Resume Chapter 6

STRATEGI SDM Resume Chapter 6 : Strategic Human Resource Planning and Information Systems Dosen Pengampu : Dr. Trias Setiawati, M.Si.

Disusun oleh: Oktaviana Puspitasari 15911054 Nilai

Catatan Dosen

PERENCANAAN STRATEGI SUMBER DAYA MANUSIA DAN SISTEM INFORMASI

Perencanaan sumber daya manusia adalah hubungan antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia adalah proses membuat keputusan dalam perekrutan dan kepegawaian untuk organisasi tersebut. Perencanaan dan staf melibatkan desain pekerjaan, rekruitmen, penyaringan, kompensasi, pelatihan, promosi, dan kebijakan kerja. SIFAT PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA Perencanaan sumber daya manusia adalah proses membuat keputusan mengenai akuisisi pemanfaatan sumber daya manusia. Hal itu adalah bagian dari proses pengambilan keputusan strategis. Rencana sumber daya manusia berfokus pada analisis objek organisasi dan rencana untuk memperoleh sumber daya untuk memenuhi tujuan tersebut. Tujuan organisasi dan proses akuisisi sumber daya memainkan peran dalam mencapai tujuan organisasi. PERUBAHAN KETERAMPILAN 'DAN KEKURANGAN PERSONIL Perubahan di pasar tenaga kerja telah menyebabkan perubahan keterampilan dan kekurangan personil. Sehingga rencana sumber daya manusia harus menilai sumber daya manusia dari tingkat pendidikan / keterampilan dari pasar tenaga kerja dari yang menarik, memprediksi perubahan masa depan dalam campuran ini, menilai efek dari program sumber daya manusia federal, dan kemudian berencana merekrut, pelatihan, dan desain pekerjaan sistem yang mengambil keuntungan maksimum dari pendidikan / keterampilan. PENETAPAN TUJUAN PERTUMBUHAN ATAU PENGURANGAN Tujuan pertumbuhan / pengurangan dapat dinyatakan dalam hal penjualan, pangsa pasar, ukuran aset, laba atas investasi, pengembangan produk baru dan jasa atau menjual lini produk, dan pengembangan pasar baru atau meninggalkan pasar. Departemen sumber daya manusia perlu menyelaraskan rencana strategis sumber daya manusia dengan strategi pertumbuhan / penghematan perusahaan. MENENTUKAN TUJUAN SUMBER DAYA MANUSIA Setelah tujuan organisasi ditentukan, dikomunikasikan, dan dipahami oleh semua personil atau unit sumber daya manusia harus menentukan tujuannya sehubungan untuk pemanfaatan sumber daya manusia dalam organisasi. MEMERIKSA DESAIN PEKERJAAN

Sebuah langkah penting dalam manajemen strategi sumber daya manusia adalah desain pekerjaan. Hal ini juga merupakan langkah penting dalam perencanaan sumber daya manusia. Memeriksa pekerjaan dalam perubahan teknologi baru kemungkinan akan menghasilkan konfigurasi ulang pekerjaan dalam organisasi. Hal ini akan sangat berdampak kepegawaian, pelatihan, perekrutan, dan aspek lain dari rencana sumber daya manusia secara keseluruhan. PERKIRAAN PERSYARATAN KETERAMPILAN DENGAN PEKERJAAN ATAU JOB KATEGORI DI MASA DEPAN Setelah struktur pekerjaan baru dan desain ditentukan, langkah berikutnya adalah untuk menguji keterampilan yang dibutuhkan dalam setiap kategori pekerjaan. Seperti disebutkan di atas, perubahan struktur pekerjaan karena teknologi atau alasan lain menyebabkan perubahan keterampilan. Peramalan kebutuhan dan persiapan untuk mengisi kebutuhan tersebut saat ini adalah pendekatan strategis untuk perencanaan sumber daya manusia. PERKIRAAN

KELEBIHAN

MANUSIA/TENAGA

KERJA,

DAN

KEKURANGAN

UNTUK

SUMBER

MASING-MASING

JABATAN

DAYA ATAU

PEKERJAAN Jika mempertimbangkan kelebihan sumber daya manusia atau tenaga kerja dalam setiap kategori kerja dalam perusahaan, maka akan mempertimbangkan kemampuan individu tersebut dan berdampak pada pemberhentian karyawan, apakah pekerja tersebut akan diberhentikan ataupun diberhentikan sementara, dimutasi, dengan memberikan pesangon kepada tenaga kerja atau karyawan yang diberhentikan tersebut. Dan jika terjadi kekurangan sumber daya manusia atau tenaga kerja, maka perusahaan pun akan mempertimbangkan untuk mendatangkan tenaga kerja ahli dari luar untuk kemudian mengisi lowongan/jabatan-jabatan tertentu di perusahaan tersebut. RINGKASAN

DARI

PERAMALAN

KELEBIHAN

/

KEKURANGAN

DAN

PERUBAHAN KEBUTUHAN KETERAMPILAN Semua teknik ini harus secara jelas terintegrasi dengan kebutuhan manajer lini, bantuan pasokan data penting dan membantu membuat keputusan. Rencana harus dipantau dan dievaluasi untuk menjamin tujuan pertemuan mereka. Jika perlu, rencana harus kembali

didesain sebagai input data atau mengubah ramalan. Perencanaan sumber daya manusia adalah proses dinamis ketimbang statis. Dalam hal ini, rencana sumber daya manusia merespon perubahan tujuan organisasi dan lingkungannya, serta keinginan internal tingkat pekerjaan dan keinginan manajer lini. MEMBANGUN TUJUAN KHUSUS UNTUK FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA Langkah terakhir dalam perencanaan sumber daya manusia adalah untuk menetapkan tujuan spesifik untuk setiap fungsi sumber daya manusia. Tujuan spesifik harus ia ditetapkan untuk segala sesuatu dari merekrut hingga mengakhiri kontrak. Rencana sumber daya manusia keseluruhan harus mendorong tujuan operasional tertentu didirikan untuk setiap fungsi manusia. Lalu menentukan kebijakan khusus operasional, program, dan kegiatan yang dikembangkan untuk memenuhi tujuan. Kedua tujuan fungsional dan program operasi tertentu yang terintegrasi dengan rencana sumber daya manusia secara keseluruhan dengan cara umpan balik loop. Jika tujuan yang realistis dan kegiatan program tidak dapat diatur atau bertemu di bawah rencana sumber daya manusia, rencana harus dimodifikasi. SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Sebuah sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) terdiri dari berbagai elemen. Setiap elemen harus berfungsi dengan baik jika sistem ini akan menguntungkan organisasi. Pada dasarnya, sistem adalah seperangkat aktivitas membutuhkan waktu input (contoh; aplikasi untuk ketenagakerjaan di departemen keuangan), mengubahnya menjadi barang yang berguna (persetujuan perekrutan dari departemen personalia) dan kemudian menampilkan item baru ke tempat mereka dapat digunakan (mengirimkan persetujuan untuk membiayai departemen). INPUT

a.

Input dari sebuah HRIS adalah menyerupai sistem berbasis manual.

Informasi

karyawan, kebijakan perusahaan dan prosedur, dan informasi kepegawaian lain yang terkait harus dimasukkan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Hal ini biasanya dimasukkan dari dokumen (seperti formulir aplikasi pada laporan asuransi) ke dalam terminal komputer atau PC yang terhubung ke komputer mainframe. b.

TRANSFORMASI Bagian ini meliputi software atau instruksi tertulis yang memberikan petunjuk ke

komputer. Juga komputer dan software untuk cangkupan sistem sumber daya manusia

(HRIS) dari yang sederhana dan tidak mahal sampai ke rumit dan mahal. Selama tahap transformasi, informasi masukan diubah menjadi sesuatu yang lebih berguna untuk organisasi, Dalam sistem informasi komputer dan perangkat lunak biasanya melakukan transformasi (jam masukan bekerja oleh seorang karyawan berubah menjadi perhitungan gaji kotor, pajak, pemotongan lainnya). OUTPUT

c.

Unsur berikutnya dari HRIS adalah penggunaan aktual dari bahan baru diproses. Untuk informasi menjadi kualitas tinggi, ini akan berkaitan dengan 5 kriteria berikut: 1.

Akurat, "informasi harus mencerminkan apa itu laporan. Tingkat akurasi 100% tidak selalu diperlukan; misalnya,akurasi kurang dibutuhkan ketika mengukur tren usia karyawan dari dalam melaporkan kepatuhan EEO.

2.

Signifikan dan relevan, informasi yang diberikan harus digunakan, dan menjadi bisa digunakan, informasi harus tersedia dalam waktu yang tepat.

3.

Komprehensif, Informasi harus memberikan gambaran komplit dari masalah dan kemungkinan solusi alternatif yang diberikan.

4.

Dibaca dan visual yang Impact. Informasi harus mudah dimengerti; ini tidak harus berupa list atau tabel ketika itu bisa dalam grafik

5.

Konsisten dalam format. informasi yang sama seharusnya tidak datang dalam beberapa bentuk ketika salah satu mungkin.

FEEDBACK

d.

Umpan Balik merupakan elemen kontrol manajerial dari suatu sistem. Elemen umpan balik membantu menjamin bahwa output adalah salah satu yang pencarian sistem yang harus dicapai. Sebagian besar sistem informasi sumber daya manusia melaporkan tentang banyaknya kegiatan sumber daya manusia. Berikut daftar singkat memberikan beberapa fungsi HRIS dan apa yang biasanya disertakan dalam fungsi masing-masing: 

Upah dan gaji: Perusahaan harus membayar struktur, kenaikan gaji yang direncanakan, dan sejarah upah. 

Manfaat: paket manfaat Perusahaan, data pada manfaat digunakan / akumulasi. 

EEO kepatuhan: Informasi tentang minoritas perekrutan, perekrutan, dan 9kemajuan. 

Hubungan kerja: Data kontrak kerja, informasi keluhan, dan data senioritas pekerja. 

Pelatihan dan pengembangan: Informasi pada berbagai program pelatihan, karyawan yang telah menerima pelatihan, dan direncanakan pelatihan dan kegiatan

pembangunan. 

Kesehatan dan keamanan: informasi tentang kecelakaan perusahaan dan individu yang terlibat, biaya kecelakaan, dan data lain yang dibutuhkan oleh laporan pemerintah dan asuransi. 

Suksesi manajemen / perencanaan karir: Informasi tentang keterampilan, spesialisasi, prestasi, dan mungkin juga promosi. 

HR perencanaan: Proyeksi kebutuhan masa depan, 

Staffing: tugas kerja dan kemungkinan spesialisasi karyawan. 

HR manajemen data: informasi karyawan dasar seperti upah, jaminan sosial angka, dan jabatan. 

Monitoring dan pelaporan kebijakan HR: Sebuah komponen DSS, membantu organisasi com- pare kinerja SDM yang sebenarnya untuk kinerja HR diinginkan. 

Data umum organisasi: struktur organisasi, tingkat manajemen, dan

informasi

fungsi resmi. 

Demografi: Informasi tentang ketersediaan pekerja, pendidikan, usia, 

Database eksternal: Informasi tentang perusahaan lain atau trend. MENGIKAT HRIS UNTUK STRATEGI PERUSAHAAN

e.

Bila digunakan dengan benar, sebuah HRIS dapat menjadi alat yang berharga untuk perencanaan strategis dan implementasi. Informasi HRIS akan membantu pembuat keputusan lebih memahami bagaimana manajemen sumber daya manusia dapat menjadi alat kompetitif yang berharga. Selain itu dapat digunakan untuk memantau moral, efisiensi, dan tenaga kerja. Hal ini dapat digunakan untuk merencanakan untuk manusia di masa mendatang kebutuhan sumber daya perusahaan atau untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang kompetitif. JENIS HRIS

f.

Berbagai desain konfigurasi HRIS; Dipusatkan

1.



fasilitas komputer terpusat 

kontrol manajemen yang kuat 

biaya berkurang 

fleksibilitas dan akses pengguna yang terbatas Terdistribusi

2.



fasilitas terpusat dan terhubung dengan situs lain



manajemen yang kuat 

peningkatan fleksibilitas dan akses pengguna Independen

3.



multiple sistem 

kontrol manajemen minimal 

akses dan fleksibilitas pengguna yang tinggi 

biaya tinggi dan redundansi(kelebihan) fungsi Hibrida

4.

campuran desain sistem 

memungkinkan untuk sentralisasi fungsi dan desentralisasi otonomi lain tertentu 

tingkat kontrol manajemen bervariasi 



g.

fleksibilitas bervariasi biaya lebih tinggi dari konfigurasi lainnya MEMBUAT KERJA HRIS Memastikan bahwa HRIS bekerja untuk sebuah organisasi melibatkan dua isu kunci: (l) pengguna dan (2) strategi mengikat dan keputusan. Seperti itu adalah peran departemen sumber daya manusia untuk memberikan

pelatihan kepada anggota dari sebuah organisasi di daerah-daerah tertentu, departemen juga harus memastikan bahwa karyawan dan pengguna lain terlatih untuk menggunakan HRIS tersebut. Pelatihan sering termasuk memperkenalkan pengguna untuk persyaratan baru dan mengakrabkan mereka dengan kemampuan sistem. Jika sistem ini dikembangkan di rumah, maka fungsi pelatihan bisa jatuh ke departemen yang menciptakan sistem. Langkah kedua dalam membuat sebuah karya HRIS yang mengikat strategi dan keputusan. Bahkan jika pengguna tahu bagaimana menggunakan sistem, tidak akan melayani organisasi jika mereka tidak bisa merasakan manfaat dari penggunaannya. Akibatnya, perusahaan harus memastikan bahwa sistem pendokumentasian tem melayani fungsi yang diperlukan dan memberikan informasi yang akan membantu pembuat keputusan dalam mencapai tujuan organisasi dan strategi. h.

PRIVASI DAN HRIS Alasan utama bagi suatu organisasi untuk memasang sebuah HRIS adalah untuk

membuat lebih mudah untuk menemukan informasi. Kemudahan mengakses informasi yang juga memiliki sisi negatifnya: lebih mudah bagi individu yang tidak sah untuk memperoleh informasi swasta (baik perusahaan dan informasi kepegawaian) atau untuk pengguna sistem untuk sengaja mengungkapkan mengungkapkan informasi pribadi. Beberapa undang-undang diberlakukan untuk memberikan hukuman bagi ilegal

memperoleh informasi tertentu karyawan. i.

KESIMPULAN HRIS Sistem informasi sumber daya manusia melayani sejumlah fungsi dalam sebuah

organisasi. HRIS dapat membantu untuk mengurangi kesalahan, peningkatan efisiensi, dan mengurangi biaya bagi suatu organisasi. Sebagai sistem pendukung keputusan, dapat memberikan informasi yang berharga kepada para pembuat dan mengingatkan mereka untuk potensi masa depan Masalah atau peluang. HRIS yang dapat digunakan sebagai alat strategis

untuk

membantu

perusahaan-perusahaan

bertaruh-

Rencana

ter

dan

mempersiapkan diri untuk masa depan dan mengurangi biaya. Konfigurasi HRIS juga akan mencerminkan sikap organisasi tentang bagaimana keputusan sumber daya manusia yang dibuat, apakah HRIS didistribusikan, terpusat, atau independen. Tentu saja, untuk HRIS efektif, pengguna harus benar terlatih untuk menggunakannya, dan itu harus digunakan oleh orang-orang yang memang ditujukan untuk melayani. Akhirnya, HRIS berbasis

komputer

menimbulkan

kekhawatiran

tentang privasi informasi

yang

dikandungnya. perawatan yang tepat harus diambil untuk membatasi akses ke sistem untuk orang-orang yang memiliki kebutuhan yang sah untuk informasinya.

Referensi William P. Anthony, Pamella L. Parrewe, K. Michele Kacmar. 1996. Strategic Human Resource Management, the Dryden Press, Second Edition.