Programa Y Plan De Auditoria

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS 2019

COMERCIALIZADORA LOS TOTINES

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS 2019

OBJETIVO: Evaluar el grado de conformidad del Sistema Integrado de Gestión (SIG), a través de Auditorías Internas, de acuerdo a las normas, internas y externas, aplicables a cada uno de los subsistemas que lo integran, con el fin de promover la mejora continua de los procesos

ALCANCE: Inicia con la planeación, elaboración y trámite de la comunicación del Plan de Auditoría al responsable del proceso a auditar. Continúa con la reunión de apertura de Auditoría, la ejecución del Plan de Auditoría, la elaboración del Informe Preliminar de Auditoría Interna, el traslado de este último, la presentación del Informe Final, Seguimiento a los Planes de Mejoramiento y Cierre en el aplicativo que disponga la Entidad, de las acciones correctivas correspondientes. CRITERIOS: 1. procedimientos internos y demás documentos establecidos en el sistema de gestión de calidad. 2. Normatividad vigente a la empresa y a cada uno de sus procesos. Normograma 3. Requisitos del usuario, del servicio y del producto RIESGOS: 1. Cambio y ajustes a los procesos y procedimientos en la empresa 2. Baja participación en el desarrollo de la auditoria de auditores calificados en procedimientos relacionados con la producción de químicos de síntesis. 3. Dificultad para la selección de auditores 4. Falta de profesionales suficientes dentro de la dependencia de control interno de la empresa que posibiliten la auditoria RECURSOS: 1. HUMANOS: equipo de trabajo departamento de control interno, coordinador de calidad de la empresa 2. FINANCIERO: presupuesto asignado para las auditorias 3. TECNOLÓGICOS: equipos de cómputo, sistemas de información, redes y herramientas TIC en general CRONOGRAMA TIPO DE AUDITORIA COORDINADOR EQUIPO MES/AÑO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Dirección Tomillo Profesionales DCI Moreno

12

Procesos misionales

Dorian Mesa JR

Gestión documental

Dorian Mesa

Gestión contractual

Perla Rosalba

Gestión financiera

Estrella Moreno Brenda Junior

Buenas Prácticas de Manufactura Apoyo jurídico

Gitano El Hermoso

Colorines Felino Tomillo Uribe Negro Chávez Lupe Montoya Pancho Sánchez Coco Jaramillo Poffy Sánchez Rocky Sánchez Toby Correa Muñeca Botero Amaltea Benítez Bucefalos El Grande

PLAN AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO AUDITADO AUDITORIA Nª 2 PROCESOS MISIONALES FECHA 30 FEBRERO 2019 OBJETIVOS: 1. Valorar la situación actual de cada una de las áreas de la organización 2. Realizar una comparación de la situación actual de la organización con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001:2015 3. Identificar las No conformidades encontradas en cada una de las áreas de la organización 4. Proponer acciones correctivas para las no conformidades ALCANCE: Cubre la gestión, resultados y productos del proyecto desde las etapas de planificación, ejecución, control y reporte de información en el marco de los objetivos del proyecto, en el marco del plan de desarrollo estratégico de COMERCIALIZADORA LOS TOTINES y Según los criterios del Sistema Integrado de Gestión. CRITERIOS: Fichas, Presupuesto, Contratación, Reportes de Seguimiento, Metas, Indicadores , WEB SITE, Canales de Comunicación, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos, Sistema Integrado de Gestión, Procesos y Procedimientos

AREAS DE LA AUDITORIA

1. Dirección General 2. Administrativa 3. Ventas 4. Operativa

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA • NTC-ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos • NTC-ISO 14001:2015, Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos • NTC-ISO 19011 – 2012 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión • NTC-ISO 26000:2010, Directrices Responsabilidad Social • NTC-ISO 27001:2013, Tecnología de La Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Requisitos • Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. The Institute of Internal Auditors Florida 32701-4201 USA www.theiia.org • Consejos para la práctica IIA Global Instituto de Auditores IIA-Colombia wwwtheriia.org/chapter/Colombia • Código de Ética The Institute of Internal Auditors AUDITOR LIDER: EQUIPO AUDITOR: 1. DORIAN MESA JR TOMILLO MORENO 2. TOMILLO URIBE 3. NEGRO CHÁVEZ 4. PERLA BLANCA 5. LUPE MONTOYA 6. TOBBY CORREA HORA FECHA 22/02/19

INICIAL 8:00 am

FINAL 12:00 m

26/02/19

8:00 am

12:00 m

ACTIVIDAD

METODO

RESPONSABLE

LUGAR

Elaboración y trámite de la comunicación al responsable del proceso y/o dependencia en donde se va a realizar la auditoría, informando el Plan de Auditoría. Realizar reunión de apertura de Auditoría Interna.

Revisión y validación de la comunicación informativa

DORIAN MESA JR

LOS TOTINES

Una vez remitido el Plan de Auditoría por Memorando

TOMILLO MORENO

LOS TOTINES

radicado en el sistema de gestión documental institucional, el Jefe de la Dirección de Control Interno, establecerá la fecha y hora para efectuar la Reunión de Apertura donde se realizará lo siguiente: a) b) c) d) e)

f)

g)

h)

i)

j)

Presentar los Integrantes del equipo Auditor Comunicar Objetivos de la Auditoría. Comunicar el Alcance de la Auditoría. Presentar el Cronograma de Trabajo. Se establecerán los canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado Solicitud de los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor. Información acerca de las condiciones bajo las cuales la auditoria puede darse por terminada. Solicitar acceso a documentos y registros relevantes, si es el caso. Recibir inquietudes y/o comentarios del auditado, si es el caso. Establecer la reunión de cierre

1 MES

2:00 PM

El desarrollo de la reunión quedará registrado en el módulo Actas del Aplicativo que disponga la Entidad, y se dejará lista de asistencia. Los Auditores designados, ejecutarán la auditoría, con base en la normatividad vigente y el Plan de Auditoría previamente definido e informado a(los) responsable(s) de(los) proceso(s) a auditar, para lo cual estudiarán previamente el respectivo proceso, en procura que la auditoría se ejecute de manera eficiente, efectiva y eficaz Recolectar y verificar la información recibida, evaluando que ésta sea completa, correcta, veraz y consistente con lo requerido.

6:00 PM

Ejecutar el Plan de Autoría

10 DIAS

8:00 AM

6:00 PM

Verificar la información aplicar listas de chequeo.

y

Para verificar la información se pueden utilizar entre otras, alguna(s) de las herramientas y/o técnicas de auditoría, relacionadas a continuación: Entrevistas con servidores públicos, contratistas y otras personas Observación de actividades, el ambiente y/o de las condiciones y medios de trabajo circundante. Revisión de documentos y registros de información.

LOS TOTINES

Profesional (Auditor Líder y equipo auditor)

LOS TOTINES

Profesional (Auditor Líder y equipo auditor)

Muestreos auditoría

8 DIAS

8:00 AM

6:00 PM

Analizar las evidencias encontradas y Generar los hallazgos de Auditoría

2 DIAS

8:00 PM

6:00 PM

Elaborar el Informe Preliminar de Auditoría y someterlo a

de

Tan solo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría, la cual hace parte de los papeles de trabajo. Los Profesionales que conforman el Equipo Auditor deberán realizar las siguientes acciones: Revisar las evidencias y formular los hallazgos de la auditoría interna, frente a los objetivos y criterios establecidos en el Plan de Auditoría. Verificar los documentos de trabajo y anexos que soporten la validez de los hallazgos detectados. Identificar y presentar las conformidades, no conformidades y observaciones. Identificar y presentar las conformidades, no conformidades y observaciones, en el informe parcial correspondiente, a presentar a la Oficina de Control Interno, quien consolidará el informe preliminar

Una vez ejecutada la actividad precedente, el Auditor Líder con el equipo

LOS TOTINES

Profesional (Auditor Líder y equipo auditor)

Profesional (Auditor Líder y

LOS TOTINES

consideración del Jefe de la Oficina de Control Interno.

auditor, redactará el Informe Preliminar de Auditoria, para darle traslado a los auditados.

equipo auditor del proceso auditado) Jefe de la Dirección de Control Interno

28/03/2019

8:00 AM

12:00 M

Presentar el Informe Final.

29/03/19

8:00 AM

12:00 M

Registrar No Conformidades en el aplicativo creado para ello

Socialización informe final de la auditoria con sus respectivos hallazgos

Una vez presentado el informe final, el auditor líder de la Dirección de Control Interno registrará en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión o el que se encuentre vigente en la Entidad, las No Conformidades derivadas de la auditoría.

Director de control interno de la comercializa dora los Totines Auditor Líder

Gerencia Empresa

IDRECCIÓN CONTROL INTERNO COMERCIALIZA DORA LOS TOTINES

Los aprendizajes son que el tema me apasiona, pero el trabajo es bastante dispendioso para el poco tiempo que se tiene. Lo substancial es que el racionalizar el paso a paso en la programación de anual de auditorías de calidad y diferenciar claramente con el planear una auditoria, es fundamental teniendo en cuenta cada uno de los elementos claramente diferenciadores de cada uno de ellos.