Gestion De Compras Y Aprovisionamiento

GESTIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO DE LA CADENA DE SUMINISTROS

HISTORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

• Se inició cuando el hombre por primera vez cambió un bien propio por el de un congénere.

FUNCIÓN DE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO CON LA ORGANIZACION 9. CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS

8. RELACIONES PUBLICAS

10. CALIDAD, PRECIO Y COSTO 1. DIRECCION

Función de compras y aprovisionamiento con la organización

7. CONTABILIDAD

6. INGENIERIA

2. PRODUCCION

3. VENTAS

5. ALMACEN

4. PLANIFICACION Y PROGRAMACION

GESTIÓN DE COMPRAS EN LA CADENA DE SUMINISTROS

CONCEPTO La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.

FUNCIONES DE COMPRAS

• Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles negociando y ejecutando todos los compromisos de la economía. • Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción. • Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas. • Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere la rápida entrega de los materiales y una calidad aceptable.

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

La gestión de compras es una de las tareas más importantes en la cadena de suministros. Una empresa puede mejorar sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada.

LOS PROBLEMAS MÁS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS SON: • No tener definida una sistemática en la negociación. • No hacer una selección de los proveedores. • No hacer una evaluación de los proveedores. • No conocer los productos que se compran.

• No tener control en las previsiones de ventas, en la planificación de la producción y en las compras

BUENAS PRÁCTICAS EN LA GESTIÓN DE COMPRAS • Definir los procesos para la gestión del aprovisionamiento Una necesidad existente desencadena una solicitud de suministros en alguna unidad funcional, ya sea para un proyecto aprobado (como productos alimenticios básicos o suministros médicos para los beneficiarios de un proyecto) o para consumo interno

IDENTIFICAR LAS NECESIDADES • Se debe detectar las necesidades y comunicarlas para que sean gestionadas por el departamento de compras.

ELEGIR LAS FUENTES DE SUMINISTROS

• Se deben conocer estas fuentes para poder elegir las que cumplan mejor con los requisitos establecidos.

NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN • Existen 3 variables: • A) El poder de negociación. • B) El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para llegar a un acuerdo. • C) La información.

CREACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS

• El proceso comienza con la creación del pedido y finaliza cuando el proveedor lo acepta.

RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE PEDIDOS • Conlleva las siguientes actividades:

• (a) Aprobación de la mercancía que se recibe. • (b) Descargar la mercancía. • (c) Colocación en ubicación o preparación para enviarlo a otro destino. • (d) Revisión de cantidades y condiciones de la mercancía con documento. • (e) Introducción de los datos en un sistema electrónico.

APROBACIÓN Y PAGO DE FACTURAS DE PROVEEDORES

• El encargado del pago debe recibir el albarán o la factura con los datos suficientes para gestionar el pago.

CONTROL DE RESULTADOS Se debe evaluar la actuación del proveedor con la empresa cubriendo los siguientes puntos: • Todas las incidencias y reclamaciones a proveedores deben quedar registradas en los sistemas de información de la empresa en el momento en que sucedan para poder analizar dicha información a posteriori. • Estas incidencias debe tener una clasificación por tipos. • Análisis del servicio prestado por los proveedores contrastándolo con las incidencias. • Las incidencias deben ser notificadas a los proveedores

SISTEMAS DE COMPRAS Sistema centralizado Este concepto tiene dos significados, el primero se refiere a la concentración de autoridad en un departamento; y el otro, más común, al control central de las compras; de ordinario, en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares.

VENTAJAS • Un mayor control sobre el volumen de las compras.

• Facilita el control de las piezas compradas, así como la calidad de las mismas. • Mayores descuentos en grandes volúmenes de compras.

• Utiliza menos personal de compras. • Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos.

SISTEMA DESCENTRALIZADO • En este tipo de organización existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general.

Sistema descentralizado Las ventajas de este sistema son: • En situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma más rápida. • Formar personal más experimentado y especializado. • Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad.

Sus desventajas son las siguientes: • La empresa tiene menos control sobre las compras regionales. • No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas. • Los descuentos son menores. • Se utiliza más personal de compras.

SISTEMAS MIXTOS • Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago, y sí les favorece en la continuidad, volúmenes y condiciones de entrega.

TIPOS DE COMPRAS. Compras según las necesidades: • Se compra solo lo que se necesite en el momento, siempre y cuando no exista incertidumbre en el mercado

TIPOS DE COMPRA

Compras para un periodo determinado • Se conoce la cantidad exacta de lo que se necesita, se basa fundamentalmente en una previsión de la demanda.

TIPOS DE COMPRAS. Compras programadas Se prevén las cantidades que se necesitan y se firma un contrato en el cual se dará a conocer cuándo y cuánto debe ser entregado.

TIPOS DE COMPRAS.  Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía.

TIPOS DE COMPRAS.

 Compra conjunta de pequeñas partidas

Se realiza un pedido conjunto, a un mismo proveedor, de varios artículos, para conseguir mejores condiciones de precio por el volumen de la compra

APROVISIONAMIENTO

INTRODUCCIÓN

• Todo lo que es compra y aprovisionamiento es la relación que conllevamos con nuestro proveedor.

• Se encarga de proveer los insumos necesarios para satisfacer las necesidades de Producción (Materia prima y Materiales) cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los niveles de inventario de insumos

• Al conjunto de acciones que desarrollan las empresas para garantizar que haya disponibilidad de los bienes y servicios externos que son necesarios para la ejecución de sus actividades.

• Aparece en las Sagradas Escrituras • Relacionada con la famosa leyenda de los sueños de un faraón, esta referencia bíblica (Génesis 41.1-57).

• En la cual se almacenan alimentos durante los años fructíferos para ser consumidos en los períodos de escasez, es una de las primeras, si no la primera alusión, a un problema logístico de carácter nacional e internacional.

• En la antigua Grecia, no se conocía el “APROVISIONAMIENTO”, sino tener “reservas” para el cual, se puedan usar en una temporada durante y después de guerras. • La logística se asociaba con lo lógico, es por eso que se daban estos sucesos de supervivencias.

• Ya en sucesos de administración de la logística, en las riberas del río Nilo, en el antiguo Egipto, los agricultores tuvieron la necesidad de “ahorrar”, pues los granos de trigo debían de economizarse de modo tal que durasen hasta la próxima cosecha.

Compras - Aprovisionamiento – Logística – Almacén - Producción

ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO • INTEGRACIÓN VERTICAL

ADQUISICIÓN A PROVEEDORES

• Compras tradicionales: Contratos proveedor-cliente, cuando existe una competencia entre los proveedores.

• OUTSOURCING (TERCERIZACIÓN, SUBCONTRATACIÓN)

Hacer socio a un proveedor, para reducir costos y tiempos de inspección de ingresos de inventarios

• PARTNERSHIP Y ALIANZAS ESTRATÉGICAS:

Hacer de tu proveedor tu “compañero” y trabajar con él, pudiendo desarrollar mercados en forma conjunta.

HERRAMIENTAS QUE SE PUEDEN USAR: • JUST IN TIME • Fabricar lo que se necesite, “con lo que se necesite”. Determinando con los 5 ceros que esta herramienta presenta: • Cero defectos. • Cero plazos. • Cero averías. • Cero papel. • Cero stocks. – ( STOCK CERO)

• KAN BAN • Tener o recrear un sistema de organización establecida, para que no existan demoras o pérdidas para la empresa, dentro del sistema logístico, y del proceso de abastecimiento.

• RESPUESTA RÁPIDA • Tener al momento requerido los productos que se necesiten para el proceso de producción, en compañía del sistema logístico.

• USO DE MERCADOS • Conocer la distinción de a qué tipo de mercado va tu producto y en función a eso, retroalimentar a la empresa, para que se calculen la cantidad de recursos que se ha de pedir en el sector de compras, para el buen aprovisionamiento de la producción, dicho de la empresa

MEDIANTES LOS TIPOS DE APROVISIONAMIENTO: • APROVISIONAMIENTO CONTINUO: Cuando los pedidos de inventarios está catalogado según el requerimiento de la producción: PUNTO DE PEDIDO = DEMANDA DURANTE LEAD TIME + STOCK DE SEGURIDAD DEMANDA LEAD TIME (Hipótesis de cantidad de inventario usado durante el periodo de reposición de los productos).

APROVISIONAMIENTO PERIÓDICO

• Se establece un periodo de reaprovisionamiento, donde la cantidad a pedir establece un cierto nivel máximo de exigencias o un “nivel objetivo”. NIVEL OBJETIVO = DEMANDA DURANTE LEAD TIME + DEMANDA DURANTE EL PERIODO DE REVISIÓN + STOCK DE SEGURIDAD

APROVISIONAMIENTO CON DEMANDA PROGRAMADA

PUNTO DE PEDIDO = DEMANDA DURANTE LEAD TIME + STOCK DE SEGURIDAD • En este modelo el stock de seguridad si se debería reducir a un mínimo valor, ya que los pedidos que se darán, están en relación a la demanda programada.

La cantidad de pedido es una cuestión de análisis más complejo. Deberá ser igual a la suma de las necesidades de reposición de un cierto número de periodos del programa (1, 2, 3 o 4 semanas de la producción anterior), número que habrá de determinar con algún criterio de optimización.

GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO DE LA CADENA DE SUMINISTROS

LA GESTIÓN DE ALMACENES • Se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados.

OBJETIVO GENERAL DE UNA GESTIÓN DE ALMACENES Garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

OBJETIVOS •Rapidez

de entregas

•Fiabilidad

•Reducción de costes •Maximización del volumen disponible •Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

BENEFICIOS • Reducción de tareas administrativas • Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos

• Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante • Mejora de la calidad del producto

• Optimización de costes • Reducción de tiempos de proceso • Nivel de satisfacción del cliente

FUNCIONES DEL ALMACÉN • Recepción de Materiales.

• Registro de entradas y salidas del Almacén. • Almacenamiento de materiales. • Mantenimiento de materiales y de almacén.

• Despacho de materiales. • Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES

¿QUE ES APROVISIONAR? • Es abastecer o adquirir lo necesario • Un conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma.

LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO

• Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o comercialización

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO.

• Calcular las necesidades de la empresa

• Minimizar la inversión en inventarios • Establecer un sistema de información

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO. • Disminuir al máximo los costes de almacenamiento. • Minimizar las pérdidas por daños, obsolencia y artículos perecederos. • Conseguir un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas.

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO. • Mantener un transporte eficiente de los inventarios.

• Tener un sistema eficiente de información del inventario • Informes sobre el valor del inventario para contabilidad. • Cooperar con compras para lograr adquisiciones económicas eficientes.

• Hacer predicciones sobre necesidades del inventario

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO. • Mejorar el flujo continuo de materiales y así mejorar la calidad.

• Mantener unas normas de calidad adecuadas. • Adquirir productos de acuerdo a las especificaciones o necesidades de la Empresa. • Gestionar de forma efectiva los inventarios de mercancía o materiales.

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO.

• Encontrar y mantener proveedores confiables y competentes. • Mantener relaciones gana-gana con los proveedores. • Apoyar la consecución de los objetivos de la Organización. • Minimizar el costo total de la gestión de aprovisionamiento.

HAY TRES ASPECTOS A CONSIDERAR:

Realizar una conveniente selección de proveedores atendiendo a criterios imprescindibles como la calidad, el precio o el plazo de entrega.

Disponer de almacenes donde guardar y tener organizadas las existencias

Desarrollar un sistema eficaz de gestión de inventarios para llevar un control de existencias y determinar el ritmo de pedidos.

EL CICLO DE APROVISIONAMIENTO Entrada de las materias primas.

Salida del mismo para su venta

Salida para su producción.

Entrada del producto terminado.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAJE • Permiten una mejor organización en la distribución de las mercancías. • Posibilitan una correcta conservación de los productos. • Posibilitan una utilización racional de la técnica.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAJE • Las empresas dedicadas al almacenaje deben evaluar cuestiones como el coste de inversión, el costo de manipulación, la capacidad de manipulación y el índice de utilización del suelo.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAJE A NIVEL ECONÓMICO • El uso de almacenes permite reducir el coste de transporte, trasladando la mercancía desde aquel almacén que se encuentra más cercano al punto en el que deben entregarse los productos.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAJE A NIVEL FINANCIERO • Es que poder responder de forma óptima a los clientes es sinónimo de obtención de beneficios.

IMPORTANCIA DEL ALMACENAJE A NIVEL COMERCIAL • Garantiza a las empresas un abastecimiento constante y les permite dar una respuesta rápida a los cambios inesperados que puedan producirse en la demanda de un determinado producto o productos.

VENTAJAS DEL ALMACENAJE • Permiten una mejor organización en la distribución de las mercancías. • Posibilitan una correcta conservación de los productos. • Posibilitan una utilización racional de la técnica (con la concentración de los almacenes).

VENTAJAS DEL ALMACENAJE SEGÚN SU TIPO O SISTEMA

SISTEMAS DE BLOQUES APILADOS: • Aprovechamiento óptimo de la superficie. • Reducción del número de pasillos. • Utilización de medios sencillos para la manutención. • Inversiones pequeñas en material almacenamiento. de

SISTEMAS DE BLOQUES APILADOS:

ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL:

• Éste sistema se adapta con facilidad. • Su implantación es sencilla.

• Permite una distribución lógica del espacio en el almacén.

ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL: • se adapta sin inconvenientes a los programas de gestión informatizados.

• Permite un control exhaustivo de la mercancía esta clasificada y organizada. • Se detecta rápidamente la existencia de roturas en el stock.

ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL:

SISTEMA COMPACTO:

• Aprovechamiento excelente del almacén. • Se requiere una inversión menor en la construcción y energía necesaria en el local. • El ahorro de espacio en los pasillos es muy grande, ya que la manutención es mínima.

SISTEMA COMPACTO: • La mercancía almacenada no sufre deterioros, ya que no se colocan una encima de otra y podemos aplicar el método Fifo. • Los costes elevados por las carretillas elevadoras, así como por el mantenimiento, se reducen considerablemente y el rendimiento es muy bueno.

SISTEMA COMPACTO:

SISTEMA DINÁMICO: • Permite aplicar el método Fifo. • Por lo que es muy apropiado para el almacenamiento de mercancías que requieren una rotación perfecta.

ALMACENAMIENTO DE ESTANTERÍAS MÓVILES:

• Se accede fácilmente a la mercancía. • Gran densidad de almacenamiento. • Se reduce considerablemente el número de pasillo.

ALMACENAMIENTO DE ESTANTERÍAS MÓVILES: