Laporan Audit Internal Apotek Puskesmas Batu Kajang 2018

LAPORAN AUDIT INTERNAL PERTAMA APOTEK

I.

Pendahuluan: Puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat perlu dimonitor dan dievaluasi agar dapat memberikan pelayanan yang optimal bagi masyarakat baik dalam pelayanan kesehatan perseorangan maupun pelayanan kesehatan masyarakat.

Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, lokakarya mini triwulan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja tahunan. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi dilakukan analisis dan upaya perbaikan yang berkesinambungan, sehingga proses pelayanan akan menjadi lebih baik dan terarah.

II.

Latar Belakang Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas berdasarkan standar/kriteria/target yang ditetapkan.

Agar pelaksanaan audit internal dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka disusun rencana program audit.

III.

Tujuan audit: Tujuan Umum: Melakukan penilaian terhadap kesesuaian proses pelayanan, dan capaian kinerja pelayanan Apotek Tujuan Khusus: 1. Melakukan penilaian capaian kinerja Apotek 2. Melakukan penilaian kesesuaian proses pelaksanaan SOP Apotek

3. Memberikan rekomendasi untuk peningkatan mutu pelayanan dan keselamatan pasien di Puskesmas Batu Kajang agar semakin baik

IV.Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan: a. Lingkup audit: 1. Kesesuaian Kinerja dengan Visi dan Misi Puskesmas 2. Target Kinerja Apotek

3. Penilaian Kesesuaian dengan SOP 4. Peningkatan Mutu dalam pelayanan Apotek b. Kegiatan Audit dan Rincian Kegiatan (Terlampir)

V.

Cara melakukan kegiatan: a.

Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit internal: 1. Kesesuian Perilaku Kerja dengan Visi dan Misi Puskesmas 2. Target Kinerja Apotek 3. SOP Pelayanan Apotek

b. Metode untuk melakukan audit internal:

Observasi, wawancara, simulasi dan melihat dokumen bukti pelaksanaan c.

Instrumen Audit: (terlampir)

Sasaran (Objek) audit:

VI.

VII.

-

Terlaksananya audit terhadap Perilaku Kerja Petugas

-

Terlaksananya audit terhadap Target Kinerja Apotek

-

Terlaksananya audit terhadap Pelaksanaan SOP Pelayanan Apotek

Jadwal dan alokasi waktu :

a. Audit Pertama 1. Persiapan Pra-Audit Internal

(20 Agustus 2018)

2. Pelaksanaan Audit Internal

(23 Agustus 2018)

3. Analisis Hasil Audit

(24 Agustus 2018)

4. Rekomendasi & Evaluasi Audit

(29 Agustus 2018)

5. Penyusunan Laporan Audit Internal

(30 Agustus 2018)

b. Audit Kedua: 1. Persiapan Pra-Audit Internal

(20 November 2018)

2. Pelaksanaan Audit Internal

(23 November 2018)

3. Analisis Hasil Audit

(24 November 2018)

4. Rekomendasi & Evaluasi Audit

(29 November 2018)

5. Penyusunan Laporan Audit Internal

(30 November 2018)

VIII. Evaluasi pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan: Pelaksanaan kegiatan audit pertama berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Jadwal dan rincian kegiatan disepakati auditee dan auditor pasca apel pagi tanggal 20 Agustus 2018. Hambatan yang terjadi pada saat kegiatan hanya ada petugas yang seharusnya melaksanakan tugas sebagai auditor pada jadwal yang telah disepakati harus mengikuti

kegiatan di luar gedung (Imunisasi MR). Namun kegiatan audit internal secara keseluruhan tidak terganggu bermakna.

IX.

Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan: Kegiatan audit internal dilakukan sesuai dengan jadwal dan rincian kegiatan yang terlampir di lampiran 1. Laporan hasil temuan pada saat audit dan rekomendasi audit sebagai upaya perbaikan terlampir pada lampiran 5. Ada masalah harus diangkat ke TOP managemen yakni mengenai

sistem

monitoring

obat

di

UGD

karena

memerlukan

pembahasan tersistem karena tidak terpecahkan pada saat diskusi dengan auditee dan auditor.Rekomendasi audit dan monitoring terlampir di lampiran 6. Evaluasi dilakukan pada audit kedua yang terjadwal 3 bulan ke depan. Beberapa rekomendasi audit di luar kriteria audit yakni pelayanan prioritas untuk geriatri (>65 tahun) dengan mengantar obat langsung ke pelanggan berkaca dari pelayanan prioritas di pedaftaran sebagai peningkatan mutu puskesmas lebih santun lansia.

RINCIAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL APOTEK Lampiran 1. Rincian Kegiatan Audit Internal Apotek

Unit

Tujuan

Sasaran audit

Auditor

Standar/kriteria yang menjadi acuan

Metode

Instrumen audit

Tgl&

Tgl&

Waktu

Waktu

Audit I

Audit II

Menilai proses Musdalifah, Pelaksanaan Observasi kinerja dan Amd Keb Visi, Misi dan 23 Proses Kerja di Proses Kerja Checklist peluang Slogan Puskesmas Agustus Apotek sehariPetugas Observasi peningkatan mutu Batu Kajang 2018 hari Apotek di bagian Apotek Salasiah, Amd Keb Periksa Buku Menilai proses 23 Target Kinerja Indikator Kinerja Monitor Target pencapaian target Agustus Apotek Apotek Indikator Kinerja kinerja Apotek 2018 Kinerja Fachrudin Apotek Rahman, Amd Kep Observasi Proses Kerja, Wawancara Menilai Pelaksanaan Checklist dengan 23 SOP Apotek kesesuaian kinerja Proses Kerja di SOP, Auditee, Agustus dengan SOP yang Apotek sehariPanduan (Terlampir) Simulasi SOP, 2018 dituliskan hari Wawancara, Diskusi dengan Auditee

23 November 2018

23 November 2018

23 November 2018

Keterangan

Unit

Tujuan

Sasaran audit

Auditor

Standar/kriteria yang menjadi acuan

Metode

Mengetahui, Ketua tim audit

dr. Asridar

Instrumen audit

Tgl&

Tgl&

Waktu

Waktu

Audit I

Audit II

Keterangan

Batu Kajang, 11 Juni 2018 Anggota Tim Audit: 1. Kaspul Anwar

4. Fachrudin Rahman, Amd Keb

2. Salasiah, Amd Keb

5. Tedi Setiana, S. ST

3. Musdalifah, Amd Keb

No

Tanggal Jam

KEGIATAN

DETAIL KEGIATAN Pemberian informasi tentang jadwal pelaksanaan audit kepada

1

20 Agustus 2018

Persiapan Pra-Audit

auditee Pemberian informasi tentang proses audit internal Auditor memeriksa kesesuaian Perilaku Kerja dengan slogan Puskesmas Auditor memeriksa kesesuaian SOP dengan pelaksanaan

23 Agustus 2018 2

Checklist Pelaksanaan SOP

Auditor mencatat peluang perubahan Daftar Tilik SOP diisi oleh Auditor

08.00 - 10.00 12.00 - Selesai

3

4

24 Agustus 2018

29 Agustus 2018

Auditor menghitung Compliance Rate dari Pelaksanaan SOP Wawancara dan Diskusi dengan Auditee

Analisis Hasil Audit

Rekomendasi dan Evaluasi Audit

Auditor mewawancara Auditee sesuai dengan panduan wawancara Auditor berdiskusi dengan auditee tentang peluang perubahan demi peningkatan mutu pelayanan Tim Audit bersama Ketua Tim Audit menganalisis.temuan hasil audit Tim Audit menyusun Peluang Perbaikan sebagai tindak lanjut dan tertuang sebagai Rekomendasi Audit Tim Audit memberikan rekomendasi Audit kepada Auditee Auditee memberikan tanggapan terhadap rekomendasi audit Auditor dan Auditee berdiskusi tentang peluang perbaikan dalam pelayanan

Masalah yang belum terpecahkan diangkat ke Top Manajemen lewat Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Auditor dan Auditee menandatangani Komitmen Bersama 5

29 Agustus 2018

Penyusunan Laporan Audit

pelaksanaan rekomendasi Audit, untuk diaudit 3 bulan berikutnya Tim Audit menyusun Laporan tentang kegiatan Audit Internal

Mengetahui, Ketua tim audit

dr. Asridar

Instrumen audit Lampiran 2. Cheklist capaian kinerja Apotek :

Batu Kajang, 20 Agustus 2018 Anggota Tim Audit: 1. Kaspul Anwar

4. Fachrudin Rahman, Amd Kep

2. Salasiah, Amd Keb

5. Tedi Setiana, S. ST

3. Musdalifah, Amd Keb

No 1

Indikator Mutu Waktu tunggu pelayanan Non racikan ≤ 15 menit Racikan ≤ 30 menit

2

Tidak adanya kesalahan pemberian obat

Capaian Kinerja April 2018 Mei 2018 Juni 2018 Juli 2018 April 2018 Mei 2018 Juni 2018 Juli 2018

100% 100% 100% 100% 100 % 100 % 100 % 100 %

100 %

Permasalahan yang dihadapi Waktu tunggu menjadi lebih lama menjadi 5 menit karena petugas menjalankan tugas ganda sebagai Kasir.

100 %

Tidak ada permasalahan dalam pemberian obat

Batu Kajang, 23 Agustus 2018 Auditor

Auditee Auditee II

Auditee I

Yunia Tenmar Susanti Amd Far

Target Kinerja

Kartika Damasanti Mamonto, S. Far, Apt

Auditor I

Auditor II

Fachrudin Rahman, Amd Kep

Tedi Setiana, S. ST

Lampiran 3. Panduan Wawancara Audit Internal Apotek No 1

Daftar pertanyaan Bagaimana proses pelayanan di Apotek?

Jawaban Proses pelayanan diawali dengan pasien meletakkan resep di keranjang khusus resep, kemudian petugas memberikan nomor antrian. Setelah memberikan nomor antrian, petugas menyiapkan obat. Dalam menyiapkan obat, petugas menulis nama lengkap pasien di buku penyerahan obat beserta umur, ruang pengobatan dan lain-

lain. Petugas menyiapkan dan mengambil obat di lemari obat sesuai dengan resep. Petugas kemudian memberikan etiket pada obat yang diberikan kepada pasien dan menuliskan nama pasien dan aturan pakai obat. Apabila obat kosong, petugas menginformasikan kepada penulis resep, apakah diganti dengan obat lain yang tersedia di apotek. Petugas memanggil nomor antrian pasien. Petugas memastikan penerima obat adalah pasien atau keluarga pasien dengan mencocokkan nomer antrian dan nama pasien yang tertera di resep. Apabila cocok, obat diserahkan dan petugas menjelaskan aturan pakai dan efek samping obat. Pasien yang menerima obat Bagaimana waktu tunggu pelayanan di apotek?

bertanda tangan di buku penyerahan obat. Waktu tunggu resep non-racikan <15 menit dan resep racikan <30 menit. Namun

Apakah sesuai dengan target kinerja? Bagaimana kesesuaian kinerja? Apakah ada hambatan dalam mengejar target

untuk sekarang ini, waktu tunggu resep racikan dan non racikan <10 menit. Sudah Sesuai dengan Target Kinerja Sejauh ini masih sesuai dengan Target Kinerja Kekurangan Tenaga karena merangkap tugas sebagai Kasir. Waktu tunggu dari 3

3

kinerja? Apakah ada kesalahan dalam pemberian obat,

menit bisa menjadi 5 menit karena harus menyiapkan kwitansi dulu Selama ini belum ada kesalahan pemberian obat. Karena pengecakan dilakukan 2

4

bagaimana prosesnya? Apakah ada kejadian potensi cidera, kejadian

kali yakni dengan nomor antrian dan Nama Pasien. Belum Pernah dan semoga tidak pernah

5

nyaris cidera dan kejadian tidak diharapkan? Hambatan dalam pencapaian kinerja?

Kekurangan Tenaga karena merangkap tugas sebagai Kasir. Waktu tunggu dari 3

2

menit bisa menjadi 5 menit karena harus menyiapkan kwitansi dulu. Apabila Susan sebagai bendahara JKN sedang tugas keluar, waktu tunggu makin lama apabila 6

Apakah ada saran untuk peningkatan mutu ke depannya?

petugasnya sendiri. Penambahan Tenaga untuk Kasir dan Pemberian Meja untuk tanda tangan pasien

7

Apakah ada keluhan langsung dari pelanggan?

Untuk saat ini belum ada keluhan dari pelanggan. Karena apabila obat kosong, kami langsung menginformasikan kepada penulis resep untuk subtitusi dengan obat yang sejenis. Batu Kajang, 23 Agustus 2018 Auditor Auditor I Auditor II

Auditee Auditee I

Auditee II

Yunia Tenmar Susanti Amd Far

Kartika Damasanti Mamonto, S.

Fachrudin Rahman, Amd Kep

Tedi Setiana, S. ST

Far, Apt

Lampiran 4. Instrumen observasi pelaksanaan SOP Apotek Pelaksanaan kegiatan No

Checklist Pelaksanaan SOP yang diobservasi

1

SOP Pemberian Informasi tentang Efek Samping Obat

2

atau Efek yang Tidak Diharapkan SOP Monitoring Penyediaan Obat Emergensi di Unit

3

Pelayanan (simulasi) SOP Evaluasi Kesesuaian Peresepan dengan

4

Formularium (simulasi) SOP Evaluasi Ketersediaan Obat terhadap Formularium (simulasi)

Compliance

Terpatuhi

Tidak Terpatuhi

Tidak Berlaku

4

2

0

66 %

8

2

0

80 %

10

2

0

83 %

8

2

0

80 %

Rate

5

SOP Penyimpanan Obat Emergensi di Unit Pelayanan,

6

Dijaga dan Dilindungi dari Kehilangan atau Pencurian SOP Identifikasi dan Pelaporan Kesalahan Pemberian

7 8 9

Obat dan KNC (Simulasi) SOP Penyediaan dan Penggunaan Obat (Simulasi) SOP Pemberian Obat kepada Pasien dan Pelabelan SOP Pengawasan dan Pengendalian Penggunaan

10

Psikotropika dan Narkotika (simulasi) SOP Pencatatan Pemantauan, Pelaporan Efek

11

Samping Obat, KTD (Simulasi) SOP Peresepan, Pemesanan dan Pengelolaan Obat (Simulasi) Auditee Auditee I

Auditee II

Yunia Tenmar Susanti Amd Far

Kartika Damasanti Mamonto, S. Far, Apt

1

0

3

100 %

10

0

0

100 %

10 11

0 0

0 0

100 % 100 %

8

0

0

100 %

9

0

0

100 %

6

0

0

100 %

Batu Kajang, 23 Agustus 2018 Auditor Auditor I Auditor II

Fachrudin Rahman, Amd Kep

Tedi Setiana, S. ST

DAFTAR TEMUAN AUDIT INTERNAL APOTEK Lampiran 5. Temuan Audit Internal Apotek No

Ketidaksesuaian terhadap Kriteria Petugas belum menjalankan 5 S (Senyum, Sapa, Salam, Sopan, Santun)

1

2

Pemeriksaan kartu UGD tidak dilakukan

stok

Kriteria audit Tata Nilai Puskesmas Batu Kajang

Fakta lapangan

Temuan audit

Petugas sudah Kebiasaan Sapa menjalankan belum dilakukan kebiasaan senyum, sapa, sopan dan santun pada setiap pelanggan yang datang ke apotek

obat SOP Monitoring Penyediaan Pada saat simulasi, Obat Emergensi di Unit petugas farmasi Pelayanan tidak memeriksa kartu stock obat. Namun pada kenyataannya kartu stock diperiksa per

Berdasarkan SOP, Petugas farmasi mengevaluasi kesesuaian stock obat dengan kartu stock, konfirmasi kesesuaian stock

Rekomendasi audit Petugas dianjurkan untuk memberikan salam pada pelanggan, minimal dengan mengucapkan pagi, siang atau malam ketika pertama kali bertemu pelanggan Tidak bisa diputuskan kesepakatan antara auditor dan auditee. Auditor menyarankan Sistem Monitoring terarah yang akan ditujukan pada

3

4

Petugas belum melaksanakan penyampaian hasil evaluasi kepada Kepala Puskemas mengenai kesesuaian dan ketersediaan obat

1 minggu sekali. Namun karena petugas UGD yang selalu berganti, stok obat kadangkadang kosong

obat dengan petugas UGD. Bila kurang petugas farmasi menambahkan stock.

penanggung jawab UKP, Tim Mutu dan Kepala Puskesmas pada RTM

SOP Evaluasi Ketersediaan Hasil Evaluasi Obat terhadap Formularium belum dibuat karena formularium SOP Evaluasi Kesesuaian belum fixed Peresepan dengan Formularium

Belum ada hasil evaluasi kepada kepala Puskesmas mengenai kesesuaian dan ketersediaan sesuai dengan formularium

Formularium dibuat segera sehingga evaluasi dapat dijalankan

Petugas tidak memberikan SOP Pemberian Informasi informasi tentang efek samping tentang Efek Samping Obat obat atau Efek yang Tidak Diharapkan

Petugas hanya memberikan informasi efek samping obat tertentu yang sering terjadi dan berbahaya

Berdasarkan SOP, Perubahan kalimat di tidak dijelaskan SOP poin 3 dan 5 obat yang mana, untuk apakah semua obat atau hanya obat tertentu

Batu Kajang, 24 Agustus 2018 Auditee

Auditor

Auditee I

Auditee II

Auditor I

Auditor II

Yunia Tenmar Susanti Amd Far

Kartika Damasanti Mamonto, S.

Fachrudin Rahman, Amd Kep

Tedi Setiana, S. ST

Far, Apt

Petugas belum menjalankan 5 S (Senyum, Sapa, Salam, Sopan, Santun)

Pemeriksaan kartu stok obat UGD tidak dilakukan

Petugas

belum

Hasil observasi dari 10 Pelanggan yang datang ke Apotek menunjukkan bahwa petugas sudah membiasakan senyum, sapa, sopan dan santun, namun belum membiasakan salam kepada pelanggan Hasil dari simulasi SOP, Petugas terlewat langkah pemeriksaan kartu stok obat UGD. Walaupun faktannya kartu stok obat UGD selalu dicek 1 minggu sekali. Monitoring antara Petugas UGD yang sering berganti dengan petugas apotek tentang kartu stok sering tidak ketemu, terkadang ada beberapa stok obat yang kosong Hasil dari Simulasi

Tidak sesuai dengan tata nilai Puskesmas Batu Kajang yakni Santun dimana makna didalamnya petugas wajib membudayakan 5 S kepada pelanggan

Ada ketidaksesuaian pada langkah no.2 dan 3 dalam SOP

Ada ketidaksesuaian

Tata Nilai Puskesmas Batu Kajang

Membiasakan salam pada saat pertama kali bertemu pelanggan

Masalah terselesaikan dan akan dievaluasi 3 bulan ke depan

SOP Monitoring Penyediaan Obat Emergensi di Unit Pelayanan

Tindakan Perbaikan diusulkan dibahas pada Agenda RTM untuk memutuskan metode dan sistem monitoring stok obat UGD

Belum terselesaikan dan akan dibahas di RTM tanggal 17 September 2018

SOP

Formularium

Masalah

Evaluasi

melaksanakan penyampaian hasil evaluasi kepada Kepala Puskemas mengenai kesesuaian dan ketersediaan obat Petugas tidak memberikan informasi tentang efek samping obat

SOP, Petugas belum membuat evaluasi mengenai kesesuaian dan ketersedian obat berdasarkan formularium karena formularium belum fixed Hasil dari Simulasi SOP, Petugas hanya memberikan informasi efek samping obat pada obat tertentu yang dinilai sering terjadi dan berbahaya

langkah no. 11 dan 12 SOP Evaluasi Kesesuaian Peresepan dengan formularium dan langkah no.9 dan 10 SOP Evaluasi Ketersediaan Obat terhadap formularium

Ada ketidaksesuaian langkah SOP no.3 dan 5

Ketersediaan Obat terhadap Formularium SOP Evaluasi Kesesuaian Peresepan dengan Formularium SOP Pemberian Informasi tentang Efek Samping Obat atau Efek yang Tidak Diharapkan

dibuat segera sehingga evaluasi dapat dijalankan

terselesaikan dan akan dievaluasi 3 bulan ke depan

Perbaikan pada kalimat di SOP untuk obat tertentu

Masalah terselesaikan dan akan dievaluasi 3 bulan ke depan

Batu Kajang, 29 Agustus 2018 Auditor

Auditee Auditee I

Auditee II

Ketua Audit Internal

Auditor I

Auditor II

Yunia Tenmar Susanti Amd Far

Kartika Damasanti Mamonto, S. Far, Apt

dr. Asridar

Fachrudin Rahman, Amd Kep

Tedi Setiana, S. ST