Konsep Organisasi Dan Manajemen Pelayanan Kesehatan

KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Pendahuluan Mendapatkan pelayanan kesehatan merupakan hak setiap orang dan dijamin dalam undang-undang dasar negara Republik Indonesia tahun 1945. Untuk itu layanan kesehatan akan senantiasa dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, serta kehidupan sosial ekonomi masyarakat (Dep kes RI, 2009) Penyelenggaraan layanan kesehatan didirikan dengan mendasari mudah diakses masyarakat, memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan layananan kesehehatan serta sumber daya dari layanan kesehatan. I. Organisasi a. Pengertian organisasi Organisasi berasal dari kata organon. Dalam bahasa Yunani berarti alat. Beberapa ahli menyatakan bahwa: 1. Chester I. Barnad (1938) menyatakan bahwa organisasi adalah sistem kerja sama antara dua orang atau lebih 2. James D. Mooney menyatakan bahwa organisasi adalah setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama 3. Dimock menyatakan bahwa organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi , dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan Dengan kata lain pengertian organisasi adalah sarana untuk melakukan kerjasama antara orng-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki (Saleha dan Satrianegara; 2009) b.

Tujuan organisasi Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai. Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan Visi dan misi organisasi. a) Visi merupakan pernyataan untuk memandang masa depan organisasi dalam perspektif yang lebih luas. Visi organisasi merupakan : 1. nilai-nilai, aspirasi dan tujuan yang merupakan pernyataan mendasar. 2. Suatu mimpi atau wujud organisasi yang akan datang b) Misi adalah suatu pernyataan umum tentang maksud organisasi. Misi organisasi merupakan kerangka kerja dengan memaksimalkan tujuan serta memaksimalkan kegiatan organisasi serta keputusan. Di dalam misi ini akan mencakup identitas produk, pasar dan pandangan teknologi dari organisasi dan meliputi maksud, desain dan arah tujuan yang

1

memberikan indikasi karakter fundamentasl dan peran organisasi. Menurut Pierce dan David, statemen misi akan mencakup : 1. Target pelanggan dan pasar 2. Prinsip produk dan jasa pelayanan 3. Domain geografis 4. Teknologi inti 5. Berhubungan dengan survival, pertumbuhan dan keuntungan 6. Filosofi perusahaan 7. Konsep organisasi itu sendiri 8. Imaginasi publik yang diharapkan (Wijono, 1999) Tujuan organisasi dinyatakan sebagai : 1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan 2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk mewujudkan Dua unsur penting tujuan adalah : 1. Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang 2. Usaha atau kegiatan yang diarahkan Tujuan sebuah organisasi dapat berupa tujuan umum maupun khusus. c.

Prinsip organisasi Sebuah organisasi dalam menjalankan roda keorganisasiannya harus mempunyai prinsip-prinsip organisasi. Adapun prinsip-prinsip tersebut adalah: 1. Mempunyai pendukung Pendukung yang dimaksud di sini adalah setiap orang yang bersepakat membentuk organisasi. Misal dalam sebuah Rumah sakit, pendukung tersebut antara lain dokter, bidan, perawat, maupun tenaga non medis. 2. Mempunyai tujuan Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit dan puskesmas sebagai suatu organisasi, mempunyai tujuan yang ingin dicapai antara lain, memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain 3. Mempunyai kegiatan Agar tujuan organisasi tercapai, diperlukan adanya berbagai kegiatan. Misalnya pelayanan dan pemeriksaan pasien 4. Mempunyai pembagian tugas Suatu organisasi, untuk mencapai tujuannya, melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. 5. Mempunyai perangkat organisasi 2

Perangkat organisasi biasa dengan satuan departemen maupun sub ordinate. Setiap perangkat organisasi ini harus mempunyai fungsi dan wewenang yang jelas. Sehingga dikenal dengan prinsip fungsionalisasi. 6. Mempunyai pendelegasian wewenang Seorang pemimpin mempunyai kemampuan terbatas dalam menjalankan pekerjaannya, sehingga perlu dilakukan pendelegasian/perpanjangan tangan wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi kewenangan dalam pengambilan keputusan, melakukan hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi 7. Mempunyai kesinambungan kegiatan, kesatuan perintah dan arah Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut. Tujuan organisasi tersebut akan diwujudkan melalui aktivitas/ kegiatan yang akan dilakukan. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja (Azwar, 1999) d. Bentuk organisasi dan bagan organisasi Pada dasarnya bentuk organisasi ada 6. Yaitu: a) Organisasi lini Organisasi lini atau garis merupakan bentuk organisasi yang di dalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara bawahan dan atasan. Ciri-ciri organisasi lini adalah: 1. Jumlah karyawan sedikit 2. Sarana dan alat terbatas 3. Hubungan antara atasan dan bawahan langsung 4. Bentuk lini dapat dilihat pada perusahaan perorangan, dimana pemilik perusahaan merupakan top manajer Adapun keuntungan dan kerugian bentuk organisasi lini adalah: 1. Keuntungannya : a) Atasan dan bawahan dihubungkan dalam satu garis komando b) Rasa pengertian antar anggota tinggi c) Keputusan yang diambil cepat d) Pengawasan dan koordinasi mudah e) Disiplin dan loyalitas tinggi 2. Kerugiannya : a) Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat b) Tujuan top manajer sulit dibedakan dengan tujuan organisasi 3

c) Tendensi kepemimpinan otokratis Salah satu contoh layanan kesehatan yang menggunakan bentuk organisasi lini adalah BPS. Bagan organisasi lini dapat dilihat seperti contoh di bawah ini:

Direktur

Manajer

Ka bag

Ka bag

Manajer

Ka bag

Ka bag

b) Organisasi fungsional Organisasi fungsional merupakan organisasi dimana kewenangan tertinggi dilimpahkan pada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana dan mempunyai keahlian khusus. Adapun ciri organisasi fungsional adalah: 1. Organisasi kecil 2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli 3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas 4. Target yang akan di capai jelas dan pasti 5. Pengawasan dilakukan secara ketat Adapun keuntungan dan kerugian bentuk organisasi fungsional adalah: 1. Keuntungan 1. Program terarah,jelas dan cepat 2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai 3. Kenaikan pejabat fungsional cepat 2. Kerugian a) Pejabat fungsional sulit mengikuti prosedur administrasi b) Koordinasi sulit dilaksanakan c) Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga sulit dilakukan pengawasan Salah satu contoh organisasi fungsional adalah organisasi Rumah Sakit 4

Direktur

Pelayanan

SMF bedah

c)

Umum

SMF Mata

Ambulance

Jenazah

Organisasi lini dan staff Organisasi lini dan staff merupakan organisasi dimana pelimpahan wewenang secara vertikal dan berasal dari puncak pimpinan kepada kepala bagian, staf yang di tempatkan tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi sebagai penasihat. Ciri-ciri organisasi lini dan staff: 1. Hubungan atasan dan bawahan tidak sepenuhnya secara langsung

Direktur Staff

Staff

Staf

Staff Ka bag

pelaksana

pelaksana

Ka bag

pelaksana

pelaksana

d) Organisasi fungsional dan lini Bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu 5

serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya diserahkan kepada kepala bagian. Adapun ciri-ciri organisasi fungsional dan lini : 1. Tidak nampak pembedaan tugas pokok dan bukan tugas pokok 2. Spesialisai praktis terdapat pada pejabat fungsional 3. Pembagian kerja dan kewenangan tidak membedakan perbedaan eselon Keuntungan organisasi fungsional dan lini: 1. Solidaritas tinggi 2. Disiplin tinggi 3. Produktivitas tinggi 4. Pekerjaan tidak teknis dan tidak rutin tidak dikerjakan Kerugian organisasi fungsional dan lini: 1. Kurang fleksibel dan tour of duty 2. Pejabat fungsional akanmengalami dikoordinasi lebih dari satu orang 3. Spesialisasi memberikan kejenuhan

kebingungan

karena

Salah satu contoh organisasi yang menggunakan organisasi fungsional dan lini adalah sekolah Sekolah

KABAG ADM DAN KEUANGAN

e)

BAAK

manajemen

akuntansi

Guru/dosen

dosen

Studi pembangunan dosen

Organisasi matrik

6

Organisasi ini sering disebut organisasi projek yaitu dimana penggunaan struktur organisasi menunjukkan para spesialis yang mempunyai ketrampilan dimasing-masing bagian dari kegiatan organisasi dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu projek yang akan diselesaikan.

General manajer

Riset &pengembangan

Projek manajer A

Administrasi kontrak

Kel riset & pengembangan Kel adm kontrak

Projek manajer B

Kel riset & pengembangan Kel adm kontrak

f)

pembelian

Kel pembelian

Kel pempelian

rekayasa

Kelompok rekayasa

Kelompok rekayasa

Organisasi Komite Organisasi komite merupakan bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh kelompok pejabat yang berupa komite atau dewan dengan pluralistik manajemen Organisasi komite terdiri dari : 1. Pimpinan komite 2. Staff commite Keuntungan organisasi komite 1. Ada musyawarah pemegang saham dan dewan 2. Kepemimpinan bersifat otokratis sangat kecil 3. Pengembangan karier terjamin

Kerugian organisasi komite : 1. Proses decession sangat lamban 2. Biaya operasional sangat tinggi 7

3. Kalau ada masalah seringkali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab. II. Manajemen a. Pengertian manajemen Manajemen merupakan ilmu dan seni merencanakan dan mengorganisasikan, mengarahkan maupun mengoordinasikan maupun mengawasi kegiatan dengan menggunakan alat bantu agar tujuan organisasi tercapai. Manajemen sendiri merupakan kegiatan yang dapat digambarkan dalam prosesn manajemen

input

Proses

output

organizing, leading dan controlling Manusia, modal, money, metode,Planning, serta materials Hasil yang optimal

Menurut para ahli manajemen : 1) G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. 2) Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. 3) James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan b. Fungsi manajemen Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh manajer dalam mengelola organisasi. Secara garis besar fungsi manajemen terbagi dalam 5 bagian, yaitu : a) Planning Planning merupakan pemilihan fungsi alternatif melalui proses yang rasional untuk pengambilan keputusan. Sehingga diperlukan penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan planning dengan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut : i. Tindakan apa yang harus dikerjakan ? ii. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ? 8

iii. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ? iv. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ? v. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ? vi. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu b) Organizing Organizing merupakan kegiatan dalam menentukan macam dan jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Ada 4 hal yang penting dalam organizing antara lain: 1. Staffing Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi 2. Delegation of autority Suatu bentuk pendelagasian wewengan dari atasan kepada bawahannya dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan/kemampuan 3. Departemenisasi pengelompokan kegiatan yang sejenis yang kemudian dipisahkan dengan kegiatan yang lain yang mempunyai koordinasi untuk bekerja sama 4. Personalia Kepegawaian merupakan hal penting dalam organisasi yang dikaitkan hubungan antara atasan dan bawahan baik bersifat formal maupun non formal. c) Directing Directing atau pengarahan (actuating-leading-commanding) merupakan kegiatan yang khusus ditujukan untuk mengatasi dan mengarahkan bawahan. Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula.

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu : 1. Mengambil keputusan 2. Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan. 9

3. Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak. 4. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya 5. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan Ada dua hal yang mampu membuat karyawan bekerja dengan giat yaitu: 1. Komunikasi Komunikasi yang dimaksud merupakan komunikasi antara atasan dengan bawahan. Komunikasi yang dibangun diharapkan mampu mencerminkan kejelasan berita ataupun perintah 2. Motivasi Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan (Donnely, 1983) d) Coordinating Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan keseuaian berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi e) Controlling Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. Fungsi pengawasan mempunyai 3 kegiatan yang harus dikerjakan: 1. Menetapkan standar yang dipakai 2. Membandingkan pelaksanaan dengan standar 3. Melakukan koreksi

c. Tingkatan manajemen

10

Jenjang

manajemen

pada

dasar

terbagi

menjadi

3

Dan di posisi paling bawah setelah manajer lini adalah karyawan (non employee manajer) d. Kemampuan manajerial

top middl lini

Menurut Henry Mintzberg bahwa 1. Kemampuan teknik merupakan kemampuan profesi yang digunakan dalam spesialisasi lapangan pekerjaan 2. Kemampuan kemanusiaan merupakan kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam kelompok maupun secara individu 3. Kemampuan konseptual merupakan kemampuan untuk berfikir dan menyusun konsep mengenai keadaan yang kompleks

11