Planear: Planear, Es La Primera Función Administrativa; Que Sirve De

Planear – Organizar – Dirigir – Coordinar -

Controlar

• El “PROCESO ADMINISTRATIVO” Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás. • Definición – es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso. • Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación.

Fases de la Planificación 1. 2. 3. 4.

Determinación de Objetivos a alcanzar Toma de decisiones Elaboración de planes Acciones empresariales

Determinación de Objetivos • Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar. • Los “objetivos” son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro. • Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso.

Red de Objetivos en la Organización • Jerarquía de objetivos – importantes y predominan.

algunos

son más

Objetivos organizacionales Objetivos de la división Objetivos del departamento Objetivos operacionales

El resultado es una red jerárquica e integrada que orienta la acción de la organización en dirección de los objetivos organizacionales.

Gustavo Viñales:

Desdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionales Políticas Directrices A Metas M P Programas L Procedimientos I Métodos T Normas U D

Menor

DETALLE

Mayor

Toma de decisiones • Debemos “tomar decisiones” para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas. • Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de alternativas – Selección – Ejecución (Resultados)

Diferentes Tipos de Planeación • Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una jerarquía de la planeación: Planificación estratégica – es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia. Planificación táctica – realizada a nivel departamental. Planificación operativa – realizada para cada actividad, más detallada y de corto plazo.

Planificación Estratégica • Está definida en la cúpula estratégica. • Abarca a la organización en su totalidad • Está proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. • Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). • Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)

Planificación Operativa • Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad. • Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa. • Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. • Proyectado para el futuro inmediato. • Metas específicas; muestra actividades por separado.

Clases de Planes Programas – consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo. Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero. Proyectos – programas específicos. Políticas – son guías para las decisiones. Procedimientos – son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos. Reglas – medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

Misión - Visión • Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación:

Visión

Misión

Planeamiento Estratégico

Misión - Visión • Visión – se define con los siguientes elementos:  Propósito principal de la empresa  Su futuro  Definición de mercados a atender  Valores, conductas y actitudes deseadas  Escenarios esperados

Misión - Visión • Misión – la declaración de la misión incluye:  Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)  En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)  Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos)

Misión - Visión • Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):  Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad”  Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad” (1) KPMG Uruguay – tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

Principios de administración aplicados a la Planificación • Definición del objetivo – la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o el objetivo. • Flexibilidad en la planeación – la planeación es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

Principales características de la Planeación - I Es un proceso permanente y continuo Está siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de decisiones Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas La planeación es “sistémica” – considera sistemas y subsistemas que la conforman

Principales características de la Planeación - II La planeación es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor Es una técnica de asignación de recursos Es cíclica, permite evaluación y medición para establecer nueva planeación Es una función del proceso que interactúa con las demás Es una técnica de coordinación e integración Es una técnica de cambio e innovación

Análisis FODA • Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas Análisis: De la industria y el mercado De los competidores Político y regulatorio Social – aspectos sociales y grupos de interés De recursos humanos Macroeconómico Tecnológico

Análisis FODA • Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades Análisis: Financiero Evaluación de recursos humanos De comercialización y marketing De operaciones De otros recursos internos – administración, I + D, compras, informática

Test de repaso • Cuáles son los pasos básicos a seguir en un proceso de planificación ? • Cómo diferenciamos la planificación estratégica de la planeación táctica y operativa ? • Para qué es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organización ? • Cuáles son los requisitos o “lista de verificación” para determinar si una situación planteada es o no es un objetivo ?

Test de repaso • Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas Los “objetivos organizacionales” determinan los límites dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organización. La definición de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organización. Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.

Test de repaso En las políticas se especifican acciones a realizar. El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema. Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos más concretos y sus políticas.

Test de repaso • Llene los espacios en blanco, completando las siguientes frases: La red de objetivos de una organización es……… Las políticas son……… En los programas se determinan……. Los presupuestos son……….