Curso Compras 2013 Esan 10 Sesiones

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Supply Chain Management Gestión de Compras y Abastecimiento

MSc. RICARDO CAYO QUINTANA

Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Gestión de Compras y Abastecimiento  Objetivos de Aprendizaje: 1. Conocer como reducir los costos de la empresa para lograr mayores utilidades , optimizando sus recursos para abastecerla de manera eficiente. 2. Conocer las técnicas para obtener los materiales , productos y servicios requeridos por la empresa , en las cantidades y plazos establecidos , con buenos niveles de calidad y al menor precio posible. 3. Conocer como se trabaja con Supply Chain Management en las Empresas hoy en dia . Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Etica

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definición de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain Management  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística : • Los bienes que las personas querían no se producían o eran no accesibles en dicho lugar • Movimiento de bienes era un limitante • Guardar la comida en un cierto período de año en cuevas para poder disponer de ella en los inviernos • Dichas cuevas (almacenes) tenían que ser apropiadas y accesibles. • Papel decisivo durante la I y II Guerra Mundial Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definiciones de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro  Ejemplos de Cadena de Suministro Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas Definiciones de Logística :  Tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno y al menor costo posible.  Logística, es de origen francés y su significado es... "el arte de transportar, avituallar y acuartelar tropas".  La definición de logística según el Council of Logistics Management es: Planear, implementar y controlar eficientemente, el flujo y almacenamiento de bienes , servicios e información del punto de origen al punto de consumo. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definición de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro  Ejemplos de Cadena de Suministro Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  La Logística , es la parte del proceso de la cadena de suministro que planea , lleva a cabo y controla el flujo y almacenamiento de materiales y servicios, así como la información relacionada desde la planta de fabricación o el proveedor hasta la entrega al cliente final.  Supply Chain Management, es una ciencia que estudia la previsión, organización, coordinación y control del flujo de recursos, desde las fuentes de abastecimiento a los centros de transformación y de estos al cliente final. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas Áreas que maneja SCM : Administración de Proveedores Planificación de la Demanda Abastecimiento de materiales y Servicios Producción Compras y Contratos Transporte y Distribución Almacenamiento y Control de Inventarios Sistemas de Información Servicio al Cliente Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definición de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro

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Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain Management ♦ Supply Chain Management , es un modelo de gestión que integra a: proveedores, logística de entrada y salida, producción de bienes , servicios y distribución. ♦ Supply Chain Management , está formada por todas aquellas partes involucradas de manera directa o indirecta en la satisfacción de una solicitud de un cliente. ♦ SCM, es dinámica e implica un flujo constante de información , productos y fondos. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ETAPAS DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Proveedor

Fabricante

Distribuidor

Minorista

Cliente

Proveedor

Fabricante

Distribuidor

Minorista

Cliente

Proveedor

Fabricante

Distribuidor

Minorista

Cliente

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definición de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro

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El Objetivo de una Cadena de Suministro  Maximizar el valor total generado.  El valor que una cadena de suministro genera , es la diferencia entre lo que vale el producto final para el cliente y los costos generados en toda la cadena para cumplir la petición de éste.  El valor estará estrechamente correlacionado con la rentabilidad de la cadena de suministro(superávit de la cadena) , que es la diferencia entre los ingresos generados por el cliente y el costo total de la cadena de suministro. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El Objetivo de una Cadena de Suministro  Mientras mas alta sea la rentabilidad de la cadena de suministro, mas exitosa será ésta.

 Para cualquier cadena de suministro , solo existe una fuente de ingresos : EL CLIENTE  Ejemplos : Wall-Mart , Seven-Eleven Japón , Dell , Amazon , Alicorp , Barrick ….. son empresas exitosas en SCM.

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definición de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro

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Fases de Decisión de SCM 1. Estrategia o Diseño de la Cadena de Suministro:  Estrategia a largo plazo , 3-5 años  Cómo será la configuración de la cadena  Cómo serán distribuidos los recursos  Que procesos se llevarán a cabo en cada etapa  La empresa debe asegurarse de que la configuración de la cadena de suministro apoye sus objetivos estratégicos e incremente el superávit de la misma. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Fases de Decisión de SCM 2. Planeación de la Cadena de Suministro.       

Periodo de 1 trimestre a 1 año Se comienza con un pronóstico Que unidades o mercados serán abastecidos Desde que ubicaciones Selección de las Empresas Contratistas Políticas y Procedimientos Incertidumbre de la demanda

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Fases de Decisión de SCM 3.     

 

Operación y Control de la Cadena de Suministro. Periodo de horas a semanas La preocupación será la de llevar a cabo el trabajo previsto Abastecer a las unidades operativas o mercados seleccionados La gestión de pedidos y compras La gestión del Almacén y Control del inventario La gestión de la distribución y el transporte Se controla las políticas de operación

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La Logística y Supply Chain Management en las Empresas  Origen de la Logística  Definición de la Logística  La diferencia entre Logística y SCM en las Empresas  Que es una Cadena de Suministro o Supply Chain  El Objetivo de una Cadena de Suministro  Fases de decisión de una Cadena de Suministro  Procesos Macro de una Cadena de Suministro

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Procesos Macro de una Cadena de Suministro Los 3 procesos macro administran el flujo de información , productos , servicios y fondos requeridos para generar , recibir y cumplir los requerimientos del cliente : 1. Administración de la Relación con el Cliente 2. Administración de la Cadena de Suministro Interna 3. Administración de la Relación con el Proveedor Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

Procesos Macro de una Cadena de Suministro 1. Administración de la Relación con el Cliente  Planta , Mina , Geología , Laboratorio , Mantenimiento , Contabilidad , Recursos Humanos , Servicios , Comercial , Cliente Final , etc. 2. Administración de la Cadena de Suministro Interna  Planeación estratégica, planeación de la demanda , planeación del suministro , cumplimiento , planeación de la localización y tamaño de almacenes, políticas de administración del inventario. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

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Procesos Macro de una Cadena de Suministro 3. Administración de la Relación con el Proveedor

     

Evaluación , Selección y Administración de proveedores Negociación y Términos de pago Convocatorias , Licitaciones y Contratos Compras , Subasta Inversa Colaboración para el suministro Compartir planes de demanda

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Etica

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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Porqué implementar SCM en las Empresas  Objetivos del aprendizaje :  Demostrar que trabajando con un nuevo modelo de gestión , las Empresas van a ser mas productivas , eficientes y van a generar mayor rentabilidad.  Compartir con ustedes un nuevo modelo de gestión de Supply Chain Management para todos los sectores. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Porqué implementar SCM en las Empresas  Organización actual de las Empresas  La Logística actual – pequeña y mediana Empresa  La Gerencia de Supply Chain Management  Porque iniciar un Proyecto de Supply Chain Management  Nuevo Modelo de Gestión de Supply Chain Management Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

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Organización Actual de las Empresas

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¿ Futura organización de la Gerencia de Supply Chain Management ?

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Toma de Decisiones

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La Logística actual – pequeña y mediana empresa  Modelos de Gestión y la Estructura de las Empresas son obsoletos  Planeamiento y Planificación Logística – Rumbos diferentes  Compras y Contratos

 Toma de decisiones Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Logística actual – pequeña y mediana empresa  Procesos Logísticos, no definidos  Políticas y Procedimientos, no se cumplen

 Personal no capacitado  No hay trabajo en equipo

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¿Porqué iniciar un Proyecto de SCM ?  Porque los Modelos de Gestión y la Estructura de las Empresas son obsoletos.  Porque tenemos barreras reales en las personas, procesos, tecnología, áreas en la Empresa.  Porque los materiales y la información no fluyen.  Porque queremos reducir los Lead Time.  Por falta de agilidad y capacidad de respuesta.  Para mejorar la Trazabilidad y Visibilidad. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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¿Porqué iniciar un Proyecto de SCM ?  Porque queremos trabajar sincronizadamente.  Porque queremos bajar el nivel de los Inventarios, con lo que se libera capital y se genera cash flow.  Porque queremos generar alertas dinámicas al encontrar un problema.  Porque queremos aumentar las utilidades de la Empresa, reduciendo los costos en toda la cadena de suministro.

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Modelo de Supply Chain Management FLUJO DE INFORMACION

SCOR FLUJO DE FONDOS

SERVICIO AL CLIENTE

Planificación de la demanda

Gestión de Contratos y Servicios

Gestión de Compras

Gestión Produccion Manufactura

Gestión de Almacenes y Control de inventarios

Gestión Transporte Materiales

TECNOLOGIA DE INFORMACION

PROYECTOS RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL

LEGAL

FLUJO DE MATERIALES Y SERVICIOS TM° Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Ricardo Cayo, MSc. Ing.Diseñado Ricardo Cayo por - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión de Mantenimiento

Logística Internacional

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Alianza Estratégica con Proveedores  Relaciones colaborativas de largo plazo para obtener beneficios mutuos y continuos.  Homologación de Proveedores

 Desarrollo de Proveedores Locales  Negociación y Contratos Marco.

 Factores de Éxito en las Alianzas Estratégicas

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Factores de Éxito en Alianzas Estratégicas

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Planificación de la Demanda  Revisar el Planeamiento Estratégico de SCM : Materiales Estratégicos , Repuestos Críticos , Equipos , Servicios , Stock de Seguridad , Máximos , Mínimos , Lead Time , Punto de pedido  Planificar : Demanda , Instalaciones , Inventarios , Transportación ,Información , Abastecimiento , Servicios , Recursos y Fijación de precios  Planificación del Nivel de Servicio: Eficiencia o Capacidad de respuesta  Instalaciones , Ubicaciones , Capacidad de Almacenamiento  DRP , MRP , MRPII , VMI  Revisión de Planes de Contingencia (RS) Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión de Contratos 

    

Gestión eficiente de contratos para evitar interrupción de servicios y fallos del proveedor Contratos Marco de Materiales y Servicios a largo plazo (RS) Licitaciones , Convocatorias, Alquileres Trabajar con SLA Contratos Locales (RS) Fortalecer las capacidades locales Win to Win (RS)

♦

SLA (Service Level Agreements) bien definidos



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Gestión de Compras        

Compras Locales (RS) Compras Nacionales Compras de Servicios Importaciones Políticas y Procedimientos Proyectos Licitaciones públicas y privadas – Subasta Inversa Win to Win (RS)

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Gestión de Almacenes        

Personal capacitado Layout apropiado Almacenes diferentes según material y demanda Seguridad y Equipamiento apropiado (RSA) Materiales peligrosos Catalogo de Materiales Corporativo Nivel de Servicio Control de Inventarios JIT

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Transporte de Materiales 

     

La esencia es proteger a las personas , medio ambiente y patrimonio (RSA) Evaluar , analizar y prevenir los riesgos en las unidades de transporte (RSA). Minimizar el Riesgo con Seguridad : Plan de Materiales Peligrosos , Concentrados ,Prevención y Respuesta (RSA) Optimización del transporte - Cross Docking – Trazabilidad (RSA) Transportistas homologados – Capacitación constante al personal (RSA) Establecer Planes de Contingencia Seguir las Normas dictadas por DIGESA, DISCAMEC,INDECI,MINEM,OSINERGIM, SUTRAN, MINSA

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Gestión de Mantenimiento y Servicios ♦ ♦

♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Definir la Estrategia de Mantenimiento Tercerización Planeamiento del Mantenimiento : Materiales Estratégicos , Repuestos Críticos , Equipos , Servicios y Personal Stock de seguridad , mínimos , máximos Disponibilidad y Criticidad de Equipos Mantenimiento Preventivo , Predictivo y Correctivo Frecuencia , Historial del Mantenimiento Capacitación al personal

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Tecnología de Información La tecnología hace a la información disponible. Información = Recurso Crítico. Obtener la información correcta, en el momento correcto y con las personas correctas. No olvidar que VP + NT = VPC Viejos Procesos + Nueva Tecnología = Viejos Procesos Caros Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Internet , Intranet  Intercambio Electrónico de datos (EDI)  Correo electrónico  Transferencia electrónica de fondos  Publicaciones y Boletines electrónicos  Base de datos compartidos  Código de Barras  RFID  ERP – SAP en todos los procesos más relevantes

Responsabilidad Social y Ambiental •

Responsabilidad Social por : Coerción , Conveniencia , Convicción

•

Protección del Medio Ambiente – Relaves se extienden – Contaminación

•

Seguridad Vial

•

Parámetros de otros Países (OMS , DIGESA)

•

Capacitación constante al Personal en RSA

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Logística Internacional  Conocimiento del Contrato de Compra - Venta Internacional  Uso correcto de Incoterms  Embalajes de Exportación - Importación  Contenerización de carga – Tipos de contenedores  Negociación de documentos  Distribución Física Internacional - DFI  Conocimiento de la Normatividad Aduanera - País

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Servicio al Cliente  Puede ser definido en un concepto amplio como la medida de actuación de sistema Logístico para proporcionar en tiempo y lugar un producto o servicio.  Muchas veces es confundido con Satisfacción al Cliente , ya que incluye todos los elementos del marketing mix : producto , precio , promoción y distribución.  El éxito de una organización , la reducción de costos y la satisfacción de sus clientes ,depende de una cadena de suministro bien comunicada, gestionada, integrada y flexible . Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Proyectos  Conocimiento de Project Management  Logística de Proyectos  Herramientas , Metodología y Tecnología

 EPCM – EPC - ECM  Logística socialmente responsable

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Modelo de Supply Chain Management FLUJO DE INFORMACION

SCOR FLUJO DE FONDOS

SERVICIO AL CLIENTE

Planificación de la demanda

Gestión de Contratos y Servicios

Gestión de Compras

Gestión Produccion Manufactura

Gestión de Almacenes y Control de inventarios

Gestión Transporte Materiales

TECNOLOGIA DE INFORMACION

PROYECTOS RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL

LEGAL

FLUJO DE MATERIALES Y SERVICIOS TM° Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Gestión de Mantenimiento

Logística Internacional

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El modelo SCOR - Supply Chain Operation Reference 

Con el fin de conseguir ventajas competitivas, las empresas han explorado todas las posibilidades que están a su alcance para ofrecer el mejor servicio para que el cliente lo pueda apreciar y que lo distinga del resto.

 El desarrollo de nuevos conceptos en la forma de dirigir la cadena de suministro ha encontrado el modelo SCOR (Supply Chain Operations Reference).

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El modelo SCOR - Supply Chain Operation Reference)  El SCOR , es un modelo de referencia para el

proceso de gestión de la cadena de suministro, que abarca desde el proveedor del proveedor hasta el cliente del cliente.  El modelo SCOR, se basa en el modelado de procesos, medición del rendimiento y mejores prácticas en la gestión de la cadena de suministro con el objeto de optimizarla.  El modelo SCOR se compone de cinco procesos: •Plan • Make • Source • Deliver • Return

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Scor

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Evaluación SCOR 1.1 Planeamiento de la Cadena de 5 Suministro 4 Nivel mínimo estándar

3 2 1 0

1.7 5

5 ---> Mejor práctica 1

3 ---> Nivel Estándar 1 ---> Carencia

3

1.3 Gestión del Inventario

Calificación

1.2 Alineamiento Demanda con Suministro

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Mejor Práctica Calificación

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La Clave del Éxito

TODAS LAS EMPRESAS TIENEN LOS MISMOS PROBLEMAS DE ENTORNO Y MERCADO Y TIENEN ACCESO A LAS MISMAS HERRAMIENTAS DE GESTION Y TECNOLOGIA . LA DIFERENCIA LA HACE EL EQUIPO GERENCIAL Y EL RECURSO HUMANO Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Implementando Supply Chain Management Reducir Inventarios

Reducir Tarifas de Transporte

Reducir Devoluciones

Evitar roturas de stocks

Reducir Reclamos de Proveedores

Obtener mejores precios

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Aumentar el Nivel de Servicio

Eficiencia en el Pago a Proveedores

Tener mayor visibilidad y trazabilidad

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Etica

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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Gestión de Compras y Abastecimiento  Gestión de Compras  Estrategias de Organización Departamento de Compras

 Compras de Materiales y Servicios

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del

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GESTION DE COMPRAS  Definición, objetivos  El Proceso de Compras

 Plan y programa de compras  Estrategias en compras

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Gestión en compras 60 DEFINICION

 Es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de Productos (materias primas, componentes , equipos o artículos terminados), y Servicios , previa negociación sobre el precio y condiciones de pago, así como el seguimiento o acompañamiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas.

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Gestión en compras 61 OBJETIVOS

 Mantener la continuidad del abastecimiento.  Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada  Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.  Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada.  Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.

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Gestión en compras 62 OBJETIVOS

 Preocuparse por la permanente capacitación del personal y, mantener informado al gerente de logística y/o al Gerente general acerca de la marcha del departamento.  Centralizar las compras en una sola área  Sostener la Posición Competitiva de la empresa  Cuidado de la Imagen Exterior de la empresa  Buenas Relaciones Internas.

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Gestión en compras 63 FINALIDAD

Comprar materiales de la CALIDAD adecuada, en la CANTIDAD necesaria, en la FECHA oportuna, al PRECIO correcto, de la FUENTE adecuada y con la ENTREGA en el lugar apropiado Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión en compras 64 FUNCIONES

Definición de las especificaciones de los productos. Selección de proveedores Negociación con los proveedores Aprovisionamiento (pedido al proveedor) Trazabilidad del pedido Visibilidad del pedido Importaciones Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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GESTION DE COMPRAS  Definición, objetivos, finalidad, función  El Proceso de Compras  Plan y programa de compras

 Estrategias en compras  Técnicas de Compras

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El Proceso de Compras

      

El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros , componentes , equipos y servicios para toda la organización. Las actividades asociadas : Seleccionar y calificar proveedores Evaluar el desempeño del proveedor Negociar contratos Comparar precio , calidad y servicio Contratar bienes y servicios Programar las compras Establecer condiciones comerciales

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El Proceso de Compras Las actividades asociadas :  Evaluar el valor recibido y medir la calidad  Predecir el precio , servicio o cambios de demanda  Especificar la forma en la que se recibirán los bienes .  Decidir entre compras nacionales o importadas

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El Proceso de Compras  El proceso de compras ocupa una posición importante en la mayor parte de las organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40 a 60% del valor de ventas de un producto final.

 Esto significa que las reducciones de costo relativamente pequeñas obtenidas en la adquisición de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que mejoras similares en otras áreas de costos-ventas de la organización. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El Proceso de Compras - Indicadores: . Pedido Perfecto, . Adherencia del programa/plan de compras . Quiebres de stock (stock outs) . Lead Time . Costo total de adquisición

Planeamiento

Gestión de proveedores

Cotización Negociación contratación selección

- Benchmark (inteligencia de negocios) - Evaluación desempeño - Indicadores - Certificación - Auditorías - Iniciativas de mejora conjunta - Consignación materiales críticos - Segmentación de proveedores

Ejecución

- Contratos marco/órdenes de compra abiertas - Consignación - Condiciones de entrega, Nivel de servicio

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Control y medición

P a g o s

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GESTION DE COMPRAS  Definición, objetivos, finalidad, función  El Proceso de Compras  Plan y Programa de Compras

 Estrategias en compras  Técnicas de Compras Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión en compras 71

Plan y Programa de Compras

Finalidad “Previsión, Coordinación y Control de acciones para lograr los objetivos de la empresa”.

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Gestión en compras 72

Plan y Programa de compras Su elaboración y buen cumplimiento está basada en la combinación adecuada de tres elementos importantes:  Las Necesidades y Requerimientos de los Usuarios o Clientes.  La Disponibilidad y Capacidad de los Proveedores.  Los Medios de Transporte y Comunicación entre Cliente y Proveedor.

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Gestión en compras 73

Plan y Programa de compras Elaboración  Definir los Objetivos del Plan de Compras  Normalizar su funcionamiento  Coordinar las actividades necesarias  Establecer los límites en gastos  Calcular las necesidades y cómo satisfacerlas  Controlar los resultados para ratificar o rectificar las decisiones tomadas.

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Plan y Programa de compras Requerimientos de investigación

1.-Cambios que afecten las Operaciones El Mercado y sus Tendencias Leyes y Normas del Gobierno Precios de los Materiales y Servicios Tipos de Cambio de las principales Divisas Nuevos Productos Nuevas Tecnologías Nuevos Sistemas de Información Nuevos Sistemas de Comunicación Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

Gestión en compras 75

Plan y Programa de compras Requerimientos de investigación 2.-Información para decidir :

Cantidad y Costo de los Materiales Fuentes Proveedoras Situación Económica de la Empresa Posición legal de los Impuestos Estadísticas, Índices y Ratios de gestión Otras informaciones relevantes Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión en compras 76

Plan y Programa de compras Requerimientos de investigación 3- Técnicas y Métodos

Análisis de Valor de los Procesos Estandarización de trámites y procedimientos Desarrollo de nuevas técnicas y métodos

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Gestión en compras 77

Plan y Programa de compras Requerimientos de investigación 4.- Servicios de Compra

Ayuda del Catálogo de Materiales Capacitación y Entrenamiento del Personal Utilización de Herramientas modernas de gestión (MRP I y II, Sistemas integrados de información, etc.) Auditoría - Control Logístico

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Gestión en compras 78

Plan y Programa de compras Requerimientos de investigación 5- Qué se requiere ?  Respaldo de los niveles superiores de la Organización. Delegación de Autoridad.  Estrecha integración y coordinación con las áreas involucradas en el proceso.  Información correcta , precisa y a tiempo.  Seguimiento y Control Presupuestal.

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Gestión en compras 79

Plan y Programa de compras Presupuesto en Compras  Plan Financiero formal que permite comparar Gastos con Ingresos.

El propósito esencial de un presupuesto es el planeamiento.

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Gestión en compras 80

Plan y Programa de compras Presupuesto de Compras  Valorización del Plan de Compras. Es decir, cuánto dinero se necesitaría en la adquisición de materiales y servicios para un período determinado.  Permite el control del gasto y los límites autorizados.  Permite la comparación del Gasto planificado con el real.

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Gestión en compras 81

Plan y Programa de compras Ventajas  Obliga a prever  Permite adoptar diferentes alternativas de acción  Facilita la coordinación  Permite establecer métodos de control  Permite comparar, comprobar y corregir.

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GESTION DE COMPRAS  Definición, objetivos, finalidad, función  El Proceso de Compras  Plan y programa de compras

 Estrategias en compras

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Gestión en compras 83

Estrategias en compras Vendor Managed Inventory (VMI)  Es un proceso en el cual el proveedor genera órdenes de entrega basado en información proporcionada por la demanda.  Su aplicación principal es en las cadenas de suministro de productos de consumo masivo y frecuentes.  No necesariamente se entrega como consignación. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión en compras 84

Estrategias en compras Vendor Managed Inventory (VMI)  Este sistema contiene una premisa importante: “El intercambio de material o producto mientras se mantiene un nivel de servicio”.  Dos factores clave de éxito: Tecnología de información Confianza en la relación  El proveedor maneja la responsabilidad del stock del cliente. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión en compras 85

Estrategias en compras Vendor Managed Inventory (VMI) Beneficios para el cliente

 Cero inversión en Stocks  Cero ó mínima inversión en Personal  Cero Gasto Financiero  Cero riesgo en Obsolescencia  Cero riesgo en Mermas  Atención inmediata de Suministros  Reporte de Control Presupuestal  Reportes por Centro de Costo. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Gestión de Compras y Abastecimiento  Gestión de Compras  Estrategias de Organización Departamento de Compras

 Compras de Materiales y Servicios

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del

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Estrategias de Organización en el área de Compras La Organización debe:  Establecer y mantener procedimientos documentados para asegurar que el producto comprado cumple con los requisitos especificados.  Seleccionar , Evaluar y Reevaluar a los Proveedores.  Los documentos de compra deben contener especificaciones, dibujos y otros datos técnicos pertinentes, incluyendo los requisitos para aprobación o calificación del producto. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Estrategias de Organización en el área de Compras  Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado.  Quien compra bien vende bien, dice un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organización es mediante las negociaciones con la contraparte.  Generalmente, los beneficios de una adecuada estrategia de aprovisionamiento son reducción de la base de proveedores, acuerdos a largo plazo, comunicación abierta, frecuencia en las respuestas y filosofía de mejoramiento continuo. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Centralización o Descentralización en compras ??  Si analizamos las últimas décadas de historia empresarial observaremos como muchas organizaciones han utilizado alternativamente la centralización y la descentralización con idéntica pasión.  Podemos observar períodos en que las empresas han tendido muy claramente a modelos centralizados y otros en que se ha producido justamente el efecto contrario.  La decisión de centralizar ó descentralizar es bastante uniforme entre empresas e incluso entre diferentes sectores. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Centralización o Descentralización en compras ??  Asociamos centralización a un mejor control y al uso mas más eficiente de los recursos humanos y materiales.  A través de un órgano centralizado somos capaces de adquirir mucho mayor control que aparentemente no se podrían alcanzar con la función desplegada .  Asociamos descentralización a tener una mayor agilidad para adaptarse a los cambios que se producen en le mercado .

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Beneficios de una Centralización  Evita duplicidad de esfuerzos y recursos.  Se pueden obtener descuentos por economía de escala.  Se puede obtener ahorros en la consolidación de ordenes con programas de entregas.  Desarrolla especialistas en la función de compras.  El proveedor puede ofrecer precios mas bajos debido a que la venta es una sola.  Se controla mejor el inventario.  Gerentes de primera línea no tienen que gastar tiempo haciendo la función de compras. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Beneficios de una Centralización  Se procesan menos ordenes por los materiales , equipos y/o servicios.  Se ejerce mas control debido a que compras esta a cargo de una sola persona en un departamento.

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Limitaciones de una Centralización  Necesidad de conocimiento de legislaciones de cada país en adquisiciones globalizadas.  Artículos exclusivos de una localización.

 Insumos estrechamente vinculados al programa de producción.  Plazos de entrega en general mayores. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Beneficios de una Descentralización  Organización que utiliza una materia prima critica ej. Tabaco, textiles , cebada … y es importante la evaluación de la calidad y el precio.  Organizaciones altamente técnicas que trabajan en investigación.  Personal de compras , deberá conocer el aspecto técnico de todo lo que se va a comprar, esfuerzo combinado interdisciplinario ya que es parte de un plan de compras.

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Centralización o Descentralización en compras ??

EN QUE SECTORES DEBERIAMOS CENTRALIZAR LAS COMPRAS ?? Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Gestión de Compras y Abastecimiento  Gestión de Compras  Estrategias de Organización Departamento de Compras

 Compras de Materiales y Servicios

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del

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Compras de Materiales y Servicios Qué es una Orden de Compra ? Una Orden de Compra , es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos y /o servicios a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La Orden de Compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y/o ejecutar un servicio para luego presentar una factura. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Compras de Materiales y Servicios

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Qué debe de incluir una Orden de Compra :  Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.  Número de la orden de compra.  Nombre y dirección del proveedor – Contacto.  Fechas pedido y entrega requerida. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Términos de entrega y forma de pago. Cantidad de artículos solicitados. Número en el catálogo Descripción del suministro. Precio unitario y total. Nombre del comprador Firmas autorizadas. Contrato marco.

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Compras de Materiales y Servicios

Qué es una Orden de Compra ? Procesos en Gestión de Compras de Materiales Servicios

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios  El ciclo normal para la adquisición de suministros y/o servicios está conformada por los siguientes procesos :

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Determinación de Necesidades  Una necesidad es detectada por el MRP (Material Requirements Planning - Planificación del Requerimiento de Materiales) , manualmente por el usuario o por Punto de Pedido.  Una vez aprobado el requerimiento, es posible enviar una solicitud de cotización, abrir un contrato o simplemente emitir una orden de compra.

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios

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Determinación de la Fuente de Suministro  El área de Compras se encarga de identificar las fuentes de suministro, basado en pedidos, contratos o registros ingresados en nuestro sistema ERP. Con estos datos tendremos alternativas disponibles antes de licitar o convocar.

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios

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Selección de Proveedores - Licitaciones Licitaciones o Convocatorias El proceso de Licitación o Convocatoria lo realiza el área de compras a través de los compradores. Ellos analizan los precios de cada uno de los ofertantes mediante un cuadro comparativo de precios que facilita el ERP.

Proveedores

Se reciben las ofertas Se crea la Licitación

Solicita las ofertas a partir de la Solicitud de pedido Liberada

Se analiza el cuadro comparativo de precios Se crea el Pedido de Compra

Libera según matriz

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios

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Procesamiento del Pedido Orden de Compra Compras •

Realiza peticiones de Oferta a diversos proveedores y analiza cuadros comparativos de precios.

•

Negocia precios y emite pedido.

•

Realiza el seguimiento al pedido, desde el envío del documento al proveedor hasta la llegada de los suministros al almacén.

•

Solicitud pedido automática MRP Alma cén

La información la hereda de los parámetros de planificación Aprobación según matriz acordada

Solicitud pedido Manual

Realiza contratos por abastecimiento de suministros.

Solicitud de pedido La información es ingresada por el usuario. Petición de Oferta

Orden de Compra

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Control de Pedidos  El encargado de las compras debe monitorear en todo momento el status de los pedidos que realiza, para ello es necesario tener implementado en procedimientos, reportes de despachos de mercadería y recepción diariamente. De este modo tendremos un seguimiento absoluto a los pedidos realizados a los proveedores.

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios

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Recepción de Materiales - Almacén Almacén - Ingresos •

En el proceso de recepción de mercaderías, podemos indicar que ingresará a libre disponibilidad, sujeto a control de calidad o completamente bloqueado para revisión. Para pasar de un status a otro, es necesario hacer traspasos entre estos distintos tipos de stocks. Autorización de Ingreso de Camiones

Revisión de Documentación

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Despachos de Materiales - Almacén Almacén - Salidas •

Una salida del almacén causa algunos efectos en el sistema, tales como: la creación de un documento de material, de un documento contable, vale de salida, actualización del stock, de la reserva y el pedido. Número de Reserva

13500 Usuario realiza Reserva

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La Conformidad del Servicio  Los servicios ejecutados tienen que ser registrados o confirmarse su ejecución, ya que a diferencia de los materiales, estos no ingresan al almacén y no existe un control físico del cumplimiento del proveedor.

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios

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Verificación de Facturas  El encargado de ingresar las facturas solo podría registrar una factura contra un pedido que tiene ingreso en cantidad y valor al almacén. Esto se controla a través del sistema.

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Procesos en Gestión de Compras de Materiales y Servicios

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Procesamiento del Pago  En el departamento de tesorería, se tendrán que

organizar para programar diariamente, cada 3 días, cada semana o como se establezca el procesamiento de pagos masivos para los proveedores que tengan pendiente el pago, de acuerdo al vencimiento de sus facturas.

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Etica

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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Administración de Proveedores  Introducción  Desarrollo de proveedores  Selección de proveedores  Evaluación de proveedores  Factores de análisis en la administración de proveedores  Relaciones proveedor cliente

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

INTRODUCCION  En la administración de proveedores, se debe de considerar la norma ISO 9001 que establece : "La organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse criterios para la selección, evaluación y reevaluación. Precisamente, estos criterios generan cierta complejidad al proceso, puesto que su carácter en la mayoría de los casos es eminentemente subjetivo, de ahí que se produzcan diferencias significativas en la calificación de un proveedor, lo cual depende de quien esté realizando la evaluación. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES  Introducción  Desarrollo de proveedores  Selección de proveedores  Evaluación de proveedores  Factores de análisis en la administración de proveedores.  Relaciones proveedor cliente

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

DESARROLLO DE PROVEEDORES  El desarrollo de proveedores puede verse como una toma de decisión multicriterio, en la cual para tomar una decisión se necesitan herramientas que provean una mejor visualización de los factores que influyen en la decisión, así como de las preferencias existentes.  La evaluación de desempeño del proveedor debe ser un proceso flexible, que permita evaluar las diferentes características de calidad y oportunidad de un producto o servicio prestado y la gestión de un proveedor. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

DESARROLLO DE PROVEEDORES  Aplicación de un modelo que involucra 4 etapas que se enmarcan dentro del ciclo de PHVA.  PLANEAR :

• Selección de proveedores. • Definición de características a medir de los productos ofrecidos por el proveedor.  HACER :

• Evaluación del sistema de gestión de calidad del proveedor. • Evaluación del desempeño del proveedor. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

DESARROLLO DE PROVEEDORES

 VERIFICAR :

• Seguimiento a los planes derivados de las evaluaciones.

de

acción

 ACTUAR :

• Administración de la información proveedor y toma de decisiones.

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del

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES  Introducción  Desarrollo de proveedores  Selección de proveedores  Evaluación de proveedores  Factores de análisis en la administración de proveedores.

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  El objetivo es seleccionar al mejor proveedor de un grupo que suministre el mismo producto o servicio, mediante una toma de decisiones multi–criterio, teniendo en cuenta la subjetividad de los juicios emitidos en este tipo de decisiones y facilitando el manejo de diferentes criterios, necesarios para evaluar un proveedor de acuerdo con la criticidad del requerimiento.

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  CARACTERISTICAS TRADICIONALES DE UN BUEN PROVEEDOR :

 Proveer productos o servicios de la calidad requerida.  Hacer entregas a tiempo.  Hacer entregas completas.  Ofrecer un buen precio.  Prestar un buen servicio.

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  BUSCAR INFORMACION EN:

 Verificar en el mercado su reputación  Verificar la experiencia de otros clientes  Evaluar proveedores, lo que puede incluir visitas para estudiar su capacidad para cumplir requisitos  Personal de la organización  Publicaciones científicas  Catálogos de productos  Internet  Otros directorios Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  BUSCAR INFORMACION EN :

 Situación geográfica  Calidad de su desempeño  Representatividad en el mercado  Facilidades de comunicación  Capacidad instalada  A mayor numero de proveedores, mas problemas de gestión  Registro del establecimiento del proveedor Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  CRITERIOS ADMINISTRATIVOS

 Estructura organizacional y funcional  Alcance de las responsabilidades  Referencias comerciales  Seguridad y Medio Ambiente  Certificado de constitución  Sunat

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  CRITERIOS FINANCIEROS

 Capacidad de inversión  Proyecciones económicas  Sistemas de pagos y descuentos  Pólizas de cumplimiento  Alcance de responsabilidad financiera  Liquidez

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  CRITERIOS TECNICOS:

 Sistema de producción y distribución  Sistema de calidad ( Certificación)  Capacidad de planta  Control de los procesos  Documentación de los procesos  Garantía de calidad  Métodos de inspección y ensayo  Servicio técnico  Especificaciones de productos o servicios  Velocidad de respuesta Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES  Introducción  Desarrollo de proveedores  Selección de proveedores  Evaluación de proveedores  Factores de análisis en la administración de proveedores.

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

EVALUACION DE PROVEEDORES  INDICADORES DE DESEMPEÑO PARA CADA PROVEEDOR:

 Porcentaje de lotes rechazados  Porcentaje de unidades defectuosas  Costos de calidad deficiente  Porcentajes de pedidos incompletos  Porcentaje de compras al precio mas bajo  Calidad del servicio de entrega de productos (tiempo, cantidad y forma)  Resolución de reclamos. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

EVALUACION DE PROVEEDORES

 Investigar fuentes de abastecimiento en función de productos  Calificar las ventajas de cada una  Establecer una selección mediante una negociación y una prueba para colocar un pedido inicial  Definir el período de experimentación  Llegar a una conclusión  Calificar para el futuro.  Calificación de Proveedores A,B,C,D Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Formulario para Evaluar Proveedores

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137

ADMINISTRACION DE PROVEEDORES  Introducción  Desarrollo de proveedores  Selección de proveedores  Evaluación de proveedores  Factores de análisis en la administración de proveedores.

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES

Una buena gestión de Compras se traduce en una buena y estrecha relación con los proveedores.  Garantizar el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimiento.  Dada la necesidad, permite entregas rápidas.  Mantener la Calidad de los productos y servicios.  En épocas de escasez asegurar el suministro. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Gestión en compras139 FACTORES DE ANALISIS EN LA ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

Distribución del tiempo para comprar 100%

10%

90%

10%

80%

15%

12%

26%

70% 60%

19%

16% 22%

20%

50%

16%

30%

33%

12%

40% 30%

45%

20%

13%

10% 0% Hace 5 años

Hoy

Dentro de 5 años

Desarrollo de nuevos productos y procesos Desarrollo del proveedor Estrategia de abastecimiento y análisis Administración de materiales Transacciones de compra

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Gestión en compras140 FACTORES DE ANALISIS EN LA ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

Integración de Proveedores 60%

50%

50% 40% 30%

30% 20%

20% 10% 0% -10% -20%

Costo

Calidad

-12%

-15%

-30%

Tie mpo

-25% Esfuerzos más exitosos

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Esfuerzos menos exitosos

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS





Capacidad de abastecer y negociar técnicamente

Situación y estabilidad financiera y de crédito

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142

ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS

•

Resultados técnicos y en el suministro de sus productos relacionados en : Calidad

Precio

Garantía

Oportunidad

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS

Su Personalidad en : Experiencia , Organización , Procedimientos , Actitudes y Servicios.

Experiencia

Organización

Procedimientos

Servicios Actitudes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS

Soporte técnico en sistemas de información y comunicaciones

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS

Cultura organizacional , Situación , Seguridad y Medio Ambiente y

Relaciones con su Personal

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ADMINISTRACION DE PROVEEDORES

FACTORES DE ANALISIS

Trazabilidad y nivel de apoyo técnico en el post venta

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Ética

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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Negociación y Ética  En que consiste una negociación  Ejemplos de una negociación  El proceso de negociación  Tácticas para negociar con éxito  El Cierre Relación Ganar-Ganar  La Ética Empresarial  Normas de las conductas éticas  Ética en las compras  Prácticas no éticas en compras  Aspectos legales en las adquisiciones  Problemas éticos mas frecuentes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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En que consiste una negociación  Negociar , es una actividad que desarrollamos todas las personas durante todos los días en el ámbito familiar, laboral y social.  Negocian padres e hijos con los horarios de llegada.  Negocian los amigos al ir a ver una película u otra.  Negocian los compañeros de trabajo al escoger los días de vacaciones.  Todos negociamos cuando regateamos en cualquier comercio intentando que nos rebajen el precio del coche que deseamos comprar. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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En que consiste una negociación  Negociar es un proceso muy parecido a vender, aunque con algunas diferencias.  En la negociación, también una parte intenta persuadir a la otra.  Negociar, es un proceso de resolución de un conflicto entre dos o más partes, pues hay siempre, bajo la negociación, un conflicto de intereses , ya que hay siempre una lucha sutil por el dominio.

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En que consiste una negociación  La negociación consiste en que dos o más partes intercambian bienes o servicios y tratan de convenir un tipo de cambio para ello.  Una buena negociación , es aquella que tiene en cuenta los recursos disponibles para realizar el intercambio, los intereses que nos mueven a negociar y el tipo de relación que esperamos mantener con la otra parte.

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Negociación y Ética  En que consiste una negociación  Ejemplos de una negociación  El proceso de negociación  Tácticas para negociar con éxito  El Cierre Relación Ganar-Ganar  La Ética Empresarial  Normas de las conductas éticas  Ética en las compras  Prácticas no éticas en compras  Aspectos legales en las adquisiciones  Problemas éticos mas frecuentes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Ejemplos de una negociación  Compra de un carro  Venta de un equipo  Procesos de Leasing  Contratos marco  Contrata Minera  Crédito a un cliente  Adelantos

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Negociación y Ética  En que consiste una negociación  Ejemplos de una negociación  El proceso de negociación  Tácticas para negociar con éxito  El Cierre Relación Ganar-Ganar  La Ética Empresarial  Normas de las conductas éticas  Ética en las compras  Prácticas no éticas en compras  Aspectos legales en las adquisiciones  Problemas éticos mas frecuentes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación  El proceso de negociación consta de las siguientes fases : 1. Preparación 2. Discusión 3. Las señales 4. Las propuestas 5. El intercambio 6. El cierre y el acuerdo  Negociación de precio  Estrategias para las objeciones  Estrategias de los compradores Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación 1. Preparación  Hay que definir lo que se pretende conseguir y cómo conseguirlo, estableciendo los objetivos propios.  Qué tipos de descuentos pueden ofrecerse en caso de necesidad y hasta dónde es posible ceder; es muy importante tratar de descubrir los objetivos del contrario.

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El proceso de negociación 2. Discusión  Como se ha dicho, las personas negocian porque tienen o creen tener un conflicto de derechos o intereses.  Esta fase suele llamarse de conversación, intercambio o presentación y se exploran los temas que separan a las partes para conocer sus actitudes e intereses.  Es muy parecida a la etapa de determinación de necesidades que se practica en la venta. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación 3. Las señales  La señal , es un medio que utilizan los negociadores para indicar su disposición a negociar sobre algo, es un mensaje que ha de ser interpretado por el que lo recibe.  Frecuentemente las afirmaciones que se hacen en las primeras fases de la negociación son de naturaleza absoluta, del tipo de: «no pagaremos el precio recibido», «es absolutamente imposible aceptar esa forma de pago», «no podemos considerar esa propuesta». Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación 4. Las propuestas  Las propuestas , son aquello sobre lo que se negocia, no se negocian las discusiones, aunque sean objeto de discusión.  Se sale de la discusión por una señal que conduce a una propuesta, es decir, a una oferta o petición diferente de la posición inicial.  Deben evitarse en las primeras propuestas las ofertas arriesgadas ya que éstas podrían ser aceptadas mas adelante. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación 5. El Intercambio  El Intercambio , es la fase más intensa de todo el proceso de negociación y exige una gran atención por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a cambio de renunciar a otra cosa.

 Cualquier propuesta o concesión debe ser condicional, es decir, por todo lo que se concede debe obtenerse algo a cambio.

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El proceso de negociación 6. El cierre y el acuerdo  La finalidad del cierre es llegar a un acuerdo positivo para ambas partes.  Para que sea aceptado debe satisfacer un número suficiente de las necesidades de la otra parte.  Existen dos tipos de cierre: Cierre por concesión. Equivale a terminar la fase de intercambio ofreciendo una concesión para conseguir un acuerdo. Cierre con resumen. Al terminar la fase de intercambio se hace un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento y de los acuerdos posibles. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación 6.1 La negociación del precio

 El precio tiene una referencia: es más alto o más bajo que otro.  Los clientes suelen decir: «es muy caro...», cuando en realidad deberíamos decir: «no veo el valor...» o «es un precio muy elevado».  El vendedor que representa un producto altamente diferenciado, único en el mercado, será fuerte y no tendrá que negociar o podrá negociar mucho mejor.

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El proceso de negociación 6.2 Cómo presentar el precio  Es conveniente que el vendedor presente el precio cuando ya haya argumentado sobre los beneficios que su producto va a proporcionar al cliente y éste haya aceptado algunos. Debe mencionarlo sin brusquedad, con toda naturalidad y sin bajar el tono de la voz .  El precio generalmente lo presentan : Dando uno o varios beneficios del producto. Dando el precio sin vacilación. Presentando la utilidad que esos beneficios tienen para el cliente. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El proceso de negociación 6.3 Estrategias de los compradores  Apelar a la vanidad del vendedor para conseguir que haga concesiones, con frases como: «¡Usted tiene una gran influencia!».  Iniciar las negociaciones con una queja para despertar en el vendedor un sentimiento de culpa.  Crear perspectivas de futuras compras favorables.  Ablandar al vendedor con negociaciones duras.  Empezar con puntos de los que es posible alcanzar rápidamente un acuerdo.  Hay ocasiones en que el precio no es tan importante como la calidad o el servicio. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Negociación y Ética  En que consiste una negociación  Ejemplos de una negociación  El proceso de negociación  Tácticas para negociar con éxito  El Cierre Relación Ganar-Ganar  La Ética Empresarial  Normas de las conductas éticas  Ética en las compras  Prácticas no éticas en compras  Aspectos legales en las adquisiciones  Problemas éticos mas frecuentes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Tácticas para negociar con éxito Nunca deberíamos presuponer que la parte contraria sabe menos o está menos preparada que nosotros. 1.Las tácticas obstructivas: este tipo de técnicas pretenden poner resistencia a las argumentaciones y las presiones de la otra parte. 2.Las tácticas ofensivas: persiguen presionar o intimidar a la otra parte ofreciéndole una salida a través de la propuesta de acuerdo. 3.Las tácticas engañosas: son las que solemos llamar trucos. Son pequeñas ¿trampas? que persiguen proyectar sobre la otra parte una visión errónea de las cosas. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Negociación y Ética  En que consiste una negociación  Ejemplos de una negociación  El proceso de negociación  Tácticas para negociar con éxito  El Cierre Relación Ganar-Ganar  La Ética Empresarial  Normas de las conductas éticas  Ética en las compras  Prácticas no éticas en compras  Aspectos legales en las adquisiciones  Problemas éticos mas frecuentes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El cierre de la relación “Ganar - Ganar“  Lo que pretende una buena negociación es que ambas partes salgan beneficiadas del acuerdo.  Está demostrado que la negociación en que los arreglos conducen a una solución para ganarganar son mejores que los que conducen a una solución ganar-perder.  Si frecuentemente una parte gana a costa de que la otra pierda, se acaba produciendo la rotura de las relaciones comerciales. En la negociación, al igual que en la venta, deben beneficiarse ambas partes. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El cierre de la relación “Ganar - Ganar ¿Por qué? Porque las negociaciones que resultan beneficiosas para una parte y desfavorables para la otra provocan animadversión y aumentan las diferencias cuando las personas tienen que trabajar juntas de manera constante.

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La Ética empresarial  La palabra ética se deriva de la voz Griega ETHOS que significa modo acostumbrado de obrar.  Es una ciencia que estudia el comportamiento practico del hombre frente a los conceptos del bien y el mal.  El estudio de quien resulta y quien debe resultar beneficiado o perjudicado por una acción en particular se denomina ética, la cual estudia también quien goza de derecho de cualquier índole. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Beneficios de la Ética de la Empresa Mejora del desempeño financiero. Beneficia las Ventas, la Imagen y la Reputación. Fortalece la Lealtad y el Compromiso de los

Trabajadores con la Empresa. Disminuye la Vulnerabilidad hacia boicots y grupos de presión. Evita Acciones Administrativas y Judiciales. Evita Pérdida de Negocio.

Reduce conflictos entre los miembros de la Organización. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Principios Fundamentales de la Etica JUSTICIA RESPETO LEGALIDAD HONESTIDAD BIEN SOCIAL VERDAD TOLERANCIA LIBERTAD RESPONSABILIDAD SEGURIDAD Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Ética empresarial  Los términos claves en la ética son: valores, moral , derechos , obligaciones y relación.  Valores: cuando se valora algo, se desea o se anhela que sucede.  Moral: es el conjunto de hechos psicológicos, facultades y tendencias habituales del hombre hacia la practica de las buenas costumbres.  Derecho: demandas que facultan a una persona para emprender una acción en particular.  Obligaciones: la obligación de emprender acciones especificas o acatar y obedecer la ley. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Ética empresarial  Los términos claves en la ética son: valores, moral , derechos , obligaciones y relación :  Derechos y obligaciones: Siempre que a alguien le asiste un derecho, a otras personas le corresponde una obligación respecto a ese derecho.  Normas morales: son normas de conducta que por lo general penetran como valores morales.  Relaciones: Las relaciones existen porque necesitamos de otros para apoyarnos mutuamente y así lograr nuestros objetivos. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Normas de las conductas éticas  Las normas éticas fundamentales en toda empresa son : confidencialidad, veracidad y fidelidad :  La norma de la confidencialidad  La norma de la veracidad : ¿Es malo mentir? ¿Es obligatorio para un profesional decir la verdad?  La norma de fidelidad o lealtad , como la obligación que genera en una persona el haber prometido una promesa o haber aceptado un acuerdo.

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La Ética en las compras  Trabajar con buena moral o con buena ética ?  Regalos de navidad, criterio de valor del regalo que no afecte la integridad de los compradores.  Bonos por productividad : Bueno o malo ??

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Prácticas no éticas en las compras

 Aprovecharse de la cotización de un proveedor.  Aprovechar el error de la oficina del pedido en cantidad y precio.  Revelar informes de posibles acciones con proveedores.  Pasar informes de la compañía a la competencia. Control Logístico y Auditoría interna o externa deberían de auditar por lo menos 1 vez al año al departamento de compras. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Aspectos Legales o Éticos en las Adquisiciones  En caso sea necesario establecer un contrato entre las partes , éste deberá ser revisado por un asesor jurídico antes de llevarse a cabo la compra y/o venta.  El primer y más importante aspecto de los contratos con el proveedor es que se debe cuidar los documentos que se firman lo cual protege a la empresa.

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Aspectos Legales o Éticos en las Adquisiciones  Existen problemas legales que se pueden presentar entre el proveedor y el cliente :  Cambios de cláusulas en el contrato.  Falsedad ó fraude.  Contratos ilegales ó contrato nulo.  Rechazo de los artículos despachados por la compañía.  Infracción al derecho de patente.  Reclamaciones por ajuste de seguro. Estas actividades pueden en ocasiones conducir a una conducta no ética Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Negociación y Ética  En que consiste una negociación  Ejemplos de una negociación  El proceso de negociación  Tácticas para negociar con éxito  El Cierre Relación Ganar-Ganar  La Ética Empresarial  Normas de las conductas éticas  Ética en las compras  Prácticas no éticas en compras  Aspectos legales en las adquisiciones  Problemas éticos mas frecuentes Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Problemas éticos mas frecuentes  En el aspecto de ventas, como el soborno o el robo de secretos industriales, uso de técnicas que violen la intimidad de las personas.  En el aspecto de los precios, como fijar precio para beneficios propios, arreglar y poner precios muy altos que no correspondan al precio del articulo asociado con una compra.  En el aspecto de productos, garantizar la calidad, seguridad, servicio, protección y vigencia de los productos.

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Ética

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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Contenido  Objetivos  ¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Características básicas de un indicador  ¿Para qué medir la Gestión de Compras?  Resumen de KPI’s de Compras.  Algunos ejemplos de KPI’s de Compras.

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Objetivos  Conocer y analizar los Indicadores que abordan los ámbitos de: • Transparencia • Eficiencia • Eficacia • Promoción de proveedores • Competencias para evaluar la Gestión de Compras de la Empresa y mejorarla. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Contenido  Objetivos  ¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Características básicas de un indicador  ¿Para qué medir la Gestión de Compras?  Resumen de KPI’s de Compras.  Algunos ejemplos de KPI’s de Compras.

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¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Indicador • Es un DATO REVELADOR, que nos indica si vamos en el camino correcto. • Mide si estamos cumpliendo nuestros objetivos. • Es un parámetro cuantificable, que nos ayuda a ver la evolución de la gestión, “Lo que respecto a niveles previamente definidos no se mide … como aceptables. no se puede mejorar”

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Contenido  Objetivos.  ¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Características básicas de un indicador.  ¿Para qué medir la Gestión de Compras?  Resumen de KPI’s de Compras.  Algunos ejemplos de KPI’s de Compras.

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Características básicas de un indicador  Palabra clave: MEDIBLES (Cuantitativos- Cualitativos) Ej: Qué cantidades de órdenes de compra; cuánto tiempo para atención; qué montos se gastan en reposición.  Son ESPECÍFICOS para cada actividad Ej: Financiera ; de Producción  Son OBJETIVOS, se basan en hechos concretos Ej: Estadísticas de Reclamos; Resultados de encuestas; Montos disponibles en caja. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Contenido  Objetivos  ¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Características básicas de un indicador  ¿Para qué medir la Gestión de Compras?  Resumen de KPI’s de Compras.  Algunos ejemplos de KPI’s de Compras.

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¿Para qué medir la Gestión de Compras?

 Para MEJORAR CONTINUAMENTE los resultados del ciclo de compras. Planificar Actuar Hacer

Verificar Medir Resultados Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Contenido  Objetivos  ¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Características básicas de un indicador  ¿Para qué medir la Gestión de Compras?  Resumen de KPI’s de Compras.  Algunos ejemplos de KPI’s de Compras.

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KPI de Compras Descripción Plan de aprovisionamiento

Dato clave Fiabilidad del plan de aprovisionamiento

Calculo detallado Comparación del plan de aprovisionamiento realizado x tiempo con el aprovisionamiento real Productividad de la función aprovisionamiento Número de líneas de pedido / aprovisionador

Función aprovisionamiento

Proveedor

Valor anual de la compra

Promedio de Compras, por periodo

Ranking ABC (% valor de compra del proveedor / valor total de compra)

ABC Proveedores por valor

Ranking ABC (% numero de pedidos del proveedor / numero total de pedidos) Diferencias de entrega Tasa de entrega a tiempo Plazo de entrega medio Desviación del plazo de entrega % de reclamación usuario % de devolución usuario

Calidad y servicio

Disponibilidad

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ABC Proveedores por cantidad de pedidos Número de Entregas correctas / Entregas totales Número de Entregas a tiempo / Entregas totales Dependiendo del tipo de Material ( Fabricación, importación, etc). Sumatoria (Desviaciones) / Promedio de Lead Time Número de Reclamos / Número de Despachos Número de Devoluciónes / Número de Despachos Rupturas en % de los artículos activos en stock vs. Objetivos

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Contenido  Objetivos  ¿Qué es un indicador y para qué nos sirve?  Características básicas de un indicador  ¿Para qué medir la Gestión de Compras?  Resumen de KPI’s de Compras.  Algunos ejemplos de KPI’s de Compras.

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Porcentaje de Reclamos Indicador

% de Reclamos

Fórmula

Valor 2009

Estándar 2008

Cantidad de Ordenes de Compra

Cantidad de despachos

Indicador

(N° de reclamos/ N° Despachos de Ordenes de Compra )

Valor Absoluto: 345 reclamos

1,00%

4,500

30,200

1.14%

 Indica el nivel de satisfacción de los usuarios.  A menor porcentaje indica menor número de reclamos respecto de la gestión de abastecimiento.

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200

Porcentaje de Devolución Indicador

% de Devolución

Fórmula

Valor 2009

Estándar 2008

Cantidad de Ordenes de Compra

Cantidad de despachos

Indicador

(N° de devolucion es/ N° Despachos de Ordenes de Compra)

Valor Absoluto: 120 devolucion es

0.50%

4,500

30,200

0.39%

 Indica el nivel de ocurrencia en la devolución de materiales por mal suministro.  A menor porcentaje, indica que la coordinación con el proveedor es más eficiente. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Porcentaje de Compras Urgentes Contingencias Indicador

% de Compras Urgentes

Fórmula

Valor 2009

Estánda r 2008

Cantidad de Ordenes de Compra

Indicador

(N° Pedidos urgentes /N° de Ordenes de Compra generales)

Valor Absoluto: 321 compras urgentes

5.5%

4,500

7.13%

 Indica el nivel de ocurrencia en el uso de las compras urgentes.  A menor porcentaje, indica la menor utilización de las emergencias o mejor planificación de necesidades.

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Ética

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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Políticas y Procedimientos 1. 2. 3. 4. 5.

Finalidad Ámbito Funciones y Responsabilidades Política y Procedimiento de Adquisiciones Políticas y Procedimientos de Administración de Proveedores 6. Política y Procedimientos de Autorización de Pago 7. Política y Procedimientos de Servicios de Contratos 8. Política y Procedimientos de Evaluación de Desempeño de Proveedores. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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1. Finalidad Definir roles, deberes, responsabilidades en la Empresas y proporcionar los lineamientos sobre todas las actividades de Adquisiciones y Contratos , para que sean aplicadas en toda la Corporación. La separación de deberes y funciones, es un requisito clave de control interno, que tiene como propósito evitar y reducir el riesgo de errores e irregularidades, identificar problemas y garantizar que se tome una acción correctiva.

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2. Ámbito Esta política es aplicable a todas las oficinas/operaciones y subsidiarias de la Corporación y por tanto a todos los empleados y/o funcionarios a cargo de las actividades de Adquisiciones y Contratos .

La Gerencia de Logística tiene a su cargo todas las Adquisiciones y Contratos que realiza la Empresa.

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3. Funciones y Responsabilidades Todas las actividades de administración de compras y contratos (incluyendo: bienes, servicios , proyectos de ingeniería y personal externo),serán coordinadas a través del departamento de Compras en cada una de las operaciones. La Empresa es responsable de garantizar que se mantenga una adecuada separación de funciones , desde el inicio de la requisición hasta la recepción de la factura y el pago. Para realizar una adquisición de un bien o un servicio , es imprescindible tener una solicitud de pedido debidamente especificada y aprobada por el responsable del área. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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3. Funciones y Responsabilidades Compras es responsable de : Realizar todas las actividades de adquisición. Demostrar acciones y conductas que cumplan con y estén de acuerdo con el código de conducta de la Compañía. Suscribir el formulario de “Conflicto de Intereses” e informar a la Compañía de cualquier cambio en su estatus. Desarrollar y mantener varios métodos de adquisición (ordenes de compra estándar , acuerdos marco , contratos , licitaciones ,subasta inversa , etc) con el fin de trabajar tan eficiente y económicamente como sea posible.

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3. Funciones y Responsabilidades Compras es responsable de : Garantizar que todas las compras estén sustentadas con órdenes de compra aprobadas , respaldadas por requisiciones aprobadas en base a los límites de aprobación de compras. En caso que la persona que aprueba las ordenes de compra no esté disponible para firmar o en caso de emergencia , debe prepararse el formulario de “Delegación de Facultades” con el objeto de designar a otra persona para que apruebe dichas órdenes.

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3. Funciones y Responsabilidades Compras es responsable de : Establecer y administrar un proceso formal de solución de quejas de proveedores , incluyendo un procedimiento de solución de quejas escalonado. Tratar con los proveedores o agentes de transporte cualquier asunto relacionado con faltantes , bienes dañados ,bienes no identificados. Negociar contratos , salvo cuando se haya otorgado dicha facultad a otro departamento. Mantener la información correcta sobre los proveedores en el archivo maestro. Cuentas por Pagar es responsable de mantener la información financiera del proveedor.

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4. Política y Procedimientos de Adquisiciones

4.1 Actividades de Compras  Una Orden de Compra , es un documento que autoriza a un vendedor a entregar productos y/o servicios a cambio de un pago , una vez que la recepción sea satisfactoria.  Los formularios de requisición de compra llamados Solicitudes de Pedido deberán ser ingresados por el sistema ERP.  Únicamente Compras puede seleccionar a un proveedor que no se encuentra en la lista maestra de proveedores. Esto requiere de la aprobación del Jefe o Gerente de Logística.

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4. Política y Procedimientos de Adquisiciones 4.1 Actividades de Compras  Todas las órdenes de compra aprobadas deberán ser procesadas diariamente.  Compras deberá de realizar diariamente el seguimiento de cualquier orden no recibida en la fecha de entrega acordada , determinar las razones y notificar a los solicitantes.  Si las cotizaciones son significativamente distintas al precio indicado en la requisición , entonces la requisición deberá ser aprobada nuevamente por el responsable.  Si el formulario de requisición o Solped , no es llenado correctamente por el usuario le será devuelto.

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4. Política y Procedimientos de Adquisiciones 4.1 Actividades de Compras  Todas las aprobaciones de las órdenes de compra serán realizadas electrónicamente por el sistema ERP.  Una vez aprobado el requerimiento técnico por parte del usuario , Compras debe ser el único punto de contacto para las negociaciones con proveedores, con el objeto de obtener el mejor precio, calidad, servicio y tiempo de entrega.

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4. Política y Procedimientos de Adquisiciones

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4.2 Solicitud de Emergencia o Contingencias En casos excepcionales, puede ser necesario agilizar una solicitud de orden de compra debido a una emergencia. La emergencia es definida como una acción necesaria que debe ser realizada para evitar o reducir una pérdida física o económica en perjuicio de la Empresa. Si este fuera el caso, y el área de Compras estuviera cerrada, estos lineamientos deben ser seguidos:  Un Jefe de área autorizado, puede tomar las acciones necesarias para evitar la pérdida hasta que el proceso de adquisición correspondiente pueda ser implementado;  El Gerente de Operaciones y/o el Gerente General debe ser notificado de dichas acciones; y  Si, debido a la emergencia, la compra fue realizada sin una orden de compra, la orden de compra para “contingencias” debe ser utilizada para formalizar y agilizar la actividad de compra. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

4. Política y Procedimientos de Adquisiciones 4.3

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Compras con Cargo a Proyectos

 El Usuario solicita aprobación del A.G.I. (Autorización de Gastos de Inversión) , para cualquier adquisición de servicios, compra de equipos, trabajos de infraestructura, etc.  Sub Gerencia de Operaciones, Gerencia de Operaciones y Gerencia General dan la aprobación al A.G.I.  El Key User de Proyectos crea el nuevo elemento PEP en la estructura de proyectos del módulo de proyectos PS de SAP y lo entrega al usuario solicitante.

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4. Política y Procedimientos de Adquisiciones 4.3

Compras con Cargo a Proyectos

 El Key User de proyectos solicita al Key User de Logística la creación de los códigos de material o de servicio para poder elaborar la Solped en el sistema. Estos códigos son creados con cotización referencial y son enviados al Key User de Proyectos.  El Key User de Proyectos coloca la Solped por adquisiciones de servicios o trabajos a realizar , por compra de equipos o materiales que intervienen en el proyecto.  La Solped pasa por el proceso de liberación y Compras procesa la Orden de Compra o de Servicios correspondiente.

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4.4 Descuentos a Proveedores Compras debe negociar las compras buscando el mejor precio, utilizando el descuento por volumen, a base de la calidad o naturaleza repetitiva de la compra, el mejor servicio y el menor tiempo de entrega. Los usuarios, quienes realizan los requerimientos de materiales, equipos y/o servicios, serán responsables de aprobar los requerimientos técnicos, para que Compras proceda con la compra respectiva. Compras deberá de ponerse en contacto con el proveedor para suscribir los acuerdos solicitados y aprobados por los usuarios. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

5. Políticas y Procedimientos de Administración de Proveedores

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5.1 Selección de Proveedores Compras, tiene delegada la autoridad para seleccionar Proveedores. Los usuarios podrán recomendar proveedores, mas no elegirlos. Compras, es responsable de seleccionar un nuevo proveedor y proporcionar todos los detalles necesarios (razón social del proveedor, dirección, datos de contacto, cualquier descuento disponible, moneda de pago , plazos de pago , entre otros. Todos los proveedores se someterán a una verificación y deberán cumplir con respecto a: personería jurídica, estabilidad financiera, conflicto de interés, etc. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

6. Políticas y Procedimientos de

Autorización de Pago Cuentas por Pagar, únicamente procesará facturas una vez que el bien haya sido ingresado al almacén o el servicio haya sido aprobado por el usuario del servicio. Todas las facturas deberán tener ordenes de compra dependiente de la naturaleza y el monto. En caso no existiese orden de compra, se aprobará de la siguiente forma: Actividades de Compra Facturas por servicios públicos Viajes de negocio de los empleados Primas de seguro (Incendio y Accidentes, Vehículos, etc.)

Estratégia de Liberación Gerente de Administración y Finanzas Gerente de Administración y Finanzas y/o el Gerente General Gerente de Administración y Finanzas y Gerente General

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219

6.1 Procesamiento de Facturas Una vez que la factura sea recibida para su pago , Cuentas por pagar verificará la recepción del bien o servicio y realizará un cotejo de tres etapas contra la orden de compra , la recepción de los bienes y la factura , o de dos etapas entre la orden de compra y la factura por los servicios. Todos los bienes relacionados con las facturas deben ser cotejados contra las ordenes de compra correspondientes. Todas las facturas serán selladas en la fecha en que son recibidas y selladas al ser procesadas dentro del sistema. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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6.1 Procesamiento de Facturas Todas las facturas deberán ser procesadas para su pago total a menos que se haya realizado una recepción parcial de los servicios o bienes. Todas las facturas recibidas sin recepción de bienes o servicios no deberán ser procesadas y Compras deberá de comunicarse con el Proveedor para resolver dicho problema. Las facturas no deberán ser ingresadas al sistema.

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221

6.2 Procesamiento de Pagos Una vez que la factura ha sido aprobada, cotejada e ingresada al sistema , deberá ser procesada para su pago. Todas las facturas serán procesadas para su pago en base a los términos estándar de pago de proveedores (dos veces por semana) y serán procesadas diariamente. Las facturas cuyo pago dependa de un procesamiento con cheque o transferencia bancaria , no podrán ser modificadas para ajustar los pagos a proveedores. Todos los pagos mediante cheques serán automáticamente impresos desde el sistema ERP. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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6.3 Términos de Pago La Empresa pagará a todos los proveedores según los términos de pago acordados. El pago podrá ser parcial o total según la factura recibida por el proveedor y el nivel de servicio proporcionado. Todos los pagos a proveedores serán realizados mediante cheque, transferencia bancaria o transferencia de fondos electrónicos según los términos de pago acordados con el proveedor.

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7. Políticas y Procedimientos de Servicios de Contratos Solo Compras y el Gerente General están autorizados a negociar y suscribir contratos de adquisición de materiales y/o servicios con terceros. Se requiere contar con un contrato , cuando el monto de lo servicios exceda los 10,000 USD, a menos que Logística considere que el riesgo potencial no requiera del mismo. Todo Contrato con Valor >= 50,000 USD ,requerirá de un proceso de Licitación , donde se invitarán mínimo a 3 proveedores. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

224

7. Políticas y Procedimientos de Servicios de Contratos Compras debe estar involucrada en todos los contratos de adquisición a corto y largo plazo , incluyendo Consultoría (TI y Servicios profesionales tales como Contabilidad , Legales , y Asesorías ) y Operaciones tales como aquellas relativas a negociaciones de perforación. El Gerente de Operaciones, será responsable de revisar y aprobar la propuesta técnica que deberá ser parte del cualquier contrato de servicios.

Cualquier modificación de un contrato aprobado, debe ser realizada por los firmantes y con la aprobación de la Gerencia General. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

225

7.1 Aprobación de Contratos Todos los contratos deben ser aprobados por Compras , el Departamento legal y el responsable del Departamento solicitante antes de la firma y aprobación del representante legal de la Empresa. En ausencia del Representante Legal del empresa , otro representante legal designado (en base al formulario de delegación de facultades) podrá aprobar y firmar el contrato.

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7.2 Proceso de licitaciones y Concursos

Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

226

7.3 Evaluación y Otorgamiento de la Buena Pro

227

 El Gerente de Operaciones, será responsable de revisar y aprobar la propuesta técnica que deberá ser parte del contrato de servicios . El Departamento Legal deberá de revisar y aprobar cualquier contrato antes que sea firmado por el Gerente General. El Gerente de Operaciones ,Gerente de Logística y Gerente General, darán el otorgamiento de la Buena Pro y firmarán el contrato de dicho proceso.

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228

8. Política y Procedimientos de Evaluación de Desempeño de Proveedores Dependiendo del tipo de contrato, el desempeño de los proveedores deberá ser evaluado mínimo una vez al año o durante el proceso del contrato y al término del mismo. Cuando el proveedor incumpla los términos y condiciones, se tiene que comunicar a Compras quien tomará las siguientes acciones:  Informar a la Gerencia de Operaciones, Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencia General.  Notificar por escrito al proveedor la deficiencia.  Emitir aviso de cumplimiento en caso de persistencia.  Emitir orden de detención del trabajo por omisión de aviso .Resolver contrato, en caso la GG lo decida. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Se requiere de una Orden de Compra o Contrato PRODUCTO /SERVICIO

REQUIERE OC Salvo que esté exonerado en esta tabla, siempre requiere de una OC

REQUIERE CONTRATO

Publicidad.

Si

Si

Consultoría.

Si

Si

Contratistas a Largo Plazo.

Si

Si

Contratistas a Corto Plazo (servicio por única vez).

Si

No

Máquinas fotocopiadoras impresoras - Hardware TI.

Si

Si

Si

Si

No

No

Si

Si

No

Si

Software.

Si

Si

Mantenimiento y soporte de software.

Si

Si

No

No

Compras >= 50 USD.

Vehículos o equipo alquilado. Viajes de negocio de los empleados (pasaje de avión, hoteles, alquiler de Hardware y licencias, desarrollo y/o mantenimiento de software. Primas de seguro (Incendio y Accidentes, Vehículos, etc.).

Facturas por servicios públicos.

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Depende del tipo de servicio

230

232

Formato - Conflicto de Intereses Preguntas

Si

1 ¿Tiene usted, su familia inmediata o socio de negocios intereses financieros o de otra índole como potencial vendedor / proveedor? 2. ¿Ha recibido o aceptado usted propinas, presentes, favores, o cualquier cosa de valor monetario de cualquier potencial vendedor / proveedor? 3. ¿Ha sido empleado de cualquier potencial vendedor / proveedor en los últimos 24 meses? 4. ¿Tiene planes para obtener un interés financiero, por ejemplo, acciones, en cualquier potencial vendedor / proveedor? 5. ¿Tiene previsto solicitar o aceptar empleo futuro con un potencial vendedor / proveedor?

6. ¿Tiene alguna otra situación que pueda causar un conflicto de intereses?

Nombre

Firma

Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

Fecha

No

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Gestión de Compras y Abastecimiento  La Logística y Supply Chain Management  Porqué implementar Supply Chain Management  Gestión de Compras y Abastecimiento en la Cadena de Suministros  Administración de Proveedores  Negociación y Ética

 Indicadores de gestión en Compras  Políticas y Procedimientos de Adquisiciones y Contratos  La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros

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La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros  Introducción  ERP  Business Intelligense  Códigos de Barras  RFID

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Antecedentes Reportes impresos

Hojas de calculo de análisis Ejecutivo de Sistemas Análisis / Almacen de datos

Datawarehouse ERP - B.I Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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El papel de TI en el diseño de la red La tecnología hace a la información disponible. Información = Recurso Crítico. Obtener la información correcta, en el momento correcto y con las personas correctas. No olvidar que : VP + NT = VPC Viejos Procesos + Nueva Tecnología = Viejos Procesos Caros

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Internet , Intranet  Intercambio Electrónico de datos (EDI)  Correo electrónico  Transferencia electrónica de fondos  Publicaciones y Boletines electrónicos  Base de datos compartidos  Código de Barras RFID DRP – MRP - JIT  ERP – SAP en todos los procesos más relevantes

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El papel de TI en el diseño de la red Herramientas Estratégicas: CMI = CoManaged Inventory - Inventarios CoManejados Planeación conjunta , generación de órdenes, proveedor abastece. CPFR = Collaborative Procurement Forecasting Replenishment. Abastecimiento de compras y estimado en conjunto. Nace de un solo estimado, con visión de logística y visión del proveedor. VMI = Vendor Management Inventory - Manejo del Inventario por el proveedor DRP = Distribution Resource Planning - Planeamiento de Distribución de Recursos Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros  Introducción  ERP  Business Intelligense  Códigos de Barras  RFID

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ERP - Definición  El ERP es una solución moderna que permite brindar información adecuada en línea, a la persona adecuada y en el momento preciso, facilitando tomar decisiones correctas con rapidez y eficiencia.  Esta solución soporta los distintos procesos de la empresa en forma integrada soportando los Sistemas de Logística , Contabilidad, Finanzas, Planillas , Recursos Humanos , Activos Fijos , Producción , Mantenimiento , Ventas , etc. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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EL SISTEMA ERP

INFORMACION Y GESTION EN UN SISTEMA UNICO Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

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La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros  Introducción  ERP  Business Intelligense  Códigos de Barras  RFID

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Business Intelligence  Es un proceso orientado a brindar información para la toma de decisiones.  Los datos corporativos mantenidos en sistemas operacionales, deben convertirse en información relevante para que mediante una herramienta de análisis permitan procesos de decisión eficiente.

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El Business Intelligence Personalización de consultas a cargo del usuario final Interfaz de programación Rapidez de consultas Múltiples fuentes de datos Herramienta efectiva para el análisis estratégico:  Acceso a data estratégica  Data consistente  Análisis inmediato

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Qué es un Datawarehouse ? No es un producto No es una marca No lo vende exclusivamente un proveedor Es un proceso orientado a brindar información

 Un Datawarehouse , es un conjunto de datos integrados orientados a una materia. Que varían con el tiempo y que no son transitorios, los cuales soportan el proceso de toma de decisiones de una administración. W.H Inmon

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Características del Datawarehouse? Es un repositorio de datos Distinto a una base de datos transaccional Está orientada a entidades del negocio La información está integrada Almacena mucha información histórica para analizarla desde una perspectiva de tiempo Almacena información sumariada Se requiere una buena performance. DATAWARE HOUSE Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

El Datawarehouse y Business Intelligence Permite comprender el pasado y planear el futuro. Soporta el proceso de toma de decisiones.

Es un conjunto de datos integrados :  Orientados a un tema  Variante en el tiempo  No volátil Es una base de datos relacional simple o multidimensional.

Permite descubrir conocimientos. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros  Introducción  ERP  Business Intelligense  Códigos de Barras  RFID

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Códigos de Barras - Definición  Sistema de codificación de productos que de forma inequívoca identifica la mercancía. Este código (existen diversos sistemas de codificación según se trate de distribución comercial, industrial, etc.) puede leerse mediante lectores especiales y puede imprimirse mediante impresoras especiales, para adherir la etiqueta al producto.

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Códigos de Barras - Definición

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Códigos de Barras - Aplicación Algunas aplicaciones del código de barras son: Control de mercancía. Control de inventarios. Control de tiempo y asistencia. Pedidos de reposición. Identificación de paquetes. Embarques y recibos. Control de calidad. Control de producción. Peritajes. Facturación. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade Ricardo Cayo, MSc.

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Códigos de Barras - Tipos  Así como en el mundo existen muchos idiomas y alfabetos, también hay varias simbologías de código de barras.  Todos ellos fueron desarrollados con propósitos distintos; a primera vista se parecen, sin embargo, tienen sus diferencias, dependiendo de la aplicación para la que fueron creados. - Los lineales (1-D). - Los de dos dimensiones (2-D)

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Códigos de Barras - Lineales  Los lineales (1-D) como los que se usan en productos y permiten incluir mensajes cortos.

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Códigos de Barras – 2 Dimensiones  Los de dos dimensiones (2-D) que han empezado a usarse en documentos para controlar su envío o en seguros médicos y, en general, en documentos que requieren la inserción de mensajes más grandes (de hasta 2 725 dígitos) como un expediente clínico completo.

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La Tecnología y Sistemas de Información en la Cadena de Suministros  Introducción  ERP  Business Intelligense  Códigos de Barras  RFID

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RFID - Concepto  El sistema de identificación de radio frecuencia, conocido como RFID por sus siglas en inglés Radio Frecuency Identification- es hoy día el ‘top off the line’, lo más reciente en tecnología de identificación de productos.  Opera a través de chips y antenas de radio, y los expertos proyectan que, tarde o temprano, terminará por destronar al código de barras.

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RFID – Componentes  Un RFID básico consiste de 3 componentes:  Antena  Transmisor con decodificador  Transponder o tags pasivos

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RFID – Microchip Mágico  La tecnología de identificación de productos por radio frecuencia funciona a través de un microchip que almacena un código único o EPC, Electronic Product Code, y que al pasar por una antena de radio envía una señal que luego es retransmitida mediante un EPC de respuesta.  A diferencia del sistema de código de barras, no necesita de un lector que visualice la etiqueta y sólo basta que el EPC esté al alcance de una antena de radio frecuencia. Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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RFID – Microchip Mágico

 El RFID "es una tecnología que permite una identificación mucho más detallada que la que ofrece el código de barras, porque es posible asociar un chip a cada artículo, caja o pallet, a través del cual se puede almacenar información relacionada a la fecha de fabricación, fecha de vencimiento o número de lote, entre otros datos". Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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Reflexión Final

 Si las Empresas exitosas del mundo utilizan ya Supply Chain Management,

¿ porque en el Perú no se implementa ya ? Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade

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GRACIAS MUCHOS EXITOS Ricardo Cayo, MSc. Ing. Ricardo Cayo - [email protected] - Consultor Intercade