Proyecto De Residencia Profesional

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA Instituto Tecnológico de Comitán

PROYECTO DE RESIDENCIA PROFESIONAL CARRERA: INGENIERÍA INDUSTRIAL ESPECIALIDAD: LOGÍSTICA Y MANUFACTURA NOMBRE DEL PROYECTO: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO DE FERTILIZANTES DE LA EMPRESA CAFÉS DE ALTURA DE COMALAPA S. A. DE C. V. NOMBRE DEL ALUMNO: YOSHIMAR ESPINOSA SOLIS NUM. DE CONTROL: A11700081 ASESOR: ING. GENOVEVA ROVELO LÓPEZ FECHA DE INICIO: 17 DE AGOSTO DE 2015 FECHA DE TERMINO: 4 DE DICIEMBRE DE 2015 COMITÁN DE DOMÍNGUEZ, CHIAPAS, 16 DE NOVIEMBRE DE 2015 Av. Instituto Tecnológico Km. 3.5. Colonia Yocnajab, El Rosario. C.P. 30000 Comitán, Chiapas. Tels 963 63 2 62 70, 963 63 2 25 17, e- mail: [email protected] www.itcomitan.edu.mx

ÍNDICE GENERAL

Contenido Av. Instituto Tecnológico Km. 3.5. Colonia Yocnajab, El Rosario. C.P. 30000 ........................................................................................... 1 CAPITULO I ................................................................................................................ 3 GENERALIDADES DE LA EMPRESA ........................................................................ 3 1.1 DATOS DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN. .................................................... 4 1.2 DIRECCIÓN Y MAPA DE LOCALIZACIÓN. ...................................................... 4 1.2.1 MACROLOCALIZACIÓN. ........................................................................... 4 1.2.2 MICROLOCALIZACIÓN. ............................................................................ 5 1.3 GIRO Y TIPO DE CAPITAL. .............................................................................. 6 1.4 OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA. ........................................................ 6 1.5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS QUE DESARROLLA. ........................... 6 1.6 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. ................................................................. 6 1.7 NOMBRE Y CARGO DEL ASESOR EXTERNO. .............................................. 7 1.8 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA. ........................................................................ 7 1.9 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO. .................................................................. 7 1.10 OBJETIVOS DEL PROYECTO. ....................................................................... 8 1.10.1 GENERAL. ................................................................................................ 8 1.10.2 ESPECÍFICOS. ......................................................................................... 8 CAPITULO II ............................................................................................................... 9 FUNDAMENTOS TEÓRICOS ..................................................................................... 9 2.1 GESTIÓN DE ALMACÉN. ............................................................................... 10 i

2.2 ALMACÉN. ...................................................................................................... 10 2.2.1 FUNCIONES DEL ALMACÉN. .................................................................. 10 2.2.2 PROCESOS DE UN ALMACÉN. .............................................................. 10 2.2.3 ZONAS DE UN ALMACÉN. ...................................................................... 10 2.3 INVENTARIO. .................................................................................................. 11 2.3.1 GESTIÓN DE INVENTARIO. .................................................................... 11 2.3.2 OBJETIVOS EN LOS INVENTARIOS. ...................................................... 12 2.3.3 TIPOS DE INVENTARIOS: ....................................................................... 12 2.3.4 SISTEMA DE INVENTARIOS. .................................................................. 13 2.3.5 ROTACIÓN DE INVENTARIOS. ............................................................... 13 2.3.6 MODELO DE INVENTARIO. ..................................................................... 13 2.3.7 ANÁLISIS ABC. ......................................................................................... 14 2.3.8 PRONÓSTICO DE LA DEMANDA. ........................................................... 14 2.4 DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................................. 14 2.5 CADENA DE SUMINISTROS. ......................................................................... 15 2.6 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO. ...................................................................... 15 CAPITULO III ............................................................................................................ 16 PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ...................................... 16 3.1 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA). ................................................. 17 3.2 REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL, CON RESPECTO AL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO QUE SE LLEVA ACTUALMENTE. ................................................................................................... 19 3.2.1 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO. ............................................ 20 3.3 IDENTIFICAR A TRAVÉS DE UN RECORRIDO EN EL ALMACÉN, TENER UNA PLÁTICA CON EL ENCARGADO DE ALMACÉN, DETERMINAR LOS

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FACTORES QUE AFECTAN LA GESTIÓN EFICIENTE DEL INVENTARIO, ASÍ COMO TAMBIÉN CONOCER EL PROCESO DE COMPRAS. ............................. 20 3.3.1 ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS COMPRA, RECEPCIÓN Y DESPACHO DE PRODUCTOS. ........................................................................ 20 3.3.2 ANÁLISIS DE LOS PRODUCTOS. ........................................................... 22 3.3.3 ROTACIÓN. .............................................................................................. 24 3.3.4 PROCESO DE COMPRA Y RECEPCIÓN. ............................................... 25 3.3.5 SEGURIDAD INDUSTRIAL. ...................................................................... 26 3.4 REALIZAR LA EXTRACCIÓN DE DATOS DE VENTAS A TRAVÉS DE FACTURAS, PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE PARETO. ............................... 27 3.5 DETERMINAR LOS PRODUCTOS ABC. ........................................................ 27 3.6 IMPLEMENTAR UNA BASE DE DIGITAL EN EXCEL QUE GENERE DE MANERA AUTOMÁTICA LA GESTIÓN DEL INVENTARIO UTILIZANDO EL MÉTODO DE WILSON PARA DETERMINAR EOQ DEL INVENTARIO. .............. 27 3.6 DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INDICADORES QUE PERMITAN MEDIR LA GESTIÓN EFICIENTE DE ALMACÉN. ............................ 31 3.7 IMPLEMENTAR UN MODELO DE PLANIFICACIÓN, UBICACIÓN Y CONTROL DE PRODUCTOS DENTRO DEL ALMACÉN, PARA MEJORAR LAS SALIDAS DE LOS MISMOS. AJUSTADO A LAS NECESIDADES Y CARACTERÍSTICAS DEL TIPO DE PRODUCTOS Y DEMANDA DE LOS CLIENTES. ............................................................................................................ 34 3.8 DISEÑAR Y PROPONER POLÍTICAS, PROCESOS Y NORMAS ORIENTADAS A MEJORAR LA GESTIÓN DEL INVENTARIO. ........................... 37 3.8.1. Políticas. ................................................................................................... 37 3.8.2. PROCESOS. ............................................................................................ 38 3.8.3. NORMAS. ................................................................................................ 41 3.9 PROPONER UNA DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACÉN. .............................. 42

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CAPITULO IV ............................................................................................................ 43 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 43 4.1 CONCLUSIONES. ........................................................................................... 44 4.2 RECOMENDACIONES. ................................................................................... 45 ANEXOS ................................................................................................................... 47

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INTRODUCCION Es un hecho que todas las organizaciones buscan mejorar continuamente sus procesos y calidad de servicio, usando políticas, normas y metodologías adecuadas, para satisfacer las necesidades. Este es el caso del almacén que se encuentra en la empresa Cafés de Altura de Comalapa de S.A de C.V, ubicado en Frontera Comalapa, Chiapas. Es un espacio físico que se encarga de almacenar y resguardar los productos de fertilizantes necesarios para preservar y mantener las aerificaciones, equipos y áreas comunes de la empresa. Es de suma importancia disponer de una correcta gestión de inventario, así como tener un buen control y orden dentro del almacén, ya que éste posee una gran cantidad de artículos. El trabajo estará orientado a estudiar la situación actual del almacén. Esto incluye el análisis de los procesos de solicitud, compra, recepción, almacenamiento y despacho, para luego identificar los factores que afectan la gestión eficiente del almacén. Este trabajo de investigación se divide en cuatro capítulos, los cuales se explicarán brevemente a continuación. Capítulo I: Generalidades de la empresa: contiene un breve resumen de la empresa Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. Capitulo II: Fundamentos teóricos: contiene los conceptos teóricos que sustentan este estudio, los tipos de inventarios consultados y las diversas maneras de manejar un almacén. Capitulo III: Situación actual: se basa en la descripción del área de acopio de los productos que controla la empresa Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. y la forma en que se realiza la gestión de inventario actualmente. Capítulo VI: Análisis de Datos y Procedimientos: menciona el análisis de los resultados obtenidos del diagnóstico realizado en el almacén y de los procedimientos observados en el control de inventario.

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Capitulo IV: Propuestas y Conclusiones: contiene las propuestas y conclusión para mejorarla gestión del inventario. Al final de este trabajo se presentan las recomendaciones, la bibliografía consultada y los anexos correspondientes.

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CAPITULO I GENERALIDADES DE LA EMPRESA

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1.1 DATOS DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN. Cafés de altura de Comalapa S.A. de C.V.

1.2 DIRECCIÓN Y MAPA DE LOCALIZACIÓN. 1.2.1 MACROLOCALIZACIÓN. La empresa Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. se encuentra en México, al sur del estado de Chiapas en el municipio de Frontera Comalapa, limita al norte con el Municipio de La Trinitaria, al oeste con el Municipio de Chicomuselo, al sur con los Municipios de Amatenango de la Frontera y Bella Vista, al este limita con Guatemala, en particular con el Departamento de Huehuetenango.

Figura 1. ((Mapa1, Macrolocalización de la empresa))

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1.2.2 MICROLOCALIZACIÓN. Cafés de Altura de Comalapa S.A. de C.V. se dedica a la compra y venta de fertilizante y compra y venta de café; ubicando sus instalaciones de almacén en el Municipio de Frontera Comalapa, empresa legalmente activa, registrada con el R.F.C. CAC130710TS6, con domicilio en carretera Comalapa – Motozintla sin número, Barrio la Sahop, C.P. 30140. Frontera Comalapa, Chiapas, México.

Figura 2. ((Mapa 2, Microlocalización de la empresa))

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1.3 GIRO Y TIPO DE CAPITAL. La empresa Cafés de Alturas de Comalapa S.A. de C.V. Es una empresa dedicada a la compra y venta de café y fertilizante, su capital es de tipo social. 1.4 OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA. Ofrecer a los clientes las más completas línea de productos para satisfacer todas las necesidades de fertilización, así como ofrecer el mejor precio de compras de café pergamino o de oro para satisfacer al productor. 1.5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS QUE DESARROLLA. 

Comprar productos de fertilizantes.



Almacenamientos de productos.



Comercialización de producto.



Comercialización de café en oro o de pergamino.

1.6 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. Gerente general

Residente Secretaria

Encargado de almacén Figura 3. (Organigrama de Cafés de Altura Comalapa S.A. de C.V.)

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1.7 NOMBRE Y CARGO DEL ASESOR EXTERNO. Técnico Agricultor Librado Eusebio Roblero Gomes, gerente general. 1.8 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA. La empresa Cafés de Alturas de Comalapa S.A. de C.V. actualmente no cuenta con una política de inventarios, así como de una buena organización en sus procesos administrativos de compra y venta de fertilizantes, ocasionando con ello el surgimiento de problemas como perdidas de dinero en ventas ya que no cuenta con controles y documento fiscal como facturas que determine montos de venta, lo que hace una necesidad para la empresa de diseñar un sistema de inventario que permita tener un control de los productos que se manejan, en especial de fertilizantes, conocer con precisión la existencia de la variedad de los mismos y la cantidad con que se disponen en un tiempo determinado. 1.9 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO. La importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades, que reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas. El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en el micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. El objetivo de este proyecto, además de gestionar inventarios y capacitar de manera técnica una base digital para gestionar el mismo, en la materia de controles de inventarios y almacenaje, busca profundizar en la concienciación de los entes y factores que intervienen en la administración y manejo de materiales en la empresa, de manera que entiendan su importancia, a fin de ser más competitivos dentro del mercado, tanto nacional como internacionalmente.

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En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. 1.10 OBJETIVOS DEL PROYECTO. 1.10.1 GENERAL. Diseñar e implementar un sistema para la gestión de inventario de fertilizantes de la empresa Cafés de Altura de Comalapa S. A. de C. V. 1.10.2 ESPECÍFICOS. 1. Realizar un diagnóstico de la situación actual, con respecto al sistema de control de inventario que se lleva actualmente. 2. Identificar a través de un recorrido en el almacén, tener una plática con el encargado de almacén, determinar los factores que afectan la gestión eficiente del inventario, así como también conocer el proceso de compras. 3. Realizar la extracción de datos de ventas a través de facturas, para realizar un análisis de Pareto y determinar los productos A, B, C. 4. Implementar una base digital en Excel que genere de manera automática la gestión del inventario utilizando el método de Wilson para determinar el EOQ del inventario. 5. Diseñar e implementar un sistema de indicadores que permitan medir la gestión eficiente de almacén. 6. Implementar un modelo de planificación, ubicación y control de productos dentro del almacén, para mejorar la salida de los mismos ajustado a las necesidades y características del tipo de producto y demanda de los clientes. 7. Diseñar y proponer políticas, procesos y normas orientadas a mejorar la gestión de inventario. 8. Proponer una distribución para el almacén.

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CAPITULO II FUNDAMENTOS TEÓRICOS

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2.1 GESTIÓN DE ALMACÉN. Son las políticas o criterios que se manejan dentro de un almacén para recibir, manipular, custodiar, almacenar y despachar todos los productos, materiales e insumos. Cada almacén debe tener políticas propias, ya que su gestión depende de variables muy puntuales como lo son' la ubicación del almacén, los costos de almacenamiento, el espacio (capacidad) con que se cuenta. Entre otros factores. 2.2 ALMACÉN. El almacén es el espacio físico que se utiliza para resguardar los productos, materiales e insumos durante un cierto tiempo, Está diseñado para la recepción, almacenamiento, acondicionamiento y despacho. 2.2.1 FUNCIONES DEL ALMACÉN. Resguardar, proteger y custodiar los productos de incendios, robos y condiciones climáticas que puedan Incurrirán el deterioro de los mismos. 2.2.2 PROCESOS DE UN ALMACÉN. Recepción: consiste en el ambo del medio de transporte con los productos. Depósito: compréndela custodia y protección de los productos, materiales e insumos en condiciones adecuadas. Preparación: son todos aquellos pasos realizados dentro del almacén, desde que se solicita el producto, material o insumo hasta que se despacha. Despacho: salida de los productos, materiales e insumos del almacén. 2.2.3 ZONAS DE UN ALMACÉN. Para una buena gestión de almacenamiento, el lugar destinado al resguardo de productos. Materiales e insumos debe contar con espacios adecuados y 10

acondicionados para cada función que se realiza en el almacén. Entre las áreas más importantes se pueden mencionar: Muelles y zonas de maniobra: Área destinada al arribo de los vehículos que transportan los productos, materiales insumos para ser almacenados. La zona debe estar señalizada y pr6xima al almacén. Zona de Recepción y Control: área donde los productos, materiales e insumos son verificados. Posteriormente se almacenan. Zona de Stock y Reserva: espacio donde los productos, materiales e insumos estarán durante un periodo de tiempo hasta su despacho final Zona de Preparación: área donde se reúnen los productos, materiales e insumos próximos a ser despachados. Zona de Oficinas v Servicios: áreas donde se realizan todas aquellas operaciones administrativas referentes al manejo del almacén. Zonas Especializadas: áreas que dependiendo de los productos que maneje el almacén, requieran de un espacio adecuado como por ejemplo: zona de almacenamiento en piso, de mantenimiento, de verificación, entre otros. 2.3 INVENTARIO. Es un conjunto de bienes tangibles tanto muebles como inmuebles, que se poseen en un momento dado para luego ser consumidos, transformados o comercializados. 2.3.1 GESTIÓN DE INVENTARIO. Está referido a todo aquel proceso relativo al control, planeaci6n y manejo de productos, materiales e insumos, en el que se emplean metodologías y estrategias, con el fin de hacer más rentable y productivo la tenencia de dichos bienes.

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2.3.2 OBJETIVOS EN LOS INVENTARIOS. EI objetivo fundamental es mantener un balance entre el capital Invertido y la seguridad de poseer materiales e insumos, para evitar detener las operaciones de producción o de productos terminados para cumplir con la demanda de nuestros clientes, y así poder determinar cuándo debo comprar y qué cantidad de productos, materiales y/o insumos. Entre los objetivos se pueden mencionar: Tener el mínimo de inversión en existencias de productos, insumes, materiales en proceso y productos terminados, Mantener el nivel de existencias de materiales de insumo y productos en proceso, de tal forma que las operaciones de producción no sufran demoras, Descubrir a tiempo los materiales o productos sin movimiento, obsoletos y/o deteriorados, Establecer una buena custodia en los almacenes para evitar fugas, despilfarros o maltratos por descuido y Hacer seguimiento continuo a la demanda del mercado. 2.3.3 TIPOS DE INVENTARIOS: Los inventarios se pueden clasificar según su estado físico. Entre los más importantes se encuentran: Inventario de materia prima: consiste en poseer todos aquellos materiales e insumos necesarios para fabricar un nuevo producto. Inventario para el Soporte de las Operaciones: contiene aquellos productos, materiales e insumos que están ligados con las operaciones productivas y de transformación de materias primas a productos terminados. Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos productos, materiales e insumes que han terminado en su totalidad su parte de transformación y que ahora están disponibles para su uso. Inventario de Mercancías: consiste en comprar un bien (producto, equipo, material o insumo) para luego ser vendido sin alterar sus condiciones.

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2.3.4 SISTEMA DE INVENTARIOS. Es un conjunto de elementos organizados y relacionados, que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Un buen manejo y control de inventario necesita contar con la información idónea como: existencia de productos en el almacén, rotación de cada uno, cantidad y fecha de recepción de nuevos productos, materiales e insumos, tamaño de lote e inventario de seguridad, entre otros factores. Entre los sistemas existentes se pueden mencionar: Sistema de máximos y mínimos en inventario, Sistema de regulación de stock de seguridad, Sistema de control de inventarios de alto, medio y bajo valor, Sistema de punto de re-orden y Sistema de control de entrada y salidas de almacenes. 2.3.5 ROTACIÓN DE INVENTARIOS. Es un índice que muestra la eficiencia que tiene una empresa para manejar el inventario que posee. Una rotación baja quiere decir que la empresa posee inventarios muy grandes; lo que puede generar un uso ineficiente de los activos, además de un costo elevado de almacenamiento de los mismos. Si la rotación es alta, los productos, materiales e insumos entran y salen del almacén con rapidez, lo cual genera dinamismo y un bajo costo por motivo de almacenamiento 2.3.6 MODELO DE INVENTARIO. El problema de un inventario radica en realizar y recibir pedidos de determinados volúmenes de productos, materiales e insumos repetidas veces y en periodos que pueden variar. Es por ello que se deben conocer los factores que influyen para el buen funcionamiento del inventario como: costos, lote de pedido, rotación, características, capacidad del almacén y estantes disponibles entre otras premisas. Entre los modelos de inventarios más conocidos están: 1. Modelos determinísticos: Wilson, Reabastecimiento, Producción, Escasez, Descuento por Volúmenes y ABC. 13

2. Modelos Probabilísticos: De Revisión Continua y EOO Probabilidad. 2.3.7 ANÁLISIS ABC. Cualquier empresa maneja una gran cantidad de artículos diferentes y no sería viable, ni razonable, aplicar los mismos criterios a todos ellos. En cualquier almacén se puede demostrar que una cantidad muy pequeña de artículos supone el grueso del movimiento y por tanto del coste. Para ello se puede utilizar la denominada clasificación ABC (o análisis de Pareto) Mediante esta técnica se pretende clasificar los artículos en tres grandes grupos según su importancia, respecto a una variable escogida. El método para realizar el análisis de Pareto se fundamenta en un gráfico (llamado gráfico ABC) donde se ordenan los artículos en orden decreciente (de número de movimientos o del valor que se pretende analizar). De forma ordenada y para cada artículo se representa el resultado de sumar todos los valores relativos a los productos anteriores. 2.3.8 PRONÓSTICO DE LA DEMANDA. Es la predicción del comportamiento de la entrada y salida de los productos en un período determinado. Es muy importante ser lo más preciso posible al pronosticar la demanda, ya que nos permite calcular de una manera más eficiente la cantidad que se necesita para ese periodo. 2.4 DIAGRAMA DE FLUJO. Es una representación gráfica donde se reflejan todas las acciones y pasos a seguir para llevar a cabo un proceso. Estos son expresados con símbolos, con la finalidad de facilitar la comprensión del proceso descrito.

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2.5 CADENA DE SUMINISTROS. Cadena de suministros consiste de todas las etapas involucradas, directamente o Indirectamente, en la satisfacción de un requerimiento de un cliente. La cadena de suministros no solo incluye al fabricante y los proveedores, sino también a los transportistas, almacenes, distribuidores, detallista, y a los clientes mismos. El objetivo de toda cadena de suministros es maximizar el valor total generado. Etapas:

Figura 4. Etapas de la cadena de suministro

2.6 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO. Es una representación gráfica que permite identificar y facilitar el análisis de problemas en un proceso Consiste en mostrar la causa raíz del problema y las fuentes (sub causas) que contribuyen a su generación. También es conocido como "Diagrama de Ishikawa' o 'Espina de Pescado'.

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CAPITULO III PROCEDIMIENTOS Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

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En este capítulo se presentan los procedimientos y descripciones de actividades para mejorar la situación actual dentro del almacén de Cafés de Altura de Comalapa, atacando los principales problemas observados tanto en la parte de gestión de inventario. 3.1 DIAGRAMA CAUSA - EFECTO (ISHIKAWA). La realización de este diagrama facilita encontrar los grandes problemas de fondo que posee el almacén de la empresa, para así enfocar el mayor esfuerzo en resolver los problemas de raíz y obtener mayores y mejores soluciones. El diagrama causa - efecto correspondiente a la problemática del almacén en estudio se puede observar en la figura 5.

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PROVEEDORES

SISTEMA DE INVENTARIO NO HAY BASE DE DATOS

ENTREGA DE PRODUCTO EN

LOS PRODUCTOS

DESTIEMPO

DESCONOCIMIENTO DE

UN SOLO PROVEEDOR

LOS PRODUCTOS DE MAYOR ROTACIÓN DESCONOCIMIENTO LOS

EN OCASIONES NO TIENE

PROVEEDORES

LOS PRODUCTOS SOLICITADOS

INEXISTENCIA DE LOS FORMATOS PARA LA SALIDA DE LOS PRODUCTOS

MALA GESTIÓN DE INVENTARIO EN EL ALMACÉN DE CAFÉS DE ALTURA DE COMALAPA S.A. DE C.V. NO HAY ZONA DE

SE ALMACENA SIN

DESCARGA

NINGÚN ORDEN

NECESIDAD DE CONTAR CON PALLETS NO HAY ZONA DE

NO SE LLEVA UN

PREPARACIÓN

SUCIEDAD Y PRESENCIA

CONTROL ADECUADO

DE MOSQUITOS Y

DE LO QUE ENTRA Y

ROEDORES

SALE DEL ALMACÉN NO HAY ZONA DE

MALA UTILIZACIÓN DE

RECEPCIÓN

ESPACIOS (PRESENCIA

EL PROCESO DE ALMACENAJE NO TIENE

DE MÁQUINAS Y OTROS PRODUCTOS)

UNA METODOLOGÍA

SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

ALMACÉN

Figura 5. Diagrama causa - efecto

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En este diagrama se pueden observar las causas principales y las causas secundarias que dan origen al problema. Esto es de gran ayuda porque permite identificar los factores que afectan directamente al buen manejo de inventario y almacenamiento de productos. En función a los problemas señalados en el diagrama, este trabajo se enfocará a aportar las soluciones pertinentes, y así poder mejorar la gestión de inventario. Entre las causas secundarias que consideramos de mayor impacto o importancia podemos mencionar: la inexistencia de una base de datos para los productos que se manejan; la falta de control en la entrada y salida del almacén, lo que impide tener conocimiento de la rotación; la poca cantidad de proveedores con que se cuenta; la falta de normas y metodologías para almacenar los productos que llegan al almacén y la mala utilización del espacio disponible. Estos factores son los que consideramos de mayor relevancia e inferimos que mejorando en ellos, se regenerarla la situación en la cual se encuentra el almacén. En base a esta información se enfocará este capítulo, que es referido al estudio de la situación en la que se encuentra el almacén, además de observar y analizar todos los procesos que se llevara cabo en el mismo. A continuación se presenta el análisis correspondiente a los problemas observados en el almacén, que impiden que exista una buena gestión en cuanto al manejo de inventario. 3.2 REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL, CON RESPECTO AL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO QUE SE LLEVA ACTUALMENTE. Inicialmente, se hizo un recorrido por las instalaciones del almacén, en compañía del Gerente general de la empresa Cafés de Altura de Comalapa, para observar las áreas que poseen el lugar y productos que allí se almacenan, condiciones en que se encuentra la infraestructura. Cabe destacar que el almacén pose 168 m2 y una altura de 3 metros. Dentro de las funciones del encargado del almacén, está el de solicitar ante el gerente general, los

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distintos productos que necesita la empresa, con la finalidad de tener existencias en el área del almacén, además de recibir, almacenar y despachar. 3.2.1 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO. Una vez realizado el recorrido por las instalaciones, se pudo conocer que el almacén y la empresa carecen de un sistema de inventario que les permita conocer la disponibilidad de productos existentes, la rotación de los mismos, características, sus proveedores y ubicación dentro del almacén. Esta información es de vital importancia, ya que de esa manera se puede determinar el tiempo adecuado para realizar una orden de compra y por la cantidad apropiada. Sin dichos conocimientos, se podrían generar costos elevados y gastos innecesarios, tanto en compras como en almacenamiento. Los productos que maneja el almacén no se lleva un control de entrada y salida computarizado, solamente cuentan con un cuaderno donde anotan las salidas de los productos y carecen de un formato. 3.3 IDENTIFICAR A TRAVÉS DE UN RECORRIDO EN EL ALMACÉN, TENER UNA PLÁTICA CON EL ENCARGADO DE ALMACÉN, DETERMINAR LOS FACTORES QUE AFECTAN LA GESTIÓN EFICIENTE DEL INVENTARIO, ASÍ COMO TAMBIÉN CONOCER EL PROCESO DE COMPRAS. 3.3.1

ANÁLISIS

DE

LOS

PROCEDIMIENTOS

COMPRA,

RECEPCIÓN

Y

DESPACHO DE PRODUCTOS. 3.3.1.1 PROCEDIMIENTO DE COMPRA. El proceso de compra de los productos que se lleva a cabo en el almacén Cafés de Altura de Comalapa está basado en dos premisas. La primera es la inexistencia de los productos y la otra es cuando el gerente de acuerdo a su experiencia hace el proceso de acuerdo al tipo de cambio, el gerente verifica la información y posteriormente contacta a su proveedor.

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El Diagrama de Flujo correspondiente al proceso de compra se puede ver en el Tomo de Anexos. (Anexo N° 1) 3.3.1.2 PROCEDIMIENTOS DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO. El proceso de recepción de productos se realiza de manera no programada debido a que los proveedores llegan sin previo aviso, es decir, la empresa no coordina la fecha ni la hora de llegada. Esta información es de gran importancia, ya que permite al personal del almacén, la preparación y el acondicionamiento de la zona de recepción. Es de vital importancia, revisar la información contenida en la factura de compra y constatar que corresponda con los productos en físico, para no aceptar defectuosos, no deseados o que no cumplan con las características descritas en la solicitud de compra. En caso de que esto ocurra, se realiza una notificación describiendo los problemas presentados al gerente general. En cuanto al proceso de almacenamiento, se observó que el almacén no posee ni sigue normas para el manejo de materiales, por lo que dicho proceso se realiza de manera improvisada. Los espacios con que cuenta el almacén no son utilizados correctamente, debidos a que existen otros productos y máquinas de secadora de café. Esto impide aprovechar el espacio para una mejor distribución. El

Diagrama

de

Flujo

correspondiente

al

proceso

de

recepción

y

almacenamiento se puede ver en el Tomo de Anexos. (Anexo N° 2) 3.3.1.3 PROCEDIMIENTO DE DESPACHO. El proceso de despacho se realiza de dos formas distintas. Los procedimientos se diferencian según el personal que lo solicita. Para el personal del almacén no se sigue un control que permita verificar la salida de productos. Únicamente para la salida de los productos anotan las cantidades de productos que salen y no se dispone de un formato estructurado, donde se describe la cantidad requerida de cada uno, fecha de

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compra, lugar y nombre del cliente. Todos estos datos permiten conocer la frecuencia en la cual son extraídos del almacén. En caso de que no se entregue el comprobante de compra al encargado del almacén por parte del personal de almacenistas, no se autoriza la salida de los productos. Las otras categorías no cuentan con el formato antes descrito, por lo que se dificulta controlar la salida, impidiendo así el conocimiento de la rotación y destino de todos los productos. El procedimiento utilizado por el personal de almacenistas, consiste en pedir de manera verbal al encargado del almacén los productos requeridos que el cliente solicita. Luego que el encargado busca si existe existencia del producto, hace una nota de compra, hace la entrega, sin dejar constancia documentada de que hubo una salida, incurriendo claramente en una mala gestión y control del inventario, debido a que desconoce el número de productos sustraídas y por ende las que quedan en el almacén. El proceso de búsqueda dentro del almacén ocurre de manera no estructurada, ya que no se cuenta con una ubicación fija para cada producto, material e insumo. En el recorrido realizado por las instalaciones, se pudo observar que los productos se clasifica de acuerdo al encargado del almacén diga donde se esquiva. El Diagrama de flujo correspondiente al proceso de despacho se puede ver en el Tomo de Anexos. (Anexo N° 3) 3.3.2 ANÁLISIS DE LOS PRODUCTOS. El almacén de Cafés de Altura de Comalapa maneja una cantidad de productos, los cuales facilitan la disponibilidad de productos para el cliente. El almacén presenta una gran variedad en cuanto a sus características. Los productos son fertilizantes químicos y orgánicos. Además se encuentran en estado sólido.

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3.3.2.1 TIPOS DE PRODUCTOS. Hay que destacar que aunque varios productos cumplen una misma función pero difieren en marca o tipo de fertilización, son contados como un "Tipo de Producto” diferente. La categoría que cuenta con la mayor cantidad de "Tipo de Productos” es la de “Sulfato", seguida de "Urea”, “triple 17-17-17", “18-12-06” y “DAP”. Este hecho no quiere decir que sean los más utilizados en el almacén, sino que son los productos que manejan el almacén. 3.3.2.2 CANTIDAD DE PRODUCTOS. Estableciendo la cantidad de unidades de productos, se puede determinar cuáles son los productos con mayor número, y en función de ellas se deberían buscar maneras de mejorar su almacenamiento. En la tabla N° 1 se presentan las cantidades de productos por categoría dentro del almacén. Producto

Cantidad

Sulfato

600

Fertilizante 18-12-06

384

triple 17-17-17

471

Urea

6

DAP

352

Total

1809

Tabla N° 1 Cantidad de productos.

De la base de datos realizada, se puede observar la cantidad de productos presentes dentro del almacén de Cafés de Altura de Comalapa. Al día lunes 19 de octubre de 2015, sumando todos los productos, el almacén arrojaba una cifra de 1809 unidades de productos. Se puede decir que el producto sulfato representa un 33% (600 23

unidades de productos). Ese producto es más abundante ya que se encuentran los productos más del almacén. La segunda categoría con más unidades de productos es "Triple 17-17-17", que representa el 26% (471 unidades de productos). 3.3.3 ROTACIÓN. Dado que el almacén no cuenta con una base de datos para todos los productos existentes, que proporcione Información veraz en cuanto a la salida de productos, se hace difícil conocer la rotación de cada uno. Sin embargo se realizó una encuesta al encargado del almacén, para obtener de una manera no confiable, la posible rotación de los diferentes "Tipos de Productos', Vale destacar que esta información se basa exclusivamente en la anotación en libretas o cuadernos de las salidas de productos, y que no posee sustento histórico. En el almacén, los productos que más rotan según información del encargado, son el de "Sulfato". Este producto se encuentra en la primera posición con respecto a la cantidad disponible (Ver tabla N° 2). Lo que nos indica que hay un elevado número de productos que son significativos, pero que no se necesitan con mucha frecuencia. Esta información es fundamental ya que es más importante la rotación que la cantidad al momento de almacenarlos productos.

producto

cantidad

sulfato

20498

urea

8349

DAP

4695

24

triple 17-17-17

3348

fertilizante 18-12-06

1535

Tabla N° 2 Cantidad disponible de un año.

Los datos mostrados a en la tabla N° 2 y tabla N° 3 son extraídos de la libreta de salida de productos desde de mayo de 2014 hasta mayo del 2015. En función de esa información, analizamos la cantidad de productos que salen a lo largo de un año, ya que la demanda no es constante a lo largo del tiempo. La rotación de los productos se clasificaron en cuatro categorías: semanal, quincenal, mensual y trimestral. La siguiente tabla nos muestra la cantidad de producto y su rotación. cantidad de productos 4792 11493 36706 38419 Total 91410

rotación

%

Semanalmente Mensual Semestral Anual

5.24 % 12.57 % 40.16 % 42.03 % 100%

Tabla N°3 Rotación de cantidad de productos.

Lo trascendental de esta información es conocer la eventual rotación de los productos para así mejorar la ubicación de éstos dentro del almacén como también la mejora del proceso de adquisición y compra. 3.3.4 PROCESO DE COMPRA Y RECEPCIÓN. Compra de productos. 1.

El Gerente General emite el pedido a unos proveedores previamente establecidos. En dado caso que el proveedor no posea el producto se sustituye por uno similar que cumpla la misma función. Generalmente es sustituido por uno de menor calidad. Si el proveedor no posee uno similar que pueda sustituirlo, se cierra la orden de compra y se espera que el proveedor se abastezca del producto solicitado. 25

Recepción de productos. 1.

Inicialmente son recibidos directamente por el encargado del almacén, el cual desconoce la fecha y la hora que llegan.

2.

Cada vez que llega un proveedor, se le debe entregar al encargado del almacén un recibo, para que verifique el pedido. Si existe algún inconveniente, se hace una observación.

3.3.5 SEGURIDAD INDUSTRIAL. Analizando la situación en la cual se encuentra el almacén y las condiciones que presentó durante todo el trabajo realizado, se pudo observar algunas deficiencias muy importantes que se mencionan a continuación: 1.

El almacén está lleno de polvo y escombros.

2.

No se cuenta con equipos de protección personal, tales como: lentes de seguridad, botas de seguridad, guantes, tapa boca, faja de seguridad, entre otros.

3.

Presencia de zancudos y roedores dentro del almacén.

4.

En caso de incendio o sismo, no hay rutas de evacuación, presentan obstáculos y no están señalizadas.

5.

Las sillas del encargado del almacén y del beca trabajo están en malas condiciones.

6.

Falta de pallets para un buen almacenamiento de los productos

7.

Se realiza un alto esfuerzo físico para esquivar los productos.

8.

No se imparten charlas informativas al encargado del almacén. referente al almacenamiento de productos, manejo de materiales y procedimientos en caso de emergencia.

26

3.4 REALIZAR LA EXTRACCIÓN DE DATOS DE VENTAS A TRAVÉS DE FACTURAS, PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE PARETO. 3.5 DETERMINAR LOS PRODUCTOS ABC. 3.6 IMPLEMENTAR UNA BASE DE DIGITAL EN EXCEL QUE GENERE DE MANERA AUTOMÁTICA LA GESTIÓN DEL INVENTARIO UTILIZANDO EL MÉTODO DE WILSON PARA DETERMINAR EOQ DEL INVENTARIO. Se puede decir que en la actualidad, el almacén de Cafés de Altura de Comalapa desconoce los productos más importantes en función de su rotación, no posee normas ni metodologías para la realización de labores internas, desaprovecha el espacio con que se cuenta y no dispone de proveedores de confianza. Estos factores imposibilitan la realización de una eficiente gestión tanto en el inventario como en el almacenamiento. De las necesidades antes descritas, se analizaron los siguientes sistemas de inventarios, con la finalidad de identificar el que se adapta mejor a las necesidades del almacén: SISTEMAS DE INVENTARIO

PROPÓSITOS Controla a diario el comportamiento Máximos y mínimos de los

Máximos y mínimos

productos, establece cantidades máximas y mínimas de cada producto.

Regulación de stock de seguridad

Control de alto, medio y bajo de valor

Mantiene un margen de productos de reserva para cubrir demandas inesperadas. Identifica los productos de gran valor y/o costo, incrementa los costos del inventario y de almacenamiento. 27

Determina la cantidad y el tiempo en Punto de re-orden

que se debe realizar una orden de solicitud V comprar para cumplir la demanda. Controlar la Entrada y salida de

Control en entrada y salida

productos del almacén lo que hacer tener una mejor organización y planificación de los productos.

Tabla N°4 Sistemas de inventario.

La importancia de controlar el inventario del almacén radica en que de este modo se puede verificar si se logran las metas propuestas, y en caso contrario, identificar las causas de los problemas para establecer las correcciones necesarias y de manera oportuna. El sistema que este trabajo propone a Cafés de Altura de Comalapa, engloba puntos pertenecientes a varios de ellos, a modo de crear un sistema propio y exclusivo, capaz de adaptarse a las necesidades y características del almacén. Se analizó la importancia de implementar en primer lugar el sistema de control de entrada y salida. Esto con la finalidad de conocer la entrada y salida en los productos. Para ellos se diseñaron formatos. La intención es que a través de este sencillo procedimiento se conozca la rotación de cada uno, a fin de mejorar el proceso de compra. Siguiendo con el objetivo de mejorar el proceso de compra, se piensa emplear un punto de reorden para cada producto al igual que un punto máximo. Será determinado según la demanda promedio mensual. Como se ha mencionado, actualmente el almacén solamente posee un registro de salida de los productos (mayo de 2014 - agosto 2010). Debido a las limitaciones existentes en el almacén, como lo son: desconocimiento de la entrada y salida de la mayoría de los productos y por ende ignorancia de la rotación y de la demanda, es difícil establecer un punto de re-orden. Se decidió establecer que cuando exista un 15% de la cantidad antes definida como máxima, se deberá emitir una orden de compra por la cantidad necesaria para alcanzar 28

el nivel máximo. Para este razonamiento fue tomado en cuenta el lead time o plazo de tiempo transcurrido, que es el periodo desde que se emite la orden hasta que llega al almacén por parte del proveedor. En este punto, el papel del proveedor es importante ya que de él depende que se cumplan los lapsos establecidos y acordados por ambas partes, para que el almacén se reabastezca en el tiempo deseado. Es por ello que se debe medir continuamente el nivel de servicio a través del "Formato para Evaluación de Proveedores” (ver Anexo N° 4) y cuyo resultado se observará en el valor que señale el indicador "Nivel de Servicio”. En este punto el proveedor, puede ser considerado como una amenaza o una oportunidad, dependiendo de su resultado. Con respecto a la cantidad a comprar, se observó el modelo EOQ (Cantidad Económica de Pedido), que establece la cantidad correcta que se debe ordenar de cada producto, material y/o insumo. Para determinar la cantidad se debe seguir la siguiente fórmula:

𝑄=√

2∗𝐷∗𝑆 𝐻

Dónde: Q = Cantidad de pedidos (unidades). D = Demanda anual de articulo (unidades). H = Costo anual de mantenimiento y almacenamiento de un artículo. S = Costo de preparación y pedidos. Esta metodología propuesta es debido a que no se cuenta actualmente con la información necesaria para seguir las reglas pre establecidas en cada sistema y/o modelo de inventario. Con la ayuda de los formatos propuestos, se espera que al cabo de seis meses o un año de control se cuente con la suficiente información confiable para adaptar las condiciones y características del almacén a un modelo conocido.

29

Este modelo de inventario es diseñado para ser aplicado únicamente al almacén de Cafés de Altura de Comalapa y su cumplimiento dependerá del diario registro que se lleve, principalmente en la entrada y salida de los productos. Es por ello que se ha implementado una base de EXCEL capaz de: 1. Registrar la entrada y salida de productos del almacén. 2. Registrar las compras y entrada de productos del almacén. 3. Registrar nuevos productos o eliminar de la base de datos aquellos que durante un tiempo no se hayan comprado. 4. Ver la disponibilidad de productos en inventario. 5. Registrar clientes y proveedores de la empresa. 6. Ver los acumulados de los tipos de movimientos de cada producto. 7. Resumen de todos las compras y salidas de producto. 8. Actualizar y controlar la base de datos del almacén continuamente. 9. En función de las premisas establecidas referidas al máximo y al punto de reorden, el programa emitirá una alerta indicando el producto que se debe comprar con su respectiva cantidad. 10. Mejorar el proceso de compra, despacho y almacenamiento. 11. Mejorar la comunicación entre la oficina del gerente y el almacén. 12. Muestra los resultados de los indicadores propuestos. El programa está desarrollado en EXCEL, es fácil de utilizar, ya que se implementó con la finalidad de que sea lo más práctico posible. Consta de varias pantallas, las cuales muestran la información necesaria para su ejecución. Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de: 1. Desconocimiento de las entradas y salidas de productos. 2. Demora en los procesos de despacho. 3. Disponibilidad de cualquier producto, material o insumo solicitado. 4. Desconocimiento de la rotación. 5. Control de la información (base de datos). 6. Descontrol en el proceso de compra (Alertas del sistema). 30

7. Medición de nivel de servicio de los proveedores. 8. La gestión de inventario. 9. La gestión de almacenamiento.

3.6 DISEÑAR E IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INDICADORES QUE PERMITAN MEDIR LA GESTIÓN EFICIENTE DE ALMACÉN. Debido a la necesidad de evaluar el desempeño y los resultados en los diferentes procesos (compra, almacenamiento, recepción y despacho), en los cuales están involucrados los productos del almacén, se observó la necesidad de establecer indicadores que permitan determinar el éxito de los mismos. Estos indicadores son de relevancia ya que están enfocados en los objetivos que se plantearon para mejorar de manera notoria la gestión del inventario y del almacenamiento. Con la implementación de la base en Excel, se propone crear un indicador que permita conocer su confiabilidad. Para ello es necesario cargar la información inherente de la cantidad de productos, materiales e insumas presentes en el almacén al programa, y a su vez realizar un conteo manual para observar si existe alguna discrepancia entre los datos. El indicador de confiabilidad de la base en Excel vendrá expresado según la fórmula mostrada a continuación: 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑏𝑙𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎 =

𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠

El análisis del indicador "Confiabilidad de la base en Excel", seguirá el siguiente criterio: Si es = 1. La cantidad de productos que registra el programa concuerda en su totalidad con los almacenados.

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Si es > 1. La cantidad de productos que están registrados en el programa, exceden de la cantidad que realmente contiene el almacén. Si es < 1. La cantidad de productos presentes en el programa es inferior a la del almacén. Para los casos donde el indicador es diferente de 1 (> o < 1), se deben actualizar los datos en el programa de aquellos que presenten diferencia con respecto al conteo manual. Un indicador que va a permitir conocer el nivel de servicio prestado por un proveedor es el indicador que muestra el porcentaje de "Nivel de Servicio". Éste va a estar referenciado por la cantidad de pedidos entregados exitosamente por parte del proveedor, es decir que el proveedor suministre en su totalidad los productos requeridos. El proveedor tendrá un indicador para su evaluación individual. Esta información será obtenida a través del "Formato para Evaluación de Proveedores". El indicador de Nivel de Servicio vendrá expresado en porcentaje, por lo que su fórmula es: 𝑛𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑠𝑒𝑟𝑣𝑖𝑐𝑖𝑜 =

𝑁° 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑒𝑐𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑝𝑜𝑟 𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟 × 100 𝑁°𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑒𝑠𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟

El análisis del indicador "Nivel de Servicio', seguirá el siguiente criterio: Si es = 100%. El proveedor es muy confiable ya que cumple fielmente con los requerimientos de los productos, materiales e insumos solicitados. SI varía entre 99% - 75%. El proveedor se considera confiable, pero se estudiaran las causas por los cuales han ocurrido problemas. Si varía entre 74% - 50%. Se considera un proveedor poco confiable que no presta un servicio de calidad. Se deben ir buscando alterativas.

32

Si es menor a 50%. Es imperativo portar relaciones con ese proveedor ya que no ofrece ningún beneficio. Por el contrario es una amenaza ya que afecta directamente con la eficiencia de la gestión de inventario. Para la gestión de almacenamiento se consideraron Indicadores que van a permitir mejorar las condiciones y los procesos que se llevan a cabo. Un indicador importante, es aquel referido al porcentaje de espacio utilizado. El indicador de Porcentaje de Espacio Utilizado, vendrá expresado en porcentaje, por lo que su fórmula es: % 𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜 =

𝐴𝑟𝑒𝑎 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎 𝑜 𝑒𝑠𝑝𝑎𝑐𝑖𝑜 𝑜𝑐𝑢𝑝𝑎𝑑𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 × 100 𝑎𝑟𝑒𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛 𝑞𝑢𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑒𝑙 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐𝑒𝑛

El análisis del indicador "% Espacio Utilizado', seguirá el siguiente criterio: Si varía entre 100% - 65%. Se está utilizando muy eficientemente el espacio con que cuenta el almacén. Si varía entre 64% - 45%. Se usa adecuadamente el espacio disponible para almacenar productos, materiales e insumos. Sin embargo se podrían plantear mejoras para aumentar la capacidad de almacenamiento. Si es menor a 45%. Se despilfarra en gran medida el espacio con que se cuenta, dicha área debe ser rediseñada y se deberán analizar procesos de mejora los cuales se deberán implementar lo más pronto posible para mejorar la gestión de almacenamiento. El uso adecuado de estos indicadores, permitirá: 1. Conocerla calidad de servicio prestada por el proveedor. 2. Determinarla confiabilidad la base de Excel propuesto con el fin de mejorarla gestión del inventario.

33

3. Conocer si se utilizan y se aprovechan de manera eficiente los espacios con que cuenta el almacén. 4. Permite ver y medir los cambios dé una condiciona lo largo del tiempo.

3.7 IMPLEMENTAR UN MODELO DE PLANIFICACIÓN, UBICACIÓN Y CONTROL DE PRODUCTOS DENTRO DEL ALMACÉN, PARA MEJORAR LAS SALIDAS DE LOS MISMOS. AJUSTADO A LAS NECESIDADES Y CARACTERÍSTICAS DEL TIPO DE PRODUCTOS Y DEMANDA DE LOS CLIENTES. Del análisis de los procedimientos y datos obtenidos en la empresa referente a la gestión de inventario, se puede decir que en la actualidad, el almacén Cafés de Altura de Comalapa desconoce los productos más importantes en función de su rotación, no posee normas ni metodologías para la realización de labores internas desaprovecha el espacio con que se cuenta y no dispone del proveedor de confianza. Estos factores imposibilitan la realización de una eficiente gestión tanto en el inventario como en el almacenamiento. De las necesidades antes descritas, se analizaron los siguientes sistemas de inventarios, con la finalidad de identificar el que se adapta mejor a las necesidades del almacén: Sistema de inventario Máximos y mínimos

Regulación de Stock de seguridad

Control de alto, medio y bajo valor

Productos nacionales importados

Propósito Controla a diario el comportamiento de los productos, establece cantidades máximas y mínimas de cada producto. Mantiene un margen de productos de reserva para cubrir demandas inesperadas Identifica los productos de gran valor y/o costo, incrementa los costos del inventario y de almacenamiento. Importante cuando el almacén manea productos de fabricación nacional o foráneos. Acarrea costos de nacionalización y transporte. 34

Punto de Re-Orden

Control de entradas y salidas

Determina la cantidad y el tiempo en que se debe realizar una orden de solicitud y comprar para cumplir la demanda. Controlar la Entrada y salida de productos del almacén lo que hacer tener una mejor organización y planificaron de los productos.

La importancia de controlar el inventario del almacén radica en que de este modo se puede verificar si se logran las metas propuestas, y en caso contrario, identificar las causas de los problemas para establecer las correcciones necesarias y de manera oportuna. El sistema que este trabajo propone a la empresa, en global puntos pertenecientes a varios de ellos, a modo de crear un sistema propio y exclusivo, capaz de adaptarse a las necesidades y características del almacén. Se analizó la importancia de implementar en primer lugar el sistema de control de entrada y salida. Esto con la finalidad de conocer la entrada y salida en los productos existentes. Para ellos se diseñaron formatos. La intención es que a través de este sencillo procedimiento se conozca la rotación de cada uno, a fin de mejorar el proceso de compra. Siguiendo con el objetivo de mejorar el proceso de compra, se piensa emplear un punto de re-orden para cada producto, al igual que un punto máximo. Será determinado según la demanda promedio mensual. Como se ha mencionado, actualmente el almacén solamente posee un registro de salida de los productos de las fechas mayo 2014 – mayo 2015. Para la fecha se cuenta con una cantidad aceptable de productos en esas categorías. (Ver Anexo N° 5). Debido a las limitaciones existentes en el almacén, como lo son: desconocimiento de la entrada y salida de la mayoría de las categorías y por ende ignorancia de la rotación y de la demanda, es difícil establecer un punto de re-orden. Se decidió establecer que cuando exista un 10% de la cantidad antes definida como máxima, se deberá emitir una orden de solicitud y luego de compra por la cantidad necesaria para alcanzar el nivel máximo. Para este razonamiento fue tomado en

35

cuenta el lead time o plazo de tiempo transcurrido, que es el periodo desde que se emite la orden hasta que llega al almacén por parte del proveedor. En este punto, el papel del proveedor es importante ya que de él depende que se cumplan los lapsos establecidos y acordados por ambas partes, para que el almacén se reabastezca en el tiempo deseado. Es por ello que se debe medir continuamente el nivel de servicio a través del "Formato para Evaluación de Proveedores” (ver anexo N° 4) y cuyo resultado se observará en el valor que señale el indicador "Nivel de Servicio'. En este punto el proveedor, puede ser considerado como una amenaza o una oportunidad, dependiendo de su resultado. Con respecto a la cantidad a comprar, se observó el modelo EOQ (Cantidad Económica de Pedido), que establece la cantidad correcta que se debe ordenar de cada producto, material y/o insumo. Para determinar la cantidad se debe seguir la siguiente fórmula:

𝑄=√

2∗𝐷∗𝑆 𝐻

Dónde: Q = Cantidad de pedidos (unidades). D = Demanda anual de articulo (unidades). H = Costo anual de mantenimiento y almacenamiento de un artículo. S = Costo de preparación y pedidos. Esta metodología propuesta es debido a que no se cuenta actualmente con la información necesaria para seguir las condiciones pre establecido en cada sistema y/o modelo de inventario. Con la ayuda de los formatos propuestos, se espera que al cabo de seis meses o un año de control se cuente con la suficiente información confiable para adaptar las condiciones y características del almacén a un modelo conocido.

36

Este modelo de inventario es diseñado para ser aplicado únicamente al almacén de la empresa y su cumplimiento dependerá del diario registro que se lleve, principalmente en la entrada y salida de los productos, materiales e insumos. Es por ello que se ha desarrollado una base de Excel capaz de: 1. Registrar la entrada y salida de productos. 2. Registrar nuevos productos o eliminar de la base de datos aquellos que durante un tiempo no se hayan comprado. 3. Actualizar y controlar la base de datos del almacén continuamente. 4. En función de las premisas establecidas referidas al máximo y al punto de reorden. el programa emitirá una alerta indicando el producto que se debe comprar con su respectiva cantidad. 5. Mejorar el proceso de solicitud, despacho y almacenamiento. 6. Mejorar la comunicación entre la gerente general y el almacén. 7. Muestra los resultados de los indicadores propuestos. 3.8 DISEÑAR Y PROPONER POLÍTICAS, PROCESOS Y NORMAS ORIENTADAS A MEJORAR LA GESTIÓN DEL INVENTARIO. 3.8.1. Políticas. Misión del Almacén. El almacén de Cafés de Altura de Comalapa se dedica al resguardo, custodia, control y abastecimiento de los productos necesarios para realizar las labores de fertilización de su cultivo del campesino. Visión del Almacén. Permitir el suministro de manera rápida y eficaz a los requerimientos necesarios para las labores de fertilización del cultivo del campesino, cumpliendo con las normas eficientes de seguridad y de almacenamiento. Objetivos del Almacén 37

1. Tener a disponibilidad los productos que se requieren. 2. Controlar la entrada y salida de productos. 3. Conocerla rotación de los productos que se manejan. 4. Conocer los productos de mayor importancia dentro del almacén de la empresa. 5. Ordenar de manera lógica y por grado de jerarquía los productos los diferentes espacios con que se cuenta. 6. Mantener el orden y la limpieza 7. Resguardar. proteger y controlar los productos en el interior del almacén. 8. Búsqueda de mejorar cada día la gestión de inventario. 3.8.2. PROCESOS. En el almacén de la empresa se llevan a cabo los procesos de despacho, recepción y compra de productos. En este capítulo se proponen mejoras para hacer más eficiente cada uno de estos procesos. 3.8.2.1 Proceso de Compra. Una vez recibida la orden por parte del encargado del almacén, el gerente general deberá analizar y adquirir los productos solicitados al proveedor. Según el Diagrama de Pareto (ver Anexo N°), los primeros 2 productos representan el 80% de las salidas. La intención de contactar directamente al fabricante para su adquisición, es con la finalidad de eliminar eslabones en la cadena de suministros, y así disminuir costos de compras. Hay que mencionar que el gerente general debe exigir la factura de todas las compras realizadas, para archivarlas en carpetas de manera cronológica, y así facilitar la auditarla del proceso. Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de: 1. Contar con una mayor cantidad de proveedores. 2. Establecer una relación de confianza con los proveedores en base a la eficiencia del servicio. 38

3. Adquirir productos con mejores precios. 4. Conseguir y adquirir los productos requeridos en cualquier momento. 5. Conocer la calidad de servicio prestada por los proveedores. 6. Eliminar eslabones de la cadena de suministros. Para ver el Diagrama de Flujo del proceso de compra (ver Anexo N° 1). 3.8.2.2. Proceso de Recepción. Se sugiere que haya una coordinación entre el gerente general y el proveedor, para tratar en lo posible que los pedidos de productos sean llevados al almacén los días fijados. Esto con el propósito de que el encargado prepare (despeje) la zona de recepción, que está ubicada en el pasillo que da acceso al almacén y cerca del muelle de descarga. En ella se deben colocar todos los productos provenientes del tráiler, con la finalidad de constatar y corroborar que la información contenida en la factura presente concordancia con los productos en físico. El encargado tendrá la obligación de revisar la cantidad, la marca y condiciones de los productos. Una vez verificada la calidad de la mercancía el encargado procederá a realizar el proceso de almacenamiento de los productos. Posteriormente de que están almacenados, el encargado con ayuda de la factura procederá a completar un formato que hemos diseñado, para los productos que ingresan al almacén. (Ver Anexo 5). A medida que llegan los productos se sigue el mismo procedimiento descrito y así sucesivamente hasta llenar la hoja. Luego, el encargado la firma y se archiva en una carpeta de anillos (con el nombre "Entrada'), para así llevar un registro de lo que entra al almacén. Es importante llevar un registro de entrada de productos al almacén, ya que se identifican los que más ingresan, y además permite conocer la cantidad que entra, para así tener un mejor control con respecto a las compras que se realizan. En el formato diseñado se pide el nombre del proveedor para saber con los que se cuenta, y así

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poseer una lista de los proveedores con mejor precio, calidad, tiempo de entrega, entre otros datos. Con las propuestas señaladas se pueden mejorar las situaciones de: 1. Llevar un control histórico y documentado referido a la entrada de productos. 2. Establecer una zona de recepción. 3. Disminuir la distancia entre el tráiler del proveedor y la entrada al almacén. 4. Mantener despejado los pasillos de acceso al almacén 5. Por medio del formato diseñado se puede corroborar la confiabilidad de la base en Excel. Para ver el Diagrama de flujo del proceso de recepción (Ver Anexo N° 2). 3.8.2.3. Proceso de Despacho. La propuesta para el proceso de despacho consiste en rediseñar la metodología que se sigue actualmente, con la implementación de la base en Excel. Cualquier cliente que requiera de uno o varios productos deberá dirigirse con la secretaria donde se completa una planilla electrónica con los productos requeridos por el cliente. Una vez llenada la planilla, será enviada al encargado del almacén, la cual será administrada por el encargado del almacén. A través de este medio recibirá la orden de salida de productos, emitida por el encargado del almacén, la cual especificará la cantidad de productos que se deben despachar. Se ha diseñado un formato para la salida de los productos (Ver Anexo N° 6), con el propósito de tener un mayor control en la salida. En un futuro, con la ayuda de los formatos de entrada de productos se va a poder conocer la rotación de cada uno. Para ver el Diagrama de Flujo del proceso Despacho (ver Anexo N° 3).

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3.8.3. NORMAS. Con el objetivo de mejorar la Gestión de Inventario la empresa Cafés de Altura de Comalapa, se han definido algunas normas que se deben cumplir y llevar a cabo. Dichas normas deberán estar impresas y pegadas en la entrada del almacén. 1. El encargado debe llenar obligatoriamente los formatos diseñados y archivarlos en cada una de sus carpetas. 2. Se deberá realizar todos los meses de Septiembre un conteo manual de los productos que posee el almacén a esa fecha 3. Se deben buscar proveedores que suministren productos de calidad y que cumplan con los tiempos de entrega. 4. El gerente general deberá llenar cada ano el formato destinado a la evaluación de los proveedores. 5. Es obligación del encargado exigir al proveedor al momento de la recepción de los productos, la nota de entrega y deberá sellar y archivar dicho documento. 6. No se deberá usar el almacén, para guardar artículos o algún otro objeto personales de ninguna índole. 7. Los pasillos al igual que la escalera se deberán mantener limpios y despejados en todo momento. 8. El encargado debe contar con productos de seguridad personal. 9. No deben existir desperdicios, escombros o materiales en desuso en ninguna parte del almacén. 10. Se deberá respetar el ordenamiento propuesto de los productos de alta y baja demanda.

41

3.9 PROPONER UNA DISTRIBUCIÓN PARA EL ALMACÉN.

Propuesta para la ubicación de los productos de acuerdo a su demanda. OS = Oficina de la Secretaria OGG = Oficina Gerente General OVC = Oficina de Ventas y Compras WC = Baños A = Almacén

Sulfato

Urea

DAP

Triple 1717-17

18-1206

A Sulfato

Urea

DAP

Triple 17- 18-1217-17

06

Como se puede observar, en el almacén que los productos que más rotan y que no cumplen con las características descritas anteriormente, se clasifica de acuerdo a su demanda ya que le permite al cliente entrar en la bodega y así despachar mejor el producto. Hay que destacar que el almacén contara con un pasillos demarcados con un ancho mínimo de 7.50 m, lo cual es suficiente para el manejo de despacho de los productos.

42

CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

43

4.1 CONCLUSIONES. Con la residencia profesional se pudo identificar los problemas existentes dentro del almacén de la empresa Cafés de Altura de Comalapa, con la finalidad de realizar propuestas para mejorar la Gestión de Inventario, cumpliendo con los objetivos específicos. Se obtuvieron las siguientes conclusiones: 1. Se creó una base de datos correspondiente a todos los productos que se encontraban presentes durante el estudio, el cual dio a conocer que existen 5 Productos, un total para la fecha de 38,548 unidades de productos. 2. La mayor demanda de productos de “sulfato" ocurre en mayo a noviembre con solicitudes de 536 unidades. 3. El Diagrama Causa-Efecto nos permitió identificar los problemas más relevantes como: carencia de un Sistema de Inventario, insuficiencia de Proveedores, incorrecta metodología al momento de almacenar y el mal uso del espacio en el almacén. Todo esto con el fin de diseñar nuevas metodologías, normas y políticas para corregir dichos aspectos. 4. Se elaboraron 3 formatos de control para: •

(1) La entrada de productos. Registra la fecha y la cantidad en que llegan los productos.

•

(1) La evaluación de los proveedores. Revela la calidad de servicio que ofrece cada proveedor.

•

(1) La salida de productos, materiales e insumas del almacén para las distintas categorías. Registra la fecha y cantidad en la cual sale cada producto.

5. Se crearon 4 indicadores de control que permiten medir: la eficiencia en la Gestión de Inventario (1), la Gestión de Almacenamiento (1), la calidad de servicio por parte del proveedor (1) y el último referido a la confiabilidad del programa desarrollo (1), con el propósito de hallar oportunidades que mejoren el funcionamiento del almacén. 44

6. Se diseñó un sistema de inventario exclusivamente para el almacén de Cafés de Altura de Comalapa, el cual se gula por el modelo EOQ, donde se fijó la cantidad máxima de cada producto en función de su demanda promedio mensual y en caso de no conocerse dicha demanda, se fijó como el máximo disponible en el almacén para la fecha de realización de este estudio. 7. El punto de re-orden de cada producto se fijó a 15% de la cantidad máxima del producto. (Ver Proceso de Solicitud). 8. Se desarrollaron normas dirigidas a mantener el orden, controlar el comportamiento de los productos y mejorar las condiciones de seguridad, que deben ser cumplidas para mejorar la gestión de inventario y almacenamiento. 9. Se desarrolló una propuesta de demarcación y señalización de espacios, para mejorar los procesos de recepción y almacenamiento. 10. Se debe contar urgentemente con otros proveedores Que ofrezcan mayor confiabilidad y calidad de servicio, con el fin de cumplir con la demanda. 11. Se elaboró una base en Excel, el cual, permite controlar la “Gestión de inventario' y da a conocer la rotación, disponibilidad, características más relevantes y cantidades máximas a comprar de cada producto, material e insumo dentro del almacén. 4.2 RECOMENDACIONES. Con el propósito de mejorar las condiciones en las que se encuentra el almacén en la actualidad, se recomiendan ciertas medidas con la finalidad de mejorar todos los procesos que son llevados a cabo en dicho lugar. A continuación se presentan las recomendaciones: 1. Se debe implementar el programa propuesto para llevar un control en tiempo real de la situación en la que se encuentra el almacén, con respecto a disponibilidad de productos y sus cantidades, además de agilizar y facilitar los procesos de entrada y despacho de productos. 2. Realizar revisiones periódicas al programa, para asegurarse del correcto funcionamiento en los primeros 6 meses después de su implementación. 45

3. Colocar un botiquín de primeros auxilios en el almacén y mantenerlo con los artículos necesarios. (Manual de primeros auxilios, gasa, algodón, vendas, agua oxigenada, alcohol, Povidine, crema antiinflamatoria y guantes quirúrgicos). 4. Realizar un estudio ergonómico para mejorar el lugar de trabajo del encargado y del ayudante. 5. Realizar un Programa de Higiene y Seguridad Industrial. 6. Imprimir y colocar en un lugar visible las normas del almacén de Cafés de Altura de Comalapa. 7. Delimitar y señalizar una zona, para la colocación de un extintor propio del almacén. 8. Capacitar al encargado, ofreciéndole la oportunidad de asistir a clases de Seguridad Industrial, ergonomía, manejo de almacenes y/o Gestión de almacenes. 9. Se deberán planificar jomadas de limpieza (barrido y coleteado), en las áreas del almacén. 10. Colocar mosquiteros en todas las ventanas de la planta alta del almacén. 11. Reubicar aquellos estantes que obstaculicen el paso de la luz proveniente de lámparas. 12. No comprar o sustituir productos que no sean los solicitados. 13. El encargado debe contar con un sello húmedo del almacén.

46

ANEXOS

47

Análisis del Procedimiento de Compra. El Diagrama de flujo correspondiente al proceso de Compra de productos. Anexo N° 1 Diagrama de Flujo. Proceso de Compra. Gestión de inventarios en el almacén Cafés de Altura de Comalapa Compra del producto por el gerente general

Almacén Inicio

Contactar al proveedor

Búsqueda de un producto determinado dentro del almacén ¿Los proveedores

Si

Proceso de compas de productos

poseen los productos solicitados?

Existencia del producto en el almacén

No solicitar producto Si

No

No solicitar producto No Existencia de un

No

producto que cumpla la

Realización de pedido por el encargado del almacén

misma función

Si Emitir el pedido al gerente general

No comprar de producto Compra de producto

Fin

Figura 6. Diagrama de Flujo. Proceso de compra

48

49

Procedimiento de Entrega y Almacenaje. El Diagrama

de

Flujo

correspondiente al Proceso

de

recepción

y

almacenamiento de productos. Anexo N° 2. Diagrama de flujo. Proceso de recepción y almacenamiento.

Gestión de inventarios en el almacén Cafés de Altura de Comalapa Proveedores

Almacén

Proceso de recepción y almacenamiento

Inicio

Arribo del tráiler donde proviene los productos

Descarga del producto del tráiler

Verificar la factura con los productos en físico

Concuerda la

No

información

Se realiza una observación del inconveniente presentado

Si

Partida del tráiler

Fin

Figura 7 Diagrama de Flujo. Proceso de recepción y almacenamiento.

50

Procedimiento de Despacho. El Diagrama de Rujo correspondiente al Proceso de Entrega y Almacenamiento de productos. Anexo N° 3. Diagrama de Flujo. Proceso de despacho. Gestión de inventarios en el almacén Cafés de Altura de Comalapa Cliente

Almacén

Inicio

Llegada del cliente que solicita uno o varios productos a la empresa

Proceso de despacho

Solicitar al encargado del almacén el producto

Se busca el producto dentro del almacén

No

Verificación de disponibilidad de los productos

Si No hay despacho del producto

El encargado del almacén sella y firma la factura de compra

Se documenta el producto para Entrega del producto al cliente

realizar el proceso de compra

Fin

Figura 8. Diagrama de Flujo. Proceso de despacho

51

En la siguiente figura se puede observar el Formato diseñado para la Evaluación de Proveedores, destinado a medir la calidad de servicio prestado. Anexo N° 4. Formato para la evaluación de proveedores FORMATO PARA LA EVALUACION DE PROVEEDORES proveedor

fecha de evaluacion

pedido recibido correctamente

ofrece descuento

retraso en tiempo de entrega

no entrega factura / nota de entrega

observaciones producto no disponible

evaluacion producto en malas condiciones

calidad en el servicio

buena

mala

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

firma del gerente general

____________________________________

En la siguiente figura se puede observar el formato diseñado de Entrada de Producto, destinado a medir la calidad de servicio prestado. 52

Anexo N° 5. Formato de Entrada de Producto FORMATO DE ENTRADA DE PRODUCTOS producto

categoria

proveedor

cantidad

fecha

hora de entrega

recibido por:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

firma del encargado

____________________________

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Anexo N° 6. Formato para la Salida de productos. FORMATO DE SALIDA DE PRODUCTOS FECHA UBICACIÓN producto

cantidad

APROBADO POR

FIRMA

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