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MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL AMBIENTAL IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES CONTROL DE CAMBIOS FECHA

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07/07/10

1

RAZÓN DEL CAMBIO Versión Original

ELABORÓ: Milena Quiroga Hernández Profesional Especializado

REVISÓ: APROBÓ: Hilda Cristina Torres Castellanos José Gabriel Román Medina Profesional especializado – Subd. de Subdirector Desarrollo Sectorial Planeación y Fronteras Sostenible

1.

OBJETIVO: Establecer un conjunto de criterios para identificar los aspectos ambientales y realizar su valoración para determinar su significancia y sobre esta base establecer las prioridades para su control y gestión dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Corporación.

2.

METODOLOGÍA: La identificación y calificación de los aspectos e impactos ambientales permite valorar el nivel de significancia de los aspectos ambientales y sus impactos asociados, teniendo en cuenta la importancia práctica de la relación causa-efecto existente entre el aspecto y el impacto ambiental, la cual radica en que actuando sobre la causa (aspecto) se puede influir sobre el efecto (impacto) reduciendo o mitigando el mismo, con el fin de establecer y evaluar los controles que permitan mitigar los impactos ambientales: Ver Formato MPO-02-F-20-1 Matriz de Identificación de aspectos y valoración impactos ambientales

3.

DILIGENCIAMIENTO MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN AMBIENTALES

DE ASPECTOS Y VALORACIÓN IMPACTOS

3.1 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Los responsables designados para el levantamiento de la información sobre los aspectos e impactos en la Corporación, deberán iniciar conociendo: • Proceso: Seleccionar el proceso correspondiente y diligenciarlo en la columna 1. • Procedimiento: Diligenciar los procedimientos asociados al proceso en la columna 2. • Tipo de Actividad: Se evaluarán todas las actividades asociadas a cada procedimiento, diligenciando esta información en la columna 3. Tabla 1. Tipo de Actividad Tipo de Actividad Administrativas Operativas Técnicas

-

Descripción Generación de documentos de archivo y correspondencia, solicitud y procesamiento de información. Visitas, auditorias, eventos de capacitación, atención de notificaciones. Procesamiento y análisis de muestras, investigaciones técnicas, toma de muestras.

Descripción de la Actividad (Columna 4): Se realiza de manera global la descripción de la actividad según el tipo de Actividad.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Ejemplo: 1.Proceso 2.Procedimiento 3.Tipo de Actividad 4.Descripción de la Actividad

•

Control, Evaluación y mejora del SGC Auditorías Integrales de Gestión Administrativa Planificación, Ejecución, Informe y Seguimiento de Auditorías

Continuidad de la actividad (Columna 5). Se deben definir para cada una de las actividades descritas si son generados en actividades rutinarias o no rutinarias que para efectos de este documento y para la calificación de la matriz se utilizaran las iniciales: R (Rutinarias) para las actividades rutinarias y NR (No rutinarias) para las actividades no rutinarias, igualmente se deben definir con las iniciales EE (Estado de Emergencia) para todos aquellos Aspectos e Impactos existentes en la actividad que puedan generar una emergencia de cualquier tipo.

La asignación de esta condición será colocando el número uno (1) en la que corresponda a la actividad. 1. Proceso

2. Procedimiento

3. Actividad

Control, Evaluación y mejora del SGC

Auditorías Integrales de Gestión

ADMINISTR ATIVA

4. Descripción de la Actividad Planificación, Ejecución, Informe y Seguimiento de Auditorías

5. Continuidad de la actividad R NR EE 1

Luego de haber realizado las identificaciones de los procesos y actividades es necesario formular las siguientes preguntas, pensando siempre de qué forma las actividades que se desarrollan pueden afectar al medio ambiente. Tenga en cuenta el Gráfico 1 “Esquema del proceso de levantamiento de la información”, para la identificación, revise las posibilidades presentadas en las Tablas No.1 “Consumos” y No.2 “Generación” de este documento. Entradas. Que se consume durante el proceso? Salidas. Que se genera o que podría causar? Gráfico 1. Esquema del proceso de levantamiento de la información. Consumo de: Generación Aspectos E N T R A D A S

Materias Primas Material de Empaque Insumos Recursos Naturales

Actividad (Normal y Emergencia)

Agotamiento de Recursos

Impactos

Vertimientos Emisiones Residuos

Contaminación Residuos a tratar Afectación

S A L I D A S

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES 3.2. IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y VALORACION DE IMPACTOS AMBIENTALES 3.2.1.

Definición de Tipo de Aspectos Ambientales (Columna 6). Definidas las entradas y salidas de su(s) actividad(es) y los datos potenciales, tome como base los cuadros anexos y determine los Aspectos Ambientales.

3.2.2.

Descripción de los Aspectos Ambientales (Columna 7). Seleccione la descripción más adecuada al Aspecto detectado. Tabla No.2. Consumos ENTRADAS (CONSUMO) Y SALIDAS (GENERACION) Tipo de aspecto

Consumo de insumos

Consumo de insumos especiales Consumo de recursos

Descripción Cartones Papelería Artículos de oficina Tonners (impresoras, fotocopiadoras, etc) Detergentes y artículos de limpieza Uso de plaguicidas, fertilizantes y desinfectantes, químicos, aceites y lubricantes Agua potable, agua de pozo Combustible, gas Energía eléctrica

reactivos,

Tabla No.3. Generación ENTRADAS (CONSUMO) Y SALIDAS (GENERACION) Tipo de aspecto Generación de residuos sólidos reciclables Generación de residuos ordinarios y comunes Generación de residuos biodegradables Generación de residuos inertes Generación de residuos peligrosos

Generación de emisiones y vertimientos Alteración de paisaje

Descripción Papel reciclable, cartón, vidrio, plástico, chatarra, periódico, tonners Basuras, utensilios plásticos desechables (vasos, platos, cucharas, agitadores desechables, entre otros), material de empaque no reciclable. Comida, material vegetal, residuos orgánicos Escombros, elementos de oficina (marcadores, esferos, papel autocopiante, papel carbón, papel térmico) Baterías, pilas, aceites y lubricantes usados, sobrantes de análisis de laboratorios, residuos de mantenimiento de equipos, guantes, tapabocas, tonners. Materiales de empaque de sustancias químicas peligrosas, incluye canecas plásticas y metálicas, frascos, semillas y material vegetal contaminado, insumos agropecuario. Aguas residuales domesticas, aguas servidas, ruido, vapor, gases, olores Utilización de vallas

3.2.3.

Determinación del Tipo de Impacto Ambiental (Columna 8). Seleccione el Impacto correspondiente al Aspecto identificado de acuerdo con la Tabla No. 3. “Lista de Impactos Ambientales”. Analice y valide la información con el responsable del área. Remita la información al Grupo SIGESCOR para la valoración de significancia.

3.2.4.

Descripción del Impacto Ambiental (Columna 9). Una vez seleccionado el impacto ambiental se proceda a realizar una pequeña descripción del mismo.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Tabla No. 4. Lista de Impactos Ambientales LISTA DE IMPACTOS AMBIENTALES Tipo de impacto Agotamiento de los recursos naturales Alteración de las características físicas químicas y biológicas de los recursos naturales Impacto social Contaminación visual y auditiva

Descripción Agotamiento de agua, suelo, flora, fauna Contaminación de agua, suelo, aire, fauna, flora Quejas de la comunidad Alteración de paisajes y ruidos

Ejemplo: 1.Proceso 2.Procedimiento 3.Tipo de Actividad 4.Descripción de la Actividad 5. Continuidad de la Actividad 6.Tipo de Aspecto 7.Descripción del Aspecto 8.Tipo de Impacto Ambiental 9.Descripción del Impacto

Control, Evaluación y Mejora del SGC Auditorías Integrales de Gestión Administrativa Planificación, Ejecución, Informe y Seguimiento de Auditorías Rutinaria Consumo de Insumos Consumo de papel, Esferos, elementos de oficina Agotamiento de los Recursos Naturales Agotamiento del Agua requerida para producir papel.

3.3. VALORACIÓN DEL IMPACTO AMBIENTAL Se procede a valorar la significancia de los impactos ambientales de acuerdo a los siguientes criterios: 3.3.1.

Frecuencia (Columna 10): Se determina según el número de veces que sucede la actividad en el periodo de tiempo determinado y se calcula de la siguiente manera: Tabla No.5. Frecuencia FRECUENCIA No.

Rango

Formula

3

Alta

Mayor ( > ) 0,5

2

Media

Entre <= 0,5 y >0,2

1

Bajo

Menor o Igual (<=)0,2

250 días hábiles # de Veces que ocurre la actividad/# días hábiles del año

Para la Organización se define que la frecuencia tiene una valoración del 20% sobre el total de los criterios utilizados: Ejemplo: Para las Auditorías Integrales de Gestión se realizaron aproximadamente 20 en el año, lo cual aplicando la formula quedaría de la siguiente manera 20 Auditorias / 250 días hábiles = 0,08 Es decir la frecuencia para esta actividad corresponde a Bajo (1) que es menor o igual a 0,2

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES 3.3.2. Severidad (Columna 11): Se determina según el impacto que pueda generar al medio ambiente relacionado con las disposiciones de ley o partes interesadas y se calcula de la siguiente manera: Tabla No.6. Severidad SEVERIDAD No.

Rango

Fórmula

3

Severo

No cumple con los rangos permitido por los requisitos establecidos (Normatividad Legal Acuerdos - Disposiciones establecidas por la entidad), (Ejemplo : No cumple con los programas de ahorro o metas de plan de Acción o no se tienen metas de consumo ni programas de control establecidos).

2

Moderado

Se encuentra dentro de los rangos o parámetros establecidos (Normatividad Legal - Acuerdos - Disposiciones establecidas por la entidad) (Ejemplo cumple con los programas de ahorro o metas de plan de Acción)

1

Leve

Supera las expectativas de los rangos o parámetros establecidos (supera las expectativas de la Normatividad Legal - Acuerdos - Disposiciones establecidas por la entidad) - (Ejemplo supera los programas de ahorro o metas de plan de Acción)

Para la Organización se define que la Severidad tiene una valoración del 50% sobre el total de los criterios utilizados. Ejemplo: Para el consumo de papel requerido en las Auditorías Integrales de Gestión no existen programas de ahorro de papel, lo cual aplicando el criterio la severidad es Alta (3). 3.3.3. Alcance (Columna 12): Se determina según el impacto que se pueda generar al medio ambiente en términos de área de influencia y se determina de la siguiente manera: Tabla No.7. Alcance

ALCANCE No.

Rango

Fórmula Eventos que Superan los límites del área donde se ejecutan las actividades propias de la entidad y que puede afectar a la comunidad.

3

Global

2

Local

Eventos que están dentro de los límites donde se ejecutan las actividades propias de la entidad y que afectan a más de un proceso, pero no afecta a la comunidad.

1

Puntual

Eventos que suceden puntualmente y que se pueden tratar dentro de los límites donde se ejecutan las actividades propias de la entidad

Para la Organización se define que el Alcance tiene una valoración del 30% sobre el total de los criterios utilizados. Ejemplo: Para el consumo de papel requerido en las Auditorías Integrales de Gestión es un tema que afecta y es responsabilidad de la entidad sin que ello signifique que el impacto pueda afectar a los usuarios o partes interesadas, como es un tema donde están involucrados todos los procesos no existen programas de ahorro de papel, lo cual aplicando el criterio de Alcance es Local (2).

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES 3.3.4. Total Criterio Impacto Ambiental (Columna 13): El total del Criterio del Impacto Ambiental se calcula utilizando la siguiente fórmula: Frecuencia (20%)

(+)

Severidad (50%)

(+)

Alcance (30%)

Frecuencia (20%)

(+)

Severidad (50%)

(+)

Alcance (30%)

(1*20%)

(+)

(3*50%)

(+)

(2*30%)

Para el Ejemplo sería:

0,2

1,5

0,6

Total Criterio Ambiental (2,3)

3.3.5. Valoración del Impacto Ambiental (Columna 14) La Priorización de los Aspectos e Impactos Ambientales se realiza de acuerdo a los resultados del total del Criterio del Impacto Ambiental y se interpreta de la siguiente manera: Tabla No.8. Valoración del Impacto Ambiental VALORACION DEL IMPACTO AMBIENTAL No.

Rango

Descripción

> = 2,5

ALTO

El Impacto Ambiental supera los límites establecidos afectando las actividades que realiza la entidad para lo cual se deben implementar o establecer controles adicionales

> 2,0 a < 2,5

MEDIO

El Impacto Ambiental se encuentra en los límites permisibles, para lo cual se debe evitar que se materialice implementando los controles adecuados

Determinación de Controles BAJO < = 2,0

El Impacto Ambiental se encuentra dentro de los rangos establecidos por la entidad o la legislación permitiendo asumir el control del mismo.

Para el ejemplo la valoración del impacto es Medio (>2,0 a <2,5). 3.4. IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CONTROLES. Una vez identificado y valorado el impacto ambiental asociado es necesario verificar si la entidad cuenta con controles operacionales asociados al impacto, para ello se registra la siguiente información: 3.4.1. Acciones de Control (Columna 15): se describe de manera general las acciones con las que actualmente cuenta la entidad. 3.4.2. Evidencias del Control (Columna 16): se escriben las evidencias relacionadas con el control.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Ejemplo: 1.Proceso 2.Procedimiento 3.Tipo de Actividad 4.Descripción de la Actividad 5. Continuidad de la Actividad 6.Tipo de Aspecto 7.Descripción del Aspecto 8.Tipo de Impacto Ambiental 9.Descripción del Impacto 10. Frecuencia 11.Severidad 12.Alcance 13.Total Criterio Impacto Ambiental 14. Valoración del Impacto Ambiental 15. Acciones de Control 16. Evidencias del control

Control, Evaluación y Mejora del SGC Auditorías Integrales de Gestión Administrativa Planificación, Ejecución, Informe y Seguimiento de Auditorías Rutinaria Consumo de Insumos Consumo de papel, Esferos, elementos de oficina Agotamiento de los Recursos Naturales Agotamiento del Agua requerida para producir papel. Baja (1) Alta (3) Local (2) 2,3 MEDIO Actualmente la Entidad no cuenta con un programa de ahorro y uso eficiente de papel Ninguna

Una vez identificadas las acciones de control e identificadas las evidencias del control de procede a realizar la valoración del control. 3.4.3. Valoración del Control (Columna 17): Para la Valoración del Control de tendrán en cuenta los siguientes criterios: Tabla No.9. Valoración del Control VALORACION DEL CONTROL Descripción

No.

Rango

3

INEFECTIVO

El control no existe, o existe pero no se aplica o existe y se aplica pero no es efectivo.

2

ADECUADO

El control existe y está en implementación pero aún no se evidencia su efectividad

1

EFECTIVO

El control existe y se aplica de manera efectiva, evitando la materialización del Impacto.

3.4.4. Impacto Vs. Control (Columna 18): Para la Valoración del Impacto Vs. el Control se procede a multiplicar el total del criterio del impacto ambiental por la valoración del control y así se determina la significancia del Impacto. 3.4.5. Significancia del Impacto Ambiental (Columna 19): Se hará de acuerdo a la interpretación de la Valoración del Impacto Ambiental multiplicado por la valoración del Control para lo cual se tendrá presente la siguiente tabla: Tabla No.10. Valoración del Impacto VALORACION DEL IMPACTO No.

Rango

>=6

SIGNIFICATIVO

>3 y <6

MODERADO

<=3

ACEPTABLE

Descripción El control con el que actualmente se cuenta para la mitigación del Impacto no asegura que la materialización del mismo no se presente, por lo cual la entidad debe adelantar las acciones inmediatas con el fin de asegurar la efectividad del control (establecer el control, reevaluarlo, establecer unos nuevos, entre otros). El Control existente debe evaluarse mediante auditorias o seguimiento permanente con el fin de garantizar el resultado satisfactorio del proceso mediante la mitigación del riesgo. Ya la entidad evaluó el control y se está asegurando el resultado del proceso, el Impacto no se ha materializado y mediante la aplicación de estos controles se puede asegurar que el Impacto es aceptable y se controlará a través de seguimiento de auditorías de gestión.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Para el Ejemplo: 1.Proceso 2.Procedimiento 3.Tipo de Actividad 4.Descripción de la Actividad 5. Continuidad de la Actividad 6.Tipo de Aspecto 7.Descripción del Aspecto 8.Tipo de Impacto Ambiental 9.Descripción del Impacto 10. Frecuencia 11.Severidad 12.Alcance 13.Total Criterio Impacto Ambiental 14. Valoración del Impacto Ambiental 15. Acciones de Control 16. Evidencias del control 17.Valoración del Control 18.Impacto Vs. Control 19.Significancia del Impacto

Control, Evaluación y Mejora del SGC Auditorías Integrales de Gestión Administrativa Planificación, Ejecución, Informe y Seguimiento de Auditorías Rutinaria Consumo de Insumos Consumo de papel, esferos, elementos de oficina Agotamiento de los Recursos Naturales Agotamiento del Agua requerida para producir papel. Baja (1) Alta (3) Local (2) 2,3 MEDIO Actualmente la Entidad no cuenta con un programa de ahorro y uso eficiente de papel Ninguna Inefectivo (3) 6,9 Significativo.

De acuerdo a los aspectos identificados y valorados, se determinan los controles que se deben contemplar para la mitigación de los mismos según la siguiente clasificación de la metodología ERRRIA: E: Eliminar (Verificar si el impacto o la actividad que lo genera se puede eliminar). R: Reducir (Verificar si el impacto o la actividad que lo genera se puede Reducir). R: Reutilizar (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar actividades de reutilización). R: Reciclar (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar actividades de reciclaje) I: Controles de ingeniería (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar adecuaciones o modificaciones a las máquinas o equipos con el fin de mitigar el impacto) A: Advertencias o Controles administrativos o ambos. (Verificar si en el impacto o la actividad que lo genera se pueden realizar capacitaciones, señalización, campañas, entre otros, con el fin de mitigar el impacto) El registro de la selección de los controles se realiza en la matriz en las casillas de “Controles metodología ERRRIA”. La manera de registrar dichos controles será utilizar el código binario en donde 0 significa que no se puede definir un control al ítem de la metodología y 1 que si puede definir un control. 3.4. GESTIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES 3.6.1. Gestión de los impactos significativos o moderados Para los Aspectos e Impactos que presenten una valoración de Significativo o Moderado la Entidad debe generar acciones inmediatas para su control, esta calificación dará origen a su consideración para objetivos, metas y programas ambientales, independientemente de la aplicación de los controles operacionales que aseguren las actividades en su ejecución, (ejemplo: Manejo de residuos sólidos, programa de ahorro y uso eficiente de Agua y energía, evaluación de Aspectos e Impactos etc ), monitoreo y medición. 3.6.2. Gestión de los aspectos y los impactos aceptables.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACION Y DETERMINACION DE SIGNIFICANCIA DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES Cuando los Aspectos y los impactos son calificados como Aceptables o no significativos, debe controlarse su gestión mediante los controles operativos, en las actividades rutinarias y no rutinarias, de proveedores, contratistas y visitantes, deben alinearse con los planes de emergencia o contingencia. 3.6.3. Modificaciones y actualizaciones De no ocurrir circunstancias cambiantes, anualmente los líderes de los procesos con su equipo de trabajo, revisan y actualizan la matriz de aspectos e impactos ambientales, para asegurarse que es pertinente a las actividades desarrolladas por la Corporación. Como circunstancias cambiantes para la actualización de las matrices, se entienden entre otras, cuando: • Se identifiquen cambios en la legislación ambiental y que sea aplicable, se evaluara su aplicabilidad de acuerdo con el procedimiento de identificación de requisitos legales. • Se reciban comunicaciones de partes interesadas sobre aspectos ambientales. • Existan cambios en los servicios ofrecidos o en la estructura de los procesos de la organización. De acuerdo con estos resultados, se deben considerar los impactos ambientales significativos, en el momento de la definición de los objetivos y metas, los cuales son acordes con el cumplimiento de las directrices ambientales y de las políticas de Gestión de la Corporación.