Las 6´s Herramientas Básicas De Mejora De La Calidad De Vida

Las 6´S herramientas básicas de mejora de la calidad de vida ¿Qué son las 6S? Es una práctica de Calidad ideada en Japón referida al “Mantenimiento Integral” de la empresa, no sólo de maquinaria, equipo e infraestructura sino del mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. En Ingles se ha dado en llamar “housekeeping” que traducido es “ser amos de casa también en el trabajo”.

LAS INICIALES DE LAS 6 S Seiri Seiton Seiso Seiketsu Shitsuke Sekyuriti

Clasificación Ordenar Limpieza Estandarizar Disciplina Cumplir normas sst

Kaoru Ishikawa, un maestro de la Calidad Total Kaoru Ishikawa (1915-1989), uno de los gurúes más influyentes en la calidad total en las organizaciones. Nacido en Japón, en 1915, graduado de Ingeniero Químico en la Universidad de Tokio en 1939, Ishikawa es ampliamente reconocido en su país por sus contribuciones al desarrollo después de la posguerra. Entre sus aportes al management, pueden destacarse tres aspectos: 1) el desarrollo del concepto de Control Total de Calidad, 2) la defensa de los círculos de calidad, y 3) las siete herramientas básicas de la calidad. Control Total de Calidad Para Ishikawa, la gestión de la calidad no sólo afecta a todas las actividades de la empresa y a sus trabajadores, sino también a todos los elementos relacionados con la cadena de suministros de la empresa, es decir, proveedores y clientes, entre otros. El control de calidad no sólo implica la calidad del producto sino también a todos los ámbitos de gestión, incluyendo la administración del personal, los aspectos relacionados con la atención al cliente y el servicio postventa. Uno de los aspectos más destacados de la concepción del control de calidad de Ishikawa, es su preocupación por el capital humano. El control de la calidad revela lo mejor de cada empleado. Por eso, enfatiza en que la calidad total se encuentra estrechamente relacionada con la capacitación de los empleados y con su implicación en el compromiso con la calidad. Los Círculos de Calidad Una muestra de la importancia que Ishikawa asigna a los trabajadores en la Calidad Total se observa en el concepto de los Círculos de Calidad, un mecanismo que tiene como meta el logro de la calidad a través de la participación del personal.

Los Círculos de Calidad son grupos de trabajadores voluntarios que se reúnen para identificar, analizar y resolver problemas relacionados con la calidad en la empresa. Sin embargo, para Ishikawa, estos grupos no sólo sirven para mejorar la calidad de los productos sino también para impulsar la motivación de los empleados. Las siete herramientas básicas de la calidad La búsqueda de la calidad total es un proceso continuo que siempre puede ir un paso más lejos. Uno de los aspectos clave en el desarrollo y mantenimiento del control total de la calidad es la utilización de indicadores para analizar la situación de la empresa. Los métodos estadísticos son fundamentales para extraer conclusiones razonables e información útil para la mejora de los procesos. En particular, Ishikawa plantea la utilización de siete herramientas básicas para el Control Total de Calidad: 1) Hoja de control: Es una herramienta de recolección de datos para reunir y clasificar la información. 2) Histogramas: Gráficos que muestran la distribución de frecuencia de un variable, además de cuántas veces y cuántos valores diferentes aparecen en un proceso. 3) Diagrama de Pareto: A diferencia del histograma, no sólo clasifica las fallas con respecto a su número sino también con respecto a su importancia. Su objetivo es mostrar los factores más significativos del proceso bajo estudio. 4) Diagrama de correlación y dispersión: Tiene como fin la búsqueda de relaciones entre las variables que están afectando al proceso. 5) Gráficos de Control: Gráfico que permite estudiar la evolución del desempeño de un proceso a lo largo del tiempo. 6) Estratificación: Técnica utilizada para separar datos de diferentes fuentes e identificar patrones en algún proceso. Algunos autores reemplazan la Estratificación con el Diagrama de Flujo (este último consiste en una representación gráfica de los pasos que se realizan a lo largo de un proceso). 7) Diagrama Causa-Efecto: También conocido con el Diagrama Espina de Pescado o Diagrama Ishikawa. Este diagrama identifica las causas de un efecto o problema y las ordena por categorías.

CIRCULOS DE CALIDAD La idea básica de los Círculos de Calidad consiste en crear conciencia de calidad y productividad en todos y cada uno de los miembros de una organización, a través del trabajo en equipo y el intercambio de experiencias y conocimientos, así como el apoyo recíproco. Todo ello, para el estudio y resolución de problemas que afecten el adecuado desempeño y la calidad de un área de trabajo, proponiendo ideas y alternativas con un enfoque de mejora continua. Beneficios la solución de los problemas detectados o el de la mejora de algún área funcional que en la mayor parte de las ocasiones repercute positivamente sobre los puestos de trabajo de los propios integrantes.

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Fases para la implementación Concienciación y convencimiento de la dirección. Diseño de un programa para desarrollar el proceso de implantación Formación de la estructura organizativa de apoyo Diseño de la metodología a aplicar y los sistemas de organización Selección y formación de facilitadores. Declaración institucional. Selección de temas prioritarios lanzamiento de los primeros programas

Funcionamiento de los círculos de calidad 1. Se recomienda que en los círculos participen entre 4 y 8 personas, aunque este número puede variarse levemente en determinadas situaciones. 2. Realizar reuniones diferentes con los mismos temas de debate y análisis 3.Deberá existir un facilitador del proceso que oriente y guíe al grupo. 4. Este portavoz elabora un informe que recoja los temas planteados y la descripción exhaustiva (objetivos, acciones, plazos, recursos, etc…) 5. Una vez aprobados los planes de acción de los primeros círculos de calidad, y mediante la línea principal de ejecución, se repite el ciclo, seleccionando nuevos temas o áreas de la organización para la formación de otros círculos de calidad. 6.L a periodicidad y participación de las personas que integran las distintas áreas funcionales, será diferente en cada caso. 7. Se recomienda convocar un círculo de calidad por departamento o área, como mínimo cada ejercicio natural.

Implantación de acciones y seguimientos Una vez elaborado el informe, se entregará al responsable del área relacionada con la temática tratada para que lo estudie y decida, en caso de tener poder de decisión, sobre las acciones de mejora planteadas. De no ser este el caso, lo elevará a la Dirección General Una vez implantadas las acciones, y pasado un tiempo prudencial, se comprueba si los resultados de las acciones llevadas a cabo son los esperados, y en caso de no ser así, se planifican acciones correctoras para conseguir los objetivos que se perseguían a través de un segundo plan si es necesario (este asunto estará en función de la complejidad de las acciones propuestas y del impacto que se genere en la organización).

Temas a tratar en los círculos de calidad Los temas a tratar deben ser conocidos y afectar a todos los participantes, de manera que las acciones resultantes puedan repercutir directa o indirectamente sobre ellos, produciéndose así, un aumento de la confianza del equipo, en contra de la frustración que pueda producir la propuesta de acciones casi imposibles de implantar.

Los posibles temas derivados de la formación de estos grupos pueden ser diversos. Algunos ejemplos se describen a continuación: - Aumentar la coordinación y la comunicación entre departamentos clientes/proveedores. - Mejorar la calidad del producto o del servicio ofrecido entendiendo por calidad la que satisface las necesidades y expectativas del cliente. - Buscar ahorros a través de la reducción de costes innecesarios. - Reducir la burocracia que no añade valor a los procesos. - Mejorar la atención al cliente en procesos como el de comunicación o atención de quejas o sugerencias. - Reducir plazos (de entrega de las salidas de los procesos, de ejecución de acciones o tareas, de espera del cliente, etc…) simplificando los procesos o incluso proponiendo su modificación. - Aumentar la comodidad, la higiene, la limpieza y la seguridad en el trabajo, mejorando así la CALIDAD DE VIDA del trabajador a través del ámbito laboral.

TEMAS QUE NO SE DEBEN TRATAR Los componentes de los círculos de calidad, deben ser generadores de soluciones de forma constructiva y nunca deben suponer un canal para expresar el malestar o descontento con ciertos asuntos. Su naturaleza es precisamente la contraria, mejorar la situación en los puestos de trabajo. Reivindicaciones y temas relacionados con las condiciones laborales. -Las quejas y críticas a los responsables o líderes de la organización. -Las estrategias y políticas generales de la organización. -Los nombramientos, ascensos, suspensiones o despidos. -La valoración del desempeño de otros profesionales que pertenecen a distintas áreas funcionales.

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas interesado en mejorar el control de la calidad

Llamado "Diagrama Espina de Pescado" por que su forma es similar al esqueleto de un pez: Está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo aproximado de 70º (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas) El Diagrama Causa-Efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema Es un método grafico que relaciona un problema o efecto con los factores o causas que posiblemente lo generan . La importancia del diagrama radica en que obliga a buscar las diferentes causas que afectan el problema bajo análisis y de esta forma se evita el error de buscar de manera directa las soluciones sin cuestionar cuales son las verdaderas causas. Es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto). Fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. Algunas veces es denominado Diagrama Ishikawa o Diagrama Espina de Pescado por su parecido con el esqueleto de un pescado. Es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones, y para desarrollar un plan de recolección de datos.

Cuando se utiliza El Diagrama de Causa y Efecto es utilizado para identificar las posibles causas de un problema específico. La naturaleza gráfica del Diagrama permite que los grupos organicen grandes cantidades de información sobre el problema y determinar exactamente las posibles causas. Finalmente, aumenta la probabilidad de identificar las causas principales. El Diagrama de Causa y Efecto se debe utilizar cuando se pueda contestar “sí” a una o a las dos preguntas siguientes: 1. ¿Es necesario identificar las causas principales de un problema? 2. ¿Existen ideas y/u opiniones sobre las causas de un problema? COMO SE UTILIZA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Identifico el problema Registro la frase que resume el problema Dibujo y marco las espinas principales Realizo una lluvia de ideas de las causas del problema Identificar los candidatos para las causas probables Exhibir el programa en una zona de alto tráfico o en una cartelera Después de 1 o 2 semana se retira para incluir información adicional.

EXISTEN 3 TIPOS BASICOS DE DRIAGRAMA DE ISHIKAWA 1. MÉTODO DE LAS 6 M 2. MÉTODO TIPO FLUJO DEL PROCESO 3. MÉTODO DE ESTRATIFICACIÓN O NUMERACIÓN DE CAUSAS MÉTODO DE LAS 6M Es el método de construcción más habitual que consiste en agrupar las causas potenciales en seis ramas principales como lo es, métodos de trabajo, mano de obra, materiales, maquinaria, medición y medio ambiente. Estos seis elementos definen de manera global de todo proceso y cada uno aporta una parte fundamental para la variabilidad y calidad u ofreciendo productos o servicios a la comunidad en general; por lo que es natural enfocar los esfuerzos de mejora en general hacia cada uno de estos elementos de un proceso. MANO DE OBRA: La mano de obra representa el factor humano de la producción, sin su intervención no se podrían realizarse las actividad manufacturera, independientemente del grado de desarrollo mecánico o automático de los procesos transformativos, este método cuenta con algunas características por ejemplo pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos

materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa. No pueden ser propiedad de la organización, a diferencia de los otros recursos. Los conocimientos, la experiencia, las habilidades, etc.; son parte del patrimonio personal. METODOS: Es una fila de pasos continuos, que conducen a una meta. El objetivo del profesionalismo es llegar a tomar las decisiones y la teoría que permita generalizar de la misma forma del problema siguiente en el futuro. MAQUINARIA: Es la infraestructura de la empresa con la cual podemos elaborar los bienes y servicios que se ofrece MATERIALES: Los materiales empleados como entrada son otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas. MEDICIONES O INSPECCION: Es un requerimiento básico en la mano factura, es el producto y sus componentes para que cumplan las especificaciones establecidas. En este se compra una cantidad desconocida por un estándar conocido La inspección es un procedimiento mediante el cual se examinan unas características de un producto. MEDIO AMBIENTE: es el entorno que condiciona especialmente las circunstancias de la persona o la sociedad. Comprende el conjunto de valores naturales, sociales y culturales en un lugar y momento determinado. CONCLUSIONES Este es un método que nos permite pasar de lo general a lo particular, en el análisis de un problema se puede obtener información más útil estratificando los datos de defecto que se registran Con este método de 6M se puede entender, que todo hace parte de un sistema, en cual influyen elementos entrelazados; los cuales forman un proceso dando como resultado un proceso determinado.

DIAGRAMA DE PARETO Un diagrama de Pareto es un tipo especial de gráfica de barras donde los valores graficados están organizados de mayor a menor. El diagrama de Pareto debe su nombre a Vilfredo Pareto y su principio de la "regla 80/20". Es decir, el 20% de las personas controlan el 80% de la riqueza; o el 20%

de la línea de producto puede generar el 80% de los desechos; o el 20% de los clientes puede generar el 80% de las quejas, etc. Elementos que hay que considerar cuando se utiliza un diagrama de Pareto 1. Datos recolectados durante un corto período de tiempo, especialmente de procesos inestables, pueden llevar a conclusiones incorrectas. 2. Los datos recopilados durante largos períodos de tiempo pueden incluir cambios. 3. Elija categorías cuidadosamente 4. Elija criterios de ponderación cuidadosamente. 5. Concentrarse en los problemas con la mayor frecuencia debería reducir el número total de elementos que necesitan reparación 6. La meta de un análisis de Pareto es obtener la máxima recompensa de los esfuerzos de calidad, pero eso no quiere decir que los problemas pequeños y fáciles de resolver deban ignorarse hasta que se hayan resuelto los problemas más grandes.

¿Cuándo utilizar un diagrama de Pareto?

Los pasos a seguir para la elaboración de un diagrama de Pareto son: 1. Seleccionar los datos que se van a analizar. Así como el periodo de tiempo al que se refieren dichos datos. 2. Agrupar los datos por categorías De acuerdo con un criterio determinado. 3. Tabular los datos. Comenzando por la categoría que contenga más elementos y, siguiendo en orden descendente, calcular las frecuencias: Absoluta. Absoluta acumulada. Relativa unitaria. Relativa acumulada.

HISTOGRAMAS

Es una representación gráfica que maneja distintas estadísticas. Su utilidad se basa en ver o mostrar la posibilidad de establecer de manera visual, ordenada y fácil los datos numéricos y estadísticos que pueden tornarse complicados de entender. Existen varios tipos de histogramas que ejecutan de manera variada muchos tipos de información.

Un histograma es un gráfico de barras verticales que representa la distribución de frecuencias de un conjunto de datos. El histograma, una de las Siete Herramientas básicas de la Calidad, es especialmente útil cuando se tiene un amplio número de datos que es preciso organizar, para analizar más detalladamente o tomar decisiones sobre la base de ellos. También es un medio eficaz para transmitir a otras personas información sobre un proceso de forma precisa e inteligible. Otra aplicación del histograma es la comparación de los resultados de un proceso con las especificaciones previamente establecidas. En este caso, mediante el histograma, puede determinarse en qué grado el proceso está produciendo buenos resultados. Y hasta qué punto existen desviaciones respecto a los límites fijados en las especificaciones. En este sentido, el estudio de la distribución de los datos puede ser un excelente punto de partida para establecer hipótesis acerca de un funcionamiento insatisfactorio. Un histograma facilita una representación en la que puede apreciarse si las medidas tienden a estar centradas o a dispersarse. También da respuesta a la cuestión de si el proceso produce buenos resultados; y a si éstos están o no dentro de las especificaciones.

Hojas de verificación La hoja de verificación, también llamada hoja de chequeo, planilla de inspección y hoja de control, es un formato generalmente impreso utilizado para recolectar datos por medio de la observación de una situación o proceso específico. Es una de las siete herramientas de calidad. Qué es una hoja de verificación Una hoja de verificación o de chequeo es una herramienta impresa a modo de formato, utilizada para recoger y compilar de forma estructurada datos asociados a un proceso o situación particular definida. Los datos reunidos representan una entrada para el uso de otras herramientas de control de calidad como el diagrama de Pareto o dispersión. En este sentido, la hoja de verificación es una herramienta genérica utilizada para multitud de propósitos que van más allá de la calidad. ¿Cuál es la función de una hoja de verificación?

Un personaje icono en el campo de la calidad se hizo antes la misma pregunta. La función de una hoja de verificación varía de acuerdo al tipo de hoja. Esto es lo que dice Kaoru Ishikawa:  Para cuantificar los defectos por producto  Para cuantificar defectos por localización  Para cuantificar defectos por causa (maquina o trabajador)  Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (lista de verificación) Así pues, la hoja de chequeo es una puerta de entrada para otras herramientas de control de calidad. Sin datos, no habrá solución, de ahí su importancia. Tipos de hoja de verificación No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin embargo, si podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en tres:    

Hoja para registro de datos Hoja de lista de chequeo Hoja de localización

Hoja de chequeo con escala de medición: Sirve para evaluar la forma de distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia. En este tipo de hoja se clasifica la medición según una serie de categorías o parámetros. Además, permite trazar límites de especificación.

Hoja de chequeo de frecuencia: Con esta hoja definimos las categorías y recogemos los datos anotando el número de veces que se presentan. Cuando un proceso ha sido identificado como un candidato para la mejora, es importante saber qué tipos de defectos ocurren en sus salidas y sus frecuencias relativas. Esta información sirve de guía para investigar y eliminar las fuentes de defectos, empezando por las más frecuentes. Por ejemplo: La fábrica de muñecas “Muñecas para todos, S.L”, ha identificado que los defectos más comunes en el momento de la fabricación de un tipo de muñecas son: 

Pintura movida en los ojos.

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Cabello mal cosido.

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Brazos mal encajados.

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Otros. Con el objetivo de recabar información para un plan de mejora, la empresa realiza una hoja de verificación en la cual tiene el objetivo de medir la frecuencia de cada problema detectado, para así esforzarse en resolver estos problemas. El período de medición determinado es de una semana.

Cómo hacer una hoja de verificación No hay una forma definida para hacer una hoja de verificación. Esta va a depender de la situación a analizar, por lo cual cada quien es responsable de diseñar su propia hoja. Sin embargo, sí que hay unos lineamientos a tener en cuenta para lograr nuestra hoja de verificación, veamos cuáles son. Paso 1: Establecemos el contexto sobre el cual vamos a medir los datos. Básicamente lo que hacemos aquí es planear, y una de las mejores herramientas para apoyarnos es el 5w+2h.  Qué  Por qué  Cuándo  Dónde  Quién  Cómo  Cuánto. Paso 2: Creamos el formato de la hoja, el cual estará diseñado de acuerdo al 5w+2h del paso anterior.

Paso 3: Recolectar los datos. Es importante que los datos se recolecten como se definió en el cómo, cuándo y dónde del paso 1. Así aseguramos la pertinencia de los datos recolectados.