Proyecto Final Al02789639 Fundamentos De Administracion

Diego Obeso Montoya Matricula al02789639 Evidencia 2 Proyecto Final Materia: Fundamentos de la Administración Módulo 3 Maestra: Viviana Janeth Lozano Loa 17 de septiembre del 2015 Tema “Profesionalización de taller de carpintería” Introducción Análisis de la situación actual del taller de carpintería en los departamentos existentes, donde el propietario asume gran parte de los roles importantes y de responsabilidad. Desarrollar los diferentes departamentos de la empresa, así como también los principios básicos como son misión, visión, objetivo, valores, principios éticos y sociales, delimitar responsabilidades según avances, generación de formatos de control y contar con un plan de crecimiento estructurado. Planteamiento Actualmente la empresa denominada “Carpintería Lary” se ubica en la población de Alhuey, Angostura estado de Sinaloa, cuenta con 6 empleados, 2 vehículos utilitarios, local comercial en comodato, maquinaria de mediana capacidad y 5 años en el mercado. Al día de hoy genera ventas anuales por alrededor de 1 millón de pesos, siendo la segunda más grande del municipio en cuanto a tamaño y ventas. La empresa ha tenido crecimiento del 20% anual en los últimos 4 años. Los valores que resalta la empresa son puntualidad, honestidad, ética y responsabilidad social, y como icono la mejor calidad. Carpintería Lary, no cuenta con la formalidad adecuada, a pesar de estar constituida y registrada en hacienda, no posee departamentos definidos, organigrama, descripción de puestos, formatos de control, carece completamente de estructura administrativa. Existe en la empresa un solo departamento que es el dueño y todólogo, funge como administrador, compras, ventas, supervisor, publicista, cotizador, atención de prospectos, por si esto fuera poco no cuenta con una planeación correcta, más bien es instintiva. Básicamente la empresa carece de las cuatro funciones de la administración que menciona Robbins D. en su libro Fundamentos de Administración en la página 8 y que describe a lo largo de ese capítulo. Así mismo en el capítulo 6 del libro antes mencionado hace referencia a la estructura y diseño organizacional. La falta de planeación ha llevado en ocasiones a la empresa a obtener resultados no deseados, por falta de información y estrategias para accionar.

A continuación se presenta una breve descripción de la empresa y sus departamentos, así como también haremos ver los puestos y sus descripciones de funciones.

Gerente o administrador.- Actualmente cubre este departamento el propietario de la empresa, el cual lleva su función al nivel de administrador, compras, ventas, recursos humanos, planeación, control y supervisión. Este departamento no cuenta con asistente o secretaria que auxilie con agenda, papeleo, atención primaria de clientes, entre otras cosas, de tal manera que el tiempo que puede pasar el propietario en la empresa se ve limitado por la ejecución de sus funciones. Diseño.- Este departamento lo cubre en su mayoría de las veces la esposa del propietario, en ocasiones se subcontrata a un especialista para su desarrollo o los mismos clientes llegan con su idea desarrollada de sus muebles a fabricar. Normalmente se elabora a lápiz basándonos en experiencia o en actualidades según internet, ya que se llega a un boceto de manda a un externo a elaborarlo en 3d para su presentación más realista. Producción.- Es el área con mayor personal y ajeno a la familia, en este departamento se cuenta con un encargado de la producción en general, a su vez es el responsable de que todo funcione correctamente y que los productos tengan la mejor calidad y puntualidad. En esta área no se cuenta con estándares de control, solo pasa de mano en mano el producto hasta llegar a su etapa final y ya de ahí se va a instalación. Carece de control de herramienta, materiales, inventarios actualizados, mermas y desperdicios. Todo recae en una sola persona que es la que está a cargo del área. Instalación.- Área encargada de salir a campo a hacer los ajustes necesarios para una correcta instalación de los muebles, detallado en obra y entrega de los productos a los propietarios. Regularmente son parte del equipo de

producción los que salen a campo y que de esta área es responsable el mismo de producción. Ética y responsabilidad social Cuenta con responsabilidad social ya que siempre se preocupa por participar con organismos como bomberos, cruz roja, escuelas locales en sus eventos y colectas para mejoras. Prácticamente no contamina ya que los desechos maderables son donados para reutilizarse como cama de caballos y como combustible de otras pequeñas empresas que se dedican a elaboración de comida. Los materiales solidos como fierro se venden a recicladoras locales para su procesado, no generan gases ni emisiones de ningún tipo. Los productos de pintado que se utilizan provienen de empresas socialmente responsables. La madera y productos derivados de madera provienen de proveedores certificados de talas programadas y aprobados por gobierno. Dentro de la empresa se promueve la ética lo más posible, se incita a evitar el uso de sobrenombres aun estos no sean ofensivos, se invita a practicar alguna religión, que los padres con hijos en edad escolar asistan a eventos donde participan sus hijos, a medida de lo posible se entregan los productos a tiempo, se entrega lo que se ofrece con garantía al 100% de satisfacción, no se da gato por liebre bajo ninguna circunstancia, se entrega lo que el cliente compro. Planeación Prácticamente no hay planeación, se avanza conforme se van dando las ventas y el aumento de los clientes. Crece acorde a las necesidades del momento, en equipo, en personal, en imagen y en servicios. Recursos humanos Los recursos humanos en la empresa los dirige el dueño directamente, el hace las contrataciones, las bajas, el proceso de formación de equipos y de motivación de personal. La contratación se ha venido haciendo conforme la clientela ha venido aumentando y solo en caso de que se requiera de algún trabajo en especial se contrata de manera temporal al especialista o se subcontrata, las capacitaciones las solicita directamente a la fábrica de pinturas o acabados para los nuevos productos que saca al mercado a fin de mejorar la calidad, la capacitación de proceso de armado se hace en videos de internet en la búsqueda de mayor rapidez y calidad. La formación de equipos especiales se ha hecho solicitando al de mayor jerarquía en el trabajo a realizar que asigne a su ayudante o ayudantes y el a su vez los guie. El líder principal viene siendo el mismo dueño, una de las prácticas motivacionales es tomar al equipo completo en cuenta en la toma de decisiones importantes y de adquirir maquinaria, así como también siempre está al pendiente de su salud y sus familias. Imagen empresarial

La imagen de la empresa carece de letrero frontal, no cuenta con rotulaciones en los vehículos de la empresa, se cuenta escasamente con uniformes los cuales no son obligatorios de usar, cuenta con una “fan page” de Facebook, no se hace publicidad de ninguna forma extra. Control Proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurar que se realicen conforme a los planes y se corrijan las desviaciones importantes, (Robbins 2009). Siguiendo la anterior definición, básicamente Carpintería Lary carece de todo sistema de control de procesos, siendo este un punto crítico para el funcionamiento correcto. Se menciona como secuencia de actividades que hay que realizar para organizar o reorganizar una empresa al proceso organizacional (Hernández 2012), le llamaremos renacer al estructurar por primera vez toda la empresa, que a pesar de ser una empresa familiar se puede profesionalizar o su tendencia será a desaparecer según lo menciona Imanol Belausteguigoita Rius en su libro Empresas familiares, su dinámica, equilibrio y consolidación. Objetivo Formalizar una empresa que nace por la necesidad de un taller de carpintería honesto y puntual, pero que ha crecido de manera muy desordenada y sin planeación. Generar una empresa con puestos y departamentos definidos, con gerentes capacitados para una correcta dirección del personal y la toma de decisiones. Implementar la planeación a corto y largo plazo involucrando al dueño, líderes de departamento, una mejor cultura organizacional. Formación de equipos de trabajo. Mayor control en el manejo de los procesos, con responsables, tiempos de entrega y materiales a usar, con formatos escritos, traspasables a departamentos según producción y continuidad. Que a pesar de que es micro empresa cumpla las funciones de una gran empresa y así en su crecimiento esté preparada con departamentos con experiencia. Análisis de la empresa Realizamos una pequeña encuesta para conocer la perspectiva de los clientes para con la empresa y este fue el resultado: se aplicaron 50 encuestas con personas de la localidad, donde obtuvimos interesantes resultados, partimos de una creencia y aterrizamos en una realidad que no fue la que creíamos. A continuación les presentamos tabla comparativa con los resultados.

Reactivos aplicados para obtener información importante para la planeación y conocimiento de la empresa fuera de la opinión de los involucrados.

1 2 3 4 5 6 7 8

Creencia del mercado A quien va dirigido el producto Mujeres Población objetivo edad 25-70 años Distancia a competidores 1 km Relevancia de calidad precio calidad sobre precio Innovación del producto diseño exclusivo Preferencia de compra en establecimiento Presentación del establecimiento es importante Gasto promedio anual en muebles muy variado

Esta información se obtuvo directamente con el propietario de la empresa, en base a una encuesta que se le aplico y comento si sería importante conocer la opinión de los clientes. Breve explicación de la encuesta aplicada, el dueño pensaba que su mercado era para mujeres de edad entre 25 y 70 años, que las personas basaban su decisión de compra en la calidad más que otra característica, al consultarle cuál es su característica más fuerte nos dice que la presentación del diseño en 3d y la asistencia de un diseñador de interiores para que su cliente tome la decisión. También respondió que el gasto promedio era muy variado, según los muebles, aclaró que a las personas les gusta comprar más en mueblerías ya que es importante la imagen del establecimiento. Y el resultado que obtuvimos de aplicar aleatoriamente 50 encuestas se presenta a continuación:

Resultado encuesta Personas a las que les gustó el producto Mujeres Edad promedio que gustaron del producto 20-50 años Distancia de competidores 3 km carpintería Saúl Característica con mayor relevancia precio innovación explicada 98% le gustó preferencia de compra en establecimiento presentación del establecimiento no lo conocen no aplico o no gasto promedio anual respondieron En algunas cosas si tenía razón, solo el mercado nos respondió a 50 años las personas mayores a esa edad pierden el interés de adquirir muebles, ya que

enfocan sus gastos a distintos intereses, la innovación de presentar el producto de manera realista en 3d antes de hacer a compra les gusto bastante a las personas, el establecimiento en si no saben dónde está y no lo conocen. A continuación presentamos el análisis FODA que se realizó a la Carpintería Lary

Aprovechar las oportunidades que tenemos para llevarlas a cabo y ganar más espacio en el mercado, hacer uso de los programas de gobierno a fin de hacernos de equipamiento más rápido que ahorrando, aunque tenemos la posibilidad de crédito. El estar al día implica hacer revisiones periódicas de revistas de arquitectura, diseño de muebles, internet y tendencias. Las amenazas las podemos contrarrestar con calidad a precio justo, no seriamos competencia para las mueblerías que venden muebles de baja calidad y atacan un mercado de mueble económico. Nos enfocaremos más al mercado de mueble exclusivo a mejor precio. La empresa da un servicio que ninguna otra carpintería lo hace en la región que es la de ofrecer el producto de manera realista antes de hacer la aprobación para su fabricación, así como también tener la asistencia de un diseñador de interiores para la elección de su mueble, es otro servicio que solo una carpintería lo tiene pero es en otra ciudad a 40 km de nosotros.

Dentro de las debilidades marcamos que la empresa no se conoce, como no se cuenta con letrero frontal, los clientes potenciales no sabrían dónde encontrarnos, con la implementación de la instalación de la imagen cambiará a tener los clientes que no sabían ya nos puedan identificar, tendremos una campaña en Facebook para aumentar la audiencia de las publicaciones periódicas de los trabajos realizados. La empresa por estar en etapa de crecimiento y el tipo de trabajos que realiza actualmente, no enfoca sus actividades hacia los mercados internacionales Con estos ejercicios previos formamos una idea muy clara de la situación actual de la empresa y los puntos a atacar y trabajar. Propuesta de Mejora y solución propuesta a la problemática actual Partiendo del siguiente organigrama propuesto, como resultado del análisis de la empresa Carpintería Lary y analizando problemas de organización, procedemos a la explicación de la propuesta de la generación de departamentos y funciones, así como también la inclusión de la planeación, control, liderazgo, programas de motivación, formación de equipos de trabajo, mejora de imagen, etc. Organigrama propuesto

Cuando se estructura la organización empresarial con base en los puestos que la empresa requiere para alcanzar sus objetivos, se establecen los cimientos para que un negocio crezca sin que el empresario desempeñe cada detalle de la operación,(Villalobos 2012).

Como lo comenta Villalobos en su publicación y la importancia de la estructura, para la definición de sus funciones y responsabilidades, también el hecho de diseñar la organización en base al futuro o al crecimiento que se tenga programado. Responsabilidad social y ética, propuesta La responsabilidad social se entiende como la obligación que tiene una empresa, más allá de lo requerido por las leyes y la economía, de perseguir metas de largo plazo que sean buenas para la sociedad. La ética se refiere a reglas o principios que definen si una conducta es buena o mala, (Robbins 2009). La empresa seguirá en la búsqueda de materiales que no afecten el ambiente o sean amigables o por lo menos biodegradables, así como también seguirá utilizando madera de bosques sustentables certificados para su producción maderera. A medida de lo posible seguirá apoyando y participando en colectas de apoyo de organismos sociales, locales y regionales. Apoyando económicamente y con tiempo de ser posible. La empresa ha participado en la recuperación de muebles de escuelas que han sido devastadas en huracanes pasados solicitando el apoyo de empresarios locales con materiales y la empresa con la mano de obra para la restauración. Una de las causas del surgimiento de esta empresa fue haber contratado servicios de carpintería y al ver el resultado nos dimos cuenta de la falta de valores, deshonestidad, impuntuales, entre otras. La empresa desde que nació tomo los buenos valores como bastión principal, ser honestos ante todo, entregar los productos en el tiempo estipulado, buen trato, ofrecer servicio de diseño en 3d, muebles modernos hechos a medida y con la mejor calidad. Planeación estratégica propuesta Partiremos de una visión y una misión, como parte de ¿qué queremos ser? y ¿a dónde queremos ir? Visión: “Ser el mejor taller de carpintería de la región, reconocidos por la calidad, honestidad, puntualidad y diseño innovador, siempre buscando la entera satisfacción del cliente”. Misión: “Ofrecer muebles únicos, diseñados por profesionales que satisfagan al 100% las necesidades de nuestros clientes, fabricados con honestidad, puntualidad y la más alta calidad”. Después de desarrollar estos importantes puntos, se hace una breve explicación de lo que se hará para solucionar la problemática de la empresa paso a paso.

En el corto plazo se planea la contratación de una asistente secretaria ejecutiva, así como también la activación de una oficina recepción para la atención al público, esta persona será capacitada en los principales softwares de diseño de muebles para que auxilie en los diseños necesarios, así como también lleve agenda, resguardo de materiales y asignación de los mismo por proyecto en fabricación, control de herramienta portátil y su asignación al personal. De mismo modo en el corto plazo se procederá a la instalación de un letrero frontal en el edificio para su identificación, se rotularan los vehículos, se contratará línea telefónica, se hará obligatorio el uso de uniforme y habrá control de asistencia. En el mediano plazo se presupuestara la maquinaria necesaria para mejorar los procesos, en calidad y tiempo de respuesta, de igual manera se hará una programación de ahorro para su adquisición. La meta de crecimiento de la empresa a mediano plazo no mayor a 5 años será aumentar el tamaño en un 100% respecto a ventas, esto generando un departamento de diseño de interiores que nos auxilie en la propuesta de fabricación, así como también implementando una campaña permanente de publicidad. En el largo plazo la empresa debe irse consolidando como la mejor carpintería de la región, atendiendo proyectos de mayor escala y en diferentes lugares del estado. Con equipamiento de mejor calidad y capacidad instalada mayor. Control La implementación de formatos de control donde el área de producción firmará la hoja de presupuesto y de materiales a utilizar, aprobando el proyecto aceptan que el material es suficiente para la elaboración del producto cotizado y a su vez será lo que reciban para su fabricación, se harán ajustes al final del proceso si fue justo o se agregó material o sobro. En el área de producción cada una de las estaciones, según secuencia, acepta que la estación anterior hizo buen trabajo y en la propia hará lo mismo para entregar a la siguiente, hasta llegar a la instalación, de esta manera hay control de calidad por estación y hay responsables de cada área hasta llegar al final del proceso. Liderazgo organizacional El liderazgo organizacional lo veremos como las mejores características de cada individuo al hacer que otros lo sigan con gusto y estos a su vez formen parte de su equipo de manera gustosa, (Martín 2006). Toda vez que queramos formar los equipos de trabajo ubicaremos a los más sanos en convivencia dentro del personal y se capacitara de la mejor manera para liderar un equipo de trabajo. Motivaremos a los empleados según su lugar en el organigrama, sabemos que los mandos medios hacia arriba más que económico se buscan reconocimiento, implementaremos el programa empleado del mes y al final del

año el que más meses acumule obtendrá algún regalo especial. Y para los del área de producción en la parte más baja del organigrama, tendrán incentivo económico cuando los formatos de control no tengan observaciones y se alcancen las metas de producción sin necesidad de estar sobre de ellos. Se sugiere un sistema de comunicación horizontal ya que no es tanto el personal como para que no sea posible atender demandas individuales y grupales, que la distancia del operador al dueño sea corta, siempre y cuando se respete la jerarquía del organigrama, se sugiere reuniones periódicas con los líderes de grupos por lo menos quincenales, para analizar inquietudes y hacer de conocimiento planes de la empresa de crecimiento y producción. Hacerles saber las metas de producción, así como para analizar reportes especiales de área. Este tipo de acciones deben de ser lideradas por una persona con la capacidad de hacerlo, en primera instancia deberá cumplir este perfil como gerente general de la empresa el propio dueño, el cual se le buscará capacitación para un mejor liderazgo, capacidad de manejo de equipos y motivación. Marco Teórico La empresa donde llevaremos a cabo los trabajos mencionados es “Carpintería Lary”, dedicada básicamente a la fabricación de muebles de madera bajo diseños exclusivos, a través de diseñadores de interiores, arquitectos y venta directa. Cuenta con 6 empleados y el dueño como parte del equipo humano, de manera externa se tiene contratado un despacho contable, diseñador gráfico y artesano de manera esporádica. La empresa se ubica en una pequeña comunidad del municipio de Angostura en el estado de Sinaloa la cual cuenta con 3500 habitantes y todos los servicios básicos necesarios como agua, luz, internet y teléfono. La empresa nace hace 5 años a razón de haber contratado los servicios de un carpintero de la localidad y ver las deficiencias del mismo, tomando en cuenta que era de los de mejor reputación. Se dieron cuenta de la alta demanda de productos fabricados a medida y decidieron emprender un taller con valores muy definidos como honestidad y puntualidad. Actualmente la empresa tiene ventas anuales alrededor de 1 millón de pesos y un crecimiento en venta en los últimos 4 años del 20% anual. Carpintería Lary a su corta edad se ha convertido en la segunda en tamaño en el municipio. Estructura y diseño organizacional, bajo un esquema de especialización, lo que permite utilizar de manera eficiente la diversidad de habilidades que tienen sus trabajadores. Gerentes y administración, enfocando el desarrollo de gerentes según su área y competencia. Fundamentos de Administración de Stephen P. Robbins en la octava edición año 2013. La planeación es necesaria para dotar a la organización de un sentido de dirección y propósito. Los gerentes basan las decisiones no planeadas en respuestas no planeadas, basándose en juicios y razonamiento, generando

incertidumbre y un riesgo más alto. Administración Contemporánea de Gareth R. Jones/ Jennifer M. George año 2014. Proceso organizacional se declara la secuencia de actividades que hay que realizar para organizar o reorganizar a una empresa, los cambios que llevan a cabo para la reorganización de la empresa paso a paso según el libro Administración. Teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad de Sergio Hernández y Rodríguez, y Gustavo Palafox de Anda año 2012 Delegar responsabilidades da la oportunidad de evolucionar ya que no recae en una sola persona muchas funciones y le da la oportunidad al dueño de explotar su ingenio. Cuando se estructura la organización empresarial con base en los puestos que la empresa requiere para alcanzar sus objetivos, se establecen los cimientos para que un negocio crezca sin que el emprendedor desempeñe cada detalle de la operación, (Villalobos 2012).

Bibliografías Stephen C. Robbins. (2013). Fundamentos de Administración. México: Pearson. Gareth R. Jones / Jennifer M. George. (2014). Administración Contemporánea. México: Mc Graw Hill. Sergio Hernández y Rodríguez / Gustavo Palafox de Anda. (2012). Administración. Teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad. México: Mc Graw Hill. Imanol Belausteguigoitia Rius. (2010). Empresas familiares, su dinámica, equilibrio y consolidación.. México: Mc Graw Hill. Jorge Villalobos. (2012). Cómo estructurar una empresa. 05 de octubre del 2015, de Soy Entrepreneur Sitio web: http://www.soyentrepreneur.com/23096mister-tennis-como-estructurar-una-empresa.html Stephen P. Robbins, David A. DeCenzo. (2009). Fundamentos de administración. Conceptos Esenciales y Aplicaciones, Sexta edición. México: Pearson. Antonio Duro Martín. (2006). Introducción al liderazgo organizacional.: Teoría y metodología. España: Dykinson.