5_elaboración Y Tramitación De Comunicaciones Escritas, Privadas

Elaboración y tramitación de comunicaciones escritas, privadas y oficiales

Tipología y características de documentos

Conceptos  Existen distintos tipos de documentos que se pueden

categorizar en función de;  Su fin

 Y de la entidad a la que vayan dirigidos

Esquema

Instancia Se emplea para la realización de solicitudes ante organismos públicos

Se divide en tres partes: ● Encabezamiento ● Cuerpo ● Pie

Encabezamiento ●

Contiene los datos de la persona que que firma el documento: –

Nombre

–

Apellido

–

DNI

–

NIF

–

Número de referencia del expediente administrativo

Cuerpo (I) ●

●

●

●

Empieza con la expresión EXPONE Se explican los motivos que llevan alenvío de la instancia. A continuación aparece SOLICITA Se especifica que se pretende conseguir con la presentación de la misma

Cuerpo (II) ●

●

●

El lenguaje utilizado ha de ser preciso Los hechos deben explicarse de forma breve

La redacción se establece en tercera persona del singular

Pie ●

Se emplea una expresión de cortesía para el cierre del documento.

●

Aparece la fecha de expedición

●

Contiene la firma y el pie de firma

Ejemplo

Ejercicio 1 ●

El Ayuntamiento de tu ciudad te ha pasado al cobro el impuesto municipal de recogida de basuras por una cuantía 10 veces superior a la habitual. Te pones en contacto con ellos para realizar la correspondiente reclamación, solicitando que sea revisado el recibo y devuelta la cantidad cobrada indebidamente.

Ejercico 2 ●

De la Dirección General de la Consejería de Educación de Castilla la Mancha, has recibido una carta notificándote que te ha sido denegada la beca para estudios no universitarios de Formación Profesional que habías solicitado, por no entregar la documentación en el plazo estipulado. Tu tienes el justificante de envío de dicha documentación dentro del plazo correcto, por lo que vas a escribir la correspondiente Instancia para que se subsane este error.

Ejercicio 3 ●

Habías hecho la reserva para entrar en el Ciclo Formativo de Grado medio de Administrativo y no has sido seleccionada para el mismo. Sabes que han quedado vacantes y te vas a dirigir al Director del IES Gregorio Prieto solicitando que se revise tu solicitud. Debes aportar todos los datos que creas necesarios.

Oficio ●

Dan respuesta a las instancias recibidas

●

Partes: –

Encabezamiento. Datos del organismo emisor

–

Cuerpo. Incluye los detalles y plantea el comunicado

–

Pie. Incluye la despedida. Iniciada con la expresión: “Lo que comunico”. Finaliza con la firma y el sello correspondiente.

Certificado (I) ●

●

Es el documento mediante el cual un organismo público constata o da fe de un determinado hecho. Tiene las mismas tres partes que los anteriores –

Encabezamiento. Se recoge el hecho que motiva la expedición del certificado. Se incluye la expresión certifica y a continuación se incluye el motivo

–

Cuerpo. Se incluyen los detalles y se plantea el comunicado

–

Pie. Se incluye la localidad, la fecha de expedición y la firma de la entidad o persona que ha expedido eldocumento

Certificado (II) ●

Además de los organismos oficiales las empresas también pueden emitir certificados.

Documentos privados ●

●

●

Las empresas emiten documentos. Hacen referencia a las actividades que se desarrollan en la empresa

Para cada organización existen distintos modelos de documentos

Tipos de documentos privados  Los contratos  Pedidos

Los contratos  Son acuerdos entre dos o más partes respecto a las condiciones de una

operación mercantil

 Recogen las obligaciones y derechos de las partes.  Pretenden evitar posibles disputas  Posibilitan el arbitraje  Normalmente se recogen por escrito y se firman en privado. Aunque

pueden ser verbales o firmados ante notario.

 Son válidos los testigos y las grabaciones

Pedidos  Se cumplimenta para detallar los productos y / o servicios

que desea adquirir y / o contratar el cliente.  Recoge las cantidades, precios y condiciones de compra  Aparece la fecha del pedido, los datos del cliente y del

proveedor, el lugar y la fecha de entrega, plazo de entrega,…  Es conveniente la firma y el sello de la persona que hace el

pedido.

Ejercicio Nuestra empresa realiza un pedido a un proveedor el día 5 de Junio  Los datos del pedido son:  Proveedor: Informática Zaragoza Fecha: 5 de Junio de 2015.       

Informática Zaragoza NIF A85997787 Avenida del Pilar 34 50011 Zaragoza Su forma de pago es a 30 días Banco 0030 0125 84 4545454888 IBAN ES6200300125844545454888

 Número de su pedido: 1500005  Realizamos el pedido de 200 memorias de cada una de las capacidades.Los

precios de compra son: 16 GB – 12 € 32 GB – 17 € 64 GB – 25 €  Fecha tope de entrega 15 de Junio recibimos la mercancía del pedido, por lo que realizamos el albarán.

El albarán (I)  En este documento se muestra al cliente la mercancía que le

ha enviado el proveedor.  Incluye las condiciones de venta y entrega  Sirve para:  Que el cliente compruebe la mercancía  Como resguardo de entrega para el proveedor

El albarán (II)  Debe contener:      

El número de orden La fecha de entrega Los datos que identifiquen a comprador y vendedor Los detalles del contenido de la entrega Puede estar valorado o no Las condiciones de venta y de envío

 Debe constar, como mínimo, de dos copias.  Puede tener la misma estructura que el pedido

La Factura  Recoge lo especificado en el albarán  Una misma factura puede recoger varios albaranes  Se emite después de efectuar la entrega y solucionar las posibles

discrepancias que hayan podido surgir

 Son documentos mercantiles y se tendrán que acoger a una serie

de formatos recogidos en el real decreto 1619/2012 de 20 de noviembre.

 Se realizarán dos copias. Una para el cliente y otra para el archivo

del proveedor.

Datos de la factura  Número  Fecha de emisión  Identificación del cliente (incluye CIF o NIF, razón social y domicilio)  Identificación del emisor (incluye CIF o NIF, razón social y domicilio)  Descripción de todos los elementos que intervienen en el hecho

económico (para determinar la base imponible)

 Tipo de impuestos que se debe aplicar

El IVA  Es necesario considerar que tipo de artículos y / o servicios llevan

IVA y cuales no.

 Se aplicarán distintos tipos de IVA si los items presentes en la

factura son de naturaleza fiscal diferente. Esto debe quedar claramente identificado.

 Si hacen referencia a servicios profesionales prestados por

autónomos será necesario aplicar las retenciones de IRPF

 Deben ser emitidas en el momento en que se realiza la operación,

salvo si el cliente es un empresario. En este caso dispondremos de un mes.

Técnicas de comunicación escrita

Conceptos (I)  Constituye uno de los principales canales para realizar

comunicaciones.  Está sujeta a unas normas de comunicación muy específicas

dependiendo del tipo de documento y de la información que se desee transmitir.  A continuación observamos las características de la

comunicación escrita

Conceptos (II)  La información se transmite vía distintos documentos.  Puede ir dirigida a particulares, organizaciones privadas u

organismos públicos  Puede ser interna o externa  Se diferencia entre comunicación de entrada y de salida

Estructura  Organizar correctamente el contenido ayuda a comprender la

información.

 Utilizaremos párrafos.  Los párrafos están constituidos por frases que conectan ideas

vinculadas.

 Se recomienda limitar el contenido de los párrafos a unas 100

palabras

 Se separan de otros párrafos por puntos y aparte.

Coherencia y cohesión  Coherencia:  Discurso claro  Correctamente estructurado:  Cada idea debe expresarse en un párrafo y separarse de los otros por punto y aparte

 Cohesión:  Correcta conexión entre las frases que componen cada párrafo.  Establecer relaciones de orden, causa y efecto.

Ejercicio  Industrias Galeras S.A. (C/Fuencarral, nº 12; 28034 –

Madrid) escribe el día 28 de abril de 2008 a Empresas Reunidas S.A. (Plaza de Almost nº2; 43203 – Tarragona) para presentarles una nueva máquina. Les informan de que tal máquina es más eficaz que las anteriores y que reduce a la mitad los costes en la fabricación. Les comunican que si desean cualquier tipo de información se pongan en contacto. La carta es escrita por D. Daniel López González (director de ventas) y está dirigida a Dª Laura Cómplice Dueña (gerente).

Ejercicio  Empresas Reunidas S.A. escribe una carta a Industrias

Galeras S.A., respuesta a la anterior, el 12 de mayo de 2013 en la que le solicitan información sobre el coste de la nueva máquina. Además, les comunican que están interesados en la compra pero sólo si se les aplica un descuento por pronto

Normas ortográficas y sintácticas

Idea

Su correcta utilización facilita la estructuración de las ideas y la lectura

Signos de puntuación A través de los signos de puntuación se pueden: -Establecer límites -Diferenciar las distintas ideas que se plasman en el texto escrito -Indicar las pausas -Fijar los cambios de ritmo y entonación

Signos más habituales (I) ●

●

●

La coma. Representa la pausa que se produce en el habla.

El punto y seguido. Separa las diferentes frases dentro de un mismo párrafo

El punto y aparte. Señala la finalización de un párrafo o de una idea.

Signos más habituales (II) ●

●

●

Los dos puntos. Indican una pausa antes de iniciar una enumeración, conclusión o resumen.

Los puntos suspensivos. Sustituyen parte del texto o palabras malsonantes

El paréntesis. Aclara un concepto o recoge información complementaria

Ejercicio ●

Realiza un texto utilizando todos los signos de puntuación vistos anteriormente

Formato (I) ●

●

Lo más habitual es que se realice en alguna de las medidas establecidas por el DIN. Frecuentemente DIN-A4: – – – –

●

210mm de ancho por 297 de alto Color blanco Brillante Como mínimo 80 grs/m2

También es habitual el uso de papel reciclado

Formato (II)  Normalmente se emplea el interlineado sencillo y el de 1,5.

 Los márgenes recomendables son de 4 cm o más para el

izquierdo y superior y de 3 cm o más para lo márgenes derecho e inferior.

Formato (III)  Si un documento ocupa más de una página, el margen

superior de la primera página deberá ser mayor que el correspondiente al resto. Siempre y cuando se deban introducir los datos de identificación.  Comenzar el texto con una sangría en primera línea.

Abreviaturas ● ●

● ●

●

Es habitual su utilización Acortan la escritura de un término o expresión

Son una convención ortográfica No deben utilizarse al expresar cantidades numéricas.

Para los tratamientos y vías públicas no se utilizan cuando preceden al nombre

Tabla ●

Ver tablas de las páginas página 165 y 166

Control de errores ●

●

●

●

Es importante Es trascendente en determinados tipos de documentos: contratos. Tipos –

De expresión

–

Ortográficos

Consiste en la revisión (minuciosa y reiterada)

Verificación de autenticidad (I) ●

●

Tradicionalmente se realizaba observando los sellos y firmas. Ahora se realiza mediante la firma electrónica. Esta firma es el Código de Verificación Electrónica

Verificación de autenticidad (II)  Los administrativos en soporte electrónico producen

idénticos efectos a los elaborados en papel, siempre que estén de acuerdo con:  Ley 59/2003 de firma electrónica  Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los

servicios público  Debemos asegurarnos que las fotocopias no estén

manipuladas

Soporte físico para la transmisión de información

Cultura cero papeles (I) ●

●

● ●

●

Elegir correctamente el tamaño y el tipo de la fuente. Por lo general un tamaño de diez puntos suele ser suficiente. Usar tipografías que consuman menos tinta. Su trazo además consume más papel. Cuidado con la negrita. Cuidar la configuración de la página. Corregir los documentos en pantalla y no en papel. Potenciar el intercambio de documentos en forma digital

Cultura cero papeles (II) ●

●

Reciclado de papel. Utilizar los contenedores adecuados para depositar el papel.

Correo postal ●

●

Sigue utilizándose, aún cuando el formato electrónico se ha extendido de forma masiva. Especialmente para las comunicaciones de carácter personal. Antes de escribir pensar que se quiere decir y como

Técnicas a la hora de redactar una carta (I) ● ● ●

●

●

Comenzarla con expresiones de cortesía Incluir la fecha. Si se trata de una respuesta a una comunicación anterior habrá que hacer referencia a al fecha de esta y al asunto de la misma. Tratar de captar la atención del lector desde el primer momento. Cuidar la imagen de la empresa = matiz serio, sincero y de confianza.

Técnicas a la hora de redactar una carta (II) ●

● ●

●

●

●

Empatía Al terminar la carta leerla con espíritu crítico Conectar las ideas de forma lógica para facilitar que el destinatario capte el mensaje Se deben utilizar frases cortas y fáciles de entender Dividir los diferentes temas que se abordan y relacionarlos por su interés. Tener en cuenta la calidad del papel, la tinta, el tipo de letra y el formato de impresión

Ejercicio  Redacta el 9/05/20 una carta de reclamación por impago, donde

se informa que la letra de cambio ha sido devuelta por el banco impagada, y que esto ha originado unos gastos de 133,44 € y unos intereses de demora de 36,12 €.  Se le indica en la carta cual es el nuevo importe a pagar (que incluye todos los gastos originados) y se indica que tendrá un plazo de 15 días para abonarlo mediante transferencia bancaria la cuenta:2011 – 1234 – 35 – 0001209453 (Banco BANQUITO)

Cartas comerciales

Partes ●

Encabezamiento

●

Saludo

●

Cuerpo

●

Despedida

Encabezamiento ●

●

●

●

●

Datos de contacto de la persona o entidad que remite la carta. Lugar donde se escribe y fecha de la misma Datos de contacto del destinatario (se escribirán tammbién en el sobre). Título, asunto o cualquier otro elemento que ayude a los destinatarios a identificar el contenido de la carta y a situarla (solo si es necesario). Mensaje corto y directo. Entre los datos del destinatario y del remitente debe haber un espacio

Saludo ●

●

●

Está en función del destinatario y del grado de cercanía a este (más o menos formal).

Debe personalizarse en la medida de los posible. Evitar genéricos Lo correcto es emplear dos puntos o coma tras el saludo

Cuerpo  Es el campo informativo principal del envío.  Se desarrolla el contenido principal de la comunicación que se

pretende realizar.

 Debe estar correctamente estructurado  Es conveniente que disponga  Una introducción.  Un desarrollo  Unas conclusiones

Despedida  Ha de ser coherente con el grado de familiaridad mostrado

en el saludo.  Puede incluir la firma de la persona y un sello.  En algunas ocasiones el lugar y la fecha se sitúan aquí.  Expresiones de despedida: “Atentamente”, “Cordialmente” o

“Respetuosamente”.

Otros aspectos  El tamaño del papel suele ser DIN-A4  En el sobre debemos poner los datos del destinatario. Los del

remitente pueden aparecer en la parte delantera o trasera.  Si utilizamos sobres de ventana no es necesario poner los

datos del destinatario en el mismo.  La información adicional se debe incluir en anexos. A los

cuales se ha de hacer mención en la propia carta

Extensión  Está en función del objetivo que persigue  Pueden ser:  Cortas. Menos de 100 palabras en un ´´unico papel  Medianas. Entre 100 y 200 palabras  Largas. Más de doscientas palabras.

Tipos  Abiertas. No se utilizan puntos finales en las lineas cortas,

excepto si terminan en abreviatura  Cerradas. Se puntúan las líneas cortas.  Mixtas. Se cierran algunas líneas cortas.

Ejercicio

Ejercicio  Corrige estas cartas comerciales

Soporte digital para la transmisión de información

Correo electrónico  Es un medio de comunicación imprescindible  Permite enviar mensajes de forma simultanea a varios

destinatarios  Se puede contactar en cualquier momento y desde cualquier

lugar.

Inconvenientes  Mensajes irrelevantes  Redacción inadecuada = difícil lectura, comprensión y

respuesta  Correo no deseado

Para evitar los inconvenientes  Preguntarnos:  ¿Cuál es el motivo del mensaje?  ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje?  ¿Qué se pretende obtener con el mensaje?

 Cuidar el asunto del mensaje. Determinante para la decisión

del destinatario de abrirlo o no.

Pautas a la hora de contestar  Contestar únicamente cuando sea necesario  Contestar solo a la persona que ha enviado el mensaje

Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos

Procesadores de texto  Microsoft Word  Open Office. Software libre.  Google Docs.    

No requiere la instalación de ningún programa informático. Es online. Necesita conexión a internet. Los documentos de alojan en la nube

 Microsoft Office 365

Caraterísticas  Facilitan el trabajo con documentos.  Ofrecen a los documentos un acabado profesional

 Cuentan con plantillas

Ejercicio  Busca las características de Microsoft office 365

Manual de Comunicación Corporativa

Concepto

Identidad corporativa (I)  Es una de las partes del manual de comunicación.  Recoge lo relacionado con la imagen de la compañía a nivel visual,

todos los elementos que definen la identidad visual.

 Hay que atenerse al mismo a la hora de elaborar cualquier

documento. Con especial cuidado a los externos.

 También especifica la calidad del papel  Muestran los usos incorrectos y las prohibiciones.

Identidad corporativa (II)  Normalmente se dividen en dos partes:  Normas básicas sobre como elaborar y desarrollar la identidad

corporativa.  Explicación de como aplicar el logotipo corporativo a todo tipo de elementos comunicacionales. Sea cual sea el soporte.  También se le llama manual de marca  Es un instrumento dinámico. Son revisados con cierta

frecuencia.

La marca  En el manual se explica su motivo y significado.

 Refleja la personalidad corporativa  Debe ser única

 Es conveniente que esté registrada.  Lo que dice la tipografía:    

Gruesa = Fortaleza Más suave y redondeada = Clasicismo (condición de clásico) Tumbadas = Dinamismo Nuevas, poco conocidas = Modernidad e Innovación

El logotipo  El manual debe recoger su origen y como se ha creado a

partir de la marca  Se puede utilizar combinado con la marca

Otros conceptos  Identificador. Texto con información que se incluye con la

marca y / o logotipo.  Modulación. Proporciones de cada elemento gráfico  Protección. Área mínima que debe quedar libre alrededor de cualquier elemento gráfico  Tamaños mínimos de reproducción.