Ciclo De Vida De Un Proyecto

Tabla de

Contenido

Introducción

03

El ciclo de vida del proyecto

05

Características del ciclo de vida del proyecto

08

Fases del proyecto

12

Ciclo de vida del producto y del proyecto

19

Conclusiones

22

Anexos

23

Bibliografía

Introducción

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Introducción

Un proyecto comprende todas las acciones temporales que deben ejecutarse y controlarse adecuadamente para cumplir con los objetivos establecidos dentro de un plazo.

Por medio de la utilización de recursos (humanos y materiales), estas acciones son transformadas en productos o servicios finales que son llamados resultados únicos esperados del proyecto. Para asegurar que cada proyecto cumpla con las metas definidas y se gestione en conformidad con las metodologías y prácticas establecidas por la organización, es necesario definir el ciclo de vida del proyecto, establecer sus características e identificar las fases desde su inicio hasta su fin. Esto proporcionará un mejor control y sinergia de las actividades del proyecto con las operaciones permanentes de la organización.

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El Ciclo de Vida del Proyecto

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El Ciclo de Vida del Proyecto Aunque cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se deben ejecutar con el fin de cumplir con los objetivos pueden variar dependiendo del tipo de proyecto y las necesidades particulares de las organizaciones: contratante y ejecutante. Debido a esto, se define un Ciclo de Vida del Proyecto que cumple con el propósito de proporcionar un marco de referencia genérico para dirigir cada proyecto específico.

El ciclo de vida del proyecto está conformado por las diferentes etapas que recorre el proyecto desde que se concibe la idea hasta que se materializa en un resultado, se producen beneficios y en algunos casos hasta su clausura. Está constituido por fases secuenciales, iterativas y en ocasiones superpuestas cuyo nombre y cantidad son establecidos de acuerdo con las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza del proyecto y su área de aplicación. La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida, generalmente, implica una forma de transferencia técnica, es decir, los productos entregables de una fase se revisan para verificar si están completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar la siguiente fase.

Es importante tener claro que dependiendo del tipo de proyecto y las necesidades específicas de la organización, las descripciones del ciclo de vida pueden ser muy generales o muy específicas incluyendo herramientas como los formularios, los diagramas y las listas de control.

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Sin embargo, es recomendable que la definición del ciclo de vida en cualquier tipo de proyecto entregue como mínimo información detallada acerca de los siguientes ítems:

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¿Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase? Por ejemplo: en qué fase se debe realizar el trabajo del diseñador de espacios.

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¿Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cuál es el procedimiento para revisar, verificar y validar cada producto entregable?

03

¿Quiénes están involucrados en cada fase? Por ejemplo: el área de ingeniería requiere que el equipo técnico esté involucrado en las fases de requisitos y de diseño.

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¿Cómo controlar y aprobar cada fase?

Es importante tener en cuenta que el ciclo de vida del proyecto debe ser lo suficientemente flexible para enfrentar la diversidad de factores incluidos en el proyecto. Esto puede lograrse a través de las siguientes acciones:

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Identificando el proceso o los procesos que deben llevarse a cabo en cada fase.

02

Llevando a cabo el proceso o los procesos identificados en la fase adecuada.

03

Ajustando los diversos atributos de una fase, por ejemplo: nombre, duración, criterios de salida y criterios de entrada.

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Características del ciclo de vida del proyecto

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Características del ciclo de vida del proyecto Los proyectos pueden presentar variaciones entre sí en cuanto a su tamaño y su nivel de complejidad, sin embargo, todos los proyectos sin importar qué tan grandes o pequeños, sencillos o complejos sean, comparten determinadas características comunes:

01

La mayoría de los ciclos de vida de los proyectos, pueden configurarse en el marco de la siguiente estructura: Inicio del proyecto

Planeación del proyecto

Ejecución del proyecto

Monitoreo y control

Cierre del proyecto

Figura 1 Estructura del ciclo de vida del proyecto

Esta estructura genérica dentro del ciclo de vida permite una mejor comunicación con la alta gerencia y proporcionar un marco de referencia común para evaluar y comparar proyectos, incluso si son de naturaleza diferente.

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Presentan fases secuenciales, las cuales normalmente, están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica.

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Alto

Influencia de los interesados

Coste de los cambios Bajo

Tiempo del proyecto Figura 3 Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

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Finalmente, gracias a esta estructura genérica, un director de proyecto puede establecer la necesidad de un control más eficaz sobre los entregables. Esto será de gran ayuda especialmente en los proyectos grandes y complejos donde se requiere un nivel adicional de control, y donde la división por fases se vuelve fundamental para cumplir con éxito con los objetivos.

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Fases del proyecto

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Fases del proyecto Las fases de un proyecto son un conjunto de actividades, relacionadas de manera lógica, que culminan con la finalización de uno o más entregables.

Es decir, son segmentaciones dentro del mismo proyecto, las cuales deben ser controladas con el fin de gestionar el correcto cumplimiento de un entregable mayor. Se pueden establecer con base en diversos factores del proyecto, por ejemplo, sus necesidades de gestión, la naturaleza del proyecto, las características únicas de la organización, industria o tecnología, los elementos del proyecto que incluyen, entre otros, tecnología, ingeniería, negocios, procesos o elementos legales, y los puntos de decisión como son el caso del financiamiento, la continuación o no del proyecto y la revisión de hitos. Las fases del ciclo de vida de un proyecto pueden describirse mediante diversos atributos como los siguientes: • Nombre: Fase A, Fase B, Fase 1, Fase 2, etc. • Número: tres fases en el proyecto, cinco fases en el proyecto, etc. • Duración: 1 semana, 1 mes, 1 trimestre. • Requisitos de recursos: personas, edificios, equipos de cómputo. • Criterios de entrada: aquellos requisitos necesarios para que un proyecto ingrese en esa fase como aprobaciones o documentación firmada. • Criterios de salida: necesarios para que un proyecto complete una fase como aprobaciones documentadas, documentos completados o entregables completados.

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Relación entre fases Las fases de un proyecto pueden relacionarse de las siguientes maneras:

Relación secuencial En este tipo de relación, una fase sólo puede iniciarse una vez que se completa la fase anterior. La naturaleza paso a paso de este enfoque reduce la incertidumbre, pero puede eliminar las opciones de acortar el cronograma.

Relación de superposición Una fase puede iniciar antes de que finalice la anterior. La superposición puede aumentar el riesgo y causar un reproceso si la fase siguiente avanza antes de que la información precisa y correcta en la fase previa esté disponible.

Relación iterativa Se da cuando en un momento dado sólo se planifica una fase y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los entregables de la fase actual. Este enfoque es pertinente cuando los ambientes están poco definidos, son inciertos o cambian rápidamente, corriendo el riesgo de reducir la posibilidad de proporcionar una planificación a largo plazo.

Cuando los proyectos tienen fases múltiples, se puede presentar más de un tipo de relación entre fases durante el ciclo de vida según sean las necesidades y los requerimientos específicos del proyecto a desarrollar. Gracias al uso de múltiples fases, se puede proporcionar un mejor conocimiento para dirigir el proyecto, hay mayores oportunidades para evaluar el desempeño y se

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facilita el emprendimiento de acciones correctivas o preventivas oportunamente. Aunque está claro que la cantidad de fases, la necesidad de establecerlas y su grado de control dependen del tamaño, la complejidad y el impacto potencial del proyecto todas tienen en común que para lograr el objetivo o entregable principal de la fase, se necesita contar con un punto de control o revisión.

Punto de revisión de fase

Los puntos de revisión tienen lugar al final de cada fase. Durante este proceso, se comparan el desempeño y el avance del proyecto con los documentos guía del proyecto y el negocio, que incluyen, entre otros, el acta de constitución del proyecto y el plan para la dirección del proyecto. Como resultado de esta comparación se toma una decisión con el fin de continuar a la siguiente fase, continuar con modificaciones, finalizar el proyecto, permanecer en la fase, o repetir la fase o algún elemento de esta. Los puntos de revisión también son importantes para las organizaciones porque les permiten examinar otros elementos tales como documentos o modelos relacionados con el producto.

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Procesos generales del proyecto Los proyectos pueden separarse en fases diferenciadas o subcomponentes, las cuales, generalmente reciben nombres que indican el tipo de trabajo realizado en esa fase específica, como los que se presentan a continuación: • • • • • • • • • • • •

Desarrollo conceptual. Estudio de viabilidad. Requisitos del cliente. Desarrollo de soluciones. Diseño. Prototipo. Construcción. Prueba. Transición. Puesta en marcha. Revisión de hitos. Lecciones aprendidas.

Las diferentes fases del proyecto pueden clasificarse dentro de los procesos generales de los proyectos, definidos como: concepción e inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. De esta manera, durante la concepción e inicio del proyecto, podemos encontrar fases de ideación, identificación de oportunidades en la empresa o en una comunidad específica y la definición preliminar de los objetivos, el equipo de trabajo y el presupuesto. Esta información es recopilada en un documento conocido como el Plan Preliminar del Proyecto o el Anteproyecto. Durante esta etapa se suelen realizar todos los estudios y las estimaciones para determinar la factibilidad y viabilidad de los proyectos con el fin de tomar decisiones basadas en factores como el mercado, la tecnología, análisis financiero y aspectos sociales y ambientales. Tomando como partida este plan preliminar, se entra en una etapa de planificación,

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durante la cual se define el alcance, se refina el equipo, el presupuesto y los objetivos del proyecto y se definen las actividades y el curso de acción por medio del cual se dará ejecución a cada una de estas. Como resultado, se obtiene por lo general un Documento de Trabajo o Plan para la Dirección del Proyecto. A partir de este plan, el equipo del proyecto entra a una etapa de ejecución. Etapa por medio de la cual se completan las actividades planificadas comunicándose y rindiendo cuentas a los interesados y la dirección del proyecto. Durante la ejecución podemos encontrar una serie de fases o subtareas relacionadas con el prototipado, la documentación, el desarrollo o la construcción de un producto o servicio según el objetivo del proyecto específico.

Durante la puesta en marcha del proyecto es posible requerir la contratación de mano de obra especializada y la compra de materiales, equipos o maquinaria. De manera secuencial, y en muchos casos simultánea, se desarrollan las fases de monitoreo y control del equipo, el desarrollo de las actividades y el presupuesto, con el fin de prevenir errores y darles solución a las fallas de calidad de manera oportuna evitando retrasos o un aumento en los costos del proyecto. Finalmente, todos los proyectos entran en una fase de cierre en la cual por lo general se hace entrega de un informe final del proyecto, se ajustan las cuentas del presupuesto, se documentan las lecciones aprendidas y se planea la transición del equipo a otro proyecto u a otras tareas.

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Concepción e inicio

Idear

Identificar oportunidades

Planificación

Definir el alcance

Refinar equipo, presupuesto y objetivos

Ejecución

Monitoreo y control

Cierre

Monitorear al equipo del proyecto y del presupuesto

Planear transición del equipo de trabajo

Crear actividades y organizar el flujo de trabajo

Completar el trajabo Monitorear calidad de las tareas

Definir curso de acción para alcanzar objetivos

Definir preliminarmente el equipo

Desarrollar el plan preliminar del proyecto - Anteproyecto

Crear línea de tiempo

Documentar el flujo de trabajo del proyecto

Proveer actualizaciones a los interesados

Administrar el presupuesto

Figura 4 Procesos del ciclo de vida del proyecto

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Ajustar cuentas del presupuesto

Documentar lo aprendido

Comunicación constante con los interesados

Realizar el reporte final del proyecto

Ciclo de vida del producto y del proyecto

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Ciclo de vida del producto y del proyecto En algunas ocasiones, el resultado del proyecto está interrelacionado con uno o más productos, y pueden existir muchas conexiones entre ambos.

Por ejemplo, el desarrollo de un nuevo sabor de mermelada para una repostería podría ser considerado un proyecto en sí mismo. También, puede darse el caso de que un producto existente como un coche para bebés pueda verse beneficiado por un proyecto para agregarle nuevas funciones o características que mejoren la seguridad del niño. Y así mismo, puede crearse un proyecto para desarrollar un nuevo modelo de unas gafas de realidad virtual ya existentes.

Debido a esto, no deben confundirse los ciclos de vida del producto y del proyecto, ya que estos son conceptos completamente independientes. El ciclo de vida del producto consta de fases del producto generalmente secuenciales y no superpuestas que representan su evolución, y que se determinan en función de las necesidades de fabricación y control de la organización. Generalmente, van desde el concepto pasando por la entrega, el crecimiento, la madurez y finalizando con el retiro del producto del mercado. Como se mencionó previamente, muchas fases del ciclo de vida del producto se prestan para ser tratadas como proyectos; por ejemplo, llevar a cabo un estudio de viabilidad, efectuar una investigación de mercado, realizar una campaña publicitaria, sacar un nuevo producto al mercado, evaluar un producto en una

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población, etc. En todos estos ejemplos, el ciclo de vida del proyecto es diferente del ciclo de vida del producto. El primero está incluido en el segundo.

Ciclo de vida del proyecto

Actualización

Producto

INICIAL

INTERMEDIA

Disposición

Plan de negocio

IDEA

Ciclo de vida del producto

Operaciones

Como se puede ver en la figura siguiente, el ciclo de vida del producto comienza con el plan de negocio, pasa por la idea, hasta llegar al desarrollo del producto, las operaciones y finalmente, la retirada o disposición del producto, mientras que el ciclo de vida del proyecto es más corto y atraviesa una serie de fases que finalizan con el desarrollo del producto.

FINAL

Figura 3 Relación entre el ciclo de vida del producto y el ciclo de vida del proyecto

Dado que es posible que un producto tenga varios proyectos asociados, se puede alcanzar una mayor eficiencia si todos los proyectos relacionados se dirigen colectivamente. Un ejemplo de ello es cuando un cierto número de proyectos individuales están relacionados con el desarrollo de un nuevo computador portátil. Todos los proyectos pueden ser distintos, pero aun así aportan un entregable clave necesario para sacar el computador al mercado.

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Conclusiones Comprender y definir el ciclo de vida para la gestión de un proyecto es esencial tanto para empresas que se encuentren trabajando en un proyecto pequeño con objetivos comerciales modestos, como para aquellas que deciden emprender una iniciativa grande y de múltiples departamentos con amplias implicaciones corporativas. Cada proyecto, independientemente de su presupuesto, tamaño o impacto tiene hitos esenciales al principio, en el medio y al final. Reconocer estas características, y definir y organizar el trabajo del proyecto a través de un ciclo de gestión de proyectos claramente identificado, permitirá no solo mantener el proyecto organizado durante todo su desarrollo desde la ideación hasta su finalización, sino que además, aumentará las probabilidades de realizar una correcta ejecución y alcanzar cada uno de los objetivos.

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Anexo Ciclo de vida del desarrollo Dentro del ciclo de vida de los proyectos, existen una o más fases asociadas al desarrollo del producto, servicio o resultado. A estas se les llama un ciclo de vida del desarrollo. Los ciclos de vida del desarrollo pueden ser predictivos, iterativos, incrementales, adaptativos o presentar un modelo híbrido. Analicemos a continuación, cada uno de estos:

Ciclo de vida predictivo El alcance, el tiempo y el costo del proyecto se determinan en las fases tempranas del ciclo de vida, debido a esto, cualquier cambio en el alcance se gestiona cuidadosamente. Los ciclos de vida predictivos también pueden denominarse ciclos de vida en cascada.

Ciclo de vida iterativo Para los proyectos con este tipo de ciclo de vida. el alcance del proyecto generalmente se determina tempranamente, pero las estimaciones de tiempo y costo se modifican periódicamente conforme aumenta la comprensión del producto por parte del equipo del proyecto. El producto es desarrollado a través de una serie de ciclos repetidos, en los cuales se van añadiendo sucesivamente funcionalidades al producto.

Ciclo de vida incremental En este tipo de ciclo de vida el entregable se produce a través de una serie de iteraciones que sucesivamente añaden funcionalidad dentro de un marco de tiempo predeterminado. En este caso, el entregable contiene la capacidad necesaria y suficiente para considerarse completo sólo después de la iteración final.

Ciclo de vida adaptativos Son ágiles, iterativos o incrementales. El alcance detallado se define y se aprueba antes del comienzo de una iteración. Los ciclos de vida adaptativos también se denominan ciclos de vida ágiles u orientados al cambio.

Ciclo de vida híbrido Un ciclo de vida híbrido es una combinación de un ciclo de vida predictivo y uno adaptativo. En este caso, aquellos elementos del proyecto que son bien conocidos o tienen requisitos fijos siguen un ciclo de vida predictivo del desarrollo, y aquellos elementos que aún están evolucionando siguen un ciclo de vida adaptativo del desarrollo.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Bibliografía International Project Leadership Academy (2017). Project Initiation – The Kick-Off Canvas.

Project Management Institute (2017). “A Guide To The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK Guides)”, 6a. edición.

Lucidchart Content Team (2017). The 4 Phases of the Project Management Life Cycle.