дана.Одобрава вам се кредит на неопходни износ на годину дана уз каматну стопу од 8,6% годишње. Израчунати колика је мјесечна рата за узети кредит коју треба да уплаћујете на крају сваког мјесеца. Све вриједности по завршеном прорачуну претворити у КМ , а однос 1КМ=48,25 дин. 44. Радили сте у иностранству и имате уштеђевину у износу од 30.000,00$. Желите да купите пословни простор у центру града површине 60м2. У центру града 1м2 пословног простора кошта 1800,00€. Пошто немате довољно новца желите да од одређене банке узмете кредит. Банка даје кредит на период од 7 година са каматном стопом од 4,6%. Треба израчунати износ кредита који је неоходно узети да би сте купили жељени пословни простор. Одредити износ мјесечне рате у еврима и мјесечне рате у КМ. Однос између валута је 1$=0, 93€ и 1€ =1,95Км

106

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А 1. задатак Отворити табелу 1. У табели су дати подаци о производима. Садржај табеле је дат у пољима А2:Ј35 и садржи податке о продатим лијековима у периоду од 2002. до2008. године. (1 бод)

1. 2. 3. 4. 5.

6.

На крају листе (у 36. реду) израчунати суму продатих производа годишње. (1 бод) У 37. реду израчунати просечну количину продатих производа по годинама. (1 бод) У колони K израчунати количину продатих производа послије 2005. године.(за сваки производ посебно) (1 бод) Убацити нови производ, као први на листи са произвољним вриједностима, тако да израчунавања која су одрађена обухвате и овај производ. (1 бод) За производе под редним бројем 16,17 И 18 направити кружни дијаграм тако да одговара сљедећим захтјевима: да приказује продају по годинама назив дијаграма треба да буде “Proizvodi” да садржи легенду у једном реду дијаграм треба да приказује тачне бројчане податке за сваку годину (4 бода) Форматирати табелу према сљедећим захтјевима: Уоквирити табелу. Боју оквира подесити да буде плава. (1 бод) Подесити фонт тако да називи колона буду подебљани и укошени. (1 бод) У реду у којем се налазе суме промијенити боју фонта и позадине. (1 бод) Подесити формат бројева за количину тако да се приказује сепаратор за хиљаде, без децимала. (1 бод) Сортирајте податке тако да први на листи буде производ са највећом продатом количином у 2007. години. (1 бод) Направите линк за називе и ознаке производа, на новом радном листу, почев од ћелије А10. (1 бод) Штампати табелу без података из 2002, тако да оријентација странице буде landscape. (1 бод) Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 17 ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

107

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

2. задатак Отворити табелу 2.

(1 бод)

1. У колони F израчунати колика је бруто цијена ако је умањимо за проценат задат у колони E. (1 бод) 2. У 21. реду табеле, испод колона C, D и E,израчунати помоћу формуле просјечну нето и бруто цијену, као и просјечан попуст. (1 бод) 3. У ћелији C25 израчунати помоћу формуле трећину просјечне нето цијене. (1 бод) 4. Подесити да цијене у табели имају сепаратор за хиљаде, а немају децимале. (1 бод) 5. Редове у табели одвојити водоравном линијама. Линије не треба да иду даље од колоне F. (1 бод) 6. У ћелију B25 уписати формулу помоћу које ће се приказати назив најскупље гитаре. (1 бод) 7. Направити копију табеле у неки други фајл тако да када се мијењају подаци у првобитној табели, промене буду видљиве и у копираној. (1 бод) 8. Креирати задату табелу на новом радном листу: (1 бод)

9. У ћелијама C32:C43 израчунати помоћу формуле висину мјесечне рате без камате. Подесити да ако се промијени вриједност у ћелији B30 да се у складу са тим аутоматски промијене и вриједности у колони C. (2 бодa) 10. Подесити да садржај ћелије A31 буде у горњој половини, а текст у B31 и C31 у два реда. (1 бод) 11. Подесити да вриједности у колони B буду приказане са три децимале и симболом за проценат, а вриједности које се добију у колони C без децималног записа и са ознаком валуте. (1 бод) 12. Креирати дијаграм са стубићима који приказује цијену соло гитара: Наслов дијаграма је “Cijene u KM”. (1 бод) На X оси се налазе типови соло гитара. (1 бод) На дијаграму се приказују тачни подаци. (1 бод) (1 бод) 13. Одштампати радни лист тако да оријентација стране буде landscape. 14. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 18 108

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

3. задатак Отворити табелу 3:

(1 бод)

1. У 10. реду израчунати помоћу формуле збир према подацима из редова 4-9. (1 бод) 2. У 14. реду израчунати за сваку врсту меда збир Sadržaja polena, резултате из 10. реда (Ukupno) и Organske materиje. (1 бод) 3. Убацити нову врсту меда “novi med” и убацити колону са овим производом испред колоне C. Исписати у тој колони податке за тај мед помоћу формуле који су исти као подаци за мед у колони D. Не заборавити да и за овај мед треба извршити потребна израчунавања у 10, 12. и 14. реду. (2 бодa) 4. У ћелију G1 убацити ријеч “Prosjek” и даље у колони G извршите помоћу формуле потребна израчунавања. (1 бод) 5. Модификовати ћелије са називима меда на сљедећи начин: Наранџаста позадина, фонт бијеле боје. (1 бод) Величина фонта 15пт, болд. (1 бод) Централно поравнање, повећање висине редова. (1 бод) 6. У ћелију А20 убацити име опције којом се провјерава Spelling. (1 бод) 7. Креирати дијаграм за садржај полена и органске материје у меду и природном меду према сљедећим захтјевима: На X оси приказати називе врста меда. (1 бод) Наслов дијаграма “Med”. (1 бод) Дијаграм садржи легенду у једном реду. (1 бод) 8. Подесити да се у ћелијама B15:E15 појављује ријеч “Preporučeno” уколико квалитет достигне збир 50. (1 бод) 9. Креирати header који садржи текст “Med” и број стране. (1 бод) 10. Штампати радни лист тако да буде са водоравним централним поравнањем. (1 бод) 11. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 17

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

109

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

4. задатак Отворити табелу 4:

(1 бод)

1. Убацити у табелу податке за холандски гулден. Ова валута треба да се нађе испред канадског долара. Подаци за холандску валуту: Холандски гулден, 115, 122, 117, 120 (1 бод) 2. У колони F уз помоћ формуле израчунати просјечну куповну цијену за све наведене валуте. (1 бод) 3. У колони G израчунати помоћу формуле разлику између куповног и продајног курса за све валуте. Разлику изразите у USA доларима/центима. (1 бод) 4. Подесити да ако се у ћелију H2 упише нека вриједност у КМ да се даље у колони H прикаже колико се за ту суму КМ може купити одговарајуће валуте ако је она за 0,5% скупља него у банци. (1 бод) 5. У ћелији C16 израчунати помоћу формуле укупну вриједност у ћелијама C3:C14. (1 бод) 6. Креирати дијаграм према подацима за аустралијски долар. Дијаграм треба да одговара сљедећим захтјевима: Наслов дијаграма “Аустралијски долар”. (1 бод) Линије мреже не треба да буду видљиве. (1 бод) 7. Одредити назив Y осе. (1 бод) 8. Модификујте ћелије са подацима за аустралијски долар према сљедећим захтјевима: Подесити сиву позадину и фонт црвене боје. (1 бод) Нагласите фонт – bold и italic. (1 бод) Подесити да ћелије са бројевима имају централно поравнање и да бројеви имају три децимале. (1 бод) 9. Креирати табелу која приказује куповни курс у банци за прве три валуте у ћелијама А20:А23. (1 бод) 10. Подесити да се подаци у копираној табели аутоматски мијењају уколико дође до промjене у првобитној табели. (1 бод) 11. Креирати header који приказује увијек актуелни датум и број стране. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да оријентација стране буде landscape. (1 бод) 13. Сачувати документ . (1бод) Могући број бодова је 17

110

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

5. задатак Отворити табелу 5:

(1 бод)

1. У ћелију К1 уписати ријеч “Prosjek” и даље у колони К уз помоћ формуле извршите потребно израчунавање и приказати резултат. (1 бод) 2. У ћелију L1 уписати ријеч “Maximum” и даље у колони L уз помоћ формуле извршите потребно израчунавање и приказати резултат. (1 бод) (1 бод) 3. У ћелији B12 израчунати збир вриједности у колони B. 4. У колони М израчунати индекс дневне осцилације између највеће и најмање вриједности у току једног дана. (1 бод) 5. Подесити да првих седам података имају плаву позадину, а других седам плаву боју фонта. (1 бод) 6. Подесити централно поравнање у ћелијама са датумима, као и да мјесец у датуму буде приказан као текст. (1 бод) 7. Уоквирите ћелије C2:J11 и подесити сепаратор за хиљаде за садржај ових ћелија. (1 бод) 8. У ћелију А25 уписати име опције којом провјеравамо Spelling. (1 бод) 9. Креирати линијски дијаграм за податке од 15. новембра тако да одговара сљедећим захтјевима: Линије мреже треба да буду видљиве. (1 бод) Назив Y осе “Bodovi”. (1 бод) Наслов дијаграма је задати датум. (1 бод) 10. У ћелију А13 уписати формулу помоћу које ће се приказати датум када је дневни напредак био највећи. (1 бод) 11. Подесити да се у колони N појављује симбол ‘*’ уколико је просјечна дневна вриједност већа за 5% у односу на двонедјељни просек. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да оријентација стране буде landscape. (1 бод) 13. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 16

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

111

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

6. задатак Отворити табелу 6:

(1 бод)

1. Допунити податке у табели за станицу TV-99 имајући у виду да подаци свих 6 ТВ станица треба да чине 100%. (1 бод) 2. У ћелију I2 уписати ријеч “Prosjek” и даље у колони и помоћу функције израчунати недјељни просјек гледаности. (1 бод) 3. У колони Ј израчунати колика је била највећа гледаност у процентима за сваку ТВ станицу. (1 бод) 4. У колони К израчунати помоћу формуле колика је била највећа недељна осцилација гледаности. (1 бод) 5. У ћелијама B3:H8 подесити да бројеви буду приказани са двије децимале. Такође подесити централно поравнање за све бројеве. (2 бода) 6. Подесити да позадина у ћелијама које садрже називе ТВ станица буде жуте, а фонт бијеле боје. (1 бод) 7. Увећати приказ документа на екрану на 110% и промијенити фонт у табели. (1 бод) 8. Подесити да свако “TV” у првој колони буде замјењено са “tv”, али тако да промјену не извршите поновним укуцавањем са тастатуре. У ћелију А15 упиште име опције помоћу које сте извршили задатак. (1 бод) 9. Креирати линијски дијаграм који приказује гледаност станица TV-Y и TV-Y2 тако да одговара сљедећим захтјевима: (1 бод) Дијаграм садржи легенду без оквира. (1 бод) Наслов дијаграма “Гледаност у %”. (1 бод) Подиоци на Y оси су 0-100. (1 бод) 10. Подесити да се у колони L појављује ријеч “Vikend” уколико је гледаност викендом достигла просјечну гледаност током радних дана. (1 бод) 11. Убацити неку слику на радни лист тако да не буде виша од 7 редова. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да оријентација стране буде landscape. (1 бод) 13. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 18

112

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

7. задатак Отворити табелу 7:

(1 бод)

1. У ћелију А9 уписати ријеч “Zbir” и у 9. реду сабрати податке за све дане у недјељи и на тај начин провјерити да ли је збир у свакој колони 100%. (1 бод) 2. У ћелију I2 уписати ријеч “Prosjek” и даље у колони I помоћу функције израчунати недјељни просјек гледаности. (1 бод) 3. У колони J израчунати колика је била најмања гледаност у процентима за сваку ТВ станицу. (1 бод) 4. У колони K израчунати колика је била недјељна осцилација гледаности у процентима. (1 бод) 5. У ћелијама B3:H8 подесити да бројеви буду приказани са двије децимале. Такође подесити централно поравнање за све бројеве. (1 бод) 6. Подесити да називи ТВ станица буду ротирани за 45 степени и наглашени болдом. (1 бод) 7. Повећати величину документа на 110%. У ћелију A10 уписати име оне опције којом се може прегледати документ пред штампу. (1 бод) (1 бод) 8. Подесити да ћелије A2:H8 имају редове одвојене дуплом линијом. 9. Креирати дијаграм са стубићима за гледаност викендом тако да одговара сљедећим захтјевима: На X оси су приказани називи ТВ станица. (1 бод) Наслов дијаграма “Gledanost u %”. (1 бод) Стубићи су жуте и зелене боје. (1 бод) 10. Подесити да се у колони L појављује ријеч “Uspjeh” уколико је гледаност викендом достигла просјечну гледаност током радних дана. (1 бод) 11. Копирати на радни лист постојећу табелу, са почетком у ћелији А30. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да и нова табела стане на страну. (1 бод) (1 бод) 13. Сачувати документ. Могући број бодова је 16

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

113

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

8. задатак Отворити табелу 8:

(1 бод)

1. Модификовати дијаграм према сљедећим захтјевима: Дијаграм мало повећати и позиционирати испод табеле. (1 бод) Подесити да дијаграм буде тродимензионалан. (1 бод) Подесити да на дијаграму буду приказани само подаци за карте продате у 2 и 5 сати. (1 бод) Подесити да се на дијаграму приказују тачни подаци. (1 бод) 2. У ћелију Е2 уписати ријеч “Zbir” E помоћу формуле израчунати и приказати резултате о продатим картама по категоријама. (1 бод) 3. У колони F израчунати колики је удио сваке категорије у броју продатих карата. (1 бод) 4. У ћелијама B10:D13 исписати формуле помоћу којих треба израчунати и приказати приход од продаје карата по категоријама. (1 бод) 5. У ћелији B7 израчунати помоћу формуле просечан број продатих карата. (1 бод) 6. Подесити да бројеви у табели имају сепаратор за хиљаде. (1 бод) (1 бод) 7. Подесити зелену позадину и жуту боју фонта за ћелије A16:D20. 8. Подесити да ћелије A2:D6 имају дебљи спољни оквир, и подесити да унутар њега линије оквира ћелија буду плаве боје. (1 бод) 9. Промијенити фонт у цијелој табели и подесити да величина фонта буде 15пт. (1 бод) 10. У ћелију G1 уписати формулу која ће приказати симбол ‘>’ уколико је број продатих улазница за цијели дан већи од збира продатих улазница за 2 и 5 сати. (1 бод) 11. Направите копију ћелија A16:D20 на нови радни лист тако да ћелија А16 буде у ћелији А17. Подесити да ако се изврше било какве промјене у тим ћелијама у првобитној табели, оне аутоматски буду видљиве и у копираној. (1 бод) (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да буде на средини стране. 13. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 17

114

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

9. Задатак Отворити табелу 9:

(1 бод)

1. У ћелију E2 уписати ријеч “Zbir” и даље у колони Е помоћу формуле израчунати и приказати резултате о продатим картама по категоријама. (1 бод) 2. Израчунатии помоћу формуле, у ћелијама B17:D20, цијене карата на основу броја продатих карата и прихода од продаје. (1 бод) 3. У ћелијама F3:F6 израчунати помоћу формуле колико свака од категорија карата има учешћа у укупном броју продатих карата. (1 бод) (1 бод) 4. У ћелији B7 израчунати помоћу формуле просјечну цијену карте. 5. Модификовати дијаграм према сљедећим захтјевима: Дијаграм повећати и позиционирати испод табеле. (1 бод) Подесити да дијаграм буде линијски. (1 бод) Замјенити број 43. у наслову бројем 44. (1 бод) Подесити да се на дијаграму приказују тачни подаци. (1 бод) 6. Подесити да садржај ћелија B17:D20 има поред броја ознаку за валуту. (1 бод) 7. Подесити жуту позадину и плаву боју фонта за ћелије A16:D20. (1 бод) 8. Подесити да текст у ћелијама A1, A8 и A15 буде ротиран за 45 степени. (1 бод) 9. Промијенити фонт у цијелој табели и подесити да величина фонта буде 13пт. (1 бод) 10. У ћелији F9 уписати формулу помоћу које ће се појављивати симбол ‘&’ уколико уколико је број продатих улазница за цијели дан већи од збира продатих улазница за 2 и 5 сати. (1 бод) 11. Направите копију ћелија A8:D13 на нови радни лист тако да ћелија А8 буде у ћелији B1. Бројеви у новој табели треба да буду приказани у милионима. Уколико се изврши било каква измјена у првобитној табели, измјена мора бити видљива и у копираној. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да буде на средини стране. (1 бод) 13. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 17

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

115

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

10. Задатак Отворити табелу 10:

(1 бод)

1. У ћелију G1 уписати ријеч “Zbir” и даље у колони G помоћу формуле израчунати и приказати резултате. (1 бод) 2. У ћелију А52 уписати ријеч “Prosjek” и даље у 52. реду помоћу формуле израчунати и приказати резултате. (1 бод) 3. У колони I израчунати колики је проценат вриједности првих пет примјера у укупној вриједности табеле. (1 бод) 4. У ћелији К1 приказати помоћу формуле компоненту са највећим бројем међу компонентама у колонама B, D, F. (1 бод) 5. У ћелијама B2:F51 подесити да бројеви имају čетири децимале и централно поравнање. (1 бод) 6. Број примјера нагласите болдом и италиком. (1 бод) (1 бод) 7. Убацити нову колону испред колоне B. 8. Креирати дијаграм за првих 10 примјера у колонама E и F тако да одговара сљедећим захтјевима: Наслов дијаграма “10 primjera”. (1 бод) Дијаграм садржи легенду без оквира. (1 бод) Подесити да вриједности буду наглашене болдом. (1 бод) 9. Подесити да се у новој колони, која је убачена испред колоне B, појављује знак ‘+’ уколико је вриједност поља Komponenta1 мања од 0.01 или знак ‘-‘ уколико је већа или једнака задатој. (1 бод) 10. Сачувати садржај ћелија A1:E51 у HTML формату. (1 бод) 11. У ћелију К2 уписати име оне опције којом се поништава посљедња извршена операција. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да буде на средини стране. (1 бод) 13. Сачувати документ на дискети. (1 бод) Могући број бодова је 16

116

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

11. Задатак Отворити табелу 11:

(1 бод)

1. У ћелију L1 уписати ријеч “Zbir” и даље у колони L помоћу формуле израчунати и приказати резултате. (1 бод) 2. У ћелију А92 уписати ријеч “Prosjek” и даље у 92. реду помоћу формуле израчунати и приказати резултате. (1 бод) 3. У колони M израчунати колики је проценат вриједности првих пет примјера у укупној вриједности табеле. (1 бод) 4. У ћелији О1 приказати помоћу формуле компоненту са највећим бројем међу компонентама у колонама C, E, F. (1 бод) 5. У ћелијама B2:K91 подесити да бројеви имају по три децимале и мањи фонт. (1 бод) 6. Подесити централно поравнање у ћелијама B2:K91 и текст у њима приказати Italic. (1 бод) 7. Подесити да су бројеви у ћелијама у првој колони одвојени водоравним линијама и мало повећајте висину тих редова. (1 бод) 8. Убацити двије нове колоне испред колоне B. (1 бод) 9. Креирати дијаграм за првих шест компоненти у колонама C, E, G тако да одговара сљедећим захтјевима: Наслов дијаграма “Prvиh šest”. (1 бод) Подиоци на Y оси имају корак 0,15. (1 бод) Подесити да дијаграм буде са стубићима. (1 бод) 10. Подесити да се у новој колони, која је убачена испред колоне B, појављује знак ‘-’ уколико је број у колони Komponenta1 мањи од 0.1 или знак ‘+‘ уколико је број већИ или једнак задатом. (1 бод) 11. Сачувати садржај ћелија А1:Е51 у ТXТ формату. (1 бод) 12. Штампати радни лист тако да буде на средини стране. (1 бод) 13. Сачувати документ. (1 бод) Могући број бодова је 16

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

117

5. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-А

12. Задатак Отворити табелу 12:

(1 бод)

1. Сортирати податке у табели према шифри. (1 бод) 2. У ћелију H1 уписати ријеч “Zbir” и даље у колони H уз помоћ формуле сабрати вриједности за сваки ред. (1 бод) 3. У колони I израчунати бонус за сваку фирму према сљедећим захтјевима: У ћелију I104 уписати вриједност у процентима, нпр. 1,5%. (1 бод) У ћелију I1 уписати ријеч bonus. (1 бод) У ћелијама I2:I101 израчунати помоћу формуле бонус за сваку фирму према укупној продаји. (1 бод) За израчунавање користите проценат који сте уписали у ћелију I104. (1 бод) Имајте у виду да су вриједности у табели дате у хиљадама динара. (1 бод) 4. У ћелију A102 уписати ријеч “Prosjek” и даље уз помоћ формуле израчунати просјечан износ од продаје сваког производа. (1 бод) 5. У колони Ј израчунати колики је удио зараде од штампача за сваку фирму (у процентима). (1 бод) 6. Подесити да колона SIFRA буде наглашена –bold и italik. (1 бод) 7. У ћелијама B2:G101 подесити сепаратор за хиљаде и наранџасту позадину. (1 бод) 8. Подесити да редови у ћелијама A1:G101 буду одвојени плавим хоризонталним линијама. (1 бод) 9. Креирати дијаграм са стубићима за првих 5 фирми са листе тако да одговара сљедећим захтјевима: Наслов дијаграма “Zarada”. (1 бод) Назив Y осе “din”. (1 бод) Дијаграм не садржи легенду. (1 бод) 10. Подесити да се у колони К појављује знак “Č” уколико је зарада фирме са листе већа од просјека. Уколико је зарада мања од просјека, ћелија треба да остане празна. (1 бод) 11. Подесити да се у колони L појави ID оних фирми које немају никакву зараду од штампача и скенера. (1 бод) 12. Штампати садржај ћелија A1:H15. (1 bod) 13. Сачувати документ . (1 бод) Могући број бодова је 20

118

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

5.2. ТЕСТОВИ ИЗ EXCEL-A

13. Задатак Отворити табелу 13:

(1 бод)

НАПОМЕНА: Број 1 означава да особа има право на бесплатно паркирање, а број 0 – да нема право. 1. Сортирати податке у табели према регистрацијама. (1 бод) 2. У колони I израчунатии колико дана свако од наведених лица смије да се паркира бесплатно. (1 бод) 3. У ћелијама C2:G63 избрисати нуле, али не ручно. Затим у ћелији K1 написати име опције која се користила за извршрње задатка. (1 бод) 4. Подесити да ћелије са именима имају зелену позадину и бијелу боју фонта. (1 бод) 5. Направити копију ћелија C1:G1 са почетком у ћелији М2. У ћелијама M3:Q3 исписати формуле помоћу којих ће се “1” појављивати у случају да се аутомобил са регистрацијом која ће се уписати у ћелију L3 може бесплатно паркирати. (1 бод) 6. У ћелији М1 помоћу формуле приказати колико се аутомобила понедјељком смије паркирати бесплатно. (1 бод) Креирати задату табелу на истом радном листу: (1 бод)

7. Просјеке израчунатии помоћу формуле. (1 бод) 8. Вриједности у 73. реду израчунатии помоћу формуле. (1 бод) 9. У ћелији G73 приказати помоћу формуле најмањи број аутомобила које користи неко одјељење (1 бод) 10. Подесити децимални запис као у табели и просеке нагласите болдом. (1 бод) 11. Креирати кружни дијаграм који ће приказивати број аутомобила по одељењима, тако да одговара сљедећим захтјевима: (1 бод) Наслов дијаграма “Broj automobиla”. (1 бод) Подесити да се са дијаграма могу очитати вриједности. (1 бод) 12. Одштампајти садржај ћелија A1:B41. (1 бод) 13. Сачувати документ (1 бод) Могући број бодова је 17

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

119

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА

6. КРЕИРАЊЕ БАЗА ПОДАТАКА

6.1. УВОД И ПРОЈЕКТОВАЊЕ 6.1.1 Увод у базе података Појам база података у различитим књигама различито је дефинисан. Могло би се рећи да појам базе података свако дефинише онако како му је најлакше да се изрази. Појам база представља мјесто за смјештање и чување било каквих елемената (објеката, људи, предмета итд.) па и апстрактних ствари нпр. знања. Дода ли се на ријеч база ријеч података добијамо појам који описује систем за складиштење комплексних (сложених) и структуираних (на основу неких правила уређених) информација. Међутим, базе података се не креирају да би се у њима само чували унешени подаци, јер подаци који се уносе у базу и само чувају не дају никакав одговор, не креирају никакву информацију. База података се креира да би на основу ускладиштених података давала одговоре. Другачије речено база података се структуира на такав начин да над њом може да се изврши брз и ефикасан упит. Телефонски именик било у виду књиге, било у електронској форми би била база неких података (корисника ПТТ услуга и њихових телефонских бројева). У МУП-у постоји база са подацима о грађанима. Неке од података можете да прочитате са своје личне карте или родног листа. На већим аутобуским станицама се из базе података узимају они подаци на основу којих се издаје возна карта. Електродистрибуција има своју базу података о потрошачима и њиховој потрошњи електричне енергије. На основу тих података се издају потрошачки рачуни. Регистар касе у маркетима су машине које на основу података о артиклима (цијена, количина, порез, итд.) штампају рачун. Базе података које се изучавају у овом предмету су тзв. релационе базе података јер су засноване на релацијама између података које садрже. База података може постојати и у писаном облику (телефонски именик, здравствена картотека, итд.), али се на овом мјесту подразумјева имплементирана (смјештена) база на тврди диск неког рачунара. Под претпоставком да је база смјештена на тврди диск, као потреба се намеће неки софтверски алат за манипулацију подацима унутар базе (унос, брисање, модификацију, издвајање, комбиновање, итд.). Такви алати се називају алатима за управљање базама података (Data Base Management System – DBMS). Неки од тих алата су MS SQL server, MySql, Oracle итд. У овом модулу бавићемо се изучавањем алата за тзв. десктоп базе података (условно речено мале базе) под називом MS Access 2003.

6.1.2. Пројектовање база података Проблематици пројектовања база података посвећује се много више пажње у специјализованим уџбеницима који се користе на појединим факутетима. На неким факултетима се базе података изучавају током школске године а дио посвећен пројектовању један семестар (полугодиште). Укратко ће бити објашњени основни појмови и концепти који се користе при пројектовању базе података. Пројектант базе најприје на основу захтјева наручиоца уочи и дефинише проблем. Примјер: наручиоцу је потребна база података на основу које ће у свом видео клубу брзо претраживати наслове филмова на основу задатог имена глумца или жели да добије списак чланова који су прекорачили временски рок за враћање изнајмљеног ДВД-а.

120

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

6.1. УВОД И ПРОЈЕКТОВАЊЕ за потребе школе потребно је пројектовати и имплементирати базу из које се лако и брзо могу добити подаци о пролазности ученика по предметима, по одјељењима, о броју изостанака, итд. Пројектант своју замисао рјешења проблема представља најчешће у писаном облику у виду концептуалне шеме. Овај дио пројекта назива се моделовање података.

6.1.3.Елементи базе података Постоје и специјазовани софтвери за креирање модела базе података, али већина пројектаната ипак као алат најрадије користи папир и оловку. Модели података састоје се од елемената који могу бити ентитети, атрибути, домени и везе. Ентитети Различити аутори различито дефинишу ентитете. Најједноставнија дефиниција гласи: „Ентитет је све о чему систем треба да складишти податке“1. Ентитет је релевнтни објекат посматрања и може се односити на жива бића, физичке објекте и апстрактне појаве. Нпр. ако се води евиденција о ученицима, ентитет је ученик. При томе се не мисли на конкретног ученика, већ на општи појам којим се представљајњу сви ученици. Ако се води евиденција о аутомобилима у ауто салону, ентитет ауто је представа свих аутомобила. На концептуалној шеми ентитет се представља правоугаоником, а именује именицом у једнини: UCENIK , FILM , GLUMAC , PORUDZBA , ISPIT , ARTIKAL У даљим корацима креирања базе на основу ентитета се креирају табеле базе података. Атрибути Систем који се пројектује мораће да евидентира одређене чињенице о сваком ентитету. Те чињенице су атрибути ентитета (обиљежја). Нпр. UCENIK има атрибуте: адреса становања, датум рођења, пол, успјех у претходном разреду, разред, одјељење, итд. Атрибути ентитета ARTIKAL су: назив, цијена, паковање, јединица мјере, произвођач, итд. Сваки ентитет има и атрибуте који за одређени систем нису битни. Нпр. ентитет UCENIK има атрибут боја очију, висина, тежина, који су небитни за школски систем али су битни за спортски клуб или модну агенцију чији су чланови неки ученици. Конкретне вриједности атрибута су подаци. атрибут

подаци

Име:

Симо

Презиме:

Перић

Адреса:

Његошева 22

Телефон:

065-123-456

Разред:

IV

Одјељење: 2 Слика 104: Атрибут и податак 1

Rebecca M. Riordan, Пројектовање базе података

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

121

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА Сви ученици имају исте атрибуте, али су конкретни подаци различити код различитих ученика. Може се десити да различити учуници имају исте вриједности неких атрибута нпр. у разреду IV2 постоје двије ученице са истим именом и презименом. Њихови наставници и пријатељи их разликују, али систем (рачунар) не. Зато се уводи појам примарног кључа. Сви конкрертни елементи ентитета се морају разликовати најмање за вриједност једног атрибута (обиљежја). Такав атрибут се назива примарни кључ. Како се на основу ентитета из концептуалне шеме креира табела може се рећи да се сви редови табеле морају међусобно разликовати за једно поље минимум. Као примарни кључ не узимају се атрибути као што су име, презиме, назив артикла, итд. јер у табели ученика сигурно ће се нека имена и презимена поновити више пута као и неки називи у табели артикала. У пракси се овај проблем најчешће рјешава увођењем шифре као кључног обиљежја. Врло често као кључно обиљежје уводи се ID. Све шифре (ID) у некој табели су различите. Нпр. у бази података МУП-а у табели „грађанин“ сви редови се разликују по ЈМБГ, у табели „студенти“ неког факултета сви редови се разликују по броју индекса (студентска књижица). Домен Домен је скуп свих прихватљивих вриједности које атрибут може да има. Нпр. висина може да има вриједност између 0 и 220 цм. Наравно да је бесмислено да унесени податак гласи 1 цм, или -313 цм. Нпр. ако је атрибут боја у картама тада домен обухвата херц, пик, каро и треф. Тип података Тип података јесте повезан са доменом, али та два појма не треба мјешати. У поље табеле предвиђено за упис висине треба писати 176 а не 176 цм. Нпр. ако се жели утврдити просјечна висина, DBMS не може наћи просјек сљедећих података: 176, 182 цм и Стоосамдесет цм. Дефинисањем типа података за нека обиљежја истовремено се донекле спријечава унос бесмислених података. Нпр. ничије име није 07628 али није спријечено уношење имена зwqxц. Број телефона се може третирати и као бројчани и као текстуални податак. Као бројчани јер се са тастатуре у предвиђено поље уносе бројчане ознаке, али такво поље може бити и текстуално јер се такви подаци не користе за израчунавање просјека. О типовима подака у MS Access-у још ће бити ријечи. Поменимо укратко да подаци могу бити бројчани (нумерички), текстуални, датумски итд. Везе – односи између ентитета Пројектанти често за појам веза користе колоквијални израз повезник. Под овим појмом подразумјева се однос између ентитета. Примјер: Каква је веза између ентитета GLUMAC и FILM? Глумац глуми у филму. Управо ријеч глуми представља везу између два поменута ентитета. Каква је веза између ентитета UCENIK и PREDMET? Ученик изучава предмет. Ријеч изучава је веза између два поменута ентитета.

122

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

6.1. УВОД И ПРОЈЕКТОВАЊЕ Веза (повезник) између два ентитета се на концептуалној шеми представља ромбом а именује глаголом. Само у неким тачно одређеним ситуацијама се и на основу повезника креира табела (не значи да се и табела мора именовати глаголом).

Glumac

Učenik

Film

glumi

izučava

Predmet

Слика 105: Веза између атрибута

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

123

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА

6.2. ТИПОВИ ВЕЗА

У зависности од тога колико пута произвољни ред једне табеле може бити у односу са редовима неке друге табеле исте базе података, разликујемо сљедеће типове веза: 1:N или N:1, N:N, 1:1. У пракси се најчешће користе прва два типа.

6.2.1. Тип 1:N или N:1 Oвај тип везе објаснићемо на примјеру базе каква би се могла наћи у неком фудбалском савезу. N 1 IGRAC

IGRA_ZA

KLUB

Слика 106: Тип везе 1:N или N:1 Један конкретан играч може бити регистрован за само један клуб. У једном конкретном клубу може да буде више играча (више од једног). 1 означава да је играч у једном клубу, а N означава да је у клубу више играча. Ознаке 1 и N се називају кардиналитети. Ознака 1 изнад ознаке ентитета KLUB означава да било који ред из табеле IGRAC може бити повезан са највише једним редом из табеле KLUB. Ознака N изнад ентитета IGRAC означава да било који ред из табеле KLUB може бити повезан са више редова из табеле IGRAC. Ускладимо ове чињенице са логиком: један играч може да буде регистрован у највише једном клубу док у једном клубу има више регистрованих играча.

Слика 107: Тип везе 1:N или N:1 (примјер) На слици 107 можете примјетити да постоје играчи који не играју ни за један клуб. 124

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

6.2. ТИПОВИ ВЕЗА У табели IGRAC, чињеница да конкретан играч игра у само једном клубу се мора нагласити. Ово се постиже тзв. миграцијом кључа. У табелу IGRAC се уводи колона (поред колона као што су Име, Презиме, Позиција итд.) у чија поља се уписује шифра клуба у којем тај играч игра. Код овог типа везе примарни кључ из табеле на страни 1 мигрира у табелу на страни N (више). То ново обиљежје ентитета на страни N, тј. колона у табели на страни N има улогу страног кључа (foreign key). Када се говори о појмовима миграција кључа и страни кључ нужно се намеће још један термин - референцијални интегритет. Референцијалним интегритетом се учвршћује веза између ентитета. Учвршћена веза долази до изражаја у два случаја: Приликом уноса података; Приликом брисања података. Nпр. поља у табели IGRAC: SIFRA_I, IME, POZICIJA i SIFRA_K; Поља у табели KLUB: SIFRA_K и NAZIV. Nе може се унијети ред података у табелу IGRAC док се претходно не унесе ред података у табелу KLUB, а тичу се клуба у којем игра дотични играч. Дакле прво треба евидентирати клуб у табели KLUB па тек онда играче који играју у том клубу. Да нема референцијалног интегритета, у табели IGRAC би били редови података за играче који не играју ни у једном клубу или играју за непостојеће клубове. Редови података за играче који не играју ни у једном клубу (поље SIF_K у табели IGRAC било би празно) називају се сирочићи. Референцијални интегритет спријечава брисање реда из табеле KLUB ако претходно нису избрисани сви редови из табеле играч а тичу се играча из дотичног клуба. Да нема референцијалног интегритета брисањем реда из табеле KLUB опет би се појавили сирочићи из табеле IGRAC.

6.2.2. Тип N:N Овај тип везе најлакше је разумјети на примјеру везе између ентитета GLUMAC и FILM (типичан примјер дијела базе из неког DVD клуба)

Слика 108: Тип везе N:N Један конкретан глумац може да глуми у више (N) филмова. У једном филму може да глуми више глумаца. Код овог типа везе миграција кључа се изводи према повезнику. На основу повезника се креира табела која садржи примарни кључ једне табеле, примарни кључ друге табеле и још неко обиљежје. У случају из примјера у табели GLUMI би биле колоне SIF_G, SIF_F и uloga: SIF_G

SIF_F

uloga

A

01

Поштар

A

02

Шериф

A

03

Инспектор

B

01

Поштарова жена

B

04

убица

C

02 Вођа банде Слика 109: Тип везе N:N (примјер 1)

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

125

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА Учврсте ли се везе референцијалним интегритетом, не могу се у табелу GLUMI уносити подаци о некој оствареној улози ако претходно није евидентиран глумац и филм у којем је остварена та улога. Не могу се брисати редови из табеле GLUMAC ако се претходно не избришу улоге које је тај глумац остварио. Не може се брисати ред из табеле FILM ако се претходно не избришу улоге остварене у том филму.

Слика 110: Тип везе N:N (примјер 2) Са слике, иначе, можете примијетити да је могуће да постоји евидентиран глумац D који није остварио улогу ни у једном од филмова као и филм 05 у којем не глуми ниједан глумац.

6.2.3. Null вриједност Најједноставнија null вриједност је празно поље. Нпр. ако у табели UČENIK не упишемо адресу неког ученика то поље има null вриједност. Null није исто што и нула (0). Нпр. ако имамо табелу RADNIK са колоном износ плате није исто када за неког радника у колону не упише ништа или се упише нула (0). У случају да је поље празно (Null) тада је плата радника непозната, а ако је у пољу унешена вриједост 0, тада је плата радника 0 новчаних јединица тј радник ради без плате.

126

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

6.3. ПРВИ КОРАЦИ У РАДУ СА БАЗОМ ПОДАТАКА

6.3. ПРВИ КОРАЦИ У РАДУ СА БАЗОМ ПОДАТАКА

6.3.1. Отварање (и затварање) апликације за рад са базом података Access се покреће као било која друга Windows апликација: Start/Programs/Microsoft Office и бира се Microsoft Access 2003 (напомена: покретање апликације може да се разликује за различите верзије Microsoft Office-a). Покретање програма се може извршити и помоћу пречице са десктопа или таскбара.

Слика 111: Покретање и затварање Access-а Затварањe апликације се врши као код било ког другог Windows програмa. Кликне се лијевим кликом на дугме за затварање апликације у горњем десном углу екрана ( ), или се у линији менија изабере File/Exit (слика 111).

6.3.2. Отварање постојеће базе података Отварање постојеће базе података се врши избором опције Open у менију File (слика 112).

Слика 112: Отварање постојеће базе података Избором опције Open из менија добија се прозор приказан десно на претходној слици. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

127

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА Ово је класичан Open прозор са опцијама које се често виде у Windows програмима. Са лијеве стране постоји неколико икона које представљају мјесто одакле се жели отварање фајла, односно мјесто где је тај фајл сачуван. Поред се приказује садржај фолдера који изгледа исто као и у Windows Explorer-у. Изнад њега се налази листа која приказује гдје се тренутно налазите, односно у ком сте фолдеру. Поред ње налази се дугмићи који су стандарадни за овакав дијалог а то су: Back, Up, Search, Delete, NewFolder, View итд. У доњем дијелу прозора налазе се двије комбиноване листе. Прва је File name: гдје се уноси име фајла који желите да отворите, а друга је Files of type која представља тип фајла који желите да отворите. У њој можете изабрати кликом на стријелицу различите типове односно врсте фајлова (слика 113).

Слика 113: Избор врсте фајла који желите да отворите Када се изабере фајл који се жели отворити, добија се први дијалог прозор који представља упозорење (слика 114).

Слика 114: Сигурносно упозорење 1 Ово је сигурносно упозорење којим ACCESS обавјештава да у бази података нису блокиране несигурне операције и пита да ли желите да их блокирате. На ово питање одговара се са No јер желите да отворите базу података, послије чега добијате други прозор (слика 115).

Слика 115: Сигурносно упозорење 3 Овај прозор представља упозорење да нису блокиране несигурне операције, што је логично ако је на претходном прозору изабрано No. За разлику од претходног прозора овдје је потребно одговорити са Yes како би отворили базу података. 128

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

6.3. ПРВИ КОРАЦИ У РАДУ СА БАЗОМ ПОДАТАКА Након потврдног одговора појављује се нови прозор (слика 116).

Слика 116: Сигурносно упозорење 3 Ово је трећи позор који се појавио који поново упозорава да ово можда није сигурно. Бира се Open. На тај начин се отвара база података послије чега се појављује Database Window (слика 117).

Слика 117: Основни прозор за рад са базом података

6.3.3. Креирање нове базе података Нова база података се креира тако што се у линији менија бира File/New, као што је приказано на сљедећој слици.

Слика 118: Креирање нове базе података ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

129

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА Избором опције New из менија File добија се прозор приказан на слици 119.

Слика 119: Избор начина креирања нове базе података Као што се види, са десне стране прозора појављује се дијалог New File који нуди неколико опција које се могу изабрати по потреби, а најважнија и најчешће коришћена је Blank Database...

6.3.4. Памћење базе података на одређеној локацији на hard disс-у Избором опције Blank Database креира се нова (празна) база података и добија се прозор гдје се очекује да се унесе име и локација фајла у коме ће се чувати база података:

Слика 120: Избор локације смјештања нове базе података За разлику од осталих програма ACCESS тражи да се одмах у старту зада име фајла у коме ће се налазити база података. Име се уноси у поље File name, а сам ACCESS ће вам предложити име, стандардно db1.mdb. Ово је стандардни Office Open/Save дијалог прозор. 130

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

6.3. ПРВИ КОРАЦИ У РАДУ СА БАЗОМ ПОДАТАКА Са лијеве стране постоји неколико икона које представљају мјесто гдје желите да се налази ваш фајл односно мјесто где ће тај фајл бити сачуван. Поред њега налази се приказ садржаја неког фолдера који изгледа исто као и у Windows Explorer-u. Изнад њега се налази листа која приказује гдје се тренутно налазите односно у ком сте фолдеру. Поред ње налази се неколико дугмића који су стандрадни за овакав дијалог а то су: Back, Up, Search, Delete, NewFolder, View итд

6.3.5. Објекти MS Access-а MS Access спада у групу програма за управљање базама података-DBMS (Dаtаbаse Mаnаgement System). Као што и само име каже, ови алати се користе у пројектовању, развоју и коришћењу база података. Подаци који се обрађују могу практично бити све што је за корисника базе података природно и потребно: Имена и адресе; Информације о запосленима и сарадницима; Фактуре, уплате, књиговодство; Пословни контакти, купци, предвиђања продаје; Подаци о кретањима и стањима залиха; Планови, резервације, пројекти итд. Отворите базу Bаzа.mdb и на средини екрана ће вам се отворити основни прозор базе података (Dаtаbаse Window). Са лијеве стране основног прозора вертикално су поредани објекти базе података. Једна база података у MS Access-у може да садржи сљедеће врсте објеката: Табела (tаble) – је основни тип објекта у бази и представља директан (примарни) извор података. У табелама се по осмишљеним принципима чувају подаци којима располаже корисник и оне су први објекти које треба креирати. Подаци у табели су смјештени у поља (колоне, fields) а сва дефинисана поља чине слог (запис, ред табеле, record). Квалитет базе података лежи у квалитетној организацији података у табелама базе, као и у њиховим добрим везама. Упит (querry) – је тип објекта за постављање питања о подацима из табела а у циљу њиховог ажурирања кроз образце или прегледа кроз извјештаје, па се могу дефинисати као посредни извори података. Нпр, упити могу да дају информације као што су „колико купаца је из Бијељине, која су њихова имена и бројеви телефона“. Упити су такође корисни приликом измјене брисања или уношења велике количине података у једном пролазу. Образац (form) – омогућава унос и приказивање података у прикладном формату који личи на штампане обрасце у којима треба попунити празна мјеста. Обрасци могу бити једноставни али и прилично сложени – са графиком, линијама, могућностима аутоматског претраживања итд. Обрасци могу да садрже и друге обрасце тзв. подобрасце (subform) што омогућава истовремени унос података у више табела. Извјештај (reports) – омогућава приказивање података у прикладном формату за штампање. Као и обрасци, извјештаји могу да буду једноставни, али и веома сложени. Примјери извјештаја су спискови, хронолошки преглед пословања, фактуре итд. Извјештаји се праве на основу табела и упита и имају за циљ да представе податке у облику који је лак за преглед, разумљив и погодан за штампу. Странице (pаges) – су у ствари wеб странице за приступ подацима и омогућавају креирање сложених образаца на wеб презентацији фирме.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

131

6. КРЕИРАЊЕ БАЗЕ ПОДАТАКА Макро (mаcro) – је низ MS Access команди, а користи се у случајевима када неколико команди одређеним редослиједом треба позвати на више мјеста у MS Access апликацији. Без писања програмског кода могуће је дефинисати макрое који аутоматски отварају образце базе података, штампају фактуре, обрађују поруџбине итд. Модул (module) – као и макро омогућава аутоматизацију али много напредније јер се у њему као развојна платформа користи програмски језик VBA (Visuаl Bаsic For Aplicаtion).

132

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7.1. ТАБЕЛА, ПОЉЕ И ЗАПИС

7. ТАБЕЛЕ 7.1. ТАБЕЛА, ПОЉЕ И ЗАПИС 7.1.1. Основни појмови Најприје ћемо се упознати са основним појмовима: Табела садржи податке о одређеном субјекту, нпр, база података може да садржи једну табелу са подацима о купцима (њихова имена, адресе, телефоне...), другу табелу за производе и неку трећу за поруџбине. Поље представља јединични податак као што је име особе, назив улице, назив производа, количина. Истоврсна поља су у табели организована у једној колони. Нпр, колона датум рођења садржи поља у којима су уписани неки датуми рођења. Ако се присјетимо концептуалне ER шеме, тада би колона са истоврсним пољима представљала обиљежје (атрибут) а табела би представљала ентитет. Запис сачињавају сви подаци појединачне ставке табеле – практично, један ред табеле. Табеле представљају основу сваке релационе базе података. Стандардно, база података садржи више табела које су међусобно повезане. Свака табела има своје јединствено име, тј. у једној бази података не могу постојати двије табеле са истим именом, и списак поља (атрибута) који ближе одређују дату табелу.

7.1.2. Креирање табеле Као што се види са слике 121, да би радили са табелама на десном дијелу прозора мора бити изабрано Tables. Тада се у главном дијелу прозора налазе три могуће опције за креирање нове табеле: 1. Create table in Design view, 2. Create table by using wizard, 3. Create table by entering data. Од понуђених опција од интереса је прва, која ће у даљем тексту бити детаљно објашњена.

Слика 121. Разни начини креирања нове табеле Креирање табеле без употребе Wizard-a врши се избором опције Create table in Design view, што се може видјети на сљедећој слици.

Слика 122: Креирање табеле без употребе Wizard-а ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

133

7. ТАБЕЛЕ По избору ове опције добија се прозор Design (слика 123) у коме корисник сам, без помоћи Wizard-a, креира нову табелу

Слика 123: Дизајнирање табеле У прозору се виде три колоне у које се могу уносити подаци. Прва је Field Name која представља назив поља које се жели креирати. Друга је Data Type која представља тип поља, односно опис поља (text, date, number и сл.). Трећа колона је Description која представља додатни опис и која није обавезна. У ову колону се уписују објашњења о намјени неког поља или слично. Памћење табеле која је креирана врши се избором иконе Close у горњем десном дијелу прозора, послије чега се појављује прозор приказан на слици 124.

Слика 124: Потврда снимања табеле Избором опције Yes табела се чува или се избором опције No одустаје од чувања промјена у табели. Опција Cancel се користи уколико није све завршено или је грешком кликнуто на Close. Ова опција нас враћа корак уназад. После избора тастера Yеѕ добија се сљедећи прозор.

Слика 125: Избор имена табеле У поље Table Name треба унијети име, односно назив, под којим ће се звати табела, а затим се кликне на тастер OK. Уколико у претходним корацима није креиран примарни кључ појавиће се упозорење приказано на слици 126. О примарном кључу говорићемо у наставку ове лекције.

Слика 126: Упозорење због непостојања примарног кључа

134

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7.1. ТАБЕЛА, ПОЉЕ И ЗАПИС MS ACCESS нуди да он сам креира примарни кључ. Уколико се изабере опција Yеѕ он ће аутоматски креирати ново поље типа AutoNumber, које представља цијели број чија вриједност се аутоматски увећава за један у сваком запису. Ово може бити веома корисно али је много боље да корисник сам одреди једно или више поља која ће бити примарни кључ.

7.1.3. Додавање поља у постојећу табелу Додавање поља у постојећу табелу врши се у приказу Design.

Слика 127: Додавање поља у табелу У приказу Design могуће је додати ново поље уписивањем у празан ред. Обавезна су поља Field Name и Data Type, док је попуњавање колоне Description необавезно.

7.1.4. Типови података Прије него што кренемо у креирање табеле треба да се упознамо са типовима податак из простог разлога што у једној колони табеле сви подаци морају бити истоврсног типа. Нпр. не може се у колону предвиђену за уношење датума уносити текст произвољне дужине или телефонски број. Text – слова, бројеви и сви специјални знаци са којима се не врше рачунске операције, а дужине до 255 карактера. Memo – дугачак текст дужине до 65.535. карактера. Овакав тип текстуалног податка не може ући у неко сортирање, претраживање или груписање што треба имати на уму. Овај тип поља можемо користити у ситуацији када, нпр, треба да унесемо текст пјесме. Number – бројеви који се употребљавају у аритметичким изразима, а величина поља (field size) зависи од подтипа који може бити bytе, integer, long integer, single, double. Date/time – датумски тип податка. OLE Object – објекат као MS Word документ, MS Excel табела, звук, графика, слика... Повезан је (linked) или уграђен (embeded) у MS Access табелу. Lookup Wizard – није тип податка већ алат за повезивање табела. Под претпоставком да желите да креирате нову табелу под називом Adresar, креирајте поља како је приказано на prethodnoj слици.

7.1.5. Креирање примарног кључа Kао што је већ раније речено, сви редови у једној табели морају се разликовати минимално за једну вриједност обиљежја, тј мора постојати таква колона гдје се све вриједности различите. Такво обиљежје је примарни кључ.Ако креирамо табелу под називом ADRESAR примарни кључ би могао да буде ЈМБГ ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

135

7. ТАБЕЛЕ Примарни кључ се креира у table design погледу. Кликом десним тастером миша на бирач поља, за које се жели да буде примарни кључ, у менију који се појављује бира се Primary Key.

Слика 128: Дефинисање примарног кључа

7.1.6. Промјена атрибута поља (величина, тип, итд.) Промјена атрибута неког поља у постојећој табели врши се у Design погледу.

Слика 129а: Промјена атрибута поља У доњем дијелу прозора виде се опције које су груписане под картицом General, а које служе за додатно подешавање одређеног поља.

Слика 129б: Картица General На овом мјесту може се мијењати све осим типа, јер се он подешава у другој колони у горњем дијелу прозора у Data Type.

7.1.7. Посљедице промјене величине поља у табели Промјена величине поља врши се тако што се, док је табела у Design погледу, мијења вриједност у пољу Field Size. На слици 1 2 9 се види да је тренутна величина поља 30 карактера, што значи да у њега може стати највише 30 слова.

136

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7.1. ТАБЕЛА, ПОЉЕ И ЗАПИС Међутим, некритичка промјена вриједности Field Size може довести до проблема. Ако у табели постоје већ унишени подаци, а величина поља се смањи, може се десити да дође до оштећења података. На примјер, ако се у датом примјеру промјени дужина на 20 карактера, а у табели је већ унијет неки запис који је дужи од 20 слова, дио података би био изгубљен. О овоме се мора обратити посебна пажња

7.1.8. Генерисање једноставног правила за бројеве и текст Да би се генерисало одређено правило за унос података у табелу, потребно је да табела буде у Design погледу, а битна поља су Validation Rule и Validation Text. У поље Validation Rule уноси се правило, односно израз, који се провјерава, док се у пољу Validation Text уноси порука која ће се појавити ако неко покуша да унесе погрешне податке. На примјер, у поље Validation Rule може се уписати израз <=5 а у Validation Text текст Pogrešno unijet broj. Након тога, ако се покуша да се унесе број који је мањи од 5 појавио би се дијалог који би исписао текст који се налази у Validation Text (слика 130).

Слика 130: Упозорење због погрешног уноса у поље Као практичан примјер поставићемо ограничење на поље Prosјek тебеле Ucenici у бази Baza.mdb као што је приказано на слици 131. Након затварања табеле појављује се претходно приказано упозорење.

Слика 131: Постављање правила уноса Кад све завршите испробајте функционисање ограничења тако што ћете покушати да у поље Prosek табеле Ucenici унесете неки број већи од 5.

7.1.9. Сортирање записа Понекад је врло важно да подаци, који се налазе у табели, буду сортирани у растућем или опадајућем редослиједу. Ова операција се у ACCESS-у може врло једноставно урадити. Код сортирања записа у табели прво је потребно изабрати колону по којој се жели сортирање података. Колона се бира тако што се кликне лијевим тастером миша на назив колоне, послије чега она мијења боју (слика 132).

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

137

7. ТАБЕЛЕ

Слика 132: Сортирање табеле За сортирање у растућем редослиједу бира се опција Sort опадајућем редослиједу бира се Sort Descending.

138

Ascending, а за сортирање у

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7.2. ПОВЕЗИВАЊЕ ТАБЕЛА (РЕЛАЦИЈЕ)

7.2. ПОВЕЗИВАЊЕ ТАБЕЛА (РЕЛАЦИЈЕ) Као што је раније речено, релација представља везу између табела. Постоји више типова релација и то 1:1, 1:n и n:n. Релација типа 1:1 значи да сваком запису у првој табели одговара један и само један запис у другој табели. Релација типа 1:n значи да сваком запису у првој табели одговара један или више записа у другој табели. Релација типа n:n је такав тип релације гдје за више записа у првој табели може постојати и више записа у другој табели. Прва два типа релација је лако направити, док је за трећи тип потребно нешто више знања, јер је потребно креирати везну табелу која садржи примарне кључеве прве и друге табеле. Да бисмо објаснили начине повезивања табела користићемо базу Dokumenti.mdb.

7.2.1. Креирање везе типа 1:N између табела –први начин За повезивање двије табеле кликом на тастер се прозор Relationshиp приказан на слици 133.

који се налази на главном toolbar-у отвара

Слика 133: Прозор Relationships Десним кликом на површину окна Relationships отвара се приручни мени гдје бирате команду Show Table.

Слика 134: Додавање табела у приказ Relationships Из дијалога Show Table двокликом или означавањем табеле и кликом на Add, постављате представе табела на површину окна Relationships. Све релације се креирају, модификују или бришу у прозору Relationships. Прво се у прозору Show Table бира табела коју је потребно повезати, а затим се бира тастер Close, чиме се затвара овај дијалог и наставља рад у Relationships прозору . ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

139

7. ТАБЕЛЕ Лијевим тастером миша се кликне на поље у једној табели и превуче се на одговарајуће поље у другој табели . Напомена: поља морају бити одговарајућа тј. морају имати исти опис, иначе није могуће успостављање релације. На примјер, ако је једно поље типа text дужине 20 карактера и друго мора бити истог типа и дужине, док имена не морају да се подударају. У нашем случају, обзиром да у једном одјељењу може да ради више радника, у табели Odjeljenje кликните на поље OdjeljenjeID и држећи тастер превуците га на поље OdjeljenjeID у табели Radnik. Након отпуштања тастера појавиће вам се дијалог као на слици 135.

Слика 135: Повезивање двије табеле Да бисте спријечили да се у табелу Radnik унесе вриједност OdjeljenjeID које не постоји у табели Odjeljenje, потврдите поље Enforce Referential Integrity. На овај начин је аутоматски спријечено да се деси аномалија при уношењу података, тј да се у табелу Radnik унесе податак о одјељењу које не постоји. Приликом брисања спријечава се да се из табеле Odjeljenje обрише ред података о неком одјељењу ако у том одјељењу постоје радници. У том случају, морају се избрисати сви радници који раде у том одјељењу у табели Radnik па тек онда то одјељење из табеле Odjeljenje. Ово је могуће и аутоматски извести ако се потврди поље Cascade Delete Related Records (каскадно брисање). Опција каскадно брисање проузрокује да када се обрише податак у првој табели, бришу се и сви повезани подаци у другој табели. Каскадно ажурирање је слично брисању, с тим да се промјена податка у првој табели аутоматски ажурира на свим повезаним подацима у другој табели. По истом принципу креирајте везу између табела Radnik и Dokumenti. Имајту у виду да један (није битно који) радник може да направи више докумената, док се за сваки документ зна који га је радник направио. Ово постижете превлачењем поља ZaposleniID из табеле Radnik на поље Radnik из табеле Dokumenti. Не заборавите да све везе учврстите референцијалним интегритетом.

7.2.2. Брисање и модификовање везе између табела Ако се нешто погрешно уради постоје две опције. У првој опцији се брише релација и поново се креира, а друга опција је модификација релације. Модификација се врши кликом десним тастером миша на релацију, послије чега се добија приручни мени у којем можете да бирате да ли ћете да обришете или модификујете везу. Помоћу опције Edit Relationship... модификује се креирана релација. Избором ове опције добија се исти прозор као и када се креира нова релација. Друга опција је Delete, којом се релација брише из базе података. По избору опције Delete јавља се прозор у коме се мора потврдити да се заиста жели брисање релације, јер то може нарушити укупну базу података. На крају овог дијела вјежбе избришите све везе између табела.

140

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7.2. ПОВЕЗИВАЊЕ ТАБЕЛА (РЕЛАЦИЈЕ)

7.2.3. Креирање везе типа 1:N између табела –други начин Везе између табела можете креирати и у току креирања табела. Морате водити рачуна да се прво креира она табела која је на страни 1 одговарајуће ER шеме па тек онда она табела која је на страни N. У том случају ће се примарни кључ из табеле на страни 1 ( неки је зову и примарном) наћи као страни кључ у табели на страни N (неки је зову и референтном табелом). Илустроваћемо овај начин повезивања на примјеру. Отворите табелу Radnik у режиму за дизајнирање а затим отворите падајућу листу Data Type поља OdjeljenjeID. Са падајуће листе одаберите Lookup Wizard.

Слика 136: Покретање Lookup Wizard-а Тада ће се покренути кораци за повезивање табела који су приказани на сљедећим сликама. На првом кораку оставите одабрану опцију I want the lookup column to look up the values in a table or query и само кликните на Next. На сљедећем кораку одаберите табелу за повезивање тј .Odjeljenje.

Слика 137: Lookup Wizard 1 ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

141

7. ТАБЕЛЕ На сљедећем кораку кликом на дугме са дуплом стрелицом пребаците сва поља из лијевог у десно окно (из Available Fields u Selected Fields).

Слика 138а: Lookup Wizard 2 На сљедећем кораку бирате могућност појављивања или непојављивања колоне примарног кључа табеле Odjeljenje. Наша препорука је да искључите то поље иако се сугерише супротно.

Слика 138б: Lookup Wizard 3 Ако је wizard доведен до краја, провјерите у окну Relationship да ли су табеле повезане по пропису (огромна је вјероватноћа да јесу). Ако отворите табелу Radnik, примијетићете да поље OdjeljenjeID има облик падајуће листе са које можете да бирате редове података из табеле Odjeljenje. Ако на исти начин повежете табеле Radnik и Dokumenti, тада се у пољу Radnik табеле Dokumenti појављује падајућа листа са избором радника.

Слика 139: Примјер повезаних табела 142

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

7.2. ПОВЕЗИВАЊЕ ТАБЕЛА (РЕЛАЦИЈЕ)

7.2.4. Подешавање падајуће листе у пољу страног кључа Отворите табелу Dokumenti у режиму за дизајнирање и кликните поред поља Radnik а затим на језичак Lookup.

Слика 140: Подешавање параметара страног кључа На овом језичку можете да према потреби подешавате неке параметре падајуће листе у пољу страног кључа као што су: број колона које се ће се приказати, која колона треба да се види у пољу, ширине колона, да ли колоне имају заглавље или не, укупна ширина листе са колонама...

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

143

8. ОБРАСЦИ

8. ОБРАСЦИ 8.1. КРЕИРАЊЕ ФОРМУЛАРА (ОБРАЗАЦА) УЗ ПОМОЋ WIZARD-A 8.1.1. Креирање стандардног обрасца Образац представља везу, односно интерфејс, који посредује између корисника и табеле базе података. Омогућава да се на лак, једноставан и визуелно лијеп начин уносе подаци у табеле базе података. Поред тога, образац може укључивати и провјеру валидности, која није дефинисана у самој табели базе података. У овој лекцији показаћемо како се креира образац на најбржи начин а то је уз помоћ wizard-а. Постоји и други начин о којем ће бити ријечи у сљедећој лекцији. За потребе ове лекције користићемо базу Dokumenti.mdb. Рад са обрасцима врши се избором опције Forms у Database прозору (слика 141).

Слика 141: Прозор за рад са обрасцима Уколико су поједини обрасци унапријед направљени, они ће бити приказани у листи. За отварање постојећег обрасца потребно је два пута кликнути лијевим тастером миша на назив постојећег обрасца. Креирање новог обрасца уз употребу wizard-a врши се у Database прозору избором опције Create form by уsing wizard. На сљедећој слици приказана је прва страна Form wizard-a која помаже да се креира нови образац за унос података.

Слика 142: Почетак прављења обрасца помоћу wizard-а 144

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

8.1. КРЕИРАЊЕ ФОРМУЛАРА (ОБРАЗАЦА) УЗ ПОМОЋ WIZARDA-А У падајућој листи Tables/Quеries потребно је изабрати табелу, односно упит за који се прави образац за унос. По избору одређене табеле, односно упита, у пољу Available Fields добија се списак свих поља која садржи одређена табела, односно упит. У нашем случају одаберите табелу Radnik. Из ове листе пребацују се сва или само потребна поља у поље Selected Fields као што је приказано на претходној слици. На сљедећем кораку wizard-a бира се организација (layout) поља на обрасцу.

Слика 143: Избор организације поља на обрасцу Овде је аутоматски изабрано Columnar, што представља колонски приказ који се најчешће користи (подразумјевана вриједност која се најчешће не мијења). Кликом на тастер Next прелази се на сљедећи прозор Form Wizard-a (слика 144).

Слика 144: Избор стилова обрасца Овде се нуди неколико стилова, односно изгледа обрасца, која се креира. Након избора одговарајућег изгледа кликне се на тастер Next и долази се до посљедњег прозора Form Wizard-a. (слика 145).

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

145

8. ОБРАСЦИ

Слика 145: Посљедњи корак при раду са Form Wizard-ом У овом дијалогу се задаје име креираног обрасца. Потребно је да буде изабрана опција Open the form to view or enter information, а затим се кликом на тастер Finish завршава креирање обрасца. Након овог се форма аутоматски појављује као што је приказано и на слици 146.

Слика 146: Коначно креиран образац Када је образац приказана у Form погледу, он се може користити. Потребно је да се пронaђе одређени запис уколико се жели његова измјена, или се бира тастер New Record уколико се жели унос новог записа у табелу. Код сваке форме, на дну, постоји неколико тастера који служе за кретање кроз записе или за унос новог записа. За кретање кроз записе користе се сљедећи тастери: први запис; претходни запис; сљедећи запис; посљедњи запис; нови запис.

146

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

8.1. КРЕИРАЊЕ ФОРМУЛАРА (ОБРАЗАЦА) УЗ ПОМОЋ WIZARDA-А

8.1.2. Креирање обрасца са подобрасцом Покретање wizard-a можете извести и тако што кликнете на Forms па затим на New. Појављује се дијалог као на слици 147 са чије падајуће листе бирате табелу од које ће бити креиран образац.

Слика 147: Правњење обрасца са подобрасцем Имајте на уму да се у оваквим случајевима главни дио обрасца прави од табеле која је на страни 1 одговарајуће ЕR шеме. У нашем случају одаберите табелу Odjeljenje. На првом кораку wizard-a пребаците сва поља из лијевог у десно окно, а затим са падајуће листе одаберите табелу Radnik са чијим пољима ћете урадити исто.

Слика 148: Одређивање која поља улазе у образац На сљедећем кораку (слика 149) можете да одаберете да ли ће организација података у обрасцу бити по одјељењу (by Odjeljenje) или по раднику (by Radnik). Оставите предложену организацију по одјељењу. Опцијом Form with subform(s) креирате образац какав је приказан на узорку - дакле подаци из табеле Radnik ће бити организовани испод података о одјељењу у којем ти радници раде. Ако одаберете опцију Linked forms, wizard ће на обрасцу за унос и преглед одјељења креирати дугме којим се отвара образац за преглед података о радницима тог одјељења. ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

147

8. ОБРАСЦИ

Слика 149: Организација поља Сљедећи корак wizard-a je исти као у предходном примјеру па само кликните на Next. На посљедњем кораку (слика 150) упишите имена обрасца и подобрасца и кликните на Finish.

Слика 150: Именовање обрасца и подобрасца Ако сте све урадили како је описано требало би да добијете образац приказан на слици 151.

Слика 151: Образац са подобрасцом

8.1.3. Брисање обрасца Брисање форме се врши у Database прозору десним кликом миша на назив обрасца, после чега се појављује падајући мени. Из менија се бира опција Delete, после чега се појављује дијалог у којем се пита да ли се сигурно жели брисање обрасца из базе података. Уколико се изабере Yes форма ће бити обрисана из базе података, а ако се изабере No неће. 148

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

8.2. КРЕИРАЊЕ ОБРАЗАЦА БЕЗ WIZARDA-А

8.2. КРЕИРАЊЕ ОБРАЗАЦА БЕЗ WIZARD-А Као врло чест случај у пракси намеће се потреба да се креира образац какав се не може израдити уз помоћ Wizard-а. У том случају се образац израђује у режиму за дизајнирање постављањем одговарајућих елемената на позадину празног образца. У овој лекцији као примјер за илустрацију овог поступка креираћемо образац за унос и преглед података о документима које су направили радници.

8.2.1. Почетак креирања обрасца Поступак започињемо тако што одаберемо Forms, па затим New.

Слика 152: Почетак креирања обрасца Из отвореног дијалога приказаног на слици 152 са горње листе одаберемо Design View, а из доње падајуће листе одаберемо табелу Dokumenti. Оно што смо добили (слика 153) је радна површина образца на којој се налази само секција (одјељак) намијењен за постављање текстуалних поља-секција Details. Негдје са са десне стране радне површине можете примијетити кутију са алатима, такође приказану десно на истој слици.

Слика 153: Дизајнирање обрасца и одговарајућа палета алата На палети Toolbox налазе се дугмад са контролама (Control) тј. елементима који се могу постављати на радну површину. Акција постављања контроле на радну површину образца је врло једноставна - кликните на контролу и пренесите је на радну површину. О раду са контролама ћемо још говорити.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

149

8. ОБРАСЦИ Образац може да има заглавље и подножје, а њих активирамо командом View/Form Header/Footer.

. Слика 154: Додавање заглавља и подножја На листи поља (Field List) (слика 155 десно) се налазе поља из табеле Dokumenti. По принципу притисни-повуци-пусти можете било које поље пренијети у секцију Details (у овом случају је бесмислено превлачити поља у секције Header или Footer). Поља можете превлачити једно по једно или сва одједном. Сва поља са листе ћете означити кликом на свако од њих а да при томе држите тастер Shift. Превлачењем поља у секцију са детаљима и отпуштањем тастера миша добијате изглед као на слици 155.

Слика 155: Убацивање поља у прозор за дизајнирање Контроле са лијева стране су лабеле ( Label) или натписи , а са десне стране текстуална поља. Обратите пажњу да трећа контрола са десне стране није текстуално поље (Text Box) већ падајућа листа (Combo Box). Будите пажљиви приликом измјена: натписе у лабелама можете мијењати како желите, док не смијете мијењати натписе у текстуалним пољима или падајућим листама је су исписани „оригинални“ називи поља из табеле Dokumenti. Преправком натписа у текстуалном пољу изазивате оштећење табеле Dokumenti. Генерално, измјене на контролама и на позадинама секција образца можете изводити користећи алате са палете Formating, која је иста као и форматирајућа палета из неког другог Office програма (слика 156). Слика 156: Палета Formating

8.2.2. Properties Свака контрола или дио образца има своје особине (Properties) које можете подешавати. Дијалог Properties можете позвати на три начина: двокликом на контролу, из приручног менија или из палете Form Design. Овдје ћемо као примјер узети текстуално поље DokumentID и позвати дијалог Properties.

150

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

8.2. КРЕИРАЊЕ ОБРАЗАЦА БЕЗ WIZARDA-А Дијалог текстуалног поља има пет картица –на прва четири подешавања су груписана према сличности, а на картици All се налазе сва подешавања. Наравно, на нивоу овог курса није потребно познавати сва подешавања. Поменућемо само нека: Format - подешавате формат унешеног податка; врло корисно код датумских и новчаних података; Value - подразумијевајућа вриједност која стоји у пољу прије уноса неке нове вриједности; нпр. 0 ако је у питању бројчани податак или данашњи датум (Now ()) ако је у питању датумски податак; Validation Rule - pровјера исправности унешеног податка нпр. „>0 AND <6“ приликом уписа оцјене ученика; Validation Text - порука која се појављује након уношења неисправног податка. Дијалог Properties не садржи исте ставке код свих контрола. Нпр. код контроле Label постоји ставка Caption гдје можете подесити натпис на лабели.

8.2.3. Обликовање објеката У режиму за дизајнирање контроле по радној површини се можете помјерати мишем или тастерима стрелицама. Можете им мијењати димензије мишем као што сте то радили са сликама у Word документима, али ако желите прецизнија помјерања користите команде са падајуће листе Format.

Align – поравнава контроле; Size – мијења величину контроле; Horizontal Spacing – прави хоризонтални размак; Vertical Spacing – прави вертикални размак. Слика 157: Обликовање објеката Ово је нарочито корисно ако желите промијенити положај и величину више контрола.

8.2.4. Постављање натписа у заглавље Из кутија са алатима узмите алатку Label и у секцији Form Header развуците правоугаоник у којем ће се налазити натпис.

Слика 158: Постављање натписа у заглавње ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

151

8. ОБРАСЦИ Након отпуштања тастера миша почните да куцате текст натписа. Величину фонта, боју, боју позадине итд. можете мијењати користећи алате из палета Formating (Form/Report) тако да натпис добије жељени изглед.

Слика 159: Уређивање заглавља

8.2.5. Постављање дугмета на образац Изузетно често се намеће потреба да са једног образца пређемо на други због прегледа повезаних података. Ова акција се најједноставније изводи кликом на командно дугме којим се отвара повезани образац. Командно дугме за отварање повезаног образца можете поставити било гдје на образац, а ми ћемо да поставити у подножје образца Dokumenti. Изаберите контролу Command Button у кутији са алатима и развуците је на подножју образца документа. Отпуштањем тастера покреће се Wizard као на слици 160.

Слика 160: Постављање дугмета на образац На овом мјесту можете да бирате да ли ће се кликом на дугме отварати образац са специфичним подацима (прва опција) или са свим подацима (друга опција). Пошто имамо намјеру да отворимо образац радника али са подацима о радницима који су правили тај документ. У сваком случају одаберите прву опцију (Open the form and find specific data to display), и кликните на Next. На сљедећем кораку повежите два образца на начин како је приказано на слици 161. 152

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

8.2. КРЕИРАЊЕ ОБРАЗАЦА БЕЗ WIZARDA-А

Слика 161: Повезивање два обрасца На исти начин су повезане и одговарајуће табеле. На сљедећем кораку подесите на који начин ће бити приказано дугме (са текстом или сликом). Одаберите опцију text и унесите одговарајући текст (слика 162).

Слика 162: Начин приказивања дугмета На посљедњем кораку не морате ништа да уписујете, смо кликните на Finish. Сачувајте ваш образац на којем радите под називом Dokumenti и погледајте у View режиму како он изгледа. Ако сте урадили све како је описано у овој лекцији ваша креација би требало да личи на ону са слике 163.

Слика 163: Коначно креиран образац ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

153

8. ОБРАСЦИ Још вам само преостаје да испробате како функционише дугме. Кликом на дугме које сте направили требало би да вам се отвори образац Radnik са подацима о раднику који је направио актуелни документ.

Слика 164: Провјера уметнутог дугмета

154

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9.1. ЈЕДНОСТАВНИ УПИТИ

9. УПИТИ 9.1. ЈЕДНОСТАВНИ УПИТИ Пошто су подаци у бази података подијељени у више табела, проналажење информација из базе података захтијева операције над више повезаних табела. Операције које се извршавају по одређеном критеријуму над неколико табела називају се упити. Како жељене информације нису унапријед познате, неопходно је креирање различитих упита. Могуће је, међутим креирати упит и над једном табелом.У нашем примјеру користићемо базу Dokumenti.mdb. Да би се започео рад са упитима потребно је у Database прозору изабрати Queries, послије чега се добија прозор као на слици 165.

Слика 165: Опција Queries у Database прозору

9.1.1. Креирање и памћење једноставног упита Креирање једноставног упита може се урадити на два начина. Прва опција је креирање упита без помоћи Wizard-а, а друга је креирање упита уз помоћ Query Wizard-a. Ово је прва страница Simple Query Wizard-a (слика 166) у којој је потребно изабрати у пољу Tables/Queries табелу над којом се жели креирање новог упита. Поред тога, могуће је над већ направљеним упитом креирати нови упит. У нашем случају одабрали смо табелу Dokumenti.

Слика 166: Први корак при прављењу једноставних упита

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

155

9. УПИТИ Послије избора табеле, односно упита, у пољу Available Fields добија се списак свих поља те табеле, односно упита, одакле се пребацују у поље Selected Fields само она поља која су потребна. Када се изаберу поља из одређених табела, опцијом Next прелази се на сљедећи прозор Wizard-a (слика 167).

Слика 167: Давање имена упиту Ово је други прозор Wizard-a у коме је потребно задати име упита који је управо креиран. Треба да буде активна опција Open the query to view information. На крају се кликне на тастер Finish, да би се завршило креирање упита, послије чега ће се на екрану појавити резултати упита.

Слика 168: Примјер резултата упита

9.1.2. Додавање критерујума (<,>,=, AND, OR) упиту Да би се критеријум додао упиту потребно је да он буде отворен у Design погледу као на сљедећој слици.

Слика 169: Додавање критеријума упиту На почетку се морају знати поља која су потребна за упит, тј. над којим пољима је потребно поставити критеријум. Критеријум се уписује у пољу Criteria поштовањем одговарајуће синтаксе.

156

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9.1. ЈЕДНОСТАВНИ УПИТИ Сваки критеријум мора да почиње једним од сљедећих знакова: =, <, >, у зависности од тога како критеријум треба да функционише. Поред тога, битно је да се добро познају логички оператори AND и OR којима се граде комплекснији упити. AND - Резултат примјене оператора AND над два операнда је тачан само у случају када су оба операнда тачна. Ако се жели приказивање неког записа који испуњава два услова, а услови се повежу оператором AND, приказаће се само записи који испуњавају оба услова. OR -

Резултат примјене оператора OR над два операнда је тачан када је тачан бар један од њих (или оба). Ако се жели приказивање неког записа који испуњава два услова, а услови се повежу оператором OR, приказаће се записи који испуњавају бар један од услова (или оба).

Трећа битна ствар је како се поставља услов за нумеричка, а како за текстуална поља. Ако је у услову број (нумеричко поље), онда се он пише без знакова навода. Ако је у услову текст, обавезно се уписује под знацима навода. Примјери услова: >6

– за нумерички тип;

=9

– за нумерички тип;

= „Bijeljina“ – за карактере; Between 5 and 10 – између двиjе врijедности. Осим константи могуће је користи и функције као што су: >Now() – веће од сада (након данашњег дана);
9.1.3. Едитовање упита: додавање, уклањање, скривање и приказивање поља Додавање или уклањање одређеног поља из упита врши се у погледу Design (слика 170).

Слика 170: Едитовање упита

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

157

9. УПИТИ Овај прозор се састоји од два дијела, од којих је први прозор личи на Relationships прозор, док други личи на неку табелу.Чест назив за овај прозор је Query Builder окно (надаље ћемо га звати QB окно). Са лијеве стране је исписано шта који ред представља. Објашњења приказаних поља: Field – представља име поља које учествује у креирању упита; Table – име табеле из које је претходно поље (могуће је да се два поља исто зову, а налазе се у различитим табелама, тако да се они разликују по томе којој табели припадају); Sort – сортирање по пољу у растућем или опадајућем редослиједу; Show – да ли се поље приказује у упиту или је скривено (скривена поља су поља која не смију да се виде у упиту али су неопходна за извршавање упита); Criteria – критерујуми за упит тј. Услови; Or – додатно поље које се надовезује на поље Criteria и служи за комбиновање услова. Да би се додала поља у упит, кликне се на поље Field, послије чега ће се појавити стрелица. Ако се кликне на њу појавиће се сва поља из свих табела које су додате у упит и може се вршити избор. Други начин састоји се у томе да се кликне лијевим тастером миша у горњи дио на одређено поље, а затим се оно повуче до доњег дијела прозора. Отпуштањем тастера миша у одређену колону табеле име се аутоматски појављује. Некада је потребно да се поједина поља налазе у упиту због функционисања самог упита, али се подаци из тог поља не смију видјети. За сакривање или приказивање одређеног поља потребно је да упит буте отворен у погледу Design. Поље Show садржи мале квадратићe који могу бити селектовани или не. Уколико је квадратић селектован то значи да се то поље приказује у упиту, а уколико не значи да је то поље скривено. Под претпоставком да желимо да нам се излистају подаци о документима типа „mup“ , у поље Criteria упишемо „mup“ а затим покренемо упит командом Run (узвичник).

Слика 171: Покретање упита Након тога добија се табеларни приказ података са заданим критеријумом. Упит можете сачувати под било којим именим. У нашем случају сачували смо га под именом Dokumenti Query. 158

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9.1. ЈЕДНОСТАВНИ УПИТИ

9.1.4. Креирање упита од двије табеле Желимо да видимо које документе је који радник направио. У том случају правимо упит од двије табеле јер су нам потребни подаци из табеле Radnik и Dokumenti. Први корак у креирању упита је исти као у прошлом примјеру. Два пута кликните на Create Query by using Wizard, а затим најприје са падајуће листе Tables/Queries одаберите табелу Radnik па њена поља пребаците из лијевог у десно окно. То исто урадите и са табелом Dokumenti.

Слика 172а: Креирање упита над двије табеле (први корак) Након клика на дугме Next добија се дијалог као на сљедећој слици.

Слика 172б: Креирање упита над двије табеле (други корак) Кликните на Finish и добијате већ препознатљиво QB окно као на слици 173. Према потреби нека поља можете искључити из приказа (склоните потврду са поља Show). Покрените упит командом Run и добићете табеларни приказ упита. На крају ове демонстрације сачувајте упит под називом Radnik и Dokumenti.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

159

9. УПИТИ

Слика 173: QB окно За потребе сљедећег примјера није потребно да правите упит од почетног корака. Довољно је да предходни упит копирате (означите га и из приручног менија одаберете Copy) а затим урадите команду Paste (такође са приручног менија) било гдје на површини основног прозора базе података. Након команде Paste остаје вам само да именујете тај нови упит.

Слика 174: Копирање упита Назовите га Mladi radnici и пређите у режим за дизајнирање. Задајте нови критеријум, нпр. да је радни стаж мањи од 10 година и покрените упит.

Слика 175: Упит Mladi radnici

160

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9.1. ЈЕДНОСТАВНИ УПИТИ

9.1.5. Рад са тоталима При креирању оваквих упита морате бити јако пажљиви. Врло је чест случај (не брините се због тога) да у првом покушају на добијате жељени резултат. Овдје ћемо демонстрирати један једноставан примјер, док вашој знатижељи и креативности препуштамо истраживање оваквих упита. За потребе и овог примјера није потребно правити нови упит. Једноставно претходни упит копирајте, урадите Paste и назовите га Radnik dokumenti ukupno. Пређите у режим за дизајнирање и склоните стари критеријум. Објаснићемо проблематику: желимо да видимо какви су учинци радника, тј да видимо (пребројимо) колико је докумената сваки од радника направио. Функција за пребројавање је Count. Најприје кликните на дугме totals на палети са алатима. Примијетићете да QB окно добија нови ред Total. Изаберите поља као на слици, а са падајућих листи одаберите функције како је приказано на слици 176.

Слика 176:Додавање тотала у упит Након покретања упита добијате резултат као на слици 177.

Слика 177: Резултат упита Radnik dokumenti ukupno Обратите пажњу да у заглављу посљедње колоне пише CountOfDokumentID. Исправићемо то у много разумљивији израз. Вратите се у режим за дизајнирање и кликните десним тастером на поље DokumentID. Одаберите Properties са приручног менија и десно од ставке Caption дијалога Properties упишите „Napravio dokumenata“. Затворите Properties и поново покрените упит. Требало би да сте добили резултат који вам сад много јасније говори колико је који радник направио докумената.

Слика 178: Уљепшан резултат упита Radnik dokumenti ukupno ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

161

9. УПИТИ

9.2. КРЕИРАЊЕ УПИТА БЕЗ УПОТРЕБЕ WIZARD-А 9.2.1. Покретање погледа Design Креирање упита без употребе Wizard-а врши се у Database прозору избором опције Create Query in design view.

Слика 179: Покретање погледа Design По избору ове опције добија се прозор као на сљедећој слици.

Слика 180: Избор табела над којим се прави упит У овом прозору селектују се све табеле које се желе укључити у упит. У нашем случају селектујте све три табеле базе Dokumenti. Када се то уради бира се тастер Close, послије чега се прелази на сљедећи прозор: Напомена: да би се успоставио упит над више табела, све табеле које учествују у упиту морају бити повезане релацијама. Релације је могуће успоставити или из овог прозора или из Relationships прозора, а начин рада са оба прозора је исти. При креирању оваквих упита треба бити опрезан да не би дошло до неочекиваних резултата. У горњем дијелу QB окна раскините везу између табела Radnik и Dokumenti . У доњи дио QB окна двокликом унесите поља потребна за упит као на слици 181.

162

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9.2. КРЕИРАЊЕ УПИТА БЕЗ УПОТРЕБЕ WIZARD-А

Слика 181: Креирање упита у погледу Design Покретањем упита требало би да добијете резултата као на слици.

Слика 182: Резултати упита Radnici u odjeljenjima Сачувајте овај упит под називом Radnici u odjeljenjima.

9.2.2. Параметарски упити Овакав упит вјероватно често срећете на тзв. сајтовима за социјално умрежавање (Facebook или слични) а да нисте ни свјесни да се ради о параметарском упиту. Механизам оваквих упита је врло једноставан - на задати параметар (ријеч, име , број, боја, цијена...) из базе вам се извуку они редови података који одговарају критеријуму тј. параметру. При куцању ријечи у google почетну страницу задајете параметар на основу кога google претражи сајтове и за коју секунду вам врати одговор у виду листе адреса у којима се помиње ријеч коју сте унијели. Сличну ситуацију имате на аутобуским станицама: за задато одредиште упит на екран службениковог рачунара излиста све потребне податке (полазак, превозник, цијена карте итд) за штампање карте. Демонстрираћемо креирање параметарског упита.У ту сврху искористићемо предходни упит тако што ћемо користити акцију Copy/Paste на претходном упиту и назаваћемо га Parameterski upit. Отворите га у режиму за дизајнирање и поставите критеријум како је приказано на слици 183.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

163

9. УПИТИ

. Слика 183: Параметарски упит Покрените упит и појавиће вам се дијалог као на слици 183. Унесите нпр. број 3 и кликните на ОК или притисните тастер Enter и јако брзо на екран ће вам се излистати подаци о радницима који раде у одјељењу чији је ID 3.

Слика 184: Резултат параметарског упита Велика предност оваквих упита је што не морате за сваку вриједност поља ID правити посебан упит. Довољно је да се направи један упит са параметром за поље по којем се претражује база. Ако бисте жељели да претражујете неке податке по именима, направили бисте упит у којем би на поље Ime поставили параметар па би вам се при покретању таквог упита појавила порука нпр. Unesite ime radnika. Након уноса траженог имена и притиска на Enter добили бисте списак радника са унијетим именом. Запамтите: у поље Criteria се између заграда [ и ] уноси текст поруке која се појављује на дијалогу за претрагу.

9.2.3. Укрштени упити При креирању оваквих упита морате бити пажљиви и добро концетрисани. Резултат оваквих упита је табела са претколоном и заглављем која у многоме личи на Pivot табеле какве сте сретали изучавајући Excel. Да бисте схватили о чему се овде ради креираћемо један једноставан укрштени упит (Crosstab Query).

Слика 185: Креирање укрштеног упита 164

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

9.2. КРЕИРАЊЕ УПИТА БЕЗ УПОТРЕБЕ WIZARD-А Са основног прозора базе Dokumenti.mdb одаберите Queries па New. Са дијалога који се појави изаберите Crosstab Query Wizard (слика 185). Појављује се први корак чаробњака за израду укрштеног упита гдје можете да одаберете табелу или већ постојећи упит чија ће се поља приказати у облику табеле са заглављем и претколоном. Одаберите табелу Dokumenti и кликом на Next пређите на сљедећи корак који је приказан на слици 186. На овом кораку бирате шта ће вам се наћи у предколони. Одаберите Tip и кликните на Next.

Слика 186: Дефинисање претколоне На овом кораку бирате шта ће вам се наћи у заглавном реду. Одаберите Radnik и кликните на Next. (слика 187 лијево)

Слика 187: Дефинисање заглавља и избор функције На овом кораку (слика 187 десно) бирате којом функцијом ће да буду обрађени подаци унутар упита. Обратите пажњу да се нуде функције које као аргументе имају бројчане податке. Одаберите поље DokumentID и функцију Count (обзиром да су све вриједности DokumentID различитe, функцијом Count ће се пребројати докуменати. Кликните на Next.

Слика 188: Резултати укрштеног упита ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

165

9. УПИТИ Ако сте све урадили како је описано, требало би да сте добили резултат као на горњој слици. Још вам само преостаје да овај упит отворите у режиму за дизајнирање и да промијените назив колоне Total Of DokumentID. То ћете извести на већ описани начин - кликните на поменуто поље и из приручног менија одаберите Properties гдје можете промијенити натпис.

Слика 189: Промјена натписа Ако погледате упит у режиму View, сад би требао да изгледа отприлико овако:

Слика 190: Коначан изглед укрштеног упита

166

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.1. КРЕИРАЊЕ ИЗВЈЕШТАЈА ПОМОЋУ ЧАРОБЊАКА

10. ИЗВJЕШТАЈИ 10.1. КРЕИРАЊЕ ИЗЈЕШТАЈА ПОМОЋУ ЧАРОБЊАКА 10.1.1. Покретање чаробњака Извјештај је преглед, односно приказ, који приказује чињенице тј. податке у форми у каквој се жели. Подаци из извјештаја могу да се приказују на екрану или да се штампају на штампачу. Прикази података у извјештају могу се форматирати на различите начине као што су: сумирање, груписање података, графички приказ уз помоћ дијаграма итд. Рад са извјештајима започиње у database прозору избором објекта Reports. Креирање извјештаја уз помоћ wizard-а врши се избором опције Create report by using wizard (слика 191).

Слика 191: Креирање изјештаја помоћу чаробњака У пољу Tables/Quеries изабере се табела, односно упит, на основу кога се жели генерисање извјештаја. По избору одговорајуће табеле односно упита, у прозору Available Fields појављује се списак свих поља која се налазе у изабраној табели, односно упиту. Потребна поља се пребацују у листу Selected Fields, после чега се бира тастер Next (slika 192).

Слика 192: Избор поља која ће бити приказана у изјештају ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

167

10. ИЗВЈЕШТАЈИ Како је приказано на предходној слици, са падајуће листе Tables/Quеries одаберите табелу Dokumenti, а затим пребаците сва поља из лијевог у десно окно. У сљедећем кораку (слика 193 лијево) стандардно се не врше измјене, изузев ако се не жели прављење групног извјештаја. У том случају је потребно изабрати поље по коме се жели груписање података. Најчешће је овде довољно изабрати само Next после чега се појављује сљедећи прозор Report Wizard-a. У нашем случају груписаћемо податке по типу документа.

Слика 193: Груписање и сортирање података На сљедећем кораку се бирају поља по којима се жели да извјештај буде сортиран (слика 193 десно). Могуће је изабрати и више поља, као и то да ли се жели сортирање у растућем или опадајућем редослиједу (Ascending/Descending). Када се изабару поља, кликом на тастер Next прелази се на сљедећи прозор Report Wizard-a. (слика 194).

Слика 194: Избор изгледа извјештаја У овом прозору бира се изглед извјештаја који може бити : Columnar, Tabular ili Justified. Поред овога, овде се може подесити и оријентација странице (Portrait ili Landscape). Са тастером Next прелази се на сљедећи прозор.

168

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.1. КРЕИРАЊЕ ИЗВЈЕШТАЈА ПОМОЋУ ЧАРОБЊАКА У овом прозору Report Wizard-a може се изабрати жељени стил, тј. изглед извјештаја. Тастером Next прелази се на последњи прозор Report Wizard-a.

Слика 195: Избор стила извјештаја Након клика на дугме Finish требало би да добијете извјештај као на слици 195.

Слика 196: Коначан изглед извјештаја

10.1.2. Накнадне преправке –Design View Као што можете примијетити, ваш нови извјештај не изгледа баш прегледно јер су натписи у заглавља помјерени у односу на колоне са припадајућим подацима. На претходној слици можете видјети да како су помјерене колоне. Не мора значити да су исо помјерене и код вас. У нашем случају потребно је помјерити у правцу стрелица елементе извјештаја. Те акције се изводе у режиму за дизајнирање гдје прелазите кликом на иконицу . Изглед извјештаја у режиму за дизајнирање је налик оном са слике 197.

Слика 197: Извјештај у режиму за дизајнирање ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

169

10. ИЗВЈЕШТАЈИ Можете, иначе, и овдје да примијетите да и извјештај има секције: Report Header, Page Header, Detail, Page Footer и Report Footer. Довољно је (без употребе контрола) да помјерете лабеле из секције Tip Header и поља из секције са детаљима улијево или у десно да бисте подесили правилне колоне. И овдје можете користити алате са падајуће листе Format. Ако је потребно, промијените величине поља.

10.1.3. Извјештај са подизвјештајем (subreport) Овај тип извјештаја креира се на скоро идентичан начин као и образац са подобразцем. За илустрацију овог типа извјештаја направићемо извјештај који узима податке из двије табеле: Odjeljenje и Radnik. Овим извјештајем желимо да прикажемо који радници раде у којим одјељењима. Први корак у креирању уз помоћ Wizarda је исти као у претходном примјеру. На првом кораку чаробњака из падајуће листе Tables/Queries одаберите табелу Odjeljenje и њена поља пребаците из лијевог у десно окно. Исто то урадите и са пољима из табеле Radnik како је приказано на слици 198.

Слика 198: Избор поља потребних за креирање извјештаја На сљедећем кораку оставите изабрану опцију by Odjeljenje (слика 199).

Слика 199: Избор табеле по којој се прави извјештај На сљедећем кораку, у коме вас чаробњак пита да ли желите да додате неки од нивоа груписања, само кликните на Next. 170

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.1. КРЕИРАЊЕ ИЗВЈЕШТАЈА ПОМОЋУ ЧАРОБЊАКА На сљедећем кораку имате могућност да неке податке сумирате. Кликните на дугме Sumary Options, па на новоотвореном дијалогу потврдите поље Avg за Radni StažUkupno. На овај начин ће вам за свако одјељење бити приказан просјечан радни стаж у одјељењу.(слика 200)

Слика 200: Сумирање података у извјештају На сљедећем кораку одаберите организацију података и оријентацију папира (слика 201).

Слика 201: Организација података и оријентација папира Након овога бирате изглед извјештаја (слика 202).

Слика 202: Изглед извјештаја ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

171

10. ИЗВЈЕШТАЈИ На посљедњем кораку задајте назив извјештаја и кликните на дугме Finish (слика 203).

Слика 203: Крај креирања извјештаја Као што можете да видите, ваша креација изгледа прилично незграпно па су потребне накнадне преправке у режиму за дизајнирање (слика 204).

Слика 204: Редизајнирање извјештаја Нпр. избришите лабеле и текстуална поља која су прекрижена на претходној слици и добијате извјештај налик оном на слици 205.

Слика 205: Изглед извјештаја након преправки

172

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.2. ИЗВЈЕШТАЈИ БЕЗ WIZARD-А

10.2. ИЗВЈЕШТАЈИ БЕЗ WIZARD-A 10.2.1. Покретање Wizard-a Креирање извјештаја без употребе Wizard-a у многоме личи на креирање образаца без помоћи Wizarda. Креирање извјештаја на овакав начин демонстрираћемо примјером креирања списка радника на основу табеле Radnik у бази Dokumenti. У основном прозору базе кликните на Reports, па на New. Добијате дијалог какав је на слици са којег бирате Design View и табелу Radnik.

Слика 206: Креирање извјештаја помоћу Wizard-a Радно окружење у режиму за дизајнирање је већ препознатљиво. Након отварања можете примијетити да је површина извјешата подијељена у секције: Page Header, Details и Page Footer. У секцију Page Header обично се ставља заглавље извјештаја, тј први ред са називима колона. У секцију са детаљима се постављају конкретне вриједности поља из припадајуће табеле или упита. У секцију Page Footer се постављају неки додаци као нпр. број стране, датум штампања, име аутора извјештаја, рекламна порука, напомена и сл. Осим заглавља и подножја стране, постоји и заглавље и подножје извјештаја јер један извештај може да да се „простире“ на више страна (нпр. списак ученика ове школе би садржавао двадесетак страна. Активирање заглавља и подножја извешатаја изводите из падајућег менија View/Report Header/Footer. У заглављу извјештаја може да се налази наслов извјештаја, датум настанка, назив организације итд. и може да заузима цијелу прву страну. У подножје извјештаја може да се налази број страна, неки сумарни подаци (укупно, просјек), датум и вријеме штампања, назив аутора , нека порука итд. Ако вам при раду сметају кутија са алатима или листа поља ,можете их према потреби укључити или искључити на палети Report Design ( ).

10.2.2. Рад са контролама Једноставним превлачењем у секцију са детаљима поља из листе поља истовремено се поставља и лабела.

Слика 207: Додавање поља у извјештај ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

173

10. ИЗВЈЕШТАЈИ Обзиром да желимо да направимо извјештај у виду листе са заглављем, пребаците лабелу у заглавље странице. Ово ћете извести тако што означите лабелу, одаберете Cut са приручног менија, а затим Paste у заглавље странице. Према потреби (а има потребе) поравнајте лабелу са одговарајућим текстуалним пољем.

Слика 208: Додавање поља у заглавље извјештаја Са слике 208 можете видјети и да смо промијенили натпис у лабели који је разумљивији. На сличан начин поставите и остала текстуална поља у секцију са детаљима, односно припадајуће лабеле у заглавље странице. Водите рачуна да извјештај мора бити прегледан па у ту сврху узмите из кутије са алатима контролу Line (линија) и подвуците њом низ лабела у заглављу странице. Дебљину линије можете промијенити алтом Line/Border Width из палете Report Design.

Слика 209: Додавање линија у извјештај Поравнавање и промјену величине поља можете изводити користећи падајући мени Format тј акције Align. Spaces, Horizontal Spacing и Vertical Spacing. Напомињемо да поља можете поравнавати и тастерима стрелицама. Немојте непотребно остављати простор текстуалног поља неискориштеним; смањењем поља на оптималну величину лакше је и извести поравнавање. Имајте на уму да сваки извјештај може бити одштампан те се не препоручује непотребно трошење простора на извјештају из два разлога: непотребно трошење папира и естететика. Такође, није препоручљиво да извјештај има „папагајски“ изглед због непотребног трошења боје штампача, а и изглед је често у таквој ситуацији кичаст (нимало професионално).

174

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.2. ИЗВЈЕШТАЈИ БЕЗ WIZARD-А Из падајућег менија одаберите приказ заглавља и подножја извјештаја (View Report Header/Footer) (слика 210).

Слика 210: Уређивање заглавља и подножја извјештаја Из кутије са алатима узмите контролу Label и развуците је у заглављу извјештаја. Унутар лабеле откуцајте назив извјештаја а затим промијените величину фонта тако да наслов буде уочљив. У подножје странице командом Insert/Page Numbers уметните нумерацију страница како је приказано на слици 210. Ако пређете у режим View видјећете како тренутно изгледа ваша креација.

Слика 211: Приказ извјештаја

10.2.3. Груписања Врло често на извјештајима (фактуре, фискални рачуни и сл.) можете видјети да су подаци груписани, а унутар група су изведене неке рачунске операције. Нпр. испод списка ставки фискалног рачуна је натпис укупно и и израчунат укупан износ ставки или нпр. У подножју списка ученика може да пише „укупно на списку је xxxx ученика“. Рад са груписањем и израчунавањима унитар група захтијева мало више пажње. Ради демонстрације искористићемо предходно направљени извјештај. Желимо нпр. да видимо колико укупно радника ради у појединим одјељењима. Груписаћемо раднике по шифри одјељења и у подножју сваке од тих група уписати колико радника има у сваком одјељењу. Кликните на Sorting and Grouping ( ) са палете за дизајнирање и појавиће вам се дијалог као на слици 212.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

175

10. ИЗВЈЕШТАЈИ

Слика 212: Сортирање и груписање Подесите параметре баш као што је приказано на слици. У том случају, на радној површини извјештаја се појављују још двије секције OdjeljenjeID Header и OdjeljenjeID Footer. Пребаците падајућу листу (Combo Box) OdjeljenjeID у секцију OdjeljenjeID Header како је приказано на слици 213.

Слика 213: Груписање података у извјештају У режиму View видјећете да ваше дјело тренутно изгледа отприлике као ово на слици 214.

Слика 214: Изглед извјештаја након груписања 176

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.2. ИЗВЈЕШТАЈИ БЕЗ WIZARD-А Наравно да овакав изглед захтијева корекције које су већ описане (поравнавање поља и елиминисање непотребно потрошеног простора). Вратите се у режим за дизајнирање и у секцију OdjeljenjeID Footer превуците из кутије са алатима једно текстуално поље. Овакво поље није везано ни за једно поље из табеле (Unbound). На приручном менију одаберите Properties тог поља и кликните на ставку Control Source .

Слика 215: Уређивање неповезаног поља Десно од ставке Control Source појављује се дугме са три тачке ( ). Кликните на њега и појавиће се дијалог Expression Builder (градитељ израза) (слика 216). У трећем окни градитеља двапут кликните на Count, затим на отварајућу и затварајућу заграду, па на ZaposleniID. Ако вам се у горњем окну појави унутар израза натпис <<Expr>>, слободно га избришите.

Слика 216: Креирање израза Кликните на OK и тада се губи дијалог Expression Builder, а у ваше поље се поставља израз којег сте управо направили. Још само преостаје да измијените натпис у лабели као на слици.

Слика 217: Мијењање натписа у лабели ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

177

10. ИЗВЈЕШТАЈИ Контролом Line одвојите групе података. Након ових акција ваш извјештај би требао у View режиму да изгледа отприлике као на слици 218.

Слика 218: Потпуно уређен извјештај Сачувајте овај извјештај под називом Spisak radnika.

178

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.3. СТРАНИЦЕ ЗА ПРИСТУП ПОДАЦИМА

10.3. СТРАНИЦЕ ЗА ПРИСТУП ПОДАЦИМА У савременом пословању уобичајено је да корисници приступају подацима који су у бази која је смјештена на неком рачунару негдје на мрежи. Вјероватно је да сваки дан приступате подацима а да и не знате гдје су они смјештени. Сигурни сте једино да нису смјештену на тврдом диску вашег рачунара. Таквим подацима можете приступати независно од рачунара (ваш лични или школски). Типичан случај таквих подака су они који се налазе на тзв. социјалним мрежама као што је Facebook, MSN Messenger, Karike итд. Укратко ћемо објаснити принцип функционисања размјене података преко социјалних мрежа да би сте лакше схватили сврху страница за приступ подацима база података које су у власништву компанија. Пријавом на неку од поменутих социјалних мрежа ви уписујете своје личне податке у тзв wеб формуларе који имају исту намјену и као формулари које смо обрађивали у предходним лекцијама. Ваши лични подаци се уписују у базу података која је физички смјештена тамо гдје и сајт којем приступате, а то се може налазити на било којем серверу негдје на Интернету и за вас као кориснике уопште није битно да ли је то у нпр. Индонезији, Србији или било којој другој држави. Неки од ваших података постају доступни другим корисницима мреже (нпр име, надимак, ваш хоби итд) док су остали подаци доступни само вама. Податке можете да измијените или избришете кроз одговарајуће wеб формуларе што за посљедицу има измјену или брисање података у одговарајућој табели базе података. Можете и да претражујете податке о другим корисницима, читате их или дописујете (нпр. Коментари) али их не можете брисати. У таквим базама података смјештени су разни типови података : текстуални, слике, видео записи, аудио записи, линкови према другим сајтовима итд. Као што можете примијетити, подацима таквих база приступате са извијесним нивоима приступа. Највећи ниво приступа тј права на располагање подацима има лице које је администратор базе. Такво лице без икаквих ограничења може додавати податке, мијењати их или брисати. Корисници имају нижи ниво приступа; не могу брисати или мијењати податке које је унио администратор или други корисник, али могу брисати и мијењати податке које су они унијели. Исти принцип важи за сајтове тј. базе са пословним подацима. Узмимо нпр. сајт Dacia.ba који садржи разне информације о возилима Dacia. Корисници могу да се информишу о карактеристикама и цијенама возила. Моду да погледају слике возила, па чак и да одаберу боју приказаног возила. Корисник , наравно нема право да преправља цијену возила. То право има администратор на основу одлуке менаџмента. У наредном примјеру креираћемо једну страницу за приступ подацима из табеле Inventar у бази Baza.mdb. Због једноставности користићемо Wizard. Процес креирања започињемо тако што од објеката одаберемо Pages па затим New. Појављује се дијалог као на слици 219 гдје бирамо опцију Page Wizard и у падајућој листи табелу Inventar.

Слика 219: Креирање странице за приступ подацима ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

179

10. ИЗВЈЕШТАЈИ Кораци који слиједе су веома слични корацима које смо прошли док смо креирали образце или извјештаје. На сљедећем кораку из лијевог окна пребаците нека или сва поља у десно окно (слика 220).

Слика 220: Избор потребних поља На сљедећем кораку можете да додајете нивое груписања података. У нашем случају податке ћемо груписати по називу. Кликните два пута на RedniBroj у десном окну да склоните тај ниво груписања, а затим два пута на Naziv у лијевом окну да додате нови ниво груписања.

Слика 221: Избор редослиједа груписања Посљедњи корак је уобичајен - додајте наслов странице.

Слика 222: Давање имена страници 180

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.3. СТРАНИЦЕ ЗА ПРИСТУП ПОДАЦИМА Након тога отвара вам се страница у режиму за дизајнирање на којој можете радити преправке на већ уобичајен начин како сте то радили у случају образаца или извјештаја.

Слика 223: Дизајнирање странице Најприје испишите наслов кликом на Click here and type title text. Након тога можете можете мијењати боје позадине неке од секција или читаве странице, мијењати величину и боју фонта, величине и боје текстуалних поља итд. Десним кликом на било који елемент странице отвара вам се приручни мени са командом Properties.

Слика 224: Додатно уређивање странице Кутија са алатима (Toolbox) која се обично појављује са десне стране радног окружења садржи неке контроле које до сад нисте упознали и намијењени су постављању елемената на страницу (покретни текст, графикони, линкови , видео итд...).

Слика 225: Додавање нових елемената на страницу ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

181

10. ИЗВЈЕШТАЈИ Ако погледате вашу страницу у режиму View требала би да буде налик на ону са слике 226, која је направљена на основу табеле Knjige.

Слика 226: Коначан изглед странице Вашу страницу можете снимити на било које мјесто на тврдом диску рачунара или на неко мрежно мјесто. Ако страницу отворите у неком од читача wеb-а (Internet Explorer или Firefox) може се десити због безбиједносних разлога не видите податке са странице. У том случају кликните на жуту траку при врху странице и одаберите Allow Blocked Content... као на слици 227.

Слика 227: Дозвољање приказа блокираног садржаја Када је отворите у неком од читача wеb-а требало би да видите страницу у облику са слике 228.

Слика 228: Преглед слике у неком од читача wеb-а У овом примјеру нисмо посвећивали пажње мјерама безбиједности, правима приступа и сл. јер то превазилази ниво овог модула.

182

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.4. ПРИПРЕМА ЗА ШТАМПУ

10.4. ПРИПРЕМА ЗА ШТАМПУ 10.4.1. Print дијалог Штампање представља најчешћи начин на који се презентују подаци из базе података. Штампање у ACCESS-у се врши на стандардан Windows начин избором опције Print из менија File. Штампати се могу табеле, резултати упита, извјештаји или форме.

Слика 229: Print дијалог Овај прозор се састоји од три цјелине. Прва је Printer гдје се из понуђене листе бира штампач за штампу. Друга цјелина је Print Range гдје се може задати шта се штампа (све стране, од одређене до одређене стране или само селектовани запис). Трећа цјелина је Copies гдје се задаје број примјерака за штампу.

10.4.2. Преглед табеле, обрасца или извештаја прије штампе Прије избора опције Print може се видјети садржај табеле, форме или извјештаја тако што се бира опција Print Preview из менија File, послије чега се приказује прозор (слика 230).

Слика 230: Преглед прије штампе ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

183

10. ИЗВЈЕШТАЈИ

10.4.3. Промјена оријентације извештаја и величине папира Оријентација стране се одређује у Page Setup-у из менија File, послије чега се појављује прозор приказан на слици 231.

Слика 231: Подешавање маргина Опције у овом дијалогу су подјељене у три групе. Прва група служи за подешавање маргина стране, друга за подешавање странице, а трећа за подешавање колона у случају да се штампа садржај у више колона. Подешавање оријентације стране и величину папира се врши у дијалогу Page, послије чега се добија прозор (слика 232).

Слика 232: Подешавање странице Portrait је станадардно изабрана опција и служи за нормалну штампу на папиру док је опција Landscape штампање по дужини папира.

10.4.4. Опције штампања Штампање стране, изабраног записа или комплетне табеле Штампање табеле се врши када је она отворена у Datasheet погледу. Бира се стандардна опција Print из менија File. Штампање свих записа коришћењем форме Могуће је штампати податке и коришћењем форме. Штампање се врши на стандардан Windows начин. 184

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

10.4. ПРИПРЕМА ЗА ШТАМПУ Штампање резултата упита Још један начин за штампу је штампање резултата неког упита. Да би се одштампао резултат неког упита потребно је да упит буде отворен у погледу Datasheet, послије чега је довољно изабрати опцију Print из менија File. Долази се до стандардног Print дијалога. Штампање одређене стране у извјештају или целог извештаја Најчешћи начин за штампање је коришћење извјештаја за штампање, што и јесте његова примарна намјена. Такви извјештаји су и љепши и прегледнији од осталих. Након селектовања жељеног извјештаја, штампање се врши стандардним Windows поступком.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

185

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА ПОДАТАКА 11.1. ИНТЕГРАЦИЈА ACCESS-А СА ОСТАЛИМ ПРОГРАМИМА Врло чест случај у пракси је вођење евиденције о неким ентитетима (артиклима, запосленима, ученицима...) у датотекама изван базе података (нпр. у табелама Word документа, Excel табелама итд) па се у процесу обједињавања (интеграција) података у јединствену базу података намеће потреба за увозом тих података у базу. Увоз података је много бржа, једноставнија и прецизнија активност од поновног уноса (прекуцавања) у Access табеле.

11.1.1. Увоз података из Excel табеле Процес увоза Excel табеле започињемо командом File/Get External Data/Import.

Слика 233: Увоз података Након тога отвара се стандарадан Windows дијалог у којем бирамо датотеку за увоз као и тип датотеке.

Слика 234: Избор Excel датотеке која се увози У нашем случају одаберите Excel-ову радну свеску под називом Objekti.xls. Одабиром одговарајуће датотеке покреће се чаробњак за увоз који изгледа као на слици 235. На првом кораку чаробњака одаберите онај радни лист који садржи податке намијењене за увоз. У нашем случају потребно је увести оне податке који се налазе на именованом радном листи objekti.

186

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.1. ИНТЕГРАЦИЈА ACCESS-А СА ОСТАЛИМ ПРОГРАМИМА

Слика 235: Избор радне свеске или именованог опсега На сљедећем кораку потврђујете или не потврђујете да ли је први ред Excel табеле заглавље.

Слика 236: Потврда постојања заглавља у табели На сљедећем кораку чаробњака бирате гдје ће бити смјештени ваши увезени подаци. Могуће су двије варијанте: у нову табелу (In a New Table) или у неку од постојећих табела базе података (In an Existing Table). У другом случају са падајуће листе одаберите постојећу табелу као мјесто гдје ће бити увезени подаци. Наравно, тада морате водити рачуна о броју колона и типовима података јер и Excel-ова табела и табела у Access-у морају имати једнак број колона и једнаке типове података.

Слика 237: Смјештање увезених података ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

187

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА На сљедећа два корака заредом потврђујете да је поље Šifra индексирано, а затим бирате опцију да ви одаберете примарни кључ увезене табеле. Пошто су у нашем случају све шифре различите, подесно је одабрати ово поље као примарни кључ.

Слика 238: Одређивање примарног кључа На крају именујте увезену табелу и кликните на Finish. Коју секунду након тога на екрану ће се појавити порука да је табела успијешно увезена.

Слика 239: Крај увоза табеле из Excel-а

11.1.2. Увоз података из друге Access базе Прва два корака чаробњака за увоз табеле из неке друге Access базе су исти као и у претходном примјеру, тј. са падајућег менија File одаберите Get External Data/Import. У стандардном Windows дијалогу пронађите базу у којој се налази жељена табела. У нашем случају желимо да увеземо табелу Objekti из Baza.mdb у Prazna.mdb. Двокликом одаберите базу Baza.mdb и појавиће се дијалог као на слици 240.

Слика 240: Увоз података из друге Access базе 188

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.1. ИНТЕГРАЦИЈА ACCESS-А СА ОСТАЛИМ ПРОГРАМИМА Одаберите објекат који желите и кликните на OK. У нашем случају бирамо табелу под називом objekti.

11.1.3. Повезивање са табелом у другој бази У претходном примјеру увезена табела у потпуности “постаје власништво“ базе у коју је увезена, тј. било какав унос података у увезену табелу неће се рефлектовати на табелу која је остала у старој бази. Код повезивања табела са табелама из друге базе (Linked) унос података у линковану табелу се рефлектује на садржај табеле у „старој бази“. Повезивање табеле је лако извести; са падајућег менија одаберите File/Get External Data/ Link Table... Активира се чаробњак за повезивање у којем бирате базу и табелу те базе са којом желите да се повежете. Одаберите базу, одаберите табелу (опет ћемо као илустрацију узети табелу Objekti базе Baza.mdb.) и на списку табела базе Prazna.mdb добићете иконицу табеле.

Слика 241: Повезивање са табелом у другој бази

11.1.4. Извоз података табеле у Ms Word У илустрацији овог примјера користићемо табелу Inventar базе Baza.mdb. Једноставно означите табелу Inventar и са палете Database одаберите Publish It with Microsoft Office Word. Сви подаци ће бити пребачени у Word документ у табеларном приказу.

Слика 242: Извоз података у Word

11.1.5. Извоз података у MS Excel Веома слична активност, с том разликом што са палете Database бирате Analyze It Microsoft Office Excel.

Слика 243: Извоз података у Excel ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

189

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА

11.2. КРЕИРАЊЕ АПЛИКАЦИЈА На основу претходних лекција само смо површно дотакли могућности MS Access-а. Могли сте и сами примјетити да се ради о прилично сложеном алату који захтјева дуготрајно учење и рад на примјерима из праксе тј. стварног живота. Оно што може да вам буде изазов у животу је чињеница да је рад са базама података тражен и исплатив посао. Међутим, треба имати у виду да је пут између прихватања задатка за креирањем базе па до имплементације готове апликације у пословном окружењу стоји много проблема рада, труда и знања. Изградња инфорамационог система неке организације са базом података је посао који се обавља у етапама. О етапама изградње информационог система учићете на факултету. У сљедећем примјеру искористићемо једну „незавршену“ базу података под називом „Test“. Ако отворите ову базу уочићете да већ постоје креиране табеле које су повезане и у које је унијето по неколико редова података. Ако погледате и остале објекте базе „Test“ видјећете да су већ направљени неки упити, обрасци и извјештаји. Сада је потребно све то повезати у што компактнију и наравно кориснију цјелину.

11.2.1. Организација главне табле Један од најбитнијих критеријума којег дизајнери базе података требају да се придржавају је прегледност. Обзиром да крајњи корисници нису информатички стручњаци него „само корисници“, свака лоше прегледна апликација ће у њима изазвати привремене фрустрације што изазива неке даље проблеме. С тим у вези, натписи на обрасцима не смију бити двосмислени, морају бити постављени са довољно крупним фонтом, боје позадина не смију бити непријатне за око, слике и иконице морају бити асоцијативне, командна дугмад морају бити груписана према природи задатка, извјештаји прегледни и читки итд. Направићемо шему главне табле која се прави од „празног“ обрасца (обрасца који се не заснива ни на једној табели).

Слика 244: Главна табла Дугмад која се налазе у секцији „табела образаца“ позиваће обрасце за унос и измјену података. Дугмад из секције „табела извјештаја“ позиваће извјештаје који ће се приказивати на екрану или према потреби штампати. Издвојено, нпр. у доњем десном углу ће се налазити дугме за излаз из базе.

190

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.2. КРЕИРАЊЕ АПЛИКАЦИЈА

11.2.2. Креирање образаца Најприје отворите окно Relationship и учврстите све везе између табела референцијалним интегритетом. На слици 245 је примјер учвршћивања веза референцијалним интегритетом између табела Profesor и Predavanje.

Слика 245: Референцијални интегритет Направите три обрасца. Први ће да буде намјењен уносу и прегледу података о професорима. Користећи Wizard и према потреби уз накнадне преправке направите образац са подобразцем тако да у главном дијелу обрасца буду подаци из табеле Profesor, а у подобрасцу подаци из табеле Predavanja. Новонастали образац би требао да личи на онај са сљедеће слике.

Слика 246: Образац са подобрасцем (примјер 1) Направите још један образац са подобрасцем тако да у главном дијелу буду подаци из табеле Ucenik, а у подобрасцу подаци из табеле Nastava.

Слика 247: Образац са подобрасцем (примјер 2) ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

191

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА На крају направите образац за унос и преглед предмета приказан на сљедећој слици.

Слика 248: Образац са подобрасцем (примјер 3)

11.2.3. Креирање извјештаја Направите уз помоћ Wizard-a и са накнадним преправкама три извјештаја. Први од њих је списак ученика са свим њиховим оцјенама. У ту сврху користите поље из табеле Ucenici и поља из табеле Nastava. Кораци Wizard-a су слични онима које сте имали при креирању првог образца са подобразцем. Без преправки извјештај би требао да личи на онај са слике 249.

Слика 249: Примјер извјештаја Други извјештај направите од упита „casovi po profesorima“ (слика 250).

Слика 250: Извјештај „часови по професорима“

192

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.2. КРЕИРАЊЕ АПЛИКАЦИЈА Трећи извјештај направите од параметарског упита „sedmicni broj casova“. Приje покретања таквог извјештаја требало би да се појави дијалог као на сљедећој слици.

Слика 251: Дијалог за унос критеријума претраге

11.2.4. Повезивање елемената главне табле Отворите режим за дизајнирање обрасца без избора икакве табеле и упита. На такву радну површину поставите заглавље и подножје (view/form header/footer). У заглављу поставите неки натпис контролом Label (нпр. Ekonomska škola). У секцију Details поставите један до другог два правоугаоника (можете им задати и ефекат сјенке). За сад би ваша креација изгледала отприлике као на слици 252.

Слика 252: Тренутни изглед главне табле у режиму Design У лијеви правоугаоник поставите три командна дугмета којима се отварају обрасци. Објаснићемо поступак за прво дугме док остала два можете поставити на сличан начин. Из кутије са алатима превуците контролу Command Button на мјесто при врху лијевог правоугаоника. Отпуштањем тастера миша активира се чаробњак као на слици 253. Из секције Categories одаберите Form Operations, а из секције Actions одаберите Open Form. На другом кораку Wizard-a одаберите образац Ucenik и кликните на дугме Next. На сљедећем кораку кликните на дугме Next, остављајући изабрану опцију Open the Form and Show All the Records.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

193

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА

Слика 253: Чаробњак за избор дугмета На сљедећем кораку одаберите опцију Text и у поље упишите прикладан натпис на дугмету (слика 254). На посљедњем кораку кликните на дугме Finish. На сличан начин направите дугмад за отварање образаца за унос и преглед професора и унос и преглед предмета.

Слика 254: Избор изгледа дугмета Након тога поставите три дугмета у десни правоугаоник за отварање извјештаја. Описаћемо поступак за прво дугме. Поступци за остала два дугмета су исти. Контролу Command Button поставити на предвиђено мјесто (при врху десног правоугаоника). Отпуштањем тастера миша покреће се познати Wizard. У секцији Categories одаберите Report Operations, а у секцији Actions одаберите Preview Report и кликните на Next. На сљедећем кораку одаберите извјештај Ucenik. На сљедећем кораку у пољу Text упишите „pregled učenika“ и кликните на Next (слика 255). На крају кликните на Finish.

Слика 255: Унос текста на дугме 194

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.2. КРЕИРАЊЕ АПЛИКАЦИЈА У доњем десном дијелу подножја поставите дугме за излаз из базе на сљедећи начин: превуците на одабрано мјесто контролу Command Button и активираће се Wizard на којем бирате опције као на слици 256. У поље за текст на дугмету упишите „izlaz iz baze“ и „пратите“ Wizard до краја.

Слика 256: Избор реакције на притисак дугмета На крају би ваша командна табла требала да изгледа као на слика 257.

Слика 257. Коначан изглед главне табле На оваквој апликацији има још мноштво „ситних“ послова (уређење натписа, увођење ограничења на поља итд). Времена за овакве послове на вашој бази ћете имати на часовима практичне наставе.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

195

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА

11.3. ШАБЛОНИ (TEMPLATES) 11.3.1. Избор шаблона Многи корисници су покушавали да што више аутоматизују активности обраде података на свом радном мјесу. Некима је то и полазило за руком након потрошених сати и сати подешавања MS Access базе потребама посла. Најједноставније рјешење за аутоматизацију послова обраде података је истовремено и најскупље, а то је ангажовање програмера који ће направити апликацију према захтијевима посла. Ако се ради о пословима евидентирања и неких једноставнијих израчунавања, те након тога креирање извјештаја какви су спискови или фактуре, тада сваки напреднији корисник може да сам себи направи подесну базу података. Као помоћ могу му послужити и готови шаблони који се инсталирају заједно са Access-ом или се могу преузети са Microsoft локације за преузимање. У наредном тексту показаћемо како можете да искористите један уграђени шаблон (Template) за креирање базе у коју се евидентирају подаци о поруџбинама неког трговинског предузећа. Након тога препоручићемо још неке шаблоне који вам могу бити од помоћи или на вашем радном мјесту или вама лично као примјер на основу којег можете да учите пројектовање апликације у Access-у. Избор шаблона вршимо избором из паноа послова (Task Pane) у новоотвореном Access фајлу. Кликните на линк On my computer па затим на Create a new file (слика 258).

Слика 258: Коришћење инсталираних шаблона Након тога отвара вам се дијалог Templates са избором 10 уграђених шаблона. Ако ни један од понуђених не задовољава ваше потребе можете кликнути на дугме Templates on Office Online чиме ћете отворити web страницу Microsoft локације за преузимање шаблона. О томе ћемо још говорити у другом дијелу ове лекције.

Слика 259: Избор шаблона 196

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.3. ШАБЛОНИ (TEMPLATES) Двокликом на шаблон Order Entry (Евидентирање поруџбина) покрените Wizard за креирање базе која ће да манипулише са подацима о артиклима, купцима, превозницима, прати наплате, израчунава дугове, штампа фактуре, штампа разне спискове итд.

Слика 260: Шаблон Order Entry

11.3.2. Креирање базе на основу шаблона Процес креирање базе започиње као и сваки други при креирању нове базе. Нуди се локација на тврдом диску рачунара (можете у мрежном окружењу изабрати и неки други рачунар) гдје ћете снимити базу под неким називом. Ради демонстрације, нову базу ћемо звати Upravljanje porudzbinama и креираћемо је негдје на нашем рачунару.

Слика 261: Снимање базе Након клика на дугме Create започиње аутоматски процес креирања базе који је пропрећен током напредовања као на слици 262.

Слика 262: Процес креирања базе ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

197

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА Након истека процеса креирања требало бисте да на вашем екрану угледате главну командну таблу као на слици 263 која је полазна тачка у манипулацији апликацијом.

Слика 263: Главна командна табла Организација апликације је уређена тако да су главној табли (Main Switchboard) подређене двије командне табле: табла са дугмадима за манипулацију образцима и табла са дугмадима за манипулацију извјештајима. Кликом на дугме Enter/View Orders by Customer (Унос/Преглед поруџбина по купцима) отвара се образац за унос података о новој поруџбини.

Слика 264: „Преглед поруџбина по купцу“ Ово је класични образац са подобразцем. У горњи дио се уносе подаци о купцу а у доњи подаци о поруџбини коју је тај купац извео. Дугмадима у подножју овог образца позивате одговарајуће образце за унос података о поруџбини (Orders...), начину плаћања (Payments...) и елементима фактуре (Preview Invoice..). Објаснићемо и осталу дугмад на главној табли. Enter/View Other Information- отвара се командна табла за манипулацију са образцима; Preview Reports- отвара се командна табла за манипулацију са извјештајима; Change Switch Items – отвара се дијалог за измјене изгледа тј натписа на командним таблама; Exit this database- излаз из базе (само ти се каже).

198

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.3. ШАБЛОНИ (TEMPLATES)

11.3.3. Накнадне преправке Као што видите ова апликација је прилагођена америчком говорном и економском подручју, али вас ништа не спријечава да било који образац или извјештај отворите у режиму за дизајнирање и преправите га према својим потребама. Нпр. за почетак бисте могли да отворите образац Orders by Customer и преправите натписе на лабелама на српски језик. Примјер је приказан на слици 265.

Слика 265: Преправљање натписа на лабелама Приликом преправки натписа на командним таблама користи се дијалог Switchboard Manager. Будите опрезни, најприје преправљајте натписе на командним таблама образаца и извјештаја па тек онда натписе на главној командној табли. Нпр. на командној табли извјештаја натпис на дугмету Preview the Customer Listing Report би се једноставно могао превеси као Pregled kupaca.

Слика 266: Преправљање натписа на командним таблама Након изласка из режима за измјену командних табли, главна табла би промјенила изглед.

Слика 267: Изглед главне табле након преправки ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

199

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА

11.3.4. Апликација Northwind За разумијевање концепта базе података као и за вјежбање, уз Access se испоручује и готова апликација Northwind коју можете отворити командом Help/Simple databases/Northwind Sample Database како је показано на слици 268.

Слика 268: Покретање апликације Northwind Након клика отвара се образац добродошлице као на слици 269.

Слика 269: Поздравни дијалог Кликните на OK и отвара вам се главна командна табла ове апликације.

Слика 270: Главна табла Northwind-а Испробајте могућности ове апликације, а ако желите можете и њу превести на српски језик.

200

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

11.3. ШАБЛОНИ (TEMPLATES)

Слика 271: Апликација Northwind Још корисних шаблона можете преузети са Microsoft-овог сајта. Један од њих је и шаблон апликације која се користи у књиговодству под називом Acounts Ledger (Главна књига). Овај шаблон има „модернији“ изглед који је карактеристичан за новију верзију Access-а из пакета MS Office 2007.

Слика 272: Шаблон Acounts Ledger

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

201

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A 12.1. ЗАДАЦИ ИЗ ACCESS-A 1. Креирајте базу података за евиденцију књига под називом KNJIGE са једном табелом која треба да омогући чување сљедећих података: Autor (Текст,30) Naslov (Текст,30) Izdavac (Текст,30) Godina izdanja (број,4) Datum nabavke (датум) Cijena (број) Nova (логички) Табела треба да садржи и поље ID које је подесно за примарни кључ. Сачувајте табелу под именом Knjige. Унесите у табелу 4 произвољна записа. Сортирајте податке у табели према датуму набавке

2. Креирајте базу података под називим SKOLA са једном табелом која садржи сљедеће атрибуте: Ime ucenika (текст) Razred (текст) Odjeljenje (текст) Datum izostanka (датум) Izostanci (број) Ima opravdanje (логички) Табела треба да садржи и поље ID које је подесно за примарни кључ. Сачувајте табелу под именом Izostanci. Унесите у табелу 4 произвољна записа. Сортирајте податке у табели према датуму изостанка.

3. Креирајте базу података под називом PRODAVNICA која садржи сљедеће колоне : Ureñaj (текст) Tip (текс) Proizvoñač (текст) Godina proizvodnje (број) Cijena (број) Uvozni (логички) Табела треба да садржи и поље ID које је подесно за примарни кључ. Сачувајте табелу под називом Ureñaji . Унесите у табелу 4 произвољна записа.

4. У базу података Baza.mdb увезите (import) радни лист из датотеке Objekti.xls на којем се налази списак туристичких објеката. Увежену табелу извезите у нови Word документ којег ћете назвати Objekti.doc. 5. У сваку од база у задацима 1, 2 и 3 увезите све табеле из базе Baza.mdb. Из сваке од база , извезите табеле, најприје у Excel радне листове, а затим у Word документе. 202

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.1. ЗАДАЦИ ИЗ ACCESS-A 6. У бази података Baza.mdb отворите табелу Automobili. a. Пронађите ред (find) гдје је регистрација 398-M-026 и избришите га. b. Сортирајте податке по адреси власника. c. Исфилтрирајте све Opel-е у Бијељини. d. Од исфилтрираних редова направите најбржи извјештај (AutoReport). e. Тај извјештај пребаците у Word документ (Publish) којег ћете сачувати под називом „Opeli u Bijeljini.doc“ и затворити. f. Исти извјештај пребацити „Excell“ (Analyse) и сачувати ту радну свеску под називом „Opeli u Bijeljini.xls“ и затворити. g. Извјештај који сте направили под „d“ затворите без снимања. h. Склоните филтер са табеле чиме се приказују сви редови и затворите је.

7. У бази података Baza.mdb отворите табелу Inventar. a. Пронађите ред (find) гдје је произвођач Alpin и избришите га. b. Сортирајте податке по називу. c. Изфилтрирајте све артикле произвођача Silin. d. Од исфилтрираних редова направите најбржи извјештај (AutoReport). e. Тај извјештај пребаците у Word документ (Publish) којег ћете сачувати под називом „Silin.doc“ и затворити. f. Исти извјештај пребацити „Excel“ (Analyse) и сачувати ту радну свеску под називом „Silin.xls“ и затворити. g. Извјештај који сте направили под „d“ затворите без снимања. h. Склоните филтер са табеле чиме се приказују сви редови и затворите је.

8. У бази података „Baza.mdb“ отворите табелу „Inventar“ и урадите сљедеће: a. На поље „Redni Broj“ postaviti primarni ključ. b. На поља „Nabavna cena“ i „Dnevna renta“ поставити приказивање података на двије децимале. c. Промјените изглед табеле на сљедећи начин: i. Фонт „Arial“. ii. Величина 12, „Bold“ iii. Боја зелена. d. Подесите висину редова на 15, а ширину колона на 19. e. Промјените име колоне „Naziv“ u „Artikal“. f. Подесите да боја позадине буде свијетло плава.

9. Отворите базу „Dnevnik.mdb“ и урадите сљедеће: a. Повезати табеле на сљедећи начин: један ученик може да има више оцјена из једног предмета док сваки предмет може да има оцјене за више ученика. b. Све табеле учврстити референцијалним интегритетом и омогућити каскадно брисање и каскадно ажурирање. c. Отвори табелу „Ucenik“ у дизајнерском режиму и унеси сљедећа ограничења: i. Поље „Razred“ треба да има дужину 1. ii. Поље „Odjeljenje“ исто треба да има дужину 1. d. На поље „PolUc“ поставити падајући листу са вриједностима „Muški“ и „Ženski“.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

203

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А 10. Отворите базу „Skola.mdb“ и урадите сљедеће: a. Повезати тебеле на сљедећи начин: један предмет је слушан од стране више ученика док један ученик може да похађа наставу из више предмета. b. Спријечите упис података за ученика у табели Nastava ако он није предходно евидентиран у табели Ucenik. Спријечите упис података за предмет у табели Nastava ако он није предходно евидентиран у табели Predmet. c. Отвори табелу „Ucenik“ у дизајнерском режиму и унеси сљедећа ограничења: i. Поље „Razred“ треба да има дужину 1 и дозвољен унос бројева од 1 до 5 ii. Поље „Odjeljenje“ исто треба да има дужину 1 и дозвољен унос бројева од 1 до 9 d. Поља Ime и Prezime треба да имају дужиниу по 20 карактера.

11. Отворите базу „Filmoteka.mdb“ и урадите сљедеће: a. Свим табелама дати примарне кључеве на одговарајућа поља b. Све табеле повезати у складу са критеријумом да један глумац може да оствари више улога у својој каријери а да се у једном филму може остварити више улога од више глумаца. c. Не може се евидентирати улога која није остварена ни у једном филму нити улога коју није тумачио нити један глумац. d. Брисањем филма ,бришу се и све улоге у том филму док се брисањем глумца бришу све улоге које је он остварио. e. На поље Zanr у табели Film поставити падајућу лисtу са које се бира неки од понуђених жанрова (СФ,драма, акција,комедија,љубавни)

12. Отворите базу „Filmoteka.mdb“ и урадите сљедеће: a. Уз помоћ „Wizard“-а креирати образац за унос филмова. b. Уз помоћ „Wizard“-a креирати образац за унос глумаца. c. Креирати образац са подобрасцом тако да се у главни дио уносе подаци о филмовима а у подобразац подаци о улогама оствареним у тим филмовима. d. Креирати образац са подобрасцем тако да се подобразац позива дугметом; главни дио обрасца садржи податке о глумцима а подобразац о улогама које је тај глумац остварио.

13. Отворите базу „Dnevnik.mdb“ и урадите сљедеће: a. Уз помоћ „Wizard“-а креирати образац за унос ученика. b. Уз помоћ „Wizard“-a креирати образац за унос предмета. c. Креирати образац са подобрасцом тако да се у главни дио уносе подаци о ученицима а у подобразац подаци о оцјенама тих ученика. d. Креирати образац са подобрасцем тако да се подобразац позива дугметом; главни дио обрасца садржи податке о предметима а подобразац о оцјенама из тих предмета. e. 14. Отворите базу „Skola.mdb“ и урадите сљедеће: a. Уз помоћ „Wizard“-а креирати образац за унос предмета. b. Уз помоћ „Wizard“-a креирати образац за унос ученика. c. Креирати образац са подобрасцом тако да се у главни дио уносе подаци о прерметима а у подобразац подаци о оцјенама постигнутим у тим предметима d. Креирати образац са подобрасцем тако да се подобразац позива дугметом; главни дио обрасца садржи податке о ученицима а подобразац о оцјенама које су ти ученици постигли. 204

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.1. ЗАДАЦИ ИЗ ACCESS-A 15. У бази „Baza.mdb“ креирати образац без помоћи „Wizard“-a са заглављем и подножјем за унос и преглед података о аутомобилима. На њему поставити командно дугме за затварање обрасца и командно дугме за затварање базе. Покушајте да направите још један формулар за преглед података о аутомобилима али тако да формулар има облик табеле тј. да се у заглављу налазе лабеле а у секцији са детаљима одговарајућа текстуална поља. У подножју образца поставити дугмад за навигацију (напријед, назад, унос новог записа) и брисање текућег записа.

16. У бази „Baza.mdb“ креирати образац без помоћи „Wizard“-a са заглављем и подножјем за унос и преглед података о болесницима. На њему поставити командно дугме за затварање обрасца и командно дугме за затварање базе. Покушајте да направите још један формулар за преглед података о болесницима али тако да формулар има облик табеле тј. да се у заглављу налазе лабеле а у секцији са детаљима одговарајућа текстуална поља. У подножју образца поставити дугмад за навигацију (напријед, назад, унос новог записа) и брисање текућег записа.

17. У бази „Baza.mdb“ креирати образац без помоћи „Wizard“-a са заглављем и подножјем за унос и преглед података о намирницама. На њему поставити командно дугме за затварање обрасца и командно дугме за затварање базе. Покушајте да направите још један формулар за преглед података о намирницама али тако да формулар има облик табеле тј. да се у заглављу налазе лабеле а у секцији са детаљима одговарајућа текстуална поља.У подножју образца поставити дугмад за навигацију (напријед, назад, унос новог записа) и брисање текућег записа.

18. Ако сте направили три образца (задаци 15, 16 и 17), направите командну таблу од „празног“ образца на којој ће се налазити слика , натпис и три командна дугмета којима се отварају образци за унос и преглед аутомобила , болесника и намирница.

19. Отворити базу „Porudzbe.mdb“ и креирати сљедеће упите: a. Користећи табеле „Artikli“ и „Kategorije“ креирати једноставан упит који као резултат даје вриједности као на слици 1 (Artikli po kategorиjama).

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

205

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А b. Користећи табелу „Kupci“ креирати једноставан упит који као резултат даје вриједност као на слици.

20. Отворити базу „Porudzbe.mdb“ и креирати сљедеће упите: a. Од табеле „Artikli“ креирати упит који ће да издваја само оне артикле чији назив почиње на слово M.

b. Од исте табеле креирати упит који ће да издваја само оне артикле чија је цијена већа од 20.

21. Од табеле „Artikli“ у бази „Porudzbe.mdb“ направити упит са израчунатим пољем „Vrijednost“ чији садржај је производ цијене и количине на залихи.

22. У бази Porudzbe.mdb искористите табелу Artikli да бисте направили параметарски упит који ће да излистава артикле на задату цијену.Zadate cijene.

206

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.1. ЗАДАЦИ ИЗ ACCESS-A 23. У бази Porudzbe.mdb креирати параметарски упит који ће да излистава вриједности свих ставки у поруџбинама реализованим између два задата датума.Након унос почетног и крајнег датума времебског интервала , резултат би требао да буде као на слици. Promet po datumima.

Покушајте да групишете износепо поруџбинама радећи са тоталима.

24. Koristeći Update Query preimenujte Confections у Poslastice а Meаt/Poуltry у Meso табели Kаtegorije базе Porudzbine.mdb.

у

25. Отворите базу Filmoteka.mdb и урадите сљедеће: a. Уз помоћ чаробњака креирати извјештај са списком филмова, b. Уз помоћ чаробњака креирати списак глумаца, c. Креирати извјештај са два нивио тако да се у првом нивоу налазе подаци о филму а у увученом нивоу подаци о улогама оствареним у том филму.

26. Искористите упит направљен у задатку 23 тако што ћете га најприја копирати под називом Ukršteni а затим у режиму за дизајниранје склонити параметар за унос датума. Потребно је направизи укрштени упит тако да у предколони буду називи артикала а у заглавном реду називи купаца.У пољима табеле треба да буду суме вриједности које су потрошене за куповину артикала.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

207

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

12.2. ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

1.

Направити нови директоријум (који ће имати име као име и презиме ученика). Затим ископирати базу Dokumenti у тај директоријум У бази Dokumenti су дате сљедеће табеле: Odjeljenja, Radnik и Dokumenti. 1. Дефинисати релације између табела према упутствима: • Више радника може се налазити у истом одељењу. Један радник може да направи више докумената. • У поље [OdeljenjeID] табеле Radnik може да се унесе само број који постоји у табели Odeljenje. У поље [Radnи staz] табеле Radnik може да се унесе само вриједност која је мања од 39. Брисањем шифре запосленог (ЗАП) у табели Radnik бришу се и сви документи које је направио тај радник у табели Dokumenti. 2. У табели Radnik направити Combo box над пољем [OdeljenjeID], тако да се приликом уписа података у табелу Radnik умjесто уписивања Šifre odeljenja, бира понуђено nazиv odeljenja из Combo box-a. 3. У табели Dokumenti избрисати документ са шифром DokumentID =549 4. Направити упит који приказује податке о свим oдељењима. Поред одељења Query треба да да ћирилићни испис имена и презимена радника и ознака документа. Сортирање обавити по абецедном реду по презимену радника, а резултат упита треба да изгледа као на слици 1. 5. Направити извештај на коме су приказани радници који имају више од 15 година радног стажа, при чему стоји и одељење у коме радник ради. Унутар одељења сортирати радника према растућем стажу, тако да се добије извјештај као на слици 2.

Слика 1

Слика 2 208

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.2. ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

2. Направити нови директоријум (који ће имати име као име и презиме ученика). Затим ископирати базу Ocjene у тај директоријум У бази Ocjene су дате сљедеће табеле: NazivRadnogMjesta, Radnici и Ocjene 1. Дефинисати релације између табела према упутствима: • Више радника из табеле Radnici може се налазити на истом радном мјесту у табели NazиvRadnogMjesta. Један радник из табеле Radnici може да има сате рада и оцјене у више мјесеци у табели Ocjene . • У поље [ŠifraRadnogMjesta] табеле Radnici може да се унесе само број који постоји у табели NazivRadnogMjesta. У поље [ZaposleniID] табеле Ocjene може да се унесе само број који постоји у табели Radnici. У поље [BrojCipela] табеле Radnici може да се унесе само вриједност која је већа од 30 и мања од 50. 2. У табели Radnici уписати број ципела за сваког радника 3. Направити упит који приказује податке о свим радним мјестима (Назив посла) сортираних по броју бодова по растућем реду. За свако радно мјесто треба да стоји Broj bodova, SmerStrucne спреме и колико радника се налази на том радном мјесту. Резултат упита треба да изгледа као на слици 1. 4. Направити извештај на коме је за сваког радника приказано латинично име и презиме, број бодова за његово радно мјесто, број сати рада и оцјену за тај мјесец и годину, као што је приказано на слици 2.

Слика 1

Слика 2 ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

209

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

3. Направити нови директоријум (који ће имати име као име и презиме ученика). Затим ископирати базу Rezervoari у тај директоријум. У бази Rezervoari су дате следеће табеле: BenzinskaStanica, Rezervoar и Gorivo. 1. Дефинисати релације између табела према упутствима: • Више резервоара може се налазити на истој бензиској станици. У једном резервоару се може налазити само један тип горива. У табели Gorиvo постоји више типова горива са цијенама које су исте за све бензиске станице. • У поље [Naziv] табеле Gorivo може да се унесе само гориво који постоји у табели Gorиvo. У поље. [TrenutnoLitara] табеле Rezervoar може да се унесе само вриједност која је већа или једнака од 600. Брисањем бензиске станице у табели BenzinskaStanica бришу се и сви њени резервоари у табели Rezervoar. 2. У табели Rezervoar направити Combo box над пољем [TipGoriva], тако да се приликом уписа података у табелу Rezervoar умjесто уписивања Šifre goriva, бира понуђено naziv goriva из Combo box-a. 3. У табели BenzinskaStanica избрисати бензиску станицу са шифром SifraBS =18 4. Направити упит који приказује податке о свим Називима бензиских станица сортираних по мјесту гдје се налазе по абецедном реду. Резултат упита треба да изгледа као на слици 1. 5. Направити извештај на коме је за сваког власника бензиских станица приказан укупан број резервоара и колика је укупна тренутна количина горива у свим резервоарима, као што је приказано на слици 2.

Слика 1

Слика 2 210

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.3. ECDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

12.3. ЕCDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

1. A Креирајте базу података за евиденцију књига са једном табелом која треба да омогући чување сљедећих података: Autor Текст Naslov Текст Izdavac Текст Godina izdanja Број Datum nabavke Датум Cijena Број Nova Логички 20 бодова Табела треба да садржи и поље ID које је погодно за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом KNJIGE. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према датуму набавке. 5 бодова Креирајте упит који приказује бар 2 нове књиге, њихове наслове, датуме набавке и цијену у опадајућем редоследу. Упит сачувајте под именом SKUPE. B Копирајте (или импортујте) табелу UCENICI у нову базу података. У табелу са копираним подацима, додајте ново поље који треба да садржи напомене. 5 бодова Унесите нова три записа у табелу UCENICI. 2 бода Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према именима у опадајућем редоследу. 3 бода Креирајте упит који приказује све записе са ученицима који имају више од три члана породице. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати име, адресу и просјек свих ученика који имају просјек већи од 3,5. Сачувајте упит под именом DOBRI. 12 бодова Креирајте извјештај који приказује име и просјек ученика, груписаних по разредима, и сортираних по просјеку у опадајућем редоследу. Сачувајте извјештај под именом USPIJEH. 13 бодова Креирајте форму за унос података, са плавом позадином. 10 бодова

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

211

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

2. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Ime ucenika Текст Razred Текст Prvi dan Датум Poslednji dan Датум Broj časova Број Ima opravdanje Логички 20 бодова Табела треба да садржи и поље ID које је погодно за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом IZOSTANCI. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да су записи сортирани према броју часова. 5 бодова Креирајте упит који приказује име ученика који немају оправдање (сортираних по абецедном реду), број часова и разред. Упит сачувајте под imenom OPRAVDANJE. 15 бодова B Копирајте (импорт) податке из табеле ZAPOSLENI у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове U_BRAKU. 5 бодова Избришите три записа из табеле ZAPOSLENI. 2 бода Креирајте индекс тако да су записи сортирани према години запослења у растућем редослиједу. 3 бода Избришите из табеле све записе са запосленима који не говоре стране језике. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати име, датум рођења, радно место и плату свих запослени који су почели да раде пре три године и имају плату мању од 50000. Записи треба да буду сортирани по абецедном реду имена. Сачувајте упит под именом ТРИГОДИНЕ. 10 бодова Креирајте форму за унос података, са плавом позадином. 10 бодова Креирајте извјештај који приказује имена запослених, датум рођења и примања, груписаних по секторима. Сачувајте извјештај под именом SEKTOR. 15 бодова

212

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.3. ECDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

3. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Ime putnika Текст Polazni aerodrom Текст Dolazni aerodrom Текст Prevoznik Текст Datum polaska Датум Datum povratka Датум Kartica Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут BROJLETA који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом AVION. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према абецедном реду превозника. 5 бодова Креирајте упит који приказује број путника који плаћају картицом и путују JAT-ом. Упит сачувајте под именом JAT. 15 бодова B Копирајте (импорт) податке из табеле AUTOMOBILI у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове BROJ_MOTORA. 5 бодова Унесите три записа у табелу AUTOMOBILI. 2 бода Креирајте индекс за атрибут Datum proizvodnje. 3 бода Избришите из табеле све записе са аутомобилима који имају напомену. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати име власника, адресу, регистарски број и име произвођача свих аутомобила чији власници нису из Budimpešte. Записи треба да буду сортирани по абецедном реду имена произвођача. Сачувајте упит под именом BUDIMPESTA. 10 бодова Креирајте упит који ће приказивати број аутомобила груписаних према запремини мотора. Упит треба да приказује и запремину мотора. Сачувајте упит под именом ZAPREMINA. 12 бодова Креирајте извјештај PROIZVODJAC који приказује регистарски број, произвођача, тип и боју аутомобила, груписаних по произвођачу. 13 бодова

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

213

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

4. A Креирајте u bazi podataka NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Prezime Текст Ime Текст Poštanski broj Број Država Текст Grad Текст Članovi porodice Број U srodstvu Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом PRIJATELJI. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према абецедном реду презимена. 5 бодова Креирајте упит који приказује имена особа које зиве у иностранству, име града и име државе. Подаци треба да буду сортирани према абецедном реду имена градова.Упит сачувајте под именом POZNANICI. 15 бодова B Копирајте (import) податке из табеле BOLESNI у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове POVREDE. 5 бодова Избришите три записа из табеле BOLESNI. 2 бода Креирајте индекс за атрибут BOLOVANJE. 3 бода Избришите из табеле све записе са болесницима из Будимпеште који не морају да се јаве на контролу. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати имена пацијената који су рођени пре 1. јануара 1982. године, а били су лечени на неурологији или офтамологији. Упит треба да садржи име пацијента, адресу и боловање. Записи треба да буду сортирани по абецедном реду имена. Сачувајте упит под именом PRIJE82. 12 бодова Креирајте форму за унос података. Боја позадине форме нека буде жута. 10 бодова Креирајте извјештај који приказује име пацијента, датум рођења и број дана на боловању, груписаних према години рођења. Сачувајте извјештај под именом GODINE. 13 бодова

214

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.3. ECDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

5. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Ureñaj Текст Tip Текст Proizvoñač Tekst Godina proizvodnje Број Cijena Број Uvoz Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом UREðAJI. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према цијени уређаја. Цијене треба да буду сортирани у растућем редоследу. 5 бодова Креирајте извјештај који приказује уређај, тип, произвођача и цијену, груписаних према типу уређаја. Подаци треба да буду сортирани према цијени уређаја у растућем редоследу. Извјештај сачувајте под именом TIP. 15 бодова B Копирајте (import) податке из табеле INVENTAR у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове BROJ_IZDAVANJA. 5 бодова Додајте три записа у табелу INVENTAR. 2 бода Сортирајте табелу по абецедном реду имена произвођача, као и по набавној цијени у растућем редоследу. 3 бода Избришите из табеле све записе са производима којима је рок враћања дужи од 7 дана. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати назив производа, тип и набавну цијену за све производе којима је дневна рента 1000. Записи треба да буду сортирани по абецедном реду назива производа. Сачувајте упит под именом HILJADA. 12 бодова Креирајте упит који приказује 10 производа који имају највећу набавну цену.Упит треба да садржи назив производа, име произвођача и набавну цијену. Упит сачувајте под именом 10NAJSKUPLJIH. 13 бодова Креирајте форму за унос података. Боја позадине форме нека буде плава. 10 бодова

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

215

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

6. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Partner Текст Firma Текст Adresa Текст Broj telefona Текст Broj zaposlenih Број Prvi kontakt Датум Značajni Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом PARTNER. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према датуму првог контакта. 5 бодова Креирајте извјештај који приказује имена значајних партнера, фирму, адресу, и број телефона. Извјештај сачувајте под именом ZNACAJNI. 15 бодова B Копирајте (import) податке из табеле KNJIGE у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове JEZIK, који садржи информацију на ком језику је књига написана. 5 бодова Додајте три записа у табелу KNJIGE. 2 бода Сортирајте табелу по датуму набавке, тако да књига која је најраније купљена буде прва на листи. 3 бода Избришите из табеле све записе који се односе на књиге које је написао Jokai Mor. 5 бодова Креирајте упит AUTORI_AM који ће приказивати ауторе којима име почиње словима од A до M, наслове књига које су написали и број примjерака.. Записи треба да буду сортирани по абецедном реду имена аутора. 10 бодова Креирајте упит VRIJEDNOST који приказује укупну и просjечну вриједност свих књига које се налазе на листи. 12 бодова Креирајте извјештај који приказује наслов књиге, број примjерака и набавну цијену. Подаци треба да буду груписани у двије групе; у првој групи све књиге које имају мању вриједност од 1000, а у другој оне које имају вредност већу од ове суме. 13 бодова

216

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.3. ECDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

7. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Mjesto takmičenja Текст Datum Датум Najbolji rezultat Број U prirodi Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом PARK. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према најбољим резултатима поређаним у растућем редоследу. 5 бодова Креирајте извјештај који приказује место одржавања такмичења, датум и постигнуте резултате сортиране по растућем редоследу. Извјештај сачувајте под именом EKIPA. 15 бодова B Копирајте (import) податке из табеле NAMIRNICE у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове DISKONT, који садржи информацију које се намирнице могу купити по мањим цијенама. 5 бодова Додајте три записа у табелу NAMIRNICE. 2 бода Креирајте индекс над атрибутом ‘категорија производа’. 3 бода Избришите из табеле све записе који се односе на намирнице којима име почиње једним од следећих слова: A, M, S. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати назив, категорију, рок трајања и енергетску вредност свих намирница које имају рок трајања дужи од 3 мјесеца и енергетску вредност мању од 900 кЈ. Упит сачувајте под именом 3MJESECA. 12 бодова Креирајте упит који брише све производе којима је рок трајања краћи од 1 месеца. Упит сачувајте под именом 1MJESEC. 13 бодова Креирајте форму за унос података. Боја позадине форме треба да буде плава. 10 бодова

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

217

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

8. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Broj polaska Број Polazna stanica Текст Dolazna stanica Текст Prvi polazak Датум Poslednji polazak Датум Expres Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом BUS. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према времену првог поласка. 5 бодова Креирајте упит који приказује полазну стеницу, долазну станицу и број поласка за све прве и еxпрес поласке пре 5 сати ујутро. Упит сачувајте под именом RANI_JUTARNJI. 15 бодова B Копирајте (import) податке из табеле MAGACIN у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове IZDAO, који садржи информацију који радник је издао робу. 5 бодова Додајте три записа у табелу MAGACIN. 2 бода Креирајте индекс над атрибутом ‘DATUM POSLEDNJE PROMENE’. 3 бода Избришите из табеле све записе који се односе на артикле којима је набавна цијена мања од 30 000. 5 бодова Креирајте упит који ће приказивати назив, произвођача, тип и набавну цијену за штампаце и гријалице. Најскупљи производ треба да буде први на листи. Упит сачувајте под именом STAMPACI_GREJALICE. 10 бодова Креирајте упит који приказује укупан број производа за сваког произвођача. 12 бодова Креирајте извјештај који приказује назив производа, произвођача и набавну цијену, груписане према томе да ли су увозни или не. Сачувајте извјештај под именом UVOZ. 13 бодова

218

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.3. ECDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

9. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Film Текст Rezija Текст Uloge Текст Dnevna renтa Број Kolor Логички Prevod Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом FILMOVI. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према абецедном реду имена филмова. 5 бодова Креирајте упит који приказује записе свих филмова у боји са преводом на српски. Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према абецедном реду имена филмова. 15 бодова B Копирајте (imporт) податке из табеле INVENTAR у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове MAKSIMALNO VRIJEME VRAĆANJA. 5 бодова Додајте три записа у табелу INVENTAR. 2 бода Сортирајте податке у табели према датуму набавке. 3 бода Избришите из табеле све записе апарата којима је дневна рента 1000$. 5 бодова Креирајте упит SILIN_XAM који ће приказати апарате које производе Silin или Xam&Sun. Упит треба да приказује назив апарата, произвођача и дневну ренту. Сортирајте податке према висини дневне ренте. 10 бодова Креирајте упит ROK_VRACANJA који ће приказати назив апарата, произвођача и рок враћања. Групишите податке у две групе – прва се односи на рок враћања дужи од 10 дана, а друга на рок враћања краћи од 5 дана. 12 бодова Креирајте форму за унос података. Боја позадине форме нека буде плава. 13 бодова

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

219

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-А

10. A Креирајте у бази података NOVA.MDB, табелу са сљедећим атрибутима: Ime člana Текст Grad Текст Adresa Текст Daтum uclanjenja Датум Godišnja clanarina Број Placeno Логички 20 бодова Табела треба да садржи и атрибут ID који је погодан за примарни кључ или јединствени индекс. Сачувајте табелу под именом CLANOVI. Унесите у табелу 3-5 произвољних записа. 10 бодова Креирајте индекс тако да записи буду сортирани према абецедном реду имена чланова. 5 бодова Креирајте извјештај који приказује записе чланова груписаних према градовима, а сортираних по абецедном реду имена чланова. Извјештај приказује име члана, адресу и град. Сачувајте извјештај под именом CLAN_GRAD. 15 бодова B Копирајте (imporт) податке из табеле KNJIGE у базу података NOVA.MDB. У табелу са копираним подацима, додајте нови атрибут који се зове BROJSTRANA. 5 бодова Додајте три записа у табелу KNJIGE. 2 бода Креирајте индекс над атрибутом ‘BROJ PRIMERAKA’. 3 бода Избришите из табеле све записе о књигама чији наслов почиње са A. 5 бодова Избришите уз помоћ упита све књиге набављене прије 1985. године. Сачувајте упит под именом BRISANJE. 12 бодова Креирајте упит који ће приказати 5 најновијих књига. Упит треба да приказује назив књиге, аутора и годину издања. Упит сачувајте под именом NOVIH_5. 13 бодова Креирајте форму за унос података. Боја позадине форме нека буде плава. 10 бодова

220

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

12.3. ECDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A

Захваљујемо Дарку Стевановићу и Зорици Ристић који су помогли у прикупљању материјала и изради ове скрипте. Посебно се захваљујемо господину Пурашевићу. Сав материјал за вјежбање на основу којег су направљени примјери и задаци у овој скрипти налази се на мрежним ресурсима Економске школе. Вашој пажњи препоручујемо Moodle секцију на адреси www.ekonomska.info.

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

221

САДРЖАЈ

САДРЖАЈ

1.

ОСНОВЕ ЕXCEL-А .......................................................................................... 3 1.1. Изглед програма ............................................................................................................ 3 1.1.1. Радни лист и радна свеска .................................................................................... 3 1.1.2. Уређење радног простора ..................................................................................... 4 1.1.3. Адреса ћелије и име радног листа........................................................................ 5 1.1.4. Уређење радне свеске............................................................................................ 6 1.1.5. Кретање у радној свесци ....................................................................................... 6 1.2. Форматирање ................................................................................................................. 8 1.2.1. Врсте података ....................................................................................................... 8 1.2.2. Унос података ........................................................................................................ 8 1.2.3. Уређење ћелија ...................................................................................................... 8 1.2.4. Копирање формата .............................................................................................. 10 1.2.5. Формирање правила за унос ............................................................................... 11 1.2.6. Уређење радних листова..................................................................................... 12 1.3. Основне операције над ћелијама и подручјима..................................................... 14 1.3.1. Ћелије и подручја ................................................................................................ 14 1.3.2. Бирање подручја .................................................................................................. 14 1.3.3. Бирање вишедијелних подручја ......................................................................... 15 1.3.4. Убацивање коментара ......................................................................................... 16 1.3.5. Брисање и копирање садржаја ћелије ................................................................ 16 1.3.6. Копирање подручја на друге листове ................................................................ 18 1.3.7. Основе дефинисања имена ћелија и подручја .................................................. 18 1.4. датотеке Excel-a и предлошци (TEMPLATES)....................................................... 21 1.4.1. Формати датотека у Excel-у................................................................................ 21 1.4.2. Предложак (template)........................................................................................... 21 1.4.3.Опције снимања радне свеске ............................................................................. 23

2.

ФОРМУЛЕ И ФУНКЦИЈЕ ........................................................................... 24 2.1. Израда и кориштење формула .................................................................................. 24 2.1.1. Изрази у Excel-у................................................................................................... 24 2.1.2. Приоритет оператора........................................................................................... 25 2.1.3. Уношење формула............................................................................................... 26 2.1.4. Ручица за попуну ................................................................................................. 26 2.1.5. Референцирање (позивање адресе ћелије) ........................................................ 28 2.1.6. Грешке у формулама ........................................................................................... 29 2.1.7. Уређивање формула ............................................................................................ 29 2.2. Напредне технике дефинисања имена..................................................................... 30 2.2.1. Имена на нивоу листа.......................................................................................... 30 2.2.2. Дефинисање имена константи............................................................................ 30 2.2.3. Дефинисање имена формула .............................................................................. 31 2.2.4. Примјена имена на постојеће референце .......................................................... 32 2.2.5. Коришћење линије за формуле умјесто дигитрона.......................................... 32 2.3. Функције ....................................................................................................................... 33 2.3.1. Уопштено о функцијама ..................................................................................... 33 2.3.2. Структура функције ............................................................................................ 34 2.3.3. Аргументи функције............................................................................................ 35 2.3.4. Унос функција...................................................................................................... 36

222

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

САДРЖАЈ 2.4. Категорије функција ...................................................................................................38 2.4.1. Математичке функције ........................................................................................38 2.4.2. Финансијске функције .........................................................................................38 2.4.3. Статистичке функције .........................................................................................39 2.4.4. Функције за рад са текстом .................................................................................39 2.4.5. Функције за рад са датумима и временом .........................................................40 2.4.6. Логичке функције.................................................................................................40 2.4.7. Тражење циља (Goal seek)...................................................................................41

3.

ШТАМПАЊЕ И ГРАФИКОНИ..................................................................43 3.1. Штампање радне свеске ............................................................................................43 3.1.1. Припрема за штампу............................................................................................43 3.1.2. Преглед прије штампе .........................................................................................44 3.1.3. Параметри штампања ..........................................................................................44 3.1.4. Штампање .............................................................................................................46 3.2. Графикони .....................................................................................................................48 3.2.1. Шта је графикон ...................................................................................................48 3.2.2. Чаробњак за прављење графикона .....................................................................49 3.2.3. Уређење графикона..............................................................................................51 3.2.4. Прављење предложака за графикон ...................................................................52 3.2.5. Типови графикона ................................................................................................53 3.3. напредни рад са дијаграмима ....................................................................................55 3.3.1. Подручје графикона .............................................................................................55 3.3.2. Подручје цртања...................................................................................................56 3.3.3. Подручје података................................................................................................57 3.3.4. Линија тренда .......................................................................................................57 3.4. Уметање графичких и осталих објеката у радни лист .........................................59 3.4.1. Clip Art...................................................................................................................59 3.4.2. Палета Drawing.....................................................................................................60 3.4.3. Уметање симбола .................................................................................................61 3.4.4. Уметање хиперлинкова........................................................................................61 3.4.5. Убацивање формула.............................................................................................61 3.4.6. Увоз података из других датотека ......................................................................62 3.4.7. Одређивање изгледа стартне радне свеске и стартног радног листа ..............63

4.

АНАЛИЗА ПОДАТАКА ..................................................................................64 4.1. Рад са листама ..............................................................................................................64 4.1.1. Принцип листе......................................................................................................64 4.1.2. Припрема листе ....................................................................................................65 4.1.3.Експлицитна листа ................................................................................................66 4.1.4. VLOOKUP.............................................................................................................67 4.1.5. Функције базе података .......................................................................................68 4.2. Филтрирање, сортирање и сажети приказ листе...................................................70 4.2.1.Филтрирање ...........................................................................................................70 4.2.2. Сортирање.............................................................................................................71 4.2.3. Сажети приказ структуре табеле ........................................................................73 4.2.4. Сумарне листе ......................................................................................................75 4.2.5. Консолидација табела ..........................................................................................76 4.3. Изведене табеле и графикони ....................................................................................78 4.3.1. Креирање изведене табеле...................................................................................78 4.3.2. Уређење изгледа изведене табеле и њен графички приказ..............................80 4.3.3. Консолидација ......................................................................................................81

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

223

САДРЖАЈ

5.

ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ЕXCEL-A.......................................................... 82 5.1. Задаци из Excel-а .......................................................................................................... 82 5.1.1. Почетак рада са програмом ................................................................................ 82 5.1.2. Практична примјена уноса података и радњи са блоковима .......................... 82 5.1.3. Примјена формула и функција; Графикони и штампање ................................ 86 5.2. Тестови из Excel-а ...................................................................................................... 107

6.

КРЕИРАЊЕ БАЗА ПОДАТАКА ................................................................ 120 6.1. Увод и пројектовање................................................................................................. 120 6.1.1 Увод у базе података .......................................................................................... 120 6.1.2. Пројектовање база података ............................................................................. 120 6.1.3.Елементи базе података ..................................................................................... 121 6.2. Типови веза ................................................................................................................. 124 6.2.1. Тип 1:N или N:1 ................................................................................................. 124 6.2.2. Тип N:N............................................................................................................... 125 6.2.3. Null вриједност................................................................................................... 126 6.3. Први кораци У РАДУ СА базом података ............................................................. 127 6.3.1. Отварање (и затварање) апликације за рад са базом података...................... 127 6.3.2. Отварање постојеће базе података................................................................... 127 6.3.3. Креирање нове базе података ........................................................................... 129 6.3.4. Памћење базе података на одређеној локацији на hard disс-у....................... 130 6.3.5. Објекти MS Access-а ......................................................................................... 131

7.

ТАБЕЛЕ........................................................................................................... 133 7.1. Табела, поље и запис ................................................................................................. 133 7.1.1. Основни појмови ............................................................................................... 133 7.1.2. Креирање табеле ................................................................................................ 133 7.1.3. Додавање поља у постојећу табелу.................................................................. 135 7.1.4. Типови података ................................................................................................ 135 7.1.5. Креирање примарног кључа ............................................................................. 135 7.1.6. Промјена атрибута поља (величина, тип, итд.)............................................... 136 7.1.7. Посљедице промјене величине поља у табели ............................................... 136 7.1.8. Генерисање једноставног правила за бројеве и текст .................................... 137 7.1.9. Сортирање записа .............................................................................................. 137 7.2. Повезивање табела (релације)................................................................................. 139 7.2.1. Креирање везе типа 1:N између табела –први начин ..................................... 139 7.2.2. Брисање и модификовање везе између табела................................................ 140 7.2.3. Креирање везе типа 1:N између табела –други начин ................................... 141 7.2.4. Подешавање падајуће листе у пољу страног кључа....................................... 143

8.

ОБРАСЦИ....................................................................................................... 144 8.1. Креирање формулара (образаца) уз помоћ Wizard-a.......................................... 144 8.1.1. Креирање стандардног обрасца........................................................................ 144 8.1.2. Креирање обрасца са подобрасцом.................................................................. 147 8.1.3. Брисање обрасца ................................................................................................ 148 8.2. Креирање образаца без Wizard-а ............................................................................ 149 8.2.1. Почетак креирања обрасца ............................................................................... 149 8.2.2. Properties ............................................................................................................. 150 8.2.3. Обликовање објеката......................................................................................... 151 8.2.4. Постављање натписа у заглавље ...................................................................... 151 8.2.5. Постављање дугмета на образац ...................................................................... 152

224

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

САДРЖАЈ

9.

УПИТИ .............................................................................................................155 9.1. Једноставни упити .....................................................................................................155 9.1.1. Креирање и памћење једноставног упита ........................................................155 9.1.2. Додавање критерујума (<,>,=, AND, OR) упиту .............................................156 9.1.3. Едитовање упита: додавање, уклањање, скривање и приказивање поља.....157 9.1.4. Креирање упита од двије табеле.......................................................................159 9.1.5. Рад са тоталима ..................................................................................................161 9.2. Креирање упита без употребе wizard-а ..................................................................162 9.2.1. Покретање погледа Design ................................................................................162 9.2.2. Параметарски упити ..........................................................................................163 9.2.3. Укрштени упити .................................................................................................164

10. ИЗВJЕШТАЈИ ................................................................................................167 10.1. Креирање изјештаја помоћу чаробњака ...............................................................167 10.1.1. Покретање чаробњака......................................................................................167 10.1.2. Накнадне преправке –Design View.................................................................169 10.1.3. Извјештај са подизвјештајем (subreport)........................................................170 10.2. Извјештаји без wizard-a ............................................................................................173 10.2.1. Покретање Wizard-a .........................................................................................173 10.2.2. Рад са контролама ............................................................................................173 10.2.3. Груписања .........................................................................................................175 10.3. Странице за приступ подацима...............................................................................179 10.4. Припрема за штампу .................................................................................................183 10.4.1. Print дијалог ......................................................................................................183 10.4.2. Преглед табеле, обрасца или извештаја прије штампе.................................183 10.4.3. Промјена оријентације извештаја и величине папира..................................184 10.4.4. Опције штампања .............................................................................................184

11. НАПРЕДНИ РАД СА БАЗАМА ПОДАТАКА ..........................................186 11.1. Интеграција ACCESS-а са осталим програмима ................................................186 11.1.1. Увоз података из Excel табеле ........................................................................186 11.1.2. Увоз података из друге Access базе................................................................188 11.1.3. Повезивање са табелом у другој бази ............................................................189 11.1.4. Извоз података табеле у Ms Word ..................................................................189 11.1.5. Извоз података у MS Excel..............................................................................189 11.2. Креирање апликација ...............................................................................................190 11.2.1. Организација главне табле ..............................................................................190 11.2.2. Креирање образаца...........................................................................................191 11.2.3. Креирање извјештаја........................................................................................192 11.2.4. Повезивање елемената главне табле ..............................................................193 11.3. Шаблони (Templates) .................................................................................................196 11.3.1. Избор шаблона .................................................................................................196 11.3.2. Креирање базе на основу шаблона .................................................................197 11.3.3. Накнадне преправке.........................................................................................199 11.3.4. Апликација Northwind .....................................................................................200

12. ЗАДАЦИ И ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A ........................................................202 12.1. ЗАДАЦИ ИЗ ACCESS-A............................................................................................202 12.2. ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A.........................................................................................208 12.3. ЕCDL ТЕСТОВИ ИЗ ACCESS-A.............................................................................211

ПОСЛОВНА ИНФОРМАТИКА 3

225