Informe De Convalidación De Prácticas Profesionales

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

INFORME DE CONVALIDACIÓN DE PRÁCTICAS PROFESIONALES EN LA EMPRESA CAMPOSOL S.A.

AUTOR

:

SALAZAR AVILA, JOSÉ CARLOS

ÁREA DE TRABAJO

:

SISTEMA DE COSTOS

JEFE

:

RAÚL AGUILAR VARGAS

TRUJILLO – PERÚ 2014

CONTENIDO

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN...........................................................2 CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO........................................................4 CAPÍTULO III: DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA...............................9 CAPÍTULO IV: RESULTADOS..........................................................20 CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.........................20 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ELECTRÓNICAS............................21 ANEXOS...................................................................................22

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN 1.1 Realidad Problemática 2

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Camposol es una de las principales empresas del rubro agroindustrial. En donde la demanda ha ido creciendo año tras año y esto implica incrementos en la producción. De esta manera, para que

la empresa y el área de

cosecha y transportes aseguren su rentabilidad, dentro de este competitivo sector, es importante asegurar una eficiente gestión de costos en la cosecha de los diferentes cultivos que Camposol maneja. A partir de esto es que, durante los últimos años se identificó la presencia de descuadres de costos e imputación de deudas que se asignaron por un irregular cuadre de costos en los meses de los últimos años. Por lo cual, es necesario realizar un diagnóstico de la situación actual e identificar las causas así como proponer alternativas de solución para abordar la problemática. 1.2 Justificación De acuerdo a lo descrito en la realidad problemática, el presente trabajo de aplicación se justifica en lo siguiente:  Debido al impacto que tienen los costos para los resultados de la empresa es necesario determinar las causas de los costos imputados.  Como soporte a las áreas de producción es necesario definir los puntos de control y las iniciativas de mejora para reducir las ineficiencias en el costeo.  La necesidad de difundir y comunicar a los colaboradores el impacto que tiene los cuadres irregulares en los costos de producción para la empresa. 1.3 Objetivos El presente trabajo tiene por objetivos:  Definir las variables y causas que generan las irregularidades e imputaciones en los costos de la unidad de producción.  Establecer las iniciativas para controlar y cuadrar

los

costos

eficientemente en las unidades de producción.

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CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO 2.1 MARCO TEÓRICO A. Business Process Management

Según Bernhard Hitpass, es una “Metodología Empresarial cuyo objetivo es la mejora de la eficiencia a través de la gestión sistemática de los Procesos de Negocio, los cuales deben ser integrales, automatizados, optimizados, monitoreados y documentados de forma continua”.

B. Mejora de Procesos

Según Ia norma ISO 9000:2005. La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes.

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C. Principio de Pareto

El Principio de Pareto afirma que en todo grupo de elementos o factores que contribuyen a un mismo efecto, unos pocos son responsables de la mayor parte de dicho efecto.

2.2 MARCO CONCEPTUAL A. Definiciones de Costos Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Los costos son la totalidad de todas las erogaciones necesarias para producir o fabricar un bien (materia prima, desgaste de la maquinaria o equipo etc.). B. Elementos del Costo Continuando con el tema es indispensable conocer los tres elementos que componen los costos y los cuales surgen en el momento de producir un bien o prestar un servicio los cuales son:

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Materia Prima: son los principales recursos que se utilizan en la producción, estos se transforman en bienes terminados (Polimeni. 1997) el costo de los materiales puede dividirse en materiales directos, e indirectos, los directos son los que pueden identificar fácilmente en la fabricación de un producto terminado, se pueden asociar con este y representan el mayor costo de materiales, los materiales indirectos son los que se involucran en la elaboración del producto pero que no son matearles directos, no son fáciles de identificar ni de cuantificar.

Mano de Obra: es el esfuerzo físico o mental empleados en la fabricación de un producto (Fabozzi. 1997), el costo de la mano de obra puede dividirse en mano de obra directa, e indirecta, la mano de obra directa es aquella que directamente está involucrada en la fabricación de un producto o en la prestación de un servicio, es fácil de identificar y de relacionarla con el producto terminado la mano de obra indirecta es aquella que está involucrada pero que no se considera mano de obra directa como por ejemplo un supervisor de una planta que produce zapatos.

Costos Indirectos de Fabricación: Este pool de costos se utiliza para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta, y los demás costos indirectos de fabricación, que no puede identificarse directamente con el producto específico (Fabozzi. 1997)

El conocimiento de estas definiciones de costos, y de los tres elementos que lo componen será de gran ayuda para el desarrollo del proyecto, ya que para poder crear el sistema de costos para la empresa Trans Suministros Técnicos Ltda. Es fundamental identificar claramente estos tres elementos dentro del servicio que presta la empresa (Trasporte especial de pasajeros). 6

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C. Clasificación de los Costos

Como esta rama de la contabilidad es tan extensa también se hace necesario conocer otro aspecto sobre costos como son las clasificaciones que se le han dado las cuales se definen a continuación.

a. Según los periodos de contabilidad Costos Corrientes: aquellos en los que se incurren durante el ciclo de producción como por ejemplo la compra de elementos de papelería, elementos de aseo y aquellos pagos que se le realizan a los proveedores de nuestra compañía y que contribuyen a la prestación de los servicios

Costos Previstos: incorporan los cargos a los costos con anticipación al momento en que efectivamente se realiza el pago como ejemplo tenemos los costos adicionales que se incurren en las importaciones como fletes y gas tos de nacionalización

Costos Diferidos: erogaciones que se efectúan en forma diferida (Castellanos, 2003) como por ejemplo los seguros los cuales son adquiridos en un periodo para ser diferidos en una vigencias determinada

b. Según las formas de imputación a las unidades de producción

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Costos Directos: aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede establecerse con precisión, como por ejemplo la materia prima que en al caso de una fábrica de zapatos su materia prima seria el cuero Costos Indirectos: aquellos que no pueden asignarse con precisión, por lo tanto se necesita una base de prorrateo (Castellanos, 2003) como por ejemplo los servicios públicos en aquellas empresas donde la parte administrativa está ubicada en la misma sede de la planta de producción.

c. Según tipo de variabilidad Desde el punto de vista de su grado de variabilidad, los costos tanto de producción, como de distribución, administración y financiamiento se clasifican en tres categorías:

Costos variables: son aquellos cuya magnitud cambian en razón directa del volumen de las operaciones realizadas (Pérez de león Armando, 1990) Ejemplo de costos variables: la madera en una mesa, el cuero en una maleta, la tela en un vestido, la depreciación por horas máquina, la mano de obra directa, etc.

Costos Fijos: son aquellos que permanecen constantes, en magnitud independientemente de los cambios registrados en el volumen de las operaciones (Pérez de león Armando, 1990).como por ejemplo el arriendo de la oficina donde se desarrollan las actividades de la empresa

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Ejemplo de costos fijos: La depreciación por línea recta, la depreciación por dígitos decrecientes, los arrendamientos, la mano de obra indirecta, etc.

Costos semivariables: son aquellos que permanecen constantes dentro de ciertos límites de modificación en el volumen de las operaciones realizadas, cambian bruscamente cuando se rebasan aquellos limites (Pérez de león Armando, 1990).

Pero aparte de estas clasificaciones los costos pueden ser predeterminados los cuales son aquellos que se colocan antes de fabricar el producto, estos costos se dividen en costos estimados y costos estándar.

Costos estándares: pertenecen a la clasificación del sistema de costos predeterminados, y tuvieron su origen en los costos normales, ya que se llegó a la conclusión de que si los Costos Indirectos de Fabricación se podían presupuestar antes de iniciar la producción, siendo un elemento tan difícil en su tratamiento, con mucha más razón se podían presupuestar los costos de los materiales y de la mano de obra con anterioridad al inicio de la producción El costo estándar se define como lo que debe valer producir una unidad de producto totalmente terminado o un servicio prestado, en términos de eficiencia normal. (Adelberg A. 1997)

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Costos estimados: pertenecen a la clasificación de los sistemas de costos predeterminados, y son los que se calculan en una forma empírica de lo que pueden ser los costos de un período, por cada uno de los elementos del costo, antes de iniciar el proceso productivo. La palabra estimar significa hacer aprecio de una persona o cosa. Es creer que algo puede suceder en el tiempo y el espacio. Son utilizados por las pequeñas empresas.

CAPÍTULO III: DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA

3.1 Descripción de Actividades El desarrollo del trabajo aplicativo atravesó diferentes etapas, descritas en el cuadro siguiente:

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Recopilación de Información

Análisis de la Información

Formulación de Oportunidades de Mejora

3.2 Desarrollo de la Metodología Conforme a lo descrito en la sección anterior, se desarrollaron las siguientes actividades para el logro de los objetivos del trabajo.

3.2.1 Recopilación de Información Como primera actividad se realizó la recopilación de información referida a: 

Diagrama de Procesos de las unidades principales de proyección y cuadre de costos.



Histórico de los cuadres semanales y mensuales de costos de los diferentes cultivos.

Como resultado se obtuvo:

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A. DIAGRAMAS DE PROCESOS PROYECCIÓN DE COSTOS

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CALCULO DE COSTOS DIARIO

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CIERRE DE MES DE COSTOS

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Como resultado de los diagramas de proceso en las unidades de producción se identificaron los siguientes puntos críticos:

Área COSECH A

Operación

Puntos críticos

Recepción Recepción en planta de Registros de Campo Verificar la totalidad de datos Validar información con campo Cuadre de Información

Evidencia Llegada de registros de cosecha al inicio del día. Verificar que todos los registros de las parcelas en cosecha hayan llegado. Validar la información ambigua de los registros con llamadas a los supervisores.

Corregir los registros de acuerdo Realizar correcciones al cuadre e información del sistema. Cuadre de horas

Ingreso de kilos

Ingreso de información

Validar y cuadrar las horas de registros y planillas. Validar los kilos del sistema con los kilos registrados en reporte de campo. Insertar tabla dinámica en base a la data para generar resumen de kilos para pegar en costo. Modificar los datos de supervisor para pegar en costo.

Ingreso de horas

Ingreso de áreas Distribución Distribuir horas por grupos

Modificar los datos de las parcelas para pegar en costo. Registrar en plantilla de costos las áreas registradas en campo. Ingresar los grupos por cada supervisor. Realizar la distribución de los jornales en base a los grupos registrados en campo. Seleccionar los apoyos de la data tareo para pegar en tabla apoyos.

Pegar los apoyos y agregar formato de horas y fecha para Distribuir apoyos realizar búsqueda en la plantilla costo. Realizar cálculo para fraccionar la cantidad de cada apoyo en los grupos Ingreso de kilos bono Seleccionar los datos de los

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cosechadores y copiar a plantilla de rendimiento. Ingreso de los kilos por cosechador. Colocar nuevamente en la plantilla de costos los datos de los kilos bono por cosechador.

Realizar costeo en base a tarifa

Cálculo de costos

Calcular de forma manual el costo

Copiar y actualizar tablas

Colocar la tarifa o monto aproximado de costo al tareo. Colocar nuevo monto salario a horas nuevas que no estén registradas en data. Realizar los cálculos tanto en el tareo cosecha como apoyos los montos de salario diario. Generar tabla dinámica del tareo cosecha, copiar los datos y pegar en nueva tabla. Los datos de tareo apoyos generar una tabla que muestre los totales por día. En la plantilla de costos agregar funciones buscar para obtener las horas, cantidad y soles generados de los cosechadores y apoyos.

3.3 Formulación de Oportunidades de Mejora 16

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A partir del análisis realizado y teniendo en cuenta del impacto que tienen los tiempos y los costos en la empresa se establecieron iniciativas en diversos plazos para los puntos críticos identificados en el análisis de las unidades de Producción.

Área

Operación

Puntos críticos

Recepción Recepción en planta de Registros de Campo Verificar la totalidad de datos

Cuadre de Información

Ingreso de información COSECH A

Distribución

Cálculo de costos

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Evidencia Llegada de registros de cosecha al inicio del día.

Verificar que todos los registros de las parcelas en cosecha hayan llegado. Validar la información ambigua Validar información con de los registros con llamadas a campo los supervisores. Corregir los registros de Realizar correcciones acuerdo al cuadre e información del sistema. Validar y cuadrar las horas de Cuadre de horas registros y planillas. Validar los kilos del sistema con Ingreso de kilos los kilos registrados en reporte de campo. Ingreso de las horas tareo del Ingreso de horas SAP al sistema Registrar en plantilla de costos Ingreso de áreas las áreas registradas en campo. Ingresar los grupos por cada supervisor. Distribuir horas por Realizar la distribución de los grupos jornales en base a los grupos registrados en campo. Distribuir apoyos

Seleccionar los apoyos de la data tareo para pegar en tabla apoyos.

Ingreso de kilos bono

Ingreso de los kilos por cosechador.

Realizar costeo en base a tarifa Calcular de forma manual el costo Copiar y actualizar tablas.

En la plantilla de costos Pegar el costo generado por el sistema

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3.4 Diagrama de Gantt del Proceso de Costeo de Arándano A. Proceso Tradicional:

B. Proceso Actual:

3.5 Comparación de Métodos de Costeo Duración Tradicional (min)

Nombre

Duración Sistema Costo (min)

Recepción de Registros de Campo

40

40

Cuadre de Información

90

90

Ingreso de información

70

65

Distribución

195

90

Cálculo de costos

90

15

195 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

9090 4040

7065

90

90 15

Duración Tradicional (min) Duración Sistema Costo (min)

Cálculo de costos Arándano

Comienzo

Fin

Duración (min)

Duración Tradicional (min)

8:00 a.m.

4:15 p.m.

465

Duración Sistema Costo (min)

8:00 a.m.

12:15 p.m.

255

Cálculo de costos Arándano 465 255

CAPÍTULO IV: RESULTADOS 4.1 Resultados  Se identificaron las variables y causas que generan las pérdidas de tiempo en las unidades de Producción de costeo de la cosecha de los cultivos. Resaltan puntos causados por la excesiva modificación de los formatos de la información y el cálculo operativo o manual del costo, así como la pasividad de tomar acciones ante la generación de pérdidas de tiempo innecesarias.  Con la identificación de las causas y puntos de control se propusieron iniciativas de mejora a realizarse en distintos plazos ya que algunas implican un cambio en el proceso de trabajo generando nuevas metodologías y eficiencia en el manejo de información.

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones Se concluye lo siguiente: 

El estudio realizado en las unidades de producción permitió tomar conciencia del impacto que tienen las demoras o pérdidas de tiempo en los costos de la empresa, lo cual pudo ser analizado de tal manera que se tomen acciones.



A través los diagramas de proceso basados en el Business Process Management, permitió realizar un seguimiento dinámico de las diferentes actividades realizadas en las unidades de producción y esto contribuyó a identificar los puntos críticos en cada una de ellas.

5.2 Recomendaciones  Revisión periódica de las unidades de producción, verificar el cumplimiento e identificar oportunidades de mejora adicionales a las propuestas inicialmente. Así como socializar el estudio con los

involucrados en los diferentes procesos, de tal manera que ellos puedan participar activamente en la formulación de iniciativas de mejora.

 Ingreso de los grupos por supervisor junto con el tareo de horas por parte de planillas para que no se realice ese trabajo en el área de indicadores y poder cuadrar más fácilmente las horas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Y ELECTRÓNICAS 

Bernhard Hitpass. BPM: Business Process Management Fundamentos y Conceptos de Implementación. Edición 2013 Editorial BHH Ltda. – Santiago de Chile.



http://www.loscostos.info/estandares.html



http://ocw.uniovi.es/pluginfile.php/3081/mod_resource/content/1/Tema_9 _Sistemas_de_costes_completos_parciales_e_imputaci_n_racional.pdf

ANEXOS 1. CUADRO DE DURACIÓN DE SISTEMA TRADICIONAL Nombre

Comienzo

Fin

Duración

Cálculo de costos Arándano

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 4:15

465 mins

Inicio

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 8:00

0 mins

Recepción de Registros de Campo

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 8:40

40 mins



Recepción en planta

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 8:10

10 mins



Verificar la totalidad de datos

lun 05/01/15 8:10

lun 05/01/15 8:40

30 mins

lun 05/01/15 8:40

lun 05/01/15 10:10

90 mins

Cuadre de Información 

Validar información con campo

lun 05/01/15 8:40

lun 05/01/15 9:10

30 mins



Cuadre de horas

lun 05/01/15 9:10

lun 05/01/15 9:55

45 mins



Realizar correcciones

lun 05/01/15 9:55

lun 05/01/15 10:10

15 mins

lun 05/01/15 10:10

lun 05/01/15 11:20

70 mins

Ingreso de información 

Ingreso de kilos

lun 05/01/15 10:10

lun 05/01/15 10:40

30 mins



Ingreso de horas

lun 05/01/15 10:40

lun 05/01/15 11:00

20 mins



Ingreso de áreas

lun 05/01/15 11:00

lun 05/01/15 11:20

20 mins

lun 05/01/15 11:00

lun 05/01/15 2:45

195 mins

Distribución 

Distribuir horas por grupos

lun 05/01/15 11:00

lun 05/01/15 11:45

45 mins



Distribuir apoyos

lun 05/01/15 11:45

lun 05/01/15 12:15

30 mins



Ingreso de kilos bono

lun 05/01/15 12:15

lun 05/01/15 2:45

120 mins

lun 05/01/15 2:45

lun 05/01/15 4:15

90 mins

Cálculo de costos 

Realizar costeo en base a tarifa

lun 05/01/15 2:45

lun 05/01/15 3:15

30 mins



Calcular de forma manual el costo

lun 05/01/15 3:15

lun 05/01/15 3:45

30 mins



Copiar y actualizar tablas

lun 05/01/15 3:45

lun 05/01/15 4:15

30 mins

lun 05/01/15 4:15

lun 05/01/15 4:15

0 mins

fin

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2. CUADRO DE DURACIÓN DE NUEVO SISTEMA Nombre

Comienzo

Fin

Duració n

Cálculo de costos Arándano

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15

255

12:15

mins

Inicio

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 8:00

0 mins

Recepción de Registros de Campo

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 8:40

40 mins



Recepción en planta

lun 05/01/15 8:00

lun 05/01/15 8:10

10 mins



Verificar la totalidad de datos

lun 05/01/15 8:10

lun 05/01/15 8:40

30 mins

lun 05/01/15 8:40

lun 05/01/15 10:10

90 mins

Cuadre de Información 

Validar información con campo

lun 05/01/15 8:40

lun 05/01/15 9:10

30 mins



Realizar correcciones

lun 05/01/15 9:10

lun 05/01/15 9:25

15 mins



Cuadre de horas

lun 05/01/15 9:25

lun 05/01/15 10:10

45 mins

lun 05/01/15 9:25

lun 05/01/15 10:30

65 mins

Ingreso de información 

Ingreso de kilos

lun 05/01/15 9:25

lun 05/01/15 9:40

15 mins



Ingreso de horas

lun 05/01/15

lun 05/01/15 10:30

20 mins

lun 05/01/15 9:25

lun 05/01/15 9:45

20 mins

lun 05/01/15

lun 05/01/15 12:00

90 mins

lun 05/01/15 10:50

20 mins

lun 05/01/15 11:00

10 mins

lun 05/01/15 12:00

60 mins

lun 05/01/15 12:15

15 mins

lun 05/01/15 12:15

15 mins

lun 05/01/15 12:15

0 mins

10:10 

Ingreso de áreas

Distribución

10:30 

lun 05/01/15

Distribuir horas por grupos

10:30 

lun 05/01/15

Distribuir apoyos

10:50 

lun 05/01/15

Ingreso de kilos bono

11:00 Cálculo de costos

lun 05/01/15 12:00



Generar costo y actualizar tablas

lun 05/01/15 12:00

fin

lun 05/01/15

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12:15

USO DE SISTEMA DE COSTOS

1. Exportar tareo de cosecha desde SAP y pegar en plantilla para cuadrar y exportar a Access.

Se evidenció que la mayoría de fallas suceden en las zonas donde justamente suceden las fugas, lo cual exige tomar medidas de tal manera que se haga un mantenimiento preventivo y no correctivo como se venía haciendo.

2. Importar datos de apoyos de cosecha incluidos en tareo almacenados en Access mediante botón (Generar Apoyos), luego distribuir según actividad en cada parcela y nuevamente exportar a la base de datos.

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3. Descargar datos de kilos de SAP para cuadrar y exportar a la base de datos mediante el botón (Exportar a Access).

4. Mediante el botón (Generar Rendimiento) exportamos de la base de datos los datos de los cosechadores e ingresamos los kilos que obtuvieron en su jornada de trabajo.

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5. En esta vista adjunta mediante el botón (Generar Costo) obtenemos los costos y ratios de la jornada de trabajo.

6. En la siguiente vista se aprecia la base de datos que almacena y calcula información de costos y ratios.

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