Konsep Si 22022021

konsep dasar s.i

Konsep Dasar Pada konsep dasar ini, penekanan diberikan mengenai sejumlah prinsip yang mendasari pikiran dari sebuah sistem informasi. Prinsip yang dimaksud meliputi : 1. konsep sistem (pokok pikiran tentang sistem, interaksi sistem dengan lingkungannya, elemen-elemen sebuah sistem, karakteristik sistem, ); 2. konsep pengelolaan informasi (data, informasi, pemrosesan data, ); 3. konsep sistem informasi manajemen (organisasi dan manajemen, komponen fisik SI, proses utama dalam pelaksanaan SI, level hirarki SI, subsistem SI, ); 4. konsep daur hidup SI (penekanan pada azas manfaat); 5. konsep pengembangan SI (objektif, fase, kualitas); 6. analisis SI (objektif, analisis lingkungan kerja, analisis data, analisis proses); 7. perancangan SI (objektif, perancangan kinerja SI vs. kebutuhan lingkungan kerja, perancangan data, perancangan proses); 8. penerapan SI (objektif, objek utama dan aktivitas penerapan SI, rekomendasi vs prioritas lingkungan kerja, ); 9. pengoperasian dan pemeliharaan SI (objektif, kinerja, efek terhadap lingkungan, kendala operasi, kondisi kritis, karir para pelaku SI).

Konsep Dasar Berikut ditunjukkan contoh beberapa pikiran tentang sistem. Objektif dari pemahaman konsep ini adalah terbentuknya pemahaman tentang sebuah sistem pada umumnya, dan dikembangkan pada pandangan spesifik mengenai sistem). 1. Pendapat dari DANIEL E. GRIFFITHS: Sistem adalah susunan elemen yang berinteraksi satu dengan yang lainnya. 2. Pendapat dari ALPORT: Kumpulan elemen yang dinamis, yang berhubungan satu dengan lainnya dan saling tergantung, serta berjalan sesuai dengan hukum (aturan) tertentu. Sistem menghasilkan keluaran (output) tertentu serta menjaga integrasi diantara elemen-elemen. Pikiran ini membawa abstraksi mengenai adanya elemen yang dinamis yang dapat membawa perubahan pada karakteristik dan kinerja sistem ybs. 3. Pendapat dari VINCENT P. LUSHINGER & V. THOMAS DOCK: Himpunan dari elemen yang saling terkait dan menyatu berdasarkan suatu rancangan untuk mencapai objektif. Kontribusi dari pikiran ini ditekankan pada kepentingan keberhasilan perancangan yang mendasari kualitas sebuah sistem.

Elemen-Elemen Sistem • Secara sederhana, sebuah sistem dapat direpresentasikan sebagai sebuah PEMROSES yang memanfaatkan sejumlah input (masukan) dan menghasilkan output (keluaran) yang ditujukan pada sistem lain dalam lingkungannya (universe). • Selanjutnya sebuah sistem dapat dipandang memiliki elemenelemen secara lebih komprehensif, meliputi konsep: 1. MASUKAN (INPUT) 2. KELUARAN (OUTPUT) 3. PEMROSES (PROCESSOR) 4. SUBSISTEM (SUBSYSTEM) 5. SUPRASISTEM (SUPRASYSTEM) 6. BATAS (BOUNDARY) 7. KENDALl (CONTROL) 8. UMPAN BALIK (FEEDBACK)

Elemen-Elemen Sistem •

MASUKAN adalah faktor yang ditetapkan sebagai bahan yang akan diproses oleh sistem dan dapat berupa: informasi, energi, tanah, modal, tenaga kerja, dll.

•

KELUARAN merupakan hasil dari sebuah sistem, yang dirancang mempunyai nilai (manfaat) untuk lingkungannya. Output dapat berupa: informasi, energi, produk/jasa.

•

PEMROSES adalah elemen pelaku proses transformasi/konversi yang dapat: mengubah input menjadi output (transformasi), menghasilkan output berdasarkan arahan input (produksi), atau menyalurkan input dalam bentuk output bagi pemroses lainnya.

•

SUBSISTEM adalah elemen dari pemroses, yang mempunyai fungsi yang unik dan dapat diidentifikasi. Subsistem berkontribusi pada ketercapaian objektif sistem secara sinergi.

•

SUPRASISTEM adalah lingkungan (universe) yang lebih luas, dan sebuah sistem berada di dalamnya. Dalam hal ini, sebuah sistem dapat dipandang sebagai subsistem dari sebuah supra sistem.

•

BATAS merupakan antarmuka (interface) antar subsistem / sistem / lingkungan. Dalam konteks sistem, pada batas ini dapat terjadi pertukaran atau penyaluran masukan/keluaran sebagai bagian dari kebersamaan kehidupan sistem-sistem di lingkungannya, melalui suatu prosedur yang mendukung.

•

KENDALl berfungsi sebagai panduan bagi pemroses dalam menghasilkan output sistem. Kendali dapat berupa keputusan-keputusan agar objektif sistem dapat dicapai.

•

UMPAN BALIK merupakan elemen dari sistem yang digunakan untuk mengukur output (kualitas/kuantitas), dengan memperhatikan suatu standar yang ditetapkan. Umpan balik menjadi masukan bagi elemen kendali untuk melakukan pengaturan atau pengendalian yang mendukung.

Karakteristik Sistem Pemahaman dari karakteristik sistem berkaitan dengan : 1. ORGANISASI menyangkut struktur dan fungsi yang memberikan indikasi bahwa komponen sistem diatur untuk mencapai objektif organisasi.

2. INTERAKSI antar elemen secara teratur, berkesinambungan dan terpelihara. 3. SALING TERGANTUNG menunjukkan interaksi yang saling membutuhkan, dan keputusan untuk satu bagian dari sistem akan mempengaruhi bagian lain. 4. KETERPADUAN dikembangkan dengan rancangan untuk mencapai objektif sistem (misal dengan pemanfaatan prosedur baku).

5. OBJEKTIF SENTRAL: ukuran kinerja sistem secara keseluruhan.

Interaksi Sistem Dengan Lingkungan • Pikiran utama yang diangkat adalah bahwa sebuah sistem tidak berdiri sendiri (solitaire) melainkan berada dalam sebuah lingkungan (universe, anggapan dan kenyataan berkaitan dengan abstraksi yang relevan dari konteks sistem ybs.), berinteraksi dengan sistem lainnya dan saling memberi manfaat. UNIVERSE Z

Y Sistem X A

Organisasi Sebagai Sebuah Sistem Yang nampak menonjol dalam sebuah sistem : . subsistem manajerial . subsistem fisik (logistik) Model hubungan sistem dengan lingkungannya : Informasi (method/market dll)

Informasi

SubSistem Manajerial

Informasi (status dari subsistem fisik)

Informasi

SubSistem Fisik (Logistik)

ORGANISASI MAN MATERIAL MONEY MACHINE

Produk / Jasa

Lingkungan

Subsistem Fisik (logistik) : -Melakukan proses transformasi yang bersifat material Subsistem Manajerial : -Melakukan proses transformasi terhadap informasi -Berperan sebagai pengendali/ pengarah sistem fisik dalam mencapai objektifnya (sesuai keadaan lingkungan dan sistem fisiknya)

Sub Sistem Manajerial Sub Sistem Manajerial Sistem Informasi Data dari lingkungan

Sistem koleksi data

Sistem pemrosesan data

Sistem pengambilan keputusan

Sistem perintah

-Data sistem fisik -Penyimpangan

Informasi ke lingkungan

Informasi untuk sistem fisik

Sub Sistem Fisik

Sistem Informasi Menyediakan informasi yang tepat mengenai lingkungan dan organisasi bagi pengambilan keputusan (manajer)

Memahami Konteks Sistem di Organisasi • Pendekatan pandangan Organisasi adalah FUNGSIONAL • Pendekatan pandangan Sistem adalah Proses Bisnis → Nilai/Value untuk lingkungan • Menetapkan sistem dapat menggunakan pendekatan: – Fungsional organisasi – User need and Organization Prospect – Inisiatif untuk membangun Nilai/Value

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Fakta awal adalah diketahui adanya sebuah hierarki fungsional, atau struktur organisasi

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Menetapkan sebuah bagian organisasi sebagai sebuah sistem informasi ( nama, proses dsb sama persis dengan apa yg ada ) 1.Seluruh fungsi di dalamnya termasuk ke dalam sistem informasi yg ditetapkan 2.Kedalaman fungsi dan relevansi hubungan makna antar fungsi harus diperhatikan 3.Goal atau peran, adalah apa yg menjadi objektivitas bagian tersebut

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Menetapkan sebuah bagian organisasi sebagai sebuah sistem informasi, dgn mengambil beberapa fungsi yang relevan di dalamnya. 1.Tidak seluruh fungsi termasuk ke dalam sistem informasi yg ditetapkan 2.Harus menetapkan fungsi yg relevan dgn objektivitas bag. tersebut ( sulit )

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Menetapkan beberapa fungsi yang relevan dan memiliki hubungan makna dari sebuah bagian organisasi, dan menetapkannya sebagai sebuah sistem informasi. 1.Harus dapat menetapkan objektifitas sesuai peran fungsi ( sulit ) 2.Judul / nama sistem bisa berbeda dengan nama bagian organisasi

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Menetapkan beberapa bagian organisasi yang relevan dan memiliki hubungan makna dari sebuah bagian organisasi, dan menetapkannya sebagai sebuah sistem informasi. 1.Seluruh fungsi di setiap bagian organisasi tersebut masuk ke dalam sistem 2.Perlu ditinjau kembali relevansi dan hubungan makna antar setiap fungsi

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Menetapkan beberapa fungsi dari beberapa bagian organisasi yang relevan dan memiliki hubungan makna dari sebuah bagian organisasi, dan menetapkan sebagai sebuah sistem informasi. 1.Harus dapat menetapkan objektifitas sistem yang cocok 2.Survey melebar ke beberapa / seluruh organisasi

skenario menetapkan sebuah si dari sebuah lingkungan kerja

Menetapkan seluruh fungsi organisasi menjadi sebuah sistem informasi

case study hotel General Manager Assisten General Manager

Controler

Sales Marketing

House Keeping

Laundry

Front Office

Food & Baverage

Accounting

Administrasi

Repair & Maintenance

case study Front office Front Office Manager Assisten Front Office Manager

Front Office Chashier

Reservation

Receptionist

Telepon Operator

Information

Concierge

peran kantor depan • Merupakan pusat kegiatan hotel • Para tamu “mendapatkan pelayanan” pada saat tiba, berada, dan pada waktu akan meninggalkan hotel • “Pendapatan hotel” diperoleh dari hasil sewa kamar. Lebih dari ½ pendapatan seluruh hotel, diperoleh dari hasil sewa • Menentukan keberhasilan pelayanan : “ Kesan pertama dan terakhir “ bagi para tamu

kegiatan kantor depan •

Kegiatan penyewaan kamar tamu – –

•

• •

Informasi dari dan untuk tamu • Informasi tentang jasa lain Informasi tentang layanan hotel Informasi pemasaran berbagai kegiatan

Membuka rekening tamu Memonitor utang piutang amu

Penyelesaian pembayaran – – –

Persiapan pembayaran Menyusun rekening tamu Melaksanakan prosedur check out

–

– –

•

Mencatat data pribadi untuk kunjungan berikutnya Menyelenggarakan arsip kartu riwayat kunjungan tamu

Pengelolaan penggunaan alat-alat komunikasi –

Penghubung dengan bagian lain di hotel Menangani berbagai keluhan tamu

Pengelolaan informasi status kamar Pencatatan pembayaran – –

•

–

Kegiatan koordinasi pelayanan tamu – –

Menyusun riwayat kunjungan tamu –

Reservation Reception

Kegiatan pelayanan informasi hotel – – – –

•

•

Menangani telepon “switch board”, teleks, telegram, dan faksimil Menangani seluruh pembicaraan telepon menggunakan switch board Menerima/mengirim fax, telegram Informasi pemasaran berbagai kegiatan

Menangani barang bawaan milik tamu

penetapan sistem aktifitas/proses (reservation)

Terima pesanan

Terima Permintaan informasi

Periksa Status kamar

Konvirmasi Keadaan kamar Ubah Status kamar

Lengkapi dengan deskripsi Catat pesanan dari setiap aktifitas (peran, pelaku, dokumen, dsb) Cari Informasi di log Penyampaian Informasi kamar Serahkan ke reception

Simpan pesanan

penetapan sistem Prosedur kerja / prosedur pengolahan data

Terima pesanan

Catat pesanan

Terima permintaan informasi

Periksa status kamar

Konfirma si keadaan kamar

Lengkapi prosedur (peran, aturan baku setiap proses, Simpan flow map dsb) Ubah pesanan status kamar

Cari informasi di log

Penyampaia n informasi kamar

Serahkan ke reception

penetapan sistem gambaran sistem fisik

reservation pesanan kamar

bukti pemesanan bukti pemesanan

tamu

petugas petugas

rekaman pemesanan

reception informasi hotel

??? log hotel status kamar

tamu

room service

petugas

manajemen

penetapan sistem definisi si

si reservasion di hotel ….. adalah : -pernyataan peran sistem fisik -pernyataan peran si / pengolahan data (dukungan kepada manajerial) performansi si -sistem fisik -pengolahan data -dukungan utk manajerial

bisa, tidak bisa, kualitas, harapan pemilik

lingkup si -lingkup proses / aktifitas -lingkungan sistem -lingkup dukungan data dan produk informasi batasan si membatasi apa yang menjadi lingkup

penetapan sistem lingkungan si TAMU

-Pesan kamar -Data tamu

MANAJEMEN ???? -Fasilitas Hotel/Kamar -Konfirmasi pesanan

RESERVATION Pesanan

Kamar siap huni Kamar terpakai

PENGELOLA KAMAR

RECEPTION