Sop Bab 6 Sam

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

STANDARD OPERATING PROCEDURES HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION PERIODE 2015-2016 A. PENDAHULUAN Sebagai salah satu usaha untuk membuat sistem koordinasi kegiatan dan sistem administrasi data yang terkoordinasi, dalam rangka merapikan administrasi HIMADEC, maka disusunlah standar-standar baku tentang pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian HIMADEC atau lebih dikenal dengan nama SOP (Standard Operating Procedures). Petunjuk pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian ini adalah sebuah pedoman yang berisi deskripsi umum tentang prosedur pelaksanaan kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang akan diadakan HIMADEC. Seluruh elemen pengurus dituntut untuk mampu memahami dan melaksanakan dengan sebaik-baiknya petunjuk pelaksanaan ini agar seluruh kegiatan dapat diorganisir secara rapi dan baik. B. PENGERTIAN Standart Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai prosespenyelenggaraan administrasi organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

C. TUJUAN 1. Menjaga konsistensi dan tingkat kerja fungsionaris 2. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi setiap posisi pada organisasi HIMADEC 3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari fungsionaris yang terkait 4. Melindungi organisasi HIMADEC dari kesalahan administrasi 5. Menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefesiensi D. FUNGSI 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan fungsionaris dalam menyelesaikan tugasnya 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan fungsionaris ketika melaksanakan tugas 3. Meningkatkan efisieansi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab setiap fungsionaris dan organisasi HIMADEC secara keseluruhan 4. Membantu fungsionaris menjadi lebih mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari – hari 5. Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan setiap fungsionaris 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan organisasi dapat berlangsung dalam berbagai situasi

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

8. Memberikan informasi mengenai kualikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh setiap fungsionaris dalam melaksanakan tugasnya 9. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi fungsionaris 10. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang ditanggung oleh setiap fungsionaris dalam melaksanakan tugasnya E. RUANG LINGKUP 1. Sistem Koordinasi dan Komunikasi 2. Sistem Kerja Panitia Kegiatan 3. Surat Menyurat 4. Sistem Administrasi dan Format Berkas Khusus 5. Standar Budaya

BAB I STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOORDINASI A. PENGANTAR

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Untuk menjalankan fungsi kontrol lembaga, konsolidasi, evaluasi, jalannya suatu informasi, pengukuran kinerja, dan pengambilan langkah strategis maupun teknis maka dapat dilakukan dengan dua cara yaitu formal dan non formal. B. SISTEM KOORDINASI  FORMAL Diwujudkan dalam bentuk rapat, baik dalam lingkup pengurus, departemen, ataupun panitia kegiatan. 1. Rapat Kerja Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan dan akhir periode kepengurusan a. Rapat Kerja I Peserta : Seluruh fungsionaris HIMADEC dan 2 orang perwakilan masing – masing kelas Pelaksanaan : Kondisional sesuai jadwal di awal kepengurusan Agenda :-penyikapan kondisi lembaga - pengaturan SOP, AD-ART, arahan kerja, GBHK dan SOP -Pembuatan, pembahasan dan penetapan program kerja -pembahasan anggaran keuangan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Notulensi

:Dilakukan oleh Sekretaris & mendokumentasikannya ke dalam Buku Administrasi Rapat.

b. Rapat Kerja II Peserta : Seluruh fungsionaris HIMADEC Pelaksanaan : Kondisional sesuai jadwal pada pertengahan kepengurusan Agenda : - Laporan fungsionaris selama 1 semester / setengah tahun kepengurusan -Evaluasi program kerja dan kinerja fungsionaris -Analisis dan pembahasan program kerja -Rekomitmen Pengurus -Reshuffel Pengurus (jika diperlukan Notulensi :Dilakukan oleh Sekretaris &mendokumentasikannya ke dalam Buku Administrasi Rapat. c. Rapat Kerja III Peserta : Seluruh fungsionaris HIMADEC

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Pelaksanaan Agenda

Notulensi

: Kondisional sesuai jadwal pada akhir kepengurusan :-Laporan pertanggungjawaban program kerja selama 1 periode -Evaluasi program kerja dan kinerja fungsionaris -Analisis dan pembahasan program kerja yang terlaksana maupun yang tidak terlaksana :Dilakukan oleh Sekretaris & mendokumentasikannya ke dalam Buku Administrasi Rapat.

2. Rapat Pimpinan Peserta : Pengurus Harian (PH) HIMADEC (Ketua Himpunan, Sekjen, Sekretaris, Bendahara dan para Ketua Departemen)) Pelaksanaan : Satu bulan sekali (menyesuaikan kebutuhan PH Agenda :-Evaluasi program kerja yang sudah ada, sedang dan akan dilaksanakan -Laporan dan analisa stabilitas organisasi Notulensi : Dilakukan oleh Sekretaris Umum & mendokumentasikannya ke dalam Buku Adminstrasi Rapat.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

3. Rapat Besar Peserta : Seluruh fungsionaris HIMADEC Pelaksanaan : Dalam 3 bulan minimal dua kali pertemuan Agenda : - penyikapan kondisi lembaga - pembuatan perencanaan lembaga - progress report Departemen Notulensi : Dilakukan oleh Sekretaris Umum & mendokumentasikannya ke dalam Buku Adminstrasi Rapat. Apabila Kepala Departemen berhalangan hadir maka dapat diwakilkan kepada staffnya dengan menyerahkan surat tugas dari Kepala Departemen yang bersangkutan. 4. Rapat Komunal Peserta : Seluruh anggota Departemen Pelaksanaan : Dalam 1 bulan minimal sekali pertemuan (sesuai kebutuhan pelaksanaan program kerja. Jika 1 bulan atau lebih tidak memiliki program kerja yang dilaksanakan maka boleh tidak diadakan Rapat Departemen) Agenda : - koordinasi internal Departemen - evaluasi proker yang telah dan sedang berjalan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Notulensi

- penjadwalan aktifitas Departemen dalam pekan mendatang : Dilakukan oleh Sekretaris Departemen dan didokumentasikan ke dalam Buku Rapat Departemen.

5. Rapat Kepanitiaan Peserta : Panitia kegiatan didampingi Ketua/ Bendahara/Sekretaris yang bersangkutan Pelaksanaan : Dilakukan secara insidentil Agenda : Pembahasan rencana, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan Notulensi : Dilakukan oleh sekretaris kegiatan dan didokumentasikan ke dalam Buku Rapat Departemen C. NON FORMAL Pertemuan ini dilakukan secara insidental menurut kebutuhan. Notulensi dilakukan oleh notulen rapat yang bersangkutan. Dapat berupa musyawarah besar yang diikuti oleh seluruh jajaran fungsionaris.

BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Sistem kerja panitia kegiatan ditujukan untuk pelaksanaan program - program kerja dari masing - masing Departemen. Dalam hal ini akan dibahas 5 (lima) hal yang menjadi dasar sistem kerja tersebut, yaitu : 1. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perancanaan dengan menentukan : a. Dasar penyelenggaraan Pada bagian ini tertera rasional atau alasan perlunya kegiatan. b. Tujuan Tujuan kegiatan yang disusun harus sesuai dengan visi dan misi HIMADEC. c. Keriteria keberhasilan kegiatan Berisi parameter yang dapat dicapai selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan. d. Strategi dan proses teknis kegiatan Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan yang akan digunakan, prosedur, teknis yang digunakan dalam mencapai tujuan kegiatan. e. Materi kegiatan Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan, tujuan dari setiap bagian kegiatan. f. Kepanitiaan kegiatan Berisi susunan kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan kegiatan. g. Narasumber Acara

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Dibagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan termasuk lembaga asal narasumber. h. Peserta kegiatan Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak, kewajiban, dan jumlah perserta(dapat berupa perkiraan atau target). i. Waktu dan tempat Pada bagian ini yang perlu dijelskan adalah kapan waktu pelaksanaan kegiatan, berapa lama, dimana tempat kegiatan serta perangkat yang akan digunakan. j. Dana Pada bagian ini dijalskan mengenai sumber dana, jumlah dana kegiatan yang diusulkan secara terinci mengenai penggunaan dana. 2. Persiapan Kegiatan Langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain : A. Penyusunan proposal 1) Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan. 2) Pembuatan proposal dilakukan minimal maksimal 1 bulan sebelum acara dilaksankan. 3) Proposal kegiatan harus sesuai dengan sistematik pembuatan proposal kegiatan yaitu sebagai berikut : a. Nama kegiatan b. Latar belakang

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

c.

d.

e.

f.

g.

h.

i.

Bagian ini berisi latar belakang perlunya dilaksanakannya kegiatan yang akan diajukan. Deskripsi Kegiatan Dibagian ini dijelaksan mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan. Tujuan kegiatan Dibagian ini dirumuskan tujuan konkrit dan esensial dari kegiatan yang akan diajukan. Sasaran kegiatan Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi kegiatan dalam mendukung pencapaian tujuan kegiatan. Target kegiatan Dibagian ini dijelaskan target dari kegiatan tersebut siapa dan seperti apa. Tolok Ukur Kegiatan Tolok ukur disini adalah acuan atau pencapaian dari kegiatan tersebut. Waktu dan tempat Dibagian ini dijelskan tentang kapan serta lamanya waktu kegiatan dan diman tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan, dan sebagainya. Sebaiknya dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrok dengan kegiatan lain. Kepesertaan Kegiatan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Dibagian ini dijelaskan mengenai siapa dan jumlah peserta dalam kegiatan tersebut. j. Lampiran 

Susunan Panitia Dibagian ini dijelaskan mengenai jumlah panitia dan organisasi kepanitian.  Susunan acara Dibagian ini dijelaskan susunan kegiatan serta diperinci pula secara spesifik siapa pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.  Anggaran dana Dibagian ini dijelaskan mengenai anggaran dana yang diperlukan dan akan diajukan dalam kegiatan tersebut. k. Penutup l. Pengesahan B. Persiapan teknis 1) Rapat panitia(konsep kegiatan, pembagian tugas, perencanaan waktu) 2) Koordinasi seluruh kepanitiaan dengan pihak-pihak luar yang terlibat. C. Pelaksanaan Kegiatan a. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana-rencana yang sudah dipersiapkan.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

b. Ketua pelaksana harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting yang akan digunakan sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan berikutnya. D. Pasca Kegiatan

BAB III STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI A. PENGANTAR Berbicara kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, ataupun Sekretaris Departemen. Kesekretasiatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah satu tolok ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan aadministratif semakin diperlukan. Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi. B. KESKRETARIATAN Kesekretariatan dibagi menjadi dua yaitu Keskretariatan Himpunan dan Keskretariatan Departemen. Keskretariatan di Himpunan dilaksanakan oleh Sekretaris Umum, Keskretariatan di Departemen dilaksanakan oleh Sekretaris Departemen. Jadi dalam hal ini tiap Departemen harus memiliki Sekretaris di dalamnya. Berikut uraian tugas Sekretaris Umum dan Sekretaris Departemen dalam hal Keskretariatan 1. Sekretaris Umum a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMADEC b. Menjalankan fungsi administrasi di HIMADEC c. Membuat rencana, agenda dan mengatur administrative

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

d. Bertangggung jawab terhadap segala bentuk pengadministrasian organisasi kepada Ketua HIMADEC 2. Sekretaris Bidang a. Menggantikan fungsi Kepala Departemen apabila Kepala Departemen berhalangan b. Melakukan fungsi koordinasi dengan Sekretaris Umum c. Membantu Tugas Kepala Departemen dalam melaksanakan Tugas dan wewenang kerjanya d. Bersama-sama Kepala Departemen mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua HIMADEC 3. Pengelolaan Surat Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Sekretaris Umum. I. Surat Masuk 1) Penerimaan Surat Surat yang diterima oleh Sekretris Umum terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat disortir berdasarkan mana yang

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

termasuk surat bagi Ketua HIMADEC, Sekretaris, Kepala Departemen, Departemen, Pengurus Harian. 2) Pencatatan Surat Surat yang telah diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut poinpoin yang dapat dicantumkan : a. Nomor urut b. Tanggal masuk c. Nomor surat d. Asal surat e. Tujuan f. Perihal g. Keterangan Format Buku Registrasi Surat masuk No.

Tgl masuk

Pengirim dan alamat

Tgl dan No. surat

perihal Tujuan Lampiran

3) Penyampaian Surat Setelah dicatat dalam buku registrasi surat masuk kemudian diparaf dan diberi tanggal penerimaan. Kemudian disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindak lanjuti.

Ket.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

4) Penindak lanjutan Surat Bila yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus memberitahukan kepada Skretaris Umum untuk dibuatkan Surat balasan. Bila yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri, yang bersangkutan tetap harus memberitahu Sekretaris Umum untuk menerima nomor surat. 5) Penyimpanan Surat Setelah semua proses tersebut dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Sekretaris Umum. II. Surat Keluar 1) Pembuatan Surat Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan dibuat oleh Skretaris atas permohonan dari Departemen yang bersangkutan atau yang berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka Departemen dapat membuat sendiri surat keluar yang diperlukannya dengan tetap memberitahu Sekretaris Umum untuk meminta nomor surat. 2) Pencatatan Surat

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Berikut poin-poin yang dapat dicantumkan : a) Nomor urut b) Tanggal keluar c) Nomor surat d) Asal surat e) Tujuan f) Perihal g) Keterangan Format Buku Registrasi Surat Keluar No. Tgl Tujuan Tgl dan perihal Lampiran keluar No. surat

Ket.

4. Penomoran Surat  Surat Umum Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G

A. Nomor surat Segala aktifitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Sekretaris Umum. B. Kode Berkas Surat Jenis surat yang digunakan adalah sebagai berikut :

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

o SPM = Surat Permohonan o SPR = Surat Perintah o SPT = Surat Pengantar o SUD = Surat Undangan o SAD = Surat Pengambilan Dana o SBL = Surat Balasan o SRD = Surat Rekomendasi o SPB = Surat Pemberitahuan o SKT = Surat Keterangan o SPN = Surat Pernyataan o SKA = Surat Kuasa o SLG = Surat Legalitas C. Lingkup Surat 1. IN = Surat yang ditujukan untuk Fungsionaris atau internal HIMADEC 2. EX = Surat yang ditujukan untuk Ormawa atau Lembaga eksternal HIMADEC D. Pihak Yang Mengeluarkan Surat o Kahima = Ketua HIMADEC o Sekjen = Sekretaris Jenderal o Sekum = Skretaris Umum o BU = Bendahara Umum o PSDM = Departemen Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa o Dagri = Departemen Dalam Negeri o Lugri = Departemen Luar Negeri o Ristek = Departemen Riset dan Teknologi

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

o Kominfo = Departemen Komunikasi dan Informasi o Minbat = Departemen Minat dan Bakat E. Kode Lembaga Kode lembaga adalah HIMADEC F. Bulan Dikeluarkan Surat (angka Romawi) G. Tahun Pembuatan Surat (4 digit) Contoh : Surat permohonan yang ditujukan untuk BAUK. Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan oleh Departemen Minat Bakat pada bulan November Tahun 2015. Nomor 07/SPM/EX/Minbat/HIMADEC/XI/2015

:

 Surat Khusus Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua HIMADEC memuat poin-poin berikut : o o o o

Memperhatikan Mengingat Menimbang Memutuskan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

o Menetapkan Kode penulisan : A/B/C/D/E/F A. Nomor Surat B. Kode berkas surat (SKP) C. Pihak yang mengeluarkan (ketua HIMADEC) D. Kode lembaga (HIMADEC) E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) F. Tahun pembuatan surat

Contoh : SK keterangan pengangkatan fungsionaris HIMADEC periode 2015-2016. Nomor : 01/SKP/Kahima/HIMADEC/VII/2015  Surat Kepanitiaan Kode Penulisan : A/B/C/D/E/F/G A. B. C. D. E. F. G.

Nomor Surat Kode Berkas Surat Lingkup Surat Pihak yang mengeluarkan (panitia kegiatan) Kode Lembaga Bulan dikeluarkan surat (angka romawi) Tahun pembuatan surat (4 digit)

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Contoh : Departemen PSDM membuat surat permohonan kepada tiap Departemen untuk mengirim delegasi sebagai panitia Dikterisasi Generasi Biru tahun 2015. Nomor : 04/SPM/IN/PAN-DIKTERISASI/ HIMADEC/XI/2015

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Format Surat  Kertas yang digunakan adalah A4  Margin 3-3-2.5-2 cm  Label Kop Surat : 1. PPNS menggunakan font Times New Roman, Size 14 2. HIMADEC menggunakan font Times New Roman, size 14, Bold 3. Alamat menggunakan font Times New Roman, size 8 4. Email menggunakan font Times New Roman, size 8 5. Logo PPNS sebelah kiri, logo HIMADEC sebelah kanan 6. Align text menggunakan Center, space 1  Isi surat menggunakan font Times New Roman, size 12, space 1.5, align text justify Poin-poin yang terdapat dalam pembuatan surat  Nomor surat  Perihal surat  Orang atau organisasi yang dituju  Pembuka surat  Isi surat  Penutup surat  Pengesahan surat  Format Surat Legalitas Kegiatan   

Kertas yang digunakan adalah A4 Margin 3-3-2.5-2 cm Label Kop Legalitas :

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

   

1. PPNS menggunakan font Times New Roman, Size 14 2. HIMADEC menggunakan font Times New Roman, size 14, Bold 3. Alamat menggunakan font Times New Roman, size 8 4. Email menggunakan font Times New Roman, size 8 5. Logo PPNS sebelah kiri, logo HIMADEC sebelah kanan 6. Align text menggunakan Center, space 1 Isi legalitas menggunakan font Times New Roman, size 12, space 1.5, align text justify Isi legalitas menyesuaikan kegiatan yang akan dilegalitaskan Legalitas disahkan oleh ketua pelaksana dan Ketua HIMADEC Format kolom pengesahan sesuai dengan aturan dalam surat-menyurat

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

(Contoh surat) Nomor : 004/SPM/EX/Minbat/HIMADEC/XI/2015 Hal : Perijinan peminjaman tempat Yth. Wakil Direktur III PPNS Di Tempat Dengan Hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan Sambung Rasa Keluarga Mahasiswa Teknik Perancangan dan Konstruksi Kapal oleh Departemen Minat dan Bakat HIMADEC PPNS 2015/2016 pada : Hari/Tanggal : Jum’at, 13 November 2015 Waktu : 18.00-22.00 WIB Maka dengan ini kami selaku panitia penyelenggara meminta ijin untuk meminjam tempat di depan Welding Centre Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami sampaikan terimakasih.

Ketua HIMADEC

Hormat Kami, Ketua Pelaksana

Erik Extrada Riza Nur Alfuni’am NRP. 6113030025 NRP. 0114040023 Mengetahui, Wakil Direktur III Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Projek Priyonggo S.L., ST., MT. NIP. 19610616 198803 1002 (format kolom pengesahan sesuai dengan aturan yang sudah diberikan) Tembusan : 1. Kepala Jurusan Teknik Bangunan Kapal 2. Wakil Direktur II 3. BAUK C. Wewenang pembuatan surat 1. Pihak yang membuat Setiap surat yang keluar harus diketahui oleh sekretaris umum untuk meminta nomor surat pada sekretaris umum. Sekretaris kegiatan diberikan hak dalam pembutan surat yang berkaitan dengan kepanitiaan tersebut. Sekretaris umum hanya bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan. 2. Pihak yang menandatangani atau menyetujui Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu: a. Surat keputusan, ditandatangani oleh Kahima Surabaya, 20 September 2015 Ketua HIMADEC

xxxxxxxxxxxxx NRP. …………………..

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

CAP HIMA

b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat(surat undangan, surat permohonan, surat izin) ditandatangani oleh Ketua Departemen dan Kahima atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Kahima. Surabaya, 20 September 2015 Ketua Ketua Departemen HIMADEC xxxxxxxxxxx NRP………….

xxxxxxxxxxxx NRP…………… c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/ partisipasi/ sponsor/bantuan lain ditandatangani oleh Sekretaris umum dan Kahima. Surabaya, 20 September 2015 Ketua HIMADEC Sekretaris Umum xxxxxxxxxxx NRP…………..

xxxxxxxxxxx NRP…………..

d. Surat izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang, surat ditandatangani

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

oleh ketua pelaksana, ketua jurusan dan pembantu direktur III Catatan: tanda tangan dapat dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika orang ayang seharusnya tidak ada, maka dapat diatas namakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang menggantikan. Contoh : Surabaya, 20 September 2015 Ketua Jurusan Ketua pelaksana Teknik Bangunan Kapal Cap jurusan

xxxxxxxxxxx NRP. ……………

xxxxxxxxxxxx NIP. ………… Mengetahui, Pembantu Direktor III Bidang Kemahasiswaan Cap PPNS

xxxxxxxxxxxx NIP. ………………..

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Surabaya, 20 September 2015 a.n. Ketua HIMADEC Sekretaris Jendral

Ketua Pelaksana

Cap hima

xxxxxxxxxxx NRP. …………..

xxxxxxxxxx NRP. …………..

D. Administrasi tiap bidang 1. Pendahuluan Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi merupakan tugas sekretaris departemen untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perancanaan dan penyelenggaraan program kerjaserta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan himpunan. 2. Petunjuk administrasi tiap bidang

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

a. Berita acara rapat departemen 1) Setiap sekdep wajib membuat berita acara rapat departemen. 2) Sistematika berita acara sesuai SOP rapat HIMADEC. 3) Berita acara rapat departemen disimpan oleh sekretaris departemen kemudian diserahkan pada sekretaris umum sebagai laporan bulanan tiap departemen. b. Laporan bulanan tiap departemen 1) Setiap sekretaris departemen wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada Sekretaris umum pada saat rapat Pengurus Harian. 2) Laporan bulanan c. Laporan akhir tiap departemen Diakhir kepengurusan setiap departemen wajib membuat laporan akhir departemen secara tertulis. Laporan akhir tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut: 1) Pendahuluan Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Departemen, hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubugan dengan keberadaan Departemen. 2) Deskripsi tugas Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh kahima kepada Departemen dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi. kon

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

3) Kondisi objektif Kondisi objektif merupakan suaatu riil tu riil yang dialami Departemen. Biasanya berhubungan dengan kinerja Departemen, jumlah personil, kerjasama dan koordinasi anggota departemen serta peran dan fungsi yang diemban Departemen. 4) Program kerja Merupakan program kerja yang dibuat oleh Departemen pada saat Rapat Rencana Kerja(Raker) ataupun kegiatan incidental yang direncanakan selama periode kepengurusan. 5) Realisasi program kerja Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Departemen. Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut: a) Nama kegiatan b) Tujuan kegiatan c) Waktu dan tempat kegiatan d) Peserta kegiatan e) Gambaran kegiatan f) Alokasi dana g) Hambatan-hambatan h) Evaluasi dan rekomendasi 6) Hambatan-hambatan dan evaluasi Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Departemen garapannya.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

7) Saran dan rekomendasi Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan selanjutnya mengenai segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi. 8) Penutup Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih. Laporan akhir departemen diserahkan kepada sekretaris umum 2 minggu sebelum Rapat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Himadec 2015-2016 dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file. E. Peminjaman dan penggunaan inventaris HIMADEC 1. Pengantar Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. Dengan menginvetarisasi, dapat diketahui asset ataupun barang-barang yang dimilik oleh suatu organisasi. Inventaris yang ada harus dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu, dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan yang jelas yang mengatur hal tersebut. Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan. 2. Petunjuk penggunaan dan peminjaman inventaris

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

a. Peminjaman inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang, dalam hal ini sekretaris umum. b. Peminjam bertanggungjawab atas kondisi inventaris yang dipinjam c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara. d. Peminjam harus mengkonfirmasikan kepada pihak sekretaris umum apabila inventaris telah dikembalikan. 3. Sanksi-sanksi Apabila terjadi kehilangan atau kerusakan pada inventaris, maka peminjam wajib menggantikan atau memperbaiki inventaris tersebut.

BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT A. PENGANTAR

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Rapat adalah sarana pertemuan yang dapat digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kinerja organisasi selama masa kepengurusan dalam jangka waktu yang telah ditentukan pada BAB I. Hasil – hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat juga dimungkinkan semua fungsionaris HIMADEC periode 2015 – 2016 dapat mengetahui hasil rapat tersebut. B. PIMPINAN RAPAT 1. Formal a. Rapat Kerja Baik Rapat Kerja I, II maupun III dipimpin oleh Kahima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Kahima (Pimpinan Sidang) b. Rapat Pimpinan Dipimpin oleh Kahima HIMADEC c. Rapat Besar Dipimpin oleh Kahima HIMADEC d. Rapat Komunal Dipimpin oleh Kepala Departemen e. Rapat Kepanitiaan Dipimpin oleh Ketua Pelaksana, didampingi Kahima atau Sekretaris Umum atau Ketua Departemen dan Sekretaris Departemen yang terkait dengan proker yang akan dilaksanankan C. UNDANGAN RAPAT 1. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh Sekretaris Umum dan pihak yang diberi mandat oleh Kahima kemudian diberitahukan kepada seluruh

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

2.

3.

4.

5.

Fungsionaris HIMADEC dan undangan yang telah ditentukan. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari Kahima kemudian diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif (PH dan Kepala Departemen) lainnya. Undangan Rapat Besar dibuat oleh Sekretaris Umum dan pihak yang diberi mandat oleh Kahima kemudian diberitahukan kepada seluruh Fungsionaris HIMADEC. Undangan Rapat Komunal dibuat oleh Kepala / Sekretaris Departemen (kondisional) dan kemudian diberitahukan kepada seluruh anggota Departemen. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada sie publikasi untuk disebarkan kepada anggota panitia.

D. BERITA ACARA RAPAT 1. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh Sekretaris Umum atau pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA. 2. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum. 3. Berita Acara Rapat Besar dibuat oleh Sekretaris Umum. 4. Berita Acara Rapat Komunal dibuat oleh Sekretaris Departemen. 5. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

E. FORMAT BERITA ACARA RAPAT BERITA ACARA RAPAT (NAMA RAPAT) 1 2 3 4 5 6 7

Waktu Tempat Pemimpin Rapat Notulen Jumlah Peserta Rapat Agenda Rapat Hasil / Rekomendasi Rapat

BAB V STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SUMBER DANA KEGIATAN A. Dana Taktis dan Sumber Dana Lainnya Dalam menjalankan sebuah kegiatan yang bersangkutan dengan program kerja HIMADEC, maka setiap departemen harus membuat rencana anggaran yang telah dibahas pada Rapat Kerja HIMADEC disertai dengan mekanisme pencairan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

dana dan sumber dana kegiatan yang akan digunakan saat berjalannya program kerja tersebut. Dalam pelaksanaanya nanti dana yang akan digunakan dibagi menjadi dana taktis dan sumber dana lainnya. 1. Dana taktis Dana taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan organisasi HIMADEC dan KM DC. Adapun sumber dana taktis adalah sebagai berikut : a. Iuran kas pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMADEC selama periode kepengurusan berlangsung. b. Dana dari hasil usaha-usaha kreatif, inovatif, dan halal serta tidak mengikat, atau usaha mandiri yang dapat diperoleh melalui program kewirausahaan HIMADEC yang melibatkan KM DC yang bertujuan untuk mendapatkan pemasukan dama dalam upaya pemberdayaan dan pengembangan organisasi HIMADEC dan KM DC. c. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh dari donatur dalam bentuk sumbangan untuk HIMADEC. 2. Sumber dana lainnya

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Sumber dana lainnya adalah sumber dana yang diperoleh HIMADEC dari pengajuan proposal kegiatan baik dari dalam maupun luar PPNS. Adapun sumber dana lainnya adalah sebagai berikut : a. Sumber dana dari hasil pengajuan proposal untuk setiap program kerja yang berlangsung yang berasal dari birokrasi PPNS. b. Sumber dana yang diperoleh dari sponsorship untuk setiap kali pengajuan proposal sponsorship dalam kegiatan yang menyangkut HIMADEC. Contoh

B. Prosedur pengajuan dana Pada prosedur pengajuan dana ada beberapa syarat yang harus dipenuhi, sebagai berikut : a. Dana yang diajukan minimal sama dengan yang dianggarkan dalam Rapat Kerja HIMADEC. b. Dana diajukan paling lambat 3 minggu sebelum kegiatan berlangsung. Catatan : Untuk dana yang diambil dari dana taktis harus mengajukan rencana anggaran dana yang diperlukan ke bendahara umum.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

C. Ketentuan Pencairan Dana 1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi berupa proposal. 2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan. D. Laporan Keuangan 1. Setiap bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai dengan format yang telah ditentukan (Lampiran A). 2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja : a. Bukti-bukti pemasukan dana (Lampiran B). b. Bukti-bukti pengeluaran dana (Lampiran C). 3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-selambatnya 2 minggu. 4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas HIMADEC maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan. 5. Laporan keuangan akhir diserahkan bersamasama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada kesekretariatan. E. Aturan Tambahan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Bukti-bukti pemasukan atau penerimaan dan pengeluaran harus memadai, laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti atau dokumen yang valid. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut : 1. Umum Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMADEC. 2. Bukti Pemasukan atau Penerimaan Uang a. Bukti pemasukan merupakan tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMADEC. b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU dan kwitansi sesuai dengan sumber dana yang didapat. c. MoU harus memiliki atribut sebagai berikut :

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

BAB VI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI A. PENGANTAR Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan dapat mempengaruhi kinerja organisasi. Untuk mecapai keefektifan penyampaian informasi maka dibutuhkan sebuah sistem yang mengaturnya, system tersebut adalah sistem komunikasi B. ALUR Pelaksanaan komjunikasi internal fungsionaris direalisasikan menjadi jaringan komunikasi yang memiliki pola dan alur sebagai berikut : a. Jaringan Komunikasi Statis Jaringan komunikasi statis adalah jaringan yang langsung dan informasi yang disampaikan dari pihak berwenang langsung kepada target, tanpa harus diteruskan. Alurnya adalah : Sumbe r

Ketua

Pihak Berwenan g

Targe t

b. Jaringan Komunikasi Dinamis Jaringan komunikasi dinamis adalah jaringan komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari pihak berwenang untuk dilanjutkan kepada target,dan wajib diteruskan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Umum Sumbe r

Kahim a

Staf

Kadep

Sekjen

2. Khusus Sumbe r

Kahim a

Pihak Berwenang (Kominfo/Huma Seluruh Fungsionari s / Panitia

C. ISI Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuat standar,agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan terhadap informasi yang akan disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan: 1. Kode pesan / informasi. 2. Salam / kata sapaan lainnya. 3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud) 4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud) 5. Maksut: a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan) b. Undangan ( Wajib / Biasa)

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

c. Pemberitahuan LAMPIRAN A FORMAT PROPOSAL KEGIATAN Nama Kegiatan Nama Kegiatan

Kegiatan ini bernama .............................. Tema kegiatan ini yaitu................ *tema disi bila kegiatan tersebut terdapat tema, jika tidak silahkan di hapus. Latar Belakang Latar Belakang *Beisi tentang alasan yang kuat dan logis mengapa perlu dilakuakan kegiatan tersebut. Deskripsi Kegiatan Deskripsi Kegiatan ................. mempunyai beberapa kegiatan, antara lain : a. Nama sub kegiatan 1 Penjelasan sub kegiatan 1 b. Nama sub kegiatan 2 Penjelasan sub kegiatan 2

agenda

*.................... diisi nama kegiatan * jika tidak ada sub kegiatan langsung diisi deskripsi kegiatan berupa paragraf-paragraf Tujuan Kegiatan Tujuan Kegiatan Adapun tujuan dari kegiatan ........................ adalah :

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

a. Tujuan 1 b. Tujuan 2 c. Tujuan 3 *....................... berisi nama kegiatan Sasaran Kegiatan Sasaran Kegiatan Sasaran dari kegiatan........................adalah sebagai berikut : a. Mahasiswa semester................... *......................... berisi nama kegiatan *jika sasaran lebih dari 1 di beri numbering (a, b, c, dst) , tetapi jika sasaran hanya satu maka tidak perlu numbering Target Kegiatan Target Kegiatan Target dari kegiatan ................... adalah sebagai berikut : a. Jumlah peserta kegiatan ini diikuti oleh seluruh mahasiswa Teknik Perancangan dan Konstruksi kapal PPNS angkatan 2013-2014. b. Penyelenggaraan acara yang berjalan lancar. c. Adanya peran serta dosen PPNSdalam kegiatan .......................... *............... diisi nama kegiatan *di dalam target ini berisi target apa saja yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut Tolok Ukur Kegiatan Tolok Ukur Kegiatan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Tolak ukur dari kegiatan ................. ini adalah sebagai berikut : a. Jumlah peserta yang hadir ......... orang b. Adanya peran serta aktif dan dukungan dari semua pihak civitas akademika PPNS. Waktu dan Tempat Kegiatan Waktu dan Tempat Kegiatan ..................................... merupakan serangkaian kegiatan yang diselenggarakan pada: Hari : ............... Tanggal: .................. Tempat:.............. *...................... diisi nama kegitan Kepersertaan Kegiatan Kepersertaan Kegiatan Kegiatan ................ ini diikuti oleh : a. Seluruh Mahasiswa Teknik Perancangan dan Konstruksi Kapal PPNS angkatan .......... b. ........................... c. Ketua Jurusan Teknik Bangunan KapalPPNS Rincian Peserta No Kelas

Jumlah

1

D3 DC IIA

32

2

D3 DC IIB

30

3

D4 DC

27

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

4

DC IV A

28

5

DC IV B

30

6

Undangan

4

JUMLAH

151

*silahkan diisi siapa saja yang mengikuti dalam kegiatan tersebut *rincian peserta diisi jumlah peserta Susunan Panitia Susunan Panitia (Terlampir 1) Susunan Aacara Susunan Aacara (Terlampir 2) Rencana Anggaran Rencana Anggaran (Terlampir 3) Penutup Penutup Dengan mengharap segala keridhoan dari Allah SWT, kerja keras dari seluruh komponen panitia serta dukungan dari semua pihak, Insya Allah kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar serta membawa manfaat bagi semua pihak dan mampu mencapai tujuan yang diharapkan. Demikian proposal ................................ ini kami buat sebagai kerangka acuan untuk pegangan dasar bagi

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

pihak yang berkepentingan dan semoga bisa memberikan gambaran yang cukup jelas. Atas dukungan dan kerja sama semua pihak, kami ucapkan terima kasih.

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

LEMBAR PENGESAHAN PROPOSAL “Nama Kegiatan” TEKNIK PERANCANGAN DAN KONSTRUKSI KAPAL Surabaya, tanggal bulan tahun pembuatan Hormat Kami, Kepala Jurusan Ketua Pelaksana Teknik Bangunan kapal

Nama Ketua NRP

Aang wahidin ST,MT. NIP. 19720812 199501 1001

Mengetahui / Menyetujui, Pembantu Direktur III PPNS

Projek Priyonggo S.L, ST., MT. NIP. 196106161988031002

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Tembusan: 1. Ketua HIMADEC (Erik Extrada) 2. Dosen TKK (Wahyu Wiyati, ST.)

Lampiran 1 SUSUNAN PANITIA ......................... Pelindung Penasehat Ketua Panitia Sekretaris Bendahara Sie Perizinan dan Sie Humas Sie Acara Sie Pub. Dek. Dok Sie Perlengkapan Sie Konsumsi *untuk kepanitian kegiatan

: Ir. Eko Julianto,M.MT., MRINA : Projek Priyonggo. ST., MT. : : : : : : : : disesuaikan dengan kebutuhan

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

Lampiran 2

SUSUNAN ACARA N o

Hari / Tanggal

Acara

1 2 3

4 5

6

7 8 Lampiran 3 RENCANA ANGGARAN

Pukul

POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA HIMPUNAN MAHASISWA DESIGN AND CONSTRUCTION Sekretariat : Ruang CC-122 Jl. Teknik Kimia Kampus PPNS ITS Sukolilo- Surabaya JawaTimur 60111

I. PENGELUARAN Daftar Satu Harga( Jumlah (Rp) Pegeluaran an Rp) 1. Kesekretariatan 2. Publikasi, Dokumentasi dan Humas 3. Perlengkapan 4. Konsumsi 5. Fee Pembicara (kondisional sesuai acara) TOTAL KESELURUHAN *silahakan diisi sesuai kebutuhan dan harga-harga yang dimasukkan harus real perkiraan harga di pasaran