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Índice

1.

Ferias comerciales 1.1 Definición 1.2 Clasificación 1.2.1 Ferias especializadas, verticales o monográficas 1.2.2 Ferias generales, horizontales o multisectoriales (todos los sectores) 1.2.3 Exposiciones universales 1.2.4 Exposiciones de productos 1.2.5 Ferias virtuales o virtual shows 1.3 Objetivos al participar en una feria comercial 1.4 Pautas para escoger la feria más adecuada 1.5 Recomendaciones paso a paso para una adecuada participación en eventos feriales 1.5.1 Antes de la feria 1.5.2 Durante la feria 1.5.3 Fin de la feria 1.5.4 Evaluación

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Cómo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrícolas y agroindustriales

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2.

Misiones comerciales 2.1 Clases de misiones 2.2 Objetivos de participar en una misión comercial 2.3 Etapas de una misión comercial 2.3.1 Preparación de la misión comercial

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3.

Misiones exploratorias 3.1 Definición 3.2 Objetivos de una misión exploratoria

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4.

Ruedas de negocios 4.1 Definición 4.2 Beneficios que ofrece la rueda de negocios 4.3 Etapas para realizar una rueda de negocios 4.3.1 Antes (planear y organizar) 4.3.2 Durante (promoción y ejecución) 4.3.3 Después (evaluación y seguimiento)

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5. 6.

Recomendaciones generales Ferias a nivel nacional e internacional

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Introducción

Objetivo general Promover, asesorar y respaldar la participación de empresarios agrícolas o agroindustriales en ferias, ruedas de negocios y misiones comerciales, nacionales o internacionales; como mecanismo de promoción y/o posicionamiento de productos en el mercado objetivo.

Objetivos específicos Conocer la clasificación y ventajas comerciales que ofrecen estas herramientas comerciales. Identificar los aspectos logísticos a tener en cuenta al participar en un evento ferial, misión o rueda de negocios del sector agrícola y agroindustrial.

Planificar, diseñar y evaluar la participación en estos eventos para obtener un resultado exitoso.

Tipo de cliente Personas naturales o jurídicas legalmente constituidas, con productos o servicios desarrollados en el sector agrícola y/o agroindustrial de las cadenas, enmarcados en los productos priorizados por el MEGA. Empresarios agrícolas o agroindustriales que en el desarrollo de su producto conozcan y apliquen las normas exigidas por el mercado y las autorida-

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des competentes. Como registros sanitarios, empaques y etiquetas, información nutricional, código de barras, entre otros. Empresarios agrícolas o agroindustriales que requieran: identificar potenciales mercados para sus productos; fortalecer el acercamiento con nuevos clientes; expandir mercados; realizar lanzamiento de nuevas líneas o productos; realizar estudios de aceptación.

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1.

Ferias comerciales 1.2. Clasificación 1.2.1. Ferias especializadas, verticales o monográficas Son aquellas especializadas en productos y/o servicios de un sector productivo. Ejemplo: Agroexpo (feria nacional que reúne a todos los actores del sector agrícola, agroindustrial, pecuario, equino, entre otros), Alimentec, Alimentaria, Salón Internacional Agroalimentario, (SIAL).

1.1. Definición Las ferias comerciales son eventos comerciales de exhibición de productos y servicios que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y expositores. Este instrumento brinda una oportunidad para desarrollar e incrementar el mercadeo de un producto o servicio. Otorga al empresario que participa en ellas la posibilidad de maximizar el número de contactos con potenciales cliente en poco tiempo y en un solo lugar.

1.2.2.

Ferias generales, horizontales o multisectoriales (todos los sectores)

Son aquellas en las que se presentan productos y/o servicios de diversos sectores productivos. Ejemplo: Feria de jóvenes empresarios (Vitrina ferial que busca promover, exhibir y comercializar productos y servicios realizados por los jóvenes empresarios), Las Colonias

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(evento comercial y cultural que permite recorrer Colombia en un solo día, desarrolla una variada exhibición turística, gastronómica, religiosa, proyectos de las regiones y de productos típicos del país y Expocomer (exposición comercial multisectorial internacional). 1.2.3.

Exposiciones universales

Son eventos en los que participan una gran cantidad de países del mundo para dar a conocer sus características más importantes. Cada una de estas ferias se organiza en torno a una temática central. Ejemplo: Feria Taste Latino (feria que reúne a los líderes de la industria de alimentos y bebidas de las Américas). 1.2.4.

Exposición permanente. Son pabellones fijos donde los productos a exhibir pueden ir rotando. Estos se encuentran en recintos feriales permanentes tales como el Americas Mart en Atlanta, USA. 1.2.5.

Ferias virtuales o virtual shows

El uso de la tecnología hoy en día se ha vuelto una necesidad y no podía faltar por consiguiente que se empezaran a realizar ferias virtuales. Las empresas pueden recibir visitas de clientes desde cualquier parte del mundo a cualquier hora del día y durante todo un año o el tiempo que dure el evento.

Exposiciones de productos

Exposición o muestra institucional. Es un evento de gran magnitud y prolongada duración realizada en sedes variables en las cuales los países y las empresas exhiben el grado de desarrollo integral logrado. Estas 6

exposiciones no tienen objetivos comerciales directos son con el fin de obtener prestigio a nivel masivo.

La diferencia entre una feria y una exposición es que en la feria se venden los productos que se exponen; mientras que en una exposición, salvo excepciones, sólo se exhiben.

1.3. Objetivos al participar en una feria comercial Establecer una interacción directa entre comprador y vendedor. Realizar contactos comerciales. Obtener un alto volumen de información de mercado en un corto plazo de tiempo. Conocer las tendencias actuales y futuras del mercado. Comprobar el grado de aceptación de los clientes reales o potenciales respecto a los productos y los de la competencia. Tener una idea clara acerca de la competencia ¿quién y cuál es la posición de la empresa con respecto a los demás. También poder conocer a los clientes de la competencia.

Participar en jornadas y actos paralelos que ayuden a evaluar la evolución y tendencias del mercado. Oportunidad inmejorable para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores. Acelerar el proceso de decisión de compra. Generar oportunidades de exportación. Las ferias proporcionan el acceso al mercado nacional o internacional a precios accesibles y constituyen una auténtica plataforma en la estrategia de internacionalización de las empresas. Investigar sobre la política de precios de la empresa respecto a la competencia. Lanzar o fortalecer la imagen de marca de la forma más económica y eficiente.

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1.4. Pautas para escoger la feria más adecuada La participación en una feria comercial implica tener objetivos claros, en términos de mercadeo de productos y/o servicios porque se va a realizar una inversión en tiempo y dinero. Es importante considerar las siguientes pautas: Verificar el perfil de la feria en términos de si ésta es abierta al público o si es profesional, es decir que solamente está abierta a los actores relacionados con el sector; es decir instituciones, empresas y entidades, entre otros. En la actualidad existe una tendencia a la especialización de las ferias; es decir a la realización de ferias en las cuales solamente un sector es protagonista Por tanto es necesario clasificar bien la empresa para sacar el mayor provecho posible de la feria seleccionada. Antes de lanzarse como expositor, es recomendable participar primero como visitante y preparar

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muy bien la participación. No siempre las ferias grandes son las más adecuadas. Dado que muchas veces estas ferias convocan a compradores grandes que exigen unos volúmenes muy altos y una sofisticación de producto más amplia. Inicialmente es conveniente tomar parte en ferias locales y nacionales para luego participar y obtener toda la experiencia en ferias internacionales. Es determinante medir su capacidad de producción, recursos económicos y de infraestructura, sistemas de distribución, entre otros, para determinar si está en condiciones de cumplir con posibles compromisos futuros. Recopilar información acerca de la feria. Se puede recurrir a los organizadores de las mismas o a las organizaciones públicas y privadas que han recopilado información de las ferias más importantes.

Tenga en cuenta los siguientes aspectos: •

Fecha y ubicación de las próximas ferias y exposiciones.

•

Información para contacto con la administración de la feria o exposición.

1.5. Recomendaciones paso a paso para una adecuada participación en eventos feriales

1.5.1. Antes de la feria Se considera que el 70% del éxito en la participación como expositor en un evento ferial está relacionado con una minuciosa planificación logística, presupuestal y de publicidad.

•

Perfiles de productos expositores y visitantes.

•

Cuotas de inscripción y cargos por admisión a las exposiciones o seminarios.

•

Datos sobre la organización y frecuencia del evento.

A. Presupuesto

•

Número de asistentes, espacios, stands (espacio en el que una empresa expone sus productos o servicios, entre otros).

Es importante elaborar un presupuesto de participación en la feria para asegurar que se está en condiciones de hacer frente a los gastos antes de inscribirse. Para lo cual deberá tener en cuenta:

En la actividad de planificación se consideran cuatro fases a desarrollar:

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El valor de la inscripción.

Duración de la feria para calcular gastos de hospedaje, alimentación y traslados.

El valor del stand y qué incluye. Gastos de construcción y decoración del stand. Las formas de pago disponibles. Selección de compra y arrendamiento de stand. El valor de permisos y requisitos necesarios para el transporte de producto en fresco y de material vegetal, exigidos por las autoridades sanitarias y de aduana nacional y/o internacional. Costos para llevar los productos a otra ciudad o país, gastos de aduana, pago de impuestos (si aplica) para el producto que se queda en el país y costos de reexportación del producto que regresa al país de origen en participaciones internacionales. En caso de llevar muestras o producto, es necesario considerar el peso de equipaje permitido por pasajero y el sobrecosto por peso adicional que se generaría. 10

Gastos de personal, alimentación, viaje y alojamiento. Material de divulgación: tarjetas de presentación, brochures, pendones entre otros. B. Elección del stand y decoración Antes de escoger el lugar donde estará ubicado su stand, analice el plano general de la feria y asegúrese de obtener una excelente ubicación en la misma línea de sus productos. Una buena ubicación está relacionada con la planeación con antelación de la feria y la selección temprana del stand.

Es importante escoger los lugares de mayor circulación de público, tomando en cuenta la jerarquía de los stands vecinos, pues cuando la circulación es alta se asegura un buen volumen de visitantes. Es ideal conseguir un stand isla, abierto por tres de sus costados o esquinero, con una decoración creativa donde predomine el buen diseño. Los tres elementos clave en el diseño del stand son:

tantes por la afluencia inducida de público. Tipo de stand. Destacando los stands modulares y de diseño. Los primeros constituyen la oferta básica, sin ningún tipo de personalización. Los stands de diseño permiten decoraciones especiales, realizadas a medida de las necesidades del expositor. Mobiliario.

Superficie (espacio en metros cuadrados) contratada. Decisión importante ya que afectará a la imagen proyectada y al presupuesto.

Se debe seleccionar un mobiliario de acuerdo con la superficie contratada y con lo que quiere proyectar la empresa. C. Elección y capacitación del personal

Ubicación. Los pasillos centrales, stands esquineros y las zonas cercanas a las entradas o salidas son impor-

La selección del personal se realiza de manera cuidadosa pues deberán enviarse representantes de la empresa con poder de decisión y formación técnica

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necesaria para contestar cualquier pregunta. Preferiblemente conocer el idioma del país que visita en el caso de ferias internacionales, de lo contrario debe preverse un intérprete. Algunos estudios reflejan que el 80% de lo que un visitante recuerda de una feria está basado en el personal y que un 98% de las insatisfacciones tienen que ver con su comportamiento. La venta en la feria tiene importantes diferencias respecto a la venta tradicional, tales como: la limitada disponibilidad de tiempo, diferentes clases de compradores o visitantes con objetivos diversos. Por ello el personal del stand debe recibir una formación específica que incluye información sobre el listado de productos y servicios a exponer; precios y condiciones de pago; productos presentados por la competencia; público objetivo; perfil del visitante de la feria; sistemas de registro de las conversaciones mantenidas con los visitantes y la ubicación del stand, entre otros.

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1.5.2. Durante la feria Atención del stand Constituye la parte esencial de la feria donde se da el encuentro entre expositores y compradores. 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789 12345678901234567890123456789012123456789012345678901234567890121234567890123456789

La actuación del personal en el stand así como el uso de diversas técnicas para atraer al visitante son dos aspectos determinantes durante la celebración del certamen.

El stand debe ser fiel reflejo del potencial de la empresa. Esto se debe evidenciar en la presentación, entusiasmo y amabilidad del personal y la publicidad en general.

Los productos deben estar visibles, excelentemente presentados y con la información técnica y promocional a la mano.

En horarios flexibles realizar visitas a otros stands y lograr contactos personalizados en temas de interés.

La información que se brinde sobre el producto y la empresa, debe reflejar profundo conocimiento y seguridad de sus bondades.

Investigar si los organizadores del evento han considerado la realización de ruedas de negocios o encuentros comerciales en el marco de la feria.

Se debe conocer a fondo las necesidades de los clientes.

Asistir a las charlas técnicas, ruedas de negocios y demás eventos programados durante la feria.

La dinámica en el stand es fundamental para atraer público. En este sentido se pueden hacer demostraciones, degustaciones, proyecciones divulgativas, distribución de recordatorios y material promocional de forma selectiva.

Realizar atención personalizada en un lugar del stand que permita la atención de potenciales clientes.

Facilitar material promocional e información a la oficina de prensa y comunicaciones de la feria.

Elaborar una base de datos de los potenciales clientes a contactar después de la feria. El stand debe permanecer en perfecto orden y limpieza.

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Realice seguimiento de sus contactos, la mayoría de las veces no se cierran negocios porque los empresarios nunca envían la información (cotización) solicitada por los compradores.

1.5.3. Fin de la feria Desmonte del stand. Envíe a la menor brevedad a todos sus contactos una carta de agradecimiento por su visita y la información que pudiesen haberle solicitado. Responda cualquier consulta que le realicen sobre sus productos, empresa, precios, entre otros, incluso en el caso de que no tenga la información en forma inmediata, responda señalando cuándo puede enviársela.

Piense en obtener resultados a mediano y largo plazo, la mayoría de las veces los resultados no son inmediatos. Planifique una visita a su cliente, es muy importante el contacto personal y conocer cómo trabaja su contraparte. En el mismo sentido invítelo a conocer su empresa.

Formato de registro de contactos empresa

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producto

contacto

cargo

ciudad

dirección

teléfono

correo electrónico

interés

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1.5.4. Evaluación

Pedidos firmados.

La medición del impacto de la feria puede realizarse haciendo evaluaciones de tipo cuantitativo y cualitativo.

Numero de contactos añadidos a la base de datos. Número de cotizaciones enviadas.

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Mediciones cuantitativas: Se refiere a las mediciones de carácter económico, como determinar el retorno sobre la inversión efectuada para asistir a la feria.

Otro método puede ser el que se basa en el costo por contacto o por venta realizada. Número de contactos realizados con clientes actuales. Numero de contactos realizados con potenciales clientes. 16

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Mediciones cualitativas: Aunque el propósito principal deberá ser la generación de ventas o nuevos contactos, puede haber situaciones donde estos no son el objetivo principal y entonces las medidas económicas no tiene mucho sentido. Este tipo de medición está más ligado a la evaluación de la consecución de cada uno de los objetivos estipulados de participación y determinar si vuelve a la feria que asistió o recurriría a otra.

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Evaluación del programa ferial: Efectividad del stand, evaluación del personal del stand, eficacia de la campaña de comunicación previa o evaluación del programa técnico logístico.

Evaluación de la calidad y cantidad de visitantes. Aceptación y percepción del producto. Testeo del precio. Conocimiento de la competencia. Investigación de mercado. Memorias e informe de participación.

El informe de participación permite evaluar el certamen y sirve de ayuda en las decisiones sobre próximas participaciones. Su contenido puede abordar aspectos tanto técnicos como comerciales. La parte técnica del informe contendría la valoración de los proveedores y demás personal ajeno contratado, así como una evaluación de la organización ferial en su conjunto. Por su parte, el apartado comercial haría referencia al desarrollo de la feria y resultados obtenidos, una calificación global del público asistente a la feria, valoración del stand y actuación del personal, así como el análisis de la competencia presente en el certamen. Esta es una lista de chequeo que contempla todos los aspectos a tenerse en cuenta cuando se decide participar en una feria comercial.

Cómo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrícolas y agroindustriales

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Seguridad

Lista de chequeo Tarea

Fecha

Limpieza Costo

Floristería si es necesario Señalización

1. Reserva, contratación y selección de espacio

Alquiler de material para stand como:

Formulario de inscripción enviado

Computadores

Videos, televisores, equipos de sonido

Documentos de soporte enviados (RUT, CCB,

Mobiliario

formulario directorio, registro sanitario)

Neveras

Pago del depósito para reservar el espacio

Conexión a Internet

Pago final y confirmación del espacio

Teléfono

Comprobación de recibo del espacio solicitado

Lectores de credenciales cuando es

Comprobación de tarifa y pago correctos 2. Contratación de servicios

conveniente Fecha

Costo

Ordenador de contactos Contratación de seguros

Electricidad

Inscripción en cursos y seminarios

Agua

Planificación del viaje

Aire

Contratación del transporte envío

Decoración

– reenvío

Personal auxiliar

Selección de la empresa transportadora

Fotografía

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Lugar y fecha de despacho y entrega

Reserva de espacio en rueda de negocios

Preparación de hojas de despacho

Anuncios en catálogos y revistas de la feria

Prepago realizado (si es necesario) Contratación transporte dentro de la

Otros

propia feria

4. Preparación del viaje

Fecha

Costo

Reservas de hotel 3. Actividades de promoción Preparación de material promocional Catálogos, CDs, DVDs Material promocional (lapiceros, bolígrafos, entre otros) Cuestionario de visitas Tarjetas de visitas Comunicados de prensa Búsqueda de patrocinadores Publicidad específica de la feria Contactos directos

Fecha Costo

Tiquetes de avión Pasaporte, visas Transportes internos Dinero o tarjeta de crédito 5. Material necesario en el stand Manual del expositor Agenda de contactos Registros de visitantes y compradores Instrucciones para el reenvío Material de oficina (cinta de embalar, tijeras, cortador, bolígrafos, libretas, grapadoras, clips, cinta

Elaboración página Web

adhesiva, otros)

Inscripción en instrumentos de promoción

Herramientas (extensiones de corriente, destornilla-

de la feria

dor, limpiadores, rollos de papel, preparación del producto a exhibir)

Cómo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrícolas y agroindustriales

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6. Envíos

Fecha

Costo

?

Diligenciado de formatos de envío Comprobación de entrega de mercancía en lugar y fecha acordados Comprobación de almacenamiento de mercancía en lugar adecuado Contratación del transporte para el reenvío

Sabía que...

Formularios y etiquetas para reenvío material tras la feria

7. El stand

Fecha

Costo

Comprobación que el stand se recibió como se contrató, con todos los servicios

•

Las ferias comerciales se ubican en segundo lugar en la lista, sólo detrás de la venta directa, en lo que se refiere a su influencia en el proceso de venta.

•

El costo promedio por participante es un 45% inferior en una feria comercial que en una venta directa.

Realización de modificaciones pertinentes

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•

•

•

•

En un 91% de los casos la participación en ferias comerciales constituye un factor clave para la toma de decisiones de compra, colocándose en primer lugar con respecto a otras fuentes de información (publicaciones, asociaciones, directorios, vendedores, entre otros). Para el 85% de las empresas, la participación en ferias supone un ahorro de los costos de comercialización importante al concentrar compradores y proveedores de productos y/o servicios en un mismo lugar.

un primer contacto en el domicilio del cliente potencial requiere cuatro visitas para cerrar una venta. •

El 71% de los participantes comparten la información que obtienen en las ferias con una a seis personas cuando regresan a sus empresas.

•

El 83% de los hombres y mujeres de negocios líderes confían en las ferias como instrumento para estar al corriente sobre las tendencias del sector.

•

Por regla general, alrededor del 50% de los participantes asisten por vez primera a una feria. Dado que nuevos operadores emergen en cada sector cada día, la feria es el lugar idóneo para contactarse con ellos.

•

Alrededor del 80% de los participantes de las ferias tienen poder de decisión en las compras o influyen en dichas decisiones respecto a los productos y servicios expuestos.

El 80% de las empresas consideran que las ferias comerciales constituyen la mejor oportunidad para discutir problemas y nuevas tendencias con otros profesionales del sector. Aproximadamente el 52% de los potenciales clientes contactados en las ferias no precisan posteriores visitas para cerrar una venta. Por el contrario,

Cómo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrícolas y agroindustriales

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2.

Misiones comerciales

Actividades empresariales en las cuales participan un número determinado de empresas que son agendadas con empresas de otra ciudad, departamento o país, para expandir el portafolio de clientes y dar a conocer los productos.

2.1. Clases de misiones Receptivas Son aquellas donde los empresarios oferentes de otras regiones o países, se desplazan a la ciudad local para conocer posibles clientes. Con esta misión se busca promover que los empresarios de otras regiones contacten empresas y den a conocer sus productos. En función de quien participe, estas misiones pueden ser de compradores; cuando se invita a un grupo de 22

importadores y distribuidores extranjeros; o de creadores de opinión cuando se invita a profesionales del sector que no están directamente implicados en la comercialización, así como a periodistas especializados que tienen capacidad de influencia. Emitivas Son misiones donde los empresarios de la región se desplazan a otras regiones, ciudades o países para que contactar posibles clientes y presentar sus productos o servicios. Participan los sectores que tengan proyección en la región de destino y se realizan citas con empresas de esa región para ofrecer productos locales.

En la misión comercial de compradores se acompaña por parte del organizador a las empresas demandantes para que visiten y conozcan los productos de las empresas oferentes.

Conocimiento de las costumbres del mercado (consumidor, tendencias). 2.3. Etapas de una misión comercial

También hay misiones de estudio en las que una asociación sectorial o una serie de empresas de un sector determinado tratan de analizar las posibilidades de un mercado.

2.3.1. Preparación de la misión comercial Definir objetivos de participación.

2.2. Objetivos de participar en una misión comercial Presentar productos y servicios.

Promover los productos y servicios de la empresa. Contactar clientes y ampliar la red de venta.

Identificar fortalezas y debilidades para competir en el mercado.

Analizar el mercado y su competencia.

Contactar directamente varios compradores.

Selección del mercado.

Ampliar cuotas de mercado, fortalecer vínculos comerciales y captar nuevos clientes.

Según demanda del mercado en otras regiones o países.

Realizar labores de inteligencia comercial (competidores, productos sustitutos).

A través de organismos de promoción que realicen estudios o perfiles de mercado.

Cómo participar en ferias, misiones comerciales y ruedas de negocios agrícolas y agroindustriales

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A través de los mismos organizadores del evento o de entidades especializadas como Cámara de Comercio, Proexport, Analdex, cámaras binacionales.

Elaboración de catálogos, folletos y lista de precios. Estos son la carta de presentación del producto y de la empresa. No escatime esfuerzos en la elaboración de éstos.

Información de la región o país visitado. Situación política, económica y social. Estos conocimientos son bien evaluados por las contrapartes y afianzan los lazos de confianza. Elaboración de presupuesto. Elección de productos. Verificar si el producto tiene acceso. Determinar si el producto ofrecido es susceptible de ser importado a dicho mercado. Ofrecer la mayor cantidad de especificaciones de las características del producto teniendo en cuenta el hábito de los compradores. 24

Refleje a través de los folletos, la fotografía y la claridad del mensaje, una imagen sólida y organizada que inspire confianza. Tenga en cuenta el idioma de la región o el país. Elección de personal especializado. El personal debe viajar unos días antes al evento. Deben ser representantes de la empresa con poder de decisión y formación técnica que resuelva cualquier inquietud. Elaboración de cronograma de actividades. Contactar vuelos, hoteles y movilidad.

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Se recomienda participar cuando existe respaldo de entidades intermedias y organismos especializados, como por ejemplo: cámaras del sector, federaciones de comercio, que convocan gran cantidad de empresarios y brindan al evento transparencia y seriedad.

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3.

Misiones exploratorias

3.1. Definición Este tipo de misiones no son de tipo comercial y generalmente se realizan en el marco de una feria internacional donde los empresarios interesados van acompañados de un consultor o asesor especializado y se constituyen en una excelente herramienta de investigación de mercados, trabajo de campo, conocimiento de tecnologías, prácticas y procesos, entre otros para los empresarios.

3.2. Objetivos de una misión exploratoria Conocer el comportamiento y las tendencias de la oferta y demanda de productos agrícolas y agroindustriales. 26

Conocer los principales competidores a nivel local, nacional y mundial. Conocer a los diferentes actores que conforman la cadena productiva del mercado en estudio y sus apreciaciones frente al comportamiento actual y tendencias futuras. Clasificar y segmentar a los empresarios de la cadena y a los consumidores de productos y servicios agroindustriales. Identificar las oportunidades que tiene los productos y servicios del sector e incrementar sus volúmenes de participación en el mercado internacional.

Es importante documentar la experiencia de la misión exploratoria como elemento de apoyo para futuras misiones. Ya que esta información puede enriquecer la toma de decisiones en cuanto a la participación en otros eventos comerciales tales como feria, misiones, ruedas, entre otros.

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4.

Ruedas de negocios

4.1. Definición Es un mecanismo eficiente a través del cual se propician una serie de citas comerciales entre compradores y oferentes. En general tiene un enfoque de demanda mediante el cual el comprador selecciona la contraparte (oferente) con la que considera tenga oportunidad de establecer algún tipo de intercambio ya sea; comercial, asociativo o de cooperación. Las ruedas de negocios tienen un componente presencial: implica realizar negociaciones simultáneas entre los empresarios, en un mismo lugar, con base en una agenda de citas programadas que se le prepara a cada participante por el organizador del evento. Estas entre28

vistas o negociaciones se realizan por medio de citas cara a cara rigiéndose por un horario establecido y con un orden acorde a la agenda.

4.2. Beneficios que ofrece la rueda de negocios Los participantes a una rueda de negocios reciben los siguientes beneficios. Excelente herramienta para ofrecer productos a una demanda identificada.

Establecimiento de múltiples contactos y relaciones directas con representantes de empresas, instituciones y organizaciones de interés de manera rápida y eficiente. Posibilidad de incrementar tanto actividades comerciales como de mercado.

Espacio de negocios donde se genera un contacto directo, abierto, en competencia y con flujos de información y respuesta inmediata. Gran oportunidad para conocer los productos de la competencia, sus condiciones de oferta, sus cualidades y las tendencias del mercado en general.

Promoción del portafolio productos y/o servicios. Oportunidad de abrir espacio para nuevos negocios.

4.3. Etapas para realizar una rueda de negocios

Ampliación de la información acerca del mercado.

Hacer un análisis de la empresa para participar en una rueda de negocios. Esta debe incluir:

Lograr alianzas empresariales e institucionales que apoyen al sector.

4.3.1. Antes (planear y organizar)

Facilitar las negociaciones directas con los compradores y/o inversionistas y otros agentes de apoyo al sector.

Investigar las necesidades reales del potencial comprador (cantidades, recaudo, entregas). Tener claro los productos que se van a ofrecer.

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Preparar material de entrega en la cita de negocios (brochures y catálogos).

Cumplir con el tiempo de las citas agendadas. La buena imagen de la empresa ayuda a asegurar la venta.

Alistar papelería y sello de la empresa para entrega de cotizaciones.

No apresurarse es más valioso un negocio estable a mediano o largo plazo, que una venta al detal inmediata de poco impacto.

4.3.2. Durante (promoción y ejecución) La generación de ventas se puede presentar en el mediano y largo plazo. Mostrar una imagen corporativa seria. Acondicionar la lista de precios (teniendo en cuenta márgenes de negociación), precios de transporte, fletes, seguros, entre otros. Entregar a los clientes (muestras sin valor comercial), obsequios de la empresa (opcional). Tomar nota de los aspectos relevantes en la cita de negocios y tratar de obtener el mayor provecho de esa información. 30

Autoevaluar la gestión empresarial, adoptar como crítica constructiva los cambios que puedan sugerirle realizar a su producto, a mediano plazo esa evaluación le podrá abrir nuevos mercados. Ser puntual y concreto. Entregar las tarjetas de presentación que sean necesarias. Evitar hablar de religión, política y otros temas controversiales. Investigar con quien se va a entrevistar (Internet, recortes de prensa, nuevos proyectos del comprador).

4.3.3. Después (evaluación y seguimiento) Realizar una retroalimentación con la organización del evento. Enviar cartas o correos electrónicos de agradecimiento a los contactos realizados en el marco de la rueda. Preparar el plan de citas post- rueda (envío de cotizaciones, muestras, fichas técnicas, entre otros). Presentar el informe de resultados a su empresa. Realizar seguimiento a los contactos realizados.

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5.

Recomendaciones generales

Conocer a fondo y evaluar los objetivos de la empresa al participar en una feria, misión o rueda de negocio comercial agrícola o agroindustrial. Identificar si cumple con los requisitos de calidad que le exige el mercado de destino. Diseñar un plan de negocios que le permita tener claridad en los objetivos comerciales que requiera su producto o servicio. Prever todas las herramientas publicitarias necesarias que estén al alcance de la empresa para el logro de los objetivos comerciales.

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Tener en cuenta que la participación en estos eventos deben tener resultados contundentes en términos de imagen y consolidación de negocios a corto, mediano y largo plazo. Contar con una página Web que brinde información sobre la empresa y los productos o servicios que ofrece. Tener un plan de mercadeo y ventas que permite una mayor claridad sobre los clientes, el mercado y la demanda. Considerar que no sólo va a conseguir mercado para los productos, en estos eventos, también hay

presencia de productores de materias primas, insumos o servicios que pueden optimizar la producción y/o bajar los costos de producción. Evaluar la capacidad de negociación, en términos de capacidad de producción, costos de producción, utilidades y capacidad de distribución, que le permita tener elementos de juicio reales y le permitan cumplir con los potenciales compromisos comerciales.

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6.

Ferias a nivel nacional e internacional

6.1 Nacional A nivel nacional se realizan ferias profesionales del sector agrícola y agroindustrial en las ciudades principales tales como Bogotá, Cali y Medellín.

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Entre las ferias más importantes se encuentran:

ALIMENTEC Bogotá Organizador: CORFERIAS Esta feria se realiza cada dos años y a la fecha va en su V versión. Es el evento más representativo de la industria nacional y latinoamericana en materia de alimentos procesados, hortifruticultura, bebidas, maquinaria, equipamiento, suministros, empaques y servicios, que trabajen el canal institucional.

AGROEXPO Bogotá Organizador: CORFERIAS Esta feria se realiza cada dos años y a la fecha va en su XVI versión. Se constituye en el principal certamen de América Latina para el desarrollo agrícola y pecuario. Cuenta con la participación de diversos países tales como; Alemania, Bolivia, Canadá, Suiza, Bélgica, Polonia, Francia, Reino Unido, Italia, Venezuela, España, Brasil, México entre otros. www.agroexpo.com

GASTRONOMIA Bogotá Organizador: CORFERIAS Esta feria se realiza cada año y a la fecha va en su III versión. Es la feria Gourmet por excelencia en la que los amantes de la buena mesa encontrarán alimentos, vinos, especies y variedad de sabores y elementos complementarios acompañada por show gastronómicos realizados por reconocidos chefs. www.feriagastronomia.com

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BIOEXPO Todo Colombia Organizador: Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

dinamizar el sector agropecuario con productos incluidos en la apuesta exportadora, hacia un modelo exportador sostenible. www.agrofuturoexpo.com

Esta feria se realiza cada año y a la fecha va en su III versión. Es un espacio de encuentro entre compradores y vendedores de productos con criterios ambientales, en el que confluyen iniciativas nacionales, regionales y locales de empresas comprometidas con el medio ambiente. www.bioexpo.gov.co

PROFLORA Cartagena Organizador: ASOCOLFLORES

AGROFUTURO Medellín Organizador: Ministerio de Agricultura y Desarrollo rural Esta feria se realiza cada año y a la fecha van en su II versión. Evento académico y de negocios que busca potencializar la utilización de tierras, nace con el fin de 36

Esta feria se realiza cada dos años y a la fecha van en su IX versión. Instrumento de promoción internacional de la floricultura colombiana, convirtiéndose de igual manera en uno de los más importantes eventos feriales en el mundo. www.proflora.org.co

6.2 Internacional

SIAL Paris - Francia, Montreal - Canadá, Shangai - China, Buenos Aires - Argentina Organizador: Comexposium

ANUGA Colonia – Alemania Organizador: Koelnmesse Esta feria se realiza cada dos años y a la fecha va en su XXX versión. Espacio de la exposición que presenta las últimas tendencias del sector, se presentan todos los nuevos productos y conceptos, está abierto solamente a los visitantes comerciales. Expositores y visitantes de todos los países del mundo se encuentran en Anuga para concretar negocios internacionales y hacer contactos. www.anuga.com

Esta feria se realiza cada dos años, sin embargo en sus otras versiones en los otros tres países se realiza cada año. SIAL destaca el dinamismo de la industria en el ámbito nacional e internacional en un marco de negocios. Es también el observatorio de las tendencias de consumo mundial, acorde con los grandes retos del mercado. www.sial.fr BIOFACH Nuremberg - Alemania, Boston - USA, Tokio – Japón, Sao Paulo - Brasil, Mumbai - India, Shangai - China Organizador: NürnbergMesse GmbH Esta feria se realiza cada año en todos los países. Presenta una panorámica completa mundial de productos

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biológicos, desde la producción y certificación hasta la transformación y comercialización. Con seminarios, talleres y conferencias sobre los temas de mayor actualidad. www.biofach.de

ALIMENTARIA Barcelona – España, Ciudad de México – México, Buenos Aires – Argentina, Lisboa – Portugal Organizador: Alimentaria Exhibitions Esta feria se realiza cada dos años en Barcelona y a la fecha va en su versión XVII, sin embargo en sus otras versiones en los otros tres países se realiza cada año. Es una de las principales ferias del mundo en el sector que apuesta por la innovación y la internacionalización y se ubica como referente mundial y centro de compras internacional. Alimentaria conjuga la máxima especialización de su oferta en exposición a través de sus salones temáticos para facilitar la visita y el negocio de 38

los profesionales asistentes. La totalidad de la industria alimentaria queda representada en las trece áreas de producto. www.alimentaria.com FRUIT LOGISTICS Berlin – Alemania Organizador: Messe Berlin GmbH Esta feria se realiza cada año y la fecha va en su versión XVI. Esta feria comercial proporciona a las industrias implicadas en el sector de frutas una oportunidad de presentar toda la cadena de valor desde la siembra hasta la venta. Una de las atracciones de FRUIT LOGISTICA es su efectivo especialización en grupos específicos, en particular, ofrece a los expositores de países en desarrollo así como a los recién llegados países de Europa Central y Oriental, la situación ideal para el mercadeo de sus productos exóticos. www.fruitlogistica.com

PMA - Fresh Summit Todos Estados Unidos Organizador: Produce Marketing Association

HORTIFAIR Amsterdam – Paises Bajos Organizador: Hortifair

Esta feria se realiza cada año y es uno de los más grandes eventos del mundo sobre frutas y vegetales frescos. Es un espacio donde participantes provenientes de todas las cadenas de suministros de frutas y verduras frescas y flores del mundo se reúnen como una comunidad, con el fin de aprender, establecer relaciones y hacer negocios. www.pma.com

La más grande, internacional y completa de las plataformas comerciales. Esta es una exposición hortícola con dos componentes: uno que trata de la técnica de la horticultura (invernaderos, materiales de aislamiento, equipos y maquinaria de embalaje y riego, etc.) y el otro que se enfoca a la floricultura (fertilizantes agroquímicos, bulbos, semillas, plantas, etc.). www.hortifair.com

AMERICAS FOOD AND BEVERAGE SHOW Miami – Estados Unidos Organizador: Centro de Convenciones de Miami Esta feria se realiza cada año y la fecha ve en su versión XI. Esta exposición está enfocada a la comunidad latina de los Estados Unidos. y el intercambio comercial con América Central y del Sur. www.americasfoodandbeverage.com

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