Audit Atas Siklus Pembelian

BAB I PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi/perusahaan. Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pegeluaran kas untuk pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan. Untuk

mengatasi

adanya

kesalahan

dan

penyimpangan

dalam

perhitungan dan pembelian barang dan jasa maka perlu dibuat suatu sistem audit dalam pembelian. B.

Rumusan Masalah Adapun rumusan masalah pada makalah ini yaitu : 1. Bagaimana transaksi dalam siklus pembelian dan pembayaran ? 2. Apa sajakah fungsi bisnis dan dokumen serta catatan dalam siklus pembelian? 3. Bagaimanakah prosedur audit pada siklus pembelian ? 4. Bagaimana merancang pengujian pengendalian dan pengujian subtantif golongan transaksi untuk pembelian ?

C.

Tujuan Adapun tujuan makalah ini yaitu : 1. Mengetahui transaksi dalam siklus pembelian dan pembayaran

1

2. Memahami fungsi bisnis dan dokumen serta catatan dalam siklus pembelian 3. Mengetahui prosedur audit pada siklus pembelian 4. Mengetahui merancang pengujian pengendalian dan pengujian subtantif golongan transaksi untuk pembelian

2

BAB II PEMBAHASAN A.

Transaksi dalam Siklus Pembelian dan Pembayaran Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut Pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. Siklus pembelian adalah suatu kegiatan atau transaksi pembelian, baik itu secara tunai maupun kredit dalam suatu organisasi/perusahaan. Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pegeluaran kas untuk pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan. Ada tiga kelornpok transaksi yang tercakup dalam siklus ini, yaltu: a. Pembelian barang dan jasa b. Pengeluaran kas c. Retur pembelian dan potongan pembelian.

B.

Fungsi-Fungsi Bisnis dan Dokumen serta Catatan dalam Siklus Pembelian dan pembayaran. Siklus pembelian dan pembayaran menyangkut pengambilan keputusan dan proses untuk mendapatkan barang dan jasa untuk menyelenggarakan suatu bisnis. Siklus biasanya diawali dengan pembuatan permintaan

3

pembelian oleh penjabat yang memiliki kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian, dan diakhiri dengan pembayaran utang usaha yang timbul dari pembelian tersebut. Fungsi-fungsi bisnis dan dokumen-dokumen serta catatan yang digunakan siklus pembelian dan pembayaran adalah: a.

Pembuatan Orde Pembelian Permintaan untuk membeli barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan yang diterapkan perusahaan. DokumenDokumen yang lazim digunakan yaitu: 1.

Permintaan Pembelian Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh penjabat perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian.

2. Orde Pembelian Orde pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari pemasok. b.

Penerimaan Barang dan Jasa Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling kritis dalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali untuk mengakui pembelian dan utang yang bersangkutan. Laporan penerimaan adalah

4

dokumen berupa kertas atau elektronik yang dibuat pada saat barang diterima. c.

Pengakuan Kewajiban (utang) Pencatatan pertama kali mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas yang sesungguhnya. Pencatatan awal akan mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual, oleh karena itu perusahaan harus

dengan

seksama

dalam

memasukkan

semua

transaksi

pembelian, yaitu pembelian yang sesungguhnya terjadi dengan jurnal yang benar. Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim digunakan ialah: a. Faktur Dari Pemasok Faktur dari pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual dan menunjukkan jumlah yang terhutang yang berasal dari pembelian barang dan jasa. b. Memo Debet Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukkan pengurangan atas jumlah yang terhutang yang disebabkan karena adanya pengembalian barang (retur) barang ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga. Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukkan pengurangan atas jumlah yang terhutang yang

5

disebabkan karena adanya pengembalian barang (retur) barang ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga. c. Voucher Voucer biasanya digunakan suatu organisasi untuk menetapkan cara yang formal dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat agar setiap transaksi pembelian bernomor urut. d. File Transaksi Pembelian File transaksi pembelian adalah file yang dihasilakan komputer yang mencakup semua transaksi pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi suatu periode tertentu.0l d.

Pengolahan dan Pencatatan Pengeluaran Kas Pada kebanyakan perusahaan, pembayaran untuk pembelian barang dan jasa merupakan aktvitas yang dignifikan. Aktivitas ini secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, biasanya akun utang usaha. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran yang akan diperiksa auditor meliputi: a. Check Dokumen ini biasa digunakan untuk pembayar pembelian pada saat kewajiban jatuh tempo. b. File Transaksi Pengeluaran

6

File transaksi pengeluaran adalah file yang dihasilakan komputer yang mencakup seluruh transaksi pengeluaran kas yang diolah oleh sistem akuntansi suatu periode tertentu. c. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal pengeluaran kas adalah daftar atau laporan yang dihasilkan oleh file transaksi pengeluaran kas yang mencakup seluruh transaksi pada suatu periode tertentu. C.

Prosedur Audit a. Pemahaman pengendalian internal Untuk memahami pengendalian internal sikus pembelian dan pembayaran, auditor mempelajari bagan alir perusahaan klien, mereview daftar pertanyaan pengendalian internal, serta melaksanakan pengujian mengikuti jejak transaksi pembelian dan pengeluaran kas. b. Menilai Resiko Pengendalian yang Direncanakan Selanjutnya pemeriksakan di lakukan atas pengendalian internal kunci untuk setiap fungsi bisnis seperti: 1. Otorisasi Pembelian Memastikan bahwa barang dan jasa yang diperoleh adalah demi memenuhi tujuan perusahaan yang diotorisasi, dan menghindari pembelian yang berlebihan atau tidak diperlukan. 2. Pemisahan Pemegang Aset Dari Fungsi Lainnya

7

Untuk mencegah pencurian dan penyalahgunaan, barang harus dikendalikan secara fisik dari saat penerimaannya hingga penggunaan atau pelepasannya. Personel di departemen harus independen dari bagian gudang dan departemen akuntansi. 3. Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen Atas Transaksi Pembelian harus dicatat tepat waktu tergantung kebijakan perusahaan,

bisa

pada

saat

penerimaan

barang

atau

ditangguhkan sampai faktur pemasok diterima. Pencatat pembelian tidak boleh memiliki akses ke kas, sekuritas, dan aktiva lainnya. Dokumen dan catatan yang memadai, prosedur yang tepat untuk menyimpan catatan, dan pengecekan independen atas kinerja juga merupakan pengendalian yang penting. 4. Otorisasi pembayaran Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi : a. Penandatanganan check oleh individu yang diberi otorisasi oleh perusahaan b. Pemisahan

tanggungjawab

untuk

menandatangani

check dan melaksanakan fungsi utang usaha c. Pemisahan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatanganan ditandatangani.

8

check

sebelum

suatu

check

D.

Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif golongan transaksi untuk pembelian Bukti audit untuk suatu perikatan audit akan bervariasi tergantung pada pengendalian internal serta keadaan lainnya. Efisiensi audit yang signifikan akan tercapai dalam audit apabila pengendalian beroperasi secara efektif. Empat dari enam tujuan audit golongan transaksi pantas untuk mendapatkan perhatian khusus oleh karena itu akan dibahas lebih dalam dibawah ini. a. Pembelian terbukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima (keterjaadian) Pengendalian yang memadai bisa mencegah terjadinya pencatatan transaksi yang tidak pernah terjadi secara tidak sengaja, terutama yang berupa pencatatan pembelian ganda. Pengendalian yang memadai juga bisa mencegah klien dari kesalahan mencatat beban bukan beban perusahaan, atau ttransaksi penyalahgunaan aset atau halhal yang mendatangkan keuntungan bagi manajemen dan bukan untuk kepentingan perusahaan yang diaudit. b. Pembelian yang terjadi telah dibukukan (kelengkapan) Kegagalan mencatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang usaha kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji. Auditor kadang kesulitan melakukan audit rinci saldo untuk menentukan apakah suatu transaksi tidak tercatat, maka lebih mengandalkan pengendalian dan pengujian substantif golongan transaksi untuk tujuan ini.

9

c. Pembelian dicatat dengan akurat (ketelitian) Apabila auditor yakin bahwa transaksi aset tetap dicatat dengan benar dalam jurnal pembelian, maka bisa diterima apabila auditor memutuskan untuk memeriksa dokumen pendukung pembelian periode ini yang lebih sedikit selama melakukan pengujian rinci saldo dibandingkan dengan apabila pengendalian tidak memadai. d. Pembelian digolongkan dengan benar (penggolongan) Pengujian rinci akun individual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin bahwa pengendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan yang memadai mengenai penggolongan yang benar dalam jurnal pembelian. Auditor akan banyak membutuhkan waktu untuk melaksanakan pengujian dokumen pembelian aset tetap dan akun-akun beban periode ini guna memeriksa ketelitian dan kebenaran penggolongan. OlehOleh karena itu akan sangat menghemat waktu apabila pengendalian internal efektif

10