Procedimiento De Control Documental..

CONTROL DOCUMENTAL PROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Código PR001 Vigencia 07/11/19 Versión 1 Pág. 1

CONTROL DOCUMENTAL

Elaborado Por: Felipe Rojas

Revisado Por: Laura Fierro

Aprobado Por: Andrés Fierro

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Objetivo General.

Establecer los lineamientos del control documental del programa de Higiene y seguridad indutrial de la empresa Fierro's Burger, en el centro de trabajo La esperanza de La ciudad de Villavicencio- Meta . 1.1

objetivos especificos.



Determinar los parametros que se aplicaran en el control documental.



Establecer la codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos del programa de higiene y seguridad industrial de la empresa Fierro's Burger, en el centro de trabajo La esperanza de La ciudad de Villavicencio- Meta.

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Alcance El procedimiento aplica para todos los programas, procedimientos, actividades, instructivos,

manuales, políticas y formatos que han adoptado en programa de higiene y seguridad industrial de la empresa Fierro's Burger, en el centro de trabajo La esperanza de La ciudad de Villavicencio- Meta

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Vocabulario. 

Adecuación: suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.



Anexos: son agregados de un trabajo que podemos incluir al final del documento, colocándose antes de la bibliografía.



Control de cambios: es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de la versión que se establece desde la elaboración inicial del documento. Su control se realizará vía registro en el mismo documento y en el Listado Maestro de Documentos



Documento: información y su medio de soporte.



Documento obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.



Formato: documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciado se denomina registro.



Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las

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entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 

Guía: documento asociado a los procesos y procedimientos, que especifica en mayor detalle actividades o tareas, presentando alternativas de realización.



Instructivo: documento que orienta el diligenciamiento de un formato o herramienta informática, su desarrollo dependerá de la complejidad de los mismos, el tipo de toma de decisiones o incidencia en la operación de la Entidad. Es preciso aclarar que no todos los formatos o herramientas informáticas requieren instructivo.



Listado Maestro de Documentos: relación de documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, los cuales se encuentran asociados a los procesos definidos en el documento ASDS01.



Manual: corresponde a los documentos que agrupa el conjunto de disposiciones establecidas para la operación del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.



Mapa de procesos: Representación gráfica de la operación de la Entidad.



Política de Operación: elemento de Control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la Entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y los procedimientos.



Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades, controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas para cumplir con el proceso.

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Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un proveedor. A estas entradas se les asigna recursos y se le aplican controles, obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando un impacto en los mismos. Se clasifican en estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.



Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas, puede ser en medio físico o magnético.



Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.



Validación: confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista.



Verificación: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, para señalar que se han cumplido los requisitos especificados.

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Responsables.

4.1

Gerente

4.2

Coordinador HSE

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Actividades

5.1

Redacción.

Se debe digitar en estilo Times New Roman con Tamaño de letra 12,con un interlineado de 2.0 todos los documentos del PR-HSI Se debe documentar con sencillez, evitando omitir detalles que dificulte la comprensión del documento. La redacción del documento debe corresponder a la descripción de los pasos necesarios involucrados en un proceso. El uso de tablas o flujogramas es recomendable para facilitar la comprensión. Quien elabora un documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento. 
 5.2

Elaboración de documentos.

El formato de los documentos editados en la empresa en general debe contener: 

Portada:

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En la parte superior debe contener logotipo de la empresa, nombre del documento del documento, código, fecha de validez y versión. En la parte inferior de la portada debe contar con los espacios para las firmas de quien elaboro, revisó y aprobó el documento. En la parte inferior de la portada debe contar con los espacios para las firmas de quien elaboro, revisó y aprobó el documento. ELABORO Elaborado por:

REVISO Revisado por:

APROBO Aprobado por:

La fecha en el que el documento empieza a regir (día/mes/año), cambia cada vez que se modifica o se actualiza el documento.

ENCABEZADO

Todos los documentos

del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,

deben tener en el encabezado.

El código, la versión, con el cual se especifica

el nivel de modificación

empezando con el número 01.

Nº 1: Logo de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META

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PROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Nº 2: Nombre de la entidad: NOMBRE DEL DOCUMENTO Nº 3: Nombre del Documento: documento perteneciente Nº 4: Código del documento Nº 5: Vigencia del documento Nº 6: Versión del documento Nº 7: Pagina 2

1

CODIGO: 600.01.XXb VIGENCIA

Incluir logo de la VERSION

entidad

PAGINA

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4

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Codificación de documentos

Los documentos del programa de higiene y seguridad industrial se definen en forma alfanumérica. La codificación de los documentos se realizara así: Las primeras dos letras que indicant el tipo del documento, tres numeros que indican el consecutivo

IN

INSTRUCTIVO

FO

FORMATO

AN

ANEXOS

PR

PROCEDIMIENTOS

PO

POLITICA

PG

PROGRAMA

MA

MANUALES

1.1.

CONTENIDO DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos del programa de higiene y seguridad industrial como programas,

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procedimientos, instructivos, deben contener, al menos, el siguiente contenido:



Objetivo: En él se detalla de forma clara la finalidad que persigue el documento.



Alcance: Se define el ámbito de aplicación del documento, donde y en qué casos corresponde su uso.



Responsables: Se establecen cuáles son las funciones que tienen relación directa con la tarea descrita.



Definiciones o glosario: Se define el significado de los términos o abreviaciones que deban ser aclarados, este campo es opcional.



Desarrollo o contenido: Utilice este espacio para mencionar los prerrequisitos y condiciones generales necesarias para la ejecución del documento.



Flujograma: Se expresa gráficamente el procedimiento a través del flujograma. Este campo es opcional



Anexos y/o Documentos relacionados Utilice esta sección para relacionar cada uno de los anexos, formatos que se deben utilizar y/o los documentos requeridos como complemento del procedimiento.

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Control de cambios: Se aclaran las reformas relevantes, realizadas en los procedimientos cuando hay cambio de versión.

El contenido de los demás documentos puede variar, según criterio de la persona que lo elabora.

Elaborado Por: Felipe Rojas

Revisado Por: Laura Fierro

Aprobado Por: Juan Camilo Fierro

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