Auditoria Analitica

AUDITORIA ANALITICA Otra área aplicada de la auditoria administrativa la que se encarga de analizar los sistemas, procedimientos, métodos, costos, puestos, actividades, formas, etc., DEFINICION DE AUDITORIA ANALITICA Es una técnica para realizar en forma sistemática el examen y valuación del sistema operativo a fin de que la dirección superior pueda esperar que su labor o actividad funcione con mayor eficiencia y eficacia. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ANALITICA Es fundamentar unaopnion solida sobre la actuación del sistema operativo. Esta es la razón principal por la que la auditoria analítica existe. La auditoria analítica pretende adquirir los suficientes conocimientos del sistema de control y de operativo, para porporcionar sugerencias que incrementen la eficiencia y eficaci de la estructura del procedimiento. CUANDO APLICAR LA AUDITORIA ANALITICA ALLI DONDE EXISTIA UN FORMALISMO, PAPELEO, FORMAS, ACTIVIDADES Y UN CONTROL INTERNO, SE REQUIERE UN EXAMEN Y UNA EVALUACION DEL SISTEMA del control y del operativo, Para determinar su eficacia, eficiencia y la confianza que en ellos pueda tenerse VENTAJAS DE LA AUDITORIA ANALITICA a) Se logra una comprensión clara del sistema de control y del sistema operativo b) Se obtiene una mayor apreciación del control interno de la empresa c) Se proporcionan recomendaciones objetivas, tanto del sistema de control como de la eficacia de los sistemas y procedimientos d) Se lleva acavo una razonalisacion adminsitrativa en areas que rrequieren de mayor atención e) Se fomenta el incremento de la productividad al lograr un mayor rendimiento del personal EJECUCION DE LA AUDITORIA ANALITCA Puede dividirse en dos fases. La primera consiste en el análisis de sistemas y procedimientos; La segunda en el examen de las partes o áreas problemas La primera fase se lleva a cabo para identificar el sistema actual, mediante recopilación de información a través de entrevistas programadas, organización de la información, análisis y síntesis del sistema y jerarquización y evaluación de resultados. La segunda parte consiste en llevar a cabo un análisis detallado de problemas importantes mediante entrevistas, programas y observación directa del sistema, propuestas de cambio,

selección y jerarquización de cambio propuestos síntesis de características principales de nuevos subsistemas y procedimientos en su caso ASPECTOS IMPORTANTES PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA ANALITICA Al comenzar la auditoria analítica, surge la necesidad de tener en mente una serie de aspectos necesarios para apoyarse y para no tener que hacer suposiciones o para no voler a preparar etapas de investigación que ya se hubiesen efectuado; estos son: políticas, organización, objetivos del sistema, información sobre el volumen del trabajo, información sobre el atraso en la ejecución, secuencia de actividades, actitud de alerta y costo de operación. ESTUDIO PRELIMINAR Es necesario iniciar la auditoria analítica con un contacto previo que proporcione una primera idea global del problema que se va a estudiar. El llevar a cabo un estudio preliminar tiene como finalidades las siguientes a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones administrativas del organismo social b) Descubrir areas en las que alla problemas c) Evaluar la efectividad de las areas de estudios d) Evaluar las áreas que puedan ser causa de una revisión posterior e) Proponer en su caso, medidas correctivas f) Estimación del tiempo, recursos humanos, materiales y financieros necesarios ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE ESTUDIOS Uno de los propósitos de la auditoria analítica es determinar irregularidades o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez posibles mejoras en el sistema operativo. Los elementos que deben de ser objeto de examen en este tipo de auditoría son los siguientes: a) Organización b) Componentes del trabajo de oficina: .formas .informes .archivos .equipo .personal .actividades c) Procedimientos d) Manuales administrativos e) Simplificación del trabajo administrativo f) Utilización de maquinas

EL INFORME DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Una comunicación que efectivamente transmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor administrativo. Pero ocurre comúnmente que el auditor no logre lo anterior. Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor administrativo es transmitir de una manera eficaz la información que a obtenido en sus investigaciones, comunicar el mensaje de manera adjetiva y fácil de comprender EXAMEN DE LOS PROBLEMAS CON LOS JEFES Al concluir la auditoria y antes de iniciar el informe, es necesario que exista una entrevista entre el auditor y los jefes de cada una de las unidades administrativas. Estas entrevistas, además de servir para confirmar plenamente las conclusiones, indicaran las posibles acciones que deberán seguir para corregir situaciones desfavorables PLANEACION DEL INFORME ¿Quién lo va a leer? ¿Qué uso va a tener? 1.- posibles lectores. Podemos dividir a los lectores de informes en varias categorías: a) Colegas técnicos b) Especialistas en actividades técnicas relacionadas c) Gerencia de línea d) Ejecutivos e) Profanos 2.- usos posibles Los usos que reciba un informe pueden ser: a) b) c) d)

Informar par auso inmediato Servir de base para emprender una acción Establecer prioridad sobre un descubrimiento Reservarlo para uso fututo

ASPECTOS QUE HACEN UTIL UN INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Depende principalmente de los siguientes aspectos 1.- redacción adecuada 2.- oportunidad de presentación 3.- selección adecuada de material

Redacción adecuada Redactar significa compilar o poner en orden; en un sentido mas preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisión y claridad OPORTUDINAD DE PRESENTACION El informe debe presentarse “oportunamente” para que la dirección pueda formular adecuadamente sus planes, ejercer acciones correctivas y tomar mejor sus decisiones SELECCIÓN ADECUADA DEL MATERIAS Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe, es necesario aplicar el principio de la excepción. Ósea: la necesidad de los directivos de concentrarse en aspectos donde no se logro lo previsto, mas bien que los resultados donde se obtuvo lo planeado LA ORGANIZACIÓN DE LA COMPOSICION DE UN INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Toda la comunicación escrita, en especial la que persigue fines informativos, debe apegarse a los rigores de una composición cuidadosa. De manera simplificada puede decirse que la estructuración del cuerpo de un informe se compone de dos operaciones complementarias: la organización y la división Estructura del informe Es la preparación del informe, hay elementos que no dependen del informante y otros que si dependen. Los hechos se pueden observar directamente, o bien s pueden obtener de otras personas. La reflexión; en esta etapa el informante deberá anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de manera dispersa. A continuación podemos distinguir varios pasos: 1.- adquirir una noción clara del asunto 2.- estudiar el problema a fondo sin omisiones 3.- elegir lo que tenga valor para la argumentación; esto supone trabajo de eliminación 4.- componer, organizar, preparas la distribución de los elementos, que es el fin de la etapa , la estructura del texto del informe contiene: .El cuerpo del informe .La conclusión El informe (texto) A) sirve para unir al autor del informe y al lector en un terreno común. CON EL FIN DE FACILITAR EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

B) periodo es la especificación y aclaración del tiempo de duración de la investigación realizada C) alcance. Se puede entender la profundidad de las investigaciones y las áreas que se an examinado y evaluado D) métodos utilizados, es la especificación de las técnicas de obtención de información utilizada mediante la auditoria E) copia de los cuestionarios empleados, consiste en especificar los tipos de cuestionarios que fueron aplicados F) personas entrevistadas, abarca la mención de las persona que durante la auditoria fueron entrevistadas en cualquier caso se recomienda el siguiente contenido para los informes de auditoría administrativa 1.- deficiencia de las áreas funcionales , debemos señalar en orden de importancia las deficiencias que afecten a cada función en partículas 2.- deficiencia de la administración general, se debe señalar en orden de importancia las deficiencias de los procesos administrativos 3.- apreciación de la empresa a la dirección de la empresa auditada le interesa conocer si en algunas de sus funciones, departamentos, procedimientos o métodos existe algún indicio que señale alguna condición o tendencia desfavorable que repercuta en perjuicio de la empresa 4.- conclusiones y recomendaciones, deberán recoger los resultados lográndose el cuerpo del informe, enforna tal como que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del informe de auditoría administrativa. En esta sección del informe, el auditor describirá las áreas localizadas que ofrecen posibilidades de mejoría administrativa CONTROL DE LAS CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES La finalidad principal del informe de A.A. es lograr que las recomendaciones propuestas en él se sigan y se cumplan PRESENTACION DEL INFORME FINAL Representa el resultado de los esfuerzos realizados a través del estudio. Además, es lógico que el contenido del mismo este debidamente comprobado y depurado; de ahí su gran importancia