Administrasi Barang: Paket Keahlian Pemasaran

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2014

Administrasi Barang Paket Keahlian Pemasaran

SMK/MAK KELAS XI Semester 1

Hak Cipta © 2014 pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Dilindungi Undang-Undang

MILIK NEGARA TIDAK DIPERDAGANGKAN

Kontributor Penyunting Materi Penelaah Desktop Publisher

: Drs. Ratiman, M.M. : Rr. Indah Setyowati, S.E., M.M. : Tim

Disklaimer: Buku ini merupakan buku siswa yang dipersiapkan Pemerintah dalam rangka implementasi Kurikulum 2013. Buku siswa ini disusun dan ditelaah oleh berbagai pihak di bawah koordinasi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, dan dipergunakan dalam tahap awal penerapan Kurikulum 2013. Buku ini merupakan “dokumen hidup” yang senantiasa diperbaiki, diperbaharui, dan dimutakhirkan sesuai dengan dinamika kebutuhan dan perubahan zaman. Masukan dari berbagai kalangan diharapkan dapat meningkatkan kualitas buku ini.

Cetakan Ke-1, 2014 Disusun dengan huruf arial

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

iii

KATA PENGANTAR

Kurikulum 2013 dirancang untuk memperkuat kompetensi siswa dari sisi sikap, pengetahuan dan keterampilan secarautuh. Keutuhan tersebut menjadi dasar dalam perumusan kompetensi dasar tiap mata pelajaran yang mencakup kompetensi dasar kelompok sikap, pengetahuan, dan keterampilan. Semua mata pelajaran dirancang mengikuti rumusan tersebut. Pembelajaran kelas XI pada Sekolah Menengah Kejuruan untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Tata Niaga, dan Paket Keahlian Pemasaran yang disajikan dalam buku ini juga tunduk pada ketentuan tersebut. Buku siswa ini berisi materi pembelajaran yang membekali siswadengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak, serta sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yang dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggungjawab. Buku ini menjabarkan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapai kompetensi yang diharuskan. Sesuai dengan pendekatan yang digunakan dalam kurikulum 2013, siswa diberanikan untuk mencari dari sumber belajar lain yang tersedia dan terbentang luas di sekitarnya. Peran guru sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan buku ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatankegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam. Buku ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan.Untuk itu, kami mengundang para pembaca memberikan kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Atas kontribusi tersebut, kami ucapkan terimakasih. Mudah-mudahan kita dapat memberikan yang terbaik bagi kemajuan dunia pendidikan dalam rangka mempersiapkan generasi seratus tahun Indonesia Merdeka (2045).

Depok,

Nopember 2014 Penyusun

Direktorat Pembinaan SMK |2014

iv

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR....................................................................................................................... iii DAFTAR ISI ................................................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... vii BAGIAN 1 : PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1 Deskripsi ................................................................................................................................... 1 Prasyarat .................................................................................................................................. 1 Petunjuk Penggunaan ............................................................................................................... 1 Tujuan Akhir .............................................................................................................................. 3 Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar .................................................................................... 4 Peta Kedudukan Buku Siswa .................................................................................................... 6 BAGIAN 2 : PEMBELAJARAN ...................................................................................................... 7 Bab I .............................................................................................................................................. 10 Pergudangan ................................................................................................................................ 10 Kegiatan Belajar 1 : Gudang dan Pergudangan ..................................................................... 11 1.1

Tujuan Pembelajaran .................................................................................................... 11

1.2

Uraian Materi................................................................................................................. 11

1.3

Aktifitas Belajar Siswa .................................................................................................. 17

1.4

Rangkuman .................................................................................................................. 22

1.5

Penugasan ................................................................................................................... 23

1.6

Penilaian Diri ................................................................................................................ 25

1.7

Uji Kompetensi ............................................................................................................. 26

Kegiatan Belajar 2 : Fungsi Gudang ....................................................................................... 28 2.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................... 28

2.2

Uraian Materi ................................................................................................................ 28

2.3

Aktifitas Belajar Siswa .................................................................................................. 32

2.4

Rangkuman .................................................................................................................. 36

2.5

Penugasan ................................................................................................................... 36

2.6

Penilaian Diri ................................................................................................................ 38

2.7

Uji Kompetensi ............................................................................................................. 39

Kegiatan Belajar 3 : Jenis-Jenis Gudang ................................................................................ 41 3.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................... 41

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

v

3.2

Uraian Materi ................................................................................................................ 41

3.3

Aktivitas Belajar Siswa ................................................................................................. 48

3.4

Rangkuman .................................................................................................................. 52

3.5

Penugasan ................................................................................................................... 54

3.6

Penilaian Diri ................................................................................................................ 56

3.7

Uji Kompetensi ............................................................................................................. 57

Kegiatan Belajar 4 : Macam Macam Gudang Berdasarkan Kepemilikannya ........................ 59 4.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................... 59

4.2

Uraian Materi ................................................................................................................ 59

4.3

Aktifitas Belajar Siswa .................................................................................................. 61

4.4

Rangkuman .................................................................................................................. 65

4.5

Penugasan ................................................................................................................... 66

4.6

Penilaian Diri ................................................................................................................ 67

4.7

Uji Kompetensi ............................................................................................................. 68

BAB II ............................................................................................................................................ 70 Administrasi Gudang ................................................................................................................... 70 Kegiatan Belajar 1 : Administrasi Gudang .............................................................................. 71 1.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................... 71

1.2

Uraian Materi ................................................................................................................ 71

2.1

Kegiatan Pembelajaran Siswa ...................................................................................... 74

2.2

Rangkuman .................................................................................................................. 82

2.3

Penugasan ................................................................................................................... 84

2.4

Penilaian Diri ................................................................................................................ 85

2.5

Uji Kompetensi ............................................................................................................. 85

Kegiatan Belajar 2 : SOP Pengelolaan Administrasi Gudang................................................ 89 2.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................... 89

2.2

Uraian Materi ................................................................................................................ 89

2.3

Aktifitas Belajar Siswa .................................................................................................. 95

2.4

Kesimpulan ................................................................................................................ 103

2.5

Penugasan ................................................................................................................. 105

2.6

Penilaian Diri .............................................................................................................. 106

2.7

Uji Kompetensi ........................................................................................................... 107

Direktorat Pembinaan SMK |2014

vi

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1 Kegiatan Belajar 3 : Dokumen Dokumen Pergudangan ....................................................... 110 2.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................. 110

2.2

Uraian Materi .............................................................................................................. 110

2.3

Aktifitas Belajar Siswa ................................................................................................ 118

2.4

Rangkuman ................................................................................................................ 123

2.5

Penugasan ................................................................................................................. 124

2.6

Penilaian Diri .............................................................................................................. 124

2.7

Uji Kompetensi ........................................................................................................... 125

BAB III ......................................................................................................................................... 126 Pengelolaan Administrasi Pergudangan .................................................................................. 126 Kegiatan Belajar 1 : Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya................................... 127 1.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................. 127

1.2

Uraian Materi .............................................................................................................. 127

1.3

Aktifitas Belajar Siswa ................................................................................................ 137

1.4

Rangkuman ................................................................................................................ 143

1.5

Penugasan ................................................................................................................. 147

1.6

Penilaian Diri .............................................................................................................. 148

1.7

Uji Kompetensi ........................................................................................................... 149

Kegiatan Belajar 2 : Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya................................... 152 2.1

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................. 152

2.2

Uraian Materi .............................................................................................................. 152

2.3

Tujuan Pembelajaran ................................................................................................. 156

2.4

Rangkuman ................................................................................................................ 162

2.5

Penugasan ................................................................................................................. 163

2.6

Penilaian Diri .............................................................................................................. 164

2.6

Uji Kompetensi ........................................................................................................... 165

BAGIAN 3 : PENUTUP ............................................................................................................... 167 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................... 170

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

vii

DAFTAR GAMBAR Gambar 1. 1 – Gudang Gambar 1. 2 - Contoh Gudang

Gambar 2. 1 - Peranan Gudang Dalam Industri Gambar 2. 2 - Laporan Penerimaan Barang

Gambar 2. 3 - Laporan Penerimaan Barang Gambar 2. 4 - Kartu Gudang Gambar 2. 5 - Arus Dokumen Pengiriman Gambar 2. 6 - Laporan Pengiriman Barang

Gambar 2. 7 - Formulir Penghitungan Fisik Persediaan. Gambar 2. 8 - Alur Membuat Laporan Gudang Gambar 2. 9 - Formulir Kartu Persediaan Barang.

Gambar 3. 1 - Layout Gudang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Bagian 1 | Pendahuluan

1

BAGIAN 1 : PENDAHULUAN

Deskripsi Buku Administrasi Barang ini memberikan penjelasan yang sangat diperlukan oleh siswa terkait kegiatan Pengadministrasian Barang yang meliputi penjelasan tentang gudang dalam kegiatan bisnis, macam-macam gudang, dokumen administrasi gudang, pencatatan transaksi gudang sesuai dengan kronologis dan sistem perpetual dan product system. Diharapkan setelah menyelesaikan buku ini, siswa mampu mengelola dan memahami Administrasi Barang dan pengelolaan gudang.

Prasyarat Agar supaya dapat di capai tujuan akhir pembelajaran ini dengan baik, untuk mempelajari materi buku ini siswa harus mempelajari kompetensi wajib sebelumnya antara lain :  Mata pelajaran kelompok A (wajib)  Mata pelajaran kelompok B (wajib)  Mata pelajaran C1 (wajib)  Mata Pelajaran C2 (wajib)

Petunjuk Penggunaan 1. Langkah Belajar yang Ditempuh

Direktorat Pembinaan SMK |2014

2

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

a. Bacalah dengan cermat rumusan belajar akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat kinerja yang di harapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi yang akan dicapai melalui bahan ajar ini. b. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam bahan ajar ini. Lakukan ini pada awal dan akhir mempelajari bahan ajar meyakinkan penguasaan kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar siswa. c. Diskusikan dengan sesama siswaapa yang telah anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai paham. d. Bacalah dengan cermat peta konsep/peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam modul. e. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes. Kemudian cocokkanlah dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai siswa tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. f.

Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman atau konsultasikan dengan guru.

g. Setelah siswa menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul selanjutnya pelajari modul berikutnya sesuai dengan yang tertuang dalam peta konsep/peta modul untuk paket keahlian Pemasaran. h. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai secara tuntas materi kegiatan belajar sebelumnya 2. Peralatan yang harus di persiapkan a. Alat tulis terdiri dari : kertas, ballpoint, pensil, penggaris dan penghapus b. Alat hitung c. Format-format Lembar Kerja, Laporan, dan lain-lain. d. Jaringan Internet dan Komputer Jinjing bila diperlukan (dapat berkelompok).

3. Hasil Belajar a. Dapat menyebutkan pengertian gudang dalam kegiatan bisnis b. Menyebutkan macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya c. Mengumpulkan dokumen-dokumen administrasi gudang d. Menentukan jumlah barang sesuai spesifikasi

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bagian 1 | Pendahuluan

3

e. Dapat mengadministrasikan barang dengan baik f.

Dapat mengadministrasikan barang dengan baik dan benar

g. Dapat mengisi foemulir laporan penerimaan barang secara lengkap dan benar h. Dapat mengisi kartu gudang dengan lengkap dan benar i.

Dapat membuat laporan pengiriman barang dengan benar

4. Peran Guru dalam Proses Belajar a. Membantu siswadalam merencanakan proses belajar b. Membimbing siswamelalui tugas-tugas yang dijelaskan dalam tahap belajar c. Membantu siswadalam memahami konsep dan praktik dan menjawab pertanyaan siswamengenai proses belajar siswa d. Membantu siswauntuk menentukan dan mengakses sumber belajar tambahan lain yang diperlukan untuk belajar e. Merencanakan guru tamu dari industri jika diperlukan f.

Menjelaskan kepada siswamengenai bagian yang diperlukan untuk dibenahi dan merundingkan rencana belajar selanjutnya

g. Melakukan Penilaian h. Mencatat pencapaian kemajuan siswa

Tujuan Akhir Siswa mampu melaksanakan Pengelolaan Administrasi Barang sesuai dengan Standard Operating Prosedur (SOP) Pengelolaan Administrasi Barang yang telah ditetapkan oleh perusahaan, kemampuan tersebut dapat dilihat dari : 1) Dapat menyebutkan pengertian gudang dalam kegiatan bisnis 2) Menyebutkan macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya 3) Mengumpulkan dokumen-dokumen administrasi gudang 4) Mencatat transaksi gudang sesuai dengan kronologi transaksi 5) Mencatat administrasi gudang dengan menggunakan sistem perpetual (terus menerus) dan periodic system (secara periodik) 6) Menentukan jumlah barang sesuai spesifikasi 7) Membuat laporan gudang 8) Dapat mengadministrasikan barang dengan baik

Direktorat Pembinaan SMK |2014

4

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar BIDANG KEAHLIAN

: BISNIS DAN MANAJEMEN

PROGRAM KEAHLIAN

: TATA NIAGA

KOMPETENSI KEAHLIAN

: PEMASARAN

MATA PELAJARAN

: ADMINISTRASI BARANG

KELAS

: XI KOMPETENSI INTI

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

KOMPETENSI DASAR 1.1

1.2 1.3

2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama toleran, damai), santun, responsif dan pro aktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

2.1

3. Memahami,menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

3.1

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

2.2

3.2 3.3 3.4

Memahami nilai-nilai keimanan dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya Mendeskripsikan kebesaran Tuhan yang menciptakan berbagai sumber energi di alam Mengamalkan nilai-nilai keimanan sesuai dengan ajaran agama dalam kehidupan sehari-hari Menunjukkan perilaku ilmiah (memiliki rasa ingin tahu; objektif; jujur; teliti; cermat; tekun; hati-hati; bertanggung jawab; terbuka; kritis; kreatif; inovatif dan peduli lingkungan) dalam aktivitas sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap dalam melakukan percobaan dan berdiskusi Menghargai kerja individu dan kelompok dalam aktivitas sehari-hari sebagai wujud implementasi melaksanakan percobaan dan melaporkan hasil percobaan

Menyebutkan pengertian gudang dalam kegiatan bisnis Menyebutkan macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya. Mengumpulkan dokumen-dokumen administrasi gudang Mencatat transaksi gudang sesuai dengan khronologis transaksi

Bagian 1 | Pendahuluan

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

5

3.5

Mencatat administrasi gudang dengan menggunakan sistem perpetual system (terus menerus) dan periodic system (secara periodik)

3.6

Menghitung nilai persedian barang di gudang dengan menggunakan metode FIFO Menghitung nilai persediaan barang di gudang dengan menggunakan metode LIFO Menghitung nilai persediaan barang di gudang dengan menggunakan metode Average Method. Melaporkan data transaksi gudang sesuai dengan metode yang digunakan

3.7 3.8

3.9

4. engolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

4.1 4.2 4.3

4.4 4.5

4.6

4.7

4.8

4.9

Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi gudang. Mengklasikasi macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya Mengkasifikasi dokumen dokumen administrasi gudang sesuai dengan kronologisnya. Menyusun dokumen transaksi sesuai dengan kronologis transaksi. Melaporkan nilai persediaan gudang berdasarkan metode perpetual system dan periodical system. Mengklasifikasi dokumen – dokumen yang digunakan dalam menghitung nilai persediaan barang di gudang dengan menggunakan metode FIFO Mengklasifikasi dokumen – dokumen yang digunakan dalam menghitung nilai persediaan barang di gudang dengan menggunakan metode LIFO Mengklasifikasi dokumen – dokumen yang digunakan dalam menghitung nilai persediaan barang di gudang dengan menggunakan AVERAGE METHOD Membuktikan kebenaran data laporan administrasi gudang sesuai dengan metode yang digunakan.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

6

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Peta Kedudukan Buku Siswa

C3.1

C3.2

C2.1

C3.3

C2.2

C1.1

C3.4

C2.3

C3.5

C2.4

C1.1

Keterangan : C1.1 = Pengantar Ekonomi dan Bisnis C1.2 = Penantar Administrasi Perkantoran C1.3 = Pengantar Akuntansi C2.1 = Analisa dan Riset Pasar C2.2 = Perencanaan Pemasaran C2.3 = Pengelolaan Usaha Pemasaran C2.4 = Strategi Pemasaran C2.5 = Pemasaran On-Line C2.6 = Simulasi Digital C3.1 = Prinsip-Prinsip Bisnis C3.2 = Pengetahuan Produk C3.3 = Penataan Barang Dagangan C3.4 = Komunikasi Bisnis C3.5 = Administrasi Barang C3.6 = Administrsi Transaksi C3.7 = Pelayanan Penjualan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

C3.6

C2.5

C1.1

C3.7

C2.6

C1

C3

C2

Bagian 2 | Pembelajaran

7

BAGIAN 2 : PEMBELAJARAN

Pendekatan Pembelajaran Saintifik 1

5

Pengomunikasian

Pengamatan

2 Penalaran

4

Pertanyaan

Pengumpulan Data

3

Bab 1 Pergudangan

Bab 2

Administrasi Pergudangan

Aktivitas pembelajaran yang dirancang di dalam buku Administrasi Barang jilid 1 menggunakan model pendekatan pembelajaran saintifik. Pertama, proses pembelajaran dapat mendorong siswa untuk melakukan pengamatan dan membuat pertanyaan atas hasil pengamatan yang dilakukannya. Pertanyaan (rumusan masalah) yang diajukan siswa merupakan pertanyaan pemandu pembelajaran yang jawabannya harus siswa dapatkan pada akhir dari seluruh rangkaian pembelajaran. Berdasarkan pengamatan dan pertanyaan ini selanjutnya siswa terdorong melakukan aktivitas lanjutan, yakni mengumpulkan data dan mengasosiasi/menalar, sehingga kesimpulan akhir dapat dikomunikasikan.

Bab 3

Administrasi Pengelolaan Pergudangan

Tahapan pembelajaran menggunakan pendekatan saintifik, meliputi lima langkah sebagai berikut:

Direktorat Pembinaan SMK |2014

8

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

No 1

TAHAPAN Mengamati

   

2

Menanya





 3

4

Mengumpulkan Data



Mengasosiasi/Menalar

      

 

5

Mengkomunikasikan





Direktorat Pembinaan SMK | 2014

KEGIATAN SISWA Mengamati (membaca, menyimak) suatu objek dengan ataupun tanpa alat bantu; Kegiatan observasi lingkungan; Mengamati gambar, tabel atau data; Membaca berbagai informasi yang tersedia di media masa dan internet maupun sumber lain. Mengajukan pertanyaan kepada guru, nara sumber, siswa lainnya dan atau kepada diri sendiri terkait dengan obyek/materi yang sedang diamati; Pertanyaan dapat diajukan secara lisan dan tulisan serta dapat membangkitkan motivasi siswa untuk tetap aktif dan menyenangkan; Bentuknya dapat berupa kalimat pertanyaan dan kalimat hipotesis. Mencari informasi sebagai bahan yang dapat dianalisis dan disimpulkan; Mengumpulkan data dengan cara membaca buku Mengumpulkan data sekunder; Observasi lapangan; Uji coba (eksperimen); Wawancara; Menyebarkan kuesioner, dan lain-lain. Melakukan klasifikasi, pengurutan, menghitung, membagi, dan menyusun data dalam bentuk yang lebih informatif, dan lebih bermakna. membuat tabel, grafik, bagan, peta konsep, menghitung, dan pemodelan. Membandingkan/menentukan hubungan antara data yang telah diolahnya dengan teori yang ada sehingga dapat ditarik kesimpulan dan atau ditemukannya prinsip dan konsep penting sehingga bermakna dalam menambah skema kognitif, meluaskan pengalaman, dan wawasan pengetahuannya Mendeskripsikan dan menyampaikan hasil temuannya dari kegiatan mengamati, menanya, mengumpulkan dan mengolah data, serta mengasosiasi. Hasil temuan ini dikomunikasikan kepada orang lain baik secara lisan maupun tulisan dalam bentuk diagram, bagan, gambar, dan sejenisnya dengan bantuan perangkat teknologi sederhana dan atau teknologi informasi dan komunikasi

Bagian 2 | Pembelajaran

9

Sintak pembelajaran saintifik di atas tentu saja masih dapat dikembangkan sesuai dengan cakupan materi, mata pelajaran dan situasi tertentu. Dampak yang diharapkan diterapkannya pendekatan saintifik dalam pembelajaran adalah adanya :

1. Peningkatan kemampuan siswa dalam menguasai materi pembelajaran 2. Pengembangan kemampuan siswa dalam memecahkan masalah 3. Membina kepekaan siswa terhadap konteks pembelajaran.

Disamping itu hal tersebut di atas, dampak lain yang diharapkan adalah :

1. Siswa dapat mengembangkan sikap dan karakter antara lain disiplin, jujur, cermat, tanggung jawab, toleran, berani tapi santun, kritis dan etis 2. Siswa dapat meningkatkan kecakapan hidup 3. Siswa dapat meningkatkan sikap ilmiah 4. Siswa dapat meningkatkan kemampuan berkomunikasi, berargumentasi dan berkolaborasi atau bekerjasama.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

1 0

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Bab I

1

Pergudangan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Jenis-jenis Gudang

Kegiatan Belajar 4

Fungsi Gudang

Kegiatan Belajar 3

Gudang dan Pergudangan

Kegiatan Belajar 2

Kegiatan Belajar 1

Pada Bab ini kalian akan mempelajari materi yang terdiri dari :

Macam-macam Gudang Berdasarkan Kepemilikkannya

Bab 1 | Pergudangan

11

Kegiatan Belajar 1 : Gudang dan Pergudangan

KB 1

Gudang dan Pergudangan

1.1

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu: 1. Menjelaskan pengertian gudang 2. Menjelaskan pengertian pergudangan 3. Menyebutkan unsur-unsur gudang

1.2

Uraian Materi Pengertian Gudang dalam Kegiatan Bisnis Dalam dunia bisnis, gudang sangat besar fungsi dan perannya, pergudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan, dalam penyimpanan logistik, mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan,

pengeluaran

dan

pendistrbusian

sampai

dengan

kegiatan

pertanggungjawaban gudang dengan tujuan mendukung operasional pekerjaan unit kerja.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

12

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Sumber:http://beritatanjungpinang.com/

Gambar 1. 3 - Gudang

Beberapa Pengertian Gudang 

Menurut Perpu Nomor 5 Tahun 1962 Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk dikunjungi untuk umum, melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.



Menurut John Warman (2004), gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam gudang.



Menurut Ibnu syamsi (1997 : 28) Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.



Menurut Sukadarto(2001 : 18) Gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.



Lucas dan Rumsari (2004 : 84) Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.

Selain itu gudang juga dapat digunakan sebagai sarana atau tempat jual beli (pasar) hasil produksi. Pada umumnya gudang perusahaan berada dalam ruangan pada suatu pabrik, namun sekarang lapangan terbuka juga dapat dijadikan gudang tergantung dengan barang apa yang akan diletakan atau disimpan di lapangan tersebut.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

13

Sumber: http://finansial.bisnis.com

Gambar 1. 4 - Contoh Gudang

Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut: 1. Adanya “ruangan” Menurut Ibnu Syamsi pengertian ruangan lebih luas dibandingkan dengan gudang, karena ruangan meliputi : a. Ruangan terbuka Ruangan terbuka adalah ruangan yang dibentuk tanpa atap dan tanpa pagar. Biasanya ruangan terbuaka dipergunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir untuk dicuri. Contoh: batu, pasir dan sejenisnya. b. Ruangan setengah terbuka 1) Berpagar tanpa atap Sama halnya seperti ruanagan terbuka, akan tetapi ruangan ini tidak memiliki atap tapi berpagar. Hal ini dikarenakan karena biasanya digunakan untuk menyimpan barang yang rawan untuk dicuri. Contoh: batu bata dan sejenisnya. 2) Tak berpagar tapi beratap Hampir sama dengan ruangan semi terbuka di atas hanya bedanya ruangan ini tidak berpagar namun memiliki atap. Karena barang yang disimpan di ruangan ini tidak tahan cuaca namun tidak rawan pencurian. Contoh: gerobak, stoomwals, den sejenisnya 3) Ruangan tertutup (Gudang) 2. Tertutup

Direktorat Pembinaan SMK |2014

14

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Yang dimaksud tertutup di sini adalah ruangan tersebut berpagar dan beratap serta dapat dikunci. 3. Tidak bergerak 4. Tidak untuk lalu lintas Yang dimakud tidak untuk lalu lintas adalah gudang tersebut bukan merupakan akses jalan keluar masuk yang nantinya dikhawatirkan akan mengganggu kondisi barang yang disimpan. Misalnya gudang penyimpanan minyak, jika gudang tersebut terletak di tempat yang digunakan untuk lalu lintas dikhawatirkan nantinya akan terjadi kebakaran.

Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang logistik yang disimpan.

Pengertian Pergudangan Pergudangan adalah kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan dan pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi. (Sukadarto, 2001:19)

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Pergudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian samapai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Pengertian lain Pergudangan adalah sebuah bagian dalam sebuah sistem logistik perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk – produk perusahaan (baik itu bahan baku, part produk, produk dalam proses, ataupun produk jadi) pada dan diantara titik asal produk (produsen) dan pada titik konsumsi (konsumen), serta menyediakan informasi bagi manajemen mengenai status, kondisi, serta arus/perpindahan produk yang disimpan dalam gudang (Warman, 2004).

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

15

Dari pengertian pergudangan ini dapat digaris bawahi bahwa kegiatan penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistik baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Dalam jaringan distribusi pemasaran, gudang mempunyai beberapa misi, yaitu: a. Menjaga persediaan yang digunakan sebagai penyeimbang dan penyangga (buffer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan. b. Gudang sebagai penyaluran dalam sebuah daerah pesanan dengan jarak transportasi terpendek dan untuk memberikan jawaban cepat akan permintaan pelanggan. c. Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam kegiatan produksi dan pendistribusian.

Gudang atau tempat penyimpanan pada umumnya memiliki fungsi yang cukup penting dalam menjaga kelancaran operasi produksi suatu pabrik. Tujuan dan fungsi penyimpanan dari gudang adalah memaksimumkan utilitas sumber daya, kemudian memenuhi kebutuhan pelanggan atau memaksimumkan pelayanan kepada

Beberapa faktor penting yang memengaruhi kenyamanan dalam tata letak gudang adalah pengawasan yang diikuti bentuk pesanan, pengambilan pesanan pilihan, dan pengawasan. Faktor di atas digambarkan dalam batasan-batasan berikut: a. Sistem area; Penyimpanan item dalam gudang dengan bermacam logika; Dalam gudang, pergantian personel terus-menerus pada sebuah area mulai dari pemilihan item yang telah direncanakan untuk pesanan sampai siap dikirim.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

16

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

b. Sistem area dimodifikasi; Sistem dapat diterapkan di mana penyimpanan stock dilakukan secara terpisah dalam pengerjaannya; Pemilihan order pesanan diikuti oleh sistem area ketika penambahan pegawai dimanfaatkan untuk menambah pengerjaan stock penyimpanannya. c. Sistem zona; Pembagian wilayah-wilayah gudang dan pendistribusian pesanan di antara pemilihan pesanan, tiap unit merupakan pilihan dari daerah-daerah penempatannya; d. Sistem zona urutan; Tiap pesanan dibagi dalam wilayah-wilayah pada sistem zona; Namun, pesanan melewati satu wilayah ke wilayah lainnya yang merupakan perakitan. Beberapa pesanan bisa diproses serentak dan setiap hasilnya mulai dari satu wilayah ke wilayah berikutnya. e. Sistem jadwal pesanan berganda (multiple orders schedule system); Sebuah kelompok pesanan dapat dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan total item yang dibutuhkan dari tiap wilayah atau zona. Dalam kemiripan kebiasaan pada sistem wilayah, item merupakan pilihan dari pembuatan satu trip langsung ke setiap wilayah pesanan yang dirakit mengikuti area untuk peningkatan pengiriman. Sedikit variasi dari operasi demikian dijadwalkan serentak mengikuti komponen tiap wilayah yang dialokasikan dengan tiap order, kemudian diletakkan bersamaan untuk pengiriman.

Untuk penyimpanan individu atau item yang kecil, beberapa variasi aksesori yang didapat seharusnya ada pada semua gudang. Kemudian, variasi yang digunakan adalah salah satu atau banyak dari beberapa pengembangan dan pesanan fasilitas penyimpanan. Aksesorinya adalah bins (peti atau bak), shelves (papan atau palet), racks (rak), stacking (penumpukan), dan conveyor storage.

Shipping (pengiriman) berkaitan dengan persiapan-persiapan yang berkenaan dengan stocking produk jadi untuk memenuhi permintaan atau order; pengepakan (packaging); serta pemuatan ke dalam alat transportasi yang tersedia, kemudian dikirim ke konsumen yang memesannya. Aktivitas shipping dapat pula disebut aktivitas receiving. Pada dasarnya, receiving, raw materials storage, warehousing, dan shipping akan memiliki kaitan erat dalam perencanaan tata letaknya masing- masing. Seperti halnya receiving, lokasi departemennya harus berada sedekat mungkin dengan fasilitas transportasi yang menuju keluar pabrik. Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

17

a. Karakteristik produk yang dikelola b. Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode c. Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan d. Lokasi area yang tersedia

Kita perlu menggambarkan proses pokok di dalam fasilitas gudang sebagai fungsi sistem penyimpanan. Receiving (penerimaan) merupakan departemen yang mempunyai aktivitas berkaitan dengan penerimaan material yang datang ke pabrik. Setelah aktivitas inspeksi dilakukan, departemen receiving bertanggung jawab mengirimkannya ke gudang (storage) agar disimpan. Departemen penerimaan bahan terutama bertanggung jawab terhadap hal-hal seperti: a. Membongkar atau menurunkan material dari truk yang membahayakan. b. Membongkar kotak pembungkus material yang dikirim. c. Identifikasi dan pengecekan material yang datang. d. Pengecekan tanda terima barang dan menyesuaikannya dengan kartu pesanan. e. Mencatat adanya kerusakan-kerusakan yang dijumpai dari material yang datang dan menyiapkan laporan untuk klaim. f.

Menyimpan data material yang datang untuk digunakan bila sewaktu-waktu dibutuhkan.

g. Mengirim material yang datang ke departemen lain yang membutuhkan segera atau mengirimkannya ke gudang untuk disimpan.

1.3

Aktifitas Belajar Siswa A.

Pengamatan

Direktorat Pembinaan SMK |2014

18

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

1. 2. 3. 4. 5.

Pengamatan Amatilah gambar di atas Berdasarkan gambar di atas, identifikasikan komponen apa saja yang terdapat dalam gambar Apa saja yang dapat anda ceritakan dari gambar di atas? Diskusikan dengan teman anda, tulis jawaban anda pada lembar kerja yang disediakan Sampaikan jawaban kalian pada kegiatan pembelajaran

Lembar Pengamatan ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

19

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Gudang dan Pergudangan. Kalian dapat menuliskan pada Lembar Kerja 1.1 yang disediakan.

Lembar Kerja 1.1

No

Pertanyaan

1. 2. 3. 4. 5. Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan alternatif jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh pengertian gudang dan pergudangan menurut para ahli dan alur proses kegiatan pergudangan

Direktorat Pembinaan SMK |2014

20

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Pengumpulan Data dan Informasi. Fakta-fakta

Prosedur:

 Gudang  Pergudangan ………………

 Alur Kegiatan Pergudangan  ………………………………

Konsep:

Metakognisi

 Pengertian gudang.  Pengertian pergudangan  ……………………..

Penerapan konsep/prosedur pada:  perusahaan kecil,  perusahaan menengah,  perusahaan besar,  ………………………………

Sumber bacaan:  

Buku-buku pemasaran dan gudang; Laporan hasil praktek kerja

  

Artikel yang terkait di internet. Jurnal Dari sumber lainnya.

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan. Buatlah kesimpulan yang telah dibentuk mengenai apa saja yang telah dipelajari pada materi kegiatan belajar ini.

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang pendapat pengertian gudang dan pergudangan 2. Buatlah

kesimpulan

mengenai

gudang

berdasarkan data yang kalian kumpulkan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

dan

pergudangan

Bab 1 | Pergudangan

21

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.

Laporan Gudang dan Pergudagan

Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a. Kesimpulan pengertian Gudang 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

b. Kesimpulan pengertian Pergudangan

c.



…………………………………………………..



…………………………………………………..

Unsur-unsur Gudang 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

:

Direktorat Pembinaan SMK |2014

22

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

1.4

Rangkuman Beberapa Pengertian Gudang 

Menurut Perpu Nomor 5 Tahun 1962 Gudang adalah ruangan yang tidak bergerak yang dapat ditutup dengan tujuan tidak untuk dikunjungi untuk umum, melainkan untuk dipakai khusus sebagai tempat barang.



Menurut John Warman (2004), gudang (kata benda) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) adalah kegiatan menyimpan dalam gudang.



Menurut Ibnu syamsi (1997 : 28) Gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.



Menurut Sukadarto (2001 : 18) Gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan dipergunakan untuk menyimpan barang – barang.



Lucas dan Rumsari (2004 : 84) Gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang.

Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut: Adanya “ruangan” a. Ruangan terbuka b. Ruangan setengah terbuka 1) Berpagar tanpa atap 2) Tak berpagar tapi beratap 3) Ruangan tertutup (Gudang) c. Tertutup d. Tidak bergerak e. Tidak untuk lalu lintas Pergudangan adalah kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan dan pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi. (Sukadarto, 2001:19)

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

23

pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian

sampai

dengan

kegiatan

pertanggungjawaban

pengelolaan

gudang

(pembuatan laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Pergudangan adalah sebuah bagian dalam sebuah sistem logistik perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk – produk perusahaan (baik itu bahan baku, part produk, produk dalam proses, ataupun produk jadi) pada dan diantara titik asal produk (produsen) dan pada titik konsumsi (konsumen), serta menyediakan informasi bagi manajemen mengenai status, kondisi, serta arus/perpindahan produk yang disimpan dalam gudang (Warman, 2004).

Beberapa faktor penting yang memengaruhi kenyamanan dalam tata letak gudang adalah pengawasan yang diikuti bentuk pesanan, pengambilan pesanan pilihan, dan pengawasan. Faktor di atas digambarkan dalam batasan-batasan berikut: a. Sistem area; b. Sistem area dimodifikasi; c. Sistem zona; d. Sistem zona urutan; e. Sistem jadwal pesanan berganda (multiple orders schedule system);

Sementara itu, perencanaan luas area perlu mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

1.5

a.

Karakteristik produk yang dikelola

b.

Jumlah pengiriman dan frekuensi pengiriman per periode

c.

Metode pemindahan dan peralatan yang digunakan

d.

Lokasi area yang tersedia

Penugasan Kegiatan Kelompok 1. Buat kelompok yang terdiri dari 3-5 orang 2. Carilah informasi mengenai gudang yang ada di wilayah kalian, lakukanlah pengamatan terhadap gudang tersebut. Untuk mempermudah kalian melakukan pengumpulan informasi gunakanlah Lembar Kerja 1.2

Direktorat Pembinaan SMK |2014

24

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Lembar Kerja 1.2 No 1.

Hasil Pengumpulan Informasi Gambar gudang yang diamati (gunakan kamera untuk memfotonya)

Keterangan:

2.

Unsur Gudang:

3.

Kegiatan Gudang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

1.6

25

Penilaian Diri Silakan melakukan penilaian diri terhadap pencapaian indikator pada materi Kegiatan Belajar ini. Beri tanda ceklis (√) ya atau tidak apabila kalian merasa sudah memahami materi poin tersebut. Jika kalian belum memahami materi pada Kegiatan Belajar ini dengan baik, bacalah sumber belajar lain di perpustakaan yang berkaitan dengan materi pada bab ini kemudian buatlah sebuah rangkuman berdasarkan pemahaman kalian masing-masing.

Tabel 1 - Format Penilaian Diri 1.1

Nama : Kelas : No

Pernyataan

1.

Apakah anda telah memahami definisi gudang

2.

Apakah anda telah memahami definisi pergudangan

3.

Apakah anda telah memahami unsur-unsur gudang

4.

Apakah anda berusaha menyampaikan pertanyaan

Ya

Tidak

berdasarkan gambar dan materi yang disediakan 5.

Apakah anda berusaha mencari informasi yang dibutuhkan untuk materi yang diajarkan

6.

Apakah anda berusaha aktif dalam kegiatan diskusi

7.

Apakah anda berusaha membantu dan memberikan ide dalam membuat media presentasi Jumlah Skor

Direktorat Pembinaan SMK |2014

26

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

1.7

Uji Kompetensi A. Penilaian Sikap Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

Disiplin

Nama Siswa/ Kelompok

Jujur

Tanggung Jawab

Santun

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. N Keterangan: 4 = jika empat indikator terlihat. 3 = jika tiga indikator terlihat. 2 = jika dua indikator terlihat 1 = jika satu indikator terlihat Indikator Penilaian Sikap: a. b. c. d. a b c d

Disiplin Tertib mengikuti instruksi guru kelas Mengikuti pembelajaran dengan perhatian penuh Mengerjakan tugas tepat waktu Menghargai waktu Tanggung Jawab Melaksanakan tugas yang diberikan Berani menghadapi masalah Berusaha dalam memecahkan masalah Berani mengakui kesalahan

Jujur a. Menyampaikan hal yang sebenarnya b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi c. Tidak menyontek pada saat ujian d. Tidak bekerjasa pada saat ujian

a. b. c. d.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Santun Berinteraksi dengan teman secara ramah Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat Berperilaku sopan

Nilai Akhir

Bab 1 | Pergudangan

27

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas. Minimal untuk nilai sikap adalah baik. Kategori nilai sikap: Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

B. Tes Pengetahuan a. Jelaskan pengertian gudang b. Jelaskan pengertian pergudangan c. Sebutkan unsur-unsur gudang d. Sebutkan kegiatan yang ada dalam pergudangan

e. Berdasarkan Gambar diatas, sebutkan unsur-unsur yang terdapat pada Gambar gudang tersebut !

Direktorat Pembinaan SMK |2014

28

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Kegiatan Belajar 2 : Fungsi Gudang

KB 2

Fungsi Gudang

2.1 Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu menjelaskan fungsi gudang.

2.2 Uraian Materi Sejak dulu, gudang berfungsi sebagai buffer atau penyeimbang dan untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan, apakah perusahaan akan menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri. Dalam perdagangan, gudang digunakan untuk pelayanan beberapa konsumen yang berbedabeda dan secara umum, memunyai tenaga kerja yang cukup serta perlengkapan. Kemudian, dengan jarak penyimpanan untuk tujuan kepuasan konsumen atau pengguna, penyimpanan dilakukan dalam batas waktu yang lama maupun batas waktu yang pendek sesuai kebutuhan konsumen. Keuntungan yang diperoleh dari komersial gudang adalah keluwesan (flexibility) dan manajemen yang profesional. Selanjutnya, gudang sebagai penyimpanan produk jadi memunyai beberapa misi atau tugas.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

29

John Warman (Managemen Pergudangan, 1988) menyatakan bahwa fungsi utama pergudangan adalah tempat penyimpanan bahan mentah (raw material), barang setengah jadi (intermediate goods), maupun tempat penyimpanan produk yang telah jadi (final goods), selain itu juga menjadi tempat penampungan barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang. Dan gudang mempunyai peran penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Donal J. Bowersox (Managemen Logistik, Tahun 2000) mengatakan bahwa gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya (bahan baku, good-in-process, barang jadi, spareparts, supplies dan dead stock) dan menyediakan informasi status kondisi material/produk yang disimpan di gudang sehingga informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu up-to-date. Gudang dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk menjamin kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut Sukadarto gudang memiliki beberapa fungsi antara lain: 1. Penerimaan Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan: 

Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.



Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima: 

Penempatan sesuai dengan denah.



Aman dari pencurian.



Aman dari gangguan fisik.



Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan kuantitas.



Aman dari kebakaran.



Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

30

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

3. Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel 4. Pengamanan Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor). b) Pencegahan Kebakaran 1) Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar. 2) Dipasang alat alarm kebakaran. 3) Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi. c) Keamanan Gudang 1) Dipagar keliling 2) Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV 3) Petugas keamanan

Tempat penyimpanan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan secara cepat mempunyai beberapa fungsi di antara penerimaan dan pengiriman produk. Fungsifungsi pokok gudang sebagai berikut: a. Receiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman) b. Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan) c. Dispatching ke penyimpanan d. Picking the order (pemilihan pesanan) e. Storing (penyimpanan) f.

Assembling the order (perakitan pesanan)

g. Packaging (pengepakan) h. Dispatching the shipment i.

Maintaining record (perawatan produk)

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

31

Fungsi gudang menurut aktifitasnya : 1. Gudang operasional Adalah gudang yang menyimpan bahan baku, barang setengah jadi, ataupun barang-barang dalam proses produksi. Barang ini disiapkan untuk digunakan dalam proses produksi berikutnya. 2. Gudang perlengkapan Merupakan gudang untuk menyimpan perkakas kerja, bahan pelumas atau barang lainnya yang diperlukan dalam proses produksi dan tidak ditemukan kembali lagi ke gudang. 3. Gudang pengiriman Adalah tempat penyimpanan untuk hasil proses produksi yang biasanya disebut dengan gudang barang jadi (warehousing) 4. Gudang musiman Adalah gudang yang diperlukan oleh industri tertentu secara musiman sehingga harus memliki tempat penyimpanan. Fungsi Pergudangan Pergudangan memiliki beberapa fungsi seperti : 1. Movement atau material handlings dibagi ke dalam empat aktivitas utama yaitu: 

Receiving (unloading)



Transfer



Order selection



Shipping (loading)

2. Storage, terdiri dari empat kegiatan utama, yaitu : 

Holding, atau penyimpanan dengan tujuan untuk memberikan proses perlindungan keamanan dan persediaan terhadap barang.



Consolidation, proses konsolidasi barang, baik inbound consolidation maupun outbound consolidation.



Outbound dispertion (break bulk)



Goods in process, dalam hal ini adalah product mixing,

3. Information transfer, informasi yang tepat waktu dan akurat sangat diperlukan terutama yang terkait dengan kegiatan : 

Tingkat persediaan



Tingkat perputaran



Tingkat pemakaian barang persediaan

Direktorat Pembinaan SMK |2014

32

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1



Transportasi



Pemanfaatan ruang gudang



Personalia

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyimpan barang didalam gudang, diantaranya : 1. Mengurangi aktivitas transportasi untuk biaya produksi. 2. Membantu bagian produksi didalam menyediakan gudang. 3. Membantu bagian pemasaran didalam menyediakan pelayanan ke konsumen.

Manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan gudang, diantaranya : 1. Manfaat waktu yang didapatkan adalah bahwa barang akan memberikan keuntungan lebih apabila barang tersebut disimpan di gudang dan dikeluarkan ke pasar pada saat yang tepat. 2. Manfaat bentuk yang diperoleh apabila pada saat menunggu digudang dilakukan proses perakitan sehingga dari sisi bentuk, barang tersebut akan memberikan manfaat lebih kepada konsumen.

2.3

Aktifitas Belajar Siswa A. Pengamatan

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan. Kalian dapat menuliskan pada Lembar Kerja 1.3 yang disediakan.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

33

Lembar Kerja 1.3

No

Pertanyaan

1. 2. 3. 4. 5.

Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan alternatif jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh fungsi gudang

Fakta-fakta 1. Penerimaan 2. Penyimpanan 3. Pemeliharaan 4. Pengamanan

Direktorat Pembinaan SMK |2014

34

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Konsep: 

Fungsi Gudang menurut para ahli



……………………..

Sumber bacaan: 

Buku-buku pemasaran dan pergudangan;



Laporan hasil praktek kerja



Artikel yang terkait di internet.



Jurnal



Dari sumber lainnya.

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan. Buatlah kesimpulan yang telah dibentuk mengenai apa saja yang telah dipelajari pada materi kegiatan belajar ini.

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah

anda

diskusikan

dalam

kelompok, tentang fungsi pergudangan 2. Buatlah

kesimpulan

mengenai

fungsi

pergudangan berdasarkan data yang kalian kumpulkan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

35

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada halhal pokok seperti berikut ini : Bahan Tayang Slide 1

Slide 2

Judul : Laporan Fungsi Gudang

Fungsi Gudang

Kelas:

………………………………………………

Anggota Kelompok

………………………………………………

1. …………………..

………………………………………………

2. …………………..

………………………………………………

3. …………………..

……………………………………………… ………………………………………………

Slide 3

Slide 4

Receiving (penerimaan) dan shipping

Packaging (pengepakan)

(pengiriman) ………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

Identifying and sorting (pengidentifikasian

Dispatching the shipment

dan penyaringan) ………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

Dispatching ke penyimpanan

Maintaining record (perawatan produk)

………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

Dan seterusnya …

Direktorat Pembinaan SMK |2014

36

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

2.4

Rangkuman John Warman (Managemen Pergudangan, 1988) menyatakan bahwa fungsi utama pergudangan adalah tempat penyimpanan bahan mentah(raw material), barang setengah jadi (intermediate goods), maupun tempat penyimpanan produk yang telah jadi (final goods), selain itu juga menjadi tempat penampungan barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang. Dan gudang mempunyai peran penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Donal J. Bowersox (Managemen Logistik, Tahun 2000) mengatakan bahwa gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistis dari perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya (bahan baku, good-in-process, barang jadi, spareparts, supplies dan dead stock) dan menyediakan informasi status kondisi material/produk yang disimpan di gudang sehingga informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu up-to-date. Gudang dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk menjamin kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut sukadarto gudang memiliki beberapa fungsi antara lain: 1. Penerimaan 2. Penyimpanan 3. Pemeliharaan 4. Pengamanan

2.5

Penugasan Kegiatan Kelompok 1. Buat kelompok yang terdiri dari 3-5 orang 2. Carilah informasi mengenai gudang yang ada di wilayah kalian (minimal 3 buah), lakukanlah pengamatan terhadap gudang tersebut. Untuk mempermudah kalian melakukan pengumpulan informasi gunakanlah lembar kerja 1.5

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

37

Lembar Kerja 1.4 No 1.

Hasil Pengumpulan Informasi Gambar gudang yang diamati (gunakan kamera untuk memfotonya)

Keterangan: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… 2.

Fungsi Gudang tersebut: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

Direktorat Pembinaan SMK |2014

38

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

2.6

Penilaian Diri Silakan melakukan penilaian diri terhadap pencapaian indikator pada materi Kegiatan Belajar ini. Beri tanda ceklis (√) ya atau tidak apabila kalian merasa sudah memahami materi poin tersebut. Jika kalian belum memahami materi pada Kegiatan Belajar ini dengan baik, bacalah sumber belajar lain di perpustakaan yang berkaitan dengan materi pada bab ini kemudian buatlah sebuah rangkuman berdasarkan pemahaman kalian masing-masing. Tabel 2 - Format Penilaian Diri 1.2

Nama : Kelas : No

Pernyataan

1.

Apakah anda telah memahami fungsi gudang

2.

Apakah anda berusaha menyampaikan pertanyaan berdasarkan gambar dan materi yang disediakan

3.

Apakah anda berusaha mencari informasi yang dibutuhkan untuk materi yang diajarkan

4.

Apakah anda berusaha aktif dalam kegiatan diskusi

5.

Apakah anda berusaha membantu dan memberikan ide dalam membuat media presentasi

Jumlah Skor

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Ya

Tidak

Bab 1 | Pergudangan

2.7

39

Uji Kompetensi A. Penilaian Sikap Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

Nama Siswa/ Kelompok

Disiplin

Jujur

Tanggung Jawab

Santun

Nilai Akhir

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. N Keterangan: 4 = jika empat indikator terlihat. 3 = jika tiga indikator terlihat. 2 = jika dua indikator terlihat 1 = jika satu indikator terlihat Indikator Penilaian Sikap: a. b. c. d. a b c d

Disiplin Tertib mengikuti instruksi guru kelas Mengikuti pembelajaran dengan perhatian penuh Mengerjakan tugas tepat waktu Menghargai waktu Tanggung Jawab Melaksanakan tugas yang diberikan Berani menghadapi masalah Berusaha dalam memecahkan masalah Berani mengakui kesalahan

a. b. c. d.

a. b. c. d.

Jujur Menyampaikan hal yang sebenarnya Tidak menutupi kesalahan yang terjadi Tidak menyontek pada saat ujian Tidak bekerjasa pada saat ujian Santun Berinteraksi dengan teman secara ramah Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas. Minimal untuk nilai sikap adalah baik.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

40

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Kategori nilai sikap: Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

B. Tes Pengetahuan 1. Jelaskan fungsi gudang menurut Donal J. Bowersox 2. Jelaskan fungsi pergudangan 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan: a. Receiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman) b. Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan) c. Dispatching ke penyimpanan d. Picking the order (pemilihan pesanan) e. Storing (penyimpanan) f.

Assembling the order (perakitan pesanan)

g. Packaging (pengepakan) h. Dispatching the shipment i.

Maintaining record (perawatan produk)

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

41

Kegiatan Belajar 3 : Jenis-Jenis Gudang

KB 3

Jenis-Jenis Gudang

3.1 Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu menjelaskan jenis-jenis Gudang.

3.2 Uraian Materi Ruang lingkup kegiatan bisnis sangat luas, akan tetapi pada dasarnya kegiatan bisnis dapat dibagi menjadi 3 aspek, yaitu : a.

Aspek Produksi Produksi diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam arti luas tersebut, produksi dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:

Direktorat Pembinaan SMK |2014

42

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

1. Produksi primer Yang termasuk dalam produksi primer adalah kegiatan ekstraksi atau penarikan sumber daya alam atau kegiatan yang menggunakan sumber daya yang tersedia dalam kondisi alamiah. Contohnya : a) Pada pertambangan, orang menggali bijih ; mineral dari dalam tanah. b) Pada pertanian, orang menanam memanen hasil tanaman. c) Pada perikanan, orang menangkap ikan dari laut.

2. Produksi sekunder Yang termasuk dalam produksi sekunder adalah sumber daya alam atau bahan mentah diproses diolah menjadi barang. Contohnya : a) Bijih besi dikonversi atau diubah menjadi pipa atau lembatran (sheet) besi baja. b) Kayu dikonversi menjadi peralatan rumah tangga. c) Kulit mentah diolah menjadi sepatu, tas, jaket, dan sebagainya. d) Bahan baku seperti katun, sutera, wol, atau serat sintetis dapat menghasilkan produk tekstil yang selanjutnya dapat diproses lebih lanjut menjadi garmen, handuk, korden, dan sebagainya.

3. Produksi tersier Yang dihasilkan dari produksi tersier adalah berupa pemberian fasilitas layanan (jasa) pendukung, bukannya barang-barang berwujud. Contohnya : a) Perusahaan transportasi yang mengangkut barang dari pabrik ke tempattempat pengecer. b) Pedagang besar (distributor) pengecer menawarkan jasa distribusi kepada para konsumen. c) Jasa perbankan. d) Jasa penerangan listrik. e) Jasa pos telekomunikasi f)

Jasa profesional, seperti insinyur, akuntan, pengacara, dokter, konsultan, dan lain-lain.

g) Jasa transportasi umum, dan sebagainya.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

b.

43

Aspek Distribusi Distribusi adalah kegiatan pemindahan barang jasa dari produsen kepada konsumen. Pada umumnya distribusi meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1)

Pemindahan bahan baku dari pemasok (supplier) kepada awal mula lini produksi.

2)

Melibatkan penyimpanan penanganan bahan baku barang jadi.

3)

Pengemasan.

4)

Pengendalian persediaan.

5)

Transportasi kepada konsumen.

Sistem distribusi yang efisien berarti mampu menekan serendah-rendahnya modal yang tertanam pada bahan mentah atau barang jadi yang belum terjual. Kebanyakan produsen

yang

lebih

menyukai

pendistribusian

secara

langsung

kepada

konsumennya. Tetapi pada dasarnya, pendistribusian yang berlangsung sangat tergantung pada jaringan pedagang besar (distributor) pengecer (retailer) hingga sampai di tangan konsumen. c.

Aspek Konsumsi Konsumsi adalah kegiatan penggunaan barang jasa yang dibutuhkan oleh kosumen. Kebutuhan atau pola konsumsi sesesorang dapat dipengaruhi oleh faktor yang beragam.Dalam mendukung kegiatan-kegiatan bisnis tersebut maka dibutuhkan gudang sebagai tempat penyimpanan barang

Jika dilihat dari ketiga aspek kegiatan bisnis tersebut maka dalam proses tersebut pasti terdapat pemanfaatan gudang didalamnya. Menurut Holy dan Martinus (2005) terdapat beberapa tipe gudang, yaitu: 1.

Manufacturing Plant Warehouse Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang ada di pabrik. Transaksi di dalam gudang ini meliputi penerimaan dan penyimpanan material, pengambilan material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution warehouse, atau langsung ke konsumen.

2. Central Warehouse Central warehouse adalah gudang pokok. Transaksi di dalam central warehouse meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing warehouse, langsung dari

Direktorat Pembinaan SMK |2014

44

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

pabrik, atau dari upplier), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman barang jadi ke distribution warehouse. 3.

Distribution Warehouse Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini meliputi penerimaan barang jadi (dari central warehouse, pabrik, atau supplier), penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan dan persiapan barang yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen. Terkadang distribution warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.

4. Retailer Warehouse Retailer warehouse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain, gudang ini adalah gudang yang dimiliki toko yang menjual barang langsung ke konsumen.

Gudang yang sering kita temui memiliki jenis-jenis yang berbeda. Kita dapat membedakan macam-macam gudang menerut karakteristik material yang disimpan, yaitu: 1.

Penyimpanan bahan baku Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada di dalam bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus untuk dijadikan gudang.

2.

Penyimpanan barang setengah jadi Dalam industry manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaanya. Prosedur demikian sering pula harus terhenti karna dari suatu operasi berikutnya waktu pengerjaan tidak lah sama. Akibatnya, barang atau material harus menunggu sampai atau operator berikutnya siap mengerjakanya.

3.

Penyimpanan produksi jadi Gudang ini disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk-produk yang telah jadi atau telah selesai dikerjakan. Didalam penggudangan ini ada produk yang tahan lama dan sebaliknya. Dan bentuik gudang ini tergantung pada variasi yang berbeda-beda, seperti: lingkaran,persegi dan lain-lain

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

45

Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang lainnya yang perlu diketahui: a.

Penyimpanan bagi pemasok Gudang penyimpanan barang nonproduktif dan akan digunakan untuk pengerjaan pengepakan, perawatan, dan penyimpanan barang kebutuhan kantor.

b.

Penyimpanan komponen jadi Gudang untuk menyimpan komponen yang siap dirakit. Gudang demikian biasa diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau bisa pula ditempatkan secara terpisah di dalam penyimpanan barang setengah jadi.

c.

Salvage Dalam sebagian proses produksi, ada kemungkinan beberapa benda kerja akan salah dikerjakan. Akibatnya, barang memerlukan pengerjaan kembali untuk perbaikan, sehingga kualitas produksi diperbaiki. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu area guna menyimpan benda kerja yang salah sebelum diproses kembali. Benda kerja yang tidak bisa diperbaiki akan menjadi scrap atau buangan yang diletakkan di lokasi tersendiri.

d.

Buangan dan limbah Gudang digunakan untuk menyimpan material atau komponen yang salah dikerjakan dan sudah tidak bisa diperbaiki.

Ketika perusahaan memutuskan untuk menyimpan produk di tanah lapang, maka perusahaan tersebut harus secara khusus memilih suatu celah ruangan, yang disebut pergudangan umum (public warehousing) atau ruang sendiri maupun ruang sewa yang disebut pergudangan pribadi (private warehousing). Perusahaan harus menguji pentingnya pelayanan pelanggan dan pertimbangan financial. Untuk itu perlu mengenal jenis-jenis pergudangan umum yang ada. Terdapat 6 jenis gudang yang biasa digunakan,yaitu: 1.

Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general mechandise warehouses for manufactured goods) Tipe gudang ini kemungkinan merupakan bentuk yang paling lazim. Tipe ini dirancang untuk digunakan oleh pengusaha pabrik, distributor dan para pelanggan untuk penyimpanan praktis berbagai jenis produk

2.

Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (refrigerator or cold storage warehouse)

Direktorat Pembinaan SMK |2014

46

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Gudang ini menyediakan lingkungan penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya. Umumnya, digunakan untuk menyimpan barang-barang yang tidak tahan lama seperti buah-buahan dan sayur-sayuran, barang-barang farmasi, kertas fotografik dan film, dan barang-barang lainnya yang membutuhkan tipe fasilitas ini. 3.

Gudang dengan bea/pajak (bonde warehouses) Barang-barang seperti tembakau dan minuman berakohol impor disimpan di gudang ini. Meskipun pemerintah memegang kendari barang-barang tersebut sampai disalurkan ke pasaran saat itu juga importir harus membayar kewajiban cukai kepada pemerintah keuntungan dari gudang ini adalah tidak perlu membayar bea impor dan pajak pembelian barang dagangan terjual

4.

Gudang barang-barang rumah tangga (house goods warehouse) Gudang ini digunakan untuk penyimpanan properti pribadi. Properti ini secara khusus disimpan dalam jangka panjang yang bersifat sementara. dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa jenis alternatif penyimpanan: a) Konsep penyimpanan terbuka (open storage concept) Barang-barang tersebut disimpan di sebuah tempat terbuka atau sebuah dasar meter kubik per bulan di lantai terbuka dari gudang b) Ruang pribadi atau kubah penyimpanan (private room or voult storage) Pemakai akan disediakan sebuah ruang pribadi atau kubah sehingga dapat mengunci dan keamanan barang-barang dapat terjaga c) Penyimpananan dalam wadah (container storage) Menyediakan tempat untuk membungkus barang-barang. Penyimpanan dalam wadah memberikan perlindungan produk yang lebih baik dibandingkan penyimpanan terbuka.

5.

Pergudangan komoditas khusus (special commodity warehouse) Pergudangan komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian khusus seperti biji padi, wol dan katun, biasanya masing-masing gudang ini menyimpan satu jenis produk dan menawarkan pelayanan spesial terhadap produk tersebut.

6.

Pergudangan penyimpanan barang penting (Bulk storage warehouse) Pergudangan

bulk

storage memberikan

tangki

penyimpanan

cairan

dan

penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu bara, pasir dan barang-barang kimia. Selain itu juga menyediakan drum pengisi atau campuran berbagai tipe bahan kimia dengan bahan campuran baru

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

kimia lainnya untuk menghasilkan

Bab 1 | Pergudangan

47

Selain itu gudang dapat dibedakan menjadi bermacam-macam dan didasarkan atas berbagai hal, berikut adalah macam-macam gudang didasarkan atas berbagai aspek:

1.

Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84) a)

Gudang tertutup

b)

Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu: 1)

Gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya digunakan untuk menyimpan logistik yangg tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk penyimpanan yang sifatnya sementara.

2)

Gudang terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah diratakan dan diperkeras. Digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak cepat terpengaruh perubahan cuaca.

c)

Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding– dinding ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.

2.

3.

4.

Berdasarkan fungsinya a)

Gudang operasional

b)

Gudang perlengkapan

c)

Gudang pemberangkatan, dan

d)

Gudang musiman

Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya a)

Gudang alat tulis

b)

Gudang alat medis

c)

Gudang BBM

d)

Gudang tenun

e)

Gudang alat rumah tangga

f)

Gudang teknik

g)

Gudang barang rongsokan

Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28) a)

Gudang pusat (stafel magazijne)

Direktorat Pembinaan SMK |2014

48

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

5.

b)

Gudang persediaan (gebruiks-gudang)

c)

Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)

d)

Gudang penyaluran

Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18) a)

Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau bangunan tertutup didalamnya terdapat barang – barang serta tidak seorang pun yang boleh masuk kecuali pegawai yg diserahi tugas. Untuk pengawasan terhadap barang– barang dalam gudang ditunjuk Bendaharawan Materiil.

b)

Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau bangunan untuk menyimpan dan mendistribusikan barang – barang baik dari hasil pembelian maupun hasil pembuatan sendiri. Jadi, gudang dapat diartikan sebagai tempat menampung, menyimpan dan mendistribusikan barang – barang serta ada unsur manusia (orang) untuk mengatur (mengelola) barang barang yang ada di dalamnya.

6.

Berdasarkan jenis barangnya a)

Gudang transit

b)

Gudang serbaguna

c)

Gudang kedap udara

d)

Gudang pendinginan

e)

Tangki kering

f)

Gudang penyimpanan tahan api

g)

Dangau orang eskimo (iglo)

3.3 Aktivitas Belajar Siswa

A. Pengamatan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

49

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Jenis-Jenis Gudang. Kalian dapat menuliskan pada Lembar Kerja 1.5 yang disediakan.

Lembar Kerja 1.5 No

Pertanyaan

1. 2. 3. 4. 5.

Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan alternatif jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh jenis jenis gudang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

50

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Konsep:  Jenis-jenis gudang  …………………….. Fakta 

Gudang – gudang yang dimiliki perusahaan kecil



Gudang – gudang yang dimiliki perusahaan menengah



Gudang – gudang yang dimiliki perusahaan besar

Prosedur Standar pengurusan gudang

Sumber bacaan:     

Buku-buku pemasaran dan gudang; Laporan hasil praktek kerja Artikel yang terkait di internet. Jurnal Dari sumber lainnya.

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

51

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang jenis-jenis gudang

2. Buatlah kesimpulan mengenai jenis-jenis gudang berdasarkan data yang kalian kumpulkan

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.

Laporan Jenis-Jenis Gudang Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a. Jenis-jenis Gudang  …………………………………………………..  ………………………………………………….. b. Contoh Jenis-jenis Gudang  …………………………………………………..  …………………………………………………..

Direktorat Pembinaan SMK |2014

52

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

3.4 Rangkuman Menurut Holy dan Martinus (2005) terdapat beberapa tipe gudang, yaitu: 1.

Manufacturing plant warehouse

2.

Central warehouse

3.

Distribution warehouse

4.

Retailer warehouse

Gudang yang sering kita temui memiliki jenis-jenis yang berbeda. Kita dapat membedakan macam-macam gudang menerut karakteristik material yang disimpan, yaitu: 1.

Penyimpanan bahan baku

2.

Penyimpanan barang setengah jadi

3.

Penyimpanan produksi jadi

Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang lainnya yang perlu diketahui: 1.

Penyimpanan bagi pemasok

2.

Penyimpanan komponen jadi

3.

Salvage

4.

Buangan dan limbah

Jenis-jenis pergudangan umum yang biasa digunakan, yaitu: 1.

Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general mechandise warehouses for manufactured goods)

2.

Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin(refrigerator or cold storage warehouse)

3.

Gudang dengan bea/pajak (bonde warehouses)

4.

Gudang barang-barang rumah tangga(house goods warehouse)

5.

Pergudangan komoditas khusus(special commodity warehouse)

6.

Pergudangan penyimpanan barang penting(Bulk storage warehouse)

Macam-macam gudang didasarkan atas berbagai aspek: 1.

Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004:84) a.

Gudang tertutup

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

2.

b.

Gudang terbuka

c.

Gudang semi tertutup (lumbung)

53

Berdasarkan fungsinya a.

Gudang operasional

b.

Gudang perlengkapan

c.

Gudang pemberangkatan, dan

d.

Gudang musiman

3. Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya

4.

5.

6.

a.

Gudang alat tulis

b.

Gudang alat medis

c.

Gudang BBM

d.

Gudang tenun

e.

Gudang alat rumah tangga

f.

Gudang teknik

g.

Gudang barang rongsokan

Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28) a.

Gudang pusat (stafel magazijne)

b.

Gudang persediaan (gebruiks-gudang)

c.

Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)

d.

Gudang penyaluran

Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18) a.

Gudang dalam arti statis (gudang persediaan)

b.

Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran)

Berdasarkan jenis barangnya a.

Gudang transit

b.

Gudang serbaguna

c.

Gudang kedap udara

d.

Gudang pendinginan

e.

Tangki kering

f.

Gudang penyimpanan tahan api

g.

Dangau orang eskimo (iglo)

Direktorat Pembinaan SMK |2014

54

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

3.5 Penugasan Tugas Kelompok Setiap kelompok diminta mencari dan mendiskusikan gudang atau gambar gudang.

Bahan dan Alat: 1.

Lembar kerja diskusi

2.

Modem/HP yang terkoneksi internet.

3.

Alat tulis

Langkah Kerja: 1.

Carilah gambar gudang yang bersumber dari internet atau jenis gudang berdasarkan informasi dari lingkungan sekitar sebanyak minimal 10 buah.

2.

Inventarisir gambar gudang yang diperoleh kemudian klasifikasikan ke dalam jenis gudang yang mana.

3.

Tulis hasil diskusi dalam lembar kerja 1.7

4.

Presentasikan hasil diskusi kelompok di depan kelas.

5.

Kumpulkan hasil diskusi.

Lembar Kerja 1.6 1.

Gambar gudang yang diamati

Keterangan:

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

2.

55

Jenis Gudang: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

3.

Kegiatan pada Gudang tersebut: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

Direktorat Pembinaan SMK |2014

56

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

3.6 Penilaian Diri Silakan melakukan penilaian diri terhadap pencapaian indikator pada materi Kegiatan Belajar ini. Beri tanda ceklis (√) ya atau tidak apabila kalian merasa sudah memahami materi poin tersebut. Jika kalian belum memahami materi pada Kegiatan Belajar ini dengan baik, bacalah sumber belajar lain di perpustakaan yang berkaitan dengan materi pada bab ini kemudian buatlah sebuah rangkuman berdasarkan pemahaman kalian masing-masing. Tabel 3 - Format Penilaian Diri 1.3

Nama : Kelas : No

Pernyataan

1.

Apakah anda telah memahami Jenis-Jenis Gudang

2.

Apakah anda berusaha menyampaikan pertanyaan berdasarkan materi yang disediakan

3.

Apakah anda berusaha mencari informasi yang dibutuhkan untuk materi yang diajarkan

4.

Apakah anda berusaha aktif dalam kegiatan diskusi

5.

Apakah anda berusaha membantu dan memberikan ide dalam berdiskusi

Jumlah Skor

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Ya

Tidak

Bab 1 | Pergudangan

57

3.7 Uji Kompetensi A. Penilaian Sikap Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No

Nama Siswa/ Kelompok

Disiplin

Jujur

Tanggung Jawab

Santun

Nilai Akhir

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. N Keterangan: 4 = jika empat indikator terlihat. 3 = jika tiga indikator terlihat. 2 = jika dua indikator terlihat 1 = jika satu indikator terlihat Indikator Penilaian Sikap: a. b. c. d. a. b. c. d.

Disiplin Tertib mengikuti instruksi guru kelas Mengikuti pembelajaran dengan perhatian penuh Mengerjakan tugas tepat waktu Menghargai waktu Tanggung Jawab Melaksanakan tugas yang diberikan Berani menghadapi masalah Berusaha dalam memecahkan masalah Berani mengakui kesalahan

a. b. c. d.

Jujur Menyampaikan hal yang sebenarnya Tidak menutupi kesalahan yang terjadi Tidak menyontek pada saat ujian Tidak bekerjasa pada saat ujian

Santun a. Berinteraksi dengan teman secara ramah b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas. Minimal untuk nilai sikap adalah baik.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

58

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Kategori nilai sikap: Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

B. Tes Pengetahuan 1.

2.

Jelaskan Jenis-jenis gudang dibawah ini : a.

Manufacturing plant warehouse

b.

Central warehouse

c.

Distribution warehouse

d.

Retailer warehouse

Sebutkan jenis-jenis gudang berdasarkan berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya!

3.

Sebutkan jenis-jenis gudang berdasarkan berdasarkan fungsinya!

4.

Sebutkan jenis-jenis gudang berdasarkan barang-barang yang disimpan didalamnya!

5.

Sebutkan jenis-jenis gudang berdasarkan berdasarkan tujuannya!

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

59

Kegiatan Belajar 4 : Macam Macam Gudang Berdasarkan Kepemilikannya

KB 4

Macam Macam Gudang Berdasarkan Kepemilikannya

4.1

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu: 1. Menyebutkan macam-macam Gudang berdasarkan kepemilikannya 2. Mengklasifikasi macam-macam Gudang berdasarkan kepemilikannya

4.2

Uraian Materi Gudang dan pergudangan sudah berkembang sejak jaman dahulu sebelum industri berkembang pesat seperti sekarang ini. Pada awalnya

bahkan gudang

digunakan untuk keperluan keluarga untuk menyimpan kebutuhan sehari-hari terutama bahan makanan. Pada zaman agraris dimana kebanyakan masyarakat bekerja sebagai petani, gudang sudah dikenal untuk menyimpan hasil panen. Hasil panen yang disimpan di gudang atau lumbung padi ini dimaksudkan untuk mengantisipasi masa setelah panen sampai pada panen berikutnya.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

60

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Pada masa ini gudang hanya digunakan untuk keperluan pribadi oleh keluarga untuk menyimpan hasil tanaman berupa padi, kedelai, jagung dan hasil-hasil tanaman lainnya. Pada masa kerajaan pergudangan telah mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Gudang banyak digunakan untuk menyimpan berbagai barang seperti bahan makanan, perhiasan, buku-buku, senjata pustaka dan barang-barang berharga kerajaan lainnya. Fungsi gudang mengalami peningkatan untuk mengatur kebutuhan bahan pokok bagi masyarakat yang diatur oleh kerajaan. Pada masa panen biasanya masyarakat menyerahkan upeti berupa hasil panennya ke kerajaan, lalu pamong praja mengatur pendistribusian hasil panen masyarakat untuk keperluan masa-masa setelah panen. Seiring dengan perkembangan ilmu dan teknologi, gudang dan pergudangan juga mengalami perkembangan. Gudang tidak hanya digunakan oleh keluarga saja. Berkembangnya perdagangan memberikan peran yang luas terhadap gudang dan pergudangan. Tanaman hasil panen dari petani dijual kepada pedagang, lalu pedagang ini menyimpannya di gudang untuk kemudian didistribusikan kepada konsumen yang membutuhkan. Berkaitan dengan permasalahan penyimpanan bahan makanan utamanya makanan pokok, pemerintah membentuk Badan Urusan Logist Gudang dapat diklasifikasikan berdasarkan kepemilikannya yaitu 1.

Gudang Pribadi Gudang pribadi (private warehouse) adalah fasilitas penyimpanan yang memiliki atau disewa oleh perusahaan untuk digunakan oleh mereka sendiri. sebagian besar pabrik, pedagang grosir, dan peritel memiliki beberapa fasilitas penyimpanan di dalam bangunan mereka sendiri atau di lokasi terpisah. Manager penjualan acap kali bertanggung jawab untuk mengelola gudang barang jadi sebuah pabrik. Perusahaan menggunakan gudang pribadi ketika ada barang dengan volume besar yang harus disimpan secara teratur. Namun gudang pribadi dapat berbiaya mahal jika kebutuhan berubah ruang ekstra tersebut mungkin sulit atau tidak mungkin untuk disewakan ke orang lain. Jenis gudang ini dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri. Sebagai contoh, jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir mengoperasikan sebuah gudang di mana ia menerima dan mendistribusikan produk. Contoh:

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

2.

61

a)

Gudang toko pribadi.

b)

Gudang pabrik milik pribadi

Gudang Umum/Publik Gudang publik (public warehouse) merupakan fasilitas penyimpanan independen. Gudang publik mampu menyediakan semua layanan yang bisa disediakan oleh gudang milik perusahaan. Pada dasarnya adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi dalam jangka pendek. Pengecer yang memiliki gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang penyimpanan tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sebagai contoh, pengecer bisa memesan tambahan barang untuk memaksimalkan penjualan di toko atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar. a)

Gudang pabrik

b)

Gudang supermarket.

3. Gudang Pemerintah Gudang Pemerintah merupakan fasilitas penyimpanan yang dimiliki oleh pemerintah

4.3

a)

Bulog

b)

Entreport

Aktifitas Belajar Siswa A. Pengamatan

Kegiatan siswa secara individu atau dalam formasi kelompok mengamati atau menyimak

uraian

materi

tentang

macam-macam

gudang

berdasarkan

kepemilikannya.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

62

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam formasi kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Gudang dan Pergudangan. Kalian dapat menuliskan pada Lembar Kerja 1.7 yang disediakan.

Lembar Kerja 1.7

No 1.

2. 3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Pertanyaan

Bab 1 | Pergudangan

63

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan alternatif jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh macam gudang berdasarkan kepemilikannya

Konsep:  Macam-macam gudang berdasarakan kepemilikannya  …………………….. Fakta 

Gudang – gudang yang dimiliki perusahaan kecil



Gudang – gudang yang dimiliki perusahaan menengah



Gudang – gudang yang dimiliki perusahaan besar

Prosedur Standar pengelolaan gudang berdasarkan kepemilikannya

Sumber bacaan:     

Buku-buku akuntansi dan gudang; Laporan hasil praktek kerja Artikel yang terkait di internet. Jurnal Dari sumber lainnya.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

64

D. Penalara n

Siswa secara individu atau dalam formasi kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan ber-bagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan.

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya

2. Buatlah kesimpulan mengenai macam-macam

gudang berdasarkan

kepemilikannya dari data yang kalian kumpulkan

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam formasi kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini:

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

65

Laporan Gudang Berdasarkan Kepemilikannya

Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a. Gudang Pribadi 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

b. Gudang Umum 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

c. Gudang Pemerintah

4.4



…………………………………………………..



…………………………………………………..

Rangkuman Gudang dapat diklasifikasikan berdasarkan kepemilikannya yaitu

1.

Gudang Pribadi Gudang pribadi (private warehouse) adalah fasilitas penyimpanan yang memiliki atau disewa oleh perusahaan untuk digunakan oleh mereka sendiri. sebagian besar pabrik, pedagang grosir, dan peritel memiliki beberapa fasilitas penyimpanan di dalam bangunan mereka sendiri atau di lokasi terpisah. Manager penjualan acap kali bertanggung jawab untuk mengelola gudang barang jadi sebuah pabrik. Perusahaan menggunakan gudang pribadi ketika ada barang dengan volume besar yang harus disimpan secara teratur. Namun gudang pribadi dapat berbiaya mahal jika kebutuhan berubah ruang ekstra tersebut mungkin sulit atau tidak mungkin untuk disewakan ke orang lain. Jenis gudang ini dimiliki dan dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan dalam

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

66

kegiatan distribusi mereka sendiri. Sebagai contoh, jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir mengoperasikan sebuah gudang di mana ia menerima dan mendistribusikan produk. Contoh: c) Gudang toko pribadi. d) Gudang pabrik milik pribadi 2.

Gudang Umum/Publik Gudang publik (public warehouse) merupakan fasilitas penyimpanan independen. Gudang publik mampu menyediakan semua layanan yang bisa disediakan oleh gudang milik perusahaan. Pada dasarnya adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi dalam jangka pendek. Pengecer yang memiliki gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang penyimpanan tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sebagai contoh, pengecer bisa memesan tambahan barang untuk memaksimalkan penjualan di toko atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar. Contoh a) Gudang pabrik b) Gudang supermarket.

3.

Gudang Pemerintah Gudang Pemerintah merupakan fasilitas penyimpanan yang dimiliki oleh pemerintah. Contoh a) Bulog b) Entreport

4.5

Penugasan Tugas Kelompok Setiap kelompok diminta mencari dan mendiskusikan gudang atau gambar gudang. Bahan dan Alat: 1.

Carilah gambar gudang yang bersumber

dari internet atau nama gudang

berdasarkan informasi dari lingkungan sekitar sebanyak minimal 10 buah. 2.

Inventarisir gambar gudang atau gudang yang diperoleh kemudian klasifikasikan ke dalam jenis gudang Negara, gudang perusahaan, dan gudang perorangan.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

4.6

67

3.

Tulis hasil diskusi dalam lembar hasil diskusi.

4.

Presentasikan hasil diskusi kelompok di depan kelas.

5.

Kumpulkan hasil diskusi.

Penilaian Diri Berilah tanda ceklis pada salah satu kolom(ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, Bacalah dengan cermat pernyataan yang diberikan. Tabel 4 – Format Penilaian Diri 1.4

Nama : Kelas : No 1.

Pernyataan

Ya

Tidak

Apakah anda telah memahami macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya

2.

Apakah anda berusaha menyampaikan pertanyaan berdasarkan gambar dan materi yang disediakan

3.

Apakah anda berusaha mencari informasi yang dibutuhkan untuk materi yang diajarkan

4.

Apakah anda berusaha aktif dalam kegiatan diskusi

5.

Apakah anda berusaha membantu dan memberikan ide dalam membuat media presentasi Jumlah Skor

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

68

4.7

Uji Kompetensi 1.

Penilaian Sikap Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap Nama No

Disiplin

Siswa/ Kelompok

Jujur

Tanggung Jawab

Santun

Nilai Akhir

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. 2. 3. 4. N Keterangan: 4 3

=jika empat indikator terlihat. = jika tiga indikator terlihat.

2

= jika dua indikator terlihat

1

= jika satu indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap: Disiplin

Jujur

a. Tertib mengikuti instruksi guru a. Menyampaikan hal yang sebenarnya kelas b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi b. Mengikuti pembelajaran dengan c. Tidak menyontek pada saat ujian perhatian penuh c. Mengerjakan tugas tepat waktu d. Menghargai waktu

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

d. Tidak bekerjasa pada saat ujian

Bab 1 | Pergudangan

69

Tanggung Jawab a

Melaksanakan tugas yang diberikan

b Berani menghadapi masalah c

Berusaha masalah

dalam

memecahkan

d Berani mengakui kesalahan

Santun a. Berinteraksi dengan teman secara ramah b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas. Minimal untuk nilai sikap adalah baik. Kategori nilai sikap: Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4 Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3 Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2 Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

2.

Tes Pengetahuan a.

Sebutkan macam-macam gudang berdasarkan kepemilikannya.

b.

Bedakan apa yang dimaksud dengan gudang Negara, gudang perusahaan, dan gudang perorangan.

c.

Perhatikan contoh gudang berikut; 1)

Bulog

2)

Gudang milik PT. Indofood.

3)

Gudang milik Pertamina

4)

Gudang Entreport.

5)

Gudang milik Teuku Umar

6)

Gudang Toko milik Tn Las Vegas.

7)

Gudang milik Carrefour

Berdasarkan contoh gudang tersebut kelompokkanlah menurut kepemilikannya. Gudang yang digunakan untuk penyimpanan barang milik perusahaan bisa merupakan gudang milik sendiri maupun gudang yang disewa dari pihak lain. Jelaskan kondisi yang melatarbelakangi penggunaan kedua jenis gudang tersebut berikut contohnya!

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

70

BAB II Administrasi Gudang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

SOP Pengelolaan Administrasi Gudang

Kegiatan Belajar 3

Filosofi Administrasi Gudang

Kegiatan Belajar 2

Kegiatan Belajar 1

Pada Bab ini kalian akan mempelajari materi yang terdiri dari:

Dokumen – Dokumen Pergudangan

Bab 1 | Pergudangan

71

Kegiatan Belajar 1 : Administrasi Gudang

Administrasi Gudang

1.1

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu:

1.2

1.

Memahami pentingnya aktifitas administrasi gudang.

2.

Mendeskripsikan aktifitas administrasi gudang.

Uraian Materi Gudang merupakan salah satu bagian dari suatu organisasi pabrik yang mempunyai peran sangat vital di dalam menjamin kelancaran proses produksi dan distribusi barang ke konsumen. Salah satu hal yang penting dalam mencapai kepuasan pelanggan dan pemasaran adalah tersedianya barang yang diminta oleh konsumen dengan kualitas yang sesuai, harga yang murah dalam waktu yang cepat dan biaya yang serendah mungkin. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan kemampuan untuk mengelola manajemen distribusi, khususnya hal-hal yang berkaitan dengan gudang dan pergudangan.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

72

Gambar 2. 10 - Peranan Gudang Dalam Industri

Gudang pada gambar diatas menunjukkan posisinya di dalam sistem produksi yang mempunyai peranan sangat penting bagi operasi dan kelangsungan sistem produksi. Peranan gudang sendiri bukan hanya dalam aliran sistem internal produksi melainkan juga aliran sistem eksternal pada proses distribusi ke konsumen. Oleh karena itu, sistem manajemen gudang perlu diterapkan secara konsisten pada setiap bisnis yang memiliki bagian pergudangan.

Bagaimana sistem manajemen pergudangan yang baik dan aplikatif sesuai kebutuhan bisnis? Sistem manajemen gudang sendiri secara umum memiliki aturan dasar yang sama, yaitu sebagai sistem yang menjamin akurasi, kesesuaian dan kualitas penyimpanan sehingga tidak terjadi penurunan kualitas produk dan jasa bisnis yang bersangkutan. Karena kompleksnya karakter barang atau material yang akan disimpan di gudang maka tiap tipe gudang perlu memperhatikan sistem penanganan yang spesifik. Material yang mempunyai bentuk padat perlu disimpan dan ditangani oleh tipe gudang yang sesuai, begitu pula dengan material yang bersifat cair ataupun material yang berbentuk bubuk dan gas perlu disimpan dan ditangani oleh tipe gudang yang sesuai.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

73

Untuk menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan konsumen, maka dibutuhkan bahan baku yang sesuai dan berkualitas. Pada dasarnya penyimpanan tidak dapat meningkatkan kualitas produk yang disimpan, melainkan hanya bisa menjaga atau menekan penurunan kualitas produknya. Ilustrasinya adalah sistem produksi sebagai kokinya, sedangkan gudang adalah penyedia bahan masakannya artinya sang koki tidak akan bisa memasak makanan yang enak jika bahan masakannya sendiri tidak sesuai dan berkualitas. Pekerjaan mempunyai keterkaitan dan kedekatan dengan pekerjaan perkantoran. Sebab contoh gudang harus memberi laporan berkala data stok, baik dalam komputer maupun data fisik yang keduanya harus sinkron agar jelas dan akurat. Laporan yang dibuat harus dapat menunjukkan angka-angka dengan cepat dan jelas serta serta harus sesuai dengan yang diharapkan. Perbedaan yang jelas antara produksi dan gudang adalah jika pabrik menangani barang (produk) dan mesin sedangkan gudang menangani fisik produk atau material dan informasi (jasa). Dalam pengelolaan gudang pekerjaan harus dilakukan untuk menyempurnakan efisiensi dan untuk mengamankan pekerjaan, sehingga setiap orang dapat melakukan dan memahami apa yang dilakukan.

Manajemen pergudangan merupakan kombinasi antara ilmu dan seni untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengaturan sumber daya pergudangan yang meliputi (tenaga kerja, material, peralatan kerja, waktu kerja, metode yang digunakan dan modal) untuk mencapai tujuan yang diharapkan dengan cara yang efektif dan efisien. Tujuan dari manajemen pergudangan adalah untuk meminimalkan total biaya produksi dan memaksimalkan produksi. Kedua tujuan ini saling bertentangan satu dengan lainnya. Untuk meminimalkan total biaya produksi maka sebaiknya gudang ditiadakan karena sebenarnya gudang tidak membawa manfaat ekonomis dalam hal peningkatan kualitas barang yang disimpan, bahkan dapat menimbulkan kerugian dan penambahan ongkos operasional perusahaan. Disisi lain untuk memaksimalkan produktivitas atau untuk menjamin kelangsungan produksi maupun distribusi barang mutlak dibutuhkan gudang karena material dan sparepart mesin harus tersedia untuk menjamin produksi dapat berjalan dengan lancar. Kekurangan material atau kehabisan sparepart mesin akan berdampak pada macetnya proses produksi yang berakibat pada kerugian perusahaan. Untuk itu perlu dicari solusi yang terbaik (optimal) berkaitan dengan persediaan yang disimpan di gudang.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

74

Kegiatan dalam manajemen pergudangan meliputi beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu : 1)

Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang atau sparepart, barang setengah jadi dan barang jadi.

2)

Penggunaan fasilitas yang tersedia.

3)

Penyiapan transportasi serta peralatan penanganan material-material yang ada di dalamnya.

4)

Penanganan masalah pencatatan, pembukuan dan administrasi serta inventaris barang yang dikelola perusahaan.

5)

Pelaksanaan komunkasi yang persuasif sebagai penyampaian ide, konsep, gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam perusahaan.

6)

Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi yang disesuaikan dengan jenis dan spesifikasinya. Jenis dan spesifikasi barang yang berbeda akan memerlukan penanganan yang berbeda pula.

7)

Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi sampai pada batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas barang yang bersangkutan. Kegiatan yang ada pada sistem pergudangan merupakan perpaduan dan sistem

manajemen distribusi fisik, manajemen material dan pemindahan material dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini menyangkut masalah segala aspek gerakan fisik dari dan ke lokasi serta fasilitas yang merupakan struktur operasi dan organisasi perusahaan yang bersangkutan.

2.1

Kegiatan Pembelajaran Siswa

A. Pengamatan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

75

Direktorat Pembinaan SMK |2014

76

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Bab 1 | Pergudangan

77

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

78

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahan tayang filosofi administrasi gudang.

Pertanyaan yang dibuat merupakan pertanyaan pemandu pembelajaran yang harus siswa dapatkan jawabannya setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar ini.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

79

Tabel Format Pertanyaan Kegiatan Belajar 1.1 Pertanyaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan alternatif jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh administrasi gudang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

80

Pengumpulan Data dan Informasi Konsep:  Pentingnya pergudangan  Karakteristik pergudangan  Misi dan manfaat pergudangan  Aktifitas pergudangan  .................................. Metakognisi Penerapan konsep/prosedur pada:  perusahaan kecil,  perusahaan menengah,  perusahaan besar,  ....................................

Sumber bacaan:    

Buku-buku pemasaran Laporan hasil praktek kerja Artikel yang terkait di internet. Dari sumber lainnya.

Sumber informasi: Perusahaan yang memiliki gudang disekitar sekolah/tempat tinggal siswa

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

81

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang telah disusun berdasarkan informasi yang diperoleh.

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang bahan tayang yang anda amati. 2. Berdasarkan hasil pengamatan dan teori yang telah anda baca, sejauh mana pemahaman

anda tentang

pentingnya kegiatan

administrasi gudang? 3. Lakukanlan pencatatan terkait poin-poin penting apa yang bisa anda rumuskan untuk dapat mendeskripsikan aktifitas administrasi gudang.

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis untuk menyampaikan hasil eksplorasi dan asosiasinya, dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di depan kelas.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

82

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.

LAPORAN FILOSOFI ADMINISTRASI GUDANG

Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a.

Fakta-fakta: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

b.

Konsep: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

c.

Prosedur: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

d.

2.2

Bagaimana konsep/prosedur diterapkan : 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Rangkuman Salah satu hal yang penting dalam mencapai kepuasan pelanggan dan pemasaran adalah tersedianya barang yang diminta oleh konsumen dengan kualitas yang sesuai, harga yang murah dalam waktu yang cepat dan biaya yang serendah mungkin. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan kemampuan untuk mengelola manajemen distribusi, khususnya hal-hal yang berkaitan dengan gudang dan pergudangan.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

83

Bagaimana sistem manajemen pergudangan yang baik dan aplikatif sesuai kebutuhan bisnis? Sistem manajemen gudang sendiri secara umum memiliki aturan dasar yang sama, yaitu sebagai sistem yang menjamin akurasi, kesesuaian dan kualitas penyimpanan sehingga tidak terjadi penurunan kualitas produk dan jasa bisnis yang bersangkutan. Manajemen pergudangan merupakan kombinasi antara ilmu dan seni untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengaturan sumber daya pergudangan yang meliputi (tenaga kerja, material, peralatan kerja, waktu kerja, metode yang digunakan dan modal) untuk mencapai tujuan yang diharapkan dengan cara yang efektif dan efisien. Kegiatan dalam manajemen pergudangan meliputi beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu : 1)

Pemilihan lokasi, penempatan bahan baku, suku cadang atau sparepart, barang setengah jadi dan barang jadi.

2)

Penggunaan fasilitas yang tersedia.

3)

Penyiapan transportasi serta peralatan penanganan material-material yang ada di dalamnya.

4)

Penanganan masalah pencatatan, pembukuan dan administrasi serta inventaris barang yang dikelola perusahaan.

5)

Pelaksanaan komunkasi yang persuasif sebagai penyampaian ide, konsep, gagasan, informasi dari individu satu atau bagian-bagian lain dalam perusahaan.

6)

Kegiatan pengurusan sebagai kegiatan untuk mengelola bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi yang disesuaikan dengan jenis dan spesifikasinya. Jenis dan spesifikasi barang yang berbeda akan memerlukan penanganan yang berbeda pula.

7)

Kegiatan penyimpanan sebagai kegiatan untuk menahan bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi dan barang jadi sampai pada batas waktu tertentu tanpa mengurangi kualitas barang yang bersangkutan.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

84

2.3

Penugasan Unjuk Kerja (Keterampilan): PENUGASAN PORTOFOLIO LEMBAR TUGAS 1. Membuat deskripsi mengenai pentingnya administrasi gudang dalam kelompok dengan berdiskusi. Satu kelompok terdiri dari 3 – 4 orang 2. Berikanlah ulasan terhadap hasil diskripsi secara lengkap dan jelas sehingga mudah dipahami kelompok lainnya. 3. Setelah selesai dibahas serta dibuat diskripsinya, masing-masing kelompok mempresentasikannya kedepan secara bergantian.

KRITERIA PENILAIAN PENUGASAN PORTOFOLIO Aspek yang Dinilai No

Nama

Sistematika

Kelompok 1

2

3

Kerapihan 4

1

2

3

4

Kebenaran

Ketepatan

Perolehan

Hasil

Waktu

Skor

1

2

3

4

1

2

3

4

Keterangan: Point

Keterangan Aspek yang Dinilai Sistematika

Kerapihan

Kebenaran hasil

Ketepatan waktu

1

Kurang sistematis

Kurang rapih

Kurang benar

Kurang tepat

2

Cukup sistematis

Cukup rapih

Cukup benar

Cukup tepat

3

Sistematis

Rapih

Benar

Tepat

4

Sangat Sistematis

Sangat rapih

Sangat benar

Sangat tepat

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

2.4

85

Penilaian Diri Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pernyataan yang diberikan. Tabel 5 – Format Penilaian Diri 1.5

Nama

:

Kelas

:

No.

2.5

Pernyataan

Ya

1

Apakah anda telah memahami tentang pentingnya administrasi gudang?

2

Apakah anda sudah lebih memahami definisi administrasi gudang?

3

Anda dapat menjelaskan peran penting gudang di dalam sistem internal produksi

4

Anda dapat menjelaskan peran penting gudang dalam sistem eksternal produksi pada proses distribusi ke konsumen.

5

Apakah anda sudah memahami sistem manajemen pergudangan yang baik dan aplikatif sesuai kebutuhan bisnis?

6

Anda dapat memahami alasan mengapa aturan dasar sistem manajemen gudang pada dasarnya sama untuk setiap jenis gudang.

7

Anda dapat menjelaskan tiap tipe gudang perlu memperhatikan sistem penanganan yang spesifik

8

Anda dapat menjelaskan bahwa manajemen pergudangan merupakan kombinasi antara ilmu dan seni

9

Anda dapat menjelaskan bahwa tujuan dari manajemen pergudangan adalah untuk meminimalkan total biaya produksi dan memaksimalkan produksi

10

Anda dapat menjelaskan kegiatan dalam manajemen pergudangan.

Tidak

Uji Kompetensi Evaluasi Kognitif Dalam evaluasi ini anda diberikan pertanyaan komperehensif terkait materi-materi yang dipelajari di Bab I sebagai penguatan anda dalam proses memahami pentingnya administrasi gudang.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

86

Berilah tanda silang pada pilihan jawaban a, b, c, d yang ada pada setiap pertanyaan, yang anda anggap paling benar. 1.

Definisi gudang adalah sebuah ruangan yang di gunakan untuk menyimpan berbagai macam barang, dan sebaiknya terletak di lokasi yang tidak lembab agar barang-barang kita tidak ..........

2.

a.

Mudah hilang

c. Mudah di curi

b.

Gampang rusak

d. Kena sinar matahari

Gudang sebaiknya terletak di lokasi yang tidak lembab agar barang-barang kita tidak gampang rusak, agar tidak menghabiskan lahan pada rumah tinggal gudang bisa diletakkan di .............

3.

a.

Sudut rumah

c. Di bawah tangga

b.

Di luar rumah

d. Di bawah tempat tidur

Keuntungan yang diperoleh dari komersial gudang adalah keluwesan (flexibility) dan manajemen yang profesional, selanjutnya gudang dalam jaringan distribusi pemasaran, gudang mempunyai beberapa misi/tugas di antaranya adalah : .......

4.

a.

Gudang sebagai penyalur dalam sebuah daerah

b.

Gudang sebagai penyeimbang dalam distribusi

c.

Gudang sebagai alat kontrol di sebuah daerah

d.

Gudang sebagai dinamisator di daerah

Sesuatu dapat dikatakan gudang jika memenuhi unsur-unsur sebagai berikut; adanya ruangan, tertutup, tidak bergerak dan .........

5.

a.

Untuk lalu lalang

c. Adanya petugas penjaga

b.

Tidak untuk lalu lintas

d. Adanya alat pendeteksi

Manfaat penting yang diperoleh dari keberadaan gudang di antaranya adalah manfaat waktu dengan ..... a.

Dapat dikeluarkan ke pasar pada saat yang tepat

b.

Dapat dikeluarkan sesuai dengan keinginnan

c.

Dapat dikeluarkan sesuai dengan manfaat

d.

Dapat membantu konsumen dengan baik

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

6.

87

Jenis gudang ini dimiliki dan di operasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri adalah ......

7.

a.

Gudang publik

c. Gudang perusahaan

b.

Gudang otomatis

d. Gudang pribadi/swasta

Gudang ini pada dasarnya adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan distribusi dalam jangka pendek adalah ......

8.

a.

Gudang Publik/Umum

c. Gudang Perusahaan

b.

Gudang Pemerintah

d. Gudang Pribadi/swasta

Gudang penyimpan yang menangani berbagai jenis produk dengan penanganan khusus kondisi seperti freezer untuk menyimpan produk beku dan kelembaban lingkungan disebut ......

9.

a.

Gudang khusus

c. Iklim-controlled warehouse

b.

Distribution centre

d. Gudang Otomatis

Operasional gudang meliputi beberapa kegiatan kecuali ...... a.

Penanganan/handling

c. Pengawasan operasional pekerja

b.

Penghitungan stock

d. Penanganan daerah kerja

10. Keuntungan yang diperoleh dari komersial gudang adalah keluwesan (flexibility) dan ..... a.

Manajemen yang profesional

c. Manajemen Buttom Up

b.

Manajemen kebutuhan

d. Manajemen Komperhenship

11. Macam Gudang berdasarkan jenis barang yang di simpan kecuali ..... a.

Gudang bahan baku

c. Gudang perlengkapan

b.

Gudang kain

d. Gudang garam

12. Gudang pelabuhan yaitu gudang yang berada di kawasan pelabuhan, gudang pelabuhan dapat dibedakan menjadi beberapa kecuali ...... a.

Entreport

c. Bonded Warehouse

b.

Veem (Dock – Company)

d. Freeport Warehouse

13. Dengan kemajuan Teknologi komputer dan robotika banyak gudang sekarang memiliki kemampuan otomatis yang berakibat .....

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

88

a.

Memerlukan banyak orang

c. Tidak berdampak kepada orang

b.

Memerlukan sedikit orang

d. Agak berdampak kepada orang

14. Menjaga persediaan yang digunakan sebagai penyeimbang dan penyangga (buffer)dari variasi antara penjadwalan produksi dan ....... a.

Permintaan

c. Penawaran produksi

b.

Penawaran

d. Permintaan Produksi

15. Ada berapa jenis gudang berdasarkan ke pemilikannya ... a. Tiga jenis

c. Dua jenis

b. Empat jenis

d. Empat jenis

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

89

Kegiatan Belajar 2 : SOP Pengelolaan Administrasi Gudang

KB 2

SOP Pengelolaan Administrasi Gudang

2.1

Tujuan Pembelajaran Setelahmempelajarimateriinipesertadidikdiharapkanmampu:

2.2

1.

Memahami pengelolaan administrasi gudang berdasarkan SOP nya

2.

Mendeskripsikan administrasi gudang berdasarkan SOP nya

3.

Melakukan pengelolaan Administrasi Gudang berdasarkan SOP nya

Uraian Materi Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan Operasional Warehouse/Gudang sehari-hari diharapkan mengacu

kepada

satu Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan yang jelas dan feasible untuk dilakukan oleh karyawan di gudang. Terkadang dalam penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan departemen Quality manajemen / Assurance menjadi inisiator. Hal itu dikarenakan keberadaan SOP pada satu bagian adalah indokator sistem manajemen yang baik.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

90

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Tetapi jika perusahaan anda saat ini belum memiliki Departemen Quality Management / Assurance dan saat ini Warehouse /gudang belum memiliki SOP yang jelas sehingga berjalan sesuai “kebiasaan” karyawan atau sebaliknya SOP ada namun tidak cukup jelas dan mudah untuk dipraktikkan dalam operasional gudang, kira-kira apa yang akan terjadi? Hal seperti itu sering terjadi dan dampak ketidak jelasan SOP tersebut adalah : 1.

Kebocoran aset perusahaan yang ada di gudang dalam berbagai macam jenis penyimpanan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas.

2.

Budaya kerja ‘semau atasan’ atau ‘turun temurun’ dimana hal ini mengakibatkan demotivasi bagi karyawan di bawah yang tentu menghendaki adanya satu standarisasi kerja.

3.

Kualitas pekerjaan yang tidak standard. Berbeda orang yang mengerjakan akan berbeda perlakuannya, sehingga kualitas kerja tergantung kepada ‘orang’ dan bukan kepada sistem. Untuk menghindari ketiga hal di atas tentu dibutuhkan adanya satu dokumen

SOP sebagai panduan kerja standard bagi seluruh karyawan yang bekerja di Warehouse. Untuk itu pada buku ini diuaraikan salah satu contoh SOP pergudangan secara detail untuk kebutuhan terutama bagi industri skala kecil menengah melalui adanya sebuah Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan. Contoh SOP Pergudangan untuk operasional penerimaan barang di gudang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

91

Catatan : a. Pada halaman 1 SOP adalah lembaran documen history yang menjelaskan history SOP mulai saat pertama kali dibuat, revisi 1, revisi 2 dan seterusnya, termasuk perubahan yang setiap bagian. Halaman 1 SOP ini juga memuat lembar pengesahan SOP. b. Pada bagian atas (header) SOP memuat beberapa hal berikut : Logo perusahaan di kiri atas, judul SOP, efektif berlaku nya SOP, keterangan dokumen. Bagian atas SOP merupakan bagian yang sama untuk halaman selanjutnya, hanya berubah di penunjuk saja.

Catatan : Pada halaman 2 dari SOP memuat informasi : Tujuan SOP dibuat Ruang Lingkup SOP, penanggung jawab SOP, Definisi dan singkatan dari istilah-istilah yang ada dalam SOP. Bagian ini diperlukan untuk mengetahui keterangan-keterangan SOP yang tidak dapat di paparkan dalam diagram visual (pada halaman selanjutnya).

Direktorat Pembinaan SMK |2014

92

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Bagian ini dapat dikatakan merupakan bagian yang paling penting karena membuat seluruh informasi alur proses dari aktifitas sesuai judul pada SOP (dalam hal ini penerimaan barang). Terbagi atas 3 kolom ; Aktifitas dokumen / catatan Mutu dan keterangan. Bagian Aktifitas menunjukan proses tahapan demi tahapan pada aktifitas penerimaan. Dokumen / Catatan Mutu memberikan informasi dokumen-dokumen apa saja yang terlihat dalam seyiap tahapan. Bagian keterangan menunjukan detail catatan dan definisi-definisi pada setiap jahapan proses.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

93

Secara umum beberapa hal di atas mendeskripsikan isi Standar Operating Prosedure (SOP) Pergudangan pada aktifitas penerimaan barang, tentu setelah proses-proses ini masih terdapat aktifitas operasional lain di gudang, seperti Put Away, Packing, Checking, Loading, Return, Stock Opname dan sebagainya.

Dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat mengadakan pembukuan barangbarang di dalam gudangnya.

Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang secara fisik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu.

Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan dan persediaan /saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).

Disamping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stock barang untuk setiap jenis /ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan

barang/

kepala

gudang/

pengurus

barang

dan

unit-unit

menyelenggarakan barang/kepala gudang / pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, yaitu : a.

Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa

b.

Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi

c.

Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/ atau kartu barang misalnya : 1.

Buku penerimaan Gudang buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang buktibukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang

2.

Buku Pengeluaran Gudang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

94

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang 3.

Buku Kekayaan Gudang Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang di simpan di gudang

4.

Kartu Persediaan Barang Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu.

Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu sendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumlahnya itu, harus disimpan dalam kotak peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis.

Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah : Barang,PO dan Faktur. a.

Barang yang dikirim suplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian di cek silang berdasarkan PO

b.

PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang. Apabila kondisi tersebut sesuai dengan permintaan kemudian PO di tandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap, 1 lembar kebagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang

Barang dari bagian Receiving di distribusikan sesuai dengan sifat/ kondisi barang. Barang-barang dalam jumlah banyak, sudah di dapat, barang-barang program, langsung dikirim ke bagian gudang, akan tetapi barang-barang Fast Moving di distribusikan langsung ke area toko.

Tiap-tiap counter setiap hari mendata barang-barang yang dijual, apabila barang sudah habis atau berkurang seorang pramuniaga bisa melakukan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

95

permintaan barang ke gudang. Pencatatan persediaan barang di gudang bisa dilakukan dengan cara manual dan komputerisasi.

2.3

Aktifitas Belajar Siswa A. Pengamatan

Format Pengelolaan Administrasi Gudang BUKU PEMBELIAN

Nomor Urut

Tanggal Nomor Pesanan

Nama dan Alamat Perusahaan

Nama Barang

Volume

Harga

Satuan Jumlah

Nomor dan Tanggal Pembayaran

Tanggal penerimaan

Keterangan

Direktorat Pembinaan SMK |2014

96

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

BUKU PENERIMAAN

Nomor

Tanggal

Nama dan

Nama

Urut

Nomor

Alamat

Barang

Pesanan

Perusahaan

Volume

Nomor dan

Tanggal

Tanggal

Penerimaan

Keterangan

Pembayaran

KARTU STOCK BARANG

Tanggal

Uraian

Tanda Bukti Tanggal

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Nomor

Terima

Keluar

Sisa

Bab 1 | Pergudangan

97

BON PERMINTAAN BARANG

Tanggal

: ......................................

Unit Kerja : ........................................ Jenis Kegiatan : ..................................

Nomor

Nama Barang

Jumlah

Diserahkan

Satuan

Keterangan

Mengetahui :

Pemohon

Kepala Urusan Perlengkapan

Ka. Unit Kerja

...............................................

..............................................

Yang menerima, ........................................

Direktorat Pembinaan SMK |2014

98

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

BUKU PENGELUARAN Bukti Pengeluaran Nomor Urut

Tanggal

Diberikan Kepada

Volume Nama

Tanggal

Nomor

Satuan

Jumlah

Keterangan

Barang

Pengamatan 1 1.

Amatilah gambar dan format – format di atas

2.

Berdasarkan gambar dan format-format di atas identifikasikan komponen apa saja yang terdapat disana ! Dan untuk apa format itu diperlukan ?

3.

Apa saja yang dapat anda ceritakan dari gambar dan format di atas!

4.

Diskusikan dengan teman anda, tulis jawaban anda pada lembar kerja yang disediakan

5.

Sampaikan jawaban kalian pada kegiatan pembelajaran

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

99

Lembar Pengamatan …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… .

Direktorat Pembinaan SMK |2014

10 0

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan format pengelolaan administrasi gudang dan hasil pemahaman membaca materi standar operasional prosedur (SOP) dalam pengelolaan administrasi gudang

Tulislah 5 buah pertanyaan (lihat contoh) pada tabel yang disediakan! Pertanyaan mengenai SOP Pengelolaan Administrasi Pergudangan

Pertanyaan 1.

2.

3.

4.

5.

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan alternatif jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh SOP dalam pengelolaan sdministrasi gudang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

10 1

Pengumpulan Data dan Informasi Konsep: 

Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan Administrasi Gudang



..................................

Metakognisi Penerapan konsep/prosedur pada: 

Pengisian format pengelolaan administrasi gudang



....................................

Sumber bacaan:    

Buku-buku pemasaran Laporan hasil praktek kerja Artikel yang terkait di internet. Dari sumber lainnya.

Sumber informasi: Perusahaan yang memiliki gudang disekitar sekolah/tempat tinggal siswa

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang telah disusun berdasarkan informasi yang diperoleh.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

10 2

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang format yang anda amati. 2. Berdasarkan hasil pengamatan dan teori yang telah anda baca, sejauh mana pemahaman anda tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan Administrasi Gudang? 3. Lakukanlan pencatatan terkait poin-poin penting apa yang bisa anda rumuskan untuk dapat mendeskripsikan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam pengelolaan Administrasi Gudang

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis untuk menyampaikan hasil eksplorasi dan asosiasinya, dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di depan kelas.

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

10 3

LAPORAN SOP PENGELOLAAN ADMINISTRASI GUDANG

Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a.

Fakta-fakta:

b.

c.

d.

2.4



…………………………………………………..



…………………………………………………..

Konsep: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Prosedur: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Bagaimana konsep/prosedur diterapkan : 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Kesimpulan Pengelolaan Administrasi Gudang berdasarkan (SOP) Adalah satu cara mengelola gudang dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang, maka kepala gudang harus membuat mengadakan pembukuan barang-barang di dalam gudangnya. Kepala gudang harus membuat sistem pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barangbarang cocok dengan barang-barang secara fisik. Kecocokan ini menyangkut baik jenisnya, jumlahnya, nilainya, tempatnya di gudang, kapan diterimanya dan lain-lain yang dianggap perlu. Untuk keperluan tersebut, maka kepala gudang harus membuat kartu gudang untuk setiap macam barang yang memuat tentang penambahan barang, pengurangan

Direktorat Pembinaan SMK |2014

10 4

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

dan persediaan /saldo barang dalam gudang. Kartu gudang yang diletakkan pada tumpukan barang yang bersangkutan, dinamakan pula kartu gudang (label).

Disamping kartu gudang, maka kepala gudang harus membuat pula buku atau kartu stock barang untuk setiap jenis /ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu, dengan susunan secara alfabetis. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Bendaharawan

barang/

kepala

gudang/

pengurus

barang

dan

unit-unit

menyelenggarakan barang/kepala gudang / pengurus barang dan unit-unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik, dengan cara : a.

Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa

b.

Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi

c.

Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku-buku dan/ atau kartu barang misalnya : 1.

Buku penerimaan Gudang buku ini memuat semua keterangan-keterangan tentang bukti-bukti atau dokumen-dokumen penerimaan barang

2.

Buku Pengeluaran Gudang Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti-bukti penyerahan atau penerimaan barang

3.

Buku Kekayaan Gudang Buku ini memuat dan menunjukkan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang yang di simpan di gudang

4.

Kartu Persediaan Barang Kartu

ini

memuat

semua

keterangan

yang

meliputi

penambahan,

pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu. Ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu sendiri. Kartu-kartu yang begitu banyak jumlahnya itu, harus disimpan dalam kotak peti khusus untuk itu, dengan susunan secara alfabetis. Dasar dalam melakukan administrasi gudang pada perusahaan ritel adalah : Barang , PO dan Faktur. d.

Barang yang dikirim suplier diterima oleh bagian Receiving atau Ekspedisi kemudian di cek silang berdasarkan PO

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

e.

10 5

PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (chek list) pada bagian tanggal permintaan barang kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang. Apabila kondisi tersebut sesuai dengan permintaan kemudian PO di tandatangani oleh supplier, petugas receiving dan bagian pembelian sebagai bukti persetujuan. Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari tiga rangkap, 1 lembar kebagian EDP (Entry Data Procesing), 1 lembar ke bagian keuangan, dan 1 lembar lagi ke bagian gudang.

2.5

Penugasan 1.

Unjuk kerja (Keterampilan):

PENUGASAN PORTOFOLIO LEMBAR TUGAS 1. 2. 3.

Membuat deskripsi mengenai pengertian dan jenis-jenis gudang secara kelompok dengan berdiskusi. Satu kelompok bisa 3 – 4 orang Berikanlah ulasan terhadap hasil diskripsi secara lengkap dan jelas sehingga mudah dipahami kelompok lainnya. Setelah selesai dibahas serta dibuat diskripsinya, masing-masing kelompok mempresentasikannya kedepan secara bergantian.

KRITERIA PENILAIAN PENUGASAN PORTOFOLIO

No.

Nama Kelompok

Aspek yang dinilai Sistematika 1

2

3

4

Kerapihan 1

2

3

4

Skor

Kebenaranhasil

Ketepatanwaktu

1

1

2

3

4

2

3

Perolehan

4

Direktorat Pembinaan SMK |2014

10 6

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Keterangan:

Point

Keterangan Aspek Yang Dinilai Sistematika

Kerapihan

Kebenaran hasil

Ketepatan waktu

1

Kurang sistematis

Kurang rapih

Kurang benar

Kurang tepat

2

Cukup sistematis

Cukup rapih

Cukup benar

Cukup tepat

3

Sistematis

Rapih

Benar

Tepat

4

Sangat Sistematis

Sangat rapih

Sangat benar

Sangat tepat

2.6

Penilaian Diri Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pertanyaan yang diberikan. Tabel 5 - Format penilaian diri 1.6

No. 1

Pernyataan Apakah anda telah memahami tentang Pengelolaan Gudang berdasarkan SOP nya

2

Apakah anda sudah memahami tugas dari seorang kepala Gudang?

3

Apakah anda tahu apa manfaat dari kartu gudang?

4

Apakah anda tahu apa manfaat buku penerimaan gudang?

5

Apakah anda tahu apa manfaat buku pengeluaran?

6

Apakah anda tah apa manfaat buku kekayaan gudamg ?

7

Apakah anda tau apa manfaat kartu persediaan? Apakah anda berusaha mencari informasi yang lain untuk

8

melengkapi materi yang ini ?

9

Apakah anda menyampaikan pertanyaan berdasarkan gambar dan meteri yang di sediakan ?

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Ya

Tidak

Bab 1 | Pergudangan

2.7

10 7

Uji Kompetensi Berilah tanda silang pada pilihan jawaban a, b, c, d yang ada pada setiap pertanyaan, yang anda anggap paling benar. 1.

Pengelolaan Gudang sebaiknya memang berdasarkan standar operasional Prosedur (SOP) tetapi bukan itu saja gudang sebaiknya memiliki .......

2.

a.

Kepala Gudang

b. Staf Pengelola Gudang

b.

Kepala Cabang

c. Staf Pengelola Administrasi

Kepala gudang sebaiknya membuat pembukuan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui bahwa catatan barang-barang cocok dengan barang-barang ......

3.

a. Secara pembukuan

b. Secara garis besar

c.

c. Catatan Pembukuan

Secara fisik

Pegawai administrasi gudang sebaiknya memahami pembukuan secara sederhana untuk dapat mengadministrasikan secara benar dan juga mampu .......

4.

a.

Menyimpan barang dengan baik

b.

Mampu menyimpan barang sesuai dengan karakteristiknya

c.

Merawat barang

d.

Menata barang

Sebagai alat kontrol sebaikya gudang memiliki kartu .... yang di letakkan pada jenis tumpukan barang yaitu .....

5.

a.

Kendali

c. Inventaris

b.

Gudang

d. Pengeluaran

Selain kartu gudang barang, kepala gudang sebaiknya memiliki ....... untuk setiap jenis barang/ukuran barang, dan di simpan dalam kotak kartu

6.

a.

Kartu Gudang

c. Kartu identitas

b.

Kartu kendali

d. Kartu Stock

Bendahara barang/ kepala gudang/ pengurus barang sebaiknya menyelenggarakan administrasi barang fungsinya untuk ....

Direktorat Pembinaan SMK |2014

10 8

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

7.

a.

Mudah diperiksa

c. Mudah menemukan

b.

Mudah dicari

d. Mudah mendapatkan

Dalam istilah administrasi barang sering juga kita dengar tentang istilah mutasi barang apa yang dimaksud dengan istilah tersebut .....

8.

a.

Posisi gudang di pindahkan

c. Posisi barang dipindahkan

b.

Possi tempat di pindahkan

d. Posisi barang di geser

Buku ini memuat tentang semua keterangan-keterangan tentang bukti atau dokumendokumen barang di sebut buku .....

9.

a.

Penerimaan

c. Kekayaan

b.

Pengeluaran

d. Persediaan

Buku ini memuat semua keterangan bukti – bukti penyerahan atau penerimaan barang disebut ... a.

Kekayaan

c. penerimaan

b.

Persediaan

d. Pengeluaran

10. Buku ini memuat dan menunjukan setiap saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua barang disebut .... a.

Buku Pengeluaran

c. Buku Penerimaan

b.

Buku Kekayaan

d. Buku persediaan

11. Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan dan harga dari suatu jenis barang disebut ..... a.

Buku Persediaan

c. Buku pengeluaran

b.

Buku Penerimaan

d. Buku Kekayaan

12. Dalam administrasi barang di gudang memang banyak sekali kartu-kartu yang ada, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus ada kartu tersendiri, untuk memudahkan dalam pencarian kartu sebaiknya disusun secara .... a.

Manual

c. Kronologis

b.

Alfabetis

d. Perpetual

13. Barang yang dikirim suplier diterima oleh bagian receiving atau expedisi kemudian di

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

10 9

cek silang berdasarkan .... a.

PO (Pleas Order)

c. PO (Purchase Order)

b.

PO (Paid Out)

d. PO (Petunjuk Operasional)

14. Purchase Order (PO) di keluarkan oleh Divisi Pembelian (Divisi Buyer) di periksa (Chek List) pada bagian tanggal permintaan barang, kuantitas barang per unit dan juga ..... a.

Fisik Barang

c. Cara Penggunaan

b.

Cara Pemakaian

d. Cara penyimpanan

15. Dokumen-dokumen pembelian biasanya di buat tiga rangkap, lembar 1 ke bagian EDP, 1 lembar ke bagian keuangan dan 1 lembar ke .... a.

Pimpinan

c. Pertinggal

b.

Gudang

d. Arsip

Direktorat Pembinaan SMK |2014

11 0

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Kegiatan Belajar 3 : Dokumen Dokumen Pergudangan

KB 3

Dokumen Dokumen Pergudangan

2.1

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu:

2.2

1.

Menjelaskanmacam-macam dokumen administrasi pergudangan

2.

Mengklasifikasikan dokumen-dokumen administrasi pergudangan

Uraian Materi Dokumen administrasi gudang di anggap sangatlah penting oleh perusahaan karena dokumen tersebut bertujuan untuk dibukukan pada setiap kegiatan-kegiatan yang di lakukan oleh bagian barang. Dokumen tersebut harus di kelola sebaik mungkin, berikut pengelolaan administrasi gudang. Dalam hal ini kegiatan bagian gudang dapat diklasifikasikan pada beberapa kegiatan utama sebagai berikut : a.

Mengadministrasi Proses Penerimaan Barang

b.

Mengadministrasi Penyimpanan Barang

c.

Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

d.

Mencatat Mutasi Barang

e.

Membuat Laporan Sediaan Barang Gudang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

11 1

Oleh karena itu, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi gudang diantaranya adalah : a.

Surat Order Pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian

b.

Laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang yang bersangkutan

c.

Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan kredit)

d.

Faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)

e.

Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada siklus

pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report ). Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian. PT Cahaya Elang JL Tipung 7/6 c Depok – Jawa Barat

LAPORAN PENERIMAAN BARANG Barang diterima melalui : ………………………………….tgl .......................... 20………………………. Nama perusahaan pengirim :………………………………………………………………………………… Alamat :………………………………………………………………………………………………………… No Mobil

Jumlah Bungkus / Unit

No Segel

No Surat

No Surat

Kondisi Segel

Order Pembelian

Order Pengiriman

Macam Pembungkus

Penjelasan lengkap spesifikasi barang

Diperiksa Oleh :

Ukuran

Tanda pada pembungkus

Kuantitas

Kondisi pada saat diterima

Diterima Oleh :

Gambar 2. 11 - Laporan Penerimaan Barang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

11 2

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Bentuk Laporan Penerimaan Barang, dapat dilihat di bawah ini : PT. Hilokris JL Sumara No.7

Nomor :…………

Yogyakarta

Tgl

:…………

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Telah diterima barang-barang seperti tersebut di bawah ini :

No

Jenis

Kuantitas

Barang

Keterangan

Yang menerima

(

)

Gambar 2. 12 - Laporan Penerimaan Barang

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang,

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

11 3

kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian hutang. Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian. Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang. a.

Penerima barang yang tidak dipesan. Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

b.

Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima. Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

c.

Pencurian Barang. Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut : a.

Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b.

Seluruh

transfer

barang

antar

bagian

dalam

perusahaan

harus

didokumentasikan. Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang. Dibawah ini adalah contoh kartu gudang :

KARTU GUDANG No KODE :……………………………………..

GUDANG :………………………………

NAMA BARANG : ……………………………………. LOKASI SPESIFIKASI

: ………………….MINIMUM…………..MAKSIMUM………..SATUAN……

DITERIMA TGL

No BUKTI

: …………………………….

KUANTITAS

DIPAKAI TGL

No BUKTI

KUANTITAS

SISA KUANTITAS

KETERANGAN

Gambar 2. 13 - Kartu Gudang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

11 4

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelanggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket). Metoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang. Adapun arus dokumen pada aktifitas pengiriman dapat dilihat pada gambar sebagai berikut :

Gambar 2. 14 - Arus Dokumen Pengiriman

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

11 5

Keterangan: 1.

Bagian gudang menerima 3 lembar bukti permintaan dan pengeluaran barang (BPPBG)

2.

Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan BPPBG

3.

Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang. Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan barang pesanan Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nonor.

Dibawah ini adalah contoh formulir laporan pengiriman barang:

PT Garuda Jl Margahayu 25 Bandung LAPORAN Nomor LPB

12654

Tanggal

PENGIRIMAN BARANG No Surat Order Pembelian

Tanggal SOP

Satuan

Kuantitas

Kepada Yth :………………

Dikirim Ke :……………….

No Urut

Nama Barang

Spesifikasi Barang

Surat Order Pengiriman Saudara Nomor

Bagian Pengiriman

Tanggal Gambar 2. 15 - Laporan Pengiriman Barang

Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan persediaan itu akan menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan aktiva yang terkadang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

11 6

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri.

Gambar 2. 16 - Formulir Penghitungan Fisik Persediaan.

Setelah kita membuat laporan gudang dengan baik dan teliti, menguraikan prosedur pengiriman barang dan penerimaan barang serta meringkas barang, maka langkah terakhir adalah membuat laporan gudang, seperti tercantum, dalam alur bagan berikut:

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

11 7

Gambar 2. 17 - Alur Membuat Laporan Gudang

Keterangan : Setelah menerima order penjualan dibagian pesanan penjualan dengan rangkap 3, maka bagian gudang akan mendistribusikan lembaran-lembaran tersebut pada : 1.

Dokumen pertama surat perintah pengiriman barang sebagai dokumen untuk mengirim barang dan dicatat dalam kartu gudang.

2.

Dokumen kedua, dimintakan tanda tangan dari pembeli .

3.

Dokumen ketiga ditempel pada pembungkus barang.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

11 8

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

Sumber: Kartu / Formulir persediaan ini dipergunkan untuk mencatat kuantitas barang yang masih ada di gudang

Gambar 2. 18 - Formulir Kartu Persediaan Barang.

2.3

Aktifitas Belajar Siswa

A. Pengamatan

Petunjuk Kegiatan Pengamatan 1.

Carilah informasi tentang dokumen administrasi gudang melalui media cetak dan internet.

2.

Berdasarkan informasi tersebut, jawablah beberapa pertanyaan di bawah ini

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

119

a. Identifikasikan dokumen-dokumen apa yang diperlukan dalam masing-masing proses administrasi pergudangan. b. Informasi apa saja yang kalian dapatkan terkait dokumen-dokumen dalam proses administrasi pergudangan? 3.

Tulis jawaban kalian pada kertas yang di sediakan dan ungkapkan dalam kegiatan pembelajaran.

Format Isian Pengamatan NO.

1

JAWABAN

Identifikasi Dokumen

1.

2.

3.

Anda di persilahkan menambah sebanyak mungkin kegiatan yang dilaksanakan mengacu pada gambar

2

Informasi terkait dokumen-dokumen dalam proses administrasi gudang

Administrasi penerimaan barang

AdministrasiPengiriman/Pengeluaran Barang

Laporan Persediaan Barang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

120

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Gudang dan Pergudangan. Kalian dapat menuliskan pada tabel format pertanyaan kegiatan belajar

Pertanyaan yang dibuat merupakan pertanyaan pemandu pembelajaran yang harus siswa dapatkan jawabannya setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar ini Petunjuk Penyusunan Pertanyaan Setelah kalian membaca materi dan mencari informasi tentang dokumen administrasi gudang melalui media cetak dan internet, selanjutnya kalian dapat mengidentifikasi dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi gudang Tabel Format Pertanyaan Kegiatan Belajar 1.2

Pertanyaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

121

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan variasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh dokumen dokumen pergudangan

Pengumpulan Data dan Informasi Dokumen 

Contoh Dokumen yang telah terstandarkan di perusahaan :

Prosedur  Prosedur pencatatan penerimaan, pengeluaran, dan penyusunan laporan dalam kegiatan administrasi gudang. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. ………………………………………………………….

Sumber bacaan:  

Buku-buku pemasaran Laporan hasil praktek kerja

 

Artikel yang terkait di internet. Dari sumber lainnya.

Sumber informasi: Perusahaan yang memiliki gudang disekitar sekolah/tempat tinggal siswa

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

122

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan. Buatlah kesimpulan yang telah dibentuk mengenai apa saja yang telah dipelajari pada materi kegiatan belajar ini.

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang dokumen yang anda amati. 2. Berdasarkan hasil pengamatan dan teori yang telah anda baca, dokumen apa saja yang harus ada dalam proses kegiatan administrasi gudang?

3. Lakukanlan pencatatan sesuai dengan pencatatan persediaan, tulis pada dokumen yang telah anda dapatkan dari kegiatan pengumpulan informasi.

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

123

LAPORAN DOKUMEN – DOKUMEN PERGUDANGAN

Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a.

b.

c.

d.

2.4

Fakta-fakta: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Konsep: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Prosedur: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Bagaimana konsep/prosedur diterapkan : 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Rangkuman Kegiatan bagian gudang dapat diklasifikasikan pada beberapa kegiatan utama sebagai berikut : a.

Mengadministrasi Proses Penerimaan Barang

b.

Mengadministrasi Penyimpanan Barang

c.

Menyiapkan dan Mengirimkan Dokumen Pengiriman Barang

d.

Mencatat Mutasi Barang

e.

Membuat Laporan Sediaan Barang Gudang

Oleh karena itu, dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi gudang diantaranya adalah : a.

Surat Order Pembelian yang diterima dari Bagian Pembelian

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

124

b.

Laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan beserta barang yang bersangkutan

c.

Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan kredit)

2.5

d.

Faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)

e.

Kartu gudang sebagai tempat mencatat mutasi kuantum tiap jenis barang

Penugasan

1.

Lakukan

observasi

kesalahsatu

perusahaan

untuk

mengidentifikasi apakah perusahaan tersebut mempunyai dokumen laporan pengiriman barang. 2.

Dapatkan bukti yang terkait.

3.

Apabila terdapat perbedaan dalam proses pencatatan, diskusikan dengan teman-teman.

4.

2.6

Konfirmasikan hasil diskusi tersebut dengan guru.

Penilaian Diri Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pernyataan yang diberikan. Tabel 6 _ Format Penilaian Diri 1.7 No.

Pernyataan

1

Apakah anda telah memahami tentang dokumen-dokumen pergudangan?

2

Apakah anda sudah memahami mengapa dokumen administrasi gudang di anggap sangatlah penting?

3

Anda dapat menyebutkan klasifikasi kegiatan bagian gudang yang dibagi menjadi beberapa kegiatan utama

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Ya

Tidak

Bab 1 | Pergudangan

2.7

125

4

Anda dapat menyebutkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam administrasi gudang

5

Anda dapat menyebutkan apa yang dimaksud dengan laporan penerimaan barang

6

Anda dapat menyebutkan tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang

7

Anda dapat menyebutkan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

Uji Kompetensi

PT. Gorata yang beralamat Jl. Pajajaran No. 25 Bandung yang bergerak dalam bidang usaha mebel, menjual barang-barang kepada TOKO JAYA Jl. Sudirman No. 71Bogor. Barangbarang dikirim ke gudang yang beralamatkan di Jln. Sudirman No. 75 Bogor. Pada tanggal 1 Juni 2013 dengan order pelanggan No. 123421. Adapun barang-barang yang dipesan sebagai berikut:

No.

Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Harga Per unit

Jumlah

1

SD 2

Sofa Doble

5 set

3.000.000

15.000.000

2

LT 2

Lemari 2 pintu

7 unit

2.500.000

17.500.000

3

KT 4

Kursi Tamu

2 set

2.000.000

4.000.000

4

TT 2

Tempat Tidur

5 unit

1.600.000

8.000.000

5

MM 6

Meja Makan

5 set

1.800.000

9.000.000

Jumlah

53.500.000

Pada tanggal 10 Juni, dikembalikan kepada PT. Gorata di Bandung 2 lemari 2 Pintu dengan harga @ Rp. 2.500.000,00 Dari data diatas diminta: 1. Masukan data tersebut kedalam formulir penjualan 2. Buat data laporan pengiriman barang 3. Dari formulir tersebut, gambarkan bagan alur dan penjelasan tentang alur dengan gudang.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

126

BAB III Pengelolaan Administrasi Pergudangan

Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Kegiatan Belajar 2

Kegiatan Belajar 1

Pada bab ini kalian akan mempelajari materi yang terdiri dari :

Administrasi Gudang dengan Sistem Perpetual dan Periodic

Bab 1 | Pergudangan

127

Kegiatan Belajar 1 : Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya

KB 1

Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya

1.1

Tujuan Pembelajaran Setelahmempelajarimateriinipesertadidikdiharapkanmampu:

1.2

1.

Memahami Transaksi Gudang Berdasarkan kronologinya

2.

Mengklasifikasi Transaksi Gudang berdasarkan kronologinya

Uraian Materi Pengelolaan Administrasi Pergudangan Pengelolaan Administrasi Gudang adalah segala upaya pengelolaan yang meliputi Penerimaan, Penyimpanan, Pemeliharaan, Pendistribusian, Pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin. Dari pengertian pergudangan ini dapat dikatakan bahwa kegiatan pergudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan pergudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktifitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

128

Menunjuk beberapa kegiatan pergudangan dan tujuan pergudangan tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan pergudangan yaitu : a.

Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic

b.

Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggung jawaban pengelolaan pergudangan

c.

Melakukan penyimpanan logistik, secara tepat sehingga, logistic yang ada mudah di cek, ditemukan dan diambil

d.

Melekukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan

e.

Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use). Agar pedoman ini dapat di implementasikan dengan baik, perlu adanya

rancangan dan implementasi sistem kerja pergudangan logistik yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi. A.

Mekanisme Pergudangan Mekanisme pergudangan memiliki proses sebagai berikut : 1.

Penerimaan Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini di lakukan : a.

Pendataan jumlah dan mutu logistic dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana

b.

Pencatatan aministratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan

2.

Penyimpanan Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistic dan peralatan yang diterima haruslah : a.

Penempatan sesuai denah

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

129

b.

Aman dari pencurian

c.

Aman dari gangguan fisik

d.

Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologis yang dapat merusak kualitas dan kuantitas

3.

e.

Aman dari kebakaran

f.

Penataan sesuai dengan standard pergudangan

Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntable, melalui prinsip : a.

5 R = Ringkas, Rapih, Resik, Rawat, Rajin secara terus menerus

b.

First in First out (FIFO) yaitu logistic dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.

c.

Firts Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kedaluarsa harus lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluarsanya mungkin lebih awal.

d.

Logistic dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4.

Pendistribusian Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistic dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5.

Pengendalian Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan kelar masuknya logistic dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir.

B.

Tata Ruang Gudang Perencanaan tata Ruang gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistic di dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tataruang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

130

gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tataruang gudang tersebut adalah sebagai berikut : 1.

Asas Jarak terpendek Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.

2.

Asas Mengalirnya Kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan metode FIFO (First In Firts OUT) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Firts Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

3.

Asas Memudahkan Pengawasan Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang

4.

Asas Fleksibilitas Ruangan Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan

5.

Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar Pada penataan barang yang frekwensinya sering di pake seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar. Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang

dan

melaksanakan

penataan

ruang

gudang

penting

memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi hal berikut : a.

Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan barang masuk, ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan di masukkan ke dalam gudang. Dengan demikian secara fisik maupun administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggung jawabkan.

b.

Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan kegiatan-kegiatan administrasi pergudangan guna menjamin ketertiban administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

c.

131

Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-barang

yang

segera

digunakan

maupun

sering

digunakan/diminta oleh unit kerja. Keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang membutuhkan Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian berusaha dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga ini dapat memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang. d.

Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang

yang

cukup,

baik

untuk

pemasukan

barang

maupun

pengeluaran barang guna menjamin kelancaran pemasukkan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang ke dalam gudang sebanyakbanyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna mempercepat pemasukkan dan pengeluaran. e.

Hendaknya ruang hudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini berfungsi untuk memeriksa dan mengcek barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistic baik secara fisik maupun

administrasi

dapat

dipertanggunga

jawabkan.

Adapun

penempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik. C.

Denah Sarana dan Keamanan Gudang Denah gudang adalah untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merencanakan tata letak gudang adalah sebagai berikut :

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

132

1.

Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali bila diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2.

Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistikdan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem :

3.

a.

Arus garis lurus

b.

Arus huruf U

c.

Arus huruf L

Pengaturan sirkulasi udara, salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

4.

Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara, perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5.

Penyimpan khusus, Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik. Bahan Kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang induk. Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk penyimpanan dan pemeliharaan.

D.

Sarana Gudang Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut : 1.

Gedung bangunan gudang

2.

Pembangkit listrik atau lainnya

3.

Alat angkutan/transportasi : kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya

4.

Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan lainnya

5.

Alat komuniukasi: telepon, facximile dan lainnya

6.

Alat pengatur suhu : termometer, exhause van

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

133

7. Sarana Administrasi Logistik dan peralatan : a. Buku induk b. Kartu stock c. Buku harian penerimaan barang d. Surat bukti barang masuk e. Surat bukti barang keluar f.

Alat Tulis kantor

g. Petugas pengelola

E.

Keamanan Gudang Untuk menjaga keamanan gudang dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1.

Lokasi pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman dari gempa, banjir, tanah longsor).

2.

Pencegahan kebakaran : a.

Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar

b.

Dipasang alat alarm kebakaran

c.

Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh : tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.

3.

Keamanan gudang : a.

Dipagar keliling

b.

Alat pemantau keamanan seperti : alam atau kamera CCTV

c.

Petugas keamanan

Administrasi Pergudangan Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penunjang logistik penting dilakukan administrasi pergudangan secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam pengelolaan pergudangan di setiap organisasi.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

134

Dengan adanya sistem administrasi pergudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat di cek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukkan dan pengeluaran logistik. Jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada digudang. Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi pergudangan yang baik dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan dapat menghapus penyelewengan pengelolaan logistik ataupun hilangnya logistik. Disamping itu, adanya pengelolaan administrasi pergudangan yang benar dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipantaunya tingkat pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.

Bagi petugas gudang, administrasi pergudangan juga dapat digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan pergudangan yang dibebankan kepadanya. Sehubungan dengan administrasi pergudangan logistik tersebut, yang penting dalam kegiatan pergudangan harus ada buku penerimaan gudang, buku pengeluaran gudang, kartu persediaan /stock, bon permintaan barang, dan surat penyerahan barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut. 1.

Buku Penerimaan Gudang Buku penerimaan gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaranlembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlaah, nilai logistik yang meliputi harga persatuan dan jumlah total barang. Setiap terjadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukkan logistik ke dalam buku penerimaan gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukkan padaa kartu persediaan barang (kartu stock) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik dan spesifikasi logistik tertentu. Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam buku penerimaan gudang harus di ikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur, kuitansi, atau bukti yang lain, misalnya surat penyerahan barang dari Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukkan logistik harus dibubuhi nomor (sebagai nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

135

kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam buku penerimaan gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik. 2.

Buku Pengeluaran Gudang Buku pengeluaran gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaranlembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerimaan logistik. Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu. Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode bukti keluar ini dimaksudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.

3.

Kartu Persediaan Stock Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukkan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik. Meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukkan/pengeluaran

logistik,

kode

nomor

surat

bukti

pemasukkan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukkan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik). Dalam kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan, kartu persediaan barang dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satunya lagi untuk kartu gantung (kartu yang di gantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

136

hal ini akan mempermudah dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik. 4.

Bon Permintaan Barang Bon permintaan barang merupakan lembar/formulir permintaan logistik dari setiap unit kerka dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5.

Surat Penyerahan Barang Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu. Penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu surat penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh : (1) yang menyetujui, (2) yang menyerahkan, (3) yang menerima barang. Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.

6.

Monitoring dan Evaluasi Gudang Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan di saat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan

logistik

dan

peralatan

pemantauan, Supervisi dan Evaluasi. a.

Pemantauan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

secara

berkesinambungan,

melalui

Bab 1 | Pergudangan

137

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan. b.

Supervisi Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta meningkatkan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi kebijakasanaan, tujuan atau sasaran yang telah di tetapkan dapat tercapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistik dan peralatan serta pergudangan.

c.

Evaluasi Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.

1.3

Aktifitas Belajar Siswa

A. Pengamatan

Petunjuk Kegiatan Pengamatan 1.

Amati gambar di bawah ini

2.

Berdasarkan gambar tersebut, jawablah beberapa pertanyaan di bawah ini a.

Identifikasikan pekerjaan atau kegiatan apa yang dapat dilakukan dan jelaskan urutannya

b. 3.

Mengapa pengelolaan administrasi barang itu penting dalam suatu pergudangan

Tulis jawaban kalian pada format yang di sediakan dan ungkapkan dalam kegiatan pembelajaran Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

138

Lay Out gudang dengan bentuk U-Flow

Lay Out gudang dengan bentuk through-flow

Gambar 3. 2 - Layout Gudang

Format Isian Pengamatan NO. 1

JAWABAN Daftar kegiatan dan urutannya 1. 2. 3. 4. 5.

Anda di persilahkan menambah sebanyak mungkin kegiatan yang dilaksanakan mengacu pada gambar

2

Pengelolaan administrasi Gudang sangat penting dalam satu perusahaan karena

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

139

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Gudang dan Pergudangan. Kalian dapat menuliskan pada Tabel Format Pertanyaan Kegiatan Belajar

Pertanyaan yang dibuat merupakan pertanyaan pemandu pembelajaran yang harus siswa dapatkan jawabannya setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar ini. Setelah kalian membaca materi dan mengamati gambar lay out / tata letak pengelolaan Administrasi pergudangan dan hal apa saja yang kalian belum di pahami silahkan di buat pertanyaan untuk di sampaikan pada saat pembelajaran. Tabel Format Pertanyaan Kegiatan Belajar 1.3 Pertanyaan 1.

2.

3.

4.

5.

Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

140

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan variasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh administrasi pengelolaan barang dan cara penyimpanannya

Pengumpulan Data dan Informasi Konsep:  Transaksi gudang berdasarkan kronologi  …………………….. Fakta 

Layout gudang



Kegiatan dan urutannya dalam aktifitas gudang

Sumber bacaan:  Buku-buku pemasaran  Laporan hasil praktek kerja Sumber informasi:

 

Artikel yang terkait di internet. Dari sumber lainnya.

Perusahaan yang memiliki gudang disekitar sekolah/tempat tinggal siswa

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

141

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan. Buatlah kesimpulan yang telah dibentuk mengenai apa saja yang telah dipelajari pada materi kegiatan belajar ini.

Tugas mencari informasi : 1. Buatlah kelompok, masing-masing 4 orang per kelompok 2. Cobalah anda kunjungi toko grosir yang terdekat di lingkungan rumahmu 3. Lihatlah barang apa saja yang ada ditoko tersebut 4. Carilah informasi terhadap administrasi pengelolaan barang dan cara penyipanannya 5. Cobalah bertanya kepada pemiliknya dengan ramah dan santun, yang berhubungan dengan: 

Ada berapa Jenis macam barang yang tersedia di toko grosir tersebut



Dari mana saja barang tersebut di pasok



Apakah barang sudah di catat / dibukukan



Apakah keluar masuknya barang sudah di catat dengan baik



Bagaimana sistem penyimpanan barang tersebut

6. Catat semua informasi yang berhubungan dengan 5 macam barang tersebut 7. Diskusikan dengan kelompok anda hasil pengumpulan data/informasi tersebut 8. Tulis pada lembar kerja yang telah disediakan 9. Kemukakan apa yang sudah anda dapat dalam kegiatan pembelajaran

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

142

Lembar Kerja Nama Toko Grosir

: ……… ……………………….

Alamat

: ……………………………….. Nama Pemasok

No

Nama Barang

Dicatat/dibukukan

................................... Jml Barang

Harga Satuan

Masuk

Keluar

1 2 3 4 5 Keterangan

:

........................ ........................... ..........

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.

Masih dengan kelompok yang sama. Buatlah bahan presentasi untuk di sampaikan apa-apa saja yang telah kalian mulai dari aktifitas mengamati sampai pada mengasosiasi/menalar. Bisa menggunakan kertas koran atau komputer aplikasi Microsoft Power Point atau yang sejenis . Silahkan kalian pilih media tersebut yang lebih memungkinkan dan di sampaikan hasil presentasi kalian dalam kegiatan pembelajaran di kelas.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

1.4

143

Rangkuman Pengelolaan Administrasi Pergudangan berdasar Kronologinya

ada beberapa

pedoman umum untuk melakukan kegiatan tersebut yaitu : a.

Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic

b.

Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun menyediakan piranti pertanggung jawaban pengelolaan pergudangan

c.

Melakukan penyimpanan logistik, secara tepat sehingga, logistic yang ada mudah di cek, ditemukan dan diambil

d.

Melekukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan

e.

Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).

Agar pedoman ini dapat di implementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan implementasi sistem kerja pergudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap organisasi. Mekanisme Pergudangan Mekanisme pergudangan memiliki proses aebagai berikut : 1.

Penerimaan Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini di lakukan : a. Pendataan jumlah dan mutu logistic dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana b. Pencatatan aministratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan

2.

Penerimaan Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini di lakukan : a. Pendataan jumlah dan mutu logistic dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana b. Pencatatan aministratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh petugas yang bersangkutan

3.

Penyimpanan Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistic dan peralatan yang diterima haruslah :

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

144

1.

Penempatan sesuai denah

2.

Aman dari pencurian

3.

Aman dari gangguan fisik

4.

Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologis yang dapat merusak kualitas dan kuantitas

4.

5.

Aman dari kebakaran

6.

Penataan sesuai dengan standard pergudangan

Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntable, melalui prinsip : 1.

5 R = Ringkas, Rapih, Resik, Rawat, Rajin secara terus menerus

2.

First in First out (FIFO) yaitu logistic dan peralatan yang pertama masuk adalah yang pertama harus keluar.

3.

Firts Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama kedaluarsa harus lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluarsanya mungkin lebih awal.

4.

Logistic dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

5.

Pendistribusian Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistic dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

6.

Pengendalian Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan kelar masuknya logistic dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir.

7.

Tata Ruang Gudang Perencanaan tata Ruang gudang adalah sebagai berikut : a.

Asas Jarak terpendek Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

8.

145

Tata Ruang Gudang Perencanaan tata Ruang gudang adalah sebagai berikut : a.

Asas Jarak terpendek Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.

b.

Asas Mengalirnya Kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan metode FIFO (First In Firts OUT) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Firts Out) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

c.

Asas Memudahkan Pengawasan Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan pengaturan barang

d.

Asas Fleksibilitas Ruangan Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan

e.

Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar Pada penataan barang yang frekwensinya sering di pake seyogyanya diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar. Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan melaksanakan penataan ruang gudang penting memperhatikan beberapa pedoman yang meliputi hal berikut :

9.

Denah Sarana dan Keamanan Gudang

10. Sarana Gudang 11. Keamanan Gudang

Administrasi Pergudangan Dengan adanya sistem administrasi pergudangan yang benar, keberadaan logistik setiap saat dapat di cek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-bukti pemasukkan dan pengeluaran logistik. Jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada digudang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

146

1.

Buku Penerimaan Gudang Buku penerimaan gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlaah, nilai logistik yang meliputi harga persatuan dan jumlah total barang. Setiap terjadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan pemasukkan logistik ke dalam buku penerimaan gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pemasukkan padaa kartu persediaan barang (kartu stock) sehingga pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik dan spesifikasi logistik tertentu.

2.

Buku Pengeluaran Gudang Buku pengeluaran gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerimaan logistik. Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.

3.

Kartu Persediaan Stock Kartu

persediaan

barang

merupakan

formulir/lembaran

untuk

mencatat

perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukkan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan

logistik.

Meliputi

jenis

dan

spesifikasi

logistik,

tanggal

pemasukkan/pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukkan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah pemasukkan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik). 4.

Bon Permintaan Barang Bon permintaan barang merupakan lembar/formulir permintaan logistik dari setiap unit kerka dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5.

Surat Penyerahan Barang Penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

147

tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu surat penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh : (1) yang menyetujui, (2) yang menyerahkan, (3) yang menerima barang. 6.

Monitoring dan Evaluasi Gudang Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan di saat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan, melalui pemantauan, Supervisi dan Evaluasi. a.

Pemantauan Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.

b.

Supervisi Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta meningkatkan

pelaksanaan

pengelolaan

logistik

dan

peralatan.

Supervisi

pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar misi kebijakasanaan, tujuan atau sasaran yang telah di tetapkan dapat tercapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistik dan peralatan serta pergudangan. c.

Evaluasi Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang diharapkan.

1.5

Penugasan Unjuk kerja (Keterampilan): PENUGASAN PORTOFOLIO LEMBAR TUGAS 1.

Membuat deskripsi mengenai pengelolaan Administrasi Gudang berdasarkan Kronologinya secara kelompok dengan berdiskusi. Satu kelompok bisa 3 – 4 orang

2.

Berikanlah ulasan terhadap hasil diskripsi secara lengkap dan jelas sehingga mudah dipahami kelompok lainnya.

3.

Setelah selesai dibahas serta dibuat diskripsinya, masing-masing kelompok mempresentasikannya kedepan secara bergantian.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

148

KRITERIA PENILAIAN PENUGASANPORTOFOLIO

Aspek yang dinilai No.

Nama Kelompok

Sistematika 1

1.6

2

3

Kerapihan 4

1

2

3

Skor

Kebenaranhasil 4

1

2

3

Ketepatanwaktu 4

1

2

3

Perolehan 4

Penilaian Diri Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pertanyaan yang diberikan. Tabel 7 - Format penilaian diri 1.8 No.

1

Pernyataan

Apakah anda telah memahami tentang Pengelolaan Administrasi Gudang berdasarkan kronologinya ?

2

Apakah anda sudah memahami tugas dari seorang tenaga administrasi pergudangan ?

3

Apakah anda tahu mekanisme pergudangan sebenarnya ada 6 langkah ?

4

Apakah anda tahu pemeliharaan adalah sesuatu yang sangat urgen di dalam pergudangan apa anda tahu yang di maksud dengan 5 R

5

Apakah anda tahu apa manfaat Tata Tuang Gudang

6

Apakah anda tahu apa manfaat Denah Gudang?

7

Apakah anda tau apa manfaat Sarana Keamanan Gudang?

8

Apakah anda berusaha mencari informasi yang lain untuk melengkapi materi yang ini ?

9

Apakah anda menyampaikan pertanyaan berdasarkan gambar dan meteri yang di sediakan ?

10

Apakah anda berusaha aktif dalam kegiatan diskusi di materi ini?

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Ya

Tidak

Bab 1 | Pergudangan

1.7

149

Uji Kompetensi Evaluasi Kognitif Berilah tanda silang pada pilihan jawaban a, b, c, d yang ada pada setiap pertanyaan, yang anda anggap paling benar. 1.

Perihal yang sangat penting dalam Pengelolaan Administrasi Pergudangan adalah .... agar kualitas dan kuantitas logistic tetap terjamin a. 3 Langkah b. 4 langkah c. 5 langkah d. 6 langkah

2. Merunjuk beberapa kegiatan pergudangan dan tujuan pergudangan

ada beberapa

pedoman umum untuk melakukan kegiatan pergudangan di antara yaitu .... a. Menjaga ketertiban Administrasi pergudangan b. Menjaga ketertiban perusahaan c. Menjaga kebersihan lingkungan d. Menjaga keamanan pabrik

3. Salah satu mekanisme Pergudangan adalah penerimaan, yang di maksud dengan penerimaan adalah .... a. Proses penerimaan dari leveransir b. Proses penyerahan barang dari leveransir c. Proses penyerahan barang pada pemakai d. Proses penyerahan barang pada unit kerja

4. Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistic dan peralatan di gudang , manfaat dari penyimpanan antara lain ...... a. Aman dari tangan jahil b. Aman dari pencurian c. Aman dari kebocoran d. Aman dari serangan binatang

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

150

5. Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap di pakai, efektif , efisien dan akuntable salah satu yang di pakai dalam istilah pemeliharaan adalah .... a. 5 R b. 6 R c. 4 R d. 3 R

6. Pemeliharaan dengan Metode First in Fisrt Out (FIFO) adalah sebagai berikut ... a. Terakhir masuk pertama keluar b. Ter akhir masuk terakhir keluar c. Pertama masuk pertama keluar d. Pertama masuk terakhir keluar

7. Pendistribusian adalah proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan, hal ini di katakan baik apabila ...... a. Sesuai prosedur b.

Tepat waktu

c. Just in time d. Tidak ada masalah

8. Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan dapat diketahui secara cepat . hal ini sebaiknya menggunakan ...... a. Formulir permintaan

c. Formulir pendaftaran

b. Formulir data lampiran

d. Formulir pemesanan

9. Di dalam administrasi kepemerintahan ada istilah penghapusan, hal ini merupakan kegiatan pemusnahan logistik dan per alatan gunanya untuk ...... a. Menghindari pembiayaan

c. Negara sudah kaya

b. Menambah uang negara

d. Terlalu banyak barang

10. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat di tata berdasar kan sistem a. Arus garis lurus

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

c. Arus huruf L

.....

Bab 1 | Pergudangan

b. Arus huruf U

151

d. Semuanya benar

11. Pengaturan sirkulasi udara salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan termasuk ........ a. Kelembaban udara

c. Kelembaban udara dan cahaya

b. Pengaturan cahaya

d. Kelembaban ideal

12. Sarana pendukung dalam manajemen pergudangan yang baik bertujuan untuk mendukung kelancaran mobolisasi dan distribusi adapun sarana yang ada sebaiknya adanya .... a. Petugas pengelola

c. Semua benar

b. Kartu stoock

d. Buku harian pengeluaran barang

13. Buku penerimaan gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik di antaranya adalah tentang .... a. Harga satuan barang

c. Potongan harga

b. Jumlah harga rabat

d. Potongan dari pembeli

14. Surat penyerahan barang sering juga disebut dengan bon pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran penyerahan barang kepada unit kerja pemakai dan harus di tanda tangani oleh ...... a. Yang menyetujui dan yang meminta b. Yang meminta dan yang menerima c. Yang memberikan dan yang meminta d. Yang menyetujui, yang memberikan dan yang menerima

15. Monitoring dan evaluasi dalam rangka pengendalian persediaan logistik perlu dilakukan secara berkesinambungan melalui pemantauan dan supervisi berguna untuk ..... a. Melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan

c. Keperluan laporan

b. Keperluan pimpinan

d. Keperluan administrasi

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

152

Kegiatan Belajar 2 : Transaksi Gudang Berdasarkan Kronologinya

KB 2

Administrasi Gudang Dengan Menggunakan Metode Perpetual System dan Periodic System

2.1

Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan mampu: 1.

Mencatat administrasi gudang dengan menggunakan metode perpetual system dan periodic system

2.

Melaporkan nilai persediaan gudang berdasarkan metode perpetual system dan periodic system

2.2

Uraian Materi Penentuan jumlah persediaan terbagi atas dua sistem yang umum dikenal yaitu dengan: 1.

Periodic System, yaitu pada setiap akhlr periodedilakukan perhitungansecara fisikdalammenentukanjumlahpersediaanakhir.

Penggunaan

metode

pencatatan periodik memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihannya, antara lain pencatatan yang dilakukan sangat sederhana sehingga mudah untuk dilakukan, baik pencatatan pembelian maupun pencatatan penjualan. Adapun kekurangannya, yaitu jika diperlukan informasi untuk menyusun laporan keuangan jangka pendek (interim), harus dilakukan dulu penghitungan persediaan barang dagangan secara fisik. Jika jenis dan jumlah persediaan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

barang

dagangan banyak,

153

akan

memerlukan waktu

yang cukup

lamasehinggapenyusunanlaporankeuanganjugadapatterlambat.Sistem periodik umumnya diterapkan pada perusahaan yang memiliki karakteristik persediaan yang beraneka ragam namun nilainya relatif kecil. Sistem ini memiliki beberapa kelemahan, antara lain:

a.

Kuantitas barang tidak dapat diketahui sewaktu-waktu sehingga harus melakukan stock opname (pemeriksaan fisik).

b. Untuk menyusun laporan harus melakukan stock opname terlebih dahulu. Jika jenis dan jumlah persediaan banyak, maka akan dibutuhkan waktu dalam melaksanakan stock opname.

c.

Harga pokok penjualan dapat meliputi harga pokok penjualan dari barangbarang yang benar-benar terjual, barang-barang yang rusak, susut, menguap, bahkan barang-barang yang hilang (shrinkage).

d. Kurang ideal untuk perencanaan dan pengawasan persediaan. Namun demikian keuntungan dari penerapan sistem ini adalah sangat sederhana pada saat pencatatan. Sistem ini pada umumya lebih tepat digunakan untuk barang-barang yang tingkat perputarannya relatif cepat dan mempunyai unit biaya relatif rendah.

2.

Perpetual System atau juga disebut BookInventories,yaitu dalam hal ini dibuat catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode ini yang dipakai, maka perhitungan fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali yang biasanya dilakukanu ntuk keperluan counterchecking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan menuntut catatan dalam kartu administrasi persediaannya. Dengan menggunakan metode perpetual, penyusunan laporan keuangan lebih mudah dan barang dagangan yang tersimpan di gudang dapat diawasi.

Secara umum, sistem perpetual memiliki karakteristik:

a. Mencatat setiap mutasi persediaan. b. Akun persediaan menunjukkan nilai persediaan setiap saat. Memberikan tingkat pengendalian yang akurat.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

154

c.

Pada umumnya digunakan oleh perusahaan yang memiliki nilai persediaan yang tinggi. Keuntungan dari sistem persediaan perpetual adalah tingkat pengendalian yang tinggi, yang membantu manajemen untuk tingkat persediaan yang tepat dan pemeriksaan fisik persediaan dapat dibandingkan dengan mudah. Kapanpun kecurangan (misalnya barang hilang atau dicuri) ditemukan perkiraan kekurangan persediaan harus didebitkan berdasarkan metode yang digunakan untuk menghitung biaya persediaan. Perbedaan pokok antara sistem persediaan secara periodik dengan sistem

secara perpetual adalah bahwa dalam sistem persediaan perpetual, rekening persediaan barang dangangan secara terus menerus disesuaikan karena transaksitransaksi pembelian, penjualan dan persediaan lainnya dimasukkan kedalam rekening persediaan barang dagangan, dan retur pembelian menguranginya. Pada saat berlangsung penjualan barang dagangan, biaya pokok barang dagangan yang dijual akan ditransfer dari rekening persediaan barang dagangan ke persediaan biaya pokok penjualan. Sedangkan dalam sistem persediaan periodik, rekening persediaan barang dagangan akan senantiasa tetap seperti saldo awalnya sampai dilakukan perhitungan fisik pada akhir periode akuntansi. Dalam sistem periodik ini dipakai rekening pembelian untuk mengumpulkan pembelian barang dagangan selama periode tertentu, dan rekening retur dan keringanan pembelian dipakai utnuk menghimpun retur dan keringanan pembelian.

Dalam sistem persediaan periodik, tidak dilakukan upaya untuk membuat catatan persediaan barang yang rinci dari jumlah barang dagangan yang ada di gudang sepanjang periode tertentu. Sebagai gantinya, perusahaan hanya mencatat kuantitas dan biaya perolehan persediaan barang dagangan yang baru dalam sebuah rekening temporer pembelian (Purchase Account). Pada saat barang dagangan itu dijual, hanya pendapatan (revenue) yang dicatat. Pada akhir periode dipersiapkan suatu daftar rinci saldo persediaan (disebut persediaan fisik). Daftar persediaan yang ada digudang pada akhir periode dan biaya pokok penjualan barang yang dijual selama periode.

Perusahaan-perusahaan menggunakan sistem persediaan perpetual dalam berbagai latar belakang bisnis. Secara historis, perusahaan-perusahaan yang

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

155

menjual barang dagangan dengan masing-masing nilai per unit, memakai sisitem persediaan perpetual. Dewasa ini, cash register yang terkomputerisasi, mesin scanner dan peragam lunak akuntansi secara otomatis melacak arus masuk dan keluar dari setiap jenis persediaan. Dibawah sistem persediaan perpetual, dibuat catatan-catatan perihal kuantitas dan biaya perolehan masing-masing jenis persediaan pada saat barang dagangan tesebut dibeli atau dijual. Dengan demikian, sepanjang waktu saldo rekening persediaan barang dagangan adalah sama dengan saldo barang dagangan, dan saldo biaya pokok penjualan adalah sama dengan biaya perolehan barang dagangan yang dijual kepada pelanggan. 1.

Prosedur Penerimaan Barang Prosedur ini sendiri berfungsi untuk melakukan penerimaan material dan melakukan pengendalian kesesuaian kualitas persediaan barang yang masuk dengan kualitas yang telah ditetapkan oleh standar kualitas perusahaan. Prosedur penerimaan persediaan barang sendiri, berisi prosedur-prosedur yang meliputi kebijakan, kegiatan yang terjadi dalam penerimaan persediaan barang, dokumen-dokumen yang yang terkait dalam proses penerimaan persediaan barang, serta mencatumkan pihak-pihak yang bertanggung jawab atas berlangsungnya aktivitas tersebut. Pada saat penerimaan barang, bagian gudang menerima barang disertai surat jalan dari supplier dan bagian gudang mengecek barang tersebut sesuai dengan surat jalan dan surat pembelian order (purchase order), bila barang tersebut sesuai dengan surat jalan dan surat pembelian order, maka pihak gudang menandatangani surat jalan tersebut dan menerima barang tersebut, bila tidak sesuai dengan surat jalan yang diterima atau ada barang yang rusak maka barang tersebut dikembalikan ke pihak supplier. Bagian gudang melakukan pendataan terhadap barang yang di terima dan memasukkannya dengan mencatat pada kartu stock.

2.

Prosedur Pengeluaran Barang Bagian produksi mengetahui bahwa barang telah ada digudang, bagian produksi membuat MR (Material Requisition) dan menyerahkannya ke bagian gudang. Pihak gudang melakukan pengecekan terhadap stock barang, apabila

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

156

stock barang mencukupi sesuai dengan MR (Material Requisition) dari bagian produksi maka pihak gudang barang jadi menandatangani MR (Material Requisition) dan mengeluarkan barangtersebut dari gudang. Bagian gudang melakukan pendataan terhadapbarang yang dikeluarkan dengan mencatat pada kartu stock. 3.

Prosedur Pembuatan Laporan Prosedur pembuatan laporan barang dilakukan oleh pihak gudang dengan membuatlaporanpenerimaan dan pengeluaran barangsesuai dengan kartu stock dan dilaporkan kepadamanager produksi dangudang setiap bulannya.

2.3

Tujuan Pembelajaran A. Pengamatan

Kegiatan siswa secara individu atau dalam kelompok mengamati atau menyimak uraian materi tentang administrasi gudang dengan menggunakan metode perpetual system dan periodic system

Petunjuk Kegiatan Mengamati 1.

Berdasarkan informasi yang anda peroleh :

a.

Identifikasikan pekerjaan atau kegiatan apa yang dilakukan dalam masing-masing proses.

b. Informasi apa saja yang kalian dapatkan terkait dokumen-dokumen dalam proses administrasi penerimaan, pengeluaran dan laporan barang berdasarkan metode perpetual system dan periodic system? 2. Tulis jawaban kalian pada format yang di sediakan dan ungkapkan dalam kegiatan pembelajaran.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

157

Format Isian Pengamatan NO. 1

JAWABAN Identifikasi Kegiatan 1. 2. 3.

Anda di persilahkan menambah sebanyak mungkin kegiatan yang dilaksanakan mengacu pada gambar

2

Informasi terkait dokumen-dokumen dalam proses administrasi penerimaan, pengeluaran dan penyusunan laporan persediaan barang :

Perpetual System

Periodic System

Administrasi penerimaan barang

AdministrasiPengiriman/Pengeluaran Barang

Laporan Persediaan Barang

B. Pertanyaan Hasil Pengamatan

Siswa secara individu atau dalam kelompoknya masing-masing membuat pertanyaan sebagai rumusan masalah didasarkan pada pengamatan bahaan bacaan Gudang dan Pergudangan. Kalian dapat menuliskan pada Tabel Format

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

158

Pertanyaan yang dibuat merupakan pertanyaan pemandu pembelajaran yang harus siswa dapatkan jawabannya setelah selesai melaksanakan kegiatan belajar ini. Petunjuk Penyusunan Pertanyaan Setelah

kalian

membaca

materi

dan

mengamati

gambar

Alur

Penerimaan

Barang,Pengeluaran/Pengiriman Barang, dan Laporan Barang selanjutnya kalian dapat mengidentifikasi dokumen apa saja yang diperlukan dalam metode perpetual system dan periodic system? Bagaimana cara mencatat dan melaporkan nilai persediaan dengan menggunakan dokumen-dokumen tersebut melalui daftar pertanyaan yang kalian buat. Tuliskanlah dalam format yang disediakan. Tabel Format Pertanyaan Kegiatan Belajar 1.4

Pertanyaan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Kriteria pertanyaan baik:  Singkat dan jelas;  Memiliki fokus pada pokok bahasan tertentu;  Menginspirasi pada alternatif jawaban;  Memberi kesempatan untuk berfikir ulang;

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

159

C. Pengumpulan Data

Siswa sangat disarankan mengumpulkan bahan-bahan yang sedang dipelajari dari berbagai sumber untuk menemukan variasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun sebelumnya. Pada kegiatan belajar ini dapat dilakukan melalui pencarian contoh dokumen yang dibutuhkan untuk metode perpetual system dan periodic system

Pengumpulan Data dan Informasi Dokumen 

Contoh Dokumen yang telah terstandarkan di perusahaan :

Prosedur  Prosedur pencatatan penerimaan, pengeluaran, dan penyusunan laporan berdasarkan metode perpetual system dan periodic system yang terstandarkan dalam dokumen di perusahaan: …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. …………………………………………………………. ………………………………………………………….

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

160

Sumber bacaan:  Buku-buku pemasaran  Laporan hasil praktek kerja Sumber informasi:

 

Artikel yang terkait di internet. Dari sumber lainnya.

Perusahaan yang memiliki gudang disekitar sekolah/tempat tinggal siswa

D. Penalaran

Siswa secara individu atau dalam kelompok mendalami topik yang sedang dipelajari, memahami hubungan antar konsep/prinsip dan menerapkan berbagai alternatif langkah atau prosedur dalam mencari jawaban terhadap pertanyaan yang diajukan. Buatlah kesimpulan yang telah dibentuk mengenai apa saja yang telah dipelajari pada materi kegiatan belajar ini.

Berdasarkan data/informasi yang anda peroleh : 1. Cobalah anda diskusikan dalam kelompok, tentang dokumen yang anda amati.

2. Berdasarkan hasil pengamatan dan teori yang telah anda baca, dokumen apa saja yang harus ada dalam proses kegiatan administrasi gudang untuk metode perpetual system dan periodic system?

3. Lakukanlan pencatatan sesuai dengan pencatatan persediaan berdasarkan metode perpetual system dan periodic system, tulis pada dokumen yang telah anda dapatkan dari kegiatan pengumpulan informasi.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

161

E. Pengkomunikasian

Siswa secara individual atau dalam kelompok membuat laporan secara tertulis, menyampaikan hasil temuannya dan atau membuat bahan tayang untuk dipresentasikan di kelas.

Secara garis besar laporan tertulis dan bahan tayang yang disusun secara individu maupun kelompok berkaitan dengan topik yang sedang dipelajari dan mengarah pada hal-hal pokok seperti berikut ini.

LAPORAN ADMINISTRASI GUDANG DENGAN SISTEM PERPETUAL DAN PERIODIC

Laporan hasil kegiatan kelompok dapat meliputi: a.

b.

c.

d.

Fakta-fakta: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Konsep: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Prosedur: 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Bagaimana konsep/prosedur diterapkan : 

…………………………………………………..



…………………………………………………..

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

162

2.4

Rangkuman Penentuan jumlah persediaan terbagi atas dua sistem yang umum dikenal yaitu : 1.

Periodic System, yaitu pada setiap akhlr periodedilakukan perhitungansecara fisikdalammenentukanjumlahpersediaanakhir. Sistem ini memiliki beberapa kelemahan, antara lain:

a.

Kuantitas barang tidak dapat diketahui sewaktu-waktu sehingga harus melakukan stock opname (pemeriksaan fisik).

b. Untuk menyusun laporan harus melakukan stock opname terlebih dahulu. c.

Jika jenis dan jumlah persediaan banyak, maka akan dibutuhkan waktu dalam melaksanakan stock opname.

d. Harga pokok penjualan dapat meliputi harga pokok penjualan dari barangbarang yang benar-benar terjual, barang-barang yang rusak, susut, menguap, bahkan barang-barang yang hilang (shrinkage).

e.

Kurang ideal untuk perencanaan dan pengawasan persediaan.

Namun demikian keuntungan dari penerapan sistem ini adalah sangat sederhana pada saat pencatatan. Sistem ini pada umumya lebih tepat digunakan untuk barang-barang yang tingkat perputarannya relatif cepat dan mempunyai unit biaya relatif rendah.

2.

Perpetual System atau juga disebut BookInventories, yaitu dalam hal ini dibuat catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode ini yang dipakai, maka perhitungan fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali yang biasanya dilakukanu ntuk keperluan counterchecking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan menuntut catatan dalam kartu administrasi persediaannya. Dengan menggunakan metode

perpetual, penyusunan laporan keuangan lebih

mudah dan barang dagangan yang tersimpan di gudang dapat diawasi. Keuntungan dari sistem persediaan perpetual adalah tingkat pengendalian yang tinggi, yang membantu manajemen untuk tingkat persediaan yang tepat dan pemeriksaan fisik persediaan dapat dibandingkan dengan mudah.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Bab 1 | Pergudangan

163

Prosedur dalam kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan : 1.

Prosedur Penerimaan Barang Prosedur ini sendiri berfungsi untuk melakukan penerimaan material dan melakukan pengendalian kesesuaian kualitas persediaan barang yang masuk dengan kualitas yang telah ditetapkan oleh standar kualitas perusahaan. Prosedur penerimaan persediaan barang sendiri, berisi prosedur-prosedur yang meliputi kebijakan, kegiatan yang terjadi dalam penerimaan persediaan barang, dokumen-dokumen yang yang terkait dalam proses penerimaan persediaan barang, serta mencatumkan pihak-pihak yang bertanggung jawab atas berlangsungnya aktivitas tersebut.

2.

Prosedur Pengeluaran Barang Bagian produksi mengetahui bahwa barang telah ada digudang, bagian produksi membuat MR (Material Requisition) dan menyerahkannya ke bagian gudang. Pihak gudang melakukan pengecekan terhadap stock barang, apabila stock barang mencukupi sesuai dengan MR (Material Requisition) dari bagian produksi maka pihak gudang barang jadi menandatangani MR (Material Requisition) dan mengeluarkan barang tersebut dari gudang. Bagian gudang melakukan pendataan terhadap barang yang dikeluarkan dengan mencatat pada kartu stock.

3.

Prosedur Pembuatan Laporan Prosedur pembuatan laporan barang dilakukan oleh pihak gudang dengan membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang sesuai dengan kartu stock dan dilaporkan kepada manager produksi dangudang setiap bulannya.

2.5

Penugasan Isilah tabel di bawah ini dengan contoh konkrit perbedaan metode pencatatan Periodic dan Perpetual

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

164

Perbedaan

Periodic Method

Perpetual Method

1. Waktu

2. Dasar nilai persediaan

3. Perusahaan yang menggunakan

4. Nilai barang yang diperdagangkan

2.6

Penilaian Diri Berilah tanda ceklist pada salah satu kolom ( ya atau tidak) yang menurut kalian paling sesuai, bacalah dengan cermat pernyataan yang diberikan.

Tabel 9 - Format penilaian diri 1.9 No.

Pernyataan

1

Apakah anda telah memahami tentang penentuanjumlah persediaan?

2

Apakah anda sudah memahamidefinisi metode Periodic System?

3

Anda dapat menyebutkan kelemahan metode Periodic System

4

Anda dapat menyebutkan kelebihan metode Periodic System

5

Apakah anda sudah memahami definisi metode Perpetual System?

6

Anda dapat menyebutkan kelemahan metode Perpetual System

7

Anda dapat menyebutkan kelebihan metode Perpetual System

8

Anda dapat menjelaskan Prosedur Penerimaan Barang

9

Anda dapat menjelaskan Prosedur Pengeluaran Barang

10

Anda dapat menjelaskan Prosedur Pembuatan Laporan

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

Ya

Tidak

Bab 1 | Pergudangan

2.6

165

Uji Kompetensi A.

Tes Pengetahuan

1. Metode pencatatan persediaan barang dagang ada dua macam, yaitu … a.

Metode special identification & general identification.

b.

Metode periodical system & perpetual system.

c.

Metode Low price & price market.

d.

Metode Specific identification & general identification.

e.

Metode Direct Recording & Indirect Recording.

2. Dalam metode perpetual, pencatatan pada akun persediaan barang dagang dengan metode perpetual sebesar … a.

Harga beli.

b.

Harga perolehan.

c.

Harga Jual.

d.

Hasil stock opname.

e.

Harga pasar.

3. Dalam metode perpetual, pencatatan persediaan barang dagang dilakukan setiap … a.

Awal Periode.

b.

Ada pembelian barang dagang.

c.

Ada penjualan barang dagang.

d.

Terjadi mutasi persediaan barang dagang.

e.

Akhir periode.

4. Keuntungan dari sistem persediaan perpetual adalah: a. Tingkat pengendalian yang tinggi b. Sangat sederhana pada saat pencatatan c. Low price & price market d. Terjadi mutasi persediaan barang dagang dengan cepat e. Dapat dilakukan dengan manual

5. Penghitungan fisik persediaan (stock opname): a. Tidak diperlukan jika menggunakan sistem perpetual. b. Diperlukan untuk menghitung dan menyesuaikan berkurangnya persediaan. c. Harus dilakukan paling tidak sebulan sekali. d. Menghendaki penggunaan portable computer. e. Semua salah.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

166

B. Tes Keterampilan 1.

Berikut ini transaksi-transaksi yang terjadi selama bulan januari 2005 pada PT. Adiguna yang menggunakan metode FIFO dalam mencatat persediaan barang dagangan :

Januari

5

Dibeli 50 unit barang dagangan dengan harga Rp 25.000 per unit

7

Dibeli 55 unit barang dagangan dengan harga Rp 29.000 perunit

8

Dijual 50 unit barang dagangan dengan harga Rp 100.000 per unit

9

Dibeli 70 unit barang dagangan dengan harga Rp 30.000 per unit.

15

Dibeli 60 unit barang dagangan dengan harga Rp 30.000 perunit

16

Dijual 55 unit barang dagangan dengan harga Rp 100.000 per unit

19

Dibeli 50 unit barang dagangan dengan harga Rp 31.000 per unit

19

Dibeli 65 unit barang dagangan dengan harga Rp 31.000 per unit

20

Dijual 50 unit barang dagangan dengan harga Rp 100.000 per unit

21

Dijual 40 unit barang dagangan dengan harga Rp 100.000 per unit.

Persediaan barang dagangan pada tanggal 1 januari 2005 sebanyak 90 unit dengan harga pokok Rp 25.000 per unit dan seluruh transaksi dilaksanakan secara kredit.

Diminta : Hitunglah persediaan pada tanggal 31 januari 2005 apabila :

2.

a.

Perusahaan menggunakan metode perpetual

b.

Perusahaan menggunakan metode periodic

Catatan transaksi penjualan Huki Co. selama bulan Januari adalah sebagai berikut: Persediaan awal

100 unit

@$5

4 Jan. Penjualan

80 unit

@$8

11 Jan. Pembelian

150 unit

@$6

13 Jan. Penjualan

120 unit

@$8.75

20 Jan. Pembelian

160 unit

@$7

27 Jan. Penjualan

100 unit

@$9

Diminta: a.

Hitung nilai persediaan akhir dengan menggunakan metodePeriodic

b.

Hitung nilai persediaan akhir dengan menggunakan metode Perpetual

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

III|Penutup

167

BAGIAN 3 : PENUTUP

Pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barangbarang logistik yang disimpan. Dalam jaringan distribusi pemasaran, gudang mempunyai beberapa misi, yaitu: 1.

Menjaga

persediaan

yang

digunakan

sebagai

penyeimbang

dan

penyangga(buffer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan. 2.

Gudang sebagai penyaluran dalam sebuah daerah pesanan dengan jarak transportasi terpendek dan untuk memberikan jawaban cepat akan permintaan pelanggan.

3.

Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam kegiatan produksi dan pendistribusian. Tempat penyimpanan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan secara

cepat mempunyai beberapa fungsi di antara penerimaan dan pengiriman produk. Fungsi-fungsi pokok gudang sebagai berikut: a.

Receiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman)

b.

Identifying and sorting (pengidentifikasian dan penyaringan)

c.

Dispatching ke penyimpanan

d.

Picking the order (pemilihan pesanan)

e.

Storing (penyimpanan)

f.

Assembling the order (perakitan pesanan)

Direktorat Pembinaan SMK |2014

168

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

g.

Packaging (pengepakan)

h.

Dispatching the shipment

i.

Maintaining record (perawatan produk)

Jenis-jenis pergudangan umum yang biasa digunakan, yaitu: 1.

Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general mechandise warehouses for manufactured goods)

2.

Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin(refrigerator or cold storage warehouse)

3.

Gudang dengan bea/pajak (bonde warehouses)

4.

Gudang barang-barang rumah tangga(house goods warehouse)

5.

Pergudangan komoditas khusus(special commodity warehouse)

6.

Pergudangan penyimpanan barang penting(Bulk storage warehouse)

Macam-macam gudang didasarkan atas berbagai aspek: 1)

Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)

2)

3)

4)

a)

Gudang tertutup

b)

Gudang terbuka

c)

Gudang semi tertutup (lumbung)

Berdasarkan fungsinya a)

Gudang operasional

b)

Gudang perlengkapan

c)

Gudang pemberangkatan, dan

d)

Gudang musiman

Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya a)

Gudang alat tulis

b)

Gudang alat medis

c)

Gudang BBM

d)

Gudang tenun

e)

Gudang alat rumah tangga

f)

Gudang teknik

g)

Gudang barang rongsokan

Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28) a)

Gudang pusat (stafel magazijne)

Direktorat Pembinaan SMK | 2014

III|Penutup

5)

6)

b)

Gudang persediaan (gebruiks-gudang)

c)

Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)

d)

Gudang penyaluran

169

Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18) a)

Gudang dalam arti statis (gudang persediaan)

b)

Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran)

Berdasarkan jenis barangnya a)

Gudang transit

b)

Gudang serbaguna

c)

Gudang kedap udara

d)

Gudang pendinginan

e)

Tangki kering

f)

Gudang penyimpanan tahan api

g)

Dangau orang eskimo (iglo)

Kegiatan yang ada pada sistem pergudangan merupakan perpaduan dan sistem manajemen distribusi fisik, manajemen material dan pemindahan material dari satu tempat ke tempat lain. Hal ini menyangkut masalah segala aspek gerakan fisik dari dan ke lokasi serta fasilitas yang merupakan struktur operasi dan organisasi perusahaan yang bersangkutan.

Direktorat Pembinaan SMK |2014

170

Administrasi Barang | Kelas X Semester 1

DAFTAR PUSTAKA

Dyah Atikasari. 2007. “Analisis Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Metode Penilaian Persediaan pada Perusahaan Manufaktur di BEJ”. Skripsi yang tidak dipublikasikan. Fakultas Ekonomi. USM. Semarang. Dyckman, Thomas. 1999. Akuntansi Intermediate. Vol. 1. Edisi 3. Jakarta : Erlangga. Etty Widyastuti. 2004. “Konflik Kepentingan Kepemilikan Manajemen pada Pemilihan Metode Akuntansi Persediaan”. Jurnal BALANCE. Vol. 1 Maret, Jakarta. Harnanto. 2003. Akuntansi Perpajakan. Yogyakarta : BPFE. Haryono Jusup. 2005. Dasar-dasar Akuntansi Keuangan Jilid 2. Yogyakarta : Bagian Penerbit STIE YKPN. Ika Tuti Nur Lestari. 2007. “Pengaruh Konflik Kepentingan Kepemilikan Manajemen terhadap Pemilihan Metode Persediaan FIFO dan Rata-rata”. Skripsi yang tidak dipublikasikan. Fakultas Ekonomi. USM. Semarang. Ikatan Akuntansi Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta : Salemba Empat. Umi Muawanah, dkk, 2008. Konsep Dasar Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Jilid 2, Jakarta Donald E.Kieso, Jerry J.Weygandt, Terry D. Warfield, 2007, Akuntansi Intermediate, Edisi Keduabelas, Jilid 1, Jakarta, Penerbit Erlangga.

Direktorat Pembinaan SMK | 2014