Mód. Contab. Y Costos

Asignatura

CONTABILIDAD DE C O S TO S AUTOR: INGRID VÉJAR MORA

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AUTOR

INGRID DEL CARMEN VÉJAR MORA Ingeniero Comercial de la Universidad de Concepción, Licenciado en Ciencias de La Administración de Empresas. Se ha dedicado a la docencia desde el año 1988, lo que le ha permitido acumular una vasta experiencia en el ámbito del quehacer académico; lo anterior, unido a la obtención del grado de Licenciado en Ciencias de La Educación en la Universidad de Playa Ancha de Ciencias de La Educación (UPLACED), le ha permitido un proceso de optimización en la gestión de la docencia. Ha realizado docencia hasta el día de hoy en las áreas de Administración, Finanzas, Costos, Técnicas de Control de Gestión, entre otras, en el Instituto Profesional Diego Portales. Su vasta experiencia laboral le significó asumir el cargo de Jefe de Carrera en el Centro de Formación Técnica Diego Portales en el año 1992. Posteriormente, el cargo de Coordinador de la carrera Ingeniería (E) en Comercialización Internacional (1995), Presidente de la Comisión de Jerarquización Académica (2002), Coordinador de Prácticas y Títulos de la Escuela de Ciencias Empresariales (2005); todos estos cargos, ejercidos en el Instituto Profesional Diego Portales, sede Concepción.

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INVITACIÓN AL MÓDULO Estimados alumnos: Hoy en día, en un escenario dominado por frecuentes cambios, el mercado laboral se presenta como un mundo en donde sólo quien demuestre poseer las competencias requeridas por dicho escenario, encontrará empleo. La exigencia de lograr ventajas competitivas es cada día mayor. La globalización de los negocios nos coloca en una dimensión distinta en que las variables que inciden en el valor de las compañías son cada vez menos controlables por sus directivos y ejecutivos. La presencia de un profesional capaz de administrar eficientemente los recursos de una empresa y de comprender el funcionamiento e interrelación de cada una de sus unidades, es crucial para el crecimiento estratégico y la competitividad de una organización. La identificación correcta y el cálculo preciso de los costos de una organización pueden determinar, entre otros factores, el éxito o fracaso de la misma. Este módulo ha sido diseñado para que tú comprendas el rol de la Contabilidad de Costos como herramienta de toma de decisiones, su importancia para la determinación correcta de los costos que se generan en una empresa, lo cual permite una determinación adecuada de precios. Es recomendable que sigas el desarrollo de las unidades una a una, puesto que han sido presentadas de un modo que permite un acercamiento gradual y lógico al logro de los objetivos propuestos. En cada unidad, encontrarás la información necesaria para desarrollar los listados de preguntas y ejercicios que se presentan al término de cada una de ellas. Debes poner todo tu esfuerzo, en tratar de solucionar tus dudas con estudio permanente y metódico; el estudio sistemático es la única forma que permite garantizar el éxito. Finalmente, sólo me resta felicitarte por tu decisión de estudiar y desearte éxito en el aprendizaje de la Contabilidad de Costos. Como señala M. Azeglio: “Cada cual debe aplicarse a la educación propia, hasta el último día de su vida”. ÍNDICE 3

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UNIDAD I: INTRODUCCIÓN. CONCEPTOS BÁSICOS 1. Contabilidad Financiera y Contabilidad de Costos. 1.1.1 Conceptos básicos. 1.1.2 Contabilidad Financiera versus Contabilidad de Costos. 1.2 Objetivos de la contabilidad de costos. 1.3 Ciclo de la Contabilidad de Costos. 1.4 Clasificación de Costos. 1.4.1 Según los Elementos de un Producto, es decir, del Costo del Producto. 1.4.2 Según la Relación con la Producción. 1.4.3 Relación con el volumen. 1.4.4 Capacidad para asociar los costos. 1.4.5 Departamento donde se incurrieron. 1.4.6 Áreas funcionales. 1.4.7 Periodo en que los costos se cargan al ingreso. 1.4.8 Relación con la planeación, el control y la toma de decisiones. 1.5 Estados Financieros e Informes Internos 1.5.1 Estado de Resultados para una empresa manufacturera o comercial. 1.5.2 Estado de Costo de Artículos Vendidos: empresa comercial. 1.5.3 Estado de Costo de Artículos Vendidos: empresa manufacturera. 1.6 Aplicaciones de la Contabilidad de Costos UNIDAD II: ELEMENTOS DEL COSTO 2.1 Materiales. 2.1.1 Contabilidad y control de materiales. 2.1.2 Elementos del costo de materiales. 2.1.3 Métodos de costeo de materiales enviados a producción y del inventario final de materiales. 2.1.4 Los límites de existencias. 2.2 Mano de Obra. 2.2.1 Naturaleza de la mano de obra. 2.2.2 Costos incluidos en la mano de obra. 2.2.3 Sistemas de pagos a la mano de obra. 2.3 Costos Indirectos de Fabricación. 2.3.1 Subdivisión de gastos. 2.3.2 Costos indirectos de fabricación estimados, aplicados y reales 2.3.3 Proceso de distribución de gastos. Asignación de costos de departamentos de servicios a departamentos de producción.

UNIDAD III: CONTROL DE GESTIÓN

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3.1Fundamentos teóricos del Control de Gestión. 3.1.1 Características de las organizaciones económicas. 3.1.2 El diseño de sistemas de dirección. 3.1.3 Los objetivos de las empresas. 3.1.4 Fines y contenido del Control de Gestión. 3.2 Utilización de los Sistemas de Costos en el Control de Gestión. UNIDAD IV: COSTOS PARA TOMA DE DECISIONES 4.1 Costos e ingresos relevantes en la toma de decisiones a corto plazo. 4.2 Análisis del punto de equilibrio. 4.3 Supuestos del modelo. 4.4 Análisis de costo-volumen-utilidad. 4.4.1 Importancia y síntesis de la simulación en las diferentes variables de mercado. UNIDAD V: COSTOS POR PROCESOS 5.1Objetivos y características de un sistema de costeo por procesos. 5.2 Flujo del sistema. 5.3 Producción Equivalente o efectiva. 5.3.1 Acumulación de costos. 5.3.2 Transferencia entre departamentos. 5.4 Informe del Costo de Producción. 5.5 Material dañado, desperdicios, unidades defectuosas y desechos. UNIDAD VI: PRESUPUESTOS 6.1Introducción. 6.1.1 Características importantes de los presupuestos. 6.1.2 Ventajas de los presupuestos. 6.1.3 Tipos de presupuestos. 6.2 Presupuestos Flexibles y Estándares. 6.2.1Presupuestos rígidos, estáticos, fijos o asignados. 6.2.2 Presupuestos flexibles o variables. 6.3 Estándares para control.

I Unidad Temática

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INTRODUCCIÓN CONCEPTOS BÁSICOS

OBJETIVO ESPECÍFICO ™

Examinar la importancia de la Contabilidad de Costos, que la diferencian de la Contabilidad Financiera de la empresa.

CONTENIDOS ™

™ ™ ™

™

Contabilidad Financiera y Contabilidad de Costos. ¾ Conceptos básicos. ¾ Contabilidad Financiera versus Contabilidad de Costos. Objetivos de la Contabilidad de costos. Ciclo de la Contabilidad de Costos. Clasificación de Costos ¾ Según los Elementos de un Producto, es decir, del Costo del Producto. ¾ Según la Relación con la Producción. ¾ Relación con el volumen. ¾ Capacidad para asociar los costos. ¾ Departamento donde se incurrieron. ¾ Áreas funcionales. ¾ Periodo en que los costos se cargan al ingreso. ¾ Relación con la planeación, el control y la toma de decisiones. Estados Financieros e Informes Internos ¾ Estado de Resultados para una empresa manufacturera o comercial. ¾ Estado de Costo de Artículos Vendidos: empresa comercial. ¾ Estado de Costo de Artículos Vendidos: empresa manufacturera.

1. INTRODUCCIÓN. CONCEPTOS BÁSICOS 1 CONTABILIDAD FINANCIERA Y CONTABILIDAD DE COSTOS 6

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1.1.1 CONCEPTOS BÁSICOS Es indudable que el concepto de la Contabilidad como técnica de información ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un registro de hechos históricos. Se la ha colocado en el sitio que le corresponde: el de herramienta íntrinsecamente informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas y externas por parte de los diferentes usuarios. El mundo de los negocios, cada vez más complejo, exige más profesionalismo en la administración de las empresas, si es que las organizaciones quieren alcanzar un lugar destacado dentro del desarrollo económico del país y de un mundo cada vez más competitivo. Para lograr esta meta requiere, entre otros elementos, contar con un sistema de información relevante, oportuno y confiable, generado mediante un buen sistema de contabilidad. En todas las organizaciones, lucrativas y no lucrativas, el mejor sistema de información cuantitativo con que se cuenta es la Contabilidad, que constituye un verdadero suprasistema. De él emanan otros subsistemas de información cuantitativos que deben satisfacer las necesidades de los diversos usuarios que acuden a la información financiera de las empresas, para que cada uno, según sus características, tome las decisiones más adecuadas para su organización. Se puede definir la Contabilidad como : Una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con objeto de facilitar a los interesados la Toma de Decisiones en relación con dicha entidad económica. Como se ha explicado, la Contabilidad sirve a un conjunto de usuarios. Existen diversas ramas de la Contabilidad, todas integrantes del mismo suprasistema de información. Las dos principales áreas de la contabilidad son la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Costos o Contabilidad Gerencial. 1.1.2 CONTABILIDAD FINANCIERA VERSUS CONTABILIDAD DE COSTOS ●

La Contabilidad Financiera se ocupa principalmente de los estados financieros para uso externo de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que puedan tener intereses creados en las operaciones financieras de la firma. Entre los proveedores de fondos se encuentran los accionistas (los propietarios de la empresa) y los acreedores (aquellos que proporcionan préstamos). Los inversionistas y aquellos que les ayudan a asimilar la información, los analistas financieros, también se interesan en los informes financieros. 7

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●

La Contabilidad de Costos o Gerencial se encarga principalmente de la acumulación y del análisis de la información relevante para uso interno de los gerentes en la planeación, el control y la toma de decisiones. Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el funcionamiento de la empresa. La información que obtengan acerca de los costos y los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y que rige su comportamiento, son de vital importancia para la toma de decisiones de una manera rápida y eficaz; esto hace que en la actualidad la ”contabilidad de costos“ tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.

Hasta el momento, hemos utilizado los términos “contabilidad de costos” y “contabilidad gerencial” en forma indiferente. El término tradicional es Contabilidad de Costos y este es el título que utilizaremos en la asignatura. Sin embargo, en los últimos años se ha modificado la definición formal de Contabilidad de Costos. La National Association of Accountants (NAA) define ambos conceptos, de la siguiente forma: „

CONTABILIDAD DE COSTOS: Técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad, o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad. CONTABILIDAD GERENCIAL : se define como el proceso de :

„ ✔

Identificación. El reconocimiento y la evaluación de las transacciones comerciales y otros hechos económicos para una acción contable apropiada.

✔

Medición. La cuantificación, que incluye estimaciones de las transacciones comerciales u otros hechos económicos que se han causado o que pueden causarse.

✔

Acumulación. El enfoque ordenado y coherente para el registro y apropiados de las transacciones comerciales y otros hechos comerciales.

✔

Análisis. La determinación de las razones y las relaciones de la actividad informada con otros hechos y circunstancias de carácter económico.

clasificación

✔ Preparación e interpretación. La coordinación de la

contabilización y/o la planeación de datos presentados en forma lógica para que satisfagan una necesidad de información, y en caso de ser apropiadas, que incluyan las conclusiones sacadas de estos datos.

✔ Comunicación. La presentación de la información pertinente a la gerencia y otras personas para uso

interno y externo.

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IMPORTANTE: COSTO: es el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios. Este concepto no se debe confundir con el concepto de GASTO. Es preciso tener en consideración la aclaración entre los siguientes conceptos: „

COSTO: es el valor del sacrificio económico realizado para adquirir cualquier activo.

„

GASTO: es un costo extinguido, expirado o muerto. Recuerde que la cuenta Costo de Ventas es un gasto.

„

DESEMBOLSO: es la salida de dinero de las cuentas Caja o Banco.

„

INGRESO: es toda operación que incrementa el patrimonio de los dueños. Se debe diferenciar del concepto de Entrada.

„

ENTRADA: es la llegada de dinero a la cuenta Caja o Banco.

La Contabilidad de Costos es el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para cuantificar el sacrificio económico incurrido por un negocio para generar ingresos o fabricar inventarios. ‹

Permite el proceso de evaluación de inventarios de materiales, productos en proceso y artículos terminados para ser presentados en el balance general.

‹

En el Estado de Resultados, interviene en la determinación del costo de ventas.

‹

Contribuye en la evaluación del desempeño del negocio, de sus partes o de sus administradores, gracias a que una de las medidas más usadas para evaluarlos es la utilidad que genera su área.

‹

Proporciona bases para la aplicación de herramientas empleadas por la contabilidad administrativa. Por ejemplo, Margen de Contribución que se emplea en el cálculo del Punto de Equilibrio.

‹

Los datos de costos reales son tomados como base para la preparación de los estados financieros proyectados. Asimismo, sirven como base para el cálculo de variaciones basadas en costos estándar para la medición del desempeño de algunos departamentos de la empresa.

La Contabilidad de Costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos.

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PARALELO ENTRE AMBAS CONTABILIDADES: CONTABILIDAD FINANCIERA

CONTABILIDAD DE COSTOS

- Es externa

- Es interna

- Presenta estados financieros tradicionales

- Presenta informes según necesidades de la gerencia

- Se basa en principios de contabilidad

- No necesariamente

generalmente aceptados - Condicionada por aspectos legales

- No condicionada

- Basada en costos históricos

- Basada en costos históricos y predeterminados

- Relacionada con el pasado

- Relacionada con el presente y futuro

1.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS El Sistema de Contabilidad de Costos es el principal sistema de información cuantitativa de una empresa. Debe brindar información para tres fines: 1) Presentación de informes internos a los gerentes para ser utilizados en la planeación y control de las operaciones de rutina. 2) Elaboración de informes internos para los gerentes a fin de ser utilizados en la toma de decisiones rutinarias y elaborar planes y políticas importantes. 3) Elaboración de informes externos a los accionistas, el gobierno y otros grupos externos, para ser utilizados en las decisiones de los inversionistas, en el cobro del impuesto sobre la renta y en diversas otras aplicaciones. 1.3 CICLO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS El flujo de costos de producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. El Ciclo de Producción puede dividirse en 3 fases principales: 1. Almacenamiento de materias primas. 2. Proceso de fabricación de las materias primas en artículos terminados y, 3. Almacenamiento de artículos terminados, aunque en muchas empresas el control de los artículos terminados depende del departamento de ventas, caso en el cual no debe considerársele como parte del ciclo de producción.

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En la contabilidad de costos se emplean tres tipos generales de cuentas de inventario: materias primas, trabajo en proceso y artículos terminados. Los cargos a la cuenta Trabajos en Proceso consiste en los tres elementos de costos de fabricación: materias primas empleadas, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. ✔

Los costos de materias primas empleadas y la mano de obra directa, que se producen normalmente, se cargan directamente a la cuenta TRABAJOS EN PROCESO.

✔

Sin embargo, los costos indirectos de fabricación se acumulan primero en una cuenta del libro mayor llamada COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN y después se transfieren o aplican a la cuenta TRABAJO EN PROCESO.

Hay dos razones por las cuales los Costos Indirectos no se cargan directamente a la cuenta de Productos en Proceso: a) Hay varias clases diferentes de costos indirectos y se logra un mejor control de costos mediante el establecimiento de una cuenta de control separadas respaldada por un libro mayor auxiliar que contenga los detalles de cada partida de costos. b) Los costos indirectos no pueden identificarse fácilmente con los trabajos o productos fabricados, como sucede con las materias primas y la mano de obra directa.

CICLO DE COSTOS

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Operaciones diarias

CUENTAS DEL MAYOR

M.P.D.

PRODUCTOS EN PROCESO

PRODUCCIÓN TERMINADA

PRODUCCIÓN VENDIDA

Productos en Proceso

Productos

Costo

Terminados

de Venta

M.O.D.

C.I.F.

1.4 CLASIFICACIÓN DE COSTOS 1.4.1 SEGÚN LOS ELEMENTOS DE UN DEL PRODUCTO.

PRODUCTO, ES DECIR, DEL COSTO

Los elementos del costo de un producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación; esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto. a) MATERIALES (MATERIAS PRIMAS) : Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. ● Materiales directos (Materia Prima Directa, MPD): Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. ●

Materiales indirectos (Materia Prima Indirecta, MPI): Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una importancia relativa frente a los directos. Incluye aceites, lubricantes, materiales de limpieza, suministros de mantenimiento y reparaciones, etc. b) MANO DE OBRA: Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto. 12

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●

●

Mano de Obra Directa (MOD): es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con éste con facilidad y que representa un importante costo de mano de obra en la elaboración del producto. Mano de Obra Indirecta (MOI): Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. Incluye salarios de supervisores, empleados, guardias, personal de mantenimiento, etc.

c) COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN (CIF), CARGA FABRIL : Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los costos incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo. Los CIF pueden restringirse a 3 categorías: ●

Materiales Indirectos (MPI): ya definidos.

●

Mano de Obra Indirecta (MOI): ya definidos.

●

Gastos generales de fábrica (GGF): depreciación del edificio y equipo de la fábrica, seguro de la fábrica, alquiler, impuestos, servicios públicos, etc.

Luego, se tiene que: COSTO DE PRODUCCIÓN = MPD + MOD + CIF También se deduce que: Costo Unitario de Producción

= COSTO DE PRODUCCIÓN UNIDADES PRODUCIDAS

1.4.2 SEGÚN LA RELACIÓN CON LA PRODUCCIÓN. Esto está íntimamente relacionado con los elementos del costo de un producto y con los principales objetivos de la planeación y el control. Las dos categorías, con base en su relación con la producción son: a) Costos primos: Son los materiales directos más la mano de obra directa. Estos costos se relacionan de manera directa con la producción. COSTOS PRIMOS = MPD + MOD b) Costos de conversión: Son los costos relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados. Los costos de conversión son la mano de obra directa y los

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costos indirectos de fabricación. COSTOS DE CONVERSIÓN = MOD + CIF EJEMPLO: 1. Una empresa incurre en los siguientes costos para la elaboración de “mesas de madera”: Materiales: Madera de roble Madera de pino Pegamento Tornillos Total

$ 1.700.000 1.200.000 70.000 100.000 $ 3.070.000

Mano de obra: Cortadores de madera Ensambladores de mesas Lijadores Supervisor Portero de la planta Total

$ 1.800.000 1.900.000 1.700.000 300.000 180.000 $ 5.880.000

Otros: Arriendo de la fábrica $ Servicios generales de la fábrica Arriendo de oficina Sueldo de vendedores Salarios de oficina Depreciación del equipo de fábrica Publicidad pagada Depreciación del equipo de oficina Total Total General En base a dichos datos, se pide determinar: a) Costo de Materiales Directos b) Costo de Materiales Indirectos c) Costo de Mano de Obra Directa d) Costo de Mano de Obra Indirecta e) Gastos Generales de Fábrica f) Total de Costos Indirectos de Fabricación g) Costo Total de Producción h) Costos Primos i) Costos de Conversión j) Gastos de Operación 14

700.000 200.000 160.000 500.000 600.000 210.000 300.000 80.000 $ 2.750.000 $11.700.000

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k) Costo Total de Operación l) Si se fabrican 350 mesas, ¿Cuánto es el costo unitario de producción? Solución: a)

MPD = Madera de roble + Madera de Pino MPD = 1.700.000 + 1.200.000 MPD = $ 2.900.000

b)

MPI = Pegamento + Tornillos MPI = 70.000 + 100.000 MPI = $ 170.000

c) MOD = Cortadores de madera + Ensambladores + Lijadores MOD = 1.800.000 + 1.900.000 + 1.700.000 MOD = $ 5.400.000 d) MOI = Supervisor + Portero de planta MOI = 300.000 + 180.000 MOI = $ 480.000 e) GGF = Arriendos de fábrica + Scios. Grales. Fábrica + Deprec. Equipo fábrica GGF = 700.000 + 200.000 + 210.000 GGF = $ 1.110.000 f)

CIF = MPI + MOI + GGF CIF = 170.000 + 480.000 + 1.110.000 CIF = $ 1.760.000

g) Costo Total de Producción = MPD + MOD + CIF Costo Total de Producción = 2.900.000 + 5.400.000 + 1.760.000 Costo Total de Producción = $ 10.060.000 h) Costos Primos = MPD + MOD Costos Primos = 2.900.000 + 5.400.000 Costos Primos = $ 8.300.000 i) Costos de Conversión = MOD + CIF Costos de Conversión = 5.400.000 + 1.760.000 Costos de Conversión = $ 7.160.000 j) Gtos. de Operac.= Arri. Ofic. + sueldo vend. + Salarios ofic. + publicidad + deprec. eq. Ofic. Gastos de Operación = 160.000 + 500.000 + 600.000 + 300.000 + 80.000 Gastos de Operación = $ 1.640.000 k) Costo total de operación = Costos de producción + Gastos de operación Costo total de operación = 10.060.000 + 1.640.000 Costo total de operación = $ 11.700.000

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l) Costo unitario de prod. = Costo total de producción/Nro. unidades producidas Costo unitario de prod. = 10.060.000/350 Costo unitario de prod. = $ 28.743/mesa 1.4.3 RELACIÓN CON EL VOLUMEN. Los costos varían de acuerdo con los cambios en el volumen de producción; esto se enmarca en casi todos los aspectos del costeo de un producto. De acuerdo a su relación con el volumen, los costos se clasifican en: COSTOS VARIABLES: Son los que cambian o fluctúan en relación directa con una actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a producción o ventas. Por ejemplo: la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción, y las comisiones de acuerdo con las ventas.

™

➔

Características:

‹ ‹ ‹ ‹ ‹

Son controlados a corto plazo. Son proporcionales a una actividad. Están relacionados con un tramo relevante de actividad. Son regulados por la administración. Los costos variables totales son variables y los costos variables unitarios son fijos.

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COSTOS FIJOS: Son los que permanecen constantes durante un período determinado, sin importar si cambia el volumen. Por ejemplo: los sueldos, la depreciación en línea recta, arriendo del edificio, etc.

➔

Características:

‹ ‹ ‹ ‹ ‹

Son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa. Están estrechamente relacionados con la capacidad instalada. Están relacionados con un tramo relevante. Regulados por la administración. Están relacionados con el factor tiempo. Los costos fijos totales son constantes y los costos fijos unitarios son variables. Dentro de los costos fijos existen dos categorías:

➢ ➢

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Costos Fijos Discrecionales: Son los susceptibles de ser modificados; por ejemplo, los sueldos, arriendo del edificio, etc. Costos Fijos Comprometidos: Son los que no aceptan modificaciones, por lo cual también son llamados costos sumergidos; por ejemplo, la depreciación de la maquinaria. COSTOS SEMIVARIABLES O SEMIFIJOS: Están integrados por una parte fija y una variable; el ejemplo típico son los servicios públicos, luz, agua, teléfono, etc. 16

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Figura 2-1.

Clasificación de costos según volumen. Para simplificar el análisis, se debe separar los costos semivariables en sus componentes fijos y variables; los componentes fijos, son agregados a los costos fijos totales de la empresa y los componentes variables son adicionados a los costos variables totales de la empresa. De esta forma, la empresa tendrá sus costos clasificados en costos fijos y costos variables. COMENTARIO: De la relación entre el costo y el volumen de producción, se puede decir que: ** Los costos variables cambian en proporción al volumen. ** Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando se modifica el volumen. ** Los costos fijos totales permanecen constantes cuando se varía el volumen. **

Los costos fijos por unidad aumentan cuando el volumen disminuye y viceversa.

La información acerca de los diversos tipos de costos y sus patrones de comportamiento es vital para la toma de decisiones de los administradores. 1.4.4 CAPACIDAD PARA ASOCIAR LOS COSTOS Un costo puede considerarse directo o indirecto según la capacidad que tenga la gerencia para asociarlo en forma específica a órdenes o departamentos. Se clasifican en:

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a) Costos directos: son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los artículos o áreas específicos. Los materiales y la mano de obra directa son los ejemplos más claros. b) Costos indirectos: son aquellos comunes a muchos artículos y por tanto no son directamente asociables a ningún artículo o área. Usualmente, los costos indirectos se cargan a los artículos o áreas con base en técnicas de asignación. 1.4.5 DEPARTAMENTO DONDE SE INCURRIERON. Un departamento es la principal división funcional de una empresa. El costeo por departamentos ayuda a la gerencia a controlar los costos indirectos y a medir el ingreso. En las empresas manufactureras se encuentran los siguientes tipos de departamentos: a) Departamentos de producción: Éstos contribuyen directamente a la producción de un artículo e incluyen los departamentos donde tienen lugar los procesos de conversión o de elaboración. Comprende las operaciones manuales y mecánicas realizadas directamente sobre el producto. b) Departamentos de servicios: Son aquellos que no están directamente relacionados con la producción de un artículo. Su función consiste en suministrar servicios a otros departamentos. Los costos de estos departamentos por lo general se asignan a los departamentos de producción. 1.4.6 AREAS FUNCIONALES. Los costos clasificados por función se acumulan según la actividad realizada. Según la actividad, los costos se dividen en: a) Costos de manufactura: Estos se relacionan con la producción de un artículo. Los costos de manufactura son la suma de los materiales directos, de la mano de obra directa y de los costos indirectos de fabricación. b) Costos de mercadeo: Se incurren en la promoción y venta de un producto o servicio. c) Costos administrativos: Se incurren en la dirección, control y operación de una compañía e incluyen el pago de salarios a la gerencia y al staff. d) Costos financieros: Estos se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compañía debe pagar por los préstamos, así como el costo de otorgar crédito a clientes. NOTA : Los GASTOS DE OPERACIÓN incluyen los Gastos de Ventas y Gastos Generales y Administrativos 1.4.7 PERIODO EN QUE LOS COSTOS SE CARGAN AL INGRESO. En este caso se tiene que algunos costos se registran primero como activos (Gasto de capital) y luego se deducen (Se cargan como un gasto) a medida que expiran. Otros costos se registran inicialmente como gastos (Gastos de operación).

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La clasificación de los costos en categorías con respecto a los periodos que benefician, ayuda a la gerencia en la medición del ingreso, en la preparación de estados financieros y en la asociación de los gastos con los ingresos en el periodo apropiado. Se dividen en : a) Costos del producto: Son los que se identifican directa e indirectamente con el producto. Estos costos no suministran ningún beneficio hasta que se venda el producto y por consiguiente se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto denominado “costo de los bienes vendidos”. b) Costos del periodo: Estos no están directa ni indirectamente relacionados con el producto. Los costos del periodo se cancelan inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relación entre el costo y el ingreso. 1.4.8 RELACIÓN CON LA PLANEACIÓN, EL CONTROL Y LA TOMA DE DECISIONES. A continuación, se definen brevemente los costos que ayudan a la gerencia en las funciones de planeación, control y toma de decisiones. a) Costos estándares y costos presupuestados. Los costos estándares son aquellos que deberían incurrirse en determinado proceso de producción en condiciones normales. El costeo estándar usualmente se relaciona con los costos unitarios de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación; cumplen el mismo propósito que un presupuesto. Sin embargo, los presupuestos con frecuencia muestran la actividad pronosticada sobre una base de costo total más que sobre una base de costo unitario. La gerencia utiliza los costos estándares y los presupuestos para planear el desempaño futuro y luego, para controlar el desempeño real mediante el análisis de variaciones (es decir, la diferencia entre las cantidades esperadas y las reales). b) Costos controlables y no controlables Los costos controlables son aquellos que pueden estar directamente influenciados por los gerentes de unidad en determinado periodo. Por ejemplo, donde los gerentes tienen la autoridad de adquisición y uso, el costo puede considerarse controlable por ellos. Los costos no controlables son aquellos que no administran en forma directa determinado nivel de autoridad gerencial. c) Costos fijos autorizados y costos fijos discrecionales Un costo fijo autorizado surge por necesidad, cuando se cuenta con una estructura organizacional básica (es decir, propiedad, planta, equipo, personal asalariado esenciales, etc.). Es un fenómeno a largo plazo que por lo general no puede ajustarse en forma descendente sin que afecte adversamente la capacidad de la organización para operar, incluso, a un nivel mínimo de capacidad productiva. 19

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Un costo fijo discrecional surge de las decisiones anuales de asignación para costos de reparaciones y mantenimiento, costos de publicidad, capacitación de los ejecutivos, etc. Es un fenómeno de término a corto plazo que, por lo general, puede ajustarse de manera descendente, que así permite que la organización opere a cualquier nivel deseado de capacidad productiva, teniendo en cuenta los costos fijos autorizados.

d) Costos relevantes y costos irrelevantes Los costos relevantes son costos futuros esperados que difieren entre cursos alternativos de acción y pueden descartarse si se cambia o elimina alguna actividad económica. Los costos irrelevantes son aquellos que no se afectan por las decisiones de la gerencia. Los costos hundidos son un ejemplo de costos irrelevantes. Éstos son costos pasados que ahora son irrevocables, como la depreciación de la maquinaria. Cuando se les confronta con una selección, dejan de ser relevantes y no deben considerarse en un análisis de toma de decisiones, excepto por los posibles efectos tributarios sobre su disposición y en las lecciones “dolorosas” que deben aprenderse de los errores pasados. La relevancia no es un atributo de un costo en particular; el mismo costo puede ser relevante en una circunstancia e irrelevante en otra. Los hechos específicos de una situación dada determinarán cuáles costos son relevantes y cuáles irrelevantes. e) Costos diferenciales Un costo diferencial es la distinción entre los costos de cursos alternativos de acción sobre una base de elemento por elemento. Si el costo aumenta de una alternativa a otra, se denomina costo incremental; si el costo disminuye de una alternativa a otra, se denomina costo decremental. Cuando se analiza una decisión específica, la clave son los efectos diferenciales de cada opción en las utilidades de la compañía. Con frecuencia, los costos variables y los incrementales son los mismos. Sin embargo, en caso de que una orden especial, por ejemplo, extienda la producción más allá del rango relevante, se incrementarían los costos variables al igual que los costos fijos totales. En ese caso, el diferencial en los costos fijos debe incluirse en el análisis de la toma de decisiones junto con el diferencial en los costos variables. f) Costos de oportunidad Cuando se toma una decisión para empeñarse en determinada alternativa, se abandonan los beneficios de otras opciones. Los beneficios perdidos al descartar la siguiente mejor alternativa son los costos de oportunidad de la acción escogida. Puesto que realmente no se incurre en costos de oportunidad, no se incluyen en los registros contables. Sin embargo, constituyen costos relevantes para propósitos de toma de

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decisiones y deben tenerse en cuenta al evaluar una alternativa propuesta. g) Costos de cierre de planta Son los costos fijos en que se incurriría aun si no hubiera producción. En un negocio estacional, la gerencia a menudo se enfrenta a decisiones de si suspender las operaciones o continuar operando durante la “temporada muerta”. En el periodo a corto plazo es ventajoso para la firma permanecer operando en la medida en que pueden generarse suficientes ingresos por ventas para cubrir los costos variables y contribuir a recuperar los costos fijos. Los costos usuales de cierre de planta que deben considerarse al decidir si se cierra o se mantiene abierta son arrendamiento, indemnización por despido a los empleados, costos de almacenamiento, seguro y salarios del personal de seguridad.

1.5 ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES INTERNOS

1.5.1 ESTADO DE RESULTADOS COMERCIAL

PARA UNA EMPRESA MANUFACTURERA O

Estado de Resultados simplificado al 31 de Diciembre de 2007 Ventas (netas de IVA) – Costo de ventas = Utilidad Bruta – Gastos de operación = Utilidad neta

$ xxxx

$ xxxx

1.5.2 ESTADO DE COSTO DE ARTÍCULOS VENDIDOS: Empresa Comercial Inventario inicial de mercaderías (01/01/07) + Compras netas de mercaderías = Mercaderías disponibles para la venta - Inventario final de mercaderías (31/12/07) = COSTO DE VENTAS

$ xxxx

$ xxxx

1.5.3 ESTADO DE COSTO DE ARTÍCULOS VENDIDOS: Empresa Manufacturera Inventario inicial de materia prima (01/01/07) + Compras netas de materia prima = Materia prima disponible para su uso - Inventario final de materia prima (31/12/07) = Material directo utilizado en producción + Mano de obra utilizada

$ xxxx

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+ Costos Indirectos = Total de costos de manufactura + Inventario inicial de productos en proceso (01/01/07) = Total de costos en proceso - Inventario final de productos en proceso (31/12/07) = Costo de artículos producidos + Inventario inicial de productos terminados (01/01/07) = Costo de artículos disponibles para la venta - Inventario final de productos terminados (31/12/07) = COSTO DE VENTAS

$xxxx

EJEMPLO: Una compañía industrial tenía los siguientes inventarios al inicio y fin de su periodo contable de 2006: 01/01/2006 31/12/2006 Materiales directos Producción en proceso Productos terminados

$ 22.000 $ 40.000 $ 25.000

$ 30.000 $ 48.000 $ 18.000

Durante este periodo, se incurrió en los siguientes costos y gastos: Materias primas compradas Costo de la mano de obra directa Costo de la mano de obra indirecta (fábrica) Gastos generales y administrativos Impuestos y depreciación sobre edificio de fábrica Gastos de ventas Costo de materiales indirectos Ventas del año

$ 300.000 $ 120.000 $ 60.000 $ 40.000 $ 50.000 $ 18.000 $ 25.000 $1.400.000

Determine: a) Estado de Costo de Mercaderías Vendidas durante el periodo. b) Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2006.

SOLUCIÓN: a) Estado de Costo de Artículos Manufacturados y Vendidos al 31 de diciembre de 2006 II de MPD + Compras de MPD = MPD disponible para usar en la producción - IF de MPD = Costo de MPD usada en la producción

$ 22.000 300.000 322.000 (30.000) 292.000 22

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+ MOD + CIF: MOI 60.000 MPI 25.000 Imptos. Y deprec. 50.000 = Costo de artículos producidos + II de PP - IF de PP = Costo de artículos manufacturados + II de PT – IF de PT = Costo de artículos vendidos

120.000

135.000 547.000 40.000 (48.000) 539.000 25.000 (18.000) $ 546.000

b) Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2006 Ventas del año - Costo de Ventas = Utilidad Bruta - Gastos de operación: Gtos. Grales. Y adm. Gtos. De ventas = Utilidad de operación

$ 1.400.000 ( 546.000) 854.000 ( ( $

40.000) 18.000) 796.000

1.6 APLICACIONES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS La contabilidad de costos deberá entregar información para: 1. Determinar el Costo de Producción: ➢

Materiales directos ➢ Mano de obra directa ➢ Costos indirectos: ✔ Materiales indirectos ✔ Mano de obra indirecta ✔ Gastos generales de fábrica 2. Determinar el costo de los sectores de la organización. 3. Control del costo de operaciones, actividades, funciones, etc. 4. Toma de Decisiones. Por ejemplo: ➢ ➢

Fabricar o comprar Fijar precios de venta 23

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➢ ➢

Venta directa o con distribuidores Etc.

5. Cálculo del costo de: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Desperdicios Material dañado Unidades defectuosas Desechos Capacidad ociosa Subproductos

6. Determinar el costo de pedidos NO satisfechos. 7. Determinar el costo de inventarios para programar compras. 8. Determinar la época para eliminar equipos. 9. Formulación de Presupuestos.

EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Nº 01

I.- VERDADEROS Y FALSOS. Conteste con una V si la afirmación es verdadera o una F si es falsa. Justifique éstas

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últimas. 1._____ El término Costos Primos se determina como la suma de los costos de mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. 2._____ Los Costos Variables son aquellos que varían en forma directa (misma dirección) a lo que cambian los niveles de producción de la empresa. 3._____ La Contabilidad de Costos se caracteriza por emitir informes para usuarios externos a fin de facilitar la toma de decisiones. 4._____ Los costos variables por unidad permanecen constantes cuando varía el volumen de ventas o de producción. 5._____ El costo unitario de producción se determina tomando el volumen de producción y dividiéndolo por el costo total de producción. 6._____ Los costos fijos varían en proporción directa a los cambios en los niveles de producción. 7._____ Los costos indirectos de fabricación corresponden a los costos del periodo más la mano de obra directa. 8._____ Los costos financieros están referidos a todos los costos relacionados con el área de ventas y administración. 9._____ Todo gasto es un costo extinguido, y como tal implica un desembolso de efectivo. 10._____ Los materiales indirectos son fácilmente identificables en el producto final y corresponden a un valor elevado del costo total del producto.

II.- DESARROLLO 1.- La empresa “XYZ” produce bolsas de plástico. En el mes de enero siguientes costos: ➢ ➢ ➢

Materiales Mano de obra Costos indirectos de fabricación

incurrió en los

$ 2.500.000 (80% Directos) $ 800.000 (70% Directa) $ 700.000 (Luz y energía)

Además de los costos de producción, la empresa incurrió en gastos de venta por $850.000 y 25

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gastos administrativos por $ 1.980.000. SE PIDE: Calcular el Costo de Producción y el Costo Total de las Operaciones. 2.- La siguiente información se refiere a la empresa “BALLON“: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Materiales directos Materiales indirectos Mano de obra directa Mano de obra indirecta Otros costos indirectos de fabricación

$ 4.500.000 $ 500.000 $ 3.000.000 $ 450.000 $ 3..500.000

SE PIDE: Calcular Costos Primos, Costos de Conversión y Costo de Producción Total. 3.- La empresa WOODY no tenía unidades en proceso el 01 de enero de 2006. El 31 de diciembre de ese año, había 100.000 unidades terminadas disponibles. Durante el año se vendieron 250.000 unidades. En el proceso se emplearon materiales con un costo de $ 3.750.000.-; el 80% era de materiales directos. Los costos de mano de obra fueron $ 4.000.000.-; el 65% era mano de obra directa. Los costos adicionales indirectos de fabricación fueron los siguientes: • • • •

Calefacción, luz y energía Depreciación Impuestos a la propiedad Reparaciones y mantenimiento

$ 1.600.000 450.000 850.000 200.000

Los gastos de venta fueron $ 1.250.000; los gastos generales y administrativos fueron $800.000. Calcule lo siguiente: a) Costo de producción b) Costos primos c) Costos de conversión d) Costos del periodo e) Costo unitario de producción 4. La empresa “PLATISFAR” fabricó incurriendo en los siguientes costos: – Materiales – Mano de obra – Depreciación de fábrica – Gastos grales. Y adm. – Seguros de fábrica – Gastos de venta

60.000 unidades durante el mes recién pasado, $ 4.000.000 ( de los cuales 45% son indirectos) $ 7.600.000 ( de los cuales 80% es directo) $ 400.000 $ 1.500.000 $ 230.000 $ 2.100.000

Determine:

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a) Costos Indirectos de Fabricación c) Costos de Conversión e) Gastos de operación

b) Costos primos d) Costo de producción f) Costo unitario de producción.

SOLUCIONES EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS Nº 01

I.- VERDADEROS Y FALSOS 1. 2. 3. 4.

F. Costos primos = MPD + MOD. V. F. Emite informes internos. V.

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5. F. Costo unitario = Costo total de producción/volumen de producción. 6. F. Los costos fijos permanecen constantes, independiente del nivel de producción. 7. F. Los CIF = MPI + MOI + GGF 8. F. Los costos financieros se refieren a los intereses de las deudas de la empresa. 9. F. Todo gasto es un costo extinguido pero no necesariamente un desembolso. 10. F. Los materiales indirectos no son fácilmente identificables en el producto final y su valor monetario es bajo en relación al costo total del producto. II.- DESARROLLO EJERCICIO 1 Costo de Producción = 2.000.000 + 560.000 + 1.440.000 = $ 4.000.000 Costo total de las operaciones = 4.000.000 + 2.830.000 = $ 6.830.000 EJERCICIO 2 Costos Primos

= 4.500.000 + 3.000.000 = $ 7.500.000

Costos de conversión = 3.000.000 + 4.450.000 = $ 7.450.000 Costo de producción total = 4.500.000 + 3.000.000 + 4.450.000 = $ 11.950.000 EJERCICIO 3 a) Costo de producción = 3.000.000 + 2.600.000 + 5.250.000 = $ 10.850.000 b) Costos primos = 3.000.000 + 2.600.000 = $ 5.600.000 c) Costos de conversión = 2.600.000 + 5.250.000 = $ 7.850.000 d) Costos del periodo = 1.250.000 + 800.000 = $ 2.050.000 e) Costo unitario de producción = 10.850.000/350.000 unid. = $ 31/unidad EJERCICIO 4 Datos: Materiales = $ 4.000.000 => MPI (45%) = 1.800.000 MPD (55%) = 2.200.000 Mano de Obra = $ 7.600.000 => MOD (80%) = 6.080.000 MOI (20%) = 1.520.000 Otros: – Depreciación de fábrica $ 400.000 – Gastos grales. Y adm. $ 1.500.000 – Seguros de fábrica $ 230.000

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–

Gastos de venta

$ 2.100.000

a) CIF = MPI + MOI +Deprec. Fábrica + Seguros fábrica = 1.800.000+ 1.520.000 + 400.000 + 230.000 = $ 3.950.000 b) Costos primos = MPD + MOD = 2.200.000 + 6.080.000

= $ 8.280.000

c) Costos de Conversión = MOD + CIF = 6.080.000 + 3.950.000 = $ 10.030.000 d) Costo de producción = MPD + MOD + CIF = 2.200.000 + 6.080.000 + 3.950.000 = $ 12.230.000 e) Gastos de operación = Gtos. Grales. Y Adm. + Gtos. Ventas = 1.500.000 + 2.100.000 = $ 3.600.000 f) Costo unitario de producción = Costo de producción total/Nro. Unid. Producidas = 12.230.000/60.000 = $ 204/unidad

Si has resuelto todas estas preguntas, estás en condiciones de continuar con la siguiente unidad.

II Unidad Temática

ELEMENTOS DEL COSTO

OBJETIVO ESPECÍFICO Identificar los elementos constitutivos del costo.

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CONTENIDOS ™ Materiales. ¾ Contabilidad y control de materiales. ¾ Elementos del costo de materiales. ¾ Métodos de costeo de materiales enviados a producción y del inventario final de materiales. ¾ Los límites de existencias. ™ Mano de Obra. ¾ Naturaleza de la mano de obra. ¾ Costos incluidos en la mano de obra. ¾ Sistemas de pagos a la mano de obra. ™ Costos Indirectos de Fabricación. ¾ Subdivisión de gastos. ¾ Costos indirectos de fabricación estimados, aplicados y reales. ¾ Proceso de distribución de gastos. Asignación de costos de departamentos de servicios a departamentos de producción.

2.1 MATERIALES Los materiales son los elementos básicos que se transforman en productos terminados (a través del uso de mano de obra y de los costos indirectos de fabricación) en el proceso de producción. 2.1.1 CONTABILIDAD Y CONTROL DE MATERIALES La producción es el proceso mediante el cual las materias primas se convierten en un producto terminado. Los materiales constituyen un elemento de costo fundamental de la producción.

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2.1.2 ELEMENTOS DEL COSTO DE MATERIALES Los costos de material pueden ser directos o indirectos. Los materiales directos son aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado, son fácilmente atribuibles al producto y representan el principal costo de materiales. Un ejemplo es el acero utilizado en la fabricación de un automóvil. Los materiales directos junto con la mano de obra directa se denominan costos primos. Los materiales indirectos son aquellos que no son materiales directos aunque estén involucrados en la fabricación de un producto. Por ejemplo, el pegamento utilizado en la fabricación de un mueble y los remaches empleados para ensamblar un auto. Se consideran los materiales indirectos de fabricación CONTABILIZACIÓN DE LOS MATERIALES La contabilización de los materiales en una empresa manufacturera, por lo general cubre dos actividades: la compra de los materiales y su uso. a) COMPRA DE MATERIALES La mayoría de las empresas manufactureras disponen de un departamento de compras, cuya función es la de hacer los pedidos de materiales y suministros solicitados en la producción. El jefe del departamento de compras es responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan las normas de calidad establecidas por la empresa y que los materiales se adquieran al precio más bajo posible. Se utilizan normalmente tres documentos en la compra de materiales: ¾ Requisición de compra: es una orden escrita enviada generalmente por otros empleados para informar al departamento de compras de la necesidad de materiales o suministros. ¾ Orden de compra: es una solicitud escrita a un proveedor por determinados artículos a un precio convenido. ¾ Informe de recepción: cuando se reciben los artículos que fueron pedidos, el departamento de recepción los desempaca y cuenta. El método para contabilizar en el diario los materiales dependerá de si el inventario de materiales se basa en el sistema de inventario periódico o en el perpetuo. •

Inventario Periódico: cuando se compran los materiales, se efectúa un débito a la cuenta llamada “Compra de Materiales”, haciendo un abono a Caja o Cuentas por Pagar. No se realiza asiento durante el periodo para los materiales enviados a la producción. El costo de los materiales enviados a producción, se calcula al final del periodo, deduciendo el inventario final de materiales del costo de los materiales disponibles para el periodo.

•

Inventario Perpetuo: cuando se compran los materiales, se efectúa un débito directamente a 31

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la cuenta “Inventario de Materiales”. Cuando los materiales directos se envían a producción, se debe hacer un asiento en el diario para registrar la adición de materiales a productos en proceso. b) SALIDA DE MATERIALES La persona encargada de la bodega es responsable del adecuado almacenamiento y de la salida de los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un “Formato de Requisición de Materiales”, preparado por el jefe de producción o por el supervisor del departamento. 2.1.3 MÉTODOS DE COSTEO DE MATERIALES ENVIADOS A PRODUCCIÓN Y DEL INVENTARIO FINAL DE MATERIALES En periodos de fluctuación de precios, la asignación del costo de los materiales comprados a los materiales enviados a producción y al inventario final de materiales puede calcularse de diferentes maneras. Dos sistemas comprenden las diferentes técnicas de medición: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario perpetuo. A. COSTEO POR SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO. Bajo el sistema de inventario periódico, la compra de materiales se registra en una cuenta llamada “Compra de Materiales”. Si se dispone de un inventario inicial de materiales, éste se registra en una cuenta separada llamada “Inventario Inicial de Materiales”. Las compras más el inventario inicial constituyen los materiales disponibles para usar durante el periodo. Para obtener el inventario final de materiales, debe efectuarse un conteo físico de los materiales disponibles al final del periodo. El costo de los materiales despachados durante el periodo se determina restando el inventario final de materiales de los materiales disponibles para usar durante el periodo, de la siguiente forma: Inventario Inicial de Materiales + Compras de Materiales = Materiales Disponibles - Inventario Final de Materiales = Costo de Materiales Usados

$ xxx xxx xxx xxx $ xxx

Observe que con este método, el costo de los materiales usados no se determina directamente. Se calcula indirectamente como un residuo. En otras palabras, el costo de los materiales usados es igual a lo que queda después de restar el inventario final de los materiales disponibles para usar. Los siguientes métodos, se utilizan generalmente para determinar el valor del inventario final en el sistema de inventario periódico:

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EJERCICIO Se dispone de los siguientes datos de una empresa, respecto a compras de materiales y uso de los mismos: TABLA 1 Fecha de la Unidades Costo unitario de Unidades Saldo de unidades operación compradas compra utilizadas disponibles 01/10/06

200 (Inv. Inicial)

$ 1.000/u.

-----

200

05/10/06

500

$ 1.100/u.

-----

700

06/10/06

-----

-----

300

400

09/10/06

400

$ 1.200/u.

-----

800

15/10/06

200

$ 1.300/u.

-----

1000

20/10/06

-----

-----

600

400

28/10/06

100

$ 1.500/u.

-----

500

Totales

1400 u.s.

900 u.s.

a) Identificación Específica. Es el método más sencillo pero también el que consume más tiempo para determinar el costo de los materiales usados y el costo de inventario final. Este método implica mantener un registro del precio de compra de cada unidad específica y de la cantidad de unidades específicas usadas. El costo de los materiales usados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio específico de cada material. En muchos casos, cuando se compran los materiales se adhiere una etiqueta que muestra el precio de compra con el objeto de identificar el artículo. Ejemplo: Considere la información de la tabla 1. Supongamos lo siguiente: a) Que las 300 unidades despachadas el 6 de octubre se tomaron del lote comprado el 5 de octubre. b) Que las 600 unidades despachadas el 20 de octubre, se tomaron del inventario inicial (200 unidades) y del lote comprado el 9 de octubre (400 unidades). El cálculo del costo del inventario final de materiales bajo este método, sería el siguiente:

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FECHA UNIDADES UNIDADES DE COMPRADA USADAS DEL COMPR S LOTE A

UNIDADES DISPONIBLE S

COSTO UNITARIO

INVENTARIO FINAL

($/u)

($)

01/10/06

200 (II)

200

0

---

-----

05/10/06

500

300

200

1.100

220.000

09/10/06

400

400

0

-----

-----

15/10/06

200

-----

200

1.300

260.000

28/10/06

100

-----

100

1.500

150.000

Total

500 u.s.

$ 630.000

Por consiguiente, el costo del inventario final de materiales es de $ 630.000. El costo de los materiales usados, se calcula como sigue: Inventario inicial de materiales + Compras de materiales = Costo de materiales disponibles para usar - Inventario final de materiales = Costo de materiales usados

$

200.000 1.440.000 $ 1.640.000 ( 630.000) $ 1.010.000

b) Costo Promedio. Cuando el inventario está compuesto de muchos materiales pequeños y homogéneos, es lógico suponer que los materiales usados y disponibles serán probablemente una mezcla de todos los materiales disponibles para usar. Hay dos métodos para calcular el costo promedio: ‹

Promedio Simple: Bajo este método, los diferentes precios de compras se suman. Esta suma se divide por el número total de compras (el Inventario Inicial se maneja como una compra) para obtener el costo promedio por unidad. El método de promedio simple, sirve solamente cuando se compra el mismo número de unidades a diversos precios. Cuando los materiales se adquieren en cantidades diferentes, se debe utilizar otro método para calcular el costo promedio por unidad.

El precio promedio simple para nuestro ejemplo se calcula como sigue: FECHA

COSTO UNITARIO($/u)

01/10/06 (II)

1.000

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FECHA

COSTO UNITARIO($/u)

05/10/06

1.100

09/10/06

1.200

15/10/06

1.300

28/10/06

1.500

Total

6.100

Entonces, el promedio simple es: $ 6.100/5 = $ 1.220/u. Por lo tanto: Inventario final de materiales = 500 unid. X $ 1.220/u: = $ 610.000 Luego: Costo de materiales disponibles - Costo del inventario final = Costo de materiales consumidos ‹

$ 1.640.000 (Valor obtenido anteriormente) ( 610.000) $ 1.030.000

Promedio Ponderado: El promedio ponderado se obtiene multiplicando el precio de compra por la cantidad de unidades compradas. La suma de los resultados se divide por el número total de unidades disponibles.

FECHA

UNID. COMPRADAS

COSTO UNITARIO($/u)

TOTAL

01/10/06 (II)

200

1.000

200.000

05/10/06

500

1.100

550.000

09/10/06

400

1.200

480.000

15/10/06

200

1.300

260.000

28/10/06

100

1.500

150.000

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FECHA

UNID. COMPRADAS

Total

1400 u.s.

COSTO UNITARIO($/u)

TOTAL $1.640.000

Promedio ponderado = $ 1.640.000/1.400 u. = $1.171/u. Costo del inventario final = 500 unidades x $ 1.171/u. = $ 585.500 Luego: Costo de materiales disponibles - Costo del inventario final = Costo de materiales consumidos

$ 1.640.000 ( 585.500 ) $ 1.054.500

c) Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS) First In, First Out (FIFO) Por lo general, los materiales que se reciben primero se despachan primero. Esto es esencialmente válido cuando se trata de artículos perecederos. Utilizando el método PEPS, el inventario final estará compuesto de los últimos materiales recibidos y los precios, por tanto, reflejarán aproximadamente los costos corrientes. Costo de inventario final (500 unidades): 100 unid. X $ 1.500/u. 200 x 1.300 200 x 1.200 500 unid. Costo de materiales disponibles - Costo del inventario final = Costo de materiales consumidos

= $ 150.000 = 260.000 = 240.000 $ 650.000

$ 1.640.000 ( 650.000 ) $ 990.000

d) Último en Entrar, Primero en Salir (UEPS) Last In, First Out (LIFO) Este método supone que los materiales recibidos al último, son los primeros que se usan. Por consiguiente, el inventario final refleja los precios de los materiales recibidos primero. El costo de los materiales despachados se calcula tomando primero la última compra y, luego, retrocediendo cronológicamente. El inventario final de los materiales se calcula a partir del inventario inicial o de las primeras compras y luego, avanzando cronológicamente.

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El principal defecto del sistema de inventario periódico es que el costo de los materiales usados no se puede determinar sin un control físico del inventario final de materiales. Contar los materiales disponibles puede ser muy costoso y lleva tiempo. Las técnicas de inventario periódico presentadas serían también inadecuadas si la información del costo de materiales usados y del costo de materiales disponibles fuera requerida permanentemente. Debido a que la empresas productoras grandes requieren una información sobre los costos en forma permanente , son dadas a utilizar el sistema de inventario perpetuo. Costo de inventario final (500 unidades): 200 x 1.100 = $ 200.000 300 x 1.100 = 3300.000 500 unid. $ 530.000 Costo de materiales disponibles - Costo del inventario final = Costo de materiales consumidos

$ 1.640.000 ( 530.000) $ 1.110.000

B. COSTEO POR SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO. Bajo este sistema, la compra de materiales se registra en una cuenta llamada “Inventario de Materiales”, más bien que en una cuenta de compras. Si se dispone de un inventario inicial de materiales, debería también registrarse en la cuenta de “Inventario de Materiales”. Cuando se utilizan los materiales, se hace un crédito a la cuenta “Inventario de Materiales” por el costo de los materiales usados y un débito en la cuenta “Productos en Proceso”. El resultado final es que el costo de los materiales usados se asigna a la producción en el momento mismo en que los materiales son empleados; el saldo en la cuenta “Inventario de Materiales” muestra el costo de los materiales aún disponibles. De esta forma, bajo el método de un inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el inventario final de materiales, se determinan directamente. El uso del método de inventario perpetuo, por lo general requiere hacer un conteo físico de los materiales disponibles, por lo menos una vez al año, con el fin de revisar posibles errores o mermas producidas por daño o robo. Si el conteo físico no concuerda con los saldos en la cuenta de inventario, las cifras según libros se ajustan para reflejar el conteo real. a) Identificación Específica. El costo de los materiales usados y el inventario final de materiales se calcula multiplicando las unidades usadas o disponibles por el costo específico de cada unidad usada o aún disponible. Por consiguiente, la selección de un sistema de inventario perpetuo o periódico no afectará el método de medición. b) Costo Promedio. Promedio Simple: cuando se utiliza el sistema de inventario perpetuo, el cálculo del precio

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promedio debe efectuarse después de cada compra. Esta técnica por lo general es llamada “Promedio Móvil Simple”. TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS MES : ______________________________ PRODUCTO : ______________________________ CÓDIGO :______________________________ FECHA

COMPRAS UNIDADES (unid.)

AÑO: _________________________ ROVEEDOR: ___________________ CÓDIGO: ______________________ USOS

COSTO UNITARIO( $/u)

COSTO TOTAL ($)

UNIDADES (unid.)

COSTO UNITARIO

SALDOS COSTO TOTAL ($)

($/u)

UNIDADES COSTO UNITARIO (unid.) ($/u)

COSTO TOTAL ($)

01/10/06

200

1000

200.000

-----

-----

-----

200

1000

200.000

05/10/06

500

1100

550.000

-----

-----

-----

700

1050

735.000

06/10/06

-----

-----

-----

300

1050

315.000

400

1050

420.000

09/10/06

400

1200

480.000

-----

------

-----

800

1100

880.000

15/10/06

200

1300

260.000

-----

-----

-----

1000

1150

1.150.000

20/10/06

-----

----

-----

600

1150

690.000

400

1150

460.000

28/10/06

100

1500

150.000

-----

-----

-----

500

1220

610.000

Costo total mat. disponibles

1.640.000 Costo mat. Consum. 1.005.000

Costo invent. final

610.000

Cálculos: (1000 + 1100)/2 = $ 1050/unidad (1000 + 1100 + 1200)/3 = 1100 (1000 + 1100 + 1200 + 1300)/4 = 1150 (1000 + 1100 + 1200 + 1300 + 1500)5 = 1220 Promedio Ponderado: cuando se utiliza el sistema de inventario perpetuo, el promedio ponderado debe volverse a calcular después de cada compra, en vez de al final del periodo, como en el sistema de inventario periódico. El costo promedio ponderado se calcula después de cada compra dividiendo el costo total de los materiales disponibles por el número total de unidades disponibles. Bajo el sistema de inventario perpetuo a esta técnica se le llama “Costo Promedio Ponderado Móvil”.

TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS MES PRODUCTO

: _________________________________ : _________________________________

AÑO ROVEEDOR

38

: __________________________ : __________________________

Instituto Profesional Diego Portales AUTÓNOMO

CÓDIGO

: _________________________________

FECHA

CÓDIGO : __________________________

COMPRAS UNIDADES (unid.)

USOS

COSTO UNITARIO( $/u)

COSTO TOTAL ($)

UNIDADES (unid.)

COSTO UNITARIO

SALDOS COSTO TOTAL ($)

($/u)

UNIDADES COSTO UNITARIO (unid.) ($/u)

COSTO TOTAL ($)

01/10/06

200

1000

200.000

-----

-----

-----

200

1.000

200.000

05/10/06

500

1100

550.000

-----

-----

-----

700

1.071

750.000

06/10/06

-----

-----

-----

300

1.071

321.300

400

1.071

428.400

09/10/06

400

1200

480.000

-----

------

-----

800

1.036

908.400

15/10/06

200

1300

260.000

-----

-----

-----

1000

1.168

1.168.400

20/10/06

-----

----

-----

600

1.168

700.800

400

1.168

467.200

28/10/06

100

1500

150.000

-----

-----

-----

500

1.134

617.200

Costo total mat. disponibles

1.640.000 Costo mat. Consum. 1.022.100

Costo invent. final

610.000

Cálculos: ($750000/700 unid.) ($908.400/800 unid) ($ 1.168.400/1.000 unid) ($617.200/500unid)

= $ 1.071/unidad = 1.136/unidad = $ 1.168/unidad = $ 1.234/unidad

c) Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS) First In, First Out (FIFO) Puesto que el costo de los materiales usados se calcula con base en los materiales comprados primero, el inventario final de materiales lo conforman las compras más recientes. Estas dos cantidades serán idénticas bajo estos dos métodos de inventario periódico y el perpetuo. TARJETA DE CONTROL DE EXISTENCIAS

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MES PRODUCTO CÓDIGO

: _________________________________ : _________________________________ : _________________________________

FECHA

COMPRAS UNIDADES (unid.)

01/10/06

USOS

COSTO UNITARIO( $/u)

COSTO TOTAL ($)

1000

200.000

200

500

1100

550.000

-----

-----

-----

09/10/06 400

1200

(unid.)

200

1300

260.000

-----

----

-----

28/10/06

Costo total mat. disponibles

1500

COSTO TOTAL ($)

COSTO TOTAL ($)

-----

-----

200

1.000

-----

-----

-----

200

1.000

500

1.100

750.000

440.000

200

1.000

100

1.100

310.000

400

1.100

-----

------

-----

400

1.100

400

1.200

400

1.100

400

1.200

200

1.300

200

1.200

-----

-----

200.000

920.000

1.180.000

400

1.100

200

1.200

680.000

200

1.300

-----

-----

-----

200

1.200

200

1.300

100

1.500

650.000

Costo invent. final

650.000

150.000 1.640.000

UNIDADES COSTO UNITARIO (unid.) ($/u)

-----

-----

100

COSTO UNITARIO

480.000

15/10/06

20/10/06

UNIDADES

SALDOS

($/u)

05/10/06

06/10/06

AÑO : __________________________ ROVEEDOR : __________________________ CÓDIGO : __________________________

Costo mat. Consum.

990.000

500.000

d) Último en Entrar, Primero en Salir (UEPS) Last In, First Out (LIFO) Bajo los sistemas de inventarios periódico o perpetuo, el costo de los materiales usados y el inventario final de materiales puede diferir. La diferencia surge del costo que se asigna en la fecha en que los materiales son usados. Bajo el sistema de inventario perpetuo, el costo debe asignarse a cada unidad usada en la fecha de su empleo; bajo el sistema de inventario periódico, el costo se asigna al final del periodo. TARJETA DE CONTROL DE EXISITENCIAS

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MES PRODUCTO CÓDIGO

: _________________________________ AÑO : __________________________ : _________________________________ ROVEEDOR : __________________________ : _________________________________ CÓDIGO : __________________________

FECHA

COMPRAS UNIDADES (unid.)

01/10/06 200

USOS

COSTO UNITARIO( $/u)

COSTO TOTAL ($)

UNIDADES (unid.)

COSTO UNITARIO ($/u)

COSTO TOTAL ($)

UNIDADES (unid.)

COSTO UNITARIO ($/u)

COSTO TOTAL ($)

1000

200.000

-----

-----

-----

200

1.000

200.000

-----

-----

-----

1100

550.000

200 500

1.000 1.100

750.000

-----

-----

200 200

1000 1.100

420.000

200 200 400

1.000 1.100 1.200

900.000

200 200 400 200

1.000 1.100 1.200 1.300

1.160.000

200 200

1.000 1.100

420.000

200 200 100

1.000 1.100 1.500

570.000

05/10/06 500 06/10/06 ----09/10/06

300 -----

400

1200

-----

20/10/06 -----

1300

260.000

----

-----

28/10/06 100

1500

Costo total mat. disponibles

1100

330.000

------

-----

480.000

15/10/06 200

SALDOS

-----

-----

200 400

1.300 1.200

740.000

-----

-----

-----

150.000

1.640.000 Costo mat. Consum. 1.070.000 Costo invent. final

650.000

2.1.4 LOS LÍMITES DE EXISTENCIAS El Inventario es un activo circulante necesario que permite al proceso de producciónventa operar con un mínimo de alteraciones. Es decir, constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta ( toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas ). Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y 41

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accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. Existen dos aspectos del inventario que deben ser analizados: Tipos de inventario y Nivel adecuado del inventario. El inventario representa una inversión considerable por parte de las empresas manufactureras; es por ello, que se hace indispensable prestarle atención especial a su manejo. Para realizar una eficiente administración, los responsables de esta área deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que esta es una inversión significativa que si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la empresa. Disponer de inventarios permite satisfacer la demanda y mantener operativos los procesos productivos. Un cliente no atendido recurrirá a la competencia y podría quedarse con ellos en forma permanente si recibe atención esmerada. Algo que escapa al control del proveedor habitual pero que se gestó a partir de su falta de inventario. Lo que originalmente fue la pérdida de una venta podría transformarse en la pérdida de una corriente de beneficios. Entre las variables que inciden en el nivel de inventario óptimo tenemos la estacionalidad y ciclo del negocio, la estructura productiva, características de los proveedores, sistema de información interno; se podría agregar factores tales como perecibilidad, obsolescencia, velocidad de reabastecimiento, nivel de actividad de la empresa y mucho más. ™ NIVEL DE INVENTARIO Existen distintos puntos de vista sobre los niveles adecuados del inventario entre los gerentes de finanzas, mercadotecnia, manufactura y compras de la empresa. Cada sector considera estos niveles a la luz de sus propios objetivos. La disposición del gerente de finanzas hacia los niveles de inventarios es mantenerlos bajos para garantizar que el dinero de la empresa no se invierta de manera imprudente en recursos excesivos. El gerente de mercadotecnia, por otro lado, preferiría contar con grandes inventarios de cada uno de los productos terminados de la empresa. Esto aseguraría que todos los pedidos se ejecutaran con rapidez, eliminando la necesidad de rechazar pedidos debido al agotamiento del inventario. La principal responsabilidad del gerente de manufactura es ejecutar correctamente el plan de producción para obtener la cantidad deseada de productos terminados, de calidad aceptable, a un costo bajo. Al desempeñar esta función, el gerente de manufactura mantendría 42

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inventarios extensos de materias primas para evitar retrasos en la producción y apoyaría los inventarios considerables de productos terminados, realizando grandes corridas de producción, con el fin de reducir los costos de producción por unidad. El gerente de compras se interesa únicamente en los inventarios de materias primas, ya que es responsable de vigilar que cualquier materia prima requerida por la producción esté disponible en las cantidades correctas, en el momento oportuno y a un precio favorable. Sin el control adecuado, el gerente de compras podría adquirir recursos en cantidades más grandes que las requeridas en realidad para obtener descuentos por volumen o previendo un incremento de precios o la escasez de ciertos materiales. ™ TIPOS DE INVENTARIOS Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: ¾ ¾ ¾ ¾

Inventarios de Materias Primas Inventarios de Producción en Proceso Inventarios de Productos Terminados Inventarios de Materiales y Suministros

ƒ Inventarios de Materias Primas En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades lo suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. Por ejemplo: pulpa de madera para la elaboración de papel, fibras para la elaboración de textiles, etc. ƒ

Inventarios de Productos en Proceso

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplicó la labor directa (mano de obra directa) y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado. Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

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ƒ

Inventario de Productos Terminados

Comprenden los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aún en los almacenes; es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel está dado por la demanda. ƒ

Inventario de Materiales y Suministros

En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua. Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación. Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS Dentro de las cuentas contables que muestran la situación de una empresa, generalmente la de mayor característica en el negocio es la formada por los inventarios. Suele presentarse en las empresas manufactureras problemas de gestión y contabilización muy complejos; la continuación o el fracaso de una empresa depende del tratamiento que se dé a estos problemas. Los beneficios pueden presentar oscilaciones muy fuertes dependiendo del proceso de valorización de los inventarios. Los inventarios constituyen otro componente importante del capital de trabajo, de los cuales las empresas obtienen recursos sustanciales. CONTROL DE INVENTARIO Los controles empleados para prevenir el fraude en los inventarios de la empresa se basan en una distribución adecuada de las funciones de compra, recepción, almacenamiento, tesorería y contabilidad. Consiste en ejercer medidas de protección física y mantener una contabilización eficaz. Puede que estos controles no sirvan para impedir todos los fraudes posibles pero, por lo general, deberían detectarlos antes de que se ocasionen unas pérdidas demasiado grandes. Los procedimientos referentes a los inventarios y suministros deben ofrecer un nivel de seguridad razonable a la empresa, contra pérdidas por desperdicios, robo, descuido en las compras, etc., y deben también producir información segura sobre el movimiento y composición de las mercancías. Los métodos por los cuales se pueden obtener estos resultados, varían desde luego, con el tamaño y clase de negocio. Estos factores también determinan, en gran parte, hasta 44

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qué grado la existencia de mercancías puede estar sujeta a control efectivo. El control es fundamental en cualquier organización, puesto que los inventarios comprenden generalmente la cuenta del activo corriente que compromete más inversión, se hace indispensable la aplicación de estrictas medidas de control interno para garantizar un correcto funcionamiento acorde con las políticas y planes de la administración del negocio. Para lo cual una manera de mantener dicho control es el código de barras. Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser: Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción ( alto costo por falta de existencia). SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Las técnicas que se emplean comúnmente en la administración del inventario son: 9 9 9 9

Sistema ABC Modelo de las cantidad económica de Pedido (CEP) Sistema de Planeación de los Requerimientos de materiales (PRM) y, Sistema Justo a Tiempo (JAT)

A continuación, examinaremos el Modelo de Cantidad Económica de Pedido (CEP) o Lote Económico de Compra (LEC)

LOTE ECONÓMICO DE COMPRA Revisemos la Figura 2.1. En el eje de abscisas se representa la variable tiempo y en el de ordenadas la cantidad de un cierto material. El gráfico, que semeja dientes de sierra, muestra los siguientes elementos: o Un Stock de Reserva, destinado a evitar las zozobras de producción, también llamado inventario mínimo o de seguridad, que se representa por la línea horizontal AB. Nunca el consumo normal del material debe hacer bajar el stock del nivel OA, puesto que su destino exclusivo es afrontar emergencias (consumo por sobre lo programado, escasez del material en el mercado, problemas con proveedores, etc.). o El inventario que está por encima del nivel mínimo OA se llama Stock de Trabajo. Cada vez que se compra un lote económico, de magnitud CD, el inventario alcanza su nivel 45

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máximo OE y desde ese punto, según el consumo de material, empieza a descender hasta llegar al nivel mínimo, donde vuelve a recibirse un nuevo lote de igual magnitud y así sucesivamente. o El segmento n = FG representa el número de días u otra unidad de tiempo que tarda el pedido en llegar a bodega desde que se pone la orden al proveedor, lo que implica el concepto de punto de pedido, que es aquel nivel de inventario en que debe efectuarse el pedido y el gráfico lo señala en el nivel OH. Figura 2.1

Control de Inventarios

Este modelo toma en consideración diversos costos operativos y financieros, y determina la cantidad de pedido que minimiza el costo total del inventario. Con excepción del costo real de la mercancía, los costos relacionados con el inventario se dividen en tres grupos generales: ¾ Costo de Pedido ¾ Costo de Mantenimiento del inventario y, ¾ Costo Total. Costos de pedido: éstos incluyen los costos administrativos fijos por ordenar y recibir un pedido, es decir, el costo por elaborar una solicitud de compra, procesar el trabajo administrativo resultante, recibir un pedido y cotejarlo con la factura. Estos costos se expresan normalmente en pesos por pedido. Costos de mantenimiento en inventario: son los costos variables por unidad que se generan por mantener un artículo en inventario, durante un periodo de tiempo específico. Estos costos se expresan comúnmente en pesos por unidad por periodo e incluyen los costos de almacenamiento, del seguro, de deterioro y de obsolescencia y, aún más importante, el costo de oportunidad o costo financiero por mantener fondos inmóviles en inventario. Una regla general, citada con frecuencia, sugiere que el costo por mantener un artículo en inventario, durante un año, es del 20% al 30% del costo (valor) del artículo. Costo total: éste se define como la suma del costo de pedido y el costo de mantenimiento en inventario. El costo total es importante en el modelo CEP porque el objetivo de este modelo 46

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consiste en determinar la cantidad de pedido que minimice su costo. Este modelo se puede analizar en forma gráfica, como se muestra en la Figura 2.2: Figura 2.2 Lote Económico de Compra

El objetivo establecido del modelo CEP consiste en determinar la cantidad del pedido que minimice el costo total del inventario de la empresa. La cantidad óptima de pedido se calcula gráficamente registrando las cantidades del pedido en el eje X, u horizontal, y los costos en el eje Y, o vertical. La figura anterior ilustra el comportamiento general de estos costos. La curva del costo total representa la suma de los costos de pedido y los costos de mantenimiento en inventario de cada cantidad de pedido. El costo total mínimo se presenta en el punto denominado CEP, donde se cruzan la curva del costo del pedido y la curva del costo de mantenimiento en inventario. Se puede desarrollar el modelo matemático que permite determinar la cantidad económica de pedido. Definamos: a u r S LEC

: costo de pedido : costo unitario del material : tasa de interés anual o costo alternativo : consumo anual en unidades del material : Lote Económico de Compra, expresado en unidades

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El costo de pedido se determina tomando el costo de hacer un pedido multiplicado por el número de pedidos que se efectúan en el año. Y dicho número viene dado por el consumo total del año, dividido por el lote económico de compra (cantidad de cada pedido), que es la incógnita del problema. Entonces: CP =

S LEC

xa

El costo de mantención es el inventario de trabajo promedio que se conserva durante el año, multiplicado por la tasa de costo de capital (costo alternativo) aplicada al precio del material. El inventario promedio, bajo el supuesto de consumo lineal y uniforme es, simplemente, la mitad de la cantidad económica de pedido, representado por la cantidad AK en la figura 2.1. Entonces: CM =

LEC 2

x ux r

Finalmente, el costo de la mercadería comprada es su consumo anual multiplicado por el costo unitario: CC = S x u

El Costo Total, está dado por la siguiente ecuación: CT = CP + CM + CC Reemplazando: CT =

S LEC

x a + LEC x u x r + S x u 2

Dicho costo se hace mínimo cuando la derivada o función marginal de la función total se hace cero, es decir, cuando al aumentar la CEP en una unidad infinitesimal, el CT no varía; sólo en ese punto el CT es mínimo o máximo, pero no creciente ni decreciente. Derivando la función de CT con respecto a la CEP, llegamos a obtener la fórmula para determinar la cantidad económica de pedido.(El proceso de derivación no se muestra en esta unidad, puesto que no es el objetivo de este contenido la derivación). La fórmula para determinar la cantidad económica de pedido es la siguiente:

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LEC =

2S x a uxr

Si la cantidad económica se consume en “m” tiempo y el pedido tarda “n” tiempo en llegar, desde que se coloca la orden, el punto de pedido (PP) queda determinado así: PP = LEC x n m EJEMPLO: Una materia prima se utiliza a un ritmo de 1.000 unidades al mes y cuesta $ 2.000 la unidad. El costo de hacer un pedido se estima en $ 10.000.- y la tasa de costo alternativo es 8% anual. El consumo del material es uniforme en el tiempo: 50 unidades diarias durante 20 días hábiles del mes y durante los 12 meses del año. El pedido tarda 5 días en recibirse. Determine la cantidad económica de pedido y el punto de pedido. Datos: S = 12.000 unidades (1.000 unidades x 12 meses) a = $ 10.000.u = $ 2.000.r = 0,08 n = 5 días Luego: 2 x 12.000 x 10.000 = 2.000 x 0,08 m = LEC = 1.225 = 24,5 días 50 50 LEC =

m = 1.225 unidades x 5 días 24,5 días

240.000.000 160

= 1.225 unidades

= 250 unidades

Por lo tanto, la cantidad económica de compra, que minimiza el costo de inventario para la empresa, es de 1.225 unidades del material; el pedido del lote debe efectuarse cuando se llegue al nivel de 250 unidades del material por encima del stock de reserva, lo que ocurre 5 días antes que se agote el LEC o 19,5 días después que se recibe (24,5 días es el tiempo en que se consume el lote).

2.2 MANO DE OBRA 49

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2.2.1 NATURALEZA DE LA MANO DE OBRA La mano de obra es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la elaboración de un producto. El costo de la mano de obra es el precio que se paga por emplear los recursos humanos. La compensación que se paga a los empleados que trabajan en las actividades relacionadas con la producción representa el costo de la mano de obra de fabricación. Los trabajadores directos son aquellos que trabajan directamente en un producto, bien sea manualmente o empleando máquinas. La mano de obra directa es la que se involucra de manera directa en la producción de un artículo terminado, que fácilmente puede asociarse al producto y que representa un costo de mano de obra importante en la producción de dicho artículo. Ejemplo: los trabajadores de una línea de ensamblaje en una fábrica automotriz o los operarios de una máquina de tejer en una fábrica de chalecos. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un costo de conversión. La mano de obra indirecta es el trabajo de fabricación que no se asigna directamente a un producto; además, no se considera relevante determinar el costo de la mano de obra indirecta con relación a la producción. Entre los trabajadores cuyos servicios están indirectamente relacionados con la producción se incluyen los diseñadores de productos, los supervisores de trabajo y los inspectores del producto. La mano de obra indirecta forma parte del costo indirecto de fabricación. 2.2.2 COSTOS INCLUIDOS EN LA MANO DE OBRA El principal costo de la mano de obra son los jornales que se pagan a los trabajadores de producción. Los jornales son los pagos que se hacen sobre una base de horas, días o piezas trabajadas. Los sueldos son pagos fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o de oficina. En la práctica, sin embargo, los términos jornales y sueldos con frecuencia se usan indistintamente, de manera incorrecta. La contabilización de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente comprende tres actividades: 9 Control de tiempo 9 Cálculo de la nómina total y 9 Asignación de los costos de la nómina. CONTROL DE TIEMPO La mayoría de los fabricantes a gran escala tiene una sección separada de control de tiempo dentro de un departamento de personal cuya función es recolectar las horas trabajadas por los empleados. Dos documentos fuente comúnmente utilizados en el control de tiempo son la tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo. Una Tarjeta de Tiempo (Tarjeta Reloj) la inserta el empleado varias veces cada día: al 50

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llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y cuando termina su jornada de trabajo. Al mantener un registro mecánico de las horas totales trabajadas cada día por los empleados, este procedimiento proporciona una fuente confiable para calcular y registrar los costos totales de la nómina. Las Boletas de Trabajo las preparan diariamente los empleados para cada orden. Las boletas de trabajo indican el número de horas trabajadas, una descripción del trabajo realizado y la tasa salarial del empleado (insertada por el departamento de nómina). CÁLCULO DE LA NÓMINA TOTAL La principal función del departamento de nómina es calcular la nómina total, incluidas la cantidad bruta ganada y la cantidad neta por pagar a los empleados después de las deducciones (retención de impuestos, cotizaciones previsionales, etc.). El departamento de nómina distribuye la nómina y lleva registros de los ingresos de los empleados, tasa salarial y clasificación de empleo. ASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DE NÓMINA Con las tarjetas de tiempo y las boletas de trabajo como guía, el departamento de contabilidad de costos debe asignar los costos totales de la nómina a órdenes de trabajo individuales, departamentos o productos. 2.2.3 SISTEMAS DE PAGOS A LA MANO DE OBRA Un Plan de Incentivos de Sueldos es un sistema empleado por algunas empresas como un medio de minimizar y controlar los costos de mano de obra. Comprende el pago de compensaciones adicionales por incrementos en la productividad. El plan puede ser aplicable a individuos aislados, a grupos de individuos o a la planta entera. Para que se pueda considerar exitoso el Plan, los incentivos en la nómina deben coincidir con incrementos en la producción y también con reducciones en los costos unitarios de mano de obra o con reducciones en otros costos de fabricación. Dentro de los sistemas a base de incentivos que existen actualmente, se pueden señalar los siguientes: (a)Sistema Taylor de Jornal Diferencial. Este sistema implica la fijación de las cuotas por pieza, una para obreros de bajo rendimiento y otra para obreros de alto rendimiento, determinándose una producción estándar para una jornada de trabajo. Se aplica en aquellas empresas que tengan un porcentaje fuerte de costos indirectos en relación con el costo total de producción.

51

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EJEMPLO: Datos: Jornada diaria de trabajo: 8 horas. Producción estándar diaria: 9 piezas. Proporción diaria de costos indirectos por obrero: $ 1.000.Tarifa alta por pieza: $ 1.000.- (para 9 piezas ó más). Tarifa baja por pieza: $ 900.- (para menos de 9 unidades). Trabajador

Producción diaria

Tarifa pieza

por Pago Total Costos por piezas Indirectos por obrero

Costo Total

Costo unitario

A

6

$ 900

$ 5.400

$ 1.000

$ 6.400

$ 1.067/u.

B

7

$ 900

6.300

1.000

7.300

1.043

C

8

$ 900

7.200

1.000

8.200

1.025

D

9

$ 900

8.100

1.000

9.100

1.011

E

10

$ 900

9.000

1.000

10.000

1.000

F

11

$ 900

11.000

1.000

12.000

1.091

G

12

$ 900

12.000

1.000

13.000

1.083

H

13

$ 900

13.000

1.000

14.000

1.077

I

14

$ 900

14.000

1.000

15.000

1.071

(b) Sistema Halsey de Salarios con prima. Al igual que el sistema anterior de incentivos, el objeto del sistema Halsey es obtener una mayor productividad del trabajador, fijando su atención en las economías de tiempo. Para llevar a cabo su objetivo, el sistema en cuestión tiene el siguiente procedimiento: Se le asigna una producción normal a la jornada de trabajo basada en la experiencia; a dicha producción se le fija una cuota. Ahora bien, el incentivo del sistema lo encontramos en el hecho de que el trabajador que logra sobrepasar esa producción media y por lo tanto está dándole a la empresa un ahorro, tendrá derecho al 50% del valor de dicho ahorro. EJEMPLO: Datos: La producción normal de una hora es La cuota fija por hora

: 60 unidades. : $ 1.200.-

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Beneficio al trabajador Trabajador Producción por hora (piezas)

: 50% del ahorro. Cuota fija por Total a pagar por hora hora ($/hora) ($/hora)

Costo unitario ($/pieza)

A

30

1.200

1.200

40

B

50

1.200

1.200

24

C

59

1.200

1.200

20,34

D

60

1.200

1.200

20

E

80

1.200

1400

17,5

F

100

1.200

1.600

16

G

120

1.200

1.800

15

H Cálculos:

140

1.200

2.000

14,29

Trabajador E Producción = 80 unidades La producción normal en 1 hora es de 60 unidades; este trabajador fabricó 80 unidades en 1 hora, en consecuencia de que debiera haberse demorado más tiempo: 60 unidades 80 unidades

=> 1 hora => X

X = 80/60 = 1,3333 horas

=>

1 hora 0,3333 horas

=> $ 1.200 => X X = $ 400

Es decir, este trabajador debió haberse demorado 1,33 horas en producir las 80 unidades. A la empresa le generó un ahorro de 0,33 horas, razón por la cual merece ser beneficiado monetariamente. Si en 1 hora de trabajo se le pagan $ 1.200, por 0,33 horas se le deberían cancelar $400; este dinero fue un ahorro para la empresa por parte del trabajador. La empresa, entonces, beneficia al trabajador con el 50% del ahorro generado: $ 400 x 50% = $ 200. Por lo tanto, el total a pagar al trabajador E sería $ 1.200 + $ 200 = $ 1.400/hora. Se obtiene un costo unitario de $ 17,5/unidad De igual forma se desarrolla para los trabajadores F, G y H. (c) Sistema Rowan. Este sistema es análogo al sistema anterior; sus estándares suelen basarse en la experiencia

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anterior y en lugar de compartir con la empresa el valor del tiempo ahorrado, se concede al trabajador un porcentaje de la paga básica o estándar, en proporción al porcentaje del tiempo ahorrado. Trabajador

Producción por hora

Cuota fija por hora

Total a pagar por hora

Costo unitario

A

30

1.200

1.200

40

B

50

1.200

1.200

24

C

59

1.200

1.200

20,34

D

60

1.200

1.200

20

E

80

1.200

1.500

18,75

F

100

1.200

1.680

16,8

G

120

1.200

1.800

15

H

140

1.200

1.884

13,46

Cálculos: Trabajador E: 80 unid. – 60 unid. = 20 unid. => 20 unid./80 unidad. = 0,25 = 25% Por lo tanto, incentivo al trabajador es: $ 1.200 x 25% = $ 300 Trabajador F: 100 – 60 = 40 => 40/100 = 0,4 = 40% => $ 1.200 x 40% = $ 480 Trabajador G: 120 – 60 = 60 => 60/120 = 0,50 = 50% => $ 1.200 x 50% = $ 600 Trabajador H: 140 – 60 = 80 => 80/140 = 0,57 = 57% => $ 1.200 x 57% = $ 684 (d) Sistema Gantt. Es una mezcla de tarifa y bonificación a la unidad. Es una combinación de pago por tiempo y por unidad producida. Se establece una cantidad de producción, y bajo ella, se paga un sueldo fijo, cualquiera sea la producción. Alcanzada la cantidad básica de producción se paga una bonificación relativamente alta, y de ahí hacia arriba, una tasa preestablecida por unidad.

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Trabajador

Producción

Salario básico

Incentivo

Total a pagar

Costo unitario

A

890

15.000

---

15.000

16,85

B

900

15.000

---

15.000

16,67

C

1.000

15.000

5000

20.000

20

D

750

15.000

---

15.000

20

E

1.200

15.000

5000+200x30 26.000

21,67

F

1.230

15.000

5000+230x30 26.900

21,87

G

995

15.000

---

15.000

15,08

H

1.180

15.000

5000+180x30 25.400

21,53

I

1.007

15.000

5000+30x7

20,07

20.210

2.3.1 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN O CARGA FABRIL SUBDIVISIÓN DE GASTOS Estos costos se refieren a todos los costos de producción diferentes de los materiales directos y la mano de obra directa. Los siguientes son ejemplos de CIF: 9 9 9 9 9 9 9

Materiales indirectos y mano de obra indirecta Calefacción, luz y energía para la fábrica Arrendamiento del edificio y equipo de la fábrica Depreciación del equipo de fábrica y del edificio Mantenimiento de la fábrica y del equipo de fábrica Impuestos sobre el edificio de la fábrica Etc. Los CIF se dividen en tres categorías, con base a su comportamiento en la relación con la producción. CIF VARIABLES El total de los costos indirectos de fabricación variables cambia en proporción directa con la producción de unidades, es decir, mientras mayor sea el número de unidades producidas más alto será el valor de los costos variables. Sin embargo, el costo variable por unidad se mantiene constante en la medida en que la producción cambia. Ejemplos son los materiales indirectos y la mano de obra indirecta. CIF FIJOS El total de los costos indirectos de fabricación fijos se mantienen constantes dentro de un nivel relevante de rendimiento, indiferente a los niveles de producción variables dentro de ese rango. El rango relevante ha sido previamente definido como los diferentes niveles de producción en los cuales ciertos costos indirectos de fabricación totales se mantienen constantes. El costo unitario, a medida que cambia la producción, se modifica. Ejemplos son: Impuesto sobre la propiedad y el arrendamiento del edificio de fábrica. 55

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CIF SEMIVARIABLES Son aquellos que no son totalmente fijos ni totalmente variables en su naturaleza, pero que tienen características de los dos. Estos costos, deben ser igualmente separados en sus componentes fijos y variables. Ejemplos son: Calefacción, luz y energía. Los costos indirectos de fabricación no se producen uniformemente durante el periodo, por lo tanto, se puede hacer un estimativo y desarrollar una tasa para aplicar los costos indirectos de fabricación a los trabajos o departamentos en la medida que las unidades se producen. La clasificación de un CIF como variable, fijo o semivariable adquiere importancia cuando se calcula la tasa predeterminada de CIF. En algunas empresas, sin embargo, el tamaño de las operaciones no justifica el costo y la cantidad de trabajo involucrado para aplicar los CIF o tasas predeterminadas; más bien, los CIF reales se cargan a las operaciones mientras se producen. Dos factores principales, determinan las Tasa de Costos Indirectos de Fabricación en un periodo: Costos Indirectos de Fabricación Estimados Nivel Estimado de Producción

=> Numerador => Denominador

2.3.2 COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN ESTIMADOS, APLICADOS Y REALES CIF ESTIMADOS Una empresa debe desarrollar algunos procedimientos para obtener un estimativo satisfactorio de los costos indirectos de fabricación (el numerador de la tasa predeterminada). Cuando la empresa presupuesta los CIF para un periodo, cada costo debe clasificarse como fijo o variable (los costos semivariables tiene que dividirse entre sus componente fijos y variables). Los costos fijos no varían ante cambios en los niveles de producción (dentro de un rango relevante) y, por lo tanto, el nivel de producción no es un factor en la determinación de los costos fijos. Por ejemplo: una empresa estima los costos indirectos de fabricación fijos para el periodo siguiente como sigue: Arrendamiento de la fábrica

$ 2.500.000.56

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Impuestos CIF Fijos

$ 500.000.$ 3.000.000.-

Estos costos deberán permanecer constantes, salvo que se presente alguna variación notable en los niveles de producción. Los costos variables, por otro lado, varían en proporción directa ante cambios en el nivel de producción; por lo tanto, requieren una estimación del costo variable por unidad. Para determinar los CIF variables, el costo por unidad debe multiplicarse por el nivel estimado de producción. El nivel de producción para el periodo siguiente debe también determinarse con el fin de proyectar la parte variable de los costos indirectos de fabricación. Por ejemplo: suponga que existen dos componentes de costo variable: Costo de material indirecto $ 12.500.000.- (estimación de $50 /unidad producida para una producción estimada de 250.000 unidades). Mano de obra indirecta $ 7.500.000.- (estimación de $ 500.-/hora para 15.000 horas de producción estimada). Por lo tanto, los costos indirectos de fabricación serían: Costos Fijos estimados Costos Variables estimados: Material indirecto Mano de obra indirecta Total Estimados CIF

$ 3.000.000.$12.500.000.$ 7.500.000.$ 23.000.000.-

Cuando se están preparando los costos indirectos estimados para el siguiente periodo, se deberán asumir también los cambios en los costos debido a la inflación, los avances tecnológicos y las decisiones de política en relación con los estándares de producción u objetivos. El presupuesto de costos indirectos de fabricación requiere de un análisis cuidadoso de las experiencias pasadas de los estándares de la industria y de otros datos concretos con el fin de obtener un estimativo lo más ajustado posible para medir los costos reales de producción. NIVEL ESTIMADO DE PRODUCCIÓN Para calcular la Tasa de Costos Indirectos de fabricación para un periodo, el nivel estimado de producción es una consideración importante, ya que los costos indirectos de fabricación son una combinación de costos variables, fijos y semivariables. Las siguientes, son bases comunes en la determinación de los CIF: Capacidad Teórica o ideal: es el rendimiento máximo que un departamento o fábrica es capaz de producir bajo condiciones perfectas. En este modelo, el rendimiento más alto físicamente posible es igual a 100%.

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Capacidad Práctica o Real: es el rendimiento teórico o ideal menos las contingencias externas, tales como faltas en suministros o fallas en la energía. Capacidad Normal o de largo Plazo: es el rendimiento práctico menos las contingencias internas, tales como demoras, fallas en las máquinas o ausentismo. La capacidad normal asume una tasa de costos indirectos, en la cual los gastos proyectados y los niveles de producción se basan en una utilización promedio en la planta y los trabajadores, en un periodo de tiempo suficiente para equilibrar los niveles altos y bajos en la producción. La capacidad normal estimada usada en cada periodo para calcular la tasa de costos indirectos, no cambia. Capacidad Real Esperada o de Corto Plazo: es el rendimiento real previsto para el periodo siguiente. Podría ser usada como una base para determinar el rendimiento real esperado para periodos siguientes. Cuando se utiliza esta base, las tasas diferentes se determinan para cada periodo de acuerdo con los cambios estimados en los costos indirectos de fabricación, demanda a corto plazo y consideraciones de producción. DETERMINACIÓN DE TASAS DE CIF Una vez que los CIF han sido estimados y se han determinado los niveles esperados de producción, se podrían calcular las tasas de CIF que se fijan por lo general en pesos o como un porcentaje de la producción. No hay reglas fijas para determinar cuál de las actividades estimadas se deberían usar como denominador o base, como frecuentemente se llama; sin embargo, tiene que haber una relación directa entre la base y los CIF, y , además, el método utilizado para determinar la tasa debería ser fácil de calcular y aplicar. La FÓRMULA para calcular la tasa de CIF que permanece idéntica, sin importar la base escogida, es la siguiente: TASA =

CIF ESTIMADOS BASE DE ACTIVIDADES ESTIMADAS

Las siguientes cinco bases, son comúnmente usadas para calcular la Base de los Costos Indirectos: •

Tasa =

Unidades de Producción. Este método es muy simple puesto que la información sobre unidades producidas está siempre disponible para aplicar los costos indirectos. En este caso, la fórmula sería: CIF Estimados Unidades de Producción Estimada

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Ejemplo: CIF estimados Producción estimada

$ 500.000.2.500 unidades

Tasa = $ 500.000.2.500 unidades •

= $ 200.-/unidad.

Costo de Materiales Directos. Este método es adecuado cuando se puede determinar la existencia de una relación directa entre los CIF y los costos de los materiales directos, considerando que estos últimos son parte muy considerable del costo total. En este caso, la fórmula sería:

x 100 = % de CIF por Costo de CIF estimados Costo de Materiales Directos estimados

Material

Ejemplo: CIF estimados Costo de Materiales Directos

$ 500.000.$ 100.000.-

Tasa = $ 500.000.- = 5 x 100 = 500% de CIF por costo de MPD $ 100.000.•

Costo de Mano de Obra Directa. Esta es la base más comúnmente usada, ya que los costos de mano de obra directa por lo general están estrechamente relacionados con los CIF, y la información sobre la nómina está siempre disponible. En esta caso, la fórmula sería:

x 100 = % de CIF por Costo de MOD CIF Estimados Costo de MOD Estimada Ejemplo Ejemplo: CIF estimados Costos de MOD

$ 500.000.$ 1.000.000.-

Tasa = $ 500.000.- = 0,5 x 100 = 50% de CIF por costo de MOD $ 1.000.000.• Horas e Mano de Obra Directa. Este método es adecuado cuando existe una relación entre los CIF y las horas de mano de obra directa y cuando se presenta una significativa disparidad

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entre las tasas de sueldos por horas; para proveer la información necesaria para aplicar esta tasa, se tendrían que llevar registros de tiempos. En este caso, la fórmula sería: Tasa =

CIF Estimados Horas de Mano de Obra Directa Estimadas

Ejemplo: CIF estimados $ 500.000.Horas de Mano de Obra Directa Estimadas 100.000 HOMD Tasa =

$ 500.000.- = $ 5.-/HMOD 100.000 HMOD

• Horas Máquina. Este método utiliza el tiempo requerido por las máquinas para ejecutar operaciones similares, como una base para calcular las tasas de CIF y las horas máquina. En este caso, la fórmula sería: Tasa = CIF Estimados Horas Máquina

Ejemplo: CIF estimados Horas máquina

$ 500.000.200.000 H-M

Tasa = $ 500.000.- = $ 25.-/H-M 200.000 H-M CIF APLICADOS Después de determinar la Tasa de CIF, se puede aplicar o asignar los CIF Estimados a la producción, a medida en que los artículos son producidos, y de acuerdo con la base usada. Ejemplo: Tasa de CIF : $ 500.-/HMOD Base : Horas de MOD. Horas Reales de MOD Trabajadas: 100.000 Por lo tanto, se habrían aplicado a la producción durante el periodo en que se trabajaron las horas 60

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de mano de obra directa, un total de CIF estimados de $ 50.000.000.- ($500/HOMD x 100.000 HMOD). CIF REALES Se incurre en estos costos, por lo general, diariamente, y se registran periódicamente en los libros mayores y auxiliares. El uso de los libros auxiliares, permite un mayor grado de control sobre los CIF permitiendo agrupar las cuentas relacionadas, así como también descubrir en detalle los diferentes gastos incurridos por los distintos departamentos. Los CIF encierran muchas partidas diferentes e implican una variedad de cuentas. Por esta razón, muchas empresas desarrollan un catálogo de cuentas que indica la cuenta a la cual los costos indirectos específicamente se asignan. CONTABILIZACIÓN DE LOS CIF Los cargos por CIF provienen de muchas fuentes: facturas, comprobantes, etc. Las empresas manufactureras comúnmente utilizan un formato para el cálculo de los CIF (una Hoja de CIF por departamento). Cada departamento mantiene una Hoja de Costos Indirectos que es un libro auxiliar de la cuenta de Control de CIF. Estas hojas son registros detallados de la cantidad total de CIF realmente incurridos por cada departamento. La conciliación de los libros de control y auxiliares debería efectuarse a intervalos regulares. Ejemplo: Suponga lo siguiente: Las tasa de CIF se basan en horas de mano de obra directa. Departamento Procesamiento Ensamblaje Terminación

Tasa de CIF 500 50 300

Horas reales de MOD 2.500 1.000 1.500

Los CIF reales para el periodo fueron de $ 1.700.000.Determinación de los CIF Aplicados: Departamento Procesamiento Ensamblaje Terminación

CIF Aplicados 500 x 2.500 = $ 1.250.000.50 x 1.000 = $ 50.000.300 x 1.500 = $ 450.000.$ 1.750.000.-

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Se debe comparar los CIF Aplicados con los CIF Reales, de la siguiente forma : Si CIF Aplicados > CIF Reales => Sobreaplicación de CIF Si CIF Aplicados < CIF Reales => Subaplicación de CIF

Entonces: CIF Aplicados CIF Reales Sobreaplicación de CIF

$ 1.750.000.$ 1.700.000.$ 50.000.-

Registros: 1 Productos en Proceso CIF Aplicados CIF Reales

$ 1.750.000.$ 1.750.000.-

2 $ 1.700.000.Cuentas por Pagar

$ 1.700.000.-

3 $ 1.700.000.-

CIF Aplicados CIF Reales

CIF Aplicados

$ 1.700.000-

4 $ 50.000.Sobreaplicación de CIF

$ 50.000.

Si suponemos los saldos siguientes: - Costo de Ventas - Productos en Proceso - Productos Terminados

= $ 4.000.000.= $ 500.000.= $ 2.500.000.-

La Sobreaplicación de costos indirectos se asigna de la siguiente forma: Costo de Ventas : $ 4.000.000/$7.000.000 Productos en Proceso : $ 500.000/$7.000.000 Productos Terminados: $2.500.000/$7.000.000

= 57% x $ 50.000 = $ 28.500 = 7% x $ 50.000 = $ 3.500 = 36% x $50.000 = $ 18.000 62

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100%

$ 50.000

Luego: 5 Sobreaplicación de CIF $ 50.000.Costo de Ventas Productos en Proceso Productos Terminados

$ 28.500.$ 3.500.$ 18.000.-

2.3.3 PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE GASTOS. ASIGNACIÓN DE COSTOS DE DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS A DEPARTAMENTOS DE PRODUCCIÓN En una empresa manufacturera, existen dos tipos de departamentos de fábrica: Producción y Servicios. En el departamento de producción tienen lugar los procesos de producción o conversión. El departamento de servicios proporciona servicios a los departamentos de producción. Ejemplos de departamentos de servicios son el departamento de Mantenimiento, el cual es responsable por la conservación de la maquinaria, del edificio y de los terrenos; el departamento de Servicios, el cual es responsable de proveer energía para la calefacción y alumbrado de la planta y para el uso del equipo eléctrico. Como los departamentos de producción se encuentran directamente beneficiados por los departamentos de servicios, una porción de costos de los departamentos de servicios debería ser asignado a los departamentos de producción. Los siguientes métodos, son comúnmente usados para asignar los costos de los departamentos de servicios a los departamentos de producción: MÉTODO DIRECTO. Este método es el más comúnmente utilizado para asignar los costos de los departamentos de servicios, debido a su simplicidad matemática y su facilidad de aplicación. En el método directo, se hace una asignación específica del costo del departamento de servicios a los departamentos de producción. La base para la asignación, generalmente varía de acuerdo con la naturaleza del servicio prestado. Por ejemplo, el costo del departamento de mantenimiento de los edificios y terrenos podría ser asignado a los departamentos de producción con base en el número de metros cuadrados que emplean. MÉTODO ESCALONADO. Este método es más preciso que el método directo ya que toma en consideración los servicios prestados a otros departamentos de servicios. La asignación de costos del departamento de servicios se efectúa mediante una serie de pasos:

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Los costos del departamento de servicios que proporciona servicios al mayor número de otros departamentos de servicios, se asignan primero. Los costos del departamento de servicios que provee servicios al siguiente número de departamentos de servicios, se asigna luego. Cualquier costo sumado a este departamento del paso (a) se incluye. Nótese que bajo este método una vez que los costos de un departamento de servicios han sido asignados a otros departamentos, ningún costo adicional puede ser asignado en el futuro. Esto es, el departamento cuyos costos fueron asignados en el paso (a) no recibirían asignación alguna del segundo departamento. Esta progresión continúa, paso a paso, hasta que todos los costos de los departamento de servicios hayan sido asignados a los departamentos de producción. MÉTODO ALGEBRAICO. Es el método más preciso de los tres, ya que considera los servicios recíprocos entre los departamentos de servicios. Con el método directo, no se asignan costos de un departamento de servicios a otro departamento de servicios. En el método escalonado, los costos del departamento de servicios, son asignados a otros departamentos de servicios; la asignación recíproca no es posible porque la cuenta de cada departamento de servicios se cierra una vez que los costos han sido asignados y no se podrían asignar costos adicionales. Con el método algebraico, el uso de “ecuaciones simultáneas” permite la asignación recíproca, ya que a cada departamento de servicios, le serían asignados costos del departamento que proporciona el servicio. Cuando los servicios recíprocos no son amplios, es posible llegar a una aproximación aceptable mediante el uso del método escalonado. DIAGRAMA DE LOS TRES MÉTODOS DE ASIGNACIÓN DE COSTOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS DEPARTAMENTOS DE PRODUCCIÓN MÉTODO DIRECTO

MÉTODO ESCALONADO

MÉTODO ALGEBRAICO

X

A

Y

B

X

A

Y

B

X

A

64

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Y

B

EJEMPLO: Una empresa tiene dos departamentos de servicios y dos departamentos de producción. Se dispone, además, de la siguiente información: Departamento

CIF Totales

Horas de MOD

m²

Horas totales de mano de obra estimada

Servicios X

$ 1.000.000

-----

700

1.000

Servicios Y

750.000

-----

500

700

Producción A

3.650.000

1800

1.000

2.800

Producción B

4.460.000

950

3.000

1.200

TOTAL

9.860.000

2750

5.200

5.700

Información adicional: •

El costo del departamento X se asigna a los departamentos A y B con base en el número de metros cuadrados. • El costo del departamento Y se asigna con base en horas de mano de obra directa estimadas. • Las tasas de CIF para los departamentos de producción se basan en horas de mano de obra directa.

Se pide: a) Asignar los costos de los departamentos de servicios a los departamentos productivos considerando los siguientes métodos: – Método Directo – Método Escalonado – Método Algebraico b) Determinar las Tasas de CIF respectivas para cada método. MÉTODO DIRECTO Asignación de costos ÍTEM

Serv. X

Serv. Y

65

Producción A

Producción B

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ÍTEM Total de presupuestados

Serv. X

Serv. Y

Producción A

Producción B

costos $ 1.000.000 $ 750.000 3650000

4460000

Asignación Serv. X

-1.000.000

-----

250000

750000

Asignación Serv. Y

-----

-750.000

525000

225000

$0

$ 4.425.000

$ 5.435.000

Saldo después de asignación $ 0 Tasa de aplicación de CIF

$4.425.000/1.800HM $5.435.000/950HM OD= OD= $2.458,33/HMOD $5.721,05/HMOD

Cálculos: Asignación del Departamento X: Total de costos presupuestados m² de los deptos. A y B

= $ 1.000.000 = $ 250/m² 4.000 m2

Asignación del Departamento Y: Total de costos presupuestados Total de HMOD de los deptos. A y B

= $ 750.000 4.000 HMOD

= $ 187,5/HMOD

MÉTODO ESCALONADO Suponga que, para el ejemplo, primero se asignan los costos del departamento de servicios X y, luego, los costos del departamento de servicios Y. ÍTEM Total de presupuestados

Serv. X costos $ 1.000.000

Asig. Serv. X Subtotal de

Tasa de aplicación CIF/HMOD

la

Prod. A

Prod. B

3.650.000

4.460.000

$ 750.000

-1.000.000

111110

222.220

666.670

0

861110

3.872.220

5.126.670

-861110

602.784

258.326

4.475.004

5.384.996

Asig. Serv. Y Saldo después asignación

Serv. Y

$0

$0 $4.475.004/1.800HMOD $5384996/950HMOD = = $2.486,11/HMOD $5.668,41/HMOD

de

Cálculos:

66

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Asignación del Departamento X: Total de costos presupuestados m² de los deptos. A y B

= $ 1.000.000 = $ 222,22/m² 4.500 m²

Asignación del Departamento Y: Total de costos presupuestados m² de los deptos. A y B

= $ 861.110 4.000 HMOD

= $ 215,2775/HMOD

MÉTODO ALGEBRAICO Para el ejemplo, suponga lo siguiente: Servicios provistos por: ITEM

Depto. De Servicios X

Depto. De Servicios Y

Departamento X

-----

20%

Departamento Y

10%

-----

Departamento A

40%

60%

Departamento B

50%

20%

Total

100%

100%

Entonces: ÍTEM

Serv. X

Total de presupuestados

costos $ 1.000.000

Serv. Y

Prod. A

Prod. B

$ 750.000

$ 3.650.000

$ 4.460.000

Asig. Serv. X

-1173469

117347

469.388

586.734

Asig. Serv. Y

173469

-867347

520.409

173.469

$0

$0

$ 4.639.797

$ 5.220.203

Saldo después de asignación Tasa de aplicación CIF/HMOD

de

$4.639.797/1800HM OD= $2.577,66/HMOD

Ecuaciones: X Y Y

= 1.000.000 + 0,20 Y = 750.000 + 0,10 X = 750000 + 0,10 (1.000.000 + 0,20 Y)

67

$5.220.203/950 HMOD= $5.494,95/HMOD

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Y Y

= 750.000 + 100.000 + 0,02 Y = $ 867.347

Luego: X X

= 1.000.000 + 0,20 (867.347) = $ 1.173.469

Asignación de Costos Servicios X: Servicios X = 1.173.469 x 10% Producción A = 1.173.469 x 40% Producción B = 1.173.469 x 50% 100%

= 117.347 = 469.388 = 586.735 1.173.469

Asignación de Costos Servicios Y: Servicios X = 867.347 x 20% Producción A = 867.347 x 60% Producción B = 867.347 x 20% 100%

= 173.469 = 520.409 = 173.469 867.347

EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Nº 02

I.- VERDADEROS Y FALSOS. (40 PUNTOS = 8 x 5 c/u) Conteste con una V si la aseveración es correcta o una F si es falsa. Justifique éstas últimas en el espacio indicado para ello. 1._____ La suma de las compras de materiales y el inventario final de materiales da como resultado el costo de materiales disponibles para ser usados en la producción 2._____ El principal defecto del sistema de inventario perpetuo es que el costo de los materiales usados no se puede determinar sin un control físico de inventario de materiales. 3._____ Al valorizar el inventario por método PEPS, generalmente se obtienen utilidades más elevadas que al utilizar el método UEPS. 4._____ Los materiales indirectos se caracterizan por identificarse claramente en el producto final y representar el mayor costo dentro del costo total del producto fabricado.

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5._____ En el sistema de inventario perpetuo y en el sistema de inventario periódico, el método de Identificación específica es aplicado de la misma forma, no afectando el sistema de medición. 6._____ En el método UEPS, el costo de los materiales despachados se calcula tomando primero, la primera compra de materiales. 7._____ El costo promedio ponderado de una unidad, se obtiene sumando los diferentes precios de compra y dividiendo este resultado por el número de compras realizadas. 8._____ En un sistema de inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el inventario final de materiales, se determinan directamente. 9._____ La Tasa de costos indirectos se calcula multiplicando el Nivel Estimado de Producción por los Costos Indirectos de Fabricación Estimados. 10.____ Son ejemplos de costos indirectos de fabricación los materiales indirectos, los gastos de venta, arriendos de equipos de fábrica y la mano de obra indirecta.

EJERCICIO 1 Se tiene la siguiente información sobre el movimiento de materiales de la empresa ALFA : 01/05/07 03/05/07 05/05/07 06/05/07 08/05/07 13/05/07 18/05/07 24/05/07 29/05/07

Saldo inicial Compra Compra Consumo Consumo Compra Consumo Consumo Compra

50 unidades a $ 400/unidad 60 unidades a $ 450/unidad 70 unidades a $ 590/unidad 120 unidades 50 unidades 100 unidades a $ 649/unidad 50 unidades 30 unidades 40 unidades a $ 600/unidad

Complete la Tarjeta de Control de Existencias en base a la información entrega utilizando sistema UEPS (LIFO) y responda lo siguiente: a) Valor del inventario final al día 29 de mayo de 2007. b) Costo de materiales disponibles para ser usados al día 29 de mayo de 2007. c) Costo de materiales consumidos al día 12 de mayo de 2007. d) Costo de materiales consumidos al día 29 de mayo de 2007. e) Costo de materiales usados el día 6 de mayo de 2007. f) Si el costo de mano de obra directa y de costos indirectos utilizados durante el mes fueran de $ 69

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12.000.000 y $ 560.000, respectivamente, ¿cuánto es el costo de producción de la empresa? FECHA COMPRAS UNIDADES

USOS COSTO UNIT.

COSTO TOTAL

SALDOS

UNIDADES

COSTO UNIT.

COSTO TOTAL

UNIDADES

COSTO UNIT.

COSTO TOTAL

EJERCICIO 2 Se dan a conocer los siguientes datos de la empresa “CARTA BLANCA”: Tarifa alta por unidad Tarifa baja por unidad Producción estándar diaria

: $ 1.500.- (para 100 unidades o más) : $ 800.- (para menos de 100 unidades) : 100 unidades

TRABAJADOR

PRODUCCIÓN

A B C D E F G

89 unidades 98 unidades 102 unidades 110 unidades 95 unidades 112 unidades 128 unidades

Determine el total a pagar a cada trabajador y el costo unitario de cada uno de ellos para los niveles de producción respectivos. EJERCICIO 3 70

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En base a los siguientes antecedentes de la durante el ejercicio 2006, se le pide :

empresa "turbo", respecto del inventario

a) Calcular el Costo de Materiales consumidos, usando el sistema de valoración PEPS (FIFO). b) Determinar el Valor del Inventario Final de Materiales, bajo el mismo sistema de valoración. DATOS: UNIDADES

COSTO UNITARIO

INVENTARIO INICIAL 180 unidades $ 3.000.- c/u COMPRAS: 1er. Semestre 140 unidades $ 3.500.- c/u. 2do. Semestre 250 unidades $ 3.800.- c/u. El consumo de materiales durante el periodo fue de 495 unidades. EJERCICIO 4 La empresa de galletas de chocolates “CHIPPY “ tenía el 01/01/06 materias primas por valor de $ 2.700.000.-, y en diciembre 31 del mismo año eran $2.850.000.Los productos en proceso fue de $ 2.500.000.- el 01/01/06 y $ 2.200.000 el 31/12/06. El balance de los productos terminados fue de $ 4.900.000.- el 01/01/06 y $4.500.000.- el 31/12/06. La empresa compró materiales para el año por $ 7.200.000. La mano de obra directa e indirecta fue de $ 3.200.000.- y $ 900.000.-, respectivamente. Los salarios de oficina tuvieron un monto de $ 1.200.000; los gastos de electricidad fueron de $ 1.800.000.Los gastos de ventas y administrativos fueron de $ 3.700.000. La depreciación del equipo de oficinas fue de $ 600.000.Los costos indirectos de fabricación totales para el periodo fueron de $7.350.000.-, incluyendo los materiales y la mano de obra indirecta. SE PIDE: Preparar un Estado de Costo de los productos fabricados y vendidos para el año 2006.

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SOLUCIONES EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS Nº 02 VERDADEROS Y FALSOS 1.F. La suma del inventario inicial de materiales y las compras de materiales da como resultado el total de materiales disponibles para usar en la producción. 2. F. Esto es válido para sistema periódico. 3. V. 4. F. Son los materiales directos. 5. V. 6. F. Esto es válido en PEPS. 7. F. Se habla del costo promedio simple. 8. V. 9. F. La Tasa de CIF se calcula dividiendo los CIF estimados por el Nivel Estimado de producción. 10. F. Se excluye de los CIF a los gastos de venta. EJERCICIO 1 METODO UEPS FECHA

COMPRAS

USOS

72

SALDOS

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COMPRAS

USOS

SALDOS

UNIDADE S

COSTO UNIT.

COSTO TOTAL

UNIDADE S

COSTO UNIT.

COSTO TOTAL

UNIDADE S

COSTO UNIT.

COSTO TOTAL

01/05/07

50

400

20.000

---

---

---

50

400

20.000

---

---

---

03/05/07

60

450

27.000

50 60

400 450

47.000

50 60 70

400 450 590

88.300

---

---

---

04/05/07 70

590

41.300

---

---

---

06/05/07 ---

---

---

08/05/07 13/05/07

100

649

64.900

15/05/07

---

---

---

70 50

590 450

63.800

50 10

400 450

24.500

10 40

450 400

20.500

10

400

4.000

---

---

---

10 100

400 649

68.900

50

649

32.450

10 50

400 649

36.450

16/05/07

30

649

19.470

10 20

400 649

16.980

19/05/07

---

---

---

10 20 40

400 649 600

40.980

---

40

---

---

600

24.000

Luego: a) $ 40.980 b) $ 177.200 c) $ 84.300 d) $ 136.220 e) $ 63.800 f) $ 12.696.220

EJERCICIO 2

TRABAJADOR

PRODUCCIÓN

PAGO POR PIEZA

Pago total por piezas

Costo unitario

A

89

$ 800/u.

$ 71.200

$ 800/u.

B

98

800

78.400

800

C

102

1.500

153.000

1.500

D

110

1.500

165.000

1.500

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TRABAJADOR

PRODUCCIÓN

PAGO POR PIEZA

Pago total por piezas

Costo unitario

E

95

800

76.000

800

F

112

1.500

168.000

1.500

G

128

1.500

192.000

1.500

EJERCICIO 3 Costo de materiales usados: 180 unid. 140 175 495 unid.

x $ 3.000/u. x 3.500 x 3.800

Inventario final: = $ 540.000 = 490.000 = 665.000 $1.695.000

75 unid. X $ 3.800/u.= $ 285.000

EJERCICIO 4 Estado de Costos de Artículos Terminados y Vendidos al 31 de Diciembre de 2006 II MPD + Compras MPD = Costo de materiales para usar en producción - IF MPD = MPD usada en producción + MOD + CIF = Total costos de manufactura + II PP = Total costos de proceso - IF PP = Costo de artículos producidos + II PT - IF PT = COSTO DE VENTAS

$ 2.700.000 7.200.000 9.900.000 (2.850.000) 7.050.000 3.200.000 7.350.000 17.600.000 2.500.000 20.100.000 (2.200.000) 17.900.000 4.900.000 (4.500.000) $18.300.000

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Si resolviste correctamente estos ejercicios, te felicito. Continúa ahora con la unidad siguiente.

III Unidad Temática

CONTROL DE GESTIÓN

OBJETIVO ESPECÍFICO Establecer un sistema de información automático que permita corregir sobre la marcha las desviaciones.

CONTENIDOS: ™ Fundamentos teóricos del Control de Gestión. ¾ Características de las organizaciones económicas.

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¾ El diseño de sistemas de dirección. ¾ Los objetivos de las empresas. ¾ Fines y contenido del Control de Gestión. ™ Utilización de los Sistemas de Costos en el Control de Gestión.

3. CONTROL DE GESTIÓN 3.1 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL CONTROL DE GESTIÓN El concepto de Control es absolutamente relevante en todo lo que tenga que ver con organizaciones sociales; sin embargo, es uno de los conceptos que más dificultades ha mostrado para su definición a través del tiempo. EL CONTROL: a) Se aplica sobre operaciones y tareas específicas. b) Busca conseguir que se cumpla con las metas y objetivos prefijados. c) Persigue que las metas se alcancen con eficacia y eficiencia. d) Es un proceso en sí mismo y además forma parte del Proceso Administrativo. e) Comprende dos aspectos: Detección y Corrección, es decir, la acción correctiva es parte inherente del proceso de control.

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CONTROL : toda acción correctiva que, a partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las desviaciones Una vez definido el concepto de Control, debemos analizar cómo se lleva a cabo el Control en la empresa. Para ello, se debe examinar el Proceso Básico de Control que es aplicable donde quiera que se encuentre y cualquiera que sea el objeto del Control. Todo Proceso de Control, consta de tres pasos básicos: ● ● ●

1.-

Establecimiento de normas. Medición del desempeño. Corrección de las desviaciones. ESTABLECIMIENTO DE NORMAS.

Los planes son el punto de referencia para la creación de controles por parte de los administradores, por tanto el primer paso del proceso de control es establecer planes. Como éstos, varían en cuanto a detalle y complejidad, y como los administradores no pueden controlarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Las ”normas” son criterios de desempeño. Son los puntos seleccionados en un programa de planeación en su totalidad en los cuales habrán de tomarse medidas de desempeño para que los administradores puedan recibir señales de cómo marchan las cosas a fin de que no tengan que vigilar cada paso de la ejecución de los planes. Existen muchos tipos de normas. Entre las mejores se encuentran las metas u objetivos verificables. Todo objetivo, toda meta de los muchos programas de planeación, toda actividad de estos programas, toda política, todo procedimiento y todo presupuesto se convierten en normas con base en las cuales es posible medir el desempeño real o esperado. En la práctica, las normas suelen ser de los siguientes tipos: a) Normas físicas: son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se producen bienes. Por ejemplo: horas-hombre por unidad de producción, litros de combustible por caballo de fuerza producido, toneladas por kilómetro de tráfico transportado, etc. También pueden reflejar calidad, por ejemplo: índice de ascenso a un avión, durabilidad de una tela, resistencia de soportes, etc. b) Normas de costos: Son medidas monetarias comunes, como las normas físicas, en el nivel operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Por ejemplo: Costos de venta por unidad monetaria o unidad de ventas, costo de materiales por unidad, costos directos e indirectos por unidad producida, costos laborales por unidad u hora.

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c) Normas de capital : Tiene que ver con el capital invertido en la empresa más que con los costos de operación, y por lo tanto se relacionan fundamentalmente con el balance general antes que con el estado de pérdidas y ganancias. Por ejemplo: rendimiento de la inversión, inversión fija e inversión total, razones entre activo circulante y pasivo circulante, deuda y valor neto, rotación del inventario, etc. d) Normas de ingresos: son el resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas. Por ejemplo: ingresos por pasajero-kilómetro de autobus, venta promedio por cliente, ventas per cápita en un área de mercado dada. e) Normas de programas: a un administrador se le puede encomendar la ejecución de un programa de presupuesto variable, un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos o un programa para la elevación de la calidad de la fuerza de ventas. Aunque quizá sea necesario aplicar algún juicio subjetivo a la evaluación de desempaño del programa, el tiempo y otros factores pueden utilizarse como normas objetivas. f) Normas intangibles: las normas no formuladas como medidas físicas ni monetarias son más difíciles de establecer. Donde las relaciones humanas cuentan en el desempeño, como ocurre en todos los niveles por encima de los niveles operativos básicos, es sumamente difícil medir qué es bueno”, eficaz” o eficiente”. Pruebas, estudios y técnicas de muestreo creados por psicólogos y sociometristas han hecho posible sondear actitudes e impulsos humanos, pero muchos controles administrativos sobre relaciones interpersonales deben continuar basándose en normas intangibles, juicios personales, el método de prueba y error y, en ocasiones, incluso en meras corazonadas. g) Metas como normas: dada la actual tendencia de las empresas mejor administradas a establecer toda una red de metas verificables cualitativas o cuantitativas en todos los niveles de la administración, el uso de normas intangibles, aunque todavía importante, se halla en disminución. En operaciones por programas complejas, así como en lo que se refiere al desempeño de los propios administradores, los administradores modernos han descubierto que es posible definir metas por medio de la investigación y la reflexión susceptibles de ser usadas como normas de desempeño. 2.-

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

En la medición del trabajo realizado, algunas actividades pueden ser muy simples de medir, mientras que otras representan serios y difíciles problemas. Por ejemplo: en el caso de una línea de producción, el producto se va controlando a medida que va pasando por los diferentes puestos del proceso. En cambio, en el caso del diseño de un nuevo producto es más difícil controlar las actividades. Si las normas son adecuadamente trazadas y si se dispone de medios para determinar con toda precisión qué hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado se facilita enormemente.

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Sin embargo, hay muchas actividades para las cuales resulta difícil desarrollar normas exactas, además de lo cual hay muchas actividades difíciles de medir. Una vez que se ha obtenido información de la actuación, sea por información u observaciones personales, por informes orales o escritos, se debe realizar la evaluación que consiste en comparar lo realizado con las normas de control. 3.-

CORRECCIÓN DE DESVIACIONES

Las normas deben reflejar los diversos puestos de una estructura organizacional. Si el desempeño se mide en correspondencia con ellas, es más fácil corregir desviaciones. En la asignación de labores individuales o grupales, los administradores deben saber dónde exactamente aplicar medidas correctivas. La corrección de desviaciones es el punto donde el control puede concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las demás funciones administrativas. Los administradores pueden corregir desviaciones rediseñando sus planes o modificando sus metas. O bien, pueden corregirlas ejerciendo su función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes. Finalmente, por medio de una mejor dirección: explicaciones más detalladas de las funciones o técnicas de liderazgo más eficaces.

3.1.1 CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES ECONÓMICAS Las organizaciones económicas son entidades diseñadas y creadas por las personas a través de las cuales se pretende alcanzar fines individuales y colectivos. La organización de máximo nivel es el Sistema Económico en conjunto. El sistema económico es también una creación humana, y muchos de los problemas con que se enfrentan las organizaciones más pequeñas y formales existen en el conjunto de la economía. En el nivel de complejidad inferior se sitúan las entidades que más comúnmente se consideran como organizaciones: sociedades anónimas, empresas familiares, sindicatos, instituciones estatales, universidades y el resto de organizaciones formales. Debe subrayarse que las personas se implican en forma voluntaria en la mayoría de las organizaciones, otorgando su confianza a aquellas que mejor sirven sus intereses y, al mismo tiempo, tienen la posibilidad de reformar, rediseñar y abandonar la organización. Si se examina la Teoría de Sistemas para analizar las organizaciones, podremos entender el funcionamiento de una organización, en adelante Empresa, con sus características relevantes. Se define Sistema como un “conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo”. Los sistemas reciben 79

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(entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia. Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software) ™ CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS ✔

SINERGIA: cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a la suma de sus partes.

✔

RECURSIVIDAD: cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un suprasistema.

✔

SISTEMAS ABIERTOS Y CERRADOS: Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

✔

ENTROPIA: es la tendencia que tienen los sistemas al agotamiento o a su destrucción. Es una pérdida permanente de energía del sistema. La Neguentropía son las acciones que toma una organización para contrarrestar la entropía.

✔

Un sistema debe tener RETROALIMENTACIÓN (FEEDBACK), es decir, un insumo de información que indique si el sistema está alcanzando un estado uniforme y si no corre el riesgo de destruirse.

El ambiente es el medio externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema. Bajo esta perspectiva, se reconoce a la organización como un conjunto armónico y complejo de partes interrelacionadas e interactuantes, inmerso en un ambiente mayor que lo influye. Este enfoque ha alcanzado una gran importancia para los administradores en los últimos tiempos, producto de haber permitido visualizar que toda organización es un conjunto de subsistemas más pequeños que operan en su interior, a la vez que ella misma, como totalidad, es parte de un sistema mayor del cual recibe insumos y hacia el cual envía productos. En sí, este enfoque ha permitido establecer que si una parte, un subsistema, opera sin una coordinación efectiva con el todo, no necesariamente estará contribuyendo a lograr, en forma adecuada, los objetivos superiores y generales de la organización. El enfoque de sistemas ha centrado toda la acción administrativa en la consecución de los objetivos, lo cual es, en esencia, la razón de existir de una organización. La forma usual de presentar gráficamente este enfoque es la siguiente: 80

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CORRIENTE DE ENTRADA

PROCESO DE CONVERSIÓN O TRANSFORMACIÓN

CORRIENTE DE SALIDA

CORRIENTE DE RETROALIMENTACIÓN O FEEDBACK

™ LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO VIABLE Aplicando este esquema a la empresa como sistema abierto, podemos distinguir los siguientes elementos: ●

CORRIENTE DE ENTRADA: Corresponde a los recursos que la empresa importa o extrae del medio, tales como insumos, materiales, esfuerzo humano, capacidad administrativa, información, capital, etc., cuya utilización permitirá efectuar el proceso de transformación. En suma, es la energía necesaria para la producción de bienes y servicios, la que puede tomar diversas formas, según la empresa de que se trate, pero en todo caso incluye elementos tangibles e intangibles. Estos últimos los hemos caratulado bajo el término genérico de información.

●

PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Es la combinación dosificada y eficiente de los elementos anteriores, destinada a producir los bienes y servicios que constituyen el giro o actividad de la empresa. La mayor parte de estos recursos son fungibles, es decir, se gastan o consumen en el proceso; otros, como la información, en cambio, no sólo no se consumen, sino que pueden verse enriquecidos o incrementados en el proceso, originando una corriente de salida adicional. Los primeros están afectos a la llamada ley de conservación, según la cual lo que queda en el sistema es igual a las entradas menos las salidas (por ejemplo, el caso de un material: la diferencia entre la cantidad que ingresa y la que sale, necesariamente permanece en el sistema). Por el contrario, la información se rige por la ley de incrementos, es decir, la salida 81

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de información no elimina información del sistema, permaneciendo en él como ahorro de energía e incluso la salida de información puede aumentar (y no disminuir) la información total del sistema. El ejemplo clásico de este fenómeno es el de un profesor (sistema): cuando dicta su clase (salida), la información que exporta al medio (alumnos) no reduce sus conocimientos, sino puede aumentarlos, incrementando así la información que permanece dentro de él (el profesor, al enseñar, no olvida lo que sabía; al revés, aprende aún más). ●

CORRIENTE DE SALIDA: Probablemente los bienes y servicios constituyen la corriente de salida principal de la empresa; pero suele haber otros flujos de exportación al medio que también son importantes, como por ejemplo la Información. Podríamos citar también el prestigio, que es una forma de corriente de salida intangible. Si la empresa produce contaminación, que daña la ecología y amenaza otras actividades económicas y sociales y la propia vida del ser humano (caso de una industria ubicada en un sector agrícola o de los piques en una mina de carbón), estamos en presencia de una corriente de salida negativa. Cuando las corrientes de salida positivas superan a las negativas, se dice que el sistema ha sido legalizado por el medio o la sociedad, haciéndose viable.

●

RETROALIMENTACIÓN: En tal caso, una parte de la energía exportada al medio servirá para provocar una nueva corriente de entrada al sistema, permitiendo su supervivencia. Por ejemplo, con la venta de bienes y servicios se pueden adquirir nuevos insumos, pagar salarios, renovar bienes de capital y así mantener a la empresa en marcha. ¾

Cuando las corrientes de salida permiten una retroalimentación suficiente para asegurar la su pervivencia del sistema, se dice que éste es viable y ello ocurre en los sistemas legalizados por el medio.

¾

Si la corriente de salida no es suficiente para provocar la autogeneración de energía capaz de mantener vivo el sistema, entonces la retroalimentación actúa como señal de inviabilidad.

Bajo esta concepción, la empresa, entendida como una estructura destinada a permanecer en el tiempo, adquiere la particularidad de un sistema abierto viable. Por otra parte, toda empresa debe hacer un uso eficiente de los recursos escasos de uso múltiple con que cuenta la sociedad. La Eficiencia se refiere a la optimización de la relación o cuociente entre un resultado y un esfuerzo o recursos utilizados en la obtención de dicho resultado. En cambio, la Eficacia, se refiere exclusivamente a la consecución de ese resultado u objetivo, sin importar el costo de lograrlo. ● ●

EFICACIA : lograr el objetivo, sin importar cual sea el costo. EFICIENCIA : lograr el objetivo al mínimo costo.

La eficiencia es relativa; la eficacia es absoluta. El concepto de productividad también está asociado al de eficiencia. 82

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Toda empresa, como sistema, debe actuar con eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos propuestos. 3.1.2 EL DISEÑO DE SISTEMAS DE DIRECCIÓN El sistema de Control de Gestión activo o proactivo es aquel que colabora al buen funcionamiento de la gestión empresarial, estructurándose en etapas esenciales, interconectadas. Estas etapas son: a) Establecimiento de objetivos jerarquizados de corto y largo plazo de la empresa en relación al análisis de la situación propia y del entorno competitivo. b) Establecimiento de planes, programas y presupuestos que cuantifiquen los objetivos previsionales de las variables. c) Establecimiento de la estructura organizativa, con las formas concretas de ejecución y control de tareas, así como la asignación de atribuciones y responsabilidades. d) Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos. e) Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores de los objetivos previsionales y los de los valores reales. f) Proceso de explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den lugar a su correcta interpretación y, en su caso, a la adscripción de responsabilidades. g) Toma de las decisiones correctoras de la situación, consistente tanto en adoptar las mismas y en estimular a la organización a conseguir los resultados. Esta última etapa implica el seguimiento de la implantación y posterior valoración de las decisiones adoptadas. Cualquiera que sea el nivel en el que los gestores ejercen sus funciones, todos ellos han de adquirir y han de desarrollar una serie de capacidades. CAPACIDAD es la habilidad o pericia requerida para llevar a cabo una tarea determinada. Varias categorías de capacidades revisten importancia para el ejercicio de los roles de gestión. (a) CAPACIDADES TÉCNICAS Se refieren a la habilidad para utilizar conocimientos, técnicas y recursos específicos en la realización de un trabajo. Los supervisores contables, los jefes de ingeniería y los supervisores del adiestramiento han de poseer capacidades técnicas para realizar sus labores de gestión.

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Las capacidades técnicas adquieren especial relieve en el nivel de gestión de primera línea, puesto que es en este nivel donde hay que resolver los problemas que surgen en el trabajo diario. La capacidad técnica en la medición de la calidad es de particular importancia para las empresas que compiten con compañías internacionales. El conjunto de técnicas a disposición de los gestores que trabajan en la mejora de la calidad incluyen tablas de control, diagramas de causa y efecto, gráficos de Pareto y planes de acción para la calidad. (b) CAPACIDADES ANALÍTICAS Éstas suponen la utilización de enfoques o técnicas científicas tales como la planificación de los requerimientos de materiales, modelos de control de inventarios, contabilidad de costos basada en actividades, previsiones y sistemas de información de recursos humanos para solucionar problemas de gestión. Las capacidades analíticas, en síntesis representan la capacidad para identificar factores clave, para entender cómo se interrelacionan y para desempeñar sus roles en una situación determinada. La capacidad analítica se identifica, en realidad, con habilidad para diagnosticar y evaluar. Es necesaria para la comprensión del problema y para desarrollar un plan de acción. Sin pericia analítica, no pueden abrigarse esperanzas de éxito a largo plazo. (c) CAPACIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES Todos los gestores han de tomar decisiones o han de elegir entre alternativas diversas. La calidad de estas decisiones determina su eficacia. La capacidad de los gestores en la toma de decisiones para adoptar una determinada línea de acción está muy influida por su capacidad analítica. Una pericia analítica insuficiente se traduce inevitablemente en una toma de decisiones deficiente. (d) CAPACIDADES INFORMÁTICAS Los gestores con capacidades informáticas tienen una comprensión conceptual de la informática y, en particular, saben cómo utilizar el ordenador y el software en muchas facetas de sus trabajos. El conocimiento informático es un factor muy valioso. Los conocimientos de informática son importantes, ya que los ordenadores pueden aumentar sustancialmente la productividad de un directivo. Los ordenadores pueden realizar, en pocos minutos, tareas de análisis financiero, de planificación de recursos humanos, así como tareas en otras áreas que, en caso contrario, tardarían horas, e incluso días, en despacharse. El ordenador es extraordinariamente útil para la toma de decisiones, ya que los gestores pueden acceder fácilmente y de manera instantánea a una amplia gama de información en forma flexible. Gracias al software, los gestores pueden manipular los datos y simular 84

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situaciones del tipo “qué sucedería si” para analizar el impacto proyectado de diferentes alternativas de decisión. (e) CAPACIDADES PARA TRATAR CON LAS PERSONAS Dado que los gestores han de realizar gran parte de su trabajo por medio de otras personas, su capacidad para trabajar con otros, comunicarse con ellos y comprenderlos es vital. Las capacidades para tratar con las personas son esenciales en todos y cada uno de los niveles de la organización: son un reflejo de la capacidad de liderazgo de un gestor. Una comunicación eficaz - la transmisión escrita y oral del entendimiento común - es una condición necesaria para el éxito en cualquier área, pero es crucial para los gestores que han de lograr resultados mediante los esfuerzos de otros. Las capacidades en la comunicación incluyen la capacidad para comunicarse en la forma en que otras personas pueden entender, así como para procurarse y utilizar la retroalimentación de sus empleados para tener la seguridad de que se le comprende. (f) CAPACIDADES CONCEPTUALES Consisten en la capacidad para lograr una percepción global de la organización, de las complejidades de la organización en su conjunto y de la manera en que sus diversas partes encajan entre sí. Para mantener una organización centrada en sus objetivos es necesario captar el modo en que cada parte de la organización encaja e interactúa con las demás para lograr los objetivos fijados y para operar en un ambiente sujeto a un continuo cambio. Muchos altos ejecutivos combinan las capacidades analíticas con las conceptuales al trazar planes a largo plazo para sus sociedades. Unas y otras hacen que el ejecutivo pueda mirar hacia el futuro y proyectar de qué manera las acciones prospectivas pueden afectar a su empresa en un plazo de cinco, diez o incluso de veinte años. Si bien es cierto que las capacidades descritas son muy importantes, la importancia relativa de cada una de ellas variará de acuerdo con el nivel en que se encuentra el gestor en la pirámide de la organización. Las capacidades técnicas y de relaciones humanas revisten una mayor importancia en los niveles inferiores de gestión. Los gestores, en estos niveles, mantienen un estrecho contacto con el trabajo que se está realizando y con las personas que lo están llevando a cabo. Las capacidades en la comunicación y en la informática tienen la misma importancia en todos los niveles de gestión. Las capacidades analíticas tienen mayor importancia en los niveles más altos de dirección, en los que el ambiente suele ser menos estable y los problemas son más difíciles de 85

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predecir. Por último, las capacidades para la toma de decisiones y las conceptuales son sumamente críticas para el buen rendimiento de la alta dirección. La responsabilidad principal de los altos ejecutivos estriba en tomar las decisiones que habrán de llevarse a la práctica en los niveles inferiores de gestión.

3.1.3

LOS OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS

Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. El establecimiento de objetivos implica seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos importantes para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas. Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta: Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimiento de acuerdo a su importancia o urgencia. Identificación de estándares: es necesario establecer estándares de medida que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si es posible, a qué costo. Los estándares constituirán medidas de control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o no.

TIPOS DE OBJETIVOS a) De acuerdo con la naturaleza de la organización podemos identificar objetivos con o sin ánimo de lucro. b) Según el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo, el táctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo Largo Plazo: están basados en las especificaciones de los objetivos, son notablemente más especulativos para los años distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 años y mínimo tres años. Los objetivos estratégicos sirven para definir el futuro del negocio. Por ejemplo: 9 Consolidación del patrimonio. 9 Mejoramiento de la tecnología de punta. 9 Crecimiento sostenido. 9 Reducción de la cartera en mora.

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9 9 9 9

Integración con los socios y la sociedad. Capacitación y mejoramiento del personal. Claridad en los conceptos de cuáles son las áreas que componen la empresa. Una solución integral que así el camino hacia la excelencia.

Mediano plazo: son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo general de la organización. También son llamados los objetivos tácticos, ya que son los objetivos formales de la empresa y se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su propósito. Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en un periodo menor a un año; también son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa. Así, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deberá ser revisado en términos de lógica, consistencia y practicabilidad. Peter F. Drucker, uno de los escritores sobre administración más influyentes de esta época, afirma que los gerentes deben luchar por desarrollar y alcanzar una gama de objetivos en todas las áreas en donde la actividad es crítica para la operación y el éxito del sistema administrativo. A continuación, se presentan las 8 áreas clave identificadas por Drucker para formular los objetivos de un sistema administrativo: 1) Posición en el mercado: la gerencia debe fijar objetivos indicando donde quisiera estar en relación con sus competidores. 2) Innovación: la gerencia debe fijar objetivos esbozando su compromiso con el desarrollo de nuevos métodos de operación. 3) Productividad: la gerencia debe fijar objetivos esbozando los niveles de producción que deben alcanzarse. 4) Recursos físicos y financieros: la gerencia debe fijar objetivos para el uso, la adquisición y el mantenimiento del capital y de los recursos monetarios. 5) Ganancias: la gerencia debe fijar objetivos que especifiquen la ganancia que la empresa quisiera generar. 6) Desempeño global y desarrollo: la gerencia debe fijar objetivos para especificar las tasas y los niveles de productividad y de crecimiento global. 7) Responsabilidad pública: la gerencia debe fijar objetivos para indicar las responsabilidades de la empresa con sus clientes y con la sociedad, y la medida en la cual la empresa intenta comprometerse con esas responsabilidades.

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A los gerentes de hoy se les pide comúnmente fijar objetivos para sí mismos, para sus departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organización son los siguientes: 1º. Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda significativamente influir en la operación de la organización. 2º. Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo. 3º. Realizar una jerarquía de objetivos de la organización. Estos 3 pasos están interrelacionados y por lo general requieren información de diferentes personas, de diferentes niveles y de diferentes secciones operativas de la empresa.

3.1.4 FINES Y CONTENIDO DEL CONTROL DE GESTIÓN 3.1.4.1 OBJETIVOS O FINES DEL CONTROL DE GESTIÓN Un sistema de control de gestión es activo o proactivo cuando colabora con el buen funcionamiento de la gestión empresarial, procurando el logro de los siguientes objetivos: 9

Interpretación global de todas las funciones gerenciales.

9

Integración las variables estratégicas y operacionales.

9

Correcta toma de decisiones del presente y del futuro.

9

Construcción de los indicadores adecuados de gestión.

9

Mejora continuada de los resultados.

9

Corrección sobre la marcha de desviaciones.

9

Reaccionar ante los cambios.

3.1.4.2 CONTENIDO DEL CONTROL DE GESTIÓN ™

ELEMENTOS BÁSICOS

Las condiciones en que se compite en la actualidad por acceder a los recursos necesarios, por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad de los productos y servicios, y el colosal desarrollo de las comunicaciones y el transporte, han modificado la forma de actuar e interactuar de las organizaciones. Los procesos de dirección han evolucionado, de igual forma, a un sistema 88

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superior. Estos y otros factores hacen del concepto clásico de control, solo un elemento de consulta. El Control de Gestión actual es una muestra de ello. El CONTROL DE GESTIÓN es un proceso que sirve para guiar la gestión empresarial hacia los objetivos de la organización y un instrumento para ella. Existen diferencias importantes entre las concepciones clásica y moderna de control de gestión. La primera es aquella que incluye únicamente al control operativo y que lo desarrolla a través de un sistema de información relacionado con la contabilidad de costos, mientras que la segunda integra muchos más elementos y contempla una continua interacción entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestión centra su atención por igual en la planificación y en el control, y precisa de una orientación estratégica que dote de sentido sus aspectos más operativos. Definamos GESTIÓN como: “Un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la empresa. “ El Control de Gestión en sus aspectos más fundamentales se define como dominio de una situación (regulación). Así, una definición adecuada sería: El Control de Gestión consiste en un “conjunto de procedimientos y técnicas, especialmente cuantitativas, que ayudan a una gestión planificada y ordenada, mejorando así su eficiencia en el logro de los objetivos estratégicos.” En la gestión, los directivos utilizan ciertos PRINCIPIOS que les sirven de guía en este proceso, a saber: ‹

La Gestión como disciplina: la gestión se trata de un cuerpo acumulado de conocimientos susceptibles de aprendizaje mediante el estudio; es una asignatura con principios, conceptos y teorías.

‹

La Gestión y las personas: los gestores son las personas que asumen la responsabilidad principal por la realización del trabajo en una organización; también destacan los empleados con los que el gestor trabaja y a los que dirige en el cumplimiento de los objetivos de la organización.

‹

La Gestión como carrera: las personas que quieren tener una carrera como gestores deberán estudiar la disciplina de gestión como medio para poner en práctica el proceso de gestión.

Por tanto, GESTIÓN es el “proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola, no podría alcanzar “.

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3.2 UTILIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE COSTOS EN EL CONTROL DE GESTIÓN Para poder competir en el ambiente de los negocios de hoy, las empresas requieren contar con información sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar decisiones estratégicas y operativas en forma acertada; este tipo de información sirve de base a la alta dirección y a la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del negocio. Existen empresas que han obtenido beneficios importantes derivados de una adecuada implantación de un sistema de costo; también existen otras que debido a una mala administración del proyecto no han logrado reducir sus costos, incrementar sus utilidades, mejorar su desempeño o realizar cambio alguno, en ellas la planificación del costo ha desempeñado un papel pasivo al no movilizar las reservas productivas existentes. Teniendo en cuenta lo anterior, el Problema a solucionar en esta investigación sería que: La Contabilidad de Costos, en sus funciones principales, tiene como finalidad la determinación del costo unitario de los distintos artículos elaborados. Este costo unitario se calculará dividiendo el costo global, por el número de unidades producidas. En relación a la unidad producida, podemos decir que ésta no necesariamente deberá representar el artículo final, ya que, perfectamente podrá referirse al costo unitario de partes componentes del producto terminado. En efecto, en una industria de ensamble, previo a la determinación del costo final, deberá conocerse el costo de las distintas partes que componen el producto. La determinación del costo unitario en una empresa industrial, podrá en consecuencia, referirse a uno de los siguientes puntos: ➔ ➔

Costo del producto terminado. Costo de las partes que componen el producto terminado.

Sea cual fuere la finalidad perseguida, el cálculo del costo puede seguir dos caminos: uno posterior a la fabricación y otro anterior a ésta. En el primer caso hablamos de “costos históricos” o reales, y en el segundo, de “costos predeterminados”.

™ COSTOS HISTÓRICOS Su cálculo es posterior, o en el mejor de los casos, simultáneo a la producción; y en consecuencia, será necesario esperar que se realice una operación para registrarla; para lo que iremos totalizando todos los datos relacionados con los elementos empleados (materia prima, mano de obra y gastos de fabricación), en libros o formularios especiales que controlan cada uno de estos elementos. 90

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En todo caso, debemos reiterar que la materia prima directa y la mano de obra directa se llevarán de inmediato a la cuenta Productos en Proceso, y la materia prima indirecta y la mano de obra indirecta irá a la cuenta Gastos de Fabricación, para su distribución posterior en base a las proporciones que dicte la experiencia. Los costos históricos originan dos sistemas contables, con características bien definidas; y que se aplican de acuerdo al proceso de elaboración de la empresa. Estos sistemas son: “costos por procesos” y “costos por órdenes específicas de trabajo”. ™ COSTOS PREDETERMINADOS Se calculan “antes” del proceso de fabricación y su aplicación deberá contemplar entre otros aspectos: monto de la producción que se pretende, como también el valor de la materia prima, mano de obra y posibles gastos que comprendería esta probable producción. Los costos predeterminados pueden perseguir dos objetivos diferentes: ➢ Lo que podría costar el producto. ➢ Lo que debería costar el producto. En este caso, también encontramos dos sistemas: “costos estimativos” y “costos estándar”. En realidad no resulta adecuado hablar de sistemas cuando nos preocupamos de costos predeterminados, ya que su aplicación se basa fundamentalmente en los sistemas por órdenes específicas o por procesos, de acuerdo a las características de la firma donde se apliquen.

Un resumen gráfico de la clasificación de los Sistemas de Costos está dado por el siguiente cuadro:

1. Sistema de costos por Ordenes Específicas de Trabajo. Costos Históricos

2. Sistema de costos por Proceso.

Sistemas de Costos Costos Predeterminados

1. Sistema de costos Estimativos. 2. Sistema de costos Estándar.

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PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS a) SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS DE TRABAJO. Este sistema es aplicable a las empresas que hemos denominado como de ensamble o montaje. Se basa en el hecho de que generalmente este tipo de empresas trabaja mediante la emisión de “órdenes de producción”, las que indican en forma específica el artículo que se debe producir y la cantidad del mismo, con el fin de regular el proceso de producción, a objeto de que la existencia final de artículos elaborados esté de acuerdo con la venta, como asimismo, exista equivalencia entre la cantidad de partes componentes. Como podemos apreciar, el sistema de costos por órdenes específicas, se origina cuando la producción puede ser dividida en lotes o partidas claramente identificables. El objetivo de la contabilidad de costos, en este caso, será establecer el costo global y unitario para cada partida de artículos originada por una orden de producción. Para cumplir con este objetivo se procederá a la habilitación de un registro especial por cada orden de producción emitida, registro denominado “Hoja de Costo”, cuyo formato varía de empresa a empresa; y que se numerará en forma coincidente con la orden de producción. En esta hoja de costo se registrarán, a medida que se presenten, los elementos directos empleados; y posteriormente, los de carácter indirecto al aplicar los gastos de fabricación. Conviene recordar que los elementos del costo empleados se encontrarán en registros especiales, a saber: a) Los materiales empleados se registran en un diario de requisiciones; o bien, en órdenes de requisición o de entrega. b) Los valores correspondientes a mano de obra empleada, estarán registrados en el diario de salarios o en tarjetas de tiempo. c) Por último, los datos correspondientes a gastos de fabricación se encontrarán en el mayor de gastos de fabricación. En forma gráfica, este sistema presenta el siguiente desarrollo:

ORDEN DE PRODUCCIÓN Nro. 10 Hoja de Costo Nro. 10

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ORDEN DE PRODUCCIÓN Nro. 10 Existencias

Materia prima

$............

Salarios

Mano de Obra

$............

G. de Fabricación

Costos Indirectos

$ .......... ________

Costo Total

$ ............

Costo unitario

$............

Prod. Terminados

b) SISTEMA DE COSTOS POR PROCESO Este sistema es aplicable en aquellas empresas que hemos denominado de producción continua, donde el proceso de elaboración está constituido por una serie de pasos continuados, siendo en consecuencia, imposible identificar cada lote de producción. En este caso, el costo se calculará por periodos de producción; generalmente un mes y no por partidas como en el sistema anterior. La suma de valores que forman el costo mensual se dividirá por el número de unidades producidas en el periodo, para calcular el costo unitario. Gráficamente, este sistema presenta el siguiente formato:

D Departamento A H Se carga: por los elementos empleados: 8) Materiales directos 9) Mano de obra Directa 10) Costos Indirectos

Se abona: por los productos traspasados al departamento B

D Departamento B H

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D Departamento A H Se carga: por los productos elaborados recibidos de A; por los elementos empleados:

Se abona: por los productos terminados, trasladados al salón de ventas

● Materiales directos ● Mano de Obra directa ● Costos Indirectos

D Productos Terminados H Se carga: por los productos Se abona: por Ventas terminados recibidos en B a precio de costo

Lógicamente, que en la práctica podrán presentarse más de dos departamentos de producción, manteniendo las cuentas representativas de cada uno de ellos, el mismo tratamiento que hemos determinado para el departamento B.

c) SISTEMA DE COSTOS ESTIMATIVOS Este sistema de costos es aplicable en aquellas empresas que deban calcular el costo de producción “con anterioridad” al proceso de elaboración, por ejecutar su trabajo, generalmente, en base a pedidos previos, que deban cotizarse mediante presupuestos. Para la determinación del costo estimativo se habilitará un registro especial denominado “cédula de costo estimativo”, en el que se anotarán los elementos del costo que se “supone” intervendrán en el curso de la producción y su probable valor. Resulta evidente la importancia de la correcta determinación de las unidades y valores a registrar en la cédula de costos, ya que la estimación servirá para dar presupuestos a posibles clientes; o bien para planear nuevos productos a fabricar. Una estimación errónea, provocará un costo probable, inferior o superior al real, lo que en el primer caso llevaría a una cotización con pérdidas y en el segundo al rechazo de un presupuesto por su monto artificialmente elevado. d) SISTEMA DE COSTOS ESTÁNDAR Cuando la estimación del costo se efectúa con el fin de determinar la capacidad productiva de la empresa, es decir, lo que se debe producir para llegar a un rendimiento máximo, el cálculo se convierte en una operación de tipo normal o estándar. En consecuencia, el costo estándar no es otra cosa que una variación del costo estimativo, 94

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con “análisis” de las causas que originen variación entre el costo normal y el costo real.

EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Nº 03 I.- VERDADEROS Y FALSOS. Conteste con una V si la aseveración es correcta o una F si es falsa. Justifique éstas últimas en el espacio indicado para ello. 1._____ El establecimiento de normas o estándares cualitativas, facilita el proceso de control en una organización. ___________________________________________________________________________ 2._____ Un Sistema de Control de Gestión para su eficiente funcionamiento debe ser reactivo antes que proactivo.

3._____ El Control de Gestión debe establecer medidas concretas de los resultados que se desean obtener en cada una de las actividades y centros de responsabilidad de la empresa. ___________________________________________________________________________ 4._____ Las Capacidades Analíticas tienen la misma importancia en todos los niveles de gestión. ___________________________________________________________________________ 5._____ Las Capacidades Conceptuales de un gestor dicen relación con la habilidad para lograr

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una

percepción global de la organización, de sus complejidades y de la interacción entre sus partes. ___________________________________________________________________________ 6._____ El establecimiento de Sistemas de Control de Gestión requiere la realización de un análisis FODA, previo al establecimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.

7._____ La planificación operativa se caracteriza por establecer objetivos a largo plazo y es llevada a cabo por los niveles superiores de la organización.

8._____ El Control es el elemento retroalimentador del proceso administrativo. ___________________________________________________________________________ 9._____ El considerar las “ventas promedio por cliente” o las “ventas diarias de un artículo X”, son ejemplos concretos de Normas de Costos.

10._____ Es posible realizar un Control eficaz sin haber realizado previamente la planificación.

11._____ Al diseñar un Sistema de Control se debe establecer qué medir, cómo medir y cuándo medir.

12. Los sistemas de costos se dividen en costos históricos y costos predeterminados.

II.- DESARROLLO 1. Defina el concepto de Control. 2. Explique las etapas del proceso básico de control. 3. ¿Por qué se dice que el control es el elemento retroalimentador del proceso administrativo? 4. Explique qué es el Control de Gestión. 5. ¿Por qué se dice que el Control de Gestión es proactivo? 6. Identifique las etapas de un Sistema de Control de Gestión.

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7. Identifique las capacidades que debe desarrollar todo gestor. 8. ¿Es necesario que todo gestor desarrolle la totalidad de las capacidades señaladas en su respuesta a la pregunta anterior? 9. Explique qué es la entropía. Cite un ejemplo al respecto. 10. ¿Por qué se dice que la empresa es un sistema abierto? 11. ¿Cuándo se dice que el sistema empresa es viable? 12. Una característica de la empresa (por ser un sistema) es la sinergia. Explique cómo se aplica este concepto en los equipos de trabajo formados en la empresa. 13. Diferencie entre los conceptos de eficiencia y eficacia.

SOLUCIONES EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS Nº 03 I.- VERDADEROS Y FALSOS 1. F. Los estándares cuantitativos facilitan el proceso de control; los estándares cualitativos dificultan el control. 2. F. Un sistema de control de gestión debe ser proactivo, no reactivo. 3. V. 4. F. Las capacidades analíticas son fundamentales en los niveles superiores de la estructura jerárquica, no así para los mandos operativos. 5. V. 6. V. 7. F. Se está hablando de la planificación estratégica. 8. V. 9. F. Son normas de ingresos, no de costos. 10. F. No puede haber control si previamente no se ha planificado. 11. V. 12. V II.- DESARROLLO 1. Control es toda acción correctiva que, a partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las desviaciones entre sí.

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2. Las etapas son: b) Establecimiento de normas: significa establecer estándares de desempeño para poder comparar lo planificado con la realidad. c) Medición del desempeño: consiste en comparar lo realizado con las normas de control establecidas en el punto anterior. d) Corrección de las desviaciones: si se detecta alguna diferencia entre lo planificado y lo realizado, se debe rediseñar los planes o modificar las metas establecidas, reasignar deberes y obligaciones, etc. 3. El Control detecta las diferencias entre el desempeño esperado y el desempeño real. Por tanto, al detectar esas desviaciones, se buscan sus causas, generando un programa de acciones correctivas, que llevan a efecto tales correcciones; todo esto se logra, con el flujo de información que surge en el desarrollo del proceso de control. 4. Control de Gestión es el conjunto de procedimientos y técnicas, generalmente de naturaleza cuantitativa, que ayudan a una gestión planificada y ordenada, mejorando la eficiencia en el logro de los objetivos estratégicos. 5. Es proactivo porque se anticipa a los hechos, es decir, no espera a que las cosas ocurran sino que se adelanta realizando análisis de la situación interna y externa de la empresa (análisis FODA), estableciendo una planificación estratégica, táctica y operativa. Luego, al llevarla a ejecución se realizan las comparaciones entre lo planificado y lo realizado, detectando las desviaciones, lo que permite encontrar una explicación, interpretarla adecuadamente y, asignar las responsabilidades respectivas. Así, se llega al proceso de Toma de Decisiones correctoras. 6. Estas etapas son: a) Establecimiento de objetivos jerarquizados de corto y largo plazo de la empresa en relación al análisis de la situación propia y del entorno competitivo. b) Establecimiento de planes, programas y presupuestos que cuantifiquen los objetivos previsionales de las variables. c) Establecimiento de la estructura organizativa, con las formas concretas de ejecución y control de tareas, así como la asignación de atribuciones y responsabilidades. d) Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos. e) Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores de los objetivos previsionales y los de los valores reales. f) Proceso de explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den lugar a su correcta interpretación y, en su caso, a la adscripción de responsabilidades.

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g) Toma de las decisiones correctoras de la situación, consistente tanto en adoptar las mismas y en estimular a la organización a conseguir los resultados. Esta última etapa implica el seguimiento de la implantación y posterior valoración de las decisiones adoptadas. 7. Las capacidades que debe desarrollar todo gestor son: ➢ Capacidades Técnicas. ➢ Capacidades Analíticas. ➢ Capacidades para la Toma de Decisiones. ➢ Capacidades Informáticas. ➢ Capacidades para Tratar con las Personas. ➢ Capacidades Conceptuales. 8. Es necesario que todo gestor, independiente del nivel jerárquico en que se encuentre (alta gerencia, mando medio o nivel operativo), desarrolle todas sus capacidades al máximo. No obstante, su importancia relativa variará dependiendo del nivel jerárquico que ocupe en la organización, pues los requerimientos en cada nivel jerárquico son diferentes.

9. La Entropía es la tendencia que tienen los sistemas al agotamiento y a su destrucción. Por ejemplo, una casa se deteriora con el uso, las condiciones climáticas y el paso del tiempo. Este es un ejemplo de entropía. Si el dueño de la casa, le realiza mantenciones periódicas, reparaciones, pintura, etc.(actividades de entropía) previene que se produzca la entropía. 10. La empresa es un sistema abierto porque mantiene una interrelación permanente con su entorno, vale decir, el entorno (factores económicos, sociales, culturales, demográficos, tecnológicos, políticos, legales, etc.) afecta a al empresa y ésta afecta al entorno (vende bienes y servicios, contamina, ofrece empleo, etc.). 11. Una empresa es viable cuando la corriente de salida que entrega al medio es positiva, es decir, afecta positivamente el entorno en el cual está inserta. Por ejemplo: ofrece bienes y servicios de buena calidad, da trabajo a los miembros de la sociedad, no contamina, tiene responsabilidad social, etc. Bajo estas condiciones, la sociedad acepta la permanencia del sistema en el entorno y, por lo tanto, se hace viable. 12. La sinergía existe cuando el aporte del equipo de trabajo como un todo, es mayor que el aporte de cada uno de los individuos realizado en forma individual. Por ejemplo: al realizar un estudio de mercado por un equipo de investigadores de marketing, los resultados obtenidos de dicha investigación resultan muy superiores a si cada uno de ellos realizara el mismo trabajo en forma solitaria. 13. Eficacia se refiere a lograr un objetivo, sin importar el costo. La eficiencia persigue el logro del objetivo pero con el mínimo uso de recursos (mínimo costo). Por ejemplo: si apruebas esta asignatura con nota mínima 4.0 eres eficaz; sin embargo, si apruebas la signatura con nota 7.0 eres eficiente, pues indica que utilizaste de la mejor forma todos tus recursos (dinero, tiempo, materiales, equipos, mente, etc.) y obtuviste el máximo resultado en la nota.

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Si respondiste correctamente las preguntas, acabas de comprender el concepto de Control de Gestión y su empleo en la empresa. Ahora iniciaremos el estudio de los Costos en el Proceso de Toma de Decisiones.

IV Unidad Temática

COSTOS PARA TOMA DE DECISIONES

OBJETIVO ESPECÍFICO ●

Explicar las limitaciones del análisis del punto de equilibrio y el análisis de costo-volumenutilidad.

CONTENIDOS ™

Costos e ingresos relevantes en la toma de decisiones a corto plazo.

™

Análisis del punto de equilibrio.

™

Supuestos del modelo.

™

Análisis de costo-volumen-utilidad. ¾

Importancia y síntesis de la simulación en las diferentes variables de mercado.

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4. COSTOS PARA TOMA DE DECISIONES 4.1 COSTOS E INGRESOS RELEVANTES EN LA TOMA DE DECISIONES A CORTO PLAZO En el proceso de planeación operativa a corto plazo toda empresa debe estar consciente de que tiene tres elementos para encauzar su futuro: ¾ Costos, ¾ Volúmenes y ¾ Precios. El éxito dependerá de la creatividad e inteligencia con que se manejen dichas variables. Lo importante es la capacidad para analizar los efectos de las diferentes variaciones (aumentos o disminuciones) sobre las utilidades, por parte de cualquiera de las tres variables, para preparar así las acciones que lleven al máximo las utilidades de la empresa, dentro de las restricciones a que está sujeta. En el diseño de las estrategias de estas tres variables, la creatividad es de gran relevancia porque hoy en día lo que más se necesita del personal es dicha habilidad intelectual, ya que urge poner el pensamiento creativo al servicio de la compañía. Hay que recordar que la productividad significa más gente con más ideas y no menos gente: gente con ideas originales sobre nuevos productos, novedosas adecuaciones, nuevos servicios al cliente, etc. En síntesis, siempre tender al mejoramiento continuo. Ante la globalización que están viviendo los países, con la firma de Acuerdos y Tratados 101

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Internacionales, la variable Precio será un factor que no podrá ser controlado por ninguna empresa en particular, ni tampoco por ningún organismo gubernamental, sino que será la oferta y demanda del mercado internacional las que lo fijarán, al igual que el Volumen a vender y a producir por cada una de las empresas. De lo anterior se concluye que la única de las tres variables que tendrá la empresa bajo su control será la de Costos. Por ello, en lo sucesivo, la variable a la cual deberán dirigirse todos los esfuerzos será ésa: los costos; es decir, habrá que estar pensando constantemente cómo reducirlos a través de un sistema de administración de costos, ya que sólo de esa manera se podrá ser competitivo.

4.2 ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO ™ PUNTO DE EQUILIBRIO En muchas ocasiones hemos escuchado que alguna empresa está trabajando en su punto de equilibrio o que es necesario vender determinada cantidad de unidades y que el valor de ventas deberá ser superior al punto de equilibrio; sin embargo, se cree que este término no es lo suficientemente claro o encierra información la cual únicamente los expertos financieros son capaces de descifrar. Sin embargo, la realidad es otra, el punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades; además, muestra la magnitud de las utilidades o pérdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que este viene a ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará pérdidas; por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas. El Punto de Equilibrio muestra una situación en la cual la empresa ni gana ni pierde, y se realiza para determinar los niveles más bajos de producción o ventas a los cuales puede funcionar un proyecto sin poner en peligro la viabilidad financiera. Se utiliza para designar un nivel de operaciones, en el cual el proyecto no deja ni pérdida ni ganancia. Entre más bajo sea el punto de equilibrio, son mayores las probabilidades de que el proyecto obtenga utilidades y menor el riesgo de que incurra en pérdidas.

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Es decir, el Punto de Equilibrio es aquel nivel de producción y ventas en que los ingresos de la empresa son iguales a sus costos: en él no hay utilidad ni pérdida. Para calcular el Punto de Equilibrio es necesario tener perfectamente determinado el comportamiento de los costos; de otra manera, es sumamente difícil determinar la ubicación de este punto. Además, debemos conocer el precio de venta de él o los productos que fabrique o comercialice la empresa, así como el número de unidades producidas. De acuerdo a su relación con el volumen, los costos se clasifican en : ●

COSTOS VARIABLES: Son los que cambian o fluctúan en relación directa con una actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a producción o ventas. Por ejemplo: la materia prima cambia de acuerdo con la función de producción, y las comisiones de acuerdo con las ventas.

Características: ¾ Son controlados a corto plazo. ¾ Son proporcionales a una actividad. ¾ Están relacionados con un tramo relevante de actividad. ¾ Son regulados por la administración. ¾ Los costos variables totales son variables y los costos variables unitarios son fijos. ●

COSTOS FIJOS: Son los que permanecen constantes durante un período determinado, sin importar si cambia el volumen. Por ejemplo: los sueldos, la depreciación en línea recta, arriendo del edificio, etc. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Características: Son controlables respecto a la duración del servicio que prestan a la empresa. Están estrechamente relacionados con la capacidad instalada. Están relacionados con un tramo relevante. Regulados por la administración. Están relacionados con el factor tiempo. Los costos fijos totales son constantes y los costos fijos unitarios son variables.

Dentro de los costos fijos existen dos categorías: ƒ ƒ

•

Costos Fijos Discrecionales: Son los susceptibles de ser modificados; por ejemplo, los sueldos, arriendo del edificio, etc. Costos Fijos Comprometidos: Son los que no aceptan modificaciones, por lo cual también son llamados costos sumergidos; por ejemplo, la depreciación de la maquinaria.

COSTOS SEMIVARIABLES O SEMIFIJOS: Están integrados por una parte fija y una variable; el ejemplo típico son los servicios públicos, luz, agua, teléfono, etc. 103

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Para simplificar el análisis, se debe separar los costos semivariables en sus componentes fijos y variables; los componentes fijos, son agregados a los costos fijos totales de la empresa y los componentes variables son adicionados a los costos variables totales de la empresa. De esta forma, la empresa tendrá sus costos clasificados en costos fijos y costos variables.

Figura 4-1.Clasificación de costos según volumen.

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Como se dijo anteriormente, el Punto de Equilibrio se logra en el nivel de producción y ventas en que los ingresos de la empresa son iguales a sus costos, vale decir, la empresa tiene utilidades $ 0. Esto se puede expresar de la siguiente forma: UT UT UT UT

Qv =

= IT - CT = PV x Qv - (CFT + CVT) = PV x Qv - (CFT + CVu x Qv) = Qv (PV – CVu) - CFT

UT + CFT PV – Cvu

Haciendo UT = 0, tenemos que:

Punto de (Qv) Equilibrio

=

CFT PV – CVu

en donde: UT PV CVu IT CT CVT CFT Qv

= Utilidad total ($) = Precio de venta unitario ($/u) = Costo variable unitario ($/u) = Ingreso Total ($) = Costo Total ($) = Costo Variable total ($) = Costo Fijo Total en un tramo definido ($) = Volumen de ventas (cantidad de unidades, Kgs, Lts, Ton., m.,etc.)

Tanto en los costos variables como en los costos fijos se deben incluir los costos de producción, administración, de ventas y financieros. El Punto de Equilibrio se determina dividiendo los costos fijos totales entre el margen de contribución por unidad. ➢

Margen de Contribución es el exceso de ingresos con respecto a los costos variables; es la parte que contribuye a cubrir los costos fijos y proporciona una utilidad. Luego, tenemos que :

Punto de (Qv) Equilibrio

=

CFT MgC

EJEMPLO: 105

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Una empresa vende sus artículos a $ 2.000 por unidad, cuyo costo variable unitario es de $1000 tiene costos fijos de $ 5.000.000.Margen de contribución por unidad = $ 2.000 - $ 1.000 = $ 1.000/unidad Si esta empresa planea vender 5.000 unidades lograría un margen de contribución total de: $ 1.000/u. x 5.000 unid.= $ 5.000.000 Esto sería exactamente lo necesario para cubrir sus costos fijos totales de $ 5.000.000, por lo que se puede afirmar que al vender 5.000 unidades está en su punto de equilibrio. Si aplicamos la fórmula al ejemplo anterior, se llegaría a la misma respuesta. Qv= $ 5.000.000 = 5.000 unidades $ 2.000/u. - $ 1.000/u. En esta situación se calculó el punto de equilibrio en unidades, por que se dividió pesos por pesos; si se quiere el resultado en pesos, se aplicaría la misma fórmula, sólo que el margen de contribución por unidad, en vez de ser pesos, se expresaría en porcentaje sobre ventas. Continuando con el mismo ejemplo: Qv = $ 5.000.000.- = $ 10.000.000 50% Esto significa que al vender $ 10.000.000.- se logra el punto de equilibrio. El 50% de margen de contribución se obtuvo de la siguiente manera: $ 1.000 = 50%, donde $ 1.000.- es el margen de contribución y $ 2.000 el precio $ 2.000 de venta. De igual forma, el Valor del Punto de Equilibrio (V.P.E.) se puede determinar de la siguiente forma:

V.P.E. ($) =

CFT 1 – (Cvu / PV)

Luego, tenemos que:

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V.P.E. = $ 5.000.000 _____ = $ 10.000.000 1 – ($ 1.000/$ 2.000) Concretamente, el punto de equilibrio muestra cómo los cambios operados en los ingresos o costos por diferentes niveles de venta repercuten en la empresa, generando utilidades o pérdidas. El punto de equilibrio puede ser mostrado gráficamente, para lo cual se necesita conocer los ingresos, los costos variables y los costos fijos. En un sistema de coordenadas, se ubica en el eje horizontal las ventas en unidades, y en el vertical la variable en pesos (ingresos y costos). Los ingresos se muestran calculándolos según diferentes niveles de ventas. Uniendo dichos puntos se obtiene la recta que representa los ingresos. Los costos variables se obtienen según diferentes niveles de ventas. Uniendo dichos puntos se obtiene la recta que representa los costos variables totales. Los costos relevante.

fijos están representados por una recta horizontal dentro de un tramo

Sumando la recta de los costos fijos con la de costos variables totales, so obtiene la de costos totales. El punto en donde se intersectan la recta de ingresos con la de costos totales representa el Punto de Equilibrio. A partir de dicho punto de equilibrio se puede medir la utilidad o pérdida que genere, ya sea como aumento o como disminución del volumen de ventas; el área hacia el lado izquierdo del punto de equilibrio es pérdida, y hacia el lado derecho es utilidad. EJEMPLO Continuando con el mismo ejemplo anterior, considere los siguientes niveles de ventas alternativos (en unidades): 1.000, 2.000, 3.000, 4.000, 5.000,6.000, 7.000, 8000. Precio unitario Costo variable unitario Costo Fijo Total

: $ 2.000 : $ 1.000 : $ 5.000.000

Los ingresos y costos que se originan en los diferentes niveles de actividad anteriormente mencionados son:

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Unidades Ventas - Costos variables - Mg. Contribuc. - Costos fijos =Utilidad o pérdida

3000 $ 6.000.000 3000000 3000000 5000000 $ (2.000.000 )

4000 $8.000.000 4.000.000 4.000.000 5000000 $ (1.000.000)

5000 $ 10.000.000 5.000.000 5000000 5.000.000 $ 0

6000 $ 12.000.000 6.000.000 6.000.000 5.000.000 $ 1.000.000

$

7000 14.000.000 7.000.000 7.000.000 5.000.00 $ 2.000.000

Como se observa en la tabla anterior, si se venden 5.000 unidades se encuentra el punto de equilibrio; pero si la cantidad vendida es menor, se cae en el área de pérdida; en cambio, si se venden 7.000 unidades, se obtiene una utilidad de $2.000.000. De esto se desprende que el punto de equilibrio se logra cuando se vende 5.000 unidades, de tal forma que si la empresa vende 6.000 unidades estará en el área de utilidades. Al vender 6.000 unidades habrán $ 1.000.000 de utilidades. A la diferencia entre el punto de equilibrio de una empresa y sus ventas planeadas o actuales se le conoce con el nombre de Margen de Seguridad (M de S), el cual se obtiene restando al volumen planeado de ventas, el volumen del punto de equilibrio. M de S = 6.000 unidades – 5.000 unidades = 1.000 unidades Este indicador debe ser expresado como % con respecto al punto de equilibrio y es recomendable que de preferencia éste se encuentre 50% arriba del punto de equilibrio, por lo menos.

Gráficamente, la situación es la siguiente:

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4.3 SUPUESTOS DEL MODELO

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➢

Existe una posibilidad perfecta de diferenciar los costos en fijos y variables, es decir, es fácil separar los costos en fijos y variables.

➢

Tanto la función de ingresos como la de costos tienen un comportamiento lineal, es decir, el precio de venta unitario es constante y el costo variable unitario también.

➢

Todo lo que se produce es vendido.

➢

El cambio de alguna de las variables no tiene efecto sobre las demás, las cuales se suponen constantes. Por ejemplo: si el precio cambia, la demanda no se altera, lo cual no es cierto en todos los casos.

➢

Durante la búsqueda del punto de equilibrio no se produce modificación alguna de la eficacia y eficiencia de los insumos que intervienen en la organización.

➢

El modelo se basa, originalmente, en la utilización de una sola línea en la empresa.

4.4 ANÁLISIS DE COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD El punto de equilibrio puede verse alterado por cualquier modificación producida en alguna de las siguientes variables: 1. Precio de venta unitario 2. Costo variable unitario 3. Costos fijos totales de la empresa ✔

Cambios en el precio de venta unitario: Un incremento en el precio de venta unitario conlleva a una reducción en el punto de equilibrio, y viceversa.

POR EJEMPLO: Se tiene los siguientes datos para una empresa: PV CVu CFT

= $ 1.000/unidad = $ 500/unidad = $ 250.000

a) Suponga que se modifica el precio de venta unitario, según se muestra en la siguiente tabla; Observe lo que sucede con el punto de equilibrio.

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PRECIO DE VENTA UNITARIO $ 750/unidad

$ 1.000/unidad

Punto de Equilibrio 250.000 = 1.000 unid. 750 – 500

✔

$ 1.250/unidad

250.000

= 500 unid. 250.000 = 333 unid. 1.250 – 500 1.000 - 500

Cambios en el costo variable unitario: Existe una relación directa entre el punto de equilibrio y el costo variable unitario, es decir, al aumentar el costo variable unitario, se produce un incremento en el punto de equilibrio; por el contrario, una reducción en el costo variable unitario, provoca una reducción en el punto de equilibrio.

Continuando con el ejemplo anterior, veamos ahora qué sucede cuando se modifica el costo variable unitario. COSTO VARIABLE UNITARIO $ 250/unidad

$ 500/unidad

Punto de Equilibrio 250.000 = 333 unid. 1.000 – 250 ✔

$ 750/unidad

250.000 = 500 unid. 250.000 = 1.000 unid. 1.000 – 500 1.000 - 750

Cambios en los costos fijos totales de la empresa: Un incremento en los costos fijos totales de la empresa provoca un incremento en el punto de equilibrio, y viceversa.

Siguiendo con el ejemplo, suponga los siguientes cambios en los costos fijos totales y observe lo que sucede con el punto de equilibrio, en la tabla que se muestra a continuación. : COSTOS FIJOS TOTALES $ 200.000.Punto de Equilibrio

$ 250.000.-

200.000 = 400 unid. 1.000 – 500

250.000 = 500 unid. 1.000 - 500

$ 300.000.300.000 = 600 unid. 1.000 - 500

4.4.1 IMPORTANCIA Y SÍNTESIS DE LA SIMULACIÓN EN LAS DIFERENTES VARIABLES DE MERCADO

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Como se observa, lo más importante es simular diferentes acciones con respecto a precios, volumen o costos, a fin de incrementar las utilidades. Esto se puede lograr comparando lo presupuestado con lo que actualmente está sucediendo, y así llevar a cabo diferentes estrategias para cada una de las variables, tal como se detalla a continuación: ●

Costos: Toda organización intenta reducirlos, utilizando las herramientas de control administrativo. Por ejemplo: sistema de costeo basado en actividades, establecimiento de estándares, áreas de responsabilidad, presupuestos, etc, que en última instancia mejoran la eficiencia y la efectividad.

●

Precios: Es necesario analizar posibles aumentos o disminuciones relacionándolos principalmente con la competencia, para poder incrementar el volumen o bien reducir los costos variables, derivando esa reducción al cliente, de tal suerte que aumente la demanda y por lo tanto las utilidades.

●

Volumen de ventas: A través de campañas publicitarias o bien ofreciendo mejor servicio a los clientes, introducción de nuevas líneas, etc.

●

Composición de ventas: Cada línea que se pone en venta genera diferentes márgenes de contribución, por lo que resulta indispensable analizar si se puede mejorar la composición, es decir, vender las líneas que generan más margen de contribución, ya sea con estrategias de mercadotecnia o alguna otra: lo importante es vender la composición óptima.

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EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Nº 04 I.- VERDADEROS Y FALSOS. Conteste con una V si la aseveración es correcta o una F si es falsa. Justifique éstas últimas en el espacio indicado para ello. 1._____ Los costos de materia prima directa son considerados como costos variables, puesto que cambian en función de los niveles cambiantes de producción. 2._____ El punto de equilibrio permite determinar la cantidad máxima que puede producir y vender una empresa para generar ganancias. 3._____ En el modelo de punto de equilibrio el costo variable unitario se mantiene constante. 4._____ El ingreso por ventas de una empresa se determina multiplicando la cantidad vendida por el costo variable unitario. 5._____ La diferencia positiva entre costo de ventas e ingresos por ventas, se denomina utilidad bruta. 6._____ Los costos que tienen características de fijos y variables se denominan costos directos. 7._____ Los Costos Fijos se caracterizan porque varían en forma directamente proporcional a los cambios en el volumen de producción, dentro de un rango relevante dado. 8._____ El valor del punto de equilibrio se puede obtener multiplicando el punto de equilibrio en unidades físicas por el precio de venta unitario. 9._____ La utilidad de operación se determina restando de la utilidad bruta, el costo de ventas. 10._____ El costo total se determina sumando los costos variables y los costos fijos de la empresa. II.- DESARROLLO 1.- La empresa “GREAT POINT“ desea calcular los costos de lanzamiento de un nuevo producto al mercado regional. Se sabe que la producción será de 20.000 unidades, los Gastos de Administración y Ventas ascienden a $ 1.000.000.-, el costo variable unitario es de $ 1.160 y el precio de venta es de $ 1.640 c/u. SE PIDE: a) Prepare el Estado de Resultados para esta empresa, asumiendo que se vende toda la 113

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producción. b) ¿A partir de qué nivel la empresa obtendrá Utilidades? c) ¿Qué sucede si la empresa produce y vende una cantidad inferior a la calculada en (b)? d) ¿Qué sucede con el Punto de Equilibrio si la empresa decide aumentar el precio de venta en un 40%, dejando todo lo demás constante?

2.- “ RODELINK LTDA.” espera $79.500.000.-

que

sus

ventas

para

el año corriente sean de

En los años anteriores el porcentaje de utilidad bruta sobre las ventas ha sido de un 45%. Se espera que los gastos operacionales sean de $ 26.000.000.-, de los cuales un 40% son administrativos y un 60% de venta.

SE PIDE : Suponiendo una tasa impositiva del 16,5%, prepare el Estado de Resultados Presupuestado para esta empresa.

3.- “PIEL NATURAL” produce artículos para el cuidado de la piel, de los cuales vende 400.000 frascos al año. Cada uno de estos, tiene un costo variable de operación de $ 336.- y se venden a $400/u. Los costos fijos de operaciones son de $ 11.200.000.- La empresa tiene cargos de intereses anuales por $ 2.400.000.-, y una tasa impositiva de 17%.

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SE PIDE: a) Confeccione el Estado de Resultados de esta empresa. b) Calcule el Punto de Equilibrio Operativo, en unidades físicas y monetarias. 4.- En la siguiente gráfica, la línea AB representa las ventas de la COMPAÑÍA VULCANO. Todas las otras son líneas de costos. Indique según corresponda cada una de ellas:

LÍNEA CD es _______________________________________ LÍNEA CF es ______________________________________ LÍNEA AE es _______________________________________ LÍNEA JK es ________________________________________ LÍNEA LI es ________________________________________

SOLUCIONES EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS Nº 04

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I.- VERDADEROS Y FALSOS 1. V. 2. F. El punto de equilibrio es la cantidad mínima que la empresa debe producir y vender para obtener una utilidad de $ 0. 3. V. 4. F. Ingreso por ventas = Precio de venta x cantidad vendida 5. F. Utilidad bruta = Ingresos por ventas – Costo de ventas 6. F. Los costos con una parte fija y una parte variable se denominan Costos semivariables. 7. F. Los costos fijos se mantienen constantes dentro de un rango relevante; no dependen del volumen de producción. 8. V. 9. F. Utilidad de operación = Utilidad bruta – Gastos de operación 10. V. EJERCICIO 1 Datos: Qv = 20.000 unidades Cvu = $ 1.160/u. PV = $ 1.640/u. CFT = $ 1.000.000 a) Ventas ( 1.640 x 20.000 u.)

$ 32.800.000

Menos: Costo de ventas (1.160 x 20.000 u.)

23.200.000

Igual: Utilidad Bruta

9.600.000

Menos: Gastos de Administr. Y ventas

1.000.000

Igual: Utilidad Neta

8.600.000

b) P.E. (unidades) = CFT = $ 1.000.000 = 2.083 unidades PV – Cvu 1.640 – 1.160

A este nivel de producción y ventas, la empresa no gana ni pierde dinero. Cualquier unidad adicional que se venda, por sobre esta cantidad, automáticamente generará ganancias para la empresa. c) Si se produce y vende una cantidad inferior a la calculada en el punto de equilibrio (2.083 unidades), la empresa obtendrá pérdidas.

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d) PV inicial = $ 1.640/unidad PV final = $ 2.296/unidad P.E. (unidades) = $ 1.000.000 = 880 unidades. 2.296 – 1.160

R: al aumentar el precio de venta en 40%, ceteris paribus, el punto de equilibrio disminuye.

EJERCICIO 2 Datos: Ventas Utilidad Bruta/Ventas Gastos de operación Tasa impositiva

= $ 79.500.000 = 45% = $ 26.000.000 (40% administrativos y 60% de venta) = 17%

Luego: Ventas – Costo de Ventas Ventas 79.500.000 – X 79.500.000 X Entonces:

= 0,45 = 0,45 = $ 43.725.000

Estado de Resultados Presupuestado Ventas - Costo de Ventas = Utilidad Bruta - Gastos de Operación: Gastos Administrativos Gastos de Ventas = Utilidad de Operación - Intereses = Utilidad Antes de Impuestos - Impuesto a la renta = Utilidad Neta

$ 79.500.000 43.725.000 $ 35.775.000 10.400.000 15.600.000 9.775.000 ----------9.775.000 1.612.875 $ 8.162.125

EJERCICIO 3 a) Estado de Resultados Ventas 400.000 x $ 400/u) - costo de ventas (400.000 x 336) = Utilidad Bruta

$ 160.000.000 (134.400.000) 25.600.000 117

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- Costos fijos de operación = Utilidad de operación - Intereses = Utilidad antes de impuestos - Impuesto a la Renta (17%) = Utilidad Neta

( 11.200.000) 14.400.000 ( 2.400.000) 12.000.000 (2.040.000) $ 9.960.000

b) Punto de Equilibrio P.E. (QVE) = 11.200.000 400 – 336

= 175.000 unidades V.P.E.($) = 11.200.000 = $70.000.000.1- 336/400

EJERCICIO 4 LÍNEA CD es Costo Total LÍNEA CF es Costo Fijo Total LÍNEA AE es Costo Variable Total LÍNEA JK es Costo Variable Unitario LÍNEA LI es Costo Fijo Unitario LÍNEA AB es Ingreso Total

Si tus respuestas difieren de las que se plantean aquí, vuelve a leer los contenidos de la unidad; detecta tu error y corrige tu respuesta. Luego, continúa con la unidad siguiente.

V Unidad Temática

COSTOS POR PROCESOS

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OBJETIVO ESPECÍFICO ™ Diferenciar la información contenida en el informe del costo de producción que ayuda a la gerencia en el análisis de los costos totales y los costos unitarios de cada departamento.

CONTENIDOS ™ Objetivos y características de un sistema de costeo por procesos. ™ Flujo del sistema. ™ Producción Equivalente o efectiva. ¾ Acumulación de costos. ¾ Transferencia entre departamentos. ™ Informe del Costo de Producción. ™ Material dañado, desperdicios, unidades defectuosas y desechos.

5. COSTOS POR PROCESOS 5.1 OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE COSTEO POR PROCESOS. Este sistema es aplicable en aquellas empresas que hemos denominado de producción continua, donde el proceso de elaboración está constituido por una serie de pasos continuados, siendo en consecuencia, imposible identificar cada lote de producción. 119

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En este caso, el costo se calculará por periodos de producción; generalmente un mes y no por partidas. La suma de valores que forman el costo mensual se dividirá por el número de unidades producidas en el periodo, para calcular el costo unitario. Gráficamente, este sistema presenta el siguiente formato: D Departamento A H Se carga: por los elementos empleados: d) Materiales directos e) Mano de obra Directa f) Costos Indirectos

Se abona: por los productos traspasados al departamento B

D Departamento B H Se carga: por los productos elaborados recibidos de A; por los elementos empleados: 2. Materiales directos 3. Mano de Obra directa 4. Costos Indirectos

Se abona: por los productos terminados, trasladados al salón de ventas

D Productos Terminados H Se carga: por los productos terminados recibidos en B

Se abona: por Ventas a precio de costo

Lógicamente, que en la práctica podrán presentarse más de dos departamentos de producción, manteniendo las cuentas representativas de cada uno de ellos, el mismo tratamiento que hemos determinado para el departamento B.

5.2 FLUJO DEL SISTEMA. En las empresas en las que se utiliza este sistema se cargan los elementos del costo correspondiente a un periodo determinado al proceso o procesos que existan y, en el caso de que toda la producción se inicie y termine en dicho periodo el costo por unidad se obtendrá dividiendo el costo total acumulado entre las unidades producidas. En el caso de quedar producción en proceso al final del periodo es necesario estimar la 120

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fase en que se encuentra dicha producción, esto es, se calcula la equivalencia a unidades terminadas para poder valorizar toda la producción como productos terminados. Desde el punto de vista contable, el proceso fundamental de este sistema de costos es la valorización de la producción transferida a otro proceso o terminada y la que queda como inventario en proceso. ™

BASE DEL PROCEDIMIENTO.

Los costos del proceso descansan en la teoría de costos promedios correspondientes a un volumen de producción dado y en un tiempo dado. Los costos directos e indirectos se acumulan por procesos o departamentos y el volumen de producción se registra diaria, semanal, quincenal o mensualmente. Si hay existencias en proceso se le busca su equivalencia en producción terminada y las mermas o pérdidas normales se eliminan y recargan el costo de todo el proceso. En estas condiciones, para obtener el costo promedio basta dividir el costo de cada proceso entre la producción equivalente (unidades terminadas + equivalente en terminadas de lo que existe en proceso), insistiéndose en deducir las mermas o pérdidas normales no así las de carácter especial, mermas o pérdidas extraordinarias. El volumen de producción indica la masa que ha sido puesta en proceso durante cierto periodo.

5.3 PRODUCCIÓN EQUIVALENTE O EFECTIVA PRODUCCIÓN EQUIVALENTE es la cantidad de unidades que se dan por terminadas de cada proceso teniendo en cuenta la fase de trabajo en que se encuentra en relación con su terminación. Ejemplo: Si existen 100 unidades al 50% de su terminación equivale a 50 unidades terminadas para fines de su valorización.

Generalmente, se busca un equivalente para los tres elementos del costo de producción (materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación), pero en ciertas ocasiones el material puede estar totalmente suministrado y sólo es necesario encontrar la equivalencia para el costo de conversión (mano de obra directa + costos indirectos de fabricación). 5.3.1 ACUMULACIÓN DE COSTOS.

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1) En un sistema de contabilidad de costos por procesos deben desarrollarse los procedimientos adecuados para acumular materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos o carga fabril por departamento, por proceso o centro de costos. 2) Para determinar el costo unitario por cada departamento. 3) Para transferir costos de un departamento al siguiente; debe existir un método para transferir los costos del proceso A al proceso B. 4) Para asignar costos a Trabajos en Proceso (Productos en Proceso). ƒ

COSTO DE MATERIALES

En un sistema de costos por procesos el número de pedidos o de cargo de materiales es mucho menor que con el sistema de costos por órdenes específicas, puesto que los cargos se hacen a los departamentos de los materiales; la utilización diaria y semanal se obtiene de los informes de consumo y no de los pedidos individuales. El asiento de diario para cargar el costo de materiales será el siguiente (datos supuestos): Inventario de Trabajo en proceso, Departamento. “A” $ 10.500 Inventario de Materiales ƒ

$10.500

COSTO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Por lo general, no se hace distinción entre mano de obra directa e indirecta; las nóminas son preparadas por los departamentos o centros de producción y proporcionan el costo de mano de obra para la fabricación durante un periodo determinado. El asiento de contabilidad para la mano de obra directa e indirecta consistirá en un cargo a la cuenta de Productos en proceso Departamentales, como sigue (datos supuestos): Inventario de trabajos en proceso, departamento “A” $ 6.000 Inventario de Trabajos en Proceso, departamento “B” $ 2.000 Nómina por Pagar ƒ

$ 8.000

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN

En el costeo por proceso los productos se fabrican para stock en lugar de hacerse según pedido. El asiento de diario para contabilizar los costos indirectos, será como sigue (datos supuestos): Inventario de Trabajos en Proceso, departamento ”A”

$ 9.000

Inventario de Trabajos en Proceso, departamento “B”

$ 4.000

Costos Indirectos de Fabricación Aplicados

122

$ 13.000

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Debe notarse, además, que algunas empresas fabriles de proceso llevan cuentas separadas para la carga fabril fija y para la carga fabril variable. Para eliminar las dificultades en el proceso de prorrateo de los costos indirectos de fabricación con frecuencia se utiliza una tasa predeterminada basada en la operación de un periodo determinado. 5.3.2 TRANSFERENCIA ENTRE DEPARTAMENTOS El costeo por procesos se utiliza cuando las operaciones se realizan en diferentes etapas de la producción en uno o más departamentos o centros de costos, por lo tanto, la transferencia de costos entre departamentos necesita conocer precisamente el costo unitario de la operación en el departamento. EJEMPLO: La compañía SOL Y SOMBRA elabora el producto X, el cual requiere ser procesado en los departamentos A y B. Durante el mes de Octubre de 2006 se colocaron en producción y se terminaron 5.000 unidades. Los costos fueron los siguientes: - Materiales - Mano de obra directa - Costos Indirectos

$ 10.000.000.$ 9.000.000.$ 6.000.000.-

Cálculos: Trabajos en Proceso - Departamento “A” Costo total Materiales colocados en producción $10.000.000 Mano de obra directa $ 9.000.000 Costos indirectos $ 6.000.000 Costo total $ 25.000.000

Costo unitario $ 2.000/unidad 1.800 1.200 $ 5.000/unidad

Luego: Las unidades y los costos fluyen juntos a través de un sistema de costeo por procesos. La siguiente ecuación resume el Flujo Físico de las unidades en un producto.

UNIDADES POR CONTABILIZAR: Unidades iniciales en proceso + Unidades que empiezan el proceso o son recibidas de otros departamentos

UNIDADES CONTABILIZADAS:

=

Unidades transferidas + Unidades terminadas y aún disponibles + Unidades finales en proceso

123

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EJEMPLO: La compañía LUZ DE LUNA tenía en el departamento “A” 2.000 unidades en proceso al principio del mes. Colocó 6.000 unidades en proceso durante el mes y tenía 3.000 unidades en proceso a fin de mes. Todas las unidades terminadas fueron transferidas al departamento B. Solución: Unidades iniciales en proceso + Unidades que empiezan el proceso Luego:

2.000

X Unidades transferidas + 3.000 Unidades finales en proceso 3.000 + X

6.000 8.000

8.000 – 3.000 = X 5.000 = X Unidades transferidas al depto. B

Un producto puede fluir a través de una fábrica por diferentes vías o rutas hasta su terminación. Los Flujos de Productos más comunes son: Secuencial, Paralelo y Selectivo. FLUJO SECUENCIAL DEL PRODUCTO Departamento 1 Mezclado

Departamento 2 Moldeado

Departamento 3 Salado

Departamento 4 Horneado

Departamento 5 Empaque

Inventario de Artículos Terminados

FLUJO PARALELO DEL PRODUCTO Departamento 1 Corte

Departamento 3 Instalación de alambre

Departamento 2 Tinturado

Departamento 4 Pruebas

Departamento 5 Combinación

124

Departamento 6 Empaque

Inventario de Artículos Terminados

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FLUJO SELECTIVO DE PRODUCTOS

5.4 INFORME DEL COSTO DE PRODUCCIÓN. El Informe del Costo de Producción es un análisis de la actividad del departamento o centro de costos para el periodo. Todos los costos imputables a un departamento o centro de costos se presentan según los elementos del costo. Este informe puede prepararse, para cada departamento, siguiendo un enfoque de 4 pasos. Cada paso representa un Plan separado y los cuatro planes juntos constituyen un Informe del Costo de Producción. PASOS: 1) PLAN DE CANTIDADES: Contabilizar el Flujo Físico de unidades. 2) PLAN DE PRODUCCIÓN EQUIVALENTE: Calcular las unidades de producción equivalente. 3) PLAN DE COSTOS POR CONTABILZAR: Acumular los costos, totales y por unidad, que van a contabilizarse por departamento. 4) PLAN DE COSTOS CONTABILIZADOS: Asignar los costos acumulados a las unidades transferidas o todavía en proceso. EJEMPLO: La empresa “Juguetilandia”, dedicada a la fabricación de muñecas modelo Barbie, posee un sistema de costos por proceso. 125

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El proceso de elaboración, hace que el producto pase por dos departamentos durante su proceso de elaboración: Departamento A: Moldeado (piezas del cuerpo, ropa, gafas y empaque para las muñecas) Departamento B: Ensamblaje (se unen las piezas, se viste la muñeca y se empaca). Datos: Depto. A

Depto. B

Unidades: Iniciaron el proceso

60.000 u.s.

Recibidas del departamento A

46.000 u.s.

Transferidas al departamento B

46.000 u.s.

Transferidas al invent. De Prod. Terminados

40.000 u.s.

Unidades finales en proceso: Depto. A (MPD 100% terminadas; MOD y CIF 40% terminados)

14.000 u.s.

Depto. B (MOD y CIF 33,33% terminados)

6.000 u.s.

Costos: Materiales Directos

$ 3.120.000

$0

Mano de Obra Directa

$ 3.612.000

$ 3.570.000

Costos Indirectos de Fabricación (aplicados)

$ 3.457.200

$ 3.192.000

Luego: DEPARTAMENTO A INFORME DEL COSTO DE PRODUCCIÓN PASO 1: CANTIDADES Unidades por contabilizar: 60000

Unidades que iniciaron el proceso

126

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PASO 1: CANTIDADES Unidades contabilizadas: Unidades transferidas al siguiente departamento

46000

Unidades finales en proceso

14000

60000

PASO 2: PRODUCCIÓN EQUIVALENTE MATERIALES DIRECTOS

COSTO DE CONVERSIÓN

46000

46000

Unid. Termin. y transfer. al depto. B Unidades finales en proceso: 14.000x100% terminadas

14000

14.000 x 40% terminadas

5600 60000

51600

PASO 3: COSTOS POR CONTABILIZAR COSTOS TOTALES/PROD. EQUIVALENTE= COSTO UNIT. EQUIVAL.

Costos agregados por depto.: Materiales directos

$ 3.120.000/60.000 u.s.

$ 52/u.

Mano de obra directa

$ 3.612.000/51.600 u.s.

$ 70/u.

Costos Indirectos Fabricación

$ 3.457.200/51.600 u.s.

$ 67/u. $ 189/u.

$ 10.189.200 PASO 4: COSTOS CONTABILIZADOS Transferidos al sgte. Depto.(46.000 u. x $189/u)

$ 8.694.000

Inventario final de trabajos en proceso: Materiales directos (14.000 u.s. X $52/u.)

$ 728.000

127

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PASO 4: COSTOS CONTABILIZADOS Mano de obra directa (14.000 u.s. X 40% x $ 70/u.)

$ 392.000

Costos indir. de fabric. (14.000 u.s. X 40%x $67/u.)

$ 375.200

$1.495.200 $ 10.189.200

NOTA: Producción Equivalente: es igual a las unidades totales terminadas más las unidades incompletas expresadas en términos de unidades terminadas. Costo unitario equivalente = Costos agregados durante el periodo Unidades equivalentes La sección de “Costos Totales por Contabilizar” debe ser igual a la sección de “Costos Totales Contabilizados”. DEPARTAMENTO B INFORME DEL COSTO DE PRODUCCIÓN PASO 1: CANTIDADES Unidades por contabilizar: Unidades recibidas del depto. anterior

46000

Unidades contabilizadas: Unid. transferidas a inventario de Artíc. Terminados

40000

Unidades finales en proceso

6000

46000

PASO 2: PRODUCCIÓN EQUIVALENTE COSTO DE CONVERSIÓN Unid. Termin. Y transfer. a inv. artíc. Termin.

40000

Unidades finales en proceso:6.000 x 33,33% terminadas

2000

128

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PASO 2: PRODUCCIÓN EQUIVALENTE Total de unidades equivalentes

42000

PASO 3: COSTOS POR CONTABILIZAR COSTOS TOTALES/PRODUC. EQUIVALENTE= COSTOUNIT. EQUIVAL. Costos del departamento anterior:

$ 8.694.000/46.000 u.s.

$ 189/u

$ 3.570.000/42.000 u.s.

$ 85/u.

Costos indirectos de fabricación $ 3.192.000/42.000 u.s.

$ 76/u.

Costos trnsferidos del depto. Anterior (46.000 u.s. X $189/u) Costos agregados por depto.: Mano de obra directa

Costos totales agregados

$ 6.762.000

$ 161/u.

$15.456.000

$ 350/u.

PASO 4: COSTOS CONTABILIZADOS Transferidos a invent. De artíc. Terminados (40.000 u.s $350/u)

$ 14.000.000

Inventario final de trabajos en proceso: Costos del depto. Anterior ( 6.000 u. x $189)u

$ 1.134.000

MOD (6.000 u.x 33,33% x $ 85/u)

$ 170.000

CIF (6.000 u. x 33,33% x $ 76/u.)

$ 152.000

$ 1.456.000 $ 15.456.000

Los asientos contables para “JUGUETILANDIA” serían: DEPARTAMENTO A: 1) Inventario de Trabajo en Proceso, Depto. A Inventario de Materiales 129

$ 10.189.200

$ 3.120.000

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Nómina por Pagar CIF aplicados

$ 3.612.000 $ 3.457.200

Glosa: Costos agregados por el departamento A

2) Inventario de Trabajo en Proceso, Depto. B $ 8.694.000 Inventario de Trabajos en Proceso, Depto. A

$ 8.694.000

Glosa: Para contabilizar los costos de artíc. Term. Y transferidos al depto. B

DEPARTAMENTO B 3) Inventario de Trabajos en Proceso, Depto. B Nómina por Pagar CIF aplicados

$ 6.762.000

$ 3.570.000 $ 3.192.000

Glosa: Costos agregados por el departamento B.

4) Inventario de Artículos Terminados $ 14.000.000 Inventario de Trabajos en Proceso, Depto. B

$ 14.000.000

Glosa: Para contabilizar los costos de los artíc. Terminados y transferidos a inventario de artíc. Terminados.

5.5 MATERIAL DAÑADO, DESPERDICIOS, UNIDADES DEFECTUOSAS Y DESECHOS ™ UNIDADES DAÑADAS Son unidades que no cumplen con los estándares de producción y que se venden por su valor residual o que se descartan. Al descubrir las unidades dañadas, éstas se sacan de la producción y no se efectúa trabajo adicional en ellas. Por ejemplo: si una bandeja de pan se deja demasiado tiempo en el horno y se quema, no puede corregirse. ™

UNIDADES DEFECTUOSAS

Son unidades que no cumplen con los estándares de producción y que deben reelaborarse con el fin de poder venderlas como unidades buenas o como unidades defectuosas. Por ejemplo: si un TV no produce ningún sonido, es posible hacerlo de nuevo para corregir el problema y venderlo como una unidad buena.

™

MATERIAL DE DESECHO

Son materias primas que sobran del proceso productivo y que no pueden reintegrarse a la producción para el mismo propósito, pero que pueden utilizarse para un propósito o proceso de producción diferentes o venderse a terceras personas por un valor nominal. Por ejemplo: en el caso de la madera, virutas y aserrín; este último puede emplearse en la producción de briquetas para estufas a leña. 130

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™

MATERIAL DE DESPERDICIO

Es la parte de las materias primas que sobra después de la producción y que no tiene uso adicional o valor de reventa. Puede incurrirse en un costo adicional para eliminar los materiales de desperdicio.

EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Nº 05

I.- VERDADEROS Y FALSOS. 131

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Conteste con una V si la aseveración es correcta o una F si es falsa. Justifique éstas últimas en el espacio indicado para ello. 1._____ La Producción Equivalente es la cantidad de desechos y desperdicios generados en la producción. 2._____En un sistema de costos por proceso, los costos directos e indirectos se acumulan por departamento. 3._____En un flujo selectivo de productos, los costos de los departamentos se van transfiriendo secuencialmente de un departamento a otro. 4._____Las unidades que no cumplen con los estándares de producción y que se venden por su valor residual o que se descartan se denominan Unidades Defectuosas. 5. _____ Una unidad defectuosa es posible corregirla y venderla luego como una unidad buena. EJERCICIO A continuación se presentan los datos relacionados con el Departamento B de la empresa manufacturera “CÁLCULO PERFECTO “, que emplea un sistema de costeo por procesos: Unidades que le transfirieron Unidades agregadas a la producción Unidades transferidas Unidades finales en proceso (materiales directos 100% terminados; Costo de conversión 70% terminados)

Costos que le transfirieron Costos agregados por el departamento: Materiales directos Mano de obra directa Costos indirectos de fabricación (aplicados)

55.000 5.000 48.000 12.000 $ 2.475.000 $ 720.000 $ 2.143.200 $ 3.214.800

SE PIDE: Determinar los siguientes costos unitarios: a) Costo unitario que le transfirieron. b) Materiales directos. c) Mano de obra directa. d) Costos indirectos de fabricación. e) Costo unitario total.

SOLUCIONES EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS Nº 05

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I. VERDADEROS Y FALSOS 1. F Es la cantidad de unidades que se dan por terminadas de cada proceso teniendo en cuenta la fase de trabajo en que se encuentra con relación a su terminación. 2. V. 3. F. Esto sucede en un Flujo Secuencial del producto. 4. F. Son unidades dañadas. 5. V. EJERCICIO Departamento A Producto

Departamento B 55.000 u.s $ 2.475.000

5.000 u.s

48.000 u.s

IFPP =12.000

Producto Terminado

100% MPD $ 720.000 70% MOD $ 2.143.200 70% CIF $ 3.214.800 1. PLAN DE CANTIDADES Unidades por contabilizar: Unidades transferidas del departamento anterior

55.000 u.s

Unidades agregadas a la producción

5.000 u.s.

60.000 u.s.

Unidades contabilizadas: Unidades transferidas a productos terminados

48.000 u.s.

Unidades finales en proceso

12.000 u.s.

60.000 u.s.

2. PRODUCCIÓN EQUIVALENTE

Unidades terminadas y transferidas a productos terminados

133

MPD

COSTO CONVERSIÓN

48.000 u.s.

48.000 u.s.

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MPD

COSTO CONVERSIÓN

12.000 u.s. X 100%

12.000 u.s.

-----

12.000 u.s. X 70%

-----

8.400 u.s.

60.000 u.s.

56.400 u.s.

Unidades finales en proceso:

3. COSTOS POR CONTABILIZAR UNIDADES

COSTOS TOTALES

Costos del departamento anterior

55.000 u.s. $ 2.475.000

Unidades agregadas a la producción

5000 u.s.

PRODUCCIÓN EQUIVALENTE

40.000 u.s

COSTO UNITARIO EQUIVALENTE

$ 45/u.

60.000 u.s. Costos agregados por el departamento:

*$41,25/u

MPD

$

720.000

60.000 u.s.

$ 12/u

MOD

$ 2.143.200

56.400 u.s.

$ 38/u

CIF

$ 3.214.800

56.400 u.s.

$ 57/u

$ 8.552.800

$148,25/u

* $ 2.475.000/60.000 u.s. = $ 41,25/u

Si respondiste correctamente las preguntas, te felicito. Puede continuar con la unidad siguiente que trata del tema de Presupuestos.

VI Unidad Temática

PRESUPUESTOS

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OBJETIVO ESPECÍFICO ™ Identificar los aspectos de comportamiento de la presupuestación con respecto a la responsabilidad de su elaboración. CONTENIDOS ™ Introducción. ¾ Características importantes de los presupuestos. ¾ Ventajas de los presupuestos. ¾ Tipos de presupuestos. ™ Presupuestos Flexibles y Estándares. ¾ Presupuestos rígidos, estáticos, fijos o asignados. ¾ Presupuestos flexibles o variables. ™ Estándares para control.

6. PRESUPUESTOS 6.1 INTRODUCCIÓN El Presupuesto anual es un medio de acción empresarial que permite dar forma en 135

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términos económicos a las decisiones contenidas en los planes y programas. Si una empresa no cuenta con un proceso completo de planificación, el presupuesto constituye, o debe constituir, el momento de reflexión anticipada frente al ejercicio que viene, convirtiéndose en el documento que refleja la estimación expresada en cantidades y valorada en unidades monetarias de la actividad económico-financiera, pretendida por la empresa y aprobada por la Dirección. Un Presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. 6.1.1 CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES DE LOS PRESUPUESTOS Los principales elementos de un presupuesto son: ƒ ƒ

ƒ ƒ ƒ ƒ

Es un Plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar, de tal forma que la empresa logre un cambio ascendente en determinado periodo. Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización. A este proceso se le conoce como Presupuesto Maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran. Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, lo cual crea confusión y error. En términos financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma surgirían problemas en el análisis del plan maestro. Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se pretende obtener, así como de los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible. Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro; la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, básicamente, con la planeación financiera, que incluye: a) Presupuesto de efectivo. b) Presupuesto de adicionales de activos (inventario, cuentas por cobrar, activos fijos).

ƒ

Dentro de un periodo futuro determinado: un presupuesto siempre tiene que estar en función de un cierto periodo. Después de analizar la definición anterior, se puede afirmar, en términos más sencillos, que el presupuesto de una empresa consiste en cuantificar en términos monetarios la toma de decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que permitan visualizar su efecto en

136

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la empresa para servir como herramienta del control administrativo. 6.1.2 VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS Como ventajas de los presupuestos se pueden mencionar las siguientes: 1) Presiona a que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos de la empresa. 2) Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada. 3) Cuando existe motivación adecuada incrementa la participación de los diferentes niveles de la organización. 4) Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables. 5) Facilita a la administración la utilización óptima de los diferentes insumos. 6) Facilita la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la compañía. 7) Obliga a realizar un autoanálisis periódico. 8) Facilita el control administrativo. 9) Es un reto que constantemente se presenta a los ejecutivos de una organización ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la empresa. 10) Ayuda a lograr mayor eficiencia en las operaciones.

137

para

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Figura 6-1. COMPONENTES DEL PRESUPUESTO MAESTRO

6.1.3 TIPOS DE PRESUPUESTOS 138

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Si consideramos la empresa como un sistema único y global podemos desarrollar los siguientes presupuestos parciales que componen el Presupuesto Integral o Maestro. A los estados financieros proyectados, también se les denomina Estados Financieros Proforma. •

Presupuestos de Operación: ¾ Ventas ¾ Producción 9 Compra de materiales directos 9 Consumo de Materiales Directos (MPD) 9 Mano de Obra Directa (MOD) 9 Costos Indirectos de Fabricación (CIF) ¾ Costo de los artículos vendidos ¾ Gastos de Ventas ¾ Gastos Administrativos ¾ Estado de Resultados Presupuestado

•

Presupuesto de Caja: ¾ Pronóstico de Entradas de Caja ¾ Pronóstico de Salidas de Caja ¾ Presupuesto de Caja ¾ Estado de Flujos de Efectivo

•

Presupuesto del Balance General: ¾ Presupuesto de Inventario Final ¾ Balance General Presupuestado

La forma de presentación utilizada en este módulo, está indicada en la Figura 6.1, en donde cada presupuesto está identificado, para su mejor comprensión durante el desarrollo del ejercicio. 1. PRESUPUESTO DE VENTAS La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y las demás partes del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. En muchas compañías, el pronóstico de ventas empieza con la preparación de estimaciones de ventas realizadas por cada uno de los vendedores. Luego, estas estimaciones se remiten a los respectivos gerentes de ventas. Aquí, los procedimientos de pronóstico varían mucho. Por lo general, los gerentes de ventas revisan las estimaciones y hacen ajustes con base en la información adicional o en su propia experiencia. Después de las estimaciones, se consolidan y se remiten al gerente de marketing para su revisión y aprobación.

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Información necesaria: 1) Presupuesto de ventas, en unidades. 2) Precio de venta, por unidad. FÓRMULA: Presupuesto de Ventas = Presupuesto de ventas (en unidades) * Precio de venta por unidad EJERCICIO Para examinar los presupuestos, tomaremos un ejemplo base, con el cual desarrollaremos el Presupuesto Maestro de la empresa para el Primer Trimestre de 2008. Los presupuestos serán desarrollados en base a las fórmulas presentadas para cada uno de ellos y serán identificados por separado. Datos Generales de la empresa: La empresa “CÁLCULO PERFECTO” fabrica y vende un único producto y emplea un solo canal de distribución. Nota: Si hubiera más productos, se haría un pronóstico de ventas por separado para cada producto. Si se emplea más de un canal de distribución, el pronóstico de ventas de cada producto presentaría una clasificación por canales de distribución, como mayoristas, intermediarios y/o minoristas. Una análisis de ventas por canal de distribución revelará la cantidad con que cada canal está contribuyendo a las ventas y a las utilidades netas. “CÁLCULO PERFECTO” ha terminado el proceso de pronóstico de ventas y presupuestó las siguientes cantidades para el primer trimestre de 2008, a un precio promedio de venta de $3.300. TERRITORIO 1 2 3 4 Totales

ENERO 1.000 u. 600 u. 925 u. 430 u. 2.955 u.

FEBRERO 1.125 u. 650 u. 900 u. 450 u. 3.125 u.

MARZO 1.210 u. 675 u. 960 u. 475 u. 3.320 u.

TRIMESTRE 3.335 u. 1.925 u. 2.785 u. 1.355 u. 9.400 u.

Luego, el presupuesto de ventas es: Programa 1 a Programa (1 a): Presupuesto de Ventas Territorio

1 2 3 4 Totales

Enero

$ 3.300.000 1.980.000 3.052.500 1.419.000 $9.751.500

Febrero

$3.712.500 2.145.000 2.970.000 1.485.000 $10.312.500

2. PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN 140

Marzo

Trimestre

3.993.000 2.227.500 3.168.000 1.567.500 10.956.000

$11.005.500 6.352.500 9.190.500 4.471.500 31.020.000

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Las cantidades del presupuesto de producción deben estar estrechamente relacionadas con las del presupuesto de ventas y los niveles de inventario deseado. Básicamente, el presupuesto de producción es el presupuesto de ventas ajustado por los cambios en el inventario. Antes de adelantar trabajo en el presupuesto de producción, debe determinarse si la fábrica puede producir las cantidades estimadas en el presupuesto de ventas. La producción debe plasmarse a un nivel eficiente, de manera que no haya grandes fluctuaciones en la contratación de empleados de la fábrica. Para estabilizar la cantidad de empleados también es necesario mantener los inventarios a un nivel eficiente. Información necesaria: 1) Presupuesto de ventas, en unidades. 2) Inventario final, en unidades. 3) Inventario inicial, en unidades. FÓRMULA: Presupuesto de Producción (en unidades) = Presupuesto de ventas (en unidades) + Inventario final deseado (en unidades) - Inventario inicial (en unidades)

™ Datos de la empresa: ¾ La empresa desea que las siguientes unidades del inventario de artículos terminados estén disponibles en las fechas especificadas del año próximo: Enero 1: Enero 31: Febrero 28: Marzo 31:

2.140 unidades 2.050 unidades 2.175 unidades 2.215 unidades

¾ El inventario de Materiales directos corresponde al 60% de las exigencias de producción del mes siguiente. Luego, el presupuesto de producción en unidades es: Programa 1b. Programa (1b): Presupuesto de Producción ÍTEM

Presupuesto de Ventas +Inventarios Final deseado - Inventario Inicial =Unid. de produc.requeridas

UNIDADES

Enero 2.955 2.050 2.140 2.865

Febrero 3.125 2.175 2050 3.250

Marzo 3.320 2.215 2.175 3.360

Trimestre 9.400 2.215 2.140 9.475

Observe que el inventario final de un mes, se convierte en el inventario inicial del mes siguiente. 3. PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIALES DIRECTOS

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Éste es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, puesto que las cantidades por comprar y los programas de entregas deben establecerse rápidamente para que los materiales directos estén disponibles cuando se necesiten. Por lo general, se dispone de una hoja de especificaciones o fórmula para cada producto que muestra el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad de producción. Información necesaria: 1) Presupuesto de producción, en unidades. 2) Inventario final, en unidades. 3) Inventario inicial, en unidades. 4) Precio de compra, por unidad. FÓRMULAS : ➢

Compra de materiales directos requeridos (en unidades)

= [Presupuesto de producción (en unidades)* Materiales directos requeridos para producir una unidad] + Inventario final deseado (en unidades) –Inventario inicial (en unidades) ¾

Costo de Compra de Materiales directos

= Compras de materiales directos requeridos (en unidades) * Precio de compra ™

por unidad

Datos de la empresa:

¾ La hoja de costos estándares de la compañía indica que para cada unidad de producto terminado se requiere una unidad de materia prima directa. ¾ El precio acordado para los materiales directos es de $ 850/unidad hasta el 1 de marzo de 2008, fecha en que se incrementaría a $ 900/unidad. ¾ Se estima una producción presupuestada para el mes de Abril de 2008 de 3.500 unidades. Luego, el presupuesto de producción es: Programa 1 c Programa (1 c): Presupuesto de Compras de Materiales ÏTEM Enero Febrero Producción requerida: Unidades (Programa 1b) + Inventario final deseado - Inventario inicial = Compras de materiales x Precio compra unitario = Compras Totales

2.865 1.950 1.719 3.096 $850/u. $2.631.600

3.250 2.016 1.950 3.316 $ 850/u. $ 2.818.600

Marzo

Trimestre

3.360 2.100 2.016 3.444 $ 900/u. $3.099600

9.475 2.100 1.719 9.856 $ 867/u. $ 8.545.152

Observe que: Inventario inicial de materiales en Enero de 2008 = Inventario final de materiales directos en Diciembre de 2007 = 60% de 2.865 unidades = 1.719 unidades. 4. PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIALES DIRECTOS

142

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Aproximadamente, al mismo tiempo que se prepara el presupuesto de compras y se piden los materiales directos requeridos, es necesario preparar el presupuesto de consumo de materiales directos para propósitos de presupuesto. Este presupuesto es una herramienta útil en la planeación de las actividades operacionales. Información necesaria: 1) Presupuesto de materiales directos de producción. 2) Precio de compra, por unidad. FÓRMULA : Presupuesto de Consumo de Materiales Directos = Materiales Directos Requeridos (en unidades)* Costo unitario de materiales directos

™ Datos de la empresa: ¾

Recuerde que para esta empresa, por cada unidad producida se requiere una unidad de materia prima directa.

Luego, el presupuesto de consumo de materiales es: Programa 1 d Programa (1 d): Presupuesto de Consumo de Materiales Directos ÍTEM Enero Febrero Marzo Unid. requeridas de materiales x Costo unitario de materiales = Costo de consumo de materiales

2.865 $ 850/u. $2.435.250

3.250 $850/u. $2.762.500

3.360 $900/u. $3.024.000

Trimestre 9.475 $867/u. $8.214.825

5. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA Por lo general, los ingenieros fijan las necesidades de mano de obra directa con base en los estudios de tiempo. El presupuesto de mano de obra directa debe estar coordinado con los de producción, de compras y con las demás partes del presupuesto maestro. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costos indirectos de fabricación. El departamento de personal deberá expresar en los presupuestos de mano de obra directa e indirecta los tipos y la cantidad de empleados requeridos y cuándo se necesitan. Si el programa de producción demanda más trabajadores de los que están realmente empleados, el departamento de personal debe proveer un programa de capacitación para los nuevos trabajadores.

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Información necesaria: 1) Presupuesto de producción, en unidades. 2) Horas de mano de obra directa, en unidades. 3) Tasa por hora de mano de obra directa. FÓRMULA: Presupuesto de Mano de Obra Directa = Unidades de producción requeridas x horas de mano de obra directa x Tarifa por hora de mano de obra directa ™

Datos de la empresa: ¾ Los datos de costos estándares de la Cía. Indican que se requerirá 2 horas de mano de obra directa (HMOD) para terminar 1 unidad de producto. ¾ La tarifa estándar por hora será de $ 300 al 01 de Enero de 2008, pero se espera que aumente a $350 al 01 de Febrero de 2008.

Luego, con base en la fórmula, calculamos el presupuesto de mano de obra directa en el Programa 1 e. Programa (1 e): Presupuesto de mano de Obra directa Enero Febrero Presupuesto de MOD Unidades de producción 2.865 u 3.250 u. requeridas x 2 HMOD

x Tasa por HMOD

= Costo de MOD

5.730 u. $ 300/u. $ 1.719.000

6.500 u. $ 350/u. $ 2.275.000

Marzo 3.360 u.

Trimestre

6.720 u. $ 350/u. $ 2.352.000

18.950 u. $ 333/u. $ 6.310.350

9.475 u.

6. PRESUPUESTO DE COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Los jefes de departamentos deben ser responsables de los costos incurridos por sus respectivos departamentos. Cualquier costo asignado al departamento debe mostrarse por separado de aquellos de los que el jefe de departamento es directamente responsable. Para un mejor control, los costos fijos y variables se separan como sigue: los costos fijos tienen valores totales asignados en pesos, en tanto que a los costos variables se les asignan tasas, por ejemplo, con base en las horas de mano de obra directa.

144

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Información necesaria: 1) Presupuesto de horas de mano de obra directa. 2) Costos Fijos. 3) Costos Variables. FÓRMULA: Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación = Costos Indirectos de Fabricación Totales + (Total de horas presupuestadas de mano de obra directa x Tasa de costos variables por hora de mano de obra directa) ™

Datos de la empresa: ¾ Para cada mes del primer trimestre de 2008, la empresa tendrá costos indirectos fijos. ¾ A la vez, presentará costos indirectos variables, calculados como una tasa en base a las horas de mano de obra directa empleadas en cada mes.

De esta forma obtenemos el Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación en el Programa (1 f), que se detalla a continuación: Programa (1 f): Presupuesto de CIF: 5.730 HMOD para ENERO de 2008 TIPO DE COSTO Fijo Variable Total Materiales Indirectos

$ 120.000

-----

$ 120.000

MOI (Variable, $ 50 x 5.730 HMOD)

150.000

“ 286.500

436.500

Supervisión

125.000

-----

125.000

-----

171.900

171.900

50.000

114.600

164.600

60.000

57.300

117.300

45.000

68.760

113.760

65.000

-----

65.000

Impuestos

100.000

-----

100.000

Depreciación

300.000

-----

300.000

-----

85.950

85.950

$ 1.015.000

$ 785.010

$ 1.800.010

Imptos. sobre la nómina (Var.: $ 30 x 5730 HMOD) Mantenimiento (Variable: $20 x 5.730 HMOD) Calefacción y luz (Variable: $10 x 5.730 HMOD) Energía (Variable: $12 x 5,730 HMOD) Seguros

Varios (Variable: $15 x 5730 HMOD) Total de CIF

145

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Presupuesto de CIF: 6.500 HMOD para FEBRERO de 2008 TIPO DE COSTO Fijo Variable Total Materiales Indirectos $ 120.000 ----$ 120.000 MOI (Variable, $ 50 x 6500 HMOD)

150.000

325.000

475.000

Supervisión

125.000

-----

125.000

-----

195.000

195.000

50.000

130.000

180.000

60.000

65.000

125.000

45.000

78.000

123.000

65.000

-----

65.000

Impuestos

100.000

-----

100.000

Depreciación

300.000

-----

300.000

-----

97.500

97.500

$ 1.015.000

$ 890.500

$ 1.905.500

Imptos. sobre la nómina (Var.: $ 30 x 6500 HMOD) Mantenimiento (Variable: $20 x 6500 HMOD) Calefacción y luz (Variable: $10 x 6500 HMOD) Energía (Variable: $12 x 6500 HMOD) Seguros

Varios (Variable: $15 x 6500 HMOD) Total de CIF

Presupuesto de CIF: 6.720 HMOD para MARZO de 2008 TIPO DE COSTO Fijo Variable Materiales Indirectos $ 120.000 ----MOI (Variable, $ 50 x 6720 HMOD) 150.000 336.000 Supervisión 125.000 ----Imptos. sobre la nómina (Var.: $ 30 x 6720 ----201.600 HMOD) Mantenimiento (Variable: $20 x 6720 50.000 134.400 HMOD) Calefacción y luz (Variable: $10 x 6720 60.000 67.200 HMOD) Energía (Variable: $12 x 6720 HMOD) 45.000 80.640 Seguros 65.000 ----Impuestos 100.000 ----Depreciación 300.000 ----Varios (Variable: $15 x 6720 HMOD) ----100.800 Total de CIF $ 1.015.000 $ 920.640

146

Total $ 120.000 486.000 125.000 201.600 184.400 127.200 125.640 65.000 100.000 300.000 100.800 $ 1.935.640

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7. PRESUPUESTO DE INVENTARIOS FINALES Las cantidades del inventario presupuestado final del mes se necesitan para el inventario de materiales directos y de artículos terminados en el Presupuesto de Costo de Artículos Vendidos (Costo de Ventas) y el Balance General Presupuestado. Información necesaria: 1) Inventario final, en unidades. 2) Costo estándar por unidad. FÓRMULA: Costo del inventario final presupuestado = Inventario final (en unidades) x Costo estándar por unidad

™ Datos de la empresa: ¾ Recuerde que el inventario inicial de materiales directos para el 1 de enero de 2008 fue de 1.719 unidades a $850/unidad y el inventario inicial de productos terminados a la misma fecha fue de 2.140 unidades a $2.011/unidad ($4.303.540). ¾ Luego, los inventarios finales presupuestados, tanto para materias primas directas(MPT) como para productos terminados (PT), se detallan en el programa 1g.

Programa (1 g): Presupuesto de Inventarios Finales Unidades

x Costo unitario = Valor total

ÍTEM Inv. Final de MPD Enero Febrero Marzo 01/01/2008 (Inv. Inicial)

1.950 2.016 2.100 1.719

850 850 900 850

$ 1.657.500 1.713.600 1.890.000 1.461.150

Inv. Final de PT: Enero Febrero Marzo 01/01/2008 (Inv. Inicial)

2.050 2.175 2.215 2.140

2.078* 2.136* 2.176* 2.011

$ 4.259.900 4.645.800 4.819.840 4.303.540

* Costo Unitario: MES Enero Febrero Marzo

Costo de Manufactura (Programa 1h)

Producción Costo (Programa Unitario 1b) $ 5.954.300 286.500 unid. $2.078/u 6.943.000 325.000 2.136 7.311.600 336.000 2.176

8. PRESUPUESTO DE COSTO DE ARTÍCULOS VENDIDOS 147

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Las partes que constituyen el presupuesto de costo de artículos vendidos (costos de ventas) pueden tomarse de presupuestos individuales previamente descritos y ajustados por los cambios en inventario. Información necesaria: g) Presupuesto de consumo de materiales directos. h) Presupuesto de mano de obra directa. i) Presupuesto de costos indirectos de fabricación. j) Inventario inicial de artículos terminados. k) Inventario final de artículos terminados. FÓRMULA: Presupuesto de Costo de Artículos Vendidos = Presupuesto de consumo de materiales directos + Presupuesto de mano de obra directa + Presupuesto de costos indirectos de fabricación + Inventario inicial de artículos terminados - Inventario final de artículos terminados

™ Datos de la empresa: ¾ Tomamos como base los presupuestos anteriores y, en base a la fórmula anterior determinamos el costo de ventas presupuestado en el Programa 1h.

Programa (1h): Presupuesto de Costo de Artículos Vendidos ÍTEM

Progr.

Enero

Ppto. Consumo MPD + Ppto. Mano Obra Directa + Ppto. Costos Indirectos = Total Costos Manufactura + Inv. I. Prod. Terminados = Costo Artíc. Disponib. Para venta - Inv. F Prod. Terminados

1d 1e 1f

2.435.250 2.672.500 3.024.000 8.221.750 1.719.000 2.275.000 2.352.000 6.346.000 1.800.010 1.905.500 1.935.640 5.641.150 5.954.260 6.943.000 7.311.640 20.208.900 4.303.540 4.259.900 4.645.800 4.303.540 10.257.800 11.202.900 11.957.440 24.512.440

= Costo de Artículos Vendidos

1g 1g

Febrero

Marzo

Trimestre

4.259.900

4.645.800

4.819.840

4.819.840

$5.997.900

$6.557.100

$7.137.600

$19.692.60 0

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9. PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA Los Gastos de Venta están formados por diversas partidas, algunas fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son salarios y depreciación; los principales gastos variables, como comisiones y publicidad, se basan en las cifras en pesos por concepto de ventas y, por tanto, varían directamente con las ventas. Información necesaria: 1. 2. 3.

Ventas en pesos. Gastos fijos de ventas. Gastos variables de ventas

FÓRMULA: Presupuesto de Gastos de venta

™

= Gastos fijos totales por ítem + [Ventas en pesos x Tasa de Gastos variables(%) por ítem]

Datos de la empresa:

¾ La empresa incurre en gastos fijos de venta por concepto de salarios, depreciación y varios. ¾ Presenta gastos variables de venta que corresponde a: 9 Comisiones de ventas : 3% de las ventas mensuales 9 Viáticos : 2% de las ventas mensuales 9 Publicidad : 1% de las ventas mensuales 9 Incobrables : 2% de las ventas a crédito Con base a lo anterior, podemos elaborar el Presupuesto de Gastos de Ventas mensual, que se detalla en el Programa (1 i). Programa (1 i): PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA

ENERO 2008

Ventas Estimadas: $ 9.751.500

Tipo de Gasto Salarios Comisiones Viáticos Publicidad Depreciación Ctas. Incobrables Varios Total

Fijo $ 300.000 ------------100.000 ----80.000 $ 480.000

Variable ----292.545 195.030 97.515 ----184.230 ----$ 769.320

149

Total $ 300.000 292.545 195.030 97.515 100.000 184.230 80.000 $ 1.249.320

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PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA

FEBRERO 2008

Ventas Estimadas: $ 10.312.500

Tipo de Gasto Salarios Comisiones Viáticos Publicidad Depreciación Ctas. Incobrables Varios Total

Fijo $ 300.000 ------------100.000 ----80.000 $ 480.000

Variable ----309.375 206.250 103.125 ----193.850 ----$ 812.600

PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA

Total 300.000 309.375 206.250 103.125 100.000 193.850 80.000 $ 1.292.600

MARZO 2008

Ventas Estimadas: $ 10.956.000

Tipo de Gasto Salarios Comisiones Viáticos Publicidad Depreciación Ctas. Incobrables Varios Total

Fijo $ 300.000 ------------100.000 ----80.000 $ 480.000

Variable ----328.680 219.120 109.560 ----204.120 ----$ 861.480

Total $ 300.000 328.680 219.120 109.560 100.000 204.120 80.000 $ 1.341.480

10. PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Los gastos en esta categoría deben clasificarse de tal manera que a los individuos de la organización encargados de su incurrimiento y control de gastos específicos se les cargue la responsabilidad. En algunos casos, una parte de estos gastos puede asignarse a operaciones como compra o investigación, pero en esta situación consideraremos todas las partidas como gastos fijos no asignables.

Información necesaria: 1. Gastos Fijos de Administración. FÓRMULA: Presupuesto de Gastos Administrativos = ∑ Gastos Fijos Administrativos

™

Datos de la empresa:

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¾ La empresa presenta gastos administrativos fijos por mes, que se detallan en el siguiente presupuesto, Programa (1 j): Programa (1 j): Presupuesto de Gastos administrativos por Mes Tipo de Gasto

Total

Remuneraciones de Ejecutivos

$ 280.000

Remuneraciones de Oficina

50.000

Seguros

40.000

Impuestos

20.000

Depreciación

80.000

Varios

50.000 Total

$ 520.000

11. ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO El resultado final de todos los presupuestos operativos: de ventas, de costo de artículos vendidos, de gastos de ventas y de gastos administrativos, se resume en el Estado de Pérdidas y Ganancias Presupuestado. En él se presenta el resultado neto de las operaciones del periodo presupuestado. Información necesaria: 1. Presupuesto de ventas, en pesos. 2. Presupuesto de costo de ventas, en pesos. 3. Presupuesto de Gastos de operación, detallados por ítem, en pesos. FÓRMULA: Estado de Resultados Presupuestado = Ventas - Costo de Ventas = Utilidad Bruta - Gastos de operación = Utilidad de operación - Impuesto a la renta = Utilidad Neta ™

Datos de la empresa:

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¾ Para elaborar el Estado de Resultados Presupuestado, se debe hacer uso de presupuestos previamente determinados, como se detalla a continuación en el Anexo 1 Anexo 1: Estado de Resultados Presupuestado ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO PRIMER TRIMESTRE DE 2008 Presupuesto de Apoyo

Progr.

Ventas

1a

$9.751.500

$10.312.500

$10.956.000

$31.020.000

Costo de Ventas

1h

5.997.900

6.557.100

7.137.600

19.692.600

3.753.600

3.755.400

3.818.400

11.327.400

Utilidad Bruta

Enero

Febrero

Marzo

Trimestre

Gastos operacionales Gastos de venta

1i

1.249.320

1.292.600

1.341.480

3.883.400

Gastos administ.

1j

520.000

520.000

520.000

1.560.000

Gastos de intereses

A2

15.000

15.000

15.000

45.000

1.784.320

1.827.600

1.876.480

5.488.400

Total Gastos Operación Utilidad Neta antes de impuestos

1.969.280

1.927.800

1.941.920

5.839.000

Impuesto Renta (T=15%)

295.392

289.170

291.288

875.850

Utilidad Neta

1.673.888

1.638.630

1.650.632

4.963.150

12. PRESUPUESTO DE CAJA El Presupuesto de Caja se reconoce como una herramienta gerencial básica, y la cuidadosa planeación del efectivo se considera un elemento de rutina en una gerencia eficiente. Los buenos presupuestos de caja contribuyen en forma significativa a la estabilización de los saldos de caja y a mantener estos saldos razonablemente cercanos a las continuas necesidades de efectivo. Por lo general, estos presupuestos ayudan a evitar cambios arriesgados en la situación de efectivo que puedan poner en peligro la posición de crédito de la compañía o posiblemente violar las provisiones de un contrato de valores. El Presupuesto de Caja se descompone en dos partes: ●

Presupuesto de Entradas a Caja, originado por:

➔

➔

Ventas al contado. Cobranzas de ventas a crédito. Préstamos bancarios o de particulares. Aportes adicionales de capital. Otros.

●

Presupuesto de Egresos de Caja, originado por:

➔ ➔ ➔

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➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔ ➔

Compras al contado. Pago de pasivo a proveedores. Pagos de sueldos y salarios. Pago de impuestos. Pago de pasivo a Bancos o particulares. Inversiones de capital. Pago de otras erogaciones (gastos de fábrica y distribución). Otros.

Información necesaria: 1. Saldo en caja, inicial. 2. Entradas presupuestadas de caja para el periodo. 3. Salidas presupuestadas de caja para el periodo. FÓRMULA: Saldo final en Caja

= Saldo inicial en caja + Entradas presupuestadas de caja para el periodo - Salidas presupuestadas de caja para el periodo

™ Datos de la empresa: ¾ Las ventas de Diciembre de 2007 fueron de $ 9.504.000, de las cuales $ 420.000 se realizan al contado y $ 9.084.000, al crédito. ¾ El cobro de las ventas a crédito se efectuará de la siguiente forma: 9 10% de las ventas se cobra durante el mes. 9 80% de las ventas se cobra durante el mes siguiente al de venta. 9 8% de las ventas se cobra durante el segundo mes posterior a la venta. 9 2% de incobrables. ¾ Las compras de materiales directos en diciembre de 2007 fueron $ 2.575.000.Las compras de materiales directos se cancelarán de la siguiente forma: 9 60% en el mes de compra 9 40% en el mes siguiente al de compra ¾ Los pagos por concepto de mano de obra directa, se efectuarán en el mes en que se incurra en ellos. ¾ El saldo inicial en Caja al 1 de enero de 2008 es de $ 2.013.700. ¾ Los costos indirectos de fabricación, los gastos de ventas y los gastos administrativos se cancelarán en el mes en que se incurra en ellos. Nota : La Depreciación, la estimación de cuentas incobrables y otras partidas diferentes de caja deben deducirse de los programas de costos indirectos de fabricación, gastos de venta y gastos administrativos, al momento de confeccionar el presupuesto de caja. ¾ La empresa tomará un préstamo de $ 1.500.000 en enero de 2008 a una tasa de 12% anual simple. En Marzo, si existe disponible se abonará $ 500.000 al principal. El interés debe pagarse al final de cada mes. ¾ Las compras de equipos se proyectan de la siguiente forma, pagándose en el mes respectivo:

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9

Enero 2008

$ 2.200.000

9

Febrero 2008

$ 1.000.000

9

Marzo 2004

$

750.000

Entonces, con los antecedentes dados, se procede a confeccionar el Presupuesto de Caja. Para ello, se sugiere preparar por separado los pronósticos de Entradas y Salidas de efectivo, lo cual facilita enormemente la preparación del presupuesto de caja., que se presenta en el Programa 2c. Pronóstico de Entradas de Caja (1) Ventas a Crédito

9.084.000

9.211.500

9.692.500

10.206.000

Diciembre

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Incobrable s

En el mes

908.400

921.150

969.250

1.020.600

---

---

181.680

A 30 días

---

7.267.200

7.369.200

7.754.000

8.164.800

---

184.230

A 60 días

---

---

726.720

736.920

775.400

816.480

193.850

Total cobros estimados

908.400

8.188.350

9.065.170

9.511.520

8.940.200

816.480

204.120

+ Ventas contado

420.000

540.000

620.000

750.000

---

---

---

8.728.350

9.685.170

10.261.520

Total Entradas

Pronóstico de Salidas de Caja (2) Compras de MPD

2.631.600 Enero

2.818.600 Febrero

3.099.600 Marzo

Compras contado (60%)

1.578.960

1.691.160

1.859.760

Compras a 30 días (40%)

1.030.000

1.052.640

1.127.440

Mano de obra directa

1.719.000

2.275.000

2.352.000

Costos indirectos de fabricación

1.500.010

1.605.500

1.635.640

Gastos de ventas

965.090

998.750

1.037.360

Gastos administrativos

440.000

440.000

440.000

Impuesto sobre la renta

295.392

289.170

291.288

Compras de equipos

2.200.000

1.000.000

750.000

Total Salidas

9.728.452

9.352.220

9.493.488

--Abril

Salidas:

Programa (2 c): Presupuesto de Caja

154

1.239.840

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ÍTEM

Enero

Febrero

Marzo

Trimestre

Entradas de Caja

8.728.350

9.685.170

10.261.520

28.675.040

- Salidas de Caja

9.728.452

9.352.320

9.493.488

28.574.160

= Flujo neto de Caja

1.000.102

332.850

768.032

100.880

+ Saldo inicial de Caja

2.013.700

2.498.598

2.816.548

2.013.700

= Saldo final de Caja

1.013.598

2.831.548

3.584.580

2.114.580

1.500.000

---

---

1.500.000

---

---

500.000

500.000

15.000

15.000

15.000

45.000

2.498.598

2.816.548

3.069.580

3.069.580

+ Financiamiento: Toma de préstamo Reembolso fin de mes Interés (12%) = Saldo Final de Caja

13. BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO Con la información recopilada en los presupuestos hasta ahora realizados, podemos confeccionar el Balance General Presupuestado (Anexo 3), tomando como base el esquema de presentación que fue analizado en la Unidad I. BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO AL 31 DE Marzo de 2008 ACTIVOS ACTIVOS CIRCULANTES: Caja

Programa 2c

3.069.580

Cuentas por cobrar

Programa 2c(1)

9.756.680

Inventario de Materiales

Programa 1g

1.890.000

Inventario de Artículos Terminados

Programa 1g

4.819.840

Total Activo circulante

19.536.100

ACTIVOS FIJOS: Terrenos

3.500.000

Edificio y Equipos

20.000.000

- Depreciación Acumulada

(5.000.000)

Total Activos Fijo

18.500.000

155

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ACTIVOS TOTALES

38.036.100

PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS CIRCULANTES: Cuentas por Pagar

Programa 2c(2)

1.239.840

Préstamos por Pagar

Programa 2c

1.000.000

Total Pasivo Circulante

2.239.840

PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS: Acciones comunes ($500 valor par, 20.000 por pagar) Utilidades Retenidas

10.000.000 Anexo 1

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO

25.796.260 380.036.100

14. ESTADO PRESUPUESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Tomando como base los formatos entregados en la Unidad I para este Estado financiero, procederemos a construirlo (Anexo 2). Anexo2: ESTADO PRESUPUESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO ( I Trimestre de 2008) MÉTODO DIRECTO

Flujos de Caja de las actividades operacionales Efectivo recibido de los clientes (1)

$ 28.675.040

Efectivo pagado a proveedores y empleados (2)

(23.748.310)

Interés pagado

(45.000)

Impuestos pagados sobre la renta

(875.850)

Caja neta suministrada por las actividades operacionales

Flujos de caja de las actividades de inversión:

156

4.005.880

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Compras de equipos

(3.950.000)

Caja neta utilizada en las actividades de inversión

(3.950.000)

Flujos de Caja de las actividades financieras: Producto de los préstamos

1.500.000

Reembolso de los préstamos

(500.000)

Caja neta suministrada por las actividades financieras

1.000.000

Neto en Caja y Equivalentes en Caja

1.055.880

Caja y equivalentes en caja a comienzos de año

2.013.700

Caja y equivalentes en caja al final del trimestre

$ 3.069.580

(1) Cobros de ventas a crédito

$ 26.765.040

Ventas en efectivo

1.910.000

Total de cobros

$ 28.675.040

(2) Materiales directos

$ 8.339.960

Mano de obra Directa

6.346.000

Costos indirectos de fabricación

4.741.150

Gastos de ventas

3.001.200

Gastos administrativos

1.320.000

Total pagos

$ 23.748.310

Reconciliación de la Utilidad Neta con relación al Flujo de Caja Neto suministrado por las Actividades Operacionales ( MÉTODO INDIRECTO) Utilidad Neta

$ 4.963.150

+ Depreciación (1)

1.440.000

- Aumento en cuentas por Cobrar netas (2)

(1.762.760)

- Aumento en compras de MPD sobre el consumo (3)

(330.327)

- Aumento en inventarios de artículos terminados (4)

(516.300)

157

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+ Aumento en Cuentas por Pagar (5)

209.840

= Caja Neta suministrada por las actividades operacionales

$ 4.003.603

Observe que: (1) CIF

$ 900.000

Programa 1f

Gastos de ventas

300.000

Anexo 1

Gastos administrativos

240.000

Anexo 1

Depreciación Total

$ 1.440.000

(2) Cuentas por Cobrar, neto, 31 de marzo

$ 9.756.680 Programa 2c1

Cuentas por Cobrar, neto, 1 de enero

7.993.920 Programa 2c1

Aumento en cuentas por Cobrar Netas

$ 1.762.760

(3) Presupuesto de compras de MPD

$ 8.545.152 Programa 1c

Presupuesto de consumo de MPD

8.214.825 Programa 1d

Aumento de compras de MPD sobre el consumo $ (4) Inv. Artículos terminados, 31 de marzo

$ 4.819.840

Programa 1g

4.303.540

Programa 1g

Inv. Artículos terminados, 1 de enero Aumento en Inv. Artículos terminados (5) Cuentas por pagar, 31 de marzo

516.300 $ 1.239.840

Programa 2c2

1.030.000

Programa 2c2

Cuentas por pagar, 1 de enero Aumento en las cuentas por pagar

158

330.327

$

209.840

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6.2 PRESUPUESTOS FLEXIBLES Y ESTÁNDARES

Según la flexibilidad, los presupuestos se pueden clasificar en: 6.2.1 PRESUPUESTOS RÍGIDOS, ESTÁTICOS, FIJOS O ASIGNADOS Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público. El presupuesto estático muestra los costos anticipados a un nivel de actividad, justificados con base en el supuesto de que la producción no se desviará materialmente del nivel seleccionado. Cuando la mayor parte de los CIF (costos indirectos de fabricación) no se afecta por la actividad o cuando la actividad productiva es estable, este presupuesto es el más apropiado. 6.2.2 PRESUPUESTOS FLEXIBLES O VARIABLES Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

6.3 ESTÁNDARES PARA CONTROL

ANÁLISIS DE VARIACIONES Los costos estándares son aquellos que deberían incurrirse en determinado proceso de producción en condiciones normales. El costeo estándar usualmente se relaciona con los costos unitarios de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación; cumplen el mismo propósito que un presupuesto. Sin embargo, los presupuestos con frecuencia muestran la actividad pronosticada sobre una base de costo total más que sobre una base de costo unitario. La gerencia utiliza los costos estándares y los presupuestos para planear el desempaño futuro y luego, para controlar el desempeño real mediante el análisis de variaciones (es decir, la diferencia entre las cantidades esperadas y las reales). Los costos estándares son aquellos que esperan logarse en determinado proceso de producción en condiciones normales. La empresa debe establecer estándares para los materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

159

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➢

Estándares de materiales Directos (MPD)

Los estándares de materiales directos se dividen en: Estándares de Precio de la MPD: son los precios unitarios con los que se compran los materiales directos. La gerencia debe fijar estándares de calidad y entrega antes de que pueda determinarse el precio estándar por unidad (fijado generalmente por el departamento de contabilidad de costos y/o el departamento de compras). Estándares de Eficiencia (uso) de MPD: son especificaciones predeterminadas de la cantidad de materiales directos que debe utilizarse en la producción de una unidad determinada. El departamento de ingeniería, debido a que diseña el proceso de producción, está en la mejor posición para fijar en forma realista los estándares de cantidad alcanzables. ➢

Estándares de Mano de Obra Directa (MOD)

Los estándares de costo de la mano de obra directa al igual que la materia prima directa pueden dividirse en estándares de precio (tarifas de mano de obra directa) y estándares de eficiencia (horas de mano de obra directa). Estándares de precio de MOD: los estándares (tarifas) de precio son tarifas predeterminadas para un precio dado. La tarifa estándar de pago que un individuo recibiría usualmente se basa en el tipo de trabajo que realiza y en la experiencia que la persona ha tenido en el trabajo. Estándares de eficiencia de MOD: son estándares de desempeño predeterminados para la cantidad de horas de mano de obra directa que se utilizan en la producción de una unidad terminada. ¾

Estándares de Costos Indirectos de Fabricación (CIF)

Aunque el concepto básico es similar que el de materia prima directa y mano de obra directa, los procedimientos utilizados para calcular los costos estándares para los CIF son completamente diferentes. La razón de lo anterior, es la variedad de ítemes que constituyen el conjunto de CIF: materiales indirectos, mano de obra indirecta y gastos generales de fábrica. Los costos individuales que forman el total de CIF se afectan de manera diferente para los incrementos o reducciones en la actividad de la planta. Cuando se determina el costo estándar de un producto, la cantidad que representa el CIF se separa en costos variables y fijos. Un costo variable puede asignarse a los productos sobre un amplio rango de niveles de actividad. Aunque el total de CIF variables cambiará en proporción directa con el nivel de producción, el CIF variable por unidad permanecerá constante dentro de un rango relevante.

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El total de los CIF fijos permanecerá constante en los distintos niveles de actividad dentro del rango relevante. Los CIF fijos por unidad varían de manera inversa. El presupuesto flexible muestra los costos anticipados a diferentes niveles de actividad. Los costos reales incurridos deben compararse con los costos presupuestados que se incurran al mismo nivel de actividad. La comparación del costo real con el costo estándar al mismo nivel de actividad es la única significativa para propósitos de evaluación del desempeño que hace que los presupuestos flexibles sean una forma más realista de presupuestación.

161

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EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Nº 06

I.- VERDADEROS Y FALSOS. Conteste con una V si la aseveración es correcta o una F si es falsa. Justifique éstas últimas en el espacio indicado para ello. 1. _____ Las ventas estimadas de una empresa se determinan multiplicando el precio de venta por la cantidad producida. 2. _____ El costo de producción presupuestado de la empresa se determina sumando los ítemes de materiales directos presupuestados, la mano de obra directa presupuestada y el presupuesto de costos indirectos de fabricación. 3. _____ La Utilidad Bruta presupuestada se determina por la diferencia entre la utilidad de operación esperada y el costo de ventas presupuestado. 4. _____ El Estado de Flujos de Efectivo presupuestado, contempla los flujos de efectivo provenientes de actividades de operación, de inversión y de financiamiento. 5. _____ El presupuesto es un plan traducido a números. II.- DESARROLLO EJERCICIO 1 ALFREDO VÁSQUEZ LÓPEZ, trabaja como Jefe de finanzas en la empresa “ANTRÓPLIS”. Una de sus funciones consiste en elaborar los presupuestos de la empresa. Para ello, dispone de la siguiente información de la empresa respecto de sus ventas esperadas para el primer cuatrimestre de 2007: Enero 800 unidades

Febrero 960 unidades

VENTAS ESPERADAS Marzo 1.120 unidades

Abril 1.280 unidades

Información adicional: 1)El precio de venta esperado por unidad será el siguiente: Enero Febrero Marzo Abril 2)Plazos de cobro : 162

$ 3.250.-/unidad. $ 3.900.-/unidad $ 3.640.-/unidad $ 4.030.-/Unidad.

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- 40% al contado - 30% a 30 días - 30% a 60 días 3) El pago a los proveedores se efectuará 20% al contado efectivo, 60% a 30 días y 20% a 60 días.. 4)El Costo de Ventas mensual alcanza a un 65% de las ventas en los meses respectivos. 5) Para las mercaderías, la empresa maneja en inventario el 20% de las ventas del mes. Además, el saldo de mercaderías al 31/12/ 2006 es de $ 500.000.6) Otros Gastos : ¾ ¾ ¾

Gastos de Administración Variables = 10% de las ventas mensuales. Gastos de Administración Fijos = $ 90.000.- mensuales, los cuales incluyen $10.000.- de depreciación de equipos. Ambos gastos, son cancelados en efectivo en el mes respectivo en que se incurre en ellos.

7) La empresa espera recibir un préstamo en el mes de Febrero de 2007, por un monto de $400.000.8)La empresa debe cancelar mensualmente la suma de $ 150.000.-, correspondiente a un crédito solicitado el año 2006. 9)Todo otro ingreso y/o gasto es al contado. 10)El saldo de Caja al 31 de Diciembre de 2006 es de $ 30.000.SE PIDE: Determinar para el Primer Trimestre de 2007, detallado por meses, los siguientes presupuestos: a) Presupuesto de Ventas. b) Presupuesto de Cobros de Ventas. c) Presupuesto de Compras. d) Estado de Resultados Presupuestado. e) Presupuesto de Pagos a Proveedores. f) Presupuesto de Caja.

163

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SOLUCIONES EJERCICIOS AUTOEVALUATIVOS Nº 06

I.- VERDADEROS Y FALSOS 1. F. Las ventas de la empresa se determinan multiplicando el precio de venta unitario por la cantidad vendida. 2. V. 3. F. La utilidad bruta esperada se determina por la diferencia entre Ingresos por Ventas y el Costo de Ventas. 4. V. 5. V. EJERCICIO 1 a) Presupuesto de Ventas. Mes

Cantidad Vendida

Venta

Estimado Ventas proyectadas 2005

800 u.

$ 3.250.-/u

$ 2.600.000.-

Febrero

960

3.900.-

3.744.000.-

Marzo

1120

3.640.-

4.076.800.-

Abril

1280

4.030.-

5.158.400.-

Total

4.160 u.

Enero

Precio

$ 15.579.200.-

b) Presupuesto de Cobros de Ventas. Vtas. Pptadas.

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

$2.600.000.-

$3.744.000.-

$4.076.800.-

$5.158.400.-

--------

---------

1.040.000.-

1.497.600.-

1.630.720.-

2.063.360.-

---------

--------

30% a 30 días

-------

780.000.-

1.123.200.-

1.223.040.-

1.547.520.-

--------

30% a 60 días

-------

-------

780.000.-

1.123.200.-

1.223.040.-

1.547.520.-

$1.040.000.-

$2.277.600.-

$3.533.920.-

$4.409.600.-

$2.770.560.-

$1.547.520.-

40% ctdo.

Totales

164

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5. Presupuesto de Compras Ítem

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Inv.Inicial Mercaderías

$500.000.-

$520.000.-

748.800.-

815.360.-

+ Compras mercaderías

1710.000.-

2.661.800.-

2.716.480.-

3.569.280.-

- Inv. Final mercaderías

520.000.-

748.800.-

815.360.-

1.031.680.-

$1.690.000.-

$2.433.000.-

$2.649.920.-

$3.352.960.-

Costo de Ventas

d) Estado de Resultados Presupuestado. Ítem

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Ingresos por ventas

$2.600.000.-

$3.744.000.-

$4.076.800.-

$5.158.400.-

Costo de Ventas

1.690.000.-

2.433.600.-

2.649.920.-

3.352.960.-

Utilidad Bruta

910.000.-

1.310.400.-

1.426.880.-

1.805.440.-

Gastos Administrac. Variables

260.000.-

374.400.-

407.680.-

515.840.-

Gastos administrac. Fijos

90.000.-

90.000.-

90.000.-

90.000.-

Utilidad de operación

560.000.-

846.000.-

929.200.-

1.199.600.-

e) Presupuesto de Pagos a Proveedores. Ítem

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

$1.710.000.-

$2.661.800.-

$2.716.480.-

$3.569.280.-

-------

-------

342.000.-

532.360.-

543.296.-

713.856.-

-------

-----

60% a 30 días

-------

1.026.000.-

1.597.080.-

1.629.888.-

2.141.568.-

------

20% a 60 días

-------

-------

342.000.-

532.360.-

543.296.-

713.856.-

$342.000.-

$1.558.360.-

$2.482.376.-

$2.876.104.-

$2.684.864.-

$713.856.-

20% ctdo.

Totales

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f) Presupuesto de Caja ÍTEM

ENERO

FEBRERO

MARZO

ENTRADAS DE EFECTIVO : •

Cobros de ventas

$1.040.000

$2.277.600

$3.533.920

•

Préstamo recibido

-----

400.000

-----

● Proveedores

342.000

1.558.360

2.482.376

● Gastos Admin. Variables

260.000

374.400

407.680

90.000

90.000

90.000

150.000

150.000

150.000

FLUJO NETO

198.000

504.840

403.864

+ SALDO INICIAL EN CAJA

30.000

228.000

732.840

SALDO FINAL

228.000

732.840

1.136.704

- SALIDAS DE EFECTIVO :

● Gastos Admin. Fijos ● Pago de crédito

Si lograste contestar correctamente todo, quiere decir que has logrado comprender los conceptos explicitados en la unidad, con lo cual das por terminado el aprendizaje de este módulo.

166

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BIBLIOGRAFÍA ™ Horngren, Sundem, Stratton (2006) : Introducción a la Contabilidad México. Edit. Prentice Hall. Decimitercera edición.

Administrativaa.

™ Weston, J. Fred y Brigham, Eugene F. (1999) : Fundamentos de Administración Financiera.México : Edit Mc Graw -Hill. 10a. Edición. ™ Weston, J. Fred y Copeland, Thomas E. (1999) : Finanzas en Administración. México : Edit McGraw-Hill.9a. Edicón. Vol.1 ™ Polimeni, R.; Fabozzi, F. y Adelberg, A. (1997) : Contabilidad de Costos. Conceptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones. Colombia : Edit. McGraw-Hill. 3a. Edicón. ™ Gutiérrez Marulanda, Luis F. (1996) : Finanzas Prácticas para Países en Desarrollo. Colombia : Grupo Editorial Norma. ™ Horngren, Foster, Datar (2002): Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial. México: Edit. Prentice Hall. Décima Edición. ™ Mallo, Carlos y Merlo, José (1996): “Control de gestión y Control Presupuestario”. Edit. Mc Graw Hill. ™ Ivancevih, John; Lorenzi, Peter y Skinner, Stevens (1997): Gestión, Calidad y Competitividad”. ™ Bermejo, Jimenez (1998): Control de Gestión ™ Koontz, Harold y Weihrich, Heinz (1999): “Administración, Una Perspectiva Global”.Edit. Mc Graw Hill. ™ Páginas de Internet.

167