Tutorial Google Forms -ana Cortaire.pdf

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Creación de Formularios con Google FORMS Diseña y recoge datos de tus formularios y encuestas online.

ÍNDICE ÍNDICE .....................................................................................................................2 1. Los formularios de Google .................................................................................3 2. Cómo añadir y editar preguntas. ........................................................................5 3. Otras opciones. ................................................................................................ 15 4. Que se puede hacer con preguntas ya hechas. ............................................... 17 5. Cómo hago llegar el formulario a mis encuestados. ........................................ 18 6. Mensaje personalizado al completar el formulario. ........................................ 20

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1. Los formularios de Google Los formularios son una potente herramienta de Google que nos permite recabar información de una forma muy sencilla y rápida a través de internet. Para crear formulario nos dirigiremos a:    

Google Drive Botón desplegable de “NUEVO” Más > Formularios de Google.

Los formularios tienen un icono color berenjena con una lista de viñetas. Al pinchar sobre formularios se abre una nueva pestaña en el navegador con el siguiente aspecto.

Es importante fijarse en lo siguiente, en el recuadro blanco aparece la frase “Formulario sin título”, bastará con clicar ahí y escribir la frase que queremos que vean las personas encuestadas. Sin embargo, esto solo afectará a los

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lectores, de cara a tu organización interna, el formulario todavía no tiene título. En tu unidad se guardará como “Formulario sin título”

De modo que la primera recomendación es antes de seguir trabajando en el mismo, ponerle un título y moverlo a la carpeta adecuada en “Mi unidad”. Para ponerle un nombre al formulario clicaremos en la parte superior izquierda de la página (en el encabezado de fondo berenjena), y comenzaremos a escribir. Si ya le habías puesto título al formulario automáticamente le asignará esa frase, no siempre nos interesa ese título, este es sólo para ti, no lo va a ver nadie, así que ponle el título que encaje con tu sistema de organización de archivos.

Y bueno, ya estamos dentro de formularios, vamos a ver que opciones ofrece.

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2. Cómo añadir y editar preguntas. Una vez que hayas creado un formulario, puedes empezar a añadir las preguntas que quieras. Si quieres dar un poco de estructura al formulario, también tienes la opción de añadir encabezados de secciones y saltos de página. Vamos a empezar viendo los diferentes tipos de preguntas. CÓMO AÑADIR UNA PREGUNTA La primera pregunta ya te la da el formulario por defecto, se llama pregunta sin título y es una pregunta de selección múltiple, (quizás las conozcas mejor como las tipo test) es decir se pueden ofrecer varias opciones pero sólo una respuesta es aceptable.

A mano izquierda te aparece el título de la pregunta, y sus opciones debajo, y a mano derecha una lista desplegable desde la que elegir el tipo de respuesta que quieres aceptar. Estos son todos los tipos de pregunta según sus respuestas:  Respuesta corta  Párrafo  Selección múltiple  Casillas de verificación  Desplegable  Subir archivos  Escala lineal  Cuadrícula de varias opciones  Cuadrícula de casillas de verificación  Fecha  Hora Vamos a ver las opciones que tiene cada tipo de pregunta. Volvamos a la pregunta que sale en pantalla (tipo selección múltiple), podemos trabajar sobre esta misma pregunta, y cambiar el tipo o eliminarla y empezar desde cero añadiendo un elemento. 5

Una vez seleccionado el tipo de pregunta, puedes pasar a rellenar las posibles respuestas a la pregunta. Si quieres añadir explicaciones para la pregunta, puedes incluir una descripción en el campo Texto de ayuda. Si quieres impedir que los encuestados puedan dejar una pregunta en blanco, activa la casilla Pregunta obligatoria para que el usuario tenga que contestar a la pregunta para poder enviar el formulario. NOTA: Cuando se rellena un formulario, a priori es anónimo, los nombres y las direcciones de correo electrónico de los encuestados no se recogen automáticamente. Si quieres recopilar esta información, debes añadir un campo de texto en el formulario para que los encuestados den su nombre o dirección de correo electrónico.

RESPUESTA CORTA En respuesta corta: los encuestados dan respuestas cortas con sus propias palabras, son texto libre. Será difícil trabajar filtros con este tipo de pregunta así que la utilizaremos sólo cuando sea necesario. Ejemplo: dime tu email.  En el apartado “Pregunta sin título” es donde escribimos la pregunta.  El “texto de respuesta corta” es una vista previa del espacio que tendrán los encuestados para añadir esa información.

Pero aún tenemos más opciones, para ello nos vamos a la parte inferior de la pregunta, encontramos lo siguiente:  Duplicar, si quieres hacer una pregunta parecida cambiando sólo un par de datos, esta función es como copiar y pegar.  Papelera, para eliminarla.  Botón de obligatorio, sólo si lo mueves a la derecha la pregunta deberá ser contestada antes de enviar el formulario.  Los “tres puntitos”. Todas las preguntas tienen opciones extra, que dependerán del tipo de pregunta.

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En el caso de una pregunta tipo respuesta corta, desde los tres puntitos, puedes añadir:  Descripción, es el texto de ayuda que aparecerá a los encuestados debajo de la pregunta (con un tamaño inferior al de la pregunta).  Validación de respuestas. Esta opción nos permite pedir por ejemplo el email a un usuario y si el texto introducido no es una dirección de correo electrónico, le dará error. De hecho incluso podemos añadir un texto de error personalizado.

RESPUESTA PARRAFO La pregunta de párrafo: es lo mismo que el anterior con la diferencia de que los encuestados dan respuestas más largas. También desaparecen algunas de las opciones de la validación de respuestas. Ejemplo: ofrece una breve descripción de tu producto.

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RESPUESTA SELECCIÓN MÚLTIPLE

La respuesta tipo Selección múltiple: se ofrecen varias opciones de respuesta y sólo se puede elegir una. Atención a la opción “Añadir respuesta OTRO” ya que en ocasiones se nos olvida que puede haber alguna opción más y el propio encuestado puede darnos información valiosa. Si añadimos esta opción, le aparecerá la posibilidad de añadir una respuesta redactando con sus propias palabras.

En las opciones avanzadas, tenemos:  Descripción, es el texto de ayuda que aparecerá a los encuestados debajo de la pregunta (con un tamaño inferior al de la pregunta).  Ir a la sección según la respuesta. Esto está detallado en la sección respuestas.  Ordenar las opciones aleatoriamente. Cada encuesta puede ofrecer las opciones en un orden diferente al tuyo. Por último, a las preguntas se las puede acompañar de contenido gráfico para facilitar la elección de la respuesta.

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RESPUESTA CASILLAS DE VERIFICACIÓN Casillas de verificación: parecido al tipo test sólo que se pueden seleccionar varias opciones. También se puede añadir la opción “OTRO” y añadir contenido audiovisual. En la sección de validación de datos podemos obligar por ejemplo a que seleccionen dos opciones, etc… Ejemplo: en qué cursos tendría interés (finanzas – marketing – idiomas – internet – informática)

RESPUESTA DESPLEGABLE Desplegable: los encuestados seleccionan una opción de un menú desplegable. Esta opción es aconsejable en una pregunta tipo test con muchas opciones de respuesta. Las funciones extra son las mismas, pero sin imágenes. Ejemplo: indique su provincia.

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RESPUESTA SUBIR ARCHIVOS Subir archivos: está claro en qué consiste este tipo de pregunta, la única pega es que obliga a los encuestados a iniciar su sesión en Google. Además existe una capacidad máxima de 1GB, y al añadirse a la unidad del administrador de la encuesta, podría superarse el límite de espacio. Ejemplo: adjunto una foto de los daños del vehículo.

RESPUESTA ESCALA LINEAL Escala: los encuestados hacen una valoración de una cuestión utilizando una escala numérica. La valoración será numérica y estará comprendida entre el 0 y el 10. Además de forma opcional, se pueden añadir etiquetas para definir la valoración. Ejemplo: evalúe nuestra atención (del 0 al 10).

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Este es el aspecto que tendrá para el encuestado.

RESPUESTA CUADRICULA DE VARIAS OPCIONES Cuadrícula de varias opciones: bajo un mismo criterio se pueden evaluar varias opciones. Este tipo de pregunta se divide en filas y columnas, y es muy recomendable cuando queremos hacer varias preguntas con el mismo tipo de respuesta.

En las opciones extra, se puede exigir que por cada columna sólo pueda haber una respuesta. Este es el aspecto que tendrá para el encuestado.

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RESPUESTA CUADRICULA DE CASILLAS DE VERIFICACIÓN Cuadrícula de casillas de verificación: es igual que la de cuadrícula de varias opciones, con la diferencia de que en este caso a cada fila se le pueden dar varios atributos. Ejemplo: deseas conocer qué valora un cliente de diferentes miembros de tu equipo.

Este es el aspecto que tendrá para el encuestado.

RESPUESTA FECHA Fecha: los encuestados utilizan un selector de calendario para introducir una fecha. Ejemplo: si quiere recibir una oferta promocional por su cumpleaños indíquelo aquí. 12

RESPUESTA HORA Hora: los encuestados seleccionan una hora o duración concreta. La hora se expresa en horas y minutos. La duración puede ser en horas, minutos y segundos. Ejemplo: ¿A qué hora le gustaría que le visitemos?

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Seguro que se te han ocurrido ya cosas que te gustaría preguntar, toma notas en este espacio y piensa el tipo de pregunta que necesitas …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………

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3. Otras opciones. Si quieres dividir el formulario en secciones para que sea más fácil de leer y completar, puedes añadir títulos y descripciones. Cuando estés editando cualquier pregunta, encontrarás una serie de iconos a mano derecha con las diferentes opciones extra:  Añade título y descripción.  Imagen.  Vídeo.  Añadir sección.

El título y descripción Según el tipo de preguntas que hagamos puede ser interesante crear varias secciones dentro del mismo formulario. Por ejemplo podemos dividir el formulario en datos personales y datos curriculares, y dentro de cada sección incluir varias preguntas. Es una forma de dividir el formulario en varias páginas. Para cada encabezado de sección, puedes añadir un título y una descripción.

La imagen A veces te puede interesar añadir una imagen para facilitar al encuestado entender mejor la pregunta o las opciones. Así por ejemplo si te interesa conocer la opinión de alguien sobre el aspecto de tus productos puedes incluir una foto de tus productos. Una vez que hayas subido la imagen, puedes darle un título que aparecerá encima, y/o especificar el texto que aparecerá cuando sitúen el cursor sobre la imagen. Las imágenes de los formularios no se adjuntan ni se asocian a las preguntas del formulario. Puedes cambiar la posición de una imagen arrastrándola hacia arriba o hacia abajo dentro del formulario.

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Un vídeo Para añadir un vídeo al formulario, haz clic en el menú Insertar y selecciona Vídeo. Para elegir un vídeo, proporciona la URL del vídeo que debe previamente estar en internet o utiliza el cuadro de búsqueda para buscar uno. Después de seleccionar un vídeo, puedes añadirle un título y un subtítulo. Puedes hacer clic y arrastrar una de las esquinas del vídeo para cambiarlo de tamaño, y también puedes alinear el vídeo a la izquierda, a la derecha o en el centro de la página a través de las opciones de alineación.

Cómo añadir una sección. Los secciones dividen el formulario en varias páginas. Esto te puede interesar en varias ocasiones, por ejemplo: si el formulario es extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los encuestados, lo puedes dividir en varias páginas (en este caso siempre será aconsejable incluir una barra de progreso que ayude a los encuestados a saber cuánto les queda por rellenar, lo veremos más adelante). También te puede interesar añadir varias páginas si por ejemplo quieres que según las respuestas que se den a una pregunta concreta el formulario se dirija a una página u otra. Ejemplo: podemos hacer una pregunta tipo test (selección múltiple) con dos opciones “eres mayor de 18 – eres menor de 18” y en función de la respuesta se puede acceder a otra parte del formulario. En el menú Insertar, selecciona Salto de página. Las nuevas páginas, al igual que los encabezados de sección, pueden tener un título y una descripción.

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4. Que se puede hacer con preguntas ya hechas. En cada pregunta, encabezado y salto de página que hayas añadido al formulario, aparecen tres iconos en la esquina superior derecha como se ve en el dibujo inferior (un lápiz, dos hojas y una papelera):  Editar: para modificar un elemento existente, solo tienes que hacer clic en el botón Editar que hay a la derecha de la pregunta que quieres cambiar.  Duplicar: para duplicar un elemento, haz clic en el botón Duplicar que hay a la derecha de la pregunta que quieres duplicar.  Eliminar: para eliminar un elemento, haz clic en el botón Eliminar que hay a la derecha de la pregunta que quieres eliminar.  Mover: Si pasas con el ratón por encima de una pregunta que ya has guardado, aparecerá una línea azul a mano izquierda y el cursor se convertirá en una cruz. Si pinchas con el ratón y la arrastras puedes reubicar la pregunta en otra parte del formulario.

NOTA: si te fijas en la pregunta del ejemplo que es una tipo cuadrícula, al lado de cada etiqueta de fila o columna aparece un punteado, pinchando y arrastrando desde ahí también podrás reordenar las opciones dentro de una misma pregunta.

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5. Cómo hago llegar el formulario a mis encuestados. Cuando hayas terminado el formulario llega el momento de compartirlo con los encuestados. Esta función se encuentra en la parte superior de la página, a mano derecha, con un botón blanco, que indica “ENVIAR”.

Existen diferentes formas de hacer llegar el formulario a las personas interesadas. Ten en cuenta que el formulario se encuentra en un enlace URL que debes hacer llegar a las personas adecuadas, así que podemos enumerar diferentes formas de hacerles llegar el enlace:  Enviarlo por correo electrónico a los interesados.  Insertarlo en una página web (obtendrás en código en el apartado Insertar que aparecerá junto al enlace a compartir).  Compartirlo a través de las redes sociales.  Transformar el enlace en un código QR para que lo puedan escanear desde un móvil.  Crear una URL amigable que podamos dictar o incluir en una revista, un cartel, un cupón, etc…

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6. Mensaje personalizado al completar el formulario. Antes de enviar el formulario, puede ser conveniente cambiar la configuración relacionada con la página de confirmación que verán los usuarios después de enviar sus respuestas al formulario. Esta configuración se encuentra al lado del botón “ENVIAR” que acabamos de ver en la sección anterior.

Antes

de

nada

fíjate

que

tienes

tres

opciones

de

configuración:

 GENERAL (aquí decidimos si los encuestados deben iniciar sesión, o si pueden cambiar sus respuestas antes de enviarlas, si pueden ver el resumen de lo que se ha respondido hasta el momento, etc…)  PRESENTACIÓN (en esta opción podemos permitir que se vea la barra de progreso si hay más de una sección, hacer que las preguntas aparezcan en un orden aleatorio, darles la oportunidad de volver a responder, y personalizar el mensaje de confirmación del encuestado).  TEST DE AUTOEVALUACIÓN (con esta opción podemos convertir el formulario en un examen tipo test en el que la persona que lo intenta puede ver si ha acertado o no, la respuesta correcta, incluso notas añadidas por quien elabora el examen). Para cambiar el mensaje de confirmación que verán los usuarios, modifica el mensaje del cuadro que por defecto incluye “Se ha registrado tu respuesta”.

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