Tanya Jawab

Lean Manufacturing lean manufacturing adalah pendekatan yang didesain untuk meniadakan buangan dan memaksimalkan nilai bagi pelanggan. Pendekatan ini memiliki ciri pengiriman produk yang benar dengan kualitas yang benar memproses pada waktu yang tepat dengan kebutuhan pelanggan serta dengan biaya serendah mungkin. Sistem ini memungkin manajer untuk meniadakan buangan, mengurangi biaya, dan menjadi lebih efesien. Just In Time (JIT) adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkankualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Cellular manufacturing merupakan suatu metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengelompokan (grouping) dari mesin berdasarkan kedekatan komponen (similarity part)sehingga ketidakefektifan proses produksi dapat diminimalkan dengan memperhatikanperformansi kedekatan aktivitas (Onwobulu,2001). BALANCED SCORECARD SEBAGAI PENGUKURAN KINERJA  

   

Apa itu BSC ? Sistem manajemen strategis yang mendifinisakan sistem akuntansi pertanggung jawaban berdasarkan strategi Pengukuran kinerja perusahaan yang modern dengan mempertimbangan empat perspektif (yang saling berhubungan) yang merupakan penerjemahan strategi dan tujuan yang diingin dicapai oleh suatu perusahaan dalam jangka panjang, yang kemudian diukur dan dimonitor secara berkelanjutan Strategi adalah penspesifikasian hubungan yang diinginkan manajemen diantara empat perspektif. Penerjemahan strategi berarti penspesifikasiaan tujuan , target, dan inisiatif tiap perspektif. Konsep ini dikembangkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton Kapan Munculnya Balanced Scorecard ? Adanya pergeseran tingkat persaingan bisnis dari industrial competition keinformation competition, sehingga mengubah alat ukur atau acuan yang dipakai oleh perusahaan untuk mengukur kinerjanya. Perubahan Teknologi  Persaingan ketat di dunia bisnis  Mendorong kebutuhan akan Informasi  Mengakibatkan persaingan Informasi  Untuk membantu ambil keputusan. Mengapa kata “BALANCE”

Karena Balanced Scorecard menunjukkan adanya keseimbangan antara semua factor yaitu keseimbangan antara :  Faktor keuangan dan non keuangan  Pihak eksternal dan internal  Jangka pendek dan jangka panjang 

Empat Perspektif Apa Saja ? Perspektif Keuangan (K) menjelaskan konsekuensi ekonomi tindakan yang diambil dalam tiga perspektif lain 2. Perspektif Pelanggan (NK) mendefinisikan segmen pasar dan pelanggan di mana unit bisnis bersaing 3. Perspektif Proses Bisnis Internal (NK) menjelaskan proses internal yang diperlukan untuk memberikan nilai kepada pelanggan dan pemilik. 4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran(NK) mendefinisikan kemampuan yang diperlukan organisasai untuk memperoleh pertumbuhan jangka panjang dan perbaikan. 1.



 

Mengapa Harus 4 Perspektif ? Perspektif Keuangan tidak cukup mencerminkan kinerja perusahaan dimana perspektif keuangan yang baik tidak menjamin bahwa perusahaan tersebut akan bisa exiss dalam jangka panjang (yang merupakan tujuan utama suatu perusahaan didirikan) Mengapa Perspektif Non Keuangan Penting ? Perspektif Non Keuangan di anggap sebagai bagian yang bila ikut diperhatikan, pada akhirnya dapat mendongkrak kinerja keuangan yang merupakan keinginan utama dari pemegang saham. Untuk dapat exiss, perusahaan harus mempunyai strategi yang dituangka dalam action-action, sehingga penilaian kinerja juga harus lebih dari sekedar penilaian financial.

Apa yang diutamakan dalam setiap perspektif ? Financial  Berorientasi pada para pemegang saham Customer  Bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai bagi para customer 3. Internal Bussiness Process  Proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita lakukan dalam jangka panjang untuk mencapai tujuan financial dan kepuasan konsumen 4. Learning and Growth  Bagaimana kita bisa meningkatkan dan menciptakan value secara continue terutama dalam hubungannya dengan kemampuan dan motivasi karyawan 1. 2.

Apa Yang Dinilai dari Perspektif Pelanggan ? Perspektif Pelanggan dapat diukur dengan lima aspek utama (Kaplan, 1996) 1. Pengukuran Pangsa Pasar

2. 3. 4. 5.

2.1.

Pengukuran Customer Retention Pengukuran Customer Acquisition Pengukuran Customer Satisfaction Pengukuran Customer Profitability

Apa Yang Dinilai dari Perspektif Bisnis Internal ? Perspektif Bisnis Internal dapat diukur dengan tiga aspek utama yaitu : 1. Proses Inovasi (penelitian dasar dan trepan juga penelitian pengembangan produk) 2. Proses Operasi (menitikberatkan pada efisiensi proses, konsistensi dan ketepatan waktu dari barang/jasa yang diberikan kepada konsumen. Pengukuran terhadap efisiensi waktu yang dibutuhkan (timemeasurements) Processing Time Manufacturing Cycle Efectiveness = ---------------------Throughput Time

2.2.

Pengukuran terhadap kualitas proses produksi (quality process measurements) Menditeksi adanya tingkat kerusakan produk dari proses produksi, perbandingan produk bagus yang dihasilkan dengan produk bagus yang masuk dalam proses, bahan buangan (waste), bahan sisa (scrap), besarnya angka pengerjaan kembali (rework), besarnya angka pengembalian bari dari konsumen dll.

2.3.

Pengukuran terhadap efisiensi biaya proses produksi (process costmeasurements) Dalam manufaktur maju, pengukuran atas biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk digunakan ABC system. Ketiga poin di atas secara bersama-sama (simultan) akan menghasilkan tiga parameter yang penting untuk mengkarakteristikkan pengukuran proses bisnis internal (perhitungan biaya yang tepat dimana tidak ada pemborosan biaya dari aktivitas yang tidak bernilai tambah dan kualitas produk yang dihasilkan baik akan menghasilkan proses bisnis internal yang baik). 3. Pelayanan Purna Jual (akan mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen) Aktivitas-aktivitas diantaranya : garansi, reparasi, perlakuan terhadap produk cacat atau rusak, pelayanan dalam komplain dll



Apa Yang Dinilai dari Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran ? Betapa pentingnya untuk terus memperhatikan karyawan, memantau kesejahteraannya, meningkatkan pengetahuan karyawan yang pada gilirannya akan meningkatkan kemampuan untuk mencapai hasil ketiga perspektif diatasnya. 1.

Mengukur Kemampuan Karyawan dengan 3 aspek :

1.1.      1.2. 1.3. 

Pengukuran kepuasan karyawan Tingkat keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan Pengakuan terhadap hasil kerja karyawan Kemudahan dalam mendapatkan informasi sehingga dapat bekerja sebaik mungkin Keaktifan dan kreativitas dalam melakukan pekerjaan Tingkat dukungan yang diberikan kepada karyawan Pengukuran perputaran karyawan dalam perusahaan Pengukuran produktivitas karyawan  Gaji yang diperoleh Rasio perbandingan antara konpensasi yang diperoleh karyawan dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan.

2. Kemampuan Sistem Informasi Kualitas dan produktifitas karyawan dipengaruhi oleh akses terhadap system informasi yang dimiliki perusahaan (persentase ketersediaan informasi). Semakin mudah informasi diperoleh maka karyawan akan memiliki kenerja yang semakin baik Informasi yang dibutuhkan karyawan seperti informasi pelanggannya, biaya produksi dll 3. Motivasi, Pemberian Wewenang dan Pembatasan Wewenang Karyawan Selain kemudahan akses informasi yang bergitu bagus tetapi juga harus diikuti dengan adanya motivasi karyawan untuk mau meningkatkan kinerjanya. Pengukuran motivasi karyawan dapat dinilai melalui dimensi : 3.1. Pengukuran terhadap sarana yang diberikan kepada perusahaan dan diimplementasikan 3.2. Pengukuran atas perbaikan dan peningkatan kinerja karyawan 3.3. Pengukuran terhadap keterbatasan individu dalam organisasi Tujuan dan Ukuran Utama tujuan dan ukuran utama adalah sesuatu yang umum di semua organisasi. Ada lima tujuan utama : peningkatan pangsa pasar, peningkatan retensi pelanggan, peninggkatan pelanggan tujuan Menaikkan jumlah produk baru

ukuran Persentase pendapatan dari produk baru Membuat aplikasi baru Persentase pendapatan dari aplikasi baru Mengembangkan pasar dan pelanggan Persentase pendapatan dari sumber baru baru Mengadopsikan strategi penetapan Profabilitas produk dan pelanggan harga baru Menurunkan biaya perunit Biaya per unit Menurunkan biaya pelanggan per unit Biaya pelanggan per unit Menurunkan biaya jalur distribusi Biaya per jalur distribusi Memperbaiki pemanfaatan aset Laba atas investasi

Meningkatkan pangsa pasar Meningkatakan retensi pelanggan Meningkatkan akuisisi pelanggan Meningkatakan kepuasan pelanggan Miningkatkan profitabilitas pelanggan Menurunkan harga Menurunkan biaya Memperbaiki fungsi produk Memperbaiki kualitas produk Memperbaiki keandalan pengiriman Memperbaiki citradan reputasi

Nilai tambah ekonomi Persentase pasar Persentase pertumbuhan bisnis dari pelanggan yang ada Jumlah pelanggan baru Tingkat dan survei pelanggan Profitabilitas pelanggan harga Biaya pasca pembelian Tingkat dan survei pelanggan Persentase barang yang dikembalikan Persentase pengiriman tapat waktu Jadwal yang tidak terpenuhi Tingkat dari survei pelanggan

Penggunaan Balanced Scorecard Pada Organisasi Pemerintah Mengapa institusi pemerintah perlu mengadopsi balanced scorecard ? Pemerintah pada era sekarang ini, baik pemerintah pusat, daerah maupun lokal diharapkan untuk menjadi: akuntabel, kompetitif, ramah rakyat, dan berfokus pada kinerja. Organisasi pemerintah juga ditantang untuk memenuhi harapan berbagai kelompok stakeholders (yaitu penerima layanan, karyawan, lembaga pemberi pinjaman/hibah, masyarakat, dan pembayar pajak). Tuntutan ini mengharuskan organisasi pemerintah untuk bertindak profesional sebagaimana yang dilakukan oleh organisasi swasta. Organisasi pemerintah harus mempunyai sistem manajemen strategis. Karena dunia eksternal adalah sangat tidak stabil, maka sistem perencanaan harus mengendalikan ketidakpastian yang ditemui. Organisasi pemerintah, dengan demikian, harus berfokus strategi. Strategi ini lebih bersifat hipotesis, suatu proses yang dinamis, dan merupakan pekerjaan setiap staf. Organisasi pemerintah harus juga merasakan, mengadakan percobaan, belajar, dan menyesuaikan dengan perkembangan. Agar organisasi pemerintah dapat berfokus pada strategi yang sudah dirumuskan, maka organisasi pemerintah juga harus menterjemahkan strategi ke dalam terminologi operasional, menyelaraskan organisasi dengan strategi (dan bukan sebaliknya), memotivasi staf sehingga membuat strategi merupakan tugas setiap orang, menggerakkan perubahan melalui kepemimpinan eksekutif, dan membuat strategi sebagai suatu proses yang berkesinambungan. Adapun perbedaan karakteristik organisasi swasta dan pemerintah adalah sebagai mana ditunjukkan dalam tabel berikut. ______________________________________________________________________ Perspektif Swasta Pemerintah____________________________ Finansial Pemegang saham DPR, pembayar pajak, konstituen Pelanggan Pelanggan Orang yang menggunakan jasa/pelayanan publik Proses Proses Membuat produk Memberikan pelayanan secara kompetitif Internal yang diunggulkan Pertumbuhan & karyawan, direksi pejabat politik (menteri), pegawai pemerintah

Pembelajaran ________________________________________________________________________ Contoh Penerapan Berikut ini adalah konsep BSC untuk kota Charlotte (AS) untuk menunjukkan perbedaannya dengan organisasi swasta seperti yang telah dikemukakan pada bagian terdahulu. Ada tujuh komponen dalam BSC Kota Charlotte, yaitu: visi, tema strategis (atau area fokus), prinsip strategis, perspektif, sasaran, kaitan, dan ukuran & target. Visi: Visi Kota Charlotte secara singkat adalah untuk menjadi “pilihan masyarakat untuk hidup, bekerja dan berekreasi”. Tema strategis atau area fokus: Dewan Kota menetapkan lima tema strategis atau area fokus sebagai strategi untuk mencapai visi kota: ketenteraman warga (community safety), kemandirian kota (city-within-city), kemajuan ekonomi (economic development), tranportasi (transportation) dan mereformasi birokrasi (restructuring government). Prinsip strategis: Penerapan prinsip strategis adalah untuk membantu memastikan bahwa kota Charlotte akan menjadi pilihan masyarakat. Ada delapan prinsip strategis yang ditetapkan dan disebut Prinsip Pertumbuhan Cerdas (Smart Growth Principles), yaitu: 1.Mempertahankan kapasitas perencanaan penggunaan lahan 2.Mengupayakan keputusan penggunaan lahan yang efektif 3.Memperkuat masyarakat melalui lingkungan yang sehat 4.Merancang kota untuk mendukung kehidupan yang harmonis 5.Melindungi lingkungan 6.Memperluas aneka pilihan transportasi 7.Menggunakan investasi publik sebagai katalisator untuk mencapai hasil yang diinginkan Perspektif: Dengan penekanan pada “keseimbangan”, balanced scorecard Kota Charlotte menggunakan empat perspektif untuk menjawab kebutuhan pelayanan yang diinginkan oleh masyarakat. 1. Perspektif Pelanggan: melayani pelanggan. Manajer kota harus mengetahui apakah pemerintah kota betul-betul memenuhi kebutuhan masyarakat. Mereka harus menjawab pertanyaan: Apakah organisasi menyediakan apa yang diinginkan oleh masyarakat? 2. Perspektif Proses Internal: Menyediakan pelayanan secara kompetitif. Manajer kota harus berfokus pada tugas penting yang memungkinkan mereka untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Manajer kota harus menjawab pertanyaan: Dapatkah pemerintah kota meningkatkan pelayanan dengan mengubah cara pelayanan itu disampaikan? 3. Perspektif Keuangan: Mengelola anggaran secara akuntabel. Manajer kota harus berfokus pada bagaimana cara memenuhi kebutuhan pelayanan secara efisien. Mereka harus menjawab pertanyaan: Apakah pelayanan yang diberikan telah dilaksanakan dengan biaya yang rendah? 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan: Mengembangkan kapasitas karyawan. Kemampuan organisasi untuk meningkatkan dan memenuhi permintaan masyarakat terkait secara langsung dengan kemampuan karyawan untuk memenuhi permintaan

itu. Pemerintah kota harus menjawab pertanyaan: Apakah pemerintah kota menggunakan teknologi yang sesuai dan melakukan pelatihan karyawan untuk kemajuan yang berlanjut? Sasaran Kota Charlotte memilih 16 sasaran perusahaan untuk scorecard organisasinya. Setiap sasaran organisasi secara garis besar digambarkan sedemikian sehingga ia memberikan konteks untuk mencapai apa organisasi itu dibentuk. Hubungan antara lima area fokus, empat perspektif dan 16 sasaran organisasi merupakan panduan bagi setiap unit dan karyawan dalam melaksanakan kegiatannya. Kaitan Sasaran yang strategis harus saling dihubungkan dalam suatu hubungan sebab-akibat. Misalnya, jika suatu organisasi memberikan karyawan dengan pelatihan yang perlu untuk “Mempromosikan Pembelajaran & Pertumbuhan”, maka organisasi itu akan dapat “Menyampaikan Pelayanan secara Kompetitif”. Ini akan mempengaruhi kemampuan organisasi itu untuk “Meningkatkan Pelayanan bagi Masyarakat” yang pada akhirnya “Menyediakan Aneka Pilihan Pelayanan”. Ukuran & Target Untuk setiap sasaran strategis, ada satu set ukuran dan target strategis. Ini dijabarkan dalam rencana strategis untuk setiap area fokus. Penerapan di Berbagai Organisasi Balanced scorecard sudah diterapkan di banyak lembaga pemerintah, baik pada tingkat pusat maupun daerah. Di AS instansi Federal yang menggunakan balanced scorecard antara lain adalah Department of Agriculture, Natural Resource Conservation, Forrest Service, Department of Commerce, Fish & Wildlife Service, Bureau of Reclamation, Environmental Protection Agency, Council on Environmental Quality. Sedang negara bagian yang sudah menerapkan balanced scorecard diantaranya Alaska, Oregon, Washington, California, Idaho, Montana. Pada tingkat lokal, setingkat kecamatan di Indonesia, balanced scorecard sudah dipergunakan di 39 Counties, 277 Cities, 44 Sewer Districts, 125 Water Districts, 36 Irrigation Districts, 32 Public Utility Districts, 14 Port Districts, 48 Conservation Districts, dan 170 Municipal Water Suppliers. Kesimpulan Balanced Scorecard adalah sebuah cara pandang baru bagaimana suatu organisasi akan dapat lebih baik lagi dikelola. Balanced scorecard merupakan bagian dari sistem manajemen strategis, yang perlu dirumuskan oleh setiap organisasi, agar dapat mencapai visi dan misinya secara efektif. Balanced scorecard memberikan prosedur bagaimana tujuan organisasi dirinci ke dalam sasaran-sasaran dalam berbagai perspektif secara lengkap, dengan ukuran-ukuran yang jelas. Balanced scorecard merupakan mekanisme untuk membuat organisasi, termasuk organisasi pemerintah, berfokus pada strategi, karena penerapan balanced scorecard memungkinkan semua unit dalam organisasi memberikan kontribusi secara terukur pada pelaksanan strategi organisasi. Balanced scorecard seyogyanya dikembangkan oleh setiap organisasi pemerintah untuk mempertajam perannya dalam menjalankan fungsi-fungsi

pemerintahan, sehingga membedakannya dengan organisasi pemerintah lain. Tugas pengawasan oleh DPR terhadap pemerintah akan dipermudah jika instansi pemerintah memiliki strategi berbasis balanced scorecard. Perumusan balanced scorecard bukan suatu pekerjaan sekali jadi, melainkan tugas yang terus menerus, dengan setiap saat ada proses penyempurnaan dan yang terpenting adalah ia dimanfaatkan untuk mencapai visi dan misi organisasi▪